Formularze w programie posiadają dwie główne metody zapisu: Zapisz (do bufora) i Zapisz i zatwierdź (na stałe). Od tego wyboru zależy, czy dokument pozostanie w wersji roboczej (edytowalnej), czy zostanie trwale zatwierdzony w systemie.
Zapisz – wybór tego przycisku powoduje zapisanie dokumentu w stanie Wersja robocza (często określanym jako bufor). Dokumenty w tym stanie:
- są w pełni edytowalne i mogą zostać usunięte,
- na listach są wyróżnione kolorem zielonym,
- nie generują skutków księgowych (nie podlegają księgowaniu),
- nie mogą być przekształcane do innych dokumentów,
- nie mogą zostać skorygowane (nie wystawia się do nich korekt).
Zapisz i zatwierdź – wybór tego przycisku powoduje trwałe zatwierdzenie dokumentu i zmianę jego stanu na Zatwierdzony. Dokumenty w tym stanie:
- nie podlegają modyfikacji w zakresie kluczowych danych (np. ilość, cena, stawka VAT), co zapewnia integralność transakcji,
- w zależności od formy płatności tworzony jest odpowiedni zapis w preliminarzu (w przypadku gotówki może pojawić się okno Potwierdzenie wpłaty),
- system przeprowadza weryfikację m.in. limitów kredytowych kontrahenta, stanów magazynowych oraz poprawności danych formalnych,
- tylko takie dokumenty mogą zostać wysłane do KSeF, zafiskalizowane, przekształcone do dokumentów magazynowych, korygowane lub zaksięgowane,
- mimo zatwierdzenia możliwa jest edycja wybranych informacji (jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia) takich jak: Opis, Kategoria, Atrybuty, Nazwisko osoby odbierającej dokument czy dane kuriera.
Zobacz także: