Mechanizm pobierania danych z GUS na formularzu dokumentu handlowego uruchamia się wyłącznie wtedy, gdy kontrahent na formularzu został wybrany „Nieokreślony” oraz w polu NIP zostanie wpisany poprawny numer identyfikacji podatkowej. Po spełnieniu tych warunków system automatycznie wysyła zapytanie do rejestru GUS w celu pobrania danych.

W przypadku, gdy dane dla tego NIP są dostępne w rejestrze GUS, aplikacja automatycznie uzupełnia formularz kontrahenta informacjami takimi jak nazwa firmy, NIP, oraz adres siedziby. Dzięki temu użytkownik nie musi ręcznie wprowadzać podstawowych informacji, co usprawnia i przyspiesza proces wystawiania dokumentów handlowych. Formularz umożliwia również ręczną modyfikację danych przez użytkownika.