Wydanie zewnętrzne to jeden z najważniejszych dokumentów magazynowych. Służy on do potwierdzenia wydania towarów z magazynu na zewnątrz – na przykład do klienta lub innej jednostki firmy. Chociaż nie jest to faktura, pełni kluczową rolę w gospodarce magazynowej i księgowości.
Opcja dodania wydania zewnętrznego dostępna jest w menu Magazyn/ Wydania zewnętrzne. Aby otworzyć formularz należy wybrać przycisk Dodaj. Formularz zawiera zakładki: [Dane podstawowe], [Dane księgowe], [Atrybuty] oraz [Dokumenty].
Zakładka [Dane podstawowe]
Zakładka ta zawiera podstawowe informacje dotyczące transakcji i jest podzielona na następujące sekcje: Dane podstawowe, Pozycje oraz Dodatkowe.
- Dane podstawowe: Sekcja zawiera dane umożliwiające identyfikację dokumentu oraz nabywcy. W tej sekcji znajduje się również podsekcja Dane transakcyjne. Wypełnienie formularza umożliwiają następujące pola:
Schemat numeracji: Pozwala określić schemat numeracji (np. numer porządkowy, seria, miesiąc, rok). W zależności od formy i elementów schematu, z prawej strony pola pojawia się odpowiedni numer dokumentu. Domyślnie podpowiadany jest schemat pierwszy na liście alfabetycznie, z możliwością zmiany przez użytkownika.
Nabywca (Kontrahent): Domyślnie podpowiadany jest kontrahent Nieokreślony, pole podlega edycji. Możliwy jest wybór z listy lub dodanie nowego podmiotu.
Nazwa nabywcy: Pole umożliwiające podgląd nazwy kontrahenta, niepodlegające edycji. Domyślnie wypełniane nazwą z karty kontrahenta.
Kod kraju/ NIP: Pola umożliwiające podgląd danych dotyczących kontrahenta wybranego na dokumencie. W przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONY pola te pozostają aktywne do edycji.
Zobacz także:
W jaki sposób edytować dane nabywcy/ dostawcy tylko na potrzeby bieżącego dokumentu?
W jaki sposób dodać nowego kontrahenta z poziomu dokumentu?
Jakie opcje dostępne są na pasku narzędziowym?
W podsekcji Dane transakcyjne znajdują się następujące pola:
Data wystawienia/ Data wydania: Domyślnie ustawione na datę bieżącą, z możliwością edycji. Zmiana daty wystawienia automatycznie aktualizuje datę wydania. Zmiana daty na dokumencie zawierającym pozycje wywołuje pytanie o aktualizację warunków handlowych.
Zobacz także:
Kiedy i dlaczego system pyta o Aktualizację warunków handlowych?
Rabat: Procentowy rabat w nagłówku mający zastosowanie dla wszystkich pozycji znajdujących się na dokumencie. Pole nie podlega edycji, jeśli operator nie ma zaznaczonego parametru Prawo do zmiany cen FS, WZ, WKA na karcie operatora.
Zobacz także:
W jaki sposób ustawić rabat na produkcie na dokumencie handlowym?
Dokument liczony od (Netto/Brutto): Ustawienie określające, czy dokument liczony jest od netto czy od brutto, pobierane jest automatycznie z karty wskazanego kontrahenta. Zastosowany algorytm ma bezpośredni wpływ na tabelę w sekcji Pozycje; w zależności od ustawienia, wartości oraz nazwy kolumn dynamicznie zmieniają się na Cena netto / Wartość netto, Cena brutto / Wartość brutto.
Wartość podlegająca MPP: łączna wartość brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnione pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie, wyświetlana jest wartość pozycji po przeliczeniu na walutę PLN.
Zobacz także:
Mechanizm podzielonej płatności (MPP) na dokumentach
Płatność – opcja płatności do dokumentu wydania zewnętrznego wraz z możliwością wyboru formy płatności. Dostępność zależy od zaznaczenia parametru Płatności do WZ na karcie operatora (zakładka [Parametry]).
Zobacz także:
Kiedy na wydaniu zewnętrznym pojawia się opcja płatności?
- Pozycje
Sekcja pozwalająca na zarządzanie pozycjami dokumentu (towarami i usługami). Składa się z tabeli zawierającej pozycje oraz następujących kolumn domyślnych: Lp., Kod, Nazwa, Ilość, Jednostka, Rabat (%), Cena netto/brutto, Wartość netto/ brutto.
