Z dniem 1 października 2016 r. weszła w życie ustawa z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. poz. 1454), zwana dalej ,,ustawą centralizacyjną”.
W myśl tej ustawy jednostka samorządu terytorialnego wraz z podległymi jej jednostkami organizacyjnymi jest jednym podatnikiem VAT. Powyższe jednostki zobowiązane są do wspólnego, scentralizowanego, zbiorczego rozliczania podatku VAT.
Od 1 stycznia 2017 r. każda faktura powinna zawierać dane jednostki samorządu terytorialnego i podległej jej jednostki organizacyjnej.
W sytuacji, gdzie kupującym jest jednostka organizacyjna faktura powinna zawierać dane jednostki samorządu terytorialnego, jako nabywcy i podległej jej jednostki organizacyjnej jako odbiorcy.
Jednostka budżetowa w roli sprzedawcy
Dla sprzedawców będących jednostkami organizacyjnymi trzeba określić główną jednostkę samorządową, celem zamieszczania jej danych na wydrukach generowanych z programu.
W menu System/ Konfiguracja Firmy/ Pieczątka firmy – jednostka samorządowa możliwe jest uzupełnienie danych jednostki nadrzędnej – ręcznie lub poprzez zaczytanie z bazy REGON. Aby na wydrukach generowanych z programu pojawiały się dane głównej jednostki samorządowej, należy w Konfiguracji wydruków dla tego wydruku zaznaczyć parametr Dane jednostki samorządowej na wydruku znajdujący się na zakładce [Ogólne]. Parametr jest domyślnie zaznaczony dla wydruków dokumentów dostępnych:
- z poziomu formularza Faktury Sprzedaży, Faktury Zaliczkowej, Faktury Zakupu, Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży, Dokumentu Wewnętrznego Zakupu, Faktury Zakupu od Rolnika Ryczałtowego i korekt do tych dokumentów,
- z poziomu listy Faktur Sprzedaży: Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr), Wydruki seryjne (GenRap),
- z poziomu listy Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży/Zakupu: Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr.).
Jeżeli parametr: Dane jednostki samorządowej na wydruku nie jest zaznaczony, wówczas zawsze na wydruk pobierane są dane z System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy.
Jednostka budżetowa w roli kupującego
Na karcie kontrahenta, na zakładce [Ogólne] znajduje się domyślnie zwinięty panel: Centralizacja jednostek budżetowych. Po jego rozwinięciu widoczne jest pole, w którym można wskazać główną jednostkę samorządową (np. gminę), której podlega kontrahent:
Po konwersji bazy oraz na nowych kartach kontrahenta pole to jest puste.
Dla kontrahentów, dla których ustawiono nadrzędną jednostkę samorządową, działanie programu jest następujące:
- Na dokumentach:
- FA, FAZAL, FPF,
- WZ, RO (dotyczy modułów Handel, Handel Plus),
na zakładce [Kontrahent] w sekcji Nabywca znajduje się kod kontrahenta wybranego na zakładce [Ogólne]. Wszystkie pozostałe dane nabywcy pobierane są z karty nadrzędnej jednostki samorządowej i drukowane na wydrukach.
- Warunki handlowe, atrybuty, a także wszystkie raporty i analizy działają w oparciu o kontrahenta z zakładki [Ogólne].
- Do pliku JPK_FA (Jednolity Plik Kontrolny_Faktury) przenoszone są dane kontrahenta z dokumentu, jako nabywca – jednostka nadrzędna i wszystkie jej dane adresowe.
- Jeżeli na dokumencie wykonywana jest aktualizacja danych kontrahenta, który ma wskazaną jednostkę nadrzędną, to aktualizacja będzie uwzględniała także dane z jednostki nadrzędnej.
- Podczas korygowania dokumentów wszystkie dane przenoszone są z dokumentu pierwotnego. Nie ma możliwości zmiany danych prócz płatnika. Dane można skorygować na korekcie danych.
Na liście kontrahentów, dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajduje się kolumna: Jednostka samorządu terytorialnego. W kolumnie wyświetlany jest kod jednostki samorządu terytorialnego, której podlega dany kontrahent. Pogrupowanie listy kontrahentów po tej kolumnie umożliwia podgląd wszystkich kontrahentów przypisanych do określonej jednostki samorządu terytorialnego.
W przypadku scalania kart kontrahenta, jeżeli na kontrahencie głównym pole Jednostka podlega pod jest puste, następuje weryfikacja, czy jest ono wypełnione na kontrahencie, którego scalamy i wypełniane jest pierwszą jednostką nadrzędną. Jeżeli kontrahent główny ma to pole wypełnione, to po scaleniu, nic się nie zmienia.