Definiowalny wydruk faktury

image_print

W programie istnieje możliwość zdefiniowania własnego wydruku faktury. Definicja jest realizowana w postaci zwykłego arkusza MS Excel. Definiowanie wydruku polega na opatrzeniu komórek, do których program ma wpisać dane – odpowiednimi etykietami.

Zdefiniowany wydruk dostępny jest z poziomu formularza faktury oraz z poziomu listy faktur w Funkcjach dodatkowych.

W Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Wydruki znajduje się parametr Wydruk faktury wg definicji. Jego zaznaczenie powoduje, że możliwe jest z poziomu programu wywołanie zdefiniowanego wydruku.

Definiowanie wydruku faktury polega na nadawaniu poszczególnym komórkom w arkuszu MS Excel etykiet. W chwili wydruku faktury program do komórek „wrzuca” konkretne informacje pobrane z wybranego dokumentu.

Przyklad
Jeśli na wydruku umieścimy komórkę z etykietą O_Nazwa1 ‑ w chwili wydruku faktury pojawi się tam pierwsza linia nazwy Odbiorcy z wybranego dokumentu.

Oprócz informacji pobieranych z bazy danych (przy pomocy etykiet komórek) na wydruku mogą pojawić się dowolne elementy graficzne lub stałe teksty umieszczane bezpośrednio w arkuszu.

Podczas definiowania wydruku pamiętać należy jedynie o kilku zasadach.

Zasady definiowania wydruku: 

  • W arkuszu należy ustawić obszar wydruku (Plik/ Ustawienia strony/ Arkusz/ Obszar wydruku). Wydruk powinien obejmować obszar od pierwszej do ostatniej linii faktury i od pierwszej do ostatniej kolumny, które mają być drukowane na fakturze. Obszar wydruku poszerza się w chwili wydruku, gdy dodawane są linie z pozycjami (Np. kolejne towary na fakturze). Jest to istotne szczególnie jeśli w arkuszu znajdują się również elementy, które nie powinny być drukowane na fakturze.
  • Podczas wydruku numeru domu/ lokalu w adresie firmy, nabywcy i odbiorcy stosowana jest zasada, że do komórki o takiej etykiecie kierowane są podczas wydruku tylko numer domu lub tylko numer lokalu (jeśli w adresie wypełnione jest jedno pole) lub numer domu/ numer lokalu – jeśli w adresie wypełnione są dwa pola.
  • Aby na wydruku wielostronicowym pojawiał się zawsze określony fragment zdefiniowanego arkusza należy zaznaczyć powtarzalne linie wydruku (Plik/ Ustawienia strony/ Arkusz/ U góry powtarzaj wiersze). Można to wykorzystać podczas tworzenia nagłówka faktury, który powinien pojawiać się na każdej stronie faktury.
  • Należy pamiętać o tym, by w obszarze powtarzanym na każdej stronie znalazły się opisy kolumn tabeli z towarami (w innym przypadku na kolejnych stronach będzie drukowana tabela bez opisów).
  • Podczas dodawania tabeli towarów, VAT i płatności należy pamiętać o dodawaniu etykiet początkowych (Start, Start, Start). Najlepiej umieścić je w lewej skrajnej kolumnie, która jest pusta.
  • Aby określić fragment wydruku, który nie powinien być dzielony na wydruku należy posłużyć się etykietą Można ją wykorzystać przy określaniu części wydruku na ostatniej stronie, który zawsze powinien być drukowany razem (np. tabela płatności i osoba wystawiająca i odbierająca fakturę). Umieszczenie etykiety na wydruku powoduje takie formatowanie wydruku, by pomiędzy nią a końcem wydruku nie było znacznika końca strony.
  • W przypadku definiowania komórek z dataminależy pamiętać, by odpowiednio je sformatować (Format komórki/ Liczby/ Data).
  • Podczas definiowania wydruku należy unikać scalania komórek. Może to spowodować późniejsze problemy z formatowaniem wydruku oraz dopisywaniem pozycji do tabeli (towarów, płatności, VAT).
  • Aby umieścić na fakturze tekst, który powinien pojawiać się na każdej stronie wydruku należy umieścić go w obszarze powtarzalnym u góry (pkt.2) lub w nagłówku lub stopce wydruku (Widok/ Nagłówki i stopki/ Stopka niestandardowa).
  • Aby umieścić na fakturze numer strony można umieścić go w nagłówku lub stopce wydruku (Widok/ Nagłówki i stopki).
  • Aby na wydruku pojawiła się adnotacja oryginał lub kopia – jednej z komórek w obszarze drukowania należy nadać etykietę KOPIA. Niezależnie od ilości drukowanych faktur – na pierwszej zawsze pojawi się adnotacja oryginał, na pozostałych – kopia.
  • Ilość drukowanych kopii określa się w Konfiguracji stanowiska/ Wydruk definiowalny (po zaznaczeniu parametru Wydruk faktury wg definicji).
  • Rozpoczynając pracę nad wydrukiem definiowalnym warto przyjrzeć się istniejącym już definicjom dostarczanym na dysku instalacyjnym.

Wydruki definiowalne testowane były na systemie W98, Wme, W2000PL oraz na MS Excel dostarczanym w pakiecie MS Office 2000 i MS-Excel z pakietu MS-Office 97.

Etykiety komórek

Możliwe etykiety komórek są ściśle zdefiniowane. Definicje są podane w tabeli.

Nagłówek faktury – dane firmy

NazwaZnaczenie
F_Nazwa1Nazwa Firmy – Linia 1
F_Nazwa2Nazwa Firmy – Linia 2
F_NipNIP Firmy
F_RegonRegon Firmy
F_KrajKraj siedziby firmy
F_WojewodztwoWojewództwo siedziby firmy
F_PowiatPowiat siedziby firmy
F_GminaGmina siedziby firmy
F_UlicaUlica siedziby firmy
F_NrNumer siedziby firmy
F_MiastoMiasto siedziby firmy
F_KodKod pocztowy siedziby firmy
F_PocztaPoczta siedziby firmy
F_TelTelefon siedziby firmy

Nagłówek faktury

NazwaZnaczenie
Nr_FakturyNumer drukowanej faktury
Data_WystData wystawinaenia faktury
Data_SprzData sprzedaży towaru
Nr_DokNumer dokumentu (np. skojarzonego Paragonu)
OpisOpis (pole znajduje się na zakładce Płatności  na fakturze)

Dane bankowe:

NazwaZnaczenie
B_NazwaNazwa banku
B_NrRachunkuNumer rachunku bankowego

Dane nabywcy:

NazwaZnaczenie
P_Nazwa1Nazwa nabywcy – linia 1
P_Nazwa2Nazwa nabywcy – linia 2
P_WojewodztwoWojewództwo nabywcy
P_PowiatPowiat nabywcy
P_GminaGmina nabywcy
P_UlicaUlica nabywcy
P_NrNumer siedziby nabywcy
P_MiastoMiasto nabywcy
P_KodKod pocztowy adresu nabywcy
P_PocztaPoczta nabywcy
P_Adres2Adres nabywcy – linia2
P_NipNip nabywcy

Dane odbiorcy:

NazwaZnaczenie
O_Nazwa1Nazwa odbiorcy – linia 1
O_Nazwa2Nazwa odbiorcy – linia 2
O_WojewodztwoWojewództwo odbiorcy
O_PowiatPowiat odbiorcy
O_GminaGmina odbiorcy
O_UlicaUlica odbiorcy
O_NrNumer siedziby odbiorcy
O_MiastoMiasto odbiorcy
O_KodKod pocztowy adresu odbiorcy
O_PocztaPoczta odbiorcy
O_Adres2Adres odbiorcy – linia2
O_NipNip odbiorcy

Elementy faktury (towary):

NazwaZnaczenie
T_Kod Kod towaru
T_KodCN Kod CN
T_NazwaNazwa towaru
T_OpisOpis towaru
T_SWWPKWiU towaru
T_IloscIlość towaru
T_JmJednostka miary
T_CenaNCena netto towaru
T_CenaBCena brutto towaru (wyliczona z ceny i stawki)
T_RabatRabat procentowy od pozycji
T_StawkaStawka podatku dla towaru (w tym zwolniona)
T_WartoscNWartość netto towaru
T_WartoscBWartość brutto towaru
T_Wartosc_VATWartość VAT dla pozycji

Tabela VAT (funkcja serwera):

NazwaZnaczenie
Razem_NettoSuma wartości netto faktury (wszystkie stawki)
Razem_VATSuma wartości VAT faktury (wszystkie stawki)
Razem_BruttoSuma wartości brutto faktury (wszystkie stawki)
V_StawkaStawka VAT-tu do tabelki VAT
V_NettoWartość netto w danej stawce w tabelce VAT
V_VATWartość VAT w danej stawce w tabelce VAT
V_BruttoWartość Brutto w danej stawce w tabelce VAT

Tabela płatności:

NazwaZnaczenie
Pl_FormaForma płatności 
Pl_TerminTermin płatności
Pl_KwotaKwota płatności 
Pl_RazemKwota do zapłaty całkowita
Pl_SlownieKwota do zapłaty słownie
Pl_ZaplaconoIle zapłacono
Pl_PozostajeIle pozostało do zapłaty

Osoby:

NazwaZnaczenie
WystawilOsoba, która wystawiła fakturę
OdebralOsoba, która odebrała fakturę

Pomocnicze etykiety linii startowych:

NazwaZnaczenie
T_StartPoczątek linii tabelki z towarami (lewy górny róg)
V_StartPoczątek linii tabelki VAT (lewy górny róg)
Pl_StartPoczątek linii tabelki z płatnościami (lewy górny róg)
Stopka_StopMiędzy tą etykietą, a końcem wydruku nie może być znacznika końca strony

Możliwe jest również wykorzystanie dodatkowych etykiet podczas tworzenia definicji wydruku dla faktur w walucie obcej:

Nagłówek:

NazwaZnaczenie
Razem_NettoWal wartość netto w walucie
Razem_BruttoWal wartość brutto w walucie
SymbolWal symbol waluty
KursLWal licznik kursu waluty
KursMWal mianownik kursu waluty

Pozycja:

NazwaZnaczenie
T_CenaNWal cena netto pozycji w walucie dokumentu
T_CenaBWal cena brutto pozycji w walucie dokumentu
T_WartoscNWal wartość netto pozycji w walucie dokumentu
T_WartoscBWal wartość brutto pozycji  w walucie dokumentu
T_SymbolWal symbol waluty dla pozycji

Tabela VAT:

NazwaZnaczenie
V_NettoWal wartość netto w danej stawce w walucie
V_VatWal wartość VAT w danej stawce w walucie
V_BruttoWal wartość brutto w danej stawce w walucie

Płatności:

NazwaZnaczenie
Pl_SlownieWal kwota słownie w walucie
Pl_KwotaWal kwota płatności w walucie
Pl_RazemWal wartość brutto faktury w walucie
Pl_ZaplaconoWal zapłacono w walucie
Pl_PozostajeWal pozostaje w walucie

Przedrostek (kodu kraju) przed numerem NIP:

NazwaZnaczenie
F_NipKraj kraj NIP z pieczątki firmy
O_NipKraj kraj NIP dla odbiorcy
P_NipKraj kraj NIP dla płatnika

 

Seryjny wydruk faktur wg definicji

Jeśli użytkownik wykorzystuje do wydruku faktur definicje dokumentów z arkusza MS Excel to z poziomu Listy faktur dostępna jest funkcja umożliwiająca seryjny wydruk faktur (dotychczas taka możliwość istniała tylko dla standardowych wydruków dokumentów).

Funkcja jest dostępna w menu funkcji dodatkowych  w pozycji Drukowanie zaznaczonych faktur/ Definiowalny wydruk faktury (MS Excel). Drukowane są dokumenty zaznaczone na Liście faktur. Warunkiem jest prawidłowe zdefiniowanie parametrów wydruku w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Wydruki/ Wydruk faktury wg definicji.

 

 

 

 

 

 

 

 

Czy ten artykuł był pomocny?