Ocena pracownika to narzędzie z zakresu miękkiego HR. System Oceny Pracowniczej służy do okresowej oceny pracownika. Menu składa się z opcji Arkusze ocen, Moje arkusze i Szablony.

W ramach tej funkcjonalności można definiować własne Szablony ocen okresowych oraz dodawać Arkusze ocen  podległym pracownikom. Zalogowani użytkownicy w sekcji Moje arkusze mogą dokonać samooceny, a po zatwierdzeniu ankiety przez kierownika, mogą zobaczyć ocenę wystawioną przez przełożonego.

Wykonywanie poszczególnych operacji oparto na uprawnieniach, w ramach których jest możliwość ustawienia edycji, podglądu lub braku widoku arkuszy ocen. Ustawienie uprawnienia na Brak do własnych arkuszy ocen umożliwia rezygnację z samooceny wykonywanej przez pracownika. Może to być przydatne w firmach, w których ocenę wykonuje tylko przełożony.

Dostęp do definiowania Szablonów zawierających kryteria oceny okresowej również jest oparty na uprawnieniach. Można umożliwić dostęp do zarządzania szablonami tylko wybranym użytkownikom (np. Administratorom) ustawiając w zakładce Zarządzanie opcję Konfiguracja oceny pracownika na Aktywne.

Szablony – istnieje możliwość przygotowania szablonów zawierających kryteria oceny wykonywanej w danej firmie. Do aplikacji dodano trzy przykładowe, wstępnie zdefiniowane szablony dla wybranych stanowisk pracy według metody oceny 180 stopni oraz 1 przykładowy szablon oceny pracownika po okresie próbnym według metody 90 stopni. Zostały one przygotowane na podstawie informacji zawartych w bazie standardów kompetencji/kwalifikacji zawodowych dostępnych na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej:

(http://psz.praca.gov.pl/rynek-pracy/bazy-danych/bazy-standardow-kompetencji-kwalifikacji-zawodowych-i-modulowych-programow-szkolen)

Do aplikacji dodano także jeden przykładowy szablon oceny według metody Objectives and Key Results (OKR).

Przykładowe szablony można edytować i dostosować do własnych potrzeb lub usunąć je z aplikacji. Są one widoczne i możliwe do wykorzystania dla wszystkich przełożonych.

Pod przyciskiem  istnieje możliwość wprowadzenia nowego szablonu. Za pomocą przycisku Zaznacz wszystkie szablony można seryjnie zaznaczyć wszystkie pozycje. Wybrane szablony, które nie są już wykorzystywane, można usunąć przyciskiem . Za pomocą opcji Filtr możliwe jest wyszukanie zdefiniowanych szablonów wg Dostępności lub przypisanego Obszaru oraz Metody oceny. W celu wyszukania określonej nazwy szablonu należy użyć pola Szukaj.

Filtrowanie szablonów

Pod przyciskiem Zmień widok można wyświetlić zdefiniowane szablony w widoku listy. Pojawiają się wówczas kolumny: Nazwa, Metoda oceny, Obszar, Skala i Dostępność.

Dodane szablony po zaznaczeniu lewym klawiszem myszy mogą być edytowane po użyciu przycisku Edytuj szablon. Formularz szablonu składa się z trzech zakładek: Ogólne, Konfiguracja i Arkusz.

W zakładce Ogólne należy wpisać nazwę szablonu. Następnie należy przypisać Obszar, dodając w razie potrzeby własne nazwy obszarów, które posłużą do pogrupowania i łatwiejszego filtrowania szablonów. Nazwy dodawanych Szablonów i Obszarów nie mogą się powtarzać, powinny być unikalne.

Pole Informacje pomocnicze dla wypełniających arkusz oceny może być wykorzystane jako wskazówki wyświetlane podczas wypełniania oceny. Będą one widoczne w arkuszu oceny jako opcja Pokaż informacje pomocnicze pod przyciskiem . Jeśli informacje nie zostaną uzupełnione opcja nie będzie dostępna.

Wygląd zakładek Konfiguracja oraz Arkusz jest uzależniony od wybranej metody oceny.

Metoda 180 stopni – Konfiguracja

W zakładce Konfiguracja można wybrać grupę osób, dla której ten szablon będzie stosowany poprzez ustawienie pola Dostępność. Udostępnienie szablonu polega na możliwości przypisania pracownikowi arkusza oceny wzorowanego na wybranym szablonie. Wybór opcji Tylko ja spowoduje, że szablon będzie mogła wykorzystać tylko osoba, która go utworzyła. Edycja szablonu (z wyjątkiem szablonów wbudowanych) jest zawsze możliwa tylko przez jego autora.

Potwierdzenie zapoznania się z treścią arkusza. Zaznaczenie parametru będzie skutkowało koniecznością zatwierdzenia przez Użytkownika, przed dokonaniem samooceny, komunikatu informującego o zapoznaniu się z celami oraz zadaniami przedstawionymi w arkuszu oceny.

Parametr Zatwierdzona ocena dotyczy ustawienia wysyłki powiadomień mailowych na adres pracownika (jeśli ocenę zatwierdził jego kierownik) lub na adres kierownika (jeśli samoocenę zatwierdził sobie pracownik).

W sekcji Obliczenia Należy wybrać skalę, wg jakiej będzie wykonana ocena. W aplikacji dodano dwie standardowe skale ocen dla metod 90 i 180 stopni:

• Literowa (A,B,C,D)
• Punktowa (1,2,3,4,5)

Użytkownik może również zdefiniować własną skalę ocen za pomocą przycisku .

Należy podać nazwę skali i liczbę stopni (od 2 do 7). W polu Ocena użytkownik wpisuje własną nazwę/wartość oceny cząstkowej. Dla każdej oceny należy podać również procent (od 0 do 100), który będzie wykorzystywany do wyliczenia oceny końcowej według średniej ważonej. Wartości w progach nie mogą się powtarzać tzn. zaczynać i kończyć od tej samej wartości. Po wpisaniu błędnych wartości pole zostaje obramowane na czerwono.

Zaznaczenie parametru Średnia ważona – suma wag spowoduje, że będzie wyliczana ocena końcowa. W tym miejscu należy podać sumę wag. Domyślnie podpowiada się wartość 100. Jeśli suma wag ma być inna, wtedy Użytkownik powinien podać własną wartość. Zaznaczenie tego parametru spowoduje, że pojawi się dodatkowa sekcja Ocena końcowa.

Przykłady wyliczenia oceny końcowej zostały przedstawione w artykule Moje arkusze.

Użytkownik  zaznaczając parametr Ocena końcowa według skali może również określić osobną skalę dla oceny końcowej pracownika. Będzie ona wyświetlana w nawiasie obok oceny końcowej.

Zasady tworzenia skali są podobne, jak w przypadku ocen cząstkowych. Należy określić progi jako przedziały punktowe z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Pierwsza wartość skali powinna wynosić 100.00 (pole nieedytowalne) a ostatnia zaczynać się od 0.00 (pole nieedytowalne).

Ustawienia poszczególnych skal można podejrzeć po naciśnięciu przycisku . Edycji podlegają pola określające poszczególne stopnie i wartości procentowe. Jeśli skala została użyta w szablonie przypisanym do pracownika, wówczas jej edycja jest już zablokowana.

Metoda 180 stopni – Arkusz

Zakładka Arkusz zbudowana z sekcji opisujących główne kryteria oceny i zawartych w nich pozycji będących kryteriami oceny. Sekcja musi składać się z co najmniej jednego Kryterium oceny. Użytkownik może dodawać i usuwać zarówno całe sekcje jak i pojedyncze kryteria używając przycisków . Pola do wypełnienia w zakładce Arkusz:

• Tytuł sekcji
• Kryterium oceny
• Opis – szczegółowe opisanie kryterium oceny

Jeśli zaznaczono parametr dotyczący średniej ważonej, wtedy w górnej części okna będzie wyświetlona suma wag wpisanych przy poszczególnych pozycjach oraz ich wartość całkowita. Przed zapisem Suma wag jest walidowana i musi zgadzać się z wartością wpisaną na zakładce Konfiguracja. Wagi na pojedynczych pozycjach mogą być liczbami dodatnimi całkowitymi lub dziesiętnymi (np. 0,1 ; 1 ; 20 itp.). Jeśli parametr dotyczący liczenia średniej ważonej
w szablonie nie jest zaznaczony, to pola z wagami nie będą wyświetlane.

Po zapisaniu arkusza oceny kryteria oceny w ramach obszaru sortowane są według wagi (od największej do najmniejszej.

Niewypełnione pola obowiązkowe w arkuszu, przy próbie zapisu zostaną obramowane na czerwono.

