Internetowa Wymiana Dokumentów

Internetowa Wymiana Dokumentów to rozwiązanie za pomocą którego każda firma pracująca na oprogramowaniu Comarch może elektronicznie przesyłać i odbierać dokumenty do/z Biura rachunkowego lub oddziału. Jak skonfigurować usługę krok po kroku opisano w biuletynie OPT039 Internetowa Wymiana Dokumentów z Klientem Comarch ERP XT / Comarch Moje BR Poniżej znajdziesz opis fragmentu procesu dotyczącego konfiguracji wykonywanej przez Biuro rachunkowe w Optimie w gałęzi Konfiguracja/Program/Ogólne/Internetowa Wymiana Dokumentów. Pamiętaj! Przed przystąpieniem do konfiguracji, należy zarejestrować się na portalu iksiegowosc24.pl
W tej gałęzi konfiguracji dostępne są 2 zakładki: [Konfiguracja] oraz [Klienci]. Na zakładce [Konfiguracja] znajdują się przyciski:
  • Aktywuj wymianę przez serwer Comarch – jeżeli parametr zostanie zaznaczony, otwierane jest okno Podaj dane:
Należy na nim uzupełnić pola:
  • Numer Klienta (ID) – numer ewidencyjny Comarch
  • PIN – numer PIN przydzielony Klientowi Comarch do korzystania z Asysty Comarch
  • Ustaw hasło – w to pole należy wpisać hasło, które będzie wymagane przy jakiejkolwiek zmianie ustawień konta na serwerze Comarch
  • Potwierdź hasło
  Po zapisaniu zmian konto Internetowej Wymiany Dokumentów jest aktywowane. Poniżej znajdziesz opis pozostałych opcji widocznych na oknie. Na oknie dostępne są przyciski:
  • Zarządzanie Oddziałami – opcja umożliwia zarządzanie oddziałami w ramach Internetowej Wymiany Dokumentów. W przypadku konfigurowania wymiany po raz pierwszy, po aktywowaniu konta zakładany jest automatycznie oddział o symbolu Centrala. Dane adresowe dla tego oddziału pobierane są z bazy REGON na podstawie numeru NIP zapisanego w kluczu, z którego pobrano moduły podczas logowania do programu. Automatycznie założony oddział podpowiadany jest jako domyślny.
    Uwaga
    Wskazanie domyślnego oddziału jest konieczne. Zwróć uwagę czy ten oddział jest uzupełniony.
  • Zmień hasło – opcja umożliwia zmianę hasła dostępu do konta na serwerze Comarch.
  • Odnowienie certyfikatu – opcja służy odnowieniu certyfikatu Internetowej Wymiany Dokumentów.
  Po uzupełnieniu powyższych danych należy skonfigurować wymianę z Klientem. W tym celu każdy podmiot z którym chcemy wymieniać dokumenty należy dodać na oknie Klienci biura dostępnym na wstążce programu w sekcji iKsięgowość24. Nowego Klienta można również dodać po zalogowaniu do portalu iksiegowosc24.pl w zakładce Moi Klienci. Po otrzymaniu potwierdzenia mailowego po każdym zgłoszonym Kliencie przystępujemy do uruchomienia wymiany danych między Biurem rachunkowym a Klientem. W tym celu należy, w kontekście bazy, w której będą importowane/z której będą eksportowane dane, uzupełnić w tabeli znajdującej się na zakładce [Klienci]:
  • Wymieniam dane – jaką rolę będzie pełnić dana baza.
  • Numer Klienta (ID), z którym wymieniam dane – numer Klienta Comarch, który jest partnerem wymiany dla danej bazy.
  • Oddział, z którym wymieniam dane – symbol oddziału partnera wymiany, z którym ma następować komunikacja; nieuzupełniany w przypadku typu wymiany z Klientemz Oddziałem.
  • Aplikacja Klienta – program używany przez Klienta, z którym będzie odbywała się wymiana – należy wybrać XT/MBR lub Optima.
  W przypadku wyboru opcji z Centralą bądź z Oddziałem, w kolumnie Numer Klienta (ID), z którym wymieniam dane automatycznie uzupełniany jest numer ID ten, który podano podczas aktywowania wymiany. Jeżeli przy bazie firmowej w kolumnie Wymieniam dane wybrana zostanie opcja z Klientem, wówczas po zapisaniu zmian dla tej bazy Klienta w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona ustawiana jest opcja księgowość, a w polu Identyfikator księgowości wpisywane jest: KSIEG.  

Automatyczna synchronizacja

Dla bazy danych można określić, że dana baza będzie automatycznie synchronizowana poprzez zaznaczenie przy niej parametru Automatyczna synchronizacja. Po zaznaczeniu otwiera się okno z konfiguracją automatycznego importu i eksportu paczek IWD dla wybranej bazy. Okno konfiguracji automatycznego importu i eksportu paczek IWD dla wybranej bazy może również zostać wywołanie poprzez kliknięcie ikony  . W nagłówku okna znajduje się informacja o nazwie bazy danych, wybranym typie wymiany oraz identyfikatorze partnera (numerze ID Klienta Comarch). Okno składa się z dwóch zakładek. Zakładka [Harmonogram] zawiera następujące informacje:
  • parametr Automatyczna synchronizacja Internetowej Wymiany Dokumentów – parametr domyślnie zaznaczony; jego odznaczenie powoduje wyłączenie automatycznej synchronizacji IWD dla tej bazy,
  • pole umożliwiające wskazanie operatora, w imieniu którego będą automatycznie synchronizowane dane IWD; ten operator będzie ustawiany na importowanych dokumentach,
  • parametry dotyczące eksportu danych:
    • dzień w którym będzie wykonywany eksport – dostępne są opcje: codziennie, 5-tego dnia miesiąca, 10-tego dnia miesiąca, 20-tego dnia miesiąca,
    • częstotliwość eksportu – możliwość wyboru jednego z następujących ustawień: 1 h, 2 h, 3 h, 4 h, 5 h, 6 h, 12 h,
    • zakres godzin w jakich będzie się odbywał eksport,
    • zakres czasowy eksportowanych dokumentów. Do wyboru będą opcje: wszystkie, poprzedni miesiąc, bieżący miesiąc.
    • parametr Usuwaj bazy dane starsze niż – dotyczy tylko Comarch ERP Optima w Chmurze standard, określa ilość dni, po których plik z nieazaimportowanym danymu zostanie usunięty z bazy
W przypadku wybrania opcji wszystkie eksportowane będą wszystkie dokumenty, które nie zostały jeszcze wyeksportowane (nie mają znacznika E). Po wybraniu opcji poprzedni miesiąc eksportowane będą dokumenty z datą wystawienia z poprzedniego miesiąca w stosunku do daty bieżącej ustawionej w programie, które nie zostały jeszcze wyeksportowane. Po wybraniu opcji bieżący miesiąc eksportowane będą dokumenty z datą wystawienia z miesiąca na podstawie daty bieżącej ustawionej w programie, które nie zostały jeszcze wyeksportowane. Data dokumentów określana jest następująco:
      • w przypadku dokumentów handlowych, magazynowych, rejestru VAT oraz ewidencji dodatkowej znaczenie ma data wystawienia dokumentu,
      • w przypadku list płac jest to okres wypłaty określany na formularzu listy płac,
      • w przypadku raportów k/b jest to data zamknięcia raportu,
      • w przypadku płatności i dokumentów kompensaty jest to data dokumentu,
      • w przypadku rozliczeń jest to data rozliczenia,
      • w przypadku danych słownikowych eksportowane są wszystkie dane, które nie zostały jeszcze wyeksportowane.
  • Parametry dotyczące importu danych:
    • zakres godzin w jakich będzie się odbywał import,
    • częstotliwość importu – możliwość wyboru jednego z następujących ustawień: 1 h, 2 h, 3 h, 4 h, 5 h, 6 h, 12 h.
Znajdująca się na oknie ikona  wywołuje listę logów z operacji eksportu i importu paczek IWD wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych dla tej bazy danych. Na dole okna znajduje się sekcja z informacją o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna. Zakładka [Eksportowane dokumenty] zawiera listę danych słownikowych oraz typów dokumentów, które dla tej bazy mają być automatycznie przesyłane za pomocą IWD. Analogicznie do dotychczasowej funkcjonalności pracy rozproszonej lista zawiera różne pozycje w zależności od wybranego dla bazy danych typu wymiany.   W sytuacji kiedy Użytkownik skonfiguruje do synchronizacji jedną bazę, przy zapisywaniu pojawia się pytanie: Czy chcesz ustawić takie same parametry automatycznej synchronizacji dla pozostałych baz o tym samym typie wymiany? Odpowiedź Tak powoduje zapisanie takich samych ustawień dla pozostałych baz o tym samym typie wymiany. Odpowiedź Nie powoduje że zapisywane są ustawienia wyłącznie dla tej bazy. Dodatkowo aby ułatwić konfigurowanie Serwisu Operacji Automatycznych (SOA) dla kolejnych baz, po zaznaczeniu dla bazy parametru Automatyczna synchronizacja otwiera się okno z ustawieniami z poprzednio konfigurowanej bazy danych. W przypadku importu raportów kasowych/bankowych może mieć miejsce sytuacja, że zostanie zaimportowany raport k/b, a przy kolejnym imporcie w paczce będzie ten sam raport jednak z większą ilością zapisów k/b. W związku z tym aby zaimportować zapisy kasowe/bankowe do już istniejącego raportu k/b operator wskazany na oknie Serwisu Operacji Automatycznych (SOA) powinien mieć na swojej karcie w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy zaznaczony parametr Prawo importu zapisów k/b do otwartych raportów. W momencie konfigurowania Serwisu Operacji Automatycznych (SOA) przy wyborze operatora następuje sprawdzenie czy ma on zaznaczony wspomniany parametr. Jeżeli okaże się że nie ma, wówczas zostanie on automatycznie zaznaczony i Użytkownik otrzyma informację: Dla prawidłowego działania importu na operatorze [KOD_OPERATORA] został dodatkowo zaznaczony parametr „Prawo importu zapisów k/b do otwartych raportów” w Konfiguracji Programu-> Użytkowe-> Operatorzy.  

