Wstęp i konfiguracja

image_print

Comarch ERP Optima moduł Biuro Rachunkowe został stworzony z myślą o zdecydowanym uproszczeniu pracy w biurach rachunkowych i dla doradców podatkowych, którzy potrzebują wykonać pewne seryjne operacje na wybranych bazach danych jednocześnie. Wygląd oraz sposób działania modułu Biuro Rachunkowe jest czytelny i przejrzysty. Podobnie jest z Rejestratorem Czasu Pracy, który powinien w prosty i klarowny sposób zapewnić możliwość rejestrowania oraz raportowania czasu, jaki poszczególni operatorzy poświęcili na obsługę poszczególnych klientów. Programy działają jako oddzielne aplikacje i są ściśle powiązane z systemem Comarch ERP Optima. W niniejszej instrukcji szczegółowo przedstawiono funkcje programów oraz ich powiązanie z systemem Comarch ERP Optima.

Konfiguracja programu dotyczy wszystkich firm i ma wpływ na działanie systemu Comarch ERP Optima bez względu na wybraną bazę danych. Nie jest ona uzależniona od stanowiska, na którym uruchamiany jest program, czy od pracującego aktualnie operatora, a jej ustawienia są ściśle związane z przyjętymi zasadami funkcjonowania programu w Konfiguracji programu, w gałęzi Biuro Rachunkowe, zostały zebrane parametry wykorzystywane w trakcie pracy tego modułu.

Rejestrator Czasu Pracy – należy dokonać konfiguracji zarówno w Konfiguracji programu/ Biuro Rachunkowe/ Czas pracy, jak i w Konfiguracji stanowiska/ Biuro Rachunkowe.

Atrybuty

W Konfiguracji umożliwiono definiowanie dowolnych atrybutów dla baz danych. Operowanie w module Biuro Rachunkowe na zdefiniowanych w konfiguracji atrybutach (np. adres klienta, numer telefonu) pozwoli na szybszy dostęp do informacji i poprawi organizację ich przepływu. Program posiada predefiniowane grupy atrybutów, których wybór jest dostępny po rozwinięciu listy. Poszczególne atrybuty są dostępne w ramach grup.

Lista grup atrybutów

Zdefiniowane domyślnie grupy i atrybuty przedstawia poniższa tabela:

GrupaAtrybutUwagi
Dane firmyAdres firmy
E-mail
Kod pocztowy
Miasto
Nazwa firmy
NIP
Przedstawiciel CITImię i nazwisko przedstawiciela CIT-8
Przedstawiciel PIT-4RImię i nazwisko przedstawiciela PIT-4R
Przedstawiciel VATImię i nazwisko przedstawiciela VAT
TelefonNumer telefonu pobierany z Pieczątki firmy
Telefon 2Numer telefonu pobierany z karty Kontrahenta
Telefon 3Numer telefonu pobierany z karty Kontrahenta
WWWAdres URL wprowadzony na karcie kontrahenta w bazie biura rachunkowego
Deklaracje CITData zaliczki CIT-8Data obliczenia zaliczki
Deklaracja CIT-8Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
Kwota CIT-8Kwota do zapłaty/zwrotu
Okres zaliczek CIT-8Miesięcznie/Kwartalnie
Zaliczka CIT-8Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracje IntrastatData IntrastatData obliczenia deklaracji
Deklaracja IntrastatBrak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracje PITData PIT‑4RData obliczenia zaliczki
Data PIT-8ARData obliczenia podatku
Deklaracja PIT-28Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
Deklaracja PIT-36Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
Deklaracja PIT-36LBrak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
Deklaracja PIT-4RBrak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
Deklaracja PIT-8ARBrak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
Kwota PIT-36/PIT-36LKwota do zapłaty/zwrotu na deklaracji – suma obliczona na podstawie wszystkich wyliczonych deklaracji dla wspólników
Kwota PIT-4RKwota do zapłaty/zwrotu
Kwota PIT-8ARKwota obliczonego podatku
PIT‑36 do policz.Liczba zaliczek, które mają być w danym miesiącu policzone/nie dotyczy
PIT‑36 policzoneLiczba zaliczek policzonych/nie dotyczy
PIT‑36L do policz.Liczba zaliczek, które mają być w danym miesiącu policzone/nie dotyczy
PIT‑36L policzoneLiczba zaliczek policzonych/nie dotyczy
Podatek PIT-8ARBrak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Zaliczka PIT‑4RBrak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracje VATData VAT-27Data obliczenia deklaracji
Data VAT-7Data obliczenia deklaracji
Data VAT‑9MData obliczenia deklaracji
Data VAT-UEData obliczenia deklaracji
Deklaracja VAT-27Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracja VAT-7Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracja VAT-9MBrak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracja VAT-UEBrak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Kwota VAT-7Kwota do zapłaty/do zwrotu na VAT-7
Kwota VAT-9MKwota do zapłaty na VAT-9M
Okres VAT-27Miesięcznie/Kwartalnie
Okres VAT-7Miesięcznie/Kwartalnie
Okres VAT-UEMiesięcznie/Kwartalnie
Płatnik VATTak/Nie
Składa VAT-UETak/Nie
JPKData JPK_VATData utworzenia pliku JPK_VAT
JPK_VATObowiązek JPK_VAT Tak/Nie
Plik JPK_VATPlik JPK_WAT wysłany Tak/Nie
OgólneAkronimKod kontrahenta pobrany z karty kontrahenta w bazie firmowej Biura Rachunkowego
DokumentyDostarczono/Nie dostarczono/Nie kompletne
Firma wielozakładowaTak/Nie dotyczy
MiesiącNie zamknięty/Zamknięty
Notatki
OperatorKod operatora
Rodzaj księgowościKH/KPiR/Ryczałt
Status klientaVIP/Zwyczajny
Stawka
Wersja bazy danych
Parametry firmSkładka wypadkowaWartość procentowa
Stawka podatku CITWartość procentowa
Płace i KadryAktywni właścicieleLiczba aktywnych właścicieli i osób współpracujących
Wypłaty właścicieliLiczba naliczonych wypłat właścicieli i osób współpracujących
RyczałtKwota ryczałtuKwota do zapłaty/zwrotu na zaliczce - suma obliczona na podstawie wszystkich wyliczonych zaliczek dla wspólników
Ryczałt do policzeniaLiczba zaliczek, które mają być w danym miesiącu policzone/nie dotyczy
Ryczałt policzonyLiczba zaliczek policzonych/nie dotyczy
UrzędyUS PIT-4R/CIT-8
US VAT-7/9M/27/UE

Jeśli dany atrybut nie dotyczy danego rodzaju księgowości (np. zaliczki CIT-8 nie przelicza się dla Księgi Podatkowej), wtedy w polu dla danego atrybutu pojawi się informacja nie dotyczy.

Uwaga
 Predefiniowanych, systemowych grup i atrybutów nie można usuwać, zmieniać. Jedynym aktywnym polem na formularzu takiego atrybutu jest parametr Nieaktywny.

Formularz klasy atrybutów zawiera następujące elementy:

  • Nazwa – pole wymagalne 20-znakowe.
  • Opis – szczegółowa informacja o atrybucie (max. 100 znaków).
  • Grupa – grupa, do której należy dany atrybut. Na atrybutach wprowadzonych przez użytkownika pole grupa jest modyfikowalne, więc można przesunąć atrybut z jednej grupy do drugiej.
  • Typ – jest obowiązkowe może przyjmować następujące wartości: Tekst, Lista, Lista SQL, SQL-BazaBR, SQL-Firma, SQL-Konfiguracja.
  • Format – pole wymagalne i może przyjmować wartości: Tekst; Notatka; Data; 1234; 1234.56; 1234.5678; Telefon; E-mail; Strona WWW.
Formularz atrybutu
  • Jeśli wybrano Typ: Lista, wówczas jest widoczna druga zakładka – Pozycje listy – z możliwością uzupełnienia słownika pomocniczego
Formularz atrybutu typu lista, zakładka Pozycje listy
  • Jeśli wybrano Typ: Lista SQL lub SQL-Konfiguracja, SQL-Firma, SQL-BazaBR – wówczas jest widoczna druga zakładka SQL – z możliwością wpisania zapytania SQL.
Formularz atrybutu typu Lista SQL, SQL – Konfiguracja, SQL – Firma, SQL – BazaBR, zakładka na wpisanie zapytania SQL
  • Wartość domyślna – pozwala na uzupełnienie wartości domyślnej, która pojawi się przy atrybucie po uruchomieniu modułu Biuro Rachunkowe.
  • Wartości miesięczne – jeśli zaznaczymy ten parametr, wartości uzupełniane będą miesięcznie.
  • Pamiętaj historię zmian – zaznaczenie parametru spowoduje zapamiętanie wszystkich wprowadzonych wartości.
  • Nieaktywny – po zaznaczeniu tego parametru atrybut, który nie jest wykorzystywany, nie będzie już widoczny w module Biuro Rachunkowe.

Przykłady atrybutów wg typów

Lista SQL (na ten moment są to wyłącznie listy pomocnicze pobierane z bazy konfiguracyjnej):

  • Najbardziej typowy przykład, to pobieranie Listy operatorów (jak na standardowym atrybucie Operator)

Select Ope_Kod From CDN.Operatorzy

  • Lista walut

Select WNa_Symbol From CDN.WalNazwy

  • Lista typów kursów

Select WKu_Nazwa From CDN.WalKursy

  • Lista stanowisk komputerowych

Select Sta_Nazwa From CDN.StanowiskaKomp

SQL – Konfiguracja (odwoływanie się do pojedynczych danych – w sensie pojedynczy wiersz, a nie lista – zapisanych w bazie konfiguracyjnej):

  • Najprościej można odwołać się do pól z tabeli Bazy – wpisując nazwę pola. Przykładowo – chcąc wyświetlić datę i czas ostatniego wykonania archiwizacji wystarczy na zakładce SQL wpisać:
  • Baz_TS_Arch
  • Chcąc odwołać się do innej tabeli, trzeba zrobić Select… Można w nim wykorzystać zmienne @Rok, @Miesiąc, @OpeId (Id bieżącego operatora) oraz odwołanie do pola Baz_BazId (Id bieżącej bazy).
  • Przykładowo – jeśli chcemy wyświetlić informację, ilu operatorów ma przypisany zakaz do danej bazy, należy wpisać:
  • Select Count(*) From CDN.BazZakazy Where Bza_BazId = Baz_BazId

SQL – Firma są to wszystkie atrybuty „buforowane”. Najbardziej typowe zastosowanie to wyciąganie różnych informacji z konfiguracji firmy – wtedy można skorzystać z funkcji CDN.Konfiguracja, przy czym trzeba wiedzieć, gdzie w bazie zapisana jest dana informacja.

Funkcja ma cztery parametry:

  • @Tryb – 1 oznacza odwołanie do konfiguracji „niehistorycznej”, 2 do historycznej
  • @Klucz – dla trybu 1 oznacza numer rekordu w tabeli CDN.Firma, dla trybu 2 oznacza „ścieżkę” dla parametru
  • @Rok, @Miesiac – wykorzystywane tylko dla trybu 2 (historycznego).

Jeśli chcemy uzyskać informację, czy w bazie jest ustawiona praca rozproszona, trzeba najpierw ustalić, że ta informacja jest zapisana w tabeli Firma, na wierszu o numerze 1470 i przyjmuje wartości:

  • brak
  • sprzedaż/płace
  • księgowość
  • oddział

Wyrażenie będzie wyglądać tak:

Case CDN.Konfiguracja(1, ‚1470’, 0, 0) When ‚1’ Then ‚BRAK’ When ‚2’ Then ‚DZ. HANDLOWY’ When ‚3’ Then ‚KSIĘGOWOŚĆ’ When ‚4’ Then ‚ODDZIAŁ XL’ End

Można też odwoływać się do innych danych np. księgowych, z tym, że w tym przypadku należy uważać, bo duża ilość atrybutów tego typu lub ich nieprawidłowa konstrukcja może mieć wpływ na wydajność.

Ciekawy może być atrybut pokazujący, czy w dzienniku w danym miesiącu znajdują się jakieś zapisy w buforze:

Case When Exists (Select * From CDN.DekretyNag Where DeN_Bufor=1 And Year(DeN_DataDok)=@Rok And Month(DeN_DataDok)=@Miesiac) Then ‚JEST BUFOR’ Else ‚NIE MA BUFORA’ End

SQL – BazaBR – w przypadku, gdy baza danych jest powiązana z kartą kontrahenta w bazie firmowej Biura rachunkowego, za pomocą tego typu atrybutu można pobrać dane z karty kontrahenta:

  • Telefon 2, Telefon 3 – jeżeli atrybut będzie miał taki typ, wówczas w module Biuro Rachunkowe będzie można, poprzez kliknięcie na taki atrybut, wywołać domyślny program do komunikacji np. Skype i zadzwonić do Klienta.
  • E-mail – ten typ atrybutu pozwoli w module Biuro Rachunkowe na wywołanie okna nowej wiadomości e‑mail z wpisanym adresem mailowym kontrahenta, poprzez kliknięcie na atrybut o takim typie.
  • Strona WWW – atrybut o takim typie będzie zachowywał się jak link do strony – pozwoli uruchomić przeglądarkę internetową i wyświetlić stronę www klienta.

Czas pracy

Zawiera listę sesji, które z tego poziomu mogą być przeglądane oraz ręcznie modyfikowane. Ponieważ lista ma służyć do korygowania wpisów, a nie ich analizowania (do tego są raporty dostępne w Biurze Rachunkowym), będzie zawsze przeglądana w kontekście konkretnego operatora. Listę można zawęzić do wybranego zakresu dat.

Posiada następujące kolumny:

  • Firma
  • Rozpoczęcie (data i godzina rozpoczęcia)
  • Zakończenie (data i godzina rozpoczęcia)
  • Typ – A – sesja automatyczna, R – sesja ręczna.
Czas pracy w Konfiguracji programu

Dostępne są standardowe przyciski:

 Dodaj  – umożliwia dodanie sesji

Zmień – pozwala na edycję zapisanej wcześniej sesji

Usuń – służy do usuwania zbędnych, nieprawidłowych sesji

Zamknij – zamyka konfigurację.

Przy dodaniu lub modyfikacji sesji pojawia się formularz zatytułowany Czas pracy, który zawiera pola:

  • Operator – pole niepodlegające edycji.
  • Firma – można wpisać firmę z ręki lub klikając w ten przycisk wybrać z listy.
  • Kategoria – jest to pole wymagane, ale nie uzupełniane z automatu, by użytkownik świadomie, przy uzupełnianiu ręcznym sesji, wybrał z listy odpowiednią kategorię.
  • Rozpoczęcie – dwie kontrolki: data i godzina.
  • Zakończenie – dwie kontrolki: data i godzina, przy czym data i godzina zakończenia musi być starsza niż Rozpoczęcia.
  • Stanowisko – informacja na jakim stanowisku wykonywano pracę. Pole nieaktywne.
  • Ręczna – parametr zaznaczony – sesja ręczna, brak parametru – sesja automatyczna.

Dostępne są również przyciski: Zachowaj zmiany   oraz Anuluj zmiany .

Grupy Atrybutów

Ustalenie grup pozwoli na czytelne usystematyzowanie wprowadzonych atrybutów. Istnieje możliwość wprowadzenia, edycji, usunięcia nowych grup atrybutów. Grupy predefiniowane nie mogą zostać usunięte. Program nie pozwoli na usunięcie grupy, jeśli w ramach niej są zapisane atrybuty. Należy najpierw usunąć atrybut, a następnie grupę.

Grupy atrybutów w Konfiguracji programu

Kategorie czasu pracy

Ta część Konfiguracji obejmuje definiowanie kategorii czasu pracy. Kategorie określają, jakiego rodzaju czynność wykonuje użytkownik. Ponieważ na formularzu Czasu pracy kategoria jest polem wymaganym, domyślnie do systemu dodawana jest kategoria Ogólna. Dla każdej kategorii użytkownik określa kod, nazwę (opis) oraz stawkę godzinową, z których polem wymaganym jest Kod.

Kategorie czasu pracy w Konfiguracji programu

Dzięki prawidłowo zdefiniowanym kategoriom jest możliwe wykonywanie raportów uwzględniających koszty pracy w zależności od rodzaju wykonywanej czynności.

Parametry

Biura rachunkowe zapisują wiele informacji o swoich Klientach w bazie danych, która jest bazą firmową Biura. Na kartach kontrahentów znajduje się szereg informacji typu adres e-mail, strona www, numery telefonów, dlatego też Użytkownik ma możliwość wskazania, która z baz danych jest bazą firmową Biura Rachunkowego.

Przycisk Firma wyświetla listę firm, które są podpięte do danej bazy konfiguracyjnej. Na liście firm działa lokator ograniczający, aby możliwe było szybkie przejście kursorem do bazy zaczynającej się od zadanego ciągu znaków.

W sytuacji, gdy użytkownik będzie chciał usunąć bazę ustawioną, jako baza firmowa Biura Rachunkowego, wówczas program poinformuje o tym komunikatem: „Baza [nazwa bazy] jest bazą firmową Biura rachunkowego. Czy na pewno usunąć bazę z listy baz?”.

Katalog dla kopii bezpieczeństwa baz danych. Program nie wykona archiwizacji ani konwersji z poziomu modułu Biuro Rachunkowe, jeśli pole to nie zostanie prawidłowo uzupełnione. Ikona  Wybór katalogu pozwoli na wybranie odpowiedniego miejsca dla archiwizacji i podanie ścieżki do tego katalogu.

Katalog iBard24 do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnionych w BI Point – w tym polu istnieje możliwość wskazania folderu w iBard24 służącego do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnianych w BI Point. Plik z wydrukiem udostępniany do BI Point jest zapisywany w archiwum wydruków na iBard24 i udostępniany Klientowi Biura Rachunkowego.

Parametry w Konfiguracji programu

Konfiguracja firmy

W Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Deklaracje jest dostępna lista wszystkich dostępnych w programie deklaracji, możliwość wyboru urzędu, do którego składana jest deklaracja oraz typ dokumentu dla płatności deklaracji i forma płatności. Gałąź jest widoczna tylko wtedy, gdy użytkownik korzysta z któregoś z modułów: KP, KH, KHP, KiP, KiP, HA lub HAP. Przy zakładaniu nowej bazy lub konwersji, domyślnie zaznaczane są wszystkie parametry i do użytkownika należy ewentualne odznaczenie deklaracji, które nie są składane.

Parametry w Konfiguracji firmy

Odznaczenie którejś z deklaracji spowoduje, że zniknie możliwość wygenerowania deklaracji w samym programie, a w module Biuro Rachunkowe przy predefiniowanych atrybutach pojawi się informacja Nie dotyczy. Natomiast na raporcie „Podatki do zapłaty” zostaną wyświetlone tylko te deklaracje i zaliczki, które podatnik składa, bazując na parametrach z Konfiguracji firmy. Dotyczy to deklaracji: DRA, PIT‑8AR, VAT-7, VAT-UE, VAT-9M, VAT-27 oraz zaliczek: CIT-8, PIT-4R, PIT-36, PIT-36L.

Konfiguracja Stanowiska

W Konfiguracji stanowiska/ Biuro Rachunkowe/ Parametry są dostępne następujące parametry:

  • Automatyczne sterowanie rejestracją czasu – zaznaczenie spowoduje zapisywanie w Konfiguracji programu/ Czas pracy poszczególnych sesji z Typem A – czyli sesja automatyczna.
  • Automatyczne uruchamianie aplikacji RCP – zaznaczenie spowoduje automatyczne uruchomienie RCP wraz z uruchomieniem programu Comarch ERP Optima.

Operatorzy

W konfiguracji programu Comarch ERP Optima istnieje możliwość dopisywania nowych operatorów oraz modyfikowania istniejących kart.

Aby operator mógł prawidłowo pracować w module Biuro Rachunkowe, powinien mieć na karcie operatora zaznaczony moduł Biuro Rachunkowe. W przypadku operatora typu Administrator zaznaczenie modułu Biuro Rachunkowe w konfiguracji operatora nie jest wymagane.

W module Biuro Rachunkowe nie ma możliwości zarejestrowania operatora, którego konto zostało zablokowane, czyli podobnie jak w przypadku standardowej wersji programu.

Na karcie operatora dostępna jest zakładka Blokady atrybutów, gdzie w formie „drzewa” widoczne są wszystkie atrybuty z podziałem na grupy i możliwością ustawienia blokady na:

  • Podgląd atrybutu – operator wówczas w ogóle nie będzie widział w module Biuro Rachunkowe takiego atrybutu,
  • Zmianę wartości atrybutu – operator będzie widział atrybut, ale nie będzie mógł zmienić jego wartości.

Czy ten artykuł był pomocny?