Biuro, po prawidłowym skonfigurowaniu konta Klienta, ma możliwość przesłania za pomocą mechanizmu Internetowej Wymiany Dokumentów poszczególnych informacji o podatkach i opłatach, jakie Klient powinien uiścić.

Konfiguracja Internetowej Wymiany Dokumentów po stronie Biura Rachunkowego w kilku krokach została opisana tutaj.

Biuro rachunkowe pracujące w programie Comarch ERP Optima, w pierwszej kolejności powinno naliczyć i zablokować przed możliwością edycji poszczególne zaliczki / deklaracje oraz wprowadzić do Rejestru zakupu VAT faktury za swoje usługi księgowe opatrzone Atrybutem – FAKTURA ZA USŁUGI BR. Płatności do takich dokumentów automatycznie pojawiają się w Preliminarzu Płatności.

W celu wyeksportowania do Klienta informacji o podatkach i opłatach należy przejść w  Narzędzia/ Praca Rozproszona /Eksport i zaznaczyć typy Dokumentów:

• Faktury za usługi księgowe
• Płatności do deklaracji

A następnie nacisnąć przycisk

Opcją Płatności do deklaracji zostaną wyeksportowane płatności, które powstają automatycznie po wyliczeniu i zatwierdzeniu zaliczek / deklaracji (ZUS DRA, PIT-28, PIT-36, PIT-36L, VAT7, VAT7K, JPK_V7) oraz ręczne płatności wprowadzone na ZUS bezpośrednio do preliminarza płatności.

Opcją Faktury za usługi księgowe zostaną eksportowane dokumenty z rejestru zakupu VAT, które będą miały przypisany atrybut FAKTURA ZA USŁUGI BR z wartością „Tak”. Wraz z fakturą eksportowany będzie również podpięty do niej skan dokumentu.

Wysłane w ten sposób dane będą widoczne w programie, na którym pracuje Klient. Zobacz, jak te dane prezentowane są w aplikacji Comarch Moje BR oraz w Comarch ERP XT.

W programie Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe możliwa jest seryjna wysyłka wiadomości mailowych do Klientów z informacją o podatkach i składkach ZUS. W panelu Operacje seryjne w zakładce Informacja dla Klientów.

Operacje seryjne. Informacja dla Klientów.

Po kliknięciu w opcję Informacja dla Klientów dostępne są dwa warianty do wyboru:

– Wyślij e-mail o podatkach/ ZUS – po wybraniu tej opcji pojawia się okno z szablonem wiadomości mailowej. W jej załączniku program dodaje plik PDF zabezpieczony hasłem. Użytkownik może wiadomość wysłać od razu klikając w albo może umieścić ją w Kopiach roboczych. Więcej o haśle w dalszej części
artykułu.

– Zapisz plik z informacją o podatkach/ ZUS – po wybraniu tej opcji zostanie wygenerowany plik pdf zabezpieczony hasłem.

Jak przesłać informację o podatkach i składkach ZUS do swoich Klientów mailem?

Krok pierwszy:

Należy wybrać jakie informacje mają zostać przesłane do Klientów:

Plik PDF zawiera informacje o podatkach dla wszystkich deklaracji, które zaznaczone są w programie Comarch ERP Optima w zakładce System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje.

W wysyłanym mailu lub zapisanym pliku PDF może pojawić się informacja o wyliczonych przez Biuro Rachunkowe podatkach dla Klienta z tytułu:

• podatku VAT
• zaliczek na PIT-4, PIT-8AR, PIT-28, PIT-36, PIT-36L
• zaliczek na CIT-8
• składek ZUS
• PPK
• płatności do deklaracji AKC-WW
• płatności do deklaracji CUK-1
• deklaracji rocznych PIT-28, PIT-36, PIT-36L, CIT-8

Krok drugi:

Należy zdefiniować adresatów wiadomości. W poszczególnych bazach danych Klientów należy wskazać adresy na jakie mają zostać przesłane informacje o podatkach.

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/Biuro Rachunkowe/Parametry dostępne są dwa parametry możliwe do zaznaczenia:

Konfiguracja firmy – gałąź Biuro Rachunkowe/Parametry

• Adres właściciela – po zaznaczeniu tego parametru wiadomość e-mail wysyłana jest na adres wskazany na formularzu właścicieli.

Każdy z właścicieli/współwłaścicieli dostaje informację o: swoich podatkach i składkach ZUS (dotyczy PIT i DRA) oraz informacje o podatkach firmy.

Załącznik PDF zabezpieczony jest hasłem. Domyślne hasło do pliku to numer PESEL, a w przypadku braku PESEL, jako hasło ustawiana jest data urodzenia w formacie DDMMRRRR. Istnieje możliwość ustawienia własnego hasła do pliku. Hasło to można ustawić na formularzu właściciela, w zakładce [Ogólne], z sekcji Hasło dla wydruków.

• Wskazany adres – wybierając tę opcję samodzielnie wpisujemy adres/ adresy e-mail, na które ma zostać wysłana wiadomość.

W przypadku wysyłania wiadomości na wskazany adres w załączniku pojawią się informacje o wszystkich zaznaczonych w System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje zaliczkach/deklaracjach, również te dotyczące właścicieli.

Możemy podać hasło dla wydruków wpisując je ręcznie lub wygenerować za pomocą przycisku Generuj.

Krok trzeci:

W aplikacji Biuro Rachunkowe w panelu Operacje seryjne w zakładce Informacja dla Klientów należy wybrać Wyślij e-mail o podatkach/ ZUS .

Po wybraniu tej opcji pojawia się okno z szablonem wiadomości mailowej.

Szablon wiadomości e-mail

Taką wiadomość można wysłać od razu klikając w albo umieścić w Kopiach roboczych i wysłać później. Każda z wiadomość zawiera załącznik PDF zabezpieczony hasłem. Przykładowy załącznik wiadomości:

Przykładowy plik PDF generowany i wysyłany na adres wskazany w konfiguracji firmy

Wydruk generowany jest na bieżący dzień i zawiera informacje o podatkach i składkach ZUS za wskazany w Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe miesiąc i rok.

Jak zapisać plik z informacją o podatkach aby dołączyć go do wiadomości wysyłanej z dowolnej skrzynki pocztowej?

Wybierając Zapisz plik z informacją o podatkach/ ZUS

zostanie wygenerowany plik zabezpieczony hasłem (zasady ustawienia hasła są takie same jak przy wysyłce wiadomości e-mail).

Gdzie zapisywany jest plik?

Domyślnie plik jest zapisywany w lokalizacji: C:\ProgramData\Comarch ERP Optima\Wydruki\Biuro Rachunkowe. W katalogu Biuro Rachunkowe dla każdej firmy jest tworzony oddzielny katalog. Użytkownik może wskazać własną lokalizację do zapisywania pliku z poziomu zakładki: System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Biuro rachunkowe/ Parametry.

Konfiguracja stanowiska – Informacja o podatkach/ ZUS – katalog do plików pdf.