Synchronizacja wizyt handlowych do CEE i Microsoft Outlook

Wstęp

W systemie Comarch ERP Enterprise umożliwiono importowanie i podgląd wizyt handlowych pochodzących z aplikacji Comarch Mobile. Użytkownik CEE będzie miał dostęp do podstawowych informacji o zaplanowanych przyszłych wizytach. Wprowadzono również narzędzie synchronizacji w Microsoft Outlook, które umożliwia przedstawicielowi handlowemu zaimportowanie swoich działań z Comarch ERP Enterprise do Microsoft Outlook, i odwrotnie.

Uwaga
Synchronizacja działań jest jednokierunkowa, co oznacza, że wizyty i zadania utworzone z poziomu Comarch ERP Enterprise i/lub Microsoft Outlook nie są eksportowane do aplikacji Comarch Mobile. W związku z tym, wizyt handlowych pochodzących z aplikacji Comarch Mobile nie zaleca się modyfikować ręcznie ani w systemie Comarch ERP Enterprise ani w Microsoft Outlook.

Do centrali zostaną zaimportowane wizyty handlowe:

  • potwierdzone,
  • z godziną lub datą realizacji ustawioną w przyszłości,
  • o ile partner/kontrahent, dla którego utworzono wizytę jest dostępny w centrali.

Na potrzeby nowej funkcjonalności każdy przedstawiciel handlowy musi być jednocześnie użytkownikiem CEE. Więcej informacji o tworzeniu karty pracownika znajduje się TUTAJ.

Wskazówka
W celu bieżącej aktualizacji statusu i opisu wizyt handlowych zalecane jest częste uruchamianie aplikacji w tle [BUS: Import działań] odpowiedzialnej za import działań.
Wskazówka

Jeżeli kontrahent, dla którego utworzono wizytę, nie istnieje w Comarch ERP Enterprise, wizyta nie zostanie zaimportowana. Użytkownik zostanie poinformowany komunikatem o treści: Kanał sprzedaży – 0 elementów Aktywności zostało pominięte, ponieważ powiązany partner nie istnieje w systemie CEE.

Komunikat o braku zaimportowania działań w CEE

Warto pamiętać, aby w pierwszej kolejności uruchomić aplikację w tle [Import partnerów], następnie [BUS: Import działań], lub uruchomić aplikację zbiorczą [BUS: Import danych], która wykona poszczególne importy w odpowiedniej kolejności.

Konfiguracja Comarch ERP Enterprise na potrzeby importowania wizyt handlowych z Comarch Mobile

Krok 1:

Do paczki wydaniowej adaptera Comarch ERP Integration BUS została dodana definicja działania ibus.AppointmentSynchronize, która zostanie automatycznie wgrana do systemu. Definicję należy uaktywnić z poziomu aplikacji [Definicje działań] przy użyciu ikony . Zmiany należy zapisać przyciskiem .

Aktywowanie definicji działania: ibus.appointmentsynchronize

Na potrzeby poprawnej synchronizacji wizyt handlowych do centrali szablon definicji działań: ibus.appointmentsynchronize zawiera następujące informacje: numeru i nazwy wizyty, daty rozpoczęcia i zakończenia wizyty, priorytetu, Klienta i jego adresu, statusu oraz opisu wizyty.

Aplikacja [Definicje działań], zakładka [Działanie]
Aplikacja [Definicje działań], zakładka [Teksty]
Uwaga
Nie jest zalecana modyfikacja domyślnych ustawień definicji działania: ibus.appointmentsynchronize.

Krok 2:

Nowa funkcjonalność wymaga, aby każdy przedstawiciel handlowy był jednocześnie użytkownikiem CEE. Użytkownik CEE importujący działania do centrali również powinien mieć zaznaczony parametr Przedstawiciel handlowy w aplikacji [Partner]. Więcej informacji o tworzeniu karty pracownika i jego przypisaniu do kanału sprzedaży znajduje się TUTAJ.

Przykład

Przykładowa struktura podległościowa w firmie:
Pracownik A – przełożony pracowników B, C i D, użytkownik Comarch ERP Enterprise i Comarch Mobile Zarządzanie
Pracownik B – użytkownik Comarch Mobile Sprzedaż
Pracownik C – użytkownik Comarch Mobile Sprzedaż
Pracownik D – użytkownik Comarch Mobile Sprzedaż

Każdy z powyższych pracowników powinien być użytkownikiem CEE i mieć zaznaczony parametr Przedstawiciel handlowy w aplikacji [Partner], tak aby istniała możliwość zaimportowania ich działań do centrali przez pracownika A (z wyłączeniem konieczności korzystania z CEE przez pracowników B, C i D).

