Płace i kadry

Charakterystyka Modułu Płace i Kadry

Przeznaczenie programu

Moduł Płace i Kadry systemu Comarch ERP Optima to nowoczesny program realizujący wszystkie niezbędne funkcje kadrowo – płacowe w małych i średnich firmach (zatrudniających pracowników i/lub zleceniobiorców), jak również w dużych przedsiębiorstwach, o rozbudowanej strukturze organizacyjnej oraz złożonym sposobie naliczania wynagrodzeń (moduł Płace i Kadry Plus). Powstał on na bazie wieloletnich doświadczeń Comarch nabytych we wdrażaniu programów rodziny Comarch Klasyka, Comarch Klasyka Plus. Sprawdzone w Comarch Klasyka rozwiązania oparto o najnowszą technologię. W efekcie powstał przyjazny użytkownikowi program na miarę XXI wieku. Program obejmuje obsługę działu kadr i rachuby płac. Dzięki swojej elastyczności program może być wzbogacony o dodatkowe funkcje skonfigurowane przez użytkownika. System został zaprojektowany tak, aby jego działanie można było dostosować do zmieniających się przepisów. Menu moduły Płace i Kadry składa się z 6 grup: Kadry – zawierają dane personalne pracowników lub zleceniobiorców, dane o członkach ich rodziny i przysługujących im zasiłkach, zasady wynagradzania (wynagrodzenie w stawce godzinowej lub miesięcznej, dodatki, akordy, zawarte umowy cywilnoprawne, indywidualne ustawienia obowiązkowych i dobrowolnych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, składek pracownika i pracodawcy w ramach PPK  oraz dane podatkowe: progi, koszty uzyskania, ulga podatkowa). Wszelkie zapamiętywane w danych kadrowych pracownika zmiany tworzą historię jego etatu. Grupę tworzą dwa przyciski: Kadry oraz Nowy pracownik. Wypłaty – grupę tworzą dwa przyciski: Listy płac oraz Wypłaty pracowników. Listy płac służą definiowaniu dokumentów typu listy płac, pozwalają na ustalenie: okresu - za jaki naliczane będą wypłaty, daty wypłaty oraz miesiąca deklaracji. Wypłaty pracowników wykorzystują odpowiednie informacje zawarte w części kadrowej systemu. Naliczanie wypłat pracowników nie wymaga od użytkownika szczególnej wiedzy informatycznej, a jedynie wiedzy specjalistycznej. W programie dostępne są standardowe algorytmy pozwalające na łatwą konfigurację systemu wynagrodzeń. Deklaracje – grupę tworzą przyciski: Pliki KEDU, Deklaracje ZUS rozliczeniowe, Deklaracje roczne IWA, Deklaracje roczne ZSWA, Zaliczki na PIT-4R, Podatek na PIT-8AR, Deklaracje PIT pracowników oraz Deklaracje PFRON oraz Deklaracje PPK. Słowniki – są to modyfikowane przez użytkownika słownikowe listy stanowisk i funkcji, kody zawodów i in. Struktura – struktura organizacyjna, dostępna w wersji Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus pozwala na zorganizowanie kadr tj. założeniu wydziałów, lokalizacji, projektów. PKZP - kasy zapomogowo – pożyczkowe, funkcjonalność dostępna w wersji Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Charakterystyczne dla dużych jednostek budżetowych i zakładów sprywatyzowanych.

Moduł Płace i Kadry w systemie Comarch ERP Optima

Moduł Płace i Kadry jest częścią składową systemu Comarch ERP Optima. Współpracuje on przede wszystkim z modułami: KASA/BANK – gdzie są ujmowane wszelkie zagadnienia związane z przepływem środków pieniężnych w firmie. Moduł KASA/BANK musi „wiedzieć” o każdym zdarzeniu finansowym (np. wypłata), które ma miejsce w przedsiębiorstwie. Tylko wtedy jest w stanie zarządzać finansami i generować kompletny obraz finansowy firmy (stan przeszły, bieżący i prognozy). Do Preliminarza płatności trafiają przyszłe płatności. Na poziomie tego modułu użytkownik dokonuje rozliczeń i drukuje przelewy bankowe. Książka Przychodów i Rozchodów – gdzie księgowane są listy płac wskazane przez użytkownika. Księga Handlowa – gdzie, zgodnie z ustalonymi schematami księgowymi księgowane są wskazane listy płac.

Informacje bieżące

Dostępność zakładki [Informacje bieżące] dla operatora jest zależna od ustawienia w menu Widok/ Pokaż okno Informacji bieżących. Po włączeniu tej opcji, w programie widoczna jest pionowa zakładka [Informacje bieżące]: Zadaniem okna Informacji bieżących jest przedstawienie informacji aktualnych na chwilę (dzień) wywoływania raportu, czyli po uruchomieniu okna informacji bieżących. Dane są wyświetlane na dzień zgodny z datą bieżącą programu ustawioną w menu Narzędzia/Data bieżąca. Raport (informacje) wywoływany jest po wciśnięciu zakładki [Informacje Bieżące]. Dla każdego użytkownika możemy zdefiniować indywidualny zestaw raportów, jaki będzie z nim związany. Szczegóły tutaj. W module Płace i Kadry (Plus, Comarch ERP XL oraz Comarch ERP Altum) – można wyświetlać następujące informacje: Zaliczka na PIT-4R do zrealizowania – informacja o konieczności przygotowania deklaracji – wyświetlana domyślnie na 7 dni przed terminem złożenia deklaracji, czyli od 13-go do 20-go dnia miesiąca, jeśli brak zatwierdzonej zaliczki na PIT-4R (deklaracji pomocniczej) za poprzedni miesiąc. z pozycji Informacji bieżących możemy bezpośrednio przejść do listy deklaracji PIT-4R i naliczyć deklaracje. Podatek na PIT-8AR do zrealizowania – informacja o konieczności przygotowania deklaracji - wyświetlana domyślnie na 7 dni przed terminem złożenia deklaracji, czyli od 13-go do 20-go dnia miesiąca, jeśli brak zatwierdzonej deklaracji pomocniczej PIT-8A za poprzedni miesiąc. z pozycji Informacji bieżących możemy bezpośrednio przejść do listy deklaracji pomocniczych PIT-8A i naliczyć deklarację pomocniczą do PIT-8AR. Deklaracja DRA do realizacji – informacja o konieczności przygotowania deklaracji – wyświetlana na 7 dni przed terminem złożenia deklaracji. z pozycji Informacji bieżących możemy bezpośrednio przejść do listy deklaracji DRA i naliczyć deklaracje. Termin składania deklaracji ZUS należy ustawić w konfiguracji firmy (System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PFRON). Deklaracja PFRON do realizacji - informacja o konieczności przygotowania deklaracji do – wyświetlana domyślnie na 7 dni przed terminem złożenia deklaracji, czyli od 13-go do 20-go dnia miesiąca. z pozycji Informacji bieżących możemy bezpośrednio przejść do listy deklaracji PFRON i naliczyć deklaracje. Lista umów nierozliczonych – lista umów cywilnoprawnych zakończonych (wpisana data zakończenia umowy), ale nierozliczonych. Aby umowa pokazała się na liście muszą być jednocześnie spełnione trzy warunki:  
  • od daty zakończenia zapisanej w umowie do daty bieżącej upłynęło, co najmniej o 10 dni,
  • data zakończenia umowy jest wcześniejsza niż 1-szy dzień bieżącego miesiąca,
  • umowa nie jest w całości rozliczona.
Wygasające umowy o pracę – wyświetlana lista pracowników, dla których data rozwiązania umowy o pracę zawiera się w okresie 5 dni wokół daty bieżącej (domyślny termin ‘5 dni przed i 5 dni po terminie’). Np. przy dacie bieżącej ustawionej na 10.01.2021 r. będą wyświetlone osoby, dla których umowa o pracę wygasa w okresie 6-14.01.2021 r. z pozycji Informacji bieżących możemy bezpośrednio przejść do formularza pracownika i przedłużyć umowę. Pracownicy do badania – wyświetlana lista pracowników, dla których data ważności badań okresowych zawiera się w okresie 30 dni wokół daty bieżącej (domyślny termin ‘30 dni przed i 30 dni po terminie’). Np. przy dacie bieżącej ustawionej na 30.01.2021r. będą wyświetlone osoby, dla których ważność badań okresowych wygasa w okresie 1.01.-28.02.2021. z pozycji Informacji bieżących możemy bezpośrednio przejść do formularza pracownika. Datę wygaśnięcia ważności badań lekarskich należy wprowadzić na zakładce [7 PPK/Dodatkowe]. Wygasające uprawnienia pracownika – informacja ta pojawia się, jeśli Użytkownik na liście słownikowej uprawnień (kwalifikacji) pracownika zaznaczy parametr Przypomnienie o terminie ważności oraz wpisze datę ważności uprawnienia. Informacje o kwalifikacjach danego pracownika należy wprowadzić na formularzu pracownika po rozwinięciu  menu dostępnych opcji obok przycisku Dodatkowe dane kadrowe i wybraniu zakładki [Kwalifikacje]. W raporcie wyświetlana jest lista pracowników, dla których data ważności uprawnienia zawiera się w okresie 30 dni wokół daty bieżącej (domyślny termin ‘30 dni przed i 30 dni po terminie’). Np. przy dacie bieżącej ustawionej na 30.01.2021 r. będą wyświetlone osoby, dla których ważność uprawnień wygasa w okresie 1.01.-28.02.2021. z pozycji Informacji bieżących możemy bezpośrednio przejść do formularza pracownika. Liczba zatrudnionych na dzień (Comarch HRM) – analiza przedstawia liczbę zatrudnionych  na etat, liczbę osób z umowami cywilno-prawnymi, liczbę osób niebędących pracownikami, mających ustawiony dostęp do aplikacji Comarch HRM oraz łączną wartość ustaloną na dany dzień. Wartość w kolumnie Umowy jest wyświetlana w zależności od ustawienia parametru w System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Comarch HRM Uwzględniaj osoby z umowami cywilnoprawnymi w Comarch HRM. Pracownik zatrudniony na kilku etatach jednocześnie (wieloetatowiec) wliczany jest zgodnie z ilością posiadanych etatów (sumowany jest etat główny i etaty dodatkowe). Do liczby zatrudnionych pracowników etatowych wlicza się pracowników archiwalnych, u których nie odnotowano daty zwolnienia. Pracownicy po zwolnieniu chorobowym powyżej 30 dni – analiza umożliwia wyszukanie osób, które należy wysłać na badania lekarskie ze względu na dłuższą nieobecność. Analiza wykazuje pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, którzy w okresie 5 dni przed datą bieżącą i 5 dni po tej dacie mają wprowadzoną nieobecność typu zwolnienie chorobowe, które trwa nieprzerwanie ponad 30 dni (nieobecność może być wprowadzona w kilku częściach, ale muszą być wprowadzone bez dnia przerwy) i wrócili do pracy. W analizie wykazany jest akronim, imię i nazwisko pracownika oraz data zakończenia zwolnienia chorobowego.
Uwaga
  • Aby zmienić domyślne terminy należy z poziomu Konfiguracji programu/Informacje/Informacje bieżące za pomocą przycisku lupy edytować konkretną analizę, odznaczyć parametr termin domyślny i za pomocą przycisku Termin wskazać standardowy termin lub dodać własny czasowy termin (z odpowiednio zdefiniowanym zakresem dat np.: 14 dni przed i 14 dni po dla analizy Wygasające umowy o pracę).
  • W analizach Lista umów nierozliczonych, Pracownicy do badania, Wygasające umowy o pracę, Wygasające uprawnienia pracownika nie będą wykazywani pracownicy, którzy w zapisie historycznym aktualnym na datę bieżącą ustawioną w programie mają przypisany wydział, do którego zalogowany operator ma zakaz do podglądu danych kadrowych.

Pakiet Mobilności - jak rozliczyć wynagrodzenie kierowcy w przewozie międzynarodowym?

W wersji Comarch ERP Optima 2022.5.1  wprowadzono funkcjonalność pozwalającą na rozliczenie podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenia społeczne kierowców międzynarodowych zgodnie z tzw. Pakietem mobilności. Szczegółowe informacje dotyczące nowej funkcjonalności dostępne w artykule Pakiet mobilności (Płace i Kadry Plus ) Poniższa instrukcja dotyczy starszych wersji programu.
Uwaga
Po aktualizacji programu do wersji 2022.5.1 jeżeli wcześniej rozliczano kierowców  zgodnie z poniższymi wytycznymi,  należy zamknąć okres wypłaty dodatków pomocniczych (Wirtualna dieta,Korekta podst. US i ZUS o 0.3 diet, Kor. podst. ZUS opodat.kierowcy_z ZUS, Kor. podst. ZUS opodat.kierowcy_bez ZUS, Podst. ZUS nieopodat.kierowcy)  przez wpisanie  na liście dodatków pracownika daty do kiedy ma być wypłacany dany dodatek . Można to zrobić seryjnie dla zaznaczonych pracowników. Element wynagrodzenie zagraniczne może być nadal aktywny ponieważ  jest pomocny, gdy chcemy importować kwotę wynagrodzenia za okres wykonywania pracy zagranicą z arkusza Excel

Wprowadzenie

Instrukcja została przygotowana dla Użytkowników modułu Płace i Kadry Plus programu Comarch ERP Optima rozliczających kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe. Zaprezentowany schemat wyliczeń został przygotowany na podstawie interpretacji udostępnianych przez doradców podatkowych oraz przykładów wskazanych przez naszych Klientów. Przykład ma na celu zobrazowanie sposobu wyliczenia wynagrodzenia przy użyciu zaawansowanego algorytmu 12 bez konieczności wprowadzania okresów oddelegowania. W przypadku odmiennego schematu wyliczeń należy zmodyfikować odpowiednio konfigurację programu Comarch ERP Optima. Schemat wyliczeń przedstawiony w niniejszej instrukcji polega na przyjęciu kwoty brutto wynagrodzenia (wynagrodzenie zasadnicze i dodatkowy element wynagrodzenia), a następnie wyliczeniu podstawy składek ZUS (uwzględniając pomniejszenie o kwotę diet wirtualnych i kontroli minimalnej podstawy składek ZUS przy obniżeniu w kwocie 5922,00) oraz obliczeniu podstawy opodatkowania, z uwzględnieniem 30% z kwoty diety wirtualnej.  Wyliczone kwoty składek ZUS oraz zaliczki podatku uwzględniane są przy naliczeniu kwoty netto wynagrodzenia. Wprowadzenie wartości diet i wynagrodzenia zagranicznego realizowane będzie poprzez dedykowane atrybuty.

Definiowanie elementów wynagrodzenia

W celu wyliczenia wynagrodzenia kierowców należy zdefiniować odpowiednie elementy według poniższych punktów:
      1. W gałęzi Konfiguracja/ Firma / Płace/ Atrybuty – klasy definiujemy nowe atrybuty, które pozwolą na wprowadzenie określonej wartości diet wirtualnych oraz wynagrodzenia zagranicznego dla pracownika. Takie rozwiązanie umożliwi importowanie danych z arkusza Excel, co może być szczególnie przydatne w przypadku korzystania z zewnętrznych programów rejestrujących czas pracy kierowców. Element wynagrodzenie zagraniczne może okazać się pomocny, gdy chcemy importować kwotę wynagrodzenia za okres wykonywania pracy za granicą. Jeżeli Użytkownik ma już zdefiniowane i przypisane do pracowników określone dodatki, definiowanie atrybutu Wyn. zagraniczne nie jest konieczne.
        • Wirtualna dieta – Typ: Liczba; Format: (*)Zaawansowany
        • Wyn.zagraniczne – Typ: Liczba; Format: (*)Zaawansowany
      2. W gałęzi Konfiguracja/ Firma / Płace/ Typy wypłat definiujemy nowe typy wypłat, które wykażą wartości z atrybutów pracowników. Składniki te będą również ujęte w definicjach kolejnych typów wypłat, niezbędnych do wyliczenia wynagrodzenia oraz określenia podstaw opodatkowania i składek ZUS:
        • Wirtualna dieta –element pomocniczy, niepomniejszany za nieobecności, algorytm 12, pozycja na deklaracji PIT  - nie dotyczy, zaliczka podatku - nie naliczać, składki społeczne i składkę zdrowotną - nie naliczać, do podstaw: zasiłku, urlopu, czy ekwiwalentu – nie wliczać,  nie wpływa na kwotę do wypłaty, nie stanowi kosztu pracodawcy, priorytet naliczania 200. Postać zaawansowanej konstrukcji algorytmu 12 w typie wypłaty (w celu wskazania atrybutu, z którego będziemy pobierać wartość należy wykorzystać skrót ALT+strzałka w dół i wskazać odpowiedni atrybut): AtrybutLiczba("Wirtualna dieta")
        • Wyn. zagraniczne – – dodatek niepomniejszany za nieobecności, algorytm 12, pozycja na deklaracji PIT – PIT-4 1. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy…, zaliczka podatku - naliczać, składki społeczne i składkę zdrowotną – naliczać, do podstaw: zasiłku, urlopu, czy ekwiwalentu – wliczać, wpływa na kwotę do wypłaty, stanowi koszt pracodawcy, priorytet naliczania 200. Postać zaawansowanej konstrukcji algorytmu 12 w typie wypłaty (w celu wskazania atrybutu, z którego będziemy pobierać wartość należy wykorzystać skrót ALT+strzałka w dół i wskazać odpowiedni atrybut): AtrybutLiczba("Wyn.zagraniczne")
      3. W gałęzi Konfiguracja/ Firma / Płace/ Wzorce płacowe definiujemy nowe wzorce płacowe, które są elementami pomocniczymi, niezbędnymi do zdefiniowania składników użytych w dalszej części niniejszej instrukcji. Przy tworzeniu wzorca płacowego Suma wynagr.brutto Użytkownik powinien uwzględnić wszystkie niezbędne składniki, które w programie ma już zdefiniowane na potrzeby rozliczenia kierowców, np. ryczałt za nadgodziny, ryczałt za pracę w porze nocnej, wynagrodzenie za dyżur, premie, wynagrodzenie za urlop, itp.. Prezentowany przykład ma na celu tylko zobrazowanie schematu wyliczenia.
        Uwaga
        W wzorcach płacowych, gdy zostanie wybrany:Okres: Miesiące, Ile 1, Od którego wstecz: 0 - to oznacza, że sumowane są wartości z elementów, które mają okres od – do z bieżącego miesiąca wypłaty (z okresu jaki ma lista płac, np. 1-28.02.2022). Przy takim ustawieniu elementy mogą być naliczane na 2 listach płac – warunek, aby miały ten sam okres od – do oraz miesiąc deklaracji w celu wyliczenia prawidłowych podstaw ZUS i opodatkowania.Okres: Bieżąca wypłata - to oznacza, że sumowane są wartości elementów tylko z tej jednej wypłaty, okresy elementów mogą być różne (np. za okres 1-31.01.2022 i 1-28.02.2022). Przy takim ustawieniu elementy muszą być naliczane tylko na 1 liście plac. Wartości elementów naliczone na innych list płac (etat/inne) nawet za ten sam okres nie będą uwzględniane.
      • Suma wynagr.brutto – zdefiniowany wg poniższego obrazu.Wzór wzorca: SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Suma wynagr.brutto')
      • Wirtualna dieta – zdefiniowany wg poniższego obrazu:Wzór wzorca: SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Wirtualna dieta')
  2. W gałęzi Konfiguracja/ Firma / Płace/ Typy wypłat definiujemy pomocnicze typy wypłat, które posłużą do ustalenia poprawnej podstawy składek ZUS oraz podstawy opodatkowania, z uwzględnieniem diet wirtualnych (pomniejszenie odpowiednio o 100% diet i o 30% diet):
Wskazówka
Wzory zaawansowanej konstrukcji algorytmu 12 można skopiować ze stron pomocy, przy założeniu, że zostaną dodatkowo w typach wypłat użyte wzorce i stałe okresowe. W tym celu należy w definicji typu wypłaty, w zaawansowanej definicji algorytmu 12 (okno Algorytm 12) : - wybrać w pierwszej kolejności stałą okresową / wzorce płacowe, które mają zostać wykorzystane we wzorze – zostaną dodane w polu ‘Wzór’ oraz w sekcji ‘Użyte wzorce i stałe okresowe’, - z pola ‘Wzór’ wykasować treść (zaznaczając ją i kasując klawiszem DELETE) – stała okresowa / wzorce płacowe będą nadal widoczne w polu ‘Użyte wzorce i stałe okresowe’, - wkleić odpowiedni dla typu wypłaty wzór, - zapisać zmiany.
  • Korekta podst. US i ZUS o 0.3 diet – element pomocniczy, który koryguje podstawy US i ZUS o 30% wartości diet, niepomniejszany za nieobecności, algorytm 12, pozycja na deklaracji PIT – PIT-4 1. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy…, zaliczka podatku - naliczać, składki społeczne i składkę zdrowotną – naliczać, do podstawy zasiłku – wliczać, do podstawy urlopu, czy ekwiwalentu – nie wliczać, nie wpływa na kwotę do wypłaty, nie stanowi kosztu pracodawcy, priorytet naliczania 200.
 Wzorce i stałe okresowe użyte w definicji typu wypłaty: – wzorzec ‘Wirtualna dieta’ Ogólny wzór: -((Wzorzec ‘Wirtualna dieta')* 0.3) Postać zaawansowanej konstrukcji algorytmu 12 w typie wypłaty: -(SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Wirtualna dieta')*0.3)
  • Kor. podst. ZUS opodat.kierowcy_z ZUS  – element pomocniczy, który koryguję podstawę ZUS, niepomniejszany za nieobecności, algorytm 12, pozycja na deklaracji PIT – PIT-4 1. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy…, zaliczka podatku - naliczać, składki społeczne i składkę zdrowotną – naliczać, do podstawy zasiłku – wliczać, do podstawy urlopu, czy ekwiwalentu – nie wliczać, nie wpływa na kwotę do wypłaty, nie stanowi kosztu pracodawcy, priorytet naliczania 210.
W definicji typu wypłaty użyta jest również Stała okresowa /Wskaźniki-program/ Min.podst.skł.ZUS dla oddel.  (w 2022 wynosi 5922 zł). Wzorce i stałe okresowe użyte w definicji typu wypłaty: - Stała okresowa /Wskaźniki-program/ Min.podst.skł.ZUS dla oddel. (w 2022 wynosi 5922 zł). - wzorzec ‘Wirtualna dieta’ - wzorzec ‘Suma wynagr.brutto’ Ogólny wzór: Warunek(Wzorzec 'Suma wynagr.brutto' – Wzorzec ‘Wirtualna dieta’ > Wskaźnik Min.ZUS, -(Wzorzec ‘Wirtualna dieta’ – Zaokr(0.3 * Wzorzec ‘Wirtualna dieta’, 2)), Warunek(Wzorzec 'Suma wynagr.brutto' – Zaokr(0.3 * Wzorzec ‘Wirtualna dieta’, 2) < Wskaźnik Min.ZUS, 0, Wskaźnik Min.ZUS – (Wzorzec 'Suma wynagr.brutto' – Zaokr(0.3 *Wzorzec ‘Wirtualna dieta’,2)))) Postać zaawansowanej konstrukcji algorytmu 12 w typie wypłaty:Warunek(SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Suma wynagr.brutto')-SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Wirtualna dieta')>(Konfig("/Program/Płace/Wskaźniki/Min.podst.skł.ZUS dla oddel.", Okres.Do)), -(SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Wirtualna dieta') - Zaokr(0.3*SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Wirtualna dieta'),2)), Warunek(SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Suma wynagr.brutto')- Zaokr(0.3*SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Wirtualna dieta'),2) <(Konfig("/Program/Płace/Wskaźniki/Min.podst.skł.ZUS dla oddel.", Okres.Do)), 0, (Konfig("/Program/Płace/Wskaźniki/Min.podst.skł.ZUS dla oddel.", Okres.Do)) - (SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Suma wynagr.brutto') - Zaokr(0.3 *SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Wirtualna dieta'),2)))) 
  • Kor. podst. ZUS opodat.kierowcy_bez ZUS ––element pomocniczy, zdefiniowany jako kopia (Ctrl+Ins) Kor. podst. ZUS opodat.kierowcy_z ZUS, niepomniejszany za nieobecności, algorytm 12, pozycja na deklaracji PIT – PIT-4 1. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy…, zaliczka podatku - naliczać, składki społeczne i składkę zdrowotną – nie naliczać, do podstaw: zasiłku, urlopu, czy ekwiwalentu – nie wliczać, nie wpływa na kwotę do wypłaty, nie stanowi kosztu pracodawcy, priorytet naliczania 210.Wzór taki sam tylko ujęty w nawias a przed nim wstawiony znak minus.
Wzorce i stałe okresowe użyte w definicji typu wypłaty: - Stała okresowa /Wskaźniki-program/ Min.podst.skł.ZUS dla oddel. (w 2022 wynosi 5922 zł). - wzorzec ‘Wirtualna dieta’ - wzorzec ‘Suma wynagr.brutto’ Ogólny wzór: -(Warunek(Wzorzec 'Suma wynagr.brutto' – Wzorzec ‘Wirtualna dieta’ > Wskaźnik Min.ZUS, -(Wzorzec ‘Wirtualna dieta’ – Zaokr(0.3 * Wzorzec ‘Wirtualna dieta’, 2)), Warunek(Wzorzec 'Suma wynagr.brutto' – Zaokr(0.3 * Wzorzec ‘Wirtualna dieta’, 2) < Wskaźnik Min.ZUS, 0, Wskaźnik Min.ZUS – (Wzorzec 'Suma wynagr.brutto' – Zaokr(0.3 *Wzorzec ‘Wirtualna dieta’,2))))) Postać zaawansowanej konstrukcji algorytmu 12 w typie wypłaty: -(Warunek(SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Suma wynagr.brutto')-SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Wirtualna dieta')>(Konfig("/Program/Płace/Wskaźniki/Min.podst.skł.ZUS dla oddel.", Okres.Do)), -(SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Wirtualna dieta') - Zaokr(0.3*SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Wirtualna dieta'),2)), Warunek(SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Suma wynagr.brutto')- Zaokr(0.3*SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Wirtualna dieta'),2) <(Konfig("/Program/Płace/Wskaźniki/Min.podst.skł.ZUS dla oddel.", Okres.Do)), 0, (Konfig("/Program/Płace/Wskaźniki/Min.podst.skł.ZUS dla oddel.", Okres.Do)) - (SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Suma wynagr.brutto') - Zaokr(0.3 *SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Wirtualna dieta'),2)))))
  • Podst. ZUS nieopodat.kierowcy  – element pomocniczy, który wykaże podstawę do minimalnego ZUS jako nieopodatkowaną, gdy będzie przewyższała podstawę opodatkowania przy wyrównaniach do minimalnego ZUS. Element niepomniejszany za nieobecność, algorytm 12,  pozycja na deklaracji PIT  - nie dotyczy, zaliczka podatku - nie naliczać, składki społeczne i składkę zdrowotną - naliczać, do podstawy zasiłku – wliczać, do podstawy urlopu, czy ekwiwalentu – nie wliczać, nie wpływa na kwotę do wypłaty, nie stanowi kosztu pracodawcy, priorytet naliczania 210.
Wzorce i stałe okresowe użyte w definicji typu wypłaty: - Stała okresowa /Wskaźniki-program/ Min.podst.skł.ZUS dla oddel. (w 2022 wynosi 5922 zł). - wzorzec ‘Wirtualna dieta’ - wzorzec ‘Suma wynagr.brutto’ Ogólny wzór: Warunek(Wzorzec 'Suma wynagr.brutto'< Wskaźnik Min.ZUS, Zaokr(0.3*Wzorzec ‘Wirtualna dieta’,2), Warunek(Wzorzec 'Suma wynagr.brutto' – Zaokr(0.3*Wzorzec ‘Wirtualna dieta’,2) < Wskaźnik Min.ZUS, Wskaźnik Min.ZUS – (Wzorzec 'Suma wynagr.brutto' – Zaokr(0.3 * Wzorzec ‘Wirtualna dieta’,2)), 0)) Postać zaawansowanej konstrukcji algorytmu 12 w typie wypłaty: Warunek(SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Suma wynagr.brutto')<(Konfig("/Program/Płace/Wskaźniki/Min.podst.skł.ZUS dla oddel.", Okres.Do)), Zaokr(0.3 *SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Wirtualna dieta'),2), Warunek(SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Suma wynagr.brutto') - Zaokr(0.3 *SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Wirtualna dieta'),2) <(Konfig("/Program/Płace/Wskaźniki/Min.podst.skł.ZUS dla oddel.", Okres.Do)), (Konfig("/Program/Płace/Wskaźniki/Min.podst.skł.ZUS dla oddel.", Okres.Do)) -(SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Suma wynagr.brutto') - Zaokr(0.3*SumaSkladnikow(WypOkres(0, 1, 0), 0x00000001 , 'Wirtualna dieta'),2)), 0))
Wskazówka
W przypadku importu typów wypłat i atrybutów do innej bazy należy w docelowej bazie z poziomu: Narzędzia / Importy / Z innej bazy – wskazać bazę, z której importujemy dane oraz zaznaczyć tylko 2 pozycje: Atrybuty pracownika i Typy wypłat (nie zaznaczać pozycji Wzorce płacowe). Typy wypłat zostaną zaimportowane automatycznie z wzorcami płacowymi i tylko wtedy będą poprawnie naliczały się w innej bazie. Zaimportowanie osobno wzorców płacowych powoduje, że zaimportowane typy wypłat nie naliczają się poprawnie.

Przykład rozliczania kierowców w ramach międzynarodowych przewozów

Kierowca jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy i otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze miesięczne w kwocie 4000,00 zł brutto. Kierowca przez 20 dni wykonuje zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, za które przysługuje wynagrodzenie 5 590,20 zł (łączna kwota tak zwanej diety wirtualnej to 4429,70 zł).  Pracownikowi przysługują standardowe koszty uzyskania przychodu i ulga podatkowa. Pracownik złożył oświadczenie o nie korzystaniu z ulgi dla klasy średniej, na formularzu danych pracownika na zakładce Nr ident./podatki ma zaznaczony parametr Nie pomniejszać dochodu o ulgę dla pracowników).
  1. Wprowadzenie atrybutów dla pracownika i przypisanie dodatków Przechodzimy Płace i Kadry / Kadry – podświetlamy wybranego kierowcę i przechodzimy na Dodatkowe elementy wynagrodzenia. Przypisujemy dodatki od 01.02.2022:
    • Wyn.zagraniczne
    • Wirtualna dieta
    • Korekta podst. US i ZUS o 0.3 diet
    • Kor. podst. ZUS opodat.kierowcy_z ZUS
    • Kor. podst. ZUS opodat.kierowcy_bez ZUS
    • Podst. ZUS nieopodat.kierowcy

Zapisujemy listę dodatków dla wybranego kierowcy. Wracamy na listę pracowników i temu samemu kierowcy przypisujemy atrybuty (Lista pracowników / Lista atrybutów pracownika). Dodajemy wcześniej zdefiniowany atrybut Wirtualna dieta i określamy okres od do i wartość. W naszym przykładzie od 01.02.2022 do 28.02.2022 oraz wartość 4429,70. Dodajemy kolejny atrybut Wyn. zagraniczne z takim samym okresem jak powyżej i kwotą 5590,20. Zapisujemy

  1. Naliczamy wynagrodzenie pracownika Tworzymy listę płac etatową za miesiąc luty (nie zaznaczamy parametru 'Tylko lista płac dla oddelegowanych do pracy za granicę'). Na wskazanej liście płac naliczamy wynagrodzenie.
Analiza naliczonego wynagrodzenia: Naliczone zostają następujące składniki:

Wynagrodzenie zasadnicze / miesiąc (praca.pdst):  4 000,00 PLN Wyn. zagraniczne (wartość pobrana z atrybutu):      5 590,20 PLN Wirtualna dieta (wartość pobrana z atrybutu):          4 429,70 PLN Korekta podst. US i ZUS o 0.3 diet:                        -1 328,91 PLN Kor. podst. ZUS opodat.kierowcy_z ZUS:              -2 339,29 PLN Kor. podst. ZUS opodat.kierowcy_bez ZUS:           2 339,29 PLN Podst. ZUS niepodat.kierowcy:                                    0,00 PLN

Naliczone wynagrodzenie: Wynagrodzenie brutto: 4000+5590,20 = 9590,20 PLN Wartość diet: 4429,70 PLN Wartość diet obniżająca podstawę opodatkowania: 4429,70 x 30% = 1328,91 PLN Podstawa składki emerytalno-rentowej, chorobowej, wypadkowej: 9590,20 – 4429,70 = 5160,50  < 5922,00 (sprawdzany jest warunek, czy ta podstawa nie jest niższa niż określona minimalna – w tym przypadku jest, więc przyjmujemy wartość minimalną, czyli 5922) Składki ZUS ubezpieczonego: 5922,00 x 13,71% = 811,91 PLN Podstawa składki zdrowotnej: 5922,00 – 811,91 = 5110,09 PLN Składka zdrowotna: 5110,09 x 9% = 459,91 PLN Podstawa opodatkowania: 9590,20 – 1328,91 (30% diet) = 8261,29 PLN Podstawa opodatkowania pomniejszona o składki ZUS oraz koszty uzyskania przychodu: 8261,29 - 811,91 – 250,00 = 7199,38 PLN (po zaokrągleniu 7199,00PLN) Podatek z uwzględnieniem ulgi podatkowej: (7199,00 x 17%) – 425,00 = 798,83 PLN Zaliczka podatku do US: 784,00 PLN (uwzględniono wyliczenie wg rozporządzenia z 7 stycznia 2022 – porównując zaliczkę podatku na 31.12.2021 r) Do wypłaty: 9590,20 – 811,91 – 784,00 – 459,91 = 7534,38 PLN
 

Synchronizacja modułu Płace i Kadry z systemem Comarch ERP XL

Konfiguracja w programie Comarch ERP Optima

W konfiguracji programu Comarch ERP Optima otwieramy gałąź FIRMA\PŁACE\PARAMETRY WSPÓŁPRACY z CDNXL. Znajdują się tu kontrolki do wpisania parametrów połączenia ze zdalnym serwerem Comarch ERP XL (docelowym). Aby synchronizacja zaczęła działać musimy zaznaczyć parametr Współpraca z systemem CDN XL. Następnie w pola wpisujemy kolejno nazwę serwera zdalnego (docelowego, na którym pracuje Comarch ERP XL) oraz nazwę bazy danych Comarch ERP XL, do której będziemy się łączyć i zatwierdzamy konfigurację.

Jak to działa?

Program Comarch ERP Optima komunikując się z systemem Comarch ERP XL musi wykonać następujące czynności:
  • Utworzyć połączenie ze zdalnym serwerem (docelowym, na którym pracuje Comarch ERP XL);
  • Wywołać funkcje synchronizujące.
Uwaga
Jeżeli programy Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL pracują na tym samym serwerze bazy danych nie potrzeba wykonywać żadnych dodatkowych czynności.
Uwaga
Jeżeli programy Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL pracują na różnych serwerach baz danych istnieje konieczność skonfigurowania serwera źródłowego (Comarch ERP Optima) wskazując serwer zdalny (docelowy Comarch ERP XL) oraz dodatkowo zsynchronizować użytkowników obydwu serwerów – patrz treść poniżej.
Uwaga
Serwerem docelowym, na którym zainstalowany będzie system Comarch ERP XL nie może być wersja Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE).

Konfiguracja serwera źródłowego (Comarch ERP Optima)

Jeżeli bazy danych Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL znajdują się na różnych serwerach, konieczne jest skonfigurowanie serwera źródłowego (bazy Comarch ERP Optima) dodając serwer zdalny, czyli wskazując serwer, na którym pracuje baza Comarch ERP XL. w tym celu należy:
  1. Otworzyć program SQL Server Enterprise Manager;
  2. Rozwinąć gałąź przedstawiającą interesujący nas serwer źródłowy, czyli ten, na którym pracuj e program Comarch ERP Optima;
  3. Rozwinąć gałąź Security a potem Linked Servers;
  4. Z górnego menu Akcja wybrać New Linked Serwer;
  5. W okienku, które się pojawi w pole Linked Serwer wpisać nazwę serwera, do którego chcemy się podłączyć, czyli do serwera docelowego, na którym postawiona jest baza Comarch ERP XL;
  • Z pola Server type wybrać opcję SQL Serwer
  • Zatwierdzić nowy serwer klawiszem Ok.

Konfiguracja Użytkowników

Do pełnej współpracy baz danych Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL potrzebujemy jeszcze zsynchronizowania Użytkowników obydwu serwerów. 
Na docelowym serwerze (Comarch ERP XL) należy wykonać kilka czynności:
  • Dodać użytkownika serwera bazy danych
  • Nadać mu uprawnienia na wykonywanie procedur składowanych
AktualizujDzial
AktualizujDzial2
AktualizujFrsIdPracownika
AktualizujIDDzialu
AktualizujIDPracownika
AktualizujIDProjektu
AktualizujLokalizacje
AktualizujPracownika
AktualizujProjekt
AktualizujProjekt2
DodajDzial
DodajProjekt
PobierzKonfiguracjeXl
PobierzMax
PobierzMaxProj
ZnajdzDzial2
ZnajdzDzial3
ZnajdzDzialPracownika
ZnajdzLokalizacje
ZnajdzOjcaDzialu
ZnajdzOjcaProjektu
ZnajdzPracownika
ZnajdzPracownika2
ZnajdzPracownikaPoID
ZnajdzProjekt2
ZnajdzProjekt3
Kiedy wykonamy powyższe punkty, musimy jeszcze raz:
  • Otworzyć program SQL Server Enterprise Manager
  • Rozwinąć gałąź przedstawiającą interesujący nas serwer źródłowy, czyli ten, na którym pracuje program Comarch ERP Optima
  • Rozwinąć gałąż Security a potem Linked Servers
  • Z górnego menu Akcja wybieramy Properties (Właściwości)
  • Następnie wybieramy interesujący nas serwer i klikamy w menu AKCJA/Właściwości.
  • Wchodzimy na drugą zakładkę Security gdzie zobaczymy listę zlinkowanych użytkowników
  • W pole Local Login wpisujemy użytkownika CDNOperator (można go również wybrać z listy)
  • W pole Remote User podajemy wcześniej utworzonego użytkownika, posiadającego uprawnienia do wykonywania procedur składowanych podanych w tabeli
  • Zatwierdzamy ustawienia klawiszem Ok.
Jeżeli wszystko zostało wykonane poprawnie, czyli jeżeli dane się zgadzają oraz nie pominięto żadnego kroku, program Comarch ERP Optima powinien bez problemów współpracować z programem Comarch ERP XL.

Polski Ład – praktyczne przykłady

Rozliczenia wynikające z nowelizacji Polskiego Ładu ujęte są w przykładach 1-4 i przedstawiają stan prawny na 1.07.2022.
Spis treści

1. Jak wygląda rozliczenie wypłaty pracownika, którego wynagrodzenie wynosi 7000 zł/mies.? 

  • Pracownik ma stawkę zaszeregowania 7000 zł/miesięcznie.
  • Dodajemy listę płac z datą wypłaty w równą lub późniejszą niż 1.07.2022 i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 7 000 Suma składek ZUS: 959,70
  • 7000 * 13,71% = 959,70
W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 959,70 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 250,00 Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 5790,30 Ulga podatkowa (odliczona): 300,00 Naliczona zaliczka podatku: 394,80
  • (zaokrąglona podstawa opodatkowania * procent podatku) – ulga podatkowa = naliczona zaliczka podatku
  • (5790 * 12 %) – 300 = 694,80 – 300 = 394,80
Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 395 Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była, gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021: 940,54
  • 7 000 – 959,70 – 250 = 5790,30 zł
  • 5790 * 17% – 43,76 (ulga na 31.12.2021) = 940,54 zł (hipotetyczna naliczona zaliczka podatku niepomniejszona o składkę zdrowotną odliczoną)
Składka zdrowotna: 543,63
  • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
  • Wyliczenie składki zdrowotnej: (7000-13,71%) * 9% = 6040, 30 *9% = 543,63
  • 940,54 > 543,63 dlatego nie dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i wykazujemy składkę zdrowotną w wysokości 543,63
Kwota netto pracownika: 5101,67 7000 – 959,70 ZUS – 395 podatek – 543,63 zdrowotna = 5101,67

2. Jak wygląda rozliczenie wypłaty pracownika, którego wynagrodzenie wynosi 3010 zł/mies.?

  • Pracownik ma stawkę zaszeregowania 3010,00 zł/miesięcznie.
  • Dodajemy listę płac z datą wypłaty w równą lub późniejszą niż 1.07.2022 i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 3010 Suma składek ZUS: 412,68
  • 3010 * 13,71% = 412,67
W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 412,68 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 250,00 Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 2347,32 Ulga podatkowa (odliczona): 281,64 Naliczona zaliczka podatku: 0
  • (zaokrąglona podstawa opodatkowania * procent podatku) – ulga podatkowa (jaką maksymalnie można odliczyć, maksymalnie 300 zł) = naliczona zaliczka podatku
  • (2347 * 12 %) – 300 = 281,64 – 281,61 = 0
Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 0 Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była, gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021: 355,23
  • 3010 – 412,68 – 250 = 2347,32 zł
  • 2347 * 17% – 43,76 (ulga na 31.12.2021) = 355,23 zł (hipotetyczna naliczona zaliczka podatku niepomniejszona o składkę zdrowotną odliczoną)
Składka zdrowotna: 233,76
  • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
  • Wyliczenie składki zdrowotnej: (3010-13,71%) * 9% = 2597,33 *9% = 233,76
  • 355,23 > 233,76 dlatego nie dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i wykazujemy składkę zdrowotną w wysokości 233,76
Kwota netto pracownika: 2363,65
  • 3010 – 412,68 ZUS – 0 podatek – 233,76 zdrowotna = 2363,65

3. Jak wygląda rozliczenie wypłaty pracownika z podwyższonymi kosztami uzyskania przychodu, którego wynagrodzenie wynosi 11738,53 zł/mies.?

  • Pracownik ma stawkę zaszeregowania 11738,53 zł/miesięcznie.
  • Wchodzimy w menu Płace i Kadry/ Kadry.
  • Otwieramy formularz danych kadrowych pracownika i na zakładce 2. Numer ident./Podatki ustawiamy Koszty uzyskania przychodu jako 3 (podwyższone, mnożnik 1,25). Formularz zapisujemy wybierając opcję z aktualizacją z dniem 01.07.2022 r.).
  • Dodajemy listę płac z datą wypłaty w równą lub późniejszą niż 1.07.2022 i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 11738,53 Suma składek ZUS: 1609,35 11738,53 * 13,71% = 1609,35 W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 1609,35 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 300,00 Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 9829,18 Ulga podatkowa (odliczona): 300 Naliczona zaliczka podatku: 879,48
  • (zaokrąglona podstawa opodatkowania * procent podatku) – ulga podatkowa = naliczona zaliczka podatku
  • (9829 * 12 %) – 300 = 1179,48 – 300 = 879,48
Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 879 Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była, gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021: 1627,17
  • 11738,53 – 1609,35 – 300 = 9829,18 zł
  • 9829 * 17% – 43,76 (ulga na 31.12.2021) = 1627,17 zł (hipotetyczna naliczona zaliczka podatku niepomniejszona o składkę zdrowotną odliczoną)
Składka zdrowotna: 911,63
  • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
  • Wyliczenie składki zdrowotnej: (11738,53 -13,71%) * 9% = 10129,18 *9% = 911,63
  • 1627,17 > 911,63 dlatego nie dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i wykazujemy składkę zdrowotną w wysokości 911,63
Kwota netto pracownika: 2363,65
  • 11738,53 – 1609,35 ZUS – 879 podatek – 911,63 zdrowotna = 8338,55

4. Jak wygląda rozliczenie wypłaty pracownicy poniżej 26 roku życia, która korzysta z zasiłku macierzyńskiego przez cały miesiąc?

  • Pracownik ma stawkę zaszeregowania 4000 zł/miesięcznie (przez ostatnie 13 miesięcy, brak poprzednich nieobecności ani dodatków do wynagrodzenia).
  • Wchodzimy w menu Płace i Kadry/ Kadry.
  • Weryfikujemy datę urodzenia pracownicy: 4.08.1998 r. – na tej podstawie system oznaczy zwolnienie z PIT dla osoby poniżej 26 roku życia. Zamykamy formularz.
  • Otwieramy (Nie)obecności pracownika i wprowadzamy nieobecność Urlop macierzyński 100% za okres 01.7.2022-13.12.2022.
  • Dodajemy listę płac z datą wypłaty w równą lub późniejszą niż 1.07.2022 i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 3566,55 Suma składek ZUS pracownika: 0 W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 0 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 0 Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 0 Ulga podatkowa (odliczona): 0 Naliczona zaliczka podatku: 0 Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 0 Składka zdrowotna: 0 - zasiłek macierzyński nie jest oskładkowany składką zdrowotną Kwota netto pracownika: 2363,65
  • 3566,55 – 0 ZUS – 0 podatek – 0 zdrowotna = 3566,55
  Rozliczenia:
  • wynikające wyłącznie z Polskiego Ładu ujęte są w przykładach 1-9 i przedstawiają stan prawny na 1.01.2022,
  • z uwzględnieniem Rozporządzenia z dn. 7 stycznia 2022 r. ujęte są w przykładach 10-14 i przedstawiają stan prawny na 30.06.2022.
Spis treści

1. Jak wygląda rozliczenie wypłaty pracownika, który korzysta ze zwolnienia z podatku w związku z wychowywaniem co najmniej 4 dzieci (pracownik ma stawkę zaszeregowania 4500zł/miesięcznie)?

W celu odnotowania zwolnienia z PIT w związku z wychowywaniem co najmniej czworga dzieci:
      • Z poziomu menu Płace i Kadry wybieramy Kadry
      • Ustawimy się na wybranym pracowniku i za pomocą przycisku wykonujemy aktualizację zapisu (jeśli pracownik chce korzystać z ulgi od początku roku to aktualizację wykonujemy z datą 1.01.2022 r.).
      • Na nowo otwartym formularzu danych kadrowych przechodzimy na zakładkę Nr ident./podatki
      • W pozycji Zwolnienie z PIT z tytułu wybieramy: Osoba wychowująca co najmniej czworo dzieci
      • Zapisujemy formularz danych kadrowych
      • Dodajemy listę płac z datą wypłaty w roku 2022 i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 4 500 W tym przychód podlegający zwolnieniu z PIT: 4 500 Suma składek ZUS: 616,95
      • 4500 * 13,71% = 616,95
W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 0,00 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 0,00 Ulga dla pracowników: 0,00 (przychody pracownika nie mieszczą się w przedziale upoważniającym do stosowania ulgi dla pracowników) Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 0,00 Ulga podatkowa (odliczona): 0,00 Naliczona zaliczka podatku: 0,00 Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 0,00 Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była, gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021: 573,85
      • 4 500 – 616,95 -250 = 3 633,05 (po zaokrągleniu 3 633)
      • 3 633 *17% - 43,76 (ulga na 31.12.2021) = 573,85
Składka zdrowotna: 349,47
      • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
      • Wyliczenie składki zdrowotnej: (4500-13,71%) * 9% = 3883,05 *9% = 349,47
      • Naliczona zaliczka podatku od 4 500 gdyby obowiązywały zasady podatkowe obowiązujące na 31.12.2021 : 573,85;
573,85 > 349,47 dlatego nie dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i naliczamy składkę zdrowotną w wysokości 349,47 Kwota netto pracownika: 3 533,58
      • 4 500 – 616,95 ZUS – 0,00 podatek – 349,47 zdrowotna = 3 533,58

2. Jak naliczyć wypłatę pracownikowi ze stawką 3100 zł/miesięcznie (pracownika nie obejmuje ulga dla pracowników ani nie korzysta ze zwolnienia z podatku)?

      • Pracownik ma stawkę zaszeregowania 3100zł/miesięcznie
      • Dodajemy listę płac z datą wypłaty w roku 2022 i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 3 100 W tym przychód podlegający zwolnieniu z PIT: 0,00 Suma składek ZUS: 425,01
      • 3100 * 13,71% = 425,01
W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 425,01 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 250,00 Ulga dla pracowników: 0,00 (przychody pracownika nie mieszczą się w przedziale upoważniającym do stosowania ulgi dla pracowników) Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 2 424,99
      • 3 100 brutto – 425,01 ZUS - 250 KUP – 0,00 ulga dla pracowników = 2 424,99
Podstawa opodatkowania (zaokrąglona) 2 425,00 Ulga podatkowa (odliczona): 412,25
      • Ulga podatkowa należna 425
      • 2425 * 17% = 412,25 dlatego ulga podatkowa odliczona zostaje ograniczona do wysokości 412,25
Naliczona zaliczka podatku: 0,00 Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 0,00 Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021:  368,49
      • 3 100 – 425,01 - 250 = 2 424,99
      • 2 425 *17% - 43,76 (ulga na 31.12.2021) = 368,49
Składka zdrowotna: 240,75
      • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
      • Wyliczenie składki zdrowotnej: (3100 – 13,71%) * 9% = 2 674,99 * 9% = 240,75
      • Naliczona zaliczka podatku od 3 100 gdyby obowiązywały zasady podatkowe obowiązujące na 31.12.2021 : 368,49
      • 368,49 > 240,75 dlatego nie dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i naliczamy 240,75
Kwota netto pracownika: 2 434,24
      • 3 100 – 425,01 ZUS – 0 podatek – 240,75 zdrowotna = 2 434,24

3. Jak naliczyć wypłatę pracownikowi ze stawką, przy której następuje ograniczenie składki zdrowotnej?

      • Pracownik zatrudniony na 1/8 etatu ze stawką zaszeregowania 1 000zł/miesięcznie
      • Dodajemy listę płac z datą wypłaty w roku 2022 i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 1 000 W tym przychód podlegający zwolnieniu z PIT: 0,00 Suma składek ZUS: 137,10
      • 1000 * 13,71% = 137,10
W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 137,10 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 250,00 Ulga dla pracowników: 0,00 (przychody pracownika nie mieszczą się w przedziale upoważniającym do stosowania ulgi dla pracowników) Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 612,90
      • 1 000 brutto – 137,10 ZUS - 250 KUP – 0,00 ulga dla pracowników = 612,90
Podstawa opodatkowania (zaokrąglona) 613,00 Ulga podatkowa (odliczona): 104,21
      • Ulga podatkowa należna 425
      • 613 * 17% = 104,21 dlatego ulga podatkowa odliczona zostaje ograniczona do wysokości 104,21
Naliczona zaliczka podatku: 0,00 Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 0,00 Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021: 60,45
      • 1 000 – 137,10 - 250 = 612,90
      • 613 *17% - 43,76 (ulga na 31.12.2021) = 60,45
Składka zdrowotna: 60,45
      • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
      • Wyliczenie składki zdrowotnej: (1000 – 13,71%) * 9% = 862,90 * 9% = 77,66
      • Naliczona zaliczka podatku od 1 000 gdyby obowiązywały zasady podatkowe obowiązujące na 31.12.2021 : 60,45
      • 60,45 < 77,66 dlatego dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i naliczamy 60,45
Kwota netto pracownika: 802,45
      • 1 000 – 137,10 ZUS – 0 podatek – 60,45 zdrowotna = 802,45

4. Jak naliczyć wypłatę osobie na umowę zlecenie, która złożyła wniosek o niepobieranie zaliczki podatku?

      • Zleceniobiorca ma przypisaną umowę zlecenie w kwocie 3000 zł brutto; podlega ubezpieczeniom (w tym dobrowolnej składce chorobowej)
      • Ustawiamy się na wybranym zleceniobiorcy i ikoną lupy lub dwuklikiem otwieramy formularz danych kadrowych pracownika
      • Przechodzimy na 2 zakładkę Nr ident./podatki
      • Zaznaczamy parametr ‘Nie pobierać podatku od niektórych umów cywil. na wniosek podatnika (dochód do 30 000 zł)’
      • Dodajemy listę płac z datą wypłaty w roku 2022 i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 3 000 W tym przychód podlegający zwolnieniu z PIT: 0,00 Suma składek ZUS: 411,30
      • 3000 * 13,71% = 411,30
W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 411,30 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 517,74
      • (3000 – 411,30) * 20% = 2588,70 * 20% = 517,74
Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 2 070,96
      • 3 000 brutto – 411,30 ZUS - 517,74 KUP = 2 070,96
Podstawa opodatkowania (zaokrąglona) 2 071,00 Naliczona zaliczka podatku: 352,07 Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 0,00
      • 0,00 z uwagi na złożony przez pracownika wniosek o niepobieranie zaliczki
Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021: 352,07
      • 3 000 – 411,30 – 517,74 = 2 070,96
      • 2071*17% = 352,07
Składka zdrowotna: 232,98
      • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
      • Wyliczenie składki zdrowotnej: (3000 – 13,71%) * 9% = 2 588,70 * 9% = 232,98
      • Naliczona zaliczka podatku od 3 000 gdyby obowiązywały zasady podatkowe obowiązujące na 31.12.2021 : 352,07
      • 352,07 > 232,98 dlatego nie dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i naliczamy 232,98
Kwota netto pracownika: 2 355,72
      • 3 000 – 411,30 ZUS – 0 podatek – 232,98 zdrowotna = 2 355,72

5. Jak naliczyć wypłatę dla pracownika, którego przychody mieszczą się w przedziale 8 549 a 11 141 (upoważniającym do stosowania ulgi dla pracowników), który nie złożył wniosku o niestosowanie ulgi dla klasy średniej?  

      • Pracownik ma stawkę zaszeregowania 10000zł/miesięcznie
      • Dodajemy listę płac z datą wypłaty w roku 2022 i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 10 000 W tym przychód podlegający zwolnieniu z PIT: 0,00 Suma składek ZUS: 1 371,00
      • 10000 * 13,71% = 1371,00
W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 1 371,00 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 250,00 Ulga dla pracowników: 494,59
      • Przychód pracownika 10 000zł mieści się w przedziale uprawniającym do stosowania ulgi dla pracowników
      • Do wyliczenia należy zastosować wzór: (A * (-7,35%) + 819,08) / 0,17
      • (10 000 * (-7,35%) + 819,08) / 0,17 = 494,59
Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 7 884,41
      • 10 000 brutto – 1371 ZUS - 250 KUP – 494,59 ulga dla pracowników
Podstawa opodatkowania (zaokrąglona) 7 884,00 Ulga podatkowa (odliczona): 425,00 Naliczona zaliczka podatku: 915,28
      • 7884 * 17% - 425 ulga = 915,28
Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 915,00
      • Od zaliczki podatku od wypłat wypłaconych od 01.01.2022 nie odejmujemy już składki zdrowotnej 7,75%, dlatego naliczona zaliczka podatku po zaokrągleniu do pełnych złotych będzie zaliczką przekazaną do Urzędu Skarbowego
Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021: 1 380,67
      • 10 000 – 1 371 - 250 = 8 379,00
      • 8 379 *17% - 43,76 (ulga na 31.12.2021) = 1 380,67
Składka zdrowotna: 776,61
      • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
      • Wyliczenie składki zdrowotnej: (10000 – 13,71%) * 9% = 8629,00 * 9% = 776,61
      • Naliczona zaliczka podatku od 10 000 gdyby obowiązywały zasady podatkowe obowiązujące na 31.12.2021 : 1 380,67
1380,61 > 776,61 dlatego nie dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i naliczamy 776,61 Kwota netto pracownika: 6 937,39
      • 10 000 – 1371 ZUS – 915 podatek – 776,61 zdrowotna = 6 937,39

6. Jak naliczyć wypłatę dla pracownika, którego przychody mieszczą się w przedziale 5 701 a 8 549  (upoważniającym do stosowania ulgi dla pracowników), który nie złożył wniosku o niestosowanie ulgi dla klasy średniej?

      • Pracownik ma stawkę zaszeregowania 6000zł/miesięcznie
      • Dodajemy listę płac z datą wypłaty w roku 2022 i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 6 000 W tym przychód podlegający zwolnieniu z PIT: 0,00 Suma składek ZUS: 822,60
      • 6000 * 13,71% = 822,60
W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 822,60 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 250,00 Ulga dla pracowników: 119,41
      • Przychód pracownika 6 000zł mieści się w przedziale uprawniającym do stosowania ulgi dla pracowników
      • Do wyliczenia należy zastosować wzór: (A * 6,68% - 380,50) / 0,17
      • (6 000 * 6,68% - 380,50) / 0,17 = 119, 41
Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 4 807,99
      • 6 000 brutto – 822,60 ZUS - 250 KUP – 119,41 ulga dla pracowników = 4 807,99
Podstawa opodatkowania (zaokrąglona) 4 808,00 Ulga podatkowa (odliczona): 425,00 Naliczona zaliczka podatku: 392,36
      • 4 808 * 17% - 425 ulga = 392,36
Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 392,00
      • Od zaliczki podatku od wypłat wypłaconych od 01.01.2022 nie odejmujemy już składki zdrowotnej 7,75%, dlatego naliczona zaliczka podatku po zaokrągleniu do pełnych złotych będzie zaliczką przekazaną do Urzędu Skarbowego
Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021: 793,83
      • 6 000 – 822,60 - 250 = 4 927,40
      • 4 927 *17% - 43,76 (ulga na 31.12.2021) = 793,83
Składka zdrowotna: 465,97
      • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
      • Wyliczenie składki zdrowotnej: (6000 – 13,71%) * 9% = 5 177,40 * 9% = 465,97
      • Naliczona zaliczka podatku od 6000 gdyby obowiązywały zasady podatkowe obowiązujące na 31.12.2021 : 793,83
      • 793,83 > 465,97 dlatego nie dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i naliczamy 465,97
Kwota netto pracownika: 4 319,43
      • 6 000 – 822,60 ZUS – 392 podatek – 465,97 zdrowotna = 4 319,43

7. Jak naliczyć wypłatę dla pracownika, który złożył wniosek o niestosowanie ulgi dla pracowników?

      • Pracownik ma stawkę zaszeregowania 10000zł/miesięcznie
      • Ustawiamy się na wybranym pracowniku i ikoną lupy lub dwuklikiem otwieramy formularz danych kadrowych pracownika
      • Przechodzimy na zakładkę Nr ident./podatki
      • Zaznaczamy parametr ‘Nie pomniejszać dochodu o ulgę dla pracowników’
      • Dodajemy listę płac z datą wypłaty w roku 2022 i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 10 000 W tym przychód podlegający zwolnieniu z PIT: 0,00 Suma składek ZUS: 1 371,00
      • 10000 * 13,71% = 1371,00
W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 1 371,00 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 250,00 Ulga dla pracowników: 0,00 (pracownik złożył wniosek o niestosowanie ulgi pracowników) Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 8 379,00
      • 10 000 brutto – 1 371 ZUS - 250 KUP = 8 379,00
Podstawa opodatkowania (zaokrąglona) 8 379,00 Naliczona zaliczka podatku: 999,43 Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 999,00 Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021: 1 380,67
      • 10 000 – 1 371 – 250 = 8 379,00
      • 8379*17% - 43,76 = 1 380,67
Składka zdrowotna: 776,61
      • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
      • Wyliczenie składki zdrowotnej: (10000 – 13,71%) * 9% = 8 629 * 9% = 776,61
      • Naliczona zaliczka podatku od 3 000 gdyby obowiązywały zasady podatkowe obowiązujące na 31.12.2021 : 1 380,67
      • 1 380,67 > 776,61 dlatego nie dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i naliczamy 776,61
Kwota netto pracownika: 6 853,39
      • 10 000 – 1 371 ZUS – 999 podatek – 776,61 zdrowotna = 6 853,39

8. Jak naliczyć drugą wypłatę dla pracownika, którego sumaryczne w danym miesiącu przychody przekroczą kwotę 11141 zł? Pracownik nie złożył wniosku o niestosowanie ulgi dla pracowników.

      • Pracownik ma stawkę zaszeregowania 10000zł/miesięcznie
      • Dodajemy listę płac z datą wypłaty 28 stycznia 2022 i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 10 000 W tym przychód podlegający zwolnieniu z PIT: 0,00 Suma składek ZUS: 1 371,00
      • 10000 * 13,71% = 1371,00
W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 1 371,00 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 250,00 Ulga dla pracowników: 494,59
      • Przychód pracownika 10 000zł mieści się w przedziale uprawniającym do stosowania ulgi dla pracowników
      • Do wyliczenia należy zastosować wzór: (A * (-7,35%) + 819,08) / 0,17
      • (10 000 * (-7,35%) + 819,08) / 0,17 = 494,59
Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 7 884,41
      • 10 000 brutto – 1371 ZUS - 250 KUP – 494,59 ulga dla pracowników
Podstawa opodatkowania (zaokrąglona) 7 884,00 Ulga podatkowa (odliczona): 425,00 Naliczona zaliczka podatku: 915,28
      • 7884 * 17% - 425 ulga = 915,28
Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 915,00
      • Od zaliczki podatku od wypłat wypłaconych od 01.01.2022 nie odejmujemy już składki zdrowotnej 7,75%, dlatego naliczona zaliczka podatku po zaokrągleniu do pełnych złotych będzie zaliczką przekazaną do Urzędu Skarbowego
Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021: 1 380,67
      • 10 000 – 1 371 - 250 = 8 379,00
      • 8 379 *17% - 43,76 (ulga na 31.12.2021) = 1 380,67
Składka zdrowotna: 776,61
      • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
      • Wyliczenie składki zdrowotnej: (10000 – 13,71%) * 9% = 8629,00 * 9% = 776,61
      • Naliczona zaliczka podatku od 10 000 gdyby obowiązywały zasady podatkowe obowiązujące na 31.12.2021 : 1 380,67
1380,61 > 776,61 dlatego nie dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i naliczamy 776,61 Kwota netto pracownika: 6 937,39
      • 10 000 – 1371 ZUS – 915 podatek – 776,61 zdrowotna = 6 937,39
      • Pracownik 31 stycznia 2022 r. otrzyma wypłatę premii uznaniowej w kwocie 2500 zł. Dodajemy listę płac Inną z datą wypłaty 31 stycznia 2022 r. i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 2 500 W tym przychód podlegający zwolnieniu z PIT: 0,00 Suma składek ZUS: 342,75
      • 2500 * 13,71% = 342,75
W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 342,75 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 0,00 Ulga dla pracowników: -494,59
      • Przychód pracownika uzyskany w styczniu wynosi 12000 zł i przekroczył limit uprawniający do zastosowania ulgi dla pracowników. Z tego względu w drugiej wypłacie ulga została naliczona w kwocie -494,59 zł, aby zbilansować nienależną ulgę naliczoną w pierwszej wypłacie. Kwota ulga zostanie doliczona do podstawy opodatkowania i zostanie od niej naliczony podatek.
Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 2 651,84
      • 2 500 brutto – 342,75 ZUS - 0 KUP – (-494,59) ulga dla pracowników
Podstawa opodatkowania (zaokrąglona) 2652,00 Ulga podatkowa (odliczona): 0,00 Naliczona zaliczka podatku: 450,84
      • 2652 * 17% - 0 ulga = 450,84
Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 451,00
      • Od zaliczki podatku od wypłat wypłaconych od 01.01.2022 nie odejmujemy już składki zdrowotnej 7,75%, dlatego naliczona zaliczka podatku po zaokrągleniu do pełnych złotych będzie zaliczką przekazaną do Urzędu Skarbowego
Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021: 366,69
      • 2500 – 342,75 - 0 = 2157,25
      • 2157 *17% - 0 (ulga) = 366,69
Składka zdrowotna: 194,15
      • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
      • Wyliczenie składki zdrowotnej: (2500 – 13,71%) * 9% = 2 157,25 * 9% = 194,15
      • Naliczona zaliczka podatku od 2500 gdyby obowiązywały zasady podatkowe obowiązujące na 31.12.2021 : 366,69
366,69 > 194,15 dlatego nie dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i naliczamy 194,15 Kwota netto pracownika: 1 512,10
      • 2500 – 342,75 ZUS – 451 podatek – 194,15 zdrowotna = 1 512,10

9. Jak naliczyć drugą wypłatę dla pracownika, którego sumaryczne w danym miesiącu przychody przekroczą kwotę 5701 zł? Pracownik nie złożył wniosku o niestosowanie ulgi dla pracowników.  

      • Pracownik ma stawkę zaszeregowania 5000 zł/miesięcznie
      • Dodajemy listę płac z datą wypłaty 28 stycznia 2022 r. i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 5 000 W tym przychód podlegający zwolnieniu z PIT: 0,00 Suma składek ZUS: 685,50
      • 5000 * 13,71% = 685,50
W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 685,50 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 250,00 Ulga dla pracowników: 0
      • Przychód pracownika 5 000zł nie mieści się w przedziale uprawniającym do stosowania ulgi dla pracowników
Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 4 064,50
      • 5 000 brutto – 685,50 ZUS - 250 KUP – 0 ulga dla pracowników
Podstawa opodatkowania (zaokrąglona) 4065,00 Ulga podatkowa (odliczona): 425,00 Naliczona zaliczka podatku: 266,05
      • 4065 * 17% - 425 ulga = 266,05
Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 266,00
      • Od zaliczki podatku od wypłat wypłaconych od 01.01.2022 nie odejmujemy już składki zdrowotnej 7,75%, dlatego naliczona zaliczka podatku po zaokrągleniu do pełnych złotych będzie zaliczką przekazaną do Urzędu Skarbowego
Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021: 647,29
      • 5 000 – 685,50 - 250 = 4 064,50
      • 4065 *17% - 43,76 (ulga na 31.12.2021) = 647,29
Składka zdrowotna: 388,31
      • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
      • Wyliczenie składki zdrowotnej: (5000 – 13,71%) * 9% = 4 314,50* 9% = 388,31
      • Naliczona zaliczka podatku od 5 000 gdyby obowiązywały zasady podatkowe obowiązujące na 31.12.2021 : 647,29
647,29 > 388,31dlatego nie dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i naliczamy 388,31 Kwota netto pracownika: 3 660,19
      • 5 000 – 685,50 ZUS – 266 podatek – 388,31 zdrowotna = 3 660,19
      • Pracownik 31 stycznia 2022 r. otrzyma wypłatę premii uznaniowej w kwocie 1000 zł. Dodajemy listę płac Inną z datą wypłaty 31 stycznia 2022 r. i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 1000 W tym przychód podlegający zwolnieniu z PIT: 0,00 Suma składek ZUS: 137,10
      • 1000 * 13,71% = 137,10
W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 137,10 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 0,00 Ulga dla pracowników: 119,41
      • Przychód pracownika uzyskany w styczniu 2022r. wynosi 6 000zł i mieści się w przedziale uprawniającym do stosowania ulgi dla pracowników
      • Do wyliczenia należy zastosować wzór: (A * 6,68% - 380,50) / 0,17
(6 000 * 6,68% - 380,50) / 0,17 = 119, 41 Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 743,49
      • 1000 brutto – 137,10 ZUS - 0 KUP – 119, 41 ulga dla pracowników
Podstawa opodatkowania (zaokrąglona) 743,00 Ulga podatkowa (odliczona): 0,00 Naliczona zaliczka podatku: 126,31
      • 743 * 17% - 0 ulga = 126,31
Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 126,00
      • Od zaliczki podatku od wypłat wypłaconych od 01.01.2022 nie odejmujemy już składki zdrowotnej 7,75%, dlatego naliczona zaliczka podatku po zaokrągleniu do pełnych złotych będzie zaliczką przekazaną do Urzędu Skarbowego
Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021: 146,71
      • 1000 – 137,10 - 0 = 862,90
      • 863 *17% - 0 (ulga) = 146,71
Składka zdrowotna: 77,66
      • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
      • Wyliczenie składki zdrowotnej: (1000 – 13,71%) * 9% = 862,90* 9% = 77,66
      • Naliczona zaliczka podatku od 1000, gdyby obowiązywały zasady podatkowe obowiązujące na 31.12.2021: 146,71
146,71 > 77,66 dlatego nie dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i naliczamy 77,66 Kwota netto pracownika: 659,24
      • 1000 – 137,10 ZUS – 126 podatek – 77,66 zdrowotna = 659,24

10. Jak wygląda rozliczenie wypłaty pracownika, którego wynagrodzenie wynosi 7000 zł/mies. i pracownik korzysta z ulgi dla klasy średniej?

  • Pracownik ma stawkę zaszeregowania 7000 zł/miesięcznie i nie złożył wniosku o rezygnację z ulgi dla klasy średniej.
  • Dodajemy listę płac z datą wypłaty w roku 2022 i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 7 000 Suma składek ZUS: 959,70
  • 7000 * 13,71% = 959,70
W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 959,70 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 250,00 Ulga dla pracowników: 512,35
  • (7000 * 6,68% - 380,50) / 0,17 = 512,36
Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 5277,94 Ulga podatkowa (odliczona): 425,00 Naliczona zaliczka podatku: 472,26 Zaliczka podatku ustalona wg zasad obowiązujących w 2022 roku: 472 Ustalenie zaliczki podatku dla kwoty 7000 wyliczanej wg zasad podatkowych z roku 2021 (sprawdzenie pod Rozporządzenie z 7 stycznia 2022 r.):
  • 7000 – 959,70 – 250 = 5790,30 -> (5790 * 17%) – 43,76 = 940,54 zł -> 940,54 – (6040,30 * 7,75%) = 940,54 – 468,13 = 472,42 = 472,00 (taka sama kwota zaokrąglona jak wg zasad Polskiego Ładu)
Zaliczka podatku ustalona wg obecnych i poprzednich zasad jest taka sama i wynosi 472 zł, zatem ta kwota stanowi zaliczkę podatku do urzędu skarbowego. Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 472 Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była, gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021 na potrzeby ustalenia składki zdrowotnej: 940,54
  • 7 000 – 959,70 – 250 = 5790,30 zł
  • 5790 * 17% – 43,76 (ulga na 31.12.2021) = 940,54 zł (hipotetyczna naliczona zaliczka podatku niepomniejszona o składkę zdrowotną odliczoną)
Składka zdrowotna: 543,63
  • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
  • Wyliczenie składki zdrowotnej: (7000-13,71%) * 9% = 6040, 30 *9% = 543,63
  • 940,54 > 543,63 dlatego nie dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i wykazujemy składkę zdrowotną w wysokości 543,63
Kwota netto pracownika: 5024,67
  • 7000 – 959,70 ZUS – 472 podatek – 543,63 zdrowotna = 5024,67

11. Jak wygląda rozliczenie wypłaty pracownika, którego wynagrodzenie wynosi 7000 zł/mies. i pracownik zrezygnował z korzystania z ulgi dla klasy średniej?

  • Pracownik ma stawkę zaszeregowania 7000 zł/miesięcznie i złożył wniosek o rezygnację z ulgi dla klasy średniej.
  • Wchodzimy w menu Płace i Kadry/ Kadry.
  • Wykonujemy aktualizację zapisu z pierwszym dniem miesiąca złożenia rezygnacji z ulgi dla klasy średniej i zaznaczamy parametr „Nie pomniejszać dochodu o ulgę dla pracowników”. Zapisujemy formularz danych kadrowych pracownika.
  • Dodajemy listę płac z datą wypłaty w roku 2022 i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 7 000 Suma składek ZUS: 959,70
  • 7000 * 13,71% = 959,70
W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 959,70 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 250,00 Ulga dla pracowników: 0 Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 5790,30 Ulga podatkowa (odliczona): 425,00 Naliczona zaliczka podatku: 559,30 Zaliczka podatku ustalona wg zasad obowiązujących w 2022 roku: 559 Ustalenie zaliczki podatku dla kwoty 7000 wyliczanej wg zasad podatkowych z roku 2021 (sprawdzenie pod Rozporządzenie z 7 stycznia 2022 r.):
  • 7000 – 959,70 – 250 = 5790,30 -> (5790 * 17%) – 43,76 = 940,54 zł -> 940,54 – (6040,30 * 7,75%) = 940,54 – 468,13 = 472,42 = 472 (taka sama kwota zaokrąglona jak wg zasad Polskiego Ładu z uwzględnieniem ulgi dla klasy średniej)
Zaliczka podatku ustalona wg zasad obowiązujących na 31.12.2021 jest korzystniejsza, dlatego w wypłacie zaliczka podatku wynosi 472 zł, a nadwyżka 87 zł będzie czekała do rozliczenia w kolejnych miesiącach. Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 472 Zaliczka podatku do rozliczenia w następnych miesiącach: 87
  • 559 – 472 = 87
Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była, gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021: 940,54
  • 7 000 – 959,70 – 250 = 5790,30 zł
  • 5790 * 17% – 43,76 (ulga na 31.12.2021) = 940,54 zł (hipotetyczna naliczona zaliczka podatku niepomniejszona o składkę zdrowotną odliczoną)
Składka zdrowotna: 543,63
  • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
  • Wyliczenie składki zdrowotnej: (7000-13,71%) * 9% = 6040, 30 *9% = 543,63
  • 940,54 > 543,63 dlatego nie dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i wykazujemy składkę zdrowotną w wysokości 543,63
Kwota netto pracownika: 5024,67
  • 7000 – 959,70 ZUS – 472 podatek – 543,63 zdrowotna = 5024,67

12. Jak wygląda rozliczenie wypłaty pracownika, którego wynagrodzenie wynosi 4000 zł/mies. (koszty standardowe), a w poprzednim miesiącu część zaliczki została przesunięta do rozliczenia?

  • Pracownik do zeszłego miesiąca miał stawkę zaszeregowania 6345 zł/miesięcznie i nie korzystał z ulgi dla klasy średniej. W wypłacie za poprzedni miesiąc została naliczona zaliczka podatku do rozliczenia w kolejnych miesiącach 43 zł.
  • Od bieżącego miesiąca pracownik pracuje na ½ etatu, stawka 4000 zł/mies (zmiana została wprowadzona za pomocą aktualizacji zapisu z pierwszym dniem miesiąca). Dodajemy etatową listę płac za bieżący miesiąc z datą wypłaty w roku 2022 i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 4000,00 Suma składek ZUS: 548,40
  • 4000 * 13,71% = 548,40
W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 548,40 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 250,00 Ulga dla pracowników: 0
  • Przychód pracownika uzyskany w marcu 2022r. wynosi 4000 zł i nie mieści się w przedziale uprawniającym do stosowania ulgi dla pracowników
Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 3201,60 Ulga podatkowa (odliczona): 425,00 Naliczona zaliczka podatku: 119,34 Zaliczka podatku ustalona wg zasad obowiązujących w 2022 roku: 119 Ustalenie zaliczki podatku dla kwoty 4000 wyliczanej wg zasad podatkowych z roku 2021 (sprawdzenie pod Rozporządzenie z 7 stycznia 2022 r.):
  • 4000 – 548,40 – 250 = 3201,60 -> (3202 * 17%) – 43,76 = 500,58 zł -> 500,58 – (3451,60 * 7,75%) = 500,58 – 267,50 = 233,08 = 233
Zaliczka podatku wyliczona według zasad obowiązujących w 2022 roku 119 zł jest korzystniejsza niż ta ustalona na 31.12.2021 233 zł. W związku z tym, że pracownik w poprzednim miesiącu miał naliczony podatek do rozliczenia w kolejnych miesiącach 43 zł, zaliczkę podatku ustaloną wg bieżących zasad 119 zł zwiększamy o zaliczkę do rozliczenia z poprzednich miesięcy, tj. o 43 zł. Kwota zaliczki nie może jednak przekroczyć zaliczki podatku ustalonej na 31.12.2021, czyli 233 zł. 119 + 43 =162 162 < 233 Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 162 W tym zaliczka podatku pobrana z poprzednich miesięcy: 43 Zaliczka podatku do rozliczenia w następnych miesiącach: 0   Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była, gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021: 500,58
  • 4000 – 548,40 – 250 = 3201,60 zł
  • 3202 * 17% – 43,76 (ulga na 31.12.2021) = 500,58 zł (hipotetyczna naliczona zaliczka podatku niepomniejszona o składkę zdrowotną odliczoną)
Składka zdrowotna: 310,64
  • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
  • Wyliczenie składki zdrowotnej: (4000-13,71%) * 9% = 3451,60 * 9% = 310,64
  • 500,58 > 310,64 dlatego nie dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i wykazujemy składkę zdrowotną w wysokości 310,64
Kwota netto pracownika: 2 978,96 4000 – 548,40 ZUS – 162 podatek – 310,64 zdrowotna = 2 978,96

13. Jak wygląda rozliczenie wypłaty pracownika, którego wynagrodzenie wynosi 6345zł/mies. (koszty podwyższone) i pracownik zrezygnował z korzystania z ulgi dla klasy średniej?

  • Pracownik ma stawkę zaszeregowania 6345 zł/miesięcznie i złożył wniosek o rezygnację z ulgi dla klasy średniej.
  • Wchodzimy w menu Płace i Kadry/ Kadry.
  • Wykonujemy aktualizację zapisu z pierwszym dniem miesiąca złożenia rezygnacji z ulgi dla klasy średniej i zaznaczamy parametr „Nie pomniejszać dochodu o ulgę dla pracowników”. Zapisujemy formularz danych kadrowych
  • Pracownik ma ustawione koszty uzyskania przychodu jako „3” – podwyższone.
  • Dodajemy listę płac z datą wypłaty w roku 2022 i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 6345 Suma składek ZUS: 869,90
  • 6345 * 13,71% = 869,90
W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 869,90 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 300,00 Ulga dla pracowników: 0 Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 5175,10 Ulga podatkowa (odliczona): 425,00 Naliczona zaliczka podatku: 454,75 Zaliczka podatku ustalona wg zasad obowiązujących w 2022 roku: 455 Ustalenie zaliczki podatku dla kwoty 6345 wyliczanej wg zasad podatkowych z roku 2021 (sprawdzenie pod Rozporządzenie z 7 stycznia 2022 r.):
  • 6345 – 869,90 – 300 = 5175,10 -> (5175 * 17%) – 43,76 = 835,99 zł -> 835,99 – (5475,10 * 7,75%) = 835,99 – 424,32 = 411,67 = 412
Zaliczka podatku ustalona wg zasad obowiązujących na 31.12.2021 jest korzystniejsza, dlatego w wypłacie zaliczka podatku wynosi 412 zł, a nadwyżka 43 zł będzie czekała do rozliczenia w kolejnych miesiącach. Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 412 Zaliczka podatku do rozliczenia w następnych miesiącach: 43 455 – 412 = 43   Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była, gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021: 835,99
  • 6345 – 869,90 – 300 = 5175,10 zł
  • 5175 * 17% – 43,76 (ulga na 31.12.2021) = 835,99 zł (hipotetyczna naliczona zaliczka podatku niepomniejszona o składkę zdrowotną odliczoną)
Składka zdrowotna: 492,76
  • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
  • Wyliczenie składki zdrowotnej: (6345-13,71%) * 9% = 5475,10 * 9% = 492,76
  • 835,99 > 492,76 dlatego nie dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i wykazujemy składkę zdrowotną w wysokości 492,76
Kwota netto pracownika: 4570,34
  • 6345 – 869,90 ZUS – 412 podatek – 492,76 zdrowotna = 4570,34

14. Jak wygląda rozliczenie wypłaty pracownika, który ma już wynagrodzenie zasadnicze naliczone w wysokości 6345zł/mies. (koszty podwyższone, pracownik zrezygnował z korzystania z ulgi dla klasy średniej) i ma naliczoną kolejną wypłatę w tym samym miesiącu deklaracji (premia 7000 zł)?

  • Pracownik ma stawkę zaszeregowania 6345 zł/miesięcznie i złożył wniosek o rezygnację z ulgi dla klasy średniej. Obowiązują go podwyższone koszty uzyskania przychodu (kontynuacja przykładu 13).
  • Dodajemy listę płac I (premia uznaniowa w wysokości 7000 zł) z datą wypłaty w roku 2022 i tym samym miesiącem deklaracji co w przykładzie 13 i naliczamy wypłatę.
Analiza wynagrodzenia: Zakładka 2. Elementy wypłaty: Zakładka 3. Podatki: Suma opodatkowanych elementów: 7000 Suma składek ZUS: 959,70
  • 7000 * 13,71% = 959,70
W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania: 959,70 Koszty uzyskania przychodu (odliczone): 0 Ulga dla pracowników: 0 Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń): 6040,30 Ulga podatkowa (odliczona): 0 Naliczona zaliczka podatku: 1026,80 Zaliczka podatku ustalona wg zasad obowiązujących w 2022 roku: 1027 Nie wykonujemy dodatkowego sprawdzenia naliczonej zaliczki podatku wg zasad podatkowych z roku 2021 ponieważ łączna kwota w obrębie miesiąca deklaracji przewyższa 12800 zł (6345 + 7000 = 13345), zatem w tym miesiącu nie stosujemy rozporządzenia. W wypłacie premii zaliczka podatku została zwiększona o kwotę 43 zł, która została przeniesiona do rozliczenia w kolejnym miesiącu. Zaliczka podatku do Urzędu Skarbowego: 1070
  • 1027 (zaokrąglona zaliczka podatku z bieżącej wypłaty) + 43 (spłata zaliczki do rozliczenia w kolejnych miesiącach z wypłaty etatowej) = 1070
Zaliczka podatku do rozliczenia w następnych miesiącach: -43 zł Ustalenie hipotetycznej naliczonej zaliczki podatku - jaka by była, gdyby obowiązywały zasady podatkowe aktualne na 31.12.2021: 1026,80
  • 7000 – 959,70 = 6040,30 zł
  • 6040 * 17% - 0 (ulga na 31.12.2021) = 1026,80 zł (hipotetyczna naliczona zaliczka podatku niepomniejszona o składkę zdrowotną odliczoną)
Składka zdrowotna: 543,63
  • Naliczamy tylko składkę zdrowotną 9%
  • Wyliczenie składki zdrowotnej: (7000-13,71%) * 9% = 6040,30 * 9% = 543,63
  • 1026,80 > 543,63 dlatego nie dochodzi do ograniczenia składki zdrowotnej do podatku i wykazujemy składkę zdrowotną w wysokości 543,63
Kwota netto pracownika:
  • 7000 – 959,70 ZUS – 1070 podatek – 543,63 zdrowotna = 4426,67
 

Współpraca modułu Płace i Kadry z Comarch HRM

Współpraca Comarch ERP Optima z aplikacją Comarch HRM umożliwia zdalne planowanie i rejestrację czasu pracy, zgłaszanie i zatwierdzanie urlopów, delegacji oraz dostęp do kwalifikacji, umów cywilnoprawnych czy wydruków. Dla Użytkowników posiadających lokalną instalację Comarch HRM wprowadziliśmy dwa modele pracy z aplikacją Comarch ERP Optima. W pierwszym modelu Comarch  HRM może być zainstalowany na lokalnym komputerze użytkownika i wówczas wymiana danych odbywa się w czasie rzeczywistym oraz drugi model, w którym aplikacja Comarch HRM zainstalowana jest na serwerach Comarch. Wymiana danych następuje w momencie synchronizacji (np. co 15 min). Przyjęto zasadę, że dane wprowadzone w Comarch ERP Optima są ważniejsze niż dane wprowadzone w Comarch HRM. Ma to znaczenie w sytuacji wystąpienia konfliktów. W przypadku wybrania drugiego modelu pracy należy złożyć zamówienie na uruchomienie usługi. Sposób zamawiania HRM w modelu usługowym został opisany w podręczniku Ogólne i Konfiguracja.

Struktura podległościowa

Funkcjonalność ułatwia zarządzanie dostępem do danych pracowników w aplikacji Comarch ERP HRM. Jest dostępna w module Płace i Kadry Plus, jak i Płace i Kadry, w grupie Struktura organizacyjna  . Użytkownik ręcznie tworzy strukturę podległościową. Centra można dodawać za pomocą dwóch opcji: dodaj centrum na niższym poziomie oraz dodaj centrum na tym samym poziomie. Do każdego centrum można przypisać kierownika i zastępcę i oraz wskazać okres, w jakim pełnią te funkcje. Kierownika lub zastępcę można wybrać z listy pracowników i właścicieli. Przy wprowadzaniu kierowników i zastępców program kontroluje daty sprawowania danej funkcji. Osoba będąca kierownikiem/zastępcą w danym centrum nie może być w zachodzącym na siebie okresie wpisana drugi raz jako kierownik/zastępca w tym samym centrum. Przypisanie pracownika jako kierownika powoduje, że przy logowaniu do aplikacji Comarch ERP HRM ma dostęp do danych pracowników, tak jakby został wskazany z poziomu tej aplikacji jako kierownik dla danej grupy pracowników.
Formularz danych centrum podległościowego
Na formularzu danych kadrowych pracownika w polu Centrum, można wskazać centrum, do którego jest przypisany pracownik. Istnieje również możliwość seryjnego przypisania/zmiany centrum dla zaznaczonych pracowników poprzez operacje seryjne w module Płace i Kadry Plus. Na liście pracowników dodano nową kolumnę Centrum podległ., która jest domyślnie ukryta. Pod listą pracowników umożliwiono filtrowanie pracowników według centrum podległościowego oraz kierowników/ zastępców. Wskazanie nazwiska kierownika/zastępcy i ustawienie dodatkowo parametru Tylko bezpośredni podwładni, pozwala na wyświetlenie tylko bezpośrednich podwładnych lub łącznie z pracownikami centrów będących w strukturze poniżej centrum, dla którego dany pracownik jest kierownikiem/zastępcą, na dzień zgodny z datą aktualności.  
Filtrowanie na liście pracowników

Dostęp do aplikacji Comarch HRM

Domyślnie dostęp aplikacji Comarch  HRM mają pracownicy zatrudnieni na etat oraz zleceniobiorcy (jeśli w konfiguracji jest zaznaczony parametr Uwzględniaj osoby z umowami cywilnoprawnymi w Comarch HRM). Dodatkowo Użytkownik może ustawić dostęp do aplikacji Comarch HRM osobom pracującym w ramach samozatrudnienia oraz wydłużyć okres dostępu do aplikacji poza okres zatrudnienia dla osób zatrudnianych/zwalnianych, co oznacza, że z aplikacji będą mogły korzystać osoby, które nie są zatrudnione na etat, ani nie posiadają trwającej umowy cywilnoprawnej. Dodatkowy dostęp dla danych osób ustawia się za pomocą przycisku znajdującego się na formularzu pracownika. Na formularzu dane dotyczące aplikacji Cormach HRM po zaznaczeniu parametru Dostęp do aplikacji poza okresem zatrudnienia należy podać okres od-do, w jakim dana osoba będzie mogła korzystać z aplikacji. W części Dane dostępowe/kontaktowe można wprowadzić dane kontaktowe pracownika tj. numer telefonu, adres e-mail oraz numer pokoju, które będą  przenoszone do aplikacji Comarch HRM.
Uwaga
Od wersji 2020.6 wprowadzono mechanizm kontroli unikalności adresu e-mail wykorzystywanego w Comarch HRM. Podczas zapisywania formularza ‘Dane dotyczące aplikacji Comarch HRM’ sprawdzana jest unikalność wprowadzonego adresu e-mail pracownika. W przypadku znalezienia w bazie danych pracownika o takim samym adresie formularz nie zostanie zapisany
W Informacjach bieżących w analizie Liczba zatrudnionych na dzień (Comarch HRM)  wyświetlana jest informacja o liczbie pracowników zatrudnionych na etat, osobach pracujących na podstawie umów cywilnoprawnych oraz osób, które mają ustawiony dodatkowy dostęp do aplikacji na dany dzień. Wartość w kolumnie Umowy jest wyświetlana w zależności od ustawienia parametru w System/Konfiguracja/Firma/Płace/e‑Pracownik Uwzględniaj osoby z umowami cywilnoprawnymi w Comarch ERP e-Pracownik.

Współpraca z systemem Comarch ERP XL

W przypadku, gdy moduł kadrowo – płacowy ma współpracować z programem Comarch ERP XL w wersji niższej niż 2017.0 z pozycji Konfiguracji/ Płace/ Parametry współpracy z  XL użytkownik powinien zaznaczyć parametr Współpraca z systemem Comarch ERP XL. Współpraca z systemem Comarch ERP XL polega na synchronizacji danych kadrowych i możliwości księgowania wypłat do Comarch ERP XL. Po zaznaczeniu parametru należy uzupełnić informacje:
  • Serwer bazy danych systemu XL – nazwa serwera bazy danych systemu Comarch ERP XL,
  • Baza danych systemu XL – nazwa bazy danych, w której zapisywane będą informacje z modułu Comarch ERP Optima.
Uwaga
Należy pamiętać o tym, że nazwa bazy danych powinna rozpoczynać się od wyrażenia ERPXL_nazwa bazy
W sytuacji, gdy moduł Płace i Kadry Comarch ERP Optima współpracuje z systemem Comarch ERP XL zmienia się wygląd konfiguracji programu. Zmienne konfiguracyjne dotyczą tylko tego modułu.
Uwaga
Przy współpracy z systemem Comarch ERP XL w wersji 2017.0 lub wyższej, wszystkie parametry dotyczące synchronizacji baz ustawiane są w module Administrator Comarch ERP XL (w Comarch ERP Optima są jedynie widoczne, nie są edytowalne).
Rys 35. Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry współpracy z XL
Zalecaną metodą współpracy z Comarch ERP XL jest synchronizacja dwukierunkowa, która w znacznie większym stopniu zapewnia spójność danych w obu bazach. Jeśli z poziomu programu Comarch ERP XL jest prawidłowo ustawiona współpraca z modułem płacowym, czyli jest stosowana dwukierunkowa synchronizacja danych, dane między bazami są synchronizowane automatycznie podczas wykonywania dodawania/ zmiany/ usuwania danych podlegających synchronizacji. W związku z tym domyślnie jest zablokowana możliwość przenoszenia danych pomiędzy bazami z poziomu Comarch ERP Optima – opcje Import danych z systemu Comarch ERP XL i Eksport danych do systemu Comarch ERP XL w menu Narzędzia/Importy, a także import danych z Comarch ERP XL na liście pracowników i pozostałych listach podlegających synchronizacji są niedostępne.      

Współpraca modułu Płace i Kadry z modułem w wersji Plus

Zasady, których należy przestrzegać, przy pracy na tej samej bazie danych korzystając na różnych stanowiskach z modułów: Płace i Kadry (PK) i Płace oraz Płace i Kadry Plus (PKP):
  • W Konfiguracji firmy/ Płace/ Typy wypłat utworzono typy wypłat za pomocą algorytmu 11 i/lub 12. Wypłaty, w których mogą wystąpić tak zdefiniowane dodatki muszą być wyliczane na stanowisku PKP (w PK nie są obsługiwane te dwa algorytmy płacowe);
  • Pracownicy mają przypięte na Liście dodatków dodatki, które w definicji typu wypłaty (w konfiguracji) mają ustawiony Okres wypłaty dłuższy niż 1 miesiąc (np. co 3 miesiące, co 12 miesięcy). Dodatki dla tych pracowników wyliczą się automatycznie w wypłatach z częstotliwością zgodną z okresem wypłaty ustawionym w konfiguracji, jeśli wypłaty będą wyliczane na stanowisku PKP (w PK wszystkie dodatki przypisane do pracownika proponują się do wypłaty co miesiąc i Operator sam decyduje, w którym miesiącu zapisać je w wypłacie);
  • W Konfiguracji firmy/ Płace/ Kalendarze w definicji kalendarza ustawiono okres rozliczeniowy dla nadgodzin dłuższy niż 1 miesiąc (np. co 4 miesiące). Wypłaty etatowe dla osób, które mają przypisane kalendarze z takim sposobem rozliczania nadgodzin, należy obliczać na stanowisku PKP (w PK nadgodziny są zawsze liczone w 1‑miesięcznym cyklu rozliczeniowym);
  • Opis analityczny pracownika. W module PKP podczas wpisywania nowego pracownika jest dla niego automatycznie dodawany domyślny opis analityczny, przyporządkowany do pracownika opis jest domyślnie kopiowany do nowego zapisu historycznego (przy aktualizacji danych), jest też kopiowany do dopisywanych pracownikowi w kadrach dodatków, akordów i umów (w module PK opis analityczny nie jest dodawany ani kopiowany);
  • W Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczne generowanie opisu analitycznego w wypłacie. Opis analityczny zgodnie z opisem wynikającym z danych kadrowych, wygeneruje się w wypłatach pod warunkiem, jeśli są naliczane w module PKP (w module PK opis analityczny w wypłacie nie jest generowany);
  • W schemacie numeracji listy płac jako jeden z członów numeracji występuje wydział. Numer pełny naliczanej wypłaty zawiera symbol wydziału, jeśli jest liczona w module PKP (moduł PK nie obsługuje struktury wydziałowej);
  • Odnotowanie na formularzu danych kadrowych pracownika ‘oddelegowania’, nie spowoduje właściwego naliczenia wynagrodzenia na liście płac w module PK (funkcjonalność ‘oddelegowanie’ jest dostępna w module PKP);
  • Zaznaczenie na zakładce [Etat], na formularzu danych kadrowych pracownika flagi Pracownik tymczasowy w module PKP, nie spowoduje poprawnego naliczenia wynagrodzenia, na liście płac w module PK;
  • Zajęcia komornicze dodane w module PKP nie będą automatycznie naliczane w wypłatach w module PK i nie wygenerują się płatności dla komornika;
  • Blokady dostępu do wydziałów. Blokowanie dostępu Operatora do wybranych wydziałów jest możliwe tylko w module PKP (moduł PK nie obsługuje struktury wydziałowej, a więc również blokad opartych na wydziałach);
  • Zapisanie więcej niż jednego wejścia w ciągu dnia w Kalendarzu obecności pracownika – np. wpisanie nadgodzin jako drugie wejście, albo odnotowanie dodatkowej przerwy w pracy. Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy wyliczane jest z uwzględnieniem wszystkich wejść tylko w module PKP (w module PK nie można wpisać więcej niż jednego wejścia w ciągu dnia i wynagrodzenie powyżej/poniżej normy jest liczone z uwzględnieniem czasu pracy w zapisanego tylko pierwszym wejściu).

Comarch HRM w modelu usługowym

Comarch ERP Optima w wersji stacjonarnej może współpracować z aplikacją Comarch HRM w modelu usługowym dostępną w chmurze Comarch. Szczegółowe informacje na temat współpracy z aplikacją w modelu usługowym znajdują się w dokumencie.

Współpraca z systemem Comarch ERP Altum

W przypadku, gdy moduł kadrowo - płacowy ma współpracować z programem Comarch ERP Altum musi być ustawiona współpraca w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry współpracy z  Altum. W gałęzi Parametry współpracy z Comarch ERP Altum wyświetlane są ustawienia dotyczące współpracy z Comarch ERP Altum. Parametr wskazujący, że jest włączona współpraca z Comarch ERP Altum, a także nazwa serwera i bazy Altum, nie są edytowalne z poziomu Comarch ERP Optima – są ustawiane wyłącznie z poziomu programu Comarch ERP Altum. Po zmodyfikowaniu parametrów współpracy z Comarch ERP Optima w konfiguracji Comarch ERP Altum, konieczne jest wykonanie w Comarch ERP Optima odświeżenia konfiguracji przez wszystkich zalogowanych Operatorów. W tym oknie należy jedynie wskazać Operatora, którego akronim będzie widoczny w zapisach powstałych w Comarch ERP Optima, w wyniku operacji wykonanych z poziomu programu Comarch ERP Altum.                                        W bazie danych Comarch ERP Optima zsynchronizowanej z Comarch ERP Altum dostępna jest funkcjonalność związana z modułem Płace i Kadry Plus, nie są natomiast dostępne moduły handlowe i księgowe. Dla poprawnego działania synchronizowane bazy Comarch ERP Optima i Comarch ERP Altum powinny być umieszczone na dwóch oddzielnych serwerach SQL (dwóch instancjach). Wynika to ze zróżnicowania wspieranych wersji językowych. Współpraca z systemem Comarch ERP Altum polega na synchronizacji danych kadrowych: dodanie, modyfikacja lub usunięcie pracownika w jednej z zsynchronizowanych baz - Comarch ERP Optima, bądź Comarch ERP Altum ‑ powoduje wykonanie analogicznej operacji w drugiej z powiązanych ze sobą baz. W danych kadrowych pracownika zapisywana jest informacja o operatorze dokonującym zapisów z poziomu Comarch ERP Altum, wskazanym jako Operator dla zapisów z programu Comarch ERP Altum w Comarch ERP Optima. Synchronizacji pomiędzy bazami Comarch ERP Optima i Comarch ERP Altum podlegają także atrybuty pracowników. Dodanie, modyfikacja lub usunięcie atrybutu w bazie powoduje wykonanie analogicznej operacji w bazie zsynchronizowanej. Włączenie synchronizacji dla używanych wcześniej atrybutów, należy wykonać z poziomu Comarch ERP Altum.  

Pierwsze kroki

Zmiana wynagrodzenia pracownika (stawki zaszeregowania) oraz wymiaru etatu

Zmiana wynagrodzenia zasadniczego to jedna z licznych sytuacji, która powinna mieć swoje odzwierciedlenie w danych kadrowych, a w szczególności w historii pracownika. Cel ćwiczenia: Dokonanie aktualizacji danych pracownika w zawiązku ze zmianą wymiaru etatu i stawki zaszeregowania.
  1. Przy zmianie takich danych jak: stawka zaszeregowania, wymiar etatu, przedłużenie umowy o pracę, zmiana adresu oraz zmiany: kalendarza, rodzaju zatrudnienia, zgłoszenia do ubezpieczeń na innym kodzie itp. wymagana jest aktualizacja zapisu , czyli uzupełnienie historii pracownika o nowe dane historyczne.
  2. Na Liście pracowników ustawiamy kursor na nazwisku wybranego pracownika Jan Kowalski i kombinacją klawiszy <Ctrl>+<Insert> bądź przyciskiem Aktualizacja zapisu uruchamiamy aktualizację (Data aktualizacji, w którym określamy datę, od której będzie obowiązywać zmiana na pracowniku - podpowiada się data zgodna z datą aktualności ustawioną pod listą pracowników) – w celu wykonania ćwiczenia ustawiamy datę: 1‑go dnia następnego miesiąca.
  3. Po zaakceptowaniu daty, otwiera się Formularz danych pracownika - data wyświetlana w górnej części zakładki Ogólne informuje nas, od kiedy będą obowiązywać wprowadzone obecnie zmiany.
  4. Przechodzimy na zakładkę Etat i modyfikujemy pola:
    • Wymiar etatu: z 1/1 na 3/4
    • Stawka: z 2 400.00 zł / mies. na 1 800.00 zł / mies.
    • Zapisujemy Formularz danych pracownika
  5. Sprawdzamy pod przyciskiem Zapisy historyczne, zachowane poprzednie dane i nowe zmienione poprzez aktualizację zapisu:
    • Aktualny od – – (brak daty)                                   Aktualny do: ostatni dzień b. miesiąca
    • Aktualny od: pierwszy dzień następnego mies. Aktualny do: – (brak daty)

Jak zacząć pracę z modułem Płace i Kadry?

Założenie nowej bazy

Po uruchomieniu programu pojawi się okno służące do zarejestrowania Operatora i wyboru bazy danych. Jeżeli nie ma założonej bazy firmowej, wystarczy wybrać przycisk , a następnie za pomocą przycisku  dodać nową firmę. Po uruchomieniu przycisku pojawi się nowe okno, w którym należy wpisać Nazwę firmy (bazy danych) i ewentualnie Opis zakładanej bazy danych. Następnie naciskamy . Uruchomi się kreator zakładania nowej bazy.
Rejestracja w programie
Przy pierwszym logowaniu do nowo utworzonej bazy pojawi się okno kreatora, który pozwala szybko wprowadzić parametry konfiguracyjne bazy danych. Zalecane jest przejście przez wszystkie kroki kreatora, ale nie jest to obowiązkowe. W dowolnym momencie można nacisnąć przycisk Anuluj i zrezygnować z wprowadzania podstawowych informacji o firmie. Można je uzupełnić później wchodząc do Konfiguracji. Bazę danych można również założyć wybierając System/ Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Bazy danych, następnie nacisnąć , program uruchomi kreator zakładania nowej bazy.

Dodanie Operatora

Operator posiadający uprawnienia Administratora może dopisać innych Operatorów (Użytkowników), którzy będą korzystać z programu. Należy wejść:
  • Konfiguracja / Program / Użytkowe / Operatorzy.
  • Przyciskiem plusa (lub <INS>) dodać nowego użytkownika.
  • Uzupełnić niezbędne dane (opisane szczegółowo w atykule dotyczącym Konfiguracji systemu).
  • Można również ustawić dla danego użytkownika firmę startową, czyli taką która przy rejestracji w programie na danego Operatora będzie się podpowiadać. Służy do tego przycisk Firma startowa.
  • Następnie zapisać ikoną dyskietki

Uzupełnienie danych o firmie

Uzupełnienie danych o firmie jest niezbędne dla prawidłowego generowania wydruków i wszelkich deklaracji. Jeśli skorzystano z kreatora parametrów konfiguracyjnych zaleca się sprawdzenie/ uzupełnienie danych w Konfiguracji:
  • Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy – uzupełnić lub zweryfikować wprowadzone informacje.
  • Zapisać, jeśli dokonano modyfikacji.
  • Przejść do Konfiguracji / Firma / Dane firmy / PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA – ważne pola, które należy uzupełnić to nazwy skrócone występujące na deklaracjach do: ZUS, PFRON oraz nazwa pełna na deklaracjach podatkowych: PIT‑4R, PIT-8AR. Sekcja Przedstawiciel: Imię, Nazwisko to osoba reprezentująca firmę, na przykład osoba odpowiedzialna za rozliczenie podatku (deklaracja PIT-11, PIT-4R).
  • W menu Ogólne/ Inne/ Urzędy – uzupełnić dane odnośnie Urzędu Skarbowego właściwego dla Pracodawcy.
  • Ponownie wrócić do Konfiguracji/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje – uzupełnić listę odpowiednimi urzędami (wg akronimów), do których Firma składa deklaracje,wprowadzić indywidualny rachunek podatkowy firmy i zapisać formularz ikoną dyskietki.
Uwaga
Uzupełnienie listy słownikowej z urzędami należy wykonać przed obliczeniem pierwszej deklaracji.

Konfiguracja modułu Kasa/Bank

Konfiguracja modułu Kasa/Bank jest wymagana dla poprawności działania modułu Płace i Kadry. Podczas pierwszego uruchomienia bazy danych program umożliwia założenie rejestru bankowego (Kreator parametrów konfiguracji). Równocześnie zakładany jest domyślny rejestr kasowy (KASA). Jeśli użytkownik nie skorzystał z kreatora przy uruchomieniu bazy, albo chce dodać nowy rejestr należy:
  • Wejść w Ogólne/ Inne/ Banki, uzupełnić listę: numer rozliczeniowy banku, akronim. Pełne dane adresowe banku nie są konieczne.
  • Można ustalić numerację raportów kasowo – bankowych w Konfiguracji/ Firma/ Definicje dokumentów/ Kasa i Bank/ Raport. W programie jest już predefiniowany schemat numeracji RKB.
  • Aby szybciej zdefiniować własną numerację raportów zachowując standardowy schemat numeracji należy ustawić się na symbolu RKB i nacisnąć <CTRL>+<INS>.
  • Pojawi się kopia standardowej definicji raportu RKB, wystarczy zmienić symbol i nazwę i zapisać utworzony formularz ikoną dyskietki.
  • Następnie założyć rejestr typu konto bankowe. Moduł Kasa/Bank opcja Rejestry kasowe/ bankowe, przycisk plusa. Uzupełnić pola: akronim, rejestr, nazwa, typ rejestru: konto bankowe, wybrać bank z listy słownikowej.
  • Zapisać zmiany ikoną dyskietki.
W Konfiguracji/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje pole Forma płatności dla deklaracji ustawione jest domyślnie na przelew. W momencie założenia rejestru bankowego zostanie on automatycznie powiązany z formą płatności przelew.
Uwaga
Otwarcie raportów kasowych – bankowych jest niezbędne dopiero w chwili wprowadzania dokumentów kasowych/bankowych w programie. Po wprowadzeniu tych podstawowych informacji można rozpocząć wprowadzanie danych oraz wystawianie dokumentów.

Rozliczenia z ZUS

Należy wejść do Konfiguracji (System/Konfiguracja lub <Ctrl>+<F9>) i zweryfikować istniejące ustawienia. Aby ustalić procent składki wypadkowej obowiązujący w danej firmie należy wejść do Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Składki ZUS:
  • Zweryfikować wyświetlany miesiąc i rok, od którego będzie obowiązywać.
  • Wprowadzić procent składki na ubezpieczenie wypadkowe.
  • Sprawdzić procent naliczanego na DRA wynagrodzenia dla płatnika, od wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego (domyślnie 0,10).
  • Jeżeli zostaną wprowadzone zmiany należy nacisnąć ikonę dyskietki.
Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zaokrąglenia – znajdują się tu ustawienia zaokrągleń, między innymi dla stawki dziennej zasiłków chorobowych (domyślnie 0,01) oraz podstaw wymiaru składek dla osób prowadzących działalność gospodarczą (właściciele) i osób przebywających na urlopach wychowawczych. Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zasiłki – zawiera informacje o procencie wszystkich obowiązujących zasiłków chorobowych. Jest tu również informacja o ilości dni występujących okresów zasiłkowych. Domyślne ustawienia są zgodne z obowiązującymi przepisami. Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS PFRON (opisane szczegółowo w artykule dotyczącym Konfiguracji systemu):
  • Wynagrodzenia za świadczenia ZUS – gdy Płatnik pobiera wynagrodzenie od wypłaconych świadczeń ZUS.
  • Firma wypłaca zasiłki ZUS – zaznaczany w przypadku firm, które wypłacają zasiłki z ubezpieczenia chorobowego/wypadkowego w imieniu ZUS.
  • Składki FP i FGSP od sumy podstaw – zaznaczany, gdy firma decyduje się naliczać składki od globalnej kwoty stanowiącej podstawę wymiaru składek społecznych, a nie od podstawy wymiaru składek każdego pracownika odrębnie.
  • Kod terminu składania deklaracji ZUS – w zależności od terminu opłacania składek (na: 5-go, 10- go, 15‑go następnego miesiąca).
  • Firma opłaca składkę na FGŚP
Ogólne/ Inne/ Urzędy – na formularzu urzędu ZUS należy podać numery rachunków, na które podatnik jest zobowiązany przelewać płatności związane z ubezpieczeniem społecznym, ubezpieczeniem zdrowotnym, FP i FGŚP oraz FEP. Od 1.01.2018 r. płatnika obowiązuje przekazywanie wszystkich składek na indywidualny rachunek składkowy przydzielony przez ZUS. Na formularzu ZUS w sekcji Indywidualne rachunki bankowe należy wprowadzić numer indywidualnego rachunku składkowego, na który mają być przekazywane składki za pracowników oraz dodatkowe indywidualne rachunki składkowe dla poszczególnych właścicieli, jeśli opłacają składki tylko za siebie, które zostały przydzielone danemu płatnikowi przez ZUS. Numer indywidualnego rachunku składkowego dla ZUS DRA dla pracowników można wprowadzić także w kreatorze uruchamianym przy tworzeniu firmowej bazy danych. Domyślnie na formularzu ZUS jest dostępna pozycja dotycząca indywidualnego rachunku dla ZUS DRA dla pracowników. Jeśli właściciel ma tworzoną indywidualną DRA należy za pomocą  przycisku  dodać indywidualny rachunek składkowy dla ZUS DRA dla właściciela.  

Rozliczenia podatkowe

Konfiguracja/ Firma/ Płace / Podatki:
  • Sposób naliczania kosztów uzyskania od umów zleceń,
  • Procent wynagrodzenia dla płatnika za terminowe odprowadzenie podatku dochodowego od osób fizycznych.
Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zaokrąglenia:
  • Zaokrąglenie podstawy opodatkowania i zaliczki podatku od wypłat pracowników.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Od 1 stycznia 2020 roku wszystkie zobowiązania podatkowe płatnik zobowiązany jest wpłacać na indywidualny rachunek podatkowy Indywidualny rachunek podatkowy firmy na który płatnik zobowiązany jest przelewać płatności zaliczek na PIT-4R i PIT-8AR należy uzupełnić z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma / Dane firmy/ Deklaracje. Indywidualny rachunek podatkowy właściciela wykorzystywany do wpłat należności podatkowych wynikających z deklaracji PIT-28, PIT-28S, PIT-36, PIT-36L, PIT-36S, PIT-36LS należy uzupełnić na formularzu właściciela.
Rys 35.Dane firmy- Deklaracje
Rys 35. Dane firmy- Deklaracje
 

Harmonogramy czasu pracy, rozliczanie nadgodzin

Serie – powtarzające się cykle (np. tygodniowe) ułatwiające tworzenie kalendarzy (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Serie kalendarzy). Strefy – możliwość odnotowania dnia pracy w konkretnej strefie (zdefiniowane są cztery strefy: podstawowa, praca w akordzie, przerwa, przestój). W module Płace i Kadry Plus można zastosować podział godzinowy dnia roboczego na różne strefy (standardowe lub zdefiniowane przez użytkownika) będące czasem pracy (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Strefy). Definicje kalendarzy – tworzenie harmonogramów (grafików) czasu pracy dla poszczególnych pracowników, grup pracowników (Konfiguracja/ Firm / Płace/ Kalendarze). Rozliczenie nadgodzin – sposób naliczania nadgodzin, ich bilansowania, liczenia stosownych dopłat za pracę w nadgodzinach (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy).

Nieobecności

W programie zdefiniowane są podstawowe rodzaje nieobecności takie jak: urlop wypoczynkowy i okolicznościowy, urlopy bezpłatne, wychowawcze, wszelkie rodzaje zwolnień lekarskich, nieobecność nieusprawiedliwiona. Lista i podgląd definicji nieobecności znajduje się w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Typy nieobecności. Również z tego poziomu konfiguracji definiuje się nieobecności, niedostępne w standardzie, a występujące w firmie (np. krwiodawstwo, zwolnienie na rozprawę do sądu). Nieobecności standardowe nie mogą być modyfikowane. W Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Limity nieobecności domyślnie zdefiniowane są: limit dla urlopu wypoczynkowego, limit dla urlopu wypoczynkowego dla pracowników młodocianych, limit dla urlopu dodatkowego (niepełnosp.), limit dla urlopu wypoczynkowego dla pracowników tymczasowych i dwudniowej opieki nad zdrowym dzieckiem poniżej 14 lat. Jeśli będzie taka potrzeba można również zdefiniować własne limity. Ustalenie progów urlopowych dla nieobecności Urlop wypoczynkowy (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Progi urlopowe). Użytkownik może również ustalić własne progi urlopowe.

Składniki wynagrodzenia

W Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Typy wypłat znajdują się definicje standardowych elementów płacowych: wynagrodzenie zasadnicze w stawce miesięcznej i godzinowej, wynagrodzenia urlopowe, zasiłki wypłacane za okres zwolnień lekarskich, dopłaty do nadgodzin, wyrównanie do minimalnej płacy i inne. Jeśli w regulaminie wynagrodzeń występują składniki, które nie są domyślnie zdefiniowane w programie, można je dodać. Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat – grupy – lista zdefiniowanych grup dodatków. Grupa służy do łączenia typów wypłat o rodzaju dodatek. Może być wykorzystywana do szybkiego przyznawania należących do niej dodatków pracownikom. Dodając pracownikowi grupę typów składników wszystkie należące do niej typy wypłat pojawią się na liście dodatków. Funkcja dostępna tylko w module Płace i Kadry Plus. Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Wskaźniki – można odnotować wskaźniki wykorzystywane w danej firmie do naliczania elementów płacowych, np. kwota potrącenia na dodatkowe ubezpieczenie, czy składka na związki zawodowe.

Konfiguracja programu

Ta część ustawień konfiguracyjnych (Konfiguracja programu) dotyczy wszystkich firm (baz) założonych w programie. Modyfikacja ustawień konfiguracyjnych programu możliwa jest po wejściu w konfigurację przez System z menu głównego (lub CTRL F9). Konfiguracja programu dotycząca modułu Płace i Kadry (Plus) obejmuje:
  • e-Teczka – parametry związane z funkcjonalnością e-Teczka. Prawo do edycji parametrów na tym poziomie posiada operator mający dostęp do modułu Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus oraz posiadający uprawnienie Administrator.
  • Parametry – ścieżka do automatycznego uruchomienia Płatnika, logi systemowe;
  • Podstawa składek ZUS – kwota rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
  • Składki PPK – procent składek podstawowych pracownika i pracodawcy odprowadzanych do Instytucji Finansowej w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych.
  • Składki ZUS – procenty składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP i FGSP;
  • Stałe podatkowe – progi podatkowe, wysokość kosztów uzyskania przychodu i ulgi podatkowej, procent podatku od umów zleceń;
  • Wynagrodzenia – wartości obowiązujących w danym miesiącu/ roku wskaźników płacowych: przeciętne wynagrodzenie, minimalne wynagrodzenie (w tym minimalne wynagrodzenie uczniów) poszczególnych lat, minimalną stawkę godzinową dla umów, minimalny dochód deklarowany do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, wskaźnik waloryzacji dla świadczenia rehabilitacyjnego wypłacanego po upływie 182 dni, współczynnik ekwiwalentu, ilość dni chorobowego finansowanych przez pracodawcę;
  • Zasiłki – podstawa składek emerytalno – rentowych osób przebywających na urlopach wychowawczych oraz kwota świadczenia rodzicielskiego.
Rys 34. Konfiguracja systemu

Wypłata Ekwiwalentu za urlop

Dotyczy wersji: 2018.6.1
Program Comarch ERP Optima automatycznie wylicza Ekwiwalent za niewykorzystany urlop na liście płac rodzaju Etat.
W celu naliczenia ekwiwalentu za urlop należy:
  1. Uzupełnić datę zwolnienia pracownika,
  2. Przeliczyć Limit urlopu wypoczynkowego pracownika,
  3. Zapisać  formularz danych kadrowych pracownika,
  4. Naliczyć ostatnią wypłatę etatową. Program automatycznie wyliczy ekwiwalent za ilość godzin urlopu, która pozostała pracownikowi do rozliczenia.
  5. Wypłatę należy zapisać.
Uwaga
Wysokość współczynnika ekwiwalentu jest pobierana jako wskaźnik. Jeśli współczynnik do obliczania ekwiwalentu za urlop jest nieprawidłowy, należy sprawdzić do jakiego kalendarza przypisany jest pracownik (formularz danych kadrowych/ zakładka [Etat – Zatrudnienie], pole Kalendarz). Następnie wejść do Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Kalendarze i sprawdzić czy kalendarz jest zdefiniowany na cały rok, czy są wprowadzone wszystkie święta i dni wolne. Jest to konieczne. Program na podstawie poprawnie zdefiniowanego kalendarza oblicza współczynnik. Może się również zdarzyć, że użytkownik ma wpisany współczynnik do obliczenia ekwiwalentu za urlop w typie wypłaty (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat/ Ekwiwalent za niewykorzystany urlop). Wówczas należy wpisać taki jaki obowiązuje w danym roku dla pełnego etatu.
Uwaga
Użytkownik ma możliwość wyłączenia automatycznego naliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Z poziomu [Konfiguracja /Firma/ Płace/Parametry/Wynagrodzenie/ekwiwalent za urlop] należy odznaczyć parametr ‘Ekwiwalent za urlop liczony automatycznie po zwolnieniu pracownika’. Parametr domyślnie jest zaznaczony.

Zatrudniamy pracownika etatowego na czas określony

Cel ćwiczenia: Uzupełnienie informacji o etacie pracownika i ubezpieczeniach ZUS.
  • W Kadrach wyświetlamy Listę pracowników Bez zatrudnienia i ponownie otwieramy formularz danych kadrowych (Jan Kowalski).
  • Przechodzimy na zakładkę Etat w celu odnotowania informacji o zatrudnieniu.
    • W polu Data zatrudnienia wprowadzamy 1-szy dzień bieżącego miesiąca.
    • Jako Rodzaj umowy wybieramy ze słownika umowę na czas określony
    • Wpisujemy Datę zwolnienia na 31 grudnia bieżącego roku
    • Stanowisko: Konsultant – uzupełniamy słownik stanowisk o taką pozycję
    • Wybieramy z listy własny Kalendarz 35-godzinny (pracownik posiada znaczny stopień niepełnosprawności, więc może pracować tylko 7 godzin dziennie, 35 tygodniowo)
    • Podajemy Wymiar etatu 1/1 i Stawkę zaszeregowania w wysokości 2 400.00 zł za miesiąc
    • Norma dobowa do urlopu dla pełnego wymiaru etatu – ustawiamy na 7h (norma dla tego pracownika jest obniżona do 7 godzin dziennie)
  • Przechodzimy na zakładkę Ubezpieczenie (etat), aby uzupełnić informacje o ubezpieczeniach pracownika:
    • Kod tytułu ubezpieczenia 0110 – dwie dodatkowe cyfry (ustalone prawo do emerytury lub renty i kod stopnia niepełnosprawności) są automatycznie dopisywane na podstawie informacji wprowadzonych na zakładce Ubezpieczenie cd. Jeśli poprawnie wykonaliśmy to pełny kod tytułu ubezpieczenia jest wyświetlany jako 0110 23.
    • Po wybraniu kodu program proponuje objęcie pracownika obowiązkowymi ubezpieczeniami i daty zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego zgodne z odnotowaną datą zatrudnienia.
  • Akceptujemy formularz pracownika (uzupełniony o dane etatowe) i na Liście pracowników widzimy go na listach: Wszyscy i Etat
    • Nie widzimy go już na listach: Bez zatrudnienia i Umowa

Dodanie pracownika na listę

Cel ćwiczenia: Dodanie nowej osoby do listy pracowników.
  • Z menu Płace i Kadry wybieramy opcję Nowy pracownik.
  • W nowym formularzu uzupełniamy wymagane pola: Akronim, Imię i Nazwisko
    • Akronim: 005/E
    • Nazwisko: Kowalski
    • Imię (pierwsze): Jan
    • Zapisujemy te podstawowe informacje.
  • W Kadrach wyświetlamy Listę pracowników Wszyscy. Dodany pracownik pojawia się na liście osób. Aby uzupełnić dane osobowe pracownika otwieramy formularz za pomocą ikony lupy.
  • Uzupełniamy pola dotyczące adresu:
    • Województwo: małopolskie (wybór z zamkniętej listy)
    • Miejscowość: Kraków (uzupełniamy wywołany słownik o taką pozycję)
    • Powiat/gmina: Kraków
    • Adres: 31-100 Kraków, ul. Szeroka 12
    • Poczta: Kraków (korzystamy ze słownika)
  • Zakładka Nr ident./podatki
    • Wprowadzamy podwyższone koszty uzyskania przychodu – Pod przyciskiem „koszty uzyskania z tytułu” wybieramy pozycję 3.
    • „Zerujemy” pracownikowi mnożnik ulgi podatkowej (jest rencistą)
    • Przypisujemy mu Urząd Skarbowy Kraków – Stare Miasto (wybierając z listy urzędów)
  • Zakładka Ubezpieczenie cd używając kodów z dostępnych słowników zaznaczamy, że pracownik:
    • Ma przyznane prawo do renty (kod-2)
    • Posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności (kod-3)
    • Zapisujemy formularz pracownika

Deklaracje

Deklaracje - operacje seryjne

Funkcja ta pozwala na szybkie wygenerowanie deklaracji zgłoszeniowych i podatkowych dla wybranych pracowników. Deklaracje tworzone są tylko dla zaznaczonych pracowników. Funkcja dostępna z poziomu Listy pracowników w Kadrach. Chcąc obliczyć seryjnie deklaracje podatkowe/ zgłoszeniowe:
  1. należy zaznaczyć wybranych pracowników na Liście pracowników (Płace i Kadry / Kadry),
  2. na pasku zadań nacisnąć Deklaracje seryjne. Bezpośrednie kliknięcie ikonki  wywołuje seryjne generowanie deklaracji PIT, a z menu dostępnych opcji Deklaracje zgłoszeniowe ZUS.
Uwaga
Wszystkie wygenerowane deklaracje pojawią się na liście deklaracji pracownika i będą miały status deklaracji obliczonych

Seryjne deklaracje zgłoszeniowe ZUS

W programie można wygenerować seryjnie poszczególne rodzaje deklaracji. W przypadku zaznaczenia osób, dla których nie można utworzyć danej deklaracji informacja pojawi się w logu. W celu poprawnego wygenerowania deklaracji zgłoszeniowych należy podać: Od dnia do dnia – decyduje data jaką wpisano na zgłoszeniu/wyrejestrowaniu pracownika. Datę można wpisać lub wybrać z kalendarza, który pojawi się po wciśnięciu prawego klawisza myszki. Wypełniając te pola można przygotować równocześnie deklarację ZUS: ZUA, ZZA lub ZWUA dla osób zgłoszonych / wyrejestrowanych z datami przypadającymi między wskazanym okresem, Data wypełnienia – data ta pojawia się na wygenerowanych deklaracjach zgłoszeniowych. Typ deklaracji – wybieramy ze zdefiniowanej w programie listy deklaracji. W zależności od wybranej deklaracji program wyświetli kolejne parametry potrzebne do poprawnego wygenerowania deklaracji. W przypadku deklaracji:
  • ZUA – określamy rodzaj deklaracji i czy jest to zgłoszenie, zmiana czy korekta. Pole Deklaracje do umów/zleceń należy zaznaczyć, gdy informacja dotyczy zleceniobiorcy. Pole Zgłoszenie zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej może przyjmować następujące wartości:
  • puste pole – informuje, że jest to zgłoszenie,
  • zmiana /korekta – informuje że jest to zmiana lub korekta (należy pamiętać, że nie dotyczy to zmiany danych identyfikacyjnych).
  • ZIUA – musimy określić czy jest to zgłoszenie zmiany czy korekta. Pole z rodzajem Zgłoszenia zmiany/ korekty nie może pozostać puste. Jeśli pozostanie ono puste program wygeneruje deklaracje, ale weryfikacja w programie Płatnika zgłosi to jako błąd.
  • ZCNA – określamy czego dotyczy deklaracja, zgłoszenia czy wyrejestrowania członków rodziny. Wyboru dokonujemy z listy.
  • ZWUA – w przypadku generowania deklaracji dla osób nieposiadających informacji o wyrejestrowaniu program poinformuje nas o tym odpowiednim komunikatem. Pole Deklaracje do umów/zleceń należy zaznaczyć, gdy informacja dotyczy zleceniobiorcy. Pole Zgłoszenie korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń zaznaczany, gdy składamy korektę informacji. Jeśli wraz z wyrejestrowaniem pracowników następuje zgłoszenie kontynuacji ubezpieczenia emerytalnego i rentowego należy podać kod tytułu ubezpieczeniowego i datę z jaką zgłaszamy kontynuację ubezpieczeń.
  • ZZA – określamy czy jest to zgłoszenie, zmiana czy korekta. Pole Deklaracje do umów/zleceń należy zaznaczyć, gdy informacja dotyczy zleceniobiorcy. Pole Zgłoszenie zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej może przyjmować następujące wartości:
    • puste pole – informuje, że jest to zgłoszenie,
    • zmiana /korekta – informuje że jest to zmiana lub korekta (należy pamiętać, że nie dotyczy to zmiany danych identyfikacyjnych).
  • RIA –w przypadku generowania deklaracji dla osób nie spełniających warunków, aby złożyć za nie ZUS RIA podczas naliczania deklaracji pojawi się odpowiedni komunikat. Pole Korekta raportu informacyjnego, zaznaczamy gdy  składamy korektę informacji.
  • RUD – wskazujemy okres, z którego mają być wykazane umowy o dzieło. Dla każdej osoby zostanie wygenerowany oddzielny plik xml z deklaracją. W podanej nazwie pliku zostanie dodany akronim pracownika. Podczas zapisu do xml należy podać nową nazwę pliku
Deklaracje do umów/zleceń – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że zostaną przygotowane deklaracje ZUS na podstawie zgłoszeń wypełnionych z poziomu Formularza umów cywilnoprawnych (zakładka [Ubezpieczenia]). Deklaracje do umów/zleceń – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że zostaną przygotowane deklaracje ZUS na podstawie zgłoszeń wypełnionych z poziomu Formularza umów cywilnoprawnych (zakładka [Ubezpieczenia]). Zgłoszenie zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej: 1 - zmiana, 2 – korekta. – podajemy nazwę pliku KEDU (np. ZUA), w którym zostaną zapisane deklaracje zgłoszeniowe wybranych pracowników. Możemy deklaracje dopisać do istniejącego już KEDU lub utworzyć nowe. Lista KEDU dostępna jest po wciśnięciu przycisku.  lub <F8> uruchamia proces przygotowywania deklaracji ZUS. Wyliczone deklaracje zapisywane są automatycznie pod podaną nazwą pliku KEDU. Przesłanie danych do Programu Płatnik można wykonać na dwa sposoby: Od razu po „wyliczeniu” deklaracji uaktywnia się przycisk , po użyciu którego pojawia się okno dialogowe, w którym podajemy parametry eksportu deklaracji. Należy wpisać pełną ścieżkę zapisu pliku. Przykładowo na dysku C, założono folder o nazwie Pliki KEDU i w nim zapisywane będą pliki (np. C:\Pliki KEDU\ZUA.xml). Drugi sposób polega na przesłaniu do Programu Płatnik całego zestawu dokumentów zapisanych w danym KEDU. Należy z menu głównego Płace i Kadry wybrać Pliki KEDU. Następnie otworzyć właściwe KEDU (np. ZUA) za pomocą lub 2-krotnie klikając. Nacisnąć eksport  i podać pełną ścieżkę zapisu pliku (np. C:\Pliki KEDU\ZUA.xml) i wysłać plik .
Uwaga
Seryjne deklaracje zgłoszeniowe do ZUS dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych tworzą się poprawnie, jeśli deklaracja jest wyliczana za okres, w którym z daną osobą zawarta jest tylko jedna umowa. W przypadku większej ilości umów zawartych z jedną osobą w krótkim okresie, można posłużyć się operacją indywidualnego tworzenia deklaracji zgłoszeniowych (tj. dla każdej umowy oddzielnie).

Seryjne deklaracje podatkowe

Seryjne wyliczenie dotyczy deklaracji: PIT-11, IFT-1R, PIT-8C. Każdy rodzaj deklaracji generowanych jest wyłącznie dla zaznaczonych osób. Możliwe jest także wprowadzenie celu złożenia deklaracji, czyli wybór opcji: Złożenie informacji (domyślna) lub Korekta informacji z możliwością podania przyczyny korekty. Tekst wpisany przez użytkownika w polu Podaj uzasadnienie korekty zostanie zapisany na zakładce [ORD-ZU] deklaracji korygujących.  
Rys 51. Seryjne wyliczanie deklaracji podatkowych
  Istnieje możliwość uzupełnienia imienia, nazwiska oraz stanowiska osoby odpowiedzialnej za obliczenie deklaracji deklaracji PIT-11 oraz IFT-1/1R. W polach Imię i Nazwisko domyślnie podpowiadają się dane przedstawiciela podanego w konfiguracji firmy, Użytkownik może je zmienić. Pole Stanowisko należy uzupełnić ręcznie. Podczas seryjnego naliczania deklaracji IFT-1R Użytkownik może wprowadzić dane osoby upoważnionej do reprezentowania płatnika.

Wydruki seryjne

W programie istnieje możliwość drukowania seryjnie najważniejszych dokumentów powiązanych z pracownikiem lub zleceniobiorcą. Wydruki powstaną dla wszystkich zaznaczonych osób. Wydruk seryjny wywołujemy z poziomu Listy pracowników (Płace i Kadry/ Kadry), po wywołaniu listy wydruków ikoną .

Deklaracje, a płatności z nimi związane

W programie istnieje funkcja automatycznego generowania płatności do wyliczonych deklaracji podatkowych i ZUS. W Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Deklaracje wybieramy formę płatności. Forma ta dotyczy wszystkich wygenerowanych w programie deklaracji. Typ dokumentu dla płatności deklaracji – użytkownik wybiera tutaj rodzaj dokumentu zapisu kasowo – bankowy związanego z podatkiem. Forma płatności dla deklaracji – wybieramy formę płatności dla podatków np. przelew. Po wyliczeniu i zapisaniu raportu pomocniczego PIT-4, PIT-8A i DRA, gdy w danym miesiącu powstaje obowiązek przekazania kwot do zapłaty, generowany jest zapis w module Kasa/Bank zależny od parametru w Konfiguracji – Forma płatności dla deklaracji. Odroczona forma płatności np. przelew generuje zapis w preliminarzu płatności, do którego po zablokowaniu deklaracji przed zmianami (parametr dostępny na formularzu deklaracji) można wystawić przelew bankowy lub wysłać do banku w odpowiednim formacie. Gotówka (zerowy termin płatności) też w pierwszej kolejności zapis trafia do Preliminarza płatności (kolor zielony). W momencie zablokowania deklaracji przed zmianami automatycznie zapis związany z podatkiem Do zapłaty w Preliminarzu płatności, a płatny gotówką powoduje wygenerowanie zapisu w odpowiednim raporcie kasowym i otrzymuje status zapisu rozliczonego. Domyślnie dla płatności związanych z deklaracjami proponowany jest typ dokumentu DEK i forma płatności – przelew. Dodatkowo lista urzędów (Ogólne/ Inne/ Urzędy/ Urzędy ZUS) uzupełniona została o ZUS, dla którego zdefiniowane zostały trzy konta związane ze składkami na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i FGŚP. Od 1.01.2018 r. płatnik ma obowiązek przekazywania wszystkich składek na indywidualny rachunek składkowy przydzielony przez ZUS. Na formularzu ZUS w sekcji Indywidualne rachunki bankowe należy wprowadzić numer indywidualnego rachunku składkowego, na który będą przekazywane składki za pracowników oraz dodatkowe indywidualne rachunki składkowe dla poszczególnych właścicieli, jeśli opłacają składki tylko za siebie, które zostały przydzielone danemu płatnikowi przez ZUS.
Uwaga
Aby wykasować deklaracje z listy deklaracji należy w pierwszej kolejności rozpiąć rozliczenia danego zapisu. W tym celu należy wejść z menu w Kasa/Bank/Rozliczenia na zakładkę [Rozliczone] i usunąć zapis rozliczający.

Deklaracje ZUS

Pliki KEDU

Opcja ta pozwala na przygotowanie i wysłanie do programu Płatnik deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Lista deklaracji wywoływana jest z poziomu menu Płace i Kadry/ Pliki KEDU i obsługiwana jest przez następujące przyciski: – Dodaj – oznacza utworzenie nowego pliku KEDU, do którego będą zapisywane poszczególne deklaracje np. ZUA, ZWUA, DRA. W celu zapewnienia przejrzystości danych zalecamy tworzenie dla każdego miesiąca oddzielnych plików KEDU. – Podgląd – zapewnia wyświetlenie listy deklaracji związanych z danym KEDU. – Usuń – powoduje wykasowanie pliku wraz ze wszystkimi deklaracjami. Nie można usuwać KEDU, które zostało zablokowane. Dany plik można odblokować tylko z poziomu menu kontekstowego. Formularz deklaracji KEDU Na formularzu należy podać:
  • Nazwę tworzonego KEDU,
  • Datę utworzenia,
  • Zablokowana – po zaznaczeniu tego parametru zablokujemy zmiany pliku KEDU oznacza to, że nie można dopisywać nowych deklaracji, kasować wyliczonych deklaracji ani usuwać całego pliku KEDU. Odblokowanie KEDU możliwe jest z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszy).
W trakcie generowania deklaracji zgłoszeniowych (Płace i Kadry/ Kadry) i rozliczeniowych (Deklaracje ZUS rozliczeniowe) należy odwołać się do konkretnego pliku.
Formularz pliku KEDU
  Na formularzu deklaracji KEDU wyświetlana jest lista związanych z nią deklaracji. Lista składa się z trzech kolumn:
  • Typ – informuje o rodzaju deklaracji np. ZUA. Dodatkowo, dla deklaracji rozliczeniowych wyświetlana jest w nawiasie wersja deklaracji DRA, w jakiej została policzona. Przesłanie do Programu Płatnik deklaracji z tego poziomu nie jest możliwe, jeśli do tego samego pliku zapisano deklaracje rozliczeniowe w dwóch wersjach. W takim przypadku, konieczne jest utworzenie nowego KEDU, dla deklaracji rozliczeniowych w nowym formacie,
  • Numer/ Data – podaje numer deklaracji dla deklaracji DRA i datę dla deklaracji zgłoszeniowych,
  • Deklaracja dla – informacja kogo dotyczy dana deklaracja, np. imię i nazwisko pracownika dla którego wygenerowano deklaracje.
– Eksport danych do Programu Płatnik. Do płatnika przesyłane są wszystkie deklaracje zapisane w danym KEDU. Po wciśnięciu tego przycisku pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji do Programu Płatnika. W oknie tym należy podać plik, w którym zapisane zostaną informacje zawarte w KEDU. Plik ten musi posiadać rozszerzenie xml, np. marzec01.xml. Zapisanie danych do istniejącego już pliku powoduje nadpisanie starych danych. – Usuń – powoduje wykasowanie z pliku wskazanej deklaracji. Nie można usuwać deklaracji z pliku KEDU, który został zablokowany. Dany plik można odblokować tylko z poziomu menu kontekstowego.

Deklaracje ZUS rozliczeniowe

Menu Płace i Kadry/ Deklaracje ZUS rozliczeniowe zawiera listę wszystkich wyliczonych i zapisanych deklaracji DRA. Lista ta składa się z kilku kolumn:
  • Miesiąc – zgodny z miesiącem deklaracji z listy płac – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty, np. wypłata za okres styczeń 2019 roku wypłacona 10.02.2019 roku powinna być rozliczona na deklaracji 02/2019 – wyświetli się miesiąc Luty.
  • Rok – zgodny z rokiem deklaracji z listy płac – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty, np. wypłata za okres styczeń 2019 wypłacona 10.02.2019 roku powinna być rozliczona na deklaracji 02/2019 – wyświetli się rok 2019.
  • Identyfikator deklaracji. W przypadku pierwszej deklaracji pole to będzie miało wartość 1 np. 1/02/2019, każda kolejna deklaracja (numer różny od 1) traktowana jest jako korekta deklaracji.
  • Wersja – określa wersję naliczonej deklaracji.
  • Data obliczenia deklaracji.
  • Status – pole to może przyjmować dwie wartości: obliczona lub zamknięta. Deklaracja obliczona nie została zablokowana przed zmianami i ma na liście kolor zielony. Można ją wykasować lub przeliczyć ponownie. Zatwierdzona deklaracja, kolor czarny, zabezpieczona jest przed wszelkimi zmianami. Odblokowanie następuje z poziomu menu kontekstowego.
  • Właściciel – wypełniana imieniem i nazwiskiem właściciela, który na Formularzu danych kadrowych / Etat / Ubezpieczenie ma zaznaczoną opcję Indywidualna DRA. W firmach, w których jest co najmniej dwóch właścicieli ma ułatwić sprawdzenie, dla kogo została naliczona deklaracja ZUS DRA.
  • Kwota- wykazywana jest kwota płatności w ramach danej deklaracji
– Księgowanie deklaracji DRA – wyksięgowywane są refundacje składek społecznych, wynagrodzenie dla płatnika od wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz od składki zdrowotnej. Księgowany jest Fundusz Pracy, FGŚP i dopłaty do ubezpieczeń. Księgowanie odbywa się na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych. – Dodaj – dodawanie nowej deklaracji DRA. – Podgląd – pozwala na wyświetlenie formularza zapisanej deklaracji.  – Usuń – usuwanie możliwe jest tylko dla deklaracji, które nie zostały jeszcze zablokowane. Deklaracja DRA zapisywana jest w formacie zgodnym z aktualną wersją Płatnika.
Uwaga
 Domyślne rozszerzenie dla plików generowanych z poziomu formularzy deklaracji ZUS (rozliczeniowych, zgłoszeniowych, IWA) to xml.

Założenie rejestru bankowego (przelewy ZUS)

W menu wybieramy Ogólne/ Inne/ Urzędy, na zakładce Urzędy ZUS jest predefiniowany urząd z wypełnionymi numerami rachunków bankowych dla przelewów ZUS.
  • Ustalamy formę płatności dla deklaracji. Domyślnie w Konfiguracji firmy/ Dane firmy zdefiniowano:
  • W module Kasa/Bank: Rejestry kasowo/bankowe należy utworzyć Rejestr bankowy – podać: jego skrót, rejestr, nazwę i typ (konto bankowe), wybrać bank i uzupełnić nasz numer rachunku, określić także zdefiniowany wcześniej schemat numeracji, okres (czy jest on dzienny, tygodniowy, miesięczny) i bilans otwarcia rejestru. Następnie to wszystko zapisać. Na Liście rejestrów bankowych pojawi się nowy rejestr.
  • Należy skojarzyć przelew z raportem bankowych. W tym celu w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności dla formy płatności – przelew wybrać zdefiniowany wcześniej rejestr bankowy.
  • Po naliczeniu deklaracji ZUS – płatności trafiają do bufora w Kasa/Bank – Preliminarz płatności. Zablokowanie deklaracji powoduje automatyczne przeniesienie płatności z bufora do realizacji.

Przygotowanie deklaracji DRA

  • Z menu Płace i Kadry wybieramy Deklaracje ZUS rozliczeniowe.
  • Klikamy ikonę plusa lub <INSERT>. Wyświetli się Formularz deklaracji ZUS DRA, który składa się z zakładek: [Ogólne], [Płatności], [Dodatkowe].
  • Na zakładce [Ogólne], należy określić pod jaką nazwą pliku KEDU ją zapiszemy. Lista KEDU dostępna jest po naciśnięciu przycisku KEDU. Listę tą możemy uzupełnić o nowy plik, po kliknięciu ikony plusa .
  • Po zdefiniowaniu i wybraniu nazwy pliku KEDU, w sekcji Rozliczenie właściciela dostępny jest przycisk Właściciel , a poniżej nieaktywny (wyszarzony) napis pracownicy. Nic w tej sekcji nie modyfikujemy,
  • W sekcji Dane organizacyjne określamy miesiąc i rok, dla którego obliczamy deklarację.
Uwaga
 Miesiąc i rok deklaracji podany na formularzu listy płac jest wyznacznikiem umieszczania wypłat pod daną deklaracją ZUS DRA. Jeżeli prawo do wypłaty zasiłków ma płatnik składek, okresy niezdolności do pracy, za które osoba otrzymuje wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy lub zasiłek ZUS wykazywany jest na raporcie imiennym ZUS RSA w tym miesiącu, w którym kwota za dany okres została postawiona do dyspozycji osoby ubezpieczonej. Natomiast jeżeli płatnikiem zasiłku jest ZUS, okresy te są wykazywane na ZUS RSA w miesiącu, w którym ta nieobecność wystąpiła. Informacja o urlopie wychowawczym na RSA i składki od niego z kodem 1211xx na RCA są wykazywane na deklaracji zawsze zgodnie z okresem, w jakim przypada urlop wychowawczy, niezależnie od tego, jak ustawiono miesiąc deklaracji na liście płac. Wyliczając pierwszą w danym miesiącu deklarację program proponuje identyfikator numer 01. Każda kolejna deklaracja oznacza korektę i przyjmuje wartość o numer wyższy od poprzedniej.
Dotyczy wersji: 2020.4.1
W raporcie RCA składki na PPK finansowane przez pracodawcę są wykazywane zgodnie z miesiącem deklaracji listy płac na której naliczono podatek od składek PPK.
  • Znak i numer decyzji pokontrolnej – wypełniany w przypadku wykonywania korekty, po kontroli ZUS,
  • Przechodzimy na zakładkę [Dodatkowe] – informacje uzupełniane są automatycznie przez program po wyliczeniu DRA (uruchamianą ikonką pioruna ). Na zakładce tej możemy skorygować liczbę ubezpieczonych, informacje odnośnie FEP (Liczba pracowników, za których jest opłacana składka na FEP, Liczba stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze) oraz datę wypełnienia Domyślnie przyjmowana jest data aktualna w dniu naliczania deklaracji.
  • Na zakładce [Płatności], po wyliczeniu deklaracji automatycznie pojawią się kwoty przelewów ZUS: jeśli termin płatności jest sprzed 1.01.2018 to oddzielne przelewy dla poszczególnych rodzajów składek: społeczne, zdrowotna, FP/FGSP oraz FEP, a dla terminów płatności począwszy od 1.01.2018 jedna łączna płatność z sumą wszystkich składek jako przelew na indywidualny rachunek składkowy płatnika.
  • Po wykonaniu powyższych kroków można przystąpić do naliczenia deklaracji DRA wraz z raportami, uruchamiając ikonką pioruna . Podczas naliczania deklaracji ZUS DRA sprawdzane jest, czy pracownicy mają uzupełniony numer PESEL lub inny identyfikator wymagany przez ZUS np. numer paszportu. Gdy deklaracja ZUS DRA jest naliczana dla pracowników, walidacji podlegają dane pracowników, zleceniobiorców i właścicieli, jeśli są wprowadzeni na liście właścicieli. Podczas naliczania deklaracji dla właściciela weryfikowany jest jego numer identyfikacyjny oraz osób współpracujących wykazywanych razem z nim na deklaracji. W przypadku braku numeru identyfikacyjnego którejkolwiek z osób, w logu wyświetlany jest komunikat wskazujący, który z pracowników ma niepełne dane identyfikacyjne.
  • Po obliczeniu deklaracji aktywna będzie ikonka eksportu pliku KEDU . Po naciśnięciu tej ikony pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji. Poprzez przycisk Nazwa pliku wskazujemy dysk, ewentualnie katalog oraz wpisujemy nazwę pliku (tą, która widoczna jest w polu KEDU na zakładce [Ogólne]) z rozszerzeniem *.xml (na przykład C:\Pliki_KEDU\nazwa.xml). Po zaakceptowaniu okna, plik *.xml zostanie zapisany na dysku (we wskazanym miejscu) oraz automatycznie zostanie uruchomiony Program Płatnik, w przypadku gdy na oknie Parametry eksportu deklaracji został zaznaczony parametr Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu. Użytkownik musi podać hasło do programu, a następnie z pozycji menu Narzędzia/ Importy dokumentów wskazać właściwy plik *.xml. (Niestety nie jest możliwe wczytanie dokumentów w sposób całkowicie automatyczny, właśnie ze względu na konieczność podania hasła administratora Programu Płatnik i wybór kontekstu płatnika składek).
Uwaga
 Ścieżka do Programu Płatnik ustawiana jest w Konfiguracji programu w gałęzi Stanowisko/ Płace/ Parametry. Ścieżka do pliku podawana na formularzu Parametry eksportu deklaracji do programu Płatnik, po uruchomieniu ikony , nie może pozostać pusta. Jeżeli ścieżka nie zostanie podana lub będzie błędna pojawi się odpowiedni komunikat i nie będzie możliwe zapisanie pliku.
  • Zapisujemy formularz Deklaracji ZUS DRA ikoną dyskietki
  • W programie Comarch ERP Optima, po zweryfikowaniu poprawności raportów ZUS możemy zamknąć (zablokować przed zmianami) deklarację. W tym celu wracamy do formularza deklaracji ZUS i zaznaczamy pole Zablokowana.
Uwaga
 Przed przystąpieniem do tworzenia deklaracji ZUS można na dysku lokalnym (np. C:\) założyć nowy katalog (np. Pliki_KEDU), do którego będziemy zapisywać przygotowane pliki *.xml). Ułatwi to wyszukiwanie plików *.xml zapisywanych na komputerze.

Przesyłanie deklaracji ZUS – dwa sposoby

Przesyłanie deklaracji ZUS do Programu Płatnik możliwe jest na dwa sposoby, z poziomu:
  • Formularza deklaracji ZUS DRA (z poziomu Płace i Kadry/ Deklaracje ZUS rozliczeniowe) – sposób opisany powyżej,
  • Formularza deklaracji KEDU (z poziomu Płace i Kadry/ Pliki KEDU) – przesyła się wszystkie związane z danym plikiem *.xml deklaracje.
Przygotowując deklaracje ZUS: rozliczeniowe, zgłoszeniowe (ZZA, ZUA/ZWUA) możemy zapisywać je pod jednym, wspólnym plikiem KEDU. Należy przy tym pamiętać, że w momencie importowania do Programu Płatnik takiego pliku *.xml zostaną wczytane wszystkie naliczone pod tą nazwą deklaracje. Wygodne jest to w przypadku zgłaszania wielu ubezpieczonych, albo przy wyrejestrowaniach.
Aby przesłać taki plik KEDU, należy:
  1. Z menu Płace i Kadry wybrać Pliki KEDU,
  2. Na Liście deklaracji KEDU edytować KEDU klikając  ,
  3. Następnie klikamy  ,
  4. Po naciśnięciu tej ikony pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji. Poprzez przycisk Nazwa pliku wskazujemy dysk, ewentualnie katalog oraz wpisujemy nazwę pliku (tą, która widoczna jest w polu KEDU na zakładce [Ogólne]) z rozszerzeniem *.xml (na przykład C:\Pliki_KEDU\nazwa.xml). Po zaakceptowaniu okna, plik *.xml zostanie zapisany na dysku (we wskazanym miejscu) oraz automatycznie zostanie uruchomiony Program Płatnik w przypadku gdy na oknie Parametry eksportu deklaracji został zaznaczony parametr Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu. Użytkownik musi podać hasło do programu, a następnie z pozycji menu Narzędzia/ Importy dokumentów wskazać właściwy plik *.xml. (Niestety nie jest możliwe wczytanie dokumentów w sposób całkowicie automatyczny, właśnie ze względu na konieczność podania hasła administratora Programu Płatnik i wybór kontekstu płatnika składek).
  5. Zapisujemy Formularz deklaracji KEDU ikoną dyskietki.
Uwaga
 Ścieżka do Programu Płatnik ustawiana jest w Konfiguracji programu w gałęzi Stanowisko/ Płace/ Parametry. Ścieżka do pliku podawana na formularzu Parametry eksportu deklaracji do programu Płatnik, po uruchomieniu ikony  , nie może pozostać pusta. Jeżeli ścieżka nie zostanie podana lub będzie błędna pojawi się odpowiedni komunikat i nie będzie możliwe zapisanie pliku.  
Uwaga
 Jeżeli eksportujemy do Programu Płatnika dużą ilość danych wyświetla się komunikat Trwa przesyłanie danych do Programu Płatnik. Proszę czekać - świadczy on o pracy systemu nad przygotowaniem danych do eksportu.
 

Deklaracja ZUA

W celu zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń należy stworzyć dla niego deklaracje zgłoszeniową ZUA. Deklaracja ta dostępna jest z poziomu listy pracowników w kadrach. Chcąc uzupełnić deklarację należy:

  • na pasku zadań rozwinąć menu Deklaracje pracownika i wybrać opcję Deklaracje zgłoszeniowe ZUS,
  • w oknie lista deklaracji zgłoszeniowych pracownika wybrać z listy deklarację, która będzie dodawana
  • po wybraniu odpowiedniej listy przyciskiem <INSERT> lub ikoną plusa otwieramy formularz deklaracji ZUA, na którym określa się:
    • KEDU – podaje się plik, do którego zostaną zapisane deklaracje. Plik KEDU może zawierać jedną lub kilka różnych deklaracji. Do Płatnika przesyłana jest zawsze cała zawartość tego pliku. Lista KEDU dostępna jest po wciśnięciu przycisku KEDU lub z poziomu Płace i Kadry /Pliki KEDU.
    • Dane aktualne w dniu – do deklaracji zostaną wykorzystane dane obowiązujące w podanym dniu,
    • Deklaracja dla umowy/zlecenia – jeżeli tworzymy deklarację zgłoszeniową do umowy cywilnoprawnej, należy zaznaczyć parametr Deklaracja dla umowy/zlecenia i wybrać z listy umowę, której dotyczy zgłoszenie (korekta lub zmiana).
    • Dane organizacyjne – pozwalają na określenie, czego dotyczy dana deklaracja: korekta lub zmiana (jeżeli jest to zgłoszenie do ubezpieczeń to nie wybieramy z listy żadnej opcji). W przypadku zmiany (korekty) danych identyfikacyjnych pracownika należy utworzyć deklaracje ZIUA.
    • Data wypełnienia – domyślnie proponowana jest data systemowa. Data ta przenoszona jest na deklaracje i przesyłana do Programu Płatnika.
    • Zablokowana – zaznaczenie tego parametru zabezpiecza wygenerowane deklaracje przed zmianami lub przypadkowym zablokowaniem. Odblokowanie możliwe jest tylko z poziomu menu kontekstowego z Listy deklaracji pracownika.
    • Wprowadził/ Zmodyfikował – daty i symbol osoby, która wygenerowała i zablokowała deklaracje.
– Wykonaj lub <F8> -powoduje wygenerowanie odpowiedniej deklaracji. Deklarację taką można od razu wysłać do Programu Płatnika albo zapisać ją do KEDU i wysłać wraz z innymi deklaracjami znajdującymi się w tym pliku. – Wysłanie deklaracji do Programu Płatnika. Po wciśnięciu tego przycisku program zapyta nas o plik, do którego chcemy zapisać dane. Plik ten musi mieć rozszerzenie *.xml, co zapewni jego odczyt przez Program Płatnika. Domyślnie plik ten zapisywany jest w katalogu Comarch ERP Optima. Oczywiście można wskazać inną lokalizację tego pliku. – Zapisz zmiany – powoduje zapisanie stworzonej deklaracji. Deklaracja ta będzie widoczna na odpowiedniej liście. Zapisanie deklaracji pozwala na ponowne jej wysłanie do Programu Płatnika, bez konieczności ponownego naliczania.
Formularz deklaracji zgłoszeniowej
Uwaga
 Plik, do którego zapisuje się dane musi mieć rozszerzenie *.xml. Zapisując dane do istniejącego pliku nadpisujemy jego zawartość. Domyślnie na deklaracji zgłoszeniowej ZUS ZUA wykazany jest tylko numer PESEL. Numer dowodu osobistego/paszportu pojawi się tylko wtedy, gdy nie ma numeru PESEL.

Deklaracja RUD

Deklaracja RUD służy do zgłoszenia umów o dzieło do ZUS. Plik xml z deklaracją można wczytać do PUE. Od 1 stycznia 2021r. płatnicy składek mają obowiązek raportowania do ZUS informacji o każdej zawartej umowie o dzieło. Zgłoszeniu podlegają umowy o dzieło zawarte z osobami nie będącymi jednocześnie pracownikami etatowymi. W zgłoszeniu należy podać: datę zawarcia umowy, datę rozpoczęcia wykonywania dzieła, data zakończenia wykonania dzieła, przedmiot umowy oraz liczbę zawartych umów o dzieło. Przed wygenerowaniem deklaracji należy wskazać zakres dat z jakiego okresu mają być wykazane umowy. Deklaracja zostanie wygenerowana dla osób, które we wskazanym okresie mają wprowadzone umowy z ustawioną pozycją na deklaracji PIT jako PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy o dzieło lub PIT-8B 10. Prawa autorskie i inne prawa.  W jednej deklaracji RUD w xml zostanie wykazanych maksymalnie 10 umów zawartych z jednym wykonawcą, dlatego w przypadku, gdy wykonawca ma więcej niż 10 umów w podanym okresie program wygeneruje kilka plików xml z umowami. W przypadku seryjnego naliczania dla każdej osoby zostanie wygenerowany oddzielny plik xml z deklaracją. W podanej nazwie pliku zostanie dodany akronim pracownika. Podczas zapisu do xml należy podać nową nazwę pliku.
Uwaga
W nazwie pliku xml z deklaracją RUD nie można stosować kropek. W przypadku próby importu takiego pliku np. RUD1.02.2021.xml w PUE pojawia się komunikat o niepoprawnym pliku. Dla podanego przykładu poprawną nazwą pliku jest RUD1022021.xml
Plik xml z RUD można zaczytać w PUE z poziomu zakładki Ogólny, Ubezpieczony lub Płatnik. Z bocznego menu należy wybrać  [Dokumenty i Wiadomości]>[Dokumenty robocze] i następnie kliknąć w opcję Importuj. Na oknie importu należy wybrać Dodaj dokumenty, wskazać pliki xml z RUD, określić rolę dla importowanych dokumentów i ponownie kliknąć w opcję Importuj. Dokumenty zostaną dodane na listę dokumentów roboczych, skąd można je wysłać do ZUS. Wydruk Zgłoszenie umowy o dzieło ZUS RUD dostępny jest z poziomu formularza danych kadrowych pracownika (Wydruk danych/Podgląd wydruku/ Wydruki kadrowe/ Zgłoszenie umowy o dzieło ZUS RUD) oraz z poziomu Listy pracowników (Płace i Kadry/ Kadry/ Wydruk danych/ Wydruki kadrowe Zgłoszenie umowy o dzieło ZUS RUD) – wydruk dla zaznaczonych pracowników. Przed wydrukiem należy wskazać okres z jakiego mają być uwzględnione umowy o dzieło.  

Deklaracja RIA

Deklarację ZUS RIA należy złożyć, jeśli pracodawca wyraził chęć skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dla pracowników składając oświadczenie ZUS OSW. Okres przechowywania dokumentacji można skrócić dla pracowników, którzy zostali zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy w okresie od 1.01.1999 do 31.12.2018 roku i z którymi została rozwiązania umowa o pracę/umowa cywilnoprawna. Jeśli pracownik nie spełnia tych warunków podczas naliczania deklaracji pojawi się odpowiedni komunikat. Deklarację można zapisać do pliku xml i zaimportować do programu Płatnik. W przypadku pracowników wieloetatowych naliczenie deklaracji ZUS RIA należy wykonać z poziomu etatu głównego.
W deklaracji wykazywane są następujące dane:
  • dane identyfikacyjne pracownika,
  • informacja o rozwiązaniu ostatniego stosunku pracy – data zwolnienia pobrana z zakładki 3.Etat oraz dane dotyczące trybu rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy z zakładki 4.Ubezpieczenie(etat),
  • kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w  którym został wypłacony, a  przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i  rentowe – za okres od 1.01.1999  r. do 31.12.2018  r.,
  • kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w  którym został wypłacony, a  przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe – za okres od 1.01.1999  r. do 31.12.2018  r.,
  • kwota przychodu, za lata kalendarzowe, wypłaconego obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w  okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i  rentowe – za okres od 1.01.1999  r. do 31.12.2018  r. – kwota elementów, które mają zaznaczony parametr Wykaż na ZUS RPA/RIA jako element wypłacany obok zasiłków i które nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne oraz rentowe,
  • informacja o okresach wykonywania pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych od 01.01.1999 r. do 31.12.2018r. – okres pracy nauczycielskiej wykazany ustalany jest na podstawie ustawienia parametru Nauczyciel w zapisach historycznych pracownika obowiązujących w okresie 1.01.1999 – 31.12.2018 oraz nieobecności pracownika. Do okresów pracy nauczycielskiej zaliczany jest urlop wypoczynkowy oraz inne nieobecności, które mają zanaczony parametr Okres nieobecności zaliczany do pracy nauczycielskiej.
  • informacja o okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (DZ. U. z 2018 r. poz. 1924) od 1.01.1999 r. do 31.12.2008 r. – okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze ustalany jest na podstawie ustawienia pola Kod FEPw zapisach historycznych pracownika obowiązujących w okresie 1.01.1999 – 31.12.2008 oraz nieobecności pracownika.

Deklaracje zgłoszeniowe

Wszystkie deklaracje związane z konkretnym pracownikiem dostępne są z poziomu Płace i Kadry / Kadry (Lista pracowników) z menu ikonki Deklaracje pracownika  należy wybrać Deklaracje zgłoszeniowe ZUS. W programie wszystkie dane potrzebne do poprawnego wypełnienia deklaracji zgłoszeniowych zapisane są na formularzu pracownika. Na ich podstawie można przygotować i wysłać do Programu Płatnik następujące deklaracje zgłoszeniowe: ZUA, ZZA, ZCNA, ZIUA, ZWUA, RIA RIA oraz do ZUS PUE deklarację RUD oraz Zaświadczenie płatnika składek Z-3. Wygenerowane dla pracownika deklaracje zapisywane są w programie i dostępne z poziomu listy danej deklaracji. Dla każdego rodzaju deklaracji zgłoszeniowych związanych z danym pracownikiem tworzona jest oddzielna lista. Ponieważ wszystkie listy deklaracji zgłoszeniowych obsługiwane są przez identyczne przyciski i klawisze omówione zostaną tylko raz. Lista deklaracji zgłoszeniowych Lista deklaracji zgłoszeniowych składa się z trzech kolumn:
  • Data wypełnienia – jest zgodna z datą na deklaracjach. Standardowo w trakcie przygotowywania deklaracji podpowiada się data systemowa. Zawsze możemy ją zmienić na inną, wybraną przez nas datę
  • Data obliczenia – informuje użytkownika, kiedy dana deklaracja została obliczona. Ma ona znaczenie czysto informacyjne. Nie jest wykorzystywana na formularzach, które wysyłamy do ZUS
  • Status – informuje nas o aktualnym stanie deklaracji. Pole to może przyjmować dwie wartości: obliczona i zamknięta. Deklarację obliczoną można korygować, czy wykasować i ponownie wyliczyć. Zablokowanie deklaracji zabezpiecza nas przed przypadkowym jej usunięciem. Taki status powinny posiadać wszystkie zaakceptowane i wysłane do ZUS deklaracje zgłoszeniowe.
Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski: W dolnej części okna znajduje się pole Lista pozwalające na wybór listy dla danego rodzaju deklaracji. Domyślnie wybrana jest tam deklaracja ZUA. Zmiana rodzaju deklaracji polega na wybraniu z listy dostępnych deklaracji tej dla nas właściwej. Lista rodzajów deklaracji wywoływana jest przez przyciśnięcie przycisku strzałki znajdującego się z prawej strony pola Lista. – Dodanie nowej deklaracji. W zależności od rodzaju wyświetlanej listy zostanie wywołany formularz właściwej deklaracji zgłoszeniowej. Formularz nowej deklaracji można wywołać klawiszem <INSERT> lub poleceniem Dodaj z menu kontekstowego (prawy klawisz myszki). – Podgląd utworzonej deklaracji. Możliwe jest wówczas przesłanie deklaracji do Programu Płatnika lub ponowne jej przeliczenie, jeśli nie została zablokowana. – Usunięcie deklaracji. Usuniecie możliwe, gdy deklaracje nie jest zablokowana. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Deklaracje roczne ZUS IWA

Deklaracja ZUS IWA - informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe składana do dnia 31 stycznia za rok poprzedni. Tworzenie i wysłanie - do programu Programu Płatnik - deklaracji IWA dostępne jest w menu Płace i Kadry/ Deklaracje roczne IWA.
Po naciśnięciu , otworzy się formularz Deklaracja ZUS IWA, należy:
  • wybrać plik KEDU, do którego ma być zapisana deklaracja,
  • wpisać liczbę osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich (jeśli miały miejsce),
  • liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia,
  • i datę wypełnienia deklaracji.
  • Deklarację wyliczamy ikoną pioruna .
  • Po zapisaniu deklaracji na liście jest widoczny jej identyfikator. Dla kolejnej deklaracji za ten sam rok nadawany jest identyfikator wyższy o 1 od poprzedniego (kolejno: 02/2018, 03/2018 itd.). W przypadku składania korekty, można dopisać na formularzu IWA znak i numer decyzji pokontrolnej.
Deklaracja ZUS IWA po przesłaniu do Programu Płatnik zawiera:
  • Dane identyfikacyjne i adresowe płatnika – pobrane z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT-8.
  • Kod terytorialny jednostki ZUS i rodzaj działalności wg PKD – pobrane z Konfiguracji firmy/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS – pola należy uzupełnić przed obliczaniem deklaracji IWA. W przypadku braku uzupełnienia rodzaju działalności wg PKD w konfiguracji firmy, podczas naliczania deklaracji zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i dodatkowo Użytkownik zostanie przeniesiony do miejsca, gdzie należy go podać.
  • Liczba ubezpieczonych – suma ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach podzielona przez 12 zaokrąglona do jedności zgodnie z wytycznymi ZUS. Jeśli podczas liczenia deklaracji program znajdzie co najmniej jeden miesiąc w którym była zerowa liczba ubezpieczonych, to wyświetli stosowny komunikat (IWA składają tylko te firmy, w których w każdym miesiącu co najmniej jedna osoba podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu). Pomijane są osoby nieobecne przez cały miesiąc z następujących przyczyn:
    • urlop bezpłatny (nieobecności z kodami świadczenia/przerwy 111 i 112),
    • urlop wychowawczy (nieobecności z kodami 121 i 122),
    • urlop macierzyński (nieobecności z kodem 311),
    • służba wojskowa (standardowy typ nieobecności o takiej nazwie).
  • W przypadku urlopów macierzyńskich, na których przebywali właściciele (bądź osoby współpracujące), liczba ubezpieczonych na IWA będzie wyliczona poprawnie, jeśli w czasie liczenia deklaracji nie będzie w bazie danych wypłat właściciela za miesiące, w których przez cały miesiąc przebywał na urlopie macierzyńskim – w przeciwnym razie może być konieczna ręczna korekta w Programie Płatnik.
  • Liczba osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy – zsumowane osoby, które miały nieobecności typu „zwolnienie chorobowe” z przyczyną „Wypadek w pracy/ choroba zawodowa” rozpoczynające się w obrębie roku kalendarzowego, za który liczona jest deklaracja. Nie są uwzględnione nieobecności spowodowane wypadkiem dotyczące właścicieli (osób współpracujących). W takim przypadku konieczna jest korekta tej liczby w Programie Płatnik. Jeśli wypadek przy pracy został zarejestrowany w rejestrze wypadków w innym roku niż nastąpił – to również należy skorygować w Programie Płatnik liczbę osób poszkodowanych w wypadkach.
  • Liczba osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich oraz liczba osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia – wartości zgodne z wpisanymi na formularzu przed wyliczeniem deklaracji.
Uwaga
 Na Liście pracowników z menu przy ikonie drukarki w gałęzi Wydruki kadrowe, dostępny jest wydruk Raport pomocniczy IWA, generowany za wybrany rok, który ułatwia weryfikację informacji zawartych w deklaracji.

Deklaracje roczne ZUS ZSWA

Deklaracja ZUS ZSWA pozwala na zgłoszenie/ korektę danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Płatnicy mają obowiązek przekazywać deklarację do 31 marca danego roku za poprzedni rok kalendarzowy. Zgodnie z art. 50 ustawy o emeryturach pomostowych pierwsze zgłoszenie ZUS ZSWA płatnik składek przekazał do ZUS za rok 2010 do dnia 31 marca 2011 roku (art.38 ust. 2 tej ustawy). W zgłoszeniu tym płatnik składek przekazał również informacje wymienione w art. 38 ust. 1 ustawy dotyczące pracowników, którzy w 2009 r. wykonywali pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nawet wówczas, gdy w 2010 roku praca w ww. charakterze nie była już przez tych pracowników wykonywana. Deklaracja ZUS ZSWA dostępna jest z dwóch poziomów:
  • Płace i Kadry > Kadry – Deklaracje zgłoszeniowe ZUS – naliczenie deklaracji z tego poziomu skutkuje uwzględnieniem tylko wybranego pracownika.
  • Płace i Kadry > Deklaracje roczne ZSWA – naliczenie deklaracji z tego poziomu dla wszystkich pracowników za wskazany rok.
Po naciśnięciu  otworzy się formularz Deklaracja ZUS ZSWA, należy:
  • wybrać plik KEDU, do którego ma być zapisana deklaracja,
  • wpisać datę wypełnienia deklaracji oraz rok i identyfikator deklaracji,
  • określić czy generowana deklaracja związana jest ze zgłoszeniem czy korektą.
  • Deklarację wyliczamy ikoną pioruna.
  • Po zapisaniu deklaracji na liście jest widoczny jej identyfikator. Dla kolejnej deklaracji za ten sam rok nadawany jest identyfikator wyższy o 1 od poprzedniego (kolejno: 02/2010, 03/2010 itd.). Dodatkowo jeżeli deklaracja dotyczy tylko wybranego pracownika to na liście jest widoczne imię i nazwisko pracownika.
Przy ustalaniu okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze na deklaracji ZSWA nie uwzględnia się okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Uwaga
 Zgodnie z informacją na stronach ZUS oznacza to: „Iż przy ustalaniu tych okresów nie uwzględnia się okresów: niezdolności do pracy, za które wypłacone zostało wynagrodzenie, zasiłek chorobowy lub świadczenie rehabilitacyjne, za które pracownik otrzymał zasiłek opiekuńczy bądź macierzyński. Ponadto przy ustalaniu okresu zatrudnienia w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie uwzględnia się również okresów urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego oraz służby wojskowej. Natomiast okresy urlopu wypoczynkowego zalicza się do okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze”.

Deklaracja ZCNA

Deklaracja zgłoszeniowa ZCNA dotyczy zgłoszenia do ubezpieczeń członków rodziny pracownika. Można je przesłać do Płatnika tylko dla tych osób, które zostały poprawnie wpisane na listę członków rodziny. Program nie sprawdza, jaką deklarację powinien mieć członek rodziny. Obowiązek ten spoczywa na Użytkowniku systemu. Dla przypomnienia:
  • ZCZA – (deklaracja historyczna, nie obowiązuje) zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego,
  • ZCNA – zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego.
W celu wygenerowania tej deklaracji należy wejść na listę pracowników (Płace i Kadry / Kadry), ustawić się kursorem na tym pracowniku i wywołać Listę deklaracji ZCNA, nacisnąć ikonę lub <INSERT>. Następnie:
  • należy wybrać właściwy plik KEDU,
  • ustalić datę aktualności i datę wypełnienia,
  • nacisnąć przycisk pioruna lub <F8>, aby pojawiła się lista członków rodziny pracownika. z listy wybieramy tych członków rodziny dla których będzie generowana deklaracja ZCNA,
  • należy wybrać z listy członków rodziny, te osoby, dla których generowana będzie deklaracja,
  • klikając w pierwszej kolumnie Deklaracja zostaną udostępnione na liście rozwijanej dwie opcje: 1‑zgłoszenie lub 2-wyrejestrowanie.
Fragment okna przy tworzeniu deklaracji ZCNA
Uwaga
 Edycji podlega tylko pierwsza kolumna Deklaracja. Domyślnie na deklaracji ZCNA wykazywany jest tylko numer PESEL. Numer dowodu osobistego/paszportu pojawi się tylko wtedy, gdy nie ma numeru PESEL. W przypadku tych deklaracji, warunek dotyczy zarówno danych pracownika, jak i danych identyfikacyjnych członków rodzin.
  • Ostateczny wybór deklaracji akceptujemy przyciskiem Zatwierdź.  Program generuje deklarację zgłoszeniową, którą możemy od razu wysłać do Programu Płatnik albo zapisać i wysłać wraz z innymi deklaracjami.

Deklaracja ZZA

Deklaracja ZZA pozwala na zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego. W celu wygenerowania deklaracji zgłoszeniowej należy z poziomu danego pracownika wywołać listę deklaracji ZZA. Po wciśnięciu klawisza <Insert> na ekranie pojawi się formularz deklaracji ZZA, na którym należy podać:
  • plik KEDU do którego zostanie zapisana deklaracja,
  • określić datę aktualności danych pracownika,
  • zaznaczyć czego dotyczy zgłoszenie ( deklaracja dla umowy zlecenia),
  • wybrać z listy daną umowę – zlecenie,
  • podać datę wypełnienia deklaracji, data ta drukuje się na deklaracji ZZA,
  • przeliczyć deklaracje <F8>,
  • zapisać do pliku i ewentualnie od razu przesłać do Programu Płatnika.
Uwaga
 Domyślnie na deklaracji ZZA wykazywany jest tylko numer PESEL. Numer dowodu osobistego/paszportu pojawi się tylko wtedy, gdy nie ma wprowadzonego numeru PESEL.

Zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3

Zaświadczenie ZUS Z-3 służy do ustalenia i obliczenia wysokości zasiłku chorobowego oraz innych świadczeń wypłacanych przez ZUS (zasiłek macierzyński czy opiekuńczy) dla pracownika. Zawiera informacje zarówno o płatniku składek (pracodawcy), o ubezpieczonym (pracowniku), jak i o uzyskanym przez niego wynagrodzeniu. Zaświadczenie to sporządza się za pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę. Zaświadczenie ZUS Z-3 sporządzane jest przez tych płatników składek (pracodawców), którzy nie są płatnikami zasiłków (czyli zatrudniają mniej niż 20 pracowników) oraz przez płatników, którzy za okres po ustaniu zatrudnienia przekazują wypłatę zasiłku do ZUS-u. Zaświadczenia płatnika składek Z-3 w formacie xml, można wczytać do  Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). Zaświadczenie można utworzyć pojedynczo dla wskazanego pracownika z poziomu listy pracowników w Kadrach po wybraniu opcji Deklaracje ZUS dostępnej przy przycisku i następnie wskazaniu w polu lista Z-3. Przed wygenerowaniem zaświadczenia należy wskazać:
  • datę nieobecności, dla której generowane jest zaświadczenie
  • sposób ustalania okresu wyliczenia składników wynagrodzenia. Dostępne są opcje:.
    • automatycznie – zaznaczenie tej opcji spowoduje automatyczne ustawianie zakresu dat, z jakiego mają być wykazane składniki miesięczne oraz okresowe na podstawie wpisanej daty nieobecności w polu „Podaj datę nieobecności, dla której chcesz wykonać ZUS Z-3.
    • ręcznie – po jej zaznaczeniu Użytkownik ma możliwość ręcznego wprowadzenia zakresu dat składników miesięcznych i okresowych
Po naciśnięciu przycisku   otworzy się aplikacja Comarch Deklaracje i będzie dostępny formularz  Zaświadczenia płatnika składek ZUS Z-3 z danymi pobranymi z Comarch ERP Optima. Na zaświadczeniu domyślnie będzie wykazywany adres zamieszkania pracownika, a jeśli nie ma go wprowadzonego w danych kadrowych to adres zameldowania. Jeśli pracownik ma przekazywane wynagrodzenie na rachunek bankowy zostanie on także domyślnie podany na zaświadczeniu. Dane wykazane na formularzu zaświadczenia podlegają edycji/ usunięciu.  Jeżeli nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu. Wydruki Z-3 jest dostępny z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem   . Podgląd wydruku jest dostępny z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem   . Po zapisaniu dokumentu po stronie aplikacji Comarch Deklaracje zaświadczenie będzie dostępne na liście deklaracji ZUS pracownika. Po ustawieniu się na danym zaświadczeniu można je wyeksportować do pliku xml  za pomocą  przycisku Eksport do PUE ZUS  W oknie ‘Parametry eksportu zaświadczenia ZUS Z-3 należy wskazać lokalizację, w której ma się zapisać plik xml. Wyeksportowane plik można zaczytać do portalu PUE ZUS. Plik xml można zaczytać w PUE z poziomu panelu Ogólny lub Płatnik. Z bocznego menu należy wybrać [Dokumenty i Wiadomości]>[Dokumenty robocze] i następnie kliknąć w opcję [Importuj] > [Importuj dokumenty]. Na oknie importu należy wybrać Dodaj dokumenty, wskazać plik xml Z-3. Dokument zostanie dodany na listę dokumentów roboczych, skąd można go wysłać do ZUS. Jeżeli import pliku wykonywany jest z panelu Płatnika weryfikowana jest zgodność danych zalogowanego płatnika z danymi z pliku, dlatego przed wyeksportowaniem Zaświadczenia płatnika składek ZUS Z-3 należy uzgodnić dane identyfikacyjne płatnika w ZUS PUE oraz w Comarch ERP Optima.

Deklaracja ZSWA

Deklaracja ZUS ZSWA pozwala na zgłoszenie/ korektę danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze pracownika/pracowników. Deklaracja ZUS ZSWA dostępna jest z dwóch poziomów:
  • Płace i Kadry / Kadry – Deklaracje zgłoszeniowe ZUS – naliczenie deklaracji z tego poziomu skutkuje uwzględnieniem tylko wybranego pracownika.
  • Płace i Kadry / Deklaracje roczne ZSWA – naliczenie deklaracji z tego poziomu dla wszystkich pracowników za wskazany rok.
Szczegółowe informacje dotyczące deklaracji ZUS ZSWA zostały zawarte w artykule Deklaracje roczne ZUS ZSWA.

Deklaracja ZIUA

Deklarację ZUS ZIUA wypełnia się dla osób zgłoszonych do ubezpieczeń, gdy zmieniły się lub wymagają korekty dane identyfikacyjne ubezpieczonego (tj. numer PESEL, NIP, seria i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwisko, pierwsze imię, data urodzenia). W celu wygenerowania deklaracji ZIUA należy przez aktualizację wprowadzić odpowiednie zmiany na formularzu danych kadrowych pracownika a następnie z poziomu danego pracownika wywołać listę deklaracji ZIUA. Po wciśnięciu klawisza <Insert> na ekranie pojawi się formularz deklaracji ZIUA, na którym należy podać:
  • plik KEDU do którego zostanie zapisana deklaracja,
  • określić datę aktualności danych pracownika,
  • podać datę wypełnienia deklaracji,
  • przeliczyć deklaracje <F8>,
  • zapisać do pliku i ewentualnie od razu przesłać do Programu Płatnika.
 

Deklaracje PPK

Deklaracje PPK

Funkcjonalność umożliwia utworzenie deklaracji z wpłatami pracowników do wybranej Instytucji Finansowej, w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych. W programie Użytkownik ma możliwość naliczyć deklarację, podejrzeć już naliczoną deklarację lub usunąć. Na formularzu deklaracji Użytkownik ma możliwość wskazania okresu, za który chce naliczyć deklarację. Po wyliczeniu deklaracji, zostanie wygenerowana płatność, która stanowi sumę naliczonych składek na PPK (podstawowych i dodatkowych) finansowanych przez pracownika i pracodawcę dla wszystkich pracowników, z wypłat, które są naliczone na listach płac, które mają ustawiony miesiąc deklaracji zgodny z miesiącem, za który jest naliczana deklaracja. Naliczenie deklaracji z tego poziomu spowoduje utworzenie płatności w preliminarzu płatności. Numer rachunku bankowego zostanie pobrany z pola ‘Numer rachunku do wpłat składek’ ustawionego w [System/Konfiguracja/Firma/Płace/ Pracownicze Plany Kapitałowe].

Deklaracje PFRON

Deklaracje PFRON

Funkcjonalność programu pozwala na wygenerowanie deklaracji Wn-D w formacie plików *.xml:
  • Wn-D – z załącznikami INF-D-P – przekazywana do 25-go dnia miesiąca po miesiącu, którego wniosek dotyczy. Deklaracja składana w celu uzyskania dofinansowania/refundacji do wynagrodzenia pracownika.
Deklaracja PFRON dostępna jest z pozycji menu Płace i Kadry/ Deklaracje PFRON. Przygotowane w Comarch ERP Optima deklaracje można zaimportować do programu SODiR On-Line. Wszystkie wyliczenia związane z tymi deklaracjami wykonywane są na podstawie naliczonych wypłat. Deklaracje dotyczą pracowników niepełnosprawnych.

Dane dla PFRON

W celu poprawnego stworzenia deklaracji Wn-D wraz z załącznikami należy odpowiednio uzupełnić dane firmy, jak i dane kadrowe pracowników. W konfiguracji firmy (System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PFRON) należy uzupełnić następujące informacje:
  • Status firmy: (Zakład Pracy Chronionej / Refundacja na podstawie art. 25 ust. 2 poniżej 25 pracowników/ Refundacja na podstawie art. 25 ust. 3a co najmniej 25 pracowników), zmiana ustawienia w polu Status jest zapisywana z datą 1-go dnia miesiąca zgodnego z miesiącem ustawionym u góry okna w momencie modyfikacji.
  • Od – data, od której obowiązuje dany status. Dla baz utworzonych wersją starszą niż 15.3, ustawiony wcześniej status zostanie przy konwersji ustawiony jako obowiązujący „od zawsze”. Przy konfigurowaniu nowej bazy, a także w przypadku zmiany statusu (np. firma uzyskała w pewnym momencie status ZPChR) – po wejściu w okno Zobowiązania wobec ZUS/PFRON najpierw należy ustawić w nagłówku okna miesiąc, od którego Firma ma uprawnienia do dofinansowania danego rodzaju, a następnie w polu Status wybrać z rozwijanej listy odpowiednią opcję, po zapisaniu okna konfiguracji, pozostanie w programie informacja od kiedy firma posiada dany status. Informacja ta zadecyduje o tym, czy za dany miesiąc wygeneruje się deklaracja WN-D z załącznikami – musi być inny niż „Pracodawca, któremu nie przysługuje dofinansowanie”. Wpłynie też na zawartość utworzonej deklaracji – zależnie od aktualnego na dany miesiąc statusu – wyliczenie wymiarów etatu na INF-D-P będzie takie jak dla ZPChr, albo takie jak dla otwartego rynku. Zapisanie poprawnie daty „Od” dla statusu uprawniającego do dofinansowania jest również istotne dla wyliczenia średniego stanu zatrudnienia z 12 miesięcy na WN-D.
  • Numer pracodawcy w rejestrze PFRON,
  • Forma prawna
  • Szczegółowa forma prawna
  • Forma własności
  • Wielkość pracodawcy
  • Numer rachunku bankowego
  • Identyfikator adresu PFRON – wymagany w danych nagłówkowych deklaracji WN-D – należy w nim wpisać numer zgodny z wpisanym w aplikacji SODiR Offline w polu Identyfikator adresu beneficjenta w „Ekranie konfiguracji”,
  • Dane osoby odpowiedzialnej za kontakt z PFRON,
  • Rodzaj działalności wg PKD – wymagany w danych nagłówkowych deklaracji WN-D.
  • Pełnomocnik – w grupie 'Refundacja składek ZUS/ dofinansowanie z PFFON’ znajduje się domyślnie puste pole Pełnomocnik. Można tu wprowadzić nazwę Pełnomocnika do PFRON. Aby prawidłowo zaimportować deklarację WN-D z załącznikami do programu SODiR Offline/On-Line nazwa musi być zgodna z odnotowaną w polu Nazwa pełnomocnika w Ekranie konfiguracji w SODiR OffLine/On-Line.
Formularz danych kadrowych pracownika powinien mieć wypełnione poniższe informacje, aby prawidłowo powstały załączniki do deklaracji:
Rys 53. Konfiguracja/Firma/Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PFRON
  • PESEL – w przypadku, gdy pracownik nie posiada numeru PESEL, należy uzupełnić numer dowodu osobistego.
  • Nazwisko i imiona,
  • Pełne dane adresowe pracownika,
  • Datę zatrudnienia,
  • Wymiar etatu,
  • Stopień niepełnosprawności.
Schorzenia – na formularzu pracownika z pozycji listy rozwijanej (ikona członków rodziny ) istnieje możliwość odnotowania schorzeń pracownika. Przy każdym dodawanym schorzeniu istnieje możliwość odnotowania szczególnego charakteru schorzenia oraz jego symbolu. Dodatkowo odnotowując schorzenie konkretnemu pracownikowi, obowiązkowo rejestrujemy, w jakim okresie występuje to schorzenie (lub – od kiedy trwa). Dodatkowo, na zakładce Inne informacje przed wygenerowaniem INF-D-P należy wypełnić pola:
  • Wykazywać na deklaracji PFRON pełne dane adresowe (domyślnie nie jest zaznaczone), ponieważ obowiązek wykazania pełnego adresu pracownika występuje wyłącznie w przypadku składania INF-D-P za pracownika niepełnosprawnego po raz pierwszy oraz gdy wykazane dane uległy zmianie w jednej lub więcej pozycji od 7 do 16 (INF-D-P).
  • Dofinansowanie stanowi pomoc publiczną (domyślnie zaznaczona).
  • Zatrudnienie pracownika związane ze wzrostem netto zatrudnienia (domyślnie bez zaznaczenia).
  • Zatrudnienie w wyniku rozwiązania umowy z przyczyn innych niż art.26b ust.4 lub 5 (domyślnie niezaznaczona).
Po uzupełnieniu (sprawdzeniu) informacji zawartych w Konfiguracji i na formularzach danych kadrowych pracowników można przejść do naliczania wypłat i wygenerowania pliku z deklaracją dla PFRON.