Usuwanie archiwalnych danych z serwera Comarch

Paczki przesłane na serwer Comarch przechowywane są na nim przez 90 dni. Później zostają usunięte z serwera. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym niezaimportowane dane z paczek IWD , które były importowane automatycznie, są zapisywane w postaci plików XML w folderze na serwerze Comarch, do którego dostęp mają wszyscy Użytkownicy danej firmy. Pliki XML starsze niż 30 dni są automatycznie usuwane z serwera Comarch.

Parametry

Korekta kosztów do podatku dochodowego wyliczana na dzień: parametr umożliwia zaznaczenie jednej z dwóch opcji: 30/90 lub 31/91. W zależności od zaznaczenia tego parametru korekta będzie wyliczana albo na 30/90 dzień albo na 31/91 dzień. Automatycznie pobieraj kursy walut: parametr umożliwiający po zalogowaniu do bazy firmowej pobranie kursów walut z poprzednich dni (do 30 dni wstecz), w przypadku ich nie pobrania. Proces pobierania notowań z bieżącego dnia zostanie uruchomiony, jeżeli upłynęła godzina 12:20. Pobierane są: średni kurs NBP, kurs kupna NBP oraz kurs sprzedaży NBP. Funkcjonalność wymaga połączenia z siecią Internet oraz aktualnej gwarancji na program Comarch ERP Optima. Zapisuj historię działań Operatorów - parametr jest domyślnie zaznaczony. Włączenie oraz wyłączenie parametru jest zapisywane w historii zmian. Zaznaczenie parametru powoduje zapisywanie kolejnych działań wykonywanych przez operatorów w programie. Automatyczne pobieranie wskaźników - parametr umożliwiający po zalogowaniu do bazy firmowej pobranie dostępnych wskaźników kadrowo-płacowych i księgowych. Funkcjonalność wymaga połączenia z siecią Internet oraz aktualnej gwarancji na program Comarch ERP Optima.  Parametr jest domyślnie zaznaczony.  Po odznaczeniu parametru automatyczne pobieranie wskaźników nie będzie wykonywane. Globalny słownik miejscowości – parametr decyduje o tym, czy Użytkownik będzie korzystał z globalnego słownika miejscowości czy też listy miejscowości będą osobno tworzone dla każdej firmy.
  • Jeśli parametr jest zaznaczony, wówczas zaimportowany z bazy Teryt słownik miast pobierany jest z bazy konfiguracyjnej – jest to domyślne działanie programu,
  • Jeśli parametr jest odznaczony, wówczas słownik miast pobierany jest z bazy firmowej (czyli z listy utworzonej przez Użytkownika).
 

Stawki VAT

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku.

Lista stawek podzielona jest na poszczególne kraje i zawiera stawki VAT obowiązujące we wszystkich krajach UE.

Wprowadzając nową stawkę podatku VAT wypełniamy kolejno pola:
Stawka – procentowa wartość stawki podatku (np. 23%, 8%). Status – do wyboru mamy cztery możliwości:
  • opodatkowana (podstawowa lub obniżona),
  • zwolniona (w przypadku wyboru statusu zwolniona procentowa wartość stawki powinna być równa 0),
  • zaniżona – obok podajemy, jakiej stawki dotyczy zaniżenie,
  • nie podlega VAT (w przypadku wyboru statusu nie podlega VAT wartość stawki powinna być równa 0),
Kraj – należy wybrać jeden z krajów członkowskich Unii Europejskiej, w którym obowiązuje wprowadzona stawka VAT (na potrzeby Pakietu VAT e-commerce ). Pole obowiązkowe. Opis – krótki opis wprowadzonej stawki.

