Handel z magazynem

Moduł Faktury - informacje ogólne

Faktury to jeden z modułów, które mogą wchodzić w skład systemu Comarch ERP Optima. Pomimo tego, że moduł ten można dołączyć do Comarch ERP Optima w dowolnym momencie, po instalacji staje się on w pełni integralną częścią systemu. Oznacza to między innymi, że wszelkie informacje wprowadzone w tym module stają się automatycznie widoczne w całym, funkcjonującym w Państwa firmie systemie.
Uwaga
W module Faktury każda z tworzonych kartotek cennikowych jest usługą prostą.
Funkcjonalność modułu Faktury obejmuje między innymi: 
  • wystawianie Faktur Sprzedaży dla podmiotów gospodarczych,
  • wystawianie Faktur Sprzedaży dla osób fizycznych, z możliwością ich fiskalizacji – współpraca z drukarkami fiskalnymi firm POSNET, ELZAB, INNOVA, NOVITUS, TORELL, EMAR,
  • wystawianie Faktur Korygujących (ilość, wartość, podatek VAT),
  • pełną współpracę z modułem Kasa/Bank: ewidencja zapłat gotówką lub kartą płatniczą, lista zaległych płatności, rozliczanie i kompensaty niezapłaconych dokumentów, Preliminarz Płatności ułatwiający planowanie przepływu środków finansowych w firmie,
  • standardowe formy płatności: gotówka i przelew oraz płatności kartami kredytowymi, kompensaty, kredyty. Możliwość definiowania własnych form płatności przez użytkownika.
  • elastyczne możliwości numeracji dokumentów,
  • listę usług z możliwością podziału na grupy asortymentowe,
  • obsługę kodów kreskowych,
  • zintegrowaną współpracę z modułami księgowymi systemu,
  • różnorodne raporty i analizy, oparte między innymi o definiowany przez użytkownika system kategorii,
  • współpracę z Comarch ERP Optima Handel, pozwalającą na pełne rozliczenia towarów, dostaw.
  Centralną częścią systemu Comarch ERP Optima jest moduł Kasa/Bank. W nim gromadzona jest pełna informacja dotycząca przepływu środków pieniężnych w firmie. Dane w module Kasa/Bank pochodzą między innymi z:
  • zapisów operatora wykonanych bezpośrednio w tym module,
  • informacji pochodzących z innych części systemu. Z modułów księgowych do Kasy/Banku wprowadzane są np. zapłaty za faktury kosztowe oraz informacje o planowanych lub dokonanych płatnościach związanych z podatkami,
  • z modułu Płace i Kadry – listy płac i wszelkie świadczenia wypłacane pracownikom firmy.
  Duża ilość informacji wymieniana jest również pomiędzy modułami FakturyKasa/Bank:
  • każda faktura gotówkowa powoduje zapis (wpłatę lub wypłatę w przypadku korekt) we wskazanym rejestrze kasowym,
  • każda faktura z odroczoną płatnością zapisuje w Preliminarzu Płatności zdarzenie. Planujemy w ten sposób przyszłe wpłaty i wypłaty związane z realizacją płatności,
  • rozliczenie płatności z poziomu modułu Kasa/Bank automatycznie jest widoczne na fakturze (faktura otrzymuje status zapłaconej),
  • każda korekta lub anulowanie faktury ma wpływ na stan kasy lub Preliminarz Płatności,
  • wszelkie zestawienia związane z nieuregulowanymi płatnościami, listy dłużników i wierzycieli otrzymamy z poziomu modułu Kasa/Bank.
  W przypadku wykorzystania w firmie modułów księgowych systemu Comarch ERP Optima, wprowadzane z poziomu Faktur informacje o wystawionych fakturach są przekazywane do rejestrów VAT, a z rejestrów, już na poziomie modułu księgowego dokonywane są zapisy w księdze podatkowej lub na odpowiednich kontach planu kont.

Kategorie w module Faktury

Kategorie są w systemie Comarch ERP Optima bardzo istotnym elementem związanym z opisywaniem dokumentów, ich klasyfikacją oraz analizą. Lista kategorii jest wspólna dla wszystkich obiektów w programie.. Kategorie spełniają w programie następujące funkcje:
  • służą do klasyfikowania dokumentów. Dzięki dwupoziomowej strukturze listy kategorii, analizy przychodów i kosztów bądź płatności prowadzone pod kątem kategorii, pozwalają na wyciągnięcie z programu informacji o przeprowadzonych transakcjach w rozbiciu na różne stopnie szczegółowości.
  • Służą jako słownik pomocniczy opisów zdarzeń gospodarczych. Można więc wykorzystywać je jako listę pomocniczą opisów wprowadzanych na dokumentach rejestrach VAT, zapisach księgowych lub kasowych i bankowych.
  • Służą jako wzorce przy wprowadzaniu dokumentów. Wprowadzając dokumenty do rejestru VAT, kategorie automatycznie ustawiają domyślne wartości stawek VAT, sposobu księgowania dokumentu, sposobu odliczania podatku na deklaracji VAT-7.
  W module Faktury kategorie wykorzystywane są w kilku miejscach:
  • Na karcie usługi.
  • Z każdą pozycją z cennika można skojarzyć kategorię sprzedaży i kategorię zakupu. Podczas wypełniania karty usługi wybór kategorii podpowiada nam dla towaru stawkę VAT, przypisaną wybranej kategorii.
  • Na karcie kontrahenta.
  • Z każdym kontrahentem można skojarzyć kategorię sprzedaży/ zakupu. W ten sposób powstaje np. możliwość alternatywnego w stosunku do podziału na grupy, rozróżnienia typów kontrahentów.
  • Na fakturze (Paragonie, Fakturze Zakupu).
  Każda wystawiona faktura może być powiązana z kategoriami w dwóch miejscach:
  • w nagłówku W chwili wystawiania dokumentu i podaniu kodu kontrahenta w nagłówku proponowana jest ta sama kategoria, która zapisana jest na karcie ewidencyjnej Nabywcy. Można ją zaakceptować lub zmienić wg własnych potrzeb. Kategorię zapisaną w nagłówku faktury można wykorzystać w konstruowaniu raportów dotyczących sprzedaży. Kategoria ta jest również w chwili księgowania przenoszona do nagłówka zapisu w rejestrze VAT oraz na zapisy lub zdarzenia w rejestrach kasowych i bankowych. Dzięki temu otrzymujemy możliwość np. zbudowania raportów zaległych płatności wg kategorii.
  • na elementach faktury. Każda pozycja faktury również skojarzona jest z jedną z kategorii. Program proponuje tą samą kategorię, która jest wprowadzona na karcie usługi. Kategoria elementu może być zmieniona w trakcie edycji dokumentu.
  Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) znajduje się parametr Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie. Jeśli parametr jest zaznaczony to dany operator ma prawo do zmiany kategorii w nagłówku dokumentu oraz na pozycjach, pomimo, że dokument został już zapisany na trwałe. Zmianę kategorii można zapisać przy pomocy przycisku  Zapisz zmiany.
Uwaga
Funkcja dotyczy dokumentów zapisanych na trwałe do czasu ich zaksięgowania (do rejestrów VAT lub bezpośrednio do Księgi Handlowej).

Faktury a inne moduły

Menu programu zależy od posiadanych przez Państwa modułów. Jeśli korzystacie Państwo z:
  • Faktur – menu obejmuje funkcje: Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, Faktury Pro-Forma oraz Łatwą sprzedażŁatwe zakupy.
  • Faktur i Analiz – menu faktur powiększa się o Rezerwacje odbiorcyZamówienia u Dostawców – z prawem do podglądu wymienionych list. W menu głównym i w pojawia się Magazyn, bez możliwości dopisywania pozycji.
  • Handel – w menu Ogólne dostępna jest lista magazynów (wielomagazynowość), z poziomu modułu Faktury istnieje możliwość wystawiania Rezerwacji odbiorcy, Zamówień u dostawców. Menu Magazyn umożliwia wystawianie wszystkich dokumentów magazynowych (BO, AI, WZ, PZ, RW, PW, PWP, RWS).
 

Moduł Handel - informacje ogólne

System Comarch ERP Optima pozwala na pełna obsługę firmy handlowej. Obsługa ta została podzielona pomiędzy dwie, ściśle ze sobą współpracujące części, dotyczące fakturowania oraz prowadzenia gospodarki magazynowej. Część dotycząca fakturowania obejmuje miedzy innymi: 
  • Wystawianie Faktur Sprzedaży dla podmiotów gospodarczych.
  • Wystawianie Faktur Sprzedaży i Zakupu w walutach obcych.
  • Faktury Sprzedaży dla osób fizycznych, z możliwością ich fiskalizacji – współpraca z drukarkami fiskalnymi.
  • Faktury Korygujące (ilość, wartość, podatek VAT).
  • Pełna współpraca z modułem Kasa/Bank: ewidencja zapłat gotówką lub kartą płatniczą, lista zaległych płatności, rozliczanie i kompensaty niezapłaconych dokumentów, preliminarz płatności ułatwiający planowanie przepływu środków finansowych w firmie.
  • Standardowe formy płatności: gotówka i przelew oraz płatności kartami kredytowymi, kompensaty, kredyty. Możliwość definiowania własnych form płatności przez użytkownika.
  • Elastyczne możliwości numeracji dokumentów.
  • Listę towarów i usług z możliwością podziału na grupy asortymentowe.
  • Obsługę kodów kreskowych.
  • Zintegrowaną współpracę z modułami księgowymi systemu.
  • Różnorodne raporty i analizy, oparte między innymi o definiowany przez użytkownika system kategorii.
Część dotycząca gospodarki magazynowej pozwala zarządzać zasobami towarów w magazynie. Podstawowe funkcje to:
  • Obsługa dokumentów zewnętrznych (PZ – Przyjęć Zewnętrznych, WZ – Wydań Zewnętrznych). W zależności od przyjętego w firmie schematu obiegu dokumentów możemy wybrać jeden z trzech dostępnych sposobów pracy:
    • wystawiamy PZ/WZ, a następnie przekształcamy dokument do Faktury Zakupu/ Sprzedaży,
    • z kilku dokumentów PZ/WZ generujemy jedną Fakturę Zakupu/ Sprzedaży,
    • wystawiamy dokument FS/FZ, a następnie na jego podstawie wystawiamy dokumenty magazynowe WZ/PZ.
  • Obsługa dokumentów wewnętrznych (PW – Przyjęć Wewnętrznych, RW – Rozchodów Wewnętrznych, MM – Przesunięć Międzymagazynowych). Są to samodzielne dokumenty, które odzwierciedlają ruch towarów w firmie. Nie powodują naliczania podatku VAT i płatności. W momencie rozpoczynania pracy z systemem wprowadzany jest bilans otwarcia BO (możliwe jest korygowanie wartości poszczególnych pozycji wprowadzonych dokumentem BO).
  • Inwentaryzacja – dotyczy wybranego magazynu. Cały proces inwentaryzacji przebiega w 3 etapach: stworzeniu podkładek, policzeniu towaru i uzupełnieniu informacji o ilości i zamknięciu inwentaryzacji. Uzgodnienie ilości wykonywane jest za pomocą dokumentów PW i RW.
  • Kompletacja – umożliwia produkcję towaru/ usługi w oparciu o zdefiniowane wcześniej receptury. Produkt wprowadzany jest na podstawie dokumentu PWP – Przyjęcia Wewnętrznego Produktu, składniki rozchodowane są na dokumencie RWS – Rozchód Wewnętrzny Składników.
  • Wielomagazynowość – w obrębie jednej firmy możliwe jest prowadzenie kilku lokalnych magazynów. Na każdym wystawionym w programie dokumencie konieczne jest określenie magazynu, którego on dotyczy.
  • Możliwość rozliczania kosztu własnego sprzedaży jedną z trzech metod:
    • FIFO,
    • LIFO,
    • AVCO (średnie ważone),
    • Dodatkowo w module Handel Plus możliwe jest wydawanie towaru z konkretnych dostaw.
  • Faktury Pro Forma – funkcja dostępna jest w menu
  • Rezerwacje Odbiorcy – Dokumenty RO powodują zarezerwowanie towaru dla wybranego klienta. Okres obowiązywania danej rezerwacji określają: data wystawienia i data ważności. Po zaznaczeniu parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/Zamówienia i Rezerwacje Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, dopiero po upływie daty rezerwacji towar jest odblokowany i można go wydać z magazynu. Na podstawie wystawionych rezerwacji możemy wystawić Paragon lub Fakturę Sprzedaży.
  • Zamówienia u Dostawcy – w programie istnieją dwa sposoby tworzenia zamówień. Pierwszy polega na ‘ręcznym’ utworzeniu zamówienia, drugi wykonywany jest z poziomu Raportu Braków. Tworząc zamówienie możemy odwołać się do brakującej ilości, stanu minimalnego i maksymalnego towaru określonego na formularzu towaru. Zatwierdzone Zamówienie można przekształcić w Przyjęcie Zewnętrzne.
  • Sprzedaż dedykowana – okno zawiera wszystkie kluczowe informacje dotyczące kontrahenta. Umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży oraz rejestrację kontaktów CRM. Jako informację pomocniczą okno zawiera wykres przedstawiający sprzedaż dla kontrahenta za ostatnie 3 miesiące.
  • Łatwa sprzedaż – podobnie jak Rezerwacje Odbiorcy dostępna jest w menu Handel/ Handel/ Inne. Pozwala ona na znaczne skrócenie całego procesu wystawiania dokumentów sprzedaży. Samo wystawienie dokumentu składa się z 3 kroków:
  • zaznaczenie zasobów i określenie ich ilości,
  • wybór dokumentu (Faktura, Paragon),
  • wybór kontrahenta.
  • Łatwe zakupy – funkcja dostępna jest w menu Handel/ Handel/ Inne. Pozwala na skrócenie procesu wprowadzenia towaru do magazynu.
  • Zintegrowana współpraca z modułami księgowymi systemu.
  • Elastyczne możliwości numeracji dokumentów.

Przepływ informacji w systemie Comarch ERP Optima

Centralną częścią systemu Comarch ERP Optima jest moduł Kasa/Bank. W nim gromadzona jest pełna informacja dotycząca przepływu środków pieniężnych w firmie. Dane w module Kasa/Bank pochodzą między innymi z:
  • Zapisów operatora wykonanych bezpośrednio w tym module.
  • Informacji pochodzących z innych części systemu. Z modułów księgowych do Kasy/Banku wprowadzane są np. zapłaty za faktury kosztowe oraz informacje o planowanych lub dokonanych płatnościach związanych z podatkami, z modułu Płace i Kadry – listy płac i wszelkie świadczenia wypłacane pracownikom firmy.
Duża ilość informacji wymieniana jest również pomiędzy modułami FakturyKasa/Bank:
  • każda faktura gotówkowa powoduje zapis (wpłatę lub wypłatę w przypadku korekt) we wskazanym rejestrze kasowym,
  • każda faktura z odroczoną płatnością zapisuje w preliminarzu zdarzenie. Planujemy w ten sposób przyszłe wpłaty i wypłaty związane z realizacją płatności,
  • rozliczenie płatności z poziomu modułu Kasa/Bank automatycznie jest widoczne na fakturze (faktura otrzymuje status zapłaconej),
  • każda korekta lub anulowanie faktury ma wpływ na stan kasy lub preliminarz płatności,
  • wszelkie zestawienia związane z nieuregulowanymi płatnościami, listy dłużników i wierzycieli otrzymamy z poziomu modułu Kasa/Bank.
W przypadku wykorzystania w firmie modułów księgowych systemu Comarch ERP Optima, wprowadzane z poziomu Faktur informacje o wystawionych fakturach są przekazywane do rejestrów VAT i za pomocą zdefiniowanych schematów na odpowiednie konta księgowe. Na konta księgowe zapisywane są również informacje zawarte na dokumentach wystawionych w menu Handel/Magazyn.

Zasady działania modułu Handel

Podczas tworzenia systemu przyjęto zasadę, że funkcjonalność handlowa jest oddzielona od funkcjonalności magazynowej. Dokumenty handlowe to Faktury Sprzedaży, Paragony i Faktury Zakupu, jak również Zamówienia u Dostawców oraz Rezerwacje Odbiorców. Dokumenty magazynowe to Wydania Zewnętrzne i Przyjęcia Zewnętrzne oraz Rozchody Wewnętrzne, Przychody Wewnętrzne i Przesunięcia Międzymagazynowe. Kontrola obrotu ilościowego jest związana z dokumentami magazynowymi (WZ i PZ), a nie handlowymi (FS, FZ). Koszt własny sprzedanych towarów jest potwierdzony dokumentem WZ. Rozliczenie magazynu (koszt własny sprzedanych towarów i stan magazynowy) oparte jest o ilości i wartości zawarte na dokumentach magazynowych. Dlatego z każdym dokumentem handlowym powinien być skojarzony odpowiedni dokument magazynowy. Z Fakturą Sprzedaży – dokument WZ, z Fakturą Zakupu – dokument PZ. Dopiero dokumenty magazynowe powodują ruch towaru w magazynie. W programie istnieje możliwość wykorzystania jednego z trzech modeli pracy:
  • model 1:1 – wystawiany jest dokument magazynowy WZ/PZ, powodujący ruch towaru w magazynie. Następnie na jego podstawie tworzony jest dokument handlowy FS/FZ (np. przyjmując towar do magazynu wystawiamy PZ, a dopiero później powstaje Faktura Zakupu.)
  • model n:1 – dla kilku dokumentów magazynowych powstaje jeden dokument handlowy (np. wystawiamy dla danego kontrahenta kilka dokumentów WZ, a następnie na ich podstawie tworzona jest jedna Faktura Sprzedaży)
  • model FZ/FS → PZ/WZ – najpierw wystawiany jest dokument handlowy, a następnie dla każdego z nich tworzony jest dokument magazynowy (np. najpierw wystawiana jest Faktura Sprzedaży, a dopiero potem tworzony jest dokument magazynowy WZ, potwierdzający wyjście towaru z magazynu).
W programie mamy również możliwość rejestracji Zamówień u Dostawców (ZD) oraz Rezerwacji Odbiorców (RO). W związku z oddzieleniem funkcjonalności handlowej i magazynowej w programie funkcjonuje:
  • Ilość towaru – ilość wynikająca z dokumentów magazynowych wprowadzonych w systemie,
  • Ilość zarezerwowana – ilość zablokowana do sprzedaży,
  • Ilość dostępna – ilość dostępna do sprzedaży uwzględniająca wszystkie rezerwacje towaru.
Warto wiedzieć, że w systemie istnieje możliwość wprowadzania dokumentów do tzw. Bufora dokumenty są zapisywane, ale możliwa jest ich dalsza edycja do momentu zatwierdzenia. Dokumenty przychodowe (FZ, PW, PZ) w buforze mają wpływ na ilość zamówioną. Dokumenty rozchodowe magazynowe (RW, WZ) – zdejmują towar z magazynu, natomiast dokumenty handlowe (FS, PA) niepowiązane jeszcze z dokumentem WZ w zależności od ustawień systemu mogą rezerwować towar lub od razu zdejmować go z magazynu. Magazyn składa się z kartotek towarowych. Z kolei kartoteki towarowe składają się z zasobów. Zasób reprezentuje ilość i wartość każdej dostawy towaru, wprowadzonej dokumentem magazynowym (Bilans Otwarcia, PW, PZ, MM, korekty WZ, korekty RW). Jeżeli na jednym dokumencie dany towar został wprowadzony w kilku pozycjach, to każda pozycja jest traktowana jako odrębny zasób. Zasoby nie są łączone. W programie dostępne jest rozliczenie magazynu jedną z wybranych metod: FIFO, LIFO, AVCO, a w module Handel Plus dodatkowo możliwe jest wskazanie na konkretne dostawy podczas wydawania towaru z magazynu.

Współpraca modułu Faktury i Handel z modułami księgowymi

Proces księgowania dokumentów zależy od rodzaju prowadzonej księgowości. Księgowanie dokumentów przebiega w przypadku modułu Księga podatkowa dwuetapowo. W pierwszej kolejności użytkownik przenosi dokumenty handlowe (FA, PA, FZ) do odpowiednich rejestrów VAT. Odpowiada za to przycisk . Następnie użytkownik z poziomu rejestru VAT dokonuje zaksięgowania dokumentów do KPiR. W przypadku modułu Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus księgowanie może przebiegać jedno- lub dwuetapowo. W pierwszym przypadku użytkownik księguje dokumenty handlowe FA, PA, FZ oraz magazynowe PZ, WZ, PW, RW, PWP, RWS, MM (aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus) za pomocą predekretacji lub schematów księgowych. Księgowanie możliwe jest po naciśnięciu przycisku  (widoczny na liście FA, PA oraz FZ, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametr Księgowanie faktur VAT poprzez rejestr VAT jest odznaczony). W drugim przypadku użytkownik przenosi dokumenty handlowe FA, PA, FZ do odpowiednich rejestrów VAT za pomocą przycisku , a następnie z poziomu rejestru VAT dokonuje zaksięgowania dokumentów na odpowiednie konta księgowe.  

Zapis w rejestrach VAT

Dokumenty sprzedaży i zakupu wystawione w module Faktury można zapisać do rejestrów VAT znajdujących się w module Księga Podatkowa lub Księga Handlowa. Aby to zrobić, należy:
  • w konfiguracji modułów księgowych założyć odpowiednie rejestry VAT (Konfiguracja/ Firma/Księgowość/Rejestry sprzedaży VAT i Rejestry zakupu VAT),
  • na liście dokumentów zaznaczyć te dokumenty, które mają być zapisane do wskazanego rejestru,
  • w chwili rozpoczęcia operacji zapisu program zapyta o nazwę rejestru VAT, w którym dokumenty mają zostać umieszczone,
  • wybór i akceptacja rejestru rozpoczyna proces zapisu,
  • po zakończeniu księgowania wszystkie przeniesione faktury w kolumnie status otrzymują znacznik V.
Zapisane w rejestrze VAT dokumenty znajdują się w buforze tego rejestru. Jeśli zapis skasujemy z bufora rejestru VAT – dokument zostanie „odksięgowany” – zniknie status V. Jeśli faktura jest zapisana w rejestrze VAT (status V) – na zakładce [Dokumenty] znajduje się informacja o wpisie do rejestru wraz z możliwością podglądu odpowiadającego jej zapisu w rejestrze VAT. Do rejestru VAT przenoszone są wszystkie informacje o dokumencie: dane kontrahenta, daty wystawienia i sprzedaży (zakupu i wpływu), forma płatności, kwota zapłacona. Nie można księgować dokumentów znajdujących się w buforze i dokumentów anulowanych. Przy próbie wykonania takiego zapisu program poinformuje o tym stosownym komunikatem.

Księgowanie wg kategorii 

Dokumenty są księgowane zawsze w stosunku 1:1 tzn. jedna zaksięgowana faktura tworzy jeden zapis w rejestrach VAT. Zasada ta nie dotyczy jedynie Paragonów, których księgowanie zostało opisane w odrębnym rozdziale. Na dokumencie znajdować mogą się nie tylko towary w różnych stawkach VAT ale i z różnych kategorii. Podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT sumowane są wartości towarów w poszczególnych stawkach VAT z uwzględnieniem wpisanych kategorii.
  • Jeśli pozycje mają różne kategorie – jeśli towary z jednej stawki VAT są przypisane do różnych kategorii trafiają do zapisu w rejestrze jako oddzielne pozycje. Może to prowadzić do powstawania różnic w wartości VAT – powstające różnice są doliczane do pozycji o większej wartości.
  • Jeśli pozycje nie mają własnych kategorii– do rejestru przenoszone są z kategorią dziedziczoną z nagłówka. Wtedy trafiają do zapisu VAT z podziałem jedynie na stawki VAT.
  • Jeśli część pozycji ma przypisane kategorie, a część nie – dla pozycji posiadających kategorie jest ona kopiowana (pkt.1), dla pozycji bez kategorii jest ona dziedziczona z nagłówka dokumentu (pkt.2).
Przykład
Na wystawionej fakturze (kategoria w nagłówku Sprzedaż) znajdują się towary:
NazwaIlośćCena nettoWartość nettoStawka VATKategoria
Towar_1510.00500.22Projekty
Towar_2720.001400.07Projekty
Towar_3250.001000.22Transport
Towar_41100.001000.07Akcesoria
Towar_51200.002000.22Projekty
Po zaksięgowaniu tej faktury do rejestru VAT, na zapisie w rejestrze znajdowały się będą pozycje:
KategoriaStawka VATWartość nettoVATBruttoKolumna
Projekty0.22250.0055.00305.007. Sprzedaż
Projekty0.07140.009.80149.807. Sprzedaż
Transport0.22100.0022.00122.007. Sprzedaż
Akcesoria0.07100.007.00107.007. Sprzedaż

Księgowanie dokumentów korygujących

Podczas przenoszenia korekt do rejestru VAT sumowane są wartości korygowanych towarów w poszczególnych stawkach VAT z uwzględnieniem wpisanych kategorii. Dotyczy to korekt ilości i wartości. W przypadku korekty stawki VAT – program pomniejsza sprzedaż w starej stawce i powiększa w nowej. Jeśli uwzględniane są kategorie elementów – działanie takie dotyczy nie tylko poszczególnych stawek VAT, ale i kategorii.
Przykład
Na wystawionej fakturze (kategoria w nagłówku Sprzedaż) znajdują się towary:
NazwaIlośćCena nettoWartość nettoStawka VATKategoria
Towar_1510.00500.22Projekty
Towar_2720.001400.07Projekty
Towar_3250.001000.22Transport
Towar_41100.001000.07Akcesoria
Towar_51200.002000.22Projekty

Korygujemy stawkę VAT z 22% na 7% na dwóch towarach: Towar 1 (kategoria Projekty) i Towar 3 (kategoria Transport). Po zapisie w rejestrze VAT korekta będzie wyglądała następująco:

KategoriaStawka VATWartość nettoVATBruttoKolumna
Projekty0.22-50-11.00-61.007. Sprzedaż
Projekty0.07503.5053.507. Sprzedaż
Transport0.22-100- 22.00-122.007. Sprzedaż
Transport0.071007.00107.007. Sprzedaż

Księgowanie do księgowości kontowej

Za księgowanie kontowe odpowiada w programie przycisk . Po uruchomieniu funkcji należy wskazać, który schemat księgowy powinien być wykorzystany podczas księgowania zaznaczonych dokumentów. W module Księga Handlowa, z poziomu którego tworzone są schematy księgowe, istnieje kilka typów schematów, w zależności od tego, jakie dokumenty będą przy ich użyciu księgowane. Podczas księgowania dokumentów proponowane są schematy skojarzone z wybranym rodzajem dokumentów. Np. jeśli księgowane są dokumenty z listy Faktur Sprzedaży – proponowane będą do wyboru schematy typu Faktura Sprzedaży. Podczas księgowania Faktur Zakupu – schematy typu Faktury Zakupu itd. Na formularzach dokumentów zapisanych na stałe, które mają zostać zaksięgowane znajduje się zakładka [Predekretacja] umożliwiająca sprawdzenie powstałego przyszłego księgowania dokumentu. Na listach księgowanych dokumentów jest dostępna dodatkowa kolumna PRED, przyjmuje wartość Tak jeśli dokument był predekretowany. Zasady na temat tworzenia schematów księgowych, predekretacji zostały opisane w podręczniku do modułu Księga Handlowa.
 

Współpraca modułu Faktury i Handel z modułem Kasa/Bank

Informacje ogólne

Każda transakcja handlowa (Faktura Sprzedaży, Paragon, Faktura Zakupu) jest powiązana z przychodem lub rozchodem środków finansowych w firmie. Przychód/rozchód może być natychmiastową wpłatą lub wypłatą gotówki do kasy, albo może być zapowiedzią przyszłej wpłaty bądź wypłaty.

Obydwie sytuacje mają swoje odzwierciedlenie w module Kasa/Bank. Moduł ten składa się z dwóch powiązanych ze sobą części:
  • rejestrów kasowych/bankowych, w których umieszczane są zapisy o dokonanych (potwierdzonych) wpłatach i wypłatach,
  • preliminarza płatności, w którym umieszczane są zdarzenia związane z planowanymi wpłatami lub wypłatami.
Zapisy z rejestrów można powiązać ze zdarzeniami w preliminarzu. Jeśli np. planowanym zdarzeniem w preliminarzu jest otrzymanie zapłaty za wystawioną fakturę, a w rejestrze kasowym znajdzie się zapis potwierdzający wpłatę za fakturę przez kontrahenta – zapis z rejestru można powiązać ze zdarzeniem w preliminarzu. Mówimy wówczas, że zapis i zdarzenie rozliczyły się nawzajem. W obrębie zapisów w rejestrach lub w obrębie zdarzeń w preliminarzu można dokonywać kompensat. Skompensować ze sobą można więc dwa zdarzenia lub dwa zapisy.
Przykład
Dla jednego z kontrahentów wystawiliśmy Fakturę Sprzedaży z odroczoną płatnością na kwotę 1000 zł. Zanim ją zapłacił, kontrahent zwrócił część towaru na kwotę 800 zł. Na fakturze korygującej również zapisany został odroczony termin płatności. Obydwie transakcje wprowadziły do preliminarza zdarzenia: planowaną wpłatę 1000 zł i planowaną wypłatę 800 zł. Zamiast „wymieniać się” przelewami, można te dwa zdarzenia skompensować. W efekcie pozostanie nam w preliminarzu zdarzenie planujące wpłatę 200 zł przez kontrahenta.
Uwaga
Każdy dokument handlowy (FA, PA, FZ i ich korekty) wystawiony w module Faktury powoduje powstanie odpowiedniego zdarzenia w preliminarzu. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Ustawiaj stan wszystkich płatności na „Nie podlega” lub na karcie kontrahenta na zakładce [Płatności] zaznaczono Nie rozliczaj płatności, wtedy taki zapis otrzyma w Preliminarzu status Nie podlega. To, w którym rejestrze preliminarza i w którym rejestrze kasowym/bankowym zostaną dokonane zapisy zależy od formy płatności i związanego z nią rejestru. Jeśli płatność za dokument jest odroczona – powstaje zdarzenie w Preliminarzu (nierozliczone). Zdarzenie takie nie jest edytowalne. Data zdarzenia w preliminarzu jest zgodna z datą wystawienia dokumentu. Wyjątkiem jest Faktura Zakupu, dla której datę tę można ustawić w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów. Jeśli płatność za fakturę jest natychmiastowa (np. gotówka) – oprócz zdarzenia w preliminarzu (ze statusem rozliczony całkowicie) automatycznie tworzony jest także zapis w rejestrze kasowym. Datę, z jaką tworzony ma być zapis kasowy można zdefiniować w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów.
Domyślnie w programie nie ma możliwości wystawienia dokumentu z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Jednak w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr, który po zaznaczeniu pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Parametr może być również wykorzystywany w firmach, gdzie zapłata karta kredytową nie tworzy zapisu kasowego. Jeśli będzie zaznaczony program pozwoli zatwierdzić dokument płatny kartą, wystawiony dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!, pomimo, że nie tworzy on zapisu KP (czyli pozostaje nierozliczony). Ponadto w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów użytkownik może zadecydować, która data na wprowadzanym dokumencie powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności oraz pod jaka data powinien być tworzony zapis kasowy dla płatności, które powodują natychmiastowe rozliczenie dokumentu i utworzenie zapisu KP/KW. Informację o tym, w jakiej części wybrany dokument został już rozliczony, można znaleźć na jego formularzu w polu Zapłacono. W przypadku dokumentów zapisanych do bufora, które są w pełni edytowalne, rozliczenie nie jest możliwe, dlatego też na formularzu oraz wydruku dokumentu kwota zapłaty wynosi zawsze 0,00. Jedynym wyjątkiem jest wydruk dostępny w gałęzi Wydruk danych/ Faktura VAT/ Gotówkowa dla faktury gotówkowej zapisanej do bufora, na którym znajduje się adnotacja „Zapłacono gotówką”. Aby na formularzu i wydruku znalazła się informacja o dokonanej wpłacie, należy:
  • na zakładce [Płatności]wskazać zapis kasowy/bankowy i zapisać dokument na trwałe,
  • najpierw zapisać dokument na trwałe, a następnie rozliczyć go w Preliminarzu Płatności,
  • podczas trwałego zapisu dokumentu wprowadzić odpowiednią kwotę w oknie Potwierdzenie wpłaty gotówki, które pojawia się przy zatwierdzaniu dokumentu gotówkowego.

Formy płatności

W programie istnieje pięć domyślnych form płatności, które można wybrać na dokumentach sprzedażowych i zakupowych: gotówka, przelew, kredyt, czek, inna. Do każdej formy można przypisać odpowiedni rejestr, czyli konto bankowe lub kasę, które najpierw należy wprowadzić w Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe. Użytkownik może dodać własne formy płatności w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności. Dla nowej formy płatności należy podać jej nazwę, typ (gotówka, przelew, karta, kompensata) i termin płatności. W polu Rejestr wybieramy domyślny rejestr. Do rejestru przypisane są raporty kasowe/bankowe, do których wprowadzane są zapisy, czyli informacje o rozliczeniach do dokumentów, na których wskażemy taką formę płatności powiązaną z rejestrem. Raporty dla poszczególnych rejestrów można wprowadzić w menu Kasa/Bank/ Raporty kasowe/bankowe. Dla raportu należy podać okres obowiązywania. Można tworzyć raporty tygodniowe, miesięczne, roczne lub w dowolnym przedziale czasowym. Przedziały czasowe poszczególnych raportów nie mogą się na siebie nakładać. W momencie zapisu rozliczenia dokumentu program sprawdza jaka jest wybrana forma płatności, z jakim rejestrem jest powiązana, następnie sprawdzane jest czy dla danego rejestru istnieje otwarty raport na dany dzień. Jeśli jest taki raport, wówczas wprowadzany jest do niego zapis. Jeśli raport nie zostanie znaleziony (nie będzie dodany w programie lub jest, ale został zamknięty), program poinformuje o tym odpowiednim komunikatem. Szczegółowe informacje dotyczące rejestrów i raportów kasowych/bankowych znajdują się w artykułach: Raporty kasowe/bankowe, Rejestry kasowe/bankowe.

Kreator konta bankowego

Z poziomu listy Faktur Sprzedaży oraz formularza Faktury Sprzedaży użytkownik może w sposób uproszczony dodać nowy rachunek bankowy do programu. Za pomocą przycisku  dostępnego w menu programu można utworzyć nowy Rejestr bankowy (również w walucie obcej). Po zapisaniu Rejestru pojawi się okno:
Dodatkowe akcje przy dodawaniu rejestru K/B
w którym należy zdecydować, czy otworzyć nowy Raport bankowy oraz przypisać Rejestr do wybranej formy płatności (już istniejącej lub nowej).

Płatności do dokumentów w walutach

Każda forma płatności jest skojarzona z rejestrem złotówkowym (kasą/ rachunkiem prowadzonym w walucie systemowej PLN). Dodatkowo z każdą formą płatności można powiązać rejestry walutowe.
Uwaga
Z jedną formą płatności może być skojarzony tylko jeden rejestr w danej walucie. (tzn. z jedną formą płatności nie mogą być skojarzone np. dwa rejestry walutowe w EURO). Dzięki temu można w jednoznaczny sposób określić, do którego rejestru powinien trafić dokument kasowy w danej walucie.
W chwili wprowadzania dokumentu program sprawdza, w jakiej walucie jest wystawiany dokument, a następnie – jakie rejestry są skojarzone z wybraną formą płatności:
  • jeśli dokument jest w PLN – zapis/ płatność w Kasie/Banku jest wprowadzana w rejestrze domyślnym (złotówkowym),
  • jeśli dokument jest w walucie, która jest przypisana do wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze skojarzonym z daną walutą,
  • jeśli dokument jest w walucie, która nie jest uzupełniona dla wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze domyślnym (złotówkowym).
Dzięki takiemu rozwiązaniu wykorzystując jedną formę płatności można wprowadzać zapisy/ płatności do rejestrów w różnych walutach.
Uwaga
Dokumenty wystawione w walucie obcej można rozliczać zapisami kasowymi wprowadzonymi w PLN. I odwrotnie – dokumenty w PLN mogą być rozliczane zapisami wprowadzanymi w walutach obcych. Sposób przeprowadzania takich rozliczeń został opisany w podręczniku do modułu Kasa/Bank.

Płatność gotówką

Dla dokumentów płatnych gotówką w chwili ich wystawienia (termin płatności jest równy dacie wystawienia) program automatycznie wykonuje następujące operacje:
  • na zakładce [Płatności]pojawia się pozycja: termin: data bieżąca, forma: gotówka
  • zatwierdzenie dokumentu (trwałe), korekty do dokumentu wyświetla okno potwierdzające wpłatę/ wypłatę do rejestru kasowego (powiązanego z formą płatności gotówka). W przypadku gdy nie istnieje raport, do którego można dodać płatność, przy zapisie dokumentu na stałe generowany jest komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? (Tak/ Nie). Po wybraniu opcji Tak otwierany jest nowy raport.
  • potwierdzamy wpłatę/ wypłatę
  • automatycznie w preliminarzu rejestru kasowego pojawi się zdarzenie planujące wpłatę/ wypłatę gotówki
  • automatycznie w rejestrze kasowym pojawia się zapis potwierdzający wpłatę/ wypłatę gotówki
  • automatycznie zapis z rejestru rozlicza zdarzenie w preliminarzu. Zarówno zapis jak i zdarzenie otrzymują status całkowicie rozliczonych (R)
  • dokument uzyskuje status rozliczonej – kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.
Zmiana kwoty wpłaty Na karcie operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry] znajduje się parametr Blokada zmiany kwoty wpłaty do dokumentów. Operator, na którego zostanie nałożona blokada, podczas zatwierdzania dokumentu nie będzie mógł wprowadzić w oknie potwierdzenia wpłaty/wypłaty gotówki niższej kwoty, niż kwota wynikająca z płatności dla tego dokumentu.

Kasy domyślne dla operatorów

Istnieje możliwość takiego zdefiniowania formy płatności gotówka, by dla każdego operatora zapisy kasowe trafiały do odrębnej kasy (rejestru kasowego). Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Ogólne] (Parametry wspólne) jest dostępne pole Domyślna kasa. Z rozwijanej listy można wybrać kasę, do której powinny trafić zapisy kasowe związane z dokumentami wystawianymi przez tego operatora. Na definicji formy płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności), w polu Rejestr istnieje możliwość przypisania rejestru domyślna-. W przypadku, gdy operator ma przypisaną domyślną kasę, a równocześnie forma płatności typu gotówka jest skojarzona z rejestrem domyślnym – w trakcie wystawiania dokumentu płatnego gotówką program sprawdzi, która kasa jest przypisana do aktualnie zarejestrowanego operatora i w tym rejestrze utworzy zapis kasowy, związany z dokumentem.

Numeracja zapisów kasowych

Podczas zatwierdzania dokumentów handlowych (FA, FZ) płatnych gotówką tworzone są zapisy kasowe. Istnieje możliwość wyboru, w jaki sposób zapisy te mają być numerowane:
  • numeracja zapisów zgodna z numeracją dokumentów (numer KP/ KW identyczny jak numer dokumentu, na podstawie którego powstał),
  • numeracja zapisów niezależna, wg określonego schematu numeracji wpłat i wypłat.
Sposób numeracji zależy od ustawienia parametru Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowychKonfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry:
  • jeśli parametr jest odznaczony – numer zapisu kasowego jest zgodny z numerem dokumentu,
  • jeśli parametr jest zaznaczony – numer zapisu jest tworzony zgodnie z domyślnym schematem numeracji dla wpłat i wypłat, przypisanym w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Dokumenty (numer dokumentu jest wpisywany wtedy w pole Numer obcy na KP/KW).

Data automatycznego zapisu kasowego

W sytuacji, gdy zapis dokumentu powoduje automatyczne powstanie zapisu kasowego data zapisu jest pobierana z dokumentu. W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów istnieje możliwość ustawienia, pod jaką datą mają takie zapisy powstawać. Parametr ustala się indywidualnie dla każdego rodzaju dokumentu i może to być:
  • dla Faktur Sprzedaży – data wystawienia i data sprzedaży
  • dla Paragonów – data wystawienia lub data sprzedaży
  • dla Faktur Zakupu – data wystawienia, data zakupu lub data wpływu dokumentu

Płatność kartą kredytową

Dla dokumentów płatnych kartą kredytową w chwili ich wystawienia (termin płatności jest równy dacie wystawienia) istnieje możliwość ustalenia, czy powinien być tworzony automatycznie zapis kasowy (jak w przypadku płatności gotówkowych). W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – zatwierdzenie dokumentu powoduje powstanie zdarzenia w Preliminarzu Płatności. Zdarzenie ma status Nierozliczony. Jeśli parametr jest zaznaczony:
  • zatwierdzenie dokumentu (trwałe) wyświetla okno potwierdzające wpłatę/ wypłatę do rejestru kasowego (powiązanego z formą płatności karta). W okienku należy podać typ i numer karty (poprawność numeru karty jest sprawdzana wg algorytmu Luhna i zgodnie z regułami określonymi dla danego typu karty) oraz datę ważności karty. Jeśli jeden z warunków nie jest spełniony (numer karty nie jest poprawny lub termin ważności już upłynął) – program nie pozwoli na akceptację płatności.
  • Po zatwierdzeniu wpłaty/wypłaty automatycznie w preliminarzu rejestru kasowego pojawi się zdarzenie planujące wpłatę/ wypłatę kartą kredytową.
  • Automatycznie w rejestrze kasowym pojawia się zapis potwierdzający wpłatę/ wypłatę gotówki. Na wydruku raportu kasowego jest on ujęty w podsumowaniu w pozycji Forma płatności/ Karta.
  • Automatycznie zapis z rejestru rozlicza zdarzenie w preliminarzu. Zarówno zapis jak i zdarzenie otrzymują status całkowicie rozliczonych (R).
  • Dokument uzyskuje status rozliczonego – kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.
Uwaga
Warto wiedzieć, że w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr odpowiedzialny za sprawdzanie poprawności numeru karty Kontrola numerów kart kredytowych:
  • jeśli parametr jest zaznaczony – program sprawdza poprawność wprowadzanych numerów (szczegóły w instrukcji do modułu Kasa/Bank)
  • jeśli parametr jest odznaczony – program nie kontroluje poprawności wprowadzanych numerów
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony!, który po zaznaczeniu pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Parametr może być wykorzystywany w firmach, gdzie zapłata karta kredytową nie tworzy zapisu kasowego. Jeśli będzie zaznaczony program pozwoli zatwierdzić dokument płatny kartą, wystawiony dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!, pomimo, że nie tworzy on zapisu KP (czyli pozostaje nierozliczony).

Płatności odroczone – przelew, kredyt

Dla dokumentów z odroczonym terminem płatności, gdy spłata całej kwoty jest odroczona, na styku modułów Faktury i Kasa/Bank wykonywane są następujące operacje:
  • na zakładce [Płatności]pojawia się pozycja: termin: odroczona data płatności, forma: przelew
  • zatwierdzamy dokument
  • automatycznie w preliminarzu rejestru bankowego (powiązanego w konfiguracji z formą płatności przelew) pojawi się zdarzenie planujące otrzymanie przelewu na całkowitą wartość faktury. Zdarzenie to ma status nierozliczonego (N)
  • gdy na wyciągu bankowym otrzymamy potwierdzenie przelewu od/ dla kontrahenta, dotyczące omawianego dokumentu – wprowadzamy odpowiedni zapis do rejestru bankowego. Zapis ma status nierozliczonego (N)
  • rozliczamy ze sobą wprowadzony zapis potwierdzający otrzymanie przelewu i zdarzenie planujące otrzymanie tej wpłaty. Po rozliczeniu zapis i zdarzenie otrzymują status rozliczonych (R).
  • dokument uzyskuje status rozliczonego – kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.

Domyślny bank dla operatora

Istnieje możliwość takiego zdefiniowania formy płatności przelew, aby dla każdego operatora płatności trafiały na odrębne konto bankowe (rejestr bankowy). Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), zakładce [Ogólne] (Parametry wspólne) jest dostępne pole Domyślny bank. Funkcjonalność działała na podobnej zasadzie jak domyślna kasa dla Operatora i może być wykorzystywana np. w sytuacji, gdy firma posiada kilka oddziałów, pracuje na jednej bazie danych, a należności regulowane za pomocą formy płatności „przelew”, mają wpływać na różne konta bankowe. Każdy z Operatorów może wybierać tą samą formę płatności „przelew” ale będzie ona generowała płatności w różnych rejestrach. Z rozwijanej listy należy wybrać rejestr bankowy, na który powinny trafić płatności związane z dokumentami wystawianymi przez tego operatora. Na definicji formy płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności), w polu Rejestr istnieje możliwość przypisania rejestru domyślna-. W przypadku, gdy operator ma przypisany domyślny bank, a równocześnie forma płatności typu przelew jest skojarzona z rejestrem domyślnym – w trakcie wystawiania dokumentu płatnego przelewem program sprawdzi, który rejestr bankowy jest przypisany do aktualnie zarejestrowanego operatora i w tym rejestrze utworzy zdarzenie w Preliminarzu Płatności, powiązane z dokumentem.

Domyślny płatnik na dokumentach

W programie możliwe jest generowanie płatności do dokumentów na inny podmiot, niż Kontrahent wybrany na dokumencie, poprzez wskazanie domyślnego płatnika lub powiązanie formy płatności z podmiotem. Funkcjonalność może być wykorzystywana m.in. w przypadku zapłaty za fakturę kartą kredytową, gdy płatność rozliczana jest np. z operatorem kart płatniczych lub do rozliczeń opłat na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych.
  • Wybór domyślnego płatnika dla konkretnego dokumentu jest możliwy na dokumentach FA, PA, FZ, FRR, WKA i PKA na zakładce [Kontrahent], w polu Domyślny płatnik. Automatycznie jest tu przenoszony kontrahent (Nabywca/Dostawca) z dokumentu. Użytkownik może go zmienić, wybierając dowolny podmiot z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów. Forma oraz termin płatności pobierane są z karty kontrahenta, który jest domyślnym płatnikiem.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
  • Na Fakturze Zakupu, Fakturze Zakupu od Rolnika Ryczałtowego oraz na korektach do tych dokumentów, na zakładce [Kontrahent] w sekcji Domyślny płatnik można wskazać numer rachunku bankowego Płatnika, na który ma zostać wykonana płatność (automatycznie podpowiada się konto bankowe oznaczone na karcie kontrahenta jako domyślne):
    • Na korektach do FZ, FRR zawsze automatycznie ustawiany jest domyślny rachunek bankowy Płatnika (nie jest przenoszone konto bankowe Płatnika z dokumentu korygowanego). Użytkownik ma możliwość ręcznej zmiany na korekcie numeru rachunku bankowego Płatnika.
    • Na FZ, FRR powstałych przez kopiowanie ustawiany jest numer rachunku bankowego Płatnika z dokumentu kopiowanego, pod warunkiem że ten numer aktualnie znajduje się na formularzu Płatnika. Jeśli numer rachunku bankowego Płatnika został usunięty, na skopiowanym dokumencie ustawiany jest domyślny numer rachunku bankowego Płatnika.
  • Aby powiązać formę płatności z podmiotem, należy przejść do Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności:
Po wybraniu nowego kontrahenta na dokumencie lub zmianie domyślnego płatnika na zakładce [Kontrahent], płatnik zostanie zmieniony na tych płatnościach, które nie mają ustawionej formy płatności związanej z podmiotem. W przypadku, kiedy na dokumencie zostanie wybrana forma płatności z podpiętym płatnikiem, w tabeli z rozliczeniami na zakładce [Płatności]polu Płatnik zostanie ustawiony podmiot z formy płatności. Jeżeli forma płatności zostanie zmieniona na zakładce [Płatności], w kolumnie Płatnik zostanie ustawiony płatnik z formy płatności lub - w przypadku jego braku – domyślny płatnik z zakładki [Kontrahent]. Zdarzenia w Preliminarzu Płatności oraz automatyczne zapisy kasowe generowane są dla płatników ustawionych w tabeli na zakładce [Płatności]. Podczas rozliczania dokumentu z zaliczkami (z wcześniej utworzonymi w programie zapisami kasowymi/bankowymi), po wciśnięciu przycisku plusa pod oknem Zaliczki do rozliczenia wyświetlone zostaną zaliczki dla domyślnego płatnika. Użytkownik może wybrać inny podmiot, aby rozliczyć dokument z wpłatami od innego płatnika. Podczas przekształcania dokumentów tabela z płatnościami jest przenoszona z dokumentu źródłowego. Na korektach dokumentów jako domyślny płatnik ustawiany jest podmiot z dokumentu korygowanego (Nabywca/Dostawca).

Płatności a dokumenty w buforze

Dla dokumentów zapisanych do bufora, bez względu na formę płatności, automatycznie tworzone jest w Preliminarzu zdarzenie, które:
  • jest również w buforze (na liście jest oznaczone kolorem zielonym),
  • ma status N – Nierozliczone,
  • nie da się go skasować z preliminarza (jest powiązane z dokumentem),
  • nie da się go rozliczać – ponieważ jest w buforze.
Zdarzenie to sygnalizuje, że być może (bufor!) będziemy spodziewać się zapłaty za fakturę, ale ponieważ zarówno dokument jak i zdarzenie są buforze – ma to znaczenie wyłącznie informacyjne. Skasowanie dokumentu z bufora pociąga za sobą automatyczne skasowanie zdarzenia z preliminarza. Zatwierdzenie dokumentu spowoduje:
  • jeśli dokument jest z odroczoną płatnością – zdarzenie w preliminarzu zmienia stan na Zatwierdzone do realizacji. W dalszym ciągu nie można go skasować, ale można rozliczać.
  • Jeśli dokument jest płatny w chwili zatwierdzenia (gotówką) – utworzony zostaje zapis w rejestrze KASA (skojarzonym z formą płatności gotówka) potwierdzający wpłatę. Zdarzenie w preliminarzu zmienia stan na zatwierdzone do realizacji. Zapis z rejestru KASA i zdarzenie z preliminarza rozliczają się nawzajem.
  • Jeśli faktura jest częściowo płatna gotówką (przy zatwierdzeniu dokumentu), częściowo przelewem (odroczona płatność) – zdarzenie z preliminarza zmieni stan na Zatwierdzone do realizacji, w rejestrze kasa utworzony zostanie zapis potwierdzający częściową wpłatę i zapis ten częściowo rozliczy zdarzenie z preliminarza (C).

Płatności a dokumenty anulowane

Dokument można anulować również wtedy, gdy został już rozliczony. W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów. Jeśli parametr nie jest aktywny – nie można anulować dokumentu, który został już rozliczony (całkowicie lub częściowo). Rozliczenie należy wcześniej usunąć bezpośrednio z poziomu modułu Kasa/Bank. Jeśli parametr jest aktywny – dokument można anulować nawet jeśli został już rozliczony:
  • jeśli dokument nie był jeszcze rozliczony – po anulowaniu znika z Preliminarza planowana płatność z nim związana,
  • jeśli dokument był rozliczony „ręcznie” przez użytkownika, tzn. wpłata gotówki nie nastąpiła automatycznie po zatwierdzeniu faktury, a rozliczenie nastąpiło z poziomu modułu Kasa/ Bank – po anulowaniu:
    • rozpięte zostaje rozliczenie,
    • znika płatność z Preliminarza,
    • zapis kasowy pozostaje w raporcie ze statusem
  • jeśli dokument był rozliczony w chwili zatwierdzenia (np. Faktura Sprzedaży płatna gotówką przy zatwierdzeniu spowodowała powstanie zapisu kasowego) po anulowaniu program:
    • rozpina rozliczenie,
    • usuwa zdarzenie z Preliminarza,
    • usuwa zapis z raportu kasowego (pod warunkiem, że raport kasowy jest nadal otwarty,
    • jeśli raport kasowy został już zamknięty - usuwane jest jedynie rozliczenie, a zapis pozostaje ze statusem Nierozliczony.

Płatności a dokumenty korygujące

Faktury korygujące traktowane są jako niezależne dokumenty (pomimo, że wystawiamy je wskazując na dokument źródłowy). Dlatego płatności do nich generowane są analogicznie jak w przypadku podstawowych faktur VAT. Dosyć często spotykaną formą rozliczania faktur korygujących jest ich kompensata z dokumentem źródłowym. W systemie Comarch ERP Optima można to zrobić korzystając z funkcji rozliczenia i wybierając opcję kompensata.

Automatyczne kompensaty

W systemie istnieje możliwość automatycznego kompensowania dokumentów (np. Faktury Sprzedaży i korekt do niej). W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się zmienna Automatyczne kompensaty. Powoduje ona, że program automatycznie kompensuje ze sobą Fakturę Sprzedaży i wystawioną do niej korektę. Zasady automatycznego kompensowania dokumentów:
  • Kompensata dotyczy jedynie Faktur Sprzedaży i korekt do FA.
  • Faktura korygująca musi być zatwierdzona na trwałe (nie do bufora).
  • W konfiguracji musi być zdefiniowana forma płatności typu
  • Forma płatności kompensata musi być zadeklarowana na fakturze korygującej.
  • Faktura korygująca zostanie rozliczona całkowicie lub częściowo, w zależności od kwoty, jaka została do rozliczenia na fakturze sprzedaży.

Podgląd rozliczeń z poziomu dokumentu

Możemy podejrzeć jakie dokumenty rozliczają daną fakturę (FZ, FA), Paragon, WKA, PKA oraz dokument Tax Free jak też korekty do nich. Okno podglądu można otworzyć z poziomu listy dokumentów jak też z poziomu formularza danego dokumentu za pomocą funkcji  dostępnej w pasku zadań. Okno można otworzyć jeżeli dokument jest całkowicie lub częściowo rozliczony.
Lista dokumentów rozliczających
Okno jest listą zawierającą informacje:
  • Numer dokumentu, dla którego są wyświetlane zapisy rozliczające
  • Kwota – kwota dokumentu w walucie tego dokumentu. Do tej wartości wliczane są zdarzenia o statusie Nie podlega rozliczeniu. Jeżeli wszystkie zdarzenia mają status Nie podlega, wówczas przy próbie otwarcia listy dokumentów rozliczających wyświetlany jest komunikat Dokument nie podlega rozliczeniu.
  • Rozliczono - suma rozliczonych kwot dla danego dokumentu w walucie w jakiej został wystawiony
  • Pozostaje - różnica pomiędzy kwotą dokumentu i kwotą rozliczoną
  • Status rozliczenia (Rozliczono całkowicie lub Rozliczono częściowo)
  • Nie podlega – suma wartości zdarzeń nie podlegających rozliczeniu
  • Zestawienie dokumentów rozliczających, zawierające: daty rozliczenia, terminy rozliczeń, kwoty rozliczone, waluty rozliczeń

Zestawienie do korekty podatku dochodowego

Z poziomu listy Faktur Zakupu dostępny jest wydruk Zestawienie do korekty podatku dochodowego, prezentujący listę niezapłaconych Faktur Zakupu kwalifikujących się do korekty wraz z dokumentami, które rozchodowały towar z tych faktur.
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Po wybraniu wydruku wyświetla się okno, w którym należy ustalić następujące parametry:
  • Dokumenty zakupu niezapłacone: na dzień …. – data, dla której zostaną wyświetlone dokumenty kwalifikujące się do korekty podatku,
  • Rozchody towarów i usług za okres: od dnia …. do dnia …. – okres, w jakim zasoby z wyświetlonych Faktur Zakupu zostały wydane.
Informacje drukowane na Zestawieniu (w pierwszej linii znajdują się informacje o Fakturach Zakupu, w pozostałych – dotyczące dokumentów rozchodowych): Numer faktury zakupu – numer obcy Faktury Zakupu, Nazwa kontrahenta – nazwa kontrahenta, od którego zakupiono towar, Nr dokumentu rozchodu – numery dokumentów WZ, RW, FA, którymi ten towar został wydany (dokument FA pojawia się, jeżeli jest to faktura z pobraniem lub jest powiązana z WZ). Data dokumentu – data zakupu/ data sprzedaży, Wartość netto – wartość netto Faktury Zakupu, Wartość rozchodu - koszt zakupu wydanego towaru (wykazany koszt zawiera również kwoty wynikające z późniejszych korekt oraz korekt kosztów, czyli dokumentów WZKK), dodatkowo dla każdej FZ pod tabelą znajduje się podsumowanie wartości rozchodu, Kwota brutto – kwota brutto Faktury Zakupu, Zaległość – kwota zaległości na dzień wskazany w parametrach wydruku, Ilość dni po terminie – liczba dni, jaka upłynęła od terminu płatności faktury, Ilość dni po terminie do dochodowego – liczba dni, od ilu Faktura Zakupu kwalifikuje się do korekty podatku.
Uwaga
W przypadku tworzenia FA do PA, w sytuacji przekształcania całościowego jednego lub kilku PA do FA, na zestawieniu jako numer dokumentu rozchodu drukuje się numer FA, a w kolumnie Wartość netto/wartość rozchodu widnieje wartość netto całego rozchodu z dokumentu FA. Natomiast w przypadku fakturowania wybranych pozycji z jednego bądź wielu Paragonów, jeśli dokumenty PA pobierają towar na zestawieniu, jako numer dokumentu rozchodu  drukuje się numer FA i numer(y) PA dla pozycji nie ujętych na FA. W kolumnie Wartość netto/wartość rozchodu widnieje osobno wartość netto rozchodu dla FA i Wartość netto rozchodu dla PA nie ujętych na fakturze. W sytuacji fakturowania wybranych pozycji z jednego bądź wielu Paragonów, jeśli do PA/FA wystawione są dokumenty WZ, na zestawieniu jako numer dokumentu rozchodu  drukuje się tylko numer FA. W kolumnie Wartość netto/wartość rozchodu widnieje wartość z całej sprzedaży (czyli wszystkich a nie tylko wybranych pozycji z PA).
W podsumowaniu zestawienia znajduje się: Suma przeterminowanych zaległości – suma kolumny Zaległość, Suma wartości rozchodów – suma kolumny Wartość netto/ wartość rozchodu, W zestawieniu ujęte będą Faktury Zakupu z datą zakupu nie wcześniejszą niż 1.01.2013r. W Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Korekta kosztów do podatku dochodowego wyliczana na dzień:
  • 30/90 – po zaznaczeniu tej opcji w kolumnie Ilość dni po terminie do dochodowego jest wyliczana od 30 dnia po terminie płatności faktury lub od 90 dnia liczonego od wystawienia faktury z terminem płatności dłuższym niż 60 dni,
  • 31/91Ilości dni po terminie do dochodowego jest wyliczana o dzień później, w stosunku do powyższej opcji.
Jeżeli magazyn jest rozliczany według metody AVCO, na wydruku pojawi się wyłącznie informacja o niezapłaconych Fakturach Zakupu. Ze względu na brak powiązania między konkretnymi przyjęciami i wydaniami towaru w tej metodzie, zestawienie nie zawiera informacji o rozchodach z tych faktur. [/su_list]

Elektroniczne dokumenty dostawy eDD

Od dnia 1 lutego 2022 r. nie ma już możliwości stosowania papierowego Dokumentu dostawy przez podmioty, które w poprzednim roku kalendarzowym sprzedały powyżej 30 mln kg wyrobów węglowych. W programie Comarch ERP Optima zrealizowano wspomnianą funkcjonalność poprzez możliwość utworzenia Dokumentu dostawy ręcznie bądź do wybranej Faktury sprzedaży, a następnie przesłania go do platformy PUESC.

Konfiguracja

W celu generowania poprzez Comarch ERP Optima elektronicznych dokumentów dostawy należy w menu System/Konfigruacja/Firma/Magazyn/Akcyza - wyroby węglowe zaznaczyć parametr Obrót wyrobami węglowymi. W menu System/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ e-Deklaracje/ JPK/ CUK należy wskazać adres usługi Web Service PUESC, następnie w polu: Login do platformy PUESC – Użytkownik powinien wpisać dane logowania do platformy PUESC.

Tworzenie Dokumentu dostawy – lista Faktur sprzedaży

Uwaga
Funkcjonalność wymaga licencji Handel Plus.
Na liście Faktur sprzedaży znajduje się przycisk Utwórz dokumenty umożliwiający utworzenie Dokumentu dostawy (DD). Pod przyciskiem strzałki rozwija się menu z opcjami dokumentów do wyboru: Zgłoszenie SENT, Dokument dostawy. Warunkiem utworzenia Dokumentu dostawy jest zaznaczenie na formularzu Faktury sprzedaży, na zakładce [Kontrahent] parametru: Zwolnienie z akcyzy, na dokumencie musi znajdować się również przynajmniej jeden wyrób węglowy z przypisanym, wymaganym kodem CN: 2701, 2702 lub 2704. Jeżeli Faktura sprzedaży:
  • spełnia wyżej wymienione warunki – zostanie utworzony Dokument dostawy (DD) i zapisany (w buforze) na liście Ewidencji wyrobów węglowych. Natomiast Faktura, do której utworzony został dokument DD na liście Faktur, w kolumnie Status uzyska dopisek DD.
  • nie spełnia warunków – zostanie wyświetlony stosowny komunikat: [Numer Faktury] – dokument nie spełnia warunków utworzenia dokumentu dostawy.
Do jednej Faktury sprzedaży tworzony jest jeden Dokument dostawy. Jeśli zostanie zaznaczonych na liście wiele Faktur, to do każdej z nich system utworzy oddzielny Dokument dostawy.
Uwaga
W programie Comarch ERP Optima pojęcie Dokument dostawy (DD) – jest stosowane w odniesieniu do dokumentu, który został utworzony na podstawie Faktur sprzedaży lub dodany ręcznie na liście Ewidencji wyrobów węglowych. Z kolei elektroniczny dokument dostawy eDD to dokument w formacie xml, który powstał na podstawie Dokumentu dostawy (DD). Elektroniczny dokument dostawy po utworzeniu jest wysyłany na platformę PUESC.
Dokument dostawy po utworzeniu zostaje zapisany na liście Ewidencji wyrobów węglowych i będzie widoczny z poziomu zakładki [Dokumenty dostawy].

Lista Dokumentów dostawy

Kolumny dostępne na liście Dokumentów dostawy:
  • Kolumna zaznaczeń – standardowa kolumna, dostępna na wszystkich listach dokumentów handlowo magazynowych
  • Nr dokumentu dostawy – numer utworzonego Dokumentu dostawy
  • Data wystawienia – data wystawienia Dokumentu dostawy
  • Termin rozpoczęcia wysyłki – termin rozpoczęcia przemieszczania wyrobów węglowych
  • Podmiot odbierający – odbiorca wyrobów węglowych
  • Nr dokumentu – numer dokumentu, do którego został utworzony Dokument dostawy (numer Faktury)
  • Status eDD – status dokumentu pobrany z PUESC, z systemu EMCSPL2 (lista dostępnych statusów jest zgodna ze statusami z EMCSPL2)
  • Data zgłoszenia eDD – data przesłania Dokumentu dostawy do systemu EMCSPL2
  • Nr eDD – numer zgłoszenia otrzymany z systemu EMCSPL2.
Pod listą Dokumentów dostawy dostępne są następujące opcje filtrowania:
  • Kod CN – pole umożliwia wyfiltrowanie Dokumentów dostawy, na których znajduje się wybrany kod CN; możliwość wyboru spośród trzech kodów, powiązanych z wyrobami węglowymi: 2701, 2702, 2704
  • Kontrahent – filtr służy do wyszukiwania Dokumentów dostawy ze wskazanym odbiorcą
  • Status zgłoszenia – status otrzymany z PUESC, pole służy do wyfiltrowania Dokumentów dostawy z wybranym statusem
  • Data wystawienia od: do: – służy do wyfiltrowania Dokumentów dostawy wystawionych w podanym zakresie czasowym
  • Termin wysyłki od: do: – służy do wyfiltrowania Dokumentów dostawy, na których znajduje się towar wysłany w podanym zakresie czasowym
  • Data zgłoszenia od: do: – służy do wyfiltrowania Dokumentów dostawy wysłanych na platformę PUESC, w podanym okresie czasowym
  • Schemat numeracji – służy do wyfiltrowania Dokumentów dostawy zgodnie z wybranym schematem numeracji
  • Numery od: do: – służy do wyfiltrowania Dokumentów dostawy zgodnie z wybranym zakresem numerów
Przyciski dostępne na liście Dokumentów dostawy: Wyślij eDD do PUESC/ Aktualizuj status – opcja działa dla podświetlonego na liście dokumentu lub dla pozycji zaznaczonych na liście. Funkcja umożliwia utworzenie elektronicznego dokumentu dostawy eDD, zgodnego ze strukturą udostępnioną na PUESC (DD815C) oraz wykonywanie zapytań o aktualny status zgłoszenia dokumentu po jego wysłaniu do PUESC. Wysyłce podlegają Dokumenty dostawy widoczne na liście w kolorze zielonym, natomiast po poprawnym wysłaniu i otrzymaniu statusu pobierz potwierdzenie zostają zablokowane, bez możliwości edycji. Jeżeli w menu System/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ e-Deklaracje/ JPK/ CUK nie będzie uzupełnionego loginu dla platformy PUESC, to po naciśnięciu przycisku Wyślij dane do PUESC zostanie wyświetlone okno z możliwością uzupełnienia loginu oraz hasła do platformy PUESC. Odbierz dane z PUESC – dane z PUESC nie są pobierane automatycznie. Należy je każdorazowo pobierać za pomocą tego przycisku, po wysłaniu elektronicznego dokumentu dostawy eDD do systemu PUESC. Funkcja działa dla podświetlonej pozycji bądź dla pozycji zaznaczonych na liście. W przypadku wysłanych zgłoszeń system aktualizuje status zgłoszenia po pobraniu informacji zwrotnej z platformy PUESC. Jeżeli zgłoszenie nie zostało wysłane, to po wybraniu przycisku Odbierz dane z PUESC zostanie wyświetlony komunikat: Nie można pobrać statusu dla zgłoszenia: [Numer Dokumentu dostawy] status: niewysłane. Dodaj – dodanie nowego Dokumentu dostawy. Zmień – edycja Dokumentu dostawy w przypadku dokumentu nie wysłanego do platformy PUESC lub podgląd dokumentu wysłanego na PUESC. Usuń – skasowanie Dokumentu dostawy. Można usuwać tylko te dokumenty, które nie zostały wysłane do systemu PUESC. Zamknij okno – okno Ewidencji wyrobów węglowych zostaje zamknięte.
Uwaga
Jeśli w ciągu 10 dni od daty zgłoszenia nie zostaną pobrane dane z PUESC, blokowana jest możliwość ich pobrania po tym okresie. Na liście dokumentów dostawy takie dokumenty są oznaczone czerwonym wykrzyknikiem.
 

Konfiguracja numeracji Dokumentu dostawy

W menu System/Konfiguracja/Firma/Definicje dokumentów/Magazyn istnieje możliwość ustalenia definicji Dokumentu dostawy. Z poziomu System/Konfiguracja/Magazyn/Dokumenty można w następnym kroku określić domyślną definicję dla Dokumentu dostawy. Istnieje możliwość oddzielnego ustalenia definicji domyślnej dla Dokumentów dostawy tworzonych ręcznie i Dokumentów dostawy tworzonych na podstawie Faktur. Użytkownik ma możliwość określenia serii dla Dokumentu dostawy z poziomu menu System/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Serie dokumentów. Zdefiniowane w tym miejscu serie będą wykorzystywane w schemacie numeracji Dokumentów dostawy. Więcej informacji na temat schematów definicji dokumentów znajduje się w artykule: Jak można zmienić schemat numeracji dokumentów?

Formularz Dokumentu dostawy

Dokument dostawy może być utworzony na podstawie Faktury sprzedaży (po wybraniu ikony na liście Faktur sprzedaży) lub wystawiony ręcznie (poprzez naciśnięcie ikony plusa) - bezpośrednio na liście Dokumentów dostawy. W przypadku tworzenia Dokumentów dostawy na podstawie Faktury, większość danych jest automatycznie przenoszona z Faktury na Dokumenty dostawy. Formularz Dokumentu dostawy składa się z następujących zakładek: [Ogólne], [eDD], [Dokumenty].

Zakładka [Ogólne]

W tym miejscu znajdują się informacje niezbędne do utworzenie elektronicznego dokumentu dostawy eDD. Podmiotem wysyłającym elektroniczny dokument dostawy eDD jest firma, której dane zostały uzupełnione w menu System/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Pieczątka firmy. Schemat numeracji – wewnętrzny numer Dokumentu dostawy, pobierany z menu System/Konfiguracja/ Firma/Definicje dokumentów/Magazyn. Data wystawienia - data utworzenia Dokumentu dostawy. W przypadku schematów numeracji opartych o miesiąc, na podstawie tej daty jest uzupełniany miesiąc w schemacie numeracji. Numer faktury - pole tekstowe z informacją o numerze Faktury, do której został utworzony Dokument dostawy. W przypadku ręcznego tworzenia Dokumentu dostawy pole to pozostaje puste, z możliwością edycji przez Użytkownika. Data wystawienia faktury – pole domyślnie uzupełniane datą wystawienia Faktury, na podstawie której został utworzony Dokument dostawy. Z kolei dla Dokumentów dostawy tworzonych ręcznie, w tym polu podpowiada się data bieżąca. Pole z możliwością edycji. Termin rozpoczęcia wysyłki – domyślnie podpowiadana jest data bieżąca, niezależnie od sposobu wystawiania Dokumentu dostawy. W tym polu należy uzupełnić termin rozpoczęcia przemieszczenia/dostawy na podstawie elektronicznego dokumentu dostawy eDD oraz czas rozpoczęcia dostawy. Termin ten musi być wcześniejszy niż data przesłania Dokumentu dostawy na PUESC. Pole pozostaje do edycji również po wysłaniu Dokumentu dostawy na PUESC, jeżeli Dokument został odrzucony z powodu błędu. Czas przewozu - w tym polu należy podać planowany, zakładany okres czasu konieczny do przewozu, biorąc pod uwagę konkretny środek transportu i odległość. Czas przewozu może być wyrażony w godzinach (≤ 24 godziny) lub dniach (dla przemieszczeń krajowych ≤ 62 dni, dla przemieszczeń wewnątrzwspólnotowych ≤ 92 dni). Transport – pole z możliwością wyboru formy transportu. Dostępne opcje transportu:
  • inne,
  • morski,
  • kolejowy,
  • drogowy (opcja podpowiadana domyślnie na formularzu),
  • lotniczy,
  • przesyłki pocztowe,
  • stałe instalacje przesyłowe (gazociągi, ropociągi),
  • żegluga śródlądowa.
Dodatkowe informacje - pole na informacje dodatkowe, jest dostępne tylko dla wybranej opcji transportu: inne. Tryb dostawy – dostępne są dwie możliwości wyboru trybu dostawy:
  • dostawa wyrobów węglowych – domyślnie wyświetlana opcja,
  • zwrot w dorejestrowaniu.
Adres wysyłki - pole jest automatycznie uzupełniane domyślnym adresem oddziału, zdefiniowanym w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Adresy oddziałów. Adres ustawiony jako domyślny jest przenoszony do całej sekcji Adres wysyłki na formularzu DD. Pole z możliwością modyfikacji. Kod urzędu – urząd właściwy w miejscu wysyłki. Dane pobierane są do tego pola z menu System/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów, z zakładki [eDD]. Kod urzędu musi składać się z ośmiu znaków: przedrostka, kodu urzędu skarbowego (cztery pierwsze znaki), kodu nadrzędnego urzędu celnego (dwa kolejne znaki). Podmiot odbierający – kontrahent odbierający towar, domyślnie podpowiada się Odbiorca z dokumentu, na podstawie którego został utworzony elektroniczny dokument dostawy eDD. Natomiast na Dokumentach dostawy tworzonych ręcznie, pole to pozostaje puste z możliwością ręcznego uzupełnienia przez Użytkownika. Do elektronicznego dokumentu dostawy eDD przenoszone są wszystkie dane adresowe dla kontrahenta wskazanego jako odbiorca na Dokumencie dostawy. Rodzaj identyfikatora - pole wyboru, widoczne przed Identyfikatorem podmiotu, możliwy jest wybór spośród opcji:
  • PESEL (domyślnie podpowiadany rodzaj),
  • NIP.
Identyfikator podmiotu (PESEL, NIP) - pole z możliwością edycji, w którym należy podać numer identyfikujący podmiot, uprzednio wybierając Rodzaj identyfikatora. Towar - lista pozycji, składa się z następujących kolumn:
  • kolumna zaznaczeń – standardowa kolumna, dostępna na wszystkich listach dokumentów handlowo magazynowych,
  • Lp. – numer kolejnej pozycji,
  • Kod CN – możliwość wyboru spośród kodów: 2701, 2702, 2704. Kod uzupełniany jest na podstawie Faktury, w przypadku Dokumentów dostawy tworzonych od Faktury. W sytuacji, gdy dokument został wystawiony ręcznie, z poziomu listy, należy wskazać kod CN z dostępnej listy kodów.
  • Ilość w kg – ilość uzupełniana jest na podstawie Faktury w przypadku Dokumentów dostawy tworzonych do Faktury. W sytuacji, gdy dokument został wystawiony ręcznie należy samodzielnie wprowadzić ilość.
  • Masa netto – w przypadku wygenerowania DD do Faktury sprzedaży wartość przenoszona z pola Ilość w kg, pole z możliwością edycji.
  • Masa brutto – w przypadku wygenerowania DD do Faktury sprzedaży wartość przenoszona z pola Ilość w kg, pole z możliwością edycji.
  • Opis handlowy – pole tekstowe, przeznaczone na opis. Wypełnienie tego pola nie jest obligatoryjne.
Uwaga
W przypadku Dokumentów dostawy tworzonych na podstawie Faktur, w kolumnie kod CN jest widoczna zagregowana ilość towarów o danym kodzie CN, pobrana z pojedynczej Faktury.
Lista towarów jest obsługiwana przez standardowe przyciski: Dodaj – dodanie nowej pozycji z kodem CN. Zmień – edycja/podgląd dodanej pozycji Usuń – usunięcie pozycji z listy Dokumentu dostawy . Na każdej z zakładek formularza Dokumentu dostawy znajdują się standardowe przyciski: Zapisz zmiany Anuluj zmiany Eksportuj zgłoszenie do pliku xml - przycisk ten umożliwia eksport zgłoszenia do pliku xml i możliwość utworzenia pliku elektronicznego dokumentu dostawy eDD w formie xml - zgodnego ze strukturą dokumentu DD815C, udostępnioną na PUESC.

Zakładka [eDD]

Zakładka zawierająca informacje otrzymane bezpośrednio z serwera PUESC, po wysyłce elektronicznego dokumentu dostawy eDD. Na zakładce [eDD] znajdują się następujące pola: Data wysłania zgłoszenia do PUESC – data wysyłki elektronicznego dokumentu dostawy eDD do platformy PUESC Numer referencyjny – numer zgłoszenia nadany przez PUESC, zmieniany wraz z każdym wysyłanym komunikatem. Status zgłoszenia – przyjmuje wartości: niewysłane, zarejestrowane, pobierz potwierdzenie z PUESC, błąd przetwarzania, zgłoszono ręcznie. Status PUESC – status zgłoszenia pobierany z platformy PUESC. Zgłoszono ręcznie – parametr sygnalizujący, że zgłoszenie zostało zarejestrowane ręcznie przez Użytkownika.   Przycisk - Wyślij eDD do PUESC/ Aktualizuj status służy do wysyłki Dokumentu dostawy do platformy PUESC, a po wysłaniu dokumentu podpisanego podpisem kwalifikowanym umożliwia zaktualizowanie jego statusu.  
Uwaga
Nie jest możliwe anulowanie Dokumentu dostawy wysłanego do platformy PUESC.
  Przed wysyłaniem zgłoszenia w menu System/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/e-Deklaracje należy ustawić Katalog przechowywania plików wymiany. Wysyłając zgłoszenie należy również uzupełnić hasło do portalu PUESC: Login należy uzupełnić w menu System/Konfiguracja/Program/Ogólne/e-Deklaracje/JPK w polu Login do platformy PUESC. W tym miejscu jest również widoczny Adres usługi Web Service PUESC.  
Uwaga
Dokument dostawy wysyłany jest w trybie odroczonym, dlatego termin rozpoczęcia wysyłki musi być wcześniejszy niż data zgłoszenia Dokumentu dostawy do PUESC. Jeśli termin rozpoczęcia wysyłki na formularzu elektronicznego dokumentu dostawy eDD jest taki sam jak data wysyłki elektronicznego dokumentu dostawy eDD do platformy PUESC, to system automatycznie zmieni termin rozpoczęcia wysyłki o jeden dzień wstecz, automatycznie zostanie również wyświetlony poniższy komunikat: Została zmieniona data rozpoczęcia przewozu. Dokument dostawy wysyłany jest w trybie odroczonym. Data rozpoczęcia przewozu musi być wcześniejsza niż data zgłoszenia przewozu na PUESC.
Po poprawnym wysłaniu dokumentu dostawy do PUESC na zakładce [eDD], w kolumnie Rodzaj operacji pojawia się zapis: Rejestracja zgłoszenia (DD815C). Pobierz potwierdzenie z serwera PUESC. Na liście dokumentów dostawy w kolumnie Status eDD znajduje się informacja pobierz potwierdzenie Dane o statusie zgłoszenia z platformy PUESC można pobierać każdorazowo poprzez przycisk - Odbierz dane z PUESC. Po wysłaniu dokumentu można odebrać dane z systemu PUESC. Jeśli Dokument dostawy zostanie poprawnie zaczytany na platformie PUESC, otrzyma Numer referencyjny, który zostanie następnie przekazany i zaczytany do programu Comarch ERP Optima. Jeżeli dokument jest prawidłowo zarejestrowany w PUESC, to na zakładce [eDD], w kolumnie Rodzaj operacji pojawia się zapis: Zgłoszenie zarejestrowane (DD801C) dla [numer referencyjny]. Na liście dokumentów dostawy w kolumnie Status eDD znajduje się informacja zarejestrowane.

Zakładka [Dokumenty]

W tym miejscu znajduje się lista dokumentów, do których został utworzony Dokument dostawy oraz w zależności od posiadanej licencji, dostępne są tabele:
  • Biblioteka dokumentów (moduł Obieg Dokumentów) – okno umożliwia powiązanie Dokumentu dostawy z dokumentami obiegu dokumentów.
  • Zadania i kontakty CRM (moduł CRM) – zapisywane są tu zadania i kontakty, a także powiązane wiadomości SMS i e-mail.

Informacje bieżące

Dostępność zakładki [Informacje bieżące] dla operatora jest zależna od ustawienia w menu Widok/ Pokaż okno Informacji bieżących. Po włączeniu tej opcji, w programie widoczna jest pionowa zakładka [Informacje bieżące]: Zadaniem okna Informacji bieżących jest przedstawienie informacji aktualnych na chwilę (dzień) wywoływania raportu, czyli po uruchomieniu okna informacji bieżących. Dane są wyświetlane na dzień zgodny z datą bieżącą programu ustawioną w menu Narzędzia/Data bieżąca. Raport (informacje) wywoływany jest po wciśnięciu zakładki [Informacje Bieżące]. Dla każdego użytkownika możemy zdefiniować indywidualny zestaw raportów, jaki będzie z nim związany. Szczegóły tutaj. Informacje bieżące dla FA – Faktury: Faktury sprzedaży na dziś – zestawienie wyświetla numery faktur sprzedaży, których data wystawienia jest zgodną z datą bieżącą programu. W zestawieniu zawarta jest informacja o kontrahencie na którego została wystawiona faktura oraz informacja o wartości netto sprzedaży. Lista dokumentów nie uwzględnia faktur w buforze i anulowanych. Faktury zakupu na dziś – zestawienie wyświetla numery faktur zakupu, których data wystawienia jest zgodną z datą bieżącą programu. W zestawieniu zawarta jest informacja o kontrahencie na którego została wystawiona faktura oraz informacja o wartości netto zakupu.  Lista dokumentów nie uwzględnia faktur w buforze i anulowanych.   Informacje bieżące dla HA – Handel: Rezerwacje na dziś  - zestawienie wyświetla numery Rezerwacji odbiorcy (w tym też rezerwacji wewnętrznych), których termin rezerwacji przypada na datę bieżącą programu. W zestawieniu zawarta jest informacja o kontrahencie na którego została wystawiona rezerwacja oraz informacja o wartości netto dokumentu. Lista nie uwzględnia dokumentów Rezerwacji w buforze, zamkniętych, anulowanych i w całości zrealizowanych. Rezerwacje przeterminowane - zestawienie wyświetla rezerwacje i rezerwacje wewnętrzne, których termin rezerwacji jest wcześniejszy niż data bieżąca. Nie uwzględnia Rezerwacji zamkniętych, w buforze, anulowanych i w całości zrealizowanych. WZ bez faktur – zestawienie uwzględnia WZ nieprzekształcone do FS/PA,  których data wystawienia jest mniejsza od daty bieżącej o 6 dni, nie uwzględnia WZ, których data wystawienia jest równa dacie bieżącej. Nie uwzględnia dokumentów w buforze, anulowanych, korekt. Zamówienia na dziś – zestawienie uwzględnia zamówienia, których termin dostawy jest równy dacie bieżącej programu. Nie uwzględnia zamówień w buforze, anulowanych, całkowicie zrealizowanych i zamkniętych. Zamówienia przeterminowane – zestawienie uwzględnia zamówienia, których termin dostawy jest mniejszy niż data bieżąca. Nie uwzględnia zamówień w buforze, anulowanych, całkowicie zrealizowanych i zamkniętych.  

Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla

Od 15 kwietnia 2022 r. istnieje obowiązek drukowania tzw. Oświadczenia o kraju pochodzenia węgla w zakresie obrotu wyrobami węglowymi, Obowiązek ten wynika z Art. 13 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę. W programie Comarch ERP Optima zrealizowano wspomnianą funkcjonalność poprzez możliwość wydruku oświadczenia. Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla można wydrukować z poziomu:
  • pozycji zapisanego dokumentu – wydruk Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla,
  • formularza Faktury – wydruk Eko – Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie. Po wyborze tego typu wydruku dla pozycji węglowej będzie drukowana Faktura wraz ze świadectwem jakości i oświadczeniem.

Warunki wydruku oświadczenia:

  • na Fakturze muszą znajdować się pozycje węglowe z przypisanymi kodami CN: 2701 oraz 2704 wraz z podpozycjami tych kodów. Dla pozycji z innymi kodami CN oświadczenie nie będzie drukowane.
  • zaznaczenie parametru Obrót wyrobami węglowymi (w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe)
  • zaznaczenie parametru Akcyza na wyroby węglowe na karcie towaru, na zakładce [2 Dodatkowe]
  • wybór odpowiednich atrybutów:
    • OŚW_KRAJ_POCHO_WĘGLA – służy do przypisania kraju pochodzenia węgla
    • OŚW_REGION_WYDOBYCIA – oznaczenie regionu wydobycia węgla, którego krajem pochodzenia jest Ukraina lista regionów powinna zostać zdefiniowana przez Użytkownika
    • OŚW_DATA_WPROWADZENI – data wprowadzenia lub przemieszczenia węgla na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w przypadku węgla, którego krajem pochodzenia nie jest Rzeczpospolita Polska
    • OŚW_DATA_NABYCIA – data nabycia od kopalni na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w przypadku węgla, którego krajem pochodzenia jest Rzeczpospolita Polska.
Powyższe atrybuty należy przypisać do karty towaru będącej wyrobem węglowym lub bezpośrednio do pozycji dokumentu. Atrybuty wraz z wartościami uzupełnionymi na karcie towaru będą podczas wystawiania dokumentu automatycznie przenoszone na pozycje w sytuacji, gdy na atrybucie zostanie zaznaczony parametr Przenosić na transakcje. Na formularzu dokumentu istnieje możliwość dodania atrybutów kilkukrotnie z różnymi wartościami, natomiast na wydruku Oświadczenia wartości te drukowane są po przecinku.
Uwaga
W celu uzupełnienia atrybutów na zatwierdzonym dokumencie należy uprzednio zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok., w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na zakładce [Ogólne].

Numer oświadczenia

Każde oświadczenie posiada unikalny numer. W programie przyjęto zasadę, iż oświadczenie przyjmuje numer dokumentu, do którego zostało wystawione, łamany przez numer pozycji (Lp.) na dokumencie.
Wskazówka
Faktura na sprzedaż węgla została wystawiona z numerem FA/18/2022, na Fakturze znajdują się dwie pozycje będące wyrobami węglowymi, do których należy wystawić Oświadczenie. Lp 1. Koks  CN 2704 Lp 2. Brykiet CN 2701 W związku z tym, do jednej Faktury system wydrukuje dwa oświadczenia, dla każdej pozycji węglowej oddzielnie. Oświadczenia będą miały odpowiednio numery: FA/18/2022/1 FA/18/2022/2 Ostatnia cyfra (1, 2) jest numerem pozycji węglowej znajdującej się na Fakturze.

Wydruk oświadczenia

Wydruk oświadczenia o kraju pochodzenia węgla składa się z następujących pól:
  • Numer oświadczenia – unikalny numer, jest to numer dokumentu, do którego zostało wystawione oświadczenie, łamany przez numer pozycji (Lp.) na dokumencie.
  • Oznaczenie przedsiębiorcy składającego oświadczenie, jego siedziby i adresu oraz adresu punktu sprzedaży, jeśli jest inny niż adres siedziby przedsiębiorcy– w tym miejscu widoczny jest adres i nazwa sprzedawcy uzupełnione w Pieczątce firmy.
  • Numer identyfikacji podatkowej (NIP) przedsiębiorcy składającego oświadczenie oraz numer identyfikacyjny w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (REGON), jeżeli został nadany, albo numer identyfikacyjny w odpowiednim rejestrze państwa obcego – dane przenoszone z Pieczątki firmy.
  • Numer dokumentu sprzedaży węgla – numer Faktury, do której to oświadczenie jest wystawiane.
  • Kraj pochodzenia węgla – wartość pobierana z atrybutu towaru OŚW_KRAJ_POCHO_WĘGLA, przypisanego do pozycji dokumentu.
  • Data wprowadzenia lub przemieszczenia węglana terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w przypadku węgla, którego krajem pochodzenia nie jest Rzeczpospolita Polska – wartość pobierana z atrybutu towaru OŚW_DATA_WPROWADZENI, przypisanego do pozycji dokumentu.
  • Region wydobycia węgla – wartość pobierana z atrybutu towaru OŚW_REGION_WYDOBYCIA, przypisanego do pozycji dokumentu.
  • Data nabycia od kopalni na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w przypadku węgla, którego krajem pochodzenia jest Rzeczpospolita Polska – wartość pobierana z atrybutu towaru OŚW_DATA_NABYCIA, przypisanego do pozycji dokumentu.
  • „Jestem świadoma/świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.” – informacja dotycząca świadomości i odpowiedzialności karnej za składanie fałszywego oświadczenia.
  • Data i miejsce złożenia oświadczenia – data wystawienia świadectwa (czyli data wydruku) oraz miejsce wystawienia świadectwa, pobierane z Pieczątki firmy.
  • Podpis przedsiębiorcy składającego oświadczenie albo osoby upoważnionej do jego reprezentowania – miejsce na ręczny podpis oświadczenia.

Kopia elektroniczna Oświadczenia

Aby podczas wydruku bądź wysyłki Oświadczenia poprzez e-mail została automatycznie utworzona kopia Oświadczenia, należy z poziomu formularza Pozycji dokumentu, w Konfiguracji wydruków (<CTRL>+<F2> bądź menu na górnej wstążce Wydruk danych/ Konfiguracja wydruków) dla wydruku Eko-Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie lub Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla zaznaczyć parametr: Kopia elektroniczna.
Uwaga
Podgląd elektronicznych kopii wydruków jest możliwy tylko w przypadku posiadania licencji na moduł Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów.
Parametr można również ustawić z poziomu menu kontekstowego w Konfiguracji wydruków, wybierając opcję Ustaw kopie elektroniczne dla wydruków. Podczas wydruku Oświadczenia bądź wysyłki poprzez e-mail, w menu CRM/ Archiwum wydruków tworzona jest kopia Oświadczenia w formacie PDF. Więcej informacji na temat archiwizacji wydruków można znaleźć w artykule Archiwum wydruków.  

Jak wyeksportować/ zaimportować cennik z danymi e-Handel dla sklepu?

Opcja eksportu i importu cennika poprzez plik w formacie MS Excel umożliwia dodawanie/aktualizację informacji dla towarów przesyłanych do sklepów internetowych (Comarch e-Sklep lub/i Comarch e-Sale). Funkcjonalność dostępna jest dla użytkowników posiadających licencję na moduł Handel lub Handel Plus. Eksport: Aby wyeksportować cennik wraz z danymi e-Handel, należy na oknie Eksport cennika (menu Ogólne/ Cennik, ikona Eksportuj cennik) zaznaczyć parametr eksportuj parametry e-Handel dla sklepu i wskazać nazwę sklepu z listy. Tak wyeksportowany plik będzie zawierał dodatkowe arkusze z danymi e-Handel:
  • arkusz eHandel – zawierający parametry, które wprowadzone zostały na formularzu towaru, na zakładce [e-Handel], na pionowej zakładce [Główne],
  • arkusz eHandelJezyki – zawierający ustawienia języków, wprowadzone na formularzu towaru, na zakładce [e-Handel], na pionowej zakładce [Główne], w sekcji Języki,
  • arkusz eHandelJednostki – zawierający pomocnicze jednostki miary, wprowadzone na formularzu towaru, na zakładce [e-Handel], na pionowej zakładce [Dodatkowe].
Arkusz eHandelJezyki zostanie wyeksportowany tylko w przypadku gdy operator zalogowany jest na moduł Handel Plus. Dokładny opis pól znajdujących się w arkuszu zawiera biuletyn OPT009 – Import danych z arkusza Microsoft Excel. Import: Aby zaimportować cennik wraz z danymi e-Handel, należy na oknie Parametry importu cennika (menu Ogólne/ Cennik, ikona Importuj cennik) zaznaczyć parametr importuj parametry e-Handel dla sklepu i zaznaczyć sklepy, dla których mają zostać zaimportowane dane. Jeśli operator nie będzie zalogowany na moduł Handel Plus, a w pliku będzie się znajdował arkusz eHandelJezyki, zaimportowane zostaną tylko nazwy i opisy w języku polskim. Podczas importu sprawdzane jest prawidłowe przypisanie domyślnej grupy dla sklepu (czy grupa jest wysyłana do sklepu oraz, czy nie jest to grupa główna dla sklepu). Jeśli przypisana została nieprawidłowa grupa, w logu importu pojawi się stosowna informacja.

Jak potwierdzić integrację z Comarch Apfino?

