Z poziomu programu możliwe jest nadawanie przesyłek kurierskich za pośrednictwem kuriera DHL. Użytkownik może m.in. zdefiniować domyślne parametry dla nadawanych paczek, seryjnie dla kilku zleceń zamawiać kuriera czy drukować potwierdzenia odbioru.
Konfiguracja
Adresy nadawcze
Konfiguracja konta
Aby skonfigurować współpracę z DHL, w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ DHL na zakładce [Ogólne] należy zaznaczyć parametr DHL, następnie należy podać dane dostępowe otrzymane od DHL:
- login DHL24 WebApi,
- hasło DHL24 WebApi,
- numer SAP Klienta.
Posiadam umowę na stały odbiór paczek – należy zaznaczyć jeśli z DHL jest podpisana tego typu umowa. Wówczas zlecenia z programu są rejestrowane w systemie kuriera wyłącznie celem nadania numeru listu przewozowego i przygotowania etykiet. Nie jest weryfikowana dostępność kuriera w dniu określonym jako data nadania przesyłki, ale użytkownik może informacyjnie tą datę ustalić na formularzu Zlecenia nadania przesyłki na zakładce [DHL]. W innym wypadku domyślnie będzie wstawiana data bieżąca.
Zakładka [Szablon spedycji]:
Ogólne:
- Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń nadania przesyłki spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenie nadania paczek.
- Domyślna seria – dla Zleceń nadania przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki.
Aby przesyłka została automatycznie dodana na tworzone Zlecenie nadania przesyłki, na zakładce [Parametry przesyłki] należy zaznaczyć parametr Domyślna przesyłka i wybrać typ przesyłki:
- Standardowa – typowa przesyłka krajowa,
- Przesyłka kopertowa – DOX, np. do przesyłania dokumentów,
- Przesyłka paletowa – przesyłany towar jest spakowany na paletach.
Na Zleceniu nadania przesyłki domyślnie będzie tworzona paczka o zadanym powyżej typie.
Dla poszczególnych typów można określić:
- Wagę w kg (maks. 999,99 kg).
- Wysokość, szerokość, długość paczki w cm (dopuszczalne tylko liczy całkowite).
- Dla przesyłki paletowej domyślnie ustawiona jest szerokość 80 cm i długość 120 cm.
- Jeśli paczka przekracza wymiary przesyłki standardowej, czyli:
- 1,2 x 0,8 x 2,1 (m) dla przesyłki umieszczonej na palecie (łącznie z paletą),
- 1,4 x 0,6 x 0,6 (m). dla przesyłki nieumieszczonej na palecie (łącznie z opakowaniem)
dla kategorii paczki Standardowa i Paletowa można zaznaczyć parametr Niestandardowa (za element niestandardowy naliczana jest dodatkowa opłata).
Jeśli skonfigurowano wagę/ wymiary przesyłki, a nie zaznaczono parametru Domyślna przesyłka, przesyłka o zadanych parametrach nie jest automatycznie dodawana na Zlecenie, natomiast po ręcznym wybraniu na Zleceniu danego typu przesyłki, jej wymiary podpowiedzą się automatycznie zgodnie z ustawionymi w konfiguracji.
W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych – po zaznaczeniu parametru przy generowaniu Zlecenia nadania przesyłki wyliczana jest sumaryczna waga pozycji z dokumentu, na podstawie którego powstało ZNP (waga, która jest brana do wyliczenia znajduje się na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe]). Jeśli łączna waga pozycji przekracza wagę maksymalną, na zleceniu zostanie ona zaokrąglona do wartości granicznej – 999,99 kg.
Waga ustalona przez użytkownika w konfiguracji jest brana domyślnie dla pojedynczej paczki wskazanej na zleceniu jeżeli:
- ZNP jest tworzone ręcznie
- parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest niezaznaczony,
- parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest zaznaczony, ale suma wagi pozycji z dokumentu wynosi zero.
Na etykiecie przesyłki można drukować dodatkowe informacje, w związku z tym w sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić domyślne parametry:
- Informacja o zawartości:
- Ustalona treść – jeśli zostanie wpisana w konfiguracji, będzie domyślnie przenoszona na Zlecenie nadania przesyłki. Wartość można uzupełnić/ zmodyfikować z poziomu ZNP.
- Nazwa pierwszej pozycji – brana z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie nadania przesyłki,
- Nr dokumentu źródłowego – z którego powstało ZNP,
- Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
- Referencje:
- Nr dokumentu źródłowego – z którego powstało ZNP,
- Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
Uwagi – wartość tego pola jest przenoszona na Zlecenie Nadania Przesyłki do pola Uwagi. Można w nim wybrać następujące wartości:
- ustalona treść – należy podać tekst, który ma być przenoszony na ZNP,
- nazwa pierwszej pozycji – na ZNP do pola Uwagi zostanie pobrana nazwa pierwszej pozycji z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie,
- nr dokumentu źródłowego – na ZNP do pola Uwagi zostanie przeniesiony numer dokumentu, z którego tworzone jest Zlecenie,
- nr powiązanego zamówienia (RO) – na ZNP do pola Uwagi zostanie przeniesiony numer Rezerwacji Odbiorcy, zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów - domyślnie dany parametr jest niezaznaczony. Jeśli parametr jest zaznaczony to w momencie generowania przesyłek dla dokumentów, które wystawiono dla tego samego odbiorcy oraz na ten sam magazyn (o ile jest powiązany z adresem nadawczym) zostanie utworzone jedno zbiorcze Zlecenie Nadania Przesyłki. W przypadku tworzenia ZNP z dokumentów MM, agregowane są te dokumenty, dla których występują te same magazyny źródłowe i docelowe. Jeśli zostaną zaznaczone dokumenty dla różnych magazynów, to agregowane do jednego dokumentu ZNP są tylko te dokumenty MM, które mają spójne magazyny. Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty ZNP.
Na zakładce [Usługi dodatkowe] można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych ZNP:
Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu parametru na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) będzie zaznaczona opcja Pobranie – parametr dotyczy kwoty, jaka ma zostać pobrana od odbiorcy przesyłki:
- jeśli forma płatności na dokumencie to –po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Jeśli forma płatności na dokumencie z którego generowany jest dokument ZNP, będzie taka sama, jak formy tu zaznaczone, to na ZNP będzie ustawione pobranie.
Na Zleceniu nadania przesyłki powstałym z Wydania Zewnętrznego:
- zostanie ustawione pobranie w sytuacji kiedy WZ generuje płatność i w konfiguracji wskazano taką samą formę płatności jak na WZ,
- dla WZ niegenerującego płatności zostanie ustawione pobranie na ZNP w oparciu o formę płatności z powiązanego dokumentu FS, PA, FPF. Jeśli WZ jest powiązane tylko z RO, pobranie zostanie ustawione na ZNP w oparciu o formę płatności z RO.
- dla WZ niegenerującego płatności i niepowiązanego z dokumentem handlowym, pobranie na ZNP nie zostanie zaznaczone.
- ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW – po zaznaczeniu tego parametru, na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie.
- Kwota pobrania:
- z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczenia tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
- ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki (maksymalnie można podać 6 500,00 PLN).
Deklarowana wartość/ Ubezpieczenie: Dla DHL jest to zawsze wartość w pełnych złotych, w przypadku pobierania wartości brutto z dokumentu zostanie ona zaokrąglona do pełnych złotych wzwyż. Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..). Po zaznaczeniu tej opcji można wybrać opcję Nr dokumentu – wówczas będzie to dokument, na podstawie którego powstało zlecenie. Powiadomienie E-Mail/ SMS – preawizacja – dzięki tej opcji odbiorca zlecenia otrzyma informację w wiadomości e-mail oraz sms o nadaniu przesyłki oraz o jej planowanym terminie doręczenia. Parametr jest również dostępny na formularzu Zlecenia nadania przesyłki na zakładce [Paczki i usługi]. Ustawienie parametru w konfiguracji jest przenoszone na nowe zlecenia. Usługi dodatkowe można modyfikować z poziomu formularza Zlecenia nadania przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]). Zakładka [Parametry wydruku]: DHL udostępnia dwa formaty wydruku listu przewozowego: A4 oraz A6 (Etykieta). W zależności od wybranego formatu dostępne są dwa rozszerzenia plików: W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem Lista zawiera kolumny: Dodatkowo dla listy można wybrać kolumnę: Numer zlecenia odbioru – numer zlecenia nadany przez firmę kurierską. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień. W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według Statusu z dokumentu Zlecenia nadania przesyłki oraz statusu przesyłki nadawanego przez firmę kurierską. Dodatkowo na liście przesyłek kurierskich dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla podświetlonego zlecenia dostępne są: Po wybraniu tej opcji generowane jest okno, w którym należy określić dzień, w którym ma przyjechać kurier: Jeżeli w konfiguracji firmy kurierskiej zaznaczono Posiadam umowę na stały odbiór przesyłek, wówczas ta opcja nie zamawia kuriera, ale służy tylko do zarejestrowania wybranych zleceń w systemie kuriera celem nadania nr przewozowego i wydrukowania potrzebnych dokumentów przewozowych. Dla DHL można ustalić preferowaną datę przekazania przesyłki kurierowi. Jeżeli zlecenie nie może zostać zarejestrowane w logu z operacji pojawi się odpowiedni komunikat i zostanie ono pominięte. Pozostałe zlecenia zostaną przesłane do spedytora i zostaną im nadane numery listów przewozowych. Błędy zwrócone przez serwis kuriera DHL będą wyświetlane w kolumnie Błąd walidacji oraz w dedykowanym polu na formularzu ZNP. Nadanie przesyłki jest możliwe również z listy oraz formularza dokumentu Faktury Sprzedaży, Paragonu, Faktury Pro Forma, Faktury Zaliczkowej oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus z listy oraz formularza dokumentu Rezerwacji Odbiorcy i Wydania Zewnętrznego a także Rozchodu Wewnętrznego i Przesunięcia Międzymagazynowego. . Opcja generowania ZNP jest dostępna na górnej wstążce Do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu/ Wydania Zewnętrznego/ Rezerwacji Odbiorcy/ Faktury Pro Forma/ Rozchodu Wewnętrznego/ Przesunięcia Międzymagazynowego użytkownik może utworzyć wiele zleceń. Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych. Na dokument, z którego utworzono Zlecenie nadania przesyłki przenoszony jest Nr listu przewozowego ze zlecenia (jest on widoczny na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent]). Należy pamiętać, że nr listu przewozowego nie jest przenoszony, na dokumenty powiązane z dokumentem, z którego utworzono ZNP. Dla wszystkich dostępnych kurierów jest możliwość seryjnego tworzenia Zleceń Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rezerwacji Odbiorcy, Wydań Zewnętrznych, Faktur Pro Forma, Rozchodów Wewnętrznych, Przesunięć Międzymagazynowych. Dla zaznaczonych dokumentów tworzony jest jeden dokument ZNP do jednego dokumentu, na takich samych zasadach jak podczas tworzenia przesyłki z poziomu formularza dokumentu. Dla dokumentów mających tego samego odbiorcę i adres nadawczy jest możliwość zagregowania zaznaczonych dokumentów do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki. W związku z tym, w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) dla poszczególnych kurierów na zakładce [Szablon spedycji] należy zaznaczyć parametr Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych. W przypadku tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów: Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Parametry przesyłki] zaznaczono parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki waga ta zostanie zsumowana z dokumentów agregowanych do jednego Zlecenia nadania przesyłki. W sytuacji gdy, w konfiguracji w sekcji Usługi dodatkowe zaznaczona zostanie opcja Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: np. przelew, to w momencie seryjnego generowania dokumentów ZNP z listy dokumentów opcja Pobranie zostanie zaznaczona na formularzu ZNP tylko dla tych dokumentów, które spełniają warunek dotyczący formy płatności. W pole Pobranie zostaną przeniesione kwoty z dokumentu lub ustalona w zależności od ustawień w konfiguracji. Pozostałe ustawienia są przenoszone na ZNP analogicznie jak na dokument ZNP tworzony z poziomu formularza dokumentu. Zasady seryjnego tworzenia jednego ZNP, gdzie agregowane będą pozycje z kilku dokumentów dla tego samego odbiorcy (w konfiguracji zaznaczony parametr Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów): Przy generowaniu przesyłek dla zaznaczonych dokumentów w przypadku, gdy zostaną zaznaczone także Faktury Zaliczkowe, to w logu otrzymamy stosowne ostrzeżenie w celu weryfikacji, czy dla danej faktury zaliczkowej ma zostać wygenerowana przesyłka.
Wydruki seryjne
Generowanie przesyłek kurierskich
- Nadanie przesyłki dostępna jest lista przesyłek kurierskich.
- Zamów kuriera. Przycisk pozwala na seryjne zamówienie kuriera dla zaznaczonych zleceń.
- Drukuj potwierdzenie nadania przesyłek – drukowane jest Potwierdzenie nadania przesyłki dla wszystkich zleceń z danego dnia łącznie z tymi, które zostały utworzone bezpośrednio przez serwis DHL, stąd wydruk może się różnić z danymi widniejącymi w programie. W raporcie uwzględnione są te zlecenia z programu, dla których wcześniej wydrukowano list przewozowy. W zależności od ustawień (menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do pliku zapisywanego we wskazanej w konfiguracji lokalizacji.
- Drukuj etykiety - seryjny wydruk listów przewozowych dla zleceń zaznaczonych na liście. W zależności od ustawień (menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do plików, zapisywanych we wskazanej w konfiguracji lokalizacji. [/su_list]
Tworzenie Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów handlowych i magazynowych
. Utworzone w ten sposób ZNP jest powiązane ze wskazanym wcześniej dokumentem. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego lub magazynowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu.Dane nadawcy (uzupełnione na adresach oddziałów w konfiguracji) przenoszą się zgodnie z poniższymi zasadami:
Jeśli w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/DHL) zaznaczono, aby kwota pobrania/ deklarowana wartość/ ubezpieczenie pobierane były z dokumentu (dla parametru Pobranie lub Deklarowana Wartość/Ubezpieczenie), to dla dokumentów MM i RW wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na dokumencie ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Dla pozostałych dokumentów wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na podstawie wartości brutto z dokumentu.Seryjne tworzenie Zleceń Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów
Jeżeli, żaden z powyższych parametrów nie jest zaznaczony, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki zostanie przeniesiona waga ustalona przez użytkownika dla konkretnej kategorii paczki (dla DPD, DHL, SENDIT) lub usługi (dla Poczty Polskiej).
Dokument X1 jest wystawiony na magazyn ‘MAG Kraków’, natomiast dokument X2 – na ‘MAG Lublin’.
W powyższym przypadku dokumenty te, zostaną zagregowane do jednego dokumentu ZN, gdyż dokument X1 ma magazyn powiązany z adresem oddziału, natomiast na dokumencie X2 magazyn nie posiada powiązania z adresem oddziału, więc pobierany jest domyślny adres oddziału – w tym przypadku ‘MAG Kraków’