Moduł ten usprawnia archiwizację dokumentów i zarządzanie nimi. Składa się na to możliwość przypisania dokumentu do katalogu czy też definiowanie procesów obiegu dokumentów w firmie.

Funkcjonalność modułu umożliwia również kontrolę uprawnień operatorów do dostępu do dokumentów zebranych w poszczególnych katalogach. Uprawnienia te mogą dotyczyć dodawania, podglądu, edycji oraz usuwania dokumentów.

Dokumenty mogą być przechowywane w systemie w postaci plików. Użytkownik może dowolnie opisać plik, nadać status i skojarzyć z elementem systemu Comarch ERP Optima lub dowolnym podmiotem.

Dodatkowo może wyróżnić dokumenty spośród innych za pomocą definiowalnych cech (atrybutów). Pozwala to na swobodne wyszukiwanie oraz grupowanie według zadanego atrybutu.

Dokumenty mogą być rejestrowane w programie albo poprzez fizyczny zapis pliku w bazie danych, albo tylko poprzez wskazanie ścieżki dostępu do dokumentu, który jest zapisany na dysku komputera, bądź też przez zapis dokumentów w IBARD. Program umożliwia również współprace ze skanerami i bezpośredni zapis dokumentu ze skanera w bazie danych lub na IBARD.

Użytkownik może rejestrować w Bibliotece dwa rodzaje dokumentów:

1. firmowe, czyli takie, które są skojarzone z konkretną bazą firmową,
2. wspólne, czyli takie, które są zapisywane w bazie konfiguracyjnej. Dzięki temu są widoczne we wszystkich bazach firmowych podpiętych do danej bazy konfiguracyjnej.

Funkcjonalność ta może być wykorzystywana na przykład przez biura rachunkowe lub firmy pracujące na wielu bazach danych. Część dokumentów, które maja być widoczne we wszystkich bazach firmowych, może być zapisywana właśnie w postaci dokumentów wspólnych. Dzięki temu użytkownik uniknie wielokrotnego wprowadzania dokumentów do różnych baz.

Rodzaje dokumentów

W programie istnieje możliwość rejestrowania dwóch rodzajów dokumentów: firmowe i wspólne.

Dokumenty firmowe są widoczne tylko w bazie firmowej, w której zostały utworzone (podobnie, jak inne dokumenty i transakcje rejestrowane w systemie Comarch ERP Optima, na przykład faktury sprzedaży). Nie ma możliwości podglądu dokumentu firmowego z poziomu innej bazy danych.

Dokumenty firmowe, z racji tego, że są powiązane konkretnie z jedną bazą danych, użytkownik może wiązać z podmiotami, atrybutami i transakcjami zarejestrowanymi w obrębie tej samej bazy.

Dokumenty wspólne to dokumenty zapisywane w bazie konfiguracyjnej. Dzięki temu są one widoczne we wszystkich bazach podpiętych do danej bazy konfiguracyjnej. Funkcjonalność dokumentów wspólnych może być wykorzystana w firmach, które pracują równocześnie na wielu bazach danych (firmowych). W takim wypadku dokumenty „ogólne”, które nie są związane z konkretną firmową, mogą być zapisane jako dokumenty wspólne i będą widoczne we wszystkich bazach.

Dokumenty wspólne, z racji tego, że są widoczne w wielu bazach, nie mogą być wiązane z podmiotami, atrybutami oraz innymi transakcjami. Funkcjonalność dokumentów wspólnych polega tylko na rejestrowaniu dokumentów w Bibliotece

Katalogi dokumentów w Bibliotece

Dokumenty, które użytkownik będzie gromadził w swojej Bibliotece, mogą być przyporządkowane do tzw. katalogów. Możliwość umieszczania dokumentów w katalogach ma pomóc w sortowaniu i wyszukiwaniu dokumentów w module podczas późniejszej pracy. Katalogi mogą odpowiadać na przykład segregatorom, w których gromadzona jest dokumentacja w danej firmie w rzeczywistości.

W katalogach mogą być zbierane zarówno dokumenty firmowe, jak i wspólne (konfiguracyjne). Przy czym dla poszczególnych rodzajów dokumentów definiowane są odrębne katalogi.

Katalogi dla dokumentów firmowych są definiowane w System/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów.

Katalogi dla dokumentów wspólnych są definiowane w System/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Katalogi wspólne.

Na liście katalogów znajdują się standardowe przyciski:

Dodaj – dodaje nowy katalog,

Zmień – wyświetla formularz istniejącego katalogu,

Usuń – pozwala usunąć katalog pod warunkiem, że nie jest on skojarzony z żadnym dokumentem w Bibliotece.

Na liście zawsze znajduje się katalog !Domyślny!. Jest on tworzony automatycznie podczas kreowania bazy danych. Katalogu tego nie można usunąć, ani założyć blokad.  Trafiają do niego wszystkie dokumenty, które nie są przypisane do żadnego konkretnego katalogu, utworzonego przez użytkownika.

Definiując nowy katalog w Bibliotece, zarówno firmowy, jak i wspólny, użytkownik podaje:

Symbol – 20-znakowa, skrócona nazwa katalogu
Nazwa – pełna nazwa katalogu
Symbol w numeracji – istnieje możliwość numerowania dokumentów w obrębie danego katalogu. W tym celu użytkownik definiując schemat numeracji powinien umieścić w nim sekcję Katalog. Podczas numerowania dokumentów w tej sekcji podstawiany będzie podany w polu symbol katalogu (maksymalnie 5-znakowy). Symbol w numeracji jest alfanumeryczny, jednak obowiązuje zasada, że wpisany tu ciąg może zawierać tylko wielkie litery.
Schemat obiegu – w programie istnieje możliwość kontroli przepływu dokumentów w firmie przy pomocy tzw. procesów obiegu. Każdy dokument w momencie wprowadzania do systemu może być skojarzony z takim procesem. Jeśli dla katalogu będzie wprowadzony schemat domyślny, wtedy po przypisaniu dokumentu do katalogu będzie ona automatycznie kojarzony ze wskazanym tu procesem obiegu.
Folder dla plików na IBARD – w programie istnieje możliwość zapisywania plików poza bazą, na koncie IBARD.  Z listy folderów na koncie IBARD możemy wybierać  folder na koncie – wtedy pliki na koncie będą umieszczane w tym konkretnym folderze, bądź konto główne – wtedy piki będą zapisywane bezpośrednio na koncie. Szczegóły współpracy programu z IBARD zostały opisane w odrębnym rozdziale dotyczącym współpracy z innymi modułami systemu.

Zakazy do katalogów

Na formularzu katalogu znajduje się zakładka [Zakazy], z tego poziomu użytkownik może zdefiniować dla poszczególnych operatorów uprawnienia dotyczące dokumentów zebranych w tym katalogu. Możliwe jest także kopiowanie tych uprawnień za pomocą skrótu <CRTL>+<INSERT> .

Tak więc dostęp do dokumentów dla poszczególnych operatorów ustawiany jest na poziomie katalogu, nie zaś pojedynczego dokumentu. Zakazy dotyczą wtedy wszystkich dokumentów zebranych w tym katalogu. Dlatego definiując katalogi dokumentów w module warto od razu uwzględnić uprawnienia operatorów do dostępu do zebranych tam dokumentów.

Domyślnie każdy operator ma dostęp do wszystkich dokumentów w katalogu. Aby te prawa zawęzić – na zakładce [Zakazy] użytkownik może wskazać operatora i przydzielić mu zakazy dostępu:

Dodawanie – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa zapisu dokumentu w danym katalogu. Jeżeli operator ma zakaz zapisu dokumentów do katalogu, to katalog ten nie jest widoczny na liście katalogów podczas dodawania oraz edycji dokumentów zapisanych w  innym katalogu.

Jeżeli na liście w Bibliotece w sekcji Katalogi wybrany jest katalog, do którego operator ma zakaz dodawania dokumentów, to przy próbie dodania nowego dokumentu wyświetlany jest komunikat: Operator nie ma prawa zapisu dokumentów w katalogu, a w polu Katalog podstawiany jest katalog !Domyślny!. Podobnie w przypadku, gdy operator kopiuje dokument z katalogu, w którym ma zakaz dodawania.

W przypadku, gdy dokument będzie wprowadzany do katalogu przez operatora, który nie ma zakazu w danym katalogu, ale jako opiekuna dokumentu (osobę odpowiedzialną) przypisze operatora, który ma jakiekolwiek ograniczenia dostępu do katalogu – przy zapisie dokumentu program poinformuje o istniejących zakazach i zapyta operatora wprowadzającego, czy na pewno chce wprowadzić dokument.

Operator, który nie ma prawa dodawania dokumentu w katalogu, ale ma prawo edycji, może modyfikować już istniejące dokumenty w tym katalogu.

Podgląd – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa na podgląd istniejących dokumentów w danym katalogu (po wciśnięciu przycisku lupki). Zakaz ten będzie obowiązywał zarówno na liście Biblioteka dokumentów, jak i przy próbie podglądu dokumentu z poziomu innej transakcji zarejestrowanej w systemie (na przykład z poziomu Faktury sprzedaży, kontaktu CRM itp.).

Zmiana – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do zmian dokumentów w danym katalogu. Przy podglądzie dokumenty i ich załączniki będą wyświetlane w trybie „tylko do odczytu”. Będzie to dotyczyło wszystkich dokumentów katalogu, zarówno tych, gdzie opiekunem jest dany operator, jak i inny. Zakaz ten będzie obowiązywał również przy podglądzie dokumentu z poziomu innej transakcji zarejestrowanej w systemie Comarch ERP Optima.

Zmiana cudzych – przy założonym zakazie operator będzie miał prawa do zmiany dokumentów, dla których jest przypisany jako opiekun. Natomiast w przypadku dokumentów, gdzie opiekunem jest inny operator/ pracownik ‑ dokument i jego załącznik będzie otwierany w trybie „tylko do odczytu”. Zakaz ten będzie obowiązywał również przy podglądzie dokumentów z poziomu innych transakcji zarejestrowanych w systemie.

Usuwanie – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do usuwania dokumentów w katalogu, niezależnie od tego, kto jest opiekunem dokumentu.

Usuwanie cudzych – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do usuwania dokumentów, gdzie opiekunem jest inny operator/ pracownik. Natomiast będzie mógł usuwać dokumenty, do których jest przypisany jako opiekun.

Statusy dokumentów w Bibliotece

Dla każdego dokumentu w Bibliotece użytkownik może nadać status. Status dokumentu pomoże podczas późniejszej pracy w zarządzaniu biblioteką, umożliwiając filtrowanie dokumentów wg statusu.

Listę statusów użytkownik tworzy sam, w zależności od potrzeb, z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Statusy dokumentów.

Definiując status użytkownik podaje Kod (20 znaków) oraz szerszy Opis statusu. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

Dodaj – dodanie nowego statusu,

Zmień – edycja istniejącego statusu. Jeśli użytkownik zmieni w Konfiguracji kod statusu, który został już przypisany do dokumentu – status zmieni się również na wszystkich dokumentach

Usuń – usunąć można tylko status, który nie został wykorzystany na żadnym dokumencie w Bibliotece.

Statusy pojawiają się na liście wyboru w kolejności ustalonej w Konfiguracji. Za pomocą przycisków  i  użytkownik może ustalić poprawną kolejność statusów tak, by wyświetlały się one na dokumencie zgodnie z potrzebami.

Numeracja dokumentów w Bibliotece

Numeracja dokumentów jest ustalana odrębnie dla dokumentów firmowych, a odrębnie dla dokumentów wspólnych (konfiguracyjnych).

Dla dokumentów firmowych schematy numeracji ustalane są w System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Obieg dokumentu/ Biblioteka dokumentów. Domyślny schemat numeracji to OBD/numer bez zer/rok.

Schematy numeracji dla dokumentów wspólnych są ustalane w System/ Konfiguracja/ Program/ Definicje dokumentów/ Obieg dokumentów/ Dokumenty wspólne. Domyślny schemat numeracji to WSP/numer bez zer/rok.

Zasady definiowania schematów numeracji są podobne jak w przypadku pozostałych dokumentów w systemie.

Różnicą jest możliwość zastosowania katalogu podczas numerowania. Ustalając schemat numeracji można wskazać człon KATALOG. W takim przypadku dokumenty będą numerowanie odrębnie w ramach poszczególnych katalogów. Nadając numer dla wprowadzanego dokumentu w sekcji KATALOG pojawi się symbol katalogu, który użytkownik wprowadza na jego formularzu w Konfiguracji.

Użytkownik może utworzyć wiele schematów numeracji dla dokumentów. Jeden z nich powinien być zdefiniowany jako domyślny. Domyślny schemat numeracji należy wskazać: