W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość księgowania według opisu analitycznego następujących dokumentów:
- Dokument TaxFree,
- Dokument wewnętrzny sprzedaży,
- Dokument wewnętrzny zakupu,
- Ewidencja kosztów,
- Ewidencja przychodów,
- Faktury sprzedaży,
- Faktury zakupu,
- Kompletacja przyjęcie produktów,
- Kompletacja rozchód składników
- Paragony,
- Przesunięcia międzymagazynowe,
- Przyjęcie kaucji,
- Przyjęcie wewnętrzne,
- Przyjęcie zewnętrzne,
- Rejestr sprzedaży,
- Rejestr zakupu,
- Rozchód wewnętrzny,
- Wydanie kaucji,
- Wydanie zewnętrzne.
Użytkownik ma możliwość księgowania dokumentów na konta związane z elementami wymiaru oraz tworzenia kont księgowych na podstawie segmentów składających się z numerów kont lub nazw elementów. W schematach o typie: Dokumenty wewn. sprz., Dokumenty wewn. zak., Ewidencja kosztów, Ewidencja przychodów, Faktury sprzedaży, Faktury zakupu,Paragony, Przesunięcie międzymagazynowe, Przyjęcia kaucji, Przyjęcia wewnętrzne, Przyjęcia zewnętrzne, PW produkcyjne, Rejestr sprzedaży VAT Rejestr zakupów VAT, Rozchody wewnętrzne, RW produkcyjne, Tax Free, Wydania kaucji oraz Wydania kaucji w pozycji Konto, Kwota, Opis oraz Warunek (w elemencie schematu) dostępne są makra pozwalające na księgowanie według uzupełnionego na dokumencie opisu analitycznego.
Odwołanie się w schemacie księgowym w polu Konto do makra OpisAnalitycznyKonto1(’NAZWA WYMIARU’) umożliwia księgowanie:
- w przypadku wymiaru o typie Opisowy na konto wskazane na elemencie wybranego w schemacie wymiaru,
- w przypadku wymiaru o typie Z planu kont na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
- w przypadku wymiaru o typie Kategoria na konto wskazane na formularzu kategorii w polu Konto – segment Wn,
- w przypadku wymiaru o typie Słownik – Kontrahent/ Pracownik/ Wspólnik na konto wskazane na formularzu danego podmiotu w polu Przychód/ Konto 1,
- w przypadku wymiaru o typie Słownik – Towar/ Środek trwały/ Bank/ Urząd nie ma możliwości skorzystania z powyższego makra.
Odwołanie się w schemacie księgowym w polu Konto do makra OpisAnalitycznyKonto2(’NAZWA WYMIARU’) umożliwia księgowanie:
- w przypadku wymiaru o typie Opisowy na konto wskazane na elemencie wybranego w schemacie wymiaru,
- w przypadku wymiaru o typie Z planu kont na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
- w przypadku wymiaru o typie Kategoria na konto wskazane na formularzu kategorii w polu Konto – segment Ma,
- w przypadku wymiaru o typie Słownik – Kontrahent/ Pracownik/ Wspólnik na konto wskazane na formularzu danego podmiotu w polu Rozchód/ Konto 2,
- w przypadku wymiaru o typie Słownik – Towar/ Środek trwały/ Bank/ Urząd nie ma możliwości skorzystania z powyższego makra.
Odwołanie się w schemacie księgowym w polu Konto do makra @OpisAnalitycznyElement(’NAZWA WYMIARU’) umożliwia księgowanie:
- w przypadku wymiaru o typie Opisowy na konto utworzone na podstawie kodu podwymiaru lub kodu elementu wymiaru,
- w przypadku wymiaru o typie Z planu kont na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
- w przypadku wymiaru o typie Kategoria na konto utworzone na podstawie kodu kategorii,
- w przypadku wymiaru o typie Słownik na konto utworzone na podstawie kodu danego słownika.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne zakładanie kont analitycznych niesłownikowych to użytkownik ma możliwość tworzenia kont analitycznych niesłownikowych poprzez łączenie ze sobą elementów – przykładowo wprowadzając w polu Konto ‘501-’+@OpisAnalitycznyElement(‘NAZWA WYMIARU’).
W polu Kwota dodano makro @OpisAnalitycznyKwota pobierające wartość z pozycji, która jest księgowana.
W polu Opis (w elemencie schematu) oraz Warunek (w elemencie schematu) dodano makra:
- OpisAnalitycznyKonto1(’NAZWA WYMIARU’) – pobiera informację o numerze konta,
- OpisAnalitycznyKonto2(’NAZWA WYMIARU’) – pobiera informację o numerze konta,
- @OpisAnalitycznyElement(’NAZWA WYMIARU’) – pobiera informację o kodzie podwymiaru, kodzie elementu wymiaru, koncie księgowym, kodzie kategorii lub akronimie słownika. Przykładowo jeżeli na pozycji opisu analitycznego na dokumencie dla wymiaru KATEGORIA wskazano KATEGORIA/AMORTYZACJA/KUP to do opisu przeniesie się: KUP.
- @OpisAnalitycznyPozycja(’NAZWA WYMIARU’) – pobiera informację o całej pozycji opisu analitycznego na dokumencie z pominięciem kodu wymiaru. Przykładowo jeżeli na pozycji opisu analitycznego na dokumencie dla wymiaru KATEGORIA wskazano KATEGORIA/AMORTYZACJA/KUP to do opisu przeniesie się: AMORTYZACJA/KUP.
Aby zaksięgować na wszystkie konta poszczególnych elementów dla wymiaru KATEGORIA w schemacie ksiegowym należy wskazać:
W polu Konto: @OpisAnalitycznyKonto1(’KATEGORIA’)
W polu Kwota: @OpisAnalitycznyKwota
Dodatkowo aby wykluczyć próbę księgowania pozycji opisu analitycznego w których nie wybrano kategorii (aby nie pojawiał się komunikat o braku kategorii), w polu Warunek należy wskazać: @OpisAnalitycznyPozycja(’KATEGORIA’)<>’’
Aby zaksięgować na konto1 wymiaru KATEGORIA tylko dla konkretnej kategorii AMORTYZACJA w schemacie ksiegowym należy wskazać:
W polu Konto: @OpisAnalitycznyKonto1(’KATEGORIA’)
W polu Kwota: @OpisAnalitycznyKwota
W polu Warunek:
@OpisAnalitycznyElement(’KATEGORIA’) = ‘AMORTYZACJA’ lub @OpisAnalitycznyPozycja(’KATEGORIA’) = ‘AMORTYZACJA’ (jeżeli nie ma kolejnych poziomów) lub
@OpisAnalitycznyPozycja(’KATEGORIA’) LIKE '%AMORTYZACJA%’ (jeżeli ma zawierać w pozycji kategorię AMORTYZACJA).
Makra związane z opisem analitycznym można łączyć jedynie z makrami dotyczącymi nagłówka dokumentu. Nie można łączyć ich z makrami odwołującymi się do pozycji dokumentu.