Metoda 90 stopni – Konfiguracja i Arkusz

Metoda 90 stopni jest uproszczoną wersją oceny 180 stopni. Szablony stworzone tą metodą można wykorzystać np. do oceny pracownika po okresie próbnym. Ocena wykonana może być wyłącznie przez kierownika, a co za tym idzie nie jest widoczna dla pracownika. Funkcje na zakładkach Konfiguracja oraz Arkusz działają analogicznie jak w szablonie oceny 180 stopni.

Metoda OKR (Objectives and Key Results) – Konfiguracja

Potwierdzenie zapoznania się z treścią arkusza. Zaznaczenie parametru będzie skutkowało koniecznością zatwierdzenia przez Użytkownika, przed dokonaniem samooceny, komunikatu informującego o zapoznaniu się z celami oraz zadaniami przedstawionymi w arkuszu oceny.

Gdy w szablonie dla powiadomień mailowych zostanie zaznaczony parametr Ocena przekazana do zatwierdzenia to w momencie przekazania przez pracownika arkusza do zatwierdzenia na adres kierownika/zastępcy kierownika zostanie wysłane powiadomienie mailowe.

Zaznaczenie parametru Zatwierdzona ocena będzie skutkowało przesłaniem powiadomienia mailowego na adres pracownika po zatwierdzeniu jego arkusza oceny przez kierownika.

Metoda OKR (Objectives and Key Results) – Arkusz

Metoda oceny OKR – Objectives and Key Results polega na wyznaczaniu celów jakościowych. Następnie do każdego celu należy określić kilka mierzalnych, kluczowych rezultatów, których łączna ocena pokaże w jakim stopniu udało się osiągnąć cel.

Na zakładce Arkusz dla szablonu według metody oceny OKR domyślnie pojawi się jedna sekcja odpowiadająca jednemu celowi. Aby dodać kolejną sekcję należy użyć ikony . W ramach danej sekcji konieczne jest wskazanie opisu Kluczowego rezultatu, Wartości końcowej, która musi być wartością liczbową oraz jednostki miary tego rezultatu.

Arkusze ocen – użytkownicy aplikacji będący kierownikami widzą listę arkuszy ocen przypisanych swoim bezpośrednim podwładnym. W zależności od posiadanych uprawnień do Oceny pracownika (Podgląd lub Edycja do podwładnych) mogą dodawać lub tylko przeglądać poszczególne arkusze.

Na kafelkach zawarta jest informacja o nazwie szablonu, na podstawie którego arkusz został wygenerowany (jako kopia tego szablonu). Pojawia się okres oceny i termin, w jakim należy wykonać ocenę. Jeśli w dniu logowania do aplikacji termin oceny już minął, data jest wyświetlona w kolorze czerwonym.

Jeśli ocena została już wykonana to na kafelkach pojawia się również wartość oceny oraz graficzne oznaczenie trendu wzrostu/spadku w postaci strzałki. Gdy ocena za dany okres jest wyższa niż ocena za okres poprzedni wyświetlana jest zielona strzałka, a jeśli jest niższa to strzałka przyjmuje kolor czerwony. Strzałka trendu jest widoczna także w widoku listy.

Domyślnie pokazywane są arkusze z okresu 3 miesięcy w stosunku do daty bieżącej (miesiąc poprzedni, bieżący i następny).

W celu wyświetlenia arkuszy z innego okresu należy skorzystać z opcji filtrowania. Dodatkowo istnieje możliwość wyboru pracowników – domyślnie są to bezpośredni podwładni. Możliwe jest także filtrowanie wg Statusu arkusza.

Istnieje również możliwość zaznaczenia/ odznaczenia wszystkich arkuszy przyciskiem oraz zmiany widoku okna kafelków na widok listy po użyciu przycisku  Zmień widok.

Arkusze domyślnie wyświetlane są wg Terminu oceny. Można również posortować listę arkuszy wg pozostałych kolumn.
W widoku listy dodatkowo widoczne są pola Samoocena, Ocena kierownika oraz Waga pracownika. Wartość w polu waga odczytywana jest z aktualnego okresu wagi na arkuszu oceny.

Widoczne statusy ocen oznaczają:

 – takie oznaczenie będzie widoczne dla oceny w buforze, której termin wypełnienia jest wcześniejszy niż data bieżąca.

Brak oznaczenia  – arkusz przypisany do pracownika, ale jeszcze bez wypełnionej oceny.

 – takie oznaczenie oznacza, że w arkuszu nie wszystkie oceny zostały uzupełnione.

– takie oznaczenie będzie widoczne dla oceny, która jest już wypełniona, ale nie została zatwierdzona przez kierownika.

– takie oznaczenie będzie widoczne dla oceny, którą zatwierdził kierownik.

– ocena zatwierdzona zarówno przez pracownika jak i kierownika.

W widoku listy statusy prezentowane są za pomocą kropki w kolorze zgodnym z oznaczeniem z widoku kafelkowego. Po najechaniu na kropkę pojawi się słowny opis statusu.

Operacje wykonane w obszarze Oceny pracownika są zapisywane w Historii operacji. W filtrze jest to obszar Ocena pracownicza.

 Arkusze ocen – dodawanie i edycja

Kierownicy posiadający uprawnienia do Oceny pracownika (do podwładnych Edycja) mogą dodawać zdefiniowane wcześniej szablony swoim pracownikom w celu sporządzenia oceny okresowej.

Po naciśnięciu przycisku  otworzy się okno z możliwością wskazania pracowników, okresu za jaki będzie wykonywana ocena, metody oceny oraz nazwy szablonu na podstawie którego zostanie utworzony arkusz oceny.

Pracowników, dla których ma zostać dodany arkusz oceny można wskazać na 2 sposoby:

• indywidualnie poprzez wskazanie konkretnych pracowników z listy rozwijalnej,
• seryjnie dla wskazanego centrum.

W celu seryjnego dodania arkusza oceny dla wszystkich pracowników centrum należy zaznaczyć suwak   oraz wskazać określone centrum podległościowe. Dodatkowo za pomocą suwaka można wskazać, aby arkusz został dodany również dla pracowników w centrach podległych.

Lista pracowników lub centrów do wyboru zawężona jest do tych, w których zalogowany Użytkownik wskazany jest jako kierownik lub zastępca kierownika. Wykorzystany szablon nie ma powiązania z poszczególnymi arkuszami. Domyślnie proponuje się okres bieżącego miesiąca z terminem ustawionym na koniec kolejnego miesiąca po dacie 'do’.

Lista szablonów do wyboru przez zalogowanego kierownika jest zawężona do tych szablonów, które zostały mu udostępnione na etapie definiowania szablonów.

W trybie zaznaczeń, jeśli zalogowana osoba ma uprawnienia do edycji oceny podwładnego dostępne są przyciski:

Kopiuj arkusz, aby skopiować arkusz oceny pracownika na kolejny okres

 Edytuj arkusz, jeśli użytkownik chce nanieść zmiany w szablonie oceny dodanym do pracownika

– jeśli wszystkie oceny w arkuszu zostały wypełnione

Usuń ocenę, jeśli np. zmieniono szablon i arkusz ma być ponownie dodany

Wydrukuj arkusz oceny

Dodany pracownikowi szablon oceny podlega edycji. Kierownik może nanieść w nim zmiany używając przycisku Edytuj. Podniesione w tym trybie okno ma nazwę Edytuj arkusz oceny. Możliwe są wówczas zmiany w poszczególnych zakładkach opisanych nazwiskiem pracownika, do momentu kiedy pracownik lub kierownik nie dokona zatwierdzenia oceny.

Dane podlegające edycji w arkuszu oceny zależą od uprawnień zalogowanego kierownika. Jeśli ma on prawo do oceny podwładnego, to może zmieniać dane w zakładkach Ogólne i Arkusz. Jeśli dodatkowo ma prawo do Konfiguracji oceny, to będzie mógł dokonać ewentualnych zmian w zakładce Konfiguracja. Jeśli w arkuszu została już wybrana jakakolwiek ocena, to nie można zmieniać użytej dla niej skali ocen. Kierownik widzi arkusze ocen podwładnego tylko w okresie, kiedy był wpisany jako kierownik tego pracownika.

Przypisany pracownikowi arkusz można skopiować na kolejny okres. Kopiowanie arkusza jest dostępne po zaznaczeniu danego arkusza za pomocą przycisku Kopiuj arkusz . Na oknie kopiowania należy podać okres od-do obowiązywania nowego arkusza oraz termin.