W systemie Comarch ERP Optima jest możliwość skorzystania z usług finansowych dzięki integracji z platformą Comarch Apfino. Więcej informacji znajdziesz na stronie www.apfino.pl Aby móc przekazać faktury do faktoringu lub windykacji bezpośrednio w Comarch ERP Optima należy:
  • założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino
  • zintegrować konta Comarch ERP Optima – Apfino
  • złożyć wniosek i podpisać umowę dla wybranej usługi
  Jeśli masz konto w Comarch Apfino, zaloguj się do platformy, na pulpicie wybierz Integracja z systemem ERP oraz kliknij Zintegruj z ERP. W kolejnym kroku kliknij Wybierz system ERP. A następnie wybierz system Comarch ERP Optima i kliknij Zatwierdź. Po zaakceptowaniu regulaminu integracji z Comarch ERP Optima, zobaczysz ekran z kluczem wymiany potrzebnym do integracji kont.
  • Jeśli posiadasz konto w Comarch ERP Optima, skopiuj klucz wymiany i wprowadź go w systemie Comarch ERP Optima (w zakładce System/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Comarch Apfino)
  • Jeśli nie posiadasz konta w Comarch ERP Optima, możesz wysłać klucz wraz z instrukcją do osoby, która posiada dostęp do systemu Comarch ERP Optima. (Wybierz opcję Wyślij klucz na adres e-mail)
  Klucz wymiany znajdziesz także w zakładce Ustawienia / Integracja.

Bilans zamknięcia magazynu

Bilans Zamknięcia Magazynu jest to dokument przedstawiający stan ilościowy i wartościowy magazynu na dzień zamknięcia wyliczany na podstawie wprowadzanych dokumentów magazynowych.
Uwaga
Wykonywanie BZM nie jest konieczne, może być jednak przydatne, jeśli użytkownik chce zablokować możliwość wprowadzania nowych dokumentów w podanym okresie czasu (wykonanie BZM blokuje możliwość wprowadzania zmian w okresie przed BZM).
Przed wykonaniem BZM program sprawdza następujące warunki:
  • metodę naliczania kosztu własnego
  • pod datą podaną jako data zamknięcia nie może istnieć już BZM (w danym dniu może wystąpić tylko jeden BZM)
  • w okresie od ostatniego BZM do podanej daty muszą istnieć jakieś transakcje do zamknięcia (zamknięcie dotyczy zawsze okresu od ostatniego BZM do podanej daty)
  • po dacie podanej jako data zamknięcia nie mogą występować dokumenty BZM
  • w okresie do daty wykonania BZM w bazie nie mogą występować dokumenty w buforze.
Dodatkowo w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje znajduje się parametr BZM bez kontroli rezerwacji i zamówień.  
  • jeśli parametr jest odznaczony to, oprócz podanych wyżej warunków, w bazie nie mogą występować żadne rezerwacje i zamówienia towarów. Warunek ten dotyczy zarówno dokumentów przeznaczonych do rezerwowania i zamawiania towarów (typu RO, ZD, SRW z wskazanymi partiami dostaw dla części), jak i  dokumentów typu FS i FZ niepowiązanych z dokumentami magazynowymi (WZ, PZ).
  • jeśli parametr jest zaznaczony – w bazie mogą występować zamówienia i rezerwacje.
Uwaga
Ważne jest, że po wykonaniu bilansu zamknięcia nie mamy możliwości wystawienia dokumentu z datą wcześniejszą niż data zamknięcia. Na wszystkich nowo wystawianych dokumentach będzie proponowana data bilansu zamknięcia + 1. W przypadku, gdy użytkownik wykona BZM to również  przekształcenia dokumentów (np. FS -> WZ) będzie mógł wykonać z data późniejszą niż BZM
Przykład
Data systemowa 12.11.2007. Bilans zamknięcia wykonany 14.11.2007. Wystawiamy Fakturę Sprzedaży. Na formularzu faktury data wystawienia i data sprzedaży –15.11.2007. Jest to spowodowane tym, że po zamknięciu okresu nie można dopisywać dokumentów których data zawiera się w tym okresie.
Bilans zamknięcia dotyczy zawsze wszystkich magazynów. Aby dowiedzieć się, jaki był stan zamknięcia dla jednego z magazynów należy wyświetlić formularz BZM i w pole Magazyn (jest to jedyne edytowalne pole na formularzu) wpisać/ wybrać z listy nazwę interesującego nas magazynu. Wówczas na formularzu pojawi się stan zasobów dla danego magazynu. W systemie możliwe jest również kasowanie BZM. Możliwe jest kasowanie tylko ostatnio wystawionego dokumentu BZM. Oprócz przedstawionych wcześniej warunków w chwili kasowania BZM program sprawdza, czy po dacie kasowanego dokumentu nie był wystawiony inny BZM. Ponieważ zamknięcie magazynu jest obwarowane wieloma warunkami oraz wykonanie operacji wiąże się z blokadą wprowadzania dokumentów z datą wcześniejsza niż data BZM – operacja powinna być wykonywana dopiero wtedy, gdy wszystkie wprowadzone transakcje zostały już zweryfikowane pod względem poprawności w dziale księgowości.

Comarch Mobile Inwentaryzacja

Instrukcje użytkownika

Współpraca z Comarch e-Sklep

Informacje ogólne

Comarch e-Sklep powstał w celu zaspokojenia potrzeb rynkowych przedsiębiorstw w zakresie sprzedaży on‑line. Comarch e-Sklep dedykowany jest dla firm, które chcą poszerzyć możliwości dotarcia do klientów poprzez oferowanie swoich towarów w ogólnodostępnym sklepie internetowym. Współpraca Comarch ERP OptimaComarch e-Sklep polega na:
  1. eksporcie do Comarch e-Sklep danych o towarach oraz grupach towarów,
  2. imporcie danych o nowych kontrahentach zapisanych w Comarch e-Sklep,
  3. imporcie zamówień złożonych w Comarch e-Sklep.

Wymagania systemowe

Współpraca Comarch ERP Optima z Comarch e-Sklep wymaga środowiska NET Framework 4.5, dodatku Microsoft Web Services Enhancements (WSE) 3.0 Runtime  oraz komponentu SQLXML 4.0.
Uwaga
Comarch ERP Optima jest programem zaprojektowanym na rynek polski. W Comarch e-Sklep (w panelu administracyjnym) w danych Sprzedawcy pole Kraj zawsze przyjmuje wartość Polska, niezależnie od ustawień w Comarch ERP Optima (Dane firmy w Pieczątce firmy).
Do współpracy z Comarch e-Sklep konieczne jest posiadanie modułów (minimum) Kasa/Bank (KB) i Handel (HA). Posiadając dodatkowo moduł Obieg Dokumentów (OBD), Użytkownik ma dostęp do Archiwum wydruków, w którym może mieć wgląd do wydruków faktur wysłanych do e-Sklep.

Formularz Comarch e-Sklep

Grupy towarów wysyłane do Comarch e-Sklep

Do sklepu będą wysyłane Grupy towarów zgodnie z definicją w konfiguracji (Konfiguracji firmy/ e-Handel). Jeśli w konfiguracji zostanie ustawiona Grupa Główna to zostaną wysłane wszystkie grupy będące w Grupie Głównej wraz z podgrupami. Jeśli zostanie wybrana inna grupa, wówczas do sklepu będą przesyłane grupy, będące jej podgrupami wraz z kolejnymi poziomami.
Uwaga
Do Comarch e-Sklep przenoszone są nazwy, a nie kody grup. Dlatego ważne jest, aby dla każdej grupy, która ma się pojawić w Comarch e-Sklep, została wypełniona nazwa grupy. Daje to dodatkową możliwość opisania grup w czytelny sposób, na potrzeby prezentacji w Comarch e-Sklep.
Na formularzu grupy towarowej dostępna jest zakładka e-Sklep/e-Sale, z poziomu której można wprowadzić dłuższą nazwę grupy czy opis dla grupy z wykorzystaniem języka HTML. Użytkownicy modułu Handel Plus mają możliwość wprowadzenia nazwy, opisu grupy także w językach obcych, m.in.: niemieckim, angielskim, francuskim. Użytkownicy modułu Handel mają do dyspozycji tylko język polski. Informacje te są eksportowane do Comarch e-Sklep.

Formularz grupy towarowej – zakładka e-Sklep/e-Sale

Po naciśnięciu ikony  na zakładce e-Sklep/e-Sale pojawi się formularz języka grupy towarowej:

Formularz języka grupy towarowej – zakładka Ogólne

Opcje dostępne na formularzu języka grupy towarowej na zakładce Ogólne:
  • w przypadku Użytkowników modułu Handel Plus można wskazać język, w którym zostaną wprowadzone dane. Po zalogowaniu do modułu Handel pole Język jest zablokowane do edycji i wskazany jest język polski,
  • należy uzupełnić pole Nazwa dla grupy towarowej (max. 100 znaków). Bez uzupełnienia nazwy program nie pozwoli na zapis pozycji, opis może pozostać pusty,
  • w polu Nazwa grupy wyświetlana w nagłówku listy można wprowadzić nazwę dla grupy towarowej, która będzie wyświetlać się w nagłówku listy w Comarch e-Sklep
  • dostępny jest edytor HTML dla opisu grupy towarowej przenoszonego do Comarch e-Sklep. Okno do edycji opisu składa się z trzech zakładek:
    • Edytor – wprowadzenie opisu, dostępny jest panel umożliwiający formatowanie tekstu,
    • HTML – prezentacja opisu w języku HTML z możliwością edycji tekstu,
    • Podgląd – podgląd opisu prezentowanego w  Comarch e-Sklep bez możliwości edycji.
Z poziomu okna Formularz języka grupy towarowej na wstążce jest dostępny wyłącznik edytora HTML: Nie używaj edytora HTML , po wyłączeniu tej opcji zakładka Edytor nie jest widoczna – kod HTML nie jest poprawiany przez program. Ustawienie jest pamiętane dla operatora.
Uwaga
Adresy stron internetowych w hiperłączu edytora należy wpisywać z przedrostkiem http://
Na zakładce Pozycjonowanie możliwe jest zdefiniowanie metadanych dla strony prezentującej produkty z wybranej grupy. Dane te prezentowane są w wynikach wyszukiwania:
  • Tytuł – tytuł strony wyświetlany w wynikach wyszukiwania. Zalecana długość do 50 znaków,
  • Link – dedykowane pole dla wprowadzania nazw linków w celu efektywniejszego budowania linków URL,
  • Słowa kluczowe – słowa kluczowe (frazy) najtrafniej oddające zawartość strony. Słowa kluczowe należy oddzielać od siebie znakiem przecinka. Zaleca ilość słów to od 6 do 10,
  • Meta Opis – opis strony, który ma zachęcić internautę do odwiedzenia strony z produktami z wybranej grupy. Zalecana długość do 250 znaków,
  • Opis skrócony – pole obecnie nie jest wykorzystywane w sklepie,
  • Szukaj – podczas wyszukiwania towarów w Comarch e-Sklep uwzględniane są słowa wpisane w tym polu.
Parametr Kolejność w menu Comarch e-Sklep poprzez wpisanie liczby umożliwia ustalenie kolejności wyświetlania grup w Comarch e-Sklep.

Towary wysyłane do  Comarch e-Sklep

Po skonfigurowaniu Comarch e-Sklep, na karcie towarowej produktu pojawi się zakładka e-Handel. Aby towary były widoczne w sklepie internetowym należy w tej zakładce zaznaczyć parametr Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale dla wybranego sklepu i zapisać zmiany przyciskiem . Towar musi być przypisany do co najmniej jednej grupy, która znajduje się w drzewie wysyłanym do Comarch e-Sklep. Jeśli towar znajduje się w kilku grupach, to w Comarch e-Sklep zostanie umieszczony w każdej z przypisanych grup. Umożliwiono definiowanie oddzielnych danych towarowych pod każdy sklep, w którym towar ma być udostępniony. Dane towarowe, które możemy ustawiać w zależności od wybranego sklepu znajdują się na zakładkach Główne oraz Dodatkowe. Są to języki, grupa domyślna, status dostępności, ceny i koszty dostawy, atrybuty czasowe oraz jednostki pomocnicze. Wszystkie pola są dostępne do edycji niezależnie czy parametr Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale jest zaznaczony czy nie. Do Comarch e-Sklep wysyłane są następujące dane o towarach: kod towaru, nazwa, opis, cena zgodnie z ustawieniami w konfiguracji, zdjęcia towaru , producent, marka przypisana do towaru, jednostka miary towaru podstawowa wraz z wymiarami, jednostki pomocnicze z wymiarami i jednostka dla ceny jednostkowej towaru, kod producenta, adres URL przeliczniki między jednostkami, kody CN, opiekun produktu oraz wymiary towaru. Na karcie towaru (zakładka Dodatkowe) znajdują się pola Masa w kg pozwalające na zdefiniowanie wagi towaru, pole Kod producenta umożliwiające wpisanie kodu towaru, pod jakim występuje u producenta, informacje te, podczas synchronizacji są przesyłane do Comarch e-Sklep. Użytkownicy modułu Handel Plus na karcie towaru, na zakładce e-Handel mogą wprowadzić nazwę i opis towaru także w języku obcym. Użytkownicy modułu Handel mają do dyspozycji tylko język polski. Na liście zasobów oraz cenniku dostępny jest parametr e-Sklep/e-Sale, w którym mamy do wyboru z listy zdefiniowane w konfiguracji sklepy i oddziały Comarch e-Sale. Po wybraniu sklepu, na liście towarów zostaną wyświetlone tylko towary, które są udostępnione w wybranym sklepie.

Pozycja cennika – zakładka e-Handel

Na zakładce e-Handel mamy cztery pionowe zakładki: Główne, Dodatkowe oraz Wspólne. Na zakładce  Główne znajdują się parametry związane ze współpracą programu z Comarch e-Sklep. Oprócz grupy domyślnej definiujemy tu języki dla wybranego sklepu oraz status dostępności i atrybuty czasowe. Jeżeli chcemy, aby towar udostępniany był w większej ilości sklepów to możemy dla ułatwienia skorzystać z kopiowania danych z już ustawionego sklepu korzystając z przycisku . Grupa domyślna – należy wskazać grupę domyślną. W polu tym nie może być wybrana Grupa główna oraz grupa, która jest węzłem głównym dla danego sklepu (wybrana w konfiguracji sklepu). Grupa musi zawierać się w drzewie, które jest wysyłane do sklepu. Kopiując dane z innego sklepu grupa domyślna nie będzie kopiowana.
Uwaga
Pole Grupa domyślna od wersji 2021.5 jest polem wymaganym do poprawnej synchronizacji z uwagi na poprawność generowania plików do porównywarek cenowych.
W przypadku zdefiniowania rabatu towaru typu grupa towarowa (z poziomu zakładki Ogólne/Rabaty), w Comarch e-Sklep rabat zostanie uwzględniony dla towarów znajdujących się w grupie rabatowanej, jeśli jest ona wybrana jako ich grupa domyślna. Jeżeli towar jest przypisany do kilku grup, ale na jego karcie zostanie określona grupa domyślna, po wybraniu tego towaru z wyszukiwarki (prostej lub zaawansowanej) w e-Sklep, otworzy się karta towaru ze ścieżką do grupy domyślnej. Na zakładce e-Handel znajduje się pole Nazwa Comarch e-Sklep/e-Sale, w którym podajemy nazwę towaru oraz edytor HTML dla opisu towaru przenoszonego do Comarch e-Sklep. Okno do edycji opisu składa się z trzech zakładek:
  • Edytor – wprowadzenie opisu, dostępny jest panel umożliwiający formatowanie tekstu,
  • HTML – prezentacja opisu w języku HTML z możliwością edycji tekstu,
  • Podgląd – podgląd opisu prezentowanego w e-Sklep bez możliwości edycji.
Uwaga
Adresy stron internetowych w hiperłączu edytora należy wpisywać z przedrostkiem http://

Opis e-Sklep dla towaru – edytor HTML

Z poziomu okna Formularz języka towaru na wstążce jest dostępny wyłącznik edytora HTML: Nie używaj edytora HTML, po wyłączeniu tej opcji zakładka Edytor nie jest widoczna – kod HTML nie jest poprawiany przez program. Ustawienie jest pamiętane dla operatora. W Comarch e-Sklep wyświetlana jest w pierwszej kolejności wartość pola Nazwa Comarch e-Sklep/e-Sale, jeśli pole to jest puste, wówczas wyświetlana jest wartość pola Nazwa z formularza języka towaru znajdującego się na zakładce Języki (zakładka dostępna w module Handel Plus). Jeśli nie zdefiniujemy nic na zakładce Języki, wówczas w Comarch e-Sklep wyświetlana jest wartość pola Nazwa z zakładki Ogólne z formularza towaru. Jeśli w Comarch e-Sklep wybrany zostanie język, dla którego nie zdefiniowano nazwy towaru, wówczas wyświetlana jest nazwa towaru w języku domyślnym. Podobnie w przypadku wyświetlania opisu. W Comarch e-Sklep wyświetlana jest w pierwszej kolejności wartość pola Opis Comarch e-Sklep/e-Sale, jeśli pole to jest puste, wówczas wyświetlana jest wartość pola Opis z formularza języka towaru znajdującego się na zakładce Języki (zakładka dostępna w module Handel Plus), jeśli to pole również nie jest wypełnione, wtedy wyświetlana jest wartość pola Opis z zakładki Dodatkowe z formularza towaru. Jeśli w Comarch e-Sklep wybrany zostanie język, dla którego nie zdefiniowano opisu towaru, wówczas wyświetlany jest opis towaru w języku domyślnym.
Uwaga
W celu dodania plików graficznych w polu Opis należy użyć przycisku wstaw obiekt. Wklejenie tam obrazka opcją <CTRL>+<V> spowoduje, że obrazek nie będzie wyświetlał się poprawnie.
Zakładka Pozycjonowanie: Z poziomu tej zakładki możliwe jest zdefiniowanie metadanych dla strony prezentującej produkty z wybranej grupy. Dane te prezentowane są w wynikach wyszukiwania: Tytuł – Tytuł strony wyświetlany w wynikach wyszukiwania. Zalecana długość do 50 znaków. Link – dedykowane pole dla wprowadzania nazw linków w celu efektywniejszego budowania linków URL. Słowa kluczowe – słowa kluczowe (frazy) najtrafniej oddające zawartość strony. Słowa kluczowe należy oddzielać od siebie znakiem przecinka. Zaleca ilość słów to od 6 do 10. Meta Opis – Opis strony, który ma zachęcić internautę do odwiedzenia strony z produktami z wybranej grupy. Zalecana długość do 250 znaków. Opis skrócony – pole obecnie nie jest wykorzystywane w sklepie. Szukaj – podczas wyszukiwania towarów w Comarch e-Sklep uwzględniane są słowa wpisane w tym polu. Status dostępności:
  • Dostępny – po zaznaczeniu parametru aktywuje się rozwijalna lista Dostępność, w której wybieramy odpowiedni status dostępności. Jest możliwość wybrania takich statusów jak:
  • Dostępny od ręki
  • Dostępny do 24h
  • Dostępny do 48h
  • od 3 do 5 dni
  • do 7 dni
  • do 14 dni
  • powyżej 14 dni
  • Dostępny na zamówienie
  • Niedostępny
  • Zapowiedź
  • Dostępny od: – parametr zależny od parametru Zapowiedź, umożliwia określenie daty (np. premiery produktu) od której towar będzie dostępny w sprzedaży.
  • Nie kontroluj stanów magazynowych – po zaznaczeniu parametru program nie kontroluje stanów magazynowych w przypadku powyższego towaru.
Ceny i koszt dostawy:
  • Zapytaj o cenę towaru – zaznaczenie parametru powoduje ukrycie ceny produktu po stronie e-sklepu.
  • Towar nie podlega rabatowaniu
  • Negocjowalny koszt dostawy – do wyboru z listy będą dostępne 3 parametry:
    • ustawienia e-Sklep
    • negocjowalny koszt dostawy
    • stały koszt dostawy – wraz z informacją w jakiej walucie jest powyższy koszt
Atrybuty czasowe:
  • Atrybuty czasowe – możemy wybrać atrybuty takie jak:
    • Nowość
    • Promocja
    • Produkt z gazetki
    • Produkt polecany
    • Wyprzedaż
    • Nagroda
    • Super jakość
    • Super cena
    • Najlepiej oceniany
    • Rekomendacja sprzedawcy
W zakładce Dodatkowe możemy wybrać jednostki pomocnicze (wcześniej zdefiniowane na zakładce Jednostki i kody), które mają być wysyłane do wybranego z listy sklepu internetowego. Możemy zaznaczyć jedną z jednostek jako jednostkę domyślną. Jeżeli jedna z jednostek pomocniczych ustawiona będzie jako domyślna, wówczas w Comarch e-Sklep będą dostępne tylko jednostki pomocnicze a dodatkowo będzie widoczna cena za jednostkę podstawową. Na zakładce Wspólne znajduje się parametr Towar nadrzędny z możliwością wskazania innego towaru, który będzie służył w Comarch e-Sklep do łączenia ze sobą tych samych towarów, ale o różnych atrybutach np. butów o różnych rozmiarach. Dodatkowo na liście zasobów i cenniku będzie można dodać kolumnę Towar nadrzędny i użyć jej, jako podstawy grupowania. Przy dodawaniu atrybutu do towaru oprócz zaznaczenia parametru udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale, mamy możliwość zaznaczenia parametru  atrybut grupujący w Comarch e-Sklep/e-Sale (dotyczy atrybutów typu lista). Taki parametr powinien być zaznaczony na pogrupowanych towarach (towarze nadrzędnym i towarach podrzędnych). Towary zgrupowane będą widoczne jako jeden towar po stronie Comarch e-Sklep, na którym będzie widoczna lista z wartościami atrybutu grupującego. Po wyborze wartości, wyświetlą się dane dla konkretnej kartoteki, do której ta wartość atrybutu jest przypisana. Dla każdego atrybutu grupującego wyświetlana jest oddzielna lista. Kolejność wartości wyświetlanych w obrębie poszczególnych atrybutów grupujących uzależniona jest od kolejności tych wartości na definicji tego atrybutu w Comarch ERP Optima na zakładce Pozycje listy w menu Ogólne/ Atrybuty Towaru. Dostępna jest tam opcja ustawiania odpowiedniej ich kolejności za pomocą metody przeciąg i upuść. Dodawanie jak i aktualizacja danych towarowych dla produktów udostępnianych do Comarch e-Sklep jest możliwe również poprzez import z arkusza Excel. Szczegółowy opis importu jest dostępny w biuletynie OPT009 – Import danych z arkusza Microsoft Excel.

Cena jednostkowa towaru

Na karcie towaru (zakładka Jednostki, EAN, VAT) można zdefiniować jednostkę miary, w której będzie prezentowana cena jednostkowa. W tym celu należy w kolumnie JM dla ceny jednostkowej zmienić wartość na TAK (wartość TAK może być ustawiona tylko dla jednej jednostki pomocniczej).

Cena jednostkowa towaru

W przypadku, gdy towar posiada taką jednostkę i jest udostępniony w Comarch e-Sklep, jednostka miary i przelicznik dla ceny jednostkowej jest przesyłany podczas synchronizacji z Comarch e-Sklep.
Prezentacja ceny jednostkowej towaru
  Dodatkowo do e-Sklep wysyłane są dane nt. wymiarów towaru ustawionych na danej jednostce: Wysokość, Szerokość oraz Długość.

Dodatkowe atrybuty towarów

Do Comarch e-Sklep można wysyłać dodatkowo inne informacje o towarze w formie atrybutów. Aby dany atrybut został wysłany wraz z towarem do Comarch e-Sklep, zarówno na definicji jak i na towarze, atrybut musi mieć zaznaczoną opcję: Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale. Jeśli zatem na kartę towaru dodajemy atrybut, który nie jest wysyłany do sklepu i zaznaczymy na nim udostępnianie, parametr zostanie też zaznaczony na definicji tego atrybutu. Jeśli z kolei atrybut jest przypisany do towarów, odznaczenie parametru na definicji atrybutu, spowoduje też odznaczenie go na kartach towarów. Do sklepu internetowego można wysyłać atrybuty o formacie: tekst, liczba, lista, data. Po zaznaczeniu parametru Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale dla atrybutów o typie: tekst, liczba lub data aktywuje się dodatkowo parametr Pozwalaj na edycję. W przypadku, gdy parametr ten jest zaznaczony do Comarch e-Sklep nie jest wysyłana wartość atrybutu ustawiona na karcie towaru. W Comarch e-Sklep Klient może sam wprowadzić wartość atrybutu dla towaru, która w przypadku wygenerowania zamówienia zostanie umieszczona w polu Opis. Kolejność atrybutów jak i ich wartości wyświetlanych w obrębie poszczególnych atrybutów uzależniona jest od ich kolejności na karcie cennikowej danego produktu na zakładce Atrybuty w Comarch ERP Optima. W celu ustawienia kolejności atrybutów na liście dostępna jest metoda przeciąg i upuść.
Uwaga
Do Comarch e-Sklep dane binarne przesyłane są jako załączniki.

Dodawanie atrybutu do towaru

Uwaga
Do Comarch e-Sklep przesyłana jest nazwa atrybutu – w przypadku braku nazwy wysyłany jest kod atrybutu.
W przypadku modułu Handel Plus i obsługi wielojęzyczności możliwe jest zdefiniowanie języka dla atrybutu. Na formularzu atrybutu, na zakładce Ogólne widoczna jest lista rozwijana, z której można wybrać język. Domyślnie, dla nowo tworzonych atrybutów podpowiada się język polski. Dla atrybutu, który jest dodawany do towaru lub modyfikowany, z poziomu formularza towaru (zakładka Atrybuty) również istnieje możliwość wybrania języka, czyli można zmienić język tylko dla wybranego towaru. Przy synchronizacji, do Comarch e-Sklep przekazywane są wszystkie dane dotyczące atrybutów wraz z informacją o języku. Atrybut wyświetlany jest tylko w tym języku, w którym został dodany. Dlatego, w przypadku, gdy atrybut ma być wykorzystywany dla wszystkich wersji językowych w Comarch e-Sklep należy dodać go trzy razy, za każdym razem z inną wersją językową.
Dotyczy wersji: 2019.3.1
Wartości atrybutów (typu lista) na kartotekach towarowych muszą być zgodne z definicją (kartą) atrybutu. W przypadku gdy na towarze znajduje się atrybut typu lista oraz ma przypisaną wartość, która została usunięta lub zmieniona na definicji atrybutu, wówczas nie jest ona wysyłana do e-Sklep. Dla atrybutów grupujących:
  • jeżeli wartość na towarze nadrzędnym nie będzie posiadała odpowiednika na definicji atrybutu, wówczas atrybut nie będzie wyświetlany w e-Sklep.
  • jeżeli wartość na towarze podrzędnym nie będzie posiadała odpowiednika na definicji atrybutu, wówczas atrybut będzie wyświetlany, natomiast wartość przypisana do towaru podrzędnego nie będzie możliwa do wyboru z listy rozwijalnej w e-Sklep.
Dodatkowo aby ułatwić znalezienie towarów, dla których wartość atrybutu nie posiada odpowiednika na definicji atrybutu, został dodany test integralności Zgodność wartości atrybutów z definicją. Test jest dostępny z poziomu Narzędzia\ Testy Integralności w zakładce Testy w gałęzi Cennik.
Zdjęcie towaru Towary mogą być prezentowane w Comarch e-Sklep razem z obrazami (fotografie, grafiki itp.), przedstawiającymi ich wygląd, stan itd. Aby możliwe było wyświetlanie obrazów dla towaru w Comarch e-Sklep należy skorzystać z załączników.

Karta towaru – zakładka Atrybuty

Dodawanie danych binarnych odbywa się na karcie towaru na zakładce Atrybuty w sekcji Załączniki. W sekcji Załączniki dostępne są kolumny (w przypadku, gdy skonfigurowany jest Comarch e-Sklep):
  • Nazwa pliku/ścieżka – nazwa pliku lub ścieżka, jeśli wybrano opcję link,
  • Nazwa – zgodna z nazwą pliku, w przypadku dodawania pliku z dysku uzupełniana automatycznie, w przypadku dodawania z listy danych binarnych zgodna z nazwą danej binarnej,
  • Typ – plik lub link,
  • Typ pliku – program automatycznie rozpoznaje znane formaty i odpowiednio ustawia typ. Jeśli format nie zostanie rozpoznany wówczas ustawiony zostanie typ Inne.
Domyślnie lista typów będzie zawierać następujące pozycje: Word – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: doc, docx, docm, txt, rtf, odt Excel – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: xls, xlsx, xlsm, xlsb PDF – pliki pdf Grafika – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: gif, png, jpg Video  – avi, mp4, mkv Audio – mp3, wav Flash – swf Archiwa – zip, rar Inne – w przypadku nierozpoznanego typu pliku.
  • e-Sklep/e-Sales – opcja udostępnienia w e-Sklep, wybór TAK/NIE (opcja TAK niedostępna dla linków)
  • Jeśli dodawane są załączniki, a towar ma ustawioną opcję wysyłania do sklepu/wszystko.pl, to przed dodaniem pozycji program pyta: Towar jest wysyłany do Comarch e-Sklep/wszystko.pl. Czy ustawić dla załączników parametr e-Sklep/e-Sale?,
W przypadku zdjęć, można uzupełnić dodatkowe informacje (metadane) dotyczące zapisywanej pozycji, kolumny:
  • Link – pole tekstowe do wprowadzania linku do zdjęcia (dozwolone znaki zgodnie ze specyfikacją URL),
  • Atrybut Alt – atrybut znacznika obrazka w języku HTML. Służy do opisania zawartości grafiki dla robotów indeksujących. Opis ten jest kluczowy dla pozycjonowania w wyszukiwarkach,
  • Atrybut Rel – wartości na liście wyboru: brak (puste), nofollow. Określa, czy odnośnik do pliku ma znaczenie dla robotów sieciowych i czy mają za nim podążać,
  • Atrybut Title – tekst pojawiający się po najechaniu kursorem myszy na grafikę na stronie internetowej. Nie ma wpływu na pozycjonowanie w wyszukiwarkach.
Dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajdują się kolumny:
  • Podgląd – kolumna, w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików/linków doc, xls, pdf itp. jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki.
  • Język – do wyboru lista języków.
W sekcji Załączniki dostępne są przyciski: Dodaj załącznik  – Podgląd pliku – podgląd załącznika z pomocą domyślnego programu ustawionego dla danego typu pliku  – Usuń  Pozycja w górę/Pozycja w dół – przyciski ustawiania kolejności plików. W menu dostępnych opcji przy przycisku   Dodaj załącznik do wyboru są cztery opcje: Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy program wyświetli okno, gdzie Użytkownik będzie mógł wyszukać lokalizację pliku i wskazać plik. Po zatwierdzeniu wyboru wskazany plik zostanie zapisany w bazie danych. Jeśli Użytkownik zaznaczy więcej, niż jeden plik, wówczas dodane zostaną wszystkie zaznaczone pliki. W oknie wyszukiwania plików domyślnie będą się podpowiadać pliki typu pliki graficzne, zapamiętywana też będzie ostatnio wybierana ścieżka. Wybór opcji spowoduje, że załącznik trafia od razu na listę danych binarnych i zostaje zapisany w bazie. Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać, że:
  • w kopii bezpieczeństwa wykonywanej z poziomu programu będą zapamiętane również pliki z załącznikami,
  • zapisywanie plików w bazie danych powoduje jej szybki przyrost.
Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz link rejestrowane jest powiązanie załącznika z plikiem, który jest zapisany na dysku komputera. W efekcie w bazie danych ten plik nie jest zapisany, a jedynie zapamiętana jest ścieżka dostępu do pliku. Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać o tym, że:
  • pliki NIE BĘDĄ archiwizowane wraz z kopią bezpieczeństwa bazy danych (w kopii będą zapamiętane tylko ścieżki dostępu),
  • powiązanie dokumentów jedynie w postaci linków nie powoduje szybkiego przyrostu baz danych.
Uwaga
Załączniki w postaci linków nie są wysyłane do Comarch e-Sklep..
Wybierając opcję Wybierz z listy danych binarnych otwierane jest okno danych binarnych, na którym możliwe jest wskazanie zapisanych już w bazie danych binarnych. Okno z listą danych binarnych posiada kolumny:
  • Zaznaczeń, dzięki czemu możliwe jest równoczesne dodawanie wielu danych binarnych przez zaznaczenie wybranych pozycji,
  • Podgląd – w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików doc, xls, pdf jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki,
  • Nazwa – nazwa danej binarnej,
  • Nazwa pliku – nazwa pliku.
Na oknie istnieje też możliwość podglądu widoku pliku, na którym aktualnie jest umieszczony kursor. Opcja podglądu ma możliwość ukrycia lub zwinięcia. Domyślnie podgląd jest ukryty po prawej stronie listy, gdzie widnieje pasek Podgląd – kliknij, aby wyświetlić okienko podglądu pliku. Po kliknięciu w pasek rozwijany jest panel, w którym widoczny jest podgląd pliku. W panelu widoczne jest zdjęcie (grafika), w przypadku innych plików wyświetla się standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Położenie panelu może być przez Użytkownika zmieniane. Aby zadokować panel z innej strony okna należy go „złapać” i przeciągnąć w inną lokalizację. Dodatkowo panel wyposażony jest w przycisk pinezki: jeśli pinezka jest „wyciśnięta” po ustawieniu kursora z powrotem na liście danych binarnych panel jest zwijany. Jeśli pinezka jest „wciśnięta” – panel jest na stałe dokowany.

Dane binarne

Opcja Dodaj plik na podstawie URL umożliwia dodanie pliku w postaci URL do towaru, który będzie prezentowany w e-Sklepie. Maksymalny rozmiar zdjęcia nie może być większy niż 512 kB. Na liście załączników istnieje także możliwość dodania załącznika za pomocą menu kontekstowego, dostępnego pod prawym przyciskiem myszy. Z tego poziomu dostępne są opcje: Dodaj (odpowiadająca opcji: Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy), Wskaż plik na dysku i zapisz link, Wybierz z listy danych binarnych. Dodanie atrybutu o typie binarnym do towaru i przypisanie wartości binarnej spowoduje automatyczne pojawienie się wskazanej pozycji binarnej na liście załączników. Aby załącznik udostępniany był w Comarch e-Sklep, w kolumnie o nazwie e-Sklep/e-Sale należy wybrać opcję TAK (opcja TAK niedostępna dla linków). Jako zdjęcie główne w Comarch e-Sklep wyświetlana jest pierwsza pozycja binarna na liście załączników. Istnieje możliwość ustawienia kolejności załączników – aby przenieść załącznik w górę lub w dół należy skorzystać z metody przeciąg i upuść. Niemożliwe jest wielokrotne dodawanie tej samej danej binarnej na jedną kartę cennikową produktu wysyłanego do Comarch e-Sklep. Przy próbie zapisania takiej karty program zwróci ostrzeżenie: Dodano dwie identyczne dane binarne wysyłane do e-Sklep! i nie pozwoli na jej zapis, dopóki nie zostanie to poprawione. Poniżej przedstawione są przykłady atrybutów i ich formaty:
Opis atrybutów i ich formatów
Uwaga
W przypadku, gdy nastąpi próba zapisania karty towaru z oznaczoną daną binarną o wielkości przekraczającej 10MB, program zwróci komunikat: Rozmiar danej binarnej, która jest wysyłana do e-Sklep, nie może być większa niż 10MB.
Uwaga
W przypadku, gdy nastąpi próba zapisania karty towaru z oznaczonym zdjęciem (typ pliku : Grafika) o wielkości przekraczającej 512 KB, program zwróci komunikat: Rozmiar pliku graficznego, który jest wysyłany do e-Sklep, nie może być większy niż 512KB.
Seryjne dodawanie/usuwanie atrybutów Z poziomu menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby poprzez Operacje seryjne można dla pozycji zaznaczonych na liście przypisać atrybut, który będzie wykorzystywany w Comarch e-Sklep, wraz z określeniem jego wartości. Z tego poziomu można również wykonać seryjne usunięcie atrybutu z kartotek towarowych.

Producent i Marka

Do Comarch e-Sklep można wysyłać dodatkowo informacje na temat Marki i Producenta danego produktu. Informacje te można wprowadzić na zakładce Dodatkowe karty cennikowej. Na formularzach Producenta i Marki dostępna jest zakładka e-Sklep, na tej zakładce można wprowadzić dodatkowe nazwy, opisy i dane dotyczące pozycjonowania w Comarch e-Sklep

Definiowanie zamienników towarowych

Produkty podobne są wyświetlane w Szczegółach Produktu w sklepie internetowym. Aby dodać do towaru jego zamienniki (produkty podobne) należy w karcie produktu przejść do zakładki  Zamienniki. Po kliknięciu przycisku Dodaj  pojawi się lista wszystkich produktów, z których wybieramy towar, który ma być zamiennikiem (można zaznaczyć również opcję obustronnych zamienników).
Dodawanie zamiennika
Uwaga
Aby w Comarch e-Sklep dany zamiennik towaru był poprawnie wyświetlany, zamiennik musi posiadać dodane i udostepniane dla e-Sklep zdjęcie (zakładka Atrybuty, sekcja Załaczniki).

Zestawy promocyjne

W menu Ogólne/ Inne/ Zestawy promocyjne można wprowadzić zestawy promocyjne, dzięki którym w ramach sprzedaży określonego towaru głównego (lub usługi) objętego promocją, można zaoferować klientowi pakiet dodatkowych towarów i usług w obniżonej cenie. Do Comarch e-Sklep oraz wysyłany jest kod, jak również nazwa zestawu.

Formularz zestawu promocyjnego.

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ e-Handel zaznaczono opcję sklepu, na formularzu zestawu pojawi się dodatkowy parametr: Udostępniaj w e-Sklep. Aby zapis z zaznaczonym parametrem był możliwy, każdy towar  wskazany na zestawie również musi mieć zaznaczony ten parametr na swojej karcie. Skasowanie zestawu jest możliwe pod warunkiem, że nie został on udostępniony w e-Sklepie, jeżeli taka sytuacja miała miejsce, należy najpierw odznaczyć parametr na karcie zestawu, a następnie go usunąć. Podczas próby usunięcia z poziomu Cennika/Listy Zasobów towaru lub usługi, które są powiązane z zestawem promocyjnym pojawi się komunikat blokujący tą operację. Aby wykasować taką kartę z programu, należy najpierw usunąć wszystkie zestawy, na których dana pozycja występuje. Jeżeli towar jest elementem zestawu lub towarem głównym zestawu promocyjnego i na swojej karcie ma cenę 0,00 a jest zaznaczony parametr w konfiguracji e-Sklepu – Pomijaj  towary z ceną 0,00, wówczas taki zestaw nie jest przesyłany do Comarch e-Sklep. Przycisk Operacji Seryjnych , który pozwala na seryjne udostępnienie zaznaczonych zestawów w e-Sklep lub wszystko.pl jest dostępny wyłącznie po zaznaczeniu opcji sklepu w Konfiguracji Firmy/ e-Handel.

Rabaty towarów

W menu Ogólne/ Rabaty dla opcji:
  • grupa kontrahenta / wszystkie towary
  • jeden kontrahent / wszystkie towary
  • grupa kontrahenta / grupa towarowa
  • grupa kontrahenta / jeden towar
  • jeden towar / wszyscy kontrahenci
  • jeden kontrahent / grupa towarowa
  • jeden kontrahent / jeden towar
  • grupa towarowa / wszyscy kontrahenci
  • jeden towar / wszyscy kontrahenci
  • grupa towarowa / gruba kontrahenta
  • stała cena – wszyscy kontrahenci
  • stała cena – grupa kontrahentów
  • stała cena – jeden kontrahent
można wprowadzić rabat mający zastosowanie w Comarch e-Sklep. Wartość rabatu dla e-Sklepu na zakładce Procentowe określana jest w kolumnie Rabat e-Sklep, wartość ceny dla e-Sklepu na zakładce Stała cena pobierana jest z kolumny Cena. Dla rabatów istnieje możliwość wprowadzenia terminu obowiązywania promocji. Informację o rabatach mających zastosowanie w Comarch e-Sklep dla danego kontrahenta można sprawdzić w oknie Lista rabatów kontrahenta (opcja dostępna z poziomu listy kontrahentów, w górnym menu ikon ). Po wprowadzeniu rabatu na kartotece kontrahenta, rabat przenosi się również do kolumny Rabat e- Sklep. Jeżeli klient indywidualnie ustawia rabat w kolumnie Rabat e-Sklep to pozostaje on bez zmian. Zamiana wartości w kolumnie Rabat e-Sklep nie wpływa na kolumnę Rabat ani na pole z rabatem na karcie kontrahenta.

Zmiana parametrów dla Comarch e-Sklep

Z poziomu menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby  w Operacjach seryjnych dostępne są funkcje:
  • zmiana marki/producenta:
 
  • zmiana parametrów Comarch e-Sklep:
Dla pozycji zaznaczonych na liście można zaznaczyć parametr Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale dla wybranego sklepu, zmienić status dostępności towaru i grupę domyślną. Dodatkowo można ustawić atrybuty czasowe. Aby ustawić atrybut czasowy należy zaznaczyć opcję na przykład Ustaw nowość i potem zaznaczyć lub odznaczyć parametr Nowość. Operacja podmieni tylko te atrybuty, które były zaznaczone do ustawienia. Od wersji 2023.0.1  Z poziomu listy Zasobów i Cennika w oknie operacji seryjnej: Zmiana parametrów Comarch E-Sklep/E-sale wprowadzono możliwość seryjnej zmiany parametru dotyczącego udostępniania plików graficznych.

Kontrahenci wysyłani do Comarch e-Sklep

W menu Ogólne/ Kontrahenci można wprowadzić kontrahentów,  których karty zostaną wyeksportowane do Comarch e-Sklep. Aby kontrahent został wysłany do sklepu muszą zostać uzupełnione następujące dane:
  • Kod
  • Nazwa
  • Ulica
  • Nr domu
  • Miasto
  • Kod pocztowy
  • E-Mail
  • Kraj ISO
  Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ e-Handel skonfigurowano stanowisko sklepu, na formularzu Kontrahenta będzie dostępna zakładka e-Sklep, na której mamy możliwość wybrania, do których sklepów kontrahent zostanie wysłany.  Dodawanie kontrahentów do sklepu możliwe jest po wykonaniu pierwszej synchronizacji z Comarch e-Sklep i dotyczy tylko aktywnych sklepów Enterprise oraz B2B.
Uwaga

W przypadku uzupełnienia na karcie Kontrahenta na zakładce Dodatkowe pola Operator do Comarch e-Sklep wysyłany jest on jako opiekun kontrahenta. Wysyłani są tylko opiekunowie o typie Operator z uzupełnionym adresem mailowym.

Uwaga
Jeżeli Kontrahent został wysłany z programu Comarch ERP Optima wraz z opiekunem, a nie został wcześniej aktywowany w Comarch e-Sklep, to dane opiekuna nie zostaną wysłane do e-Sklepu. W takiej sytuacji po aktywowaniu kontrahenta w e-Sklepie niezbędne jest wykonanie pełnej synchronizacji z e-Sklepem w Comarch ERP Optima.
Udostępniając kontrahenta w sklepie, należy określić loginy przedstawicieli, dla których zostaną założone konta w Comarch e-Sklep. Jeden z loginów musi zostać oznaczony jako login główny. Jeżeli skonfigurowano więcej niż jeden sklep, loginy kontrahenta można udostępniać w wielu sklepach jednocześnie. Jeśli na zakładce Dodatkowe kontrahent ma zdefiniowanych przedstawicieli, na oknie dodawania loginów do e-Sklep można wskazać spośród nich osoby uprawnione do logowania w sklepie. Dla poszczególnych przedstawicieli można edytować adres e-mail do logowania, a także określić, który z loginów będzie głównym. Aby login przedstawiciela został dodany, pole z adresem e-mail musi być uzupełnione.
Dotyczy wersji: 2021.5.1
Dla loginu składającego się z kilku adresów mailowych rozdzielanych znakiem średnika, do Comarch ERP e-Sklep wysyłany jest pierwszy adres mailowy.
Jeżeli kontrahent nie ma dodanego żadnego aktywnego przedstawiciela, podczas dodawania kontrahenta do sklepu zostanie wyświetlony formularz umożliwiający założenie karty przedstawiciela, będącego loginem głównym w Comarch e-Sklep. Na formularzu dostępne są pola :
  • Właściciel loginu – domyślnie uzupełniane jest Nazwą kontrahenta, pole obowiązkowe
  • E-mail – domyślnie uzupełniane jest adresem e-mail kontrahenta, pole obowiązkowe
  • Telefon
Podczas dodawania loginów do Comarch e-Sklep, Użytkownik ma możliwość określenia ceny domyślnej kontrahenta, która będzie wysyłana do poszczególnych sklepów. W przypadku, gdy na karcie kontrahenta nie zostanie ustawiona cena domyślna dla e-sklepu, to dla danego klienta wysyłana będzie cena wskazana w konfiguracji na formularzu stanowiska Comarch e-Sklep – pole cena domyślna. Loginy przedstawicieli udostępniane w ramach jednego sklepu muszą być unikalne. Po wysłaniu kontrahentów do e-Sklep nie ma możliwości edytowania adresu e-mail do logowania ani usunięcia zsynchronizowanych loginów z zakładki e-Sklep. Jeśli chcemy zablokować przedstawicielowi możliwość logowania do sklepu, jego login należy oznaczyć na zakładce e-Sklep jako nieaktywny. Nieaktywne loginy są wyświetlane na liście w kolorze szarym. Jeśli nieaktywny login zostanie odblokowany, należy wykonać synchronizację kontrahentów, aby loginy zostały odblokowane również po stronie sklepu. Nie można też usuwać Przedstawicieli powiązanych z loginem wysłanym do Comarch e-Sklep.
Uwaga
Zmiana danych, adresu e-mail na karcie Przedstawiciela, nie powodują zmiany na loginach kontrahenta. Również podczas synchronizacji loginów z Comarch e-Sklep, karty przedstawicieli kontrahentów nie są aktualizowane.
Ponieważ karta Przedstawiciela powiązanego z loginem e-Sklep pozostaje do edycji, nazwa i adres e-mail na karcie Przedstawiciela i na loginie mogą być różne. Aby szybko sprawdzić z jakim przedstawicielem powiązany jest login, z poziomu listy loginów kontrahenta dostępna jest funkcja Pokaż powiązanego przedstawiciela. Po skonfigurowaniu sklepu w Konfiguracji Firmy/ e‑Handel, na liście kontrahentów z poziomu operacji seryjnych dostępna jest opcja: Zmiana parametrów e-Sklep. Funkcja umożliwia dodanie kontrahentów do sklepu i ustawienie dla nich ceny domyślnej w sklepie. Podczas dodawania kontrahenta do sklepu, w zależności od wybranej opcji, tworzony jest login główny, na podstawie danych kontrahenta lub danych przedstawiciela domyślnego, o ile taki przedstawiciel istnieje. Za pomocą operacji seryjnej nie ma możliwości dopisywania, usuwania czy modyfikowania przedstawicieli dla kontrahenta.
Zmiana parametrów Comarch e-Sklep
Na kartotece zaimportowanej z Comarch e-Sklep automatycznie zostanie dodany sklep, z którego kontrahent został zaimportowany, wraz z poszczególnymi loginami kontrahenta.   Skasowanie kontrahenta jest możliwe pod warunkiem, że nie został on udostępniony w e-Sklep, jeżeli taka sytuacja miała miejsce, należy najpierw odznaczyć parametr na karcie kontrahenta, a następnie go usunąć. Przesyłane są również grupy kontrahentów zdefiniowane w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Grupy kontrahentów. Anonimizacja Po anonimizacji danych w Comarch ERP Optima należy wykonać synchronizację danych do Comarch e-Sklep. Po anonimizacji kontrahenta w Comarch ERP Optima, wszystkie loginy powiązane z e-Sklep są oznaczane jako nieaktywne i usuwane z karty kontrahenta. Klient w sklepie nie ma możliwości zalogowania na takie konta. Po anonimizacji przedstawiciela, z loginu tego Przedstawiciela na zakładce e-Sklep usuwany jest adres e-mail do logowania. Kontrahent nie ma już możliwości zalogowania się na takie konto w sklepie. Po anonimizacji danych w Comarch ERP Optima, dane kontrahenta w Comarch e-Sklep nie są usuwane. Anonimizację należy więc wykonać również w sklepie.
Uwaga
Anonimizacja karty kontrahenta w Comarch e-Sklep, nie powoduje anonimizacji danych w systemie ERP. W Comarch ERP Optima należy osobno zanonimizować dane takiego kontrahenta.
W związku z wprowadzeniem w Comarch ERP Optima funkcjonalności łączenia kart kontrahentów, umożliwiono przenoszenie kont w e-Sklep pomiędzy kontrahentami. Opcja dostępna jest z poziomu listy kontrahentów w menu kontekstowym (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na liście). Funkcjonalność jest dostępna dla Operatorów, mających uprawnienia do łączenia kart kontrahentów – zaznaczony parametr z poziomu System/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy Prawo do łączenia kart kontrahentów. Wybranym Operatorom z uprawnieniami do łączenia kart, można natomiast zablokować możliwość przenoszenia kont. Blokada – Parametry przepinania konta e-sklep kontrahentów dostępna jest na karcie Operatora na zakładce Blokady dostępu.
Uwaga
Funkcjonalność przepinania kont e-Sklep dostępna jest dla Comarch e-Sklep w wersji 2016.5.1 i późniejszych.
Funkcja przenoszenia kont może być wykorzystywana zarówno do przepinania kont sklepów z kontrahenta duplikata na kontrahenta głównego, ale również pomiędzy kartami aktywnych kontrahentów. W przypadku, gdy w systemie są zarejestrowane niezrealizowane zamówienia dla kontrahentów, których konta będą przepinane, zalecana jest wcześniejsza realizacja tych zamówień. Po wybraniu funkcji przepinania kont podnosi się okno Przepnij konta e-sklep, gdzie w polach „Z kontrahenta” i „Na kontrahenta” należy wskazać odpowiednich kontrahentów pomiędzy, którymi będą przenoszone dane. W polu „Z kontrahenta” jest możliwość wskazania kontrahenta duplikata, jeżeli wcześniej karty kontrahentów zostały połączone. W tym celu należy listę kontrahentów otworzyć za pomocą przycisku „Z kontrahenta” i w filtrze zaznaczyć parametry Nieaktywni oraz Pokaż duplikaty. W polu „Na kontrahenta” jest możliwość wybrania tylko aktywnych kontrahentów. W przypadku posiadania więcej niż jednego sklepu, jeżeli dany kontrahent ma na swojej karcie wybrane kilka kont e-Sklep, podczas przepinania danych przenoszone są wszystkie konta na drugiego kontrahenta. Jeżeli na karcie kontrahenta, na którego będą przenoszone dane dotyczące e-Sklep, nie był uzupełniony adres e‑mail, w wyniku przeniesienia kont na jego kartę zostanie wpisany adres e-mail z karty pierwszego kontrahenta. Adres e-mail nie będzie zmieniony i nadpisany, jeżeli był uzupełniony na kartach obu wybranych kontrahentów. Po przepięciu danych na drugiego kontrahenta, synchronizacja oraz rejestrowanie zamówień po stronie Comarch ERP Optima będą realizowane w ramach karty tego kontrahenta. Należy jednak pamiętać, że dane kontrahenta po stronie e-Sklep zostaną zmienione na aktualne w przypadku, gdy adres e-mail na karcie, na którą zostało przeniesione konto, będzie zgodny z adresem e-mail wykorzystywanym jako login przez klienta w Comarch e Sklep. W przypadku, gdyby adresy e-mail na karcie kontrahenta oraz adres służący jako login były różne, Operator może dokonać zmiany z poziomu Comarch ERP Optima bądź w Comarch e-Sklep po zalogowaniu do Panelu administratora. W przypadku, gdy obaj wskazani w funkcji kontrahenci, mają już założone konta w sklepie, po wykonaniu operacji przenoszenia danych, dotychczasowe konto kontrahenta, na którego przepinamy dane zostanie zablokowane. Ponadto na nowe konto, nie zostanie przeniesiona historia jego zamówień. Jeżeli dane przepinane są na kontrahenta, który wcześniej nie posiadał konta w Comarch e-Sklep, na jego kartę przenoszone są zarówno dane konta jak i ustalony rodzaj ceny. Jeżeli jednak kontrahent, na którego przenoszone są dane, ma ustalony indywidualny rodzaj cen dla e-Sklepu, dane te nie zostaną nadpisane. W razie potrzeby należy je zmodyfikować ręcznie na karcie kontrahenta w Comarch ERP Optima. Po przeprowadzeniu operacji przenoszenia danych między kartami kontrahentów, zalecane jest wykonanie ręcznej synchronizacji z zaznaczoną opcją „Wyślij kontrahentów”.

Zgody kontrahenta w Comarch e-Sklep

Do Comarch ERP Optima importowane są definicje treści zgód z Comarch e-Sklep oraz rejestrowane są zgody wyrażone przez kontrahentów w sklepie. Możliwa jest również synchronizacja do sklepu definicji treści zgód, dodanych z poziomu programu, a także zgód przypisanych do kontrahentów wysyłanych do sklepu. Jeśli w Comarch ERP Optima zostało skonfigurowane minimum jedno stanowisko sklepu, z poziomu Ogólne/Słowniki dostępna jest lista [Formy kontaktu]. Nie ma możliwości dodania ani usunięcia form z listy. Na formularzu formy kontaktu można zdefiniować nazwę formy w różnych językach. Ponadto, w przypadku współpracy z e-Sklepem, na formularzu definicji treści zgody widoczna jest wtedy dodatkowa zakładka [e-Sklep]. Aby zgoda została wysłana do Comarch e-Sklep, należy wskazać sklepy, w których ma być udostępniona. Dla poszczególnych sklepów można też zdefiniować treści zgód w różnych językach. Aby na liście Treści zgód zostały wyświetlone zgody synchronizowane z Comarch e-Sklep, należy zaznaczyć w filtrze parametr Pokazuj treści zgód w Comarch e-Sklep. Ustawienie parametru jest zapamiętywane. Jeżeli zgoda została zsynchronizowana do e-Sklep, nie ma możliwości edycji jej treści, dodania/usunięcia sklepu, ani dodania kolejnego tłumaczenia w innych językach. Chcąc zmienić treść zgody wysłanej do sklepu lub dodać nowe tłumaczenie, należy wprowadzić nową wersję zgody. W przypadku treści zgód zaimportowanych z Comarch e-Sklep, nie ma możliwości ich edycji, ani dodania nowych wersji zgody w programie. Ewentualnych zmian należy dokonać po stronie Panelu Administratora. W Comarch ERP Optima taką zgodę można jedynie oznaczyć jako nieaktywną. Definicje zgód z Comarch e-Sklep mogą być importowane wraz z powiązanymi regulaminami. Po stronie Panelu Administratora należy dodać regulamin wraz z podpiętym plikiem pdf (pole Treść w pdf). Taki regulamin należy następnie powiązać z treścią zgody. Po zaakceptowaniu takiej zgody przez klienta w sklepie, plik zostanie zaimportowany do Comarch ERP Optima. Plik będzie widoczny jako Załącznik do zgody zaakceptowanej przez konkretnego przedstawiciela. W Comarch e-Sklep rejestrowane są zgody podmiotu (np. podczas rejestracji) a także zgody w ramach konkretnych transakcji, składania zamówienia. Zgody wyrażone przez klientów Comarch e-Sklep są przypisywane do konkretnych loginów w e-Sklep. W Comarch ERP Optima udzielone zgody podmiotu są widoczne na formularzu przedstawiciela na zakładce [Zgody]. W polu Wyrażający podawana jest nazwa firmy kontrahenta oraz adres e-mail loginu, który wyraził zgodę. W przypadku zgody pochodzącej z e-Sklep, jeśli do zgody został podpięty regulamin, to plik .html z treścią regulaminu oraz załączniki .pdf, będą widoczne na formularzu zgody na zakładce [Dokumenty] w sekcji Załączniki. Zgody przedstawicieli powiązanych z loginem e-Sklep, wyrażone po stronie systemu ERP również są wysyłane do Comarch e-Sklep. Aby informacja o zgodach została wysłana do sklepu, należy wykonać synchronizację danych kontrahentów (ręczną bądź automatyczną). Klient może w każdej chwili wycofać wyrażoną przez siebie zgodę. Jeżeli wycofa zgodę w sklepie, informacja jest zapisywana w Comarch ERP Optima na formularzu zgody. Zgodę można również wycofać z poziomu Comarch ERP Optima. Po wykonaniu synchronizacji informacja ta jest wysyłana do Comarch e-Sklep. Usunięcie zgody z karty Przedstawiciela, nie będzie skutkować oznaczeniem jej jako wycofana w e-Sklep. W przypadku klientów niezarejestrowanych w e-Sklep, zgody wyrażone na newsletter nie są synchronizowane do Comarch ERP Optima. Takie zgody należy weryfikować po stronie Panelu administracyjnego e-Sklep.
Uwaga
Jeżeli treść zgody z Comarch ERP Optima zostanie przypisana do kilku sklepów jednocześnie, a klient jest zarejestrowany w sklepach na tym samym loginie, wyrażenie bądź wycofanie przez klienta zgody w jednym sklepie, spowoduje odpowiednio wyrażenie/wycofanie zgody w pozostałych sklepach. W związku z tym, w przypadku pracy na kilku sklepach, dla treści zgód utworzonych w Comarch ERP Optima, zaleca się zdefiniowanie osobnej treści zgody dla każdego sklepu.
Uwaga
W przypadku treści zgód synchronizowanych z Comarch e-Sklep (zarówno pochodzących ze sklepu, jak i dodanych w Comarch ERP Optima), nie zaleca się przypisywania jej w programie wielokrotnie do przedstawicieli powiązanych z loginem e-Sklep. Jeśli jedna treść zgody będzie wielokrotnie przypisana jako aktywna, wówczas informacja o wycofaniu takiej zgody w e-Sklep, może zostać zarejestrowana na niewłaściwej zgodzie w Comarch ERP Optima.
Zgody transakcyjne wyrażone podczas składania zamówienia w sklepie, są zapisywane dla danego dokumentu. Na zamówieniach pochodzących ze sklepu (dokumenty RO), na zakładce [e-Sklep] można wyświetlić listę zaakceptowanych zgód za pomocą przycisku Zgody wyrażone podczas składania zamówienia. Na liście możliwy jest tylko podgląd wyrażonej zgody. Na formularzu zgody widoczna jest tylko sekcja Wyrażenie zgody, ponieważ takich zgód nie można wycofać.

System lojalnościowy w Comarch e-Sklep

Obsługa systemu lojalnościowego Comarch ERP Optima z Comarch e-Sklep obejmuje możliwość ustalania dla poszczególnych grup cenowych ilości punktów przyznawanych za zakup towaru, a także płatność, przy użyciu zgromadzonych punktów, za zamówienia złożone w e-Sklepie. Jeśli w Comarch ERP Optima zostało skonfigurowane stanowisko e-Sklep, na kartach towarów na zakładce Ogólne, można ustalać ilość punktów w e-Sklep dla poszczególnych cen sprzedaży. Dla ceny zakupu nie ma możliwości ustalenia przelicznika.
Pozycja cennika – Punkty w e-Sklep
Klienci Comarch e-Sklep mają możliwość zakupu wybranych towarów, w zamian za punkty zgromadzone na swoim koncie. Na kartach towarów, które mogą być wymienione za punkty, należy zaznaczyć parametr Nagroda, dostępny na zakładce e-Sklep w sekcji Atrybuty czasowe.

Pozycja cennika – parametr Nagroda

Jeżeli na karcie towaru zaznaczony jest parametr Zapytaj o cenę, taki towar nie może być nagrodą. Również, jeśli na karcie zaznaczony jest parametr Nagroda, nie ma możliwości zaznaczenia opcji Zapytaj o cenę, parametr jest wówczas nieaktywny. Z poziomu menu Ogólne/Cennik oraz Handel/Zasoby dla zaznaczonych pozycji dostępna jest seryjna funkcja Zmiana przyznanych punktów w Comarch e-Sklep.
Zmiana przyznanych punktów w Comarch e-Sklep
Dla wybranych cen można ustalić ilość punktów na dwa sposoby:
  • Ustal ilość punktów – pozwala na wpisanie konkretnej wartości przyznawanych punktów.
  • Ustal przelicznik punktów – umożliwia określenie kwoty, za jaką przyznany zostanie 1 punkt. Na tej podstawie zostanie wyliczona ilość punktów dla poszczególnych cen. Ilość punktów jest wyliczana niezależnie od waluty wskazanej ceny, tylko na podstawie wartości ceny jednostkowej z karty towaru. Jeśli cena towaru będzie niższa od ustalonego przelicznika, cena otrzyma 0 punktów.
Przykład
Przelicznik : 1 punkt = 10 kwota.
Towarhurtowa 1PUNKTYhurtowa 2PUNKTYhurtowa 3PUNKTY
GRABIE_LIŚCIE129.99127.5050 euro5
Funkcja umożliwia też seryjne wyczyszczenie punktów dla wskazanych cen. W ramach funkcji seryjnej Zmiany parametrów Comarch e-Sklep, możliwa jest zmiana zaznaczenia parametru Nagroda na kartach produktów. Ponieważ parametry Nagroda i Zapytaj ocenę nie mogą być jednocześnie zaznaczone na kartach towarów, na oknie operacji seryjnych obowiązują następujące zależności :
  • Jeśli zostanie zaznaczony parametr Zmień ukrywanie ceny i Zapytaj o cenę, można zaznaczyć tylko parametr Ustaw nagroda – parametr Nagroda będzie nieaktywny.
  • Jeśli zostanie zaznaczony parametr Zmień ukrywanie ceny, a Zapytaj o cenę nie będzie zaznaczony, można zaznaczyć zarówno parametr Ustaw nagroda i Nagroda.
  • Jeśli zostanie zaznaczony Ustaw nagroda i Nagroda, można zaznaczyć Zmień ukrywanie ceny, a Zapytaj o cenę będzie nieaktywny.
  • Jeśli zostanie zaznaczony parametr Ustaw nagroda, a Nagroda nie będzie zaznaczony, można zaznaczyć Zmień ukrywanie ceny oraz Zapytaj o cenę.
Zmiana parametrów Comarch e-Sklep.
Płatność punktami spowoduje obniżenie wartości elementów zamówienia (towarów, za które zapłacono punktami), poprzez naliczenie rabatu. Wartość takich towarów po rabacie będzie odpowiednio pomniejszona. W przypadku, gdy towar zostanie w całości wymieniony na punkty – zostanie zastosowany maksymalny rabat, wtedy wartość takiego towaru zostanie pomniejszona do 0,01 zł. Płatność punktami obniży też odpowiednio wartość całego zamówienia. Pozycje oznaczone parametrem Nagroda, nie powinny mieć zatem ustalonej Granicy ceny – minimalna marża. Jeśli po zastosowaniu rabatu, wynikającego z płatności punktami, ustalona wartość towaru – Nagrody będzie poniżej marży – takie zamówienie nie zostanie wczytane do Comarch ERP Optima. Aby zamówienie zaimportować, Operator powinien mieć prawo do sprzedaży poniżej minimalnej marży (parametr na karcie Operatora System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – zakładka Parametry). W Comarch e-Sklep Klient gromadzi na swoim koncie punkty przyznane za składane zamówienia. Punkty są dodawane po realizacji zamówienia, tzn. gdy dane Zamówienie otrzyma w Comarch e-Sklep status Zrealizowane, na koncie Klienta zostanie zaktualizowana ilość posiadanych punktów. W przypadku zwrotu, reklamacji czy anulowania złożonego zamówienia, ewentualnych zmian, odjęcia wcześniej przyznanych punktów można dokonać po stronie Comarch e-Sklep z poziomu Panelu administracyjnego. Aby w pełni korzystać z systemu lojalnościowego, po stronie Comarch e-Sklep należy m.in. zdefiniować programy lojalnościowe, określić przeliczniki punktów przyznawanych za zamówienie. Informacje dotyczące konfiguracji systemu lojalnościowego znajdują się w dokumentacji użytkownika Comarch e-Sklep.

Weryfikacja oferty e-Sklep

Aby zweryfikować poprawność danych oferty wysyłanej do Comarch e-Sklep, można wykonać testy integralności dla kartotek udostępnianych w e-Sklep. Z poziomu menu Narzędzia/ Testy integralności na zakładce Testy dostępna jest opcja – Weryfikacja oferty dla e-Handel. Test obejmuje następujące dane :
  • Ceny towarów
  • Fantomy – towary połączone
  • Grupy
  • Kontrola duplikacji kontrahentów
  • Niedozwolone znaki
  • Stawki VAT dla OSS
  • Załączniki
Dodatkowo w celu weryfikacji zgodności wartości atrybutów typu lista na kartotekach towarowych z wartościami na definicji (karcie) atrybutu w gałęzi Cennik jest dostępny test:
  • Zgodność wartości atrybutów z definicją

Odbiór zamówień z Comarch e-Sklep

Wszystkie zamówienia zarejestrowane w Comarch e-Sklep trafiają do bazy Comarch ERP Optima na listę dokumentów RO. W systemie dostają kolejny numer, zgodnie z ustawieniami numeratora dla dokumentów RO. Nr zamówienia wygenerowany w Comarch e-Sklep przenoszony jest do pola Nr zamówienia na dokumencie RO. Data zamówienia wysyłana jest z Comarch e-Sklep i jest zgodna z datą zatwierdzenia zamówienia przez użytkownika, Termin rezerwacji jest ustawiany zgodnie z ilością dni wpisaną w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry (termin liczony jest od daty wystawienia). Jeżeli w konfiguracji nie ustawiono ilości dni, jako termin rezerwacji ustawiana jest data bieżąca. Źródło zamówienia Zamówienia pochodzące z Comarch e-Sklep/e-Sale są odpowiednio oznaczane na liście rezerwacji odbiorcy. Dane o pochodzeniu zamówienia są widoczne w kolumnie Źródło zamówienia (domyślnie ukryta). Kolumna w zależności od pochodzenia dokumentu informuje czy dokument został utworzony w programie czy zsynchronizowany z e-Sklep/e-Sale. Dane kontrahenta importowane są na podstawie danych zapisanych przez użytkownika Comarch e-Sklep w danych kontaktowych. Klient jednorazowy Jeśli klient Comarch e-Sklep nie posiada swojego profilu, czyli nie zarejestrował się na stronie Comarch e‑Sklep, wówczas traktowany jest jako użytkownik jednorazowy, a faktura dla niego wystawiana jest na kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Dane kontrahenta trafiają na dokument RO, ale nie jest tworzona karta kontrahenta w bazie Comarch ERP Optima. Klient zarejestrowany Jeśli klient posiada swój profil (konto) w Comarch e-Sklep wówczas przy najbliższej synchronizacji z Comarch ERP Optima jego dane są importowane i zakładana jest karta kontrahenta. Karty kontrahentów otrzymują automatyczny Kod, składający się z członów ESKL_IDSKLEPU_IDKONTRAHENTA, gdzie IDSKLEPU i ID KONTRAHENTA to numery identyfikacyjne sklepu/kontrahenta. Dane na kartę kontrahenta pobierane są z danych fakturowych wprowadzonych  przez użytkownika sklepu. Jeśli w konfiguracji sklepu zaznaczono parametr Mapuj kontrahentów , podczas importu kontrahentów sprawdzane jest czy istnieje kontrahent o podanym adresie e-mail i numerze NIP (Dane z zakładki ogólne na karcie kontrahenta). Jeżeli istnieje taki kontrahent oraz jest powiązany z danym sklepem internetowym, wówczas nie zostanie utworzona nowa karta kontrahenta tylko tworzy się powiązanie z już istniejącym kontrahentem. W przeciwnym przypadku zostaje utworzona nowa karta kontrahenta.. Jeżeli podczas rejestracji w Comarch e-Sklep użytkownik zaznaczył parametr Firma, w Comarch ERP Optima otrzymuje status podmiotu gospodarczego a na zakładce Handlowe ustawia się parametr Dokument liczony od na netto – zamówienia z Comarch e-Sklep są realizowane w cenach netto. Jeżeli cena w e-Sklepie jest ceną typu brutto a użytkownik podczas rejestracji w e‑Sklepie nie zaznaczył parametru Firma, to w Comarch ERP Optima będzie on miał status Osoba fizyczna i parametr Dokument liczony od na jego karcie w Comarch ERP Optima ustawi się na wartość brutto. Po zaznaczeniu w konfiguracji Firma\ Ogólne\ e-Handel parametru OSS – Obsługa szczególnej procedury rozliczania Vat dla e-Commerce i wykonaniu synchronizacji każde zamówienie składane po stronie Comarch e-Sklep w procedurze OSS po pobraniu do systemu ERP będzie miało zaznaczony parametr rozliczam podatek w OSS oraz rodzaj transakcji Procedura OSS. Różne dane kontaktowe i fakturowe Jeśli użytkownik Comarch e-Sklep dane do faktury wpisał inne niż te zarejestrowane jako kontaktowe, wówczas na zamówieniu, w polach Płatnika znajdą się dane zapisane w danych do faktury, natomiast dane kontaktowe zostaną umieszczone w polach związanych z Odbiorcą. Forma płatności Forma płatności jest importowana z Comarch e-Sklep i ustawiana zgodnie z konfiguracją płatności zdefiniowaną na karcie sklepu w sekcji Formy płatności na zakładce Dodatkowe (Konfiguracja/ Firma/ e-Handel). Domyślny termin płatności kontrahenta. Do Comarch e-Sklep wysyłana jest wartość pola Termin płatności z karty kontrahenta, z zakładki Płatności. W przypadku gdy w konfiguracji nie przypisano innej domyślnej formy płatności dla sklepu wówczas na zamówieniu z Comarch e-Sklep termin płatności będzie pobierany z karty kontrahenta. Elementy zamówienia Na zamówienia trafiają towary przesłane z zamówienia złożonego w Comarch e-Sklep wraz z cenami i wskazanymi przez klienta atrybutami. Ceny zapisywane są zgodnie z przesłanymi z Comarch e-Sklep bez względu na zmiany cennika. Atrybuty towarów są przenoszone na RO w pole Opis/ atrybuty znajdujące się w oknie pozycji dokumentu oraz na zakładkę atrybuty. Dodatkowo dla zamówień pochodzących z e-Sklepu na oknie dostępna jest kolumna e-Sklep. Kolumna przyjmuje wartości TAK – w przypadku atrybutu ustawionego przez klienta podczas składania zamówienia  oraz NIE – w przypadku atrybutu z karty towarowej z zaznaczonym parametrem Przenosić na transakcje.
Atrybuty pozycji zamówienia
Na liście atrybutów istnieje możliwość zmiany kolejności pozycji metodą „przeciągnij i upuść”. Kolejność atrybutów pozycji ustawiona na  zamówieniu przenoszona jest na powstałe z niego dokumenty. Na importowane zamówienia w walucie pobierany jest aktualny kurs domyślny z konfiguracji programu, w polu typ kursu ustawiany jest kurs ręczny. W przypadku zamówień z rozróżnieniem na cechy partii (moduł Handel Plus), informacje o cechach partii znajdują się na formularzu RO, na zakładce Dodatkowe w polu Opis/ Atrybuty. Po przekształceniu RO do WZ lub Faktury Sprzedaży z opcją pobrania towaru z magazynu i wykonaniu synchronizacji z Comarch e-Sklep – w Comarch e-Sklep pomniejszany jest stan towaru o zrealizowany na FA/ WZ. Koszty transportu/wysyłki oraz płatności Na zamówienie przenoszone są również koszty związane z dostarczeniem towaru do klienta oraz realizacją płatności (np. dodatkowe koszty związane z pobraniem). Aby dane te poprawnie trafiły na dokument RO należy założyć w Cenniku kartę usługową przeznaczoną na koszty związane z dostawą/płatnością, a następnie wybrać tę pozycję w Konfiguracji Comarch   e-Sklep dla Kosztu przesyłki  (Konfiguracja firmy/ e-Handel). Zgodnie z ustawieniem w konfiguracji do RO zostanie dodana pozycja usługowa o kodzie z cennika, natomiast nazwa i wartość zostaną przesłane z Comarch e-Sklep. Pozycja z kosztem przesyłki zostanie dodana na dokumencie jako ostatnia. Na koszt przesyłki składa się koszt dostawy oraz koszt płatności ustawiony w panelu administracyjnym Comarch e-Sklep. Pozycje te wczytywane są na dokument oddzielnie. Opis transakcji Klient składający zamówienie w Comarch e-Sklep może umieścić na nim dowolne uwagi, które następnie trafiają do pola Opis na dokumencie RO. Dodatkowo, jeżeli klient wykorzysta kupon rabatowy podczas składania zamówienia, informacja o numerze kuponu przesyłana jest również w polu Opis na dokumencie RO.
Uwaga
W wersji 2017.5 Comarch ERP Optima została wprowadzona możliwość ustalania cen towarów z czterema miejscami po przecinku. Podczas synchronizacji zamówień z e-Sklep, na dokumencie RO ceny poszczególnych towarów są wyliczane od wartości pozycji (wartość / ilość).  Jeśli w Comarch e-Sklep zostanie złożone zamówienie na towar z ceną z czterema miejscami po przecinku, po imporcie zamówienia na dokumencie RO cena towaru zostanie wyliczona zgodnie z tym algorytmem.
Zakładka e-Sklep/e-Sale Na dokumentach RO wczytanych z Comarch e-Sklep wyświetlana jest dodatkowa zakładka [e-Sklep/e-Sale]. Na zakładkę przenoszone są dodatkowe informacje dotyczące zamówienia, m.in. Uwagi klienta, informacje o sposobie dostawy, dane aukcji na której zakupiono produkt.
Uwaga
Zakładka [e-Sklep/e-Sale] będzie dostępna na zamówieniach pod warunkiem współpracy z Comarch e-Sklep w wersji 2018.0.1 lub wyższej.
Na zamówieniach, zarówno zapisanych do bufora jak i zatwierdzonych, istnieje możliwość ustawienia statusu płatności oraz dostawy. Funkcja jest również dostępna z poziomu operacji seryjnych na liście dokumentów RO. Po ustawieniu statusu w programie, informacja o zmianie jest wysyłana do Klienta e-Sklep w formie powiadomienia mailowego.
Uwaga
Zmiana statusu płatności na RO z Comarch e-Sklep, nie wpływa na faktyczne rozliczenie dokumentu (paragon, faktura), wygenerowanego do zamówienia.
Informacje ogólne

Zakładka e-Sklep/e-Sale. Sposób dostawy – Przesyłka.

Do zamówienia wystawić – Paragon lub Faktura, w zależności od wyboru Klienta podczas zamówienia w Comarch e-Sklep. Planowany termin dostawy – w pole przenosi się termin dostawy wskazany przez klienta podczas składania zamówienia. Jeżeli Operator w Comarch ERP Optima uzupełni lub zmieni planowaną datę dostawy, to zostanie ona wysłana do Comarch e-Sklep. Forma płatności – w polu przenosi się forma płatności wybrana przez Klienta podczas składania zamówienia. Pole nie jest do edycji. Uwagi Klienta – w pole przenoszone są dodatkowe uwagi klienta. Status płatności – status płatności zamówienia. Powiązane aukcje – jeśli zamówienie zostało złożone poprzez serwis aukcyjny w sekcji Informacje ogólne prezentowane są również dane dotyczące aukcji, z której pochodzi zamówienie. W tabeli wyświetlana jest lista powiązanych aukcji – nazwa serwisu aukcyjnego, login użytkownika, numer ID transakcji, numery aukcji, Allegro Smart. Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy są dostępne dodatkowe kolumny: ID Sprzedawcy oraz Login Sprzedawcy. Informacje o dostawie Sposób dostawy – rodzaj dostawy (Przesyłka, Odbiór osobisty w punkcie, Paczkomaty InPost, Odbiór w punkcie – Poczta Polska, Odbiór w punkcie – DHL, Odbiór w punkcie – UPS, Odbiór w punkcie – pozostałe). Nazwa sposobu dostawy – nazwa sposobu dostawy wybranego przez Klienta podczas składania zamówienia. Jeśli Użytkownik zmieni sposób dostawy na zamówieniu w programie, pole jest czyszczone. Status dostawy – w polu można ustawić status dostawy dla zamówienia.   Punkt odbioru osobistego

Zakładka e-Sklep/e-Sale. Punkt odbioru osobistego.

Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep, klient wybierze sposób dostawy – Punkt odbioru osobistego, na zamówienie są przenoszone dane adresowe wybranego przez klienta punktu (nazwa, kraj ISO, województwo, ulica, nr budynku, nr lokalu, miejscowość, kod pocztowy, nr telefonu, nr telefonu GSM). Na dokumencie RO jest możliwość zmiany adresu punktu odbioru. W polu Kod z listy dostępne są adresy nadawcze zdefiniowane w konfiguracji programu (System/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy nadawcze), na których zaznaczono parametr Punkt odbioru osobistego.   W programie jest możliwość zapisu nowego adresu nadawczego lub powiązanie z istniejącym. Jeśli w bazie istnieje już podobny adres, przy próbie zapisu adresu z zamówienia, wyświetlany jest komunikat : „Na liście adresów nadawczych istnieje już punkt o podobnych danych [ESKLPOO_1_1]. Czy mimo to chcesz zapisać dane? Wciśnij Tak, aby zapisać nowy punkt odbioru lub Nie, aby powiązać z istniejącym.”. Zmiany wprowadzone w programie w adresie punktu odbioru osobistego, który został wczytany z Comarch e-Sklep i zapisany, nie są wysyłane z powrotem do Comarch e-Sklep. Paczkomaty InPost

Zakładka e-Sklep/e-Sale. Paczkomaty InPost.

Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep Klient wybierze sposób dostawy – Paczkomaty InPost, na zamówienie w programie przenoszone są dane paczkomatu wybranego przez Klienta (kod paczkomatu, ulica, nr ulicy, miejscowość, kod pocztowy). Operator ma możliwość uzupełnienia również Kodu paczki na takim zamówieniu w programie. W przypadku gdy dla zamówienia utworzono paczkę InPost w panelu administracyjnym Comarch e-Sklep, na dokument Rezerwacji Odbiorcy (zakładka e-Sklep) do Comarch ERP Optima pobierany jest kod paczki. Dodatkowo przy próbie przekształcenia takiego zamówienia do Zlecenia Nadania Przesyłki pojawi się komunikat ostrzegawczy:„Do tego zamówienia utworzono już paczkę w Comarch e-Sklep. Czy mimo to chcesz ponownie nadać przesyłkę?” Odbiór w punkcie – Poczta Polska

Zakładka e-Sklep/e-Sale, Odbiór w punkcie – Poczta Polska

Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep Klient wybierze sposób dostawy – Odbiór w punkcie – Poczta Polska, na zamówienie w programie przenoszone są dane punktu, wybranego przez Klienta (identyfikator placówki, nazwa, ulica, miasto, kod pocztowy). Przekształcając takie zamówienie do Zlecenia Nadania Przesyłki Poczty Polskiej, zostanie na nim automatycznie zaznaczona usługa Odbiór w punkcie oraz zostaną przeniesione dane punktu odbioru, wybranego przez Klienta. Odbiór w punkcie – DHL

Zakładka e-Sklep/e-Sale, Odbiór w punkcie – DHL

Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep klient wybierze sposób dostawy – Odbiór w punkcie – DHL, na zamówienie w programie przenoszone są dane punktu, wybranego przez klienta (kod punktu odbioru, nazwa, ulica, nr budynku, miasto, kod pocztowy). Odbiór w punkcie – UPS

Zakładka e-Sklep/e-Sale, Odbiór w punkcie – UPS

Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep klient wybierze sposób dostawy – Odbiór w punkcie – UPS, na zamówienie w programie przenoszone są dane punktu, wybranego przez klienta (identyfikator placówki, nazwa, ulica, miasto, kod pocztowy). Odbiór w punkcie – pozostałe

Zakładka e-Sklep/e-Sale, Odbiór w punkcie – pozostałe

Opcja Odbiór w punkcie – pozostałe zostanie ustawiona dla wszystkich pozostałych, dotychczas nieobsługiwanych kurierów, wybranych na zamówieniu pochodzącym z e-Sklep oraz z serwisu Allegro. Na zamówienie w programie przenoszone są dane punktu wybranego przez klienta (identyfikator placówki, nazwa, ulica, Nr budynku, miasto, kod pocztowy). Na zatwierdzonym dokumencie RO Operator może zmienić tylko rodzaj dokumentu, jaki ma zostać wystawiony do zamówienia, status płatności i status dostawy. Pozostałe pola będą aktywne, jeżeli Operator będzie miał nadane uprawnienie zmiany opisu i osoby odbierającej na dokumencie (ustawienie na karcie Operatora w konfiguracji). Na liście dokumentów RO pod opcją Wybór kolumn dostępne są dodatkowe kolumny : Status płatności i Status dostawy.

Zamówienia w cenach netto

Dla Klientów Comarch e-Sklep w wersji Enterprise, towary prezentowane są w cenach netto lub brutto. W zależności od sposobu prezentacji ceny w e-Sklep, na Rezerwacjach Odbiorcy w Comarch ERP Optima podatek VAT liczony jest algorytmem „od netto” lub „od brutto”.

Potwierdzanie zamówienia

Zamówienie zaimportowane z Comarch e-Sklep trafia do bufora. Jednak, aby zamówienie zostało zaimportowane musi ono być potwierdzone przez klienta i mieć status „Oczekuje na potwierdzenie sklepu”. Jeśli zamówienie będzie miało status „Oczekuje na Twoje potwierdzenie” to takie zamówienie nie będzie zaimportowane z Comarch e-Sklep do Comarch ERP Optima. Po jego weryfikacji, sprawdzeniu dostępności towaru, możliwości realizacji itd. zamówienie można zatwierdzić co będzie równoznaczne z potwierdzeniem zamówienia. Przy najbliższej synchronizacji informacja o potwierdzeniu zamówienia zostanie przesłana do Comarch e-Sklep. Wtedy zamówienie uzyska status „Potwierdzone”.

Realizacja zamówienia

Realizacja zamówienia polega na wygenerowaniu do zamówienia dokumentów handlowych lub magazynowych. Nie ma znaczenia czy dokument ten jest w buforze czy też zapisany na stałe. Jeśli dokument zamówienia ma status w realizacji, to w Comarch e-Sklep przy najbliższej synchronizacji zostanie ono potwierdzone. Po całkowitej realizacji zamówienia, przy synchronizacji do Comarch e-Sklep zostanie wysłana informacja o tym, że zamówienie zostało zrealizowane, a status zamówienia zmieni się na „Zrealizowane”. Na liście Rezerwacji Odbiorcy w menu rozwijalnym dostępnym w Operacjach Seryjnych dodano opcję Przekształcenia dokumentu. Zgodnie z zamówieniem. Opcja ta pozwala na seryjne przekształcanie dokumentów RO do dokumentu Faktury lub Paragonu, zgodnie z zamówieniem z Comarch e-Sklep. Na Rezerwacji Odbiorcy, a także na Paragonie, Fakturze Sprzedaży i Wydaniu zewnętrznym generowanych do zamówienia, na zakładce Kontrahent można uzupełnić numer listu przewozowego 
Dotyczy wersji: 2019.2.1
oraz informację o nazwie przewoźnika (pole Kurier).
Jeżeli istnieje potrzeba uzupełnienia więcej niż jednego numeru listu przewozowego, to aby zostały przesłane poprawnie do Comarch e-Sklep, należy oddzielić numery listów przewozowych znakiem przecinka. Numer i kurier podczas synchronizacji są przesyłane do Comarch e-Sklep, klient otrzymuje automatyczną wiadomość e-mail zawierającą nr listu przewozowego.
Dotyczy wersji: 2019.2.1
Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service, Yun Express, China Post, X-press Couriers, Rheu Logistics, Goniec.
Dla każdego z tych dokumentów (zapisanego do bufora, jak i na trwałe), istnieje możliwość wygenerowania dokumentu Zlecenia nadania przesyłki – ZNP. Jeśli Klient wybrał metodę dostawy Odbioru osobistego, na zlecenie ZNP generowane do zamówienia przenoszone są informacje o wybranym punkcie odbioru osobistego.  Po zamówieniu kuriera, na dokumencie Zlecenia przesyłki zapisywane są dla każdej paczki numery, nadane przez przewoźnika. Każda paczka otrzymuje swój własny numer listu przewozowego. Numery te są również przenoszone na dokument, z którego bezpośrednio powstało zlecenie.
Dotyczy wersji: 2019.2.1
Pole Kurier jest wówczas automatycznie uzupełniane na dokumencie, do którego zostało wygenerowane ZNP.
Informacje dotyczące ZNP nie są przenoszone dla zamówień w przypadku generowania przesyłek do powiązanych dokumentów Rozchodu Wewnętrznego. Podczas wysyłki numerów listów przewozowych do Comarch e-Sklep, program każdorazowo szuka powiązanego dokumentu zlecenia ZNP lub ręcznie uzupełnionego numeru listu/kuriera na dokumentach. Sprawdzanie odbywa się według kolejności tworzenia dokumentów – najpierw sprawdzane jest zamówienie RO, następnie utworzone z niego dokumenty – tj. WZ, FA, PA. Numer listu i kurier jest wysyłany dla pierwszego napotkanego dokumentu, wysyłka z kolejnych dokumentów jest już blokowana – są one pomijane podczas synchronizacji. Numer i kurier pochodzące ze zlecenia ZNP mają wyższy priorytet niż dane wpisane ręcznie.
Uwaga
W związku z opisanym działaniem, zalecane jest, by przyjąć jeden schemat postępowania w przypadku realizacji wysyłek zamówień, np. ustalić jeden rodzaj dokumentu, na podstawie którego będą później tworzone zlecenia nadania przesyłek.
Przykład
Do zamówienia z Comarch e-Sklep, w Comarch ERP Optima generujemy zlecenie nadania przesyłki i zamawiamy kuriera. Po wykonaniu synchronizacji, do e-Sklep zostanie wysłany nadany numer listu przewozowego oraz informacja o kurierze dla zamówienia. Następnie, do zamówienia wystawiamy fakturę sprzedaży i z niej również generujemy zlecenie nadania przesyłki. Po synchronizacji, numer listu przewozowego nadane dla zlecenia do faktury nie zostaną już wysłane do e-Sklep.

Anulowanie zamówienia

Jeśli występuje potrzeba anulowania zamówienia, należy dokument RO zatwierdzić a następnie anulować. Zapewnia to wysyłanie odpowiednich, automatycznych informacji do Klienta składającego dane zamówienie o jego anulowaniu. Program nie pozwala na usunięcie RO zaimportowanego z e-Sklepu będącego w buforze.
Uwaga
Jeśli z jakichkolwiek przyczyn z realizacji zamówienia trzeba się wycofać, wówczas nie wystarczy usunięcie faktury czy dokumentu WZ, status w sklepie pozostanie jako zrealizowany. Jeśli zamówienie nie będzie realizowane, wówczas należy anulować dokument RO. Informacja o anulowaniu zamówienia zostanie przesłana do Comarch e-Sklep.

Komunikacja z Comarch e-Sklep

Komunikacja z Comarch e-Sklep polega na synchronizacji danych w dwóch kierunkach:
  • eksporcie do Comarch e-Sklep informacji o towarach, grupach towarów, cennikach, binariach oraz stanach magazynowych,
  • imporcie informacji o kontrahentach zarejestrowanych w Comarch e-Sklep oraz złożonych zamówieniach.
Proces synchronizacji odbywa się:
  • Ręcznie – uruchamia się go poprzez ikonę dostępną w menu Handel,
  • Automatycznie – za pośrednictwem programu do synchronizacji Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych.

Synchronizacja ręczna

Aby dokonać ręcznej synchronizacji należy nacisnąć ikonę  dostępną w menu Handel. Pojawi się okno umożliwiające rozpoczęcie synchronizacji.
Okno synchronizacji Comarch e-Sklep/e-Sale
Na oknie tym umożliwiono wybór jednego, kilku lub wszystkich e-Sklepów, z którymi chcemy wykonać synchronizację. Poniżej wskazujemy jaką synchronizację chcemy wykonać. W pierwszej części dostępne są dwa parametry, domyślnie zaznaczone:
  • Wyślij ofertę do e-Sklepu – powoduje on różnicową synchronizację do e-Sklepu listy towarów, grup towarowych, cen, ilości punktów przyznanych w programie lojalnościowym, rabatów, zestawów promocyjnych oraz zasobów.
  • Pobierz zamówienia z e-Sklepu – powoduje on synchronizację zamówień z e-Sklepu.
W kolejnej części okna dostępne są parametry, domyślnie niezaznaczone:
  • Wyślij tylko zasoby – powoduje on wysyłanie stanów magazynowych do e-Sklepu zgodnie z ustawieniami w konfiguracji stanowiska Comarch e-Sklep. Zaznaczenie tego parametru powoduje odznaczenie parametru Wyślij ofertę do e-Sklepu.
  • Wyślij tylko ceny – powoduje on eksport tylko cen, ilości punktów przyznanych w programie lojalnościowym, i rabatów do e-Sklepu, jego zaznaczenie powoduje odznaczenie parametru Wyślij ofertę do e-Sklepu.
  • Wyślij kontrahentów – powoduje on eksport listy kontrahentów wraz z ich cenami i rabatami do e-Sklepu.
  • Wymuś pełną synchronizację oferty – powoduje on wykonanie pełnej synchronizacji oferty do e-Sklepu jedynie bez danych binarnych. Jego zaznaczenie powoduje aktywację parametru Wyślij wszystkie dane binarne.
  • Wyślij wszystkie dane binarne – parametr domyślnie jest nieaktywny. Dostępny jest po zaznaczeniu parametru Wymuś pełną synchronizację oferty. Powoduje on pełną synchronizację danych binarnych do e-Sklepu, która może trwać bardzo długo.
Opcja: Przejdź do harmonogramu przekierowuje Użytkownika do konfiguracji harmonogramu, który umożliwi skonfigurowanie synchronizacji automatycznej pomiędzy Comarch ERP Optima, a Comarch e-Sklep.

Synchronizacja automatyczna

Automatyczna synchronizacja danych polega na automatycznej wymianie danych między Comarch ERP OptimaComarch e-Sklep. Synchronizacja automatyczna uruchamiana jest na serwerze, na którym zainstalowana jest Comarch ERP Optima. Usługa Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych instalowana jest wraz z programem Comarch ERP Optima. Jeżeli krok ten został pominięty podczas instalacji programu, usługę można zainstalować oddzielnie np. wywołując instalator Comarch ERP Optima z poziomu Panelu sterowania.
Uwaga
Po instalacji Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych usługa jest zatrzymana, po skonfigurowaniu parametrów w konfiguracji Comarch ERP Optima należy ją uruchomić w systemie Windows (Panel sterowania/ Narzędzia administracyjne/ Usługi).
Zalecane jest, aby we właściwościach Usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych, na zakładce Logowanie zaznaczyć To konto i podać nazwę Użytkownika Windows oraz jego hasło. W System/ Konfiguracja/ Program/Automat synchronizacji znajduje się podgałąź Harmonogramy, w której należy skonfigurować parametry dotyczące synchronizacji programu Comarch ERP Optima z Comarch e-Sklep. W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do bazy konfiguracyjnej, na której obecnie pracujemy. Dla każdej z baz możemy włączyć automatyczną synchronizację oraz określić, w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać. W przypadku Serwisu Operacji Automatycznych zostało zastosowane zrównoleglenie synchronizacji Comarch ERP Optima z usługami e-Commerce, tak aby synchronizacja mogła wymieniać dane z kilkoma usługami w tym samym czasie. Ręczne synchronizacje nie będą zrównoleglone. Dla Comarch e-Sklep synchronizacja automatyczna obejmuje synchronizowanie takich samych danych, jak przy zaznaczonym parametrze Wyślij ofertę do e-Sklepu dla ręcznej synchronizacji, importowanie zamówień z Comarch e-Sklep oraz synchronizację stanów magazynowych i cen towarów. W ramach synchronizacji dostępna jest również opcja Eksportuj także kontrahentów. Na formularzu zadania wskazywany jest również operator wykonujący zadanie. Domyślnie podpowiadany jest operator ADMIN, ale istnieje możliwość jego zmiany.
Konfiguracja harmonogramu
Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach loga operacji, domyślnie w lokalizacji C:\Users\nazwa_użytkownika\AppData\Roaming\Comarch\Opt!ma\Logs
Uwaga
Podczas wywoływania synchronizacji ręcznej Użytkownik może otrzymać komunikat: Synchronizacja danych odbywa się na innym stanowisku lub poprzez automat lub poprzednia została niepoprawnie przerwana. Czy wykonać synchronizację? Po kliknięciu na TAK zostanie uruchomiona synchronizacja ręczna. W przypadku wybrania opcji NIE program wróci do okna parametrów synchronizacji i nie wykona jej. Zalecane jest uruchamianie synchronizacji ręcznej w sytuacji, kiedy automat jest wyłączony lub Użytkownik ma pewność, że w danej chwili nie wykonuje się synchronizacja automatyczna. Wynika to z faktu, że uruchomienie automatu i jednocześnie synchronizacji ręcznej spowoduje, że wykonają się jednocześnie dwie synchronizacje co może spowodować niepoprawny wynik synchronizacji.
 

Eksport i import dokumentów - Comarch EDI

Comarch ERP Optima – eksport/import faktur do/z systemu Comarch EDI

Dla użytkowników programu Comarch ERP Optima, którzy współpracują z siecią sklepów obsługiwaną przez system EDI firmy COMARCH została stworzona dodatkowa funkcja, która pozwala na wymianę danych między systemami zgodnie z przyjętymi standardami elektronicznej wymiany dokumentów. Comarch ERP Optima obsługuje tylko specyfikacje standardową EDI. Wymiana danych dotyczy takich dokumentów jak: Faktury VAT (liczone algorytmem od netto)korekty do Faktur VAT (korekty ilości, wartości i stawki VAT). Przygotowanie programu Comarch ERP Optima do współpracy z systemem EDI. Aby eksport przebiegł poprawnie spełnione muszą być następujące warunki:
  1. W System/Konfiguracja/Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy należy uzupełnić pola: ILN/GLN własny – swój numer ILN/GLN ILN/GLN centrali – jeśli rozliczenia odbywają się przez centralę należy tam wpisać jej numer, jeśli firma jest niezależna należy ponownie wpisać swój numer ILN/GLN.
  2. Dla każdego z odbiorców obsługiwanych w systemie EDI należy wpisać jego numer ILN/GLN na karcie ewidencyjnej (formularz kontrahenta: zakładka Ogólne).
Uwaga
Format EDI wymaga cen zaokrąglonych do dwóch miejsc. Po wyeksportowaniu cennika lub dokumentów zawierających ceny z czterema miejscami po przecinku, ceny zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc.
Uwaga
Uwaga: Jeśli użytkownik posiada licencję na współpracę Comarch ERP OptimaComarch EDI to po zalogowaniu do programu, zostaną automatycznie utworzone definicje atrybutów wykorzystywane przy wymianie danych z Comarch EDI.

Eksport faktur/korekt sprzedaży

Eksport faktur/korekt sprzedaży jest możliwy z poziomu listy faktur. Jeśli użytkownik posiada licencję na funkcję odpowiedzialną za eksport do systemu EDI na liście faktur widoczny jest przycisk . Po zaznaczeniu faktur/korekt, które mają być wyeksportowane należy wcisnąć przycisk . W wyświetlonym oknie należy wskazać katalog (na dysku lokalnym lub w IBARD), w którym zostaną zapisane pliki z fakturami. Katalog można również wskazać posługując się przyciskiem .
Eksport faktur/korekt w formacie EDI
Faktury zostaną wyeksportowane po wciśnięciu przycisku . Zasady eksportu faktur/korekt
  1. Każda faktura/korekta zapisywana jest do odrębnego pliku XML
  2. Eksport nie obejmuje korekt: danych, zbiorczych/ rabat, kursu waluty
  3. Formą płatności musi być przelew
  4. Numer faktury/korekty nie może przekraczać 16 znaków
  5. Numer rachunku bankowego nie może przekraczać 30 znaków (dla sieci TESCO spacje i znaki specjalne przy eksporcie są pomijane)
  6. Faktury/korekty muszą być liczone algorytmem od netto
  7. Faktury/korekty muszą być wystawione w walucie PLN
  8. Na eksportowanych fakturach/korektach podana ilość nie powinna przekraczać dwóch miejsc po przecinku
  9. Konieczne jest wypełnienie kodu EAN dla sprzedawanych towarów (na karcie ewidencyjnej), a jeśli dany produkt nie posiada kodu paskowego w polu EAN należy wprowadzić 5-cyfrowy kod AAP (nadawany przez supermarket)
  10. Jeśli Rezerwacja Odbiorcy jest przekształcana do Faktury Sprzedaży, to następnie przy eksporcie faktury do systemu EDI w pliku zapisywane są dodatkowo dwie informacje, pobierane z dokumentu RO: Numer zamówienia, Data rezerwacji
  11. Jeśli do Faktury Sprzedaży jest utworzone Wydanie Zewnętrzne, to następnie przy eksporcie faktury do systemu EDI w pliku zapisywane są dodatkowo dwie informacje, pobierane z dokumentu WZ: Numer dostawy, Data dostawy Dodatkowo, jeśli na karcie kontrahenta, będącego nabywcą na fakturze sprzedaży, dodany jest atrybut DELIVERYADDRESS (typu lista) o wartości „Tak” to w pliku zostanie zapisany adres miejsca dostawy (adres Odbiorcy z dokumentu WZ)
  12. Jeśli do Faktury sprzedaży utworzona jest Rezerwacja Odbiorcy i na rezerwacji uzupełniona jest wartość atrybutu dokumentu ULTIMATECUSTOMERGLN (GLN odbiorcy zamówienia), to przy eksporcie faktury do systemu EDI wartość ta zapisywana jest w pliku (sekcja OrderedBy)
  13. Przy eksporcie „Kod kontrahenta u kupującego” w pierwszej kolejności zapisywana jest wartość atrybut dokumentu CODEBYBUYER. Jeżeli atrybut nie występuje to zapisywana jest wartość tego atrybutu z karty kontrahenta
  14. Przy eksporcie Faktury sprzedaży przenoszona jest informacja o opłacie cukrowej.
  15. Jeśli na eksportowanej korekcie uzupełniony jest atrybut dokumentu CORRECTIONAGREEDDATE (typu data) to przenoszona jest informacja o dacie uzgodnienia korekty.
  16. Jeśli na korekcie występuje atrybut dokumentu CORRECTIONREASON to jego wartość przenoszona jest do pliku jako przyczyna korekty. Jeśli na korekcie atrybut dokumentu CORRECTIONREASON nie występuje lub nie ma uzupełnionej wartości to jako przyczyna korekty przenoszona jest wartość pola Korekta z tytułu z zakładki [Ogólne]. Eksport przyczyny korekty do sieci TESCO opisany jest w dalszej części artykułu.
Dodatkowo dla sieci MAKRO Sieć MAKRO wymaga dodatkowej informacji w Fakturze, która będzie zawierała tzw. „kod towaru u kupującego”, „Kod kontrahenta u kupującego”, ”Numer zamówienia lub noty korygującej”, „Data zamówienia lub noty korygującej” aby program zapisywał takie informacje w pliku, należy skorzystać z funkcjonalności atrybutów.
Kod towaru u kupującego
  • w menu Ogólne/Atrybuty stworzyć atrybut towaru o kodzie BUYERITEMCODE, typu tekst, zależny od kontrahenta
  • na odpowiedniej karcie towaru, zakładka Atrybuty dodać atrybut „BUYERITEMCODE
  • ikoną plusa dodać Kontrahenta dla którego ten atrybut ma być używany
    • w kolumnie Wartość wprowadzić kod wymagany przez sieć MAKRO po wprowadzeniu danych zatwierdzić zmiany
Uwaga
Jeżeli atrybut o kodzie BUYERITEMCODE nie zostanie założony w programie lub nie zostanie przypisany kontrahentowi z wypełnioną kolumną wartość, w Fakturze (w pliku XML) jest zapisywana zawsze pusta wartość pola „kod wg. kupującego”
Kod kontrahenta ukupującego Aby w pliku XML zawarta była informacja o kodzie, pod jakim firma dostawcy jest zarejestrowana u kupującego, należy wykorzystać funkcję atrybutów kontrahenta:
  • w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut kontrahenta o kodzie CODEBYBUYER
  • na karcie kontrahenta (kupującego) dodać atrybut
  • jako wartość atrybutu wpisać kod firmy u kupującego
Numer zamówienia lub noty korygującej
  • w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut dokumentu o kodzie BUYERORDERNUMBER
  • podczas wystawiania dokumentu dodać atrybut
    • jako wartość atrybutu wpisać numer wymagany przez sieć MAKRO
Uwaga
Jeżeli atrybut o kodzie BUYERORDERNUMBER nie zostanie założony w programie lub nie zostanie przypisany do dokumentu z wypełnioną kolumną wartość, w Fakturze (w pliku XML) jest zapisywany numer zamówienia skojarzonego dokumentu RO.
Data zamówienia lub noty korygującej
  • w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut dokumentu o kodzie BUYERORDERDATE typu Data
  • podczas wystawiania dokumentu dodać atrybut
    • jako wartość atrybutu podać datę wymaganą przez sieć MAKRO
Uwaga
Jeżeli atrybut o kodzie BUYERORDERDATE nie zostanie założony w programie lub nie zostanie przypisany do dokumentu z wypełnioną kolumną wartość, w Fakturze (w pliku XML) jest zapisywana data wystawienia skojarzonego dokumentu RO
Dodatkowo dla korekt sieci TESCO Korekty do sieci TESCO rozpoznawane są po odpowiednim ILN/GLN dla kontrahenta wskazanego na korygowanej fakturze. W przypadku korekt tworzony jest atrybut dokumentu CORRECTIONREASON o wartości 1 – korekta wartości 2 -korekta ilości
Dodatkowo dla korekty ilościowej tworzone są atrybuty dokumentu RETURNSNOTICENUMBER – wartość atrybutu wymagana (Numer zawiadomienia o zwrotach) oraz RETURNSNOTICEDATE (Data zawiadomienia o zwrotach). Dane te zapisywane są w pliku sekcja Returns. Dla korekty można również podać wartości atrybutu CORRECTIONREASON = 3 (korekty wynikające z zapisów w Warunkach Handlowych np. bonusy, promocje, upusty, rabaty cenowe) Dla takiego dokumentu przenoszony jest jego opis (zakładka Płatności) do pliku sekcja Remarks.

Eksport zamówień

Eksport zamówień jest możliwy z poziomu listy zamówień. Jeśli użytkownik posiada licencję na funkcję odpowiedzialną za eksport do systemu EDI na liście zamówień widoczny jest przycisk . Po zaznaczeniu zamówień, które mają być wyeksportowane należy wcisnąć przycisk . W wyświetlonym oknie należy wskazać katalog (na dysku lokalnym lub w IBARD), w którym zostaną zapisane pliki z zamówieniami. Katalog można również wskazać posługując się przyciskiem .
Eksport zamówień w formacie EDI
Zamówienia zostaną wyeksportowane po wciśnięciu przycisku . Zasady eksportu zamówień
    1. każde zamówienie zapisywane jest do odrębnego pliku XML
    2. nazwą pliku jest numer dokumentu z listy zamówień
    3. numer zamówienia nie może przekraczać 16 znaków
    4. numer rachunku bankowego nie może przekraczać 30 znaków (dla sieci TESCO spacje i znaki specjalne przy eksporcie są pomijane)
    5. zamówienia muszą być liczone algorytmem od netto
    6. zamówienia muszą być wystawione w walucie PLN
    7. na eksportowanych zamówieniach podana ilość nie powinna przekraczać trzech miejsc po przecinku
    8. konieczne jest wypełnienie kodu EAN dla towarów znajdujących się na zamówieniu (na karcie ewidencyjnej), a jeśli dany produkt nie posiada kodu paskowego w polu EAN należy wprowadzić 5-cyfrowy kod AAP (nadawany przez supermarket)
    9. Kod towaru u kupującego (jeżeli sieć handlowa tego wymaga) w menu Ogólne/Atrybuty stworzyć atrybut towaru o kodzie BUYERITEMCODE, typu tekst, zależny od kontrahenta na odpowiedniej karcie towaru, zakładka Atrybuty dodać atrybut „BUYERITEMCODE” ikoną plusa dodać Kontrahenta dla którego ten atrybut ma być używany w kolumnie Wartość wprowadzić kod towaru u kupującego. Po wprowadzeniu danych zatwierdzić zmiany
    10. Kod kontrahenta u kupującego (jeżeli sieć handlowa tego wymaga)
Aby w pliku XML zawarta była informacja o kodzie, pod jakim firma sprzedawcy jest zarejestrowana u kupującego, należy wykorzystać funkcję atrybutów kontrahenta:
  • w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut kontrahenta o kodzie CODEBYBUYER
  • na karcie kontrahenta (sprzedającego) dodać atrybut
  • jako wartość atrybutu wpisać kod firmy u kupującego

Eksport Awizo wysyłki do LEROY MERLIN

W programie istnieje możliwość utworzenia i wyeksportowania Awizo wysyłki. Dokument tworzony jest do zamówień tranzytowych – zamówienia dostarczane do Centrum Logistycznego w Piątku (stamtąd towar przewożony jest do sklepów docelowych w ramach transportu wewnętrznego LEROY MERLIN). W zamówieniach tranzytowych pojawia się pole z informacją o „Ostatecznym Odbiorcy Towaru”, czyli sklepie docelowym (UltimateCustomer). Dokument Awizo tworzony jest z poziomu listy rezerwacji odbiorcy i może być wystawiony do pojedynczej lub kilku rezerwacji. W celu utworzenia Awizo należy zaznaczyć rezerwacje i wybrać przycisk lub  z menu kontekstowego Utwórz/Edytuj Awizo.

Zasady tworzenia Awizo do rezerwacji

  1. Dokument generowany jest do rezerwacji zrealizowanej (zrealizowanej częściowo) zatwierdzonym dokumentem WZ. Rezerwacja może być również zamknięta, pod warunkiem, że był do niej wygenerowany dokument WZ
  2. Rezerwacje muszą być wystawione na tych samych kontrahentów
  3. Do rezerwacji może być wystawiony tylko jeden dokument Awizo
  4. Wskazane rezerwacje, do których generowane jest Awizo, jeśli mają uzupełniony kod dostawcy (atrybut dokumentu CODEBYBUYER) to musi być identyczny (wszystkie zaznaczone rezerwacje muszą mięć wtedy uzupełniony kod dostawcy).
Rezerwacje, do których wystawiony jest dokument Awizo, na liście w kolumnie Status mają znacznik AW. Wybranie przycisku  (lub z menu kontekstowego Utwórz/Edytuj Awizo) na rezerwacji ze znacznikiem AW powoduje edycję/ podgląd skojarzonego Awizo. Usuwanie dokumentu Awizo dostępne jest na liście rezerwacji z menu kontekstowego „Usuń awizo” (jeśli jest w buforze). Zatwierdzony dokument można przywrócić do bufora również z  menu kontekstowego za pomocą opcji „Przywróć awizo do bufora”.

Formularz dokumentu Awizo

Dokument Awizo składa się z trzech części: Nagłówka, Pozycji towarowych, Opakowań

Formularz Awizo

1.Nagłówek:

 - Zapisz zmiany – zapisanie formularza.  -Zamknij –zamyka okno dokumentu.  -Eksport awizo w formacje Comarch EDI – przycisk aktywny na zatwierdzonym Awizo lub po odznaczeniu parametru Bufor (naciśnięcie przycisku spowoduje zatwierdzenie Awizo).  -Drukuj etykiety – przycisk aktywny na zatwierdzonym Awizo lub po odznaczeniu parametru Bufor (naciśnięcie przycisku spowoduje zatwierdzenie Awizo). Nr Awiza – numer awiza jest wymagany i musi być unikalny. Pole uzupełniane automatycznie na podstawie daty dostawy DDMMRRRR. Jeżeli w danym dniu wystawione jest więcej niż jedno awizo dla danego kontrahenta (nabywcy) to zostanie dodany przyrostek 01, 02, 03 itd. Data awiza – domyślnie podstawiana data bieżąca Nabywca – kontrahent przeniesiony z rezerwacji (zwykle LEROY MERLIN) Odbiorca – kontrahent przeniesiony z rezerwacji (zwykle Centrum Logistyczne Stryków) Typ transportu lista rozwijalna z możliwością wyboru typu transportu (zwykle drogowy) Warunki dostawy – lista rozwijalna z możliwością wyboru (zwykle DDP – Dostarczone, cło opłacone)

2. Pozycje towarowe (lewa dolna lista).

Lista domyślnie pogrupowana jest po kolumnie Nr odbiorcy i Nr zamówienia (dla danego odbiorcy). Składa się z następujących kolumn: Nr odbiorcy – ostateczny odbiorca (wartość atrybutu dokumentu ULTIMATECUSTOMERGLN) przenoszony z rezerwacji. Istnieje możliwość ręcznego uzupełnienia (po wcześniejszym usunięciu grupowania). Nr zamówienia – numer przenoszony z rezerwacji. Istnieje możliwość ręcznego uzupełnienia (po wcześniejszym usunięciu grupowania). Kod – kod towaru przenoszony z rezerwacji. Ilość całkowita (domyślnie ukryta) – jest to całkowita ilość do zapakowania (przeniesiona z rezerwacji ilość zrealizowana). Spakuj – w polu tym użytkownik podaje ilość do zapakowania (po wygenerowaniu Awiza podpowiada się Ilość całkowita). Po spakowaniu, ilość w tej kolumnie pomniejszona jest o ilość już zapakowaną. Po całkowitym spakowaniu towaru ilość w tej kolumnie wynosi 0. Ilość zapakowana – ilość, która została już zapakowana. EAN (domyślnie ukryta) – kod EAN towaru przeniesiony z rezerwacji. JM (domyślnie ukryta) – jednostka miary towaru przeniesiona z rezerwacji. Nazwa (domyślnie ukryta) – nazwa towaru przeniesiona z rezerwacji. Nr rezerwacji (domyślnie ukryta) – numer rezerwacji, z której został przeniesiony towar.

3. Opakowania (prawa dolna lista)

Na potrzeby Awizo możemy rozróżnić trzy rodzaje opakowań: nadrzędne, podrzędne, zwykłe Opakowanie nadrzędne – Opakowanie, które zawiera opakowania podrzędne. Do opakowania nadrzędnego nie można przypisać (zapakować) bezpośrednio towarów. Opakowanie podrzędne – Opakowanie, które jest skojarzone z opakowaniem nadrzędnym. Do opakowania podrzędnego przypisane są (zapakowane) towary. Opakowanie zwykłe – Opakowanie, które nie jest skojarzone z opakowaniem nadrzędnym. Do opakowania zwykłego są przypisane (zapakowane) towary. Opakowaniem nadrzędnym może być np. paleta zawierająca tylko paczki z towarami (opakowania podrzędne). Opakowaniem zwykłym może być np. paleta tylko z samymi towarami.  - Dodaj – służy do dodania opakowania. Po wybraniu przycisku pojawia się okno ze standardowymi przyciskami do zapisywania i zamykania okna.

Formularz opakowania

Numer opakowania – kolejny numer opakowania, pole uzupełnia się automatycznie. Numer opakowania nadrzędnego – lista rozwijalna z możliwością wyboru numeru opakowania nadrzędnego (proponowane numery opakowań nadrzędnych). Pole pozostaje puste, jeśli dane opakowanie jest opakowaniem nadrzędnym lub zwykłym. Opakowanie możemy przypisać do opakowania nadrzędnego również z listy opakowań. W tym celu należy przytrzymać opakowanie (lewym przyciskiem myszy) przeciągnąć i upuścić na opakowaniu nadrzędnym. Opis – pole na wpisanie dodatkowej informacji Typ – lista rozwijalna z typami opakowań Numer seryjny SSCC – seryjny numer jednostki wysyłkowej, domyślnie uzupełniony kolejnym, wolnym kodem SSCC. Istniej możliwość wygenerowania nowego numeru za pomocą przycisku . Numer seryjny SSCC wymaga konfiguracji po stronie programu (szczegółowe informacje w punkcie Konfiguracja kodów SSCC) Ostateczny odbiorca – lista rozwijalna, uzupełniona na podstawie kolumny Nr Odbiorcy znajdującej się na liście z pozycjami towarowymi. Opakowanie nadrzędne nie musi mieć wskazanego ostatecznego odbiorcy. Na opakowaniach zwykłych i podrzędnych ostateczny odbiorca powinien zostać uzupełniony. Jeśli opakowanie nadrzędne ma wskazanego ostatecznego odbiorcę, to wszystkie opakowania podrzędnego wchodzące w skład tego opakowania nadrzędnego, również muszą mieć wskazanego tego samego ostatecznego odbiorcę. Jeśli na opakowaniu zostanie wskazane opakowanie nadrzędne, to ostateczny odbiorca z opakowania nadrzędnego, zostanie automatycznie przepisany na to opakowanie. Numer zamówienia – lista rozwijalna, uzupełniona na podstawie kolumny Nr Zamówienia znajdującej się na liście z pozycjami towarowymi. Jeżeli pole z ostatecznym odbiorcą zostanie wcześniej uzupełnione to lista z zamówieniami będzie zawężona tylko dla tego odbiorcy. Na opakowaniu nadrzędnym nie wskazujemy numeru zamówienia. Na opakowaniach zwykłych i podrzędnych numer zamówienia powinien zostać uzupełniony. Waga w kg – całkowita masa opakowania wyrażona w kilogramach. Na opakowaniu nadrzędnym wylicza się automatycznie( jest sumą z wszystkich jego podrzędnych opakowań), można również ją zmienić podając wartość z klawiatury.. Można podać inną masę. Masa powinna być uzupełniona dla wszystkich rodzajów opakowań. Objętość w m3 – całkowita objętość opakowania wyrażona w metrach sześciennych. Na opakowaniu nadrzędnym wylicza się automatycznie( jest sumą z wszystkich jego podrzędnych opakowań), można również ją zmienić podając wartość z klawiatury. Objętość powinna być uzupełniona dla wszystkich rodzajów opakowań.  - Edycja pozycji – służy do edycji opakowania lub ilości zapakowanego towaru.  - Usuń – służy do usuwania opakowań lub zapakowanych towarów. Jeśli zostanie usunięte opakowanie to automatycznie usuną się wszystkie zapakowane do niego towary. Jeśli zostanie usunięte opakowanie nadrzędne to również zostaną automatycznie usunięte wszystkie skojarzone opakowania podrzędne wraz z ich towarami.  - Zapakuj towary – służy do pakowania towarów. W celu przypisania towaru do paczki należy po lewej stronie wybrać towar (lub kilka towarów), w kolumnie Spakuj podać pakowaną ilość, po prawej stronie wskazać paczkę, a następnie nacisnąć przycisk. Towary można dodać do paczki również przez ich „przeciągnięcie”. W tym celu należy przytrzymać zaznaczone towary (lewym przyciskiem myszy) przesunąć i upuścić na opakowaniu. Pakowane towary muszą mieć ten sam numer zamówienia i ostatecznego odbiorcę, co wskazywana paczka. Jeśli wskazywana paczka nie ma uzupełnionego numeru zamówienia lub ostatecznego odbiorcy to dane te zostaną przeniesione z pakowanego towaru. Do opakowań nadrzędnych nie można pakować towarów. Gdy towar zostanie przypisany do opakowania to jego zapakowaną ilość można zwiększać lub zmniejszać przez edycję kolumny Ilość towaru. Zmiany zostaną automatycznie uwzględnione w kolumnie Spakuj oraz Ilość zapakowana. Nie można zatwierdzić dokumentu Awizo z pustymi opakowaniami.  -Rozpakuj towary – służy do rozpakowania towarów. W celu rozpakowania całego opakowania (podrzędnego lub zwykłego) należy je wskazać, a następnie nacisnąć przycisk. Wszystkie towary przypisane do tego opakowania zostaną rozpakowane.   Jeżeli ma zostać rozpakowany całkowicie pojedynczy towar, to należy go wskazać, a następnie nacisnąć przycisk lub w kolumnie Ilość towaru wpisać 0 (należy wtedy odświeżyć listę przez klawisz F5 lub kliknąć myszką w dowolne pole). Kolumny dostępne na liście opakowań Nazwa – nazwa opakowania/ nazwa towaru. Nr opakowania – numer opakowania. Ilość towaru – ilość zapakowanego towaru. Opis – opis opakowania. Numer zamówienia – numer zamówienia pobierany z opakowania. Ostateczny odbiorca – ostateczny odbiorca pobierany z opakowania. Kod SSCC (domyślnie ukryta)kod pobierany z opakowania. Objętość w m3 (domyślnie ukryta) – objętość pobrana z opakowania. Waga w kg (domyślnie ukryta) – masa pobrana z opakowania.

Eksport Awizo

Przy eksporcie Awizo wymagany jest również Kod produktu u kupującego. W tym celu należy:
  • w menu Ogólne/Atrybuty stworzyć atrybut towaru o kodzie BUYERITEMCODE, typu tekst, zależny od kontrahenta
  • w menu Handel/ Cennik na karcie każdego towaru, który będzie pakowany na dokumencie Awizo dodać atrybut „BUYERITEMCODE” (zakładka Atrybuty)
  • ikoną plusa dodać Kontrahenta, dla którego ten atrybut ma być używany (Nabywca z dokumentu Awizo)
  • w kolumnie Wartość wprowadzić kod wymagany przez sieć LEROY MERLIN, po wprowadzeniu danych zatwierdzić zmiany
Jeśli w importowanych zamówieniach z sieci LEROY MERLIN uzupełniony jest Kod produktu u kupującego, to jego wartość zostanie dodana automatycznie na kartotekę towarową (szczegółowe informacje w rozdziale Import zamówień, punkt import pozycji) W celu eksportu Awizo do pliku XML w formacie EDI należy na zatwierdzonym dokumencie lub przy odznaczonym parametrze Bufor (dokument po wybraniu opcji eksportu zostanie automatycznie zatwierdzony) nacisnąć przycisk . W wyświetlonym oknie należy wskazać katalog (na dysku lokalnym lub w IBARD), w którym zostanie zapisany plik Awizo. Katalog można również wskazać posługując się przyciskiem .
Eksport awizo w formacie EDI
Awizo zostanie wyeksportowane po wciśnięciu przycisku .

Wydruk Awizo

Wydruk formularza Awizo dostępny jest z górnego menu programu. Przycisk wydruku  aktywny jest na zatwierdzonym Awizo lub przy odznaczonym parametrze Bufor (naciśnięcie przycisku spowoduje zatwierdzenie Awizo). Po rozwinięciu  dostępne są następujące wydruki: Etykiety – drukuje się komplet etykiet, po jednej na każdą paczkę + list przewozowy, w układzie poziomym po dwie etykiety na stronie. Etykiety (jedna na stronie) – drukuje się komplet etykiet, po jednej na każdą paczkę + list przewozowy, w układzie pionowym po jednej etykiecie na stronie. Etykiety zbiorcze – drukują się tylko etykiety na opakowania nadrzędne + list przewozowy, w układzie poziomym po dwie etykiety na stronie. Etykiety zbiorcze (jedna na stronie) – drukują się tylko etykiety na opakowania nadrzędne + list przewozowy, w układzie pionowym po jednej etykiecie na stronie. Jeśli opakowanie nadrzędne zawiera opakowania podrzędne skojarzone z różnymi numerami zamówień to na etykiecie opakowania nadrzędnego w polu Numer wz-ki: drukowany jest napis ZGRUPOWANA Na etykietach w polu Ostateczny odbiorca towaru drukowana jest nazwa z karty kontrahenta (kontrahent rozpoznawany jest po numerze ILN wskazanym na opakowaniu w polu Ostateczny odbiorca.) w następujący sposób: drukowane jest pierwszych 12 znaków, 13 znak jest pomijany, 14 znak i kolejne drukowane są już od nowej linii. Przy wpisywaniu nazwy na karcie kontrahenta należy mieć na uwadze powyższy mechanizm.

Konfiguracja kodów SSCC

W celu nadania/ generowania na opakowaniu przez program seryjnego numeru jednostki wysyłkowej (kodu SSCC) należy uzupełnić parametry w konfiguracji programu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kody SSCC. Cyfra uzupełniająca – może przyjmować wartości od 0 do 9. Stosowana jest tylko i wyłącznie po to, aby zwiększyć pojemność numeru SSCC. Prefiks GS1 – kod kraju, pole 3 cyfrowe. Prefiks polskiej organizacji krajowej to 590. Numer identyfikacyjny firmy – numer jednostki kodującej. Pole z możliwością wpisania od 4 do 7 cyfr. Numer seryjny od - indywidualny numer jednostki logistycznej. Pole z możliwością wpisania od 1 do 9 cyfr. W Polsce składa się od 6 do 9 cyfr. Liczba znaków prefiksu, numeru identyfikacyjnego firmy i numeru seryjnego nie może przekroczyć 16 znaków.

Import zamówień

Zamówienia od odbiorcy mogą być w systemie importowane jako dokumenty Rezerwacji Odbiorcy. Funkcja importu jest dostępna z poziomu listy rezerwacji. Po wciśnięciu przycisku  należy wskazać plik z zamówieniem. Import nagłówka:
  1. Numer zamówienia z pliku jest przepisywany w pole Nr zamówienia na dokumencie rezerwacji.
  2. Kontrahent jest rozpoznawany na podstawie numeru ILN/GLN z karty ewidencyjnej kontrahenta.
  3. Data wystawienia i data rezerwacji są importowane z pliku z zamówieniem.
  4. Dokument jest zawsze liczony algorytmem od netto.
  5. Jeżeli w pliku uzupełniony jest kod promocji dla nagłówka (pole PromotionReference w sekcji Order‑Header) to zostanie przeniesiony w pole Opis (zakładka Dodatkowe) na dokumencie rezerwacji
  6. Kod kontrahenta u kupującego (CODEBYBUYER) przenoszony jest z pliku jako atrybut dokumentu.
Import pozycji:

1.Towary są rozpoznawane wg kodów EAN z karty towaru, uzupełnionych na zakładce Ogólne lub Jednostki i kody. Dodatkowo przenoszona jest jednostka miary powiązana z tym kodem EAN.

2. Jeśli w bazie nie ma towaru o kodzie EAN występującym na zamówieniu – program założy brakującą kartotekę w poniższy sposób: 

  • kod towaru – kod EAN pobrany z pliku
  • kod EAN – kod EAN pobrany z pliku
  • nazwa – nazwa towaru pobrana z pliku
  • jednostka miary – jednostka pobrana z pliku. Jeśli jednostka w pliku nie występuje lub nie jest wyszczególniona w specyfikacji Comarch EDI, to przyjmowana jest jednostka „szt”
  • stawka VAT sprzedaży/zakupu – 23%
  • Jeśli program nie będzie w stanie założyć brakującej kartoteki towarowej, to nie zostanie zaimportowany cały dokument.

3. Jeśli na zamówieniu są podane ceny towaru – zostaną one przepisane na dokument Rezerwacji Odbiorcy  w systemie Comarch ERP Optima.

4. Jeśli na zamówieniu nie ma podanych cen lub są ceny zerowe – program na dokumencie RO zaproponuje ceny sprzedaży przypisane kontrahentowi (z uwzględnieniem rabatów).

5. Jeżeli w pliku uzupełniony jest kod promocji dla pozycji (pole PromotionReference w sekcji Line-Item) to zostanie przeniesiony w pole Opis dla danej pozycji dokumentu rezerwacji odbiorcy (zakładka Ogólne na formularzu pozycji dokumentu).

6. Jeśli w pliku uzupełniony jest opis towaru dla pozycji (pole Remarks) to zostanie przeniesiony w pole Opis dla danej pozycji dokumentu rezerwacji odbiorcy (zakładka Ogólne na formularzu pozycji dokumentu).

7. Jeśli w pliku uzupełniony jest Kod produktu u kupującego (pole BuyerItemCode w sekcji Line-Item) to zostanie on przeniesiony na kartotekę towarową (Handel/ Cennik) jako wartość atrybutu BUYERITEMCODE zależnego od kontrahenta. Jeśli dany atrybut znajduje się już na towarze, to jego wartość nie zostanie nadpisana.

W przypadku importu zamówień tranzytowych z LEROY MERLIN przenoszona jest również informacja o „Ostatecznym Odbiorcy Towaru” (wartość pola ILN w sekcji UltimateCustomer). Informacja ta zapisywana jest na rezerwacji odbiorcy jako wartość atrybutu dokumentu ULTIMATECUSTOMERGLN (atrybut dokumentu typu tekst).

Import faktur zakupu

Faktury sprzedaży mogą być w systemie importowane jako faktury zakupu. Funkcja importu jest dostępna z poziomu listy faktur zakupu. Po wciśnięciu przycisku  należy wskazać plik z fakturą sprzedaży. Dokument po imporcie zapisywany jest do bufora. Import nagłówka:
  1. Numer faktury z pliku przepisywany jest w pole Numer obcy na dokumencie faktury zakupu.
  2. Kontrahent jest rozpoznawany na podstawie numeru ILN/GLN z karty ewidencyjnej kontrahenta.
  3. Data wystawienia i data zakupu są importowane z pliku.
  4. Forma płatności pobierana jest z karty kontrahenta.
  5. Termin płatności importowany jest z pliku.
  6. Dokument jest zawsze liczony algorytmem od netto.
  7. Numer zamówienia (wartość pola BuyerOrderNumber) przenoszony jest na zakładkę Płatności do pola Opis/Atrybuty.
Import pozycji:
  1. Towary są rozpoznawane wg kodów EAN z karty towaru, uzupełnionych na zakładce Ogólne lub Jednostki i kody. Dodatkowo przenoszona jest jednostka miary powiązana z tym kodem EAN.
  2. Jeśli w bazie nie ma towaru o kodzie EAN występującym na fakturze – program założy brakującą kartotekę w poniższy sposób.
  • kod towaru – kod EAN pobrany z pliku
  • kod EAN – kod EAN pobrany z pliku
  • nazwa – nazwa towaru pobrana z pliku
  • jednostka miary – jednostka pobrana z pliku. Jeśli jednostka w pliku nie występuje lub nie jest wyszczególniona w specyfikacji Comarch EDI, to przyjmowana jest jednostka „szt”
  • stawka VAT sprzedaży/zakupu – stawka pobrana z pliku
  • PKWiU – wartość pobierana z pliku
  • Jeśli program nie będzie w stanie założyć brakującej kartoteki towarowej, to nie zostanie zaimportowany cały dokument.
3. Wartość pozycji przenoszona jest z pliku XML.
4. Informacja zawarta w tagu BuyerItemCode zapisywana jest w polu opis na elemencie pozycji.

Import korekt do faktur zakupu

Korekty do faktur sprzedaży mogą być w systemie importowane jako korekty do faktur zakupu. W pliku zapisana jest informacja do jakiego dokumentu źródłowego jest wystawiona korekta (numer obcy dla faktury zakupu). Funkcja importu jest dostępna z poziomu listy faktur zakupu. Po wciśnięciu przycisku  należy wskazać plik z korektą do faktury sprzedaży. Dokument po imporcie zapisywany jest do bufora. Import nagłówka:
  1. Numer korekty faktury z pliku przepisywany jest w pole Numer obcy na dokumencie korekty faktury zakupu.
  2. Kontrahent jest rozpoznawany na podstawie numeru ILN/GLN z karty ewidencyjnej kontrahenta.
  3. Data wystawienia i data zakupu są importowane z pliku.
  4. Forma płatności pobierana jest z karty kontrahenta.
  5. Termin płatności pobierany jest z pliku.
  6. Dokument jest zawsze liczony algorytmem od netto.
  7. Numer zamówienia (wartość pola BuyerOrderNumber) przenoszony jest na zakładkę Płatności do pola Opis/Atrybuty.
Import pozycji:
  1. W importowanym pliku towary mają zapamiętany numer pozycji z korygowanego dokumentu. Numer ten wykorzystywany jest do rozpoznawania towarów podczas importu korekty. W związku z tym na dokumentach, do których będą importowane korekty, nie należy usuwać lub dodawać pozycji towarowych.
Uwaga
Korekty muszą być importowane w kolejności, w jakiej zostały wystawione.

Eksport cennika w formacie Comarch EDI

Funkcja eksportu cennika w formacie EDI jest dostępna z poziomu okna wywołanego przy standardowym eksporcie cennika (Ogólne/ Cennik), pod przyciskiem , z zakładki Comarch EDI. Funkcja służy zapisaniu cennika dla wybranego kontrahenta w pliku xml.
Uwaga
Wybranie konkretnego kontrahenta jest konieczne do wykonania eksportu.
Eksport cennika w formacie EDI
Podczas eksportu należy określić:
  • podmiot, któremu wysyłamy cennik.
  • zakres towarów, które mają być ujęte w pliku cennika (wybrana grupa/ wszystkie, aktywny/ nieaktywny)
  • grupę cenową, która będzie zapisana w cenniku (na liście dostępne są wszystkie ceny sprzedaży netto)
Uwaga
W przypadku, gdy w oknie zostanie wybrany konkretny kontrahent do pliku wysyłane są ceny uwzględniające wszystkie przydzielone rabaty: Jeśli kontrahent ma rabat typu stała cena – zostaje ona wysłana do pliku, niezależnie od wybranej w oknie grupy cenowej. Jeśli kontrahent ma przypisany rabat procentowy (standardowy lub na wybrane pozycje) – w pliku zostaną zapisane ceny ze wskazanej grupy cenowej, pomniejszone o przydzielony upust.
Cennik jest zapisywany w pliku XML we wskazanej lokalizacji.

Współpraca z Comarch Mobile Sprzedaż

Wstęp

Comarch Mobile Sprzedaż to mobilne wsparcie dla rozległych działań sprzedażowych i marketingowych.  Jest on nieocenioną pomocą w codziennej pracy przedstawiciela handlowego. Znajduje zastosowanie zarówno w pre‑sellingu jaki i w van-sellingu. Aplikacja bazuje na najnowszych technologiach i przeznaczona jest na urządzenia przenośne, takie jak smartphony, czy palmtopy. Program Comarch ERP Optima został zintegrowany z aplikacją Comarch Mobile Sprzedaż tak, aby możliwe było wysyłanie danych o towarach i kontrahentach do urządzenia oraz odczytywanie z urządzenia informacji o zamówieniach lub sprzedaży.
Uwaga
Comarch Mobile Sprzedaż współpracuje z modułem Handel lub Handel Plus (opcjonalnie z modułem CRM lub CRM Plus w przypadku Terminarza oraz modułami księgowymi w przypadku Samochodów i przejazdów). Nie są wymagane dodatkowe licencje od strony Comarch ERP Optima. Niezbędne jest posiadanie licencjonowanej aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż zainstalowanej na urządzeniu mobilnym.

Instalacja i obsługa aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż

Dokumentacja dotycząca instalacji oraz konfiguracji aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż znajduje się w obszarach Dla Partnerów lub Dla Klientów dostępnych na stronie http://www.comarch.pl/erp. Po zalogowaniu na strony indywidualne i wybraniu z menu po lewej stronie Comarch Mobile Sprzedaż uzyskujemy dostęp do pełnej dokumentacji oraz do aktualnych wersji aplikacji. W dokumentacji znajduje się również instrukcja obsługi Comarch Mobile Sprzedaż. Wsparcie w tym temacie realizuje Asysta Comarch Mobile Sprzedaż.

Współpraca Comarch ERP Optima z Comarch Mobile Sprzedaż

Konfiguracja współpracy z urządzeniem mobilnym

W programie utworzono nowy rodzaj magazynu o typie mobilny.  Z magazynu tego typu przesyłane są na urządzenia mobilne stany magazynowe (w postaci dokumentów MM). Na magazynach „mobilnych” nie można wykonywać żadnych transakcji po stronie Comarch ERP Optima.
Formularz magazynu
W konfiguracji Comarch ERP Optima stworzono obszar dotyczący stanowisk mobilnych powiązanych z określonym magazynem „mobilnym” oraz operatorem (akwizytorem). Konfigurację stanowiska umieszczono w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Urządzenia mobilne/ Stanowiska. Dla nowego stanowiska definiujemy pola na trzech zakładkach. Ogólne:
Konfiguracja stanowiska mobilnego – zakładka Ogólne
  • Numer stanowiska – nadawany automatycznie przez program. Poprzez ten numer możliwa jest łączność między urządzeniem (z aplikacją Comarch Mobile Sprzedaż) a stanowiskiem zdefiniowanym w Comarch ERP Optima.
  • Nieaktywne – po zaznaczeniu tego parametru stanowisko jest nieaktywne.
  • Grupa towarów – wybrana grupa towarowa będzie wysyłana do urządzenia. W przypadku wybrania Grupy Głównej wysyłany jest cały cennik.
  • Grupa kontrahentów – wybrana grupa kontrahentów. W przypadku pozostawienia pustego pola do urządzenia mobilnego zostanie wysłana cała lista kontrahentów.
  • Edycja kontrahenta – zaznaczenie parametru pozwoli na edycję danych kontrahenta na stanowisku sprzedaży mobilnej.
  • Definicja PA – definicja schematu numeracji dla Paragonów wystawianych w Comarch Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla PA schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Han
  • Definicja FS – definicja schematu numeracji dla Faktur Sprzedaży wystawianych w Comarch Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla FS schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
  • Definicja WZ – definicja schematu numeracji dla Wydań Zewnętrznych wystawianych w Comarch Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla WZ schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn.
  • Definicja MM – definicja schematu numeracji dla Przesunięć Międzymagazynowych. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla MM schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn.
  • Definicja RO – definicja schematu numeracji dla Rezerwacji Odbiorcy wystawianych w Comarch Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla RO schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
  • Definicja KP/ KW – definicja schematu numeracji dla zapisów generujących wpłaty i rozchód środków pieniężnych wystawionych w Comarch Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon REJESTR. Standardowo w programie dla KP, KW zdefiniowane są schematy o numeracji: symbol dokumentu/ numer bez zer/ rok kalendarzowy/ rejestr. Przed konfiguracją stanowiska Użytkownik może zdefiniować własne schematy (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa i Bank).
  • Definicja CRM – pole nie jest obowiązkowe (posiadanie modułu CRM lub CRM Plus jest opcjonalne). W polu należy wskazać definicję schematu numeracji dla spotkań/kontaktów utworzonych w Terminarzu na urządzeniu mobilnym. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ CRM.
  • Definicja FPF – definicja schematu numeracji dla dokumentów Pro-Forma wystawianych w Comarch Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla FPF schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
    Uwaga
    W definicji dokumentów mogą występować w dowolnej kombinacji elementy: symbol/ numer/ miesiąc/ rok/ magazyn/ seria – jednakże po stronie urządzenia mobilnego symbol zawsze będzie pojawiał się na początku.
Pola związane ze schematami numeracji dokumentów są nieobowiązkowe. Nieuzupełnienie któregoś z pól będzie oznaczało blokadę wystawiania odpowiednich dokumentów na urządzeniu mobilnym. Objawia się to brakiem danego typu dokumentu na liście możliwych do wystawienia lub w przypadku KP i KW odpowiednim komunikatem. Wyjątkiem od powyższej zasady są dokumenty CRM. W przypadku tych dokumentów definicja nie jest wysyłana na urządzenie mobilne (ma zastosowanie dopiero podczas wczytywania dokumentów do systemu ERP) i nie ma możliwości zablokowania ich wystawiania. Schemat definicji może zostać uzupełniony w dowolnym momencie. Istnieje też możliwość zmiany schematu, przy czym należy pamiętać o kliku zależnościach. Jeżeli schemat numeracji zostanie zmieniony przed wczytaniem wszystkich wcześniej wystawionych na urządzeniu mobilnym dokumentów do Comarch ERP Optima, to zostaną one zapisane już w nowym schemacie numeracji z kolejnym wolnym numerem. Numeracja będzie kontynuowana ze starego schematu. Nie ma w takiej sytuacji możliwości rozpoczęcia numeracji od nowa i należy pamiętać, że wystąpi wtedy niezgodność schematu numeracji pomiędzy urządzeniem mobilnym a systemem ERP. Jedyna możliwość rozpoczęcia numeracji od nowa to wyczyszczenie bazy na urządzeniu mobilnym i zmiana schematów numeracji po stronie systemu ERP przed pierwszą synchronizacją na urządzeniu. W takim przypadku numeracja zostanie uruchomiona ponownie, ale należy pamiętać, że powrót do starego schematu numeracji może spowodować błędy duplikacji.
Uwaga
Nie jest zalecane zmienianie schematów numeracji na takie, które już kiedyś były wykorzystane na urządzeniu mobilnym. Może to prowadzić do duplikacji numerów dokumentów. Najlepszym rozwiązaniem jest tworzenie nowych stanowisk sprzedaży mobilnej lub korzystanie tylko z nowo utworzonych schematów (w celu uniknięcia pomyłki).
W schemacie numeracji może zostać użyty człon Magazyn. Numery dokumentów wystawione z takim schematem numeracji będą zawierały Symbol w numeracji magazynu domyślnego (w przypadku RO i FPF) lub mobilnego (w przypadku FA, PA i WZ).
  • Rejestr – w wybranym rejestrze zapisywane są dokumenty KP/KW oraz rozliczenia dokumentów handlowych. Lista rejestrów pobierana jest z menu Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe. Jeżeli pole rejestr pozostanie puste, to wczytywanie rozliczeń dokumentów do systemu ERP będzie niemożliwe.
  • Seria dla dokumentów – w tym miejscu należy zdefiniować serię, która będzie występowała w numeracji wszystkich dokumentów wystawianych na urządzeniu mobilnym.
  • Typ – określa typ ceny (brutto/netto) wg jakiej będą domyślnie wystawiane dokumenty na urządzeniu mobilnym.
  • Generuj WZ – zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne generowanie dokumentów WZ do dokumentów FA i PA wczytywanych do systemu ERP.
Operatorzy, płatności i ceny:
Konfiguracja stanowiska mobilnego – zakładka Operatorzy, płatności, ceny
  • Operatorzy – w tym miejscu należy przypisać do stanowiska wybranego Operatora. Do jednego stanowiska możne być przypisany tylko jeden Operator, który nie może już być przypisany do innych stanowisk.
  • Formy płatności – w tabeli tej Użytkownik powinien określić, które spośród zdefiniowanych w systemie form płatności będą wykorzystywane w Comarch Mobile Sprzedaż. W tym celu należy:
    • Wybrać formy płatności spośród zdefiniowanych w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności.
    • Zdefiniować dla nich nazwy, które będą widoczne w Comarch Mobile Sprzedaż.
    • Ustalić domyślną formę płatności. Standardowo, pierwsza dodana forma płatności ustawiana jest jako domyślna. Użytkownik ma możliwość zmiany. Domyślną formą płatności musi być płatność typu gotówka, nie odroczona.
Uwaga
Operator przypisany do stanowiska sprzedaży mobilnej musi mieć zaznaczony moduł Handel lub Handel Plus na swojej karcie na zakładce Ogólne w menu Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy. Brak zaznaczania jednego z tych modułów spowoduje błąd podczas próby synchronizacji z Comarch Mobile Sprzedaż.
Uwaga
Podczas definiowania płatności na liście dostępnych form NIE pojawią się formy płatności zablokowane w konfiguracji (w gałęzi dotyczącej modułu Kasa/Bank) oraz formy płatności typu kompensata.
  • Ceny – w tabeli wybierane są ceny, które będą wysyłane na urządzenie mobilne. Wymagane jest wybranie przynajmniej jednej ceny sprzedaży. Cena zakupu jest wysyłana opcjonalnie.
Magazyny:
Konfiguracja stanowiska mobilnego – zakładka Magazyny
  • Magazyn mobilny – można wybrać magazyn tylko o statusie „mobilny”. Wybrany magazyn służy do przesyłania stanów magazynowych na urządzenie za pomocą dokumentów MM, w których magazynem docelowym jest magazyn mobilny. Należy założyć tyle magazynów mobilnych, ile będzie stanowisk Comarch Mobile Sprzedaż. Na magazyn ten trafiają wystawione na urządzeniu mobilnym Faktury Sprzedaży (FS), Paragony (PA) oraz Wydania Zewnętrzne (WZ). Pole może pozostać niewypełnione, aż do momentu ustalenia schematu numeracji dla przynajmniej jednego dokumentu związanego z magazynem mobilnym (FS, PA, WZ, MM).
  • Magazyn domyślny – na wybrany w tym polu magazyn (tylko o statusie „lokalny”) podczas synchronizacji trafiają zwroty niesprzedanego towaru (przesunięcia międzymagazynowe MM). Ponadto mogą tam trafiać wystawione na urządzeniu mobilnym rezerwacje odbiorcy (RO) oraz faktury pro-forma (FPF), na których domyślnie podpowiada się ten magazyn (w razie potrzeby można go zmienić na dowolny magazyn lokalny w Comarch ERP Optima na etapie wystawiania dokumentu). Pole może pozostać niewypełnione, aż do momentu ustalenia schematu numeracji dla przynajmniej jednego dokumentu związanego z magazynem domyślnym (RO, FPF, MM).\
  • Lista zablokowanych magazynów – do listy blokad można dodać tylko magazyn o typie lokalny. Dodanie magazynu do listy spowoduje, że Operator danego urządzenia mobilnego nie będzie miał możliwości podglądu zasobów na tym magazynie oraz nie będzie mógł wystawiać dokumentów rezerwacji (RO) i Pro-Forma (FPF) na ten magazyn.

Synchronizacja danych

Urządzenie mobilne pobiera z bazy Comarch ERP Optima informacje o ustawieniach,  towarach, cenniku, kontrahentach oraz stanach magazynowych na podstawie danych zdefiniowanych w konfiguracji określonego stanowiska. To, z którego stanowiska dane będą ściągane, zależy od zalogowanego do urządzenia Operatora. Operator może mieć przypisane tylko jedno takie stanowisko.
  • Ustawienia
Parametry synchronizowane są na podstawie zalogowanego do urządzenia Operatora. Podczas pierwszego logowania Operatora na urządzeniu mobilnym sprawdzane jest czy taki Operator istnieje we wskazanej bazie, czy ma przypisane stanowisko sprzedaży mobilnej oraz czy na jego karcie jest zaznaczony moduł Handel lub Handel Plus. Jeżeli Operator nie będzie logował się do programu Comarch ERP Optima to zaznaczenie modułów nie będzie miało wpływu na pobieranie ich licencji. Jeśli autoryzacja Operatora powiedzie się, wówczas nastąpi synchronizacja danych wg ustawień tego stanowiska. Kolejne synchronizacje można wykonywać w dowolnym momencie na urządzeniu mobilnym. Na tym etapie na urządzenie przesyłane są informacje o formach płatności i schematach numeracji. Po synchronizacji on‑line (połączenie z serwerem) dalsza praca może odbywać się w trybie off-line (brak połączenia z serwerem). Ponadto na urządzenie mobilne przesyłane są następujące ustawienia dostępne na karcie Operatora w Comarch ERP Optima:
  • sprzedaż poniżej minimalnej marży,
  • brak dostępu do cen zakupu,
  • blokady zmiany cen na PA, FA, WZ, RO i FPF.
Umożliwienie sprzedaży poniżej minimalnej marży ma dodatkowe znaczenie w porównaniu z Comarch ERP Optima. Nawet w przypadku braku ustalenia w systemie ERP minimalnej marży towaru, na urządzeniu mobilnym domyślnie blokowana jest sprzedaż poniżej ceny zakupu (minimalna marża wynosi domyślnie 0%). To ustawienie jest niezależne od systemu ERP i tylko zaznaczenie odpowiedniego parametru na karcie Operatora (Sprzedaż poniżej minimalnej marży) spowoduje możliwość takiej sprzedaży. Do wyliczenia marży brana jest pod uwagę ostatnia cena zakupu towaru, a w przypadku dokumentów FA, PA i WZ jego rzeczywisty koszt. To działanie jest niezależne od ustawienia parametru Symulacja wartości zakupu (marży) po stronie Comarch ERP Optima.
  • Towary
Do urządzenia przekazywane są dane o towarach takie jak: Kod, nazwa, kody EAN (kod domyślny oraz kody dodatkowe), jednostki miary (jednostka podstawowa oraz jednostki pomocnicze), stawka VAT, ceny, minimalna marża. Dodatkowe kody EAN wykorzystywane są do wyszukiwania towarów podczas wystawiania dokumentów na urządzeniu mobilnym. Każdy kod EAN powiązany jest z przypisaną mu jednostką miary. Na pozycjach dokumentów wczytanych do systemu ERP widoczne są domyślne kody EAN pobrane z karty cennikowej danej pozycji. O tym, które towary zostaną zsynchronizowane decyduje konfiguracja stanowiska mobilnego. Może to być albo cały cennik (Grupa Główna) albo towary z wybranej grupy towarowej. Ponadto na zakładce Dodatkowe na formularzu pozycji cennikowej w Comarch ERP Optima znajduje się parametr Dostępny w Mobile. Towar wysyłany jest na dane stanowisko sprzedaży mobilnej jeżeli spełnia dwa warunki:
  1. Ma zaznaczony parametr Dostępny w Mobile;
  2. Należy do grupy wybranej w konfiguracji danego stanowiska sprzedaży mobilnej (i/lub którejś z jej podgrup; menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Urządzenia mobilne/ Stanowiska).
Formularz towaru – parametr Dostępny w Mobile
Na nowo dodanych pozycjach cennikowych parametr Dostępny w Mobile jest domyślnie zaznaczony. Ponadto w bazach skonwertowanych z wcześniejszych wersji Comarch ERP Optima parametr jest domyślnie zaznaczony na wszystkich pozycjach cennikowych.
Uwaga
Import cennika z plików (*.xml, *.xls, eksport z Comarch ERP Klasyka) nie powoduje zaznaczenia parametru Dostępny w Mobile na nowych (dodanych w trakcie importu) kartach cennikowych.
Z poziomu listy Cennika i listy Zasobów dostępna jest operacja seryjna: Zmiana parametrów Comarch ERP Mobile. Dzięki tej operacji możliwe jest seryjne zaznaczenie lub odznaczenie parametru Dostępny w Mobile na zaznaczonych pozycjach listy.
Okno operacji seryjnej Zmiana parametrów Comarch Mobile Sprzedaż
Na urządzenie mobilne wysyłane są wszystkie ceny danego towaru. Cena domyślna na urządzeniu jest wyróżniona zielonym „ptaszkiem” i to ona przenoszona jest na transakcje. Przesyłana jest również granica ceny w postaci minimalnej marży (jeżeli została ustalona). Na urządzeniu nie ma natomiast możliwości blokowania sprzedaży powyżej maksymalnego rabatu. Dodatkowo na platformę android możliwe jest przesłanie zdjęć towaru lub filmów w formacie gif. Jeżeli do towaru mamy przypisanych kilka zdjęć, to po synchronizacji na urządzeniu mobilnym jako domyślne pokaże się zdjęcie, dla którego wartość atrybutu (czyli de facto nazwa pliku) po stronie Comarch ERP Optima jest alfabetycznie pierwsza (karta towaru, lista przypisanych atrybutów binarnych - sortowanie po kolumnie Wartość). Istnieje możliwość podglądu pozostałych zdjęć/filmów. 
Pozycje cennikowe z zaznaczonym parametrem Karta nieaktywna nie są synchronizowane.
  • Ceny
Na urządzenie wysyłane są tylko te ceny, które zostały dodane do stanowiska sprzedaży mobilnej w konfiguracji Comarch ERP Optima. Wymagane jest wybranie przynajmniej jednej ceny sprzedaży, a cena zakupu może nie być wysyłana na urządzenie. Ceny wysłanej na urządzenie mobilne nie można oznaczyć jako nieaktywna w systemie ERP. W przypadku nie wysłania na urządzenie mobilne ceny zakupu, Użytkownik Comarch Mobile Sprzedaż nie będzie miał dostępu do danych związanych z marżą uzyskaną ze sprzedaży
Uwaga
Jeżeli na urządzenie nie zostanie wysłana cena, która jest ceną domyślną wybraną na towarze(-ach) wysłanym na urządzenie, to jako cena domyślna dla tego towaru ustawi się pierwsza cena (wg ID w bazie mobilnej) wysłana na urządzenie mobilne.
  • Kontrahenci
Na urządzenie przekazywane są dane kontrahentów takie jak: kod kontrahenta, nazwa, adres, forma płatności, termin płatności. O tym, którzy kontrahenci zostaną zsynchronizowani decyduje konfiguracja stanowiska mobilnego. Może to być cała lista kontrahentów (puste pole Grupa kontrahentów) lub kontrahenci należący do wskazanej grupy. Ponadto możliwe jest wysyłanie kontrahentów na urządzenie mobilne wg opiekuna. Funkcjonalność ta jest dostępna po zaznaczeniu parametru Eksport wg opiekuna w konfiguracji stanowiska sprzedaży mobilnej w Comarch ERP Optima. Aby dany kontrahent został wysłany, opiekunem (ustawionym na karcie tego kontrahenta w Comarch ERP Optima) musi być Operator przypisany do danego stanowiska sprzedaży mobilnej. Ponadto, jeżeli do stanowiska sprzedaży mobilnej przypisana jest konkretna grupa kontrahentów, dany kontrahent musi do niej należeć. W przypadku wysyłania całej listy kontrahentów istotne jest to, że na urządzenie wysyłana jest informacja, do jakiej grupy należy kontrahent (przydatne podczas filtrowania listy). Na urządzenie wysyłane są również rabaty ustalone dla kontrahentów w Comarch ERP Optima. Rabaty działają na urządzeniu tak samo jak w systemie ERP. Na urządzenie przekazywany jest parametr Blokada wystawiania dok. rozchodowych. Jego działanie na urządzeniu w porównaniu do Comarch ERP Optima różni się w przypadku dokumentów Pro-Forma (FPF) oraz Rezerwacji odbiorcy (RO). Jeżeli jest zaznaczony, to w systemie ERP nie można wystawić takich dokumentów, natomiast na urządzeniu jest taka możliwość. Na urządzenie są wysyłane dane związane z kontrolą limitu kredytu i limitu przeterminowanych płatności, które uzupełnione są na formularzu kontrahenta w Comarch ERP Optima, na zakładce Handlowe.
Formularz kontrahenta – limity dla kredytu i przeterminowanych płatności
Blokada lub ostrzeżenie podczas wystawiania dokumentów w Comarch Mobile zależy od ustawienia parametru na karcie Operatora w systemie ERP (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy zakładka Parametry). Ponieważ kontrola na urządzeniu mobilnym dotyczy tylko zapisu na trwałe (zatwierdzenia) wysyłana jest wartość parametru Kontrola płatności Zapis na trwałe.
Karta Operatora – parametr Kontrola płatności – Zapis na trwałe
Kontrola płatności standardowo dotyczy dokumentów sprzedażowych, czyli faktur sprzedaży (FA) i paragonów (PA). Jeżeli ma ona dotyczyć również wydań zewnętrznych (WZ), rezerwacji odbiorcy (RO) i dokumentów Pro‑Forma (FPP), to należy zaznaczyć na karcie Operatora w Comarch ERP Optima (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy zakładka Parametry) parametr Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO, FPF.
Uwaga
Aby wartości limitów oraz wykorzystanych kwot w Comarch Mobile Sprzedaż i systemie ERP były aktualne niezbędne jest częste wykonywanie synchronizacji na urządzeniu mobilnym oraz wczytywanie wystawionych na urządzeniu dokumentów do Comarch ERP Optima.
Uwaga
Kontrola płatności w Comarch Mobile Sprzedaż dotyczy tylko zapisu na trwałe czyli zatwierdzenia dokumentu na urządzeniu.
Po dokonaniu anonimizacji danych kontrahenta w Comarch ERP Optima, kontrahent ten zostaje ukryty na urządzeniu mobilnym.
  • Zasoby
Na urządzeniu mobilnym stany magazynowe dla poszczególnych pozycji cennika pokazywane są dla magazynów lokalnych (zasoby w  Comarch ERP Optima) oraz dla Magazynu Mobilnego powiązanego ze stanowiskiem sprzedaży (zasoby wysłane na urządzenie mobilne).  Nie są dostępne w żaden sposób (podgląd stanu, wystawianie dokumentów) zasoby magazynów lokalnych zablokowanych w konfiguracji stanowiska sprzedaży mobilnej (menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Urządzenia mobilne/ Stanowiska zakładka Magazyny). Aby utworzyć zasób na urządzeniu mobilnym należy przesunąć towary dokumentem MM na Magazyn Mobilny powiązany z danym stanowiskiem i wykonać synchronizację na urządzeniu mobilnym. Raz przesłany na urządzenie dokument MM nie może być wysłany ponownie.
Uwaga
Aby zasoby na urządzeniu były dostępne do sprzedaży dokument przesunięcia MM musi zostać zatwierdzony na urządzeniu mobilnym. Nie dotyczy to przesunięć wystawionych na Magazyn Mobilny w Comarch ERP Optima przed pierwszą synchronizacją z urządzeniem – wtedy zasoby są dostępne od razu.
Zwrot zasobów jest realizowany na urządzeniu mobilnym poprzez wystawienie odpowiedniego dokumentu i trafia do Magazynu domyślnego (określonego w konfiguracji stanowiska). Wysyłanie zasobów na urządzenie mobilne nie zawsze jest konieczne. Stany magazynowe poszczególnych pozycji cennika w Comarch ERP Optima są widoczne zawsze, co umożliwia skuteczne wystawianie dokumentów rezerwacji i faktur Pro-Forma (RO i FPF). Należy pamiętać, że aby stany były jak najbardziej aktualne należy często wykonywać synchronizację na urządzeniu mobilnym.
Uwaga
Nie zaleca się w żadnym wypadku ręcznego wystawiania dokumentów MM z Magazynu Mobilnego oraz korygowania dokumentów MM wystawionych do Magazynu Mobilnego po stronie Comarch ERP Optima. Prowadzi to do niemożliwej do skorygowania z poziomu Użytkownika niezgodności zasobów pomiędzy urządzeniem mobilnym a systemem ERP. Z tego względu, parametr blokady wyst. dok. MM z Magazynu Mobilnego na operatorze jest domyślnie zaznaczony. W przypadku odznaczenia tego parametru operator może wykonać te operacje na własną odpowiedzialność. Ewentualne naprawy stanów magazynowych nie są obejmowane przez gwarancję Comarch.
  • Atrybuty Towaru
Na formularzu atrybutu dostępne są dwa parametry, które pojawiają się tylko wtedy, gdy skonfigurowane jest przynajmniej jedno stanowisko sprzedaży mobilnej: udostępniaj w Mobile oraz pozwalaj na edycję.
Formularz definicji atrybutu towaru
Zaznaczenie parametru udostępniaj w Mobile spowoduje, że atrybut zostanie wysłany na urządzenie mobilne i będzie widoczny na karcie towaru (pod warunkiem, że jest przypisany do danego towaru po stronie systemu ERP). Zaznaczenie parametru pozwalaj na edycję spowoduje jego wysłanie bezwarunkowo (może nie mieć przypisanej wartości). Dzięki temu można będzie użyć tego atrybutu podczas wystawiania dokumentów z dowolnym towarem. Atrybutu nie można dodawać ręcznie do pozycji dokumentu do momentu zaznaczenia parametru pozwalaj na edycję. Ponadto zaznaczenie parametru spowoduje, że będzie można zmieniać wartość atrybutu dodanego do pozycji automatycznie (jeśli zaznaczony jest parametr przenosić na transakcje). Należy pamiętać, że atrybut dodany ręcznie na pozycję dokumentu wymaga ręcznego uzupełnienia jego wartości. Zaznaczony parametr przenosić na transakcje powoduje, że atrybut jest automatycznie dodawany do pozycji dokumentu (niezależnie od parametru pozwalaj na edycję). Wartość parametru (zaznaczenie lub nie) pobierana jest z atrybutu przypisanego do karty towaru (nie z ogólnej definicji atrybutu w menu Ogólne/ Atrybuty).
Uwaga
Parametr pozwalaj na edycję nie umożliwia edycji wartości parametru na karcie towarowej na urządzeniu. Karty cennikowe na urządzeniu są nieedytowalne.
Wysyłane są wszystkie formaty atrybutów (w tym typu lista, ze wszystkimi jej wartościami) za wyjątkiem atrybutów binarnych (nie dotyczy to zdjęć i filmów w formacie gif, które są wysyłane). Nie są też wysyłane atrybuty zależne od kontrahenta. Atrybuty towaru dodane na pozycjach dokumentów wystawionych na urządzeniu mobilnym są przesyłane wraz z tymi dokumentami do systemu ERP.
  • Atrybuty Kontrahenta
Atrybuty kontrahenta wysyłane są na urządzenie mobilne na takich samych zasadach jak atrybuty towarów. Na karcie atrybutu kontrahenta dostępne są dwa parametry udostępniaj w Mobile oraz pozwalaj na edycję:
Formularz definicji atrybutu kontrahenta
Zaznaczenie parametru udostępniaj w Mobile spowoduje, że atrybut zostanie wysłany na urządzenie mobilne i będzie widoczny na karcie kontrahenta (pod warunkiem, że jest przypisany do danego kontrahenta po stronie systemu ERP). Zaznaczenie parametru pozwalaj na edycję spowoduje jego wysłanie bezwarunkowo (może nie mieć przypisanej wartości). Dzięki temu można będzie użyć tego atrybutu podczas wystawiania dokumentów na dowolnego kontrahenta oraz podczas dodawania nowego kontrahenta po stronie urządzenia mobilnego. Atrybutu nie można dodawać ręcznie do nagłówka dokumentu do momentu zaznaczenia parametru pozwalaj na edycję. Ponadto zaznaczenie parametru spowoduje, że będzie można zmieniać wartość atrybutu dodanego do nagłówka automatycznie (jeśli zaznaczony jest parametr przenosić na transakcje). Należy pamiętać, że parametr dodany ręcznie do nagłówka dokumentu wymaga ręcznego uzupełnienia jego wartości. Zaznaczony parametr przenosić na transakcje powoduje, że atrybut jest automatycznie dodawany do nagłówka dokumentu (niezależnie od parametru pozwalaj na edycję). Wartość parametru (zaznaczenie lub nie) pobierana jest z atrybutu przypisanego do karty kontrahenta (nie z ogólnej definicji atrybutu w menu Ogólne/ Atrybuty). Podczas wystawiania dokumentu dla nowo utworzonego na urządzeniu mobilnym kontrahenta możliwe jest tylko ręczne dodanie atrybutów kontrahenta do nagłówka.
Uwaga
Parametr pozwalaj na edycję nie umożliwia edycji wartości parametru na karcie kontrahenta na urządzeniu. Karty kontrahentów na urządzeniu są nieedytowalne.
Wysyłane są wszystkie formaty atrybutów (w tym typu lista, ze wszystkimi jej wartościami). Atrybuty kontrahenta dodane do nagłówków dokumentów wystawionych na urządzeniu mobilnym są przesyłane wraz z tymi dokumentami do systemu ERP.
  • Atrybuty Dokumentu
Na urządzenie wysyłane są atrybuty dokumentu, na których formularzu zaznaczono parametr udostępniaj w Mobile. Zaznaczenie tego parametru jest jednoznaczne z pozwoleniem na edycję, ponieważ na urządzenie nie trafia żadna wartość tego typu atrybutu. Atrybuty dokumentu można dodawać do nagłówka dokumentu tylko ręcznie. Atrybuty dokumentu dodane do nagłówków dokumentów wystawionych na urządzeniu mobilnym są przesyłane wraz z tymi dokumentami do systemu ERP.

Dokumenty wystawiane na urządzeniu mobilnym

W aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż współpracującej z systemem Comarch ERP Optima możliwe jest wystawianie następujących dokumentów:
  • Rezerwacja odbiorcy (RO). Dokument może być wystawiony na dowolny magazyn lokalny w Comarch ERP Optima (domyślnie podpowiada się Magazyn domyślny ze stanowiska sprzedaży mobilnej).
  • Dokument Pro-Forma (FPF). Dokument może być wystawiony na dowolny magazyn lokalny w Comarch ERP Optima (domyślnie podpowiada się Magazyn domyślny ze stanowiska sprzedaży mobilnej).
  • Faktura sprzedaży (FA). Dokument może być wystawiony tylko na Magazyn Mobilny powiązany z konkretnym stanowiskiem (pod warunkiem istnienia odpowiedniej, dostępnej ilości zasobów). Faktury mogą być rozliczone lub nie (ogólna kwestia dotycząca rozliczenia dokumentów została przedstawiona w dalszej części punktu 3.3).
  • Paragon (PA). Dokument może być wystawiony tylko na Magazyn Mobilny powiązany z konkretnym stanowiskiem (pod warunkiem istnienia odpowiedniej, dostępnej ilości zasobów).
  • Wydanie zewnętrzne (WZ). Dokument może być wystawiony tylko na Magazyn Mobilny powiązany z konkretnym stanowiskiem (pod warunkiem istnienia odpowiedniej, dostępnej ilości zasobów).
  • Zwrotny dokument przesunięcia międzymagazynowego (MM). Aby zwrócić zasoby wysłane dokumentem MM na urządzenie mobilne należy wykonać zwrot na urządzeniu mobilnym. Podczas synchronizacji utworzony w wyniku tej operacji dokument wykona przesunięcie zasobów z Magazynu Mobilnego na Magazyn domyślny określony w konfiguracji stanowiska.
Uwaga
Zwrotne dokumenty MM z magazynu mobilnego na magazyn domyślny wystawione po stronie Comarch ERP Optima nie trafiają do urządzenia mobilnego! Istnieje możliwość opcjonalnego zablokowanie wystawiania dokumentów MM na magazynie mobilnym. Blokada następuje po zaznaczeniu parametru Blokada wystawiania dok. MM z magazynu mobilnego na karcie Operatora, zakładka Parametry cd (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy). Blokada nie dotyczy dokumentów MM tworzonych z poziomu korekt wystawionych do dokumentów wczytanych z Comarch Mobile Sprzedaż
Dokumenty RO, FPF, FA, PA oraz WZ wystawione na urządzeniu mobilnym mogą mieć wskazanego innego odbiorcę oraz innego płatnika (dotyczy FA i PA). Dane te są później wczytywane do systemu ERP. Ponadto na urządzeniu mobilnym można wystawiać dokumenty KP/KW. Możliwe jest również rozliczanie nierozliczonych płatności. Do urządzenia mobilnego przesyłane są informacje o nierozliczonych dokumentach dla wybranej w konfiguracji stanowiska grupy kontrahentów. Mogą to być zarówno należności jak i zobowiązania. Płatność może być rozliczona po stronie urządzenia mobilnego (utworzony zostaje dokument KP lub KW), a po kolejnej synchronizacji po stronie Comarch ERP Optima dokument, który ją wygenerował zostanie rozliczony.
Uwaga
Istnieje kilka zasad dotyczących wystawiania dokumentów na urządzeniu mobilnym, które decydują o poprawnej współpracy pomiędzy obydwoma aplikacjami. Zasady te opisane są w dalszej części instrukcji.
Istotną sprawą podczas pracy na urządzeniu mobilnym jest rozliczanie dokumentów. Należy zdecydować czy dokumenty mają być rozliczone po stronie urządzenia mobilnego czy po stronie Comarch ERP Optima. Nie powinno rozliczać się dokumentów po obu stronach. Może to spowodować wystąpienie błędów podczas wczytywania dokumentów do Comarch ERP Optima! Dokumenty mające odroczoną płatność można wczytać do Comarch ERP Optima jako nierozliczone i rozliczyć na tej samej zasadzie co inne dokumenty w programie. Dokumenty gotówkowe lub z inną formą płatności, które rozliczyliśmy na urządzeniu mobilnym najlepiej wczytać dopiero po wykonaniu na urządzeniu mobilnym rozliczenia kasy. Jeżeli nie wykonamy rozliczenia kasy dokumenty trafią do programu jako nierozliczone i należy bezwzględnie pamiętać, żeby ich nie rozliczyć po stronie Comarch ERP Optima (w przyszłości spowoduje to błędy podczas synchronizacji). Przykładem takiej sytuacji jest scenariusz:
  1. Wystawiamy dokument na urządzeniu mobilnym i rozliczamy go
  2. Nie rozliczamy kasy
  3. Wczytujemy dokument do Comarch ERP Optima – wczytuje się on jako nierozliczony
  4. Ktoś rozlicza dokument w Comarch ERP Optima
  5. Wykonujemy po jakimś czasie rozliczenie kasy na urządzeniu mobilnym
  6. Ponownie wczytujemy dokumenty do Comarch ERP Optima
  7. Otrzymujemy błąd podczas synchronizacji, ponieważ program chce wczytać rozliczenie dokumentu, które już istnieje w programie!
Aby poradzić sobie z tym problemem należy skasować rozliczenie powiązane z danym dokumentem. Ponadto należy pamiętać, że zalecaną ścieżką wystawiania i rozliczania dokumentów w urządzeniu mobilnym jest:
  1. Wystawienie dokumentu
  2. Rozliczenie dokumentu (dotyczy również dokumentów gotówkowych – nie są one rozliczane automatycznie, dopóki nie ustawimy odpowiedniego parametru po stronie Comarch Mobile Sprzedaż Automatyczna zapłata)
  3. Rozliczenie kasy na urządzeniu mobilnym (uwzględnia ono wszystkie dokumenty rozliczone)
  4. Wykonanie synchronizacji na urządzeniu mobilnym
  5. Wczytanie dokumentów do systemu Comarch ERP Optima
Uwaga
Przed wczytaniem rozliczeń do Comarch ERP Optima należy rozliczyć kasę na urządzeniu mobilnym i wykonać na nim synchronizację.
Uwaga
Dokumenty nierozliczone na urządzeniu mobilnym do programu trafiają również, jako nierozliczone. W razie potrzeby można je rozliczyć w dowolnym momencie w Comarch ERP Optima, ale w takim wypadku należy pozostawić je, jako nierozliczone na urządzeniu mobilnym. Przy kolejnych synchronizacjach zostaną rozliczone automatycznie.
Uwaga
Do Comarch ERP Optima wysyłane są tylko dokumenty zapisane na stałe (zatwierdzone na urządzeniu mobilnym).

Wczytywanie dokumentów do Comarch ERP Optima

Wczytywanie dokumentów wystawionych w Comarch Mobile Sprzedażodbywanie się za pomocą znanej Użytkownikom Comarch ERP Optima Detal ikony widocznej w grupie Handel w górnym menu programu.

Po kliknięciu w powyższą ikonę otwiera się okno synchronizacji.

Okno Synchronizacji z Mobile Sprzedaż
Na oknie możemy określić, czy chcemy dokonać synchronizacji tylko stanowisk Comarch Mobile Sprzedaż oraz wybrać konkretne stanowisko z rozwijanej listy. Możliwa jest synchronizacja wszystkich stanowisk Comarch Mobile Sprzedaż oraz w ogóle wszystkich stanowisk skonfigurowanych w programie (Comarch ERP Optima Detal + Comarch Mobile Sprzedaż).
Uwaga
Aby możliwe było wczytanie dokumentów do Comarch ERP Optima niezbędne jest zatwierdzenie dokumentów na urządzeniu mobilnym oraz wykonanie na nim synchronizacji. Dodatkowo w przypadku dokumentów KP/KW i płatności do dokumentów handlowych należy rozliczyć stan kasy po stronie urządzenia mobilnego.
Wczytywane są następujące dokumenty:
  • Rezerwacje Odbiorcy (RO) – trafiają one na wybrany podczas wystawiania dokumentu magazyn, zawsze do bufora.
  • Dokumenty Pro-Forma (FPF) – trafiają one na wybrany podczas wystawiania dokumentu magazyn, zawsze jako zapisane na trwałe.
  • Faktury Sprzedaży (FA) – trafiają one na Magazyn mobilny, zawsze jako zapisane na trwałe. Jeżeli faktura została rozliczona po stronie urządzenia mobilnego zostaną zaczytane dokumenty rozliczające KP powiązane z daną fakturą lub fakturami.
  • Paragony (PA) – trafiają one na Magazyn mobilny, zawsze jako zapisane na trwałe. Mogą być przekształcone do faktury.
  • Wydania zewnętrzne (WZ) – trafiają one na Magazyn mobilny, zawsze jako zapisane na trwałe. Mogą być przekształcone do faktury lub paragonu. W przypadku przekształcenia do paragonu VAT na dokumencie WZ musi być liczony „od brutto”.
  • Zwrotne przesunięcia międzymagazynowe (MM)– magazynem docelowym jest Magazyn domyślny powiązany ze stanowiskiem sprzedaży mobilnej.
Uwaga
Zwrotne dokumenty MM z magazynu mobilnego na magazyn domyślny wystawione po stronie Comarch ERP Optima nie trafiają do urządzenia mobilnego! Istnieje możliwość opcjonalnego zablokowanie wystawiania dokumentów MM na magazynie mobilnym. Blokada następuje po zaznaczeniu parametru Blokada wystawiania dok. MM z magazynu mobilnego na karcie Operatora, zakładka Parametry cd (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy). Blokada nie dotyczy dokumentów MM tworzonych z poziomu korekt wystawionych do dokumentów wczytanych z Comarch Mobile Sprzedaż.
  • Dokumenty KP/KW – wystawione na urządzeniu mobilnym, trafiają do Comarch ERP Optima do rejestru powiązanego ze stanowiskiem sprzedaży mobilnej.
Jako pierwsze do systemu Comarch ERP Optima wczytywane są dokumenty RO i FPF (nie tworzą płatności, nie mają wpływu na stan magazynowy). Dzięki temu zawsze trafią one do systemu, nawet w przypadku problemów ze stanem magazynowym lub raportami kasowymi/bankowymi. Pozycje dokumentów wystawionych w Comarch Mobile Sprzedaż są wczytywane do Comarch ERP Optima w takiej samej jednostce miary, jaka została użyta na urządzeniu mobilnym. Ponadto do systemu wczytywane są rozliczenia dokumentów. W przypadku braku możliwości wczytania rozliczenia (np. rozliczenie zostało wykonane po stronie Comarch ERP Optima) jest ono pomijane, a kolejne rozliczenia są wczytywane do systemu. Komunikat o braku możliwości rozliczenia będzie pojawiał się aż do skutku (np. umożliwienia rozliczenia poprzez jego usunięcie w Comarch ERP Optima).
Uwaga
Płatność do dokumentu handlowego realizowana jest w kilku etapach.
  1. Podczas pierwszej synchronizacji po stronie Comarch ERP Optima dokument zostaje tylko wczytany.
  2. Następnie synchronizacja na urządzeniu powoduje potwierdzenie wczytania dokumentu do Comarch ERP Optima i wysłanie rozliczenia.
Kolejna synchronizacja po stronie Comarch ERP Optima spowoduje rozliczenie dokumentu.
Uwaga
Z urządzenia mobilnego do Comarch ERP Optima nie są wysyłane: - informacje o samochodach (z sekcji Słowniki), - informacje o rodzajach przejazdów (z sekcji Słowniki), - sekcja Przejazdy, - sekcja Wizyty.
Uwaga
Podczas wczytywania danych do Comarch ERP Optima sprawdzana jest obecność licencji na moduł Handel lub Handel Plus

Anulowanie dokumentów Comarch ERP Optima

Nie jest możliwe anulowanie dokumentów wystawionych na urządzeniu mobilnym.

Korekty do dokumentów w Comarch ERP Optima

Do dokumentów wystawionych na urządzeniu mobilnym i wczytanych do sytemu ERP można wystawiać korekty. Ponieważ korekta takiego dokumentu powoduje powstanie niezgodności stanu zasobów na magazynie mobilnym (zasób „wraca” na magazyn mobilny, ale nie jest ponownie wysyłany na urządzenie mobilne) umożliwiono przekształcenie takiej korekty do dokumentu przesunięcia międzymagazynowego (MM). Dokument MM spowoduje przesunięcie zasobów z magazynu mobilnego na magazyn domyślny i w efekcie wyrównanie ilości zasobów pomiędzy magazynem mobilnym w systemie ERP a urządzeniem mobilnym. Możliwe jest anulowanie dokumentów korygujących (pod warunkiem, że nie zostały przekształcone do dokumentu MM).

Wczytywanie nowych kontrahentów do Comarch ERP Optima

Comarch Mobile Sprzedaż umożliwia dodawanie nowych kontrahentów. Dzięki niej użytkownik aplikacji mobilnej może na bieżąco dodawać nowych odbiorców i od razu wystawiać dokumenty na ich konto. Informacje, które są wczytywane z Comarch Mobile Sprzedaż to:
  • Dane słownikowe
  • Warunki handlowe
  • Forma płatności
  • Termin płatności (w przypadku płatności odroczonej maksymalna wartość przekazywana do systemu ERP to 999 dni, nawet w przypadku ustalenia większej wartości na urządzeniu mobilnym).
  • Cena początkowa
Przy wyborze dla kontrahenta formy płatności typu gotówka, termin płatności zostanie pobrany z konfiguracji tejże formy płatności w programie Comarch ERP Optima, a nie z aplikacji mobilnej. Nowi kontrahenci są wczytywani ze statusem Podmiot gospodarczy i zaznaczonym parametrem Podatnik VAT czynny.
Uwaga
Jeżeli użytkownik aplikacji mobilnej wystawił dokument dla nowo dodanego kontrahenta, to ten dokument zostanie wczytany dopiero po drugiej z kolei synchronizacji z poziomu Comarch Mobile Sprzedaż. Pierwsza synchronizacja dodaje nowego kontrahenta do Programu Comarch ERP Optima. Druga synchronizacja przygotowuje dokumenty dla tego kontrahenta do wczytania w Comarch ERP Optima.

Aktualizacja danych kontrahenta zmienionych na urządzeniu mobilnym

W celu umożliwienia edycji danych kontrahenta na urządzeniu mobilnym należy zaznaczyć parametr Edycja kontrahenta w konfiguracji stanowiska sprzedaży mobilnej (menu System/ Konfiguracja - Firma/Urządzenia Mobilne/Stanowiska). Po zaznaczeniu parametru i wykonaniu synchronizacji na urządzeniu mobilnym możliwa będzie edycja wszystkich pól z danymi kontrahenta. Zmiana danych kontrahenta spowoduje ich aktualizację w systemie ERP. Aby zablokować możliwości edycji poszczególnych pól lub zmienić ustawienia pól wymaganych należy skontaktować się z autoryzowanych Partnerem Comarch. Zmodyfikowane w Comarch Mobile Sprzedaż dane kontrahenta trafiają do systemu ERP po synchronizacji na urządzeniu mobilnym. Podczas pierwszej synchronizacji dane są wysyłane (ikona kontrahenta na urządzeniu ma kolor niebieski), a podczas kolejnej synchronizacji dane są potwierdzane przez system ERP (ikona kontrahenta ma kolor zielony). W przypadku niektórych informacji wysyłanych z urządzenia, nie ma możliwości obsłużenia ich po stronie Comarch ERP Optima. Przykładem może być oznaczenie na urządzeniu osoby kontaktowej danego kontrahenta jako archiwalna. Nie jest to odpowiednik usunięcia przedstawiciela kontrahenta po stronie systemu ERP. Jeżeli chcemy, aby na urządzeniu nie pojawiała się dana osoba kontaktowa, to należy ją usunąć w systemie ERP.
Uwaga
W przypadku korzystania z opisanej funkcjonalności należy pamiętać, że na urządzeniu powinny być edytowane tylko pola, które posiadają swoje odpowiedniki w Comarch ERP Optima. W przypadku uzupełnienia wartości pola, którego odpowiednika nie ma w systemie ERP będzie ono wyczyszczone podczas potwierdzenia zmian.
Uwaga
Wszelkie modyfikacje związane z opisaną funkcjonalnością powinny być wykonywane przez autoryzowanego Partnera.

Terminarz

Współpraca modułu CRM lub CRM Plus z Terminarzem na urządzeniu mobilnym odbywa się na zasadzie obustronnej wymiany danych. Synchronizację wykonuje się tylko po stronie urządzenia (dane trafiają do systemu ERP automatycznie).
  • Moduł CRM/CRM Plus
W module CRM/CRM Plus można tworzyć kontakty/zadania, które po synchronizacji na urządzeniu mobilnym trafiają do Terminarza ze statusem do wykonania. Na urządzenie wysyłane są tylko zadania/kontakty będące w realizacji (kolor zielony na liście kontaktów i zadań). Poniższa tabela prezentuje zależność pomiędzy rodzajami zadań:
Comarch ERP Optima Comarch Mobile
KontaktKontakt
ZadanieSpotkanie
Wykonane (zatwierdzone) po stronie urządzenia kontakty/zadania są oznaczone, jako zrealizowane w systemie Comarch ERP Optima. Kontakty/zadania mogą również zostać odrzucone po stronie urządzenia mobilnego i taki też status (anulowane) otrzymają w module CRM po wykonaniu synchronizacji. Ponadto kontakty/zadania wysłane na urządzenie mobilne, a następnie zrealizowane po stronie systemu ERP podczas kolejnej synchronizacji zostaną oznaczone, jako wykonane w Terminarzu na urządzeniu mobilnym (podobnie anulowane/ odrzucone). Kontakt/zadanie utworzone na kontrahenta, który nie został wcześniej wysłany na urządzenie mobilne (nie należy do grupy kontrahentów przypisanej do stanowiska sprzedaży mobilnej) zostanie wysłany(e) na urządzenie i dane kontrahenta będą na nim (kontakcie/spotkaniu) widoczne. Tym nie mniej taki kontrahent nie będzie dostępny na liście kontrahentów po stronie urządzenia mobilnego.
Uwaga
Na urządzenie mobilne nie są wysyłane zadania cykliczne utworzone w Comarch ERP Optima.
  • Terminarz na urządzeniu mobilnym
Kontakty tworzone na urządzeniu mogą mieć status tylko wykonany (zatwierdzony). Do modułu CRM trafiają, jako kontakty zrealizowane. Spotkania mogą mieć na urządzeniu status do realizacji, wykonany lub odrzucony. Do modułu CRM trafiają tylko spotkania wykonane jako zrealizowane lub odrzucone jako anulowane. Jeżeli spotkanie ma nie być w ogóle wysłane należy je usunąć z poziomu urządzenia mobilnego. Terminy typu „Prywatne” nie są wysyłane do modułu CRM. Zawartość pola Uwagi do realizacji jest wysyłana. Po stronie systemu ERP nie można jej edytować. Ponadto niezależnie od miejsca powstania zadania/kontaktu nie są wysyłane Wątki.
Uwaga
Na zadaniach (spotkaniach) zaimportowanych z urządzenia nie ma możliwości generowania zadań cyklicznych (po ich odblokowaniu).
  • Ankiety
Na urządzenie mobilne wysyłane są wzorce ankiet utworzone w module CRM Plus w Comarch ERP Optima, które następnie mogą zostać użyte podczas tworzenia zdarzenia CRM w Terminarzu na urządzeniu mobilnym. Następnie wypełnione ankiety synchronizowane są wraz z powiązanym Zadaniem lub Kontaktem do modułu CRM Plus w Comarch ERP Optima. Ponadto ankieta może trafić na urządzenie jako powiązana z konkretnym Kontaktem lub Zadaniem wysyłanym z Comarch ERP Optima. W przypadku wysyłania na urządzenie mobilne zdarzeń CRM zawierających ankiety, wysyłana jest tylko jedna ankieta. Jest to ankieta, która została podpięta do danego zdarzenia jako pierwsza. Ankieta ta jest zablokowana do usunięcia po stronie systemu ERP, pozostałe ankiety można usunąć z danego zdarzenia. Ogólnie rzecz biorąc, dla wszystkich ankiet, które zostały wysłane na urządzenie mobilne z Comarch ERP Optima, operacja usunięcia jest zablokowana. Jeśli przesłane ankiety mają status do wypełnienia, wówczas można je edytować (wypełnić) podczas realizacji danego zdarzenia na urządzeniu mobilnym. Jeżeli na ankiecie w Comarch ERP Optima uzupełnione zostaną odpowiedzi, a ankieta ma status do wypełnienia, to odpowiedzi te zostaną wysyłane na urządzenie mobilne (będą widoczne na ankiecie). Jeśli na urządzeniu odpowiedzi zostaną zmienione (ankieta zostanie wypełniona), po zatwierdzeniu zdarzenia CRM ankieta zostanie wysłana do Comarch ERP Optima, a istaniejące odpowiedzi zostaną nadpisane. Jeżeli w Comarch ERP Optima ankieta zostanie wypełniona, a jej status zmieniony na wypełniona/zatwierdzona, to na urządzenie mobilne zostanie wysłana ankieta z odpowiedziami, ale nie będzie można jej edytować (zmieniać odpowiedzi). W przypadku wysłania na urządzenie mobilne kliku zdarzeń CRM zawierających tą samą ankietę, ankieta ta jest traktowana jako jeden obiekt (na urządzeniu mobilnym zmiany na ankiecie podpiętej do zdarzenia nr 1 będą widoczne na ankiecie podpiętej do zdarzenia nr 2). Po zatwierdzeniu tych zdarzeń na urządzeniu mobilnym, do Comarch ERP Optima trafi ostatnia wersja ankiety sprzed synchronizacji. W przypadku zdarzenia CRM wygenerowanego na urządzeniu (do którego została podpięta ankieta), po synchronizacji do Comarch ERP Optima możliwe jest usunięcie podpiętej do niego ankiety.  Standardowo taka ankieta ma status wypełniona i nie można jej usunąć. Dopiero zmiana statusu na do wypełnienia pozowoli usunąć ankietę.

Samochody i przejazdy

Dane dotyczące samochodów i przejazdów wymieniane są pomiędzy systemami podczas synchronizacji na urządzeniu mobilnym. Z systemu ERP pobierane są dane samochodu (numer rejestracyjny, marka i opis), natomiast z urządzenia mobilnego do systemu ERP wysyłane są dane dotyczące przejazdów (trasa, cel, długość trasy, Operator importujący/modyfikujący i dysponent).

Automat synchronizacji

Uwaga
Pierwszą czynnością, jaką należy wykonać jest prawidłowa konfiguracja usługi Serwis Operacji Automatycznych. Konfiguracja ta została opisana w podręczniku Ogólne i konfiguracja.
Automatyczna synchronizacja danych polega na wczytywaniu danych z Comarch Mobile Sprzedaż do systemu Comarch ERP Optima regularnie w określonych odstępach czasowych bez konieczności ręcznego wywoływania importu przez Użytkownika. Konfiguracja parametrów synchronizacji automatycznej odbywa się w Konfiguracji programu/ Automat synchronizacji. W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do obecnie używanej bazy konfiguracyjnej. Dla każdej z baz na zakładce Comarch ERP Optima Detal/ Comarch Mobile Sprzedaż można włączyć automatyczną synchronizację, a także określić, w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością będzie się ona odbywać.
Automatyczna synchronizacja Mobile Sprzedaż
Dodatkowo w Konfiguracji programu/ Automat synchronizacji/ Operator należy wpisać akronim Operatora oraz jego hasło do programu Comarch ERP Optima (o ile zostało ustalone).
Uwaga
Automat wczytuje tylko te dokumenty, które zostały wcześniej wysłane z urządzenia mobilnego. Oznacza to, że synchronizacja na urządzeniu jest konieczna.
Uwaga
W przypadku, gdy w trakcie synchronizacji automatycznej wystąpi błąd to synchronizacja zostanie przerwana. Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach logów, które dostępne są z poziomu systemu ERP (menu System/ Raportowanie).
   

Współpraca modułu Handel z systemem Comarch ERP XL

Model współpracy centrala - oddział

Współpraca pomiędzy centralą (system Comarch ERP XL) a oddziałem (Comarch ERP Optima) polega na odwzorowywaniu operacji przeprowadzonych w oddziale na jednym z magazynów znajdujących się w bazie centralnej. Wymiana informacji pomiędzy systemem Comarch ERP XL i systemem Comarch ERP Optima oparta jest o przesyłanie danych słownikowych (towary, kontrahenci, …) oraz przeprowadzonych transakcji (faktury, paragony, zamówienia, …) za pośrednictwem plików w formacie XLO. Pliki XLO są w rzeczywistości spakowanymi plikami XML, zarówno system Comarch ERP XL jak i Comarch ERP Optima rozpoznają format pliku i potrafią odczytać zarówno plik XML jak i XLO). W efekcie synchronizacji w centrali znajduje się pełna informacja o operacjach przeprowadzonych w oddziale (faktury sprzedaży, paragony, faktury zakupu, dokumenty wewnętrzne, raporty kasowe wraz z zapisami kasowymi). W centrali istnieje magazyn wewnętrzny odpowiadający oddziałowi (dla każdego oddziału w centrali zakładany jest odrębny magazyn wewnętrzny). W trakcie pierwszej synchronizacji w oddziale zakładane są magazyny:
  1. magazyn lokalny odpowiadający magazynowi wewnętrznemu zdefiniowanemu w centrali.
  2. magazyn odległy odpowiadający centrali
Oddział może mieć wiele magazynów lokalnych. Jednak wszystkie magazyny oddziału są traktowane przez centralę tak, jakby w oddziale był tylko jeden magazyn. Można powiedzieć, że oddziały na własne potrzeby mogą (ale nie muszą) zakładać więcej magazynów lokalnych. Na rysunku podano przykład centrali, w której funkcjonują 3 magazyny (MAG, M1, M2). Magazyn M1 reprezentuje oddział pierwszy. Oddział M1 posiada trzy magazyny lokalne (ML1.1, ML1.2, ML1.3). Magazyn M2 reprezentuje oddział drugi. Oddział M2 posiada dwa magazyny lokalne (ML2.1, ML2.2). W oddziale pierwszym, magazyn centralny jest reprezentowany przez magazyn MAG. W oddziale pierwszym towary mogą być przesyłane tylko na magazyn centralny MAG oraz między pozostałymi magazynami lokalnymi oddziału pierwszego (ML1.1, ML1.2, ML1.3). W oddziale drugim, magazyn centralny jest reprezentowany również przez magazyn MAG. W oddziale drugim towary mogą być przesyłane na magazyn centralny M2 oraz między pozostałymi magazynami lokalnymi oddziału drugiego (ML2.1, ML2.2).
Uwaga
Od wersji 8.5 istnieje możliwość wystawiania dokumentów MM między dwoma różnymi oddziałami (opis w podpunkcie 6.14).
Komunikacja między oddziałami bez pośrednictwa centrali nie jest możliwa, dokumenty zawsze trafiają do Centrali. W oddziałach dokumenty mogą być wystawiane na dowolnych magazynach. W centrali dokumenty te będą interpretowane tak, jakby były wystawione na oddziałowym magazynie głównym. 
W centrali definiowane są również m.in.:
  • rejestr kasowy/ bankowy, w którym rejestrowane będą wszystkie operacje kasowe przeprowadzane w oddziale oraz skojarzone z nim formy płatności,
  • grupa towarów dostępnych do sprzedaży w oddziale,
  • grupa kontrahentów obsługiwanych przez oddział.
W trakcie synchronizacji informacje z centrali są przesyłane do oddziału. W efekcie w oddziale zakładany jest identyczny jak w centrali rejestr kasowy/bankowy oraz formy płatności. Uzupełniane są również dane słownikowe: lista towarów i kontrahentów. W oddziale rejestrowane są karty ewidencyjne towarów i kontrahentów przypisanych do grupy skojarzonej w centrali z oddziałem. Towar z centrali do oddziału jest przesyłany przy pomocy dokumentów MM. W oddziale istnieje możliwość wystawiania dokumentów zakupu (faktury zakupu) i sprzedaży (faktury sprzedaży, paragony),  dokumentów wewnętrznych (PW i RW) oraz zapisów kasowych. Podczas ponownej synchronizacji informacje o wystawionych dokumentach są przesyłane do centrali. W centrali dokumenty są zapisywane w magazynie wewnętrznym skojarzonym z danym oddziałem. Na ich podstawie aktualizowane są m.in. stany magazynowe.
Uwaga
Jednolity Plik Kontrolny generowany jest po stronie centrali (Comarch ERP XL).

Zakładanie nowej bazy dla oddziału w Comarch ERP Optima

Proces zakładania nowej bazy danych dla oddziału jest identyczny jak w przypadku wersji standardowej (opisany w podręczniku do Konfiguracji). Dopiero na poziomie konfiguracji Użytkownik zaznacza, że dana baza ma pełnić role oddziału. Podczas konfigurowania wersji oddziałowej programu Użytkownik musi korzystać z wizardów konfiguracyjnych wyświetlanych w momencie pierwszego uruchomienia bazy danych. Po wyświetleniu pierwszego okna powinien wybrać opcję konfiguracji zaawansowanej i zaznaczyć opcję: Współpraca modułu handlowego z Comarch ERP XL. W takim przypadku kolejne etapy konfigurowania bazy danych są znacznie ograniczane. Jedyne informacje możliwe do ustalenia w konfiguracji to:
  • sposób rozliczania magazynu – Użytkownik powinien przy tym pamiętać, że ustalony tutaj algorytm powinien być zgodny z algorytmem stosowanym w centrali (program Comarch ERP XL). Na liście dostępnych algorytmów nie jest dostępna metoda AVCO, ponieważ w centrali (Comarch ERP XL) nie jest ona obsługiwana.
  • katalog plików wymiany – pole na wpisanie ścieżki dostępu do katalogu, w którym program będzie zapisywał kolejne pliki wykorzystywane do synchronizacji.
Po zakończeniu konfiguracji program automatycznie ustala w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona opcję Oddział.
Uwaga
Nie ma możliwości konfigurowania wersji oddziałowej z poziomu programu. Aby zdefiniować bazę jako oddział Użytkownik musi korzystać z wizardów konfiguracyjnych.
Uwaga
W przypadku wersji oddziałowej bazy konfiguracyjna i firmowa muszą być na tym samym serwerze SQL.
Uwaga
W przypadku wersji oddziałowej nie można stosować znaków diakrytycznych niezgodnych z formatem Windows-1250. W przeciwnym razie eksport danych może zakończyć się błędem!

Synchronizacja danych

Funkcję synchronizacji w oddziale (Comarch ERP Optima) można wywołać z poziomu menu Narzędzia: Praca rozproszona centrala/ oddział po wciśnięciu przycisku  na pasku wstążce. Po wywołaniu funkcji wyświetlane jest okno: Plik wymiany – synchronizacja jest przeprowadzana w oparciu o wysyłane pliki wymiany. Plik wymiany odbierany i tworzony jest w jednym katalogu. Ścieżkę dostępu do katalogu można określić w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona. Jest on proponowany podczas kolejnych synchronizacji. E-mail centrali – utworzony plik wymiany może zostać wysłany do centrali przy pomocy programu Microsoft Outlook. Jeśli adres jest wypełniony po wykonaniu synchronizacji przycisk  staje się aktywny i jego wciśnięcie powoduje automatyczne wywołanie poczty z załączonym plikiem przeznaczonym dla centrali. Proces synchronizacji jest wywoływany po wciśnięciu przycisku . Podczas synchronizacji w oddziale odczytywane są informacje z pliku XLO utworzonego przez centralę. Równocześnie tworzony jest plik zwrotny dla centrali o określonej nazwie OD_ODDZIAL.XLO (gdzie oddział zastępowany jest przez symbol magazynu). W trakcie synchronizacji w centrali odczytywany jest plik przesłany z oddziału i równocześnie tworzony jest plik o nazwie DLA_ODDZIAŁ.XLO (gdzie oddział zastępowany jest przez symbol magazynu). Proces wymiany plików odbywa się w oparciu o pliki zawierające symbol oddziału. Kierunek (DLA, OD) określa, czy dany plik jest przeznaczony do odczytu w centrali (OD), czy do odczytu w oddziale (DLA). Wyjątkiem jest pierwsza synchronizacja, kiedy to centrala tworzy plik o nazwie DLA_MAGAZYN.XLO.
Przykład
W trakcie pierwszej synchronizacji z centrali wysyłany jest plik DLA_MAGAZYN.XLO. Nazwa oddziału nadana w centrali to KRAK. Po wykonaniu synchronizacji w oddziale (odczytaniu pliku) tworzony jest plik OD_KRAK.XLO, przeznaczony dla centrali i zawierający potwierdzenie wykonania pierwszej synchronizacji. Plik jest odczytywany w centrali. Równocześnie tworzony jest kolejny plik przeznaczony dla oddziału DLA_KRAK.XLO. Od tej pory synchronizacja opiera się już na plikach:
  • XLO – plik z centrali przeznaczony dla oddziału KRAK
  • XLO – plik z oddziału KRAK przeznaczony dla centrali

Transmisja z wykorzystaniem WebSerwisu

Funkcja automatycznej synchronizacji jest dedykowana dla firm, które prowadzą wiele oddziałów, gdzie „ręczne” wykonanie synchronizacji byłoby uciążliwe.

Zarówno po stronie centrali jak i oddziału należy wskazać adres serwera, gdzie zainstalowano WebSerwis. Adres należy podać w formie IP lub nazwy serwera.

W oddziale synchronizacja jest wykonywana tak jak dotychczas na żądanie (o ile użytkownik nie ma uruchomionej usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych (opis w kolejnym podpunkcie). Jednak plik wymiany dla centrali tworzony jest na wskazanym serwerze. W centrali plik wymiany jest automatycznie odczytywany. Plik zwrotny dla oddziału jest tworzony również na wskazanym serwerze, gdzie „oczekuje” na odczyt ze strony oddziału. Jeśli w oddziale zostanie wykonana synchronizacja – na serwerze tworzony jest nowy plik zwrotny dla centrali, który jest automatycznie odczytywany. Konfiguracja automatycznej synchronizacji w oddziale sprowadza się do ustalenia kilku parametrów w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona :
  • Transmisja z wykorzystaniem WebSerwisu – zaznaczenie parametru spowoduje, że docelowe miejsce pliku wymiany będzie na wskazanym serwerze.
  • Adres serwera plików wymiany – adres IP lub nazwa serwera, gdzie zainstalowany jest Webserwis.
W przypadku wystąpienia problemów zastosowanie mają parametry Ilość powtórzeń zerwanej transmisji oraz Czas, po którym powtórzyć przesłanie zerwanej transmisji. Jeśli pomimo powtórzeń (zgodnych z tymi ustawieniami) transmisja nie powiedzie się program szuka pliku synchronizacyjnego w katalogu wskazanym, jako Katalog pliku wymiany. Dopiero, kiedy nie znajdzie tam pliku wyświetlany jest błąd.
Uwaga
Do poprawnego działania transmisji z wykorzystaniem WebSerwisu niezbędny jest pakiet Web Services Enhancements (WSE) 3.0 for Microsoft .NET

Transmisja danych z wykorzystaniem usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych

W transmisji z wykorzystaniem Webserwisu możliwe jest skorzystanie z automatu synchronizacji po stronie oddziału. Do tego celu służy usługa Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych, instalowana wraz z systemem Comarch ERP Optima. Uruchomienie usługi musi zostać poprzedzone konfiguracją Webserwisu. Sama konfiguracja Serwisu Operacji Automatycznych sprowadza się do skonfigurowania parametrów dotyczących synchronizacji programu Comarch ERP OptimaComarch ERP XLSystem/ Konfiguracja/ Program/ Automat synchronizacji. W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do bazy konfiguracyjnej, na której obecnie pracujemy. Należy dla bazy oddziałowej włączyć automatyczną synchronizację oraz określić, w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać. W podgałęzi Operator należy wpisać akronim Operatora oraz jego hasło do programu Comarch ERP Optima, jeśli do logowania używa hasła. Jeśli hasło Operatora zostanie zmienione, należy również je zmienić w Serwisie Operacji Automatycznych. W gałęzi System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry w sekcji Logowanie Serwisu Operacji Automatycznych widoczne są dane: nazwa serwera, nazwa bazy konfiguracyjnej, serwer klucza. Dane uzupełniają się automatycznie, po zalogowaniu do programu. Usługa Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych po instalacji jest domyślnie wyłączona. Aby możliwe było automatyczne realizowanie zdefiniowanych zadań należy:
  • zaznaczyć Logowanie usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych jako: (Konto, Hasło) podać nazwę i hasło użytkownika systemu operacyjnego dla usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych. Hasło należy podać każdorazowo przed ustawieniem tego konta dla usługi. Przy definiowaniu konta należy podać nazwę domeny\nazwę użytkownika (jeżeli komputer należy do domeny) lub nazwę komputera\nazwę użytkownika (jeżeli komputer nie należy do domeny). Przed konfiguracją należy nadać hasło użytkownikowi Windows, który jest tu wskazywany, jeżeli do tej pory użytkownik ten nie miał nadanego hasła.
  • kliknąć Uruchom usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych – po ustawieniu konta dla usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych należy usługę uruchomić.

Dopiero po skonfigurowaniu i uruchomieniu Serwisu Operacji Automatycznych wykonywane będą zadania automatyczne określone w programie.

Uwaga
W przypadku systemów operacyjnych Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows Server 2008, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012 uruchomienie usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych będzie możliwe po uprzednim wyłączeniu w systemie operacyjnym trybu UAC (User Account Control – kontrola konta użytkownika) lub uruchomieniu Comarch ERP Optima w trybie Administratora.
Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych działa jako usługa systemowa i uruchamiana jest wraz z systemem operacyjnym. Nie informuje ona użytkownika o swoim działaniu. Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach loga operacji, dostępnych z poziomu programu w zakładce System/Otwórz folder z logami.

Konfiguracja oddziału w Comarch ERP Optima

Dla wersji oddziałowej programu automatycznie ograniczany jest dostęp do pewnych funkcji konfiguracyjnych. Dla potrzeb oddziału w Konfiguracji została utworzona nowa grupa parametrów Oddział.

Konfiguracja firmy

CRM

Daje możliwość skonfigurowania modułu CRM

Dane firmy

Daje możliwość podglądu Pieczątki firmy. Informacja o nazwie firmy i jej adresie jest przesyłana z centrali w trakcie synchronizacji.

Definicje dokumentów

Daje możliwość podglądu schematów numeracji ustalonych dla dokumentów wystawianych w oddziale. Dostępne grupy dotyczą dokumentów handlowych, magazynowych, kasowych/bankowych oraz CRM. Ponieważ numeracja jest narzucana z centrali – nie ma możliwości usunięcia oraz dodania nowego schematu. Nie jest również możliwa zmiana schematu – edycja ograniczona jest do podglądu. W każdej klasie dokumentów zdefiniowany jest jeden schemat numeracji, zawierający serię. Seria odpowiada symbolowi oddziału nadanemu w centrali. Klasy dokumentów w poszczególnych grupach są przystosowane do rodzajów dokumentów, które można wystawiać w oddziale (np. W grupie dokumentów magazynowych znajdują się klasy dotyczące inwentaryzacji, przesunięć międzymagazynowych,  przyjęć i wydań zewnętrznych oraz przyjęć i rozchodów wewnętrznych).

Detal

Parametry –  w tej grupie zebrane są informacje na temat parametrów pracy modułu Detal. Jest to alternatywne okno sprzedaży detalicznej dla sprzedaży realizowanej w Comarch ERP Optima. Jest to aplikacja ściśle powiązana z Comarch ERP Optima i mająca na celu uproszczenie pracy sprzedawców. Stanowisko – okno konfiguracji nowego modułu uproszczonej sprzedaży – Comarch ERP Optima DETAL. Składa się z dwóch sekcji. W oknie dodawania nowego stanowiska definiuje się parametry każdego użytkowanego stanowiska. W sekcji Rodzaje płatności dla detalu udostępnia się przesłane przez centrale formy płatności dla wszystkich użytkowanych stanowisk. Dla każdego stanowiska definiujemy pola:
  • Numer stanowiska – nadawany automatycznie przez program. Poprzez ten numer możliwa jest łączność między stanowiskiem Comarch ERP Optima Detal, a stanowiskiem zdefiniowanym w Comarch ERP Optima (szczegółowe informacje w podręczniku Comarch ERP Optima Detal),
  • Nazwa – nazwa stanowiska,
  • Domyślny magazyn – magazyn, z którym powiązane będą wystawione w Comarch ERP Optima Detal Paragony i Faktury Sprzedaży.,
  • Grupa towarów – grupa, w oparciu o którą możliwa jest sprzedaż w Comarch ERP Optima Detal,
  • Numer ceny – do wyboru z rozwijanej listy cen sprzedaży pobieranych z Konfiguracji firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług,
  • Definicje PA / FS / KP / KW – definicje schematów numeracji tych dokumentów pochodzą z centrali.
  • Seria dla dokumentów – w tym miejscu należy zdefiniować serię, która będzie występowała w numeracji Paragonów i Faktur Sprzedaży oraz niezależnych KP/ KW wystawionych na stanowisku sprzedaży. Serie definiowane są po stronie centrali.
  • Operatorzy – mający dostęp do stanowiska. Lista wyboru zawiera wyłącznie operatorów, którzy na karcie mają zdefiniowaną funkcję pracownika (Funkcja Detal).
  • Nieaktywne – parametr pozwala określić dostęp do stanowiska Comarch ERP Optima Detal. Jeśli jest włączony, przy próbie uruchomienia stanowiska w punkcie sprzedaży detalicznej generowany jest komunikat: Nie znaleziono stanowiska o podanym numerze.

Handel

Ceny towarów i usług – grupy cenowe definiowane są w centrali. W związku z tym w oddziale istnieje jedynie możliwość podglądu zdefiniowanych cen, bez możliwości zmiany. Dokumenty – lista dokumentów handlowych zawężona jest do tych, które można wystawiać w oddziale: Faktur Sprzedaży, Rezerwacji Odbiorcy, Faktur Zakupu oraz Zamówień u Dostawcy. Przypisane im domyślne schematy numeracji oraz serie są przenoszone z centrali przy pierwszej synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Parametry – konfiguracja parametrów wykorzystywanych w handlu została ograniczona do takich, które decydują jedynie o sposobie obsługi programu:
  • możliwości wyboru sposobu dodawania pozycji na dokument przez wybór wielu towarów (jednoczesne dodawanie kilku pozycji zaznaczonych na liście zasobów), podniesienie formularza lub dodawania towaru bezpośrednio z poziomu listy pozycji (EIP).
  • Sprzedaż tylko wg kodów EAN – identyfikacja towarów podczas wpisywania na dokumenty sprzedaży opiera się TYLKO na kodach kreskowych, a nie są uwzględniane kody nadane na karcie towarowej.
  • Ostrzegaj przed trwałym zapisem dokumentu dla kontrahenta !Nieokreślony! – jeśli na dokumencie wpisany będzie kontrahent nieokreślony program przed zapisem zapyta Użytkownika, czy na pewno chce taki dokument zatwierdzić.
  • Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczona płatnością dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! – po zaznaczeniu parametru w module Handel istnieje możliwość zapisu dokumentów z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!
  • Kontrola marży – kontrola marży polega na sprawdzaniu przez program czy na dokumencie nie ma towarów, dla których cena zakupu jest większa od ceny sprzedaży. Parametr decyduje o tym, czy program ma kontrolować uzyskaną marżę w chwili zapisu dokumentu do bufora czy dopiero zatwierdzenia na trwałe. Istnieje możliwość takiego ustawienia, by program w ogóle nie prowadził kontroli marży (obydwa parametry odznaczone) lub sprawdzał niezależnie od tego czy dokument jest zapisywany na trwałe, czy do bufora (obydwa parametry zaznaczone).
  • Pozwalaj na zmianę netto/brutto – po zaznaczeniu parametru możliwa jest zmiana algorytmu naliczania podatku VAT na dokumentach w buforze, w przypadku kiedy na dokumencie znajdują się już pozycje.
  • Procent marży obliczany metodą „w stu” – w programie istnieje możliwość określenia sposobu wyliczania procentowej wartości marży metodą „od stu” (parametr odznaczony) lub „w stu” (parametr zaznaczony).
  • Kopiowanie dokumentów (<CTRL> + <INS>) – przenoś płatności z dokumentu źródłowego – po zaznaczeniu parametru podczas kopiowania dokumentów kopiowana jest również tabela płatności.
  • Kontrola unikalności nazwy fiskalnej – po zaznaczeniu parametru podczas zapisywania pozycji cennika (słowniki Ogólne/ cennik lub magazyn/ zasoby/ formularz pozycji cennika) program sprawdza czy wypełniona nazwa dla urządzeń fiskalnych (zakładka Dodatkowe/ pole Nazwa) nie istnieje już w bazie.
  • Generowanie kodów EAN – zdefiniowanie domyślnego zakresu dla kodów EAN generowanych na kartotekach towarowych (dla EAN-8, EAN-13, EAN-14).
  • Walidacja poprawności kodu EAN – po wyłączeniu parametru poprawność struktury kodu nie jest sprawdzana i może on przyjąć dowolną wartość.
Ponieważ ceny sprzedaży są przesyłane do oddziału z centrali nie ma możliwości ustalania parametrów dotyczących aktualizacji cen. W oddziale nie można wystawiać dokumentów w walutach obcych, w związku z czym Użytkownik nie ma możliwości definiowania parametrów dotyczących tej opcji. Parametry wydruku faktury  – Pozwalają na zdefiniowanie pewnych informacji drukowanych na fakturze sprzedaży – wzór Parametryzowany. Funkcja opisana jest dokładnie w podręczniku Comarch ERP Optima 2015.5.1 – Ogólne i Konfiguracja. Rabaty – Gałąź nie jest dostępna dla Użytkownika. Polityka rabatowa jest ustalana w centrali.

Kasa i Bank

W gałęzi Kasa i Bank Użytkownik ma ograniczony dostęp do informacji związanych z:
  • definiowaniem schematów numeracji dla dokumentów – schematy numeracji dla raportów kasowych i zapisów kasowych są definiowane w centrali i przesyłane do oddziału podczas pierwszej synchronizacji. Użytkownik ma możliwość podglądu ustalonych schematów.
  • formami płatności – formy płatności dla oddziału również są definiowane w centrali. Użytkownik ma możliwość jedynie podglądu informacji (bez wprowadzania zmian).
  • parametrami konfiguracyjnymi – część parametrów nie jest możliwa do ustawienia w oddziale (dotyczące kompensat, zapisów kasowych dla Rejestrów VAT i Ewidencji dodatkowej czy naliczania odsetek), ponieważ są to funkcje zablokowane w wersji oddziałowej programu.
Informacje możliwe do zdefiniowania w programie to:
  • lista kart kredytowych – oprócz kart kredytowych predefiniowanych w programie Użytkownik ma możliwość dopisania innych, obsługiwanych w programie. Więcej informacji na temat płatności kartami kredytowymi można znaleźć w instrukcji do modułu Kasa/Bank.
  • daty dokumentów – parametry zgromadzone w tej grupie dotyczą terminów płatności na dokumentach oraz zapisów kasowych tworzonych na podstawie rejestrowanych dokumentów. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w instrukcji do modułu Kasa/Bank.
  • parametry – część parametrów dotyczących pracy modułu Kasa/ Bank jest możliwa do ustalenia przez Użytkownika:
  • wyświetlanie kwot na raportach otwartych – parametr dotyczy wyliczania sald otwarcia i zamknięcia na raportach kasowych, które nie zostały jeszcze zamknięte.
  • kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów – parametr dotyczy automatycznego rozpinania rozliczeń w chwili anulowania dokumentu.
  • kontrola numerów kart kredytowych – parametr dotyczy kontroli numerów kart kredytowych podczas wprowadzania zapisów kasowych w programie. Więcej informacji na temat kontroli numerów kart można znaleźć w podręczniku do modułu Kasa/Bank.
  • automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową – parametr dotyczy tworzenia zapisów kasowych dla dokumentów płatnych kartą kredytową. Jeśli parametr jest aktywny – zapisy trafiają w chwili zatwierdzania dokumentu do Raportu kasowego. Jeśli nie – zapisy trafiają do Preliminarza płatności jako Nierozliczone.

Magazyn

Dokumenty – lista dokumentów jest zawężona do takich, które można wystawiać w oddziale: PrzyjęćWydań Zewnętrznych, PrzyjęćRozchodów Wewnętrznych, dokumentów MM oraz Arkuszy Inwentaryzacyjnych. Przypisane im domyślne schematy numeracji oraz serie są przenoszone z centrali przy pierwszej synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Inicjacja dokumentów – parametry dotyczące wystawiania nowych dokumentów w oddziale zostały zawężone do Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz Faktur Zakupu. Podczas wystawiania dokumentów handlowych w oddziale obowiązuje zasada, że:
  • dokumenty handlowe w buforze – powodują od razu zdjęcie towaru z magazynu
  • w chwili zapisywania na trwałe – dokumenty handlowe są automatycznie kojarzone z magazynowymi.
W związku z tym w Konfiguracji firmy Użytkownik ma możliwość zdefiniowania jedynie domyślnych parametrów dotyczących zapisu do bufora. Kaucje: Obsługa opakowań kaucjonowanych – Użytkownik ma możliwość załączenia parametru obsługi opakowań kaucjonowanych. Automatyczne przeliczanie kaucji na dokumentach FA / PA – Możliwe do załączenia jeśli oddział obsługuje opakowania kaucjonowane. Przy załączonym parametrze program będzie automatycznie dodawał kaucje po dodaniu towaru który ma schemat opakowań. KGO – Zaznaczenie opcji obsługa KGO powoduje uaktywnienie się opcji związanych z KGO na karcie towaru oraz na elementach transakcji. Wartość KGO to integralna część ceny towaru, która będzie podlegać rabatowaniu. Rabat naliczał się będzie od sumy ceny netto towaru i wartości KGO. Parametry: Naliczanie kosztu własnego – metodę Użytkownik wybiera w chwili tworzenia nowej bazy danych, z poziomu wyświetlanego przy pierwszym uruchomieniu wizarda. Później parametry umożliwiające zmianę nie są już dostępne. Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych – parametr dotyczy sprawdzania ilości dostępnej do sprzedaży w chwili wystawiania FakturParagonów:
  • jeśli obydwa parametry nie są zaznaczone – program nie kontroluje ilości dostępnej w trakcie wystawiania dokumentów. Dopiero w chwili zatwierdzania dokumentu program poinformuje o braku towaru
  • w edycji przed zapisem (ustawienie domyślne dla oddziału) – program będzie kontrolował ilość dostępną, zanim dokument zostanie zatwierdzony (do bufora lub na trwałe)
  • przy akceptacji pozycji – program będzie kontrolował ilość dostępną przy dopisywaniu każdej kolejnej pozycji na dokument.
Symulacja wartości zakupu – parametr dotyczy wyliczania kosztu towaru na dokumencie sprzedaży (Fakturze, Paragonie) przed utworzeniem do niego dokumentu WZ. Do chwili utworzenia WZ nie ma informacji o koszcie rzeczywistym towaru i program może taki koszt symulować w oparciu o ostatnią cenę zakupu lub średnią cenę zasobów. Dzięki temu już w trakcie wystawiania dokumentu Użytkownik ma informację o uzyskanej marży. Jeśli nie zostanie zaznaczona żadna opcja – program nie będzie symulował kosztu sprzedaży w chwili wystawiania dokumentów, w związku z czym Użytkownik nie będzie miał informacji o uzyskanej na dokumencie marży. W takim przypadku informacja o koszcie będzie dostępna dopiero po zatwierdzeniu dokumentu i utworzeniu dokumentu WZ. Aktualizuj ceny zakupu na podstawie dokumentów MM – OL – parametr odpowiada za aktualizację (zmianę) ostatniej ceny zakupu na karcie towaru. Jeśli jest zaznaczony, w przypadku zatwierdzenia na trwałe dokumentu MM z magazynu odległego, zmieniana jest cena zakupu na karcie towaru. Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny) – parametr dotyczy korekty wartości (ceny) do Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego, Przyjęcia Kaucji. Cena zakupu widoczna na karcie towaru (menu Ogólne/ Cennik – Pozycja cennika, zakładka Ogólne – tabela z cenami) jest aktualizowana po zapisie korekty wartości (ceny) do dokumentu przychodowego na stałe. Użytkownik ma do wyboru dwie opcje:
  • Zaznaczenie Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny), gdy dotyczy ostatniej dostawy spowoduje aktualizację ostatniej ceny zakupu na karcie towaru tylko w sytuacji, kiedy korekta dotyczyć będzie ostatniego dokumentu przychodowego (czyli tej dostawy, która na karcie towaru ustawiła ostatnią cenę zakupu).
  • Zaznaczenie Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny) wg ustawienia na dokumencie, spowoduje że na korekcie będzie widoczny parametr Aktualizuj cenę zakupu w cenniku. Użytkownik będzie mógł każdorazowo zdecydować czy chce aktualizować ostatnią cenę zakupu towaru w oparciu o daną korektę wartości (ceny).
Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów – standardowo inwentaryzacja w programie jest blokowana przez dokumenty w buforze. Istnieje jednak możliwość zamknięcia inwentaryzacji (utworzenia dokumentów PWAI/ RWAI) z pominięciem takiej kontroli. Przyjęcie inwentaryzacyjne do bufora – w przypadku braku towaru podczas zamykania inwentaryzacji tworzone są dokumenty PW. Mogą być one zapisywane do bufora po to, by Użytkownik mógł określić wartość, w jakiej towar ma być wprowadzony na magazyn. Ilości na listach – Użytkownik ma możliwość ustalenia ilości zer po przecinku wyświetlanych na listach podczas wystawiania dokumentów (maksymalnie 4).

Ogólne

Grupy kontrahentów – w oddziale istnieje możliwość zdefiniowania grup kontrahentów i ich wykorzystania na kartach ewidencyjnych. Należy jednak pamiętać, że podział ten jest niezależny od podziału na grupy w centrali (Comarch ERP XL). Podczas synchronizacji danych informacje o grupie przypisanej kontrahentowi nie są wymieniane pomiędzy centralą i oddziałem. Parametry – parametry ogólne dotyczą przede wszystkim kontrolowania przez program poprawności danych wprowadzanych przez Użytkownika w trakcie pracy:
  • Sprawdzanie poprawności NIP i Sprawdzanie poprawności PESEL – dotyczą kontroli wprowadzanych numerów zgodnie z obowiązującymi algorytmami. Jeśli parametry będą aktywne – program poinformuje o błędnym numerze może zablokować możliwość zapisania formularza.
  • Zakaz używania znaków specjalnych w akronimach podmiotów – wpisanie spacji, kropki lub pauzy w kodzie kontrahenta może spowodować utrudnienia podczas wymiany danych przez pliki. Dlatego program może kontrolować poprawność akronimów podczas wprowadzania nowych kart ewidencyjnych.
  • Sprawdzanie występowania podobnych kontrahentów – w systemie istnieje mechanizm sprawdzający podczas zatwierdzania nowej karty kontrahenta, czy w bazie danych nie istnieje kontrahent o podobnych danych. Wykorzystanie takiego mechanizmu zapobiega duplikacji kart kontrahentów w bazie.
  • Parametry dotyczące kursów walut nie są dostępne dla Użytkownika. Kursy walut są przesyłane z centrali w trakcie synchronizacji. Jeśli w danym dniu kurs nie był uaktualniony – program podczas wystawiania dokumentów pobierze kurs z dnia najbliższego dacie wystawienia dokumentu.
Praca rozproszona – dotyczy wymiany danych z centralą. Jeśli podczas tworzenia bazy Użytkownik zaznaczył opcję Współpraca modułu handlowego z Comarch ERP XL, w konfiguracji automatycznie zaznaczona zostaje opcja Oddział (bez możliwości zmiany).
  • Katalog pliku wymiany – w trakcie zakładania bazy danych, z poziomu wizardów konfiguracyjnych, Użytkownik definiuje katalog wymiany plików z programem Comarch ERP XL. Katalog ten jest podpowiadany podczas wykonywania synchronizacji.
  • Adres e-mail centrali – w trakcie wykonywania synchronizacji istnieje możliwość wysyłania przygotowanego pliku pocztą elektroniczną. Wprowadzony tu adres jest podpowiadany w oknie synchronizacji, skąd można taki plik wysłać.

Stanowisko sprzedaży

Zebrane w gałęzi parametry są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów sprzedaży w module Detal. Konfiguracja modułu i znaczenie poszczególnych parametrów zostało dokładniej opisane w dokumentacji modułu. Warto pamiętać, że w trakcie pierwszej synchronizacji program ustawia parametry dotyczące pracy modułu w wersji oddziałowej:
  • Dokumenty z WZ – parametr jest zaznaczony i nie ma możliwości zmiany ustawienia (w oddziale dokumenty handlowe zawsze są wystawiane z dokumentami magazynowymi).
  • Formy płatności – wstępnie definiowana jest forma gotówka z terminem 0. Pozostałe formy płatności (jeśli są wykorzystywane w firmie) Użytkownik powinien zdefiniować sam, zgodnie z przyjętymi zasadami (opisane w ulotce dotyczącej modułu Comarch ERP Optima Detal).
Uwaga
W przypadku zmiany form płatności przesyłanych z centrali do oddziału program nie zmienia ich automatycznie dla stanowiska sprzedaży. Operator w takiej sytuacji powinien pamiętać o odpowiednim przedefiniowaniu wprowadzonych form płatności.

Konfiguracja programu

 

CRM

Konfiguracja kont e-mail wymagana dla „Skrzynki pocztowej” oraz wiadomości SMS. Szczegóły konfiguracji kont   e‑mail, SMS oraz samej funkcjonalności zawarte są w podręcznikach „Ogólne i Konfiguracja” oraz „CRM”.

Detal

Dla każdego Operatora pracującego w Comarch ERP Optima Detal należy określić funkcje, które będzie mógł wykonywać z poziomu stanowiska sprzedaży detalicznej. Standardowo w programie zdefiniowane są 3 funkcje: Kasjer, Kierownik zmiany, Menadżer – można je modyfikować, usuwać oraz dodawać nowe. Po wprowadzeniu w polu Kod nazwy funkcji nadajemy odpowiednie uprawnienia. Do wyboru dostępne są funkcje:
  • Zmiana ceny sprzedaży
  • Rabat pozycji
  • Rabat dokumentu
  • Storno ostatniej pozycji
  • Storno całego paragonu
  • Wpłata do kasy
  • Wypłata z kasy
  • Ręczne otwarcie szuflady
  • Raport fiskalny
  • Raport okresowy
  • Podgląd stanu kasy
  • Płatność innymi formami
  • Faktura do paragonu
  • Podgląd dokumentów własnych – jeżeli uaktywniona zostanie opcja „Podgląd dokumentów wszystkich”, parametr jest automatycznie włączany bez możliwości odznaczenia
  • Podgląd dokumentów wszystkich
  • Dostęp do konfiguracji stanowiska
  • Dostęp do konfiguracji interfejsu
  • Płatność odroczona dla !Nieokreślonego

Informacje bieżące

Informacje bieżące to funkcjonujący w systemie mechanizm wyświetlania powiadomień dla operatorów o istotnych dla nich sprawach czy zadaniach do wykonania. Funkcja została dokładnie opisana w podręczniku do Konfiguracji.

Ogólne

Stawki VAT – lista stawek VAT jest uzupełniana przez program w trakcie synchronizacji na podstawie wprowadzanych kart ewidencyjnych towarów. Waluty i Typy kursów walut – są przesyłane z centrali w trakcie synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości zmian. Drukarki fiskalne i Symbole stawek VAT – Użytkownik ma możliwość dopisania do listy pracującej w firmie drukarki fiskalnej oraz odpowiednio zdefiniować dla niej symbole stawek VAT tak, aby fiskalizacja sprzedaży była możliwa. Proces fiskalizacji został dokładniej opisany w instrukcji do modułu Faktury (Magazyn). Terminy – opcja jest związana z działaniem Informacji bieżących. Opis funkcji można znaleźć w podręczniku do Konfiguracji.

Użytkowe

Z poziomu gałęzi Użytkowe istnie możliwość zarządzania bazami danych oraz ustawiania niektórych parametrów pracy w firmie. Opis tych funkcji znajduje się w podręczniku do Konfiguracji.

Operatorzy

Lista operatorów wraz z ich uprawnieniami jest przesyłana z centrali w czasie synchronizacji. Użytkownik z poziomu programu nie ma możliwości dopisania nowego operatora. Musi to zrobić centrala, a podczas synchronizacji operator zostanie dopisany do listy. Użytkownik nie ma również możliwości wprowadzania zmian na istniejących kartach. Większość uprawnień operatora jest ustalanych w centrali. W większości przypadków uprawnienia operatora są ustalane zbiorczo (tzn. dotyczą wszystkich operatorów) i związane są z możliwością wprowadzania zmian na kartach towarów, zmian cen na dokumentach sprzedaży, zmiany cen na dokumentach zakupu oraz na zamówieniach.
Uwaga
Jeśli w centrali operator zostanie zdefiniowany jako dyrektor lub z uprawnieniami bez ograniczeń – operator zawsze ma możliwość zmiany ceny na dokumentach sprzedaży FA i PA (niezależnie od ustawień dla oddziału).
Uprawnienia indywidualne (tzn. ustalane dla poszczególnych operatorów) dotyczą np. dostępu do informacji o cenach zakupu. Nie ma możliwości ustawienia operatorowi opcji: Aktualizacja kontrahenta na dokumencie (opcja domyślnie wyłączona bez możliwości zmiany), oraz Sprzedaż poniżej min. marży/max. rabatu, Sprzedaż z przekroczonym limitem kredytu na kontrahenta, Zmiana limitu na karcie kontrahenta (wszystkie 3. opcje domyślnie załączone, bez możliwości zmiany),  parametr Blokada ponownej fiskalizacji, Blokada anulowania dokumentu, Rozliczanie dokumentów z poziomu listy, Zmiana opisu na elemencie jest dostępny dla operatora o prawach administratora. Jedyne dane na karcie operatora, które podlegają edycji to możliwość ustalenia zestawu informacji, które powinien otrzymywać operator w związku z funkcjonowaniem w programie Informacji bieżących (opis w podręczniku do Konfiguracji).

Konfiguracja stanowiska

Drukarka fiskalna –  w oknie możliwe jest podłączenie drukarki fiskalnej. Należy wskazać typ drukarki (sterownik) oraz port, do którego drukarka jest podpięta. Lista dostępnych drukarek jest tworzona w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne. Dokładne zasady obsługi mechanizmu fiskalizacji są opisane w podręczniku Użytkownika modułu Magazyn (Faktury). Moduły – w oknie można zaznaczyć moduły, które pracują na danym stanowisku. W przypadku oddziału mogą to być moduły Faktury, Magazyn, AnalizyCRM. Użytkownik powinien jednak pamiętać, że w przypadku zaznaczenia modułów, na które nie posiada licencji program będzie pracował w wersji startowej (ograniczenie wprowadzania danych do 60 dni). W przypadku oddziału zaznaczenie innych modułów (księgowych i kadrowo-płacowych) nie spowoduje wyświetlenia dostępnych funkcji w menu programu. Wydruki – zasady obsługi wydruków niestandardowych (definiowanych przez Użytkownika) są identyczne jak w przypadku wersji podstawowej programu Comarch ERP Optima i zostały opisane w podręczniku do Konfiguracji. Wydruki tekstowe – oprócz standardowych wydruków graficznych w programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość generowania wydruków tekstowych dla faktur, WZ, PZ i rejestrów VAT. Zasady generowania wydruków tekstowych zostały opisane w podręczniku do Konfiguracji.
Uwaga
Konfiguracji oddziału zostały usunięte gałęzie dotyczące modułów kadrowo- płacowych, księgowości oraz modułu Środki Trwałe. Nie ma możliwości wykorzystania tych modułów w wersji oddziałowej programu – księgowość oraz kadry są prowadzone w centrali.

Funkcjonalność w wersji oddziałowej

W związku z ograniczoną funkcjonalnością wersji oddziałowej programu Comarch ERP Optima wprowadzone są pewne modyfikacje interfejsu. Poniżej różnice w stosunku do wersji standardowej programu:
  1. W menu głównym nie pojawiają się opcje związane z księgowością (Księgowość, Rejestry VAT, Środki Trwałe) oraz kadrami (Kadry i Płace).
  2. W menu Ogólne nie ma dostępnych list urzędów, wspólników, pracowników, receptur (wykorzystywanych w produkcji), zestawów promocyjnych oraz rabatów (polityka rabatowa jest narzucana w centrali).
  3. W menu Handel sekcja Handel nie ma dostępnych opcji:
  • Faktury ProForma
  • Faktury RR
  • Faktury Wewnętrzne Sprzedaży i Faktury Wewnętrzne Zakupu.
  1. W menu Handel sekcja Magazyn nie ma list dokumentów związanych z produkcją (Kompletacja – Przychody produktów oraz Kompletacja – Rozchody składników) oraz z Bilansem otwarcia (towary są wprowadzane do magazynu dokumentami MM z centrali) lub przez wprowadzenie Faktury Zakupu lub Przyjęcia Wewnętrznego.
  2. W menu Kasa/Bank nie ma opcji dotyczących Różnic kursowych (w oddziale można wystawiać tylko dokumenty w walucie systemowej), Not odsetkowych, Ponagleń zapłaty oraz Potwierdzeń salda (rozrachunki są prowadzone w centrali).
  3. W menu Narzędzia nie ma opcji Importu danych (z innej bazy lub innego programu) oraz Korekty danych. Pojawia się natomiast opcja Praca rozproszona centrala/ oddział, która służy do synchronizacji danych pomiędzy oddziałem a programem Comarch ERP XL.
  4. W menu Ogólne nie jest dostępna opcja Nadawania przesyłek.
  5. W wersji oddziałowej nie ma możliwości wskazania innego płatnika na dokumentach handlowych (wyszarzona sekcja Domyślny płatnik).
  6. Towary na dokument można dodawać za pomocą importu z pliku .txt lub .csv. Funkcja działa na dokumentach handlowo – magazynowych z wykluczeniem korekt i kaucji. Zaimportować można identyfikator towaru i ilość, cena pobierana jest zawsze z programu. Struktura pliku TOWAR;ILOŚĆ gdzie Towar –kod towaru/ nazwa towaru/ kod EAN  lub dodatkowy/ PLU. Ilość – ilość towaru, jaka zostanie zaimportowana na dokument (do czterech miejsc po przecinku). Nie należy używać separatora tysięcy (spacji lub dowolnego innego znaku).

Magazyny

Podczas pierwszej synchronizacji na liście magazynów zakładany jest magazyn lokalny (odpowiadający oddziałowi). Kod magazynu w oddziale jest zgodny z kodem nadanym w centrali. Równocześnie zakładany jest magazyn typu odległy, który odpowiada centrali. Magazyn odległy reprezentujący centralę jest niezbędny podczas przesyłania dokumentów MM pomiędzy magazynem a centralą. Na liście magazynów mogą pojawić się także inne magazyn oddziałowe (o statucie C). Wykorzystywane są one w funkcjonalności MM pomiędzy oddziałami (dokładny opis w podpunkcie 6.14). Operator ma możliwość dopisywania nowych magazynów lokalnych. Odpowiadają one magazynom prowadzonym w oddziale. Należy jednak pamiętać, że podczas synchronizacji wszystkie dokumenty zakupu i sprzedaży są zbiorczo przenoszone do centrali. W związku z tym z poziomu programu Comarch ERP XL nie ma informacji o tym, w którym „pod-magazynie” oddziału został wystawiony dokument.

Kontrahenci

W oddziale Użytkownik ma możliwość:  edycji danych kontrahenta – w ograniczonym zakresie, nie ma możliwości zmiany informacji narzucanych w centrali  dopisania nowego kontrahenta – zakres wprowadzanych danych jest ograniczony  usunięcia kontrahenta – tylko wtedy jeśli nie ma przeprowadzonych z nim transakcji. importu kontrahentów z arkusza MS Excel – informacje na temat struktury takiego pliku, wymaganych kolumn itd. zostały umieszczone w biuletynie „Import danych z arkusza MS Excel do systemu Comarch ERP Optima” dostępnym na stronach dla Klientów/ Partnerów. Nie powinno się uzupełniać pól o dostępnym limicie kredytu dla kontrahenta, danych bankowych kontrahenta oraz o statusie kontrahenta. Dane te pochodzą z centrali. Zasady obsługi listy oraz wypełniania formularza kontrahenta są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu. Należy jednak pamiętać, że na formularzu kontrahenta Użytkownik ma możliwość edycji tylko niektórych informacji. Są to:
  • zakładka Ogólne – m.in. nazwa kontrahenta, numer NIP, dane adresowe…
Użytkownik ma możliwość przypisania kontrahenta do grupy (grupy kontrahentów są definiowane w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Grupy kontrahentów). Należy jednak pamiętać, że jest to podział wewnętrzny w oddziale i informacja ta nie jest przesyłana do centrali w trakcie synchronizacji. Podział na grupy kontrahentów w oddziale i centrali jest niezależny.
Uwaga
W systemie Comarch ERP Optima całkowicie zniesiono formatowanie kodu pocztowego. W wersji oddziałowej systemu, na potrzeby synchronizacji, format kodu pocztowego ##-### jest wymagany w przypadku wystawiania dokumentów dla kontrahentów krajowych. Należy zaznaczyć, że status kontrahenta (krajowy/unijny, pozaunijny, …) dotyczy tylko płatnika wybranego na dokumencie, dlatego w przypadku kontrahenta „krajowego” wybranego jako płatnik, kod pocztowy o formacje ##-### jest wymagany także dla kontrahenta wybranego jako odbiorca.
  • zakładka Handlowe – domyślnej ceny sprzedaży dla kontrahenta z możliwością przyznania upustu standardowego, oraz dane dotyczące naliczania płatności do kaucji.
  • Zakładka Płatności – informacje dotyczące formy płatności i terminu płatności.
Uwaga
Ramka „Numery kont bankowych” nie jest wykorzystywana przy współpracy Comarch ERP Optima Offline a Comarch ERP XL.

Informacje te są przesyłane z centrali. Jednak operator ma możliwość ich zmiany. Zmiany są wymieniane pomiędzy centralą i oddziałem w trakcie synchronizacji (będą widoczne w centrali).

Nie są dostępne informacje o limicie kredytu dla kontrahenta (limity kredytu ustala centrala), danych bankowych kontrahenta (rozrachunki są prowadzone w centrali) oraz o statusie kontrahenta (dane te nie są synchronizowane).

  • zakładka Dodatkowe – informacje o przedstawicielach firmy, domyślnym odbiorcy oraz osobie odpowiedzialnej za kontakty CRM.
  • zakładka Atrybuty – edycja, dodawanie, usuwanie atrybutów dla kontrahenta (nie są one synchronizowane z centralą)
  • zakładka Upusty – upusty dla kontrahenta (z Centrali)
Istnieje również możliwość kopiowania kart kontrahentów (CTRL i INSERT). Na utworzoną w ten sposób kartę przepisywane są dane kontrahenta. Użytkownik musi jednak zmienić kod kontrahenta, który jest unikalny w obrębie bazy. W trakcie synchronizacji… … informacje o dopisanych kontrahentach są przesyłane do centrali. W centrali nadawany jest im numer identyfikacyjny (tzw. GID), który jest unikalny dla kontrahenta. Numer ten jest przesyłany do oddziału w trakcie ponownej synchronizacji. Numer GID kontrahenta w centrali jest widoczny na jego karcie ewidencyjnej (zakładka Ogólne). Podczas synchronizacji danych z centralą program uaktualnia informację o przyznanym limicie kredytu dla kontrahenta. Informacje te są przesyłane z centrali i operator nie ma możliwości ich zmiany. Jednocześnie przesyłana jest informacja o aktualnym zadłużeniu kontrahenta. Warto przy tym pamiętać, że zadłużenie klienta uwzględnia nie tylko należności związane z dokumentami wystawionymi w oddziale. Dotyczy również dokumentów wystawionych w centrali i innych oddziałach. Tak więc po wykonaniu synchronizacji operator posiada informację o globalnym zadłużeniu kontrahenta w stosunku do firmy. Jeśli zdarzy się sytuacja, że równocześnie w oddziale i w centrali zostaną założone karty dla kontrahentów z identycznym kodem – w trakcie synchronizacji centrala nadaje nowy kod, dodając do duplikatu kolejną liczbę. Numer jest wpisywany w nawiasach i oznacza kolejny duplikat. Nowy kod jest uzgadniany w oddziale podczas kolejnej synchronizacji. Jeśli zdarzy się sytuacja, że w oddziale i w centrali zostaną założone karty dla tego samego kontrahenta – podczas synchronizacji karty te zostaną połączone. Identyfikacja kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP i miasta wpisanego na karcie kontrahenta.

Towary

Lista towarów (Cennik oraz Zasoby) jest przesyłana do oddziału z centrali w trakcie synchronizacji. Operator nie ma możliwości dopisywania nowych pozycji do cennika, jak również zaimportowania cennika z zewnątrz. Możliwość wprowadzania zmian na karcie jest bardzo ograniczona. Większość informacji jest przesyłana z centrali i te nie są edytowalne dla operatora. Grupy cenowe są definiowane w centrali. W oddziale przyjmowane są grupy z centrali i operator nie ma możliwości wprowadzania zmian. Na zakładanych kartach jest tyle grup cenowych, ile zdefiniowano w centrali. Ceny sprzedaży są ustalane również w centrali i przesyłane do oddziału w trakcie synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Również w przypadku zmiany ceny zakupu (np. przez zarejestrowanie dokumentu Faktura Zakupu lub Przyjęcie Wewnętrzne) ceny sprzedaży nie ulegają zmianie. Dlatego wszystkie parametry dotyczące aktualizacji cen nie są dostępne dla Użytkownika i skonfigurowane tak, by ceny sprzedaży były stałe. Wyjątkiem jest tzw. cennik autonomiczny, opisany w odrębnym rozdziale niniejszej ulotki. Dane o towarze dotyczące stawek VAT, numeru PKWiU, kodu EAN, schemat opakowań itp.  są również przesyłane z centrali i operator nie ma możliwości ich zmiany. Na karcie towaru jest możliwość załączenia parametrów ‘Kopiuj opis na fakturę’, ‘Pozwalaj na edycję opisu na fakturze’. W wersji programu Comarch ERP Optima przeznaczonej dla oddziałów wyłączona została kontrola obecności numeru PKWiU dla stawek innych niż 23%. W wersji programu Comarch ERP Optima przeznaczonej dla oddziałów wyłączona została kontrola numeru katalogowego – numery katalogowe nadane towarom mogą być identyczne dla różnych towarów. Z możliwością wprowadzania jakichkolwiek zmian na karcie towaru jest związany parametr Blokada edycji pozycji cennika, ustalany dla operatorów. Należy pamiętać, że uprawnienia operatora są ustalane w centrali i przesyłane w trakcie synchronizacji – w oddziale możliwość zmiany karty operatora jest zablokowana. Grupy towarów są przesyłane do oddziału z centrali w trakcie synchronizacji. Operator nie ma możliwości zmiany, ani dopisywania nowych grup towarowych. Struktura w oddziale odzwierciedla strukturę drzewa w Centrali. Towar może być wpięty do jednej lub do wielu grup towarowych, z założeniem, że jedna z nich jest grupą domyślną. Po tejże grupie domyślnej robione są analizy oraz wydruki w Oddziale. Grupy towarowe można zobaczyć z poziomu Słowniki / Grupy towarowe
Uwaga
Grupy towarowe są przesyłane od wersji Comarch ERP Optima 10.0.1 z wersją Comarch ERP XL 5.0 HR3. Jeśli wymiana danych oparta jest o wersję Comarch ERP XL 5.0 HR2  i wcześniejsze, program nie przenosi grup towarów.
Pole wartość KGO na karcie towaru – w polu tym można wprowadzić jednostkowy Koszt Gospodarowania Odpadami (KGO) netto dla towaru. Wartość KGO zapisywana jest zawsze w walucie systemowej.
Uwaga
Pole wartość KGO jest edytowalne tylko wtedy, kiedy oddział nie ma blokady zmiany danych na kartach towarowych.
Dotyczy wersji: 2018.1.1
Z poziomu listy cennika i zasobów można utworzyć fakturę sprzedaży oraz paragon. Opcja dostępna pod prawym przyciskiem myszy (menu kontekstowe) : Utwórz fakturę, Utwórz paragon.
  • dokument tworzony jest dla pozycji cennikowych zaznaczonych na liście bądź dla pozycji podświetlonej na liście, jeśli nie zaznaczono żadnych pozycji,
  • na dokumencie domyślnie podpowiada się kontrahent !NIEOKREŚLONY!,
  • cena na dokument jest pobierana zgodnie z ustawioną na karcie kontrahenta !NIEOKREŚLONY!. Jeśli kontrahent ten ma ustawioną cenę „domyślna”, to pobierana jest domyślna cena z karty towaru.
  • magazyn na dokumencie tworzonym z listy zasobów podpowiada się odpowiednio w kolejności jako:
    • magazyn wybrany na liście zasobów,
    • magazyn domyślny operatora,
    • magazyn domyślny stanowiska,
    • magazyn główny.
  • magazyn na dokumencie tworzonym z cennika podpowiada się odpowiednio w kolejności jako:
    • magazyn domyślny operatora,
    • magazyn domyślny stanowiska,
    • magazyn główny.
W trakcie synchronizacji…
  1. Program uzupełnia informacje o stawkach VAT (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Stawki VAT). Lista jest uzupełniana o wszystkie stawki zdefiniowane w centrali (niezależnie od tego, czy są wykorzystane na przesyłanych kartach towarowych).
  2. Program uzupełnia informacje o walutach (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Waluty). Lista jest uzupełniana o waluty zdefiniowane w centrali. Wraz z walutami przesyłana jest informacja o aktualnym kursie. W oddziale operator nie ma uprawnień do wprowadzania notowania waluty.
  3. Każdy towar ma nadany w centrali numer ID, na podstawie którego jest identyfikowany w trakcie synchronizacji. Numer ID jest widoczny na karcie towaru: zakładka Dodatkowe.
Uwaga
Podczas uzupełniania listy walut uzupełniany jest jedynie symbol waluty (bez nazwy oraz kraju pochodzenia). Na formularzu waluty w Comarch ERP Optima pola te będą puste.

Cennik domyślny dla oddziału

Podczas synchronizacji może dojść do sytuacji, w której z centrali do oddziału jest przesyłana tylko jedna cena (np. hurtowa 1), podczas, gdy na karcie towarowej jest zadeklarowana cena domyślna stosowana w centrali (np. hurtowa 2).  Ponadto nawet jeśli do oddziału są wysyłane wszystkie ceny z centrali, to niekoniecznie ceną domyślną dla oddziału musi być ta, którą zadeklarowano jako domyślną w centrali. Dlatego już na poziomie definiowania magazynu oddziałowego można zadeklarować cenę domyślną obowiązującą w oddziale.
Uwaga
Wyższy priorytet od ceny domyślnej dla oddziału mają ceny przypisane kontrahentowi na jego karcie. Określona cena domyślna będzie obowiązywała w przypadku, gdy na jakiejś karcie towarowej lub karcie kontrahenta pojawi się cena domyślna, która nie figuruje w przesłanej z centrali kolekcji cen.

Cennik autonomiczny

Comarch ERP Optima współpracująca z systemem Comarch ERP XL otrzymuje cenniki z centrali. Istnieje możliwość przesłania jednego wybranego lub wszystkich cenników dostępnych w centrali. W przypadku standardowych cenników oddział nie ma możliwości edycji cen w cennikach przysłanych z centrali. W wielu firmach, głównie tych, w których sklepy i oddziały mają większą autonomię, istnieje potrzeba wykorzystywania cennika dodatkowego, całkowicie niezależnego od centrali (z cenami ustalanymi tylko w oddziale). Dlatego istnieje możliwość tworzenia cennika autonomicznego. Zdefiniowanie cennika autonomicznego dla oddziału musi być wykonane w centrali. Dodatkowo w centrali definiowana jest cena domyślna, na podstawie której uzupełniana jest cena autonomiczna po pierwszym przesłaniu do oddziału. Podczas kolejnych synchronizacji cena autonomiczna w oddziale nie jest nadpisywana przez ceny przysyłane z centrali.
Uwaga
Cena autonomiczna może być modyfikowana w oddziale, z wyjątkiem algorytmu netto/ brutto. Informacja o tym, czy cena jest netto czy brutto, jest ustawiana na podstawie algorytmu ceny domyślnej. Po wykonaniu synchronizacji nie ma już możliwości zmiany algorytmu (ani w centrali, ani w oddziale).

Po wykonaniu synchronizacji cena autonomiczna jest dopisywana na karcie towaru, jako kolejna, ostatnia grupa cenowa. Jedna w odróżnieniu od pozostałych cen – cena autonomiczna może być modyfikowana przez Użytkownika. Zasady ustalania ceny autonomicznej są podobne jak w wersji standardowej systemu (ustalenie marży procentowej, wpisanie ceny, zmiana waluty).

Uwaga
Istnieje możliwość wyliczania marży algorytmem w stu lub od stu. Parametr ustawiany jest w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry.
W chwili zatwierdzania dokumentów zakupowych istnieje możliwość wyliczenia nowej ceny sprzedaży: na karcie towaru dla ceny autonomicznej powinien być ustawiony parametr Aktualizacja cen TAK/NIE (TAK).

Schematy opakowań

W przypadku wykorzystywania schematów opakowań w menu Cennik pojawia się Lista schematów opakowań. Cała lista schematów i same schematy są przenoszona w trakcie synchronizacji z Comarch ERP XL, z poziomu Oddziału nie ma możliwości zmian danego schematu opakowań. Istnieje możliwość podglądu danych.

Rabaty

Polityka rabatowa jest ustalana w centrali. W centrali istnieje możliwość ustalenia różnego typu rabatów m.in. od formy płatności, dla grupy towarowej, dla grupy kontrahentów. Informacje o upustach wraz z algorytmami ich przeliczania są w trakcie synchronizacji przesyłane z centrali do oddziału. Na tej podstawie wyliczany jest w trakcie wystawiania dokumentu rabat wynikowy. Operator ma możliwość z poziomu programu Comarch ERP Optima podglądu ustalonych rabatów. Upusty kontrahenta          Rabaty ustalone dla kontrahenta są widoczne na jego karcie ewidencyjnej (zakładka Upusty). Ustalony upust może dotyczyć : 
  • rabatu procentowego – na liście upustów widoczna jest procentowa wartość rabatu
Przykład
Widoczna liczba 5% oznacza, że na dany towar kontrahent ma przyznane 5% upustu
  • stałej ceny towaru – na liście upustów widoczna jest waluta, w jakiej określono cenę oraz to, czy ustalona cena jest ceną netto czy brutto (znacznik [N] lub [B]).
Przykład
Upust typu 4.33 [PLN] [N] oznacza, że dla kontrahenta określono stałą cenę netto na towar 4.33 PLN.
Progi upustów cenowych Jeśli w centrali ustalono system rabatowania, gdzie cena sprzedaży jest zmieniana w zależności od ilości towaru – w programie istnieje możliwość wywołania okna z możliwością podglądu. Tabela z ustalonymi progami jest dostępna po wciśnięciu przycisku :
  • z poziomu karty towaru – upusty dotyczą towaru, którego karta jest aktualnie wyświetlana
  • z poziomu faktury sprzedażyparagonu – upusty dotyczą towaru, który jest aktualnie podświetlony na liście pozycji.
Podczas wystawiania dokumentów sprzedaży program wylicza cenę sprzedaży zgodnie z przesłanymi upustami. Algorytm wyliczania cen na podstawie otrzymanych informacji jest również ustalany w centrali (Comarch ERP XL). Jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia – ma możliwość zmiany wyliczonej ceny bezpośrednio na dokumencie. Jeśli przysłany upust dotyczy stałej ceny – w trakcie wystawiania faktury/ paragonu cena ta jest uznawana przez program jako cena początkowa (przed rabatem) i od niej udzielane są inne upusty. Promocje Podczas synchronizacji danych uwzględniane są ustalone w systemie Comarch ERP XL promocje. Umożliwia to znaczne poszerzenie możliwości prowadzenia polityki rabatowej w oddziale (ustalenie progów upustów cenowych, promocje o określonym czasie trwania). Funkcjonalność pozwala na obsługę dwóch zagadnień:
  • wymianę danych o promocjach podczas synchronizacji – dane ustalone w Comarch ERP XL są przesyłane do oddziału
  • wystawianie dokumentów z promocjami (rabatami) – ustalone w centrali (Comarch ERP XL) promocje są uwzględniane podczas wystawiania dokumentów w oddziale (Comarch ERP Optima).
W przypadku promocji nie ma możliwości zobaczenia z poziomu programu Comarch ERP Optima ustalonych w centrali promocji. Jednak podczas wystawiania dokumentów w oddziale proponowane ceny uwzględniają wszystkie rabaty. Wszystkie rodzaje rabatów ustalone w centrali (Comarch ERP XL) są synchronizowane po stronie oddziału. Dotyczy to także terminów ustawionych na promocjach (cena lub rabat w określonych ramach czasowych).
Uwaga
Podczas synchronizacji danych z centrali przesyłana jest również informacja o aktualnym kursie walut. Jako aktualne notowanie w oddziale jest ustawiany zawsze kurs obowiązujący w centrali w chwili ostatniej synchronizacji.

Faktury Sprzedaży i Paragony

W oddziale Użytkownik ma możliwość wystawiania Faktur Sprzedaży oraz Paragonów. Zasady wystawiania dokumentów są podobne jak w przypadku wersji standardowej programu. Należy pamiętać, że w przypadku oddziału wprowadzone są pewne ograniczenia:
  1. Podczas wystawiania dokumentów sprzedaży nie ma możliwości zatwierdzenia go na trwałe bez automatycznego wygenerowania dokumentu magazynowego WZ. Dlatego jeśli na formularzu dokumentu nie jest zaznaczony parametr Bufor (co oznacza, że faktura jest zatwierdzana na trwałe) – program automatycznie zaznaczy parametr WZ (odpowiedzialny za tworzenie dokumentu WZ).
  2. W oddziale można dla jednego dokumentu zadeklarować kilka płatności (np. raty). Na zakładce Płatności edytowalna jest tabela, gdzie uzupełniany jest harmonogram wpłat (zasady obsługi są podobne jak w standardowej wersji programu). Po synchronizacji harmonogram będzie widoczny również w centrali.
  3. Podczas zatwierdzania paragonu płatnego gotówką z kontrahentem !Nieokreślonym!, w okienku potwierdzenia wpłaty/ wypłaty jest prowadzona dodatkowa kontrola, czy klient nie wpłaca kwoty mniejszej niż wynika z wartości brutto. Jeśli kwota wpisana jako wpłacana przez klienta będzie mniejsza niż kwota brutto dokumentu – program nie pozwoli na zatwierdzenia takiego dokumentu.
  4. Na nowej fakturze sprzedaży proponowany jest kontrahent !Nieokreślony! (predefiniowany w trakcie tworzenia bazy danych). Jednak na każdej Fakturze Sprzedaży musi zostać określony kontrahent. Dlatego w momencie zatwierdzania dokumentu program sprawdza, czy kontrahent został uzupełniony - w przeciwnym wypadku, nie pozwoli na zapisanie dokumentu.
  5. Na fakturze muszą być uzupełnione informacje o mieście i numerze NIP Jeśli te informacje nie zostaną uzupełnione na fakturze – program nie pozwoli na jego zatwierdzenie.
  6. Istnieje możliwość wystawienia faktury sprzedaży dla kontrahenta bez określonego numeru NIP w przypadku, gdy na karcie kontrahenta parametr Płatnik VAT jest odznaczony.
  7. Paragony mogą być wystawiane dla kontrahenta !Nieokreślonego!. Nie powoduje to problemów z synchronizacją. W centrali (Comarch ERP XL) będą widoczne jako dokumenty wystawione dla kontrahenta Jednorazowego.
  8. Na zakładce Kontrahent została zablokowana możliwość zmiany statusu kontrahenta (dane te są również niedostępne na karcie ewidencyjnej kontrahenta).
  9. W przypadku dokumentów wystawianych w oddziale istnieje bezpośredniego rozliczania zaliczek z poziomu faktury zakupu. Zasady są podobne jak w przypadku rozliczania dokumentów (zapis kasowy musi być wprowadzony w rejestrze aktywnym, innym niż !ROZ!, zapis KP musi być nie rozliczony, a raport kasowy, w którym został zarejestrowany nie może być jeszcze wysłany do centrali).
  10. W oddziale istnieje możliwość wystawiania korekt dotyczących ilości i wartości sprzedawanego towaru. Nie ma możliwości wystawiania korekt dotyczących stawki VAT - dokumenty tego typu wystawia centrala.
  11. W przypadku anulowania Faktury Sprzedaży (Paragonu) automatycznie anulowany jest skojarzony dokument magazynowy WZ.
  12. Jest możliwość anulowania dokumentu, który został już przesłany do centrali o ile z centrali przyjdzie potwierdzenie wykonania takiej operacji.
  13. W przypadku oznaczenia dokumentu ‘do anulowania’ nie ma możliwości wystawienia korekty (taki dokument jest oznaczony na niebiesko).
  14. Jeśli na karcie towaru załączony jest parametr ‘pozwalaj na edycje opisu na fakturze’, ‘kopiuj opis na fakturę’ to na dokumentach można edytować skopiowany opis. Ta informacja jest przesyłana do Comarch ERP XL jako opis elementu dokumentu.
W trakcie synchronizacji…
  1. Jeśli dokument był płatny gotówką zostanie wysłany do centrali przy kolejnej synchronizacji. Dokument w centrali będzie nierozliczony. Dopiero po zamknięciu raportu kasowego i przesłaniu go do centrali zostanie on rozliczony.
  2. Pomijane są dokumenty o statusie anulowany.
  3. Pomijane są dokumenty w buforze.
  4. Po zakończeniu synchronizacji dokumenty, które zostały wysłane do centrali otrzymują status E (wyeksportowany). Jest on widoczny na liście dokumentów w kolumnie Status.

Przekształcenie paragonu do faktury sprzedaży

 
  1. Utworzenie dokumentu Faktura Sprzedaży na podstawie wystawionego wcześniej paragonu jest możliwe o ile prawo do wystawienia FS do PA zostało nadane w Comarch ERP XL. Takie prawo w Comarch ERP XL to ‘Ilość dni na wystawienie FS z PA’ i domyślnie w trakcie tworzenia oddziału po stronie Comarch ERP XL jest ustawiane na 7 dni. Oznacza to że oddział może wystawić FS do 7 dni od daty wystawienia PA. Takie prawo jest zapisywane na każdym dokumencie PA w bazie danych.
  2. Przekształcenie Paragonu do Faktury Sprzedaży do którego była podpięta kaucja (dokument WKA) nie powoduje przepięcia powiązania na Fakturę Sprzedaży (zakładka dokumenty na dokumencie WKA będzie wskazywać Paragon)
  3. Podczas synchronizacji wraz z Paragonem zostaje wysłana Faktura Sprzedaży.
  4. Jeśli Paragon nie został wysłany do centrali w trakcie synchronizacji – skojarzona z nim Faktura Sprzedaży również nie zostaje wysłana.
  5. Aby anulować sprzedaż należy anulować dokument Faktura Sprzedaży. Anulowanie faktury powoduje pytanie czy anulować także PA. Jeśli Użytkownik nie chce anulować PA to program anuluje tylko FA, w przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie o anulowanie PA program automatyczne anuluje zarówno paragon jak i dokument WZ.
  6. Anulowanie Faktury Sprzedaży skojarzonej z paragonem jest możliwe tylko jeśli z Comarch ERP XL powróci informacja że taka operacja jest dozwolona.

Anulowania Faktury Sprzedaży utworzonej z Paragonu

Jeśli Faktura Sprzedaży została utworzona na podstawie Paragonu podczas jej anulowania program pyta, czy równocześnie anulować PA.
  1. Jeśli Użytkownik chce anulować PA w wyniku operacji zostaną anulowane FS, PA oraz dokument WZ. Należy jednak pamiętać o tym, że program nie pozwoli na anulowanie PA jeśli:
  • został on zafiskalizowany poprawnie
  • został już wysłany do centrali (w trakcie synchronizacji) i nie jest potwierdzony
  1. Jeśli Użytkownik nie chce anulować PA – w wyniku operacji anulowana zostanie tylko FS, natomiast PA i WZ zostaną.

Seryjne zatwierdzanie faktur i paragonów

Na liście Faktur Sprzedaży oraz Paragonów istnieje możliwość seryjnego zatwierdzania dokumentów z bufora. Dokumenty, które powinny zostać zapisane na trwałe Użytkownik musi wcześniej zaznaczyć na liście . Opcja zatwierdzania jest dostępna w menu kontekstowym (dostępnym pod prawym przyciskiem myszy) jako opcja Zatwierdź dokumenty.
  1. Seryjnie zatwierdzane mogą być zarówno faktury sprzedaży/ paragony jak i dokumenty korygujące.
  2. Seryjnie zatwierdzane mogą być tylko dokumenty z odroczonym terminem płatności.
  3. Systemu program sprawdza wszystkie warunki, jakie muszą być spełnione dla prawidłowej synchronizacji (wypełnienie informacji o nazwie kontrahenta, ulicy, mieście). Dodatkowo dla Faktur Sprzedaży sprawdzana jest obecność numeru NIP.
  4. Do zatwierdzanych dokumentów zawsze tworzone są dokumenty magazynowe WZ.
W trakcie zatwierdzania wybranych faktur/ paragonów Użytkownik widzi raport, które dokumenty zostały zatwierdzone, a które nie i z jakiego powodu.

Faktury zakupu

W oddziale Użytkownik ma możliwość wystawiania Faktur Zakupu wprowadzających towar do magazynu. Zasady wystawiania dokumentów są podobne jak w przypadku wersji standardowej programu. Należy jednak pamiętać, że w przypadku oddziału wprowadzone są pewne ograniczenia:
  1. Podczas wystawiania faktury zakupu nie ma możliwości zatwierdzenia na trwałe bez automatycznego wygenerowania dokumentu magazynowego PZ. Dlatego jeśli na formularzu dokumentu nie jest zaznaczony parametr Bufor (co oznacza, że faktura jest zatwierdzana na trwałe) – program automatycznie zaznaczy parametr PZ (odpowiedzialny za tworzenie dokumentu przyjęcia do magazynu PZ).
  2. W oddziale można dla jednego dokumentu zadeklarować kilka płatności (np. raty). Na zakładce Płatności edytowalna jest tabela, gdzie uzupełniany jest harmonogram wpłat (zasady obsługi są podobne jak w standardowej wersji programu). Po synchronizacji harmonogram będzie widoczny również w centrali.
  3. Na Fakturze Zakupu musi zostać określony kontrahent. W momencie zatwierdzania dokumentu program sprawdza, czy kontrahent został uzupełniony i, w przeciwnym wypadku, nie pozwoli na zapisanie dokumentu nie można wystawić dokumentu na kontrahenta !Nieokreślony!).
  4. Na zakładce Kontrahent została zablokowana możliwość zmiany statusu kontrahenta (dane te są również niedostępne na karcie ewidencyjnej kontrahenta).
  5. W przypadku dokumentów wystawianych w oddziale istnieje bezpośredniego rozliczania zaliczek z poziomu faktury zakupu. Zasady są podobne jak w przypadku rozliczania dokumentów (zapis kasowy musi być wprowadzony w rejestrze aktywnym, innym niż !ROZ!, zapis kasowy musi być w całości nie rozliczony, a raport kasowy, w którym został zarejestrowany nie może być jeszcze wysłany do centrali).
  6. W przypadku anulowania dokumentu FZ automatycznie anulowany jest skojarzony z nim dokument magazynowy PZ.
  7. W przypadku oznaczenia dokumentu ‘do anulowania’ nie ma możliwości wystawienia korekty (taki dokument jest oznaczony na niebiesko).
  8. Jeśli na karcie towaru załączony jest parametr ‘pozwalaj na edycje opisu na fakturze’, ‘kopiuj opis na fakturę’ to na dokumentach można edytować skopiowany opis. Ta informacja jest przesyłana do Comarch ERP XL jako opis elementu dokumentu.
Dodatkowo istnieje możliwość przekształcenia Faktury Zakupu do Faktury Sprzedaży. Przekształcenie jest dostępne na liście Faktur Zakupu pod przyciskiem  oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Na fakturę sprzedaży przenoszona jest tylko lista towarów wraz z ilościami - pozostałe warunki ustawiane są jak na nowo wystawianej fakturze. Ceny na Fakturze Sprzedaży proponowane są zgodnie z ustawionym domyślnie kontrahentem !NIEOKREŚLONY!. Użytkownik może dowolnie modyfikować tak utworzoną fakturę. Powiązanie pomiędzy FZ a FA jest widoczne na formularzach dokumentów na zakładce Dokumenty. W trakcie synchronizacji…
  1. Pomijane są dokumenty o statusie anulowany.
  2. Pomijane są dokumenty w
  3. Jeśli dokument był płatny gotówką zostanie wysłany do centrali przy kolejnej synchronizacji. Dokument w centrali będzie nierozliczony. Dopiero po zamknięciu raportu kasowego i przesłaniu go do centrali zostanie on rozliczony.

Koszt Gospodarowania Odpadami (KGO)

KGO uwidaczniany jest na dokumentach wystawionych w walucie systemowej PLN, na Przyjęciach Zewnętrznych (PZ), Fakturach Zakupu (FZ), Wydaniach Zewnętrznych (WZ), Fakturach sprzedaży (FA), Paragonach (PA)
Uwaga
KGO nie jest wykazywany na dokumentach walutowych oraz eksportowych i wewnątrzunijnych, wystawionych dla kontrahenta innego niż krajowy (przyjmie wartość 0 PLN bez możliwości edycji).

Na liście pozycji dokumentu dodano nową kolumnę KGO, w której umieszczana jest wartość KGO zawarta w cenie towaru.

Wartość KGO umieszczona jest również na oknie pozycji dokumentu obok pola Rabat.

Wartość KGO można edytować, przy czym edycja na dokumentach rozchodowych nie powoduje żadnych zmian na karcie towaru, natomiast po zmianie wartości KGO na dokumentach przychodowych pojawi się komunikat:

Jeśli wybierzemy Tak, wówczas wartość KGO zostanie zaktualizowana na formularzu towaru.

Wiele serii dla dokumentów

Dotychczas każdy oddział posiadał swoją unikalną serię, która stanowiła fragment definicji każdego z wystawianych dokumentów. Nie było żadnej możliwości zmiany oraz dodania nowej serii. W wersji 16 Comarch ERP Optima wprowadzono obsługę wielu serii dla dokumentów. Zmiana ta została podyktowana potrzebą rozróżniania dokumentów pochodzących z różnych stanowisk Comarch ERP Optima DETAL. Dodatkowe serie należy zdefiniować po stronie centrali. Po synchronizacji zostaną one udostępnione w oddziale. Serie te wykorzystuje się do konfiguracji stanowisk Comarch ERP Optima DETAL. Istnieje natomiast możliwość wykorzystania ich jako fragment definicji dowolnego dokumentu wystawianego w oddziale. Zmianę tą należy dokonać na formularzu.

Tak wystawiony dokument zostanie przesłany do centrali z wybraną serią.

Uwaga
Nie ma możliwości skonfigurowania dodatkowych serii w konfiguracji tak, aby zawsze były podpowiadane na formularzach dokumentów lub podczas przekształceń dokumentów. Istnieje jedynie możliwość ręcznej zmiany serii na formularzu.
Uwaga
Funkcjonalność definiowania dodatkowych serii dla oddziału została wprowadzona w Comarch ERP XL 9.

Comarch ERP Optima DETAL

Aby umożliwić działanie modułu Comarch ERP Optima DETAL w oddziale niezbędne będą dodatkowe serie dla dokumentów. Serie te przydzielane są w centrali i muszą zostać zsynchronizowane z oddziałem. Szczegółowe informacje o działaniu i konfigurowanie modułu znajdują się pod następującym linkiem Comarch ERP Optima Detal.

Rozliczanie dokumentów z list PA, FA, FZ, WKA, PKA

Jeśli operator ma zaznaczony parametr ‘Rozliczanie/usuwanie rozliczeń z listy’ to pod prawym klawiszem myszy na listach pojawia się opcja ‘Rozlicz’. Umożliwia ona rozliczenia dokumentu bez potrzeby korzystania z Kasy / Banku. W przypadku korzystania z tej funkcji w oddziale są pewne ograniczenia: 
  • dokument nie może być przesłany do Centrali (tylko dokumenty bez statusu E mogą być rozliczane)
  • raport RKB nie może być zamknięty, ani wysłany do Centrali
Funkcja ta pozwala także na częściowe rozliczanie transakcji, do każdej częściowej zapłaty tworzy się dokument KP/KW.

W oddziale nie ma możliwości usuwania rozliczeń z poziomu listy.

Dokumenty magazynowe WZ i PZ

Dokumenty magazynowe Wydań ZewnętrznychPrzyjęć Zewnętrznych są tworzone automatycznie podczas zatwierdzania dokumentów handlowych Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz Faktur Zakupu. Dokumenty magazynowe są od razu zapisywane na trwałe. Operator ma możliwość dopisania nowego dokumentu WZ lub PZ nie skojarzonego z dokumentem handlowym. Opcje dodawania i usuwania dokumentów są dostępne z listy dokumentów WZ oraz PZ za pomocą ikony plusa. Podczas wystawiania dokumentów WZ/PZ  użytkownik mam możliwość wyboru czy dany dokument ma być zapisany,
  • do bufora
  • na stałe (może później degenerować do niego dokument handlowy)
  • na stałe z tworzącym się dokumentem handlowym
  • na stałe bez dokumentu handlowego natomiast dokument handlowy FZ/FA będzie degenerowany w centrali (należy na dokumencie przed zapisem zaznaczyć opcję FZ/FA w centrali)
  • istnieje możliwość przekształcania dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych z różnych magazynów
  • na dokumencie handlowym przekształconym z magazynowego nie ma możliwości dodawania nowych pozycji towarowo/usługowych
Anulowanie dokumentów magazynowych
  • jest możliwość anulowania dokumentu, który został już przesłany do centrali o ile z centrali przyjdzie potwierdzenie wykonania takiej operacji.
  • nie ma możliwości anulowania dokumentu, który posiada już wygenerowany dokument handlowy.
  • jeżeli anulowany zostanie dokument handlowy (FA/FZ) który powstał z (WZ/PZ), dokument magazynowy nie zostanie anulowany, aby dokonać tek operacji należy na liście WZ/PZ osobno anulować taki dokument
  • jeżeli anulowany zostanie dokument handlowy (FA/FZ) który podczas zatwierdzania wygenerował dokumenty magazynowe, skojarzone z nim transakcje (WZ/PZ) zostaną anulowane.

Dokumenty kaucyjne WKA i PKA

Dokumenty kaucyjne WKA (wydanie kaucji) i PKA (przyjęcia kaucji) mogą być tworzone:

  • jako osobne dokumenty z listy PKA i listy WKA (Magazyn)
  • tworzone automatycznie w przypadku zapisu dokumentu FA, PA na stałe o ile zakładka ‘Kaucje’ jest wypełniona.
  • z listy wydanie zewnętrzne/przyjęcie zewnętrzne za pomocą ikonek WKA/PKA (pozycja na dokumencie magazynowym musi posiadać skojarzoną kaucję)
Zasady wystawiania dokumentów są podobne jak w przypadku wersji standardowej programu. Należy pamiętać, że w przypadku oddziału wprowadzone są pewne ograniczenia i zasady:
  1. Dokumenty WKA / PKA są liczone zawsze ‘od brutto’
  2. Dokument WKA / PKA lub Zakładka ‘Kaucje’ na FA / PA / FZ umożliwia dodanie tylko towarów lub usług o statusie ‘kaucja’ na karcie towaru
  3. Na dokument WKA / PKA lub Zakładka ‘Kaucje’ na FA / PA / FZ jest możliwość ustawiania ‘płatności’. Zależy to od ustawienia na kontrahencie. Termin płatności kaucji jest także przenoszony z karty kontrahenta z możliwością zmiany
  4. Do dokumentów WKA / PKA możemy wygenerować korekty ilości oraz wartości. Do dokumentów WKA / PKA NIE można wystawiać korekt wartościowych do części ilości.
  5. Dokumenty WKA / PKA można przekształcić do FA / FZ. Takie FA / FZ są dokumentami zawsze ‘od brutto’
  6. FA / FZ powstałe z dokumentów WKA / PKA mają zablokowaną możliwość zmiany ceny
  7. W przypadku anulowania FA / FZ, która powstała z WKA / PKA (fakturujemy niezwrócone kaucje) program rozepnie powiązanie WKA / PKA. Jeśli najpierw był dokument FA / FZ a do niego generowane WKA / PKA anulowanie FA spowoduje anulowanie WKA / PKA oraz WZ / PZ
  8. W przypadku anulowania FA/FZ która powstała z WZ/PZ powiązanego z WKA/PKA, anulowany jest tylko dokument handlowy, program rozepnie powiązanie pomiędzy dokumentem magazynowym WZ/PZ.
  9. Nie ma możliwości ‘dodania nowego WKA / PKA’ do dokumentów FA / PA / FZ już zapisanych. Należy wystawić osobne WKA / PKA
W trakcie synchronizacji…
  1. Pomijane są dokumenty o statusie anulowany
  2. Pomijane są dokumenty w buforze

Dokumenty korygujące

W oddziale zostały wprowadzone pewne ograniczenia co do rodzaju wystawianych dokumentów korygujących:
  1. Faktury sprzedaży – możliwe jest wystawianie korekt ilościowychwartościowych. Nie ma możliwości wystawiania korekt VAT (robi to centrala). Do dokumentów faktura sprzedaży NIE można wystawiać korekt wartościowych do części ilości.
  2. Faktury sprzedaży powstale z PA – można korygować ilość i wartość. Do dokumentów faktura sprzedaży powstała z PA NIE można wystawiać korekt wartościowych do części ilości.
  3. Paragony – możliwe jest wystawianie korekt ilościowych.
  4. Faktury zakupu – można korygować ilość i wartość. Do dokumentów faktura zakupu NIE można wystawiać korekt wartościowych do części ilości.
  5. Wydania Zewnętrzne (WZ) – można korygować ilość lub wartość
  6. Przyjęcia Zewnętrzne (PZ) - można korygować ilość lub wartość
  7. Rozchody Wewnętrzne (RW) – można korygować ilość lub wartość
  8. Przychody Wewnętrzne (PW) – możliwe wystawienie korekt ilości.
  9. Przesunięcia Międzymagazynowe (MM) – nie ma możliwości wykonania korekty do dokumentu przesunięcia międzymagazynowego (MM) przysłanego z centrali oraz do przesunięcia wysłanego do centrali.
Istnieje jedynie możliwość korygowania dokumentów MM przesuwających towar pomiędzy magazynami lokalnymi. Korekty takie nie są uwzględniane podczas synchronizacji. W przypadku korekt opis elementu na dokumencie nie jest przesyłany do Comarch ERP XL. W przypadku oddziału można wystawić korektę do dokumentu o ile dokument pierwotny, do którego robimy korektę nie jest: anulowany, nie jest ‘oznaczony do anulowania’ (oddział czeka na potwierdzenie możliwości anulowania z Centrali), jest niepotwierdzony przez Centralę. Pozostałe zasady jak i sposób wystawiania dokumentów korygujących w oddziale są identyczne jak w przypadku standardowej wersji systemu Comarch ERP Optima i zostały opisane w podręczniku do modułu Handel. W trakcie synchronizacji… … korekty wysyłane są do centrali tylko w przypadku, gdy dokument korygowany został już wyeksportowany. Program sprawdza czy dokument, którego dotyczy korekta został już wysłany do centrali. 
  • jeśli tak – wysyłana jest również korekta.
  • jeśli dokument korygowany nie został wysłany do centrali – korekta również nie zostanie wysłana do centrali (niezależnie od formy płatności).
Uwaga
Nie będzie możliwości zapisu korekt ilościowych, kiedy zasoby dla tego towaru zostały rozchodowane i pociągałoby to za sobą wygenerowanie dokumentów WZKK. Takie dokumenty nie są synchronizowane z Comarch ERP XL.
Taka sytuacja także nie pozwoli na wygenerowanie ostatniego dokumentu (korekty ilości do faktury zakupu)
  1. FZ 1, 100 szt towaru w cenie 1 PLN,
  2. FA 1, 100 szt towaru
  3. FZ 2, 100 szt towaru
  4. 4. FZ korekta ilości do FZ 1, -100 szt[/alert]

Zamówienia u Dostawców

W oddziale nie ma możliwości zamawiania towaru u zewnętrznych dostawców. Towar może być zamawiany tylko w centrali. W oddziale mogą funkcjonować dwa rodzaje zamówień: 
  • w oddziale zabrakło towaru w magazynie – do centrali wysyłany jest dokument wystawiony na kontrahenta !Nieokreślonego!. Oznacza to, że zapotrzebowanie na towar jest związane z bieżącą sprzedażą.
  • do oddziału zgłosił się kontrahent, który zamawia towar. Okazuje się jednak, że towaru nie ma w magazynie. W związku z tym do centrali wysyłane jest zamówienie z informacją o tym, że zapotrzebowanie na towar jest związane z rezerwacją przez klienta. Na dokumencie należy wtedy określić kontrahenta Zamawiającego.
Różnica pomiędzy dokumentami polega na tym, że w przypadku określenia kontrahenta na zamówieniu do centrali trafia informacja o tym, dla kogo towar jest zamawiany. Tworzone zamówienia są w trakcie synchronizacji wysyłane do centrali. W centrali informacje o zamawianym towarze są wykorzystywane podczas tworzenia dokumentów MM.
Uwaga
Dokument Zamówienia u Dostawcy w oddziale jest odpowiednikiem Zamówienia Wewnętrznego w centrali. Dlatego dla dokumentów typu Zamówienie u Dostawcy w centrali został zdefiniowany odrębny schemat numeracji ZW.
Dokumenty Zamówienia u Dostawcy są zawsze skierowane do centrali. Informacja o kontrahencie zamawiającym towar jest informacją dodatkową i nie jest wymagana podczas wystawiania dokumentu. Na liście dokumentów oraz na samym formularzu nie ma zakładek odpowiadających za dane Dostawcy.
Uwaga
Zarejestrowanie dokumentu ZD w systemie nie powoduje żadnych zmian na liście zasobów (w przypadku standardowej wersji programu powoduje zwiększenie ilości zamawianej na liście zasobów).
Uwaga
Na zamówieniu mogą być wpisywane tylko towary (nie ma możliwości dopisania pozycji o statusie usługa).
Wystawiony dokument zamówienia jest wysyłany do centrali. Otrzymuje status E. W centrali następuje jego potwierdzenie i realizacja (przekształcenie do dokumentu MM). Kiedy MM zostanie zatwierdzona i zamówienie w centrali (Comarch ERP XL) otrzyma status zrealizowane informacja o tym jest przesyłana do oddziału. W oddziale (Comarch ERP Optima) odpowiedni dokument ZD otrzymuje status XL, co oznacza, że zamówienie zostało zrealizowane w centrali. Równocześnie utworzony na podstawie zamówienia dokument MM może zostać przesłany z centrali do oddziału.
Uwaga
Nie ma możliwości wystawiania korekt do dokumentów ZW. Istnieje jedynie możliwość anulowania zamówienia.
Anulowanie zamówienia w oddziale jest możliwe kiedy dokument nie został jeszcze wysłany. Dokument wysłany można tylko anulować po stronie centrali. W takim przypadku informacja o anulowaniu dokumentu jest przesyłana do oddziału. W oddziale odpowiedni dokument ZW również zostaje automatycznie anulowany (jest widoczny na liście w kolorze czerwonym).

Rezerwacje Odbiorcy

W oddziale istnieje również możliwość rejestrowania zamówień dokonanych przez klientów, które nie będą jednak realizowane przez oddział, lecz przez centralę. Do rejestracji takich zamówień są wykorzystane dokumenty RO (Rezerwacji Odbiorcy).
Uwaga
Dokument Rezerwacji odbiorcy w oddziale jest odpowiednikiem Zamówienia Sprzedaży w centrali. Dlatego dla dokumentów typu Zamówienie u Dostawcy w centrali został zdefiniowany odrębny schemat numeracji ZS.
Na dokumencie określany jest kontrahent zamawiający towar. W trakcie synchronizacji informacja o rezerwacji jest wysyłana do centrali. Centrala rejestruje fakt zamówienia towaru przez konkretnego klienta, jednak nie wysyła towarów do oddziału. Różnica pomiędzy dokumentem Rezerwacji Odbiorcy oraz Zamówienia u Dostawcy ze wskazaniem kontrahenta polega na tym, że z dokumentem ZD wiąże się zwrotne przesłanie towaru do oddziału, natomiast rezerwacje na podstawie dokumentu RO są realizowane przez centralę.
Uwaga
Zarejestrowanie dokumentu RO w systemie nie powoduje żadnych zmian na liście zasobów (w przypadku standardowej wersji programu dokument RO powoduje zarezerwowanie towaru).
Wystawiony dokument RO jest wysyłany do centrali. Otrzymuje status E. W centrali następuje jego potwierdzenie i realizacja (przekształcenie do faktury sprzedaży). Kiedy faktura zostanie zatwierdzona i zamówienie w centrali (Comarch ERP XL) otrzyma status zrealizowane informacja o tym jest przesyłana do oddziału. W oddziale (Comarch ERP Optima) odpowiedni dokument RO otrzymuje status XL, co oznacza, że zamówienie zostało zrealizowane w centrali.
Uwaga
Nie ma możliwości wystawiania korekt do dokumentów RO. Istnieje jedynie możliwość anulowania rezerwacji.
Anulowanie rezerwacji w oddziale jest możliwe, kiedy dokument nie został jeszcze wysłany. Dokument wysłany można tylko anulować po stronie centrali. W takim przypadku informacja o anulowaniu dokumentu jest przesyłana do oddziału. W oddziale odpowiedni dokument RO również zostaje automatycznie anulowany (jest widoczny na liście w kolorze czerwonym).

Dokumenty MM

Towary przesuwane są z centrali do oddziału za pomocą dokumentów MM. Wystawiona w centrali MM powoduje przesunięcie towaru do magazynu wewnętrznego odpowiadającego oddziałowi. Po wykonaniu synchronizacji w oddziale tworzony jest dokument MM z magazynu odległego (centrali) wprowadzający towar na stan. W oddziale dokumenty MM są widoczne na liście w menu Magazyn/ Przesunięcia międzymagazynowe. Dokumenty MM przesłane z centrali mają status OL, co oznacza, że zostały przesłane z magazynu odległego. Po ponownej synchronizacji – dokument otrzymuje dodatkowy status E, co oznacza, że do centrali zostało wysłane potwierdzenie otrzymania MM. Potwierdzony dokument nie będzie już uwzględniany podczas kolejnych synchronizacji.
Uwaga
Wymiana towarów z magazynem odległym  (centralą) jest możliwa tylko podczas synchronizacji. Nie ma możliwości dodatkowego importu/ eksportu dokumentów MM z innych plików.

W oddziale wystawiane są dokumenty zakupu i sprzedaży. Stany magazynowe są aktualizowane na bieżąco.

Przy ponownej synchronizacji informacje o przeprowadzonych transakcjach są przenoszone do centrali. Na ich podstawie aktualizowane są stany magazynowe w magazynie wewnętrznym odpowiadającym oddziałowi.

Przykład
  1. W centrali wystawiany jest dokument MM dla oddziału (100 szt.). W efekcie towar jest zdejmowany z magazynu głównego w centrali (CENTRALA) i wprowadzany na magazyn wewnętrzny (ODDZIAŁ1). W programie Comarch ERP Optima nie ma jeszcze informacji o przesuniętej ilości (0 szt.).
  2. Podczas synchronizacji przesyłany jest dokument MM. Po wykonaniu synchronizacji w oddziale rejestrowany jest dokument MM. Towar jest wprowadzany na magazyn ODDZIAŁ1 w programie Comarch ERP Optima (jest 100 szt.).
  3. W oddziale wystawiana jest faktura sprzedaży na 30 szt. towaru. W programie Comarch ERP Optima towar jest od razu zdejmowany z magazynu (ilość dostępna to 70 szt.). W centrali nie ma jeszcze informacji o wystawionym dokumencie i stan nadal jest 100 szt.
  4. Podczas kolejnej synchronizacji informacja o wystawionej fakturze sprzedaży jest przenoszona do centrali i na tej podstawie zdejmowany jest towar w magazynie wewnętrznym ODDZIAŁ1. Teraz zarówno w programie Comarch ERP Optima jak i magazynie wewnętrznym ODDZIAŁ1 stan towaru wynosi 70 szt.
Istnieje również możliwość zakładania magazynów lokalnych (wewnętrznych) w ramach oddziału. Towar może być przesyłany pomiędzy magazynami lokalnymi. Zasady przesuwania towarów za pomocą dokumentów MM są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu i więcej na ich temat można znaleźć w podręczniku do modułu Magazyn. Warto pamiętać, że podczas przesuwania towaru pomiędzy magazynami lokalnymi jego globalna ilość w oddziale nie ulega zmianie. Zmienia się jedynie ilość dostępna na poszczególnych magazynach.
Uwaga
W trakcie synchronizacji towar przysyłany z centrali jest zawsze wprowadzany na magazyn główny. Dopiero potem można go przesuwać z magazynu głównego na inne magazyny lokalne (wewnętrzne).
Istnieje możliwość zapisania dokumentu MM tworzonego w trakcie synchronizacji do bufora. Odpowiada za to parametr w konfiguracji oddziału w Comarch ERP XL
Uwaga
Zaimportowany dokument MM w buforze nie podlega edycji – Użytkownik nie ma możliwości wprowadzania zmian na liście pozycji.

Dokumenty MM między oddziałami

Towary mogą być przesyłane między oddziałami bez pośrednictwa Użytkownika w centrali. Jest to o wiele szybszy proces wymiany danych pomiędzy dwoma oddziałami niż za pośrednictwem centrali. Aby można było skorzystać z przesyłania dokumentów między oddziałami, należy po stronie Comarch ERP XLStrukturze Firmy dodać dla określonych oddziałów magazyny innych oddziałów. Po synchronizacji takie magazyny będą widoczne po stronie Oddziału jako magazyny Centrali (Odległe). Na dokument MM będzie można wybrać taki magazyn i przesłać MM między dwoma oddziałami. W trakcie synchronizacji… …dokument MM oddział – oddział jest wysyłany do Centrali. Tam zostaje automatycznie zatwierdzony i wysłany do oddziału do którego był adresowany. Jeśli oddział zapisuje MM do bufora to taki dokument będzie krążył w pliku synchronizacji do momentu zatwierdzenia go przez oddział docelowy.

Dokumenty wewnętrzne RW i PW

Dokumenty wewnętrzne są dostępne w menu Magazyn: Przychody wewnętrzneRozchody wewnętrzne. Dokumenty wewnętrzne od razu powodują ruch towaru w magazynie (przyjęcie lub rozchód). Nie są w żaden sposób powiązane z modułem Kasa/Bank, co oznacza, że nie generują płatności. Sposób wystawiania dokumentów jest identyczny jak w przypadku standardowej wersji systemu Comarch ERP Optima i został dokładniej opisany w podręczniku do modułu Magazyn. Po wykonaniu synchronizacji w oddziale dokumenty PW i RW są rejestrowane w tworzonym pliku. Nadawany jest status E, który oznacza, że dokumenty te zostały już wysłane do centrali. Nie są wysyłane dokumenty w buforze oraz anulowane.
Uwaga
Od wersji 8.5 dokumenty RW i PW można korygować.

Inwentaryzacja

Funkcja Inwentaryzacji pozwala na uzgodnienie stanów magazynowych w programie ze stanem rzeczywistym magazynu. Inwentaryzacja składa się z trzech etapów: 
  • Etap 1 – przygotowanie arkuszy inwentaryzacyjnych (dokumentów AI lub AIP)
  • Etap 2 – uzupełnienie stanów rzeczywistych towarów w magazynie
  • Etap 3 – utworzenie dokumentów korygujących stany (PW i RW)
Funkcja jest dostępna w menu Magazyn: Inwentaryzacja. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu Comarch ERP Optima (zostały dokładnie opisane w podręczniku do modułu Magazyn.), z pewnymi wyjątkami związanymi z późniejszą synchronizacją:
  1. Zablokowano możliwość wystawiania jakiegokolwiek dokumentu w oddziale jeśli istnieje AI nie w buforze i niepotwierdzony (TrN_Bufor=0 i GID-y NULL-owe).
  2. Zablokowano możliwość wystawiania AI na magazynie innym niż główny.
  3. Zablokowano możliwość wystawiania AI, jeśli na jakimkolwiek magazynie, poza głównym są niezerowe zasoby:
  4. Zablokowano możliwość wystawiania AI, jeśli są inne AI w buforze lub zatwierdzone, ale jeszcze nie przekształcone. Oznacza to, że w oddziale może być tylko jeden arkusz AI nieprzekształcony do PW/RW.
Warto pamiętać, że informacja o przeprowadzonej inwentaryzacji zostanie przesłana do centrali dopiero po jej zakończeniu, czyli utworzeniu dokumentów PW i RW. Wraz z dokumentami RW i PW do centrali przesyłane są związane z nią arkusze inwentaryzacyjne.
Uwaga
Po przesłaniu dokumentów związanych z synchronizacją do centrali w oddziale blokowana jest możliwość wycofania oraz anulowania inwentaryzacji.

Kasa i Bank

Rejestry kasowe

W trakcie pierwszej synchronizacji w oddziale zakładany jest rejestr kasowy. Użytkownik nie ma możliwości dodawania kolejnych rejestrów kasowych/ bankowych. Nie ma również możliwości usuwania rejestrów założonych w trakcie synchronizacji. Przyciski odpowiedzialne za dodawanie i usuwanie rejestrów nie są dostępne dla Użytkownika. Użytkownik nie ma również możliwości zmiany statusu rejestru aktywny/ nieaktywny, ani wprowadzania żadnych innych zmian na formularzu rejestru. wszystkie informacje są przesyłane z centrali. Równocześnie zakładane są formy płatności skojarzone z założonym rejestrem. Formy płatności przesyłane są z centrali - mogą być typu: gotówka, przelew oraz karta. Użytkownik nie ma możliwości wprowadzania zmian na zdefiniowanych formach płatności.

Raporty kasowe

W trakcie pierwszej synchronizacji równolegle z tworzeniem rejestru kasowego zakładany jest pierwszy raport.
Uwaga
Raport zakładany w trakcie pierwszej synchronizacji nie ma określonej daty zamknięcia. Przed rozpoczęciem pracy Użytkownik powinien określić datę zamknięcia raportu kasowego.
Użytkownik ma możliwość zakładania nowych raportów w ramach utworzonego rejestru kasowego. Zasady otwierania kolejnych raportów w oddziale są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu (opisane w podręczniku do modułu Kasa/Bank). Ze względu na konieczność zachowania chronologii zakładanych raportów kasowych/bankowych w wersji oddziałowej wprowadzono kilka ograniczeń: 
  • nie można założyć raportu z datami otwarcia/ zamknięcia wcześniejszymi niż data ostatniego raportu na liście.
  • zablokowana została możliwość przeprowadzenia renumeracji raportów.
W trakcie synchronizacji… Należy pamiętać, że raporty kasowe zakładane w oddziale są wysyłane w trakcie synchronizacji do centrali. Aby raport został wysłany przez rozpoczęciem synchronizacji musi zostać zamknięty. Raport można zamknąć zaznaczając na formularzu parametr Zamknięty (menu Kasa/Bank: Raporty kasowe/bankowe). RKB nie zostanie wysłany jeśli przed nim występuje RKB otwarty.
Uwaga
Zamknięcie raportu przed synchronizacją jest warunkiem przesłania do centrali informacji o przeprowadzonych operacjach gotówkowych. Jeśli raport nie zostanie zamknięty dokumenty które zapłacone zostały gotówką zostaną wysłane do Centrali jako nierozliczone.
Po wykonaniu synchronizacji raport otrzymuje status E (widoczny na liście raportów) i nie można go ponownie otworzyć (co oznacza równocześnie zablokowanie wprowadzania jakichkolwiek zmian w zapisach raportu).

Zapisy kasowe

W oddziale istnieje możliwość rejestrowania dokumentów KP i KW, zarówno tych będących zapłatą za faktury, jak i niezależnych (np. zaliczek wpłacanych przez kontrahenta). Zapisy kasowe mogą być wystawiane tylko z podmiotami typu kontrahent (wyłączona jest opcja zapisów dla podmiotów typu urząd, bank, pracownik, wspólnik). Zasady wystawiania dokumentów KP i KW są podobne jak w przypadku standardowej wersji programu i zostały dokładniej opisane w podręczniku do modułu Kasa/Bank.

Preliminarz płatności

W oddziale istnieje możliwość rejestrowania zaległych płatności związanych z wystawionymi dokumentami zakupu i sprzedaży. Użytkownik nie ma możliwości dopisywania niezależnych zdarzeń w Preliminarzu. W związku z tym w Preliminarzu nie są dostępne przyciski związane z dodawaniem i usuwaniem zdarzeń. Również edycja  jest ograniczona do podglądu (bez możliwości wprowadzania zmian). W oddziale nie ma możliwości eksportu poleceń przelewu do banku (elektroniczna wymiana danych z bankiem). W trakcie synchronizacji… … do centrali przesyłane są informacje o wystawionych dokumentach z odroczonym terminem płatności. Natomiast w trakcie kolejnej synchronizacji z centrali do oddziału przesyłane są informacje o aktualnym stanie zadłużenia kontrahenta oraz o przeprowadzonych rozliczeniach. Równocześnie przesyłana jest informacja o aktualnym zadłużeniu kontrahenta (widoczne na karcie kontrahenta: zakładka Handlowe). Warto przy tym pamiętać, że zadłużenie klienta uwzględnia nie tylko należności związane z dokumentami wystawionymi w oddziale. Dotyczy również dokumentów wystawionych w centrali i innych oddziałach. Tak więc po wykonaniu synchronizacji operator posiada informację o globalnym zadłużeniu kontrahenta w stosunku do firmy.

Rozliczanie płatności

W oddziale istnieje możliwość rozliczania wprowadzonych zapisów kasowych z wystawionymi dokumentami (Faktury Zakupu, Faktury Sprzedaży, Paragony). Rozliczanie dokumentów jest możliwe z poziomu zapisu kasowego/ bankowego, płatności w Preliminarzu oraz z poziomu funkcji Rozliczenia (menu Kasa/Bank, dokumenty nierozliczone). Funkcja Rozliczenia Funkcja Rozliczenia działa tylko dla podmiotów typu Kontrahent. W oknie Rozliczenia pojawiają się wszystkie nie rozliczone do końca zapisy kasowe/ bankowe oraz płatności z Preliminarza. Widoczne są wszystkie dokumenty wystawione w danym oddziale, niezależnie od tego czy zostały już wysłane do centrali. Podczas rozliczania można zaznaczyć wszystkie dokumenty. Dla dokumentów wysłanych do centrali, przy próbie rozliczenia pojawi się komunikat „Rozliczenie niemożliwe. Jeden z dokumentów został już wysłany do centrali.” Zasady rozliczeń są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu, z następującymi wyjątkami:
  1. Rozliczać można tylko płatności związane z dokumentami, które nie zostały jeszcze wysłane do centrali. Po wykonaniu synchronizacji rozliczenie dokumentu zostaje zablokowane i można je wykonać tylko z poziomu systemu Comarch ERP XL.
  2. Rozliczać można tylko zapisy kasowe z raportów, które nie zostały jeszcze wysłane do centrali. Po wykonaniu synchronizacji rozliczenie zapisu jest możliwe tylko w systemie Comarch ERP XL.
  3. Rozliczać można tylko płatności i zapisy wprowadzone w oddziale (przy rozliczaniu nie pojawiają się płatności związane z dokumentami wystawionymi w centrali lub innym oddziale, z rejestru !Rozliczenia!).
Uwaga
Usunięcie rozliczenia jest możliwe w systemie Comarch ERP Optima tylko z poziomu zapisu kasowego/ bankowego (zakładka Rozliczenia). Usunięcie rozliczenia jest możliwe tylko dla zapisów wprowadzonych w danym oddziale (nie należących do rejestru !ROZLICZENIA!), do czasu wysłania raportu kasowego do centrali. Wszystkie pozostałe miejsca (lista Rozliczenia, formularz płatności w Preliminarzu) są w dalszym ciągu zablokowane do rozliczenia.

Synchronizacja rozliczeń

Warto wiedzieć, że w trakcie tworzenia bazy danych dla oddziału tworzony jest rejestr !ROZLICZENIA!. Rejestr ma status nieaktywny, w związku z czym nie widać go na standardowej liście rejestrów wyświetlanej w programie. Rejestr jest wykorzystywany do przechowywania informacji o zaległościach kontrahenta przesłanych z centrali, które nie są związane z dokumentami wystawionymi w oddziale. W trakcie tworzenia bazy danych dla oddziału tworzony jest również kontrahent !ROZLICZENIA!. Kontrahent ma status nieaktywny i nie można go usunąć z bazy. Jest wykorzystywany do rejestrowania w oddziale rozliczeń dokonanych w centrali. W trakcie synchronizacji z oddziału do centrali wysyłane są informacje o fakturach, które nie zostały zapłacone. Informacja ta jest zapisywana w centrali i tam możliwe jest rozliczenie płatności. Podczas zwrotnej synchronizacji (z centrali do oddziału) są wysyłane informacje o jeszcze nie rozliczonych dokumentach. Na tej podstawie w oddziale rozpoznawane jest, które dokumenty zostały zapłacone, a które nie. Jeśli w centrali zostanie dokonane rozliczenie faktury (całkowite) – to podczas kolejnej synchronizacji dokument ten nie zostanie przesłany do oddziału jako nierozliczony. Na podstawie tej informacji w oddziale w rejestrze !ROZLICZENIA! tworzony jest zapis kasowy, który automatycznie rozlicza fakturę. Jeśli w centrali zostanie dokonane rozliczenie częściowe faktury – to podczas kolejnej synchronizacji do oddziału przesyłana jest informacja tylko o kwocie zaległej. W takiej sytuacji w oddziale tworzony jest zapis kasowy w rejestrze !ROZLICZENIA! na kwotę pozostałą (czyli zapłaconą). Zapis automatycznie rozlicza fakturę. Na tej samej zasadzie – jeśli faktura została zapłacona w oddziale, a następnie w centrali rozliczenie zostanie usunięte, w trakcie ponownej synchronizacji informacja o zaległości zostanie przesłana do oddziału i tam również zostanie rozpięte rozliczenie. Na podstawie informacji o rozrachunkach z kontrahentem przesłanych z centrali program uaktualnia w trakcie synchronizacji informacje o aktualnym zadłużeniu kontrahenta, widocznym na karcie ewidencyjnej. Informacja ta jest wykorzystana podczas kontroli limitu kredytu dla kontrahenta.

Całkowity zwrot towaru do centrali

W przypadku, kiedy oddział przestaje funkcjonować wykonywany jest zwrot całkowity do centrali. Funkcja jest dostępna z poziomu okna synchronizacji pod przyciskiem . Po jej uruchomieniu program wykonuje następujące operacje:
  1. Sprawdza, czy warunki wykonania zwrotu całkowitego (opisane poniżej) są spełnione.
  2. Importuje informacje z pliku przysłanego z centrali
  3. Generuje automatycznie dokument MM z oddziału do centrali, zwracający całość towaru
  4. Tworzy plik wymiany przeznaczony dla centrali.
Uwaga
Należy pamiętać, że wykonanie zwrotu całkowitego BLOKUJE pracę oddziału. Oznacza to, że w oddziale nie będą mogły być wystawiane dokumenty. Synchronizacja przeprowadzona jako zwrot całkowity jest OSTATNIĄ synchronizacją z centralą.
Należy pamiętać, że wykonanie zwrotu całkowitego BLOKUJE pracę oddziału. Oznacza to, że w oddziale nie będą mogły być wystawiane dokumenty. Synchronizacja przeprowadzona jako zwrot całkowity jest OSTATNIĄ synchronizacją z centralą. Warunki wykonania zwrotu całkowitego:
  1. wszystkie dokumenty muszą być zatwierdzone
  2. wszystkie dokumenty muszą posiadać potwierdzenie przyjęcia z centrali.
  3. zasoby towarowe mogą być wprowadzone tylko na magazynie głównym. Na pozostałych magazynach (lokalnych) ilość towaru musi wynosić 0. Oznacza to, że przed wykonaniem zwrotu całkowitego towar powinien być przesunięty z magazynów wewnętrznych (lokalnych) na magazyn główny.
  4. wszystkie raporty kasowe muszą być zamknięte.
Jeśli którykolwiek z warunków nie zostanie spełniony program nie wykona zwrotu całkowitego. W wyświetlonym oknie pojawi się informacja, które dokumenty uniemożliwiają jej przeprowadzenie. Jeśli wykonanie zwrotu całkowitego jest możliwe po wciśnięciu przycisku  program wywołuje proces synchronizacji. Podczas synchronizacji wszystkie towary z magazynu głównego w oddziel przesuwane są do centrali (tworzony jest dokument MM). Równocześnie wszystkie pozycje w cenniku mają nadany status nieaktywny, co uniemożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży. Na liście raportów kasowych/ bankowych blokowana jest możliwość dopisywania nowych raportów. Tym samym nie ma możliwości rejestrowania nowych zapisów kasowych. Po odczytaniu pliku w centrali generowany jest plik zwrotny dla oddziału i magazyn wewnętrzny w centrali (odpowiadający oddziałowi) jest blokowany. Oznacza to, że w centrali nie będzie już możliwe wywołanie kolejnej synchronizacji. Plik przesłany z centrali po ostatniej synchronizacji powinien być odczytany w oddziale po to, by uaktualnić informacje np. O płatnościach.

Synchronizacja - informacje szczegółowe

Proces synchronizacji

Wymiana danych pomiędzy centralą a oddziałem jest wykonywana przy pomocy plików. W plikach wymiany, zarówno po stronie centrali jak i oddziału, zapamiętywana jest data utworzenia pliku. W chwili odczytania takiego pliku data ta jest zapisywana w bazie danych jako data ostatniej synchronizacji. Podczas kolejnej synchronizacji program porównuje datę utworzenia odczytywanego właśnie pliku z datą ostatniej synchronizacji.
  • Jeśli data utworzenia pliku jest późniejsza niż zapamiętana w bazie data ostatniej synchronizacji – następuje pełny odczyt pliku i utworzenie pliku zwrotnego.
  • Jeśli data utworzenia pliku jest wcześniejsza niż zapamiętana w bazie data ostatniej synchronizacji – program odczytuje jedynie informacje o towarach i kontrahentach. Uzupełniane są tylko informacje o pozycjach, które wcześniej nie istniały w bazie. Pozycje istniejące nie są aktualizowane. Tworzony jest plik zwrotny, jednak program nie zmienia zapamiętanej w bazie daty ostatniej synchronizacji.
Dzięki takiemu rozwiązaniu znacznie spada ryzyko zakłócenia procesu synchronizacji. Możliwa jest taka sytuacja, że w oddziale synchronizacja jest wykonywana kilkukrotnie, bez odczytu pliku w centrali. Przy każdej kolejnej synchronizacji plik tworzony po stronie oddziału będzie nadpisywany, a odczytana zostanie ”najnowsza” wersja w momencie uruchomienia synchronizacji po stronie oddziału. W Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona widoczne są informacje związane z synchronizacją:
  • ID Oddziału – identyfikator oddziału nadawany w centrali
  • ID ostatniego pliku wymiany – w pliku wymiany pamiętany jest jego numer kolejny, jednak zgodność tych numerów nie jest warunkiem koniecznym do przeprowadzenia synchronizacji.
  • Data ostatniej synchronizacji – data ostatnio odczytanego pliku z centrali.
W przybliżeniu schemat synchronizacji można opisać w następujący sposób:
  1. Pierwsza synchronizacja - zanim dojdzie do wysłania danych z centrali do oddziału, centrala powinna przygotować pracę oddziałom, czyli posiadać niezbędne dla nich dane. Centrala powinna więc mieć przygotowany:
  • zestaw operatorów, którzy powinni pojawić się w oddziałach,
  • serie dokumentów,
  • grupy towarowe, towary i ceny,
  • rejestry kasowo-bankowe oraz formy płatności,
  • stawki VAT,
  • kontrahentów (chociaż ich dopisywanie jest możliwe również w oddziale),
  • rabaty dla kontrahentów i towarów.
Po przygotowaniu danych, centrala może wykonać wysłanie danych do oddziałów. Dane są zapisywane w pliku DLA_MAGAZYN.XLO.
  1. Comarch ERP Optima w oddziale odczytuje plik wymiany - funkcja synchronizacji identyfikuje plik wymiany przeznaczony dla danego oddziału i aktualizuje dane (zakłada magazyn reprezentujący centralę odległą, operatorów, towary, rabaty, … ).
  2. Funkcja synchronizacji zapisuje nowy plik wymiany z potwierdzeniami przyjętych danych i nowymi danymi (Faktury, paragony, …). Nowy plik wymiany ma nadany nowy identyfikator synchronizacji (o jeden większy od poprzedniego).
  3. Wykonanie synchronizacji uprawnia oddział do wykonywania wszelkich działań (sprzedaż, zamawianie, dokumenty kasowe, rozliczenia nie wysłane do centrali).
  4. Centrala odbiera kolejny plik wymiany, sprawdza Id synchronizacji i generuje kolejny plik wymiany z potwierdzeniem odebranych informacji oraz (jeśli jest taka potrzeba) z informacjami, które chce przesłać do oddziału (np. O rozliczonych płatnościach).
  5. Kolejna synchronizacja po stronie oddziału odczytuje plik wymiany i zapisuje swoje nowe dane (faktury sprzedaży, zamówienia).
Podczas synchronizacji musi być spełniony warunek ciągłości numerów synchronizacji w ramach danego oddziału. Centrala lub oddział spodziewają się, że zanim zapiszą kolejny, wyjściowy plik wymiany, najpierw odczytają plik wymiany, który dla danego magazynu ma numer ostatniej synchronizacji (zapisany w pliku wymiany) o jeden większy od ostatniego zapisanego w bazie. Numer synchronizacji w ramach danego magazynu jest jakby „żetonem” przekazywanym poprzez plik wymiany. Cykl synchronizacji danych z jednym magazynem przedstawia rysunek:

Funkcjonalność synchronizacji

Kontrahenci

Model synchronizacji kontrahentów opiera się na możliwości zakładania kart kontrahentów po obydwu stronach, tj. W centrali i oddziale. Jeśli kontrahent jest założony w centrali, to jest mu nadawany GID i informacja o tym numerze jest przenoszona do oddziału. Jeśli kontrahent jest założony w oddziale, to ma GID zerowy. Przy synchronizacji po stronie oddziału, po odczytaniu danych o kontrahentach w centrali są im nadawane GID-y i informacja ta jest zwracana z powrotem do oddziału jako potwierdzenie założenia kart kontrahentów. Jeśli zdarzy się duplikacja kodu kontrahenta, to centrala nadaje nowy kod, dodając do duplikatu kolejną liczbę. Numer jest wpisywany w nawiasach i oznacza kolejny duplikat. Jeśli zdarzy się sytuacja, że w oddziale zakładana jest nowa karta dla kontrahenta, który ma takie same dane (NIP i miasto) jak już istniejący – nadawany jest GID -1. Dzięki temu kontrahent jest rozpoznawany w trakcie synchronizacji jako nowy (a nie zmodyfikowany już istniejący) i zakładana jest w centrali dla niego karta. Podczas synchronizacji kontrahentów może zajść konflikt w sytuacji, kiedy ten sam kontrahent jest zmodyfikowany po stronie centrali i oddziału. O tym, która zmiana jest „ważniejsza” decyduje data ostatniej modyfikacji kontrahenta. Jeśli data ostatniej modyfikacji kontrahenta po stronie odbiorcy jest późniejsza od daty ostatniej modyfikacji kontrahenta w pliku wymiany, to nie jest on aktualizowany, ale jest wysyłany w pliku potwierdzającym synchronizację. Dokumenty wystawione w oddziale (Comarch ERP Optima) dla kontrahenta !Nieokreślonego! są po synchronizacji widziane w centrali (Comarch ERP XL) jako dokumenty dla kontrahenta Jednorazowego.
Uwaga
Należy pamiętać, jeśli podczas wystawiania dokumentu kod pocztowy na kontrahencie !NIEOKREŚLONY! jest pusty, to dokumenty zsynchronizują się z Comarch ERP XL, a jeśli jest wpisany to musi być równy masce ##-###.

Operatorzy

Operatorzy mogą być zakładani tylko po stronie centrali. Aby wykonać pierwszą synchronizację w oddziale musi być zalogowany domyślny operator (ADMIN). ADMIN po pierwszej synchronizacji pozostaje. W bazie nadawane jest mu jednak inne hasło oraz są przepisywani inni operatorzy z odpowiednimi hasłami. Operator ADMIN po stronie oddziału nie może być kasowany.

Towary

Towary są przesyłane tylko z centrali do oddziału. Z towarami są zawsze wysyłane: 
  • ceny – zgodnie z parametrami synchronizacji (ceny zakupu, wszystkie ceny lub wybrane)
  • progi upustów cenowych – w oddziale są zawsze nadpisywane (stare upusty są kasowane, a nowe są dodawane).

Upusty

Polityka rabatowa jest narzucana przez centralę. Informacja o rabatach kontrahentów stanowi odrębny blok danych. Upusty są przenoszone do centrali 1:1, tzn. przenoszone są wszystkie tabele związane z rabatami.

Dokumenty

Dokumenty, które są synchronizowane z oddziałem:
  • MM – przesunięcia międzymagazynowe
    • MMLO – przesunięcie międzymagazynowe między magazynami (magazyn główny lokalny – centrala odległa magazyn główny lokalny – oddział odległy). Te dokumenty są wykonywane po stronie Centrali lub po stronie Oddziału
    • MMOL – przesunięcie międzymagazynowe między magazynami (centrala odległa – magazyn główny lokalny lub też oddział odległy – magazyn główny lokalny) – te dokumenty są wykonywane po stronie Centrali lub po stronie Oddziału odległego.
  • FA – faktura sprzedaży
    • FA – faktura sprzedaży zwykła
    • FAKI – faktura sprzedaży korekta ilościowa
    • FAKW – faktura sprzedaży korekta wartościowa
  • PA – paragon
    • PA – paragon zwykły
    • PAKI – paragon korekta ilościowa
  • FZ – faktura zakupu
    • FZ – faktura zakupu zwykła
    • FZ – faktura zakupu korekta ilościowa
    • FZ – faktura zakupu korekta wartościowa
  • WZ – wydanie zewnętrzne
    • WZ – dokument wydania zwykły
    • WZ – dokument wydania korekta ilościowa
    • WZ – dokument wydania korekta wartościowa
  • PZ – przyjęcie zewnętrzne
    • PZ – dokument przyjęcia zwykły
    • PZ – dokument przyjęcia korekta ilościowa
    • PZ – dokument przyjęcia korekta wartościowa
  • PW – przyjęcie wewnętrzne
    • PW – przyjęcie wewnętrzne
    • PWAI – przyjęcie wewnętrzne powstałe z arkusza inwentaryzacyjnego
    • PW – przyjęcie wewnętrzne korekta ilościowa
  • RW – rozchód wewnętrzny
    • RW – rozchód wewnętrzny zwykły
    • RWAI – rozchód wewnętrzny powstały z arkusza inwentaryzacyjnego
    • RW – rozchód wewnętrzny korekta ilościowa
    • RW – rozchód wewnętrzny korekta wartościowa
  • ZD – zamówienie u dostawcy (dostawcą może być tylko centrala)
  • RO – rezerwacja odbiorcy (rezerwacja, która będzie realizowana w całości przez centralę)
Identyfikacja synchronizowanych dokumentów opiera się na nadawaniu GID po stronie centrali, podobnie jak to ma miejsce w przypadku kontrahentów.  Dokumenty wysłane z oddziału do centrali mają ustawiony znacznik wysłania (E). Po prawidłowym dodaniu, dokument w centrali otrzymuje GID. Informacja o nadanym GID jest odsyłana do oddziału jako potwierdzenie prawidłowego przyjęcia dokumentu. Od tego momentu dokument nie jest brany pod uwagę przy wykonywaniu kolejnych synchronizacji (nie jest wysyłany z oddziału do centrali). Z oddziału do centrali mogą być wysyłane wyłącznie dokumenty zatwierdzone (nie w buforze) oraz te, które nie mają GID nadanego przez centralę (nawet te, które zostały wysłane przy poprzedniej synchronizacji). Jeżeli przy synchronizacji Comarch ERP Detal do Comarch ERP Optima nie zostaną zaimportowane rozliczenia do paragonów wystawionych w Comarch ERP Detal (np. brak otwartego raportu kasowo/bankowewgo) to takie paragony nie są wysyłane do centrali. Dopiero po poprawnym przesłaniu rozliczeń, paragony zostaną wyeksportowane do centrali. Ponieważ w oddziale dopuszcza się możliwość zakładania lokalnych magazynów (po stronie centrali wszystkie te magazyny są traktowane jak jeden magazyn, czyli oddział), w oddziale mogą być wystawiane dokumenty MM między magazynami lokalnymi, ale nie są one wysyłane do centrali (centrala nie wie o ich istnieniu). Dokumenty te są wystawiane tylko na potrzeby oddziału. Na dodatkowych magazynach mogą być wystawiane te same dokumenty, które są wystawiane na magazynie głównym. Przy synchronizacji na dokumentach nie jest wysyłana informacja o magazynach – każdy dokument (wystawiony w oddziale) po stronie centrali jest więc traktowany tak, jakby był wystawiony tylko na magazynie głównym (po prostu w oddziale).

MM i synchronizacja stanów magazynowych

Informacja o stanach magazynowych jest przesyłana wyłącznie przy pomocy dokumentów MM. Po stronie centrali jest to dokument MM z magazynu lokalnego (centrali) do magazynu odległego (oddziału). W oddziale ta sama MM-ka będzie reprezentowana przez dokument MM (MMOL) z magazynu odległego (centrali) do magazynu lokalnego (oddziału). W przypadku zwrotów towarów z oddziału do centrali po stronie oddziału towar będzie przesyłany dokumentem MM (MMLO) z magazynu lokalnego (oddziału) do magazynu odległego (centrali). Po stronie centrali dokument ten będzie odwzorowany przy pomocy dokumentu MM (MMOL) z magazynu odległego (oddziału) do magazynu lokalnego (centrali). Dokument MM prawidłowo przyjęty w oddziale będzie potwierdzany przez oddział w nowym pliku synchronizacyjnym. Dokument MM potwierdzony przez oddział i oznaczony w centrali (że został prawidłowo przyjęty) nie będzie ponownie wysyłany do oddziału.

Sprawdzanie stanów magazynowych w Centrali

Sprawdzanie stanów magazynowych odbywa się na liście zasobów poprzez ikonę  znajdującą się na liście zasobów. Wybranie towaru i naciśnięcie ikony spowoduje pokazanie stanów tego towaru w Centrali oraz we wszystkich oddziałach firmy. Wymaganym komponentem jest WebSerwis.

Zamówienia wewnętrzne i zewnętrzne

Zamówienia wewnętrzne pełnią rolę zamówień u dostawcy, przy czym specyficznym dostawcą jest centrala, w której jest zainstalowany XL. Na podstawie zamówień wewnętrznych są generowane dokumenty MM z centrali do oddziału. Zamówienia zewnętrzne pełnią rolę rezerwacji odbiorców. Przesyłane do centrali stanowią zamówienia odbiorców zbierane przez oddział, ale realizowane wyłącznie w centrali. W oddziale rolę zamówienia wewnętrznego pełni zamówienie u dostawcy (ZD). Kontrahent takiego zamówienia jest !Nieokreślony!. Dla potrzeb Comarch ERP XL wymagane jest, aby zamówienie wewnętrzne posiadało pole z kontrahentem docelowym, dla którego jest przeznaczony zamawiany towar. W związku z tym ZD w oddziale posiada dodatkowo kontrahenta docelowego (zamawiającego). Rolę zamówienia zewnętrznego w oddziale pełni rezerwacja odbiorcy (RO). Kontrahentem takiej rezerwacji jest kontrahent docelowy, który zamówił towar.

Faktury sprzed., Paragony, Faktury zakupu i powiązane dokumenty magazynowe

W programie Comarch ERP Optima faktury sprzedaży i paragony oraz związane z nimi korekty ilościowe mogą być powiązane z dokumentami WZ. Podobnie dokumenty FZ mogą być powiązane z dokumentami PZ. Ponieważ Comarch ERP XL dla dokumentów WZ i PZ z Comarch ERP Optima ma swoje odpowiedniki , obowiązuje zasada, że do centrali mogą być wysłane:
  • dokumenty handlowe (FA, PA, FZ),
  • dokumenty magazynowe (WZ, PZ które nie mają powiązania z handlowym)
  • dokumenty magazynowe wystawione z ręki i do nich handlowe
  • dokumenty handlowe, które:
    • są powiązane z dokumentami magazynowymi jeśli na tych dokumentach występują jakiekolwiek towary
    • nie powiązane z dokumentami magazynowymi, jeśli na tych dokumentach występują wyłącznie usługi (takie dokumenty z definicji nie mają WZ-ek i PZ-ek).

Inwentaryzacja

Proces inwentaryzacji w modelu współpracy Comarch ERP XLComarch ERP Optima opiera się wyłącznie na mechanizmach dostępnych w programie Comarch ERP Optima:
  1. Otwarcie arkuszy inwentaryzacyjnych - oddział inicjuje swoje arkusze inwentaryzacyjne (AI).
  2. Wypełnienie arkuszy inwentaryzacyjnych – po zatwierdzeniu arkusze są przygotowane do wypełnienia (możliwa edycja ilości, ale nie możliwe dodawanie towarów).
  3. Przekształcenie do dokumentów wewnętrznych PW i RW - oddział ma za zadanie wypełnić arkusze inwentaryzacyjne i wykonać przekształcenie do PWAI (nadwyżki) lub RWAI (niedobory).
  4. Synchronizacja w oddziale - po wykonaniu przekształcenia, do centrali wysłane są dokumenty PWAI/RWAI oraz (informacyjnie) wypełnione arkusze inwentaryzacyjne (AI).
  5. Synchronizacja w centrali - funkcja synchronizacji po stronie Comarch ERP XL aktualizuje stany magazynowe na podstawie dokumentów RWAI i PWAI znajdujących się w pliku wymiany.
Uwaga
Po wykonaniu synchronizacji dokumentów związanych z inwentaryzacją blokowana jest możliwość jej wycofania lub anulowania.

Weryfikacja stanów magazynowych

W oddziale (Comarch ERP Optima) zapis dokumentu aktualizuje stany magazynowe. W trakcie synchronizacji przesyłane dane zawierają aktualny stan ilościowy towarów. W oddziale dla każdego towaru sumowane są ilości ze wszystkich magazynów (centrala wszystkie te magazyny traktuje jak jeden magazyn).

Odrębne koszty sprzedaży, a synchronizacja dostaw

W modelu współpracy systemów Comarch ERP XLComarch ERP Optima przyjęto zasadę odrębnego liczenia kosztu własnego sprzedaży w centrali i oddziale. O sposobie liczenia kosztu po stronie oddziału decyduje Użytkownik zakładający bazę danych w oddziale. Przy kreowaniu bazy musi wybrać jedną z metod (FIFO, LIFO, QUAN). Podczas zatwierdzania dokumentu w oddziale towar jest zdejmowany z magazynu zgodnie z przyjętą metodą. W przypadku faktur zakupu i dokumentów PW towar jest automatycznie wprowadzany na magazyn. W trakcie synchronizacji w centrali na podstawie przysłanych z oddziału dokumentów handlowych program Comarch ERP XL tworzy własne dokumenty magazynowe, które wprowadzają towar na magazyn lub zdejmują go z magazynu zgodnie z określonymi w centrali zasadami. Istnieje możliwość, że zaistnieją niezgodności wartości stanu i kosztu własnego sprzedaży między centralą i oddziałami. Jednak dzięki takiej funkcjonalności możliwe jest szacowanie wartości stanu i kosztu własnego sprzedaży (marży) po stronie oddziału.

Płatności

Po stronie oddziału można przyjmować tylko wpłaty gotówkowe, kartą kredytową lub czekiem. Oddział nie przyjmuje przelewów bankowych - przyjmuje je wyłącznie centrala (XL). Tylko centrala rozlicza dokumenty (kojarzy zaległości i zapłaty). Informacja o aktualnych długach każdego kontrahenta jest przesyłana do oddziału, przy czym jest to informacja pochodząca ze wszystkich oddziałów oraz z centrali. Dzięki temu oddział na bieżąco jest informowany o stanie zaległości danego kontrahenta, niezależnie od miejsca, w którym te długi powstały. W trakcie synchronizacji z oddziału wysyłane są dokumenty z kwotami Wartość i Zaległość. Ta informacja jest wysyłana tylko raz wraz z synchronizowanym dokumentem. Na tej podstawie centrala uzupełnia informację o płatnościach do dokumentów oraz aktualnym zadłużeniu kontrahenta. Z centrali do oddziału zawsze wędruje informacja o zaległościach wszystkich kontrahentów aktualnie synchronizowanych z oddziałem i o zaległościach wszystkich dokumentów związanych z oddziałem. Na podstawie przesłanych informacji o aktualnych zaległościach w oddziale aktualizowane są informacje o: 
  • nierozliczonych dokumentach wystawionych w oddziale
  • globalnym zadłużeniu kontrahentów.

Raporty kasowe

Raporty kasowo-bankowe są wysyłane z oddziału do centrali wraz ze wszystkimi zapisami kasowo-bankowymi przynależącymi do tego raportu. Do centrali są przesyłane tylko te raporty, które są zamknięte i nie posiadają GID. Po prawidłowym przyjęciu raportu przez centralę, raportowi nadawany jest GID, który jako potwierdzenie jest przesyłany z powrotem do oddziału i tam jest zapisywany na wysłanym wcześniej raporcie. Raportów wysłanych z centrali i niepotwierdzonych nie można otwierać.

Eksport danych

Ogólnie synchronizacja danych opiera się na odczycie pliku z centrali i automatycznym wysłaniu pliku z danymi do centrali. Istnieje jednak możliwość wysłania danych bez wcześniejszego odczytu pliku synchronizacyjnego z centrali. Funkcja jest dostępna w oknie synchronizacji po zaznaczeniu parametru Eksport. Podczas eksportu danych wysyłane są wszystkie dokumenty, które nie zostały jeszcze potwierdzone, jako odebrane przez centralę (również te, które już zostały wyeksportowane, ale jeszcze nie są potwierdzone).

Współpraca z Comarch e-Sale

Współpraca z Comarch e-Sale

Przygotowaliśmy dla Państwa poniższy podręcznik w celu szybkiego uruchomienia sprzedaży w Comarch e-Sale. Nasz mini przewodnik został podzielony na kroki, które umożliwią Państwu poprawne przygotowanie i rozpoczęcie internetowej sprzedaży. Współpraca Comarch ERP Optima z Comarch e-Sale polega na: 1. eksporcie do Comarch e-Sale danych o towarach oraz grupach towarów, 2. imporcie zamówień złożonych w Comarch e-Sale. Właściciel sklepu wykorzystuje do swojej pracy tylko jeden program: Comarch ERP Optima. Comarch e-Sale w tym podejściu jest wyłącznie narzędziem umożliwiającym prowadzenie sprzedaży za pośrednictwem platform Allegro oraz Ebay.

Wymagania systemowe

Współpraca Comarch ERP Optima z Comarch e-Sale wymaga środowiska NET Framework 4.5, dodatku Microsoft Web Services Enhancements (WSE) 3.0 Runtime oraz komponentu SQLXML 4.0.
Uwaga
Comarch ERP Optima jest programem zaprojektowanym na rynek polski. W Comarch e-Sale (w panelu administracyjnym) w danych Sprzedawcy pole Kraj zawsze przyjmuje wartość Polska, niezależnie od ustawień w Comarch ERP Optima (Dane firmy w Pieczątce firmy).
Do współpracy z Comarch e-Sale konieczne jest posiadanie modułów (minimum) Kasa/Bank (KB) i Handel (HA).

Konfiguracja współpracy z Comarch e-Sale

Po zalogowaniu w programie Comarch ERP Optima należy wejść w zakładkę System/Konfiguracja.

Konfiguracja

Otworzy się specjalne okno, w którym należy przejść do konfiguracji e-Handel. Ścieżka dostępu: System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ e-Handel i przejść na zakładkę e-Sklep/e-Sale.
Konfiguracja Comarch e-Sale
Okno zawiera elementy konfiguracyjne związane ze współpracą z Comarch e-Sale. W celu dodania nowego oddziału Comarch e-Sale należy nacisnąć przycisk , otworzy się okno konfiguracji e-Sale składające się z zakładek Ogólne, Zasoby oraz Dodatkowe.

Zakładka Ogólne

Konfiguracja Comarch e-Sale – zakładka Ogólne

Nazwa sklepu/e-Sale – należy podać nazwę Comarch e-Sale Nieaktywny – parametr odpowiedzialny za dezaktywację danego oddziału e-Sale. Taka operacja skutkować brakiem wykonywania synchronizacji oraz brakiem możliwości modyfikacji oferty wysyłanej do tego oddziału po stronie Comarch ERP Optima. Po oznaczeniu danego oddziału e-Sale jako Nieaktywny będzie on wyświetlany na liście w kolorze czerwonym. Waluty:
  • Domyślna waluta – waluta, w jakiej będą prezentowane ceny w Comarch e-Sale (domyślnie PLN). Użytkownik może wskazać dowolną walutę spośród zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty. Możliwość zmiany waluty jest blokowana po wykonaniu pierwszej synchronizacji z Comarch e-Sale,
  • Dostępne waluty – W Comarch e-Sale jest możliwość wystawiania aukcji w serwisach zagranicznych. W tym miejscu można wskazać waluty w których będą prezentowane ceny w serwisach aukcyjnych skonfigurowanych w aplikacji e-Sale spośród walut zdefiniowanych w Comarch ERP Optima. Do wyboru są waluty wskazane w tabeli Dostępne waluty. Dla każdej waluty można określić kurs ręcznie lub zaznaczyć parametr pobierz kurs z konfiguracji, wówczas cena towaru w Comarch e-Sale będzie przeliczana na wybraną przez Użytkownika walutę po bieżącym notowaniu kursu domyślnego z Comarch ERP Optima (System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty).
Ceny
  • Cena domyślna – należy wybrać cenę, która będzie wysyłana do sklepu internetowego, Pomijaj towary z ceną 0,00 – jeśli dla danego towaru w cenniku nie ustalono ceny (wynosi ona domyślnie 0 zł), wówczas aby uniknąć sytuacji, kiedy do Comarch e-Sale zostanie wyeksportowany towar o cenie 0zł należy zaznaczyć ten parametr. Jeżeli dla towaru już sprzedawanego za pośrednictwem e-Sale zmieniono po stronie Comarch ERP Optima cenę na 0,00 PLN, przy kolejnej synchronizacji cennika z Comarch e-Sale towar zostanie usunięty z panelu administracyjnego.
Rezerwacje
  • Definicja RO – schemat numeracji dla zamówień tworzonych przy synchronizacji z Comarch e-Sale,
  • Seria – seria wykorzystywana w definicji schematu numeracji dla RO wskazanej powyżej,
  • Koszt przesyłki (pole wymagane) – należy przypisać pozycję usługową z cennika, która będzie odpowiednikiem kosztu przesyłki w e-Sale. Nazwa i koszt usługi będą przesyłane z aplikacji e-Sale wraz zamówieniem.

Zakładka Zasoby

Konfiguracja Comarch e-Sale – zakładka Zasoby

Zasoby:
  • Grupa towarów – należy wybrać grupę towarową, która stanowi trzon drzewa towarów dla Comarch e-Sale; do panelu administracyjnego Comarch e-Sale trafią wszystkie grupy będące podgrupami wybranej grupy wraz z kolejnymi poziomami drzewa.
  • Wyślij zasoby – parametr odpowiedzialny za wysyłanie stanów magazynowych do Comarch e-Sale:
    • jeśli parametr jest zaznaczony (domyślnie), do e-Sale zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym z magazynu domyślnego zgodnie z ilością na tym magazynie, widoczną na zakładce Zasoby na karcie towaru. Jeżeli magazyn domyślny nie jest wybrany, to stany magazynowe nie będą wysyłane,
    • jeśli parametr jest odznaczony, do Comarch e-Sale nie zostaną wysłane stany magazynowe.
  • Stany na dzień – parametr odpowiedzialny za wysyłanie stanów magazynowych z datą bieżącą (datą, z którą pracuje program Comarch ERP Optima), dostępny tylko po zaznaczeniu parametru Wyślij zasoby:
    • jeśli parametr jest zaznaczony do Comarch e-Sale zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym z pola Ilość dostępna (ilość towaru na magazynie pomniejszona o rezerwacje),
    • jeśli parametr nie jest zaznaczony do Comarch e-Sale zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym zgodnie z ilością dla wybranego magazynu, widoczną na zakładce Zasoby na karcie towaru.
Wysyłane do Comarch e-Sale stany magazynowe nie uwzględniają ilości towaru na magazynach o typie serwisowy. Przesyłane dane dotyczą tylko ilości na magazynach o typie lokalny.
  • Wyślij cechy partii – Użytkownicy modułu Handel Plus mają możliwość sprzedaży towaru w serwisach aukcyjnych skonfigurowanych w Comarch e-Sale w oparciu o ocechowane partie. Klient może wybrać konkretną sztukę towaru opisaną przez cechy. Do e-Sale wysyłane są wraz z towarami cechy, które mają zaznaczony parametr udostępniaj w Comarch e-Sale oraz jako format wybrany: lista Sposób przyjmowania towaru na magazyn z podziałem na partie został opisany w podręczniku Comarch ERP Optima – Handel.
Magazyny: Dodając na listę magazyny, Użytkownik decyduje z których magazynów lokalnych mają zostać wysłane zasoby do Comarch e-Sale. Określając magazyn domyślny, wybierany jest magazyn, na który będą tworzone rezerwacje. W przypadku, gdy nie wskazano magazynu domyślnego, rezerwacje tworzone będą na magazyn Operatora (jeśli wskazano) lub na magazyn główny. Wartość Tak może przyjąć tylko jedna pozycja na liście.

Zakładka Dodatkowe

Konfiguracja Comarch e-Sale – zakładka Dodatkowe
Na zakładce Dodatkowe formularza Comarch e-Sale należy uzupełnić: Adres serwera plików wymiany – w polu wskazuje się adres serwera wymiany danych między programem Comarch ERP Optima i Comarch e-Sale. Adres serwera plików wymiany można sprawdzić w panelu administracyjnym e-Sale. W tym celu należy przejść do obszaru Mój profil/Mój e-Sale/, następnie wybrać e-Sale. W sekcji Dane do synchronizacji znajduje się adres serwera wymiany. Pobierz słowniki wszystko.pl – funkcja wykorzystywana przy współpracy z internetową galerią handlową wszystko.pl http://www.wszystko.pl/. Przycisk służy do pobrania z wszystko.pl kategorii wraz z atrybutami, które należy przypisać dla towarów i usług udostępnianych w wszystko.pl. Generuj klucz wymiany – w oknie należy wskazać nazwę firmy, sklepu oraz PIN (w polu: Hasło). Dane do generacji klucza wymiany danych można znaleźć w panelu administracyjnym e-Sale. W tym celu należy przejść do obszaru Mój profil/Mój e-Sale/, następnie wybrać e-Sale. W sekcji Dane do synchronizacji znajdują się dane do wygenerowania klucza wymiany.

Konfiguracja Comarch e-Sale – zakładka Dodatkowe, Generuj klucz wymiany

(Użytkownicy posiadający moduł Obieg dokumentów mają dostęp do Faktur w formacie PDF również w Archiwum Wydruków).

Grupy towarów wysyłane do Comarch e-Sale

Do Comarch e-Sale będą wysyłane Grupy towarów zgodnie z definicją w konfiguracji (Konfiguracji firmy/ Ogólne/ e-Handel). Jeśli w konfiguracji zostanie ustawiona Grupa Główna to zostaną wysłane wszystkie grupy będące w Grupie Głównej wraz z podgrupami. Jeśli zostanie wybrana inna grupa, wówczas do sklepu będą przesyłane grupy, będące jej podgrupami wraz z kolejnymi poziomami.
Uwaga
Do Comarch e-Sale przenoszone są nazwy, a nie kody grup. Dlatego ważne jest, aby dla każdej grupy, która ma się pojawić w Comarch e-Sale, została wypełniona nazwa grupy. Daje to dodatkową możliwość opisania grup w czytelny sposób, na potrzeby prezentacji w Comarch e-Sale.
Na formularzu grupy towarowej dostępna jest zakładka e-Sklep/e-Sale, z poziomu której można wprowadzić dłuższą nazwę grupy czy opis dla grupy z wykorzystaniem języka HTML. Użytkownicy modułu Handel Plus mają możliwość wprowadzenia nazwy, opisu grupy także w językach obcych, m.in.: niemieckim, angielskim, francuskim. Użytkownicy modułu Handel mają do dyspozycji tylko język polski. Informacje te są eksportowane do Comarch e-Sale.

Formularz grupy towarowej – zakładka e-Sklep/e-Sale

Po naciśnięciu ikony na zakładce e-Sklep/e-Sale pojawi się formularz języka grupy towarowej:

Formularz języka grupy towarowej – zakładka Ogólne

Opcje dostępne na formularzu języka grupy towarowej na zakładce Ogólne:
  • w przypadku Użytkowników modułu Handel Plus można wskazać język, w którym zostaną wprowadzone dane. Po zalogowaniu do modułu Handel pole Język jest zablokowane do edycji i wskazany jest język polski,
  • należy uzupełnić pole Nazwa dla grupy towarowej (max. 100 znaków). Bez uzupełnienia nazwy program nie pozwoli na zapis pozycji, opis może pozostać pusty,

Towary wysyłane do Comarch e-Sale

Po skonfigurowaniu Comarch e-Sale, na karcie towarowej produktu pojawi się zakładka e-Handel. Aby towary były widoczne w panelu administracyjnym Comarch e-Sale należy w tej zakładce zaznaczyć parametr Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale dla oddziału e-Sale i zapisać zmiany przyciskiem . Towar musi być przypisany do co najmniej jednej grupy, która znajduje się w drzewie wysyłanym do Comarch e-Sale. Umożliwiono definiowanie oddzielnych danych towarowych pod każdy oddział e-Sale lub e-Sklep, w którym towar ma być udostępniony. Dane towarowe, które możemy ustawiać w zależności od wybranego sklepu znajdują się na zakładkach Główne oraz Dodatkowe. Są to języki, grupa domyślna, status dostępności, ceny i koszty dostawy oraz atrybuty czasowe. Wszystkie pola są dostępne do edycji niezależnie czy parametr Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale jest zaznaczony czy nie. Do Comarch e-Sale wysyłane są następujące dane o towarach: kod towaru, nazwa, opis, cena zgodnie z ustawieniami w konfiguracji, zdjęcia towaru , producent, marka przypisana do towaru, jednostka miary towaru podstawowa. Na karcie towaru (zakładka Dodatkowe) znajdują się pola Masa w kg pozwalające na zdefiniowanie wagi towaru, pole Kod producenta umożliwiające wpisanie kodu towaru, pod jakim występuje u producenta, informacje te, podczas synchronizacji są przesyłane do Comarch e-Sale. Użytkownicy modułu Handel Plus na karcie towaru, na zakładce e-Handel mogą wprowadzić nazwę i opis towaru także w języku obcym. Użytkownicy modułu Handel mają do dyspozycji tylko język polski. Na liście zasobów oraz cenniku dostępny jest parametr e-Sklep/e-Sale, w którym mamy do wyboru z listy zdefiniowane w konfiguracji oddziały e-Sale lub e-Sklep. Po wybraniu e-Sale, na liście towarów zostaną wyświetlone tylko towary, które są udostępnione w wybranym oddziale.

Pozycja cennika – zakładka e-Handel

Na zakładce e-Handel mamy cztery pionowe zakładki: Główne, Dodatkowe, wszystko.pl oraz Wspólne. Na zakładce Główne znajdują się parametry związane ze współpracą programu z Comarch e-Sale. Oprócz grupy domyślnej definiujemy tu języki dla e-Sale. Jeżeli chcemy, aby towar udostępniany był w większej ilości oddziałów (np. e-Sklepów) to możemy dla ułatwienia skorzystać z kopiowania danych z już ustawionego oddziału korzystając z przycisku Grupa domyślna - należy wskazać grupę domyślną. W polu tym nie może być wybrana Grupa główna oraz grupa, która jest węzłem głównym dla e-Sale (wybrana w konfiguracji oddziału e-Sale). Grupa musi zawierać się w drzewie, które jest wysyłane do e-Sale. Kopiując dane z innego oddziału (np. e-Sklepu) grupa domyślna nie będzie kopiowana.
Uwaga
Pole Grupa domyślna jest polem wymaganym do poprawnej synchronizacji.
Na zakładce e-Handel znajduje się sekcja Języki. Dla każdego z dodawanych języków dostępne są pola Nazwa Comarch e-Sklep/e-Sale w której podajemy Nazwę towaru wysyłaną do e-Sale oraz Opis Comarch e-Sklep/e-Sale przenoszony do Comarch e-Sale. Okno do edycji opisu dla towaru składa się z trzech zakładek:
  • Edytor – wprowadzenie opisu, dostępny jest panel umożliwiający formatowanie tekstu,
  • HTML – prezentacja opisu w języku HTML z możliwością edycji tekstu,
  • Podgląd
Uwaga
Adresy stron internetowych w hiperłączu edytora należy wpisywać z przedrostkiem http://

Opis e-Sklep/e-Sale dla towaru – edytor HTML

Z poziomu okna Formularz języka towaru na wstążce jest dostępny wyłącznik edytora HTML, po wyłączeniu tej opcji zakładka Edytor nie jest widoczna – kod HTML nie jest poprawiany przez program. Ustawienie jest pamiętane dla operatora. Jeśli nie zdefiniujemy nic na zakładce Języki, wówczas w Comarch e-Sale wyświetlana jest wartość pola Nazwa z zakładki Ogólne z formularza towaru.
Uwaga
W celu dodania plików graficznych w polu Opis należy użyć przycisku wstaw obiekt . Wklejenie tam obrazka opcją <CTRL>+<V> spowoduje, że obrazek nie będzie wyświetlał się poprawnie.
Na zakładce wszystko.pl definiujemy kategorię i atrybuty dla wszystko.pl. Są to wspólne dane dla wszystkich sklepów. Dodawanie jak i aktualizacja danych towarowych dla produktów udostępnianych do Comarch e-Sale jest możliwe również poprzez import z arkusza Excel. Szczegółowy opis importu jest dostępny w biuletynie OPT009 - Import danych z arkusza Microsoft Excel.

Dodatkowe atrybuty towarów

Do Comarch e-Sale można wysyłać dodatkowo inne informacje o towarze w formie atrybutów. Aby dany atrybut został wysłany wraz z towarem do Comarch e-Sale, zarówno na definicji jak i na towarze, atrybut musi mieć zaznaczoną opcję: Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale. Jeśli zatem na kartę towaru dodajemy atrybut, który nie jest wysyłany do e-Sale i zaznaczymy na nim udostępnianie, parametr zostanie też zaznaczony na definicji tego atrybutu. Jeśli z kolei atrybut jest przypisany do towarów, odznaczenie parametru na definicji atrybutu, spowoduje też odznaczenie go na kartach towarów. Do Comarch e-Sale można wysyłać atrybuty o formacie: tekst, liczba, lista, data. Kolejność atrybutów jak i ich wartości wyświetlanych w obrębie poszczególnych atrybutów uzależniona jest od ich kolejności na karcie cennikowej danego produktu na zakładce Atrybuty w Comarch ERP Optima. W celu ustawienia kolejności atrybutów na liście dostępna jest metoda przeciąg i upuść.
Uwaga
Do Comarch e-Sale dane binarne przesyłane są jako załączniki.

Dodawanie atrybutu do towaru

Uwaga
Do Comarch e-Sale przesyłana jest nazwa atrybutu – w przypadku braku nazwy wysyłany jest kod atrybutu.
W przypadku modułu Handel Plus i obsługi wielojęzyczności możliwe jest zdefiniowanie języka dla atrybutu. Na formularzu atrybutu, na zakładce Ogólne widoczna jest lista rozwijana, z której można wybrać język. Domyślnie, dla nowo tworzonych atrybutów podpowiada się język polski. Dla atrybutu, który jest dodawany do towaru lub modyfikowany, z poziomu formularza towaru (zakładka Atrybuty) również istnieje możliwość wybrania języka, czyli można zmienić język tylko dla wybranego towaru. Przy synchronizacji, do Comarch e-Sale przekazywane są wszystkie dane dotyczące atrybutów wraz z informacją o języku. Wartości atrybutów (typu lista) na kartotekach towarowych muszą być zgodne z definicją (kartą) atrybutu. W przypadku gdy na towarze znajduje się atrybut typu lista oraz ma przypisaną wartość, która została usunięta lub zmieniona na definicji atrybutu, wówczas nie jest ona wysyłana do e-Sale. Dodatkowo aby ułatwić znalezienie towarów, dla których wartość atrybutu nie posiada odpowiednika na definicji atrybutu, został dodany test integralności Zgodność wartości atrybutów z definicją. Test jest dostępny z poziomu Narzędzia\ Testy Integralności w zakładce Testy w gałęzi Cennik. Zdjęcie towaru Towary mogą być prezentowane w Comarch e-Sale razem z obrazami (fotografie, grafiki itp.), przedstawiającymi ich wygląd, stan itd. Aby możliwe było wyświetlanie obrazów dla towaru w Comarch e-Sale należy skorzystać z załączników.

Karta towaru – zakładka Atrybuty

Dodawanie danych binarnych odbywa się na karcie towaru na zakładce Atrybuty w sekcji Załączniki. W sekcji Załączniki dostępne są kolumny (w przypadku, gdy skonfigurowany jest Comarch e-Sale):
  • Nazwa pliku/ścieżka – nazwa pliku lub ścieżka, jeśli wybrano opcję link,
  • Nazwa – zgodna z nazwą pliku, w przypadku dodawania pliku z dysku uzupełniana automatycznie, w przypadku dodawania z listy danych binarnych zgodna z nazwą danej binarnej,
  • Typ – plik lub link,
  • Typ pliku – program automatycznie rozpoznaje znane formaty i odpowiednio ustawia typ. Jeśli format nie zostanie rozpoznany wówczas ustawiony zostanie typ Inne. Domyślnie lista typów będzie zawierać następujące pozycje:
    • Word – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: doc, docx, docm, txt, rtf, odt
    • Excel – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: xls, xlsx, xlsm, xlsb
    • PDF – pliki pdf
    • Grafika – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: gif, png, jpg
    • Video – avi, mp4, mkv
    • Audio – mp3, wav
    • Flash – swf
    • Archiwa – zip, rar
    • Inne – w przypadku nierozpoznanego typu pliku.
  • e-Sklep/e-Sale – opcja udostępnienia w e-Sale, wybór TAK/NIE (opcja TAK niedostępna dla linków)
  • Jeśli dodawane są załączniki, a towar ma ustawioną opcję wysyłania do sklepu/wszystko.pl, to przed dodaniem pozycji program pyta: Towar jest wysyłany do Comarch e-Sklep/e-Sale. Czy ustawić dla załączników parametr e-Sklep/e-Sale?, Dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajdują się kolumny:
  • Podgląd – kolumna, w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików/linków doc, xls, pdf itp. jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki.
  • Język – do wyboru lista języków. Jeżeli dane zdjęcie ma być udostępniane w różnych wersjach językowych e-Sale, w tym polu należy ustawić opcję -wszystkie-. Wówczas zdjęcie widoczne jest w każdym języku, bez konieczności dodawania tego samego zdjęcia dla każdego języka osobno.
W sekcji Załączniki dostępne są przyciski:  - Dodaj załącznik - Podgląd pliku – podgląd załącznika z pomocą domyślnego programu ustawionego dla danego typu pliku - Usuń W menu dostępnych opcji przy przycisku Dodaj załącznik do wyboru są trzy opcje:
  • Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy program wyświetli okno, gdzie Użytkownik będzie mógł wyszukać lokalizację pliku i wskazać plik. Po zatwierdzeniu wyboru wskazany plik zostanie zapisany w bazie danych. Jeśli Użytkownik zaznaczy więcej, niż jeden plik, wówczas dodane zostaną wszystkie zaznaczone pliki. W oknie wyszukiwania plików domyślnie będą się podpowiadać pliki typu pliki graficzne, zapamiętywana też będzie ostatnio wybierana ścieżka. Wybór opcji spowoduje, że załącznik trafia od razu na listę danych binarnych i zostaje zapisany w bazie. Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać, że:
    • w kopii bezpieczeństwa wykonywanej z poziomu programu będą zapamiętane również pliki z załącznikami,
    • zapisywanie plików w bazie danych powoduje jej szybki przyrost.
    • Wskaż plik na dysku i zapisz link
Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz link rejestrowane jest powiązanie załącznika z plikiem, który jest zapisany na dysku komputera. W efekcie w bazie danych ten plik nie jest zapisany, a jedynie zapamiętana jest ścieżka dostępu do pliku. Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać o tym, że:
  • pliki NIE BĘDĄ archiwizowane wraz z kopią bezpieczeństwa bazy danych (w kopii będą zapamiętane tylko ścieżki dostępu),
  • powiązanie dokumentów jedynie w postaci linków nie powoduje szybkiego przyrostu baz danych.
  • Wybierz z listy danych binarnych
Uwaga
Załączniki w postaci linków nie są wysyłane do Comarch e-Sale.
Wybierając opcję Wybierz z listy danych binarnych otwierane jest okno danych binarnych, na którym możliwe jest wskazanie zapisanych już w bazie danych binarnych. Okno z listą danych binarnych posiada kolumny:
  • Zaznaczeń, dzięki czemu możliwe jest równoczesne dodawanie wielu danych binarnych przez zaznaczenie wybranych pozycji,
  • Podgląd – w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików doc, xls, pdf jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki,
  • Nazwa – nazwa danej binarnej,
  • Nazwa pliku – nazwa pliku.
Na oknie istnieje też możliwość podglądu widoku pliku, na którym aktualnie jest umieszczony kursor. Opcja podglądu ma możliwość ukrycia lub zwinięcia. Domyślnie podgląd jest ukryty po prawej stronie listy, gdzie widnieje pasek Podgląd – kliknij, aby wyświetlić okienko podglądu pliku. Po kliknięciu w pasek rozwijany jest panel, w którym widoczny jest podgląd pliku. W panelu widoczne jest zdjęcie (grafika), w przypadku innych plików wyświetla się standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Położenie panelu może być przez Użytkownika zmieniane. Aby zadokować panel z innej strony okna należy go „złapać” i przeciągnąć w inną lokalizację. Dodatkowo panel wyposażony jest w przycisk pinezki: jeśli pinezka jest „wyciśnięta” po ustawieniu kursora z powrotem na liście danych binarnych panel jest zwijany. Jeśli pinezka jest „wciśnięta” – panel jest na stałe dokowany.

Dane binarne

Na liście załączników istnieje także możliwość dodania załącznika za pomocą menu kontekstowego, dostępnego pod prawym przyciskiem myszy. Z tego poziomu dostępne są opcje: Dodaj (odpowiadająca opcji: Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy), Wskaż plik na dysku i zapisz link, Wybierz z listy danych binarnych. Dodanie atrybutu o typie binarnym do towaru i przypisanie wartości binarnej spowoduje automatyczne pojawienie się wskazanej pozycji binarnej na liście załączników. Aby załącznik udostępniany był w Comarch e-Sale, w kolumnie o nazwie e-Sklep/e-Sale należy wybrać opcję TAK (opcja TAK niedostępna dla linków). Jako zdjęcie główne w Comarch e-Sale wyświetlana jest pierwsza pozycja binarna na liście załączników. Istnieje możliwość ustawienia kolejności załączników – aby przenieść załącznik w górę lub w dół należy skorzystać z metody przeciąg i upuść. Niemożliwe jest wielokrotne dodawanie tej samej danej binarnej na jedną kartę cennikową produktu wysyłanego do Comarch e-Sale. Przy próbie zapisania takiej karty program zwróci ostrzeżenie: Dodano dwie identyczne dane binarne wysyłane do e-Sale! i nie pozwoli na jej zapis, dopóki nie zostanie to poprawione.
Uwaga
W przypadku, gdy nastąpi próba zapisania karty towaru z oznaczoną daną binarną o wielkości przekraczającej 10MB, program zwróci komunikat: Rozmiar danej binarnej, która jest wysyłana do e-Sale, nie może być większa niż 10MB.
Uwaga
Skompresowane dane binarne w postaci zdjęć, nie są importowane z systemu ERP do Comarch e-Sale.

Seryjne dodawanie/usuwanie atrybutów

Z poziomu menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby poprzez Operacje seryjne można dla pozycji zaznaczonych na liście przypisać atrybut, który będzie wykorzystywany w Comarch e-Sale, wraz z określeniem jego wartości. Z tego poziomu można również wykonać seryjne usunięcie atrybutu z kartotek towarowych.

Producent i Marka

Do Comarch e-Sale można wysyłać dodatkowo informacje na temat Marki i Producenta danego produktu. Informacje te można wprowadzić na zakładce Dodatkowe karty cennikowej. Na formularzach Producenta i Marki dostępna jest zakładka e-Sklep, na tej zakładce można wprowadzić dodatkowe nazwy, opisy i dane dotyczące pozycjonowania w Comarch e-Sale.

Zmiana parametrów dla Comarch e-Sale

Z poziomu menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby w Operacjach seryjnych dostępne są funkcje:
  • zmiana marki/producenta:

Zmiana marki/producenta

  • zmiana parametrów Comarch e-Sklep/e-Sale:
Zmiana parametrów Comarch e-Sklep/e-Sale
Dla pozycji zaznaczonych na liście można zaznaczyć parametr Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale dla oddziału Comarch e-Sale, zmienić status dostępności towaru i grupę domyślną.

Weryfikacja oferty e-Sale

Aby zweryfikować poprawność danych oferty wysyłanej do Comarch e-Sale, można wykonać testy integralności dla kartotek udostępnianych w e-Sale. Z poziomu menu Narzędzia/ Testy integralności na zakładce Testy dostępna jest opcja – Weryfikacja oferty dla e-Handel. Test obejmuje następujące dane :
  • Ceny towarów
  • Fantomy – towary połączone
  • Grupy
  • Niedozwolone znaki
  • Załączniki
Dodatkowo w celu weryfikacji zgodności wartości atrybutów typu lista na kartotekach towarowych z wartościami na definicji (karcie) atrybutu w gałęzi Cennik jest dostępny test:
  • Zgodność wartości atrybutów z definicją

Odbiór zamówień z Comarch e-Sale

Wszystkie zamówienia zarejestrowane w Comarch e-Sale trafiają do bazy Comarch ERP Optima na listę dokumentów RO. W systemie dostają kolejny numer, zgodnie z ustawieniami numeratora dla dokumentów RO. Nr zamówienia wygenerowany w Comarch e-Sale przenoszony jest do pola Nr zamówienia na dokumencie RO. Data zamówienia wysyłana jest z Comarch e-Sale i jest zgodna z datą zatwierdzenia zamówienia przez użytkownika, Termin rezerwacji jest ustawiany zgodnie z ilością dni wpisaną w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry (termin liczony jest od daty wystawienia). Jeżeli w konfiguracji nie ustawiono ilości dni, jako termin rezerwacji ustawiana jest data bieżąca. Źródło zamówienia Zamówienia pochodzące z Comarch e-Sklep/e-Sale/wszystko.pl są odpowiednio oznaczane na liście rezerwacji odbiorcy. Dane o pochodzeniu zamówienia są widoczne w kolumnie Źródło zamówienia (domyślnie ukryta). Kolumna w zależności od pochodzenia dokumentu informuje czy dokument został utworzony w programie czy zsynchronizowany z e-Sklep/e-Sale/wszystko.pl Dane kontrahenta importowane są na podstawie danych zapisanych przez użytkownika Comarch e-Sale w danych kontaktowych. Klient jednorazowy Klient Comarch e-Sale traktowany jest jako użytkownik jednorazowy, a faktura dla niego wystawiana jest na kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Dane kontrahenta trafiają na dokument RO, ale nie jest tworzona karta kontrahenta w bazie Comarch ERP Optima. Elementy zamówienia Na zamówienia trafiają towary przesłane z zamówienia złożonego w Comarch e-Sale wraz z cenami i wskazanymi przez klienta atrybutami. Ceny zapisywane są zgodnie z przesłanymi z Comarch e-Sale bez względu na zmiany cennika. Atrybuty towarów są przenoszone na RO w pole Opis/ atrybuty znajdujące się w oknie pozycji dokumentu oraz na zakładkę atrybuty. Na importowane zamówienia w walucie pobierany jest aktualny kurs domyślny z konfiguracji programu, w polu typ kursu ustawiany jest kurs ręczny. W przypadku zamówień z rozróżnieniem na cechy partii (moduł Handel Plus), informacje o cechach partii znajdują się na formularzu RO, na zakładce Dodatkowe w polu Opis/ Atrybuty. Po przekształceniu RO do WZ lub Faktury Sprzedaży z opcją pobrania towaru z magazynu i wykonaniu synchronizacji z Comarch e-Sale – w Comarch e-Sale pomniejszany jest stan towaru o zrealizowany na FA/ WZ. Koszty transportu/wysyłki oraz płatności Na zamówienie przenoszone są również koszty związane z dostarczeniem towaru do klienta oraz realizacją płatności (np. dodatkowe koszty związane z pobraniem). Aby dane te poprawnie trafiły na dokument RO należy założyć w Cenniku kartę usługową przeznaczoną na koszty związane z dostawą/ płatnością, a następnie wybrać tę pozycję w Konfiguracji Comarch e-Sale dla Kosztu przesyłki (Konfiguracja firmy/ Ogólne/ e-Handel). Zgodnie z ustawieniem w konfiguracji do RO zostanie dodana pozycja usługowa o kodzie z cennika, natomiast nazwa i wartość zostaną przesłane z Comarch e-Sale. Pozycja z kosztem przesyłki zostanie dodana na dokumencie jako ostatnia. Opis transakcji Klient składający zamówienie w Comarch e-Sklep może umieścić na nim dowolne uwagi, które następnie trafiają do pola Opis na dokumencie RO. Zakładka e-Sklep/e-Sale Na dokumentach RO wczytanych z Comarch e-Sale wyświetlana jest dodatkowa zakładka [e-Sklep/e-Sale]. Na zakładkę przenoszone są dodatkowe informacje dotyczące zamówienia, m.in. Uwagi klienta, informacje o sposobie dostawy, dane aukcji na której zakupiono produkt.
Uwaga
Zakładka [e-Sklep/e-Sale] będzie dostępna na zamówieniach pod warunkiem współpracy z Comarch e-Sklep w wersji 2018.0.1 lub wyższej.
Na zamówieniach, zarówno zapisanych do bufora jak i zatwierdzonych, istnieje możliwość ustawienia statusu płatności oraz dostawy. Funkcja jest również dostępna z poziomu operacji seryjnych na liście dokumentów RO. Po ustawieniu statusu w programie, informacja o zmianie jest wysyłana do klienta e-Sale w formie powiadomienia mailowego.

Seryjna zmiana statusu płatności i dostawy na zamówieniach z Comarch e-Sklep/e-Sale

Uwaga
Zmiana statusu płatności na RO z Comarch e-Sale, nie wpływa na faktyczne rozliczenie dokumentu (paragon, faktura), wygenerowanego do zamówienia.
Informacje ogólne

Zakładka e-Sklep/e-Sale. Sposób dostawy – Przesyłka.

Do zamówienia wystawić – Paragon lub Faktura, w zależności od wyboru klienta podczas zamówienia w Comarch e-Sale. Forma płatności – w polu przenosi się forma płatności wybrana przez klienta podczas składania zamówienia. Pole nie jest do edycji. Uwagi Klienta – w pole przenoszone są dodatkowe uwagi klienta. Status płatności – status płatności zamówienia. Powiązane aukcje - zamówienie złożone poprzez serwis aukcyjny w sekcji Informacje ogólne wyświetla również dane dotyczące aukcji, z której pochodzi zamówienie. W tabeli wyświetlana jest lista powiązanych aukcji – nazwa serwisu aukcyjnego, login użytkownika, numer ID transakcji, numery aukcji. Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy są dostępne dodatkowe kolumny: nazwa serwisu aukcyjnego, login użytkownika, numer ID transakcji, numery aukcji, Allegro Smart. Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy są dostępne dodatkowe kolumny: ID Sprzedawcy oraz Login Sprzedawcy. Informacje o dostawie Sposób dostawy – rodzaj dostawy (Przesyłka, Odbiór osobisty w punkcie, Paczkomaty InPost, Odbiór w punkcie – Poczta Polska, Odbiór w punkcie – DHL, Odbiór w punkcie – UPS, Odbiór w punkcie - pozostałe). Nazwa sposobu dostawy – nazwa sposobu dostawy wybranego przez klienta podczas składania zamówienia. Jeśli Użytkownik zmieni sposób dostawy na zamówieniu w programie, pole jest czyszczone. Status dostawy – w polu można ustawić status dostawy dla zamówienia. W programie jest możliwość zapisu nowego adresu nadawczego lub powiązanie z istniejącym. Jeśli w bazie istnieje już podobny adres, przy próbie zapisu adresu z zamówienia, wyświetlany jest komunikat : „Na liście adresów nadawczych istnieje już punkt o podobnych danych [ESKLPOO_1_1]. Czy mimo to chcesz zapisać dane? Wciśnij Tak, aby zapisać nowy punkt odbioru lub Nie, aby powiązać z istniejącym.”. Zmiany wprowadzone w programie w adresie punktu odbioru osobistego, który został wczytany z Comarch e-Sklep i zapisany, nie są wysyłane z powrotem do Comarch e-Sklep. Paczkomaty InPost

Zakładka e-Sklep/e-Sale. Paczkomaty InPost.

Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep klient wybierze sposób dostawy – Paczkomaty InPost, na zamówienie w programie przenoszone są dane paczkomatu wybranego przez klienta (kod paczkomatu, ulica, nr ulicy, miejscowość, kod pocztowy). Operator ma możliwość uzupełnienia również Kodu paczki na takim zamówieniu w programie. W przypadku gdy dla zamówienia utworzono paczkę InPost w panelu administracyjnym Comarch e-Sklep, na dokument Rezerwacji Odbiorcy (zakładka e-Sklep) do Comarch ERP Optima pobierany jest kod paczki. Dodatkowo przy próbie przekształcenia takiego zamówienia do Zlecenia Nadania Przesyłki pojawi się komunikat ostrzegawczy: „Do tego zamówienia utworzono już paczkę w Comarch e-Sklep. Czy mimo to chcesz ponownie nadać przesyłkę?

Potwierdzanie zamówienia

Zamówienie zaimportowane z Comarch e-Sale trafia do bufora. Jednak, aby zamówienie zostało zaimportowane musi ono być potwierdzone przez klienta i mieć status „Oczekuje na potwierdzenie sklepu”. Po jego weryfikacji, sprawdzeniu dostępności towaru, możliwości realizacji itd. zamówienie można zatwierdzić co będzie równoznaczne z potwierdzeniem zamówienia. Przy najbliższej synchronizacji informacja o potwierdzeniu zamówienia zostanie przesłana do Comarch e-Sale. Wtedy zamówienie uzyska status „Potwierdzone”.

Realizacja zamówienia

Realizacja zamówienia polega na wygenerowaniu do zamówienia dokumentów handlowych lub magazynowych. Nie ma znaczenia czy dokument ten jest w buforze czy też zapisany na stałe. Jeśli dokument zamówienia ma status w realizacji, to w Comarch e-Sale przy najbliższej synchronizacji zostanie ono potwierdzone. Po całkowitej realizacji zamówienia, przy synchronizacji do Comarch e-Sale zostanie wysłana informacja o tym, że zamówienie zostało zrealizowane, a status zamówienia zmieni się na „Zrealizowane”. Dla każdego z dokumentów RO,PA,FA,FPF i WZ, (zapisanego do bufora, jak i na trwałe), istnieje możliwość wygenerowania dokumentu Zlecenia nadania przesyłki - ZNP. Jeśli klient wybrał metodę dostawy Odbioru osobistego, na zlecenie ZNP generowane do zamówienia przenoszone są informacje o wybranym punkcie odbioru osobistego. Po zamówieniu kuriera, na dokumencie Zlecenia przesyłki zapisywane są dla każdej paczki numery, nadane przez przewoźnika. Każda paczka otrzymuje swój własny numer listu przewozowego. Numery te są również przenoszone na dokument, z którego bezpośrednio powstało zlecenie. Pole Kurier jest wówczas automatycznie uzupełniane na dokumencie, do którego zostało wygenerowane ZNP. Informacje dotyczące ZNP nie są przenoszone dla zamówień w przypadku generowania przesyłek do powiązanych dokumentów Rozchodu Wewnętrznego. Podczas wysyłki numerów listów przewozowych oraz informacji o kurierze do Comarch e-Sale, program każdorazowo szuka powiązanego dokumentu zlecenia ZNP lub ręcznie uzupełnionego numeru listu/kuriera na dokumentach. Sprawdzanie odbywa się według kolejności tworzenia dokumentów - najpierw sprawdzane jest zamówienie RO, następnie utworzone z niego dokumenty – tj. WZ, FA, PA. Numer listu i kurier jest wysyłany dla pierwszego napotkanego dokumentu, wysyłka z kolejnych dokumentów jest już blokowana – są one pomijane podczas synchronizacji. Numer i kurier pochodzące ze zlecenia ZNP mają wyższy priorytet niż dane wpisany ręcznie.
Uwaga
W związku z opisanym działaniem, zalecane jest, by przyjąć jeden schemat postępowania w przypadku realizacji wysyłek zamówień, np. ustalić jeden rodzaj dokumentu, na podstawie którego będą później tworzone zlecenia nadania przesyłek.
Przykład
Do zamówienia z Comarch e-Sale, w Comarch ERP Optima generujemy zlecenie nadania przesyłki i zamawiamy kuriera. Po wykonaniu synchronizacji, do e-Sale zostanie wysłany nadany numer listu przewozowego oraz informacja o kurierze dla zamówienia. Następnie, do zamówienia wystawiamy fakturę sprzedaży i z niej również generujemy zlecenie nadania przesyłki. Po synchronizacji, numer listu przewozowego i informacja o kurierze nadane dla zlecenia do faktury nie zostaną już wysłane do e-Sale.

Anulowanie zamówienia

Jeśli występuje potrzeba anulowania zamówienia, należy dokument RO zatwierdzić a następnie anulować. Zapewnia to wysyłanie odpowiednich, automatycznych informacji do klienta składającego dane zamówienie o jego anulowaniu. Program nie pozwala na usunięcie RO zaimportowanego z e-Sale będącego w buforze.
Uwaga
Jeśli z jakichkolwiek przyczyn z realizacji zamówienia trzeba się wycofać, wówczas nie wystarczy usunięcie faktury czy dokumentu WZ, status w sklepie pozostanie jako zrealizowany. Jeśli zamówienie nie będzie realizowane, wówczas należy anulować dokument RO. Informacja o anulowaniu zamówienia zostanie przesłana do Comarch e-Sale.

Komunikacja z Comarch e-Sale

Komunikacja z Comarch e-Sale polega na synchronizacji danych w dwóch kierunkach:
  • eksporcie do Comarch e-Sale informacji o towarach, grupach towarów, cennikach, binariach oraz stanach magazynowych,
  • imporcie informacji o złożonych zamówieniach.
Proces synchronizacji odbywa się:
  • Ręcznie – uruchamia się go poprzez ikonę dostępną w menu Narzędzia,
  • automatycznie – za pośrednictwem programu do synchronizacji Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych.
Jeżeli podczas synchronizacji wystąpią nieoczekiwane zdarzenia w zakresie:
  • braku nazwy towaru,
  • braku ustawienia dostępności towaru,
  • nieprawidłowej grupy domyślnej towaru.
W Panelu administracyjnym Comarch e-Sale w menu: Ustawienia/ Dziennik zdarzeń pojawi się odpowiedni komunikat informujący o konkretnym zdarzeniu.

Synchronizacja ręczna

Aby dokonać ręcznej synchronizacji należy nacisnąć ikonę dostępną w menu Narzędzia. Pojawi się okno umożliwiające rozpoczęcie synchronizacji.

Okno synchronizacji Comarch e-Sklep/e-Sale

Na oknie tym w polu Sklep/e-Sale umożliwiono wybór jednego, kilku lub wszystkich oddziałów, z którymi chcemy wykonać synchronizację. Poniżej wskazujemy jaką synchronizację chcemy wykonać. W pierwszej części dostępne są dwa parametry, domyślnie zaznaczone:
  • Wyślij ofertę do e-Sklepu/e-Sale – powoduje on różnicową synchronizację do e-Sale listy towarów, grup towarowych oraz zasobów.
  • Pobierz zamówienia z e-Sklepu/e-Sale – powoduje on synchronizację zamówień z e-Sale.
W części okna Ustawienia dodatkowe dostępne są kolejne parametry, domyślnie niezaznaczone:
  • Wyślij tylko zasoby – powoduje on wysyłanie stanów magazynowych do e-Sale zgodnie z ustawieniami w konfiguracji stanowiska Comarch e-Sale. Zaznaczenie tego parametru powoduje odznaczenie parametru Wyślij ofertę do e-Sklepu/e-Sale.
  • Wyślij tylko ceny – powoduje on eksport tylko cen do e-Sale, jego zaznaczenie powoduje odznaczenie parametru Wyślij ofertę do e-Sklepu/e-Sale.
  • Wymuś pełną synchronizację oferty – powoduje on wykonanie pełnej synchronizacji oferty do e-Sale jedynie bez danych binarnych. Jego zaznaczenie powoduje aktywację parametru Wyślij wszystkie dane binarne.
  • Wyślij wszystkie dane binarne – parametr domyślnie jest nieaktywny. Dostępny jest po zaznaczeniu parametru Wymuś pełną synchronizację oferty. Powoduje on pełną synchronizację danych binarnych do e-Sale, która może trwać bardzo długo.

Synchronizacja automatyczna

Automatyczna synchronizacja danych polega na automatycznej wymianie danych między Comarch ERP Optima a Comarch e-Sale. Synchronizacja automatyczna uruchamiana jest na serwerze, na którym zainstalowana jest Comarch ERP Optima. Usługa Comarch Serwis Operacji Automatycznych instalowana jest wraz z programem Comarch ERP Optima. Jeżeli krok ten został pominięty podczas instalacji programu, usługę można zainstalować oddzielnie np. wywołując instalator Comarch ERP Optima z poziomu Panelu sterowania
Uwaga
Po instalacji Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych usługa jest zatrzymana, po skonfigurowaniu parametrów w konfiguracji Comarch ERP Optima należy ją uruchomić w systemie Windows (Panel sterowania/ Narzędzia administracyjne/ Usługi).
Zalecane jest, aby we właściwościach Usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych, na zakładce Logowanie zaznaczyć To konto i podać nazwę Użytkownika Windows oraz jego hasło. W System/ Konfiguracja/ Program znajduje się gałąź Automat synchronizacji, w której należy skonfigurować parametry dotyczące synchronizacji programu Comarch ERP Optima z Comarch e-Sale. W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do bazy konfiguracyjnej, na której obecnie pracujemy. Dla każdej z baz możemy włączyć automatyczną synchronizację oraz określić, w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać. Dla Comarch e-Sale synchronizacja automatyczna obejmuje synchronizowanie takich samych danych, jak przy zaznaczonym parametrze Wyślij ofertę do e-Sale dla ręcznej synchronizacji, importowanie zamówień z Comarch e-Sale oraz synchronizację stanów magazynowych i cen towarów. W podgałęzi Operator należy wpisać akronim Operatora oraz jego hasło do programu Comarch ERP Optima, jeśli do logowania używa hasła. Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach loga operacji, domyślnie w lokalizacji C:\Users\nazwa_użytkownika\AppData\Roaming\Comarch\Opt!ma\Logs
Uwaga
Podczas wywoływania synchronizacji ręcznej Użytkownik może otrzymać komunikat: Synchronizacja danych odbywa się na innym stanowisku lub poprzez automat lub poprzednia została niepoprawnie przerwana. Czy wykonać synchronizację? Po kliknięciu na TAK zostanie uruchomiona synchronizacja ręczna. W przypadku wybrania opcji NIE program wróci do okna parametrów synchronizacji i nie wykona jej. Zalecane jest uruchamianie synchronizacji ręcznej w sytuacji, kiedy automat jest wyłączony lub Użytkownik ma pewność, że w danej chwili nie wykonuje się synchronizacja automatyczna. Wynika to z faktu, że uruchomienie automatu i jednocześnie synchronizacji ręcznej spowoduje, że wykonają się jednocześnie dwie synchronizacje co może spowodować niepoprawny wynik synchronizacji.

Jak efektywnie przeprowadzić inwentaryzację w bazach z dużą ilością towarów?

Przygotowanie podkładki inwentaryzacyjnej

Uzupełnienie rzeczywistych stanów magazynowych w oparciu o arkusze pomocnicze

Utworzenie dokumentów korygujących stany (PW i RW)

Uwaga
Wykonywanie operacji związanych z inwentaryzacją w znacznym stopniu obciąża zasoby systemowe. Dlatego zalecana jest praca na nieobciążonych zbędnymi procesami serwerze i stacji roboczej.

Utworzenie wydruku Spisu z natury

Szczegóły zostały zaprezentowane również tutaj.

Jak zastosować mechanizm odwrotnego obciążenia w programie?

Szczegóły zostały zaprezentowane tutaj.        

Współpraca z wszystko.pl

Informacje wstępne

Comarch ERP Optima współpracuje z nową odsłoną wszystko.pl. Platforma sprzedażowa wszystko.pl zapewnia skuteczną promocję i realizację procesu sprzedaży towarów i usług w Internecie. Użytkownicy Comarch ERP Optima poprzez wszystko.pl mogą prezentować swoją ofertę produktową. Dzięki wszystko.pl możliwe jest dotarcie z ofertą do szerokiego grona klientów oraz wypromowanie swojej marki, a to wszystko bez prowizji i opłat za wystawianie i zarządzanie ofertami.

Współpraca Comarch ERP Optima z platformą sprzedażową wszystko.pl jest dostępna dla użytkowników posiadających aktualną gwarancję oraz korzystających z modułów: Faktury, Handel lub Handel Plus.

Rozpoczęcie sprzedaży na wszystko.pl

Konfiguracja współpracy z wszystko.pl

Aby rozpocząć sprzedaż na wszystko.pl należy najpierw założyć oraz aktywować konto sprzedawcy na platformie sprzedażowej wszystko.pl – https://sprzedawca.wszystko.pl. Nie ma możliwości założenia nowego konta na platformie wszystko.pl z poziomu Comarch ERP Optima.

Połączenie aktywnego konta wszystko.pl z Comarch ERP Optima możliwe jest z poziomu okna:

  • Oferty Comarch ERP dostępnej bezpośrednio po zalogowaniu do programu
  • Ogólne/Włącz nowe funkcje
  • Handel/Uruchom sprzedaż w Internecie

przez wybranie przycisku „wszystko.pl”

lub z poziomu System/ Konfiguracja firmy/e-Handel/wszystko.pl po naciśnięciu przycisku dodawania.

Każdorazowo pojawi się okno rozpoczęcia sprzedaży na wszystko.pl, które inicjuje proces powiązania konta wszystko.pl z Comarch ERP Optima.

Po wciśnięciu przycisku wszystko.pl użytkownik jest przekierowywany do przeglądarki internetowej, gdzie pojawia się okno logowania do wszystko.pl. Po zalogowaniu się użytkownik zostaje poinformowany o połączeniu konta wszystko.pl z Comarch ERP Optima. Cała operacja nie powinna trwać dłużej niż minutę.

Po podłączeniu konta wszystko.pl w konfiguracji System/ Konfiguracja firmy/e-Handel/wszystko.pl pojawia się wpis informujący o połączeniu obu systemów. Natomiast na formularzu towaru/usługi udostępniane są nowe pola pozwalające na przygotowanie oferty sprzedaży.

Wszystko.pl - status połączenia

W konfiguracji System/ Konfiguracja firmy/e-Handel/wszystko.pl można zmienić ustawienia dotyczące danych wysyłanych do wszystko.pl:

Zakładka [Ogólne]
  • Definicja RO – schemat numeracji dla zamówień tworzonych przy synchronizacji z platformy wszystko.pl,
  • Seria – seria wykorzystywana w definicji schematu numeracji dla RO wskazanej powyżej,
  • Koszt przesyłki (pole wymagane) – należy przypisać pozycję usługową z cennika, która będzie odpowiednikiem kosztu przesyłki z wszystko.pl. Nazwa i koszt usługi będą przesyłane z wszystko.pl wraz z zamówieniem. Dla wskazanego z cennika kosztu przesyłki nie ma możliwości usunięcia czy też oznaczenia jako karta nieaktywna
  • Cena domyślna – wskazana cena będzie domyślnie stosowana przy tworzeniu ofert.
  • Magazyny – lista magazynów, z których mają być wysyłane ilości na wszystko.pl.  Brak wskazanego magazynu oznacza, że ilość będzie wysyłana zbiorczo ze wszystkich magazynów. Magazyn, który został wybrany w konfiguracji stanowiska wszystko.pl nie można dezaktywować.  Istnieje możliwość wskazania magazynu domyślnego dla tworzonych zamówień.
Formularz wszystko.pl – zakładka [Ogólne]

Zakładka  [Dodatkowe]

  • Formy płatności – umożliwia zmapowanie form płatności wg pobranych definicji z platformy wszystko.pl.

W przypadku braku mapowania domyślną formą dla płatności na RO będzie:

    • dla zamówień opłaconych – przelew
    • dla zamówień za pobraniem – gotówka
  • Zakładaj kartoteki kontrahentów – dla importowanych zamówień zostaną utworzone karty kontrahentów
  • Mapuj kontrahentów – parametr pozwala na kontrolowanie podczas importu kontrahentów istnienia takich samych kart kontrahentów na podstawie NIP i e-mail kontrahenta z zakładki Ogólne. Przy synchronizacji osób fizycznych mapowanie będzie odbywało się po adresie mailowym. Natomiast przy synchronizacji kontrahentów będących podmiotami gospodarczymi w pierwszej kolejności sprawdzane jest, czy w bazie Comarch ERP Optima znajduje się kontrahent o danym numerze NIP i e-mail i z tym kontrahentem tworzone jest powiązanie. Jeśli nie zostanie znaleziony taki kontrahent to sprawdzana jest zgodność po NIP. Jeśli w bazie nie zostanie znaleziony również taki kontrahent to zostanie założona nowa karta kontrahenta.
  • Domyślne warunki oferty – umożliwia wybranie domyślnych wartości dla warunków oferty wprowadzonych wcześniej na platformie wszystko.pl wprowadzonych wcześniej na platformie wszystko.pl

Ustawienia domyślne wprowadzone w konfiguracji będą przenoszone na nowo utworzone karty  towaru/usługi.

Formularz wszystko.pl – zakładka [Dodatkowe]

W tym momencie można przygotować oferty i przesłać je na platformę wszystko.pl.

Tworzenie oferty

W Comarch ERP Optima na zakładce wszystko.pl można uzupełnić następujące parametry:

Zakładka [Oferta]:

  • Tytuł oferty: tytuł oferty jest przekazywany z pola Nazwa z zakładki Ogólne karty cennikowej. Tytuł może być dowolnie modyfikowany przez Użytkownika. Zmiany te można wprowadzić poprzez usunięcie przeniesionego tytułu Oferty na zakładce wszystko.pl, a następnie dokonanie zmian na zakładce Ogólne. Tytuł oferty prezentowany na wszystko.pl może mieć od 4 do 100 znaków; może zawierać znaki alfabetu polskiego, cyfry arabskie i znaki specjalne: , . – + ‘’ > < ( ) ? [ ] & : = % ! „”
  • Cena: cena sprzedaży towaru na platformie wszystko.pl; należy wybrać jedną z wartości:
    • Konkretna zdefiniowana cena – do wszystko.pl będzie przesyłana wskazana cena.
    • Indywidualna cena dla oferty – w osobnym polu należy uzupełnić dedykowaną cenę.
    • Cena wskazana w konfiguracji – cena domyślna wskazana w konfiguracji.

Aktualizacja cen dla ofert do wszystko.pl następuję w momencie wykonania synchronizacji. Minimalna cena dla oferty to 1 PLN. Na platformę wszystko.pl możliwa jest wysyłka ofert tylko w walucie PLN.

  • Ilość: na platformę wszystko.pl może być prezentowana ilość z magazynu lub indywidualna  ilość dla   ofertyMaksymalna ilość prezentowana na wszystko.pl to 100 000 szt. Stan towaru dla oferty jest zaokrąglany w dół. W Comarch ERP Optima nie jest aktualizowany stan dla oferty, dla której wskazano indywidualną ilość.
  • Jednostka miary – domyślną jednostką miary dla oferty jest sztuka. Oferta może być przesłana na platformę wszystko.pl w jednostkach miary: komplety, pary, opakowania oraz paczki. W przypadku, gdy jednostka podstawowa została wyrażona np. w m2 to do oferty wartość przenoszona jest jako 1szt ( 1 m2= 1szt)
    Zakładka oferta
  • Kategoria: listę aktualnych kategorii z platformy wszystko.pl można pobrać po wybraniu ikony . Należy wskazać kategorię najniższego poziomu, w której ma zostać umieszczona oferta na platformie sprzedażowej wszystko.pl.
Lista kategorii wszystko.pl
  • Parametry: lista parametrów wymaganych do opublikowania oferty na wszystko.pl; lista zmienia się w zależności od wybranej kategorii.
    • Parametry obowiązkowe do prawidłowego wystawienia oferty zostały oznaczone „* ” oraz wartość Tak w kolumnie Obowiązkowy
    • Dla parametru EAN wartość jest przekazywana z kart Towaru/Usługi z zakładki Ogólne. Walidacja jest również wykonywana przy wyłączonym parametrze: Walidacja poprawności kodu EAN w konfiguracji programu Firma/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN. Dla kategorii zawierających parametr EAN, dodatkowo weryfikowana jest poprawność wprowadzonego kodu EAN. Kody wspierane przez platformę wszystko.pl to EAN-8, EAN-12, EAN-13 i EAN-14.
    • W przypadku, gdy na karcie produktu/ usługi został uzupełniony Producent, Marka i Waga w kg, parametry są przenoszone na szkic oferty wszystko.pl
  • Czas realizacji: czas realizacji zamówienia
  • Cennik dostaw: cennik dostaw utworzony po stronie wszystko.pl.
  • Zwrot: warunki zwrotów utworzone na wszystko.pl.
  • Reklamacja: warunki reklamacji utworzone na wszystko.pl.
  • Gwarancja: warunki gwarancji utworzone na wszystko.pl.
  • Udostępnij ofertę: parametr umożliwia udostępnienie oferty na platformie sprzedażowej wszystko.pl.
  • Przycisk wszystko.pl: jest aktywny w momencie, gdy oferta została przesłana jako szkic lub aktywowana na wszystko.pl. Przycisk umożliwia podgląd szkicu/oferty na platformie wszystko.pl.
Zakładka [Opis]: Na zakładce Opis oferty istnieje możliwość wprowadzenia 35 sekcji. Każda z sekcji umożliwia przedstawienie dwóch zdjęć, zdjęcia i opisu lub opisu oferowanego produktu. Opis może zawierać 20 tys. znaków. Dodatkowo dla opisu dostępne są opcje formatowania tekstu: styl tekstu, pogrubienie, kursywa, wypunktowanie oraz numerowanie.
Opis oferty
Zakładka [Historia]:

Na zakładce Historia dostępne są informacje dotyczące aktualnego stanu oferty:

  • Przesłanie oferty,
  • Usunięcie oferty,
  • Zamknięcie oferty przez operatora w Comarch ERP Optima.
  • Oferta z wszystko.pl.
Formularz pozycji cennika  zakładka wszystko.pl [Historia]

Zdjęcia dla oferty

Aby ułatwić klientowi identyfikację produktu, do towaru można przypisać zdjęcie wysyłane razem z produktem na wszystko.pl.

Zdjęcia można dodać na zakładce Atrybuty w sekcji Załączniki.

Funkcja dodawania załącznika ma trzy opcje .

Do wszystko.pl przenoszone są załączniki, dla których w kolumnie wszystko.pl wybrana jest opcja TAK (opcja TAK niedostępna dla linków).

Zdjęcia są prezentowane na platformie wszystko.pl zgodnie z kolejnością dodawania ich  w sekcji Zdjęcia i załączniki.

Wskazówka
Zdjęcia dla przesyłanych ofert do wszystko.pl powinny być zapisane na białym tle oraz mieć rozmiar do 512 KB. Zdjęcia mogą być w formacie jpg, png lub webP.

Do oferty można dodać maksymalnie 16 zdjęć.

Operacje seryjne dla zdjęć

Z poziomu listy cennikowej oraz listy zasobów poprzez operację seryjną istnieje możliwość dodania lub usunięcia załączników dla wskazanych towarów:
Cennik – dodanie/usuwanie załączników
Po wskazaniu zdjęcia należy wybrać opcję wykonaj:
Udostępnianie załączników na platformie wszystko.pl

Wysyłanie oferty na platformę wszystko.pl

Schemat przekazywania ofert na wszystko.pl

Oferty przygotowane w Comarch ERP Optima mogą być wysyłane na platformę wszystko.pl w postaci dwóch wariantów:

  • w postaci aktywnej oferty. Oferta będzie aktywna na platformie wszystko.pl po uzupełnieniu: tytułu oferty, opisu oferty, wskazania ceny oraz ilości, kategorii i jej obowiązkowych parametrów, warunków dostaw i oferty oraz zdjęcia. Po poprawnej weryfikacji oferta zostanie aktywowana na platformie wszystko.pl.
Formularz pozycji cennika – zakładka wszystko.pl – oferta aktywna
  • w postaci szkicu, który można jeszcze dowolnie edytować czy to systemie ERP, czy na platformie wszystko.pl. Szkic nie jest ofertą sprzedaży dostępną dla kupujących. Szkic oferty należy ostatecznie sprawdzić na wszystko.pl i po potwierdzeniu poprawności danych można go udostępnić klientom.
Formularz pozycji cennika – zakładka wszystko.pl- szkic

Po opublikowaniu oferty na platformie wszystko.pl możliwa jest edycja/zmiana:

  • opisu,
  • ceny,
  • kategorii oraz parametrów,
  • warunków dostawy,
  • warunków oferty.

Formularz pozycji cennika – zakładka wszystko.pl- edycja opublikowanej oferty
Na liście cennikowej oraz liście zasobów istnieje możliwość filtrowania towarów, które zostały udostępnione do wszystko.pl zarówno w formie szkicu jak i oferty:
wszystko.pl – towary udostępnione

Operacje seryjne – zmiana parametrów wszystko.pl

Z poziomu menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby w Operacjach seryjnych dostępna jest opcja: Zmiana parametrów wszystko.pl. Funkcja umożliwia seryjną zmianę parametrów oferty udostępnianej na platformę wszystko.pl

Seryjna zmiana parametrów wszystko.pl

Zakładka [Ogólne]:

  • Czy udostępnić na platformie wszystko.pl – umożliwia udostępnienie oferty jako aktywnej lub w postaci szkicu lub zakończenie prezentowanej oferty
  • Czy ustawić kategorię oraz parametry – pozwala na seryjne wskazanie kategorii oraz jej parametrów dla zaznaczonych pozycji cennikowych
Parametry seryjnej zmiany oferty na wszystko.pl zakładka [Ogólne]

Zakładka [Nazwa i opis]:

  • Czy ustawić tytuł oferty z nazwy towaru/jako – umożliwia ustawienie tytułu oferty z nazwy towaru lub jego indywidualne zdefiniowanie
  • Czy ustawić opis oferty z opisu towaru/jako – umożliwia ustawienie opisu oferty z towaru z zakładki Dodatkowe lub jego indywidualne zdefiniowanie
Parametry seryjnej zmiany oferty na wszystko.pl zakładka [Nazwa i opis]

Zakładka [Dodatkowe]:

Czy zmienić cenę oferty – umożliwia zmianę ceny dla oferty prezentowanej na wszystko.pl • Czy udostępnić wszystkie pliki graficzne – umożliwia udostępnienie plików graficznych, które zostały dodane na kartę cennikową na zakładkę Atrybuty w sekcji załączniki • Czy zmienić warunki zwrotu – umożliwia seryjną zmianę warunków zwrotu. Rodzaje warunków zwrotu możliwe są do wprowadzenia na platformie wszystko.pl • Czy zmienić warunki reklamacji – pozwala na zmianę warunków reklamacji. Rodzaje warunków reklamacji możliwe są do wprowadzenia na platformie wszystko.pl • Czy zmienić czas realizacji – pozwala na zmianę czasu realizacji zamówienia • Czy zmienić cennik dostaw – umożliwia zmianę cennika dostaw. Rodzaje cenników dostaw są możliwe do wprowadzenia z poziomu platformy wszystko.pl

Parametry seryjnej zmiany oferty na wszystko.pl zakładka [Dodatkowe]

Komunikacja z wszystko.pl

Udostępnienie towaru/usługi na wszystko.pl odbywa się poprzez zaznaczenie parametru Udostępnij ofertę na zakładce wszystko.pl, a następnie zapisanie karty towaru/usługi.

Aby zakończyć ofertę należy odznaczyć parametr Udostępnij ofertę i zapisać kartę towaru. Opis synchronizacji pomiędzy Comarch ERP Optima, a platformą sprzedażową wszystko.pl znajduje się tutaj.

Import zamówień z platformy wszystko.pl

Pobieranie zamówień z platformy wszystko.pl odbywa się poprzez synchronizację ręczną oraz automatyczną.

Synchronizacja ręczna:

Polega ona na wywołaniu opcji  z menu Handel > e-Handel.

Synchronizacja z wszystko.pl

Jeżeli został zaznaczony parametr: Pobierz zamówienia to synchronizacja przebiega według następującej kolejności:

  • Import zamówień
  • Przesyłanie ilości oraz cen do ofert
  • Aktualizowanie statusów zamówień w wszystko.pl w tym aktualizacja listów przewozowych

Rezerwacja odbiorcy powoduje rezerwacje towaru na magazynie. Do wszystko.pl zostają wysyłane ilości pomniejszone o rezerwacje – ilość dostępna z kolumny Handel/Zasoby.

W przypadku importowania zamówienia, dla którego w Comarch ERP Optima, nie ma odpowiednika karty cennikowej zostanie utworzona nowa karta. Synchronizacja automatyczna: Poprzez opcje: Przejdź do harmonogramu Użytkownik zostaje przekierowany do konfiguracji harmonogramu, który umożliwia skonfigurowanie synchronizacji automatycznej pomiędzy Comarch ERP Optima, a platformą wszystko.pl.
Konfiguracja harmonogramu synchronizacji
Automatyczna synchronizacja odbywa się zgodnie z ustalonym przez Użytkownika interwałem czasowym oraz określoną częstotliwością wykonywania zadania.

Obsługa zamówień

Zamówienia zarejestrowane na platformie wszystko.pl zostaną przekazane do Comarch ERP Optima na listę dokumentów RO. Zamówienia otrzymują kolejny numer, zgodnie z ustawieniami numeratora dla dokumentów RO.

Numer zamówienia wygenerowany z wszystko.pl przenoszony jest do pola Nr zamówienia na dokumencie RO.

Data zamówienia wysyłana z wszystko.pl  jest zgodna z datą zatwierdzenia zamówienia przez użytkownika, Termin rezerwacji jest ustawiany zgodnie z ilością dni wpisaną w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry (termin liczony jest od daty wystawienia). Jeżeli w konfiguracji nie ustawiono ilości dni, jako termin rezerwacji ustawiana jest data bieżąca.

Źródło zamówienia

Zamówienia pochodzące z wszystko.pl są odpowiednio oznaczone na liście Rezerwacji Odbiorcy. Dane o pochodzeniu zamówienia są widoczne w kolumnie Źródło zamówienia (domyślnie ukryta).

Kolumna w zależności od pochodzenia dokumentu informuje, czy dokument został utworzony w programie czy zsynchronizowany z wszystko.pl.

Dane kontrahenta:

Dane kontrahenta importowane są na podstawie danych zapisanych przez użytkownika wszystko.pl w danych kontaktowych.

Jeżeli w konfiguracji Firma/e-Handel/wszystko.pl na zakładce dodatkowe został zaznaczony parametr zakładaj kartoteki kontrahentów, wówczas dla importowanego RO zostanie utworzona karta kontrahenta. W przypadku braku zaznaczonego parametru, dane kontrahenta przenoszone są na dokument RO, ale nie jest tworzona karta kontrahenta w bazie Comarch ERP Optima ( RO jest wystawione na kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!)

Jeśli w konfiguracji wszystko.pl zaznaczono parametr Mapuj kontrahentów, podczas importu kontrahentów sprawdzane jest czy istnieje kontrahent o podanym adresie e-mail i numerze NIP (Dane z zakładki ogólne na karcie kontrahenta).

Forma płatności

Forma płatności jest importowana z wszystko.pl i ustawiana zgodnie z konfiguracją płatności zdefiniowaną w sekcji Formy płatności na zakładce Dodatkowe (Konfiguracja/ Firma/ e-Handel/wszystko.pl). W przypadku, gdy w konfiguracji nie zostaną powiązane formy płatności dla importowanego zamówienia, domyślną formą płatności będzie:

  • dla zamówień opłaconych – przelew
  • dla zamówień za pobraniem – gotówka

Elementy zamówienia

Na zamówienia przekazywane są towary przesłane z zamówienia złożonego na portalu wszystko.pl wraz z cenami. Podatek VAT dla Rezerwacji Odbiorcy dla zamówień z wszystko.pl domyślnie importowany jest  algorytmem brutto.

Dodatkowo na zamówienia są przenoszone również koszty transportu związane z dostarczeniem towaru do klienta.

Pozycja z kosztem przesyłki zostanie dodana na dokumencie jako ostatnia.

Zakładka wszystko.pl

Na dokumentach RO wczytanych z platformy wszystko.pl wyświetlana jest dodatkowa zakładka [wszystko.pl]. Na zakładkę przenoszone są dodatkowe informacje dotyczące zamówienia.

Rezerwacja odbiorcy zakładka [wszystko.pl]

Informacje ogólne: 

  • Do zamówienia wystawić – Paragon lub Faktura, w zależności od wyboru Klienta podczas składania zamówienia na platformie wszystko.pl
  • Numer zamówienia – numer zamówienia nadany we wszystko.pl
  • Forma płatności – w polu przenosi się forma płatności wybrana przez Klienta podczas składania zamówienia. Pole nie jest możliwe do edycji.
  • Status płatności – status płatności zamówienia: Nieopłacone/ Opłacone/ Rozpoczęto, Za pobraniem. Pole nie jest możliwe do edycji.
  • Uwagi Klienta – w pole przenoszone są dodatkowe uwagi klienta.

Dostawa:

  • Sposób dostawy – rodzaj dostawy
  • Nazwa sposobu dostawy – nazwa sposobu dostawy wybranego przez Klienta podczas składania zamówienia. Jeśli Użytkownik zmieni sposób dostawy na zamówieniu w programie, pole jest czyszczone.
  • Status zamówienia – w polu można ustawić status dostawy dla zamówienia. Na dokumencie RO można edytować status zamówienia ręcznie lub poziomu operacji seryjnych – natomiast bez możliwości wyboru Nowe i Anulowane.
  • Nazwa– imię i nazwisko lub nazwa firmy
  • Dane adresowe– Ulica, nr budynku/lokalu, miasto oraz kod pocztowy (dane do punktu odbioru) Jeśli podczas składania zamówienia we wszystko.pl Klient wybierze sposób dostawy – Paczkomaty InPost, na zamówienie w programie Comarch ERP Optima przenoszone są dane paczkomatu wybranego przez Klienta (kod paczkomatu, ulica, nr ulicy, miejscowość, kod pocztowy). Operator ma możliwość uzupełnienia również Kodu paczki na takim zamówieniu w programie.

Na liście dokumentów RO pod opcją Wybór kolumn dostępna jest dodatkowa kolumna:  Status dostawy.

Na zamówieniach, zarówno zapisanych do bufora jak i zatwierdzonych, istnieje możliwość ustawienia statusu dostawy. Funkcja jest również dostępna z poziomu operacji seryjnych na liście dokumentów RO. Po ustawieniu statusu w programie, informacja o zmianie jest wysyłana do Klienta wszystko.pl w formie powiadomienia mailowego.

Seryjna zmiana parametrów płatności i dostawy

Realizacja zamówienia

Realizacja zamówienia polega na wygenerowaniu do zamówienia dokumentów handlowych lub magazynowych. Po całkowitej realizacji zamówienia, przy synchronizacji do wszystko.pl zostanie wysłana informacja o tym, że zamówienie zostało zrealizowane, a status zamówienia zmieni się na „Zrealizowane”.

Dla Rezerwacji odbiorcy, dla której wybrano opcję: Zamknij, status dostawy zmieni się na Zrealizowane.

Rezerwacja Odbiorcy – Status Dostawy

Na liście Rezerwacji Odbiorcy w menu rozwijalnym dostępnym w  Operacjach Seryjnych istnieje opcja przekształcenia dokumentów RO. Dostępne są opcje:

  • Zgodnie z zamówieniem – przekształcenie zgodnie z ustawieniami zawartymi na RO na zakładce wszystko.pl
  • Do Faktury sprzedaży
  • Do Paragonu
  • Do Wydania Zewnętrznego

Seryjne przekształcenie zamówienia

Na Rezerwacji Odbiorcy, a także na Paragonie, Fakturze Sprzedaży i Wydaniu Zewnętrznym generowanych do zamówienia, na zakładce Kontrahent można uzupełnić numer listu przewozowego oraz informację o nazwie przewoźnika (pole Kurier). Podczas synchronizacji dane zostają przekazane do wszystko.pl.

Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service, Yun Express, China Post, X-press Couriers, Rheu Logistics, Goniec.

W przypadku, gdy Kurier wybrany w Comarch ERP Optima nie jest dostępny na wszystko.pl, wówczas na platformie wszystko.pl dane przewoźnika będą wyświetlane jako Kurier Inny.

Anulowanie zamówienia:

Jeżeli istnieje potrzeba anulowania zamówienia Klienta, możliwe jest to poprzez anulowanie dokumentu RO w Comarch ERP Optima. Należy zatwierdzić dokument i dopiero po zatwierdzeniu wykonać funkcję Anulowanie dokumentu dostępną w menu kontekstowym na liście RO. Usunięcie dokumentu RO będącego w buforze zaimportowanego z wszystko.pl jest blokowane przez program. Po anulowaniu zamówienia we wszystko.pl, przy synchronizacji danych status zamówienia zmieni się na Anulowane.

Proces uruchomienia współpracy z Comarch e-Sklep oraz Comarch e-Sale

Uwaga
Funkcjonalność opisana w tym artykule dostępna jest od wersji 2022.5.1 programu Comarch ERP Optima.
W systemie Comarch ERP Optima umożliwiono uruchomienie usługi Comarch e-Sklep/e-Sale bezpośrednio z Comarch ERP Optima. Więcej informacji o Comarch e-Sklep znajduje się tutaj. Więcej informacji o Comarch e-Sale znajduje się tutaj. Założenie darmowej usługi e-Commerce jest możliwe z poziomu okna Oferty Comarch ERP dostępnym bezpośrednio po zalogowaniu do programu lub z poziomu Ogólne > Włącz nowe funkcje.

Zamawianie nowego produktu Comarch e-Sklep/e-Sale

Po wybraniu jednej z wymienionych pozycji pojawi się okno Zamówienia usługi Comarch e-Sklep lub Comarch e-Sale. Okno składa się z następujących informacji:
  • Wybór usługi – W zależności od zaznaczonego Radio Buttona, dla klienta zostanie założony e-Sklep lub e-Sale
  • E-mail – Adres na który zostanie wysłane potwierdzenie założenia sklepu
  • Nazwa sklepu – Nazwa sklepu wykorzystywana w Comarch ERP Optima
  • Dodatkowo na oknie znajduje się parametr do zaznaczenia z informacją o zapoznaniu oraz zaakceptowaniu Regulaminu oraz Cennika
  • Przycisk Pomoc – po kliknięciu przycisku następuje przekierowanie do artykułu opisującego mechanizm zamawiania sklepu Demo.
  • Po wybraniu opcji Zamów następuje założenie darmowego e-Sklep/e-Sale
Podczas tego etapu zakładany jest dla Ciebie nowa usługa Comarch e-Sklep/e-Sale. Cała operacja nie powinna trwać dłużej niż minutę. W trakcje realizacji zamówienia usługi e-Commerce, mogą pojawić się następujące okna: Jeżeli założenie e-Sklepu/e-Sale przebiegnie pomyślnie zostanie wyświetlone okno z informacją oraz możliwością przejścia do sklepu. Informacje dotyczące logowania do e-Sklep/e-Sale zostaną przesłane również na adres e-mail podanym na oknie zamówienia. Jeżeli nie udało się założyć e-Sklep/e-Sale zostanie wyświetlone okno z informacją oraz możliwością przejścia do strony Asysty Comarch

Dodatkowe informacje:

Jeżeli w bazie nie było żadnego produktu e-Commerce to przy pierwszym otwarciu okna zamówienia, zostaje założona karta kosztu przesyłki o nazwie „Koszt przesyłki e-Commerce” i cenie 0 PLN. Kartoteka ta zostaje automatycznie wprowadzona do konfiguracji sklepu w pole Koszt przesyłki. Jeżeli w bazie był produkt e-Commerce, to dla nowego e-Sklepu zostanie podstawiona kartoteka cennikowa Kosztu przesyłki z pierwszego, aktywnego e-Sklepu/e-Sale napotkanego w bazie danych. Grupa udostępniana w e-Sklep ustawiona zostaje jako "Grupa Główna".

Faktury

Dowody wewnętrzne sprzedaży

Co należy wiedzieć o FSW

Dowody Wewnętrzne Sprzedaży mogą być wykorzystywane w trzech przypadkach: 
  • Nabycie wewnątrzunijne – dowody wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych (które powstały na podstawie Faktur Zakupu). Szczegóły można znaleźć tutaj.
  • Odwrotne obciążenie wprzypadku towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym obowiązek podatkowy ciąży na nabywcy będącym podatnikiem VAT. Jednocześnie nabywcom przysługuje prawo do odliczenia VAT. W programie mechanizm ten realizowany jest poprzez Dowody Wewnętrzne Sprzedaży i Dowody Wewnętrzne Zakupu. Do Faktury Zakupu, niezależnie od statusu kontrahenta na FZ, można wygenerować FSW pod warunkiem, że:
    • Pozycje na FZ nie mają naliczonego podatku VAT,
    • W przypadku kiedy na FZ część pozycji ma wykazany podatek VAT, na FSW zostaną przeniesione wyłącznie pozycje bez naliczonego podatku VAT.
  • Reklama – dowody wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy, wystawiane bezpośrednio przez Użytkownika.
  • Warto przy tym pamiętać, że:
    • FSW nie mają żadnego wpływu na zasoby w magazynie (nie powodują zdjęcia ani zarezerwowania towaru – dotyczy modułów Handel, Handel Plus),
    • FSW nie powodują powstania płatności w module Kasa/Bank.

Lista Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży

Lista Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne(Handel). Lista zawiera zarówno dokumenty, które powstały na podstawie Faktur Zakupu (dowody wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych oraz przy zakupie towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym), jak i „ręcznie” wystawione przez użytkownika dowody wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy. Zasady obsługi listy zostały opisane szczegółowo tutaj. W programie dokumenty te są rozróżniane przy pomocy schematów numeracji:
  • FAW – dowody wewnętrzne wystawiane przez Użytkownika,
  • FAWFZ – dowody wewnętrzne dotyczące nabycia wewnątrzunijnego.
Schematy numeracji FAWFAWFZ są predefiniowane w programie w trakcie tworzenia bazy danych. Użytkownik może je zmienić zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie (tworzenie schematu numeracji w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel: Dowód wewnętrzny sprzedaży oraz przypisanie schematu domyślnego w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dowód wewnętrzny sprzedaży i Dowód wewnętrzny sprzedaży z FZ). Lista Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży jest obsługiwana przez standardowe przyciski i pola, na podobnych zasadach jak zwykłe Faktury Sprzedaży. Ponadto na liście znajduje się:  - utworzenie Dowodu Wewnętrznego Zakupu do Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży (w przypadku nabycia wewnątrzunijnego lub zakupu towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym).  - Przenieś do rejestru VAT.  - księgowanie na konta, zgodnie z wybranym schematem księgowań (funkcja dostępna dla użytkowników modułu Księga Handlowa). - Korekta – po wciśnięciu przycisku wywoływany jest domyślnie formularz korekty ilości. Wszystkie możliwe korekty (ilości, wartości i stawki VAT) dostępne są po wciśnięciu przycisku strzałki widocznej obok przycisku. Opcja korekty dostępna jest również na liście dla wybranego dokumentu pod prawym przyciskiem myszy. – Operacje seryjne umożliwiające:
  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
  • zmianę kategorii dokumentu,
  • dodawanie/ usuwanie kodów JPK_V7.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.

Formularz Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży

Formularz jest zbliżony do formularza zwykłej Faktury Sprzedaży (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj).

Formularz FW: zakładka Ogólne

Schemat numeracji - proponowany jest taki, jak ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: w pozycji Dowód Wewnętrzny Sprzedaży (domyślnie FAW), dla dokumentów wystawianych „ręcznie” lub Dowód Wewnętrzny Sprzedaży z FZ (domyślnie FAWFZ), dla dokumentów powstałych z FZ. Użytkownik ma możliwość zmiany schematu. Kontrahent – w przypadku FSW wystawianych przez użytkownika proponowany jest kontrahent !NIEOKREŚLONY!, natomiast na FSW do FZ dane kontrahenta są przepisywane z Faktury Zakupu. Magazyn – magazyn proponowany jest zgodnie z przyjętymi w programie zasadami (magazyn domyślny dla operatora/ magazyn domyślny dla stanowiska/ magazyn główny). W przypadku modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.
Uwaga
Dokument FSW nie powoduje zdjęcia towaru z magazynu. Dlatego, jeśli faktura dotyczy np. przekazania towaru na cele reprezentacji i reklamy, aby zdjąć towar z magazynu należy wystawić dodatkowy dokument rozchodowy np. RW (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Na formularzu Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży znajdują się ponadto dwa parametry:
  • Bufor – tak jak w przypadku pozostałych dokumentów Dowód Wewnętrzny Sprzedaży można zapisać do bufora (z możliwością wprowadzania zmian) lub na trwałe.
  • FWZ – na podstawie Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży może powstać Dowód Wewnętrzny Zakupu. Parametr można zaznaczyć tylko wtedy, gdy odznaczony jest parametr Bufor (zaznaczenie FZW spowoduje automatyczne odznaczenie Bufor). Jeśli parametr zostanie zaznaczony, to podczas zapisu Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży program automatycznie tworzy Dowód Wewnętrzny Zakupu.
Uwaga
Parametr FZW jest dostępny tylko na FSW dotyczących nabycia wewnątrzunijnego lub zakupu towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym (powstałych w wyniku przekształcenia Faktury Zakupu). Na FSW wystawianych bezpośrednio z listy parametr nie jest dostępny.

Formularz FW: zakładka Kontrahent

Na zakładce [Kontrahent] znajduje się tylko jedna sekcja Sprzedawca. Jako dane kontrahenta przepisywane są odpowiednio dane podatnika z Pieczątki firmy (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy) – dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! lub dane dostawcy z Faktury Zakupu. Kontrahenta na dokumencie FSW można zmienić – wtedy dane zostaną pobrane z karty ewidencyjnej wybranego kontrahenta.

Formularz FW: zakładka Dodatkowe

Dokumenty skojarzone - informacje o dokumentach powiązanych z FSW:
  • FZ – Faktura Zakupu, na podstawie której powstała FSW,
  • KOR – dokumenty korygujące do Faktury Zakupu, które zostały uwzględnione na FSW (w tym również FZKG), lub dokumenty korygujące wystawione bezpośrednio do FSW,
  • FWZ – Dowód Wewnętrzny Zakupu, która powstała na podstawie FWS.
Tabela VAT – kwoty VAT są wyliczone na podstawie wartości z FZ oraz wszystkich korekt. Stawka VAT jest pobierana z kart cennikowych poszczególnych towarów. Tabela jest udostępniona do edycji przez użytkownika (możliwość zmiany w kwotach netto, brutto i VAT). Razem – kwota brutto faktury.
Uwaga
Wystawienie Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank.

Faktury zaliczkowe

https://www.youtube.com/watch?v=Wf0cSt9uCIM Ustawa o VAT zobowiązuje podatników do naliczania i odprowadzenia VAT-u należnego w sytuacji, w której podatnik pobrał od klienta część lub całość należności jeszcze przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, zanim została wystawiona faktura VAT. VAT należy rozliczać po wpłaceniu każdej kwoty dotyczącej zamówienia. W systemie Comarch ERP Optima:
  • Odpowiednikiem składanego zamówienia/ umowy jest Faktura Pro Forma.
  • Do Faktury Pro Forma można wystawiać faktury zaliczkowe (są widoczne na liście Faktur Sprzedaży). Do jednej Faktury Pro Forma można wystawić kilka faktur zaliczkowych – program kontroluje, by kwota wpłacanych zaliczek nie przekroczyła wartości Faktury Pro Forma.
  • W przypadku zwrotu zaliczki można wystawić fakturę korygującą (korekta wartości do Faktury zaliczkowej).
  • Na Fakturze Sprzedaży wystawionej do FPF domyślnie rozliczają się wszystkie zaliczki wystawione do tej FPF. Wartość końcowa Faktury jest pomniejszana o kwotę wpłaconych zaliczek. Jeśli na FA usuwane są pozycje lub zmieniane ilości, należy również zmniejszyć wartość zaliczek do rozliczenia, w przeciwnym przypadku Faktura może mieć wartość ujemną.
  • Na Fakturze do FPF istnieje możliwość wskazania na zakładce [Płatności], które zaliczki i w jakiej kwocie mają zostać rozliczone.
  • Jeżeli na Fakturze Pro Forma znajduje się przynajmniej jedna pozycja, która na kartotece ma zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność i wartość FPF wynosi powyżej 15 000 PLN brutto, to na tej fakturze będzie automatycznie zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Następnie po przekształceniu FPF do Faktury Zaliczkowej, jeśli wartość wprowadzonej zaliczki przekroczy 15 tys. zł brutto również zostanie zaznaczony parametr MPP. W przypadku, gdy wartość zaliczki będzie niższa to parametr MPP zostanie odznaczony. Po przekształceniu FPF do Faktury finalnej parametr MPP będzie zaznaczony automatycznie tylko wtedy, jeśli wartość tego dokumentu przekroczy kwotę 15 tys. zł brutto.. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
Faktury Zaliczkowe można tworzyć nawet, jeśli została wygenerowana Faktura Sprzedaży na całość FPF. Faktura Zaliczkowa może być wystawiona do jednej Faktury Pro Forma. Zaliczki są wpłacane do konkretnej umowy/ zamówienia, która w systemie Comarch ERP Optima powinna być zarejestrowana w postaci Faktury Pro Forma. Dlatego warunkiem utworzenia Faktury Zaliczkowej jest wcześniejsze wystawienie odpowiedniej Faktury Pro Forma. Funkcja wystawiania Faktur Zaliczkowych jest dostępna na liście Faktur Pro Forma. Aby wystawić Fakturę Zaliczkową należy ustawić na liście kursor na Fakturze Pro Forma, której dotyczy zaliczka, a następnie wybrać z menu wyświetlanego przy pomocy strzałki widocznej obok przycisku opcję Faktura zaliczkowa.
Uwaga
Utworzenie Faktury Zaliczkowej jest możliwe również z poziomu Sprzedaży Dedykowanej – na zakładce  Pro Forma w menu kontekstowym.

Formularz faktury zaliczkowej:

Dokument – schemat numeracji jest pobierany zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty/ Faktura zaliczkowa. Nowy schemat numeracji można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Faktura sprzedaży zgodnie z obowiązującymi w systemie zasadami. Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Data wystawienia – proponowana jest data bieżąca. Dokument liczony od – zaliczka dotyczy zawsze wartości brutto zamówienia/ umowy. Dlatego ustawiany jest zawsze algorytm liczenia od brutto i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany. MPP – podzielona płatność – parametr jest zaznaczany automatycznie jeśli wartość zaliczki wynosi ponad 15 tys. zł brutto i na Fakturze Pro Forma, do której jest tworzona FZAL, znajduje się przynajmniej jedna pozycja, która na kartotece ma zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
  • Wartość podlegająca MPP – łączna wartości brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP.
Uwaga
Pozycje, do których nie jest wpłacana zaliczka (wartość zaliczki 0) należy usunąć z faktury zaliczkowej. W przypadku usunięcia towaru/ usługi z Faktury Zaliczkowej pozycje nie są renumerowane, dzięki czemu zachowana jest zgodność LP dla pozycji na Fakturze Pro Forma i Fakturze Zaliczkowej.
Jeśli wpłacana zaliczka nie dotyczy konkretnej pozycji z Faktury Pro Forma, a całości zamówienia/ umowy – użytkownik może proporcjonalnie podzielić kwotę zaliczki na wszystkie pozycje. Po wciśnięciu przycisku  wyświetlane jest okno, gdzie należy podać kwotę wpłacanej zaliczki. Po zaakceptowaniu – program podzieli podaną kwotę na wszystkie pozycje widoczne na fakturze zaliczkowej bądź procent wartości Faktury Pro Forma, który powinien wpłacić klient jako zaliczkę. W polu Płatność użytkownik może wybrać formę płatności dla faktury zaliczkowej. Zasady generowania płatności dla faktur zaliczkowych są podobne jak dla innych dokumentów, należy jednak pamiętać o kilku różnicach:
  • W przypadku generowania zapisu kasowego na podstawie faktury zaliczkowej kwota wpłacana w oknie potwierdzenia wpłaty gotówki nie jest udostępniona do edycji.
  • Dla faktur zaliczkowych nie ma możliwości rozbicia płatności na raty (tabela płatności na zakładce [Płatności]nie jest udostępniona do edycji).
Dokumenty – na zakładce [Dokumenty] widoczny jest numer Faktury Pro Forma (typ PF), której dotyczy Faktura Zaliczkowa oraz numery Faktur Korygujących dotyczących zwrotu zaliczek (typ KOR). Zasady tworzenia Faktur Zaliczkowych do Faktury Pro Forma
  • Faktura Pro Forma, do której wystawiono Fakturę Zaliczkową na liście widoczna jest ze statusem ZL.
  • Utworzona Faktura Zaliczkowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży ze statusem ZL.
  • Nie można wystawić Faktury Zaliczkowej do Faktury Pro Forma, która jest w buforze anulowana lub zamknięta.
  • Jeśli do Faktury Pro Forma została wystawiona Faktura Zaliczkowa – nie można anulować FPF. Należy najpierw anulować Fakturę Zaliczkową.
  • W przypadku anulowania Faktury Zaliczkowej rozpięte zostaje powiązanie z Fakturą Pro Forma (Faktura Pro Forma jest nadal aktywna).
  • Faktury Zaliczkowej ani Faktury Pro Forma nie można anulować jeśli została już utworzona Faktura Sprzedaży. Należy najpierw anulować Fakturę Sprzedaży.
  • Faktura Zaliczkowa nie może być wystawiona do FPF w sytuacji kiedy więcej niż jedna FPF jest przekształcona do jednego RO (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
  • Faktura Zaliczkowa nie może być wystawiona do FPF w sytuacji kiedy dokument RO powiązany z FPF jest zapisany do bufora (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
  • Faktury Zaliczkowe nie są uwzględniane w analizach dotyczących sprzedaży (liczonych wg elementów dokumentów). W raportach tego typu uwzględniane są dopiero Faktury Sprzedaży.
  • W raportach liczonych wg dokumentów (np. RKZ, lista faktur) Faktury Zaliczkowe będą uwzględniane. W przypadku RKZ dla Faktur Zaliczkowych wartość zakupu będzie wynosiła 0, zaś wartość netto wpłaconej zaliczki będzie widoczna jako marża. Natomiast na Fakturze Sprzedaży marża zostanie pomniejszona o wartość netto wpłaconych wcześniej zaliczek. W efekcie sumaryczna wartość marży będzie poprawna.
  • Faktur zaliczkowych nie można wysyłać do systemu Comarch EDI.
  • Faktur zaliczkowych nie można zapisać w pliku XML.
Wyliczanie marży na Fakturach Zaliczkowych (dotyczy modułów Handel, Handel Plus): W chwili utworzenia Faktury Zaliczkowej nie jest zdejmowany towar z magazynu. Dlatego cała wartość zaliczki jest traktowana jako marża – firma nie poniosła jeszcze kosztów związanych z wydaniem tego towaru. W szczególnym przypadku tego towaru może w ogóle nie być jeszcze w magazynie. Dopiero po utworzeniu Faktury Sprzedaży częściowej (i dokumentu WZ) program zna rzeczywisty koszt towaru. Wtedy też od wartości Faktury częściowej (która jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki) odejmowany jest koszt towaru i wyliczana jest marża. Przy czym charakterystyczny jest fakt, że wartość netto faktury nie obejmuje już całego towaru, natomiast wyliczony koszt – obejmuje wszystkie pozycje. Dlatego często zdarza się, że na FS częściowej marża jest ujemna. Oznacza to, że wpłacona wcześniej zaliczka przekraczała wartość marży uzyskanej na całej transakcji (czyli na fakturze zaliczkowej marża naliczona była za wysoka) i na Fakturze częściowej trzeba ją skorygować. Wydruk Faktury Zaliczkowej. Wydruk jest dostępny z poziomu formularza dokumentu. Na wydruku Faktury Zaliczkowej pojawiają się:
  • kwota zaliczki brutto z podziałem na poszczególne pozycje
  • zestawienie pozycji z Faktury Pro Forma
  • tabela z zestawieniem Faktur Zaliczkowych wpłaconych poprzednio do danej Faktury Pro Forma – zawiera datę wystawienia, numer dokumentu i wartość brutto zaliczki. W tabeli uwzględniane są faktury zaliczkowe wystawione z datą wcześniejszą lub taka samą jak bieżąca faktura zaliczkowa.
  • daty otrzymania zaliczek – są zgodne z datą wprowadzenia odpowiedniego zapisu w module Kasa/Bank.
Na wydruku umieszczane są tylko dane nabywcy (bez odbiorcy).

Korekta faktury zaliczkowej

Aby udokumentować zwrot zaliczki należy wystawić Fakturę Korygującą do wystawionej wcześniej faktury zaliczkowej. W tym celu należy na liście faktur ustawić kursor na pozycji odpowiadającej fakturze zaliczkowej, a następnie z menu kliknąć w ikonę    Korekta faktury lub z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki wybrać opcję Korekta wartości (ceny).
Uwaga
Korektę faktury zaliczkowej można wykonać tylko poprzez korektę wartościową. W przypadku faktur zaliczkowych nie można wykonać korekty ilości ani VAT.
Dokument – schemat numeracji jest pobierany zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Faktura zaliczkowa korekta. Nowy schemat numeracji można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Faktura Sprzedaży zgodnie z obowiązującymi w systemie zasadami. Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na fakturze zaliczkowej. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Dokument liczony od – zaliczka dotyczy zawsze wartości brutto zamówienia/ umowy. Dlatego ustawiany jest zawsze algorytm liczenia od brutto i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany (również w przypadku korekt). Korekta z tytułu – przyczyna korekty, która pojawia się również na wydrukach. Dla korekty Faktury Zaliczkowej domyślnie podpowiada się opis „Zwrot zaliczki”. Pozycje Jako pozycje na fakturze korygującej przepisywane są wszystkie towary/ usługi, których dotyczyła faktura zaliczkowa. Użytkownik nie ma możliwości dopisania nowych pozycji. Na liście pozycji widoczne są: Kod, Nazwa – kod i nazwa towaru/ usługi. Stawka VAT – procentowa stawka VAT dla towaru/ usługi. Maksymalna kwota zaliczki – maksymalna kwota zaliczki, jaka może być zwrócona dla danej pozycji. W przypadku, gdy wcześniej były już wystawiane korekty do Faktury Zaliczkowej, maksymalna kwota zaliczki możliwa do zwrotu zostanie odpowiednio pomniejszona o wcześniejsze korekty. W ten sposób program kontroluje, by kwota zwracanych zaliczek nie była większa niż wartość zaliczki wpłaconej. Kolumna Maksymalna kwota zaliczki  jest widoczna na dokumencie tylko podczas jego wystawiania. Po zaakceptowaniu i ponownym podglądzie kolumna nie jest już widoczna. Zaliczka – w polu użytkownik ma możliwość wpisania kwoty zwracanej zaliczki dla danej pozycji. Wpisana kwota (ze znakiem minus) nie może przekroczyć kwoty widocznej w polu Maksymalna kwota zaliczki . Program proponuje zwrot całości zaliczki. Jeśli zwracana zaliczka nie dotyczy konkretnej pozycji z Faktury Zaliczkowej, a całości – użytkownik może proporcjonalnie podzielić zwracaną kwotę zaliczki na wszystkie pozycje. Po wciśnięciu przycisku  Dystrybucja zaliczki na wszystkie pozycje wyświetlane jest okno, gdzie należy podać kwotę zwracanej zaliczki bądź procent korekty, który należy zwrócić klientowi. Po zaakceptowaniu – program podzieli podaną kwotę na wszystkie pozycje widoczne na korekcie. Płatności do korekt faktur zaliczkowych są generowane na identycznych zasadach jak płatności tworzone do faktur zaliczkowych (opisane w rozdziale dotyczącym faktur zaliczkowych). Wydruk korekty do faktury zaliczkowej jest dostępny z poziomu formularza korekty i zawiera m.in.:
  • numer faktury zaliczkowej korygowanej,
  • wartość wpłaconej zaliczki (brutto) – dotyczy tylko pozycji, które zostały skorygowane,
  • wartość zwracanej zaliczki (brutto).

Częściowe fakturowanie

Wystawianie częściowych WZ i FS pozwala na częściowe wydawanie i fakturowanie towarów/usług. Funkcjonalność ta umożliwia wystawianie wielu dokumentów WZ i wielu FS do jednej FPF.
Uwaga
Dokumenty magazynowe WZ są dostępne w modułach Handel, Handel Plus.

Wystawianie Faktury Sprzedaży do Faktury Pro Forma

Utworzenie Faktury Sprzedaży do Faktury Pro Forma jest możliwe z poziomu listy Faktur Pro Forma. W tym celu należy ustawić kursor na Fakturze Pro Forma, która będzie przekształcana i wcisnąć przycisk  (lub z menu kontekstowego pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Faktura Sprzedaży). Faktura częściowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży. Na utworzonej Fakturze Sprzedaży do Faktury Pro Forma: Dokument – schemat numeracji jest zgodny ze schematem określonym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji Faktura sprzedaży z PF. Użytkownik może go zmienić, wybierając jeden ze schematów dostępnych po wciśnięciu przycisku Dokument. Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Użytkownik może zmienić jedynie dane Odbiorcy, z poziomu zakładki [Kontrahent]. Dokument liczony od – algorytm wyliczania na Fakturze Sprzedaży częściowej jest zgodny z algorytmem wybranym na Fakturze Pro Forma (można zmienić algorytm naliczania podatku VAT na FS w buforze po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry Pozwalaj na zmianę netto/brutto). Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości. Pozycje
  • W sytuacji gdy już zostaną wydane wszystkie towary z FPF można nadal generować kolejne dokumenty FS. Wówczas podpowiada się pusty formularz FS, na którym istnieje możliwość dodawania kolejnych pozycji lub zapisania do bufora pustego dokumentu (taka opcja może być przydatna przy fakturowaniu usługi etapami, np. jeśli na Fakturze Pro Forma jest jedna pozycja typu usługa, natomiast fakturowanie tej usługi odbywa się etapami).
Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:
  • Jeśli wcześniej towar z FPF nie został wydany na dokumentach WZ – na Fakturę Sprzedaży częściową przenoszone są wszystkie pozycje zgodnie z Fakturą Pro Forma. Faktura Sprzedaży częściowa podlega całkowitej edycji. Użytkownik może modyfikować istniejące pozycje, usuwać je lub dodawać nowe. Na tej podstawie program wylicza wartość Faktury częściowej, zawsze odejmując od jej wartości wartość zaliczek wskazanych na zakładce [Płatności] w tabeli Faktury zaliczkowe.
  • Jeśli wcześniej towar został wydany na dokumenty WZ – na Fakturę częściową przenoszone są tylko pozycje, które zostały wydane na WZ, a użytkownik ma ograniczoną możliwość ich edycji (zmiany ilości, usunięcia itp.). Może natomiast dopisywać nowe pozycje na Fakturze częściowej i na te pozycje, w momencie zatwierdzania Faktury, zostanie wygenerowany dodatkowy dokument WZ.
  • W przypadku kiedy FPF powiązana jest z RO, wówczas przy wystawianiu FS do FPF na część towaru, fakt ten jest odnotowany również na Formularzu RO. Następuje jednoczesna realizacja RO na część towaru, jaki został zafakturowany. Na formularzu RO, na zakładce [Dokumenty], widoczne jest powiązanie z dokumentami wygenerowanymi z poziomu FPF.
Uwaga
Na Fakturze Sprzedaży można usuwać istniejące i dodawać nowe pozycje. Przy dodawaniu kolejnych Faktur proponowane są pozycje, które do tej pory nie zostały zafakturowane. Korekty wystawionych Faktur częściowych nie mają wpływu na kolejne Faktury do FPF. Towar, który został raz zafakturowany nie wraca na FPF.

Częściowe rozliczanie zaliczek na FA

Zaliczka częściowo rozliczona na Fakturze Sprzedaży jest odpowiednio pomniejszana na kolejnych Fakturach Sprzedaży. Zaliczka może być wielokrotnie wybierana na Fakturach częściowych aż do całkowitego jej rozliczenia. Program podczas wystawiania kolejnej Faktury Sprzedaży do FPF podpowiada te zaliczki, które pozostają do rozliczenia. Domyślnie na Fakturze Sprzedaży proponowane jest rozliczenie wszystkich zaliczek, natomiast istnieje możliwość wskazania, które zaliczki i w jakiej części mają zostać rozliczone na Fakturze. Na zakładce [Płatności] na formularzu Faktury Sprzedaży w tabelce Faktury zaliczkowe można wskazywać, które zaliczki i w jakiej części mają zostać rozliczone. Tabelka zawiera wszystkie nierozliczone zaliczki wystawione do Faktur Pro Forma, do których wystawiana jest aktualnie Faktura Sprzedaży. Przy wystawianiu kolejnych Faktur Sprzedaży widoczne są tylko te zaliczki, które nie zostały rozliczone. Jeśli dana zaliczka została rozliczona tylko częściowo, wówczas w polu Kwota maks. wyświetlana jest wartość, która pozostaje do rozliczenia. Domyślnie tabela z Fakturami Zaliczkowymi ma ustawienia pól: Użyj na TAK, Stawka VAT zaliczki, Kwota wypełniona ma wartość równą wartości z pola Kwota maks. Jeśli dana zaliczka ma nie być rozliczana na tym dokumencie, w kolumnie Użyj należy ustawić Nie. Jeśli z danej zaliczki chcemy rozliczyć część, w polu Użyj należy zostawić Tak natomiast w polu Kwota należy wpisać kwotę, która ma zostać rozliczona. Wartość z pola Kwota nie może przekroczyć wartości z pola Kwota maks. Po wprowadzeniu zmian w tabelce Faktury zaliczkowe, automatycznie przeliczane są wartości w tabelce VAT. Kwoty z zaliczek pojawiają się w tabelce VAT na minus. Jeśli zaliczki wystawione są na różne stawki VAT, wówczas w tabelce VAT oraz w tabelce Faktury zaliczkowe kwoty zaliczek widnieją w rozbiciu na stawki VAT. Tabela VAT Wartość Faktury częściowej powinna zostać pomniejszona o wartość wpłaconych wcześniej zaliczek. Zaliczki wyświetlane są w tabeli VAT na Fakturze Sprzedaży z wartościami ujemnymi. Kwoty te odpowiadają wartości wskazanych w tabeli Faktury zaliczkowe w polu Kwota  zaliczek, które mają zostać rozliczone. Ponadto w tabeli VAT znajdują się standardowe pozycje związane z wartościami wyliczanymi na podstawie pozycji wpisanych na Fakturę Sprzedaży częściową. Wartość całkowita dokumentu jest wyliczana jako suma kolumn z tabelki VAT z uwzględnieniem wierszy ujemnych.
Uwaga
W przypadku gdy towary/usługi wydawane są tylko częściowo może zaistnieć sytuacja, że wartość Faktury Sprzedaży będzie mniejsza niż wartość zaliczek, które zostały wybrane do rozliczenia. Przy zatwierdzaniu dokumentu na minus pojawi się komunikat: Wartość dokumentu jest ujemna. Czy kontynuować zapis? Po wyborze opcji TAK dokument jest zapisywany z wartością ujemną. Po wyborze opcji NIE Operator wraca na formularz Faktury Sprzedaży na zakładkę Płatności.
Wydruki W programie istnieje możliwość wydruku Faktur Sprzedaży częściowych na dwa sposoby:
  • wydruki standardowe – w tabeli VAT drukowana jest tylko wartość dokumentu pomniejszona o wartość zaliczek.
  • wydruk Faktura VAT: pełna tabela zaliczek – na którym drukowana jest odrębnie tabela VAT przed odliczeniem zaliczek, tabela VAT dla wpłaconych zaliczek oraz tabela VAT dla wartości po odliczeniu zaliczek.
Płatności Płatność do Faktury Sprzedaży częściowej obejmuje kwotę brutto faktury, czyli pomniejszoną o wpłacone wcześniej zaliczki. Zasady tworzenia płatności w module Kasa/Bank dla Faktury częściowej są zgodne z zasadami obowiązującymi dla „zwykłych” faktur. Zakładka [Dokumenty] Na zakładce [Dokumenty] widoczne są numery dokumentów powiązanych. W przypadku Faktury Sprzedaży częściowej mogą to być:
  • PF – Faktura Pro Forma, na podstawie której powstała Faktura Sprzedaży
  • FS – Faktury Zaliczkowe wystawione do Faktury Pro Forma
  • KOR – faktury korygujące, również zwroty Faktur Zaliczkowych
  • WZ – dokumenty WZ wystawione do Faktury Pro Forma
Do Faktury Sprzedaży częściowej może zostać przekształconych kilka Faktur Pro Forma. W tym celu na liście Faktur Pro Forma należy zaznaczyć dokumenty , które będą przekształcane, a następnie wcisnąć przycisk  Warunki, jakie muszą zostać spełnione są identyczne, jak w przypadku przekształcania „zwykłych” Faktur Pro Forma do Faktury Sprzedaży. Zasady przekształcania Faktury Pro Forma z Fakturami Zaliczkowymi do Faktury Sprzedaży Częściowej:
  • Faktura Pro Forma po przekształceniu do Faktury Sprzedaży otrzymuje status FS.
  • Faktura Sprzedaży częściowa jest wystawiana w walucie zgodnej z Fakturą Pro Forma i użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.
  • Jeśli do Faktury Zaliczkowej była wystawiana korekta – program pomniejszy wartość wpłaconych zaliczek.
  • Wydruk Faktury częściowej to standardowy wydruk Faktury Sprzedaży. Na wydruku znajduje się tabela z numerami skojarzonych Faktur Zaliczkowych.
  • Anulowanie Faktury częściowej nie powoduje anulowania Faktury Pro Forma oraz Faktur Zaliczkowych – zostaje jedynie rozpięte powiązanie pomiędzy dokumentami.
  • Faktura częściowa związana z Fakturami Zaliczkowymi nie może zostać zapisana w pliku XML.

Wystawianie częściowych Wydań Zewnętrznych (WZ) i Faktur Sprzedaży (FS) do tych WZ

W przypadku modułów Handel, Handel Plus Istnieje możliwość częściowego wydawania towarów z FPF na dokumencie WZ. Formularz częściowego WZ jest standardowym formularzem WZ i został szczegółowo opisany w artykule Wydania Zewnętrzne.
Uwaga
Po wygenerowaniu pierwszego częściowego WZ, na kolejnym podpowiadane są tylko te towary, które nie zostały wykazane na poprzednim dokumencie WZ. Jeśli dokument WZ zostanie skorygowany (zwrot ilości), wówczas towar wróci na FPF i będzie go można kolejny raz wydawać.
Po zaznaczeniu Faktury Pro Forma na liście FPF i naciśnięciu ikony  Faktura Sprzedaży tworzona jest na sumę wszystkich wystawionych WZ i jest z nimi powiązana. Faktura ta zawiera elementy z  wystawionych wcześniej WZ i nie można zmienić istniejących pozycji, natomiast można dopisywać kolejne pozycje. Na dopisane pozycje tworzony jest kolejny dokument WZ (przy zapisie faktury). Po wystawieniu Faktury Sprzedaży, nadal można wystawiać WZ na pozycje, które nie zostały jeszcze zafakturowane. Kolejne naciśnięcie przycisku WZ pozwoli na wystawienie WZ na pozostające jeszcze na FPF towary. Kolejne naciśnięcie przycisku FS spowoduje utworzenie kolejnej Faktury do FPF, która obejmie te WZ, które zostały wystawione po wygenerowaniu pierwszej Faktury. Dzięki takiemu rozwiązaniu można częściowo fakturować towary, na które została wpłacona zaliczka. Do WZ utworzonych z FPF nie można generować FS ani PA z listy tych dokumentów. Tworzenie Faktur zawsze musi mieć miejsce z poziomu listy FPF. W przypadku, kiedy FPF powiązana jest z RO, wówczas przy wystawianiu WZ do FPF na część towaru, fakt ten jest odnotowany również na Formularzu RO. Następuje jednoczesna realizacja RO na część towaru, jaki został wydany na WZ. Na formularzu RO, na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie z dokumentami wygenerowanymi z poziomu FPF.

Fiskalizacja Faktur Zaliczkowych

W przypadku fiskalizacji Faktur Zaliczkowych, na wydruku Paragonu fiskalnego pojawiają się zbiorczo kwoty wyliczone dla poszczególnych stawek VAT (tabela VAT), bez poszczególnych pozycji. Kwoty są drukowane w określonej postaci:
  • Zaliczka + nazwa stawki VAT (z konfiguracji),
  • Ilość =1.0000,
  • Jm = szt.
  • Cena = wartość brutto zaliczki dla danej stawki
Fiskalizacja Faktury Finalnej może być przeprowadzona na dwa sposoby, w zależności od ustawienia w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry parametru Fiskalizacja faktur finalnych skojarzonych z fakturami zaliczkowymi – pełny Paragon bez zaliczek:
  • parametr odznaczony – Faktura Finalna jest drukowana w podobny sposób jak Faktura Zaliczkowa. Na drukarkę fiskalną wysyłane są jedynie kwoty z tabeli VAT na dokumencie (jako Rozliczenie zaliczki). Ponieważ na Fakturze Finalnej w tabeli VAT są zarówno wartości dodatnie jak i ujemne – do drukarki wysyłana jest suma tych wartości w poszczególnych stawkach. Parametr powinien być odznaczony w przypadku, gdy użytkownik wcześniej fiskalizuje Faktury Zaliczkowe – wtedy na drukarce fiskalnej jest zarejestrowana rzeczywista wartość transakcji (wartość Faktury Finalnej jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki).
  • parametr zaznaczony – na drukarce fiskalnej drukowany jest Paragon ze wszystkimi pozycjami towarowymi, a wartość zarejestrowana na drukarce fiskalnej nie jest pomniejszana o wpłacone zaliczki. Parametr powinien być zaznaczony w przypadku, gdy Użytkownik nie fiskalizuje faktur zaliczkowych – wtedy wartość transakcji jest rejestrowana w całości na podstawie Faktury Finalnej.
Uwaga
Należy pamiętać, że Faktury Zaliczkowe są liczone algorytmem od brutto, w związku z czym zawsze istnieje możliwość ich fiskalizacji. Natomiast w przypadku Faktury Finalnej jej algorytm jest zgodny z algorytmem Faktury Pro Forma (netto/ brutto), a możliwość jej fiskalizacji jest uzależniona od wykorzystanego algorytmu (tylko brutto). Jeśli transakcja docelowo ma być zarejestrowana na drukarce fiskalnej ‑ Użytkownik już podczas wystawiania Faktury Pro Forma musi ustawić prawidłowy algorytm (brutto) tak, aby możliwa była fiskalizacja zarówno Faktur Zaliczkowych, jak i Faktury Finalnej.

Faktury Zaliczkowe i Faktury Sprzedaży częściowe w walutach obcych

Jeśli użytkownik wystawia dokumenty w walutach obcych (szczegóły opisane w artykule Wielowalutowość), może również rejestrować i rozliczać zaliczki wpłacane w walutach obcych. Wystawianie Faktur Zaliczkowych do Faktur Pro Forma w walutach obcych przebiega podobnie, jak w przypadku dokumentów złotówkowych. Należy pamiętać o kilku zasadach:
  • Można wystawiać Faktury Zaliczkowe i Faktury Częściowe na takich samych zasadach jak opisane wyżej w złotych polskich.
  • Nie można wystawiać Faktur Zaliczkowych do Faktury Pro Forma w przypadku, gdy na FPF zaznaczony jest parametr Kwota VAT w walucie od wartości netto w PLN (w zależności od konfiguracji parametr może być widoczny na zakładce [Płatności]na FPF, gdzie użytkownik może go zmienić lub być zaznaczony bezpośrednio w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry). Jeśli wartość FPF wyliczana jest przy włączonej opcji liczenia płatności od wartości netto w PLN – przy próbie utworzenia Faktury Zaliczkowej, pojawi się komunikat informujący o blokadzie.
  • Faktura Zaliczkowa musi być wystawiona w takiej samej walucie, jak Faktura Pro Forma. Natomiast na Fakturze Zaliczkowej użytkownik może zmienić zarówno typ kursu waluty, datę kursu jak i notowanie (w przypadku kursu ręcznego).
Uwaga
Obowiązek podatkowy dla Faktur Zaliczkowych powstaje w momencie zapłaty. W związku z tym kurs na fakturach zaliczkowych powinien być ustawiany w stosunku do daty płatności. Ponieważ mechanizm w programie pozwala na automatyczne ustawianie daty kursu na dzień poprzedzający datę sprzedaży lub wystawienia, kurs na Fakturze Zaliczkowej należy ustawić ręcznie, według daty przyjęcia płatności (data kursu na Fakturze Zaliczkowej powinna być zgodna z datą kursu na zapisie kasowym).
  • W przypadku, gdy na Fakturze Pro Forma został naliczony podatek VAT, będzie on naliczany na wszystkich kolejnych dokumentach (Fakturach Zaliczkowych i Fakturze Sprzedaży częściowej), a użytkownik nie będzie miał możliwości zmiany ustawienia parametru Naliczaj VAT.
  • Wyliczanie tabeli VAT na Fakturze Sprzedaży częściowej w walucie obcej różni się od sposobu wyliczania tabeli VAT na Fakturach Sprzedaży częściowych w PLN. Na Fakturze częściowej w walucie w tabeli VAT pojawia się dla każdej stawki VAT suma wartości wpłaconych zaliczek (w PLN) w dwóch pozycjach: „na plus” i „na minus”. Natomiast wartość Faktury Sprzedaży częściowej jest wyliczana w oparciu o wartość Faktury Sprzedaży częściowej w walucie (wartość całkowita dokumentu w walucie pomniejszona o wartość zaliczek w walucie) oraz kurs z Faktury częściowej.
Przykład
FPF: 200.00 EUR FSZL: 50.00 EUR, kurs 1 EUR= 3.00 PLN (wartość zaliczki w PLN: 150.00 PLN) FS częściowa: 150.00 EUR, kurs 1 EUR = 3.50 PLN

W tabeli VAT pojawią się pozycje: 

0150.00 PLNwartość zaliczki w PLN „na plus”
0- 150.00 PLNwartość zaliczki w PLN „na minus”
0525 PLNWartość faktury częściowej: (200 EUR – 50 EUR) * 3.50

Dokumenty Wewnętrzne Zakupu (FWZ)

Uwaga
Funkcja nie jest dostępna dla wersji oddziałowej programu (w przypadku współpracy z systemem Comarch ERP XL).

Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu

Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne(Handel)/ Dokumenty Wewnętrzne Zakupu. Lista zawiera dokumenty, które powstały na podstawie Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży. Domyślny schemat numeracji (FZWFZ) jest predefiniowany w programie w trakcie tworzenia bazy danych. Użytkownik może go zmienić zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie (tworzenie schematu numeracji w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel: Dokumenty wewnętrzne zakupu oraz przypisanie schematu domyślnego w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dokument zakupu wewnętrzny FZ). Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu jest obsługiwana przez standardowe przyciski i pola, na podobnych zasadach jak zwykłe Faktury Sprzedaży.
Uwaga
Dokumenty Wewnętrzne Zakupu mogą być tworzone tylko na podstawie Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży. Dokumenty FWZ nie mogą być dodawane z poziomu listy przez Użytkownika (przycisk Dodaj nie jest dostępny).
Ponadto na liście znajduje się: - przenieś do rejestrów VAT. - księgowanie na konta, zgodnie z wybranym schematem księgowań (funkcja dostępna dla użytkowników modułu Księga Handlowa)

Konwersja Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży do Dokumentu Wewnętrznego Zakupu

Automatyczne tworzenie FWZ jest możliwe na dwa sposoby:
  1. na formularzu FWS można zaznaczyć parametr FWZ – wtedy w chwili zatwierdzania dokumentu FWS zostanie automatycznie utworzony Dokument Wewnętrzny Zakupu
  2. z poziomu listy Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży - kursor należy ustawić na Dokumencie Wewnętrznym Sprzedaży, do którego tworzony będzie Dokument Wewnętrzny Zakupu, a następnie wcisnąć przycisk  .
Zasady przekształcania dokumentów
  • Możliwe jest przekształcenie jednego Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży do jednego Dokumentu Wewnętrznego Zakupu.
  • Dokument FWS otrzymuje status W. Ponowne przekształcenia do FWZ nie jest możliwe.
  • FWZ może powstać tylko na podstawie dokumentu FWS, który dotyczy nabycia wewnątrzunijnego (powstał z FZ).
  • Dokument FWZ jest zapisywany do bufora.
  • Dokumentu FWZ nie można korygować (możliwe jest anulowanie).
  • W przypadku wykasowania lub anulowania FWZ usuwany jest status Wz Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży (FWS) (możliwe jest ponowne przekształcenie).
  • Aby anulować dokument FWS skojarzony z Dokumentem Wewnętrznym Zakupu należy najpierw usunąć/ anulować dokument FWZ, a dopiero potem można anulować dokument FWS.
Uwaga
Anulowanie FWZ nie powoduje automatycznego anulowania FWS – rozpięte zostaje jedynie powiązanie pomiędzy dokumentami.
Na FWZ przenoszone są wszystkie dane zgodnie z Dokumentem Wewnętrznym Sprzedaży: zarówno dane kontrahenta jak i pozycje dokumentu. Tabela VAT (zakładka [Dodatkowe]): 
  • kwoty VAT przenoszone są zgodnie z ustalonymi na FWS.
  • tabela VAT podlega częściowej edycji – użytkownik ma możliwość korygowania wartości VAT i brutto (do czasu zapisania FWZ na trwałe).
Dokument FWZ nie ma wpływu na magazyn. Dokument FWZ nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank.

Terminale płatnicze

Comarch ERP Optima zapewnia współpracę z następującymi terminalami: 
  • Verifone VX 520 dystrybuowanym przez eService
  • Verifone VX 520 dystrybuowanym przez First Data Polcard
  • Ingenico iCT220 ETH dystrybuowanym przez First Data Polcard
  • Ingenico Desk 3200 dystrybuowanym przez First Data Polcard
  • ING
  • Polskie ePłatności
Za pomocą terminali płatniczych obsługiwane są następujące operacje kartą płatniczą:
PolcardeServiceINGPolskie ePłatności
obciążenie karty płatniczej
zwrot środków płatniczych na kartę

Konfiguracja płatności obsługiwanych przez terminal płatniczy

Wskazówka
W pierwszym kroku należy zwrócić się do dostawcy terminala w celu przygotowania urządzenia do współpracy z systemem Comarch ERP Optima.
Aby rozpocząć współpracę z terminalem, należy dokonać odpowiedniej konfiguracji:
  • Na dokumentach musi być wybrana forma płatności o typie karta z zaznaczonym parametrem: Terminal Płatniczy (opcja do zaznaczenia na formularzu formy płatności dostępnym z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności). Po zaznaczeniu parametru Terminal płatniczy nie jest możliwe ustawienie odroczonego terminu płatności.
  • W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Parametry należy zaznaczyć parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową.
Uwaga
Przed uruchomieniem współpracy z terminalem należy upewnić się, że operator wystawiający dokumenty nie ma ustawionego zakazu lub blokady na wprowadzanie zapisów, powodujących ujemne saldo do rejestru powiązanego z płatnością wysyłaną na terminal. W przeciwnym wypadku płatność zostanie zarejestrowana, ale dokument nie będzie rozliczony.
Parametr Terminal płatniczy jest aktywny tylko dla typu płatności Karta, dla innych typów płatności parametr jest nieaktywny. W System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Terminal płatniczy należy wybrać sterownik do terminala płatniczego.
Konfiguracja terminali płatniczych
Model terminala - pole które domyślnie jest niewypełnione, po rozwinięciu listy możemy wskazać odpowiedni model terminala:
  • eService
  • ING
  • Polcard – wszystkie modele (domyślny)
  • Polcard – Verifone VX 520
  • Polskie ePłatności (dostępny od 20.06.2022)
  • eService – połączenie terminalowe
  • ING – połączenie terminalowe
  • Polcard – wszystkie modele (domyślny) – połączenie terminalowe
  • Polcard – Verifone VX 520 – połączenie terminalowe
  • Polskie ePłatności – połączenie terminalowe (dostępny od 20.06.2022)
W zależności od wybranego modelu aktywują się lub uzupełniają następujące pola: 
  • Typ połączenia – ustawia się automatycznie, w zależności od wybranego sterownika terminala płatniczego.
  • Port szeregowy – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia COM. Należy wskazać w nim port COM, do którego podłączone jest urządzenie.
  • Adres IP – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia TCP/IP. Należy w nim wpisać adres IP terminala płatniczego.
  • Port TCP/IP – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia TCP/IP. Należy w nim wprowadzić numer portu, na którym odbywać się będzie komunikacja pomiędzy programem Comarch ERP Optima, a terminalem płatniczym.
  • Test połączenia – po wciśnięciu przycisku Test połączenia program sprawdza, czy istnieje możliwość komunikacji pomiędzy komputerem i terminalem.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
  • Identyfikator stanowiska – pole 20 znakowe, opcjonalne dla modeli ING, ING – połączenie terminalowe. Polskie ePłatności oraz Polskie ePłatności – połączenie terminalowe. Dla pozostałych modeli nieaktywne.
  • Logowanie komunikacji – po zaznaczeniu tego parametru plik z logiem terminala (TerminalCommunicationLog.log) będzie zapisywany w katalogu z logami programu. W przypadku sterowników terminalowych plik zawierający komunikację z terminalem płatniczym (TerminalCommunicationLog.log) zostanie utworzony lokalnie w katalogu %AppData%\Comarch OnlineFP.
W przypadku sterowników terminalowych plik zawierający komunikację z terminalem płatniczym (TerminalCommunicationLog.log) zostanie utworzony lokalnie w katalogu %AppData%\Comarch OnlineFP.

Płatności terminalowe a rodzaje obsługiwanych dokumentów

Przesyłanie płatności do terminala realizowane jest na formularzach następujących dokumentów: 
  • Fakturze Sprzedaży i na wszystkich dostępnych dla niej korektach (z wyjątkiem korekty danych),
  • Fakturze Zaliczkowej i korekcie wartości do niej,
  • Paragonie i korekcie ilości do Paragonu,
  • Wydaniu Zewnętrznym z opcją płatności i korekcie ilości/ wartości/ stawki VAT do WZ (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

Płatności za pomocą terminala płatniczego na dokumentach FS, PA, WZ z płatnością i FZAL

Jeśli na dokumencie Faktury lub Paragonu wybrana jest forma płatności typu Karta z zaznaczonym parametrem Terminal Płatniczy, to przy zapisie dokumentu na stałe, płatności zapisywane są w preliminarzu, a następnie wyświetlane jest okno Potwierdzenie obciążenia karty. Pole Klient wpłaca jest domyślnie przepisane z pola Do zapłaty, a ustawienie kursora znajduje się w polu potwierdzenia, co pozwala od razu zatwierdzić wpłatę. Nie ma możliwości zmiany kwoty w polu Klient wpłaca. Zmiany kwoty wysyłanej na terminal można dokonywać tylko z poziomu samego dokumentu na zakładce [Płatności]. Kwota na zakładce [Płatności] może zostać podzielona. Jeżeli dokument ma być rozliczony na przykład gotówką i kartą, wówczas w tabelce płatności należy wprowadzić kwotę płatną gotówką, wybrać przycisk z płatnością gotówkową, a następnie przycisk z płatnością kartą. Kwota dla karty płatniczej zostanie przesłana do terminala płatniczego. Po wyświetleniu okna z wpłatą: 
  • można się z niego wycofać (wciskając przycisk Anuluj zmiany), wystawiany wówczas dokument nie jest zapisywany na stałe i nie jest realizowana płatność.
  • można zatwierdzić płatność, wystawiany wówczas dokument zapisywany jest na stałe i uruchamiany jest proces płatności przez terminal płatniczy.
Podczas trwania transakcji w programie wyświetlane są komunikaty odzwierciedlające postęp wykonywania transakcji na terminalu. W przypadku wystąpienia błędu przy płatności wyświetlany jest komunikat: „Transakcja nie została zakończona poprawnie, czy powtórzyć transakcję” Do wyboru dostępne są opcje: Tak/Nie. W przypadku wyboru opcji Nie dokument jest zapisywany na stałe i nie jest rozliczany, a po wybraniu opcji Tak następuje próba rozliczenia. Jeśli po wysłaniu płatności Klient nie zdąży wpisać pin-u (w ciągu 60 sekund) wyświetlana jest informacja, że minął czas oczekiwania i pojawia się pytanie czy transakcja przeszła poprawnie. Użytkownik może potwierdzić tę transakcję lub nie. Jeżeli transakcja zostanie odrzucona i nie zostanie potwierdzona, dokument zapisuje się na stałe. Brak potwierdzenia dotyczy wówczas samej transakcji, a nie dokumentu. Jeśli płatność kartą zostanie zaakceptowana, wówczas zapis z preliminarza rozliczany jest z zapisem kasowo bankowym. Jeżeli podczas rozliczania nie jest otwarty Raport kasowo/bankowy, to przy zapisie jest on od razu tworzony (analogiczne działanie jak przy zapisie gotówki). Wydruk samego dokumentu może być wykonany po zakończeniu procesu wystawiania dokumentu, natomiast jeśli dokument ma zostać zafiskalizowany, drukowanie dokumentu na drukarce fiskalnej odbywa się po zakończeniu płatności. Jeśli po rozliczeniu płatności wystąpi błąd fiskalizacji i dokument nie będzie mógł być zafiskalizowany, do dokumentu generującego płatność można wykonać korektę, której zatwierdzenie spowoduje zwrot środków na kartę płatniczą. Można też anulować dokument i wystawić dokument KW na pobraną przez terminal kwotę. W przypadku, gdy nie jest zaznaczony parametr: Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych w menu Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Parametry, na zapisie kasowym generowanym automatycznie podczas płatności przez terminal w polu Numer wewnętrzny pojawi się numer zgodny ze schematem domyślnym dla zapisów, wskazanym w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Dokumenty. Natomiast w polu Numer pojawi się numer dokumentu handlowego, który jest rozliczany. Jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Dokumenty nie została uzupełniona definicja dokumentu dla typu KP- wpłata, przy zatwierdzaniu dokumentu oraz wpłaty pojawi się komunikat: Zapis nie będzie kontynuowany. W konfiguracji brakuje domyślnego schematu numeracji dla dokumentu o typie KP – wpłata.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Dodatkowo po wyborze modelu terminala ING/ING - połączenie terminalowe w przypadku pytań, które wymagają reakcji od strony Użytkownika bezpośrednio w programie będą wyświetlane komunikaty z możliwymi opcjami do wyboru, podczas:
  • wyboru waluty
  • drukowania kopii dla Klienta.
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.

Płatności za pomocą terminala płatniczego na dokumentach korekt do FS i PA oraz FZAL

Jeśli dokument korygujący posiada płatności typu Karta z zaznaczonym parametrem Terminal płatniczy, wówczas w momencie zapisu dokumentu na stałe wykonywana jest transakcja płatnicza za pomocą terminala. Operacje wykonywane są analogicznie jak dla płatności dokumentu FS i PA. W sytuacji realizowania płatności do korekt, kwota do zapłaty może być zarówno na plus jak i na minus, dlatego w zależności od kierunku płatności na oknie wpłaty podpowiadana jest odpowiednia operacja: obciążenie karty płatniczej bądź zwrot środków na kartę.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Dodatkowo po wyborze modelu terminala ING/ING - połączenie terminalowe w przypadku pytań, które wymagają reakcji od strony Użytkownika bezpośrednio w programie będą wyświetlane komunikaty z możliwymi opcjami do wyboru, podczas:
  • wyboru waluty
  • drukowania kopii dla Klienta.
W przypadku terminala Polskie ePłatności płatność na plus odbywa się na tych samych zasadach jak dla dotychczasowych terminali. Natomiast w przypadku płatności na minus (zwrot środków) informacja o płatności nie jest wysyłana na terminal. W takiej sytuacji płatność należy rozliczyć bezpośrednio na terminalu zgodnie z informacją wyświetloną w logu: Po wykonaniu transakcji wyświetlany jest komunikat: „Czy zwrot został wykonany poprawnie?” Do wyboru dostępne są opcje: Tak – dokument jest zapisywany na stałe i zostaje rozliczony Nie – wyświetlany jest kolejny komunikat: „Transakcja nie została zakończona poprawnie, czy powtórzyć transakcję?” Z dostępnymi opcjami: Tak – użytkownik ma możliwość wykonania ponownego zwrotu na terminalu Nie – dokument jest zapisywany na stałe i nie jest rozliczany

Płatności za pomocą terminala płatniczego na dokumentach walutowych

Jeżeli dokument wystawiony jest w walucie, to wszystkie wartości na terminal wysyłane są w walucie systemowej. Na terminal wysyłana jest wartość złotówkowa, równa wartości brutto z tabelki VAT na dokumencie. Wartość złotówkowa wysyłana na terminal przeliczana jest po kursie użytym na dokumencie.
Dotyczy wersji: 2022.1.1

Aktualizacja terminala, rozliczenie dnia

W głównym menu programu, w zakładce [Narzędzia] dodano także nową sekcję Terminal płatniczy. W sekcji tej znajdują się dwie opcje:
  • Włącz aktualizację terminala – na terminal zostanie wysłane polecenie aktualizacji terminala.
  • Rozlicz dzień – na terminal zostanie wysyłane polecenie zatwierdzenia transakcji w systemie transakcyjnym.
Po uruchomieniu z programu aktualizacji terminala, należy poczekać aż urządzenie po aktualizacji będzie gotowe do pracy. Obszar Terminal płatniczy będzie widoczny jedynie po wybraniu modelu: ING lub ING –  połączenie terminalowe.
 

Faktury RR

Lista Faktur RR

Lista Faktur zakupu od rolnika ryczałtowego jest zbudowana i obsługiwana w podobny sposób jak lista Faktur Sprzedaży.  Utwórz Fakturę Zakupu – na liście dostępna jest funkcja przekształcenia dokumentu do Faktury Zakupu. Dokument, na podstawie którego została już utworzona Faktura Zakupu ma na liście status FZ.  Korekta Faktury – pod tym przyciskiem możliwe jest utworzenie korekty ilości, wartości (ceny) oraz stawki VAT do Faktury RR. – Operacje seryjne umożliwiające:
  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
  • zmianę kategorii dokumentu.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.

Formularz Faktury RR: zakładka [Ogólne]

Dokument – schemat numeracji dla faktury RR. Faktury RR tworzą odrębna klasę dokumentów handlowych. Oznacza to, że dla FRR można tworzyć odrębne schematy numeracji (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Handel/ Faktura rolnika ryczałtowego). Jeden z utworzonych schematów można przypisać jako schemat domyślny w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji FRR- faktura rolnika ryczałtowego. Domyślnie utworzony jest schemat FRR. Zasady definiowania i konfigurowania schematów numeracji są zgodne z ogólnie obowiązującymi w systemie Comarch ERP Optima. Kontrahent – wybór kontrahenta jest możliwy w identyczny sposób jak na pozostałych dokumentach. Na formularzu kontrahenta, na zakładce Handlowe znajduje się parametr Rolnik. Listę kontrahentów zawęzić można do podmiotów o statusie:   Magazyn – zasady przypisywania magazynu są identyczne jak w przypadku innych dokumentów handlowych i magazynowych. W przypadku modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.
Uwaga
Należy pamiętać, że wystawienie faktury RR nie powoduje żadnych zmian na liście zasobów. Ilości nie są wprowadzane do magazynu, jak również nie są widoczne jako ilość zamówienia (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

Dopiero przekształcenie do dokumentu FZ/ PZ spowoduje zmiany na zasobach. Jednak magazyn z dokumentu FRR jest w chwili przekształcenia przenoszony na dokument FZ/ PZ i dlatego jego konieczne jest jego określenie już na dokumencie FRR.

Uwaga
Obsługa gospodarki magazynowej jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. W module Faktury można prowadzić obrót wyłącznie usługami.
Data wystawieniasprzedaży – są podczas tworzenia dokumentów FZ i PZ przenoszone odpowiednio jako daty wystawienia i zakupu. Płatność – proponowana jest forma płatności skojarzona z kontrahentem. Należy jednak pamiętać, że należność za Fakturę RR powinna być zapłacona przelewem na konto bankowe. Jeśli ustawiona forma płatności jest inna niż typu przelew – przy zapisie na trwałe program wyświetli ostrzeżenie. Algorytm – decyduje o tym, czy Faktura RR będzie wystawiana w cenach netto czy brutto.
Uwaga
Podczas dodawania towaru na dokument należy pamiętać, że towary są dodawane ze stawką VAT określoną na karcie towaru jako stawka VAT zakupu. Jeżeli stawka ta jest inna niż obowiązująca dla Faktury RR (7%), przy zapisie dokumentu pojawi się komunikat z taką informacją oraz pytanie, czy zapisać dokument. Jeśli Użytkownik wybierze Nie, pojawia się komunikat o następującej treści: Czy zmienić stawkę VAT na 7%?. Wybór Tak spowoduje zmianę stawki na 7% dla każdej pozycji występującej na dokumencie. Przycisk Nie pozostawi dokument bez zmian.
Na formularzu FRR widoczne są trzy parametry:
  • Bufor – Faktura RR może zostać zapisana do bufora. Dokument w buforze podlega całkowitej edycji, można go usunąć, jednak na podstawie FRR w buforze nie można utworzyć Faktury Zakupu ani dokumentu PZ.
  • FZ – parametr jest dostępny tylko w przypadku, gdy odznaczono Bufor. Jeśli jest zaznaczony to automatycznie na podstawie zatwierdzanej Faktury RR tworzona jest Faktura Zakupu.
  • PZ – parametr jest dostępny w modułach Handel, Handel Plus tylko w przypadku, gdy zaznaczony jest parametr FZ. Powoduje, że równocześnie z Fakturą Zakupu tworzony jest dokument magazynowy PZ (towar jest wprowadzany do magazynu).

Formularz Faktury RR: zakładka Kontrahent

W odróżnieniu od innych dokumentów na Fakturze RR pojawia się tylko jedna sekcja związana z kontrahentem: Sprzedawca. Dane kontrahenta są pobierane z jego karty ewidencyjnej (trzy linie z nazwy). Dodatkowo program pobiera informację o numerze NIP sprzedawcy. Jeśli numer NIP na karcie nie jest uzupełniony, wtedy program pobiera numer PESEL. Kontrahent określony jako sprzedawca jest następnie przenoszony na Fakturę Zakupu/ PZ zarówno jako DostawcaNadawca.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Domyślny płatnik – automatycznie jest tu przenoszony Sprzedawca z dokumentu. Jeśli płatność ma zostać wygenerowana na inny podmiot, w tym miejscu można zmienić Płatnika. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności znajduje się w artykule Domyślny płatnik na dokumentach. Nr rach. bankowego – należy wskazać numer rachunku bankowego Płatnika, na który ma zostać wykonana płatność (automatycznie podpowiada się konto bankowe oznaczone na karcie kontrahenta jako domyślne).

Formularz Faktury RR: zakładka Tabela VAT

Na zakładce widoczna jest tabela VAT oraz informacja o wartości brutto dokumentu.
Uwaga
Faktura RR nie ma powiązania z modułem Kasa/Bank, co oznacza, że jej zatwierdzenie nie powoduje powstania płatności. Dopiero po utworzeniu na jej podstawie Faktury Zakupu powstaje płatność w Kasie/Banku.
Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.

Formularz Faktury RR: zakładka Dokumenty

Na zakładce widać numer utworzonej na podstawie FRR Faktury Zakupu. Numer Faktury Zakupu tworzonej na podstawie Faktury RR jest tworzony zgodnie ze schematem określonym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji FZ – Faktura Zakupu z FRR.

Zasady tworzenia FRR

  • Na karcie kontrahenta, na którego wystawiania jest Faktura RR w zakładce [Handlowe] należy zaznaczyć parametr Rolnik
  • Stawka VAT towaru musi wynosić 7%
  • Na karcie towaru musi zostać uzupełniony numer PKWiU.
  • Należy pamiętać, że FRR nie tworzy zapisu w Preliminarzu Płatności. Zapis taki tworzy się po przekształceniu dokumentu FRR do Faktury Zakupu.

Zasady przekształcenia FRR do FZ/ PZ

  • Przekształcenie Faktury RR do Faktury Zakupu jest możliwe tylko 1:1 (nie można tworzyć jednej Faktury Zakupu na podstawie kilku Faktur RR).
  • Fakturę RR można przekształcić do FZ tylko raz. Po utworzeniu na podstawie FRR Faktury Zakupu na liście otrzymuje ona status FZ i nie jest możliwe ponowne przekształcenie.
  • Jeśli na formularzu FRR nie zaznaczono FZ to po zapisie dokumentu FRR na trwałe nie jest tworzona Faktura Zakupu. W takim przypadku utworzenie Faktury Zakupu jest możliwe z listy Faktur RR po wciśnięciu przycisku Faktura Zakupu jest zapisywana do bufora.
  • Jeśli na formularzu FRR zaznaczono FZ, ale nie zaznaczono PZ to Faktura Zakupu jest zapisywana do bufora.
  • Jeśli na formularzu FRR zaznaczono FZ i równocześnie zaznaczono PZ to po zatwierdzeniu FRR powstają dwa dokumenty:
    • FZ – zapisana na trwałe (powstaje płatność w Kasie/Banku)
    • PZ – zapisany na trwałe (towar jest wprowadzany do magazynu)
  • W przypadku przekształcenia FRR, gdzie możliwe jest równoczesne utworzenie dwóch dokumentów docelowych program działa w następujący sposób:
    • zaznaczony parametr FZ – podnoszony jest formularz dokumentu FZ,
    • zaznaczony parametr FZ i PZ – formularz nie podnosi się, FZ i PZ są zapisane na stałe
  • Jeśli Faktura RR jest płatna gotówką to przy zatwierdzaniu z zaznaczonymi parametrami FZPZ w raporcie kasowym tworzony jest automatycznie zapis KW.
  • Jeśli Faktura RR jest płatna gotówką i zaznaczono parametry FZPZ, natomiast w trakcie zatwierdzania okaże się, że nie ma aktualnego raportu kasowego (żeby wprowadzić zapis KW), wtedy Faktura Zakupu zapisywana jest do bufora i nie jest tworzony dokument magazynowy PZ.

