W celu podglądu i edytowania ogólnych parametrów firmy należy kliknąć ikonę Ustawienia (koło zębate) i przejść do sekcji Firma i dane > Dane ogólne > Parametry. Sekcja ta zawiera ustawienia weryfikacji numerów i danych, atrybutów i kategorii, kontroli duplikatów oraz kryteria kontroli duplikacji.

Ustawienia weryfikacji numerów i danych

Sprawdzanie poprawności NIP – włączenie tego parametru powoduje uaktywnienie w Comarch ERP Optima systemu kontroli numerów NIP. Jeśli wprowadzimy zły numer NIP, wówczas program nie pozwoli zapisać takiej pozycji i wyświetla odpowiedni komunikat z informacją na ten temat. W przypadku dokonywania importu danych z plików zewnętrznych (np. Rejestry VAT) źle wprowadzone numery NIP nie są zapisywane do bazy.

Format numeru NIP został przystosowany do standardów numeracji obowiązujących w krajach Unii Europejskiej. Numer NIP składa się z dwuliterowego przedrostka oraz unikalnego ciągu liter/ cyfr.

Jeśli parametr jest aktywny, program sprawdza poprawność wprowadzanych numerów tylko w takim przypadku, gdy pole przeznaczone na przedrostek jest puste lub zawiera skrót PL. W pozostałych przypadkach (kiedy przedrostek sugeruje, że dany kontrahent jest kontrahentem zagranicznym) poprawność numeru NIP nie jest kontrolowana.

Jedynym kontrahentem, dla którego nie jest sprawdzamy numer NIP pomimo zaznaczenia powyższego parametru, jest kontrahent systemowy o akronimie !NIEOKREŚLONY!.

Sprawdzanie poprawności PESEL – włączenie tego parametru powoduje aktywację systemu kontroli numerów PESEL. Wpisanie błędnego numeru PESEL spowoduje w takim przypadku pojawienie się ostrzeżenia.

Zakaz używania znaków „ .” , „-”, „ ‘ ” i „ ” w akronimach podmiotów – po zaznaczeniu parametru program będzie ostrzegał i blokował użycie w kodzie kontrahenta znaków kropki, pauzy, apostrofu oraz spacji. Włączenie tego parametru ma szczególne znaczenie dla firm prowadzących pełną księgowość w programie Comarch ERP Optima. Podczas automatycznego generowania kont rozrachunkowych na podstawie kodu kontrahenta (lub kodu pracownika), zamiast tych znaków wpisywane są symbole podkreślenia ( _ ). Może to prowadzić do pewnych niejednoznaczności w planie kont.

Automatyczne pobieranie danych kontrahenta z bazy REGON/VIES – parametr umożliwiający automatyczne pobranie danych z bazy REGON/VIES na podstawie wprowadzonego numeru NIP na karcie kontrahenta. Parametr domyślnie jest zaznaczony.

Ustawienia atrybutów i kategorii

Kopiuj atrybuty na dokumenty powiązane – parametr dotyczy kopiowania atrybutów przypisanych na dokument na zakładce [Atrybuty] pomiędzy dokumentami tworzonymi w wyniku różnego rodzaju przekształceń (np. RO -> FS). Jeśli jest zaznaczony – pomiędzy dokumentami przenoszone są przypisane atrybuty wraz z wartościami. Dotyczy dokumentów w module Handel, Serwis oraz w Rejestrach VAT.

Kopiuj atrybuty na korekty – parametr dotyczy kopiowania atrybutów przypisanych na dokumencie w module Handel na zakładce [Atrybuty] na dokumenty korygujące. Jeśli jest zaznaczony – na korektę przenoszone są przypisane atrybuty wraz z wartościami.

Filtrowanie rozwijanej listy kategorii w zależności od typu dokumentu – zaznaczenie parametru powoduje, że rozwijalna lista kategorii wyświetlana na dokumentach jest filtrowana wg rodzaju dokumentu. Oznacza to, że na dokumentach przychodowych (faktura sprzedaży, paragon, rejestr sprzedaży VAT, ewidencja dodatkowa przychodów, zapis KP, itp.) wyświetlane są kategorie przychodowe, a na dokumentach rozchodowych (faktura zakupu, rejestr zakupu VAT, ewidencja dodatkowa kosztów, zapis KW, itp.) wyświetlane są kategorie kosztowe. Po odznaczeniu parametru w rozwijanej liście na dokumentach dostępne są wszystkie kategorie.

Ustawienia numeracji

Autonumeracja kodów kontrahentów przy dodawaniu – po włączeniu parametru aktywują się pola, w których określa się składowe numeracji kodów kontrahentów. Można wybrać maksymalnie dwie części. Po rozwinięciu listy dostępnych opcji pojawia się do wyboru – Numer bez zer wiodących, Numer z zerami wiodącymi, Grupa, Brak.

Poniżej można określić separator dla tych pól, z możliwością wyboru następujących opcji: Brak, Ukośnik (/), Ukośnik wsteczny (\), Przecinek (,), Kreska pionowa (I).

Dla członu Liczba cyfr w autonumerze należy określić ilość cyfr – maksymalnie można wpisać 6, czyli kontrahent może mieć maksymalnie numer 999999.

Pole Kod na karcie kontrahenta może zawierać maksymalnie 20 znaków, więc w przypadku długich nazw grup ilość znaków w akronimie kontrahenta może zostać ucięta. Jeżeli jednym członów numeracji kodów kontrahentów jest grupa, dla parametru możliwe jest wskazanie domyślnej grupy. Dodawany kontrahent trafia do grupy, która jest wskazana w konfiguracji jako Domyślna grupa.

Na nowo tworzonych bazach firmowych automatycznie zaznaczany jest parametr Autonumeracja kodów kontrahentów przy dodawaniu. Domyślnie nadawany kod kontrahenta składa się z 6-cyfrowego numeru z zerami.

Kontrola duplikatów

Sprawdzanie występowania podobnych kontrahentów – program Comarch ERP Optima został wyposażony w mechanizm kontroli podobieństwa danych wprowadzanych na kartach kontrahentów. Zadaniem tego mechanizmu jest ostrzeganie użytkownika (podczas zapisu karty kontrahenta) o występowaniu w bazie danych kart kontrahentów o identycznych lub podobnych danych. Kontrola podobieństwa jest wykonywana na podstawie zawartości pól zawierających nazwę klienta, jego numer NIP, miejscowość oraz ulicę wraz z numerem domu i lokalu. Przy sprawdzaniu występowania podobnych kontrahentów nie są brani pod uwagę kontrahenci, dla których zaznaczono parametr Nieaktywny.

Dla parametru Sprawdzanie występowania podobnych kontrahentów umożliwiono zaznaczenie jednej z 3 opcji:

• Brak – nie jest prowadzona żadna kontrola.
• Ostrzegaj – podczas zapisu po znalezieniu podobnego kontrahenta pokazuje się komunikat: Znaleziono kontrahenta (-ów) o podobnych danych. Czy mimo to chcesz zapisać dane? Wciśnij Tak, aby zapisać lub Nie, aby zobaczyć dane znalezionego kontrahenta (-ów).; wybranie opcji Tak powoduje zapis zduplikowanej karty.
• Blokuj – jeżeli przy zapisie danych kontrahenta zostanie znaleziony podobny kontrahent, pokazywany jest komunikat: Znaleziono kontrahenta (-ów) o podobnych danych. Nie można zapisać formularza. – wówczas zmiany nie są zapisywane.

Podczas dodawania nowego kontrahenta (jeżeli ustawiona jest opcja Ostrzegaj lub Blokuj), jeżeli istnieje już podobny kontrahent w bazie, a operator ma ustawiony filtr obowiązkowy który tego podobnego kontrahenta ukrywa, na oknie Lista podobnych kontrahentów ten filtr obowiązkowy również jest stosowany. Ukrywany przez filtr kontrahent jest wyświetlany na liście, ale widoczny jest jedynie jego akronim, w pozostałych polach są wyświetlane kreski zamiast rzeczywistych danych. W przypadku takich kontrahentów nieaktywna jest również ikona lupy służąca do podejrzenia karty odnalezionego kontrahenta.

Kontrola unikalności nr PESEL pracowników – mechanizm kontroli duplikacji pracowników. Podczas zapisywania formularza pracownika oraz importu pracowników z pliku Excel, KEDU oraz za pomocą pracy rozproszonej sprawdzana jest unikalność numeru PESEL. Duplikacja pracownika sprawdzana jest także w przypadku edycji numeru PESEL na formularzu wprowadzonego już wcześniej pracownika. Dla parametru Kontrola unikalności numeru PESEL pracowników umożliwiono zaznaczenie jednej z 3 opcji:

• Brak – podczas zapisywania formularza pracownika oraz importu pracowników unikalność numeru PESEL nie jest sprawdzana,
• Ostrzegaj – podczas zapisywania formularza pracownika sprawdzana jest unikalność numeru PESEL. w przypadku znalezienia w bazie danych pracownika o takim samym numerze PESEL pojawi się odpowiedni komunikat. Użytkownik pomimo ostrzeżenia może zapisać formularz pracownika lub wyświetlić Listę pracowników z takim samym numerem PESEL.
• Blokuj – podczas próby zapisania formularza pracownika z takim samym numerem PESEL, jaki już jest w bazie danych pojawia się komunikat: Znaleziono pracownika (-ów) o takim samym numerze PESEL. Nie można zapisać formularza. – pracownik nie zostanie dodany.

Kryteria kontroli duplikacji

Kontrola duplikacji zapisów w Rejestrze VAT, ewidencji dodatkowej i na fakturach zakupu – po zaznaczeniu tego parametru użytkownik ma możliwość określenia według jakich pól system ma sprawdzać czy występują zduplikowane dokumenty. Kontrola duplikacji wymaga wyboru co najmniej dwóch parametrów kontroli. Użytkownik ma możliwość kontroli duplikacji dokumentów w Rejestrze VAT, ewidencji dodatkowej i na fakturach zakupu według następujących pól: NIP Kontrahenta, Akronim podmiotu, Numer dokumentu, Data wystawienia, Kwota netto dokumentu, Kwota brutto dokumentu, Uwzględnij dowody wewnętrzne w rejestrze VAT, Data operacji. Parametr jest domyślnie zaznaczony.