Przygotowanie deklaracji WN-D

Deklaracje przygotowuje się z poziomu Płace i Kadry/ Deklaracje PFRON :
  • Bezpośrednie kliknięcie ikony plusa domyślnie dodaje WN-D w wersji zgodnej z aktualną wersją SODiR OffLine/On-Line. Pojawi się formularz obliczeniowy deklaracji WN-D. Należy uzupełnić:
    • Rodzaj informacji (zwykła, korygująca),
    • Datę wypełnienia,
    • Miesiąc i rok, za który składana jest deklaracja WN-D.
Uwaga
 W menu rozwijalnym przy ikonie  dostępna jest zarówno aktualnie obowiązująca wersja deklaracji WN-D, jak i poprzednie wersje.
  • Wstawiać NIP pracownika na INF-D-P – domyślnie nie jest zaznaczony. Ustawienie parametru przed przeliczeniem deklaracji decyduje o zawartości plików xml z załącznikami INF-D-P:
    • jeśli parametru nie zaznaczono – załączniki INF-D-P nie zawierają numerów NIP pracowników (identyfikatorem jest tylko PESEL),
    • jeśli parametr zaznaczono – załączniki INF-D-P zawierają numery NIP pracowników (oprócz numeru PESEL), czyli zawierają takie same dane identyfikacyjne, jakie były wymagane we wcześniejszej wersji SODiR  (od wersji 8.94 nie wymaga, ale dopuszcza wpisanie numeru NIP pracownika na INF-D-P).
  • Następnie przyciskiem pioruna obliczamy deklarację.
  • Pojawi się pytanie: „Przeliczenie deklaracji spowoduje przeliczenie i zapisanie wszystkich załączników oraz zamknięcie okna. Operacji nie można anulować. Czy kontynuować?”. Po zatwierdzeniu pytania (TAK) aktywna staje się ikona zapisu obliczonej deklaracji do pliku
  • Deklarację eksportuje się do wskazanego katalogu na dysku. Najlepiej zapisywać bezpośrednio do folderu Import w katalogu programu SODiR OffLine/On-Line.
  • Po zakończeniu importu, w folderze Import pojawią się pliki *.xml. Plik zapisywany jest pod nazwą wnd6_mm‑rrrr, gdzie:
    • Wnd6 jest stałym ciągiem znaków,
    • mm-rrrr (miesiąc-rok) wskazują na miesiąc i rok z deklaracji, np. Wn-D za marzec 2015 zostanie zapisany do pliku o nazwie wnd6_03-2015.xml.
  • Załączniki indywidualne dla pracowników eksportowane z nazwami, czyli infdp8_mm-rrrr_PESEL.
  • Ostatecznie obliczoną deklarację WN-D zapisuje się ikonką dyskietki
Pozycja 1 „Rodzaj dokumentu” – jeśli przy generowaniu deklaracji WN-D wybrano rodzaj „Zwykła”, to w poz.1 będzie zaznaczona opcja 2 „Dotyczący miesięcznego dofinansowania”; jeśli wybrano rodzaj „Korygująca” to będzie zaznaczona opcja 3 „Korygujący”. W przypadku składania deklaracji przez firmę po raz pierwszy, należy po zaimportowaniu do SODiR OffLine/Online zaznaczyć na WN-D opcję 1 „Zgłoszeniowy”. Pozycja 5 „Pełna nazwa” – wykazywana jest tylko pełna nazwa na deklaracji, pobierana z Konfiguracji/ Firma/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT-8/ pole Nazwa na deklaracjach PFRON. Zrezygnowano z wykazywania nazwy skróconej na deklaracji WN-D. Pozycja 6-9 – nie są wypełniane automatycznie przez program Comarch ERP Optima. Pozycja 13 „Należna kwota dofinansowania” nie jest wypełniana automatycznie. SODiR OffLine/On-Line wylicza automatycznie kwoty dofinansowania na załącznikach INF-D-P dla poszczególnych pracowników. Po zaimportowaniu deklaracji do SODiR Offline/On-Line należy z poziomu Listy WN-D wygenerować „Raport INF-D-P” dla deklaracji za dany miesiąc i kwotę do wpłaty z podsumowania tego raportu przepisać do pozycji 13 na WN-D. Pozycja 25 „Pełnomocnik” – pozycja na deklaracji WN-D, jej podstawianie w pliku xml jest zależne od wypełnienia informacji o pełnomocniku w konfiguracji firmy (System/ Konfiguracja/  Firma/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PRON):
  • jeśli pole Pełnomocnik w Konfiguracji nie jest uzupełnione, to w pliku xml zapisuje się czyPelnomocnik=”N” (deklaracja bez pełnomocnika),
  • jeśli pole Pełnomocnik w Konfiguracji jest uzupełnione, to w pliku xml zapisuje się czyPelnomocnik=”T” (deklaracja z pełnomocnikiem), dodatkowo nazwa pełnomocnika z Konfiguracji firmy wstawiana jest do pola nazwaPelnomocnika=””.
Pozycja 35 „Status pracodawcy” – pozycja na deklaracji WN-D, która jest wypełniana automatycznie na podstawie danych zawartych w konfiguracji Firma/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PFRON. Jeżeli ustawiono ‘Status Zakładu Pracy Chronionej’ to w pozycji 35 deklaracji Wn-D zaznaczany jest w przypadku zaznaczenia w konfiguracji programu Comarch ERP Optima opcji różnej od Zakład Pracy Chronionej na deklaracji Wn-D status pracodawcy wykazywany jest jako . Pozycja 36 „Liczba osób niepełnosprawnych nowo zatrudnionych w okresie sprawozdawczym” – wstawiana jest suma wymiarów etatu nowo zatrudnionych pracowników, czyli takich, którzy na załączniku INF-D-P w pozycji 33 mają datę zatrudnienia przypadającą w miesiącu deklaracji. Wymiar etatu pracownika odczytywany jest na ostatni dzień miesiąca, za który jest liczona deklaracja (bez pomniejszenia proporcjonalnie do okresu zatrudnienia). Pozycje 37 i 38 „Stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym”: „Ogółem” i „Osoby niepełnosprawne”‑ zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty liczone zgodnie z art.21 i 28 ust.3 i 4 ustawy o rehabilitacji (analogicznie jak na wydruku „Struktura – raport pomocniczy do Wn-D” dostępnym z Listy pracowników). Pozycje 39 i 40 „Bieżący stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym”: „Ogółem” i „Osoby niepełnosprawne” ‑przeciętny miesięczny stan zatrudnienia ustalony w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na podstawie art.2 pkt 13 rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 oraz art. 5 załącznika nr 1 do tego rozporządzenia (analogicznie jak na wydruku „Struktura – raport pomocniczy do Wn-D (rozp. WE)). Pozycje 41 i 42 „Średni stan zatrudnienia za 12 miesięcy poprzedzających…”: „Ogółem” i „Osoby niepełnosprawne” – wyliczane jako 1/12 przeciętnych miesięcznych zatrudnień, liczonych jak dla pozycji 39 i 40 z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc deklaracji. W związku ze zmianami w przepisach dotyczącymi deklaracji PFRON na deklaracji WN-D utworzonej w wersji 6, czyli w formacie obowiązującym za okresy sprawozdawcze począwszy od stycznia 2015 r. pozycje 40 i 42 nie są wyliczane automatycznie. Oświadczenie pracodawcy do deklaracji WN-D – domyślnie nie jest zaznaczone żadne z pól w tej sekcji. W razie potrzeby należy ręcznie zaznaczyć odpowiednie pola po zaimportowaniu deklaracji do SODiR OffLine/On-Line.

INF-D-P – imienne załączniki

Deklaracja INF-D-P – załącznik imienny – w wersji 6, przy eksporcie z Comarch ERP Optima jest zapisywana w pliku o nazwie infdp8_mm-rrrr_PESEL.xml. Przykładowo deklaracja za marzec  2015 dla pracownika mającego numer PESEL 99121304720 zapisze się w pliku infdp8_03-2011_99121304720.xml.
Uwaga
 Załącznik INF-D-P jest generowany niezależnie od daty osiągnięcia wieku emerytalnego (data wpisana u pracownika nie ma znaczenia, była istotna dla deklaracji składanych w roku 2008).
Dla pracownika będącego osobą niepełnosprawną, którego data zatrudnienia (wykazywana na INF-D-P) przypada w zakresie od 2009r.:
  • zawsze generujemy INF-D-P w miesiącu zatrudnienia,
  • nie jest generowany załącznik INF-D-P za kolejne miesiące, jeśli w jego danych kadrowych aktualnych na dany miesiąc:
    • zaznaczone są na Formularzu danych kadrowych pracownika, zakładka Inne informacje: Dofinansowanie stanowi pomoc publiczną i Zatrudnienie w wyniku rozwiązania umowy z przyczyn innych niż art.26b ust.4 lub 5,
    • nie jest zaznaczone Zatrudnienie pracownika związane ze wzrostem netto zatrudnienia.
Uwaga
 Załącznik INF‑D‑P nie jest generowany dla pracowników niepełnosprawnych (posiadających kod stopnia niepełnosprawności 1 lub 2) posiadających przez cały miesiąc, za który jest liczona deklaracja, prawo do emerytury (decyduje rozliczona wypłata z kodem prawa do emerytury).
Pozycje 7-16 w sekcji „Dane ewidencyjne i adresowe” – wypełnianie tylko jeśli jest zaznaczona flaga Wykazywać na deklaracji PFRON pełne dane adresowe w zapisie historycznym pracownika aktualnym na miesiąc, za który liczymy deklarację. Pozycja 18 „Okres wypłaty wynagrodzenia” – wstawiany jest miesiąc zgodny z miesiącem deklaracji na jaki wchodzi ostatnia wypłata pracownika za okres sprawozdawczy; na deklaracji za miesiąc 3/2011 ustawi się 03-2011, jeśli całość wynagrodzenia za marzec wypłacono w marcu (miesiąc deklaracji 3/2011), lub 04-2011, jeśli wynagrodzenie za marzec wypłacono z przesunięciem, np. 8-go kwietnia (miesiąc deklaracji 4/2011). Pozycje 21-44 „Przeciętny miesięczny wymiar czasu pracy” uwzględniający stopień i rodzaj niepełnosprawności oraz okres z ustalonym prawem do emerytury. Przeciętny miesięczny wymiar czasu pracy ustalany jako iloczyn wymiaru czasu pracy pracownika oraz ilorazu liczby dni wliczania do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych i liczby dni w okresie sprawozdawczym. Pozycja 45 „Zatrudnienie od dnia” – podstawiana bieżąca data zatrudnienia. Pozycja 46 „Dofinansowanie stanowi pomoc publiczną” – zależne od parametru Dofinansowanie stanowi pomoc publiczną na formularzu pracownika; jeśli parametr zaznaczony – wstawiane „Tak”, jeśli jest niezaznaczony wstawiane „Nie”. Pozycje 47-48 „Pracownik zatrudniany u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą” oraz „Pracownik zatrudniany w warunkach efektu zachęty” wypełniana są automatycznie z ustawieniem na „Tak”. Pozycja 52 „Koszty płacy”– wykazywana jest wartość brutto wypłat pracownika powiększona o składki ZUS finansowane przez pracodawcę (składki: emerytalna, rentowa, wypadkowa, FP i FGŚP); uwzględniane są tylko te elementy wypłat, które w definicji typu wypłaty mają zaznaczony parametr Wliczaj do wynagrodzenia na deklaracji PFRON. Pozycje 49 i 53 „Kwota pomocy publicznej i pomocy de minimis otrzymanej (…)” oraz „Pomniejszenia” domyślnie nie są wypełniane; w razie potrzeby należy ręcznie wpisać te kwoty po zaimportowaniu deklaracji do SODiR OffLine. Pozycje 50, 51, 54 i 55 – kwoty są wyliczane automatycznie przez SODiR OffLine/Online po zaimportowaniu deklaracji. Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2014 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz.U z 2014 r., poz. 1988). Art. 2 pkt 13 rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. oraz art. 5 załącznika nr 1 do tego rozporządzenia.

Uwagi do deklaracji PFRON

W definicji typów wypłat Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat znajduje się parametr Wliczaj do wynagrodzenia na deklaracji PFRON. Ma znaczenie przy obliczaniu deklaracji WN-D (INF-D-P). Składniki wynagrodzenia, które mają zaznaczony ten parametr i naliczone są od nich składki ZUS uwzględniane są w polu 52 (Koszty płacy).

Import do SODiR OffLine/On-Line

W celu zaimportowania deklaracji WN-D z załącznikami należy uruchomić program SODiR OffLine, z menu Import należy wybrać plik, wygenerowany i zapisany wcześniej w katalogu programu SODiR – Import. Widoczny będzie tylko plik wnd6_mm-rrrr.xml, ponieważ INF-D-P stanowią załączniki do tej deklaracji. Po zaimportowaniu plików *.xml do programu SODiR Offline/On-Line Użytkownik jest zobowiązany do wypełniania brakujących pól.

Struktura zatrudnienia PFRON – raport pomocniczy

Z Listy pracowników (Kadry) na pasku zadań dostępna jest ikona , z menu wydruków należy wybrać sekcję Struktura zatrudnienia /Struktura zatrudnienia PFRON. Jest to raport struktury zatrudnienia dla pracodawców zobowiązanych do wpłat na PFRON. Zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty liczone jest zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie wzorów deklaracji składanych Zarządowi PFRON. Zgodnie z art.21 ust.5 Ustawy z dnia 27 sierpnia 1997r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych do struktury zatrudnienia nie wliczamy osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych (kod 111, 112) oraz osób pełnosprawnych, zatrudnionych:
  • na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
  • przebywających na urlopach wychowawczych (kody 121,122),
  • przebywających na urlopach rodzicielskich (kod 319),
  • nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej (kod 350),
  • nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego (kody 321, 322),
  • przebywających na urlopach bezpłatnych (kod 112).
W programie jest możliwość opcjonalnego wykazywania nakładców w strukturze zatrudnienia PFRON. W parametrach przed wydrukiem można ustawić, czy nakładcy mają być uwzględniani w strukturze zatrudnienia PFRON.

Struktura zatrudnienia – wydruki

Wydruki struktury zatrudnienia: miesięcznej, kwartalnej, półrocznej, rocznej pozwalają sprawdzić, ile osób jest zatrudnionych na etacie (w tym uczniowie). Ograniczeniem są:
  • data zatrudnienia / zwolnienia wpisana w etacie,
  • kod tytułu ubezpieczenia.
Natomiast struktury PFRON i dla ZPChr wyliczają stan zatrudnienia zgodnie z Ustawą o rehabilitacji osób niepełnosprawnych. Poza datami zatrudnienia i zwolnienia ma więc dodatkowo znaczenie stopień niepełnosprawności pracownika, rodzaj zatrudnienia i odnotowane nieobecności. Na tych raportach w stanie zatrudnienia na dany dzień są pomijane osoby niebędące niepełnosprawnymi jeśli:
  • są uczniami (a nie pracownikami),
  • są pracownikami, ale mają nieobecność wykazywaną na deklaracji z kodami: 112, 121, 122, 321, 319, 322, 350.
W przypadku urlopów bezpłatnych ma więc znaczenie, czy wpisano nieobecność z kodem 111 (urlop bezpłatny na wniosek pracownika) czy z kodem 112 (udzielony na innej podstawie), ponieważ tylko jeden z nich powoduje, że pracownik nie jest wliczany do stanu zatrudnienia w strukturze PFRON i ZPChr.

Deklaracje PIT

Deklaracja PIT-11

W celu obliczenia deklaracji PIT-11 dla konkretnej osoby, należy:
  • Wyświetlić Listę pracowników (Płace i Kadry /Kadry).
  • Ustawić kursor na danym nazwisku.
  • Kliknąć ikonę „Deklaracje pracownika” i po rozwinięciu menu wybrać Deklaracje PIT. Pojawi się Lista deklaracji danego pracownika.
  • W polu Okres od /do – należy podać okres, za jaki będzie obliczana deklaracja. Program proponuje domyślnie cały bieżący rok, zgodny z datą systemową.
  • W polu Lista deklaracji powinno być wybrane PIT-11.
    • Następnie kliknąć ikonę plusika, pojawi się formularz deklaracji PIT-11.
    • W sekcji Cel złożenia formularza domyślnie zaznaczony jest Złożenie deklaracji. W przypadku, gdy jest to korekta deklaracji należy samodzielnie zmienić na Korekta deklaracji.
Po naciśnięciu Utwórz deklarację formularz zostanie wypełniony zgodnie z naliczonymi w danym okresie składnikami. Deklaracja PIT-11 w wersji 28 zostanie otwarta w aplikacji będą w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe Ikona  zapisuje obliczoną deklarację.   W przypadku, gdy adres zamieszkania jest różny od adresu zameldowania (Formularz danych kadrowych / zakładka [Ogóle]) i ma być wykazywany na deklaracji należy:
  • Na Formularzu danych kadrowych z menu ikony z portretem wybrać Dodatkowe dane kadrowe
  • Uzupełnić adres zamieszkania (pole obligatoryjne to Kod pocztowy),
  • Zaznaczyć parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT,
  • Zapisać formularz pracownika ikoną dyskietki
  • Obliczyć deklarację PIT-11.
Pracownikowi, z którym była zawarta umowa cywilnoprawna, a następnie w trakcie roku zatrudniono go na etat przy liczeniu deklaracji PIT-11 należy wybrać zakres dat obejmujący: zatrudnienie na umowę zlecenie i zatrudnienie na etat. Do deklaracji PIT-11 jest tworzony dodatkowo załącznik PIT-R, jeśli pracownik uzyskał przychody wykazywane na tym załączniku. Wydruki deklaracji PIT-11, załącznika PIT-R oraz ORD‑ZU są dostępny z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem  . Podgląd wydruku deklaracji PIT-11, załącznika PIT-R oraz ORD-ZU są dostępne z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem  . Z poziomu Listy deklaracji PIT-11 pracownika możliwy jest wydruk danych. Lista deklaracji PIT-11 – lista wygenerowanych deklaracji – zawiera ona dane identyfikacyjne pracownika, informację o wyliczonych deklaracjach, okresie, jaki dotyczą, wersji i ich stanie (obliczone/zatwierdzone). Istnieje możliwość przesłania deklaracji PIT-11 drogą elektroniczną. Szczegóły opisane zostały w artykule E-Deklaracje oraz w biuletynie OPT056-Eksport e-Deklaracji oraz import UPO
Uwaga
 Wszelkie obliczenia przychodów i podatku są realizowane przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych w programie danych. Jednakże w przypadku błędnie skonfigurowanych składników, czy wprowadzonych danych wyniki obliczeń będą różne od oczekiwanych. Dlatego na Użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli, czy wprowadzone i przetwarzane dane są poprawne.

Deklaracje PIT

Deklaracje PIT danego pracownika dostępne są z Listy pracowników (Kadry). W celu wyświetlenia Listy deklaracji konkretnej osoby, należy:
  • Wyświetlić Listę pracowników (Płace i Kadry/ Kadry),
  • Ustawić kursor na danym nazwisku,
  • Kliknąć ikonę „Deklaracje pracownika” i po rozwinięciu menu wybrać Deklaracje PIT. Pojawi się Lista deklaracji danego pracownika. Domyślnie wyświetla się lista deklaracji PIT-11, przełączenie na listę deklaracji , IFT‑1R/IFT‑1, czy PIT-8C następuje po wybraniu odpowiedniego typu z listy rozwijanej w polu Lista deklaracji w dolnej części okna.
Lista deklaracji zawiera wszystkie obliczone i zapisane w programie deklaracje podatkowe pracownika. z tego poziomu możliwe jest również wyliczenie i wydrukowanie kolejnych deklaracji. Lista deklaracji zawiera kolumny:
  • Rok – za, który naliczona została deklaracja,
  • Okres od/Okres do – okres za jaki naliczona została deklaracja. Okres ten będzie zawierał się między 01.01., a 31.12 danego roku.
Przykład
 Pracownik został zwolniony 31 grudniu. W styczniu następnego roku miał wypłaconą wypłatę za grudzień. W takim przypadku należy także naliczyć deklarację za rok, w którym pracownik już nie pracował, ale uzyskał przychód.
  • Wersja – deklaracji podatkowej. W związku z licznymi zmianami formularzy deklaracji podatkowych, w programie zapamiętywana jest wersja deklaracji, jaka obowiązywała w momencie naliczania. (Wersja deklaracji na oryginalnym formularzu umieszczona jest w prawym, dolnym rogu).
  • Korekta – wyświetlany kolejny numer korekty.
  • Data obliczenia – wskazuje dzień, w którym nastąpiło naliczenie deklaracji.
  • Status – informuje o stanie deklaracji:
    • obliczona – możliwe jest ponowne przeliczenie tej deklaracji lub w ostateczności jej całkowite usunięcie
    • zamknięta – deklaracja została zablokowana przed przeliczeniem czy przypadkowym usunięciem. Taki status otrzymuje deklaracja po zaznaczeniu pola „Zablokuj deklarację przed zmianami” dostępnego z formularza danej deklaracji.
  • E-Deklaracje – pole z opisem (statusem deklaracji).
  • Data wysłania deklaracji drogą elektroniczną.
Uwaga
 Zamkniętą deklarację można odblokować (otworzyć). Należy wyświetlić Listę deklaracji pracownika, ustawić kursor na deklaracji, którą chcemy odblokować, nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się menu kontekstowe i wybrać Odblokuj.

Lista deklaracji obsługiwana jest przez takie klawisze jak:

lub <INSERT> – Dodaje nową deklarację. Jeżeli przy ikonie plusa pojawia się menu dostępnych opcji  to oznacza, że z tego poziomu można wybrać różne wersje deklaracji, lub <ENTER> – powoduje podgląd wyliczonej deklaracji. W zależności od statusu możliwy jest tylko podgląd lub ponowne przeliczenie deklaracji, lub <DELETE> – usuwa deklarację o statusie obliczona. Program nie pozwoli usunąć zablokowanej deklaracji i w takiej sytuacji wyświetli odpowiedni komunikat.

Korekty deklaracji

Dla deklaracji: PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11, PIT-8C, IFT-1/1R możliwe jest zapisywanie wielu deklaracji za ten sam okres. Możliwe jest zapisanie jednej deklaracji danego typu za dany okres (rok) o statusie Złożenie i wielu kolejnych ze statusem Korekta. Pierwszą deklarację korygującą można naliczyć, jeśli jest już za dany okres deklaracja z zaznaczoną opcją Złożenie i ma ona status zamkniętej (Zablokowana przez zmianami). Naliczenie kolejnej korekty wymaga zablokowania przed zmianami poprzedniej naliczonej deklaracji korygującej za dany okres. Zapisywana deklaracja korygująca otrzymuje numer kolejny, widoczny na liście deklaracji w kolumnie Korekta. Deklaracje mogą być wyświetlane na liście na szaro – co oznacza, że dana deklaracja nie jest finalną za dany okres, gdyż wygenerowano już do niej korektę. Można odblokować tylko ostatnią zamkniętą (zablokowaną) deklarację.

e-Deklaracje

Urzędy Skarbowe przyjmują następujące deklaracje: PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11, PIT-8C, IFT-1/IFT-1R drogą elektroniczną, w postaci plików *.xml. Na stronie Ministerstwa Finansów http://www.e-deklaracje.gov.pl/ znajdują się wszelkie niezbędne informacje dotyczące przesyłania e-deklaracji. Kody urzędów skarbowych niezbędne do przesyłania e-deklaracji dostępne są na stronie http://e-deklaracje.gov.pl/index.php?page=schemy w części Słowniki/ KodyUrzedowSkarbowych.

Pola obligatoryjne

Pola obowiązkowe, które należy wypełnić dla wygenerowania e-deklaracji:
  1. Ogólne/ Inne/ Urzędy – wypełnić formularze urzędów, do których będą przesyłane deklaracje (pole obowiązkowe Kod urzędu).
  2. W gałęziach Konfiguracja/ … :
  • Firma/ Dane firmy/ Deklaracje – zaznaczyć, które deklaracje Płatnik jest zobowiązany składać i do których Urzędów Skarbowych (Urzędy Skarbowe rozpoznawane po akronimach).
  • Firma/ PIT-4R, CIT-8 – należy uzupełnić dane identyfikacyjne oraz pełne dane adresowe Płatnika. Jeśli Płatnik jest osobą fizyczną obligatoryjne są pola: NIP, imię nazwisko, data urodzenia, PESEL, adres: kraj, województwo, powiat, gmina, nr domu, miejscowość, kod pocztowy, poczta. W przypadku osoby prawnej: NIP, REGON, pełna nazwa, adres siedziby: kraj, województwo, powiat, gmina, nr domu, miejscowość, kod pocztowy, poczta.
  • Stanowisko/ Ogólne/ e-Deklaracje – należy określić katalog, do którego będą zapisywane niepodpisane pliki wymiany danych *.xml. Przy eksporcie e-Deklaracji tworzy się podkatalog z nazwą firmy (bazy), więc w przypadku biur rachunkowych deklaracje poszczególnych firm trafią do własnych katalogów. Dodatkowo w tych katalogach firm (baz) powstają podkatalogi wskazujące okres, za który są wysłane deklaracje. W przypadku deklaracji liczonych za wiele miesięcy/cały rok – jest to ostatni miesiąc z tego okresu (np. PIT-4R za 2014r. zapisze się w podkatalogu 201412, PIT-11 za okres 2014.01.01 –2014. 12.31 w katalogu 201412).
W tym samym podkatalogu zapisywane będą odebrane Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Nazwy plików *.xml: Symbol deklaracji_rokmiesiąc_PESEL bądź NIP podatnika(tylko dla deklaracji pracowników)_nr kolejny deklaracji data i godzina wysłania Numer kolejny deklaracji: 0 – pierwotna deklaracja, 1 – pierwsza korekta itd. Symbol deklaracji_nr referencyjny (nazwa pobranego UPO). Ponadto, dla prawidłowego przygotowania e-deklaracji PIT-11, PIT-8C, IFT-1/1R należy na Formularzu danych kadrowych pracownika – wypełnić:
  • PESEL, a przy jego braku NIP, a w przypadku nierezydentów zagraniczny numer identyfikacyjny,
  • pełne dane adresowe,
  • oraz określić urząd skarbowy pracownika.
Zależnie od tego, jaki jest prefiks kraju w adresie pracownika wstawianym na deklarację, w pliku xml wysyłanym do systemu e-Deklaracje, zostanie wstawiony adres polski (gdy prefiks kraju to PL lub jest pusty), bądź adres zagraniczny (gdy wpisano prefiks kraju inny niż PL). Po spełnieniu powyższych warunków, można przygotowywać e-Deklaracje: PIT-11, PIT-8C, PIT-4R, PIT‑ 8AR, IFT-1R/1R.

Przygotowanie e-Deklaracji

Przygotowanie poszczególnych deklaracji do wysyłki opisane zostało w:

Wysyłanie e-Deklaracji

Uwaga
Automatyczne pobieranie schem do wysyłki e-deklaracji jest dostępne wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
 
  1. W przypadku wysyłania deklaracji pracownika  należy wyświetlić Płace i Kadry/ Kadry ustawić kursor na pracowniku, kliknąć ikonę , a w sytuacji wysyłania PIT-8AR/PIT-4R z menu Płace i Kadry wybrać Zaliczka na PIT-4R lub Podatek na PIT-8AR.
  2. W przypadku wysyłania PIT-8AR, PIT-11, PIT- 8C zaznaczyć deklaracje, które chcemy wysłać i wybrać z menu przy przycisku Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje  opcję dotyczącą podpisywania deklaracji (podpis kwalifikowany lub niekwalifikowany).
  3. Aby wysłać Zaliczkę na PIT-4R należy otworzyć zatwierdzony (zablokowany) formularz deklaracji i wybrać z menu przy przycisku Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje  opcję dotyczącą podpisywania deklaracji.
  4. Pojawi się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane:
    • Przygotowanie deklaracji,
    • Walidacja e-deklaracji – podczas walidacji sprawdzane jest czy wszystkie wymagane pola na deklaracji są uzupełnione. Przy braku wymaganych danych pojawia się odpowiedni komunikat informujący, które pole należy uzupełnić. Po uzupełnieniu brakujących danych deklarację należy odblokować, przeliczyć i ponownie wyeksportować do systemu e-Deklaracje. Walidacja jest wykonywana tylko podczas eksportu deklaracji z poziomu formularza deklaracji.
    • Podpisanie deklaracji – deklarację można podpisać podpisem kwalifikowanym lub niekwalifikowanym. Po wybraniu opcji podpis kwalifikowany pojawi się okno z listą dostępnych certyfikatów (certyfikat musi być zarejestrowany w systemie, aby pojawił się w oknie wyboru), następnie pojawi się okno komponentu do podpisywania, w którym będzie należało podać PIN.
Uwaga
W zależności od ustawień komponentu do obsługi podpisu elektronicznego program poprosi o podanie numeru PIN tylko raz i podpisze wszystkie deklaracje lub będzie prosił o podanie PIN’u dla każdej deklaracji osobno. Komponent UNIZETO domyślnie wymaga wybrania certyfikatu i podpisania PIN’u tylko jeden raz w danej sesji. Komponent KiR’u i Sigillum wymaga ustawienia opcji „Trwały PIN” i podania np. na jaki czas ma być zapamiętany PIN. Po podpisaniu deklaracji następuje jej wysłanie do systemu e-Deklaracje.
Osoba fizyczna może podpisywać deklaracje podpisem niekwalifikowanym. Jeśli w danych firmy ustawiony jest parametr Podatnik jest osobą fizyczną, po wybraniu opcji Podpis niekwalifikowany przy eksporcie deklaracji do systemu e-Deklaracje pojawi się okno z danymi płatnika, które można edytować oraz miejscem na uzupełnienie kwoty przychodu za poprzedni rok. Wybranie opcji Podpis niekwalifikowany przez płatnika będącego osobą prawną skutkuje pojawieniem się komunikatu: Podpisywanie deklaracji PIT podpisem niekwalifikowanym możliwe jest jedynie dla osób fizycznych. Kliknięcie w przycisk Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje domyślnie proponuje tę opcję podpisu, którą Użytkownik wybrał ostatnim razem. 3. Na Liście deklaracji, w kolumnie e-Deklaracje, pojawi się status „Wysłano/Nie odebrano UPO” oraz data wysłania deklaracji w kolumnie Data wysłania. Plik wymiany zostanie zapisany w lokalizacji wskazanej w Konfiguracji/ Stanowisko/ Ogólne/ e-Deklaracje.
Uwaga
Jeśli przesłana deklaracja zawierała błędy, lub została podpisana za pomocą nieważnego certyfikatu (lub przez nieupoważnioną osobę), to próba pobrania UPO zakończy się informacją o przyczynie odrzucenia deklaracji przez system.

Odbieranie i wydruk UPO

Po wysłaniu deklaracji należy odebrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru. UPO powinno być dostępne do odbioru do 24 godzin od wysłania.
  1. Aby odebrać UPO dla PIT-8AR, PIT-11, PIT- 8C należy zaznaczyć deklaracje i za pomocą ikony Pobierz UPO zainicjować pobranie UPO. W przypadku PIT-4R  przycisk Pobierz UPO jest dostępny po podniesieniu do edycji formularza wysyłanej deklaracji. Jeśli przesłana deklaracja zostanie wczytana przez system e-Deklaracji jako poprawna, wówczas pobranie UPO zakończy się komunikatem: „Status deklaracji. Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie.”
  2. Po odebraniu UPO na Liście deklaracji w kolumnie e-Deklaracji pojawi się informacja Wysłano/Odebrano UPO.
Wydruk UPO dostępny jest z poziomu otwartego Listy deklaracji PIT po naciśnięciu menu wydruków  lub można go wydrukować seryjnie, dla zaznaczonych nazwisk z poziomu Płace i Kadry – Deklaracje PIT pracowników, z menu ikonki Drukarki należy wybrać Wydruk seryjny UPO.

Składanie korekt e-Deklaracji

W przypadku, gdy Płatnik składa korektę e-Deklaracji: PIT-11 w wersji 29, PIT-8C w wersji 11, PIT-8AR w wersji 12 należy wyświetlić właściwą Listę deklaracji :
  • Dodać deklarację danego typu za wybrany okres, kliknąć lub <INSERT>.
  • W polu Cel złożenia formularza - zaznaczyć Korekta informacji.
  • Utworzyć deklarację i wypełnić załącznik ORD-ZU, jest to załącznik z uzasadnieniem przyczyny korekty. Niewypełnienie załącznika spowoduje, że deklaracja korygująca zostanie uznana przez serwer Ministerstwa Finansów za niepoprawną i nie będzie możliwe odebranie UPO.
  • Zapisać deklarację
W przypadku, gdy Płatnik składa korektę jednej z e-Deklaracji:, IFT-1R/IFT-1, PIT-4R,  lub starszych deklaracji PIT-11, PIT8C, PIT-8AR należy wyświetlić właściwą Listę deklaracji :
  1. Dodać deklarację danego typu za wybrany okres, kliknąć  lub <INSERT>.
  2. W polu Cel złożenia formularza - zaznaczyć Korekta informacji.
  3. Obliczyć deklarację  i wypełnić zakładkę [ORD-ZU] formularza deklaracji, jest to załącznik z uzasadnieniem przyczyny korekty. Niewypełnienie załącznika spowoduje, że deklaracja korygująca zostanie uznana przez serwer Ministerstwa Finansów za niepoprawną i nie będzie możliwe odebranie UPO.
  4. Zablokować deklarację korygującą przed zmianami i zapisać .
Uwaga
Na korektach deklaracji składanych od 01.01.2016 wyłączono konieczność uzupełniania załącznika ORD-ZU zawierającego przyczynę korekty. Podczas wykonywania korekt wybranych deklaracji, zakładka [ORD-ZU] jest widoczna, ale jej uzupełnienie nie jest konieczne do zatwierdzenia deklaracji i wysłania jej drogą elektroniczną.

Drukowanie ORD-ZU

Z formularza deklaracji korygującej można wydrukować Deklarację ORD-ZU tj. „Uzasadnienie przyczyny złożenia korekty”. W przypadku PIT-4R wydruk jest dostępny z menu przy ikonie  natomiast PIT-11 w wersji  29, PIT-8C w wersji 11, PIT-8AR w wersji 12 z poziomu aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe pod przyciskiem  ., natomiast PIT-11 w wersji  29, PIT-8C w wersji 11, PIT-8AR w wersji 12 z poziomu aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe pod przyciskiem  .    

Obliczenie deklaracji PIT- 8AR

Deklaracja PIT-8AR dostępna z menu Płace i Kadry/ Podatek na PIT-8AR jest deklaracją roczną, obowiązującą od 2007r. Składana do końca stycznia roku następnego lub w następnym miesiącu po zakończeniu działalności. Naciśnięcie ikony   domyślnie dodaje deklarację pomocniczą PIT-8A w ostatniej obowiązującej wersji (wersja 15), natomiast pod przyciskiem  dostępne jest dodanie deklaracji rocznej PIT-8AR: Deklaracja PIT-8A jest deklaracją pomocniczą, służy do wyliczenia co miesięcznej zaliczki podatku, którą mają obowiązek składać do urzędu skarbowego płatnicy pobierający zryczałtowany podatek dochodowy od wypłat. PIT‑8A zostanie utworzona na podstawie naliczonych wypłat umów lub dodatków, które w konfiguracji w polu 'pozycja na deklaracji PIT’  mają wskazaną pozycję zaczynającą się od PIT-8A  lub IFT-1. Po wybraniu Deklaracja roczna PIT-8AR (wersja 12) w menu przy przycisku  z poziomu ‘Lista podatku na PIT-8AR’ pojawia się okno, na którym należy podać rok, za który ma być utworzona deklaracja oraz określić cel złożenia zeznania. Po naciśnięciu ikony  deklaracja PIT-8AR otwiera się w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Jeżeli na deklaracji nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól to podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu. Wydruki deklaracji PIT -8AR są dostępne z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem . Podgląd wydruku deklaracji dostępny jest z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem . Wysyłka deklaracji do systemu e-Deklaracje, odbiór UPO i wydruk UPO są dostępne z poziomu okna ‘Lista podatku na PIT-8AR’. Podczas wysyłki deklaracji jest ona automatycznie zamykana, dlatego nie ma konieczności jej blokowania. Jeśli Użytkownik chce nadal oznaczać deklaracje jako Zamknięte można to wykonać z poziomu okna ‘Lista podatku na PIT-8AR’ za pomocą opcji ‘Zablokuj deklarację’ dostępnej w menu pod prawym przyciskiem myszy. Szczegółowa informacja o statusie deklaracji jest możliwa do podejrzenia z poziomu ‘Lista podatku na PIT-8AR’ po wybraniu opcji ‘Podgląd UPO’ dostępnej w menu przy przycisku . Istnieje możliwość przesłania deklaracji PIT-8AR drogą elektroniczną. Szczegóły opisane zostały w  artykule E-deklaracje  oraz w biuletynie OPT056-Eksport e-Deklaracji oraz import UPO   
Uwaga
Od 2007 roku Płatnik nie składa deklaracji PIT-8A, ale zobowiązany jest do comiesięcznej wpłaty zryczałtowanego podatku. W celu ustalenia kwoty podatku do odprowadzenia do Urzędu Skarbowego należy naliczać co miesiąc deklarację pomocniczą PIT-8A (wersja 15). Natomiast na koniec roku należy naliczyć i wydrukować deklarację roczną PIT-8AR – dane do tej deklaracji zostaną pobrane z zapisanych w bazie deklaracji miesięcznych PIT-8A z wskazanego roku.
Lista podatku na PIT-8AR przedstawia wszystkie wyliczone w programie deklaracje. Zawiera ona informacje o miesiącu i roku, którego dotyczy deklaracja, wersji zastosowanego formularza, dacie obliczenia i aktualnym statusie. Deklaracja może mieć dwa statusy:
  • Obliczona – deklaracja została naliczona i zapisana na listę, ale nie jest jeszcze ostatecznie zatwierdzona. Taką deklarację można poprawiać, przeliczać ponownie, w ostateczności wykasować.
  • Zamknięta – deklaracja zablokowana przed zmianami. Taki status powinny posiadać wszystkie deklaracje przesłane już do urzędu skarbowego. Deklaracja zamknięta jest dostępna tylko do podglądu, nie można jej usuwać ani ponownie przeliczać.
W celu graficznego przedstawienia stanu deklaracji zastosowano kolory:
  • zielony – deklaracja naliczona,
  • czarny – deklaracja zablokowana przed zmianami,
  • niebieska – deklaracja zaksięgowana
Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski i klawisze: – Dodaj – przycisk powoduje pojawienie się formatki, która pozwala na wyliczenie deklaracji PIT-8A za dany miesiąc dla danej firmy. Procedura dodawania nowego zapisu może być również uruchomiona klawiszem <INSERT>. – Zmień – przycisk służy do podglądu i dokonywania ewentualnych zmian wcześniej obliczonej na deklaracji Zapis może zostać również otwarty klawiszami <CTRL>+<ENTER> lub poprzez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszy na wybranym zapisie. – Usuń – przycisk pozwala na całkowite usunięcie już wyliczonej deklaracji PIT-8A, PIT-8AR. Usunięcie zapisu można dokonać również klawiszem <DELETE>. Funkcja ta dostępna jest tylko dla deklaracji o statusie Obliczona, nie można kasować zablokowanych deklaracji. – Księgowanie deklaracji – księgowanie aktualnie podświetlonej kursorem deklaracji na konta księgowe. Funkcja dostępna przy użyciu klawisza <F7>.
Uwaga
 Deklaracji o statusie Zamknięta nie można przeliczyć ani usunąć. Konieczne jest jej wcześniejsze odblokowanie poleceniem Odblokuj z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszy).
Uwaga
 Program automatycznie nalicza kwotę wynagrodzenia dla płatnika za terminową wpłatę podatku (poz.52). Pole to podlega edycji. Jeśli nie potrącamy tej kwoty należy ją samodzielnie zmienić na 0 (zero).

Przygotowanie deklaracji PIT-4R

Deklaracja PIT-4R jest deklaracją roczną, składaną do końca stycznia roku następnego lub w następnym miesiącu po zakończeniu działalności. Od 2007 roku Płatnik nie składa deklaracji PIT-4, ale zobowiązany jest do comiesięcznej wpłaty zaliczki na podatek dochodowy. W celu ustalenia kwoty zaliczki podatku do odprowadzenia do Urzędu Skarbowego należy naliczać co miesiąc deklarację PIT-4 (wersja 18). Natomiast na koniec roku należy naliczyć i wydrukować deklarację roczną PIT‑4R – dane do tej deklaracji zostaną pobrane z zapisanych w bazie deklaracji miesięcznych PIT-4 ze wskazanego roku.
Uwaga
 Kliknięcie ikony  domyślnie dodaje raport pomocniczy do wyliczenia PIT-4R. Wersja 18 deklaracji – występuje nieoficjalnie, w celu odróżnienia od wcześniej obowiązującego formularza.
Istnieje możliwość przesłania deklaracji PIT-4R drogą elektroniczną. Szczegóły opisane zostały w artykule E-deklaracje oraz w biuletynie OPT056-Eksport e-Deklaracji oraz import UPO . W celu przygotowania deklaracji rocznej PIT-4R należy:
  1. Z menu głównego Płace i Kadry wybrać Zaliczki na PIT-4R,
  2. Z menu dostępnego przy ikonie  wybrać Deklaracja roczna PIT-4R (aktualnej wersji formular za)
  3. Obliczyć deklarację za wybrany rok  i zapisać .
Obliczona deklaracja może przyjmować różne statusy. Kolor:
  • zielony – deklaracja naliczona, zapisana do bufora, może być skasowana, zmodyfikowana.
  • czarny – deklaracja zamknięta (zablokowana przed zmianami).
  • niebieski – deklaracja jest zaksięgowana (księgowanie dotyczy zaliczek miesięcznych do PIT-4R).
Listę zaliczek na PIT-4R można zawęzić do wybranego roku (pole Rok). Dostępne są również funkcje: – Księgowanie deklaracji lub <F7>– księgowaniu podlegają tylko zaznaczone, zamknięte deklaracje (czarne). Księgowanie odbywa się na podstawie zdefiniowanych schematów księgowych. Zaksięgowana deklaracja zmieni kolor na niebieski. – Dodaj lub <INSERT> – przycisk powoduje pojawienie się formatki, która pozwala na wyliczenie zaliczki na podatek – raport PIT-4 (wersja 18) – za dany miesiąc. z menu dostępnych opcji można wybrać:
  • Deklaracja PIT-4 (wersja 17) – z wydrukiem PIT-4 według wzoru obowiązującego do końca 2006 r.,
  • Deklaracja PIT-4 (wersja 18) – z pomocniczych wydrukiem zestawienia miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy,
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 3) – obowiązująca od 2009r.
Dotyczy wersji: 2019.1.1
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 4) – obowiązująca od 2013r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 5) –obowiązująca od 2014r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 6) –obowiązująca od 2016r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 7) – obowiązująca od 2018r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 8) – obowiązująca od 2019r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 9) – obowiązująca od 2020r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 10) – obowiązująca od 2020r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 11) – obowiązująca od 2021r.(dotyczy przychodów za 2020r.)
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 12) – obowiązująca od 2021r.
– Zmień – przycisk służy do podglądu i dokonywania ewentualnych zmian wcześniej obliczonej na deklaracji. Zapis może zostać również otwarty klawiszami <CTRL>+<ENTER> lub poprzez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszy na wybranym zapisie. – Usuń lub <DELETE> – pozwala na całkowite usunięcie już wyliczonej deklaracji PIT-4R lub raportu pomocniczego PIT-4. – Zamknij okno – przycisk powoduje zamknięcie okna Listy zaliczek na PIT-4. Funkcje Dodaj, Zmień, Usuń są również dostępne w menu kontekstowym (uruchamianym poprzez jednokrotne kliknięcie prawego klawisza myszy).
Uwaga
Jeżeli deklaracja została zablokowana przed zmianami, wówczas jej zmiana ani usunięcie nie jest możliwe. W takim przypadku należy najpierw odblokować deklarację, korzystając z funkcji Odblokuj dostępnej w menu kontekstowym (prawy klawisz myszy). Wszelkie obliczenia przychodów i podatku są realizowane przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych w programie danych. Jednakże w przypadku błędnie wprowadzonych danych wyniki obliczeń będą oczywiście różne od oczekiwanych. Dlatego na użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli, czy wprowadzone i przetwarzane dane są poprawne. Po obliczeniu deklaracji, użytkownik powinien sprawdzić na formularzu deklaracji te pola, które nie są pobierane automatycznie przez program i wymagają ewentualnego uzupełnienia. Na formularzu Zaliczki na PIT-4R (raport pomocniczy PIT4) pola od pozycji 44 do 50, 52, 54, 55 i 56 to pola edytowalne, które w razie konieczności powinny zostać uzupełnione przez użytkownika, pozostałe pola są wyliczane przez program.

Deklaracje PIT pracowników

Naliczone deklaracje pracowników można wyświetlić na liście deklaracji pracowników dostępnej z poziomu Płace i Kadry/ Deklaracje PIT pracowników.
Lista deklaracji pracowników
Domyślnie wyświetlana jest lista deklaracji PIT-11, z możliwością zmiany w filtrze (pole Lista deklaracji) na PIT-40, PIT-8B (archiwalny), PIT-8C lub IFT-1R/IFT-1. Lista zawiera takie informacje jak: Imię i Nazwisko pracownika, akronim, rok za który została naliczona deklaracja, wersję deklaracji PIT, czy deklaracja jest deklaracją korygującą, rodzaj deklaracji, datę obliczenia, status, status w systemie e-Deklaracje oraz datę wysłania deklaracji do systemu e-Deklaracje. Z poziomu listy deklaracji pracowników można seryjnie blokować, odblokowywać oraz usuwać zaznaczone deklaracje. Aby odblokować/ zablokować deklarację seryjnie należy zaznaczyć pozycje na liście i wybrać przycisk , a następnie wybrać odpowiednią opcję . Aby usunąć zaznaczone deklaracje należy zaznaczyć pozycje na liście i wcisnąć przycisk Kosza . Kasowanie jest wykonywane tylko dla deklaracji w buforze (kolor zielony). W przypadku braku zaznaczenia wybranych deklaracji usuwana jest podświetlona deklaracja. Z poziomu Listy deklaracji pracowników można wysłać, dla zaznaczonych pracowników, za pomocą przycisku Wyślij e-Deklaracje  deklarację PIT do systemu e-Deklaracje. z tego poziomu można także pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru uruchamiając przycisk Pobierz UPO . Więcej szczegółów dotyczących wysyłki deklaracji do systemu e-Deklaracje  znajduje się w artykule oraz w biuletynie OPT056-Eksport e-Deklaracji oraz import UPO W sekcji filtrowania, oprócz standardowego filtra z konstruktorem, dostępne są pola:
  • Lista deklaracji,
  • Rok
Lista deklaracji pracowników (Płace i Kadry/ Deklaracje PIT pracowników) pozwala także na seryjny wydruk dla zaznaczonych pracowników deklaracji PIT (PIT-11, PIT-8C, IFT-1R/IFT-1) oraz po wysłaniu do systemu e‑Deklaracje Wydruk seryjny UPO. Wydruki dostępne są na pasku zadań, z menu wydruków przy ikonie Wydruk danych.

Seryjne e-Deklaracje PIT-11, PIT-8C, IFT-1R

Pierwszy krok jaki należy wykonać to obliczyć seryjnie właściwą deklarację np. PIT-11, z poziomu Płace i Kadry/ Kadry – dla zaznaczonych pracowników. Funkcja seryjnego obliczania deklaracji dostępna jest z menu ikonki  dostępnej na pasku zadań. W postaci elektronicznej można przesłać deklaracje: PIT-11, PIT-8C, IFT-1R/IFT-1 .
  1. Z menu głównego wybieramy Płace i Kadry/ Deklaracje PIT pracowników. Otworzy się okno z listą pracowników. Domyślnie wyświetlana jest Lista deklaracji PIT-11, z możliwością zmiany w filtrze (pole Lista deklaracji) na: PIT-8C, IFT-1R/IFT-1.
  2. W przypadku IFT-1R/IFT-1 należy zablokować deklaracje - zaznaczamy deklaracje i naciskamy . Po wykonaniu tej operacji, deklaracje przyjmą status „Zamknięta” i będą wyświetlone w kolorze czarnym. Deklaracji PIT-11 od wersji 28 i 29 nie trzeba blokować ponieważ podczas wysyłki są automatycznie zamykane.
  3. Zaznaczamy deklaracje, które chcemy wysłać i naciskamy ikonę Wyślij e-Deklaracje . Funkcja ta jest również dostępna w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy).
  4. Program zapyta o certyfikat.
Uwaga
W zależności od ustawień komponentu do obsługi podpisu elektronicznego program poprosi o podanie PIN’u tylko raz i podpisze wszystkie deklaracje lub będzie prosił o podanie PIN’u dla każdej deklaracji osobno. Komponent UNIZETO domyślnie wymaga wybrania certyfikatu i podpisania PIN’u tylko jeden raz w danej sesji. Komponent KiR’u i Sigillum wymaga ustawienia opcji „Trwały PIN” i podania np. na jaki czas ma być zapamiętany PIN.
Uwaga
W przypadku Comarch ERP Optima wersja Online Program zapyta o certyfikat i poprosi o potwierdzenia przy potwierdzaniu każdej kolejnej wysyłanej deklaracji (ze względu na bezpieczeństwo – każda eksportowana deklaracja jest przesyłana jako plik xml zarówno na komputer użytkownika, jak i na serwer Ministerstwa Finansów.
Import UPO dostępne pod przyciskiem Pobierz UPO .
Uwaga
e-Deklaracje wykonywane tylko dla tych deklaracji, które są zablokowane i nie były jeszcze poprawnie wyeksportowane. Nie można wyeksportować deklaracji ze statusem „Wysłana/Nie pobrano UPO” oraz „Pobrano UPO”.

Deklaracja IFT-1R/IFT-1

Firmy wypłacające zagranicznym osobom fizycznym należności opodatkowane zryczałtowanym podatkiem dochodowym, po zakończeniu roku muszą sporządzić informację IFT-1R. Jeden wzór formularza służy do sporządzania informacji IFT-1 (na żądanie podatnika) i informacji rocznej IFT-1R. Rodzaj informacji określa się poprzez skreślenie w oznaczeniu formularza IFT-1R/IFT-1. Deklaracja IFT-1R jest domyślną deklaracją w programie Comarch ERP Optima, naliczenie deklaracji IFT-1 możliwe jest z poziomu deklaracji PIT pracownika, wybierając z menu dostępnych opcji przy ikonie W celu obliczenia deklaracji IFT-1R/IFT-1 dla konkretnej osoby, należy:
  1. Wyświetlić Listę pracowników (Płace i Kadry /Kadry),
  2. Ustawić kursor na danym nazwisku,
  3. Kliknąć ikonę  i po rozwinięciu menu wybrać Deklaracje PIT. Pojawi się Lista deklaracji danego pracownika.
  4. W polu Okres od /do – należy podać okres, za jaki będzie obliczana deklaracja. Program proponuje domyślnie cały rok poprzedni w stosunku do roku z daty systemowej.
  5. W polu Lista deklaracji należy wybrać IFT-1R/IFT-1,
  6. Następnie kliknąć  , pojawi się formularz deklaracji IFT-1R/IFT-1.
  7. W sekcji Cel złożenia formularza domyślnie zaznaczony jest Złożenie deklaracji. W przypadku, gdy jest to korekta deklaracji należy samodzielnie zmienić na Korekta deklaracji.
  8. Po przejściu na drugą zakładkę formularza można zmienić informację o adresie pracownika pobieranym do deklaracji.
  9. Po naciśnięciu  Przelicz deklarację formularz zostanie wypełniony zgodnie z naliczonymi w danym okresie składnikami.
  10. Ostatecznie zapisać obliczoną deklarację.
W przypadku, gdy adres zamieszkania jest różny od adresu zameldowania (Formularz danych kadrowych/ zakładka [Ogólne]) i ma być wykazywany na deklaracji, należy:
  1. Na Formularzu danych kadrowych z menu ikony  wybrać Dodatkowe dane kadrowe,
  2. Uzupełnić adres zamieszkania (pole obligatoryjne to Kod pocztowy).
  3. Zaznaczyć parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT,
  4. Zapisać formularz pracownika.
  5. Obliczyć deklarację IFT-1R/IFT-1.
Deklarację IFT-1R/IFT-1 można wydrukować indywidualnie tj. z poziomu Formularza obliczonej deklaracji IFT‑1R/IFT-1. Z poziomu Listy deklaracji IFT-1R/IFT-1 pracownika dostępny jest wydruk . Lista deklaracji IFT-1R/IFT-1 lista dotychczas wygenerowanych deklaracji – zawiera ona dane identyfikacyjne pracownika, informację o wyliczonych deklaracjach, okresie, jaki dotyczą, wersji i ich stanie (obliczone/zatwierdzone). Istnieje możliwość przesłania deklaracji IFT-1R/IFT-1 drogą elektroniczną. Szczegóły opisane zostały w artykule E-Deklaracje  oraz w biuletynie OPT056-Eksport e-Deklaracji oraz import UPO 

Deklaracja PIT-8C

Deklaracja roczna PIT-8C wystawiana jest dla osób, które uzyskały przychody podlegające opodatkowaniu, ale od których nie potrącono podatku (zaliczek miesięcznych). Między innymi dotyczy osób zarejestrowanych jako bezrobotni i skierowanych na staż (otrzymują świadczenia integracyjne). Na PIT-8C automatycznie wliczane są wypłaty, które w definicji typu wypłaty w polu Pozycja na deklaracji PIT mają ustawione „PIT-8C. Przychody, o których mowa w art.20 ust.1 ustawy”.
Dotyczy wersji: 2019.2.1
Uwaga
Deklaracja PIT-8C w wersji 8 obowiązywała do 31.12.2018 r. Od 1.01.2019 r. przychody o których mowa w art.20 ust. 1 ustawy oraz przychody z tytułu stypendiów należy wykazywać w deklaracji PIT-11. W związku ze zmianą zakresu danych wykazywanych na deklaracji PIT-8C nie jest już obsługiwana w programie.
W celu obliczenia deklaracji PIT-8C dla konkretnej osoby, należy: 1. Wyświetlić Listę pracowników (Płace i Kadry /Kadry), 2. Ustawić kursor na danym nazwisku, 3. Kliknąć ikonę  i po rozwinięciu menu wybrać Deklaracje PIT. Pojawi się Lista deklaracji danego pracownika. 4. W polu Okres od /do – należy podać okres, za jaki będzie obliczana deklaracja. Program proponuje domyślnie cały rok poprzedni w stosunku do roku z daty systemowej. 5. W polu Lista deklaracji należy wybrać PIT-8C, 6. Następni kliknąć , pojawi się okno, na którym należy podać okres, za który ma być utworzona deklaracja oraz określić cel złożenia zeznania.   7. Po naciśnięciu ikony
  • deklaracja PIT-8C otwiera się w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe.
  • Jeżeli na deklaracji nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól to podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu.
  Wydruki deklaracji PIT -8C są dostępne z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem   oraz seryjnie z poziomu listy pracowników oraz listy deklaracji pracowników. Podgląd wydruku deklaracji dostępny jest z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem   . Wysyłka deklaracji do systemu e-Deklaracje, odbiór UPO i wydruk UPO są dostępne z poziomu okna ‘Lista deklaracji PIT’ konkretnego pracownika oraz seryjnie z okna ‘Deklaracje PIT pracowników’. Podczas wysyłki deklaracji jest ona automatycznie zamykana, dlatego nie ma już konieczności blokowania. Jeśli Użytkownik chce nadal oznaczać deklaracje jako Zamknięte można to wykonać z poziomu okna ‘Lista deklaracji pracowników’ lub z poziomu ‘Lista deklaracji PIT’ pracownika za pomocą opcji Zablokuj deklarację dostępnej w menu pod prawym przyciskiem myszy . W przypadku, gdy adres zamieszkania jest różny od adresu zameldowania (Formularz danych kadrowych/ zakładka [Ogóle]) i ma być wykazywany na deklaracji, należy: Na Formularzu danych kadrowych wybrać Dodatkowe dane kadrowe,
  • Uzupełnić adres zamieszkania (pole obligatoryjne to Kod pocztowy),
  • Na formularzu danych kadrowych na zakładce [Nr ident./Podatki] zaznaczyć parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT,
  • Zapisać formularz pracownika,
  • Ponownie utworzyć deklarację PIT-8C.
 

Załącznik PIT-R

PIT-R generowany jest jako załącznik do deklaracji PIT-11. Załącznik PIT-R jest dostępny z poziomu formularza deklaracji PIT-11 w sekcji Załączniki. Na załączniku PIT-R wykazywane są przychody pracownika, które w konfiguracji mają ustawioną pozycję na deklaracji PIT:
  • PIT-11 7. Czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych,
  • PIT-8B 7. Czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich,
  • PIT-R c. Kwoty wolne od podatku na podstawie art.21 ust.1 pkt.16 lit.b ustawy o pdof.,
  • PIT-R d. Kwoty wolne od podatku na podstawie art.21 ust.1 pkt.17 ustawy o pdof.
Podczas naliczania deklaracji PIT-11 indywidualnie, załącznik PIT-R generowany jest automatycznie, jeśli pracownik ma w danym roku wypłaty wykazywane na PIT-R. Jeśli pracownik nie ma wypłat wykazywanych na PIT‑R, załącznik nie nalicza się, ale użytkownik może dodać załącznik z poziomu formularza deklaracji. Załącznik PIT-R jest wysyłany do systemu e-Deklaracje łącznie z deklaracją PIT‑11. Z poziomu formularza deklaracji PIT-11 dostępny jest wydruk PIT-R, jako załącznik z deklaracją PIT-11.

Kadry

Pracownicze Plany Kapitałowe

https://www.youtube.com/watch?v=2-Ctz4RIhuw&

Pracownicze Plany Kapitałowe - konfiguracja

W konfiguracji firmy w części Płace w gałęzi Pracownicze Plany Kapitałowe Użytkownik ma możliwość podania informacji dotyczących wybranej instytucji finansowej, z którą zawarł umowę o zarządzanie PPK. Należy wprowadzić nazwę instytucji finansowej datę objęcia obowiązkiem PPK, numer umowy o zarządzanie PPK oraz dane osoby odpowiedzialnej za kontakt. W polu Instytucja finansowa dostępna jest lista słownikowa instytucji finansowych, które prowadzą i zarządzają PPK zgodną z listą znajdującą się na portalu mojeppk.pl. W polu ‘Numer rachunku do wpłat składek’ należy podać numer rachunku podany przez instytucję, na który będą wpłacane pobrane z wynagrodzeń składki PPK. Po zapisaniu danych wybrana instytucja finansowa zostanie dodana na listę kontrahentów, jeśli jeszcze nie ma kontrahenta o takim numerze NIP lub akronimie. Wprowadzony rachunek do wpłat składek zostanie przypisany do instytucji na zakładce [2.Płatności] W przypadku współpracy Comarch ERP Optima z aplikacją Comarch PPK podany numer rachunku w aplikacji jest automatycznie przeniesiony do konfiguracji do gałęzi Pracownicze Plany Kapitałowe. Użytkownik może także określić wysokość składki dodatkowej na PPK finansowanej przez pracodawcę. Pracodawca w umowie o zarządzanie może zadeklarować opłacanie składki dodatkowej dla pracowników w wysokości do 2,5% wynagrodzenia. Wysokość tej składki może być jednakowa dla wszystkich pracowników lub zróżnicowana np. ze względu na staż pracy. Jeśli w umowie o zarządzanie ustalono jedną wartość dla wszystkich pracowników, Użytkownik wprowadza ją w polu jedna wartość procentowa dla wszystkich pracowników. Jeśli wysokość składki jest zróżnicowana dla pracowników należy zaznaczyć opcję wartość procentowa określona indywidualnie dla grup pracowników. W polu tekstowym można podać zasady określające wysokości składki dla pracowników. Opis ten ma charakter jedynie informacyjny, nie wpływa na wyliczenie wypłat. Faktyczny procent składki dodatkowej finansowanej przez pracodawcę dla danego pracownika należy podać na formularzu pracownika. Dane w tej gałęzi będą zapisywane w sposób historyczny, co pozwoli na ustalenie daty obowiązywania wprowadzonych wartości.
Rys 5. Konfiguracja firmy – Pracownicze Plany Kapitałowe
W konfiguracji firmy (Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry/ /Naliczanie wypłat ) Użytkownik może zdecydować o momencie powstania przychodu i pobrania podatku od składek PPK finansowanych przez pracodawcę. Decyduje o tym  parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’. Działanie parametru:
  • Zaznaczony  – podatek jest naliczany na podstawie składek PPK naliczonych w bieżącej wypłacie. Elementy Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A są naliczane automatycznie w wypłatach etatowych, umowach, zaliczkach brutto oraz innych, w których zostały naliczone składki PPK. Element nalicza się w kwocie będącej sumą składek PPK podstawowych i dodatkowych pracodawcy pobranej z bieżącej wypłaty i od tej kwoty jest pobierany podatek.
  • Niezaznaczony (domyślne ustawienie) – podatek od składek PPK finansowanych przez pracodawcę jest naliczany na podstawie kwot składek naliczonych w poprzednim miesiącu deklaracji w stosunku do miesiąca deklaracji, który jest ustawiony na liście płac, na której jest naliczana bieżąca wypłata. Elementy Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A są naliczane automatycznie w wypłatach etatowych oraz umowach. W wypłacie etatowej naliczany jest element Przychód z tytułu PPK/E w kwocie będącej sumą składek PPK pracodawcy z poprzedniego miesiąca naliczonych w wypłatach etatowych, innych oraz zaliczkach brutto. W wypłacie umowy elementy Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A są naliczane w kwocie składek naliczonych w wypłatach umów. W przypadku, gdy pracownik ma w danym miesiącu kilka wypłat etatowych lub umów przychód z tytułu PPK i podatek jest naliczany tylko w pierwszej wypłacie. W drugiej zostanie doliczony jedynie w przypadku, gdy zostanie usunięty z pierwszej wypłaty. W przypadku zwolnienia pracownika lub zmiany formy zatrudnienia w celu naliczenia podatku od składek PPK z poprzedniego miesiąca należy w miesiącu, w którym powstał przychód naliczyć wypłatę i dodać odpowiedni element Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1 lub Przychód z tytułu PPK/PIT-8A w zależności od tego z jakiego źródła jest to przychód.
Dotyczy wersji: 2020.3.1
Uwaga
Od wersji Comarch ERP Optima 2020.3.1 parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’ w nowych bazach nie jest zaznaczony domyślnie. W wersjach 2020.1.2 i 2020.2.1 był zaznaczony automatycznie. Podczas konwersji bazy danych z wersji 2020.1.2 lub 2020.2 ustawienie parametru nie będzie zmienione. Podczas konwersji z wersji wcześniejszej niż 2020.1.2 parametr domyślnie nie będzie zaznaczony.
  W konfiguracji programu [Konfiguracja / Program / Płace / Składki PPK] wskazane są wartości procentowe składki podstawowej finansowanej przez pracownika i pracodawcę.
Konfiguracja programu – składki PPK

Ewidencja danych dotyczących uczestnictwa pracownika w PPK

W formularzu danych pracownika [zakładka 7. PPK/Dodatkowe] Użytkownik może wprowadzić następujące informacje:
  • Data przystąpienia do PPK – data zawarcia w imieniu i na rzecz pracownika przez pracodawcę umowy o prowadzenie PPK. Dla firm zatrudniających co najmniej 250 pracowników, których ustawa obowiązuje od 1 lipca 2019 roku umowę o prowadzenie PPK dla pracowników zatrudnionych w dniu objęcia ustawą umowę o prowadzenie PPK należy zawrzeć najpóźniej do 12 listopada 2019 r. Dla pracowników zatrudnionych po dniu 1 lipca 2019r. umowę należy podpisać najpóźniej do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynie 3-miesięczny okres zatrudnienia w danej firmie. Do okresu zatrudnienia, wlicza się okresy zatrudnienia u danego pracodawcy z poprzednich 12 miesięcy.
  • Data rezygnacji z PPK – data złożenia deklaracji rezygnacji z PPK przez pracownika. Złożenie deklaracji rezygnacji powoduje zaniechanie pobierania składek PPK już w miesiącu, w którym została ona złożona. Jeśli zostanie odnotowana rezygnacja z PPK dla pracownika, który ma naliczone w tym miesiącu lub późniejszym składki na PPK Użytkownik zostanie o tym poinformowany w postaci odpowiedniego komunikatu. Z poziomu formularza pracownika oraz listy pracowników w menu Podgląd wydruku/Wydruk danych w części Wydruki kadrowe dostępny jest wydruk Deklaracja rezygnacji z PPK.
  • Parametr ‘Obniżenie składki podstawowej pracownika do’ – informacja o obniżeniu wysokości składki podstawowej finansowanej przez pracownika, stosowana w przypadku, gdy wynagrodzenie pracownika nie przekracza równowartości 120% minimalnego wynagrodzenia. Składka może zostać obniżona do wartości z zakresu 0,50% – 2,00%. W polu ‘Data złożenia deklaracji (skł. podst.)’ Użytkownik wprowadza datę złożenia przez pracownika wniosku o obniżenie składki podstawowej. Pracownik w każdym momencie może zmienić zadeklarowany obniżony procent składki podstawowej lub zgłosić chęć opłacania składki w pełnej wysokości. Obniżony procent składki podstawowej obowiązuje od kolejnego miesiąca po złożeniu deklaracji. Pracodawca stosuje niższy procent tylko w miesiącach, w których wynagrodzenie pracownika nie przekracza 120% minimalnego wynagrodzenia. Jeśli pracownik ma odnotowaną informację o obniżeniu składki podstawowej, a naliczone w wypłacie wynagrodzenie pracownika przekracza próg automatycznie zostanie naliczona składka podstawowa w wysokości 2%. W przypadku złożenia deklaracji o zmianie wysokości obniżonej składki należy odnotować nową wartość procentową oraz podać datę złożenia deklaracji Data złożenia deklaracji (skł. podst.). Jeśli pracownik złoży wniosek o ponowne odprowadzanie składki w wysokości 2% należy odznaczyć parametr o obniżeniu składki podstawowej oraz podać datę złożenia deklaracji. Wszystkie zmiany dotyczące wysokości składki podstawowej obowiązują od kolejnego miesiąca po złożeniu deklaracji.  Zmiany w wysokości składki podstawowej pracownika należy odnotowywać za pomocą aktualizacji, dzięki czemu będzie prowadzona ewidencja wysokości składki w trakcie uczestnictwa w programie i w wypłatach będzie naliczana poprawna kwota. Jako datę aktualizacji należy podać datę złożenia przez pracownika deklaracji.
  • Składka dodatkowa pracownika – wysokość składki dodatkowej finansowanej przez pracownika, domyślnie przyjmuje wartość 0, ale Użytkownik ma możliwość wprowadzenia wartości mieszczącej się w zakresie 0,00 – 2,00%. W polu ‘Data złożenia deklaracji (skł. dod.)’ należy wprowadzić datę złożenia wniosku o pobieranie składki dodatkowej finansowanej przez pracownika. Zmiany w wysokości składki dodatkowej finansowanej przez pracownika także należy odnotowywać za pomocą aktualizacji. Aktualizacja powinna być wykonana z datą złożenia przez pracownika deklaracji. Nowa wartość składki dodatkowej pracownika obowiązuje od kolejnego miesiąca po złożeniu deklaracji.
  • procent składki dodatk. pracodawcy – wysokość składki dodatkowej finansowanej przez pracodawcę. Pracodawca może opłacać składkę dodatkową dla pracownika w wysokości 0,00-2,50%. Zmianę wysokości składki dodatkowej należy wykonać za pomocą aktualizacji. Jako datę aktualizacji podajemy miesiąc, od kiedy ma ona obowiązywać. Jeśli w firmie obowiązuje jedna wartość składki dodatkowej należy ją podać w konfiguracji firmy. W takim przypadku nie wprowadza się już informacji o jej wysokości na formularzu pracownika.
  • Przekaż dane kontaktowe pracownika do instytucji finansowej – w przypadku współpracy modułu kadrowo-płacowego z aplikacją Comarch PPK jego ustawienie decyduje czy adres e-mail i telefon wprowadzone na zakładce [Ogólne] zostaną zaczytane do aplikacji i przekazane do instytucji finansowej.
Powyższe parametry można ustawić przy pomocy seryjnej zmiany wartości pola, dostępnym w module Płace i Kadry Plus.
Dotyczy wersji: 2020.3.1
Od wersji 2020.3.1 w przypadku gdy Użytkownik uzupełni/zmieni dane dotyczące PPK poprzez edycję formularza, a nie za pomocą aktualizacji zapisu podczas zapisu kartoteki pojawi się odpowiedni komunikat z dwoma dostępnymi opcjami. Użytkownik wprowadzone zmiany będzie mógł zapisać jako nowy zapis historyczny obowiązujący od wskazanego dnia lub w edytowanym zapisie pracownika. W przypadku wybrania opcji dodania nowego zapisu historycznego podana data, od kiedy zmiana ma być wprowadzona musi mieścić się w okresie obowiązywania edytowanego zapisu pracownika.
Rys 7. Formualrz danych pracownika – zakładka 7

Naliczanie składek na PPK w wypłacie pracownika

Dla pracowników, którzy przystąpili do programu automatycznie w wypłacie będą naliczane składki podstawowe i dodatkowe finansowane przez pracownika i pracodawcę. Składki PPK zostaną naliczone od wynagrodzenia, którego data wypłaty jest późniejsza niż data przystąpienia pracownika do PPK i jednocześnie pracownik nie ma odnotowanej daty rezygnacji z PPK przypadającej w miesiącu wypłaty wynagrodzenia lub wcześniejszym. Dane dotyczące przystąpienia i rezygnacji są sprawdzane w zapisie historycznym aktualnym na ostatni dzień miesiąca zgodnego z miesiącem deklaracji ustawionym na liście płac. Podstawę składek PPK stanowi wynagrodzenie rozumiane jako podstawa składek emerytalno-rentowych bez stosowania ograniczenia 30-krotności. Podstawa PPK będzie zatem równa sumie elementów wypłaty, które mają ustawione naliczanie składek społecznych w konfiguracji. Wynagrodzenie, od którego powinna zostać naliczona wpłata do PPK, nie obejmuje podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński. Składki PPK będą naliczane na listach płac o rodzaju etat, umowa, inna wypłata, zaliczka brutto. Na formularzu wypłaty na zakładce [4.Ubezpieczenie] dodano sekcję Pracownicze Plany Kapitałowe, w której wykazywana jest podstawa składki PPK oraz naliczone składki podstawowe i dodatkowe pracownika oraz pracodawcy. Informacja o podstawie PPK oraz składkach jest wyświetlana także na oknach Zestawienie list płac oraz Zestawienie wypłat pracownika Procent składki podstawowej oraz dodatkowej finansowanej przez pracownika przyjmowany do wyliczeń jest pobierany z zapisu historycznego aktualnego na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego miesiąc deklaracji ustawiony na liście płac. Dodatkowo sprawdzane jest czy data złożenia deklaracji dotyczącej składki podstawowej oraz dodatkowej przypada w miesiącu wcześniejszym niż wypłata wynagrodzenia (miesiąc i rok deklaracji ustawiony na liście płac). Składka dodatkowa pracodawcy nalicza się zgodnie z ustawieniem procentu w polu Indyw. procent składki dodat. pracodawcy na formularzu pracownika w zapisie aktualnym na ostatni dzień miesiąca zgodnego z miesiącem deklaracji na liście płac. Jeśli pracownik nie ma ustawionego indywidualnego procentu składki dodatkowej wysokość składki dodatkowej pobierana jest z konfiguracji [Konfiguracja/Firma/Płace/Pracownicze Plany Kapitałowe], a jeśli nie ma jej podanej to składka nalicza się w kwocie zero. Składka podstawowa oraz dodatkowa finansowana przez pracodawcę nalicza się w wysokości obowiązującej w miesiącu wypłaty wynagrodzenia. Składki PPK finansowane przez pracownika pomniejszają kwotę netto do wypłaty. Składki PPK opłacane dla danego pracownika przez pracodawcę stanowią przychód pracownika i podlegają opodatkowaniu. W wypłacie, w której zostały naliczone składki PPK pracodawcy automatycznie zostanie dodany element Przychód z tytułu PPK na kwotę równą sumie składki podstawowej oraz dodatkowej pracodawcy:
    • Przychód z tytułu PPK/E – element naliczany w wypłatach typu ‘Etat’, ‘Zaliczka brutto’ oraz ‘Inna wypłata’. Od tego składnika zaliczka podatku naliczana jest według progów.
    • Przychód z tytułu PPK/E (oddel.) – element naliczany w wypłatach dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicą. Podatek naliczany zgodnie z ustawieniami dotyczącymi zaliczki podatku w okresie oddelegowania.
    • Przychód z tytułu PPK/U – element naliczany w wypłatach umów, które mają ustawioną w konfiguracji ‘Pozycję na deklaracji PIT’ zaczynającą się od PIT-8B, PIT-11 lub PIT-4. Od tego elementu naliczane są 20% koszty uzyskania przychodu oraz 17% ( 12% od 01.07.2022) zaliczka podatku.
    • Przychód z tytułu PPK/IFT-1 – element naliczany w wypłatach umów, które mają ustawioną w konfiguracji ‘Pozycję na deklaracji PIT’ zaczynającą się od IFT-1. Od tego składnika naliczana jest zaliczka podatku w wysokości 20%.
    • Przychód z tytułu PPK/PIT-8A – element naliczany w wypłatach umów, które mają ustawioną w konfiguracji ‘Pozycję na deklaracji PIT’ zaczynającą się od PIT-8A. Od tego elementu naliczany jest jedynie 17% ( 12% od 01.07.2022) zaliczka podatku.
    • Przychód z tytułu PPK/kontrakt menadż. – element naliczany w wypłatach umów, które mają ustawioną w konfiguracji ‘Pozycję  na deklaracji PIT’ zaczynającą się od PIT-8B 9. Kontrakt menedżerski, umowa o zarządzanie przedsiębiorstwem. Od tego elementu naliczana jest zaliczka podatku w wysokości 17% ( 12% od 01.07.2022). Koszty uzyskania przychodu nie są naliczane.
    • Przychód z tytułu PPK/ rada nadzorcza – element naliczany w wypłatach umów, które mają ustawioną w konfiguracji ‘Pozycję  na deklaracji PIT’ zaczynającą się od PIT – 8B 8. Udział w organach stanowiących osób prawnych. Od tego elementu naliczana jest zaliczka podatku w wysokości 17% ( 12% od 01.07.2022). Koszty uzyskania przychodu nie są naliczane.
    • Przychód z tytułu PPK/ umowa o dzieło – element naliczany w wypłatach umów, które mają ustawioną w konfiguracji ‘Pozycję  na deklaracji PIT’ zaczynającą się od PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy o dzieło. Od tego elementu naliczana jest zaliczka podatku w wysokości 17% ( 12% od 01.07.2022) oraz 20% koszty uzyskania przychodu.
Dodatkowo istnieje możliwość zdefiniowania własnego przychodu z tytułu PPK i przypisania go do umowy. Na formularzu typu wypłaty, dostępnym z poziomu [System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat] na zakładce [1.Ogólne] należy zaznaczyć parametr Przychód PPK dla umów cywilnoprawnych w tych elementach, które będą służyły do rozliczania przychodu z tytułu składek PPK finansowanych przez pracodawcę dla osób wykonujących pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej. Tak oznaczony typ wypłaty należy powiązać z umową cywilnoprawną. Należy tego dokonać z poziomu formularza typu wypłaty będącego umową poprzez wskazanie definiowanego składnika w polu „Przychód PPK”. Dla przychodu PPK dla umów cywilnoprawnych opis analityczny w wypłacie będzie dziedziczony z umowy cywilnoprawnej, z którą jest wypłacany.

Użytkownik może zmienić wartość naliczonego elementu Przychód z tytułu PPK poprzez jego usunięcie i ponownie dodanie z listy elementów w wypłacie.

Uwaga
Jeżeli wpłata składek PPK do instytucji finansowej jest dokonywana w następnym miesiącu po miesiącu, w którym zostały pobrane i obliczone i miesiącu wpłaty ma zostać pobrany podatek od składek PPK finansowanych przez pracodawcę w konfiguracji firmy (Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry) należy odznaczyć parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’.
Uwaga
W przypadku modyfikacji elementu stanowiącego podstawę składek społecznych w wypłacie dla pracownika oddelegowanego do pracy za granicę nie płacącego podatku w Polsce, a podlegającego PPK, w celu poprawnego wyliczenia podstawy podatku zagr. należy po zmianie elementu, usunąć Przychód z tytułu PPK/E (oddel.), ponownie go dodać i dopiero wtedy przeliczyć podstawę składek i podatku.

Deklaracje  PPK

Po naliczeniu wypłat pracownikom, Użytkownik może naliczyć deklarację PPK z poziomu Płace i Kadry/Deklaracje PPK, która wygeneruje płatność dla wskazanej w konfiguracji instytucji finansowej. Z poziomu okna ‘Deklaracje PPK’ można naliczyć deklarację, podejrzeć już naliczoną deklarację lub usunąć. Na liście wyświetlane są następujące informacje:
  • Miesiąc – miesiąc deklaracji,
  • Rok – rok deklaracji,
  • Identyfikator deklaracji,
  • Data obliczenia,
  • Kwota – naliczona kwota płatności,
  • Status – status deklaracji: obliczona lub zamknięta.
 
Lista deklaracji PPK
Wygenerowana płatność stanowi sumę naliczonych składek na Pracownicze Plany Kapitałowe (podstawowych i dodatkowych) finansowanych przez pracownika i pracodawcę dla wszystkich pracowników z wypłat, które są naliczone na listach płac mających ustawiony miesiąc deklaracji zgodny z miesiącem, za który jest naliczana deklaracja. Data płatności domyślnie została ustawiona jako 15. dzień kolejnego miesiąca w stosunku do miesiąca, za który jest naliczana (Użytkownik ma możliwość modyfikacji daty płatności).  Odbiorcą płatności jest Instytucja Finansowa wskazana w konfiguracji firmy w gałęzi Pracownicze Plany Kapitałowe. Numer konta, na który będą przekazane składki, zostanie pobrany z formularza Instytucji Finansowej [zakładka Ogólne/Kontrahenci]. Domyślnie opis do banku będzie ustawiany jako: Składki PPK za miesiąc/rok.
Deklaracja PPK

e-Teczka

https://www.youtube.com/watch?v=0KkAZ54pSuA - elektroniczna dokumentacja pracownicza dostępna w programie, służy przechowywaniu dokumentów kadrowych związanych z pracownikiem w formie elektronicznej, umożliwiając jednocześnie łatwy dostęp do danych pracownika. Funkcjonalność jest dostępna w module Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus z poziomu listy pracowników oraz z formularza pracownika.

e-Teczka – konfiguracja

W konfiguracji firmy [Konfiguracja / Firma / Definicje dokumentów / Płace / e-Teczka] Użytkownik ma dostępne schematy numeracji dla dokumentów dodawanych do e-Teczki pracownika. Standardowo dostępny jest schemat EDOK. Można również zdefiniować własne schematy. W konfiguracji programu [Konfiguracja / Program / Płace / e-Teczka] znajdują się ustawienia związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej w ramach funkcjonalności e-Teczka. Są one dostępne do edycji tylko dla operatora posiadającego uprawnienia administratora.
Z tego poziomu Użytkownik może określić miejsce zapisywania dołączanych do dokumentów w e-Teczce plików. Do wyboru są trzy opcje:
  • firmowa baza danych (domyślne ustawienie) – pliki PDF są zapisywane jako dane binarne w firmowej bazie danych,
  • dysk lokalny – zapis plików PDF we wskazanej lokalizacji na lokalnym dysku,
  • dysk iBard – zapis plików PDF we wskazanej lokalizacji na dysku iBard.
W przypadku ustawienia opcji dysk lokalny lub iBard należy dodatkowo wskazać katalog przechowywania plików. W obrębie wskazanego katalogu, podczas dodawania dokumentów do e-Teczek pracowniczych, załączone pliki będą zapisywane w podkatalogu dla danej firmy i dodatkowo w podkatalogu dotyczącym danego pracownika. Nazwa katalogu dla pracownika zawiera numer PESEL, NIP, paszport, zagraniczny numer identyfikacyjny lub akronim, w zależności od danych pracownika. W sekcji Parametry zapisu dokumentów w e-Teczce znajduje się lista ze strukturą e-Teczki. Standardowo dodane są w niej 4 pozycje:
  • Część A – część, w której powinny być przechowywane dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. CV, kopie dyplomów potwierdzających wykształcenie i świadectw pracy od poprzednich pracodawców, kopia zaświadczenia lekarskiego z badań wstępnych),
  • Część B – część, w której powinny być przechowywane dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowa o pracę, kopie zaświadczeń o ukończonych szkoleniach w trakcie zatrudnienia, kopie zaświadczeń lekarskich z badań okresowych),
  • Część C – część, w której powinny być przechowywane dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. wypowiedzenie umowy, świadectwo pracy).
  • Część D – część przeznaczona do przechowywania dokumentów dotyczących kar porządkowych nakładanych na pracownika (np. kara nagany).
  • Część E – część przeznaczona na dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
Jako domyślna ustawiona jest Część B. Dokumenty tworzone podczas wykonywania wydruków będą automatycznie dodawane do tej części e-Teczki pracownika, która jest ustawiona jako domyślna, chyba, że w definicji wydruków określono inaczej. Użytkownik może dodawać kolejne części, a także zmienić ustawienie, która z części jest domyślna. Usunięcie utworzonej części z konfiguracji jest możliwe tylko w przypadku, gdy nie zostały przypisane do niej żadne dokumenty.
Uwaga
W przypadku zmiany bazy konfiguracyjnej, dokumenty znajdujące się w e-Teczkach pracowników są przyporządkowywane do nowych części według ID części. Jeśli dokument był dodany do części e-Teczki o ID=1, po podłączeniu nowej bazy konfiguracyjnej także będzie dostępny w części, której ID=1. Dodatkowo w tabeli CDN.PracTeczka zapisana jest informacja o nazwie części, w której dany dokument się znajdował.
Sekcja Certyfikaty podpisów dla dokumentów w e-Teczce zawiera ustawienia dotyczące podpisywania plików PDF dodawanych do e-Teczki. Z tego poziomu można przypisać operatorom domyślne ustawienia dotyczące kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Zaznaczenie parametru Podpis przy dodanym operatorze spowoduje wyświetlenie listy certyfikatów zainstalowanych na danym stanowisku. Wybrany z listy certyfikat zostanie ustawiony jako domyślny dla operatora i wszystkie dodawane przez niego dokumenty do e-Teczki będą nim podpisywane. W przypadku zaznaczenia dla danego operatora parametru Podpis, ale bez przypisania konkretnego podpisu podczas dodawanie dokumentów doe-Teczki każdorazowo będzie wyświetlane okno z listą certyfikatów i użytkownik będzie mógł zdecydować, którym certyfikatem dany plik ma być podpisany.
Rys 46. E-Teczka – formularz

e-Teczka pracownika

Po wybraniu opcji e-Teczka widoczna jest lista dokumentów pracownika w kontekście, którego została wywołana w podziale na części. W standardzie dostępne są cztery predefiniowane części A, B,C,D,E. W części A powinny być gromadzone dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie; w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, a w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. W części D – dokumenty związane z nałożonymi na pracownika karami porządkowymi, w części E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Z poziomu e-Teczki pracownika można dodawać dokumenty, przeglądać oraz usuwać. Z poziomu listy e-Teczek  pracowników Użytkownik może w łatwy sposób odszukać określony dokument po jego tytule, numerze lub dacie dodania.

Formularz dokumentu w e-Teczce

Dodawanie dokumentu do e-teczki pracownika jest możliwe z poziomu okna e-Teczka za pomocą przycisku . Formularz dokumentu w e-Teczce zawiera następujące dane:
  • numer dokumentu, ze standardowo wskazanym w konfiguracji schematem numeracji,
  • tytuł dokumentu – w tym polu użytkownik ma możliwość wybrania tytułu dokumentu z listy słownikowej
  • opis – pole do wpisania dodatkowych informacji dotyczących wprowadzanego dokumentu,
  • część e-Teczki, w której jest dany dokument,
  • datę dokumentu,
  • informacje dotyczące dołączonego do dokumentu pliku w formacie PDF, jego lokalizacji wraz ze ścieżką, operatorze, który dodał plik PDF oraz czy został opatrzony podpisem cyfrowym i jeśli tak, to datą podpisu.
Rys 47. Formularz dokumentu e-Teczki
Za pomocą przycisku   można wykonać operacje związane z dodaniem pliku PDF do dokumentu oraz zmianą lokalizacji dołączonego wcześniej pliku. Pliki można dodawać z dysku lokalnego lub dysku iBard. Dodatkowo za pomocą opcji Skanuj i zapisz… jest możliwość jednoczesnego skanowania i dodawania plików do dokumentów. Dokumenty dodawane do e-Teczki mogą być zapisywane w bazie firmowej, na dysku lokalnym lub dysku iBard. Menu dostępne pod przyciskiem  jest automatycznie dostosowywane w zależności od ustawień w konfiguracji.
e-Teczka - dodawanie dokumentu
Funkcjonalność umożliwia także podpisywanie podpisem cyfrowym dodawanych plików. Jeśli dany operator ma przypisany certyfikat w konfiguracji, plik podczas dodawania do dokumentu zostanie automatycznie podpisany. Gdy operator dodaje dokument do e-Teczki po raz pierwszy i w konfiguracji nie ma ustawień odnośnie podpisu, wyświetli się lista podpisów zainstalowanych na danym stanowisku, z której będzie mógł wybrać odpowiedni podpis - wybrany w ten sposób podpis zostanie dołączony do pliku PDF w zapisywanym dokumencie. Z tego poziomu Użytkownik może również zdecydować, czy wybrany certyfikat ma zostać domyślnym dla danego operatora. Istnieje także możliwość dodania podpisu cyfrowego do podświetlonego pliku PDF, który został wcześniej zapisany do e-Teczki bez dołączenia podpisu cyfrowego za pomocą przycisku Dodaj podpis cyfrowy . Użytkownik z poziomu formularza dokumentu ma możliwość podglądu dodanego pliku za pomocą przycisku  oraz usuwać . Na oknie e-Teczka (Płace i Kadry/ Kadry/e-Teczka) możliwe jest wyszukanie dokumentów na podstawie metadanych. Dane te znajdują się w kolumnach: ■             PESEL ■             Rodzaj dokumentu – zawiera numer kolejny dokumentu, ■             Data podpisu – data opatrzenia pieczęcią elektroniczną ■             Data eksportu - data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów Kolumny domyślnie są ukryte, ale można je dodać za pomocą opcji Wybór kolumn.

Zapis wydruków bezpośrednio do e-Teczki

Wydruki generowane dla pracowników mogą być dodawane do e-Teczki na dwa sposoby. W menu wydruków jest dostępna opcja Dodaj do e-Teczki. Wywołany w ten sposób wydruk zapisze się jako plik PDF w dodanym automatycznie dokumencie w e-Teczce pracownika będącego podmiotem danego wydruku, bez konieczności wykonania wydruku na drukarkę.
e-Teczka – zapis wydruku do e-Teczki
Wykonanie wydruku na drukarkę także może automatycznie dodawać dokument do e-Teczki. Jest to zależne od ustawienia parametru Zapisuj wydruk w formacie PDF w e-Teczkach pracowników w części znajdującego się w definicji wydruku. Po zaznaczeniu parametru, dodatkowo należy ustawić, w której części e-teczki dokument ma być dodany. Domyślnie podpowiada się ta część e-Teczki, która jest w konfiguracji ustawiona jako domyślna, ale operator może ją zmienić. Podczas dodawania dokumentów do e-Teczki podczas wykonywania wydruków ustawienia dotyczące części e‑Teczki, do której dokument zostanie dodany oraz podpisywania będą pobierane z definicji wydruku lub konfiguracji programu (gdy nie ma ustawień w definicji wydruku). W przypadku wydruków wywoływanych z listy, zapisywanie w e-Teczkach wykona się wyłącznie wtedy, gdy wybrany wydruk będzie wydrukiem kaskadowym tworzącym wiele plików PDF z oddzielnymi wydrukami dotyczącymi poszczególnych zaznaczonych pracowników.
e-Teczka - automatyczne dodawanie wydruku

 Eksport e-Teczki pracownika wraz z metadanymi

Z poziomu okna e-Teczka  można wyeksportować dokumentację pracownika wraz  z metadanymi.  Użytkownik może wyeksportować dokumentację wybranego pracownika lub wszystkich. Po rozwinięciu strzałki przy przycisku eksportu dostępne są do wyboru dwie opcje: eksport dokumentacji pracownika oraz eksport dokumentacji wszystkich pracowników. Na formularzu eksportu dokumentacji należy wskazać lokalizację, gdzie dokumentacja zostanie zapisana oraz określić, z których części e-Teczki mają zostać wyeksportowane dokumenty. Dodatkowo dostępny jest parametr Podpisz cyfrowo plik, którego zaznaczenie spowoduje opatrzenie skompresowanego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Eksport dokumentacji spowoduje:
  • utworzenie uporządkowanego zbioru dokumentów, wraz z kompletem metadanych dla każdego dokumentu,
  • zapisanie zbioru dokumentów w postaci skompresowanego pliku o następujących nazwach:
  • Teczka_pracownika_imie_nazwisko_pesel.zip (gdy wybrana opcja dla jednego pracownika)
  • Teczka_pracownikow_NIP.zip (gdy wybrana opcja dla wszystkich), a w nim foldery dla poszczególnych pracowników
  • opatrzenie skompresowanego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym (jeżeli zaznaczono parametr ‘Podpisz cyfrowo plik’).
Każdy dokument znajdujący się w e-Teczce pracownika zostanie zapisany jako odrębny plik PDF. Do każdego dokumentu zostanie utworzony zestaw następujących metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML z metadanymi:
  • identyfikator dokumentu, który stanowi numer pełny dokumentu,
  • identyfikator dokumentacji – będący akronimem pracownika,
  • rodzaj dokumentu – numer dokumentu w danej części e-Teczki,
  • data powstania dokumentu;
  • data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, albo osoby upoważnionej przez pracodawcę – w przypadku, gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej;
  • numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  • imię i nazwisko pracownika;
  • nazwa pracodawcy;
  • data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.
Plik XML z metadanymi będzie miał taką samą nazwę, jaką ma pełna nazwa pliku, do którego się odnosi. W danych dokumentu zapisywana jest data wykonania jego eksportu. W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
  • w postaci elektronicznej albo
  • w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane.
Na potrzeby konieczności wydania w postaci papierowej dokumentacji w programie z poziomu formularza dokumentu znajdującego się w e-Teczce możliwe jest wykonanie wydruku metadanych dla plików [Podgląd wydruku lub Wydruk danych/ Dokumentacja pracownicza/ Dokumentacja pracownicza - metadane].

GUS Z-12

– Eksport GUS Z-12 – mechanizm umożliwiający eksport danych pracowników do pliku o formacie *.csv pozwalający zaimportować dane do programu Z-12 GUS, w celu przygotowania i przesłania Sprawozdania o strukturze wynagrodzeń według zawodów GUS Z-12. Jest dostępny z poziomu Płace i Kadry/ Kadry/ Inne/ Eksport GUS Z-12. Po wskazaniu opcji Eksport GUS Z-12  pojawia się okno z parametrami dotyczącymi generowanego pliku. Należy podać rok, za który jest tworzony plik, nazwę pliku oraz ścieżkę.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Dodatkowo za pomocą parametru Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy jako godziny nadliczbowe Użytkownik może zdecydować czy wynagrodzenie powyżej/poniżej normy ma być traktowane jako wynagrodzenie za nadgodziny  czy za czas nominalny. Działanie parametru:
  • Zaznaczony – wynagrodzenie powyżej/poniżej normy będzie wykazane jako wynagrodzenie za nadgodziny,
  • Niezaznaczony – wynagrodzenie powyżej/poniżej normy będzie wykazane jako wynagrodzenie za czas nominalny.
Dane będą zapisywane w formacie *.csv zgodnym ze specyfikacją opublikowaną przez GUS dla deklaracji Z-12 za dany rok. Do pliku będą eksportowane dane pracowników zatrudnionych na etat w dniu 31 października roku, za który ma być składana deklaracja Z-12, spełniających kryteria wymagane przez GUS. W pliku zapisują się dane wszystkich pracowników. Losowanie grupy pracowników jest wykonywane po stronie programu udostępnianego przez GUS, do którego należy zaczytać plik wygenerowany z Comarch ERP Optima. Do wyeksportowania pełnych danych do Z-12, konieczne jest:
  • uzupełnienie w zapisach historycznych pracowników aktualnych na 31.10 roku, za który jest generowane sprawozdanie wszystkich danych wykazywanych w GUS Z-12, w tym kody zawodów, symbole GUS dla poziomu wykształcenia i systemu czasu pracy na zakładce [6. Inne informacje],
  • przeliczenie limitów urlopu wypoczynkowego za dany rok.,
  • naliczenie wypłat za cały okres zatrudnienia w obrębie danego roku (za wszystkie miesiące).
Uwaga
Aby dany typ wypłaty był uwzględniony podczas eksportu do GUS Z‑12 w konfiguracji w polu Wliczany do GUS musi mieć ustawioną inną opcję niż nie wliczać.
Podczas importu do programu GUS Z12 pliku wygenerowanego z Comarch ERP Optima, należy wybrać opcję Importuj > Dane z systemów kadrowo-płacowych (plik csv). Następnie należy zaznaczyć pola do importu, podać numer linii, od której mają być importowane dane, ustawić kodowanie jako UTF-8 i wskazać plik *.csv, który zawiera dane pracowników wyeksportowane z programu Comarch ERP Optima. Po zaimportowaniu danych można wykonać losowanie pracowników i wysłanie danych do GUS.
Uwaga
Z programu Comarch ERP Optima do pliku *.csv eksportowani są wszyscy pracownicy, którzy byli zatrudnieni 31.10 roku, za który jest generowany raport. Losowanie pracowników odbywa się już w programie GUS Z12. W związku z tym, podczas dodawania jednostki sprawozdawczej w programie GUS Z12 w części dotyczącej zakresu danych należy wybrać opcję: Chcę wprowadzić wszystkich pracowników i wykonać losowanie (dotyczy jednostek, dla których liczba zatrudnionych spełniających warunki badania po wykonaniu wykluczeń A2>40).

Oddelegowanie do pracy za granicą (Płace i Kadry Plus)

Uwaga
Funkcjonalność dostępna w Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus.
Pozwala na prowadzenie rozliczeń pracowników oddelegowanych do pracy za granicą związanych przede wszystkim z naliczaniem podatków i składek ZUS za okres oddelegowania, które podlegają innym zasadom niż w przypadku pracowników zatrudnionych i wykonujących pracę w Polsce.

Konfiguracja typów wypłat

W konfiguracji typu wypłaty na zakładce [Ogólne] w części wspólnej dla wszystkich algorytmów, ale tylko w module Płace i Kadry Plus dostępny jest parametr Waluta w wypłacie z dwiema opcjami: waluta systemowa (domyślnie zaznaczony przy dodawaniu typu wypłaty) i waluta z etatu pracownika.
Konfiguracja typu wypłaty dla pracownika oddelegowanego

Informacja o walucie wskazuje czy kwota w wypłacie dla danego typu wypłaty ma być wyliczana zawsze w PLN (waluta systemowa), czy w walucie wskazanej do rozliczeń pracownika za okres oddelegowania.

Dla dodatków, dla których zmienia się waluta wypłaty należy zdefiniować odrębny typ wypłaty. Jeden dodatek nie może być do pewnego momentu wypłacany w PLN a następnie w obcej. Typ wypłaty zdefiniowany jako wypłacany w walucie z etatu (a nie w PLN), przypięty na liście dodatków pracownika w kadrach, będzie się automatycznie wyliczał tylko w wypłatach przypadających w okresie oddelegowania, nie będzie natomiast naliczał się w wypłatach za okresy, w których pracownik nie jest oddelegowany do pracy za granicą. Nie należy też dodawać ręcznie w wypłacie niedotyczącej okresu oddelegowania dodatków zdefiniowanych jako wypłacane w walucie z etatu, gdyż dla nich naliczanie podatku i składek jest realizowane wyłącznie wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych i tylko w wypłacie naliczonej na liście płac oznaczonej jako lista płac dla pracowników oddelegowanych.

Uwaga
 Ustawienie elementu wypłacanego w walucie z etatu jest dostępne tylko dla typów wypłat o rodzaju dodatek. Jeśli w polu Rodzaj użytkownik ustawi opcję umowa, bądź pożyczka wówczas parametr dotyczący waluty będzie się automatycznie przestawiał na walutę systemową, bez możliwości zmiany. Walutę z etatu można natomiast zaznaczyć w przypadku dodatku, który w polu PKZP na zakładce [Szczegółowe] ma wybraną opcję np. składka/zapomoga/wpisowe.

Typ wypłaty zdefiniowany jako 'wypłacany w walucie z etatu’ będzie naliczany tylko w wypłacie na liście płac dla oddelegowanych. Nie będzie generowany na liście, która nie jest walutowa.

Dla typów wypłat zdefiniowanych jako wypłacane w walucie z etatu są dostępne tylko dwie opcje dotyczące naliczania podatku i składek, pozwalające na wskazanie czy wartość takiego elementu wypłaconego wliczać, czy nie wliczać do podstawy podatku/składek ZUS/składek zdrowotnych.

Rys 72. Konfiguracja typu wypłaty – zakładka Podatki/Nieobecności

Ustawienie wliczać do podstawy opodatkowania/składek ZUS/składki zdrowotnej oznacza, że wartość typu wypłaty zdefiniowanego w taki sposób jest uwzględniana w wyliczeniu wartości elementu wypłaty stanowiącego podstawę podatku/ składek ZUS.

Nowe opcje dotyczące naliczania podatku i składek, dedykowane dla wypłat walutowych nie są dostępne do wyboru w typach wypłat definiowanych jako wypłacane w walucie systemowej.

Uwaga
Jeżeli w konfiguracji własnego typu wypłaty zostanie zaznaczony na zakładce Ogólne parametr waluta z etatu pracownika wówczas na zakładce [Podatki/Nieobecności] w polu:
  • Pozycja na deklaracji PIT domyślnie zostanie ustawione Nie dotyczy, ponieważ na deklarację PIT wchodzi wartość ze standardowych elementów Podstawa podatku PL lub odpowiednio (w kolumnie z nieopodat) Podstawa podatku zagr.
  • Wliczać do podstawy naliczania zasiłków chorobowych – Nie wliczać – podstawa zasiłku dla pracownika oddelegowanego liczona ze średniej z wypłat za okres oddelegowania, jest wyliczana w oparciu zapisane w wypłatach podstawy składki chorobowej (pomniejszonej o składki ZUS finansowane przez ubezpieczonego), a nie poprzez uwzględnianie wartości z poszczególnych elementów.
  W celach rozliczeń pracowników oddelegowanych służą standardowe typy wypłat, które umożliwiają zapisanie wynagrodzenia za czas oddelegowania będącego odpowiednikiem wynagrodzenia zasadniczego oraz podstaw podatku i składek dla tych pracowników. Lista standardowych typów wypłat to:
  • Wynagrodzenie zasad. oddeleg./mies.
  • Wynagrodzenie zasad. oddeleg./godz.
  • Podstawa ZUS opodatk. PL
  • Podstawa ZUS opodatk. zagr.
  • Podstawa ZUS nieopodatk.
  • Podstawa podatku PL
  • Podstawa podatku zagr.
  • Wyrównanie podstawy ZUS nieopodatk.
  • Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. PL
  • Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. Zagr.
  • Dni pobytu za granicą (liczba diet) – wskaźnik.

Oznaczenie waluty w standardowych typach wypłat

Uwaga
 Dla pracowników oddelegowanych wynagrodzenia urlopowe są liczone w tej samej walucie, w której jest liczone wynagrodzenie zasadnicze dla nich. To samo dotyczy standardowych elementów związanych z rozliczeniem czasu pracy, czyli wynagrodzenia powyżej/poniżej normy oraz dopłat do nadgodzin i dopłat za pracę w nocy
Wszystkie typy wypłat służące do rozliczeń standardowych nieobecności ZUS są liczone zawsze w walucie systemowej (PLN). Standardowy akord jest dedykowany tylko dla wypłat niewalutowych, natomiast dla pracowników oddelegowanych należy stworzyć własny typ wypłaty jako wypłacany w walucie z etatu (parametr w Konfiguracji typu wypłaty).

Oddelegowanie pracownika – informacje w danych kadrowych

Na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce [Etat] znajduje się zwijana grupa Oddelegowanie do pracy za granicą widoczna tylko w module Płace i Kadry Plus. Grupa widoczna jest na pełnym formularzu pracownika, w przypadku właściciela oraz na formularzu dostępnym z poziomu kasy zapomogowo-pożyczkowej jest ukryta. Domyślnie przy dodawaniu nowego pracownika flaga Oddelegowanie do pracy za granicą nie jest zaznaczona. Przy aktualizacji danych kadrowych wartość parametru jest kopiowana z poprzedniego zapisu – z możliwością zmiany przez operatora. Po zaznaczeniu parametru Oddelegowanie do pracy za granicę uaktywniają się dodatkowe opcje związane z oddelegowaniem dostępne w tej samej grupie na formularzu:
  • Kraj oddelegowania – pole służące do ustawienia kraju, do którego pracownik jest oddelegowany. Słownik krajów znajduje się w konfiguracji programu.
  • Waluta rozliczenia – domyślnie wyświetlany jest symbol waluty systemowej, czyli PLN. Lista walut jest dodawana z poziomu System/Konfiguracja/Program/Ogóle/Waluty. Waluta rozliczenia wykorzystywana jest przy naliczaniu wypłaty.
  • Waluta diety – domyślnie wyświetlany jest symbol waluty systemowej, czyli PLN. W tym polu można określić w jakiej walucie mają być rozliczane diety. Po wybraniu kraju oddelegowania ze słownika automatycznie podpowiada się waluta diety. Waluta powiązana z krajem oddelegowania jest nieedytowalna. Użytkownik może ręcznie wybrać walutę diety tylko wtedy, gdy nie wybrano kraju oddelegowania.
  • Dieta/dzień (kwota w w/w walucie – np. 45 EUR/dzień) – wykorzystywana przy wyliczaniu podstawy składek ZUS (pomniejszana o równowartość diet za dni pobytu za granicą w danym miesiącu) i podstawy podatku (pomniejszanej o 30% tej kwoty). Po wybraniu kraju oddelegowania ze słownika automatycznie podpowiada się aktualna stawka diety przypisana do danego kraju pobrana z konfiguracji programu. Dieta powiązana z krajem oddelegowania jest nieedytowalna. Użytkownik może wpisać kwotę diety tylko wtedy, gdy nie wybrano kraju oddelegowania.
  • Składki ZUS odprowadzane w Polsce – flaga domyślnie zaznaczona, co oznacza że w wypłacie będą naliczane składki ZUS wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych, a jeśli ta flaga nie jest zaznaczona to składki nie będą naliczane w wypłacie (jeśli dany pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym w kraju oddelegowania, a nie w Polsce).
  • Zaliczka podatku odprowadzana w Polsce – flaga domyślnie zaznaczona co oznacza, że w wypłacie będą naliczane podatki wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych, a jeśli ta flaga nie jest zaznaczona to podatki nie będą naliczane w wypłacie, będzie natomiast wyliczana wartość przychodu podlegającego opodatkowaniu w celu wykazania na PIT-11 jako Dochód zwolniony od podatku (jeśli dany pracownik płaci podatki w kraju oddelegowania, a nie w Polsce).
  • Metoda proporcjonalnego odliczenia – możliwość rozliczania pracowników oddelegowanych na PIT-11 metodą proporcjonalnego odliczenia. Parametr jest aktywny po odznaczeniu parametru Zaliczka podatku odprowadzana w Polsce. Po ustawieniu powyższego parametru naliczona w wypłacie za czas oddelegowania Podstawa podatku zagr. oraz zasiłki zostaną dodatkowo oznaczone (pole WPE_MetodaProp=1). Podstawa podatku zagr. zostanie wykazana na deklaracji PIT-11 jako przychód z tytułu należności ze stosunku pracy w polu 29 lub 36 (dla pracowników do 26 lat), a zasiłki w polu 64. Aby przychód został wykazany na PIT-11 w powyższy sposób wypłata musi być naliczona przy zaznaczonym parametrze Metoda proporcjonalnego odliczenia.
Symbole wybranych walut są wyświetlane obok wysokości diety dziennej oraz obok stawki zaszeregowania. Dla pracowników nieoznaczonych jako oddelegowani w polu stawka zaszeregowania na formularzu pracownika jest wyświetlany symbol waluty systemowej (czyli PLN) – analogicznie w przypadku modułu Płace i Kadry.
Rys 73. Formularz pracownika – zakładka Etat z opcjami dotyczącymi pracownika oddelegowanego
  Ustawiona waluta rozliczenia i jej kurs są stosowane dla wyliczenia:
  • wynagrodzenia zasadniczego za okres oddelegowania i elementów związanych z rozliczeniem czasu pracy (odchyłki, dopłaty do nadgodzin, dopłaty za pracę nocną),
  • przypadających w okresie oddelegowania rozliczeń innych typów nieobecności niż Zwolnienie ZUS (głównie dla urlopów),
  • wszystkich dodatkowych elementów wypłaty, dla których w typie wypłaty ustawiono, że są wypłacane w walucie innej niż PLN,
  • płatności w wypłacie za okres oddelegowania.
Ustawiona waluta diety i jej kurs służą do wyliczenia wartości diety w PLN, o którą będzie pomniejszana podstawa składek oraz podstawa opodatkowania. W Kadrach dla Listy pracowników udostępniono na liście kolumn do wyboru (w domyślnym układzie ukryte) dodatkowe kolumny dotyczące oddelegowanych – dostępne do wyboru tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus:
  • Oddelegowany – z opcją Tak/Nie zależnie od tego czy pracownik ma zaznaczony parametr na zakładce [Etat]
  • Waluta rozliczenia – wyświetlany jest symbol waluty, taki jaki ustawiono na etacie dla waluty rozliczenia.
  • Kraj oddelegowania – wyświetlany jest kraj oddelegowania pracownika.
Kolumny można dodać korzystając z dostępnej pod prawym przyciskiem myszy opcji Wybór kolumn. Z poziomu listy pracowników dostępna jest funkcja dodatkowa: Odnotowanie okresów oddelegowania. Funkcja umożliwia odnotowanie informacji o okresie oddelegowania dla zaznaczonych pracowników. Podczas zapisu okresu oddelegowania automatycznie zostanie dodany zapis historyczny z informacją o oddelegowaniu i zapis historyczny z danymi, które obowiązywały pracownika przed wprowadzonym okresem oddelegowania. W przypadku gdy pracownik przed oddelegowaniem pracował w Polsce zostanie dodany zapis z informacją o oddelegowaniu i zapis dotyczący ponownej pracy w Polsce.

Operacje seryjne – Seryjna zmiana wartości pola

Do operacji seryjnej zmiany pola dla zaznaczonych pracowników można  wykorzystać pola dotyczące pracownika oddelegowanego do pracy za granicę. Są one widoczne po zaznaczeniu flagi ‘Wyświetl dodatkową listę pól’. Dotyczy to następujących pól:
  • Oddelegowany do pracy za granicą – z opcjami tak/nie do wyboru,
  • Oddelegowany – waluta rozliczenia – symbol waluty należy wprowadzić ręcznie, pamiętając by był zgodny z symbolem waluty zapisany w bazie konfiguracyjnej,
  • Oddelegowany – stawka diety/dzień – pole typu kwota,
  • Oddelegowany – podatek w Polsce – z opcjami tak/nie do wyboru,
  • Oddelegowany – składki ZUS w Polsce – tak/nie do wyboru.
  • Metoda proporcjonalnego odliczenia– tak/nie do wyboru.

Dni pobytu za granicą

Dni pobytu za granicą, potrzebne do ustalania ilości diet do odliczenia od podstaw składek/podatku, są liczone w oparciu o odnotowane pracownikowi nieobecności, tzn. wg zasady: ilość dni kalendarzowych w miesiącu (z zawężeniem do zapisu historycznego dotyczącego oddelegowania) pomniejszona o nieobecności w dniach kalendarzowych w tym okresie. Wyliczona ilość dni za które przysługują diety jest widoczna w wypłacie i tam też w razie potrzeby może być modyfikowana.

Lista płac

Na formularzu listy płac – tylko w module Płace i Kadry Plus – widoczny jest parametr Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę – domyślnie niezaznaczony.
Uwaga
 Parametr wskazujący, że lista płac dotyczy pracowników oddelegowanych dostępny jest tylko dla list płac o rodzaju Etat. Jeśli przy dodawaniu listy wybrano inny rodzaj niż Etat, wówczas parametr ten jest nieaktywny. Jeżeli natomiast zaznaczono parametr przy ustawieniu na liście o rodzaju Etat, a następnie zmieniono rodzaj, to parametr jest automatycznie czyszczony. Na formularzu listy płac z zaznaczonym parametrem Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę nie należy uzupełniać pola Miesięcy wstecz (w tym polu powinno być 0), ponieważ ustalanie podstaw opodatkowania i składek ZUS zależy od ilości diet, nieobecności i dni kalendarzowych danego miesiąca. W przypadku zaznaczenia opcji miesięcy wstecz należy ręcznie zmodyfikować kwoty w elementach dot. podstaw podatku i  ZUS.

W przypadku listy płac korygującej do listy dla oddelegowanych (walutowej) ustawienie jest dziedziczone z listy podstawowej, ale z możliwością zmiany rodzaju kursu. Rodzaj waluty nie podlega edycji.

Po zaznaczeniu opcji Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę na formularzu listy pojawiają się dodatkowe pola:
  • Kraj oddelegowania – możliwość ustawienia kraju oddelegowania pracowników, dla których będą naliczane wypłaty na danej liście płac.
  • Waluta rozliczenia – (domyślnie wyświetlane jako PLN) – możliwość ustawienia waluty, w której będą naliczane wypłaty. Jeśli zostanie wybrany Kraj oddelegowania waluta rozliczenia podpowie się zgodna z walutą przypisaną do wskazanego kraju. Użytkownik ma możliwość zmiany podpowiedzianej waluty rozliczenia.
  • Waluta diety – (domyślnie wyświetlane jako PLN) – możliwość ustawienia waluty, w której będą naliczane diety pracownika oddelegowanego do pracy za granicę. Jeśli zostanie wybrany Kraj oddelegowania waluta diety podpowie się zgodna z walutą przypisaną do wskazanego kraju. Waluta przypisana do kraju jest nieedytowalna.
  • Data kursu – domyślnie podstawiana jest data o jeden dzień wcześniejsza od daty wypłaty wpisanej na formularzu listy płac np. jeżeli data wypłaty ustawiona jest na 2016-08-10, to data kursu będzie 2016-08-09, z możliwością ręcznej edycji przez operatora. Data kursu jest edytowalna przez Użytkownika jedynie dla waluty rozliczenia. Data kursu waluty diety jest przepisywana z pola data kursu dla waluty rozliczenia i nie podlega edycji.
  • Rodzaj kursu – domyślnie podpowiadany jest Średni kurs NBP z opcją zmiany na inny. W sytuacji, gdy nie ma ustalonego kursu danej waluty na podaną datę wówczas program proponuje kurs ręczny i umożliwia jego wprowadzenie.
Uwaga
 Sposób ostrzegania o braku notowań i zależy od parametru w Konfiguracji/ Firma/ Ogólne/Parametry – Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu’.
Formularz listy płac – z parametrami dla oddelegowanych
Dla wszystkich wypłat na danej liście będzie stosowany ten sam rodzaj kursu ustalonego na tę samą datę, a rozliczenia walutowe wykonywane są tylko w walucie określonej dla listy płac – wyliczanie wypłat zostanie zrealizowane tylko dla tych pracowników, którzy mają w etacie tę samą walutę, którą ustawiono dla nagłówka listy płac i tylko za te okresy, dla których obowiązuje pracownika dana waluta. Przy próbie naliczenia wypłaty dla pracownika, któremu za rozliczany okres zadeklarowano na zakładce [Etat] inną walutę, niż waluta zadeklarowana na liście płac pojawi się komunikat: Nie można naliczyć wypłaty. Nie wykryto elementów, które można naliczyć. Istnieje rozbieżność pomiędzy walutą listy płac a walutą etatu pracownika. W przypadku wybrania na formularzu listy płac rodzaju kursu – Nieokreślony podczas naliczania wypłaty pojawi się informacja: Nie można naliczyć wypłaty. Nie wykryto elementów, które można naliczyć. Nie można wyliczyć wypłaty dla typu kursu [nieokreślony]. Należy określić kurs waluty na liście płac. Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry – parametr Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu jest zaznaczony (domyślne ustawienie) wówczas podczas tworzenia listy płac za okres na który nie zostały pobrane notowania wybranej waluty pojawi się komunikat: Brak notowania podanego kursu waluty [USD] na [2016-10-30]. i program automatycznie ustawi rodzaj kursu na kurs ręczny.

Wypłaty pracowników

Na liście płac, na której nie zaznaczono opcji Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę podlega rozliczeniu wyłącznie okres nieoznaczony jako przypadający w czasie oddelegowania. Natomiast na liście oznaczonej jako dotycząca oddelegowanych rozliczany jest wyłącznie okres przypadający w czasie oddelegowania. Powoduje to rozdzielenie wypłaty etatowej pracownika na dwie części w miesiącu, w którym ma aktualizację zapisu zmieniającą status oddelegowania w trakcie miesiąca (oddelegowanie zaczyna się bądź kończy w trakcie miesiąca).

Kurs waluty w wypłacie

Przeliczanie elementów wypłaty w walucie obcej jest realizowane według określonego kursu waluty rozliczenia ustawionego dla listy płac, na której jest wypłata. Taki sam kurs stosowany jest dla wszystkich obliczeń w obrębie wszystkich elementów we wszystkich wypłatach na danej liście płac. Wartość diet w PLN stosowana do pomniejszania podstawy podatku i podstawy składek, jest przeliczana według kursu waluty diety ustawionego na liście płac.

Formularz wypłaty

Na zakładce [Ogólne] kwota netto wypłaty i suma płatności – są wykazywane w przeliczeniu na PLN. Dla wszystkich pozycji w grupie Kwota do wypłaty: Razem, w tym ROR oraz Kasa(gotówka) jest wyświetlany symbol waluty systemowej PLN (ponieważ jest to wartość płatności po przeliczeniu na PLN).
Rys 75. Formularz wypłaty – symbol waluty systemowej przy kwotach na zakładce Ogólne
Na formularzu wypłaty oddelegowanego na zakładce Podatki w pozycji Suma opodatkowanych elementów nie są sumowane elementy wypłaty policzone w walucie czyli m.in. „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./mies.” i „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./godz.”. Zamiast tego uwzględniany jest m.in. specjalnie dedykowany do wyliczenia podstawy składnik „Podstawa podatku PL„. Na dodatkowej zakładce [Waluty] – jest ona widoczna tylko na wypłatach naliczonych do list dla oddelegowanych -wyświetlane są informacje o:
  • walutach zastosowanych do rozliczeń walutowych w danej wypłacie pobranych z listy płac: symbol waluty, typ kursu, data kursu i zastosowany przelicznik,
  • sumie elementów wyliczonych w walucie: wartość brutto, składki ZUS, zaliczka podatku,
  • kwocie do wypłaty : kwota ROR i Kasa(gotówka),
  • wartościach zastosowanych do wyliczenia wypłaty: kurs waluty rozliczenia wg którego naliczono wypłatę, kurs waluty diety wg którego naliczono wypłatę, stawka diety na dzień, koszty uzyskania w „Podstawa podatku zagr.”
Formularz wypłaty – zakładka Waluty

Formularz elementu wypłaty

Na formularzu elementu wypłaty przy polu z wartością jest widoczna informacja o walucie, w jakiej jest wyliczany dany składnik wypłaty. W module Płace i Kadry zawsze będzie wyświetlany symbol waluty systemowej PLN.
Formularz elementu wypłaty – element liczony w walucie obcej (w wypłacie oddelegowanego)
Dodatkowo informacja o symbolu waluty dla poszczególnych elementów jest wyświetlana na zakładce [Elementy wypłaty] domyślnie pomiędzy kolumnami Wartość, a Okres od – dodatkowa kolumna widoczna jest tylko w module Płace i Kadry Plus. Dla elementów liczonych w walucie systemowej wyświetlany jest symbol PLN.
Lista elementów wypłaty – w wypłacie z rozliczeniami walutowymi

Oddelegowanie a wyliczenie wypłaty na liście płac

Po wybraniu w oknie Wypłaty pracowników listy płac dedykowanej dla rozliczeń oddelegowanych wyświetlana jest lista pracowników, którzy w okresie Od-Do ustawionym dla listy płac mają co najmniej jeden zapis historyczny z zaznaczonym oddelegowaniem. Jeśli na formularzu listy płac dla pracowników oddelegowanych ustawiono Kraj oddelegowania w oknie Wypłaty pracowników podpowiadają się pracownicy, którzy chociaż przez jeden dzień w miesiącu, za który jest utworzona lista płac byli oddelegowani do tego kraju.
Przykład
 Pracownik zatrudniony na etat przez cały 2016r, ma 2 zapisy historyczne: do 15.07.2016 bez zaznaczonego na formularzu danych kadrowych oddelegowania i od 16.07.2016 z zaznaczonym oddelegowaniem. Na liście płac o rodzaju ‘Etat’ za 6/2016– pracownik będzie widoczny, ale tylko jeżeli będzie to zwykła lista, nie dla oddelegowanych. Za okres 8/2016 – pracownik pojawi się tylko na liście dla oddelegowanych, natomiast w przypadku 7/2016 będzie widoczny na obu typach list.
Ze względu na to, że podatki i składki muszą być wyliczane za okres oddelegowania wg innych zasad niż od wynagrodzenia poza okresem oddelegowania, wypłaty zostały rozdzielone zależnie od statusu oddelegowania. Po wybraniu zwykłej listy płac o rodzaju Etat wypłaty wyliczają się tylko za okresy zatrudnienia na etat zgodnie z zapisami historycznymi, w których nie jest zaznaczony parametr oznaczający oddelegowanie. Wszystkie wyliczenia w wypłacie na takiej liście są wykonane w walucie systemowej (PLN) wg ogólnych zasad dotyczących naliczania podatków i składek. Po wybraniu listy płac dla rozliczeń oddelegowanych o rodzaju Etat wypłaty liczą się tylko za okresy zatrudnienia na etat odpowiadające zapisom historycznym, w których jest zaznaczony parametr dotyczący oddelegowania. Wyliczenia w wypłacie na takiej liście są wykonane częściowo w walucie obcej wskazanej dla pracownika, a częściowo w walucie systemowej PLN (m.in.: zasiłki ZUS, podatki, składki), natomiast naliczanie podatków i składek jest dokonywane wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych z uwzględnieniem ustawień w etacie.
Uwaga
 Pracownik zatrudniony na etat przez cały 2016r., ma 2 zapisy historyczne: do 15.07.2016 bez zaznaczonego oddelegowania i od 16.07.2016 z zaznaczonym oddelegowaniem. Za 7/2016 – na ‘zwykłej’ liście płac wyliczy się wypłata tylko za okres 1-15.07.2016, a na liście dedykowanej dla oddelegowanych wypłata za okres 16-31.07.2016.

Wyliczenie wartości wynagrodzeń w walucie innej niż PLN

Dla elementów wypłaty, które zgodnie z definicją typu wypłaty i ustawieniami u pracownika, są liczone w walucie obcej, wyliczana jest wartość brutto wg algorytmów i zapisywana w walucie zadeklarowanej dla pracownika w następujący sposób:
  • typy wypłat zdefiniowane algorytmem 1 wylicza się zadana kwota jako wartość w walucie niezależnie od tego czy jest wpisana kwota, czy odwołanie do stałej okresowej – np. stawka w wysokości 1000 EUR i wskaźnik firmowy o wartości 1000.0000 spowodują naliczenie elementu o wartości 1000EUR,
  • typy wypłat zdefiniowane algorytmem innym niż 1 odwołujące się do stałych okresowych z grupy Wzory (stawka zaszeregowania, zasadnicze nominalne) – wartość wskazanej stałej jest podstawiana jako wartość w walucie, np. stawka w wysokości 1000 EUR zwróci przy naliczaniu elementu wartości 1000EUR),
  • typy wypłat zdefiniowane alg. innym niż 1, poza odwołującymi się do stałych okresowych z grup Wzory (stawka zaszeregowania, zasadnicze nominalne) – wartość wskazanej stałej jest podstawiana jako wartość w PLN, np. wskaźnik wpisany w konfiguracji firmy w wysokości 1000.0000, czy atrybut typu liczba o wartości 1000, zwrócą przy naliczaniu elementu wartość 1000PLN, a wyliczona w PLN wartość zostanie odpowiednio przeliczona na walutę wg kursu).
Ze względu na przeliczanie wg kursu zaleca się przypisywanie dodatków walutowych na liście dodatków pracownika, zaś przy dodawaniu ręcznym w wypłacie wartość elementu powinna być ręcznie ustawiona przez użytkownika. Na listach płac, które nie są dedykowane dla oddelegowanych wszystkie wyliczenia są realizowane wyłącznie w walucie systemowej PLN. Elementy liczone w walucie innej niż systemowa mają wyliczaną wartość netto równą wartości brutto. Nie są wyliczane w nich ani zapisywane składki ZUS ani podatek. Jeśli z definicji typu wypłaty (konfiguracja typu wypłaty/zakładka [Podatki/Nieobecności]) wynika, że podlega opodatkowaniu/ozusowaniu, to wartość takiego elementu (po przeliczeniu na PLN) jest uwzględniona przy wyliczeniu podstaw podatku/składek generowanych jako odrębne elementy wypłaty.

Wyliczanie wynagrodzenia zasadniczego

Wynagrodzenie zasadnicze dla oddelegowanych, czyli zależnie od rodzaju stawki standardowe „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./mies.” (przy stawce miesięcznej), i „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./godz.” (przy stawce godzinowej) jest liczone wg zasad takich jak wynagrodzenie zasadnicze w PLN jednak wszystkie wyliczenia (składnik podstawowy, odchyłki, pomniejszenia za nieobecności) wykonywane w walucie obcej wskazanej w etacie jako waluta rozliczenia.
Przykład
 Dla pracownika oddelegowanego z walutą ustawioną na EUR i stawką 3000 EUR/mies oraz nieobecnością typu zwolnienie chorobowe wpisaną na 10 dni kalendarzowych zostanie wyliczone pomniejszenie 1/30 w kwocie 1000EUR (bo 3000/30*10=1000EUR), więc jego wynagrodzenie ‘zasadnicze’ po pomniejszeniu wyniesie 2000EUR i ta kwota (po pomniejszeniu o określoną wartość diet i przeliczeniu na PLN) stanowi bazę do wyliczenia podstawy podatku i składek ZUS.

Rozliczanie nieobecności

Do odnotowywania nieobecności pracowników oddelegowanych do pracy za granicę służą standardowe typy nieobecności. Wprowadzone nieobecności automatycznie rozliczają się w wypłatach. Jeśli pracownik zaczyna lub kończy oddelegowanie w trakcie miesiąca i ma odnotowane nieobecności, ich rozliczenie następuje w wypłacie walutowej lub krajowej zależnie od tego, w którym okresie wystąpiła nieobecność. Wynagrodzenie z tytułu nieobecności rozliczane jest w PLN W przypadku, gdy pracownik oddelegowany płaci podatek za granicą i ma odnotowane nieobecności powodujące wypłacanie świadczeń finansowanych z ZUS w wypłacie naliczają się dedykowane elementy, w zależności od wprowadzonej nieobecności:
  • Wynagrodzenie za czas choroby (o),
  • Zasiłek chorobowy (o),
  • Zasiłek chorobowy/wyp. (o),
  • Zasiłek opiekuńczy (o),
  • Zasiłek macierzyński (o),
  • Zasiłek macierzyński (dodatkowy) (o),
  • Zasiłek macierzyński (rodzicielski) (o),
  • Zasiłek macierzyński (ojcowski) (o),
  • Świadczenie rehabilitacyjne (o),
  • Świadczenie rehabilitacyjne/wypadek (o).
Na formularzu wypłaty powyższe elementy są uwzględniane w polach Suma opodatkowanych elementów wypłaty oraz Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń). Na zakładce [Ogólne] są wykazane w sekcji Nieopodatkowane elementy wynagrodzenia. Od tych składników będących rozliczeniem nieobecności nie jest naliczana zaliczka podatku, a ich kwota jest wykazywana na deklaracjach PIT‑11 jako przychód zwolniony na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Dotyczy wersji: 2021.1.1
Przy zaznaczonym parametrze Metoda proporcjonalnego odliczenia Podstawa podatku zagr. zostanie wykazana na deklaracji PIT-11 jako przychód z tytułu należności ze stosunku pracy w polu 29 lub 36 (dla pracowników do 26 lat), a zasiłki w polu 64.

Wyliczanie podstawy zasiłków

Podstawa zasiłku chorobowego (tak samo wynagrodzenia chorobowego i innych zasiłków ZUS) wyliczana za okres nieobecności rozpoczynającej się w okresie oddelegowania jest liczona wg innych zasad niż dla pozostałych pracowników. Jeśli podstawa jest naliczana dla nieobecności rozpoczynającej się w trakcie okresu oddelegowania, to przy liczeniu średniej z wypłat naliczonych za okres oddelegowania zostaną uwzględnione podstawy składki chorobowej. Sumaryczna podstawa chorobowego odczytana z wypłaty po pomniejszeniu o składki ZUS finansowane przez pracownika jest wliczana do podstawy zasiłku oddelegowanego.

W przypadku, gdy pracownik oddelegowany do pracy za granicę z przyczyn usprawiedliwionych nie przepracował wszystkich dni w miesiącu, ale przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy albo gdy jego niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego kalendarzowego miesiąca zatrudnienia do podstawy wymiaru zasiłku przyjęty zostanie przychód, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe po pomniejszeniu o 13,71%, bez uzupełnienia.

Wyliczanie ilości dni, za które można odliczyć diety od podstaw

Liczba dni pobytu za granicą jest wyliczana w postaci standardowego elementu wypłaty Dni pobytu za granicą (liczba diet) w następujący sposób:
  • Ustalona liczba dni kalendarzowych w miesiącu, za który jest liczona dana wypłata etatowa po zawężeniu do okresu obejmującego zapis/zapisy historyczne pracownika z zaznaczoną flagą dotyczącą oddelegowania.
  • Ustalona liczba dni kalendarzowych nieobecności przypadających w okresie j.w. – suma wszystkich nieobecności.
  • Od liczby dni w miesiącu wyliczonej w pkt.1 jest odejmowana liczba dni nieobecności z pkt.2 – wynik zapisywany jako wartość standardowego wskaźnika, czyli elementu wypłaty ‘Dni pobytu za granicą (liczba diet)’.
Wartość wskaźnika Dni pobytu za granicą (liczba diet) jest wykorzystywana do wyliczenia standardowych typów wypłat odpowiadających za wyliczenie podstaw składek i podatków dla oddelegowanego.

Naliczanie składek ZUS za okres oddelegowania

Podstawa składek ZUS jest wyliczana od sumy elementów naliczonych w walucie obcej zdefiniowanych jako ‘wliczane do podstawy składek ZUS’ pomniejszonej o równowartość diet należnych za dni pobytu za granicą, jeśli podlegające ubezpieczeniom wynagrodzenie, które pracownik otrzymał w danym miesiącu deklaracji jest wyższe od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia. Przy sprawdzaniu kwoty wynagrodzenia uwzględniane są wszystkie oskładkowane elementy wypłacone w danym miesiącu deklaracji. Nie ma znaczenia na jakiej liście płac zostały naliczone, ani za jaki okres. Znaczenie ma jedynie data wypłaty. Wyliczona w ten sposób kwota po przeliczeniu na PLN jest zapisywana jako wartość dedykowanego do tego elementu wypłaty (odpowiednio: „Podstawa ZUS opodatk. PL”, „Podstawa ZUS opodatk. zagr” bądź „Podstawa ZUS nieopodatk.”). Jeśli wyliczona kwota po pomniejszeniu o diety jest niższa od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia to w wypłacie generują się dodatkowe elementy: Wyrównanie podstawy ZUS nieopodatk., Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. PL, Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. zagr. W przypadku, gdy podlegające ubezpieczeniom wynagrodzenie walutowe pracownika za pełny miesiąc po przeliczeniu na PLN jest równe lub niższe kwocie przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia podstawa składek ZUS będzie wyliczona w wartości równej kwocie wynagrodzenia bez pomniejszenia o równowartość diet należnych za okres oddelegowania i bez dodatkowego jej podwyższania do kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia. Podczas liczenia wypłat dla pracownika oddelegowanego podstawa składek ZUS wyliczana jest według powyższych zasad, z uwzględnieniem kwot zarówno z liczonej właśnie wypłaty, jak i kwot zapisanych w wypłatach naliczonych wcześniej do tego samego miesiąca deklaracji dla tego pracownika. Podczas liczenia pierwszej wypłaty w miesiącu, gdy pracownik nie ma innych wypłat, wyliczenie podstaw składek opiera się na kwotach z naliczanej właśnie wypłaty. Nawet jeśli będą liczone jeszcze dodatkowe wypłaty, to dopóki nie zostaną zapisane, nie jest znana ich wartość, więc nie mogą być uwzględnione przy liczeniu podstawy składek w bieżącej wypłacie.
Przykład
Pracownik oddelegowany ma naliczane w obrębie miesiąca dwie wypłaty za okres oddelegowania, np. w związku ze zmianą kraju oddelegowania. Pierwsza z nich została naliczona na kwotę niższą niż równowartość przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, a więc podstawa składek ZUS została wyliczona w wysokości równej kwocie wynagrodzenia (bez odliczenia diet). Kwota wypłacana w drugiej wypłacie spowodowała przekroczenie w skali miesiąca kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia osiągnięte przez pracownika wynagrodzenie zostanie pomniejszone o diety należne do odliczenia, za dni pobytu za granicą, wynikające z wszystkich wypłaconych w tym miesiącu wypłat. Kwota będąca różnicą sumy wynagrodzenia i diet będzie stanowić podstawę składek ZUS za dany miesiąc. Jeśli po odjęciu diet podstawa byłaby niższa niż prognozowane wynagrodzenie, za podstawę ZUS przyjmujemy kwotę prognozowanego wynagrodzenia. Po ustaleniu podstawy ZUS obowiązującej w danym miesiącu sprawdzane jest jaka podstawa ZUS została zapisana we wcześniejszych wypłatach. Różnica między ustaloną podstawą ZUS dla danego miesiąca i podstawą naliczoną w pozostałych wypłatach należących do tego samego miesiąca deklaracji będzie stanowić podstawę ZUS w bieżącej wypłacie.
W niektórych przypadkach, po doliczeniu kolejnej wypłaty w miesiącu dla tego samego pracownika, może być potrzebne ponowne przeliczenie w wypłacie naliczonej jako pierwsza podstawy składek ZUS za pomocą przycisku Przelicz podstawy składek i podatków za okres oddelegowania  dostępnego na formularzu wypłaty. Ponowne przeliczenie składek należy wykonać, gdy po uwzględnieniu kwot z kolejnej doliczonej dla pracownika wypłaty, podstawa składek ZUS w wypłacie naliczonej jako pierwsza mogłaby być niższa od pierwotnie policzonej. Dotyczy to m.in opisanych niżej scenariuszy:
  • Pracownik oddelegowany ma naliczane w obrębie miesiąca dwie wypłaty za okres oddelegowania, np. w związku ze zmianą kraju oddelegowania. Jeśli podczas naliczania drugiej wypłaty, po ustaleniu podstawy składek ZUS w danym miesiącu i uwzględnieniu podstawy zapisanej w pierwszej wypłacie podstawa musiałaby być ujemna zostanie naliczona w kwocie zerowej. W takim przypadku należy wykonać ponowne przeliczenie podstawy składek w wypłacie walutowej naliczonej jako pierwsza (po jej cofnięciu do bufora). W pierwszej wypłacie wyliczona wcześniej podstawa ZUS zostanie obniżona, aby sumarycznie w danym miesiącu była poprawna.
  • Pracownik oddelegowany za granicę przez część miesiąca, następnie przez pozostałą część miesiąca pracował w Polsce (nie był oddelegowany). Jako pierwsza została naliczona wypłata za okres oddelegowania i kwota w tej wypłacie przekraczała kwotę przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, więc podstawa składek w tej wypłacie została pomniejszona o należne diety, a jeśli po odliczeniu diet była niższa od kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, to nastąpiło doliczenie wyrównania podstawy ZUS do tej kwoty. W drugiej wypłacie naliczonej za okres pobytu Polsce, naliczyła się podstawa składek ZUS od kwoty wynagrodzenia w PLN z tej wypłaty. Jeśli tak policzona podstawa składek ZUS po dosumowaniu do podstawy naliczonej w pierwszej z wypłat daje kwotę powyżej kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, to należy wykonać ponowne przeliczenie podstawy składek w wypłacie walutowej naliczonej jako pierwsza (po jej cofnięciu do bufora), by wyrównanie podstawy ZUS przeliczyło się ponownie, a w konsekwencji obniży to sumaryczną podstawę składek ZUS za cały miesiąc.

Naliczanie podatków za okres oddelegowania

Podstawa podatku jest wyliczana od sumy elementów naliczonych w walucie obcej zdefiniowanych jako wliczane do podstawy opodatkowania pomniejszonej o równowartość 30% diet należnych za dni pobytu za granicą. Wyliczona w ten sposób kwota po przeliczeniu na PLN jest zapisywana jako wartość dedykowanego do tego elementu wypłaty (odpowiednio: „Podstawa podatku PL” lub „Podstawa podatku zagr”). W przypadku pracownika niepłacącego podatku w Polsce wartość „Podstawa podatku zagr” jest dodatkowo pomniejszana o równowartość kosztów uzyskania z etatu (ze względu na konieczność wykazania na deklaracji PIT-11 przychodu nieopodatkowanego pomniejszonego o należne koszty uzyskania) – zgodnie z domyślnie ustawioną w konfiguracji pozycją na deklaracji PIT jako „PIT-11 1a. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej” – element ten nie będzie wykazywany na deklaracji PIT-4.

Przeliczanie podstaw składek i podatków

Na formularzu wypłaty – w obszarze wspólnym (poza zakładkami) – powyżej przycisku podnoszącego listę płatności znajduje się przycisk  Przelicz podstawy składek i podatków za okres oddelegowania. Jego uruchomienie powoduje usunięcie i ponowne wygenerowanie standardowych typów wypłat służących do wyliczenia podstaw składek i podatków. Przeliczenie to nie zmienia natomiast wartości standardowego wskaźnika oznaczającego liczbę dni pobytu (diet).
Uwaga
 Jeśli użytkownik zmieni ilość diet „ręcznie”, a następnie wywoła przeliczenie podstaw dla oddelegowanego, to ponowne wyliczenie podstaw składek i podatków zostanie wykonane z uwzględnieniem ilości diet pobranej ze zmodyfikowanego wskaźnika.
Lista elementów wypłaty – w wypłacie z rozliczeniami walutowymi

Przeliczenie podstaw powinno być wykonane po wprowadzeniu zmian w edytowanej wypłacie etatowej. Modyfikacja elementów wypłaty (dodanie/usunięcie/zmiana wartości) i próba zapisania wypłaty bez uruchomienia wcześniej funkcji przeliczania podstaw spowoduje że na zapisie wypłaty pojawi się pytanie:

Odpowiedź „tak” nie powoduje automatycznego przeliczenia. To Użytkownik decyduje o wykonaniu przeliczenia klikając w przycisk Natomiast „Nie” oznacza rezygnację z przeliczania i pozostawienie bez zmian tego co zostało wcześniej policzone.

Wyliczenie płatności do wypłaty

Dla wypłaty liczonej na liście dla oddelegowanych, płatności generowane w wypłacie, są domyślnie przeliczone w walucie wskazanej u pracownika jako waluta dla jego rozliczeń. W każdym elemencie wypłaty – niezależnie od tego w jakiej walucie jest liczona jego wartość – jest zapisywana zarówno wartość w przeliczeniu na PLN, jak i w przeliczeniu na walutę obcą wskazaną w etacie dla rozliczeń okresu oddelegowania. Wszystkie przeliczenia są wykonane wg tego samego kursu zadeklarowanego na formularzu listy płac.

Wydruki

Z poziomu programu można wydrukować kwitek wypłaty dedykowany dla wypłat oddelegowanych. Wydruk zawiera informacje o kwotach wypłacanych w walucie i ich równowartości w PLN. Wydruk kwitka wypłaty dla oddelegowanego jest dostępny z poziomu okna Wypłaty pracowników (po wybraniu listy płac dla oddelegowanych) oraz formularza wypłaty.

Wieloetatowość (Płace i Kadry Plus)

Uwaga
Funkcjonalność dostępna w Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus
Przydatna – najczęściej - w jednostkach budżetowych, gdy pracownik zatrudniony jest na dwóch lub więcej etatach u danego pracodawcy.
Spis treści

Zawarcie z pracownikiem kolejnej umowy (etat dodatkowy)

Etat dodatkowy – zmiana statusu na – Etat podstawowy

Wynagrodzenie chorobowe

Kopiowanie schorzeń pracownika

Kopiowanie historii wykształcenia

Kopiowanie historii zatrudnienia

Status archiwalny pracownika wieloetatowego

Powiązanie wielu etatów z listami płac

Wypłaty pracowników z wieloma etatami

Deklaracje PIT-11/PIT-8C

Deklaracje rozliczeniowe ZUS

Deklaracje PFRON (SODiR Offline)

Deklaracje PFRON (SODiR Offline)

Praca rozproszona

W celu rozpoznania kilku etatów pracownika wprowadzono rozróżnienie na:
  • Etat podstawowy – może być tylko jeden dla danego pracownika,
  • Etaty dodatkowe – których może mieć więcej niż jeden.
Uwaga
Wieloetatowość może być zaznaczona tylko u pracownika zatrudnionego na kilku etatach.

Takie rozwiązanie wieloetatowości pozwala na prawidłową kontrolę zapisów w bazie, generowanie deklaracji do Urzędu Skarbowego, ZUS i in., a także na potrzeby raportowania.

Spójne informacje dotyczące pracownika ‘wieloetatowego’ takie, jak: dane personalne, identyfikacyjne, adresy można skopiować z Etatu podstawowego na Etaty dodatkowe. Natomiast informacje dotyczące konkretnego etatu pracownika tj.: wymiar etatu, stawka zaszeregowania, stanowisko, wydział itp. zwykle są różne, zależne od zawieranej umowy stąd też każdorazowo wymagają uzupełnienia.

Uwaga
Wieloetatowość nie jest dostępna na Liście Właścicieli

Zawarcie z pracownikiem kolejnej umowy (etat dodatkowy)

  1. Należy wyświetlić Listę pracowników (Kadry), edytować Formularz danych kadrowych pracownika (zakładka [Ogólne]).
Uwaga
Odnotowanie na pracowniku wieloetatowości dotyczy pracownika, nie jego zapisów historycznych, nie trzeba tej operacji wykonywać przez aktualizację zapisu

2.  Na Formularzu danych kadrowych pracownika / zakładka Ogólne – należy zaznaczyć Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [v]. Automatycznie zostanie ukryte pole dotyczące etatu dodatkowego. Zapisać zmianę ikoną . Na Liście pracowników w Kadrach pracownik z zaznaczonym Etatem podstawowym Przy pracowniku z zaznaczonym Etatem podstawowym [v] pojawi się na Liście pracowników w kolumnie Wieloetatowość symbol  (czerwona chorągiewka).

Uwaga
Jeśli pracownik nie będzie miał zaznaczonej flagi Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [ ], jego nazwisko nie będzie dostępne pod przyciskiem  (przycisk na formularzu danych kadrowych).

3.  Następnie z poziomu Listy pracowników przy przycisku  rozwinąć menu dostępnych opcji i wybrać Dodaj pracownika jako etat dodatkowy. Dodawanie pracownika tą metodą spowoduje, że pojawi się nowy formularz danych kadrowych pracownika (czyli Etat dodatkowy). Będzie miał automatycznie wypełnione dane: identyfikacyjne, adresowe w taki sam sposób, jak w etacie podstawowym oraz wypełnione pole Etat dodatkowy dla (zakładka [Ogólne]). Należy uzupełnić pozostałe zakładki formularza zgodnie z zawartą drugą (kolejną) umową o pracę tj. zakładka [Etat], [Ubezpieczenie (etat)] i inne. Zapisać zmiany . Przy pracowniku z Etatem dodatkowym pojawi się na Liście pracowników w kolumnie Wieloetatowość symbol  (niebieska chorągiewka).

Uwaga
Jeśli nie wybrano funkcji Dodaj pracownika jako etat dodatkowy tylko Operator kliknął bezpośrednio ikonę  lub nacisnął <INS> pojawi się pusty formularz danych kadrowych. W polu  należy wybrać Akronim pracownika z odnotowanym Etatem podstawowym. Następnie z prawej strony kliknąć przycisk  Kopiuj dane kadrowe z etatu podstawowego. Tylko na formularzu pracownika zarejestrowanego jako Etat dodatkowy dostępna jest funkcja kopiowania danych.
W przypadku, gdy w edytowanym formularzu Etatu dodatkowego pracownika zostanie zaznaczony Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [v] pojawi się pytanie, które przy udzieleniu odpowiedzi:
  • TAK – ustawi ten etat jako Etat podstawowy [v] dla pozostałych etatów,
  • NIE – użytkownik powróci do edycji formularza, parametr Etat podstawowy [ ] nie będzie zaznaczony.
Uwaga
Etatu dodatkowego nie można powiązać z pracownikiem: archiwalnym, zatrudnionym na etat dodatkowy, obecnie edytowanym oraz właścicielem.
Dla jednego pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy może być podpiętych wiele Etatów dodatkowych. Aby dodać pracownikowi kolejny Etat dodatkowy, należy ustawić kursor na nazwisku, przy którym w kolumnie Wieloetatowość jest symbol (czerwona chorągiewka) Etat podstawowy i powtórzyć wszystkie opisane powyżej kroki. W sytuacji edycji formularza Etatu podstawowego, który jest powiązany z jakimkolwiek Etatem dodatkowym przy próbie usunięcia zaznaczenia pola Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach pojawi się pytanie: Czy chcesz zmienić status dla etatu podstawowego i odpiąć od niego wszystkie etaty dodatkowe?. Odpowiedź:
  • NIE – oznacza powrót do edycji formularza, z wycofaniem zmiany tzn. Etat podstawowy [v],
  • TAK – zostaną odpięte wszystkie Etaty dodatkowe pracownika. Tą opcję można wybrać w przypadku, gdy użytkownik chce usunąć powiązanie pomiędzy Etatem podstawowym, a Etatami dodatkowymi pracownika.
Uwaga
Akronim pracownika jest unikalny dla każdego etatu (podstawowego, dodatkowego). Nie można usunąć pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy [v], jeśli są z nim powiązane Etaty dodatkowe. Należałoby najpierw usunąć wszystkie jego Etaty dodatkowe (usunięcie możliwe pod warunkiem, że nie ma do nich naliczonych żadnych wypłat).

Etat dodatkowy – zmiana statusu na - Etat podstawowy

W przypadku pracownika wieloetatowego w razie rozwiązania umowy o pracę będącej Etatem podstawowym i dalszego trwania umowy zawartej jako Etat dodatkowy, należy jako Etat podstawowy ustawić ten trwający nadal etat.
Przykład
Pracownik zatrudniony był na 3 etatach (miał 2 Etaty dodatkowe). z dniem 31.05.2016 rozwiązano umowę o pracę, która była Etatem podstawowym. Od 1.06.2016 zwiększono wymiar etatu dla jednego z Etatów dodatkowych i on stał się Etatem podstawowym pracownika.
  1. Należy edytować Formularz danych kadrowych pracownika, który był dotychczasowym Etatem podstawowym i odnotować datę zwolnienia, wyrejestrowanie z ubezpieczeń (przykład 31.05.2016). Zapisać zmiany.
  2. Na Liście pracowników ustawiamy kursor na Etacie dodatkowym, który docelowo będzie Etatem podstawowym i naciskamy przycisk Aktualizacja zapisu . Uzupełniamy datę aktualizacji (przykład 1.06.2016) i ją akceptujemy. Pojawi się Formularz danych kadrowych pracownika, wprowadzamy zmiany (przykład zmieniamy wymiar etatu, stawkę). Na zakładce [Ogólne] zaznaczamy Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [v]. Zapisujemy zmiany.
  3. Po wykonaniu wyżej wymienionych operacji, pierwotny Etat podstawowy będzie miał w kolumnie Wieloetatowość znacznik (niebieska chorągiewka). Można go dodatkowo zarchiwizować, czyli zaznaczyć pole Archiwalny [v].

Wynagrodzenie chorobowe

33 dni wynagrodzenia chorobowego, które w trakcie roku kalendarzowego finansuje pracodawca, wyliczane jest odrębnie dla każdego z odnotowanych pracownikowi etatów. W przypadku zatrudnienia pracownika na drugi lub kolejny etat, a w tym samym roku na dotychczasowym etacie pracownik korzystał ze zwolnienia chorobowego, to w dodawanym etacie konieczne jest odnotowanie bilansu otwarcia na Formularzu danych kadrowych zakładka [Inne informacje] (postępujemy podobnie, jak w przypadku zatrudnienia w trakcie roku pracownika, który wcześniej w tym roku pracował u innego pracodawcy i miał wypłacone wynagrodzenie za czas choroby).
Przykład
Pracownik zatrudniony na 2 etatach. Na Etacie podstawowym pracuje przez cały 2016 rok. W styczniu 2016 przebywał na zwolnieniu chorobowym 5 dni. Został zatrudniony na Etat dodatkowy z dniem 1.04.2016. Na formularzu danych kadrowych etatu dodatkowego, na zakładce Inne informacje odnotowujemy:
  • w polu Informacje na dzień: 01.04.2016 (data zatrudnienia),
  • Dni wykorzystane w poprzedniej firmie – 5 dni

Kopiowanie schorzeń pracownika

Aby skopiować listę schorzeń z etatu podstawowego należy:
  1. Sprawdzić, czy w Formularzu danych kadrowych pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy [v] są wypełnione Schorzenia.
  2. Następnie z Listy pracowników (Kadry) edytować Formularz danych kadrowych Etatu dodatkowego.
  3. Przy ikonie , z menu dostępnych opcji wybrać Schorzenia. Pojawi się okno, w którym po lewej stronie będzie dostępny przycisk  Kopiuj listę schorzeń z etatu podstawowego, należy go kliknąć. Na liście schorzeń pojawią się zapisy – skopiowane z Etatu podstawowego. Listę schorzeń należy Zatwierdzić , następnie zapisać cały formularz .

Kopiowanie historii wykształcenia

Aby skopiować historię wykształcenia z etatu podstawowego należy:
  1. Sprawdzić, czy w Formularzu danych kadrowych pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy [v] jest wypełniona Historia wykształcenia.
  2. Następnie z Listy pracowników (Kadry) edytować Formularz danych kadrowych Etatu dodatkowego.
  3. Przy ikonie , z menu dostępnych opcji wybrać Historia wykształcenia. Pojawi się okno, w którym po lewej stronie będzie dostępny przycisk Kopiuj historię wykształcenia z etatu podstawowego, należy go kliknąć. Na liście Historii wykształcenia pojawią się zapisy – skopiowane z Etatu podstawowego. Listę Historia wykształcenia należy Zatwierdzić , następnie zapisać formularz .

Kopiowanie historii zatrudnienia

Aby skopiować historię zatrudnienia z etatu podstawowego należy:
  1. Sprawdzić, czy w Formularzu danych kadrowych pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy [v] jest wypełniona Historia zatrudnienia.
  2. Następnie z Listy pracowników (Kadry) edytować Formularz danych kadrowych Etatu dodatkowego.
  3. Przy ikonie , z menu dostępnych opcji (czarna strzałka) wybrać Historia zatrudnienia. Pojawi się okno, w którym po lewej stronie będzie dostępny przycisk  Kopiuj historię zatrudnienia z etatu podstawowego, należy go kliknąć. Na liście Historii zatrudnienia pojawią się zapisy – skopiowane z Etatu podstawowego. Listę Historia zatrudnienia należy Zatwierdzić , następnie zapisać formularz .

Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach

Na formularzu Historii zatrudnienia dostępny jest parametr Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach: 
  • Zaznaczenie parametru [v] spowoduje wypełnienie pola Nazwa zakładu pracy treścią „Staż pracy w firmie na pozostałych etatach” oraz uaktywni przycisk Policz staż z pozostałych etatów . Staż pracy z pozostałych etatów użytkownik może wypełnić samodzielnie. Jeśli Operator kliknie przycisk Policz staż z pozostałych etatów, uruchomi w ten sposób obliczenie stażu (lata, dni, miesiące) odpowiadającego stażowi pracy na pozostałych etatach powiązanych przypadających przed Datą zatrudnienia zapisaną w edytowanym etacie pracownika.
  • Parametr niezaznaczony [ ] – formularz Historii zatrudnienia należy wypełnić samodzielnie, zgodnie ze świadectwami pracy pracownika. Dotyczy okresów zatrudnienia u poprzednich pracodawców.
Uwaga
Staż pracy pomniejszany jest o czas trwania Urlopu bezpłatnego (Kod świadczenia/przerwy: 111,112). Na formularzu Historii zatrudnienia z zaznaczonym parametrem Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach [v] – pole Rodzaj stażu nie jest dostępne.
Zapis w Historii zatrudnienia Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach [v] może być również wykorzystywany do odnotowania okresu zatrudnienia sprzed wielu lat, dla osoby zatrudnionej na jednym etacie. Taka możliwość dotyczy również modułu Płace i Kadry, w którym nie jest dostępna wieloetatowość Zapis stażu oznaczony jako Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach jest traktowany na równi ze stażem wynikającym z okresu zatrudnienia na formularzu etatu. Oznacza to, że:
  • Przy drukowaniu raportu „Staż pracy” – zostanie uwzględniony w kolumnie Staż w firmie,
  • Podczas wyliczania w wypłatach dodatków zdefiniowanych jako zależne od stażu pracy zostanie uwzględniony do „stażu w firmie”, a niedoliczony do „stażu poza firmą” (dotyczy to typów wypłat zdefiniowanych Algorytmem 3 i funkcją Staż() stosowaną w typach wypłat według Algorytmu 12.

Status archiwalny pracownika wieloetatowego

Zmiana statusu Etatu podstawowego pracownika na Archiwalny [v] możliwa jest tylko wtedy, gdy:
  • Wszystkie jego Etaty dodatkowe mają taki status (Archiwalny [v]) lub
  • Pracownik nie ma powiązania z żadnym Etatem dodatkowym.
Przykład
Pracownik był zatrudniony na 2 etatach. z 31.05.2016 nastąpiło rozwiązanie obu umów o pracę. Po ostatecznym rozliczeniu wynagrodzenia i wystawieniu dokumentów związanych z rozwiązaniem umowy, pracownik ma zostać oznaczony jako Archiwalny [v], by nie wyświetlał się domyślnie na listach.
  • Należy edytować formularz danych kadrowych pracownika z Etatem dodatkowym i zaznaczyć parametr Archiwalny [v] (zakładka [Ogólne]). Jeśli pracownik miał kilka etatów dodatkowych należy na nich wszystkich zaznaczyć parametr i zapisać zmianę ikoną dyskietki.
  • Następnie edytować formularz pracownika Etat podstawowy i zaznaczyć parametr Archiwalny [v] i zapisać.
Uwaga
Można ustawić status Archiwalny na Etacie dodatkowym pracownika, bez konieczności zmiany statusu na Etacie podstawowym.Nie można powiązać Etatu dodatkowego z pracownikiem mającym status Archiwalny. Można wycofać (usunąć) status Archiwalny z Etatu dodatkowego, z którym powiązany jest archiwalny Etat podstawowy. Po odznaczeniu pola Archiwalny [ ] automatycznie kasowana jest zawartość pola . Następnie formularz można zapisać.

Powiązanie wielu etatów z listami płac

Pracownik zatrudniony na wielu etatach może być powiązany z różnymi wydziałami
Przykład
Hebda Janusz – Etat podstawowy – wydział: Firma (Główny wydział – cała firma), Hebda Janusz – Etat dodatkowy – wydział: Administracja, Hebda Janusz – Etat dodatkowy – wydział: Handlowy. Jeśli na Liście pracowników (Kadry) oraz w Wypłatach pracowników będzie wybrany Wydział – Firma oraz zaznaczony parametr Podwydziały [v] to pracownik zatrudniony na wielu etatach wystąpi tyle razy, na ilu etatach jest zatrudniony w danym okresie. Jeśli Lista płac powiązana jest z konkretnym wydziałem to domyślnie pracownik będzie widoczny na tej liście płac, która ma wydział zgodny z wydziałem pracownika.
Przykład
Lista płac E2/2016/01/ADM/* zdefiniowana jest dla Wydziału – ADM (Administracja). Pracownik Hebda Janusz ma Etat dodatkowy przypisany do Wydziału – ADM. W oknie Wypłaty pracowników – pracownik pojawi się wyłącznie z Etatem dodatkowym (rysunek poniżej).

Wypłaty pracowników z wieloma etatami

Sposób naliczania wypłat jest analogiczny, jak przy zwykłych pracownikach. Należy zdefiniować listę płac, następnie przejść do okna Wypłaty pracowników, wybrać zdefiniowaną wcześniej listę płac i naliczyć wypłatę. Zatrudnieni na wielu etatach w oknie Wypłaty pracowników także rozróżniani są według znaczników w kolumnie Wieloetatowość:
  • Etat podstawowy – czerwona chorągiewka,
  • Etat dodatkowy – niebieska chorągiewka.
Uwaga
Symbole są widoczne niezależnie od statusu wypłaty pracownika (bufor, zamknięta, zaksięgowana, anulowana, korygowana), jak i od statusu pracownika (Archiwalny).
Wypłaty etatowe tj.: wynagrodzenie zasadnicze, rozliczanie nieobecności, dodatki, spłaty: pożyczek, zaliczek i in. rozliczane są zgodnie z etatem, którego dotyczą, czyli odrębnie dla każdego etatu. Wypłaty z tytułu zawartej umowy cywilno-prawnej – wypłata dotyczy tego nazwiska (pracownika), który ma wprowadzoną umowę (Lista umów cywilnoprawnych). Wypłaty inne: można je naliczyć dla każdego istniejącego w bazie pracownika, niezależnie czy jest to Etat podstawowy, czy Etat dodatkowy. Koszty uzyskania przychodu mogą być odliczane na dwa sposoby, w zależności od ustawienia parametru Koszty uzyskania dla wieloetatowca liczone oddzielnie dla każdego etatu (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat). Działanie:
  • Niezaznaczony (domyślne ustawienie) – koszty odliczane są w wysokości zadeklarowanej w Etacie podstawowym. Jeśli w pierwszej naliczonej wypłacie nie zostały odliczone w pełnej wysokości (niski przychód), to zostają odliczone w kolejnej wypłacie wchodzącej do tego samego miesiąca deklaracji. Niezależnie od tego czy będzie to wypłata związana z etatem podstawowym, czy dodatkowym.
  • Zaznaczony – koszty uzyskania przychodu liczone oddzielnie dla każdego etatu pracownika, a wysokość pobierana z tego etatu, dla którego liczona jest dana wypłata.
Ulga podatkowa odliczane są w wysokości zadeklarowanej w Etacie podstawowym. Jeśli w pierwszej naliczonej wypłacie nie zostały odliczone w pełnej wysokości (niski przychód), to zostają odliczone w kolejnej wypłacie wchodzącej do tego samego miesiąca deklaracji. Niezależnie od tego czy będzie to wypłata związana z etatem podstawowym, czy dodatkowym. Formularz wypłaty etatów dodatkowych / zakładka [Podatki] - Kwoty wyświetlane w polach:
  • Koszty uzyskania należne w miesiącu – pobierane są zależnie od ustawienia parametru Koszty uzyskania dla wieloetatowca liczone oddzielnie dla każdego etatu (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat). Gdy parametr nie jest zaznaczony, to wartość Kosztów uzyskania przychodu pobierana jest z Etatu podstawowego. Gdy parametr jest zaznaczony, to wartość kosztów zostanie odczytana z tego formularza etatu, którego wypłata dotyczy.
  • Ulga podatkowa należna w miesiącu – pobierana jest zawsze z formularza danych kadrowych Etatu podstawowego pracownika.
Procent wynagrodzenia zasadniczego, od którego liczone są 50% koszty uzyskania przychodu pobierany jest oddzielnie dla każdego etatu (podstawowego/ dodatkowego). Przekroczenie progu podatkowego, rocznego progu składek emerytalno – rentowych (30-krotność), a także zaokrąglenia naliczonych od-do podatków / składek: składki ZUS i podatek dochodowy są liczone łącznie dla wypłat z wszystkich etatów powiązanych danego pracownika w obrębie miesiąca deklaracji.
Uwaga
Jeśli istnieje potrzeba odnotowania w danych kadrowych informacji o niestandardowych progach podatkowych i/lub informacji o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych, to w przypadku pracownika wieloetatowego zapisujemy takie informacje wyłącznie na formularzu danych kadrowych Etatu podstawowego. Informacje te posłużą do liczenia wypłat z wszystkich etatów powiązanych tj. zarówno dla etatu podstawowego, jak i dla wszystkich jego etatów dodatkowych.
Z poziomu okna Wypłaty pracowników możliwy jest podgląd wszystkich wypłat pracownika. Ułatwia on wyszukanie naliczonej wypłaty za dany okres. Aby zobaczyć Listę wszystkich wypłat pracownika wieloetatowego należy:
  1. Wyświetlić okno Wypłaty pracowników,
  2. Ustawić się kursorem na danym nazwisku (etacie pracownika),
  3. Następnie kliknąć  Lista wszystkich wypłat pracownika, pojawi się okno z listą wypłat z danego etatu pracownika,
  4. Na pasku zadań pojawi się przycisk  Lista wszystkich wypłat pracownika oraz wypłat etatów powiązanych. Otworzy się nowe okno z wszystkimi wypłatami pracownika wieloetatowego (rysunek poniżej). Dla ułatwienia przeglądania tej listy wyświetlane są na niej akronimy pracowników i symbole określające Etat podstawowy i etat dodatkowy (czerwona/niebieska chorągiewka). Funkcja dostępna wyłącznie dla pracowników wieloetatowych.
Lista wszystkich wypłat pracownika wieloetatowego

Deklaracje PIT-11/PIT-8C

Deklarację PIT-11, PIT-8C naliczamy z poziomu Etatu podstawowego pracownika wieloetatowego lub etatów dodatkowych.
Uwaga
W momencie naliczania deklaracji pracownika z poziomu etatu dodatkowego pracownika wieloetatowego podnosi się lista deklaracji PIT etatu podstawowego.
Deklaracja wyliczona dla etatu podstawowego uwzględnia przychody z tego etatu i wszystkich powiązanych z nim etatów dodatkowych. Pracownik zatrudniony na Etaty: podstawowy i dodatkowy mający kilka wypłat etatowych w danym miesiącu deklaracji w liczbie podatników na deklaracji: zaliczka na PIT-4R (pomocnicza, miesięczna), jak i PIT-4R (roczna) jest wliczany jako 1 podatnik.

Deklaracje rozliczeniowe ZUS

Deklaracja ZUS DRA - Liczba ubezpieczonych - pole III.01 - pracownik zatrudniony na wielu etatach jest wykazywany jako jeden ubezpieczony. Raport ZUS RCA - wypłaty pracownika wieloetatowego naliczone z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia i wchodzące do tego samego miesiąca deklaracji wykazywane są na jednym łącznym raporcie RCA zawierającym zsumowane podstawy i zsumowane składki. Taka sama zasada obowiązuje w przypadku raportu ZUS RZA. Raport ZUS RSA. Nieobecności pracownika wieloetatowego z tym samym kodem świadczenia/przerwy przypadające w tym samym okresie wykazywane są jako jedna pozycja na raporcie RSA. W przypadku niezerowych rozliczeń nieobecności (wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy itp.) na takim połączonym raporcie RSA są zsumowane kwoty świadczeń wypłaconych za ten sam okres, z tym samym kodem.
Uwaga
Dla prawidłowego wygenerowania raportu ZUS RCA dla osoby przebywającej na urlopie wychowawczym (pracownik wieloetatowy) należy:
  • wykasować – na formularzu wypłaty Etatu (etatów) dodatkowych – składnik „Zasiłek wychowawczy”,
  • lub zdefiniować własną nieobecność Urlop wychowawczy jako NIEROZLICZANA.
Deklaracja ZUS IWA, pole IV.02 - Liczba osób poszkodowanych w wypadkach. Pracownik wieloetatowy, który miał zwolnienie lekarskie (przyczyna wypadek w pracy/choroba zawodowa) wliczany jest jako jeden poszkodowany.
Uwaga
O uwzględnianiu wypadku na deklaracji ZUS IWA decyduje, w którym miesiącu deklaracji został wypłacony zasiłek z tytułu wypadku np. wypadek w pracy nastąpił 12.2015 - jeżeli jest wypłacony w 12.2015 - jest uwzględniany na ZUS IWA za 2015, jeżeli np. w styczniu 2016 - jest uwzględniany na ZUS IWA za 2016.
, Raport ZUS RPA/ZUS RIA – dla pracowników wieloetatowych wykazywana jest suma elementów spełniających określone warunki z wszystkich etatów. W sekcji dotyczącej pracy nauczycielskiej wymiar zajęć jest sumą wymiarów z wszystkich etatów, w których zaznaczony jest parametr Nauczyciel (zakładka 5. Ubezpieczenie cd).

Deklaracje PFRON (SODiR Offline)

Deklaracje imienne INF-D-P i INF-U-P (plik *.xml) dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach powstają na podstawie połączonych danych (kwot, wymiarów etatów) z wszystkich etatów powiązanych spełniających kryteria umieszczenia w danej deklaracji PFRON. Wymiar etatu na deklaracji imiennej INF-D-P jest zawężany do 1 dla pracowników wieloetatowych.

Wydruki dla pracowników wieloetatowych

Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki seryjne płacowe – pracownicy wieloetatowi. Gałąź dostępna w wersji Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Działa dla ustawienia filtru Lista pracowników – Wszyscy. Dostępne są:
  • Karta podatkowa – wypłaty etatowe i inne,
  • Karta podatkowa – wypłaty umów,
  • Karta wynagrodzeń – wg deklaracji i wg okresu.
Sumowanie odbywa się dla zaznaczonych pozycji etatów. Aby wydruk zawierał sumaryczne przychody pracownika wieloetatowego, należy zaznaczyć wszystkie jego Etaty (podstawowy i dodatkowe). Karty przychodów i karty wynagrodzeń zawierają dodatkowe, charakterystyczne pole: Stanowisko – Wszystkie. Formularz danych kadrowych pracownika/ Wydruki/ Wydruki płacowe – pracownicy wieloetatowi. Dostępne są:
  • Karta podatkowa – wypłaty etatowe i inne,
  • Karta podatkowa – wypłaty umów,
  • Karta wynagrodzeń – wg deklaracji i wg okresu,
  • Oświadczenie o przychodach emeryta/rencisty,
  • Zaświadczenie ERP-7
  • Zaświadczenie o dochodach.
Rp - 7 Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Wymiar etatu sumowany jest z etatów powiązanych. Sumowanie dotyczy wszystkich etatów, trwających w okresie za który generowany jest wydruk. Do wymiaru etatu na 'ostatnim zajmowanym stanowisku' sumowane są wymiary etatu tylko z tych etatów, które nie mają wpisanej daty zwolnienia, albo mają Datę zwolnienia większą lub równą Dacie Do podanej do wydruku ERP-7. Informacja o wypłaconych wynagrodzeniach zawiera dane ze wszystkich powiązanych ze sobą etatów, pozostałe dane takie jak informacja o nieobecnościach i wypłaconych świadczeniach pobierane są tylko z etatu podstawowego. Wydruk ERP-7 załącznik – zestawienie zasiłków nie jest dostępny.
Uwaga
Po zmianie statusu pracownika z Etatu dodatkowego na Etat podstawowy należy formularz danych kadrowych pracownika zapisać. Jest to niezbędny warunek dla prawidłowego generowania wydruków dostępnych z Formularza pracownika z gałęzi: Wydruki płacowe – pracownicy wieloetatowi, Wydruki do Worda (XML) – pracownicy wieloetatowi. Z Formularza danych kadrowych pracownika gałąź wydruków Wydruki płacowe‑pracownicy wieloetatowi oraz Wydruki do Worda (XML) – pracownicy wieloetatowi dostępne są wyłącznie z Etatu podstawowego pracownika.
Formularz danych kadrowych pracownika/ Wydruki/ Wydruki do Worda (XML) – pracownicy wieloetatowi. Zaświadczenie o dochodach wg deklaracji i wg okresu. Wydruki te nie sumują przychodów wykazanych na listach płac BO (Bilans otwarcia). Wydruki Na wydrukach pojawiają się następujące oznaczenia pracowników wieloetatowych:
  • (+) – Etat podstawowy,
  • (–) – Etat dodatkowy.
Dodatkowo wydruki uzupełniono o akronimy pracowników (oprócz imienia i nazwiska) by ułatwić jednoznaczną identyfikację pracowników wieloetatowych. Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki kadrowe/ Staż pracy - uwzględniają zapisy dotyczące stażu na etatach dodatkowych.
  • Kolumna Staż pracy w firmie uwzględnia staż z Historii zatrudnienia pracownika z zaznaczonym parametrem Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach [v].
  • Kolumna Staż poza firmą nie uwzględnia zapisu z Historii zatrudnienia z zaznaczonym parametrem Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach [v].
Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki płacowe/ Przekroczenie progu podatkowego – nie wymaga zaznaczenia pracowników. Dla pracownika wieloetatowego sumowany jest przychód z wszystkich etatów pracownika, wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji i na tej podstawie określany % podatku. Pracownik wieloetatowy pojawi się z symbolem (+). Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki płacowe/ Przekroczenie rocznej podstawy emerytalno – rentowej wymaga zaznaczenia pracowników oznaczonych jako Etat podstawowy. Dla pracownika wieloetatowego sumowany jest przychód z wszystkich etatów pracownika, wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji i na tej podstawie ustalane jest przekroczenie rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych. Pracownik wieloetatowy pojawi się z symbolem (+). Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki płacowe/ Zaliczka podatku na PIT-4 wg progów – wymaga zaznaczenia pracowników oznaczonych jako Etat podstawowy. Dla pracownika wieloetatowego sumowany jest przychód z wszystkich etatów pracownika, wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji. Pracownik wieloetatowy pojawi się z symbolem (+). Lista pracowników/ Wydruki/ Struktura zatrudnienia (wszystkie dostępne z tego menu wydruki) w zatrudnieniu:
  • w Osobach – pracownik wieloetatowy, niezależnie od ilości etatów jakie posiada, wliczany jest jako 1 osoba,
  • w Etatach – sumowane są wszystkie etaty pracownika wieloetatowego.
Niepełnosprawność sprawdzana jest z formularza danych kadrowych Etatu podstawowego. Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki do GUS Pracownik wieloetatowy jest traktowany jako jedna osoba, jeśli suma wymiarów etatów z wszystkich etatów powiązanych to co najmniej 1/1 (pełny etat), to jest wykazywany jako pełnozatrudniony (np. Etat podstawowy na ½ etatu i dodatkowy ½ etatu – to jeden pełnozatrudniony)

Praca rozproszona

Import/ Eksport z pliku *.xml uwzględnia dane personalne pracowników wieloetatowych tj.;
Baza źródłowaBaza docelowa przed importem Baza docelowa po imporcie
Istnieje pracownik wieloetatowy
(Ma symbole: czerwonej/ niebieskiej chorągiewki		Istnieje pracownik wieloetatowy (Ma symbole: czerwonej/ niebieskiej chorągiewki)

Po imporcie, jego zapisy nie ulegają zmianie
Dodano nowego pracownika wieloetatowego.
(Ma symbole: czerwonej/ niebieskiej chorągiewki)
Przykładowo ma dwa etaty.


Nie było danych		Nowy pracownik wieloetatowy zostaje dodany do bazy tyle razy, ile ma etatów. Nie są ustawiane symbole Etatu podstawowego / dodatkowego, czyli czerwona /niebieska chorągiewka nie pojawia się. Należy uzupełnić etat i inne brakujące dane. Importowane są wyłącznie dane personalne pracownika. Zgodnie z przykładem, pojawi się w bazie 2 razy.
https://www.youtube.com/watch?v=iAx1eew10AA

Kalkulator wynagrodzeń

– Kalkulator wynagrodzeń – narzędzie pomocne do wyliczania kwoty brutto od podanej kwoty netto lub kwoty netto od podanej wartości brutto dla pracownika etatowego i zleceniobiorcy. Kalkulator wynagrodzeń nie jest powiązany z wyliczaniem wypłat. Jest dostępny niezależnie od posiadanych modułów w menu Ogólne lub w menu Płace i Kadry z poziomu: listy pracowników, formularza pracownika, listy wypłat pracowników i formularza wypłaty. Na formularzu kalkulatora należy wskazać, czy wyliczana kwota dotyczy wypłaty dla pracownika etatowego, czy zleceniobiorcy oraz ustawić dodatkowe parametry takie jak:
  • wyliczenie kwoty brutto od podanej netto,
  • wyliczenie kwoty netto od podanej brutto,
  • naliczanie składek emerytalno-rentowych,
  • naliczanie składki chorobowej i wypadkowej (w przypadku zleceniobiorców),
  • naliczanie składki zdrowotnej,
  • naliczanie składek na FP i FGŚP,
  • naliczanie ulgi podatkowej i kosztów uzyskania przychodu,
  • określenie procentu kosztów uzyskania przychodu,
  • naliczanie podatku zryczałtowanego (w przypadku zleceniobiorców),
  • określenie procentu zaliczki podatku,
  • zwolnienie z PIT dla młodych,
  • określenie procentu składki podstawowej oraz dodatkowej pracownika i pracodawcy w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych.
  Kolejne parametry wyświetlane są zależne od tego, czy wybrano naliczenie wynagrodzenia pracownika etatowego czy wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej: Po wybraniu  opcji ‘Wynagrodzenie pracownika etatowego dostępne parametry:
    • Składki emerytalno-rentowe:
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Składka na FP :
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Składka na FGŚP:
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Koszty uzyskania przychodu (ze stosunku pracy):
      • podstawowe (domyślna)
      • podwyższone
      • brak
    • Koszty uzyskania 50% (prawa autorskie):
      • naliczać
      • nie naliczać (domyślna)
    • Ulga podatkowa:
      • W polu należy wprowadzić zadeklarowaną przez pracownika w PIT-2 kwotę ulgi: 300 zł ,150 zł lub 100 zł (domyślnie podpowiada się 300 zł)
    • Procent podatku – pole typu ‘procent’ z domyślnie podstawianą wartością 12%
    • Zwolnienie z PIT :
      • nie (domyślne)
      • tak
Po wybraniu  wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej, dostępne są parametry:
      • Składki emerytalno-rentowe:
        • naliczać (domyślna)
        • nie naliczać
      • Składka chorobowa :
        • naliczać (domyślna)
        • nie naliczać
      • Składka wypadkowa:
        • naliczać (domyślna)
        • nie naliczać
      • Składka zdrowotna:
        • naliczać (domyślna)
        • nie naliczać
      • Składka na FP:
        • naliczać (domyślna)
        • nie naliczać
      • Składka na FGŚP:
        • naliczać (domyślna)
        • nie naliczać
      • Koszty uzyskania – z domyślnie ustawiona wartością 20,00%
      • Ulga podatkowa:
        • W polu należy wprowadzić zadeklarowaną przez pracownika w PIT-2 kwotę ulgi: 300 zł ,150 zł lub 100 zł (domyślnie podpowiada się 300 zł)
      • Procent podatku – z domyślnie ustawioną wartością 12%
      • Zwolnienie z PIT :
        • nie (domyślne)
        • tak
      • Podatek zryczałtowany:
        • nie (domyślna)
        • tak
  Na końcu znajdują się wspólne dla obu rozliczeń parametry dotyczące określenia procentu składki podstawowej oraz dodatkowej pracownika i pracodawcy w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych.
Uwaga
Dostosowanie kalkulatora do obsługi wyliczenia kwoty netto lub brutto wynagrodzenia dla osób zwolnionych z PIT ze względu na wiek zostanie zrealizowane w wersji 2020.0 w październiku. Aktualnie w kalkulatorze w przypadku ustawienia procentu zaliczki podatku na 0% kalkulator działa zgodnie z zasadą ograniczania składki zdrowotnej do zaliczki podatku.

Po ustawieniu powyższych parametrów oraz wpisaniu kwoty następuje automatyczne wyliczenie: kwoty brutto lub netto (w zależności od tego czy wyliczenie dotyczy kwoty netto czy brutto), składek ZUS pracownika, składki zdrowotnej, zaliczki podatku, składek ZUS finansowanych przez pracodawcę, składek na FP i FGŚP, składek podstawowych i dodatkowych pracownika i pracodawcy w ramach PPK oraz łącznego kosztu pracodawcy. Automatyczne przeliczenie kwot następuje również po każdej zmianie parametrów.

Przy wyliczaniu kwoty wynagrodzenia, stałe podatkowe i wartości zmiennych z Konfiguracji, np. procent składki wypadkowej, są uwzględniane w wysokości aktualnej na datę wypłaty uzupełnioną na formularzu kalkulatora wynagrodzeń. Kwoty wyliczone przez kalkulator można przenosić na inne formularze za pomocą funkcji kopiowania <CTRL>+<C> -> <CTRL>+<V>.

Pracownik tymczasowy (Płace i Kadry Plus)

https://www.youtube.com/watch?v=KJT-jrftYmc&
Uwaga
Funkcjonalność dostępna w Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus.
Funkcjonalność umożliwia ewidencję i rozliczanie pracowników tymczasowych przez Agencje Pracy Tymczasowej. Praca tymczasowa jest stosunkiem pracy pomiędzy trzema podmiotami: pracownikiem tymczasowym – agencją pracy tymczasowej – pracodawcą-użytkownikiem. Agencja Pracy Tymczasowej zawiera umowę z osobą poszukującą pracy, przez co staje się jej pracodawcą, z tą różnicą, że praca nie jest wykonywana w siedzibie agencji, ale na rzecz i pod kierownictwem innego pracodawcy użytkownika, do którego osoba jest kierowana przez agencję. Skierowanie do pracy następuje zawsze na czas określony.

Konfiguracja typów wypłat

W Konfiguracji typów wypłat wyliczanych algorytmem 7 i 9 na zakładce [Ogólne], w części definicja możliwe są do zaznaczenia parametry wykorzystywane przy naliczaniu składników wynagrodzenia dla pracowników tymczasowych:
  • Liczony z okresu zatrudnienia – przy liczeniu typów wypłat wykorzystujących ten parametr uwzględniane są składniki wypłacone w całym bieżącym okresie zatrudnienia pracownika tymczasowego. W przypadku jednoczesnego zaznaczenia parametrów Standardowa oraz Liczony z okresu zatrudnienia w podstawie wynagrodzenia za urlop/ekwiwalentu za niewykorzystany urlop uwzględniane jest wypłacone u danego pracodawcy‑użytkownika wynagrodzenie za okres 3 miesięcy lub 90 dni zatrudnienia przypadających w okresie 6 miesięcy przed miesiącem, w którym pracownik przebywa na urlopie.
  • Kwota przeliczana na dni/godziny – decyduje czy kwota dodatku ma być przeliczona na dni, czy na godziny.
Konfiguracja typu wypłaty dla pracownika tymczasowego
Do rozliczania pracowników tymczasowych służą nowe standardowe typy wypłat. Lista nowych standardowych typów wypłat to:
  • Wynagrodzenie za czas urlopu (tymczas.),
  • Ekwiwalent za niewykorzyst. url. (tymcz.).

Pracownik tymczasowy – informacje w danych kadrowych

Na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce Etat są zwijane grupy Zastępowany pracownik i Pracownik tymczasowy – widoczny tylko w module Płace i Kadry Plus. Grupy widoczne są na pełnym formularzu pracownika, w przypadku właściciela oraz na formularzu dostępnym z poziomu kasy zapomogowo‑pożyczkowej jest ukryta. Domyślnie przy dodawaniu nowego pracownika flaga Pracownik tymczasowy nie jest zaznaczona. Przy aktualizacji danych kadrowych wartość parametru jest kopiowana z poprzedniego zapisu – z możliwością zmiany przez operatora. W części Zastępowany pracownik można wpisać lub wybrać z liczby pracowników imię i nazwisko pracownika zastępowanego. Pole to należy uzupełnić w przypadku zatrudniania pracownika na umowę o zastępstwo. Parametr Pracownik tymczasowy służy do odnotowania pracownikowi informacji o statusie tymczasowy. Zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie się pola Pracodawca. W tym polu można wybrać z listy słownikowej nazwę firmy pracodawcy-użytkownika, do którego pracownik jest przypisany w okresie danego zapisu historycznego.
Uwaga
 Ustawianie Pracodawcy, u którego pracownik tymczasowy wykonuje pracę w poszczególnych okresach, jest konieczne do prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia za czas urlopu i ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
Rys 81. Formularz pracownika – zakładka Etat z opcjami dotyczącymi pracownika tymczasowego

Formularz pracownika zakładka Etat z opcjami dotyczącymi pracownika tymczasowego

W Kadrach dla Listy pracowników oraz Listy zapisów historycznych pracownika udostępniono na liście kolumn do wyboru (w domyślnym układzie ukryte) dodatkowe kolumny dotyczące pracowników tymczasowych – dostępne do wyboru tylko w module Płace i Kadry Plus:
  • Tymczasowy – z opcją Tak/Nie zależnie od tego czy pracownik ma zaznaczony parametr na zakładce [Etat],
  • Pracodawca – wyświetlana jest nazwa pracodawcy – użytkownika z etatu pracownika.
Kolumny można dodać korzystając z dostępnej pod prawym przyciskiem myszy opcji Wybór kolumn.

Operacje seryjne – Seryjna zmiana wartości pola

Do operacji seryjnej zmiany pola dla zaznaczonych pracowników, służą pola, dotyczące pracownika tymczasowego. Są one widoczne po zaznaczeniu flagi Wyświetl dodatkową listę pól. Dotyczy to następujących pól:
  • Pracownik tymczasowy – z opcjami tak/nie do wyboru,
  • Pracodawca – możliwość wyboru z listy słownikowej pracodawcy – użytkownika.

Limit urlopowy

W konfiguracji znajduje się standardowy typ limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Limit ten jest  liczony w dniach, bez przeliczania na godziny i bez uwzględniania wymiaru etatu. Pracownik tymczasowy nabywa prawo do urlopu w wymiarze 2 dni po każdym pełnym miesiącu pracy. Ze względu na różne interpretacje okresu, za który przysługują 2 dni w konfiguracji znajduje parametr Limit urlopu dla pracow. tymczasowego/pierwsza praca‑miesiąc z równy 30 dni. Parametr ma wpływ na naliczanie limitu urlopu wypoczynkowego dla pracowników tymczasowych:
  • parametr nie zaznaczony (domyślne ustawienie) – przy wyliczaniu limitów miesięcznych pełny miesiąc, dla okresu zaczynającego się pierwszego dnia miesiąca obejmuje cały dany miesiąc kalendarzowy, w pozostałych przypadkach miesiąc liczy się jako 30 dni np. limit ma datę Okres od inną niż pierwszy dzień miesiąca.
  • Parametr zaznaczony – przy wyliczaniu limitów miesięcznych dla pracowników tymczasowych za pełny miesiąc zawsze przyjmuje się 30 dni kalendarzowych.
Parametr Limit urlopu dla pracow. tymczasowego/pierwsza praca – miesiąc równy 30 dni ma wpływ na naliczenie limitu urlopu wypoczynkowego tylko w sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony przez co najmniej pełny miesiąc kalendarzowy. Zaznaczenie lub odznaczenie parametru decyduje o tym, czy pierwszy 2-dniowy limit policzy się za okres np. 1-30.07, czy 1-31.07. Przy zatrudnieniu trwającym część miesiąca każde 30 dni zatrudnienia jest traktowane jako miesiąc. Zatem każdy 30-dniowy okres zatrudnienia, z jednego bądź wielu miesięcy, jeśli dotyczy tylko części miesiąca będzie traktowany jako miesiąc. W przypadkach przedstawionych poniżej naliczą się 2 dni urlopu wypoczynkowego, za okresy:
  • 07-30.07 (gdy 31.07 już nie jest zatrudniony),
  • 2-31.07,
  • 07-15.07, a następnie po 1-dniowej przerwie 17.07-31.07,
  • 07-15.07 i po przerwie 1.08-15.08.
W bazie danych  zapisywana jest informacja o tym, przy jakim ustawieniu powyższego  parametru był naliczony limit urlopu. Formularz limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) różni się od standardowego formularza limitu Urlop wypoczynkowy, nie ma kolumny z przeliczeniem na godziny i są dodatkowe pola:
  • korekta okresu – opcja dostępna dla limitów liczonych w dniach. Edycja korekty okresu limitu jest dostępna tylko w ostatnim limicie danego typu u pracownika. Zaznaczenie powoduje uaktywnienie się pola z datą Okres Do. Użytkownik może zmienić zakres dat limitu. Jest to istotne dla pracowników tymczasowych w sytuacji, gdy pierwszy limit Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) jest dodawany dla pracownika, który był już wcześniej zatrudniony jako pracownik tymczasowy i nabywa prawo do pierwszego 2-dniowego limitu wcześniej niż po pełnym miesiącu pracy w ramach danej umowy o pracę. Zaznaczenie tego parametru dodatkowo powoduje, że dla edytowanego okresu limitu jest doliczany należny limit za 2 dni (nawet jeśli wcześniej naliczył się w ilości 0, ze względu na to że nie kończył miesięcznego okresu zatrudnienia, za który przysługują 2 dni urlopu). Po zmianie daty Okres Do w ostatnim limicie wykonanie operacji Przelicz powoduje dodanie, przeliczenie tylko limitów od daty o 1 dzień późniejszej niż ostatni z limitów mający ustawioną ręczną korektę Aby zmodyfikować okres limitu inny niż ostatni naliczony, należy najpierw usunąć te limity, które dotyczą późniejszych okresów, tak by ten w którym ma być zmieniony okres, był ostatnim. Następnie zmienić ‘datę Do’ w tym limicie i zapisać. Po przeliczeniu doliczą się kolejne limity po nim, o ile pracownik jest nadal zatrudniony jako pracownik tymczasowy po tej dacie, którą ręcznie zmodyfikowano.
  • wypłacono ekwiwalent – pole służy do ręcznego wpisania ilości dni lub godzin (w zależności od tego czy jest liczony w dniach czy w godzinach), za które wypłacono ekwiwalent. Odnotowanie informacji o wypłaconym ekwiwalencie wpływa na wysokość limitu pozostałego do wykorzystania.

Formularz limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy)

Limit Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) można dodać jedynie pracownikowi, który miał odnotowany chociaż w jednym zapisie historycznym w okresie, za który dodajemy limit status tymczasowy. W przypadku próby dodania tego rodzaju limitu pracownikowi, który nie miał statusu tymczasowy pojawia się komunikat: Nie można naliczyć tego typu limitu – pracownik nie jest zatrudniony jako pracownik tymczasowy w roku {rok, za który liczymy limit}. W przypadku próby dodania pracownikowi tymczasowemu limitu Urlop wypoczynkowy, gdy w ciągu roku zawsze miał ustawiony status tymczasowy pojawia się  komunikat Nie można naliczyć tego typu limitu – pracownik jest zatrudniony wyłącznie jako pracownik tymczasowy w roku {rok, za który liczymy limit}. Dla pracowników tymczasowych przeznaczony jest standardowy typ nieobecności Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Na formularzu nieobecności można zaznaczyć, że jest to urlop na żądanie, a w polu wykorzystano do tej pory widoczna jest ilość dni wykorzystanego urlopu na żądanie odczytana z limitu. Odnotowanie na kalendarzu (Nie)obecności Urlopu wypoczynkowego (tymczasowy) w dniu typu Pracy pomniejsza limit o 1 dzień niezależnie od wymiaru etatu pracownika i ilości godzin wg planu pracy. Limit pozostały do wykorzystania za dany miesiąc jest automatycznie przenoszony na kolejny okres (miesiąc).
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Pracownik tymczasowy nabywa prawo do urlopu w wymiarze 2 dni z upływem pełnego miesiąca pracy. Podczas zapisu nieobecności Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) wprowadzona jest kontrola limitu urlopu wypoczynkowego, aby należny za dany miesiąc urlop można było wykorzystać dopiero po upływie miesiąca pracy. W przypadku próby wprowadzenia większej niż przysługująca liczby dni urlopu pojawia się komunikat: „Przekroczono limit nieobecności na ten miesiąc. Czy chcesz kontynuować ?”. Z  tego poziomu użytkownik może zdecydować, czy nieobecność ma być zapisana jako urlop wypoczynkowy pomimo przekroczenia limitu czy Użytkownik chce ją edytować i zmienić okres.

Lista płac

Na formularzu listy płac – tylko w module Płace i Kadry Plus – dostępny jest parametr Lista tylko dla pracowników tymczasowych – domyślnie niezaznaczony.
Uwaga
 Parametr wskazujący, że lista płac dotyczy pracowników tymczasowych dostępny jest tylko dla list płac o rodzaju Etat. Jeśli przy dodawaniu listy wybrano inny rodzaj niż Etat, wówczas parametr ten jest nieaktywny. Jeżeli natomiast zaznaczono parametr przy ustawieniu na liście o rodzaju Etat, a następnie zmieniono rodzaj, to parametr jest automatycznie czyszczony.
Wypłaty dla pracowników tymczasowych można naliczać na liście płac z zaznaczonym parametrem Lista tylko dla pracowników tymczasowych. Na takiej liście płac nie ma możliwości ustawienia okresu dłuższego niż 1 miesiąc, ani liczenia z opcją miesięcy wstecz. Po wybraniu w Wypłatach pracowników listy płac dedykowanej dla pracowników tymczasowych wyświetlają się jedynie osoby, które mają status pracownika tymczasowego przez co najmniej jeden dzień w okresie, za który jest dana lista płac.

Formularz listy płac – z parametrami dla pracowników tymczasowych

Na liście płac dla pracowników tymczasowych, możliwe jest rozliczenie w jednej wypłacie, wielu okresów zatrudnienia ze statusem tymczasowy, z przerwami w obrębie danego miesiąca. W przypadku aktualizacji w trakcie miesiąca. zmieniającej status pracownika ze zwykłego na tymczasowy, aby program prawidłowo naliczył wynagrodzenie należy postąpić w następującej kolejności:
  • naliczamy wypłatę na zwykłej liście płac za okres, kiedy pracownik nie był pracownikiem tymczasowym,
  • aktualizujemy dane pracownika,
  • naliczamy drugą wypłatę na liście płac dla tymczasowych za okres, kiedy pracownik miał status tymczasowy.

Wynagrodzenie za czas urlopu

Dla pracowników tymczasowych dedykowany jest standardowy typ wypłaty Wynagrodzenie za czas urlopu (tymczas.). Ten typ wypłaty powiązany jest z nieobecnością Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Wyliczenie wynagrodzenia za czas urlopu (tymczas.):
  • W podstawie  wynagrodzenia za czas urlopu  uwzględnia się wynagrodzenie pracownika uzyskane u pracodawcy-użytkownika, u którego jest na urlopie, za okres 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik przebywa na urlopie. Jeśli pracownik w okresie 3 miesięcy przed urlopem pracował u różnych pracodawców – użytkowników do podstawy przyjmujemy wynagrodzenie uzyskane u danego pracodawcy-użytkownika za okres łącznie 90 dni zatrudnienia, które przypadają w okresie 6 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc kalendarzowy, w którym pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym. Okres 90 dni ropoczyna się w dniu bezpośrednio poprzedzającym miesiąc kalendarzowy, w którym jest urlop wypoczynkowy. W przypadku, gdy pracownik przed urlopem otrzymał u danego pracodawcy-użytkownika wynagrodzenie za okres krótszy niż 3 miesiące/90 dni do obliczania wynagrodzenia za czas urlopu przyjmuje się wynagrodzenie faktycznie otrzymane w tym okresie. Do podstawy wliczane są wszystkie wypłacone elementy zdefiniowane jako wliczane do urlopu, bez względu na sposób wliczania (pomijane są tylko ustawione jako nie wliczać) – w takiej kwocie, w jakiej je wypłacono (nawet jeśli z definicji wynika, że mają być wliczane po przeliczeniu względem jakiejś stałej). W przypadku dodatków wypłacanych za pełny miesiąc, gdy pracownik w danym miesiącu pracował u kilku pracodawców i wynagrodzenie z tytułu pracy u jednego z tych pracodawców ma być wliczone do podstawy dodatek wlicza się tylko w przypadku, gdy na ‘datę od’ i ‘datę do’ tego dodatku pracownik pracował u pracodawcy-użytkownika, u którego przebywa na urlopie.
Uwaga
 Jeśli okres 90 dni zaczął się w trakcie poprzedniego zatrudnienia u danego pracodawcy Użytkownik za pomocą parametru Podstawa urlopu/ekwiwalentu naliczana z okresu dłuższego niż 90 dni dla prac. tymcz. dostępnego w System/Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry/ Wynagrodzenie/ekwiwalent za urlop  może określić, czy podstawa urlopu ma być naliczona z okresu dłuższego niż 90 dni (będzie uwzględniony cały okres zatrudnienia w obrębie miesiąca u danego pracodawcy-użytkownika obejmujący dzień przekroczenia 90 dni) lub krótszego (okres zatrudnienia w trakcie którego następuje przekroczenie 90 dni, jest pomijany).  
  • Zsumowane wynagrodzenie dzielone jest przez liczbę godzin pracy, za które ono przysługiwało.
  • Otrzymana kwotę za 1 godzinę urlopu jest mnożona przez liczbę godzin urlopu. Licza godzin urlopu jest równa liczbie godzin pracy, którą pracownik by przepracował, gdyby nie przebywał w danym dniu/dniach na urlopie.
W programie jest możliwość podglądu elementów uwzględnionych w podstawie wynagrodzenia za czas urlopu (tymczas.) na logu Naliczanie podstawy urlopu (tymcz.) – szczegóły.
Uwaga
 Podstawa wynagrodzenia za urlop, który wystąpił przed 1.06.2017  jest liczona z wszystkich wypłat pracownika uzyskanych w całym okresie zatrudnienia w agencji (od daty zatrudnienia), włącznie z wypłatą za bieżący miesiąc, w którym rozliczany był urlop. Kwota wynagrodzenia za urlop jest wyliczana w przeliczeniu na dni pracy.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

W przypadku wypłaty pracownikowi tymczasowemu ekwiwalentu należy użyć typu wypłaty – Ekwiwalent za niewykorzystany url.(tymcz.).  Zasady liczenia podstawy i kwoty ekwiwalentu za jedną godzinę, są takie same jak dla urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie pracownika uzyskane w okresie 3 miesięcy/90 dni jest dzielone przez czas przepracowany w godzinach. Stawka za 1 godzinę urlopu jest następnie mnożona przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Liczba godzin niewykorzystanego urlopu jest ustalana jako iloczyn pozostałych dni urlopu pobranych z limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy), wartości wpisanej w polu Norma dobową do urlopu dla pełnego wymiaru etatu na formularzu pracownika oraz wymiaru etatu pracownika. Ilość godzin pozostałego urlopu zaokrągla się w górę do pełnych godzin. Stawka za godzinę urlopu pomnożona przez wyliczoną liczbę godzin pozostałego urlopu daje kwotę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Na wydruku Naliczanie podstawy ekwiw. (tymczas.) – szczegóły – wykazywane są elementy uwzględnione w podstawie naliczania ekwiwalentu za urlop (tymczas.).
Uwaga
 Podstawa ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, który jest wypłacony przed 31.05.2017 jest liczona z wszystkich wypłat pracownika uzyskanych w całym okresie zatrudnienia w agencji (od daty zatrudnienia), Kwota ekwiwalentu jest wyliczana w przeliczeniu na dni pracy.

Wynagrodzenie za czas choroby

Liczba dni chorobowego, za które płaci pracodawca, długość okresu zasiłkowego oraz liczba miesięcy, z których liczymy średnią do podstawy dla pracowników tymczasowych, określana jest tak samo jak dla zwykłych pracowników. Podstawę wynagrodzenia za czas choroby, ustala się analogicznie jak dla pracowników zwykłych z kilkoma wyjątkami:
  • w przypadku, gdy pracownik tymczasowy w okresie trwania danej umowy o pracę nie ma wypłat za poprzednie miesiące, albo ma wypłatę tylko za część poprzedniego miesiąca (zatrudniony w trakcie miesiąca) w podstawie uwzględniane są kwoty z bieżącej wypłaty zależnie od ustawionej w typie wypłaty metody wliczania do podstawy zasiłków chorobowych, uwzględniane następująco:
    • zdefiniowane jako Nie wliczać – nie wlicza się,
    • zdefiniowane jako Wliczać – wlicza się wartość elementu wypłaty pomniejszoną o składki ZUS pracownika z tego elementu,
    • zdefiniowane jako wliczane pozostałymi metodami – Dopełniać wg dni, Dopełniać wg godzin, Wliczać w pełnej wysokości i Wliczać jak zasadnicze – wlicza się składnik podstawowy pomniejszony o składki ZUS pracownika,
  • wyliczoną podstawę zasiłku w przypadku pracowników tymczasowych odnosi się do minimalnego wynagrodzenia uwzględniającego wymiar etatu i pomniejszanego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.

Wydruki

Pracownicy tymczasowi u pracodawców‑użytkowników wydruk, na którym wykazywane są osoby mające zaznaczony parametr Pracownik tymczasowy w danym okresie i są przypisane do wskazanego pracodawcy – użytkownika. Wydruk wykonywany jest dla zaznaczonych pracowników w Kadrach poprzez wydruk danych > lista pracowników > pracownicy tymczasowi u pracodawców‑użytkowników. Świadectwo pracy dla pracownika tymczasowego – dedykowany wydruk świadectwa pracy dla pracowników tymczasowych. Wydruk jest dostępny z poziomu formularza danych kadrowych pracownika, który ma zaznaczony parametr Pracownik tymczasowy w menu Wydruk danych w gałęzi Wydruki do Worda (XML) – wydruki kadrowe. W punkcie 1 świadectwa pracy wykazywane są okresy zatrudnienia pracownika obejmujące dane z zapisu historycznego, z którego wykonywany jest wydruk oraz wcześniejsze, począwszy od zapisu, który jest aktualny na dzień podany w parametrach przed wydrukiem w polu Informacje o zatrudnieniu od dnia. Dane pobierane są tylko z zapisów historycznych pracownika, w których jest zaznaczony parametr Pracownik tymczasowy. W punkcie 2 zawarta jest informacja o pracodawcach-użytkownikach, u których wykonywana była praca w okresie zatrudnienia uwzględnionym w punkcie 1. W przypadku, gdy pracownik nie ma ustawionych pracodawców drukowany jest opis Brak informacji o pracodawcy–użytkowniku. Informacja o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym pobierana jest ze standardowego limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Liczba dni wykorzystanego urlopu jest sumą liczby dni urlopu wykorzystanego i liczby dni, za które wypłacono ekwiwalent zsumowanych z wszystkich limitów zawierających się w roku kalendarzowym, w którym pracownik jest zwolniony i dodatkowo zawężonych do okresu, za jaki jest wykonywany wydruk świadectwa pracy. Pozostałe informacje wykazywane na świadectwie pracy drukowane są analogicznie, jak dla pracowników niebędących pracownikami tymczasowymi.

Pakiet mobilności (Płace i Kadry Plus)

Funkcjonalność pozwalającą na rozliczenie podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenia społeczne kierowców międzynarodowych zgodnie z tzw. Pakietem mobilności pracowników etatowych oraz osób z zawartymi umowami cywilnoprawnymi. Funkcjonalność dostępna  jest w module Płace i Kadry Plus. Na liście pracowników znajduje się opcja ‘Diety kierowcy międzynarodowego’. Po jej wybraniu w oknie ‘Diety kierowcy międzynarodowego’ Użytkownik może wskazać wartość diet,  okres od-do, za który przysługują, oraz z rozwijanej listy wybrać kraj, w którym pracownik wykonywał pracę.  

1.1 Naliczanie wypłat

Podczas naliczania wynagrodzeń etatowych, innych oraz umów program sprawdza, czy pracownik ma wprowadzoną informację o dietach przysługujących za miesiąc, za który liczymy wynagrodzenie (znaczenie ma okres od-do wypłaty).  Jeżeli tak, to wypłata zostanie rozliczona zgodnie z zasadami pakietu mobilności. Rozliczenie kierowców międzynarodowych podlega innym zasadom niż w przypadku pracowników zatrudnionych i wykonujących pracę w Polsce. Podstawa podatku kierowców jest wyliczana od sumy naliczonych opodatkowanych elementów pomniejszonej o równowartość 1/3 diet należnych za okres pracy wykonywanej za granicą. Podczas naliczania wypłaty  program pobiera z danych pracownika kwotę diet za miesiąc, za który są naliczone elementy w wypłatach w tym miesiącu deklaracji i przemnaża przez stałą wartość 1/3.Wartość diet, które pomniejszają podstawę opodatkowania jest zapisana na formularzu wypłaty oraz zestawieniu  na zakładce [Podatki] w polu  ‘Pomniejszenie o diety’. Podstawa składek ZUS kierowców jest wyliczana od sumy oskładkowanych elementów pomniejszonej o równowartość diet za pobyt pobytu za granicą, jeśli podlegające ubezpieczeniom wynagrodzenie, które pracownik otrzymał w danym miesiącu deklaracji jest wyższe od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia (kwota zapisana w konfiguracji programu w gałęzi Płace/Wynagrodzenia polu Minimalnej podstawy skł. ZUS dla oddeleg. ) Przy sprawdzaniu kwoty wynagrodzenia uwzględniane są wszystkie oskładkowane elementy wypłacone w danym miesiącu deklaracji. Nie ma znaczenia na jakiej liście płac zostały naliczone ani za jaki okres. Znaczenie ma jedynie data wypłaty. Jeśli podstawa po pomniejszeniu o diety jest niższa od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia to następuje podwyższenie wyliczonej podstawy do tej minimalnej obowiązującej wysokości. Natomiast, gdy przychód pracownika w danym miesiącu jest niższy od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia podstawę składek stanowi kwota faktycznie otrzymanego wynagrodzenia. W przypadku gdy podstawa opodatkowania jest niższa niż podstawa oskładkowania program naliczy wartość składek społecznych od przychodu opodatkowanego. Składki są zapisane  na formularzu wypłaty na zakładce [3.Podatki] w polu ‘w tym podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania’ i pomniejszają podstawę opodatkowania przy wyliczaniu zaliczki podatku. Podstawa składki zdrowotnej będzie naliczana na podstawie kwoty podstawy składek społecznych pomniejszonej o składki społeczne oraz elementów, które podlegają jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Na PIT-11 jako przychód jest wykazywana kwota wynagrodzenia kierowców po pomniejszeniu o 1/3 diet. Jako składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne są wykazane jedynie te, które były naliczone od tej części wynagrodzenia, która była opodatkowana.
Uwaga
W wersji Comarch ERP Optima 2023.6.1 dostosowano program do zmian wynikających z ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym: - Wprowadzono pomniejszanie podstawy opodatkowania o diety przysługujące z tytułu wykonywania przewozów międzynarodowych dla kierowców wykonujących pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej. - W związku z wprowadzeniem 60 EUR jako stawki diety dziennej pomniejszającej podstawę oskładkowania oraz 20 EUR jako diety dziennej pomniejszającej podstawę opodatkowania wprowadzono zmiany w wyliczaniu podstawy opodatkowania. Do tej pory podstawa opodatkowania była pomniejszana o 30% kwoty wprowadzonych danemu pracownikowi diet, po zmianie będzie to 1/3 tej kwoty. Powyższe zmiany są stosowane dla wypłat mających datę wypłaty 19.08.2023 lub późniejszą. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie  drogowym (Dz.U.2023, poz.1523).

1.2  Wyliczanie podstawy zasiłków

Wliczając do podstawy chorobowego wynagrodzenie z miesiąca, w którym stosowano rozliczenie zgodne z zasadami pakietu mobilności, uwzględniona jest  podstawa składek społecznych pomniejszona o składki ZUS. W podstawie są uwzględniane wszystkie elementy, które stanowiły podstawę składek społecznych niezależnie od tego czy mają ustawione w konfiguracji wliczania do podstawy zasiłku. Jeśli pracownik miał w danym miesiącu nieobecność usprawiedliwioną wynagrodzenie z tego miesiąca nie jest dopełniane do podstawy zasiłku.

Przenoszenie danych kadrowo -płacowych między bazami

 Narzędzie pozwalające na przenoszenie pełnych danych kadrowo – płacowych między bazami Comarch ERP Optima. Mechanizm daje możliwość dalszego naliczania wynagrodzeń po zaimportowaniu danych do nowej bazy uwzględniając przeniesione wypłaty. W menu Płace i Kadry/ Kadry pod przyciskiem Przenoszenie danych dostępne są opcje  ‘Eksport’ i ‘Import’. Eksport Funkcja eksportu działa dla zaznaczonych pracowników. Przenoszone są dane pracowników etatowych, zleceniobiorców, osób bez zatrudnienia. Na oknie eksportu dostępne są dwie opcje:
  • Dane kadrowe
  • Dane kadrowe wraz z danymi płacowymi (zaznaczona domyślnie).
  W przypadku zaznaczenia opcji ‘Dane kadrowe’ eksportowane są dane kadrowe zaznaczonych pracowników z zapisami historycznymi, historią zatrudnienia oraz wykształcenia, limitami nieobecności, członkami rodziny, schorzeniami oraz uprawnieniami. Eksportowane są również dane słownikowe (urzędy, banki, stanowiska, funkcje, przyczyny zwolnienia, rodzaje stażu pracy, okresy niewliczane do stażu pracy) oraz definicje dokumentów, harmonogramy – wzory spłaty pożyczki, opisy dni wolnych, kalendarze, typy wypłat, grupy potrąceń, definicje limitów nieobecności, urzędy skarbowe, komornicy.
Uwaga
Import do bazy docelowej pliku zawierającego tylko dane kadrowe skutkuje brakiem możliwości późniejszego importu danych płacowych i powiązania ich z danymi kadrowymi.
Zaznaczenie opcji 'Dane kadrowe wraz z danymi płacowymi’ oprócz ww. danych kadrowych umożliwia przeniesienie: wypłat, umów cywilnoprawnych, dodatków pracowników, nieobecności, czasu oraz planu pracy, diet kierowcy międzynarodowego, pożyczek PKZP. Wyeksportowane dane zapisywane są w pliku w formacie XML. Import W celu zaimportowania danych w bazie docelowej należy wybrać opcję ‘Import’. Na oknie importu należy wskazać ścieżkę do pliku xml, który będzie importowany. Przed importem danych zalecane jest utworzenie kopii bezpieczeństwa. Szczególnie istotne jest to, w przypadku importu do bazy zawierającej już dane. W celu identyfikacji importowanych rekordów w bazie danych w tabelach dotyczących importowanych danych dodano kolumnę ImportRowID, w której zapisywany jest indywidualny kod, za pomocą którego identyfikowany jest dany rekord. Na co zwrócić uwagę przy imporcie danych:
  • Przy imporcie pracowników sprawdzana jest wartość w polu ImportRowID. W przypadku znalezienia w bazie danych pracownika o takim samym numerze ImportRowID dane pracownika nie zostaną zaimportowane.
  • Po zaimportowaniu pracowników do nowej bazy jako ich akronim ustawia się oznaczenie IMP1,IMP2.
  • Podczas eksportu\importu nie są przenoszone dane o wydziałach/ projektach/ lokalizacjach pracowników. Po zaimportowaniu danych pracownik zostaje przypisany do głównego wydziału i centrum podległościowego – domyślnie jest to ‘Firma’.
  • Po zaimportowaniu schematu płatności pracownika w polu odbiorca zawsze ustawia się sam pracownik, nie są przenoszeni inni odbiorcy.
  • Do wszystkich zaimportowanych typów wypłat dodawany jest przedrostek IMP.
  • Podczas importu umów pracowników zaczytywane są wszystkie umowy pracownika wraz z zestawieniami czasu pracy. Nie są przenoszone numery umów, w trakcie importu ustawiany jest symbol UM1, UM2, UM3
  • Podczas importu list płac z bazy źródłowej dotychczasowe symbole zastępowane są symbolami E1 dla wypłaty etatowej, U1 dla wypłaty umowy, I1- dla wypłaty typu inna, Z1 – dla wypłat typu zaliczka oraz zaliczka brutto, P1 – dla pożyczki, EK1 dla listy korygującej.
  • Listy płac, które były zaksięgowane w bazie źródłowej po imporcie będą miały status ‘zamknięta’.
  Po zaimportowaniu typów wypłat należy na nowo ustawić powiązanie w przypadku umów oraz elementów będących przychodami PPK, a także między składnikami związanymi ze sobą oraz typami wypłat odwołującymi się do wskaźników. W przypadku typów wypłat zdefiniowanych algorytmem 12 oraz 11 należy zweryfikować poprawność definicji i ustawić powiązanie ze wzorcami płacowymi, jeśli były używane w definicji

Pracownicy (Kadry)

Lista pracowników

Filtrowanie listy pracowników

Lista pracowników – funkcje na wstążce

Lista zapisów historycznych (aktualizacja zapisu)

Listę pracowników (a właściwie osób, których podstawowe dane personalne zostały wprowadzone do programu) można wyświetlić poprzez wciśnięcie przycisku Pracownicy w Menu nawigacji Comarch ERP Optima Płace i Kadry lub poprzez wywołanie z menu programu Płace i Kadry przycisku Kadry. Funkcje dostępne na Liście pracowników: – Dodaj pracownika – przycisk służy do wprowadzenia nowej osoby na listę. Procedura ta może być uruchomiona klawiszem <INSERT> lub z menu kontekstowego wywoływanego prawym klawiszem myszy. W module Płace i Kadry Plus przy ikonie plusa pojawia się menu dostępnych opcji , z poziomu którego można wybrać opcję Dodaj pracownika jako etat dodatkowy. Pozwala na utworzenie etatu powiązanego dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach (wieloetatowość). Menu dostępnych opcji nie pojawia się w sytuacji, gdy ustawiamy się w polu filtr lub gdy lista pracowników jest pusta. – Edytuj dane pracownika – przycisk otwiera formularz danych pracownika, który przedstawia szczegółowe informacje o pracowniku oraz umożliwia ich zmianę. Formularz może być otwarty za pomocą klawiszy <CTRL>+<ENTER>, z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) lub poprzez 2-krotne kliknięcie lewym klawiszem myszy na wybranym pracowniku.
Rys 39. Lista pracowników
– Usuń pracownika – klawisz pozwala na usunięcie pracownika z listy. Usunięcie pracownika możliwe jest również za pomocą klawisza <DELETE> lub z menu kontekstowego. Usunięcie pracownika powoduje jego całkowite wykasowanie z bazy danych. W przypadku istnienia więcej niż jednego zapisu historycznego należy wykasować wszystkie zapisy. Nie można wykasować pracownika, dla którego zostały naliczone wypłaty. W takim przypadku najpierw należy usunąć wypłaty, a następnie zapisy historyczne pracownika.  – Zamknij okno – przycisk powoduje zamkniecie listy pracowników. Okno można zamknąć, korzystając z klawiszy <ESC>, <CTRL>+<F4> lub przyciskając  w prawym, górnym rogu.
Uwaga
 Działanie opisanych powyżej klawiszy jest identyczne na wszystkich listach i formularzach w całym programie.
 – Lista umów pracownika – funkcja umożliwiająca zawarcie (dodanie) umowy cywilnoprawnej.
Uwaga
 Z właścicielem lub osobą współpracującą nie można zawierać umowy cywilnoprawnej. Przy próbie dodania umowy takiej osobie pojawia się komunikat: Nie można dodać umowy cywilnoprawnej właścicielowi lub osobie współpracującej. 
 – Dodatkowe elementy wynagrodzenia – pozwala na dodawanie/podgląd/aktualizację dodatkowych elementów wynagrodzenia (dodatki, potrącenia). Pracownikowi można dodać pojedynczy dodatek lub grupę dodatków (moduł Płace i Kadry Plus).
  • Dodatki – lista dodatków pracownika,
  • Akordy – lista akordów związanych z danym pracownikiem,
  • Zajęcia wynagrodzenia – funkcjonalność dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus,
  • Dodatki – operacje seryjne – funkcjonalność dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus,
  • Akordy – operacje seryjne – funkcjonalność dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus,
  • Kwota akordu grupowego – operacje seryjne – możliwość dodania zaznaczonym pracownikom akordu grupowego.
– Kalendarz – zawiera kilka opcji (menu):
  • (Nie)obecności – pozwala na dodawanie, podgląd, zmianę, skorygowanie nieobecności,
  • Plan pracy – możliwy jest podgląd, modyfikacja harmonogramu czasu pracy (grafika) pracownika,
  • Limity nieobecności – można dodać, zmodyfikować, usunąć limit nieobecności: urlopu opiekuńczego, wypoczynkowego czy inny limit wcześniej dodany w Konfiguracji firmy/ Płace/ Limity nieobecności,
  • Seryjne dodawanie limitów nieobecności (Płace i Kadry Plus) – dla zaznaczonych pracowników, omówione w odrębnym rozdziale.
  • Dotyczy wersji: 2021.4.1
      Seryjne usuwanie limitów nieobecności – (Płace i Kadry Plus) dla zaznaczonych pracowników, omówione w odrębnym rozdziale.
  • Seryjne dodawanie nieobecności (Płace i Kadry Plus) – dla zaznaczonych pracowników, omówione w odrębnym rozdziale.
  • Seryjne wstawianie dni – Czas pracy (Płace i Kadry Plus) – możliwość seryjnego wstawienia czasu pracy we wskazanym okresie dla zaznaczonych pracowników, omówione w odrębnym rozdziale.
  • Seryjne wstawianie dni – Plan pracy (Płace i Kadry Plus) – możliwość seryjnego wstawianie wyjątków w planie pracy we wskazanym okresie dla zaznaczonych pracowników, omówione w odrębnym rozdziale.
W Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry/Dane kadrowe i deklaracje programu Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus znajduje się parametr Używanie RCP do ewidencji czasu pracy. Po jego zaznaczeniu, na liście pracowników w Kadrach, w menu dostępnych opcji przycisku  pojawią się dodatkowo:
  • Lista kart RCP – zawiera informację na temat numeru karty RPC pracownika oraz okres jej ważności.
  • Import czasu pracy z czytników RCP – z opcji tej możemy dokonać importu danych RCP zaznaczonych na liście pracowników.
– Eksport danych kadrowych – przycisk dostępny z listy pracowników w kadrach pozwala na wyeksportowanie informacji o pracowniku do programu MS EXCEL. – Aktualizacja zapisu – pozwala na tworzenie historii zmian danych kadrowych pracownika. – Seryjna zmiana wydziału (w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus) – funkcja pozwala na przypisanie wydziału dla wybranej grupy pracowników. Z menu tej ikony dostępna są również funkcje:
  • Seryjna zmiana wartości pola – funkcja ta umożliwia za pomocą wzorca zmiany (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Wzorce zmiany pola) seryjnie zmienić wartość pól z konkretną datą m.in.: tytuł ubezpieczenia, stawkę zaszeregowania, kalendarz, rodzaj umowy o pracę, współczynnik kosztów uzyskania, współczynnik ulgi podatkowej.
  • Seryjna zmiana centrum podległościowego – funkcja pozwala na przypisanie centrum podległościowego dla wybranej grupy pracowników.
  • Ustaw konto księgowe – pozwala na ustawienie kont księgowych dla zaznaczonych pracowników. Na oknie seryjnego ustawiania kont księgowych należy podać nazwy kont. Zmianę kont księgowych można wykonać poprzez aktualizację danych kadrowych pracownika po zaznaczeniu opcji Zmiana kont z aktualizacją danych kadrowych. Aktualizacja danych kadrowych w związku ze zmianą konta księgowego jest dostępna tylko w modułach Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus.
Funkcjonalność jest dostępna tylko w bazach z ustawioną w konfiguracji księgowością kontową i tylko wtedy, gdy nie jest włączona współpraca z Comarch ERP XL, ani z Comarch ERP Altum. – Lista atrybutów pracownika – funkcja dostępna tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Znajdują się dwie opcje: Lista atrybutów pracownika – pozwala na dodawanie, usuwanie, edycje oraz tworzenie historii atrybutu, Seryjne dodawanie atrybutów – funkcja dostępna jest tylko z listy pracowników, dla zaznaczonych pracowników. Diety kierowcy międzynarodowego- opcja dostępna tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Funkcja umożliwiająca wprowadzenie informacji o kwocie diet kierowcy międzynarodowego.  

Zajęcia wynagrodzenia

Zajęcia wynagrodzenia  - na liście zajęć wynagrodzenia można rejestrować obciążenia komornicze lub z innych tytułów. Na formularzu zajęcia wynagrodzenia należy podać informacje dotyczące danego obciążenia takie jak:  
  • sygnaturę akt,
  • datę dostarczenia decyzji,
  • komornika, dla którego ma być wygenerowana płatność. Komorników wybiera się spośród kontrahentów, którzy mają zaznaczony parametr Komornik na formularzu kontrahenta. Jeśli na formularzu komornika ustawiona jest forma płatności przelew dodatkowo na formularzu zajęcia pojawia się bank i numer rachunku, jeśli wskazana jest gotówka pole bank jest nieaktywne.
  • Typ składnika, jaki ma być generowany w wypłacie, jako spłata do danego obciążenia. Aby dany typ wypłaty był dostępny na formularzu zajęcia wynagrodzenia w jego Konfiguracji musi być zaznaczony parametr Zajęcie wynagrodzenia i dodatkowo musi być on przypięty do grupy ograniczeń potrąceń.
  • Okres, w którym ma być naliczane dane potrącenie.
  • Kwotę miesięczną lub całkowitą wartość potracenia. Jeśli do danego obciążenia są już naliczone jakiekolwiek spłaty nie można edytować pola z rodzajem zajęcia.
Zajęcia wynagrodzeń naliczane są zawsze w wypłatach etatowych.Dodatkowo można naliczyć je na listach płac typu ‘Inne’. Po naliczeniu wypłaty  innej z dodatkiem należy uruchomić naliczanie zajęcia za pomocą przycisku . Automatycznie zostanie dodane zajęcie wynagrodzenia, które ma przypięte pracownik oraz wyliczona kwota z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z grupy ograniczeń potrąceń. Podczas naliczania kwoty zajęcia wynagrodzenia na liście etatowej oraz innej uwzględniane są wszystkie wypłaty pracownika naliczone na listach płac typu etat, zaliczka brutto, inna wypłata, które są wypłacone w tym samym miesiącu co wypłata, w której jest naliczane zajęcie. Przy ustalaniu maksymalnej kwoty możliwej do potrącenia zostaną uwzględnione elementy z wszystkich wypłat, które nie mają zaznaczony parametr ‘Doliczany po ograniczeniu potrąceń’. Dla pożyczek PKZP, kwoty spłat pożyczek będą wpływać na wyliczenie kwoty zajęcia w zależności od ustawienia parametru ‘Spłaty pożyczek doliczane po ograniczeniu potrąceń’ z poziomu konfiguracji [Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry \ Spłaty pożyczek ]. Niezależnie od ilości wypłat w danym miesiącu zostanie wyliczona jedna kwota wolna od potrąceń.   Zajęcia mogą być naliczane także w wypłatach umów cywilnoprawnych, jeśli na formularzu zajęcia zaznaczony jest parametr Egzekucja również z wypłat umów. Przy naliczaniu potrąceń komorniczych w wypłacie umów kwoty obciążeń są ograniczane zgodnie z ustawieniem na formularzu danego zajęcia. Użytkownik może ustawić ograniczenie potrącenia z wypłat umów:
  • do wysokości kwoty wypłaty,
  • do wskazanej kwoty netto wolnej od potrąceń,
  • do wskazanego procentu kwoty netto wolnej od potrąceń.
  • kwota wolna zależna od czasu pracy.
Od 1 stycznia 2019 r. do wynagrodzenia z umowy zlecenia posiadającego charakter świadczenia powtarzającego się, które służy zapewnieniu utrzymania lub stanowi jedyne źródło dochodu, stosuje się w całości przepisy Kodeksu pracy o granicy potrącenia i kwocie wolnej od potrąceń (art. 87 i 871). Parametr Procent wynagrodzenia podlegającego egzekucji zgodnie z ustawieniami grupy ograniczeń potrąceń  pozwala na wyliczenie maksymalnej wysokości zajęcia zgodnie z ustawieniami wynikający z grupy ograniczeń potrąceń, do której jest przypięte zajęcie pracownika (Ograniczenia dotyczące wynagrodzeń nie będących zasiłkami ZUS – pole Pozostałe wynagrodzenie podlegające egzekucji do % kwoty netto), np. w przypadku zajęcia wynagrodzenia rozliczanego za pomocą typu składnika, który jest przypięty do grupy ograniczeń z innych tytułów zajęcie zostanie pobrane w wysokości maksymalnie do 50% kwoty netto wypłaty umowy. Jeśli podczas wyliczania zajęć dla zleceniobiorców chcemy oprócz ograniczenia maksymalnej kwoty do potrącenia zastosować także kwotę wolną należy ustawić odpowiednią opcję w polu Ograniczenie potrącenia. Opcja Kwota wolna zależna od czasu pracy pozwala na zastosownie kwoty wolnej podczas wyliczania zajęć wynagrodzenia dla zleceniobiorców zgodnie ze stanowiskiem resortu sprawiedliwości. Kwota wolna wyliczana jest następująco:
  • ustalenie wymiaru czasu pracy zleceniobiorcy – czas pracy wynikający z umowy przyrównujemy do normy czasu pracy w danym miesiącu dla pracownika zatrudnionego na pełnym etacie. Czas pracy pobierany jest z zestawienia czasu pracy lub kalendarza (nie)obecności w zależności od ustawienia parametru Czas pracy dla umowy pobierać. Jeśli pracownik nie ma umowy rozliczanej godzinowo do wyliczeń przyjmowany jest czas pracy dla całego etatu niezależnie od okresu, na który zawarta jest umowa. W przypadku zleceniobiorcy kwoty wolne od potrąceń ulegają obniżeniu jak przy zatrudnieniu niepełnoetatowym – zgodnie z art. 871 2 Kodeksu pracy, a zatem  jeśli w danym miesiącu wykonawca zlecenia przepracował część miesiąca a przez to mniej godzin niż wynosi nominalny czas pracy przewidziany dla pracownika pełnoetatowego, kwoty wolne ulegają proporcjonalnemu obniżeniu tak jak przy zatrudnieniu na część etatu.
  • ustalenie minimalnego wynagrodzenia dla wyliczonego wymiaru etatu;
  • ustalenie kwoty wolnej – wyliczenie kwoty netto od ustalonej kwoty minimalnego wynagrodzenie w poprzednim punkcie. Kwota netto wyliczana jest przy zastosowaniu takich samych ustawień dotyczących składek i podatku jak umowa cywilnoprawna, którą ma pracownik.
Zleceniobiorca w styczniu 2019 r. ma umowę zlecenie – 2000 zł. Jest zgłoszony do wszystkich ubezpieczeń ZUS. Przepracował 88 godz. Ma zajęcie wynagrodzenia z innych tytułów w kwocie 5000 zł. Norma czasu pracy dla stycznia 2019 dla pracownika etatowego wynosi 176 godzin. Na formularzu zajęcia wynagrodzenia pracownika zaznaczony jest parametr Procent wynagrodzenia podlegającego egzekucji zgodnie z ustawieniami grupy ograniczeń potrąceń oraz w polu Ograniczenie potrącenia ustawiona opcja Kwota wolna zależna od czasu pracy.
Przykład
Pracownik ma w wypłacie naliczone wynagrodzenie brutto w kwocie 2000 zł. Kwota netto wypłaty wynosi 1469,48 zł. Zgodnie z grupą ograniczeń potrąceń maksymalnie można potrącić do 50% kwoty netto umowy, czyli kwotę 734, 74 zł (50%*1469,48 zł). Sprawdzamy czy po potrąceniu kwoty 734,74 zł pracownik będzie miał zapewnioną kwotę netto. Kwota wolna zostanie wyliczona następująco:
  • 80 godz./160 godz. =0,50 etatu – wymiar etatu zleceniobiorcy,
  • 2800 zł * 0,50 etatu = 1400 zł,
  • 1400 zł – 191,94 (skł. społeczne) – 71,00 (zaliczka podatku) – 108,73 (skł. zdrow.) = 1028,33 zł
Kwota wolna wynosi 1028,33 zł. 734,74 zł (1469,48 – 734,74) <1028,33 zł – nie można potrącić 50% kwoty netto ponieważ nie zostanie zachowana kwota netto. Zleceniobiorca będzie miał naliczone zajęcie w kwocie 441,15zł (1469,48-441,15 =1028,33 zł).
W przypadku generowania w wypłatach spłat obciążeń komorniczych, które zostały zadeklarowane w kadrach, jako kwota całkowita zadłużenia do spłaty, w wypłacie kontrolowana jest całkowita kwota spłaty i po spłaceniu całego zadłużenia potrącenia automatycznie przestają się naliczać. Spłaty do zajęć zadeklarowanych w kwocie miesięcznej, są naliczane bez względu na to, jaka jest suma dotychczasowych spłat. Zaznaczenie parametru Spłacone w całości na formularzu zajęcia, spowoduje że nie będą już generowane spłaty do danego zajęcia. Spłaty nie będą również generowane dla zajęć oznaczonych jako Nieaktywne. W przypadku, gdy pracownik ma więcej niż jedno zajęcie podlegające egzekucji z wypłaty, kolejność ich naliczania wynika z kolejności zadeklarowanej w Grupach ograniczeń potrąceń w konfiguracji dla poszczególnych typów potrąceń. Jeśli dodatkowo więcej niż jedno zajęcie pracownika ma przypisany ten sam typ wypłaty, to o kolejności liczenia spłat zajęć o tym samym typie wypłaty, decyduje wartość ustawiona w polu Priorytet na zajęciu – im niższy priorytet, tym wcześniej liczone jest potrącenie do danego zajęcia. Podczas naliczania wypłaty z zajęciem wynagrodzenia, automatycznie tworzone są dwie grupy płatności. Jedna z tytułu wynagrodzenia dla pracownika i druga z tytułu zajęć wynagrodzenia dla komorników. Dla każdej spłaty zajęcia wynagrodzenia zapisanej w wypłacie, tworzona jest oddzielna płatność dla komornika, na kwotę odpowiadająca wartości potrącenia w wypłacie. W przypadku, gdy płatność dla komornika jest generowana, jako przelew w opisie do banku znajduje się informacja o typie składnika, imieniu i nazwisku pracownika oraz sygnaturze akt. Płatności dla komornika nie podlegają ręcznej edycji z poziomu wypłaty pracownika – ewentualne modyfikacje mogą być wykonane tylko bezpośrednio na zdarzeniu kasowo-bankowym w Preliminarzu płatności w module Kasa/Bank.
Uwaga
W wypłacie korygującej naliczonej do wypłaty anulowanej, w której były zajęcia wynagrodzenia, wprowadzono możliwość skopiowania wartości tego zajęcia z wypłaty anulowanej. Płatności z tytułu zajęć komorniczych dotyczące wypłat korygujących automatycznie otrzymują status Nie podlega rozliczeniu. W wypłacie jest możliwość przeliczenia wyliczonej kwoty potrącenia komorniczego pracownika po wprowadzeniu zmian w elementach wypłaty. Przeliczenie jest wykonywane za pomocą przycisku  dostępnego na zakładce Elementy wypłaty w wypłatach naliczonych na listach płac o rodzaju etat oraz inna wypłata dla potrąceń przypiętych na liście zajęć wynagrodzenia pracownika. W przypadku, gdy w jednej wypłacie jest naliczone potrącenie komornicze oraz spłata pożyczki, wywołanie przeliczenia kwoty potrącenia po ręcznej modyfikacji elementów wypłaty spowoduje przeliczenie jedynie zajęcia wynagrodzenia. Kwota spłaty pożyczki nie ulegnie zmianie automatycznie, w razie potrzeby można ją skorygować ręcznie.
Kwota aktualnego zadłużenia (kwota pozostająca do spłaty), związanego z poszczególnymi odnotowanymi u pracownika obciążeniami komorniczymi, jest widoczna na liście zajęć wynagrodzenia pracownika, a łączna spłacona kwota jest widoczna na formularzu danego zajęcia wynagrodzenia pracownika w kadrach.

Eksport danych kadrowych

Eksport danych kadrowych dostępny jest pod przyciskiem  na liście pracowników w kadrach (Płace i Kadry /Kadry). Pozwala na wyeksportowanie informacji o pracowniku do arkusza *.xls programu MS Excel. Eksportowany plik można zapisać na dysku lokalnym lub w IBARD.
Uwaga
Wymagane rozszerzenie pliku docelowego Eksportu danych kadrowych to *.xls. Warunek konieczny także dla stanowisk, gdzie wykonywany jest eksport, a jest zainstalowany tylko arkusz kalkulacyjny Open Office.
Zakres informacji exportu do arkusza Excel:  
 
  • Dane identyfikacyjne (kod, nazwisko, imię, drugie imię, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię ojca, imię matki, nazwisko rodowe, nazwisko rodowe matki, płeć, PESEL, NIP, dowód osobisty, data ważności dowodu, paszport wydział),
  • Dane adresowe adres zameldowania, zamieszkania oraz korespondencyjny  (kraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, poczta, rodzaj miejscowości, kod gminy, telefon, E-mail),
  • Dane etatowe (data zatrudnienia, data zwolnienia, rodzaj zatrudnienia, rodzaj umowy, stanowisko, licznik wymiaru etatu, mianownik wymiaru etatu, rodzaj stawki, stawka minimalna, stawka, procent wynagrodzenia zasadniczego z 50% kosztami uzyskania przychodu),
  • Dane dotyczące ubezpieczeń (kod tytułu ubezpieczenia, prawo do renty lub emerytury, stopień niepełnosprawności, data zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, rodzaj ubezpieczenia – emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, data ubezpieczenia zdrowotnego, informacja o nie naliczaniu składek FP/FGŚP, okresy od do nie naliczania FP/FGŚP),
  • Inne dane (numer RCP, kategoria, opis kategorii, opis pracownika),
Uwaga
Można eksportować tylko jeden zapis RCP – najbardziej aktualny na liście. Podczas eksportu, jeśli pracownik w obrębie wypłaty ma więcej niż jeden tytuł ubezpieczenia, to dla takiego pracownika kwoty z wypłat będą podzielone na tyle wierszy ile ma tytułów ubezpieczenia w wypłatach na danej liście – np. osoba przebywająca przez część miesiąca na urlopie macierzyńskim będzie miała w wypłacie elementy z kodem 1240xx (zasiłek macierzyński i składki od niego) i elementy z kodem 0110xx (wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca).
  • Formy płatności – tj. dane związane ze schematem płatności pracownika (lp., forma płatności, typ formy płatności, numer banku, nazwa banku, IBAN, numer rachunku, procent wynagrodzenia, kwota wynagrodzenia, reszta wynagrodzenia wynikająca z podziału procentowego lub kwotowego),
  • Akordy (nazwa akordu, rodzaj akordu, miesiąc wykonywania akordu, rok wykonywania akordu, ilość wykonanych jednostek akordowych, czas wykonywania akordu, kwota akordu grupowego),
  • Atrybuty (opcja dostępna w module Płace i Kadry Plus) – nazwa atrybutu, typ atrybutu, daty obowiązywania atrybutu od – do, wartość atrybutu,
    • Ustaw w kolumnie 'Data od’ datę zgodnie z okresem eksportu. Przy zaznaczonym parametrze, jeśli pracownik ma atrybut w danym miesiącu, podczas eksportu arkusza Excel, w kolumnie Data od ustawia się data będąca pierwszym dniem okresu, za który jest eksport.
  • Plan pracy (kalendarz normatywny),
  • Czas przepracowany z kalendarza – odczytywany czas pracy z kalendarza tylko dla pracowników rozliczanych wg Kalendarza i wg Obecności do/z Kalendarza (Nie)obecności,
  • Nieobecności,
  • Zestawienia czasu pracy,
  • Umowy – w przypadku eksportu umów, dostępne są dodatkowo 2 opcje:
    • Tylko umowy nierozliczone – jeśli zostanie zaznaczona to zostaną wyeksportowane tylko te umowy, które nie są w bazie oznaczone jako Spłacone. Jeśli nie jest zaznaczona – eksport niezależnie od tego, czy umowa jest spłacona;
    • Tylko umowy rozpoczynające się w okresie od – do – dotyczy zawężenia eksportu do umów, które są zawarte w okresie Od-Do (istotna data zawarcia). Jeśli nie zostanie zaznaczona, to pola z zakresem dat nieaktywne – wyeksportowane zostaną wszystkie umowy.
  • Czas pracy zleceniobiorców:
    • Czas przepracowany z kalendarza – czas przepracowany przez zleceniobiorców pobrany z kalendarza (Nie)obecności.
    • Uproszczone zestawienie czasu pracy – czas pracy pobrany z zakładki Zestawienie czasu pracy z umowy. Dane zostaną wyeksportowane tylko w sytuacji, gdy pracownik posiada umowę cywilnoprawną rozliczaną według uproszczonego zestawienia.
  • Diety kierowcy międzynarodowego– kwota diet, okres od- do za który przysługują oraz kraj 
Aby ułatwić sobie przygotowanie pustego arkusza z prawidłowymi nagłówkami poszczególnych kolumn i zakładek należy:
  • zalogować się do przygotowanej, pustej bazy w Comarch ERP Optima,
  • z zakładki Płace i Kadry wybrać Kadry,
  • jeśli lista pracowników jest pusta należy wprowadzić jeden zapis, w tym celu naciskamy przycisk plusa lub <INSERT>. Wystarczy uzupełnić pola: akronim, nazwisko, imię, następnie zapisać formularz,
  • aktywny stanie się przycisk eksportu danych kadrowych . Po naciśnięciu przycisku pojawi się okno z parametrami eksportu danych kadrowych można wybrać zakres danych, które użytkownik chce zapisać w formacie pliku *.xls.
W sytuacji, gdy w bazie znajdują się już dane kadrowe pracowników, a użytkownik chciałby wyeksportować dane do pliku *.xls należy zaznaczyć pracowników i nacisnąć ikonę eksportu , a następnie wybrać zakres eksportowanych danych.

Eksport czasu pracy i nieobecności

Przy każdej pozycji znajdują się pola dotyczące okresu eksportu. Daty od/ do można wpisywać „ z ręki” lub nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się kalendarz. Eksport danych dotyczący czasu pracy wykonywany jest dla zaznaczonych pracowników. Eksport czasu pracy, nieobecności dostępny jest z tego samego miejsca, co eksport danych kadrowych tj. z listy pracowników w kadrach. Chcąc przygotować eksport czasu pracy, nieobecności należy:
  • wyświetlić listę pracowników (Kadry),
  • zaznaczyć pracowników, których dane o czasie pracy i / lub nieobecnościach chcemy umieścić w arkuszu *.xls,
  • następnie nacisnąć przycisk eksportu .
W oknie eksportu należy zaznaczyć właściwą opcję dotyczącą czasu pracy, czy nieobecności. Przy eksporcie czasu pracy do arkusza *.xls sprawdzany jest sposób rozliczania czasu pracy z etatu pracownika z zapisu historycznego aktualnego na dzień zgodny z datą aktualności na liście pracowników. Jeśli pracownik ma aktualizację związaną ze zmianą rodzaju rozliczenia w obrębie okresu, za który użytkownik chce wykonać eksport przykładowo: Zmiana z wg kalendarza na wg zestawienia od 15.10.2006 i wyeksportować do arkusza informacje o czasie pracy za cały miesiąc październik, należy:
  • wykonać eksport Czasu przepracowanego (arkusz wypełniany dla rozliczenia wg kalendarza i wg obecności) przy dacie aktualności ustawionej na dzień przypadający w okresie między 1 – 14.10.2006 (pracownik był wtedy rozliczany np. wg kalendarza),
  • wykonać eksport Zestawienia (arkusz wypełniany dla rozliczenia wg zestawienia) przy dacie aktualności ustawionej na dzień przypadający w okresie 15-31.10.2006 (pracownik był wtedy rozliczany wg zestawienia).
Eksport planu pracy – kalendarza normatywnego – wykonywany jest dla zadanego okresu. Jest realizowany w identyczny sposób dla wszystkich pracowników, niezależnie od tego, według jakiej metody mają rozliczany czas pracy (wg kalendarza, wg obecności, wg zestawienia).
Uwaga
Eksport planu pracy – jest wykonywany za cały miesiąc, nawet jeśli osoba nie była zatrudniona od 1-go danego miesiąca.
Eksport czasu przepracowanego (obecności) dotyczy pracowników rozliczanych:
  • Wg Kalendarza,
  • Wg Obecności.
W arkuszu *.xls znajdą się informacje o czasie przepracowanym dla poszczególnych dni (i wejść w tych dniach) we wskazanym okresie. Dla pracowników rozliczanych wg Zestawienia jest możliwość wyeksportowania do arkusza *.xls informacji o czasie przepracowanym zapisanym w zestawieniu za wskazany miesiąc. Zestawienia podlegają eksportowi wraz z pozycjami tych zestawień dla poszczególnych stref. Przy opcji eksportu zestawienia czasu przepracowanego jest parametr Tylko pracownicy z wypełnionym zestawieniem:
  • Zaznaczony [√] – w arkuszu znajdą się pracownicy rozliczani wg zestawienia, którzy wskazany okres mieli uzupełnione w programie Zestawienie,
  • Niezaznaczony [ ] – dla pracowników rozliczanych ‘wg zestawienia’, którzy w danym miesiącu nie posiadali żadnego zestawienia utworzy się puste zestawienie czasu pracy z wypełnionym Akronimem, Nazwiskiem i Imieniem pracownika. Okres Od Do nie jest wypełniany, należy go samodzielnie uzupełnić w arkuszu *.xls.
Eksport czasu pracy zleceniobiorcy dotyczy pracowników z dodanymi umowami cywilnoprawnymi. W zależności od sposobu rozliczania czasu pracy, dostępne są dwie opcje:
  • Czas przepracowany z kalendarza – zaznaczenie tego parametru, umożliwi wskazanie okresu, za który ma zostać eksportowany czas pracy zleceniobiorcy z kalendarza (Nie)obecności. Podczas eksportu sprawdzane jest czy pracownicy, których dane są eksportowane, w podanym okresie mają dodaną umowę cywilnoprawną.
  • Uproszczone zestawienie czasu pracy – zaznaczenie tej opcji oraz wskazanie okresu, spowoduje, że zostanie wyeksportowany czas pracy pobrany z uproszczonego zestawiania czasu pracy, odnotowanego w umowie. Podczas eksportu sprawdzane jest czy pracownicy, których dane są eksportowane mają w umowie cywilnoprawnej wprowadzone zestawienie czasu pracy za wskazany okres.
Eksport nieobecności do Excela za wskazany okres. Dostępny jest parametr Tylko pracownicy z nieobecnościami. Operator za pomocą tego parametru określi, czy chce eksportować dodatkowo wiersze niewypełnione nieobecnością dla osób, które w zadanym okresie nie mają ani jednego dnia nieobecności.
  • Zaznaczony [√] – w arkuszu znajdą się tylko zaznaczeni pracownicy, którzy w zadanym okresie mają odnotowane w programie nieobecności,
  • Niezaznaczony [ ] – do arkusza zostaną wyeksportowani zaznaczeni pracownicy, również Ci, którzy nie mają w zadanym okresie nieobecności, będą mieć wypełnione w arkuszu tylko kolumny z kodem, imieniem i nazwiskiem, a kolejne komórki arkusza są puste. Ta opcja eksportu nieobecności ma na celu automatyczne przygotowanie arkusza o wymaganym formacie, co ułatwi klientom skorzystanie z importu nieobecności (wystarczy tylko uzupełnić informacje o nieobecnościach i zaimportować).
Uwaga
Eksport nieobecności jest wykonywany jednakowo dla wszystkich zaznaczonych pracowników, niezależnie od tego, jaki sposób rozliczenia czasu pracy ustawiono dla danego pracownika.

Opis analityczny (Płace i Kadry Plus)

Opis analityczny pracownika pozwala na szczegółowe opisanie za pomocą trzech wymiarów: Wydziału, Lokalizacji i Projektu każdego elementu wypłaty i rozksięgowanie kwoty na koszty cząstkowe. Opis predefiniowany jest w kadrach, z możliwością dodatkowej edycji w wypłacie.
Uwaga
Funkcjonalność ta dostępna jest tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus.
Na liście pracowników w Kadrach na pasku zadań znajduje się przycisk Generowanie opisu analitycznego z menu dostępnych opcji:
  • Dodanie domyślnego opisu analitycznego dla pracownika – pozwala na dodanie opisu dla zaznaczonych pracowników, ich dodatków, umów, akordów i pożyczek w bazach, do których zaimportowano pracowników z programów Comarch ERP Klasyka (PIK, PLP, PL), Comarch ERP XL, z arkusza MS Excel, czy z plików KEDU.
  • Kopiowanie opisu analitycznego z pracownika – istnieje również możliwość przepisania aktualnego opisu analitycznego z pracownika do jego wszystkich lub wybranych aktualnych:
    • dodatków,
    • akordów,
    • umów,
bez konieczności wchodzenia kolejno do formularza każdego dodatku (akordu, umowy). Wybór rodzaju elementów, do których ma być skopiowany opis nastąpi przez zaznaczanie odpowiedniej flagi (flag) spośród wyżej wymienionych. Opis analityczny pobierany jest zawsze z ostatniego zapisu historycznego pracownika. Kopiując opis program sprawdza zapis historyczny dodatku z datą aktualności na liście pracowników i kopiuje tylko dla tych dodatków (akordów, umów), których:
  • okres wypłacania (w dodatku),
  • ważności (w akordzie),
  • trwania (w umowie),
obejmuje datę wskazaną na liście pracowników.
Uwaga
 Opcja kopiowania opisu analitycznego z pracownika uwzględnia również Pożyczki PKZP (traktuje je jak dodatki).
Z poziomu formularza dodatku (podobnie na formularzach umowy i akordu) z menu dostępnych opcji pod przyciskiem  dostępny jest:
  • opis analityczny dodatku (odpowiednio umowy, akordu),
  • możliwość skopiowania opisu analitycznego z pracownika – jeśli dodatek (umowa, akord) zawiera opis domyślny Firma 100%, a pracownik ma już zdefiniowany nowy opis dostosowany do potrzeb użytkownika , to poprzez wybranie tej opcji do dodatku zostanie skopiowany opis analityczny pracownika.
Z poziomu formularza pracownika –   dostępnych jest więcej opcji:
  • opis analityczny – do którego aktualnie przypisany jest pracownik, może to być wydział pracownika 100% lub uzupełniony przez użytkownika,
Uwaga
Uwaga: W opisie analitycznym pracownika nie należy wprowadzać wydziału  0%. Taki zapis powoduje niepoprawne generowanie opisu  w wypłatach.
  • ustawienie domyślnego opisu dla pracownika – przypisanie pracownikowi wydziału zgodnego z przypisanym pracownikowi na formularzu danych kadrowych 100%,
  • przypisanie aktualnego wydziału do wszystkich pozycji opisu,
  • przepisanie opisu analitycznego z poprzedniego zapisu historycznego.
Opis analityczny z pozycji formularza pracownika

Na formularzu opisu analitycznego dostępne są następujące funkcje:

– Przypisz domyślny opis analityczny – funkcja pozwala na wygenerowanie opisu analitycznego, zgodnie z wydziałem, do którego przynależy pracownik. – Uzgodnij procenty – podczas zamykania okna opisu analitycznego w kadrach program kontroluje, czy suma procentów wpisanych na wszystkich pozycjach opisu analitycznego wynosi 100% -jeżeli jest ona różna od 100%, to program po uprzednim wyświetleniu komunikatu „Wykonano automatyczną korektę wartości opisu tak, aby suma procentów wynosiła 100” dokonuje korekty na ostatniej pozycji na liście. – Przypisz aktualny wydział do wszystkich pozycji opisu – operacja pozwala na automatyczne przypisanie aktualnego wydziału, do którego przynależy pracownik do wszystkich pozycji opisu analitycznego. – Kopiuj opis analityczny z poprzedniego zapisu historycznego – opis analityczny dziedziczony jest z ostatniego zapisu historycznego pracownika.

Opis analityczny w wypłacie

Zdefiniowany z pozycji kadr opis analityczny, przepisywany jest do elementów wypłaty, jeżeli w pozycji Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat zaznaczony jest parametr Automatyczne generowanie opisu analitycznego w wypłatach. Opis analityczny w wypłacie wyświetlany jest zgodnie z opisem zadeklarowanym w kadrach na formularzu: pracownika, dodatku, akordu lub umowy. Można go zmodyfikować ręcznie. Dla elementów wypłaty dodawanych bezpośrednio w wypłacie oraz takich, którym w wypłacie zmieniono kwotę zalecane jest zapisanie elementu (bądź przeliczenie go „błyskawicą”) przed wejściem w edycję opisu analitycznego. Edycja opisu w elemencie wypłaty, który nie został jeszcze zapisany (przeliczony) wymaga od Operatora ręcznego poprawienia pozycji opisu (uzgodnienia). Jeżeli na formularzu wypłaty dodajemy element wynagrodzenia, to opis analityczny widoczny jest dopiero po zapisaniu formularza elementu wypłaty. Jeśli opis analityczny nie był dodany ręcznie to tworzy się domyślnie taki opis, jaki jest na formularzu pracownika. Przy ręcznej edycji opisu analitycznego na elemencie wypłaty – przy zatwierdzeniu okna przeliczają się wartości we wszystkich kolumnach (poza „Brutto”). Podczas zamykania okna opisu analitycznego elementu wypłaty program kontroluje, czy suma kwot wpisanych na wszystkich pozycjach opisu analitycznego równa się kwocie „brutto” elementu – jeżeli jest ona różna, to program dokonuje korekty na ostatniej pozycji listy opisu analitycznego. Precyzja procentu dla zapisu analitycznego w elementach wypłat wynosi cztery miejsca po przecinku, pozwala to na dowolną modyfikację kwoty z groszami. Opis analityczny w wypłacie zaliczki dziedziczony jest z opisu analitycznego wypłaty i wypełnia się dopiero po zapisie elementu wypłaty. Rozliczone nieobecności oraz elementy wypłaty naliczane automatycznie na podstawie czasu pracy (dopłata do nadgodzin 50%, dopłata do nadgodzin 100%, dopłata za pracę w nocy – Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia) dziedziczą opis analityczny z pracownika. Można również dostosować opis analityczny dopłat do nadgodzin do czasu pracy pracownika, jeżeli w pozycji Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat  zaznaczony jest Opis analityczny dopłat do nadgodzin zgodny z opisem czasu pracy. Opis analityczny dla wynagrodzenia zasadniczego tworzony jest na podstawie opisu wejść w kalendarzu lub zestawieniu (dla pracowników, rozliczanych według zestawienia). Natomiast dla czasu przepracowanego, ale nieopisanego w kalendarzu (zestawieniu) opis dziedziczony jest z formularza pracownika.

Dodatki

Lista dodatkowych elementów wynagrodzenia - lista dodatków/potrąceń wypłacanych pracownikowi. Dodatki, potrącenia (ich sposób naliczania, opodatkowanie, obliczanie składek ZUS) definiujemy w Konfiguracji/ Firma/ Płace Typy wypłat. Na liście dodatków pracownika wybieramy tylko, który dodatek będzie wypłacany, w jakim okresie i kwocie. Jest możliwość przypisania pracownikowi równocześnie kilku dodatków/potrąceń, za pomocą z opcji Dodaj grupę dodatków, dostępnej w menu rozwijanym przy przycisku plus na liście dodatków pracownika. Dodanie grupy powoduje dopisanie tych dodatków (typów wypłat), których pracownik nie miał wcześniej przypisanych. Jeżeli przyznajemy pracownikowi składnik wynagrodzenia, który zdefiniowany jest jako jednorazowy, bez wpisania daty obowiązywania (do kiedy), to program automatycznie dopiszę tą datę po naliczeniu wypłaty. Jeżeli, w okresie wypłaty dla danego dodatku użytkownik wybierze okres inny niż 1 - np. 3, a pracownik ma przypięty ten dodatek w kadrach, to w wypłacie jest on proponowany - co 3-miesiące od daty przyznania (taka kontrola częstotliwości wypłacania dotyczy tylko modułu Płace i Kadry Plus).
Uwaga
Na formularzu dodatku parametr Nieaktywny pozwala na ustawienie dodatków, które nie są już wypłacane pracownikowi (uległy skróceniu, były wypłacane za dany okres). Dodatki nieaktywne na liście dodatków są wyświetlane na szaro. Dodatek oznaczony jako nieaktywny nie jest uwzględniany podczas wykonywania operacji seryjnych na dodatkach.
Nie wliczany do podstawy zasiłku po okresie wypłacania – parametr wpływa na naliczenie podstawy zasiłku pracownika. Zaznaczenie parametru powoduje, że przy wyliczaniu podstawy zasiłku ze średniej z poprzednich wypłat, dodatkowe składniki wynagrodzenia, w których jest on zaznaczony, a które przestały pracownikowi przysługiwać przed miesiącem, w którym wyliczana jest podstawa zasiłku, nie będą uwzględniane w podstawie pomimo tego, że z definicji typu wypłaty wynika, że powinny być wliczone. W przypadku, gdy podstawa przepisywana jest z poprzedniego rozliczenia nieobecności, gdy pomiędzy poprzednią, a bieżącą nieobecnością pracownik utracił prawo do dodatku, zostanie ponownie przeliczona, czyli dodatek zostanie z niej wyłączony. Na formularzu dodatku przypisanego do pracownika dostępny jest przycisk , pod którym dostępne są wszystkie zdefiniowane symbole list płac. Wypełnienie tego pola jest równoznaczne z powiązaniem dodatku z tą listą płac. W przypadku dodatków, informacja o symbolu listy płac pamiętana jest historycznie. Dodatek, dla którego wskazano symbol listy płac, będzie się wyliczał automatycznie tylko przy naliczaniu wypłaty na liście płac zgodnej ze wskazanym symbolem. Będzie domyślnie wypłacany na wskazanej liście, jeżeli wybrano schemat numeracji dotyczący list o rodzaju: „Etat”, „Inne”, bądź „Umowa”. Jeśli na formularzu dodatku nie będzie wskazany symbol listy płac, to dodatek pojawi się w pierwszej wypłacie etatowej pracownika za dany miesiąc, niezależnie od tego, jaki symbol ma lista płac, na której są naliczane wypłaty etatowe.
Rys 42. Formularz dodatku – zakładka Ogólne
Naliczanie wypłat korygujących: lista płac korygująca może być o dowolnym symbolu, ważne jest tylko powiązanie tej listy (pole Korekta do listy) z listą płac anulowaną (pierwotnie naliczoną), w wypłacie korygującej wyliczy się dodatek powiązany ze schematem numeracji listy użytym w wypłacie anulowanej.

Logi systemowe

Program posiada logi systemowe, tzn. zapis procedury obliczeniowej, który pozwala na analizę wyników otrzymanych w programie. Logi generują się po zaznaczeniu ich w Konfiguracja/ Program/ Płace/ Parametry w momencie naliczania wypłaty. Jest to warunek konieczny do ich generowania. W programie istnieją dwa sposoby zapisywania logów:
  • W formie pliku tekstowego – dotyczy to logów związanych z wyliczaniem:
    • Nadgodzin,
    • Limitów,
    • Stażu pracy,
  • Bezpośrednio w bazie danych – dotyczy to logów związanych z wyliczeniem podstawy dla:
    • Urlopu,
    • Ekwiwalentu,
    • Chorobowego,
    • Wychowawczego 
Logi, zapisywane w bazie danych dostępne są w programie z poziomu:
  1. Formularza elementu wypłaty ,
  2. Formularza danych kadrowych pracownika (wyświetlane są wszystkie logi zapisane dla tego pracownika).
 
Uwaga
 Logi dotyczące naliczania podstawy wynagrodzenia urlopowego, ekwiwalentu, wynagrodzenia/zasiłku chorobowego oraz urlopu wychowawczego dostępne są bezpośrednio w programie. Warunkiem generowania się tych obliczeń jest zaznaczenie logów systemowych w Konfiguracji /Program /Płace/ Parametry.

Formularz podstawy obliczeniowej: zwolnienie chorobowe

Wprowadzając do programu nieobecność typu zwolnienie lekarskie i naliczając wypłatę , na formularzu wypłaty pojawi się element wypłaty stosowny do wprowadzonej nieobecności, na przykład „wynagrodzenie za czas choroby”.
Uwaga
 Obowiązujące w Polsce przepisy dotyczące naliczania podstawy zasiłków chorobowych dopuszczają wiele różnych metod wyliczania podstawy zasiłku, zależnie od zapisów zawartych w układach zbiorowych, czy regulaminach wynagrodzeń, a dotyczących uprawnień do należnych pracownikom składników płacowych. Na sposób liczenia podstawy zasiłku wpływa dodatkowo historia podlegania ubezpieczeniom społecznym przez osobę uprawnioną do zasiłku. W szczególnych, nietypowych przypadkach zaleca się sprawdzenie poprawności wyliczenia podstawy zasiłku (można do tego wykorzystać standardowy wydruk Naliczanie podstawy zasiłku - szczegóły dostępny z formularza elementu wypłaty będącego rozliczeniem nieobecności typu ZUS) i w razie potrzeby skorygowanie kwoty podstawy zaproponowanej przez program.
Aby zobaczyć podstawę do chorobowego obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu – przykładowego - „wynagrodzenia za czas choroby” otworzyć go przy pomocy  lub 2-krotnie klikając. Pojawi się okno z formularzem wypłaty tego składnika. Z tego poziomu można odczytać: 
  • Procent wynagrodzenia/zasiłku chorobowego,
  • Podstawę wymiaru zasiłku,
  • Ilość dni, za które wypłacono wynagrodzenie/zasiłek,
  • Wartość tego składnika.
Chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa. Na liście podstaw chorobowych będą wyświetlane podstawy naliczenia:
  • Wynagrodzenia za czas choroby,
  • Oraz zasiłków finansowanych przez ZUS: chorobowego, chorobowego wypadkowego, macierzyńskiego, opiekuńczego i rehabilitacyjnego.
Formularz ten stosownie do obliczanego składnika zawiera informacje o:
  • Nazwie wypłacanego elementu,
  • Okresie, za jaki zostanie wypłacony,
  • Kwocie,
  • Symbolu listy płac, na której się znajduje,
  • Kwocie podstawy wymiaru,
  • Przepisaniu podstawy z poprzedniej nieobecności typu chorobowego. Parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa dla danego zasiłku (wynagrodzenia chorobowego) nie była liczona, tylko pobrana z poprzedniego zasiłku,
  • Podstawa przeliczona po utracie prawa do składnika wynagrodzenia– Parametr jest zaznaczony w sytuacji, gdy pracownik utraci pomiędzy kolejnymi nieobecnościami prawo do dodatku i poprzednio ustalona podstawa zostanie przeliczona
  • Podstawie wyliczonej z  bieżącej wypłaty – parametr ten jest zaznaczony, jeśli w taki sposób podstawa została policzona. Na przykład, nie było wcześniejszych wypłat lub nastąpiła zmiana wymiaru etatu,
  • Podstawie wyliczonej z poprzednich wypłat – jeżeli podstawa była liczona ze średniej – to wartości pojawią się w kolejnych polach,
  • Okresie, z którego uwzględniono składniki miesięczne,
  • Średniej ze składników miesięcznych – tj. kwocie podstawy bez dodatków okresowych,
  • Składnikach za dłuższe okresy wyliczone z okresu – zakres miesięcy, z których wliczono dodatki okresowe do podstawy,
  • Podstawie ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – kwota podstawy z dodatków okresowych.
Z poziomu formularza podstawy chorobowej dostępna jest ikona drukarki . W celu wydrukowania loga do chorobowego należy rozwinąć dodatkowe menu i wybrać Naliczenie podstawy zasiłku. Przygotowano dwa rodzaje wydruku – uproszczony i szczegółowy.
Uwaga
 Wydruk „Naliczania podstawy zasiłku” można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza wypłaty, a następnie do formularza podstawy obliczeniowej.
Zasady wliczania składników wynagrodzenia do podstawy wymiaru zasiłków chorobowych:
  • Do podstawy nie wliczają się stałe dodatki (typy wypłat) wpisane w kadrach, które w definicji nie mają zdefiniowanego wliczania do podstawy zasiłków (dotyczy liczenia podstawy chorobowej z danych kadrowych).
  • Stawka zasadnicza pobierana jest z miesiąca, w którym rozpoczęło się chorobowe, a nie z ostatniego zapisu historycznego (dotyczy liczenia podstawy chorobowej z danych kadrowych).
  • W przypadku zmiany wymiaru etatu do podstawy wymiaru liczona jest stawka (pomniejszona o składki ZUS) z tej części etatu, na które przypadało zwolnienie.
  • Do podstawy wliczają się typy wypłaty, w których w konfiguracji okres wypłaty określono jako „jednorazowa” a w pozycji nieobecności „wliczać do podstawy zasiłków”.\
  • Do podstawy nie wliczają się typy wypłat do których pracownik utracił prawo przed datą rozpoczęcia zwolnienia.
  • Dla pracownika rozliczanego według zestawienia nie wliczają się do podstawy oskładkowane wypłaty do umów, które zakończyły się przed rozpoczęciem nieobecności chorobowej (zgodnie z przepisami traktowane są elementy wynagrodzenia, do których pracownik stracił prawo).
Jeśli program wylicza podstawę z bieżącej wypłaty, (bo jest to pierwsza wypłata) – a z ręki zostanie zmieniona podstawa w wypłacie, to w bazie danych podstawa wymiaru zapisuje się jako wartość wyliczona przez program, a nie ta zmieniona przez użytkownika. Podstawa ma być pokazywana taka, jaką wyliczył program; Kwota zasiłku ma być zgodna z faktycznie wypłaconą kwotą.
Uwaga
 Zarówno formularz podstawy wyświetlany w programie, jak i wydruk zawsze pokaże taką wartość podstawy, jaką wyliczył program w chwili naliczania zasiłku. W przypadku ręcznej zmiany podstawy w wypłacie, kwota podstawy wyświetlana na formularzu podstawy pozwoli sprawdzić, jaką podstawę program wyliczył przed wprowadzeniem ręcznych zmian przez użytkownika.

Formularz podstawy obliczeniowej urlopu

Podstawy urlopowe są liczone w inny sposób niż podstawy do chorobowego, zawartość zapisanych w bazie podstaw obliczeniowych nieco się różni. Jak już wspomniano, warunkiem pojawienia się podstawy wynagrodzenia urlopowego jest zaznaczenie logu naliczania urlopu w Konfiguracji programu/ Płace/ Parametry.
Uwaga
 Z podstawą obliczeniową do urlopu powiązany jest również inny parametr, dostępny w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry/Wynagrodzenie/ekwiwalent za urlop  . Funkcja ta wpływa na sposób wyliczania dodatku urlopowego przez program. Zaznaczenie parametru oznacza obliczanie przeciętnego wynagrodzenia do urlopu „wg daty wypłaty”. Na przykład: wynagrodzenie za urlop udzielony w maju 2005 liczyć się będzie ze średniej z wypłat: za styczeń (wypłaconej w lutym), za luty (wypłaconej w marcu) i za marzec (wypłaconej w kwietniu).
Na liście podstaw urlopowych będą wyświetlane zarówno podstawy naliczenia urlopów (wypoczynkowych i okolicznościowych), jak i podstawy do wyliczonych ekwiwalentów za niewykorzystany urlop. Po zaznaczeniu w Konfiguracji logu do naliczania urlopu, należy wprowadzić do programu nieobecność typu urlop wypoczynkowy/ okolicznościowy. Po naliczeniu wypłaty, na formularzu wypłaty pojawi się element wypłaty stosowny do wprowadzonej nieobecności, na przykład „wynagrodzenie za czas urlopu”. Aby zobaczyć podstawę do urlopu obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu – przykładowego – wynagrodzenia za czas urlopu otworzyć go przy pomocy  lub dwukrotnie klikając. Następnie, chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa. Na formularzu podstawy urlopowej będą wyświetlone następujące informacje:
  • Nazwa wypłacanego składnika wynagrodzenia,
  • Okres, za jaki wypłacany jest ten element,
  • Kwota do wypłaty,
  • Symbol listy płac, na której się znajduje,
  • Wartość godziny urlopu (ekwiwalentu) – wartość godziny urlopu, jaka została wyliczona przy liczeniu wynagrodzenia za urlop w wypłacie,
  • Podstawa wyliczona jak za urlop okolicznościowy z bieżącego miesiąca –parametr nie będzie zaznaczony, jeśli nie było wcześniejszych wypłat,
  • Stawka wyliczona ze składników stałych (z bieżącego miesiąca) – kwota policzona z bieżącej wypłaty (całość dla urlopu okolicznościowego, stałe składniki dla wypoczynkowego),
  • Składniki miesięczne wyliczone z miesięcy – informacja, które miesiące zostały uwzględnione do obliczenia wynagrodzenia urlopowego,
  • Stawka wyliczona ze składników zmiennych – kwota policzona ze średniej.
Z poziomu formularza podstawy urlopowej dostępna jest na pasku zadań ikona drukarki  . Po wywołaniu dodatkowego menu drukarki należy wybrać rodzaj Naliczenie podstawy urlopu. W programie dostępne są dwa rodzaje wydruku loga do urlopu – uproszczony i ze szczegółami.
Uwaga
 Wydruk „Naliczania podstawy urlopu” można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza podstawy obliczeniowej.

Formularz podstawy obliczeniowej ekwiwalentu

Podstawa ekwiwalentu liczona jest w inny sposób niż podstawy do chorobowego, zawartość zapisanych w bazie podstaw obliczeniowych nieco się różni. Jak już wspomniano, warunkiem pojawienia się podstawy ekwiwalentu jest zaznaczenie logu naliczania ekwiwalentu w Konfiguracji programu/ Płace/ Parametry. Aby można było zobaczyć formularz podstawy obliczeniowej ekwiwalentu należy na formularzu wypłaty naliczyć wypłatę typu Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Aby zobaczyć podstawę do ekwiwalentu obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu tego elementu wynagrodzenia otworzyć go przy pomocy  lub 2-krotnie klikając. Następnie, chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę    Podstawa obliczeniowa. Na formularzu podstawy ekwiwalentu będą wyświetlone następujące informacje:
  • Nazwa wypłacanego elementu,
  • Okres za jaki wypłacany jest ten element,
  • Kwota do wypłaty,
  • Symbol listy płac, na której się znajduje,
  • Wartość godziny urlopu (ekwiwalentu) – wartość godziny ekwiwalentu, jaka została wyliczona przy liczeniu ekwiwalentu za urlop w wypłacie,
  • Stawka wyliczona ze składników stałych (z bieżącego miesiąca) – kwota składników stałych z bieżącego miesiąca,
  • Współczynnik ekwiwalentu – współczynnik według którego ekwiwalent jest obliczany, wartość pobierana ze zdefiniowanego typu wypłaty „Ekwiwalent za urlop”,
  • Składniki miesięczne uwzględnione z miesięcy – informacja, które miesiące zostały uwzględnione do obliczenia ekwiwalentu za urlop,
  • Stawka wyliczona ze składników zmiennych (ze średniej) kwota policzona ze średniej,
  • Składniki za dłuższe okresy wliczone z miesięcy – okres, z którego uwzględnione zostały do ekwiwalentu składniki za okresy dłuższe niż miesiąc,
  • Średnia ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – średnia stawka wyliczona ze składników za okresy dłuższe niż miesiąc.
Z poziomu formularza podstawy urlopowej dostępna jest na pasku zadań ikona drukarki . Po wywołaniu dodatkowego menu drukarki (czarna strzałka obok ikony z drukarką) należy wybrać rodzaj „Naliczenie podstawy ekwiwalentu”. W programie dostępne są dwa rodzaje wydruku loga do ekwiwalentu – uproszczony i ze szczegółami.
Uwaga
 Wydruk Naliczania podstawy ekwiwalentu można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza podstawy obliczeniowej.
Uwaga
 Do podstawy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wliczane są składniki okresowe, czyli składniki wypłacane co kilka miesięcy (co 2, 3, 4, 6, 12 m-cy) oraz nadgodziny (Dopłata do nadgodzin 50%, Dopłata do nadgodzin 100% oraz Dopłata do nadgodzn średniotygodn. 100%) w przypadku, gdy na kalendarzu przypisanym do pracownika ustawiony jest okres rozliczeniowy większy niż 1 miesiąc. Dodatki okresowe są wliczane do podstawy ekwiwalentu w wysokości, w jakiej został wypłacony dodatek na liście płac i dodatkowo w konfiguracji typu wypłaty ustawiono sposób wliczania do podstawy naliczania ekwiwalentu za czas urlopu różny od Nie wliczać.

Formularz podstawy obliczeniowej: urlop wychowawczy

Pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym mają finansowane z budżetu państwa składki na ubezpieczenie emerytalne-rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne. Podstawę składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi stała kwota 620 zł, odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych. Podstawę składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym rozpoczęła się nieobecność. Wprowadzając do programu nieobecność typu urlop wychowawczy i naliczając wypłatę, na formularzu wypłaty pojawi się element „zasiłek wychowawczy”. W tym elemencie zapisana jest podstawa, od której zostaną naliczone składki emerytalno-rentowe.
Uwaga
 Podstawa składek emerytalno-rentowych dla pracowników przebywających na urlopie wychowawczym jest naliczana jako średnia z wypłat w przypadku, gdy dla pracownika w zapisie historycznym aktualnym na moment naliczania wypłaty nie jest uzupełniona kwota w polu Podstawa składek emerytalno-rentowych – średnia z 12 miesięcy przed urlopem.
Aby zobaczyć podstawę składek dla urlopu wychowawczego obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu „zasiłku wychowawczego” otworzyć go przy pomocy  lub 2-krotnie klikając. Pojawi się okno z formularzem wypłaty tego składnika. Z tego poziomu można odczytać:
  • Podstawę – pełna, miesięczna kwota podstawy składek emerytalno-rentowych pobrana z formularza danych kadrowych pracownika lub wyliczona jako średnia z wypłat,
  • Podstawę składek E/R – faktyczna kwota podstawy składek emerytalno-rentowych. Jest to kwota pobrana z pola Podstawa, ewentulanie odpowiednio podwyższona do kwoty minimalnej lub obniżona do kwoty maksymalnej. Podstawa składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe nie może być wyższa niż kwota stanowiąca 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalania kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek ani niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia i niższa niż aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie ustalone proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika.
Chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa. Formularz ten stosownie do obliczanego składnika zawiera informacje o:
  • Nazwie wypłacanego elementu,
  • Okresie, za jaki zostanie wypłacony,
  • Symbolu listy płac, na której się znajduje,
  • Kwocie podstawy wymiaru – kwota pobrana z kadr lub wyliczona z wypłat,
  • Przepisaniu podstawy z poprzedniej nieobecności typu chorobowego – parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa dla zasiłku wychowawczego nie była liczona, tylko pobrana z poprzedniego zasiłku. Podstawa jest przepisywana, jeśli przerwa między kolejnymi nieobecnościami typu urlop wychowawczy jest krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe.
  • Podstawa pobrana z formularza pracownika – parametr będzie zaznaczony, jeśli podstawa zostanie pobrana z formularza pracownika z zakładki Ubezpieczenie cd.
  • Podstawie wyliczonej z  bieżącej wypłaty – parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa zostanie naliczona z elementów z bieżącej wypłaty pracownika, w której jest naliczony zasiłek wychowawczy np. nie było wcześniejszych wypłat lub pracownik w okresie 12 miesięcy był nieobecny,
  • Podstawie wyliczonej z poprzednich wypłat – jeżeli podstawa była liczona ze średniej – to wartości pojawią się w kolejnych polach,
  • Okresie, z którego uwzględniono składniki miesięczne,
  • Średniej ze składników miesięcznych – tj. kwocie podstawy bez dodatków okresowych,
  • Składnikach za dłuższe okresy wyliczone z okresu – zakres miesięcy, z których wliczono dodatki okresowe do podstawy,
  • Podstawie ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – kwota podstawy z dodatków okresowych.
Z poziomu formularza podstawy obliczeniowej dla urlopu wychowawczego dostępna jest ikona drukarki   W celu wydrukowania loga dla urlopu wychowawczego należy rozwinąć dodatkowe menu i wybrać Naliczenie podstawy składek E-R dla urlopu wych. Dostępne są dwa rodzaje wydruku – uproszczony i szczegółowy.
Uwaga
 Wydruk „Naliczanie podstawy składek E-R dla urlopu wych.” można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza wypłaty, a następnie do formularza podstawy obliczeniowej.
Zasady wliczania składników wynagrodzenia do podstawy składek emerytalno-rentowych dla urlopu wychowawczego:
  • uwzględniamy wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, o ile stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe.
  • premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. W przypadku, gdy przysługują za okresy kwartalne wlicza się je do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy. Natomiast jeśli przysługują za okresy roczne uwzględnia się je w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy.
  • jeżeli w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego pracownik nie otrzymał oskładkowanego wynagrodzenia (np. z powodu przebywania na urlopie macierzyńskim, czy rodzicielskim), jako podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych przyjmuje się kwotę wynagrodzenia wynikającą z umowy o pracę
  • przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. W przypadku, gdy ubezpieczony rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należy uwzględniać wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia.
  • jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:
    • wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
    • przyjmuje się, po uzupełnieniu według zasad opisanych dalej, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.
Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
  • jeśli pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, a więc miał zagwarantowane minimalne wynagrodzenie, to podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa niż aktualnie obowiązująca kwota minimalnego wynagrodzenia. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, które w umowie o pracę miały zagwarantowaną kwotę minimalnego wynagrodzenia odpowiednio zmniejszoną proporcjonalnie do tego wymiaru, podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi odpowiednio pomniejszona kwota aktualnego minimalnego wynagrodzenia, z tym że nie może być ona niższa niż 75 % minimalnego wynagrodzenia.
  • zmiana wymiaru czasu pracy nie wpływa na zmianę zasad ustalania przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. Nie stosuje się zasady wynikającej z art. 40 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. To oznacza, że do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy przyjmować zarówno wynagrodzenie z okresu przed, jak i po zmianie wymiaru czasu pracy.

Lista zapisów historycznych (aktualizacja zapisu)

Aktualizacja zapisu  – pozwala na tworzenie historii zmian danych kadrowych pracownika. Nowy zapis dodaje się z datą, od jakiej zmiana ta ma obowiązywać. W ten sposób można odnotować zmianę np. stawki zaszeregowania, adresu czy kodu ubezpieczenia i zmianę nazwiska pracownika w przypadku zawarcia związku małżeńskiego.
Uwaga
 Uruchamiając przycisk Aktualizacji zapisu podpowiada się data zgodna z datą aktualności na Liście pracowników.
Aktualizowany zapis można zobaczyć na Liście zapisów historycznych  gdzie wyświetlany jest:
  • Akronim – inaczej kod pracownika. Kod zawiera 20 znaków i może ulegać zmianie.
  • Okres od / do – data od odpowiada dacie aktualizacji i wskazuje od kiedy dany zapis obowiązywał. Jeśli data do – jest pusta to oznacza, że dany zapis obowiązuje nadal. Data do wypełniana jest w przypadku kolejnej aktualizacji.
  • Stanowisko – zajmowane przez pracownika.
  • Stawka – zaszeregowania pracownika w danym okresie, stawka miesięczna lub godzinowa.
  • Wymiar etatu – w podanym okresie.
  • Data zatrudnienia – pracownika etatowego, dla zleceniobiorców data zatrudnienia nie jest uzupełniana.
  • Data zwolnienia – dotyczy tylko pracownika etatowego i wskazuje na ostatni dzień jego zatrudnienia.
  • Wydział – do jakiego przypisany był pracownik w danym okresie (opcja dostępna tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus).
Uwaga
 U pracownika, który posiada tylko jeden zapis historyczny obie daty są puste

Dany zapis można edytować lub skasować. Nowy zapis tworzy się zawsze w celu odnotowania zmian np. stawki zaszeregowania, kodu ubezpieczenia, nigdy zaś w celu poprawy danych.

