Terminarz

Terminarz jest funkcją obejmująca wizualizację zadań z możliwością dodawania/edycji zadań (w tym zadań cyklicznych, oznaczonych ikoną ) z tego poziomu. W terminarzu oprócz zadań CRM, wyświetlane są również czynności dla zleceń z modułu Serwis, etapy z modułu Obieg dokumentów oraz nieobecności pracowników, wprowadzone w module kadrowo-płacowym: urlopy, zwolnienia lekarskie i inne.

Terminarz ma postać siatki, gdzie użytkownik ma możliwość wyboru widoku terminarza.

W menu kontekstowym są dostępne widoki:

  • widok dzienny,
  • widok tygodnia roboczego,
  • widok tygodniowy,
  • widok miesięczny,
  • widok osi czasu.

Domyślnie wyświetlany jest Widok tygodnia roboczego.

W Terminarzu uwzględniane są tylko zadania, zarówno zwykłe jak i cykliczne – pomijane są kontakty. Widoczne są zadania zrealizowane i niezrealizowane, z wyjątkiem pojedynczych wystąpień zadań cyklicznych oznaczonych jako wykonane. Nie są uwzględniane zadania anulowane.

Zadania zrealizowane bądź niezrealizowane, rozróżniane są za pomocą koloru:

  • zrealizowane – szary,
  • niezrealizowane – pomarańczowy,
  • powiązane – zielony.
Terminarz
Uwaga
W przypadku gdy terminy zadań nachodzą na siebie, są one wykazywane odrębnie. Kolumna obejmująca zadanie w danym dniu jest dodatkowo podzielona.

Dodatkowo w menu głównym (wstążka) dostępne są następujące opcje:

  • Grupa podstawowe zawiera:
    • wydruk
    • podgląd wydruku
    • wyślij
    • funkcje dodatkowe

  • Grupa wydarzenia
    • Możliwość dodania nowego kontaktu(zadania).

  • Grupa nawigacja zawiera:
    • pokaż poprzedni/ pokaż następny – przesuwa widok do przodu lub do tyłu
    • Idź do dzisiaj– kursor ustawia się na dacie bieżącej
    • powiększ/ pomniejsz – przełącza siatkę

  • Grupa aranżacja zawiera widoki jakie można ustawić w terminarzu:
    • dzień
    • tydzień roboczy
    • tydzień
    • miesiąc
    • oś czasu
    • widok Gantta

Widok można również ustawić/ zmienić z poziomu menu kontekstowego.

  • Grupuj według
    • wyłącz grupowanie – wyświetlane są wydarzenia dla wszystkich zaznaczonych operatorów na jednym wspólnym terminarzu. Zadania przypisane do wielu operatorów (uczestników) zostaną wyświetlone tyko raz.
    • grupuj po dacie – po wybraniu tej opcji terminarz podzielony jest na dni i w ramach jednego dnia wyświetlone są wydarzenia dla wielu operatorów. Zadania przypisane do wielu operatorów zostaną wyświetlone tyle razy ilu jest uczestników (dla każdego uczestnika oddzielnie).
    • grupuj według zasobu – po wybraniu tej opcji terminarz podzielony jest na operatorów (w zależności ilu jest zaznaczonych na panelu ) i dla operatora wyświetlone są wszystkie dni z wybranego przedziału czasu. Zadania przypisane do wielu operatorów zostaną wyświetlone tyle razy ilu jest uczestników (dla każdego uczestnika oddzielnie).

  • Skala czasu

Możliwość ustawienia osi czasu w minutach. Opcja dostępna jeśli wybrany jest Widok dzienny oraz Widok tygodnia roboczego. Dodatkowo wybierając Widok osi czasu można ustawić szerokość oraz nagłówki skali czasu.

Użytkownik ma możliwość ustawienia wyglądu wyświetlanych wydarzeń w terminarzu. Opcje do wyboru:

  1. Terminarz dla wielu operatorów

Lista operatorów wyświetla się w terminarzu w panelu po lewej stronie. Lista zawiera operatorów i pracowników, którzy posiadają jakiekolwiek zadania. Domyślnie zaznaczony jest oraz wyświetlone są zadania dla operatora zalogowanego do programu. Należy pamiętać, że jeśli zaznaczony zostanie kolejny albo inny operator i wyświetlone zostaną jego zadania, to po wyjściu z terminarza i przy ponownym otwarciu terminarza zapamiętywani są ostatnio zaznaczeni operatorzy.

Dodatkowo w menu kontekstowym istnieje możliwość zawężenia wyświetlanej listy operatorów i pracowników:

  • Pokaż wszystkich – zadania na terminarzu są wyświetlane dla wszystkich operatorów i pracowników
  • Pokaż tylko aktywnych – wyświetlone zostaną zadania dla aktywnych operatorów i pracowników
  • Pokaż tylko nieaktywnych – wyświetlone zostaną zadania dla nieaktywnych operatorów i archiwalnych pracowników

Wybrana opcja jest zapamiętywana.

Jeśli w bazie nie ma archiwalnych pracowników oraz nieaktywnych operatorów to po wybraniu Pokaż tylko nieaktywnych pojawi się komunikat:

Próba wyświetlenia zadań dla nieaktywnego operatora
Uwaga
Jeśli na karcie operatora zostanie odznaczony parametr: Dostęp do zadań innych operatorów – terminarz wyświetla się z zaznaczonym aktualnie zalogowanym operatorem. Pozostali operatorzy nie są widoczni.
  1. Zakres godzin OD/DO

Użytkownik może ustawić jaki zakres godzin ma się wyświetlać na terminarzu (dotyczy widoku Dzień oraz Tydzień roboczy). Możliwość ustawienia godzin w zakresie pełnej doby.

  1. Informacje

Rozwijana lista informacji, jakie mają się wyświetlać na wydarzeniu w terminarzu. Możliwość zaznaczenia opcji Wszystkie albo tylko niektórych informacji. Do wyboru:

  • termin – termin OD/DO,
  • tytuł – tytuł zadania/ czynności/ etapu,
  • opis – w przypadku zadania jest to opis zadania, w przypadku zlecenia jest to opis czynności (z zakładki [Szczegóły]) a w przypadku etapu przenoszona jest treść z komentarza,
  • kontrahent – kod kontrahenta wybranego na zadaniu/ czynności/ etapie,
  • numer_dokumentu – numer dokumentu (zadania, zlecenia serwisowego, dokumentu w bibliotece dokumentów),
  • priorytet – priorytet wybrany na zadaniu (priorytet nie jest wyświetlany dla czynności serwisowych oraz etapów z biblioteki dokumentów).

  1. Rodzaj

Możliwość wyfiltrowania tylko dla jednego rodzaju wydarzeń. Dostępne opcje:

  • wszystkie – wyświetlą się wszystkie rodzaje: zadania CRM, czynność serwisowa, obieg dokumentów,
  • zadania CRM – zadania z modułu CRM,
  • czynność serwisowa – czynności serwisowe wybrane z zleceniu serwisowym,
  • obieg dokumentów – etapy wybrane na dokumencie firmowym/ wspólnym w bibliotece dokumentów.

  1. Realizacja

Możliwość wyfiltrowania wydarzeń zrealizowanych i niezrealizowanych. Dostępne opcje: 

  • wszystkie – wyświetlone zostaną wszystkie wydarzenia zrealizowane i niezrealizowane,
  • zrealizowane – po wybraniu tej opcji wyświetlone zostaną zamknięte zdania, wykonane czynności oraz wykonane etapy,
  • niezrealizowane – po wybraniu tej opcji wyświetlone zostaną niezakończone zadania czynności oraz etapy.

  1. Filtr – standardowy w programie Comarch ERP Optima – filtr prosty + konstruktor filtra.

Okres, za jaki wyświetlany jest terminarz należy wskazać na kalendarzu (domyślnie wyświetlany jest miesiąc bieżący i kolejny):

  • w przypadku widoku tygodnia roboczego wystarczy kliknąć w obrębie tygodnia, który ma być wykazany na terminarzu,
  • w przypadku widoku tygodniowego aby zmienić zakres, należy kliknąć w numer tygodnia widoczny na kalendarzu,
  • w przypadku widoku miesięcznego należy miesiąc przesuwać strzałkami widocznymi obok nazwy miesiąca,
  • w przypadku widoku tygodniowego i miesięcznego jeśli użytkownik kliknie w konkretną datę na kalendarzu – widok przełączy się na dzienny dla wskazanego dnia.

Z poziomu terminarza jest możliwość:

  • Podglądu zadania – kliknięcie na „zajętym” obszarze lub w menu kontekstowym i wybór opcji Otwórz.
  • Podglądu i edycji zadania cyklicznego po wyborze opcji Otwórz, pojawi się możliwość wprowadzenia zmian do całego cyklu zadania, a także wyodrębnienia konkretnego pojedynczego wystąpienia i zapisania go jako zwykłe zadanie.
  • Dodania nowego zadania – kliknięcie na „wolnym” obszarze lub w menu kontekstowym wybór opcji Nowy kontakt CRM – podnosi nowy formularz zadania, na którym uzupełnione są informacje:
    • operator – dla którego wyświetlany jest terminarz,
    • zaznaczony parametr Kontakt w realizacji,
    • zaznaczony parametr Zadanie,
    • ustawiona data i godzina rozpoczęcia zgodnie z przedziałem dla obszaru, który został wywołany.

Nowe zadanie można tez dodać z poziomu menu głównego (wstążka).

  • Dodania nowego zlecenia (wymaga modułu Serwis)– wybór opcji w menu kontekstowym Nowe zlecenie serwisowe‑ spowoduje utworzenie nowego zlecenia oraz wyświetlenie formularza czynności:
    • operator – dla którego wyświetlany jest terminarz (pod warunkiem, że włączono grupowanie),
    • zaznaczony parametr wg terminu oraz Rezerwuj czas w terminarzu,
    • ustawiona data i godzina rozpoczęcia zgodnie z przedziałem dla obszaru, który został wywołany.
  • Przejścia do daty dzisiejszej bądź wskazanej w menu kontekstowym, do wyboru: Idź do dzisiaj, Idź do daty.
  • Zmiany widoku – w menu kontekstowym wybór opcji Zmień widok na 

Dodatkowo wybierając widok dzienny oraz widok tygodnia roboczego jest możliwość ustawienia osi czasu w minutach.

  • Przenoszenia zadań/ czynności/ etapów w Terminarzu

Na terminarzu użytkownik może przeciągać wydarzenia, z wyjątkiem zadań cyklicznych. Ustawiając się na konkretnym wydarzeniu, lewym przyciskiem myszki można przenosić wydarzenia:

  • w przedziałach czasowych – po przeciągnięciu zostanie zaktualizowany termin OD oraz termin DO na konkretnym zadaniu, czynności, etapie,
  • pomiędzy operatorami – Po przeciągnięciu zostanie zmodyfikowany operator, do którego jest przypisane zadanie, czynność, etap. Aby było możliwe przeciąganie wydarzeń pomiędzy operatorami należy ustawić widok wg operatora lub wg daty.

Przy podglądzie i dodawaniu zadań dla operatorów są uwzględniane ustawione blokady dla operatora aktualnie zalogowanego (procedura: formularz kontaktu).

Uwaga
Jeśli operator ma zakaz na dostęp do zadań innych operatorów, to w terminarzu widzi tylko swoje zadania. Pole operator jest wyszarzone. W związku z tym, że terminarz jest wspólny dla modułów CRM, Serwis oraz Obieg dokumentów – pole operator jest wyszarzane w momencie założenia blokady dla operatora w jakimkolwiek z modułów.
Uwaga
Odświeżanie terminarza odbywa się tylko po otwarciu okna oraz po zmianie operatora lub daty.

W Terminarzu wyświetlane są również terminy zleceń serwisowych wystawionych w module Comarch ERP Optima Serwis oraz terminy realizacji poszczególnych etapów w module Comarch ERP Optima Obieg dokumentów.

W module Serwis należy na zleceniu serwisowym, na zakładce [Czynności] zaznaczyć parametr wg terminu oraz rezerwuj czas w terminarzu.

Zaznaczanie parametrów na formularzu czynności do wyświetlania w terminarzu

Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykułach związanych z modułem Comarch ERP Optima Serwis.

W module Obieg dokumentów należy na formularzu etapu zaznaczyć parametr Rezerwuj czas w terminarzu.

Zaznaczanie parametrów na formularzu etapu do wyświetlania w terminarzu

Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykułach związanych z modułem Comarch ERP Optima Obieg dokumentów.

Kontrola terminu zadania

Przy zapisywaniu nowego zadania wprowadzona jest kontrola czy termin wprowadzanego zadania nie nachodzi na termin innego. Wówczas pojawia się komunikat:

Kontrola terminu zadania

Jeżeli naciśniemy TAK – zadanie zostanie zapisane, jeżeli NIE – nastąpi powrót na formularz zadania.

Uwaga
Komunikat nie będzie się wyświetlał, jeżeli termin nowo wprowadzanego zadania będzie nachodził na zadanie, które jest już zrealizowane.

Czy ten artykuł był pomocny?