Dokumenty Magazynowe

Sekcja płatności na dokumencie wydania zewnętrznego nie jest widoczna dla każdego użytkownika domyślnie. Jej dostępność zależy od zaznaczenia parametru Płatności do WZ na karcie operatora (zakładka [Parametry]) Włączenie tego ustawienia skutkuje pojawieniem się na formularzu opcji Płatność, która po aktywacji pozwala na wybór konkretnej formy zapłaty. Uwaga: Płatność na WZ służy do natychmiastowego rozliczenia przy odbiorze towaru, dlatego system dopuszcza wyłącznie formy zapłaty typu gotówka lub karta z terminem płatności wynoszącym 0 dni. Podczas wyboru opcji Zapisz i zatwierdź wyświetlane jest okno potwierdzenia kwoty wpłaconej przez klienta. Po zakończeniu operacji automatycznie tworzony jest dokument kasowy (KP), pod warunkiem dostępności otwartego raportu kasowego. Z opcji tej można korzystać również dla kontrahenta !Nieokreślony!, jednak wyświetlane jest wtedy stosowne ostrzeżenie przed trwałym zapisem. Możliwość zatwierdzenia dokumentu z odroczoną lub niepełną płatnością dla tego kontrahenta wymaga włączenia parametru Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony! w konfiguracji firmy.

Wydanie zewnętrzne to jeden z najważniejszych dokumentów magazynowych. Służy on do potwierdzenia wydania towarów z magazynu na zewnątrz – na przykład do klienta lub innej jednostki firmy. Chociaż nie jest to faktura, pełni kluczową rolę w gospodarce magazynowej i księgowości. Opcja dodania wydania zewnętrznego dostępna jest w menu Magazyn/ Wydania zewnętrzne. Aby otworzyć formularz należy wybrać przycisk Dodaj. Formularz zawiera zakładki: [Dane podstawowe], [Dane księgowe], [Atrybuty] oraz [Dokumenty]. Zakładka [Dane podstawowe] Zakładka ta zawiera podstawowe informacje dotyczące transakcji i jest podzielona na następujące sekcje: Dane podstawowe, Pozycje oraz Dodatkowe.

• Dane podstawowe: Sekcja zawiera dane umożliwiające identyfikację dokumentu oraz nabywcy. W tej sekcji znajduje się również podsekcja Dane transakcyjne. Wypełnienie formularza umożliwiają następujące pola:

Schemat numeracji: Pozwala określić schemat numeracji (np. numer porządkowy, seria, miesiąc, rok). W zależności od formy i elementów schematu, z prawej strony pola pojawia się odpowiedni numer dokumentu. Domyślnie podpowiadany jest schemat pierwszy na liście alfabetycznie, z możliwością zmiany przez użytkownika. Nabywca (Kontrahent): Domyślnie podpowiadany jest kontrahent Nieokreślony, pole podlega edycji. Możliwy jest wybór z listy lub dodanie nowego podmiotu. Nazwa nabywcy: Pole umożliwiające podgląd nazwy kontrahenta, niepodlegające edycji. Domyślnie wypełniane nazwą z karty kontrahenta. Kod kraju/ NIP: Pola umożliwiające podgląd danych dotyczących kontrahenta wybranego na dokumencie. W przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONY pola te pozostają aktywne do edycji.   Zobacz także: W jaki sposób edytować dane nabywcy/ dostawcy tylko na potrzeby bieżącego dokumentu? W jaki sposób dodać nowego kontrahenta z poziomu dokumentu? Jakie opcje dostępne są na pasku narzędziowym?   W podsekcji Dane transakcyjne znajdują się następujące pola: Data wystawienia/ Data wydania: Domyślnie ustawione na datę bieżącą, z możliwością edycji. Zmiana daty wystawienia automatycznie aktualizuje datę wydania. Zmiana daty na dokumencie zawierającym pozycje wywołuje pytanie o aktualizację warunków handlowych.   Zobacz także: Kiedy i dlaczego system pyta o Aktualizację warunków handlowych?   Rabat: Procentowy rabat w nagłówku mający zastosowanie dla wszystkich pozycji znajdujących się na dokumencie. Pole nie podlega edycji, jeśli operator nie ma zaznaczonego parametru Prawo do zmiany cen FS, WZ, WKA na karcie operatora.   Zobacz także: W jaki sposób ustawić rabat na produkcie na dokumencie handlowym?   Dokument liczony od  (Netto/Brutto): Ustawienie określające, czy dokument liczony jest od netto czy od brutto, pobierane jest automatycznie z karty wskazanego kontrahenta. Zastosowany algorytm ma bezpośredni wpływ na tabelę w sekcji Pozycje; w zależności od ustawienia, wartości oraz nazwy kolumn dynamicznie zmieniają się na Cena netto / Wartość netto, Cena brutto / Wartość brutto. Wartość podlegająca MPP: łączna wartość brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnione pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie, wyświetlana jest wartość pozycji po przeliczeniu na walutę PLN.   Zobacz także: Mechanizm podzielonej płatności (MPP) na dokumentach   Płatność –  opcja płatności do dokumentu wydania zewnętrznego wraz z możliwością wyboru formy płatności. Dostępność zależy od zaznaczenia parametru Płatności do WZ na karcie operatora (zakładka [Parametry]).   Zobacz także: Kiedy na wydaniu zewnętrznym pojawia się opcja płatności?