Dodawanie pozycji odbywa się poprzez przycisk Dodaj pozycję, który (w zależności od konfiguracji) otwiera formularz pozycji lub umożliwia edycję bezpośrednio z poziomu formularza dokumentu (edycja na liście).
Dla dodanej już pozycji, na końcu jej wiersza wyświetlana jest ikona trzech kropek. Po jej kliknięciu rozwija się menu kontekstowe, które umożliwia zarządzanie danym towarem lub usługą. Użytkownik ma do wyboru opcje::
- Edytuj – opcja ta odblokowuje pozycję na liście do ponownej edycji.
- Usuń – opcja pozwala na całkowite usunięcie pozycji z listy (operacja ta wymaga zatwierdzenia dedykowanego komunikatu).
Wprowadzanie nowej lub edycja istniejącej pozycji umożliwia określenie kluczowych parametrów: Kodu i Nazwy produktu (prezentującej do 300 znaków), Ilości (wprowadzanej z precyzją do 4 miejsc po przecinku), Jednostki miary, Rabatu, Ceny netto/brutto oraz Wartości netto/brutto.
Zobacz także:
Jak dodać nową pozycję towarową lub usługową do dokumentu?
- Dodatkowe
Sekcja zawiera dane opcjonalne, uzupełniające dokument:
Nazwisko osoby odbierającej dokument: Pole wyboru, które domyślnie proponuje przedstawiciela kontrahenta oznaczonego jako domyślny.
Zobacz także:
W jaki sposób wskazać osobę odbierającą lub wystawiającą fakturę?
Numer listu przewozowego: informacja o numerze listu przewozowego.
Kurier: pole umożliwia wybór określonego przewoźnika z rozwijanej listy.
Zobacz także:
W jaki sposób wybrać przewoźnika i jakie firmy kurierskie są dostępne do wyboru?
Opis dokumentu: Pole pozwalające na wprowadzenie dodatkowego opisu, do 1024 znaków, który będzie następnie przenoszony na wydruk dokumentu.
Zobacz także:
W jaki sposób dodać opis dokumentu?
Zakładka [Dane księgowe]
Zakładka ta prezentuje skutki księgowe transakcji. Zawiera następujące sekcje:
- VAT: Tabela zawierająca podsumowanie stawek VAT, kwot netto, VAT i brutto. Dane są wyliczane automatycznie i nie podlegają edycji.
Zobacz także:
Czy można edytować wartości w sekcji VAT na dokumencie handlowym?
- Kategoria: Pole to umożliwia przypisanie kategorii sprzedaży wraz z odpowiadającym jej opisem, co ma wpływ na sposób księgowania dokumentu w rejestrze VAT.
Zobacz także:
Jak dodać lub zmienić kategorię sprzedaży na dokumencie?
Zakładka [Atrybuty]
Zakładka ta służy do przechowywania dodatkowych informacji o dokumencie, które nie znajdują odzwierciedlenia w standardowych polach formularza. Pozwala ona na przypisywanie dokumentom niestandardowych cech (np. tekstowych, liczbowych lub dat), co ułatwia ich późniejszą identyfikację i raportowanie. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykułach:
Jak ręcznie zarządzać atrybutami na dokumentach?
Skąd atrybuty pobierają się na dokument automatycznie?
Jak edytować atrybuty na zatwierdzonym dokumencie?
Zakładka [Dokumenty]
- Dokumenty powiązane
Sekcja zawiera informacje o dokumentach powiązanych z wydaniem zewnętrznym.
- Biblioteka dokumentów
Sekcja zawiera informacje o dokumentach z modułu Obieg dokumentów (widoczność zależy od posiadanego modułu).
- Zadania i kontakty CRM
Sekcja gromadzi informacje o powiązanych zadaniach i kontaktach CRM (widoczność zależy od modułu CRM/ CRM Plus).
W dolnej części formularza, niezależnie od wybranej zakładki, widoczny jest pasek podsumowań zawierający wartości: Netto, Brutto. Z tego poziomu dostępne są również przyciski:
Anuluj – zamyka formularz bez zapisu (z ostrzeżeniem w przypadku wprowadzonych zmian).
Zapisz – zapisuje dokument w wersji roboczej (edytowalnej).
Zapisz i zatwierdź – zapisuje oraz zatwierdza wydanie zewnętrzne, dokument zyskuje status Zatwierdzony i nie podlega swobodnej edycji.
Zobacz także: