Jestem Biurem Rachunkowym – jak wysłać informacje do Klienta Comarch Moje BR/ ERP XT?
Biuro, po prawidłowym skonfigurowaniu konta Klienta, ma możliwość przesłania za pomocą mechanizmu Internetowej Wymiany Dokumentów poszczególnych informacji o podatkach i opłatach, jakie Klient powinien uiścić.
Konfiguracja Internetowej Wymiany Dokumentów po stronie Biura Rachunkowego w kilku krokach została opisana tutaj.
Biuro rachunkowe pracujące w programie Comarch ERP Optima, w pierwszej kolejności powinno naliczyć i zablokować przed możliwością edycji poszczególne zaliczki / deklaracje oraz wprowadzić do Rejestru zakupu VAT faktury za swoje usługi księgowe opatrzone Atrybutem – FAKTURA ZA USŁUGI BR. Płatności do takich dokumentów automatycznie pojawiają się w Preliminarzu Płatności.
W celu wyeksportowania do Klienta informacji o podatkach i opłatach należy przejść w Narzędzia/ Praca Rozproszona /Eksport i zaznaczyć typy Dokumentów:
Faktury za usługi księgowe
Płatności do deklaracji
A następnie nacisnąć przycisk
Opcją Płatności do deklaracji zostaną wyeksportowane płatności, które powstają automatycznie po wyliczeniu i zatwierdzeniu zaliczek / deklaracji (ZUS DRA, PIT-28, PIT-36, PIT-36L, VAT7, VAT7K, JPK_V7) oraz ręczne płatności wprowadzone na ZUS bezpośrednio do preliminarza płatności.
Opcją Faktury za usługi księgowe zostaną eksportowane dokumenty z rejestru zakupu VAT, które będą miały przypisany atrybut FAKTURA ZA USŁUGI BR z wartością „Tak”. Wraz z fakturą eksportowany będzie również podpięty do niej skan dokumentu.
Wskazówka
Jako Biuro Rachunkowe możesz korzystać z automatu przenoszącego faktury za usługi księgowe bezpośrednio do Rejestru VAT Twoich Klientów. Szczegóły oraz film instruktażowy znajdziesz tutaj.
Wysłane w ten sposób dane będą widoczne w programie, na którym pracuje Klient. Zobacz, jak te dane prezentowane są w aplikacji Comarch Moje BR oraz w Comarch ERP XT.
Jak wysłać maile do Klientów z informacją o podatkach i składkach ZUS do zapłaty?
W programie Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe możliwa jest seryjna wysyłka wiadomości mailowych do Klientów z informacją o podatkach i składkach ZUS. W panelu Operacje seryjne w zakładce Informacja dla Klientów.
Operacje seryjne. Informacja dla Klientów.
Po kliknięciu w opcję Informacja dla Klientów dostępne są dwa warianty do wyboru:
– Wyślij e-mail o podatkach/ ZUS – po wybraniu tej opcji pojawia się okno z szablonem wiadomości mailowej. W jej załączniku program dodaje plik PDF zabezpieczony hasłem. Użytkownik może wiadomość wysłać od razu klikając w albo może umieścić ją w Kopiach roboczych. Więcej o haśle w dalszej części
artykułu.
Wskazówka
Funkcja wysyłki wiadomości mailowych do Klientów z informacją o podatkach i składkach ZUS jest dostępna dla Użytkowników posiadających licencję na moduł Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe oraz moduł CRM ze zdefiniowaną w programie skrzynką pocztową.
– Zapisz plik z informacją o podatkach/ ZUS – po wybraniu tej opcji zostanie wygenerowany plik pdf zabezpieczony hasłem.
Wskazówka
W przypadku funkcji zapisywania pliku z informacją o podatkach/ ZUS, nie jest wymagane posiadanie modułu CRM oraz aktywnej skrzynki pocztowej. Wystarczy sam moduł Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe.
Jak przesłać informację o podatkach i składkach ZUS do swoich Klientów mailem?
Krok pierwszy:
Należy wybrać jakie informacje mają zostać przesłane do Klientów:
Plik PDF zawiera informacje o podatkach dla wszystkich deklaracji, które zaznaczone są w programie Comarch ERP Optima w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje.
W wysyłanym mailu lub zapisanym pliku PDF może pojawić się informacja o wyliczonych przez Biuro Rachunkowe podatkach dla Klienta z tytułu:
podatku VAT
zaliczek na PIT-4, PIT-8AR, PIT-28, PIT-36, PIT-36L
Należy zdefiniować adresatów wiadomości. W poszczególnych bazach danych Klientów należy wskazać adresy na jakie mają zostać przesłane informacje o podatkach.
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/Biuro Rachunkowe/Parametry dostępne są dwa parametry możliwe do zaznaczenia:
Konfiguracja firmy – gałąź Biuro Rachunkowe/Parametry
Adres właściciela – po zaznaczeniu tego parametru wiadomość e-mail wysyłana jest na adres wskazany na formularzu właścicieli.
Każdy z właścicieli/współwłaścicieli dostaje informację o: swoich podatkach i składkach ZUS (dotyczy PIT i DRA) oraz informacje o podatkach firmy.
Załącznik PDF zabezpieczony jest hasłem. Domyślne hasło do pliku to numer PESEL, a w przypadku braku PESEL, jako hasło ustawiana jest data urodzenia w formacie DDMMRRRR. Istnieje możliwość ustawienia własnego hasła do pliku. Hasło to można ustawić na formularzu właściciela, w zakładce [Ogólne], z sekcji Hasło dla wydruków.
Wskazany adres – wybierając tę opcję samodzielnie wpisujemy adres/ adresy e-mail, na które ma zostać wysłana wiadomość.
W przypadku wysyłania wiadomości na wskazany adres w załączniku pojawią się informacje o wszystkich zaznaczonych w Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje zaliczkach/deklaracjach, również te dotyczące właścicieli.
Możemy podać hasło dla wydruków wpisując je ręcznie lub wygenerować za pomocą przycisku Generuj.
Wskazówka
Hasło powinno zawierać co najmniej 8 znaków (mała, duża litera i znak specjalny). Pole z hasłem dostępne jest dla operatorów z zaznaczonym parametrem Prawo do generowania i podglądu haseł dla plików PDF.
Wskazówka
Zakładka Start/Konfiguracja/ Firma/ Biuro Rachunkowe/ Parametry jest dostępna dla Operatora, który na swojej karcie ma zaznaczony moduł Biuro Rachunkowe (BR).
Krok trzeci:
W aplikacji Biuro Rachunkowe w panelu Operacje seryjne w zakładce Informacja dla Klientów należy wybrać Wyślij e-mail o podatkach/ ZUS .
Po wybraniu tej opcji pojawia się okno z szablonem wiadomości mailowej.
Szablon wiadomości e-mail
Taką wiadomość można wysłać od razu klikając w albo umieścić w Kopiach roboczych i wysłać później. Każda z wiadomość zawiera załącznik PDF zabezpieczony hasłem. Przykładowy załącznik wiadomości:
Przykładowy plik PDF generowany i wysyłany na adres wskazany w konfiguracji firmy
Wydruk generowany jest na bieżący dzień i zawiera informacje o podatkach i składkach ZUS za wskazany w Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe miesiąc i rok.
Wskazówka
Aby umieścić logo Biura Rachunkowego generującego/wysyłającego plik PDF należy je dodać w pieczątce firmy Biura Rachunkowego w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy.
Jak zapisać plik z informacją o podatkach aby dołączyć go do wiadomości wysyłanej z dowolnej skrzynki pocztowej?
Wybierając Zapisz plik z informacją o podatkach/ ZUS
zostanie wygenerowany plik zabezpieczony hasłem (zasady ustawienia hasła są takie same jak przy wysyłce wiadomości e-mail).
Gdzie zapisywany jest plik?
Domyślnie plik jest zapisywany w lokalizacji: C:\ProgramData\Comarch ERP Optima\Wydruki\Biuro Rachunkowe. W katalogu Biuro Rachunkowe dla każdej firmy jest tworzony oddzielny katalog. Użytkownik może wskazać własną lokalizację do zapisywania pliku z poziomu zakładki: Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Biuro rachunkowe/ Parametry.
Konfiguracja stanowiska – Informacja o podatkach/ ZUS – katalog do plików pdf.
Jak udostępnić strony OCR z pakietu biura rachunkowego Klientom korzystającym z Comarch ERP XT lub Comarch Moje BR?
Biuro Rachunkowe zarejestrowane na portalu www.iksiegowosc24.pl ma możliwość udostepnienia stron ze swojego pakietu Comarch OCR klientom Comarch ERP XT lub Comarch Moje BR, z którymi prowadzi Internetową Wymianę Dokumentów.
W tym celu Biuro Rachunkowe powinno się zalogować na portalu www.iksiegowosc24.pl, następnie po przejściu na zakładkę Konto zaznaczyć parametr Klienci mogą korzystać z mojego pakietu Comarch OCR.
Po zaznaczeniu powyższego parametru użytkownik Comarch ERP XT lub Comarch Moje BR, który jest klientem Biura Rachunkowego i wykorzystał już pakiet 20 dostępnych stron, będzie nadal mógł korzystać z usługi Comarch OCR bez potrzeby zakupu pakietu Comarch OCR. Kolejne strony będą pobierane z limitu stron pakietu Comarch OCR Biura Rachunkowego.