Aby automatyczne generowanie przypomnień o zadaniach zwykłych i cyklicznych było możliwe, należy w pierwszym kroku uruchomić Serwis Operacji Automatycznych (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry). 

Przypomnienia o zadaniach są wysyłane do klienta/ operatora/ pracownika  w formie wiadomości e-mail lub SMS. W związku z tym konieczne jest również odpowiednie ustawienie danych w Konfiguracji Programu/ CRM/ Konta e-mail oraz SMS.

Następnie w Konfiguracji Firmy/ CRM/ Automat przypomnień należy włączyć automat poprzez zaznaczenie parametru Automatyczne przypomnienia dla zadań i ustawić pozostałe parametry:

Automat przypomnień

Operator – operator, w imieniu którego będą generowane automatyczne przypomnienia o zadaniach.

Hasło – hasło wybranego operatora (jeśli zostało ustawione).

Konto e-mail – jeżeli przypomnienia będą wysyłane w formie e-mail, należy wskazać konto e-mail, z którego będą wysyłane (spośród zdefiniowanych uprzednio w Konfiguracji Programu/ CRM/ Konta e-mail),

Na zakładkach [Ustawienia domyślne dla klientów] i [Ustawienia domyślne dla operatorów], można skonfigurować, oddzielnie dla klientów i dla operatów, domyślne ustawienia dla formy powiadomienia (sms/ e-mail). Zasady konfiguracji na obu zakładkach są takie same:

Ustawienia domyślne dla klientów / operatorów – po zaznaczeniu parametru, możliwe jest wybranie domyślnej formy dla przypomnień do zadań wysyłanych klientom/ operatorom: sms (zaznaczony standardowo) lub e-mail.

Ustawienia domyślne dla sms – dla przypomnień w formie wiadomości sms możliwe jest wskazanie:

• Szablonu sms – jaki się domyślnie podpowiada na formularzu zadania na zakładce [Automatyczne przypomnienia] w sekcji Automatyczne przypomnienia dla klientów/ operatorów. Na liście szablonów do wyboru są dostępne tylko te, które zostały uprzednio zdefiniowane w Konfiguracji szablonów SMS z poziomu formularza zadania.
• Przypomnienie – określenie, kiedy ma zostać wysłane przypomnienie sms, przy czym czas liczony jest od daty wskazanej na formularzu zadania w polu Termin od.

Ustawienia domyślne dla e-mail – dla przypomnień w formie wiadomości e-mail możliwe jest wskazanie:

• Szablonu e-mail – jaki domyślnie podpowiada się na formularzu zadania na zakładce [Automatyczne przypomnienia] w sekcji Automatyczne przypomnienia dla klientów/ operatorów. Na liście szablonów do wyboru są dostępne tylko te, które zostały uprzednio zdefiniowane w Konfiguracji szablonów e-mail z poziomu formularza zadania.
• Przypomnienie – określenie, kiedy ma zostać wysłane przypomnienie w formie e-mail, przy czym czas liczony jest od daty wskazanej na formularzu zadania w polu Termin od.

Wskazanie domyślnego szablonu SMS lub e-mail w konfiguracji nie jest obowiązkowe- odpowiedni szablon można również wybrać bezpośrednio na zadaniu, którego przypomnienie ma dotyczyć.

Serwis Operacji Automatycznych (jeżeli został uruchomiony) regularnie sprawdza zadania i w przypadku zadania spełniającego warunki, wysyła przypomnienie w wybranej formie na trzy różne sposoby:

• tylko do klientów,
• tylko do operatorów/ pracowników,
• jednocześnie do klientów i operatorów/ pracowników.