Faktury proforma dostępne są w menu [Handel / Faktura proforma]. Dokument ten służy do przedstawienia oferty, przy czym nie generuje on płatności ani nie pomniejsza stanów magazynowych. Nowy formularz dodaje się z poziomu listy przyciskiem Dodaj. Składa się on z trzech głównych zakładek: [Dane podstawowe], [Dane Księgowe] oraz [Dokumenty].

Zakładka [Dane podstawowe]

Zakładka ta zawiera podstawowe informacje dotyczące transakcji i jest podzielona na następujące sekcje: Dane podstawowe, Pozycje oraz Dodatkowe,.

• Dane podstawowe: Sekcja zawiera dane umożliwiające identyfikację dokumentu oraz nabywcy. W tej sekcji znajduje się również podsekcja Dane transakcyjne. Wypełnienie formularza umożliwiają następujące pola:

Schemat numeracji: Pozwala określić schemat numeracji (np. numer porządkowy, seria, miesiąc, rok). W zależności od formy i elementów schematu, z prawej strony pola pojawia się odpowiedni numer dokumentu. Domyślnie podpowiadany jest schemat pierwszy na liście alfabetycznie, z możliwością zmiany przez użytkownika.

Nabywca (Kontrahent): Domyślnie podpowiadany jest kontrahent Nieokreślony, pole podlega edycji. Możliwy jest wybór z listy lub dodanie nowego podmiotu.

Nazwa nabywcy: Pole umożliwiające podgląd nazwy kontrahenta, niepodlegające edycji. Domyślnie wypełniane nazwą z karty kontrahenta.

Kod kraju/ NIP: Pola umożliwiające podgląd danych dotyczących kontrahenta wybranego na dokumencie. W przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONY pola te pozostają aktywne do edycji.

Dodatkowe dane o nabywcy: Na formularzu mogą pojawić się dodatkowe informacje takie jak: Po terminie (kwota przeterminowanych płatności – w kolorze czerwonym), Zadłużenie (pomniejszone o nierozliczone wpłaty) oraz Informacje o nabywcy (informacja na temat sprzedaży z ostatnich 3 miesięcy oraz notatka z karty kontrahenta).

Zobacz także:

W jaki sposób edytować dane nabywcy tylko na potrzeby bieżącej faktury?

W jaki sposób dodać nowego kontrahenta z poziomu faktury sprzedaży?

Jak działa automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta z GUS na fakturze sprzedaży?

Co się dzieje w sytuacji braku danych w GUS lub błędów podczas pobierania informacji?

W podsekcji Dane transakcyjne znajdują się następujące pola 

Data wystawienia/ Data sprzedaży: Domyślnie ustawione na datę bieżącą, z możliwością edycji. Zmiana daty wystawienia automatycznie aktualizuje datę sprzedaży. Zmiana daty na dokumencie zawierającym pozycje wywołuje pytanie o aktualizację warunków handlowych.

Zobacz także:

Kiedy i dlaczego system pyta o Aktualizację warunków handlowych?

Rabat: Procentowy rabat w nagłówku mający zastosowanie dla wszystkich pozycji znajdujących się na dokumencie.

Zobacz także:

W jaki sposób ustawić rabat na produkcie na dokumencie handlowym?

Forma płatności: Domyślnie przenoszona z karty kontrahenta. Zapis dokumentu będzie zablokowany, jeśli dana forma płatności jest powiązana z nieaktywnym rejestrem.

Zobacz także:

Jak zmienić formę płatności na fakturze sprzedaży?

Termin płatności: Pobierany z karty kontrahenta lub wyliczany na podstawie wybranej formy płatności (jeśli termin nie został określony na karcie kontrahenta).

Zobacz także:

Jak ustawić indywidualny termin płatności dla danego dokumentu?

• Pozycje 

Sekcja pozwalająca na zarządzanie pozycjami dokumentu (towarami i usługami).

Składa się z tabeli zawierającej pozycje oraz następujących kolumn domyślnych: Lp., Kod, Nazwa, Ilość, Jednostka, Rabat, Cena (netto/brutto), Wartość (netto/brutto) .Dodawanie pozycji odbywa się poprzez przycisk Dodaj pozycję, który otwiera formularz pozycji lub umożliwia edycję bezpośrednio z poziomu formularza Faktury proforma. Dodaną pozycję można edytować wybierając ikonę ołówka lub usunąć za pomocą ikony kosza. Formularz pozycji umożliwia wprowadzenie: Kodu i Nazwy produktu (do 300 znaków), Ilości (do 4 miejsc po przecinku), Jednostki miary, Rabatu, Cen netto/brutto oraz Wartości netto/brutto. 

Zobacz także:

Jak dodać nową pozycję towarową lub usługową do faktury?

• Dodatkowe 

Sekcja zawiera dane opcjonalne, uzupełniające dokument:

Nazwisko osoby odbierającej dokument: Pole wyboru, które domyślnie proponuje przedstawiciela kontrahenta oznaczonego jako domyślny.

Zobacz także:

W jaki sposób wskazać osobę odbierającą fakturę?

Opis dokumentu: Pole pozwalające na wprowadzenie dodatkowego opisu, do 1024 znaków, który będzie następnie  przenoszony na wydruk dokumentu.

Zobacz także:

W jaki sposób dodać opis dokumentu?

Zakładka [Dane księgowe/ JPK]

Zakładka ta prezentuje skutki księgowe transakcji oraz dane wymagane do raportowania JPK. Zawiera następujące sekcje

• VAT: Tabela zawierająca podsumowanie stawek VAT, kwot netto, VAT i brutto. Dane są wyliczane automatycznie i nie podlegają edycji.

Zobacz także:

Czy można edytować wartości w sekcji VAT na fakturze?

• Kategoria: Pole to umożliwia przypisanie kategorii sprzedaży wraz z odpowiadającym jej opisem, co ma wpływ na sposób księgowania dokumentu w rejestrze VAT.

Zobacz także:

Jak dodać lub zmienić kategorię sprzedaży na fakturze?

Zakładka [Dokumenty]

• Dokumenty powiązane

Sekcja zawiera informacje o dokumentach, z których lub do których Faktura proforma została przekształcona (np. Faktura sprzedaży, Rezerwacja odbiorcy).

• Biblioteka dokumentów

Sekcja zawiera informacje o dokumentach z modułu Obieg dokumentów (widoczność zależy od posiadanego modułu).

• Zadania i kontakty CRM

Sekcja gromadzi informacje o powiązanych zadaniach i kontaktach CRM (widoczność zależy od modułu CRM/ CRM Plus).

Na dole formularza, niezależnie od wybranej zakładki, widoczny jest pasek podsumowań zawierający wartości: Netto, Brutto. Z tego poziomu dostępne są również przyciski

Anuluj – zamyka formularz bez zapisu (z ostrzeżeniem w przypadku wprowadzonych zmian).

Zapisz – zapisuje dokument w wersji roboczej (edytowalnej).