Zaczynamy od założenia bazy danych odpowiadającej firmie użytkownika i wprowadzenia podstawowych danych o firmie. Kolejne kroki, związane już bezpośrednio z modułem Kasa/Bank to zdefiniowanie klas dokumentów, z których będziemy korzystać w programie i zasad ich numeracji oraz określenie używanych form płatności. Kolejny etap, to zdefiniowanie słowników pomocniczych – list kontrahentów, pracowników, kategorii, banków i urzędów. Uzupełnianie tych list przed rozpoczęciem pracy nie jest obowiązkowe. Dane można wprowadzać na bieżąco. Zanim jednak zaczniemy pracę – warto zastanowić się nad sposobem wprowadzania tych informacji. Szczególnie chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na listę kategorii – dobrze przemyślana struktura tej listy, odpowiadająca organizacji firmy i pozwalająca w przyszłości na definiowanie raportów i analiz faktycznie wspomagających zarządzanie – może być świetnym narzędziem w rękach osób zarządzających przedsiębiorstwem.
Zanim przystąpimy do pracy warto również zastanowić się nad konstrukcją list kontrahentów i pracowników – sposobem podziału na grupy, nadawania kodów i kategorii.
Następny krok to zdefiniowanie rejestrów kasowych/bankowych, otwarcie pierwszych raportów kasowych/bankowych i szereg informacji o tym jak wprowadzać kolejne zapisy kasowe/bankowe.
Preliminarz płatności – a więc kalendarz przyszłych przychodów i rozchodów finansowych w firmie oraz zasady prowadzenia rozliczeń z kontrahentami i urzędami.
W chwili otwierania po raz pierwszy nowo założonej bazy otwierany jest kreator, który pomaga użytkownikowi w szybkiej konfiguracji bazy tak, aby spełniała jego wymagania. Podczas konfigurowania bazy pojawiają się okna pozwalające na ustalenie podstawowych parametrów pracy dla poszczególnych zainstalowanych modułów.
Szczegółowy opis kreatora znajduje się w Pomocy dostępnej z poziomu poszczególnych okien pod klawiszem <F1>.
Jeśli użytkownik nie skorzysta z pomocy kreatora – ma możliwość ustawienia parametrów bezpośrednio w programie.
Informacje ogólne (potrzebne dla każdego modułu):
- Założenie nowej bazy danych (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Bazy danych)
- Uzupełnienie danych o firmie (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy)
- Wpisanie listy użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy)
- Ustalenie blokad dostępu dla użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy: zakładka [Blokady dostępu]).
Założenie blokad nie jest niezbędne do poprawnego działania programu i można je uzupełnić w razie konieczności już podczas pracy z programem.
Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Inne/ Banki) – przede wszystkim wprowadzamy dane o bankach, w których mamy założone rachunki.
Uzupełnienie list:
- urzędów (Ogólne/ Inne/ Urzędy),
- właścicieli (Ogólne/ Inne/ Właściciele),
- pracowników (Ogólne/ Pracownicy),
- kontrahentów (Ogólne/ Kontrahenci).
Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu.
Moduł KASA/ BANK
- Założenie rejestrów kasowych/bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/ bankowe).
- Ustalenie numeracji raportów kasowych/bankowych (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Raport).
- Otwarcie raportów kasowych/bankowych (Kasa/ Bank/ Raporty kasowe/ bankowe).
- Otwarcie raportów kasowych/ bankowych jest niezbędne dopiero w chwili wprowadzania dokumentów (zapisów kasowych/bankowych) w programie. Dlatego raporty kasowe/ bankowe nie muszą być otwierane w chwili konfiguracji systemu, należy jednak pamiętać o tym przed rozpoczęciem pracy.
- Schematy numeracji dla zapisów kasowych/ bankowych (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Wpłata i Wypłata).
Np. możemy zdefiniować dwa rodzaje wpłaty – wpłata gotówką i wpłata przelewem bankowym. Dla każdego rodzaju wpłaty można ustalić odrębny schemat numeracji.
Ustalenie wykorzystywanych w firmie form płatności, powiązanych konkretnymi rejestrami (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności).
Ustalenie listy wykorzystywanych kart kredytowych (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Karty kredytowe).
Po ustaleniu tych informacji można rozpocząć wprowadzanie danych oraz wystawianie dokumentów. Warto przy tym pamiętać, że w chwili otwierania nowej bazy danych część informacji jest predefiniowana (np. numeracja raportów i zapisów) – a zatem użytkownik może je wykorzystać i pracować z programem bez konieczności ich definiowania.