CRM

Nowości

Do zrobienia (Checklista)

Do zrobienia jest funkcją umożliwiającą tworzenie zadań dla operatorów w obrębie konkretnej bazy danych. Ma formę wysuwanego panelu bocznego z lewej strony programu. W obrębie listy kontrolnej możliwe jest tworzenie dwupoziomowych list. Każde zadanie ma przypisanego operatora, który ma je wykonać. Na zadaniu można wskazać termin jego wykonania, który będzie wyświetlany w treści zadania.

Konfiguracja

Parametry cd – Do zrobienia

Na karcie operatora na zakładce Parametry cd w sekcji Do zrobienia znajdują się parametry:

Prawo modyfikacji zadań dodanych przez innych ope. – w przypadku gdy parametr jest zaznaczony to operator może edytować zadania przypisane do niego przez innego operatora, oraz zadania dodane automatycznie z szablonu zadania cyklicznego. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony to przy próbie edycji lub usunięcia takiego zadania pojawia się komunikat: „Nie masz prawa do modyfikacji zadań, które nie zostały utworzone przez Ciebie.”

Dostęp do zadań innych operatorów – w przypadku gdy parametr jest zaznaczony to operator widzi zadania przypisane do innych operatorów oraz na zadaniach może zmieniać operatora do jakiego ma być przypisane zadanie. Jeżeli parametr jest niezaznaczony to operator widzi tylko zadania przypisane do siebie, oraz nie może zmieniać operatora, do którego jest przypisane zadanie (pole jest nieaktywne).

W Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy na karcie operatora na zakładce Blokady dostępu można zablokować operatorowi dostęp do Checklisty, do szablonów zadań oraz do listy Zadania do wykonania w innych firmach. Jeżeli operator jest zalogowany do modułu CRM lub CRM PLUS, to odpowiednie blokady dostępne są w grupie Moduł CRM, Wszystkie moduły i Moje moduły.

Dodawanie zdań do listy

Zadanie główne

Zadanie dodajemy za pomocą przycisku Dodaj zadanie lub wciskając klawisz <Insert>.

Opis zadania – w tym polu wpisujemy treść zadania, maksymalnie można wprowadzić 256 znaków.

Data wykonania zadania – W momencie podniesienia formularza, domyślnym terminem wykonania zadania jest ostatni dzień danego miesiąca. Zmieniając datę wykonania zadania na inny miesiąc, po zapisaniu zadanie zostanie przeniesione na listę tego miesiąca.

Pokaż termin na liście (domyślnie jest nie zaznaczony) – po zaznaczeniu parametru, termin będzie wyświetlany w treści zadania.

Operator – pole jest aktywne tylko dla użytkownika który ma dostęp do zadań innych operatorów (parametr w konfiguracji na karcie operatora), w tym miejscu można wskazać operatora odpowiedzialnego za wykonanie zadania. Wybrać można operatorów dodanych w konfiguracji programu, widoczni do wyboru są tylko operatorzy aktywni, nie posiadający blokady dostępu do bieżącej bazy. Domyślnie podpowiada się operator który dodaje zadanie.

 Dodaj podzadanie – dodawanie zadań podrzędnych powiązanych z zadaniem głównym. Za pomocą podzadań można zadanie główne rozpisać na kilka kroków.

 Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian

 Anuluj zmiany – umożliwia zamknięcie okna

Formularz zadania głównego

Zadanie podrzędne

Dodawanie zadań podrzędnych jest możliwe z poziomu formularza edycji zadania głównego. Wybierając przycisk Dodaj podzadanie lub klawisz <Insert>, poniżej na liście pojawi się check i pole do wpisania treści zadania.

Podzadania

Podzadania dodawane są poziom niżej, czyli lista może mieć maksymalnie dwa poziomy.

Na liście przy zadaniu głównym znajduje się ikona , której wciśnięcie zwija/rozwija podzadania przypisane do zadania głównego.

Edytowanie i usuwanie zadań

Na liście przy każdym nie wykonanym zadaniu głównym znajdują się ikony:

 – edytuj

 – usuń

Edycja zadania

Kliknięcie w ikonę przy zadaniu, umożliwia edytowanie jego treści. Opcja edycji dostępna jest tylko w przypadku zadań niewykonanych, dotyczy to zarówno zadań głównych i podzadań. Operator który nie ma prawa do edycji zadań innych operatorów, może edytować tylko te zdania które sam dodał, nie może edytować treści zadań przypisanych przez automat i innych operatorów.

