Dla kontrahenta FAMAX wystawiona została faktura sprzedaży FS/000417/20XX, na kwotę 500 EUR po kursie 1 EUR = 4 PLN, z odroczonym terminem płatności (np. 10.05.20XX). Do preliminarza płatności kontrahenta FAMAX automatycznie wpisane zostało zdarzenie: 10 maja spodziewana jest zapłata 500 EUR za fakturę FS/000417/20XX. 11 maja, na podstawie wyciągu bankowego, wprowadzamy do rejestru BANK zapis, z którego wynika, że kontrahent wpłacił na nasze konto 2000 zł, i że jest to zapłata za FS/000417/20XX. Wówczas z poziomu zakładki [Rozliczenia] tego zapisu ustawiamy walutę rozliczenia na EUR, odszukujemy w preliminarzu kontrahenta FAMAX nierozliczoną płatność za fakturę i wprowadzamy ją na listę rozliczanych tym zapisem dokumentów. Zatwierdzenie tego rozliczenia spowoduje, że zapis: – dotyczący otrzymanej płatności (zapłata) w rejestrze BANK otrzyma status rozliczonego (z dokumentem FS/000417/20XX), – zapis dotyczący planowanej płatności za FS/000417/20XX w preliminarzu kontrahenta FAMAX otrzyma status rozliczonego (na podstawie zapisu z rejestru BANK, pochodzącego z wyciągu bankowego), – faktura FS/000417/20XX otrzyma status dokumentu rozliczonego (zapłaconego).

10 czerwca, na podstawie wyciągu bankowego, wprowadzamy do rejestru BPHEUR zapis, z którego wynika, że zapłaciliśmy kontrahentowi COMPAQ 250 EUR po kursie 1 EUR = 4 PLN, i że jest to zapłata za FZ/000201/20XX. Wówczas z poziomu zakładki rozliczenia odszukujemy w preliminarzu kontrahenta COMPAQ nierozliczoną płatność za fakturę, zmieniamy jej walutę rozliczenia na EUR i wprowadzamy ją na listę rozliczanych tym zapisem dokumentów. Zatwierdzenie tego rozliczenia spowoduje, że zapis: – dotyczący dokonanej zapłata w rejestrze BPHEUR otrzyma status rozliczonego (z dokumentem FZ/000201/20XX), – zapis dotyczący planowanej płatności za FZ/000201/20XX w preliminarzu kontrahenta COMPAQ otrzyma status, rozliczonego (na podstawie zapisu z rejestru BPHEUR, pochodzącego z wyciągu bankowego) – faktura FZ/000417/20XX otrzyma status dokumentu rozliczonego (zapłaconego). Podczas rozliczania dokumentów jw. różnica kursowa jest tworzona automatycznie.

Jak w systemie dokonać rozliczenia dwóch dokumentów w różnych walutach? Np. nastąpiła wypłata dla pracownika zaliczka na delegację w walucie CHF, pracownik przedkłada faktury zakupowe w walucie CHF i EUR i należy dokonać rozliczenia zaliczki z fakturami. Wypłata nastąpiła z kasy walutowej.

Rozliczenia można dokonać na dwa sposoby: Można ustawić na zapisie kasowym (zaliczce pracownika) Nie podlega rozliczeniu. W momencie jak przyniesie Faktury należy w preliminarzu wprowadzić zapisy techniczne na kwotę płatności faktury w walucie CHF i EUR i skompensować z fakturami oczywiście po odpowiednich kursach tak, aby powstały różnice kursowe.

Można również zaliczkę pozostawić ze statusem Nie rozliczono. Jak pracownik przyniesie faktury w walucie CHF to rozliczyć je z zaliczką (powstanie różnica kursowa). Pozostanie jeszcze reszta zaliczki w walucie CHF. Należy w tym wypadku wprowadzić zapis techniczny do preliminarza płatności na pozostałą kwotę zaliczki w walucie CHF, po kursie z dnia wypłacenia zaliczki tak, aby zaliczka rozliczyła się do końca i nie powstała różnica kursowa. Faktury zaś w EUR należy skompensować z zapisem technicznym wprowadzonym do preliminarza również w walucie EUR. Przeliczyć pozostałe CHF z zaliczki na EUR i wprowadzić odpowiedni kurs tak, aby naliczyła się różnica kursowa dla EUR.