Import wizyt handlowych do Comarch ERP Enterprise

Aplikacja [BUS: Import działań] jest aplikacją działającą w tle, umożliwiającą import wizyt handlowych z aplikacji Comarch Mobile do systemu Comarch ERP Enterprise. Więcej informacji o imporcie danych znajduje się TUTAJ.

Wskazówka
W celu bieżącej aktualizacji statusu i opisu wizyt handlowych zalecane jest częste uruchamianie aplikacji w tle [BUS: Import działań] odpowiedzialnej za import działań.

Podgląd wizyt handlowych pochodzących z Comarch Mobile w centrali

Wyszukiwanie działań jest dostępne z poziomu aplikacji [Lista: Działania/Baza danych OLTP] oraz [Działania]. Opis standardowych przycisków znajdujących się w aplikacjach dostępny jest TUTAJ.

Aplikacja [Lista: Działania/Baza danych OLTP]

Aplikacja [Lista: Działania/Baza danych OLTP] umożliwia przeglądanie działań oraz wyeksportowanie wyfiltrowanych wpisów do pliku.

Aplikacja Lista: Działania/Baza danych OLTP

Aplikacja składa się z nagłówka, sekcji umożliwiających filtrowanie zgodnie z dodatkowymi parametrami oraz obszaru roboczego, tabeli przedstawiającej wyfiltrowane wyniki wyszukiwania.
Za pomocą przycisków dostępnych w nagłówku tabeli istnieje możliwość dostosowania widoku tabel według własnych preferencji. Wyniki w tabeli można przeglądać, sortować lub wyeksportować.

Aplikacja [Działania]

Aplikacja [Działania] pozwala na szczegółowy podgląd zaimportowanych wizyt handlowych. Aplikacja składa się z nagłówka umożliwiającego filtrowanie przy pomocy opcji dostępnych po wybraniu ikony [Pomoc uzupełniania wartości] oraz obszaru roboczego, składającego się z kilku zakładek ze szczegółami dotyczącymi działania. W nagłówku w polu [Dotyczy] wyświetlane są informacje odnośnie numeru i nazwy działania.

Aplikacja [Działania], zakładka [Ogólne], widok przykładowej wizyty
W zakładce [Ogólne] wyświetlane są następujące pola informacyjne:

  • [Godzina rozpoczęcia] – informacje o dacie i godzinie planowanego rozpoczęcia wizyty
  • [Godzina zakończenia] – informacje o dacie i godzinie planowanego zakończenia wizyty
  • [Priorytet] i [Kategoria] – wartości są automatycznie uzupełniane danymi z definicji działania: ibus.appointmentsynchronize
  • [Teksty] – pole jest automatycznie wypełniane informacjami odnośnie: Klienta, adresu Klienta, statusu wizyty i opisu pochodzącymi z mechanizmu pośredniczącego przechowującego dane z aplikacji Comarch Mobile
Aplikacja [Działania], zakładka [Wyniki], widok przykładowej wizyty
W zakładce [Wyniki] wyświetlane są następujące pola informacyjne:

  • [Data zakończenia] – pole zawiera informacje o dacie i godzinie faktycznego zrealizowania/zakończenia wizyty w aplikacji Comarch Mobile
  • [Zakończone przez] – pole z informacją o pracowniku, który zakończył wizytę
Aplikacja [Działania], zakładka [Łącza], widok przykładowej wizyty
W zakładce [Łącza] wyświetlane są informacje dotyczące Klienta powiązanego z wizytą handlową.

Aplikacja [Działania], zakładka [Zadania], widok przykładowej wizyty
W zakładce [Zadania] wyświetlane są informacje o pracowniku powiązanym z wizytą handlową.

Uwaga
Zalecane jest częste uruchamianie aplikacji w tle [BUS: Import działań] w celu aktualizacji statusu i opisu wizyt handlowych.

Wizyty handlowe w Comarch ERP Enterprise mogą mieć status:

Zaległe – działanie jest po okresie przetwarzania,
Zaplanowane – działanie nie osiągnęło okresu przetwarzania. Status wszystkich zadań to „Planowane”,
Zrealizowane – działanie zostało zakończone,
Zakończone bez przetwarzania – działanie jest zakończone nieprzetworzone,
–  Pozostałe statusy z aplikacji Comarch Mobile będą widoczne w zakładce Ogólne w obszarze Tekst.

Przykład
  • Jeżeli status wizyty z ustawioną datą realizacji w przyszłości zostanie zmieniony w Comarch Mobile na „Odrzucono”, to status działania w centrali zostanie zmieniony na „Zakończone bez przetwarzania” wraz ze szczegółami w opisie.
  • Jeżeli wizyta zaimportowana z Comarch Mobile nie zostanie zrealizowana, otrzyma w CEE status „Zaległe”. Jakiekolwiek zmiany w Mobile odnośnie tej wizyty nie zostaną już później zaimportowane do CEE.
  • Jeżeli wizyta z ustawioną datą realizacji w przyszłości zostanie w Comarch Mobile wstrzymana, to status działania w centrali nie zostanie zmieniony, a informacja zostanie dodana w zakładce Ogólne w obszarze Tekst.
Uwaga
Nie zaleca się ręcznej modyfikacji wizyt handlowych pochodzących z Comarch Mobile ani w systemie Comarch ERP Enterprise ani w Microsoft Outlook.

Przykładowy scenariusz związany z synchronizacją i podglądem wizyt w centrali

1. Utworzenie nowej potwierdzonej wizyty handlowej z datą realizacji w przyszłości w Comarch Mobile Zarządzanie.

2. Import wizyty przy użyciu aplikacji w tle: [BUS: Import działań].

3. Odszukanie wizyty w aplikacji [Działania].

4. Synchronizacja i realizacja wizyty w Comarch Mobile Sprzedaż.
5. Ponowny import działań do CEE przy użyciu aplikacji w tle [BUS: Import działań].
6. Odświeżenie lub wyszukanie wizyty w centrali w aplikacji [Działania].

Konfiguracja Comarch ERP Enterprise i Microsoft Outlook na potrzeby synchronizacji działań między programami

Instalacja i konfiguracja rozszerzenia Microsoft Outlook connection APP oraz wtyczki do Microsoft Outlook umożliwi połączenie systemu Comarch ERP Enterprise z programem Microsoft Outlook. W efekcie tworzone w Microsoft Outlook nowe działania i późniejsze ich zmiany są synchronizowane do systemu Comarch ERP Enterprise, i odwrotnie. Wizyty handlowe pochodzące z aplikacji Comarch Mobile również mogą zostać zaimportowane do kalendarza Microsoft Outlook przedstawiciela handlowego.

Uwaga
Nie jest zalecane ręczne modyfikowanie wizyt handlowych pochodzących z Comarch Mobile ani w systemie Comarch ERP Enterprise ani w Microsoft Outlook.

Krok 1

W aplikacji [Support deliveries query] w programie NINUS należy wyszukać odpowiednią wersję rozszerzenia Microsoft Outlook connection APP kompatybilną z odpowiednią wersją Comarch ERP Enterprise.

Przykład wyszukania rozszerzenia w NINUS

Po pobraniu należy zainstalować rozszerzenie sugerując się artykułem Instalacja i konfiguracja adapterów.

Uwaga
W przyszłości planowane jest udostępnienie oddzielnego artykułu opisującego instalację rozszerzeń i dodatków w systemie Comarch ERP Enterprise.

Krok 2

Po instalacji rozszerzenia w Comarch ERP Enterprise należy odnaleźć w programie NINUS w dokumentacji wydaniowej informacji odnośnie numeru wtyczki do Microsoft Outlook a następnie ją pobrać i zainstalować. Cały proces instalacji został zautomatyzowany.

Przykład wyszukania informacji odnośnie wtyczki w NINUS

Krok 3

W aplikacji [Ustawienia synchronizacji działań] w systemie CEE należy wybrać opcję [Dodaj], a następnie uzupełnić informacje odnośnie daty rozpoczęcia i zakończenia synchronizowania działań między CEE a Microsoft Outlook.

W zakładce [Wpisy w kalendarzu] należy uzupełnić pola Czas rozpoczęcia i Czas zakończenia, które dotyczą synchronizacji działań typu Wizyta handlowa. Pozostałe dane nie są obowiązkowe.

Aplikacja [Ustawienia synchronizacji działań], zakładka [Wpisy w kalendarzu]
W zakładce [Zadania] należy uzupełnić pola Czas rozpoczęcia i Czas zakończenia, które dotyczą synchronizacji działań typu Zadania. Pozostałe dane nie są obowiązkowe.

Aplikacja: [Ustawienia synchronizacji działań], zakładka [Zadania]
Ustawione dane należy zapisać przyciskiem.

Uwaga
Każda wizyta handlowa zaimportowana do Comarch ERP Enterprise jest powiązana z przedstawicielem handlowym. Ważne, aby każdy przedstawiciel handlowy był jednocześnie użytkownikiem CEE. Więcej informacji o karcie pracownika znajduje się TUTAJ.

Krok 4

Po poprawnej instalacji wtyczki i ponownym uruchomieniu Microsoft Outlook w górnej wstążce będzie widoczna dodatkowa zakładka [Dodatki] z opcjami:
Comarch ERP Enterprise: Comarch ERP Enterprise synchronization settings
  Comarch ERP Enterprise: Synchronize appointments and tasks
Comarch ERP Enterprise: Synchronize address books

Zakładka [Dodatki] w Microsoft Outlook
Kliknięcie w ikonę  spowoduje otwarcie nowego okna [Comarch ERP Enterprise synchronization settings], w którym należy uzupełnić odpowiednio dane:

Zakładka [Connection settings]:

  • [Certificate] – lista rozwijalna z zainstalowanymi certyfikatami. Z listy należy wybrać certyfikat CEE uzyskany od administratora systemu,
  • [Server address] – pole tekstowe (obowiązkowe). Po wpisaniu adresu serwera należy kliknąć opcję Connect w celu zweryfikowania poprawnego połączenia,
  • [Database] – lista dostępnych baz danych OLTP w podłączonym systemie. Z listy należy wybrać bazę danych.
Comarch ERP Enterprise synchronization settings , zakładka [Connection settings]
Zakładka [Appointments and tasks]:

  • [Database] – wybór źródła danych, z którego będą importowane aktywności,
  • [Calendar] – nazwa kalendarza, w którym będą zapisywane elementy pobrane oraz wysyłane do CEE. Istnieje możliwość wskazania dowolnego kalendarza utworzonego wcześniej z poziomu widoku kalendarza Microsoft Outlook,
  • [Transfer to Comarch ERP Enterprise] – domyślne eksportowanie zadań z Microsoft Outlook,
  • [Text priority] – wskazanie nadrzędności/priorytetu synchronizowanych danych. Jeżeli pole ustawione zostanie na „Comarch ERP” to dane z CEE będą nadpisywać wartości zmienione ręcznie w Microsoft Outlook.
Comarch ERP Enterprise synchronization settings , zakładka [Appointments and tasks]
Uwaga
Jeżeli Microsoft Outlook jest zabezpieczony dodatkowym hasłem klucza, to uruchomienie dodatku Comarch ERP Enterprise synchronization będzie wymagało poświadczenia poprzez wpisanie hasła klucza prywatnego.

Import wizyt handlowych do kalendarza Microsoft Outlook

Opcja [Synchronize] w oknie [Comarch ERP Enterprise synchronization settings] lub przycisk [Synchronize appointments and tasks] w zakładce [Dodatki] umożliwiają synchronizację działań między Comarch ERP Enterprise a Microsoft Outlook. Wizyty handlowe zaimportowane wcześniej do centrali a pochodzące z aplikacji Comarch Mobile również będą widoczne na kalendarzu Microsoft Outlook.

Uwaga
Wizyty i zadania utworzone z poziomu Comarch ERP Enterprise i/lub Microsoft Outlook nie są eksportowane do aplikacji Comarch Mobile. W związku z tym, wizyt handlowych pochodzących z aplikacji Comarch Mobile nie zaleca się modyfikować ręcznie ani w systemie CEE ani w Microsoft Outlook
.

Podgląd wizyt handlowych pochodzących z Comarch Mobile w Microsoft Outlook

Dostęp do wizyt handlowych jest możliwy z poziomu kalendarza Microsoft Outlook.

Kalendarz Microsoft Outlook

Dwukrotnie kliknięcie w wybraną wizytę otworzy jej podgląd. Przykładowy zrzut poniżej:

Podgląd wizyty handlowej z poziomu Microsoft Outlook

Przykładowy scenariusz związany z synchronizacją i podglądem wizyt w Microsoft Outlook

1. Utworzenie nowej potwierdzonej wizyty handlowej z datą realizacji w przyszłości w Comarch Mobile Zarządzanie.

2. Import wizyty przy użyciu aplikacji w tle: [BUS: Import działań].

3. Odszukanie wizyty w aplikacji [Działania].

4. Synchronizacja w Microsoft Outlook.

5. Odszukanie i podgląd wizyty w Microsoft Outlook.

6. Synchronizacja i realizacja wizyty w Comarch Mobile Sprzedaż.

7. Ponowna synchronizacja do Comarch Mobile Zarządzanie i centrali.

8. Ponowna synchronizacja i podgląd wizyty w Microsoft Outlook.

Czy ten artykuł był pomocny?