Arkusze ocen – wypełnianie

Kliknięcie lewym klawiszem myszy w kafelek powoduje otwarcie arkusza gotowego do wypełnienia oceny. W tytule okna pojawia się nazwisko pracownika, którego dotyczy ocena.

Arkusze ocen – metoda oceny 180 stopni

Formularz oceny pracownika według metody oceny 180 stopni składa się z czterech zakładek: Arkusz oceny, Komentarz, Notatki i Historia ocen.

W zakładce Arkusz oceny widoczny jest okres za jaki wykonywana jest ocena i waga pracownika, jeśli jest uzupełniona w jego danych. Poniżej znajdują się poszczególne kryteria oceny z opisem. Jeśli w konfiguracji arkusza był zaznaczony parametr dotyczący średniej ważonej to po lewej stronie danego kryterium wyświetlana jest jego waga, a w nagłówku arkusza ocena końcowa kierownika. Korzystając z opcji dostępnych pod ikoną kierownik może ukryć lub pokazać samoocenę pracownika. Dodatkowo jeśli w konfiguracji arkusza zaznaczono parametr „Ocena końcowa według skali” to obok ocen kierownika i pracownika w nawiasie zostanie wyświetlona dodatkowa ocena końcowa według zadeklarowanej skali. Przykład obrazujący sposób wyliczania ocen końcowych został zamieszczony w artykule Moje arkusze.

Aby zatwierdzić wykonaną ocenę wszystkie oceny muszą być wypełnione, w innym przypadku pola zostaną obramowane kolorem czerwonym.

W sytuacji gdy w konfiguracji szablonu oceny został zaznaczony parametr Potwierdzenie zapoznania się z treścią arkusza na końcu arkusza znajduje się komunikat informujący o zapoznaniu się pracownika z celami oraz zadaniami przedstawionymi w arkuszu.

Zakładka Komentarz zawiera informacje, które po uzupełnieniu i zatwierdzeniu oceny będą widoczne dla kierownika, jeśli ocenę zatwierdził pracownik i dla pracownika, jeśli ocenę zatwierdził kierownik. Po wpisaniu komentarza przez pracownika lub kierownika na przycisku pojawia się graficzne oznaczenie .

Kolejna zakładka umożliwia przejście do okna Notatek, które po wpisaniu widoczne są tylko dla osoby wypełniającej arkusz. W przypadku wpisania notatek przez Użytkownika na przycisku pojawia się graficzne oznaczenie . Dodawanie notatek jest możliwe również w zatwierdzonym arkuszu ocen.

Z poziomu okna Notatek istnieje możliwość podglądu historii notatek wprowadzonych w poprzednich arkuszach ocen danego pracownika.

Ocena pracownika – Notatki

Po przejściu na zakładkę Historia ocen istnieje możliwość zweryfikowania wykresu oraz listy arkuszy ocen danego pracownika. Na wykresie widoczne są linie obrazujące samoocenę pracownika oraz ocenę kierownika. Ukrycie wybranej linii oceny jest możliwe po kliknięciu w jej opis znajdujący się w sekcji legendy.

Szczegółowe informacje dotyczące oceny pracownika są widoczne na wykresie po podświetleniu wybranego okresu oceny. W sytuacji gdy za ten sam okres pracownik miał przypisany więcej niż jeden arkusz, na wykresie wyświetlana jest wyższa wartość oceny kierownika. Dodatkowo Użytkownik może określić ile ocen powinno być wyświetlane na wykresie. Domyślnie wyświetlanych jest 8 ostatnich ocen.

Ocena pracownika – Historia ocen

Podczas wypełniania oceny dostępne są również przyciski:

  jeśli uzupełniono tylko część danych w arkuszu, pracownik nie będzie mógł widzieć jeszcze wyników oceny kierownika

jeśli wypełniono wszystkie oceny, pracownik może zobaczyć ocenę kierownika. Przy zatwierdzaniu przez przełożonego arkusza oceny pracownika, proponowane jest dodanie arkusza na kolejny okres.

Wydrukuj arkusz oceny

Edytuj, jeśli użytkownik chce nanieść zmiany w szablonie oceny dodanym do pracownika

Pokaż/Ukryj samoocenę – przycisk pojawi się jeśli pracownik zatwierdził swoją samoocenę. Na życzenie podczas uzupełniania oceny kierownik może zobaczyć oceny wybrane przez pracownika.