• Pozycje 

Sekcja pozwalająca na zarządzanie pozycjami dokumentu (towarami i usługami). Składa się z tabeli zawierającej pozycje oraz następujących kolumn domyślnych: Lp., Kod, Nazwa, Ilość, Jednostka, Rabat (%), Cena netto/brutto, Wartość netto/ brutto. Dodawanie pozycji odbywa się poprzez przycisk Dodaj pozycję, który (w zależności od konfiguracji) otwiera formularz pozycji lub umożliwia edycję bezpośrednio z poziomu formularza dokumentu (edycja na liście). Dla dodanej już pozycji, na końcu jej wiersza wyświetlana jest ikona trzech kropek. Po jej kliknięciu rozwija się menu kontekstowe, które umożliwia zarządzanie danym towarem lub usługą. Użytkownik ma do wyboru opcje::

• Edytuj – opcja ta odblokowuje pozycję na liście do ponownej edycji.
• Usuń – opcja pozwala na całkowite usunięcie pozycji z listy (operacja ta wymaga zatwierdzenia dedykowanego komunikatu).

Wprowadzanie nowej lub edycja istniejącej pozycji umożliwia określenie kluczowych parametrów: Kodu i Nazwy produktu (prezentującej do 300 znaków), Ilości (wprowadzanej z precyzją do 4 miejsc po przecinku), Jednostki miary, Rabatu, Ceny netto/brutto oraz Wartości netto/brutto.   Zobacz także: Jak dodać nową pozycję towarową lub usługową do dokumentu?  

• Dodatkowe 

Sekcja zawiera dane opcjonalne, uzupełniające dokument: Nazwisko osoby odbierającej dokument: Pole wyboru, które domyślnie proponuje przedstawiciela kontrahenta oznaczonego jako domyślny.   Zobacz także: W jaki sposób wskazać osobę odbierającą lub wystawiającą fakturę?   Numer listu przewozowego: informacja o numerze listu przewozowego. Kurier: pole umożliwia wybór określonego przewoźnika z rozwijanej listy.   Zobacz także: W jaki sposób wybrać przewoźnika i jakie firmy kurierskie są dostępne do wyboru?   Opis dokumentu: Pole pozwalające na wprowadzenie dodatkowego opisu, do 1024 znaków, który będzie następnie przenoszony na wydruk dokumentu.   Zobacz także: W jaki sposób dodać opis dokumentu?   Zakładka [Dane księgowe] Zakładka ta prezentuje skutki księgowe transakcji. Zawiera następujące sekcje:

• VAT: Tabela zawierająca podsumowanie stawek VAT, kwot netto, VAT i brutto. Dane są wyliczane automatycznie i nie podlegają edycji.

  Zobacz także: Czy można edytować wartości w sekcji VAT na dokumencie handlowym?  

• Kategoria: Pole to umożliwia przypisanie kategorii sprzedaży wraz z odpowiadającym jej opisem, co ma wpływ na sposób księgowania dokumentu w rejestrze VAT.

  Zobacz także: Jak dodać lub zmienić kategorię sprzedaży na dokumencie?   Zakładka [Atrybuty] Zakładka ta służy do przechowywania dodatkowych informacji o dokumencie, które nie znajdują odzwierciedlenia w standardowych polach formularza. Pozwala ona na przypisywanie dokumentom niestandardowych cech (np. tekstowych, liczbowych lub dat), co ułatwia ich późniejszą identyfikację i raportowanie. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykułach: Jak ręcznie zarządzać atrybutami na dokumentach? Skąd atrybuty pobierają się na dokument automatycznie? Jak edytować atrybuty na zatwierdzonym dokumencie? Zakładka [Dokumenty]

• Dokumenty powiązane

Sekcja zawiera informacje o dokumentach powiązanych z wydaniem zewnętrznym.

• Biblioteka dokumentów

Sekcja zawiera informacje o dokumentach z modułu Obieg dokumentów (widoczność zależy od posiadanego modułu).

• Zadania i kontakty CRM

Sekcja gromadzi informacje o powiązanych zadaniach i kontaktach CRM (widoczność zależy od modułu CRM/ CRM Plus). W dolnej części formularza, niezależnie od wybranej zakładki, widoczny jest pasek podsumowań zawierający wartości: Netto, Brutto. Z tego poziomu dostępne są również przyciski: Anuluj – zamyka formularz bez zapisu (z ostrzeżeniem w przypadku wprowadzonych zmian). Zapisz – zapisuje dokument w wersji roboczej (edytowalnej). Zapisz i zatwierdź – zapisuje oraz zatwierdza wydanie zewnętrzne, dokument zyskuje status Zatwierdzony i nie podlega swobodnej edycji.   Zobacz także: Czym różni się opcja Zapisz od Zapisz i zatwierdź ?

Lista wydań zewnętrznych prezentuje zestawienie dokumentów magazynowych potwierdzających fizyczne wydanie towaru z magazynu. Dokument wydania zewnętrznego powoduje ruch magazynowy po stronie rozchodowej, co skutkuje zdjęciem towaru ze stanu (ilościowo i wartościowo). Istotną cechą wydań zewnętrznych w systemie jest to, że zarówno dokumenty zatwierdzone na stałe, jak i te znajdujące się w wersji roboczej, powodują zmianę ilości w magazynie oraz ilości dostępnej. Lista wydań zewnętrznych dostępna jest z poziomu bocznego panelu nawigacyjnego: zakładka [Magazyn/ Wydania zewnętrzne] dla użytkowników posiadających licencję na moduł Handel lub Handel Plus. Każda pozycja listy zawiera: Numer dokumentu: Unikalny numer nadany przez program podczas wprowadzania dokumentu. Stan dokumentu: Określa stan dokumentu i możliwość jego edycji:

• Wersja robocza (kolor zielony): Dokument, który może być modyfikowany lub usuwany.
• Zatwierdzony (kolor czarny): Dokument niepodlegający edycji (choć możliwe są ograniczone zmiany, np. dodanie atrybutów, jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia).
• Zaksięgowany (kolor granatowy): Dokument przeniesiony do Rejestru VAT lub zaksięgowany, nie podlega edycji, może być przekształcany do innych dokumentów.
• Anulowany (kolor szary): Dokument pozostający w systemie wyłącznie jako ślad historyczny, nie wywołuje żadnych skutków operacyjnych.

Status: Określa szczegółowy status powiązania wydania zewnętrznego z innymi dokumentami. Pole to może przyjmować następujące wartości:

• – status oznacza, że dokument nie jest powiązany z żadnym innym dokumentem,
• FS – oznacza, że dokument jest powiązany z fakturą sprzedaży,
• PF – dokument został utworzony z faktury proforma,
• PA – dokument jest powiązany z paragonem,
• RO – oznacza dokument powstały z rezerwacji odbiorcy.  

Data wystawienia: informacja o dacie wystawienia wydania zewnętrznego w systemie. Data wydania: informacja o dacie faktycznego wydania towaru z magazynu. Nabywca: Nazwa kontrahenta wskazanego na dokumencie. NIP: Numer NIP nabywcy. Wartość netto / Wartość brutto: Sumaryczna wartość netto i brutto wynikająca z dokumentu. Wartość zakupu: koszt zakupu wydanych towarów. Widoczność tej kolumny zależy od parametru Dostęp do cen zakupu na karcie operatora (na zakładce [Parametry]). Standardowe zasady dotyczące filtrowania list dokumentów oraz personalizacji kolumn zostały opisane w artykułach: Jak filtrować i wyszukiwać faktury na liście? Jak dostosować widok lub kolejność kolumn na listach? Operacje na liście  W prawym, górnym rogu listy dostępne są następujące opcje:

• Drukuj: Umożliwia skorzystanie z standardowo dostępnych wydruków: Lista dokumentów WZ (sPrint).

• Eksportuj: Umożliwia eksport listy dokumentów do pliku w formacie Microsoft Excel.

Szczegółowe informacje na ten temat znajduje się w artykule: Jakie opcje dostępne są na pasku narzędziowym?