Ocena pracownika

Ocena pracownika to narzędzie z zakresu miękkiego HR. System Oceny Pracowniczej służy do okresowej oceny pracownika w modelu 180 stopni. Menu składa się z opcji Arkusze ocen, Moje arkusze i Szablony.

Ocena pracownika – widok dla użytkownika ze wszystkimi uprawnieniami

W ramach tej funkcjonalności można definiować własne Szablony ocen okresowych oraz dodawać Arkusze ocen  podległym pracownikom. Zalogowani użytkownicy w sekcji Moje arkusze mogą dokonać samooceny, a po zatwierdzeniu ankiety przez kierownika, mogą zobaczyć ocenę wystawioną przez przełożonego.

Wykonywanie poszczególnych operacji oparto na uprawnieniach, w ramach których jest możliwość ustawienia edycji, podglądu lub braku widoku arkuszy ocen. Ustawienie uprawnienia na Brak do własnych arkuszy ocen umożliwia rezygnację z samooceny wykonywanej przez pracownika. Może to być przydatne w firmach, w których ocenę wykonuje tylko przełożony.

Dostęp do definiowania Szablonów zawierających kryteria oceny okresowej również jest oparty na uprawnieniach. Można umożliwić dostęp do zarządzania szablonami tylko wybranym użytkownikom (np. Administratorom) ustawiając w zakładce Zarządzanie opcję Konfiguracja oceny pracownika na Aktywne.




Szablony

Szablony – istnieje możliwość przygotowania szablonów zawierających kryteria oceny wykonywanej w danej firmie. Do aplikacji dodano trzy przykładowe, wstępnie zdefiniowane szablony dla wybranych stanowisk pracy. Zostały one przygotowane na podstawie informacji zawartych w bazie standardów kompetencji/kwalifikacji zawodowych dostępnych na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej:

(http://psz.praca.gov.pl/rynek-pracy/bazy-danych/bazy-standardow-kompetencji-kwalifikacji-zawodowych-i-modulowych-programow-szkolen)

Przykładowe szablony można edytować i dostosować do własnych potrzeb lub usunąć je z aplikacji. Są one widoczne i możliwe do wykorzystania dla wszystkich przełożonych.

Uwaga
Szablony dostępne są tylko na desktopach. Nie ma możliwości definiowania szablonów na urządzeniach mobilnych.

Szablony – przykładowe arkusze ocen

Pod przyciskiem istnieje możliwość wprowadzenia nowego szablonu. Za pomocą przycisku Zaznacz wszystkie szablony można seryjnie zaznaczyć wszystkie pozycje. Wybrane szablony, które nie są już wykorzystywane, można usunąć przyciskiem . Za pomocą opcji Filtr możliwe jest wyszukanie zdefiniowanych szablonów wg Dostępności lub przypisanego Obszaru. W celu wyszukania określonej nazwy szablonu należy użyć pola Szukaj.

Filtrowanie szablonów

Pod przyciskiem Zmień widok można wyświetlić zdefiniowane szablony w widoku listy. Pojawiają się wówczas kolumny: Nazwa, Obszar, Skala i Dostępny.

Szablony – widok listy

Dodane szablony po zaznaczeniu lewym klawiszem myszy mogą być edytowane po użyciu przycisku Edytuj szablon. Formularz szablonu składa się z trzech zakładek: Ogólne, Konfiguracja i Arkusz.

Formularz szablonu – zakładka Ogólne

W zakładce Ogólne należy wpisać nazwę szablonu. Następnie należy przypisać Obszar, dodając w razie potrzeby własne nazwy obszarów, które posłużą do pogrupowania i łatwiejszego filtrowania szablonów. Nazwy dodawanych Szablonów i Obszarów nie mogą się powtarzać, powinny być unikalne.

Pole Informacje pomocnicze dla wypełniających arkusz oceny może być wykorzystane jako wskazówki wyświetlane podczas wypełniania oceny. Będą one widoczne w arkuszu oceny pod przyciskiem . Jeśli informacje nie zostaną uzupełnione przycisk pomocy nie będzie dostępny.

W kolejnej zakładce Konfiguracja można wybrać grupę osób, dla której ten szablon będzie stosowany. Udostępnienie szablonu polega na możliwości przypisania pracownikowi arkusza oceny wzorowanego na wybranym szablonie. Wybór opcji Tylko ja spowoduje, że szablon będzie mogła wykorzystać tylko osoba, która go utworzyła. Edycja szablonu (z wyjątkiem szablonów wbudowanych) jest zawsze możliwa tylko przez jego autora.