Uwaga
 Poprawianie danych polega na całkowitym nadpisaniu poprzednich wartości. Aktualizacja powoduje zachowanie starych danych.
Z punktu widzenia programu bardzo istotne jest poprawne prowadzenie historii danego pracownika. Dane w programie mogą być modyfikowane na dwa sposoby. Może to być:
  • aktualizacja zapisu lub
  • poprawienie danych.
Aktualizacja zapisu zachowuje „stary” zapis. Po modyfikacji mamy więc:
  • poprzedni zapis z jego datą aktualizacji oraz
  • nowy zapis z nową datą aktualizacji.
W praktyce wygląda to tak, że program w momencie aktualizacji zapisu kopiuje wszystkie dane, zapisuje je z nową datą aktualności i oczekuje na zmianę zawartości wybranych pól. Po dokonanej aktualizacji, okres do w ‘starym zapisie’ zostanie uzupełniony jako obowiązujący do dnia poprzedniego przed aktualizacją. Poprawienie danych polega na nadpisaniu już istniejących danych (poprzednie dane zostaną bezpowrotnie utracone). Mechanizmu poprawiania danych używać będziemy również do uzupełniania brakujących informacji. Załóżmy, że w trakcie wpisywania danych użytkownik ograniczył się do wpisania kodu pracownika, jego imienia i nazwiska. Teraz te dane należy uzupełnić. Praktycznie nie ma znaczenia, kiedy te dane zostaną poprawione – nie interesuje nas nowy zapis historyczny. Dla nas istotne jest, aby dane były kompletne „od zawsze”. Użyjemy procedury poprawiania danych. W tym celu, należy wejść na listę zapisów historycznych pracownika, a następnie za pomocą ikony  lub dwukrotnie klikając na danym zapisie, otworzyć formularz danych kadrowych w trybie edycji. Wówczas można nanieść zmiany, uzupełnić dane i zapisać. Poprawienie danych dotyczy zawsze wyłącznie jednego rekordu wskazywanego datą aktualności. Gdyby w omawianym przypadku okazało się, że błędnie zostało wpisane nazwisko pracownika, to mechanizmu poprawienia danych należałoby użyć 3-krotnie, indywidualnie dla każdego zapisu. Na przykład: Wywołujemy listę aktualną w dniu:
  • 1980/05/10 – poprawiamy pierwszy zapis historyczny,
  • 1993/07/29 – poprawiamy drugi zapis historyczny,
  • 1999/06/01 – poprawiamy ostatni zapis historyczny.
Poprawiając dane w przedstawiony powyżej sposób nie musimy wpisywać dokładnych dat aktualizacji. Istotne jest jedynie podanie dat mieszczących się w zadanych przedziałach. Wybierając datę aktualności zapisu (przykładowo):
  • 1980/05/10,
  • 1985/01/01,
  • 1993/07/28
spowodujemy, że na ekranie wyświetlana zawsze będzie ta sama informacja, aktualna pomiędzy 1980/05/10 a 1993/07/28 (1993/07/29 to data aktualności kolejnego zapisu).
Dotyczy wersji: 2018.2.1
Porównaj z poprzednim zapisem historycznym   – pozwala na porównanie zaktualizowanych danych kadrowych pracownika w stosunku do poprzedniego zapisu historycznego. Aby wyświetlić różnice pomiędzy zapisami historycznymi, należy ustawić się na danym zapisie i klikając na ikonę otworzy się okno ‘Różnice pomiędzy zapisami historycznymi’, gdzie wyświetlane jest:
  • Nazwa pola – dotyczy pola, w którym nastąpiła zmiana
  • Poprzednia wartość – wartość z poprzedniego zapisu
  • Nowa wartość – nowa wartość po aktualizacji zapisu
Zaktualizowane w stosunku do poprzedniego zapisu historycznego dane kadrowe są wyróżnione kolorem zielonym.
  Osoba pracująca na umowie cywilnoprawnej, która następnie zostaje zatrudniona na etat: Po wyświetleniu  Listy zapisów historycznych pracownika dla osoby pracującej na podstawie umowy cywilnoprawnej pojawi się pusty zapis (pola te wypełniane są tylko dla etatu). W tym istniejącym rekordzie należy odnotować zatrudnienie pracownika na etat. Aby poprawnie dokonać zapisu należy wejść  lub 2-krotnie klikając do formularza kadrowego i uzupełnić dane związane z etatem, w szczególności zakładkę [Etat] i zapisać zmiany.
Uwaga
 Ze względu na poprawność wszelkich obliczeń związanych z pracownikiem należy bardzo uważać i rozróżniać aktualizację od poprawny danych, dzięki temu unikniemy zbędnych zapisów oraz błędów w naliczaniu składników wynagrodzeń. Od wersji  Comarch ERP Optima 2022.5.1 wprowadzono przypomnienie o konieczności odnotowywania zmian wpływających na wysokość wypłaty przez aktualizację zapisu pracownika. W przypadku gdy Użytkownik uzupełni/zmieni dane poprzez edycję formularza, a nie za pomocą aktualizacji zapisu podczas zapisu kartoteki pojawi się odpowiedni komunikat z dwoma dostępnymi opcjami. Użytkownik wprowadzone zmiany będzie mógł zapisać jako nowy zapis historyczny obowiązujący od wskazanego dnia lub w edytowanym zapisie pracownika. W przypadku wybrania opcji dodania nowego zapisu historycznego podana data, od kiedy zmiana ma być wprowadzona musi mieścić się w okresie obowiązywania edytowanego zapisu pracownika

Atrybuty pracownika (Płace i Kadry Plus)

Atrybuty to cechy, za pomocą, których można opisywać pracowników, wprowadzając dowolną liczbę dodatkowych informacji, stosownie do potrzeb danej firmy. Możliwość opisania pracownika dowolnymi niestandardowymi atrybutami (cechami) i zastosowanie ich przy definiowaniu składników wynagrodzenia pozwoli na odpowiednie sparametryzowanie naliczania wynagrodzeń i ułatwia konfigurowanie płac. Zamiast definiowania kilku podobnych typów wypłat, różniących się tylko wartością jednego parametru, można zdefiniować jeden typ wypłaty, używając jako parametru odpowiedniego atrybutu, którego wartość byłaby pobierana z pracownika. Użytkownik ma do dyspozycji następujące typy atrybutów:  
  • flaga,
  • tekst,
  • liczba,
  • lista (zamknięta, otwarta),
  • adres URL,
  • zapytanie SQL.
Szczegółowe zasady tworzenia atrybutów opisano w podręczniku do Konfiguracji systemu. Lista atrybutów pracownika  pozwala na dodawanie, usuwanie, edycje oraz tworzenie historii atrybutu. Okno listy atrybutów pracownika zawiera dwie kolumny:
  • nazwę przypisanego pracownikowi atrybutu,
  • i jego aktualną wartość. 
Lista atrybutów domyślnie zawężona jest do tych, których okres obowiązywania (ważności) obejmuje dzień, na który wyświetlana jest lista (na liście w kadrach jest to data aktualności, na liście Wypłat pracowników – data bieżąca programu). Import atrybutów z programu Comarch ERP XL (opcja dostępna w module Płace i Kadry Plus) - dostępny jest tylko w bazach danych współpracujących z programem Comarch ERP XL. W przypadku braku połączenia z bazą Comarch ERP XL po uruchomieniu opcji importu wyświetlany jest stosowny komunikat. Atrybuty dodawane pracownikowi w Comarch ERP Optima i ich wartości (wraz z historią) zapisywane są równocześnie jako atrybuty danego pracownika w Comarch ERP XL. Przy imporcie pracowników (z menu Narzędzi lub z poziomu listy pracowników) z programu Comarch ERP XL do programu Comarch ERP Optima „nowi” pracownicy importowani są wraz z listą atrybutów i wartościami z Comarch ERP XL (wartość z najpóźniejszego zapisu w historii).
Uwaga
Import danych do Comarch ERP Optima z Comarch ERP XL za pomocą opcji Import danych z systemu Comarch ERP XL (Narzędzia/Importy) jest dostępny jedynie, gdy w Konfiguracji zaznaczony jest parametr Odblokuj importy danych z bazy Comarch ERP XL.
Przy dodawaniu pozycji do listy atrybutów pracownika jest możliwość wyboru: czy dodajemy pojedynczy atrybut, czy dodajemy całą grupę atrybutów:
Dodawanie atrybutów
Dodawanie pojedynczego atrybutu - po wybraniu z listy atrybutów opcji Dodaj pojedynczy atrybut otwiera się formularz atrybutu, na którym poprzez przycisk  wybieramy zdefiniowany w Konfiguracji atrybut. Następnie dodajemy aktywną ikoną Plusa historię atrybutu, tzn. okres, w jakim będzie obowiązywał atrybut oraz jego wartość. Jeżeli atrybut przysługuje na czas nieokreślony, to nie wypełniamy dat „od… do”. Historia atrybutu - jeżeli przyznana wartość atrybutu zmienia się, to należy go zaktualizować poprzez dodanie kolejnego zapisu w historii atrybutu. Wchodząc na formularz atrybutu ikoną Plusa tworzymy kolejny zapis poprzez podanie w pierwszej kolejności daty aktualizacji, czyli daty, od której obowiązuje zmiana wartości atrybutu. Podczas aktualizowania wartości atrybutu w nowym zapisie proponuje się jako „data od” podana wcześniej data aktualizacji. Po wybraniu okresu obowiązywania atrybutu zmieniamy wartość i zapisujemy stworzony zapis historyczny.
Uwaga
Nie można dodać dwóch zapisów historycznych obowiązujących w tym samym okresie.
Atrybut bez uzupełnionej historii jest traktowany jako ciągle aktywny z wartością zero, więc bez względu na włączony lub wyłączony znacznik Pokaż wszystkie atrybuty pracownika będzie widoczny na liście atrybutów pracownika. Dodawanie grupy atrybutów - przy dodawaniu równocześnie całej grupy atrybutów – ich okres ważności jest ustawiany jako bezterminowy, a wartości przypisywane zgodnie z domyślnymi wartościami ustawionymi w konfiguracji. Jeśli w definicji atrybutu nie byłoby ustawionej wartości domyślnej, to atrybut byłby przypięty bez wartości. Z pozycji listy pracowników w kadrach dostępny jest wydruk dla zaznaczonych pracowników o nazwie „Pracownicy według atrybutów”, który pozwala sprawdzić, którzy pracownicy posiadają wybrany atrybut.

Rejestrator Czasu Pracy (RCP) (Płace i Kadry Plus)

W module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus istnieje możliwość rozliczenia czasu pracy pracownika w oparciu o RCP (Rejestrator Czasu Pracy). Dane odczytywane z czytnika RCP mogą wyć wykorzystane do:
  • ewidencji obecności pracowników w pracy – import z pliku pozwala na odnotowanie obecności pracownika, bez zmiany informacji o czasie pracy (godziny wejścia/wyjścia),
  • rozliczaniem czasu pracy – kalendarz pracownika zostaje uzupełniony o godziny wejścia i wyjścia z pracy.
Aby móc korzystać z tej funkcji należy w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry/Dane kadrowe i deklaracje  zaznaczyć parametr Używanie RCP do ewidencji czasu pracy. Po ponownym wejściu do Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry pojawią się dodatkowe funkcje:
  • RCP format importu – pozwala ustalić format importu, standardowo lista jest pusta,
  • RCP reguły wygładzania – funkcja umożliwia zdefiniowanie korekt dotyczących importu pliku RCP. Lista zawiera jedną, zdefiniowana regułę wygładzania.
Szczegóły na ten temat zawarte są w podręczniku do Konfiguracji systemu. Zaznaczenie powyższego parametru uaktywnia pole RCP reguła wygładzania na formularzu pracownika zakładka [Etat]. RCP reguły wygładzania – w trakcie odczytu (importu), dane są analizowane. Funkcja ta automatycznie koryguje importowane dane, zgodnie z regułą wygładzania, jaką użytkownik wybrał. Można wybrać standardową regułę wygładzania lub własną, wcześniej zdefiniowaną w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ RCP reguły wygładzania. Import danych o czasie pracy, a wybór reguły wygładzania – w pierwszej kolejności program sprawdza regułę wygładzania wybraną dla pracownika – jeśli pole RCP reguła wygładzania jest:
  • uzupełnione – przy imporcie danych związanych z tym pracownikiem zostanie zastosowana wybrana u niego reguła,
  • puste – program sprawdzi regułę wygładzania w wydziale, do którego należy pracownik.
Jeśli pole RCP reguła wygładzania w Wydziale pracownika jest:
  • uzupełnione – przy imporcie danych zostanie zastosowana reguła wybrana dla tego wydziału (będzie to dotyczyło wszystkich zaznaczonych pracowników należących do tego wydziału dla których nie wybrano innej, indywidualnej reguły),
  • puste – program sprawdzi regułę w wydziale nadrzędnym. Na tym poziomie zasada dziedziczenia jest analogiczna, jak ta opisana powyżej.
Numer karty RCP – numer karty wpisany u pracownika będzie wykorzystywany podczas importu do rozpoznania, którego pracownika dotyczy importowany wiersz z pliku RCP.
Uwaga
Brak numeru karty RCP obowiązującej na dany dzień będzie oznaczać, że dany pracownik nie ma rozliczanego czasu pracy w oparciu o RCP.
Pierwszy odczyt z dowolnego czytnika musi zostać poprzedzony wprowadzeniem numerów kart RCP, którymi posługują się pracownicy. Można to zrobić z dwóch poziomów:
  1. Z listy pracowników w kadrach, po zaznaczeniu pracownika, wybrać z ikony  opcję Lista kart RCP
  2. Z formularza pracownika, wybrać z ikony  opcję Lista kart RCP.
Wybierając opcję Lista kart RCP otworzy się okno:
Lista kart RCP pracownika

Przy wpisywaniu pierwszej karty pracownika zaznaczanie okresu obowiązywania i wpisywanie zakresu dat nie jest konieczne – karta może być przypisana „bezterminowo”.

Dodając kolejną pozycję na liście – dla następnej karty (np. pracownik dostał nową kartę, bo poprzednia uległa zniszczeniu) – uzupełniamy numer karty i „Okres Od”. Po zapisaniu nowego rekordu, automatycznie wypełni się „Okres Do” obowiązywania poprzedniej karty z datą o jeden dzień wcześniejszą w stosunku do „Okres Od” aktualnej karty.

Przy wielu kolejnych wymianach kart – tylko pierwsza będzie mieć „pustą” datę Od i tylko ostatnia „pustą” datę Do, wszystkie pozostałe karty musza mieć wypełniony okres obowiązywania Od/Do – okresy w kolejnych kartach nie muszą być styczne (jeśli były okresy w trakcie zatrudnienia, w których pracownik nie korzystał z karty RCP), ale nie mogą na siebie w żaden sposób zachodzić.

Uwaga
Program nie kontroluje numerów kart RCP przypisanych pracownikom. W związku z powyższym, należy zwracać uwagę, aby numery nie dublowały się.
– Dodaj – można dodać numer karty RCP i okres jej ważności. Jeśli data DO nie zostanie uzupełniona, karta RCP ważna jest bezterminowo. – Edycja karty RCP. – Usunięcie zaznaczonej karty RCP Po wprowadzeniu wszystkich numerów kart RCP, można dokonać importu danych z czytnika RCP. W tym celu należy zaznaczyć pracowników na liście w kadrach, następnie z menu dostępnych opcji przy ikonie  wybrać opcję Import czasu pracy z czytników RCP.
Uwaga
Aby import czasu pracy przebiegł poprawnie w pliku tekstowym wejścia i wyjścia pracownika muszą być wprowadzone jako osobne wpisy (wiersze). Oznaczenia „wejścia” i „wyjścia” nie mogą być takie same.
Import danych RCP
Podczas importu tworzony jest log zawierający informacje o wszystkich pracownikach. W opisie w logu widoczne jest: imię i nazwisko pracownika i numer karty RCP – dla których była próba wykonania importu, zarówno wtedy gdy się powiodła, jak i wtedy gdy zapis z pliku nie został przeniesiony do kalendarza pracownika. Układ informacji w logu zgodny jest z kolejnością importu: numer karty RCP, imię i nazwisko pracownika, który ma przypisany kartę o takim numerze, a pod nim w kolejnych liniach (jako gałęzie tego pracownika) zapisywane są informacje dotyczące kolejnych dni. Log ten ułatwia kontrolę nad dokonywanym importem RCP. Po zakończeniu importu log jest aktywny na ekranie jako aktywny do czasu zamknięcia go przez użytkownika. Po zaimportowaniu pliku, dni kalendarza odnotowujące rzeczywisty czas pracy pracownika (Nieobecności zakładka [Kalendarz]) będą widoczne w kolorze zielonym (rysunek poniżej). Dla pracowników, którzy mają przypisany numer karty RCP, można zrobić wydruk „Pracownicy z kartami RCP”, dostępny z listy pracowników w kadrach, ikona  po rozwinięciu strzałki z menu Pracownicy/ Pracownicy z kartami RCP. W przypadku modułu Płace i Kadry Plus lista kart RCP podlega synchronizacji z analogiczną listą u pracownika w systemie Comarch ERP XL. Jeśli z poziomu programu Comarch ERP XL jest prawidłowo ustawiona współpraca z modułem płacowym, czyli jest stosowana dwukierunkowa synchronizacja danych, dane dotyczące kart RCP między bazami są synchronizowane automatycznie. W związku z tym domyślnie jest zablokowana możliwość przenoszenia danych pomiędzy bazami z poziomu Comarch ERP Optima – ukryte są opcje importu/eksportu danych w menu Narzędzia/Importy, a także wyłączony import danych z Comarch ERP XL na liście kart RCP pracownika. Parametr Odblokuj importy danych z bazy Comarch ERP XL znajdujący się w konfiguracji firmy w gałęzi Parametry współpracy z XL pozwala na odblokowanie importów w przypadku, gdyby współpracująca baza Comarch ERP XL była w wersji niższej niż 2015.1, czyli obsługującej dwukierunkową synchronizację w niepełnym zakresie.

Filtrowanie listy pracowników

Lista – standardowo wyświetla się lista wszystkich osób wpisanych do bazy. Możliwe jest zawężenie listy do pracowników etatowych, zleceniobiorców, pracowników bez zatrudnienia. Wyboru dokonujemy z poziomy rozwijanej listy pomocniczej. Poniżej zamieszczamy opis, jak należy rozumieć określenie:
  • Etaty – lista osób posiadających aktualne umowy o pracę. Na liście wyświetlani są pracownicy etatowi, którzy byli zatrudnieni chociaż przez jeden dzień w miesiącu, zgodnym z miesiącem ustawionym w polu Data aktualności.
  • Umowy – lista osób z trwającymi aktualnie umowami cywilnoprawnymi.
  • Bez zatrudnienia – osoby nieposiadające aktualnych umów, dotyczy to zarówno pracowników etatowych jak i zleceniobiorców (wygasł termin trwania umów). Lista ta obejmuje również osoby, którym w programie odnotowano jedynie dane personalne (z tymi osobami nie zawarto jeszcze żadnych umów).
  • Wszyscy – na liście tej znajdują się wszystkie osoby wpisane do programu, jest to połączenie wcześnie omówionych trzech list (Etaty + Umowy + Bez zatrudnienia).
  • Właściciele – lista właścicieli i osób współpracujących. Osoby z tej listy nie pojawiają się na żadnej innej liście.
Uwaga
 Po wyświetleniu listy Właściciele, przy kolejnym podnoszeniu listy pracowników ustawiany jest filtr na „Wszyscy”. W każdym innym przypadku jest podpowiadany ostatnio użyty filtr.
Fragment okna Lista pracowników ( w wersji Płace i Kadry Plus)
Data aktualności – standardowo proponuje się data określona z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca, która domyślnie przyjmuje ustawienie daty systemowej. Program wyświetla na liście osoby, które w danym miesiącu w obrębie daty aktualności spełniają kryteria do wyświetlenia ich na żądanej liście.
Przykład
 Pracownik zwolniony w dniu 16.05.2016 będzie widoczny na liście pracowników Etaty do 31.05.2016. Dopiero z dniem 1.06.2016 nie będzie widoczny na tej liście.
Uwaga
Na liście pracowników, w oknie Wypłaty pracowników – dane pracownika (akronim, nazwisko, imię) wyświetlane są zawsze z ostatniego (bieżącego) zapisu historycznego. W kolumnie Zatrudnienie – opis Etat, Etat/Umowa, Umowa, Brak – informuje o tym, czy dany pracownik jest, bądź kiedykolwiek był zatrudniony na etat i/lub umowę. W pozostałych kolumnach Listy pracowników dane wyświetlane są zgodnie z datą aktualności na liście.
Przykład
 Z dniem 1.06.2016 poprzez aktualizację zapisu dokonujemy zmianę nazwiska z np. Nowak na Kowalska oraz wymiar etatu z 1/1 na 3/4. Na liście pracownik będzie zawsze widoczny pod nazwiskiem Kowalska, również na każdy dzień sprzed zmiany. Natomiast dane dotyczące wymiaru etatu będą ulegać zmianie zgodnie z datą aktualności. Wybierając datę aktualności 31.05.2016 na liście widoczny będzie wymiar 1/1, natomiast przechodząc na 3.06.2016 widoczny jest już wymiar 3/4. Dodatkowo edytowanie formularza pracownika na odpowiedni dzień kalendarzowy pozwoli wyświetlić obowiązujące w danym okresie nazwisko oraz wymiar etatu, czyli edycja formularza pracownika z dniem 31.05.2016 – widoczne nazwisko Nowak i wymiar 1/1, a z dniem 1.06.2016 nazwisko Kowalska i wymiar 3/4.
Wydział/podwydziały (moduł Płace i Kadry Plus) – możliwość filtrowania pracowników po wydziale, do którego zostali przypisani, zgodnie z wybraną datą aktualności. W celu zawężenia listy pracowników do osób należących do konkretnego wydziału należy kliknąć przycisk Wydział, wybrać odpowiednią komórkę organizacyjną firmy oraz zaznaczyć, czy wybrana komórka ma być wyświetlana razem z jednostkami jej podległymi (parametr Podwydziały [v]). Po wybraniu konkretnego wydziału, lista pracowników zostaje zawężona tylko do osób zatrudnionych w wybranym wydziale/podwydziale. Sortowanie pracowników z pozycji kadr przydatne jest do sporządzania raportów kadrowych i wykonywania operacji seryjnych (np. naliczanie deklaracji PIT-11 dla pracowników danego wydziału, przypisywanie atrybutów). Centrum podległ./podcentra – możliwość filtrowania pracowników według centrum podległościowego, do którego zostali przypisani, zgodnie z wybraną datą aktualności. W celu zawężenia listy pracowników do osób należących do konkretnego centrum należy kliknąć przycisk Centrum podległ. i wybrać odpowiednią jednostkę organizacyjną firmy. Zaznaczenie parametru Podcentra powoduje wyświetlenie dodatkowo pracowników przypisanych do jednostek organizacyjnych podległych danemu centrum. Kierownik/ tylko bezpośredni podwładni – wskazanie nazwiska kierownika/zastępcy poprzez wybór z listy pracowników-kierowników/zastępców i ustawienie dodatkowo parametru Tylko bezpośredni podwładni, pozwala na wyświetlenie tylko bezpośrednich podwładnych lub łącznie z pracownikami centrów będących w strukturze poniżej centrum, dla którego dany pracownik jest kierownikiem/zastępcą, na dzień zgodny z datą aktualności. Pokaż archiwalnych – opcja przydatna przy dużej rotacji pracowników, w celu ułatwienia przeglądania danych. Wyświetla nazwiska byłych pracowników, właścicieli przeniesionych do tak zwanego „archiwum”. Funkcjonalność dostępna zarówno w Comarch ERP Optima w module Płace i Kadry, jak i Płace i Kadry Plus. Szerzej omówiony w kolejnym podrozdziale. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Panel wyszukiwania – funkcja ta umożliwia szybkie wyszukiwanie osób według podanych przez użytkownika parametrów, między innymi po: dacie zatrudnienia, stanowisku, stawce zaszeregowania, rodzaju stawki zaszeregowania, wymiarze etatu, rodzaju umowy, dacie zatrudnienia:
  • Po naciśnięciu  pojawia się okno (rysunek poniżej), gdzie można wpisać wybrane parametry, wg których program ma znaleźć pracownika.
  • Filtrowanie odbywa się na bieżąco przy włączonej pinezce 
  • Po wyszukaniu pracowników spełniających określone warunki można ukryć panel wyszukiwania. Służy do tego ikona .
Panel wyszukiwania (Lista pracowników w Kadrach)
Uwaga
 Założenie do filtrowania osób po zakresie dat w Panelu wyszukiwania jest takie, że w polach Zatrudniony Od… Do…  wyświetlane wszystkie osoby, zatrudnione na etat co najmniej jeden dzień w okresie wskazanym filtrem.
W programie Comarch ERP Optima w polu Filtr z poziomu rozwijalnego menu widoczne są standardowo zdefiniowane następujące filtry:
#(G) FP/FGŚP - nowozatrudnieni powyżej 50 lat
Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:
  • są zatrudnieni (kontrola daty zatrudnienia na zakładce [Etat]) w miesiącu zgodnym z datą na jaką wywołujemy filtr,
  • nie mają zaznaczonych parametrów: Nie naliczać składek FP/FGŚP (warunek jest spełniony także jeżeli jeden z parametrów jest niezaznaczony), a jeżeli jest zaznaczony to dodatkowo sprawdzany jest okres obowiązywania zwolnienia z opłacania składek na FP/FGŚP
  • oraz najpóźniej w dniu zgodnym z datą zatrudnienia osiągnęli wiek 50 lat (sprawdzana jest data urodzenia pracownika).
Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym potencjalnie można ustawić zwolnienie z opłacania składek FP/FGŚP. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru, wystarczy wybrać pracowników, którzy przed zatrudnieniem byli zarejestrowani jako bezrobotni przez co najmniej 30 dni. Następnie po zaznaczeniu tych pracowników za pomocą seryjnej zmiany pola (bądź przez edycję formularza pracownika) należy i za pomocą aktualizacji zapisu (data aktualizacji: pierwszy dzień miesiąca następującego po dacie zatrudnienia) zaznaczyć parametry Nie naliczać składek FP oraz/lub Nie naliczać składek FGŚP wpisując dla nich zakresy dat obejmujące 12 miesięcy od pierwszego dnia miesiąca następującego po dacie zatrudnienia.
#(G) FP/FGŚP - nowo zatrudnieni poniżej 30 lat
Filtr wyświetla pracowników, którzy:
  • są zatrudnieni (kontrola daty zatrudnienia na zakładce [Etat]) w miesiącu zgodnym z datą na jaką wywołujemy filtr
  • oraz w dniu zatrudnienia nie ukończyli 30 lat.
Filtr umożliwia wyszukanie nowo zatrudnionych pracowników poniżej 30 roku życia, za których przysługuje zwolnienie z opłacania składek na FP i FGŚP przez okres 12 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę, jeśli poprzednio byli zarejestrowani jako bezrobotni.
#(G) FP/FGŚP - osoby powracające z urlopów macierzyńskich i wychowawczych
Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:
  • nie mają zaznaczonych parametrów: Nie naliczać składek FP/FGŚP (warunek jest spełniony także, jeżeli jeden z parametrów jest niezaznaczony), a jeżeli jest zaznaczony to dodatkowo sprawdzany jest okres obowiązywania zwolnienia z opłacania składek na FP/FGŚP
  • oraz w miesiącu z daty filtra kończy się nieobecność urlop macierzyński, urlop macierzyński dodatkowy, urlop rodzicielski lub wychowawczy oraz bezpośrednio po tej nieobecności nie rozpoczyna się kolejna nieobecność typu urlop macierzyński lub urlop wychowawczy.
Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym potencjalnie można ustawić zwolnienie z opłacania składek FP/ FGŚP.
#(G) FP/FGŚP - kobiety powyżej 55 i mężczyźni powyżej 60 lat
Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:
  • nie mają zaznaczonych parametrów: Nie naliczać składek na FP/FGŚP (warunek jest spełniony także jeżeli jeden z parametrów jest niezaznaczony), a jeżeli jest zaznaczony to dodatkowo sprawdzany jest okres obowiązywania zwolnienia z opłacania składek na FP/FGŚP
  • oraz najpóźniej w pierwszym dniu miesiąca z daty aktualności osiągają wiek (na podstawie daty urodzenia): 60 lat w przypadku mężczyzny oraz 55 lat w przypadku kobiety.
Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym można ustawić zwolnienie z opłacania składek FP/FGŚP. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru dla wybranych pracowników należy zaznaczyć tych pracowników i za pomocą seryjnej zmiany pola (bądź przez edycję formularza pracownika) zaznaczyć parametry Nie naliczać składek na FP oraz/lub Nie naliczać składek na FGŚP z zakresem dat: data Od ustawiona na pierwszy dzień miesiąca, w którym pracownik ma już przez cały miesiąc co najmniej 55/60 lat, data Do pozostawiona pusta, czyli zwolnienie będzie bezterminowe (nie przestanie obowiązywać).
Uwaga
 Parametry Nie naliczać składek na FP i Nie naliczać składek na FGŚP są automatycznie ustawiane na podstawie daty urodzenia i płci pracownika.
#(G) 14 dni wynagrodzenia chorobowego - pracownicy powyżej 50 lat
Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:
  • nie mają zaznaczonego parametru Chorobowe finansowane przez pracodawcę do i/lub wartości 14 w ilości dni
  • oraz do 31-go grudnia roku poprzedzający rok z daty filtra osiągnęli wiek co najmniej 50 lat.
Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym należy z początkiem roku ustawić finansowanie wynagrodzenia chorobowego do 14 dni. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru dla wybranych pracowników za pomocą aktualizacji zapisu (data aktualizacji: 1 stycznia danego roku) należy zaznaczyć parametr Chorobowe finansowane przez pracodawcę do: i wpisać 14 w pole dni. Aktualizację tych pól można wykonać również za pomocą operacji seryjnej zmiany pola dla zaznaczonych pracowników.
Uwaga
 Parametr Chorobowe finansowane przez pracodawcę do jest automatycznie ustawiany. Na podstawie odnotowanej daty urodzenia pracownika wypełniane są dane dotyczące skróconego do 14 dni okresu finansowania przez firmę wynagrodzenia za czas choroby i daty obowiązywania tego ustawienia.  
#(G) PPK – osoby, które zrezygnowały z uczestnictwa w PPK.
  • Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień (domyślnie podpowiada się data 2023-03-01), mają zawartą umowę cywilnoprawną lub są zatrudnione na etat i w najnowszym zapisie historycznym na zakładce [PPK/Dodatkowe] mają odnotowaną datę rezygnacji z PPK, która przypada przed datą podaną w filtrze.
Po wybraniu odpowiedniego filtra na liście pracowników w programie Comarch ERP Optima w oknie z parametrem (data) znajduje się krótka informacja na temat wybranego filtra.
Uwaga
 O zaznaczeniu parametrów dla konkretnych pracowników decyduje użytkownik programu, filtr ma za zadanie tylko i wyłącznie ułatwienie wyszukanie tych osób.

Pokaż archiwalnych – filtr

Pokaż archiwalnych – w celu ułatwienia przeglądania danych, na formularzu danych kadrowych pracownika i właściciela (formularz pełny i uproszczony), na zakładce [Ogólne] znajduje się parametr Archiwalny. Parametr ułatwia przenoszenie danych o osobach od dawna niepracujących, do tak zwanego „archiwum”. Funkcjonalność dostępna zarówno w Comarch ERP Optima w module Płace i Kadry, jak i Płace i Kadry Plus.
Uwaga
 Pracownicy o statusie Archiwalny domyślnie ukrywani są na wszystkich wyświetlanych w programie Listach pracowników tj. dostępnych w module Płace i Kadry, w menu Ogólne, jak i na pomocniczych listach wywoływanych z poziomu innych modułów.
Status Archiwalny dotyczy pracownika, a nie poszczególnych zapisów historycznych. Zmiana statusu pracownika na Archiwalny:
  • Należy edytować formularz danych kadrowych pracownika.
  • Na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Archiwalny.
  • Zapisać formularz pracownika ikoną dyskietki.
  • Następnie wyświetlić Listę pracowników Wszyscy, osoba o statusie Archiwalny, nie będzie widoczna. Chcąc zobaczyć takiego pracownika należy zaznaczyć parametr Pokaż archiwalnych (domyślnie nie jest zaznaczony). Nazwisko pracownika o statusie Archiwalny będzie widoczne w kolorze szarym.
Uwaga
 Aby zmienić status pracownika z „archiwalnego” na standardowy, należy wyświetlić Listę pracowników Wszyscy z zaznaczonym parametrem Pokaż archiwalnych [v]. Następnie edytować formularz danych kadrowych tego pracownika i usunąć znacznik w polu Archiwalny.
Eksport / import danych kadrowych (arkusz Excel) W danych identyfikacyjnych widnieje kolumna Archiwalny. Pole może przyjmować wartość:
  • 0 – pracownik bez statusu Archiwalny,
  • 1 – pracownik o statusie Archiwalny.
Uwaga
 Dane kadrowe zaimportowane z baz danych programów Comarch ERP Klasyka do arkusza MS Excel za pomocą programu Comarch ERP Migrator w kolumnie Archiwalny przyjmą wartość domyślną 0. Programy kadrowo – płacowe Comarch ERP Klasyka nie mają odpowiednika tego pola.
Arkusze MS Excel utworzone we wcześniejszych wersjach Comarch ERP Migrator, tym samym nieposiadające kolumny Archiwalny również są importowane do programu Comarch ERP Optima. Wówczas, podczas importu danych kadrowych:
  • nowego pracownika – parametr Archiwalny domyślnie nie jest zaznaczony (pole przyjmuje wartość 0),
  • ponowny import z opcją Nadpisz – nie modyfikuje ustawienia parametru Archiwalny już istniejącego w bazie Comarch ERP Optima.
Eksport danych kadrowych oraz wypłat pracowników archiwalnych do pliku MS Excel jest możliwy, pod warunkiem zaznaczenia przed eksportem osób o tym statusie. Wypłaty pracowników – zaznaczenie parametru Pokaż archiwalnych pozwala na przeglądanie naliczonych wypłat pracowników w okresie jego zatrudnienia. Kasy zapomogowo – pożyczkowe (moduł Płace i Kadry Plus) – również tutaj znajduje się parametr Pokaż archiwalnych, który wyświetli nazwiska pracowników archiwalnych i umożliwi przeglądanie ich zapisów odnotowanych w PKZP. Deklaracje (PIT, ZUS, PFRON) – uwzględniają osoby o statusie Archiwalny, jeśli obejmują okres ich zatrudnienia (w jakim są dla nich naliczone wypłaty). Wydruki, a osoby o statusie Archiwalny:
  • wydruki, które wymagają zaznaczenia pracowników – mogą zawierać osoby o statusie Archiwalny, pod warunkiem, że będzie wyświetlona lista pracowników archiwalnych i zostaną zaznaczone ich nazwiska,
  • pozostałe wydruki – osoby o statusie Archiwalny pojawią się, jeśli wydruki będą dotyczyć okresu, w którym były zatrudnione.
– Koszty wynagrodzeń (wypłaty brutto) – funkcjonalność dostępna w przypadku licencji na moduł Analizy z poziomu Wypłaty pracowników. Wykres kosztów wynagrodzeń zawiera wszystkie wypłaty naliczone w podanym okresie, nie ma znaczenie ustawienie parametru Pokaż archiwalnych.

Zaliczki brutto/netto

W programie istnieje możliwość udzielania i rozliczania:
  • Zaliczek brutto (opodatkowanych, oskładkowanych),
  • Jak i zaliczek netto (nieopodatkowane, nieoskładkowanych).
Zasady naliczania są analogiczne jak dla pozostałych wypłat (etaty czy inne wypłaty). Należy pamiętać, że zaliczki muszą być związane z odpowiednią listą płac zaliczek i nie mogą być przypięte do np. listy wypłat etatowych. Udzielenie zaliczki brutto/netto:
  • Należy z menu Płace i Kadry wybrać Listy płac, następnie klawiszem <INS> lub ikoną plusa otworzyć nowy formularz listy płac.
  • Wybrać symbol listy. Dla zaliczek zostały predefiniowane dwa symbole: ZB – zaliczki brutto, z – zaliczki netto.
  • Zależnie od wybranego symbolu listy płac (ZB lub Z) podpowie się odpowiedni rodzaj listy płac (Zaliczka brutto/netto).
Formularz listy płac Zaliczka brutto (fragment okna)
  • W oknie Wypłaty pracowników należy wybrać listę płac zaliczkową, naliczając wypłatę podnosi się pusty formularz. Na formularzu wypłaty na zakładce [Elementy wypłaty] za pomocą klawisza <INSERT> lub ikoną plusa dodać zaliczkę i uzupełnić pole Wartość (kwotę udzielonej zaliczki brutto/netto), a następnie zapisać wprowadzone zmiany.
Kwota udzielonej zaliczki brutto/netto zapamiętana jest w programie jako kwota do spłaty do tej zaliczki.
Uwaga
Spłata zaliczki brutto/netto automatycznie generowana jest tylko w wypłacie o rodzaju etat. Rozpoczęcie spłat zaliczki brutto/netto następuje na liście płac mającej datę wypłaty co najmniej 1 dzień późniejszą niż data wypłaty na liście płac, na której wypłacono daną zaliczkę.
Spłata zaliczki brutto/netto zostaje ograniczona do kwoty, jaką można potrącić w wyliczanej wypłacie. Jeśli wypłacona zaliczka brutto/netto przekracza kwotę spłaty, będzie ona potrącana w kolejnych wypłatach, aż do jej całkowitego rozliczenia.
Uwaga
 Kwota spłaty zaliczki brutto generowanej automatycznie w wypłacie etatowej ograniczona jest do wysokości sumy elementów wypłaty zdefiniowanych jako opodatkowane, oskładkowane i „wpływające na kwotę do wypłaty”. Może się zdarzyć, że w wypłacie etatowej nie nastąpi automatyczna spłata zaliczki brutto, na przykład w sytuacji, gdy przez cały miesiąc pracownik jest na zwolnieniu lekarskim i wypłacono mu jedynie wynagrodzenie chorobowe/zasiłek chorobowy (są to elementy opodatkowane, ale nieoskładkowane).
Pole z kwotą spłaty podlega edycji. Ponadto, w programie możliwe jest indywidualne dodanie na listę płac (etat lub inna) elementu wypłaty Spłata zaliczki brutto/ Spłata zaliczki. W przypadku, gdy kwota dodawanej ręcznie spłaty byłaby większa od sumy dodatnich elementów wypłaty (w przypadku zaliczki brutto – opodatkowanych i oskładkowane), pojawi się na zapisie komunikat: Lista wszystkich niespłaconych zaliczek brutto/netto związanych z danym pracownikiem dostępna jest na górnej belce z poziomu formularza danych kadrowych pracownika jak i z poziomu formularza wypłaty zaliczki brutto/netto pod klawiszem . Lista składa się z 2 zakładek:
  • [Ogólne] – wyświetlane są tutaj informacje o kolejnych spłatach danej zaliczki: numer i okres listy płac, w której dokonano kolejnej spłaty, wartość netto (kwota do wypłaty) uwzględniająca potrącenie i wartość spłaty.
  • [Szczegółowe] (elementy wypłaty) – lista elementów wypłaty, jakie znalazły się na poszczególnych listach.
Korekty wypłat dla zaliczek brutto – istnieje możliwość anulowania i korygowania wypłat dla list płac Zaliczka brutto. Wypłata zaliczki brutto może być anulowana tylko wtedy, gdy nie ma do niej naliczonych żadnych spłat w wypłatach o statusie innym niż Anulowana. W praktyce, wymaga to anulowania (lub usunięcia) najpierw wszystkich wypłat pracownika ze spłatami zaliczki brutto, a dopiero w kolejnym kroku można anulować samą wypłatę zaliczki brutto. Wydruki Dostępne są następujące wydruki, które dotyczą niespłaconych zaliczek:
  • Raport zaliczek brutto dostępny z listy pracowników,
  • Raport zaliczek netto dostępny z listy pracowników,
  • Zaliczki brutto pracownika z poziomu formularza danych kadrowych pracownika,
  • Zaliczki netto pracownika z formularza danych kadrowych.

Pożyczki

W programie istnieje możliwość udzielania i rozliczania pożyczek pracowniczych. Zasady naliczania są analogiczne, jak dla pozostałych wypłat (etaty czy inne wypłaty). Należy pamiętać, że pożyczki muszą być związane z listą płac Pożyczka i nie mogą być przypięte do np. listy wypłat etatowych.
Formularz listy płac typu Pożyczka
Chcąc wypłacić pracownikowi pożyczki, należy:
  • Z menu Płace i Kadry wybieramy Listy płac, dodajemy nową listę płac typu Pożyczka,
  • Po zdefiniowaniu listy płac Pożyczka, należy przejść do wypłat pracowników <CTRL>+<L> i wybrać listę pożyczek wcześniej zdefiniowaną (pod przyciskiem Listy płac),
  • Będąc w formularzu wypłaty, należy przejść na zakładkę [Elementy wypłaty] i za pomocą ikony plusa lub <INSERT> albo polecenia Dodaj z menu kontekstowego wywoływanego prawym klawiszem myszki dodać pożyczkę i uzupełnić następujące pola:
    • Typ – można wybrać standardowy typ wypłaty Pożyczka, ale jeśli w konfiguracji użytkownik prawidłowo zdefiniuje własną pożyczkę, będzie ją można wybrać z listy pod przyciskiem Typ,
    • Wartość pożyczki udzielonej pracownikowi,
    • Wysokość miesięcznej raty,
    • Kwota odsetek obliczona dla każdej raty miesięcznej.
  • Po uzupełnieniu formularza elementu wypłaty należy wypłatę zapisać.
Uwaga
 Odsetki naliczane są do każdej raty pożyczki, – jeżeli w miesiącu zostaną policzone dwie spłaty pożyczki, to również policzą się dwa razy odsetki, do każdej spłaty osobno.
Kolejnym krokiem jest zamknięcie listy pożyczek. Lista pożyczek, która nie zostanie zamknięta zablokuje możliwość naliczania pracownikowi innych wypłat (inna lista) wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji. Jeżeli do danej pożyczki zostały już naliczone spłaty, to program blokuje kasowanie pożyczki oraz modyfikację wypłaconej pożyczki oraz rat. Rozliczenie wypłaconej pożyczki następuje automatycznie w kolejnych wypłatach etatowych i w wypłacanych umowach cywilnoprawnych, zgodnie z zadeklarowaną kwotą rat, aż do momentu spłacenia całej kwoty pożyczki. Data udzielenia pożyczki jest to data wypłaty odczytana z formularza listy płac pożyczkowej. Rozpoczęcie spłat pożyczki następuje w wypłatach, których data wypłaty na formularzu listy płac jest późniejsza niż data wypłaty pożyczki. Jeśli pracownik ma jednocześnie zawartą jakąś umowę cywilnoprawną to spłata pożyczki pojawia się automatycznie na naliczanych listach płac typu Etat i Umowa. W sytuacji, gdy spłata ma się pojawiać tylko na wypłatach etatowych to należy w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry/ Spłaty pożyczek  zaznaczyć parametr Nie generuj spłaty pożyczki na liście wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych [√].
Uwaga
W System/Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry/Spłaty pożyczek  dostępne są parametry wpływające na wyliczenie kwoty spłaty pożyczki:
  • Ogranicz spłatę pożyczki w wypłacie etatowej do kwoty netto do wypłaty – parametr umożliwia ograniczenie kwoty spłaty pożyczki do kwoty netto wypłaty. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.
  • Spłaty pożyczek doliczane po ograniczeniu potrąceń – parametr wpływa na wyliczenie kwoty spłaty pożyczki w przypadku, gdy pracownik ma zajęcie wynagrodzenia. Zaznaczenie parametru powoduje, że spłaty pożyczek zarówno rata kapitałowa jak i odsetki będą liczone dopiero po wyliczeniu potrąceń według grup ograniczeń. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.
Jeżeli pożyczkobiorca chce w jednej wypłacie spłacić kilka rat lub kwotę większą od wartości jednej raty z odsetkami, to należy dodać w wypłacie drugi typ wypłaty o nazwie Spłata pożyczki i uzupełnić jego wartość. Może się zdarzyć, że pracownikowi udzielono kilku pożyczek, dla których stworzono odrębne listy płac typu Pożyczka. Na formularzu wypłaty pracownika można dodać przyciskiem plusa lub INS kolejną pozycję „spłata pożyczki” i wybrać, której pożyczki dotyczy ta spłata. W tym celu należy rozwinąć Listę pożyczek i wybrać pożyczkę, do której generowana będzie spłata. Z poziomu Kadr, po otwarciu formularza danych kadrowych pracownika, po wybraniu Pożyczki z menu dostępnych opcji przy ikonie  widoczna jest Lista wszystkich niespłaconych pożyczek związanych z danym pracownikiem. Lista ta zbudowana jest z 4 kolumn, w których wyświetlane są informacje o nazwie, dacie przyznania, wartości pożyczki i kwocie, jaką już spłacono. W programie dostępna jest również lista spłat zaliczek/pożyczek, która dostępna jest po wejściu do formularza wypłaty pożyczki (Płace/ Lista pożyczek/ Formularz wypłaty) na górnej belce okna. Lista ta składa się z 2 zakładek:
  • [Ogólne] – wyświetlane są tutaj informacje o kolejnych spłatach danej pożyczki: numer i okres listy płac, w której dokonano kolejnej spłaty, wartość netto (kwota do wypłaty) uwzględniająca potrącenie i wartość spłaty.
  • [Szczegółowe (elementy wypłaty)] – lista elementów wypłaty, jakie znalazły się na poszczególnych listach.
Lista spłat pożyczki
Uwaga
 W spłacie kapitału uwzględniane jest zaniechanie.
Zaniechanie pożyczki Przy dodawaniu zaniechania do pożyczki podpowiadana jest kwota pozostająca do spłaty, uwzględniająca spłacone raty pożyczki zapisane w wypłatach. Chcąc wykonać zaniechanie udzielonej pożyczki należy:
  • Na formularzu wypłaty dodać element wypłaty Zaniechanie pożyczki, pojawi się formularz elementu wypłaty zaniechania.
  • W polu Lista pożyczek należy wybrać pożyczkę, której dotyczy zaniechanie.
  • Wartość – podpowie się kwota pozostająca do spłaty. Należy ją odpowiednio skorygować, jeśli wartość zaniechania ma być inna.
Proponowana kwota nie uwzględnia natomiast spłaty z bieżącej wypłaty, jeśli zaniechanie jest dodawane w trakcie naliczania wypłaty. Zaniechanie w bieżącej wypłacie zawierającej spłatę raty kapitałowej podpowie się z uwzględnieniem tej raty, jeśli po naliczeniu wypłaty zostanie ona zapisana bez dodania zaniechania, a następnie ponownie edytujemy formularz i dopiero wówczas dodamy zaniechanie.
Uwaga
 W przypadku wypłacania pożyczek udzielonych w PKZP (moduł Płace i Kadry Plus) kwota udzielanej pożyczki, wysokość raty i odsetek nie są edytowalne w wypłacie pożyczki – bo zarówno wartość pożyczki jak i harmonogram spłat tworzone są na liście PKZP.

Archiwizacja wypłat

https://www.youtube.com/watch?v=l1qr_Kllwqs Funkcjonalność pozwala na zwiększenie wydajności na dużych bazach, z wypłatami naliczonymi za kilka lat. Funkcja archiwizacji wypłat dostępna jest na liście pracowników w Kadrach, . po rozwinięciu opcji Inne  dostępnej na pasku narzędziowym. Archiwizacja wypłat możliwa jest do wykonania przez operatora posiadającego status administratora i nie mającego ustawionej blokady Dostęp do kadr bez danych płacowych. Archiwizować można wypłaty zamknięte lub zaksięgowane. W przypadku braku wypłat, które można zarchiwizować w danym okresie w logu wyświetlany jest komunikat: Imię i nazwisko: nie posiada zamkniętych wypłat do archiwizacji w danym okresie. Wypłaty o statusie Archiwalna nie są uwzględniane przy liczeniu bieżących wypłat. Dla poprawności wyliczania bieżących wypłat konieczne jest, by nie były zarchiwizowane wypłaty uwzględniane do wyliczenia kwot w bieżących wypłatach. Z tego względu nie można zmieniać statusu na Archiwalne wypłat: 
 
  • dla wszystkich: z okresu do półtora roku wstecz w stosunku do miesiąca za który będą dopiero naliczane wypłaty, ze względu na liczenie średniej do podstaw zasiłków chorobowych,
  • dla pracowników mających niespłacone pożyczki, z okresu obejmującego wypłatę pożyczki i dotychczasowe spłaty do niej (będzie je można zarchiwizować, gdy pożyczka zostanie całkowicie spłacona),
  • w przypadku liczenia dodatków wg algorytmu 12 z wykorzystaniem wzorców płacowych – wypłaty z tylu poprzednich miesięcy, z ilu mają być uwzględniane.
  Po uruchomieniu ikony Archiwizacja wypłat  możliwe są do wyboru dwie opcje Archiwizuj wypłaty i Przywróć wypłaty z archiwum oraz wskazanie zakresu miesięcy, za które chcemy wykonać daną operację. Archiwizacji podlegają wypłaty naliczone na listach płac mających miesiąc deklaracji z podanego zakresu – istotny jest miesiąc deklaracji, a nie okres Od – Do za jaki naliczono wypłaty.
Archiwizacja wypłat
Wypłaty o statusie archiwalna i listy płac z wypłatami archiwalnymi są oznaczone za pomocą specjalnej ikony  w kolumnie Archiwalna/e, która jest domyślnie ukryta.
Na formularzu wypłaty archiwalnej widoczne są zakładki [Ogólne], [Podatki], [Ubezpieczenie], [Szczegóły]. Zakładki [Ogólne], [Podatki] i [Ubezpieczenie] są takie same jak dla zwykłych wypłat etatowych. Na zakładce [Szczegóły] widoczne są gałęzie Wypłata i Element. W wypłacie archiwalnej nie jest widoczny opis analityczny

Akordy

Akordy  – lista wykonywanych akordów przez pracownika za konkretny okres. Akordy (ich rodzaj – prosty, progresywny, grupowy; sposób naliczania) definiujemy w Konfiguracji programu/ Typy akordów. Lista akordów pracownika pozwalana na dodawanie/podgląd/usuwanie akordów oraz na tworzenie aktualizacji dla wprowadzonych akordów i podgląd utworzonych zapisów historycznych. Lista pozwala również wyfiltrować akordy wykonywane tylko na konkretną datę oraz wyświetlić nieaktualne już akordy (flaga ‘pokaż wszystkie’) U pracownika na liście akordów wybieramy tylko akord, jaki będzie wypłacany w danym okresie, w jakiej ilości i po jakie stawce za jednostkę. Jednostkę można zdefiniować w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Jednostki miary. W zależności od rodzaju wybranego akordu zmienia się też układ formularza akordu.
Uwaga
Na formularzu akordu parametr Nieaktywny pozwala na ustawienie jako nieaktywne akordów, które nie są już wypłacane pracownikowi (uległy skróceniu, były wypłacane za dany okres). Akordy nieaktywne na liście dodatków są wyświetlane na szaro. Akord oznaczony jako nieaktywny nie jest uwzględniany podczas wykonywania operacji seryjnych na akordach oraz podczas naliczania wypłat pracowników.
Elementy/pola formularza akordu to: Typ akordu – wybór z listy słownikowej podpowiadanej z poziomu akordów zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Typy akordów. Program obsługuje rozliczanie rodzajów akordów: Akord prosty ilościowy polega na odnotowaniu ilości jednostek wykonanego przez pracownika produktu i przemnożeniu ich stawkę przypisaną za wykonanie danej jednostki produktu.
Przykład
 Pracownik w ciągu miesiąca wykonał 300 sztuk figurek świątecznych po 2 zł za sztukę. Rozliczenie akordu: 300 sztuk x 2 zł = 600 zł
Akord prosty czasowy uwzględnia czas przepracowany w akordzie przemnożony przez stawkę za godzinę (minutę).
Przykład
Pracownik w ciągu miesiąca przepracował w akordzie czasowym 68 godzin i 30 minut a stawka za godzinę czasu pracy w akordzie wyniosłą 5,50 złotych. Rozliczenie akordu: 68,5 godziny x 5,50 zł = 376,75 zł
 
Akord progresywny polega na zadeklarowaniu kilku stawek w zależności od progów progresji. Progi progresji dla przykładów rozliczeń akordu:
  • powyżej 0,0000 sztuk – 1 zł,
  • powyżej 100,0000 – 1,50 zł,
  • powyżej 300,000 sztuk – 2 zł.
Przykład
Pracownik w ciągu miesiąca wykonał 50 sztuk figurek świątecznych. Rozliczenie akordu: 50 sztuk x 1 zł = 50,00 zł
Przykład
Pracownik w ciągu miesiąca wykonał 350 sztuk figurek świątecznych. Rozliczenie akordu: 100 sztuk x 1 zł = 100 zł; 200 sztuk x 1,50 = 300 zł; 50 sztuk x 2 zł = 100 zł 100 zł + 300 zł + 100 zł = 500 zł
Przykład
W Konfiguracji akordu możemy zaznaczyć liczenie wartości akordu ‘według stawki dla najwyższego osiągniętego progu’. Akord progresywny wg stawki dla najwyższego osiągniętego progu polega na tym, że po przekroczeniu pewnej ilości wykonanych jednostek pracownik wynagradzany jest według najwyższej stawki. Zaznaczenie takiej opcji w konfiguracji akordu progresywnego spowoduje, że pracownik, który wykonał 350 sztuk figurek świątecznych za każdą z nich dostanie 2 zł: Rozliczenie akordu: 350 sztuk x 2 zł = 700 zł 
Akord grupowy polega na wyliczeniu „udziałów’ dla pracownika przynależącego do danej grupy akordowej. Wyliczenie tego udziału: to iloczyn czasu zapisanego w danym akordzie, współczynnika i stawki zaszeregowania pracownika. W szczególnych przypadkach dla stawki i/lub czasu może być przyjęta domyślna wartość = 1, zamiast wartości pochodzących z tych pól:
  • jeśli w akordzie wyłączono przeliczenie proporcjonalne wg stawki zaszeregowania, to dla parametru odpowiadającego stawce przyjmujemy wartość 1, żeby nie miała wpływy na kwotę,
  • jeśli wyłączono zależność kwoty od czasu przepracowanego w danym akordzie, to zamiast odnotowanego czasu należy przyjąć wartość – by nie wpływała na wynik.
Przykład rozliczenia akordu grupowego znajdziecie Państwo w rozdziale Płace – scenariusze. Okres wykonywania akordu – wypełnienie daty rozpoczęcia wykonywania akordu jest obowiązkowe, natomiast przy akordach przyznanych na czas nieokreślony pole z datą zakończenia wykonywania akordu może pozostać puste. Stawka – pole to możliwe jest do edycji w przypadku akordu prostego. Jednostka – pole wyświetlane informacyjnie, typ jednostki (np. sztuka) pobierany z Konfiguracji akordu. Lista wartości – zapis wykonania akordu za poszczególne miesiące, mieszczące się w okresie trwania akordu. Odnotowujemy rok, miesiąc wykonania akordu oraz w zależności od typu akordu: czas, ilość i kwotę całościową akordu. Rozliczenie proporcjonalne do stawki zaszeregowania – parametr służący do wyliczenia akordu grupowego, uwzględniający podczas wyliczeń stawkę zaszeregowania pracownika. Współczynnik proporcjonalności – parametr służący do wyliczenia akordu grupowego, uwzględniający wielkość udziału pracownika w kwocie całościowej akordu grupowego. Podczas zatwierdzania listy wykonywanych akordów wpływających na czas pracy program informuje o wykonywaniu modyfikacji kalendarza lub zestawienia czasu pracy za konkretny miesiąc. Modyfikacja polega na wprowadzeniu lub zmianie strefy akordowej na kalendarzu/zestawieniu pracownika. Program modyfikuje tylko te akordy, które zostały zarejestrowane za miesiąc zgodny z datą na liście akordów. Jeżeli liczba godzin wpisanego akordu jest wyższa od planu pracy za konkretny miesiąc, to program informuje o konieczności dokonania ręcznej korekty zapisów w kalendarzu pracownika. Jeżeli ilość wpisanego akordu nie obejmuje pełnych dni pracy, a wcześniej na kalendarzu pracownika naniesiony był opis analityczny, to po uzupełnieniu akordu na ostatnim niepełnym dniu opis należy poprawić ręcznie. Kwota akordu grupowego – operacje seryjne – funkcja pozwala na wpisanie kwoty całościowej akordu grupowego w jednym wspólnym okienku, bez konieczności odnotowywania na każdym pracowniku. Operacja wykonywana jest dla zaznaczonych pracowników. Zapisanie kwoty akordu wraz z wyliczeniem odpowiedniego udziału nastąpi dla pracowników, którzy mają przypisany dany typ akordu i jego wykonanie w godzinach na dany miesiąc. Aby prawidłowo zaimportować akord grupowy z arkusza MS Excel należy:
  • wyeksportować do arkusza akordy, dla których dla danego miesiąca nie odnotowano czasu wykonania,
  • uzupełnić w arkuszu *.xls czas wykonania dla poszczególnych pracowników z akordem grupowym (nie trzeba im dopisywać kwot i udziałów),
  • zaimportować arkusz,
  • wprowadzić kwotę 'do podziału’ dla akordu grupowego operacją seryjną (dopiszą się kwoty i udziały dla poszczególnych pracowników).  
Okno akordu grupowego - operacje seryjne

Struktura arkusza kalkulacyjnego

Uwaga
Niezależnie od ustawień regionalnych pola z datami zapisywane są w arkuszu w formacie RRRR-MM-DD (np. 2010-10-01) Komórki w arkuszu MS Excel w formacie gg:mm, w przypadku godzin jednocyfrowych, wyświetlane są w postaci ‘7:00’ (bez zera na początku). Komórki liczbowe nie mają domyślnie wstawianych w arkuszu nieznaczących miejsc po przecinku (jeżeli liczba całkowita) – np. stawka zaszeregowania wyświetlana będzie w postaci ‘3000’, a nie ‘3000,00’ Kolumna Plec - dopuszczalne wartości kolumny to "K" i "M" zapisane dużymi literami jeżeli w kolumnie płeć zostały zapisane małe litery "k" i "m" nie importuje się płeć do Comarch ERP Optima Kolumna Wojewodztwo - importują się tylko nazwy województw zapisane małymi literami (tak, jak na liście słownikowej pola Województwo) - jeżeli województwo zostało wpisane "dużymi literami" nie importuje się do Comarch ERP Optima. RCP - można eksportować tylko jeden zapis RCP – eksportuje się ostatni względem daty z pola OkresOd. Liczba kolumn zawierająca informacje z kolejnych wejść/wyjść (czas przepracowany/plan pracy) w obrębie jednego dnia w kalendarzu jest ustalana dynamicznie.

Dane kadrowe

Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Dane identyfikacyjneKodkod pracownika
Nazwiskonazwisko pracownika
Imiepierwsze imię pracownika
Archiwalny0 – pracownik bez statusu Archiwalny,
1 – pracownik o statusie Archiwalny.
Dane kadrowe zaimportowane z baz danych programów Comarch ERP Klasyka do arkusza Excel za pomocą programu Migrator w kolumnie Archiwalny przyjmą wartość domyślną 0. Programy kadrowo – płacowe Comarch ERP Klasyka nie mają odpowiednika tego pola.
Arkusze Excel utworzone we wcześniejszych wersjach Migrator, tym samym nieposiadające kolumny Archiwalny również są importowane do programu Comarch ERP Optima. Wówczas, podczas importu danych kadrowych:
nowego pracownika - parametr Archiwalny domyślnie nie jest zaznaczony (pole przyjmuje wartość 0),
ponowny import z opcją ‘Nadpisz’ - nie modyfikuje ustawienia parametru Archiwalny już istniejącego w bazie Comarch ERP Optima.
Eksport danych kadrowych oraz wypłat pracowników archiwalnych do pliku Excel jest możliwy, pod warunkiem zaznaczenia przed eksportem osób o tym statusie.
Drugie_imiedrugie imię pracownika
Data_urodzeniadata urodzenia
Miejsce_urodzeniamiejsce urodzenia
Imie_ojcaimię ojca
Imie_matkiimię matki
Nazwisko_rodowenazwisko rodowe
Nazwisko_rodowe_matkinazwisko rodowe matki
PlecK - kobieta,
M - mężczyzna
Peselnr Pesel
NIPnr NIP
Dowod_osobistyseria i nr dowodu osobistego
Dowod_wydany_przez
Dowod_data_wydaniadata wydania dowodu osobistego
Dowod_data_ waznoscidata ważności dowodu osobistego
Paszportseria i nr paszportu
Wydzialnazwa wydziału (Płace i Kadry Plus)
Wydzial_adres_wezlaAdres węzła wydziału, unikalny, występuje w strukturze organizacyjnej (Płace i Kadry Plus)
RCP_Numernumer karty RCP (Płace i Kadry Plus)
RCP_OkresOdokres od (Płace i Kadry Plus)
RCP_OkresDookres do (Płace i Kadry Plus)
Dane adresoweKrajnazwa kraju
Wojewodztwonazwa województwa
Powiatnazwa powiatu
Gminanazwa gminy
Miejscowoscnazwa miejscowości
Ulicanazwa ulicy
Nr_domunr domu
Nr_lokalunr lokalu
Kod_pocztowykod pocztowy np. 10-210
Pocztanazwa poczty
Rodzaj_miejscowosci0 - miasto,
1 - wieś
Kod_gminykod gminy na podstawie specyfikacji NFZ
Telefonnr. telefonu
EmailAdres E-mail
Kraj_zamieszkaniaNazwa kraju w adresie zamieszkania
Wojewodztwo_zamieszkaniaNazwa województwa w adresie zamieszkania
Powiat_zamieszkaniaNazwa powiatu w adresie zamieszkania
Gmina_zamieszkaniaNazwa gminy w adresie zamieszkania
Miejscowosc_zamieszkaniaNazwa miejscowości w adresie zamieszkania
Ulica_zamieszkaniaNazwa ulicy w adresie zamieszkania
Nr_domu_zamieszkaniaNumer domu w adresie zamieszkania
Nr_lokalu_zamieszkaniaNumer lokalu w adresie zamieszkania
Kod_pocztowy_zamieszkaniaKod pocztowy w adresie zamieszkania
Poczta_zamieszkaniaNazwa poczty w adresie zamieszkania
Kraj_korespondencjaNazwa kraju w adresie korespondecyjnym
Wojewodztwo_korespondencjaNazwa województwa w adresie korespondencyjnym
Powiat_korespondencjaNazwa powiatu w adresie korespondencyjnym
Gmina_korespondencjaNazwa gminy w adresie korespondencyjnym
Miejscowosc_korespondencjaNazwa miejscowości w adresie korespondencyjnym
Ulica_korespondencjaNazwa ulicy w adresie korespondencyjnym
Nr_domu_korespondencjaNumer domu w adresie korespondencyjnym
Nr_lokalu_korespondencjaNumer lokalu w adresie korespondencyjnym
Kod_pocztowy_korespondencjaKod pocztowy w adresie korespondencyjnym
Poczta_korespondencjaNazwa poczty w adresie korespondencyjnym
Dane etatoweData_zatrudnieniadata zatrudnienia
Data_zwolnieniadata zwolnienia
Rodzaj_zatrudnienia0-pracownik,
1-właściciel,
2-os. współp.,
4-uczeń i roku,
5-II roku,
6-III roku,
7-młodociany
Rodzaj_umowyna czas określony, na czas wykonywania określonej pracy, na okres próby, na czas nieokreślony, na czas określony (zastępstwo)
Stanowiskonazwa stanowiska
Licznik_wymiaru_etatuLicznik wymiaru etatu
np. 1 dla 1/1
Mianownik_wymiaru_etatuMianownik wymiaru etatu np. 2 dla 1/2
Rodzaj_stawki1 - miesięczna,
2 - godzinowa,
0 - brak etatu
Czy_stawka_minimalna0 - nie,
1 - stawka minimalna
Stawkawartość stawki zaszeregowania,
ZestawienieCzasuPracyPracownik rozliczany
0 – wg Kalendarza
1 – wg Obecności
2 – wg Zestawienia
Procent_minimalnejWartość odczytywana z etatu pracownika, pole Gwarant%min (standardowo 100)
Dobowa_norma_do_urlopuStandardowo wartość 8h w przeliczeniu na minuty, czyli 480
Limit_nadgodzin_w_minutachIndywidualny limit nadgodzin danego pracownika (na formularzu etatu)
Kod_zawoduKod zawodu zgodny ze specyfikacją GUS
Kod_oddzialu_NFZKod oddziału NFZ
Data_przyst_do_NFZData przystąpienia do NFZ
Kod_wyksztalceniaKod wykształcenia funkcjonujący w ZUS
Kod_wyksztalcenia_PFRONInformacja zgodna z listą słownikową kodów wykształcenia PFRON dostępną na formularzu pracownika
Wiek_emerytalnyData osiągnięcia przez pracownika wieku emerytalnego
Procent_Zasadniczego_Koszty50Informacja o procencie wynagrodzenia zasadniczego z 50% kosztami uzyskania przychodu
Badania okresoweData badania okresowego
Koszty_uzyskania_mnoznikStandardowo wartość 1, dla kosztów uzyskania podwyższonych 1,25
Ulga_podatkowa_licznikStandardowo wartość 1 (czyli ulga jest potrącana), w przypadku gdy ma jej nie być wartość 0
Ulga_podatkowa_mianownikStandardowo wartość 12 (czyli ulga jest wyliczana jako 1/12 kwoty wolnej czyli 300 zł)
Bez_FP_ponizej_minimalnej0 – Fundusz Pracy będzie naliczany zawsze,
1 – Fundusz Pracy będzie naliczany dla podstawy równej lub wyższej od płacy minimalnej
US_akronimAkronim urzędu skarbowego, do którego przypisany jest pracownik
US_nazwaNazwa urzędu skarbowego (pracownika)
US_miejscowoscMiejscowość, w której znajduje się urząd skarbowy pracownika
US_ekodKod urzędu skarbowego
US_ulicaUlica, przy której jest urząd skarbowy
US_nr_domuNumer budynku urzędu skarbowego
US_kod_pocztowyKod pocztowy urzędu skarbowego
UbezpieczeniaKod_tytułu_ubezpieczeniakod tytułu ub. bez zer z przodu
Prawo_do_renty_i_emerytury0 - bez prawa,
1 - do emer.,
2 - do renty
Stopien_niepełnosprawnoscinumer zgodny ze specyfikacją Programu Płatnik
Niepelnosprawnosc_odWskazanie zakresu dat ustalenia stopnia niepełnosprawności
Niepelnosprawnosc_do
Ubezpieczenie_ZUS_oddata powstania obowiązkowych ubezp. społ.
Emerytalne0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Rentowe0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Chorobowe0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Wypadkowe0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Ubezpieczenia_zdrowotne_oddata powstania obowiązkowego ubezp. zdr.
Emerytalne_dobrUbezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Emerytalne_dobr_odData, od której obowiązuje ub.dobrow.
Rentowe_dobrUbezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Rentowe_dobr_odData, od której obowiązuje ub.dobrow.
Chorobowe_dobrUbezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Chorobowe_dobr_odData, od której obowiązuje ub.dobrow.
Zdrowotne_dobrUbezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Zdrowotne_dobr_odData, od której obowiązuje ub.dobrow.
Praca_w_szczeg_warunkKod pracy w szczególnych warunkach zgodny z wytycznymi ZUS (pole 9-znakowe)
Praca_w_szczeg_warunk_oddata od której, pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach
Praca_w_szczeg_warunk_dodata do której pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach
Szczeg_warunki_FEP_kodKod pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze – istotny z punktu widzenia naliczania i odprowadzania od pracownika składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP)
Szczeg_warunki_FEP_oddata od której pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze
Szczeg_warunki_FEP_dodata do której pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze
Nie_naliczac_FPnie naliczać Funduszu Pracy
0 – nie jest zwolniony z opłacania składek
1 – zaznaczone zwolnienie z opłacania składek
Nie_naliczac_FP_od_datyokres zwolnienia z opłacania składek FP – data od
Nie_naliczac_FP_do_datyokres zwolnienia z opłacania składek FP – data do
Nie_naliczac_FGSPnie naliczać Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
0 – nie jest zwolniony z opłacania składek
1 – zaznaczone zwolnienie z opłacania składek
Nie_naliczac_FGSP_od_datyokres zwolnienia z opłacania składek FGŚP – data od
Nie_naliczac_FGSP_do_datyokres zwolnienia z opłacania składek FGŚP – data do
Inne daneKategoriakod kategorii z formularza kategorii
Opis_kategoriiopis kategorii
Opis_pracownikaopis pracownika
 
Formy płatności
Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Dane identyfikacyjneKodkod pracownika
Nazwiskonazwisko pracownika
Imiepierwsze imię pracownika
Lpkolejność zapisów
Forma_platnosci_nazwagotówka, czek, przelew, kredyt, inna
Forma_platnosci_typ1 – gotówka,
2 – przelew
Bank_akronimakronim banku
Bank_numernr rozliczeniowy banku
Bank_nazwanazwa banku
IBAN0 - zwykły standard,
1 - standard IBAN
Numer_rachunkupełny numer rachunku
Procentprzypadająca na tą płatność część z kwoty do wypłaty – procent
Kwotaprzypadająca na tą płatność część z kwoty do wypłaty – kwota
Reszta0 - brak nadwyżek,
1- nadwyżki nad zadeklarowane kwoty
 
Akordy
Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Dane identyfikacyjneKodkod pracownika
Nazwiskonazwisko pracownika
Imiepierwsze imię pracownika
Nazwanazwa akordu
Rodzajrodzaj akordu (prosty, progresywny, grupowy)
Miesiacakordy za miesiąc
Rokakordy za rok
Iloscilość wykonanych jednostek
Czas_w_minutachczas wykonania w minutach
Kwota_akordu_grupowegokwota całościowa akordu grupowego
Udzial_akordu_grupowegoUdział akordu grupowego. Jest to współczynnik proporcjonalności przemnożony przez ilość godzin przepracowanych w akordzie.
 
Atrybuty
Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Dane identyfikacyjneKodkod pracownika
Nazwiskonazwisko pracownika
Imiepierwsze imię pracownika
Nazwanazwa atrybutu
Typtyp atrybutu (1 – flaga,
2 – tekst, 3 – liczba, 4 – lista,
5 – sql, 6 – url)
Data_odokres obowiązywania od
Data_dookres obowiązywania do
Wartoscodpowiadająca typowi wartość atrybutu
 
Nieobecności
Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
NieobecnościKodkod pracownika (akronim)
Nazwiskonazwisko pracownika (informacyjnie)
Imiepierwsze imię pracownika (informacyjnie)
Nazwa_do_importunazwa nieobecności
Nazwa_zrodlowaPrzy eksporcie przepisywana nazwa; przy imporcie - ignorowana
Data_odData rozpoczęcia nieobecności
Data_doData zakończenia nieobecności
PrzyczynaPrzyczyna nieobecności – przy eksporcie tekst w arkuszu zapisywany zgodnie z wyświetlanym w słowniku przyczyn, przy imporcie tekst z arkusza zamieniamy na jego odpowiednią wartość w bazie
Nieobecnosc_na_czesc_dniaCzas nieobecności na część dnia w minutach. Kolumna powinna być uzupełniona tylko w przypadku nieobecności typu urlop.
Urlop_na_zadanieUrlop na żądanie. Kolumna powinna być uzupełniona w przypadku wystąpienia urlopu na żądanie
0 – zwykły urlop wypoczynkowy
1 – urlop wypoczynkowy na żądanie
 
Plan pracy
Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Plan pracyLpLiczba porządkowa nr wiersza z danymi
Kodkod pracownika (akronim)
Nazwiskonazwisko pracownika (informacyjnie)
Imiepierwsze imię pracownika (informacyjnie)
Data
TypDniaPraca / wolny / święto – przy eksporcie do arkusza zapisywane jako odpowiadające im oznaczenia literowe, odpowiednio P, W, S. Przy imporcie – opisy z arkusza zapisywane jako odpowiadające im wartości w bazie P=1, W=2, S=3
RodzajDniaWolRodzaj dnia wolnego- kolumna powinna być uzupełniona tylko w przypadku gdy TypDnia to Wolny lub Świeto. Przy eksporcie pobrana jest wartość z pola ‘Rodzaj dnia wolnego’ z planu pracy pracownika.
Podczas importu jeśli w arkuszu nie ma oznaczenia lub znajduje się oznaczenie, którego nie ma w bazie w gałęzi ‘Opisy rodzajów dni wolnych do kart pracy’ dla dni wolnych domyślnie ustawia się ‘W’, dla dni świątecznych ‘ND’
Wxx_GodzOdGodzina Od w  wejściu oznaczonym numerem xx w formacie gg:mm
Wxx_GodzDoGodzina Do w  wejściu oznaczonym numerem xx w formacie gg:mm
Wxx_StrefaAkronim strefy w  wejściu oznaczonym numerem xx
Wxx_WydzialNazwa wydziału w  wejściu (pole informacyjne) oznaczonym numerem xx
Wxx_Wydzial_adres_wezlaAdres węzła wydziału w  wejściu (potrzebne do importu) oznaczonym numerem xx
Wxx_ProjektNazwa projektu w  wejściu (informacyjne) oznaczonym numerem xx
Wxx_Projekt_adres_wezlaAdres węzła projektu w pierwszym wejściu oznaczonym numerem xx
 
Czas przepracowany
Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Czas przepracowanyKodkod pracownika (akronim)
Nazwiskonazwisko pracownika (informacyjnie)
Imiępierwsze imię pracownika (informacyjnie)
Data
TypDniaOznaczenie dnia: Pracy / Wolny / Święto / Nieobecność.
Przy eksporcie do arkusza zapisywane jako odpowiadające im oznaczenia literowe, odpowiednio:
P - pracy,
W - wolny,
S - święto,
N - nieobecność.
Przy imporcie wartości P, w i S są ignorowane – niezapisywane w bazie, oznaczają tylko, że dany dzień może podlegać importowi. Wartość N (nieobecność) przy eksporcie domyślnie kolejne kolumny (godziny, strefy itp.) niewypełniane. Przy imporcie taki wiersz nie jest wczytywany do kalendarza pracownika, nawet jeśli byłyby dla niego wypełnione wejścia
Wxx_GodzOdGodzina Od w  wejściu oznaczonym numerem xx w formacie gg:mm
Wxx_GodzDoGodzina do w  wejściu oznaczonym numerem xx (gg:mm)
Wxx_StrefaAkronim strefy w  wejściu oznaczonym numerem xx
Wxx_Opis_NadgWartości odpowiadające dostępnym w kolumnie ‘Nadg’ w wejściu oznaczonym numerem xx – opisy ustawiane przy eksporcie zgodne z wyświetlanymi przy edycji dnia w kalendarzu. Przy imporcie zapisywane jako odpowiadające im wartości w bazie. Puste pole (brak zapisu)=1,
O.BM=2, O.NM=3, W.PŁ=4, W.NP=5.
Czas przepracowany c.d.Wxx_WydzialNazwa wydziału w  wejściu oznaczonym numerem xx (informacyjnie)
Wxx_Wydzial_adres_wezlaAdres węzła wydziału w  wejściu oznaczonym numerem xx (ważny do importu)
Wxx_ProjektNazwa projektu w  wejściu oznaczonym numerem xx (informacyjnie)
Wxx_Projekt_adres_wezlaAdres węzła projektu w  wejściu (ważny do importu)
 
Czas zestawienia
Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Czas zestawieniaKodkod pracownika (akronim)
Nazwiskonazwisko pracownika (informacyjnie)
Imiepierwsze imię pracownika (informacyjnie)
PozycjaZestawieniaNumer kolejnej pozycji zestawienia:
0 – dla wiersza nagłówkowego,
1 (do n) – dla pozycji zestawienia, widoczne na 2-ej zakładce
DataOdData Od z zestawienia– uzupełniania zarówno dla wierszy nagłówkowych zestawienia (odpowiadających zapisowi na zakładce Ogólne) jak i wierszy z pozycjami zestawienia – pole pozwalające powiązać pozycje zestawienia z odpowiednim nagłówkiem w przypadku, gdy jeden pracownik ma wiele zestawień.
DataDoData do z zestawienia – uzupełniania zarówno dla wierszy nagłówkowych zestawienia (odpowiadających zapisowi na zakładce Ogólne) jak i wierszy z pozycjami zestawienia – pole pozwalające powiązać pozycje zestawienia z odpowiednim nagłówkiem w przypadku, gdy jeden pracownik ma wiele zestawień.
CzasPracyGodzLiczba przepracowanych godzin – odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia – wyświetlana w formacie gg:mm
CzasPracyDniLiczba przepracowanych dni – odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia
Nadgodziny50Liczba nadgodzin płatnych 50%, odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia (format gg:mm)
Nadgodziny100Liczba nadgodzin płatnych 100%, odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia (format gg:mm)
GodzinyNocneLiczba godzin nocnych, odpowiednio dla nagłówka lub pozycji zestawienia (format gg:mm)
StrefaAkronim strefy dla danej pozycji zestawienia. Dla nagłówka nieuzupełniany przy eksporcie i ignorowany przy imporcie
WydzialNazwa wydziału dla danej pozycji zestawienia (informacyjnie), dla nagłówka nieuzupełniany
Wydzial_adres_wezlaAdres węzła wydziału dla danej pozycji zestawienia (do importu). Dla nagłówka nieuzupełniany przy eksporcie i ignorowany przy imporcie
ProjektNazwa projektu dla danej pozycji zestawienia (informacyjnie), dla nagłówka nieuzupełniany
Projekt_adres_wezlaAdres węzła projektu dla danej pozycji zestawienia (do importu). Dla nagłówka nieuzupełniany przy eksporcie i ignorowany przy imporcie
 
Umowy
Uwaga
Symbole są w bazie unikalne (Konfiguracja / Definicje dokumentów). Jeśli w arkuszu *.xls (kolumna Symbol_listy) podano już istniejący w bazie symbol dokumentu np. PA (paragon) to zaimportuje się umowa bez symbolu.
Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
UmowyKodkod pracownika
Nazwiskonazwisko pracownika
Imiepierwsze imię pracownika
Symbol_numeracjiWypełniając pole należy sprawdzić, czy w Konfiguracji firmy / Definicje dokumentów / Płace / Umowa istnieje definicja dokumentu, która została podana w arkuszu.
W przypadku wpisania w arkuszu symbolu, który nie istnieje w Definicji dokumentów umowa nie zostanie zaimportowana.
Opis_umowyTreść pojawi się w polu Opis umowy
Data_zawarciaData zawarcia umowy
Data_odData rozpoczęcia umowy
Data_doData zakończenia umowy
Rodzaj_umowyNazwa typu wypłaty (rodzaju umowy)
Wartosc_bruttoWartość umowy (kwota brutto)
Stawka_godzStawka umowy godzinowej
Przyrownanie_do_minimumPrzyjmowane wartości:
0 – parametr niezaznaczony, 1 – parametr zaznaczony
Czas_pracyCzas pobierany: 0 - z kalendarza nieobecności, 1 - z uproszczonego zestawienia w umowie
TytulTytuł umowy
Kwota_nastepnej_wyplatyKwota następnej wypłaty brutto
Kod_tytulu_ubezpieczeniabez zer z przodu (np.411, nie 0411)Kod tytułu ubezpieczenia
Ubezpieczenie_ZUS_odData zgłoszenia do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych
Emerytalne1 – podlega obowiązkowemu emerytalnemu;
0 – nie podlega
Rentowe1 – podlega obowiązkowemu rentowemu;
0 – nie podlega
Chorobowe1 – podlega obowiązkowemu chorobowemu;
0 – nie podlega
Wypadkowe1 – podlega obowiązkowemu wypadkowemu;
0 – nie podlega
Ubezpieczenie_zdrowotne_odData zgłoszenia do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego
Emerytalne_dobr1 – podlega dobrowolnemu emerytalnemu;
0 – nie podlega;
Emerytalne_dobr_odData zgłoszenia do dobrowolnego ub. emerytalnego
Rentowe_dobr1 – podlega dobrowolnemu rentowemu;
0 – nie podlega
Rentowe_dobr_odData zgłoszenia do dobrowolnego ub. rentowego
Chorobowe_dobr1 – podlega dobrowolnemu chorobowemu;
0 – nie podlega
Chorobowe_dobr_odData zgłoszenia do dobrowolnego ub. Chorobowego
Zdrowotne_dobr1 – podlega dobrowolnemu zdrowotnemu;
0 – nie podlega
Zdrowotne_dobr_odData zgłoszenia do dobrowolnego ub. zdrowotnego
Data_wyrejestrowaniaData wyrejestrowania z ubezpieczeń
Kod_wyrejestrowaniaKod przyczyny wyrejestrowania
Symbol_listySymbol listy płac, z którą ma być powiązana umowa
Czas przepracowanyKodAkronim pracownika
NazwiskoNazwisko pracownika,
ImieImię pracownika
DataKolejne dni ze wskazaniem okresu,
TypDniaP - jako pracy,
W - wolny
S - święto
W1 GodzODGodzina od pierwszego wejścia
W1 GodzDoGodzina do pierwszego wejścia
W1 StrefaStrefa czasu pracy w danym wejściu
W1_Opis_Nadg Ustawienie w polu ‘Odbiór nadgodzin’ w danym wejściu,
W1_Wydzial Ustawiony wydział w danym wejściu
W1_Wydzial_adres_wezla Adres węzła ustawionego wydziału w czasie pracy
W1_Projekt Projekt ustawiony w danym wejściu
W1_Projekt_adres_wezlaAdres węzła ustawionego projektu w czasie pracy
Zestawienia umowaKodAkronim pracownika
Nazwisko Nazwisko pracownika,
ImięImię pracownika,
Numer_umowyPełny numer dokumentu,
MiesiącMiesiąc, za który jest zestawienie,
RokRok, za który jest zestawienie
Czas_pracyIlość godzin pracy w formacie
ggg:mm, czyli ilość godzin i minut
Diety kierowcyKodkod pracownika (akronim)
Nazwiskonazwisko pracownika (informacyjnie)
Imiępierwsze imię pracownika (informacyjnie)
Data_odData rozpoczęcia pobytu
Data_doData zakończenia pobytu
Kwota dietyKwota diety kierowcy międzynarodowego
KrajKraj w którym przebywał kierowca.

Lista pracowników - funkcje na wstążce

Z poziomu listy pracowników dostępne są przyciski związane z paskiem zadań, czyli tak zwane ikony kontekstowe. Ikony kontekstowe o stałym położeniu zostały opisane w pierwszym rozdziale Praca z programem. Dodatkowo na oknie Lista pracowników występują ikony o zmiennym położeniu: – Kontakty z pracownikiem (funkcja jest dostępna dla firm posiadających Comarch ERP Optima moduł CRM) – z listy pracowników w kadrach i z formularza danych kadrowych pracownika udostępniono listę kontaktów z danym pracownikiem zapisanych w Comarch ERP Optima moduł CRM / Kontakty. Domyślnie wyświetlana jest lista kontaktów, dla których podmiotem (kontrahentem) jest wskazany pracownik. Tą funkcję można wykorzystać do odnotowania np. kiedy pracownik ma odbyć badania wstępne/okresowe. – Deklaracje seryjne – przycisk umożliwiający seryjne przygotowanie dla zaznaczonych pracowników deklaracji podatkowych PIT-11, IFT-1R, PIT-8C deklaracji ZUS zgłoszeniowych: ZUA, ZIUA, ZZA, ZCNA, ZWUA. – Deklaracje pracownika – ikona wywołująca funkcję tworzenia deklaracji związanych imiennie z danym pracownikiem. Lista zawiera deklaracje podatkowe do US i deklaracje zgłoszeniowe do ZUS.
  • Deklaracje podatkowe: PIT–11, IFT-1R/IFT-1 i PIT-8C,
  • Deklaracje ZUS to ZUA, ZIUA, ZCNA, ZWUA, ZZA, RIA, RUD, Zaświadczenie ZUS Z-3.
Sposób wystawiania deklaracji zgłoszeniowych i deklaracji podatkowych został omówiony w rozdziale Deklaracje związane z pracownikiem. – Zapisy kasowo/bankowe rachunku – wyświetlone zostają zapisy kasowo/ bankowe dla tego pracownika. Umożliwia nam to szybki wgląd i pozwala zorientować się o aktualnych wpłatach/ wypłatach dokonanych dla pracownika. W ten sposób można np. kontrolować zaliczki wypłacone pracownikowi. – Preliminarz płatności pracownika – po wciśnięciu tego przycisku program wyświetla wszystkie zapisy w preliminarzu wykonane dla pracownika, w szczególności będą to wpisy dotyczące wyliczonego wynagrodzenia. – Rozliczenia pracownika – funkcja ta pozwala na automatyczne rozliczenie pracownika np. można rozliczyć zaliczkę udzieloną w Preliminarzu płatności i wynagrodzenie etatowe. Jeśli na liście znajdują się zapisy, które można ze sobą rozliczyć uaktywnia się przycisk  i następuje automatyczne rozliczenie zapisów. – Delegacje – funkcjonalność pozwala na rozliczenie delegacji pracowników. Funkcja jest dostępna, jeśli użytkownik posiada licencję na Moduł dostępowy (Kasa/Bank Plus). – Lista zapisów historycznych – lista przedstawia historię zatrudnienia danego pracownika w firmie. Aktualizację zapisu można zrobić z poziomu listy pracowników za pomocą klawiszy <CTRL>+<INSERT> lub klikając ikonę . – Domyślne przypisywanie opisu analitycznego (opcja dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus) – pozwala na przypisywanie opisu analitycznego dla zaznaczonych pracowników.   – Kalkulator wynagrodzeń – narzędzie służące do wyliczania kwoty brutto od podanej kwoty netto lub kwoty netto od podanej wartości brutto dla pracownika etatowego i zleceniobiorcy. Kalkulator wynagrodzeń nie jest powiązany z wyliczaniem wypłat. – Import e-Zwolnień z PUE – narzędzie umożliwiające import e-zwolnień pracowników z pliku z rozszerzeniem *.csv pobranego z profilu pracodawcy w PUE.   – e-Teczka –  pozwala na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Użytkownik może dodawać dokumenty do e-Teczki pracownika oraz w prosty sposób je przeglądać. [/version] – Przenoszenie danych – narzędzie pozwalające na eksport lub import danych kadrowych i płacowych  pracownika. Po rozwinięciu dostępne są opcje: Zapisy, Preliminarz, Eksport GUS Z-12, Archiwizacja wypłat.

Formularz pracownika

Formularz danych pracownika - zakładka PPK/Dodatkowe

W ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych, Użytkownik ma możliwość odnotowania w tej zakładce następujących informacji:
  • Data przystąpienia do PPK – data zawarcia umowy o prowadzenie PPK dla pracownika,
  • Data rezygnacji z PPK – data złożenia deklaracji rezygnacji z PPK przez pracownika,
  • Parametr ‘Obniżenie składki podstawowej pracownika do’ – informacja o obniżeniu wysokości składki podstawowej finansowanej przez pracownika, stosowana w przypadku, gdy wynagrodzenie pracownika nie przekracza równowartości 120% minimalnego wynagrodzenia. Składka może zostać obniżona do wartości z zakresu 0,50% – 2,00%. W polu ‘Data złożenia deklaracji (skł. podst.)’ Użytkownik wprowadza datę złożenia przez pracownika wniosku o obniżenie składki podstawowej/zmianie wysokości składki podstawowej.
  • Składka dodatkowa pracownika – wysokość składki dodatkowej finansowanej przez pracownika, domyślnie przyjmuje wartość 0, ale Użytkownik ma możliwość wprowadzenia wartości mieszczącej się w zakresie 0,00 – 2,00%. W polu ‘Data złożenia deklaracji’ należy wprowadzić datę złożenia deklaracji przez pracownika o pobieranie składki dodatkowej.
  • procent składki dodatk. pracodawcy – wysokość składki dodatkowej finansowanej przez pracodawcę; w przypadku niezaznaczonego parametru, wartość domyślnie pobrana zostanie z konfiguracji, po zaznaczeniu Użytkownik może ją zmienić na wartość z zakresu 0,00-2,50%.
  • Przekaż dane kontaktowe pracownika do instytucji finansowej – w przypadku współpracy modułu kadrowo-płacowego z aplikacją Comarch PPK jego ustawienie decyduje czy adres e-mail i telefon wprowadzone na zakładce [Ogólne] zostaną zaczytane do aplikacji i przekazane do instytucji finansowej.
 
