Artykuł opisuje najnowsze zmiany w aplikacji Comarch Mobile związane z korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który daje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (KSeF) oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie.
Po aktywacji obsługi KSeF w Comarch Mobile możliwa jest praca w dwóch trybach:
- Tryb Online – faktury są wystawiane i wysyłane do systemu KSeF w czasie rzeczywistym bezpośrednio z poziomu aplikacji Comarch Mobile. Proces ten odbywa się z wykorzystaniem uwierzytelnienia za pomocą tokena. Dokumenty zawierają kod QR, a synchronizacja UPO między aplikacją a systemem ERP gwarantuje spójność danych.
- Tryb Offline – umożliwia wystawianie faktur w Comarch Mobile w sytuacjach braku stałego połączenia z KSeF lub niedostępnością/awarią KSeF. Proces ten odbywa się za pomocą certyfikatu typu 2. Faktury są generowane z dodatkowym kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy oraz linkiem weryfikacyjnym. Po synchronizacji dokumentu do systemu ERP konieczne jest zlecenie jego wysyłki w późniejszym terminie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
W momencie wystawiania faktury na kontrahenta innego niż krajowy zostanie dla niego zablokowana możliwość zatwierdzenia i wysłania faktury do KSeF.
Konfiguracja systemu ERP Altum na potrzeby obsługi Krajowego Systemu Obsługi e-Faktur została opisana TUTAJ.
Poniższe nagranie prezentuje funkcje aplikacji Comarch Mobile umożliwiające wystawianie i automatyczną wysyłkę faktur do systemu KSeF. Materiał przedstawia m.in. ustawienia aplikacji, możliwość weryfikacji poprawności faktur przed wysyłką, zmiany na wydruku faktury, proces automatycznej synchronizacji dokumentów. Opis dotyczący konfiguracji systemu ERP w celu wysyłania faktur z Comarch Mobile do KSeF został opisany poniżej.
W przypadku, gdy użytkownik nie korzysta z KSeF w Comarch Mobile, automatyczna synchronizacja daje pewność, że dokument został terminowo zarejestrowany w systemie ERP i że możliwe jest jego przekazanie do KSeF zgodnie z obowiązującymi terminami. Brak wysłania faktury do KSeF w wymaganym czasie może w przyszłości skutkować konsekwencjami finansowymi.
Warunki konieczne w celu wysłania Faktury z Comarch Mobile do KSeF
Na potrzeby integracji i obsługi wysyłki faktur z Comarch Mobile do KSeF należy:
1. Na formularzu firmy w zakładce Konfiguracja\Struktura Firmy\Firma zaznaczyć parametr Obsługa KSeF. Parametr ten prezentowany jest na formularzu wyłącznie, jeżeli Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL. Po zaznaczeniu parametru prezentowane pole umożliwiające wskazanie daty rozpoczęcia obsługi KSeF (domyślnie ustawiania jest data bieżąca).
2. Na formularzu firmy w zakładce Dokumenty w definicji dokumentu Faktura Sprzedaży w zakładce Ogólne zaznaczyć parametr Automatycznie prześlij do KSeF.
3. Na formularzu grupy operatorów Konfiguracja/Grupy operatorów w zakładce Inne uprawnienia zaznaczyć parametr Wysyłanie faktur do KSeF.
4. Na karcie kontrahenta zaznaczyć parametr Odbiór faktur przez KSeF.
5. W pliku konfiguracyjnym [configuration.altum20240.statement] w folderze [Methods] włączyć parametr [SendToKSeF] (Lokalizacja pliku C:\Program Files (x86)\Comarch Mobile\Serwer synchronizacji\Methods\configuration). Domyślna wartość parametru to „0”, która blokuje możliwość wysyłania dokumentów. Zmiana parametru na „1” odnosić będzie się do wszystkich operatorów mobilnych i umożliwi wysyłanie faktur do KSeF. Więcej informacji nt. tego parametru znajduje się TUTAJ.
6. Funkcjonalność przesyłania dokumentu faktury do KSEF wymaga dostępu do Internetu i poprawnego połączenia z Serwerem synchronizacji.
Zmiany funkcjonalne w aplikacji Comarch Mobile dotyczące obsługi KSeF
Praca w trybie online – uwierzytelnienie tokenem KSeF
Tryb Online to podstawowy mechanizm operacyjny zapewniający pełną, dwukierunkową integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w czasie rzeczywistym. Tryb ten umożliwia natychmiastowe przesyłanie wystawionych dokumentów do serwerów Ministerstwa Finansów, co jest warunkiem koniecznym do nadania fakturze statusu dokumentu ustrukturyzowanego oraz uzyskania oficjalnej daty wystawienia.
W sekcji KSeF w ustawieniach aplikacji należy uzupełnić token. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu token zostaje w pełni zaszyfrowany.
Jeżeli pole Token nie zostanie uzupełnione, w momencie przesyłania dokumentu do KSeF zostanie wyświetlony komunikat „Nie wykryto tokenu uwierzytelniającego. Komunikacja z systemem KSeF jest niemożliwa.”.
Jeżeli pole Token zostanie uzupełnione błędnym tokenem, w momencie przesyłania dokumentu do KSeF zostanie wyświetlony komunikat „Uwierzytelnienie w KSeF nie powiodło się. Skontaktuj się z administratorem systemu.”.
Praca w trybie offline – podpisywanie faktur i potwierdzanie tożsamości wystawcy certyfikatem KSeF typu 2
Tryb Offline to mechanizm zapewniający ciągłość pracy i możliwość wystawiani, zatwierdzania faktur wraz z potwierdzeniem tożsamości wystawcy w sytuacjach, gdy występują trudności techniczne w komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Umożliwia to minimalizację przerw w procesie fakturowania spowodowanych problemami z jakością sieci transmisyjnej, brakiem połączenia z Internetem lub awarią wywołaną ze strony serwerów ministerstwa.
W zależności od przesłanek, pomimo stosowania od strony technicznej wysyłki w trybie offline, mogą wystąpić różne terminy późniejszego dosłania faktury do systemu, odmienne reguły ich udostępnienia nabywcy czy opatrywania kodami QR. Dlatego wyróżniamy kilka trybów pracy Offline: Offline24, Niedostępność, Awaria i Awaria całkowita.
Jeśli podczas pracy w trybie online próba wysyłki faktury do KSeF nie powiedzie się (np. z powodu utraty połączenia z Internetem), aplikacja wyświetli komunikat z pytaniem o kontynuację wystawiania dokumentu w trybie offline. Fakturę wystawioną w ten sposób należy zsynchronizować do centrali, a następnie przesłać do KSeF nie później niż w kolejnym dniu roboczym.
Certyfikat KSeF (offline) – utworzenie i import w Comarch Mobile
W celu przygotowania certyfikatu należy:
- Zalogować się na stronie Zaloguj – Krajowy System e-Faktur i wygenerować z poziomu Certyfikaty\Wnioskuj o certyfikat pliki z rozszerzeniem *.key i *.crt. Nazwy certyfikatów nie powinny zawierać spacji. Wprowadzone hasło do certyfikatu musi zostać zapamiętane i przechowywane w bezpiecznym miejscu. Zalecanym jest zapisanie certyfikatu w lokalizacji C:\KSEF\.
- Oba certyfikaty .cert oraz .key muszą zostać ze sobą scalone za pomocą darmowego programu OPEN SSL – https://slproweb.com/download/Win64OpenSSL_Light-3_6_1.exe. Po pobraniu należy program zainstalować z domyślnymi ustawieniami.
- Wybrać przycisk [Start] na pasku zadań Windows, wpisać cmd i nacisnąć [Enter]. Uruchomiony zostanie Wiersz Poleceń.
- W oknie należy wprowadzić: cd C:\Program Files\OpenSSL-Win64\bin i zatwierdzić Enterem.
- Kolejno należy wpisać poniższe polecenie wcześniej zmieniając w nim nazwy plików „NAZWA_PLIKU” na nazwę wygenerowanego certyfikatu typu 2:
openssl pkcs12 -export -out C:\KSEF\cert_export.pfx -inkey C:\KSEF\ NAZWA_PLIKU.key -in C:\KSEF\ NAZWA_PLIKU.crt - Podczas wykonywania skryptu pojawi się pytania o hasło – należy wpisać hasło z pkt.1 (hasło należy powtórzyć kilka razy zgodnie z wyświetlonymi poleceniami). Wpisywane hasło nie jest widoczne.
- Zamknąć wiersz poleceń i przejść do C:\KSEF w którym utworzył się plik z rozszerzeniem cert_export.pfx
- Wygenerowany certyfikat .pfx należy przenieść na urządzenie mobilne.
- W ustawieniach aplikacji Comarch Mobile w sekcji związanej z KSeF należy wybrać opcję Certyfikat KSeF (offline). W momencie pierwszego wskazania certyfikatu zostanie podniesione okno systemowe z wyborem odpowiedniego pliku, który należy wskazać. Po wskazaniu odpowiedniego pliku, wpisaniu hasła, certyfikat zostanie umieszczony w bezpiecznym magazynie sprzętowym na urządzeniu mobilnym, a użytkownik zostanie poinformowany odpowiednim komunikatem.
W procesie przygotowania certyfikatów do komunikacji z systemami zewnętrznymi może wystąpić sytuacja, w której standardowa metoda szyfrowania nie jest obsługiwana przez niektóre urządzenia mobilne. W takim przypadku wymagane jest zastosowanie alternatywnej metody zabezpieczenia pliku i zastosowania w punkcie 5 poniższego polecenia w wierszu poleceń:openssl pkcs12 -export -out C:\KSEF\cert_export.pfx -inkey C:\KSEF\ NAZWA_PLIKU.key -in C:\KSEF\ NAZWA_PLIKU.crt -keypbe PBE-SHA1-3DES -certpbe PBE-SHA1-3DES
Parametr „Wysyłaj dokumenty do KSeF” na karcie kontrahenta
Parametr „Wysyłaj dokumenty do KSeF” jest widoczny na karcie kontrahenta:
Gdy na karcie kontrahenta zaznaczony jest parametr „Wysyłaj dokumenty do KSeF poza systemem”, po poprawnej konfiguracji, faktura sprzedaży będzie wysyłana do KSeF bezpośrednio z aplikacji Comarch Mobile, z pominięciem systemu ERP.
Zmiany na liście dokumentów w Comarch Mobile
Na liście dokumentów umożliwiono wyświetlanie dodatkowej informacji dotyczącej statusu KSeF dla faktur sprzedaży. To, czy informacje te są widoczne na liście, zależy od użytkownika aplikacji. Konfiguracja jest dostępna w Ustawieniach listy dokumentów, w sekcji Parametry aplikacji, znajdującej się w ustawieniach aplikacji. Po wejściu w tę opcję użytkownik może włączyć lub wyłączyć wyświetlanie statusów KSeF na liście dokumentów.
Zmiany na dokumencie faktury w Comarch Mobile
Wprowadzona została nowa zakładka KSeF na dokumencie faktury sprzedaży, dzięki której użytkownik ma możliwość podglądu dodatkowych informacji. Zakładka jest widoczna po aktywacji obsługi KSeF w Comarch Mobile oraz po spełnieniu standardowych warunków wysyłki dokumentu do KSeF.
Zmiany na wydruku faktury w Comarch Mobile
W zależności od trybu pracy online i offline wydruki faktur sprzedaży różnią się zawartością.
W trybie online faktury wysłane do KSeF oprócz standardowych danych prezentują kod QR. W kontekście KSeF to zakodowany link zawierający dane identyfikujące fakturę — taki format pozwala na szybkie odczytanie informacji przy pomocy urządzeń końcowych (smartfonów lub skanerów optycznych). Dzięki temu link może być zeskanowany i przekierowany bezpośrednio do odpowiedniego zasobu systemu KSeF odpowiedzialnego za wizualizację i weryfikację faktury.
Sposób prezentacji danych na wydrukach oraz obecność kodów QR uzależnione są od ustawień systemu ERP oraz statusu kontrahenta:
- W przypadku, gdy w systemie ERP funkcjonalność KSeF jest wyłączona, wydruki są generowane według dotychczasowego standardowego wzorca, bez kodów QR,
- Jeżeli obsługa KSeF została włączona w systemie ERP, a w Comarch Mobile pozostaje wyłączona, to wydruki są realizowane zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Z wyjątkiem przypadków, gdy na karcie kontrahenta zaznaczono informację, że dany kontrahent nie korzysta z KSeF – w takim przypadku generowany jest wydruk według dotychczasowego wzorca.
Gdy aplikacja pracuje w trybie offline, aby Klient miał pewność co do autentyczności dokumentu, Comarch Mobile automatycznie generuje i drukuje dwa obowiązkowe kody QR:
- KOD QR 1 – umożliwia weryfikację e-faktury w KSeF
- KOD QR 2 – potwierdza, że faktura została wystawiona przez podmiot posiadający ważny certyfikat KSeF
Faktura w systemie Comarch Mobile otrzymuje wtedy status KSeF Nie wysłano. Fakturę wystawioną w ten sposób należy zsynchronizować do centrali, a następnie przesłać do KSeF nie później niż w kolejnym dniu roboczym.
Opcja „Sprawdź poprawność KSeF”
Operacja sprawdzania poprawności w KSeF polega na wstępnym sprawdzeniu czy dany dokument zostałby uznany za poprawny gdyby w tej chwili został przesłany do KSeF. Podczas tej operacji następuje sprawdzenie, czy dokument zawiera wszystkie obowiązkowe informacje oraz czy format przekazanych informacji jest zgodny ze schematem e-faktury.
Sprawdzenie poprawności w Comarch Mobile odbywa się:
- Automatycznie w momencie próby zatwierdzenia dokumentu,
- W momencie wywołania akcji z poziomu menu kontekstowego dokumentu FS w buforze „Sprawdź poprawność w KSeF” na liście dokumentów,
- W menu kontekstowym na podglądzie dokumentu.
Jeżeli weryfikacja będzie pozytywna, wówczas wyświetlony zostaje komunikat: „Dokument [numer dokumentu] jest zgodny ze strukturą e-faktury”
Jeżeli weryfikacja nie będzie pozytywna, wówczas wyświetlony zostaje komunikat: „Dokument [numer dokumentu] jest niezgodny ze strukturą e-faktury”
Eksport faktury do KSeF
Zatwierdzenie faktury w Comarch Mobile jest poprzedzone automatyczną walidacją zgodności ze strukturą e-faktury. Tylko poprawne dokumenty podlegają zatwierdzeniu i automatycznej wysyłce do systemu KSeF. W przypadku wykrycia nieprawidłowości, proces jest przerywany, a dokument zostaje zapisany do bufora.