Formularz szablonu – zakładka Konfiguracja

W kolejnym kroku należy wybrać skalę, wg jakiej będzie wykonana ocena. W aplikacji dodano dwie standardowe skale ocen:

  • Literowa (A,B,C,D)
  • Punktowa (1,2,3,4,5)

Użytkownik może również zdefiniować własną skalę ocen za pomocą przycisku . Należy podać nazwę skali oraz progi oceny (od dwóch do siedmiu stopni wraz z określeniem ich poziomu wartości – od 0 do 100). Pierwsza wartość skali powinna wynosić 100.00 (pole nieedytowalne) a ostatnia zaczynać się od 0.00 (pole nieedytowalne). Wartości w progach nie mogą się powtarzać tzn. zaczynać i kończyć od tej samej wartości. Po wpisaniu błędnych wartości pole zostaje obramowane na czerwono.

Użytkownik może również określić osobną skalę dla oceny końcowej pracownika. Zasady tworzenia skali są podobne, jak w przypadku ocen cząstkowych. Należy określić progi jako przedziały punktowe z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Ustawienia poszczególnych skal można podejrzeć po naciśnięciu przycisku . Edycji podlegają pola określające poszczególne stopnie i wartości procentowe. Jeśli skala została użyta w szablonie przypisanym do pracownika, wówczas jej edycja jest już zablokowana. Pojawi się komunikat:

Nie można edytować wybranej skali, ponieważ została wykorzystana w arkuszu oceny

Ustawienia skali – podgląd lub edycja ustawień

Parametr Średnia ważona – suma wag dotyczy łącznej wagi wszystkich pozycji wpisanych w ocenie. W firmach mogą być stosowane różne poziomy wag. Domyślnie po zaznaczeniu parametru podpowiada się wartość 100. Jeśli suma wag ma być inna, wtedy Użytkownik powinien podać własną wartość.

Parametr Powiadomienia mailowe – zatwierdzona ocena dotyczy ustawienia wysyłki powiadomień mailowych na adres pracownika (jeśli ocenę zatwierdził jego kierownik) lub na adres kierownika (jeśli samoocenę zatwierdził sobie pracownik).

Przykład

Treść powiadomienia mailowego jakie otrzyma kierownik:

Temat: [Comarch HRM] Zatwierdzono arkusz oceny – Kowalska Teresa

 

 

 

Zakładka Arkusz jest zbudowana z sekcji opisujących główne kryteria oceny i zawartych w nich pozycji będących kryteriami oceny. Sekcja musi składać się z co najmniej jednego Kryterium oceny. Użytkownik może dodawać i usuwać zarówno całe sekcje jak i pojedyncze kryteria używając przycisków . Pola do wypełnienia w zakładce Arkusz:

  • Tytuł sekcji
  • Kryterium oceny
  • Opis – szczegółowe opisanie kryterium oceny

Jeśli zaznaczono parametr dotyczący średniej ważonej, wtedy w górnej części okna będzie wyświetlona suma wag wpisanych przy poszczególnych pozycjach oraz ich wartość całkowita. Przed zapisem Suma wag jest walidowana i musi zgadzać się z wartością wpisaną na zakładce Konfiguracja. Wagi na pojedynczych pozycjach mogą być liczbami dodatnimi całkowitymi lub dziesiętnymi (np. 0,1 ; 1 ; 20 itp.). Jeśli parametr dotyczący liczenia średniej ważonej
w szablonie nie jest zaznaczony, to pola z wagami nie będą wyświetlane.

Po zapisaniu arkusza oceny kryteria oceny w ramach obszaru sortowane są według wagi (od największej do najmniejszej.

Wskazówka
Jeżeli waga dla wybranego kryterium ma być ‘zerowa’ należy wpisać wartość 0, gdyż w każdej pozycji waga musi być uzupełniona.

Niewypełnione pola obowiązkowe w arkuszu, przy próbie zapisu zostaną obramowane na czerwono.

Formularz szablonu – zakładka Arkusz




Arkusze ocen

Arkusze ocenużytkownicy aplikacji będący kierownikami widzą listę arkuszy ocen przypisanych swoim bezpośrednim podwładnym. W zależności od posiadanych uprawnień do Oceny pracownika (Podgląd lub Edycja do podwładnych) mogą dodawać lub tylko przeglądać poszczególne arkusze.

Arkusz oceny – kafelek

Na kafelkach zawarta jest informacja o nazwie szablonu, na podstawie którego arkusz został wygenerowany (jako kopia tego szablonu). Pojawia się okres oceny i termin, w jakim należy wykonać ocenę. Jeśli w dniu logowania do aplikacji termin oceny już minął, data jest wyświetlona w kolorze czerwonym.

Domyślnie pokazywane są arkusze z okresu 3 miesięcy w stosunku do daty bieżącej (miesiąc poprzedni, bieżący i następny).

W celu wyświetlenia arkuszy z innego okresu należy skorzystać z opcji filtrowania. Dodatkowo istnieje możliwość wyboru pracowników – domyślnie są to bezpośredni podwładni. Możliwe jest także filtrowanie wg Statusu arkusza.

Arkusze ocen – filtrowanie

Istnieje również możliwość zaznaczenia/ odznaczenia wszystkich arkuszy przyciskiem oraz zmiany widoku okna kafelków na widok listy po użyciu przycisku  Zmień widok.

Arkusze ocen – widok listy

Arkusze domyślnie wyświetlane są wg Terminu oceny. Można również posortować listę arkuszy wg Nazwiska.
W widoku listy dodatkowo widoczne są pola Samoocena, Ocena kierownika oraz Waga pracownika. Wartość w polu waga odczytywana jest z aktualnego okresu wagi na arkuszu oceny.

Arkusze ocen – widok kafelkowy

Widoczne statusy ocen oznaczają:

Przeterminowana – takie oznaczenie będzie widoczne dla oceny w buforze, której termin wypełnienia jest wcześniejszy niż data bieżąca.

Brak oznaczenia – Do wypełnienia  – arkusz przypisany do pracownika, ale jeszcze bez wypełnionej oceny.

 – Niekompletna – takie oznaczenie oznacza, że w arkuszu nie wszystkie oceny zostały uzupełnione.

Do zatwierdzenia – takie oznaczenie będzie widoczne dla oceny, która jest już wypełniona ale nie została zatwierdzona przez kierownika.

Zatwierdzona przez kierownika – takie oznaczenie będzie widoczne dla oceny, którą kierownik zatwierdził.

Zamknięta – ocena zatwierdzona zarówno przez pracownika jak i kierownika.

Operacje wykonane w obszarze Oceny pracownika są zapisywane w Historii operacji. W filtrze jest to obszar Ocena pracownicza.

 Arkusze ocen – dodawanie i edycja

Kierownicy posiadający uprawnienia do Oceny pracownika (do podwładnych Edycja) mogą dodawać zdefiniowane wcześniej szablony swoim pracownikom w celu sporządzenia oceny okresowej.

Po naciśnięciu przycisku otworzy się okno z możliwością wskazania nazwiska pracownika, okresu za jaki będzie wykonywana ocena oraz nazwy szablonu na podstawie którego zostanie utworzony arkusz oceny. Ten sam arkusz można przypisać seryjnie wybranym pracownikom. Wykorzystany szablon nie ma powiązania z poszczególnymi arkuszami. Domyślnie proponuje się okres bieżącego miesiąca z terminem ustawionym na koniec miesiąca.

Lista szablonów do wyboru przez zalogowanego kierownika jest zawężona do tych szablonów, które zostały mu udostępnione na etapie definiowania szablonów.

Dodanie arkusza oceny dla wybranych pracowników

W trybie zaznaczeń, jeśli zalogowana osoba ma uprawnienia do edycji oceny podwładnego dostępne są przyciski:

Kopiuj arkusz, aby skopiować arkusz oceny pracownika na kolejny okres

 Edytuj arkusz, jeśli użytkownik chce nanieść zmiany w szablonie oceny dodanym do pracownika

jeśli wszystkie oceny w arkuszu zostały wypełnione

Usuń ocenę, jeśli np. zmieniono szablon i arkusz ma być ponownie dodany

Wydrukuj arkusz oceny

Arkusze ocen – tryb zaznaczeń

Dodany pracownikowi szablon oceny podlega edycji. Kierownik może nanieść w nim zmiany używając przycisku Edytuj. Podniesione w tym trybie okno ma nazwę Edytuj arkusz. Możliwe są wówczas zmiany w poszczególnych zakładkach opisanych nazwiskiem pracownika, do momentu kiedy pracownik lub kierownik nie dokona zatwierdzenia oceny.

Edycja arkusza oceny

Dane podlegające edycji w arkuszu oceny zależą od uprawnień zalogowanego kierownika. Jeśli ma on prawo do oceny podwładnego, to może zmieniać dane w zakładkach Ogólne i Arkusz. Jeśli dodatkowo ma prawo do Konfiguracji oceny, to będzie mógł dokonać ewentualnych zmian w zakładce Konfiguracja. Jeśli w arkuszu została już wybrana jakakolwiek ocena, to nie można zmieniać użytej dla niej skali ocen. Kierownik widzi arkusze ocen podwładnego tylko w okresie, kiedy był wpisany jako kierownik tego pracownika.

Uwaga
Edycja arkusza oceny dodanego pracownikowi dostępna jest tylko na desktopach. Nie ma możliwości zmian w arkuszach na urządzeniach mobilnych.

Przypisany pracownikowi arkusz można skopiować na kolejny okres. Kopiowanie arkusza jest dostępne po zaznaczeniu danego arkusza za pomocą przycisku Kopiuj arkusz . Na oknie kopiowania należy podać okres od-do obowiązywania nowego arkusza oraz termin.

Arkusze ocen – kopiowanie

Arkusze ocen – wypełnianie

Kliknięcie lewym klawiszem myszy w kafelek powoduje otwarcie arkusza gotowego do wypełnienia oceny. W tytule okna pojawia się nazwisko pracownika, którego dotyczy ocena. W arkuszu widoczny jest okres za jaki wykonywana jest ocena i waga pracownika, jeśli jest uzupełniona w jego danych. Poniżej znajdują się poszczególne kryteria oceny z opisem i wagą. Aby zatwierdzić wykonaną ocenę wszystkie oceny muszą być wypełnione, w innym przypadku pola zostaną obramowane kolorem czerwonym.

Ocena pracownika wykonywana przez kierownika

Podczas wypełniania oceny dostępne są przyciski:

  jeśli uzupełniono tylko część danych w arkuszu, pracownik nie będzie mógł widzieć jeszcze wyników oceny kierownika

jeśli wypełniono wszystkie oceny, pracownik może zobaczyć ocenę kierownika. Przy zatwierdzaniu przez przełożonego arkusza oceny pracownika, proponowane jest dodanie arkusza na kolejny okres.

Wydrukuj arkusz oceny

Edytuj, jeśli użytkownik chce nanieść zmiany w szablonie oceny dodanym do pracownika

 Pokaż ocenę pracownika, przycisk pojawi się jeśli pracownik zatwierdził swoją samoocenę. Na życzenie podczas uzupełniania oceny kierownik może zobaczyć oceny wybrane przez pracownika.

Pokaż informacje pomocnicze

Cofnij zatwierdzenie oceny, przycisk pojawi się jeśli arkusz jest zatwierdzony. Istnieje możliwość cofnięcia operacji i powrotu do ponownego wypełniania oceny. Przycisk dostępny jest zarówno z listy arkuszy w celu seryjnego cofnięcia zatwierdzenia, jak i z formularza pojedynczego arkusza. Po jego naciśnięciu pojawi się pytanie ‘Czy na pewno cofnąć zatwierdzenie oceny?’

 




Moje arkusze

Moje arkusze – użytkownik będący pracownikiem, któremu kierownik przypisał Arkusz oceny, z poziomu menu Ocena pracownika > Moje arkusze zobaczy listę arkuszy ocen w układzie kafelkowym. Nie ma tutaj możliwości zmiany widoku na listę.

Domyślnie pokazywane są arkusze z okresu 3 miesięcy w stosunku do daty bieżącej (miesiąc poprzedni, bieżący i następny).

Moje arkusze – lista arkuszy oceny

W celu wyświetlenia arkuszy z innego okresu należy skorzystać z opcji filtrowania. Dodatkowo istnieje możliwość wyszukania statusu arkusza oceny:

Moje arkusze – filtrowanie

W zależności od nadanych uprawnień, zalogowany pracownik będzie mógł zobaczyć ocenę wykonaną przez przełożonego (własne – Podgląd) lub dokonać samooceny (własne – Edycja).

