Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.
Formularz AI: zakładka Ogólne
O tym, jakie operacje możemy wykonać z dokumentem AI decyduje stan dokumentu:
- jeśli dokument jest w buforze – edycji podlega nazwa i kod towaru, można też dodawać/usuwać pozycje.
- po zamknięciu inwentaryzacji możliwy jest tylko podgląd, anulowanie lub wycofanie dokumentu.
Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe informacje o dokumencie.
Dokument – wybór typu dokumentu determinuje sposób numeracji. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanej w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/Magazyn/ Arkusz inwentaryzacyjny. W programie dla AI predefiniowany został schemat złożony z trzech sekcji Symbol/ Numer/ Rok.
Kategoria – możemy wybrać kategorię która dostarczy nam dodatkowych informacji o dokumencie. Standardowo, po wybraniu przycisku Kategoria wyświetli nam się lista kategorii przychodowych.
Magazyn – symbol magazynu, dla którego tworzona jest podkładka inwentaryzacyjna. Jeden dokument może dotyczyć tylko jednego, wybranego w nagłówku magazynu. Po dopisaniu pierwszego towaru program nie pozwala na zmianę magazynu. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych.
Data wystawienia – data dokumentu. Jest to dzień, na który porównywana jest ilość zasobu z ilością ze spisu.
Razem netto i Razem brutto – pole dotyczące wartości wypełniane jest po uzupełnieniu informacji o ilości.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk 
Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Na liście pozycji na AI widoczne są następujące kolumny:
- Ilość wg spisu – stan, jaki wynika ze spisu towaru w rzeczywistości (wprowadzany przez użytkownika),
- Stan bieżący – stan towaru w magazynie w programie (wartość widoczna w kolumnie Ilość na liście zasobów),
- Różnica – różnica pomiędzy ilością towaru w programie, a ilością wprowadzoną przez użytkownika (wartości ujemne to braki, dodatnie to nadwyżki).
Formularz AI: zakładka Dokumenty
Dokumenty powiązane – lista zawiera dokumenty typu PW, RW jakie zostały utworzone w trakcie zamykania inwentaryzacji. Wyświetlana jest informacja o numerze, typie, dacie dokumentu wewnętrznego oraz o jego wartości netto.
- Jeżeli towar ma przypisaną kategorię na karcie cennikowej zarówno dla zakupu jak i dla sprzedaży i nie zostanie przypisana żadna kategoria na AI, to na utworzone dokumenty RW i PW będzie przenoszona odpowiednia kategoria z karty cennikowej zgodnie z typem kategorii dla danego dokumentu (dla RWAI – przychodowa, dla PWAI – kosztowa).
- Jeśli kategorie zostały uzupełnione na karcie towaru i równocześnie na dokumencie, to pierwszeństwo w tej sytuacji ma zawsze kategoria wybrana na dokumencie i jest przenoszona zgodnie z typem dla danego dokumentu.
Opis – pole w którym możemy umieścić dodatkowy opis związany z tym dokumentem. Zawartość tego pola widoczna jest na liście wszystkich dokumentów typu AI.