Edycja zadania głównego

W trybie edycji zadania głównego można modyfikować:

• jego treść,
• datę wykonania, zmieniając datę na inny miesiąc po zapisie zadanie wyświetli się na liście określonego przez operatora miesiąca,
• operatora (opcja jest aktywna jeśli operator ma dostęp do zadań innych operatorów),
• podzadania, zmienić ich kolejność, treść, usuwać, oznaczyć jako wykonane.

Edycja zadania podrzędnego

Wybranie opcji edycji przy zadaniu podrzędnym, z poziomu listy kontrolnej, uruchamia tryb edycji zadania głównego.

Usuwanie zadań

Zadanie usuwamy za pomocą lub podświetlając zadanie na liście i wybierając na klawiaturze przycisk <Delete>.

Tylko operator mający prawo modyfikacji zadań dodanych przez innych operatorów może usunąć każde przypisane do niego zadanie. Bez tego prawa można usuwać jedynie zadania dodane przez siebie, również nie można usuwać zadań przypisanych przez automat i innego operatora.

Usunięcie zadania głównego, spowoduje również usunięcie przypisanych do niego podzadań.

Natomiast usunięcie podzadania, usunie tylko ten jeden wiersz.

Filtrowanie

Na górze panelu znajduje się filtr, który wyświetla zadania na dany miesiąc zgodnie z datą systemową, za pomocą strzałek można przejść do poprzedniego lub kolejnego miesiąca.

Na dole panelu znajduje się filtr (widoczny tylko dla operatora mającego zaznaczony parametr Dostęp do zadań innych operatorów), w którym można wybrać czyje zadania są wyświetlane na liście. Po zaznaczeniu opcji:

• Operatora – domyślnie ustawia się aktualnie zalogowany operator, z możliwością wyboru innego operatora z listy (pod warunkiem że nie ma blokady do danej bazy). Filtr wyświetla wtedy zadania wybranego operatora.
• Wszystkich operatorów – filtr wyświetla zadania wszystkich operatorów w danej bazie, pole operator jest wtedy nieaktywne. Przy każdym zadaniu głównym w nawiasie kwadratowym wyświetli się akronimu operatora do którego przypisane jest zadanie.

Zadania ze statusem wykonane można ukryć na liście kontrolnej. Opcja Ukryj/Pokaż wykonane dostępna jest w prawym dolnym rogu ekranu pod ikoną  . Ustawienia filtra są zapamiętywane per użytkownik.

Z lewej widok panelu dla operatora bez dostępu do zadań innych operatorów, z prawej dla operatora mającego dostęp do zadań innych operatorów.

Oznaczanie wykonania zadania

Zaznaczenie checboxa przy zadaniu, oznacza dane zadnie jako wykonane oraz jego treść i data (jeżeli jest widoczna na liście) zostają przekreślone. Oznaczenie zadania głównego jako wykonane oznacza całkowite jego wykonanie (jeśli ma ono podzadania to też są skreślane), całość zadania przenosi się do sekcji Wykonane.

Podzadania oznaczone jako wykonane

Zaznaczenie wszystkich podzadań jako wykonane nie oznacza że zadanie główne zostało również  wykonane. Dopiero oznaczenie zadania głównego powoduje, że całość przenosi się do sekcji Wykonane.

Zdjęcie checka z zadania wykonanego, przywraca je na listę jako niewykonane. Jeśli zadanie główne ma przypisane podzadania to one również są przywracane, natomiast ich status pozostaje niezmieniony, użytkownik sam decyduje, czy podzadania też chce ustawić jako niewykonane, czy nie. Jeśli check zostanie odznaczony na którymś podzadaniu, to automatycznie odznaczy się na zadaniu głównym, i wróci na listę zadań do wykonania, te na których użytkownik nie odznaczył checkboxa będą nadal jako zrealizowane.

Zadania przywracane na listę przenoszone są do odpowiedniej sekcji zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale dotyczącym Kolejności zadań na liście.

Kolejność zadań na liście

Zadania na liście pogrupowane są w zależności od terminu wykonania. Zadania mogą być zgrupowane w trzy grupy z terminem wykoniania: Dziś, W tym tygodniu, W tym miesiącu oraz sekcja Wykonane. Nagłówek grupy wyświetla się tylko wtedy gdy w danej grupie są jakieś zadania. Domyślnie grupy są rozwinięte. Jeśli użytkownik zwinie grupę to jest to zapamiętane przy kolejnym rozwinięciu panelu Do zrobienia.

W sekcji Dziś są widoczne zadania mające w polu z terminem datę bieżącą. W sekcji W tym tygodniu są zadania z terminem na bieżący tydzień liczony od poniedziałku do niedzieli. W sekcji w tym miesiącu są zadania, które są do wykonania w danym miesiącu ale nie przynależą do sekcji Dziś i W tym tygodniu. W sekcji Wykonane znajdują się zadania oznaczone jako wykonane. Każde zadanie wyswietlane jest tylko w jednej sekcji, czyli np. zadanie, które ma termin dzisiejszy będzie tylko w sekcji Dziś.

Sekcje na panelu Do zrobienia

Nowe zadanie dodawane jest zawsze za ostatnim niewykonanym zadaniem w danej sekcji. Zmiana terminu na zadaniu wpływała na to, w której sekcji widoczne jest to zadanie. Użytkownik może zmienić kolejność zadań na liście przez przeciągnij i upuść, ale tylko w obrębie zadań niewykonanych. Przesunięcie zadania pomiędzy grupami (np. z Dziś do W tym miesiącu) spowoduje zmianę jego terminu.  Nie można mieszać na liście zadań wykonanych z niewykonanymi. Zadania wykonane znajdują się zawsze na końcu listy w sekcji Wykonane.

W przypadku podzadań, dopiero oznaczenie głównego zadania jako wykonane przenosi całe zadanie do sekcji Wykonane. Kolejność podzadań zmienia się automatycznie w zależności od tego czy jest ono wykonane, czy nie. Ich kolejność można zmieniać przez przeciągnij i upuść.

Podgląd zadań do zrobienia w innych firmach

W przypadku gdy w programie obsługiwana jest więcej niż jedna baza danych, to w panelu zadań pod ikoną dostępna jest opcja Pokaż zadania do zrobienia w innych firmach.

Wybranie tej opcji otwiera okno z listą zadań, którą można filtrować po firmie i dacie.

Zadania do wykonania

Na liście Zadania do wykonania użytkownik widzi tylko swoje zadania, jeśli na karcie operatora nie ma zaznaczonego parametru Dostęp do zadań innych operatorów. Użytkownik z uprawnieniami widzi zadania wszystkich operatorów w danej bazie. Z tego miejsca ma możliwość weryfikacji zadań przypisanych poszczególnym operatorom na dany miesiąc we wskazanej bazie danych.

W górnej części okna można wybrać z jakiej bazy i na jaki miesiąc chcemy wyświetlić listę zadań.

Z tego miejsca operator z uprawnieniami może zarządzać zadaniami w wielu bazach bez konieczności logowania się do każdej z nich z osobna. Natomiast operator bez uprawnień ma możliwość podglądu  swoich zadań do wykonania w innych firmach. Z tego poziomu można dodać zadania do list zadań w różnych bazach.

Okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski:

 Dodaj zadanie – tworzenie nowego zadania,
 Zmień zadanie – podgląd/ edycja już istniejącego zadania,
Usuń zadanie – usunięcie zadania

Lista składa się z następujących kolumn:

Zadanie – treść zadania głównego

Operator – akronim operatora, do którego przypisane jest zadanie

Termin – wyświetlany jest termin wskazany na zadaniu.

Ikoną plusa można dodać nowe zadanie do listy operatora. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno jak niżej.

Formularz zadania

Dodanie zadania z tego poziomu powoduje automatyczne dodanie zadania w panelu Do zrobienia dla wskazanego operatora, na wskazany dzień w bazie wybranej w nagłówku okna. Pole z treścią zadania głównego jest obowiązkowe do uzupełnienia. W polu Termin podpowiada się automatycznie ostatni dzień miesiąca ustawionego na liście w polu , datę można zmienić. Pokaż termin na liście parametr jest domyślnie nie zaznaczony – zaznaczenie spowoduje wyświetlanie terminu zadania na panelu Do zrobienia. W sekcji Podzadania można ikoną plusa dodać podzadania, ich kolejność można zmieniać przez przeciągnij i upuść. Ikoną kosza można usuwać podzadania.

Ikoną lupy można podejrzeć i edytować istniejące zadanie, zmienić jego treść, operatora i datę, dodać/usunąć podzadania i zmienić ich kolejność.

Edycja zadania

W kolumnie Wykonane wyświetla się informacja Tak/Nie w zależności od tego czy podzadanie zostało  oznaczone jako wykonane/niewykonane.

Z listy Zadania do wykonania ikoną kosza można usunąć zadanie. Usunięcie zadania z tego poziomu automatycznie usuwa zadanie z panelu Do zrobienia dla wskazanego operatora, na wskazaną datę w bazie wybranej w nagłówku okna.

Możliwość usuwania i edytowania zadań dodanych na listę przez innych operatorów zależy od parametru na karcie operatora Prawo modyfikacji zadań dodanych przez innych ope.

Informacja o nowych zadaniach

W przypadku, gdy użytkownik z uprawnieniami przydzieli nowe zadania pozostałym operatorom, to po zalogowaniu do programu, przy nazwie panelu Do zrobienia w nawiasie pojawia się informacja o nowych zadaniach przypisanych dla danego operatora lub dodanych automatycznie z szablonu.  Po rozwinięciu panelu informacja znika.

CRM Plus

Nowości

Szablony zadań

Lista szablonów zadań cyklicznych znajduje się w Konfiguracja/Program/CRM/Do zrobienia – szablony.

Do zrobienia- szablony

Okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski:
 Dodaj schemat – tworzenie nowego szablonu,
 Zmień schemat – podgląd/ edycja już istniejącego szablonu,
 Usuń schemat – usunięcie szablonu z listy

Lista składa się z następujących kolumn:

Zadanie – treść zadania głównego,

Podzadania – przyjmuje wartości: Tak – jeśli zadanie ma przypisane podzadania, Nie – jeśli podzadań nie ma,

Cykliczne – przyjmuje wartości: Tak – jeśli na zadaniu zaznaczony jest parametr Zadanie cykliczne, Nie – jeśli nie zaznaczony.

Szablony tworzone z poziomu konfiguracji

Z poziomu konfiguracji programu CRM/Do zrobienia- szablony, użytkownik może dodawać szablony powtarzalnych zadań.

Szablon zadania cyklicznego

Formularz szablonu zadania podzielony jest na dwie sekcje:

• Zadanie – w pierwszym polu należy uzupełnić treści zadania głównego (pole jest obowiązkowe).
  • Podzadania – można dodać/edytować zadania podrzędne na zasadzie edit in place, lub usunąć podświetlone zadanie podrzędne.
  • Dostępny dla rodzaju księgowości – w tym miejscu możemy zdecydować dla którego rodzaju księgowości będzie dostępny szablon zadania, do wyboru: Ewidencja ryczałtowa, Księga podatkowa, Księgowość kontowa.
• Zadanie cykliczne – po zaznaczeniu, należy określić cykl w jakim zadanie ma automatycznie dodawać się na panel Do zrobienia. Maksymalnie można wpisać 12 miesięcy. W polu począwszy od domyślnie podpowiada się bieżący miesiąc i rok, dzień zależny jest od pola na X dzień miesiąca. Wartość z pola na X dzień miesiąca przenoszona jest na wygenerowane zadanie cykliczne jako Data wykonania zadania.

W polu począwszy od można dowolnie zmienić datę na inną – zmiana tej daty nie wpłynie na pozostałe pola. Data w tym polu oznacza pierwsze automatyczne dodanie tego zadania na listę.

Poniżej znajduje się tabela z listą baz:

• Nazwa bazy – nazwa bazy danych w której generowane jest zadanie cykliczne
• Rodzaj księgowości – wyświetlany jest wybrany w danej bazie danych rodzaj księgowości (Konfiguracji firmy/ Księgowość/Parametry), kolumna przyjmuje wartości:
  • Ryczałt – Ewidencja ryczałtowa,
  • KPiR – Księga podatkowa,
  • KH – Księgowość kontowa.
• Operator – informacja do jakiego operatora w danej bazie jest przypisywane automatycznie dodane zadanie.

W tym miejscu można wskazać bazy, w których zadanie ma być generowane cyklicznie. Po kliknięciu pojawia się kreator .

KROK 1: Wybieramy operatora, dla którego zadanie będzie dodawane cyklicznie, domyślnie podpowiada się bieżący operator. Wybrać można operatorów dodanych w konfiguracji programu, dostępni są tylko aktywni operatorzy. Okno pojawia się operatorowi który ma dostęp do zadań innych operatorów. Operator nie mający dostępu do zadań innych operatorów dodając bazę do szablonu jest automatycznie do niego przypisywany.