Pokaż informacje pomocnicze

Cofnij zatwierdzenie oceny

Cofnij zatwierdzenie oceny, przycisk pojawi się jeśli arkusz jest zatwierdzony. Istnieje możliwość cofnięcia operacji i powrotu do ponownego wypełniania oceny. Przycisk dostępny jest z listy arkuszy w celu seryjnego cofnięcia zatwierdzenia. Po jego naciśnięciu pojawi się pytanie ‘Czy na pewno cofnąć zatwierdzenie oceny?’

Na formularzu oceny pracownika dostępna jest funkcja autozapisu, która w przypadku dłuższego okresu bezczynności umożliwia zachowanie wprowadzonych informacji.

Arkusze ocen – metoda oceny 90 stopni

Arkusze oceny metodą 90 stopni są uproszczoną wersją oceny 180 stopni. Arkusze stworzone tą metodą można wykorzystać np. do oceny pracownika po okresie próbnym. Ocena wykonana może być wyłącznie przez kierownika, a co za tym idzie nie jest widoczna dla pracownika. W związku z tym, że arkusze nie są dostępne dla pracownika nie zawierają zakładki Komentarz, a wynik oceny jest widoczny w Historii ocen wyłącznie dla kierownika.

Arkusze ocen – metoda OKR (Objectives and Key Results)

Arkusz oceny przygotowany według metody OKR składa się z zakładek Arkusz oceny oraz Notatki. Po pierwszym uzupełnieniu wartości kluczowych rezultatów pojawi się również zakładka Historia.

Na zakładce Arkusz oceny widoczne są wprowadzone w szablonie cele oraz kluczowe rezultaty. Przy każdym z rezultatów Użytkownik odznacza postęp jego realizacji korzystając z suwaka lub podając wartość w polu obok. Można wprowadzić wartość w zakresie od zera do wartości końcowej określonej w szablonie. Wartość końcowa powinna zostać również podana w treści celu. Na podstawie modyfikacji rezultatów wyliczana jest realizacja celu jako średnia z sumy procentowej realizacji poszczególnych rezultatów. Suwak oraz pole z wartością przy celu są wynikiem wyliczeń na podstawie realizacji kluczowych rezultatów i nie podlegają edycji.

Wartość rezultatów można uzupełniać cyklicznie np. raz w tygodniu lub po każdym dniu, aby można było obserwować postęp realizacji danego celu. Po wprowadzeniu odpowiednich wartości Użytkownik wybiera przycisk . Po każdej edycji wartości rezultatów w zakładce Historia pojawia się wiersz z datą zmiany oraz informacją kto wprowadził zmiany oraz ile rezultatów zostało zmodyfikowanych. Za pomocą ikon  można rozwijać oraz zwijać szczegóły zmian. Po rozwinięciu szczegółów zostaną wyświetlone kluczowe rezultaty, które zostały zmienione wraz z wartością przed i po zmianie.

Do każdego celu zarówno pracownik jak również kierownik może dodawać komentarze. Kliknięcie w przycisk spowoduje wyświetlenie pola do wpisania oraz wysłania komentarza. Wprowadzone komentarze można ukrywać za pomocą oraz rozwijać . W nawiasie wyświetlana jest aktualna liczba komentarzy.

Zakładka Notatki działa na takiej samej zasadzie jak dla arkusza oceny metodą 180 stopni. Notatka po wprowadzeniu jest widoczna tylko dla strony wprowadzającej, a zakładka jest oznaczona zielonym znacznikiem. .

Po zakończeniu danego okresu oceny postępu realizacji celów kierownik zatwierdza arkusz oceny pracownika przyciskiem .  Wówczas zostanie zablokowana możliwość edycji arkusza oraz dodawania komentarzy. Kierownik może w razie potrzeby cofnąć zatwierdzenie wybierając opcję Cofnij zatwierdzenie oceny dostępną pod przyciskiem .

Moje arkusze – użytkownik będący pracownikiem, któremu kierownik przypisał Arkusz oceny, z poziomu menu Ocena pracownika > Moje arkusze zobaczy listę arkuszy ocen w układzie kafelkowym. Nie ma tutaj możliwości zmiany widoku na listę. Z tego poziomu dostępne są arkusze z wybraną metodą oceny 180 stopni i OKR.

Domyślnie pokazywane są arkusze z okresu 3 miesięcy w stosunku do daty bieżącej (miesiąc poprzedni, bieżący i następny).

