Standardowo, aby zamknięcie inwentaryzacji było możliwe, spełnione musi być kilka warunków dotyczących bazy danych. Aby inwentaryzacja mogła zostać zamknięta, na listach nie mogą występować dokumenty w buforze lub dokumenty handlowe (FS, PA, FZ), które nie są skojarzone z dokumentami magazynowymi. Jeśli program napotka na takie dokumenty, które dotyczą towarów – nie pozwoli na zamknięcie inwentaryzacji, jeśli natomiast dotyczą usług – wtedy inwentaryzacja zostanie zamknięta. Jeśli zamknięcie inwentaryzacji zostanie przerwane – program wyświetla listę dokumentów, które są za to odpowiedzialne. Znacznie ułatwia to korygowanie bazy danych tak, aby zamknięcie inwentaryzacji było możliwe.
- przed zamknięciem inwentaryzacji należy usunąć/ zapisać na stałe wszystkie dokumenty handlowe (FA, PA, RO, ZD) w buforze,
- wszystkie dokumenty handlowe (FA, PA) muszą być skojarzone z dokumentami magazynowymi,
- dokumenty typu Zamówienie u Dostawcy, Rezerwacja Odbiorcy muszą być przekształcone.
W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów. Przy próbie zamknięcia inwentaryzacji, program zawsze sprawdza, czy występują dokumenty blokujące zamknięcie. Jeśli takie dokumenty nie występują, inwentaryzacja jest zamykana bez względu na ustawianie parametru. Jeśli jednak takie dokumenty istnieją w bazie to:
- jeśli parametr jest odznaczony – zamknięcie inwentaryzacji jest blokowane. Wyświetlany jest log z informacją o blokujących dokumentach,
- jeśli parametr jest zaznaczony – program wyświetla tylko informację, że inwentaryzacja będzie zamknięta bezwarunkowo i, po akceptacji Użytkownika, tworzy dokumenty PWAI/ RWAI.
Natomiast należy pamiętać, że w przypadku zamykania bezwarunkowego inwentaryzacji, jeśli po wykonaniu inwentaryzacji zostaną zapisane dokumenty wpływające na stan magazynu z datą wcześniejszą niż data arkusza, to ilości na arkuszu nie będą zgodne z ilościami na stanie magazynowym na dzień utworzenia arkusza.
W przypadku równoczesnego przekształcania większej ilości AI, program informuje o wykonywaniu inwentaryzacji bezwarunkowej dla każdego arkusza oddzielnie. Jeśli program napotka na arkusz, który nie może zostać zamknięty (np. w buforze), operacja zostaje przerwana i dalsze arkusze nie są przekształcane.
Polecamy obejrzenie filmu instruktażowego, pokazującego tworzenie inwentaryzacji bez kontroli dokumentów. Film znajduje się na Indywidualnych Stronach Klientów http://www.erp.comarch.pl/klienci w obszarze „Filmy instruktażowe” w gałęzi Handel/ Inwentaryzacja lub bezpośrednio na stronie http://www.erp.comarch.pl/filmy oraz z poziomu programu Comarch ERP Optima (Pomoc/ Filmy instruktażowe w sekcji Handel)