Parametry zadania cyklicznego 1

KROK 2: Wskazujemy bazy w których ma być generowane zadanie dla operatora wybranego w poprzednim kroku. Lista baz jest ograniczona do baz o określonym rodzaju księgowości który w sekcji Zadanie został ustawiony oraz do których wybrany w pierwszym kroku operator nie ma zakazów.

Parametry zadania cyklicznego 2

Zadania oznaczone jako cykliczne są dodawane do Listy kontrolnej – Do zrobienia po zalogowaniu odpowiedzialnego za nie operatora pierwszy raz w danym miesiącu. Wyjątkiem jest pierwszy zapis szablonu. W momencie dodawania nowego szablonu sprawdzane jest, czy data w polu zaczynając od jest z bieżącego miesiąca. Jeśli tak to podczas zapisu automatycznie dodadzą się zadania na właściwe listy.

Edytując daty na istniejącym szablonie zadania cyklicznego, zmianie nie ulegną daty na już wygenerowanych zadaniach, ustawienia będą obowiązywały od kolejnego miesiąca..

Podczas dodania nowych baz do już istniejącego szablonu, przy zapisywaniu zmian zostaną w nich wygenerowane zadania zgodnie z zasadami obowiązującymi przy dodawaniu nowego szablonu zadania cyklicznego.

Szablony tworzone z poziomu Listy kontrolnej – Do zrobienia

Szablon zadania można również utworzyć na podstawie istniejącego na panelu Do zrobienia zadania. Opcja dostępna jest pod ikoną Dodaj szablon, który pojawi się po kliknięciu na zadaniu.

Wybranie tej opcji podnosi okno szablonu, takie samo jak w konfiguracji. Na szablon zadania przenosi się treść zadania głównego i podzadań z możliwością ich edycji. W sekcji Dostępny dla rodzaju księgowości można określić dla jakiego rodzaju księgowości ma być generowane zadanie. Po zaznaczeniu Zadanie cykliczne użytkownik może określić harmonogram zadania. W polu na X dzień miesiąca ustawiony jest dzień wybrany na zadaniu na podstawie, którego tworzony jest szablon. W polu począwszy od ustawia się termin planowanego generowania zadania w kolejnym miesiącu.

Po zapisaniu, szablon zostaje dodany na listę szablonów w konfiguracji Program/ CRM/ Do zrobienia- szablony.

Szablony w nowo dodanych bazach i odtworzonych z kopii bazach

Przy pierwszym logowaniu do odtworzonej z kopii lub do nowo utworzonej bazy danych, w kreatorze konfiguracji parametrów firmy pojawia się okno Konfiguracja cyklicznych zadań – do zrobienia.

Konfiguracja cyklicznych zadań – do zrobienia

W tabeli widoczne są treści zadań głównych z szablonów oznaczonych jako cykliczne w konfiguracji programu, z odpowiednio zaznaczonym rodzajem księgowości zgodnym z wybranym w firmie. W kolumnie Podzadania jest informacja, czy szablon ma przypisane podzadania. Ikoną lupy można wywołać podgląd Szablonu zadania z konfiguracji. Okno otwiera się w trybie tylko do odczytu, nie można na nim wprowadzać zmian. Aby dodać zadanie do bazy należy je zaznaczyć.

W polu Operator domyślnie podpowiada się akronim aktualnie zalogowanego operatora. W tym polu istnieje możliwość wybrania z listy innego aktywnego operatora który nie ma ustawionego zakazu do tej bazy. Pole jest obowiązkowe.

Po zatwierdzeniu okna baza zostanie dopisana do wybranych zadań cyklicznych wraz z wybranym operatorem.

Dodawanie zadań na listę na podstawie szablonu

Po rozwinięciu przycisku Dodaj zadanie dostępne są opcje:

• Dodaj szablon zadania – opcja pojawia się gdy w konfiguracji nie ma jeszcze dodanego żadnego szablonu zadania. Po jej wybraniu program przeniesie nas do konfiguracji programu CRM/ Do zrobienia -szablony, gdzie można dodać swój pierwszy szablon. 
• Szablony zadań zdefiniowane w konfiguracji programu zarówno cykliczne jak i pozostałe, . Dostępne szablony są zgodne z rodzajem księgowości ustawionym na bieżącej bazie danych i wybranym rodzaju księgowości na szablonie zadania. Jeśli użytkownik nie ma pobranego modułu księgowego, to widzi w tym miejscu wszystkie szablony zadań.

Kliknięcie na treść zadania dodaje zadanie na listę operatora w bieżącej bazie.