Dotyczy wersji: 2020.3.1
Od wersji 2020.3.1 w przypadku gdy Użytkownik uzupełni/zmieni dane dotyczące PPK poprzez edycję formularza, a nie za pomocą aktualizacji zapisu podczas zapisu kartoteki pojawi się odpowiedni komunikat z dwoma dostępnymi opcjami. Użytkownik wprowadzone zmiany będzie mógł zapisać jako nowy zapis historyczny obowiązujący od wskazanego dnia lub w edytowanym zapisie pracownika. W przypadku wybrania opcji dodania nowego zapisu historycznego podana data, od kiedy zmiana ma być wprowadzona musi mieścić się w okresie obowiązywania edytowanego zapisu pracownika.
  Na zakładce tej możemy również odnotować informację o:
  • terminie badania lekarskiego – pole Data ważności badań okresowych. Domyślnie pole jest puste. Uzupełniamy go poprzez wpisanie daty lub wybranie jej z kalendarza. Poprawne wypełnienie daty badania pozwoli nam na wygenerowanie raportu o osobach, które należy skierować na badania. Raport ten jest dostępny z poziomu Listy pracowników/ Wydruki/ Wydruki kadrowe/ Badania okresowe.
  • Dacie, do kiedy należy przechowywać dokumentację pracowniczą – pole Obowiązek przechowywania dokumentacji do dnia – Użytkownik po rozwiązaniu stosunku pracy z pracownikiem, ma możliwość odnotowania daty, do kiedy pracodawca będzie miał obowiązek przechowywania dokumentacji danego pracownika. Data w tym polu ustawiana jest automatycznie na podstawie wpisanej daty zwolnienia pracownika. Jeśli pracownik został zatrudniony po 31.12.2018 r. data w polu ‘Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej do dnia:’ zostanie ustawiona jako 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. W przypadku, gdy data zatrudnienia jest wcześniejsza niż 01.01.2019 r., to data ustawiana jest automatycznie jako 50 lat od daty zwolnienia.
  • Uwagi – pozwala na zapisanie wielu dodatkowych informacji o pracowniku.
  • Opis pracownika – wykorzystywany jest przy zakładaniu bardziej rozbudowanych filtrów na pracownikach.
  • Posiada prawo jazdy kategorii – parametr domyślnie niezaznaczony. Po jego zaznaczeniu można wpisać kategorię prawa jazdy (lub ich kombinacje w przypadku posiadania więcej niż jednej), którą ma dany pracownik.
    Rys 92. Formularz danych pracownika – zakładka Dodatkowe
  • Nie rozliczaj płatności – parametr służy określeniu, czy płatności wystawione na takiego pracownika trafiają do preliminarza płatności (moduł Kasa/Bank) ze statusem nie podlega rozliczeniu. Jeśli na formularzu pracownika parametr jest:
    • zaznaczony [√] – to podczas generowania zdarzeń do preliminarza płatności, płatności tego pracownika trafią ze statusem nie podlega rozliczeniom, czyli rozliczenia z tym pracownikiem nie będą dokonywane w programie,
    • niezaznaczony [ ] – to płatności pracownika będą trafiać do preliminarza płatności ze statusem nie rozliczono, gdzie następnie można dokonać ich rozliczenia.
  • Zakład – możliwość przypisania pracownika do danego zakładu jeśli w konfiguracji ustawiony jest rodzaj księgowości jako Księga podatkowa oraz zaznaczony parametr Firma wielozakładowa
  • Kategoria – z możliwością opisu – pole najczęściej wykorzystywane dla potrzeb księgowości i dodatkowego filtrowania list. Zasada uzupełniania kategorii jest analogiczna jak w całym programie. Korzystamy przy tym ze standardowej listy kategorii. Po naciśnięciu przycisku Kategoria otwiera się lista słownikowa dostępna również z poziomu Słowników. Rozróżniamy dwa rodzaje kategorii: ogólne i szczegółowe. W programie obowiązuje zasada dziedziczenia, która powoduje, że wszystkie wypłaty pracownika zrealizowane na listach płac otrzymują kategorie wpisana na formularzu danego pracownika.
  • W części Współpraca z Comarch ERP Mobile można ustawić parametry współpracy z aplikacją Comarch ERP Mobile:
    • Prawa dostępu jako – wskazanie jakie pracownik ma uprawnienia w aplikacji Comarch ERP Mobile,
    • Operator – powiązanie z Operatorem z bazy konfiguracyjnej na potrzeby aplikacji Comarch ERP Mobile.
  • W części Współpraca z Comarch TNA można ustawić parametry współpracy z aplikacją Comarch TNA:
    • Pozwalaj na synchronizacje do Comarch TNA (domyślnie zaznaczony) – jego ustawienie decyduje o tym, że pracownik  ma być dostępny w aplikacji Comarch TNA.
    • Pozwalaj na logowanie do Comarch TNA (domyślnie zaznaczony) – jego ustawienie pozwala pracownikowi na logowanie w aplikacji Comarch TNA. Parametr jest aktywy jedynie w przypadku, gdy zaznaczony jest parametr Pozwalaj na synchronizacje do Comarch TNA.
  • Domyślne konta księgowe z możliwością przypisania pracownikowi kont. Grupa niedostępna, w przypadku synchronizacji z programem Comarch ERP XL lub Comarch ERP Altum, a także innej księgowości niż kontowa (Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Parametry).
  • Operator – sekcja, w której widać który Operator wprowadził i kiedy zmodyfikował formularz.
https://www.youtube.com/watch?v=2-Ctz4RIhuw&amp

Formularz danych pracownika – zakładka Ogólne

Na zakładce [Ogólne] uzupełniamy podstawowe dane o pracowniku, takie jak: 
  • Archiwalny – parametr zaznaczamy, gdy pracownik od dawna jest zwolniony i chcemy przenieść go do tak zwanego ‘archiwum’. Parametr szczegółowo opisany w podrozdziale Pokaż archiwalnych – filtr.
  • Centrum – wskazanie centrum podległościowego, do którego przyporządkowany jest pracownik.
  • Wydział (dostępny w wersji Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus). Pole powiązane ze słownikiem wydziałów. Pozwala na przypisanie pracownika do konkretnego wydziału. Obok nazwy wydziału na formularzu pracownika wyświetla się również nazwa lokalizacji.
  • Wieloetatowość dzielimy na:
  • Akronim (kod) – unikalny dla danego pracownika.
Uwaga
W przypadku wpisywania w pole kod kolejnych numerów zaleca się poprzedzanie znaczących liczb zerami, tzn. zamiast pisać 1 (jeden) piszemy np. 001, zamiast 99 np. 099. Sugestia ta wynika ze sposobu w jaki program porządkuje kody (co z kolei związane jest z standardem narzuconym poprzez tablicę kodów ASCII). W przypadku zastosowania numeracji: 1,2,3, … 9,10,11,12, … 110,111,112, … program zaproponuje następującą kolejność na Liście pracowników: 1 10 100 101 (…) 109 11 110 (…) 19 2 200 (…) W przypadku zastosowania numeracji: 001,002,003, … 009,010,011,012, … 110,111,112, … program zaproponuje kolejność: 001 002 (…) 010 011 (…) 099 100 101 (…)  
  • Nazwisko i imiona pracownika,
  • PESEL,
  • NIP,
  • Data urodzenia,
Uwaga
W programie Comarch ERP Optima istnieje funkcjonalność pozwalająca na wypełnienie daty urodzenia na formularzu danych kadrowych pracownika na podstawie podanego numeru PESEL. Data zostanie uzupełniona na podstawie numeru PESEL tylko w przypadku, gdy nie ma wypełnionego pola Data urodzenia. Jeżeli data urodzenia została już wprowadzona i następnie podawany jest numer PESEL to program Comarch ERP Optima nie sprawdza poprawności wpisanej daty urodzenia. Funkcjonalność dostępna także na formularzu pracownika (dostępny z poziomu Słowników) bez licencji na moduł Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus. W programie jest dodany mechanizm kontroli duplikacji pracowników oparty na unikalności numeru PESEL (szczegóły dotyczące tej funkcjonalności są opisane w podręczniku Ogólne i Konfiguracja).
  • Imiona rodziców,
  • Miejsce urodzenia pracownika,
  • Nazwisko rodowe oraz nazwisko rodowe matki,
  • Adres zameldowania,
  • Kraj/Kod kraju,
Uwaga
Pole Kod kraju powinno być uzupełnione dla pracowników posiadających zagraniczny adres zamieszkania, za których będą wysyłane deklaracje podatkowe PIT‑11/PIT-8C/IFT‑1R za pomocą systemu e‑Deklaracje.
  • Telefon,
  • Telefon SMS,
  • E-mail – adres e-mail wykorzystywany do wysyłki wiadomości e-mail z modułu
  Hasło dla wydruków- sekcja jest dostępna dla Operatorów, mających uprawnienia generowania i podglądu  haseł dla plików – zaznaczony parametr z poziomu System/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy Prawo do generowania i podglądu haseł dla plików PDF. Po naciśnięciu przycisku Generuj, generowane jest losowe hasło składające się z min. 8 znaków: dużych, małych liter oraz znaku specjalnego.  Operator ma również możliwość wpisania własnego hasła. Utworzone hasło jest szyfrowane  i zapisane w bazie. Po wygenerowaniu hasła w formularzu, jest możliwość bezpośredniej wysyłki SMS z hasłem na numer telefonu pracownika.
Uwaga
Jeżeli po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzimy wypełniony formularz dane pracownika zostaną zapamiętane. Osoba ta zostanie zakwalifikowana jako niezatrudniona (brak danych o etacie lub aktualnych umowach) a dane jej będą widoczne na liście Bez zatrudnienia i na liście Wszyscy.
 

Formularz danych pracownika - zakładka Etat

Informacje związane bezpośrednio z zatrudnieniem danej osoby na etat. Sekcja składa się z zakładek:
[Zatrudnienie] – wpisanie daty zatrudnienia jest równoznaczne z zakwalifikowaniem pracownika jako etatowego.
  • Data zatrudnienia – jednoznacznie określa, od kiedy zatrudniamy daną osobę.
  • Data zwolnienia – jeśli zawieramy umowę na czas nieokreślony pole to pozostaje puste. W przypadku umowy na czas określony bądź zwolnienia pracownika wpisujemy datę rozwiązania umowy. Jest to jednocześnie ostatni dzień, w którym pracownik ma obowiązek stawić się do pracy.
  • Data zawarcia umowy – data, z którą faktycznie podpisano umowę o pracę.
  • Data rozpoczęcia pracy – dzień, w którym pracownik po raz pierwszy stawił się do pracy. Data zatrudnienia i data rozpoczęcia pracy mogą się różnić, w przypadku, gdy data zatrudnienia przypada w dniu wolnym od pracy dla zatrudnianej osoby.
  • Rodzaj umowy – wyboru dokonujemy z listy pomocniczej. Do wyboru mamy 5 rodzajów umów: na czas określony, na czas wykonywania określonej pracy, na okres próbny, na czas nieokreślony i na czas określony (zastępstwo). W przypadku tej ostatniej umowy pomimo tego, że jest ona na czas określony program „nie pyta” o datę zakończenia umowy. W celu poprawnego wydrukowania umowy o prace należy dodatkowo, przed wydrukiem, uzupełnić informację o imieniu i nazwisku osoby, którą zastępuje pracownik. W sytuacji, gdy nie znamy czasu trwania zastępstwa data do pozostaje pusta (uzupełnimy ją w momencie zakończenia pracy). Na wydruku należy słownie określić czas trwania umowy o pracę np. na okres urlopu wychowawczego. W celu umieszczenia tego na wydruku możemy wykorzystać pole z danymi osoby zastępowanej (po wpisaniu jej danych personalnych określamy czas trwania umowy).
  • Rodzaj zatrudnienia – pole z dostępną listą słownikową, zawierającą następujące pozycje:
    • Pracownik,
    • Uczeń i roku,
    • Uczeń II roku,
    • Uczeń III roku,
    • Młodociany – przyuczenie.
  • Przyczyna zwolnienia – pole staje się aktywne po wpisaniu daty zwolnienia. Przyczynę zwolnienia należy wybrać ze zdefiniowanej listy, którą w razie potrzeby można uzupełnić o inne przyczyny.
  • Zastępowany pracownik – w tym polu można wpisać lub wybrać z listy pracowników imię i nazwisko pracownika zastępowanego. Pole uzupełnia się w przypadku umowy o zastępstwo.
  • Pracownik tymczasowy – parametr dostępny w wersji programu Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus, dedykowany dla pracowników tymczasowych. Szczegóły dotyczące tej funkcjonalności w rozdziale Pracownik tymczasowy.  
  • Stanowisko, funkcja – powierzona pracownikowi. Nazwy wybierane są z list słownikowych. Aby uzyskać prawidłowy wydruk Zatrudnienia na stanowiskach robotniczych/nierobotniczych przy dodawaniu stanowiska należy zaznaczyć czy jest to stanowisko robotnicze, czy nie. Na formularzu stanowiska znajduje się sekcja Czynniki niebezpieczne, szkodliwe, uciążliwe, w której można wskazać czynniki na danym stanowisku. Dodatkowo z tego poziomu można dodawać oraz usuwać czynniki dla konkretnego stanowiska. Po  wybraniu przycisku plusa otworzy się słownik czynników, z którego będzie można wybrać jeden lub kilka czynników niebezpiecznych, szkodliwych albo uciążliwych, a następnie przypisać je do stanowiska
  • Kod zawodu – jest to kod aktualnie wykonywanego zawodu i musi być zgodny z aktualnie obowiązującą klasyfikacją (kod 6-cyfrowy, wg GUS).
Dotyczy wersji: 2021.4.1
Od wersji 2021.4 do słownika dodano listę klasyfikacji zawodów i specjalności zgodną z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy oraz zakresu ich stosowania. Użytkownik może także dodawać własne pozycje do słownika.
  • Kalendarz – domyślnie proponuje się kalendarz Standard. W celu odzwierciedlenia rzeczywistego czasu pracy można stworzyć indywidualny kalendarz (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze). Ma to duże znaczenie w przypadku pracy wielozmianowej.
Formularz danych pracownika – zakładka Etat
  • Rozlicz. czasu pracy – sposób, w jaki będzie ewidencjonowany rzeczywisty czas pracy:
    • Według kalendarza – uzupełniamy czas pracy w każdym dniu miesiąca, jeśli są odchyłki od planu pracy, to należy je nanieść na formularz Nieobecności / zakładka Kalendarz. Brak modyfikacji dnia oznacza pracę zgodną z kalendarzem normatywnym (Plan pracy). Metoda czasochłonna przy dużej ilości nadgodzin. Zaleta – możliwość wydrukowania kart pracy (szczegółowej i skróconej).
    • Według obecności – w kalendarzu (Nieobecności – zakładka [Kalendarz]) odnotowujemy tylko dni, w których pracownik jest obecny w pracy (brak danych o czasie pracy traktowany jest jak dzień z zerowym czasem pracy). Metoda ta pozwala na wydruk kart pracy (szczegółowej i skróconej).
    • Według zestawienia – informacja o czasie pracy odczytywana jest z zestawienia czasu pracy (Nieobecności – zakładka [Zestawienia]). Wpisujemy tam łączny czas pracy, ilość przepracowanych nadgodzin 50% i 100% oraz godzin nocnych.
Uwaga
Należy pamiętać, że zestawienie może dotyczyć tylko jednego miesiąca. Jeśli w ciągu miesiąca była zrobiona aktualizacja danych, to zestawienia muszą dotyczyć każdego okresu powstałego w wyniku tej aktualizacji oddzielnie. W sytuacji, gdy pracownik został zwolniony w trakcie miesiąca, przy dodawaniu zestawienia podpowiada się okres zestawienia od pierwszego dnia miesiąca do daty zwolnienia (analogicznie przy zatrudnieniu w trakcie miesiąca).
  • Indywidualny limit nadgodzin – parametr pozwala na ustaleniu indywidualnego limitu nadgodzin dla każdego pracownika. W sytuacji, gdy parametr jest:
    • zaznaczony [√] – należy wpisać limit nadgodzin dla tego pracownika. Program standardowo podpowiada wartość odczytaną z kalendarza pracownika (zdefiniowanego w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Kalendarze).
    • niezaznaczony [ ] – oznacza to że informacja o limicie nadgodzin odczytywana jest z Konfiguracji kalendarza, według którego rozliczany jest dany pracownik.

Z limitem nadgodzin związany jest parametr w Konfiguracji firmy/Płace /Kalendarz/ Limit nadgodzin w roku. Standardowo program podpowiada 150 godzin. Przy liczeniu wypłat program odwołuje się do tej   liczby tylko dla tych pracowników, którym nie zaznaczono indywidualnych limitów nadgodzin (Formularz   pracownika zakładka [Etat]).

  • RCP reguła wygładzania (moduł Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus). Funkcja Rejestratora Czasu Pracy (RCP) dostępna po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry/ / Dane kadrowe i deklaracje  – Używanie RCP do ewidencji czasu pracy [√]. Wówczas na formularzu pracownika pojawi się pole RCP reguła wygładzania. Można wybrać standardową regułę (Standard) lub własną, wcześniej utworzoną w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ RCP reguły wygładzania. Dzięki tej funkcji program jest w stanie automatycznie korygować zauważone w trakcie wczytywania danych RCP błędy. Definiowane reguły wygładzania pozwalają na ustalenie tolerancji godzin i minut wejścia i wyjścia.
  • Wymiar etatu – liczba przedstawiona w formie ułamka, gdzie licznik i mianownik mogą przyjmować maksymalnie wartości trzycyfrowe.
  • Stawka – kwota wynagrodzenia zasadniczego wypłacana za godzinę lub miesiąc. Jeżeli pracownik ma zostać zatrudniony na minimalną płacę należy zaznaczyć parametr Najniższe wynagrodzenie [√ ]. Nie można wówczas edytować kwoty, gdyż jest ona odczytywana ze zmiennych konfiguracyjnych programu. Zaletą takiego zapisu jest to, że w przypadku zmiany wysokości minimalnej płacy zmiana stawki (u wszystkich tak zatrudnionych pracowników) odbywać się będzie automatycznie poprzez zmianę wskaźników miesięcznych w Konfiguracji programu/ Płace/ Wynagrodzenia.
  • Gwarantowany procent minimalnej – gwarantowany procent minimalnej płacy. Parametr pozwala na ustaleniu indywidualnego procentu minimalnej płacy, domyślnie podpowiadany jest jako 100%. Dla pracowników zatrudnionych w pierwszym roku zatrudnienia stawka może stanowić 80% minimalnej płacy, dla tych właśnie pracowników należy zmodyfikować domyślnie podpowiadaną wartość. Zgodnie z ustawionym procentem minimalna stawka kontrolowana jest przy naliczaniu wypłaty oraz w procedurze chorobowej.
Uwaga
Nie należy zerować pola Gwarant. % min w przypadku obliczania dopłat do godzin nocnych względem płacy minimalnej (ustawienie w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy lub w definicji kalendarza przypisanego do pracownika).
  • Limit urlopu – pierwsza praca – zaznaczenie parametru powoduje naliczanie limitu urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku zatrudnienia, według zasad obowiązujących dla pracowników podejmujących pierwszą pracę. Jeśli w konfiguracji firmy zaznaczony jest parametr Ustawiaj parametr ‘Limit urlopu – pierwsza praca’ zgodnie z historią zatrudnienia podczas zapisu formularza danych kadrowych nowo zatrudnionego pracownika, który nie ma odnotowanej historii zatrudnienia, bądź odnotowane zapisy w historii wskazują, że nie pracował w latach wcześniejszych, niż rok zgodny z datą zatrudnienia, automatycznie zostanie zaznaczony na jego formularzu parametr Limit urlopu – pierwsza praca. Jeśli pracownik ma odnotowane zatrudnienie we wcześniejszych latach w historii zatrudnienia powyższy parametr nie zostanie zaznaczony. Automatyczne ustawianie odpowiedniego statusu parametru Limit urlopu –pierwsza praca jest wykonywane podczas zapisu formularza nowo dodanego pracownika oraz pracownika wprowadzonego już wcześniej, jeśli była edytowana historia zatrudnienia.
  • Norma dobowa do urlopu dla pełnego wymiaru etatu – pole wykorzystywane do określenia godzinowej normy urlopu, odpowiadającej jednemu dniu roboczemu. Standardowo w polu tym proponuje się wartość 8:00. Tylko dla pracowników z obniżonym wymiarem czasu pracy należy to pole zmodyfikować do wysokości normy obowiązującej daną grupę zawodową np. dla pracowników niepełnosprawnych znacznie lub umiarkowanie normę należy obniżyć do 7:00.
Uwaga
Przy zmianie wymiaru etatu pracownika, przy wydłużeniu daty zatrudnienia, ponownym zatrudnieniu czy zmianie wartości pola z normą dobową urlopu pojawia się komunikat o konieczności przeliczenia limitów urlopowych, ponieważ zmiany te mają istotny wpływ na wymiar i zakres limitu urlopu.
Uwaga
Norma dobowa pracownika może zostać uwzględniona przy wyliczeniu podstawy ekwiwalentu (np. w przypadku wyliczenia ekwiwalentu dla osób niepełnosprawnych, dla których norma dobowa wynosi 7 h). W tym celu w Konfiguracji firmy/ Typy wypłat/ Ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy zaznaczyć parametr Wartość dzielona przez godziny i wybrać opcję Norma dobowa do urlopu z etatu.
  • Liczba dni dodatkowego limitu urlopowego przysługującego pracownikowi. Ilość dni tego urlopu sumowana jest na formularzu limitu urlopu wypoczynkowego po zaznaczeniu parametru Urlop dodatkowy. Do wykorzystania m.in. dla osób posiadających orzeczenie o niepełnosprawności, którym w świetle przepisów przysługuje zwiększony wymiar urlopu.
Uwaga
Od wersji Comarch ERP Optima 2022.0.1 umożliwiono naliczanie  dodatkowego urlopu w wymiarze 10 dni dla pracowników z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności jako oddzielnego limitu. Szczegóły dotyczące tej funkcjonalności  znajdują się w artykule Dodatkowy urlop dla pracowników z niepełnosprawnością
  • Oddelegowany do pracy za granicą – parametr dostępny w wersji programu Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus, dedykowany dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicą. Szczegóły dotyczące tej funkcjonalności w rozdziale Oddelegowanie do pracy za granicą.
 

Formularz danych pracownika - zakładka Nr ident./podatki

Na zakładce [Nr identyfikacyjny/podatki] uzupełniamy informacje takie, jak:
  • Dowód osobisty, którym legitymuje się pracownik,
  • Paszport,
  • Obywatelstwo/Kod kraju,
  • Płeć,
  • Stan cywilny,
  • Nr w aktach – służy do zapisania numeru akt pracownika,
  • Karta pobytu – informacja dotycząca cudzoziemca,
  • Progi podatkowe – domyślnie proponują się standardowe progi podatkowe. Jeżeli istnieje konieczność zmiany progów np. w związku ze wspólnym opodatkowaniem małżonków należy odznaczyć pole Standardowe progi podatkowe ([ ] puste), umożliwi to edycję kwot progowych i stawek podatku.
Uwaga
Wprowadzając modyfikację progów podatkowych należy pamiętać, że zmiany te dotyczą całego okresu obowiązywania danego zapisu historycznego. Konieczne jest więc przywrócenie standardowych ustawień w nowym roku podatkowym. Należy to zawsze robić poprzez aktualizację danych z datą – najlepiej – 1 stycznia nowego roku i zaznaczenie standardowych progów.
Wypełnia się tutaj także informację o progach podatkowych, o kosztach uzyskania przychodu, uldze podatkowej, zwolnieniu z podatku dochodowego dla niektórych grup  pracowników np. pracowników poniżej 26 lat, osób wychowujących co najmniej czwórkę dzieci,  niepobieraniu podatku od przychodów na wniosek podatnika,   oraz informację na temat Urzędu Skarbowego pracownika. Dodatkowo dostępne są parametry NIP zamiast PESEL na deklaracji PIT oraz Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT. Zaznaczenie parametru NIP zamiast PESEL na deklaracji PIT spowoduje wykazywanie na deklaracjach: PIT-11 oraz PIT-8C numeru NIP pracownika. W przeciwnym przypadku (domyślne ustawienie) na wymienionych deklaracjach wykazywany jest numer PESEL pracownika. Parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT decyduje, który adres pracownika ma być wykazywany na deklaracjach PIT.
Rys 87. Formularz danych pracownika – zakładka Nr ident./podatki
 
Uwaga
Dla wypłat mających miesiąc deklaracji 07/2022 oraz późniejszy, zgodnie z nowelizacją ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obniżeniu ulega pierwszy próg podatkowy z 17% na 12%. Zmianie ulega również ulga podatkowa.
 
Uwaga
Uwaga: Od 1.01.2022 podwyższeniu uległa kwota stanowiąca górną granicę pierwszego progu podatkowego z kwoty 85 528 zł do 120 000 zł. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 29 października 2021 r.o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2105)
 
  • Koszty i ulga podatkowa – w celu poprawnego określenia Kosztów uzyskania przychodu pracownika należy wybrać tytuł, z którego one przysługują, a program automatycznie podpowie odpowiedni współczynnik (informacja, z jakiego tytułu przysługują koszty zostanie później wykorzystana przy drukowaniu PIT-11). Współczynnik ten może być – w razie potrzeby – skorygowany. Domyślnie podpowiada się współczynnik 1 – koszty uzyskania z jednego stosunku pracy. Ulga podatkowa -W polu wyświetlana jest roczna kwota ulgi 3600, obok której należy wprowadzić mnożnik w formie ułamka (1/12, 1/24, 1/36) zgodnie ze złożonym przez pracownika oświadczeniem PIT-2.
  • Procent wynagrodzenia z 50% kosztami uzyskania – podajemy tutaj, od jakiej części wynagrodzenia zasadniczego (max 100%) będą naliczane 50% koszty uzyskania. Dotyczy to osób otrzymujących wynagrodzenie z tytułu praw autorskich.
Uwaga
W przypadku określenia kosztów uzyskania 50% i zaznaczenia w konfiguracji firmy (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Wynagrodzenie/ekwiwalent za urlop) parametru Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty to koszty uzyskania 50% będą liczone tylko od wynagrodzenia zasadniczego.
Jeśli procent wynagrodzenia upoważniający do odliczenia 50% kosztów uzyskania jest zmienny w czasie (różny za poszczególne miesiące) za pomocą aktualizacji zapisu należy zmieniać wysokość procentu wynagrodzenia, od którego mają być naliczane 50% koszty uzyskania. Jest to ważne ze względu na konieczność oddzielnego wykazania kwot wynagrodzenia z tytułu praw autorskich na deklaracji PIT-11. W przypadku, gdy 50% koszty uzyskania przychodu mają być naliczane także od dodatku czy premii w definicji takiego składnika (typu wypłaty) na zakładce [2.Podatki/Nieobecności] w polu ‘Sposób naliczania koszt.uzyskania:’ należy wybrać: ‘standardowe + 50 %’ i w polu ‘procent’ określić czy od całości dodatku (100%) czy tylko jego części (np. 40%) mają być naliczane 50% koszty
  • Nie odliczać 50% kosztów w wypłacie – pozwala na wyłączenie naliczania kosztów 50% od przychodów uprawniających do zastosowania tych kosztów, zgodnie z ustawą z dnia 27 października 2017 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 2017r, poz.2175) limit dla 50% kosztów począwszy od 1.01.2018 (czyli dla wypłat mających miesiąc deklaracji 01.2018) ma być równy kwocie pierwszego progu podatkowego wg skali podatkowej z danego roku ustawionej w konfiguracji programu. W przypadku konieczności wcześniejszego zaprzestania odliczania kosztów 50 % użytkownik powinien zaznaczyć parametr Nie odliczać 50% kosztów w wypłacie. Taka zmiana powinna być odnotowana poprzez aktualizację zapisu. W celu weryfikacji kwoty odliczonych już w wypłatach kosztów 50% można wykorzystać wydruk Pracownicy z 50% kosztami uzyskania w wypłatach dostępny z poziomu Listy pracowników (Płace i Kadry > Kadry) w gałęzi wydruków płacowych. Z poziomu Listy pracowników można także wywołać, z obszaru wydruków kadrowych, wydruk Lista pracowników z wyłączonymi 50% kosztami pozwalający na sprawdzenie zaznaczenia parametru Nie odliczać 50% kosztów w wypłacie.
  • Nie pomniejszać dochodu o ulgę dla pracowników – (parametr obsługiwany w  wypłatach  naliczanych od 01.01.2022 do 30.06.2022 ) należy zaznaczyć w przypadku złożenia przez pracownika  wniosku o niepomniejszanie dochodu o kwotę  Ulgi dla klasy średniej.
Od 1.01.2022 roku do 30.06.2022 w przypadku, gdy pracownik nie złożył wniosku o niestosowanie ulgi, a sumarycznie jego przychód w miesiącu mieści się w przedziale od 5 701 zł do 11 141 w wypłacie naliczy się ulga w wysokości obliczonej według wzoru:
  • (A x 6,68% – 380,50 zł) ÷ 0,17, dla A wynoszącego co najmniej 5 701 zł i nieprzekraczającego kwoty 8549 zł,
  • (A x (-7,35%) + 819,08 zł) ÷ 0,17, dla A wyższego od 8 549 zł i nieprzekraczającego kwoty 11 141 zł
– w którym A oznacza uzyskane w ciągu miesiąca przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy. Naliczanie ulgi dla pracowników w przypadku kilku wypłat w miesiącu:
    • jeśli pracownik dopiero w kolejnej wypłacie wypłaconej w danym miesiącu osiąga przychód uprawniających do stosowania ulgi zostanie ona naliczona od całego uzyskanego przychodu w tym miesiącu, a nie tylko od przychodu z danej wypłaty.
    • W przypadku, gdy pracownik w pierwszej wypłacie w miesiącu miał stosowaną ulgę, a w kolejnej sumarycznie jego przychód w danym miesiącu przekroczy kwotę 11141 zł podstawa opodatkowania zostanie zwiększona o kwotę nienależnej ulgi odliczonej w pierwszej wypłacie.
    • W przypadku naliczania kolejnej wypłaty, gdy kwota ulgi od sumarycznego przychodu w miesiącu byłaby niższa niż kwota ulgi naliczona już w pierwszej wypłacie w kolejnej wypłacie kwota nienależnej ulgi zostanie doliczona do podstawy opodatkowania.
  • Nie pobierać podatku  na wniosek podatnika (dochód do 30 000 zł) – należy zaznaczyć na wniosek pracownika uzyskującego przychody z tytułu:
    • wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy,
    • dniówek obrachunkowych, udziału w dochodzie podzielnym spółdzielni, a także uzyskiwanych od spółdzielni przez te osoby zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego,
    • świadczeń pieniężnych wypłacanych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich lub odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe,
    • przychodów z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, w tym z tytułu udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa, jak również przychody z uprawiania sportu, stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów oraz przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych;
    • przychodów otrzymywanych przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek, z wyjątkiem przychodów, o których mowa w pkt 7;
    • przychodów otrzymywanych przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych;
    • przychodów z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło
    • przychodów uzyskanych na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej – z wyjątkiem przychodów, o których mowa w pkt 7,
    • przychodów z praw majątkowych, w szczególności przychody z praw autorskich i praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów, którego roczne dochody nie przekroczą kwoty 30.000 zł
Uwaga
Uwaga: Od wersji Comarch ERP Optima 2023.2.1 dla umowy zlecenie informację o złożonym przez pracownika wniosku o niepobieranie zaliczki od umów cywilnoprawnych należy odnotowywać na formularzu umowy poprzez zaznaczenie parametru Nie pobierać zaliczki podatku na wniosek podatnika (dochód do 30 000 zł) na zakładce [Ogólne].
Podczas naliczania wypłat,  dla osób osiągających wymienione powyżej przychody, które mają zaznaczony parametr ’ Nie pobierać zaliczki podatku na wniosek podatnika (dochód do 30 000 zł) sprawdzane jest czy dochód pracownika uzyskany od początku roku podatkowego nie przekroczył 30 000 zł Jeżeli nie, to zaliczka podatku nie zostanie naliczona. W wypłacie, w której dochód pracownika w danym roku podatkowym przekracza kwotę 30 000 zł podatek jest naliczany od całego wynagrodzenia. Podczas naliczania wypłaty sprawdzana jest Pozycja na deklaracji PIT ustawiona w konfiguracji danego składnika. Podatek nie będzie się naliczał od elementów które mają ustawioną pozycję: PIT-4 1. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, PIT-4 2. Dniówki obrachunkowe i udziały w dochodzie podzielonym rsp (brak kosztów uzyskania), PIT-11. Należności z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich, PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia, PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy o dzieło, PIT-8B 7. Czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, PIT-8B 8. Udział w organach stanowiących osób prawnych, PIT-8B 9. Kontrakt menedżerski, umowa o zarządzanie przedsiębiorstwem, PIT-8B 10. Prawa autorskie i inne prawa.
  • Zwolnienia z PIT. Ustawienie pola decyduje o tym czy w wypłatach będzie zastosowane zwolnienie z podatku. Dostępne są następujące opcje:
    • Brak – w wypłatach nie będzie stosowane zwolnienie z podatku,
    • Osoba do 26 lat – należy wybrać w przypadku pracowników poniżej 26 roku życia. W przypadku dodawania pracownika, gdy zostanie uzupełniona data urodzenia, która wskazuje, że pracownik ma do 26 lat opcja ustawi się automatycznie. Zwolnienie będzie stosowane do dnia, w którym pracownik ukończy 26 lat lub momentu przekroczenia limitu przychodów zwolnionych.
    • Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury – należy zaznaczyć w przypadku złożenia wniosku o stosowanie zwolnienia z PIT przez osobę, która pomimo osiągnięcia wieku emerytalnego nie wystąpiła o emeryturę tylko pracuje dalej i podlega z tego tytułu ubezpieczeniu społecznemu. Zwolnienie będzie stosowane w wypłatach wypłacanych od 1.01 2022 r., jeżeli pracownik ma odpowiedni wiek (ukończone 60/65 lat w dniu wypłaty), jest zgłoszony do obowiązkowego ubezpieczenia emerytalnego .Zwolnienie będzie stosowane do przekroczenia limitu przychodów zwolnionych.
    • Osoba wychowująca co najmniej czworo dzieci – należy zaznaczyć na wniosek osoby wychowującej co najmniej czworo dzieci. Zwolnienie będzie stosowane w wypłatach naliczonych po 01.01.2022 r. do osiągnięcia limitu zwolnienia.
    • Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski – należy zaznaczyć na wniosek osoby, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Pracownik we wniosku ma obowiązek podania roku zakończenia stosowania zwolnienia. Zwolnienie przysługuje w czterech kolejno po sobie następujących latach podatkowych. Jeśli na formularzu pracownika zostanie wybrana opcja ‘Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski’ dodatkowo należy ustawić roku do kiedy obowiązuje zwolnienie. Zwolnienie będzie stosowane w wypłatach naliczonych po 01.01.2022 r. nie później niż do końca roku wskazanego na formularzu pracownika w polu ‘obowiązujące do końca roku’ lub przekroczenia limitu.

W przypadku pracowników poniżej 26 r. ż. korzystających ze zwolnienia z PIT dla młodych w wypłacie zaliczka podatku nie zostanie naliczona jedynie od przychodów, które są objęte zwolnieniem z podatku. Podczas naliczania wypłaty sprawdzana jest Pozycja na deklaracji PIT ustawiona w konfiguracji danego składnika. Zwolnienie z podatku do 26 lat zostanie zastosowane jedynie dla pozycji: PIT-4 1. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia, PIT-11 Należności z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich.

Zwolnienie z podatku dla osób z zaznaczoną opcją ‘Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury’, ‘Osoba wychowująca co najmniej czworo’, ‘Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski’ dotyczy przychodów ze stosunku pracy oraz umów zleceń. W programie zwolnienie z podatku zostanie zastosowane jedynie dla pozycji: PIT-4 1. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, PIT-11 1a. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, PIT-11 1b. Przychody, do których zastosowano odliczenie kosztów uzyskania na podstawie art.22 ust.9 pkt 3 ustawy, PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia. Od 1 lipca 2022 został rozszerzony katalog przychodów, do których będzie stosowane zwolnienie z PIT. Zwolnieniem podatkowym zostaną objęte Zasiłki macierzyńskie. Zwolnienie z podatku dla wszystkich wyżej wymienionych grup przysługuje do ściśle określonego rocznego limitu zarobków (85.528 zł) W miesiącu, w którym pracownik przekracza powyższy limit od wynagrodzenia ponad limit zostanie naliczona zaliczka podatku.
  • Nie stosować przedłużenia terminu poboru zaliczki podatku–(parametr  obsługiwany w  wypłatach naliczanych od 01.01.2022 do 30.06.2022) należy zaznaczyć w przypadku  złożenia przez pracownika  wniosku o nieprzedłużanie terminów poboru i przekazania przez płatnika zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Gdy parametr jest zaznaczony zaliczka podatku naliczana jest według zasad obowiązujących od 1.01.2022 r. bez stosowania Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 stycznia 2022 r. w sprawie przedłużenia terminów poboru i przekazania przez niektórych płatników zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
  • Urząd skarbowy – należy określić urząd skarbowy właściwy według miejsca zamieszkania pracownika. Informacja ta będzie potrzebna do prawidłowego wygenerowania deklaracji PIT-11.
  • NIP zamiast PESEL na deklaracji PIT – w przypadku zaznaczenia parametru, na deklaracjach: PIT-11, PIT-8C, oraz wydruku deklaracji PIT-2 jest wykazywany numer NIP pracownika. W przeciwnym przypadku (domyślne ustawienie) na wymienionych deklaracjach wykazywany jest numer PESEL pracownika. Na formularzu właściciela ten parametr jest domyślnie zaznaczony. Ustawienie tego parametru wpływa również na nazewnictwo pliku *.xml z e-deklaracją (w przypadku deklaracji PIT-11 oraz PIT-8C): jeśli na deklaracji wstawiany jest PESEL jako identyfikator, to w nazwie pliku xml tworzonego przy eksporcie e‑deklaracji będzie wstawiany PESEL pracownika, w przeciwnym przypadku nr NIP.
  • Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT – zaznaczenie parametru powoduje domyślne wstawienie na deklaracjach PIT adresu zamieszkania pracownika. W przeciwnym przypadku (domyślne ustawienie) na deklaracjach pojawia się adres zameldowania.
W przypadku pracowników będących nierezydentami należy uzupełnić dodatkowe pola:
  • Ograniczony obowiązek podatkowy (nierezydent) – parametr domyślnie nie jest zaznaczony. Jego zaznaczenie powoduje uaktywnienie dodatkowych pól Rodzaj numeru identyfikacyjnego oraz Zagraniczny numer identyfikacyjny podatnika.
  • Rodzaj numeru identyfikacyjnego – w tym polu można wybrać z listy rodzaj numeru identyfikacyjnego pracownika.
  • Zagraniczny numer identyfikacyjny podatnika – w tym polu należy wpisać zagraniczny numer identyfikacyjny podatnika. Jeśli w polu Rodzaj numeru identyfikacyjnego wybrano Paszport, a pole Zagraniczny numer identyfikacyjny podatnika jest nieuzupełnione, to domyślnie przepisywany jest numer paszportu wpisany w grupie Inne na zakładce [2. Nr ident./podatki] na formularzu danych kadrowych pracownika.

Formularz danych pracownika - zakładka Inne informacje

Zakładka ta służy do odnotowania między innymi informacji potrzebnych do sporządzania deklaracji i raportowania na rzecz PFRON oraz wydruku pomocniczego do sprawozdania GUS. Dane dla deklaracji PFRON:
  • Kod wykształcenia PFRON – pod przyciskiem „Kod wykształcenia PFRON” znajduje się lista słownikowa z kodami wykształcenia według numeracji PFRON. Nie wpisanie kodu oznacza, że osoba nie ma wykształcenia;
  • Data osiągnięcia wieku emerytalnego przez pracownika. Istotna dla deklaracji PFRON sprzed 2009 r. – od 01.01.2009 r. data ta nie decyduje o prawie do dofinansowania z PFRON, pole nie ma więc wpływu na liczenie deklaracji PFRON;
  • Wykazywać na deklaracji PFRON pełne dane adresowe – domyślnie nie jest zaznaczony. Dotyczy wypełnienia danych poz. 7-16 na INF-D-P. Parametr należy zaznaczyć w przypadku przesyłania INF-D-P za pracownika po raz pierwszy, lub w przypadku zmiany danych adresowych;
  • Zatrudnienie pracownika związane ze wzrostem netto zatrudnienia – domyślnie parametr niezaznaczony. Wynagrodzenia pracowników niepełnosprawnych zatrudnionych po 1 stycznia 2009 (pracowników nowo zatrudnionych, którzy wcześniej nie pracowali) podlega dofinansowaniu, o ile ich zatrudnienie spowoduje ogólny wzrost zatrudnienia u pracodawcy oraz wzrost zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Wówczas należy parametr zaznaczyć;
  • Dofinansowanie stanowi pomoc publiczną – domyślnie zaznaczony;
  • Zatrudnienie w wyniku rozwiązania umowy z przyczyn innych niż art.26b ust.4 lub 5 (Ustawy z dnia 27.08.1997 o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – domyślnie nie jest zaznaczony. Użytkownik sam decyduje o zmianie ustawienia parametru.
GUS – parametry związane ze sprawozdaniem GUS (głównie ze sprawozdaniem rocznym Z-06):
  • Główne miejsce pracy – zaznaczony tj. zatrudnienie w naszej firmie jest głównym miejscem pracownika, parametr jest automatycznie zaznaczany dla nowo dodawanych pracowników.
  • Osoba podejmująca pracę po raz pierwszy – zaznaczony [v] oznacza, że jest to pierwsze zatrudnienie tego pracownika.
  • Pracujący w porze nocnej – zaznaczony, pracownik zostanie ujęty w sprawozdaniu jako osoba pracująca (regularnie) stale w porze nocnej.
  • Pracownik sezon. lub zatrudn. dorywczo – pracownik sezonowy lub zatrudniony dorywczo – (zaznaczony) pracownik nie jest zatrudniony na stałe tylko w razie potrzeb pracodawcy tj.: sezonowo lub dorywczo.
  • Symbol poziomu wykształcenia GUS – pod przyciskiem „Symbol poziomu wykształcenia GUS” znajduje się lista słownikowa z symbolami wykształcenia według GUS. Symbol wykształcenia GUS wykorzystywany jest w sprawozdaniu GUS Z-12.
  • Symbol systemu czasu pracy GUS – pod przyciskiem „Symbol systemu czasu pracy GUS” znajduje się lista słownikowa z symbolami systemów czasu pracy według GUS. Symbol wykształcenia GUS wykorzystywany jest w sprawozdaniu GUS Z-12.
FP/FGŚP:
  • Parametry: Nie naliczać składek na FP oraz Nie naliczać składek na FGŚP z możliwością zawężenia okresu obowiązywania parametrów.

W związku ze zmianami przepisów w 2009 roku, składki na FP i FGŚP nie opłacają pracodawcy oraz inne jednostki organizacyjne za zatrudnionych pracowników powracających z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz urlopu wychowawczego w okresie 36 miesięcy począwszy od pierwszego miesiąca po powrocie. Zwolnienie z opłacania składek na FP/FGŚP może dotyczyć też części pracowników powyżej 50-tego roku życia i poniżej 30 roku życia, jeśli bezpośrednio przed podjęciem zatrudnienia byli zarejestrowani jako bezrobotni. W momencie naliczania wypłaty sprawdzane są powyższe parametry z zapisu aktualizacyjnego pracownika ważnego na dzień obliczania wypłaty.

Na podstawie wprowadzonej daty urodzenia oraz płci pracownika wypełniane są automatycznie dane dotyczące okresu zwolnienia ze składek FP/FGŚP. Zwolnienie ustawiane jest od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik ukończył 55 lat (w przypadku kobiet) lub 60 lat (w przypadku mężczyzn), a w przypadku osób urodzonych 1-go dnia miesiąca, zwolnienie ustawiane od miesiąca w którym pracownik kończy 55/60 lat. Dodatkowo sprawdzana jest data obowiązywania zmian w przepisach i w przypadku pracowników, którzy ukończyli odpowiednio 55 lat (kobiety) i 60 lat (mężczyźni) przed 01.07.2009 ustawiana jest ta data. Dane zostaną uzupełnione automatycznie przez program Comarch ERP Optima, jeśli nie zostały one wcześniej wypełnione przez użytkownika programu – tzn. wtedy, gdy nie jest zaznaczony żaden z parametrów: Nie naliczać składek na FP i  Nie naliczać składek na FGŚP. Nastąpi to: podczas konwersji bazy z wersji wcześniejszej niż 2013 r. – dopisanie dat zwolnienia z FP/FGŚP nastąpi w ostatnim (aktualnym) zapisie historycznym pracownika; podczas zapisywania formularza nowego pracownika, o ile uzupełniono mu datę urodzenia, a także przy zapisie formularza pracownika, na którym nie są zaznaczone parametry dotyczące zwolnienia z FP/FGŚP (np. wcześniej nie miał wpisanej daty urodzenia, albo usunięto poprzednio wpisane informacje dotyczące zwolnienia z FP/FGŚP).

Uwaga
Zakres dat zwolnienia z opłacania składek FP/FGŚP odnotowany na formularzu danych kadrowych jest także kontrolowany przy naliczaniu wypłat. W wersjach wcześniejszych programu zakresy dat Od –Do dotyczące tych parametrów miały znaczenie wyłącznie informacyjne i nie wpływały na naliczanie FP/FGŚP.
Uwaga
W celu prostszego wyszukania osób, którym potencjalnie można ustawić zwolnienie z opłacania składek FP/FGŚP na Liście pracowników udostępniono standardowe filtry: FP/FGŚP – nowozatrudnieni powyżej 50 lat, FP/FGŚP‑nowozatrudnieni poniżej 30 lat, FP/FGŚP – osoby powracające z urlopów macierzyńskich i wychowawczych oraz FP/FGŚP – kobiety powyżej 55 i mężczyźni powyżej 60 lat. Filtry szczegółowo zostały opisane w rozdziale Filtrowanie listy pracowników.
  • Parametr Nie naliczać składek na FP/FGŚP po powrocie z urlopów macierzyńskich/wychowawczych z okresem od-do, w którym wyświetlana jest informacja o obowiązującym na dany dzień zwolnieniu z opłacania składek na FP/FGŚP z tytułu powrotu z urlopów związanych z rodzicielstwem. Zmiana ustawienia parametru lub okresu z poziomu zakładki [6 Inne informacje] nie jest możliwa.
  Okres od-do zwolnienia jest pobierany z zakładki [4 Zwolnienie z FP/FGŚP] formularza dziecka, na które został udzielony urlop związany z  rodzielstwiem. Ustalenie okresów zwolnień jest oparte na podstawie odnotowanych okresów ‘od’ – ‘do’  urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych. Podczas naliczania wypłat etatowych, których data wypłaty przypada w okresie, w trakcie którego przysługuje pracodawcy zwolnienie z opłacania składek na FP/FGŚP, ustawione na formularzu dziecka składki te nie zostaną naliczone. Zwolnienie z FP/FGŚP przysługuje przez okres 36 miesięcy począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po powrocie do pracy z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego do miesiąca włącznie, w którym następuje rozpoczęcie urlopu wychowawczego lub jego części. Poszczególne okresy zwolnienia przysługują aż do momentu wykorzystania limitu 36 miesięcy. Do okresu 36 miesięcy zliczają się również okresy powrotów z poszczególnych części urlopu wychowawczego. Zwolnienie z naliczania składek na FP/FGŚP dotyczy jedynie osób, które powróciły po urlopie udzielonym przez pracodawcę, a także tych zatrudnionych w ramach umowy o pracę. Pracodawcy zatrudniającemu osoby na podstawie umów cywilnoprawnych nie przysługuje tego rodzaju zwolnienie. Zwolnienie z opłacania składek na Fundusz pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych należy się odrębnie na każde dziecko pracownika. Urodzenie kolejnego dziecka wiąże się z uzyskaniem przez pracodawcę nowego okresu 36 miesięcy zwolnienia z opłacania wspomnianych składek. Okres zwolnienia z opłacania składek na pierwsze dziecko jest zawężany do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, kiedy pracownik nabywa prawo do zwolnienia na kolejne dziecko. W przypadku, gdy pracownik łączy urlop rodzicielski z pracą zwolnienie z opłacania składek przysługuje dopiero po zakończeniu urlopu związanego z rodzicielstwem.
  • Parametr Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy warunkujący, czy składka na Fundusz Pracy ma być naliczona czy nie:
  • nie jest zaznaczony [ ] – program zawsze nalicza składkę na Fundusz Pracy, ustawienie zalecane przy pracownikach zatrudnionych w pełnym wymiarze etatu,
  • zaznaczony [√] – składka na FP zostanie naliczona, jeśli podstawa wymiaru składek do ubezpieczeń społecznych będzie równa co najmniej obowiązującemu w danym roku minimalnemu wynagrodzeniu.
Zgodnie z przepisami osoba zatrudniona w pełnym wymiarze nie może otrzymywać wynagrodzenia poniżej minimalnej płacy (proporcjonalnie do przepracowanego czasu). z kolei od osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze, nie ma obowiązku opłacania składek na FP, jeżeli ich wynagrodzenie jest niższe niż obowiązująca minimalna płaca w danym roku (np.: 1317,00 zł w 2010 r.). Stąd dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu, z niskim wynagrodzeniem (nieprzekraczającym minimalnej płacy), dla których zaznaczono parametr Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy, składka na FP jest naliczana warunkowo: nalicza się tylko wtedy, gdy podstawa za miesiąc przekroczy wartość minimalnej płacy (np. gdy pracownik otrzymał w danym miesiącu dodatkowa premię, która spowodowała przekroczenie progu minimalnej płacy).
Formularz danych pracownika – zakładka Inne informacje
Niestandardowe wyliczanie:
  • Jeśli w firmie zatrudniamy pracowników, którym podstawa do urlopu lub chorobowego jest wyliczana z innej liczby miesięcy niż standardowo należy tutaj odnotować. W sekcji Okres naliczania podstawy po zaznaczeniu pola Urlopu lub Chorobowego program pozwoli nam na wpisanie liczby miesięcy. Domyślnie pola nie są zaznaczone, czyli podstawy do urlopów wyliczane są z 3 miesięcy, a do chorobowego z 12 miesięcy.
Uwaga
Jeśli pola Okres naliczania podstawy urlopu lub chorobowego są zaznaczone [v] to należy konsekwentnie wpisać ilość miesięcy, z których program ma te podstawy naliczać. Nie należy zostawiać pól zaznaczonych, a niewypełnionych.
  • Dostępny jest również parametr pozwalający na zdefiniowanie indywidualnego procentu wynagrodzenia chorobowego pracownika – Procent wynagrodzenia chorobowego:
    • nie jest zaznaczony [ ] (domyślne ustawienie) – co oznacza, że procent wynagrodzenia chorobowego odczytywany jest z konfiguracji (80%),
    • zaznaczenie [v] parametru pozwala użytkownikowi na wpisanie procentu. Procent dla wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez firmę pobierany jest z procentu ustawionego na pracowniku. Dla zasiłków płaconych w imieniu ZUS procent jest zawsze odczytywany z konfiguracji (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zasiłki).
  • Chorobowe finansowane przez pracodawcę do … dni – zaznaczenie parametru i wpisanie liczby dni spowoduje, że dla takiego pracownika zasiłek chorobowy będzie wypłacany począwszy od 15-go dnia niezdolności do pracy z powodu choroby w roku (a nie od 34-go dnia). Parametr dotyczy osób, które ukończyły 50 rok życia, przepis obowiązuje od 1.02.2009r. Przy polu widnieje także data obowiązywania parametru.

Na podstawie odnotowanej daty urodzenia pracownika wypełniane są automatycznie dane dotyczące skróconego do 14 dni okresu finansowania przez firmę wynagrodzenia za czas choroby i daty obowiązywania tego ustawienia. Program ustawia datę zgodną z wymogiem ZUS, czyli pierwszym dniem roku następującego po roku, w którym pracownik ukończył 50 lat. Dodatkowo sprawdzana jest data obowiązywania ustawy i w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50 lat przed 2009 rokiem ustawiana jest data graniczna 01.01.2009. Dane zostaną uzupełnione automatycznie przez program Comarch ERP Optima, jeżeli nie zostały one wcześniej wypełnione przez użytkownika programu.

Bilans otwarcia nieobecności ZUS – informacje są istotne w sytuacji, gdy zatrudniamy pracowników w trakcie roku. Sekcja ta pozwala na odnotowanie informacji o: 
  • Informacje na dzień – najczęściej data zatrudnienia pracownika.
  • Dni wykorzystane w poprzedniej firmie – należy wpisać liczbę dni zwolnienia lekarskiego sfinansowanego w danym roku kalendarzowym przez poprzedniego pracodawcę. Należy ze świadectwa pracy pracownika przepisać liczbę dni, za które w poprzedniej firmie w danym roku kalendarzowym wypłacono ‘Wynagrodzenie za czas choroby’.
  • 90 dni ciągłości – parametr historyczny.
  • Prawo do zasiłku chorobowego od dnia – w przypadku, gdy nowo zatrudnianego pracownika nie obowiązuje okres wyczekiwania na zasiłek chorobowy należy uzupełnić datę przyznania zasiłku chorobowego (najczęściej jest to data zatrudnienia). Dla nowo zatrudnionego pracownika, jeśli z odnotowanych w historii zatrudnienia i historii wykształcenia danych wynika, że nie obowiązuje go okres wyczekiwania na zasiłek, bo spełnia co najmniej jeden z poniższych warunków:
    • ma co najmniej 10 lat stażu ubezpieczeniowego (staż pracy poza firmą),
    • podjął pracę po przerwie nie dłużej niż 30 dni od poprzedniego zatrudnienia,
    • jest absolwentem szkoły i podjął pracę w ciągu 90 dni od ukończenia szkoły,
    • jest zatrudniony w tej firmie ponownie, ale przerwa pomiędzy kolejnymi okresami zatrudnienia jest nie dłuższa niż 30 dni,
    • posiadał w tej firmie umowę cywilnoprawną z tytułu której podlegał ubezpieczeniu chorobowemu i przerwa pomiędzy umową, a zatrudnieniem na etat jest nie dłuższa niż 30 dni.
    automatycznie ustawia się data zgodna z datą zatrudnienia w polu Prawo do zasiłku chorobowego od dnia. Wstawianie daty, od której pracownikowi przysługuje prawo do zasiłku, jest wykonywane tylko po edycji historii zatrudnienia pracownika i/lub edycji historii wykształcenia.
  • Opieka nad dzieckiem (do 60 dni) – dotyczy wykorzystanego w danym roku kalendarzowym u poprzedniego pracodawcy limitu związanego z opieką nad dzieckiem (do 14 roku życia – 60 dni).
  • Opieka nad innym członkiem rodziny (do 14 dni) – dotyczy wykorzystanego w danym roku kalendarzowym u poprzedniego pracodawcy limitu związanego z opieką nad innym członkiem rodziny (14 dni).
Dotyczy wersji: 2018.6.1
  • Opieka nad niepełnosprawnym dzieckiem do lat 18 (do 30 dni) – dotyczy wykorzystanego w danym roku kalendarzowym u poprzedniego pracodawcy limitu związanego z opieką nad niepełnosprawnym dzieckiem do lat 18 (do 30 dni).

Formularz danych pracownika - zakładka Ubezpieczenie cd.

W celu poprawnego generowania deklaracji zgłoszeniowych i poprawnego wyliczania wynagrodzenia należy uzupełnić także dodatkowe informacje o ubezpieczeniu pracownika. Na zakładce tej określamy, czy osoba ma:
  • Ustalone prawo do emeryt. lub renty – pole to uzupełniamy wpisując z ręki odpowiedni kod (0-standard, 1‑emeryt lub 2-rencista) lub wybierając z pomocniczej listy, która dostępna jest po wciśnięciu przycisku Ustal. prawo do emer. lub renty. Kod ten pojawia się jako przedostatnia cyfra kodu tytułu ubezpieczenia.
  • Kod stopnia niepełnosprawności określa, czy pracownik posiada orzeczenie o stopniu niepełnosprawności. Jeśli tak, to jakiego rodzaju i na jak długi okres. Standardowo w programie pole to przyjmuje wartość 0 (osoba nielegitymująca się orzeczeniem). Jest to bardzo istotna informacja, szczególnie w Zakładach Pracy Chronionej, ponieważ wpływa na sposób i źródło refundowania składek na ubezpieczenia społeczne. Kod ten pojawia się jako ostatnia cyfra kodu tytułu ubezpieczeń.
  • Kod niezdolności do pracy – to informacja o rodzaju i czasie niezdolności do pracy. Standardowo przyjmuje wartość 01 (osoba nielegitymująca się orzeczeniem o niezdolności do pracy).

Kod stopnia niezdolności do pracy był stosowany do 30.09.2003r. Od 1.10.2003 zaczęło obowiązywać Rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 6 sierpnia 2003 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz. U. Nr 150, poz. 1457). W myśl tego rozporządzenie została ograniczona ilość danych przesyłanych do ZUS, ograniczenie to dotyczy między innymi kodu stopnia niezdolności do pracy, czy kodu wykształcenia.

W chwili obecnej o niepełnosprawności pracownika i ewentualnej refundacji decyduje jednoznakowy kod stopnia niepełnosprawności.

  • Kod pracy górniczej z okresem od…do.
  • Kod pracy w warunkach szczególnych z okresem od…do – dotyczy specyficznych rodzajów zatrudnienia.
  • Kod FEP z okresem od…do – istotny z punktu widzenia naliczania i odprowadzania od pracownika składki na Fundusz Emerytur Pomostowych. Od wersji 2021.0.1 podstawa składki  naliczana jest proporcjonalnie do liczby dni kalendarzowych, w których istniał obowiązek naliczania obciążeń na FEP za pracownika. Podczas wyliczania liczby dni wykonywania pracy w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze brane są pod uwagę daty od-do  ustawione przy polu Kod FEP (wcześniej daty miały jedynie charakter informacyjny i nie wpływały na wyliczenia). Ustalona liczba dni ograniczona jest do okresu obowiązywania zapisu historycznego w którym wprowadzony jest kod FEP oraz okresu zatrudnienia (jeśli z zapisu historycznego wynika, że pracownik rozpoczął/zakończył zatrudnienie w tym miesiącu).  Podstawa wymiaru składki na FEP ustalana jest proporcjonalnie również w stosunku do okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w odniesieniu do wypłacanych składników wynagrodzenia przysługujących za okres dłuższy niż miesiąc. Jeśli pracownik w wypłacie ma naliczone elementy za różne okresy (za różne miesiące w przypadku elementów wypłacanych za okres miesiąca lub za różne okresy, w przypadku dodatków okresowych) podstawa FEP zostanie ustalona oddzielnie dla każdego okresu. Jeśli pracownik był zatrudniony tylko przez część miesiąca podczas wyliczania podstawy FEP podstawa składki emerytalnej będzie dzielona przez liczbę dni kalendarzowych zawężoną do okresu zatrudnienia. Podczas wyliczania podstawy FEP podstawa składki emerytalnej z wszystkich elementów wynagrodzenia naliczonych w wypłacie za dany okres (za dany miesiąc lub za okres dla elementów okresowych) będzie dzielona przez liczbę dni kalendarzowych w okresie, za który przysługują elementy  i mnożona przez liczbę dni wykonywania pracy w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze ustaloną na podstawie danych u pracownika.
  • Kod NFZ – kod oddziału NFZ (lista słownikowa) i data przystąpienia.
  • Kod pokrewieństwa z pracodawcą – pole to uzupełnia się zgłaszając do ubezpieczenia osobę współpracującą z właścicielem (płatnikiem będącym osobą fizyczną).
  • Kod wykształcenia – dwucyfrowy kod określający rodzaj ukończonej szkoły. Kod zgodny z wytycznymi ZUS.
Dotyczy wersji: 2019.3.1
  • Nauczyciel – parametr należy zaznaczyć w przypadku pracowników wykonujących pracę nauczycielską. Zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne wygenerowanie załącznika ZUS RPA z informacją o okresach pracy nauczycielskiej dla pracownika, podczas naliczania deklaracji rozliczeniowej. Wykazywany w deklaracji ZUS RPA wymiar zajęć nauczyciela, ustalany jest na podstawie wymiaru etatu pracownika.
  • Informacje o przekroczeniu rocznej podstawy składek – pole to umożliwia odnotowanie informacji o miesiącu i roku, w którym nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy składek dla pracownika uzyskującego przychody z kilku źródeł (zatrudnienie w kilku firmach). Jeśli pracownik nie otrzymuje dodatkowych przychodów podstawa składek emerytalno-rentowych jest automatycznie ograniczana i nie ma potrzeby odnotowywania informacji o przekroczeniu podstawy na formularzu danych pracownika. Należy określić, kto przekazał tą informację (brak – standard, ubezpieczony, płatnik lub ZUS) i wpisać kwotę przekroczenia. Kwota ta może oznaczać podstawę, od jakiej będą liczone składki we wskazanym miesiącu (podstawa składki) lub kwotę przychodu pracownika (przekroczenie podstawy) osiągniętego do danego miesiąca. W tym przypadku program sam wyliczy podstawę składek. W przypadku zatrudnienia pracownika w trakcie roku, za pomocą opcji Przekroczenie podstawy można odnotować informację o kwocie podstawy, od której były naliczone składki emerytalno-rentowe u poprzedniego pracodawcy w danym roku.
 
Uwaga
W przypadku, gdy pracownik ma przekroczenie podstawy składek emerytalno-rentowych w kilku kolejnych latach, informację o kwocie podstawy oraz miesiącu przekroczenia w kolejnym roku należy wprowadzić za pomocą aktualizacji danych kadrowych. Aby ułatwić odszukanie pracowników, którzy w danym roku kalendarzowym miały przekroczenie podstawy składek emerytalno – rentowych należy przygotować wydruk dostępny z poziomu listy pracowników w Kadrach/ Wydruki płacowe/ Przekroczenie rocznej podstawy emer.-rent.
  • Podstawa składek emerytalno-rentowych – średnia z 12 miesięcy przed urlopem oraz pole Od dnia – należy wpisać kwotę, stanowiącą podstawę składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe dla danej osoby, która odpowiada przeciętnemu wynagrodzeniu pracownika z 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu wychowawczego. Od 01.09.2013 maksymalną podstawę wymiaru składek osoby na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60% prognozowanego wynagrodzenia na dany rok. Minimalna podstawa składek emerytalno-rentowych nie może być niższa niż 75% minimalnego wynagrodzenia i niższa niż aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie ustalone proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika. Wpisanie u pracownika kwoty spowoduje, że podstawa składek w wypłacie będzie liczona następująco:
    • od podstawy wpisanej u pracownika, jeśli jest ona niższa od maksymalnej podstawy odczytanej z konfiguracji dla danego roku i wyższa od 75% minimalnej płacy,
    • od podstawy z konfiguracji, gdy podstawa wpisana u pracownika jest wyższa od odczytanej z konfiguracji,
    • od 75% minimalnej płacy, bez względu na wymiar etatu, jeśli wpisana u pracownika kwota jest niższa niż 75% minimalnej płacy.
Uwaga
Od wersji 2017.5 podstawa składek emerytalno-rentowych dla pracowników przebywających na urlopie wychowawczym jest automatycznie naliczana w wypłacie, jako średnia z wynagrodzenia pracownika uzyskanego w okresie 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu wychowawczego. W związku z tym nie trzeba uzupełniać pola Podstawa składek emerytalno ‑ rentowych – średnia z 12 miesięcy przed urlopem. Powinno ono być uzupełnione tylko w przypadku, gdy pracownik zatrudniony w firmie od dłuższego czasu nie ma naliczonych wypłat w programie, z których można naliczyć średnią. W sytuacji gdy podstawa wyliczona z poprzednich wypłat jest niższa niż obowiązujące wynagrodzenie minimalne ustalone proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika program podwyższa ją do tej wartości.
  • Nie generuj podwyższenia zasiłku macierzyńskiego – parametr ma wpływ na naliczanie podwyższenia zasiłku macierzyńskiego w przypadku, gdy kwota zasiłku macierzyńskiego po pomniejszeniu o zaliczkę podatku jest niższa niż kwota świadczenia rodzicielskiego. Zaznaczenie parametru powoduje nie naliczanie podwyższenia zasiłku macierzyńskiego w wypłacie pracownika. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.
Formularz danych pracownika zakładka Ubezpieczenie cd.

Formularz danych pracownika - zakładka Ubezpieczenie (etat)

Ubezpieczenie – zatrudniając pracownika należy zgłosić go do ubezpieczeń ZUS. Po wpisaniu daty zatrudnienia i przejściu na zakładkę [Ubezpieczenie (etat)] program po uzupełnieniu kodu wynikającego z rodzaju zatrudnienia, automatycznie podpowie datę zgłoszenia zgodną z wpisaną datą zatrudnienia i po wpisanym kodzie ubezpieczenia rozpozna, które ubezpieczenia zaznaczyć.
Rys 27. Formularz danych pracownika zakładka Ubezpieczenie (etat)
Przykład
Najczęściej wykorzystywanym kodem jest 0110 (pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę) i dla niego zaznaczają się obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zgłoszenie do dobrowolnych ubezpieczeń jest możliwe tylko wówczas, gdy nie ma obowiązkowego ubezpieczenia. 
 
  • Po wpisaniu kodu ubezpieczenia domyślnie zaznacza się parametr Składka zdrowotna ograniczona do wysokości podatku. Działanie:
    • zaznaczony [√] – zgodnie z obowiązującymi przepisami składka zdrowotna zostaje ograniczona do wysokości podatku,
    • niezaznaczony [ ] – wyłączenie parametru powoduje, że dla wypłat pracownika liczonych dla wybranego kodu ubezpieczenia składka zdrowotna liczy się bez ograniczenia do wysokości podatku (do wykorzystania przy naliczaniu wypłat dla pracowników eksportowych lub otrzymujących wynagrodzenia finansowane z funduszy Unii Europejskiej).
Uwaga
Kody tytułu ubezpieczenia, które obecnie nie są stosowane, ale były wykorzystywane w poprzednich latach, są widoczne na liście kodów ZUS z opisem „historyczny”.
Wyrejestrowanie z ubezpieczeń – zwolnienie pracownika z pracy pociąga za sobą obowiązek wyrejestrowania z ubezpieczeń. Wyrejestrowanie powinno nastąpić z dniem następnym po dniu zwolnienia, a informacja o tym powinna trafić do ZUS w ciągu 7 dni od daty wyrejestrowania. Po wpisaniu daty i przyczyny wyrejestrowania program automatycznie wyrejestruje pracownika z tych ubezpieczeń, do których był zgłoszony.
Dotyczy wersji: 2019.2.1
Uwaga
W przypadku, gdy pracownik ma wykonaną aktualizację danych kadrowych w trakcie ostatniego miesiąca zatrudnienia, datę wyrejestrowania z ubezpieczeń należy odnotować we wszystkich zapisach historycznych dotyczących tego miesiąca, w celu poprawnego naliczenia wypłaty z poprawnym kodem ubezpieczenia 3000.   
Tryb rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy – po odnotowaniu daty wyrejestrowania z ubezpieczeń pracownika, należy podać informacje związane z kodem trybu rozwiązania umowy, kodu podstawy prawnej oraz strony inicjującej rozwiązanie stosunku pracy. Dane te są niezbędne do deklaracji ZUS ZWUA.  Przy pomocy seryjnej zmiany wartości pola (Płace i kadry Plus) istnieje możliwość seryjnego wprowadzenia informacji pracownikom o trybie rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy.
Uwaga
Po wskazaniu kodu podstawy prawnej 550, użytkownik ma możliwość wprowadzenia innej podstawy prawnej. Wprowadzona informacja będzie przenoszona do deklaracji ZUS ZWUA.

Formularz danych pracownika - zakładka Zgody

Widoczna jest na niej lista zgód wyrażonych przez pracownika.
Rys 95. Formularz danych pracownika – zakładka Zgody
Na tej zakładce możliwe jest przypisywanie nowych zgód dla pracownika, ich przeglądanie oraz edycję (np. wycofanie udzielonej zgody) za pomocą ikony lupy  oraz usuwanie za pomocą ikony kosza . Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowej zgody pracownika:
Formularz zgody
Należy na nim wybrać tytuł zgody, datę wyrażenia zgody oraz źródło jej pozyskania. Pole Ip wyrażenia uzupełniane jest automatycznie o adres IP komputera na którym uzupełniono formularz. Przy ponownej edycji zgody aktywne stają się pola dotyczące wycofania zgody – Data wycofania, Źródło wycofania oraz Powód wycofania. Pole Ip wycofania uzupełniane jest automatycznie o adres IP komputera na którym uzupełniono formularz. Na zakładce [Dokumenty] formularza zgody możliwe jest dodanie załącznika w formie pliku – bądź zapisując wskazany plik do bazy, bądź zapisując link do tego pliku. Na zakładce możliwe jest również wskazanie dokumentu z Biblioteki dokumentów w przypadku posiadania licencji na moduł Obieg Dokumentów (OBD), jak również zadania i kontaktu z modułu CRM.

Formularz danych kadrowych pracownika – dostępne funkcje na pasku zadań

W trakcie wyświetlania formularza danych kadrowych pracownika na pasku zadań, oprócz przycisków grupy podstawowej, pojawiają się dodatkowe przyciski (funkcje), są to:  - Historia zmian – po naciśnięciu przycisku otwierane jest nowe okno, na którym widoczna jest lista zmian dotycząca pracownika. - Kontakty z pracownikiem (funkcja jest dostępna dla firm posiadających Comarch ERP Optima moduł CRM) - z listy pracowników w kadrach i z formularza danych kadrowych pracownika udostępniono listę kontaktów z danym pracownikiem zapisanych w Comarch ERP Optima moduł CRM / Kontakty. Domyślnie wyświetlana jest lista kontaktów, dla których podmiotem (kontrahentem) jest wskazany pracownik. Tą funkcję można wykorzystać do odnotowania np. kiedy pracownik ma odbyć badania wstępne/okresowe. - Lista podstaw obliczeniowych – znajduje się tutaj lista podstaw obliczeniowych dla: ekwiwalentu za urlop, wynagrodzenia za czas urlopu, wynagrodzenia/zasiłku za czas choroby oraz urlopu wychowawczego. Funkcja ta została omówiona w rozdziale dotyczących logów systemowych. - Zapisy kasowo/ bankowe pracownika – wyświetlone zostają zapisy kasowo/ bankowe dla wybranego pracownika. Umożliwia nam to szybki wgląd i pozwala zorientować się o aktualnych wpłatach / wypłatach dokonanych dla pracownika. W ten sposób możemy np. kontrolować zaliczki wypłacone pracownikowi. - Preliminarz płatności pracownika – po wciśnięciu tego przycisku program wyświetla nam wszystkie zapisy w preliminarzu wykonane dla pracownika, w szczególności będą to wpisy dotyczące wyliczonego wynagrodzenia. - Lista niespłaconych zaliczek/pożyczek pracownika - w programie istnieje możliwość wypłacenia zaliczek brutto / netto oraz pożyczek, a następnie ich spłacania w kolejnych wypłatach. Po wciśnięciu tego przycisku zostanie wyświetlona lista tylko i wyłącznie niespłaconych zaliczek i pożyczek. Dzięki niej można dowiedzieć się, kiedy wypłacono zaliczkę/pożyczkę, na jaką kwotę i jaka kwota została już spłacona. Po całkowitym spłaceniu zaliczka/pożyczka znika z tej listy. - Rozliczenia pracownika – funkcja ta pozwala na automatyczne rozliczenie pracownika np. można rozliczyć zaliczkę i wynagrodzenie etatowe. Jeśli na liście znajdują się zapisy, które można ze sobą rozliczyć uaktywnia się przycisk  i po jego użyciu następuje automatyczne rozliczenie zapisów. - Opis analityczny - pozwala na szczegółowe opisanie za pomocą trzech wymiarów: Wydziału, Lokalizacji i Projektu każdego elementu wypłaty i rozksięgowanie kwoty na koszty cząstkowe.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
 e-Teczka -  pozwala na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Użytkownik może dodawać dokumenty do e-Teczki pracownika oraz w prosty sposób je przeglądać. Z poziomu rozwijalnego menu przy ikonie, użytkownik ma również dostęp do Biblioteki dokumentów oraz  Archwium wydruków (dla firm posiadających Comarch ERP Optima moduł OBD Obieg dokumentów). Biblioteka dokumentów pozwala na wprowadzanie i przechowywanie dokumentów z podpiętymi scan’ami.
- Kalkulator wynagrodzeń – narzędzie służące do wyliczania kwoty brutto od podanej kwoty netto lub kwoty netto od podanej wartości brutto dla pracownika etatowego i zleceniobiorcy. Kalkulator wynagrodzeń nie jest powiązany z wyliczaniem wypłat. - Wypłaty pracownika – za pomocą tego przycisku jest możliwość podejrzenia wypłat pracownika.
Uwaga
Opisane wyżej opcje są dostępne z formularza danych kadrowych pracownika, niezależnie na której zakładce formularza będziemy.

Formularz danych pracownika(Właściciel) – zakładka Ubezpieczenie (zdrow.)

Forma opodatkowania ustalenie podstawy składki zdrowotnej
  •  Zasady ogólne – podatek według skali: Składka zdrowotna od lutego 2022r. wyliczana jest od podstawy, którą jest dochód uzyskany w poprzednim miesiącu. Składka jest naliczana w wysokości 9%. Jeśli dochód właściciela będzie niższy niż kwota minimalnego wynagrodzenia jako podstawę składki zdrowotnej zostanie przyjęta kwota minimalnego wynagrodzenia.
Pobieraj dane o dochodzie właściciela z deklaracji podatkowych. Gdy parametr jest zaznaczony i Użytkownik wskaże Firmę, w której ten właściciel ma naliczaną zaliczkę miesięczną na PIT-36 kwota dochodu za poprzedni miesiąc jest pobrana przy wyliczaniu wypłaty właściciela automatycznie z zestawienia dochodów pod składki zdrowotne naliczonego w module Księgowość. Właściciel jest identyfikowany za pomocą numeru NIP lub PESEL, dlatego powinien mieć uzupełniony chociaż jeden z wymienionych identyfikatorów niezależnie czy dane są pobierane z firmy, w której ma naliczaną wypłatę czy z innej. Zestawienia można dodać z poziomu listy zaliczek na PIT-36 na zakładce [Zestawienie dochodów do wyliczenia składki zdrowotnej]. Jeśli w momencie naliczania wypłaty zestawienia nie będzie zostanie ono automatycznie dodane. Aby zestawienie automatycznie zostało naliczone właściciel musi mieć uzupełnione dane dotyczące działalności (udziały) w kwotach deklaracji właściciela za każdy miesiąc. Zestawienie dochodu pod składki zdrowotne zawiera dane dotyczące dochodu i składek społecznych narastająco od początku roku. W przypadku pobierania kwot z zestawienia kwota z pola Dochód dla składki zdrowotnej za poprzedni miesiąc, w stosunku do miesiąca, za który liczymy wypłatę, po pomniejszeniu o dochód uwzględniony przy liczeniu podstawy składki zdrowotnej w wypłatach za poprzednie miesiące roku składkowego będzie stanowił dochód do wyliczenia składki zdrowotnej w danym miesiącu. Podaj dane o dochodzie. Parametr należy zaznaczyć, jeśli właściciel nie ma naliczanych zaliczek miesięcznych w module Księgowość. Po kliknięciu w przycisk należy podać kwotę dochodu za poszczególne miesiące pomniejszone o składki społeczne, jeśli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów np. dodając miesiąc styczeń 2022 r. należy podać dochód za styczeń 2022 r., dodając miesiąc luty 2022 r. należy podać dochód za luty 2022 r. Podczas wyliczania podstawy składki zdrowotnej zostanie uwzględniony dochód za poprzedni miesiąc, w stosunku do miesiąca, za który liczymy podstawę np. licząc wypłatę za luty 2022 r. zostanie uwzględniony dochód za styczeń 2022 r. Rozliczenie roczne. Po kliknięciu w przycisk należy podać roczną kwotę dochodu właściciela. Kwota wykazywana jest na formularzu wypłaty właściciela za kwiecień 2023 roku (i w kolejnych latach) na zakładce [5. Zdrow. roczna] w polu Dochód z dział. gosp. za poprzedni rok. Kwotę dochodu należy podać w danych właściciela jedynie, gdy dane do wyliczania miesięcznej podstawy były także podawane ręcznie i pracownik nie ma naliczonej deklaracji rocznej PIT.
  •  Zasady ogólne – podatek liniowy: Składka zdrowotna od lutego 2022r. wyliczana jest od podstawy, którą jest dochód uzyskany w poprzednim miesiącu. Składka jest naliczana w wysokości 4,9%. Jeśli składka stanowiąca 4,9% dochodu będzie niższa niż kwota stanowiąca 9% od minimalnego wynagrodzenia jako podstawę składki zdrowotnej zostanie przyjęta kwota minimalnego wynagrodzenia. Składka w takim przypadku wyniesie 9% podstawy.
Pobieraj dane o dochodzie właściciela z deklaracji podatkowych. Gdy parametr jest zaznaczony i Użytkownik wskaże Firmę, w której ten właściciel ma naliczaną zaliczkę miesięczną na PIT-36L kwota dochodu za poprzedni miesiąc jest pobrana przy wyliczaniu wypłaty właściciela automatycznie z zestawienia dochodów pod składki zdrowotne naliczonego w module Księgowość. Właściciel jest identyfikowany za pomocą numeru NIP lub PESEL, dlatego powinien mieć uzupełniony chociaż jeden z wymienionych identyfikatorów niezależnie czy dane są pobierane z firmy, w której ma naliczaną wypłatę czy z innej. Zestawienia można dodać z poziomu listy zaliczek na PIT-36L na zakładce [Zestawienie dochodów do wyliczenia składki zdrowotnej]. Jeśli w momencie naliczania wypłaty zestawienia nie będzie zostanie ono automatycznie dodane. Aby zestawienie automatycznie zostało naliczone właściciel musi mieć uzupełnione dane dotyczące działalności (udziały) w kwotach deklaracji właściciela za każdy miesiąc. Zestawienie dochodu pod składki zdrowotne zawiera dane dotyczące dochodu i składek społecznych narastająco od początku roku. W przypadku pobierania kwot z zestawienia kwota z pola Dochód dla składki zdrowotnej za poprzedni miesiąc, w stosunku do miesiąca, za który liczymy wypłatę, po pomniejszeniu o dochód uwzględniony przy liczeniu podstawy składki zdrowotnej w wypłatach za poprzednie miesiące roku składkowego będzie stanowił dochód do wyliczenia składki zdrowotnej w danym miesiącu. Podaj dane o dochodzie. Parametr należy zaznaczyć, jeśli właściciel nie ma naliczanych zaliczek miesięcznych w module Księgowość. Po kliknięciu w przycisk należy podać kwotę dochodu za poszczególne miesiące pomniejszone o składki społeczne, jeśli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów np. dodając miesiąc styczeń 2022 r. należy podać dochód za styczeń 2022 r., dodając miesiąc luty 2022 r. należy podać dochód za luty 2022 r. Podczas wyliczania podstawy składki zdrowotnej zostanie uwzględniony dochód za poprzedni miesiąc, w stosunku do miesiąca, za który liczymy. Rozliczenie roczne. Po kliknięciu w przycisk należy podać roczną kwotę dochodu właściciela. Kwota wykazywana jest na formularzu wypłaty właściciela za kwiecień 2023 roku (i w kolejnych latach) na zakładce [5. Zdrow. roczna] w polu Dochód z dział. gosp. za poprzedni rok. Kwotę dochodu należy podać w danych właściciela jedynie, gdy dane do wyliczania miesięcznej podstawy były także podawane ręcznie i pracownik nie ma naliczonej deklaracji rocznej.
  •  Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych Od stycznia 2022 podstawę składki zdrowotnej stanowi odpowiedni procent przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobrana z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł. zdrowotna)’. Wysokość podstawy jest zależna od kwoty osiągniętego przychodu właściciela od początku roku do danego miesiąca włącznie, za który jest naliczana składka zdrowotna lub kwoty przychodu za poprzedni rok.
Podstawa składki zdrowotnej:
  • Jeśli przychód właściciela wyniesie do 60 000 zł składka będzie wyliczona jako 9% od podstawy stanowiącej 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobranej z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł. zdrowotna)’.
  • Jeśli przychód właściciela wyniesie powyżej 60 000 zł, ale nie więcej niż 300 000 zł składka będzie wyliczona jako 9% od podstawy stanowiącej 100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobranej z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł. zdrowotna)’.
  • Jeśli przychód właściciela wyniesie powyżej 300 000 zł składka będzie wyliczona jako 9% od podstawy stanowiącej 180% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobranej z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł. zdrowotna)’.
Opłacanie składek na podstawie przychodu z poprzedniego roku. Parametr należy zaznaczyć, jeśli właściciel chce opłacać składkę na podstawie kwoty przychodu za poprzedni rok. Pobieraj dane o przychodzie właściciela z deklaracji podatkowych. Gdy parametr jest zaznaczony i Użytkownik wskaże Firmę, w której ten właściciel ma naliczaną zaliczkę miesięczną na PIT 28 lub deklarację roczną PIT-28/PIT-36/PIT-36L program pobiera automatycznie kwotę przychodu narastająco za bieżący rok lub poprzedni z zestawienia przychodów pod składki zdrowotne lub deklaracji rocznej PIT-28/PIT-36/PIT-36L za poprzedni rok naliczonych w module Księgowość. Właściciel jest identyfikowany za pomocą numeru NIP lub PESEL, dlatego powinien mieć uzupełniony chociaż jeden z wymienionych identyfikatorów niezależnie czy dane są pobierane z firmy, w której ma naliczaną wypłatę czy z innej. Kwota przychodu z deklaracji rocznych będzie pomniejszona o składki społeczne właściciela wprowadzone w kwotach indywidualnych właściciela. Zestawienia można dodać z poziomu listy zaliczek na PIT-28 na zakładce [Zestawienie przychodów do wyliczenia składki zdrowotnej]. Jeśli w momencie naliczania wypłaty zestawienia nie będzie zostanie ono automatycznie dodane. Aby zestawienie automatycznie zostało naliczone właściciel musi mieć uzupełnione dane dotyczące działalności (udziały) w kwotach deklaracji właściciela za każdy miesiąc. W zestawieniu przychód dla danych stawek procentowych będzie wykazywany za każdy miesiąc oddzielnie. W pozycji Przychód narastająco dla składki zdrowotnej będzie zaprezentowana suma przychodu z dodanych zestawień od początku roku pomniejszone o składki społeczne pobrane z kwot deklaracji właściciela. Kwota z tego pola zostanie uwzględniona przy wyliczania podstawy składki zdrowotnej. Podaj dane o przychodzie. Jeśli właściciel nie ma naliczanych deklaracji podatkowych oraz zaliczek miesięcznych w module Księgowość należy podać je na formularzu właściciela po zaznaczeniu parametru. W przypadku opłacania składek na podstawie kwot z bieżącego miesiąca należy podać kwotę przychodu narastająco od początku roku do danego miesiąca włącznie po kliknięciu w przycisk  dostępny przy polu Przychód za bieżący rok pomniejszony o składki społeczne narastająco. Kwoty należy wprowadzać za pomocą aktualizacji zapisu z dniem 1 dnia danego miesiąca np. przychód za styczeń należy wprowadzić aktualizację od 1 stycznia 2022 r. W przypadku opłacania składek na podstawie przychodu za poprzedni rok należy dodatkowo podać kwotę dodają rok i kwotę przychodu klikając w przycisk dostępny przy polu Przychód za poprzedni rok pomniejszony o składki społeczne. • Karta podatkowa – podstawę składki zdrowotnej od stycznia 2022 r. stanowi kwota najniższego wynagrodzenia dla etatu zapisana w konfiguracji programu w gałęzi Płace/Wynagrodzenia. Składka wyliczana jako 9% podstawy. Użytkownik może podać ilość działalności, które są w ten sposób opodatkowane. • Bez formy opodatkowania – w przypadku ustawienia tej formy składka zdrowotna wyliczana będzie jako 9% od podstawy stanowiącej 100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku pobrana z konfiguracji ze wskaźnika ‘Przeciętne wynagrodzenie (skł.zdrowotna)’. Użytkownik może podać ilość działalności, które są w ten sposób opodatkowane. W przypadku gdy jako forma opodatkowania ustawiona jest opcja ‘Zasady ogólne- podatek według skali’, ‘Zasady ogólne - podatek liniowy’ oraz ‘Ryczałt dla przychodów ewidencjonowanych’ i dane o dochodzie/przychodzie właściciela pobierane są z deklaracji podatkowych aktywny jest parametr Nie przenoś składki zdrowotnej na kwoty deklaracji (domyślnie niezaznaczony). Zaznaczenie parametru powoduje wyłączenie przenoszenia składek zdrowotnych z listy płac na kwoty indywidualne.

Formularz danych pracownika

Wszystkie informacje personalne o danym pracowniku dostępne są w Formularzu danych pracownika. Ze względu na dużą ilość informacji ewidencjonowanych na formularzu danych pracownika został on podzielony na zakładki: [Ogólne],  [Nr ident./podatki],  [Etat],  [Ubezpieczenie(etat)],  [Ubezpieczenie cd],  [Inne informacje],  [Dodatkowe], [Zgody].
Uwaga
Pomiędzy poszczególnymi zakładami formularza danych pracownika można przechodzić używając skrótu <ALT>+<CYFRA>. Np. użycie skrótu <ALT>+<5> spowoduje przejście na zakładkę [Ubezpieczenie cd.].
Funkcje na wstążce:

Funkcje dostępne z formularza pracownika

Zajęcia wynagrodzenia

Zajęcia wynagrodzenia  - na liście zajęć wynagrodzenia można rejestrować obciążenia komornicze lub z innych tytułów. Na formularzu zajęcia wynagrodzenia należy podać informacje dotyczące danego obciążenia takie jak:  
  • sygnaturę akt,
  • datę dostarczenia decyzji,
  • komornika, dla którego ma być wygenerowana płatność. Komorników wybiera się spośród kontrahentów, którzy mają zaznaczony parametr Komornik na formularzu kontrahenta. Jeśli na formularzu komornika ustawiona jest forma płatności przelew dodatkowo na formularzu zajęcia pojawia się bank i numer rachunku, jeśli wskazana jest gotówka pole bank jest nieaktywne.
  • Typ składnika, jaki ma być generowany w wypłacie, jako spłata do danego obciążenia. Aby dany typ wypłaty był dostępny na formularzu zajęcia wynagrodzenia w jego Konfiguracji musi być zaznaczony parametr Zajęcie wynagrodzenia i dodatkowo musi być on przypięty do grupy ograniczeń potrąceń.
  • Okres, w którym ma być naliczane dane potrącenie.
  • Kwotę miesięczną lub całkowitą wartość potracenia. Jeśli do danego obciążenia są już naliczone jakiekolwiek spłaty nie można edytować pola z rodzajem zajęcia.
Zajęcia wynagrodzeń naliczane są zawsze w wypłatach etatowych.Dodatkowo można naliczyć je na listach płac typu ‘Inne’. Po naliczeniu wypłaty  innej z dodatkiem należy uruchomić naliczanie zajęcia za pomocą przycisku . Automatycznie zostanie dodane zajęcie wynagrodzenia, które ma przypięte pracownik oraz wyliczona kwota z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z grupy ograniczeń potrąceń. Podczas naliczania kwoty zajęcia wynagrodzenia na liście etatowej oraz innej uwzględniane są wszystkie wypłaty pracownika naliczone na listach płac typu etat, zaliczka brutto, inna wypłata, które są wypłacone w tym samym miesiącu co wypłata, w której jest naliczane zajęcie. Przy ustalaniu maksymalnej kwoty możliwej do potrącenia zostaną uwzględnione elementy z wszystkich wypłat, które nie mają zaznaczony parametr ‘Doliczany po ograniczeniu potrąceń’. Dla pożyczek PKZP, kwoty spłat pożyczek będą wpływać na wyliczenie kwoty zajęcia w zależności od ustawienia parametru ‘Spłaty pożyczek doliczane po ograniczeniu potrąceń’ z poziomu konfiguracji [Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry \ Spłaty pożyczek ]. Niezależnie od ilości wypłat w danym miesiącu zostanie wyliczona jedna kwota wolna od potrąceń.   Zajęcia mogą być naliczane także w wypłatach umów cywilnoprawnych, jeśli na formularzu zajęcia zaznaczony jest parametr Egzekucja również z wypłat umów. Przy naliczaniu potrąceń komorniczych w wypłacie umów kwoty obciążeń są ograniczane zgodnie z ustawieniem na formularzu danego zajęcia. Użytkownik może ustawić ograniczenie potrącenia z wypłat umów:
  • do wysokości kwoty wypłaty,
  • do wskazanej kwoty netto wolnej od potrąceń,
  • do wskazanego procentu kwoty netto wolnej od potrąceń.
  • kwota wolna zależna od czasu pracy.
Od 1 stycznia 2019 r. do wynagrodzenia z umowy zlecenia posiadającego charakter świadczenia powtarzającego się, które służy zapewnieniu utrzymania lub stanowi jedyne źródło dochodu, stosuje się w całości przepisy Kodeksu pracy o granicy potrącenia i kwocie wolnej od potrąceń (art. 87 i 871). Parametr Procent wynagrodzenia podlegającego egzekucji zgodnie z ustawieniami grupy ograniczeń potrąceń  pozwala na wyliczenie maksymalnej wysokości zajęcia zgodnie z ustawieniami wynikający z grupy ograniczeń potrąceń, do której jest przypięte zajęcie pracownika (Ograniczenia dotyczące wynagrodzeń nie będących zasiłkami ZUS – pole Pozostałe wynagrodzenie podlegające egzekucji do % kwoty netto), np. w przypadku zajęcia wynagrodzenia rozliczanego za pomocą typu składnika, który jest przypięty do grupy ograniczeń z innych tytułów zajęcie zostanie pobrane w wysokości maksymalnie do 50% kwoty netto wypłaty umowy. Jeśli podczas wyliczania zajęć dla zleceniobiorców chcemy oprócz ograniczenia maksymalnej kwoty do potrącenia zastosować także kwotę wolną należy ustawić odpowiednią opcję w polu Ograniczenie potrącenia. Opcja Kwota wolna zależna od czasu pracy pozwala na zastosownie kwoty wolnej podczas wyliczania zajęć wynagrodzenia dla zleceniobiorców zgodnie ze stanowiskiem resortu sprawiedliwości. Kwota wolna wyliczana jest następująco:
  • ustalenie wymiaru czasu pracy zleceniobiorcy – czas pracy wynikający z umowy przyrównujemy do normy czasu pracy w danym miesiącu dla pracownika zatrudnionego na pełnym etacie. Czas pracy pobierany jest z zestawienia czasu pracy lub kalendarza (nie)obecności w zależności od ustawienia parametru Czas pracy dla umowy pobierać. Jeśli pracownik nie ma umowy rozliczanej godzinowo do wyliczeń przyjmowany jest czas pracy dla całego etatu niezależnie od okresu, na który zawarta jest umowa. W przypadku zleceniobiorcy kwoty wolne od potrąceń ulegają obniżeniu jak przy zatrudnieniu niepełnoetatowym – zgodnie z art. 871 2 Kodeksu pracy, a zatem  jeśli w danym miesiącu wykonawca zlecenia przepracował część miesiąca a przez to mniej godzin niż wynosi nominalny czas pracy przewidziany dla pracownika pełnoetatowego, kwoty wolne ulegają proporcjonalnemu obniżeniu tak jak przy zatrudnieniu na część etatu.
  • ustalenie minimalnego wynagrodzenia dla wyliczonego wymiaru etatu;
  • ustalenie kwoty wolnej – wyliczenie kwoty netto od ustalonej kwoty minimalnego wynagrodzenie w poprzednim punkcie. Kwota netto wyliczana jest przy zastosowaniu takich samych ustawień dotyczących składek i podatku jak umowa cywilnoprawna, którą ma pracownik.
Zleceniobiorca w styczniu 2019 r. ma umowę zlecenie – 2000 zł. Jest zgłoszony do wszystkich ubezpieczeń ZUS. Przepracował 88 godz. Ma zajęcie wynagrodzenia z innych tytułów w kwocie 5000 zł. Norma czasu pracy dla stycznia 2019 dla pracownika etatowego wynosi 176 godzin. Na formularzu zajęcia wynagrodzenia pracownika zaznaczony jest parametr Procent wynagrodzenia podlegającego egzekucji zgodnie z ustawieniami grupy ograniczeń potrąceń oraz w polu Ograniczenie potrącenia ustawiona opcja Kwota wolna zależna od czasu pracy.
Przykład
Pracownik ma w wypłacie naliczone wynagrodzenie brutto w kwocie 2000 zł. Kwota netto wypłaty wynosi 1469,48 zł. Zgodnie z grupą ograniczeń potrąceń maksymalnie można potrącić do 50% kwoty netto umowy, czyli kwotę 734, 74 zł (50%*1469,48 zł). Sprawdzamy czy po potrąceniu kwoty 734,74 zł pracownik będzie miał zapewnioną kwotę netto. Kwota wolna zostanie wyliczona następująco:
  • 80 godz./160 godz. =0,50 etatu – wymiar etatu zleceniobiorcy,
  • 2800 zł * 0,50 etatu = 1400 zł,
  • 1400 zł – 191,94 (skł. społeczne) – 71,00 (zaliczka podatku) – 108,73 (skł. zdrow.) = 1028,33 zł
Kwota wolna wynosi 1028,33 zł. 734,74 zł (1469,48 – 734,74) <1028,33 zł – nie można potrącić 50% kwoty netto ponieważ nie zostanie zachowana kwota netto. Zleceniobiorca będzie miał naliczone zajęcie w kwocie 441,15zł (1469,48-441,15 =1028,33 zł).
W przypadku generowania w wypłatach spłat obciążeń komorniczych, które zostały zadeklarowane w kadrach, jako kwota całkowita zadłużenia do spłaty, w wypłacie kontrolowana jest całkowita kwota spłaty i po spłaceniu całego zadłużenia potrącenia automatycznie przestają się naliczać. Spłaty do zajęć zadeklarowanych w kwocie miesięcznej, są naliczane bez względu na to, jaka jest suma dotychczasowych spłat. Zaznaczenie parametru Spłacone w całości na formularzu zajęcia, spowoduje że nie będą już generowane spłaty do danego zajęcia. Spłaty nie będą również generowane dla zajęć oznaczonych jako Nieaktywne. W przypadku, gdy pracownik ma więcej niż jedno zajęcie podlegające egzekucji z wypłaty, kolejność ich naliczania wynika z kolejności zadeklarowanej w Grupach ograniczeń potrąceń w konfiguracji dla poszczególnych typów potrąceń. Jeśli dodatkowo więcej niż jedno zajęcie pracownika ma przypisany ten sam typ wypłaty, to o kolejności liczenia spłat zajęć o tym samym typie wypłaty, decyduje wartość ustawiona w polu Priorytet na zajęciu – im niższy priorytet, tym wcześniej liczone jest potrącenie do danego zajęcia. Podczas naliczania wypłaty z zajęciem wynagrodzenia, automatycznie tworzone są dwie grupy płatności. Jedna z tytułu wynagrodzenia dla pracownika i druga z tytułu zajęć wynagrodzenia dla komorników. Dla każdej spłaty zajęcia wynagrodzenia zapisanej w wypłacie, tworzona jest oddzielna płatność dla komornika, na kwotę odpowiadająca wartości potrącenia w wypłacie. W przypadku, gdy płatność dla komornika jest generowana, jako przelew w opisie do banku znajduje się informacja o typie składnika, imieniu i nazwisku pracownika oraz sygnaturze akt. Płatności dla komornika nie podlegają ręcznej edycji z poziomu wypłaty pracownika – ewentualne modyfikacje mogą być wykonane tylko bezpośrednio na zdarzeniu kasowo-bankowym w Preliminarzu płatności w module Kasa/Bank.
Uwaga
W wypłacie korygującej naliczonej do wypłaty anulowanej, w której były zajęcia wynagrodzenia, wprowadzono możliwość skopiowania wartości tego zajęcia z wypłaty anulowanej. Płatności z tytułu zajęć komorniczych dotyczące wypłat korygujących automatycznie otrzymują status Nie podlega rozliczeniu. W wypłacie jest możliwość przeliczenia wyliczonej kwoty potrącenia komorniczego pracownika po wprowadzeniu zmian w elementach wypłaty. Przeliczenie jest wykonywane za pomocą przycisku  dostępnego na zakładce Elementy wypłaty w wypłatach naliczonych na listach płac o rodzaju etat oraz inna wypłata dla potrąceń przypiętych na liście zajęć wynagrodzenia pracownika. W przypadku, gdy w jednej wypłacie jest naliczone potrącenie komornicze oraz spłata pożyczki, wywołanie przeliczenia kwoty potrącenia po ręcznej modyfikacji elementów wypłaty spowoduje przeliczenie jedynie zajęcia wynagrodzenia. Kwota spłaty pożyczki nie ulegnie zmianie automatycznie, w razie potrzeby można ją skorygować ręcznie.
Kwota aktualnego zadłużenia (kwota pozostająca do spłaty), związanego z poszczególnymi odnotowanymi u pracownika obciążeniami komorniczymi, jest widoczna na liście zajęć wynagrodzenia pracownika, a łączna spłacona kwota jest widoczna na formularzu danego zajęcia wynagrodzenia pracownika w kadrach.

Schemat płatności

Schemat płatności – umożliwia podział wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia najczęściej na: wypłatę z kasy (gotówka) i rachunek bankowy (przelew). z poziomu Listy form płatności, można dodać/ edytować formę płatności, gdzie dostępne są następujące pola: Forma płatności – dostępne są: gotówka, czek, przelew, kredyt, inna. Odbiorca płatności  – z możliwością wyboru Pracownik/Kontrahent/Wspólnik. Odbiorcą wynagrodzenia pracownika w całości lub w części może być inny podmiot (np. komornik, odbiorca alimentów, współmałżonek), a nie sam pracownik. W przypadku pracowników wieloetatowych (Płace i Kadry Plus) może posłużyć do połączenia płatności z wielu etatów w jedną płatność. Domyślnie Odbiorcą płatności jest sam pracownik, dlatego w polu Pracownik wyświetla się Akronim edytowanego pracownika. Po kliknięciu pola Pracownik pojawi się Lista pracowników – Wszyscy spośród których można wskazać innego Odbiorcę płatności niż edytowany pracownik (np. współmałżonka). Ponadto, dla formy płatności Przelew, po wskazaniu innego Odbiorcy płatności niż sam pracownik, pojawia się pole Nr/opis rachunku. Pole, typu lista zawiera rachunki bankowe zapisane w schemacie płatności wskazanego Odbiorcy płatności. Pojawią się wyłącznie te numery rachunków bankowych, dla których Odbiorca płatności jest zarówno właścicielem, jak i podmiotem. Pomocniczo wyświetla się Bank i numer rachunku wskazanego Odbiorcy płatności. Po zatwierdzeniu zmiany, Bank i numer rachunku przepisuje się do schematu płatności edytowanego pracownika. Jeśli wskazany Odbiorca płatności ma w schemacie płatności wpisany jeden rachunek bankowy, to jego numer rachunku przepisuje się domyślnie do pola Nr/opis rachunku. W przypadku, gdy Odbiorca płatności ma przypisanych kilka rachunków bankowych, to wyboru numeru konta można dokonać z listy.
Uwaga
Zmiana numeru rachunku w schemacie płatności Odbiorcy płatności nie powoduje automatycznej modyfikacji wszędzie tam, gdzie go wykorzystano. Należy edytować schematy płatności u wszystkich pracowników, u których wskazano tego Odbiorcę płatności i jego wcześniejszy numer rachunku.
Po wybraniu formy płatności Przelew, gdy odbiorcą płatności jest sam pracownik, należy wybrać Bank, automatycznie podpowie się 8 cyfr rachunku bankowego. Cyfry te jednoznacznie identyfikują dany bank. Rachunek bankowy należy więc uzupełnić jedynie o brakującą część numeru konta pracownika, a następnie nacisnąć klawisz <TAB>, pole z rachunkiem uzupełni się o numer kierunkowy banku. Dodatkowo, dla łatwiejszej identyfikacji płatności służy pole Opis rachunku, aktywne wyłącznie przy formie płatności Przelew. Wypełnienie pola nie jest obowiązkowe. Docelowo, wprowadzony opis będzie widoczny w wypłacie i na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.
Uwaga
Jeśli pracownik otrzymuje wynagrodzenie w gotówce, to na jego formularzu po wybraniu formy płatności Gotówka pola z nazwą banku i numerem konta nie są dostępne.
Na formularzu płatności algorytm podziału kwoty do wypłaty definiowany jest za pomocą następujących pól: Procent – wskazanie, jaki procent kwoty do wypłaty ma przypadać na daną płatność - przy czym dla pierwszej płatności z listy - procent liczony od całej kwoty netto, dla kolejnych płatności z listy będzie to oznaczać procent z kwoty pozostałej po obsłużeniu poprzednich płatności o niższych numerach porządkowych (tych, które były wyżej na liście płatności). Kwota – kwota podawana w złotówkach przypadająca domyślnie na daną płatność. Nadwyżki nad zadeklarowane kwoty dodawane do tej płatności – flaga pozwalająca na wskazanie płatności, na której mają być uwzględniane dodatnie różnice (przy kilku płatnościach zadeklarowanych kwotowo pozwoli to na wskazanie tej z płatności, do której ma trafiać ewentualna nadwyżka; pozwala to na obsłużenie sytuacji, w której ostatnia płatność na liście ma być domyślnie korygowana w dół, jeśli kwota z wypłaty nie wystarczy na jej obsłużenie, ale ma zadeklarowaną górną kwotę – np. alimenty na maksymalnie 500 zł przy równoczesnym zadeklarowaniu minimalnej kwoty, jaką musi otrzymać pracownik). W sytuacji, gdy płatność jest nieaktywna przez pewien okres (np. zawiesza się przelew alimentów) dopuszcza się rejestracje płatności z zerową kwotą i zerowym procentem jednocześnie.
Rys 40. Formularz płatności pracownika, gdy Odbiorcą części wynagrodzenia jest inny podmiot.
Uwaga
W schematach płatności w module Płace i Kadry ilość pozycji na liście form płatności została ograniczona do dwóch, natomiast w module Płace i Kadry Plus pracownik może mieć zdefiniowanych więcej form płatności.

Dodatki

Lista dodatkowych elementów wynagrodzenia - lista dodatków/potrąceń wypłacanych pracownikowi. Dodatki, potrącenia (ich sposób naliczania, opodatkowanie, obliczanie składek ZUS) definiujemy w Konfiguracji/ Firma/ Płace Typy wypłat. Na liście dodatków pracownika wybieramy tylko, który dodatek będzie wypłacany, w jakim okresie i kwocie. Jest możliwość przypisania pracownikowi równocześnie kilku dodatków/potrąceń, za pomocą z opcji Dodaj grupę dodatków, dostępnej w menu rozwijanym przy przycisku plus na liście dodatków pracownika. Dodanie grupy powoduje dopisanie tych dodatków (typów wypłat), których pracownik nie miał wcześniej przypisanych. Jeżeli przyznajemy pracownikowi składnik wynagrodzenia, który zdefiniowany jest jako jednorazowy, bez wpisania daty obowiązywania (do kiedy), to program automatycznie dopiszę tą datę po naliczeniu wypłaty. Jeżeli, w okresie wypłaty dla danego dodatku użytkownik wybierze okres inny niż 1 - np. 3, a pracownik ma przypięty ten dodatek w kadrach, to w wypłacie jest on proponowany - co 3-miesiące od daty przyznania (taka kontrola częstotliwości wypłacania dotyczy tylko modułu Płace i Kadry Plus).
Uwaga
Na formularzu dodatku parametr Nieaktywny pozwala na ustawienie dodatków, które nie są już wypłacane pracownikowi (uległy skróceniu, były wypłacane za dany okres). Dodatki nieaktywne na liście dodatków są wyświetlane na szaro. Dodatek oznaczony jako nieaktywny nie jest uwzględniany podczas wykonywania operacji seryjnych na dodatkach.
Nie wliczany do podstawy zasiłku po okresie wypłacania – parametr wpływa na naliczenie podstawy zasiłku pracownika. Zaznaczenie parametru powoduje, że przy wyliczaniu podstawy zasiłku ze średniej z poprzednich wypłat, dodatkowe składniki wynagrodzenia, w których jest on zaznaczony, a które przestały pracownikowi przysługiwać przed miesiącem, w którym wyliczana jest podstawa zasiłku, nie będą uwzględniane w podstawie pomimo tego, że z definicji typu wypłaty wynika, że powinny być wliczone. W przypadku, gdy podstawa przepisywana jest z poprzedniego rozliczenia nieobecności, gdy pomiędzy poprzednią, a bieżącą nieobecnością pracownik utracił prawo do dodatku, zostanie ponownie przeliczona, czyli dodatek zostanie z niej wyłączony. Na formularzu dodatku przypisanego do pracownika dostępny jest przycisk , pod którym dostępne są wszystkie zdefiniowane symbole list płac. Wypełnienie tego pola jest równoznaczne z powiązaniem dodatku z tą listą płac. W przypadku dodatków, informacja o symbolu listy płac pamiętana jest historycznie. Dodatek, dla którego wskazano symbol listy płac, będzie się wyliczał automatycznie tylko przy naliczaniu wypłaty na liście płac zgodnej ze wskazanym symbolem. Będzie domyślnie wypłacany na wskazanej liście, jeżeli wybrano schemat numeracji dotyczący list o rodzaju: „Etat”, „Inne”, bądź „Umowa”. Jeśli na formularzu dodatku nie będzie wskazany symbol listy płac, to dodatek pojawi się w pierwszej wypłacie etatowej pracownika za dany miesiąc, niezależnie od tego, jaki symbol ma lista płac, na której są naliczane wypłaty etatowe.
Rys 42. Formularz dodatku – zakładka Ogólne
Naliczanie wypłat korygujących: lista płac korygująca może być o dowolnym symbolu, ważne jest tylko powiązanie tej listy (pole Korekta do listy) z listą płac anulowaną (pierwotnie naliczoną), w wypłacie korygującej wyliczy się dodatek powiązany ze schematem numeracji listy użytym w wypłacie anulowanej.

Atrybuty pracownika (Płace i Kadry Plus)

Atrybuty to cechy, za pomocą, których można opisywać pracowników, wprowadzając dowolną liczbę dodatkowych informacji, stosownie do potrzeb danej firmy. Możliwość opisania pracownika dowolnymi niestandardowymi atrybutami (cechami) i zastosowanie ich przy definiowaniu składników wynagrodzenia pozwoli na odpowiednie sparametryzowanie naliczania wynagrodzeń i ułatwia konfigurowanie płac. Zamiast definiowania kilku podobnych typów wypłat, różniących się tylko wartością jednego parametru, można zdefiniować jeden typ wypłaty, używając jako parametru odpowiedniego atrybutu, którego wartość byłaby pobierana z pracownika. Użytkownik ma do dyspozycji następujące typy atrybutów:  
  • flaga,
  • tekst,
  • liczba,
  • lista (zamknięta, otwarta),
  • adres URL,
  • zapytanie SQL.
Szczegółowe zasady tworzenia atrybutów opisano w podręczniku do Konfiguracji systemu. Lista atrybutów pracownika  pozwala na dodawanie, usuwanie, edycje oraz tworzenie historii atrybutu. Okno listy atrybutów pracownika zawiera dwie kolumny:
  • nazwę przypisanego pracownikowi atrybutu,
  • i jego aktualną wartość. 
Lista atrybutów domyślnie zawężona jest do tych, których okres obowiązywania (ważności) obejmuje dzień, na który wyświetlana jest lista (na liście w kadrach jest to data aktualności, na liście Wypłat pracowników – data bieżąca programu). Import atrybutów z programu Comarch ERP XL (opcja dostępna w module Płace i Kadry Plus) - dostępny jest tylko w bazach danych współpracujących z programem Comarch ERP XL. W przypadku braku połączenia z bazą Comarch ERP XL po uruchomieniu opcji importu wyświetlany jest stosowny komunikat. Atrybuty dodawane pracownikowi w Comarch ERP Optima i ich wartości (wraz z historią) zapisywane są równocześnie jako atrybuty danego pracownika w Comarch ERP XL. Przy imporcie pracowników (z menu Narzędzi lub z poziomu listy pracowników) z programu Comarch ERP XL do programu Comarch ERP Optima „nowi” pracownicy importowani są wraz z listą atrybutów i wartościami z Comarch ERP XL (wartość z najpóźniejszego zapisu w historii).
Uwaga
Import danych do Comarch ERP Optima z Comarch ERP XL za pomocą opcji Import danych z systemu Comarch ERP XL (Narzędzia/Importy) jest dostępny jedynie, gdy w Konfiguracji zaznaczony jest parametr Odblokuj importy danych z bazy Comarch ERP XL.
Przy dodawaniu pozycji do listy atrybutów pracownika jest możliwość wyboru: czy dodajemy pojedynczy atrybut, czy dodajemy całą grupę atrybutów:
Dodawanie atrybutów
Dodawanie pojedynczego atrybutu - po wybraniu z listy atrybutów opcji Dodaj pojedynczy atrybut otwiera się formularz atrybutu, na którym poprzez przycisk  wybieramy zdefiniowany w Konfiguracji atrybut. Następnie dodajemy aktywną ikoną Plusa historię atrybutu, tzn. okres, w jakim będzie obowiązywał atrybut oraz jego wartość. Jeżeli atrybut przysługuje na czas nieokreślony, to nie wypełniamy dat „od… do”. Historia atrybutu - jeżeli przyznana wartość atrybutu zmienia się, to należy go zaktualizować poprzez dodanie kolejnego zapisu w historii atrybutu. Wchodząc na formularz atrybutu ikoną Plusa tworzymy kolejny zapis poprzez podanie w pierwszej kolejności daty aktualizacji, czyli daty, od której obowiązuje zmiana wartości atrybutu. Podczas aktualizowania wartości atrybutu w nowym zapisie proponuje się jako „data od” podana wcześniej data aktualizacji. Po wybraniu okresu obowiązywania atrybutu zmieniamy wartość i zapisujemy stworzony zapis historyczny.
Uwaga
Nie można dodać dwóch zapisów historycznych obowiązujących w tym samym okresie.
Atrybut bez uzupełnionej historii jest traktowany jako ciągle aktywny z wartością zero, więc bez względu na włączony lub wyłączony znacznik Pokaż wszystkie atrybuty pracownika będzie widoczny na liście atrybutów pracownika. Dodawanie grupy atrybutów - przy dodawaniu równocześnie całej grupy atrybutów – ich okres ważności jest ustawiany jako bezterminowy, a wartości przypisywane zgodnie z domyślnymi wartościami ustawionymi w konfiguracji. Jeśli w definicji atrybutu nie byłoby ustawionej wartości domyślnej, to atrybut byłby przypięty bez wartości. Z pozycji listy pracowników w kadrach dostępny jest wydruk dla zaznaczonych pracowników o nazwie „Pracownicy według atrybutów”, który pozwala sprawdzić, którzy pracownicy posiadają wybrany atrybut.

Historia zatrudnienia

Informacje o poprzednim zatrudnieniu pracownika. Na liście wyświetlany jest sumaryczny staż pracy oraz nazwa zakładu pracy i okres zatrudnienia w danym zakładzie. Formularz danych historii zatrudnienia oprócz powyższych danych zawiera informacje o adresie zakładu pracy, stanowisku pracownika. Staż pracy w danym zakładzie można wprowadzić wpisując daty od i do (program sam wyliczy staż) lub od razu wprowadzić staż tj. ilość lat, miesięcy i lat bez podawania dat Od - Do.
Uwaga
Mechanizm liczenia stażu w programie Comarch ERP Optima jest następujący:
  • sprawdzana jest liczba pełnych lat (pełny rok to okres od 1.stycznia do 31.grudnia),
  • sprawdzana jest liczba pełnych miesięcy z niepełnych lat (pełny miesiąc to okres od 1-go do ostatniego dnia kalendarzowego danego miesiąca),
  • sprawdzana jest liczba dni z niepełnych miesięcy,
  • jeśli liczba dni wynosi co najmniej 30, to każde 30 dni jest przeliczane na pełny miesiąc i dodawane do liczby miesięcy,
jeśli liczba miesięcy po doliczeniu miesięcy wynikających z przeliczenia dni wynosi co najmniej 12, to każde 12 miesięcy jest przeliczane na pełny rok i dodawane do liczby lat.
Przykład
Staż wyliczony na podstawie zatrudnienia od 2012-01-14 do 2015-05-20 wynosi: Pełne lata = 2 (lata 2013 i 2014) Pełne miesiące = 15 (luty’2012-grudzień’2012 oraz styczeń’2015-kwiecień’2015) Dni = 38 (18 dni ze stycznia’2012 oraz 20 dni z maja’2015) Liczba dni >= 30, więc następuje przeliczenie dni na pełne miesiące: 38 dni = 1 miesiąc i 8 dni Liczba dni pozostała po przeliczeniu na miesiące = 8 Liczba pełnych miesięcy zwiększona o miesiąc wynikający z przeliczenia dni = 16 miesięcy Liczba miesięcy >= 12 więc następuje przeliczenie miesięcy na pełne lata: 16 miesięcy = 1 rok i 4 miesiące Liczba miesięcy pozostała po przeliczeniu na lata = 4 Liczba pełnych lat zwiększona o rok wynikający z przeliczenia miesięcy = 3 Czyli staż za ten okres wynosi 3 lata, 4 miesiące i 8 dni
W programie wprowadzony jest mechanizm umożliwiający wyliczanie stażu pracy z wyłączeniem pokrywających się okresów nauki i zatrudnienia. W konfiguracji firmy [System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry / Dane kadrowe i deklaracje ] znajduje się parametr Automatyczne korygowanie stażu pracy o nakładające się okresy nauki i pracy. Gdy parametr jest zaznaczony podczas wyliczania wysokości przysługującego pracownikowi limitu urlopu wypoczynkowego oraz dodatków stażowych za pomocą algorytmu 3 i 12 staż pracy będzie wyliczany z pominięciem pokrywających się okresów wynikających z historii zatrudnienia w naszej firmie, z historii zatrudnienia u poprzednich pracodawców oraz z historii wykształcenia. Staż wynikający z historii wykształcenia zostanie uwzględniony tylko w przypadku, gdy jest w niej zaznaczony parametr Wliczać do stażu pracy. Przy wyliczaniu stażu pracy, biorąc pod uwagę historię wykształcenia, staż pracy wynikający z historii wykształcenia uwzględniamy zawsze w całości dlatego, jeżeli okres nauki pokrywa się w całości z okresem zatrudnienia to wliczany jest tylko staż wynikający z nauki. Natomiast jeżeli okres pracy pokrywa się w części z okresem nauki – przyjmowany jest staż pracy z historii zatrudnienia w całości oraz część okresu pracy, która przypada przed lub po okresie nauki.  Jeżeli w historii wykształcenia Użytkownik uzupełnił jedynie liczbę lat stażu bez podawania okresu nauki, nie jest sprawdzane czy okres nauki pokrywa się z okresem pracy i wliczany jest staż pracy wynikający z ukończonej szkoły oraz pełny okres zatrudnienia. Jeśli pracownik w kilku szkołach ma oznaczone, że powinny być wliczane do stażu pracy zostanie uwzględniona jedynie ta, której staż pracy w niej wprowadzony jest największy. W przypadku, gdy zatrudnienie w naszej firmie pokrywa się z historią zatrudnienia u poprzednich pracodawców lub pracownik ma odnotowanych kilka pokrywających się ze sobą okresów zatrudnienia w innych firmach staż pracy wyliczany jest na podstawie wprowadzonych okresów od-do w poszczególnych pozycjach w historii zatrudnienia z wyłączeniem okresów pokrywających się. Jeśli pracownik ma wprowadzony w historii zatrudnienia zbiorczy 10-letni staż z poprzednich zakładów pracy jest on wliczany do stażu bez sprawdzania okresów pokrywających się. Staż pracy korygowany jest także o nieobecności, które pomniejszają staż pracy np. urlop bezpłatny wprowadzony w okresie zatrudnienia w naszej firmie oraz o okresy niewliczane do stażu pracy wprowadzone w historii zatrudnienia. W polu Staż pracy (skorygowany), wyświetlany jest sumaryczny staż pracy w oparciu o odnotowane okresy pracy od-do historii zatrudnienia pracownika w poprzednich firmach, skorygowany o pokrywające się okresy pracy. W polu ‘Staż pracy (skorygowany) wyświetlany jest sumaryczny staż pracy z uwzględnieniem tylko nakładających się okresów pracy, bez uwzględnienia historii wykształcenia . Pole Rodzaj stażu pozwala na doprecyzowanie jaki to był staż, np. że była to praca w warunkach szkodliwych. (W sprywatyzowanych przedsiębiorstwach zdarza się, że wypłacane dodatki zależne są od rodzaju stażu. W module Płace i Kadry Plus w algorytmie 12 można zdefiniować wzór z wykorzystaniem rodzaj stażu). W wersji Comarch ERP Optima Płace i Kadry, na formularzu Historii zatrudnienia dostępny jest parametr Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach. Parametr istotny przy pracownikach wieloetatowych (funkcja dostępna w Płace i Kadry Plus). W wersji podstawowej programu może posłużyć do odnotowania okresu zatrudnienia sprzed wielu lat, dla osoby zatrudnionej na jednym etacie. Zapis stażu oznaczony jako Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach jest traktowany na równi ze stażem wynikającym z okresu zatrudnienia na formularzu etatu. Oznacza to, że:
  • Przy drukowaniu raportu Staż pracy – zostanie uwzględniony w kolumnie Staż w firmie,
  • Podczas wyliczania w wypłatach dodatków zdefiniowanych jako zależne od stażu pracy zostanie uwzględniony do Stażu w firmie, a niedoliczony do Stażu poza firmą (dotyczy to typów wypłat zdefiniowanych algorytmem 3 i funkcją Staz() stosowaną w typach wypłat według algorytmu 12.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Formularz danych historii zatrudnienia zawiera również informacje o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym, w tym urlopie na żądanie wykorzystanym u poprzednich pracodawców. Na zakładce [Urlop wypoczynkowy] w polach Wykorzystany urlop wypoczynkowy W tym urlop na żądanie, Wykorzystany urlop dodatkowy (niepełnosp.) można odnotować dla nowo zatrudnionego pracownika informację o nieobecnościach dotyczących wykorzystania w danym roku kalendarzowym limitu urlopu wypoczynkowego, dodatkowego urlopu dla pracowników z orzeczoną niepełnosprawnością i urlopu na żądanie w poprzednich zakładach pracy. Informacje te wpłyną na wyliczenie limitu urlopu dla pracownika zatrudnianego w trakcie roku, jeśli wpis dotyczy zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy zakończonego przed datą zatrudnienia w bieżącej firmie, ale w tym samym roku kalendarzowym.
Na zakładce [Okresy niewliczane do stażu pracy], można wskazać okresy przerw w zatrudnieniu, które przypadały w okresie zatrudnienia w innej firmie np. urlopy bezpłatne. Podczas wprowadzania należy podać rodzaj okresu niewliczanego do stażu oraz jego okres. Rodzaje okresów są zapisywane jako słownik ‘Rodzaj okresów niewliczanych do stażu pracy’. Jest on dostępny także z poziomu Płace i kadry >Słowniki.  Wprowadzenie okresu niewliczanego do stażu pracy powoduje automatyczne pomniejszenie stażu pracy w tej danej firmie. Skorygowany staż pracy zostanie wyświetlony na zakładce [Ogólne] w polu Staż pracy. - możliwość szybkiego wprowadzenia informacji o stażu pracy u poprzednich pracodawców w wysokości 10 lat, bez konieczności ręcznego edytowania formularza historii zatrudnienia. Po naciśnięciu przycisku Dodaj zbiorczy 10–letni staż z poprzednich zakładów pracy  na liście historii zatrudnienia zostanie automatycznie dopisana pozycja o nazwie Zbiorczy 10-letni staż z poprzednich zakładów pracy, bez zakresu dat Od-Do i z sumarycznym stażem w ilości równej 10 lat. Formularz zbiorczego stażu pracy jest dostępny tylko w trybie do podglądu, bez możliwości edycji. Staż pracy wynikający ze zbiorczego stażu pracy jest zaliczany do stażu pracy poza firmą. Jest uwzględniany przy wyliczaniu dodatków stażowych oraz limitu urlopu wypoczynkowego.

Historia wykształcenia

Pozwala na odnotowanie informacji o zdobytym przez pracownika wykształceniu. Lista ta obejmuje nazwę szkoły i okres trwania nauki. Na formularzu możemy zapisać szczegóły związane z ukończeniem danej szkoły czyli zawód, specjalność, stopień czy tytuł naukowy. Jeśli ukończenie danej szkoły wiąże się z uzyskaniem wykształcenia musimy określić, czy dany okres ma być wliczany do stażu pracy (istotne w przypadku jednoczesnej nauki i pracy, w takim przypadku art. 155 Kodeksu pracy mówi, że jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika) i podać okres stażu pracy uwzględniany przy wyznaczaniu wymiaru limitu urlopu. Staż ten możemy wpisać samodzielnie lub wybrać odpowiednią wartość z listy pomocniczej.
Uwaga
 Od wersji 2021.5.1 podczas dodawania historii wykształcenia pracownika parametr Wliczać do stażu pracy domyślnie jest zaznaczony

Eksport danych osobowych do XML

Eksport danych osobowych do XML – możliwość wyeksportowania danych osobowych pracownika do pliku XML. Pozwala na wyeksportowanie informacji o pracowniku do pliku w formacie .xml. Eksportowany plik można zapisać na dysku lokalnym lub w IBARD

Akordy

Akordy  – lista wykonywanych akordów przez pracownika za konkretny okres. Akordy (ich rodzaj – prosty, progresywny, grupowy; sposób naliczania) definiujemy w Konfiguracji programu/ Typy akordów. Lista akordów pracownika pozwalana na dodawanie/podgląd/usuwanie akordów oraz na tworzenie aktualizacji dla wprowadzonych akordów i podgląd utworzonych zapisów historycznych. Lista pozwala również wyfiltrować akordy wykonywane tylko na konkretną datę oraz wyświetlić nieaktualne już akordy (flaga ‘pokaż wszystkie’) U pracownika na liście akordów wybieramy tylko akord, jaki będzie wypłacany w danym okresie, w jakiej ilości i po jakie stawce za jednostkę. Jednostkę można zdefiniować w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Jednostki miary. W zależności od rodzaju wybranego akordu zmienia się też układ formularza akordu.
Uwaga
Na formularzu akordu parametr Nieaktywny pozwala na ustawienie jako nieaktywne akordów, które nie są już wypłacane pracownikowi (uległy skróceniu, były wypłacane za dany okres). Akordy nieaktywne na liście dodatków są wyświetlane na szaro. Akord oznaczony jako nieaktywny nie jest uwzględniany podczas wykonywania operacji seryjnych na akordach oraz podczas naliczania wypłat pracowników.
Elementy/pola formularza akordu to: Typ akordu – wybór z listy słownikowej podpowiadanej z poziomu akordów zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Typy akordów. Program obsługuje rozliczanie rodzajów akordów: Akord prosty ilościowy polega na odnotowaniu ilości jednostek wykonanego przez pracownika produktu i przemnożeniu ich stawkę przypisaną za wykonanie danej jednostki produktu.
Przykład
 Pracownik w ciągu miesiąca wykonał 300 sztuk figurek świątecznych po 2 zł za sztukę. Rozliczenie akordu: 300 sztuk x 2 zł = 600 zł
Akord prosty czasowy uwzględnia czas przepracowany w akordzie przemnożony przez stawkę za godzinę (minutę).
Przykład
Pracownik w ciągu miesiąca przepracował w akordzie czasowym 68 godzin i 30 minut a stawka za godzinę czasu pracy w akordzie wyniosłą 5,50 złotych. Rozliczenie akordu: 68,5 godziny x 5,50 zł = 376,75 zł
 
Akord progresywny polega na zadeklarowaniu kilku stawek w zależności od progów progresji. Progi progresji dla przykładów rozliczeń akordu:
  • powyżej 0,0000 sztuk – 1 zł,
  • powyżej 100,0000 – 1,50 zł,
  • powyżej 300,000 sztuk – 2 zł.
Przykład
Pracownik w ciągu miesiąca wykonał 50 sztuk figurek świątecznych. Rozliczenie akordu: 50 sztuk x 1 zł = 50,00 zł
Przykład
Pracownik w ciągu miesiąca wykonał 350 sztuk figurek świątecznych. Rozliczenie akordu: 100 sztuk x 1 zł = 100 zł; 200 sztuk x 1,50 = 300 zł; 50 sztuk x 2 zł = 100 zł 100 zł + 300 zł + 100 zł = 500 zł
Przykład
W Konfiguracji akordu możemy zaznaczyć liczenie wartości akordu ‘według stawki dla najwyższego osiągniętego progu’. Akord progresywny wg stawki dla najwyższego osiągniętego progu polega na tym, że po przekroczeniu pewnej ilości wykonanych jednostek pracownik wynagradzany jest według najwyższej stawki. Zaznaczenie takiej opcji w konfiguracji akordu progresywnego spowoduje, że pracownik, który wykonał 350 sztuk figurek świątecznych za każdą z nich dostanie 2 zł: Rozliczenie akordu: 350 sztuk x 2 zł = 700 zł 
Akord grupowy polega na wyliczeniu „udziałów’ dla pracownika przynależącego do danej grupy akordowej. Wyliczenie tego udziału: to iloczyn czasu zapisanego w danym akordzie, współczynnika i stawki zaszeregowania pracownika. W szczególnych przypadkach dla stawki i/lub czasu może być przyjęta domyślna wartość = 1, zamiast wartości pochodzących z tych pól:
  • jeśli w akordzie wyłączono przeliczenie proporcjonalne wg stawki zaszeregowania, to dla parametru odpowiadającego stawce przyjmujemy wartość 1, żeby nie miała wpływy na kwotę,
  • jeśli wyłączono zależność kwoty od czasu przepracowanego w danym akordzie, to zamiast odnotowanego czasu należy przyjąć wartość – by nie wpływała na wynik.
Przykład rozliczenia akordu grupowego znajdziecie Państwo w rozdziale Płace – scenariusze. Okres wykonywania akordu – wypełnienie daty rozpoczęcia wykonywania akordu jest obowiązkowe, natomiast przy akordach przyznanych na czas nieokreślony pole z datą zakończenia wykonywania akordu może pozostać puste. Stawka – pole to możliwe jest do edycji w przypadku akordu prostego. Jednostka – pole wyświetlane informacyjnie, typ jednostki (np. sztuka) pobierany z Konfiguracji akordu. Lista wartości – zapis wykonania akordu za poszczególne miesiące, mieszczące się w okresie trwania akordu. Odnotowujemy rok, miesiąc wykonania akordu oraz w zależności od typu akordu: czas, ilość i kwotę całościową akordu. Rozliczenie proporcjonalne do stawki zaszeregowania – parametr służący do wyliczenia akordu grupowego, uwzględniający podczas wyliczeń stawkę zaszeregowania pracownika. Współczynnik proporcjonalności – parametr służący do wyliczenia akordu grupowego, uwzględniający wielkość udziału pracownika w kwocie całościowej akordu grupowego. Podczas zatwierdzania listy wykonywanych akordów wpływających na czas pracy program informuje o wykonywaniu modyfikacji kalendarza lub zestawienia czasu pracy za konkretny miesiąc. Modyfikacja polega na wprowadzeniu lub zmianie strefy akordowej na kalendarzu/zestawieniu pracownika. Program modyfikuje tylko te akordy, które zostały zarejestrowane za miesiąc zgodny z datą na liście akordów. Jeżeli liczba godzin wpisanego akordu jest wyższa od planu pracy za konkretny miesiąc, to program informuje o konieczności dokonania ręcznej korekty zapisów w kalendarzu pracownika. Jeżeli ilość wpisanego akordu nie obejmuje pełnych dni pracy, a wcześniej na kalendarzu pracownika naniesiony był opis analityczny, to po uzupełnieniu akordu na ostatnim niepełnym dniu opis należy poprawić ręcznie. Kwota akordu grupowego – operacje seryjne – funkcja pozwala na wpisanie kwoty całościowej akordu grupowego w jednym wspólnym okienku, bez konieczności odnotowywania na każdym pracowniku. Operacja wykonywana jest dla zaznaczonych pracowników. Zapisanie kwoty akordu wraz z wyliczeniem odpowiedniego udziału nastąpi dla pracowników, którzy mają przypisany dany typ akordu i jego wykonanie w godzinach na dany miesiąc. Aby prawidłowo zaimportować akord grupowy z arkusza MS Excel należy:
  • wyeksportować do arkusza akordy, dla których dla danego miesiąca nie odnotowano czasu wykonania,
  • uzupełnić w arkuszu *.xls czas wykonania dla poszczególnych pracowników z akordem grupowym (nie trzeba im dopisywać kwot i udziałów),
  • zaimportować arkusz,
  • wprowadzić kwotę 'do podziału’ dla akordu grupowego operacją seryjną (dopiszą się kwoty i udziały dla poszczególnych pracowników).  
Okno akordu grupowego - operacje seryjne

Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego

Odnotowanie pracy na część etatu podczas urlopu macierzyńskiego dodatkowego/rodzicielskiego Za pomocą przycisku  można odnotować pracę na część etatu w trakcie urlopu macierzyńskiego dodatkowego/urlopu rodzicielskiego. Przycisk jest niedostępny, jeśli edytowany zapis historyczny jest pierwszym zapisem pracownika oraz w przypadku, gdy pracownik nie ma uzupełnionej daty zatrudnienia. Nie jest też dostępny dla pracowników tymczasowych i oddelegowanych do pracy za granicę. Ustawienie rozpoczęcia, także zakończenia pracy na część etatu podczas urlopu macierzyńskiego dodatkowego/rodzicielskiego wymaga wykonania aktualizacji danych kadrowych pracownika z dniem, od kiedy pracownik zaczyna pracę na część etatu. Na formularzu dotyczącym pracy podczas urlopu rodzicielskiego należy zaznaczyć parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego i uzupełnić wymiar etatu, stawkę zaszeregowania oraz kalendarz według którego ma być rozliczany czas pracy pracownika.
Formularz dotyczący pracy na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego
Jeśli pracownik miał wprowadzoną standardową nieobecność urlop macierzyński dodatkowy/rodzicielski przed zrobieniem aktualizacji, podczas zapisu formularza pracownika z zaznaczoną pracą w trakcie urlopu rodzicielskiego nastąpi automatyczne podzielenie wprowadzonej nieobecności zgodnie z datą zapisu historycznego. W wyodrębnionym okresie nieobecności automatycznie będzie zaznaczony parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego. Jeśli nieobecność nie była wprowadzona przed wykonaniem aktualizacji podczas jej zapisu parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego także zaznaczy się automatycznie. W razie usunięcia pracownikowi zapisu historycznego, w którym wcześniej dodano lub zmieniano informacje o łączeniu pracy z  urlopem rodzicielskim, należy sprawdzić i odpowiednio zmodyfikować ręcznie parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego na nieobecnościach związanych z rodzicielstwem przypadających w tym okresie.
Formularz nieobecności Urlop rodzicielski z odnotowaną pracą na część etatu
Na czasie pracy pracownika wyświetlany jest czas pracy odpowiedni dla odnotowanego pomniejszonego wymiaru etatu, natomiast urlop rodzicielski jest oznaczony ikoną wózka . W czasie pracy można odnotowywać pracownikowi inne, dodatkowe nieobecności np. urlop wypoczynkowy czy zwolnienie chorobowe.  Podczas edycji dnia, w którym pracownik ma odnotowany urlop rodzicielski i pracę na część etatu podnosi się okno z obecnością. Nieobecności można edytować z poziomu zakładki [Nieobecności].
Uwaga
W zapisie historycznym pracownika, w którym jest zaznaczony parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego, na formularzu etatu głównego musi być przypisany kalendarz, który w konfiguracji ma zaplanowany czas pracy tylko w strefie podstawowej (PP). Jest to konieczne do poprawnego wyliczenia w wypłacie pomniejszeń za czas urlopu rodzicielskiego i ewentualnych dodatkowych nieobecności przypadających w tym okresie. Nie zaleca się modyfikacji planu pracy pracownika łączącego urlop rodzicielski z pracą na część etatu. Wpisanie wyjątku w planie pracy oznacza, że dla takiego dnia nie jest dziedziczona norma z kalendarzy z konfiguracji.
Przykład
Pracownik od 1.03.2015 łączy pracę na ½ etatu z urlopem rodzicielskim. W planie pracy ma zaplanowaną pracę od poniedziałku do piątku po 4 godziny. Pracownik ma dodatkowy dzień wolny 4 maja. Taką informację należy odnotować na kalendarzu pracownika z poziomu konfiguracji. Należy wejść z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze do kalendarza pracownika, który jest wskazany na formularzu łączenia pracy z urlopem rodzicielskim i ustawić 4 maja jako dzień wolny. Jeśli według tego kalendarza rozliczani są także inni pracownicy, to taka zmiana (4 maja – dzień wolny) zostanie przeniesiona także na ich plan pracy. W przypadku, gdy ma to być odnotowane tylko u tego jednego pracownika zaleca się, aby był dla niej utworzony oddzielny kalendarz.
Plan pracy pracownika w okresie przypadającym na okres pracy w trakcie urlopu rodzicielskiego pokazuje normę czasu pracy pracownika odpowiadającą pomniejszonemu wymiarowi etatu. Odnotowanie dodatkowej pracy na część etatu podczas urlopu rodzicielskiego nie wpływa na wyliczenie limitu urlopowego. Należny limit nie jest pomniejszany w związku z pracą w mniejszym wymiarze etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego. Odnotowanie w tym okresie urlopu wypoczynkowego ściąga z limitu tyle godzin, ile pracownik ma zaplanowanych do przepracowania w danym dniu w ramach łączenia pracy z urlopem rodzicielskim. Naliczanie wypłat W wypłacie etatowej pracownika łączącego urlop rodzicielski z pracą na część etatu są naliczane dwa         wynagrodzenia zasadnicze za ten sam okres:   
  • Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) bądź Wynagrodzenie zasadnicze /godz. (praca.pdst) – wynagrodzenie za czas pracy wyliczone według stawki i planu pracy odpowiedniego dla pracy na część etatu, skorygowane o ewentualne nieobecności i odchyłki,
  • Wynagrodzenie zasadnicze /mies. (rodzic) (praca.pdst) bądź Wynagrodzenie zasadnicze /godz. (rodzic)(praca.pdst) – wynagrodzenie zasadnicze za okres łączenia  pracy z urlopem rodzicielskim wyliczone według stawki i planu pracy dla etatu podstawowego pomniejszone za czas urlopu rodzicielskiego.
Formularz wypłaty – elementy wypłaty pracownika łączącego pracę z urlopem rodzicielskim
W elemencie wypłaty zasiłek macierzyński (rodzicielski) wypłacanym za okres pracy na część etatu w polu Podstawa zapisywana jest informacja o podstawie zasiłku, jaka była wyliczona przed odnotowaniem łączenia pracy z rodzicielskim, a w polu Podstawa składek E/R podstawa odpowiednio przeliczona do wymiaru etatu podstawowego i pomniejszonego.  Kwota zasiłku macierzyńskiego (rodzicielskiego) jest wyliczana przy uwzględnieniu podstawy składek E/R. Kwota zapisana w polu Podstawa będzie uwzględniana przy wyliczaniu zasiłków po zakończeniu okresu łączenia pracy na część etatu z urlopem rodzicielskim. Jeśli pracownik będzie miał nieobecność typu zwolnienie ZUS w trakcie pracy na część etatu, podstawa zasiłku zostanie wyliczona ze średniej z wypłat z okresu pełnych miesięcy łączenia pracy z urlopem rodzicielskim. Podstawa z tego zasiłku będzie przepisywana tylko do kolejnych zasiłków innych niż macierzyński przypadających w okresie łączenia pracy z urlopem rodzicielskim. Przy rozliczaniu urlopów wypoczynkowych i innych płatnych nieobecności, poza nieobecnościami typu ZUS, uwzględniany jest czas pracy wynikający z pomniejszonego wymiaru etatu. Przy wyliczaniu dodatkowych elementów wynagrodzenia uwzględniany jest czas pracy dotyczący pracy na część etatu. Dodatki są automatycznie korygowane o nieobecności inne niż urlop macierzyński dodatkowy/urlop rodzicielski, które mają zaznaczony parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego. Funkcja Nieobec() wykorzystywana w algorytmie 12 nie zlicza nieobecności mających zaznaczony parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego. Deklaracje ZUS i PFRON Pracownik łączący pracę z rodzicielskim jest wykazywany na dwóch raportach RCA:
  • z kodem 1240 i składkami od zasiłku macierzyńskiego (rodzicielskiego),
  • z kodem pracowniczym i składkami oraz wymiarem etatu pomniejszonym.
Na raporcie ZUS RSA będzie wykazany kod świadczenia zasiłku macierzyńskiego (rodzicielskiego) i ewentualnie będzie tworzony dodatkowy załącznik/załączniki z informacjami o nieobecnościach/zasiłkach odnotowanych dla części etatu. Przy wyliczaniu stanu zatrudnienia na deklaracji WN-D oraz na wydrukach pomocniczych do WN-D i strukturach zatrudnienia PFRON i ZPChr pracownik łączący pracę na część etatu z urlopem rodzicielskim jest uwzględniany, nie pomniejsza stanu zatrudnienia. Wymiar etatu jest pobierany z formularza dotyczącego pracy na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego. Dla pracownika niepełnosprawnego łączącego rodzicielski z pracą tworzony jest załącznik INF-D-P z wymiarem etatu pomniejszonym i z uwzględnieniem dodatkowych nieobecności. Wydruki kadrowe i płacowe Na wydruku Karta zasiłkowa w kolumnie 15 - przychód przyjęty do obliczenia   zasiłku drukowana jest kwota podstawy pomniejszonej dla nieobecności urlop macierzyński dodatkowy i urlop rodzicielski podczas łączenia tych nieobecności z pracą na część etatu. Na wydruku Zaświadczenie dla płatnika składek Z-3 dla pracownika, który łączy pracę z urlopem rodzicielskim w kolumnie nr 5 Przyczyna nieprzepracowania całego miesiąca nie są wykazywane nieobecności urlop macierzyński dodatkowy i rodzicielski, które są łączone z pracą na część etatu. Na wydruku Karta pracy/Karta pracy skrócona przedstawiana jest norma i czas pracy dotyczący pracy na część etatu, a w nieobecnościach wykazywane są jedynie nieobecności dodatkowe, które wystąpiły w trakcie pracy na część etatu. Na wydrukach do GUS osoba przebywająca na urlopie rodzicielskim i jednocześnie pracująca na część etatu, jest wliczana do przeciętnej liczby zatrudnionych, a osiągnięte przez nią wynagrodzenie jest uwzględniane w raportach.

Kwalifikacje

Lista posiadanych przez pracownika kwalifikacji. Na liście wyświetla się nazwa kursu i termin ważności. Formularz kwalifikacji pracownika zawiera informacje o nazwie kursu/uprawnienia, dacie rozpoczęcia i zakończenia, dacie ważności oraz pole na komentarz. Miejsce to można wykorzystać na wpisanie na przykład numeru licencji danego uprawnienia. Na formularzu możemy odnotować czy dany kurs jest wymagany i czy został ukończony. W polu nazwy kursu/kwalifikacji/uprawnienia dostępna jest lista słownikowa, w której definiujemy występujące w firmie uprawnienia. Na liście słownikowej istnieje także możliwość zaznaczenia parametru informującego o terminie ważności danego uprawnienia.

Porównaj z poprzednim zapisem historycznym

Dotyczy wersji: 2018.2.1
Na formularzu danych kadrowych jest dostepny przycisk Porównaj z poprzednim zapisem historycznym . Zaktualizowane w stosunku do poprzedniego zapisu historycznego dane kadrowe są wyróżnione kolorem zielonym. Dodatkowo na liście zapisów historycznych pracownika można za pomocą przycisku  uzyskać informację o różnicach pomiędzy kolejnymi zapisami historycznymi - na pomocniczym oknie wyświetlana jest lista pól, dla których wartość w podświetlonym zapisie historycznym różni się od wartości w zapisie bezpośrednio go poprzedzającym.  
 

Formularz członka rodziny

Formularz danych członka rodziny składa się z zakładek: Zakładka [Ogólne] Zawiera dane personalne i adres. W pole Nazwisko przepisywane jest nazwisko pracownika, pozostaje do uzupełnienia: imię, data urodzenia, PESEL, NIP i w razie posiadania numer dowodu tożsamości (dowód osobisty lub paszport). Informacje związane z adresem należy uzupełnić tylko w przypadku, gdy adres zamieszkania pracownika jest różny od adresu zamieszkania członka rodziny. W przypadku zgodnego miejsca zamieszkania pola związane z adresem powinny pozostać puste.
Uwaga
W programie Comarch ERP Optima istnieje funkcjonalność pozwalająca na wypełnienie daty urodzenia na formularzu danych członka rodziny pracownika na podstawie podanego numeru PESEL. Data zostanie uzupełniona na podstawie numeru PESEL tylko w przypadku, gdy nie ma wypełnionego pola Data urodzenia. Jeżeli data urodzenia została już wprowadzona i następnie podawany jest numer PESEL to program Comarch ERP Optima nie sprawdza poprawności wpisanej daty urodzenia.
Zakładka [Ubezpieczenia] Informacje potrzebne do deklaracji zgłoszeniowych m.in. kod niepełnosprawności i pokrewieństwa, datę przystąpienia do ubezpieczenia zdrowotnego. Na tej zakładce znajdują się także informacje o tym, kto i kiedy wprowadził oraz zmodyfikował dany zapis. Zakładka [Dodatki (historyczny)] Lista dodatków związanych z konkretnym członkiem rodziny pracownika. Opcja historyczna, tutaj można sprawdzić, czy pracownikowi przysługiwał zasiłek rodzinny (pielęgnacyjny) oraz dodatek do zasiłku rodzinnego (informacje w trybie tylko do odczytu). [4 Zwolnienie z FP/FGŚP] Okres zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych.  Okres jest ustawiany automatycznie na podstawie odnotowanych okresów ‘od’ - ‘do’  urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych udzielonych na dane dziecko. Okres zwolnienia może być modyfikowany przez Użytkownika.

Dodatkowe dane kadrowe, zdjęcie pracownika

Na formularzu danych kadrowych znajduje się przycisk  Zdjęcie pracownika . W menu dostępnych opcji (strzałka) są: 
  • Dodatkowe dane kadrowe – adresy: zamieszkania i do korespondencji, wykazywane są na deklaracji zgłoszeniowej pracownika, wypełniane jedynie wówczas, gdy różnią się od adresu zameldowania wprowadzonego na zakładce [Ogólne] formularza pracownika. Adres zamieszkania jest wykazywany na deklaracjach PIT pracownika, jeśli na formularzu pracownika na zakładce [Nr ident./podatki] zaznaczony jest parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT. Dodatkowe dane adresowe związane z pracownikiem np. telefon dodatkowy, faks, adres strony www, i dane osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku. Zakładka ta pozwala na odnotowanie danych związanych ze służbą wojskową, m.in.: stosunek do służby wojskowej, stopień, specjalność, przynależność do WKU, nr książeczki wojskowej i przydział.
  • Zdjęcie pracownika – umożliwia podpięcie zdjęcia pracownika.
  • Usuń zdjęcie pracownika – po wybraniu tej opcji pojawi się komunikat Czy chcesz usunąć zdjęcie pracownika? z domyślnie podświetloną odpowiedzią NIE. Odpowiedź TAK – usuwa zdjęcie.
Dodanie zdjęcia pracownika:
  1. Należy edytować formularz danych kadrowych pracownika i kliknąć ikonkę .
  2. Następnie nacisnąć ikonę  i odszukać właściwy plik ze zdjęciem.
  3. Ikoną  można zapisać zdjęcie, następnie zapisać formularz danych kadrowych.
Pozostałe, dostępne funkcje: - oznacza Podgląd zdjęcia (fotografia pojawi się w powiększeniu, tj. W pełnym oknie), - naciśnięcie spowoduje Anulowanie zmian.
Zdjęcie pracownika

Kalendarz pracownika

Ze względu na obszerność tematyki związane z czasem pracy i harmonogramami pracowników poświęcono odrębną kategorię Czas pracy i nieobecności.

Lista form płatności

Lista form płatności zawiera kolumnę Odbiorca płatności, co pozwoli na szybszą identyfikację odbiorcy danej płatności. Na Liście płatności może występować wiele form płatności, stąd też użytkownik może decydować o kolejności realizowanych płatności poprzez tak zwany mechanizm „bąbelkowania”, to znaczy przesuwania płatności w górę i w dół przez klawisze . Stojąc na pierwszej pozycji płatności dostępna jest tylko ikona „bąbelkowania" w dół, natomiast stojąc na ostatniej pozycji dostępna jest tylko ikona „bąbelkowania" w górę.
Lista form płatności pracownika
Przykład
Pracownik ma otrzymać netto 1.446,48zł.  
W Schemacie płatności ma ustalone płatności w kolejności np.:
  • 60%,
  • 40% + [v] nadwyżki nad zadeklarowane kwoty.
  • Wypłata zostanie podzielona zgodnie ze schematem, to znaczy:
  • 867,89, to jest 60% z kwoty 1.446,48.
  • 578,59 to jest 40% kwoty pozostałej do wypłaty, czyli: 1.446,48 – 867,89 = 578,59 * 40% = 231,44 + nadwyżki 347,15.
  • W przypadku, gdy użytkownik zmieni w schemacie płatności pracownika kolejność płatności przy pomocy jednej z ikon „bąbelkowania” to otrzymamy schemat np.:
  • 40% + [v] nadwyżki nad zadeklarowane kwot,
  • 60%.
  • Wówczas wypłata pracownika zostanie podzielona następująco:
  • w pierwszej kolejności 1.446,48 * 40% = 578,59 + 347,16 (nadwyżka) = 925,75
  • 1.446,48 – 578,59 = 867,89 * 60% = 520,73
1.446,48 – 578,59 – 520,73 = 347,16 nadwyżki zostanie dodanie do pierwszej płatności. 

Schorzenia

Formularz służy do rejestracji schorzeń pracownika – lista słownikowa pozwala na rejestrację występujących chorób wraz z oznaczeniem symboli i szczególnego charakteru schorzenia. Odnotowanie tej informacji wraz z zakresem dat, wykorzystywane jest przy generowaniu raportów dla ZPChr i PFRON.

Zaniechanie podatkowe

Ewidencjonuje się tu zwolnienia podatkowe przyznane pracownikowi przez urząd skarbowy. Można odnotować: rodzaj zaniechania (wybierany z rozwijanej listy pomocniczej), datę, od której obowiązuje oraz kwotę. Program automatycznie w kolejnych wypłatach rozliczy wpisane zaniechanie podatkowe (ograniczy pobór podatku). Rozliczenie zaniechania następuje w momencie realizowania kolejnych wypłat. Ograniczenie poboru podatku następuje w momencie naliczania wypłaty. W sytuacji, gdy koryguje się (zmienia/usuwa) jeden z elementów wypłaty program automatycznie poprawia kwotę zaniechania i podatek w momencie zapisywania wypłaty. Zmian takich możemy również dokonywać we wcześniej obliczonej wypłacie, ale w takim przypadku program nie skoryguje nam kwoty podatku i zaniechania.
Uwaga
Aby dokonać zmian w wyliczonej wcześniej wypłacie, należy ją usunąć i naliczyć ponownie. Jest to warunek konieczny poprawnego obliczenia zaniechania podatkowego.
Informacja o zaniechaniu pojawia się na listach płac, kwitkach wypłaty i karcie podatkowej pracownika. W momencie, gdy zaniechanie zostało częściowo lub całkowicie rozliczone nie mamy możliwości jego korekty. W celu zarejestrowania zmian należy wykasować wcześniej wyliczone wypłaty. Na liście zaniechania podatkowego przedstawiony jest aktualny stan wykorzystania danego zaniechania. Program kontroluje stan rozliczenia zaniechania podatkowego i w sytuacji, gdy zostało ono rozliczone w całości powraca do potrącania zaliczki podatku. Zaniechanie zawsze dotyczy wybranego roku podatkowego (data przyznania zaniechania). Zaniechanie jest rozliczone całkowicie w momencie, gdy kwota zaniechania równa jest kwocie rozliczonej na formularzu zaniechania. Na liście zaniechania w kolumnie pozostało do spłaty wyświetlana jest wówczas wartość 0.00.

Dane dotyczące aplikacji Comarch HRM

W danych dotyczących aplikacji Comarch HRM (przycisk ) można wprowadzić dane kontaktowe pracownika tj. numer telefonu, adres e-mail oraz numer pokoju, które są wyświetlane w aplikacji Comarch ERP HRM Dodatkowo z tego poziomu można ustawić dostęp do aplikacji osobom, które nie są zatrudnione na etat, ani nie posiadają trwającej umowy cywilnoprawnej. Po zaznaczeniu parametru Dostęp do aplikacji poza okresem zatrudnienia należy podać okres od-do, w jakim dana osoba będzie mogła korzystać z aplikacji.

Języki obce

Informacja o znajomości języków obcych. W formularzu możemy określić stopień znajomości języka obcego w mowie i piśmie.

Lista członków rodziny

Lista członków rodziny  – w celu poprawnego zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego (ZCNA) należy uzupełnić podstawowe dane o członkach rodziny pracownika.

Czas pracy i nieobecności

Nieobecności pracownika

Dodawanie Nieobecności dostępne jest pod ikoną  z kilku poziomów:
  1. na Formularzu danych kadrowych, po prawej stronie klikamy ikonę   (Nie)obecności ,
  2. z Listy pracowników (Kadry) - po zaznaczeniu pracownika należy nacisnąć wskazaną powyżej ikonę lub rozwinąć menu kontekstowe (prawy klawisz myszy) i wybrać opcję (Nie)obecności,
  3. z poziomu Wypłat pracowników również można dodać nieobecność naciskając ikonę .
Przy dodaniu pracownikowi nieobecności, które mogą wpływać na wysokość należnego limitu urlopowego za dany rok wyświetlany jest komunikat: Należy przeliczyć limity urlopowe. Dotyczy to nieobecności, które w definicji mają zaznaczone parametry:
  • Nieobecność pomniejsza staż pracy (np. urlop bezpłatny) – bo wpisanie takiej nieobecności może wpłynąć na przesunięcie daty przekroczenia 10 lat stażu, od której pracownik nabywa prawo do 26 dni limitu.
  • Nieobecność pomniejsza limit urlopu wypoczynkowego (np. urlop bezpłatny) – bo taka nieobecność, jeśli trwa co najmniej 30 dni w roku, powoduje pomniejszenie limitu proporcjonalnego o 1/12 za każdy miesiąc trwania takiej nieobecności, jeśli pracownik powraca po takiej nieobecności do pracy w trakcie roku kalendarzowego.
Przy dodawaniu nieobecności indywidualnie odnotowanie nieobecności (urlopu) dla pracownika niemającego limitu, jest możliwe, ale program ostrzega o braku limitu i dopiero po ponownym potwierdzeniu przez Operatora, nieobecność taka jest zapisywana.
Uwaga
Nazwy nieobecności rozpoczynające się od „Wł.” (np. Wł. urlop macierzyński, Wł. zwolnienie chorobowe, Wł. Zwolnienie chorobowe/wypadek) dotyczą tylko i wyłącznie właścicieli i osób z nimi współpracujących.
Uwaga
Na liście typów nieobecności standardowe typy nieobecności są zawężane dla listy pracowników oraz właścicieli. Przy wprowadzeniu nieobecności z poziomu listy pracowników lub listy wypłat pracowników ukryte są nieobecności nieaktywne i dodatkowo nieobecności standardowe dedykowane dla właścicieli. Analogicznie na liście właścicieli są widoczne tylko nieobecności z przedrostkiem „wł”.

Zwolnienie chorobowe

Należy wykonać kroki opisane powyżej. Nanosząc zwolnienie chorobowe należy uzupełnić:
  • Typ nieobecności – Zwolnienie chorobowe,
  • Czas trwania nieobecności – uzupełnić daty od-do trwania nieobecności,
Dotyczy wersji: 2019.0.1
  • Liczba dni chorobowego w obrębie okresu zasiłkowego – informacja o wykorzystanej do tej pory łącznej liczbie dni chorobowego przypadającego w okresie zasiłkowym. Do limitu wliczane są poprzednie okresy nieprzerwanej niezdolności do pracy oraz okresy, między którymi wystąpiła przerwa, ale które dotyczą tego samego okresu zasiłkowego (zaznaczony parametr Kontynuacja okresu zasiłkowego). W limicie nie są uwzględniane dni zwolnienia chorobowego, przypadające w okresie, gdy pracownik nie miał prawa do zasiłku, rozliczone w wypłacie jako Okres wyczekiwania na zasiłek chorobowy. Podczas zapisu formularza nieobecności typu Zwolnienie chorobowe, która powodowałaby przekroczenie limitu 182/270 dni pojawi się odpowiedni komunikat z możliwością wyboru przez Użytkownika, czy cały okres nieobecności ma być zapisany jako zwolnienie chorobowe,  czy ma zostać podzielona i na dni powodujące przekroczenie limitu ma być wprowadzona nieobecność usprawiedliwiona niepłatna.
Formularz nieobecności – okres zasiłkowy
  • Tytuł ubezpieczenia – uzupełniany jest automatycznie w przypadku, gdy zostanie wybrana jedna z nieobecności: urlop macierzyński lub urlop wychowawczy. Wówczas pojawi się odpowiedni kod ubezpieczenia, którego nie należy kasować ani modyfikować.
  • Przyczyna – w przypadku wprowadzania zwolnień lekarskich, pole obowiązkowe, decyduje o sposobie rozliczania tej nieobecności. W programie dostępna jest stała lista przyczyn, którymi są:
      • Nie dotyczy – wyświetlane dla nieobecności niebędących zwolnieniami chorobowymi,
      • Zwolnienie lekarskie – powód, jaki proponuje się standardowo przy wpisywaniu nieobecności „Zwolnienie chorobowe”,
    Dotyczy wersji: 2020.5
      • Niezdolność do pracy/kwarantanna służb medycznych – zostanie policzony 100 % zasiłek z kodem 313,
    • Wypadek w pracy/ choroba zawodowa – zostanie policzony 100% zasiłek z kodem na RSA 314,
    • Wypadek w drodze do/z pracy – również 100%, ale najpierw wynagrodzenie za czas choroby (RSA z kodem 331), następnie zasiłek chorobowy 100% (313),
    • Zwolnienie w okresie ciąży – program wyliczy 100% wynagrodzenie, a później zasiłek chorobowy,
    • Zwolnienie spowodowane gruźlicą,
    • Nadużycie alkoholu,
    • Przestępstwo/wykroczenie – po wybraniu tego powodu program wylicza zerowy (0,00) zasiłek, na deklaracji RSA nieobecność wykazywana jest z kodem 151,
    • Badania dawcy/pobranie organów – 100% zasiłek (po 8.02.2005),
    • Leczenie szpitalne – zasiłek chorobowy (nie wynagrodzenie chorobowe) wypłacany jest w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku.
Uwaga
Od 1 stycznia 2011 roku w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia i w programie Comarch ERP Optima na formularzu danych kadrowych tego pracownika został zaznaczony parametr Chorobowe finansowane przez pracodawcę do: 14 dni, zasiłek chorobowy za okres pobytu w szpitalu od 15 do 33 dnia niezdolności do pracy w roku kalendarzowym wynosi 80% podstawy wymiaru zasiłku.
  • Kod choroby – należy uzupełnić zgodnie z informacją podaną na zaświadczeniu lekarskim. Kody mają wpływ na prawo do zasiłku chorobowego lub jego wysokości (art.57 ust.1, 2 Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). Kod ten pojawi się na raporcie RSA.
  • Kontynuacja okresu zasiłkowego – określa, czy zwolnienia lekarskie mają się sumować do jednego okresu zasiłkowego (182 dni lub 270 dni).
Uwaga
Do jednego okresu zasiłkowego wliczają się wszystkie zwolnienia lekarskie, jeśli przerwy między nimi nie były dłuższe niż 60 dni i zaznaczony został w nieobecności parametr Kontynuacja okresu zasiłkowego. Nieobecności, pomiędzy którymi nie ma ani jednego dnia kalendarzowego przerwy, są zaliczane do tego samego okresu zasiłkowego nawet jeżeli parametr nie jest zaznaczony.
  • Uzyskane przedłużenie – parametr był istotny do 2005 r., obecnie nieedytowalny (historyczny).
  • Pierwszy dzień chor. bez prawa do wynagrodzenia chorobowego – parametr był istotny tylko w 2003 r., obecnie nieedytowalny (historyczny).
  • Seria i numer – dotyczy odnotowywania informacji o dostarczonych zwolnieniach lekarskich. Pole seria – 10 znakowe, pole numer – 20 znakowe.
  • Data wystawienia – w przypadku zwolnień lekarskich.
  • Data dostarczenia – odnotowanie dostarczenia zwolnienia w terminie przekraczającym 7 dni od daty wystawienia, przy równoczesnym zaznaczeniu pola Pomniejszenie zasiłku, spowoduje naliczenie obniżonego o 25% zasiłku chorobowego za okres od 8-go dnia nieobecności do dnia dostarczenia zwolnienia.
  • Na podstawie tego samego dokumentu co poprzednia nieobecność – parametr nie jest zaznaczany automatycznie, użytkownik sam o tym decyduje. W przypadku, gdy nieobecność dzielona jest automatycznie przy anulowaniu wypłaty, parametr zaznacza się domyślnie tylko w tej nieobecności, która po podziale nieobecności ma inną „datę od” niż pierwotna nieobecność przed podziałem. Równocześnie do podzielonych nieobecności przepisywany jest numer i seria z pierwotnie odnotowanej nieobecności.
Po zatwierdzeniu formularza , nieobecność pojawi się na liście i zostanie odnotowana w kalendarzu.

Zasiłki z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego wypłacane dla zleceniobiorców

Przepisy nie nakładają na zleceniodawcę wprost obowiązku odprowadzania zaliczki podatku od zasiłków wypłaconych osobom niebędącymi pracownikami. Jest to jednak dopuszczalne (i w praktyce bardzo często stosowane), ale uzależnione od zgody zleceniobiorcy. Sposób opodatkowania/wykazania na PIT zasiłków ZUS zleceniobiorcy ustala użytkownik programu wskazując odpowiednią opcję na nieobecności. Na formularzu nieobecności pracownika w grupie Zasiłek ZUS dla zleceniobiorcy niebędącego pracownikiem etatowym w polu Zaliczka podatku od zasiłku dostępne są następujące opcje:
  • PIT-11 – podatek z przychodami ze stosunku pracy (domyślna – opodatkowane i wykazywane na PIT tak samo dla pracowników etatowych),
  • PIT-11 – podatek z przychodami z „Innych źródeł”,
Dotyczy wersji: 2019.1.1
  •  PIT-11 – bez podatku
  • PIT-8C – bez podatku (historyczny).
Zasiłek ZUS dla zleceniobiorcy
W zależności od opcji na wypłacie generowane jest odpowiednie rozliczenie i tak dla opcji:
  • PIT-11 – podatek z przychodami ze stosunku pracy generowany jest standardowy typ wypłaty (jak dla zwykłej nieobecności typu Zwolnienie lekarskie),
  • PIT-11 – podatek z przychodami z „Innych źródeł” generowany jest typ wypłaty z informacją w nazwie (i) np. Zasiłek chorobowy (i),
Dotyczy wersji: 2019.1.1
  •  PIT-11 – bez podatku, generowany jest typ wypłaty z informacją w nazwie (n), np.Zasiłek chorbowy (n)
  • PIT-8C (historyczny) – bez podatku generowany jest typ wypłaty z informacją w nazwie (n) np. Zasiłek chorobowy (n).

Zwolnienie chorobowe dla osoby, która ukończyła 50 r. życia

Z dniem 1.02.2009r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy skracająca okres wypłacania wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez firmę dla pracowników powyżej 50-tego roku życia do 14 dni w roku (zamiast standardowych 33 dni obowiązujących nadal dla pozostałych pracowników). Informacje te odnotować można na formularzu pracownika - zakładka [Inne informacje] - w sekcji „Niestandardowe wyliczenie"
  • Parametr z opisem Chorobowe finansowane przez pracodawcę do,
  • pole liczbowe, pozwalające na wpisanie liczby dni, uaktywniane po zaznaczeniu parametru.
Zaznaczenie u pracownika Chorobowe finansowane przez pracodawcę do [v] i wpisanie liczby dni równej 14 spowoduje, że dla takiego pracownika zasiłek chorobowy będzie wypłacany począwszy od 15-go dnia niezdolności do pracy z powodu choroby w roku (a nie od 34-go dnia). Zgodnie wyjaśnieniami ZUS, wchodzące w życie 1 lutego skrócenie okresu wypłaty wynagrodzenia chorobowego, nie ma zastosowania do nieobecności ze stycznia 2009. Wyjaśnienie ZUS „Zasiłek chorobowy dla pracowników, którzy ukończyli 50 rok życia” z dn. 30.01.2009r. opublikowane na stronie www.zus.pl Od wersji 2013.0.1 programu Comarch ERP Optima na zakładce [Inne informacje] formularza danych kadrowych uzupełniono przy polu Chorobowe finansowane przez pracodawcę do: informację dotyczącą daty obowiązywania parametru. Na podstawie odnotowanej daty urodzenia pracownika wypełniane są automatycznie dane dotyczące skróconego do 14 dni okresu finansowania przez firmę wynagrodzenia za czas choroby i daty obowiązywania tego ustawienia.  Program ustawia datę zgodną z wymogiem ZUS, czyli pierwszym dniem roku następującego po roku, w którym pracownik ukończył 50 lat. Dodatkowo sprawdzana jest data obowiązywania ustawy i w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50 lat przed 2009 rokiem ustawiana jest data graniczna 01.01.2009. Podczas naliczania wypłat pracowników sprawdzana jest dodatkowo data obowiązywania parametru Chorobowe finansowane przez pracodawcę. Dane odnotowywane są w ostatnim zapisie historycznym pracownika. Dane zostaną uzupełnione automatycznie przez program Comarch ERP Optima, jeżeli nie zostały one wcześniej wypełnione przez użytkownika programu.

Świadczenie rehabilitacyjne

Jeśli pracownik nabywa prawo do świadczenia rehabilitacyjnego, należy z listy typów nieobecności wybrać Urlop rehabilitacyjny.
Uwaga
W celu odnotowania świadczenia rehabilitacyjnego związanego z wypadkiem w pracy lub w drodze do/z pracy należy pracownikowi wprowadzić  nieobecność Urlop rehabilitacyjny i ustawić odpowiednią przyczynę. W przypadku właściciela i osób współpracujących należy wybrać jedną z opcji Wł.Urlop rehabilitacyjny, Wł.Urlop rehabilitacyjny/wyp.
Wskazówka
Z poziomu formularza pracownika w gałęzi Wydruki kadrowe dostępny jest wydruk Oświadczenie do celów świadczenia rehabilit. (Np-7), który jest składany przez pracownika do ZUS w celu uzyskania świadczenia rehabilitacyjnego po wyczerpaniu okresu zasiłkowego

Zasiłek opiekuńczy

W przypadku odnotowywania zasiłku opiekuńczego należy wybrać Typ nieobecności Urlop opiekuńczy (zasiłek) i dodatkowo w polu Przyczyna wybrać jedną z dostępnych opcji:
  • Opieka nad dzieckiem do 14 lat,
  • Opieka nad inną osobą,
  • Opieka nad niepełnosprawnym dzieckiem do lat 18. 
 
Uwaga
W przypadku właściciela i osób współpracujących należy wybrać Wł.urlop opiekuńczy (zasiłek).
W programie jest wprowadzona kontrola liczby dni zasiłku opiekuńczego. Podczas dodawania nieobecności Urlop opiekuńczy (zasiłek) na formularzu nieobecności wyświetlana jest informacja o wykorzystanej do tej pory łącznej liczbie dni zasiłku opiekuńczego w danym roku oraz liczbie dni zasiłku wypłaconej w związku z opieką nad osobą inną niż dziecko do 14 lat i liczbie dni zasiłku wypłaconej w związku z opieką nad niepełnosprawnym dzieckiem do lat 18. Do limitu 14/60 dni zasiłku opiekuńczego są wliczane także dni urlopu opiekuńczego wpisane jako bilans otwarcia nieobecności ZUS na formularzu pracownika na zakładce [6. Inne informacje], jeśli w polu Informacje na dzień jest podana data z roku, zgodnego z datą od wprowadzanej nieobecności. Podczas zapisu formularza nieobecności typu Urlop opiekuńczy (zasiłek), która powodowałaby przekroczenie limitu 60 i/lub 14 i/lub 30 dni pojawia się odpowiedni komunikat z możliwością wyboru przez Użytkownika czy cały okres nieobecności ma być zapisany jako urlop opiekuńczy  czy ma zostać podzielona i na dni powodujące przekroczenie limitu ma być wprowadzona nieobecność usprawiedliwiona niepłatna. Podczas seryjnego wstawiania nieobecności w trybie automatycznym w razie wpisania nieobecności Urlop opiekuńczy (zasiłek) w wymiarze, który spowodowałby przekroczenie limitu 60 i/lub 14 i/lub 30 dni, nieobecność nie zostanie dodana, a w logu pojawi się odpowiednia informacja. Podczas importu nieobecności z arkusza Excel, z Comarch ERP Migrator oraz e-Zwolnień z PUE nie ma kontroli limitu dni zasiłku opiekuńczego. Dodatkowo  w programie kontrolowany jest wiek dziecka, na które udzielany jest urlop opiekuńczy. Podczas zapisu nieobecności Urlop opiekuńczy (zasiłek), z przyczyną 'Opieka nad dzieckiem do 14 lat’, program weryfikuje czy na liście członków rodziny jest wprowadzone dziecko, które ma mniej niż 14 lat, na 'datę do’ wprowadzonej nieobecności. Jeżeli nie ma dziecka poniżej 14 lat, podczas zapisu nieobecności wyświetla się odpowiedni komunikat.

Dodatkowy urlop opiekuńczy (zasiłek)

Dotyczy wersji: 2020.4.1
Nieobecność Dodatkowy urlop opiekuńczy (zasiłek) należy odnotować w celu naliczenia dodatkowego zasiłku opiekuńczego związanego z koniecznością osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem w wieku do lat 8, jeżeli w związku ze zwalczaniem zakażenia wirusem i rozprzestrzeniania się choroby zakaźnej u ludzi, wywołanej wirusem COVID-19 nastąpiło zamknięcie żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły do których uczęszcza dziecko. Nieobecność nie pomniejsza limitu rocznego liczby dni zasiłku opiekuńczego.
Dotyczy wersji: 2020.5
Uwaga
W przypadku właściciela i osób współpracujących należy wybrać Wł.dodatkowy urlop opiekuńczy (zasiłek).

Urlop opiekuńczy kp 173

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy, w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny (syn, córka, matka, ojciec, małżonek) bądź zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia ze względów medycznych. W programie w celu ewidencji urlopu, należy dodać nieobecność Urlop opiekuńczy kp 173(1) (5dni). Nieobecność pomniejsza wynagrodzenie oraz czas pracy pracownika, nie przysługuje za nią wynagrodzenie.

Urlop macierzyński

W przypadku, gdy pracownik przebywa na urlopie macierzyńskim należy odnotować na kalendarzu (Nie)obecności nieobecność Urlop macierzyński. W polu Przyczyna należy wybrać odpowiednią przyczynę, która wpływa na wysokość zasiłku macierzyńskiego. Dostępne są dwie przyczyny:
  • Urlop macierzyński 100%
  • Urlop macierzyński 81,5%
  • Urlop macierzyński 80%
W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka). Zwolnienie z FP/FGŚP- parametr  pozwala na automatyczne ustalenie okresu zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych. Podczas zapisu kalendarza (Nie)obecności przy zaznaczonym parametrze automatycznie zostanie ustalony okres zwolnienia z FP/FGŚP i zapisany na formularzu wskazanego dziecka na zakładce [4 Zwolnienie z FP/FGŚP]. Parametr jest automatycznie zaznaczany po ustawieniu dziecka w nieobecności związnaej z rodzicielstwem wprowadzonej dla pracownika-kobiety. Ze zwolnienia z FP/FGŚP w przypadku, gdy oboje rodziców korzystało z urlopów związanych z rodzicielstwem może korzystać tylko jeden pracodawca, dlatego w programie domyślnie ustawiane jest zwolnienie z tych składek dla pracownika-kobiety. W przypadku, gdy ze zwolnienia będzie korzystał pracownik-mężczyzna podczas wprowadzania urlopu związanego z rodzicielstwem należy samodzielnie  zaznaczyć parametr.
Uwaga
W przypadku właściciela i osób współpracujących należy wybrać Wł.urlop macierzyński.

Urlop macierzyński (dodatkowy)

Dla odnotowania pracownikowi urlopu macierzyńskiego dodatkowego należy dodać nieobecność Urlop macierzyński dodatkowy. W polu Przyczyna należy wskazać odpowiednią przyczynę, która będzie miała wpływ na wysokość zasiłku macierzyńskiego(dodatkowego): 
  • Urlop macierzyński 100%,
  • Urlop macierzyński 81,5%
  • Urlop macierzyński 80%.
W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka). Zwolnienie z FP/FGŚP- parametr  pozwala na automatyczne ustalenie okresu zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych. Podczas zapisu kalendarza (Nie)obecności przy zaznaczonym parametrze automatycznie zostanie ustalony okres zwolnienia z FP/FGŚP i zapisany na formularzu wskazanego dziecka na zakładce [4 Zwolnienie z FP/FGŚP]. Parametr jest automatycznie zaznaczany po ustawieniu dziecka w nieobecności związnaej z rodzicielstwem wprowadzonej dla pracownika-kobiety. Ze zwolnienia z FP/FGŚP w przypadku, gdy oboje rodziców korzystało z urlopów związanych z rodzicielstwem może korzystać tylko jeden pracodawca, dlatego w programie domyślnie ustawiane jest zwolnienie z tych składek dla pracownika-kobiety. W przypadku, gdy ze zwolnienia będzie korzystał pracownik-mężczyzna podczas wprowadzania urlopu związanego z rodzicielstwem należy samodzielnie  zaznaczyć parametr. Jeśli pracownik podczas urlopu macierzyńskiego dodatkowego pracuje na część etatu należy na formularzu nieobecności zaznaczyć parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego.
Uwaga
W przypadku właściciela i osób współpracujących należy wybrać Wł.urlop macierzyński (dodatkowy). Ustawa z dnia 24 lipca 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1268) uchyliła przepisy stanowiące o dodatkowym urlopie macierzyńskim oraz dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego. Od 2 stycznia 2016 r. wymiar urlopu rodzicielskiego uległ wydłużeniu o dotychczasowy okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego i dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.

Urlop rodzicielski

Jeśli pracownik przebywa na urlopie rodzicielskim należy dodać nieobecność Urlop rodzicielski. W polu Przyczyna dostępne są przyczyny, wpływające na wysokość zasiłku macierzyńskiego (rodzicielskiego):
  • Urlop rodzicielski 100%,
  • Urlop macierzyński 81,5%
  • Urlop rodzicielski 80%,
  • Urlop macierzyński 70%
  • Urlop rodzicielski 60%.
  • Urlop rodzicielski 70% (do 9 tygodni),
  • Urlop rodzicielski 70% (ustawa 'Za życiem’),
  • Urlop rodzicielski 81,5% (ustawa 'Za życiem’).
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Jeśli pracownik podczas urlopu rodzicielskiego pracuje na część etatu należy na formularzu nieobecności zaznaczyć parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego.
W przypadku ustawienia u pracownika łączenia pracy z urlopem rodzicielskim parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego zostanie zaznaczony w nieobecności typu urlop rodzicielski, która jest nierozliczona. W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka). Edycja tego pola jest dostępna także na rozliczonych nieobecnościach. Dane wpisane w tym polu są wykazane na świadectwie pracy. Imię i nazwisko dziecka, można wprowadzić również na zakładce [Pozostałe].  W sytuacji gdy uzupełniono zarówno pole Dziecko  jak i zakładkę  [Pozostałe] do świadectwa pracy pobierane będą dane z pola Opieka nad. W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka). Zwolnienie z FP/FGŚP- parametr  pozwala na automatyczne ustalenie okresu zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych. Podczas zapisu kalendarza (Nie)obecności przy zaznaczonym parametrze automatycznie zostanie ustalony okres zwolnienia z FP/FGŚP i zapisany na formularzu wskazanego dziecka na zakładce [4 Zwolnienie z FP/FGŚP]. Parametr jest automatycznie zaznaczany po ustawieniu dziecka w nieobecności związnaej z rodzicielstwem wprowadzonej dla pracownika-kobiety. Ze zwolnienia z FP/FGŚP w przypadku, gdy oboje rodziców korzystało z urlopów związanych z rodzicielstwem może korzystać tylko jeden pracodawca, dlatego w programie domyślnie ustawiane jest zwolnienie z tych składek dla pracownika-kobiety. W przypadku, gdy ze zwolnienia będzie korzystał pracownik-mężczyzna podczas wprowadzania urlopu związanego z rodzicielstwem należy samodzielnie  zaznaczyć parametr.
Uwaga
W przypadku właściciela i osób współpracujących należy wybrać Wł.urlop rodzicielski.

Urlop ojcowski

Pracownikowi przebywającemu na urlopie ojcowskim należy na kalendarzu (Nie)obecności wprowadzić nieobecność Urlop ojcowski. W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11  (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka).  Edycja tego pola jest dostępna także na rozliczonych nieobecnościach. Dane wpisane w tym polu są wykazane na świadectwie pracy. Imię i nazwisko dziecka, można wprowadzić również na zakładce [Pozostałe].  W sytuacji gdy uzupełniono zarówno pole Dziecko jak i zakładkę  [Pozostałe] do świadectwa pracy pobierane będą dane z pola Opieka nad . W programie jest wprowadzona kontrola liczby dni urlopu ojcowskiego. Podczas wprowadzania nieobecności Urlop ojcowski na formularzu nieobecności wyświetlana jest informacja o wykorzystanej do tej pory liczbie dni urlopu ojcowskiego łącznie z wprowadzaną nieobecnością, na dane dziecko (jeśli w bieżącej nieobecności zostało wskazane dziecko w polu Dziecko lub w ciągu 1 roku (jeśli w bieżącej nieobecności nie zostało wybrane dziecko ) W trakcie zapisu formularza nieobecności Urlop ojcowski, która powodowałaby przekroczenie limitu 14 dni pojawi się odpowiedni komunikat z możliwością wyboru czy nieobecność ma być zapisana pomimo przekroczenia limitu czy Użytkownik chce ją edytować i zmienić okres. W sytuacji gdy na formularzu nieobecności Urlop ojcowski zostało wskazane dziecko dla którego uzupełniono datę urodzenia, podczas zapisu formularza program weryfikuje, czy ukończyło 1 rok (dzieci urodzone od 26. 04.2023r.) lub 2 lata (dzieci urodzone od 26. 04.2023r) na datę DO nieobecności. Gdy wiek dziecka przekroczy określony wiek pojawi się odpowiedni komunikat. Podczas seryjnego wstawiania nieobecności w trybie automatycznym w razie wpisania nieobecności Urlop ojcowski w wymiarze, który spowodowałby przekroczenie limitu 14 dni, nieobecność nie zostanie dodana, a w logu pojawi się odpowiednia informacja. Podczas importu nieobecności z arkusza Excel, z Comarch ERP Migrator nie ma kontroli limitu dni urlopu ojcowskiego
Uwaga
W przypadku właściciela i osób współpracujących należy wybrać Wł.urlop ojcowski.

Zwolnienie (siła wyższa)

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.

W celu odnotowania zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, w programie należy  dodać nieobecość  Zwolnienie (siła wyższa) (2dni)  lub Zwolnienie (siła wyższa) (2dni)/godz. Po odnotowaniu pracownikowi powyższych nieobecności w wypłacie jest naliczany składnik ‘Wynagr. za czas zwol. (siła wyższa)’ w wysokości 50% wynagrodzenia.

Odbieranie nadgodzin

W module Płacy i Kadry Plus udostępniona jest funkcjonalność odbierania nadgodzin. Do odnotowania odbioru nadgodzin służy dostępna na formularzu dnia w kalendarzu czasu pracy pracownika kolumna Nadg. z rozwijaną listą znaczników:
  • BM – nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu,
  • NM – nadgodziny odbierane w kolejnym miesiącu,
  • PŁ – Wolne za nadgodziny (płatne),
  • NP – Wolne za nadgodziny (niepłatne).

Formularz dnia pracy pracownika - kolumna Nadgodziny

AKRONIMPłatne (% wynagrodzenia zasadniczego)Wliczać do czasu pracyWliczać do czasu do wyliczenia nadgodzin
O.BM
Zgodnie ze strefą (0%)Jak strefa (Nie)Nie
O.NMZgodnie ze strefą (100%)Jak strefa (Tak)Nie
W.PŁZgodnie ze strefą (100%)Jak strefa (Tak)Tak
W.NPZgodnie ze strefą (0%)Jak strefa (Nie)Tak
Sposób zapłaty i wliczania do czasu pracy będzie odczytywany ze strefy, którą opisuje dany znacznik. Z tabeli wynika, że opisy „O.NM” i „W.PŁ” uwzględniane są wyłącznie dla wejść odnotowanych jako strefy wliczane do czasu pracy, a dwa pozostałe - wyłącznie dla stref niewliczanych do czasu pracy. Zapisy na definicji dnia są sprawdzane, w przypadku błędnego wypełnienia zapisu pojawi się komunikat: Niepoprawnie wypełniono kolumnę z rozliczeniem nadgodzin/niezgodność z definicją strefy. Należy poprawić wszystkie niezgodności, w przeciwnym wypadku program nie pozwoli zapisać naniesionych zmian w danym dniu.
Uwaga
Jeśli wejście z danym znacznikiem ma być płatne, to zapłatą będzie standardowy typ wypłaty „wynagrodzenie zasadnicze (z nazwą strefy czasu pracy)”. Każde wejście opisane znacznikiem o rodzaju „płatny” jest traktowane jako czas pracy przy liczeniu podstaw do urlopu lub innych typów wypłat oraz funkcji płacowych zwracających czas pracy. Przy takiej konfiguracji nie trzeba definiować własnych typów wypłat, a Użytkownik nadal może korzystać z wliczania standardowych dopłat do nadgodzin.
Przy wyliczaniu nadgodzin licząc czas przepracowany w danych strefach: 
  • Pomijane są strefy ze znacznikami: O.BM, O.NM,
  • Uwzględniane są te, które mają znaczniki: W.PŁ, W.NP.
Z funkcją odbierania nadgodzin związany jest wydruk Pracownicy z czasem wolnym za nadgodziny (Płace i Kadry Plus). Wydruk dotyczy odbierania czasu wolnego za nadgodziny. Dostępny z listy pracowników, dla zaznaczonych, w sekcji wydruków „Pracownicy” oraz z formularza pracownika w nowej sekcji wydruków Raporty. Wydruk tylko dla pracowników rozliczanych wg kalendarza lub obecności. 

Rozliczanie wg Kalendarza / Obecności

Jest to domyślne ustawienie dla każdego nowo dodawanego do bazy pracownika. Na formularzu danych kadrowych, zakładka [Etat] pole Rozlicz. czasu pracy – według  kalendarza. Ustawienie to oznacza, że faktyczny czas pracy pracownika domyślnie zostanie wypełniony planem pracy w danym miesiącu. Wszelkie odchyłki od planu pracy (nadgodziny, czas pracy poniżej normy) powinny być naniesione przez użytkownika z poziomu Nieobecności zakładka [Kalendarz]. Dany dzień można edytować klawiszem <ENTER> lub poprzez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem