Wstęp
Artykuł opisuje zmiany w aplikacji Comarch Mobile związane z wprowadzeniem od 1 stycznia 2022 roku możliwości korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który daje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Za niedługo wdrożenie KSeF w firmie będzie obowiązkiem firmy.
Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (KSeF) oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. W sytuacji gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób.
W przypadku, gdy wystawca faktury w momencie tworzenia dokumentu i przekazywania go odbiorcy nie skorzysta z KSeF nie będzie miał już możliwości procesowania faktury za pośrednictwem KSeF.
Konfiguracja systemu ERP Altum na potrzeby obsługi Krajowego Systemu Obsługi e-Faktur została opisana TUTAJ.
Zmiany w aplikacji Comarch Mobile dotyczą obsługi KSEF w następującym zakresie:
- Obsługę parametru „Odbiór faktur przez KSeF” oraz daty jego włączenia („Obsługa KSeF od:”)
- W zakresie synchronizacji parametru obsługi KSeF oraz jej daty włączenia w konfiguracji firmy w ERP Altum. Komunikacja dotyczy:
- Przekazywania wartości parametru z Comarch ERP Altum do Comarch Mobile
- Przekazywania wartości parametru z Comarch Mobile do Comarch ERP Altum
- Wprowadzenia blokady lub umożliwienia drukowania faktur w zależności od wartości parametru „Odbiór faktur przez KSeF”
- Pobieranie numeru KSeF oraz zapisywanie go na wydruku faktur
Warunki konieczne w celu wysłania Faktury z Comarch Mobile do KSeF
Na potrzeby integracji i obsługi wysyłki faktur z Comarch Mobile do KSeF należy:
1. Na formularzu firmy w zakładce Konfiguracja\Struktura Firmy\Firma zaznaczyć parametr Obsługa KSeF. Parametr ten prezentowany jest na formularzu wyłącznie, jeżeli Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL. Po zaznaczeniu parametru prezentowane pole umożliwiające wskazanie daty rozpoczęcia obsługi KSeF (domyślnie ustawiania jest data bieżąca).
2. Na formularzu firmy w zakładce Dokumenty w definicji dokumentu Faktura Sprzedaży w zakładce Ogólne zaznaczyć parametr Automatycznie prześlij do KSeF.
3. Na formularzu grupy operatorów Konfiguracja/Grupy operatorów w zakładce Inne uprawnienia zaznaczyć parametr Wysyłanie faktur do KSeF.
4. W pliku konfiguracyjnym [configuration.altum20240.statement] w folderze [Methods] włączyć parametr [SendToKSeF] (Lokalizacja pliku C:\Program Files (x86)\Comarch Mobile\Serwer synchronizacji\Methods\configuration). Domyślna wartość parametru to „0”, która blokuje możliwość wysyłania dokumentów. Zmiana parametru na „1” odnosić będzie się do wszystkich operatorów mobilnych i umożliwi wysyłanie faktur do KSeF. Więcej informacji nt. tego parametru znajduje się TUTAJ.
Zmiany funkcjonalne w aplikacji Comarch Mobile dotyczące obsługi KSeF
Parametr „Wysyłaj dokumenty do KSeF” na karcie kontrahenta
Parametr „Wysyłaj dokumenty do KSeF” jest widoczny na karcie kontrahenta:
Uwierzytelnienie tokenem
W sekcji KSeF w ustawieniach aplikacji należy uzupełnić token. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu token zostaje w pełni zaszyfrowany.
Jeżeli pole Token nie zostanie uzupełnione, w momencie przesyłania dokumentu do KSeF zostanie wyświetlony komunikat „Nie wykryto tokenu uwierzytelniającego. Komunikacja z systemem KSeF jest niemożliwa.”.
Jeżeli pole Token zostanie uzupełnione błędnym tokenem, w momencie przesyłania dokumentu do KSeF zostanie wyświetlony komunikat „Uwierzytelnienie w KSeF nie powiodło się. Skontaktuj się z administratorem systemu.”.
Zmiany na liście dokumentów w Comarch Mobile
Na liście dokumentów umożliwiono wyświetlanie dodatkowych informacji o statusie KSeF dla faktur sprzedaży. To, czy informacje te są widoczne na liście, zależy od użytkownika aplikacji. Konfiguracja jest dostępna w Ustawieniach listy dokumentów, w sekcji Parametry aplikacji, znajdującej się w ustawieniach aplikacji. Po wejściu w tę opcję użytkownik może włączyć lub wyłączyć wyświetlanie statusów KSeF na liście dokumentów.
Zmiany na dokumencie faktury w Comarch Mobile
Wprowadzona została nowa zakładka KSeF na dokumencie faktury sprzedaży, dzięki której użytkownik ma możliwość podglądu dodatkowych informacji.
Opcja „Sprawdź poprawność KSeF”
Operacja sprawdzania poprawności w KSeF polega na wstępnym sprawdzeniu czy dany dokument zostałby uznany za poprawny gdyby w tej chwili został przesłany do KSeF. Podczas tej operacji następuje sprawdzenie, czy dokument zawiera wszystkie obowiązkowe informacje oraz czy format przekazanych informacji jest zgodny ze schematem e-faktury.
Sprawdzenie poprawności w Comarch Mobile odbywa się:
- Automatycznie w momencie próby zatwierdzenia dokumentu,
- W momencie wywołania akcji z poziomu menu kontekstowego dokumentu FS w buforze „Sprawdź poprawność w KSeF” na liście dokumentów,
- W menu kontekstowym na podglądzie dokumentu.
Jeżeli weryfikacja będzie pozytywna, wówczas wyświetlony zostaje komunikat: „Dokument [numer dokumentu] jest zgodny ze strukturą e-faktury”
Jeżeli weryfikacja nie będzie pozytywna, wówczas wyświetlony zostaje komunikat: „Dokument [numer dokumentu] jest niezgodny ze strukturą e-faktury”
Eksport faktury do KSeF
W Comarch Mobile wysyłka dokumentów do KSeF odbywa się automatycznie i każda faktura będzie weryfikowana przed zatwierdzeniem, o czym użytkownik zostaje poinformowany odpowiednim komunikatem.
