Formularz Faktury zaliczkowej zakupu jest zbudowany jak formularz Faktury zakupu. Ma zakładki [Ogólne], [Dane księgowe/JPK], [Atrybuty], [Dokumenty] i [KSeF]. Istniejące faktury zaliczkowe w PLN, także wystawione w Chmurze Standard, można otworzyć z listy Faktury zakupu: w wersji roboczej do edycji, zatwierdzone i anulowane do podglądu.

Zakładka [Ogólne]

• Numeracja dokumentu
  • Schemat: podpowiada się z konfiguracji dla faktury zaliczkowej zakupu; pole wymagane.
  • Numer: liczba całkowita, maksymalnie 7 cyfr.
  • Seria: lista wyboru, edytowalna. Przy zaznaczonym parametrze Przenoś serie na dokumenty przekształcone domyślnie podpowiada się seria z zamówienia.
  • Symbol, Miesiąc, Rok, Okres finansowy: tylko do odczytu.
• Dane podstawowe
  • Numer obcy: maksymalnie 256 znaków. Pole wymagane przy Zapisz i zatwierdź; przy zapisie do wersji roboczej można je pominąć.
  • Dane dostawcy (KOD, Nazwa, Kod kraju, NIP): tylko do odczytu, zgodne z zamówieniem. Ikona oka Pokaż dane kontrahenta otwiera podgląd pełnych danych.
  • Data wystawienia i Data wpływu: wymagane, domyślnie data bieżąca. Formularz nie ma daty zakupu.
• Dane transakcyjne
  • Dokument liczony od: zawsze Brutto, tylko do odczytu.
  • Rodzaj transakcji: przeniesiony z zamówienia, tylko do odczytu.
  • Waluta: zawsze PLN, tylko do odczytu.
  • Forma płatności i Termin płatności: podpowiadają się z zamówienia, edytowalne.
• Parametr MPP i informacje dodatkowe (Nazwisko osoby wystawiającej dokument, Opis dokumentu) – działają jak na fakturze zakupu.
• Pozycje – opisane w artykule o rozdzielaniu zaliczki.
• Płatności i rozliczenia – na nowym dokumencie sekcja jest pusta; wartości pojawiają się po wprowadzeniu zaliczki. Jeżeli dostawca ma nierozliczone lub częściowo rozliczone wypłaty (KW), program wyświetla informację „Płatnik posiada nierozliczone zaliczki”, a wypłaty widać w tabeli Zaliczki do rozliczenia. Rozliczanie działa jak na fakturze zakupu.
• Informacje o aktualizacji – tylko do odczytu, widoczna dopiero na dokumencie wcześniej zapisanym.

W stopce widoczne są wartości Netto, Brutto i Pozostaje (kwota pozostała do rozliczenia) oraz przyciski Anuluj, Zapisz i Zapisz i zatwierdź. Kwota Pozostaje zmniejsza się o rozliczone wypłaty dopiero po zatwierdzeniu dokumentu.

Po zatwierdzeniu w module Kasa/Bank powstaje płatność dla dostawcy – tak jak dla faktury zakupu, z formą i terminem płatności z formularza.

Edycja zatwierdzonego dokumentu

Po zatwierdzeniu pola są tylko do odczytu. Wybrane dane można edytować, jeśli operator ma zaznaczony odpowiedni parametr na formularzu operatora w Chmurze Standard (System / Konfiguracja / Program / Użytkowe / Operatorzy, zakładka [Parametry]) – parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok. znajduje się w sekcji Wspólne, a pozostałe w sekcji Handel, Serwis: