Po kliknięciu ikony Dodaj  na liście Pliki JPK_V7 z ulgą na złe długi otwierane jest okno Eksport plików JPK_V7:

Na oknie tym należy wskazać czy plik JPK_V7 jest plikiem obowiązkowym (domyślna opcja) czy też składanym na żądanie Urzędu Skarbowego podczas kontroli. Możliwe jest dodanie za ten sam okres pliku obowiązkowego oraz na żądanie US.

Należy również wskazać okres (rok i miesiąc) za który składany jest plik. Pierwszy plik JPK_V7 można utworzyć dopiero za miesiąc październik 2020 lub czwarty kwartał 2020. Przy próbie dodania pliku za okresy wcześniejsze pojawia się komunikat: Nie można utworzyć pliku JPK_V7. Za ten okres obowiązuje plik JPK_VAT.

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe zaznaczony jest parametr Kwartalne rozliczenia VAT, w zależności od wyboru miesiąca będzie się generował nowy plik JPK_V7 albo tylko z częścią ewidencyjną (w przypadku wskazania dwóch pierwszych miesięcy kwartału) albo z częścią ewidencyjną za ostatni miesiąc kwartału i deklaracyjną za cały kwartał (w przypadku wskazania ostatniego miesiąca kwartału). Jeżeli wspomniany parametr nie jest zaznaczony (czyli obowiązuje miesięczny okres rozliczania podatku VAT), wygenerowany zostanie plik z częścią ewidencyjną i deklaracyjną za wskazany miesiąc.

Na oknie należy wybrać Urząd Skarbowy (obowiązkowe pole do uzupełnienia).  W tym polu podpowiada się Urząd Skarbowy dla deklaracji VAT wskazany w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje. Wskazany urząd powinien mieć na swojej karcie uzupełniony czterocyfrowy kod urzędu. Jeśli ten kod nie jest uzupełniony, wówczas wyświetlane jest ostrzeżenie: „Na karcie US nie uzupełniono kodu urzędu. Eksport plików JPK będzie możliwy po uzupełnieniu kodu urzędu na karcie US.”

Kolejną uzupełnianą informacją jest współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży. Wartość współczynnika podpowiada się na podstawie deklaracji za miesiąc poprzedni (jeśli była dodana w danym roku). W przypadku pliku za miesiąc styczeń, współczynnik wyliczany jest na podstawie zapisów z rejestru sprzedaży za poprzedni rok. W przypadku braku zapisów w rejestrze VAT za poprzedni rok, podpowiada się współczynnik w wartości 100%, natomiast Użytkownik może go ręcznie zmodyfikować zaznaczając parametr. Po zaznaczeniu parametru i wprowadzeniu wartości współczynnika, jest ona zapamiętywana dla kolejnych plików JPK_V7. Według wskazanego współczynnika szacunkowego struktury sprzedaży przeliczana jest część deklaracyjna, jak również zapisy części ewidencyjnej dotyczącej zakupów z odliczeniami warunkowymi.

U dołu okna znajduje się lista najczęściej zadawanych pytań dotyczących plików JPK_V7 wraz z odpowiedziami.

Ikona Anuluj  powoduje zamknięcie okna Eksport plików JPK_V7 bez wygenerowania pliku.

Po kliknięciu ikony Utwórz plik  następuje wygenerowanie pliku JPK_V7 za wskazany okres.

W przypadku rozliczenia VAT miesięcznego i za trzeci miesiąc kwartału dla rozliczenia kwartalnego VAT otwierane jest okno z częścią deklaracyjną pliku:

Okno to jest bardzo podobne do formularza dostępnej w programie deklaracji VAT-7. Okres za który sporządzany jest plik, jak również wartość szacunkowego współczynnika struktury sprzedaży pobierane są z okna Eksport plików JPK_V7 i na oknie z częścią deklaracyjną nie podlegają edycji. W poszczególnych polach uzupełnione będą automatycznie kwoty na podstawie zapisów w rejestrach VAT. Część pól umożliwia ręczną edycję wartości przez Użytkownika, pozwalając na wpisanie własnych danych. Na podstawie występujących na formularzu danych (wyliczonych automatycznie, jak i wpisanych ręcznie) do pliku JPK_V7 zostaną przeniesione wartości do odpowiednich pól odpowiadających tym z formularza deklaracji.

W stosunku do wzoru deklaracji VAT-7(20), na części deklaracyjnej JPK_V7M(21) znajdują się dodatkowe pola P_59 – P_61 dotyczące Wniosku o zaliczenie podatku na poczet przyszłych zobowiązań:

Dostępne są również pola P_68 i P_69 prezentujące łączną sumę kwot netto i VAT dla zapisów korekcyjnych dla VAT-ZD od sprzedaży uwzględnionych w bieżącym miesiącu/kwartale:

Do pliku JPK_V7 przenoszona jest informacja o dacie jego utworzenia, pobierana jako data systemowa ze stanowiska komputerowego. W związku z tym że data ta nie może być wcześniejsza niż 01.10.2020, jeżeli plik zostanie utworzony wcześniej, do pliku zostanie przeniesiona data 01.10.2020. Dotyczy to zarówno plików JPK_V7 tworzonych w programie, jak i scalanych.

Dane podatnika (NIP i nazwa pełna) pobierane są z pieczątki firmy. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW zaznaczono parametr Podatnik jest osobą fizyczną, wówczas Nazwisko i Imię podatnika pobierane są z tej właśnie gałęzi. Adres e-mail wymagany przez plik, jak również numer telefonu pobierane są z części deklaracyjnej pliku JPK_V7 (jeżeli są tam uzupełnione). W przypadku numeru telefonu, jeżeli nie jest wskazany w części deklaracyjnej pliku, jest pobierany z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW – odpowiednio z danych przedstawiciela, a jeżeli tam jest nieuzupełniony – z danych adresowych firmy. Jeżeli chodzi o adres e-mail, jeżeli nie jest wskazany w części deklaracyjnej pliku JPK_V7, jest pobierany z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW z danych przedstawiciela, a jeżeli tam nie jest wskazany – z Pieczątki firmy.

Jeżeli podatnik rozlicza VAT metodą struktury zakupów, na oknie dostępna jest ikona  Struktura zakupów służąca do obliczenia podatku należnego dokonując podziału sprzedaży za dany miesiąc w proporcjach wynikających z udokumentowanych zakupów. Po wykonaniu tej operacji należy ponownie przeliczyć część deklaracyjną pliku JPK_V7 za pomocą ikony  Przelicz.

Po zweryfikowaniu wyliczonych wartości i ewentualnym uzupełnieniu odpowiednich pól na formularzu Użytkownik może zatwierdzić deklarację klikając na ikonę Zapisz zmiany  co spowoduje wygenerowanie pliku JPK_V7.

Wygenerowany plik składa się z dwóch części – deklaracyjnej i ewidencyjnej lub tylko jednej z nich. Zapisy z rejestrów VAT przesyłane są do części ewidencyjnej według daty obowiązku podatkowego. Dla rejestru sprzedaży VAT to data obowiązku podatkowego a dla rejestru VAT zakupu – data prawa do odliczenia.  Wyjątek stanowią faktury wystawione do paragonów posiadające kod JPK_V7 o symbolu FP – trafiają one do pliku zgodnie z datą wystawienia.

Część deklaracyjna pliku JPK_V7 może mieć status obliczona (w buforze) lub zamknięta – analogicznie jak pozostałe typy deklaracji. Jeżeli deklaracja została zamknięta, możliwe jest jej odblokowanie z poziomu listy plików JPK_V7 poprzez kliknięcie na niej prawym przyciskiem myszy i wybranie opcji Odblokuj część deklaracyjną. Nie ma możliwości odblokowywania pliku JPK_V7 który został już wysłany.

Część deklaracyjna pliku (w przypadku obowiązkowych plików JPK_V7) generuje w preliminarzu płatność o kierunku rozchód na kwotę podatku do zapłaty (pole P_51) lub płatność o kierunku przychód na kwotę do zwrotu na rachunek bankowy (pole P_54 w pliku). Stan płatności jest przenoszony z części deklaracyjnej: płatność ma stan bufor jeżeli deklaracja jest niezatwierdzona lub do realizacji jeżeli deklaracja została zablokowana przez zmianami. Korekta części deklaracyjnej pliku generuje płatność na kwotę różnicy podatku do zapłaty (lub kwoty zwrotu na rachunek bankowy) w stosunku do korygowanej deklaracji.

W przypadku plików JPK_V7 na żądanie Urzędu Skarbowego – generują one płatności o statusie Nie podlega jeżeli za dany okres nie ma jeszcze dodanego obowiązkowego pliku JPK_V7. W celu zapewnienia prawidłowości rozliczeń płatności wynikających z części deklaracyjnej plików JPK_V7 zaleca się dodawanie pliku na żądanie dopiero wówczas, kiedy wcześniej utworzony już został obowiązkowy plik JPK_V7 (i ewentualne jego korekty). W przeciwnym razie obowiązkowy plik JPK_V7 dodany za okres za który dodano już wcześniej plik na żądanie nie wygeneruje nowej płatności w preliminarzu (lub wygeneruje płatność tylko na kwotę różnicy w stosunku do pliku na żądanie).

W przypadku kliknięcia ikony Anuluj zmiany  następuje odrzucenie tworzonego pliku i powrót na listę plików JPK_V7.

Podczas tworzenia pliku następuje jego walidacja. Użytkownik otrzymuje informację jeśli jakieś dane nie zostały prawidłowo uzupełnione, np. brakuje adresu e-mail. Wyłączenie walidacji jest możliwe w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ e-Deklaracje/JPK ale nie jest zalecane.

Wygenerowanie pliku JPK_V7 powoduje utworzenie w folderze wskazanym w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny pliku w formacie XML o nazwie według schematu:

JPK_V7K_PLN_Data od_Data do_Rok_Miesiąc_godzina utworzenia pliku_Kolejny plik w miesiącu

Plik tworzony jest w podkatalogu o nazwie zgodnej z nazwą bazy firmowej w programie.

Jeżeli folder dla plików JPK nie został wskazany w konfiguracji na danym stanowisku komputerowym, podczas próby utworzenia pliku pojawia się komunikat: W menu Konfiguracja->Stanowisko->Ogólne->Jednolity plik kontrolny nie ustawiono katalogu dla plików z danymi. Czy chcesz skonfigurować teraz? Po wybraniu opcji Tak następuje otwarcie okna Konfiguracji  na którym można wskazać folder zapisu dla plików JPK.

Po zapisaniu pliku z częścią deklaracyjną istnieje możliwość edycji tego pliku do czasu kiedy pozostaje on w buforze i ponownego przeliczenia części deklaracyjnej. W takim wypadku jeżeli po utworzeniu pliku użytkownik dokona zmian w części deklaracyjnej, wówczas utworzony zostanie nowy plik XML zawierający plik JPK_V7 w tej lokalizacji na dysku.

Plik JPK_V7 zawierający część deklaracyjną przed wysłaniem musi zostać zatwierdzony poprzez zaznaczenie na nim parametru Zablokuj deklarację przed zmianami.

Jeżeli został sporządzony plik JPK_V7 z częścią deklaracyjną i nie został zatwierdzony, a w międzyczasie nastąpiły zmiany w rejestrze VAT wpływające na wykazywane w pliku informacje, podczas próby zablokowania części deklaracyjnej pojawia się informacja: Błąd obliczania deklaracji. Od ostatniego przeliczenia deklaracji nastąpiły zmiany w ewidencji, należy ponownie przeliczyć deklarację. Po pojawieniu się tego komunikatu należy kliknąć ikonę Przelicz na formularzu części deklaracyjnej i zapisać zmiany.

Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ e-Deklaracje/JPK zaznaczony jest parametr Sprawdzaj poprawność plików JPK przed wysłaniem, wówczas weryfikacja zgodności pliku JPK_V7 z wzorcem Ministerstwa Finansów odbywa się zarówno podczas tworzenia pliku, jak również podczas jego wysyłki. Pliki zawierające błędy bądź niepełne informacje nie są wysyłane.

Faktury wystawione do paragonów z kodem FP są widoczne w części ewidencyjnej pliku JPK_V7 ale nie są uwzględniane w podsumowaniu podatku należnego. Nie są również uwzględniane przy liczeniu części deklaracyjnej.

W celu poprawnego wykazywania dokumentów VAT marża, faktura sprzedaży w tej procedurze musi mieć uzupełniony kod MR_UZ lub MR_UT. Wówczas w tworzonym pliku taka faktura zostanie prawidłowo oznaczona, w tagu SprzedazVAT_Marza wykazana zostanie kwota marży. W pliku JPK_V7 utworzony zostanie dokument techniczny dla zakupu bez pozycji a jedynie z oznaczeniem ZakupVAT_Marza na kwotę różnicy pomiędzy pozycją ze stawką NP na fakturze VAT marża i dokumentem rozliczenia marży.

Wszystkie kody JPK_V7 uzupełnione na dokumentach są przenoszone do pliku i możliwe jest podejrzenie jego zawartości w MS Excelu. Pozwala to na weryfikację które kody zostały przypisane do określonego dokumentu (w kolumnach odpowiadającym poszczególnym kodom pojawi się oznaczenia 1 dla kodu, który znajduje się na dokumencie).