Klikając lewym klawiszem myszy w kafelek otworzy się arkusz gotowy do wypełnienia oceny. Jedyne pole dostępne do wypełnienia w tym przypadku to Samoocena. Po wybraniu ocen przy poszczególnych kryteriach arkusz można zapisać przyciskiem lub zatwierdzić . W oknie arkusza oceny wyświetlanego przez zalogowanego pracownika dostępne są przyciski:

Wydrukuj arkusz oceny

przycisk pojawi się jeśli kierownik jako pierwszy zatwierdził ocenę pracownika. Jeśli arkusz został już zatwierdzony przez kierownika (status zamknięty), to po wejściu do arkusza ocena kierownika jest od razu prezentowana obok samooceny pracownika.

Pokaż informacje pomocnicze

Cofnij zatwierdzenie oceny, przycisk pojawi się jeśli arkusz jest zatwierdzony tylko przez pracownika. Istnieje możliwość cofnięcia operacji i powrotu do ponownego wypełniania oceny. Przycisk dostępny jest zarówno z listy arkuszy w celu seryjnego cofnięcia zatwierdzenia, jak i z formularza pojedynczego arkusza.

Moje arkusze – ocena zatwierdzona przez pracownika

Na podstawie ocen poszczególnych kryteriów wyliczana jest ocena końcowa prezentowana w nagłówku arkusza. Wartości są wyliczane na podstawie algorytmu zdefiniowanego w szablonie.

Przykład

Przykład obliczeń dla domyślnej skali Literowej, gdzie wartości procentowe A=100, B=80, C=60, D=40, a suma wag = 100.

Pracownik wypełnił oceny dla poszczególnych pozycji:

– Pozycja 1, waga 10, ocena A

– Pozycja 2, waga 50, ocena B

– Pozycja 3, waga 25, ocena D

– Pozycja 4, waga 0, ocena C

– Pozycja 5, waga 15, ocena C

Obliczenia: (10*100 + 50*80 + 25*40 + 0*60 + 15*60) / 100 (suma wag) = 6900 / 100 = 69,00 wynik zaokrąglamy do liczby z dwoma miejscami po przecinku.

Notatki i Komentarze

Zarówno pracownik, jak i kierownik mają możliwość wpisania w arkuszu własnych Notatek oraz podsumowania lub uzasadnienia wykonanej oceny w formie Komentarza. Notatki widoczne są zawsze tylko dla ich autora, natomiast komentarze są widoczne dla ocenianego/oceniającego wzajemnie po zatwierdzeniu oceny.

– za pomocą przycisku można przejść do okna Notatek, które po wpisaniu widoczne są tylko dla osoby wypełniającej arkusz. W przypadku wpisania notatek przez użytkownika na przycisku pojawia się graficzne oznaczenie .

Notatki

 – za pomocą przycisku można przejść do okna Komentarzy, które po uzupełnieniu i zatwierdzeniu oceny będą widoczne dla kierownika, jeśli ocenę zatwierdził pracownik i dla pracownika, jeśli ocenę zatwierdził kierownik. Po wpisaniu komentarza przez pracownika lub kierownika na przycisku pojawia się graficzne oznaczenie .

Komentarze

Po zatwierdzeniu arkusza oceny przez pracownika Notatki i Komentarz nie będą podlegały modyfikacji. Jeśli zatwierdzenie oceny zostanie cofnięte, ponownie będzie można wpisać lub zmienić informacje w tych polach. Podobnie w przypadku kierownika, kiedy wykona on już zatwierdzenie arkusza oceny pola z NotatkamiKomentarzem nie będą już edytowalne.

W przypadku, gdy Użytkownik nie dodał komentarza do oceny swojej lub podwładnego, po jej zatwierdzeniu odpowiednio kierownik lub podwładny po wyświetleniu formularza komentarza będzie miał dostępną informację Komentarz nie został dodany.

 Wydruk

Pod przyciskiem Wydrukuj arkusz oceny, zarówno kierownik jak i pracownik mają możliwość wydrukowania arkusza oceny. Wydruk tworzony jest w postaci pliku *pdf. W nagłówku znajdują się dane pracownika, jego waga oraz okres oceny. Następnie prezentowane są wyniki oceny uzyskane z poszczególnych kryteriów oraz suma ocen w kolumnie pracownika, w kolumnie kierownika lub w obu kolumnach, jeśli arkusz oceny został zatwierdzony.

Wydruk arkusza oceny