Comarch TNA to nowoczesny system RCP. Rejestracja czasu pracy odbywa się przy pomocy identyfikatorów (karty zbliżeniowe, breloki, naklejki i inne) lub aplikacji mobilnej. Urządzenia Comarch TNA Gateway lub Gateway Plus umieszczone w wybranych przez użytkownika lokalizacjach wejścia/wyjścia do miejsca pracy pozwalają na rejestrację rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Integracja Comarch HRM z Comarch TNA umożliwia nadawanie pracownikom dostępu do aplikacji Comarch TNA, przypisanie identyfikatorów oraz dalsze zarządzanie aktywnością kont pracowników bezpośrednio w Comarch HRM. Czas pracy z czytników jest importowany automatycznie do kalendarza RCP pracownika w Comarch HRM, gdzie można dokonać ewentualnego wygładzenia odpowiednimi regułami, a następnie zatwierdzić i przenieść do rzeczywistego czasu pracy.

Uruchomienie integracji z Comarch TNA możliwe jest dla modułu Zarządzanie czasem pracy w Comarch HRM (dodatkowo system ERP, z którym współpracuje HRM musi posiadać moduł Płace i Kadry Plus). W Comarch TNA należy natomiast posiadać pakiet licencji dedykowany do współpracy z HRM. Zakup usługi możliwy jest w Comarch Cloud Portal. Podczas zakupu usługi Klient wskazuje ilość pakietów dostępowych, może też zamówić urządzenia dostępowe oraz identyfikatory.

Opcja uruchomienia integracji z Comarch TNA dostępna jest wyłącznie dla Użytkownika Admin. Po zalogowaniu na konto Admina w menu Start widoczna jest sekcja Włącz nowe funkcje.

Po kliknięciu w kafelek Comarch TNA Użytkownik uzyskuje dostęp do okna zawierającego opis aplikacji. Z tego też poziomu, w przypadku posiadania Comarch TNA, może uruchomić integrację między aplikacjami. W tym celu należy wybrać opcję . Klucz wymiany należy odczytać w aplikacji Comarch TNA w sekcji Ustawienia / Comarch HRM.

Po wprowadzeniu poprawnego klucza wymiany na podstawie ilości posiadanych dostępów do Comarch TNA oraz wolnych identyfikatorów możliwe są następujące sytuacje:

1. Pakiet dostępów do aplikacji Comarch TNA oraz liczba identyfikatorów jest większa lub równa liczbie pracowników z aktywnym kontem w Comarch HRM. Użytkownik Admin otrzyma pytania: 1 Czy nadać wszystkim pracownikom dostęp do aplikacji Comarch TNA?
   – Tak – dla wszystkich aktywnych użytkowników Comarch HRM zostaną utworzone konta w Comarch TNA z aktywnym dostępem do aplikacji Comarch TNA. Pracownicy otrzymają informację o aktywacji konta w formie powiadomienia na stronie startowej.
   – Nie, pracownicy będą korzystać wyłącznie z identyfikatorów (kart zbliżeniowych, breloków, naklejek lub innych) – dla wszystkich aktywnych użytkowników Comarch HRM zostaną utworzone konta w Comarch TNA, ale z zablokowanym dostępem do aplikacji Comarch TNA. Pracownicy nie otrzymają informacji o aktywacji konta.
   Pytanie 2: Czy przypisać wszystkim pracownikom identyfikatory?
   – Tak – pracownikom zostaną przypisane identyfikatory,
   – Nie, zrobię to później – pracownikom nie zostaną przypisane identyfikatory.
2. Pakiet dostępów do aplikacji Comarch TNA jest większy lub równy liczbie pracowników z aktywnym kontem w Comarch HRM, liczba identyfikatorów jest mniejsza, ale większa od 0.
   Zostanie wyświetlone okno z pytaniem:
   1: Czy nadać wszystkim pracownikom dostęp do aplikacji Comarch TNA?
   – Tak – dla wszystkich aktywnych użytkowników Comarch HRM zostaną utworzone konta w Comarch TNA z aktywnym dostępem do aplikacji Comarch TNA. Pracownicy otrzymają informację o aktywacji konta w formie powiadomienia na stronie startowej.
   – Nie, część pracowników będzie korzystać wyłącznie z identyfikatorów (kart zbliżeniowych, breloków, naklejek lub innych) – dla wszystkich aktywnych użytkowników Comarch HRM zostaną utworzone konta w Comarch TNA, ale z zablokowanym dostępem do aplikacji Comarch TNA. Pracownicy nie otrzymają informacji o aktywacji konta.
3. Pakiet dostępów do aplikacji Comarch TNA jest większy lub równy liczbie pracowników z aktywnym kontem w Comarch HRM, a liczba identyfikatorów jest równa 0.
   Dla wszystkich aktywnych Użytkowników Comarch HRM zostaną utworzone konta w Comarch TNA z aktywnym dostępem do aplikacji Comarch TNA.
4. Pakiet dostępów do aplikacji Comarch TNA oraz liczba identyfikatorów jest mniejsza niż liczba pracowników z aktywnym kontem w Comarch HRM.
   Konta dla pracowników w Comarch TNA nie zostaną utworzone automatycznie. Admin otrzyma informację w formie toasta, że integracja została włączona i zostanie przeniesiony do sekcji Comarch TNA / Użytkownicy gdzie może nadać dostęp wybranym pracownikom do aplikacji Comarch TNA oraz przypisać im identyfikatory (jeśli liczba identyfikatorów większa od 0).

Zakładka Comarch TNA/Użytkownicy w menu bocznym widoczna jest dla Użytkownika Admin jeśli uruchomiona jest integracja z Comarch TNA. Z tego miejsca można zarządzać dostępami pracowników do aplikacji Comarch TNA.

Widoczni są tu:

• aktywni Użytkownicy Comarch HRM (konto aktywne) w okresie zatrudnienia lub mający nadany dostęp dodatkowy,
• zablokowani Użytkownicy Comarch HRM (konto zablokowane) w okresie zatrudnienia, którzy mieli uruchomiony dostęp do Comarch TNA lub mający przypisany identyfikator RCP,
• Użytkownicy Comarch HRM poza okresem zatrudnienia, którzy mają przypisany identyfikator (karta zbliżeniowa, brelok, naklejka i inne) lub mają aktywny dostęp do Comarch TNA.

Dostępny jest widok kafelkowy oraz widok listy. Dostępny filtr pozwala na filtrowanie po centrum podległościowym, statusie konta oraz zakresie uprawnień. Można również wyszukiwać konta za pomocą okna Znajdź użytkownika.

Dla danego konta poza imieniem i nazwiskiem prezentowane są:

• Status dostępu:
  • Aktywny (brak oznaczenia graficznego) – pracownik posiada aktywne konto w usłudze Comarch TNA,
  •  – pracownik posiada konto w usłudze Comarch TNA z zablokowanym dostępem do aplikacji (np. gdy korzysta tylko z identyfikatora),
  • – pracownik nie ma konta w Comarch TNA.
• Rodzaj konta:
  • Użytkownik – konto standardowe,
  • Administrator – użytkownik z uprawnieniami administratora w Comarch TNA.
• Identyfikator – jeśli pracownikowi został przypisany to będzie wyświetlony jego numer. Jeśli przypisany identyfikator jest zablokowany jego numer wyświetlany jest na czerwono. Gdy pracownik ma przypisane kilka identyfikatorów to domyślnie wyświetlony jest pierwszy z nich. Pozostałe zostaną wyświetlone pod ikoną
  
• Login do usługi Comarch TNA – numer nadany przez aplikację Comarch TNA lub adres mailowy jeśli był przypisany do pracownika w momencie tworzenia konta w Comarch TNA.

Zarządzanie dostępami

W celu nadania dostępu dla pracowników, którzy jeszcze go nie mają należy zaznaczyć ich na liście i wybrać . Jeśli liczba identyfikatorów jest wystarczająca wyświetli się okno z pytaniem czy przypisać pracownikom identyfikatory. Wybór opcji Nie, zrobię to później spowoduje, że zostanie utworzone konto, ale pracownik nie będzie miał przypisanego identyfikatora. Użytkownik otrzymuje powiadomienie na stronie startowej o otrzymaniu dostępu do aplikacji Comarch TNA.

Z tego poziomu można również blokować i odblokowywać dostęp do aplikacji Comarch TNA za pomocą przycisków oraz .

W zależności od uprawnień danego konta po jego zaznaczeniu pod ikoną może pojawić się opcja Nadaj prawa administratora lub Usuń prawa administratora.

Jeśli zaznaczono pracowników do których przypisany jest identyfikator to pod ikoną dostępna jest również opcja Zablokuj oraz Odblokuj identyfikator.

Zakładka Comarch TNA/Identyfikatory w menu bocznym widoczna jest dla Użytkownika Admin jeśli uruchomiona jest integracja z Comarch TNA. W tym miejscu widoczna jest lista identyfikatorów zakupionych w Comarch TNA (karty zbliżeniowe, breloki, naklejki i inne). Dla każdego z nich prezentowany jest jego numer, rodzaj, status oraz ewentualnie imię i nazwisko przypisanego do niego pracownika. Identyfikatory mogą posiadać statusy Aktywny, Nieaktywny lub Zablokowany. W dolnej części okna wyświetlana jest informacja o liczbie pozostałych wolnych identyfikatorów oraz link umożliwiający zamówienie dodatkowego pakietu.

Dostępny jest widok kafelkowy oraz widok listy. Identyfikatory można filtrować według statusu (wszystkie, aktywny, nieaktywny, zablokowany), rodzaju (wszystkie, karta zbliżeniowa, brelok, naklejka, inny) oraz przypisania do pracownika (wszystkie, przypisany, nieprzypisany). Można również wyszukiwać identyfikatory poprzez wpisanie jego numeru lub imienia albo nazwiska przypisanego pracownika w oknie Znajdź identyfikator.

Zarządzanie identyfikatorami

Przypisanie identyfikatora. W celu przypisania identyfikatora do pracownika należy zaznaczyć pojedynczy aktywny lub nieaktywny identyfikator, wybrać oraz wskazać pracownika z listy. Jeśli identyfikator jest nieaktywny nastąpi jego automatyczna aktywacja, a następnie przypisanie do pracownika. Jeśli wskazany zostanie pracownik, który nie posiada dostępu do aplikacji Comarch TNA Użytkownik decyduje, czy nadać mu również dostęp do aplikacji, czy pracownik będzie korzystał wyłącznie z identyfikatora.

Aktywacja identyfikatora. Po zaznaczeniu kilku nieaktywnych identyfikatorów należy wybrać przycisk lub jeśli zaznaczono jeden nieaktywny identyfikator opcję Aktywuj dostępną pod ikoną .

Dezaktywacja identyfikatora. Po zaznaczeniu kilku identyfikatorów aktywnych lub zablokowanych należy wybrać przycisk lub jeśli zaznaczono jeden aktywny lub zablokowany identyfikator opcję Dezaktywuj dostępną pod ikoną . Dezaktywacja powoduje automatyczne odpięcie identyfikatora od pracownika. Po jego ponownej aktywacji można go przypisać do dowolnego pracownika.

Blokowanie identyfikatora. Opcja dostępna pod ikoną po zaznaczeniu identyfikatorów aktywnych z przypisanymi pracownikami. Jego wybranie spowoduje zawieszenie wybranych identyfikatorów i zmianę statusu na Zablokowany. Identyfikator dalej jest przypisany do pracownika. Blokowanie może być wykorzystane w celu zablokowania możliwości użycia identyfikatora w niepożądany sposób np. w sytuacji jego zagubienia przez pracownika.

Odblokowanie identyfikatora. Po zaznaczeniu zablokowanych identyfikatorów dostępny jest przycisk , który przywraca status aktywy. Przypisany wcześniej pracownik może ponownie korzystać ze swojego identyfikatora.