Przeniesienie załącznika z wiadomości mailowej do Obiegu dokumentów i rejestru VAT.

image_print

Z poziomu otwartego formularza wiadomości e-mail można przenieść załączniki bezpośrednio do Biblioteki dokumentów lub do Rejestrów VAT za pomocą funkcji OCR.

Na formularzu wiadomości mailowej na zakładce [Załączniki] dostępne są ikony:

– Zapisz załącznik. 

W rozwijanym menu dostępne są opcje:

  • Zapisz załączniki, umożliwia zapisanie załączników we wskazanym miejscu na dysku;
  • Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu dokumentów, umożliwia podpięcie załączników do istniejących dokumentów w Bibliotece dokumentów.
  • Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów, umożliwia dodanie nowego dokumentu w Bibliotece dokumentów i zapisanie w nim załączników.

Zaczytaj dokument przez OCR do rejestru VAT.

Przenoszenie załączników do Obiegu dokumentów.

Po wybraniu opcji Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów dla zaznaczonych pozycji utworzy się nowy dokument firmowy w Obiegu dokumentów i zostaną podpięte załączniki do Archiwum plików, pliki zapisywane są w bazie. Jako tytuł dokumentu przenosi się nazwa załącznika, natomiast w polu Numer obcy przenosi się numer wątku, np. EMAIL/38/2021, lub numer wiadomości mailowej w przypadku gdy w programie wyłączone jest wątkowanie korespondencji.

Po zaznaczeniu na liście kilku załączników i wybraniu opcji Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów pojawia się komunikat:

„Zaznaczono kilka załączników do przeniesienia do dokumentu Obiegu dokumentów. Czy powiązać je z jednym dokumentem obiegu?”

Do wyboru opcje:

Tak, przenieś do jednego – po wybraniu tej opcji wszystkie załączniki zostaną powiązane z jednym nowoutworzonym dokumentem w Bibliotece dokumentów;

Nie, przenieś 1:1 – po wybraniu tej opcji, dla każdego załącznika program utworzy osobny dokument w Bibliotece dokumentów.

Wybranie opcji Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu otworzy listę dokumentów w Bibliotece dokumentów. W przypadku gdy wiadomość z której przenosimy załączniki jest kolejną wiadomością w danym wątku mailowym, który wcześniej został już powiązany z dokumentem w bibliotece, na wyświetlonej liście domyślnie zaznaczony jest parametr Powiązany z wątkiem mailowym, lista dokumentów jest zawężana do dokumentów z danego wątku mailowego.

Jeśli wątek nie został jeszcze powiązany z żadnym dokumentem w Obiegu dokumentów to parametr Powiązany z wątkiem mailowym jest odznaczony.

Po wykonaniu powyższych czynności na wiadomości mailowej w zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów widoczne jest powiązanie z dokumentem w Obiegu dokumentów.

Uwaga
Opcje Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów oraz Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu dokumentów widoczne są tylko dla Operatorów zalogowanych z modułem Obieg Dokumentów.

Zaczytywanie dokumentów przez OCR do rejestru VAT

Wybranie opcji Zaczytaj dokument przez OCR do rejestru VAT uruchamia funkcję OCR, która zaczytuje dokument tak samo jak przy uruchomieniu OCR z poziomu Rejestrów VAT.
Przy zaczytywaniu dokumentu przez OCR wyświetla się okno z możliwością wyboru do jakiego rejestru mają trafić dokumenty. Na oknie można wybrać, czy dokumenty ma zostać dodany do rejestrów zakupu, czy sprzedaży. W zależności od wybranej opcji z rozwijanej listy można wybrać rejestry zakupu lub sprzedaży zdefiniowane w konfiguracji Firma/Księgowość/Rejestry zakupów VAT lub Rejestry sprzedaży VAT.

Po wybraniu rejestru dokumenty są przetwarzane przez OCR i dodawane do wybranego rejestru.

Więcej informacji na temat funkcji OCR znajduje się tutaj.

Po zaczytaniu dokumentu przez OCR z poziomu wiadomości mailowej utworzy się dokument w Obiegu dokumentów z podpiętym i zapisanym do bazy załącznikiem, analogicznie jak przy zaczytywaniu dokumentów z dysku przez OCR. Utworzony dokument w Obiegu dokumentów jest powiązany zarówno z dokumentem z Rejestru VAT jak i wiadomością mailową. Na wiadomości mailowej również widoczne jest powiązanie z dokumentem z Rejestru VAT i dokumentem OBD, a na dokumencie w rejestrze VAT jest powiązanie z dokumentem w Obiegu dokumentów i wiadomością mailową.

Opcja przeniesienia dokumentu za pomocą funkcji OCR do Rejestru VAT dostępna jest na formularzu wiadomości mailowej, niezależnie od tego czy operator jest zalogowany z modułem OBD. Dokumenty w Bibliotece dokumentów tworzą się bez modułu OBD tak jak ma to miejsce w przypadku zaczytywania dokumentów przez OCR w Rejestrze VAT. Opcja przeniesienia dokumentów przez OCR do Rejestru VAT dostępna jest w przypadku kiedy użytkownik zalogowany jest na moduł CRM lub CRM Plus oraz dowolny moduł zawierający dostęp do Rejestrów VAT (np.: Faktury, Handel, Handel Plus, Księga podatkowa, Księga Handlowa, lub Księga Handlowa Plus).

Czy ten artykuł był pomocny?