Zasady tworzenia FRR na podstawie FZ

Dokumenty FRR mogą być tworzone na podstawie Faktury Zakupu wprowadzonej w systemie. Tym samym obsługiwany jest scenariusz, gdy towar najpierw przyjmowany jest PZ, a potem na podstawie PZ wystawiana jest Faktura Zakupu i Faktura RR. Na formularzu FZ, jeśli wpisany tam kontrahent ma na karcie nadany status Rolnik, pojawia się dodatkowy parametr FRR (obok dotychczas funkcjonujących BuforPZ). Po jego zaznaczeniu tworzona jest na podstawie Faktury Zakupu – Faktura RR. Opcja przekształcenia do FRR jest również dostępna z menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy) na liście Faktur Zakupu. Podczas wprowadzania Faktury Zakupu (oraz PZ) od kontrahenta-rolnika (parametr Rolnik na karcie kontrahenta, zakładka [Handlowe]), nie jest wymagane wprowadzenie numeru obcego. Jeżeli pole nie zostanie wypełnione, zaktualizuje się po przekształceniu FZ do FRR – w polu numer obcy na FZ pojawi się numer FRR. Numer ten pojawi się również w Preliminarzu Płatności, w polu numer obcy na zaległości dotyczącej Faktury Zakupu pod warunkiem, że nie został uzupełniony ręcznie.
  • Do Faktury RR może zostać przekształcona tylko Faktura Zakupu wystawiona w walucie systemowej (PLN).
  • Do faktury RR może zostać przekształcona tylko Faktura Zakupu wystawiona dla podmiotu typu kontrahent. W przypadku innych typów konwersja FZ -> FRR jest blokowana.
  • Tworzona faktura RR jest od razu zapisywana na trwałe.
  • Podczas tworzenia FRR sprawdzana jest forma płatności na FZ (przelew) oraz stawki VAT dla towarów (7 %) – na podobnych zasadach jak podczas wystawiania FRR bezpośrednio z listy.
  • Termin płatności FRR przekształconej z FZ jest liczony w zależności od ustawień w konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów.
  • FZ przekształcona do FRR na liście jest widoczna ze statusem RR i nie ma możliwości ponownego przekształcenia. Status ten nie zostanie zmieniony nawet, jeśli potem FZ zostanie przekształcona do innego dokumentu (PZ).

Anulowanie FRR i dokumentów skojarzonych

  • Anulowanie FRR jest możliwe na liście Faktur RR z menu kontekstowego.
  • Anulowanie FRR jest możliwe również w przypadku, gdy skojarzona z nią Faktura Zakupu jest zapisana do bufora.
  • Po anulowaniu FRR – skojarzona Faktura Zakupu nie jest automatycznie anulowana (znika jedynie status RR)
  • Podczas anulowania FZ skojarzonej z FRR program sprawdza powiązane z FZ dokumenty magazynowe PZ:
    • jeśli z FZ skojarzony jest jeden PZ – anulowana zostanie FZ oraz PZ (bez FRR)
    • jeśli FZ skojarzony jest z większą ilością PZ – anulowana zostanie tylko Faktura Zakupu.
  • Jeśli do FRR przekształcana była Faktura Zakupu z korektą, to przy próbie anulowania FZKOR program będzie wymagał wcześniejszego anulowania FRR.
  • Jeśli FRR jest skojarzone z FZ, która posiada jeden PZ i jeden PKA (opakowania kaucjonowane) – to w chwili anulowania FZ anulowane zostają wszystkie dokumenty: FZ, PZ i PKA poza Fakturą RR.

Ewidencjonowanie opłat na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych

Zgodnie z ustawą o funduszach promocji produktów rolno-spożywczych, wszystkie podmioty skupujące określone płody rolne są zobowiązane do naliczania, pobierania i odprowadzania wpłat na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych. W programie Comarch ERP Optima znajdują się wydruki, na których widoczne są informacje na temat potrąceń na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych. Wydruk Faktury RR Z poziomu formularza Faktury RR dostępny jest wydruk Faktura RR (GenRap) – Potrącenia na fundusze promocji produktów rolnych. Jeżeli na Fakturze VAT RR znajdują się towary, podlegające potrąceniom, wówczas na wydruku, pod tabelą VAT pojawi się informacja, jaką wartość potrącono na poszczególne fundusze oraz oświadczenie nabywcy o dokonaniu potrąceń (z wyszczególnieniem kwoty netto, od której naliczono potrącenie oraz kwotę potrącenia). Na wydruku faktury informacja: Razem do zapłaty oraz Kwota płatności będzie pomniejszona o sumę potrąceń. Opłata na właściwy fundusz naliczana jest automatycznie na podstawie kodu PKWiU danego towaru. Kody PKWiU towarów objętych ustawą określone są rozporządzeniem w sprawie szczegółowego wykazu towarów, od których naliczane są wypłaty na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych. Wydruk listy Faktur RR Z poziomu listy Faktur VAT RR jest dostępny wydruk dla zaznaczonych Faktur, na którym znajduje się podsumowanie dokonanych potrąceń na poszczególne fundusze. Aby uzyskać wydruk, należy zaznaczyć na liście Faktury VAT RR, dla których ma być wydrukowane podsumowanie, a następnie wybrać wydruk: Lista faktur (GenRap) – Potrącenia na fundusze promocji produktów rolnych.

Urządzenia fiskalne

Ustawienia na karcie towaru

Na kartotece towaru (menu Ogólne/ Cennik, Pozycja cennika) na zakładce [Dodatkowe] znajduje się obszar Urządzenia fiskalne pozwalający na zdefiniowanie dla towarów odrębnych kodów i nazw, wykorzystywanych wyłącznie podczas współpracy z urządzeniami fiskalnymi.
Pozycja cennika, zakładka Dodatkowe - definiowanie PLU i nazwy dla urządzeń fiskalnych
PLU – jest to numeryczny kod towaru wykorzystywany przy współpracy z kasą fiskalną, o długości max. do 18 znaków. Przycisk  Kopiuj kod towaru - pozwala na skopiowanie kodu towaru z zakładki [Ogólne]. W pole PLU skopiowany może zostać wyłącznie kod numeryczny. Jeżeli ogólny kod towaru jest numeryczny i dłuższy niż 18 znaków, w pole PLU skopiowanych zostanie pierwszych osiemnaście znaków kodu. Nazwa – nazwa towaru wykorzystywana podczas współpracy z drukarką/ kasą fiskalną, o długości max. do 40 znaków. Przycisk  Kopiuj nazwę towaru – pozwala na skopiowanie nazwy towaru z zakładki [Ogólne] (jeżeli ogólna nazwa towaru jest dłuższa niż 40 znaków, w pole Nazwa skopiowanych zostanie pierwszych 40 znaków). W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się opcja Kontrola unikalności nazwy fiskalnej – jeżeli zostanie włączona, podczas próby zapisu karty towaru z wprowadzoną nazwą fiskalną, która już istnieje program wygeneruje komunikat: W bazie istnieje już towar o nazwie fiskalnej: nazwa fiskalna.

Współpraca z drukarkami fiskalnymi

Program umożliwia fiskalizację wystawionych dokumentów sprzedaży na drukarkach fiskalnych: 
  • POSNET (oparte o protokół DF-3001, Thermal, Thermal HS i FV, HD, HD EJ, XL2 OnLine, Temo)
  • ELZAB (Omega, Mera, Mera OnLine, ZETA),
  • INNOVA (Profit, Market, DF-1),
  • NOVITUS (Vivo, Vento, Quarto, Delio Prime (E) , Deon(E), Bono (E), Bono OnLine, HD OnLine),
  • TORELL (Duo Pro, Andros),
  • EMAR (Printo, Tempo 3),
  • Epson TM-T801FV.
Uwaga
Program nie obsługuje wersji aptecznych drukarek.
Przed przystąpieniem do pracy z urządzeniem fiskalnym należy odpowiednio skonfigurować program.

Konfiguracja programu

  • Instalacja urządzenia fiskalnego – z poziomu Konfiguracji stanowiska/Ogólne/ Drukarki fiskalne:
    • Sterownik drukarki– z rozwijanej listy należy wybrać właściwy sterownik drukarki,
    • Sterownik terminalowy – parametr określający czy praca na programie będzie odbywała się w połączeniu terminalowym,
    • Komunikacja – port po jakim będzie odbywałą się komunikacja. Port TCP/IP dostępny jest dla sterowników Elzab, Elzab Online, Novitus od 2.0, Posnet Thermal HS i FV W przypadku zaznaczenia COM:
      • Port COM – należy wskazać port szeregowy, do którego podłączona jest drukarka.
      • Prędkość portu – należy ustawić prędkość portu szeregowego, do którego podpięta jest drukarka.
  • Sterowanie przepływem – niektóre drukarki wymagają ustawienia odpowiedniego sterowania przepływem danych w porcie COM. Użytkownik może wybrać w programie Comarch ERP Optima opcje:
    • ustawienia systemowe (program nie ustawia sterowania przepływem, brane są ustawienia systemu),
    • RTS (do sterowania przepływem jest wykorzystywana w porcie para linii RTS/CTS),
    • Xon / Xoff (sterowanie przepływem odbywa się przez wysłanie znaczników Xon oraz Xoff),
    • RTS i Xon / Xoff (wykorzystuje obydwie metody sterowania przepływem),
    • brak (nie jest wykorzystywana żadna metoda kontroli przepływu danych).
  • Drukarka Posnet Temo podłączona bezpośrednio przez USB do poprawnej komunikacji musi mieć ustawione sterowanie przepływem: RTS. Przy pracy przez port COM parametr ten może być dowolny można ustawić ustawienia systemowe.W nowych drukarkach Posnet Thermal i Novitus Delio w konfiguracji drukarki można ustawić sterowanie przepływem, w Comarch ERP Optima musi być wybrana taka sama opcje (drukarki te mają domyślne ustawienie „brak”).
W przypadku zaznaczenia TCP/IP:
  • Adres IP: Adres IPv4 przypisany do drukarki fiskalnej, na którym ma się odbywać komunikacja z komputerem.
  • Port TCP/IP: Port TCP/IP ustawiony na drukarce fiskalnej do komunikacji z komputerem. W zależności od wyboru sterownika drukarki program podpowie domyślną wartość: Elzab i Elzab Online – 8000, Novitus od 2.0 – 6001, Posnet Thermal HS i FV – 6666.
  • Test połączenia – po wciśnięciu przycisku program sprawdza, czy istnieje możliwość komunikacji pomiędzy komputerem i drukarką.
Uwaga
Drukarki fiskalne nie są przystosowane do fiskalizacji z wielu stanowisk jednocześnie. W celu zapewnienia poprawnej fiskalizacji należy unikać równoczesnego drukowania z kilku stanowisk.
  Uzupełnienie listy drukarek fiskalnych – z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne. Lista drukarek fiskalnych zawiera listę drukarek współpracujących z systemem. W razie konieczności listę można uzupełnić o właśnie zainstalowane urządzenie. Ważne jest by wpisana tu nazwa była identyczna jak nazwa, która pojawiła się w oknie po zainstalowaniu drukarki. Przyporządkowanie stawek VAT – z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT. Stawki zdefiniowane w systemie Comarch ERP Optima należy skojarzyć z symbolami wykorzystywanymi przez drukarkę fiskalną. W drukarkach DF-300 stawki VAT skojarzone są z literami alfabetu. Standardowe przyporządkowanie to:
  • A – 23%
  • B – 8%
  • C – 0%
  • D – stawka rezerwowa
  • Z – stawka zwolniona, nie ma możliwości zmiany jej przypisania.
Uwaga
Przed kojarzeniem stawek VAT należy jednak wydrukować raport dobowy z drukarki fiskalnej, na której wyszczególnione są stawki VAT wraz z przypisanymi im literami.
–  wciśnięcie przycisku umożliwia skojarzenie stawki VAT programu i drukarki. Dla wybranej stawki VAT zdefiniowanej w programie (widoczne w kolumnie Stawka) określić należy symbol fiskalny (czyli przyporządkowaną jej na drukarce fiskalnej literę). – przycisk umożliwia odczyt stawek VAT ustawionych na drukarce fiskalnej, – wciśnięcie przycisku skutkuje zapisem na drukarce fiskalnej stawek VAT ustawionych w programie.

Przygotowanie bazy danych

W przypadku drukarki DF-300 nie jest konieczne specjalne przygotowanie bazy danych do pracy z drukarką. Po odpowiednim skonfigurowaniu systemu można rozpocząć pracę na istniejącej bazie danych. Wykonanie testu spowoduje wyświetlenie listy towarów, dla których nie jest spełnione wymaganie dotyczące długości nazwy.

Ustawienia portów COM

Ustawienia portów COM w systemie operacyjnym wprost wpływają na działanie drukarek fiskalnych w programie. W związku z tym należy poprawnie ustawić port COM, zgodnie z instrukcją użytkownika drukarki: Posnet, Novitus, Innova, Emar, Torell:
  • szybkość: 9600
  • parzystość: brak (none)
  • liczba bitów: 8
  • bit stopu: 1
  • sterowanie przepływem: brak
Elzab:
  • szybkość: 9600 / 19200
  • parzystość: parzysta (even)
  • liczba bitów: 8
  • bit stopu: 1
  • sterowanie przepływem: brak, xon/xoff
W przypadku drukarek Elzab starszego typu należy sterowanie przepływem ustawić na: sprzętowe

Fiskalizacja dokumentu

Dokumenty, które mogą zostać zafiskalizowane muszą spełniać jeden podstawowy warunek: muszą być wystawione w cenach brutto (podatek VAT musi być liczony algorytmem „od brutto”). Paragony: w chwili otwarcia formularza Paragonu znacznik Drukuj fiskalnie jest widoczny i domyślnie zaznaczony. Wtedy zatwierdzenie Paragonu powoduje jego wydruk na drukarce fiskalnej. Dodatkowo możliwy jest wydruk Paragonu na zwykłej drukarce (dostępny pod przyciskiem drukarki w pasku zadań). Faktura Sprzedaży: w chwili zatwierdzania dokumentu, po odznaczeniu opcji Bufor – pojawia się możliwość wydruku fiskalnego. Podczas wystawiania Faktur Sprzedaży, Faktur Zaliczkowych parametr jest automatycznie zaznaczany tylko w przypadku, gdy dokument jest wystawiany „od brutto” i kontrahent ma status osoba fizyczna. W przypadku, gdy kontrahent ma status podmiot gospodarczy – parametr jest domyślnie odznaczony. Zaznaczenie opcji Fiskalizuj spowoduje, że w momencie zapisu faktury na drukarce fiskalnej wydrukowany zostanie Paragon fiskalny.
Uwaga
Od wersji 2021.5.1. istnieje możliwość seryjnej fiskalizacji faktur i paragonów.
Uwaga
Jeżeli wydruk Paragonu na drukarce fiskalnej nie powiedzie się w chwili zapisu dokumentu istnieje możliwość powtórnej fiskalizacji z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszy wciśnięty, gdy dokument zaznaczony jest kursorem).
Operator nie będzie mógł wykonać powtórnej fiskalizacji z poziomu listy jeśli:
  • na formularzu operatora w konfiguracji ma zaznaczony parametr: Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA
  • ma założony zakaz dostępu do magazynu (na formularzu magazynu), na którym wystawiony jest dany dokument.
Dokument zafiskalizowany zaznaczony jest na liście dużą literą F. Jakie dokumenty nie mogą zostać zafiskalizowane (parametr Fiskalizuj nie pojawi się):
  • faktury wystawiane w cenach netto – wynika to z niezgodności algorytmu wyliczania podatku VAT na fakturze i w drukarce,
  • dokumenty w buforze – wynika to z możliwości dokonywania zmian na takim dokumencie, fiskalizacja natomiast jest procesem nieodwracalnym,
  • dokumenty korygujące – urządzenia fiskalne nie rejestrują dokumentów korygujących, na ich podstawie sporządzić należy odrębny protokół zwrotów dla urzędu skarbowego,
  • faktury na wybrane pozycje powstałe z niefiskalnych paragonów.
Ponadto w chwili zatwierdzania dokumentu, jeśli parametr Fiskalizuj jest zaznaczony, program prowadzi kontrolę czy:
  • czy nie jest pusty (nie są wpisane żadne pozycje),
  • czy nie występują pozycje bez nazwy,
  • czy nie występują pozycje z ceną sprzedaży 0.
W przypadku wykrycia jednej z tych nieprawidłowości program wyświetli komunikat – nie dopuści do zatwierdzenia dokumentu i jego fiskalizacji. Oprócz informacji, że dokument był wysłany na drukarkę fiskalną, w programie zapisywana jest również informacja, czy fiskalizacja się powiodła. Jeśli fiskalizacja odbywa się z poziomu listy dokumentu – jeżeli nie przebiegnie poprawnie status F (fiskalny) nie jest nadawany. Jeżeli fiskalizacja odbywa się w momencie zatwierdzania dokumentu (zaznaczony parametr Fiskalizuj na dokumencie) w przypadku, gdy się nie powiedzie na liście dla dokumentu pojawi się statusu F (fiskalny), ale dodatkowo dokument będzie oznaczony #. Na podglądzie dokumentu, w nagłówku widoczna jest treść błędu.
Uwaga
Dokument, który nie został poprawnie zafiskalizowany może zostać anulowany.
Jeżeli w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarki fiskalne zaznaczono parametr Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych podczas fiskalizacji dokumentów na drukarkę fiskalną wysyłane są nazwy fiskalne towarów, zdefiniowane na kartotekach towarowych, na zakładce [Dodatkowe]. Jeżeli dany towar nie posiada zdefiniowanej nazwy dla urządzeń fiskalnych, a parametr jest zaznaczony, na drukarkę fiskalną wysyłana jest nazwa zwykła towaru, pobrana z jego karty, z zakładki [Ogólne].

Identyfikacja operatora oraz stanowiska

W programie istnieje możliwość takiego skonfigurowania pracy z drukarką, by ułatwić identyfikację operatora oraz stanowiska, gdzie Paragon został wystawiony. W chwili rejestracji operatora w programie do drukarki fiskalnej zostają wysłane dwie informacje: Kod/ numer operatora oraz oznaczenie stanowiska. Informacje te obowiązują aż do chwili ponownego zalogowania i są drukowane w stopce Paragonu fiskalnego.
Uwaga
Jeśli Użytkownik nie chce, by informacje te były wysyłane do drukarki fiskalnej powinien w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wpisać w polu Kod stanowiska wartość -1.
Oznaczenie operatora –  można uzupełnić na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry], pole Oznaczenie dla drukarki fiskalnej. W pole można wpisać dowolną wartość alfanumeryczną, maksymalnie 10-znakową. Należy jednak pamiętać o tym, że poszczególne drukarki fiskalne mają różne wymagania związane z formatem kodu operatora i wpisywany tu ciąg należy do nich dostosować. Kod stanowiska – można uzupełnić w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna. W pole można wpisać dowolny ciąg alfanumeryczny, maksymalnie 10-znakowy. Należy jednak pamiętać, by format dostosować do typu posiadanej drukarki fiskalnej.
Uwaga
Jeśli pola przeznaczone na numer operatora i stanowiska nie zostaną wypełnione w programie to podczas logowania operatora w systemie do drukarki fiskalnej zostaną wysłane wartości domyślne: dla operatora jego identyfikator (kod) dostosowany do wymogów drukarki, a w przypadku oznaczenia stanowiska – wartość domyślna 1.
Drukuj rozpoczęcie pracy operatora – parametr dostępny jest w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna. Po jego zaznaczeniu przy logowaniu i wylogowaniu operatora z programu na drukarce fiskalnej wykonywany jest wydruk dotyczący rozpoczęcia\ zakończenia pracy kasjera (funkcja nie dotyczy drukarek firmy Elzab).

Formy płatności dla drukarki fiskalnej

Na Paragonie fiskalnym istnieje możliwość wydruku informacji o płatnościach (parametr Forma płatności w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna). Dodatkowo w Konfiguracji firmy/ Handel/ Formy płatności dla drukarek fiskalnych należy skojarzyć formy płatności zdefiniowane w systemie Comarch ERP Optima z formami płatności, które mogą być wykazywane przez drukarkę fiskalną. W konfiguracji w lewej części okna widoczne są wszystkie formy płatności zdefiniowane w module Kasa/Bank. W prawej części okna istnieje możliwość skojarzenia formy płatności w systemie z formą płatności dla drukarki fiskalnej. Lista form płatności dla drukarki jest ściśle zdefiniowana i dostępna na rozwijanej liście.
Uwaga
Do jednej formy płatności dla drukarki fiskalnej może być przypisane kilka form płatności z Kasy/Banku.

W trakcie wystawiania dokumentów użytkownik ustala w tabeli płatności formę wpłaty. Przy zatwierdzaniu dokumentu program sprawdza formy płatności z dokumentu, kojarzy je z formami zdefiniowanymi dla drukarki i na Paragonie fiskalnym drukuje informacje o płatnościach.

Na Paragonie fiskalnym wydruk płatności jest tworzony wg form przypisanych dla drukarki:
  • jeśli na dokumencie w tabeli płatności wykorzystano kilka razy taką samą formę płatności to na Paragonie fiskalnym płatności te zostaną zsumowane,
  • jeśli w konfiguracji kilka różnych form płatności z Kasy/Banku zostało skojarzone z jedną formą płatności dla drukarki to na Paragonie fiskalnym będą one sumowane.
Uwaga
Drukarka fiskalna Torell Duo Pro obsługuje tylko 4 formy płatności: bon, gotówka, karta i czek. Jeżeli zostanie przypisana inna forma płatności w konfiguracji programu to przy próbie fiskalizacji dokumentu pojawi się komunikat informujący o tym a wydruk nie zostanie wykonany

Wydruk numeru na Paragonie fiskalnym

W Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr umożliwiający wydruk numeru dokumentu wystawianego w systemie Comarch ERP Optima na związanym z nim Paragonem fiskalnym (Numer dokumentu). Jednak pomimo zaznaczenia parametru nie wszystkie drukarki drukują numer dokumentu na paragonie fiskalnym. Wynika to albo z braku takiej możliwości (drukarki ze „starą homologacją”, i generacji) albo z nieprawidłowego ustawienia (w drukarce) parametrów związanych z wydrukiem tekstów dodatkowych. Na przykład w przypadku drukarek VentoViking nowej homologacji w przypadku wydruku tekstów dodatkowych istnieją opcje: 1) brak linii dodatkowych 2) stałe linie dodatkowe 3) predefiniowane W (2) przypadku – na Paragonach drukowany jest stały tekst linii dodatkowych zapamiętany z pierwszego w danym dniu Paragonu sprzedaży. Jest on traktowany jako tekst ZADEKLAROWANY. Jeżeli w kolejnych Paragonach drukarka będzie otrzymywała identyczny – będzie go drukować pod Paragonem, a treść TEKSTU ZADEKLAROWANEGO zostanie wyszczególniona na raporcie dobowym. W przypadku gdy w kolejnych wystawianych Paragonach treść tekstu nie będzie się zgadzała z ZADEKLAROWANYM treść taka będzie ignorowana i nie zostanie wydrukowana (a tak będzie w przypadku numeru dokumentu, który na każdym Paragonie będzie inny). Aby drukarka Viking (Vento) drukowała numer dokumentu w systemie Comarch ERP Optima należy odpowiednio skonfigurować drukarkę. Należy ustawić następujące opcje: 1.3.1. Linie dod. Paragonu ustawić na: Stałe 1.3.2. Źródło linii dodatkowych ustawić na: Stopka 1.3.3. Linia nr systemowy paragonu ustawić na: Druga Jeśli takie ustawienie nie pomoże można spróbować przestawić opcję: 1.3.1. Linie dod. paragonu ustawić na: Predefiniowane

Faktury na drukarkach fiskalnych

W Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr Drukuj Faktury VAT na drukarce fiskalnej dostępny dla drukarek Elzab Mera EFV, Novitus Delio E, Novitus Delio Prime E, Posnet Thermal FV, Posnet Thermal HS, Posnet Thermal FV EJ, Posnet Thermal HS EJ, Posnet Temo HS EJ. Po jego zaznaczeniu dla Faktury Sprzedaży z naliczonym podatkiem VAT algorytmem „od brutto”, na której jest zaznaczona opcja Fiskalizuj, przy zapisie na stałe zamiast Paragonu fiskalnego na drukarce wykonywany jest wydruk fiskalny Faktury. Dla Faktury fiskalnej pobierane są następujące dane:
  • Numer Faktury VAT z programu Comarch ERP Optima. Ze względu na możliwe ograniczenia liczby drukowanych znaków w niektórych modelach drukarek, użytkownik może skorzystać dodatkowo z parametru Skrócony numer faktury (również dostępny w Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna), który powoduje wydruk numeru bez symbolu i zer wiodących.
  • Jako data dokumentu drukowana jest zawsze data bieżąca. Jeżeli na FS jako datę wystawienia ustawiono inną datę niż systemowa przy zapisie na stałe FS generowany jest komunikat: Data faktury niezgodna z datą bieżącą. Czy na pewno chcesz zapisać fakturę fiskalną z niezgodną datą? (Tak/Nie).
  • Nazwa i adres kontrahenta z Faktury VAT w Comarch ERP Optima – na wydruk pobierane są dwie linie nazwy, ulica, numer domu, kod pocztowy, miasto, poczta, NIP. Długość nazwy wysyłanej na drukarkę jest uzależniona od modelu drukarki, różne drukarki maja różną ilość znaków przeznaczoną na dane kontrahenta. Jeśli są to trzy linie, w pierwszej drukowana jest nazwa kontrahenta, w drugiej ulica i nr domu, w trzeciej kod pocztowy i miasto.
  • Forma płatności – na Fakturę fiskalną może zostać wysłana tylko jedna forma płatności. Jeżeli w Comarch ERP Optima na FS podzielono płatność na raty, na drukarkę fiskalną wysyłana jest płatność z zakładki [Ogólne] formularza FS wraz z terminem płatności z zakładki [Ogólne]. Podczas fiskalizacji FS z listy Faktur Sprzedaży generowany jest komunikat: Podzielono płatność faktury, na drukarkę zostanie wysłana tylko jedna płatność. Czy na pewno chcesz drukować dokument? (Tak/Nie).

NIP nabywcy na paragonie fiskalnym

W menu System/ Konfiguracja firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr NIP nabywcy. Po zaznaczeniu na drukarkach fiskalnych współpracujących z programem i posiadających taką możliwość, na pragonie fiskalnym drukowany jest NIP nabywcy.

Inne parametry współpracy

W Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajdują się również inne parametry dotyczące współpracy z drukarką fiskalną: Opakowania kaucjonowane – zaznaczenie parametru spowoduje wydruk informacji o opakowaniach kaucjonowanych towarzyszących transakcji na Paragonie, w części niefiskalnej dokumentu (jeśli drukarka fiskalna posiada taką opcję).
Przykład
Jeśli na dokumencie na zakładce Kaucje odznaczony zostanie parametr Płatności, wówczas po zafiskalizowaniu, płatności za opakowania zostaną wydrukowane na Paragonie z formą płatności gotówka.
Nie wysyłaj informacji na wyświetlacz drukarki – parametr jest dostępny tylko w przypadku współpracy z drukarkami Novitus. Powoduje, że na wyświetlacz drukarki nie są wysyłane informacje z programu. Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych – po zaznaczeniu parametru podczas fiskalizacji dokumentów na drukarkę fiskalną wysyłane są nazwy fiskalne towarów, zdefiniowane na kartotekach towarowych, na zakładce [Dodatkowe]. Jeżeli dany towar nie posiada zdefiniowanej nazwy dla urządzeń fiskalnych, a parametr jest zaznaczony, na drukarkę fiskalną wysyłana jest nazwa zwykła towaru, pobrana z jego karty, z zakładki [Ogólne].

Szuflada kasowa

W przypadku współpracy z drukarką fiskalną istnieje możliwość podłączenia szuflady kasowej. Jeśli szuflada jest podpięta to jej otwarcie następuje po każdym poprawnie zakończonym wydruku Paragonu fiskalnego lub w dowolnym momencie po wciśnięciu kombinacji klawiszy <CTRL>+< SHIFT>+<S>.

Wydruk raportów fiskalnych

Z poziomu menu Narzędzia możliwy jest wydruk raportów fiskalnych: dobowych oraz okresowych. Raport dobowy obejmuje sprzedaż dokonaną od ostatnio wykonanego raportu dobowego do chwili wydruku. Raport za okres obejmuje wszystkie raporty dobowe wykonane w podanym okresie czasu. Funkcja obsługiwana jest przez przyciski: wydruk raportu zamknięcie okna bez wydruku raportu
Uwaga
Raporty fiskalne drukowane są na drukarce fiskalnej.
Uwaga
Drukarka fiskalna wylicza raport dobowy w taki sposób, że sumuje sprzedaż z doby w grupach po stawce VAT. Następnie oblicza podatek VAT. Sumując paragony w Comarch ERP Optima nie uzyskamy takiego efektu. Dla każdego elementu paragonu mamy już naliczony VAT. Stąd pojawiają się różnice. Do celów księgowych używa się sumy z raportu dobowego.

Wydruki fiskalne przez terminal

System Comarch ERP Optima posiada możliwość pracy w środowisku Terminal Servises (TS). Istotnym elementem pracy tych systemów jest możliwość korzystania z drukarek fiskalnych. Przepisy wymagają od użytkownika umieszczenia ich na stanowisku, gdzie odbywa się sprzedaż. W środowisku terminalowym oznacza to podłączenie drukarki fiskalnej do komputera, na którym pracuje klient terminala. W przypadku systemów Microsoft Windows Terminal Server do podłączenia drukarki fiskalnej do portu COM służy stworzone w Comarch ERP oprogramowanie. Oprogramowanie pozwala na przekazanie do końcówki terminala danych dla drukarki fiskalnej poprzez tzw. kanał wirtualny. Aby przekazywanie danych do drukarki mogło mieć miejsce zarówno po stronie końcówki terminala jak i po stronie serwera musi być zainstalowane odpowiednie oprogramowanie. Więcej szczegółów można znaleźć na stronach internetowych Comarch ERP (biuletyny techniczne na stronach dla Partnerów) lub otrzymać bezpośrednio w COMARCH.
Uwaga
Aby korzystać z wydruków fiskalnych przez terminal należy posiadać odrębną opcję wydruków fiskalnych za pośrednictwem usług terminalowych.

Współpraca z kasami fiskalnymi

W aktualnej wersji systemu Comarch ERP Optima możliwa jest współpraca z kasami:
  • Novitus (zgodne z protokołem Tango: Bravo, Nano, PS-3000, PS-4000E, Soleo)
  • Sharp (ER-457, ER-237P, ER-277P, ER-A285P),
  • Elzab (Alfa, Delta, Jota, Teta, Eco, Mini, K10).
Obsługa kas fiskalnych polega na przesyłaniu danych o towarach do kasy i imporcie raportu sprzedaży z kasy do programu. Współpraca przebiega w trybie off-line.
Uwaga
Aby korzystać z kas fiskalnych w programie Comarch ERP Optima należy posiadać moduł Handel lub Handel Plus oraz wykupić odrębną opcję do współpracy z kasami fiskalnymi.

Łatwa sprzedaż

Funkcja ta pozwala na optymalizację procesu sprzedaży. Wystawianie dokumentu związanego ze sprzedażą zostało sprowadzone do trzech kroków: wyboru towaru, określenia rodzaju dokumentu sprzedaży oraz określenia kontrahenta. Zasady obsługi okna zostały opisane tutaj. (należy pamiętać, że nie można włączyć Wiersza sum dla kolumn, które podlegają edycji).
Uwaga
W module Faktury można prowadzić obrót tylko usłagami, w modułach Handel, Handel Plus dostępne są również towary proste i złożone wraz z obsługą gospodarki magazynowej.

Krok 1 - towary

Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu sprzedawanej ilości.

Lista zasobów magazynowych

Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Magazyn (dotyczy modułów Handel, Handel Plus). Opis listy zasobów znajduje się w artykule Lista zasobów. W oknie możemy ustalić: Typ – typ sprzedawanych aktualnie pozycji. Musimy ustalić jakie towary powinny się na niej pojawić. Listę możemy zawęzić tylko do towarów handlowych (prostych) czy produktów (towary złożone) lub usług. Wyboru typu lub dowolnej ich kombinacji dokonujemy zaznaczając odpowiednie opcje. Przy kolejnym otwarciu okna – ustawienia zostaną zapamiętane. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury – mogą to być jedynie usługi proste. Magazyn – zgodnie z zasadą, że na dokumencie może znaleźć się towar z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, z którego następuje sprzedaż. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola. W module Faktury jest to zawsze magazyn główny. Grupa – na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z wybranych grup asortymentowych. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie to towary należące do tej grupy pojawią się na liście. Data – data, na jaką wyliczana jest ilość dostępna towaru (istotne przy pracy z modułem Handel, Handel Plus). Zerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0. Niezerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się towary z ilością dostępną różną od zera. Jeśli obydwa parametr są zaznaczone - lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej. Usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień parametrów Zerowe/ Niezerowe. Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski: Zmień – wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER>. Zamknij – zamyka okno  Faktura Sprzedaży,  Paragon, ,  Faktura Pro Forma, Dla modułów Handel, Handel Plus:  Rezerwacja Odbiorcy,  Wydanie Zewnętrzne  – tworzenie dokumentu związanego ze sprzedażą (krok 2)

Wybór pozycji

Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając przycisk <SPACJA> lub klikając lewym przyciskiem myszki w daną pozycję. Po zaznaczeniu towaru należy wpisać sprzedawaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Domyślnie kolumna ta przyjmuje wartość zero (0). Po zaznaczeniu towaru pole z ilością standardowo ustawia się na 1. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>. Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia. Po otwarciu formularzy w kolumnach Ilość dostępna oraz Ilość JM wybrana początkowo wyświetlane są te same wartości, czyli dostępna ilość towaru wyrażona w jednostce podstawowej. Dopiero po zmianie jednostki na pomocniczą w kolumnie JM, kolumna Ilość JM wybrana zostanie przeliczona według wskazanej jednostki. Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr 2.

Krok 2 - dokument

Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu sprzedaży. Z okna łatwej sprzedaży utworzyć możemy Fakturę Sprzedaży, Paragon, Rezerwację Odbiorcy, Fakturę Pro Forma lub Wydanie Zewnętrzne. Proces przebiega w dwóch etapach. Najpierw wyświetla się okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością sprzedaży. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zdefiniowanej, jako domyślna na karcie towaru/ usługi. Okno to ma dwa przyciski: Potwierdź generowanie dokumentu – tworzony jest dokument sprzedaży zawierający wyświetlone pozycje.  Anuluj generowanie dokumentu - powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. W celu wskazania dodatkowych pozycji lub poprawienia ich ilości. W sytuacji, gdy w System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Cechy na zasobach zaznaczony zostanie parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw to na dokument sprzedaży, pobierana jest dostępna ilość towaru. Jeżeli na oknie Łatwej sprzedaży zostanie wpisana ilość 5szt. a dostępna jest tylko 1 szt., to przy utworzeniu dokumentu WZ/ FS(pobranie)/ PA(pobranie) na formularz przeniesie się tylko 1 szt, która jest dostępna.

Krok 3 - kontrahent

Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków sprzedaży. Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta (zwłaszcza w przypadku Faktury Sprzedaży). Zasady obsługi są opisane w artykułach poświęconych konkretnym dokumentom. Utworzony dokument może rezerwować towar lub pobierać go z magazynu w zależności od ustawień w konfiguracji. Zagadnienie opisano dokładnie w artykułach Co należy wiedzieć o fakturach? oraz Co należy wiedzieć o paragonach  

Sprzedaż dedykowana

https://www.youtube.com/watch?v=9KGdNwuqWG4
Funkcja Sprzedaż dedykowana ma na celu ułatwienie obsługi klienta i przyspieszenie procesu sprzedaży. Głównym założeniem podczas projektowania okna było zgromadzenie w jednym miejscu kluczowych informacji na temat kontrahenta. Z poziomu okna użytkownik ma od razu dostęp do informacji o warunkach płatności przyznanych kontrahentowi, jego zadłużeniu czy wpłaconych zaliczkach. W tym miejscu użytkownik ma również możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży (faktury, WZ), zarejestrowania rezerwacji dla kontrahenta. W tabeli z zadaniami CRM można nie tylko podglądnąć zadania do wykonania skojarzone z kontrahentem, ale również zarejestrować kontakt (np. przeprowadzoną rozmowę telefoniczna), można także podglądać i tworzyć nowe oferty dla klientów czy rejestrować informacje o przepływie dokumentów w firmie w bibliotece dokumentów. Z poziomu zakładki [Serwis] można podglądać zlecenia serwisowe, wystawiać nowe zlecenia i przekształcać je do FS, PA, RW, WZ.
Uwaga
Aby wystawić Wydanie Zewnętrzne, Rozchód Wewnętrzny oraz Rezerwację Odbiorcy wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
W związku z tak szeroką funkcjonalnością okno Sprzedaż dedykowana podzielone jest na pięć części:
  • pierwsza zawiera dane kontrahenta oraz informacje na temat warunków płatności,
  • druga to wykres przedstawiający sprzedaż dla danego kontrahenta z ostatnich trzech miesięcy,
  • trzecia to tabela z dokumentami wystawionymi dla kontrahenta (Faktury Sprzedaży, WZ , Rezerwacje Odbiorcy, Faktury Pro Forma),
  • czwarta to tabela zawierająca zadania, kontakty, oferty związane z danym kontrahentem, zarejestrowane w module CRM,
  • piąta część to zakładka zawierająca zlecenia związane z danym kontrahentem, ewidencjonowane w module Serwis.
Sprzedaż dedykowana

Informacje o kontrahencie

Dane kontrahenta oraz informacje o warunkach płatności są pobierane bezpośrednio z karty kontrahenta. Dane te mają charakter informacyjny i nie są edytowalne. Z poziomu okna można: wysłać wiadomość do kontrahenta (adres e-mail jest pobierany z karty kontrahenta) wywołać raport przedstawiający historie obrotów z kontrahentem wywołać zestawienie wszystkich rabatów przyznanych kontrahentowi. Informacja o przyznanym limicie kredytu oraz aktualnym zadłużeniu pobierana jest z karty kontrahenta. Kwota przeterminowanych płatności jest zawsze wyliczana na bieżąco, w stosunku do daty bieżącej. Natomiast kwota wpłaconych zaliczek pobierana jest z listy zapisów kasowych/ bankowych (są to nierozliczone zapisy KP zarejestrowane dla kontrahenta). Obok pól znajdują się przyciski umożliwiające: Po terminie – wywołanie listy przeterminowanych płatności (Preliminarz płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji). Zadłużenie – wywołanie listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta. Zaliczki – wywołanie listy wpłaconych zaliczek (Zapisy kasowe/ bankowe podmiotu zawężone do listy zapisów nierozliczonych). Kwota kredytu pozostająca jeszcze do wykorzystania (Pozostało) jest wyliczana jako różnica pomiędzy przyznanym limitem kredytu oraz kwotą zadłużenia.

Sprzedaż za ostatnie trzy miesiące

Wykres przedstawia raport sprzedaży dla kontrahenta za ostatnie trzy miesiące (włączając miesiąc bieżący). Dla porównania na wykresie znajduje się informacja o tym, jak kształtowała się sprzedaż za ten sam okres w roku poprzednim. Panel wykresu rozwijany jest za pomocą pionowego przycisku Wykres sprzedaży Ustalenie widoczności panelu wykresu na stałe włącza się przez wciśnięcie przycisku pinezki 

Dokumenty sprzedaży

Tabela z dokumentami wystawionymi dla kontrahenta zawiera zakładki:
  • Faktury – zawiera listę faktur wystawionych dla kontrahenta,
  • Wydania – zawiera listę dokumentów WZ dla kontrahenta (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus),
  • Rezerwacje – zawiera listę dokumentów RO – rezerwacji dokonanych przez kontrahenta (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus),
  • Faktury Pro Forma – zawiera listę dokumentów FPF, wystawionych dla kontrahenta,
  • Oferty – dokumenty tworzone w module CRM (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł CRM).
Tylko bufor – wyświetlana lista może zawierać wszystkie wystawione dla kontrahenta dokumenty lub tylko te w buforze.  – z poziomu listy istnieje możliwość wystawiania nowych dokumentów dla kontrahenta. W zależności od zakładki możliwe jest dopisanie nowej Faktury Sprzedaży, nowego dokumentu WZ, zarejestrowanie nowej rezerwacji lub Faktury Pro Forma. Zasady wystawiania oraz przekształcania FA/ WZ/ RO/ FPF w oknie Sprzedaży dedykowanej są identyczne jak w przypadku dokumentów wystawianych z poziomu list tych dokumentów.

CRM

Na liście widoczne są albo zadania skojarzone z kontrahentem oraz kontakty. Tylkorealizacji – parametr umożliwia zawężenie listy tylko do tych kontaktów/ zadań, które nie zostały jeszcze zrealizowane. Jeśli parametr nie jest aktywny, lista zawiera wszystkie zadania lub kontakty – zarówno te aktualne, jak i już zrealizowane. Z poziomu listy można dopisać nowy kontakt/ zdanie. Dokumenty można dodawać po wejściu na odpowiednią zakładkę. Z poziomu zakładki [Zadania] dostępny jest parametr Tylko przeterminowane (po zaznaczeniu widoczne będą wyłącznie zadania, dla których upłynął ustalony termin realizacji). Dostęp do zadań uzależniony jest od parametru na karcie operatora Dostęp do zadań innych operatorów. Jeśli nie jest on zaznaczony, dany operator będzie miał dostęp tylko do swoich zadań. Z poziomu zakładki [Biblioteka] widoczne są dokumenty wystawiane w module Obieg dokumentów związane z danym kontrahentem. Z poziomu listy można tworzyć nowe dokumenty. Z poziomu zakładki [Oferty] widoczne są oferty handlowe wystawione w module CRM dla danego kontrahenta. Z poziomu listy można tworzyć nowe oferty.

Zlecenia serwisowe

Tylko otwarte – parametr pozwala zawęzić listę do zleceń, które nie zostały jeszcze zamknięte (kolor zielony). Z poziomu listy można tworzyć nowe zlecenia, przekształcać je do Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rozchodów Wewnętrznych i  Wydań Zewnętrznych.

Łatwe zakupy

Obok tzw. Łatwej sprzedaży w programie istnieją również Łatwe zakupy, umożliwiające wprowadzanie dokumentów zakupu. Funkcja jest dostępna w menu Handel/ Inne(Handel)/ Łatwe zakupy. Funkcja opiera się na zmienionym nieco sposobie wystawiania dokumentów zakupu: Faktur Zakupu oraz w przypadku modułów Handel, Handel PlusPrzyjęć Zewnętrznych oraz Zamówień u dostawcy. Najpierw określana jest lista towarów wraz z ilościami i cenami (bezpośrednio z poziomu listy zasobów), następnie określany jest typ wystawianego dokumentu (FZ, PZ, ZD), a dopiero na końcu – kontrahent (dostawca). Wystawianie dokumentów zakupu jest złożone z trzech etapów:
  1. Przygotowanie listy kupowanych towarów – odbywa się bezpośrednio na liście.
  2. Konwersja listy do wybranego dokumentu: Faktury Zakupu, Zamówienia u Dostawcy lub Przyjęcia Zewnętrznego
  3. Uzupełnienie informacji o kontrahencie – dostawcy.
Uwaga
W module Faktury można prowadzić obrót tylko usłagami, w modułach Handel, Handel Plus dostępne są również towary proste i złożone wraz z obsługą gospodarki magazynowej.

Krok 1 - towary

Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu kupowanej/ zamawianej ilości.

Lista zasobów magazynowych

Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Handel (dotyczy modułów Handel, Handel Plus). Opis listy zasobów znajduje się w artykule Lista zasobów. W oknie możemy ustalić: Typ – typ kupowanych aktualnie pozycji (usługa prosta lub złożona, towar prosty lub złożony). Magazyn – zgodnie z zasadą, że na dokumencie mogą znaleźć się towary z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, do którego kupowany jest towar. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny. Grupa – na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z jednej grupy asortymentowej. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie, to towary należące do tej grupy będą widoczne na liście. Data – data, na jaką wyliczana jest ilość towaru. Zerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0. Niezerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się wyłącznie towary z ilością dostępną różną od zera. Parametry Zerowe, Niezerowe są dostępne w modułach Handel, Handel Plus. Pozycje o statusie usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień tych parametrów. Jeśli obydwa parametry są zaznaczone - lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej.
Łatwe zakupy
Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski: Edytuj kartę - wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER>. Zamknij – zamyka okno. Faktura zakupu, Dla modułów Handel, Handel Plus: Zamówienie u dostawcy,   Przyjęcie zewnętrzne – tworzenie dokumentu zakupu (krok 2)

Wybór pozycji

Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając klawisz <SPACJA> lub zaznaczając daną pozycję. Po zaznaczeniu towaru należy wpisać kupowaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>. Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia. Po otwarciu formularza w kolumnach Ilość dostępna oraz Ilość JM wybrana początkowo wyświetlane są te same wartości, czyli dostępna ilość towaru wyrażona w jednostce podstawowej. Dopiero po zmianie jednostki na pomocniczą w kolumnie JM wartość kolumny Ilość JM wybrana zostanie przeliczona według wskazanej jednostki. Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr 2.

Krok 2 - dokument

Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu: Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego lub Zamówienia u Dostawcy. Po wybraniu typu dokumentu wyświetlane jest okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zakupu z karty towaru/ usługi.
Łatwe zakupy - generowanie dokumentu
Okno to ma dwa przyciski: Potwierdź generowanie dokumentu – tworzony jest wybrany dokument zawierający wyświetlone pozycje. Anuluj generowanie dokumentu - powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. W celu wskazania dodatkowych pozycji czy poprawienia ich ilości.

Krok 3 - kontrahent

Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków zakupu. Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta oraz formętermin płatności.

Zestawienie wg atrybutów towarów

Zestawienie dostępne jest w menu Handel/ Inne(Handel)/ Zestawienie wg atrybutów. Zbudowane jest z dwóch zakładek: 
  • Atrybuty pozycji– dokumenty filtrowane są wg atrybutów towarów, przypisanych do pozycji dokumentów
  • Atrybuty transakcji– dokumenty filtrowane są wg atrybutów przypisanych na zakładce [Atrybuty/ JPK] na dokumencie.
Uwaga
Zestawienie filtruje dokumenty wg atrybutów wpisanych na zakładkę Atrybuty (odpowiednio na formularzu pozycji lub na formularzu dokumentu). Zestawienie nie uwzględnia atrybutów wpisanych jako opis (towaru/ dokumentu).
Zestawienie wg atrybutów pozycji
Na zestawieniu dostępne są przyciski: Przelicz – powoduje przeliczenie zestawienia. Jeśli użytkownik zmienił parametry wyliczania zestawienia przycisk zmienia wygląd na  , informując w ten sposób o konieczności ponownego wyliczenia. Podgląd pozycji dokumentu/ Podgląd dokumentu – ikona lupy umożliwia podgląd wybranej pozycji dokumentu <ENTER>, pod strzałką mamy do wyboru podgląd pozycji lub dokumentu <CTRL>+<ENTER>. Formularze są podnoszone tylko do odczytu (nie ma możliwości wprowadzania zmian na dokumentach z tego poziomu).  Zamknij – zamknięcie okna. Na zestawieniu istnieje możliwość ustalenia parametrów filtrowania: Atrybut – w polu można podać atrybut, dla którego mają być filtrowane dokumenty. Wartość atrybutu – wartość wskazanego atrybutu, która ma być wyszukiwana na dokumentach. Pole to przyjmuje format zgodny z definicją atrybutu (tekst/ lista/ liczba/ data). Zarówno pole Atrybut, jak i wartość mogą pozostać puste:
  • jeśli użytkownik nie wypełni ani jednego pola – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wprowadzono jakikolwiek atrybut.
  • jeśli użytkownik wypełni tylko pole Atrybut – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wykorzystano dany atrybut, niezależnie od wartości.
  • jeśli użytkownik wypełni tylko wartość atrybutu – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje, gdzie w wartości atrybutu będzie istniała podana wartość (ciąg znaków), niezależnie od tego, jaki atrybut był wpisany na dokument. W takim przypadku program wyszukuje wszystkie wartości atrybutu, niezależnie od ich formatu.
Ponadto podczas wyliczania zestawienia można założyć dodatkowe filtry na:
  • typ dokumentu (FS/ PA/ WZ….)
  • data dokumentu – możliwe jest filtrowanie dokumentów za podany okres czasu. Zestawienie jest wyliczane wg daty operacji(data zakupu/ data wydania) nie zaś na podstawie daty wystawienia dokumentu.
  • dokumenty: bufor/ zatwierdzone/ wszystkie
  • Kontrahent
  • Magazyn
  • Towar – dostępny tylko dla zestawienia wg atrybutów pozycji
  • Operator – operator wprowadzający dokument
Jeśli dany atrybut został oznaczony jako Nieaktywny, to nie będzie wyświetlany na Zestawieniu wg atrybutów.
Uwaga
Aby w zestawieniu były uwzględniane dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
 

Centralizacja jednostek budżetowych

Z dniem 1 października 2016 r. weszła w życie ustawa z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. poz. 1454), zwana dalej ,,ustawą centralizacyjną”. W myśl tej ustawy jednostka samorządu terytorialnego wraz z podległymi jej jednostkami organizacyjnymi jest jednym podatnikiem VAT. Powyższe jednostki zobowiązane są do wspólnego, scentralizowanego, zbiorczego rozliczania podatku VAT. Od 1 stycznia 2017 r. każda faktura powinna zawierać dane jednostki samorządu terytorialnego i podległej jej jednostki organizacyjnej. W sytuacji, gdzie kupującym jest jednostka organizacyjna faktura powinna zawierać dane jednostki samorządu terytorialnego, jako nabywcy i podległej jej jednostki organizacyjnej jako odbiorcy.

Jednostka budżetowa w roli sprzedawcy

Dla sprzedawców będących jednostkami organizacyjnymi trzeba określić główną jednostkę samorządową, celem zamieszczania jej danych na wydrukach generowanych z programu. W menu System/ Konfiguracja Firmy/ Pieczątka firmy – jednostka samorządowa możliwe jest uzupełnienie danych jednostki nadrzędnej – ręcznie lub poprzez zaczytanie z bazy REGON. Aby na wydrukach generowanych z programu pojawiały się dane głównej jednostki samorządowej, należy w Konfiguracji wydruków dla tego wydruku zaznaczyć parametr Dane jednostki samorządowej na wydruku znajdujący się na zakładce [Ogólne]. Parametr jest domyślnie zaznaczony dla wydruków dokumentów dostępnych: 
  • z poziomu formularza Faktury Sprzedaży, Faktury Zaliczkowej, Faktury Zakupu, Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży, Dowodu Wewnętrznego Zakupu, Faktury Zakupu od Rolnika Ryczałtowego i korekt do tych dokumentów,
  • z poziomu listy Faktur Sprzedaży: Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr), Wydruki seryjne (GenRap),
  • z poziomu listy Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży/Zakupu: Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr.).
Jeżeli parametr: Dane jednostki samorządowej na wydruku nie jest zaznaczony, wówczas zawsze na wydruk pobierane są dane z System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy.

Jednostka budżetowa w roli kupującego

Na karcie kontrahenta, na zakładce [Ogólne] znajduje się domyślnie zwinięty panel: Centralizacja jednostek budżetowych. Po jego rozwinięciu widoczne jest pole, w którym można wskazać główną jednostkę samorządową (np. gminę), której podlega kontrahent: Po konwersji bazy oraz na nowych kartach kontrahenta pole to jest puste. Dla kontrahentów, dla których ustawiono nadrzędną jednostkę samorządową, działanie programu jest następujące:
  • Na dokumentach:
    • FS, FSZAL, FPF,
    • WZ, RO (dotyczy modułów Handel, Handel Plus),
na zakładce [Kontrahent] w sekcji Nabywca znajduje się kod kontrahenta wybranego na zakładce [Ogólne]. Wszystkie pozostałe dane nabywcy pobierane są z karty nadrzędnej jednostki samorządowej i drukowane na wydrukach.
  • Warunki handlowe, atrybuty, a także wszystkie raporty i analizy działają w oparciu o kontrahenta z zakładki [Ogólne].
  • Do pliku JPK_FA (Jednolity Plik Kontrolny_Faktury) przenoszone są dane kontrahenta z dokumentu, jako nabywca – jednostka nadrzędna i wszystkie jej dane adresowe.
  • Jeżeli na dokumencie wykonywana jest aktualizacja danych kontrahenta, który ma wskazaną jednostkę nadrzędną, to aktualizacja będzie uwzględniała także dane z jednostki nadrzędnej.
  • Podczas korygowania dokumentów wszystkie dane przenoszone są z dokumentu pierwotnego. Nie ma możliwości zmiany danych prócz płatnika. Dane można skorygować na korekcie danych.
Na liście kontrahentów, dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajduje się kolumna: Jednostka samorządu terytorialnego. W kolumnie wyświetlany jest kod jednostki samorządu terytorialnego, której podlega dany kontrahent. Pogrupowanie listy kontrahentów po tej kolumnie umożliwia podgląd wszystkich kontrahentów przypisanych do określonej jednostki samorządu terytorialnego. W przypadku scalania kart kontrahenta, jeżeli na kontrahencie głównym pole Jednostka podlega pod jest puste, następuje weryfikacja, czy jest ono wypełnione na kontrahencie, którego scalamy i wypełniane jest pierwszą jednostką nadrzędną. Jeżeli kontrahent główny ma to pole wypełnione, to po scaleniu, nic się nie zmienia.

Łatwa sprzedaż i łatwe zakupy

Z poziomu zakładki Handel/Inne(Handel) istnieje możliwość skorzystania z funkcji:

Jak założyć konto w Comarch Apfino i jednocześnie podpisać umowę o windykację z poziomu Comarch ERP Optima?

W programie Comarch ERP Optima możliwe jest założenie konta i podpisanie umowy o windykację bezpośrednio z programu. Przy próbie przekazania Faktury do windykacji, jeżeli Użytkownik nie posiada konta na platformie Comarch Apfino i chciałby je teraz założyć, to uzupełnia kolejno informacje w poniższym oknie, zaznacza wymagane zgody i wybiera przycisk Dalej. Pojawi się okno, na którym można zweryfikować wprowadzone dane, zmienić lub dodać numer telefonu i zaznaczyć wymagane zgody. Następnie Użytkownik wybiera przycisk Dalej. Na podany na początku uzupełniania formularza adres mailowy, Użytkownik otrzyma kod weryfikacyjny: Otrzymany kod należy uzupełnić w kolejnym oknie w Comarch ERP Optima: Po uzupełnieniu kodu weryfikacyjnego należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Jeżeli proces przebiegnie prawidłowo, pojawi się okno: Użytkownik otrzyma wówczas wiadomość mailową na adres e-mail podany w pierwszym kroku procesu rejestracji. Po naciśnięciu linku aktywacyjnego zawartego w mailu, będzie możliwość nadania hasła do konta firmowego oraz korzystania z innych usług dostępnych na platformie Comarch Apfino.

Jak założyć konto w Comarch Apfino z poziomu Comarch ERP Optima?

Założenie konta podczas synchronizacji Faktur i płatności do Comarch Apfino jest możliwe bezpośrednio z programu Comarch ERP Optima. Użytkownik po założeniu konta w Comarch Apfino ma możliwość korzystania z szeregu różnych usług finansowych. Więcej informacji znajduje się tutaj. Przy próbie zsynchronizowania Faktury do Comarch Apfino (tj. po kliknięciu w opcję - Usługi finansowe/ Faktury/płatności synchronizuj w menu kontekstowym lub wybraniu tej opcji w menu głównym) mogą pojawić się następujące okna:
  • jeśli w Comarch ERP Optima nie został jeszcze wprowadzony klucz wymiany (co może oznaczać, że Użytkownik nie ma jeszcze konta na platformie Comarch Apfino):
Jeżeli użytkownik posiada konto na platformie Comarch Apfino, należy kliknąć opcję przejdź do konfiguracji – pojawi się okno umożliwiające wpisanie klucza wymiany. Jeżeli użytkownik nie posiada konta na platformie Comarch Apfino i chciałby je teraz założyć, to uzupełnia kolejno informacje w poniższym oknie, zaznacza wymagane zgody i wybiera przycisk Dalej. Na kolejnym oknie wymagane będzie wpisanie kodu weryfikacyjnego, który użytkownik otrzyma na adres mailowy podany na początku uzupełniania formularza. Po uzupełnieniu kodu weryfikacyjnego należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Jeżeli proces przebiegnie prawidłowo, pojawi się okno: Użytkownik otrzyma wówczas wiadomość mailową na adres e-mail podany w pierwszym kroku procesu rejestracji. Po naciśnięciu linku aktywacyjnego zawartego w mailu, będzie możliwość nadania hasła do konta firmowego oraz korzystania z innych usług dostępnych na platformie Comarch Apfino.
  • jeżeli użytkownik posiada konto w Comarch Apfino i klucz wymiany został wprowadzony prawidłowo, to po wybraniu opcji Usługi finansowe/ Faktury/płatności – synchronizuj, wybrane na liście Faktury oraz płatności z nimi związane zostaną przesłane do Comarch Apfino. Jeżeli coś od poprzedniej synchronizacji zostało zmienione (np. Faktura została rozliczona), to informacja ta również zostanie przesłana do Comarch Apfino. Po wykonaniu synchronizacji w górnym menu pojawi się informacja:

Pierwsze kroki

Konfiguracja uprawnień operatora

Na formularzu operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry] znajduje się grupa parametrów związanych z modułami handlowymi (FakturyHandel). W grupie znajdują się parametry pozwalające na określenie poziomu uprawnień poszczególnych operatorów: Aktualizacja kontrahenta na dokumencie - umożliwia zmianę danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach. Funkcja polega na podmianie danych z dokumentu, widocznych na zakładce [Kontrahent], na dane aktualne na karcie kontrahenta. Funkcja jest dostępna na liście z poziomu menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy). 
  • funkcja nie podmienia danych na dokumentach skojarzonych (np. na WZ do faktury trzeba dane podmienić odrębnie).
  • funkcja nie działa na dokumentach zaksięgowanych (do rejestrów VAT oraz bezpośrednio na konta księgowe).
podmianę danych można wykonać seryjnie, dla dokumentów zaznaczonych na liście. Blokada anulowania dokumentu – blokuje możliwość anulowania dokumentów. Blokada dotyczy wszystkich dokumentów zarówno handlowych jak i magazynowych. W sytuacji, gdy operator nie ma uprawnień do anulowania dokumentów opcja w menu kontekstowym nie jest dostępna. Blokada edycji pozycji cennika – przy aktywnym parametrze operator nie ma możliwości dokonywania zmian na już istniejących kartach towarów/ usług. Natomiast nadal zachowuje prawo podglądu informacji na kartach istniejących oraz zakładania nowych. Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA – funkcja została opisana w rozdziale poświęconym zmianom w fiskalizacji dokumentów. Blokada zapisu dokumentów FS i PA do bufora – przy aktywnej blokadzie operator nie może zapisać dokumentu FS i PA do bufora. Wprawdzie parametr Bufor jest dostępny na formularzu dokumentu i operator może go zaznaczyć, jednak przy próbie zatwierdzenia program wyświetli komunikat i nie pozwoli na zapisanie faktury/ paragonu. Możliwy jest jedynie zapis na trwałe (bez możliwości późniejszych zmian). Jeśli operator nie ma uprawnień do zapisu dokumentów do bufora podczas przekształceń, gdzie dokumentem wynikowym będzie Faktura Sprzedaży lub Paragon, program zapyta użytkownika, czy kontynuować i zapisać dokument od razu na trwałe, czy też zrezygnować z przekształcenia. Jeśli Faktura Sprzedaży/ Paragon jest zapisywany od razu do bufora – nie jest podnoszony formularz dokumentu, tak, jak ma to miejsce przy zapisie do bufora. Należy przy tym pamiętać, że przekształcenie takie nie będzie możliwe, jeśli kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu, a operator nie będzie miał uprawnień do zapisu dokumentu po przekroczeniu limitu. Parametry dotyczące blokady zmiany ceny dotyczą możliwości zmiany cen sprzedaży podczas wystawiania poszczególnych dokumentów. Oprócz braku możliwości zmiany ceny oraz udzielenia rabatu bezpośrednio na dokumencie, program blokuje również możliwość zmiany grupy cenowej, wg której wystawiany jest dokument (przypisanej kontrahentowi). Blokada może dotyczyć różnych typów dokumentów wystawianych w module: FAWZ, Faktura Pro Forma, Faktura Zakupu, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Zamówienie u Dostawcy. Brak dostępu do cen zakupu – jeśli parametr jest aktywny (zaznaczony) operator pracujący w programie nie ma dostępu do informacji dotyczących cen zakupu. Zamiast cen zakupu (kosztu) na dokumentach widoczne są —. Blokada zmiany kwoty wpłaty do dokumentów – operator, na którego zostanie nałożona blokada, podczas zatwierdzania dokumentu nie będzie mógł wprowadzić w oknie potwierdzenia wpłaty/wypłaty gotówki niższej kwoty, niż kwota wynikająca z płatności dla tego dokumentu. Okno informacji o kontrahencie na dokumentach – podczas wystawiania i podglądu dokumentów handlowo-magazynowych za pomocą żółtej karteczki wyświetlane są dodatkowe informacje o kontrahencie przenoszone z pola Opis dostępnego na formularzu kontrahenta. Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy – z poziomu listy dokumentów związanych z powstawaniem płatności w Kasie/Banku (Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, dokumenty kaucyjne WKA i PKA) dostępna jest opcja rozliczania oraz usuwania rozliczeń z poziomu listy dokumentów – opcja jest dostępna w menu kontekstowym, wyświetlanym pod prawym przyciskiem myszy na odpowiednich listach. Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń dokumentów jest również możliwe z poziomu okna Sprzedaży Dedykowanej.
  • Rozliczanie – po wybraniu schematu numeracji dla tworzonego zapisu kasowego i wybraniu rejestru, do którego ma trafić, program tworzy zapis KP lub KW, pobierając dane z rozliczanego dokumentu. Działanie funkcji jest analogiczne jak w przypadku funkcji Rozliczdostępnej w Preliminarzu płatności.
  • Usuwanie rozliczeń – po wykonaniu tej operacji zapis kasowy, jak i dokument handlowy zyskują status nierozliczonych. Sam zapis kasowy nie jest automatycznie usuwany z listy w menu Kasa/ Bank/ Zapisy kasowo/ bankowe. Aby usunąć zapis kasowo/ bankowy z programu, należy to zrobić w menu Kasa/ Bank.
Płatności do WZ – po zaznaczeniu parametru możliwe jest przyjęcie wpłaty gotówki dla dokumentów WZ. Sprzedaż poniżej minimalnej marży/ maksymalnego rabatu – jeśli parametr jest zaznaczony operator może korygować ceny sprzedaży niezależnie od granicy ceny ustalonej dla poszczególnych towarów. Zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale. Zmiana limitu kredytu na karcie kontrahenta – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w rozdziale Płatności do Wydań Zewnętrznych).
  • jeśli jest aktywny – operator ma prawo zmiany kwoty przyznanego limitu na formularzu kontrahenta (zakładka [Handlowe]).
  • jeśli parametr nie jest aktywny – pole z kwotą przyznanego limitu nie jest dostępne dla operatora.
Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora/ zapis na trwałe – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w rozdziale Płatności do Wydań Zewnętrznych). Zapisywanie dokumentów FS i PA po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje, że wydruk dokumentu (również wywołanie podglądu wydruku) powoduje zapis dokumentu na trwałe (niezależnie od ustawienia parametru Bufor na formularzu). Jeśli przed wydrukiem na formularzu zaznaczony będzie parametr WZ – program automatycznie utworzy Wydanie Zewnętrzne do drukowanego dokumentu. W innym przypadku utworzenie WZ będzie możliwe po zatwierdzeniu dokumentu z poziomu listy. Podobna zasada dotyczy fiskalizacji. Jeśli parametr Drukuj fiskalnie będzie zaznaczony przed wydrukiem dokumentu – fiskalizacja będzie automatyczna. Jeśli nie – wydruk na drukarce fiskalnej będzie możliwy z poziomu listy, po zatwierdzeniu dokumentu. Zapisywanie dok. mag. po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje zapisanie na stałe po wydruku dokumentów magazynowych (PW, RW, MM, PZ, WZ i korekt do tych dokumentów). W przypadku braku możliwości zapisania dokumentu na stałe np. brak towaru na magazynie, brak ilości dostępnej w przypadku występowania rezerwacji itp., wydruk nie jest wykonywany, a przed wydrukiem pojawia się odpowiedni komunikat. Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie – jeśli parametr jest zaznaczony to dany operator ma prawo do zmiany kategorii w nagłówku dokumentu oraz na pozycjach, pomimo, że dokument został już zapisany na trwałe. Zmianę kategorii można zapisać przy pomocy przycisku  , widocznego obok pola Kategoria.
Uwaga
Funkcja dotyczy dokumentów zapisanych na trwałe do czasu ich zaksięgowania (do rejestrów VAT lub bezpośrednio do Księgi Handlowej).
Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie – parametr związany jest z możliwością zmiany opisu oraz osoby odbierającej na zatwierdzonym dokumencie. Funkcja działa w podobny sposób jak w przypadku zmiany kategorii. Na zatwierdzonym dokumencie, niezależnie od tego czy został już zaksięgowany, istnieje możliwość zmiany:
  • osoby odbierającej dokument ze strony kontrahenta,
  • opisu oraz atrybutów, związanych z kontrahentem,
  • opisu na pozycji dokumentu – warunkiem jest zaznaczony parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie na karcie towaru w cenniku.
Warto pamiętać, że w przypadku dokumentów, dla których nie jest bezpośrednio określany kontrahent (PWP, AI, MM, BOM itp.) atrybuty są pobierane z karty kontrahenta !NIEOKREŚLONY!. Zmiana wysłanych/odebranych e-faktur – parametr związany z funkcjonalnością wystawiania faktur elektronicznych, która opisana została w osobnym dokumencie. Zaznaczenie tego parametru pozwoli na anulowanie dokumentów wysłanych do systemu IWD. Więcej informacji na temat uprawnień operatora znajduje się tutaj.

Pierwsze kroki w module Faktury

Zanim zaczniemy wystawiać dokumenty, musimy przygotować bazę danych tak, aby nie przysparzało nam to żadnych problemów. Kolejne rozdziały tej dokumentacji napisane są w takim porządku, w jakim proponujemy rozpocząć przygotowania do pracy. W trakcie pierwszego uruchomienia nowo założonej bazy danych otwierany jest kreator, który umożliwia szybkie skonfigurowanie podstawowych parametrów pracy firmy. Pojawiające się kolejno okna zależą m.in. od zainstalowanych modułów. Szczegółowy opis kolejnych etapów jest dostępny z poziomu kreatora pod przyciskiem <F1> (Pomoc).
Uwaga
Jeżeli kreator zostanie zamknięty, wprowadzenie danych oraz konfiguracja programu będzie możliwa w dowolnym momencie, po przejściu na zakładkę System/ Konfiguracja.
Jak skonfigurować moduł Faktury? Informacje ogólne (potrzebne dla każdego modułu):
  1. Założenie nowej bazy danych (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Bazy danych).
  2. Uzupełnienie danych o firmie (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy).
  3. Wpisanie listy Użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy).
  4. Ustalenie blokad dostępu dla użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy: zakładka [Blokady dostępu]). Założenie blokad nie jest niezbędne do poprawnego działania programu i można je uzupełnić w razie konieczności już podczas pracy z programem. W programie dostępny jest mechanizm personalizacji okien dla poszczególnych użytkowników <SHIFT>+<F9>, szczegóły w podręczniku Ogólne i Konfiguracja.
  5. Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Banki) – przede wszystkim wprowadzamy dane o bankach, w których mamy założone rachunki.
  6. Uzupełnienie list: urzędów (Ogólne/ Cennik) właścicieli (Ogólne/ Właściciele) pracowników (Ogólne/ Pracownicy) kontrahentów (Ogólne/ Kontrahenci).
Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu. Moduł Faktury
  1. Wpisanie aktualnych stawek VAT wykorzystywanych w programie (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Stawki VAT).
  2. Wpisanie wykorzystywanych walut wraz z aktualnym kursem (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Waluty).
  3. Zdefiniowanie grup cenowych (Konfiguracja firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług).
  4. Zdefiniowanie grup towarowych (Ogólne/ Grupy towarowe).
  5. Zdefiniowanie wykorzystywanych jednostek miary (Konfiguracja firmy/ Ogólne/ Jednostki miary).
  6. Ustalenie schematów numeracji dokumentów sprzedaży (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Handel/ Faktura sprzedaży).
  7. Ustalenie serii wykorzystywanych w numeracji faktur (Konfiguracja firmy/Handel/Dokumenty) – niezbędne, jeśli są umieszczone w schematach numeracji.
  8. Ustalenie domyślnego schematu numeracji oraz domyślnej serii dla faktur, korekt (Konfiguracja firmy/ Handel/ Parametry).
  9. Podpięcie drukarki fiskalnej:
  • wskazanie sterownika dla drukarki fiskalnej (Konfiguracja stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna),
  • wpisanie drukarki fiskalnej na listę urządzeń fiskalnych (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne),
  • przypisanie stawek VAT zdefiniowanych w programie – stawkom na drukarce fiskalnej (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT).
Ustalenie parametrów pracy:
  • Kontrola ilości dla usług – w momencie zapisywania dokumentu program sprawdza ilość na dokumencie z ilością dostępną. Ilość dostępna wyliczana jest na podstawie wszystkich wprowadzonych dokumentów: Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży i Paragonów.
  • Sprzedaż tylko wg kodów EAN – parametr przydatny, jeśli wykorzystujemy czytniki kodów kreskowych (czytniki emulujące klawiaturę).
  • Dodawanie pozycji na dokumencie – parametr odpowiedzialny za sposób dopisywania pozycji na dokument. Jeśli zaznaczymy parametr Podniesienie formularza w momencie dopisywania pozycji, otwarte zostanie okno dialogowe, które pozwoli na uzupełnienie informacji o pozycji (wskazane dla firm, gdzie nazwa towaru lub jego opis są zmieniane na poszczególnych dokumentach). Jeśli zaznaczymy edycję na liście – towar będzie wpisywany bezpośrednio z poziomu listy (formularz pozycji będzie dostępny dopiero po wpisaniu jej na listę).

Co zrobić, aby na fakturze pojawiły się dane bankowe?

  1. Wpisujemy bank na listę w menu Ogólne/ Banki.
  2. Zakładamy rejestr bankowy typu konto bankowe związany z danym bankiem.
  3. Definiujemy formę płatności typu przelew, powiązaną z utworzonym rejestrem bankowym.
  4. Jeśli na fakturze wykorzystamy wskazaną formę płatności – na wydruku pojawią się dane bankowe powiązane poprzez rejestr z płatnością.
Przykład
Mamy konto w banku PKO S.A. Wprowadzamy bank na listę banków, a następnie zakładamy dla niego rejestr bankowy PKO. Z poziomu konfiguracji zakładamy formę płatności PRZELEW_PKO, którą wiążemy z rejestrem PKO. Teraz jeśli na fakturze wykorzystamy formę płatności PRZELEW_PKO, to na wydruku pojawią się dane bankowe PKO S.A.
 

Co zrobić, aby na fakturze pojawiły się dane Banku?

  1. Wpisujemy bank na listę w menu Ogólne/ Banki.
  2. Zakładamy rejestr bankowy typu konto bankowe związany z danym bankiem.
  3. Określamy sposób numeracji raportów (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa/ Bank/ Raport).
  4. Otwieramy raporty kasowo/ bankowe (Kasa/Bank/ Raporty kasowe/ bankowe).
  5. Definiujemy formę płatności typu przelew, powiązaną z utworzonym rejestrem bankowym.
Jeśli na fakturze wykorzystamy wskazaną formę płatności – na wydruku pojawią się dane bankowe powiązane poprzez rejestr z płatnością.
Przykład
Mamy konto w banku PKO S.A. Wprowadzamy bank na listę banków, a następnie zakładamy dla niego rejestr bankowy PKO. Z poziomu konfiguracji zakładamy formę płatności PRZELEW_PKO, którą wiążemy z rejestrem PKO. Teraz, jeśli na fakturze wykorzystamy formę płatności PRZELEW_PKO, to na wydruku pojawią się dane bankowe PKO S.A.

Paragony

Formularz Paragonu - zakładka [Ogólne]

Na zakładce [Ogólne] znajdują się podstawowe informacje o wystawianym Paragonie: Dokument - typ dokumentu w klasie Paragony (PA) . Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji. Numer - w zależności od schematu numeracji, wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca serię, naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich zdefiniowanych serii. W chwili wystawiania Paragonu, w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (na trwałe lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już Paragon o takim numerze – nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem. Kontrahent – kontrahent, dla którego wystawiany jest Paragon. Domyślnie proponowany jest kontrahent !NIEOKREŚLONY! (dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! ustawione są parametry odbiorca krajowy, osoba fizyczna i nie ma możliwości ich zmiany). Po wybraniu kontrahenta, który ma przeterminowane płatności, pojawia się informacja na ten temat. Kategoria – kategoria sprzedaży skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta (w przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! nie jest proponowana). Można ją zmienić naciskając przycisk Kategoria i wybierając z listy kategorii. Magazyn – symbol i nazwa magazynu, z którego sprzedajemy. Jeśli lista Paragonów wyświetlana jest dla konkretnego magazynu, to w trakcie wystawiania nowego Paragonu automatycznie proponuje się on jako ten, z którego będzie dokonywana sprzedaż. Na Paragonie wystawianym z listy Paragonów dla wszystkich magazynów, jako domyślny proponuje się magazyn główny (standardowo zdefiniowany w programie). Istnieje również możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. W module Faktury w polu Magazyn jest zawsze magazyn główny. Mechanizm został dokładniej opisany w artykule . Data wystawienia – data wystawienia Paragonu. Domyślnie proponowana jest data bieżąca. Data sprzedaży – data sprzedaży towaru. Domyślnie proponowana jest data bieżąca. Rabat – rabat, jakiego udzielono przy wystawianiu Paragonu. Jest to wartość dynamiczna, przeliczana po każdym dopisaniu nowej pozycji. Dokładniej zasady udzielania rabatów zostały opisane w artykule Płatność – forma płatności może być wybrana z listy płatności zdefiniowanych w konfiguracji. Proponowana jest forma płatności przypisana kontrahentowi na jego karcie (dla !NIEOKREŚLONEGO! jest to domyślnie gotówka). Termin – proponowany jest termin obliczany na podstawie terminu zdefiniowanego dla danej płatności. Jeśli Paragon wystawiany jest dla innego kontrahenta niż !NIEOKREŚLONY! i na jego karcie zaznaczono inny termin płatności, na Paragonie zostaną uwzględnione dane z kart, czyli indywidualny termin. Oczywiście możemy go zmienić. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę sprzedaży i termin płatności.
Uwaga
Pole Termin nie jest dostępne jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0.
Netto - łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej. Razem brutto – wartość brutto pozycji na Paragonie. Pole nie jest dostępne dla użytkownika. Zapłacono – kwota zapłacona. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli Paragon jest płatny gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione w chwili zatwierdzenia dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych. Pole jest uzupełniane również po zatwierdzeniu, w miarę rozliczania dokumentu w module Kasa/Bank. Pozostaje – różnica pomiędzy wartością brutto a kwotą zapłaconą. Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji). Zadłużeniekwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta. Fiskalizuj – to parametr udostępniony tylko jeśli w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wskazany jest sterownik do urządzenia fiskalnego. 
  • jeśli sterownik jest wskazany – parametr jest aktywny i domyślnie włączony (niezależnie od tego, czy kontrahent wskazany na dokumencie jest osobą fizyczną, czy podmiotem gospodarczym).
  • jeśli sterownik nie jest wskazany (program nie współpracuje z drukarką fiskalną) parametr nie jest dostępny
Jeśli parametr Bufor:
  • jest włączony – pozwala na zapis dokumentu do tzw. bufora. Oznacza to, że Paragon nie został jeszcze zapisany w sposób trwały. Na dokumencie w buforze można dokonywać wszelkich zmian. Można go również skasować (uwaga: powstanie luka w numeracji, którą zapełnić można ręcznie).
  • jeśli jest wyłączony – zapis Paragonu jest trwały. Nie można na nim dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt).
WZ – parametr mający zastosowanie w modułach Handel, Handel Plus:
  • jeśli parametr jest zaznaczony – w trakcie zapisywania Paragonu program automatycznie tworzy dokument magazynowy.
  • jeśli parametr jest odznaczony (puste pole) – zapis Paragonu (na trwale albo do bufora) nie pociąga za sobą utworzenia dokumentu magazynowego. Po zapisaniu Paragon należy samodzielnie przekształcić do WZ.
Uwaga
Paragon zawsze wystawiany jest w cenach brutto, w związku z czym nie ma możliwości wyboru algorytmu liczenia brutto/netto (jak w przypadku faktur).

Lista Paragonów

Listę Paragonów wyświetlamy z poziomu menu Handel/ Paragony lub przy pomocy skrótu <CTRL>+<G>. Lista zawiera wszfystkie dokumenty, które związane są ze sprzedażą detaliczną. Są to Paragony, zwroty do Paragonów, Paragony w buforze oraz dokumenty, które zostały anulowane. Rodzaj i status dokumentów rozróżniane są kolorami:
  • na zielono zaznaczone są Paragony w buforze (dokumenty takie podlegają edycji, można je usunąć),
  • na niebiesko zaznaczone są Paragony zaksięgowane,
  • na szaro zaznaczone są Paragony anulowane,
  • na czarno zaznaczone są Paragony zapisane na stałe.
Standardowo lista zbudowana jest z kolumn: Numer dokumentu – numer Paragonu nadany zgodnie ze zdefiniowanym schematem numeracji. Status – informuje o stanie danego Paragonu:
  • puste pole oznacza brak powiązania z innymi dokumentami,
  • Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
  • F – Paragon jest zafiskalizowany,
  • V – Paragon przeniesiony do rejestru VAT,
  • FS – Paragon, który został przekonwertowany do Faktury Sprzedaży,
Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus:
  • WZ – Paragon skojarzony z dokumentem WZ,
  • RW informuje o wygenerowaniu Rozchodu Wewnętrznego dla Paragonu, na którym znajduje się usługa złożona z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FS/PA,
  • X – Paragon przekształcony do dokumentu Tax Free.
Data wyst. – data wystawienia Paragonu. Magazyn – lista może dotyczyć dokumentów ze wszystkich magazynów lub może zostać ograniczona do jednego, interesującego nas magazynu (w module Faktury, gdzie nie ma gospodarki magazynowej, jest to zawsze magazyn główny). Nazwa Kontrahenta – pierwsza linia nazwy Nabywcy. Miasto – miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę. NIP – numer NIP Nabywcy. Netto – wartość netto Paragonu. Brutto – wartość brutto Paragonu.

Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie.

Lista paragonów
Oprócz standardowych przycisków okno obsługiwane jest przez:  – Przekształcenie do faktury – utworzenie faktury w oparciu o informacje zapisane na Paragonie.  Utworzenie wydania magazynowego (WZ/RW) – klawisz pozwala nam powiązać wybrany Paragon z WZ(RW). Funkcja jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. Zasady przekształcania Paragonu do Wydania Zewnętrznego zostały opisane w artykule  – Przenieś do rejestru VAT – funkcja działa dla zaznaczonych Paragonów. Na podstawie Paragonów tworzony jest jeden zbiorczy zapis w rejestrach VAT. Możliwe jest księgowanie Paragonów dniami, tzn. W rejestrze VAT powstaną oddzielne zapisy dla każdego dnia. Po wyfiltrowaniu Paragonów z danego dnia zaznaczamy wszystkie na liście <CTRL> + <A> i przenosimy do rejestru VAT przyciskiem Przenieś do rejestru VAT.  –Księgowanie do księgowości kontowej – przycisk ten pojawia się, jeśli korzystamy z modułu pełnej księgowości. Użycie go powoduje zaksięgowanie zaznaczonych Paragonów. Księgowanie odbywa się na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów księgowań.  – Korekta paragonu – w przypadku Paragonów możliwa jest jedynie korekta ilości. Nie można korygować Paragonu przekształconego do FS, w takim przypadku korekta musi dotyczyć faktury. Zasady opisane są dokładniej w artykule .  – Przekształcenie do Tax Free – funkcja jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. Listę Paragonów można przeglądać w zależności od ustawień na liście. Warto pamiętać, że oprócz standardowych pól, na liście dostępny jest parametr Na dzień – po zaznaczeniu tej zmiennej, program pozwala na wpisanie daty. Lista Paragonów będzie zawierała tylko dokumenty wystawione. – Operacje seryjne umożliwiające:
  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu.
  • zmianę kategorii dokumentu,
  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów przenoszonych do pliku JPK_FA,
  • dodawanie/ usuwanie kodów JPK_V7.
  Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.

Księgowanie Paragonów w rejestrach VAT

Księgowanie Paragonów do rejestru VAT możliwe jest po wciśnięciu przycisku  lub wybraniu z menu kontekstowego funkcji Księgowanie do rejestru VAT. Księgowanie jest również wykonywane po wciśnięciu klawisza <F7> na liście, gdzie zaznaczone są Paragony. Księgowane są wszystkie Paragony zaznaczone na liście. Zaznaczone Paragony są księgowane do rejestru jednym zbiorczym zapisem. Wartość zapisu w rejestrze wyliczana jest na podstawie wartości poszczególnych Paragonów.
Uwaga
Przypominamy, że sposoby zaznaczania elementów na liście opisane są w podręczniku do konfiguracji (rozdział Zaznaczanie pozycji na liście) Jednym ze sposobów jest zaznaczenie przy pomocy lewego przycisku myszki – zaznaczenie pojedynczego Paragonu, <CTRL>+ lewy przycisk myszki – zaznaczenie kolejnego Paragonu, <SHIFT> + lewy przycisk myszki – zaznaczenie wszystkich Paragonów na liście od pierwszego zaznaczonego do aktualnie podświetlonego kursorem.
Na zapisie w rejestrze VAT lista Paragonów zaksięgowanych tym zapisem jest widoczna na zakładce [Dokumenty]. Zapis w rejestrze VAT automatycznie otrzymuje status Sprzedaż detaliczna. Status Transakcja fiskalna jest nadawany w zależności od tego czy księgowane były Paragony fiskalne czy niefiskalne (nie ma możliwości księgowania fiskalnych i niefiskalnych łącznie) Zasady księgowania Paragonów:
  1. Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony w buforze – są pomijane podczas księgowania.
  2. Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony anulowane – są pomijane podczas księgowania.
  3. Paragon może zostać zaksięgowany tylko raz – jeśli został on przekształcony do faktury, to po jej zaksięgowaniu również otrzymuje status zaksięgowanego.
  4. Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragonyzwroty do Paragonów.
  5. Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragony fiskalneniefiskalne.
  6. Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony przekształcone do faktury – księgować należy skojarzoną fakturę.
Paragony, podobnie jak inne dokumenty w systemie są księgowane z podziałem na kategorie.

Paragony

Paragon jest dokumentem handlowym, powoduje naliczenie podatku VAT i płatności. W zależności od ustawień parametrów może powodować tylko rezerwacje towaru lub pomniejszać stan na magazynie. Parametry te ustawiamy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu. Do wyboru mamy: 
  • rezerwacje – Paragon nie pomniejsza stanu. Paragon zatwierdzony na stałe lub zapisany do bufora powoduje tylko zarezerwowanie towaru (pomniejsza ilość dostępną). Jest to rezerwacja bezterminowa. Pełny proces sprzedaży i wydania towaru wymaga przekształcenia Paragonu do Wydania Zewnętrznego.
  • pobranie – po zaznaczeniu tego parametru Paragon pomniejsza ilość i ilość dostępną (nie tworzy rezerwacji). Przy takim ustawieniu nie można wystawić dokumentu jeśli nie mamy odpowiedniej ilości towaru w magazynie.
  • pozwalaj na zmianę – po zaznaczeniu tego parametru na formularzu paragonu widoczne są dwa dodatkowe parametry: rezerwacja i pobranie. Jeśli dokument jest w buforze, możliwa jest zmiana ustawień z rezerwacji na pobranie i odwrotnie. Musi przy tym być spełniony jeden warunek – po zaznaczeniu pobrania musimy na magazynie posiadać wystarczającą ilość towaru.
Jeśli deklarujemy pobranie towaru na Paragonie, w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne możemy zaznaczyć parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowychprzy akceptacji pozycji (przez bufor) – wówczas ilość sprawdzana jest w chwili wpisywania towaru na dokument i równocześnie dokument jest zapisywany do bufora. Jeżeli parametr nie jest aktywny, ilość sprawdzana jest przy zapisie całego dokumentu (do bufora/ na stałe). Pamiętajmy, że parametr kontroli ilości – przy akceptacji pozycji (przez bufor)  dotyczy tylko dokumentów rozchodowych FS i PA zapisywanych do bufora oraz nieskojarzonych z dokumentami magazynowymi, które mają zadeklarowane pobieranie towaru z magazynu. Jeśli na dokumencie zadeklarowana jest rezerwacja towaru – parametr ten nie jest wykorzystywany.  

Przekształcenie Paragonu do Faktury Sprzedaży

Aby przekształcić Paragon do Faktury należy zaznaczyć go kursorem na liście Paragonów i wcisnąć przycisk  lub z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) wybrać funkcję Przekształcenie do faktury. Podczas przekształcania Paragonu otwierany jest formularz nowej Faktury. W nagłówku formularza znajduje się informacja, z jakim Paragonem jest ona skojarzona. Zakładka [Ogólne]:  DokumentNumer – proponowany jest domyślny schemat numeracji dla faktur przekształconych do Paragonów (Konfiguracja firmy/ Handel/ Dokumenty handlowe). Jako numer wpisany jest AUTO – numer kolejny faktury zostanie nadany dopiero po jej zapisaniu. 
Kontrahent – przepisywany jest kontrahent z Paragonu. Istnieje możliwość zmiany kontrahenta na innego. Zmiana kontrahenta na fakturze spowoduje również jego zmianę na powiązanych dokumentach magazynowych.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Należy pamiętać, że w przypadku Paragonu fiskalnego wystawionego z datą większą niż 31 grudnia 2019 r.dla podmiotu gospodarczego, numer NIP kontrahenta wybranego na Fakturze Sprzedaży musi być zgodny z numerem NIP podanym na Paragonie. W sytuacji, kiedy numery NIP będą różne, nie będzie możliwe zapisanie Faktury. Wyświetlony zostanie komunikat: Nie można zapisać dokumentu. Numer NIP na fakturze jest niezgodny z numerem NIP na paragonie. Od 1 stycznia 2020 r. aby wystawić fakturę do paragonu fiskalnego musi być zgodność numerów NIP na tych dokumentach.
Kategoria – przepisywana jest kategoria z Paragonu. Jeśli kategoria na Paragonie nie była określona – proponowana jest kategoria przypisana na karcie wybranego kontrahenta. Kategorie można również wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Kategoria. Magazyn – przepisywany jest magazyn z Paragonu. Nie ma możliwości jego zmiany (w module Faktury jest to zawsze magazyn główny). Data wystawienia – data wystawienia faktury. Proponowana jest data bieżąca. Data sprzedaży – data sprzedaży przepisana z Paragonu. Pole jest edytowalne. Faktura liczona od – zawsze wpisywane jest brutto, zgodnie z algorytmem na Paragonie.
Uwaga
Informacje o udzielonym rabacie, formie i terminie płatności oraz wartościach netto, brutto i VAT przepisywane są z Paragonu i nie ma możliwości ich zmiany.
Uwaga
Nie ma możliwości zaznaczenia parametru MPP – podzielona płatność na Fakturach Sprzedaży tworzonych do Paragonów.
Również lista pozycji przepisywana jest z Paragonu i nie ma możliwości jej edycji. Przyciski DodajUsuń nie są dostępne, natomiast przycisk  umożliwia jedynie podgląd pozycji (bez możliwości zmiany). Zakładka [Kontrahent]: Podobnie jak w przypadku standardowego wystawiania faktur, z poziomu zakładki możliwy jest podgląd i edycja danych kontrahenta (Odbiorcy i nabywcy). Zakładka [Płatności]: Ponieważ płatności związane są z Paragonem – na zakładce [Płatności] wyświetlane są informacje o płatnościach pobierane z Paragonu, nie ma jednak możliwości ich edycji. Na wydruku faktury pojawi się informacja, z jakim Paragonem jest skojarzona.
Uwaga
Podczas zatwierdzania Faktury Sprzedaży skojarzonej z Paragonem nie jest po raz drugi tworzony zapis kasowy.
Zasady przekształcania Paragonu do Faktury Sprzedaży:
  • Nie mogą zostać przekształcone do faktury Paragony w buforze oraz anulowane.
  • Nie mogą zostać przekształcone do faktury Paragony, do których istnieją zwroty (należy najpierw np. anulować zwrot i dopiero wtedy przekształcić Paragon do faktury).
  • Można przekształcić do faktury Paragon, który jest zaksięgowany lub przeniesiony do rejestru VAT.
  • W chwili zatwierdzenia faktury, Paragon na liście Paragonów zyskuje status FS – przekształconego do faktury.
  • Paragon może zostać przekształcony do faktury tylko raz.
  • Faktura utworzona na podstawie Paragonu może zostać zapisana do bufora.
  • jeśli PA został zafiskalizowany – na formularzu faktury znacznik Fiskalizuj nie jest dostępny (aby powtórnie nie dokonać fiskalizacji sprzedaży)
  • Jeśli Paragon został już zafiskalizowany – faktura również ma status fiskalnej.
  • Jeśli dopiero po przekształceniu faktura zostanie zaksięgowana/ zafiskalizowana – Paragon automatycznie otrzymuje status zaksięgowanego/ fiskalnego.
  • Jeśli jeden Paragon został w całości przekształcony do Faktury – nie ma możliwości jego księgowania/ fiskalizowania. Księgowanie/ fiskalizowanie dotyczy skojarzonej z nim Faktury.
  • Nie można anulować Paragonu powiązanego z Fakturą. Należy anulować Fakturę, razem z Fakturą istnieje możliwość anulowania Paragonu.
  • Podczas wykonywania testów integralności dla faktur skojarzonych z Paragonem sprawdzane są płatności z przekształconego Paragonu.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
  • Wystawienie Faktury Sprzedaży do Paragonu fiskalnego dla sprzedaży dokonanej od 1 stycznia 2020 r. dla podatnika VAT, jest możliwe tylko kiedy na Paragonie podano NIP.
Jeśli:
    • zostanie wystawiony Paragon fiskalny dla podmiotu gospodarczego,
    • data wystawiania Paragonu będzie większa niż 31 grudnia 2019 r.
to podczas zapisu do bufora i na stałe Faktury Sprzedaży do takiego Paragonu, sprawdzana będzie zgodność NIP na obu tych dokumentach. W sytuacji, kiedy numery NIP będą różne, nie będzie możliwe zapisanie Faktury. Wyświetlony zostanie komunikat: Nie można zapisać dokumentu. Numer NIP na fakturze jest niezgodny z numerem NIP na paragonie. Od 1 stycznia 2020 r. aby wystawić fakturę do paragonu fiskalnego musi być zgodność numerów NIP na tych dokumentach. Podczas przekształcania Paragonu do Faktury Sprzedaży w przypadku, kiedy kontrahent wybrany na Paragonie ma status podmiotu gospodarczego i nie ma uzupełnionego numeru NIP, wyświetlany jest komunikat ostrzegawczy: Na paragonie nie wypełniono numeru NIP. Czy na pewno chcesz wystawić fakturę?
Dla modułu Handel, Handel Plus:
  • Jeśli na Paragonie zaznaczono pobranie towaru z magazynu (w module Handel lub Handel Plus) Faktura automatycznie otrzymuje taki sam znacznik.
  • Można przekształcić do Faktury Paragon nieskojarzony z dokumentem WZ. Należy jednak pamiętać, że później dokument WZ powinien być tworzony w oparciu o powstałą Fakturę.
  • Jeśli Paragon jest skojarzony z WZ – Faktura automatycznie jest skojarzona z tym WZ.
  • jeśli PA został skojarzony z dokumentem WZ – na fakturze znacznik WZ nie jest dostępny (towar został już zdjęty z magazynu).