W celu wyświetlenia arkuszy z innego okresu należy skorzystać z opcji filtrowania. Dodatkowo istnieje możliwość wyszukania statusu arkusza oceny:

W zależności od nadanych uprawnień, zalogowany pracownik będzie mógł zobaczyć ocenę wykonaną przez przełożonego (własne – Podgląd) lub dokonać samooceny (własne – Edycja). Jeśli pracownik dokonał samooceny na kafelku zostanie wyświetlona jej wartość w polu „Samoocena”. Gdy ocena zostanie zatwierdzona również przez kierownika to opis zmieni się na „Ocena” i będzie wyświetlona ocena zatwierdzona przez kierownika. Dodatkowo za pomocą ikon zielonej lub czerwonej strzałki wskazane zostanie czy ocena jest wyższa czy niższa w stosunku do oceny za poprzedni okres.

Moje arkusze – metoda oceny 180 stopni

Klikając lewym klawiszem myszy w kafelek otworzy się arkusz gotowy do wypełnienia oceny. Składa się on z czterech zakładek: Arkusz oceny, Komentarz, Notatki i Historia ocen.

W sytuacji gdy w konfiguracji szablonu oceny pracownika został zaznaczony parametr Potwierdzenie zapoznania się z treścią arkusza przed dokonaniem samooceny należy zatwierdzić komunikat pojawiający się w dole okna.

Po zatwierdzeniu komunikatu na końcu arkusza pojawia się informacja o potwierdzeniu zapoznania się z celami oraz zadaniami przedstawionymi w arkuszu oceny. Użytkownik może rozpocząć wykonanie samooceny.

Jedyne pole dostępne do wypełnienia w tym przypadku to Samoocena. Po wybraniu ocen przy poszczególnych kryteriach arkusz można zapisać przyciskiem lub zatwierdzić .

Jeśli w konfiguracji arkusza był zaznaczony parametr dotyczący średniej ważonej to po lewej stronie danego kryterium wyświetlana jest jego waga, a w nagłówku arkusza ocena końcowa. Jest ona wyliczana przez algorytm zdefiniowany w szablonie na podstawie uzupełnionych ocen poszczególnych kryteriów, wag oraz zastosowanej w arkuszu skali.

Zakładka Komentarze umożliwia odnotowanie podsumowania lub uzasadnienia wykonanej oceny zarówno przez pracownika jak i kierownika. Komentarze są widoczne dla ocenianego/oceniającego wzajemnie po zatwierdzeniu oceny. Po wpisaniu komentarza przez pracownika lub kierownika na przycisku pojawia się graficzne oznaczenie .

Moje arkusze – Komentarze

Po zatwierdzeniu arkusza oceny przez pracownika sekcja Komentarz nie będzie podlegała modyfikacjom. Jeśli zatwierdzenie oceny zostanie cofnięte, ponownie będzie można wpisać lub zmienić informacje w tym polu. Podobnie w przypadku kierownika, kiedy wykona on już zatwierdzenie arkusza oceny pole Komentarz nie będzie już edytowalne.

W przypadku, gdy Użytkownik nie dodał komentarza do oceny swojej lub podwładnego, po jej zatwierdzeniu odpowiednio kierownik lub podwładny po wyświetleniu formularza komentarza będzie miał dostępną informację Komentarz nie został dodany.

Po przejściu na zakładkę Notatki istnieje możliwość wprowadzenia informacji, które widoczne są tylko dla osoby wypełniającej arkusz. W przypadku wpisania notatek przez użytkownika na przycisku pojawia się graficzne oznaczenie . Dodawanie notatek jest możliwe również w zatwierdzonym arkuszu ocen.

Moje arkusze – Notatki

Zakładka Historia ocen umożliwia zweryfikowania wykresu oraz listy arkuszy ocen. Na wykresie widoczne są linie obrazujące samoocenę pracownika oraz ocenę kierownika. Ukrycie wybranej linii oceny jest możliwe po kliknięciu w jej opis znajdujący się w sekcji legendy.

Szczegółowe informacje dotyczące oceny pracownika są widoczne na wykresie po podświetleniu wybranego okresu oceny. W sytuacji gdy za ten sam okres pracownik miał przypisany więcej niż jeden arkusz, na wykresie wyświetlana jest wyższa wartość oceny kierownika. Dodatkowo Użytkownik może określić ile ocen powinno być wyświetlane na wykresie. Domyślnie wyświetlanych jest 8 ostatnich ocen.

Moje arkusze – Historia ocen

W oknie arkusza oceny wyświetlanego przez zalogowanego pracownika dostępne są również przyciski:

Wydrukuj arkusz oceny

Pokaż ocenę kierownika – przycisk pojawi się jeśli kierownik jako pierwszy zatwierdził ocenę pracownika. Jeśli arkusz został już zatwierdzony przez kierownika (status zamknięty), to po wejściu do arkusza ocena kierownika jest od razu prezentowana obok samooceny pracownika.

 Pokaż informacje pomocnicze

Cofnij zatwierdzenie oceny, przycisk pojawi się jeśli arkusz jest zatwierdzony tylko przez pracownika. Istnieje możliwość cofnięcia operacji i powrotu do ponownego wypełniania oceny. Przycisk dostępny jest zarówno z listy arkuszy w celu seryjnego cofnięcia zatwierdzenia, jak i z formularza pojedynczego arkusza.

Na formularzu oceny pracownika dostępna jest funkcja autozapisu, która w przypadku dłuższego okresu bezczynności umożliwia zachowanie wprowadzonych informacji.

 Wydruk

Pod przyciskiem Wydrukuj arkusz oceny, zarówno kierownik jak i pracownik mają możliwość wydrukowania arkusza oceny. W momencie wywołania wydruku pojawia się pytanie Czy wydrukować dodane komentarze?. Wybór opcji Tak spowoduje, że na wydruku umieszczone zostaną także dodane komentarze. Wydruk tworzony jest w postaci pliku *pdf. W nagłówku znajdują się dane pracownika, jego waga oraz okres oceny. Następnie prezentowane są wyniki oceny uzyskane z poszczególnych kryteriów oraz suma ocen w kolumnie pracownika, w kolumnie kierownika lub w obu kolumnach, jeśli arkusz oceny został zatwierdzony.

Wydruk arkusza oceny

Moje arkusze – metoda OKR (Objectives and Key Results)

Arkusz oceny przygotowany według metody OKR składa się z zakładek Arkusz oceny oraz Notatki. Po pierwszym uzupełnieniu wartości kluczowych rezultatów pojawi się również zakładka Historia.

Na zakładce Arkusz oceny widoczne są wprowadzone w szablonie cele oraz kluczowe rezultaty. Przy każdym z rezultatów Użytkownik odznacza postęp jego realizacji korzystając z suwaka lub podając wartość w polu obok. Można wprowadzić wartość w zakresie od zera do wartości końcowej określonej w szablonie. Wartość końcowa powinna zostać również podana w treści celu. Na podstawie modyfikacji rezultatów wyliczana jest realizacja celu jako średnia z sumy procentowej realizacji poszczególnych rezultatów. Suwak oraz pole z wartością przy celu są wynikiem wyliczeń na podstawie realizacji kluczowych rezultatów i nie podlegają edycji.

Wartość rezultatów można uzupełniać cyklicznie np. raz w tygodniu lub po każdym dniu, aby można było obserwować postęp realizacji danego celu. Po wprowadzeniu odpowiednich wartości pracownik wybiera przycisk . Po każdej edycji wartości rezultatów w zakładce Historia pojawia się wiersz z datą zmiany oraz informacją kto wprowadził zmiany oraz ile rezultatów zostało zmodyfikowanych. Za pomocą ikon  można rozwijać oraz zwijać szczegóły zmian. Po rozwinięciu szczegółów zostaną wyświetlone kluczowe rezultaty, które zostały zmienione wraz z wartością przed i po zmianie.

Do każdego celu zarówno pracownik jak również kierownik może dodawać komentarze. Kliknięcie w przycisk spowoduje wyświetlenie pola do wpisania oraz wysłania komentarza. Wprowadzone komentarze można ukrywać za pomocą oraz rozwijać . W nawiasie wyświetlana jest aktualna liczba komentarzy.

Zakładka Notatki działa na takiej samej zasadzie jak dla arkusza oceny metodą 180 stopni. Notatka po wprowadzeniu jest widoczna tylko dla osoby wprowadzającej, a zakładka jest oznaczona zielonym znacznikiem. .

Po zakończeniu danego okresu oceny postępu realizacji celów pracownik przekazuje arkusz do zatwierdzenia przez przełożonego wybierając . Po wybraniu tej opcji możliwość edycji przez pracownika zostanie zablokowana.