Drukarki fiskalne

Lista drukarek fiskalnych współpracujących z programem. System Comarch ERP Optima współpracuje aktualnie z następującymi drukarkami: 
  • POSNET (oparte o protokół DF-3001, Thermal, Thermal HS i FV, HD, HD EJ, XL2 OnLine, Temo)
  • ELZAB (Omega, Mera, Mera OnLine, ZETA),
  • INNOVA (Profit, Market, DF-1),
  • NOVITUS (Vivo, Vento, Quarto, Delio Prime (E) , Deon(E), Deon OnLine, Bono (E), Bono OnLine, HD Online),
  • TORELL (Duo Pro, Andros),
  • EMAR (Printo, Tempo 3),
  • Epson TM-T801FV.
Podczas dopisywania nowej drukarki należy określić: Nazwa – w pole należy dokładnie przepisać symbol drukarki (typ) zgłaszany po zainstalowaniu obsługującego ją sterownika (Konfiguracja stanowiska/ Drukarka fiskalna). Opis – dokładny opis drukarki. Lista drukarek jest obsługiwana przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Należy pamiętać, by przed rozpoczęciem wydruków na drukarce fiskalnej stawki VAT zdefiniowane w programie przyporządkować stawkom na drukarce fiskalnej. Dokładniejszy opis znajduje się w rozdziale o Symbolach stawek VAT.

Do zrobienia - szablony

Okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski:  Dodaj schemat –tworzenie nowego szablonu,  Zmień schemat –podgląd/ edycja już istniejącego szablonu,  Usuń schemat –usunięcie szablonu z listy Lista składa się z następujących kolumn: Zadanie – treść zadania głównego, Podzadania – przyjmuje wartości: Tak– jeśli zadanie ma przypisane podzadania, Nie– jeśli podzadań nie ma, Cykliczne – przyjmuje wartości: Tak– jeśli na zadaniu zaznaczony jest parametr Zadanie cykliczne, Nie– jeśli nie zaznaczony.

Szablony tworzone z poziomu konfiguracji

Z poziomu konfiguracji programu CRM/Do zrobienia- szablony, użytkownik może dodawać szablony powtarzalnych zadań.
Szablon zadania cyklicznego
Formularz szablonu zadania podzielony jest na dwie sekcje:
  • Zadanie – w pierwszym polu należy uzupełnić treści zadania głównego (pole jest obowiązkowe).
    • Podzadania – można dodać/edytować zadania podrzędne na zasadzie edit in place, lub usunąć podświetlone zadanie podrzędne.
    • Dostępny dla rodzaju księgowości – w tym miejscu możemy zdecydować dla którego rodzaju księgowości będzie dostępny szablon zadania, do wyboru: Ewidencja ryczałtowa, Księga podatkowa, Księgowość kontowa.
  • Zadanie cykliczne – po zaznaczeniu, należy określić cykl w jakim zadanie ma automatycznie dodawać się na panel Do zrobienia. Maksymalnie można wpisać 12 miesięcy. W polu począwszy od domyślnie podpowiada się bieżący miesiąc i rok, dzień zależny jest od pola na X dzień miesiąca.
Wartość z pola na X dzień miesiąca przenoszona jest na wygenerowane zadanie cykliczne jako Data wykonania zadania.
Przykład
Dodaje szablon w maju, zadanie ma być generowane na 31 dzień miesiąca to w zaczynając od podpowie się 31.05.2020. Jeżeli szablon dodam w lutym 2020 i w polu na dzień będzie 31 to w zaczynając od podpowie się 29.02.2020.
W polu począwszy od można dowolnie zmienić datę na inną – zmiana tej daty nie wpłynie na pozostałe pola. Data w tym polu oznacza pierwsze automatyczne dodanie tego zadania na listę. Poniżej znajduje się tabela z listą baz:
  • Nazwa bazy – nazwa bazy danych w której generowane jest zadanie cykliczne
  • Rodzaj księgowości – wyświetlany jest wybrany w danej bazie danych rodzaj księgowości (Konfiguracji firmy/ Księgowość/Parametry), kolumna przyjmuje wartości:
    • Ryczałt – Ewidencja ryczałtowa,
    • KPiR – Księga podatkowa,
    • KH – Księgowość kontowa.
  • Operator – informacja do jakiego operatora w danej bazie jest przypisywane automatycznie dodane zadanie.
W tym miejscu można wskazać bazy, w których zadanie ma być generowane cyklicznie. Po kliknięciu pojawia się kreator . KROK 1: Wybieramy operatora, dla którego zadanie będzie dodawane cyklicznie, domyślnie podpowiada się bieżący operator. Wybrać można operatorów dodanych w konfiguracji programu, dostępni są tylko aktywni operatorzy. Okno pojawia się operatorowi który ma dostęp do zadań innych operatorów. Operator nie mający dostępu do zadań innych operatorów dodając bazę do szablonu jest automatycznie do niego przypisywany.
Parametry zadania cyklicznego 1
KROK 2: Wskazujemy bazy w których ma być generowane zadanie dla operatora wybranego w poprzednim kroku. Lista baz jest ograniczona do baz o określonym rodzaju księgowości który w sekcji Zadanie został ustawiony, oraz do których wybrany w pierwszym kroku operator nie ma zakazów.
Uwaga
Przy braku modułów księgowych ten warunek nie jest sprawdzany i wyświetlane są wszystkie bazy.

Parametry zadania cyklicznego 2

Zadania oznaczone jako cykliczne są dodawane do Listy kontrolnej – Do zrobienia po zalogowaniu odpowiedzialnego za nie operatora pierwszy raz w danym miesiącu. Wyjątkiem jest pierwszy zapis szablonu. W momencie dodawania nowego szablonu sprawdzane jest, czy data w polu zaczynając od jest z bieżącego miesiąca. Jeśli tak to podczas zapisu automatycznie dodadzą się zadania na właściwe listy.
Przykład
Dodaje zadanie w lipcu, a w polu zaczynając od jest 25.08.2020 to takie zadanie doda się automatycznie na początku sierpnia.
Jeśli użytkownik doda szablon zadania bez wskazania bazy to przy zapisie pojawia się informacja: „Nie dodano żadnej bazy, do której miałoby być generowane zadanie cykliczne. Czy zapisać zmiany?”.
Uwaga
Usunięcie, odłączenie lub oznaczenie bazy jako nieaktywnej, spowoduje że dane zadanie cykliczne zostanie pominięte dla tej bazy.
Edytując daty na istniejącym szablonie zadania cyklicznego, zmianie nie ulegną daty na już wygenerowanych zadaniach, ustawienia będą obowiązywały od kolejnego miesiąca. Przy zapisie pojawi się komunikat: Zostały zmienione daty w harmonogramie zadania. Zweryfikuj poprawność terminów tego zadania na listach operatorów w tym miesiącu. Podczas dodania nowych baz do już istniejącego szablonu, przy zapisywaniu zmian zostaną w nich wygenerowane zadania zgodnie z zasadami obowiązującymi przy dodawaniu nowego szablonu zadania cyklicznego. Podczas dodawania nowej firmy bądź odtwarzania bazy firmowej z kopii bezpieczeństwa, przy pierwszym logowaniu do firmy wyświetlany jest komunikat: W Konfiguracji posiadasz zdefiniowane szablony zadań cyklicznych, które są wykorzystywane w panelu zadań do zrobienia. Jeśli chcesz aby zadania były cyklicznie dodawane również do tej bazy zaznacz je na liście i wybierz operatora, który będzie odpowiadał za ich wykonanie. W każdej chwili możesz zmienić te ustawienia w Konfiguracja->Program->Ogólne->Do zrobienia – szablony.

e – Deklaracje / JPK / CUK

Adres usługi Web Service e-Deklaracje https://bramka.e-deklaracje.mf.gov.pl, automatycznie uruchamiany przy wysyłaniu deklaracji podatkowych drogą elektroniczną. Sprawdzaj poprawność e-Deklaracji przed wysłaniem – zaznaczenie parametru powoduje weryfikowanie przez Comarch ERP Optima zgodności wysyłanej e-Deklaracji ze schematem dokumentu elektronicznego, który udostępnia Ministerstwo Finansów. Weryfikowana jest kompletność zarówno danych automatycznie pobieranych na deklarację (np. danych adresowych firmy bądź właściciela/pracownika), jak i wprowadzanych bezpośrednio na formularzu deklaracji.
Uwaga
Jeżeli podczas wysyłki najnowszych wersji formularzy deklaracji do systemu e‑Deklaracje pojawi się podczas weryfikacji komunikat o treści: Nie udało się zwalidować e-deklaracji z powodu błędów. Brak schematu dokumentu elektronicznego na stronach e-PUAP. Poprawność deklaracji zostanie sprawdzona podczas odbioru UPO. [-2146232832], może to świadczyć o przejściowych problemach z dostępem do serwera e-Deklaracji. Należy w takim wypadku wstrzymać się z wysyłką deklaracji i ponowić próbę za jakiś czas.  Jeżeli użytkownik zdecyduje się na wysyłkę, powinien od razu spróbować pobrać UPO, aby mieć pewność poprawności wysłanej deklaracji.
Adres usługi Web Service PUESC https://ws.puesc.gov.pl/seap_wsChannel/DocumentHandlingPort wykorzystywany do przesyłania drogą elektroniczną deklaracji AKC-WW/AKC-WWn oraz Intrastat. Poniżej adresu znajduje się miejsce na wpisanie loginu do platformy PUESC. Adres usługi Web Service JPK https://e-dokumenty.mf.gov.pl, automatycznie uruchamiany przy wysyłaniu plików JPK drogą elektroniczną. Sprawdzaj poprawność plików JPK przed wysłaniem – zaznaczenie parametru powoduje, że podczas generowania plików JPK jest sprawdzana ich struktura poprzez porównanie z wzorcem dokumentu elektronicznego.

Działy dla kas fiskalnych

Na tym poziomie użytkownik definiuje dział (grupę) dla kas fiskalnych oraz przypisuje numer, nazwę, stawkę VAT dla tworzonego działu. Działy dla kas są wykorzystywane w kasach SHARP.

Kasy fiskalne

Opcja ta umożliwia dodanie kasy fiskalnej  do systemu, Użytkownik na tym poziomie wprowadza numer kasy zakres w przedziale 1-9999, nazwę kasy jako dowolne znaki alfanumeryczne, z listy dokonuje wyboru odpowiedniego sterownika do wyboru są: ELZAB, NOVITUS, SHARP. Pola o nazwie Numer, Nazwa oraz Sterownik są wymagane, aby program zezwolił na dodawanie i zapisanie w bazie danych nowej kasy.  

Terminy

Formularz terminu

Zakładka [Ogólne] zawiera następujące dane: Kod – oznaczenie kodowe terminu. Kod musi być unikalny w skali całej bazy danych. Nazwa – nazwa terminu. Rodzaj – rodzaj informacji. Obecnie dostępne są tylko Informacje bieżące. Typ – typ terminu. Do wyboru mamy 4 opcje: dzienny, tygodniowy, miesięczny oraz czasowy. Wybór typu determinuje dostęp do sekcji tydzień miesiąca, dzień tygodnia, miesiąc w roku oraz okno czasowe. Tydzień miesiąca – parametr określa termin wyświetlenia informacji poprzez wybór numeru tygodnia w miesiącu. Sekcja jest aktywna tylko w przypadku wyboru typu tygodniowy lub miesięczny. Dzień tygodnia – parametr określa dzień tygodnia, w którym mają być wyświetlane informacje bieżące. Sekcja jest aktywna zawsze, niezależnie od ustawień w polu Typ. Miesiąc w roku – parametr określa miesiąc w roku, w którym mają być wyświetlane informacje bieżące. Sekcja jest aktywna tylko w przypadku wyboru typu Miesięczny. Ponadto istnieje możliwość określenia konkretnego dnia w roku, w którym mają być wyświetlane informacje bieżące. Okno czasowe – parametr pozwala określić dodatkowe warunki wyświetlania informacji bieżących. Dodatkowym warunkiem może być podanie ile dni przed zdefiniowanym w sekcjach tydzień miesiąca, dzień tygodniamiesiąc w roku terminem ma zostać zrealizowane wyświetlenie informacji na ekranie. Wartość tego pola nie może być mniejsza od 1, natomiast jeśli pole jest nieaktywne, zawsze powinno być równe 0. Dla terminu o typie czasowy użytkownik ma możliwość wskazania na ile dni przed i po terminie ma być wyświetlana dana informacja. Dla analiz, które będą miały podpięty termin czasowy będą wyświetlane pozycje spełniające warunek analizy w dniu zgodnym z datą bieżącą oraz dodatkowo w zadanym zakresie wokół tej daty. Drugim warunkiem może być zaistnienie jakiegoś zdarzenia (o ile) – w tym przypadku zdefiniowane są 3 zdarzenia: nie wykonano deklaracji VAT-7, nie wykonano zaliczki na PIT-36,nie wykonano zaliczki na PIT-4R, nie wykonano zaliczki na CIT-8 lub nie wykonano deklaracji DRA. Lista zdarzeń jest stała i niemożliwa do rozszerzenia przez użytkownika. Zakładka [Dodatkowe] zawiera informacje dotyczące operatora i czasu wprowadzenia (modyfikacji) terminu do bazy danych.

Terminy

Sekcja Terminy służy do definiowania terminów wyświetlania powiadomień i informacji w oknie Informacje bieżące. Zdefiniowane terminy są przypisywane do wprowadzanych do bazy informacji bieżących w Konfiguracja/ Program/ Informacje bieżące. Standardowo po wykreowaniu bazy danych zdefiniowanych jest 8 terminów systemowych, których nie można usunąć, ani zmodyfikować.
Terminy systemowe to:
  • 15-TY DLA DEKLARACJI INTRASTAT,
  • 15-TY DLA DEKLARACJI VAT-UE,
  • 20-TY DLA DEKLARACJI PODATKOWYCH,
  • 25-TY DLA DEKLARACJI VAT-7,VAT-8,VAT-9M, VAT-UE,
  • 30 DNI PRZED i 30 DNI PO TERMINIE,
  • 5 DNI PRZED i 5 DNI PO TERMINIE,
  • CODZIENNY,
  • DLA DEKLARACJI DRA.
Lista terminów zawiera 2 kolumny (kod oraz nazwa) i jest obsługiwana przez standardowe klawisze obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Formularz terminu składa się z dwóch zakładek: [Ogólne] oraz [Dodatkowe].

Typy kursów walut

Typy kursów walut

Lista Typów kursów walut jest w programie wykorzystywana do określania rodzaju kursów walutowych, np. średni kurs NBP, kurs kupna NBP, kurs sprzedaży NBP, kurs EBC, kurs wybranego banku (banków). Lista zawiera kolumny Symbol, Nazwa oraz Domyślny. Kolumna Domyślny ustawiona na Tak określa, że dany typ kursu jest proponowany domyślnie przy wprowadzaniu dokumentów. Istnieje możliwość wyboru, który typ kursu ma być domyślny. Lista walut obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Formularz typu kursu waluty zawiera następujące informacje: Symbol – oznaczenie kodowe typu kursu waluty Nazwa – nazwa typu kursu URL – adres strony z kursami walut. Wciśnięcie klawisza  spowoduje uruchomienie przeglądarki internetowej i otwarcie wpisanej w polu URL strony. Wpisany adres jest również wyświetlany na oknie Wprowadzanie kursu dnia. Domyślny – parametr zaznaczony spowoduje, iż na wystawianych dokumentach w walucie wybrany typ kursu będzie podpowiadał się domyślnie.
Uwaga
Nie można usunąć domyślnego typu kursu waluty.
Nieaktywny – parametr zaznaczony spowoduje, że tego typu kursu nie można wybrać na dokumencie. Jeżeli jednak przed oznaczeniem typu kursu jako nieaktywnego został on wybrany na dokumencie, nadal będzie na nim widoczny. Nie są również dla typu kursu nieaktywnego automatycznie pobierane kursy walut. Nieaktywne typy kursów walut wyświetlane są na liście w kolorze szarym. Domyślny typ kursu nie może zostać oznaczony jako nieaktywny. Podobnie nieaktywny typ kursu nie może zostać wybrany jako domyślny.

Symbole stawek VAT

Symbole stawek VAT (Drukarki)

Przed przystąpieniem do pracy z drukarką fiskalną należy przyporządkować stawki VAT zdefiniowane w programie – stawkom drukowanym na drukarce fiskalnej. 
W drukarkach DF-300 stawki VAT skojarzone są z literami alfabetu. Standardowe przyporządkowanie to:
  • A – 23%,
  • B – 8%,
  • C – 0%,
  • D – stawka rezerwowa,
  • Z – stawka zwolniona.
W przypadku drukarek z nową homologacją (np. Omega II) może zaistnieć konieczność przyporządkowania symboli cyfrowych zamiast literowych do stawek VAT, wg klucza:
  • Stawka a – cyfra 1,
  • Stawka B – cyfra 2,
  • Stawka C – cyfra 3 itd…
Przed kojarzeniem stawek VAT należy jednak wydrukować raport dobowy z drukarki fiskalnej, na której wyszczególnione są stawki VAT wraz z przypisanymi im literami. Podczas mapowania stawek VAT w oknie widoczne są:
  • pole z wpisaną nazwą drukarki fiskalnej – wybór drukarki jest możliwy po rozwinięciu listy zdefiniowanych drukarek fiskalnych (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne),
  • lista stawek VAT zdefiniowanych w programie.
Przypisanie stawki VAT do symbolu w drukarce fiskalnej jest możliwe po wciśnięciu przycisku . W kolumnie Symbol Fiskalny należy wpisać dla każdej stawki odpowiednią literę.

Symbole stawek VAT (Kasy)

W tej części konfiguracji możemy przypisać możemy przypisać symbol fiskalny który odpowiada danej stawce VAT w kasie fiskalnej, w górnej części okna jest widoczna lista kas, które zostały wprowadzone do programu w gałęzi Kasy fiskalne, symbole stawek są przypisywane dla odpowiedniej kasy wybranej na tej liście.

Waluty

Formularz wprowadzania kursu waluty

Pierwszy kurs dnia ustalamy posługując się przyciskiem:  – wprowadzanie kursu dnia. Dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszki na wskazanej walucie można zmienić zawartość kolumn: Dodawać – Tak/Nie. Jeśli Nie – dla danego dnia nie zostanie wprowadzony kurs waluty. Notowanie – wprowadzamy kurs waluty. Istnieje możliwość podania wartości dla określonej wielokrotności waluty. Można podać kurs dla 100 JPY (jen japoński) lub dla 1CHF (frank szwajcarski). Kursy zawsze podawane są w stosunku do waluty systemowej PLN. Podana w nagłówku formularza Data jest dniem, na który jest ważny ten kurs lub terminem od którego kurs zacznie obowiązywać, jeżeli w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry jest zaznaczony parametr Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu). Jeśli danego dnia kurs został już wprowadzony – jego zmiany można dokonać z poziomu zakładki [Historia]

Dodanie nowej waluty

Pobieranie kursów walut. Pobieranie kursów walut ze stron Narodowego Banku Polskiego jest dostępne dla typów kursów: średni kurs NBP, kurs kupna NBP, kurs sprzedaży NBP, kurs EBC (Europejskiego Banku Centralnego). Po wybraniu typu kursu waluty NBP, NBPK, NBPS, EBC uaktywnia się ikona pioruna. Wykonując opcję importu zawsze importowany jest kurs NBP lub EBC, aktualny na dzień określony w oknie kursów walut. Import kursów walut NBP możliwy jest dla walut znajdujących się w tabeli A. Istnieje możliwość wskazania zakresu dat, dzięki czemu można jednocześnie zaimportować kursy z więcej niż jednego dnia. Kursy walut dla innych typów kursów użytkownik może wprowadzić ręcznie.
Uwaga
Jeśli usuniemy walutę z listy w konfiguracji – nie zostanie ona automatycznie usunięta ze wszystkich miejsc w programie, np. kart towarów w cenniku. To samo dotyczy zmiany symbolu już istniejącej waluty. Może to spowodować problemy z bazą danych.
Uwaga
Automatyczny import kursów walut jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
W przypadku kiedy Klient nie posiada aktualnej gwarancji bądź pracuje na wersji Demo w momencie wywołania importu kursów walut pojawi się komunikat: Wystąpił błąd: Usługa dostępna tylko dla programów na gwarancji.

Waluty

Walutą systemową, w której dokonywane są wszystkie zapisy i transakcje w systemie Comarch ERP Optima jest Złoty polski (PLN). Inne waluty mogą być wykorzystywane na przykład przy konstruowaniu cennika, wystawianiu faktur czy wprowadzaniu raportów kasowych/bankowych. Na liście walut oprócz PLN domyślnie wpisane są: AUD (Dolar australijski), CAD (Dolar kanadyjski), CHF (Frank szwajcarski), DKK (Korona duńska), EUR (Euro), GBP (Funt brytyjski), JPY (Jen japoński), NOK (Korona norweska), SEK (Korona szwedzka) i USD (Dolar amerykański).
Uwaga
Waluta systemowa – jest walutą, w której wykonywane są wszelkie rozliczenia w programie. Nie da się jej skasować z listy walut. Program dopuszcza zmianę symbolu i nazwy tej waluty, ale dokonanie zmiany w konfiguracji nie pociąga za sobą automatycznej zmiany waluty we wszystkich miejscach, w których jest wykorzystywana. Kurs waluty systemowej nie jest określany. W stosunku do niej określane są kursy innych walut.
Uwaga
Program jest dostosowany do polskich przepisów prawa i waluty systemowej obowiązującej na terenie Polski.

Podobnie jak w przypadku waluty PLN, blokowana jest również możliwość usunięcia waluty EUR, co związane jest z procedurą VAT-OSS

Lista walut obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku.

Formularz waluty

Wprowadzając nową walutę, na zakładce [Ogólne], określamy jej: Symbol – krótkie (maksymalnie trzy znaki) oznaczenie waluty (np. EUR, USD...). Symbol waluty będzie wykorzystywany w programie, np. W cenniku i na dokumentach. Nazwę – dłuższa nazwa waluty. Kraj – kraj pochodzenia waluty. Słownie – nazwa słowna waluty. Domyślne konta dla różnic kursowych - domyślne konta księgowe dla różnic kursowych dodatnich i ujemnych. Poniżej znajduje się tabela z historią kursów wskazanej waluty, na której można zmieniać wprowadzony wcześniej kurs dnia. W tym miejscu można również sprawdzić czy notowanie zostało pobrane automatycznie, czy też jest to kurs wpisany ręcznie, jak również numer tabeli kursów z której został zaimportowany, datę opublikowania kursu oraz godzinę pobrania/wpisania kursu. Gdy dodajemy do listy nową walutę, tabela z historią jest pusta i nie da się na niej wprowadzić żadnych zmian.

Formularz waluty

Nieaktywna – zaznaczenie parametru powoduje, iż waluta staje się nieaktywna. Co powoduje, że waluta nie jest dostępna do wyboru przy wprowadzaniu dokumentów walutowych, nie jest uwzględniana podczas pobierania kursów walut, nie jest uwzględniana podczas sprawdzania aktualnych kursów przy logowaniu, przy zaznaczonym parametrze: Pokazuj formularz kursów walut po wejściu do programu, jeśli nie był aktualizowany (System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry) oraz po wejściu na dowolną listę w programie, np. listę zasobów/ cennik przy odznaczonym parametrze: Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu)nie wyświetla się komunikat: Błąd ustalenia kursu waluty [waluta] dla ceny towaru. Waluta nieaktualizowana nie jest wyświetlana na listach z wyborem waluty, natomiast na zapisanych wcześniej dokumentach jest widoczna. Nie można zaznaczyć parametru Nieaktywna dla waluty systemowej.