Na listach dokumentów handlowych i magazynowych kluczowe informacje o etapie przetwarzania dokumentu prezentowane są w dwóch odrębnych kolumnach: Stan dokumentu oraz Status. Dla Faktur Sprzedaży dostępna jest ponadto dedykowana kolumna Status KSeF.

Stan dokumentu

Kolumna ta informuje o bieżącym etapie dokumentu oraz możliwości jego edycji. Zastosowana kolorystyka pozwala na szybką identyfikację statusu:

• Wersja robocza (kolor zielony) – Dokument w trakcie edycji. Można go dowolnie modyfikować lub usunąć. Dokument w tym stanie nie generuje płatności, nie pomniejsza stanów magazynowych (nie może być przekształcony do dokumentów magazynowych) i nie jest księgowany.
• Zatwierdzony (kolor czarny) – Dokument sfinalizowany, zablokowany do edycji (z wyjątkami, np. zmiana opisu czy kategorii, jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia). Dokument ten tworzy płatność w preliminarzu i może generować ruch towarów (np. WZ). Można go przekształcać do innych dokumentów.
• Zaksięgowany (kolor granatowy) – Dokument przeniesiony do Rejestru VAT i zaksięgowany. Nie podlega edycji. Zmiany są możliwe jedynie poprzez wystawienie korekty.
• Anulowany (kolor szary) – Dokument unieważniony. Nie tworzy płatności, nie wpływa na magazyn i nie jest uwzględniany w deklaracjach.
• Zamknięty (kolor czarny) – Stan specyficzny dla dokumentów takich jak Rezerwacja Odbiorcy czy Faktura Proforma. Oznacza zakończenie procesu obsługi dokumentu, nie można już do niego generować kolejnych dokumentów handlowych ani magazynowych.
• Predekretowany (kolor czarny) – Stan występujący w przypadku księgowości kontowej, oznaczający dodanie predekretacji.

Status

Kolumna ta zawiera kody literowe informujące o powiązaniach z innymi dokumentami, fiskalizacji lub statusie księgowym. Pełny opis kodu wyświetla się w formie podpowiedzi po najechaniu na niego kursorem myszy.

Najczęściej spotykane oznaczenia:

• V – Dokument przeniesiony do rejestru VAT.
• F – Dokument zafiskalizowany (dotyczy Faktur i Paragonów).
• #F – Błąd fiskalizacji (fiskalizacja nie powiodła się).
• WZ – Do dokumentu handlowego wygenerowano Wydanie Zewnętrzne.
• FS – Dokument powiązany z Fakturą Sprzedaży (np. Paragon przekształcony do Faktury).
• PA – Dokument powstał na podstawie Paragonu.
• RO – Dokument powiązany z Rezerwacją Odbiorcy.
• PF – Dokument powiązany z Fakturą Proforma.
• ZL – Dokument powiązany z Fakturą Zaliczkową.
• ZD – Wygenerowano Zamówienie do Dostawcy (dotyczy Faktur Proforma i Rezerwacji odbiorcy).
• PWP –  Wygenerowano Przyjęcie Wewnętrzne Produktu.
• E – Dokument wyeksportowany (np. pracą rozproszoną).
• W realizacji – Utworzono dokumenty realizujące tylko na część pozycji (dotyczy Rezerwacji odbiorcy).
• Zrealizowano – Utworzono dokumenty realizujące na całość pozycji (dotyczy Rezerwacji odbiorcy).
• Zrealizowano AW/ W realizacji AW – Do dokumentu utworzono awizo (dokument dla aplikacji Comarch EDI) (dotyczy Rezerwacji odbiorcy).

Status KSeF

Kolumna ta zawiera aktualną informację o etapie przetwarzania dokumentu w Krajowym Systemie  e-Faktur. Może przyjmować następujące wartości:

• Nie wysłano – faktura nie została wysłana do KSeF, istnieje możliwość anulowania takiego dokumentu.
• Wysłano/ nie odebrano UPO – faktura wysłana do KSeF, nie otrzymała jeszcze UPO, dokument można anulować tylko na środowisku demo.
• Wysłano/ odebrano UPO – proces zakończony sukcesem, faktura została wysłana do KSeF i potwierdzona dokumentem UPO, otrzymano numer KSeF, dokument można anulować tylko w środowisku demo.   
• Odrzucono – faktura została wysłana do KSeF, ale odrzucona z powodu błędu, taki dokument można anulować na środowisku demo.
• Awaria – z powodu awarii faktura nie może zostać wysłana do KSeF, ma tym samym zaznaczony parametr Tryb awaryjny wystawienia dokumentu na zakładce [KSeF].
• Nie dotyczy – dokument wyłączony z obsługi KSeF.

Zobacz także:

Jakie informacje znajdują się na zakładce [KSeF] na dokumentach handlowych?