Lista atrybutów dla kontrahentów, wykorzystywanych w firmie, jest dostępna z poziomu Ogólne/ Atrybuty, zakładka [Kontrahenta]. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń i Zmień. Należy przy tym pamiętać, że usunięcie atrybutu jest możliwe do czasu skojarzenia go z kontrahentem (wykorzystania na formularzu kontrahenta).
Formularz Atrybutu kontrahenta
Dodając nową definicję atrybutu należy podać:
Kod – 20-znakowy, unikalny kod atrybutu (nie może być dwóch atrybutów dla kontrahenta o takim samym kodzie). Kod może być następnie kopiowany na dokument (wraz z wartością określoną dla danego kontrahenta), dlatego powinien być czytelny.
Opis – dłuższy opis atrybutu
Format: tekst, liczba, data, lista. W zależności od formatu atrybutu pole zawierające jego wartość pozwala na wpisanie tekstu, daty lub liczby. W przypadku listy użytkownik może utworzyć listę dopuszczalnych wartości. Z tej listy wybiera potem wartość podczas przypisania atrybutu dla kontrahenta czy dokumentu. Pozycje listy mogą zostać posortowane alfabetycznie poprzez dostępną w menu kontekstowym opcję Sortuj alfabetycznie.
Atrybuty kontrahenta mogą być wykorzystywane w programie na dwa sposoby: mogą być przenoszone w pole Opis podczas wystawiania dokumentu dla kontrahenta lub być przenoszone na odrębną zakładkę [Atrybuty] na dokumencie. W związku z tym istnieje kilka parametrów, które determinują sposób przenoszenia danego atrybutu na dokument:
Dokleić do opisu dokumentu – parametr odpowiada za kopiowanie atrybutu na dokumenty w pole Opis:
- jeśli jest zaznaczony – atrybut jest automatycznie kopiowany w pole Opis na dokumencie
- jeśli jest odznaczony – atrybut jest widoczny na formularzu kontrahenta, ale nie jest kopiowany na dokument.
Przenosić na transakcje – parametr związany jest z automatycznym przenoszeniem atrybutu na dokumenty (na odrębną zakładkę [Atrybuty]) wystawiane dla poszczególnych kontrahentów. Na formularzu atrybutu użytkownik może podać domyślne ustawienie dla atrybutu podczas przypisywania go na karcie kontrahenta. Jednak podczas przypisywania atrybutów poszczególnym kontrahentom użytkownik może ustawienie parametru zmienić. W efekcie może zdecydować indywidualnie dla każdego kontrahenta, czy atrybut powinien przenosić się automatycznie na dokumenty.
Kopiować przy przenoszeniu do rejestrów VAT – parametr dotyczy przenoszenia dokumentów z moduł handlowego do rejestrów VAT i określa, czy atrybut przypisany do dokumentu w module handlowo-magazynowym powinien zostać przeniesiony wraz z dokumentem po zaksięgowaniu do Rejestrów VAT. Ustawienie parametru na formularzu atrybutu jest następnie dziedziczone podczas przypisania atrybutu na kartę kontrahenta i Użytkownik nie może zmienić tego ustawienia dla poszczególnych kontrahentów. W efekcie atrybut z zaznaczonym parametrem jest zawsze przenoszony do rejestrów VAT wraz z dokumentem, niezależnie od kontrahenta, dla którego dokument jest wystawiony.
Kojarzenie atrybutu z konkretnym kontrahentem jest możliwe z poziomu jego karty ewidencyjnej, zakładka [Atrybuty]. Po wyborze atrybutu na karcie kontrahenta możliwy jest wybór nowej kolumny na liście kontrahentów wyświetlającej wartość tego atrybutu.
Przypisanie atrybutu dla kontrahenta
Jeśli atrybuty wykorzystywane dla kontrahentów są zdefiniowane można je uzupełniać wraz z wartościami dla poszczególnych kontrahentów. Na formularzu kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci) znajduje się zakładka [Atrybuty], z poziomu której można definiować atrybuty związane z danym kontrahentem. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski.
Dodając atrybut dla kontrahenta należy wskazać:
Atrybut – kod atrybutu wybrany spośród wcześniej utworzonych definicji. Lista jest dostępna po wciśnięciu przycisku.
Wartość – wartość atrybutu dla danego kontrahenta.
Dokleić do opisu dokumentu – atrybut może być automatycznie kopiowany w pole Opis na dokumentach wystawianych dla danego kontrahenta (parametr zaznaczony). Jeśli parametr jest odznaczony – atrybut będzie widoczny na formularzu kontrahenta, ale nie będzie pojawiał się na wystawianych dla niego dokumentach. Wartość parametru jest kopiowana z definicji atrybutu, ale na potrzeby danego kontrahenta można ją zmienić.
Kod atrybutu przed wartością – jeśli atrybut ma być kopiowany na dokumenty oprócz jego wartości w polu Opis może pojawić się również kod atrybutu.
Przenosić na transakcje – parametr związany z przenoszeniem na zakładkę [Atrybuty], podczas wystawiania dokumentu dla kontrahenta. Jeśli parametr będzie zaznaczony – atrybut automatycznie zostanie przeniesiony na dokument. Jeśli parametr będzie odznaczony – atrybut nie zostanie przepisany na dokument automatycznie, ale użytkownik będzie mógł wybrać go z listy atrybutów w trakcie wystawiania dokumentu.
Księgować przy przenoszeniu do Rejestrów VAT – parametr jest dziedziczony z formularza atrybutu (menu Ogólne/ Atrybuty) i użytkownik nie ma możliwości jego ustawienia indywidualnie dla poszczególnych kontrahentów.
Po ustaleniu listy atrybutów skojarzonych z danym kontrahentem należy zatwierdzić (przycisk z dyskietką) jego kartę ewidencyjną.
Kopiowanie atrybutów kontrahenta w pole Opis
Podczas wystawiania dokumentu dla danego kontrahenta – atrybuty skojarzone z kontrahentem, które mają zaznaczony parametr Dokleić do opisu dokumentu są automatycznie kopiowane w pole Opis. W przypadku Faktur Sprzedaży dodatkowo istnieje możliwość ustalenia tekstu, który jest drukowany na dokumencie (Konfiguracja firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury: Tekst opisu kopiowany na dokument FA). Jeśli taki tekst jest podany to zawsze jest on kopiowany na fakturę w pierwszej kolejności, a dopiero potem „doklejane” są atrybuty skojarzone z kontrahentem.
Podczas kopiowania atrybuty są sortowane wg kodów atrybutów – oznacza to, że w przypadku, gdy do jednego kontrahenta był kilka razy przypisany ten sam atrybut z różnymi wartościami, to podczas przepisywania atrybutów towaru na dokumencie będą one ustawione obok siebie.
Ponadto bezpośrednio na dokumencie istnieje możliwość ponownego wyboru atrybutów spośród tych kopiowanych na dokument. Obok pola zawierającego opis pojawia się przycisk . Po jego wciśnięciu użytkownik na liście atrybutów przypisanych do danego kontrahenta może wybrać te, które zostaną przepisane na dokument. Na liście wyświetlane są zarówno atrybuty, które mają zaznaczoną opcję kopiowania, jak i te, które pierwotnie na dokument nie są kopiowane.