Proces wymiany dokumentów z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) został zoptymalizowany tak, aby ułatwić i przyspieszyć pracę użytkownika. Wysyłka dokumentów oraz odbiór Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) może odbywać się na trzy sposoby: bezpośrednio z formularza podczas zatwierdzania, z menu kontekstowego dla pojedynczego dokumentu oraz seryjnie dla zaznaczonej grupy faktur.
Ścieżka 1: Automatyczna wysyłka przy zatwierdzaniu dokumentu
Jest to najszybsza metoda, która maksymalnie upraszcza pracę. Aby z niej skorzystać, niezbędna jest odpowiednia konfiguracja na karcie operatora. W menu Start / Konfiguracja / Program / Użytkowe / Operatorzy, na zakładce [Parametry], w podzakładce [Wspólne], w sekcji dotyczącej KSeF należy zaznaczyć:
- Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO – nadaje operatorowi odpowiednie uprawnienia.
- Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu – opcja ta staje się aktywna po nadaniu powyższego prawa.
Po zaznaczeniu tych parametrów oraz skonfigurowaniu uwierzytelnienia (za pomocą certyfikatu KSeF lub tokenu), Faktura sprzedaży jest automatycznie wysyłana do systemu KSeF bezpośrednio w momencie użycia przycisku zatwierdzania dokumentu.
Ścieżka 2: Wysyłka pojedynczego dokumentu i pobieranie UPO z listy faktur
Wysyłka do KSeF z poziomu listy faktur jest dostępna dla dokumentów zatwierdzonych, zaksięgowanych i predekretowanych. Opcja ta znajduje się w menu kontekstowym (pod ikoną trzech kropek). Program sam podpowiada odpowiednią akcję do wyboru dostosowując się do aktualnego statusu KSeF dokumentu:
- Wyślij fakturę do KSeF – opcja pojawia się, gdy Faktura posiada status Nie wysłano.
- Odbierz dane z KSeF – opcja pojawia się, gdy Faktura została wcześniej wysłana i posiada status Wysłano/nie odebrano UPO.
Po wybraniu odpowiedniej opcji na ekranie pojawia się okno z paskiem postępu, które na bieżąco informuje użytkownika o statusie wysyłki lub ewentualnych błędach.
Ścieżka 3: Operacje seryjne z poziomu paska podsumowań
Trzecia ścieżka pozwala na jednoczesną wysyłkę do KSeF lub pobranie UPO dla wielu dokumentów jednocześnie. Po zaznaczeniu wybranych Faktur na liście faktur Sprzedaży, u dołu ekranu wywołany zostaje pasek podsumowań. Znajdują się na nim przyciski: Wyślij do KSeF/ Odbierz UPO z KSeF.
Wybór danej akcji działa dla całej zaznaczonej grupy dokumentów:
- Automatycznie wysyła dokumenty oczekujące (posiadające status Nie wysłano).
- Jednocześnie pobiera i weryfikuje UPO dla dokumentów, które już wcześniej zostały przesłane do KSeF (posiadające status Wysłano/ nie odebrano UPO lub Oczekuje na odbiór UPO).
Podobnie jak w przypadku wysyłki pojedynczej, system wyświetla okno informujące o szczegółowych postępach dla każdego przetwarzanego dokumentu.