Generowanie Faktur do wielu Paragonów

W programie istnieje również możliwość generowania faktury do wielu Paragonów. Możliwe jest przekształcenie do jednej faktury kilku Paragonów wystawionych na tego samego kontrahenta, a także fakturowanie wskazanych pozycji z Paragonu. Opcja wybierania pozycji do fakturowania dostępna jest zarówno przy tworzeniu faktury do pojedynczego Paragonu jak i do wielu zaznaczonych. Wszystkie powiązania Faktury Sprzedaży z Paragonami są zapisywane i widoczne na zakładce [Dokumenty]. Przy generowaniu faktury do wielu Paragonów możliwe są zatem dwie opcje:
  • utworzenie Faktury zbiorczej dla zaznaczonych na liście Paragonów
  • utworzenie Faktury częściowej dla zaznaczonych pozycji z wybranych Paragonów

Faktura zbiorcza dla zaznaczonych na liście Paragonów

Aby możliwe było przekształcenie kilku zaznaczonych na liście Paragonów do jednej faktury zbiorczej muszą być spełnione następujące warunki:
  • Zaznaczone Paragony nie mogą być powiązane z fakturą. Jeśli, którykolwiek z Paragonów jest już przekształcony do faktury, wówczas operacja utworzenia faktury zbiorczej/częściowej nie jest możliwa a program wyświetli odpowiednią informację o numerach Paragonów, które są przekształcone do faktury.
  • Zaznaczone Paragony nie mogą posiadać korekt. Jeśli program natrafi na Paragon z korektą, wówczas zostaje wyświetlona odpowiednia informacja z numerami Paragonów, do których wystawione są korekty.
  • Zaznaczone Paragony muszą być wystawione dla tego samego nabywcy. Jeśli nabywcy są różni wyświetla się odpowiedni komunikat. Nie jest natomiast kontrolowana zgodność danych odbiorcy. Jeśli odbiorcy są różni, na fakturę przenoszony jest odbiorca z pierwszego zaznaczonego Paragonu.
  • Zaznaczone Paragony muszą mieć ten sam status księgowania (przeniesione lub nieprzeniesione do Rejestru VAT/Księgowości kontowej). Jeżeli status księgowania jest różny wyświetlana jest odpowiednia informacja. Jeżeli żaden z Paragonów nie jest zaksięgowany wówczas możliwe jest przekształcenie ich do jednej faktury, księgowanie odbywa się wówczas z poziomu samej faktury.
  • Wszystkie zaznaczone Paragony muszą być wyeksportowane bądź nie (status E Paragonu informuje o tym, że został wyeksportowany). W sytuacji kiedy część zaznaczonych Paragonów została wyeksportowana, podczas ich przekształcania do Faktury Sprzedaży generowany jest odpowiedni komunikat.
  • Zaznaczone Paragony muszą mieć ten sam status fiskalny. Jeżeli zaznaczone są Paragony, z których część ma status fiskalny „F” a część nie, wówczas wyświetlana jest stosowna informacja.
  • Zaznaczone Paragony muszą mieć datę sprzedaży obejmującą ten sam miesiąc i rok, nie ma możliwości przekształcania do jednej faktury Paragonów z datą sprzedaży z różnych miesięcy i lat, w przypadku przekształcania takich dokumentów do jednej faktury wyświetlany jest odpowiedni komunikat.
Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:
  • Na wszystkich zaznaczonych Paragonach sprawdzane jest powiązanie z dokumentami magazynowymi. Jeżeli część Paragonów posiada dokumenty magazynowe a część nie, wówczas nie jest możliwe przekształcenie do jednej faktury, wyświetlany jest stosowny komunikat.
  • Na zaznaczonych Paragonach, wystawionych na wyroby węglowe sprawdzane jest zaznaczenie parametru: Zwolnienie z akcyzy, jeżeli któryś z zaznaczonych Paragonów  ma różne ustawienie tego parametru, nie jest możliwe przekształcenie do jednej faktury, wyświetlany jest stosowny komunikat.
  • Na zaznaczonych Paragonach, wystawionych na wyroby węglowe sprawdzane jest zaznaczenie parametru: Finalny nabywca węglowy, jeżeli któryś z zaznaczonych Paragonów ma różne ustawienie tego parametru, nie jest możliwe przekształcenie do jednej faktury, wyświetlany jest stosowny komunikat.

Faktura zbiorcza a dokumenty magazynowe

Na zakładce [Dokumenty] na fakturze wyświetlane są wszystkie Paragony, na podstawie których utworzono fakturę. Również na każdym przekształconym Paragonie na zakładce [Dokumenty] wyświetla się numer faktury, do której przekształcono Paragon. Dokumenty magazynowe WZ i RW mogą być tworzone zarówno na etapie wystawiania Paragonu jak również po wystawieniu faktury:
  • Paragony z dokumentami magazynowymi
Dokumenty magazynowe mogą być utworzone przed wystawieniem Paragonu, jak również po jego wystawieniu. W obu sytuacjach zarówno do dokumentów magazynowych jak i do Paragonu tworzone są powiązania widoczne na zakładce [Dokumenty].przypadku tworzenia faktury do takiego Paragonu, oprócz powiązania z Paragonem tworzą się również powiazania z fakturą. W sytuacji, gdy na Paragonie występuje usługa złożona z opcją pobierania składników na PA/FS, wówczas tworzy się także powiązanie z dokumentem RW. Powiązanie idoczne jest na formularzu obu dokumentów na zakładce [Dokumenty]. Jeżeli w konfiguracji zaznaczono parametr Konwersja FS/PA/FPF/PZ do WZ – przenoś usługi na WZ, dodatkowo na zakładce [Dokumenty] formularza Paragonu widnieje powiązanie z WZ, widoczne także na fakturze po przekształceniu do niej Paragonu.
  • Paragony bez dokumentów magazynowych
Jeżeli do Paragonów bez dokumentów magazynowych zostanie wystawiona faktura, utworzenie tych dokumentów możliwe jest tylko z poziomu faktury. Generowanie WZ/RW możliwe jest z poziomu listy lub formularza faktury. Dokumenty magazynowe nie są tworzone na podstawie faktury, lecz na podstawie podpiętych do niej Paragonów. Dla każdego z Paragonów zostanie wystawiony dokument magazynowy (WZ lub RW dla usług złożonych). Po wystawieniu tych dokumentów tworzone są relacje pomiędzy dokumentami WZ/RW a PA oraz dokumentami WZ a fakturą. Powiązania z dokumentami RW są widoczne tylko na dokumencie PA.
Uwaga
Dokumenty magazynowe można wystawiać tylko w modułach Handel, Handel Plus. Funkcjonalność nie jest dostępna w modułe Faktury.

Płatności na Fakturze zbiorczej i fiskalizacja

Na fakturze płatności z powiązanych Paragonów wyświetlają się na zakładce [Płatności], jednak są one widoczne tam jedynie informacyjnie. Z poziomu samej faktury nie można rozliczać płatności, rozliczenie możliwe jest tylko z poziomu Paragonów. W przypadku, gdy przekształcamy wiele Paragonów do jednej faktury, na zakładce [Płatności] pojawia się lista wszystkich płatności z przekształcanych Paragonów. Lista tych płatności widoczna też jest przez podgląd płatności pod ikoną Rozliczeniapoziomu zaznaczonej faktury na liście faktur. Jeśli Paragon nie jest rozliczony (tworzy zapis w Preliminarzu Płatności) wówczas po przekształceniu do Faktury Sprzedaży w pole numer obcy na zapisie w preliminarzu wpisywany jest numer faktury. Jeśli przy zbiorczym przekształcaniu będzie wiele takich Paragonów, to do każdego powiązanego zapisu w Preliminarzu Płatności zostanie przeniesiony numer faktury. W sytuacji łączenia wielu Paragonów do jednej faktury wartość, wynikająca z sumy Paragonów może się groszowo różnić od wartości wyliczonej na fakturze.
Przykład
Paragon 1 – 1 szt x 4,03; VAT 0,75 Paragon 2 – 1 szt x 4,03; VAT 0,75 Sumując te Paragony otrzymamy netto 6,56, VAT 1,50 i brutto 8,06 Jednak wystawiając FS na 2 szt x 4,03 w podsumowaniu otrzymamy: brutto tak samo 8,06, ale już VAT wliczony od tej kwoty będzie 1,51, a tym samym netto 6,55
W związku z powyższym w Konfiguracji firmy/Handel/ Parametry dostępny jest parametr: Przeliczanie kwot na FS powstałej z PA, który decyduje o tym, czy kwoty podsumowania faktury oraz kwoty w tabeli VAT maja być wyliczone na podstawie pozycji, czy wyliczone jako suma kwot z Paragonów. Parametr ma zastosowanie tylko wówczas, gdy Paragony są przekształcane w całości, natomiast przy wybieraniu pozycji podsumowanie zawsze musi być wyliczone na nowo. Parametr domyślnie jest odznaczony (wówczas kwoty netto i VAT są wyliczane, jako suma kwot z Paragonów). Po zaznaczeniu parametru, podsumowanie faktury jest wyliczane na nowo podczas tworzenia dokumentu. Jeżeli Paragony niezafiskalizowane zostaną w całości przeniesione do faktury zbiorczej istnieje możliwość fiskalizacji faktury. W takiej sytuacji nie tylko faktura, ale także powiązane Paragony dostają znacznik fiskalny „F”.

Faktura częściowa dla zaznaczonych pozycji z wybranych Paragonów

Opcja wybierania pozycji do fakturowania dostępna jest zarówno przy tworzeniu faktury do pojedynczego Paragonu jak i do wielu zaznaczonych Paragonów. Dostępna jest ona pod przyciskiem: Aby wygenerować FS na część pozycji z PA należy wybrać opcję Generuj fakturę na wybrane pozycje. Po wybraniu tej opcji wyświetlane jest okno – Częściowe fakturowanie paragonów – pozycje do przeniesienia na fakturę na którym są wyszczególnione pozycje z zaznaczonych Paragonów.
Częściowe fakturowanie paragonów – pozycje do przeniesienia na fakturę

Lista służy do wskazania pozycji, jakie mają zostać zafakturowane.

Przekształcenie częściowe Paragonu do Faktury możliwe jest tylko raz. Paragon, na podstawie którego utworzono Fakturę dostanie znacznik FS i nie ma możliwości wygenerowania do niego drugiej faktury. Pozycje zawsze są przenoszone w całości tzn. nie można zafakturować tylko części ilości – np. jeśli na Paragonie było 5 szt Towaru X, to wówczas na FS nie możemy przenieść tylko 4 szt. Jeśli podczas wyboru pozycji ze wskazanych Paragonów, dla danego Paragonu nie wybrano żadnych pozycji, to po utworzeniu FS, taki Paragon nie dostaje statusu FS. Nie jest też dla niego tworzone powiaząnie z fakturą. Na częściowej fakturze nie ma możliwości usuwania pozycji, powinny być one wybrane przed przekształceniem.

Faktura częściowa a dokumenty magazynowe

Dokumenty magazynowe, tak jak w przypadku generowania faktur zbiorczych mogą być wystawione przed przekształceniem Paragonów do faktury jak i po utworzeniu faktury, powiązania będą tworzone pomiędzy wszystkimi podpiętymi do wskazanych Paragonów dokumentami magazynowymi. Bez względu na to czy faktura jest częściowa czy całościowa, dokumenty magazynowe są tworzone na podstawie Paragonów. Tworzenie WZ z poziomu FS spowoduje wygenerowanie dokumentów magazynowych na wszystkie pozycje z powiązanych Paragonów na zasadzie jeden Paragon – jedna WZ.
Uwaga
Na dokumencie WZ wygenerowanym z faktury są ujmowane wszystkie pozycje z Paragonu a nie tylko wybrane i przeniesione na fakturę.
Wszystkie powiązania pomiędzy dokumentami tworzą zapis na zakładce [Dokumenty]. Na FS widnieją wszystkie numery PA, z których powstała faktura, czy to całkowita, czy częściowa oraz wszystkie numery WZ podpięte do Paragonów. Na każdym PA widnieje numer faktury, do której został przekształcony oraz numery dokumentów WZ(RW dla usług złożonych). Na każdym WZ, powiązanym z PA przekształconym do FS widnieje numer faktury, do której dany Paragon został przekształcony oraz numer Paragonu. Na każdym RW, powiązanym z PA przekształconym do FS widnieje numer Paragonu (bez względu na to czy powstało z Paragonu czy faktury).
Uwaga
Dokumenty magazynowe można wystawiać tylko w modułach Handel, Handel Plus. Funkcjonalność nie jest dostępna w module Faktury.

Faktura częściowa a płatności i fiskalizacja

W przypadku, gdy fakturujemy wybrane pozycje, nie jest możliwe określenie, która część płatności przypada na dane pozycje, dlatego w przypadku faktur częściowych na zakładce Płatności nie jest udostępniana tabelka związana z płatnościami i zaliczkami. Tym samym płatności te nie są widoczne na podglądzie rozliczenia (ikona Rozliczenia) z poziomu zaznaczonej faktury na liście faktur.
Uwaga
Na fakturach częściowych tabela płatności nie jest widoczna. Ukryte są również pola ZapłaconoPozostaje dostępne na pierwszej zakładce.
Uwaga
Nie ma możliwości fiskalizacji faktury częściowej powstałej z niefiskalnego Paragonu.

Edycja faktury wystawionej na podstawie kilku Paragonów

Faktura generowana na podstawie kilku Paragonów funkcjonuje tak jak faktura do pojedynczego Paragonu. Można na niej zmienić kontrahenta, kategorię, datę wystawienia, natomiast nie można korygować, dodawać, usuwać pozycji. Opis poszczególnych pól na fakturze:
  • Kontrahent – na fakturze można ustawić innego kontrahenta (bez względu na to czy na PA był on określony czy !Nieokreślony!).
Zmiana kontrahenta na fakturze skutkuje także jego zmianą na dokumentach WZ (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Należy pamiętać, że w przypadku Paragonów fiskalnych wystawionych z datą większą niż 31 grudnia 2019 r.dla podmiotu gospodarczego, numer NIP nabywcy na Fakturze Sprzedaży musi być zgodny z numerem NIP podanym na Paraognie. W sytuacji, kiedy numery NIP będą różne, nie będzie możliwe zapisanie Faktury. Wyświetlony zostanie komunikat: Nie można zapisać dokumentu. Numer NIP na fakturze jest niezgodny z numerem NIP na paragonie. Od 1 stycznia 2020 r. aby wystawić fakturę do paragonu fiskalnego musi być zgodność numerów NIP na tych dokumentach.
  • Data sprzedaży – na fakturze data ta jest ustawiana na podstawie najpóźniejszej daty sprzedaży z przekształcanych Paragonów. Pole to jest jednak edytowalne.
Uwaga
Nie powinno się zmieniać daty sprzedaży na fakturze na wcześniejszą niż data sprzedaży z Paragonu, z którego powstała faktura.
  • Forma i termin płatności– jest przenoszona z karty kontrahenta, bez możliwości edycji
  • Magazyn w nagłówku dokumentu jest ustawiany na podstawie pierwszego zaznaczonego do przekształcenia dokumentu (tak jak przy innych przekształceniach). W module Faktury jest to zawsze magazyn główny.
  • Magazyny na elementach są ustawiane zgodnie z ustawieniem na elementach Paragonu (nie dotyczy modułu Faktury).
  • Jeśli Paragon powstał z WZ wystawionych z różnych magazynów, lub bezpośrednio na elementach PA były wskazywane różne magazyny, to takie ustawienie ma odzwierciedlenie również na elementach faktury. Na pozycjach faktury ustawiany magazyn jest taki jak na pozycjach Paragonu (nie dotyczy modułu Faktury).
Uwaga
Na fakturach generowanych na podstawie kilku Paragonów nie ma możliwości agregacji tych samych pozycji dokumentu.

Anulowane FS wystawionych do PA

W programie istnieje możliwość anulowania faktur fiskalnych utworzonych do Paragonów niezafiskalizowanych (wówczas znacznik fiskalizacji przenoszony jest na Paragony) i faktur wystawionych do zafiskalizowanych Paragonów. Możliwe jest anulowanie samej faktury bez anulowania powiązanych dokumentów.

Anulowanie faktury zbiorczej

Podczas anulowania FS powiązanej z jednym lub większą ilością Paragonów zadawane jest pytanie: Czy anulować powiązane paragony? Jeśli Użytkownik odpowie Tak, wówczas anulowane zostaną również wszystkie Paragony, z których powstała faktura. Jeśli chociaż jeden z Paragonów nie spełnia warunków anulowania, (np. ma rozliczoną płatność, jest zafiskalizowany itd.) wówczas nie można kontynuować anulowania (nie anuluje się ani FS ani PA).  Użytkownik musi wybrać opcję Nie podczas anulowania lub np. usunąć rozliczenie. W przypadku modułów Handel, Handel Plus, jeśli z Paragonami i fakturą równocześnie są powiązane dokumenty magazynowe wówczas najpierw zadawane jest pytanie: Czy anulować paragon? a następnie po odpowiedzi twierdzącej pytanie: Czy anulować powiązane dokumenty magazynowe? Jeśli na drugie pytanie zostanie udzielona odpowiedź Nie wówczas anulowana jest FS i powiązane PA, ale nie są anulowane dokumenty magazynowe. Równocześnie zostaną usunięte wszystkie powiązania pomiędzy FS i WZ oraz PA i WZ. Jeśli na drugie pytanie Użytkownik odpowie Tak wówczas po anulowaniu FS i PA zostaną anulowane powiązane dokumenty.

Anulowanie faktury częściowej

Podczas anulowania faktur wystawionych na wybrane pozycje Paragonów nie jest możliwe anulowanie powiązanych Paragonów oraz dokumentów magazynowych, ponieważ dotyczą one innych ilości niż faktura. W przypadku próby anulowania faktury częściowej wyświetlany jest komunikat: Faktura posiada powiązane paragony. Faktura została wystawiona na wybrane pozycje paragonów, dlatego anulowanie powiązanych paragonów nie jest możliwe. Anulowanie paragonów należy wykonać oddzielnie. Anulowanie faktury powoduje usunięcie powiązania faktury z Paragonami oraz dokumentami magazynowymi, jeśli istnieją.

Korekty do faktur i Paragonów

Podobnie jak w przypadku fakturowania jeden do jednego, również przy fakturowaniu wiele do jednego obowiązują te same zasady, dotyczące wystawiania korekt do Paragonów:
  • nie można korygować Paragonu przekształconego do FS,
  • nie można przekształcić do FS skorygowanego Paragonu,
  • korekta do FS nie generuje korekt do PA. Jeśli występują podpięte dokumenty magazynowe to korekta FS generuje korekty do dokumentów magazynowych. Po wygenerowaniu korekt powstaną powiązania pomiędzy FA i korektą do niej oraz WZ i korektą do niego. Powiązane korekty są widoczne na zakładkach [Dokumenty]. Korekty nie są wiązane z Paragonami. Na zakładce [Dokumenty], na Paragonie nie są wyświetlane informacje o korektach faktur i WZ (za wyjątkiem przypadków, gdy korekta do WZ była wystawiona przed utworzeniem Paragonu).
W przypadku posiadania modułu Handel Plus, jeżeli Paragony są tworzone ze wskazaniem dostaw, informacja o wskazanych na Paragonach dostawach zostaje przeniesiona na fakturę. Powiązanie elementów pomiędzy FS a WZ pozwala na wskazanie, które partie będą korygowane i wygenerowanie poprawnych korekt do WZ.

Księgowanie faktur i Paragonów

Istnieje możliwość księgowania faktur zbiorczych/częściowych. W przypadku, kiedy chcemy zaksięgować fakturę częściową, wówczas w pierwszej kolejności zawsze należy zaksięgować Paragon. Szczegółowe informacje na temat księgowania znajdują się w artykule Księga Handlowa oraz Księga Podatkowa w rozdziale dotyczącym Rejestru VAT.

Wydruki faktur

Wydruki dla faktur wystawionych do wielu Paragonów lub na wybrane pozycje charakteryzują się określonymi cechami:
  • Na wydruku faktury wystawionej do wielu Paragonów drukowane są numery wszystkich powiązanych Paragonów.
  • Na wydruku faktury zbiorczej (wystawionej do wszystkich pozycji z Paragonów) płatności przenoszone są z powiązanych Paragonów. W przypadku większej ilości Paragonów powiązanych z fakturą, w tabeli płatności widoczne są płatności z wszystkich powiązanych Paragonów.
  • Jeżeli faktura jest wystawiona na wybrane pozycje, wówczas nie jest drukowana tabela płatności.
  • Jeżeli faktura jest wystawiona na wybrane pozycje, w podsumowaniu dokumentu nie ma informacji ZapłaconoPozostaje do zapłaty. Drukowana jest tylko informacja Razem do zapłaty.
  • Przed wydrukiem faktury wystawionej na wybrane pozycje wyświetlane jest okno z opcją do zaznaczenia:
Okno – Ustalenie wartości parametrów wydruku
Jeśli opcja zostanie zaznaczona wówczas na FS będzie drukowana informacja Zapłacono gotówką. W menu wydruków dostępnych z poziomu Faktury Sprzedaży dostępny jest wydruk: Faktura do paragonu ‑ grupowanie wg paragonów (GenRap). Na wydruku tym pozycje są prezentowane w układzie wg Paragonów. Dla każdego Paragonu prezentowana jest oddzielna tabela, nad tabelą widoczny jest numer Paragonu oraz data dostawy, która jest równa dacie sprzedaży pobranej z Paragonu. Pod ostatnią tabelą widoczne jest podsumowanie kwot (Tabela VAT) i płatności (w przypadku generowania tego wydruku dla faktur częściowych na wydruku nie jest drukowana tabela płatności).

Wydruki RKZ

Podczas generowania raportu Rozliczenie Kosztów Zakupu, przy fakturach wystawionych do wielu Paragonów lub na wybrane pozycje nie są drukowane zaległości. Pole w kolumnie Zaległość przyjmuje wartość „—*”,natomiast pod listą Faktur Sprzedaży drukowana jest adnotacja „* Faktura do wielu Paragonów lub na wybrane pozycje Paragonu. Zaległość należy sprawdzić na powiązanych Paragonach”.
 

Formularz paragonu - zakładka [Kontrahent]

Zakładka [Kontrahent] podzielona jest na dwie części. W pierwszej umieszczone są dane Nabywcy, w drugiej – Odbiorcy towaru/usługi. Jeśli na Paragonie nie został wprowadzony nabywca (domyślny !NIEOKREŚLONY!) nie ma wprowadzonych żadnych danych kontrahenta. Jeśli na zakładce [Ogólne] został wybrany inny kontrahent, program proponuje tę firmę jako nabywcę. Wyświetlone dane są pobierane z karty ewidencyjnej kontrahenta. Znajdujący się obok przycisk  umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian). Istnieje również możliwość określenia na karcie ewidencyjnej kontrahenta (zakładka [Dodatkowe]) domyślnego odbiorcy towaru. Jeśli taki odbiorca zostanie określony – będzie automatycznie proponowany na zakładce [Kontrahent]. W razie konieczności, z poziomu tej zakładki można zmienić zarówno Nabywcę jak i Odbiorcę. Można również przypisać domyślnego płatnika dla tego dokumentu. W ostatniej linii zakładki [Kontrahent] można uzupełnić nr listu przewozowegooraz informację o nazwie przewoźnika. Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service.

Formularz paragonu

Formularz Paragonu, który pojawi się po wciśnięciu przycisku  lub klawisza <INS>, składa się z zakładek: [Ogólne], [Kontrahent], [Płatności], [Dokumenty] i [Atrybuty] (oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus z zakładki [Kaucje] jeżeli w programie włączono obsługę kaucji). Warto wiedzieć, że po otwarciu nowego formularza w nagłówku proponowany jest zestaw danych, które są wystarczające dla wystawienia standardowego Paragonu (sprzedaż bez określonego kontrahenta płatna gotówką w chwili sprzedaży):
  • jako schemat numeracjiproponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny,
  • jako data wystawienia i sprzedaży proponowana jest data bieżąca,
  • jako kontrahent proponowany jest !NIEOKREŚLONY! – kontrahent domyślny dla Paragonów.,
  • forma płatności na Paragonie proponowana jest gotówka z zerowym terminem płatności.
Operator może zmienić wszystkie powyższe dane.
Uwaga
W programie możliwe jest wykorzystanie form płatności innych niż gotówka. Możliwość wykorzystania form płatności z odroczonym terminem dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! jest uzależniona od zaznaczenia w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry parametru Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony!.
Sposób dopisywania pozycji na Paragonie jest uzależniony od ustawienia parametrów w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry: Dodawanie pozycji na dokumencie i został opisany w artykule . Istnieje również możliwość obsługi Paragonów przy użyciu czytnika kodów kreskowych. Na zakładce [Ogólne] w dolnej części formularza znajduje się lista towarów/ usług wprowadzonych na Paragon. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: <INSERT>dodanie nowej pozycji na Paragon. – edycja szczegółów o pozycji. Standardowo na liście widoczne są podstawowe dane: kod towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, rabat, cena i wartość. Wciśnięcie lupki otwiera okno z dodatkowym informacjami o sprzedawanym towarze lub usłudze. Przycisk nie jest dostępny jeśli lista towarów jest pusta. <DELETE>usunięcie pozycji.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Kolejność pozycji na dokumencie można zmieniać metodą „przeciągnij i upuść” – należy wcisnąć lewy przycisk myszy na wybranej pozycji i trzymając wciśnięty przycisk przesunąć myszą kursor do wybranego miejsca. Na górnej wstążce programu znajdują się dodatkowe opcje:  – Kolektor danych/ Importuj pozycje – opcja umożliwiająca import towarów na dokument z pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Zaimportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę. Kolektor danych/ Eksportuj pozycje – opcja umożliwiająca eksport towarów z dokument do pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Wyeksportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.
Sposób wpisywania towarów na Paragon zależy od ustawień w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry: Dodawanie pozycji na dokumencie. Podczas wpisywania towaru na Paragon należy podać następujące informacje: Kod, Nazwa – kod i nazwę pozycji cennikowej. Stan Zasobów – prezentacja stanu towaru dla magazynu wybranego na dokumencie zgodnie z ustawioną datą sprzedaży.
  • Kolumna jest zależna od parametru w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje). Jeśli parametr jest niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie. Kolumna Stan Zasobów przyjmuje następujące wartości:
- stan towaru powyżej ilości minimalnej określonej w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby – na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe], - stan towaru poniżej ilości minimalnej określonej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe], - zerowa ilość towaru na magazynie.
 
  • Stan Zasobów jest wyświetlany w odniesieniu do jednostki miary wskazanej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe] dla pola Ilość minimalna.
  • Kolumna Stan Zasobów jest dostępna wyłącznie dla dokumentów w buforze.
  • Stan Zasobów nie jest wyświetlany dla usług.
Ilość – Proponowana jest sprzedaż 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub za pomocą strzałek znajdujących się po prawej stronie pola. Zasady kontroli ilości towaru na Paragonie zostały opisane tutaj. Jednostka miary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli sprzedaż ma się odbywać w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. i wskazać na jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej. Rabat – podawany w % rabat od pozycji. Cena – podana cena jest zawsze ceną brutto. Wyliczona jest w zależności od wskazanej jednostki miary (w cenniku pokazane są ceny dla jednostek podstawowych - zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę). Wartość – wartość brutto pozycji.
Uwaga
Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Paragonach (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka [Parametry].
Wprowadzoną pozycję akceptujemy klawiszem <ENTER>. Jej powtórna edycja w celu wprowadzenia zmian to również naciśnięcie klawisza <ENTER>. Pomiędzy polami pozycji przemieszczamy się posługując się klawiszem <TAB>. Program nie pozwoli zapisać pozycji jeśli nie będzie wypełniona informacja o ilości lub cenie. Formularz pozycji wpisanej na Paragon jest zbliżony do formularza pozycji na fakturze sprzedaży.

Przekształcenie Paragonu do Faktury Sprzedaży

[/su_list]

Formularz paragonu - zakładka [Płatności]

Na zakładce [Płatności] znajdują się między innymi: kwoty netto, VATbrutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis Paragonu. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawi się na wydruku. Najważniejszą informacją znajdującą się na tej zakładce są dane o płatnościach związanych z wystawianym dokumentem. Zawarte są one w tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól: Termin –data realizacji wpłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty sprzedaży i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności. Forma płatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana. Waluta – waluta, w jakiej rozliczane będą płatności do Paragonu. Walutę rozliczenia dla zatwierdzonego dokumentu można zmienić w preliminarzu płatności. Kwota – wartość płatności Rozliczono – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę. Płatnik – podmiot będący płatnikiem danej płatności. Szczegóły zostały opisane w artykule Domyślny płatnik na dokumentach. Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami: - dodanie nowej raty płatności. - edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian. - usunięcie pozycji z listy płatności. Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania Paragonu i podczas edycji Paragonów z bufora. Na dokumentach zatwierdzonych nie ma możliwości wprowadzania zmian. Nie ma również możliwości rozliczania Paragonu z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych, jednak każda wpłata będzie automatycznie widoczna na Paragonie.
Uwaga
Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości dokumentu. Jeżeli Użytkownik ręcznie zmodyfikuje kwoty, a ich suma będzie różna od wartości całej faktury, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.
Zaliczki do rozliczenia – funkcja została opisana w artykule Rozliczanie zaliczek Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.

Formularz paragonu - zakładka [Dokumenty]

Wyświetlana jest tu lista wszystkich dokumentów związanych z danym Paragonem. Lista ta składa się z czterech kolumn: Numer – dokumentu skojarzonego z Paragonem Typ – dokumentu związanego z Paragonem. Pole to może przyjmować wartość: 
  • FS – faktura, która powstała z Paragonu
  • WZ – Wydanie Zewnętrzne skojarzone z Paragonem (dla modułu Handel)
  • KOR – korekta ilościowa Paragonu
  • VAT – Paragon zaksięgowany do rejestru sprzedaży VAT
  • DEK – dekret księgowy, który powstał w wyniku zaksięgowania Paragonu
Data – dokumentu związanego z Paragonem Razem Netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z Paragonem – przycisk pozwala na podgląd odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku, jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT, umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze sprzedaży.

Dokumenty korygujące

Nota korygująca

Nota jest specyficznym dokumentem korygującym. Dotyczy ona tylko Faktur Zakupu. Nie powoduje korekty pozycji, a jedynie danych identyfikacyjnych jakie pojawiły się na Fakturze Zakupu. W celu wystawienia noty korygującej należy w menu Handel/Faktury zakupu ustawić się na dokumencie korygowanym i z listy dostępnych korekt wybrać Notę korygującą. Automatycznie zostanie otwarty formularz noty, który składa się z 3 zakładek. Zakładka [Ogólne] - zawiera podstawowe informacje potrzebne do wystawienia noty korygującej. Z dokumentu pierwotnego zostały przepisane dane dotyczące kontrahenta, kategorii i magazynu. Numeracja not jest analogiczna jak dla dokumentów korygujących, nie ma oddzielnego schematu numeracji. Domyślny schemat to FZKOR/numer/rok. Przed – pole, w którym należy wpisać dane jakie pojawiły się na oryginale Faktury Zakupu od dostawcy (błędne) Po - pole, w którym należy wpisać poprawne dane firmy (pobierane są domyślnie informacje zapisane w Konfiguracji firmy/ Pieczątka Firmy) Zakładka [Kontrahent] - wyświetlone tutaj dane dotyczą podmiotu, do którego kierowana jest nota korygująca. Dane dostawcy/nadawcy zostały pobrane z dokumentu pierwotnego. Zakładka [Dokument] - z poziomu tej zakładki możliwa jest edycja (podgląd)  dokumentu pierwotnego (czyli Faktury Zakupu zarejestrowanej w systemie). Dodatkowo dostępne jest pole Opis, w którym możemy odnotować dodatkowe informacje związane z danym dokumentem. Informacje te zostaną umieszczone na wydruku. Poniżej umieszczona jest informacja kto i kiedy wystawił i jako ostatni modyfikował dokument. Na wydruku noty oprócz wpisanych na formularzu informacji drukowany jest numer dokumentu źródłowego (dokumentu Faktury Zakupu otrzymanego od dostawcy). Zasady wystawiania not korygujących: 
  • Nota może być wystawiona tylko do Faktury Zakupu,
  • Noty nie można wystawić do dokumentu w buforze,
  • Noty nie można wystawić do dokumentu anulowanego.
 

Dokumenty korygujące

Dokumenty korygujące w systemie Comarch ERP Optima mogą dotyczyć:
  • ilości sprzedanego towaru lub usługi,
  • wartości sprzedanego towaru lub usługi,
  • kursu waluty,
  • podatku VAT wyliczonego na Fakturze źródłowej,
  • danych kontrahenta, nazwy towarów/usług, formy i terminu płatności.
Uwaga
W przypadku Paragonów, PWP, RW i MM możliwa jest jedynie korekta ilości towaru. Pozostałe opcje nie są dostępne.
Uwaga
Do wystawiania dokumentów magazynowych, tym samym korekt do tych dokumentów, wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Uwaga
Na korektach do Faktur Zakupu oraz do Faktur Zakupu od Rolnika Ryczałtowego zawsze automatycznie ustawiany jest domyślny rachunek bankowy Płatnika (nie jest przenoszone konto bankowe Płatnika z dokumentu korygowanego). Użytkownik ma możliwość ręcznej zmiany na korekcie numeru rachunku bankowego Płatnika.
Podczas wystawiania dokumentów korygujących należy pamiętać o tym, że:
  • Dokument korygujący może korygować albo ilość, albo wartość albo podatek na dokumencie podstawowym. Nie da się wystawić korekty, która będzie jednocześnie dotyczyła dwóch lub więcej typów korekt.
  • Do jednego dokumentu można wystawić kilka korekt. Każda kolejna bierze pod uwagę wystawione wcześniej korekty.
Przykład
Jeśli sprzedaliśmy 10 szt. towaru po 5 zł i nastąpił zwrot 3 szt. (po 5 zł.), przy wystawianiu kolejnej korekty program wie, że w efekcie dwóch poprzednich transakcji sprzedane zostało 7 szt. po 5 zł. Druga korekta (dowolnego typu) będzie więc dotyczyła tylko tych 7 szt.
  • Nie da się wystawić korekty do dokumentu w buforze i do dokumentu anulowanego.
  • Nie da się wystawić korekty do dokumentu, do którego istnieje inna korekta będąca w buforze.
  • Nie da się wystawić korekty do korekty. Próba utworzenia dokumentu korygującego do istniejącej korekty spowoduje, że program odszuka dokument źródłowy i zaproponuje korektę pozostałych na nim pozycji.
  • Nie można wystawić korekty do Paragonu przekształconego do Faktury. Należy korygować Fakturę.
  • Nie można wystawić korekty do dokumentów magazynowych przekształconych do dokumentów handlowych. Korekta musi dotyczyć dokumentu handlowego.
Weryfikacja statusu VAT Na formularzu korekty na zakładce [Ogólne] i [Kontrahent] znajduje się przycisk  Weryfikacja statusu VAT kontrahenta umożliwiający weryfikację czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, parametr na dokumencie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie  VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html.  
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Biała księga – weryfikacja numerów rachunków bankowych W przypadku korekt do Faktur Zakupu i Faktur Sprzedaży, w sytuacji kiedy:
  • łączna kwota brutto korekty jest większa niż 8 000 PLN (w przypadku korekt w walucie obcej sprawdzana jest wartość po przeliczeniu na PLN wg kursu wskazanego na dokumencie), bądź niezależnie od kwoty, jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zaznaczono Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT – Niezależnie od kwoty dokumentu,
  • na korekcie, na pierwszej zakładce jest wybrana forma płatności powiązana z rejestrem bankowym,
  • NIP płatnika jest polskim numerem NIP,
Następuje automatyczne sprawdzenie, czy wskazany numer rachunku bankowego znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. Jeżeli numeru rachunku bankowego nie ma w Wykazie podatników VAT, użytkownik otrzymuje odpowiedni komunikat (nie jest blokowana możliwość zapisania dokumentu). Wynik każdej weryfikacji numeru rachunku bankowego zapisywany jest na karcie kontrahenta (zakładka [Płatności], tabela Numery rachunków bankowych). Dzięki temu użytkownik ma potwierdzenie, że dany numer rachunku został w określonym dniu zweryfikowany. Szczegóły tej funkcji zostały opisane w artykule Korekty:

Seria dla dokumentów korygujących

W numerze dokumentu korygującego można wskazać serię jako dodatkową informację do rozróżnienia dokumentów (schematy numeracji definiujemy w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów). W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Serie i Daty znajduje się opcja Przenoś serie na dokumenty korygujące –  po zaznaczeniu parametru seria w numerze korekty jest przenoszona z dokumentu korygowanego.

Zwroty do Paragonów

W przypadku Paragonów możliwa jest jedynie korekta ilości sprzedanego towaru (zwrotu towaru). Zasady wystawiania korekty do Paragonu są zbliżone do ogólnych zasad wystawiania korekt (opisanych w artykule Dokumenty korygujące). Należy jednak pamiętać, że:
  • Nie jest możliwe wystawienie korekty do Paragonu przekształconego do Faktury. Należy wtedy korygować skojarzoną z nim fakturę.
  • Nie jest możliwe również zrobienie zwrotu do Paragonu anulowanego.
  • Paragon zwrotny nie może zostać przekształcony do Faktury.
  • Na korekcie do Paragonu możliwa jest zmiana kontrahenta oraz edycja danych kontrahenta przeniesionego z dokumentu źródłowego.
Na formularzu Zwrotu do Paragonu znajdują się pola wyboru ZwrotPomyłka. W przypadku pomyłki, w polu Opis/ Atrybuty znajdującym się na zakładce [Płatności] użytkownik powinien wprowadzić krótki opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki, który jest drukowany na Ewidencji pomyłek. Zaznaczenie przyczyny zwrotu pozwala na wykazanie korekty do Paragonu w odpowiedniej ewidencji:
  • Wydruk Ewidencji zwrotów / reklamacji na liście Paragonów – jest to wykaz zwrotów towarów oraz uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży. Wydruk uwzględnia wszystkie korekty z listy, oznaczone jako zwrot.
  • Wydruk Ewidencji pomyłek na liście Paragonów – wydruk uwzględnia wszystkie korekty do Paragonów oznaczone jako pomyłka.
W przypadku wprowadzania w programie korekty do zafiskalizowanego Paragonu, na formularzu Zwrotu pojawia się pole nr fiskalny (jest to numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje paragon) – służy ono do wpisania numeru korygowanego paragonu fiskalnego.

Korekta ilości

Wystawianie korekty ilościowej można rozpocząć na klika sposobów:
  1. ustawiamy kursor na dokumencie podstawowym, wciskamy prawy klawisz myszki i z menu kontekstowego wybieramy funkcję Korekta ilości,
  2. ustawiamy kursor na Fakturze podstawowej i lewym klawiszem myszki naciskamy przycisk  ,
  3. ustawiamy kursor na Fakturze podstawowej i z menu dostępnego pod strzałką obok przycisku wybieramy funkcję Korekta ilości.
Jeśli korekta jest możliwa do wystawienia, na ekranie pojawi się formularz Faktury Korygującej. W nagłówku dokumentu można zmienić: schemat numeracji, daty wystawienia i sprzedaży (wpływu) oraz formę i termin płatności.
Pozycje na korekcie przepisane są z dokumentu źródłowego, przy czym jeśli jest to pierwsza korekta ilościowa – proponowana jest do zwrotu całość Faktury. Modyfikacja pozycji – czyli ustalenie tych elementów Faktury, które podlegają zwrotowi i ich ilości może polegać na:
  • skasowaniu pozycji, których zwrot nie dotyczy. Kasowanie można wykonać ustawiając kursor na wybranej pozycji i wciskając przycisk z koszem, wybierając funkcję kasuj z kontekstowego menu lub z klawiatury, wciskając klawisz <DEL>. Przed skasowaniem program poprosi o potwierdzenie usunięcia pozycji.
Uwaga
W przypadku skasowania pozycji program nie renumeruje liczby porządkowej. Dzięki temu numer pozycji na dokumencie korygowanym i korekcie jest zawsze taki sam.
  • (!) zmianie zwracanej ilości. Pierwsza propozycja programu to zwrot pełnej ilości sprzedanego (zakupionego) wcześniej towaru. Aby zwracaną ilość zmienić należy wyświetlić szczegóły o pozycji: przycisk z lupką lub dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki w pozycję. Kursor ustawi się w polu Ilość. Wprowadzamy zwracaną ilość.
Uwaga
Należy pamiętać, że zwracana ilość jest liczbą poprzedzoną znakiem minus (-).
  • zmianie opisu i PKWiU. Jedyne pola, których modyfikacji można dokonać edytując dane o pozycji korekty to numer PKWiU oraz opis (ten ostatni tylko w przypadku, gdy na karcie ewidencyjnej towaru parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie jest aktywny.

Jeśli do jednego dokumentu wykonujemy kilka korekt ilościowych, program przy każdej korekcie sprawdza, jaka ilość towaru pozostała jeszcze do zwrotu.

Na fakturze korygującej ilości drukowane są zarówno data wystawienia faktury (wpływu) jak i data zwrotu.

Korekty ilości „na plus”

Istnieje możliwość wystawiania korekt ilościowych zwiększających ilość towaru w magazynie. Aby Użytkownik miał możliwość wystawiania tego typu korekt w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry musi zaznaczyć parametr Korekty ilościowe „na plus”. Domyślnie parametr jest odznaczony – wtedy użytkownik podczas wystawiania korekt ilościowych nie ma możliwości wpisywania ilości dodatnich. Dopiero kiedy zaznaczy parametr w Konfiguracji – może wpisywać ilości dodatnie na korektach. Korekty ilościowe na plus nie są obsługiwane w przypadku dokumentów wewnętrznych PW i RW. W przypadku dokumentów rozchodujących towar korekta ilościowa na plus zdejmie towar z magazynu, zgodnie z metodą rozliczania określoną w Konfiguracji. W przypadku dokumentów wprowadzających towar – korekta ilościowa na plus wprowadzi towar na magazyn. W przypadku korekt ilościowych „na plus”, wprowadzających towar do magazynu, aktualizowana jest ostatnia cena zakupu na karcie towaru. W związku z tym, że aktualizowana jest ostatnia cena zakupu, możliwa jest również aktualizacja cen sprzedaży, zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie. W sytuacji, gdy korekta „na plus” wprowadza towar do magazynu – zasób taki na karcie towaru nie jest widoczny jako odrębna dostawa, tylko jest doliczany do zasobu źródłowego. Program pokazuje numer i datę dokumentu źródłowego, do którego taka korekta występuje, a nie numer tej korekty. Jednak program kontroluje, by ilość wprowadzona korektą „na plus” nie została wyprowadzona z magazynu przed datą takiego dokumentu. Zasady obsługi korekt ilościowych na plus są analogiczne jak w przypadku standardowych dokumentów korygujących. Należy jednak pamiętać, że podczas wystawiania korekt na plus, mogą pojawić się różne nietypowe sytuacje.
Przykład
Pozycje z ilością 0 na korekcie. W przypadku, gdy wcześniej do dokumentu wystawiana była korekta zwracająca w całości dany towar, na kolejnej korekcie ilościowej towar ten:
  • pojawi się – jeśli w konfiguracji jest zaznaczony parametr o korektach ilościowych na plus (aby Użytkownik miał możliwość skorygowania takiego towaru)
  • nie pojawi się – jeśli w Konfiguracji parametr o korektach na plus jest odznaczony.
Kwota brutto na korekcie mniejsza niż kwota netto. Korekta dokumentu, na którym pierwotnie są dwa towary: T1 w stawce 7% (wartość netto 500 PLN) i T2 w stawce 22% (wartość netto 250 PLN). Korekta T1 na plus (wartość 500 PLN) i zwrot T2 całkowity (- 250 PLN). W tabeli VAT na takim dokumencie wartość brutto będzie mniejsza niż wartość netto ze względu na różnice pomiędzy kwotami VAT w różnych stawkach.
Uwaga
W przypadku wystawiania korekt ilościowych na plus (dotyczy FS i PA) może zdarzyć się sytuacja, gdy do dokumentu korygującego na plus nie zostanie wygenerowany dokument WZ. Równocześnie zostanie zlikwidowana rezerwacja towaru wynikająca z tej korekty. Tym samym wystąpi niezgodność pomiędzy ilością zarezerwowaną na liście zasobów a rezerwacjami wynikającą z transakcji.
Przykład
Zasoby w magazynie: 12 szt. towaru FS 10 szt. towaru (bez WZ, rezerwuje towar) FSKI 1 na – 5 szt. towaru FSKI 2 na +8 szt. towaru Przekształcenie do WZ z listy FS (automatycznie tworzone są WZ do dokumentów korygujących). Program utworzy WZ do FS (zasób po transakcji 2 szt.), do FSKI 1 (zasób po transakcji 7 szt.). Przy tworzeniu WZ do FSKI 2 zabraknie 1 szt. towaru. Do dokumentu FSKI 2 nie zostanie utworzony dokument WZ, ale na liście zasobów nie będzie już widocznej rezerwacji związanej z tym dokument m. Po przyjęciu brakującej 1 szt. towaru Użytkownik powinien przekształcić FSKI 2 do dokumentu WZ (z listy Faktur Sprzedaży, po zaznaczeniu dokumentu FSKI 2). Wtedy stan rezerwacji będzie zgodny z ilością wynikającą dokumentów.

Korekty danych

https://youtu.be/Jm5DRPrE11Y Dokument ten umożliwia skorygowanie:
  • Wszystkich danych kontrahenta, w tym wybranie nowego nabywcy, odbiorcy oraz płatnika.
Zmiana Kontrahenta/Nabywcy spowoduje zmianę Płatnika na zakładce [Kontrahent]. Nowy Płatnik (wybrany ręcznie lub ustawiony w wyniku zmiany Kontrahenta) zostanie zaktualizowany na zakładce Płatności na tych płatnościach, które są w całości nierozliczone oraz których forma płatności nie jest powiązana z płatnikiem. Zmiany te będą widoczne w Preliminarzu Płatności oraz na korygowanej fakturze po zapisie korekty. Korekta danych nie tworzy własnych płatności, wpływa jedynie na już istniejące w Preliminarzu nierozliczone zdarzenia, powiązane z Fakturą Sprzedaży. Zmiana rodzaju transakcji i statusu kontrahenta nie jest możliwa. W sytuacji, kiedy na korekcie zostanie wybrany nowy kontrahent, status i rodzaj pozostanie taki, jak na dokumencie źródłowym. Wybranie nowego kontrahenta na korekcie nie spowoduje podmiany kontrahenta na dokumencie źródłowym. Analizy, zestawienia, historia generowane są wg danych na transakcji, dlatego będą generowane dla kontrahenta ustawionego na dokumencie korygowanym.
  • Formy i terminu płatności. Zmiana formy i terminu płatności nie jest możliwa na pierwszej zakładce – dane te można skorygować na zakładce [Płatnościna tych płatnościach, które są w całości nierozliczone.
Uwaga
Już po zapisie korekty do bufora, forma, termin płatności oraz parametr MPP – podzielona płatność forma oraz termin płatności zostaną zmienione na zapisach w Preliminarzu Płatności powiązanych z Fakturą Sprzedaży. Usunięcie oraz anulowanie dokumentu nie przywróci tych zdarzeń do stanu sprzed korekty. W takiej sytuacji ewentualne zmiany należy nanieść bezpośrednio w Preliminarzu.
  • Kategorii oraz atrybutów dokumentu.
  • Nazwy, opisu, atrybutów, kategorii oraz PKWiU towarów i usług. Pozycje, które nie podlegają korekcie, mogą zostać usunięte z dokumentu.
Uwaga
Korekta danych nie wpływa na dokumenty magazynowe. Na Wydanie Zewnętrzne wygenerowane z Faktury Sprzedaży przenoszone są dane z dokumentu źródłowego, bez względu na utworzoną wcześniej korektę.
Uwaga
Nie ma możliwości utworzenia korekty danych do faktury zaliczkowej.
Korekta danych może być wykonywana wyłącznie jako pierwsza korekta do danej faktury. Korekta ilości, wartości (ceny) lub stawki VAT, która zostanie utworzona po korekcie danych, będzie uwzględniała zmiany wprowadzone korektą danych. Anulowanie Korekty danych jest możliwe pod warunkiem, że nie istnieją do niej późniejsze aktywne korekty.
  • Mechanizmu podzielonej płatnościjeżeli Faktura Sprzedaży spełnia wszystkie wymogi do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności i towary na FS mają naliczony podatek VAT, a mimo to została zatwierdzona na stałe bez zaznaczonego parametru MPP – podzielona płatność, do takiej FS można wystawić korektę danych, na której należy zaznaczyć parametr MPP – podzielona płatność, wówczas na korygowanej FS oraz na płatności w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności zostanie zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności, na wydruku będzie drukowana adnotacja Mechanizm podzielonej płatności. W przypadku wydruku Eko – korekta danych, aby na wydruku drukowana była adnotacja Mechanizm podzielonej płatności, w polu Korekta z tytułu należy wpisać Mechanizm podzielonej płatności.
Jeśli na korygowanej FS nie naliczono VAT, po korekcie danych, należy do FS wystawić korektę stawki VAT i zaznaczyć na niej MPP – podzielona płatność. Szczegóły stosowania mechanizmu podzielonej płatności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności. Wydruki Dla Korekty danych w programie są dwa rodzaje wydruków:
  • Korekta danych oraz Korekta danych (GenRap)/ Wzór standard,
  • Korekta danych oraz Korekta danych (GenRap)/ Korekta danych kontrahenta – drukuje dane kontrahenta przed i po korekcie.
Kwota do zapłaty na tych wydrukach drukowana jest na podstawie Faktury Sprzedaży z uwzględnieniem już dokonanych wpłat. Korekty danych nie są księgowane. Dokumenty te nie są uwzględniane podczas eksportu listy faktur do Comarch ERP Klasyka. Korekty danych nie są wyświetlane w Analizach, ponieważ nie wpływają na ilość i wartość sprzedanego towaru.  

Korekty wartości / ceny

Korekta wartościowa polega na zmianie ceny sprzedaży towaru w stosunku do ceny umieszczonej na fakturze pierwotnej. Aby wykonać korektę wartościową należy:
  1. ustawić kursor na dokumencie podstawowym, wcisnąć prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać funkcję Korekta wartości (ceny),
  2. ustawić kursor na dokumencie korygowanym, następnie z menu rozwiniętego pod strzałką obok przycisku  wybrać funkcję Korekta wartości (ceny).
Na ekranie pojawi się formularz faktury korygującej. W nagłówku dokumentu można zmienić: schemat numeracji, daty wystawienia i sprzedaży oraz formę i termin płatności i rabat. Pozycje faktury korygującej przepisane są z faktury źródłowej. Na ekranie wyświetlane są: kod towaru, ilość, jednostka miary, stawka VAT i cena podstawowa. Dopóki nie wprowadzimy wartości korekty – kolumna Wartość korekty zawiera zera. Modyfikacja pozycji – czyli ustalenie tych elementów faktury, które podlegają korekcie i wartości korekt poszczególnych pozycji może polegać na:
  • skasowaniu pozycji, których korekta nie dotyczy. Kasowanie można wykonać ustawiając kursor na wybranej pozycji i wciskając przycisk z koszem, wybierając funkcję kasuj z kontekstowego menu lub z klawiatury, wciskając klawisz <DEL>. Przed skasowaniem program poprosi o potwierdzenie usunięcia pozycji.
Uwaga
W przypadku skasowania pozycji program nie renumeruje liczby porządkowej. Dzięki temu numer pozycji na dokumencie korygowanym i korekcie jest zawsze taki sam.
  • zmianie opisu i PKWiU. Jedyne pola, których modyfikacji można dokonać edytując dane o pozycji korekty to numer PKWiU oraz opis (ten ostatni tylko w przypadku, gdy na karcie ewidencyjnej towaru parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie jest aktywny.
  • (!) zmianie wartości/ceny pozycji. Zmiany cen możemy dokonać na kilka sposobów:
    • w nagłówku faktury znajduje się pole Rabat %. Jeśli korekta dotyczy wszystkich pozycji, o tę samą ilość procent – wystarczy w pole Rabat wpisać odpowiednią wartość. Potwierdzenie spowoduje, że ceny wszystkich pozycji zostaną pomniejszone o zadany procent. W kolumnie Wartość korekty pojawią się informacje o ile, w związku z udzielonym rabatem zmienią się całkowite wartości pozycji.
    • jeśli każda pozycja faktury zmienia się o inną wartość (%) lub dla każdej pozycji chcemy podać cenę, jaka powinna jej dotyczyć – należy kolejno wyświetlić szczegóły o każdym elemencie korekty. Szczegóły wyświetlamy posługując się przyciskiem z lupką lub dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszki na wybranej pozycji. Na wyświetlonym formularzu do dyspozycji mamy trzy pola: Rabat, Cena netto/brutto i Wartość. Możemy albo dla danej pozycji podać udzielony rabat % ‑ cena przeliczy się sama, albo wpisać cenę towaru, jaka powinna obowiązywać po korekcie – wtedy rabat przeliczy się automatycznie.
Uwaga
W przypadku korekt wartości Użytkownik ma dostęp do pola Wartość. Dzięki temu ma możliwość wpisania wartości korekty dla całej pozycji, a nie tylko upustu procentowego bądź ceny jednostkowej po rabacie.

Jeśli do jednej faktury wykonujemy kolejno kilka korekt wartościowych – każda kolejna korekta bierze pod uwagę ceny zmienione (pomniejszone lub powiększone) poprzednimi dokumentami korygującymi.

Uwaga
W związku z możliwością wprowadzania na FZKG kwot ujemnych w programie wprowadzona jest dodatkowa kontrola podczas wystawiania dokumentów korygujących wartość FZ (FZKG, FZKW). Podczas deklarowania nowej ceny (rabatu) na korekcie wartościowej program sprawdza, czy wartość towaru nie spadnie poniżej aktualnej wartości zasobu. Jeśli z obliczeń wyniknie, że tak – program nie pozwoli zapisać nowej ceny, wyświetlając komunikat informujący, że korekta przekroczyła wartość faktury.

Korekty wartości do części ilości

Podczas wystawiania korekt wartościowych użytkownik może zmienić nie tylko cenę towaru, ale również ilość, jakiej ta zmiana ma dotyczyć. Należy jednak pamiętać, że:
  • W przypadku korekty wartości do części ilości dokumentów wprowadzających towar do magazynu zasoby towaru nie są rozbijane na dwa różne (część ze starą ceną i część z nową), tylko wartość całego zasobu jest pomniejszana/ powiększana o wartość korekty.
    Przykład
    Przyjęcie towaru 100 szt., w cenie 2 PLN, wartość zasobu 200 PLN.Korekta wartości dla 20 szt., na cenę 3 PLN, wartość korekty 20 PLN.Na zasobach będzie nadal jeden zasób: 100 szt., o wartości 220 PLN, ze średnią ceną jednostkową 2.20 PL
  • W przypadku tworzenia dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych ilości i wartości na dokumencie magazynowym są identyczne z ilościami i wartościami na dokumencie handlowym (dokumenty są przekształcane wtedy 1:1).
    Przykład
    FS na 100 szt. towaru, w cenie 2 PLN, wartość 200 PLN.FSKOR: korekta wartości dla 20 szt., na cenę 3 PLN (wartość korekty 20 PLN).Po utworzeniu WZ powstaną dwa dokumenty magazynowe, gdzie ilości i ceny są zgodne z dokumentami handlowymi:WZ na 100 szt. towaru, w cenie 2 PLN, wartość 200 PLN (związane z FS)WZKOR zmieniające cenę dla 20 szt. towaru, na cenę 3 PLN (związane z FSKOR).
  • W przypadku przekształcania dokumentów magazynowych do handlowych, jeśli najpierw wystawiany jest dokument magazynowy (WZ, PZ, WKA, PKA…), do dokumentu magazynowego wystawiana jest korekta wartości do części ilości, a dopiero potem dokument magazynowy jest przekształcany do handlowego (FS, FZ…) – to na dokumencie handlowym wyliczana jest średnia cena dla towaru.
    Przykład
    WZ na 100 szt. towaru, w cenie 2 PLN, wartość 200 PLN.WZKOR: korekta wartości 20 szt., na cenę 3 PLN (wartość 20 PLN).Po przekształceniu do FS, na FS będzie widoczne 100 szt. towaru w średniej cenie 2.20 PLN (wartość towaru jest prawidłowa 220 PLN).
  • W przypadku przekształcania dokumentów magazynowych do handlowych, gdzie do dokumentu WZ (PZ…) były wystawiane korekty wartości do części ilości może zdarzyć się sytuacja, gdy wartość utworzonej FS będzie różna od sumy wartości WZ i WZKOR. Wynika to z faktu, że podczas przekształcania pogram wylicza średnią cenę (zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku) i na jej podstawie od nowa wylicza wartość towaru.

Korekty do dokumentów nie istniejących w systemie

Zdarzają się sytuacje, że dokument sprzedaży lub zakupu został wystawiony jeszcze przed rozpoczęciem pracy z systemem Comarch ERP Optima. Natomiast już po rozpoczęciu pracy zaistnieje potrzeba wprowadzenia do systemu korekty takiego dokumentu. W programie zostało to rozwiązane przez zarejestrowanie w systemie dokumentu pierwotnego (czyli wystawionego przed jeszcze przed rozpoczęciem pracy z Comarch ERP Optima), a następnie wystawienie odpowiedniej korekty.

Dokument pierwotny

Aby umożliwić zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu wprowadzono tzw. dokumenty pierwotne. Dokument pierwotny odpowiada takiej niezarejestrowanej fakturze. Możliwość wystawienia dokumentów pierwotnych dotyczy Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży oraz Paragonów. Aby wystawić dokument pierwotny należy wcisnąć strzałkę obok Dodaj i z otwartego menu wybrać Dokument pierwotny. Dokument pierwotny wystawiany jest w podobny sposób jak zwykły dokument sprzedaży/ zakupu w systemie. Różnicą jest, że na zakładce [Płatności] nie ma tabelki odpowiadającej za płatności dokumentu oraz tabelki umożliwiającej rozliczanie zaliczek. Informacja o tym, że dany dokument jest dokumentem pierwotnym znajduje się w opisie formularza w górnej części okna (np. Faktura Sprzedaży FS/00001/2008 pierwotna). Na liście Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu, Paragonów na górnej wstążce pod ikoną Funkcje dodatkowe dostępna jest opcja Importu dokumentów w formacie XML, w oknie parametrów importu można zaznaczyć Utwórz dokument pierwotny, wówczas dokument zostanie zaimportowany do programu jako pierwotny. Dokument pierwotny przyjmuje numerację proponowaną przez program, oprócz tego istnieje możliwość uzupełnienia Nr pierwotnego (numeru faktycznie korygowanego dokumentu). Numer dokumentu pierwotnego należy wprowadzić ręcznie po wybraniu opcji Nr pierwotny dostępnej w menu rozwijanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku Dokument z poziomu formularza dokumentu pierwotnego. Na listach Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz Faktur Zakupu znajduje się parametr: Pierwotne, dotyczący wyszukiwania dokumentów pierwotnych. Zasady wyszukiwania dokumentów pierwotnych są identyczne jak w przypadku innych parametrów: 
  • jeśli zaznaczona jest opcja TAK i NIE – program podczas wyszukiwania dokumentów nie uwzględnia statusu dokumentu (podstawowy/ pierwotny),
  • jeśli zaznaczona jest opcja TAK – program wyszukuje tylko dokumenty pierwotne,
  • jeśli zaznaczona jest opcja NIE – program wyszukuje tylko dokumenty podstawowe (zwykłe).
Zasady wystawiania dokumentów pierwotnych:
  • Dokument pierwotny nie powoduje zmiany ceny zakupu na karcie towaru, a tym samym nie powoduje naliczenia nowych cen sprzedaży (w przypadku aktywnego mechanizmu aktualizacji cen).
  • Wystawienie nie powoduje powstania płatności (zapisu w kasie lub zdarzenia w preliminarzu).
  • Dla dokumentów pierwotnych nie można wystawić skojarzonych dokumentów magazynowych (WZ, PZ).
  • Wystawienie dokumentu pierwotnego nie powoduje ruchu towaru w magazynie.
  • Wystawienie dokumentu pierwotnego nie powoduje powstania rezerwacji ani zamówienia.
  • Dokumenty pierwotne nie mogą zostać zafiskalizowane.
  • Dokumenty pierwotne nie mogą zostać zaksięgowane ani przesłane do rejestrów VAT.
  • Dokumenty pierwotne nie mogą zostać wyeksportowane do systemu Comarch EDI.
  • Podczas wystawiania dokumentu nie jest uwzględniana blokada na datę dokumentu – dokument pierwotny może mieć datę wcześniejszą niż ostatni bilans zamknięcia magazynu (dla innych dokumentów obowiązuje zasada, że ich data nie może być wcześniejsza niż data ostatniego BZM).
  • Wystawienie dokumentu pierwotnego (zatwierdzone na stałe lub w buforze) nie blokuje możliwości wykonania bilansu zamknięcia magazynu (w przeciwieństwie do dokumentów podstawowych nieskojarzonych z magazynowymi lub w buforze).
  • Wystawienie dokumentu pierwotnego (zatwierdzone na stałe lub w buforze) nie blokuje możliwości zamknięcia inwentaryzacji.

Korekta dokumentu pierwotnego

Kiedy dokument pierwotny został już wystawiony można do systemu wprowadzić do niego korektę. Korekta może dotyczyć ilości, wartości lub stawki VAT, nie ma możliwości wystawienia korekty kursu waluty. Sposób wystawiania korekt do dokumentów pierwotnych jest identyczny jak w przypadku korekt do zwykłych dokumentów sprzedaży/ zakupu. Należy jednak pamiętać, że korekty do dokumentów pierwotnych nie powodują ruchu towaru ani zmiany jego wartości w magazynie (w odróżnieniu od korekt do zwykłych dokumentów). Służą one jedynie do poprawnej rejestracji dokumentów tak, by mogły zostać np. zaksięgowane lub też spowodowały odpowiedni zapis w module Kasa/Bank. Dlatego aby prawidłowo ustalić stan i wartość towaru w magazynie należy następnie wystawić jeszcze dokumenty:
  • Jeśli korekta powinna wprowadzić towar do magazynu (np. korekta do Faktury Sprzedaży) – należy wystawić dokument PW i wpisać tam cenę, w jakiej towar został zdjęty z magazynu podczas wystawiania faktury pierwotnej.
  • Jeśli korekta ma dotyczyć ilości na dokumencie zakupu (FZ, PZ) należy:
  • wystawić dokument RW zdejmujący towar z magazynu lub
  • wystawić korektę ilościową do dokumentu, którym towar został wprowadzony na magazyn w chwili rozpoczęcia pracy z programem (BOM lub PZ). Przy tej metodzie program automatycznie skoryguje koszt własny zakupu towaru na wcześniejszych dokumentach wydania towaru z magazynu (jeśli takie miało miejsce).
  • W przypadku korekt wartościowych do nieistniejących dokumentów FZ należy skorygować wartość towaru w magazynie. Korekta wartościowa towaru w magazynie jest możliwa tylko wtedy, gdy towar został wprowadzony do magazynu przy pomocy dokumentu BOM. Należy wtedy wystawić korektę wartościową do BOM. Jeśli towar został wprowadzony innym dokumentem (np. PZ) nie jest możliwe wykonanie korekty wartości towaru w magazynie.

Dokumenty RW/PW do korekt dokumentów pierwotnych

Istnieje możliwość automatycznego utworzenia dokumentu RW/ PW do korekty dokumentu pierwotnego. Po zatwierdzeniu dokumentu korygującego (korekta ilości) w menu kontekstowym dostępna jest funkcja Przekształcenie do RW/PW. Funkcja tworzy dokument wewnętrzny RW/PW, ustalając na nim ilości zgodne z korektą:
  • W przypadku dokumentów korygujących, które powinny wprowadzić towar do magazynu, tworzony jest dokument PW. Dokument PW jest zapisywany do bufora i użytkownik ma możliwość skorygowania wartości towaru, w jakiej ma być wprowadzony do magazynu. Na formularzu domyślnie podpowie się kontrahent !NIEOKREŚLONY!. Pole to można edytować.
  • W przypadku dokumentów korygujących wyprowadzających towar z magazynu tworzony jest dokument RW. Jest on od razu zapisywany na trwałe, zdejmując towar zgodnie z metodą rozliczania magazynu określoną dla danej bazy. Kontrahent na RW zostanie przeniesiony z faktury pierwotnej.
  1. Dokument PW/ RW można utworzyć tylko dla korekty ilościowej do dokumentu pierwotnego.
  2. Korekta musi być zapisana na trwałe (nie można tworzyć RW/PW dla korekt w buforze i anulowanych).
  3. Dokument RW/ PW można utworzyć do korekty tylko raz.
  4. W przypadku anulowania korekty – anulowany jest również skojarzony z nią dokument RW/ PW.
  5. Jeśli na korekcie występują usługi są one pomijane podczas tworzenia RW/ PW.
 

Korekta zbiorcza

Z poziomu listy Faktur Sprzedaży Faktur Zakupu pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy pod pozycją Korekta zbiorcza/rabat możliwe jest udzielenie rabatu w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych dla jednego odbiorcy/dostawcy w danym okresie. Na formularzu Korekty należy uzupełnić podstawowe dane, m.in.: wskazać Kontrahenta, dla którego zostanie udzielony rabat, wybrać Magazyn – jeżeli pole to zostanie puste, korekta zostanie utworzona dla faktur dotyczących wszystkich magazynów - również serwisowego, zaznaczyć parametr MPP - podzielona płatność. Po wskazaniu kontrahenta pojawia się okno pozwalające na ustawienie parametrów korekty zbiorczej. Okno można otworzyć również poprzez wciśnięciu ikony na formularzu Korekty.
Parametry korekty zbiorczej
Na oknie tym należy ustawić jakiego okresu sprzedaży/zakupu będzie dotyczyła korekta. Program domyślnie ustawia poprzedni miesiąc, jednak okres ten można dowolnie zmieniać. Standardowo do okresu sprzedaży/zakupu zostaną wliczone wszystkie faktury we wskazanym okresie, oraz korekty wystawione do nich. Dodatkowo można ustawić parametry dotyczące korekt z innych okresów:
  • Uwzględniaj korekty do faktur z poprzednich okresów– po zaznaczeniu tego parametru do Korekty Zbiorczej zostaną ujęte również korekty do sprzedaży/zakupu z poprzednich okresów,
  • Uwzględniaj późniejsze korekty do wskazanego okresu – parametr pozwala na uwzględnienie również korekt wystawionych po okresie, do którego odnosi się Korekta Zbiorcza a dotyczących sprzedaży/zakupu z wybranego okresu.
Jeżeli Korekta Zbiorcza ma uwzględniać tylko niektóre faktury z wybranego okresu, ich wyboru można dokonać za pomocą przycisku Wskaż faktury , który spowoduje wyświetlenie listy Faktur Sprzedaży/Faktur Zakupu. Do filtra pod listą przenoszona jest Data sprzedaży/zakupu podana w oknie Parametrów korekty zbiorczej, ustawienia filtra można jednak dowolnie modyfikować. Wyjątkiem są Magazyn oraz Kontrahent, które ustawione są zgodne z tym, co zostało wskazane na formularzu Korekty. Na Korektę przenoszony jest jeden podświetlony dokument lub wszystkie zaznaczone. Informacja o zakresie dat sprzedaży/zakupu, ustawionym w oknie Parametrów korekty zbiorczej, przenoszona jest do opisu Korekty Zbiorczej umieszczonego na zakładce [Ogólne], który jest drukowany na Fakturze. Jeżeli użytkownik skorzysta z opcji Wskaż faktury, wtedy opis powinien zmodyfikować ręcznie, zgodnie z dokonanym wyborem (nie zmieni się automatycznie). Korekta Zbiorcza może zostać wystawiona dla wszystkich faktur sprzedaży wraz z korektami, faktur zaliczkowych i finalnych, faktur zakupu wraz z korektami, z wybranego okresu lub dla poszczególnych faktur wskazanych przez Użytkownika. Wszystkie faktury, do których udzielany jest rabat, muszą być zatwierdzone oraz wystawione w tej samej walucie. Dokumenty pierwotne będą uwzględnione tylko w przypadku skorzystania z opcji Wskaż faktury. W przypadku faktur walutowych Korekta Zbiorcza również wystawiana jest w tej samej walucie co Faktury Sprzedaży/Zakupu bez możliwości zmiany na inną. Domyślnie waluta na Korekcie Zbiorczej pobierana jest z karty Kontrahenta z zakładki [Płatności]. Natomiast waluta na korekcie może być inna niż ta wskazana na karcie kontrahenta, jeżeli Faktury Sprzedaży/Zakupu są wystawione w innej walucie niż domyślna waluta na karcie kontrahenta. Do wyliczenia wartości zakupu sumowane są wartości walutowe i od nich udzielany jest rabat również w walucie. Domyślnie kurs na korektę pobierany jest z dnia poprzedniego. W sytuacji, gdy na tego samego Kontrahenta wystawione są faktury zakupu w różnych walutach, to na Korekcie Zbiorczej należy skorzystać z opcji Wskaż faktury i wybrać faktury wystawione w tej samej walucie. Na formularzu korekty prezentowane są wartości sprzedaży/zakupu pogrupowane wg stawek VAT z Faktur Sprzedaży/Zakupu (nie są przenoszone pozycje z korygowanych Faktur Sprzedaży/Zakupu). Po wprowadzeniu rabatu procentowego lub kwotowego jest on proporcjonalnie wyliczany dla każdej pozycji. Kwotę rabatu można też wprowadzić ręcznie w kolumnie Wartość korekty. Wszystkie faktury, do których utworzono Korektę Zbiorczą, wykazane są na zakładce [Dokumenty]. Korekta Zbiorcza wykazywana jest jako dokument powiązany w każdej fakturze, której dotyczy (zakładka [Dokumenty]). Przy próbie anulowania takiej faktury pojawi się pytanie: Do dokumentu wystawiona jest korekta zbiorcza. Czy na pewno anulować dokument? Po zatwierdzeniu komunikatu anulowana faktura zniknie z listy dokumentów powiązanych na Korekcie Zbiorczej. Operacja ta nie wpłynie jednak na zmianę wartości sprzedaży wykazaną na korekcie oraz na wysokość rabatu.
Uwaga
Korekta zbiorcza/rabat nie wpływa na wartość towaru na magazynie, nie są korygowane pojedyncze faktury ani przyjęcia zewnętrzne, tym samym przy kolejnej np. korekcie ilości, towar zostanie zwrócony po pierwotnej cenie.
Do Korekty Zbiorczej nie można utworzyć dokumentu korygującego. Korekta Zbiorcza nie jest uwzględnia w Deklaracji Intrastat. Ponieważ dokument ten nie dotyczy poszczególnych pozycji towarowych, nie będzie wykazywany na zestawieniach wykonywanych po pozycjach dokumentów: historii towaru, historii kontrahenta (poza zakładką [Zbiorczo]), analizach oraz Raporcie Sprzedaży z Cennika. Na wydruku Korekty Zbiorczej dla Faktur Sprzedaży można umieścić listę wszystkich dokumentów wraz z ich datami wystawienia, do których została utworzona ta korekta. Służy do tego parametr Drukuj numery korygowanych faktur, który pojawia się po wybraniu wydruku.

Korekty Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży i Zakupu

Korekty można wykonywać tylko z poziomu listy dowodów wewnętrznych sprzedaży. Korekta do FZW generowana jest automatycznie wraz z korektą FSW. Dla FSW wystawianych z poziomu listy, korekty działają zgodnie z ogólnie obowiązującymi zasadami wystawiania dokumentów korygujących (artykuł Dokumenty korygujące). W przypadku korekt FWS wystawianych do FZ istnieją pewne ograniczenia
  • nie jest możliwe utworzenie korekty stawki VAT
  • warunkiem wykonania korekty jest zapis FSW na stałe z wygenerowaną FZW. FZW musi być również na stałe.
Uwaga
Jeśli utworzono FSW do FZ, a następnie skorygowano FZ, program nie koryguje automatycznie wartości naliczonych na FSW. Należy wykonać korektę bezpośrednio do dokumentu FSW. Możliwe korekty do wykonania to korekta ilości oraz korekta ceny /wartości. Korekty VAT dostępne są tylko dla FSW wystawionych z poziomu listy. Dla faktur powstałych z FZ nie powinno się w ten sposób wykonywać korekt VAT. Sam dokument FSW służy do naliczenia VAT do wewnątrzwspólnotowego nabycia, dlatego w przypadku błędnego naliczenia podatku VAT, najlepszym wyjściem jest anulowanie FSW i naliczenie VATu na nowo.
W przypadku konieczności anulowania dokumentów korekt do FSW i FZW należy w pierwszej kolejności anulować korektę do FSW. Dokument korygujący FZW zostanie anulowany automatycznie.    

Korekty kursu waluty

Korekta kursu waluty polega na wprowadzeniu poprawnego notowania kursu waluty w stosunku do kursu użytego na fakturze pierwotnej. Korekta kursu możliwa jest dla dokumentów: Faktury Sprzedaży, Faktury Zaliczkowej, Faktury Finalnej, Faktury Zakupu, Wydania Zewnętrznego, Przyjęcia Zewnętrznego.

Aby korekta mogła być wystawiona, muszą być spełnione następujące warunki: 

  • nie mogą występować inne dokumenty korygujące, korekta kursu musi być pierwszą korektą do wystawionego dokumentu (nie mogą także występować dokumenty korygujące do dokumentów, z których następuje przekształcenie),
  • dokument, na podstawie, którego ma powstać korekta nie jest zaksięgowany i przesłany do Rejestru VAT oraz nie zostały zaksięgowane różnice kursowe lub rozliczenia/kompensaty,
  • Faktura Sprzedaży/Zakupu, do której ma być wygenerowana korekta kursu nie może powstać z dokumentów WKA/PKA,
  • w przypadku korekty kursu Faktury zaliczkowej, kontrolowane jest czy zaliczka została wykorzystana na Fakturze Finalnej, jeżeli tak, nie wystawimy korekty kursu do Faktury Zaliczkowej, taką korektę można wystawić wówczas tylko do Faktury Finalnej,
  • jeśli dokument korygowany zostanie wysłany pracą rozproszoną, aby można było wykonać korektę kursu, na karcie operatora musi być zaznaczony parametr: Zmiana dokumentów wyeksportowanych. Przed importem do bazy docelowej należy z niej najpierw usunąć wcześniej zaimportowany dokument pierwotny, dopiero wówczas dokument korygowany zostanie wysłany ponownie.
  • Faktury, do których została wystawiona korekta kursu, są przenoszone mechanizmem Pracy rozproszonej zawsze łącznie z korektami. Jeżeli użytkownik określi zakres dat przenoszonych dokumentów, to brana będzie pod uwagę data faktury pierwotnej.
  • jeżeli przekształcamy kilka dokumentów do dokumentu wynikowego np. kilka PZ/WZ do FZ/FS i jeden z przekształcanych dokumentów posiada korektę kursu, a ta korekta ma inny typ kursu niż jeden z dokumentów PZ/WZ, wówczas nie będzie możliwości agregacji tych dokumentów do jednej FZ/FS.
Korekta kursu waluty tak jak pozostałe typy korekt, dostępna jest po ustawieniu kursora na dokumencie podstawowym, pod prawym przyciskiem myszy w menu kontekstowym, bądź pod strzałką obok przycisku . Na korektę kursu wszystkie dane przenoszone są z dokumentu korygowanego. Na zakładce [Ogólne] istnieje możliwość zmiany: schematu numeracji, daty wystawienia i daty korekty, formy płatności oraz przyczyny korekty. Na zakładce [Płatności] istnieje możliwość zmiany daty, typu kursu i notowania.
Uwaga
W żadnym wypadku nie ma możliwości zmiany kategorii dokumentu i pozycji dokumentu, a także pola Opis/Atrybuty.
Wpływ korekty kursu na przeliczenia wartości dokumentu
Zmiana kursu na dokumencie korekty kursu powoduje zmianę wartości złotówkowych, ceny walutowe pozostają bez zmian. Zmianie ulegają:
  • Wartości w tabeli VAT. Wyliczana jest wartość netto, VAT i brutto jako różnica wartości po korekcie i przed korektą.
  • Kwoty i wartości PLN na poszczególnych pozycjach.
  • Jeżeli na dokumencie korygowanym naliczono podatek VAT, a jego płatność wykazana jest w PLN, to na korekcie w Tabeli płatności wykazywana jest wartość VAT w PLN, jako różnica jego wartości po korekcie i przed korektą. Na tą wartość podatku VAT w PLN generowana jest płatność, sama kwota podatku w walucie wykazywana jest do zapłaty w nagłówku dokumentu.
  • Korekta kursu na dokumentach, na których nie był naliczany VAT płatny w PLN
Jeżeli na fakturze korygowanej nie był naliczony VAT w PLN, nie powstaje płatność do korekty, natomiast płatność do faktury korygowanej zostaje przeliczona po nowym kursie.
Przykład
Faktura Sprzedaży na kontrahenta unijnego wystawiona w walucie EUR po kursie 4 PLN. Sprzedajemy Towar A – 2 sztuki za 5 EUR. Wartość Faktury w walucie: 10 EUR. Wartość w PLN: 40 PLN (10 x 4 EUR). Tabela VAT:  40,00(netto) 0,00(VAT) 40,00(brutto) Tabela płatności: 10 EUR Kurs powinien być 5 PLN. Korekta wygląda następująco: Po zmianie notowania kursu z 4 PLN na 5 PLN wartość korekty w nagłówku wynosi 0. Nie zmieniają się ceny i wartości walutowe. Jednak po korekcie zmienia się wartość złotówkowa z 40 PLN na 50 PLN. W Tabeli VAT wyliczana jest różnica między wartościami po korekcie i przed korektą:10(netto) 0,00(VAT) 10,00(brutto). Na pozycjach dokumentu ceny walutowe pozostają bez zmian, wartość zero. Ceny w PLN netto i brutto przeliczone są po nowym kursie (5 PLN), natomiast wartość w PLN wyliczana jest jako różnica między wartościami po korekcie i przed korektą (50 pln – 40 pln).
Jeśli korekta nie generuje płatności, wyszarzona jest ikona Rozliczenia dostępna z poziomu formularza korekty na rozwiniętej wstążce. Jeżeli klikniemy na ikonę z poziomu listy dokumentów, po kliknięciu widoczny jest komunikat: „Dokument nie podlega rozliczeniu”. Jeżeli faktura korygująca kurs zostanie anulowana, to płatność przeliczana jest ponownie po kursie z dokumentu źródłowego. Faktura korygująca kurs wpływa na przeliczenie płatności po nowym kursie dopiero po jej zatwierdzeniu, korekty w buforze nie zmieniają kursu na płatności.
  • Korekta kursu na dokumentach, na których był naliczany VAT płatny w PLN.
Jeżeli na fakturze korygowanej był naliczony VAT i jego płatność jest w PLN, po korekcie kursu, zmianie ulega kwota podatku i generuje się odpowiednia płatność. Płatność VAT w PLN na Korekcie kursu, to różnica jego wartości po korekcie i przed korektą, natomiast na płatności do faktury korygowanej kwota netto przeliczona jest po nowym kursie.
Przykład
Faktura Sprzedaży na kontrahenta krajowego wystawiona w walucie EUR po kursie 4 PLN. Naliczony podatek VAT i płatność w PLN. Sprzedajemy Towar A – 2 sztuki za 5 EUR. Wartość Faktury w walucie: 10 EUR. Wartość w złotówkach: 40 PLN ( 10 x 4 EUR). Tabela VAT:  40(netto) 9,20(VAT) 49,20(brutto) Tabela płatności: 10 EUR i 9,20 PLN (VAT) Kurs powinien być 5 PLN. Korekta wygląda następująco: Po zmianie notowania kursu z 4 PLN na 5 PLN wartość korekty w nagłówku wyliczona jest jako różnica VAT po korekcie i przed korektą – wykazywana jest w walucie. Nie zmienią się ceny i wartości walutowe. Jednak po korekcie zmienia się wartość złotówkowa z 40 PLN na 50 PLN. W Tabeli VAT wyliczana jest różnica między wartościami po korekcie i przed korektą: 10(netto) 2,30(VAT) 12,30(brutto) Płatność VAT jest w PLN – korygujemy płatność: Tabela płatności: 2,30 PLN (wyliczony jako różnica między wartością VAT po korekcie i przed korektą). Na pozycjach dokumentu ceny walutowe pozostają bez zmian. Warość 0. Ceny w PLN netto i brutto przeliczone po nowym kursie(5 PLN) natomiast wartość w PLN wyliczana jest jako różnica między wartościami po korekcie i przed korektą (50 PLN – 40 PLN).
Jeśli korekta generuje płatność gotówkową pod ikoną Rozliczenia (dostępną z poziomu formularza korekty lub na liście dokumentów) można podejrzeć płatność do korekty.
  • Korekta kursu na dokumentach rozliczonych.
Jeżeli faktura korygowana była rozliczona, to po wykonaniu korekty kursu rozliczenia zostaną automatycznie zaktualizowane. Różnice kursowe zostaną na nowo wyliczone, po nowym kursie.
Przykład
Faktura Sprzedaży na kontrahenta unijnego wystawiona w walucie EUR po kursie 4 PLN. Sprzedajemy Towar A – 2 sztuki za 5 EUR. Wartość Faktury w walucie: 10 EUR. Wartość w PLN: 40 PLN (10 x 4 EUR). Tabela VAT:  40,00(netto) 0,00(VAT) 40,00(brutto) Tabela płatności: 10 EUR Faktura została rozliczona z zapisem kasowym na 10 EUR po kursie 1 EUR = 4,3 PLN. Powstała różnica kursowa na 3 PLN. Kurs na fakturze powinien wynosić 4,5 PLN. Korekta wygląda następująco: Po zmianie notowania kursu z 4 PLN na 4,5 PLN wartość korekty w nagłówku wynosi 0. Nie zmieniają się ceny i wartości walutowe. Jednak po korekcie zmienia się wartość złotówkowa z 40 PLN na 45 PLN. Płatność do faktury zostaje automatycznie przeliczona wg nowego kursu. Różnica kursowa również zostaje automatycznie zaktualizowana (wynosi -2PLN).
Korekta kursu waluty dla dokumentów przychodowych
Korekta kursu na dokumentach przychodowych ma wpływ na wartość magazynu oraz na koszt własny sprzedanych towarów. Jeżeli skorygowany zostanie kurs na dokumencie zakupowym, a ta dostawa została wcześniej rozchodowana, wygenerowane zostaną dokumenty WZKK (korygujące koszt własny rozchodowanych towarów). Podczas tworzenia i przekształcania przychodowych dokumentów walutowych, posiadających korektę kursu, znaczenie mają parametry znajdujące się w konfiguracji:
  • Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZ.
  • Przeliczaj ceny po nowym kursie.
  • Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZPrzeliczaj ceny po nowym kursiePrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
niezaznaczonyniezaznaczonyniezaznaczony
PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data3– kurs z PZKOR Kursu(data i notowanie).
FZ Data1
FZ Data2
FZKOR Kursu Data3
FZ Data4
Tworzy się tyle PZ ile FZ, na PZ Data5, kurs z FZ.
Do FZKOR Kursu tworzy się PZKOR Kursu.
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZPrzeliczaj ceny po nowym kursiePrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
niezaznaczonyniezaznaczonyzaznaczony
FZ Data1
FZKOR Kursu Data2
PZ Data 3 – kurs z FZ (data i notowanie)
Tworzy się automatycznie PZKOR Kursu – kurs z FZKOR Kursu.
PZKOR kursu jest uwzględniana w wyliczeniach wartości zasobu

PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data 3 – kurs z PZKOR Kursu (data i notowanie).
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZPrzeliczaj ceny po nowym kursiePrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczonyniezaznaczonyzaznaczony
FZ Data1
FZKOR Kursu Data2
PZ Data 3 – kurs z FZ (data i notowanie)
Tworzy się automatycznie PZKOR Kursu – kurs z FZKOR Kursu.
PZKOR kursu jest uwzględniana w wyliczeniach wartości zasobu.

PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data 3 – kurs z PZKOR Kursu (data i notowanie).
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZPrzeliczaj ceny po nowym kursiePrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczonyzaznaczonyniezaznaczony
PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data3 – kurs z dnia poprzedniego od daty na FZ.

PZ Data1
PZ Data2
PZKOR Kursu Data3
PZ Data4

FZ Data3 – kurs z dnia poprzedniego od daty na FZ.
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZPrzeliczaj ceny po nowym kursiePrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczonyzaznaczonyzaznaczony
FZ Data1
FZKOR Kursu Data2
PZ Data3 – kurs z FZ (data i notowanie)
Tworzy się automatycznie PZKOR Kursu – kurs z FZKOR Kursu.
PZKOR kursu jest uwzględniana w wyliczeniach wartości zasobu.

PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data3 – kurs z PZ.
Tworzy się automatycznie drugie PZKOR Kursu z kursem z FZ.
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZPrzeliczaj ceny po nowym kursiePrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczonyniezaznaczonyniezaznaczony
PZ Data1
PZKOR Kursu Data2

FZ Data3 – kurs z PZKOR Kursu (data i notowanie).

Korekta kursu waluty dla dokumentów rozchodowych
Korekta kursu na dokumentach rozchodowych ma wpływ na zysk ze sprzedaży, który wykazywany jest w PLN. Na oknie Zysk z transakcji po zaznaczeniu parametrów:
  • Uwzględniaj korekty – weryfikowane jest czy została wykonana korekta kursu do sprzedaży. Jeżeli tak, wyliczana jest wartość netto i zysk po korekcie.
  • Uwzględniaj WZKK – weryfikowane jest czy została wykonana korekta kursu do zakupu. Jeżeli tak, wyliczany jest koszt po korekcie i odpowiednio powiększany/pomniejszany zysk.
Podczas tworzenia i przekształcania rozchodowych dokumentów walutowych, posiadających korektę kursu znaczenie mają parametry znajdujące się w konfiguracji:
  • Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PA.
  • Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
Przekształcenia z poziomu listy WZ/FS do FS/WZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PAPrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
niezaznaczonyniezaznaczony
WZ Data1
WZ Data2
WZKOR Kursu
WZ Data3
FS Data4 – kurs z dnia poprzedniego od daty FS.
Przekształcenia z poziomu listy WZ/FS do FS/WZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PAPrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczonyniezaznaczony
WZ Data1
WZ Data2
WZKOR Kursu
WZ Data3

FS Data4 - kurs z dnia poprzedniego od daty FS.
Na wygenerowanych WZKOR – kurs z FS.

Przekształcenia z poziomu listy WZ/FS do FS/WZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PAPrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczonyzaznaczony
WZ Data1
WZKOR Kursu DATA2
FS Data3 – kurs z WZ.
Po zmianie kursu na FS na WZKOR przenoszony jest kurs z FS.
FS Data1
FSKOR Kursu DATA2
WZ Data3 – kurs z FS.
Tworzy się automatycznie WZKOR Kursu – kurs z FSKOR Kursu.
Przekształcenia z poziomu listy WZ/FS do FS/WZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PAPrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
niezaznaczonyzaznaczony
WZ Data1
WZKOR Kursu DATA2

FS Data3 – kurs z WZ.
FS Data1
FSKOR Kursu DATA2

WZ Data3 – kurs z FS.
Tworzy się automatycznie WZKOR Kursu – kurs z FSKOR Kursu.

 

Korekty podatku VAT

Korekta podatku polega na zmianie stawki VAT sprzedanego wcześniej towaru. Aby wykonać korektę podatku należy:
  1. ustawić kursor na dokumencie podstawowym, wcisnąć prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać funkcję Korekta stawki VAT.
  2. ustawić kursor na dokumencie pierwotnym, następnie z menu rozwiniętego obok przycisku  wybrać funkcję Korekta stawki VAT.
Na ekranie pojawi się formularz faktury korygującej. W nagłówku dokumentu można zmienić: schemat numeracji, daty wystawienia i sprzedaży oraz formę i termin płatności. Pozycje faktury korygującej przepisane są z faktury źródłowej. Na ekranie wyświetlane są: kod towaru, ilość, jednostka miary, dotychczasowa stawka VAT i cena podstawowa. Kolumna Wartość korekty zawiera zera. Modyfikacja pozycji – czyli ustalenie tych elementów faktury, które podlegają korekcie VAT i przypisanie im nowych stawek podatku może polegać na:
  • skasowaniu pozycji, których korekta nie dotyczy. Kasowanie można wykonać ustawiając kursor na wybranej pozycji i wciskając przycisk z koszem, wybierając funkcję kasuj z kontekstowego menu lub z klawiatury, wciskając klawisz <DEL>. Przed skasowaniem program poprosi o potwierdzenie usunięcia pozycji.
Uwaga
W przypadku skasowania pozycji program nie renumeruje liczby porządkowej. Dzięki temu numer pozycji na dokumencie korygowanym i korekcie jest zawsze taki sam.
  • zmianie opisu i PKWiU. Jedyne pola, których modyfikacji można dokonać edytując dane o pozycji korekty to numer PKWiU oraz opis.
  • (!) zmianie stawki VAT dla pozycji. Aby to zrobić należy kolejno wyświetlić szczegóły o każdym eleme