Lista Zamówień u dostawcy ułatwia codzienne zarządzanie firmowym zaopatrzeniem oraz zapewnia pełną kontrolę nad zamówieniami wysyłanymi do kontrahentów. Lista ta jest dostępna z poziomu menu bocznego, wybierając Handel/ Zamówienia u dostawcy.
Wygląd listy i domyślne kolumny
W domyślnym widoku na liście prezentowane są kolumny zawierające kluczowe informacje, takie jak: Numer dokumentu, Stan dokumentu, Status, Termin dostawy, Dostawca, NIP, Wartość netto oraz Wartość brutto.
Na szczególną uwagę zasługują dwie kolumny określające bieżącą sytuację dokumentu:
- Stan dokumentu: Określa możliwość edycji i ogólny stan zapisu.
- Dokument w stanie Wersja robocza (oznaczony na zielono) może być dowolnie modyfikowany lub usunięty.
- Dokument Zatwierdzony (w kolorze czarnym) blokuje swobodną edycję, ale to właśnie dla niego można generować kolejne dokumenty handlowe i magazynowe.
- Istnieją jeszcze stany Zamknięty (oznaczony kolorem czarnym) oraz Anulowany (kolor szary), dla których nie można tworzyć dokumentów powiązanych).
- Status: Precyzyjnie informuje o stopniu realizacji zamówienia. W kolumnie tej mogą pojawić się wartości takie jak:
- Puste pole – oznacza, że dane zamówienie nie jest jeszcze powiązane z żadnym innym dokumentem w programie.
- W realizacji – ten status informuje, że do zamówienia utworzono już dokument handlowy lub magazynowy (np. Fakturę Zakupu, Fakturę Zaliczkową), ale dotyczy on tylko części pozycji. Oznacza to, że reszta towarów wciąż oczekuje na dostarczenie.
- Zrealizowano – zamówienie zostało całkowicie sfinalizowane. Status ten pojawia się, gdy do dokumentu utworzono dokument handlowy lub magazynowy na jego całość.
Oprócz opisów etapów realizacji zamówienia, w kolumnie tej wyświetlane są również konkretne symbole. Informują one użytkownika o tym, jaki dokładnie typ dokumentu wynikowego został wygenerowany dla danego zamówienia. Należą do nich:
- PZ – informuje, że do zamówienia utworzono dokument magazynowy w postaci Przyjęcia Zewnętrznego.
- FZ – oznacza, że wygenerowano Fakturę Zakupu.
- ZL – informuje, że w związku z danym zamówieniem wystawiona została Faktura Zaliczkowa.
- RO – wskazuje, że została wygenerowana Rezerwacja Odbiorcy, która jest powiązana z tym zamówieniem.
Zobacz także:
Co oznaczają statusy i stany dokumentów na listach?
Użytkownik może dopasować listę do swoich potrzeb, klikając ikonę trzech kropek (w prawym, górnym rogu nagłówka tabeli). Dostępna tam opcja Zarządzaj kolumnami pozwala na ukrywanie, dodawanie oraz zmienianie kolejności kolumn (np. wyciągnięcie kolumny z datą wystawienia, miastem, adresem, walutą lub uwagami i opisem dokumentu).
Zobacz także:
Jak dostosować widok i układ kolumn na listach?
Filtrowanie i wyszukiwanie dokumentów
W górnej części okna umieszczono rozbudowany panel filtrów, który ułatwia codzienne przeszukiwanie listy:
- Szukaj po: To główne pole wyszukiwarki tekstowej. Pozwala na błyskawiczne odnalezienie zamówienia po jego numerze, NIP-ie lub fragmencie nazwy dostawcy.
- Dostawca (Kontrahent): pole pozwala na zawężenie widoku tylko do dokumentów konkretnego dostawcy. Jeśli użytkownik filtruje listę po wybranym kontrahencie, a następnie wybierz przycisk Dodaj, nowe zamówienie u dostawcy od razu uzupełni się jego danymi.
- Data wystawienia / Termin dostawy: Filtry z predefiniowanymi okresami np. Dzisiaj, Bieżący miesiąc, Poprzedni rok oraz możliwością wskazania dowolnego, niestandardowego zakresu dat. Domyślnie lista filtrowana jest po dacie wystawienia z bieżącego miesiąca.
- Stan dokumentu: pole określa ogólny stan zapisu dokumentu: Wersja robocza, Zatwierdzony. Zamknięty, Anulowany.
- Więcej filtrów: Opcja ta otwiera panel boczny z możliwością wejścia w szczegóły dotyczące filtrów. Użytkownik może tutaj odfiltrować listę np. wyłącznie do dokumentów w określonym przedziale wartości (Wartość netto od / do) lub w przedziale numeracji (Numer od:/ do:)
Zobacz także:
Jak filtrować i wyszukiwać faktury na liście?
Zarządzanie i akcje dostępne z poziomu listy
Nad listą w prawym, górnym rogu dostępne są następujące opcje:
- Dodaj – przycisk generujący nowy formularz Zamówienia u dostawcy.
- Drukuj / Eksportuj – z tego poziomu można wydrukować listę zamówień u dostawcy lub wyeksportować ją do pliku Microsoft Excel.
Dla pojedynczych zamówień kliknięcie w ikonę trzech kropek znajdującą się na końcu wiersza pozwala na wywołanie opcji Usuń (przycisk dostępny i aktywny wyłącznie dla dokumentów mających status Wersja robocza)
Zobacz także: