Wstęp
W systemie Comarch ERP Optima zautomatyzowano księgowanie dokumentów źródłowych: Faktur Zakupu, Faktury Sprzedaży, dokumentów magazynowych (Przyjęć zewnętrznych, Wydań zewnętrznych, Przesunięć międzymagazynowych, itp.), listy płac, odpisów amortyzacyjnych itd. Automatyczne księgowanie dokumentów odbywa się w miejscu ich powstania za pośrednictwem mechanizmów nazywanych Schematami Księgowymi (pobierz przykładowe schematy księgowań).
, wskazując plik z dysku a następnie wykonując import za pomocą ikony 
.Wyjątkiem są faktury VAT, które po zaznaczeniu parametru Księgowanie faktur VAT przez rejestr VAT w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa mogą być zaksięgowane z poziomu Rejestrów VAT. Poza tym wyjątkiem oznacza to, że: dokumenty handlowe takie jak Faktury Sprzedaży, Faktury Zakupu, paragony księguje się z poziomu modułu Faktury, dokumenty magazynowe (Wydania zewnętrzne, Przyjęcia zewnętrzne, Przyjęcia wewnętrzne, Rozchody wewnętrzne, Przesunięcia międzymagazynowe, Wydania kaucji, Przyjęcia kaucji) z poziomu modułu Handel, dokumenty kasowo/bankowe z poziomu modułu Kasa/Bank, listę płac z poziomu modułu Płace i Kadry, faktury kosztowe z poziomu Rejestru VAT. Ponadto możliwe jest automatyczne księgowanie kwot z deklaracji podatkowych (PIT-36, PIT-36L, CIT-8, VAT-7, VAT-8, VAT-9M), odsetek do zapłaty z Not Odsetkowych, różnic kursowych i rozliczeń (kompensat) z modułu Kasa/Bank.
Budowa schematu księgowego swą konstrukcją przypomina budowę zapisu księgowego. Składa się z nagłówka oraz pozycji odpowiadającym poszczególnym dekretom księgowym.
Poniższy rozdział opisuje zasady tworzenia schematów księgowych oraz szczegółowe rozwiązania dla różnych typów dokumentów źródłowych.
Lista schematów księgowań
Budowa schematów księgowych odbywa się na poziomie menu Księgowość/ Inne/ Schematy Księgowań.
Przystępując do definiowania, użytkownik musi wybrać jeden z dostępnych typów schematów powiązanych z rodzajem dokumentów. Poniżej opis typów schematów.
| Typ schematu | Opis |
|---|---|
| Amortyzacja | Automatyczne księgowanie odpisów amortyzacyjnych z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów – Amortyzacja) |
| Deklaracje | Automatyczne księgowanie kwot podatku do zapłacenia z poziomu Księgowość/ PIT-36 lub PIT-36L lub CIT- 8 lub Rejestry VAT/ Deklaracja VAT-7 lub VAT-8 lub VAT-9M lub Płace i Kadry/ Deklaracje ZUS rozliczeniowe lub Zaliczki na PIT-4R lub Podatek na PIT-8AR lub Deklaracje PPK lub Handel/ Inne/ Deklaracja AKC-WW |
| Delegacje | Automatyczne księgowanie delegacji, menu: |
| Kasa/Bank /Delegacje | |
| Dokumenty kompensat | Automatyczne księgowanie Dokumentów kompensat, menu: Kasa/Bank/ Dokumenty kompensat |
| Dokumenty | Automatyczne rozksięgowanie kwoty z Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży, z poziomu Handel/ Inne/ Dokumenty Wewnętrzne sprzedaży |
| Wewn. Sprz. | |
| Dokumenty Wewn. Zak. | Automatyczne rozksięgowanie kwoty z Dokumentów Wewnętrznych Zakupu, z poziomu Handel/ Inne/ Dokumenty Wewnętrzne Zakupu |
| Ewidencja kosztów | Automatyczne zaksięgowanie dokumentów z ewidencji dodatkowej, menu: Rejestry VAT/ Ewidencja dodatkowa – zakładka Koszty |
| Ewidencja przychodów | Automatyczne zaksięgowanie dokumentów z ewidencji dodatkowej, menu Rejestry VAT/Ewidencja dodatkowa – zakładka Przychody |
| Faktury Sprzedaży | Automatyczne rozksięgowanie kwoty z Faktur Sprzedaży, z poziomu Handel/ Faktury Sprzedaży |
| Faktury Zakupu | Automatyczne rozksięgowanie kwoty z Faktur Zakupu, z poziomu Handel/ Faktury Zakupu |
| Likwidacja Środka Trwałego | Automatyczne księgowanie dokumentów likwidacji środków trwałych, z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów - Likwidacja) |
| Lista płac | Automatyczne rozksięgowanie kwoty z listy płac, z poziomu Płace i Kadry/ Listy płac |
| Nota odsetkowa | Automatyczne zaksięgowanie kwot odsetek, z poziomu |
| Kasa/Bank/ Noty odsetkowe | |
| Noty odsetkowe KH | Automatyczne zaksięgowanie kwot odsetek, z poziomu |
| Księgowość/ Rozrachunki/ Noty odsetkowe | |
| Otrzymanie Środka Trwałego | Automatyczne księgowanie dokumentów otrzymania środków trwałych, z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów – Otrzymanie) |
| Paragony | Automatyczne rozksięgowanie kwot z paragonów, z poziomu Handel/ Paragony |
| Ponaglenie zapłaty | Automatyczne księgowanie kwoty odsetek lub kosztów, z poziomu Kasa/Bank/ Ponaglenia zapłaty |
| Przesunięcia międzymagazynowe | Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu Przesunięcia międzymagazynowe, z poziomu Handel/ Inne/ Przesunięcia międzymagazynowe |
| Przeszacowanie Środka Trwałego | Automatyczne księgowanie dokumentów dot. przeszacowania środków trwałych, z poziomu Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ dokumentów - Przeszacowanie) |
| Przyjęcia kaucji | Automatyczne księgowanie dokumentów magazynowych typu WKA, z poziomu Handel/ Inne/ Przyjęcia Kaucji |
| Przyjęcia Wewnętrzne | Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu PW, z poziomu Handel/ Inne/ Przyjęcie Wewnętrzne |
| Przyjęcia Zewnętrzne | Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu PZ, z poziomu Handel/ Przyjęcie Zewnętrzne |
| PW produkcyjne | Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu PW, z poziomu Handel/ Inne/ Kompletacja – przyjęcie produktów |
| Raporty Kasa/Bank | Automatyczne rozksięgowanie kwot z raportu kasowego lub bankowego, z poziomu Kasa/Bank/ Raporty Kasowe/Bankowe |
| Rejestr Sprzedaży VAT | Automatyczne rozksięgowanie kwot z dokumentów sprzedaży wprowadzonych bezpośrednio do Rejestru Sprzedaży VAT, z poziomu Rejestry VAT/Rejestry VAT ( zakładka Rejestry Sprzedaży) |
| Rejestr zakupu VAT | Automatyczne rozksięgowanie kwot z dokumentów zakupu wprowadzonych bezpośrednio do rejestru zakupu VAT, menu: Rejestry VAT/ Rejestry VAT (zakładka Rejestry Zakupu) |
| Rozchody wewnętrzne | Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu RW, z poziomu Handel/ Inne/ Rozchody wewnętrzne |
| Rozliczenia | Automatyczne księgowanie rozliczeń, menu: |
| Kasa/Bank /Rozliczenia | |
| Różnice kursowe | Automatyczne zaksięgowanie różnic kursowych, menu: |
| Kasa/Bank /Różnice kursowe | |
| Różnice kursowe MW | Automatyczne zaksięgowanie różnic kursowych z Magazynu Walut, menu: |
| Kasa/Bank /Magazyn walut – zakładka Różnice kursowe | |
| RW produkcyjne | Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu RW, z poziomu Handel/ Inne/ Kompletacja – rozchody składników |
| Tax Free | Automatyczne księgowanie dokumentów Tax Free, menu: Handel/ Inne/ Tax Free |
| Ulepszenie Środka Trwałego | Automatyczne księgowanie dokumentów ulepszeń środków trwałych, menu: Księgowość/ Lista dokumentów środków trwałych (typ - Ulepszenie) |
| Wydania kaucji | Automatyczne księgowanie dokumentów magazynowych typu WKA, z poziomu Handel/ Inne/ Wydania Kaucji |
| Wydania zewnętrzne | Automatyczne zaksięgowanie kwot z dokumentów magazynowych typu WZ, z poziomu Handel/ Inne/ Wydania zewnętrzne |
Na liście Schematy Księgowań funkcjonują następujące przyciski:
Eksportuj formaty do pliku – przycisk pozwala na eksport schematu księgowań do pliku XML
Importuj formaty z pliku – przycisk pozwala na import schematu księgowań z pliku XML.
Dostępny jest również parametr Pokazuj nieaktywne, którego odznaczenie pozwala na zawężenie listy tylko do schematów aktywnych, czyli nadal wykorzystywanych. Jeżeli parametr jest zaznaczony, to lista zawiera wszystkie schematy (zarówno aktywne jak i nieaktywne). Jeżeli na formularzu schematu księgowego zaznaczono parametr Nieaktywny to jest on widoczny na liście schematów w kolorze czerwonym.