Faktury to jeden z modułów, które mogą wchodzić w skład systemu Comarch ERP Optima. Pomimo tego, że moduł ten można dołączyć do Comarch ERP Optima wdowolnym momencie, po instalacji staje się on w pełni integralną częścią systemu. Oznacza to między innymi, że wszelkie informacje wprowadzone w tym module stają się automatycznie widoczne w całym, funkcjonującym w Państwa firmie systemie.
Uwaga
W module Faktury każda z tworzonych kartotek cennikowych jest usługą prostą.
Funkcjonalność modułu Faktury obejmuje między innymi:
wystawianie Faktur Sprzedaży dla podmiotów gospodarczych,
wystawianie Faktur Sprzedaży dla osób fizycznych, z możliwością ich fiskalizacji – współpraca z drukarkami fiskalnymi firm POSNET, ELZAB, INNOVA, NOVITUS, TORELL, EMAR,
pełną współpracę z modułem Kasa/Bank: ewidencja zapłat gotówką lub kartą płatniczą, lista zaległych płatności, rozliczanie i kompensaty niezapłaconych dokumentów, Preliminarz Płatności ułatwiający planowanie przepływu środków finansowych w firmie,
standardowe formy płatności: gotówka i przelew oraz płatności kartami kredytowymi, kompensaty, kredyty. Możliwość definiowania własnych form płatności przez użytkownika.
elastyczne możliwości numeracji dokumentów,
listę usług z możliwością podziału na grupy asortymentowe,
obsługę kodów kreskowych,
zintegrowaną współpracę z modułami księgowymi systemu,
różnorodne raporty i analizy, oparte między innymi o definiowany przez użytkownika system kategorii,
współpracę z Comarch ERP Optima Handel, pozwalającą na pełne rozliczenia towarów, dostaw.
Centralną częścią systemu Comarch ERP Optima jest moduł Kasa/Bank. W nim gromadzona jest pełna informacja dotycząca przepływu środków pieniężnych w firmie. Dane w module Kasa/Bank pochodzą między innymi z:
zapisów operatora wykonanych bezpośrednio w tym module,
informacji pochodzących z innych części systemu. Z modułów księgowych do Kasy/Banku wprowadzane są np. zapłaty za faktury kosztowe oraz informacje o planowanych lub dokonanych płatnościach związanych z podatkami,
z modułu Płace i Kadry – listy płac i wszelkie świadczenia wypłacane pracownikom firmy.
Duża ilość informacji wymieniana jest również pomiędzy modułami Faktury i Kasa/Bank:
każda faktura gotówkowa powoduje zapis (wpłatę lub wypłatę w przypadku korekt) we wskazanym rejestrze kasowym,
każda faktura z odroczoną płatnością zapisuje w Preliminarzu Płatności zdarzenie. Planujemy w ten sposób przyszłe wpłaty i wypłaty związane z realizacją płatności,
rozliczenie płatności z poziomu modułu Kasa/Bank automatycznie jest widoczne na fakturze (faktura otrzymuje status zapłaconej),
każda korekta lub anulowanie faktury ma wpływ na stan kasy lub Preliminarz Płatności,
wszelkie zestawienia związane z nieuregulowanymi płatnościami, listy dłużników i wierzycieli otrzymamy z poziomu modułu Kasa/Bank.
W przypadku wykorzystania w firmie modułów księgowych systemu Comarch ERP Optima, wprowadzane z poziomu Faktur informacje o wystawionych fakturach są przekazywane do rejestrów VAT, a z rejestrów, już na poziomie modułu księgowego dokonywane są zapisy w księdze podatkowej lub na odpowiednich kontach planu kont.
Kategorie w module Faktury
Kategorie są w systemie Comarch ERP Optima bardzo istotnym elementem związanym z opisywaniem dokumentów, ich klasyfikacją oraz analizą.
Lista kategorii jest wspólna dla wszystkich obiektów w programie..
Kategorie spełniają w programie następujące funkcje:
służą do klasyfikowania dokumentów. Dzięki dwupoziomowej strukturze listy kategorii, analizy przychodów i kosztów bądź płatności prowadzone pod kątem kategorii, pozwalają na wyciągnięcie z programu informacji o przeprowadzonych transakcjach w rozbiciu na różne stopnie szczegółowości.
Służą jako słownik pomocniczy opisów zdarzeń gospodarczych. Można więc wykorzystywać je jako listę pomocniczą opisów wprowadzanych na dokumentach rejestrach VAT, zapisach księgowych lub kasowych i bankowych.
Służą jako wzorce przy wprowadzaniu dokumentów. Wprowadzając dokumenty do rejestru VAT, kategorie automatycznie ustawiają domyślne wartości stawek VAT, sposobu księgowania dokumentu, sposobu odliczania podatku na deklaracji VAT-7.
W module Faktury kategorie wykorzystywane są w kilku miejscach:
Na karcie usługi.
Z każdą pozycją z cennika można skojarzyć kategorię sprzedaży i kategorię zakupu. Podczas wypełniania karty usługi wybór kategorii podpowiada nam dla towaru stawkę VAT, przypisaną wybranej kategorii.
Na karcie kontrahenta.
Z każdym kontrahentem można skojarzyć kategorię sprzedaży/ zakupu. W ten sposób powstaje np. możliwość alternatywnego w stosunku do podziału na grupy, rozróżnienia typów kontrahentów.
Na fakturze (Paragonie, Fakturze Zakupu).
Każda wystawiona faktura może być powiązana z kategoriami w dwóch miejscach:
w nagłówku W chwili wystawiania dokumentu i podaniu kodu kontrahenta w nagłówku proponowana jest ta sama kategoria, która zapisana jest na karcie ewidencyjnej Nabywcy. Można ją zaakceptować lub zmienić wg własnych potrzeb. Kategorię zapisaną w nagłówku faktury można wykorzystać w konstruowaniu raportów dotyczących sprzedaży. Kategoria ta jest również w chwili księgowania przenoszona do nagłówka zapisu w rejestrze VAT oraz na zapisy lub zdarzenia w rejestrach kasowych i bankowych. Dzięki temu otrzymujemy możliwość np. zbudowania raportów zaległych płatności wg kategorii.
na elementach faktury. Każda pozycja faktury również skojarzona jest z jedną z kategorii. Program proponuje tą samą kategorię, która jest wprowadzona na karcie usługi. Kategoria elementu może być zmieniona w trakcie edycji dokumentu.
Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) znajduje się parametr Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie. Jeśli parametr jest zaznaczony to dany operator ma prawo do zmiany kategorii w nagłówku dokumentu oraz na pozycjach, pomimo, że dokument został już zapisany na trwałe. Zmianę kategorii można zapisać przy pomocy przycisku Zapisz zmiany.
Uwaga
Funkcja dotyczy dokumentów zapisanych na trwałe do czasu ich zaksięgowania (do rejestrów VAT lub bezpośrednio do Księgi Handlowej).
Faktury a inne moduły
Menu programu zależy od posiadanych przez Państwa modułów. Jeśli korzystacie Państwo z:
Faktur – menu obejmuje funkcje: Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, Faktury Pro-Forma oraz Łatwą sprzedaż i Łatwezakupy.
Faktur i Analiz – menu faktur powiększa się o Rezerwacje odbiorcy i Zamówienia u Dostawców – z prawem do podglądu wymienionych list. W menu głównym i w pojawia się Magazyn, bez możliwości dopisywania pozycji.
Handel – w menu Ogólne dostępna jest lista magazynów (wielomagazynowość), z poziomu modułu Faktury istnieje możliwość wystawiania Rezerwacji odbiorcy, Zamówień u dostawców. Menu Magazyn umożliwia wystawianie wszystkich dokumentów magazynowych (BO, AI, WZ, PZ, RW, PW, PWP, RWS).
Moduł Handel - informacje ogólne
System Comarch ERP Optima pozwala na pełna obsługę firmy handlowej. Obsługa ta została podzielona pomiędzy dwie, ściśle ze sobą współpracujące części, dotyczące fakturowania oraz prowadzenia gospodarki magazynowej.
Część dotycząca fakturowania obejmuje miedzy innymi:
Pełna współpraca z modułem Kasa/Bank: ewidencja zapłat gotówką lub kartą płatniczą, lista zaległych płatności, rozliczanie i kompensaty niezapłaconych dokumentów, preliminarz płatności ułatwiający planowanie przepływu środków finansowych w firmie.
Standardowe formy płatności: gotówka i przelew oraz płatności kartami kredytowymi, kompensaty, kredyty. Możliwość definiowania własnych form płatności przez użytkownika.
Elastyczne możliwości numeracji dokumentów.
Listę towarów i usług z możliwością podziału na grupy asortymentowe.
Obsługę kodów kreskowych.
Zintegrowaną współpracę z modułami księgowymi systemu.
Różnorodne raporty i analizy, oparte między innymi o definiowany przez użytkownika system kategorii.
Część dotycząca gospodarki magazynowej pozwala zarządzać zasobami towarów w magazynie.
Podstawowe funkcje to:
Obsługa dokumentów zewnętrznych (PZ – Przyjęć Zewnętrznych, WZ – Wydań Zewnętrznych). W zależności od przyjętego w firmie schematu obiegu dokumentów możemy wybrać jeden z trzech dostępnych sposobów pracy:
wystawiamy PZ/WZ, a następnie przekształcamy dokument do Faktury Zakupu/ Sprzedaży,
z kilku dokumentów PZ/WZ generujemy jedną Fakturę Zakupu/ Sprzedaży,
wystawiamy dokument FS/FZ, a następnie na jego podstawie wystawiamy dokumenty magazynowe WZ/PZ.
Inwentaryzacja – dotyczy wybranego magazynu. Cały proces inwentaryzacji przebiega w 3 etapach: stworzeniu podkładek, policzeniu towaru i uzupełnieniu informacji o ilości i zamknięciu inwentaryzacji. Uzgodnienie ilości wykonywane jest za pomocą dokumentów PW i RW.
Kompletacja – umożliwia produkcję towaru/ usługi w oparciu o zdefiniowane wcześniej receptury. Produkt wprowadzany jest na podstawie dokumentu PWP – Przyjęcia Wewnętrznego Produktu, składniki rozchodowane są na dokumencie RWS – Rozchód Wewnętrzny Składników.
Wielomagazynowość – w obrębie jednej firmy możliwe jest prowadzenie kilku lokalnych magazynów. Na każdym wystawionym w programie dokumencie konieczne jest określenie magazynu, którego on dotyczy.
Możliwość rozliczania kosztu własnego sprzedaży jedną z trzech metod:
FIFO,
LIFO,
AVCO (średnie ważone),
Dodatkowo w module Handel Plus możliwe jest wydawanie towaru z konkretnych dostaw.
Rezerwacje Odbiorcy – Dokumenty RO powodują zarezerwowanie towaru dla wybranego klienta. Okres obowiązywania danej rezerwacji określają: data wystawienia i data ważności. Po zaznaczeniu parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/Zamówienia i Rezerwacje Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, dopiero po upływie daty rezerwacji towar jest odblokowany i można go wydać z magazynu. Na podstawie wystawionych rezerwacji możemy wystawić Paragon lub Fakturę Sprzedaży.
Zamówienia u Dostawcy – w programie istnieją dwa sposoby tworzenia zamówień. Pierwszy polega na ‘ręcznym’ utworzeniu zamówienia, drugi wykonywany jest z poziomu Raportu Braków. Tworząc zamówienie możemy odwołać się do brakującej ilości, stanu minimalnego i maksymalnego towaru określonego na formularzu towaru. Zatwierdzone Zamówienie można przekształcić w Przyjęcie Zewnętrzne.
Sprzedaż dedykowana – okno zawiera wszystkie kluczowe informacje dotyczące kontrahenta. Umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży oraz rejestrację kontaktów CRM. Jako informację pomocniczą okno zawiera wykres przedstawiający sprzedaż dla kontrahenta za ostatnie 3 miesiące.
Łatwa sprzedaż – podobnie jak Rezerwacje Odbiorcy dostępna jest w menu Handel/ Handel/ Inne. Pozwala ona na znaczne skrócenie całego procesu wystawiania dokumentów sprzedaży. Samo wystawienie dokumentu składa się z 3 kroków:
zaznaczenie zasobów i określenie ich ilości,
wybór dokumentu (Faktura, Paragon),
wybór kontrahenta.
Łatwe zakupy – funkcja dostępna jest w menu Handel/ Handel/ Inne. Pozwala na skrócenie procesu wprowadzenia towaru do magazynu.
Centralną częścią systemu Comarch ERP Optima jest moduł Kasa/Bank. W nim gromadzona jest pełna informacja dotycząca przepływu środków pieniężnych w firmie. Dane w module Kasa/Bank pochodzą między innymi z:
Zapisów operatora wykonanych bezpośrednio w tym module.
Informacji pochodzących z innych części systemu. Z modułów księgowych do Kasy/Banku wprowadzane są np. zapłaty za faktury kosztowe oraz informacje o planowanych lub dokonanych płatnościach związanych z podatkami, z modułu Płace i Kadry – listy płac i wszelkie świadczenia wypłacane pracownikom firmy.
Duża ilość informacji wymieniana jest również pomiędzy modułami Faktury i Kasa/Bank:
każda faktura gotówkowa powoduje zapis (wpłatę lub wypłatę w przypadku korekt) we wskazanym rejestrze kasowym,
każda faktura z odroczoną płatnością zapisuje w preliminarzu zdarzenie. Planujemy w ten sposób przyszłe wpłaty i wypłaty związane z realizacją płatności,
rozliczenie płatności z poziomu modułu Kasa/Bank automatycznie jest widoczne na fakturze (faktura otrzymuje status zapłaconej),
każda korekta lub anulowanie faktury ma wpływ na stan kasy lub preliminarz płatności,
wszelkie zestawienia związane z nieuregulowanymi płatnościami, listy dłużników i wierzycieli otrzymamy z poziomu modułu Kasa/Bank.
W przypadku wykorzystania w firmie modułów księgowych systemu Comarch ERP Optima, wprowadzane z poziomu Faktur informacje o wystawionych fakturach są przekazywane do rejestrów VAT i za pomocą zdefiniowanych schematów na odpowiednie konta księgowe. Na konta księgowe zapisywane są również informacje zawarte na dokumentach wystawionych w menu Handel/Magazyn.
Zasady działania modułu Handel
Podczas tworzenia systemu przyjęto zasadę, że funkcjonalność handlowa jest oddzielona od funkcjonalności magazynowej. Dokumenty handlowe to Faktury Sprzedaży, Paragony i Faktury Zakupu, jak również Zamówienia u Dostawców oraz Rezerwacje Odbiorców. Dokumenty magazynowe to Wydania Zewnętrzne i Przyjęcia Zewnętrzne oraz Rozchody Wewnętrzne, Przychody Wewnętrzne i Przesunięcia Międzymagazynowe.
Kontrola obrotu ilościowego jest związana z dokumentami magazynowymi (WZ i PZ), a nie handlowymi (FS, FZ). Koszt własny sprzedanych towarów jest potwierdzony dokumentem WZ. Rozliczenie magazynu (koszt własny sprzedanych towarów i stan magazynowy) oparte jest o ilości i wartości zawarte na dokumentach magazynowych.
Dlatego z każdym dokumentem handlowym powinien być skojarzony odpowiedni dokument magazynowy. Z Fakturą Sprzedaży – dokument WZ, z Fakturą Zakupu – dokument PZ. Dopiero dokumenty magazynowe powodują ruch towaru w magazynie. W programie istnieje możliwość wykorzystania jednego z trzech modeli pracy:
model 1:1 – wystawiany jest dokument magazynowy WZ/PZ, powodujący ruch towaru w magazynie. Następnie na jego podstawie tworzony jest dokument handlowy FS/FZ (np. przyjmując towar do magazynu wystawiamy PZ, a dopiero później powstaje Faktura Zakupu.)
model n:1 – dla kilku dokumentów magazynowych powstaje jeden dokument handlowy (np. wystawiamy dla danego kontrahenta kilka dokumentów WZ, a następnie na ich podstawie tworzona jest jedna Faktura Sprzedaży)
model FZ/FS → PZ/WZ – najpierw wystawiany jest dokument handlowy, a następnie dla każdego z nich tworzony jest dokument magazynowy (np. najpierw wystawiana jest Faktura Sprzedaży, a dopiero potem tworzony jest dokument magazynowy WZ, potwierdzający wyjście towaru z magazynu).
W programie mamy również możliwość rejestracji Zamówień u Dostawców(ZD) oraz Rezerwacji Odbiorców(RO).
W związku z oddzieleniem funkcjonalności handlowej i magazynowej w programie funkcjonuje:
Ilość towaru – ilość wynikająca z dokumentów magazynowych wprowadzonych w systemie,
Ilość zarezerwowana – ilość zablokowana do sprzedaży,
Ilość dostępna – ilość dostępna do sprzedaży uwzględniająca wszystkie rezerwacje towaru.
Warto wiedzieć, że w systemie istnieje możliwość wprowadzania dokumentów do tzw. Bufora – dokumenty są zapisywane, ale możliwa jest ich dalsza edycja do momentu zatwierdzenia. Dokumenty przychodowe (FZ, PW, PZ) w buforze mają wpływ na ilość zamówioną. Dokumenty rozchodowe magazynowe (RW, WZ) – zdejmują towar z magazynu, natomiast dokumenty handlowe (FS, PA) niepowiązane jeszcze z dokumentem WZ w zależności od ustawień systemu mogą rezerwować towar lub od razu zdejmować go z magazynu.
Magazyn składa się z kartotek towarowych. Z kolei kartoteki towarowe składają się z zasobów. Zasób reprezentuje ilość i wartość każdej dostawy towaru, wprowadzonej dokumentem magazynowym (Bilans Otwarcia, PW, PZ, MM, korekty WZ, korekty RW). Jeżeli na jednym dokumencie dany towar został wprowadzony w kilku pozycjach, to każda pozycja jest traktowana jako odrębny zasób. Zasoby nie są łączone.
W programie dostępne jest rozliczenie magazynu jedną z wybranych metod: FIFO, LIFO, AVCO, a w module Handel Plus dodatkowo możliwe jest wskazanie na konkretne dostawy podczas wydawania towaru z magazynu.
Współpraca modułu Faktury i Handel z modułami księgowymi
Proces księgowania dokumentów zależy od rodzaju prowadzonej księgowości. Księgowanie dokumentów przebiega w przypadku modułu Księga podatkowa dwuetapowo. W pierwszej kolejności użytkownik przenosi dokumenty handlowe (FA, PA, FZ) do odpowiednich rejestrów VAT. Odpowiada za to przycisk . Następnie użytkownik z poziomu rejestru VAT dokonuje zaksięgowania dokumentów do KPiR.
W przypadku modułu Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus księgowanie może przebiegać jedno- lub dwuetapowo. W pierwszym przypadku użytkownik księguje dokumenty handlowe FA, PA, FZ oraz magazynowe PZ, WZ, PW, RW, PWP, RWS, MM (aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus) za pomocą predekretacji lub schematów księgowych. Księgowanie możliwe jest po naciśnięciu przycisku (widoczny na liście FA, PA oraz FZ, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametr Księgowanie faktur VAT poprzez rejestr VAT jest odznaczony).
W drugim przypadku użytkownik przenosi dokumenty handlowe FA, PA, FZ do odpowiednich rejestrów VAT za pomocą przycisku , a następnie z poziomu rejestru VAT dokonuje zaksięgowania dokumentów na odpowiednie konta księgowe.
Zapis w rejestrach VAT
Dokumenty sprzedaży i zakupu wystawione w module Faktury można zapisać do rejestrów VAT znajdujących się w module KsięgaPodatkowa lub Księga Handlowa. Aby to zrobić, należy:
w konfiguracji modułów księgowych założyć odpowiednie rejestry VAT (Konfiguracja/ Firma/Księgowość/Rejestry sprzedaży VAT i Rejestry zakupu VAT),
na liście dokumentów zaznaczyć te dokumenty, które mają być zapisane do wskazanego rejestru,
w chwili rozpoczęcia operacji zapisu program zapyta o nazwę rejestru VAT, w którym dokumenty mają zostać umieszczone,
wybór i akceptacja rejestru rozpoczyna proces zapisu,
po zakończeniu księgowania wszystkie przeniesione faktury w kolumnie status otrzymują znacznik V.
Zapisane w rejestrze VAT dokumenty znajdują się w buforze tego rejestru. Jeśli zapis skasujemy z bufora rejestru VAT – dokument zostanie „odksięgowany” – zniknie status V.
Jeśli faktura jest zapisana w rejestrze VAT (status V) – na zakładce [Dokumenty] znajduje się informacja o wpisie do rejestru wraz z możliwością podglądu odpowiadającego jej zapisu w rejestrze VAT.
Do rejestru VAT przenoszone są wszystkie informacje o dokumencie: dane kontrahenta, daty wystawienia i sprzedaży (zakupu i wpływu), forma płatności, kwota zapłacona.
Nie można księgować dokumentów znajdujących się w buforze i dokumentów anulowanych. Przy próbie wykonania takiego zapisu program poinformuje o tym stosownym komunikatem.
Księgowanie wg kategorii
Dokumenty są księgowane zawsze w stosunku 1:1 tzn. jedna zaksięgowana faktura tworzy jeden zapis w rejestrach VAT. Zasada ta nie dotyczy jedynie Paragonów, których księgowanie zostało opisane w odrębnym rozdziale.
Na dokumencie znajdować mogą się nie tylko towary w różnych stawkach VAT ale i z różnych kategorii.
Podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT sumowane są wartości towarów w poszczególnych stawkach VAT z uwzględnieniem wpisanych kategorii.
Jeśli pozycje mają różne kategorie – jeśli towary z jednej stawki VAT są przypisane do różnych kategorii trafiają do zapisu w rejestrze jako oddzielne pozycje. Może to prowadzić do powstawania różnic w wartości VAT – powstające różnice są doliczane do pozycji o większej wartości.
Jeśli pozycje nie mają własnych kategorii– do rejestru przenoszone są z kategorią dziedziczoną z nagłówka. Wtedy trafiają do zapisu VAT z podziałem jedynie na stawki VAT.
Jeśli część pozycji ma przypisane kategorie, a część nie – dla pozycji posiadających kategorie jest ona kopiowana (pkt.1), dla pozycji bez kategorii jest ona dziedziczona z nagłówka dokumentu (pkt.2).
Przykład
Na wystawionej fakturze (kategoria w nagłówku Sprzedaż) znajdują się towary:
Nazwa
Ilość
Cena netto
Wartość netto
Stawka VAT
Kategoria
Towar_1
5
10.00
50
0.22
Projekty
Towar_2
7
20.00
140
0.07
Projekty
Towar_3
2
50.00
100
0.22
Transport
Towar_4
1
100.00
100
0.07
Akcesoria
Towar_5
1
200.00
200
0.22
Projekty
Po zaksięgowaniu tej faktury do rejestru VAT, na zapisie w rejestrze znajdowały się będą pozycje:
Kategoria
Stawka VAT
Wartość netto
VAT
Brutto
Kolumna
Projekty
0.22
250.00
55.00
305.00
7. Sprzedaż
Projekty
0.07
140.00
9.80
149.80
7. Sprzedaż
Transport
0.22
100.00
22.00
122.00
7. Sprzedaż
Akcesoria
0.07
100.00
7.00
107.00
7. Sprzedaż
Księgowanie dokumentów korygujących
Podczas przenoszenia korekt do rejestru VAT sumowane są wartości korygowanych towarów w poszczególnych stawkach VAT z uwzględnieniem wpisanych kategorii. Dotyczy to korekt ilości i wartości.
W przypadku korekty stawki VAT – program pomniejsza sprzedaż w starej stawce i powiększa w nowej. Jeśli uwzględniane są kategorie elementów – działanie takie dotyczy nie tylko poszczególnych stawek VAT, ale i kategorii.
Przykład
Na wystawionej fakturze (kategoria w nagłówku Sprzedaż) znajdują się towary:
Nazwa
Ilość
Cena netto
Wartość netto
Stawka VAT
Kategoria
Towar_1
5
10.00
50
0.22
Projekty
Towar_2
7
20.00
140
0.07
Projekty
Towar_3
2
50.00
100
0.22
Transport
Towar_4
1
100.00
100
0.07
Akcesoria
Towar_5
1
200.00
200
0.22
Projekty
Korygujemy stawkę VAT z 22% na 7% na dwóch towarach: Towar 1 (kategoria Projekty) i Towar 3 (kategoria Transport). Po zapisie w rejestrze VAT korekta będzie wyglądała następująco:
Kategoria
Stawka VAT
Wartość netto
VAT
Brutto
Kolumna
Projekty
0.22
-50
-11.00
-61.00
7. Sprzedaż
Projekty
0.07
50
3.50
53.50
7. Sprzedaż
Transport
0.22
-100
- 22.00
-122.00
7. Sprzedaż
Transport
0.07
100
7.00
107.00
7. Sprzedaż
Księgowanie do księgowości kontowej
Za księgowanie kontowe odpowiada w programie przycisk . Po uruchomieniu funkcji należy wskazać, który schemat księgowy powinien być wykorzystany podczas księgowania zaznaczonych dokumentów.
W module Księga Handlowa, z poziomu którego tworzone są schematy księgowe, istnieje kilka typów schematów, w zależności od tego, jakie dokumenty będą przy ich użyciu księgowane. Podczas księgowania dokumentów proponowane są schematy skojarzone z wybranym rodzajem dokumentów. Np. jeśli księgowane są dokumenty z listy Faktur Sprzedaży – proponowane będą do wyboru schematy typu Faktura Sprzedaży. Podczas księgowania Faktur Zakupu – schematy typu Faktury Zakupu itd.
Na formularzach dokumentów zapisanych na stałe, które mają zostać zaksięgowane znajduje się zakładka [Predekretacja] umożliwiająca sprawdzenie powstałego przyszłego księgowania dokumentu. Na listach księgowanych dokumentów jest dostępna dodatkowa kolumna PRED, przyjmuje wartość Tak jeśli dokument był predekretowany.
Zasady na temat tworzenia schematów księgowych, predekretacji zostały opisane w podręczniku do modułu Księga Handlowa.
Współpraca modułu Faktury i Handel z modułem Kasa/Bank
Każda transakcja handlowa (Faktura Sprzedaży, Paragon, Faktura Zakupu) jest powiązana z przychodem lub rozchodem środków finansowych w firmie. Przychód/rozchód może być natychmiastową wpłatą lub wypłatą gotówki do kasy, albo może być zapowiedzią przyszłej wpłaty bądź wypłaty.
Obydwie sytuacje mają swoje odzwierciedlenie w module Kasa/Bank. Moduł ten składa się z dwóch powiązanych ze sobą części:
rejestrów kasowych/bankowych, w których umieszczane są zapisy o dokonanych (potwierdzonych) wpłatach i wypłatach,
preliminarza płatności, w którym umieszczane są zdarzenia związane z planowanymi wpłatami lub wypłatami.
Zapisy z rejestrów można powiązać ze zdarzeniami w preliminarzu. Jeśli np. planowanym zdarzeniem w preliminarzu jest otrzymanie zapłaty za wystawioną fakturę, a w rejestrze kasowym znajdzie się zapis potwierdzający wpłatę za fakturę przez kontrahenta – zapis z rejestru można powiązać ze zdarzeniem w preliminarzu. Mówimy wówczas, że zapis i zdarzenie rozliczyły się nawzajem.
W obrębie zapisów w rejestrach lub w obrębie zdarzeń w preliminarzu można dokonywać kompensat. Skompensować ze sobą można więc dwa zdarzenia lub dwa zapisy.
Przykład
Dla jednego z kontrahentów wystawiliśmy Fakturę Sprzedaży z odroczoną płatnością na kwotę 1000 zł. Zanim ją zapłacił, kontrahent zwrócił część towaru na kwotę 800 zł. Na fakturze korygującej również zapisany został odroczony termin płatności. Obydwie transakcje wprowadziły do preliminarza zdarzenia: planowaną wpłatę 1000 zł i planowaną wypłatę 800 zł. Zamiast „wymieniać się” przelewami, można te dwa zdarzenia skompensować. W efekcie pozostanie nam w preliminarzu zdarzenie planujące wpłatę 200 zł przez kontrahenta.
Uwaga
Każdy dokument handlowy (FA, PA, FZ i ich korekty) wystawiony w module Faktury powoduje powstanie odpowiedniego zdarzenia w preliminarzu. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Ustawiaj stan wszystkich płatności na „Nie podlega” lub na karcie kontrahenta na zakładce [Płatności]zaznaczono Nie rozliczaj płatności, wtedy taki zapis otrzyma w Preliminarzu status Nie podlega. To, w którym rejestrze preliminarza i w którym rejestrze kasowym/bankowym zostaną dokonane zapisy zależy od formy płatności i związanego z nią rejestru.
Jeśli płatność za dokument jest odroczona – powstaje zdarzenie w Preliminarzu (nierozliczone). Zdarzenie takie nie jest edytowalne. Data zdarzenia w preliminarzu jest zgodna z datą wystawienia dokumentu. Wyjątkiem jest Faktura Zakupu, dla której datę tę można ustawić w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów.
Jeśli płatność za fakturę jest natychmiastowa (np. gotówka) – oprócz zdarzenia w preliminarzu (ze statusem rozliczony całkowicie) automatycznie tworzony jest także zapis w rejestrze kasowym. Datę, z jaką tworzony ma być zapis kasowy można zdefiniować w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów.
Domyślnie w programie nie ma możliwości wystawienia dokumentu z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Jednak w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr, który po zaznaczeniu pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Parametr może być również wykorzystywany w firmach, gdzie zapłata karta kredytową nie tworzy zapisu kasowego. Jeśli będzie zaznaczony program pozwoli zatwierdzić dokument płatny kartą, wystawiony dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!, pomimo, że nie tworzy on zapisu KP (czyli pozostaje nierozliczony).
Ponadto w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentówużytkownik może zadecydować, która data na wprowadzanym dokumencie powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności oraz pod jaka data powinien być tworzony zapis kasowy dla płatności, które powodują natychmiastowe rozliczenie dokumentu i utworzenie zapisu KP/KW.
Informację o tym, w jakiej części wybrany dokument został już rozliczony, można znaleźć na jego formularzu w polu Zapłacono. W przypadku dokumentów zapisanych do bufora, które są w pełni edytowalne, rozliczenie nie jest możliwe, dlatego też na formularzu oraz wydruku dokumentu kwota zapłaty wynosi zawsze 0,00. Jedynym wyjątkiem jest wydruk dostępny w gałęzi Wydruk danych/ Faktura VAT/ Gotówkowa dla faktury gotówkowej zapisanej do bufora, na którym znajduje się adnotacja „Zapłacono gotówką”.
Aby na formularzu i wydruku znalazła się informacja o dokonanej wpłacie, należy:
na zakładce [Płatności]wskazać zapis kasowy/bankowy i zapisać dokument na trwałe,
najpierw zapisać dokument na trwałe, a następnie rozliczyć go w Preliminarzu Płatności,
podczas trwałego zapisu dokumentu wprowadzić odpowiednią kwotę w oknie Potwierdzenie wpłaty gotówki, które pojawia się przy zatwierdzaniu dokumentu gotówkowego.
Formy płatności
W programie istnieje pięć domyślnych form płatności, które można wybrać na dokumentach sprzedażowych i zakupowych: gotówka, przelew, kredyt, czek, inna. Do każdej formy można przypisać odpowiedni rejestr, czyli konto bankowe lub kasę, które najpierw należy wprowadzić w Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe.
Użytkownik może dodać własne formy płatności w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności. Dla nowej formy płatności należy podać jej nazwę, typ (gotówka, przelew, karta, kompensata) i termin płatności. W polu Rejestr wybieramy domyślny rejestr. Do rejestru przypisane są raporty kasowe/bankowe, do których wprowadzane są zapisy, czyli informacje o rozliczeniach do dokumentów, na których wskażemy taką formę płatności powiązaną z rejestrem. Raporty dla poszczególnych rejestrów można wprowadzić w menu Kasa/Bank/ Raporty kasowe/bankowe. Dla raportu należy podać okres obowiązywania. Można tworzyć raporty tygodniowe, miesięczne, roczne lub w dowolnym przedziale czasowym. Przedziały czasowe poszczególnych raportów nie mogą się na siebie nakładać. W momencie zapisu rozliczenia dokumentu program sprawdza jaka jest wybrana forma płatności, z jakim rejestrem jest powiązana, następnie sprawdzane jest czy dla danego rejestru istnieje otwarty raport na dany dzień. Jeśli jest taki raport, wówczas wprowadzany jest do niego zapis. Jeśli raport nie zostanie znaleziony (nie będzie dodany w programie lub jest, ale został zamknięty), program poinformuje o tym odpowiednim komunikatem. Szczegółowe informacje dotyczące rejestrów i raportów kasowych/bankowych znajdują się w artykułach: Raporty kasowe/bankowe, Rejestry kasowe/bankowe.
Kreator konta bankowego
Z poziomu listy Faktur Sprzedaży oraz formularza Faktury Sprzedaży użytkownik może w sposób uproszczony dodać nowy rachunek bankowy do programu. Za pomocą przycisku dostępnego w menu programu można utworzyć nowy Rejestr bankowy (również w walucie obcej). Po zapisaniu Rejestru pojawi się okno:
Dodatkowe akcje przy dodawaniu rejestru K/B
w którym należy zdecydować, czy otworzyć nowy Raport bankowy oraz przypisać Rejestr do wybranej formy płatności (już istniejącej lub nowej).
Płatności do dokumentów w walutach
Każda forma płatności jest skojarzona z rejestrem złotówkowym (kasą/ rachunkiem prowadzonym w walucie systemowej PLN). Dodatkowo z każdą formą płatności można powiązać rejestry walutowe.
Uwaga
Z jedną formą płatności może być skojarzony tylko jeden rejestr w danej walucie. (tzn. z jedną formą płatności nie mogą być skojarzone np. dwa rejestry walutowe w EURO). Dzięki temu można w jednoznaczny sposób określić, do którego rejestru powinien trafić dokument kasowy w danej walucie.
W chwili wprowadzania dokumentu program sprawdza, w jakiej walucie jest wystawiany dokument, a następnie – jakie rejestry są skojarzone z wybraną formą płatności:
jeśli dokument jest w PLN – zapis/ płatność w Kasie/Banku jest wprowadzana w rejestrze domyślnym (złotówkowym),
jeśli dokument jest w walucie, która jest przypisana do wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze skojarzonym z daną walutą,
jeśli dokument jest w walucie, która nie jest uzupełniona dla wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze domyślnym (złotówkowym).
Dzięki takiemu rozwiązaniu wykorzystując jedną formę płatności można wprowadzać zapisy/ płatności do rejestrów w różnych walutach.
Uwaga
Dokumenty wystawione w walucie obcej można rozliczać zapisami kasowymi wprowadzonymi w PLN. I odwrotnie – dokumenty w PLN mogą być rozliczane zapisami wprowadzanymi w walutach obcych. Sposób przeprowadzania takich rozliczeń został opisany w podręczniku do modułu Kasa/Bank.
Płatność gotówką
Dla dokumentów płatnych gotówką w chwili ich wystawienia (termin płatności jest równy dacie wystawienia) program automatycznie wykonuje następujące operacje:
na zakładce [Płatności]pojawia się pozycja: termin: data bieżąca, forma: gotówka…
zatwierdzenie dokumentu (trwałe), korekty do dokumentu wyświetla okno potwierdzające wpłatę/ wypłatę do rejestru kasowego (powiązanego z formą płatności gotówka). W przypadku gdy nie istnieje raport, do którego można dodać płatność, przy zapisie dokumentu na stałe generowany jest komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? (Tak/ Nie). Po wybraniu opcji Tak otwierany jest nowy raport.
potwierdzamy wpłatę/ wypłatę
automatycznie w preliminarzu rejestru kasowego pojawi się zdarzenie planujące wpłatę/ wypłatę gotówki
automatycznie w rejestrze kasowym pojawia się zapis potwierdzający wpłatę/ wypłatę gotówki
automatycznie zapis z rejestru rozlicza zdarzenie w preliminarzu. Zarówno zapis jak i zdarzenie otrzymują status całkowicie rozliczonych (R)
dokument uzyskuje status rozliczonej – kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.
Zmiana kwoty wpłaty
Na karcie operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry] znajduje się parametr Blokada zmiany kwoty wpłaty do dokumentów. Operator, na którego zostanie nałożona blokada, podczas zatwierdzania dokumentu nie będzie mógł wprowadzić w oknie potwierdzenia wpłaty/wypłaty gotówki niższej kwoty, niż kwota wynikająca z płatności dla tego dokumentu.
Kasy domyślne dla operatorów
Istnieje możliwość takiego zdefiniowania formy płatności gotówka, by dla każdego operatora zapisy kasowe trafiały do odrębnej kasy (rejestru kasowego).
Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Ogólne] (Parametry wspólne) jest dostępne pole Domyślna kasa. Z rozwijanej listy można wybrać kasę, do której powinny trafić zapisy kasowe związane z dokumentami wystawianymi przez tego operatora.
Na definicji formy płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności), w polu Rejestr istnieje możliwość przypisania rejestru –domyślna-.
W przypadku, gdy operator ma przypisaną domyślną kasę, a równocześnie forma płatności typu gotówka jest skojarzona z rejestrem domyślnym – w trakcie wystawiania dokumentu płatnego gotówką program sprawdzi, która kasa jest przypisana do aktualnie zarejestrowanego operatora i w tym rejestrze utworzy zapis kasowy, związany z dokumentem.
Numeracja zapisów kasowych
Podczas zatwierdzania dokumentów handlowych (FA, FZ) płatnych gotówką tworzone są zapisy kasowe. Istnieje możliwość wyboru, w jaki sposób zapisy te mają być numerowane:
numeracja zapisów zgodna z numeracją dokumentów (numer KP/ KW identyczny jak numer dokumentu, na podstawie którego powstał),
numeracja zapisów niezależna, wg określonego schematu numeracji wpłat i wypłat.
Sposób numeracji zależy od ustawienia parametru Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry:
jeśli parametr jest odznaczony – numer zapisu kasowego jest zgodny z numerem dokumentu,
jeśli parametr jest zaznaczony – numer zapisu jest tworzony zgodnie z domyślnym schematem numeracji dla wpłat i wypłat, przypisanym w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Dokumenty (numer dokumentu jest wpisywany wtedy w pole Numer obcy na KP/KW).
Data automatycznego zapisu kasowego
W sytuacji, gdy zapis dokumentu powoduje automatyczne powstanie zapisu kasowego data zapisu jest pobierana z dokumentu. W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów istnieje możliwość ustawienia, pod jaką datą mają takie zapisy powstawać.
Parametr ustala się indywidualnie dla każdego rodzaju dokumentu i może to być:
dla Faktur Sprzedaży – data wystawienia i data sprzedaży
dla Paragonów – data wystawienia lub data sprzedaży
dla Faktur Zakupu – data wystawienia, data zakupu lub data wpływu dokumentu
Płatność kartą kredytową
Dla dokumentów płatnych kartą kredytową w chwili ich wystawienia (termin płatności jest równy dacie wystawienia) istnieje możliwość ustalenia, czy powinien być tworzony automatycznie zapis kasowy (jak w przypadku płatności gotówkowych). W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową.
Jeśli parametr nie jest zaznaczony – zatwierdzenie dokumentu powoduje powstanie zdarzenia w Preliminarzu Płatności. Zdarzenie ma status Nierozliczony.
Jeśli parametr jest zaznaczony:
zatwierdzenie dokumentu (trwałe) wyświetla okno potwierdzające wpłatę/ wypłatę do rejestru kasowego (powiązanego z formą płatności karta). W okienku należy podać typ i numer karty (poprawność numeru karty jest sprawdzana wg algorytmu Luhna i zgodnie z regułami określonymi dla danego typu karty) oraz datę ważności karty. Jeśli jeden z warunków nie jest spełniony (numer karty nie jest poprawny lub termin ważności już upłynął) – program nie pozwoli na akceptację płatności.
Po zatwierdzeniu wpłaty/wypłaty automatycznie w preliminarzu rejestru kasowego pojawi się zdarzenie planujące wpłatę/ wypłatę kartą kredytową.
Automatycznie w rejestrze kasowym pojawia się zapis potwierdzający wpłatę/ wypłatę gotówki. Na wydruku raportu kasowego jest on ujęty w podsumowaniu w pozycji Forma płatności/ Karta.
Automatycznie zapis z rejestru rozlicza zdarzenie w preliminarzu. Zarówno zapis jak i zdarzenie otrzymują status całkowicie rozliczonych (R).
Dokument uzyskuje status rozliczonego – kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.
Uwaga
Warto wiedzieć, że w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr odpowiedzialny za sprawdzanie poprawności numeru karty Kontrola numerów kart kredytowych:
jeśli parametr jest zaznaczony – program sprawdza poprawność wprowadzanych numerów (szczegóły w instrukcji do modułu Kasa/Bank)
jeśli parametr jest odznaczony – program nie kontroluje poprawności wprowadzanych numerów
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony!, który po zaznaczeniu pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Parametr może być wykorzystywany w firmach, gdzie zapłata karta kredytową nie tworzy zapisu kasowego. Jeśli będzie zaznaczony program pozwoli zatwierdzić dokument płatny kartą, wystawiony dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!, pomimo, że nie tworzy on zapisu KP (czyli pozostaje nierozliczony).
Płatności odroczone – przelew, kredyt
Dla dokumentów z odroczonym terminem płatności, gdy spłata całej kwoty jest odroczona, na styku modułów Faktury i Kasa/Bank wykonywane są następujące operacje:
na zakładce [Płatności]pojawia się pozycja: termin: odroczona data płatności, forma: przelew…
zatwierdzamy dokument
automatycznie w preliminarzu rejestru bankowego (powiązanego w konfiguracji z formą płatności przelew) pojawi się zdarzenie planujące otrzymanie przelewu na całkowitą wartość faktury. Zdarzenie to ma status nierozliczonego (N)
gdy na wyciągu bankowym otrzymamy potwierdzenie przelewu od/ dla kontrahenta, dotyczące omawianego dokumentu – wprowadzamy odpowiedni zapis do rejestru bankowego. Zapis ma status nierozliczonego (N)
rozliczamy ze sobą wprowadzony zapis potwierdzający otrzymanie przelewu i zdarzenie planujące otrzymanie tej wpłaty. Po rozliczeniu zapis i zdarzenie otrzymują status rozliczonych (R).
dokument uzyskuje status rozliczonego – kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.
Domyślny bank dla operatora
Istnieje możliwość takiego zdefiniowania formy płatności przelew, aby dla każdego operatora płatności trafiały na odrębne konto bankowe (rejestr bankowy).
Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), zakładce [Ogólne] (Parametry wspólne) jest dostępne pole Domyślny bank.
Funkcjonalność działała na podobnej zasadzie jak domyślna kasa dla Operatora i może być wykorzystywana np. w sytuacji, gdy firma posiada kilka oddziałów, pracuje na jednej bazie danych, a należności regulowane za pomocą formy płatności „przelew”, mają wpływać na różne konta bankowe. Każdy z Operatorów może wybierać tą samą formę płatności „przelew” ale będzie ona generowała płatności w różnych rejestrach.
Z rozwijanej listy należy wybrać rejestr bankowy, na który powinny trafić płatności związane z dokumentami wystawianymi przez tego operatora.
Na definicji formy płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności), w polu Rejestr istnieje możliwość przypisania rejestru –domyślna-.
W przypadku, gdy operator ma przypisany domyślny bank, a równocześnie forma płatności typu przelew jest skojarzona z rejestrem domyślnym – w trakcie wystawiania dokumentu płatnego przelewem program sprawdzi, który rejestr bankowy jest przypisany do aktualnie zarejestrowanego operatora i w tym rejestrze utworzy zdarzenie w Preliminarzu Płatności, powiązane z dokumentem.
Domyślny płatnik na dokumentach
W programie możliwe jest generowanie płatności do dokumentów na inny podmiot, niż Kontrahent wybrany na dokumencie, poprzez wskazanie domyślnego płatnika lub powiązanie formy płatności z podmiotem. Funkcjonalność może być wykorzystywana m.in. w przypadku zapłaty za fakturę kartą kredytową, gdy płatność rozliczana jest np. z operatorem kart płatniczych lub do rozliczeń opłat na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych.
Wybór domyślnego płatnika dla konkretnego dokumentu jest możliwy na dokumentach FA, PA, FZ, FRR, WKA i PKA na zakładce [Kontrahent], w polu Domyślny płatnik. Automatycznie jest tu przenoszony kontrahent (Nabywca/Dostawca) z dokumentu. Użytkownik może go zmienić, wybierając dowolny podmiot z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów. Forma oraz termin płatności pobierane są z karty kontrahenta, który jest domyślnym płatnikiem.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Na Fakturze Zakupu, Fakturze Zakupu od Rolnika Ryczałtowego oraz na korektach do tych dokumentów, na zakładce [Kontrahent] w sekcji Domyślny płatnik można wskazać numer rachunku bankowego Płatnika, na który ma zostać wykonana płatność (automatycznie podpowiada się konto bankowe oznaczone na karcie kontrahenta jako domyślne):
Na korektach do FZ, FRR zawsze automatycznie ustawiany jest domyślny rachunek bankowy Płatnika (nie jest przenoszone konto bankowe Płatnika z dokumentu korygowanego). Użytkownik ma możliwość ręcznej zmiany na korekcie numeru rachunku bankowego Płatnika.
Na FZ, FRR powstałych przez kopiowanie ustawiany jest numer rachunku bankowego Płatnika z dokumentu kopiowanego, pod warunkiem że ten numer aktualnie znajduje się na formularzu Płatnika. Jeśli numer rachunku bankowego Płatnika został usunięty, na skopiowanym dokumencie ustawiany jest domyślny numer rachunku bankowego Płatnika.
Aby powiązać formę płatności z podmiotem, należy przejść do Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności:
Po wybraniu nowego kontrahenta na dokumencie lub zmianie domyślnego płatnika na zakładce [Kontrahent], płatnik zostanie zmieniony na tych płatnościach, które nie mają ustawionej formy płatności związanej z podmiotem.
W przypadku, kiedy na dokumencie zostanie wybrana forma płatności z podpiętym płatnikiem, w tabeli z rozliczeniami na zakładce [Płatności] w polu Płatnik zostanie ustawiony podmiot z formy płatności.
Jeżeli forma płatności zostanie zmieniona na zakładce [Płatności], w kolumnie Płatnik zostanie ustawiony płatnik z formy płatności lub - w przypadku jego braku – domyślny płatnik z zakładki [Kontrahent].
Zdarzenia w Preliminarzu Płatności oraz automatyczne zapisy kasowe generowane są dla płatników ustawionych w tabeli na zakładce [Płatności].
Podczas rozliczania dokumentu z zaliczkami (z wcześniej utworzonymi w programie zapisami kasowymi/bankowymi), po wciśnięciu przycisku plusa pod oknem Zaliczki do rozliczenia wyświetlone zostaną zaliczki dla domyślnego płatnika. Użytkownik może wybrać inny podmiot, aby rozliczyć dokument z wpłatami od innego płatnika.
Podczas przekształcania dokumentów tabela z płatnościami jest przenoszona z dokumentu źródłowego.
Na korektach dokumentów jako domyślny płatnik ustawiany jest podmiot z dokumentu korygowanego (Nabywca/Dostawca).
Płatności a dokumenty w buforze
Dla dokumentów zapisanych do bufora, bez względu na formę płatności, automatycznie tworzone jest w Preliminarzu zdarzenie, które:
jest również w buforze (na liście jest oznaczone kolorem zielonym),
ma status N – Nierozliczone,
nie da się go skasować z preliminarza (jest powiązane z dokumentem),
nie da się go rozliczać – ponieważ jest w buforze.
Zdarzenie to sygnalizuje, że być może (bufor!) będziemy spodziewać się zapłaty za fakturę, ale ponieważ zarówno dokument jak i zdarzenie są buforze – ma to znaczenie wyłącznie informacyjne.
Skasowanie dokumentu z bufora pociąga za sobą automatyczne skasowanie zdarzenia z preliminarza.
Zatwierdzenie dokumentu spowoduje:
jeśli dokument jest z odroczoną płatnością – zdarzenie w preliminarzu zmienia stan na Zatwierdzone do realizacji. W dalszym ciągu nie można go skasować, ale można rozliczać.
Jeśli dokument jest płatny w chwili zatwierdzenia (gotówką) – utworzony zostaje zapis w rejestrze KASA (skojarzonym z formą płatności gotówka) potwierdzający wpłatę. Zdarzenie w preliminarzu zmienia stan na zatwierdzone do realizacji. Zapis z rejestru KASA i zdarzenie z preliminarza rozliczają się nawzajem.
Jeśli faktura jest częściowo płatna gotówką (przy zatwierdzeniu dokumentu), częściowo przelewem (odroczona płatność) – zdarzenie z preliminarza zmieni stan na Zatwierdzone do realizacji, w rejestrze kasa utworzony zostanie zapis potwierdzający częściową wpłatę i zapis ten częściowo rozliczy zdarzenie z preliminarza (C).
Płatności a dokumenty anulowane
Dokument można anulować również wtedy, gdy został już rozliczony. W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów.
Jeśli parametr nie jest aktywny – nie można anulować dokumentu, który został już rozliczony (całkowicie lub częściowo). Rozliczenie należy wcześniej usunąć bezpośrednio z poziomu modułu Kasa/Bank.
Jeśli parametr jest aktywny – dokument można anulować nawet jeśli został już rozliczony:
jeśli dokument nie był jeszcze rozliczony – po anulowaniu znika z Preliminarza planowana płatność z nim związana,
jeśli dokument był rozliczony „ręcznie” przez użytkownika, tzn. wpłata gotówki nie nastąpiła automatycznie po zatwierdzeniu faktury, a rozliczenie nastąpiło z poziomu modułu Kasa/ Bank – po anulowaniu:
rozpięte zostaje rozliczenie,
znika płatność z Preliminarza,
zapis kasowy pozostaje w raporcie ze statusem
jeśli dokument był rozliczony w chwili zatwierdzenia (np. Faktura Sprzedaży płatna gotówką przy zatwierdzeniu spowodowała powstanie zapisu kasowego) po anulowaniu program:
rozpina rozliczenie,
usuwa zdarzenie z Preliminarza,
usuwa zapis z raportu kasowego (pod warunkiem, że raport kasowy jest nadal otwarty,
jeśli raport kasowy został już zamknięty - usuwane jest jedynie rozliczenie, a zapis pozostaje ze statusem Nierozliczony.
Płatności a dokumenty korygujące
Faktury korygujące traktowane są jako niezależne dokumenty (pomimo, że wystawiamy je wskazując na dokument źródłowy). Dlatego płatności do nich generowane są analogicznie jak w przypadku podstawowych faktur VAT. Dosyć często spotykaną formą rozliczania faktur korygujących jest ich kompensata z dokumentem źródłowym. W systemie Comarch ERP Optima można to zrobić korzystając z funkcji rozliczenia i wybierając opcję kompensata.
Automatyczne kompensaty
W systemie istnieje możliwość automatycznego kompensowania dokumentów (np. Faktury Sprzedaży i korekt do niej). W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się zmienna Automatyczne kompensaty. Powoduje ona, że program automatycznie kompensuje ze sobą Fakturę Sprzedaży i wystawioną do niej korektę.
Zasady automatycznego kompensowania dokumentów:
Kompensata dotyczy jedynie Faktur Sprzedaży i korekt do FA.
Faktura korygująca musi być zatwierdzona na trwałe (nie do bufora).
W konfiguracji musi być zdefiniowana forma płatności typu
Forma płatności kompensata musi być zadeklarowana na fakturze korygującej.
Faktura korygująca zostanie rozliczona całkowicie lub częściowo, w zależności od kwoty, jaka została do rozliczenia na fakturze sprzedaży.
Podgląd rozliczeń z poziomu dokumentu
Możemy podejrzeć jakie dokumenty rozliczają daną fakturę (FZ, FA), Paragon, WKA, PKA oraz dokument Tax Free jak też korekty do nich. Okno podglądu można otworzyć z poziomu listy dokumentów jak też z poziomu formularza danego dokumentu za pomocą funkcji dostępnej w pasku zadań.
Okno można otworzyć jeżeli dokument jest całkowicie lub częściowo rozliczony.
Lista dokumentów rozliczających
Okno jest listą zawierającą informacje:
Numer dokumentu, dla którego są wyświetlane zapisy rozliczające
Kwota – kwota dokumentu w walucie tego dokumentu. Do tej wartości wliczane są zdarzenia o statusie Nie podlega rozliczeniu. Jeżeli wszystkie zdarzenia mają status Nie podlega, wówczas przy próbie otwarcia listy dokumentów rozliczających wyświetlany jest komunikat Dokument nie podlega rozliczeniu.
Rozliczono - suma rozliczonych kwot dla danego dokumentu w walucie w jakiej został wystawiony
Pozostaje - różnica pomiędzy kwotą dokumentu i kwotą rozliczoną
Status rozliczenia (Rozliczono całkowicie lub Rozliczono częściowo)
Nie podlega – suma wartości zdarzeń nie podlegających rozliczeniu
Z poziomu listy Faktur Zakupu dostępny jest wydruk Zestawienie do korekty podatku dochodowego, prezentujący listę niezapłaconych Faktur Zakupu kwalifikujących się do korekty wraz z dokumentami, które rozchodowały towar z tych faktur.
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Po wybraniu wydruku wyświetla się okno, w którym należy ustalić następujące parametry:
Dokumenty zakupu niezapłacone: na dzień …. – data, dla której zostaną wyświetlone dokumenty kwalifikujące się do korekty podatku,
Rozchody towarów i usług za okres: od dnia …. do dnia …. – okres, w jakim zasoby z wyświetlonych Faktur Zakupu zostały wydane.
Informacje drukowane na Zestawieniu (w pierwszej linii znajdują się informacje o Fakturach Zakupu, w pozostałych – dotyczące dokumentów rozchodowych):
Numer faktury zakupu – numer obcy Faktury Zakupu,
Nazwa kontrahenta – nazwa kontrahenta, od którego zakupiono towar,
Nr dokumentu rozchodu – numery dokumentów WZ, RW, FA, którymi ten towar został wydany (dokument FA pojawia się, jeżeli jest to faktura z pobraniem lub jest powiązana z WZ).
Data dokumentu – data zakupu/ data sprzedaży,
Wartość netto – wartość netto Faktury Zakupu,
Wartość rozchodu - koszt zakupu wydanego towaru (wykazany koszt zawiera również kwoty wynikające z późniejszych korekt oraz korekt kosztów, czyli dokumentów WZKK), dodatkowo dla każdej FZ pod tabelą znajduje się podsumowanie wartości rozchodu,
Kwota brutto – kwota brutto Faktury Zakupu,
Zaległość – kwota zaległości na dzień wskazany w parametrach wydruku,
Ilość dni po terminie – liczba dni, jaka upłynęła od terminu płatności faktury,
Ilość dni po terminie do dochodowego – liczba dni, od ilu Faktura Zakupu kwalifikuje się do korekty podatku.
Uwaga
W przypadku tworzenia FA do PA, w sytuacji przekształcania całościowego jednego lub kilku PA do FA, na zestawieniu jako numer dokumentu rozchodu drukuje się numer FA, a w kolumnie Wartość netto/wartość rozchodu widnieje wartość netto całego rozchodu z dokumentu FA. Natomiast w przypadku fakturowania wybranych pozycji z jednego bądź wielu Paragonów, jeśli dokumenty PA pobierają towar na zestawieniu, jako numer dokumentu rozchodu drukuje się numer FA i numer(y) PA dla pozycji nie ujętych na FA. W kolumnie Wartość netto/wartość rozchodu widnieje osobno wartość netto rozchodu dla FA i Wartość netto rozchodu dla PA nie ujętych na fakturze. W sytuacji fakturowania wybranych pozycji z jednego bądź wielu Paragonów, jeśli do PA/FA wystawione są dokumenty WZ, na zestawieniu jako numer dokumentu rozchodu drukuje się tylko numer FA. W kolumnie Wartość netto/wartość rozchodu widnieje wartość z całej sprzedaży (czyli wszystkich a nie tylko wybranych pozycji z PA).
W podsumowaniu zestawienia znajduje się:
Suma przeterminowanych zaległości – suma kolumny Zaległość,Suma wartości rozchodów – suma kolumny Wartość netto/ wartość rozchodu,
W zestawieniu ujęte będą Faktury Zakupu z datą zakupu nie wcześniejszą niż 1.01.2013r.
W Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Korekta kosztów do podatku dochodowego wyliczana na dzień:
30/90 – po zaznaczeniu tej opcji w kolumnie Ilość dni po terminie do dochodowego jest wyliczana od 30 dnia po terminie płatności faktury lub od 90 dnia liczonego od wystawienia faktury z terminem płatności dłuższym niż 60 dni,
31/91 – Ilości dni po terminie do dochodowego jest wyliczana o dzień później, w stosunku do powyższej opcji.
Jeżeli magazyn jest rozliczany według metody AVCO, na wydruku pojawi się wyłącznie informacja o niezapłaconych Fakturach Zakupu. Ze względu na brak powiązania między konkretnymi przyjęciami i wydaniami towaru w tej metodzie, zestawienie nie zawiera informacji o rozchodach z tych faktur.
[/su_list]
Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla
Od 15 kwietnia 2022 r. istnieje obowiązek drukowania tzw. Oświadczenia o kraju pochodzenia węgla w zakresie obrotu wyrobami węglowymi, Obowiązek ten wynika z Art. 13 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę. W programie Comarch ERP Optima zrealizowano wspomnianą funkcjonalność poprzez możliwość wydruku oświadczenia. Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla można wydrukować z poziomu:
pozycji zapisanego dokumentu – wydruk Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla i Oświadczenie o
kraju pochodzenia węgla (sPrint),
formularza Faktury – wydruk Eko – Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie i Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie (sPrint). Po wyborze tego typu wydruku dla pozycji węglowej będzie drukowana Faktura wraz ze świadectwem jakości i oświadczeniem.
Warunki wydruku oświadczenia:
na Fakturze muszą znajdować się pozycje węglowe z przypisanymi kodami CN: 2701 oraz 2704 wraz z podpozycjami tych kodów. Dla pozycji z innymi kodami CN oświadczenie nie będzie drukowane.
zaznaczenie parametru Obrót wyrobami węglowymi (w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe)
zaznaczenie parametru Akcyza na wyroby węglowe na karcie towaru, na zakładce [2 Dodatkowe]
wybór odpowiednich atrybutów:
OŚW_KRAJ_POCHO_WĘGLA – służy do przypisania kraju pochodzenia węgla
OŚW_REGION_WYDOBYCIA – oznaczenie regionu wydobycia węgla, którego krajem pochodzenia jest Ukraina lista regionów powinna zostać zdefiniowana przez Użytkownika
OŚW_DATA_WPROWADZENI – data wprowadzenia lub przemieszczenia węgla na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w przypadku węgla, którego krajem pochodzenia nie jest Rzeczpospolita Polska
OŚW_DATA_NABYCIA – data nabycia od kopalni na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w przypadku węgla, którego krajem pochodzenia jest Rzeczpospolita Polska.
Powyższe atrybuty należy przypisać do karty towaru będącej wyrobem węglowym lub bezpośrednio do pozycji dokumentu. Atrybuty wraz z wartościami uzupełnionymi na karcie towaru będą podczas wystawiania dokumentu automatycznie przenoszone na pozycje w sytuacji, gdy na atrybucie zostanie zaznaczony parametr Przenosić na transakcje. Na formularzu dokumentu istnieje możliwość dodania atrybutów kilkukrotnie z różnymi wartościami, natomiast na wydruku Oświadczenia wartości te drukowane są po przecinku.
Uwaga
W celu uzupełnienia atrybutów na zatwierdzonym dokumencie należy uprzednio zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok., w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na zakładce [Ogólne].
Na wydruku Oświadczenia o kraju pochodzenia węgla możliwe jest wykazanie informacji o adresie punktu sprzedaży i miejsca wystawienia dokumentu. W tym celu należy użyć odpowiednich atrybutów kontrahenta o nazwie Adres punktu sprzedaży węgla i Miejsce wystawienia dokumentu.
Powyższe atrybuty można przypisać do karty kontrahenta, na zakładce [Atrybuty], z zaznaczonym
Parametrem Przenosić na transakcje lub wskazać bezpośrednio na dokumencie, w zakładce [Atrybuty/JPK].
Numer oświadczenia
Każde oświadczenie posiada unikalny numer. W programie przyjęto zasadę, iż oświadczenie przyjmuje numer dokumentu, do którego zostało wystawione, łamany przez numer pozycji (Lp.) na dokumencie.
Wskazówka
Faktura na sprzedaż węgla została wystawiona z numerem FA/18/2022, na Fakturze znajdują się dwie pozycje będące wyrobami węglowymi, do których należy wystawić Oświadczenie.
Lp 1. Koks CN 2704
Lp 2. Brykiet CN 2701
W związku z tym, do jednej Faktury system wydrukuje dwa oświadczenia, dla każdej pozycji węglowej oddzielnie. Oświadczenia będą miały odpowiednio numery:
FA/18/2022/1
FA/18/2022/2
Ostatnia cyfra (1, 2) jest numerem pozycji węglowej znajdującej się na Fakturze.
Wydruk oświadczenia
Wydruk oświadczenia o kraju pochodzenia węgla składa się z następujących pól:
Numer oświadczenia – unikalny numer, jest to numer dokumentu, do którego zostało wystawione oświadczenie, łamany przez numer pozycji (Lp.) na dokumencie.
Oznaczenie przedsiębiorcy składającego oświadczenie, jego siedziby i adresu oraz adresu punktu sprzedaży, jeśli jest inny niż adres siedziby przedsiębiorcy– w tym miejscu widoczny jest adres i nazwa sprzedawcy uzupełnione w Pieczątce firmy oraz adres punktu sprzedaży pobrany z atrybutu Adres punktu sprzedaży węgla, jeżeli został użyty.
Numer identyfikacji podatkowej (NIP) przedsiębiorcy składającego oświadczenie oraz numer identyfikacyjny w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (REGON), jeżeli został nadany, albo numer identyfikacyjny w odpowiednim rejestrze państwa obcego – dane przenoszone z Pieczątki firmy.
Numer dokumentu sprzedaży węgla – numer Faktury, do której to oświadczenie jest wystawiane.
Kraj pochodzenia węgla – wartość pobierana z atrybutu towaru OŚW_KRAJ_POCHO_WĘGLA, przypisanego do pozycji dokumentu.
Data wprowadzenia lub przemieszczenia węglana terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w przypadku węgla, którego krajem pochodzenia nie jest Rzeczpospolita Polska – wartość pobierana z atrybutu towaru OŚW_DATA_WPROWADZENI, przypisanego do pozycji dokumentu.
Region wydobycia węgla – wartość pobierana z atrybutu towaru OŚW_REGION_WYDOBYCIA, przypisanego do pozycji dokumentu.
Data nabycia od kopalni na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w przypadku węgla, którego krajem pochodzenia jest Rzeczpospolita Polska – wartość pobierana z atrybutu towaru OŚW_DATA_NABYCIA, przypisanego do pozycji dokumentu.
„Jestem świadoma/świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.” – informacja dotycząca świadomości i odpowiedzialności karnej za składanie fałszywego oświadczenia.
Data i miejsce złożenia oświadczenia – data wystawienia świadectwa (czyli data wydruku) oraz miejsce wystawienia świadectwa, pobierane z Pieczątki firmy lub miejsce wystawienia pobrane z atrybutu Miejsce wystawienia dokumentu, jeżeli został użyty.
Podpis przedsiębiorcy składającego oświadczenie albo osoby upoważnionej do jego reprezentowania – miejsce na ręczny podpis oświadczenia.
Kopia elektroniczna Oświadczenia
Aby podczas wydruku bądź wysyłki Oświadczenia poprzez e-mail została automatycznie utworzona kopia Oświadczenia, należy z poziomu formularza Pozycji dokumentu, w Konfiguracji wydruków (<CTRL>+<F2> bądź menu na górnej wstążce Wydruk danych/ Konfiguracja wydruków) dla wydruku Eko-Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie lub Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla zaznaczyć parametr: Kopia elektroniczna.
Uwaga
Podgląd elektronicznych kopii wydruków jest możliwy tylko w przypadku posiadania licencji na moduł Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów.
Parametr można również ustawić z poziomu menu kontekstowego w Konfiguracji wydruków, wybierając opcję Ustaw kopie elektroniczne dla wydruków.
Podczas wydruku Oświadczenia bądź wysyłki poprzez e-mail, w menu CRM/ Archiwum wydruków tworzona jest kopia Oświadczenia w formacie PDF.
Więcej informacji na temat archiwizacji wydruków można znaleźć w artykule Archiwum wydruków.
Informacje o firmie - Handel
Sekcja Informacje o firmie to dashboard Comarch ERP Optima zawierający przygotowane analizy dotyczące różnych modułów. Po kliknięciu ikony otwiera się okno Informacje o firmie podzielone na zakładki związane określonymi modułami.
Informacje o firmie - Handel:
Na górze okna znajduje się nazwa firmy której dotyczą informacje oraz data i godzina ostatniego zaczytania danych. Dane prezentowane są na dzień zgodny z ustawieniem daty bieżącej w programie (Narzędzia / Data bieżąca). Ikona służy do odświeżenia danych.
Faktury wystawione dzisiaj – zestawienie prezentuje sumę wartość netto Faktur Sprzedaży oraz Faktur Zakupu, , których data wystawienia jest zgodną z datą bieżącą programu. Wartości te prezentowane są również na wykresie. Używając opcji Pokaż możemy przejść na listę Faktur Sprzedaży lub Faktur Zakupu, która będzie zawężona wyłącznie do dokumentów z datą bieżącą. Lista dokumentów nie uwzględnia faktur w buforze i anulowanych.
Dokumenty do realizacji dzisiaj - zestawienie wyświetla ilość oraz sumę netto Zamówień u dostawców, których termin dostawy przypada na datę bieżącą programu. W zestawieniu zawarta jest również informacja o ilości oraz łącznej wartości netto Rezerwacji, których termin rezerwacji to dzień bieżący. Użytkownik może przejść do listy Rezerwacji Odbiorcy lub Zamówień u dostawców używając ikony . Lista nie uwzględnia dokumentów w buforze, zamkniętych, anulowanych i w całości zrealizowanych.
Zamówienia przeterminowane – zestawienie uwzględnia zamówienia, których termin dostawy jest mniejszy niż data bieżąca. Nie uwzględnia zamówień w buforze, anulowanych, całkowicie zrealizowanych i zamkniętych
Rezerwacje przeterminowane - zestawienie prezentuje ilość oraz łączną wartość netto rezerwacji których termin rezerwacji jest wcześniejszy niż data bieżąca. Nie uwzględnia Rezerwacji zamkniętych, w buforze, anulowanych i w całości zrealizowanych.
Dokumenty WZ bez faktur – zestawienie uwzględnia WZ nieprzekształcone do FS/PA, których data wystawienia jest mniejsza od daty bieżącej o 6 dni, nie uwzględnia WZ, których data wystawienia jest równa dacie bieżącej. Nie uwzględnia dokumentów w buforze, anulowanych, korekt.
Dostęp do danej sekcji (raportu zależny jest od modułów, na które zalogował się operator oraz ustawień dostępu do informacji, określanych na karcie danego operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Informacje].
Jeżeli w menu Widok zaznaczona jest opcja Pokaż informacje o firmie, okno Informacje o firmie jest automatycznie otwierane po zalogowaniu określonego operatora.
Elektroniczne dokumenty dostawy eDD
Od dnia 1 lutego 2022 r. nie ma już możliwości stosowania papierowego Dokumentu dostawy przez podmioty, które w poprzednim roku kalendarzowym sprzedały powyżej 30 mln kg wyrobów węglowych. W programie Comarch ERP Optima zrealizowano wspomnianą funkcjonalność poprzez możliwość utworzenia Dokumentu dostawy ręcznie bądź do wybranej Faktury sprzedaży, a następnie przesłania go do platformy PUESC.
Konfiguracja
W celu generowania poprzez Comarch ERP Optima elektronicznych dokumentów dostawy należy w menu System/Konfigruacja/Firma/Magazyn/Akcyza - wyroby węglowe zaznaczyć parametr Obrót wyrobami węglowymi.
W menu Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ e-Deklaracje/ JPK/ CUK należy wskazać adres usługi Web Service PUESC, następnie w polu: Login do platformy PUESC – Użytkownik powinien wpisać dane logowania do platformy PUESC.
Tworzenie Dokumentu dostawy – lista Faktur sprzedaży
Uwaga
Funkcjonalność wymaga licencji Handel Plus.
Na liście Faktur sprzedaży znajduje się przycisk Utwórz dokumenty umożliwiający utworzenie Dokumentu dostawy (DD). Pod przyciskiem strzałki rozwija się menu z opcjami dokumentów do wyboru: Zgłoszenie SENT, Dokument dostawy. Warunkiem utworzenia Dokumentu dostawy jest zaznaczenie na formularzu Faktury sprzedaży, na zakładce [Kontrahent] parametru: Zwolnienie z akcyzy, na dokumencie musi znajdować się również przynajmniej jeden wyrób węglowy z przypisanym, wymaganym kodem CN: 2701, 2702 lub 2704. Jeżeli Faktura sprzedaży:
spełnia wyżej wymienione warunki – zostanie utworzony Dokument dostawy (DD) i zapisany (w buforze) na liście Ewidencji wyrobów węglowych. Natomiast Faktura, do której utworzony został dokument DD na liście Faktur, w kolumnie Status uzyska dopisek DD.
nie spełnia warunków – zostanie wyświetlony stosowny komunikat: [Numer Faktury] – dokument nie spełnia warunków utworzenia dokumentu dostawy.
Do jednej Faktury sprzedaży tworzony jest jeden Dokument dostawy. Jeśli zostanie zaznaczonych na liście wiele Faktur, to do każdej z nich system utworzy oddzielny Dokument dostawy.
Uwaga
W programie Comarch ERP Optima pojęcie Dokument dostawy (DD) – jest stosowane w odniesieniu do dokumentu, który został utworzony na podstawie Faktur sprzedaży lub dodany ręcznie na liście Ewidencji wyrobów węglowych.
Z kolei elektroniczny dokument dostawy eDD to dokument w formacie xml, który powstał na podstawie Dokumentu dostawy (DD). Elektroniczny dokument dostawy po utworzeniu jest wysyłany na platformę PUESC.
Dokument dostawy po utworzeniu zostaje zapisany na liście Ewidencji wyrobów węglowych i będzie widoczny z poziomu zakładki [Dokumenty dostawy].
Lista Dokumentów dostawy
Kolumny dostępne na liście Dokumentów dostawy:
Kolumna zaznaczeń – standardowa kolumna, dostępna na wszystkich listach dokumentów handlowo magazynowych
Nr dokumentu dostawy – numer utworzonego Dokumentu dostawy
Data wystawienia – data wystawienia Dokumentu dostawy
Termin rozpoczęcia wysyłki – termin rozpoczęcia przemieszczania wyrobów węglowych
Podmiot odbierający – odbiorca wyrobów węglowych
Nr dokumentu – numer dokumentu, do którego został utworzony Dokument dostawy (numer Faktury)
Status eDD – status dokumentu pobrany z PUESC, z systemu EMCSPL2 (lista dostępnych statusów jest zgodna ze statusami z EMCSPL2)
Data zgłoszenia eDD – data przesłania Dokumentu dostawy do systemu EMCSPL2
Nr eDD – numer zgłoszenia otrzymany z systemu EMCSPL2.
Pod listą Dokumentów dostawy dostępne są następujące opcje filtrowania:
Kod CN – pole umożliwia wyfiltrowanie Dokumentów dostawy, na których znajduje się wybrany kod CN; możliwość wyboru spośród trzech kodów, powiązanych z wyrobami węglowymi: 2701, 2702, 2704
Kontrahent – filtr służy do wyszukiwania Dokumentów dostawy ze wskazanym odbiorcą
Status zgłoszenia – status otrzymany z PUESC, pole służy do wyfiltrowania Dokumentów dostawy z wybranym statusem
Data wystawienia od: do: – służy do wyfiltrowania Dokumentów dostawy wystawionych w podanym zakresie czasowym
Termin wysyłki od: do: – służy do wyfiltrowania Dokumentów dostawy, na których znajduje się towar wysłany w podanym zakresie czasowym
Data zgłoszenia od: do: – służy do wyfiltrowania Dokumentów dostawy wysłanych na platformę PUESC, w podanym okresie czasowym
Schemat numeracji – służy do wyfiltrowania Dokumentów dostawy zgodnie z wybranym schematem numeracji
Numery od: do: – służy do wyfiltrowania Dokumentów dostawy zgodnie z wybranym zakresem numerów
Przyciski dostępne na liście Dokumentów dostawy:
Wyślij eDD do PUESC/ Aktualizuj status – opcja działa dla podświetlonego na liście dokumentu lub dla pozycji zaznaczonych na liście. Funkcja umożliwia utworzenie elektronicznego dokumentu dostawy eDD, zgodnego ze strukturą udostępnioną na PUESC (DD815C) oraz wykonywanie zapytań o aktualny status zgłoszenia dokumentu po jego wysłaniu do PUESC.
Wysyłce podlegają Dokumenty dostawy widoczne na liście w kolorze zielonym, natomiast po poprawnym wysłaniu i otrzymaniu statusu pobierz potwierdzenie zostają zablokowane, bez możliwości edycji.
Jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ e-Deklaracje/ JPK/ CUK nie będzie uzupełnionego loginu dla platformy PUESC, to po naciśnięciu przycisku Wyślij dane do PUESC zostanie wyświetlone okno z możliwością uzupełnienia loginu oraz hasła do platformy PUESC.
Odbierz dane z PUESC – dane z PUESC nie są pobierane automatycznie. Należy je każdorazowo pobierać za pomocą tego przycisku, po wysłaniu elektronicznego dokumentu dostawy eDD do systemu PUESC. Funkcja działa dla podświetlonej pozycji bądź dla pozycji zaznaczonych na liście.
W przypadku wysłanych zgłoszeń system aktualizuje status zgłoszenia po pobraniu informacji zwrotnej z platformy PUESC.
Jeżeli zgłoszenie nie zostało wysłane, to po wybraniu przycisku Odbierz dane z PUESC zostanie wyświetlony komunikat: Nie można pobrać statusu dla zgłoszenia: [Numer Dokumentu dostawy] status: niewysłane.
Dodaj – dodanie nowego Dokumentu dostawy.
Zmień – edycja Dokumentu dostawy w przypadku dokumentu nie wysłanego do platformy PUESC lub podgląd dokumentu wysłanego na PUESC.
Usuń – skasowanie Dokumentu dostawy. Można usuwać tylko te dokumenty, które nie zostały wysłane do systemu PUESC.
Zamknij okno – okno Ewidencji wyrobów węglowych zostaje zamknięte.
Uwaga
Jeśli w ciągu 10 dni od daty zgłoszenia nie zostaną pobrane dane z PUESC, blokowana jest możliwość ich pobrania po tym okresie. Na liście dokumentów dostawy takie dokumenty są oznaczone czerwonym wykrzyknikiem.
Konfiguracja numeracji Dokumentu dostawy
W menu Start/Konfiguracja/Firma/Definicje dokumentów/Magazyn istnieje możliwość ustalenia definicji Dokumentu dostawy.
Z poziomu Start/Konfiguracja/Magazyn/Dokumenty można w następnym kroku określić domyślną definicję dla Dokumentu dostawy. Istnieje możliwość oddzielnego ustalenia definicji domyślnej dla Dokumentów dostawy tworzonych ręcznie i Dokumentów dostawy tworzonych na podstawie Faktur.
Użytkownik ma możliwość określenia serii dla Dokumentu dostawy z poziomu menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Serie dokumentów.
Zdefiniowane w tym miejscu serie będą wykorzystywane w schemacie numeracji Dokumentów dostawy. Więcej informacji na temat schematów definicji dokumentów znajduje się w artykule: Jak można zmienić schemat numeracji dokumentów?
Formularz Dokumentu dostawy
Dokument dostawy może być utworzony na podstawie Faktury sprzedaży (po wybraniu ikony na liście Faktur sprzedaży) lub wystawiony ręcznie (poprzez naciśnięcie ikony plusa) - bezpośrednio na liście Dokumentów dostawy. W przypadku tworzenia Dokumentów dostawy na podstawie Faktury, większość danych jest automatycznie przenoszona z Faktury na Dokumenty dostawy.
Formularz Dokumentu dostawy składa się z następujących zakładek: [Ogólne], [eDD], [Dokumenty].
Zakładka [Ogólne]
W tym miejscu znajdują się informacje niezbędne do utworzenie elektronicznego dokumentu dostawy eDD.
Podmiotem wysyłającym elektroniczny dokument dostawy eDD jest firma, której dane zostały uzupełnione w menu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Pieczątka firmy.Schemat numeracji – wewnętrzny numer Dokumentu dostawy, pobierany z menu Start/Konfiguracja/ Firma/Definicje dokumentów/Magazyn.Data wystawienia - data utworzenia Dokumentu dostawy. W przypadku schematów numeracji opartych o miesiąc, na podstawie tej daty jest uzupełniany miesiąc w schemacie numeracji.
Numer faktury - pole tekstowe z informacją o numerze Faktury, do której został utworzony Dokument dostawy. W przypadku ręcznego tworzenia Dokumentu dostawy pole to pozostaje puste, z możliwością edycji przez Użytkownika.
Data wystawienia faktury – pole domyślnie uzupełniane datą wystawienia Faktury, na podstawie której został utworzony Dokument dostawy. Z kolei dla Dokumentów dostawy tworzonych ręcznie, w tym polu podpowiada się data bieżąca. Pole z możliwością edycji.
Termin rozpoczęcia wysyłki – domyślnie podpowiadana jest data bieżąca, niezależnie od sposobu wystawiania Dokumentu dostawy. W tym polu należy uzupełnić termin rozpoczęcia przemieszczenia/dostawy na podstawie elektronicznego dokumentu dostawy eDD oraz czas rozpoczęcia dostawy. Termin ten musi być wcześniejszy niż data przesłania Dokumentu dostawy na PUESC. Pole pozostaje do edycji również po wysłaniu Dokumentu dostawy na PUESC, jeżeli Dokument został odrzucony z powodu błędu.
Czas przewozu - w tym polu należy podać planowany, zakładany okres czasu konieczny do przewozu, biorąc pod uwagę konkretny środek transportu i odległość. Czas przewozu może być wyrażony w godzinach (≤ 24 godziny) lub dniach (dla przemieszczeń krajowych ≤ 62 dni, dla przemieszczeń wewnątrzwspólnotowych ≤ 92 dni).
Transport – pole z możliwością wyboru formy transportu. Dostępne opcje transportu:
inne,
morski,
kolejowy,
drogowy (opcja podpowiadana domyślnie na formularzu),
lotniczy,
przesyłki pocztowe,
stałe instalacje przesyłowe (gazociągi, ropociągi),
żegluga śródlądowa.
Dodatkowe informacje - pole na informacje dodatkowe, jest dostępne tylko dla wybranej opcji transportu: inne.
Tryb dostawy – dostępne są dwie możliwości wyboru trybu dostawy:
Adres wysyłki - pole jest automatycznie uzupełniane domyślnym adresem oddziału, zdefiniowanym w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Adresy oddziałów. Adres ustawiony jako domyślny jest przenoszony do całej sekcji Adres wysyłki na formularzu DD. Pole z możliwością modyfikacji.
Kod urzędu – urząd właściwy w miejscu wysyłki. Dane pobierane są do tego pola z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów, z zakładki [eDD]. Kod urzędu musi składać się z ośmiu znaków: przedrostka, kodu urzędu skarbowego (cztery pierwsze znaki), kodu nadrzędnego urzędu celnego (dwa kolejne znaki).
Podmiot odbierający – kontrahent odbierający towar, domyślnie podpowiada się Odbiorca z dokumentu, na podstawie którego został utworzony elektroniczny dokument dostawy eDD. Natomiast na Dokumentach dostawy tworzonych ręcznie, pole to pozostaje puste z możliwością ręcznego uzupełnienia przez Użytkownika.
Do elektronicznego dokumentu dostawy eDD przenoszone są wszystkie dane adresowe dla kontrahenta wskazanego jako odbiorca na Dokumencie dostawy.
Rodzaj identyfikatora - pole wyboru, widoczne przed Identyfikatorem podmiotu, możliwy jest wybór spośród opcji:
PESEL (domyślnie podpowiadany rodzaj),
NIP.
Identyfikator podmiotu (PESEL, NIP) - pole z możliwością edycji, w którym należy podać numer identyfikujący podmiot, uprzednio wybierając Rodzaj identyfikatora.
Towar - lista pozycji, składa się z następujących kolumn:
kolumna zaznaczeń – standardowa kolumna, dostępna na wszystkich listach dokumentów handlowo magazynowych,
Lp. – numer kolejnej pozycji,
Kod CN – możliwość wyboru spośród kodów: 2701, 2702, 2704. Kod uzupełniany jest na podstawie Faktury, w przypadku Dokumentów dostawy tworzonych od Faktury. W sytuacji, gdy dokument został wystawiony ręcznie, z poziomu listy, należy wskazać kod CN z dostępnej listy kodów.
Ilość w kg – ilość uzupełniana jest na podstawie Faktury w przypadku Dokumentów dostawy tworzonych do Faktury. W sytuacji, gdy dokument został wystawiony ręcznie należy samodzielnie wprowadzić ilość.
Masa netto – w przypadku wygenerowania DD do Faktury sprzedaży wartość przenoszona z pola Ilość w kg, pole z możliwością edycji.
Masa brutto – w przypadku wygenerowania DD do Faktury sprzedaży wartość przenoszona z pola Ilość w kg, pole z możliwością edycji.
Opis handlowy – pole tekstowe, przeznaczone na opis. Wypełnienie tego pola nie jest obligatoryjne.
Uwaga
W przypadku Dokumentów dostawy tworzonych na podstawie Faktur, w kolumnie kod CN jest widoczna zagregowana ilość towarów o danym kodzie CN, pobrana z pojedynczej Faktury.
Lista towarów jest obsługiwana przez standardowe przyciski:
Dodaj – dodanie nowej pozycji z kodem CN.
Zmień – edycja/podgląd dodanej pozycji
Usuń – usunięcie pozycji z listy Dokumentu dostawy
.
Na każdej z zakładek formularza Dokumentu dostawy znajdują się standardowe przyciski:
Zapisz zmianyAnuluj zmianyEksportuj zgłoszenie do pliku xml - przycisk ten umożliwia eksport zgłoszenia do pliku xml i możliwość utworzenia pliku elektronicznego dokumentu dostawy eDD w formie xml - zgodnego ze strukturą dokumentu DD815C, udostępnioną na PUESC.
Zakładka [eDD]
Zakładka zawierająca informacje otrzymane bezpośrednio z serwera PUESC, po wysyłce elektronicznego dokumentu dostawy eDD.
Na zakładce [eDD] znajdują się następujące pola:
Data wysłania zgłoszenia do PUESC – data wysyłki elektronicznego dokumentu dostawy eDD do platformy PUESC
Numer referencyjny – numer zgłoszenia nadany przez PUESC, zmieniany wraz z każdym wysyłanym komunikatem.
Status zgłoszenia – przyjmuje wartości: niewysłane, zarejestrowane, pobierz potwierdzenie z PUESC, błąd przetwarzania, zgłoszono ręcznie.Status PUESC – status zgłoszenia pobierany z platformy PUESC.
Zgłoszono ręcznie – parametr sygnalizujący, że zgłoszenie zostało zarejestrowane ręcznie przez Użytkownika.
Przycisk - Wyślij eDD do PUESC/ Aktualizuj status służy do wysyłki Dokumentu dostawy do platformy PUESC, a po wysłaniu dokumentu podpisanego podpisem kwalifikowanym umożliwia zaktualizowanie jego statusu.
Uwaga
Nie jest możliwe anulowanie Dokumentu dostawy wysłanego do platformy PUESC.
Przed wysyłaniem zgłoszenia w menu Start/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/e-Deklaracje należy ustawić Katalog przechowywania plików wymiany. Wysyłając zgłoszenie należy również uzupełnić hasło do portalu PUESC:
Login należy uzupełnić w menu Start/Konfiguracja/Program/Ogólne/e-Deklaracje/JPK w polu Login do platformy PUESC. W tym miejscu jest również widoczny Adres usługi Web Service PUESC.
Uwaga
Dokument dostawy wysyłany jest w trybie odroczonym, dlatego termin rozpoczęcia wysyłki musi być wcześniejszy niż data zgłoszenia Dokumentu dostawy do PUESC. Jeśli termin rozpoczęcia wysyłki na formularzu elektronicznego dokumentu dostawy eDD jest taki sam jak data wysyłki elektronicznego dokumentu dostawy eDD do platformy PUESC, to system automatycznie zmieni termin rozpoczęcia wysyłki o jeden dzień wstecz, automatycznie zostanie również wyświetlony poniższy komunikat:
Została zmieniona data rozpoczęcia przewozu. Dokument dostawy wysyłany jest w trybie odroczonym. Data rozpoczęcia przewozu musi być wcześniejsza niż data zgłoszenia przewozu na PUESC.
Po poprawnym wysłaniu dokumentu dostawy do PUESC na zakładce [eDD], w kolumnie Rodzaj operacji pojawia się zapis: Rejestracja zgłoszenia (DD815C). Pobierz potwierdzenie z serwera PUESC. Na liście dokumentów dostawy w kolumnie Status eDD znajduje się informacja pobierz potwierdzenie
Dane o statusie zgłoszenia z platformy PUESC można pobierać każdorazowo poprzez przycisk - Odbierz dane z PUESC. Po wysłaniu dokumentu można odebrać dane z systemu PUESC.
Jeśli Dokument dostawy zostanie poprawnie zaczytany na platformie PUESC, otrzyma Numer referencyjny, który zostanie następnie przekazany i zaczytany do programu Comarch ERP Optima.
Jeżeli dokument jest prawidłowo zarejestrowany w PUESC, to na zakładce [eDD], w kolumnie Rodzaj operacji pojawia się zapis: Zgłoszenie zarejestrowane (DD801C) dla [numer referencyjny]. Na liście dokumentów dostawy w kolumnie Status eDD znajduje się informacja zarejestrowane.
Zakładka [Dokumenty]
W tym miejscu znajduje się lista dokumentów, do których został utworzony Dokument dostawy oraz w zależności od posiadanej licencji, dostępne są tabele:
Biblioteka dokumentów (moduł Obieg Dokumentów) – okno umożliwia powiązanie Dokumentu dostawy z dokumentami obiegu dokumentów.
Zadania i kontakty CRM (moduł CRM) – zapisywane są tu zadania i kontakty, a także powiązane wiadomości SMS i e-mail.
Jak potwierdzić integrację z Comarch Apfino?
W systemie Comarch ERP Optima jest możliwość skorzystania z usług finansowych dzięki integracji z platformą Comarch Apfino. Więcej informacji znajdziesz na stronie www.apfino.pl
Aby móc przekazać faktury do faktoringu lub windykacji bezpośrednio w Comarch ERP Optima należy:
założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino
zintegrować konta Comarch ERP Optima – Apfino
złożyć wniosek i podpisać umowę dla wybranej usługi
Jeśli masz konto w Comarch Apfino, zaloguj się do platformy, na pulpicie wybierz Integracja z systemem ERP oraz kliknij Zintegruj z ERP.
W kolejnym kroku kliknij Wybierz system ERP.
A następnie wybierz system Comarch ERP Optima i kliknij Zatwierdź.
Po zaakceptowaniu regulaminu integracji z Comarch ERP Optima, zobaczysz ekran z kluczem wymiany potrzebnym do integracji kont.
Jeśli posiadasz konto w Comarch ERP Optima, skopiuj klucz wymiany i wprowadź go w systemie Comarch ERP Optima (w zakładce Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Comarch Apfino)
Jeśli nie posiadasz konta w Comarch ERP Optima, możesz wysłać klucz wraz z instrukcją do osoby, która posiada dostęp do systemu Comarch ERP Optima. (Wybierz opcję Wyślij klucz na adres e-mail)
Klucz wymiany znajdziesz także w zakładce Ustawienia / Integracja.
Jak wyeksportować/ zaimportować cennik z danymi e-Handel dla sklepu?
Opcja eksportu i importu cennika poprzez plik w formacie MS Excel umożliwia dodawanie/aktualizację informacji dla towarów przesyłanych do sklepów internetowych (Comarch e-Sklep lub/i Comarch e-Sale). Funkcjonalność dostępna jest dla użytkowników posiadających licencję na moduł Handel lub Handel Plus.
Eksport:
Aby wyeksportować cennik wraz z danymi e-Handel, należy na oknie Eksport cennika (menu Ogólne/ Cennik, ikona – Eksportuj cennik) zaznaczyć parametr eksportuj parametry e-Handel dla sklepu i wskazać nazwę sklepu z listy.
Tak wyeksportowany plik będzie zawierał dodatkowe arkusze z danymi e-Handel:
arkusz eHandel – zawierający parametry, które wprowadzone zostały na formularzu towaru, na zakładce [e-Handel], na pionowej zakładce [Główne],
arkusz eHandelJezyki – zawierający ustawienia języków, wprowadzone na formularzu towaru, na zakładce [e-Handel], na pionowej zakładce [Główne], w sekcji Języki,
arkusz eHandelJednostki – zawierający pomocnicze jednostki miary, wprowadzone na formularzu towaru, na zakładce [e-Handel], na pionowej zakładce [Dodatkowe].
Arkusz eHandelJezyki zostanie wyeksportowany tylko w przypadku gdy operator zalogowany jest na moduł Handel Plus.
Dokładny opis pól znajdujących się w arkuszu zawiera biuletyn OPT009 – Import danych z arkusza Microsoft Excel.
Import:
Aby zaimportować cennik wraz z danymi e-Handel, należy na oknie Parametry importu cennika (menu Ogólne/ Cennik, ikona – Importuj cennik) zaznaczyć parametr importuj parametry e-Handel dla sklepu i zaznaczyć sklepy, dla których mają zostać zaimportowane dane.
Jeśli operator nie będzie zalogowany na moduł Handel Plus, a w pliku będzie się znajdował arkusz eHandelJezyki, zaimportowane zostaną tylko nazwy i opisy w języku polskim.
Podczas importu sprawdzane jest prawidłowe przypisanie domyślnej grupy dla sklepu (czy grupa jest wysyłana do sklepu oraz, czy nie jest to grupa główna dla sklepu). Jeśli przypisana została nieprawidłowa grupa, w logu importu pojawi się stosowna informacja.
Bilans zamknięcia magazynu
Bilans Zamknięcia Magazynu jest to dokument przedstawiający stan ilościowy i wartościowy magazynu na dzień zamknięcia wyliczany na podstawie wprowadzanych dokumentów magazynowych.
Uwaga
Wykonywanie BZM nie jest konieczne, może być jednak przydatne, jeśli użytkownik chce zablokować możliwość wprowadzania nowych dokumentów w podanym okresie czasu (wykonanie BZM blokuje możliwość wprowadzania zmian w okresie przed BZM).
Przed wykonaniem BZM program sprawdza następujące warunki:
metodę naliczania kosztu własnego
pod datą podaną jako data zamknięcia nie może istnieć już BZM (w danym dniu może wystąpić tylko jeden BZM)
w okresie od ostatniego BZM do podanej daty muszą istnieć jakieś transakcje do zamknięcia (zamknięcie dotyczy zawsze okresu od ostatniego BZM do podanej daty)
po dacie podanej jako data zamknięcia nie mogą występować dokumenty BZM
w okresie do daty wykonania BZM w bazie nie mogą występować dokumenty w buforze.
Dodatkowo w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje znajduje się parametr BZM bez kontroli rezerwacji i zamówień.
jeśli parametr jest odznaczony to, oprócz podanych wyżej warunków, w bazie nie mogą występować żadne rezerwacje i zamówienia towarów. Warunek ten dotyczy zarówno dokumentów przeznaczonych do rezerwowania i zamawiania towarów (typu RO, ZD, SRW z wskazanymi partiami dostaw dla części), jak i dokumentów typu FS i FZ niepowiązanych z dokumentami magazynowymi (WZ, PZ).
jeśli parametr jest zaznaczony – w bazie mogą występować zamówienia i rezerwacje.
Uwaga
Ważne jest, że po wykonaniu bilansu zamknięcia nie mamy możliwości wystawienia dokumentu z datą wcześniejszą niż data zamknięcia. Na wszystkich nowo wystawianych dokumentach będzie proponowana data bilansu zamknięcia + 1.
W przypadku, gdy użytkownik wykona BZM to również przekształcenia dokumentów (np. FS -> WZ) będzie mógł wykonać z data późniejszą niż BZM
Przykład
Data systemowa 12.11.2007. Bilans zamknięcia wykonany 14.11.2007. Wystawiamy Fakturę Sprzedaży. Na formularzu faktury data wystawienia i data sprzedaży –15.11.2007. Jest to spowodowane tym, że po zamknięciu okresu nie można dopisywać dokumentów których data zawiera się w tym okresie.
Bilans zamknięcia dotyczy zawsze wszystkich magazynów. Aby dowiedzieć się, jaki był stan zamknięcia dla jednego z magazynów należy wyświetlić formularz BZM i w pole Magazyn (jest to jedyne edytowalne pole na formularzu) wpisać/ wybrać z listy nazwę interesującego nas magazynu. Wówczas na formularzu pojawi się stan zasobów dla danego magazynu.
W systemie możliwe jest również kasowanie BZM. Możliwe jest kasowanie tylko ostatnio wystawionego dokumentu BZM. Oprócz przedstawionych wcześniej warunków w chwili kasowania BZM program sprawdza, czy po dacie kasowanego dokumentu nie był wystawiony inny BZM.
Ponieważ zamknięcie magazynu jest obwarowane wieloma warunkami oraz wykonanie operacji wiąże się z blokadą wprowadzania dokumentów z datą wcześniejsza niż data BZM – operacja powinna być wykonywana dopiero wtedy, gdy wszystkie wprowadzone transakcje zostały już zweryfikowane pod względem poprawności w dziale księgowości.
https://www.youtube.com/watch?v=Wf0cSt9uCIM
Ustawa o VAT zobowiązuje podatników do naliczania i odprowadzenia VAT-u należnego w sytuacji, w której podatnik pobrał od klienta część lub całość należności jeszcze przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, zanim została wystawiona faktura VAT. VAT należy rozliczać po wpłaceniu każdej kwoty dotyczącej zamówienia.
W systemie Comarch ERP Optima:
Odpowiednikiem składanego zamówienia/ umowy jest Faktura Pro Forma.
Do Faktury Pro Forma można wystawiać faktury zaliczkowe (są widoczne na liście Faktur Sprzedaży). Do jednej Faktury Pro Forma można wystawić kilka faktur zaliczkowych – program kontroluje, by kwota wpłacanych zaliczek nie przekroczyła wartości Faktury Pro Forma.
W przypadku zwrotu zaliczki można wystawić fakturę korygującą (korekta wartości do Faktury zaliczkowej).
Na Fakturze Sprzedaży wystawionej do FPF domyślnie rozliczają się wszystkie zaliczki wystawione do tej FPF. Wartość końcowa Faktury jest pomniejszana o kwotę wpłaconych zaliczek. Jeśli na FA usuwane są pozycje lub zmieniane ilości, należy również zmniejszyć wartość zaliczek do rozliczenia, w przeciwnym przypadku Faktura może mieć wartość ujemną.
Na Fakturze do FPF istnieje możliwość wskazania na zakładce [Płatności], które zaliczki i w jakiej kwocie mają zostać rozliczone.
Jeżeli na Fakturze Pro Forma znajduje się przynajmniej jedna pozycja, która na kartotece ma zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność i wartość FPF wynosi powyżej 15 000 PLN brutto, to na tej fakturze będzie automatycznie zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Następnie po przekształceniu FPF do Faktury Zaliczkowej, jeśli wartość wprowadzonej zaliczki przekroczy 15 tys. zł brutto również zostanie zaznaczony parametr MPP. W przypadku, gdy wartość zaliczki będzie niższa to parametr MPP zostanie odznaczony. Po przekształceniu FPF do Faktury finalnej parametr MPP będzie zaznaczony automatycznie tylko wtedy, jeśli wartość tego dokumentu przekroczy kwotę 15 tys. zł brutto.. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
Faktury Zaliczkowe można tworzyć nawet, jeśli została wygenerowana Faktura Sprzedaży na całość FPF.
Faktura Zaliczkowa może być wystawiona do jednej Faktury Pro Forma.
Zaliczki są wpłacane do konkretnej umowy/ zamówienia, która w systemie Comarch ERP Optima powinna być zarejestrowana w postaci Faktury Pro Forma. Dlatego warunkiem utworzenia Faktury Zaliczkowej jest wcześniejsze wystawienie odpowiedniej Faktury Pro Forma.
Funkcja wystawiania Faktur Zaliczkowych jest dostępna na liście Faktur Pro Forma. Aby wystawić Fakturę Zaliczkową należy ustawić na liście kursor na Fakturze Pro Forma, której dotyczy zaliczka, a następnie wybrać z menu wyświetlanego przy pomocy strzałki widocznej obok przycisku opcję Faktura zaliczkowa.
Uwaga
Utworzenie Faktury Zaliczkowej jest możliwe również z poziomu SprzedażyDedykowanej – na zakładce Pro Forma w menu kontekstowym.
Formularz faktury zaliczkowej:
Dokument – schemat numeracji jest pobierany zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty/ Faktura zaliczkowa. Nowy schemat numeracji można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Faktura sprzedaży zgodnie z obowiązującymi w systemie zasadami.
Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.
Data wystawienia – proponowana jest data bieżąca.
Dokument liczony od – zaliczka dotyczy zawsze wartości brutto zamówienia/ umowy. Dlatego ustawiany jest zawsze algorytm liczenia od brutto i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany.
MPP – podzielona płatność – parametr jest zaznaczany automatycznie jeśli wartość zaliczki wynosi ponad 15 tys. zł brutto i na Fakturze Pro Forma, do której jest tworzona FZAL, znajduje się przynajmniej jedna pozycja, która na kartotece ma zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
Wartość podlegająca MPP – łączna wartości brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP.
Uwaga
Pozycje, do których nie jest wpłacana zaliczka (wartość zaliczki 0) należy usunąć z faktury zaliczkowej. W przypadku usunięcia towaru/ usługi z Faktury Zaliczkowej pozycje nie są renumerowane, dzięki czemu zachowana jest zgodność LP dla pozycji na Fakturze Pro Forma i Fakturze Zaliczkowej.
Jeśli wpłacana zaliczka nie dotyczy konkretnej pozycji z Faktury Pro Forma, a całości zamówienia/ umowy – użytkownik może proporcjonalnie podzielić kwotę zaliczki na wszystkie pozycje. Po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno, gdzie należy podać kwotę wpłacanej zaliczki. Po zaakceptowaniu – program podzieli podaną kwotę na wszystkie pozycje widoczne na fakturze zaliczkowej bądź procent wartości Faktury Pro Forma, który powinien wpłacić klient jako zaliczkę.
W polu Płatność użytkownik może wybrać formę płatności dla faktury zaliczkowej. Zasady generowania płatności dla faktur zaliczkowych są podobne jak dla innych dokumentów, należy jednak pamiętać o kilku różnicach:
W przypadku generowania zapisu kasowego na podstawie faktury zaliczkowej kwota wpłacana w oknie potwierdzenia wpłaty gotówki nie jest udostępniona do edycji.
Dla faktur zaliczkowych nie ma możliwości rozbicia płatności na raty (tabela płatności na zakładce [Płatności]nie jest udostępniona do edycji).
Dokumenty – na zakładce [Dokumenty] widoczny jest numer Faktury Pro Forma (typ PF), której dotyczy Faktura Zaliczkowa oraz numery Faktur Korygujących dotyczących zwrotu zaliczek (typ KOR).
Zasady tworzenia Faktur Zaliczkowych do Faktury Pro Forma
Faktura Pro Forma, do której wystawiono Fakturę Zaliczkową na liście widoczna jest ze statusem ZL.
Utworzona Faktura Zaliczkowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży ze statusem ZL.
Nie można wystawić Faktury Zaliczkowej do Faktury Pro Forma, która jest w buforze anulowana lub zamknięta.
Jeśli do Faktury Pro Forma została wystawiona Faktura Zaliczkowa – nie można anulować FPF. Należy najpierw anulować Fakturę Zaliczkową.
W przypadku anulowania Faktury Zaliczkowej rozpięte zostaje powiązanie z Fakturą Pro Forma (Faktura Pro Forma jest nadal aktywna).
Faktury Zaliczkowej ani Faktury Pro Forma nie można anulować jeśli została już utworzona Faktura Sprzedaży. Należy najpierw anulować Fakturę Sprzedaży.
Faktura Zaliczkowa nie może być wystawiona do FPF w sytuacji kiedy więcej niż jedna FPF jest przekształcona do jednego RO (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Faktura Zaliczkowa nie może być wystawiona do FPF w sytuacji kiedy dokument RO powiązany z FPF jest zapisany do bufora (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Faktury Zaliczkowe nie są uwzględniane w analizach dotyczących sprzedaży (liczonych wg elementów dokumentów). W raportach tego typu uwzględniane są dopiero Faktury Sprzedaży.
W raportach liczonych wg dokumentów (np. RKZ, lista faktur) Faktury Zaliczkowe będą uwzględniane. W przypadku RKZ dla Faktur Zaliczkowych wartość zakupu będzie wynosiła 0, zaś wartość netto wpłaconej zaliczki będzie widoczna jako marża. Natomiast na Fakturze Sprzedaży marża zostanie pomniejszona o wartość netto wpłaconych wcześniej zaliczek. W efekcie sumaryczna wartość marży będzie poprawna.
Faktur zaliczkowych nie można wysyłać do systemu Comarch EDI.
Faktur zaliczkowych nie można zapisać w pliku XML.
Wyliczanie marży na Fakturach Zaliczkowych (dotyczy modułów Handel, Handel Plus):
W chwili utworzenia Faktury Zaliczkowej nie jest zdejmowany towar z magazynu. Dlatego cała wartość zaliczki jest traktowana jako marża – firma nie poniosła jeszcze kosztów związanych z wydaniem tego towaru. W szczególnym przypadku tego towaru może w ogóle nie być jeszcze w magazynie.
Dopiero po utworzeniu Faktury Sprzedaży częściowej (i dokumentu WZ) program zna rzeczywisty koszt towaru. Wtedy też od wartości Faktury częściowej (która jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki) odejmowany jest koszt towaru i wyliczana jest marża. Przy czym charakterystyczny jest fakt, że wartość netto faktury nie obejmuje już całego towaru, natomiast wyliczony koszt – obejmuje wszystkie pozycje. Dlatego często zdarza się, że na FS częściowej marża jest ujemna. Oznacza to, że wpłacona wcześniej zaliczka przekraczała wartość marży uzyskanej na całej transakcji (czyli na fakturze zaliczkowej marża naliczona była za wysoka) i na Fakturze częściowej trzeba ją skorygować.
Wydruk Faktury Zaliczkowej.
Wydruk jest dostępny z poziomu formularza dokumentu. Na wydruku Faktury Zaliczkowej pojawiają się:
kwota zaliczki brutto z podziałem na poszczególne pozycje
zestawienie pozycji z Faktury Pro Forma
tabela z zestawieniem Faktur Zaliczkowych wpłaconych poprzednio do danej Faktury Pro Forma – zawiera datę wystawienia, numer dokumentu i wartość brutto zaliczki. W tabeli uwzględniane są faktury zaliczkowe wystawione z datą wcześniejszą lub taka samą jak bieżąca faktura zaliczkowa.
daty otrzymania zaliczek – są zgodne z datą wprowadzenia odpowiedniego zapisu w module Kasa/Bank.
Na wydruku umieszczane są tylko dane nabywcy (bez odbiorcy).
Korekta faktury zaliczkowej
Aby udokumentować zwrot zaliczki należy wystawić Fakturę Korygującą do wystawionej wcześniej faktury zaliczkowej. W tym celu należy na liście faktur ustawić kursor na pozycji odpowiadającej fakturze zaliczkowej, a następnie z menu kliknąć w ikonę Korekta faktury lub z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki wybrać opcję Korekta wartości (ceny).
Uwaga
Korektę faktury zaliczkowej można wykonać tylko poprzez korektę wartościową. W przypadku faktur zaliczkowych nie można wykonać korekty ilości ani VAT.
Dokument – schemat numeracji jest pobierany zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Faktura zaliczkowa korekta. Nowy schemat numeracji można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Faktura Sprzedaży zgodnie z obowiązującymi w systemie zasadami.
Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na fakturze zaliczkowej. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.
Dokument liczony od – zaliczka dotyczy zawsze wartości brutto zamówienia/ umowy. Dlatego ustawiany jest zawsze algorytm liczenia od brutto i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany (również w przypadku korekt).
Korekta z tytułu – przyczyna korekty, która pojawia się również na wydrukach. Dla korekty Faktury Zaliczkowej domyślnie podpowiada się opis „Zwrot zaliczki”.Pozycje
Jako pozycje na fakturze korygującej przepisywane są wszystkie towary/ usługi, których dotyczyła faktura zaliczkowa. Użytkownik nie ma możliwości dopisania nowych pozycji. Na liście pozycji widoczne są:
Kod, Nazwa – kod i nazwa towaru/ usługi.
Stawka VAT – procentowa stawka VAT dla towaru/ usługi.
Maksymalna kwota zaliczki – maksymalna kwota zaliczki, jaka może być zwrócona dla danej pozycji. W przypadku, gdy wcześniej były już wystawiane korekty do Faktury Zaliczkowej, maksymalna kwota zaliczki możliwa do zwrotu zostanie odpowiednio pomniejszona o wcześniejsze korekty. W ten sposób program kontroluje, by kwota zwracanych zaliczek nie była większa niż wartość zaliczki wpłaconej.
Kolumna Maksymalna kwota zaliczki jest widoczna na dokumencie tylko podczas jego wystawiania. Po zaakceptowaniu i ponownym podglądzie kolumna nie jest już widoczna.
Zaliczka – w polu użytkownik ma możliwość wpisania kwoty zwracanej zaliczki dla danej pozycji. Wpisana kwota (ze znakiem minus) nie może przekroczyć kwoty widocznej w polu Maksymalna kwota zaliczki . Program proponuje zwrot całości zaliczki.
Jeśli zwracana zaliczka nie dotyczy konkretnej pozycji z Faktury Zaliczkowej, a całości – użytkownik może proporcjonalnie podzielić zwracaną kwotę zaliczki na wszystkie pozycje. Po wciśnięciu przycisku Dystrybucja zaliczki na wszystkie pozycje wyświetlane jest okno, gdzie należy podać kwotę zwracanej zaliczki bądź procent korekty, który należy zwrócić klientowi.
Po zaakceptowaniu – program podzieli podaną kwotę na wszystkie pozycje widoczne na korekcie.
Płatności do korekt faktur zaliczkowych są generowane na identycznych zasadach jak płatności tworzone do faktur zaliczkowych (opisane w rozdziale dotyczącym faktur zaliczkowych).
Wydruk korekty do faktury zaliczkowej jest dostępny z poziomu formularza korekty i zawiera m.in.:
numer faktury zaliczkowej korygowanej,
wartość wpłaconej zaliczki (brutto) – dotyczy tylko pozycji, które zostały skorygowane,
wartość zwracanej zaliczki (brutto).
Częściowe fakturowanie
Wystawianie częściowych WZ i FS pozwala na częściowe wydawanie i fakturowanie towarów/usług. Funkcjonalność ta umożliwia wystawianie wielu dokumentów WZ i wielu FS do jednej FPF.
Uwaga
Dokumenty magazynowe WZ są dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
Wystawianie Faktury Sprzedaży do Faktury Pro Forma
Utworzenie Faktury Sprzedaży do Faktury Pro Forma jest możliwe z poziomu listy Faktur Pro Forma. W tym celu należy ustawić kursor na Fakturze Pro Forma, która będzie przekształcana i wcisnąć przycisk (lub z menu kontekstowego pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Faktura Sprzedaży). Faktura częściowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży.
Na utworzonej Fakturze Sprzedaży do Faktury Pro Forma:
Dokument – schemat numeracji jest zgodny ze schematem określonym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji Faktura sprzedaży z PF. Użytkownik może go zmienić, wybierając jeden ze schematów dostępnych po wciśnięciu przycisku Dokument.
Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Użytkownik może zmienić jedynie dane Odbiorcy, z poziomu zakładki [Kontrahent].
Dokument liczony od – algorytm wyliczania na Fakturze Sprzedaży częściowej jest zgodny z algorytmem wybranym na Fakturze Pro Forma (można zmienić algorytm naliczania podatku VAT na FS w buforze po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Handel/ ParametryPozwalaj na zmianę netto/brutto). Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości.
Pozycje
W sytuacji gdy już zostaną wydane wszystkie towary z FPF można nadal generować kolejne dokumenty FS. Wówczas podpowiada się pusty formularz FS, na którym istnieje możliwość dodawania kolejnych pozycji lub zapisania do bufora pustego dokumentu (taka opcja może być przydatna przy fakturowaniu usługi etapami, np. jeśli na Fakturze Pro Forma jest jedna pozycja typu usługa, natomiast fakturowanie tej usługi odbywa się etapami).
Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:
Jeśli wcześniej towar z FPF nie został wydany na dokumentach WZ – na Fakturę Sprzedaży częściową przenoszone są wszystkie pozycje zgodnie z Fakturą Pro Forma. Faktura Sprzedaży częściowa podlega całkowitej edycji. Użytkownik może modyfikować istniejące pozycje, usuwać je lub dodawać nowe. Na tej podstawie program wylicza wartość Faktury częściowej, zawsze odejmując od jej wartości wartość zaliczek wskazanych na zakładce [Płatności] w tabeli Faktury zaliczkowe.
Jeśli wcześniej towar został wydany na dokumenty WZ – na Fakturę częściową przenoszone są tylko pozycje, które zostały wydane na WZ, a użytkownik ma ograniczoną możliwość ich edycji (zmiany ilości, usunięcia itp.). Może natomiast dopisywać nowe pozycje na Fakturze częściowej i na te pozycje, w momencie zatwierdzania Faktury, zostanie wygenerowany dodatkowy dokument WZ.
W przypadku kiedy FPF powiązana jest z RO, wówczas przy wystawianiu FS do FPF na część towaru, fakt ten jest odnotowany również na Formularzu RO. Następuje jednoczesna realizacja RO na część towaru, jaki został zafakturowany. Na formularzu RO, na zakładce [Dokumenty], widoczne jest powiązanie z dokumentami wygenerowanymi z poziomu FPF.
Uwaga
Na Fakturze Sprzedaży można usuwać istniejące i dodawać nowe pozycje. Przy dodawaniu kolejnych Faktur proponowane są pozycje, które do tej pory nie zostały zafakturowane. Korekty wystawionych Faktur częściowych nie mają wpływu na kolejne Faktury do FPF. Towar, który został raz zafakturowany nie wraca na FPF.
Częściowe rozliczanie zaliczek na FA
Zaliczka częściowo rozliczona na Fakturze Sprzedaży jest odpowiednio pomniejszana na kolejnych Fakturach Sprzedaży.
Zaliczka może być wielokrotnie wybierana na Fakturach częściowych aż do całkowitego jej rozliczenia. Program podczas wystawiania kolejnej Faktury Sprzedaży do FPF podpowiada te zaliczki, które pozostają do rozliczenia.
Domyślnie na Fakturze Sprzedaży proponowane jest rozliczenie wszystkich zaliczek, natomiast istnieje możliwość wskazania, które zaliczki i w jakiej części mają zostać rozliczone na Fakturze.
Na zakładce [Płatności]na formularzu Faktury Sprzedaży w tabelce Faktury zaliczkowe można wskazywać, które zaliczki i w jakiej części mają zostać rozliczone. Tabelka zawiera wszystkie nierozliczone zaliczki wystawione do Faktur Pro Forma, do których wystawiana jest aktualnie Faktura Sprzedaży. Przy wystawianiu kolejnych Faktur Sprzedaży widoczne są tylko te zaliczki, które nie zostały rozliczone. Jeśli dana zaliczka została rozliczona tylko częściowo, wówczas w polu Kwota maks. wyświetlana jest wartość, która pozostaje do rozliczenia.
Domyślnie tabela z Fakturami Zaliczkowymi ma ustawienia pól: Użyj na TAK, Stawka VAT zaliczki, Kwota wypełniona ma wartość równą wartości z pola Kwota maks.
Jeśli dana zaliczka ma nie być rozliczana na tym dokumencie, w kolumnie Użyj należy ustawić Nie.
Jeśli z danej zaliczki chcemy rozliczyć część, w polu Użyj należy zostawić Tak natomiast w polu Kwota należy wpisać kwotę, która ma zostać rozliczona. Wartość z pola Kwota nie może przekroczyć wartości z pola Kwotamaks.
Po wprowadzeniu zmian w tabelce Faktury zaliczkowe, automatycznie przeliczane są wartości w tabelce VAT. Kwoty z zaliczek pojawiają się w tabelce VAT na minus. Jeśli zaliczki wystawione są na różne stawki VAT, wówczas w tabelce VAT oraz w tabelce Faktury zaliczkowe kwoty zaliczek widnieją w rozbiciu na stawki VAT.
Tabela VAT
Wartość Faktury częściowej powinna zostać pomniejszona o wartość wpłaconych wcześniej zaliczek. Zaliczki wyświetlane są w tabeli VAT na Fakturze Sprzedaży z wartościami ujemnymi. Kwoty te odpowiadają wartości wskazanych w tabeli Faktury zaliczkowe w polu Kwota zaliczek, które mają zostać rozliczone.
Ponadto w tabeli VAT znajdują się standardowe pozycje związane z wartościami wyliczanymi na podstawie pozycji wpisanych na Fakturę Sprzedaży częściową.
Wartość całkowita dokumentu jest wyliczana jako suma kolumn z tabelki VAT z uwzględnieniem wierszy ujemnych.
Uwaga
W przypadku gdy towary/usługi wydawane są tylko częściowo może zaistnieć sytuacja, że wartość Faktury Sprzedaży będzie mniejsza niż wartość zaliczek, które zostały wybrane do rozliczenia. Przy zatwierdzaniu dokumentu na minus pojawi się komunikat:
Wartość dokumentu jest ujemna. Czy kontynuować zapis?
Po wyborze opcji TAK dokument jest zapisywany z wartością ujemną.
Po wyborze opcji NIE Operator wraca na formularz Faktury Sprzedaży na zakładkę Płatności.
Wydruki
W programie istnieje możliwość wydruku Faktur Sprzedaży częściowych na dwa sposoby:
wydruki standardowe – w tabeli VAT drukowana jest tylko wartość dokumentu pomniejszona o wartość zaliczek.
wydruk Faktura VAT: pełna tabela zaliczek – na którym drukowana jest odrębnie tabela VAT przed odliczeniem zaliczek, tabela VAT dla wpłaconych zaliczek oraz tabela VAT dla wartości po odliczeniu zaliczek.
Płatności
Płatność do Faktury Sprzedaży częściowej obejmuje kwotę brutto faktury, czyli pomniejszoną o wpłacone wcześniej zaliczki. Zasady tworzenia płatności w module Kasa/Bank dla Faktury częściowej są zgodne z zasadami obowiązującymi dla „zwykłych” faktur.
Zakładka [Dokumenty]
Na zakładce [Dokumenty] widoczne są numery dokumentów powiązanych. W przypadku Faktury Sprzedaży częściowej mogą to być:
PF – Faktura Pro Forma, na podstawie której powstała Faktura Sprzedaży
FS – Faktury Zaliczkowe wystawione do Faktury Pro Forma
KOR – faktury korygujące, również zwroty Faktur Zaliczkowych
WZ – dokumenty WZ wystawione do Faktury Pro Forma
Do Faktury Sprzedaży częściowej może zostać przekształconych kilka Faktur Pro Forma. W tym celu na liście Faktur Pro Forma należy zaznaczyć dokumenty , które będą przekształcane, a następnie wcisnąć przycisk Warunki, jakie muszą zostać spełnione są identyczne, jak w przypadku przekształcania „zwykłych” Faktur Pro Forma do Faktury Sprzedaży.
Zasady przekształcania Faktury Pro Forma z Fakturami Zaliczkowymi do Faktury Sprzedaży Częściowej:
Faktura Pro Forma po przekształceniu do Faktury Sprzedaży otrzymuje status FS.
Faktura Sprzedaży częściowa jest wystawiana w walucie zgodnej z Fakturą Pro Forma i użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.
Jeśli do Faktury Zaliczkowej była wystawiana korekta – program pomniejszy wartość wpłaconych zaliczek.
Wydruk Faktury częściowej to standardowy wydruk Faktury Sprzedaży. Na wydruku znajduje się tabela z numerami skojarzonych Faktur Zaliczkowych.
Anulowanie Faktury częściowej nie powoduje anulowania Faktury Pro Forma oraz Faktur Zaliczkowych – zostaje jedynie rozpięte powiązanie pomiędzy dokumentami.
Faktura częściowa związana z Fakturami Zaliczkowymi nie może zostać zapisana w pliku XML.
Wystawianie częściowych Wydań Zewnętrznych (WZ) i Faktur Sprzedaży (FS) do tych WZ
W przypadku modułów Handel, Handel Plus Istnieje możliwość częściowego wydawania towarów z FPF na dokumencie WZ.
Formularz częściowego WZ jest standardowym formularzem WZ i został szczegółowo opisany w artykule Wydania Zewnętrzne.
Uwaga
Po wygenerowaniu pierwszego częściowego WZ, na kolejnym podpowiadane są tylko te towary, które nie zostały wykazane na poprzednim dokumencie WZ. Jeśli dokument WZ zostanie skorygowany (zwrot ilości), wówczas towar wróci na FPF i będzie go można kolejny raz wydawać.
Po zaznaczeniu Faktury Pro Forma na liście FPF i naciśnięciu ikony Faktura Sprzedaży tworzona jest na sumę wszystkich wystawionych WZ i jest z nimi powiązana. Faktura ta zawiera elementy z wystawionych wcześniej WZ i nie można zmienić istniejących pozycji, natomiast można dopisywać kolejne pozycje. Na dopisane pozycje tworzony jest kolejny dokument WZ (przy zapisie faktury).
Po wystawieniu Faktury Sprzedaży, nadal można wystawiać WZ na pozycje, które nie zostały jeszcze zafakturowane.
Kolejne naciśnięcie przycisku WZ pozwoli na wystawienie WZ na pozostające jeszcze na FPF towary.
Kolejne naciśnięcie przycisku FS spowoduje utworzenie kolejnej Faktury do FPF, która obejmie te WZ, które zostały wystawione po wygenerowaniu pierwszej Faktury. Dzięki takiemu rozwiązaniu można częściowo fakturować towary, na które została wpłacona zaliczka.
Do WZ utworzonych z FPF nie można generować FS ani PA z listy tych dokumentów. Tworzenie Faktur zawsze musi mieć miejsce z poziomu listy FPF.
W przypadku, kiedy FPF powiązana jest z RO, wówczas przy wystawianiu WZ do FPF na część towaru, fakt ten jest odnotowany również na Formularzu RO. Następuje jednoczesna realizacja RO na część towaru, jaki został wydany na WZ. Na formularzu RO, na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie z dokumentami wygenerowanymi z poziomu FPF.
Fiskalizacja Faktur Zaliczkowych
W przypadku fiskalizacji Faktur Zaliczkowych, na wydruku Paragonu fiskalnego pojawiają się zbiorczo kwoty wyliczone dla poszczególnych stawek VAT (tabela VAT), bez poszczególnych pozycji.
Kwoty są drukowane w określonej postaci:
Zaliczka + nazwa stawki VAT (z konfiguracji),
Ilość =1.0000,
Jm = szt.
Cena = wartość brutto zaliczki dla danej stawki
Fiskalizacja Faktury Finalnej może być przeprowadzona na dwa sposoby, w zależności od ustawienia w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry parametru Fiskalizacja faktur finalnych skojarzonych z fakturami zaliczkowymi – pełny Paragon bez zaliczek:
parametr odznaczony – Faktura Finalna jest drukowana w podobny sposób jak Faktura Zaliczkowa. Na drukarkę fiskalną wysyłane są jedynie kwoty z tabeli VAT na dokumencie (jako Rozliczenie zaliczki). Ponieważ na Fakturze Finalnej w tabeli VAT są zarówno wartości dodatnie jak i ujemne – do drukarki wysyłana jest suma tych wartości w poszczególnych stawkach. Parametr powinien być odznaczony w przypadku, gdy użytkownik wcześniej fiskalizuje Faktury Zaliczkowe – wtedy na drukarce fiskalnej jest zarejestrowana rzeczywista wartość transakcji (wartość Faktury Finalnej jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki).
parametr zaznaczony – na drukarce fiskalnej drukowany jest Paragon ze wszystkimi pozycjami towarowymi, a wartość zarejestrowana na drukarce fiskalnej nie jest pomniejszana o wpłacone zaliczki. Parametr powinien być zaznaczony w przypadku, gdy Użytkownik nie fiskalizuje faktur zaliczkowych – wtedy wartość transakcji jest rejestrowana w całości na podstawie Faktury Finalnej.
Uwaga
Należy pamiętać, że Faktury Zaliczkowe są liczone algorytmem od brutto, w związku z czym zawsze istnieje możliwość ich fiskalizacji. Natomiast w przypadku Faktury Finalnej jej algorytm jest zgodny z algorytmem Faktury Pro Forma (netto/ brutto), a możliwość jej fiskalizacji jest uzależniona od wykorzystanego algorytmu (tylko brutto).
Jeśli transakcja docelowo ma być zarejestrowana na drukarce fiskalnej ‑ Użytkownik już podczas wystawiania Faktury Pro Forma musi ustawić prawidłowy algorytm (brutto) tak, aby możliwa była fiskalizacja zarówno Faktur Zaliczkowych, jak i Faktury Finalnej.
Faktury Zaliczkowe i Faktury Sprzedaży częściowe w walutach obcych
Jeśli użytkownik wystawia dokumenty w walutach obcych (szczegóły opisane w artykule Wielowalutowość), może również rejestrować i rozliczać zaliczki wpłacane w walutach obcych. Wystawianie Faktur Zaliczkowych do Faktur Pro Forma w walutach obcych przebiega podobnie, jak w przypadku dokumentów złotówkowych.
Należy pamiętać o kilku zasadach:
Można wystawiać Faktury Zaliczkowe i Faktury Częściowe na takich samych zasadach jak opisane wyżej w złotych polskich.
Nie można wystawiać Faktur Zaliczkowych do Faktury Pro Forma w przypadku, gdy na FPF zaznaczony jest parametr Kwota VAT w walucie od wartości netto w PLN (w zależności od konfiguracji parametr może być widoczny na zakładce [Płatności]na FPF, gdzie użytkownik może go zmienić lub być zaznaczony bezpośrednio w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry). Jeśli wartość FPF wyliczana jest przy włączonej opcji liczenia płatności od wartości netto w PLN – przy próbie utworzenia Faktury Zaliczkowej, pojawi się komunikat informujący o blokadzie.
Faktura Zaliczkowa musi być wystawiona w takiej samej walucie, jak Faktura Pro Forma. Natomiast na Fakturze Zaliczkowej użytkownik może zmienić zarówno typ kursu waluty, datę kursu jak i notowanie (w przypadku kursu ręcznego).
Uwaga
Obowiązek podatkowy dla Faktur Zaliczkowych powstaje w momencie zapłaty. W związku z tym kurs na fakturach zaliczkowych powinien być ustawiany w stosunku do daty płatności. Ponieważ mechanizm w programie pozwala na automatyczne ustawianie daty kursu na dzień poprzedzający datę sprzedaży lub wystawienia, kurs na Fakturze Zaliczkowej należy ustawić ręcznie, według daty przyjęcia płatności (data kursu na Fakturze Zaliczkowej powinna być zgodna z datą kursu na zapisie kasowym).
W przypadku, gdy na Fakturze Pro Forma został naliczony podatek VAT, będzie on naliczany na wszystkich kolejnych dokumentach (Fakturach Zaliczkowych i Fakturze Sprzedaży częściowej), a użytkownik nie będzie miał możliwości zmiany ustawienia parametru Naliczaj VAT.
Wyliczanie tabeli VAT na Fakturze Sprzedaży częściowej w walucie obcej różni się od sposobu wyliczania tabeli VAT na Fakturach Sprzedaży częściowych w PLN. Na Fakturze częściowej w walucie w tabeli VAT pojawia się dla każdej stawki VAT suma wartości wpłaconych zaliczek (w PLN) w dwóch pozycjach: „na plus” i „na minus”. Natomiast wartość Faktury Sprzedaży częściowej jest wyliczana w oparciu o wartość Faktury Sprzedaży częściowej w walucie (wartość całkowita dokumentu w walucie pomniejszona o wartość zaliczek w walucie) oraz kurs z Faktury częściowej.
Wartość faktury częściowej: (200 EUR – 50 EUR) * 3.50
Faktura rozliczająca zaliczki
Od 1 września 2023 r., zgodnie z art. 106b ust. 1a ustawy o VAT, podatnik nie będzie zobowiązany do wystawienia
Faktury Zaliczkowej jeżeli całość lub część zapłaty otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności,
na poczet których otrzymał środki. Na tej podstawie udostępniono dodatkową ścieżkę rozliczania zaliczek. Zaliczki,
które zostały wprowadzone bezpośrednio w menu Kasa/Bank i nie posiadają powiązanych Faktur Zaliczkowych
mogą zostać rozliczone podczas wystawiania Faktury Sprzedaży.
Aby wskazać zaliczki do rozliczenia na formularzu Faktury Sprzedaży można przejść na zakładkę [Płatności]
i użyć ikony w sekcji Zaliczki do rozliczenia. Zostanie otwarta lista dokumentów do rozliczenia, na której
wyświetlą się wszystkie nierozliczone wpłaty dla wskazanego na formularzu kontrahenta.
Lista domyślnie filtrowana jest według zakresu dat od pierwszego dnia bieżącego miesiąca do daty bieżącej,
można również określić zakres dat według uznania. Należy jednak pamiętać, że aby informacja o rozliczonych
wpłatach została umieszczania na wydruku Faktury, daty tych wpłat muszą zawierać się w miesiącu daty
sprzedaży wskazanej na dokumencie i być od niej mniejsze lub równe. Na liście proponowane są wyłącznie
dokumenty w walucie, w jakiej wystawiana jest Faktura Sprzedaży. Jeżeli występują nierozliczone
zaliczki dla wskazanego na formularzu kontrahenta, spełniające kryterium zakresu dat, a użytkownik ich nie
wskazał w trakcie edycji, podczas zatwierdzania dokumentu wyświetli się pytanie: Kontrahent [Kod kontrahenta] posiada nierozliczone zaliczki. Czy chcesz rozliczyć zaliczki z wystawioną fakturą?
Wybór opcji TAK spowoduje automatyczne otwarcie okna z listą dokumentów do rozliczenia, gdzie zakres dat w filtrach będzie domyślnie ustawiony od pierwszego dnia miesiąca do dnia równego dacie sprzedaży wskazanej na formularzu dokumentu. W trakcie wyboru zapisów z listy, w kolumnie Do rozliczenia można określić kwotę jaka ma zostać rozliczona z wybranego zapisu, domyślnie jest to kwota równa 100% środków dostępnych do rozliczenia.
Po zaakceptowaniu wyboru wskazana kwota zostanie przeniesiona do tabeli zaliczek, do kolumny Kwota gdzie również można ją zmodyfikować
Wybór opcji NIE spowoduje standardowe zatwierdzenie dokumentu. Żadna z wpłat zarejestrowana dla wskazanego na dokumencie kontrahenta nie zostanie rozliczona.
Informacja o rozliczonych zaliczkach, ich kwocie oraz dacie otrzymania drukowane są na wydruku Faktura VAT(sPrint). Jeżeli dokument jest powiązany również z Fakturą Zaliczkową, to na wydruku będą widoczne rozliczania zaliczek otrzymanych w miesiącu daty sprzedaży wskazanej na dokumencie oraz rozliczenie Faktury Zaliczkowej powiązanej z tym dokumentem.
Po wysłaniu faktury rozliczającej zaliczki do KSeF zostaje zablokowana możliwość usunięcia powiązanych wpłat.
Uwaga
Rozliczanie zaliczek na Fakturze Sprzedaży jest dodatkową ścieżką obsługi zaliczek i nie ma wpływu na dotychczasową funkcjonalność Faktur Zaliczkowych.
Dowody wewnętrzne sprzedaży
Co należy wiedzieć o FSW
Dowody Wewnętrzne Sprzedaży mogą być wykorzystywane w trzech przypadkach:
Nabycie wewnątrzunijne – dowody wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych (które powstały na podstawie Faktur Zakupu). Szczegóły można znaleźć tutaj.
Odwrotne obciążenie –wprzypadku towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym obowiązek podatkowy ciąży na nabywcy będącym podatnikiem VAT. Jednocześnie nabywcom przysługuje prawo do odliczenia VAT. W programie mechanizm ten realizowany jest poprzez Dowody Wewnętrzne Sprzedaży i Dowody Wewnętrzne Zakupu. Do Faktury Zakupu, niezależnie od statusu kontrahenta na FZ, można wygenerować FSW pod warunkiem, że:
Pozycje na FZ nie mają naliczonego podatku VAT,
W przypadku kiedy na FZ część pozycji ma wykazany podatek VAT, na FSW zostaną przeniesione wyłącznie pozycje bez naliczonego podatku VAT.
Reklama – dowody wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy, wystawiane bezpośrednio przez Użytkownika.
Warto przy tym pamiętać, że:
FSW nie mają żadnego wpływu na zasoby w magazynie (nie powodują zdjęcia ani zarezerwowania towaru – dotyczy modułów Handel, Handel Plus),
FSW nie powodują powstania płatności w module Kasa/Bank.
Lista Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży
Lista Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne(Handel).
Lista zawiera zarówno dokumenty, które powstały na podstawie Faktur Zakupu (dowody wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych oraz przy zakupie towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym), jak i „ręcznie” wystawione przez użytkownika dowody wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy. Zasady obsługi listy zostały opisane szczegółowo tutaj.
W programie dokumenty te są rozróżniane przy pomocy schematów numeracji:
FAW – dowody wewnętrzne wystawiane przez Użytkownika,
FAWFZ – dowody wewnętrzne dotyczące nabycia wewnątrzunijnego.
Schematy numeracji FAW i FAWFZ są predefiniowane w programie w trakcie tworzenia bazy danych. Użytkownik może je zmienić zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie (tworzenie schematu numeracji w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel: Dowód wewnętrzny sprzedaży oraz przypisanie schematu domyślnego w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dowód wewnętrzny sprzedaży i Dowód wewnętrzny sprzedaży z FZ).
Lista Dowodów WewnętrznychSprzedaży jest obsługiwana przez standardowe przyciski i pola, na podobnych zasadach jak zwykłe Faktury Sprzedaży. Ponadto na liście znajduje się:
- utworzenie Dowodu Wewnętrznego Zakupu do Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży (w przypadku nabycia wewnątrzunijnego lub zakupu towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym).
- Przenieś do rejestru VAT.
- księgowanie na konta, zgodnie z wybranym schematem księgowań (funkcja dostępna dla użytkowników modułu Księga Handlowa).
- Korekta – po wciśnięciu przycisku wywoływany jest domyślnie formularz korekty ilości. Wszystkie możliwe korekty (ilości, wartości i stawki VAT) dostępne są po wciśnięciu przycisku strzałki widocznej obok przycisku. Opcja korekty dostępna jest również na liście dla wybranego dokumentu pod prawym przyciskiem myszy.
– Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
zmianę kategorii dokumentu,
dodawanie/ usuwanie kodów JPK_V7.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
Formularz Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży
Formularz jest zbliżony do formularza zwykłej Faktury Sprzedaży (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj).
Formularz FW: zakładka Ogólne
Schemat numeracji - proponowany jest taki, jak ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: w pozycji Dowód Wewnętrzny Sprzedaży (domyślnie FAW), dla dokumentów wystawianych „ręcznie” lub Dowód WewnętrznySprzedaży z FZ (domyślnie FAWFZ), dla dokumentów powstałych z FZ. Użytkownik ma możliwość zmiany schematu.
Kontrahent – w przypadku FSW wystawianych przez użytkownika proponowany jest kontrahent !NIEOKREŚLONY!, natomiast na FSW do FZ dane kontrahenta są przepisywane z Faktury Zakupu.
Magazyn – magazyn proponowany jest zgodnie z przyjętymi w programie zasadami (magazyn domyślny dla operatora/ magazyn domyślny dla stanowiska/ magazyn główny). W przypadku modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.
Uwaga
Dokument FSW nie powoduje zdjęcia towaru z magazynu. Dlatego, jeśli faktura dotyczy np. przekazania towaru na cele reprezentacji i reklamy, aby zdjąć towar z magazynu należy wystawić dodatkowy dokument rozchodowy np. RW (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Na formularzu Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży znajdują się ponadto dwa parametry:
Bufor – tak jak w przypadku pozostałych dokumentów Dowód Wewnętrzny Sprzedaży można zapisać do bufora (z możliwością wprowadzania zmian) lub na trwałe.
FWZ – na podstawie Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży może powstać Dowód Wewnętrzny Zakupu. Parametr można zaznaczyć tylko wtedy, gdy odznaczony jest parametr Bufor (zaznaczenie FZW spowoduje automatyczne odznaczenie Bufor). Jeśli parametr zostanie zaznaczony, to podczas zapisu Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży program automatycznie tworzy Dowód Wewnętrzny Zakupu.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Uwaga
Parametr FZW jest dostępny tylko na FSW dotyczących nabyciawewnątrzunijnego lub zakupu towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym (powstałych w wyniku przekształcenia Faktury Zakupu). Na FSW wystawianych bezpośrednio z listy parametr nie jest dostępny.
Formularz FW: zakładka Kontrahent
Na zakładce [Kontrahent] znajduje się tylko jedna sekcja Sprzedawca. Jako dane kontrahenta przepisywane są odpowiednio dane podatnika z Pieczątki firmy (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy) – dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! lub dane dostawcy z Faktury Zakupu.
Kontrahenta na dokumencie FSW można zmienić – wtedy dane zostaną pobrane z karty ewidencyjnej wybranego kontrahenta.
Formularz FW: zakładka Dodatkowe
Dokumenty skojarzone - informacje o dokumentach powiązanych z FSW:
FZ – Faktura Zakupu, na podstawie której powstała FSW,
KOR – dokumenty korygujące do Faktury Zakupu, które zostały uwzględnione na FSW (w tym również FZKG), lub dokumenty korygujące wystawione bezpośrednio do FSW,
FWZ – Dowód Wewnętrzny Zakupu, która powstała na podstawie FWS.
Tabela VAT – kwoty VAT są wyliczone na podstawie wartości z FZ oraz wszystkich korekt. Stawka VAT jest pobierana z kart cennikowych poszczególnych towarów. Tabela jest udostępniona do edycji przez użytkownika (możliwość zmiany w kwotach netto, brutto i VAT).
Razem – kwota brutto faktury.
Uwaga
Wystawienie Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank.
Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi – kasy fiskalne
W aktualnej wersji systemu Comarch ERP Optima możliwa jest współpraca z kasami ELZAB, SHARP, NOVITUS.
Obsługa kas fiskalnych polega na przesyłaniu danych o towarach do/z kasy oraz imporcie raportu sprzedaży z kasy do programu. Współpraca przebiega w trybie off-line.
Konfiguracja kas fiskalnych z programem Comarch ERP Optima sprowadza się do kilku czynności:
przygotowania konfiguracji programu Comarch ERP Optima do współpracy z wybraną kasą
przystosowania kart towarowych do współpracy z wybraną kasą fiskalną wg wymogów danej kasy
Uwaga
Współpraca z kasami fiskalnymi ELZAB, NOVITUS, SHARP odbywa się z wykorzystaniem licencji na moduł HANDEL/HANDEL PLUS oraz wymaga dodatkowej obecności licencji na współpracę z kasami fiskalnymi w kluczu zabezpieczającym. Opłata wg cennika www.comarch.pl/erp
Instalacja programów komunikacyjnych.
Instalator Comarch ERP Optima podczas instalacji programu, automatycznie rejestruje biblioteki odpowiedzialne za komunikację z kasą fiskalną ELZAB, SHARP, NOVITUS.
Przygotowanie konfiguracji Comarch ERP Optima do współpracy z kasą fiskalną ELZAB/SHARP/NOVITUS
Aby poprawnie przygotować program Comarch ERP Optima do współpracy z kasą należy dokonać ustawień:
W konfiguracji programu Start/Konfiguracja/Program/Ogólne są dostępne opcje:
Działy dla kas fiskalnych – na tym poziomie użytkownik definiuje dział (grupę) dla kas fiskalnych przypisując NUMER, NAZWĘ, STAWKĘ VAT dla tworzonego działu. Dla każdej stawki VAT może być zaprogramowana tylko jedna grupa.
Kasy fiskalne – opcja ta umożliwia dodanie do systemu kas fiskalnych, użytkownik na tym poziomie wprowadza numer kasy zakres w przedziale 1-9999, nazwę kasy jako dowolne znaki alfanumeryczne, oraz dokonuje wyboru odpowiedniego sterownika: ELZAB, SHARP, NOVITUS. Pola o nazwie Numer, Nazwa oraz Sterownik są wymagane aby program zezwolił na dodanie i zapisanie w bazie danych nowej kasy. Numery kas nie mogą się duplikować.
Symbole stawek VAT (Kasy) – w tej części konfiguracji możemy przypisać symbol fiskalny, który odpowiada danej stawce VAT w kasie fiskalnej, w górnej części okna jest widoczna lista kas które zostały wprowadzone do programu w gałęzi Kasy fiskalne, symbole stawek są przypisywane dla odpowiedniej kasy wybranej na tej liście. Symbole stawek, muszą być zgodne z ustawieniami danej kasy fiskalnej.
W konfiguracji programu Start/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/Kasa fiskalna znajdują się ustawienia dla kas fiskalnych podpiętych fizycznie do danego stanowiska.
Sterownik – użytkownik dokonuje z listy wyboru właściwego sterownika dla podpiętych kas fiskalnych.
Kasyfiskalne dla stanowiska – to lista kas fizycznie podłączonych do danego stanowiska.
Ustawienia importu – parametr Podział na krótkie paragony. Po jego zaznaczeniu Użytkownik ma możliwość zadeklarowania ile pozycji maksymalnie może się znaleźć na jednym paragonie. W trakcie importu raport z kasy zostanie podzielony na kilka części, każda zawierać będzie określoną ilość pozycji i zostanie zapisana w odrębnych dokumentach.
Ustawienia eksportu – do kasy można wysyłać towary z kodem „Zwykły” (dane pobierane są z pola KOD z karty towaru), kodem PLU (dane pobierane są z pola PLU z karty towaru zakładka Dodatkowe) lub EAN (dane pobierane z pola EAN z karty towaru), na tym etapie definiujemy także numer ceny, oraz rodzaj eksportu do wyboru są: pełny lub różnicowy, oraz czy ma być wysyłana nazwa zdefiniowana dla urządzeń fiskalnych. Zaznaczenie parametru Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych powoduje, że do kasy zostanie wysłana nazwa dla urządzenia fiskalnego pobrana z zakładki Dodatkowe na karcie towaru (pole Nazwa). W przypadku nie uzupełnienia tej nazwy lub wyłączenia parametru do kasy zostanie wysłana nazwa towaru.
Użytkownik po kliknięciu ikony plusa dokonuje wyboru kasy z listy kas zdefiniowanych w Start/Konfiguracja/Program/Ogólne/Kasy fiskalne.
Numer kasy – numer kasy fiskalnej.
Pozostałe pola w sekcji Ustawienia sterownika są zależne od wybranego sterownika na liście kas fiskalnych:
Komunikacja:
W przypadku wyboru sterownika Elzab – w polu Komunikacja istnieje możliwość wyboru jednej spośród sześciu wymienionych poniżej opcji:
Połączenie COM (opcja domyślna),
Multiplekser 4xRS232,
Przełącznik multiplekserów,
Multiplekser 8xRS232/RJ,
Multiplekser LAN/Delta Max LAN,
LAN.
W przypadku wyboru sterownika Novitus – w polu Komunikacja istnieje możliwość wyboru opcji: COM, TCP/IP.
W przypadku wyboru sterownika Sharp – możliwa jest jedynie opcja COM.
Poniższe pola są widoczne w przypadku, gdy w polu Komunikacja wybrana została opcja COM dla sterownika Novitus i Sharp lub dla sterownika Elzab dowolna opcja poza Multiplekser LAN/Delta Max LAN, LAN.
Port COM – pole z listą rozwijalną, z wyborem dostępnych portów COM.
Prędkość Portu – pole z listą rozwijalną. Prędkość powinna być zgodna z ustawieniami na kasie fiskalnej.
Dodatkowo dla sterownika Sharp:
Model Kasy – pole z listą rozwijalną, do wyboru następujące opcje: Sharp ER-A2xx, Sharp ER-A2xx + kaucje, Sharp ER-A4xx, Sharp ER-A285P.
Dodatkowo dla sterownika Elzab:
Protokół – rodzaj wykorzystywanego przez kasę protokołu. Dla komunikacji Połączenie COM pole z listą rozwijalną, do wyboru następujące opcje: Elzab, Elzab STX (kasy K10 i nowsze). Dla komunikacji wykorzystującej multiplekser dostępny tylko protokół Elzab.
Kanał multipleksera – należy podać numer kanału, do którego podłączona jest kasa. W przypadku wyboru opcji Komunikacji: Połączenie COM – pole to jest ukryte.
Poniższe pola są widoczne w przypadku, gdy w polu Komunikacja wybrana została opcja TCP/IP dla sterownika Novitus lub Multiplekser LAN/Delta Max LAN, LAN dla Elzab.
Adres IP – adres IP ustawiony na kasie.
Port TCP/IP – numer portu ustawiony na kasie. Dla sterownika Elzab domyślnie podpowiada się wartość 1001, dla Novitus 5001.
Protokół – pole widoczne jedynie dla sterownika Elzab. W przypadku wyboru komunikacji Multiplekser LAN/Delta Max LAN – dostępny tylko protokół Elzab, w przypadku komunikacji LAN dostępny tylko Elzab STX (kasy K10 i nowsze).
Hasło autoryzacji – pole widoczne jedynie dla sterownika Elzab i komunikacji przez Multiplekser LAN/Delta Max LAN . Należy podać hasło ustawione na urządzeniu lub na kasie.
Timeout połączenia – pole widoczne jedynie dla sterownika Novitus. Maksymalny czas oczekiwania na połączenie (domyślna wartość 1000 milisekund).
Timeout – maksymalny czas oczekiwania na odpowiedź z kasy. Domyślna wartość dla sterownika Novitus: 1000 (podawana w milisekundach), dla Elzab: 10 (podawana w sekundach).
Ilość retransmisji – pole widoczne jedynie dla sterownika Elzab i komunikacji przez Multiplekser LAN/Delta Max LAN. Maksymalna liczba retransmisji uszkodzonych pakietów, domyślna wartość 3.
Na dole sekcji Ustawienia Sterownika znajduje się przycisk . Po wciśnięciu przycisku Test połączenia program weryfikuje, czy istnieje możliwość komunikacji pomiędzy komputerem a kasą fiskalną według parametrów uzupełnionych na formularzu.
W sekcji Ustawienia importu znajdują się wszystkie dane związane z importem danych z kasy fiskalnej do programu Comarch ERP Optima. Sekcja znajduje się poniżej sekcji Ustawienia Sterownika. Składa się z następujących pól:
Magazyn – w tym polu należy wybrać magazyn lokalny zdefiniowany w programie, na który będą odczytywane raporty (paragony) z kasy.
Definicja – w tym polu należy wybrać schemat numeracji dla tworzonych podczas odczytu paragonów.
Seria – w tym polu istnieje możliwość wyboru serii zdefiniowanej dla paragonów.
Dodatkowo, w zależności od wybranego sterownika na liście kas fiskalnych wyświetlane są poniższe parametry:
Nie wykonuj raportu dobowego po odczycie sprzedaży – parametr dostępny w przypadku wyboru sterownika Elzab lub Sharp.
Kasa obsługuje pakiet ecrdtPLUEx (Rozszerzony pakiet PLU) – parametr dostępny w przypadku wyboru sterownika Novitus.
Kasa obsługuje pakiet zerujący (kasy: System, PS 3000, Soleo) – parametr dostępny w przypadku wyboru sterownika Novitus.
Import/ eksport: Programowanie kasy
Funkcja umożliwia eksport listy towarów do kasy i jest ona dostępna z poziomu Ogólne/Cennik przycisk . Istnieje kilka warunków, które muszą zostać spełnione, by zaprogramowanie kasy było możliwe:
Kody towarów, Grupy (działy), jednostki miary muszą być zgodne z wymogami danej kasy.
Jeśli nadane kody są alfanumeryczne Użytkownik może wykorzystać do transmisji kody PLU towarów.
Towary muszą mieć określoną stawkę VAT, która jednocześnie jest zaprogramowana na kasie (w innym przypadku program nie przeprowadzi transmisji).
Podczas programowania kasy warto pamiętać, że przesyłane są zawsze informacje o towarach wyfiltrowanych na liście cennikowej. Istnieje więc możliwość wysłania jedynie wybranych (przez założenie odpowiedniego filtra, wybranie grupy itd.) towarów.
Podczas programowania kasy wysyłana jest cena towaru ustawiona w konfiguracji Stanowisko/Ogólne/Kasa Fiskalna. Jeśli wybrana cena jest ceną netto – program wysyłając informacje do kasy automatycznie dolicza VAT określony dla poszczególnych towarów (w kasie zawsze programowane są ceny brutto). Program podczas eksportu sprawdza w kasie czy istnieją towary o takich samych kodach, jeżeli TAK zwraca informacje w postaci logu.
Do kas mogą być wysyłane kody zwykłe, kody PLU jak i kody EAN.
Towary wg: kod – do kasy zostaną przesłane podstawowe (numeryczne) kody towarów
Towary wg: PLU – do kasy zostaną przesłane numeryczne kody towarów (pole PLU na karcie towaru)
Towary wg: EAN – do kasy zostaną wysłane kody EAN towarów. W przypadku, gdy towar nie ma nadanego kodu EAN zostanie pominięty przy eksporcie danych.
W przypadku kas Elzab, kody zwykłe wysłane są zawsze.
Programowanie kasy jest również możliwe z poziomu formularza Faktury Zakupu/Przyjęcie Zewnętrzne. Po wciśnięciu przycisku otwierane jest okno, w którym należy podać parametry eksportu (domyślne ustawienia pobierane są z konfiguracji Start/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/Kasa Fiskalna.). Należy zdecydować czy ma być wykonany eksport pełny (wszystkie towary z listy) czy różnicowy (tylko towary, dla których coś się zmieniło), wybrać numer kasy oraz sposób wysyłania towarów. Numer ceny pobierany jest z konfiguracji
Funkcja programowania kasy jest również wykorzystywana w przypadku aktualizacji danych o towarach (np. zmiana ceny sprzedaży). Należy jednak pamiętać, że przed wykonaniem aktualizacji należy upewnić się czy raport dobowy zerujący był wykonany na kasie. W innym przypadku, jeśli na kasie przeprowadzona była sprzedaż, program nie umożliwi aktualizacji danych.
Uwaga
Niektóre modele kas nie obsługują kodów EAN, w takim przypadku należy bazę przygotować wg zwykłych kodów.
Import/ eksport: Odczyt z kasy
W przypadku, gdy Użytkownik prowadził wcześniej sprzedaż na kasie, natomiast dopiero rozpoczyna pracę z systemem Comarch ERP Optima istnieje możliwość zaimportowania towarów istniejących już w kasie do cennika w programie. Odczyt z kasy dostępny jest z menu Ogólne/Cennik.
Uwaga
Funkcja odczytu towarów z kasy nie jest dostępna w przypadku wersji oddziałowej programu (cennik jest przesyłany z centrali).
Podczas importu danych z kasy Użytkownik ma możliwość określenia numer kasy, z której będą ściągane dane. Towary mogą być odczytywane wg:
Towary wg: kod – dla zakładanych kart towarowych kod z kasy zostanie przepisany, jako kod podstawowy towaru w programie Comarch ERP Optima.
Towary wg:PLU – dla zakładanych kart towarowych kod z kasy zostanie przypisany jako kod podstawowy oraz kod PLU.
Towary wg: EAN – kody nadane w kasie zostaną przepisane w pole Kod (podstawowy) oraz EAN na karcie towaru. W przypadku kas ELZAB nie ma możliwości odczytu tylko kodów EAN, zawsze odczytywany jest kod zwykły oraz kod EAN jeśli istnieje.
Cena zaimportowana z kasy jest przepisywana we wszystkie grupy cenowe zdefiniowane w programie. Jeśli grupa cenowa jest typu netto – program wylicza odpowiednio cenę netto (na podstawie ceny brutto wysłanej z kasy). W przypadku gdy zaznaczony jest parametr Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych w Start/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/Kasa fiskalna, dla zakładanych kart towarowych nazwa z kasy przypisana jest do nazwy na kartotece towarowej oraz do nazwy dla urządzenia fiskalnego (zakładka Dodatkowe na karcie towarowej). Przy nie zaznaczonym parametrze przepisana jest tylko do nazwy towaru na kartotece towarowej.
Uwaga
Użytkownik powinien zadbać o to, by w systemie Comarch ERP Optima zdefiniowane były stawki VAT funkcjonujące na kasie fiskalnej oraz działy dla kas fiskalnych.
Import raportu sprzedaży z kasy
Import raportu sprzedaży z kasy jest dostępny z poziomu listy paragonów (menu Handel/Paragony), przycisk : Podczas importu istnieje możliwość utworzenia więcej niż jednego paragonu. Funkcja może być wykorzystywana, jeśli występują problemy podczas importu długich (kilkaset pozycji) raportów sprzedaży z kasy.
W oknie importu znajduje się parametr Podział na krótkie paragony, parametr ten jest uzależniony od ustawień w konfiguracji Start/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/Kasa Fiskalna. W trakcie importu raport z kasy zostanie podzielony na kilka części, każda zawierać będzie określoną ilość pozycji i zostanie zapisana w odrębnych dokumentach. Dodatkowo jest możliwość wyboru, według jakich kodów ma być odczytywana sprzedaż (domyślne ustawienie pobierane jest z konfiguracji Start/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/Kasa fiskalna).
Po wykonaniu importu danych na podstawie raportu sprzedaży kasy tworzony jest paragon (w zależności od ustawień jeden lub kilka). Paragon zapisywany jest do bufora. W przypadku, gdy w Start/Konfiguracja/Firma/Magazyn/ Inicjacja dokumentu opcja dla PA jest ustawiona na POBRANIE, podczas odczytu raportu musi być pokrycie na magazynie na towary importowane z kasy, w przeciwnym wypadku import zostanie przerwany. Po wykonaniu importu Użytkownik powinien zapisać paragon na trwałe.
W przypadku, gdy bezpośrednio na kasie został wprowadzony towar, którego nie jest zarejestrowany w programie – program wyświetli błąd. Należy wtedy wykonać odczyt danych z kasy (by uzupełnić listę cennikową), a następnie wykonać ponowny import raportu sprzedaży.
Identyfikacja towarów w kasie ELZAB/SHARP/NOVITUS
Aby przyśpieszyć proces identyfikacji towarów poniższa tabela przedstawia wybrane modele kas z informacjami na temat definicji m.in. kodu, nazwy, grupy.
Dane techniczne kas fiskalnych SHARP. Źródło: www.torell.pl
Kasy NOVITUS
PLU (ilość kodów)
KOD TOWARU
NAZWA TOWARU
GRUPA TOWAROWA
MAŁA
500
do 18 znaków
do 18 znaków
Ilość gr. 16
BRAVO
2300
do 18 znaków
do 18 znaków
Ilość. do 42
FRIGO II
1000
do 18 znaków
do 18 znaków
Ilość gr. do 42
SOLEO PLUS
12000
do 18 znaków
do 18 znaków
Ilość gr. do 64
PS3000
16000
do 18 znaków
do 40 znaków
Ilość gr. do 64
Dane techniczne kas fiskalnych SHARP. Źródło: www.novitus.pl
Uwaga
Powyższe tabelki mają charakter tylko i wyłącznie informacyjny.
Dokumenty Wewnętrzne Zakupu (FWZ)
Uwaga
Funkcja nie jest dostępna dla wersji oddziałowej programu (w przypadku współpracy z systemem Comarch ERP XL).
Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu
Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne(Handel)/ Dokumenty Wewnętrzne Zakupu.
Lista zawiera dokumenty, które powstały na podstawie Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży. Domyślny schemat numeracji (FZWFZ) jest predefiniowany w programie w trakcie tworzenia bazy danych. Użytkownik może go zmienić zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie (tworzenie schematu numeracji w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel:Dokumenty wewnętrzne zakupu oraz przypisanie schematu domyślnego w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dokument zakupu wewnętrzny FZ).
Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu jest obsługiwana przez standardowe przyciski i pola, na podobnych zasadach jak zwykłe Faktury Sprzedaży.
Uwaga
Dokumenty Wewnętrzne Zakupu mogą być tworzone tylko na podstawie Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży. Dokumenty FWZ nie mogą być dodawane z poziomu listy przez Użytkownika (przycisk Dodaj nie jest dostępny).
Ponadto na liście znajduje się:
- przenieś do rejestrów VAT.
- księgowanie na konta, zgodnie z wybranym schematem księgowań (funkcja dostępna dla użytkowników modułu Księga Handlowa)
Konwersja Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży do Dokumentu Wewnętrznego Zakupu
Automatyczne tworzenie FWZ jest możliwe na dwa sposoby:
na formularzu FWS można zaznaczyć parametr FWZ – wtedy w chwili zatwierdzania dokumentu FWS zostanie automatycznie utworzony Dokument Wewnętrzny Zakupu
z poziomu listy Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży - kursor należy ustawić na Dokumencie WewnętrznymSprzedaży, do którego tworzony będzie Dokument Wewnętrzny Zakupu, a następnie wcisnąć przycisk .
Zasady przekształcania dokumentów
Możliwe jest przekształcenie jednego Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży do jednego Dokumentu Wewnętrznego Zakupu.
Dokument FWS otrzymuje status W. Ponowne przekształcenia do FWZ nie jest możliwe.
FWZ może powstać tylko na podstawie dokumentu FWS, który dotyczy nabycia wewnątrzunijnego (powstał z FZ).
Dokument FWZ jest zapisywany do bufora.
Dokumentu FWZ nie można korygować (możliwe jest anulowanie).
W przypadku wykasowania lub anulowania FWZ usuwany jest status Wz Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży (FWS) (możliwe jest ponowne przekształcenie).
Aby anulować dokument FWS skojarzony z Dokumentem Wewnętrznym Zakupu należy najpierw usunąć/ anulować dokument FWZ, a dopiero potem można anulować dokument FWS.
Uwaga
Anulowanie FWZ nie powoduje automatycznego anulowania FWS – rozpięte zostaje jedynie powiązanie pomiędzy dokumentami.
Na FWZ przenoszone są wszystkie dane zgodnie z Dokumentem Wewnętrznym Sprzedaży: zarówno dane kontrahenta jak i pozycje dokumentu.
Tabela VAT (zakładka [Dodatkowe]):
kwoty VAT przenoszone są zgodnie z ustalonymi na FWS.
tabela VAT podlega częściowej edycji – użytkownik ma możliwość korygowania wartości VAT i brutto (do czasu zapisania FWZ na trwałe).
Dokument FWZ nie ma wpływu na magazyn.
Dokument FWZ nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank.
Terminale płatnicze
Comarch ERP Optima zapewnia współpracę z następującymi terminalami:
Verifone VX 520 dystrybuowanym przez eService
Verifone VX 520 dystrybuowanym przez First Data Polcard
Ingenico iCT220 ETH dystrybuowanym przez First Data Polcard
Ingenico Desk 3200 dystrybuowanym przez First Data Polcard
ING
Polskie ePłatności
Za pomocą terminali płatniczych obsługiwane są następujące operacje kartą płatniczą:
Polcard
eService
ING
Polskie ePłatności
obciążenie karty płatniczej
zwrot środków płatniczych na kartę
Konfiguracja płatności obsługiwanych przez terminal płatniczy
Wskazówka
W pierwszym kroku należy zwrócić się do dostawcy terminala w celu przygotowania urządzenia do współpracy z systemem Comarch ERP Optima.
Aby rozpocząć współpracę z terminalem, należy dokonać odpowiedniej konfiguracji:
Na dokumentach musi być wybrana forma płatności o typie karta z zaznaczonym parametrem: Terminal Płatniczy (opcja do zaznaczenia na formularzu formy płatności dostępnym z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności). Po zaznaczeniu parametru Terminal płatniczy nie jest możliwe ustawienie odroczonego terminu płatności.
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Parametry należy zaznaczyć parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową.
Uwaga
Przed uruchomieniem współpracy z terminalem należy upewnić się, że operator wystawiający dokumenty nie ma ustawionego zakazu lub blokady na wprowadzanie zapisów, powodujących ujemne saldo do rejestru powiązanego z płatnością wysyłaną na terminal. W przeciwnym wypadku płatność zostanie zarejestrowana, ale dokument nie będzie rozliczony.
Parametr Terminal płatniczy jest aktywny tylko dla typu płatności Karta, dla innych typów płatności parametr jest nieaktywny.
W Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Terminal płatniczy należy wybrać sterownik do terminala płatniczego.
Konfiguracja terminali płatniczychModel terminala - pole które domyślnie jest niewypełnione, po rozwinięciu listy możemy wskazać odpowiedni model terminala:
eService
ING
Polcard – wszystkie modele (domyślny)
Polcard – Verifone VX 520
Polskie ePłatności (dostępny od 20.06.2022)
eService – połączenie terminalowe
ING – połączenie terminalowe
Polcard – wszystkie modele (domyślny) – połączenie terminalowe
Polcard – Verifone VX 520 – połączenie terminalowe
Polskie ePłatności – połączenie terminalowe (dostępny od 20.06.2022)
W zależności od wybranego modelu aktywują się lub uzupełniają następujące pola:
Typ połączenia – ustawia się automatycznie, w zależności od wybranego sterownika terminala płatniczego.
Port szeregowy – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia COM. Należy wskazać w nim port COM, do którego podłączone jest urządzenie.
Adres IP – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia TCP/IP. Należy w nim wpisać adres IP terminala płatniczego.
Port TCP/IP – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia TCP/IP. Należy w nim wprowadzić numer portu, na którym odbywać się będzie komunikacja pomiędzy programem Comarch ERP Optima, a terminalem płatniczym.
Testpołączenia – po wciśnięciu przycisku Test połączenia program sprawdza, czy istnieje możliwość komunikacji pomiędzy komputerem i terminalem.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Identyfikator stanowiska – pole 20 znakowe, opcjonalne dla modeli ING, ING – połączenie terminalowe. Polskie ePłatności oraz Polskie ePłatności – połączenie terminalowe. Dla pozostałych modeli nieaktywne.
Logowanie komunikacji – po zaznaczeniu tego parametru plik z logiem terminala (TerminalCommunicationLog.log) będzie zapisywany w katalogu z logami programu. W przypadku sterowników terminalowych plik zawierający komunikację z terminalem płatniczym (TerminalCommunicationLog.log) zostanie utworzony lokalnie w katalogu %AppData%\Comarch OnlineFP.
W przypadku sterowników terminalowych plik zawierający komunikację z terminalem płatniczym (TerminalCommunicationLog.log) zostanie utworzony lokalnie w katalogu %AppData%\Comarch OnlineFP.
Płatności terminalowe a rodzaje obsługiwanych dokumentów
Przesyłanie płatności do terminala realizowane jest na formularzach następujących dokumentów:
Fakturze Sprzedaży i na wszystkich dostępnych dla niej korektach (z wyjątkiem korekty danych),
Fakturze Zaliczkowej i korekcie wartości do niej,
Paragonie i korekcie ilości do Paragonu,
Wydaniu Zewnętrznym z opcją płatności i korekcie ilości/ wartości/ stawki VAT do WZ (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Płatności za pomocą terminala płatniczego na dokumentach FS, PA, WZ z płatnością i FZAL
Jeśli na dokumencie Faktury lub Paragonu wybrana jest forma płatności typu Karta z zaznaczonym parametrem Terminal Płatniczy, to przy zapisie dokumentu na stałe, płatności zapisywane są w preliminarzu, a następnie wyświetlane jest okno Potwierdzenie obciążenia karty.
Pole Klient wpłaca jest domyślnie przepisane z pola Do zapłaty, a ustawienie kursora znajduje się w polu potwierdzenia, co pozwala od razu zatwierdzić wpłatę. Nie ma możliwości zmiany kwoty w polu Klient wpłaca. Zmiany kwoty wysyłanej na terminal można dokonywać tylko z poziomu samego dokumentu na zakładce [Płatności].
Kwota na zakładce [Płatności]może zostać podzielona. Jeżeli dokument ma być rozliczony na przykład gotówką i kartą, wówczas w tabelce płatności należy wprowadzić kwotę płatną gotówką, wybrać przycisk z płatnością gotówkową, a następnie przycisk z płatnością kartą. Kwota dla karty płatniczej zostanie przesłana do terminala płatniczego.
Po wyświetleniu okna z wpłatą:
można się z niego wycofać (wciskając przycisk Anuluj zmiany), wystawiany wówczas dokument nie jest zapisywany na stałe i nie jest realizowana płatność.
można zatwierdzić płatność, wystawiany wówczas dokument zapisywany jest na stałe i uruchamiany jest proces płatności przez terminal płatniczy.
Podczas trwania transakcji w programie wyświetlane są komunikaty odzwierciedlające postęp wykonywania transakcji na terminalu.
W przypadku wystąpienia błędu przy płatności wyświetlany jest komunikat: „Transakcja nie została zakończona poprawnie, czy powtórzyć transakcję” Do wyboru dostępne są opcje: Tak/Nie. W przypadku wyboru opcji Nie dokument jest zapisywany na stałe i nie jest rozliczany, a po wybraniu opcji Tak następuje próba rozliczenia.
Jeśli po wysłaniu płatności Klient nie zdąży wpisać pin-u (w ciągu 60 sekund) wyświetlana jest informacja, że minął czas oczekiwania i pojawia się pytanie czy transakcja przeszła poprawnie. Użytkownik może potwierdzić tę transakcję lub nie. Jeżeli transakcja zostanie odrzucona i nie zostanie potwierdzona, dokument zapisuje się na stałe. Brak potwierdzenia dotyczy wówczas samej transakcji, a nie dokumentu.
Jeśli płatność kartą zostanie zaakceptowana, wówczas zapis z preliminarza rozliczany jest z zapisem kasowo bankowym. Jeżeli podczas rozliczania nie jest otwarty Raport kasowo/bankowy, to przy zapisie jest on od razu tworzony (analogiczne działanie jak przy zapisie gotówki).
Wydruk samego dokumentu może być wykonany po zakończeniu procesu wystawiania dokumentu, natomiast jeśli dokument ma zostać zafiskalizowany, drukowanie dokumentu na drukarce fiskalnej odbywa się po zakończeniu płatności. Jeśli po rozliczeniu płatności wystąpi błąd fiskalizacji i dokument nie będzie mógł być zafiskalizowany, do dokumentu generującego płatność można wykonać korektę, której zatwierdzenie spowoduje zwrot środków na kartę płatniczą. Można też anulować dokument i wystawić dokument KW na pobraną przez terminal kwotę.
W przypadku, gdy nie jest zaznaczony parametr: Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych w menu Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Parametry, na zapisie kasowym generowanym automatycznie podczas płatności przez terminal w polu Numer wewnętrzny pojawi się numer zgodny ze schematem domyślnym dla zapisów, wskazanym w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Dokumenty. Natomiast w polu Numer pojawi się numer dokumentu handlowego, który jest rozliczany.
Jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Dokumenty nie została uzupełniona definicja dokumentu dla typu KP- wpłata, przy zatwierdzaniu dokumentu oraz wpłaty pojawi się komunikat: Zapis nie będzie kontynuowany. W konfiguracji brakuje domyślnego schematu numeracji dla dokumentu o typie KP – wpłata.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Dodatkowo po wyborze modelu terminala ING/ING - połączenie terminalowe w przypadku pytań, które wymagają reakcji od strony Użytkownika bezpośrednio w programie będą wyświetlane komunikaty z możliwymi opcjami do wyboru, podczas:
wyboru waluty
drukowania kopii dla Klienta.
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Płatności za pomocą terminala płatniczego na dokumentach korekt do FS i PA oraz FZAL
Jeśli dokument korygujący posiada płatności typu Karta z zaznaczonym parametrem Terminal płatniczy, wówczas w momencie zapisu dokumentu na stałe wykonywana jest transakcja płatnicza za pomocą terminala. Operacje wykonywane są analogicznie jak dla płatności dokumentu FS i PA.
W sytuacji realizowania płatności do korekt, kwota do zapłaty może być zarówno na plus jak i na minus, dlatego w zależności od kierunku płatności na oknie wpłaty podpowiadana jest odpowiednia operacja: obciążenie karty płatniczej bądź zwrot środków na kartę.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Dodatkowo po wyborze modelu terminala ING/ING - połączenie terminalowe w przypadku pytań, które wymagają reakcji od strony Użytkownika bezpośrednio w programie będą wyświetlane komunikaty z możliwymi opcjami do wyboru, podczas:
wyboru waluty
drukowania kopii dla Klienta.
W przypadku terminala Polskie ePłatności płatność na plus odbywa się na tych samych zasadach jak dla dotychczasowych terminali. Natomiast w przypadku płatności na minus (zwrot środków) informacja o płatności nie jest wysyłana na terminal. W takiej sytuacji płatność należy rozliczyć bezpośrednio na terminalu zgodnie z informacją wyświetloną w logu:
Po wykonaniu transakcji wyświetlany jest komunikat:
„Czy zwrot został wykonany poprawnie?”
Do wyboru dostępne są opcje:
Tak – dokument jest zapisywany na stałe i zostaje rozliczony
Nie – wyświetlany jest kolejny komunikat:
„Transakcja nie została zakończona poprawnie, czy powtórzyć transakcję?”
Z dostępnymi opcjami:
Tak – użytkownik ma możliwość wykonania ponownego zwrotu na terminalu
Nie – dokument jest zapisywany na stałe i nie jest rozliczany
Płatności za pomocą terminala płatniczego na dokumentach walutowych
Jeżeli dokument wystawiony jest w walucie, to wszystkie wartości na terminal wysyłane są w walucie systemowej.
Na terminal wysyłana jest wartość złotówkowa, równa wartości brutto z tabelki VAT na dokumencie.
Wartość złotówkowa wysyłana na terminal przeliczana jest po kursie użytym na dokumencie.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Aktualizacja terminala, rozliczenie dnia
W głównym menu programu, w zakładce [Narzędzia] dodano także nową sekcję Terminal płatniczy. W sekcji tej znajdują się dwie opcje:
Włącz aktualizację terminala – na terminal zostanie wysłane polecenie aktualizacji terminala.
Rozlicz dzień – na terminal zostanie wysyłane polecenie zatwierdzenia transakcji w systemie transakcyjnym.
Po uruchomieniu z programu aktualizacji terminala, należy poczekać aż urządzenie po aktualizacji będzie gotowe do pracy.
Obszar Terminal płatniczy będzie widoczny jedynie po wybraniu modelu: ING lub ING – połączenie terminalowe.
Faktury RR
Lista Faktur RR
Lista Faktur zakupu od rolnika ryczałtowego jest zbudowana i obsługiwana w podobny sposób jak lista Faktur Sprzedaży.
Utwórz Fakturę Zakupu – na liście dostępna jest funkcja przekształcenia dokumentu do Faktury Zakupu. Dokument, na podstawie którego została już utworzona Faktura Zakupu ma na liście status FZ.
Korekta Faktury – pod tym przyciskiem możliwe jest utworzenie korekty ilości, wartości (ceny) oraz stawki VAT do Faktury RR.
– Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
zmianę kategorii dokumentu.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
Formularz Faktury RR: zakładka [Ogólne]
Dokument – schemat numeracji dla faktury RR. Faktury RR tworzą odrębna klasę dokumentów handlowych. Oznacza to, że dla FRR można tworzyć odrębne schematy numeracji (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Handel/ Faktura rolnika ryczałtowego). Jeden z utworzonych schematów można przypisać jako schemat domyślny w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji FRR- faktura rolnika ryczałtowego. Domyślnie utworzony jest schemat FRR. Zasady definiowania i konfigurowania schematów numeracji są zgodne z ogólnie obowiązującymi w systemie Comarch ERP Optima.
Kontrahent – wybór kontrahenta jest możliwy w identyczny sposób jak na pozostałych dokumentach. Na formularzu kontrahenta, na zakładce Handlowe znajduje się parametr Rolnik. Listę kontrahentów zawęzić można do podmiotów o statusie: Magazyn – zasady przypisywania magazynu są identyczne jak w przypadku innych dokumentów handlowych i magazynowych. W przypadku modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.
Uwaga
Należy pamiętać, że wystawienie faktury RR niepowoduje żadnych zmian na liście zasobów. Ilości nie są wprowadzane do magazynu, jak również nie są widoczne jako ilość zamówienia (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Dopiero przekształcenie do dokumentu FZ/ PZ spowoduje zmiany na zasobach. Jednak magazyn z dokumentu FRR jest w chwili przekształcenia przenoszony na dokument FZ/ PZ i dlatego jego konieczne jest jego określenie już na dokumencie FRR.
Uwaga
Obsługa gospodarki magazynowej jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. W module Faktury można prowadzić obrót wyłącznie usługami.
Data wystawienia i sprzedaży – są podczas tworzenia dokumentów FZ i PZ przenoszone odpowiednio jako daty wystawienia i zakupu.
Płatność – proponowana jest forma płatności skojarzona z kontrahentem. Należy jednak pamiętać, że należność za Fakturę RR powinna być zapłacona przelewem na konto bankowe. Jeśli ustawiona forma płatności jest inna niż typu przelew – przy zapisie na trwałe program wyświetli ostrzeżenie.
Algorytm – decyduje o tym, czy Faktura RR będzie wystawiana w cenach netto czy brutto.
Uwaga
Podczas dodawania towaru na dokument należy pamiętać, że towary są dodawane ze stawką VAT określoną na karcie towaru jako stawka VAT zakupu. Jeżeli stawka ta jest inna niż obowiązująca dla Faktury RR (7%), przy zapisie dokumentu pojawi się komunikat z taką informacją oraz pytanie, czy zapisać dokument. Jeśli Użytkownik wybierze Nie, pojawia się komunikat o następującej treści: Czy zmienić stawkę VAT na 7%?. Wybór Tak spowoduje zmianę stawki na 7% dla każdej pozycji występującej na dokumencie. Przycisk Nie pozostawi dokument bez zmian.
Na formularzu FRR widoczne są trzy parametry:
Bufor – Faktura RR może zostać zapisana do bufora. Dokument w buforze podlega całkowitej edycji, można go usunąć, jednak na podstawie FRR w buforze nie można utworzyć Faktury Zakupu ani dokumentu PZ.
FZ – parametr jest dostępny tylko w przypadku, gdy odznaczono Bufor. Jeśli jest zaznaczony to automatycznie na podstawie zatwierdzanej Faktury RR tworzona jest Faktura Zakupu.
PZ – parametr jest dostępny w modułach Handel, Handel Plus tylko w przypadku, gdy zaznaczony jest parametr FZ. Powoduje, że równocześnie z Fakturą Zakupu tworzony jest dokument magazynowy PZ (towar jest wprowadzany do magazynu).
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Formularz Faktury RR: zakładka Kontrahent
W odróżnieniu od innych dokumentów na Fakturze RR pojawia się tylko jedna sekcja związana z kontrahentem: Sprzedawca. Dane kontrahenta są pobierane z jego karty ewidencyjnej (trzy linie z nazwy). Dodatkowo program pobiera informację o numerze NIP sprzedawcy. Jeśli numer NIP na karcie nie jest uzupełniony, wtedy program pobiera numer PESEL.
Kontrahent określony jako sprzedawca jest następnie przenoszony na Fakturę Zakupu/ PZ zarówno jako Dostawca i Nadawca.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Domyślny płatnik – automatycznie jest tu przenoszony Sprzedawca z dokumentu. Jeśli płatność ma zostać wygenerowana na inny podmiot, w tym miejscu można zmienić Płatnika. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności znajduje się w artykule Domyślny płatnik na dokumentach.
Nr rach. bankowego – należy wskazać numer rachunku bankowego Płatnika, na który ma zostać wykonana płatność (automatycznie podpowiada się konto bankowe oznaczone na karcie kontrahenta jako domyślne).
Formularz Faktury RR: zakładka Tabela VAT
Na zakładce widoczna jest tabela VAT oraz informacja o wartości brutto dokumentu.
Uwaga
Faktura RR nie ma powiązania z modułem Kasa/Bank, co oznacza, że jej zatwierdzenie nie powoduje powstania płatności. Dopiero po utworzeniu na jej podstawie Faktury Zakupu powstaje płatność w Kasie/Banku.
Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.
Formularz Faktury RR: zakładka Dokumenty
Na zakładce widać numer utworzonej na podstawie FRR Faktury Zakupu. Numer Faktury Zakupu tworzonej na podstawie Faktury RR jest tworzony zgodnie ze schematem określonym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji FZ – Faktura Zakupu z FRR.
Zasady tworzenia FRR
Na karcie kontrahenta, na którego wystawiania jest Faktura RR w zakładce [Handlowe] należy zaznaczyć parametr Rolnik
Stawka VAT towaru musi wynosić 7%
Na karcie towaru musi zostać uzupełniony numer PKWiU.
Należy pamiętać, że FRR nie tworzy zapisu w Preliminarzu Płatności. Zapis taki tworzy się po przekształceniu dokumentu FRR do Faktury Zakupu.
Zasady przekształcenia FRR do FZ/ PZ
Przekształcenie Faktury RR do Faktury Zakupu jest możliwe tylko 1:1 (nie można tworzyć jednej Faktury Zakupu na podstawie kilku Faktur RR).
Fakturę RR można przekształcić do FZ tylko raz. Po utworzeniu na podstawie FRR Faktury Zakupu na liście otrzymuje ona status FZ i nie jest możliwe ponowne przekształcenie.
Jeśli na formularzu FRR nie zaznaczono FZ to po zapisie dokumentu FRR na trwałe nie jest tworzona Faktura Zakupu. W takim przypadku utworzenie Faktury Zakupu jest możliwe z listy Faktur RR po wciśnięciu przycisku Faktura Zakupu jest zapisywana do bufora.
Jeśli na formularzu FRR zaznaczonoFZ, ale nie zaznaczono PZ to Faktura Zakupu jest zapisywana do bufora.
Jeśli na formularzu FRR zaznaczonoFZ i równocześnie zaznaczono PZ to po zatwierdzeniu FRR powstają dwa dokumenty:
FZ – zapisana na trwałe (powstaje płatność w Kasie/Banku)
PZ – zapisany na trwałe (towar jest wprowadzany do magazynu)
W przypadku przekształcenia FRR, gdzie możliwe jest równoczesne utworzenie dwóch dokumentów docelowych program działa w następujący sposób:
zaznaczony parametr FZ – podnoszony jest formularz dokumentu FZ,
zaznaczony parametr FZ i PZ – formularz nie podnosi się, FZ i PZ są zapisane na stałe
Jeśli Faktura RR jest płatna gotówką to przy zatwierdzaniu z zaznaczonymi parametrami FZ i PZ w raporcie kasowym tworzony jest automatycznie zapis KW.
Jeśli Faktura RR jest płatna gotówką i zaznaczono parametry FZ i PZ, natomiast w trakcie zatwierdzania okaże się, że nie ma aktualnego raportu kasowego (żeby wprowadzić zapis KW), wtedy Faktura Zakupu zapisywana jest do bufora i nie jest tworzony dokument magazynowy PZ.
Zasady tworzenia FRR na podstawie FZ
Dokumenty FRR mogą być tworzone na podstawie Faktury Zakupu wprowadzonej w systemie. Tym samym obsługiwany jest scenariusz, gdy towar najpierw przyjmowany jest PZ, a potem na podstawie PZ wystawiana jest Faktura Zakupu i Faktura RR.
Na formularzu FZ, jeśli wpisany tam kontrahent ma na karcie nadany status Rolnik, pojawia się dodatkowy parametr FRR (obok dotychczas funkcjonujących Bufor i PZ). Po jego zaznaczeniu tworzona jest na podstawie Faktury Zakupu – Faktura RR. Opcja przekształcenia do FRR jest również dostępna z menukontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy) na liście Faktur Zakupu. Podczas wprowadzania Faktury Zakupu (oraz PZ) od kontrahenta-rolnika (parametr Rolnik na karcie kontrahenta, zakładka [Handlowe]), nie jest wymagane wprowadzenie numeru obcego. Jeżeli pole nie zostanie wypełnione, zaktualizuje się po przekształceniu FZ do FRR – w polu numer obcy na FZ pojawi się numer FRR. Numer ten pojawi się również w Preliminarzu Płatności, w polu numer obcy na zaległości dotyczącej Faktury Zakupu pod warunkiem, że nie został uzupełniony ręcznie.
Do Faktury RR może zostać przekształcona tylko Faktura Zakupu wystawiona w walucie systemowej (PLN).
Do faktury RR może zostać przekształcona tylko Faktura Zakupu wystawiona dla podmiotu typu kontrahent. W przypadku innych typów konwersja FZ -> FRR jest blokowana.
Tworzona faktura RR jest od razu zapisywana na trwałe.
Podczas tworzenia FRR sprawdzana jest forma płatności na FZ (przelew) oraz stawki VAT dla towarów (7 %) – na podobnych zasadach jak podczas wystawiania FRR bezpośrednio z listy.
Termin płatności FRR przekształconej z FZ jest liczony w zależności od ustawień w konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów.
FZ przekształcona do FRR na liście jest widoczna ze statusemRR i nie ma możliwości ponownego przekształcenia. Status ten nie zostanie zmieniony nawet, jeśli potem FZ zostanie przekształcona do innego dokumentu (PZ).
Anulowanie FRR i dokumentów skojarzonych
Anulowanie FRR jest możliwe na liście Faktur RR z menu kontekstowego.
Anulowanie FRR jest możliwe również w przypadku, gdy skojarzona z nią Faktura Zakupu jest zapisana do bufora.
Po anulowaniu FRR – skojarzona Faktura Zakupu nie jest automatycznie anulowana (znika jedynie status RR)
Podczas anulowania FZ skojarzonej z FRR program sprawdza powiązane z FZ dokumenty magazynowe PZ:
jeśli z FZ skojarzony jest jeden PZ – anulowana zostanie FZ oraz PZ (bez FRR)
jeśli FZ skojarzony jest z większą ilością PZ – anulowana zostanie tylko Faktura Zakupu.
Jeśli do FRR przekształcana była Faktura Zakupu z korektą, to przy próbie anulowania FZKOR program będzie wymagał wcześniejszego anulowania FRR.
Jeśli FRR jest skojarzone z FZ, która posiada jeden PZ i jeden PKA (opakowania kaucjonowane) – to w chwili anulowania FZ anulowane zostają wszystkie dokumenty: FZ, PZ i PKA poza Fakturą RR.
Ewidencjonowanie opłat na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych
Zgodnie z ustawą o funduszach promocji produktów rolno-spożywczych, wszystkie podmioty skupujące określone płody rolne są zobowiązane do naliczania, pobierania i odprowadzania wpłat na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych.
W programie Comarch ERP Optima znajdują się wydruki, na których widoczne są informacje na temat potrąceń na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych.
Wydruk Faktury RR
Z poziomu formularza Faktury RR dostępny jest wydruk Faktura RR (GenRap) – Potrącenia na fundusze promocji produktów rolnych.
Jeżeli na Fakturze VAT RR znajdują się towary, podlegające potrąceniom, wówczas na wydruku, pod tabelą VAT pojawi się informacja, jaką wartość potrącono na poszczególne fundusze oraz oświadczenie nabywcy o dokonaniu potrąceń (z wyszczególnieniem kwoty netto, od której naliczono potrącenie oraz kwotę potrącenia). Na wydruku faktury informacja: Razem do zapłaty oraz Kwota płatności będzie pomniejszona o sumę potrąceń.
Opłata na właściwy fundusz naliczana jest automatycznie na podstawie kodu PKWiU danego towaru.
Kody PKWiU towarów objętych ustawą określone są rozporządzeniem w sprawie szczegółowego wykazu towarów, od których naliczane są wypłaty na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych.
Wydruk listy Faktur RR
Z poziomu listy Faktur VAT RR jest dostępny wydruk dla zaznaczonych Faktur, na którym znajduje się podsumowanie dokonanych potrąceń na poszczególne fundusze. Aby uzyskać wydruk, należy zaznaczyć na liście Faktury VAT RR, dla których ma być wydrukowane podsumowanie, a następnie wybrać wydruk: Lista faktur (GenRap) – Potrącenia na fundusze promocji produktów rolnych.
Urządzenia fiskalne
Ustawienia na karcie towaru
Na kartotece towaru (menu Ogólne/ Cennik, Pozycja cennika) na zakładce [Dodatkowe] znajduje się obszar Urządzenia fiskalne pozwalający na zdefiniowanie dla towarów odrębnych kodów i nazw, wykorzystywanych wyłącznie podczas współpracy z urządzeniami fiskalnymi.
Pozycja cennika, zakładka Dodatkowe - definiowanie PLU i nazwy dla urządzeń fiskalnychPLU – jest to numeryczny kod towaru wykorzystywany przy współpracy z kasą fiskalną, o długości max. do 18 znaków. Przycisk Kopiuj kod towaru - pozwala na skopiowanie kodu towaru z zakładki [Ogólne]. W pole PLU skopiowany może zostać wyłącznie kod numeryczny. Jeżeli ogólny kod towaru jest numeryczny i dłuższy niż 18 znaków, w pole PLU skopiowanych zostanie pierwszych osiemnaście znaków kodu.
Nazwa – nazwa towaru wykorzystywana podczas współpracy z drukarką/ kasą fiskalną, o długości max. do 40 znaków. Przycisk Kopiuj nazwę towaru – pozwala na skopiowanie nazwy towaru z zakładki [Ogólne] (jeżeli ogólna nazwa towaru jest dłuższa niż 40 znaków, w pole Nazwa skopiowanych zostanie pierwszych 40 znaków).
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się opcja Kontrola unikalności nazwy fiskalnej – jeżeli zostanie włączona, podczas próby zapisu karty towaru z wprowadzoną nazwą fiskalną, która już istnieje program wygeneruje komunikat: W bazie istnieje już towar o nazwie fiskalnej: nazwa fiskalna.
Współpraca z drukarkami fiskalnymi
Program umożliwia fiskalizację wystawionych dokumentów sprzedaży na drukarkach fiskalnych:
POSNET (oparte o protokół DF-3001, Thermal, Thermal HS i FV, HD, HD EJ, XL2 OnLine, Temo)
ELZAB (Omega, Mera, Mera OnLine, ZETA),
INNOVA (Profit, Market, DF-1),
NOVITUS (Vivo, Vento, Quarto, Delio Prime (E) , Deon(E), Bono (E), Bono OnLine, HD OnLine),
TORELL (Duo Pro, Andros),
EMAR (Printo, Tempo 3),
Epson TM-T801FV.
Uwaga
Program nie obsługuje wersji aptecznych drukarek.
Przed przystąpieniem do pracy z urządzeniem fiskalnym należy odpowiednio skonfigurować program.
Konfiguracja programu
Instalacja urządzenia fiskalnego – z poziomu Konfiguracji stanowiska/Ogólne/ Drukarki fiskalne:
Sterownik drukarki– z rozwijanej listy należy wybrać właściwy sterownik drukarki,
Sterownik terminalowy – parametr określający czy praca na programie będzie odbywała się w połączeniu terminalowym,
Komunikacja – port po jakim będzie odbywałą się komunikacja. Port TCP/IP dostępny jest dla sterowników Elzab, Elzab Online, Novitus od 2.0, Posnet Thermal HS i FV
W przypadku zaznaczenia COM:
PortCOM – należy wskazać port szeregowy, do którego podłączona jest drukarka.
Prędkość portu – należy ustawić prędkość portu szeregowego, do którego podpięta jest drukarka.
Sterowanie przepływem – niektóre drukarki wymagają ustawienia odpowiedniego sterowania przepływem danych w porcie COM. Użytkownik może wybrać w programie Comarch ERP Optima opcje:
ustawienia systemowe (program nie ustawia sterowania przepływem, brane są ustawienia systemu),
RTS (do sterowania przepływem jest wykorzystywana w porcie para linii RTS/CTS),
Xon / Xoff (sterowanie przepływem odbywa się przez wysłanie znaczników Xon oraz Xoff),
RTS i Xon / Xoff (wykorzystuje obydwie metody sterowania przepływem),
brak (nie jest wykorzystywana żadna metoda kontroli przepływu danych).
Drukarka Posnet Temo podłączona bezpośrednio przez USB do poprawnej komunikacji musi mieć ustawione sterowanie przepływem: RTS. Przy pracy przez port COM parametr ten może być dowolny można ustawić ustawienia systemowe.W nowych drukarkach Posnet Thermal i Novitus Delio wkonfiguracji drukarki można ustawić sterowanie przepływem, w Comarch ERP Optima musi być wybrana taka sama opcje (drukarki te mają domyślne ustawienie „brak”).
W przypadku zaznaczenia TCP/IP:
Adres IP: Adres IPv4 przypisany do drukarki fiskalnej, na którym ma się odbywać komunikacja z komputerem.
Port TCP/IP: Port TCP/IP ustawiony na drukarce fiskalnej do komunikacji z komputerem. W zależności od wyboru sterownika drukarki program podpowie domyślną wartość: Elzab i Elzab Online – 8000, Novitus od 2.0 – 6001, Posnet Thermal HS i FV – 6666.
Test połączenia – po wciśnięciu przycisku program sprawdza, czy istnieje możliwość komunikacji pomiędzy komputerem i drukarką.
Uwaga
Drukarki fiskalne nie są przystosowane do fiskalizacji z wielu stanowisk jednocześnie. W celu zapewnienia poprawnej fiskalizacji należy unikać równoczesnego drukowania z kilku stanowisk.
Uzupełnienie listy drukarek fiskalnych – z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne. Lista drukarek fiskalnych zawiera listę drukarek współpracujących z systemem. W razie konieczności listę można uzupełnić o właśnie zainstalowane urządzenie. Ważne jest by wpisana tu nazwa była identyczna jak nazwa, która pojawiła się w oknie po zainstalowaniu drukarki.
Przyporządkowanie stawek VAT – z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT. Stawki zdefiniowane w systemie Comarch ERP Optima należy skojarzyć z symbolami wykorzystywanymi przez drukarkę fiskalną.
W drukarkach DF-300 stawki VAT skojarzone są z literami alfabetu. Standardowe przyporządkowanie to:
A – 23%
B – 8%
C – 0%
D – stawka rezerwowa
Z – stawka zwolniona, nie ma możliwości zmiany jej przypisania.
Uwaga
Przed kojarzeniem stawek VAT należy jednak wydrukować raport dobowy z drukarki fiskalnej, na której wyszczególnione są stawki VAT wraz z przypisanymi im literami.
– wciśnięcie przycisku umożliwia skojarzenie stawki VAT programu i drukarki. Dla wybranej stawki VAT zdefiniowanej w programie (widoczne w kolumnie Stawka) określić należy symbol fiskalny (czyli przyporządkowaną jej na drukarce fiskalnej literę).
– przycisk umożliwia odczyt stawek VAT ustawionych na drukarce fiskalnej,
– wciśnięcie przycisku skutkuje zapisem na drukarce fiskalnej stawek VAT ustawionych w programie.
Przygotowanie bazy danych
W przypadku drukarki DF-300 nie jest konieczne specjalne przygotowanie bazy danych do pracy z drukarką. Po odpowiednim skonfigurowaniu systemu można rozpocząć pracę na istniejącej bazie danych.
Wykonanie testu spowoduje wyświetlenie listy towarów, dla których nie jest spełnione wymaganie dotyczące długości nazwy.
Ustawienia portów COM
Ustawienia portów COM w systemie operacyjnym wprost wpływają na działanie drukarek fiskalnych w programie. W związku z tym należy poprawnie ustawić port COM, zgodnie z instrukcją użytkownika drukarki:
Posnet, Novitus, Innova, Emar, Torell:
szybkość: 9600
parzystość: brak (none)
liczba bitów: 8
bit stopu: 1
sterowanie przepływem: brak
Elzab:
szybkość: 9600 / 19200
parzystość: parzysta (even)
liczba bitów: 8
bit stopu: 1
sterowanie przepływem: brak, xon/xoff
W przypadku drukarek Elzab starszego typu należy sterowanie przepływem ustawić na: sprzętowe
Fiskalizacja dokumentu
Dokumenty, które mogą zostać zafiskalizowane muszą spełniać jeden podstawowy warunek: muszą być wystawione w cenach brutto (podatek VAT musi być liczony algorytmem „od brutto”).
Paragony: w chwili otwarcia formularza Paragonu znacznik Drukuj fiskalnie jest widoczny i domyślnie zaznaczony. Wtedy zatwierdzenie Paragonu powoduje jego wydruk na drukarce fiskalnej. Dodatkowo możliwy jest wydruk Paragonu na zwykłej drukarce (dostępny pod przyciskiem drukarki w pasku zadań).
Faktura Sprzedaży: w chwili zatwierdzania dokumentu, po odznaczeniu opcji Bufor – pojawia się możliwość wydruku fiskalnego. Podczas wystawiania Faktur Sprzedaży, Faktur Zaliczkowych parametr jest automatycznie zaznaczany tylko w przypadku, gdy dokument jest wystawiany „od brutto” i kontrahent ma status osoba fizyczna. W przypadku, gdy kontrahent ma status podmiot gospodarczy – parametr jest domyślnie odznaczony.
Zaznaczenie opcji Fiskalizuj spowoduje, że w momencie zapisu faktury na drukarce fiskalnej wydrukowany zostanie Paragon fiskalny.
Uwaga
Od wersji 2021.5.1. istnieje możliwość seryjnej fiskalizacji faktur i paragonów.
Uwaga
Jeżeli wydruk Paragonu na drukarce fiskalnej nie powiedzie się w chwili zapisu dokumentu istnieje możliwość powtórnej fiskalizacji z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszy wciśnięty, gdy dokument zaznaczony jest kursorem).
Operator nie będzie mógł wykonać powtórnej fiskalizacji z poziomu listy jeśli:
na formularzu operatora w konfiguracji ma zaznaczony parametr: Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA
ma założony zakaz dostępu do magazynu (na formularzu magazynu), na którym wystawiony jest dany dokument.
Dokument zafiskalizowany zaznaczony jest na liście dużą literą F.
Jakie dokumenty nie mogą zostać zafiskalizowane (parametr Fiskalizuj nie pojawi się):
faktury wystawiane w cenach netto – wynika to z niezgodności algorytmu wyliczania podatku VAT na fakturze i w drukarce,
dokumenty w buforze – wynika to z możliwości dokonywania zmian na takim dokumencie, fiskalizacja natomiast jest procesem nieodwracalnym,
dokumenty korygujące – urządzenia fiskalne nie rejestrują dokumentów korygujących, na ich podstawie sporządzić należy odrębny protokół zwrotów dla urzędu skarbowego,
faktury na wybrane pozycje powstałe z niefiskalnych paragonów.
Ponadto w chwili zatwierdzania dokumentu, jeśli parametr Fiskalizuj jest zaznaczony, program prowadzi kontrolę czy:
czy nie jest pusty (nie są wpisane żadne pozycje),
czy nie występują pozycje bez nazwy,
czy nie występują pozycje z ceną sprzedaży 0.
W przypadku wykrycia jednej z tych nieprawidłowości program wyświetli komunikat – nie dopuści do zatwierdzenia dokumentu i jego fiskalizacji.
Oprócz informacji, że dokument był wysłany na drukarkę fiskalną, w programie zapisywana jest również informacja, czy fiskalizacja się powiodła.
Jeśli fiskalizacja odbywa się z poziomu listy dokumentu – jeżeli nie przebiegnie poprawnie status F (fiskalny) nie jest nadawany.
Jeżeli fiskalizacja odbywa się w momencie zatwierdzania dokumentu (zaznaczony parametr Fiskalizuj na dokumencie) w przypadku, gdy się nie powiedzie na liście dla dokumentu pojawi się statusu F (fiskalny), ale dodatkowo dokument będzie oznaczony #. Na podglądzie dokumentu, w nagłówku widoczna jest treść błędu.
Uwaga
Dokument, który nie został poprawnie zafiskalizowany może zostać anulowany.
Jeżeli w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarki fiskalne zaznaczono parametr Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych podczas fiskalizacji dokumentów na drukarkę fiskalną wysyłane są nazwy fiskalne towarów, zdefiniowane na kartotekach towarowych, na zakładce [Dodatkowe]. Jeżeli dany towar nie posiada zdefiniowanej nazwy dla urządzeń fiskalnych, a parametr jest zaznaczony, na drukarkę fiskalną wysyłana jest nazwa zwykła towaru, pobrana z jego karty, z zakładki [Ogólne].
Identyfikacja operatora oraz stanowiska
W programie istnieje możliwość takiego skonfigurowania pracy z drukarką, by ułatwić identyfikację operatora oraz stanowiska, gdzie Paragon został wystawiony. W chwili rejestracji operatora w programie do drukarki fiskalnej zostają wysłane dwie informacje: Kod/ numer operatora oraz oznaczenie stanowiska. Informacje te obowiązują aż do chwili ponownego zalogowania i są drukowane w stopce Paragonu fiskalnego.
Uwaga
Jeśli Użytkownik nie chce, by informacje te były wysyłane do drukarki fiskalnej powinien w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wpisać w polu Kod stanowiska wartość -1.
Oznaczenie operatora – można uzupełnić na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry], pole Oznaczenie dla drukarki fiskalnej. W pole można wpisać dowolną wartość alfanumeryczną, maksymalnie 10-znakową. Należy jednak pamiętać o tym, że poszczególne drukarki fiskalne mają różne wymagania związane z formatem kodu operatora i wpisywany tu ciąg należy do nich dostosować.
Kod stanowiska – można uzupełnić w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna. W pole można wpisać dowolny ciąg alfanumeryczny, maksymalnie 10-znakowy. Należy jednak pamiętać, by format dostosować do typu posiadanej drukarki fiskalnej.
Uwaga
Jeśli pola przeznaczone na numer operatora i stanowiska nie zostaną wypełnione w programie to podczas logowania operatora w systemie do drukarki fiskalnej zostaną wysłane wartości domyślne: dla operatora jego identyfikator (kod) dostosowany do wymogów drukarki, a w przypadku oznaczenia stanowiska – wartość domyślna 1.
Drukuj rozpoczęcie pracy operatora – parametr dostępny jest w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna. Po jego zaznaczeniu przy logowaniu i wylogowaniu operatora z programu na drukarce fiskalnej wykonywany jest wydruk dotyczący rozpoczęcia\ zakończenia pracy kasjera (funkcja nie dotyczy drukarek firmy Elzab).
Formy płatności dla drukarki fiskalnej
Na Paragonie fiskalnym istnieje możliwość wydruku informacji o płatnościach (parametr Forma płatności w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna).
Dodatkowo w Konfiguracji firmy/ Handel/ Formy płatności dla drukarek fiskalnych należy skojarzyć formy płatności zdefiniowane w systemie Comarch ERP Optima z formami płatności, które mogą być wykazywane przez drukarkę fiskalną.
W konfiguracji w lewej części okna widoczne są wszystkie formy płatności zdefiniowane w module Kasa/Bank.
W prawej części okna istnieje możliwość skojarzenia formy płatności w systemie z formą płatności dla drukarki fiskalnej. Lista form płatności dla drukarki jest ściśle zdefiniowana i dostępna na rozwijanej liście.
Uwaga
Do jednej formy płatności dla drukarki fiskalnej może być przypisane kilka form płatności z Kasy/Banku.
W trakcie wystawiania dokumentów użytkownik ustala w tabeli płatności formę wpłaty. Przy zatwierdzaniu dokumentu program sprawdza formy płatności z dokumentu, kojarzy je z formami zdefiniowanymi dla drukarki i na Paragonie fiskalnym drukuje informacje o płatnościach.
Na Paragonie fiskalnym wydruk płatności jest tworzony wg form przypisanych dla drukarki:
jeśli na dokumencie w tabeli płatności wykorzystano kilka razy taką samą formę płatności to na Paragonie fiskalnym płatności te zostaną zsumowane,
jeśli w konfiguracji kilka różnych form płatności z Kasy/Banku zostało skojarzone z jedną formą płatności dla drukarki to na Paragonie fiskalnym będą one sumowane.
Uwaga
Drukarka fiskalna Torell Duo Pro obsługuje tylko 4 formy płatności: bon, gotówka, karta i czek. Jeżeli zostanie przypisana inna forma płatności w konfiguracji programu to przy próbie fiskalizacji dokumentu pojawi się komunikat informujący o tym a wydruk nie zostanie wykonany
Wydruk numeru na Paragonie fiskalnym
W Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr umożliwiający wydruk numeru dokumentu wystawianego w systemie Comarch ERP Optima na związanym z nim Paragonem fiskalnym (Numer dokumentu).
Jednak pomimo zaznaczenia parametru nie wszystkie drukarki drukują numer dokumentu na paragonie fiskalnym. Wynika to albo z braku takiej możliwości (drukarki ze „starą homologacją”, i generacji) albo z nieprawidłowego ustawienia (w drukarce) parametrów związanych z wydrukiem tekstów dodatkowych.
Na przykład w przypadku drukarek Vento i Viking nowej homologacji w przypadku wydruku tekstów dodatkowych istnieją opcje:
1) brak linii dodatkowych
2) stałe linie dodatkowe
3) predefiniowane
W (2) przypadku – na Paragonach drukowany jest stały tekst linii dodatkowych zapamiętany z pierwszego w danym dniu Paragonu sprzedaży. Jest on traktowany jako tekst ZADEKLAROWANY. Jeżeli w kolejnych Paragonach drukarka będzie otrzymywała identyczny – będzie go drukować pod Paragonem, a treść TEKSTU ZADEKLAROWANEGO zostanie wyszczególniona na raporcie dobowym. W przypadku gdy w kolejnych wystawianych Paragonach treść tekstu nie będzie się zgadzała z ZADEKLAROWANYM treść taka będzie ignorowana i nie zostanie wydrukowana (a tak będzie w przypadku numeru dokumentu, który na każdym Paragonie będzie inny).
Aby drukarka Viking (Vento) drukowała numer dokumentu w systemie Comarch ERP Optima należy odpowiednio skonfigurować drukarkę. Należy ustawić następujące opcje:
1.3.1. Linie dod. Paragonu ustawić na: Stałe
1.3.2. Źródło linii dodatkowych ustawić na: Stopka
1.3.3. Linia nr systemowy paragonu ustawić na: Druga
Jeśli takie ustawienie nie pomoże można spróbować przestawić opcję:
1.3.1. Linie dod. paragonu ustawić na: Predefiniowane
Faktury na drukarkach fiskalnych
W Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr Drukuj Faktury VAT na drukarce fiskalnej dostępny dla drukarek Elzab Mera EFV, Novitus Delio E, Novitus Delio Prime E, Posnet Thermal FV, Posnet Thermal HS, Posnet Thermal FV EJ, Posnet Thermal HS EJ, Posnet Temo HS EJ. Po jego zaznaczeniu dla Faktury Sprzedaży z naliczonym podatkiem VAT algorytmem „od brutto”, na której jest zaznaczona opcja Fiskalizuj, przy zapisie na stałe zamiast Paragonu fiskalnego na drukarce wykonywany jest wydruk fiskalny Faktury. Dla Faktury fiskalnej pobierane są następujące dane:
Numer Faktury VAT z programu Comarch ERP Optima. Ze względu na możliwe ograniczenia liczby drukowanych znaków w niektórych modelach drukarek, użytkownik może skorzystać dodatkowo z parametru Skrócony numer faktury (również dostępny w Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna), który powoduje wydruk numeru bez symbolu i zer wiodących.
Jako data dokumentu drukowana jest zawsze data bieżąca. Jeżeli na FS jako datę wystawienia ustawiono inną datę niż systemowa przy zapisie na stałe FS generowany jest komunikat: Data faktury niezgodna z datą bieżącą. Czy na pewno chcesz zapisać fakturę fiskalną z niezgodną datą? (Tak/Nie).
Nazwa i adres kontrahenta z Faktury VAT w Comarch ERP Optima – na wydruk pobierane są dwie linie nazwy, ulica, numer domu, kod pocztowy, miasto, poczta, NIP. Długość nazwy wysyłanej na drukarkę jest uzależniona od modelu drukarki, różne drukarki maja różną ilość znaków przeznaczoną na dane kontrahenta. Jeśli są to trzy linie, w pierwszej drukowana jest nazwa kontrahenta, w drugiej ulica i nr domu, w trzeciej kod pocztowy i miasto.
Forma płatności – na Fakturę fiskalną może zostać wysłana tylko jedna forma płatności. Jeżeli w Comarch ERP Optima na FS podzielono płatność na raty, na drukarkę fiskalną wysyłana jest płatność z zakładki [Ogólne] formularza FS wraz z terminem płatności z zakładki [Ogólne]. Podczas fiskalizacji FS z listy Faktur Sprzedaży generowany jest komunikat: Podzielono płatność faktury, na drukarkę zostanie wysłana tylko jedna płatność. Czy na pewno chcesz drukować dokument? (Tak/Nie).
NIP nabywcy na paragonie fiskalnym
W menu Start/Konfiguracja firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr NIP nabywcy. Po zaznaczeniu na drukarkach fiskalnych współpracujących z programem i posiadających taką możliwość, na pragonie fiskalnym drukowany jest NIP nabywcy.
Inne parametry współpracy
W Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajdują się również inne parametry dotyczące współpracy z drukarką fiskalną:
Opakowania kaucjonowane – zaznaczenie parametru spowoduje wydruk informacji o opakowaniach kaucjonowanych towarzyszących transakcji na Paragonie, w części niefiskalnej dokumentu (jeśli drukarka fiskalna posiada taką opcję).
Przykład
Jeśli na dokumencie na zakładce Kaucje odznaczony zostanie parametr Płatności, wówczas po zafiskalizowaniu, płatności za opakowania zostaną wydrukowane na Paragonie z formą płatności gotówka.
Nie wysyłaj informacji na wyświetlacz drukarki – parametr jest dostępny tylko w przypadku współpracy z drukarkami Novitus. Powoduje, że na wyświetlacz drukarki nie są wysyłane informacje z programu.
Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych – po zaznaczeniu parametru podczas fiskalizacji dokumentów na drukarkę fiskalną wysyłane są nazwy fiskalne towarów, zdefiniowane na kartotekach towarowych, na zakładce [Dodatkowe]. Jeżeli dany towar nie posiada zdefiniowanej nazwy dla urządzeń fiskalnych, a parametr jest zaznaczony, na drukarkę fiskalną wysyłana jest nazwa zwykła towaru, pobrana z jego karty, z zakładki [Ogólne].
Szuflada kasowa
W przypadku współpracy z drukarką fiskalną istnieje możliwość podłączenia szuflady kasowej. Jeśli szuflada jest podpięta to jej otwarcie następuje po każdym poprawnie zakończonym wydruku Paragonu fiskalnego lub w dowolnym momencie po wciśnięciu kombinacji klawiszy <CTRL>+< SHIFT>+<S>.
Wydruk raportów fiskalnych
Z poziomu menu Narzędzia możliwy jest wydruk raportów fiskalnych: dobowych oraz okresowych.
Raport dobowy obejmuje sprzedaż dokonaną od ostatnio wykonanego raportu dobowego do chwili wydruku.
Raport za okres obejmuje wszystkie raporty dobowe wykonane w podanym okresie czasu.
Funkcja obsługiwana jest przez przyciski:
– wydruk raportu – zamknięcie okna bez wydruku raportu
Uwaga
Raporty fiskalne drukowane są na drukarce fiskalnej.
Uwaga
Drukarka fiskalna wylicza raport dobowy w taki sposób, że sumuje sprzedaż z doby w grupach po stawce VAT. Następnie oblicza podatek VAT. Sumując paragony w Comarch ERP Optima nie uzyskamy takiego efektu. Dla każdego elementu paragonu mamy już naliczony VAT. Stąd pojawiają się różnice. Do celów księgowych używa się sumy z raportu dobowego.
Wydruki fiskalne przez terminal
System Comarch ERP Optima posiada możliwość pracy w środowisku Terminal Servises (TS). Istotnym elementem pracy tych systemów jest możliwość korzystania z drukarek fiskalnych. Przepisy wymagają od użytkownika umieszczenia ich na stanowisku, gdzie odbywa się sprzedaż.
W środowisku terminalowym oznacza to podłączenie drukarki fiskalnej do komputera, na którym pracuje klient terminala. W przypadku systemów Microsoft Windows Terminal Server do podłączenia drukarki fiskalnej do portu COM służy stworzone w Comarch ERP oprogramowanie.
Oprogramowanie pozwala na przekazanie do końcówki terminala danych dla drukarki fiskalnej poprzez tzw. kanał wirtualny. Aby przekazywanie danych do drukarki mogło mieć miejsce zarówno po stronie końcówki terminala jak i po stronie serwera musi być zainstalowane odpowiednie oprogramowanie. Więcej szczegółów można znaleźć na stronach internetowych Comarch ERP (biuletyny techniczne na stronach dla Partnerów) lub otrzymać bezpośrednio w COMARCH.
Uwaga
Aby korzystać z wydruków fiskalnych przez terminal należy posiadać odrębną opcję wydruków fiskalnych za pośrednictwem usług terminalowych.
Współpraca z kasami fiskalnymi
W aktualnej wersji systemu Comarch ERP Optima możliwa jest współpraca z kasami:
Novitus (zgodne z protokołem Tango: Bravo, Nano, PS-3000, PS-4000E, Soleo)
Sharp (ER-457, ER-237P, ER-277P, ER-A285P),
Elzab (Alfa, Delta, Jota, Teta, Eco, Mini, K10).
Obsługa kas fiskalnych polega na przesyłaniu danych o towarach do kasy i imporcie raportu sprzedaży z kasy do programu. Współpraca przebiega w trybie off-line.
Uwaga
Aby korzystać z kas fiskalnych w programie Comarch ERP Optima należy posiadać moduł Handel lub Handel Plus oraz wykupić odrębną opcję do współpracy z kasami fiskalnymi.
Łatwa sprzedaż
Funkcja ta pozwala na optymalizację procesu sprzedaży. Wystawianie dokumentu związanego ze sprzedażą zostało sprowadzone do trzech kroków: wyboru towaru, określenia rodzaju dokumentu sprzedaży oraz określenia kontrahenta.
Zasady obsługi okna zostały opisane tutaj. (należy pamiętać, że nie można włączyć Wiersza sum dla kolumn, które podlegają edycji).
Uwaga
W module Faktury można prowadzić obrót tylko usłagami, w modułach Handel, Handel Plus dostępne są również towary proste i złożone wraz z obsługą gospodarki magazynowej.
Krok 1 - towary
Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu sprzedawanej ilości.
Lista zasobów magazynowych
Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Magazyn (dotyczy modułów Handel, Handel Plus). Opis listy zasobów znajduje się w artykule Lista zasobów.
W oknie możemy ustalić:
Typ – typ sprzedawanych aktualnie pozycji. Musimy ustalić jakie towary powinny się na niej pojawić. Listę możemy zawęzić tylko do towarów handlowych (prostych) czy produktów (towary złożone) lub usług. Wyboru typu lub dowolnej ich kombinacji dokonujemy zaznaczając odpowiednie opcje. Przy kolejnym otwarciu okna – ustawienia zostaną zapamiętane. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury – mogą to być jedynie usługi proste.
Magazyn – zgodnie z zasadą, że na dokumencie może znaleźć się towar z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, z którego następuje sprzedaż. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola. W module Faktury jest to zawsze magazyn główny.
Grupa – na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z wybranych grup asortymentowych. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie to towary należące do tej grupy pojawią się na liście.
Data – data, na jaką wyliczana jest ilość dostępna towaru (istotne przy pracy z modułem Handel, Handel Plus).
Zerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0.
Niezerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się towary z ilością dostępną różną od zera.
Jeśli obydwa parametr są zaznaczone - lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej.
Usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień parametrów Zerowe/ Niezerowe.
Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski:
Zmień – wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER>.Zamknij – zamyka okno
Faktura Sprzedaży,Paragon, ,Faktura Pro Forma,Dla modułów Handel, Handel Plus:Rezerwacja Odbiorcy, WydanieZewnętrzne – tworzenie dokumentu związanego ze sprzedażą (krok 2)
Wybór pozycji
Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając przycisk <SPACJA> lub klikając lewym przyciskiem myszki w daną pozycję.
Po zaznaczeniu towaru należy wpisać sprzedawaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Domyślnie kolumna ta przyjmuje wartość zero (0). Po zaznaczeniu towaru pole z ilością standardowo ustawia się na 1. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>.
Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia.
Po otwarciu formularzy w kolumnach Ilość dostępna oraz IlośćJMwybrana początkowo wyświetlane są te same wartości, czyli dostępna ilość towaru wyrażona w jednostce podstawowej. Dopiero po zmianie jednostki na pomocniczą w kolumnie JM, kolumna Ilość JMwybrana zostanie przeliczona według wskazanej jednostki.
Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr 2.
Krok 2 - dokument
Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu sprzedaży. Z okna łatwej sprzedaży utworzyć możemy Fakturę Sprzedaży, Paragon, Rezerwację Odbiorcy, Fakturę Pro Forma lub Wydanie Zewnętrzne.
Proces przebiega w dwóch etapach. Najpierw wyświetla się okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością sprzedaży. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zdefiniowanej, jako domyślna na karcie towaru/ usługi. Okno to ma dwa przyciski:
Potwierdź generowanie dokumentu – tworzony jest dokument sprzedaży zawierający wyświetlone pozycje.
Anuluj generowanie dokumentu - powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. W celu wskazania dodatkowych pozycji lub poprawienia ich ilości.
W sytuacji, gdy w Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Cechy na zasobach zaznaczony zostanie parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw to na dokument sprzedaży, pobierana jest dostępna ilość towaru. Jeżeli na oknie Łatwej sprzedaży zostanie wpisana ilość 5szt. a dostępna jest tylko 1 szt., to przy utworzeniu dokumentu WZ/ FS(pobranie)/ PA(pobranie) na formularz przeniesie się tylko 1 szt, która jest dostępna.
Krok 3 - kontrahent
Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków sprzedaży.
Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta (zwłaszcza w przypadku Faktury Sprzedaży). Zasady obsługi są opisane w artykułach poświęconych konkretnym dokumentom.
Utworzony dokument może rezerwować towar lub pobierać go z magazynu w zależności od ustawień w konfiguracji. Zagadnienie opisano dokładnie w artykułach Co należy wiedzieć o fakturach? oraz Co należy wiedzieć o paragonach?
Sprzedaż dedykowana
https://www.youtube.com/watch?v=9KGdNwuqWG4
Funkcja Sprzedaż dedykowana ma na celu ułatwienie obsługi klienta i przyspieszenie procesu sprzedaży. Głównym założeniem podczas projektowania okna było zgromadzenie w jednym miejscu kluczowych informacji na temat kontrahenta.
Z poziomu okna użytkownik ma od razu dostęp do informacji o warunkach płatności przyznanych kontrahentowi, jego zadłużeniu czy wpłaconych zaliczkach.
W tym miejscu użytkownik ma również możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży (faktury, WZ), zarejestrowania rezerwacji dla kontrahenta. W tabeli z zadaniami CRM można nie tylko podglądnąć zadania do wykonania skojarzone z kontrahentem, ale również zarejestrować kontakt (np. przeprowadzoną rozmowę telefoniczna), można także podglądać i tworzyć nowe oferty dla klientów czy rejestrować informacje o przepływie dokumentów w firmie w bibliotece dokumentów. Z poziomu zakładki [Serwis] można podglądać zlecenia serwisowe, wystawiać nowe zlecenia i przekształcać je do FS, PA, RW, WZ.
Uwaga
Aby wystawić Wydanie Zewnętrzne, Rozchód Wewnętrzny oraz Rezerwację Odbiorcy wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
W związku z tak szeroką funkcjonalnością okno Sprzedaż dedykowana podzielone jest na pięć części:
pierwsza zawiera dane kontrahenta oraz informacje na temat warunków płatności,
druga to wykres przedstawiający sprzedaż dla danego kontrahenta z ostatnich trzech miesięcy,
trzecia to tabela z dokumentami wystawionymi dla kontrahenta (Faktury Sprzedaży, WZ , Rezerwacje Odbiorcy, Faktury Pro Forma),
czwarta to tabela zawierająca zadania, kontakty, oferty związane z danym kontrahentem, zarejestrowane w module CRM,
piąta część to zakładka zawierająca zlecenia związane z danym kontrahentem, ewidencjonowane w module Serwis.
Sprzedaż dedykowana
Informacje o kontrahencie
Dane kontrahenta oraz informacje o warunkach płatności są pobierane bezpośrednio z karty kontrahenta. Dane te mają charakter informacyjny i nie są edytowalne. Z poziomu okna można:
– wysłać wiadomość do kontrahenta (adres e-mail jest pobierany z karty kontrahenta)
– wywołać raport przedstawiający historie obrotów z kontrahentem – wywołać zestawienie wszystkich rabatów przyznanych kontrahentowi.
Informacja o przyznanym limicie kredytu oraz aktualnym zadłużeniu pobierana jest z karty kontrahenta. Kwota przeterminowanych płatności jest zawsze wyliczana na bieżąco, w stosunku do daty bieżącej. Natomiast kwota wpłaconych zaliczek pobierana jest z listy zapisów kasowych/ bankowych (są to nierozliczone zapisy KP zarejestrowane dla kontrahenta).
Obok pól znajdują się przyciski umożliwiające:
– Po terminie – wywołanie listy przeterminowanych płatności (Preliminarz płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).
– Zadłużenie – wywołanie listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.
– Zaliczki – wywołanie listy wpłaconych zaliczek (Zapisy kasowe/ bankowe podmiotu zawężone do listy zapisów nierozliczonych).
Kwota kredytu pozostająca jeszcze do wykorzystania (Pozostało) jest wyliczana jako różnica pomiędzy przyznanym limitem kredytu oraz kwotą zadłużenia.
Sprzedaż za ostatnie trzy miesiące
Wykres przedstawia raport sprzedaży dla kontrahenta za ostatnie trzy miesiące (włączając miesiąc bieżący). Dla porównania na wykresie znajduje się informacja o tym, jak kształtowała się sprzedaż za ten sam okres w roku poprzednim. Panel wykresu rozwijany jest za pomocą pionowego przycisku Wykres sprzedaży
Ustalenie widoczności panelu wykresu na stałe włącza się przez wciśnięcie przycisku pinezki
Dokumenty sprzedaży
Tabela z dokumentami wystawionymi dla kontrahenta zawiera zakładki:
Faktury – zawiera listę faktur wystawionych dla kontrahenta,
Wydania – zawiera listę dokumentów WZ dla kontrahenta (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus),
Rezerwacje – zawiera listę dokumentów RO – rezerwacji dokonanych przez kontrahenta (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus),
Faktury Pro Forma – zawiera listę dokumentów FPF, wystawionych dla kontrahenta,
Oferty – dokumenty tworzone w module CRM (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł CRM).
Tylko bufor – wyświetlana lista może zawierać wszystkie wystawione dla kontrahenta dokumenty lub tylko te w buforze.
– z poziomu listy istnieje możliwość wystawiania nowych dokumentów dla kontrahenta. W zależności od zakładki możliwe jest dopisanie nowej Faktury Sprzedaży, nowego dokumentu WZ, zarejestrowanie nowej rezerwacji lub Faktury Pro Forma.
Zasady wystawiania oraz przekształcania FA/ WZ/ RO/ FPF w oknie Sprzedaży dedykowanej są identyczne jak w przypadku dokumentów wystawianych z poziomu list tych dokumentów.
CRM
Na liście widoczne są albo zadania skojarzone z kontrahentem oraz kontakty.
Tylko w realizacji – parametr umożliwia zawężenie listy tylko do tych kontaktów/ zadań, które nie zostały jeszcze zrealizowane. Jeśli parametr nie jest aktywny, lista zawiera wszystkie zadania lub kontakty – zarówno te aktualne, jak i już zrealizowane.
Z poziomu listy można dopisać nowy kontakt/ zdanie. Dokumenty można dodawać po wejściu na odpowiednią zakładkę.
Z poziomu zakładki [Zadania] dostępny jest parametr Tylko przeterminowane (po zaznaczeniu widoczne będą wyłącznie zadania, dla których upłynął ustalony termin realizacji).
Dostęp do zadań uzależniony jest od parametru na karcie operatora Dostęp do zadań innych operatorów. Jeśli nie jest on zaznaczony, dany operator będzie miał dostęp tylko do swoich zadań.
Z poziomu zakładki [Biblioteka] widoczne są dokumenty wystawiane w module Obieg dokumentów związane z danym kontrahentem. Z poziomu listy można tworzyć nowe dokumenty.
Z poziomu zakładki [Oferty] widoczne są oferty handlowe wystawione w module CRM dla danego kontrahenta. Z poziomu listy można tworzyć nowe oferty.
Zlecenia serwisowe
Tylko otwarte – parametr pozwala zawęzić listę do zleceń, które nie zostały jeszcze zamknięte (kolor zielony).
Z poziomu listy można tworzyć nowe zlecenia, przekształcać je do Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rozchodów Wewnętrznych i Wydań Zewnętrznych.
Łatwe zakupy
Obok tzw. Łatwej sprzedaży w programie istnieją również Łatwe zakupy, umożliwiające wprowadzanie dokumentów zakupu. Funkcja jest dostępna w menu Handel/ Inne(Handel)/ Łatwe zakupy. Funkcja opiera się na zmienionym nieco sposobie wystawiania dokumentów zakupu: Faktur Zakupu oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus – Przyjęć Zewnętrznych oraz Zamówień u dostawcy. Najpierw określana jest lista towarów wraz z ilościami i cenami (bezpośrednio z poziomu listy zasobów), następnie określany jest typ wystawianego dokumentu (FZ, PZ, ZD), a dopiero na końcu – kontrahent (dostawca).
Wystawianie dokumentów zakupu jest złożone z trzech etapów:
Przygotowanie listy kupowanych towarów – odbywa się bezpośrednio na liście.
Konwersja listy do wybranego dokumentu: Faktury Zakupu, Zamówienia u Dostawcy lub Przyjęcia Zewnętrznego
Uzupełnienie informacji o kontrahencie – dostawcy.
Uwaga
W module Faktury można prowadzić obrót tylko usłagami, w modułach Handel, Handel Plus dostępne są również towary proste i złożone wraz z obsługą gospodarki magazynowej.
Krok 1 - towary
Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu kupowanej/ zamawianej ilości.
Lista zasobów magazynowych
Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Handel (dotyczy modułów Handel, Handel Plus). Opis listy zasobów znajduje się w artykule Lista zasobów.
W oknie możemy ustalić:
Typ – typ kupowanych aktualnie pozycji (usługa prosta lub złożona, towar prosty lub złożony).
Magazyn – zgodnie z zasadą, że na dokumencie mogą znaleźć się towary z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, do którego kupowany jest towar. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.
Grupa – na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z jednej grupy asortymentowej. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie, to towary należące do tej grupy będą widoczne na liście.
Data – data, na jaką wyliczana jest ilość towaru.
Zerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0. Niezerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się wyłącznie towary z ilością dostępną różną od zera.
Parametry Zerowe, Niezerowe są dostępne w modułach Handel, Handel Plus. Pozycje o statusie usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień tych parametrów.
Jeśli obydwa parametry są zaznaczone - lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej.
Łatwe zakupy
Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski:
Edytuj kartę - wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER>.Zamknij – zamyka okno.
Faktura zakupu, Dla modułów Handel, Handel Plus: Zamówienie u dostawcy, Przyjęcie zewnętrzne – tworzenie dokumentu zakupu (krok 2)
Wybór pozycji
Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając klawisz <SPACJA> lub zaznaczając daną pozycję.
Po zaznaczeniu towaru należy wpisać kupowaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>.
Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia.
Po otwarciu formularza w kolumnach Ilośćdostępna oraz Ilość JMwybrana początkowo wyświetlane są te same wartości, czyli dostępna ilość towaru wyrażona w jednostce podstawowej. Dopiero po zmianie jednostki na pomocniczą w kolumnie JM wartość kolumny Ilość JMwybrana zostanie przeliczona według wskazanej jednostki.
Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr 2.
Krok 2 - dokument
Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu: Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego lub Zamówienia u Dostawcy.
Po wybraniu typu dokumentu wyświetlane jest okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zakupu z karty towaru/ usługi.
Łatwe zakupy - generowanie dokumentu
Okno to ma dwa przyciski:
Potwierdź generowanie dokumentu – tworzony jest wybrany dokument zawierający wyświetlone pozycje.
Anuluj generowanie dokumentu - powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. W celu wskazania dodatkowych pozycji czy poprawienia ich ilości.
Krok 3 - kontrahent
Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków zakupu.
Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta oraz formę i termin płatności.
Zestawienie wg atrybutów towarów
Zestawienie dostępne jest w menu Handel/ Inne(Handel)/ Zestawienie wg atrybutów. Zbudowane jest z dwóch zakładek:
Atrybuty pozycji– dokumenty filtrowane są wg atrybutów towarów, przypisanych do pozycji dokumentów
Atrybuty transakcji– dokumenty filtrowane są wg atrybutów przypisanych na zakładce [Atrybuty/ JPK] na dokumencie.
Uwaga
Zestawienie filtruje dokumenty wg atrybutów wpisanych na zakładkę Atrybuty (odpowiednio na formularzu pozycji lub na formularzu dokumentu). Zestawienie nie uwzględnia atrybutów wpisanych jako opis (towaru/ dokumentu).
Zestawienie wg atrybutów pozycji
Na zestawieniu dostępne są przyciski:
Przelicz – powoduje przeliczenie zestawienia. Jeśli użytkownik zmienił parametry wyliczania zestawienia przycisk zmienia wygląd na , informując w ten sposób o konieczności ponownego wyliczenia.
Podgląd pozycji dokumentu/ Podgląd dokumentu – ikona lupy umożliwia podgląd wybranej pozycji dokumentu <ENTER>, pod strzałką mamy do wyboru podgląd pozycji lub dokumentu <CTRL>+<ENTER>. Formularze są podnoszone tylko do odczytu (nie ma możliwości wprowadzania zmian na dokumentach z tego poziomu).
Zamknij – zamknięcie okna.
Na zestawieniu istnieje możliwość ustalenia parametrów filtrowania:
Atrybut – w polu można podać atrybut, dla którego mają być filtrowane dokumenty.
Wartość atrybutu – wartość wskazanego atrybutu, która ma być wyszukiwana na dokumentach. Pole to przyjmuje format zgodny z definicją atrybutu (tekst/ lista/ liczba/ data).
Zarówno pole Atrybut, jak i wartość mogą pozostać puste:
jeśli użytkownik nie wypełni ani jednego pola – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wprowadzono jakikolwiek atrybut.
jeśli użytkownik wypełni tylko pole Atrybut – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wykorzystano dany atrybut, niezależnie od wartości.
jeśli użytkownik wypełni tylko wartość atrybutu – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje, gdzie w wartości atrybutu będzie istniała podana wartość (ciąg znaków), niezależnie od tego, jaki atrybut był wpisany na dokument. W takim przypadku program wyszukuje wszystkie wartości atrybutu, niezależnie od ich formatu.
Ponadto podczas wyliczania zestawienia można założyć dodatkowe filtry na:
typ dokumentu (FS/ PA/ WZ….)
data dokumentu – możliwe jest filtrowanie dokumentów za podany okres czasu. Zestawienie jest wyliczane wg daty operacji(data zakupu/ data wydania) nie zaś na podstawie daty wystawienia dokumentu.
dokumenty: bufor/ zatwierdzone/ wszystkie
Kontrahent
Magazyn
Towar – dostępny tylko dla zestawienia wg atrybutów pozycji
Operator – operator wprowadzający dokument
Jeśli dany atrybut został oznaczony jako Nieaktywny, to nie będzie wyświetlany na Zestawieniu wg atrybutów.
Uwaga
Aby w zestawieniu były uwzględniane dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla
Od 15 kwietnia 2022 r. istnieje obowiązek drukowania tzw. Oświadczenia o kraju pochodzenia węgla w zakresie obrotu wyrobami węglowymi, Obowiązek ten wynika z Art. 13 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę. W programie Comarch ERP Optima zrealizowano wspomnianą funkcjonalność poprzez możliwość wydruku oświadczenia. Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla można wydrukować z poziomu:
pozycji zapisanego dokumentu – wydruk Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla i Oświadczenie o
kraju pochodzenia węgla (sPrint),
formularza Faktury – wydruk Eko – Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie i Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie (sPrint). Po wyborze tego typu wydruku dla pozycji węglowej będzie drukowana Faktura wraz ze świadectwem jakości i oświadczeniem.
Warunki wydruku oświadczenia:
na Fakturze muszą znajdować się pozycje węglowe z przypisanymi kodami CN: 2701 oraz 2704 wraz z podpozycjami tych kodów. Dla pozycji z innymi kodami CN oświadczenie nie będzie drukowane.
zaznaczenie parametru Obrót wyrobami węglowymi (w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe)
zaznaczenie parametru Akcyza na wyroby węglowe na karcie towaru, na zakładce [2 Dodatkowe]
wybór odpowiednich atrybutów:
OŚW_KRAJ_POCHO_WĘGLA – służy do przypisania kraju pochodzenia węgla
OŚW_REGION_WYDOBYCIA – oznaczenie regionu wydobycia węgla, którego krajem pochodzenia jest Ukraina lista regionów powinna zostać zdefiniowana przez Użytkownika
OŚW_DATA_WPROWADZENI – data wprowadzenia lub przemieszczenia węgla na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w przypadku węgla, którego krajem pochodzenia nie jest Rzeczpospolita Polska
OŚW_DATA_NABYCIA – data nabycia od kopalni na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w przypadku węgla, którego krajem pochodzenia jest Rzeczpospolita Polska.
Powyższe atrybuty należy przypisać do karty towaru będącej wyrobem węglowym lub bezpośrednio do pozycji dokumentu. Atrybuty wraz z wartościami uzupełnionymi na karcie towaru będą podczas wystawiania dokumentu automatycznie przenoszone na pozycje w sytuacji, gdy na atrybucie zostanie zaznaczony parametr Przenosić na transakcje. Na formularzu dokumentu istnieje możliwość dodania atrybutów kilkukrotnie z różnymi wartościami, natomiast na wydruku Oświadczenia wartości te drukowane są po przecinku.
Uwaga
W celu uzupełnienia atrybutów na zatwierdzonym dokumencie należy uprzednio zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok., w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na zakładce [Ogólne].
Na wydruku Oświadczenia o kraju pochodzenia węgla możliwe jest wykazanie informacji o adresie punktu sprzedaży i miejsca wystawienia dokumentu. W tym celu należy użyć odpowiednich atrybutów kontrahenta o nazwie Adres punktu sprzedaży węgla i Miejsce wystawienia dokumentu.
Powyższe atrybuty można przypisać do karty kontrahenta, na zakładce [Atrybuty], z zaznaczonym
Parametrem Przenosić na transakcje lub wskazać bezpośrednio na dokumencie, w zakładce [Atrybuty/JPK].
Numer oświadczenia
Każde oświadczenie posiada unikalny numer. W programie przyjęto zasadę, iż oświadczenie przyjmuje numer dokumentu, do którego zostało wystawione, łamany przez numer pozycji (Lp.) na dokumencie.
Wskazówka
Faktura na sprzedaż węgla została wystawiona z numerem FA/18/2022, na Fakturze znajdują się dwie pozycje będące wyrobami węglowymi, do których należy wystawić Oświadczenie.
Lp 1. Koks CN 2704
Lp 2. Brykiet CN 2701
W związku z tym, do jednej Faktury system wydrukuje dwa oświadczenia, dla każdej pozycji węglowej oddzielnie. Oświadczenia będą miały odpowiednio numery:
FA/18/2022/1
FA/18/2022/2
Ostatnia cyfra (1, 2) jest numerem pozycji węglowej znajdującej się na Fakturze.
Wydruk oświadczenia
Wydruk oświadczenia o kraju pochodzenia węgla składa się z następujących pól:
Numer oświadczenia – unikalny numer, jest to numer dokumentu, do którego zostało wystawione oświadczenie, łamany przez numer pozycji (Lp.) na dokumencie.
Oznaczenie przedsiębiorcy składającego oświadczenie, jego siedziby i adresu oraz adresu punktu sprzedaży, jeśli jest inny niż adres siedziby przedsiębiorcy– w tym miejscu widoczny jest adres i nazwa sprzedawcy uzupełnione w Pieczątce firmy oraz adres punktu sprzedaży pobrany z atrybutu Adres punktu sprzedaży węgla, jeżeli został użyty.
Numer identyfikacji podatkowej (NIP) przedsiębiorcy składającego oświadczenie oraz numer identyfikacyjny w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (REGON), jeżeli został nadany, albo numer identyfikacyjny w odpowiednim rejestrze państwa obcego – dane przenoszone z Pieczątki firmy.
Numer dokumentu sprzedaży węgla – numer Faktury, do której to oświadczenie jest wystawiane.
Kraj pochodzenia węgla – wartość pobierana z atrybutu towaru OŚW_KRAJ_POCHO_WĘGLA, przypisanego do pozycji dokumentu.
Data wprowadzenia lub przemieszczenia węglana terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w przypadku węgla, którego krajem pochodzenia nie jest Rzeczpospolita Polska – wartość pobierana z atrybutu towaru OŚW_DATA_WPROWADZENI, przypisanego do pozycji dokumentu.
Region wydobycia węgla – wartość pobierana z atrybutu towaru OŚW_REGION_WYDOBYCIA, przypisanego do pozycji dokumentu.
Data nabycia od kopalni na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w przypadku węgla, którego krajem pochodzenia jest Rzeczpospolita Polska – wartość pobierana z atrybutu towaru OŚW_DATA_NABYCIA, przypisanego do pozycji dokumentu.
„Jestem świadoma/świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.” – informacja dotycząca świadomości i odpowiedzialności karnej za składanie fałszywego oświadczenia.
Data i miejsce złożenia oświadczenia – data wystawienia świadectwa (czyli data wydruku) oraz miejsce wystawienia świadectwa, pobierane z Pieczątki firmy lub miejsce wystawienia pobrane z atrybutu Miejsce wystawienia dokumentu, jeżeli został użyty.
Podpis przedsiębiorcy składającego oświadczenie albo osoby upoważnionej do jego reprezentowania – miejsce na ręczny podpis oświadczenia.
Kopia elektroniczna Oświadczenia
Aby podczas wydruku bądź wysyłki Oświadczenia poprzez e-mail została automatycznie utworzona kopia Oświadczenia, należy z poziomu formularza Pozycji dokumentu, w Konfiguracji wydruków (<CTRL>+<F2> bądź menu na górnej wstążce Wydruk danych/ Konfiguracja wydruków) dla wydruku Eko-Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie lub Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla zaznaczyć parametr: Kopia elektroniczna.
Uwaga
Podgląd elektronicznych kopii wydruków jest możliwy tylko w przypadku posiadania licencji na moduł Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów.
Parametr można również ustawić z poziomu menu kontekstowego w Konfiguracji wydruków, wybierając opcję Ustaw kopie elektroniczne dla wydruków.
Podczas wydruku Oświadczenia bądź wysyłki poprzez e-mail, w menu CRM/ Archiwum wydruków tworzona jest kopia Oświadczenia w formacie PDF.
Więcej informacji na temat archiwizacji wydruków można znaleźć w artykule Archiwum wydruków.
Centralizacja jednostek budżetowych
Z dniem 1 października 2016 r. weszła w życie ustawa z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. poz. 1454), zwana dalej ,,ustawą centralizacyjną”.
W myśl tej ustawy jednostka samorządu terytorialnego wraz z podległymi jej jednostkami organizacyjnymi jest jednym podatnikiem VAT. Powyższe jednostki zobowiązane są do wspólnego, scentralizowanego, zbiorczego rozliczania podatku VAT.
Od 1 stycznia 2017 r. każda faktura powinna zawierać dane jednostki samorządu terytorialnego i podległej jej jednostki organizacyjnej.
W sytuacji, gdzie kupującym jest jednostka organizacyjna faktura powinna zawierać dane jednostki samorządu terytorialnego, jako nabywcy i podległej jej jednostki organizacyjnej jako odbiorcy.
Jednostka budżetowa w roli sprzedawcy
Dla sprzedawców będących jednostkami organizacyjnymi trzeba określić główną jednostkę samorządową, celem zamieszczania jej danych na wydrukach generowanych z programu.
W menu Start/Konfiguracja Firmy/ Pieczątka firmy – jednostka samorządowa możliwe jest uzupełnienie danych jednostki nadrzędnej – ręcznie lub poprzez zaczytanie z bazy REGON. Aby na wydrukach generowanych z programu pojawiały się dane głównej jednostki samorządowej, należy w Konfiguracji wydruków dla tego wydruku zaznaczyć parametr Dane jednostki samorządowej na wydruku znajdujący się na zakładce [Ogólne]. Parametr jest domyślnie zaznaczony dla wydruków dokumentów dostępnych:
z poziomu formularza Faktury Sprzedaży, Faktury Zaliczkowej, Faktury Zakupu, Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży, Dowodu Wewnętrznego Zakupu, Faktury Zakupu od Rolnika Ryczałtowego i korekt do tych dokumentów,
z poziomu listy Faktur Sprzedaży: Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr), Wydruki seryjne (GenRap),
z poziomu listy Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży/Zakupu: Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr.).
Jeżeli parametr: Dane jednostki samorządowej na wydruku nie jest zaznaczony, wówczas zawsze na wydruk pobierane są dane z Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy.
Jednostka budżetowa w roli kupującego
Na karcie kontrahenta, na zakładce [Ogólne] znajduje się domyślnie zwinięty panel: Centralizacja jednostek budżetowych. Po jego rozwinięciu widoczne jest pole, w którym można wskazać główną jednostkę samorządową (np. gminę), której podlega kontrahent:
Po konwersji bazy oraz na nowych kartach kontrahenta pole to jest puste.
Dla kontrahentów, dla których ustawiono nadrzędną jednostkę samorządową, działanie programu jest następujące:
Na dokumentach:
FS, FSZAL, FPF,
WZ, RO (dotyczy modułów Handel, Handel Plus),
na zakładce [Kontrahent] w sekcji Nabywca znajduje się kod kontrahenta wybranego na zakładce [Ogólne]. Wszystkie pozostałe dane nabywcy pobierane są z karty nadrzędnej jednostki samorządowej i drukowane na wydrukach.
Warunki handlowe, atrybuty, a także wszystkie raporty i analizy działają w oparciu o kontrahenta z zakładki [Ogólne].
Do pliku JPK_FA (Jednolity Plik Kontrolny_Faktury) przenoszone są dane kontrahenta z dokumentu, jako nabywca – jednostka nadrzędna i wszystkie jej dane adresowe.
Jeżeli na dokumencie wykonywana jest aktualizacja danych kontrahenta, który ma wskazaną jednostkę nadrzędną, to aktualizacja będzie uwzględniała także dane z jednostki nadrzędnej.
Podczas korygowania dokumentów wszystkie dane przenoszone są z dokumentu pierwotnego. Nie ma możliwości zmiany danych prócz płatnika. Dane można skorygować na korekcie danych.
Na liście kontrahentów, dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajduje się kolumna: Jednostka samorządu terytorialnego. W kolumnie wyświetlany jest kod jednostki samorządu terytorialnego, której podlega dany kontrahent. Pogrupowanie listy kontrahentów po tej kolumnie umożliwia podgląd wszystkich kontrahentów przypisanych do określonej jednostki samorządu terytorialnego.
W przypadku scalania kart kontrahenta, jeżeli na kontrahencie głównym pole Jednostka podlega pod jest puste, następuje weryfikacja, czy jest ono wypełnione na kontrahencie, którego scalamy i wypełniane jest pierwszą jednostką nadrzędną. Jeżeli kontrahent główny ma to pole wypełnione, to po scaleniu, nic się nie zmienia.
W jaki sposób na wydruku faktury zmienić/usunąć podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury?
Podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury można zmienić lub usunąć w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na formularzu operatora, na pierwszej zakładce [Ogólne].
Jeżeli Operator nie chce wyświetlać podpisu osoby uprawnionej do wystawienia faktury na generowanych wydrukach faktury, należy wyczyścić zawartość pola Imię i Nazwisko.
Bilans zamknięcia magazynu
Bilans Zamknięcia Magazynu jest to dokument przedstawiający stan ilościowy i wartościowy magazynu na dzień zamknięcia wyliczany na podstawie wprowadzanych dokumentów magazynowych.
Uwaga
Wykonywanie BZM nie jest konieczne, może być jednak przydatne, jeśli użytkownik chce zablokować możliwość wprowadzania nowych dokumentów w podanym okresie czasu (wykonanie BZM blokuje możliwość wprowadzania zmian w okresie przed BZM).
Przed wykonaniem BZM program sprawdza następujące warunki:
metodę naliczania kosztu własnego
pod datą podaną jako data zamknięcia nie może istnieć już BZM (w danym dniu może wystąpić tylko jeden BZM)
w okresie od ostatniego BZM do podanej daty muszą istnieć jakieś transakcje do zamknięcia (zamknięcie dotyczy zawsze okresu od ostatniego BZM do podanej daty)
po dacie podanej jako data zamknięcia nie mogą występować dokumenty BZM
w okresie do daty wykonania BZM w bazie nie mogą występować dokumenty w buforze.
Dodatkowo w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje znajduje się parametr BZM bez kontroli rezerwacji i zamówień.
jeśli parametr jest odznaczony to, oprócz podanych wyżej warunków, w bazie nie mogą występować żadne rezerwacje i zamówienia towarów. Warunek ten dotyczy zarówno dokumentów przeznaczonych do rezerwowania i zamawiania towarów (typu RO, ZD, SRW z wskazanymi partiami dostaw dla części), jak i dokumentów typu FS i FZ niepowiązanych z dokumentami magazynowymi (WZ, PZ).
jeśli parametr jest zaznaczony – w bazie mogą występować zamówienia i rezerwacje.
Uwaga
Ważne jest, że po wykonaniu bilansu zamknięcia nie mamy możliwości wystawienia dokumentu z datą wcześniejszą niż data zamknięcia. Na wszystkich nowo wystawianych dokumentach będzie proponowana data bilansu zamknięcia + 1.
W przypadku, gdy użytkownik wykona BZM to również przekształcenia dokumentów (np. FS -> WZ) będzie mógł wykonać z data późniejszą niż BZM
Przykład
Data systemowa 12.11.2007. Bilans zamknięcia wykonany 14.11.2007. Wystawiamy Fakturę Sprzedaży. Na formularzu faktury data wystawienia i data sprzedaży –15.11.2007. Jest to spowodowane tym, że po zamknięciu okresu nie można dopisywać dokumentów których data zawiera się w tym okresie.
Bilans zamknięcia dotyczy zawsze wszystkich magazynów. Aby dowiedzieć się, jaki był stan zamknięcia dla jednego z magazynów należy wyświetlić formularz BZM i w pole Magazyn (jest to jedyne edytowalne pole na formularzu) wpisać/ wybrać z listy nazwę interesującego nas magazynu. Wówczas na formularzu pojawi się stan zasobów dla danego magazynu.
W systemie możliwe jest również kasowanie BZM. Możliwe jest kasowanie tylko ostatnio wystawionego dokumentu BZM. Oprócz przedstawionych wcześniej warunków w chwili kasowania BZM program sprawdza, czy po dacie kasowanego dokumentu nie był wystawiony inny BZM.
Ponieważ zamknięcie magazynu jest obwarowane wieloma warunkami oraz wykonanie operacji wiąże się z blokadą wprowadzania dokumentów z datą wcześniejsza niż data BZM – operacja powinna być wykonywana dopiero wtedy, gdy wszystkie wprowadzone transakcje zostały już zweryfikowane pod względem poprawności w dziale księgowości.
Magazyn
Dokumenty skojarzone
Kojarzenie dokumentów związane jest z powiązaniem odpowiednich dokumentów handlowych i magazynowych. W programie występuje kilka klas dokumentów ze sobą skojarzonych. Kojarzenie polega na wskazaniu dokumentu głównego i automatycznym utworzeniu na jego podstawie nowego dokumentu.
W trakcie przekształceń dokumentów (np. tworzenie Faktury Sprzedaży na podstawie Rezerwacji Odbiorcy), jeśli dokument docelowy jest przez program zapisywany do bufora, w chwili przekształcenia użytkownik od razu widzi formularz tworzonego dokumentu (bez konieczności wyszukiwania go na innej liście). Zasady edycji tworzonego dokumentu pozostają bez zmian.
Uwaga
Dokument docelowy jeszcze przed wyświetleniem jest zapisywany do bufora. Jeśli użytkownik na wyświetlonym dokumencie wciśnie przycisk to pomimo to zostanie on zarejestrowany w systemie (dokument w buforze).
Faktura Zakupu i Przyjęcie Zewnętrzne
Drugą grupą dokumentów skojarzonych ze sobą są Faktury Zakupu i Przyjęcia Zewnętrzne. Oczywiście mogą one istnieć samodzielnie, ale poprzez odpowiednie ich połączenie otrzymujemy pełną informację o transakcji zakupu (Faktura Zakupu jest dokumentem handlowym, dopiero dokument PZ wprowadza towar do magazynu).
W zależności od przyjętego w firmie stylu pracy możemy najpierw rejestrować Faktury Zakupu i na ich podstawie generować Przyjęcia Zewnętrzne, albo najpierw na podstawie przyjęć PZ wprowadzamy towar na magazyn, a później po otrzymaniu faktury rejestrujemy ją.
FZ i PZ wystawiane razem
Dokumenty handlowe i magazynowe muszą być ze sobą powiązane. Powiązanie takie możemy ustalić w trakcie wpisywania danego dokumentu do systemu. W zależności od sposobu wpisywania dokumentów możemy to zrobić z poziomu:
FZ – wpisujemy Fakturę Zakupu, zaznaczamy na niej parametr PZ i zapisujemy ją. W trakcie zapisu FZ program automatycznie generuje dokument Przyjęcia Zewnętrznego (PZ). W wyniku tej operacji mamy wpisaną Fakturę Zakupu – naliczony podatek VAT i płatności i wprowadzony towar na magazyn
PZ – wpisujemy Przyjęcie wewnętrzne, zaznaczamy parametr FZ i zapisujemy dokument. Na liście Faktur Zakupu pojawia się nowy dokument. Faktura ta jest w buforze, możemy na niej modyfikować dane dostawcy, cenę, wartość, formę i termin płatności.
Od Faktury Zakupu do PZ
Po wprowadzeniu na listę FZ nowego dokumentu, zatwierdzamy go. Na jego podstawie został naliczony podatek VAT i płatności. W celu wprowadzenia towaru na magazyn należy na podstawie faktury utworzyć dokument magazynowy. Do tego celu służy przycisk lub funkcja Przekształcenie do PZ w menu kontekstowym (pod lewym przyciskiem myszy).
Przy generowaniu dokumentu PZ obowiązują następujące zasady:
Faktura Zakupu przekształcana jest do jednego PZ,
Faktura Zakupu i związany z nią PZ dotyczą tego samego kontrahent i magazynu,
FZ w buforze lub anulowana nie może być przekształcona do PZ,
należy pamiętać o konieczności generowania dokumentu magazynowego, gdyż tylko on wprowadza towar na magazyn,
na podstawie skojarzonej wcześniej faktury nie można generować kolejnego Przyjęcia Zewnętrznego,
jeśli do Faktury Zakupu były wystawione wcześniej korekty, będą one uwzględnione na dokumencie magazynowym.
Wyjątek od tych reguł stanowią dokumenty FZ wystawiane w module Handel Plus, gdzie można określić różne magazyny dla poszczególnych pozycji dokumentu. Funkcjonalność została opisana w rozdziale Handel Plus.
Seryjne tworzenie dokumentów PZ
W systemie istnieje możliwość seryjnego utworzenia dokumentów PZ do Faktur Zakupu. Opcja jest dostępna w menu kontekstowym na liście FZ lub po wciśnięciu przycisku . Zasady są podobne jak w przypadku seryjnego tworzenia WZ.
Od PZ do Faktury Zakupu
W przypadku tej metody możliwe jest generowanie jednej faktury na podstawie kilku dostaw (Przyjęć Zewnętrznych). Faktura Zakupu powstaje z zaznaczonych i zapisanych na stałe Przyjęć Zewnętrznych. Sam proces generowania dokumentu handlowego uruchamiany jest za pomocą przycisku lub z poziomu menu kontekstowego.
do FZ nie mogą zostać przekształcone Przyjęcia Zewnętrzne anulowane oraz w buforze
Faktura Zakupu może powstać z jednego Przyjęcia Zewnętrznego (1:1)
kilka Przyjęć Zewnętrznych może być podstawą dla Faktury Zakupu. (n:1). Przyjęcia te muszą dotyczyć tego samego dostawcy oraz być liczone wg tego samego algorytmu (netto/brutto)
jeśli do dokumentu PZ wystawiono korektę, a następnie PZ przekształcono do Faktury Zakupu, korekta zostanie uwzględniona na fakturze
przekształcenie dokumentu PZ, który powstał z ZD (Zamówienia u Dostawcy) usuwa znacznik ZD i umieszcza tam informacje o wygenerowaniu FZ
Pozycji przeniesionych z PZ nie można usunąć, natomiast można zmienić ich cenę, rabat (należy uprzednio zaznaczyć w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/Ceny parametr Pozwalaj na edycje cen/kursu na FZ powstałym z PZ).
Dla nowych (dopisywanych) pozycji użytkownik ma możliwość pełnej ich edycji, tak jak w przypadku wystawiania zupełnie nowego dokumentu.
Istnieje również możliwość przekształcania dokumentów magazynowych PZ wystawionych w różnych magazynach (lokalnych) do jednej Faktury Zakupu. Umożliwia to obsłużenie przykładowego scenariusza, gdy kontrahent wprowadza towar do różnych magazynów, a otrzymuje tylko jedną Fakturę Zakupu.
W takim przypadku na dokumencie handlowym wpisywany jest magazyn z pierwszego PZ.
W zależności od zaznaczenia parametru Agregacja pozycji na dok. powstałych z WZ PZ, identyczne pozycje z PZ, mogą zostać zagregowane na FZ.
Na FZ nie są agregowane pozycje pobierane z różnych magazynów, nawet jeśli mają taką samą cenę, kategorię itp.
Jeśli do Faktury Zakupu przekształcone zostały dokumenty PZ dotyczące tego samego magazynu – wtedy na utworzonym dokumencie FZ można dopisywać nowe pozycje. Jeśli dotyczyły różnych magazynów, możliwość dodawania nowych pozycji będzie istniała tylko przy włączonym module Handel Plus.
Jeśli na dokumencie FZ znajdują się pozycje pochodzące z różnych magazynów – informacja o magazynie jest widoczna na formularzu elementu (po wciśnięciu przycisku lupki na pozycji dokumentu).
Na zakładce [Dokumenty] na Fakturze Zakupu widoczna jest dodatkowa informacja o magazynie, z którego pochodzi PZ.
W przypadku korygowania dokumentów FZ – skojarzone korekty PZ są tworzone dla magazynu, z którego pochodzi pozycja na dokumencie.
Fakturę Zakupu utworzoną z PZ można zapisać do bufora. W takim przypadku nowe (dopisane) pozycje są widoczne na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Przy zapisie Faktury Zakupu na trwałe program na nowe (dopisane) pozycje tworzy odrębny dokument PZ. W przypadku dopisywania usług – dokument PZ jest tworzony w zależności od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne: Konwersja FZ do PZ – przenoś usługi na PZ.
Nieokreślona wartość dostawy
Wprowadzając towar na magazyn dokumentem Przyjęcia Zewnętrznego nie zawsze znamy ostateczny koszt dostawy. Zdarzają się sytuacje, kiedy na Fakturze Zakupu powinny widnieć inne ceny niż na wprowadzonym wcześniej PZ. Na Fakturze Zakupu generowanej do Przejęcia Zewnętrznego można zmienić ceny pozycji i kurs waluty dokumentu.
Funkcja jest aktywna po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne – Pozwalaj na edycje cen/kursu na FZ powstałym z PZ. Po zaznaczeniu parametru Przeliczaj ceny po nowym kursie – po zmianie kursu na FZ ponownie zostaną przeliczone ceny towarów na FZ.
Zasady modyfikacji cen/ kursu na FZ powstałej z PZ
Na Fakturze Zakupu generowanej z Przyjęcia Zewnętrznego dla poszczególnych pozycji są dostępne do edycji pola:
przy dodawaniu pozycji na dokument przez edycję na liście – Rabat, Cena z rab., Wartość.
przy dodawaniu pozycji na dokument przez podniesienie formularza – Rabat, Cena netto, Cena brutto, Wartość.
Przy zatwierdzaniu Faktury Zakupu, na której zmodyfikowano ceny, tworzona jest korekta wartości do Przyjęcia Zewnętrznego.
Wartość zasobu na magazynie jest zmieniana zgodnie z wartością korekty. W przypadku kiedy korygowany zasób został już wydany z magazynu, tworzony jest dokument WZKK – korekta kosztu.
Przykład
PZ1 – 1 szt. towaru T w cenie 10 PLN,
Przekształcamy PZ1 do FZ,
Na FZ zmieniamy cenę towaru T z 10 PLN na 15 PLN.
Przy zapisie FZ na stałe na liście Przyjęć Zewnętrznych tworzona jest korekta wartości do PZ1 w kwocie 5 PLN -> wartość zasobu T na magazynie wprowadzonego dokumentem PZ1 wynosi 15 PLN.
Agregacja kilku PZ do FZ
Jeżeli FZ została utworzona z kilku PZ, przy zapisie FZ tworzone są korekty wartości do poszczególnych Przyjęć Zewnętrznych. Przekształcenie kilku PZ z różnymi kursami do jednej Faktury Zakupu jest możliwe tylko wtedy, jeśli zaznaczono parametr Przeliczaj ceny po nowym kursie.
Zmiana wartości dostawy przez zmianę kursu waluty na FZ
Na FZ powstałej z Przyjęcia Zewnętrznego wystawionego w walucie obcej można zmienić kurs waluty (nie można zmienić samej waluty). Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ceny jest zaznaczony parametr Przeliczaj ceny po nowym kursie na FZ pobierany jest kurs zgodnie z ustawieniem w Konfiguracji firmy/ ogólne/ parametry – Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów kosztowych wg daty: zakupu/ wystawienia/ wpływu. Jeżeli parametr Przeliczaj ceny po nowym kursie nie jest zaznaczony, na FZ jest przenoszony kurs z PZ (z możliwością ręcznej zmiany). Po zmianie kursu, przy zapisie FZ generowana jest korekta wartości w PLN do Przyjęcia Zewnętrznego.
Faktury Sprzedaży (Paragony) i Wydania Zewnętrzne
Każdy z tych dokumentów może istnieć samodzielnie, ale jedynie połączone ze sobą dokumenty handlowe i magazynowe dostarczają nam pełnej informacji o działalności handlowej naszej firmy. Nie można powiązać ze sobą dwóch, samodzielnie wprowadzonych dokumentów. Połączenie takie dotyczy Faktury Sprzedaży przekonwertowanej do WZ i odwrotnie. Samo kojarzenie dokumentów zależy od przyjętego w firmie systemu pracy.
FS (PA) i WZ wystawiane razem
Najczęściej mamy do czynienia z sytuacją, gdy wydanie towaru z magazynu wiąże się z wystawieniem Faktury Sprzedaży, czyli klient otrzymuje razem towar i dokument. Możliwe są tutaj dwie opcje:
wystawiamy Fakturę Sprzedaży (Paragon), zaznaczamy na niej parametr WZ(RW) i zapisujemy dokument. Program na podstawie faktury wystawi dokument WZ. Oba dokumenty będą zapisane na trwałe. Zastosowany schemat numeracji definiujemy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Dokumenty dla WZ – Wydanie Zewnętrzne do FS (PA). Taki sposób pracy pozwala na pełną kontrolę ilości towaru.
wystawiamy WZ, zaznaczamy parametr FS i zapisujemy dokument. Oprócz dokumentu WZ pojawia się nowa faktura w buforze (na liście faktur). Program pozwala na zmianę danych kontrahenta, formy i terminu płatności. Proponowany jest schemat numeracji zdefiniowany jako domyślny w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty dla FS – Faktura Sprzedaży z WZ.
Od Faktury (Paragonu) do WZ
Wystawiamy Fakturę Sprzedaży (Paragon). Faktury Sprzedaży (Paragony) rezerwują towar na magazynie, co widać na liście Zasobów w kolumnie Rezerwacje (menu Handel/ Zasoby). W celu wydania towaru z magazynu musimy zaznaczyć na liście daną Fakturę Sprzedaży i za pomocą przycisku przekształcić ją do WZ.
Zasady stosowania takiego modelu pracy:
w zależności od ustawień w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu faktura pobiera towar lub tylko tworzy rezerwację. W tej drugiej sytuacji więc nie odwołuje się do ilości dostępnej i pozwoli zapisać na FS więcej niż w tym momencie możemy wydać z magazynu,
należy pamiętać o przekształcaniu FS do WZ,
przekształcamy jedną FS do jednego WZ (dokumenty dotyczą tego samego magazynu),
przekształcenie faktury (PA) do WZ kasuje rezerwację i towar jest pobierany z magazynu,
dopiero dokument WZ pobiera towar z magazynu,
nie można przekształcić FS jeśli na magazynie nie ma wystarczającej ilości towaru,
Wydania Zewnętrzne generowane są tylko dla towarów (pomijane są pozycje o statusie usługi),
płatności są generowane w momencie zapisania faktury,
Faktura Sprzedaży musi być zatwierdzona na stałe,
nie można przekształcić faktury w buforze, anulowanej, powiązanej z WZ,
program przekształca tylko zaznaczoną FS, przy próbie generowania z niezaznaczonej FS poinformuje nas o tym odpowiednim komunikatem.
Wyjątek od tych reguł stanowią dokumenty FS/PA wystawiane w module Handel Plus, gdzie można określić różne magazyny dla poszczególnych pozycji dokumentu. Funkcjonalność została opisana w rozdziale Handel Plus.
Uwaga
Faktura może pobierać towar z magazynu, jeśli zaznaczony jest parametr Pobranie. Zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale Co należy wiedzieć o fakturach
Seryjne tworzenie dokumentów WZ
Na liście Faktur Sprzedaży oraz Paragonów istnieje możliwość seryjnego tworzenia dokumentów WZ. Dokumenty, do których generowane będą WZ użytkownik musi wcześniej zaznaczyć na liście . Opcja seryjnego tworzenia WZ jest dostępna, podobnie jak generowanie pojedynczych WZ, w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy) jako opcja Przekształcenie do WZ lub po wciśnięciu przycisku . Dokumenty WZ są tworzone do Faktur Sprzedaży, które:
są zatwierdzone na trwałe
nie mają jeszcze utworzonego dokumentu WZ
Od WZ do Faktury Sprzedaży (Paragonu)
Jest to odwrotna sytuacja niż ta opisana poprzednio. Najpierw wystawiamy Wydanie Zewnętrzne, a następnie przekształcamy go do Faktury/ Paragonu.
Wydania Zewnętrzne zawsze pomniejsza ją nam ilość, co zabezpiecza nas przed wystawieniem Faktury na towar którego jeszcze nie mamy.
Przekształcamy zaznaczony WZ do FS/ PA (1:1).
Istnieje możliwość przekształcania kilku zaznaczonych WZ do jednej FS (n:1). Wydania Zewnętrzne muszą dotyczyć jednego kontrahenta, muszą być wyliczane wg tego samego algorytmu netto/brutto.
W przypadku przekształcania WZ do Paragonu dodatkowo wymagane jest, by dokumenty WZ były liczone algorytmem „od brutto”.
Jeśli na WZ cena pozycji pomnożona przez ilość jest różna od wartości pozycji, przy próbie utworzenia PA generowany jest komunikat: Błąd agregowania dokumentów! Dla towaru KOD_TOWARU [nazwa_towaru] ilość * cena jest różna od wartości.
Powstała faktura jest w buforze, możemy na niej określić daty i formy płatności.
Płatności generowane są po przekształceniu Wydań Zewnętrznych do Faktury.
Na Fakturze, która powstała na podstawie wystawionego wcześniej dokumentu WZ możliwa jest zmiana ceny sprzedaży oraz rabatu. Dzięki temu użytkownik może bezpośrednio na Fakturze Sprzedaży ustalać wartość sprzedanego towaru: zmienić cenę sprzedaży towaru lub udzielić dodatkowych upustów.
Uwaga
Możliwa jest zmiana ceny sprzedaży,rabatu (w tym również rabatu w nagłówku dokumentu) czy kursu waluty dokumentu. Nie można zmieniać ilości sprzedanego towaru, która wynika z dokumentu WZ. W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ceny znajduje się parametr Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PA, jeśli jest włączony, po zmianie ceny/kursu na FS, zmianie ceny na Paragonie i zapisaniu tych dokumentów na stałe do Wydania Zewnętrznego generowana jest korekta wartości.
Proces generowania dokumentów handlowych uruchamiamy z poziomu menu kontekstowego lub za pomocą przycisku lub .
Jeśli w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne zaznaczono parametr Agregacjapozycji na dokumentach utworzonych z WZ PZ, wówczas podczas przekształcania kilku dokumentów WZ do jednej Faktury/ Paragonu program porównuje pozycje towarowe. Jeśli są one identyczne – towar z kilku pozycji jest agregowany do jednej. Jeśli pozycje na WZ różnią się przynajmniej jednym parametrem – na Fakturze Sprzedaży towar pojawi się w różnych pozycjach.
W przypadku, gdy przekształcane dokumenty WZ pochodzą z tego samego magazynu - na utworzonej Fakturze Sprzedaży/ Paragonie można dopisywać nowe pozycje.
Dla pozycji przepisanych z WZ nie ma możliwości ich zmiany czy usunięcia. Takie pozycje muszą pozostać bez zmian.
Dla dopisywanych pozycji Użytkownik ma możliwość pełnej ich edycji, tak jak podczas wystawiania zupełnie nowego dokumentu.
Istnieje również możliwość przekształcania dokumentów magazynowych WZ wystawionych w różnych magazynach (lokalnych) do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu. Umożliwia to obsłużenie przykładowego scenariusza, gdy wydawany jest kontrahentowi towar z różnych magazynów, a wystawiana tylko jedna Faktura Sprzedaży (PA).
W takim przypadku na dokumencie handlowym wpisywany jest magazyn z pierwszej WZ.
W zależności od zaznaczenia parametru Agregacja pozycji na dokumentach utworzonych z WZ PZ, identyczne pozycje z WZ, mogą zostać zagregowane na FS/ PA.
Na FS/ PA nie są agregowane pozycje pobierane z różnych magazynów, nawet jeśli mają taką samą cenę, kategorię itp.
W przypadku konwersji dokumentów WZ z różnych magazynów – na dokumencie handlowym FS/ PA blokowana jest możliwość dodawania nowych pozycji.
Jeśli na dokumencie FS/ PA znajdują się pozycje pochodzące z różnych magazynów – informacja o magazynie jest widoczna na formularzu elementu (po wciśnięciu przycisku lupki na pozycji dokumentu).
Na zakładce [Dokumenty] na Fakturze Sprzedaży (PA) widoczna jest dodatkowa informacja o magazynie, z którego pochodzi WZ.
W przypadku korygowania dokumentów FS /PA – skojarzone korekty WZ są tworzone dla magazynu, z którego pochodzi pozycja na dokumencie.
Fakturę Sprzedaży (PA) utworzoną z WZ można zapisać do bufora. W takim przypadku nowe (dopisane) pozycje powodują zmiany na liście zasobów (ilość/ rezerwacje) zgodnie z ustawieniami w konfiguracji (tak jak w przypadku nowego dokumentu wystawianego bezpośrednio z listy).
Przy zapisie Faktury Sprzedaży (PA) na trwałe program na nowe (dopisane) pozycje tworzy odrębny dokument WZ. W przypadku dopisywania usług dokument WZ jest tworzony w zależności od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne: Konwersja FS/PA/PF/PZ do WZ – przenoś usługi na WZ.
Rezerwacje odbiorców
Przekształcanie RO do FS/PA/WZ/RW/MM
Dokument rezerwacji może być przekształcany do dokumentów wynikowych wielokrotnie, do momentu kiedy zostanie zrealizowany w całości (całość ilości towaru/usługi zostanie pobrana na dokumenty powiązane). Po dokonaniu przekształcenia dokument rezerwacji pozostaje niezmienny, ale znajduje się na nim informacja, w jakiej części został już zrealizowany i poprzez jakie dokumenty.
Istnieje również opcja zamknięcia rezerwacji niezrealizowanych lub częściowo zrealizowanych z równoczesnym zwolnieniem rezerwacji towaru.
Przekształcenie do paragonu – wykonuje się po zaznaczeniu wybranych rezerwacji. Do Paragonu można przekształcić tylko zatwierdzoną rezerwację, wyliczoną algorytmem od brutto.Przekształcenie do faktury – funkcja programu pozwala na przekształcenie wybranych rezerwacji do Faktury Sprzedaży. Funkcja ta dotyczy tylko zatwierdzonych rezerwacji.
Możliwe jest przekształcenie kilku RO wystawionych na różne magazyny do FS/PA.
Przekształcenie do WZ – funkcja umożliwia utworzenie dokumentu WZ na podstawie wcześniejszej rezerwacji towaru. Należy jednak pamiętać, że dokument WZ powoduje od razu zdjęcie towaru z magazynu – aby przekształcenie powiodło się w magazynie musi być odpowiednia ilość towaru.
Przekształcenie do Rozchodu Wewnętrznego – funkcja pozwala na wydanie z magazynu towaru, zarezerwowanego np. na wewnętrzne potrzeby przedsiębiorstwa. Ponieważ wartość towarów na RW wyliczana jest zgodnie z rzeczywistym rozchodem, w przypadku tego przekształcenia ceny wprowadzone na RO nie mają znaczenia.
Przekształcenie do Przesunięcia Międzymagazynowego – aby użytkownicy programu mogli zarezerwować towar wewnątrz firmy na potrzeby innego magazynu lub oddziału, w programie możliwe jest tworzenie Rezerwacji Wewnętrznych, a następnie przekształcenie ich do MM. Operacja taka jest dostępna na liście Rezerwacji Odbiorcy pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Na formularzu RO w prawym górnym rogu znajduje się parametr Rezerwacja wewnętrzna. Po jego zaznaczeniu pole z wyborem kontrahenta zostanie zastąpione polem, w którym należy wskazać magazyn docelowy dla rezerwowanego towaru. Wartość towarów na MM jest wyliczana zgodnie z rzeczywistą wartością tego przesunięcia. Przesunięcie Międzymagazynowe realizuje Rezerwacje na zasadach analogicznych, jak w przypadku przekształcenia RO do innych dokumentów.
Do Przesunięcia Międzymagazynowego można przekształcać wyłącznie rezerwacje oznaczone jako Rezerwacja wewnętrzna. Takie RO można przekształcać również do innych dokumentów.
Uwaga
Do RW i MM nie można przekształcić Rezerwacji wystawionych na różne magazyny.
Ponieważ dokumenty RW i MM wystawiane są według rzeczywistych kosztów towarów, możliwe jest wygenerowanie tych dokumentów z RO wystawionych w różnych walutach.
Seryjne przekształcanie Rezerwacji Odbiorcy do dokumentów
Na liście Rezerwacji Odbiorcy w menu rozwijalnym dostępnym pod ikoną Operacji seryjnych znajduje się opcja Przekształcenie dokumentu. Dokumenty przekształcane są w stosunku 1:1. Istnieje możliwość seryjnego przekształcenia RO po wyborze jednej z dostępnych opcji:
Zgodnie z zamówieniem – opcja wyświetlana w przypadku współpracy z Comarch e-Sklep
Do Faktury Sprzedaży
Do Paragonu
Do Wydania Zewnętrznego
W przypadku współpracy z Comarch e-Sklep i wybrania opcji innej niż Zgodnie z zamówieniem, dokument jest przekształcany do dokumentu wybranego na RO, na zakładce [e-Sklep/e-Sale].
Edycja dokumentu wynikowego
Po zmianie ilości na dokumencie wynikowym, pozostała część towaru przywracana jest na dokument rezerwacji.
Jeśli podczas edycji dokumentu wynikowego ilości na pozycjach są:
zmienione na większe lub dodane nowe pozycje towarowe, wówczas nie ma to wpływu na rezerwacje na dokumencie RO,
zmniejszone, pozostała ilość wraca na dokument RO.
W przypadku, gdy podczas edycji usuniemy jakąś pozycję, wtedy cała ilość zarezerwowana wraca na dokument rezerwacji.
Anulowanie i usuwanie dokumentów wynikowych
Po anulowaniu dokumentu wynikowego towary, które były pobrane na ten dokument, mogą wrócić na RO.
Tutaj należy rozpatrzyć dwa przypadki:
jeśli RO ma status Zamknięto,
wówczas na formularzu dokumentu RO w kolumnie Zrealizowano ilość zostanie zmniejszona o ilość towaru z dokumentu anulowanego. Jednak jest to tylko wartość informacyjna, ponieważ dokumenty zamknięte nie wpływają na rezerwacje na liście zasobów tak więc anulowany dokument wynikowy również nie będzie miał wpływu na rezerwacje na zasobach
jeśli RO nie zostały jeszcze zamknięte,
wówczas anulowanie dokumentu wynikowego spowoduje zwrócenie rezerwacji na dokument źródłowy. Zostanie to odnotowane w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Fakt ten będzie miał również wpływ na ilość towaru zarezerwowanego na liście zasobów.
Uwaga
Jeśli chcemy anulować dokument RO, należy wcześniej anulować lub usunąć wszystkie dokumenty wynikowe, powiązane z tym RO.
Powiązania pomiędzy RO a dokumentami wynikowymi
Z jednego dokumentu RO można wygenerować wiele dokumentów wynikowych jak również wiele RO może być przekształcanych do jednego dokumentu wynikowego.
Każdy element dokumentu RO może występować na wielu dokumentach wynikowych oraz ten sam towar występujący na wielu RO może występować na jednym dokumencie wynikowym.
Informacje o tym, które towary zostały już przeniesione na dokumenty wynikowe a które są jeszcze rezerwowane są widoczne dla poszczególnych elementów na dokumencie w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Natomiast powiązania obustronne widoczne są na formularzach dokumentów powiązanych na zakładce [Dokumenty].
Zakładka [Rezerwacje] na formularzu towaru
Ilości w kolumnie Rezerwacje pobierane są z kolumny Pozostaje z formularza RO. Tym samym wyświetlana jest ilość pozostająca do realizacji. Ponadto, na zakładce tej wyświetlane są dokumenty RO przeterminowane.
Konwersja wielu RO
Przy przekształcaniu RO do dokumentów handlowych bądź magazynowych można wskazać konkretne dokumenty RO poprzez zaznaczenie na liście, a następnie wybrać jedną z opcji: FS, PA, WZ. Przekształcenie utworzy wybrany dokument, na który przeniesione zostaną wszystkie pozycje z tych RO dla których rezerwacja nie została jeszcze zrealizowana, zagregowane lub nie w zależności od zaznaczenia parametru Agregacja pozycji na dokumentach utworzonych z: RO ZD w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne.
Zasady przekształcania kilku RO do jednego dokumentu:
Rezerwacje muszą dotyczyć jednego kontrahenta.
Uwaga
Podczas przekształcania kilku RO porównywany jest kontrahent ‑ nabywca. Jeśli na dokumentach RO dotyczących tego samego nabywcy zadeklarowany jest różny odbiorca – po ich konwersji na utworzonym dokumencie sprzedaży jako Odbiorca wpisany zostanie odbiorca z pierwszej z przekształcanych Rezerwacji.
Rezerwacje muszą dotyczyć jednego magazynu.
Wszystkie rezerwacje muszą być zatwierdzone (nie można przekształcać RO w buforze, poza przekształceniem do dokumentu ZD)
Wszystkie dokumenty RO muszą być wystawione w takiej samej walucie.
Jeśli na dokumentach RO w walucie wpisane są różne notowania – po konwersji Faktura zostanie przeliczona wg aktualnego kursu.
Wartość dokumentów RO musi być liczona takim samym algorytmem netto/ brutto.
Jeśli na rezerwacjach występuje taki sam towar w identycznej cenie i jednostce miary – przy konwersji program zagreguje je do jednej pozycji.
Jeśli na rezerwacjach występuje taki sam towar w różnej cenie – po konwersji pojawi się na dokumencie sprzedaży w różnych pozycjach.
Jeśli na rezerwacjach występuje towar w różnych jednostkach miary (podstawowej i pomocniczej) – po konwersji pojawi się na dokumencie sprzedaży w odrębnych pozycjach.
Przekształcanie RO do Faktury Pro Forma
Na liście dokumentów RO znajduje się ikona umożliwiająca generowanie Faktur Pro Forma do zaznaczonych dokumentów RO.
Na liście RO można zaznaczyć kilka RO i przekształcić je do jednej Faktury Pro Forma. FPF jest edytowalna tylko częściowo – daty, numer, termin, rabat, ceny. Nie można zmieniać ilości czy też dodawać nowych pozycji, zmieniać Kontrahenta.
W celu wygenerowania FPF do zaznaczonych RO muszą być spełnione następujące warunki:
Wszystkie RO musza być wystawione na tych samych Kontrahentów.
Wszystkie RO muszą być zatwierdzone na stałe.
Wszystkie RO muszą być niezrealizowane.
Wszystkie RO muszą być wystawione w tej samej walucie.
W momencie kiedy jeden z powyższych warunków nie jest spełniony, program nie pozwoli na wygenerowanie FPF do RO. Odpowiednio będą pojawiały się komunikaty o błędzie agregowania dokumentów.
Uwaga
W przypadku kiedy RO jest powiązane z FPF i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy RO (do FS, PA lub WZ) wówczas zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształceń z poziomu FPF (tworzenia zaliczek, WZ częściowych, przekształcania do Faktur Sprzedaży częściowych). Będzie można wykonywać operacje tylko z listy RO.
Podobnie w przypadku kiedy FPF powiązana jest z RO i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy FPF (przekształcenie do Faktury Zaliczkowej, WZ częściowego, FS częściowej lub Faktury Sprzedaży) zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształceń RO. Dalsze operacje można wykonywać tylko z listy FPF.
W przypadku kiedy RO jest powiązane z FPF i zostało dokonane jakiekolwiek przekształcenie z FPF to na zakładce [Dokumenty] na formularzu RO widoczne są dokumenty powiązane z FPF.
RO i Zamówienia u Dostawcy
W systemie istnieje możliwość tworzenia zamówienia towaru (ZD) na podstawie dokumentów rezerwujących towar dla klienta. Przekształcenie jest możliwe z listy dokumentów RO, po wciśnięciu przycisku lub z poziomu menu kontekstowego, dostępnego pod prawym przyciskiem myszy.
Uwaga
Opcja tworzenia ZD na podstawie RO/ FPF nie jest dostępna w wersji oddziałowej programu.
Przekształcać można dokumenty 1:1 lub wiele:1 (w tym przypadku dokumenty RO, na podstawie których tworzone będzie ZD, należy wcześniej zaznaczyć na liście).
Przekształcanie przebiega na trochę innych zasadach niż pozostałe konwersje dostępne w module Handel:
Na dokument ZD przenoszone są towary i ilości z zaznaczonych dokumentów RO.
Ceny towarów są pobierane z karty towaru (ostatnia cena zakupu).
Do jednego dokumentu ZD mogą być konwertowane dokumenty RO niezależnie do waluty, w jakiej zostały wystawione. Dokument ZD jest zawsze tworzony w walucie systemowej PLN. Użytkownik może zmienić walutę bezpośrednio na utworzonym dokumencie ZD.
Do jednego dokumentu ZD mogą być konwertowane dokumenty RO niezależnie od kontrahenta, dla jakiego zostały wystawione. Dokument ZD jest tworzony zawsze dla kontrahenta !NIEOKRESLONEGO!. Użytkownik może zmienić informację o kontrahencie-dostawcy bezpośrednio na dokumencie ZD.
Do jednego dokumentu ZD mogą być konwertowane dokumenty ZD niezależnie od algorytmu (netto/ brutto) w jakim zostały wyliczone dokumenty RO. Utworzony dokument ZD jest zawsze liczony w cenach netto.
Dokument RO może zostać przekształcony do dokumentu ZD wiele razy.
Po przekształceniu na zakładce [Dokumenty] obydwu dokumentów widoczne jest powiązanie między nimi.
Obok przycisku Przekształcenie do ZD, dostępnego z poziomu listy Rezerwacji Odbiorcy znajduje się strzałka , której rozwinięcie umożliwia dostęp do dwóch opcji:
ZD na całość – utworzenie ZD na podstawie RO przy czym ilość pobierana jest w całości z dokumentu RO, niezależnie od ilości zrealizowanych i pozostających do realizacji
ZD na różnicę - utworzenie ZD na podstawie RO, na ilości pozostające do realizacji
Domyślnie, po kliknięciu na przycisk ZD uruchamiana jest opcja ZD na całość.
Program nie pozwoli na utworzenie dokumentu ZD do Rezerwacji Odbiorcy o statusie „Zamknięto” lub „Zrealizowano”. Przy próbie przekształcenia poinformuje odpowiednim komunikatem:
Błąd agregowania dokumentów! Nr_rezerwacji: Rezerwacja odbiorcy jest przekształcona całkowicie lub została zamknięta!
Uwaga
W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość przekształcania dokumentów RO będących w buforze do ZD.
RO i Przyjęcie Wewnętrzne Produktów
Istnieje możliwość przekształcenia dokumentu rezerwującego towar dla kontrahenta do dokumentu produkcyjnego PWP:
Przekształcenie jest możliwe tylko w przypadku, gdy na przekształcanych RO są towary/ usługi złożone. Na tworzony dokument PWP przepisywane są tylko towary/ usługi złożone.
Przekształcane dokumenty RO muszą być zapisane na trwałe (nie są przekształcane dokumenty w buforze czy anulowane)
Dla poszczególnych produktów na PWP pobierana jest receptura zdefiniowana jako domyślna.
Istnieje możliwość utworzenia PWP na podstawie kilku dokumentów RO. W takim przypadku w trakcie przekształcania program wymaga, by zaznaczone dokumenty RO dotyczyły tego samego magazynu.
Podczas przekształcania kilku RO nie jest wymagana zgodność pozostałych danych jak kontrahent, waluta czy sposób liczenia netto/ brutto.
W przypadku przekształcania kilku RO do jednego PWP w programie zapamiętywane są powiązania obustronne między dokumentami, widoczne na zakładce [Dokumenty].
Istnieje możliwość tworzenia PWP na całość lub na różnicę:
Po rozwinięciu menu obok przycisku , dostępne są opcje:
PWP na całość – utworzenie PWP na podstawie RO zawierającego towary złożone, z pobraniem całej ilości z RO
PWP na różnicę - utworzenie PWP na podstawie RO, na ilości pozostające do realizacji
Domyślnie, po kliknięciu na przycisk PWP uruchamiana jest opcja PWP na całość.
Program nie pozwoli na utworzenie dokumentu PWP do Rezerwacji Odbiorcy o statusie „Zamknięto” lub „Zrealizowano”. Przy próbie przekształcenia poinformuje odpowiednim komunikatem:
Błąd agregowania dokumentów!Nr_rezerwacji: Rezerwacja odbiorcy jest przekształcona całkowicie lub została zamknięta!
Faktury Pro Forma
Faktura PF i Rezerwacje Odbiorcy
Przekształcenie do dokumentu Rezerwacji Odbiorcy następuje po wciśnięciu przycisku . Funkcja jest dostępna również w menu kontekstowym na liście Faktur Pro Forma (prawy przycisk myszki).
Na formularz RO przenoszone są wszystkie pozycje z FPF. Użytkownik może modyfikować RO powstałe na podstawie FPF (dodawać, usuwać pozycje, zmieniać ilość, ceny, rabat, datę wystawienia, termin rezerwacji, formę płatności). Zmiany wprowadzone na takim RO nie zostaną uwzględnione na FPF. W takiej sytuacji zaleca się wykonywanie dalszych operacji (tworzenie FS/ WZ) z poziomu listy RO. Jeżeli użytkownik będzie generował dokumenty wynikowe (FZAL/ FS/ WZ) z poziomu FPF należy pamiętać, że nie zostaną na nich uwzględnione modyfikacje wprowadzone na RO. Jeżeli na RO dodano pozycje, zwiększono ilość towaru – po zrealizowaniu FPF, RO nie uzyska statusu „Zrealizowano”. Widoczna będzie informacja „W realizacji”. Takie RO należy zamknąć – opcja dostępna na liście RO pod prawym przyciskiem myszy. W razie konieczności jego dalszej realizacji należy posłużyć się opcją „Zamknij i wygeneruj RO różnicowe”.
Uwaga
W przypadku kiedy do FPF są już utworzone zaliczki można także wygenerować RO. Nie ma możliwości wygenerowania RO jeśli do FPF zostało utworzone częściowe WZ albo Faktura Sprzedaży częściowa.
Nie można przekształcić kilku FPF do jednego RO, jeśli chociaż jedna z FPF posiada zaliczkę.
Faktura PF i Faktura Sprzedaży
Przekształcenie do dokumentu Faktury Sprzedaży następuje po wciśnięciu przycisku . Funkcja jest dostępna również w menu kontekstowym na liście Faktur Pro Forma (prawy przycisk myszki).
W przypadku przekształcania FPF do Faktury Sprzedaży program dokonuje zmian na liście zasobów zgodnie z ustawieniem parametru dotyczącego pobierania towaru na Fakturze (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentów: FS - pobranie):
jeśli w magazynie nie ma wystarczającej ilości towaru, program przeniesie na dokument FS ilość dostępną w magazynie lub nie pozwoli na utworzenie dokumentu FS. Zależy to od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje: Konwersja RO/PF do WZ, RW, MM, FS i PA (pobranie) – pobieraj ilość dostępną.
Jeśli parametr nie jest aktywny (tzn. Faktura Sprzedaży nie pobiera towaru z magazynu), a do Faktury Pro Forma nie został wygenerowany dokument RO – towar zostaje zarezerwowany na podstawie FS.
W przypadku kiedy do FPF zostanie wygenerowany dokument RO towar jest rezerwowany na podstawie RO. Przekształcenie FPF do FS (która rezerwuje towar) powoduje zdjęcie rezerwacji z RO i przeniesienie rezerwacji na FS.
Faktura PF i dokumenty WZ
W programie istnieje możliwość wydawania towaru na dokumenty WZ na podstawie wystawionej wcześniej Faktura Pro Forma. Funkcja może być wykorzystywana w przypadku, gdy kontrahent najpierw wpłacił zaliczkę na towar (więc w programie istnieje Faktura Pro Forma i Faktura Zaliczkowa), a następnie, jeszcze przed wystawieniem Faktury częściowej, pobiera towar z magazynu. Szczegółowe informacje na temat częściowych WZ zostały opisane w rozdziale: Częściowe fakturowanie.
Utworzenie WZ do FPF jest możliwe po wciśnięciu przycisku na liście Faktur Pro Forma. Faktura Pro Forma, do którego został wystawiony dokument WZ, jest widoczny na liście ze statusem WZ. Również dokument WZ wystawiony na podstawie Faktury Pro Forma, jest widoczny na liście ze statusem PF.
Tworzenie dokumentów WZ w oparciu o FPF opiera się na kilku zasadach:
Na dokument WZ do FPF przenoszone są tylko towary lub towary i usługi – w zależności od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne: Konwersja FS/PA/PF/PZ do WZ – przenoś usługi na WZ.
Na dokumencie WZ do FPF nie ma możliwości dodawania nowych pozycji (wydanie może obejmować tylko towary z FPF). Użytkownik może jedynie usunąć pozycje lub zmniejszyć wydawaną ilość.
Do jednej FPF można wystawić wiele dokumentów WZ.
Kolejne dokumenty WZ są tworzone różnicowo – na każdym następnym proponowana jest ilość towaru, jaka jeszcze nie została wydana. Nie ma możliwości wydania większej ilości towaru niż była wpisana na FPF.
Dokumenty WZ do FPF można zapisać do bufora. Jednak każdy kolejny WZ można wystawić dopiero po zatwierdzeniu na stałe poprzedniego.
Dokumenty WZ do FPF mogą być korygowane tylko ilościowo.
Na dokumentach WZ do FPF nie ma możliwości zmiany ceny towaru – cena musi być zgodna z ceną na FPF. Nie ma również możliwości wystawiania korekt wartościowych do takich WZ .
Na dokumentach WZ do FPF możliwa jest zmiana stawki VAT dla poszczególnych pozycji. Nie można jednak na kolejnych wydaniach tego samego towaru wybierać różnych stawek VAT. W przypadku konieczności wydania towaru z różnymi stawkami VAT należy korzystać z częściowych faktur finalnych.
Jeśli w magazynie nie ma wystarczającej ilości towaru – program przeniesie na dokument WZ ilość dostępną w magazynie lub nie pozwoli na utworzenie dokumentu WZ. Zależy to od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje: Konwersja RO/PF do WZ, RW, MM, FS i PA (pobranie) – pobieraj ilość dostępną.
Jeśli do FPF były wystawiane dokumenty WZ – w momencie przekształcania FPF do Faktury Sprzedaży (Faktury Sprzedaży częściowej w przypadku, gdy do FPF była wystawiana Faktura zaliczkowa):
na Fakturę przenoszona jest tylko ilość towaru jaka została wcześniej wydana na WZ.
lista towarów wydanych wcześniej na WZ nie może być modyfikowana przez użytkownika
Użytkownik ma możliwość dopisania nowych towarów na Fakturze Sprzedaży. W takim przypadku podczas zatwierdzania FS zostanie utworzony dokument WZ różnicowy (na dopisany towar).
W momencie utworzenia Faktury wcześniej wystawione dokumenty WZ są „przepinane” do FS.
W przypadku anulowania FS utworzonej na podstawie FPF z WZ „rozpinane” są powiązania WZ:
WZ utworzone na podstawie FPF są z powrotem podpinane do tej FPF
WZ różnicowe są widoczne na liście WZ jako nie powiązane z żadnym dokumentem.
W przypadku kiedy FPF powiązana jest z RO, a do niej utworzone WZ z FS, jeśli chcemy anulować FS, wówczas:
Jeśli Faktura Sprzedaży tworzona była do FPF, a WZ utworzone wraz z FS, przy anulowaniu FS, Wydanie Zewnętrzne anulowane jest automatycznie w tle.
Jeśli WZ utworzone było do FPF, a następnie utworzona FS, obejmująca towary z WZ, wówczas:
Jeśli na FS nie były dopisywane żadne pozycje, nie było tworzone WZ różnicowe, przy anulowaniu FS program zapyta, czy anulować powiązane dokumenty magazynowe i w zależności od decyzji, umożliwi pozostawienie dokumentów WZ, podpinając je z powrotem do FPF.
Jeśli na FS były dopisywane nowe pozycje, automatycznie utworzyło się WZ różnicowe, przy anulowaniu FS program anuluje automatycznie w tle wraz z dokumentem FS wszystkie dokumenty WZ powiązane z tą fakturą, zarówno te utworzone do FPF, jak również WZ różnicowe.
Faktura PF i Zamówienie u Dostawcy
W systemie istnieje możliwość tworzenia zamówienia towaru (ZD) na podstawie dokumentów rezerwujących towar dla klienta (FPF). Przekształcenie jest możliwe z listy dokumentów FPF. Funkcja działa w sposób identyczny jak w przypadku przekształceń Rezerwacji Odbiorcy do ZD
Zamówienia u dostawcy
Przekształcanie ZD do FZ, PZ
Dokument zamówienia może być przekształcany wielokrotnie, do momentu kiedy zostanie zrealizowany w całości (całość ilości towaru/usługi zostanie pobrana na dokumenty powiązane). Po dokonaniu przekształcenia dokument zamówienia pozostaje niezmienny, ale znajduje się na nim informacja, w jakiej części został już zrealizowany i poprzez jakie dokumenty.
Istnieje również opcja zamknięcia zamówień niezrealizowanych lub częściowo zrealizowanych.
Przekształcenie do FZ - po zaznaczeniu zamówienia i wykorzystaniu tego przycisku na podstawie zamówienia tworzony jest dokument Faktury Zakupu. Możliwe jest przekształcenie kilku ZD wystawionych na różne magazyny do FZ.
Przekształcenie do PZ – po zaznaczeniu zamówienia i wykorzystaniu tego przycisku na podstawie zamówienia tworzony jest dokument PZ
Edycja dokumentu wynikowego
Po zmianie ilości na dokumencie wynikowym, pozostała część towaru przywracana jest na dokument zamówienia.
Jeśli podczas edycji dokumentu wynikowego ilości na pozycjach są:
zmienione na większe lub dodane nowe pozycje towarowe, wówczas nie ma to wpływu na zamówienia na dokumencie ZD,
zmniejszone, pozostała ilość wraca na dokument ZD.
W przypadku, gdy podczas edycji usuniemy jakąś pozycję, wtedy cała ilość zamówiona wraca na dokument ZD.
Anulowanie i usuwanie dokumentów wynikowych
Po anulowaniu dokumentu wynikowego towary, które były pobrane na ten dokument, mogą wrócić na ZD.
Tutaj należy rozpatrzyć dwa przypadki:
jeśli ZD ma status Zamknięto,
wówczas na formularzu dokumentu ZD w kolumnie Zrealizowano ilość zostanie zmniejszona o ilość towaru z dokumentu anulowanego. Jednak jest to tylko wartość informacyjna, ponieważ dokumenty zamknięte nie wpływają na zamówienia na liście zasobów tak więc anulowany dokument wynikowy również nie będzie miał wpływu na zamówienia na zasobach
jeśli ZD nie zostały jeszcze zamknięte,
wówczas anulowanie dokumentu wynikowego spowoduje zwrócenie zamówień na dokument źródłowy. Zostanie to odnotowane w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Fakt ten będzie miał również wpływ na ilość towaru zamówionego na liście zasobów.
Powiązania pomiędzy ZD a dokumentami wynikowymi
Z jednego dokumentu ZD można wygenerować wiele dokumentów wynikowych jak również wiele ZD może być przekształcanych do jednego dokumentu wynikowego.
Każdy element dokumentu ZD może występować na wielu dokumentach wynikowych oraz ten sam towar występujący na wielu ZD może występować na jednym dokumencie wynikowym.
Informacje o tym, które towary zostały już przeniesione na dokumenty wynikowe a które są jeszcze na zamówieniu, widoczne są dla poszczególnych elementów na dokumencie w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Natomiast powiązania obustronne widoczne są na formularzach dokumentów powiązanych na zakładce [Dokumenty].
Zakładka Zamówienia na formularzu towaru
Ilości w kolumnie Zamówienia pobierane są z kolumny Pozostaje z formularza ZD. Tym samym wyświetlana jest ilość pozostająca do realizacji. Ponadto, na zakładce tej wyświetlane są dokumenty ZD przeterminowane.
Wyświetlanie zamówień i rezerwacji na zasobach
W Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje znajduje się parametr Wyświetlanie ZD na zasobach wg: Daty wystawienia /Terminu zamówienia. Standardowo zaznaczona jest opcja wg Terminu zam. Oznacza to, że począwszy od terminu dostawy, dokument ZD wpływa na ilość w kolumnie Zamówienia na liście zasobów.
Jeśli zaznaczymy opcję wg Daty wystawienia, wówczas dokument wpływa na kolumnę Zamówienia od dnia z pola Datawystawienia na formularzu ZD.
Uwaga
Zmiana parametru ma wpływ tylko na nowo tworzone dokumenty. Nie działa na dokumenty ZD już istniejące.
Konwersja wielu ZD do dokumentu zakupowego
Zamówienia, które mają być przekształcone do dokumentu zakupu muszą zostać zaznaczone na liście ZD: .
Przekształcenie do FZ/PZ utworzy wybrany dokument, na który przeniesione zostaną wszystkie pozycje z tych ZD dla których zamówienie nie zostało jeszcze zrealizowane, zagregowane lub nie w zależności od zaznaczenia parametru Agregacja pozycji na dokumentach utworzonych z: RO ZD w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne.Zasady przekształcania kilku ZD do jednego dokumentu są analogiczne jak w przypadku przekształcenia dokumentów RO:
Zamówienia muszą dotyczyć jednego kontrahenta.
Zamówienia muszą dotyczyć jednego magazynu.
Wszystkie zamówienia muszą być zatwierdzone na trwałe (nie w buforze)
Wszystkie dokumenty ZD muszą być wystawione w takiej samej walucie.
Wartość dokumentów ZD musi być liczona takim samym algorytmem netto/ brutto.
Jeśli na zamówieniach występuje taki sam towar w identycznej cenie i jednostce miary – przy konwersji program agreguje je do jednej pozycji.
Jeśli na zamówieniach występuje taki sam towar w różnej cenie – po konwersji pojawi się na dokumencie sprzedaży w różnych pozycjach.
Jeśli na zamówieniach występuje towar w różnych jednostkach miary (podstawowej i pomocniczej) – po konwersji pojawi się na dokumencie sprzedaży w odrębnych pozycjach.
Usługi na dokumentach
W programie Comarch ERP Optima usługi mogą być wprowadzane jako pozycje na każdy rodzaj dokumentów handlowych, jakie można wystawić w programie Comarch ERP Optima. Równocześnie istnieje możliwość wpisywania usług na dokumenty magazynowe typu Wydania Zewnętrzne oraz PrzyjęciaZewnętrzne.
Zdarza się jednak, że w niektórych firmach usługi są wpisywane tylko na dokumenty handlowe, natomiast nie są rejestrowane na dokumentach magazynowych (WZ, PZ). Aby umożliwić w takich firmach konwersjędokumentów handlowychdomagazynowych w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/Ogólne znajdują się parametry dotyczące przenoszenia usług z dokumentów handlowych na magazynowe w trakcie przekształcania:
Konwersja FS/PA/PF/PZ do WZ – przenoś usługi na WZ – parametr dotyczy przenoszenia usług wpisanych na dokumentach (dotyczy Faktur Sprzedaży, Paragonów, Faktur Pro Forma oraz Przyjęć Zewnętrznych) na tworzony na ich podstawie dokument WZ.
jeśli parametr jest aktywny – na dokumenty magazynowe zostaną przeniesione wszystkie pozycje (również usługi)
jeśli parametr nie jest aktywny – podczas konwersji pominięte zostaną wszystkie usługi wpisane na FS/ PA. Na tworzony dokument WZ zostaną przepisane tylko towary.
Konwersja FZ do PZ – przenoś usługi na PZ – parametr dotyczy przenoszenia usług wpisanych na Fakturę Zakupu na tworzony na jej podstawie dokument magazynowy (Przyjęcie Zewnętrzne)
jeśli parametr jest aktywny – podczas konwersji na dokumenty magazynowe PZ zostaną przeniesione wszystkie pozycje z Faktury Zakupu (również usługi),
jeśli parametr nie jest aktywny – na dokument PZ zostaną przeniesione tylko towary (usługi z FZ zostaną pominięte).
Uwaga
Parametry nie dotyczą korekt. Na dokumenty korygujące WZ/ PZ tworzone automatycznie w przypadku korygowania dokumentów handlowych przenoszone są wszystkie pozycje – zarówno towary i usługi.
Uwaga
Parametr nie dotyczy konwersji RO →WZ oraz ZD →PZ. W trakcie konwersji rezerwacji/ zamówienia bezpośrednio do dokumentu magazynowego program przenosi wszystkie pozycje (zarówno towaru jak i usługi). Dokumenty WZ/PZ są zapisywane do bufora, gdzie użytkownik ma możliwość usunięcia zbędnych pozycji.
Seria dla dokumentów skojarzonych
W numerze dokumentu można wskazać serię jako dodatkową informację do rozróżnienia dokumentów (schematy numeracji definiujemy w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów).
W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Serie i Daty znajduje się opcja Przenoś serie na dokumenty przekształcone - po zaznaczeniu parametru seria z dokumentu podstawowego jest przenoszona na nowo tworzony dokument, czyli np. Wydanie Zewnętrzne tworzone na podstawie Faktury Sprzedaży otrzyma serię z FS.
W menu Handel dostępny jest Raport braków pozwalający w przejrzysty sposób generować zamówienia towarów w oparciu o aktualne stany magazynowe i normatywy ustalone na formularzu towaru. Zasady obsługi okna zostały opisane szczegółowo w artykule Standardy w programie.Raport braków
Lista towarów, która zostanie wygenerowana w raporcie braków, może dotyczyć wszystkich towarów w magazynie lub może zostać zawężona zgodnie z określonymi przez użytkownika zasadami:
Grupa – po wskazaniu grupy lista zawężona zostanie do towarów należących do danej grupy asortymentowej. Podczas filtrowania uwzględniane są wszystkie grupy, do których należy towar, wskazane na zakładce [Grupy] kartoteki towarowej. Jeżeli grupa nie zostanie wskazana, w raporcie uwzględnione zostaną wszystkie towary.
Dostawca – po wskazaniu dostawcy lista zostanie zawężona do towarów, które na kartach (zakładka [Dodatkowe]) mają przypisanego określonego dostawcę. Jeżeli dostawca nie zostanie wskazany, w raporcie uwzględnione zostaną wszystkie towary.
Magazyn – raport wyliczany jest dla wskazanego magazynu (lub dla wszystkich magazynów, jeżeli pole Magazyn będzie puste). Lista wyboru składa się z magazynów lokalnych zdefiniowanych w menu Ogólne/ Inne/Magazyny. W oknie raportu w pierwszej kolejności podpowiada się:
Magazyn domyślny operatora ustalany w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora (zakładka [Parametry]). Jeżeli dodatkowo operator ma włączony parametr Blokadazmiany magazynu domyślnego – listy, pole dotyczące wskazania magazynu będzie zablokowane do zmiany.
Jeżeli nie ustalono domyślnego magazynu dla operatora, podpowiada się magazyn domyślny dla stanowiska zdefiniowany w menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko / Handel/ Parametry.
Jeżeli nie wskazano magazynu domyślnego dla operatora lub stanowiska, w oknie raportu podpowiada się magazyn główny. Po zmianie magazynu, w oknie pamiętany jest ostatnio wskazany magazyn.
Data – zgodnie z wybraną datą wyświetlone zostaną na raporcie informacje dotyczące towarów (ilość, rezerwacje, zamówienia). Na podstawie tych danych program ustala ilość towaru, którą należy zamówić.
Lista towarów składa się z kolumn:Kod – jednoznacznie określający towar, pobierany z karty cennikowej.
Nazwa – pełna nazwa towaru, pobierana z karty cennikowej.
Ilość – ilość towaru znajdująca się w magazynie.
Ilość zamawiana – ilość towaru jaką należy zamówić, wyliczona w raporcie na podst. wskazanych parametrów, z możliwością ręcznej modyfikacji.
JM – jednostka miary towaru. Pobierana jest z karty towaru (menu Ogólne/ Cennik, Pozycja cennika, zakładka [Dodatkowe]) zgodnie z ustawieniem w polu: Cena – proponowana jest ostatnia cena zakupu towaru, z możliwością modyfikacji przez użytkownika.
Pole jest blokowane do zmiany jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora (zakładka [Parametry]) zaznaczono Blokada zmian cen na ZD.
Pole jest ukrywane jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora (zakładka [Parametry]) zaznaczono Brak dostępu do cen zakupu.
Waluta – waluta ostatniej ceny zakupu towaru.
Wartość netto [PLN] – wartość pozycji w PLN wyliczona jako iloczyn zamawianej ilości i ceny.
Pole jest ukrywane jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora (zakładka [Parametry]) zaznaczono Brak dostępu do cen zakupu.
Ilość minimalna (ilość minimalna towaru jaka powinna znajdować się na magazynie), Ilość minimalna JM (jednostka miary dla ilości minimalnej), Ilość maksymalna, Ilość maksymalna JM, Zamawiać po, Zamawiać po JM – wartości kolumn pobierane są z kart cennikowych (zakładka [Dodatkowe] – sekcja Zamówienia).
Rezerwacje – zarezerwowana ilość towaru.
Braki – ilość towaru jaką należy zamówić u dostawcy, aby zrealizować wszystkie rezerwacje.
Zamówienia – ilość towaru jaka została już zamówiona.
Braki pozostałe – wyliczane są jako różnica między brakami a zamówieniami.
Nr katalogowy – numer katalogowy towaru, pobierany z karty cennikowej.
Dostawca – kod dostawcy wskazany na karcie towarowej.
Kod u dostawcy – kod towaru u dostawcy pobierany z karty cennikowej.
Typ – typ zasobu (TP – towar prosty, TZ – towar złożony).
Przyciski dostępne w oknie Raportu braków:Utwórz dokument zamówienia (ZD) – Zamówienie u Dostawcy tworzone na podstawie wyliczonego raportu braków.
Utwórz dokument przyjęcia wewnętrznego produktów (PWP) – można utworzyć PWP dla towarów złożonych (towary złożone w kolumnie Typ mają wartość TZ).
Znajdź towary (generuj Raport braków) – po zmianie parametrów wyliczania raportu na przycisku pojawia się wykrzyknik: . Jeśli użytkownik zmodyfikował pozycje raportu (zmienił ilość, cenę, dodał lub usunął pozycje), wówczas ponowne przeliczenie raportu spowoduje utratę tych informacji.
Dodaj – umożliwia dodanie do raportu kolejnego towaru. Powoduje wygenerowanie listy zasobów magazynowych, z możliwością jednoczesnego wskazania wielu pozycji.
Otwórz – edycja pozycji w oknie raportu (umożliwia ręczną zmianę ilości zamawianej oraz ceny).
Usuń – usunięcie wskazanej pozycji z raportu.
Zamknij okno.
Algorytmy wyliczania Raportu
Raport braków pozwala ustalić listę towarów, które powinno się dokupić do magazynu w ilości wynikającej z wskazanych przez operatora w oknie raportu parametrów.
Parametry Raportu brakówParametry:
Liczony wg: normatywów:
Podczas wyliczania raportu braków użytkownik może uwzględnić normatywy ustalone na kartotece towarowej (Handel/ Zasoby/ Pozycja cennika, zakładka [Dodatkowe]):
Pozycja cennika - normatywy dotyczące zamawiania towaru
1. stan minimalny – przy wyliczaniu ilości towaru, którą należy zamówić uwzględniona zostanie ilość minimalna towaru, jaka powinna znajdować się na magazynie. Zamówiona zostanie taka ilość towaru, by po jego zakupieniu ilość w magazynie była równa lub większa od stanu minimalnego.
Przykład
Ilość towaru X w magazynie M: 115 szt.,
Ilość minimalna towaru X w magazynie M: 150 szt.,
Zamawiać po: 3 szt.,
Ilość zamawiana wyliczona w raporcie to: 36 szt.
(Uzasadnienie: 150 – 115 = 35, Braki towaru X na magazynie M wynoszą 35 szt.,
Jako, że dla towaru X wskazano „zamawiać po 3 szt.” zamawiana ilość musi być wielokrotnością cyfry 3 i zawierać braki czyli 35 szt.. W efekcie otrzymujemy ilość zamawianą równa 36 szt.)
2. stan maksymalny – przy wyliczaniu ilości towaru, którą należy zamówić uwzględniona zostanie ilość maksymalna towaru, jaka powinna znajdować się na magazynie. Po zamówieniu towaru ilość w magazynie nie może przekroczyć stanu maksymalnego.
Przykład
Ilość towaru X w magazynie M: 115 szt.,
Ilość maksymalna towaru X w magazynie M: 200 szt.,
Zamawiać po: 3 szt.,
Ilość zamawiana wyliczona w raporcie to: 84 szt.
(Uzasadnienie: 200 – 115 = 85, Braki towaru X na magazynie M wynoszą 85 szt.,
Jako, że dla towaru X wskazano „zamawiać po 3 szt.” zamawiana ilość musi być wielokrotnością cyfry 3 i nie może przekroczyć stanu maksymalnego towaru na magazynie, czyli 200 szt. , dlatego otrzymujemy ilość zamawianą równą 84 szt.).
3. nie uwzględniaj – ilość minimalna i maksymalna ustalona dla towaru na karcie cennikowej nie jest uwzględniona podczas wyliczania raportu braków.
Liczony wg: sprzedaży za okres (od/ do) – podczas wyliczania zamawianej ilości towaru uwzględniana jest ilość towaru sprzedana na Paragonach i Fakturach Sprzedaży. W polach od/ do domyślnie podpowiada się poprzedni miesiąc, użytkownik ma możliwość zmiany okresu. Ilość sprzedaży ustalana jest:
na podstawie daty wystawienia widniejącej na PA, FA,
dla FA, PA na których wskazano magazyn zgodny z magazynem wybranym w oknie raportu braków (uwzględniany jest magazyn z nagłówka dokumentu, a nie poszczególnych pozycji).
Wyliczając raport braków użytkownik może zdecydować czy chce uwzględniać sprzedaż towaru w zadanym okresie (FA, PA) czy też rezerwacje towaru na magazynie (FA, PA, RO). Po zaznaczeniu Wg sprzedaży za okres opcja Uwzględniaj rezerwacje jest niedostępna. I odwrotnie, decydując się uwzględnienie rezerwacji towaru nie można zaznaczyć parametru dotyczącego sprzedaży.
Przykład
Ilość towaru X na magazynie M: 61 szt.,
Sprzedaż towaru X w okresie 01.09.09 – 30.09.09: 120 szt.
Zamawiać po: 5 szt.,
Ilość zamawiana wyliczona w raporcie to: 60 szt.
(Uzasadnienie: Ilość sprzedana – stan w magazynie: 120 szt. – 61 szt.= 59 szt.
Ilość zamawiana musi zawierać brakującą ilość towaru, czyli 59 szt. I stanowić wielokrotność cyfry 5, stąd ilość zamawiana to 60 szt.).
w przypadku nie uwzględnienia normatywów zamawiana jest ilość sprzedana, pomniejszona o aktualny stan na magazynie i ewentualnie pomniejszona dodatkowo o ilość już zamówioną (w zależności od ustawienia parametru Uwzględniać zamówienia).
W przypadku uwzględnienia stanu minimalnego towar zamawiany jest w ilości, która pozwoli uzupełnić stan minimalny.
W przypadku uwzględnienia stanu maksymalnego program sprawdza, czy po zamówieniu ilości nie zostanie przekroczony stan maksymalny towaru.
Jeśli nie – zamawiana jest ilość wyliczona.
Jeśli tak – ilość zamawiana jest zmniejszana, tak by nie przekroczyła stanu maksymalnego.
Uwzględniaj rezerwacje – jeśli parametr jest zaznaczony, wówczas do ilości wyliczonej jako zamówienia (na przykład do stanu minimalnego) doliczana jest dodatkowo ilość zarezerwowana.
Uwzględniaj zamówienia – jeśli parametr jest zaznaczony, wówczas ilość brakująca zostanie pomniejszona o już złożone zamówienia.
Liczony wg: wskazanych rezerwacji– raport braków generowany jest w oparciu o wskazane dokumenty Rezerwacji Odbiorcy.
– po naciśnięciu przycisku należy wskazać konkretne Rezerwacje Odbiorcy, dla których zostanie wyliczony Raport braków.
Uwzględniaj stan towaru – jeżeli parametr jest zaznaczony, program wylicza do zamówienia ilość towaru będącą różnicą między ilością z rezerwacji a ilością towaru w magazynie. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony, do zamówienia generowana jest ilość z RO.
Przykład
Ilość towaru X w magazynie M: 6 szt.,
Zamawiać po: 5 szt.
Uwzględniaj stan magazynu: Tak.
Rezerwacje wystawione na towar X:
RO/1/2011 na 10 szt. towaru X,
RO/2/2011 na 12 szt. towaru X.
Chcąc zamówić towar potrzebny do realizacji RO/1/2011 w oknie Rezerwacje odbiorcy – Wybierz należy wybrać RO/1/2011.
Ilość do zamówienia wyliczona w raporcie braków to 5 szt.
(Uzasadnienie: Ilość towaru potrzebna do realizacji RO/1/2011 z uwzględnieniem ilości towaru na magazynie to 10 szt. – 6 szt. = 4 szt., ponieważ towar zamawiany jest po 5 szt., ilość towaru do zamówienia musi być wielokrotnością liczby 5).
Wyliczanie raportu w oparciu o zaznaczone kombinacje parametrów – przykłady
Poniżej przedstawiono kilka przykładów wyliczania raportu braków w oparciu o zaznaczone przez użytkownika kombinacje parametrów. Należy zdecydować czy w raporcie chcemy uwzględnić sprzedaż towaru (Faktury Sprzedaży, Paragonu) czy też rezerwacje towaru na magazynie (Faktury Sprzedaży, Paragony, rezerwacje Odbiorcy).
Dane ogóle do wyliczeń:
Stan bieżący 5 szt.
Stan min. 120 szt.
Stan maks. 250 szt.
Rezerwacje 15 szt.
Zamówienia 17 szt.
Zamawiać po 4 szt.
Raport liczony wg parametrów:
Normatywy: nie uwzględniaj
uwzględniać rezerwacje: tak
uwzględniać zamówienia: nie
Zamówiona ilość:
Ilość zarezerwowana pomniejszona o stan: 15 szt. – stan: 5 szt. = 10 szt.
Program szuka najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4).
W przypadku ustawienia normatywów: nie uwzględniaj oraz do stanu min. zawsze na raporcie pojawi się ilość co najmniej równa (lub większa od) ilości wyliczonej, podzielna przez 4. W przypadku ilości maksymalnej ilość zamawiana nie może przekroczyć ilości wyliczonej.
Na raporcie pojawi się 12 szt.
Raport liczony wg parametrów:
Normatywy: stan minimalny
uwzględniać rezerwacje: tak
uwzględniać zamówienia: tak
Zamówiona ilość:
Dopełnienie do stanu min: 120 – 5 = 115 szt.
Program dolicza rezerwacje: 115 + 15 = 130 szt.
Następnie odejmuje istniejące zamówienia: 130 – 17 = 113
Szukamy najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4), większej lub równej 113.
Najbliższa ilość, która będzie co najmniej równa wyliczonej ilości to 116.
Raport liczony wg parametrów:
Normatywy: stan maksymalny.
uwzględniać rezerwacje: tak
uwzględniać zamówienia: tak
Zamówiona ilość:
Dopełnienie do stanu maksymalnego: 250 – 5 = 245 szt.
Program dolicza rezerwacje: 245 + 15 = 260 szt.
Następnie odejmuje zamówienia: 260 – 17 = 243 szt.
Program szuka najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4)
Stan maksymalny nie może zostać przekroczony, czyli zamówione zostanie 240 szt.
Raport liczony wg sprzedaży:
Ilość sprzedana: 102 szt.
Normatywy: nie uwzględniaj.
uwzględniać zamówienia: tak
Zamówiona ilość:
Program wylicza ilość potrzebną do uzupełnienia stanu do ilości sprzedanej: 102 – 5 = 97 szt.
Następnie odejmuje zamówienia: 97 – 17 = 80 szt.
Program szuka najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4), czyli zamówione zostanie 80 szt.
Raport liczony wg sprzedaży:
Ilość sprzedana: 102 szt.
Normatywy: stan minimalny.
uwzględniać zamówienia: tak
Zamówiona ilość:
Program porównuje ilość sprzedaną ze stanem minimalnym. Ponieważ ilość sprzedana < stan minimalny – raport uzupełni zamówienie do stanu minimalnego
Program wylicza ilość potrzebną do uzupełnienia stanu do ilości minimalnej: 120 – 5 = 115 szt.
Następnie odejmuje zamówienia: 115 – 17 = 98 szt.
Program szuka najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4), czyli zamówione zostanie 100 szt.
Raport liczony wg sprzedaży:
Ilość sprzedana: 130 szt.
Normatywy: stan minimalny.
uwzględniać zamówienia: tak
Zamówiona ilość:
Program porównuje ilość sprzedaną ze stanem minimalnym. Ponieważ ilość sprzedana > stan minimalny – raport uzupełni zamówienie do ilości sprzedanej
Program wylicza ilość potrzebną do uzupełnienia stanu do ilości sprzedanej: 130 – 5 = 125 szt.
Następnie odejmuje zamówienia: 125 – 17 = 108 szt.
Program szuka najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4), czyli zamówione zostanie 108 szt.
Raport liczony wg sprzedaży:
Ilość sprzedana: 270 szt.
Normatywy: stan maksymalny.
uwzględniać zamówienia: nie
Zamówiona ilość:
Program porównuje ilość sprzedaną ze stanem maksymalnym. Ponieważ ilość sprzedana > stan maksymalny – raport uzupełni zamówienie do stanu maksymalnego (ilość po zamówieniu nie może przekroczyć maksymalnej w magazynie)
Program wylicza ilość potrzebną do uzupełnienia stanu do ilości maksymalnej: 250 – 5 = 245 szt.
Program szuka najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4), czyli zamówione zostanie 244 szt. (stan po zamówieniu nie przekroczy maksymalnego).
Edycja raportu
Po wskazaniu określonych parametrów, i wygenerowaniu raportu poprzez – Znajdź towary (Generuj Raport braków) zostanie automatycznie wyświetlona lista towarów wraz z ilością, którą należy zamówić. Użytkownik ma możliwość ręcznej modyfikacji raportu polegającej na:
Usuwaniu istniejących pozycji.
Dodawaniu nowych pozycji. Dodawane mogą być tylko towary, które nie zostały uwzględnione przy wyliczeniach automatycznych. W przypadku towarów już uwzględnionych w raporcie użytkownik może pozycję modyfikować.
Zmianie ilości zamawianej. Jednostka miary pozostaje zawsze taka, w jakiej towar jest zamawiany, bez możliwości jej zmiany.
Zmianie ceny zakupu. Proponowana przez program jest ostatnia cena zakupu. Jeśli Użytkownik ją zmodyfikuje to na tworzone zamówienie zostanie przeniesiona już cena podana na raporcie braków.
Uwaga
W przypadku, gdy Użytkownik ponownie przeliczy raport, wszystkie wprowadzone zmiany zostaną utracone.
Generowanie Zamówienia u Dostawcy
Po wyliczeniu Raportu braków użytkownik może wygenerować Zamówienie u Dostawcy (Zamówienia u Dostawców). Na dokument ZD przenoszone są towary wykazane na raporcie w ilości z kolumny Ilość zamawiana, zgodnie z ceną ustaloną na oknie raportu.
Raport braków – Zamówienie
Tworząc ZD należy wskazać jedną z opcji:
wg dostawców – wygenerowanych zostanie tyle zamówień ilu dostawców występuje na kartotekach towarowych ( menu Handel/ Zasoby/ Pozycja cennika, zakładka [Dodatkowe]):
Domyślny dostawca – wskazany na karcie towaru
Dla każdego dostawcy tworzony jest odrębny dokument ZD. W przypadku towarów, które nie mają wskazanego dostawcy tworzony jest dokument ZD dla kontrahenta !Nieokreślonego!.
dla kontrahenta – po zaznaczeniu parametru utworzony zostanie jeden wspólny dokument ZD dla wskazanego kontrahenta.
Dane na ZD utworzonym na podstawie Raportu braków:
Schemat numeracji– domyślny schemat numeracji wskazany dla ZD w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty.
Kontrahent – w zależności od opcji wskazanej w oknie raportu (sekcja Zamówienia) będzie to dostawca ustalony na karcie towaru lub wskazany bezpośrednio w oknie raportu.
Magazyn – domyślnie zgodny z magazynem wskazanym na raporcie braków. Jeżeli pole Magazyn pozostawiono puste ZD tworzone jest na:
Magazyn domyślny operatora,
Magazyn domyślny stanowiska,
Jeżeli nie wskazano magazynu domyślnego dla operatora, stanowiska, ZD tworzone jest na magazyn główny.
Jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora (zakładka [Parametry]) ustalono dla operatora domyślny magazyn oraz włączono parametr Blokada zmiany magazynu domyślnego – dokument, wówczas na ZD powstałym na podstawie raportu nie można zmienić magazynu wskazanego uprzednio w oknie raportu.
Data wystawienia, termin dostawy – daty na ZD są zgodne z datą bieżącą widoczną w menu Narzędzia/ Data bieżąca – bez względu na datę, wg której został wyliczony raport braków.
Kategoria, forma płatności, termin płatności– pobierane są z karty kontrahenta.
Dla zamawianych towarów:
Ilość – jest zgodna z ilością wskazaną do zamówienia w Raporcie braków.
JM – jednostka miary przenoszona jest z Raportu braków.
pcz. – cena początkowa to ostatnia cena zakupu pobierana z karty towaru (zakładka Ogólne).
Cena z Rab. – cena z rabatem to cena wskazana dla towaru na raporcie braków.
Zamówienia, tworzone w oparciu o raport braków, są zapisywane do bufora i użytkownik może je jeszcze modyfikować (z poziomu listy Handel/ Zamówienia u dostawcy).
Usługi złożone
https://youtu.be/w-x9osnbZmM
Aby usprawnić proces fakturowania, w programie możliwe jest automatyczne generowanie dokumentów rozchodowych dla składników usługi złożonej, w momencie przekształcania Faktury Sprzedaży/ Paragonu z taką usługą do dokumentów magazynowych.
Funkcjonalność jest dostępna dla usług złożonych, które mają na swojej karcie zaznaczony parametr Pobieranie składników na FS/PA.
Karta usługi złożonej
Ustalenie szczegółowych warunków sprzedaży takiej usługi, w tym również modyfikacja receptury pobranej z karty usługi, możliwe są z poziomu formularza Faktury Sprzedaży oraz Paragonu. W oknie edycji pozycji, na zakładce [Składniki], użytkownik może zmienić skład receptury, wybrać inną, spośród dostępnych dla tej usługi lub też wprowadzić ręcznie składniki, jeżeli dla usługi nie utworzono żadnej receptury. Z poziomu podglądu pozycji dokumentu, na zakładce [Składniki] istnieje także możliwość eksportu/importu składników receptury poprzez ikonę Składniki receptury znajdującą się na wstążce
Dla wszystkich składników możliwe jest określenie: ilości, jednostki miary oraz magazynu. Jeśli w skład usługi złożonej wchodzi usługa prosta, użytkownik może określić jej koszt, wpisując odpowiednią wartość w kolumnie Wartość zakupu.
Magazyn dla ręcznie dodanych składników ustawiany jest zgodnie z aktualnie podanym magazynem dla usługi złożonej.
Okno pozycji dokumentu
Jeżeli usługa złożona zostanie dodana na WZ, RO lub FPF, po przekształceniu do FS/PA dla usługi ustawiana jest domyśla receptura.
Składniki usługi złożonej po zatwierdzeniu FS/PA bez dokumentów magazynowych są rezerwowane lub pobierane zgodnie z ustawieniem inicjacji dokumentu w konfiguracji.
Po przekształceniu Faktury Sprzedaży lub Paragonu do dokumentów magazynowych, automatycznie tworzony jest Rozchód Wewnętrzny na wszystkie składniki usługi złożonej (również usługi proste). Data na RW jest ustawiana zgodnie z parametrem Przenoś daty sprzedaży/zakupu na dokumenty powiązane w Konfiguracji. Jeżeli na FS/PA oprócz usługi złożonej znajdują się również inne towary, wygenerowane zostaną dwa rodzaje dokumentów – RW dla składników usługi złożonej oraz WZ dla pozostałych towarów.
Jeżeli usługa złożona zostanie dodana najpierw na Wydaniu Zewnętrznym, jej składniki zostaną pobrane dopiero po przekształceniu WZ do Faktury Sprzedaży i zatwierdzeniu jej.
Uwaga
Usługi złożone oraz ich składniki nie są agregowane na dokumentach.
Faktury i Paragony, dla których zostanie utworzony dokument magazynowy dla składników, otrzymają status RW.
Aby przekształcić FS/PA do dokumentów magazynowych lub zapisać FS/PA z pobraniem, na magazynie muszą być dostępne wszystkie składniki.
Rozchód Wewnętrzny dla składników usługi
Wszystkie dokumenty RW utworzone dla składników usługi złożonej dostępne są na liście Rozchodów Wewnętrznych ze statusem FS lub PA. Powiązania między RW oraz FS/PA widoczne są na formularzach tych dokumentów na zakładce [Dokumenty].
Dokumenty RW powiązane z dokumentami handlowymi oraz korekty do takich RW można wyfiltrować korzystając z filtra Skojarzone z FS/PA, dostępnego na liście Rozchodów w filtrze zaawansowanym.
W Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Dokumenty użytkownik może przypisać odrębny schemat numeracji dla RW powiązanych z Fakturą Sprzedaży lub Paragonem.
Koszt usługi
Rzeczywisty koszt usługi złożonej wyliczany jest na podstawie składników pobranych dokumentem RW. Na Rozchód Wewnętrzny przenoszone są zarówno towary, jak i usługi wchodzące w skład usługi złożonej. Użytkownik nie ma możliwości wprowadzenia kosztu ręcznie, nie jest brany pod uwagę również koszt wpisany na karcie usługi złożonej na zakładce [Dodatkowe].
Rzeczywisty (w przypadku FS/PA z pobraniem) lub symulowany (dla FS/PA rezerwujących towar) koszt usługi złożonej jest widoczny podczas edycji pozycji na zakładce Składniki oraz jest uwzględniany przy wyliczaniu zysku z całej transakcji pod przyciskiem . Po wygenerowaniu dokumentów magazynowych, koszt zakupu składników jest aktualizowany na podstawie rzeczywistych kosztów pobranych zasobów oraz jest przepisywany do pola Koszt zakupu na zakładce [Szczegóły].
Jeżeli w konfiguracji zaznaczono parametr Konwersja FS/PA/PF/PZ do WZ – przenoś usługi na WZ, wtedy usługa wraz z kosztem zakupu pojawi się na Wydaniu Zewnętrznym. Ponieważ koszt dotyczący tej samej usługi pojawi się dwukrotnie w programie (na WZ oraz RW), należy mieć to na uwadze podczas obliczania kosztów rozchodu na podstawie dokumentów magazynowych.
W raportach RKZ faktury powiązane z Rozchodem Wewnętrznym uwzględniane są po zaznaczeniu parametru FS z WZ(RW).
Jeżeli Paragon z usługą złożoną zostanie przekształcony do Faktury Sprzedaży, koszt usługi będzie widoczny zarówno na PA, jak i FS. Po wygenerowaniu dokumentów magazynowych zostanie zaktualizowany na każdym dokumencie zgodnie z kosztem pobranych towarów.
Usługa złożona a kaucje
Opakowania kaucjonowane nie są wydawane dla składników usługi złożonej. Jeżeli na Fakturze lub Paragonie dodano usługę, której składnik jest powiązany ze schematem opakowań, opakowania, które mają być wydane dla tej transakcji należy dodać ręcznie na zakładce Kaucje lub wygenerować dla nich oddzielnie dokument WKA.
Korekta ilości
W przypadku korygowania usługi złożonej na Fakturze lub Paragonie, korektę ilości dla składników będących na Rozchodzie Wewnętrznym należy wykonać oddzielnie z poziomu listy RW. Jeżeli na dokumencie handlowym znajduje się taka usługa, program wyświetli przed wykonaniem korekty komunikat: Na dokumencie znajdują się usługi złożone. Korektę do dokumentu RW należy wykonać oddzielnie.
Wykonanie korekty do RW nie powoduje automatycznego korygowania składników na FS/PA. Korekta do RW będzie jednak uwzględniona przy wyliczaniu kosztu z transakcji pod przyciskiem po zaznaczeniu parametru Uwzględniaj korekty.
Uwaga
Korygowanie Faktur lub Paragonów, na których znajdują się usługi złożone, możliwe jest dopiero po wygenerowaniu dla nich dokumentów magazynowych.
Anulowanie dokumentów
Anulowanie dokumentu RW powiązanego z Fakturą lub Paragonem nie jest możliwe. Operacja ta jest możliwa jedynie poprzez anulowanie FS/PA. Przy anulowaniu dokumentu handlowego pojawi się pytanie, czy anulować również powiązane dokumenty magazynowe. Po udzieleniu odpowiedzi Tak, program anuluje paragon lub fakturę, oraz wszystkie powiązane WZ i RW. Po wybraniu Nie, dokumenty magazynowe pozostaną w bazie.
Import/eksport danych
Zaznaczenie parametru Pobieranie składników FS/PA oraz receptura usługi przenoszone są:
podczas importu Cennika pomiędzy bazami z poziomu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych,
podczas eksportu/importu Cennika do/z pliku XML.
Zasoby
Zasoby
Co należy wiedzieć o zasobach
Każdy towar zarejestrowany w programie reprezentowany jest przez odpowiednią kartotekę towarową. Na kartotekach towarowych rejestrowane są przyjęte zasoby. Zasobem nazywamy towar wprowadzony do konkretnego magazynu za pośrednictwem określonego dokumentu magazynowego (BO, PW, PZ, MM, korekta WZ, korekta RW) w określonej ilości i cenie. Zasoby nie są łączone - jeżeli dany towar znajduje się na jednym dokumencie w kilku pozycjach, to każda z tych pozycji traktowana jest jako oddzielny zasób na kartotece towarowej.
Podczas wystawiania magazynowych dokumentów rozchodowych z magazynu wydawany jest określony zasób (dostawa) zgodnie z metodą rozliczania magazynu wskazaną w konfiguracji – FIFO, LIFO, AVCO.
Koszt własny towarów naliczany jest na podstawie dokumentów magazynowych, dlatego też każdy dokument handlowy (FS, PA, FZ) powinien mieć wygenerowany dokument magazynowy.
Standardowo program jest skonfigurowany w ten sposób, ze do czasu wystawienia dokumentu magazynowego – Faktury Zakupu są widoczne jako zamówienie towaru, natomiast Faktury Sprzedaży powodują jego zarezerwowanie.
Dlatego na liście zasobów znajduje się kilka kolumn dotyczących ilości, m.in.:
Ilość – ilość towaru w magazynie. Jest wyliczana na bieżąco w chwili wydania/ przyjęcia towaru z/do magazynu (a więc standardowo w chwili wystawienia dokumentu magazynowego).
Ilość dostępna – ilość towaru pomniejszona o rezerwacje.
Zamówienia – ilość zamówiona towaru, która wynika z:
zarejestrowanych w systemie zamówień,
Faktur Zakupu zapisanych do bufora,
Faktur Zakupu nieskojarzonych z dokumentem magazynowym,
dokumentów magazynowych związanych z przychodem towaru (PZ, PW) zapisanych do bufora,
dokumentów korygujących do dokumentów rozchodowych (które w efekcie wprowadzają towar do magazynu) w buforze.
Rezerwacje – ilość zarezerwowana, która wynika z:
zarejestrowanych w systemie rezerwacji,
Faktur Sprzedaży zapisanych do bufora,
Faktur Sprzedaży nieskojarzonych z dokumentem magazynowym.
Warto również wiedzieć, że w standardowym działaniu programu Faktury Sprzedaży i Paragony rezerwują towar w magazynie. Istnieje jednak taka możliwość skonfigurowania, by te dokumenty od razu zdejmowały towar z magazynu. Zdjęcie może nastąpić albo w chwili zapisu faktury (na stałe lub do bufora) lub też w chwili wprowadzenia pozycji na dokument. To ostatnie rozwiązanie może jednak wydłużyć proces wystawiania dokumentu.
Należy jednak pamiętać, że dla potrzeb prawidłowego rozliczenia magazynu, każdy dokument handlowy należy przekształcić do dokumentu magazynowego.
Rezerwacje dla zleceń –ilość towaru, jaka została przypisana na zleceniach serwisowych ze wskazaniem partii dostaw.
Stan Zasobów – prezentacja stanu towaru dla magazynu wybranego na dokumencie zgodnie z ustawioną datą sprzedaży.
Kolumna jest zależna od parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje). Jeśli parametr jest niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie. Kolumna Stan Zasobów przyjmuje następujące wartości:
- stan towaru powyżej ilości minimalnej określonej w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby – na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe],- stan towaru poniżej ilości minimalnej określonej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe],
- zerowa ilość towaru na magazynie.
Stan Zasobów jest wyświetlany w odniesieniu do jednostki miary wskazanej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe] dla pola Ilość minimalna.
Kolumna Stan Zasobów jest dostępna wyłącznie dla dokumentów w buforze.
Stan Zasobów nie jest wyświetlana dla usług.
Lista zasobów
Lista zasobów jest dostępna w menu Handel/ Zasoby.
Lista zasobów
Jest to lista wszystkich wprowadzonych w programie towarów i usług. Lista ta dostarcza informacji o dostępności danej pozycji poprzez podanie miedzy innymi informacji o ilości, ilości zarezerwowanej, brakach i zamówieniach na dany dzień. Listę można zawęzić do konkretnego magazynu, grupy towarowej lub można posłużyć się samodzielnie skonstruowanym filtrem. Lista zbudowana jest z kolumn (kolejność kolumn może być dowolna):
Kod – dowolny, 50-cio znakowy ciąg alfanumeryczny, jednoznacznie określający pozycję. Pobierany z karty towaru.
Nazwa – nazwa towaru/ usługi. Pobierana z karty towaru.
Typ – wprogramie mamy do czynienia z 4 typami zasobów:
Usługa prosta (UP),
Towar prosty (TP),
Usługa złożona (UZ),
Towar złożony (TZ).
Określenie złożony przeznaczone jest dla takich zasobów, które można skompletować na podstawie podanej w programie receptury. Produktami złożonymi mogą być na równi towary i usługi.
Numerkatalogowy – numer katalogowy towaru, indywidualny dla każdego zasobu. Pobierany z karty towaru.
EAN – główny kod kreskowy EAN pobierany z karty towaru, z zakładki Ogólne.
Kod u dostawcy – kod towaru u dostawcy. Pobierany z karty towaru.
Dostawca – domyślny dostawca towaru. Pobierany z karty towaru.
W zależności od ustawień parametrów dotyczących ilości woknie mogą być wyświetlane kolumny:
Stan Zasobów – zawiera informację o stanie towaru na danym magazynie. Zasady wyświetlania stanu min. zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o zasobach.
Ilość – wyświetlana jest tutaj ilość towaru jaka znajduje się w magazynie. Zasady wyliczania ilości zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o zasobach.
Rezerwacja – ilość towaru jaka została zarezerwowana. Zasady tworzenia rezerwacji zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o rezerwacjach.Braki – ilość towaru jaką należy zamówić u dostawcy aby można było zrealizować wszystkie rezerwacje (braki pojawiają się jeśli ilość w magazynie jest mniejsza od ilości zarezerwowanej (wykazują różnicę pomiędzy stanem towaru a rezerwacjami).
Zamówienia – ilość towaru jaka została zamówiona. Zamówienia zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o Zamówieniach u Dostawcy.
Braki pozostałe – braki towaru po uwzględnieniu dotychczas dokonanych, aktualnych zamówień na ten towar. Wyliczane są jako różnica pomiędzy brakami a zamówieniami.
Ilość dostępna – ilość towaru jaką możemy w danym momencie wydać jeszcze z magazynu. Zasady wyliczania zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o zasobach.
W zależności od ustawień parametrów dotyczących cen i wartości woknie mogą być wyświetlane kolumny (związane m.in. Z wielowalutowością):
Cena – cena towaru (zakupu lub sprzedaży) wybrana przez użytkownika w dolnej części okna.
Waluta – waluta, w jakiej została określona wskazana przez użytkownika cena.
Cena PLN – zdefiniowana w oknie cena przeliczona z waluty obcej na PLN wg aktualnego kursu domyślnego. Jeśli kurs na dany dzień nie jest wprowadzony – w kolumnie wyświetlana jest informacja – kurs -.
Wartość – wartość wyliczona w walucie, w jakiej została zdefiniowana cena (IlośćxCena w walucie)
Wartość PLN – wartość pozycji w PLN wyliczona jako Ilość x Cena PLN. Jeśli nie został określony kurs waluty na dany dzień – w kolumnie wyświetlana jest informacja –kurs-.
Wartość zakupu PLN – wartość zakupu zawsze wyliczana jest w PLN na podstawie posiadanych zasobów.
Dokładniej zasady obsługi walut obcych w systemie znajduje się w rozdziale poświęconym wielowalutowości.
Cena zakupu PLN – ostatnia cena zakupu towaru wyliczona w PLN.
VAT – stawka VAT sprzedaży pobierana z karty towaru.
Ilość minimalna – najmniejsza ilość towaru jaka powinna znajdować się w magazynie. Pobierana z karty towaru. Dotyczy automatycznego tworzenia zamówienia na brakujące towary. Funkcja została opisana w odrębnym rozdziale.
Ilość maksymalna - największa ilość towaru, która powinna znajdować się na magazynie. Pobierana z karty towaru. Dotyczy automatycznego tworzenie zamówienia na brakujące towary. Funkcja została opisana w odrębnym rozdziale.
Zamawiać po – ilość zamawianego towaru będzie wielokrotnością podanej liczby. Wartość pobierana z karty towaru. Dotyczy automatycznego tworzenie zamówienia na brakujące towary. Funkcja została opisana w odrębnym rozdziale.
Jm – jednostka miary pobierana z karty towaru.
Jmp – pierwsza pomocnicza jednostka miary pobierana z karty towaru.
Kategoria sprzedaży – kategoria sprzedaży towaru pobierana z karty towaru.
Kategoria zakupu – kategoria zakupu towaru pobierana z karty towaru.
KGO – koszt gospodarowania odpadami pobierany z karty towaru.
Opis – dodatkowy opis towaru pobierany z karty towaru.
Dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajdują się kolumny odpowiadające atrybutom towarów. Po dodaniu na listę kolumny z nazwą atrybutu, dla poszczególnych pozycji wyświetlane są wartości tego atrybutu:
jeśli towar posiada kilka wartości dla jednego atrybutu, w kolumnie wyświetlana jest jedna wartość. Pozostałe są widoczne w opisie pojawiającym się w momencie, gdy kursor myszy zostanie ustawiony na wartości znajdującej się w kolumnie dla atrybutu,
jeśli nie zdefiniowano wartości atrybutu, w kolumnie widoczny jest tekst {pusty}.
W Cenniku i na Liście Zasobów w kolumnie z atrybutem binarnym (kolumna do wyboru) wyświetlają się nazwy plików danych binarnych. Dla plików graficznych, po ustawieniu kursora na tej nazwie, rozwinie się miniatura zdjęcia. Dla pozostałych plików pojawi się przycisk lupy, który pozwala na ich otwarcie bezpośrednio w programie domyślnym dla danego typu pliku.
Dodatkowo na liście możliwe jest filtrowanie towarów za pomocą:
Typu – typ towaru lub usługi. W programie zdefiniowano cztery typy zasobów. Zaznaczenie dowolnego z parametrów skutkuje zawężeniem listy towarów do określonego typu.
Parametru Tylko opakowania – parametr służy do zawężania pozycji do takich, które są opakowaniami kaucjonowanymi. Na liście zasobów wyświetlanej podczas wprowadzania niektórych dokumentów (WKA, PKA) oraz podczas definiowania schematów opakowań parametr ten jest automatycznie zaznaczany. Opakowania mają widoczne w kolumnie Status oznaczenie TPO, TZO.Magazynu - jedną z najważniejszych cech modułu Handel jest możliwość tworzenia w ramach jednej firmy wielu magazynów lokalnych (Ogólne/ Inne/ Magazyny). Dostępna w programie lista zasobów może dotyczyć wszystkich magazynów lub może zostać ograniczona do jednego, wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z rozwijalnej listy zadeklarowanych magazynów lub poprzez wybór z listy klikając w przycisk Magazyn.
Grupy - lista towarów i usług może zostać podzielona na grupy asortymentowe. Listę grup tworzymy i modyfikujemy na liście w menu Ogólne/ Grupy towarowe. Listę zasobów możemy wyświetlić dla wybranych lub wszystkich grup. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie, to towary należące do tej grupy pojawią się na liście. Dotyczy to zarówno grupy domyślnej wybranej na zakładce Ogólne na karcie towaru, jak i pozostałych grup, do których należy dany zasób (zakładka [Grupy] na karcie towaru).
Panel drzewa grup rozwijany jest za pomocą pionowego przycisku Wybrana grupa: …, a ustawienie widoczności panelu filtrowania wg drzewa grup na stałe włącza się przez wciśnięcie przycisku pinezki:
Po zaznaczeniu bądź podświetleniu konkretnej grupy w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby – na dodawanej pozycji cennika jako grupa domyślna automatycznie podpowiada się grupa wskazana na liście grup.
Cena - w programie istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej liczby cen sprzedaży i jednej ceny zakupu (menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Ceny towarów i usług). Na karcie towaru/usługi można również określić, która z tych cen będzie domyślna, czyli proponowana w trakcie wystawiania dokumentów. W programie istnieje możliwość wybrania ceny, która ma pojawić się na liście zasobów.
EAN - umożliwia wyszukiwanie kart towarowych według dowolnych kodów kreskowych (domyślnych i dodatkowych).
Data - kolejną istotną cechą modułu Handel jest możliwość wyświetlenia stanu towaru na dany dzień. Jest to bardzo istotne w przypadku wystawiania dokumentów wstecz oraz pozwala na prognozowanie braków w przyszłości.
Zerowe – parametr pozwala na wyświetlenie lub pominięcie na liście towarów o stanach zerowych. Działanie parametru jest uzależnione od zaznaczenia w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje – parametru Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje – jeśli jest wyłączony, parametr Zerowe dotyczy ogólnej ilości towaru znajdującej się na magazynie. Jeżeli parametr w konfiguracji jest zaznaczony, wówczas parametr Zerowe dotyczy ilości dostępnej (ilości ogólnej pomniejszonej o rezerwacje).
Tylko braki – po zaznaczeniu tego parametru na liście zasobów zostaną wyświetlone tylko te pozycje, dla których rezerwacje przekraczają ilość na magazynie.
Pokazuj nieaktywne – parametr pozwala na ukrycie nieaktywnych zasobów, czyli takich, które na swojej karcie, na zakładce [Dodatkowe] mają zaznaczony parametr Karta nieaktywna. Pozycją nieaktywną może być np. towar, który został wycofany z naszej oferty:
parametr zaznaczony – wyświetlane są wszystkie zasoby. Pozycje nieaktywne są widoczne na liście w kolorze szarym.
parametr niezaznaczony – na liście znajdą się tylko towar/usługi aktywne.
Z poziomu listy cennikowej dostępnej w menu Handel/Zasoby istnieje możliwość podglądu wszystkich atrybutów binarnych oraz załączników przypisanych do poszczególnych pozycji cennikowych.
Przystosowanie wyglądu listy zasobów do indywidualnych potrzeb użytkownika jest możliwe dzięki funkcji dodawania kolumn na listach. Aby to zrobić, należy ustawić kursor w nagłówku dowolnej kolumny i wcisnąć prawy przycisk myszy, a następnie wybrać opcję Wybór kolumn. Po kliknięciu w tą opcję pojawi się okno z kolumnami, które możemy dodać na listę poprzez ich przeciągniecie i upuszczenie w wybranym miejscu.
Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane TUTAJ. - import cennika z pliku. Zasady zostały opisane w rozdziale Import cennika.
- automatyczne tworzenie zamówienia na brakujące towary. Funkcja została opisana w odrębnym rozdziale.
- operacje seryjne na kartach towarowych
Po rozwinięciu przycisku strzałki obok przycisku, widoczne są opcje:
Menu operacji seryjnych dostępnych na liście zasobów
Wszystkie funkcje działają dla towarów zaznaczonych na liście. Jeśli nie zaznaczono żadnych pozycji, operacje seryjne wykonywane są dla aktualnie podświetlonej pozycji. Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Cennik – operacje seryjne. - Zamienniki do towaru. Zamienniki do poszczególnych towarów definiuje się na kartach z poziomu zakładki [Zamienniki]. Wyświetlona lista zamienników ma charakter drzewa. Najwyższa gałąź to zamienniki wpisane bezpośrednio na karcie towaru. Każdy kolejny poziom to zamienniki do zamienników wykazanych na wyższym poziomie. Na liście zamienników każdy towar może pojawić się tylko raz. Oznacza to, że w przypadku, gdy na jednym z niższych poziomów wskazany jest zamiennik, który pojawił się już wcześniej – na liście nie będzie on wyświetlany.
Na liście zamienników do towaru widoczna jest ilość dostępna tego zamiennika we wskazanym magazynie (zgodnym z magazynem wybranym na liście zasobów) oraz wybrana cena.
Zamienniki przede wszystkim służą do wyszukiwania towarów podczas sprzedaży. W trakcie wystawiania dokumentów z poziomu listy zasobów Użytkownik może wywołać listę zamienników dla towaru. Na liście zamienników wywołanej z poziomu transakcji dodatkowo dostępny jest przycisk . Po wybraniu zamiennika z listy jest on automatycznie dopisywany do transakcji.
W pasku zadań widocznym w górnej części okna dostępne są m.in.:
- wydruki. Z poziomu menu dostępne są m.in. wydruki:
lista zasobów – lista zasobów w kolejności wg kodów w poszczególnych grupach,
spis z natury – wzór standard drukuje ilość i wartość w walucie systemowej, natomiast wzór wg cennika – dodatkowo uwzględnia informacje o walutach obcych,
bilans handlowy towarów – obejmuje stan początkowy wyliczony na wskazany przez użytkownika dzień, przychody, rozchody oraz stan na dzień bieżący. W raporcie nie są uwzględniane pozycje ze statusem usługi.
- wywołanie funkcji analizy (wykresów). Analiza danych jest dostępna tylko, jeśli użytkownik posiada moduł Analizy. - Historia towaru. Historia obrotu wskazanym towarem została opisana w odrębnym rozdziale.
Na liście zasobów w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy) dostępne są opcje: Utwórz fakturę, Utwórz paragon. Dokument tworzony jest:
dla pozycji cennikowych zaznaczonych na liście bądź dla pozycji podświetlonej na liście, jeśli nie zaznaczono żadnych pozycji,
na dokumencie domyślnie podpowiada się kontrahent !NIEOKREŚLONY!,
cena na dokument jest pobierana zgodnie z ustawioną na liście towarów,
magazyn na dokumencie tworzonym z listy zasobów podpowiada się odpowiednio w kolejności jako:
Jeżeli w konfiguracji dla autonumeracji wybrano kod EAN i zaznaczono parametr Generuj kod EAN automatycznie przy dodawaniu nowej karty, po podniesieniu nowej karty w polu EAN pojawi się automatycznie kod EAN, a w polu z kodem towaru będzie napis <AUTO>. Kod towaru w postaci kodu EAN zostanie nadany dopiero w momencie zapisu karty.
Jeśli parametr Generuj kod EAN automatycznie przy dodawaniu nowej karty jest wyłączony, to użytkownik nie będzie mógł zapisać karty towaru bez wygenerowania/wpisania kodu EAN lub ręcznego uzupełnienia kodu towaru w sytuacji, jeśli w polu z kodem będzie <AUTO>.
Jeżeli kod towaru jest taki sam jak kod EAN, przy zmianie domyślnego kodu EAN podczas zapisu karty pojawi się komunikat: Kod EAN został zmieniony. Czy chcesz zaktualizować kod towaru?
Numer z zerami/ bez zer jako kod towaru
Jeśli w konfiguracji wybrano numer z zerami/ bez zer jako kod towaru, na nowo dodawanej karcie w polu z kodem wyświetlany jest napis <AUTO>. W momencie zapisania karty, zostanie nadany numer kolejny z zerami lub bez, w zależności od ustawień w konfiguracji.
Seria i numer jako kod towaru
Jeżeli w konfiguracji dla autonumeracji wybrano serię, na karcie towaru wyświetlane są dwa pola dla kodu: pole z serią i pole z numerem:
Dla nowych kart towarowych wyświetlana jest seria domyślna (jeśli wskazano w konfiguracji) bądź należy wybrać ją z listy. Nową serię można również dodać z poziomu karty towaru wybierając z rozwijanej listy <NOWA>.
Kartę towaru można zapisać bez podania serii.
Grupa i numer jako kod towaru
Jeżeli w konfiguracji wybrano grupę domyślną, na karcie towaru wyświetlane są dwa pola dla kodu: pole związane z grupą ( czy dodawać do kodu – do wyboru Tak/ Nie) i pole z numerem:
Jeśli w polu wyboru grupy wskazano Tak, po zapisie karty, w kodzie towaru będzie domyślna grupa towaru. W konfiguracji można ustawić separator, który odzieli grupę od numeru.
Operacje na kartach
Jeśli w konfiguracji jest ustawiona autonumeracja lub automatyczne nadawanie EAN, na skopiowanej karcie towaru w polu Kod wyświetli się napis <AUTO>. Podczas zapisu numer zostanie nadany zgodnie z konfiguracją. Kod EAN na skopiowanej karcie zostanie ustawiony jako kolejny wolny zgodnie z konfiguracją.
Jeśli w konfiguracji jest ustawiona autonumeracja z serią to:
gdy kopiowana karta towarowa ma serię, jest ona przenoszona na skopiowaną kartę,
gdy kopiowana karta nie ma serii, przenoszona jest domyślna seria z konfiguracji lub pole puste, jeśli domyślna seria nie jest ustawiona.
Ustawienia autonumeracji nie mają wpływu na import towarów. Karty importowane są z kodami zgodnymi z danymi w bazie źródłowej, w pliku MS Excel czy pliku XML.[/su_list]
Automatyczne tworzenie zamówień
Z poziomu listy zasobów można w sposób automatyczny tworzyć Zamówienia u Dostawców. Po zaznaczeniu towarów, których ma dotyczyć zamówienie (w szczególności, jeśli zamówienie ma dotyczyć wszystkich towarów, możemy je zaznaczyć wciskając kombinację klawiszy <CTRL>+<A> i przycisk Utwórz Zamówienie u Dostawcy. Pojawia się okno dialogowe, w którym należy określić parametry dla zamówienia.
Dla zasobów - Zamówienie u Dostawcy zawsze dotyczy wybranego magazynu, wskazanej grupy towarowej, a stan ustalany jest na podany dzień. Wszystkie te dane podajemy na liście zasobów i stąd pobierane są do zamówienia automatycznego (grupa Dla zasobów nie jest edytowalna).
Wybrany dostawca - parametr odwołuje się do formularza towaru, na którym można wybrać domyślnego dostawcę. Zasada działania tego parametru jest następująca:
parametr jest zaznaczony – program wymusi wybranie dostawcy. Utworzone zostanie zamówienie na towary, dla których na karcie zdefiniowany został domyślny dany dostawca (należy również pamiętać, że tylko spośród towarów zaznaczonych wcześniej na liście zasobów).
parametr nie jest zaznaczony (puste pole) – tworzy się tyle zamówień ilu dostawców występuje na kartach zaznaczonych towarów, towary bez określonego dostawcy umieszczane są na zamówieniu dla kontrahenta !NIEOKREŚLONY!.
Informacje uzupełniające określają, jaka ilość powinna być uwzględniana podczas wyliczania ilości zamawianej:
tylko ilość brakująca – ilość na zamówieniu będzie równa ilości widocznej w kolumnie Braki. (dla przypomnienia: na Liście zasobów po zaznaczeniu parametru Tylko brakiznajdą się tylko te towary, dla których ilość zarezerwowana jest większa od ilości dostępnej)
ponad stan minimalny – zamówienie spowoduje dopełnienie do stanu minimalnego (stan minimalny określamy na karcie towaru)
do stanu maksymalnego – zamówienie spowoduje dopełnienie do stanu maksymalnego (stan maks. określamy na karcie towaru)
Należy pamiętać, że ilość zamawiana przy uwzględnieniu normatywów stan min. I stan maks. jest wielokrotnością pola Zamawiać po z karty towaru.
Przykład
Na formularzu towaru oznaczono następujące normatywy:
Ilość minimalna – 10 szt.
Ilość maksymalna – 100 szt.
Zamawiać po – 5 szt.
Na magazynie mamy 7 szt. W zależności od rodzaju uzupełnienia program zaproponuje:
dopełnienie ponad stan min = 5 szt.
dopełnienie do stanu max = 90szt.
Na magazynie mamy 7szt i dodatkowo rezerwacje na 35 . Tworzymy Zamówienie u Dostawcy na:
ilości brakujące (28szt) – program zamówi 28szt
uzupełnienie do min = 40 szt
uzupełnienie do max = 125 szt.
Formularz zasobu
Formularz pozycji cennika - zakładka [Ogólne]
Zakładka [Ogólne] zawiera następujące informacje:
Kod – to dowolny 50-znakowy ciąg alfanumeryczny, jednoznacznie określający towar. Dobrze przemyślany system kodowania towarów może znacznie ułatwić wyszukiwanie towarów/ usług oraz wystawianie dokumentów.
Uwaga
W przypadku, gdy informacje o towarach będą przesyłane w dokumentach MM poprzez pliki XML - kody towarów nie powinny zawierać znaków: & < > ‘ „ \ (dotyczy modułów Handel/ Handel Plus).
EAN – kod kreskowy może zostać wczytany przy pomocy czytnika kodów kreskowych. Jeśli pozycja nie posiada własnego kodu (pole EAN jest puste) – wciśnięcie przycisku nadaje kod EAN zgodnie zakresem z ustawionym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry.
Uwaga
Jeśli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN – Generowanie kodów EAN jako zakres początkowy ustawiono 0, generowanie kodu EAN na karcie towaru może ulec wydłużeniu ponieważ uzupełnienie kodu odbywa się na zasadzie szukania przez program ewentualnych luk i ich uzupełnienia. Jeśli zostanie ustawiony konkretny początek zakresu (np. 1) ustawiany jest pierwszy wolny kod EAN bez uzupełniania luk (opcja szybsza).
Domyślnie nadawany jest 13-znakowy kod EAN rozpoczynający się od 201. Program Comarch ERP Optima obsługuje również 8-znakowe i 14‑znakowe kody EAN. Pole EAN może maksymalnie zawierać 40 znaków. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN zaznaczono Walidację poprawności kodu EAN, program będzie sprawdzał strukturę dla kodów 13, 14 i 16-znakowych. Wpisany kod kreskowy jednoznacznie identyfikuje towar, tzn. w jednej bazie nie mogą istnieć dwa towary o takim samym kodzie paskowym. Kod kreskowy może być wykorzystany podczas wpisywania pozycji na fakturę. Należy przy tym pamiętać, że system współpracuje z czytnikami podpinanymi równolegle do klawiatury (emulującymi klawiaturę).
Numer katalogowy – numer katalogowy towaru/usługi. Pozycje nie posiadające tego numeru nie będą wyświetlane na liście wg numeru katalogowego.
PKWiU - numer PKWiU towaru. Obowiązek wykazywania numeru PKWiU występuje dla towarów ze stawką VAT ZW. Dlatego przy próbie zapisu towaru o takiej stawce bez wypełnionego pola PKWiU program wyświetli komunikat ostrzegawczy.
Grupa – w celu usprawnienia pracy z modułem możliwe jest podzielenie cennika na grupy. Zastosowanie grup ułatwia przeszukiwanie listy oraz umożliwia liczenie raportów dla wskazanej grupy. Grupy asortymentowe ustalane są na liście w menu Ogólne/ Grupy towarowe. Na zakładce [Ogólne] ustawia się tzw. grupę domyślną dla towaru. Po zaznaczeniu bądź podświetleniu konkretnej grupy w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby – na dodawanej pozycji cennika jako grupa domyślna automatycznie podpowiada się grupa wskazana na liście grup.
Jeśli użytkownik nie przypisze towaru dosadnej grupy – automatycznie zostanie on przydzielony do grupy głównej (tworzonej przez program). Przypisanie towaru do innych grup asortymentowych jest możliwe z poziomu zakładki [Grupy] oraz z poziomu Cennika (lub listy Zasobów dla modułu Handel, Handel Plus) – za pomocą ikony Operacje seryjne.
Typ – pole, w którym określamy czy dana pozycja jest towarem (usługą) prostym/złożonym (w module Faktury dostępne są wyłącznie usługi proste). Należy pamiętać, że dla usług nie można ewidencjonować stanów magazynowych. Typ złożony wybieramy jeśli usługi/ towary mają być produkowane/ kompletowane z innych towarów/ usług. Po wybraniu dla towaru/ usługi typu złożony, na formularzu pozycji cennika pojawi się zakładka [Receptury], gdzie możliwe jest definiowanie receptur, te zaś wykorzystywane są w trakcie produkcji (kompletacji). Szczegóły przeprowadzania kompletacji zostały omówione w artykule Kompletacja.
Do momentu wystawienia pierwszego dokumentu z danym zasobem możliwa jest zmiana typu. Wystawienie dokumentu z zasobem blokuje możliwość zmiany.
Opakowanie/kaucja – parametr służy do zaznaczania pozycji, które są opakowaniami kaucjonowanymi (funkcja dostępna w modułach Handel, Handel Plus). Zasady obsługi opakowań zostały opisane w artykule Opakowania kaucjonowane.Pobieranie składników na FS/PA – parametr dostępny wyłącznie dla usług złożonych. Po jego zaznaczeniu w programie możliwe jest automatyczne generowanie Rozchodu Wewnętrznego dla składników usługi złożonej, w momencie przekształcania Faktury Sprzedaży/ Paragonu z taką usługą do dokumentów magazynowych. Szczegóły zostały opisane w artykule Usługi złożone.Kod CN – należy podać ośmiocyfrowy kod zgodny z Nomenklaturą Scaloną.
Stawka VAT zakupu/ sprzedaży – stawka VAT towaru/ usługi. Na nowej karcie cennikowej domyślna stawka VAT to 23%, można ją zmienić, wpisując lub wybierając z listy. Lista stawek VAT dostępna jest w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Stawki VAT. Stawka VAT sprzedaży wykorzystywana jest na wszystkich dokumentach rozchodowych. Natomiast stawka VAT zakupu proponowana jest automatycznie przez program na dokumentach przychodowych (również produkcyjnym PWP oraz Dokumencie Wewnętrznym Sprzedaży i Dokumencie Wewnętrznym Zakupu, związanymi z zakupami wewnątrzunijnymi).
MPP – podzielona płatność – parametr należy zaznaczyć dla towarów podlegających mechanizmowi podzielonej płatności. Szczegóły zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.Odwrotne obciążenie – opcja dostępna po zaznaczeniu parametru Odwrotne obciążenie wg karty towaru w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry. Szczegóły funkcji zostały opisane w artykule Mechanizm odwrotnego obciążenia VAT.
Cena domyślna – cena, która będzie proponowana domyślnie na dokumentach związanych ze sprzedażą.
Nazwa – nazwa towaru. Pole to pozwala na zapisanie 254 – znakowej nazwy. W przypadku bardzo długich nazw możliwe jest wykorzystanie pola opis, znajdującego się na drugiej zakładce [Dodatkowe].
Kategoria sprzedaży – kategoria, do której przypisany jest towar. Po otwarciu listy kategorii proponowana jest zawsze lista kategorii typu Przychody.Kategoria zakupów – po otwarciu listy kategorii proponowana jest zawsze lista kategorii typu Rozchód.Jednostka podstawowa – jednostka miary proponowana w trakcie operacji z danym towarem. Standardowo dla nowych pozycji cennikowych ustawiana jest automatycznie jednostka szt. (sztuka). Lista wykorzystywanych jednostek może być uzupełniona wcześniej z poziomu konfiguracji (menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Jednostki miary) lub po rozwinięciu listy z jednostkami miary na karcie cennikowej i wybraniu <NOWA>. Pojawia się wówczas okno Jednostka miary – zostanie dodana. Po uzupełnieniu nazwy i zatwierdzeniu jednostka miary zostanie dodana.
Format całkowity – zaznaczenie powoduje, że nie jest możliwa sprzedaż towaru w ilościach ułamkowych (np. 1,5 szt.).
Schemat opakowania – pole służy do przypisania schematu opakowań kaucjonowanych do poszczególnych towarów (funkcja dostępna w modułach Handel, Handel Plus). Zasady obsługi opakowań kaucjonowanych zostały opisane w artykule Opakowania kaucjonowane.
Przykład
Jeżeli towar najczęściej sprzedawany jest w sztukach, natomiast opakowanie zbiorcze zawiera 10 szt. – podczas wpisywania jako jednostkę podstawową deklarujemy SZT, a jednostkę pomocniczą OPAK = 10/1 SZT.
W sytuacji odwrotnej, jeśli jednostką podstawową jest opakowanie - jako jednostkę pomocniczą deklarujemy SZT = 1/10 OPAK.
Ceny – wyświetlane ceny zależą od wybranego typu. Dla usług nie jest dostępna cena zakupu. Kombinacja klawiszy <SHIFT> + <INSERT> wywołana w oknie Pozycja cennika przenosi kursor do tabeli z cenami.
W kolumnach wyświetlane są odpowiednio:
Numer ceny – zgodnie z listą cen zdefiniowaną w menu System/Konfiguracja firmy/Handel/Ceny towarów i usług.
Typ ceny – zgodny ze zdefiniowanym w konfiguracji. W programie można wybrać między ceną netto lub brutto.
Aktualizacja – parametr dotyczy wyliczania nowych cen sprzedaży w przypadku zakupu towaru w nowej cenie. Do wyboru mamy opcje TAK/NIE:
TAK – powoduje automatyczne przeliczenie ceny sprzedaży w momencie zatwierdzenia Faktury Zakupu. Warunkiem koniecznym jest nowa cena zakupu. Przy wyliczaniu nowej ceny sprzedaży uwzględniana jest marża, zaokrąglenie i offset.
NIE – obowiązek zmiany cen sprzedaży spoczywa na uprawnionym operatorze systemu.
Marża – w programie wyliczana jest metodą „w stu” lub „od stu”, w zależności od ustawienia parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry. Jest uwzględniana przy automatycznym naliczaniu ceny sprzedaży. Zmiana marży sprzedaży powoduje automatyczne przeliczenie ceny sprzedaży. I odwrotnie, po zmianie ceny sprzedaży program wylicza ponownie marżę.
Zaokrąglenie – określa precyzję z jaką ma być wyliczona cena sprzedaży. Wartość, do jakiej program powinien zaokrąglić cenę po jej wyliczeniu użytkownik może wybrać z rozwijanej listy.
Offset – powoduje ostateczne ustalenie ceny sprzedaży. Pole to przyjmuje wartości dodatnie lub ujemne. Po wpisaniu wartości ujemnej od wyliczonej ceny sprzedaży będzie odejmowana wartość offsetu, wartość dodatnia natomiast powiększy cenę. Poprzez odpowiednie ustawienie zaokrągleń i wartości offsetu możemy, niezależnie od cen zakupu, uzyskać zawsze takie same końcówki np. 99gr (zaokrąglenie do 1zł i offset równy –0,01).
Cena netto i cena brutto – wartość poszczególnych cen sprzedaży i ostatnia cena zakupu. Edycji podlega tylko wartość w kolumnie, w której znajduje się cena o zadeklarowanym typie (netto/brutto), a druga wyliczana jest automatycznie bez możliwości poprawienia.
Waluta – waluta w jakiej podana jest dana cena. Domyślną walutą dla systemu jest złoty polski. Istnieje możliwość określenia cen w walucie obcej. Podczas wystawiania dokumentów w PLN cena zostanie przeliczona na walutę systemową wg kursu domyślnego podanego na dzień odpowiadający dacie wystawienia dokumentu.
Przykład
Na liście zasobów widnieje towar który ostatnio był kupiony po 51 zł. Na karcie towaru zaznaczona jest aktualizacja cen sprzedaży w następujący sposób:
cena hurtowa 1: marża 10% – zaokrąglenie 0,00zł – offset –0,00.
cena hurtowa 2: marża 10% – zaokrąglenie 1,00zł – offset –0,00.
cena hurtowa 3: marża 10% – zaokrąglenie 1,00zł – offset (-0,02).
Kupiliśmy towar w nowej cenie zakupu i wynosi ona 51,60. Po zatwierdzeniu FZ nastąpi przeliczenie cen sprzedaży i będą one miały następującą wartość:
cena hurtowa 1 56,76 = 51,60 + 5,16
cena hurtowa 2 57,00 51,60 + 5,16=56,76 po zaokrągleniu do 1zł 57,00
cena hurtowa 3 56,98 51,60 + 5,16=56,76 po zaokrągleniu do1zł 57,00 – 0,02 (offset)
Uwaga
Wartość towaru w magazynie (wartość zasobów) zawsze określana jest w walucie PLN. Jeśli na dokumencie wprowadzającym towar do magazynu (FZ, PZ) ceny zakupu zdefiniowane są w walucie obcej, to program przelicza je na PLN wg kursu ustalonego na dokumencie i w tej wartości zasób wprowadzany jest na magazyn.
Formularz towaru
Uwaga
Cena sprzedaży na karcie towaru/ usługi może być zerowa. Wtedy podczas wpisywania pozycji na dokument sprzedaży pierwszą cenę, jaką wpisze Użytkownik, program potraktuje jako cenę początkową i od niej będzie liczył wszystkie późniejsze rabaty. Rozwiązanie może być stosowane w firmach, gdzie ma ustalonych stałych cen sprzedaży lub gdzie jedna karta (np. usługi) jest wykorzystywana do wprowadzania różnych pozycji na dokumenty.
Należy jednak pamiętać, że cena początkowa jest zawsze zapamiętywana dla jednostki podstawowej.
Przykład
Wszystkie ceny na karcie towaru są zerowe, podana jest tylko cena zakupu. Ustawiona jednostka pomocnicza to 1 tona = 1000 kg. Wystawiamy WZ, dodajemy towar, zmieniamy jednostkę na pomocniczą, wpisujemy cenę np. 90,40 PLN. Po zatwierdzeniu pola program ustawia cenę = 90. Przy powtórnym wpisaniu program prawidłowo zapamięta podaną cenę. Wynika to z zerowej ceny początkowej. Zasada jest taka, że przy cenie zerowej w cenniku jako cena początkowa jest wpisywana cena podana po raz pierwszy przez użytkownika z ręki, przy czym cena początkowa jest zawsze zapamiętywana w jednostce podstawowej. Tak więc po pierwszym wpisaniu ceny 90,40 (i po zaokrągleniu wyniku 90.40/1000 = 0.094) do ceny początkowej została wpisana cena 0.09.
Granica ceny: maksymalny rabat, minimalna marża – zasady kontroli wyznaczonej granicy ceny zostały szczegółowo opisane w artykule Granica ceny sprzedaży.
Ceny nieaktywne – parametr związany jest z możliwością wyświetlenia/ukrycia cen, które w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług zostały oznaczone jako nieaktywne. Ceny nieaktywne wyświetlane są w kolorze szarym na liście.
Dla nowo dodawanych kart towarowych ceny nieaktywne nie są wypełniane, nie są też przenoszone przy kopiowaniu kart istniejących.
Podczas importów, do kart towarowych dodawane są tylko ceny aktywne.
Formularz pozycji cennika – zakładka [Dodatkowe]
Kopiuj opis na fakturę – po wpisaniu towaru na fakturę do okna Element Faktury Sprzedaży automatycznie przepisywana jest zawartość pola Opis.
Pozwól na edycję nazwy na dokumencie – zaznaczenie parametru pozwoli na modyfikację (poprawę, uzupełnienie) nazwy pozycji na dokumentach. Jeśli nie zaznaczymy tego parametru, nie mamy możliwości zmiany nazwy towaru z poziomu wystawianego dokumentu.
Pozwól na edycję opisu na dokumencie – zaznaczenie parametru pozwoli na modyfikację opisu pozycji dokumentu. Aby edytować nazwę, opis po zaznaczeniu powyższych parametrów, należy na formularzu dokumentu podświetlić towar poprzez przycisk .
Udostępniaj w cenniku zewnętrznym – informacja, czy dana pozycja ma być umieszczana w ofercie handlowej lub na stronie internetowej.
Karta nieaktywna – po oznaczeniu karty towaru jako nieaktywnej, nie będzie ona wyświetlana na Liście Zasobów i Cenniku lub wyświetli się w kolorze szarym (w zależności od ustawienia parametru Pokazuj nieaktywne na liście).
Masa w kg – pole przenoszone jest do Comarch e-Sklep/e-Sale (dostępne jest także w przyjaznym schemacie Generatora Raportów, dzięki czemu może zostać wykorzystane w raportach tworzonych przez użytkownika).
Producent, Marka – dla towaru można przypisać producenta i markę, informacje te przenoszone są do Comarch e-Sklep (funkcja dostępna w modułach Handel, Handel Plus).
Typ kosztu usługi – pole dostępne tylko dla usług. Zadeklarowany koszt usługi zapisywany jest na dokumentach rozchodu i może być:
Procentowy – koszt wyliczany jest jako podany procent wartości sprzedanego towaru. Jeśli usługa wchodzi w skład produktu złożonego, ten rodzaj kosztu nie wpływa na koszt własny produktu.
Kwotowy – koszt wyliczany jest jako iloczyn podanej kwoty oraz sprzedanej ilości. Informacja potrzebna w przypadku gdy dana usługa jest składnikiem produktu złożonego. Tylko ten rodzaj kosztu ma wpływ na koszt produktu. W przypadku wyprodukowania usługi złożonej (PWP) pole to jest automatycznie aktualizowane.
W przypadku wartości kwotowej – można ją ustalić również w walucie obcej – należy wpisać kwotę oraz walutę. W polu poniżej pojawi się wartość przeliczona na PLN wg kursu aktualnego w danym dniu.
Uwaga
Wartość w PLN jest wyliczana zgodnie z kursem na dany dzień i w chwili zmiany kursu nie jest aktualizowana. Aby zaktualizować wartość zakupu wyliczoną w PLN na karcie usługi należy wykonać jej przyjęcie na podstawie dokumentu (np. Faktury Zakupu), gdzie podany jest aktualny kurs.
Uwaga
Podczas wprowadzania usługi na dokumenty rozchodowe istnieje możliwość modyfikacji wyliczonego przez program kosztu zakupu. Pole z wyliczonym kosztem jest dostępne podczas dopisywania pozycji na zakładce [Szczegóły].
Wartość KGO – wpolu tym można wprowadzić jednostkowy Koszt Gospodarowania Odpadami (KGO) netto dla towaru (funkcja dostępna w modułach Handel, Handel Plus). Wartość KGO zapisywana jest zawsze w walucie systemowej (pole uaktywnia się po zaznaczeniu w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn parametru KGO.).
Pole wartość KGO nie jest dostępne dla usług oraz dla opakowań (kaucji). Koszt Gospodarowanie Odpadami dokładnie zostały opisany w artykule Koszt gospodarowania Odpadami – KGO.Zamówienia
Sekcja dotycząca zamówień pojawia się tylko na formularzu towaru (nie można zamawiać usług). Zawiera ona informacje o:
Ilości minimalnej – najmniejsza ilość towaru jaka powinna znajdować się w magazynie.
Ilości maksymalnej – największa ilość towaru, która powinna znajdować się na magazynie.
Zamawiać po – ilość zamawianego towaru będzie wielokrotnością podanej liczby.
Dostawca – kod dostawcy, u którego kupujemy dany towar. Jest on wykorzystywany przy generacji zamówień.
Kod u dostawcy – wpisujemy tutaj kod towaru u naszego dostawcy. Pole to jest uzupełniane automatycznie kodem wyszczególnionym na dokumencie od dostawcy, jeżeli podczas przenoszenia dokumentów z KSeF do handlu użytkownik zdecyduje o założeniu nowych kart towarów/usług. Kod ten pojawi się wyłącznie na dokumencie ZD (Zamówienie u Dostawcy).
Informacje zawarte w sekcji Zamówienia są wykorzystywane podczas tworzenia automatycznych zamówień (opisane w artykule) oraz podczas wykonywania Raportu braków z poziomu menu Handel/ Raport braków.
Urządzenia fiskalne – obszar pozwala na zdefiniowanie dla towarów odrębnych kodów i nazw, wykorzystywanych wyłącznie podczas współpracy z urządzeniami fiskalnymi:
PLU – jest to numeryczny kod towaru wykorzystywany przy współpracy z kasą fiskalną (nie dotyczy modułu Faktury), o długości max. do 18 znaków. Przycisk Kopiuj kod towaru – pozwala na skopiowanie kodu towaru z zakładki [Ogólne]. W pole PLU skopiowany może zostać wyłącznie kod numeryczny. Jeżeli ogólny kod towaru jest numeryczny i dłuższy niż 18 znaków, w pole PLU skopiowanych zostanie pierwszych osiemnaście znaków kodu.
Nazwa – nazwa towaru wykorzystywana podczas współpracy z drukarką/ kasą fiskalną, o długości max. do 40 znaków. Przycisk Kopiuj nazwę towaru – pozwala na skopiowanie nazwy towaru z zakładki [Ogólne] (jeżeli ogólna nazwa towaru jest dłuższa niż 40 znaków, w pole Nazwa skopiowanych zostanie pierwszych 40 znaków). W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry znajduje się opcja Kontrola unikalności nazwy fiskalnej – jeżeli zostanie włączona, podczas próby zapisu karty towaru z wprowadzoną nazwą fiskalną, która już istnieje, program wygeneruje komunikat: W bazie istnieje już towar o nazwie fiskalnej: nazwa fiskalna.
Domyślny kod JPK_V7 – w tym miejscu można przypisać do pozycji cennika domyślny kod bądź procedurę, która ma za zadanie dodatkowo opisać dokument przesyłany do pliku JPK_V7. Wskazana procedura/ kod jest przenoszona na dokument handlowy. Możliwość przypisania konkretnych kodów zależy od ustawionej w programie daty bieżącej. Szczegóły na temat generowania deklaracji JKP_V7 są dostępne w biuletynie Jednolity plik kontrolny.
Uwaga
Na dokumentach handlowych wystawionych od lipca 2021 roku nie jest przenoszona procedura MPP.
URL – można tu wpisać adres do strony internetowej np. dostawcy.
Opis – dodatkowy opis towaru. Na opis przeznaczono 20000 znaków. Może on stanowić kontynuację nazwy i pojawiać się na wydruku Faktury Sprzedaży (parametr Kopiuj opis na fakturę).
Na samym dole tej zakładki wyświetlane są informacje o tym kto i kiedy założył i ostatni modyfikował kartę.
Dodatkowo na zakładce [Dodatkowe] mogą wyświetlać się pionowe zakładki:
[Intrastat] – pojawia się tylko na karcie towarów (nie dotyczy usług), jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Intrastat zaznaczono parametr Intrastat. Jest to grupa parametrów związana z wyliczaniem deklaracji Intrastat. Deklaracja Intrastat i zasady jej wyliczania zostały dokładnie opisane w artykule Deklaracje Intrastat.[SENT] – zakładka ta pojawia się na kartach towarów (nie dotyczy usług) po zaznaczeniu parametru w Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ SENT. Szczegóły zostały opisane w artykule System rejestracji i monitorowania przewozu towarów – SENT.[Akcyza] – zakładka ta pojawia się na kartach towarów (nie dotyczy usług) po zaznaczeniu parametru w Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/Akcyza – wyroby węglowe. Szczegóły dotyczące naliczania akcyzy na wyroby węglowe zostały opisane w artykule Podatek akcyzowy na wyroby węglowe.[CUKIER] – zakładka ta pojawia się na kartach towarów (nie dotyczy usług) po zaznaczeniu parametru w Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Opłata cukrowa. Szczegóły dotyczące naliczania tej opłaty zostały opisane w artykule Opłata cukrowa.
Pozycja cennika – dodatkowe zakładki
Formularz pozycji cennika - zakładka [Jednostki, EAN, VAT]
Na karcie zasobu możliwe jest wprowadzanie wielu jednostek pomocniczych dla jednego towaru.
Po kliknięciu na przycisk plusa użytkownik może wybrać z listy nową jednostkę pomocniczą. Na liście wyświetlą się wszystkie jednostki, które są wprowadzone w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Jednostki miary. Następnie w kolumnach Licznik i Mianownik należy podać stosunek w jakim pozostaje ona do jednostki podstawowej. Informacje te zostaną wyświetlone w kolumnie Przelicznik. Jednostki muszą być unikalne, tzn. że dana jednostka może wystąpić na towarze tylko raz.
Na zakładce [Jednostki, EAN, VAT] możliwe jest wskazanie jednostki, według której wyliczana będzie cena jednostkowa towaru (cena za określoną jednostkę miary) wyświetlana w e-Sklepie. Aby ją ustawić, należy wybrać Tak w kolumnie JM dla ceny jednostkowej na karcie towaru, na zakładce [Jednostki, EAN, VAT] w sekcji Pomocnicze jednostki miary.
Przykład
Jeżeli towar najczęściej sprzedawany jest w sztukach, natomiast opakowanie zbiorcze zawiera 10 szt. – podczas wpisywania jako jednostkę podstawową deklarujemy SZT, a jednostkę pomocniczą OPAK = 10/1 SZT.
W sytuacji odwrotnej, jeśli jednostką podstawową jest opakowanie - jako jednostkę pomocniczą deklarujemy SZT = 1/10 OPAK.
Po dodaniu jednostki możliwa jest edycja pól w kolumnach Jednostka pomocnicza, Licznik, Mianownik. Użytkownik może również skasować dowolną jednostkę pomocniczą, pod warunkiem, że nie jest powiązana z kodem EAN. Należy mieć jednak na uwadze, że jeżeli towar został wcześniej dodany na dowolny dokument, działanie takie nie jest wskazane. Poinformuje o tym odpowiedni komunikat: Towar posiada powiązane dokumenty. Zmiany jednostki miary mogą powodować zaburzenia w zasobach oraz analizach! Czy na pewno chcesz zmienić?
Dla poszczególnych jednostek miar przypisanych do towaru można zdefiniować wysokość, szerokość oraz długość w centymetrach. Informacje te są przenoszone do Comarch e-Sklep. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Współpraca z Comarch e-Sklep.
Podczas kopiowania karty towaru przenoszone są wszystkie jednostki pomocnicze.
Przy wystawianiu dokumentów możliwy jest wybór dowolnej jednostki pomocniczej. Cena zostanie wyświetlona dla jednostki pomocniczej zgodnie z przelicznikiem zdefiniowanym na karcie towaru.
Na tej zakładce można również przypisać dodatkowe kody EAN.
Kod wprowadzony na zakładce [Ogólne] zostanie automatycznie przeniesiony również na zakładkę [Jednostki, EAN, VAT] i ustawiony jako domyślny. Jego edycja lub usunięcie w jednym z tych miejsc, będzie skutkowała zmianami w drugim. Pozostałe kody można wprowadzać na zakładce [Jednostki, EAN, VAT]za pomocą ikony lub opcji dostępnych w menu pod przyciskiem :
Dodaj nowy – użytkownik może wprowadzić dowolny ciąg znaków. W polu tym można wprowadzić maksymalnie 40 znaków. Po wyłączeniu w menu System/ Konfiguracja Firmy/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN parametru Walidacja poprawności kodu EAN, poprawność struktury kodu nie jest sprawdzana i może on przyjąć dowolną wartość.
Generuj pierwszy wolny EAN – automatycznie nadany zostanie pierwszy wolny kod ean zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN.
Kody wprowadzone w programie muszą być unikalne.
Dla jednego towaru można zdefiniować równocześnie wiele kodow różnego rodzaju. Po wybraniu kodu należy przypisać mu dowolną jednostkę miary, która wczesniej została przypisana do towaru. Jedna jednostka może być powiązana jednocześnie z kilkoma kodami EAN. Użytkownik może wprowadzić dla każdego kodu opis – maksymylanie do 100 znaków. Pole to nie jest obowiązkowe. W kolumnie Domyślny możliwa jest zmiana domyślnego kodu EAN.
Wyszukiwanie pozycji. Na Liście Zasobów oraz Cenniku w filtrze aktywnym wprowadzono pole Kod EAN, dzięki któremu możliwe jest wyszukiwanie kart towarowych według dodatkowych kodów.
Dodawanie pozycji na dokumenty. Podczas dodawania towarów na dokumenty za pomocą edycji na liście oraz podniesienia formularza możliwe jest wyszukiwanie pozycji według dodatkowych kodów EAN. Podczas dodawania pozucji w polu kod można wpisac dowolny z wielu kodów przypisanych do towaru. Jeśli z kodem EAN powiazana jest jednostka inna niż podsawowa, pozycja zostanie dodana z tą jednostka, a cena zostanie przeliczona dla tej jednostki.
Na zakładce [Jednostki, EAN, VAT] możliwe jest wskazanie jednostki, według której wyliczana będzie cena jednostkowa towaru (cena za określoną jednostkę miary) wyświetlana w e-Sklepie. Aby ją ustawić, należy wybrać Tak w kolumnie JM dla ceny jednostkowej na karcie towaru na zakładce [Jednostki i kody] w sekcji Pomocnicze jednostki miary.
Procedura OSS
W przypadku ewidencjonowania dokumentów sprzedażowych w systemie procedury OSS, w tabeli Stawki VAT (procedura OSS) należy przypisać stawki VAT obowiązujące w poszczególnych Państwach Unii Europejskiej.
Jeżeli na dokument związany ze sprzedażą zostanie wybrany kontrahent z rodzajem transakcji Procedura OSS, to dla każdej pozycji dokumentu będzie proponowana stawka VAT z karty cennikowej, z zakładki [Jednostki, EAN, VAT], zgodnie z kodem kraju odbiorcy wybranego na dokumencie.
Formularz pozycji cennika – zakładka [Atrybuty]
W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość zdefiniowania atrybutów dla towaru, umożliwiających pamiętanie większej ilości parametrów związanych z towarem. Parametry takie to np. kolor towaru, numer seryjny, położenie w magazynie, waga, termin ważności, kod (numer katalogowy) u dostawcy itp. Wykorzystanie atrybutów na poszczególnych kartach zależy od potrzeb danego towaru. Dodatkowe atrybuty karty rozszerzają także możliwości analityczne programu. Możliwa jest zmiana kolejności atrybutów za pomocą strzałek, znajdujących się po prawej stronie formularza. Ustalona kolejność atrybutów jest przenoszona na dokumenty i wydruki.
Istnieje możliwość wydruku atrybutu na fakturze. Można więc na zdefiniowanym wydruku faktury drukować np. datę ważności towaru, wagę lub położenie w magazynie.
Dodatkowo atrybut może mieć opcję związany z kontrahentem. Oznacza to, że dla atrybutu jego wartość będzie inna dla każdego kontrahenta. Taka funkcjonalność może być wykorzystana np. W przypadku deklarowania list kodów towarów u różnych dostawców lub odbiorców.
Lista atrybutów skojarzonych z danym towarem jest obsługiwana przez standardowe przyciski: Dodaj, Usuń, Zmień.
Dodając nowy atrybut należy określić:
Atrybut – utworzona wcześniej definicja atrybutu. Lista atrybutów dla towaru jest dostępna w menu Ogólne/ Atrybuty (zakładka [Towaru]). Definicję można wybrać z listy zdefiniowanych wcześniej atrybutów dostępnej po wciśnięciu przycisku. Po wybraniu atrybutu część parametrów zostaje ustawiona zgodnie z definicją atrybutu.
Wartość – wartość atrybutu. Pole jest dostępne tylko w przypadku, gdy atrybut nie jest zależny od kontrahenta. W takim przypadku wartość parametru dla tego towaru jest zawsze taka sama.
Zależny od kontrahenta – parametr decyduje o tym czy wartość atrybutu dla towaru jest zawsze taka sama (parametr odznaczony), czy dla każdego kontrahenta jest inna (parametr zaznaczony).
W przypadku, gdy parametr zależy od kontrahenta w tabeli poniżej istnieje możliwość ustalenia jego wartości dla poszczególnych kontrahentów. Przycisk Dodaj umożliwia dodawanie kolejnych kontrahentów oraz określonych dla nich wartości atrybutu (np. kod kontrahenta - dostawcy oraz kod towaru u tego dostawcy). Listę kontrahentów w kolumnie Podmiot można wywołać wciskając prawy przycisk myszy lub klawisz <TAB> w pustym polu.
Oprócz kontrahentów istnieje możliwość zdefiniowania atrybutu dla innych podmiotów (pracownik, wspólnik, urząd, bank…). Zmiana typu podmiotu jest możliwa po wybraniu potrzebnej opcji z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki (obok Dodaj).
Język – opcja wyboru języka dostępna w module Handel Plus związana z funkcjonalnością wielojęzyczności opisaną w artykule Formularz pozycji cennika – zakładka [Języki].
Dokleić do opisu elementu – parametr odpowiada za kopiowanie atrybutu na wystawiane dokumenty:
jeśli parametr jest zaznaczony – podczas wpisywania towaru na dokument w pole Opis na formularzu pozycji automatycznie kopiowana jest ustalona dla tego towaru wartość atrybutu.
Jeśli parametr jest odznaczony – atrybut jest widoczny jedynie na karcie towaru, natomiast nie jest kopiowany w pole Opis podczas wpisywania towaru na dokument.
Kod atrybutu przed wartością – parametr jest dostępny tylko w przypadku, gdy zaznaczono wcześniej parametr Dokleić do opisu elementu:
jeśli parametr jest zaznaczony – podczas kopiowania wartości atrybutu na dokument równocześnie kopiowany jest jego kod (np. KOD DOSTAWCY RO333/2003, gdzie KOD DOSTAWCY to kod atrybutu, a RO333/2003 to wartość atrybutu ),
jeśli parametr jest odznaczony – na dokument kopiowana jest jedynie wartość atrybutu bez jego kodu (w powyższym przykładzie jedynie RO333/2003).
Przenosić na transakcję – jeśli parametr jest zaznaczony to atrybut wraz z wartością są przenoszone na odrębną zakładkę [Atrybuty] pozycji dokumentu.
Drukować na dokumencie – parametr związany z poprzednim. Jeśli jest zaznaczony to atrybut (po przeniesieniu na zakładkę [Atrybuty] pozycji transakcji) wraz z wartością są drukowane na dokumentach.
W przypadku atrybutu towaru można określić dodatkowy format atrybutu: binaria. Atrybut binarny pozwala na skojarzenie towaru z dowolnym plikiem (na przykład grafiką, obrazkiem itp.). Atrybuty binarne nie mogą być kopiowane na transakcje (dlatego pozostałe parametry są ukrywane).
Przy włączonym module Handel Plus na karcie atrybutu pojawia się sekcja Pozycje, zasoby z parametrami Przenosić na dostawy i Obowiązkowy. Funkcjonalność została dokładniej opisana w artykule Cechy dostaw.
Dodawanie załączników odbywa się na karcie towaru na zakładce [Atrybuty], w sekcji Zdjęcia i załączniki.
Zakładka Atrybuty na karcie towaru
W sekcji Zdjęcia i załączniki dostępne są kolumny:
Nazwa pliku/ścieżka/URL – nazwa pliku lub ścieżka, jeśli wybrano opcję link
Nazwa – zgodna z nazwą pliku, w przypadku dodawania pliku z dysku uzupełniana automatycznie, w przypadku dodawania z listy danych binarnych zgodna z nazwą danej binarnej
Typ – plik lub link
Typ pliku – program automatycznie rozpoznaje znane formaty i odpowiednio ustawia typ. Jeśli format nie zostanie rozpoznany wówczas ustawiony zostanie typ Inne.
Domyślnie lista typów zawiera następujące pozycje:
Grafika – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: bmp, gif, png, jpg
Word – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: doc, docx, docm, txt, rtf, odt
PDF – pliki pdf
Excel – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: xls, xlsx, xlsm,xlsb
Video – avi, mp4, mkv
Audio – mp3, wav
Flash – swf
Archiwa – zip, rar
Inne – w przypadku nierozpoznanego typu pliku
W przypadku, gdy skonfigurowany został e-Sklep/e-Sale, wszystko.pl widoczne są dodatkowe kolumny:
e-Sklep/e-Sale – opcja udostępnienia w e-Sklep, wybór TAK/NIE (opcja TAK niedostępna dla linków)
Uwaga
Konfiguracja Comarch e-Sklep jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus.
Jeśli dodawane są załączniki, a towar ma ustawioną opcję wysyłania do e-Sklep, to przed dodaniem pozycji pojawia się pytanie: Towar jest wysyłany do Comarch e-Sklep/e-Sale. Czy ustawić dla załączników parametr e-Sklep/e-Sale?Link – pole tekstowe do wprowadzania linku do zdjęcia (dozwolone znaki zgodnie ze specyfikacją URL).
Atrybut Alt – pole tekstowe do wprowadzania krótkiego opisu zdjęcia
Atrybut Rel – wartości na liście wyboru: brak (puste), nofollow. Określa, czy odnośnik do pliku ma znaczenie dla robotów sieciowych i czy mają za nim podążać
Atrybut Title – Pole tekstowe do wprowadzania rozszerzonego opisu o elemencie.
Dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajdują się kolumny:
Podgląd – kolumna, wktórej wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików/linków doc, xls, pdf itp. jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki.
Język – opcja wyboru języka dostępna w module Handel Plus związana z funkcjonalnością wielojęzyczności opisaną w artykule Formularz pozycji cennika – zakładka [Języki].
W tabeli Zdjęcia i załączniki dostępne są przyciski:
– Dodaj załącznik – Podgląd pliku – podgląd załącznika z pomocą domyślnego programu ustawionego dla danego typu pliku
– Usuń
Funkcja dodawania załącznika posiada trzy opcje:
Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy
Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy program wyświetla okno, w którym użytkownik może wyszukać lokalizację pliku i wskazać plik. Po zatwierdzeniu wyboru wskazany plik zostanie zapisany w bazie danych. Jeśli użytkownik zaznaczy więcej niż jeden plik, wówczas dodane zostaną wszystkie zaznaczone pliki. W oknie wyszukiwania plików domyślnie podpowiadają się pliki typu: pliki graficzne; zapamiętywana jest ostatnio wybierana ścieżka.
Wybór opcji spowoduje, że załącznik trafia od razu na listę danych binarnych i zostaje zapisany w bazie.
Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać, że:
w kopii bezpieczeństwa wykonywanej z poziomu programu będą zapamiętane również pliki z załącznikami
zapisywanie plików w bazie danych powoduje jej szybki przyrost.
Wskaż plik na dysku i zapisz link
Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz link rejestrowane jest powiązanie załącznika z plikiem, który jest zapisany na dysku komputera. W efekcie w bazie danych ten plik nie jest zapisany, a jedynie zapamiętana jest ścieżka dostępu do pliku.
Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać o tym, że:
pliki NIE BĘDĄ archiwizowane wraz z kopią bezpieczeństwa bazy danych (w kopii będą zapamiętane tylko ścieżki dostępu),
powiązanie dokumentów jedynie w postaci linków nie powoduje szybkiego przyrostu baz danych.
Wybierz z listy danych binarnych
Wybierając opcję Wybierz z listy danych binarnych otwierane jest okno danych binarnych, na którym możliwe jest wskazanie zapisanych już w bazie danych binarnych.
Okno z listą danych binarnych posiada kolumny:
Zaznaczeń, dzięki czemu możliwe jest równoczesne dodawanie wielu danych binarnych przez zaznaczenie wybranych pozycji.
Podgląd - w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików doc, xls, pdf jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki.
Nazwa – nazwa danej binarnej
Nazwa pliku - nazwa pliku
Na oknie istnieje też możliwość podglądu widoku pliku, na którym aktualnie jest umieszczony kursor. Opcja podglądu ma możliwość ukrycia lub zwinięcia. Domyślnie podgląd jest ukryty po prawej stronie listy, gdzie widnieje pasek Podgląd – kliknij, aby wyświetlić okienko podglądu pliku. Po kliknięciu w pasek rozwijany jest panel, w którym widoczny jest podgląd pliku. W panelu widoczne jest zdjęcie (grafika), w przypadku innych plików wyświetla się standardowa ikona obrazująca rodzaj piku. Położenie panelu może być przez użytkownika zmieniane. Aby zadokować panel z innej strony okna należy go „złapać” i przeciągnąć w inną lokalizację. Dodatkowo panel wyposażony jest w przycisk pinezki: jeśli pinezka jest „wyciśnięta” po ustawieniu kursora z powrotem na liście danych binarnych panel jest zwijany. Jeśli pinezka jest „wciśnięta” – panel jest na stałe dokowany.
Na liście załączników istnieje również możliwość dodania załącznika za pomocą menu kontekstowego, dostępnego pod prawym przyciskiem myszy. Z tego poziomu dostępne są opcje: Dodaj (odpowiadająca opcji: Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy), Wskaż plik na dysku i zapisz link, Wybierz z listy danych binarnych.Atrybuty binarne a załączniki
Dodanie atrybutu binarnego do towaru i przypisanie mu jakiejś wartości binarnej powoduje automatyczne pojawienie się tej danej binarnej na liście załączników. Usunięcie atrybutu binarnego nie usuwa załącznika. Załącznik można usuwać z listy załączników. Nie można też usuwać załącznika powiązanego z atrybutem binarnym, wcześniej konieczne będzie usunięcie atrybutu.
W związku z przeniesieniem danych binarnych z atrybutów binarnych do załączników w trakcie konwersji bazy wszystkie wartości atrybutów binarnych powiązanych z danym towarem trafią do załączników na tych towarach.
Jeśli atrybut binarny miał zaznaczony parametr Udostępniaj w e-Sklep wówczas dana binarna, która była podpięta do takiego atrybutu zostanie oznaczona w załącznikach, jako wysyłana do e-Sklepu.
Formularz pozycji cennika – zakładka [e-Sklep]
Na zakładce e-Sklep znajdują się parametry dotyczące współpracy z Comarch e-Sklep, Comarch e-Sale.
Uwaga
Konfiguracja Comarch e-Sklep/ e-Sale jest możliwa tylko na licencji Handel lub Handel Plus.
W przypadku współpracy programu z Comarch e-Sklep/e-Sale na zakładce [e-Sklep] mamy cztery pionowe zakładki: [Główne], [Dodatkowe]oraz [Wspólne].
Na zakładce [Główne] znajdują się parametry związane z współpracą programu z Comarch e-Sklep/Comarch e-Sale, Grupa domyślna. Oprócz grupy domyślnej definiujemy tu języki dla wybranego sklepu oraz status dostępności i atrybuty czasowe (dotyczy tylko Comarcgh e-Sklep). Jeżeli chcemy aby towar udostępniany był w większej ilości sklepów to możemy dla ułatwienia skorzystać z kopiowania danych z już ustawionego sklepu korzystając z przycisku .
Grupa domyślna - mamy możliwość wyboru domyślnej grupy. W polu tym nie może być wybrana Grupa główna oraz grupa, która jest węzłem głównym dla danego sklepu (wybrana w konfiguracji sklepu). Grupa musi zawierać się w drzewie, które jest wysyłane do sklepu.
W przypadku zdefiniowania rabatu towaru typu grupa towarowa (z poziomu zakładki [Ogólne/Rabaty]), w Comarch e-Sklep rabat zostanie uwzględniony dla towarów znajdujących się w grupie rabatowanej, jeśli jest ona wybrana jako ich grupa domyślna.
Jeżeli towar jest przypisany do kilku grup, ale na jego karcie zostanie określona grupa domyślna, po wybraniu tego towaru z wyszukiwarki (prostej lub zaawansowanej) w e-Sklep, otworzy się karta towaru ze ścieżką do grupy domyślnej.
Operator – wybrany operator będzie prezentowany w e-Sklepie jako Opiekun towaru. Z poziomu konfiguracji: Firma/Program/Użytkowe/Operatorzy należy wprowadzić dane operatora – imię i nazwisko, adres e-mail, telefon oraz zdjęcie.
W zakładce [Dodatkowe] możemy wybrać jednostki pomocnicze (wcześniej zdefiniowane na zakładce [Jednostki i kody]), które mają być wysyłane do wybranego z listy sklepu internetowego. Możemy zaznaczyć jedną z jednostek jako jednostkę domyślną. Jeżeli jedna z jednostek pomocniczych ustawiona będzie jako domyślna to w Comarch e-Sklep będą dostępne tylko jednostki pomocnicze a dodatkowo będzie widoczna cena za jednostkę podstawową. Do e-Sale wysyłana jest jednostka z zakładki Ogólne.
Na zakładce [Wspólne] jest parametr Towar nadrzędny z możliwością wskazania innego towaru, który będzie służył w e-Sklepie do łączenia ze sobą tych samych towarów ale o różnych atrybutach np. butów o różnych rozmiarach. Dodatkowo na liście zasobów i cenniku będzie można dodać kolumnę towar nadrzędny i użyć jej jako podstawy grupowania.
Przy dodawaniu atrybutu do towaru oprócz zaznaczenia parametru udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale, mamy możliwość zaznaczenia parametru atrybut grupujący w Comarch e-Sklep. Taki parametr powinien być zaznaczony na pogrupowanych towarach (towarze nadrzędnych i towarach podrzędnych). Towary zgrupowane będą widoczne jako jeden towar po stronie Comarch e-Sklep, na którym będzie widoczna lista z wartościami atrybutu grupującego. Po wyborze wartości, wyświetlą się dane dla konkretnej kartoteki, do której ta wartość atrybutu jest przypisana. Dla każdego atrybutu grupującego wyświetlana jest oddzielna lista.
Szczegółowy opis współpracy Comarch ERP Optima z Comarch e-Sklep został opisany w artykule Współpraca z Comarch e-Sklep, natomiast szczegóły współpracy z Comarch e-Sale zostały opisane w artykule Współpraca z Comarch e-Sale.
Formularz pozycji cennika – zakładka [Receptury]
Zakładka ta pojawia się tylko wtedy, gdy mamy do czynienia z towarem złożonym lub usługą złożoną.
Na zakładce tej wyświetlana jest lista receptur i ich skład. W tym celu okno zostało podzielone na dwie części. W oknie górnym wyświetlana jest lista receptur i tylko jedna z nich może mieć domyślna. Receptury towaru złożonego można kopiować poprzez kombinację klawiszy <CTRL> + <INSERT> lub <CTRL> oraz przycisk . W momencie produkcji możliwa jest zmiana domyślnej receptury lub nawet modyfikacja wybranego składu w oknie poniżej wyświetlana jest lista składników związanych z daną recepturą.
Na zakładce tej znajdują się następujące przyciski i klawisze:
- dodanie receptury<INSERT> lub polecenie Dodaj z menu kontekstowego - umożliwia dodanie nowej receptury. Po wciśnięciu przycisku pojawia się formularz receptury, w którym należy wypełnić kod, nazwę, jednostkę miary i ilość dla której definiujemy skład. W przypadku receptur o zbliżonym składzie można wykorzystać kombinację klawiszy <CTRL> , która powoduje kopiowanie receptury.
- edycja pozycji<CTRL>+<ENTER> - umożliwia podgląd i zmianę danej receptury.
Formularz towaru/usługi
W programie mamy do czynienia z towarami i usługami. W module Faktury dostępne są tylko usługi proste, w modułach Handel, Handel Plus dostępne są również towary proste, towary złożone i usługi złożone. Wygląd i zawartość formularza zależy od statusu danej pozycji:
formularz towaruprostego zbudowany jest z zakładek: [Ogólne], [Dodatkowe], [Jednostki, EAN, VAT], [Atrybuty], [Zasoby],[Rezerwacje], [Zamówienia], [Grupy], [Zamienniki], [e-Sklep] (w przypadku współpracy programu z e-Sklep/ e-Sale, [wszystko.pl] w przypadku współpracy programu z platformą wszystko.pl [Języki](dla modułu Handel Plus) oraz [Zestawy].
formularz usługi prostej zbudowany jest z zakładek: [Ogólne], [Dodatkowe], [Jednostki, EAN, VAT], [Atrybuty], [Grupy], [e-Sklep] (w przypadku współpracy programu z e-Sklep/ e-Sale), [wszystko.pl] w przypadku współpracy programu z platformą wszystko.pl [Języki] (zakładka dostępna w module Handel Plus) oraz [Zestawy] (zakładka niedostępna w modułach Handel, Handel Plus).
formularz zasobu złożonego (zarówno towaru jak i usługi) dodatkowo posiada zakładkę [Receptury], pozwalającą na wpisanie receptur dla danego produktu.
Formularz obsługują standardowe przyciski obsługi. Ponadto na formularzu pozycji cennika działają następujące przyciski:
– zapis wprowadzonych zmian,– zamknięcie okna bez zapisu wprowadzonych zmian.
W pasku zadań znajdują się przyciski:
Rabaty – umożliwia ustalanie rabatów obowiązujących dla danego towaru. Więcej na ten temat można znaleźć w artykule Udzielanie rabatów.
Historia towaru przedstawia w formie listy wszystkie dokumenty, na których występował dany towar/usługa. Dokumenty wyświetlane na tej liście można ograniczyć, poprzez zastosowanie filtra. Szczegółowe informacje na temat raportu są dostępne w artykule Historia towaru.
Uwaga
Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości wprowadzania zmian na istniejących kartach towarów i usług (menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy ‑ formularz operatora, zakładka [Parametry]).
Formularz pozycji cennika – zakładka [Zasoby]
Zakładka [Zasoby] jest aktywna tylko w przypadku, gdy daną pozycję cennika zdefiniujemy jako towar.
W zależności od wybranej metody rozliczania magazynu zakładka Zasoby może przyjmować różną formę. Dla metody FIFO i LIFO na liście tej pojawią się zapisy przedstawiające kolejne, dostępne na magazynie dostawy towaru. W przypadku metody AVCO (średnich ważonych) będzie to tylko jeden zapis przedstawiający aktualny stan towaru na magazynie (ilość i wartość).
Dla metody FIFO i LIFO zakładka ta przedstawia listę wszystkich dostępnych dostaw. Zakładka [Zasoby] dostarcza następujących informacji:
Magazyn – na który towar został przyjęty
Typ - dokumentu na podstawie którego towar wpłynął na magazyn
Dostawca– kod dostawcy towaru
Data dostarczenia – data przyjęcia towaru do magazynu. W przypadku przesuwania towaru z jednej dostawy dokumentem MM wielokrotnie, data ta zmienia się tylko po pierwszym przesunięciu międzymagazynowym.
Numer dokumentu źródłowego– numer dokumentu u dostawcy
Numer dokumentu – jest to numer nadany przez system Comarch ERP OptimaIlość - aktualna ilość towaru na magazynie
Wartość – wartość towaru na magazynie
Cena – cena zakupu (podana informacyjnie)
W module Handel Plus wyświetlane są dodatkowo poszczególne partie dla każdej z dostawy wraz z kolumnami zawierającymi wartości cech je opisujących. Funkcjonalność opisana została dokładniej w artykule HandelPlus.
Formularz pozycji cennika - zakładka [Zestawy]
W programie możliwe jest tworzenie Zestawów Promocyjnych, dzięki którym w ramach sprzedaży określonego towaru głównego (lub usługi) objętego promocją, można zaoferować klientowi pakiet dodatkowych towarów i usług w obniżonej cenie.
Na zakładce znajduje się lista wszystkich zestawów promocyjnych dla tego towaru. Po kliknięciu na wybrany Zestaw w dolnej części okna wyświetlą się jego pozostałe elementy.
Zasady tworzenia zestawów zostały opisane w artykule Zestawy promocyjne.
Matryca stawek VAT
Na mocy ustawy z 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, od 01.07.2020 r. należy stosować nową matrycę stawek VAT opartą na tzw. nomenklaturze scalonej (CN) albo Polską Klasyfikację Obiektów Budowlanych (PKOB) w zakresie towarów oraz aktualną Polską Klasyfikację Wyrobów i Usług (PKWiU 2015) w zakresie usług. W związku z powyższym, w programie dostępne są następuje ułatwienia:
automatyczne przypisanie do towarów kodów CN na podstawie numerów PKWiU 2015 (kody CN, których nie ma w programie, zostaną dopisane do listy kodów CN).
przypisanie do kodów CN stawki VAT.
zaktualizowanie stawek VAT towarów w oparciu o stawki VAT przypisane do kodów CN.
Przypisanie do towarów kodów CN na podstawie numerów PKWiU 2015
W menu Ogólne/ Cennik, na górnej wstążce programu pod ikoną Funkcje dodatkowe/ Karty cennikowe znajduje się funkcja przypisania do towarów kodów CN (zgodnych z nową nomenklaturą) na podstawie numerów PKWiU 2015:
Uwaga
Uwaga: Funkcja Przypisanie kodów CN na podstawie PKWiU 2015 jest aktywna po zalogowaniu na moduł Comarch ERP Optima Handel/ Handel Plus.
Funkcja – Przypisanie kodów CN na podstawie PKWiU 2015
Funkcja jest wykonywana dla wszystkich pozycji cennikowych o typie towar.
Po jej wywołaniu do towarów, na podstawie przypisanych do nich numerów PKWiU 2015, zostaną nadane kody CN (zgodnie z kluczem powiązań Głównego Urzędu Statystycznego: PKWiU2015 – CN https://stat.gov.pl/Klasyfikacje/doc/pkwiu_15/index.html):
kody CN, których nie ma w programie, zostaną automatycznie dopisane do listy kodów CN wraz z przypisanym do nich Opisem (menu Ogólne/ Inne/ Kody CN).
Uwaga
Uwaga: Jeśli numer PKWiU 2015 posiada wiele kodów CN, do towaru zostanie automatycznie przypisany pierwszy kod CN. Użytkownik musi zweryfikować poprawność przypisania takiego kodu CN do towaru.
Operacja przypisania kodów CN jest nieodwracalna. Aby mieć wgląd do danych sprzed konwersji, przez rozpoczęciem należy wykonać kopię bezpieczeństwa bazy danych.
Kody CN nie zostaną uzupełnione dla towarów, które posiadają numery PKWiU niezgodne z nomenklaturą 2015.
Po zakończeniu procesu, w Raporcie konwersji przedstawione zostaną wyniki operacji z podziałem na pozycje cennika, dla których:
kod PKWiU nie został rozpoznany.
należy zweryfikować kod CN (kod CN został uzupełniony na karcie towaru, ale jest niezgodny z nową matrycą kodów CN lub dla PKWiU 2015 jest przypisanych wiele kodów CN),
nie napotkano problemów podczas ustawiania kodu CN.
Uwaga
Uwaga: Funkcja Przypisanie kodów CN na podstawie PKWiU 2015 jest niedostępna dla operatora mającego zakaz dodawania kodów CN (karta operatora, zakładka [Blokady dostępu] – procedura Formularz kodów CN).
Stawki VAT dla kodów CN
Dla kodu CN można przypisać stawkę VAT z poziomu formularza:
Bądź z listy kodów CN, dla zaznaczonych pozycji – poprzez operacje seryjne,:
W oknie Ustaw stawkę VAT dla kodów CN należy wybrać Stawkę VAT, funkcja zostanie wykonana po naciśnięciu przycisku – Wykonaj.
Stawka VAT poszczególnych kodów jest wyświetlana na liście kodów CN.
Stawki VAT towarów na podstawie stawek VAT kodów CN
Podczas dodawania nowej pozycji cennika, po uzupełnieniu kodu CN, do towaru zostanie przypisana stawka VAT sprzedaży i zakupu zgodna ze stawką VAT kodu CN.
Na liście towarów w menu Ogólne/ Cennik oraz Handel/ Zasoby, w operacji seryjnej Zmiana stawki VAT istnieje możliwość aktualizacji stawek VAT towarów na podstawie stawek VAT przypisanych do kodów CN:
Operacja seryjna działa dla pozycji zaznaczonych na liście. Po jej wykonaniu za pomocą przycisku , stawki VAT towarów zostaną zaktualizowane zgodnie ze stawką VAT przypisaną do kodów CN.
Jeśli kod CN nie posiada stawki VAT, na towarze nie zostanie wykonana aktualizacja stawki VAT.
Na liście towarów w menu Ogólne/ Cennik oraz Handel/ Zasoby dostępne są kolumny VAT (od sprzedaży), VAT od zakupu oraz Kod CN.
Kody CN na wydrukach Faktur
Na wydrukach Faktur Pro Forma, Faktur Zaliczkowych, Faktur Sprzedaży i na korektach w kolumnie Kod CN/ PKWiU drukowany jest kod CN znajdujący się na karcie towaru. Jeżeli jednak na pozycji dokumentu, jest zapisany kod PKWiU, to w tej kolumnie zostanie wydrukowany kod PKWiU.
Formularz pozycji cennika – zakładka [Języki]
Zakładka jest dostępna tylko dla użytkowników modułu Handel Plus.
Na zakładce znajduje się tabelka z trzema kolumnami: Język, Nazwa i Opis. Kolejne pozycje można dodawać ikoną , po jej naciśnięciu pojawi się okno, na którym będzie możliwość wyboru języka, wpisania nazwy i opisu towaru w wybranym języku.
Pole Nazwa jest wymagane i bez jego wypełnienia program nie pozwoli na zapis języka, opis może pozostać pusty.
Przycisk Kopiuj nazwę i opis z towaru pozwala na przeniesienie nazwy towaru z zakładki [Ogólne] i opisu z zakładki [Dodatkowe] z formularza towaru odpowiednio do pól Nazwa i Opis na formularzu Języki obce.
Uwaga
Na wydruku EKO Faktury w języku angielskim nazwa i opis towaru są pobierane z zakładki [Języki].
Formularz pozycji cennika – zakładka [Zamienniki]
Opcja zamienników umożliwia zapisanie powiązania pomiędzy towarem a innymi towarami, które mogą być stosowana zamiennie. Daje to możliwość wybrania towaru zamiennego w sytuacji, kiedy towaru szukanego nie ma na magazynie lub przykładowo klient pyta o zamiennik (za wysoka cena, inny producent).
Uwaga
Zamienniki można przypisywać tylko dla pozycji cennikowych mających status towaru. Nie można przypisywać zamienników dla usług.
Lista zamienników tworzona jest z poziomu zakładki [Zamienniki]. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski:
Dodaj –umożliwi dodanie zamienników. Jeśli na liście cennikowej nie zaznaczono pozycji, do towaru dodawany jest zamiennik, na którym ustawiony jest kursor.Po zaznaczeniu towarów, które mają zostać dopisane do listy zamienników i naciśnięciu opcji Wybierz, wyświetlane jest pytanie: Czy dodawany zamiennik jest obustronny?
Uwaga
Jako zamiennik może być podany tylko towar. Pozycje o statusie usługi nie mogą być wymieniane jako zamienniki.
Usuń – powoduje usunięcie zamiennika.
Zarówno w przypadku kopiowania karty towaru, jak i importu cennika z innej bazy danych (menu Narzędzia) – kopiowana jest również lista zamienników.
W programie istnieje możliwość ustalania priorytetów dla kolejnych zamienników, poprzez odpowiednie ustawianie ich na liście zamienników. Przesuwanie pozycji w górę/ w dół następuje przy użyciu przycisków i bądź poprzez przeciągnięcie pozycji myszką w wybrane miejsce. Podczas wystawiania dokumentów zamienniki na liście pojawią się w kolejności ustalonej na tej zakładce.
Formularz pozycji cennika – zakładka [Grupy]
Użytkownik ma możliwość tworzenia grup wielopoziomowych, czyli hierarchicznego indeksu towaru. Lista grup, w postaci drzewa, jest dostępna w menu Ogólne/ Grupy towarowe. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski:
Dodaj – dodaje nową grupę. Nowa grupa jest zawsze dodawana jako „podgrupa” dla tej, na której ustawiony jest aktualnie kursor. Dodając nową grupę należy podać obowiązkowo jej Kod i opcjonalnie Nazwę.
Zmień – umożliwia podgląd i modyfikację szczegółów dotyczących grupy (akronim i nazwa).
Usuń – umożliwia usunięcie grupy z listy. Usunięcie jest możliwe tylko w przypadku, gdy:
do grupy nie jest przypisana żadna pozycja cennikowa,
do grupy nie są przypisane żadne podgrupy.
Program automatycznie tworzy Grupę główną, której nie można modyfikować ani usunąć.
Towar można przypisać do wielu grup asortymentowych. Przypisanie do grupy może odbywać się z poziomu karty cennikowej – zakładka [Grupy]. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj i Usuń. Możliwe jest także seryjne przypisanie towarów do grupy (z poziomu Cennika lub Listy zasobów – funkcjonalność opisana szerzej w artykule Cennik).
Po przypisaniu towaru do grupy w oknie widoczna jest cała „ścieżka” – grupa, do której towar został przypisany wraz ze wszystkimi grupami nadrzędnymi.
Każdy towar powinien mieć przypisaną grupę domyślną. Przypisanie grupy domyślnej jest możliwe na zakładce [Ogólne] lub seryjnie (z poziomu Cennika albo Listy zasobów). Przypisanie grupy domyślnej towaru powoduje, że jest ona automatycznie widoczna na zakładce [Grupy]. Brak podpięcia towaru do jakiejkolwiek grupy oznacza podpięcie go do Grupy Głównej i ustawienie tejże grupy jako domyślnej. Nie ma natomiast możliwości usunięcia z zakładki [Grupy] grupy towarowej, która jest jednocześnie grupą domyślną pozycji cennika.
Uwaga
Analizy oraz rabaty zdefiniowane w programie działają w oparciu o grupy domyślne. Wyliczając raport dla wybranej grupy towarowej – uwzględnione zostaną tylko te towary, które grupę tą mają przypisaną jako grupę domyślną.
Formularz pozycji cennika – zakładka [Rezerwacje]
Zakładka [Rezerwacje] jest aktywna tylko w przypadku, gdy daną pozycję cennika zdefiniujemy jako towar.
W programie istnieje możliwość rezerwowania towaru dla danego odbiorcy. Zakładka ta przedstawia listę wszystkich rezerwacji wystawionych na ten towar. Poprzez wybór odpowiedniego magazynu, lista rezerwacji może dotyczyć tylko tego wybranego magazynu. Istnieje również możliwość wyświetlenia rezerwacji dokonanych przez wybranego kontrahenta. W tym celu należy zaznaczyć pole Wybrany kontrahent, uaktywni się klawisz , którego przyciśnięcie spowoduje wyświetlenie listy wszystkich kontrahentów. Po wybraniu właściwego odbiorcy lista zostanie zawężona do złożonych przez niego rezerwacji.
Na liście zamówień mogą też znaleźć się dokumenty FS (Faktura Sprzedaży), dla których nie został wygenerowany dokument WZ (wydanie zewnętrzne).
Lista zawiera takie informacje jak:
Magazyn – symbol magazynu którego dotyczy rezerwacja.
Typ – dokumentu rezerwującego towar. Kolumna ta może przyjąć następujące wartości:
PA – rezerwacja bezterminowa powstała na podstawie paragonu,
FS – rezerwacja bezterminowa powstała na podstawie faktury sprzedaży,
RO – rezerwacja terminowa na podstawie dokumentu rezerwacji odbiorcy.
Numer dokumentu – numer dokumentu rezerwującego towar.
Data – wystawienia dokumentu rezerwującego towar.
Kontrahent – kod kontrahenta, który dokonał rezerwacji.
Rezerwacja – ilość zarezerwowanego towaru. Ilości w kolumnie Rezerwacja pobierane są z:
Faktury Sprzedaży rezerwującej towar, która nie jest powiązana z Wydaniem Zewnętrznym,
Rezerwacji Odbiorcy, z kolumny Pozostaje. Tym samym wyświetlana jest ilość pozostająca do realizacji.
Wyświetlane są również przeterminowane dokumenty RO, które nie zostały jeszcze zrealizowane lub zamknięte.
Termin – termin rezerwacji. Po tym terminie towar zostaje odblokowany. Jeśli termin nie jest podany (rezerwacja bezterminowa) oznacza to, ze rezerwacja wynika z dokumentu sprzedaży FS/ PA zapisanego do bufora.
Formularz pozycji cennika – zakładka [Zamówienia]
Zakładka [Zamówienia] aktywna tylko w przypadku, gdy daną pozycję cennika zdefiniujemy jako towar.
W programie istnieje możliwość zamówienia towaru u danego dostawcy. Zakładka ta przedstawia listę wszystkich zamówień wystawionych na ten towar. Poprzez wybór odpowiedniego magazynu, lista zamówień może dotyczyć tylko tego wybranego magazynu. Istnieje również możliwość wyświetlenia zamówień dokonanych przez wybranego kontrahenta. W tym celu należy zaznaczyć pole Wybrany kontrahent, uaktywni się klawisz, którego przyciśnięcie spowoduje wyświetlenie listy wszystkich kontrahentów. Po wybraniu właściwego dostawcy lista zostanie zawężona do złożonych u niego zamówień.
Na liście zamówień mogą też znaleźć się dokumenty FZ (faktura zakupu), dla których nie został wygenerowany dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne).
Lista zawiera takie informacje jak:
Magazyn – symbol magazynu którego dotyczy rezerwacja
Typ – dokumentu powodującego zamówienie towaru
Numer dokumentu – numer dokumentu rezerwującego towar
Data – wystawienia dokumentu rezerwującego towar
Kontrahent – kod kontrahenta, u którego dokonaliśmy zamówienia
Zamówienie – ilość zamówionego towaru
Termin – termin zamówienia. Po tym terminie towar zostaje odblokowany.
Wydanie zewnętrzne
Wydania zewnętrzne
Co należy wiedzieć o Wydaniach Zewnętrznych
Wydania zewnętrzne to dokumenty, które powodują zmianę ilości i wartości magazynu.
Uwaga
Wszystkie Wydania Zewnętrzne, zatwierdzone na stałe i te w buforze, powodują zmianę ilości w magazynie i ilości dostępnej.
Dokumenty WZ powinny być skojarzone z Fakturą Sprzedaży. Kojarzenie może być wykonywane na różne sposoby:
możemy wystawić FS i w chwili zatwierdzania automatycznie utworzyć dokument WZ,
możemy wystawić FS, zatwierdzić ją i dopiero potem utworzyć dokument WZ (w chwili wydania towaru),
możemy wystawić WZ i w chwili zatwierdzenia automatycznie zostanie utworzona Faktura Sprzedaży (widoczna będzie na liście Faktur Sprzedaży),
możemy zatwierdzić WZ i dopiero potem wystawić do niej Fakturę Sprzedaży.
Ten ostatni mechanizm – zatwierdzenia WZ bez automatycznego tworzenia FS – daje możliwość ewidencjonowania wydań towarów bez konieczności natychmiastowego wystawiania Faktury Sprzedaży. Dzięki temu można wystawić kilka dokumentów dla tego samego klienta, a później przekonwertować je do jednego dokumentu sprzedaży.
Warunki powodzenia takiej operacji to:
zgodność algorytmu – muszą być wyliczane wg tego samego algorytmu (netto lub brutto),
wskazane WZ nie mogą być w buforze ani anulowane.
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne znajduje się parametr Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych:
w edycji przed zapisem – przy próbie dodania pozycji, której brakuje na magazynie na dokument WZ, RW, MM lub FS/PA z opcją pobrania towaru z magazynu, użytkownik otrzyma informację o brakującej ilości (towar nie zostanie dodany na dokument). Podczas weryfikacji ilości program bierze pod uwagę ilość dostępną towaru (pomniejszoną o rezerwacje) jeśli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje jest zaznaczona opcja Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, jeśli nie jest zaznaczona, sprawdzana jest całkowita ilość.
przy akceptacji pozycji (przez bufor) – parametr dotyczy akceptacji pozycji na dokumentach rozchodowych w buforze. W trakcie dopisywania pozycji program sprawdza ilość towaru Każde dopisanie pozycji powoduje automatyczne zapisanie dokumentu do bufora. Należy pamiętać, że po dopisaniu pozycji i wycofaniu się z wystawianego dokumentu, dokument ten i tak pojawi się na liście (będzie w buforze). Włączenie tego parametru, w niektórych przypadkach, może spowolnić pracę.
Lista Wydań Zewnętrznych
Listę wystawionych WZ uruchamiamy z menu – Handel/ Wydania zewnętrzne. Na ekranie wyświetlone zostaną wszystkie wystawione wcześniej dokumenty. Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
Każda pozycja listy standardowo zawiera:
Numer dokumentu – numer dokumentu nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji
Status – wkolumnie wyświetlane są informacje na temat dokumentów powiązanych z WZ:
Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
FS – dokument jest powiązany z Fakturą Sprzedaży,
PA – dokument jest powiązany z Paragonem,
RO – dokument został utworzony z Rezerwacji Odbiorcy,
PF – dokument został utworzony z Faktury Pro Forma.
Magazyn – magazyn, z którego wydano towar.
Kontrahent – kod kontrahenta, któremu wydano towar.
NIP – numer NIP kontrahenta.
Data wydania – data wydania towaru z magazynu.
Netto – wartość netto dokumentu Wydania Zewnętrznego.
Wartość zakupu – koszt zakupu towarów umieszczonych na Wydaniu Zewnętrznym oraz usług (w sytuacji, kiedy koszt został zadeklarowany na karcie usługi, na zakładce [Dodatkowe] w polu Koszt usługi lub wprowadzony na pozycji dokumentu, na zakładce [Szczegóły] w polu Koszt zakupu).
Lista Wydań Zewnętrznych
W oknie dostępne są przyciski:
– księgowanie na konta księgowe. Księgowanie dotyczy zatwierdzonych i zaznaczonych dokumentów. Po wciśnięciu przycisku program pyta o schemat księgowy.
– korekta ilościowa lub wartościowa Wydania Zewnętrznego:
nie można korygować WZ będących w buforze,
korygować można tylko dokumenty niezwiązane z Fakturą Sprzedaży/Paragonem,
korekta WZ skojarzonego z FS/PA możliwa jest jedynie poprzez korektę dokumentu handlowego, która spowoduje automatyczne wygenerowanie korekty do WZ. Przycisk „Utworzenie faktury sprzedaży” – utworzenie faktury sprzedaży. Fakturę Sprzedaży można utworzyć z jednego lub kilku Wydań Zewnętrznych wystawionych dla danego kontrahenta i dotyczących tego samego magazynu. Nowo utworzona Faktura Sprzedaży jest zapisywana do bufora (podlega edycji).
- przekształcenie do Paragonu. Do Paragonu mogą być przekształcane tylko dokumenty WZ liczone algorytmem „od brutto”.
- tworzenie dokumentu kaucyjnego. Przycisk jest widoczny tylko w przypadku, gdy firma wykorzystuje funkcję obrotu opakowaniami kaucjonowanymi (menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje).
– Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
zmianę kategorii dokumentu.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
Formularz WZ – obsługa
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo TUTAJ.
Formularz WZ: zakładka Ogólne
Zgromadzone tu informacje jednoznacznie określają kontrahenta, dla którego wystawiany jest dokument, daty wystawienia oraz określają ilość i wartość wydanych zasobów.
Dokument – typ dokumentu w klasie Wydanie zewnętrzne, decyduje o sposobie numeracji dokumentu. Schematy numeracji określamy w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Wydania zewnętrzne. Listę dostępnych schematów uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku Dokument. Numer – w zależności od wybranego schematu numeracji może składać się z trzech do pięciu sekcji. Standardowe schematy numeracji dla WZ nie posiadają sekcji seria. Jeśli użytkownik stworzył lub zmodyfikował schemat numeracji i umieścił w nim sekcję seria to w momencie wystawiania nowego dokumentu zaproponowana zostanie domyślna seria dla tego typu dokumentu. Jeśli domyślna seria nie została wybrana zostanie zaproponowana pierwsza seria z listy. Użytkownik ma możliwość zmiany serii. W tym celu należy wcisnąć przycisk strzałki umieszczony obok sekcji z serią i z listy wybrać właściwą.
W polu odpowiedzialnym za numer kolejny pojawi się napis AUTO. Po zapisaniu dokumentu na trwałe lub do bufora, pole to zostanie wypełnione przez numer kolejny. Użytkownik może wpisać numer z klawiatury. Program zadba o unikalność numerów i w przypadku istnienia dokumentu o takim numerze nie pozwoli go zapisać.
Kontrahent – kod kontrahenta, dla którego wystawiamy dany dokument. Pole uzupełniamy ręcznie wpisując kod kontrahenta zapisanego w bazie danych, wybierając z listy kontrahentów jaka proponuje się po wciśnięciu przycisku Kontrahent lub wybierając z listy pracowników, banków, wspólników i urzędów, dostępnych w menu rozwijanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku. Po wybraniu kontrahenta, który ma przeterminowane płatności pojawia się informacja o tym fakcie.
Kategoria – przepisuje się tutaj kategoria sprzedaży związana z danym kontrahentem. Po wciśnięciu przycisku Kategoria program standardowo zaproponuje listę kategorii typu przychód.
Data wystawienia – data wystawienia dokumentu. Według tej daty następuje księgowanie dokumentów do księgowości kontowej
Data wydania – data faktycznego wydania towaru z magazynu. Zapisując dokument program sprawdza czy w tym dniu była (jest) wystarczająca ilość towaru na magazynie aby można było dokonać wydania ilości wynikającej z dokumentu.
Dokument liczony od – netto/brutto. Decyduje o sposobie wyliczania podatku VAT.
Netto – program zlicza wartość netto pozycji wg odpowiednich stawek VAT i wylicza podatek jako % tych sum. Wartość brutto dokumentu jest sumą netto + VAT.
Brutto – najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT.
Domyślny algorytm netto/brutto można wskazać na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe] pod opcją Dokument liczony od. Wskazany algorytm będzie podpowiadany na nowo tworzonym dokumencie po wybraniu kontrahenta, jeśli na dokument nie zostały wpisane pozycje.
W momencie pojawienia się na dokumencie pierwszej pozycji, blokowana jest możliwość zmiany sposobu naliczania podatku VAT. Aby zmienić algorytm naliczania podatku VAT na WZ w buforze, na którym są już pozycje należy zaznaczyć w Konfiguracji firmy/ Handel/ ParametryPozwalaj na zmianę netto/brutto na dokumentach zawierających pozycje. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości. Parametr ten ma również zastosowanie w przypadku zmiany kontrahenta na dokumencie, który posiada ustalony domyślny algorytm naliczania VAT (netto/brutto) na swojej kartotece.
Rabat – odczytywany jest z listy rabatów związanej z danym kontrahentem i towarem. Pole
Rabat – odczytywany jest z listy rabatów związanej z danym kontrahentem i towarem. Pole to jest każdorazowo przeliczane po dopisaniu nowej pozycji. Zasady udzielania rabatów zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów.
Jeżeli dla Operatora tworzącego dokument w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy zaznaczono parametr Płatność do WZ, wówczas pod rabatem pojawi się dodatkowo parametr Płatność, po zaznaczeniu którego możliwe będzie przyjęcie wpłaty gotówki za wydawany towar. Więcej informacji o tej funkcjonalności znajduje się w rozdziale Płatności do Wydań Zewnętrznych.Razem brutto – łączna wartość brutto WZ (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.
Netto – łączna wartość netto WZ (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.
Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).
Zadłużenie – kwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.
Wartość podlegająca MPP – łączna wartość brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie obcej, wyświetlana jest suma wartości pozycji przeliczonych na walutę PLN. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
U samej góry zakładki [Ogólne] formularza dokumentu WZ znajdują się znaczniki Bufor i FS.
Bufor – informuje o sposobie zapisu dokumentu.
jeśli bufor jest zaznaczony dokument zostanie zapisany, ale możliwa będzie zmiana jego zawartości lub całkowite usunięcie dokumentu,
jeśli parametr jest odznaczony (puste pole), następuje trwały zapis dokumentu. Możliwa będzie tylko jego korekta lub anulowanie. Standardowo, po dodaniu nowego dokumentu, pole bufor jest zaznaczone. Wszystkie dokumenty WZ (zatwierdzone i w buforze) powodują zmianę wartości i ilości towaru na magazynie.
FS – znacznik odpowiedzialny jest za automatyczne tworzenie Faktury Sprzedaży
jeśli parametr jest zaznaczony – zapis Wydania Zewnętrznego powoduje utworzenie Faktury Sprzedaży. Faktura ta jest w buforze, modyfikacji podlegają dane kontrahenta, forma i termin płatności.
jeśli parametr jest odznaczony (puste pole) – zapis Wydania Zewnętrznego nie powoduje powstania Faktury Sprzedaży. Użytkownik może przekształcić w późniejszym czasie kilka dokumentów WZ do jednej Faktury Sprzedaży.
Uwaga
Na dokumentach FS, WZ, RO, FPF można wpisać dla poszczególnych pozycji ilość i wartość. Pole Wartość jest dostępne do edycji po zaznaczeniu parametru Zmiana wartości na pozycji na dokumentach rozchodowych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry. Jeśli wpiszemy wartość, wówczas program wyliczy przybliżoną cenę sprzedaży (z dokładnością do zaokrągleń).
Użytkownik powinien zdecydować się na zaznaczenie bądź odznaczenie parametru na początku pracy. W szczególności nie powinien wystawiać dokumentów WZ przy zaznaczonym parametrze, a następnie po odznaczeniu parametru przekształcać ich do jednej Faktury Sprzedaży. Takie działanie może spowodować różnice wartości na dokumentach.
Zasady wprowadzania pozycji na Wydanie Zewnętrzne są podobne jak w przypadku wystawiania innych dokumentów sprzedaży.
Formularz pozycji wpisanej na Wydanie Zewnętrzne jest zbliżony do formularza pozycji na fakturze sprzedaży i został opisany w artykule Formularz pozycji na fakturze.
Formularz WZ: zakładka Dodatkowe
Na zakładce znajdują się informacje o wartości netto, brutto i VAT, pole zmiany waluty dokumentu oraz miejsce na dodatkowy opis.
Na dole formularza widoczne są pola Wprowadził, Zmodyfikował
Dotyczy wersji: 2018.5.1
i Zatwierdził
zawierające daty utworzenia oraz ostatniej modyfikacji dokumentu, wraz z akronimami operatorów, którzy tych operacji dokonywali.
Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.
Formularz WZ: Zakładka Kontrahent
Zakładka została podzielona na dwie części. Pierwsza część dotyczy danych nabywcy, druga odbiorcy. Najczęściej nabywca i odbiorca to ten sam kontrahent, jednak zdarzają się również sytuacje, że są to dwa różne podmioty.
Przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta - nabywcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).
Jako Odbiorca proponowany może być:
kontrahent wpisany jako Nabywca – jeśli dla danego kontrahenta nie ma zdefiniowanego odbiorcy domyślnego na jego karcie ewidencyjnej na liście odbiorców (zakładka [Dodatkowe]).
kontrahent zdefiniowany jako Odbiorca domyślny na karcie ewidencyjnej nabywcy: na zakładce [Dodatkowe] znajduje się lista odbiorców kontrahenta. Jeśli na liście tej znajduje się odbiorca o statusie Domyślny (wartość TAK w kolumnie Domyślny), wówczas kontrahent ten jest proponowany jako Odbiorca na dokumencie wystawionym dla takiego kontrahenta.
Program daje możliwość zmiany nabywcy i odbiorcy (przez podanie nowego kodu) oraz zmiany jego danych na potrzeby bieżącego dokumentu (wpisane zmiany nie są zapamiętywane na kartach ewidencyjnych).
W ostatniej linii zakładki [Kontrahent] można uzupełnić nr listu przewozowego oraz informację o nazwie przewoźnika. Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service.
Płatności do Wydań Zewnętrznych
W programie możliwe jest przyjęcie wpłaty gotówki dla dokumentów WZ. Aby użytkownik mógł wykonać taką operację, na karcie operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry] w obszarze Parametry dla modułu handlowego znajduje się parametr Płatność do WZ. Po zaznaczeniu tego parametru na dokumencie WZ operator będzie mógł zdecydować, czy dla danego Wydania Zewnętrznego zostanie utworzona płatność:
Uwaga
Parametr Płatność nie zostanie wyświetlony, jeżeli dla kontrahenta wybranego na WZ zablokowano rozliczanie płatności (parametr Nie rozliczaj płatności, zakładka [Płatności]na karcie kontrahenta) lub jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Ustawiaj stan wszystkich płatności na „Nie podlega”.
Parametr nie będzie również dostępny dla dokumentów WZ tworzonych z Faktury Pro Forma. W takiej sytuacji wpłatę należy zarejestrować Fakturą Zaliczkową.
Po zaznaczeniu na WZ parametru Płatność pojawi się lista dostępnych form płatności, ograniczona do tych o typie Gotówka oraz terminie 0 dni. W momencie zapisu dokumentu WZ na trwałe pojawi się okno Potwierdzenie wpłaty gotówki, gdzie domyślnie podpowiada się całość kwoty z Wydania Zewnętrznego. W tym miejscu Operator wprowadza kwotę, jaką otrzymał od Klienta.
Po zatwierdzeniu kwoty dokument WZ zostanie zapisany oraz utworzy się zapis KP na wprowadzoną kwotę. Jeżeli Wydanie Zewnętrzne zostanie zatwierdzone bez zaznaczonego parametru Płatność, wygenerowanie zapisu kasowego nie będzie już możliwe.
Uwaga
Dla Wydań Zewnętrznych nie są tworzone zdarzenia w Preliminarzu Płatności. Zaznaczenie parametru Płatność na WZ spowoduje wyłącznie wygenerowanie zapisu kasowego.
Korekty do Wydań Zewnętrznych
Parametr Płatność będzie dostępny na korekcie do WZ tylko wtedy, gdy dla korygowanego WZ został wcześniej utworzony zapis kasowy
W zależności od rodzaju korekty, po zaznaczeniu parametru oraz zatwierdzeniu płatności utworzony zostanie odpowiednio dokument KP (dla korekty wartościowej zwiększającej cenę towaru oraz dla korekty ilościowej na plus) lub KW (dla korekty wartościowej zmniejszającej cenę oraz korekty ilościowej na minus).
Aby sprawdzić, czy dla danego WZ/WZKOR została utworzona płatność, należy z poziomu otwartego dokumentu lub Listy Wydań Zewnętrznych wcisnąć przycisk Rozliczenia, dostępny w menu głównym programu. Jeżeli zapis kasowy istnieje, zostanie wyświetlony. Jeżeli nie, pojawi się komunikat Dokument nie podlega rozliczeniu.Przekształcenie WZ do Faktury Sprzedaży/Paragonu
Po przekształceniu WZ do Faktury Sprzedaży lub Paragonu, wpłata wprowadzona dla WZ będzie widoczna na dokumencie handlowym na zakładce Płatności w oknie Zaliczki do rozliczenia:
Jeżeli do FS/PA przekształcono wiele dokumentów WZ lub WZ powiązane z korektami generującymi KP, na zakładce [Płatności]wyświetlone zostaną wszystkie zapisy KP.
Jeżeli do FS/PA przekształcono dokumenty WZ które posiadają korekty generujące zapisy KW, na zakładce [Płatności]dla każdej WZ zostanie wyświetlony zapis KP pomniejszony o kwoty z zapisów KW.
Jeżeli przy zapisie WZ jest równocześnie tworzona Faktura (zaznaczony parametr FS), parametr Płatność na Wydaniu zostanie wyłączony – płatność zostanie utworzona do dokumentu handlowego.
W przypadku, kiedy Faktura lub Paragon utworzony z WZ zostanie zmodyfikowany, to:
Jeżeli wartość FS/PA jest równa kwocie zapisów kasowych, dokument handlowy zostanie całkowicie rozliczony.
Jeżeli wartość FS/PA jest większa niż kwoty z zapisów kasowych, w zależności od formy płatności wybranej na dokumencie handlowym utworzona zostanie płatność lub zdarzenie w Preliminarzu Płatności na różnicę wartości dokumentu oraz rozliczonych wpłat.
Jeżeli wartość FS/PA jest mniejsza niż kwoty z zapisów kasowych, dokument handlowy zostanie rozliczony kolejno z zapisami kasowymi do wysokości wartości faktury (część zapisów kasowych nie zostnie w pełni rozliczona).
Na dokumencie handlowym wygenerowanym z WZ z płatnością, domyślnie podpowiada się forma płatności przypisana do kontrahenta.
Dokumenty walutowe
Płatność do dokumentu WZ w walucie obcej tworzona jest na całą wartość brutto dokumentu, niezależnie od zaznaczenia parametru Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry. Po przekształceniu WZ do Faktury Sprzedaży parametr Płatność VAT w PLN na zakładce [Płatności]nie będzie domyślnie zaznaczony. Po zatwierdzeniu Faktura zostanie w całości rozliczona z zapisem kasowym powstałym przy tworzeniu WZ. Jeżeli Operator zaznaczy parametr na Fakturze, po jej zatwierdzeniu utworzona zostanie płatność w PLN na kwotę podatku VAT, a Faktura zostanie rozliczona z zapisem kasowym utworzonym do WZ do wysokości kwoty netto, wynikającej z tej Faktury. Część zapisu kasowego pozostanie nierozliczona.
Anulowanie dokumentów
To, czy możliwe będzie anulowanie WZ z płatnością lub Faktury/Paragonu przekształconych z takiego WZ oraz czy zostanie skasowany zapis kasowy utworzony do WZ, zależne jest od ustawień parametru Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów wKonfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry:
Dokument/Parametr
Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów
Niezaznaczony
Zaznaczony
WZ z płatnością
Anulowanie WZ nie będzie możliwe, wyświetli się komunikat Nie można anulować dokumentu . Dokument posiada rozliczone płatnosci.
Przy anulowaniu WZ skasowany zostanie powiązany z nim zapis kasowy.
FS/PA utorzone z WZ
Anulowanie FS/PA nie będzie możliwe, wyświetli się komunikat Nie można anulować dokumentu. Dokument posiada rozliczone płatnosci.
Jeżeli dokument handlowy zostanie anulowany razem z WZ, zapis kasowy zostanie skasowany.
Jeżeli dokument handlowy zostanie anulowany bez WZ, płatność zostanie przepięta na WZ.
Jeżeli płatność z dokumentu WZ została rozliczona z fakturą niepowiązaną z tym WZ, wówczas anulowanie WZ będzie możliwe po usunięciu rozliczenia w Kasie/Banku.
Sprawdzanie płatności
Na Liście Wydań Zewnętrznych możliwe jest również wyświetlenie wszystkich dokumetnów posiadających (lub nie) płatności, za pomocą filtra zaawansowanego Z płatnością.
Po wciśnięciu przycisku Rozliczenia z poziomu Faktury lub Paragonu utworzonych z WZ, na liście wyświetlą się te zapisy kasowe utworzone do WZ, które zostały rozliczone na Fakturze/Paragonie.
Usuwanie powiązania z rozliczeniem
Na liście dokumentów WZ, w menu kontekstowym dostępnym pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest funkcja Usuń powiązanie z rozliczeniem. Po wykonaniu tej operacji możliwe będzie anulowanie Wydania Zewnętrznego z przyjętą płatnością (nawet wtedy, gdy raport, w którym znajduje się płatność został zamknięty), a zapis kasowy pozostanie w bazie.
Formularz WZ: zakładka Dokumenty
Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym WZ dokumentów. Lista ta składa się z kolumn:
Numer – numer dokumentu skojarzonego z WZ.
Typ – dokumentu skojarzonego z WZ. Pole to może przyjmować wartość:
PA – Paragon skojarzony z Wydaniem Zewnętrznym,
FS – Faktura Sprzedaży skojarzona z WZ,
WKA – Wydanie Kaucji,
FPF – Faktura Pro Forma, na podstawie której wygenerowano WZ,
KOR – korekta dokumentu WZ,
DEK – dekret księgowy.
Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z WZ.
Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Wydaniem Zewnętrznym.
Przycisk umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Wydaniem Zewnętrznym.
Przyjęcie zewnętrzne
Przyjęcie zewnętrzne
Co należy wiedzieć o dokumentach PZ
PZ to dokumenty magazynowe powodujące zmianę wartości i ilości towaru na magazynie. Przyjęcia zewnętrzne są związane z Fakturami Zakupu. Istnieją cztery metody wystawiania Przyjęć Zewnętrznych.
rejestrujemy Fakturę Zakupu i przy jej zapisie program tworzy automatycznie dokument PZ,
wprowadzamy Fakturę Zakupu, zatwierdzamy ją, a później na jej podstawie tworzymy dokument PZ,
wprowadzamy Przyjęcie Zewnętrzne i przy zapisie program automatycznie tworzy dokument FZ,
wystawiamy Przyjęcie Zewnętrzne i na jego podstawie generujemy w późniejszym terminie Fakturę Zakupu.
Ta ostatnia metoda daje nam możliwość rejestrowania towarów przyjmowanych na podstawie dokumentów WZ od naszego dostawcy (wprowadzamy PZ). Kiedy dostajemy od niego fakturę – konwertujemy PZ do Faktury Zakupu. FZ jest w buforze dzięki czemu jest nadal edytowalna.
Lista Przyjęć Zewnętrznych
Lista Przyjęć Zewnętrznych dostępna jest z poziomu Handel/ Przyjęcia zewnętrzne. Standardowo lista składa się z następujących kolumn:
Numer dokumentu – numer nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
Dokument źródłowy – numer własny dokumentu, stosowany przez dostawcę.
Status – pole puste oznacza PZ niepowiązane z Fakturą Zakupu. W przypadku PZ powiązanych z Fakturą Zakupu w polu pojawia się symbol FZ. Jeżeli w polu pojawia się wartość Anulowano oznacza to, że dokument został anulowany.
Magazyn – magazyn, na który został wystawiony dokument Przyjęcia Zewnętrznego.
Kontrahent – kod kontrahenta, dla którego został wystawiony dokument Przyjęcia Zewnętrznego.
NIP – numer NIP kontrahenta.
Data przyjęcia – data wprowadzenia towaru na magazyn.
Netto – wartość netto dokumentu Przyjęcia Zewnętrznego.
Brutto – wartość brutto wynikająca z Przyjęcia Zewnętrznego.
Oprócz standardowych przycisków w oknie znajdują się:
– księgowanie na konta księgowe. Księgowanie dotyczy zatwierdzonych i zaznaczonych dokumentów. Po wciśnięciu przycisku program pyta o schemat księgowy.
– utworzenie Faktury Zakupu. Fakturę Zakupu można utworzyć z jednego lub kilku Przyjęć Zewnętrznych wystawionych dla danego kontrahenta. Nie można przekształcać PZ będącego w buforze lub anulowanego. Utworzona na podstawie Przyjęcia Zewnętrznego faktura podlega edycji.
– korekta ilościowa/ wartościowa/stawki VAT Przyjęcia Zewnętrznego:
nie można korygować PZ będących w buforze (podlegają edycji),
korekcie podlegają tylko dokumenty niezwiązane z Fakturą Zakupu,
korekta PZ skojarzonego z FZ możliwa jest jedynie poprzez korektę dokumentu handlowego (FZ).
Korekty do PZ zostały opisane w artykule Korekty dokumentów magazynowych.
– przyjęcie opakowań kaucjonowanych towarzyszących transakcji. Przycisk jest dostępny jeśli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Kaucje zaznaczono funkcję obrotu opakowaniami kaucjonowanymi.
– utworzenie dokumentu Wydania Zewnętrznego z PZ podświetlonego na liście bądź z dokumentów zaznaczonych. Na Wydanie Zewnętrzne przenoszona jest tylko lista towarów wraz z odpowiednimi ilościami, pozostałe dane ustawiane są jak na nowo wystawianym WZ.
Ilości pobierane z dokumentu PZ na dokument WZ zależą od ustawienia parametru Konwersja PZ do WZ – pobieraj ilość dostępną, znajdującego się w Start/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry/ Ogólne:
Jeżeli parametr jest nie zaznaczony, to przy próbie przekształcenia PZ do WZ, gdy zabraknie towaru na magazynie lub jeżeli towar będzie występował w niewystarczającej ilości, dokument WZ nie jest tworzony. Pojawi się komunikat o braku towaru.
Jeżeli parametr będzie zaznaczony, to przy próbie przekształcenia PZ do WZ, gdy zabraknie odpowiedniej ilości towaru na magazynie lub część towarów będzie na nim niedostępna dokument WZ będzie tworzony na taką ilość towaru, jaka jest aktualnie dostępna na magazynie.
Jeżeli na dokumencie PZ istnieją pozycje usługowe, wówczas przy przekształceniu, do WZ przenoszone są one na dokument WZ, tylko wtedy, gdy zaznaczony jest parametr: Konwersja FS/ PA/ PF/PZ do WZ - przenoś usługi na WZ, dostępny w menu Start/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry/ Ogólne.
Na Wydaniu Zewnętrznym domyślnie ustawiany jest kontrahent !NIEOKREŚLONY! wraz ze zdefiniowanymi dla niego warunkami handlowymi. Użytkownik może dowolnie modyfikować tak utworzony dokument. Magazyn na dokumencie WZ przenoszony jest z dokumentu PZ. Informacje na temat przekształcenia ocechowanych dokumentów PZ do WZ znajdują się tutaj.
– Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
zmianę kategorii dokumentu.
– OCR – Optyczne Rozpoznanie Znaków (ang. Optical Character Recognition) to usługa, która umożliwia wczytywanie Przyjęć Zewnętrznych na podstawie skanów i zdjęć dokumentów. Opis funkcji znajduje się w artykule Usługa Comarch OCR dla Przyjęć zewnętrznych.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane TUTAJ.
Formularz PZ – obsługa
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo TUTAJ.
Formularz PZ: zakładka Ogólne
Zgromadzone tu informacje jednoznacznie określają dostawcę który wystawił dokument, podają daty wystawienia, przyjęcia i wpływu oraz określają ilość i wartość przyjętych zasobów.
Dokument – typ dokumentu w klasie Przyjęcie zewnętrzne, decyduje o sposobie numeracji dokumentu. Schematy numeracji określamy w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Przyjęcie zewnętrzne. Listę dostępnych schematów uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku Dokument. Numer – w zależności od wybranego schematu numeracji, może składać się z trzech do pięciu sekcji. Standardowe schematy numeracji dla PZ nie posiadają sekcji seria. Jeśli użytkownik stworzył lub zmodyfikował schemat numeracji i umieścił w nim sekcję seria, to w momencie wystawiania nowego dokumentu proponowana będzie domyślna seria dla tego typu dokumentu. Jeśli domyślna seria nie została wybrana, zostanie zaproponowana pierwsza seria z listy. Użytkownik ma możliwość zmiany serii. W tym celu należy wcisnąć przycisk strzałki umieszczony obok sekcji z serią i z listy wybrać właściwą. W polu odpowiedzialnym za numer kolejny pojawi się napis AUTO. Po zapisaniu dokumentu na trwałe lub do bufora, pole to zostanie wypełnione przez numer kolejny. Użytkownik może wpisać numer z klawiatury. Program zadba o unikalność numerów i w przypadku istnienia dokumentu o takim numerze, nie pozwoli go zapisać.
Kontrahent – kod dostawcy. Pole uzupełniamy wpisując kod, wybierając z listy kontrahentów wyświetlanej po wciśnięciu przycisku Kontrahent lub wybierając z listy pracowników, banków, wspólników i urzędów, dostępnej po wciśnięciu strzałki obok przycisku.
Kategoria – przepisuje się tutaj kategorię zakupu związaną z danym kontrahentem. Po wciśnięciu przycisku Kategoria program standardowo zaproponuje listę kategorii typu Koszty.Magazyn – magazyn, na który docelowo ma trafić kupowany towar. Istnieje możliwość powiązania magazynu z operatorem/ stanowiskiem (więcej szczegółów w części Wystawianie dokumentów – informacje dodatkowe). Istnieje możliwość zmiany magazynu na dokumencie, gdzie zostały już wpisane pozycje (towary). Zmiana magazynu jest możliwa do czasu zapisania dokumentu na trwałe.
Uwaga
Możliwość zmiany nie dotyczy dokumentów, powstających w wyniku przekształcenia innego dokumentu (np. ZD → FZ).
Data wystawienia – data wystawienia dokumentu, odczytana z dokumentu źródłowego.
Data przyjęcia – data faktycznego przyjęcia towaru na magazyn.
Data wpływu – data wpływu dokumentu do firmy.
Dokument liczony od – netto/ brutto. Decyduje o sposobie wyliczania podatku VAT.
Netto – program zlicza wartość netto pozycji wg odpowiednich stawek VAT i wylicza podatek jako % tych sum. Wartość brutto dokumentu jest sumą netto + VAT.
Brutto – najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT.
Domyślny algorytm netto/brutto można wskazać na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe] pod opcją Dokument liczony od. Wskazany algorytm będzie podpowiadany na nowo tworzonym dokumencie po wybraniu kontrahenta, jeśli na dokument nie zostały wpisane pozycje.
W momencie pojawienia się na dokumencie pierwszej pozycji możliwość zmiany sposobu naliczania podatku VAT jest blokowana.
Rabat – wartość rabatu odczytywana jest z karty kontrahenta i powoduje pomniejszenie cen wszystkich dopisanych później pozycji. Po wpisaniu wartości rabatu na dokument zawierający już pozycje towarowe program proponuje przeliczenie cen. Zasady działania rabatów w programie zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów.
Razem brutto – łączna wartość brutto PZ (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości zmiany tej kwoty.
Netto – łączna wartość netto PZ (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.
Wartość podlegająca MPP – łączna wartość brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie obcej, wyświetlana jest suma wartości pozycji przeliczonych na walutę PLN. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
W górnej części formularza znajdują się znaczniki:
Bufor – informuje o sposobie zapisu dokumentu.
jeśli bufor jest zaznaczony dokument zostanie zapisany, ale możliwa będzie zmiana jego zawartości lub całkowite usunięcie dokumentu. Dokumenty PZ zapisane na stałe powodują zmianę wartości i ilości towaru na magazynie.
odznaczenie parametru (puste pole) oznacza, że następuje trwały zapis dokumentu. Możliwa będzie tylko jego korekta lub anulowanie. Standardowo, po dodaniu nowego dokumentu, pole bufor jest zaznaczone. Dokumenty PZ w buforze powodują zwiększenie ilości zamówionej towaru.
FZ – jest to parametr odpowiedzialny za automatyczne tworzenie Faktury Zakupu.
jeśli parametr jest zaznaczony – w trakcie zapisywania Przyjęcia Zewnętrznego program automatycznie na jego podstawie tworzy dokument handlowy. Powstała Faktura Zakupu jest w buforze.
jeśli parametr nie jest zaznaczony (puste pole) – w trakcie zapisu dokumentu magazynowego program nie tworzy żadnego dokumentu handlowego. Taki sposób zapisu Przyjęcia Zewnętrznego pozwala na późniejsze generowanie Faktury Zakupu (np. zbiorcze dla kilku PZ).
Uwaga
Istnieje możliwość wystawiania dokumentów FZ i PZ wpisując ilość towaru i jego wartość (pole jest dostępne do edycji). W takim przypadku program wyliczy przybliżona cenę zakupu (z dokładnością do zaokrągleń).
Formularz PZ: zakładka Dokumenty
Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym PZ dokumentów. Lista ta składa się z kolumn:
Numer – numer dokumentu skojarzonego z PZ.
Typ – dokumentu skojarzonego z PZ. Pole to może przyjmować wartość:
FZ – Faktura Zakupu skojarzona z PZ,
KOR – Korekta do dokumentu PZ,
PKA – Przyjęcie Kaucji,
DEK – Dekret Księgowy.
Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z PZ.
Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Przyjęciem Zewnętrznym.
Poniżej listy dokumentów skojarzonych z PZ wyświetlane są informacje o wartości netto, brutto i VAT danego PZ. Pole Opis pozwala na wprowadzenie dodatkowych informacji związanych z dokumentem.
Przycisk umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Przyjęciem Zewnętrznym.
Formularz PZ: zakładka Dodatkowe
Na zakładce znajdują się informacje o wartości netto, brutto i VAT rezerwacji, pole zmiany waluty dokumentu oraz miejsce na dodatkowy opis.
Na dole formularza widoczne są pola Wprowadził, Zmodyfikował
Dotyczy wersji: 2018.5.1
i Zatwierdził
, zawierające daty utworzenia oraz ostatniej modyfikacji dokumentu wraz z akronimami operatorów, którzy tych operacji dokonywali.
Formularz PZ: zakładka Kontrahent
Zakładka została podzielona na dwie części. Pierwsza część dotyczy danych dostawcy, druga dotyczy nadawcy. Coraz częściej zdarzają się sytuacje, że są to dwa różne podmioty.
Przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta - dostawcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).
Jako Nadawca proponowany może być:
kontrahent wpisany jako Dostawca – jeśli dla danego kontrahenta nie ma zdefiniowanego odbiorcy domyślnego na jego karcie ewidencyjnej na liście odbiorców (zakładka [Dodatkowe]).
kontrahent zdefiniowany jako Odbiorca domyślny na karcie ewidencyjnej nabywcy: na zakładce [Dodatkowe] znajduje się lista odbiorców kontrahenta. Jeśli na liście tej znajduje się odbiorca o statusie Domyślny (wartość TAK w kolumnie Domyślny), wówczas odbiorca ten jest proponowany jako Nadawca na dokumencie wystawionym dla takiego kontrahenta.
Program daje możliwość zmiany dostawcy i nadawcy oraz zmiany jego danych na potrzeby bieżącego dokumentu (wpisane zmiany nie są zapamiętywane na kartach ewidencyjnych).
Konwersja ocechowanych dostaw do WZ
W programie Comarch ERP Optima możliwe jest automatyczne przenoszenie partii dostaw z dokumentu Przyjęcia Zewnętrznego na dokument Wydania Zewnętrznego.
Jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Cechy na zasobach zaznaczony jest parametr Obowiązek wyboru partii na dokumentach rozchodowych, podczas przekształcenia dokumentu PZ do WZ przenoszone są wszystkie towary wraz z przypisanymi do nich cechami. W przypadku, kiedy dana partia towaru została już rozchodowana, a w magazynie dostępna jest inna dostawa i w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne w sekcji Konwersja zaznaczony jest parametr PZ do WZ – pobieraj ilość dostępną, to na dokument WZ przenoszone są jedynie dostępne dostawy. Brakujące partie należy uzupełnić bezpośrednio na dokumencie WZ.
Natomiast jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Cechy na zasobach zaznaczony jest dodatkowo parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw, to podczas przekształcenia dokumentu PZ do WZ przenoszone są wszystkie partie z PZ, które zostały ocechowane i nie zostały jeszcze rozchodowane. Jeżeli w magazynie nie jest dostępna dana partia towaru, brakujące dostawy są automatycznie pobierane, zgodnie z metodą rozliczania magazynu. W przypadku, kiedy ilość towaru na PZ jest większa niż ilość na magazynie, wówczas na WZ przenoszone są jedynie ilości dostępne towaru.
W przypadku, jeżeli w magazynie dostępna jest mniejsza ilość towaru niż na dokumencie PZ i nie są dostępne inne dostawy, to przy przekształceniu dokumentu PZ do WZ, w zależności od zaznaczenia parametrów mogą wystąpić następujące sytuacje:
Automatyczny wybór ocechowanych dostaw
Obowiązek wyboru partii na dokumentach rozchodowych
PZ do WZ – pobieraj ilość dostępną
Skutek
Pojawia się komunikat Zapis niemożliwy! Dla towaru [TOWAR] na magazynie [MAGAZYN] w dniu XXX-XX-XX przekroczono stan o X szt. Łącznie z innymi rezerwacjami brakuje X szt. Zmniejsz ilość lub zwiększ datę.
WZ zostanie utworzone na ilość towaru dostępną na magazynie
WZ zostanie utworzone na ilość towaru dostępną na magazynie
Pojawia się komunikat Zapis niemożliwy! Nie można przenieść wszystkich dostaw dla pozycji [TOWAR].
W przypadku, jeżeli w magazynie pozostała tylko część towaru z konkretnej dostawy i dostępne są inne dostawy, to przy przekształceniu dokumentu PZ do WZ, w zależności od zaznaczenia parametrów mogą wystąpić następujące sytuacje:
Automatyczny wybór ocechowanych dostaw
Obowiązek wyboru partii na dokumentach rozchodowych
PZ do WZ – pobieraj ilość dostępną
Skutek
Na dokument WZ przenoszone są wszystkie towary z ocechowanych dostaw.
Na dokument WZ przenoszone są wszystkie towary z ocechowanych dostaw.
WZ zostanie utworzone na ilość towaru dostępną na magazynie
Pojawia się komunikat Zapis niemożliwy! Nie można przenieść wszystkich dostaw dla pozycji [TOWAR].
Przykład
Przykład 1:
1. Parametry Automatyczny wybór ocechowanych dostaw i Obowiązek wyboru partii na dokumentach rozchodowych są zaznaczone.
2. Parametr PZ do WZ – pobieraj ilość dostępną jest odznaczony.
3. Z PZ na którym znajdowały się 4 sztuki towaru na magazynie pozostały 2 sztuki.
a. Jeżeli nie ma na magazynie innej dostawy towaru, to podczas przekształcenia dokumentu PZ do WZ pojawia się komunikat Zapis niemożliwy! Dla towaru [TOWAR] na magazynie [MAGAZYN] w dniu XXX-XX-XX przekroczono stan o 2.0000 szt. Łącznie z innymi rezerwacjami brakuje 2.0000 szt. Zmniejsz ilość lub zwiększ datę.
b. Jeżeli istnieje inny dokument PZ, gdzie dostawa nie została rozchodowana, to zostanie utworzony dokument WZ na 4 sztuki towaru.
Przykład
Przykład 2:
1. Parametry Automatyczny wybór ocechowanych dostaw i Obowiązek wyboru partii na dokumentach rozchodowych są zaznaczone.
2. Parametr PZ do WZ – pobieraj ilość dostępną jest zaznaczony.
3. Z PZ na którym znajdowały się 4 sztuki towaru na magazynie pozostały 2 sztuki.
a. Jeżeli nie ma na magazynie innej dostawy towaru, to WZ zostanie utworzone na dostępną ilość towaru na magazynie.
b. Jeżeli istnieje inny dokument PZ, gdzie dostawa nie została rozchodowana, to zostanie utworzony dokument WZ na 4 sztuki towaru.
Przykład
Przykład 3:
1. Parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw jest odznaczony.
2. Parametry Obowiązek wyboru partii na dokumentach rozchodowych i PZ do WZ – pobieraj ilość dostępną są zaznaczone.
3. Z PZ na którym znajdowały się 4 sztuki towaru na magazynie pozostały 2 sztuki.
4. Niezależnie od tego, czy na magazynie dostępna jest inna dostawa czy nie, WZ zostanie utworzone na dostępną ilość towaru na magazynie.
Przykład
Przykład 4:
1. Parametry Automatyczny wybór ocechowanych dostaw i PZ do WZ – pobieraj ilość dostępną są odznaczone.
2. Parametr Obowiązek wyboru partii na dokumentach rozchodowych jest zaznaczony.
3. Z PZ na którym znajdowały się 4 sztuki towaru na magazynie pozostały 2 sztuki.
4. Niezależnie od tego, czy na magazynie dostępna jest inna dostawa czy nie, podczas przekształcania dokumentu PZ do WZ pojawi się komunikat Zapis niemożliwy! Nie można przenieść wszystkich dostaw dla pozycji [TOWAR].
W przypadku, kiedy istnieje Faktura Zakupu powiązana z Przyjęciem Zewnętrznym, możliwe jest przekształcenie Faktury Zakupu do Faktury Sprzedaży, na którą również zostaną przeniesione partie dostaw. Warunkiem takiego przekształcenia jest zaznaczenie parametru Pobranie dla Faktury Sprzedaży w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu.
Rozchody wewnętrzne
Rozchody wewnętrzne
Co należy wiedzieć o dokumentach RW
Rozchody wewnętrzne to dokumenty przedstawiające ruch towaru wewnątrz firmy. Mają one wpływ na wartość magazynu. Często wykorzystywane są do udokumentowania strat czy pobrania towaru z magazynu na okres próby, wypożyczenia. Lista ta zawiera także dokumenty RW powstałe w wyniku zamknięcia inwentaryzacji oraz tworzone automatycznie po przekształceniu do dokumentów magazynowych Faktury lub Paragonu, na której znajduje się usługa złożona z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FA/PA.
Uwaga
Rozchód wewnętrzny może dotyczyć wyłącznie towarów. Wyjątkiem jest dokument RW tworzony automatycznie do FA/PA. Jeżeli składnikiem usługi złożonej jest usługa prosta, wówczas zostanie przeniesiona na dokument RW.
Rozchód wewnętrzny (zatwierdzony lub w buforze) wpływa na stan towaru, pomniejszając ilość w magazynie i ilość dostępną.
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/Parametry/ Ogólne znajduje się parametr Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych:
w edycji przed zapisem – przy próbie dodania pozycji, której brakuje na magazynie na dokument WZ, RW, MM lub FA/PA z opcją pobrania towaru z magazynu, użytkownik otrzyma informację o brakującej ilości (towar nie zostanie dodany na dokument). Podczas weryfikacji ilości program bierze pod uwagę ilość dostępną towaru (pomniejszoną o rezerwacje) jeśli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje jest zaznaczona opcja Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, jeśli nie jest zaznaczona, sprawdzana jest całkowita ilość.
przy akceptacji pozycji (przez bufor) – parametr dotyczy akceptacji pozycji na dokumentach rozchodowych w buforze. W trakcie dopisywania pozycji program sprawdza ilość towaru. Każde dopisanie pozycji powoduje automatyczne zapisanie dokumentu do bufora. Należy pamiętać, że po dopisaniu pozycji i wycofaniu się z wystawianego dokumentu, dokument ten i tak pojawi się na liście (będzie w buforze). Włączenie tego parametru, w niektórych przypadkach, może spowolnić pracę.
Lista dokumentów RW
Oprócz standardowych przycisków w oknie dostępne są:
Korekta rozchodu wewnętrznego – możliwa jest tylko korekta ilościowa. Korekta może dotyczyć jedynie na trwale zapisanego dokumentu. Nie można korygować dokumentów o statusie AI (powstałych po zamknięciu inwentaryzacji). Zasady opisane są w rozdziale Korekta Rozchodu Wewnętrznego.
Księgowanie wg schematu – w celu zaksięgowania dokumentów RW należy je najpierw zaznaczyć i po uruchomieniu procedury wybrać schemat księgowy. Zasady księgowania zostały opisane w rozdziale Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima. – Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
zmianę kategorii dokumentu.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
Dokumenty RW mogą otrzymać status:
Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
FA, PA – jeżeli powstały w wyniku rozchodowania składników sprzedanej usługi złożonej,
AI – jeżeli powstały w wyniku zamknięcia inwentaryzacji – takich RW nie można usuwać, korygować ani anulować.
Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
Formularz RW
Formularz RW: zakładka Ogólne
Informacje, jakich dostarcza nam ta zakładka, dotyczą kontrahenta, numeru i pozycji rozchodowanych z magazynu na jego podstawie.
Dokument – schemat numeracji dokumentu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanej w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Rozchody wewnętrzne. W programie dla Rozchodów Wewnętrznych predefiniowany został schemat złożony z trzech sekcji Symbol/ Numer/ Rok.Numer – numer kolejny dokumentu nadany zgodnie z podanym wcześniej schematem.
Kontrahent – kod kontrahenta możemy wybrać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku Kontrahent. Lista banków, urzędów, pracowników i wspólników jest dostępna po wciśnięciu strzałki widocznej obok przycisku. Dopuszczalne jest również wystawienie RW dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!.
Kategoria – możemy wybrać kategorię która dostarczy nam dodatkowych informacji o dokumencie. Standardowo, po wybraniu przycisku Kategoria wyświetli nam się lista kategorii rozchodowych. Jeśli na liście nie ma potrzebnej kategorii, możemy ją dopisać wykorzystując do tego dostępne standardowe przyciski i klawisze.
Magazyn – kod magazynu, z którego następuje wydanie towaru. Jeden dokument może dotyczyć tylko jednego, wybranego w nagłówku magazynu. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych.
Data wystawienia – data wystawienia dokumentu jest jednocześnie datą wydania towaru z magazynu.
Razem netto – łączna wartość netto całego dokumentu
Bufor – po zaznaczeniu tego parametru i zapisaniu dokumentu dopuszczalna jest modyfikacja całego dokumentu. RW w buforze blokuje numer, tak więc po wykasowaniu go może powstać luka w numeracji. Przerwę w numeracji można uzupełnić przez „ręczne” wpisanie brakującego numeru.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Formularz RW: zakładka Kontrahent
Zakładka ta dostarcza informacji o odbiorcy. Wyświetlana jest tutaj między innymi pełna nazwa kontrahenta, jego adres, numer NIP. Wszelkie wprowadzone tu zmiany dotyczące kontrahenta np. korekta adresu, będą dotyczyły wyłącznie tego dokumentu, nie spowodują zmiany na karcie kontrahenta.
W polu Opis możemy odnotować dodatkowe informacje związane z kontrahentem czy rozchodowanym towarem. Warto pamiętać, że pole to może być wykorzystywane przy sortowaniu dokumentów.
Formularz RW: zakładka Dokumenty
Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym RW dokumentów. Lista ta składa się z kolumn:
Numer – numer dokumentu skojarzonego z RW.
Typ – dokumentu skojarzonego z RW. Pole to może przyjmować wartość:
KOR – korekta do dokumentu RW,
AI – arkusz inwentaryzacyjny, który posłużył do utworzenia RW,
FZ – jeśli RW powstało na podstawie korekty dokumentu pierwotnego FZ,
DEK – dekret księgowy.
FS/PA – jeśli RW powstało w wyniku przekształcenia dokumentu handlowego z usługą złożoną z zaznaczonym parametrem Pobranie składników na FS/PA.
Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z RW.
Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Rozchodem Wewnętrznym
Przycisk umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Rozchodem Wewnętrznym.
Przyjęcia wewnętrzne
Przyjęcia wewnętrzne
Co należy wiedzieć o dokumentach PW
Przyjęcie wewnętrzne to operacja wykonywana wewnątrz firmy. Nie powoduje ona powstania płatności ani naliczenie podatku VAT, ma za to bezpośredni wpływ na ilość i wartość zasobu w magazynie.
Po wyborze funkcji Przyjęcie wewnętrzne zostanie wyświetlona lista przeprowadzonych transakcji. Lista zawiera dokumenty Przyjęć Wewnętrznych i ich korekty.
Lista ta zawiera również dokumenty, które są wynikiem zamknięcia inwentaryzacji. PW powstałe w celu ustalenia stanu (inwentaryzacja) w kolumnie status oznaczone są symbolem AI. Dokumentów tych nie można korygować ilościowo, ani anulować. Możliwe jest natomiast wykonanie korekty wartości (ceny) dla takich dokumentów.
Lista Przyjęć Wewnętrznych
Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Oprócz standardowych przycisków w oknie dostępne są:
Korekta przyjęcia wewnętrznego – możliwe jest korygowanie ilości lub wartości Przyjęcia Wewnętrznego. Zasady tworzenia korekt zostały opisane w rozdziale Dokumenty korygująceKsięgowanie wg schematu – w celu zaksięgowania dokumentów PW należy je najpierw zaznaczyć i po uruchomieniu procedury wybrać schemat księgowy. Zasady księgowania zostały opisane w odrębnym rozdziale. – Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
zmianę kategorii dokumentu.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
Lista Przyjęć Wewnętrznych informuje o numerze, dacie wystawienia dokumentu, magazynie na który towar został przyjęty, kontrahencie, od którego towar został przyjęty, mieście z którego pochodzi kontrahent i o wartości dokumentu.
Ponadto na liście widoczny jest Status dokumentu – symbol AI oznacza, że dokument związany jest z inwentaryzacją. Jeżeli w polu pojawia się wartość Anulowano oznacza to, że dokument został anulowany.
Wpisując nowy dokument lub edytując istniejący na ekranie wyświetla nam się formularz Przyjęcia Wewnętrznego. Zbudowany on jest z zakładek.
Formularz PW
Formularz PW: zakładka Ogólne
Zakładka zawiera następujące informacje:
Dokument – schemat numeracji dokumentu.. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanej w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Przyjęcia wewnętrzne. W programie dla Przyjęć Wewnętrznych predefiniowany został schemat złożony z trzech sekcji Symbol/ Numer/ Rok.Numer – numer dokumentu nadany zgodnie z przyjętym schematem numeracji.
Kontrahent – kod kontrahenta możemy wybrać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku Kontrahent. Lista banków, urzędów, pracowników i wspólników jest dostępna po wciśnięciu strzałki widocznej obok przycisku. Dopuszczalne jest również wystawienie PW dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!.
Kategoria –możemy wybrać kategorię, która dostarczy nam dodatkowych informacji o dokumencie (domyślnie podpowiada się kategoria zakupu z karty kontrahenta). Standardowo, po wybraniu przycisku Kategoria wyświetli nam się lista kategorii kosztowych. Jeśli na liście nie ma potrzebnej kategorii, możemy ją dodać wykorzystując do tego dostępne standardowe przyciski i klawisze.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.Formularz PW – zakładka [Ogólne]Magazyn – kod magazynu, do którego dokonujemy Przyjęcia Wewnętrznego. Jeden dokument może dotyczyć tylko jednego, wybranego w nagłówku magazynu. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych.
Data wystawienia – data wystawienia dokumentu jest jednocześnie datą przyjęcia towaru na magazyn.
Razem netto – łączna wartość netto całego dokumentu.
Bufor – po zaznaczeniu tego parametru i zapisaniu dokumentu, towar nie jest przyjmowany jeszcze na magazyn. Dopuszczalna jest modyfikacja całego dokumentu. PW w buforze blokuje numer, tak więc po wykasowaniu go może powstać luka w numeracji, którą należy uzupełnić ręcznie. Jeśli parametr jest odznaczony – dokument jest zapisywany na trwałe.
Formularz PW: zakładka Kontrahent
Dostarcza szczegółowych informacji o kontrahencie, w tym przypadku dostawcy. Zmiana kontrahenta na tej zakładce (poprzez wpisanie innego kodu czy wybór z listy) powoduje automatyczną zmianę kontrahenta na zakładce [Ogólne]. Modyfikacja wyświetlanych danych dostawcy ma wpływ tylko na dany dokument, nie będą one zapamiętane na karcie kontrahenta.
Na zakładce tej wyświetlane są dodatkowe informacje związane z Przyjęciem Wewnętrznym. Informacje te można zapisać w polu Opis. Pole to może być wykorzystywane przy szukaniu dokumentu.
Formularz PW: zakładka Dokumenty
Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym PW dokumentów. Lista ta składa się z kolumn:
Numer – numer dokumentu skojarzonego z PW
Typ – dokumentu skojarzonego z PW. Pole to może przyjmować wartość:
KOR – korekta do dokumentu PW
AI – arkusz inwentaryzacyjny, na podstawie którego powstało przyjęcie
FS – jeśli PW zostało wygenerowane do korekty FS pierwotnej
DEK – dekret księgowy
Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z PW
Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Przyjęciem Wewnętrznym
Przycisk umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Rozchodem Wewnętrznym.
Przesunięcia międzymagazynowe
Przesunięcia międzymagazynowe
Co należy wiedzieć o przesunięciach MM
Jedną z podstawowych cech modułu Handel jest wielomagazynowość. W programie można prowadzić wiele magazynów lokalnych (w obrębie jednej bazy danych) oraz odległych (odpowiadających np. oddziałom w innych miastach).
Do przesuwania towaru pomiędzy magazynami służą dokumenty Przesunięć Międzymagazynowych MM. Na dokumencie MM określamy magazyn źródłowy – czyli ten, z którego wydawany jest towar oraz magazyn docelowy – czyli ten, do którego towar jest przesuwany.
W wyniku przesunięcia MM towar przestaje być dostępny w jednym magazynie, a powiększa zasoby w drugim (docelowym). W przypadku przesunięć pomiędzy magazynami odległymi odbywa się to w oparciu o eksport dokumentu MM do pliku, a następnie jego import.
Warto przy tym pamiętać, że w przypadku przesunięć pomiędzy magazynami lokalnymi – ogólna ilość towaru w firmie (bazie), widoczna np. na liście zasobów dla wszystkich magazynów, nie ulega zmianie. Natomiast w chwili wystawiania dokumentu, dla którego musimy określić magazyn, dostępna jest ilość odpowiednio pomniejszona/ powiększona.
Należy pamiętać, że każdy dokument wystawiany w systemie musi być powiązany przynajmniej z jednym lokalnym magazynem.
W przypadku, gdy przyjmujemy do firmy jedną dużą dostawę towaru, którą chcemy rozmieścić w różnych magazynach – musimy towar wprowadzić do jednego z magazynów, a następnie przesunąć odpowiednie ilości do pozostałych magazynów.
Uwaga
Warto pamiętać, że w Przesunięciu Międzymagazynowym mogą uczestniczyć tylko towary (nie można przesuwać pozycji o statusie usługa).
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne znajduje się parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych:
w edycji przed zapisem – przy próbie dodania pozycji, której brakuje na magazynie na dokument WZ, RW, MM lub FA/PA z opcją pobrania towaru z magazynu, użytkownik otrzyma informację o brakującej ilości (towar nie zostanie dodany na dokument). Podczas weryfikacji ilości program bierze pod uwagę ilość dostępną towaru (pomniejszoną o rezerwacje) jeśli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje jest zaznaczona opcja Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, jeśli nie jest zaznaczona, sprawdzana jest całkowita ilość.
przy akceptacji pozycji (przez bufor) – parametr dotyczy akceptacji pozycji na dokumentach rozchodowych w buforze. W trakcie dopisywania pozycji program sprawdza ilość towaru. Każde dopisanie pozycji powoduje automatyczne zapisanie dokumentu do bufora. Należy pamiętać, że po dopisaniu pozycji wycofaniu się z wystawianego dokumentu, dokument ten i tak pojawi się na liście (będzie w buforze). Włączenie tego parametru, w niektórych przypadkach, może spowolnić pracę.
Lista Przesunięć Międzymagazynowych
Lista MM – Przesunięć Międzymagazynowych dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne/ Przesunięcia międzymagazynowe. Zawiera wszystkie wystawione w programie dokumenty tej klasy. Informacje wyświetlane na liście to:
Numer dokumentu – numer dokumentu zgodny z wybranym schematem numeracji.
Status – informacja o typie magazynu źródłowego i docelowego. W zależności od typu magazynów z MM na liście w kolumnie Status pojawia się:
LL – jeśli dokument dotyczył magazynów lokalnych
LO – jeśli magazyn docelowy jest zdefiniowany jako odległy
OL – jeśli dokument MM został zaimportowany z pliku (z magazynu odległego)
RO – jeśli dokument MM został utworzony z Rezerwacji Wewnętrznej, a magazynem docelowym nie jest magazyn odległy.
Data operacji – data wykonania operacji przesunięcia towaru z magazynu źródłowego do magazynu docelowego. Jest to również data z jaką dany dokument będzie księgowany.
Magazyn źródłowy – magazyn, z którego przesuwamy towar.
Magazyn docelowy – magazyn, na który przyjmowany jest towar.
Wartość – wartość dokumentu MM
Oprócz standardowych przycisków na liście znajdują się:
Księgowanie do księgowości kontowej – użycie tego przycisku powoduje rozpoczęcie księgowania Przesunięć Międzymagazynowych na odpowiednie konta księgowe. Księgowanie odbywa się na podstawie zdefiniowanych schematów księgowych i zostało opisane w odrębnym rozdziale.Korekta przesunięcia międzymagazynowego – możliwa jest tylko korekta ilościowa. Korektę możemy zrobić jedynie do zatwierdzonego przesunięcia. Sposób został opisany w rozdziale Dokumenty korygujące.
Uwaga
Korekta dokumentu MM jest Przesunięciem Magazynowym towaru w przeciwnym kierunku. Podczas korygowania dokumentu MM towar jest pobierany z magazynu źródłowego zgodnie z przyjętą zasadą rozliczania magazynu. W związku z tym może się zdarzyć, że wartość takiej „korekty” będzie inna niż wartość korygowanego przesunięcia MM, w przypadku, gdy na korekcie zostaną przesunięte towary z innej dostawy niż przesunięte dokumentem MM.
– Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
zmianę kategorii dokumentu.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
Warto również pamiętać, że w przypadku dokumentów MM funkcjonują pojęcia Magazyn źródłowy i Magazyn docelowy, które również mają wpływ na listę wyświetlanych dokumentów. Przez właściwy dobór tych parametrów możemy w przypadku ogólnym uzyskać wszystkie dokumenty (magazyn źródłowy: puste pole i magazyn docelowy: puste pole).
Przesyłanie dokumentów MM pomiędzy magazynami odległymi
W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość wymiany dokumentów MM pomiędzy magazynami prowadzonymi w dwóch różnych bazach danych. Dokumenty takie są przenoszone w postaci plików XML. W magazynie źródłowym istnieje możliwość zapisania dokumentu MM do pliku, natomiast w magazynie docelowym istnieje funkcja, która pozwala na zaimportowanie dokumentu (i wprowadzenie towaru do magazynu).
Eksport dokumentu MM
Eksport dokumentów MM do pliku jest możliwy po wciśnięciu przycisku . Eksportowane są dokumenty MM zaznaczone na liście.
Po wciśnięciu przycisku pojawia się okienko pozwalające na podanie nazwy pliku, w którym zapisane zostaną dokumenty i jego położenia. W trakcie wykonywania eksportu wyświetlane są informacje o przebiegu operacji.
Po wykonaniu eksportu w kolumnie Status pojawia się znacznik E, oznaczający, że dokument został już wyeksportowany do pliku.
Zasady eksportu MM do pliku:
Eksport dotyczy tylko dokumentów MM, gdzie magazyn docelowy jest magazynem odległym.
Nie można eksportować do pliku dokumentów MM, które dotyczą magazynów lokalnych.
Dokument MM może być eksportowany kilka razy – program wyświetla ostrzeżenie o ponownym eksporcie.
Dokumenty MM, które będą eksportowane do pliku należy wcześniej zaznaczyć na liście.
Do jednego pliku można eksportować równocześnie kilka dokumentów MM (muszą być zaznaczone na liście)
Każdy zestaw dokumentów jest zapisywany w odrębnym pliku XML. Nie ma możliwości dopisania dokumentu do już istniejącego pliku. Możliwe jest jedynie nadpisanie danych, co oznacza, że wcześniej zapisane w pliku informacje zostaną utracone.
Uwaga
W przypadku dokumentów MM, gdzie magazynem docelowym jest magazyn odległy nie ma możliwości wykonania korekty (MM zwrotnej). Aby zwrócić towar należy zaimportować odpowiedni dokument MM pochodzący z magazynu odległego.
Import dokumentu MM
Import MM jest możliwy po wciśnięciu przycisku na liście dokumentów MM w magazynie docelowym.
Nazwa pliku – pełna ścieżka dostępu do pliku zawierającego dokument MM. Podczas określania dostępu można posłużyć się przyciskiem.
Na wyświetlonej liście dokumentów MM (zapisanych we wskazanym pliku) należy zaznaczyć te, które będą importowane. Dopiero po zaznaczeniu przynajmniej jednego dokumentu dostępny jest przycisk Zatwierdź. Jego wciśnięcie spowoduje zaimportowanie zaznaczonych dokumentów MM.
Import dokumentu MM
Uwaga
Podczas importu dokumentów MM program porównuje symbole magazynu źródłowego i docelowego określonego na dokumencie MM z symbolami magazynów zdefiniowanych w oknie importu.
Jeśli symbole określone w oknie nie są zgodne z symbolami z dokumentów MM – program importuje dokumenty MM przypisując magazyny zgodnie z ustawieniami w oknie.
Jeśli symbole magazynów z dokumentów MM nie będą zgodne z symbolami magazynów zdefiniowanych w oknie importu w części Magazyny importowanego dokumentu:
magazyn źródłowy – magazyn źródłowy, z którego pochodzą dokumenty MM. Jeśli na MM magazyn źródłowy będzie inny – program wyświetli informację o niezgodności z zapytaniem, czy mimo to przeprowadzić import. Dostępna lista magazynów zawiera tylko magazyny zdefiniowane na Liście magazynów jako odległe.
magazyn docelowy – magazyn docelowy, do którego zostanie wprowadzony towar. Jeśli magazyn docelowy z MM jest inny niż określony w oknie importu – program wyświetli informację o niezgodności z zapytaniem, czy mimo to przeprowadzić import. Dostępna jest lista magazynów zdefiniowanych na Liście magazynów jako lokalne.
Użytkownik ma możliwość akceptacji importu z zaproponowanymi parametrami lub rezygnacji. W przypadku rezygnacji dokument MM zostanie pominięty podczas importu.
Aby import przebiegał bez zakłóceń należy stosować zasady:
jednorazowo importować tylko dokumenty MM ze zgodnym magazynem źródłowym i lokalnym.
w oknie importu określać magazyny domyślne zgodne z magazynami z importowanych dokumentów MM.
Uwaga
Bardzo istotna jest zgodność symboli nadawanych magazynom w poszczególnych bazach, pomiędzy którymi następuje wymiana dokumentów MM.
Uwaga
W przypadku dokumentów MM, gdzie magazynem źródłowym jest magazyn odległy nie ma możliwości wykonania korekty (MM zwrotnej). Aby zwrócić towar należy wystawić odpowiedni dokument MM przeznaczony do magazynu odległego.
Zasady importu MM z pliku:
Jeśli na dokumencie MM występują towary, które nie posiadają kart w magazynie docelowym – w trakcie importu program zakłada brakujące karty.
Jeśli na zakładanych kartach wpisana jest jednostka miary lub grupa, która nie istnieje w magazynie docelowym – zostanie automatycznie uzupełniona.
Program nie uzupełnia listy walut – jeśli na zakładanych kartach towarowych wykorzystana jest waluta nie zdefiniowana w bieżącej bazie użytkownik powinien ją dopisać (menu Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty).
W trakcie importu nie jest przeprowadzana aktualizacja danych na karcie towaru – tzn. na kartach już istniejących nie są wprowadzane żadne zmiany.
Identyfikacja towaru w trakcie importu oparta jest o kody towarów.
Uwaga
Po zaimportowaniu dokumentu MM z pliku należy wykonać odświeżenie konfiguracji. Funkcja jest dostępna w menu System lub pod klawiszem F9 (po zamknięciu wszystkich okien). Dzięki temu w bazie widoczne będą wszystkie informacje dopisane do konfiguracji w trakcie importu.
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu znajduje się parametr związany z importem MM z pliku: MM-OL: Bufor:
jeśli parametr jest odznaczony – dokument MM jest zapisywany na trwałe w chwili importu. Towar jest od razu wprowadzany na magazyn i zwiększa ilość dostępną.
jeśli parametr jest zaznaczony – dokument jest najpierw zapisywany do bufora. Towar nie jest wprowadzany na magazyn, ilość z dokumentu MM jest widoczna w kolumnie Zamówienia. Dopiero w chwili zatwierdzenia dokumentu towar jest wprowadzany na magazyn.
Uwaga
Zaimportowany dokument MM w buforze nie podlega edycji ‑ Użytkownik nie ma możliwości wprowadzania zmian na liście pozycji.
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ceny znajduje się parametr Aktualizuja ceny zakupu na podstawie dokumentów MM-OL. Daje on możliwość aktualizowania ceny zakupu towaru na podstawie wprowadzonego dokumentu MM z magazynu odległego:
jeśli parametr jest zaznaczony – zmianie ulega ostatnia cena zakupu na karcie wprowadzanych towarów, a tym samym istnieje możliwość aktualizacji cen sprzedaży (na ogólnie obowiązujących zasadach)
jeśli parametr jest odznaczony – cena zakupu na karcie towaru pozostaje po imporcie bez zmian (jak dotychczas)
Dokument MM jest zawsze wystawiany w walucie systemowej PLN. Jeśli ostania cena zakupu na karcie towaru jest wprowadzona w walucie obcej, a użytkownik zaznaczy parametr o aktualizacji ostatniej ceny – to po imporcie cena zakupu na karcie będzie wyrażona w PLN.
Uwaga
W przypadku, gdy bezpośrednio po imporcie dokument MM jest zapisywany na trwałe nie jest wywoływane okno z aktualizacją cen sprzedaży. Jeśli Użytkownik chce, aby po imporcie MM możliwe było aktualizowanie cen sprzedaży powinien w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu zaznaczyć parametr MM-OL Bufor. Wtedy po imporcie MM zostanie zapisana do bufora, a przy jej zatwierdzaniu na stałe program wywoła funkcję aktualizującą ceny sprzedaży.
Formularz MM
Formularz MM: zakładka Ogólne
W celu utworzenia nowego Przesunięcia Międzymagazynowego możemy posłużyć się klawiszem <INSERT>, przyciskiem lub poleceniem Dodaj z menu kontekstowego. Menu kontekstowe wywołujemy z listy przesunięć prawym klawiszem myszki.
Informacje zawarte na tej zakładce to:
Dokument – typ dokumentu w klasie Przesunięcie międzymagazynowe. Decyduje on o sposobie numeracji. Domyślnie proponowany jest typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Dokumenty). Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich rodzajów schematów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny sposób numeracji lub możemy stworzyć nowy schemat.
Numer – wartość pola numer zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeracji). W zależności od schematu wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, które będą zawierały poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca rejestr (serię) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii zdefiniowanych dla Przesunięć Międzymagazynowych i pozwoli na wskazanie właściwej.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.Dokument MM – zakładka OgólneKategoria – standardowo proponowana jest lista przychodowych. Wybranie kategorii umożliwia przeprowadzenie raportów i analiz oraz pozwala po zaksięgowaniu uzupełnić gromadzone w księgowości dane.
Data wystawienia – data wystawienia dokumentu.
Razem netto – łączna wartość Przesunięcia Magazynowego. Jest to wartość netto (bez podatku VAT).
Parametr Bufor – standardowo, na formularzu nowo tworzonego dokumentu parametr ten jest zaznaczony. Pozwala on na zapisanie dokumentu do bufora i późniejszą jego modyfikację i poprawę. W celu ostatecznego zatwierdzenia Przesunięcia Międzymagazynowego należy odznaczyć ten parametr (pole bufor puste) i zapisać dokument.
Podczas wystawiania dokumentów MM należy określić magazynźródłowy i docelowy. Magazynem źródłowym podczas wystawiania dokumentu MM może być jedynie magazyn zdefiniowany jako lokalny (program automatycznie zawęża listę). Jako magazyn docelowy można określić zarówno magazyn lokalny jak i odległy.
jeśli magazyn docelowy jest magazynem lokalnym (dotyczy też magazynów serwisowych i mobilnych) – w chwili zatwierdzenia dokumentu MM towar zostaje zdjęty z magazynu źródłowego i automatycznie wprowadzony do magazynu określonego jako docelowy.
jeśli magazyn docelowy jest magazynem odległym – w chwili zatwierdzenia dokumentu MM towar zostaje zdjęty z magazynu. Aby pojawił się w magazynie docelowym należy wykonać eksport MM do pliku, a następnie w magazynie docelowym – jej import.
Formularz MM: zakładka Dokumenty
Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym MM dokumentów. Lista ta składa się z kolumn:
Numer – numer dokumentu skojarzonego z MM
Typ – dokumentu skojarzonego z MM. Pole to może przyjmować wartość:
SRW – dokument utworzony w module Serwis, dla którego wykonano przeniesienie części na magazyn serwisowy
DEK – dekret księgowy
Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z MM
Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Przesunięciem Magazynowym
Przycisk umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Przesunięciem Magazynowym.
Na zakładce tej wyświetlane są informacje dodatkowe związane z Przesunięciem Magazynowym. Informacje te można zapisać w polu opis. Pole to może być wykorzystywane podczas wyszukiwania dokumentu.
Inwentaryzacja
Inwentaryzacja
https://www.youtube.com/watch?v=Yq69tA89OKg
Jak przeprowadzić inwentaryzację?
Funkcja Inwentaryzacji pozwala na uzgodnienie stanów magazynowych w programie ze stanem rzeczywistym magazynu. Inwentaryzacja składa się z trzech etapów:
Etap 1 – przygotowanie arkuszy inwentaryzacyjnych
Etap 2 – uzupełnienie stanów rzeczywistych towarów w magazynie
Etap 3 – utworzenie dokumentów korygujących stany (PW i RW)
Zasady obsługi okna zostały opisane szczegółowo tutaj.
Rolę podkładek inwentaryzacyjnych w systemie pełnią dokumenty AI, na których zostały wpisane poszczególne towary, natomiast nie są jeszcze uzupełnione ilości.
Arkusz inwentaryzacyjny dotyczy zawsze jednego, wybranego magazynu. Istnieje jednak możliwość przygotowania dla danego magazynu kilku arkuszy.
Warto również pamiętać, że towar, który w ramach jednej inwentaryzacji został już wpisany na arkusz – nie będzie dostępny do wpisania na innym.
Towar wpisany na AI nie ma wpływu na ilość towaru w magazynie oraz na jego wartość. Warto jednak wiedzieć, że towar, który został wpisany na arkusz inwentaryzacyjny nie może brać udziału w transakcjach w danym magazynie.
Przykład
Tworzymy AI dla magazynu o symbolu MAGAZYN2. Podczas wystawiania Faktury Sprzedaży związanej z MAGAZYNEM2 wyświetlamy listę zasobów – towary wpisane na AI nie pojawią się na liście. Natomiast jeśli Faktura Sprzedaży będzie związana z innym magazynem – towary te będą widoczne na liście zasobów.
Formularze AI obsługiwane są w trochę inny sposób niż pozostałe formularze w systemie:
Podczas przygotowywania arkuszy inwentaryzacyjnych nie wpisujemy ilości towaru – wynosi ona zawsze 0.
Formularz można zapisać do bufora – wtedy możliwa jest jeszcze zmiana wpisanych pozycji (usunięcie lub dopisanie nowych), natomiast nadal nie jest możliwa edycja ilości.
Kiedy arkusz jest już gotowy – zatwierdzamy go (na stałe). Teraz trzeba policzyć towar w magazynie
Etap 2 – uzupełnienie stanów rzeczywistych
Kiedy towary są już policzone, czas na wprowadzenie do systemu stanów rzeczywistych.
Aby uzupełnić stan towaru należy wyedytować (np. przy pomocy przycisku z lupą) odpowiedni arkusz inwentaryzacyjny.
Na zapisanym na stałe arkuszu nie można już zmieniać „zestawu” towarów. Natomiast możliwa jest edycja ilości na wprowadzonym towarze (dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy lub wciśnięcie przycisku z lupą)
Wpisujemy rzeczywisty stan towaru w magazynie (nie różnicę!!!)
Po uzupełnieniu pola Ilość dla wszystkich towarów na arkuszu – zapisujemy go przyciskiem z dyskietką
Teraz pora na utworzenie dokumentu, który skoryguje stany magazynowe.
Arkusze inwentaryzacyjne pomocnicze AIP
Podczas przeprowadzania inwentaryzacji można posłużyć się arkuszami pomocniczymi, tworzonymi na przykład przez poszczególnych operatorów przeprowadzających inwentaryzację w magazynie.
Aby utworzyć AIP należy najpierw stworzyć w arkuszu inwentaryzacyjnym (AI) listę towarów, bez wypełniania informacji o ilościach. Na AI powinny znaleźć się wszystkie towary, jakie uczestniczą w spisie.
Kolejny krok to utworzenie arkuszy pomocniczych AIP. Z poziomu listy dokumentów AI, po wciśnięciu przycisku AIP widocznego w dolnej części okna, otwierana jest lista arkuszy pomocniczych. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Zmień, Usuń. Na liście widoczny jest numer kolejny AIP utworzonego dla danego AI oraz kod i nazwisko operatora wprowadzającego arkusz. Po dodaniu nowego AIP operator na podstawie spisu towarów, który wykonał, uzupełnia listę towarów wraz z ilościami. Można ustawić domyślną ilość na AIP = 1, po wcześniejszym zaznaczeniu parametru: Domyślna ilość na AIP = 1, dostępnego z poziomu Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Inwentaryzacja. Po zaznaczeniu tego parametru, dodając pozycję na formularz AIP (za pomocą „plusa”, klawisza <INS>, czytnika kodów kreskowych, importu pozycji z pliku), w ilości zawsze wstawiana jest wartość 1. Gdy parametr jest nie zaznaczony w ilość wstawiane jest zero. Podczas dopisywania towarów na AIP można wykorzystać opcję równoczesnego wyboru wielu towarów (jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel /Parametry zaznaczona jest opcja Dodawanie pozycji na dokumencie: wybór wielu towarów) lub dodawać towary pojedynczo (jeśli w konfiguracji zaznaczona jest jedna z pozostałych opcji). Istnieje możliwość wyszukiwania towarów wg kodu, nazwy, kodu EAN (zarówno kodu EAN z karty towaru z zakładki [Ogólne], jak również wg dodatkowych kodów EAN, wprowadzanych na zakładce [Jednostki i kody]). Jeżeli Użytkownik podczas dodawania towarów na AIP użyje kodu dodatkowego, to towar zostanie zapisany na arkuszu z takim kodem oraz z jednostką miary, która jest z nim powiązana. Możliwe jest również wyszukiwanie towarów z użyciem symbolu %, zastępującego dowolny ciąg znaków.
Po uzupełnieniu swojego arkusza – operator zatwierdza go.
Uwaga
Na AIP można wpisywać tylko te towary, które wcześniej zostały wpisane na arkusz główny AI. Na AIP nie można umieścić towaru, który nie jest wpisany na AI.
Uwaga
Na AIP ilość towaru może być wprowadzana w dowolnej jednostce: podstawowej lub pomocniczej. Jeden towar może występować na AIP wiele razy, w różnych jednostkach.
Jeśli wszyscy operatorzy wprowadzą swoje arkusze AIP – można przeliczyć stan towaru w magazynie. Na arkuszu głównym AI pojawił się przycisk , który umożliwia przeliczenie ilości na AI. Ilość jest wyliczana na podstawie ilości wprowadzonych na poszczególne AIP. Ilość na AI jest wyrażona zawsze w jednostce podstawowej. W przypadku, gdy na AIP ilość była podana w jednostce pomocniczej – jest przeliczana zgodnie z przelicznikiem podanym na karcie towaru.
Kilka zasad dotyczących AIP:
AIP można dodać tylko w przypadku, jeśli użytkownik nie wprowadził „ręcznie” ilości na arkuszu głównym AI.
Po utworzeniu AIP blokowana jest możliwość „ręcznego” wpisania ilości na arkuszu głównym AI.
Kolejne AIP można dodawać aż do momentu zamknięcia inwentaryzacji (wygenerowania PWAI/RWAI). Dodawanie nowych AIP jest możliwe nawet wtedy, jeśli użytkownik przeliczył już ilości na AI.
W momencie zamykania inwentaryzacji ilości na arkuszu głównym są zawsze jeszcze raz przeliczane w oparciu o AIP.
Etap 3 – utworzenie dokumentu RW/PW
AI nie wpływają na stan towaru w magazynie. Dopiero po ich przekształceniu tworzone są dokumenty magazynowe PW i RW, które wpływają na zasoby i regulują ilość i wartość towaru.
Dokumenty PW/RW są tworzone w oparciu o jeden lub kilka arkuszy inwentaryzacyjnych. Arkusze, które mają zostać zamknięte należy zaznaczyć na liście, a następnie wcisnąć przycisk .
Podczas zamykania inwentaryzacji program wylicza różnicę pomiędzy stanem w magazynie a stanem wprowadzonym na AI. Dla nadwyżek tworzony jest dokument PW wprowadzający towar do magazynu. Natomiast dla towarów, gdzie stwierdzono niedobór tworzony jest dokument RW, zdejmujący towar z magazynu.
Dokumenty numerowane są zgodnie z ustalonym w konfiguracji schematem numeracji (predefiniowane są schematy RWAI – dla rozchodu i PWAI – dla przychodu).
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Inwentaryzacja znajduje się parametr związany z zamykaniem inwentaryzacji:
1. Przyjęcie inwentaryzacyjne do bufora:
jeśli parametr jest odznaczony dokumenty PW tworzone przy zamykaniu inwentaryzacji są zapisywane od razu na trwałe. Towar jest wprowadzany do magazynu w ostatniej cenie zakupu z karty.
jeśli parametr jest zaznaczony to dokumenty PW tworzone przy zamykaniu inwentaryzacji są zapisywane do bufora, gdzie użytkownik może je modyfikować. Zmieniać na takim dokumencie PW można tylko cenę towaru, w jakiej powinien być wprowadzony do magazynu. Ilość jest wyliczona na podstawie arkuszy inwentaryzacyjnych i nie podlega modyfikacji.
2. Rozchód inwentaryzacyjny do bufora:
Po jego zaznaczeniu dokumenty RWAI zapisywane są do bufora. Dzięki temu użytkownicy modułu Handel Plus mogą wskazać konkretne partie towaru, które chcą rozchodować na podstawie uprzednio wprowadzonych dostaw.
jeśli parametr jest odznaczony dokumenty RWAI tworzone przy zamykaniu inwentaryzacji (nadwyżki) są zapisywane od razu na trwałe.
Wartość dokumentu RW/PW liczona jest:
dla PW – towar przyjmowany jest w ostatniej cenie zakupu
dla RW – towar zdejmowany jest zgodnie z przyjętą metodą rozliczania magazynu w module Handel lub w oparciu o wskazane partie dostaw w przypadku modułu Handel Plus.
Przykład
Magazyn rozliczamy metodą FIFO. W programie mamy 130 szt. towaru:
80 szt. W wartości 240 zł (po 3 zł)
50 szt. W wartości 250 zł (po 5 zł)
Okazuje się, że w rzeczywistości w magazynie jest tylko 30 szt. Podczas tworzenia dokumentu RW na brakujące 100 szt. program wylicza jego wartość na 340 zł:
80 szt. W wartości 240 zł (po 3 zł)
20 szt. W wartości 100 zł (po 5 zł)
Arkusz inwentaryzacyjny, który został już zamknięty jest nadal widoczny na liście ze statusem I, jednak nie ma już możliwości jego edycji (jedynie podgląd) ani ponownej konwersji do RW/PW.
Zasady obowiązujące przy inwentaryzacji:
arkusz dotyczy zawsze jednego magazynu,
towar wpisany na arkusz nie bierze udziału w obrocie,
w przypadku problemów z zapisem arkuszy inwentaryzacyjnych wyświetlane jest okno z informacją, które towary spowodowały błąd.
Zamknięcie inwentaryzacji z kontrolą dokumentów.
Standardowo, aby zamknięcie inwentaryzacji było możliwe spełnione musi być kilka warunków dotyczących bazy danych.
Uwaga
Aby inwentaryzacja mogła zostać zamknięta na listach nie mogą występować dokumenty w buforze lub dokumenty handlowe (FS, PA, FZ), które nie są skojarzone z dokumentami magazynowymi. Jeśli napotka na takie dokumenty program sprawdza, czy dotyczą one towarów (wtedy nie pozwoli na zamkniecie inwentaryzacji) czy też usług (wtedy inwentaryzacja zostanie zamknięta).
Jeśli zamknięcie inwentaryzacji zostanie przerwane - program wyświetla listę dokumentów, które są za to odpowiedzialne. Znacznie ułatwia to korygowanie bazy danych tak, aby zamknięcie inwentaryzacji było możliwe.
przed zamknięciem inwentaryzacji należy usunąć/zapisać na stałe wszystkie dokumenty handlowe (FS, PA, RO, ZD) w buforze
wszystkie dokumenty handlowe (FS, PA) muszą być skojarzone z dokumentami magazynowymi
dokumenty typu Zamówienie u Dostawcy, Rezerwacja Odbiorcy muszą być przekształcone
części z wskazanymi partiami dostaw na zleceniu serwisowym muszą być wydane na dokumentach WZ/RW, zwrócone lub takie zlecenie serwisowe może zostać zamknięte.
Po sparowaniu dokumentów handlowych z dokumentami magazynowymi lub usunięciu dokumentów w buforze, które wpływają na stany magazynowe, istnieje możliwość zaktualizowania stanu bieżącego z poziomu Arkusza Inwentaryzacyjnego za pomocą ikony Aktualizacja stanu bieżącego.
Zamknięcie inwentaryzacji bezwarunkowe.
Istnieje możliwość zamknięcia inwentaryzacji (utworzenia dokumentów PWAI/ RWAI) z pominięciem kontroli dotyczącej dokumentów. W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Inwentaryzacja znajduje się parametr Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów.
Przy próbie zamknięcia inwentaryzacji program zawsze sprawdza, czy występują dokumenty blokujące zamknięcie. Jeśli takie dokumenty nie występują inwentaryzacja jest zamykana bez względu na ustawianie parametru. Jeśli jednak takie dokumenty istnieją w bazie to:
jeśli parametr jest odznaczony – zamknięcie inwentaryzacji jest blokowane. Wyświetlany jest log z informacją o blokujących dokumentach i program wymaga zatwierdzenia dokumentów oraz utworzenia WZ/PZ.
jeśli parametr jest zaznaczony – program wyświetla tylko informację, że inwentaryzacja będzie zamknięta bezwarunkowo i, po akceptacji Użytkownika, tworzy dokumenty PWAI/ RWAI.
Natomiast należy pamiętać, że w przypadku zamykania bezwarunkowego inwentaryzacji, jeśli po wykonaniu inwentaryzacji zostaną zapisane dokumenty wpływające na stan magazynu z datą wcześniejszą niż data arkusza, to ilości na arkuszu nie będą zgodne z ilościami na stanie magazynowym na dzień utworzenia arkusza.
W przypadku równoczesnego przekształcania większej ilości AI program informuje o wykonywaniu inwentaryzacji bezwarunkowej dla każdego arkusza oddzielnie. Jeśli program napotka na arkusz, który nie może zostać zamknięty (np. W buforze) operacja zamykania zostaje przerwana i dalsze arkusze nie są przekształcane.
Formularz AI
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.
Formularz AI: zakładka Ogólne
O tym, jakie operacje możemy wykonać z dokumentem AI decyduje stan dokumentu:
jeśli dokument jest w buforze – edycji podlega nazwa i kod towaru, można też dodawać/usuwać pozycje.
po zamknięciu inwentaryzacji możliwy jest tylko podgląd, anulowanie lub wycofanie dokumentu.
Uwaga
Na arkuszu AI, który nie ma utworzonych arkuszy pomocniczych Użytkownik może wypełniać ilość rzeczywistą posługując się dowolną jednostką miary (podstawową lub pomocniczą). Jeśli do AI są utworzone arkusze pomocnicze – blokowana jest możliwość wpisania ilości bezpośrednio na AI. Ilość jest wtedy wyliczana na podstawie ilości z AIP i jest ona zawsze wyliczana w jednostce podstawowej.
Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe informacje o dokumencie.
Dokument – wybór typu dokumentu determinuje sposób numeracji. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanej w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/Magazyn/ Arkusz inwentaryzacyjny. W programie dla AI predefiniowany został schemat złożony z trzech sekcji Symbol/ Numer/ Rok.
Kategoria – możemy wybrać kategorię która dostarczy nam dodatkowych informacji o dokumencie. Standardowo, po wybraniu przycisku Kategoria wyświetli nam się lista kategorii przychodowych.
Magazyn – symbol magazynu, dla którego tworzona jest podkładka inwentaryzacyjna. Jeden dokument może dotyczyć tylko jednego, wybranego w nagłówku magazynu. Po dopisaniu pierwszego towaru program nie pozwala na zmianę magazynu. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych.
Data wystawienia – data dokumentu. Jest to dzień, na który porównywana jest ilość zasobu z ilością ze spisu.
Razem netto i Razem brutto - pole dotyczące wartości wypełniane jest po uzupełnieniu informacji o ilości.
Uwaga
Wartość dokumentu AI jest wyliczana na podstawie ostatniej ceny zakupu. Dlatego wartość netto arkusza inwentaryzacyjnego może nie być zgodna z rzeczywistą wartością towaru w magazynie (która jest liczona na podstawie wartości poszczególnych dostaw).
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Na liście pozycji na AI widoczne są następujące kolumny:
Ilość wg spisu – stan, jaki wynika ze spisu towaru w rzeczywistości (wprowadzany przez użytkownika),
Stan bieżący – stan towaru w magazynie w programie (wartość widoczna w kolumnie Ilość na liście zasobów),
Różnica – różnica pomiędzy ilością towaru w programie, a ilością wprowadzoną przez użytkownika (wartości ujemne to braki, dodatnie to nadwyżki).
Formularz AI: zakładka Dokumenty
Dokumenty powiązane – lista zawiera dokumenty typu PW, RW jakie zostały utworzone w trakcie zamykania inwentaryzacji. Wyświetlana jest informacja o numerze, typie, dacie dokumentu wewnętrznego oraz o jego wartości netto.
Uwaga
Na pozycje dokumentów PWAI/RWAI przenoszone są kategorie z pozycji towarowych znajdujących się na AI następująco:
Jeżeli towar ma przypisaną kategorię na karcie cennikowej zarówno dla zakupu jak i dla sprzedaży i nie zostanie przypisana żadna kategoria na AI, to na utworzone dokumenty RW i PW będzie przenoszona odpowiednia kategoria z karty cennikowej zgodnie z typem kategorii dla danego dokumentu (dla RWAI - przychodowa, dla PWAI - kosztowa).
Jeśli kategorie zostały uzupełnione na karcie towaru i równocześnie na dokumencie, to pierwszeństwo w tej sytuacji ma zawsze kategoria wybrana na dokumencie i jest przenoszona zgodnie z typem dla danego dokumentu.
Opis – pole w którym możemy umieścić dodatkowy opis związany z tym dokumentem. Zawartość tego pola widoczna jest na liście wszystkich dokumentów typu AI.
Lista Arkuszy Inwentaryzacyjnych
Lista arkuszy inwentaryzacyjnych obsługiwana jest przez standardowe przyciski i klawisze:
Dodaj - dodanie nowego dokumentu. W przypadku dokumentów AI nie ma możliwości kopiowania arkuszy. Istnieje możliwość dodania arkusza z już wypełnioną listą towarów – funkcja jest dostępna w menu pod strzałką obok przycisku. Przy wykorzystaniu tej funkcji można wprowadzić towary:
z już wypełnionymi stanami (wtedy operator wprowadza ilości tylko dla towarów, których stan rzeczywisty jest różny od „komputerowego”)
bez wprowadzania ilości (przydatne podczas tworzenia arkuszy pomocniczych AIP).
Zmień – podgląd wystawionego wcześniej dokumentu:
dla dokumentów w buforze (zielony kolor) istnieje możliwość wprowadzania zmian.
dla dokumentów zatwierdzonych (czarne) istnieje możliwość wpisania stanu rzeczywistego towaru.
dla dokumentów przekonwertowanych do PW/RW (o statusie I) nie ma możliwości zmian.
Usunięcie – jest możliwe tylko w przypadku dokumentów AI w buforze.
Inwentaryzacja - po zaznaczeniu uzupełnionego arkusza inwentaryzacyjnego przyciśniecie tego przycisku uruchamia proces inwentaryzacji, czyli ustalenia stanów w magazynie. Tworzone są dokumenty RW i PW.
Na liście mogą być wyświetlane kolumny:
Numer – dokumentu klasy AI
Status – dokumentu, puste pole oznacza, że dokument nie został jeszcze przekonwertowany do PW/RW. O takim przekonwertowaniu świadczy litera I. Jeżeli w polu pojawia się wartość Anulowano oznacza to, że dokument został anulowany.
Data wyst. – data dokumentu. Wykonując inwentaryzację program porównuje ilości wpisane na AI ze stanem w programie na dzień wystawienia AI
Magazyn – symbol magazynu, którego dotyczy dany dokument
Opis – pole na dodatkowy opis dokumentu, np. może zawierać informacje o tym kto wykonał dany spis.
Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj.
Arkusz inwentaryzacyjny wypełniony
W menu obok przycisku Dodaj na liście dokumentów AI dostępna jest opcja Arkusz wypełniony. Po jej wybraniu program pyta o datę, dla której ma utworzyć arkusz inwentaryzacyjny. Istnieje też możliwość wyboru magazynu i grupy towarowej, dla której ma być utworzony arkusz.
Funkcja ma za zadanie przyspieszyć proces wykonywania inwentaryzacji w firmie – po jej wybraniu tworzony jest arkusz AI, na którym wpisane są wszystkie towary z magazynu wraz ze stanem na zasobach. Ilości wpisywane na AI to stan towaru w magazynie na wskazany dzień. Użytkownik korzystający z funkcji musi tylko uzupełnić stany dla towarów, na których podczas inwentaryzacji wystąpiły różnice.
Jeśli podczas inwentaryzacji wykorzystywane są arkusze pomocnicze AIP - podczas tworzenia arkusza głównego AI można posłużyć się opcją Arkusz wypełniony, zaznaczając opcje Ilość wg spisu=0. Po jej zaznaczeniu na arkusz zostaną wpisane towary bez uzupełnionych ilości (tak, by następnie można było utworzyć AIP).
Podczas tworzenia arkusza istnieje możliwość wykorzystania dodatkowych parametrów, by skrócić czas jego wykonywania oraz liczbę pozycji:
bez kart nieaktywnych – jeśli parametr będzie zaznaczony na arkusz nie zostaną wpisane towary oznaczone jako nieaktywne.
bez stanów zerowych – jeśli parametr będzie zaznaczony na arkusz nie zostaną wpisane towary, których stan na magazynie na wskazany dzień wynosił zero.
bez atrybutów– przy zaznaczonym parametrze na nowo tworzony arkusz nie będą przenoszone atrybuty powiązane z towarami. Generowanie arkusza bez atrybutów jest szybsze, z tego względu parametr bez atrybutów jest domyślnie zaznaczony.
Jeśli w firmie funkcjonuje więcej niż jeden magazyn tworzone jest tyle arkuszy, ile magazynów lokalnych (odrębny AI dla każdego magazynu). Dokument AI tworzony tą metodą jest zawsze zapisywany do bufora.
Operacje na przekształconym AI
Wycofanie Inwentaryzacji
Wycofanie inwentaryzacji wykonujemy z poziomu listy dokumentów AI. Funkcja ta dostępna jest z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszki). Polega ona na:
Anulowaniu skojarzonych dokumentów (PW/ RW)
Usunięciu powiązania pomiędzy AI i dokumentami wewnętrznymi.
Wynikiem takiej operacji jest nieprzekonwertowany dokument AI. Na dokumencie tym dostępne jest pole z ilością i jednostkami miary. Po wykonaniu koniecznych poprawek (zmiana ilości lub jednostki) dokument jest ponownie gotowy do zamknięcia inwentaryzacji. W razie konieczności można tez dokument AI anulować.
W przypadku, gdy istnieją arkusze pomocnicze AIP – wycofanie inwentaryzacji powoduje odblokowanie arkuszy AIP.
Anulowanie inwentaryzacji
Anulowanie dokumentu wykonywane jest z poziomu listy podkładek inwentaryzacyjnych. Informacja o anulowaniu AI pozostaje w programie. Anulowany dokument wyświetlany jest na liście AI w kolorze szarym. Anulowanie AI zwalnia jego numer, tzn. na nowo tworzonym arkuszu można ręcznie przypisać numer anulowanego dokumentu.
Dla towarów, które znajdowały się na anulowanym AI można utworzyć inną podkładkę inwentaryzacyjną.
Import listy towarów do arkuszy
Import listy towarów do arkuszy
Istnieje możliwość importu listy towarów wraz z ilościami do Arkusza Inwentaryzacyjnego oraz Arkuszy Pomocniczych. Użytkownik może zaimportować z pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv do AI oraz AIP listę towarów wraz ze zliczonymi ilościami.
Aby plik został wczytany do programu, powinien mieć następującą strukturę:
TOWAR; ILOŚĆ
Gdzie:
Towar – kod towaru/ nazwa towaru/ kod EAN domyślny lub dodatkowy/ PLU,
Ilość – zliczona ilość towaru (do czterech miejsc po przecinku, bez jednostki miary).
Wszystkie dodatkowe dane wpisane po ilości będą pomijane podczas importu.
Jeżeli w pliku znajdzie się tylko wpis „TOWAR;”, wówczas do arkusza zostanie zaimportowana lista towarów z zerowymi ilościami.
Uwaga
Jeżeli podczas tworzenia pliku we wpisanych ilościach zastosowany zostanie separator tysięcy (poprzez wpisanie spacji lub dowolnego innego znaku), przed wykonaniem importu należy go usunąć.
Z poziomu formularzy AI oraz AIP na górnej wstążce znajduje się przycisk Kolektr danych/Importuj pozycje , za pomocą którego należy wskazać plik (z dysku lub IBARD), aby rozpocząć import towarów. Informacja o przebiegu operacji zostanie wyświetlona w logu. Jeżeli program natrafi na towar, którego nie ma w cenniku, zostanie on pominięty, a import będzie kontynuowany.
Import do AI
Dane z pliku można zaimportować tylko do niezatwierdzonego arkusza.
Jeśli w importowanym pliku ten sam towar znajdzie się więcej niż raz (bez względu na to, za pomocą jakiego kodu został zarejestrowany), zostanie zaimportowana tylko pierwsza pozycja.
Jeżeli podczas importu program rozpozna towar według dodatkowego kodu EAN, taki kod zostanie wpisany również do arkusza, wraz z powiązaną z nim jednostką miary. W pozostałych przypadkach program ustawi domyślny kod EAN.
Import do AIP
Do AIP importowane są tylko te pozycje, które znajdują się na powiązanym AI.
Jeżeli towar w pliku wpisany jest według dodatkowego kodu EAN, to taki kod zostanie wpisany na AIP wraz z jednostką miary, która jest z nim powiązana. Podczas wczytywania ilości do AI, ilość towaru zostanie przeliczona zgodnie z jednostką wpisaną na AI.
Na oknie importu towarów na dokument z pliku, dostępnym z poziomu formularza AIP, dostępny jest parametr Usuń pozycje na arkuszu przed importem. Zaznaczenie parametru przed importem spowoduje automatyczne usunięcie pozycji wprowadzonych na AIP i import pozycji z pliku na pustą listę. Jeśli parametr nie zostanie zaznaczony, wówczas pozycje zostaną dopisane do już istniejących na arkuszu.
Eksport listy towarów z arkuszy
Możliwy jest eksport towarów do pliku z poziomu Arkusza Inwentaryzacyjnego oraz Arkusza Inwentaryzacyjnego Pomocniczego. Z poziomu formularzy na górnej wstążce programu dostępna jest opcja Kolektor danych/Eksportuj pozycje . Po naciśnięciu przycisku pojawia się okno, w którym należy wskazać plik, do którego zostaną wyeksportowane towary (na dysku lub IBARD). Jeśli wskazany zostanie plik, który nie istnieje, wówczas zostanie on utworzony po zatwierdzeniu eksportu. Jeśli wskażemy plik istniejący, zostanie on nadpisany. Plik powinien posiadać rozszerzenie txt lub csv.
Eksport towarów z dokumentu do pliku
Użytkownik ma możliwość wyboru sposobu eksportu:
wg kodu towaru – do pliku wyeksportowane zostaną dane w formacie: KOD_TOWARU;ilość
wg kodu EAN – do pliku wyeksportowane zostaną dane w formacie: KOD_EAN;ilość
Bilans otwarcia
Bilans otwarcia
Bilans otwarcia służy do wprowadzenia stanu towarów do magazynu przy rozpoczęciu pracy z programem. Na dokumencie wprowadzane są towary wraz z ilościami i wartościami.
Bardzo istotny jest fakt, że na BOM możliwa jest poprawa wartości towaru. Po wpisaniu ilości i ceny program wylicza wartość pozycji. Jeśli zostanie ona zmieniona – program przeliczy nową cenę. Funkcja może być wykorzystana w firmach, które rozpoczynają pracę z systemem Comarch ERP Optima, a wcześniej rozliczały magazyn wg średnich ważonych cen zakupu. Wtedy można wprowadzić ilość i wartość towaru, a program na tej podstawie wyliczy „przybliżoną” cenę zakupu.
Towar na dokumencie BOM może być wpisany kilka razy – wtedy na karcie towaru na zakładce [Zasoby] pojawi się odpowiednia ilość pozycji.
Uwaga
Bilans Otwarcia można wykonać tylko dla towarów, z którymi nie ma jeszcze żadnych transakcji.
Na dokumencie BOM określamy magazyn lokalny, do którego wprowadzony będzie towar. Jeśli w firmie prowadzone będzie kilka magazynów lokalnych – należy utworzyć odpowiednią ilość dokumentów rozprowadzających towar.
Dokument BOM można zapisać do bufora – wtedy nie wprowadza on towaru do magazynu, ale zadeklarowana ilość jest widoczna na liście zasobów w kolumnie Zamówienia.
Po zatwierdzeniu dokument BOM można anulować – wtedy towar jest wycofywany z magazynu. Spełniony musi być warunek, że w systemie nie istnieje jeszcze żadna transakcja z towarami zawartymi w danym dokumencie BOM.
Lista dokumentów BOM i BZM
Lista dokumentów typu Bilans zawiera dwa rodzaje dokumentów: bilans otwarcia i bilans zamknięcia. Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Oprócz standardowych przycisków na liście znajdują się:
Zamknięcie okresu - przycisk wywołuje funkcję zamknięcia okresu
Rodzaj: Razem, BOM, BZM – parametr decyduje o rodzaju dokumentów wyświetlanych na liście. Po wybraniu parametru:
Razem – lista zawiera wszystkie dokumenty (bilanse otwarcia i zamknięcia)
BOM – na liście wyświetlane są tylko bilanse otwarcia
BZM – lista zawiera tylko bilanse zamknięcia
Magazyn – listę wszystkich wystawionych w programie bilansów możemy zawęzić do dokumentów dotyczących tylko jednego, wybranego magazynu. Należy przy tym pamiętać, że:
BOM dotyczy zawsze jednego wybranego magazynu
BZM dotyczy wszystkich magazynów
Na liście status dokumentu jest określany skrótem: BO – bilans otwarcia, BZ – bilans zamknięcia.
Formularz dokumentu BOM
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.
Zakładka Ogólne
Dokument i Numer – dokumenty BOM mają własną numerację, której schemat definiuje użytkownik. W programie predefiniowany jest schemat zawierający symbol dokumentu (BOM), numer kolejny i rok. Należy pamiętać, że numer zostanie nadany dopiero przy pierwszej akceptacji dokumentu (na trwałe lub do bufora).
Kategoria – kategoria dokumentu może być wykorzystana np. podczas analizowania danych.
Magazyn – na dokumencie konieczne jest wskazanie magazynu (lokalnego), do którego wprowadzony zostanie towar.
Data wystawienia – data, z jaką towar trafi na magazyn.
Razem netto – wartość dokumentu wyliczona na podstawie wartości poszczególnych pozycji.
Bufor – w górnej części formularza znajduje się znacznik Bufor. Jeśli będzie zaznaczony w chwili zatwierdzania dokumentu – BOM zostanie zapisany do tzw. bufora, gdzie nadal będzie edytowalny. Jeśli znacznik nie będzie aktywny – BOM zostanie zatwierdzony na stałe.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Zakładka Dodatkowe
Opis – na zakładce możliwe jest wpisanie dowolnego opisu. Jest on następnie drukowany na dokumencie.
Dodatkowo wyświetlana jest informacja o wartości netto dokumentu oraz kto i kiedy po raz ostatni dokonał modyfikacji formularza.
Wpisywanie pozycji na dokument
Lista pozycji jest obsługiwana przez standardowe przyciski.
Dopisanie pozycji jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj, wciśnięciu klawisza <INSERT> lub wybraniu odpowiedniej pozycji z menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszki).
Podczas dodawania pozycji należy podać:
Kod towaru – wpisać ręcznie lub wybrać z listy zasobów dostępnej pod prawym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu kombinacji klawiszy <ALT> i <STRZAŁKA W DÓŁ>.
Ilość – podać ilość, która ma być wprowadzona na dany magazyn (zadeklarowany w nagłówku dokumentu)
J.m. – proponowana jest podstawowa jednostka miary. Ilość można podać również w jednostkach pomocniczych – należy przy tym pamiętać o tym, by podać odpowiednio przeliczoną cenę.
Wartość – program wylicza wartość w oparciu o podaną ilość i cenę. Jednak w odróżnieniu od innych dokumentów pole Wartość w BOM jest edytowalne. Umożliwia to skorygowanie wartości pozycji (o czym pisaliśmy na początku rozdziału).
Uwaga
W przypadku dużej ilości pozycji wpisywanej na dokument BOM może pojawić się efekt w postaci bardzo wolnej pracy komputera podczas edycji pozycji czy dopisywania nowej. Zalecana maksymalna ilość pozycji na jednym dokumencie BOM to ok. 300.
W programie istnieje możliwość zaimportowania zasobów towarów z innej bazy (Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy). Aby import przebiegł poprawnie należy wcześniej zaimportować Cennik (podczas importu zasobów nie są zakładane karty towarowe!). Zasoby towarów są importowane do dokumentów BOM, zapisanych po imporcie do bufora. Każdy zasób (dostawa) towaru jest importowana jako odrębna pozycja BOM (na każdym dokumencie znajduje się 200 pozycji). Podczas importu towary sortowane są wg kodu tak, by wszystkie tworzone dla jednego towaru pozycje znalazły się na wspólnym dokumencie BOM.
Bilans otwarcia - Współpraca z modułem Księga podatkowa
Eksport BOM do spisu z natury w KP
Dokument BOM może zostać przeniesiony do Księgi Podatkowej jako Spis z natury. Eksport jest możliwy po wciśnięciu przycisku . Automatycznie w module KP powstaje dokument Spis z natury z identycznymi pozycjami oraz wartościami.
Zasady eksportu dokumentów BOM do modułu KP:
nie można eksportować dokumentów BOM w buforze,
każdy BOM może być wyeksportowany tylko raz – widoczny jest wtedy na liście w kolorze niebieskim. Jeśli powstały spis z natury zostanie w usunięty w module Księga Podatkowa – odpowiedni dokument BOM będzie ponownie widoczny na liście w kolorze czarnym,
eksportować można równocześnie kilka dokumentów BOM (należy je zaznaczyć na liście) – na ich podstawie powstanie w KP jeden spis z natury,
eksportowane mogą być równocześnie dokumenty BOM dotyczące różnych magazynów,
jeśli na równocześnie eksportowanych dokumentach BOM pojawi się taki sam towar – zostanie on skompensowany do jednej pozycji sumującej ilość i wartość towaru na poszczególnych dokumentach. Na podstawie wyliczonej ilości i wartości program oblicza przybliżoną cenę jednostkową towaru (dla jednostki podstawowej),
podczas eksportu do KP przenoszona jest informacja o przypisanej kategorii:
jeśli eksport dotyczy jednego dokumentu BOM – przenoszona jest kategoria z dokumentu
jeśli eksport dotyczy kilku dokumentów BOM z taką samą kategorią – przenoszona jest kategoria z dokumentów
jeśli eksport dotyczy kilku dokumentów BOM z różnymi kategoriami – kategoria nie jest przenoszona i należy ją uzupełnić z poziomu spisu z natury w KP.
jeśli dokument BOM był korygowany (korekta ilości lub wartości) – spis z natury z KP uwzględnia zarówno BOM jak i korekty.
nie można przenieść BOM, do którego wystawiona była korekta zwracająca całość towaru (program kontroluje ilość wynikową).
nie można przenosić do KP pojedynczych dokumentów korygujących BOM. Korekta może być przenoszona tylko łącznie z dokumentem źródłowym.
jeśli dokument BOM jest zaksięgowany to wystawionej do niego korekty nie można zaksięgować jako samodzielnego spisu z natury.
po wyeksportowaniu dokumentu do KP – na zakładce [Dodatkowe] nie widać numeru utworzonego spisu z natury. Na zakładce [Dodatkowe] widoczne są jedynie numery dokumentów korygujących do BOM.
jeśli dokument BOM został zaksięgowany do Księgi Podatkowej – nie blokuje on wykonania Bilansu Zamknięcia Magazynu (w niektórych przypadkach zaksięgowanie dokumentu magazynowego powoduje zablokowanie wykonania BZM).
Eksport korekt BOM do KP
Korekty BOM nie mogą być przenoszone jako indywidualne dokumenty (Spis z natury nie może być ujemny):
jeśli BOM, który będzie korygowany nie został jeszcze przeniesiony do KP – podczas przenoszenia na utworzonym spisie z natury zostanie automatycznie uwzględniona korekta.
jeśli BOM został już przeniesiony do KP, ale powstały spis z natury nie został jeszcze zaksięgowany – w module Księga Podatkowa można wykasować spis z natury, wtedy utworzyć korektę do BOM i podczas ponownego przenoszenia do KP korekta zostanie uwzględniona.
jeśli spis z natury w KP został już zaksięgowany i na jego podstawie wyliczono już PIT-5 – korekty nie da się przenieść do KP.
Eksport BZM do spisu z natury w KP
Do modułu Księga Podatkowa może być przenoszony również Bilans Zamknięcia Magazynu (BZM). Na jego podstawie zostanie utworzony spis z natury.
Przeniesienie jest możliwe po zaznaczeniu dokumentu BZM na liście i wciśnięciu przycisku .
Zasady eksportu dokumentów BZM do modułu KP:
eksportować można równocześnie tylko jeden dokument BZM,
każdy BZM może być wyeksportowany tylko raz – widoczny jest wtedy na liście w kolorze niebieskim,
eksportowane są równocześnie wszystkie pozycje z BZM (dotyczące różnych magazynów).
Eksport Spisu z natury do BOM
Jeśli w chwili rozpoczęcia pracy z programem użytkownik uzupełnił w programie spis z natury, korzystając z modułu Księga Podatkowa to podczas wprowadzania danych do modułu Handel na podstawie wprowadzonego spisu z natury może utworzyć Bilans Otwarcia Magazynu.
Na liście wprowadzonych spisów znajduje się przycisk , który umożliwia eksport spisu z natury do Magazynu. Podczas eksportu należy określić:
Magazyn – do którego trafią towary. Magazyn taki zostanie zadeklarowany na powstającym dokumencie BOM i, po jego zatwierdzeniu, wprowadzą tam towar.
Bufor – powstający dokument BOM może zostać zapisany na trwałe (parametr odznaczony) lub do bufora (parametr zaznaczony). Dokument w buforze może być jeszcze zmieniony z poziomu listy Bilans Otwarcia w module Magazyn.
Eksport następuje po wciśnięciu przycisku .
Zasady eksportu spisu z natury do BOM:
funkcja eksportu jest możliwa tylko w przypadku pracy modułu Handel,
podczas wpisywania pozycji lista cennikowa jest odpowiednio zawężana do towarów (prostych i złożonych), którymi nie były przeprowadzane jeszcze żadne transakcje,
wyeksportować można tylko spis z natury, który został już zaksięgowany (nie można w nim wtedy edytować pozycji),
każdy spis z natury może być przeniesiony do Magazynu tylko raz,
podczas eksportu określamy magazyn, do którego trafią towary z powstającego dokumentu BOM,
program nie zezwoli na eksport jeśli spis z natury nie posiada elementów lub elementami są pozycje z cennika o statusie usługi.
Formularz dokumentu BZM
Na liście dostępny jest przycisk , który powoduje wykonanie bilansu zamknięcia. O zasadach pisaliśmy już w rozdziale Co należy wiedzieć o bilansie zamknięcia BZM. W wyniku tego powstaje dokument BZM.
Bilans zamknięcia zawsze dotyczy wszystkich magazynów razem i nie ma możliwości ręcznego wystawienia takiego dokumentu. Jest on wynikiem wykonania zamknięcia okresu.
Uwaga
Na formularzu bilansu zamknięcia można zmieniać wartość pola Magazyn. Zmiana magazynu na formularzu pozwala na wyświetlenie bilansu tylko dla danego, wskazanego magazynu.
Na formularzu bilansu zamknięcia wyświetlają się stany zasobów na dzień wykonania bilansu, ich ilość, cena zakupu i wartość.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Bilans zamknięcia magazynu
Bilans Zamknięcia Magazynu jest to dokument przedstawiający stan ilościowy i wartościowy magazynu na dzień zamknięcia wyliczany na podstawie wprowadzanych dokumentów magazynowych.
Uwaga
Wykonywanie BZM nie jest konieczne, może być jednak przydatne, jeśli użytkownik chce zablokować możliwość wprowadzania nowych dokumentów w podanym okresie czasu (wykonanie BZM blokuje możliwość wprowadzania zmian w okresie przed BZM).
Przed wykonaniem BZM program sprawdza następujące warunki:
metodę naliczania kosztu własnego
pod datą podaną jako data zamknięcia nie może istnieć już BZM (w danym dniu może wystąpić tylko jeden BZM)
w okresie od ostatniego BZM do podanej daty muszą istnieć jakieś transakcje do zamknięcia (zamknięcie dotyczy zawsze okresu od ostatniego BZM do podanej daty)
po dacie podanej jako data zamknięcia nie mogą występować dokumenty BZM
w okresie do daty wykonania BZM w bazie nie mogą występować dokumenty w buforze.
Dodatkowo w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje znajduje się parametr BZM bez kontroli rezerwacji i zamówień.
jeśli parametr jest odznaczony to, oprócz podanych wyżej warunków, w bazie nie mogą występować żadne rezerwacje i zamówienia towarów. Warunek ten dotyczy zarówno dokumentów przeznaczonych do rezerwowania i zamawiania towarów (typu RO, ZD, SRW z wskazanymi partiami dostaw dla części), jak i dokumentów typu FS i FZ niepowiązanych z dokumentami magazynowymi (WZ, PZ).
jeśli parametr jest zaznaczony – w bazie mogą występować zamówienia i rezerwacje.
Uwaga
Ważne jest, że po wykonaniu bilansu zamknięcia nie mamy możliwości wystawienia dokumentu z datą wcześniejszą niż data zamknięcia. Na wszystkich nowo wystawianych dokumentach będzie proponowana data bilansu zamknięcia + 1.
W przypadku, gdy użytkownik wykona BZM to również przekształcenia dokumentów (np. FS -> WZ) będzie mógł wykonać z data późniejszą niż BZM
Przykład
Data systemowa 12.11.2007. Bilans zamknięcia wykonany 14.11.2007. Wystawiamy Fakturę Sprzedaży. Na formularzu faktury data wystawienia i data sprzedaży –15.11.2007. Jest to spowodowane tym, że po zamknięciu okresu nie można dopisywać dokumentów których data zawiera się w tym okresie.
Bilans zamknięcia dotyczy zawsze wszystkich magazynów. Aby dowiedzieć się, jaki był stan zamknięcia dla jednego z magazynów należy wyświetlić formularz BZM i w pole Magazyn (jest to jedyne edytowalne pole na formularzu) wpisać/ wybrać z listy nazwę interesującego nas magazynu. Wówczas na formularzu pojawi się stan zasobów dla danego magazynu.
W systemie możliwe jest również kasowanie BZM. Możliwe jest kasowanie tylko ostatnio wystawionego dokumentu BZM. Oprócz przedstawionych wcześniej warunków w chwili kasowania BZM program sprawdza, czy po dacie kasowanego dokumentu nie był wystawiony inny BZM.
Ponieważ zamknięcie magazynu jest obwarowane wieloma warunkami oraz wykonanie operacji wiąże się z blokadą wprowadzania dokumentów z datą wcześniejsza niż data BZM – operacja powinna być wykonywana dopiero wtedy, gdy wszystkie wprowadzone transakcje zostały już zweryfikowane pod względem poprawności w dziale księgowości.
Kompletacja
Kompletacja
Jak przeprowadzić kompletację?
W programie pod pojęciem produkcji rozumiany jest proces kompletacji składników, które wchodzą w skład danego produktu (towaru/usługi złożonej).
Kompletować można tylko towary/ usługi, które na formularzu mają zadeklarowany typ złożony. Dla takiego towaru można zdefiniować wtedy receptury (czyli skład). Każdy towar złożony może mieć zdefiniowaną dowolną ilość receptur. Jedną z nich określamy jako domyślną. Powinna to być receptura najczęściej wykorzystywana przy produkcji, ponieważ jest ona proponowana w trakcie tworzenia dokumentu przyjęcia produktu. Definicja może być oczywiście zmieniona w trakcie wypisywania dokumentu PWP.
Na sam proces produkcji składają się dwa elementy: rozchód składników i przyjęcie wyrobu gotowego. Produkty przyjmuje na podstawie dokumentu PWP – Przyjęcia Wewnętrznego Produktów. Automatycznie do każdego zatwierdzonego PWP tworzony jest dokument RWS – Rozchód Wewnętrzny Składników. Cechą charakterystyczną dokumentów RWS jest to, że nie mogą one istnieć samodzielnie (bez powiązania z PWP), nie można ich usuwać ani modyfikować.
Aby przeprowadzić kompletację należy:
utworzyć kartę produktu (koniecznie ze statusem złożony),
zdefiniować recepturę dla produktu (w oparciu o posiadane w magazynie składniki),
w chwili produkcji utworzyć dokument PWP, na którym wpisujemy ile produktu jest kompletowane,
równolegle z dokumentem PWP program tworzy dokument RWS, na którym zapisany jest rozchód składników (wyliczony w oparciu o recepturę i wyprodukowaną ilość),
w chwili zatwierdzenia PWP produkt jest wprowadzany na magazyn, natomiast zdejmowana jest odpowiednia ilość składników.
Lista receptur
Każdy produkt może mieć kilka receptur, ale tylko jedna z nich może być recepturą domyślną. Receptury widoczne są w menu Ogólne/ Inne/ Receptury oraz na karcie danego produktu.
Formularz zasobu: zakładka Receptury opisany został tutaj.
Przyjęcie wewnętrzne produktu
Lista PWP
Lista dokumentów PWP przedstawia wszystkie wystawione w programie dokumenty tej klasy. Informuje nas ona o numerze dokumentu, dacie przyjęcia produktu i symbolu magazynu na który wpłynął produkt. Ostatnia kolumna przedstawia wartość dokumentu PWP.
Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj.
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.
Formularz PWP: zakładka Ogólne
Formularz dokumentu PWP zbudowany jest analogicznie jak formularze innych występujących w programie dokumentów.
Zakładka [Ogólne] pozwala na wpisanie wszystkich danych potrzebnych do poprawnego wygenerowania dokumentu PWP. Podajemy tutaj:
Dokument – schemat numeracji dokumentu. W programie dla dokumentów tej klasy predefiniowany został schemat 3 członowy: Symbol/ Numer/ Rok.
Kategoria – zmienna określająca dany dokument. Po wciśnięciu przycisku Kategoria zostanie wyświetlona lista wszystkich zdefiniowanych kategorii, domyślnie będą to kategorie przychodowe.
Magazyn – symbol magazynu, do którego trafi produkt. Po dopisaniu pierwszej pozycji następuje zablokowanie pola. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych.
Data wystawienia – data wystawienia PWP
Data przyjęcia produktu – data wprowadzenia produktu na wybrany wcześniej magazyn (od tej daty będzie dostępny w zasobach).
Data rozchodu składników – data z jaką zostaną rozchodowane składniki. Data ta może być różna od daty przyjęcia produktu, nigdy nie może być późniejsza. Nie można najpierw przyjąć produktu, a dopiero np. W następnym dniu rozchodować składniki.
Na szczególną uwagę zasługują parametry określające sposób zachowania się składników: pobranie i rezerwacja, widoczne w górnej części okna. Parametry te dotyczą jedynie dokumentów będących w buforze.
rezerwacja – zapisanie dokumentu PWP na wpływ na rezerwacje składników. Rezerwacje stosujemy, gdy brakuje nam któregoś ze składników
pobranie – zapisanie PWP ma wpływ na ilość i ilość dostępną składników. Zapisanie PWP do bufora pozwoli nam zorientować się w koszcie rzeczywistym produktu.
W trakcie zapisywania PWP na stałe program zawsze ustawia parametr pobranie (nastąpi zmiana w ilości poszczególnych składników).
Trwałe zapisanie dokumentu PWP (nie do bufora) aktualizuje:
koszt kwotowy – na formularzu ’wyprodukowanej’ usługi złożonej
ostatnią cenę zakupu – na formularzu towaru złożonego.
Formularz PWP: zakładka Dokumenty
Na zakładce tej wyświetlana jest lista wszystkich dokumentów RWS związanych z danym przyjęciem. Przyjęcie dotyczy tylko jednego, wybranego magazynu, ale składniki mogą być pobierane z różnych magazynów. Dla każdego magazynu powstanie wówczas oddzielne RWS.
Poniżej listy dostępne jest pole przeznaczone na dodatkowy opis dokumentu oraz informacja o tym kto i kiedy wystawił i jako ostatni modyfikował dokument.
Wpisywanie pozycji na dokument PWP
Na formularzu dokumentu PWP na liście pozycji działają standardowe przyciski i klawisze:
Dodaj - po wciśnięciu przycisku wyświetlona zostanie lista zasobów, ograniczona do towarów/ usług złożonych (produktów).
Zmień - edycja wybranej pozycji. Edycja pozycji jest konieczna w przypadku zmiany domyślnej receptury lub zmiany składnika.
Usuń - usunięcie poszczególnej pozycji z listy produktów na dokumencie PWP.
Podgląd dokumentu z biblioteki - Przycisk jest widoczny, jeżeli dokument jest powiązany z co najmniej jednym dokumentem OBD z załącznikiem. Podgląd załącznika wyświetlany jest w oknie z lewej strony formularza. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Na formularz PWP można dopisać produkt (towar/usługę złożoną) bez zdefiniowanej receptury. Należy jednak pamiętać, że dokument PWP z produktem bez receptury można zapisać tylko do bufora. Po wpisaniu takiego produktu na dokument PWP można określić jego jednorazowy skład. Program nie pozwoli zapisać na trwałe PWP jeśli produkt nie posiada zdefiniowanych składników.
W przypadku uzupełniania i przeliczania ilości składników na zakładce [Receptura] program nie uwzględnia ustawienia parametru Format całkowity na formularzu składnika (czyli użytkownik może wpisać niecałkowita ilość składnika nawet, jeśli ma on zaznaczony parametr Format całkowity).
W przypadku, gdy składnikiem produktu jest usługa jej koszt zostanie uwzględniony w koszcie produktu tylko w przypadku, gdy ma ona określony koszt kwotowy. Nie ma możliwości określenia kosztu usługi bezpośrednio na recepturze towaru. W koszt produktu wliczona zostanie wartość usługi pobrana z jej karty ewidencyjnej.
W przypadku dokumentów PWP i RWS oraz korekt do PWP (RWS) zasady wyliczania kosztu są podobne jak w przypadku innych dokumentów. Do czasu zapisu dokumentu wartości na dokumentach w buforze są symulowane i tymczasowe i w związku z tym zmienią się po zapisie dokumentu do bufora.
Jak zmienić recepturę na inną?
Po dopisaniu produktu na listę PWP program zawsze odwołuje się do receptury zdefiniowanej jako domyślna. Aby zmienić recepturę na inną zdefiniowaną dla produktu należy z poziomu formularza PWP:
przy pomocy przycisku lupki wyedytować formularz produktu,
otworzyć zakładkę [Receptura]. Na zakładce widoczna jest receptura zdefiniowana jako domyślna,
po wciśnięciu strzałki widocznej obok pola Receptura rozwijana jest lista wszystkich związanych z tym produktem receptur,
z listy wybieramy właściwą recepturę (w dolnej części formularza widoczna jest jej definicja),
zmianę akceptujemy przyciskiem Zapisz zmiany.
Jak zmienić skład wybranej receptury?
Zmiana receptury nie musi dotyczyć całych definicji składu. Możliwa jest zmiana poszczególnych składników, ich ilości i jednostek w obrębie danej receptury. Zmiany takie nie mają wpływu na definicje zapisaną na formularzu produktu, są one zapisywane tylko dla tego dokumentu PWP.
Aby jednorazowo zmienić definicję dla produktu należy:
przy pomocy przycisku lupki wyedytować formularz produktu
otworzyć zakładkę [Receptura]. Na zakładce widoczna jest receptura zdefiniowana jako domyślna
wybrać recepturę, która będzie modyfikowana (po wciśnięciu strzałki widocznej obok pola Receptura rozwijana jest lista wszystkich związanych z tym produktem receptur)
po wybraniu właściwej receptury w dolnej części formularza widoczne są wszystkie jej składniki. Lista składników obsługiwana jest przez standardowe przyciski umożliwiające dodanie nowego składnika, zmiany już istniejącego (np. ilości) czy usunięcia zbędnego.
w przypadku dodawania nowego składnika do receptury proponowany jest zawsze magazyn główny (program nie uwzględnia magazynów domyślnych dla operatora/ stanowiska).
wprowadzone zmiany akceptujemy przyciskiem Zapisz zmiany.
Dotyczy wersji: 2020.3.1
Kolejność składników receptury można zmieniać metodą „przeciągnij i upuść”– w tym celu należy wcisnąć lewy przycisk myszy na wybranej pozycji i trzymając wciśnięty przycisk przesunąć myszą kursor do wybranego miejsca. Na dokument Rozchodu Wewnętrznego Składników przenoszone są pozycje zgodnie z ich kolejnością na PWP.
Jak zaimportować/wyeksportować składniki receptury na dokument PWP?
Z poziomu podglądu pozycji dokumentu, na zakładce [3 Receptura] istnieje możliwość eksportu/importu składników receptury poprzez ikonę Składniki receptury znajdującą się na wstążce.
Po wybraniu opcji Eksportuj pozycje pojawi się poniższe okno umożliwiające wskazanie miejsca eksportu składników receptur.
Z kolei wybranie opcji Importuj pozycje wywoła okno, gdzie należy wskazać miejsce, z którego importowane są składniki receptury.
Uwaga
Jeżeli towar posiada wcześniej ustaloną recepturę, to za pomocą importu, składniki dodawane są do już istniejącej receptury.
Import odbywa się zawsze na magazyn wskazany w pliku. Jeżeli w programie nie będzie magazynu wskazanego w pliku przy danej pozycji lub operator posiada zakaz dostępu do danego magazynu, to zostanie zaimportowany składnik, a w polu magazyn system automatycznie podstawi magazyn oznaczony jako domyślny. Analogiczna sytuacja w przypadku importu jednostek - jeżeli jednostka nie występuje na danym towarze wśród jednostek pomocniczych, to zostanie pominięta, a w pole z jednostką zostanie pobrana jednostka podstawowa z danej karty cennikowej.
Kontrola ilości składników
Podczas wystawiania dokumentu PWP użytkownik ma możliwość zdefiniowania, czy dany dokument ma od razu pobierać składniki z magazynu czy też jedynie je rezerwować.
W przypadku, gdy dokument PWP jest zapisywany do bufora z opcją pobranie lub też jest zapisywany na trwałe – program nie pozwoli na zatwierdzenie takiego dokumentu jeśli w magazynie nie ma wystarczającej ilości składników. Wyświetli informację o pierwszym brakującym towarze i użytkownik będzie musiał skorygować ilość odpowiedniego produktu.
Aby ułatwić użytkownikowi kontrolę produkowanej ilości w zależności od posiadanych składników w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje znajduje się parametr Kontrola ilości składników na elemencie PWP (dla rezerwacji).
Uwaga
Parametr działa tylko w przypadku zapisu dokumentu PWP do BUFORA i z zaznaczoną opcją REZERWACJI. Tak więc, jeśli Użytkownik chce sprawdzić, czy wystarczy składników oraz otrzymać zestawienie brakujących powinien najpierw zapisać dokument PWP do bufora, rezerwując składniki.
Jeśli parametr nie jest zaznaczony program pozwoli na zapis dokumentu PWP (do bufora, z rezerwacją) niezależnie od ilości posiadanych składników.
Jeśli parametr jest zaznaczony – program w chwili zapisu dokumentu DO BUFORA i z zaznaczoną opcją REZERWACJI kontroluje ilość składników potrzebną do produkcji.
Jeśli natrafi na jakieś braki – informuje użytkownika o tym, których składników i w jakiej ilości brakuje.
Następnie pyta czy zapisać dokument ze zmniejszoną ilością (tak, aby wystarczyło składników).
jeśli użytkownik zadecyduje, że NIE – program zapisuje dokumentu PWP do bufora z poprzednimi ilościami i zaznaczoną opcją rezerwacji.
jeśli użytkownik zadecyduje, że TAK – program zmienia ilość na dokumencie PWP i równocześnie proponuje utworzenie dokumentu różnicowego na brakującą ilość.
jeśli użytkownik nie chce tworzyć PWP różnicowego – zmianie ulegają jedynie ilości na zapisywanym dokumencie PWP.
jeśli użytkownik decyduje o utworzeniu PWP różnicowego – zmianie ulegają ilości na zapisywanym dokumencie PWP oraz tworzone jest drugie PWP (różnicowe) na taką ilość, dla której zabrakło składników. PWP różnicowe jest zapisywane do bufora z zaznaczoną opcją rezerwacja.
Rozchód wewnętrzny składników
Lista RWS
Lista ta jest uzupełniana automatycznie w momencie zapisywania dokumentu PWP. Listy tej nie można uzupełniać „ręcznie”, nie można także modyfikować dokumentów. Konstrukcja listy, jej obsługa i sposób sortowania jest identyczny jak w przypadku listy PWP.
Na recepturze można określić, z jakiego magazynu powinny pochodzić składniki. Może się zdarzyć, że składniki pochodzą z różnych magazynów. Podczas zatwierdzania PWP w takiej sytuacji powstaje kilka dokumentów RWS (dla każdego magazynu odrębnie).
Lista ta zawiera dokumenty o różnym statusie:
kolor zielony – dokumenty w buforze
kolor czarny – dokumenty zapisane na trwałe
kolor szary – dokumenty anulowane
W zależności od wybranej na PWP opcji pobranie/ rezerwacja dokument RWS:
rezerwuje składniki– zwiększa się ilość w kolumnie rezerwacja, zmniejsza ilość dostępna
pobiera składniki– zmniejsza ilość i ilość dostępną
Co decyduje o koszcie własnym produktu?
W przypadku, gdy składnikami są towary jest to cena zakupu. Składniki pomniejszają magazyn wg metody wybranej w konfiguracji (koszt naliczany jest w chwili pobrania składników z magazynu).
W przypadku, gdy składnikami są usługi jest to kwotowy koszt usługi zadeklarowany na formularzu usługi.
Uwaga
W wartości produktu będzie uwzględniony koszt usługi (składnika) tylko wtedy, gdy dla usługi określono jej kwotowy koszt.
Dokument RWS
RWS jest dokumentem „tylko do podglądu”. Nie jest możliwa jego edycja, dodawania, kasowanie, anulowanie. Wszystkie te czynności wykonywane są równolegle z dodawaniem, kasowaniem, edycją, anulowaniem PWP.
Z dokumentem RWS związany jest parametr Agregacja pozycji na dokumentach RWS, który decyduje o tym, czy składniki na takim RWS mają być agregowane (wykazywane w łącznej ilości), czy nie. Parametr ten dostępny jest w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne.
Przykład
Mamy dwa produkty, w skład każdego z nich wchodzi ten sam składnik. Wystawiamy PWP na oba produkty.
agregacja zaznaczona – na RWS zostanie pokazana łączna ilość składnika wykorzystana do produkcji obu produktów
agregacja nie zaznaczona – na dokumencie rozchodowym składnik pojawi się w dwóch pozycjach
Uwaga
Cechą charakterystyczną dokumentu RWS jest to, że nie można go utworzyć „ręcznie”. Tworzy się on zawsze jako dokument rozchodowy do dokumentu PWP.
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.
Formularz RWS: zakładka Ogólne
Dostarcza informacji o numerze dokumentu, dacie rozchodu składników oraz magazynie, z którego pobierane są składniki. Zakładka ta zawiera również listę wszystkich składników, ich ilość, cenę i wartość netto pozycji.
Przycisk pozwala na edycję danych wybranej pozycji, bez możliwości dokonywania zmian.
-Podgląd dokumentu z biblioteki. Przycisk jest widoczny, jeżeli dokument jest powiązany z co najmniej jednym dokumentem OBD z załącznikiem. Podgląd załącznika wyświetlany jest w oknie z lewej strony formularza. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Formularz RWS: zakładka Dokumenty
Wyświetlana jest tutaj lista dokumentów związanych z danym Rozchodem Wewnętrznym Składników. W szczególności lista ta zawiera dokument PWP, który spowodował powstanie RWS. Za pomocą przycisku możliwy jest podgląd dokumentów wyświetlanych na tej liście.
Poniżej znajdziemy informację o tym kto i kiedy wystawił i jako ostatni modyfikował dany dokument.
Korekty do PWP
W programie istnieje możliwość wykonywania korekt ilościowych do dokumentów PWP. Funkcja jest dostępna na liście PWP, po wciśnięciu przycisku .
Korekty do PWP mogą być wykorzystywane w dwóch przypadkach:
zdjęcie produktu z magazynu wraz ze zwrotem składników do magazynu,
zmiana składników wchodzących w skład produktu.
W obydwu przypadkach na podstawie składników i ich ilości zostanie utworzony dokument RWS korekta, który odpowiednio zmodyfikuje zasoby poszczególnych składników.
Dokumenty korygujące do PWP zapisane do bufora powodują jedynie zmiany ilościach zarezerwowanych/ zamówionych składników. Wartości na dokumentach korygujących w buforze są wiec symulowane (tymczasowe). Dopiero po zapisie dokumentu na trwałe składniki są zdejmowane/ wprowadzane na magazyn i wyliczane są rzeczywiste wartości składników.
Dekompletacja (zwrot do PWP)
Jeśli użytkownik poda ilość zwracaną produktu program automatycznie przeliczy na podstawie receptury, jakie składniki i w jakiej ilości zostaną zwrócone do magazynu (zakładka Receptura).
W przypadku zwrotu całkowitego program wylicza maksymalne ilości składników, które powinny być zwrócone do magazynu. W takim przypadku użytkownik nie ma możliwości edycji listy składników na zakładce Receptury.
Jeśli zwrot dotyczy tylko części ilości wtedy użytkownik ma możliwość edycji receptury na PWPKOR:
modyfikowania ilości zwracanych składników (tylko ilości ujemne, czyli zwrot składników),
usunięcia składnika, który nie jest zwracany wraz z towarem.
W przypadku dekompletacji użytkownik nie może dodawać nowych składników na recepturze.
Dzięki takiemu rozwiązaniu w przypadku zwrotu całego produktu zawsze zachowana będzie zgodność wartości (PWP+PWPK) = (RWS + RWSK).
Korekta wartości do PWP
Chcąc skorygować koszt towaru złożonego, a następnie w ilości dla towaru złożonego wpisać zero. Na zakładce [Receptura] należy usunąć wszystkie składniki i dodać pozycję o typie usługa, a w kolumnie Wartość zakupu wprowadzić kwotę, o którą chcemy skorygować wartość towaru. Po zatwierdzeniu korekty, wartość towaru złożonego zostanie skorygowana.
Jeżeli towar złożony był już rozchodowany, po zapisie korekty PWPK zostaną utworzone odpowiednio dokumenty WZKK, korygujące koszt rozchodowanego towaru złożonego.
Zmiana receptury
Przy wykorzystaniu funkcji korekty PWP można również wykonać zmiany w recepturze wyprodukowanego towaru. Aby możliwa była zmiana składników, jako ilość zwracaną produktu należy wpisać 0. W takim przypadku program nie wyzeruje ilości składników na zakładce [Receptury], tylko pozwoli na ich edycję:
Użytkownik może:
zmienić ilość składnika (można zwiększyć ilość składników wchodzącą w skład produktu, wpisując ilość dodatnią),
usunąć składnik z receptury (jeśli jego ilość w produkcie pozostaje bez zmian),
dodać nowy składnik.
W przypadku dodania składnika do receptury tworzony dokument RWS nie jest korektą (ponieważ nie zwraca składnika), tylko zwykłym dokumentem typu RWS. Stąd w przypadku np. filtrowania listy RWS taki dokument nie będzie wykazywany jako korekta, pomimo, że skojarzony jest z dokumentem PWPKOR.
Opakowania kaucjonowane
Opakowania kaucjonowane
Uwaga
Funkcja rozliczania opakowań kaucjonowanych jest dostępna tylko dla użytkowników korzystających z modułu Handel, prowadzącego gospodarkę magazynową. Jeśli użytkownik posiada tylko moduł Faktury – funkcja nie będzie dostępna.
Uwaga
Aby w programie pojawiły się opcje związane z obsługą opakowań kaucjonowanych należy zaznaczyć parametr Obsługa opakowań kaucjonowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje. Możliwość włączenia funkcji jest dostępna również w chwili tworzenia nowej bazy danych z poziomu funkcji konfigurującej wstępnie program (okno Sprzedaż).
Automatyczna możliwość wyliczania kaucji opiera się o utworzone schematy opakowań kaucjonowanych, które następnie są przypisywane do poszczególnych towarów. Po wpisaniu towarów na dokument handlowy (PA/ FS) program przelicza, w oparciu o przypisane im schematy, ile opakowań powinno być równocześnie wydane. Proponowane ilości są widoczne na odrębnej zakładce na dokumencie. Użytkownik ma możliwość zmodyfikowania zaproponowanej listy opakowań. Równocześnie użytkownik może określić, czy za wydane opakowania kaucjonowane będzie pobierana opłata.
W chwili wydania towaru, kiedy do Faktury Sprzedaży/ Paragonu tworzony jest dokument WZ, równocześnie wydawane są opakowania kaucjonowane. Dla kaucji tworzony jest odrębny dokument WKA/ PKA, czyli Wydanie kaucji/ Przyjęcie kaucji.
Dla poszczególnych dokumentów kaucyjnych określony jest termin zwrotu opakowań. Kaucje, które nie zostały zwrócone w terminie powinny zostać zafakturowane. W programie istnieje możliwość wystawienia Faktury Sprzedaży na podstawie dokumentów WKA, gdzie termin zwrotu minął.
Równocześnie w podobny sposób, w oparciu o dokumenty Przyjęcia Kaucji, istnieje możliwość wprowadzenie Faktury Zakupu za niezwrócone opakowania.
Formularz opakowania kaucjonowanego
Opakowania kaucjonowane muszą być wprowadzone jako odrębne pozycje na liście zasobów. Podczas wprowadzania karty magazynowej dostępny jest parametr Opakowanie/ kaucja. Po jego zaznaczeniu wprowadzana pozycja będzie traktowane przez program jako opakowanie kaucjonowane, czyli m.in. będzie możliwość wykorzystania go w schematach opakowań czy też wpisywania na dokumenty kaucyjne. Parametr Opakowanie/ kaucja może być zaznaczony niezależnie od typu zakładanej karty (towar/ usługa, prosty/ złożony – poza usługami złożonymi z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FS/PA).
Możliwość odznaczenia parametru jest blokowana w chwili wystawienia pierwszego dokumentu z danym opakowaniem.
Zakładka Kaucje na dokumentach handlowych
Istnieje możliwość ustalania wydanych/ pobranych opakowań już na poziomie dokumentu handlowego, jeszcze przed wydaniem/ przyjęciem towaru do magazynu. Listę opakowań kaucjonowanych można ustalić na 6. zakładce [Kaucje] na dokumencie handlowym: Fakturze Zakupu, Fakturze Sprzedaży oraz Paragonie.
Uwaga
Kaucje na dokumencie handlowym są zawsze wyliczane w cenach brutto, niezależnie od algorytmu ustawionego dla dokumentu handlowego (FS/ FZ).
Zakładka [Kaucje] nie pojawi się na dokumentach typu: Faktura do Paragonu oraz Faktura do nie zwróconych dokumentów WKA. Opakowania kaucjonowane nie są wydawane dla składników usługi złożonej. Jeżeli na Fakturze lub Paragonie dodano usługę, której składnik jest powiązany ze schematem opakowań, opakowania, które mają być wydane dla tej transakcji należy dodać ręcznie na zakładce [Kaucje] lub wygenerować dla nich oddzielnie dokument WKA.
Rabaty
Lista opakowań towarzyszących transakcji jest traktowana przez program jako odrębna lista, gdzie stosowane są upusty zgodnie z zadeklarowanymi dla danego kontrahenta lub towaru. Warto jednak pamiętać, że podczas wyliczania kaucji z poziomu zakładki [Kaucje] nie jest pobierany rabat z dokumentu handlowego (rabat wynikowy z nagłówka). Tym samym zmiana rabatu w nagłówku dokumentu handlowego nie powoduje przeliczenia wartości opakowań na zakładce [Kaucje].
Na zakładce [Kaucje] użytkownik może określić terminzwrotu opakowań. Termin domyślnie pobierany jest z karty kontrahenta (zakładka [Handlowe]).
Płatności
Na zakładce [Kaucje] użytkownik może określić, czy za opakowanie pobierana jest kaucja (opłata). Podobnie jak w przypadku dokumentów kaucyjnych WKA/PKA:
Jeśli parametr nie jest zaznaczony – w Kasie/Banku nie jest tworzona płatność związana z kaucjami.
Jeśli parametr jest zaznaczony – w Kasie/Banku powstaje płatność związana z kaucjami.
Należy pamiętać, by odrębnie zdefiniować harmonogram płatności dla dokumentu handlowego FZ/FS/PA (na zakładce [Płatności]), a odrębnie dla kaucji (na zakładce [Kaucje]).
Uwaga
W Kasie/Banku tworzone są dwie odrębne płatności: dla dokumentu handlowego (FZ, FS, PA) oraz dla kaucji. W przypadku zapłaty gotówką zarówno za dokument handlowy, jak i kaucje kwota proponowana przy zapisie dokumentu obejmuje wartość towaru i kaucji. Jednak w module Kasa/Bank tworzone są dwa odrębne zapisy kasowe: za towary i za kaucje.
Do czasu wygenerowania WKA, płatności (zdarzenia i zapisy) są przypięte do FS. Po wygenerowaniu WZ/WKA do FS płatności są przepinane na WKA. Należy przy tym pamiętać, że przy tworzeniu FS do PA, po wybraniu nowego kontrahenta na FA nie jest on zmieniany na WKA/PKA i na płatnościach (zdarzeniach i zapisach) w Kasie/Banku.
Jeśli Faktura Sprzedaży powstała w oparciu o wystawione wcześniej dokumenty WZ, wtedy na FS nie pojawi się zakładka [Kaucje]. Przy takim schemacie obiegu dokumentów (najpierw WZ, potem FS) dokumenty kaucyjne powinny być tworzone na podstawie WZ (funkcja dostępna z poziomu listy WZ), a dopiero później WZ przekształcane do FS. W innym przypadku dokument WKA do FS można utworzyć z listy Faktur Sprzedaży (opcja Dodanie nowego WKA).
Przeliczanie opakowań na transakcji
Po wprowadzeniu towarów na dokument handlowy z poziomu zakładki [Kaucje] istnieje możliwość przeliczenia opakowań towarzyszących transakcji. Na zakładce [Kaucje] znajduje się przycisk . Po jego wciśnięciu program sprawdza, czy towary wpisane na dokument są skojarzone ze schematami opakowań. Na tej podstawie wylicza ilość opakowań, jaka wynika z ilości poszczególnych towarów. Po przeliczeniu kaucji przycisk zmienia się na . Jednak jeśli użytkownik wprowadzi zmiany na liście towarów handlowych, przycisk ponownie zmieni się na , informując w ten sposób, że ponownie trzeba przeliczyć listę opakowań.
Uwaga
Przy ponownym przeliczaniu listy opakowań na zakładce [Kaucje] program od nowa wylicza ilość opakowań kaucjonowanych. Jeśli wcześniej użytkownik wprowadził na liście opakowań zmiany – przy ponownym przeliczaniu zostaną one utracone.
Zasady wyliczania ilości opakowań:
Jeśli takie samo opakowanie jest skojarzone z kilkoma różnymi towarami – na zakładce [Kaucje] opakowania będą sumowane.
Program wykaże opakowanie na zakładce tylko w przypadku, gdy ilość towaru przekroczy ilość określoną w schemacie opakowania
W przykładzie skrzynka pojawi się na zakładce tylko, jeśli na dokumencie sprzedane będzie 20 lub więcej napojów.
Opakowania przeliczane są dla poszczególnych towarów, a dopiero potem sumowane.
Przykład
Jeśli na dokumencie wprowadzimy 15 szt. napoju, a następnie (w odrębnej pozycji) kolejne 10 szt. napoju to program na zakładce Kaucje wyliczy tylko 25 butelek, bez skrzynki. Wynika to ze sposobu liczenia: żadna z pozycji (15 szt. I 10 szt.) nie spełnia warunku koniecznego do umieszczenia na liście opakowań kaucjonowanych skrzynki (minimum 20 szt.).
Lista opakowań kaucjonowanych towarzyszących transakcji może być modyfikowana przez użytkownika. Obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń i Zmień. Należy jednak pamiętać, że na zakładce [Kaucje] mogą być dodawane tylko pozycje o statusie Opakowanie/ Kaucja zaznaczonym na karcie.
Jeśli podczas transakcji część opakowań kaucjonowanych jest wymieniana, wtedy na zakładce [Kaucje] należy wpisać bilans rozliczeń opakowań kaucjonowanych.
Przykład
Klient kupuje 25 napojów, ale równocześnie na wymianę przynosi 7 butelek, wtedy na zakładce Kaucje powinno zostać wpisane 18 butelek.
Uwaga
Do czasu utworzenia dokumentów magazynowych zasoby dotyczące opakowań są rezerwowane/ zdejmowane/ zamawiane w identyczny sposób jak zasoby dotyczące towarów handlowych z dokumentu
Automatyczne przeliczanie kaucji
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje znajduje się parametr związany z automatycznym przeliczaniem opakowań kaucjonowanych w momencie dodawania pozycji na dokument:
Jeśli parametr jest wyłączony – opakowania na zakładce [Kaucje] są wyliczane tylko po wciśnięciu przycisku „pioruna”.
Jeśli parametr jest zaznaczony – opakowania są wyliczane automatycznie, równocześnie z wprowadzaniem towarów handlowych na dokument FS/PA.
Funkcja działa na Fakturach Sprzedaży i Paragonach. Przy zaznaczonym parametrze program przelicza opakowania na zakładce [Kaucje] w momencie:
dodania nowego towaru/ usługi,
usunięcia towaru,
zmiany ilości
zmiany jednostki miary
Uwaga
Należy pamiętać, że przy zmianie na liście towarów handlowych program od nowa wylicza listę opakowań kaucjonowanych. Jeśli Użytkownik wprowadzi zmiany na liście opakowań, a następnie zmieni towary handlowe – wprowadzone zmiany opakowań zostaną utracone.
Kopiowanie transakcji
W trakcie kopiowania dokumentu:
jeśli opakowania są na zakładce [Kaucje] – zawartość zakładki jest kopiowana,
jeśli do dokumentu jest już utworzony dokument WKA – zakładka [Kaucje] nie jest wypełniane,
jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje jest zaznaczony parametr o automatycznym odświeżaniu kaucji – opakowania na zakładce Kaucje są zawsze wyliczane od nowa.
Dokumenty WZ/PZ a opakowania kaucjonowane
Na dokumentach magazynowych nie jest dostępna zakładka [Kaucje]. Dokumenty kaucyjne dla WZ/PZ są tworzone dopiero po zapisaniu dokumentu na trwałe, z poziomu listy. Po wciśnięciu przycisku na liście WZ, lub na liście PZ, tworzony jest dokument kaucyjny.
Na dokumencie program wylicza ilości opakowań na podobnych zasadach, jak to ma miejsce na zakładce [Kaucje] na dokumentach handlowych. Dokumenty WKA/PKA związane z dokumentami magazynowymi są zapisywane do bufora.
W przypadku, gdy do dokumentu WZ/PZ są wcześniej wystawione korekty ilościowe – na tworzonym dokumencie odpowiednio pomniejszone są ilości opakowań kaucjonowanych.
W przypadku anulowania dokumentu WZ/PZ nie jest automatycznie anulowany dokument WKA/PKA.
W przypadku skorygowania dokumentu WZ/PZ już po utworzeniu dokumentu kaucyjnego – nie są automatycznie korygowane dokumenty WKA/PKA. Użytkownik powinien to zrobić bezpośrednio z poziomu listy WKA/PKA.
Do jednego dokumentu WZ/PZ można utworzyć wiele dokumentów WKA/PKA, przy czym każdy kolejny dokument tworzony jest różnicowo (tzn. uwzględnia wszystkie poprzednie).
Formularz dokumentu WKA/ PKA
Formularz dokumentu Wydania Kaucji oraz Przyjęcia Kaucji jest zbliżony do formularza Faktury Sprzedaży i Zakupu (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.
Uwaga
Dokumenty WKA i PKA są zawsze liczone algorytmem od brutto!
Numeracja
Dokumenty WKA i PKA posiadają własne schematy numeracji. Na dokumencie informacja o sposobie numerowania jest wypełniana w polu Dokument. Dla dokumentów WKA i PKA zostały zdefiniowane domyślne schematy numeracji, w zależności od sposobu ich tworzenia:
Dokumenty WKA
Dokumenty PKA
Sposób tworzenia
Schemat numeracji
Sposób tworzenia
Schemat numeracji
Z poziomu listy WKA
WKA
Z poziomu listy PKA
PKA
Na podstawie FS/ PA
WKFS/ WKPA
Na podstawie FZ
PKFZ
Na podstawie WZ
WKA
Na podstawie PZ
PKA
Nowe schematy dla dokumentów kaucyjnych można definiować z poziomu menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Magazyn, natomiast zmiany schematów domyślnych można dokonać w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Dokumenty.
Płatności
W przypadku dokumentów WKA/ PKA użytkownik może zadecydować, czy dla danego dokumentu ma być tworzona płatność w module Kasa/Bank. Zależy to od zaznaczenia na zakładce [Płatności]parametru Płatności:
Jeśli parametr nie jest zaznaczony – dokument WKA/ PKA nie utworzy płatności w Kasie/Banku. Parametr powinien być odznaczony, jeśli sprzedający nie pobiera kaucji za wydane opakowania.
Jeśli parametr jest zaznaczony – na zakładce pojawia się tabela, w której można podać szczegółowy harmonogram płatności. Zasady tworzenia płatności dla WKA/ PKA są podobne jak ma to miejsce w przypadku Faktury Sprzedaży oraz Faktur Zakupu.
Ponadto, jeśli dokument WKA/ PKA tworzy płatność istnieje możliwość rozliczenia z nim zaliczki. Na zakładce [Płatności]widoczna jest tabela z nierozliczonymi zapisami kasowymi kontrahenta lub wskazanego pracownika. Zasady rozliczania zaliczek są identyczne jak w przypadku Faktur Sprzedaży/ Faktur Zakupu.
Uwaga
Istnieje możliwość domyślnego ustawienia, czy dany kontrahent ma mieć naliczane kaucje za opakowania. Parametr Naliczajpłatności dla dokumentu WKA/PKA znajduje się na karcie kontrahenta, na zakładce Handlowe.
Uwaga
Termin płatności oraz data zapisu KP są liczone w stosunku do daty wskazanej w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów. W przypadku dokumentów WKA obowiązują ustawienia dla FS/ PA, w przypadku PKA – ustawienia dla Faktur Zakupu.
Termin zwrotu.
Termin zwrotu opakowań kaucjonowanych na dokumencie WKA można ustalić na zakładce [Płatności]. Domyślny termin zwrotu dla poszczególnych kontrahentów można ustalić na karcie kontrahenta, na zakładce [Handlowe].
Lista opakowań.
Lista pozycji na dokumencie WKA/ PKA jest obsługiwana za pomocą standardowych przycisków Dodaj, Usuń, Zmień. Należy jednak pamiętać, że na WKA/ PKA mogą zostać dodane tylko pozycje, które na karcie mają zaznaczony parametr Opakowanie/kaucja.
Uwaga
Opakowania wprowadzone na dokument WKA są zdejmowane z magazynu, nawet jeśli dokument jest zapisany do bufora. Zasady obsługi zasobów są podobne jak na dokumencie WZ. W przypadku dokumentów PKA zasady obsługi zasobów są podobne jak dla PZ (dopiero dokument zatwierdzony na trwałe wprowadza opakowanie do magazynu).
Koszt na dokumencie WKA jest wyliczany na podobnych zasadach jak dla dokumentu WZ – do czasu zapisania dokumentu koszt jest symulowany, zgodnie z ustawieniami parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ceny: wg ostatniej ceny zakupu lub średniej ceny zasobów. Dopiero po zapisaniu dokumentu WKA (na stałe lub do bufora), kiedy opakowania zostają zdjęte z magazynu – program podaje rzeczywisty koszt opakowań.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Tworzenie WKA/ PKA do dokumentów handlowych
Dokumenty WKA/PKA do dokumentów handlowych mogą być tworzone na dwa sposoby: równocześnie z tworzeniem dokumentu magazynowego oraz z poziomu listy dokumentów FS/PA/FZ.
Tworzenie równocześnie WKA i WZ (PKA i PZ)
W chwili tworzenia dokumentu magazynowego (WZ/PZ) równocześnie program sprawdza, czy na zakładce [Kaucje] na dokumencie handlowym wpisane są jakieś opakowania. W chwili tworzenia dokumentu magazynowego WZ/PZ, na którym umieszczone są towary handlowe, równocześnie tworzony jest dokument kaucyjny WKA/PKA, na którym umieszczone są opakowania kaucjonowane. W takim przypadku dokument kaucyjny WKA/PKA jest zawsze zapisywany na trwałe. Informacja o płatnościach do WKA jest pobierana z dokumentu Faktury Sprzedaży (zakładka [Kaucje]).
Uwaga
Jeśli opakowanie ma na karcie nadany status usługa – wtedy utworzenie WKA na takie opakowanie jest uzależnione od ustawienia parametru Konwersja FS/PA/PF/PZ do WZ - przenoś usługi na WZ w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne. Podobnie w przypadku dokumentów PKA tworzonych do FZ.
Generowanie dokumentu WKA/PKA z listy.
Istnieje możliwość utworzenia dokumentu kaucyjnego WKA/PKA do zatwierdzonego dokumentu handlowego, nawet w przypadku, gdy istnieje już dokument magazynowy WZ/WKA lub PZ/PKA. Funkcja może być wykorzystana w sytuacji, gdy konieczne jest ustalenie różnych terminów zwrotu kaucji czy też różnych form płatności dla opakowań towarzyszących transakcji. Funkcja jest dostępna:
pod przyciskiem strzałki obok ikony WZ/K na liście Faktur Sprzedaży i Paragonów jako Dodanie nowe WKA,
pod przyciskiem strzałki obok ikony PZ/K na liście Faktur Zakupu jako Dodanie nowe PKA.
W takim przypadku dokument WKA/PKA jest tworzony różnicowo (tzn. uwzględnia wcześniej utworzone dokumenty WKA). Tworzony w ten sposób dokument WKA jest zapisywany do bufora.
Na dodanym WKA dane dotyczące terminu zwrotu, formy płatności itp. są pobierane z karty kontrahenta, a nie z dokumentu handlowego.
Nie można dodać kolejnego WKA/ PKA do dokumentu handlowego, jeśli wcześniej utworzone WKA/PKA jest nadal w buforze.
W przypadku anulowania dokumentu handlowego nie jest anulowany dokument kaucyjny.
Jeśli anulowany zostanie dokument kaucyjny skojarzony z FS/ PA/ FZ, to przy dodawaniu nowego dokumentu kaucyjnego (różnicowego) nie zostanie on uwzględniony.
Uwaga
Dodanie nowego dokumentu WKA/ PKA (różnicowego) jest możliwe tylko w przypadku, gdy dokument handlowy (FS, PA, FZ) jest skojarzony z dokumentem WZ.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy na zakładce [Kaucje] nie ma przeliczonych żadnych opakowań. Wtedy możliwe jest utworzenie WKA do FS, pomimo, że nie ma jeszcze dokumentu WZ. Funkcja może być wykorzystana w firmach, gdzie do FS/ FZ nie są tworzone dokumenty magazynowe. Wtedy kaucje nie powinny być naliczane na zakładce [Kaucje], a jedynie na WKA dodawanym z poziomu listy.
Uwaga
W przypadku wystawiania dokumentów korygujących do FS/PA/FZ nie są automatycznie korygowane powiązane dokumenty kaucyjne. Zwrot opakowań kaucjonowanych należy wykonać bezpośrednio z poziomu listy dokumentów WKA/PKA.
Schematy opakowań kaucjonowanych
Każdy towar może być związany z kilkoma opakowaniami kaucjonowanymi. Po to, by powiązać towar z różnymi opakowaniami tworzone są schematy. To tam Użytkownik decyduje dla jakiej ilości towaru wydawane są kolejne opakowania.
Lista schematów opakowań została opisana w kategorii Ogólne/ Inne/ Schematy Opakowań.
Powiązanie schematów opakowań z towarami
Towary, którym towarzyszą opakowania kaucjonowane, muszą mieć przypisany schemat opakowania. Dzięki temu w momencie sprzedaży/ zakupu takiego towaru program może wyliczyć ilość opakowań kaucjonowanych, które powinny być równocześnie wydane/ przyjęte.
Schemat przypisywany jest na karcie towaru (z poziomu zasobów czy cennika). Kod schematu można wpisać ręcznie lub wybrać z listy po wciśnięciu przycisk
Lista dokumentów WKA i PKA
Podobnie jak towary handlowe wydawane są z magazynu w oparciu o dokumenty WZ, tak do obsługi opakowań kaucjonowanych utworzono odrębne dokumenty WKA (Wydanie Kaucji). Natomiast wprowadzenie towarów kaucjonowanych do magazynu, związane z zakupem towarów, oparte jest głównie o dokumenty PKA (Przyjęcie Kaucji).
Lista dokumentów Wydania kaucji oraz Przyjęcia Kaucji jest dostępna w menu Handel/ Inne(Magazyn). Dokumenty te mogą być tworzone na kilka sposobów:
Dokumenty WKA
Dokumenty PKA
Wystawiane przez użytkownika bezpośrednio z listy – są to dokumenty niezależne, niezwiązane z innymi dokumentami zarejestrowanymi w systemie.
Wystawiane bezpośrednio z listy – są to dokumenty niezależne, niezwiązane z innymi dokumentami przychodowymi.
Tworzone na podstawie Faktur Sprzedaży i Paragonów - w momencie tworzenia dokumentu WZ do FS/PA program sprawdza listę opakowań na zakładce [Kaucje] i umieszcza je na odrębnym dokumencie WKA.
Tworzone na podstawie Faktury Zakupu – w momencie tworzenia dokumentu PZ do Faktury Zakupu program sprawdza listę opakowań na zakładce Kaucje i umieszcza je w odrębnym dokumencie PKA.
Tworzone do dokumentu WZ – z poziomu listy WZ istnieje możliwość utworzenia dokumentu WKA, na którym program wyliczy ilość opakowań, które powinny zostać wydane razem z towarami.
Tworzone do dokumentu PZ – z poziomu listy PZ istnieje możliwość utworzenia PKA, na którym program wyliczy ilość opakowań, które powinny być przyjęte do magazynu razem z zakupionymi towarami.
Lista zawiera wszystkie dokumenty WKA/ PKA zarejestrowane w systemie.
Lista może być filtrowana przy wykorzystaniu dodatkowych parametrów:
Pierwotne niezwrócone w terminie – filtruje dokumenty WKA/ PKA, których termin zwrotu już minął, a nie zostały jeszcze całkowicie zwrócone. Dokumenty są wyświetlane niezależnie od tego, czy zostały zafakturowane. Lista zawiera dokumenty w buforze.
Pierwotne niezafakturowane – filtruje listę dokumentów WKA/ PKA (bez korekt), które nie zostały jeszcze zafakturowane, niezależnie od terminu zwrotu kaucji. Lista zawiera dokumenty w buforze.
Tak więc, zaznaczając obydwa parametry, użytkownik może uzyskać listę dokumentów WKA/ PKA, które powinny zostać zafakturowane (niezafakturowane i po terminie zwrotu).
Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Zmień, Usuń.
Ponadto z poziomu listy możliwe jest:
- wystawienie korekty ilościowej lub wartościowej. Wyboru można dokonać z poziomu menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki. Zasady korygowania dokumentów WKA i PKA są podobne jak w przypadku dokumentów WZ i PZ.
- zafakturowanie opakowań niezwróconych. Zasady fakturowania opakowań są opisane w odrębnym rozdziale.
Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane tutaj.
Fakturowanie niezwróconych opakowań
Jeśli opakowanie nie zostanie zwrócone w określonym terminie – powinna zostać wystawiona Faktura Sprzedaży. Funkcja jest dostępna z poziomu listy dokumentów WKA, po wciśnięciu przycisku . Fakturowane mogą być dokumenty WKA, które:
są zaznaczone na liście,
nie zostały w całości zwrócone (fakturowana jest tylko część niezwrócona),
zostały zatwierdzone na trwałe (nie są w buforze, ani anulowane).
Na podstawie zaznaczonych dokumentów WKA tworzona jest Faktura Sprzedaży:
Dokumenty WKA na liście widoczne są ze statusem FS.
Każdy dokument WKA można uwzględnić na FS tylko raz.
Po utworzeniu FS do WKA blokowana jest możliwość korygowania i anulowania zafakturowanych dokumentów WKA.
Do FS mogą być przekształcane dokumenty WKA, które mają zgodne:
Kontrahenta,
Magazyn,
walutę oraz kurs.
Do FS mogą być przekształcane WKA niezależnie od tego czy posiadają płatności w Kasie/Banku. Utworzona Faktura tworzy płatność tylko w takiej części, w jakiej składają się na nią dokumenty WKA bez naliczonych wcześniej płatności.
Przykład
Dla kontrahenta wystawiono dokument WKA1 na kwotę 500 PLN, z naliczoną kaucją. Drugi dokument WKA2 dla tego kontrahenta, na kwotę 300 PLN, nie ma naliczonej kaucji (nie ma płatności w Kasie/Banku). Obydwa dokumenty fakturuję. Na fakturze mam w tabeli płatności tylko kwotę z WKA2 (bez kaucji), chociaż wartość całkowita faktury to 800 PLN (WKA1 + WKA2).
Na Fakturze Sprzedaży do WKA przepisywane są ceny i ilości zdokumentów WKA (z uwzględnieniem korekt) i użytkownik nie ma możliwości ich zmiany, usuwania opakowań z faktury, jak również dodawania nowych opakowań.
Po zatwierdzeniu Faktura Sprzedaży/ Faktura Zakupu związana z niezwróconymi opakowaniami nie powoduje już żadnych zmian na liście zasobów. Nie można również utworzyć do niej dokumentu WZ/PZ oraz WKA/PKA (na formularzu nie ma zakładki [Kaucje], nie działa opcja Dodaj nowe WKA (PKA) z poziomu listy).
Faktura za niezwrócone opakowania na liście jest widoczna ze statusem WK.
Uwaga
Jeśli użytkownik utworzy korektę do Faktury Sprzedaży fakturującej opakowania z dokumentów WKA – program automatycznie utworzy skojarzone korekty do dokumentów WKA (które odpowiednio skorygują zasoby). Należy pamiętać, że takie dokumenty korygujące WKA nie posiadają płatności (płatność w Kasie/Banku jest związana z FSKOR)..
Korekty dokumentów kaucyjnych
Dokumenty kaucyjne powinny być korygowane przede wszystkim w przypadku, gdy kontrahent zwraca pobrane wcześniej opakowania (w przypadku dokumentów WKA) lub też użytkownik zwraca opakowania swojemu dostawcy (w przypadku dokumentów PKA). Dzięki takiemu rozwiązaniu na bieżąco znany będzie stan rozliczeń opakowań kaucjonowanych z poszczególnymi kontrahentami, co znacznie ułatwi ewentualne fakturowanie kaucji.
Zasady korygowania dokumentów kaucjonowanych są podobne jak w przypadku dokumentów magazynowych WZ/ PZ. Należy przy tym pamiętać, że parametr dotyczący płatności jest zgodny z ustawieniem na dokumencie, który jest korygowany.
Wydruk opakowań kaucjonowanych na Paragonie fiskalnym
Na Paragonie fiskalnym, w części niefiskalnej, istnieje możliwość wydruku informacji o opakowaniach kaucjonowanych. Opcja jest dostępna po zaznaczeniu parametru opakowania w menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna.
Uwaga
Wydruk opakowań nie jest możliwy na drukarkach Posnet/ Elzab starej homologacji oraz na drukarkach INNOVA.
Nie ma możliwości wydruku na drukarce fiskalnej opakowań z dokumentów WKA/ PKA. Opakowania są drukowane tylko na Paragonach związanych z zafiskalizowanymi dokumentami sprzedaży (FS, PA). W części fiskalnej drukowane są towary handlowe, a w części niefiskalnej – opakowania.
Na Paragonie drukowane są zarówno opakowania z zakładki [Kaucje] (przed utworzeniem WZ/WKA), jak i opakowania z powiązanych z Fakturą Sprzedaży/ Paragonem dokumentów WKA. Jeśli do FS/PA istnieje więcej powiązanych dokumentów WKA – drukowane są opakowania ze wszystkich WKA.
Uwaga
Opakowania są drukowane na Paragonie niezależnie od tego, czy została pobrana za nie kaucja (opłata), czy nie.
Funkcja drukowania kaucji w drukarce fiskalnej wymaga, żeby wartość całkowita Paragonu była równa wartości towarów i wartości kaucji. Tak więc niezależnie od tego, czy sprzedawca pobiera opłatę (kaucję) za opakowanie, czy nie – wartość opakowań jest uwzględniana w podsumowaniu Paragonu.
Nie jest możliwe jednoczesne wydrukowanie form płatności i opakowań jeżeli opakowania skojarzone z fiskalizowanym dokumentem nie posiadają płatności. Dlatego, jeżeli załączono w Konfiguracji drukowanie form płatności i opakowań, a na dokumentach kaucyjnych nie ma płatności - formy płatności nie będą drukowane na Paragonie.
Na Paragonie nie są drukowane poszczególne opakowania. Na wydruku pojawia się opis Opakowanie wraz z ilością i ceną.
Istnieje również możliwość wydruku numeru opakowania. Jako numer opakowania podawany jest numer katalogowy z karty cennikowej, pod warunkiem, że zawiera się w zakresie liczb od 1 do 127.
Intrastat
Deklaracja INTRASTAT - Konfiguracja
Z chwilą przystąpienia Polski do Unii Europejskiej zobowiązani jesteśmy do składania deklaracji INTRASTAT. Konsekwencją wprowadzenia systemu INTRASTAT jest nałożenie na niektóre podmioty prowadzące obrót towarowy z innymi państwami członkowskimi Unii Europejskiej obowiązku przekazywania informacji o zrealizowanych przez nich obrotach, tj. O dokonanym przywozie towarów z terytorium UE na terytorium Polski i wywozie towarów z Polski na terytorium Wspólnoty. Informacje te przekazywane są właśnie na deklaracjach INTRASTAT, przy czym odrębnie przekazywane są informacje o wywozie towarów, a odrębnie o przywozie.
Obowiązek przekazywania informacji ciąży na tych podmiotach, których wartość przywozu i wywozu przekroczy tzw. próg statystyczny (próg asymilacji i próg specyficzny).
Podmiot, którego wartość obrotów przekroczy próg specyficzny zobowiązany jest wypełniać wszystkie pola na deklaracji INTRASTAT (INTRASTAT pełny).
Natomiast podmiot, którego wartość obrotów zawiera się pomiędzy wartością progu asymilacji a progu specyficznego nie jest zobowiązany do wypełniania informacji o kodzie warunków dostawy, kodzie rodzaju transportu oraz wartości statystycznej w PLN (INTRASTAT uproszczony).
Uwaga
System Comarch ERP Optima umożliwia wyliczenie uproszczonej wersji deklaracji INTRASTAT, czyli takiej, która nie zawiera informacji w polach: pole 12 – Kod warunków dostawy, pole 15 – Kod rodzaju transportu oraz pole 20 – Wartość statystyczna w PLN.
Konfiguracja
Aby w systemie Comarch ERP Optima pojawiła się możliwość tworzenia deklaracji Intrastat należy w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat zaznaczyć parametrIntrastat.
Po zaznaczeniu parametru użytkownik powinien wypełnić pola znajdujące się poniżej:
Minimalna wartość pozycji z kodami CN 99500000 – Domyślnie proponowana jest wartość 200 EURO
Identyfikator numeru własnego – unikalny przedrostek numeru własnego przypisany do bazy firmowej. Pole posiada ograniczenie do trzech znaków, domyślnie jest uzupełnione przedrostkiem IST z możliwością edycji.
Izba Administracji Skarbowej – dla wysyłanej do PUESC deklaracji Intrastat należy wskazać Izbę Administracji Skarbowej.
Dane teleadresowe osoby wypełniającej deklarację: imię, nazwisko, telefon, faks, adres e-mail oraz miejscowość. Informacje te są następnie przenoszone na formularz deklaracji Intrastat. Ich uzupełnienie w konfiguracji nie jest wymagane przez program – Użytkownik może je uzupełniać bezpośrednio na wyliczanej deklaracji.
Kurs waluty – jeżeli wartość na dokumencie, który powinien być uwzględniony w deklaracji, podana jest w innej walucie, kwotę faktury należy przeliczyć na walutę polską. Przeliczenie powinno nastąpić na podstawie kursu waluty ustalonego dla celów podatku od towarów i usług.
Użytkownik może zdefiniować odrębny typ kursu związany z przeliczaniem deklaracji Intrastat i wskazać go w Konfiguracji w polu kurs waluty. Jako kurs waluty nie może być wskazany kurs ręczny (ustalany bezpośrednio z poziomu dokumentu).
Dodatkowo w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry można ustawić domyślną ścieżkę dostępu do katalogu, w którym zapisywane będą pliki XML z eksportowanymi do platformy "PUESC" deklaracjami INTRASTAT. Ścieżka będzie proponowana podczas zapisu deklaracji do pliku (z poziomu listy deklaracji), lecz użytkownik będzie miał możliwość jej zmiany.
Jeśli użytkownik zaznaczy opcję Intrastat w Konfiguracji firmy – w systemie pojawi się kilka dodatkowych możliwości związanych z wyliczaniem deklaracji:
w menu Ogólne/ Inne pojawi się pozycja Kody CN, umożliwiająca zdefiniowanie wykorzystywanych kodów CN
na formularzu towaru (Cennik i Zasoby) – na zakładce [Dodatkowe] pojawi się grupa Intrastat umożliwiająca przypisanie dla poszczególnych towarów odpowiednich kodów CN
na formularzu kontrahenta (Ogólne/ Kontrahenci) – na zakładce [Handlowe] pojawi się pole przeznaczone na wpisanie domyślnego kodu transakcji związanego z danym kontrahentem.
na formularzu magazynu (Ogólne/ Inne/ Magazyny) – możliwość zaznaczenia, że magazyn jest magazynem unijnym, a co za tym idzie określenie kodu kraju dla tego magazynu oraz podanie domyślnego kodu transakcji stosowanego na dokumentach MM
na formularzu dokumentów (przychodowych: FZ, PZ, PW i MM OL, PKA oraz rozchodowych: FA, WZ, RW i MM LO, WKA) rejestrowanych w programie, na zakładce [Dokumenty] pojawi się ramka Intrastat, gdzie podane będą informacje niezbędne do wyliczenia deklaracji
z poziomu formularza dokumentów (przychodowych: FZ, PZ, PW i MM OL, PKA oraz rozchodowych: FS, WZ, RW i MM LO, WKA), na pozycji dokumentu będzie widoczna zakładka [Intrastat] zawierająca pole Kod CN oraz Kraj pochodzenia
na formularzu dokumentów uwzględnianych w automatycznym wyliczeniu deklaracji Intrastat będzie widoczna kolumna Kraj pochodzenia. W kolumnie tej wyświetlany jest kraj pochodzenia pobierany z poszczególnych pozycji dokumentu
w menu Handel/ Inne pojawi się pozycja Deklaracja Intrastat, umożliwiająca wyliczenie deklaracji
Uwaga
Funkcja wyliczania deklaracji Intrastat jest dostępna tylko dla Użytkowników modułu Handel. Jeśli Użytkownik posiada tylko Faktury lub Księgę Podatkową, Księgę Handlową, Księgę Handlową Plus – wyliczenie Intrastat nie będzie możliwe (nie pojawią się dodatkowe opcje).
Funkcja wyliczania deklaracji Intrastat jest dostępna tylko dla Użytkowników modułu Handel.
Jeśli w słowniku kodów CN są uzupełnione informacje o wykorzystywanych kodach należy je przypisać do poszczególnych towarów.
Na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe], znajduje się pionowa zakładka Intrastat (pod warunkiem, że w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat zaznaczono parametr). Kod można wpisać ręcznie lub wybrać z listy słownikowej dostępnej po wciśnięciu przycisku .
Po wybraniu kodu na formularzu mogą pojawić się dodatkowe informacje do uzupełnienia (w zależności od definicji samego kodu):
Masa jednostkowa netto – w polach należy uzupełnić informacje o masie odpowiadającej jednej jednostce podstawowej towaru (zadeklarowanej na zakładce Ogólne). Masę można podać z dokładnością do trzech miejsc po przecinku. Masa jest zawsze podawana w kg.
Jednostka uzupełniająca towaru – jeśli wybrany kod CN jest związany z jednostką uzupełniającą należy podać przelicznik w stosunku do podstawowej jednostki miary z karty towaru.
Informacje te będą następnie wykorzystywane podczas wyliczania wartości deklaracji INTRASTAT w polach 17 (Masa netto) oraz 18 (Ilość w uzupełniającej jednostce masy).
Dodatkowo dla każdego towaru, który będzie wykazywany na deklaracji INTRASTAT należy uzupełnić informację o kraju jego pochodzenia. W pole Kraj pochodzenia użytkownik powinien wpisać dwuznakowy symbol kraju (w programie nie ma listy pomocniczej). Jest on przenoszony na pozycję dokumentu, na zakładkę [Intrastat] z możliwością edycji.
Uwaga
Grupa Intrastat pojawia się tylko na formularzu towaru (nie dotyczy pozycji o statusie usługa).
Kod kraju pochodzenia jest przenoszony z kartoteki towarowej, z zakładki [Dodatkowe/Intrastat] na dokumenty uwzględniane w automatycznym wyliczaniu deklaracji. Na takich dokumentach, na pozycji dokumentów jest widoczna zakładka [Intrastat], na której znajduje się pole Kraj pochodzenia. Wartość z tego pola jest pobierana do wyliczenia deklaracji Intrastat. Przy zapisie dokumentu, jeżeli kod kraju pochodzenia nie został uzupełniony pojawi się komunikat mówiący o konieczności wypełnienia tego kodu: Nie uzupełniono pola kod kraju pochodzenia na pozycji XX. Pole jest wymagane dla deklaracji Intrastat. Czy zapisać dokument?
Uwaga
Zakładka [Intrastat] jest widoczna na pozycji dokumentu tylko i wyłącznie wtedy, gdy dokument będzie zakwalifikowany do deklaracji Intrastat czyli na zakładce [Dokumenty] będzie widoczna sekcja Intrastat.
Jeżeli na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe/Intrastat] pole Kraj pochodzenia będzie wypełnione, to kod z tego pola przenoszony jest na pozycję dokumentu z możliwością edycji. Na dokumenty korygujące kod kraju pochodzenia będzie przenoszony bezpośrednio z dokumentu korygowanego, także z możliwością modyfikacji. Kod kraju pochodzenia można edytować zarówno na dokumencie zapisanym w buforze jak i na dokumencie zatwierdzonym na stałe. Zmiany zostaną uwzględnione po zapisie pozycji i dokumentu.
Pozycja dokumentu – zakładka [Intrastat]
Uwaga
W przypadku, gdy na dokumentach występują jednakowe pozycje z tym samym kodem CN, ale z różnymi kodami kraju pochodzenia, to na tych dokumentach ani na deklaracji Intrastat takie pozycje nie będą agregowane.
Dodatkowo na formularzu dokumentów uwzględnianych w automatycznym wyliczeniu deklaracji Intrastat znajduje się kolumna Kraj pochodzenia. W kolumnie tej wyświetlany jest kraj pochodzenia pobierany z poszczególnych pozycji dokumentu.
Kontrahenci
Uwaga
Funkcja wyliczania deklaracji Intrastat jest dostępna tylko dla Użytkowników modułu Handel.
W deklaracji INTRASTAT wykazywane są obroty towarami z innymi państwami członkowskimi Unii Europejskiej. Dlatego grupa Intrastat pojawi się na formularzu kontrahenta tylko jeśli jego status (zakładka [Handlowe]) jest ustawiony jako wewnątrzunijny, wewnątrzunijny ¬- Podatnikiem jest nabywca lub Procedura OSS.
Dla kontrahenta wewnątrzunijnego istnieje możliwość wpisania domyślnegokodu transakcji. Lista kodów transakcji jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu widocznej obok pola. Kod transakcji z karty kontrahenta będzie proponowany na dokumentach związanych z tym kontrahentem, lecz istnieje możliwość jego zmiany dla poszczególnych transakcji. Pole na karcie może pozostać puste, ale w takim przypadku użytkownik powinien pamiętać, by na każdym dokumencie związanym z kontrahentem uzupełnić tą informację.
Na dokumentach dla kontrahenta wewnątrzunijnego kontrolowane jest uzupełnienie Kodu transakcji (zakładka [Dokumenty]). W przypadku, kiedy kod ten nie jest uzupełniony, podczas próby zapisu dokumentu pojawi się komunikat: Nie ustawiono kodu transakcji na deklaracji Intrastat. Czy chcesz kontynuować? Przycisk Nie spowoduje przeniesienie na zakładkę [Dokumenty] do aktywnego pola Kod transakcji. Wybierając Tak dokument zostanie zapisany.
Jeśli została utworzona korekta, kod transakcji nie jest na nią przenoszony z dokumentu źródłowego – użytkownik musi uzupełnić go zgodnie ze stanem faktycznym. Zwroty towarów ujmowane są w deklaracjach zgodnie z kierunkiem przepływu towaru.
Jeśli kontrahent ma status wewnątrzunijny program wymaga podania jego numeru NIP wraz z dwuznakowym kodem kraju na zakładce [Ogólne].
Magazyny
Uwaga
Funkcja wyliczania deklaracji Intrastat jest dostępna tylko dla Użytkowników modułu Handel.
Na deklaracji INTRASTAT wykazywany jest obrót towarami z innymi państwami UE. Dlatego w przypadku, gdy następuje przesunięcie towaru pomiędzy dwoma magazynami znajdującymi się w różnych krajach UE – przesunięcie takie również powinno być uwzględnione na deklaracji.
Jeśli magazyn jest magazynem odległym na formularzu znajduje się parametr magazyn UE. Jego zaznaczenie powoduje, że dla magazynu można przypisać kilka informacji wykorzystywanych później przy liczeniu deklaracji INTRASTAT:
Kod kraju – kod kraju, w którym znajduje się magazyn. Lista kodów państw członkowskich UE jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu przycisku widocznej obok pola.
Kod transakcji – dla magazynu można przypisać domyślny kod transakcji. Program proponuje kod 34 (Inne transakcje dotyczące dostaw bezpłatnych). Można go zmienić, lista kodów transakcji jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu przycisku . Domyślny kod będzie proponowany na dokumentach MM związanych z magazynem, będzie jednak możliwość jego zmiany bezpośrednio na MM.
Dokumenty dla Intrastat
Na deklaracji INTRASTAT wykazywany jest obrót towarami z innymi państwami UE. W zależności od charakteru działalności firmy, dokumentem źródłowym, na podstawie którego jest sporządzana deklaracja, powinien być ten dokument, który precyzuje przemieszczanie towarów.
Dokumenty dla Intrastat w module Handel
W przypadku deklaracji wywozowych może to być Faktura Sprzedaży (FA), Wydanie Zewnętrzne (WZ), Rozchód Wewnętrzny (RW) oraz dokument MM (z magazynu lokalnego do odległego UE).
W przypadku deklaracji przywozowych może to być Faktura Zakupu (FZ), Przyjęcie Zewnętrzne (PZ), Przyjęcie Wewnętrzne (PW) oraz dokument MM (z magazynu odległego UE na magazyn lokalny).
Jeśli na dokumencie (spośród rodzajów wymienionych powyżej) zadeklarowano kontrahenta o statusie wewnątrzunijny, wewnątrzunijny - Podatnikiem jest nabywca lub Procedura OSS na zakładce [Dokumenty] pojawia się grupa Intrastat, gdzie ustalane są trzy wartości, wykorzystywane później przy liczeniu deklaracji:
Kod transakcji– domyślnie pobierany jest z karty kontrahenta (Nabywca/ Dostawca), możliwa jest jednak jego zmiana (lista zdefiniowana w programie). Jeżeli transakcje mają nie być uwzględniane w deklaracji Intrastat, to na dokumentach pole z kodem transakcji należy zostawić puste.
Kod kraju wysyłki/przeznaczenia – proponowany jest kod pobrany na podstawie przedrostka z numeru NIP kontrahenta (Odbiorcy/ Nadawcy), możliwa jest jednak jego zmiana.
Data wywozu/przywozu – domyślnie data zakupu/sprzedaży (FA/FZ), wydania/przyjęcia (WZ/PZ), dokumentu (PW/RW/MM), ale użytkownik może ją zmienić. Na podstawie daty przywozu/ wywozu program uwzględnia dokument we właściwej deklaracji INTRASTAT (za dany miesiąc).
Uwaga
Grupa Intrastat nie pojawia się na dokumentach pierwotnych rejestrowanych w systemie.
W przypadku dokumentów MM kod transakcji oraz kod kraju wysyłki/ przeznaczenia pobierany jest z formularza magazynu. Należy przy tym pamiętać, że magazyn odległy, z którym wymieniany jest towar, musi być zdefiniowany w bazie jako magazyn UE (parametr na formularzu magazynu).
W przypadku dokumentów korygujących dane do Intrastat są pobierane z dokumentu korygowanego (poza kodem transakcji).
Uwaga
Pola dotyczące kodu transakcji oraz daty wywozu/ przywozu można zmienić nawet na dokumentach zapisanych na trwałe, pod warunkiem, że dokument taki nie został jeszcze uwzględniony w deklaracji INTRASTAT. Wprowadzone zmiany można zapisać przyciskiem „dyskietki” na formularzu dokumentu..
Jeśli dokument został już uwzględniony na deklaracji program blokuje możliwość wprowadzania zmian.
Wysyłanie deklaracji Intrastat do systemu PUESC
Na formularzu deklaracji Intrastat zablokowanej przed zmianami i zapisanej, po ponownym otwarciu dostępna jest ikona Wyślij deklarację do systemu PUESC umożliwiająca przesłanie deklaracji do systemu PUESC. Wysyłaną deklarację można podpisać certyfikatem bądź wysłać bez podpisu.
Wysyłając deklarację należy podać hasło do portalu PUESC (login domyślnie jest pobierany z konfiguracji). Hasło jest pamiętane w obrębie jednej sesji – do czasu wylogowania operatora bądź zmiany bazy firmowej.
Na trzeciej zakładce [e-Deklaracje] formularza deklaracji Intrastat zapisywane są dane związane z przesyłaniem deklaracji.
Jeśli deklaracja zostanie poprawnie zaczytana, otrzyma numer referencyjny, który zostanie przekazany do Comarch ERP Optima.
Wysłaną deklarację o statusie Wysłano/ Odebrano UPO może przywrócić do edycji operator, który w menu System/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] ma zaznaczony parametr Prawo do odblokowania wysłanej e-Deklaracji.
Uwaga
Nie można odblokować deklaracji Inrastat o statusie Wysłano/ Nie odebrano UPO.
Pobieranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO)
Dla deklaracji Intrastat poprawnie przesłanej do PUESC, przycisk Pobierz UPO znajdujący się na formularzu deklaracji Intrastat umożliwia pobranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru.
Na liście deklaracji Intrastat dostępne są kolumny związane z wysyłką deklaracji:
e-Deklaracje, która przyjmuje wartości:
Nie wysłano – Deklaracja w buforze lub zatwierdzona, nie przesłana do PUESC.
Wysłano/nie odebrano ISTA – Deklaracja została wysłana do PUESC, pobierz potwierdzenie poprawności deklaracji ISTA.
Przyjęto/nie odebrano ISTA – Deklaracja została przyjęta przez system PUESC, nie otrzymano potwierdzenia poprawności deklaracji ISTA. Pobierz ponownie za chwilę.
Błąd przetwarzania – Wystąpił problem podczas przetwarzania deklaracji przez system PUESC: (komunikat błędu) – taką deklarację można odblokować do edycji z poziomu programu w celu poprawy.
Potencjalny błąd, sprawdź szczegóły – Urząd zgłosił potencjalne błędy lub wstrzymał zgłoszenie. Sprawdź czy dane na deklaracji są poprawne i skontaktuj się z urzędem. Jeśli dane są niepoprawne utwórz i wyślij korektę deklaracji.
Odrzucono, wygeneruj nową deklarację – Deklaracja została odrzucona przez system Intrastat. Wyślij korektę deklaracji.
Wysłano/odebrano ISTA – Deklaracja została przyjęta przez system Intrastat. Odebrano UPO oraz ISTA.
Data wysłania – zawiera datę wysłania e-deklaracji.
Brexit – handel z Wielką Brytanią od stycznia 2021 r.
W związku z zakończeniem okresu przejściowego dotyczącego opuszczenia przez Wielką Brytanię jednolitego rynku UE i unii celnej z końcem 2020 r.:
Wypełniając deklaracje Intrastat ręcznie za rok 2021, na liście kodów kraju przeznaczenia/ wysyłki nie ma do wyboru kodu GB.
Podczas zapisu deklaracji Intrastat za dany miesiąc z 2021 r., na której znajdują się pozycje z kodem kraju GB wyświetlany jest komunikat: Od 1 stycznia 2021 r. zmieniły się zasady handlu z Wielką Brytanią. Na deklaracji znajduje się kod kraju GB. Usuń tą pozycję albo przelicz deklarację.
Dokumenty wystawione z datą 2021 r. dla kontrahenta o statusie wewnątrzunijnym i prefiksie NIP – GB, nie zostaną uwzględnione podczas wyliczania deklaracji Intrastat.
Jeżeli na dokumencie ustawiono datę przyjęcia/ data wywozu w roku 2021, a w sekcji Intrastat jest wybrany kod kraju GB, to podczas zapisu dokumentu wyświetla się komunikat Od 1 stycznia 2021 r. zmieniły się zasady handlu z Wielką Brytanią. Czy chcesz pozostawić kod kraju GB? (Tak/ Nie).
Magazyn odległy UE:
Od stycznia 2021 r. na formularzu magazynu odległego UE nie ma możliwości wskazania jako kod kraju GB.
Przesunięcia Międzymagazynowe wystawione z datą od stycznia 2021 r. na magazyn UE o kodzie kraju GB nie zostaną uwzględnione podczas wyliczania deklaracji Intrastat.
Irlandia Północna
Na podstawie wynegocjowanej umowy Irlandia Północna od 1 stycznia 2021 r. jest traktowana w obrocie z krajami Unii Europejskiej na innych zasadach niż pozostała część Wielkiej Brytanii. Obrót towarami traktowany jest dalej jako transakcja unijna, zaś świadczenie usług jako transakcja pozaunijna. W zakresie dostawy towarów podatnicy z Irlandii Północnej są identyfikowani za pomocą NIP poprzedzonego prefiksem XI. W związku z tym:
Jeżeli dokument jest wystawiony dla kontrahenta, który ma prefiks NIP – XI oraz status wewnątrzunijny/ wewnątrzunijny trójstronny/ wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, a na dokumencie są usługi, to podczas zapisu dokumentu wyświetlany jest komunikat Dokument jest wystawiony dla kontrahenta z Irlandii Północnej, a na dokumencie są usługi. Świadczenie usług traktowane jest jako transakcja pozaunijna. Czy chcesz zmienić rodzaj transakcji? (Tak/ Nie).
Jeżeli dokument jest wystawiony dla kontrahenta, który ma prefiks NIP – XI oraz status inny niż wewnątrzunijny/ wewnątrzunijny trójstronny/ wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, a na dokumencie są towary, to podczas zapisu dokumentu wyświetlany jest komunikat Dokument jest wystawiony dla kontrahenta z Irlandii Północnej, a na dokumencie są towary. Obrót towarami traktowany jest jako transakcja wewnątrzunijna. Czy chcesz zmienić rodzaj transakcji? (Tak/ Nie).
Jeżeli dokument jest wystawiony dla kontrahenta, który ma prefiks NIP – XI, a na dokumencie są towary i usługi, to podczas zapisu dokumentu wyświetlany jest komunikat Dokument jest wystawiony dla kontrahenta z Irlandii Północnej, a na dokumencie są zarówno usługi jak i towary. Obrót towarami traktowany jest jako transakcja unijna, zaś świadczenie usług jako transakcja pozaunijna. Czy chcesz zapisać dokument? (Tak/ Nie).
Intrastat – w deklaracji uwzględniane są transakcje dla kontrahentów z prefiksem NIP – XI.
Na formularzu magazynu odległego UE można wybrać kod kraju XI.
Wyliczanie deklaracji Intrastat
Deklaracje INTRASTAT można wyliczyć automatycznie, na podstawie zarejestrowanych w systemie dokumentów, lub informacje o poszczególnych pozycjach uzupełnić ręcznie.
Uwaga
Na deklaracji INTRASTAT wykazywany jest jedynie obrót towarami. Dlatego funkcja wyliczania deklaracji jest dostępna tylko wtedy, jeśli Użytkownik posiada moduł Handel. Funkcja nie jest dostępna dla Użytkowników, którzy posiadają jedynie moduł Faktury lub moduł Księga Handlowa, Księga Handlowa Plus, Księga Podatkowa.
Wyliczanie automatyczne deklaracji
Wyliczenie deklaracji przez program jest możliwe przez wciśnięcie przycisku na formularzu deklaracji. Przed wyliczeniem należy wskazać, jakiego typu dokumenty powinny być w niej uwzględnione:
Wybór dokumentów uwzględnianych w deklaracji Intrastat.
Do deklaracji dotyczącej wywozu kwalifikowane są dokumenty rozchodowe (WZ, FS, RW, MM-LO, WKA), korekty wartości (ceny) do nich, korekty ilościowe na plus oraz zwroty do dokumentów przychodowych (korekty ilościowe na minus).
Do deklaracji dotyczącej przywozu kwalifikowane są dokumenty przychodowe (PZ, FZ, PW, MM-OL, PKA), korekty wartości (ceny) do nich, korekty ilościowe na plus oraz zwroty do dokumentów rozchodowych(korekty ilościowe na minus).
Uwaga
Należy jednak pamiętać, że na deklaracji będą uwzględniane tylko opakowania z dokumentów WKA/ PKA. Opakowania z zakładki Kaucje na dokumentach zostaną pominięte.
Podczas automatycznego wyliczania deklaracji program pozwala na uwzględnienie tylko dokumentów handlowych (Faktura Zakupu, Faktura Sprzedaży) lub tylko dokumentów magazynowych (Przyjęcie Zewnętrzne, Wydanie Zewnętrzne). Nie jest możliwe równoczesne zaznaczenie pozycji FZ i PZ (na deklaracji przywozowej) lub FS i WZ (na deklaracji wywozowej).
Oznacza to, że na wyliczonej deklaracji program uwzględni tylko dokumenty magazynowe (PZ, WZ) lub tylko handlowe (FS, FZ). Przed wyliczeniem użytkownik powinien zdecydować wg których dokumentów deklaracja będzie liczona:
jeśli posiada dokumenty PZ/ WZ nie skojarzone z handlowymi – deklaracja powinna być liczona wg dokumentów magazynowych
jeśli posiada dokumenty FS, FZ nie skojarzone z magazynowymi – deklaracja powinna być liczona wg dokumentów handlowych.
Dokument uwzględniony w Intrastacie otrzymuje znacznik, który powoduje, że po raz drugi nie zostanie on uwzględniony. Jednak znacznik ten nie jest przenoszony na dokumenty skojarzone. Oznacza to, że jeśli deklaracja Intrastat była wyliczana na podstawie dokumentów handlowych (FS, FZ) to na odpowiadających im dokumentach magazynowych (PZ, WZ) nie ma informacji o uwzględnieniu w INTRASTAT.
Uwaga
Jeśli w danym miesiącu wyliczane są deklaracje częściowe to należy pamiętać by uwzględniały zawsze ten sam typ dokumentu (handlowe/ magazynowe). Jeśli deklaracje w ramach jednego miesiąca zostaną wyliczone na podstawie różnych typów dokumentów – wartości zostaną zdublowane (raz na podstawie dokumentu magazynowego, drugi raz na podstawie dokumentu handlowego).
Podczas automatycznego wyliczania deklaracji program filtruje dokumenty, które powinny być uwzględnione w INTRASTAT, a następnie towary z tych dokumentów grupuje wg przypisanych im kodów CN. Grupowane są pozycje z dokumentów, które mają zgodny
Kod CN
Kod kraju pochodzenia
Kod transakcji
Kod kraju przeznaczenia/ wysyłki
Numer identyfikacyjny VAT kontrahenta dla deklaracji wywozowej
W deklaracji uwzględniane są dokumenty spełniające następujące warunki:
są wystawione dla kontrahenta o rodzaju transakcji: Wewnątrzunijny, Wewnątrzunijny – Podatnikiem jest nabywca lub Procedura OSS
mają uzupełnione informacje o kodzie transakcji, kodzie kraju
Transakcje są uwzględniane w deklaracji za dany miesiąc zgodnie z określoną datą przywozu/ wywozu (zakładka [Dokumenty] na formularzu dokumentu).
Każdy dokument może być uwzględniony tylko w jednej deklaracji Intrastat.
W deklaracji Intrastat nie są uwzględniane dokumenty pierwotne, zarejestrowane w systemie.
W deklaracji przywozowej domyślnie uwzględniane są Korekty Graniczne do Faktur Zakupu wystawione dla kontrahenta wewnątrzunijnego, żeby FZKG nie została uwzględniona, należy przed przeliczeniem deklaracji z jej formularza, z zakładki [Dokumenty] usunąć kod transakcji.
W deklaracji uwzględniane są towary, które na karcie cennikowej mają uzupełnione informacje o kodzie CN, dodatkowo w przypadku deklaracji przywozowej towary muszą mieć na pozycji dokumentu uzupełniony kraj pochodzenia.
Uwaga
Jeśli jakikolwiek towar, występujący na dokumencie, nie ma przypisanego kodu CN – cały dokument nie jest uwzględniany w deklaracji przywozowej/wywozowej.
Jeśli jakikolwiek towar, występujący na dokumencie, nie ma przypisanego kraju pochodzenia – cały dokument nie jest uwzględniany w deklaracji przywozowej.
Od 1 stycznia 2022r. podczas wypełniania deklaracji Intrastat o typie wywóz obligatoryjne jest uzupełnienie pola Kraj pochodzenia.
Jeśli dla jednego kodu kraju przeznaczenia/ kodu kraju wysyłki łączna wartość nie przekracza kwoty podanej w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat jako Minimalna wartość pozycji z kodami CN 99500000 – program sumuje wartość takich pozycji i wykazuje ją w pozycji z kodem CN 99500000 (kod ten jest automatycznie dopisywany do listy kodów). Jeżeli wartość przekroczy wskazaną w konfiguracji kwotę, wówczas zostanie ona wykazana w rozbiciu na poszczególne kody CN oraz kody krajów pochodzenia.
W deklaracji nie są uwzględniane dokumenty, które powstały na podstawie Paragonów. Sprzedaż paragonowa zawsze dotyczy kontrahenta krajowego – status jest ustawiany automatycznie i jest przenoszony na inne dokumenty skojarzone: FA, WZ.
Uwaga
Dla pozycji z kodem CN 99500000 kod kraju pochodzenia nie jest wymagany.
Jeśli deklaracja nie została jeszcze zablokowana przed zmianami istnieje możliwość jej ponownego wyliczenia. W takim przypadku z deklaracji usuwane są wszystkie pozycje i wyliczana jest od nowa. Usuwane są również powiązania pomiędzy deklaracją a poszczególnymi, uwzględnionymi w niej, dokumentami. Oznacza to, że na nowo wyliczanej deklaracji zostaną uwzględnione dotychczasowe dokumenty oraz wszystkie pozostałe spełniające warunki, a nie uwzględnione jeszcze w żadnej deklaracji.
Na deklaracji wyliczanej automatycznie użytkownik ma możliwość wprowadzania zmian. Jeśli użytkownik wprowadzi nową pozycję na deklaracji – program traktuje taką deklarację jak wypełnianą ręcznie i od tego momentu umożliwia pełną jej edycję: dodawanie, usuwanie i korygowanie wszystkich pozycji, niezależnie od tego czy były wcześniej wyliczone przez program, czy też użytkownik wprowadził je bezpośrednio na dokument.
Uwaga
Jeśli użytkownik wprowadzi zmiany na deklaracji, a następnie ponownie ją przeliczy (przyciskiem pioruna), wszystkie wprowadzone wcześniej zmiany zostaną utracone.
Formularz deklaracji Intrastat - zakładka Ogólne
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w artykule Standardy w programie.
Na formularzu deklaracji INTRASTAT znajdują się pola, w większości automatycznie wypełniane przez program:
Deklaracja za miesiąc – okres sprawozdawczy (miesiąc/ rok), za jaki liczona jest deklaracja INTRASTAT.
Numer wersji deklaracji/ Nr korekty – w danym okresie sprawozdawczym obowiązuje ciągła numeracja deklaracji i korekt. Ciągłość numeracji jest kontrolowana przez program (w ramach miesiąca rozpoczyna się od 1).
W polu Nr wersji deklaracji wpisane będzie 1 - jeśli zgłoszenie w danym okresie dokonywane jest po raz pierwszy, 2 - jeśli jest to pierwsza korekta danego zgłoszenia, 3- jeśli jest to druga korekta tego zgłoszenia itd.
Nr deklaracji częściowej – deklaracja częściowa to zgłoszenie obejmujące informacje o części dokonanych wywozów/ przywozów towarów w danym miesiącu. Numeracje deklaracji częściowych kontroluje program.
Uwaga
Program numeruje dokumenty (numer wersji/ numer deklaracji częściowej) w ramach miesiąca. W przypadku usunięcia deklaracji program nie renumeruje pozostałych – użytkownik sam powinien pamiętać o zmianie numerów.
Kod organu celnego – kod organu, gdzie składana będzie deklaracja INTRASTAT jest pobierany z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat.Łączna ilość pozycji – ilość pozycji na aktualnej deklaracji INTRASTAT, wyliczana przez program po przeliczeniu (uzupełnieniu) deklaracji. Warto pamiętać, że w przypadku deklaracji częściowych numerowanie pozycji zawsze zaczyna się od 1.
Łączna wartość – łączna wartość netto towarów znajdujących się na deklaracji, wyliczana prze program. Wartość jest zaokrąglana do pełnych złotówek.
Typ kursu waluty – (dotyczy deklaracji Intrastat wyliczanej w sposób automatyczny w module Handel) proponowany jest typ kursu waluty ustawiony w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat. Użytkownik może go jednak zmienić na inny ze zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Typy kursów walut.
ustalenie kursu, wg którego wyliczana będzie deklaracja jest obowiązkowe (dopiero wtedy można przeliczyć deklarację),
po przeliczeniu deklaracji zmiana kursu nie jest już możliwa,
program pobiera kurs z dnia poprzedzającego datę wystawienia dokumentu źródłowego.
Zablokuj deklarację przed zmianami – parametr odpowiada za możliwość edycji deklaracji:
jeśli nie jest zaznaczony – na deklaracji możliwe jest wprowadzanie zmian, można ją usunąć z listy, ale nie można korygować ani wysłać do pliku XML.
jeśli jest zaznaczony – na deklaracji nie można wprowadzać zmian, jest zablokowana do edycji, można ją korygować oraz wysłać do pliku XML. Odblokowanie deklaracji jest możliwe z poziomu menu kontekstowego na liście deklaracji (prawy przycisk myszki).
Dane wypełniającego, widoczne w dolnej części okna, są wypełniane na podstawie informacji wpisanych w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat. Użytkownik może je zmienić i dane zostaną zapamiętane dla danej deklaracji.
Wypełnianie „ręczne” deklaracji
Jeśli Użytkownik chce samodzielnie wypełnić deklaracje INTRASTAT listę pozycji może uzupełniać przy pomocy przycisków Dodaj, Zmień, Usuń widocznych obok listy. Podczas dopisywania pozycji podnoszony jest formularz (opisany w poprzednim rozdziale), gdzie poszczególne pola użytkownik wypełnia samodzielnie.
Formularz pozycji na deklaracji INTRASTAT
Na formularzu pozycji zawarte są informacje:
Kod CN – symbol kodu CN (ośmioznakowy, numeryczny). Wg kodów CN grupowane są pozycje na deklaracji.
Kod transakcji – lista kodów transakcji jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu ikony. Jest uzupełniana na podstawie e-formularza ze strony: https://te.puesc.gov.pl/.
Masa netto - pole jest dostępne tylko, jeśli kod CN wymaga przeliczenia na masę (zaznaczony parametr Masa na definicji kodu). Pole zawiera informację o masie wywiezionych/ przywiezionych towarów, z przypisanym kodem CN. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji wyliczana jest zgodnie z przelicznikiem na kartach poszczególnych towarów uwzględnionych w danej pozycji.
Uwaga
Masa towaru wykazywana na deklaracji jest zaokrąglana do pełnych kilogramów.
Ilość w jedn. uzupełniającej – pole jest dostępne tylko, jeśli kod CN wymaga podania ilości w jednostce uzupełniającej (wybrana jednostka uzupełniająca na definicji kodu CN). W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji (tylko w module Handel) wyliczana jest zgodnie z przelicznikiem podanym na kartach poszczególnych towarów uwzględnionych w danej pozycji.
Kod kraju przeznaczenia/ Kod kraju wysyłki – lista kodów krajów UE jest zdefiniowana w programie. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji (tylko w module Handel) wartość pola pobierana jest z formularza transakcji.
Kod kraju pochodzenia - kod kraju, z którego pochodzi dany towar. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji (tylko w module Handel) wartość ta jest pobierana pozycji dokumentu, z zakładki [Intrastat].
Wartość netto – wartość na deklaracji powinna być podana w PLN. Jeżeli wartość na dokumencie, który powinien być uwzględniony w deklaracji, podana jest w innej walucie, kwotę faktury należy przeliczyć na walutę polską. Przeliczenie w module Handel powinno nastąpić na podstawie kursu waluty ustalonego dla celów podatku od towarów i usług, wybranego na deklaracji w polu Typ kursu waluty.
Numer identyfikacyjny VAT kontrahenta – na formularzu deklaracji wywozowej znajduje się kolumna Numer identyfikacyjny NIP kontrahenta, w której widoczny jest numer NIP z prefiksem. W przypadku automatycznego przeliczania deklaracji, pole to jest uzupełniane na podstawie wystawionych dokumentów. Natomiast podczas ręcznego wypełniania deklaracji pole to należy uzupełnić na oknie dodawania elementów deklaracji. W polu można wpisać Natural Person – ma to zastosowanie dla kontrahentów o statusie osoby fizycznej.
Element deklaracji Intrastat
Lista deklaracji Intrastat
Lista deklaracji INTRASTAT jest dostępna w menu Handel/ Inne/ Deklaracje Intrastat, pod warunkiem, że użytkownik zaznaczył w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat odpowiedni parametr.
Deklaracja Intrastat może być dostępna w menu Rejestry VAT w przypadku, gdy pobrano licencje na moduły Księga Handlowa, Księga Handlowa Plus, Księga Podatkowa a nie pobrano licencji na moduł Handel.
Uwaga
Na deklaracji INTRASTAT wykazywany jest jedynie obrót towarami. Dlatego funkcja wyliczania deklaracji jest dostępna tylko wtedy, jeśli Użytkownik posiada moduł Handel. Funkcja nie jest dostępna dla Użytkowników, którzy posiadają jedynie moduł Faktury lub moduł Księga Handlowa, Księga Handlowa Plus, Księga Podatkowa.
Lista składa się z dwóch zakładek:
Przywóz– pozwala na wyliczanie deklaracji dotyczących przywozu towarów z krajów UE. Deklaracje przywozowe wyliczane są na podstawie dokumentów przychodowych (PZ, FZ, PW, MM-OL, PKA), korekt wartości (ceny) do nich, korekt ilościowych na plus oraz zwrotów do dokumentów rozchodowych(korekt ilościowych na minus).
Wywóz– pozwala na wyliczenia deklaracji dotyczących wywozu towarów z Polski do krajów UE. Deklaracje wywozowe wyliczane są na podstawie dokumentów rozchodowych (WZ, FA, RW, MM-LO, WKA), korekt wartości (ceny) do nich, korekt ilościowych na plus oraz zwrotów do dokumentów przychodowych (korekt ilościowych na minus).
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień:
usunąć z listy można tylko deklarację, która nie została zablokowana przed zmianami
nie ma możliwości kopiowania deklaracji (<CTRL> i Dodaj).
Ponadto na liście znajdują się przyciski umożliwiające:
Deklaracja korygująca - korygowanie wyliczonych już deklaracji INTRASTAT. Korektę można wykonać tylko dla deklaracji zablokowanej przed zmianami.
Program umożliwia tworzenie pełnej deklaracji korygującej (wszystkie pozycje). Deklaracja korygująca ma taką samą postać jak deklaracja pierwotna – jest nową deklaracją INTRASTAT uwzględniającą wszystkie zmiany (poprzednia przestaje być aktualna). Program nie umożliwia wykonania deklaracji korygującej pozycję (zakres pozycji).
Eksport deklaracji do pliku XML - wysłanie deklaracji INTRASTAT do pliku XML w formacie akceptowanym przez Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo Celnych "PUESC”:
eksportowana jest zawsze deklaracja zaznaczona na liście ,
eksportowana może być tylko deklaracja zablokowana przed zmianami,
każda deklaracja może być eksportowana do pliku XML dowolną ilość razy. W przypadku, gdy deklaracja była już eksportowana program poinformuje o tym użytkownika,
deklaracja wyeksportowana do pliku jest widoczna na liście ze statusem E,
domyślną ścieżkę dostępu do katalogu, w którym zapisywane będą deklaracje można ustalić w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry.
podczas wykonywania przez Użytkownika po raz pierwszy eksportu deklaracji Intrastat (jeśli nie ma uprzednio wskazanej ścieżki w menu Start/Konfiguracja/Stanowisko/Handel/Parametry/Intrastat – katalog dla plików XML) program automatycznie podpowiada oraz uzupełnia w Konfiguracji ścieżkę do katalogu, gdzie zostanie wyeksportowany dokument; w Comarch ERP Optima w wersji chmurowej deklaracja zapisywana jest na dysku Z: nazwa_firmy\rokmiesiac\nazwapliku.xml.
Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski umożliwiające filtrowanie listy:
Miesiąc i Rok – umożliwiają filtrowanie listy w zależności od okresu, za jaki została wyliczona. Istnieje możliwość wyfiltrowania deklaracji:
za określony miesiąc (parametry Miesiąc i Rok zaznaczone),
za określony rok (parametr Rok zaznaczony, Miesiąc odznaczony),
wszystkie deklaracje (parametry Miesiąc i Rok odznaczone).
Deklaracje widoczne na liście są rozróżniane w następujący sposób:
zielona – deklaracja w buforze (z możliwością zmiany),
czarna – deklaracja zablokowana przed zmianami,
status E – deklaracja wyeksportowana do pliku XML.
Uwaga
Odblokowanie deklaracji do edycji jest możliwe z poziomu listy deklaracji w menu kontekstowym wywoływanym pod prawym przyciskiem myszy.
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w artykule Standardy w programie.
Na trzeciej zakładce [e-Deklaracje] formularza deklaracji Intrastat zapisywane są dane związane z elektronicznym przesyłaniem deklaracji do systemu PUESC:
Status deklaracji – na podstawie informacji z systemu PUESC,
Numer referencyjny – numer REF otrzymany z PUESC,
Numer własny – numer automatycznie nadawany podczas generowania pliku XML oraz wysyłki deklaracji Intrastat,
Operator wysyłający – kod operatora, który wysłał deklarację,
Data wysłania – data wysłania deklaracji wraz z godziną,
Data doręczenia – data wraz z godziną wpłynięcia deklaracji do systemu PUESC,
Operator odbierający – kod operatora, który odebrał Urzędowe Potwierdzenie Odbioru,
Data odebrania – data i godzina odbioru UPO.
Szczegóły zostały opisane w artykule Wysyłanie deklaracji Intrastat
Weryfikacja dokumentów uwzględnianych podczas automatycznego wyliczania deklaracji Intrastat
Z poziomu formularza deklaracji Intrastat dostępny jest wydruk: Dokumenty niezakwalifikowane do Intrastat. Na wydruku znajduje się lista dokumentów, które nie zostały zakwalifikowane do deklaracji Intrastat wraz z informacją, które dane nie zostały wypełnione dla konkretnych dokumentów.
Na deklaracji przywozowej dostępny jest wydruk dla dokumentów przychodowych niezakwalifikowanych do deklaracji Intrastat. Natomiast z poziomu formularza deklaracji wywozowej - wydruk dla dokumentów rozchodowych niezakwalifikowanych do deklaracji Intrastat. Ten rodzaj wydruku obejmuje zakresem dat dokumenty z miesiąca wskazanego na deklaracji Intrastat, wszystkie dokumenty z datą wywozu (dla deklaracji wywozowych) lub z datą przywozu (dla dokumentów przywozowych) obejmujących dany miesiąc.
Na wydruku dostępne są następujące kolumny:
Data – data wywozu dla dokumentów rozchodowych, data przywozu dla dokumentów przychodowych, przenoszona z dokumentu (z zakładki [Dokumenty] – sekcja Intrastat).
Kontrahent – nazwa kontrahenta przenoszona z dokumentu.
Kod towaru – kolumna wskazuje kod towaru, na którego pozycji nie został wypełniony kod CN lub kod kraju pochodzenia. Kolumna natomiast pozostanie pusta, jeżeli nie będzie na dokumencie jedynie kodu transakcji lub kodu kraju.
Kod CN – jest pobierany z karty towaru. Jeśli kod CN będzie uzupełniony, to kolumna pozostanie pusta, w przeciwnym razie kolumna będzie wypełniana informacją: Brak kodu CN.
Kod kraju pochodzenia – jest pobierany z formularza pozycji dokumentu. Jeśli pole z kodem pochodzenia będzie puste, to w kolumnie pojawi się informacja Brak kraju pochodzenia. Kolumna pozostanie pusta, jeżeli kod kraju pochodzenia będzie wypełniony.
Kod kraju – jest pobierany z formularza dokumentu, z zakładki [Dokumenty]. Z sekcji Intrastat dla dokumentów wywozowych będzie to kod kraju wysyłki, a dla dokumentów przywozowych – kod kraju przywozu. Jeśli kod kraju nie będzie uzupełniony, to w kolumnie będzie widoczna informacja: Brak kodu kraju. Kolumna pozostanie pusta, jeżeli pole to będzie wypełnione na dokumencie.
Kod transakcji – kod transakcji jest przenoszony z dokumentu (z zakładki [Dokumenty] – sekcja Intrastat). Jeśli kod transakcji nie będzie uzupełniony, to w kolumnie pojawi się informacja: Brak kodu transakcji. Kolumna pozostanie pusta, jeżeli pole to będzie wypełnione na dokumencie.
W przypadku, gdy któraś z wymienionych danych: kod CN, kraj pochodzenia, kod kraju, kod transakcji nie będzie wypełniona, to informacja ta przeniesie się na wydruk do konkretnej kolumny, odpowiednio:
dla kolumny Kod CN – Brak kodu CN,
dla kolumny Kod kraju pochodzenia – Brak kraju pochodzenia,
dla kolumny Kod kraju – Brak kodu kraju,
dla kolumny Kod transakcji – Brak kodu transakcji.
Z poziomu formularza deklaracji Intrastat dostępny jest wydruk: Dokumenty zakwalifikowane do Intrastat. Wydruk ten zawiera kolumny: Lp., Numer dokumentu, Data, Kontrahent. Na wydruku będą wyszczególnione wszystkie dokumenty, które zostały uwzględnione w trakcie wyliczenia deklaracji Intrastat. Dla deklaracji wywozowej na wspomnianym wydruku ujęte są: dokumenty rozchodowe, korekty wartości i stawki VAT (liczone od brutto) oraz korekty ilości dokumentów przychodowych. Z kolei dla deklaracji przywozowej dostępny jest wydruk, uwzględniający dokumenty przychodowe, korekty wartości i stawki VAT (liczone od brutto) oraz korekty ilości do dokumentów rozchodowych.
Formularz deklaracji Intrastat - zakładka Podmiot
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w artykule Standardy w programie.
Składa się ona z dwóch części:
Odbiorca (importer) dla deklaracji przywozowych lub Dostawca (eksporter) dla deklaracji wywozowych – proponowane dane przepisywane są z Pieczątki firmy w konfiguracji.
Zgłaszający/ Przedstawiciel – składanie deklaracji jest możliwe przez upoważnionego przedstawiciela. W takim przypadku jego dane powinny być wpisane w części Przedstawiciel.
Uwaga
Pole REGON jest wymagane jedynie dla polskich przedsiębiorstw, nie jest ono wymagane dla firm zagranicznych. Dlatego umożliwiono zapis deklaracji bez uzupełnionego pola REGON, ale przy blokowaniu deklaracji Intrastat bez tego numeru pojawia się następujący komunikat: Nie uzupełniono pola REGON. Pole jest wymagane dla polskich firm. Czy zapisać dokument? Po wybraniu opcji Tak – dokument zostanie zapisany, a w przypadku wyboru przycisku Nie użytkownik będzie miał jeszcze możliwość edycji pola REGON.
Na mocy ustawy z dnia 14 lutego 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z promocją prozdrowotnych wyborów konsumentów, od 01.01.2021 r. obowiązuje opłata cukrowa od napojów:
zawierających cukier, kofeinę lub taurynę bądź substancje słodzące,
w których udział masowy soku owocowego, warzywnego lub owocowo- -warzywnego wynosi nie mniej niż 20% składu surowcowego.
Opłata jest podzielona na część stałą i zmienną. Opłata stała to 50 gr za litr napoju z dodatkiem cukru lub substancji słodzącej, dodatek 10 gr za litr napoju z dodatkiem substancji aktywnej (kofeina lub tauryna), opłata zmienna to 5 gr za każdy gram cukru powyżej 5 gram/100 ml – w przeliczeniu na litr napoju.
Opłata cukrowa jest wyliczana w oparciu o wystawione Paragony i Faktury Sprzedaży, należy ją rozliczać co miesiąc, do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. Płatność wyliczoną na podstawie deklaracji CUK-1 należy dokonywać na rzecz Urzędu Skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub adres siedziby.
Uwaga
Naliczanie opłaty cukrowej jest dostępne w module Handel Plus.
Konfiguracja
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn – znajduje się gałąź – Opłata cukrowa.
Menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Opłata cukrowa.
Aby naliczać w programie opłatę cukrową należy zaznaczyć parametr Opłata cukrowa.
Jeśli chcemy automatycznie doliczyć kwotę opłaty cukrowej do domyślnej ceny sprzedaży towaru, należy zaznaczyć parametr Powiększaj cenę o kwotę opłaty cukrowej. Wtedy do ceny zawsze będzie doliczona kwota ograniczona limitem 1,20 PLN za litr napoju.
Po zaznaczeniu parametru Powiększaj cenę o kwotę opłaty cukrowej, na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe]/[Cukier] widoczne jest pole Kwota doliczana do ceny na dok. sprzedaży – zawierające informację o tym jaka kwota zostanie doliczona na dokumencie sprzedaży do ceny towaru. Łączna kwota opłaty za litr jest ograniczona do maksymalnej opłaty za litr, czyli 1,20 zł.
Zmiana na dokumencie w buforze – kontrahenta, ceny początkowej pozycji, rabatu, magazynu, dla którego ustawiono cenę domyślną bądź waluty – skutkuje ponownym przeliczeniem ceny zgodnie z aktualnym ustawieniem w konfiguracji.
W przypadku udzielania rabatu na dokumentach użytkownik może wskazać, czy rabat ma być wyliczany od ceny z opłatą cukrową (pełna cena) czy od ceny bez opłaty cukrowej.
W polu Atrybut można wskazać atrybut za pomocą, którego oznaczone zostaną na dokumentach numery partii towaru. Jeśli na Fakturze Sprzedaży/ Paragonie/ Wydaniu Zewnętrznym wskażemy partię towaru z taką cechą jak atrybut w konfiguracji, to wartości tej cechy zostaną przeniesione na pozycję dokumentu, na zakładkę [Cukier] do pola Numer partii towaru podczas zapisu dokumentu na stałe.
Kontrahenci
Na karcie kontrahenta, na zakładce [Handlowe] znajduje się parametr Nie naliczaj opłaty cukrowej. Jest on widoczny wyłącznie dla kontrahentów o statusie krajowy lub podatnikiem jest nabywca. Należy go zaznaczyć, jeśli opłata podatku cukrowego spoczywa na kontrahencie. W programie skutkuje to tym, że na dokumentach wystawianych dla takich kontrahentów nie zostanie naliczona opłata cukrowa.
Parametr można ustawić seryjnie dla kontrahentów zaznaczonych na liście. W tym celu należy wybrać Operacje seryjne – Zmień warunki handlowe, następnie należy zaznaczyć parametr Zmień kontrahenta opłacającego podatek cukrowy. Zaznaczenie parametru Nie naliczaj opłaty cukrowej skutkuje zaznaczeniem tego parametru na karcie kontrahenta, pozostawienie parametru Nie naliczaj opłaty cukrowej niezaznaczonego skutkuje odznaczeniem tego parametru na karcie kontrahenta.
Seryjna zmiana kontrahenta opłacającego podatek cukrowy.
Towary
Opłacie podlegają wyroby w postaci napoju lub syropu, do których dodano substancje wymienione w ustawie, sklasyfikowane za pomocą PKWiU w działach 10.32 i 10.89 oraz dział 11.
Na karcie towaru (menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby), na zakładce [Dodatkowe] znajduje się pionowa zakładka [Cukier], na której należy ustawić parametry dotyczące opłaty cukrowej. Zakładka jest widoczna tylko dla pozycji o typie Towar. Jej numer jest zależny od tego czy w programie naliczana jest deklaracja Intrastat, SENT bądź Akcyza na węgiel.
Pozycja cennika – zakładka [Dodatkowe]/[Cukier].Dla pozycji cennikowych podlegających opłacie cukrowej należy zaznaczyć parametr Opłata cukrowa.
W polu Ilość napoju w mililitrach należy wskazać przeliczenie jednostki podstawowej towaru na mililitr.
Poniżej należy podać parametry produktu, w oparciu o które zostanie wyliczona kwota opłaty cukrowej:
Zawartość cukrów (w gramach) w 100 ml napoju – należy podać ile gram cukrów znajduje się w 100 ml sprzedawanego napoju. Na tej podstawie program automatycznie nalicza opłatę stałą i zmienną:
Jeżeli napój zawiera poniżej i równo 5 gram cukru, to zostanie naliczona tylko opłata stała w wysokości 0.50 PLN.
Jeżeli napój zawiera powyżej 5 gram cukru, to zostanie naliczona zarówno opłata stała w wysokości 0.50 PLN jak i opłata zmienna w zależności od ilości gram powyżej 5 gram (5 gr za każdy gram cukru powyżej 5 gram/100 ml).
Napój zawiera substancję słodzącą – ten parametr należy zaznaczyć, jeżeli sprzedawany napój zawiera substancję słodzącą. Program automatycznie naliczy wówczas opłatę stałą w wysokości 0.50 PLN (niezależnie od zawartości cukru).
Napój zawiera kofeinę lub taurynę – ten parametr należy zaznaczyć, jeżeli sprzedawany napój zawiera kofeinę lub taurynę. Program automatycznie naliczy wówczas opłatę stałą w wysokości 0.10 PLN.
Napój z masowym udziałem soku owocowo/ warzywnego nie mniej niż 20% – parametr należy zaznaczyć, jeżeli sprzedawany napój ma udział masowy soku owocowego, warzywnego lub owocowo- warzywnego w ilości nie mniejszej niż 20%. Wówczas naliczona zostanie tylko opłata zmienna (nie będzie naliczona dla cukru opłata stała 0.50 PLN).
Napój będący roztworem węglowodanowo-elektrolitowym – parametr należy zaznaczyć, jeżeli sprzedawany napój jest roztworem węglowodanowo-elektrolitowym. Wówczas naliczona zostanie tylko opłata zmienna (nie będzie naliczona dla cukru opłata stała 0.50 PLN).
Opłata stała – wysokość opłaty stałej jest wyliczana w oparciu o ilość cukrów w gramach (do 5 gram) oraz o zaznaczone parametry: Napój zawiera substancję słodzącą, Napój zawiera kofeinę lub taurynę.
Opłata zmienna – wysokość opłaty zmiennej wyliczana jest w oparciu o ilość cukrów w gramach (powyżej 5 gram) oraz o zaznaczone parametry: Napój z masowym udziałem soku owocowo/ warzywnego nie mniej niż 20%, Napój będący roztworem węglowodanowo-elektrolitowym.
Łączna kwota opłaty za 1 litr – jest to suma opłaty stałej oraz opłaty zmiennej. Wartość maksymalna to 1.20 PLN. Jeśli suma opłaty stałej i zmiennej przekracza 1.20 PLN, kwota opłaty zmiennej zostanie odpowiednio pomniejszona.
Parametry dotyczące opłaty cukrowej można również ustawić seryjnie dla pozycji zaznaczonych na liście w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby. Opcja jest dostępna w operacjach seryjnych pod nazwą Ustawienie opłaty cukrowej:
Seryjne ustawienie opłaty cukrowej
Po wykonaniu operacji przyciskiem ustawienia zostaną przeniesione na zaznaczone kartoteki towarowe i na tej podstawie zostanie wyliczona opłata stała, zmienna i w efekcie łączna kwota opłaty cukrowej dla 1 litra każdego z zaznaczonych towarów.
Dokumenty
Opłata cukrowa jest naliczana na:
Fakturze Sprzedaży,
Wydaniu Zewnętrznym,
Paragonie.
Na korekcie ilości do FS/ WZ/ PA.
Dla dokumentów wystawionych dla kontrahenta o statusie krajowy lub podatnikiem jest nabywca, w oknie Pozycja dokumentu, dla tych towarów, które mają zaznaczony na swojej kartotece parametr Opłata cukrowa dostępna jest zakładka [Cukier].
Pozycja dokumentu – zakładka [Cukier]Ilość w mililitrach – ilość towaru w mililitrach wyliczona na podstawie ilości towaru podanej na dokumencie i przelicznika między jednostkami miary ustalonego na karcie towaru.
Sumaryczna wartość opłaty cukrowej – łączna wartość opłaty cukrowej dla pozycji dokumentu jest wyliczana przez program na podstawie sprzedanej ilości towaru i wyliczonej kwoty opłaty na karcie towaru. Wartość wyrażona jest zawsze w walucie PLN niezależnie od waluty dokumentu i jest ograniczona do maksymalnej opłaty za 1 litr – 1,20 PLN. Wartość opłaty cukrowej jest wyliczana tylko, kiedy Sprzedawca dla tej transakcji ma uiścić opłatę do Urzędu Skarbowego (pole nie jest widoczne, jeśli to Nabywca uiszcza opłatę, czyli jeśli na dokumencie, na zakładce [Kontrahent] jest zaznaczony parametr Nie naliczaj opłaty cukrowej).
Na podstawie sumarycznej wartości opłaty cukrowej poszczególnych pozycji, na Deklaracji wyliczona zostanie łączna wartość opłaty cukrowej jaką Sprzedawca ma uiścić na rzecz Urzędu Skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub adres siedziby do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Numer partii towaru – w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Opłata cukrowa można wskazać atrybut za pomocą, którego oznaczone zostaną na dokumentach numery partii towaru. Jeśli na Fakturze Sprzedaży/ Paragonie/ Wydaniu Zewnętrznym wskażemy partię towaru z taką cechą jak atrybut w konfiguracji, to wartości tej cechy zostaną automatycznie przeniesione do tego pola podczas zapisu dokumentu na stałe. Numery partii towaru można również uzupełnić ręcznie.
Uwzględnianie opłaty cukrowej w cenie sprzedaży
Aby automatycznie doliczyć kwotę opłaty cukrowej do domyślnej ceny sprzedaży, należy w menu Start/Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Opłata cukrowa zaznaczyć parametr Powiększaj cenę o kwotę opłaty cukrowej. Wtedy do ceny zawsze będzie doliczona wyliczona kwota, ograniczona limitem 1,20 PLN za litr napoju.
Zgodnie z ustawieniem w konfiguracji na dokument zostanie pobrana domyślna cena towaru z karty towaru powiększona o łączną kwotę opłaty wyliczoną na karcie towaru.
Parametr ma zastosowanie na:
Fakturach Pro Forma,
Rezerwacjach Odbiorcy,
Fakturach Sprzedaży,
Paragonach,
Wydaniach Zewnętrznych.
W przypadku udzielania rabatu na dokumentach, jeśli do ceny sprzedaży doliczana jest opłata cukrowa, Użytkownik może wskazać, czy rabat ma być wyliczany od ceny z opłatą cukrową (pełna cena) czy od ceny bez opłaty cukrowej (menu System/ Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Opłata cukrowa: Rabat od pełnej ceny/ Rabat od ceny bez opłaty cukrowej).
Zmiana na dokumencie w buforze – kontrahenta, ceny początkowej pozycji, rabatu, magazynu, dla którego ustawiono cenę domyślną bądź waluty – skutkuje ponownym przeliczeniem ceny zgodnie z aktualnym ustawieniem w konfiguracji.
Opłata cukrowa na wydruku Faktury Sprzedaży
Na wydruku Eko dla Faktury Sprzedaży dostępnym z poziomu formularza FS oraz z listy faktur, dla poszczególnych pozycji wykazana jest kwota opłaty cukrowej. W podsumowaniu wykazana jest łączna wartość opłaty cukrowej wszystkich pozycji dokumentu. Na wydruku umieszczona jest również informacja o numerze partii.
Import cennika, kontrahentów z innej bazy
Podczas importu kontrahentów, cennika z innej bazy (menu Narzędzia/ Importy) przenoszone są ustawienia dotyczące opłaty cukrowej.
Deklaracja cukrowa CUK-1
Opłata cukrowa jest wyliczana w oparciu o wystawione Paragony i Faktury Sprzedaży. Podmioty wprowadzające na rynek krajowy towary ujęte w Ustawie, obowiązane do opłaty, powinny rozliczać ją co miesiąc, do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. Płatność wyliczoną na podstawie deklaracji cukrowej CUK-1 należy dokonywać na rzecz Urzędu Skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub adres siedziby, na Indywidualny rachunek podatkowy firmy.
Utworzoną w programie deklarację cukrową CUK-1 można wyeksportować do pliku XML.
Uwaga
Deklaracja CUK-1 jest dostępna w module Handel Plus.
Konfiguracja
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje znajduje się parametr CUK-1 (domyślnie włączony). Parametr CUK-1 powinien być zaznaczony, jeśli Użytkownik Comarch ERP Optima składa deklarację cukrową.
Deklaracje CUK-1 są dostępne w menu Handel/ Inne pod warunkiem, że w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Opłata cukrowa jest zaznaczony parametr Opłata cukrowa i wspomniany wyżej parametr CUK-1 jest zaznaczony.
Urząd Skarbowy – płatność
Płatność wyliczoną na podstawie deklaracji cukrowej CUK-1 należy dokonywać na rzecz Urzędu Skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub adres siedziby. Urząd, formę płatności i numerację dla płatności tworzonej na podstawie deklaracji CUK-1 oraz Indywidualny rachunek podatkowy firmy należy wskazać w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje w polach:
US (VAT/ JPK_V7/ CUK).
Typ dokumentu dla płatności deklaracji.
Forma płatności dla deklaracji.
Numer rachunku.
Dane podatnika oraz przedstawiciela firmy
Dane podatnika oraz imię, nazwisko, e-mail i telefon przedstawiciela firmy, składającego i podpisującego deklarację cukrową – pobierane są z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK.
Lista deklaracji cukrowych
Lista deklaracji cukrowych znajduje się w menu Handel/ Inne/ Deklaracje CUK-1.
Lista deklaracji CUK-1
Lista składa się z kolumn:
Miesiąc– za jaki została wyliczona deklaracja,
Rok– wyliczenia deklaracji,
Korekta– jeśli deklaracja jest korektą w kolumnie znajduje się numer korekty począwszy od 1,
Data obliczenia– data obliczenia deklaracji,
Kwota – kwota opłaty cukrowej do zapłaty,
Status– przyjmuje wartość:
obliczona – dotyczy deklaracji z naliczoną opłatą cukrową. Taka deklaracja na liście jest wyświetlana w kolorze zielonym.
zamknięta – dotyczy deklaracji z naliczoną opłatą cukrową i zaznaczonym parametrem Zablokuj deklarację przed zmianami. Taka deklaracja na liście jest wyświetlana w kolorze czarnym. Odblokowanie zamkniętej deklaracji jest dostępne z poziomu listy pod prawym przyciskiem myszy. Opcja elektronicznej wysyłki jest dostępna na formularzu deklaracji zablokowanej przed zmianami po jej ponownym otwarciu – pod przyciskiem Wyślij.
e-Deklaracje – informacja, czy deklaracja została wysłana do systemu,
Data wysłania – do systemu.
PRED – do wyboru spośród dodatkowych kolumn. Kolumna jest dostępna dla Użytkowników modułu Księga Handlowa/ Księga Handlowa Plus.
W przypadku prowadzenia księgowości kontowej z poziomu listy deklaracji jest dostępny przycisk księgowania:. Zaksięgować można jedynie deklarację zablokowaną przed zmianami (zamkniętą). Dla schematów księgowych o typie Deklaracje dostępne jest makro dotyczące księgowania kwoty do zapłaty z deklaracji cukrowej lub korekty tej deklaracji. Usunięcie zapisu księgowego jest dostępne na liście deklaracji pod prawym przyciskiem myszy.
Aby utworzyć deklarację należy nacisnąć ikonę plusa . Natomiast po rozwinięciu ikony strzałki do wyboru pojawiają się dwie opcje utworzenia formularza: Wersja formularza 1 oraz najnowsza Wersja formularza 2 (obowiązująca od deklaracji za maj 2021).
Formularz deklaracji CUK-1
Formularz deklaracji składa się z pięciu zakładek:
[1 Dane ogólne], [2 Wartości], [3 Wyliczony podatek], [4 Dokumenty], [e-Deklaracje].
Na zakładce [1 Dane ogólne] podajemy:
Deklaracja CUK-1 za – należy podać za jaki rok i miesiąc jest wyliczana deklaracja.
FS – parametr domyślnie zaznaczony. W deklaracji uwzględnione zostaną wszystkie Faktury Sprzedaży, na których naliczono opłatę cukrową, wystawione z datą sprzedaży zawierającą się w miesiącu, za który wyliczana jest deklaracja. Faktury Sprzedaży dla osób fizycznych, na których nie podano NIP są uwzględniane na deklaracji w wyliczaniu opłaty cukrowej, nie są natomiast uwzględniane w zestawieniu dokumentów dla deklaracji widocznych na zakładce [Dokumenty].
PA – po zaznaczeniu parametru w deklaracji uwzględnione zostaną wszystkie Paragony, na których naliczono opłatę cukrową, wystawione z datą sprzedaży zawierającą się w miesiącu, za który wyliczana jest deklaracja. Natomiast w zestawieniu dokumentów, na zakładce [Dokumenty] formularza deklaracji widoczne będą wyłącznie Paragony, na których podano NIP nabywcy.
Jeśli Paragon został przekształcony do Faktury Sprzedaży, w deklaracji CUK-1 zostanie uwzględniona Faktura.
Jeśli Paragon został częściowo przekształcony do Faktury Sprzedaży, w wyliczaniu łącznej kwoty na deklaracji CUK-1 zostanie uwzględniony Paragon, natomiast na zakładce [Dokumenty] formularza deklaracji widoczna będzie powiązana Faktura Sprzedaży.
Po zaznaczeniu parametru Uwzględniaj korekty, zwroty do Faktur Sprzedaży, Paragonów zostaną uwzględniane w deklaracji za miesiąc, w którym wykazano w deklaracji korygowany dokument
Cel złożenia formularza (złożenie deklaracji/ korekta deklaracji) – w danym miesiącu nie można wyliczyć ponownie deklaracji, jest to możliwe poprzez korektę stanowiącą ponowne wyliczenie deklaracji za dany okres (można wystawić w danym miesiącu dowolną ilość korekt). Korekty numerowane są kolejno 1,2 .. (informacja o numerze korekty jest widoczna na liście deklaracji w kolumnie Korekta). Po wykonaniu pierwszej korekty deklaracja główna wykonana uprzednio w danym miesiącu otrzymuje na liście kolor czerwony.
Czy zablokować deklarację przed zmianami – należy zaznaczyć ten parametr po przeliczeniu deklaracji, aby można ją było wysłać. Deklaracja zablokowana przed zmianami na liście wyświetlana jest w kolorze czarnym oraz ma status zamknięta. Odblokowanie deklaracji jest dostępne z listy pod prawym przyciskiem myszy. Opcja wysyłki jest dostępna na formularzu deklaracji zablokowanej przed zmianami po jej ponownym otwarciu – pod przyciskiem Wyślij.
Deklarację przeliczamy przyciskiem . Nie można zapisać deklaracji bez jej uprzedniego przeliczenia.
Zakładka [2 Wartości]
W deklaracji uwzględniane są wszystkie Faktury Sprzedaży oraz Paragony (jeśli zaznaczono parametr PA), na których naliczono opłatę cukrową, wystawione z datą sprzedaży zawierającą się w miesiącu, za który wyliczana jest deklaracja,
Po zaznaczeniu na zakładce [1. Dane ogólne] parametru Uwzględniaj korekty, zwroty do Faktur Sprzedaży, Paragonów zostaną uwzględniane w deklaracji za miesiąc, w którym wykazano w deklaracji korygowany dokument
Wartości na deklaracji wyświetlą się po naciśnięciu przycisku - Przelicz.
Na deklaracji suma opłaty cukrowej jest podzielona na pięć wymienionych poniżej kategorii. Dla każdej kategorii z dokumentów sumowana jest:
ilość napojów w mililitrach,
łączna wysokość opłaty stałej i zmiennej,
łączna kwota naliczonej opłaty,
łączna opłata z uwzględnieniem napojów zwróconych.
Dla kategorii 2,4,5 sumowana jest łączna liczba gramów cukrów będąca nadwyżką powyżej 5g cukrów na podstawie zawartości cukrów w 100 ml napoju podanej na karcie towaru.
1. Napoje o zawartości cukrów w ilości równej lub mniejszej niż 5g w 100 ml napoju lub o zawartości w jakiejkolwiek ilości co najmniej jednej substancji słodzącej, o których mowa w rozporządzeniu:
Liczba mililitrów.
Wysokość opłaty stałej.
Suma opłaty.
Napoje zwrócone.
Opłata z uwzględnieniem napojów zwróconych.
2. Napoje o zawartości cukrów powyżej 5 g w 100 ml napoju, z wyłączeniem napojów wskazanych w wierszach 4 i 5:
Liczba mililitrów.
Łączna liczba gramów cukrów będąca nadwyżką powyżej 5g cukrów.
Wysokość opłaty stałej.
Wysokość opłaty zmiennej.
Suma opłaty.
Napoje zwrócone.
Opłata z uwzględnieniem napojów zwróconych.
3. Napoje z dodatkiem kofeiny lub tauryny:
Liczba mililitrów.
Wysokość opłaty stałej.
Suma opłaty.
Napoje zwrócone,
Opłata z uwzględnieniem napojów zwróconych.
4. Napoje w których udział masowy soku owocowego, warzywnego lub owocowo-warzywnego wynosi nie mniej niż 20% składu surowcowego, zawierające powyżej 5 g cukrów w 100 ml napoju:
Liczba mililitrów.
Łączna liczba gramów cukrów będąca nadwyżką powyżej 5g cukrów.
Wysokość opłaty zmiennej.
Suma opłaty.
Napoje zwrócone,
Opłata z uwzględnieniem napojów zwróconych.
5. Napoje będące roztworami węglowodanowo-elektrolitowymi, zawierające powyżej 5 g cukrów w 100 ml napoju:
Liczba mililitrów.
Łączna liczba gramów cukrów będąca nadwyżką powyżej 5g cukrów.
Wysokość opłaty zmiennej.
Suma opłaty.
Napoje zwrócone,
Opłata z uwzględnieniem napojów zwróconych.
W przypadku napojów zawierających zarówno cukry, jak i taurynę/kofeinę, jeżeli z uwagi na zawartość samych cukrów w danym napoju wysokość opłaty jest równa bądź przekracza wysokość stawki maksymalnej, to zawartość tauryny/kofeiny jest bez znaczenia dla ustalenia wysokości opłaty. W takiej sytuacji napój nie jest ponownie wykazywany na deklaracji w pozycjach dotyczących tauryny/kofeiny.
Dotyczy wersji: 2021.5.1
W przypadku korekt - kwota opłaty naliczonej od napojów zwróconych pomniejsza kwotę opłaty należnej z tytułu wprowadzenia napojów na rynek krajowy.
Przykład
opłatę z tytułu sprzedaży danego napoju wykazano w deklaracji za czerwiec 2021 r. W lipcu 2021 r. następuje zwrot tego towaru (i konieczność pomniejszenia opłaty). W takiej sytuacji, w deklaracji za lipiec 2021 r., należy wskazać kwotę opłaty naliczonej od napojów zwróconych z podziałem na właściwe grupy napojów.
Uwaga
W przypadku, gdy kwota opłaty naliczonej od napojów zwróconych będzie wyższa od Sumy opłat należnych w danej grupie napojów, to wartość z kolumny Pomniejszenie może zostać rozliczona jedynie do wysokości łącznej kwoty opłaty do zapłaty (poz. 40 Razem). W takiej sytuacji nadwyżkę należy wykazać i rozliczyc w kolejnym okresie rozliczeniowym. Program uwzględni nadwyżkę automatycznie, pod warunkiem ciągłości wystawiania deklaracji CUK-1 w systemie Comarch ERP Optima. Jeżeli Użytkownik nie generował deklaracji przez kolejne miesiące lub rozpoczyna pracę z programem i deklarację generuje po raz pierwszy, to ma jedynie możliwość ręcznego wykazania nadwyżki zwrotów z wcześniejszych miesięcy.
Deklaracja CUK-1 – zakładka [2 Wartości]Nie ma możliwości zapisania deklaracji CUK-1 nieprzeliczonej przyciskiem - Przelicz. Po przeliczeniu deklaracji można ręcznie skorygować wartości w polach Liczba mililitrów, Łączna liczba gramów cukrów będąca nadwyżką powyżej 5g cukrów, Wysokość opłaty stałej, Wysokość opłaty zmiennej, Suma opłaty.
Należy mieć na uwadze, że po naciśnięciu przycisku Przelicz, kwoty podane ręcznie zostaną wyzerowane i program ustawi poszczególne wartości na podstawie dokumentów uwzględnionych w deklaracji.
Zakładka [3 Wyliczony podatek]
Na trzeciej zakładce widoczna jest łączna kwota opłaty cukrowej wyliczona na podstawie sumy opłat z zakładki [2. Wartości].
W polu Opłata cukrowa do zapłaty widoczna jest wartość opłaty, którą należy rozliczyć z Urzędem Skarbowym. Jest to kwota wyliczona na postawie łącznej kwoty opłaty cukrowej, zaokrąglona do pełnych złotych. Na tę kwotę w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności generowana jest płatność pochodząca z deklaracji CUK-1. Forma płatności, numeracja dla płatności oraz numer rachunku bankowego są pobierane z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje (pola – Typ dokumentu dla płatności deklaracji, Forma płatności dla deklaracji, Indywidualny rachunek podatkowy firmy). W związku z tym, że opłatę cukrową należy rozliczyć do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy, na płatności jako Termin ustawiany jest 25 dzień miesiąca następującego po miesiącu, dla którego została wyliczona deklaracja.
Imię, nazwisko, e-mail i telefon przedstawiciela firmy, składającego i podpisującego deklarację cukrową – pobierane są z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK. Użytkownik może te dane zmienić ręcznie na deklaracji.
W polu Data wypełniania ustawiana jest data bieżąca w momencie przeliczania deklaracji, pole podlega edycji.
Zakładka [4. Dokumenty]
Na tej zakładce widoczna jest lista Faktur Sprzedaży oraz Paragonów, na których podano NIP nabywcy – uwzględnionych w wyliczeniu deklaracji. Zawiera ona informacje o numerze dokumentu, dacie sprzedaży, numerze NIP nabywcy oraz numery partii poszczególnych pozycji dokumentu pobierane z zakładki [Cukier] pozycji dokumentu.
Przy pomocy przycisku możliwe jest wygenerowanie podglądu deklaracji.
Zakładka [5. e-Deklaracje]
Na piątej zakładce [e-Deklaracje] formularza deklaracji CUK-1 zapisywane są dane związane z elektronicznym przesyłaniem deklaracji.
Wysyłka deklaracji CUK-1
Z poziomu programu możliwe jest przesyłanie drogą elektroniczną deklaracji CUK-1 oraz korekt deklaracji CUK-1, a następnie pobranie UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru). W programie rejestrowane są informacje związane z przesyłaniem deklaracji CUK-1 (m.in. kto i kiedy wysłał, jaki jest stan e-deklaracji w danym momencie).
W menu Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ e-Deklaracje/ JPK/ CUK – w sekcji JPK/CUK widnieje adres usługi Web Service JPK/CUK https://e-dokumenty.mf.gov.pl, uruchamiany przy wysyłaniu deklaracji CUK-1 drogą elektroniczną.
Na formularzu zapisanej i zablokowanej przed zmianami deklaracji, po ponownym jej otwarciu, dostępna jest ikona Wyślij umożliwiająca elektroniczne wysłanie deklaracji podpisanej podpisem kwalifikowanym.
Na zakładce [e-Deklaracje] zapisywane są dane związane z wysyłką deklaracji:
Status deklaracji– na podstawie informacji z systemu odbierającego deklarację,
Numer referencyjny– numer REF wysłanej deklaracji,
Kod urzędu– kod urzędu skarbowego, do którego została wysłana deklaracja,
Operator wysyłający – kod operatora, który wysłał deklarację,
Data wysłania – data wysłania deklaracji wraz z godziną,
Data wpłynięcia – data wraz z godziną wpłynięcia deklaracji do systemu,
Operator odbierający – kod operatora, który odebrał Urzędowe Potwierdzenie Odbioru,
Data odebrania – data i godzina odbioru UPO.
Pobieranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO)
Dla poprawnie wysłanej deklaracji CUK-1, przycisk Pobierz UPO znajdujący się na formularzu deklaracji umożliwia pobranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru.
Na liście deklaracji są dostępne kolumny związane z wysyłką:
e-Deklaracje – informacja, czy deklaracja została wysłana do systemu,
Data wysłania – do systemu.
Plik XML wysłanej deklaracji znajduje się w katalogu określonym w menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ e-Deklaracje.
Moduł Handel Plus
Moduł Handel Plus, obok podstawowej funkcjonalności modułu Handel, umożliwia wprowadzanie na magazyn zasobów towaru z podziałem na partie, zróżnicowane pod względem opisujących je cech, a następnie precyzyjne wydawanie konkretnych partii towaru
Uwaga
Praca na partiach towaru możliwa jest tylko i wyłącznie przy wybranej metodzie rozliczania magazynu FIFO lub LIFO, nie jest możliwa dla metody AVCO.
Partie towaru mogą być specjalnie ocechowane za pomocą cech dostępnych dla poszczególnych zasobów, co umożliwia ich precyzyjne wyszukiwanie i wybieranie podczas wydawania z magazynu.
W odróżnieniu od partii towaru, która jest podelementem pozycji towarowej na dokumencie FZ/PZ/PW, zasobem towaru będziemy nazywać partię towaru przyjętego na magazyn, która wyróżnia się datą dostawy, numerem dokumentu źródłowego oraz innymi cechami nadanymi podczas przyjmowania towaru na magazyn.
Moduł Handel Plus umożliwia również tworzenie dokumentów handlowych: Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży oraz Paragonów w rozbiciu na kilka magazynów pozycji na jednym dokumencie handlowym.
W module Handel Plus możliwe jest również utworzenie deklaracji CUK-1, eksport oraz import faktur w formacie PEF oraz utworzenie Elektronicznego Dokumentu Dostawy.
Uwaga
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry jedynie w przypadku posiadania modułu Handel Plus będzie widoczna zakładka [Cechy na zasobach]
Na dokumencie PWP, na zakładce [Ogólne] dostępny jest przycisk Wprowadź partie dostaw (można również użyć kombinacji klawiszy <ALT>+<C> dla pozycji typu towar):
Formularz dokumentu PWP – zakładka [Ogólne]Po kliknięciu przycisku Wprowadź partie dostaw, pojawi się okno partii towaru, na którym możemy ocechować produkowany towar:
PWP – okno partii towaru
Po zapisie okna partii towaru, aktualizowana jest ilość towaru złożonego zgodnie ze wskazaniem na oknie partii. Na formularzu pozycji towaru złożonego pojawi się dodatkowa zakładka [Zasoby], na której można zobaczyć ocechowane partie kompletowanego towaru.
Zatwierdzenie dokumentu PWP spowoduje przyjęcie na magazyn towaru złożonego w podziale na odpowiednio ocechowane partie dostaw.
Formularz pozycji dokumentu PWP
Ten sam przycisk Wprowadź partie dostaw (lub użyciu kombinacji klawiszy <ALT>+<C>) umieszczony jest na formularzu pozycji dokumentu, na wszystkich zakładkach oprócz zakładki [Receptura]. Działanie przycisku jest analogiczne jak na formularzu PWP – pozwala na ocechowanie partii dostaw towaru złożonego.
Formularz pozycji dokumentu PWP – zakładka [Ogólne]
Formularz pozycji dokumentu PWP – zakładka Receptura
Na formularzu pozycji dokumentu PWP, na zakładce [Receptura] dostępny jest przycisk Wskaż partie dostaw (można również użyć kombinacji klawiszy <ALT>+<C> dla pozycji typu towar). Jest on widoczny, jeśli na formularzu dokumentu PWP wybrano opcję Pobierz.
Formularz pozycji dokumentu PWP – zakładka [Receptura]Kliknięcie przycisku spowoduje podniesienie okna wyboru partii towaru dla składnika receptury, na którym ustawiony jest kursor.
Na oknie wyboru partii towaru dla składnika receptury możemy wskazać, które dostawy mają zostać rozchodowane w celu produkcji towaru złożonego. Nad listą dostaw znajdują się pomocnicze pola:
Ilość składnika na recepturze – ilość, jaką określono na formularzu pozycji produktu złożonego, na zakładce [Receptura]
Wybrana ilość składnika na zasobach – ilość wskazana w oknie wyboru partii towaru dla składnika receptury. Jeśli jest różna od ilości składnika na recepturze, wówczas pole wyświetlane jest na czerwono.
Jeśli zdecydujemy się na wprowadzenie innej ilości składnika na oknie wyboru partii, wówczas (jeśli wprowadzona ilość jest większa od zera) w momencie zapisu okna pojawi się komunikat:
Wybrana ilość jest różna od ilości na recepturze. Czy zmienić ilość składnika na recepturze?
Wybór opcji TAK skutkuje aktualizacją ilości składnika na recepturze zgodnie z ilością wskazaną na oknie wyboru partii.
Po wskazaniu konkretnych rozchodowanych partii dostaw dla składnika, aktualizowana jest wartość w kolumnie Wartość zakupu na formularzu pozycji dokumentu, na zakładce [Receptura]. Wartość zakupu składnika wyliczana jest na podstawie wartości zakupu wskazanych dostaw.
Uwaga
Jeśli po wskazaniu partii dostaw dla składnika zmienimy ilość produkowanego towaru złożonego, wówczas ilość składników na formularzu pozycji dokumentu, na zakładce [Receptura] zostanie automatycznie przeliczona, ale nie jest przeliczana ilość na oknie partii dostaw. Należy ponownie je otworzyć i wskazać właściwe dostawy. O niezgodności będzie informowała ikona wykrzyknika w kolumnie Czy wskazano cechę.
Uwaga
Do momentu zapisu na stałe, możliwa jest zmiana opcji Pobierz na Rezerwuj na formularzu PWP. Zmiana taka powoduje usunięcie wskazania partii dostaw dla składników. Jeśli opcja Pobierz zostanie ponownie zaznaczona, będzie można wskazać partie dostaw.
Zmiana magazynu na PWP
Zmiana magazynu na formularzu dokumentu PWP na zakładce [Ogólne] spowoduje zmianę magazynu, na który mają być przyjęte towary złożone. Nie ma wpływu na magazyn, z którego pobierane są składniki.
Magazyn dla składników receptury ustalamy na formularzu pozycji dokumentu PWP, na zakładce [Receptura]. Jeśli po wskazaniu rozchodowanych partii składnika receptury zmienimy magazyn dla tego składnika, wówczas wskazane wcześniej partie zostaną usunięte i należy je ponownie wskazać dla wybranego magazynu.
Obowiązkowość określania partii dostaw
Podczas zatwierdzania dokumentu PWP sprawdzane jest ustawienie parametrów w menu Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Cechy na zasobach:
Obowiązek wprowadzenia partii na dokumentach przychodowych – jeśli ten parametr jest zaznaczony, przy zapisie weryfikowane jest, czy dla towaru złożonego określono partie dostawy na oknie partii towaru. Weryfikacja dotyczy wszystkich towarów, które mają na formularzu na zakładce [Atrybuty] wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy. Jeśli dla któregokolwiek z towarów złożonych spełniających ten warunek, nie określono partii dostaw na PWP, przy próbie zapisu pojawi się komunikat:
W celu zapisu dokumentu, wprowadź partie dostaw dla towaru Kod [nazwa].
Obowiązek wyboru partii na dokumentach rozchodowych – jeśli ten parametr jest zaznaczony, przy zapisie weryfikowane jest, czy dla składników receptury określono partie dostawy na oknie wyboru partii towaru. Weryfikacja dotyczy wszystkich towarów, które mają na formularzu na zakładce [Atrybuty] wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy. Jeśli dla któregokolwiek ze składników receptury spełniających ten warunek, nie określono partii dostaw, przy próbie zapisu dokumentu PWP pojawi się komunikat:
W celu zapisu dokumentu, wskaż partie dostaw składnika KOD_SKŁADNIKA [nazwa składnika] dla pozycji KOD_TOWARU_ZŁOŻONEGO [nazwa towaru złożonego].
Dopóki Użytkownik nie uzupełni brakujących danych, nie ma możliwości zatwierdzenia dokumentu PWP. Powyższe warunki nie są weryfikowane przy zapisie dokumentu do bufora.
Automatyczne podnoszenie okna partii towaru
Funkcja dotyczy tylko towarów, które na formularzu, na zakładce [Atrybuty] mają dodany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy.
Towar złożony
W przypadku, gdy w menu Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry wybrano Dodawanie pozycji na dokumencie przez: podniesienie formularza, podniesienie formularza – szybka obsługa albo edycja na liście i równocześnie w menu Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Cechy na zasobach zaznaczony jest parametr: Obowiązek wprowadzenia partii na dokumentach przychodowych, wówczas wystawiając dokument PWP, po zapisie formularza pozycji (lub zatwierdzeniu wyboru przyciskiem <Enter> w przypadku edycji na liście), program automatycznie podniesie okno partii towaru w celu ocechowania partii kompletowanego towaru złożonego.
Jest to działanie analogiczne do tego, które funkcjonuje na dokumencie PZ.
Składniki receptury
Jeśli w menu Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry//Cechy na zasobach zaznaczony jest parametr: Obowiązek wyboru partii na dokumentach rozchodowych, wówczas, jeśli na dokumencie PWP z opcją Pobierz, na formularzu pozycji dokumentu, na zakładce [Receptura] dodamy nowy składnik receptury, program automatycznie podniesie okno wyboru partii towaru, na którym należy wskazać partie rozchodowanego składnika.
Rozchód Wewnętrzny Składników
Po zapisie dokumentu PWP na stałe lub do bufora z opcją Pobierz, tworzony jest dokument RWS (Rozchód Wewnętrzny Składników), na który przenoszone są informacje o dostawach wskazanych na oknie wyboru partii towaru dla składnika receptury. Są one widoczne na formularzu pozycji dokumentu RWS, na zakładce [Zasoby]:
Dokument RWS – formularz pozycji dokumentu – zakładka [Zasoby]Nie ma możliwości edycji wskazanych dostaw na dokumencie RWS. Rozchodowane partie dostaw dla składników towaru złożonego można wskazywać tylko z poziomu dokumentu PWP.
Korekty dokumentu PWP
Na formularzu korekty PWP dostępny jest przycisk - Zwróć partie dostaw (można również użyć kombinacji klawiszy <ALT>+<C> dla pozycji typu towar) , który powoduje podniesienie okna partii towaru dla korekty.
Okno partii towaru dla korekty PWP
Jeśli na dokumencie PWP ocechowano towar złożony na oknie partii towaru, wówczas na korekcie, zmiana ilości możliwa jest tylko poprzez okno partii towaru. Analogicznie, jeśli na dokumencie PWP nie ocechowano towaru złożonego na oknie partii towaru, wówczas zmiana ilości możliwa jest tylko poprzez edycję pozycji dokumentu. Przy próbie podniesienia okna partii towaru pojawi się komunikat:
Nie można ustawiać dostaw dla wybranej pozycji.
Taka sama zasada dotyczy edycji korygowanej ilości dla składników receptury.
Na korekcie PWP nie ma możliwości zmiany cech towaru złożonego, nie można też dodawać nowych partii towaru złożonego. Program proponuje zwrot całkowity ilości, natomiast Użytkownik ma możliwość zmiany korygowanej ilości.
Jeśli korygujemy całą ilość, wówczas blokowana jest zmiana składników receptury. Nie ma możliwości zmiany ilości ani edycji partii towaru dla składników receptury. Korekta składników receptury jest odblokowywana, jeśli:
dokonujemy zwrotu częściowego ilości towaru złożonego
Możliwe jest wówczas usuwanie składników receptury lub zmiana ich ilości. Jeśli na dokumencie PWP wskazano rozchodowane dostawy składnika na oknie partii towaru, wówczas korekta ilości składnika możliwa jest tylko poprzez okno partii towaru (okno wyboru partii podniesie się automatycznie przy próbie edycji ilości takiego składnika).
Uwaga
Po zmianie ilości zwracanego towaru złożonego, ilości składników na recepturze korygowane są automatycznie, natomiast ilości na oknie wyboru partii składnika korygowane są automatycznie tylko jeśli w menu Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Cechy na zasobach zaznaczono parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw. W przeciwnym wypadku należy dokonać ponownego wskazania zwracanych partii składników.
w zwracanej ilości dla towaru złożonego wprowadzimy zero lub usuniemy wszystkie pozycje z okna partii towaru złożonego
Oprócz usuwania składników i zmiany ich ilości, możliwe jest też dodawanie nowych składników receptury. Dla tych nowo dodanych składników można wskazać rozchodowywane partie składników poprzez podniesienie okna wyboru partii przyciskiem - Zwróć partie dostaw – działanie analogiczne jak dla składników receptury na dokumencie PWP:
Dokument różnicowy tworzony przy zapisie PWP
Jeśli w Konfiguracji/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje zaznaczony jest parametr: Kontrola ilości składników na elemencie PWP - (dla rezerwacji), wówczas przy zapisie dokumentu PWP do bufora z zaznaczonym parametrem Rezerwuj wyświetla się komunikat:
Brak składników nie pozwala na wyprodukowanie żądanej ilości. Czy zapisać dokument PWP ze zmniejszoną ilością?
Po twierdzącej odpowiedzi wyświetla się kolejne pytanie:
Czy wygenerować PWP różnicowe?
Po kolejnej twierdzącej odpowiedzi tworzy się dokument PWP na różnicę wynikającą z braku składników. Jeśli towar złożony został ocechowany na PWP, wówczas cecha jest przenoszona na utworzony różnicowy dokument PWP.
Wydruki dostaw dla PWP i RWS
Z poziomu formularza PWP dostępny jest wydruk o nazwie Formularz -> Dostawy, na którym dla poszczególnych towarów złożonych drukowane są informacje o partiach dostawy i cechach.
Z poziomu formularza RWS dostępny jest wydruk o nazwie Formularz RWS -> Pobrane dostawy. Po jego uruchomieniu pojawia się parametr Drukuj cechy dla dostaw. Od wyboru Użytkownika zależy czy dla poszczególnych składników receptury drukowane będą tylko pobrane dostawy, czy również ich cechy.
Automatyczne wskazanie rozchodowanych partii towaru na dokumentach rozchodowych
Automatyczne przypisywanie cech możliwe jest na wszystkich dokumentach rozchodowych, gdzie mamy możliwość wskazania cechy. Dzięki tej funkcji, program będzie zgodnie ze wskazaną w konfiguracji metodą rozchodowania towaru (FIFO, LIFO), automatycznie przypisywał cechy dla rozchodowanej pozycji. Cechy te widoczne będą również na wydrukach.
Konfiguracja
W menu Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry / Cechy na zasobach dostępny jest parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw. Po jego zaznaczeniu aktywowana jest funkcja automatycznego wskazywania rozchodowanych partii dostaw na dokumentach rozchodowych, na których możliwe jest wskazanie cechy, czyli:
Wydanie Zewnętrzne (WZ)
Rozchód Wewnętrzny (RW)
Przesunięcie międzymagazynowe (MM)
Faktura Sprzedaży z pobraniem (FS) – w menu Start/Konfiguracja/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu – opcja Pobranie
Paragon z pobraniem (PA) – j.w.
Przyjęcie Wewnętrzne Produktu (PWP) z pobraniem – formularz pozycji dokumentu, zakładka [Receptura]
Korekta dokumentu PWP – w szczególnym przypadku, jeśli dla towaru złożonego wprowadzimy ilość zerową, wówczas możliwe jest dodawanie nowych składników receptury i ich cechowanie.
Uwaga
Parametr dostępny jest tylko jeśli wybrano metodę wyceny magazynu FIFO lub LIFO. Nie jest dostępny dla AVCO. Widoczny jest tylko po zalogowaniu do modułu Handel Plus.
Dokumenty rozchodowe
Uwaga
Automatyczny wybór ocechowanych dostaw działa tylko dla towarów, które mają na formularzu, na zakładce [Atrybuty] wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy.
Automatyczne wskazanie rozchodowanych dostaw można zmienić, edytując wskazane dostawy na oknie wyboru partii towaru.
Zmiana magazynu
Po zmianie magazynu w nagłówku dokumentu, zmieniany jest on na wszystkich pozycjach dokumentu. Zarówno tych, które podlegają automatycznemu cechowaniu, jak też tych, którym wskazano dostawy na oknie wyboru partii towaru.
Dla Faktur oraz Paragonów z pobraniem, przy próbie zmiany magazynu pojawi się komunikat:
Wybrany magazyn Magazyn główny zostanie ustawiony dla wszystkich elementów dokumentu. Czy chcesz zmienić magazyn na elementach?
Po zmianie magazynu wszystkie wskazane wcześniej partie dostaw są usuwane, a następnie ustawiane na nowo zgodnie z metodą wyceny magazynu. Dla towarów, które nie podlegają automatycznemu cechowaniu dostawy są zerowane i można je ustawić ponownie z poziomu okna wyboru partii towaru.
Zmiana daty rozchodowania towaru
Jeśli zmianie ulegnie data sprzedaży na FS i PA z pobraniem, data wydania na WZ, data wystawienia na RW/ MM, lub data rozchodu składników na PWP, wówczas dostawy wskazane na oknie wyboru partii dla towarów zostaną usunięte i wskazane ponownie zgodnie z automatycznym cechowaniem.
Kontrola ilości dla wydawanych towarów
Mechanizm automatycznego wyboru ocechowanych dostaw wprowadza dodatkową kontrolę ilości rozchodowanego towaru. Jeśli Użytkownik wprowadzi dla pozycji dokumentu ilość większą niż dostępna na magazynie, wówczas pojawi się komunikat:
Na magazynie dostępnych jest X szt towaru.
Następnie ilość zostanie skorygowana do tej podanej w komunikacie.
Jeśli na magazynie dostępna jest ilość towaru mniejsza niż 1, wówczas po dodaniu tego towaru na dokument nastąpi automatyczne wskazanie rozchodowanych partii towaru i ilość dla pozycji dokumentu zostanie skorygowana zgodnie z ilością wskazaną na oknie wyboru partii towaru. Komunikat w tym przypadku nie pojawi się.
Kontrola ilości przy zaznaczonym parametrze Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje
Jeśli w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry zaznaczono parametr Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje oraz Kontrola ilości na dok. rozchodowych: W edycji przed zapisem, wówczas kontrola ilości dotyczy ilości dostępnej (czyli ilości pomniejszonej o rezerwacje). Nie będzie możliwości wprowadzenia na pozycji dokumentu ani na oknie wyboru partii towaru ilości większej niż ilość na magazynie pomniejszona o rezerwacje.
Kontrola ilości dostępnej działa w oparciu o stan towaru dla daty wystawienia dokumentu i nie obejmuje kontroli rezerwacji wystawionych z datą późniejszą niż data dokumentu.
Zmiana jednostki miary
Jeśli włączony jest parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw, wówczas po zmianie jednostki miary na pozycji dokumentu, odpowiednio przeliczane są ilości na wskazanych dostawach zgodnie z przelicznikiem jednostki.
Usunięcie wskazanej partii towaru
Jeśli dla pozycji dokumentu, na oknie wyboru partii usuniemy wskazaną automatycznie partię towaru i nie wskażemy żadnej innej, wówczas program ponownie wskaże automatycznie partię towaru, zgodnie z metodą wyceny magazynu.
Przekształcenia dokumentów
Jeśli przekształcimy dokument Wydania Zewnętrznego do dokumentu handlowego (Faktury Sprzedaży lub Paragonu), a następnie na dokumencie handlowym dodamy towar, który podlega automatycznemu cechowaniu, wówczas towar ten zostanie ocechowany. Automatycznie pobrane partie dostaw będą widoczne po zapisaniu dokumentów na stałe, zarówno na dokumentach handlowych, jak i magazynowych.
Dokumenty w buforze bez wskazania partii dostaw
Dla dokumentów zapisanych do bufora, które nie mają wskazanych partii dostaw, po włączeniu parametru Automatyczny wybór ocechowanych dostaw, dostawy zostaną ustawione w momencie zatwierdzenia dokumentu lub podczas edycji dokumentu.
Jeśli edytujemy dokument, który:
został utworzony w wersji 2021.0.1
Rozchodowane partie dostaw zostaną wskazane automatycznie w momencie zapisu okna wyboru partii przyciskiem dyskietki.
zostały utworzone w wersji wcześniejszej niż 2021.01
Rozchodowane partie dostaw zostaną wskazane automatycznie w momencie podniesienia dokumentu do edycji.
Wyjątek stanowią dokumenty Przyjęcia Wewnętrznego Produktu – w tym przypadku funkcja będzie działać tylko dla dokumentów, które zostały wystawione co najmniej w wersji 2021.0.1 z zaznaczonym parametrem Automatyczny wybór ocechowanych dostaw.
Eksport Faktur Sprzedaży w formacie PEF
W programie można eksportować Faktury Sprzedaży oraz korekty do Faktur Sprzedaży na Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF), za pomocą której wykonywana jest wymiana Faktur w Zamówieniach Publicznych.
Opcja eksportu w formacie PEF jest dostępna na górnej wstążce programu, pod ikoną Funkcje dodatkowe/ Eksport dokumentów (-u) z poziomu:
Po wyborze funkcji Eksport zaznaczonych dokumentów w formacie PEF/ Eksport faktury w formacie PEF – należy wskazać katalog, w którym mają zostać zapisane faktury:
Uwaga
Na platformę PEF nie są eksportowane:
Faktury Zaliczkowe,
Finalne Faktury Sprzedaży do Faktur Zaliczkowych,
Faktury VAT Marża,
korekty kursu
oraz korekty zbiorcze.
Mapowanie jednostek miar dla Faktur oraz korekt
Struktura dokumentów w formacie PEF wymaga podania dla towarów określonych jednostek miary. W związku z tym aby uniknąć sytuacji, że Użytkownik nie wczyta na platformę PEF dokumentu (z powodu niepoprawnej jednostki miary), w programie możliwe jest mapowanie jednostek miar na zgodne z wymaganą strukturą PEF.
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Jednostki miary – znajduje się kolumna Jednostka miary dla PEF, w której należy przyporządkować jednostce miary z Comarch ERP Optima odpowiednik z PEF.
Podczas eksportu sprawdzana jest zgodność jednostki miary towaru znajdującej się w pliku ze strukturą PEF. W przypadku braku zgodności dokument nie zostanie wyeksportowany. Wyświetlany jest komunikat: Jednostka miary [paleta] dla towaru [Kod_towaru] jest inna niż obowiązująca dla Faktur elektronicznych w formacie PEF. Czy chcesz przejść do konfiguracji i ustawić jednostki miary? (Tak/ Nie).
Import faktur zakupu w formacie PEF
Na wstążce menu dostępnego dla listy Faktur Zakupu, w rozwinięciu opcji Funkcje dodatkowe, pod importami z pliku XML znajdują się dwie funkcje importu plików w formacie PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania).
Funkcje dodatkowe – PEF
Po wyborze funkcji Import faktury zakupu w formacie PEF, pojawi się okno wyboru pliku:
Po wyborze funkcji Import wszystkich dokumentów PEF z katalogu, pojawi się okno wyboru katalogu:
Zasady importu Faktur Zakupu
Zasady importu faktur zakupu:
Importowany dokument zapisywany jest do bufora.
Identyfikator typu dokumentu (cbc:InvoiceTypeCode) – importowane mogą być tylko dokumenty o kodzie 380 (Faktura Zakupu) oraz 381 (korekta Faktury Zakupu).
Data wystawienia oraz data zakupu na dokumencie przenoszone są z pliku z pola cbc:IssueDate.
Data dostawy z pola cbc:ActualDeliveryDate nie jest przenoszona na dokument.
Data wpływu ustawiana jest na podstawie bieżącej daty w programie.
Forma płatności pobierana jest z formularza kontrahenta w programie.
Termin płatności przenoszony jest z pliku.
Rabat nie pomniejszający cen jednostkowych pozycji – jeśli w nagłówku pliku XML znajduje się sekcja cac:AllowanceCharge, taki dokument nie zostanie zaimportowany do programu, konieczne będzie wprowadzenie dokumentu ręcznie.
Zgodność danych firmy – podczas importu weryfikowana jest zgodność numeru NIP z numerem wprowadzonym w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Pieczątka Firmy. Jeśli numer jest niezgodny, wówczas pojawi się komunikat ostrzegawczy. Użytkownik może zdecydować, czy mimo to zaimportować dokument.
Podczas importu dokumentu z PEF sprawdzana jest jego unikalność (weryfikacja numeru NIP kontrahenta oraz numeru obcego). Jeśli na liście znajduje się już podobny dokument, wówczas wyświetlony zostanie komunikat ostrzegawczy, natomiast dokument zostanie zaimportowany.
Dokumenty w walucie obcej:
Jeśli dokument z PEF jest w walucie, której nie ma na liście walut w programie, wówczas dokument nie zostanie zaimportowany. Pojawi się komunikat informujący, że przed importem dokumentu należy dodać walutę w programie.
Z pliku przenoszona jest ilość oraz cena towaru w walucie. Przeliczenie na wartości PLN dokonywane jest na podstawie ustawień w programie. Kurs pobierany jest z dnia poprzedniego dla daty wystawienia dokumentu.
Przy imporcie brane są pod uwagę ustawienia parametrów w menu Start/Konfiguracja/ Handel/ Parametry w sekcji Waluty. Warunkiem zaimportowania dokumentu walutowego jest zaznaczony parametr Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu. Jeśli na dokumencie naliczony jest podatek VAT, wówczas powinien być zaznaczony parametr VAT na fakturach w walucie. Jeśli natomiast w importowanym pliku płatność dla podatku VAT jest w PLN, wówczas konieczne jest zaznaczenie przed importem parametru Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie. Jeśli któryś z tych warunków nie jest spełniony, podczas importu wyświetlany jest komunikat: Importowana faktura jest dokumentem walutowym. Zaznacz odpowiedni parametr w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry w sekcji Waluty.
Jeśli w dokumencie z PEF suma kwot podatku będzie w innej walucie niż waluta dokumentu oraz innej niż PLN, wówczas dokument nie zostanie zaimportowany a program wyświetli odpowiedni komunikat.
Jeśli dokument z PEF nie będzie miał zgodnych wartości netto, VAT, brutto z wyliczonymi przez program, wówczas podczas importu może pojawić się komunikat informujący o tym. Dokument zostanie zaimportowany, ale zalecana jest weryfikacja wartości na dokumencie.
Jeśli w importowanym pliku występują ceny z czterema miejscami po przecinku, przed importem należy zaznaczyć parametr w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel – Ceny z czterema miejscami po przecinku.
Import towarów
Jeśli na oknie importu z pliku XML w formacie PEF nie zaznaczono parametru Załóż karty towarów oraz jednostki miary, a towaru nie ma w bazie, wówczas taki dokument nie zostanie zaimportowany.
Jeśli na oknie importu z pliku XML w formacie PEF zaznaczono parametr Załóż karty towarów oraz jednostki miary, podczas importu następuje weryfikacja, czy nazwy towarów i jednostek miary z pliku znajdują się w bazie.
Plik XML nie zawiera informacji o kodzie towaru, kodzie EAN, rodzaju towar/usługa – prosty/złożony, przelicznikach jednostek miar. Z tego względu przed importem pojawi się dodatkowe okno w celu weryfikacji i naniesienia ewentualnych zmian w zakładanych kartach cennikowych. Okno pojawi się tylko, jeśli importowanego towaru lub jednostki miary nie ma w bazie.
Parametry dodawanych towarów
Na oknie widoczne są 4 kolumny:
Nazwa – nazwa towaru z pliku
Typ – domyślnie ustawiany jest Towar możliwy jest wybór z listy Towar/Usługa.
Produkt – domyślnie ustawiany typ Prosty, możliwość wyboru z listy Prosty/Złożony
Przypisz towar z bazy – tutaj możemy ręcznie wybrać, jaki towar z bazy ma zostać wprowadzony na importowany dokument. Pole domyślnie puste dla towarów, których nazwy nie znaleziono w bazie. Użytkownik może wskazać towar poprzez wybór z listy. Na rozwijalnej liście widoczne są 3 kolumny: Kod, Nazwa, EAN. Jeżeli pole pozostanie puste, wówczas zostanie założona nowa karta cennikowa. Pole automatycznie jest uzupełniane, jeśli nazwa towaru znajduje się w bazie, ale towar w pliku ma inną jednostkę niż podstawowa na formularzu towaru. Jeśli w bazie znajduje się więcej niż jeden towar o tej samej nazwie, wtedy w polu Przypisz towar z bazy, automatycznie zostanie przypisany towar o niższym indeksie, bez możliwości zmiany.
Dla poszczególnych towarów można rozwinąć wiersz szczegółów, w którym znajdują się informacje dotyczące jednostki miary.
Parametry dodawanych towarów – jednostka pomocnicza
Rodzaj jednostki – w pierwszym wierszu wyświetlana jest jednostka podstawowa, natomiast w kolejnych – jednostki pomocnicze. Jeśli wskazano towar w polu Przypisz towar z bazy, wówczas pojawia się dodatkowy wiersz i jako podstawowa jednostka prezentowana jest jednostka z karty towaru, a pomocnicza – z pliku.
Nazwa j.m – nazwa jednostki z pliku lub z karty towaru.
Licznik/ Mianownik – domyślnie ustawiana jest wartość 1 dla obydwu tych pól. Dla jednostki podstawowej pola nie podlegają edycji. Dla jednostek pomocniczych możemy określić relację do jednostki podstawowej.
Przelicznik – pole puste dla jednostki podstawowej, natomiast dla jednostek pomocniczych prezentowany jest wynik na podstawie danych wprowadzonych w polach licznik/ mianownik.
Przypisz j.m. z bazy – dla jednostki z pliku lub jednostki pomocniczej możemy wskazać, do której jednostki z bazy ma być mapowanie. Wybór jest niedostępny dla jednostki podstawowej towaru wskazanego w polu Przypisz towar z bazy.
jeśli w bazie nie ma jednostki miary towaru, podczas importu faktury jest ona dodawana i parowana z jednostką miary PEF (menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Jednostki miary) .
Dane na tworzonych automatycznie kartach cennikowych
Nazwa – kopiowana jest nazwa z pliku XML
Kod – tworzony jest na podstawie pola Nazwa z ograniczeniem do maksymalnej liczby znaków. Jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN ustalono autonumerację kodów towarów, wówczas pole Kod będzie tworzone zgodnie z ustaleniami autonumeracji.
Jednostki miary podstawowa i pomocnicze – tworzone są zgodnie z ustaleniami wprowadzonymi na oknie Wybierz parametry dodawanych towarów. Jeśli jednostka z pliku nie znajduje się w bazie, a pole Przypisz j.m. z bazy pozostawiono puste, dodawana jest jednostka z pliku.
Ceny sprzedaży – nie są uzupełniane, należy je ustalić po imporcie, na formularzu utworzonego towaru
Stawka VAT – oprócz stosowanych standardowo stawek VAT, na platformie PEF istnieje możliwość wyboru rodzaju stawki VAT – INNE. Jeśli zostanie wybrany rodzaj:
swobodny wywóz towarów, podatek nie jest naliczony – w programie po imporcie ustawiona zostanie stawka NP,
wewnątrzwspólnotowa dostawa (WDT) – w programie po imporcie ustawiona zostanie stawka 0%.
stawka standardowa lub podatek ogólny pośredni na Wyspach Kanaryjskich lub podatek od produkcji, usług i importu w Ceucie i Melilli – wówczas istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia dowolnej stawki VAT. Jeśli takiej stawki nie ma w programie, nie będzie możliwy import dokumentu. Przy próbie importu pojawi się komunikat: Nie można zaimportować faktury. Nie znaleziono stawki VAT dla pozycji.
Import kontrahentów
Jeśli na oknie importu z pliku XML w formacie PEF zaznaczono parametr Załóż karty kontrahentów, podczas importu następuje weryfikacja, czy kontrahent o wskazanym numerze NIP znajduje się w bazie. Jeżeli nie znaleziono takiego kontrahenta, wówczas założona zostanie nowa kartoteka. Na formularzu kontrahenta uzupełniane są pola:
Kod – w polu Kod zapisywany jest numer NIP z pliku. Jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Autonumeracja akronimów kontrahentów przy dodawaniu, wówczas nadawany jest automatyczny kod zgodny z ustawieniami autonumeracji.
Nazwa/ NIP – dane przenoszone z pliku
Status – zawsze Podmiot gospodarczy
Forma płatności – zawsze gotówka
Domyślna waluta – waluta z dokumentu
Jeśli kontrahent istnieje w bazie, wówczas na dokument przenoszony jest kod kontrahenta, status i forma płatności z formularza kontrahenta, natomiast pozostałe pola z pliku z sekcji cac:PostalAddress, cac:AddressLine. Terminpłatności przenoszony jest z pliku.
Jeśli natomiast na oknie importu z pliku XML w formacie PEF nie zaznaczono parametru Załóż karty kontrahentów, a kontrahenta nie ma w bazie, wówczas taki dokument nie zostanie zaimportowany.
Import korekt do faktur elektronicznych
Możliwy jest import do programu z platformy PEF trzech rodzajów korekt:
ilości
wartości
stawki VAT
Dokumenty, które zawierają jednoczesną korektę większej ilości danych (np. jednoczesna korekta ilości i wartości) oraz korekty wartości całkowitej dokumentu bez rozbicia na pozycje, czy też inne korekty poza wymienionymi wyżej trzema rodzajami, nie będą importowane automatycznie. Takie korekty należy wprowadzić ręcznie, zgodnie z zasadami tworzenia dokumentów w Comarch ERP Optima.
Zasady importu korekt:
Dokument po imporcie zapisywany jest do bufora.
Numer faktury korygującej z pliku wprowadzany jest w polu Numer obcy na formularzu FZKOR w programie.
Import korekty może być wykonany jeśli na liście Faktur Zakupu w programie znajduje się faktura o numerze obcym, odpowiadającym wartości z pliku z pola: cac:InvoiceDocumentReference > cbc:ID. W przeciwnym wypadku w logu otrzymamy komunikat: Nie znaleziono dokumentu pierwotnego dla importowanej korekty. Dokument nie zostanie zaimportowany.
Kontrahent rozpoznawany jest po numerze NIP. Jeśli nie będzie zgadzał się z numerem NIP dokumentu korygowanego, wówczas korekta nie zostanie zaimportowana.
Korekta nie zostanie zaimportowana również jeśli istnieje inny dokument korygujący w buforze lub Faktura Zakupu została całkowicie skorygowana.
Forma oraz termin płatności pobierane są z formularza kontrahenta.
Data wystawienia oraz data korekty przenoszone są z pliku XML.
Jeśli chcemy zaimportować korektę ilości zwiększającą ilość pierwotną, wówczas przed importem należy zaznaczyć parametr Korekty ilościowe „na plus” w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry.
Korekty powinny być importowane do programu w takiej samej kolejności, w jakiej zostały utworzone na platformie PEF.
Wystawiając kolejną korektę na platformie PEF do tej samej faktury, uzupełniając sekcję przed korektą należy brać pod uwagę wszystkie poprzednie korekty.
Jeśli na Fakturze Zakupu wskazane zostały partie dostaw, wówczas nie będzie możliwości importu korekty do takiego dokumentu. Korektę należy wówczas wprowadzić ręcznie ze wskazaniem dostaw.
RO, ZD z wielu magazynów
Na Zamówieniu u Dostawcy, Rezerwacji Odbiorcy można wskazać różne magazyny dla poszczególnych towarów. Magazyn należy wybrać w oknie Pozycja dokumentu, zmiana magazynu głównego na dokumencie skutkuje komunikatem: Wybrany magazyn zostanie ustawiony dla wszystkich elementów dokumentu. Czy chcesz zmienić magazyn na elementach? (Tak/Nie). Po przekształceniu od FA/PA czy FZ magazyny pozycji przenoszą się z RO i ZD i nie są już możliwe do zmiany.
Możliwe jest jednoczesne przekształcenie wielu takich RO do FA, PA, wielu ZD do FZ.
Nie jest możliwe przekształcenie takich ZD do Przyjęcia Zewnętrznego i RO do Wydania Zewnętrznego, Faktury Pro Forma czy Zamówienia u Dostawcy.
Wystawianie Faktur Zakupu/Sprzedaży oraz Paragonów ze wskazaniem wielu magazynów
Funkcjonalność umożliwia wystawienie Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży oraz Paragonów, zawierających towary pochodzące z różnych magazynów.
Na poziomie pozycji dokumentu handlowego można zdecydować na jaki magazyn zostanie wprowadzona dana pozycja towarowa lub z jakiego zdjęta, natomiast podczas generowania dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych tworzonych jest wiele dokumentów magazynowych, w zależności od informacji zapisanych na elementach dokumentu handlowego – na każdy magazyn osobny dokument WZ/PZ.
Na dokumentach handlowych (FZ, FA, PA) można w dowolnej chwili zmieniać magazyn, zarówno ten dla poszczególnych pozycji, jak też magazyn ogólny dla całego dokumentu.
Współpraca modułów standardowych z modułami w wersji Plus
Poniższa tabela opisuje sytuacje, na które może napotkać Klient używający równocześnie modułów Handel i Handel Plus. Wszystkie te sytuacje są sytuacjami poprawnymi i wynikają z ograniczeń jakie posiada moduł Handel w stosunku do modułu Handel Plus.
W module Handel Plus
Po przelogowaniu na moduł Handel
Załączony parametr: Obowiązkowy rozchód ze wskazaniem na dostawy (parametr dostępny tylko w module Handel Plus )
Przy próbie zapisu dokumentu rozchodu, na którym znajduje się towar z oznaczonymi cechami dla dostaw, użytkownik otrzyma komunikat:
Dokument nie może zostać zapisany.
Zapis niemożliwy. Dla Towaru XXX [xxx] nie wskazano konkretnych dostaw.
Towary z określonymi atrybutami zasobów należy wydawać tylko po zalogowaniu do modułu Handel Plus lub zrezygnować z w/w parametru.
Załączony parametr: Obowiązkowe cechy na przychodach (parametr dostępny tylko w module Handel Plus )
Przy próbie zapisu dokumentu przychodu, na którym znajduje się towar z oznaczonymi cechami dla dostaw, użytkownik otrzyma komunikat:
Dokument nie może zostać zapisany.
Zapis niemożliwy. Dla Towaru XXX [xxx] nie uzupełniono dostaw.
Towary z określonymi atrybutami zasobów należy przyjmować tylko po zalogowaniu do modułu Handel Plus lub zrezygnować z w/w parametru.
Atrybut z zaznaczonym parametrem: przenosić na dostawy (parametr dostępny tylko w module Handel Plus )
Atrybut taki nie może być ustawiony przy pracy na module Handel jako atrybut zależny od kontrahenta.
W takim celu należy utworzyć oddzielne atrybuty dla transakcji z dostawami oraz dla transakcji bez dostaw.
Dokument wystawiony ze wskazaniem dostawy, a korekty
Takich dokumentów nie można korygować, ponieważ jest konieczność wskazania określonych dostaw. Przy próbie wykonania korekty pojawi się komunikat: Nie można dodać dostawy. Moduł Handel Plus jest wyłączony.
Korekty dokumentów należy dokonywać w module Handel Plus .
Paragon wystawiony ze wskazaniem dostawy, a przekształcanie do Faktury Sprzedaży
Do takiego Paragonu nie można wystawić Faktury Sprzedaży. Przy próbie wystawienia pojawi się komunikat:
Nie można dodać dostawy. Moduł Handel Plus jest wyłączony.
Fakturę należy wystawić po zalogowaniu do modułu H andel Plus.
Dokument WZ wystawiony ze wskazaniem dostawy
Do takiego dokumentu nie można wystawić Faktury Sprzedaży lub Paragonu. Przy próbie wystawienia dokumentu otrzymamy komunikat:
Nie można dodać dostawy. Moduł Handel Plus jest wyłączony.
Fakturę lub Paragon należy wystawić w module Handel Plus.
Dokument PZ wystawiony z określeniem dostaw
Do takiego dokumentu nie można wystawić Faktury Zakupu. Przy próbie wystawienia dokumentu otrzymamy komunikat:
Nie można dodać dostawy. Moduł Handel Plus jest wyłączony.
Fakturę należy wystawić w module Handel Plus.
Dokumenty FA, PA, WZ, RW, MM. FZ, PZ, PW, BOM wystawione ze wskazaniem dostawy i zapisane do bufora
Takich dokumentów nie można zapisać na stałe. Przy próbie zapisu dokumentu otrzymamy komunikat:
Nie można dodać dostawy. Moduł Handel Plus jest wyłączony.
Trwałego zapisu należy dokonać z poziomu modułu Handel Plus.
Jak szybko wskazać dostawy na dokumencie w Comarch ERP Optima?
W programie Comarch ERP Optima, w module Handel Plus, istnieje możliwość wskazania dostaw na dokumentach przychodowych, rozchodowych oraz na korektach.
Krok pierwszy
Otwórz formularz dokumentu, na którym chcesz wskazać partie dostaw.
Krok drugi
Dodaj towar na dokument.
Krok trzeci
Ustaw kursor na pozycji dokumentu typu towar lub otwórz formularz pozycji dokumentu, a następnie użyj skrótu klawiaturowego <ALT>+<C> aby otworzyć okno służące wskazaniu partii dostaw.
Krok czwarty – jeżeli tworzysz dokument przyjmujący towar
Na oknie Zasoby użyj klawisza <INSERT> aby dodać nowy wiersz. Uzupełnij ilość towaru. Jeżeli używasz cech towarów, klawiszem <TAB> przejdź do kolumny z cechą dostawy i uzupełnij jej wartość. Zatwierdź wybór klawiszem <ENTER> i zapisz formularz.
Krok czwarty – jeżeli tworzysz dokument rozchodowujący towar
Na oknie Zasoby wybierz dostawę, z której chcesz rozchodować towar i naciśnij klawisz <ENTER>. Wskaż ilość, jakiej chcesz użyć, ponownie kliknij <ENTER> i zapisz formularz.
Jak szybko wystawić dokument WZ na zakupioną partię towaru w Comarch ERP Optima?
W programie Comarch ERP Optima, w module Handel Plus, istnieje możliwość automatycznego przenoszenia cech dostaw z dokumentu Przyjęcia zewnętrznego na dokument Wydania zewnętrznego.
Krok pierwszy
Przejdź do menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Cechy na zasobach i zaznacz parametry Obowiązek wyboru partii na dokumentach rozchodowych oraz Automatyczny wybór ocechowanych dostaw. Zapisz zmiany.Krok drugi
Przejdź na listę Przyjęć zewnętrznych i kliknij ikonę Dodaj aby dodać dokument.
Krok trzeci
Dodaj towar na dokument, a następnie kliknij ikonę Wskaż partie dostaw lub użyj skrótu klawiszowego <ALT>+<C>. Uzupełnij partie dostaw, zapisz formularz i zapisz dokument.
Krok czwarty
Na liście Przyjęć zewnętrznych zaznacz dokument i kliknij ikonę Utworzenie dokumentu wydania zewnętrznego.
Krok piąty
Cechy dla towaru zostały automatycznie pobrane z dokumentu PZ. Jeżeli chcesz to zweryfikować lub wprowadzić zmiany, kliknij ikonę Wskaż partie dostaw lub użyj skrótu klawiszowego <ALT>+<C>. Zapisz dokument.
Na dokumencie PWP, na zakładce [Ogólne] dostępny jest przycisk Wprowadź partie dostaw (można również użyć kombinacji klawiszy <ALT>+<C> dla pozycji typu towar):
Formularz dokumentu PWP – zakładka [Ogólne]Po kliknięciu przycisku Wprowadź partie dostaw, pojawi się okno partii towaru, na którym możemy ocechować produkowany towar:
PWP – okno partii towaru
Po zapisie okna partii towaru, aktualizowana jest ilość towaru złożonego zgodnie ze wskazaniem na oknie partii. Na formularzu pozycji towaru złożonego pojawi się dodatkowa zakładka [Zasoby], na której można zobaczyć ocechowane partie kompletowanego towaru.
Zatwierdzenie dokumentu PWP spowoduje przyjęcie na magazyn towaru złożonego w podziale na odpowiednio ocechowane partie dostaw.
Formularz pozycji dokumentu PWP
Ten sam przycisk Wprowadź partie dostaw (lub użyciu kombinacji klawiszy <ALT>+<C>) umieszczony jest na formularzu pozycji dokumentu, na wszystkich zakładkach oprócz zakładki [Receptura]. Działanie przycisku jest analogiczne jak na formularzu PWP – pozwala na ocechowanie partii dostaw towaru złożonego.
Formularz pozycji dokumentu PWP – zakładka [Ogólne]
Formularz pozycji dokumentu PWP – zakładka Receptura
Na formularzu pozycji dokumentu PWP, na zakładce [Receptura] dostępny jest przycisk Wskaż partie dostaw (można również użyć kombinacji klawiszy <ALT>+<C> dla pozycji typu towar). Jest on widoczny, jeśli na formularzu dokumentu PWP wybrano opcję Pobierz.
Formularz pozycji dokumentu PWP – zakładka [Receptura]Kliknięcie przycisku spowoduje podniesienie okna wyboru partii towaru dla składnika receptury, na którym ustawiony jest kursor.
Na oknie wyboru partii towaru dla składnika receptury możemy wskazać, które dostawy mają zostać rozchodowane w celu produkcji towaru złożonego. Nad listą dostaw znajdują się pomocnicze pola:
Ilość składnika na recepturze – ilość, jaką określono na formularzu pozycji produktu złożonego, na zakładce [Receptura]
Wybrana ilość składnika na zasobach – ilość wskazana w oknie wyboru partii towaru dla składnika receptury. Jeśli jest różna od ilości składnika na recepturze, wówczas pole wyświetlane jest na czerwono.
Jeśli zdecydujemy się na wprowadzenie innej ilości składnika na oknie wyboru partii, wówczas (jeśli wprowadzona ilość jest większa od zera) w momencie zapisu okna pojawi się komunikat:
Wybrana ilość jest różna od ilości na recepturze. Czy zmienić ilość składnika na recepturze?
Wybór opcji TAK skutkuje aktualizacją ilości składnika na recepturze zgodnie z ilością wskazaną na oknie wyboru partii.
Po wskazaniu konkretnych rozchodowanych partii dostaw dla składnika, aktualizowana jest wartość w kolumnie Wartość zakupu na formularzu pozycji dokumentu, na zakładce [Receptura]. Wartość zakupu składnika wyliczana jest na podstawie wartości zakupu wskazanych dostaw.
Uwaga
Jeśli po wskazaniu partii dostaw dla składnika zmienimy ilość produkowanego towaru złożonego, wówczas ilość składników na formularzu pozycji dokumentu, na zakładce [Receptura] zostanie automatycznie przeliczona, ale nie jest przeliczana ilość na oknie partii dostaw. Należy ponownie je otworzyć i wskazać właściwe dostawy. O niezgodności będzie informowała ikona wykrzyknika w kolumnie Czy wskazano cechę.
Uwaga
Do momentu zapisu na stałe, możliwa jest zmiana opcji Pobierz na Rezerwuj na formularzu PWP. Zmiana taka powoduje usunięcie wskazania partii dostaw dla składników. Jeśli opcja Pobierz zostanie ponownie zaznaczona, będzie można wskazać partie dostaw.
Zmiana magazynu na PWP
Zmiana magazynu na formularzu dokumentu PWP na zakładce [Ogólne] spowoduje zmianę magazynu, na który mają być przyjęte towary złożone. Nie ma wpływu na magazyn, z którego pobierane są składniki.
Magazyn dla składników receptury ustalamy na formularzu pozycji dokumentu PWP, na zakładce [Receptura]. Jeśli po wskazaniu rozchodowanych partii składnika receptury zmienimy magazyn dla tego składnika, wówczas wskazane wcześniej partie zostaną usunięte i należy je ponownie wskazać dla wybranego magazynu.
Obowiązkowość określania partii dostaw
Podczas zatwierdzania dokumentu PWP sprawdzane jest ustawienie parametrów w menu Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Cechy na zasobach:
Obowiązek wprowadzenia partii na dokumentach przychodowych – jeśli ten parametr jest zaznaczony, przy zapisie weryfikowane jest, czy dla towaru złożonego określono partie dostawy na oknie partii towaru. Weryfikacja dotyczy wszystkich towarów, które mają na formularzu na zakładce [Atrybuty] wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy. Jeśli dla któregokolwiek z towarów złożonych spełniających ten warunek, nie określono partii dostaw na PWP, przy próbie zapisu pojawi się komunikat:
W celu zapisu dokumentu, wprowadź partie dostaw dla towaru Kod [nazwa].
Obowiązek wyboru partii na dokumentach rozchodowych – jeśli ten parametr jest zaznaczony, przy zapisie weryfikowane jest, czy dla składników receptury określono partie dostawy na oknie wyboru partii towaru. Weryfikacja dotyczy wszystkich towarów, które mają na formularzu na zakładce [Atrybuty] wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy. Jeśli dla któregokolwiek ze składników receptury spełniających ten warunek, nie określono partii dostaw, przy próbie zapisu dokumentu PWP pojawi się komunikat:
W celu zapisu dokumentu, wskaż partie dostaw składnika KOD_SKŁADNIKA [nazwa składnika] dla pozycji KOD_TOWARU_ZŁOŻONEGO [nazwa towaru złożonego].
Dopóki Użytkownik nie uzupełni brakujących danych, nie ma możliwości zatwierdzenia dokumentu PWP. Powyższe warunki nie są weryfikowane przy zapisie dokumentu do bufora.
Automatyczne podnoszenie okna partii towaru
Funkcja dotyczy tylko towarów, które na formularzu, na zakładce [Atrybuty] mają dodany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy.
Towar złożony
W przypadku, gdy w menu Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry wybrano Dodawanie pozycji na dokumencie przez: podniesienie formularza, podniesienie formularza – szybka obsługa albo edycja na liście i równocześnie w menu Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Cechy na zasobach zaznaczony jest parametr: Obowiązek wprowadzenia partii na dokumentach przychodowych, wówczas wystawiając dokument PWP, po zapisie formularza pozycji (lub zatwierdzeniu wyboru przyciskiem <Enter> w przypadku edycji na liście), program automatycznie podniesie okno partii towaru w celu ocechowania partii kompletowanego towaru złożonego.
Jest to działanie analogiczne do tego, które funkcjonuje na dokumencie PZ.
Składniki receptury
Jeśli w menu Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry//Cechy na zasobach zaznaczony jest parametr: Obowiązek wyboru partii na dokumentach rozchodowych, wówczas, jeśli na dokumencie PWP z opcją Pobierz, na formularzu pozycji dokumentu, na zakładce [Receptura] dodamy nowy składnik receptury, program automatycznie podniesie okno wyboru partii towaru, na którym należy wskazać partie rozchodowanego składnika.
Rozchód Wewnętrzny Składników
Po zapisie dokumentu PWP na stałe lub do bufora z opcją Pobierz, tworzony jest dokument RWS (Rozchód Wewnętrzny Składników), na który przenoszone są informacje o dostawach wskazanych na oknie wyboru partii towaru dla składnika receptury. Są one widoczne na formularzu pozycji dokumentu RWS, na zakładce [Zasoby]:
Dokument RWS – formularz pozycji dokumentu – zakładka [Zasoby]Nie ma możliwości edycji wskazanych dostaw na dokumencie RWS. Rozchodowane partie dostaw dla składników towaru złożonego można wskazywać tylko z poziomu dokumentu PWP.
Korekty dokumentu PWP
Na formularzu korekty PWP dostępny jest przycisk - Zwróć partie dostaw (można również użyć kombinacji klawiszy <ALT>+<C> dla pozycji typu towar) , który powoduje podniesienie okna partii towaru dla korekty.
Okno partii towaru dla korekty PWP
Jeśli na dokumencie PWP ocechowano towar złożony na oknie partii towaru, wówczas na korekcie, zmiana ilości możliwa jest tylko poprzez okno partii towaru. Analogicznie, jeśli na dokumencie PWP nie ocechowano towaru złożonego na oknie partii towaru, wówczas zmiana ilości możliwa jest tylko poprzez edycję pozycji dokumentu. Przy próbie podniesienia okna partii towaru pojawi się komunikat:
Nie można ustawiać dostaw dla wybranej pozycji.
Taka sama zasada dotyczy edycji korygowanej ilości dla składników receptury.
Na korekcie PWP nie ma możliwości zmiany cech towaru złożonego, nie można też dodawać nowych partii towaru złożonego. Program proponuje zwrot całkowity ilości, natomiast Użytkownik ma możliwość zmiany korygowanej ilości.
Jeśli korygujemy całą ilość, wówczas blokowana jest zmiana składników receptury. Nie ma możliwości zmiany ilości ani edycji partii towaru dla składników receptury. Korekta składników receptury jest odblokowywana, jeśli:
dokonujemy zwrotu częściowego ilości towaru złożonego
Możliwe jest wówczas usuwanie składników receptury lub zmiana ich ilości. Jeśli na dokumencie PWP wskazano rozchodowane dostawy składnika na oknie partii towaru, wówczas korekta ilości składnika możliwa jest tylko poprzez okno partii towaru (okno wyboru partii podniesie się automatycznie przy próbie edycji ilości takiego składnika).
Uwaga
Po zmianie ilości zwracanego towaru złożonego, ilości składników na recepturze korygowane są automatycznie, natomiast ilości na oknie wyboru partii składnika korygowane są automatycznie tylko jeśli w menu Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Cechy na zasobach zaznaczono parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw. W przeciwnym wypadku należy dokonać ponownego wskazania zwracanych partii składników.
w zwracanej ilości dla towaru złożonego wprowadzimy zero lub usuniemy wszystkie pozycje z okna partii towaru złożonego
Oprócz usuwania składników i zmiany ich ilości, możliwe jest też dodawanie nowych składników receptury. Dla tych nowo dodanych składników można wskazać rozchodowywane partie składników poprzez podniesienie okna wyboru partii przyciskiem - Zwróć partie dostaw – działanie analogiczne jak dla składników receptury na dokumencie PWP:
Dokument różnicowy tworzony przy zapisie PWP
Jeśli w Konfiguracji/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje zaznaczony jest parametr: Kontrola ilości składników na elemencie PWP - (dla rezerwacji), wówczas przy zapisie dokumentu PWP do bufora z zaznaczonym parametrem Rezerwuj wyświetla się komunikat:
Brak składników nie pozwala na wyprodukowanie żądanej ilości. Czy zapisać dokument PWP ze zmniejszoną ilością?
Po twierdzącej odpowiedzi wyświetla się kolejne pytanie:
Czy wygenerować PWP różnicowe?
Po kolejnej twierdzącej odpowiedzi tworzy się dokument PWP na różnicę wynikającą z braku składników. Jeśli towar złożony został ocechowany na PWP, wówczas cecha jest przenoszona na utworzony różnicowy dokument PWP.
Wydruki dostaw dla PWP i RWS
Z poziomu formularza PWP dostępny jest wydruk o nazwie Formularz -> Dostawy, na którym dla poszczególnych towarów złożonych drukowane są informacje o partiach dostawy i cechach.
Z poziomu formularza RWS dostępny jest wydruk o nazwie Formularz RWS -> Pobrane dostawy. Po jego uruchomieniu pojawia się parametr Drukuj cechy dla dostaw. Od wyboru Użytkownika zależy czy dla poszczególnych składników receptury drukowane będą tylko pobrane dostawy, czy również ich cechy.
Automatyczne wskazanie rozchodowanych partii towaru na dokumentach rozchodowych
Automatyczne przypisywanie cech możliwe jest na wszystkich dokumentach rozchodowych, gdzie mamy możliwość wskazania cechy. Dzięki tej funkcji, program będzie zgodnie ze wskazaną w konfiguracji metodą rozchodowania towaru (FIFO, LIFO), automatycznie przypisywał cechy dla rozchodowanej pozycji. Cechy te widoczne będą również na wydrukach.
Konfiguracja
W menu Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry / Cechy na zasobach dostępny jest parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw. Po jego zaznaczeniu aktywowana jest funkcja automatycznego wskazywania rozchodowanych partii dostaw na dokumentach rozchodowych, na których możliwe jest wskazanie cechy, czyli:
Wydanie Zewnętrzne (WZ)
Rozchód Wewnętrzny (RW)
Przesunięcie międzymagazynowe (MM)
Faktura Sprzedaży z pobraniem (FS) – w menu Start/Konfiguracja/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu – opcja Pobranie
Paragon z pobraniem (PA) – j.w.
Przyjęcie Wewnętrzne Produktu (PWP) z pobraniem – formularz pozycji dokumentu, zakładka [Receptura]
Korekta dokumentu PWP – w szczególnym przypadku, jeśli dla towaru złożonego wprowadzimy ilość zerową, wówczas możliwe jest dodawanie nowych składników receptury i ich cechowanie.
Uwaga
Parametr dostępny jest tylko jeśli wybrano metodę wyceny magazynu FIFO lub LIFO. Nie jest dostępny dla AVCO. Widoczny jest tylko po zalogowaniu do modułu Handel Plus.
Dokumenty rozchodowe
Uwaga
Automatyczny wybór ocechowanych dostaw działa tylko dla towarów, które mają na formularzu, na zakładce [Atrybuty] wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy.
Automatyczne wskazanie rozchodowanych dostaw można zmienić, edytując wskazane dostawy na oknie wyboru partii towaru.
Zmiana magazynu
Po zmianie magazynu w nagłówku dokumentu, zmieniany jest on na wszystkich pozycjach dokumentu. Zarówno tych, które podlegają automatycznemu cechowaniu, jak też tych, którym wskazano dostawy na oknie wyboru partii towaru.
Dla Faktur oraz Paragonów z pobraniem, przy próbie zmiany magazynu pojawi się komunikat:
Wybrany magazyn Magazyn główny zostanie ustawiony dla wszystkich elementów dokumentu. Czy chcesz zmienić magazyn na elementach?
Po zmianie magazynu wszystkie wskazane wcześniej partie dostaw są usuwane, a następnie ustawiane na nowo zgodnie z metodą wyceny magazynu. Dla towarów, które nie podlegają automatycznemu cechowaniu dostawy są zerowane i można je ustawić ponownie z poziomu okna wyboru partii towaru.
Zmiana daty rozchodowania towaru
Jeśli zmianie ulegnie data sprzedaży na FS i PA z pobraniem, data wydania na WZ, data wystawienia na RW/ MM, lub data rozchodu składników na PWP, wówczas dostawy wskazane na oknie wyboru partii dla towarów zostaną usunięte i wskazane ponownie zgodnie z automatycznym cechowaniem.
Kontrola ilości dla wydawanych towarów
Mechanizm automatycznego wyboru ocechowanych dostaw wprowadza dodatkową kontrolę ilości rozchodowanego towaru. Jeśli Użytkownik wprowadzi dla pozycji dokumentu ilość większą niż dostępna na magazynie, wówczas pojawi się komunikat:
Na magazynie dostępnych jest X szt towaru.
Następnie ilość zostanie skorygowana do tej podanej w komunikacie.
Jeśli na magazynie dostępna jest ilość towaru mniejsza niż 1, wówczas po dodaniu tego towaru na dokument nastąpi automatyczne wskazanie rozchodowanych partii towaru i ilość dla pozycji dokumentu zostanie skorygowana zgodnie z ilością wskazaną na oknie wyboru partii towaru. Komunikat w tym przypadku nie pojawi się.
Kontrola ilości przy zaznaczonym parametrze Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje
Jeśli w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry zaznaczono parametr Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje oraz Kontrola ilości na dok. rozchodowych: W edycji przed zapisem, wówczas kontrola ilości dotyczy ilości dostępnej (czyli ilości pomniejszonej o rezerwacje). Nie będzie możliwości wprowadzenia na pozycji dokumentu ani na oknie wyboru partii towaru ilości większej niż ilość na magazynie pomniejszona o rezerwacje.
Kontrola ilości dostępnej działa w oparciu o stan towaru dla daty wystawienia dokumentu i nie obejmuje kontroli rezerwacji wystawionych z datą późniejszą niż data dokumentu.
Zmiana jednostki miary
Jeśli włączony jest parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw, wówczas po zmianie jednostki miary na pozycji dokumentu, odpowiednio przeliczane są ilości na wskazanych dostawach zgodnie z przelicznikiem jednostki.
Usunięcie wskazanej partii towaru
Jeśli dla pozycji dokumentu, na oknie wyboru partii usuniemy wskazaną automatycznie partię towaru i nie wskażemy żadnej innej, wówczas program ponownie wskaże automatycznie partię towaru, zgodnie z metodą wyceny magazynu.
Przekształcenia dokumentów
Jeśli przekształcimy dokument Wydania Zewnętrznego do dokumentu handlowego (Faktury Sprzedaży lub Paragonu), a następnie na dokumencie handlowym dodamy towar, który podlega automatycznemu cechowaniu, wówczas towar ten zostanie ocechowany. Automatycznie pobrane partie dostaw będą widoczne po zapisaniu dokumentów na stałe, zarówno na dokumentach handlowych, jak i magazynowych.
Dokumenty w buforze bez wskazania partii dostaw
Dla dokumentów zapisanych do bufora, które nie mają wskazanych partii dostaw, po włączeniu parametru Automatyczny wybór ocechowanych dostaw, dostawy zostaną ustawione w momencie zatwierdzenia dokumentu lub podczas edycji dokumentu.
Jeśli edytujemy dokument, który:
został utworzony w wersji 2021.0.1
Rozchodowane partie dostaw zostaną wskazane automatycznie w momencie zapisu okna wyboru partii przyciskiem dyskietki.
zostały utworzone w wersji wcześniejszej niż 2021.01
Rozchodowane partie dostaw zostaną wskazane automatycznie w momencie podniesienia dokumentu do edycji.
Wyjątek stanowią dokumenty Przyjęcia Wewnętrznego Produktu – w tym przypadku funkcja będzie działać tylko dla dokumentów, które zostały wystawione co najmniej w wersji 2021.0.1 z zaznaczonym parametrem Automatyczny wybór ocechowanych dostaw.
Dostawy towarów
Podczas wystawiania dokumentów przychodowych FZ, PZ, PW oraz dokumentów bilansu otwarcia (BOM) istnieje możliwość rozbicia pozycji na zróżnicowane pod względem cech partie towaru. Na elemencie dokumentu dostępna jest opcja podziału pozycji na dowolną ilość partii towaru.
Formularz dokumentu przychodowego (FZ/ PZ/ PW)
Na formularzu dokumentu znajduje się przycisk Wprowadź partie dostawy (można również użyć kombinacji klawiszy <ALT>+<C> dla pozycji typu towar). Po jego naciśnięciu pojawi się okno partii towaru, na którym można wprowadzić konkretne partie dostawy. Przycisk ten dostępny jest na liście pozycji dokumentu i odnosi się do aktualnie podświetlonej pozycji (jeśli dokument nie posiada żadnych elementów wówczas przycisk jest nieaktywny).
Uwaga
Ustawianie partii dla dostaw możliwe jest tylko dla pozycji typu towar. Dla usług nie ma dostępu do okna podziału na partie.
Okno partii towaru
Po wybraniu przycisku Wprowadź partie dostawy pojawi się okno, na którym można wprowadzić partie konkretnego towaru oraz uzupełnić wartości cech je charakteryzujących. Można również użyć kombinacji klawiszy <ALT>+<C> dla pozycji typu towar.
Okno partii towaru na dokumentach przychodowych
Okno posiada nagłówek Zasoby: [nazwa towaru]. Zawiera kolumny:
Ilość (do wprowadzenia przyjmowanej ilości o określonych cechach)
Jm (jednostka miary przeniesiona z formularza dokumentu, bez możliwości zmiany, tylko dla celów informacyjnych)
Cechy (atrybuty przypisane do danego towaru jako cechy partii) – każdy towar może posiadać inne cechy w zależności od tego, jakie zostały mu przypisane na zakładce [Atrybuty]. Ilość wyświetlanych kolumn zależy od ilości przypisanych danemu towarowi cech. Ilość towaru i wartości atrybutów wypełnia się poprzez edycję na liście.
Cena dla wszystkich partii przyjmowanego towaru jest taka sama. Na poziomie dodawania partii nie ma możliwości zmiany ceny. Jeśli ceny poszczególnych partii są różne wówczas na dokument FZ/PZ/PW/BOM należy dodać kolejną pozycję tego samego towaru.
Na oknie aktywne są przyciski:
– dodanie partii towaru<INSERT> – edycja partii towaru<ENTER> – usunięcie partii towaru <DEL> – zachowaj zmiany – zatwierdzenie okna partii towaru <CTRL>+<ENTER> – anuluj zmiany<ESC> – szukaj<CTRL>+<F> – działanie funkcji jest analogiczne jak na formularzu dokumentu na zakładce [Ogólne]. Umożliwia wyszukiwanie partii wg wpisanego ciągu znaków. Po jego wciśnięciu nad listą partii pojawia się pole, gdzie można wpisać ciąg znaków, według których ma być wyszukiwana pozycja.
Dodawanie partii
Po pierwszym uruchomieniu, okno partii towaru nie zawiera żadnych pozycji. Dopiero za pomocą klawisza <INSERT> można dodać partię. Domyślna ilość na pierwszej partii pobierana jest z elementu. Ilość tą można modyfikować. Można też wprowadzać kolejne pozycje.
Po zatwierdzeniu formularza, ilość na elemencie dokumentu jest przeliczana na podstawie sumy ilości z partii towaru.
Jeśli dla danej pozycji na dokumencie wprowadzone zostały konkretne partie, wówczas podczas próby zmiany ilości na elemencie, na zakładce [Ogólne] dokumentu, pojawi się komunikat:
Po zatwierdzeniu komunikatu, przywracana jest ilość wynikająca z okna partii towaru.
Dodawanie towarów w jednostce pomocniczej
Towary w programie Comarch ERP Optima mogą mieć dwie jednostki miary, z których jedna jest jednostką podstawową a druga jednostka pomocniczą. Jednostka pomocnicza jest wyliczana na podstawie jednostki podstawowej przy pomocy odpowiednich przeliczników zdefiniowanych na formularzu towaru. Dokumenty mogą być wystawiane zarówno w jednostce podstawowej jak i pomocniczej. Cena pozycji dokumentu zawsze odnosi się do jednostki wybranej na elemencie.
Uwaga
Magazyn prowadzony jest w jednej jednostce i jest to zawsze jednostka podstawowa. Podczas wprowadzania zasobów na magazyn możliwe jest przyjęcie towaru w jednostce podstawowej jak i pomocniczej jednakże zasoby nadal będą przechowywane w jednostce podstawowej.
Jeśli na elemencie dokumentu zostanie wybrana jednostka pomocnicza wówczas dodawanie poszczególnych partii też będzie możliwe tylko w jednostce pomocniczej. Cechy towarów będą się odnosiły do tej właśnie jednostki.
Na magazynie, gdzie zasoby są zawsze w jednostce podstawowej, atrybuty towaru przyjętego w jednostce zbiorczej zostaną przeniesione na elementy w jednostce podstawowej.
Wypełnianie wartości atrybutów
Wartości atrybutów wypełnia się poprzez edycję danego pola (kliknięcie myszką lub obsługa za pomocą klawiatury). Wypełnienie jednego pola i naciśniecie klawisza <TAB> powoduje przejście do kolejnego pola, <ENTER> zatwierdza rekord. Jeśli atrybut ma typ lista wówczas wartość tego atrybutu może być wypełniana przez rozwinięcie i wybór wartości z listy.
Niektóre z cech partii mogą mieć nadany na towarze znacznik obowiązkowości. Podczas zatwierdzania poszczególnych pozycji na liście partii program sprawdza, czy wszystkie atrybuty obowiązkowe mają wypełnioną wartość. Jeśli chociaż jednej wartości będzie brakowało wówczas nie pozwoli na zapis.
Formularz pozycji
Na formularzu pozycji znajduje się przycisk Wprowadź partie dostawy, ten sam który widoczny jest na formularzu dokumentu na zakładce [Ogólne]. Dzięki temu istnieje możliwość dodawania partii z poziomu edycji elementu. Można również użyć kombinacji klawiszy <ALT>+<C> dla pozycji typu towar.
Formularz pozycji dokumentu
Zakładka zasoby na formularzu pozycji
Na formularzu elementu dokumentu, po wprowadzeniu konkretnych partii dla pozycji towarowej pojawia się zakładka [Zasoby]. Zakładka ta wprowadzona została w celach informacyjnych i zawiera wykaz wprowadzonych dla danej pozycji partii. Ma to szczególne znaczenie przy podglądzie dokumentów już zatwierdzonych.
Formularz pozycji dokumentu przychodowego – zakładka Zasoby
Lista partii zawiera kolumny określające ilość, jednostkę miary oraz kolumny cech określających daną partię. Ich ilość zależy od ilości cech przypisanych do karty towaru.
Zapis transakcji PZ/PW/FZ
Towar, po zapisie dokumentu PZ lub PW do bufora (lub na stałe) wprowadzany jest na magazyn w rozbiciu na poszczególne partie.
Podczas wystawiania dokumentów FZ również istnieje możliwość rozbicia pozycji na partie. Działanie wszystkich opcji jest identyczne jak na PZ/PW. Natomiast wprowadzenie zasobów na magazyn nastąpi dopiero po przekształceniu dokumentu FZ do PZ.
Uwaga
Po przekształceniu dokumentu PZ do FZ, na fakturze można dopisywać nowe pozycje z podziałem na partie, ale nie można modyfikować partii dla pozycji przeniesionych z PZ.
Przyjęcie inwentaryzacyjne
Jeśli zaznaczymy parametr Przyjęcie inwentaryzacyjne do bufora w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Inwentaryzacja, wówczas po wykonaniu inwentaryzacji tworzone są dokumenty PWAI w buforze. Na dokumentach tych po podniesieniu do edycji dostępna jest ikona zasobów i istnieje możliwość podziału przyjmowanego zasobu na partie. Suma ilości dla poszczególnych partii musi być zgodna z ilością na elemencie. Jeśli ilości te nie zgadzają się, wówczas przy próbie zapisu pojawi się komunikat informujący o tym.
Wydawanie dostaw
https://www.youtube.com/watch?v=BunBiTRGNk0
Podczas wydawania towarów istnieje możliwość wskazania konkretnych partii istniejących na magazynie.
Na liście dostępnych zasobów znajduje się aktywne pole do wpisania ilości pobieranej z danej partii. Pobrane zasoby przenoszą się na zakładkę Zasoby na formularzu pozycji dokumentu. Na liście tej widoczne są pobrane partie wraz z cechami je opisującymi.
Uwaga
Wydawanie towarów pochodzących z konkretnych zasobów możliwe jest tylko i wyłącznie na dokumentach operujących na magazynie czyli WZ, RW, MM oraz FA/PA z pobraniem. Nie można rezerwować wybranych partii towaru czyli wystawiać PF, RO, FA/PA bez pobrania na konkretne zasoby.
Wyświetlanie zasobów na towarze
Wyświetlanie zasobów na karcie towaru, na zakładce [Zasoby] uwzględnia ocechowanie dostaw. Lista zawiera standardowe kolumny: Magazyn, Typ, Dostawca, Data dost.,Nr dok. źród., Nr dok., Ilość, Wartość, Cena.
Na liście znajdują się również kolumny cech. Ich ilość zależy od ilości przypisanych danemu towarowi cech na zakładce [Atrybuty].
W obrębie dokumentów wprowadzających zasób na magazyn, wyodrębnione są poszczególne partie w rozbiciu na ilości, wyświetlane w takiej samej kolejności, w jakiej wprowadzane były na dostawę. Dla każdej partii określone są wartości cech.
Formularz towaru – zakładka Zasoby
Wystawianie dokumentów wg zasobów
Wprowadzanie pozycji na dokument w module Handel Plus odbywa się na podobnych samych zasadach jak w module Handel. Dodatkowa możliwość polega na wskazaniu konkretnych partii zasobów (z określonego dokumentu, daty, z określonymi cechami) i pobranie ich z magazynu na dokument.
Na dokumentach rozchodu dostępna jest ikona Pobierz zasoby – widoczna na liście pozycji dokumentu (gdzie dotyczy podświetlonej pozycji) jak i na formularzu wybranej pozycji. Po jej naciśnięciu pojawia się okno wyboru partii z listą zasobów dostępnych dla tego towaru. Ikona staje się aktywna po wprowadzeniu co najmniej jednej pozycji towarowej na dokument.
Pobieranie zasobów
Na oknie wyboru partii znajduje się lista zasobów danego towaru, dostępnych na dany dzień (wg daty sprzedaży z dokumentu). Dla metody wyceny magazynu FIFO, lista posortowana jest w kolejności chronologicznej wprowadzania dostaw. Dla metody wyceny magazynu LIFO, w oknie wyboru partii towaru, dostawy wyświetlane są w kolejności proponowanego rozchodowania, czyli od najnowszej dostawy na górze listy.
Kolumny na liście zasobów na pozycji dokumentu:
Nr dokumetu – numer dokumentu wprowadzającego dany zasób na magazyn
Nr obcy – numer obcy powyższego dokumentu
Data – data dostawy
Dostawca – nazwa dostawcy z dokumentu
Ilość Dostępna – jest to stan na magazynie bez uwzględnienia rezerwacji, na dzień sprzedaży
Ilość – ilość do pobrania (jedyne edytowalne pole, gdzie można wpisywać ilość, która ma być pobrana z konkretnej partii na pozycję dokumentu, przy czym program pilnuje żeby ilość do pobrania nie była większa od ilości)
Jm – jednostka, która została wybrana na pozycji dokumentu
Cena – cena zakupu jednostki (Jm) towaru w danej partii
W kolejnych kolumnach znajdują się cechy. Ich ilość zależy od ilości przypisanych danemu towarowi cech na zakładce [Atrybuty].
Na liście dostępne są przyciski:
Zatwierdzenie okna zasobów – pobranie zasobów <CTRL>+<ENTER>Wyjście z okna zasobów bez wyboru<ESC> – Szukaj<CTRL>+<F>
W dolnej części formularza znajdują się pola służące do filtrowania listy partii.
Po zatwierdzeniu okna wyboru partii, suma ilości z poszczególnych partii przepisywana jest do pola ilość na elemencie dokumentu. Jeśli dla danego towaru na dokumencie rozchodu zostały wskazane konkretne zasoby, wówczas nie można zmienić ilości na elemencie. Próba zmiany ilości na elemencie skutkuje komunikatem:
Zmiana ilości możliwa jest wówczas tylko na oknie wyboru partii.
Jeśli ponownie przejdziemy do edycji partii, wówczas te partie, z których pobrano wcześniej towary wyświetlane są w pierwszej kolejności na liście. Ułatwi to znalezienie partii, które chcemy zmodyfikować.
Uwaga
Przy wydawaniu towaru z partii nie jest zalecana praca z parametrem Nie pozwalaj na wydanie towaru jeśli występują rezerwacje (menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje). Po wskazaniu rozchodowanych partii może nastąpić sytuacja, że nie będzie można zatwierdzić dokumentu (jeśli ilość na elemencie przekroczy ilość dostępną na magazynie).
Wyszukiwanie zasobów
Na oknie pobierania zasobów istnieje możliwość filtrowania poszczególnych partii. Na dole okna znajdują się stworzone w tym celu pola charakteryzujące partie:
Dostawca, Data (od-do), Nr dok, Nr Obcy – pola odpowiadają poszczególnym kolumnom na oknie wyboru partii. Po prawej stronie znajdują się również trzy pola, w których można uzupełnić wartości wybranych cech charakteryzujących partie. Po odpowiednim wypełnieniu pól, lista wyświetlanych partii jest zawężana tylko do tych, które spełniają warunki określone w filtrze.
Filtr aktywny jest już w chwili wpisania wartości w wybranym polu.
Uwaga
Dzięki tak zorganizowanemu wyszukiwaniu możliwe jest przypisanie kodów EAN do partii towaru. Podczas przyjęcia dostawy, można wprowadzić kod EAN jako cechę dla poszczególnych partii, a przy wydawaniu towaru odszukać partię wprowadzając wybrany kod EAN w filtrze.
W części filtrowania zasobów dostępny jest przycisk Wyczyść wartości filtra. Pozwala on łatwo powrócić do wyświetlania pełnej listy partii, nie ograniczonej warunkami filtrów.
Wydawanie zasobów w różnych jednostkach miary
Wydawanie zasobów możliwe jest zarówno w jednostce podstawowej jak i w jednostce pomocniczej. Jeśli na dokumencie wybierzemy jednostkę pomocniczą, wtedy przy wyborze z konkretnych partii, uwzględniana jest jednostka pomocnicza a ilości odpowiednio przeliczane.
Przykład
Towar został przyjęty na magazyn dokumentem PZ na 200 SZT jogurtu (40 truskawkowych, 40 bananowych, 100 malinowych, 20 mango)
Jednostką podstawową jogurtu jest SZT, pomocniczą KARTON=10 SZT.
Zasoby dostępne podczas rozchodu w jednostce pomocniczej – kartony to:
4 kartony jogurtu truskawkowego
4 kartony jogurtu bananowego
10 kartonów jogurtu malinowego
2 kartony jogurtu mango
Zakładka Zasoby na formularzu pozycji
Na formularzu elementu dokumentu, po uzupełnieniu ilości towaru na oknie wyboru z konkretnych partii, pojawia się zakładka [Zasoby]. Jest to okno informacyjne, mające szczególne znaczenie podczas podglądu dokumentów zatwierdzonych, na których można podejrzeć, jakie partie towaru zostały wydane.
Formularz pozycji dokumentu przychodowego – zakładka Zasoby
Lista zawiera kolumny analogiczne do tych znajdujących się na oknie wyboru partii: Nr dokumentu, Data, Dostawca,Ilość, Jm, Cena zakupu oraz kolumny Cech. Nie ma możliwości modyfikacji danych na liście – jest ona widoczna tylko w celach informacyjnych.
Uwaga
Jeżeli Paragon z pobraniem, zawierający pozycje wybrane z konkretnych partii zostanie przekształcony do Faktury Sprzedaży, wówczas zakładka Zasoby na formularzu pozycji na fakturze jest pusta do momentu zapisu faktury do bufora lub na stałe.
Edycja dokumentu zapisanego do bufora
Dokument zapisany do bufora pobiera wybrane wcześniej zasoby, jednak możliwa jest ich modyfikacja. Jeśli wcześniej towary zostały pobrane poprzez wybór z konkretnych partii, wówczas nie można dokonać modyfikacji ilości bezpośrednio na elemencie, konieczne jest wyświetlenie okna wyboru partii i dokonanie aktualizacji pozycji.
Na oknie wyboru partii możemy zmienić ilość pobieraną z partii poprzez edycję pola Ilość lub zrezygnować z pobieranej partii poprzez wpisanie 0 w pole Ilość.
Uwaga
Na dokumentach rozchodowych brana jest pod uwagę ilość dostępna towaru w magazynie na dzień określony w polu data wydania na dokumencie. W przypadku, gdy edytujemy dokument, na którym zostały pobrane ilości z partii i podczas edycji zmienimy datę wydania, wówczas może się zdarzyć, że data wydania będzie wcześniejsza niż data przyjęcia wybranej już wcześniej partii towaru. W takiej sytuacji program nie pozwoli zapisać dokumentu i konieczna będzie modyfikacja ilości na oknie wyboru partii.
Zatwierdzanie dokumentu (bufor, na stałe)
Podczas zapisywania dokumentu rozchodowego pobierane są dokładnie te zasoby, które zostały wybrane dla poszczególnych towarów. W czasie edycji dokumentu nie są jeszcze pobierane zasoby. Pobranie następuje po zapisie na trwałe lub do bufora. Dlatego może zdarzyć się sytuacja, że w międzyczasie zasób zostanie pobrany przez innego użytkownika lub przez inny dokument.
W takim przypadku wyświetlana ilość dostępna na partii może okazać się mniejsza niż ilość do pobrania, którą wprowadziliśmy w czasie edycji. Przy próbie zapisu pojawi się komunikat informujący o niedostępności zasobów, które zostały już pobrane na inny dokument i konieczny będzie powrót na okno partii w celu dokonania zmiany ilości do pobrania.
Agregacja pozycji dokumentu
Nie są agregowane pozycje, dla których wyznaczone zostały konkretne partie.
Przesuwanie wskazanych zasobów na inny magazyn – MM
Na dokumentach MM, podobnie jak na dokumentach rozchodu można wskazywać konkretne partie towaru, które mają być przesunięte na inny magazyn.
Ponieważ korekta dokumentu MM jest Przesunięciem Magazynowym towaru w przeciwnym kierunku, dlatego podczas wykonywania korekty również możliwe jest wybranie określonej partii towaru, niekoniecznie tej, która była wcześniej przesunięta na ten magazyn.
Uwaga
Dla dokumentów MM importowanych z magazynu odległego, zakładka Zasoby i przycisk wyboru z zasobów z partii są ukrywane.
Kolumna Czy wskazano cechę na dokumentach rozchodowych
Na formularzach dokumentów rozchodowych w module Handel Plus od wersji 2021.0.1 widoczna jest kolumna Czy wskazano cechę. Pozwala ona w łatwy sposób zweryfikować, czy dla towaru dodanego na dokument zostały wskazane rozchodowywane partie dostaw. Kolumna jest domyślnie widoczna na dokumentach:
Wydanie Zewnętrzne (WZ)
Rozchód Wewnętrzny (RW)
Przesunięcie międzymagazynowe (MM)
Faktura Sprzedaży z pobraniem (FS) – w menu Start/Konfiguracja/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu – opcja Pobranie
Paragon z pobraniem (PA) – j.w.
Przyjęcie Wewnętrzne Produktu (PWP) z pobraniem – formularz pozycji dokumentu, zakładka [Receptura]
Korekta dokumentu PWP – w szczególnym przypadku, jeśli dla towaru złożonego wprowadzimy ilość zerową, wówczas możliwe jest dodawanie nowych składników receptury i ich cechowanie.
Uwaga
Kolumna jest widoczna tylko dla dokumentów, które nie są zatwierdzone.
Kolumna przyjmuje wartości:
wartość pusta – pozycja nie posiada cech – dotyczy usług oraz towarów, które nie mają przypisanych atrybutów z parametrem Przenosić na dostawy na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty].
– pozycja posiada cechy, ale nie zostały one wskazane – dotyczy towarów, które mają przypisany co najmniej jeden atrybut z parametrem Przenosić na dostawy na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty].
– cechy poprawnie wskazane
– niezgodność ilości towaru z ilością, dla której wskazano cechy – może wystąpić po zmianie magazynu, daty dokumentu, jednostki miary, ilości towaru złożonego na PWP, jeśli ilość na pozycji dokumentu (lub recepturze) jest inna niż dostępna ilość towaru wskazana na oknie partii towaru.
[/su_list]
Cechy dostaw
Cecha towaru jest dodatkową informacją o towarze, wykorzystywaną w celu opisu poszczególnych partii towaru.
Formularz atrybutu
Przy włączonym module Handel Plus, na formularzu atrybutu, pod ramką „Pozycje dokumentu” widoczna jest ramka o nazwie „Pozycje, zasoby” z dwoma parametrami Przenosić na dostawy oraz Obowiązkowy.
Przenosić na dostawy – parametr pozwala na nadanie cech dostawom. Po zaznaczeniu tego parametru, podczas wprowadzania towaru na magazyn poprzez użycie przycisku Wprowadź partie dostaw istnieje możliwość opisania towaru dodatkowymi atrybutami, np. numerem seryjnym, datą ważności itp. Uzupełniona wartość atrybutu jest widoczna na zakładce [Zasoby] na karcie towaru. Funkcja umożliwia komfortowe wyszukiwanie towaru z konkretnej dostawy podczas wystawiania dokumentów rozchodowujących i wskazywaniu partii dostaw przy przyjęciu towaru na magazyn.
Wartość atrybutu domyślnie uzupełniona na kartotece towarowe, a następnie jest przenoszona na dokument podczas wprowadzania partii dostaw, do okna Zasoby.
Obowiązkowy – po zaznaczeniu parametru konieczne jest uzupełnienie wartości atrybutu na dostawie.
Parametr Przenosić na dostawy domyślnie jest odznaczony, natomiast parametr Obowiązkowy wyszarzony. Jeżeli operator zaznaczy opcję Przenosić na dostawy wówczas parametr Obowiązkowy staje się aktywny z możliwością zaznaczenia przez operatora.
Po oznaczeniu atrybutu jako Nieaktywny, nie będzie on wyświetlany do wyboru na kartotekach towarowych, dokumentach i w filtrze Zestawienia wg atrybutów. Atrybut nieaktywny nie będzie również przenoszony na nowe transakcje.
Uwaga
Atrybut, który ma ustawiony format jako binarny, nie jest obsługiwany dla dostaw, dlatego parametr Przenoś nadostawy jest nieaktywny po wybraniu formatu binarny.
Uwaga
Jeżeli zaznaczony zostanie parametr Zależny od kontrahenta, wówczas parametry Przenosić na dostawy i Obowiązkowy stają się nieaktywne. Jeżeli najpierw zaznaczymy parametr Przenosić na dostawy, wtedy parametr Zależny od kontrahenta zostanie wyszarzony.
W menu Start/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry/ Cechy na zasobach znajdują się parametry:
Obowiązek wyboru partii na dokumentach rozchodowych,
Obowiązek wprowadzenia partii na dokumentach przychodowych.
Pozwalają one wymusić obowiązek wprowadzania/wydawania towaru w oparciu o partie.
Lista atrybutów
Przy włączonym module Handel Plus, na liście atrybutów dostępnej z poziomu menu Ogólne/ Atrybuty pojawiają się dwie kolumny o nazwach Przenosić na dostawy oraz Obowiązkowy dla dostaw Jeżeli parametr Przenosić na dostawy jest zaznaczony na formularzu atrybutu, wówczas w kolumnie pojawi się TAK, w przeciwnym wypadku NIE. Dla parametru Obowiązkowego i kolumny Obowiązkowy dla dostaw działanie jest analogiczne.
Istnieje możliwość ukrycia bądź wyświetlania na liście atrybutów oznaczonych jako nieaktywne. Po zaznaczeniu parametru Pokazuj nieaktywne w sekcji Filtra, na liście atrybutów będą również widoczne atrybuty nieaktywne.
Karta towaru – zakładka Atrybuty
Jeśli chcemy nadawać cechy konkretnym partiom towaru, należy wcześniej przypisać je do danego towaru. Można tego dokonać z poziomu zakładki [Atrybuty] na karcie towaru.
Podobnie, jak na formularzu atrybutu, podczas przypisywania atrybutu do towaru widoczna jest nowa ramka o nazwie „Pozycje, zasoby” z dwoma parametrami Przenosić na dostawy oraz Obowiązkowy. Zasady działania parametrów są takie same jak dla formularza atrybutu.
Lista atrybutów na karcie towaru
Po włączeniu modułu Handel Plus, na liście atrybutów wyświetlane są dwie nowe kolumny Przenosić na dostawy oraz Obowiązkowy dla dostawy. Jeżeli parametr Przenosić na dostawy jest zaznaczony, w kolumnie ustawione jest TAK, w przeciwnym wypadku NIE. Dla parametru Obowiązkowy i kolumny Obowiązkowy dla dostawy działanie jest analogiczne.
Liczba atrybutów z włączonym parametrem Przenosić na dostawy przypisanych do jednej karty towarowej nie może przekraczać dziesięciu. Przy próbie dodania większej ilości cech, użytkownik otrzyma komunikat informujący, że maksymalna ilość cech dla dostaw wynosi 10.
Nie można też dodać dla jednej karty towarowej dwóch takich samych cech dla dostaw.
Przekształcanie Faktur Pro Forma (FPF) do Wydań Zewnętrznych (WZ) ze wskazaniem na dostawy
Do konkretnej Faktury Pro Forma można wygenerować częściowe Wydania Zewnętrzne towaru z poziomu listy Faktur PF. Na tak stworzonym Wydaniu Zewnętrznym można wskazać dostawy, z których wydajemy towar. Jeśli dla towaru na pierwszym dokumencie WZ wygenerowanym do FPF wskażemy dostawy, wtedy na każdym kolejnym WZ towar ten musi być wydawany ze wskazaniem dostaw.
Analogicznie, jeśli na pierwszym WZ towar nie miał wskazanych dostaw, wtedy na żadnym z kolejnych nie można wskazać dostaw.
Przy próbach zapisu, przy niespełnionych tych warunkach, program poinformuje odpowiednio komunikatami:
Dokument nie może zostać zapisany.Zapis niemożliwy. Towar KOD na wcześniejszych WZ do PF jest ze wskazaniem dostaw. Wskaż dostawę dla towaru.
lub
Dokument nie może zostać zapisany.Zapis niemożliwy. Towar KOD na wcześniejszych WZ do PF nie ma wskazanych dostaw. Zapisz ten towar bez wskazania dostaw.
Obowiązkowe dostawy
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Cechy na zasobach znajdują się dwa parametry::
[ ] Obowiązek wyboru partii na dokumentach rozchodowych
[ ] Obowiązek wprowadzenia partii na dokumentach przychodowych
Pozwalają one wymusić obowiązek wprowadzania/wydawania towaru w oparciu o partie.
Parametr Obowiązek wprowadzenia partii na dokumentach przychodowych
Jeśli parametr zostanie zaznaczony, wówczas dla każdego towaru, który na karcie towaru ma przynajmniej jeden atrybut będący cechą partii, wymuszane będzie wprowadzenie partii towaru przed zapisem dokumentu.
Jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczono sposób dodawania pozycji na dokument - podniesienie formularza lub edycja na liście, wówczas po wybraniu towaru na dokument (mającego przypisaną chociaż jedną cechę), podniesione zostanie okno partii dla tego towaru.
Przy opcji wybór wielu towarów uzupełnienie cech sprawdzane jest przy zapisie całego dokumentu (lub przy zapisie okna pozycji elementu).
Jeśli użytkownik będzie próbował zapisać dokument bez wprowadzenia partii, program nie pozwoli na tę operację, informując odpowiednim komunikatem:
Dokument nie może zostać zapisany. Zapis niemożliwy. Dla Towaru KOD_TOWARU nie uzupełniono dostaw.
Parametr Obowiązek wyboru partii na dokumentach rozchodowych
Postępowanie wymuszające jest analogiczne do tego przy włączonym parametrze Obowiązek wprowadzenia partii na dokumentach przychodowych. Wymuszany jest wybór partii dla towarów, które mają co najmniej 1 cechę na formularzu towaru.
Jeśli użytkownik będzie próbował zapisać dokument bez wyboru partii, program nie pozwoli na tą operację, informując odpowiednim komunikatem: Dokument nie może zostać zapisany.Zapis niemożliwy. Dla Towaru KOD_TOWARU nie wskazano konkretnych dostaw.
Edycja pozycji dokumentu
Na oknie edycji pozycji dokumentu aktywne jest pole Magazyn. Pole to pozostaje edytowalne aż do zatwierdzenia dokumentu.
Podczas dopisywania nowej pozycji towarowej, pole Magazyn ustawiane jest automatycznie na magazyn ogólny, wybrany w oknie głównym dokumentu.
Jeśli podczas edycji pozycji magazyn zostanie zmieniony, wówczas przy wywołaniu listy zasobów z poziomu pozycji, magazyn na liście jest zgodny z magazynem wybranym na pozycji.
Podsumowując, jeśli użytkownik chce sprawdzić ilość dostępną na magazynie, który został wybrany na pozycji, powinien wywołać listę zasobów z okna pozycji dokumentu.
Ilości dostępne na różnych magazynach można też sprawdzić z poziomu formularza pozycji dokumentu, po naciśnięciu przycisku Analiz (funkcjonalność dostępna tylko dla Klientów posiadających moduł Analizy). Działanie funkcji zostało dokładnie opisane w podręczniku do modułu Handel, w rozdziale Okno informacji dodatkowych.
Zmiana magazynu dla całego dokumentu
Magazyn można zmieniać nie tylko na pozycji dokumentu, ale też na zakładce [Ogólne] dokumentów FA, PA, FZ. Taka zmiana magazynu może powodować zmianę magazynu na wszystkich pozycjach dokumentu, dlatego przed jej wykonaniem pojawia się pytanie:
Wybrany magazyn zostanie ustawiony dla wszystkich elementów dokumentu. Czy chcesz zmienić magazyn na elementach? Tak/Nie
Wybór opcji TAK spowoduje zmianę magazynu ogólnego oraz magazynów na poszczególnych elementach. Można jednak wybrać opcję NIE – wówczas zmieniony zostanie tylko magazyn ogólny.
Magazyny, które wybrane zostały na poszczególnych pozycjach dokumentu, widoczne są w kolumnie Magazyn na zakładce [Ogólne] dokumentów FA, PA, FZ.
Faktura/Paragon w buforze a rezerwacje na magazynie
Faktura (Paragon) w buforze tworzy rezerwacje na zasobach. W przypadku wyboru różnych magazynów na pozycjach, rezerwacje również tworzone są na różne magazyny.
Agregacja pozycji na dokumencie, a magazyny
Jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne włączony jest parametr agregacji pozycji przy zapisie dokumentu, wówczas program oprócz dotychczasowych warunków, sprawdza dodatkowo informacje o magazynach i nie agreguje pozycji, które mają różne magazyny.
Zatwierdzanie dokumentu handlowego z zaznaczonym parametrem WZ/PZ
Podczas zatwierdzania dokumentu z równoczesnym wygenerowaniem dokumentu magazynowego, program sprawdza jakie magazyny występowały na poszczególnych pozycjach i generuje odpowiednią ilość dokumentów Wydania Zewnętrznego (WZ) bądź Przyjęcia Zewnętrznego (PZ).
Jeśli do dokumentu handlowego utworzone zostały korekty, są one również ujęte w rozbiciu na poszczególne dokumenty magazynowe (WZKOR i PZKOR).
Uwaga
Jeśli chociaż dla jednego magazynu zabraknie towaru, tak, że nie będzie możliwości utworzenia dokumentu magazynowego, wówczas nie mogą być utworzone pozostałe WZ, a dokument handlowy nie może zostać zatwierdzony z zaznaczonym parametrem WZ. Program poinformuje o tej sytuacji odpowiednim komunikatem.
Generowanie WZ/PZ do zatwierdzonych dokumentów FA/PA/FZ z poziomu listy
Zasada tworzenia dokumentów magazynowych do dokumentu handlowego jest analogiczna, jak w przypadku generowania dokumentów przy zatwierdzaniu dokumentu handlowego. Podstawowa różnica polega na tym, że data dokumentu magazynowego nie jest pobierana z dokumentu handlowego lecz ustawiana jest zawsze na datę bieżącą. W związku z tym, sprawdzanie dostępności towaru na poszczególnych magazynach dotyczy daty generowania dokumentów.
Generowanie dokumentów kaucyjnych
Możliwość wyboru magazynu dotyczy również kaucji na zakładce [Kaucje] na dokumentach FA, PA i FZ.
Na formularzu kaucji dostępne jest pole Magazyn. Na liście kaucji znajduje się również kolumna Magazyn, dzięki czemu łatwo można podejrzeć jakiego magazynu, które opakowanie dotyczy.
Domyślnie podczas ręcznego dodawania pozycji na listę kaucji, magazyn pobierany jest z okna głównego dokumentu, jednak można go dowolnie zmieniać.
Formularz pozycji kaucji
Po zatwierdzeniu dokumentu handlowego powstanie tyle dokumentów Wydania Kaucji (WKA) lub Przyjęcia Kaucji (PKA) ile było różnych magazynów na pozycjach na zakładce [Kaucje].
Przy włączonym parametrze automatycznego generowania kaucji, opakowania, które dotyczą towarów na różne magazyny, zapisywane są jako oddzielne pozycje.
Przykład
Towar T1 – ma przypisane kaucje 1:1
Towar T2 – ma przypisane kaucje 1:1
10 szt. T1 przyjmowane na magazyn A
5 szt. T2 przyjmowane na magazyn B
Kaucji w sumie 15 szt.
Na zakładce Kaucje pojawią się 2 pozycje opakowań (po 10 i 5 szt.), rozdzielone na odpowiednie magazyny.
Po zatwierdzeniu dokumentu handlowego powstanie tyle dokumentów WKA/PKA ile było różnych magazynów na pozycjach na zakładce „Kaucje”. W tym przypadku, finalnie powstaną dwa dokumenty PZ oraz dwa dokumenty PKA.
Kopiowanie dokumentów handlowych
Podczas kopiowania dokumentów handlowych, magazyny na pozycjach dokumentu ustawiane są zgodnie ze schematem stosowanym podczas kopiowania wszystkich innych dokumentów w programie, czyli:
W pierwszej kolejności ustawiany jest magazyn domyślny dla operatora jeśli istnieje
Jeśli magazyn domyślny operatora nie jest ustawiony, wówczas ustawiany jest magazyn domyślny stanowiska jeśli istnieje.
Jeśli nie ma magazynu domyślnego dla operatora lub stanowiska, kopiowany jest magazyn główny.
Zwroty i korekty
Jeśli korygujemy dokument zawierający towary z różnych magazynów, wówczas korekty wprowadzają lub zdejmują towar z tego samego magazynu, który był wybrany na dokumencie źródłowym. Na dokumentach korygujących, na zakładce [Ogólne] znajduje się kolumna Magazyn, w której widać informację o magazynie wybranym dla korygowanej pozycji.
Magazyn a wybór z dostawy
W przypadku, gdy mamy do czynienia z wyborem z dostawy, zasoby wprowadzane są i zdejmowane do/z magazynu wskazanego na pozycji dokumentu.
Faktura Zakupu z dostawami
Jeśli na pozycji został wybrany magazyn inny niż w nagłówku dokumentu, wówczas wszystkie partie dopisywane na tej pozycji trafiają po zapisie na magazyn wybrany na pozycji.
Po zmianie magazynu na pozycji, zmieniony zostanie również magazyn dla wprowadzonych wcześniej partii.
Na dokumentach Przyjęć Zewnętrznych wygenerowanych do Faktury Zakupu, magazyny są przenoszone odpowiednio z elementów Faktury Zakupu.
Dokumenty rozchodowe ze wskazaniem dostaw
Po wybraniu magazynu na elemencie dokumentu rozchodowego (WZ, RW, FS lub PA z pobraniem) i podniesieniu okna partii (przycisk), wyświetlane są zasoby dostępne do pobrania, które dotyczą magazynu wskazanego na elemencie.
Jeśli na dokumencie WZ, RW, FS lub PA z pobraniem wskazane były partie dostawy na pozycjach, wówczas, jeśli zmienimy magazyn w nagłówku dokumentu lub na elemencie, pojawi się komunikat: Dla pozycji z dokumentu, dla których zostały wybrane dostawy, magazyn nie może zostać zmieniony. Czy usunąć wybrane dostawy i zmienić magazyn? Jeśli wybierzemy TAK, wówczas wskazanie dostaw zostanie usunięte, a magazyn zmieniony.
Jeśli wybierzemy NIE, wówczas program sprawdzi, które pozycje mają ustawione partie. Magazyn zostanie zmieniony tylko dla tych pozycji, dla których partie nie zostały wskazane (dotyczy FS i PA z pobraniem).
Komunikat pojawia się tylko jeśli nie jest włączony parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/Cechy na zasobach.
Na dokumentach WZ wygenerowanych do FA/PA, magazyny dla partii są przenoszone z elementów FA/PA.
Pozostałe operacje na dokumentach
Anulowanie dokumentów
Dokumenty przychodowe
Jeśli elementy dokumentu były tworzone z podziałem na partie, wówczas podczas anulowania sprawdzana jest dostępność tych zasobów. Jeśli zasoby chociaż jednej pozycji są już wykorzystane, wówczas anulowanie dokumentu nie powiedzie, a system poinformuje o tym odpowiednim komunikatem.
Dokumenty rozchodowe
Anulowanie dokumentu rozchodu powoduje zwrot określonych partii na magazyn.
Kopiowanie dokumentów
Kopiowanie wszelkich dokumentów, których elementy wprowadzone zostały według partii, nie bierze pod uwagę partii towaru lecz działa według ustalonej w konfiguracji metody wyceny magazynu.
Zestawienia dla dostaw
Zestawienia dostępne są z poziomu menu Handel/ Inne/ Zestawienia/ Zestawienia wg dostaw.
Ułatwiają one wyszukiwanie partii towaru jakie przyjmowane/wydawane były z magazynu lub też tych, które znajdują się obecnie na magazynie.
Na formularzu dostępne są dwie zakładki: [Zasoby na dokumentach] oraz [Zasoby na magazynie].
Zasoby na dokumentach
Analiza umożliwia wyszukiwanie zgodnie z określonymi parametrami, transakcji na których znajdują się towary o określonych cechach.
Okno zawiera kolumny:
Kod towaruNazwa towaru/Dokument – w obrębie jednego towaru wyszczególnione są numery dokumentów, których pozycja dotyczy
Data operacji (data zakupu/sprzedaży)
Magazyn – symbol magazynu, którego dotyczy dana partia towaru
Akronim podmiotu (kod kontrahenta)
Typ (typ transakcji FZ, PZ, PWP, PW, BO, MM, FS, PA, RWS, WZ, RW, SRW)
JM – jednostka miary podstawowa
Ilość – ilość w jednostce podstawowej
Wartość netto – wartość zakupu towaru
Kolejne kolumny: Cecha1, Cecha2, ..., aż do Cecha10 zawierają informacje o cechach poszczególnych partii. Kolumn jest 10 ponieważ każda partia może mieć maksymalnie 10 cech. W każdej kolumnie wpisano odpowiedni kod cechy (dla każdego towaru będzie inny), natomiast po znaku / podana jest wartość cechy.
Filtrowanie na zestawieniu
W dolnej części zestawienia znajduje się zestaw parametrów, według których można zawęzić wyświetlane informacje. Wśród nich znajdują się:
Po wybraniu przycisku Cecha1, Cecha2 lub Cecha3 pojawi się lista atrybutów towaru, ale tylko tych, które mają status cechy (mają zaznaczony parametr „Przenosić na dostawy”). Mamy możliwość określenia maksymalnie trzech wyszukiwanych cech wraz z wartościami. Jeśli wybierzemy cechę i nie określimy jej wartości, wówczas wyświetlone zostaną wszystkie zasoby posiadające cechę, niezależnie od jej wartości.
Jeśli zostanie wprowadzona określona wartość cechy, wtedy filtr wyszuka tylko pozycje, które mają cechę o określonej wartości.
Po wskazaniu wartości cech otrzymamy listę partii z różnych dokumentów, o określonych wartościach cech.
Parametry określające rodzaj dokumentów
Parametry podzielone są na trzy sekcje: przychód, rozchód i zlecenia serwisowe.
Wśród dokumentów przychodowych mogą znajdować się dokumenty magazynowe, czyli Przyjęcia Zewnętrzne (PZ), Przyjęcia Wewnętrzne (PW), Bilans Otwarcia (BO), Przesunięcia Magazynowe przychodowe. Można też wyświetlić dokumenty handlowe - Faktury Zakupu (FZ), które nie zostały jeszcze przekształcone do PZ. Wyświetlane są również korekty ilości tych dokumentów. Nie widać natomiast korekt wartości ponieważ dla nich nie ma możliwości określenia partii.
Wśród dokumentów rozchodowych mogą znaleźć się Wydania Zewnętrzne (WZ), Rozchody Wewnętrzne (RW), Przesunięcia Międzymagazynowe wydające towar z magazynu oraz Faktury Sprzedaży i Paragony, które nie zostały przekształcone do dokumentów magazynowych. Wyświetlane są również korekty ilości.
W sekcji Zlecenia serwisowe znajduje się parametr dotyczący dokumentów Zlecenia serwisowego (SRW).
Zakres dat
Umożliwia filtrowanie dokumentów po dacie operacji.
W prawej dolnej części zestawienia dostępny jest też filtr, zawierający pola:
Kontrahent – pole umożliwia wybór kontrahenta (istnieje możliwość wyboru również pracownika, wspólnika, urzędu, banku) i zawężenie wyświetlanych transakcji do tych, które zostały zawarte z wybranym kontrahentem.
Magazyn – wybór magazynu dla zasobów
Towar – zawężenie listy do informacji o konkretnym towarze (wyświetlane są tylko towary proste i złożone, bez usług)
Operator – dokumenty wystawione przez konkretnego operatora
Możliwe jest również zawężenie dokumentów wyświetlanych tylko do tych, które są w buforze lub tylko zatwierdzonych. Można też wyświetlić wszystkie dokumenty. Na zestawieniu nie są uwzględniane dokumenty anulowane.
Wyświetlanie listy wyników:
Przyciski do obsługi zestawienia:
- aby filtrowanie zostało wykonane konieczne jest naciśnięcie przycisku pioruna. Jeśli zmieniony zostanie jakikolwiek parametr na zestawieniu, na ikonie pojawi się wykrzyknik , sugerujący że należy odświeżyć listę wyników.
Podgląd pozycji dokumentu/ Podgląd karty towaru - ikona lupy umożliwia podgląd wybranej pozycji dokumentu <ENTER>, pod strzałką mamy do wyboru podgląd pozycji lub karty towaru <CTRL>+<ENTER> - zamknięcie okna
Wyniki wyświetlane są alfabetycznie według towarów, a następnie chronologicznie według daty operacji.
W kolumnach Ilość oraz Wartość netto wyświetlana jest suma wyfiltrowanych wartości.
Nagłówki dokumentów w buforze wyświetlane są na zestawieniu w kolorze zielonym.
Zasoby na magazynie
Na zakładce drugiej znajduje się filtr umożliwiający wyszukanie określonych zasobów (o określonych cechach) na wybranym magazynie.
Zestawienie Zasoby na magazynie
Na liście tej wyświetlane są zasoby dostępne na magazynie, które można podejrzeć również na zakładce [Zasoby] na karcie cennikowej.
W dolnej części okna Zasobów na magazynie znajduje się filtr, pozwalający zawęzić wyświetlane partie do tych, zawierających konkretne wartości cech, znajdujących się na wybranym magazynie. Można też zawęzić wyświetlane transakcje do wystawionych przez danego operatora, na konkretny towar i konkretnego kontrahenta.
Dodatkowo istnieje możliwość wyfiltrowania zasobów, w zależności od tego jakim dokumentem były wprowadzane na magazyn: PZ, PWP, PW lub BO.
Przesuwanie wskazanych zasobów na inny magazyn - MM
Na dokumentach MM, podobnie jak na dokumentach rozchodu można wskazywać konkretne partie towaru, które mają być przesunięte na inny magazyn.
Ponieważ korekta dokumentu MM jest Przesunięciem Magazynowym towaru w przeciwnym kierunku, dlatego podczas wykonywania korekty również możliwe jest wybranie określonej partii towaru, niekoniecznie tej, która była wcześniej przesunięta na ten magazyn.
Uwaga
Dla dokumentów MM importowanych z magazynu odległego, zakładka Zasoby i przycisk wyboru z zasobów z partii są ukrywane.
Korekty do dokumentów
Podczas wystawiania korekty mamy dwie możliwości:
Jeśli na dokumencie korygowanym wprowadzono pozycje w oparciu o partie, wówczas na korekcie dla tych pozycji korygować możemy tylko ilości na oknie partii (nie można wykonać korekty standardowej na elemencie).
Pozycje z dokumentu, dla których nie wprowadzono partii można korygować tylko w sposób standardowy (nie ma możliwości korekty z poziomu okna partii).
Jeśli zwracana jest cała ilość z dokumentu korygowanego, wówczas wystarczy zatwierdzić korektę, bez uruchamiania okna partii ponieważ domyślnie zwracana jest cała ilość.
Korekta ilości
Do okna, w którym można skorygować ilości z konkretnych partii można przejść poprzez przycisk Zwróć partie dostawy (dla korekt dokumentów przychodowych) , lub Zwróć zasoby (dla korekt dokumentów rozchodowych), widoczny na zakładce [Ogólne] dokumentu korygującego lub na formularzu pozycji.
Domyślnie dla wszystkich partii w polu ilość ustawiana jest wartość „na minus”, zwracająca cały zasób. Pole to można modyfikować, przy czym ilość nie może przekroczyć maksymalnej ilości do zwrotu.
Ilość zwracana na elemencie dokumentu jest przeliczana jako suma ilości zwracanych z poszczególnych partii.
Uwaga
Dla towarów wydawanych z konkretnych partii nie można wykonywać korekt „na plus”.
W przypadku kiedy dana partia nie jest zwracana, w polu ilość można wpisać 0, przy czym nie może być takiej sytuacji, kiedy wszystkie partie będą miały ustawioną ilość na 0, ponieważ ilość na pozycji dokumentu nie może być zerowa.
Istnieje również możliwość usunięcia z listy partii, które nie będą korygowane (ikona kosz), jednak program nie pozwoli na usunięcie wszystkich pozycji z listy. Przy próbie usunięcia ostatniej poinformuje komunikatem:
Nie można skasować ostatniego elementu na dokumencie korygującym.
Okno partii dla korekty ilości dokumentów przychodowych (FZ, PZ, PW, BOM)
Okno partii towaru dla korekty ilości dokumentu przychodowego
Na oknie widoczna jest kolumna Ilość (jest to jedyne edytowalne pole w tabeli, gdzie wpisywana jest ilość zwracanego towaru z danej partii), ponadto wyświetlana jest kolumna z jednostką miary (Jm) oraz kolumny cech w ilości zależnej od ustawień dotyczących konkretnej pozycji towarowej.
Aby wystawić korektę ilości do dokumentu przychodowego, korygowana partia towaru musi znajdować się na magazynie. Jeśli została wydana, przy próbie zatwierdzenia korekty zostanie wygenerowany komunikat: Zapis niemożliwy! Wskazane zasoby towaru RÓŻA_PN zostały rozchodowane. Nie można pobrać dostawy. Wybierz inny zasób towaru.
Pod tabelą z partiami korygowanymi znajdują się pola filtra, dzięki któremu można wyfiltrować partie po trzech dowolnych cechach. Filtr działa analogicznie jak opisany w rozdziale Wyszukiwanie zasobów.
Okno wyboru partii dla korekty ilości dokumentów rozchodowych (WZ, RW, MM, FS/PA z pobraniem)
Tabela na oknie wyboru partii dla korekt jest podobna, jak w przypadku dokumentów przychodowych korygowanych. Zawiera kolumny Nr dok, Nr obcy, Data, Dostawca, Jm oraz kolumny cech. W kolumnie Ilość można wpisać ilość zwracaną z danej partii.
Poniżej tabeli partii znajdują się pola filtra, identyczne jak na dokumentach korygowanych. Działanie filtra zostało opisane w rozdziale Wyszukiwanie zasobów.Korekta wartości i VAT
Korekty wartości (ceny) oraz stawki VAT działają standardowo, bez możliwości korygowania konkretnych partii towaru.
Na korekcie wartości istnieje możliwość wyboru ilości towaru, którą korygujemy. Jeśli dokument korygowany wprowadzany był w oparciu o partie, wówczas wartość korekty wprowadzana jest proporcjonalnie w rozbiciu na partie.
Przykład
Przykład: Wprowadzamy dokument PZ na dwie partie towaru T1, obie po 10 sztuk w cenie 10 PLN (wartość każdej z partii wynosi 100 PLN).
Na karcie towaru, na zakładce Zasoby mamy informacje:
Jeśli teraz wprowadzimy korektę wartości na ilość 5 sztuk, korekta o 2 PLN „na minus”, wtedy całkowita wartość korekty wynosi 10 PLN. Wartość ta rozbijana jest proporcjonalnie na obydwie partie po 5 PLN.
Ćwiczenia i scenariusze
Faktury z różnymi formami płatności
Scenariusz 1: Faktura płatna gotówką, klient płaci całą kwotę.
Wystawiamy Fakturę Sprzedaży FS/000123/2007 płatną gotówką, z bieżącym terminem realizacji płatności, na kwotę 1500 zł brutto.
Na zakładce [Płatności] automatycznie pojawi się pozycja wpłaty 1500 zł, z aktualną datą i formą płatności: gotówka.
Akceptujemy fakturę – wykonujemy pełny zapis, nie do bufora.
Na ekranie pojawia się okienko „Potwierdzenie wpłaty gotówki” z informacją o kwocie należności (1500 zł) i możliwością podania kwoty wpłacanej przez klienta.
Jeśli kwota wpłacana przez klienta jest większa lub równa wartości faktury – poniżej wyświetlana jest reszta do wydania. Potwierdzenie okienka jest równoważne z zapisem faktury.
Na liście zdarzeń w preliminarzu i na liście zapisów kasowych automatycznie pojawią się dwie, nawzajem rozliczające się pozycje:
- w preliminarzu zdarzenie FS/000123/2007 planujące wpłatę z bieżącą datą, gotówką kwoty 1500 zł,
- na liście zapisów kasowych wpłata, również o numerze faktury FS/000123/2007, potwierdzająca dokonanie zapłaty. Wpłata natychmiast rozlicza zdarzenie z preliminarza, a wiec obydwa dokumenty mają automatycznie status całkowicie rozliczonych.
Faktura również staje się dokumentem rozliczonym, na którym kwota zapłacona jest równa jej wartości brutto.
Załóżmy, że nasz scenariusz w czterech pierwszych punktach pokrywa się ze scenariuszem 1:
Wystawiamy Fakturę Sprzedaży FS/000123/2007 płatną gotówką, z bieżącym terminem realizacji płatności, na kwotę 1500 zł brutto.
Na zakładce [Płatności] automatycznie pojawi się pozycja wpłaty 1500 zł, z aktualną datą i formą płatności: gotówka.
Akceptujemy fakturę – wykonujemy pełny zapis, nie do bufora.
Na ekranie pojawia się okienko „Potwierdzenie wpłaty gotówki” z informacją o kwocie należności (1500 zł) i możliwością podania kwoty wpłacanej przez klienta.
Klient ma tylko 1450 zł. Brakuje 50 zł. Mamy teraz dwie możliwości:
- wycofujemy się z przyjęcia wpłaty, wracamy do edycji faktury, zmniejszamy ilość kupowanych towarów/usług tak, aby klientowi wystarczyło pieniędzy i postępujemy jak w scenariuszu 1,
- przyjmujemy 1450 zł.
Załóżmy, że zdecydujemy się na przyjęcie 1450 zł. Na liście zdarzeń w preliminarzu i na liście zapisów kasowych automatycznie pojawią się dwie, częściowo rozliczające się nawzajem pozycje:
-w preliminarzu zdarzenie FS/000123/2007 planujące wpłatę z bieżącą datą, gotówką kwoty 1500 zł.,
-na liście zapisów kasowych wpłata, również o numerze faktury FS/000123/2007, potwierdzająca dokonanie zapłaty na kwotę 1450 zł. Wpłata natychmiast rozlicza zdarzenie z preliminarza, ale rozlicza go tylko częściowo. Po wykonaniu operacji na liście zapisów kasowych mamy rozliczony(R) zapis na kwotę 1450 zł potwierdzający wpłatę do faktury. Na liście zdarzeń w preliminarzu - dokument na kwotę 1500 zł, częściowo rozliczony kwotą 1450 zł.
W preliminarzu pozostaje więc informacja o należności 50 zł, którą klient powinien jeszcze w dniu dzisiejszym uregulować.
Jeśli klient doniesie pieniądze – wprowadzamy bezpośrednio na listę zapisów kasowych wpłatę (np. WP/000454/2007/KASA) na kwotę 50 zł i rozliczamy ją z naszym częściowo rozliczonym zdarzeniem z preliminarza. W efekcie zapis i zdarzenie mają status rozliczonych, a faktura jest całkowicie zapłacona.
Scenariusz 3: Faktura sprzedaży z odroczoną płatnością (np. przelew)
Wystawiamy fakturę FS/000987/2007 z odroczoną płatnością, na kwotę 800 zł, forma płatności to przelew, termin – 14 dni.
Zatwierdzenie faktury (pełne, nie do bufora!) utworzy automatycznie w preliminarzu płatności zdarzenie, które przewiduje, że za 14 dni nasz kontrahent ureguluje należność. Planujemy związaną z fakturą FS/000987/2007 wpłatę na kwotę 800 zł.
Załóżmy, że kontrahent płaci w terminie i po 14 dniach na wyciągu bankowym otrzymujemy potwierdzenie wpłaty 800 zł. Wprowadzamy odpowiedni zapis do rejestru bankowego (np. WP/000333/2007/BANK).
Rozliczamy zdarzenie z preliminarza: FS/000987/2007 z zapisem w rejestrze BANK: WP/000333/2007/BANK. Obydwa dokumenty uzyskują status (R) – rozliczonych.
Wykonanie rozliczenia powoduje, że Faktura Sprzedaży FS/000987/2007 staje się również dokumentem rozliczonym.
Scenariusz 4: Faktura Sprzedaży częściowo płatna gotówką, częściowo przelewem.
Wystawiamy dla kontrahenta fakturę FS/000343/2007 na kwotę 3000 zł., z odroczoną formą płatności: przelew. Kontrahent w chwili wystawiania faktury wpłaca 500 zł gotówką. Do zapłaty przelewem pozostaje mu 2500 zł.
Aby podzielić płatność na dwie części przechodzimy na zakładkę Płatności i wprowadzamy dwie pozycje:
- 500 zł płatne gotówką przy wystawianiu faktury (z bieżącą datą),
- 2500 zł płatne przelewem w terminie 14 dniowym.
Zatwierdzamy fakturę (nie dotyczy faktur wprowadzanych do bufora). Na ekranie pojawi się okienko z propozycją wpłaty do kasy 500 zł. Jeśli klient ma pieniądze – akceptujemy okno.
Ponieważ została dokonana wpłata – na liście zapisów kasowych automatycznie pojawi się zapis potwierdzający przyjęcie 500 zł. Zapis otrzyma status (R) rozliczonego.
Ponieważ na zakładce [Płatności] rozbiliśmy kwotę faktury na dwie części – w preliminarzu automatycznie powstaną dwa zdarzenia:
- z numerem FS/000343/2007 na kwotę 500 zł ze statusem rozliczone (R). Zdarzenie jest rozliczone z zapisem kasowym na tę sama kwotę (opisany w punkcie 3),
- i z tym samym numerem FS/000343/2007 na kwotę 2500 zł ze statusem nierozliczone (N)
Po określonym w terminie płatności czasie otrzymujemy wyciąg bankowy potwierdzający wpłatę przez klienta pozostałej kwoty 2500 zł. Wprowadzamy do rejestru bankowego wpłatę (np. WP/000565/2007/BANK) na tą kwotę. Zapis z rejestru bankowego rozliczamy ze zdarzeniem FS/000343/2007. Po rozliczeniu obydwa dokumenty mają status rozliczonych (R).
Scenariusz 5: Klient płaci kartą
Załóżmy, że nasza firma prowadzi jedną kasę gotówkową, dla której utworzony został rejestr kasowy o nazwie KASA. Proponujemy wykorzystać ten rejestr nie tylko do wprowadzania zapisów związanych z płatnościami gotówką, ale także wprowadzać do niego zapisy związane z płatnościami kartami płatniczymi przez klientów.
Tworzymy formę płatności KARTA opartą o typ karta, związany z rejestrem KASA i terminem płatności 0.
Wystawiamy fakturę FS/000987/2007 na kwotę 1000 zł, jako formę płatności wpisujemy KARTA.
Podczas zatwierdzenia faktury pojawia się okienko, w którym m.in. należy podać dane karty:
typ – można wybrać z pomiędzy kartami wpisanymi na listę kart płatniczych (Konfiguracja firmy/Kasa i Bank/ Karty płatnicze).
Numer karty – numer karty jest walidowany, co oznacza, że nie można wpisać numeru niespełniającego warunków określonych dla wybranego typu karty. Mechanizm walidacji numeru karty płatniczej jest dokładnie opisany w instrukcji do modułu Kasa/Bank.
Datę ważności karty – jeśli podana data już minęła program nie pozwoli na zatwierdzenie wpłaty.
Po zatwierdzeniu faktury w Kasie/Banku pojawiają się dwa wpisy:
w raporcie kasowym w rejestrze KASA pojawia się zapis na kwotę 1000 zł, związany z fakturą FS/000987/2007, ze statusem rozliczony (R),
w preliminarzu płatności w rejestrze KASA – zdarzenie na kwotę 1000 zł, związane z fakturą FS/000987/2007, ze statusem rozliczone (R).
Scenariusz 6: Rozliczanie Faktur Korygujących z odroczoną płatnością
Wystawiliśmy fakturę FS/000666/2007 na kwotę 1350 zł z odroczoną płatnością. Program zapisał w preliminarzu zdarzenie (należność) planujące wpływ 1350 zł, o statusie (N) – nierozliczone.
Zanim płatność została zrealizowana kontrahent postanowił zwrócić całą transakcję. Wystawiamy dokument FS/000023/2007/KOR na pełna kwotę 1350 zł. Forma płatności na Fakturze Korygującej jest również odroczona: przelew.
Wystawienie Faktury Korygującej pociąga za sobą utworzenie w preliminarzu zdarzenia FS/000023/2007/KOR, na podstawie którego zobowiązujemy się do zwrotu kontrahentowi 1350 zł. Zdarzenie (zobowiązanie) ma status (N) nierozliczonego.
Po wprowadzeniu obu faktur: sprzedaży i korekty, w preliminarzu mamy dwa zdarzenia, obydwa na kwotę 1350 zł i obydwa o statusie (N). Jedno z nich jest należnością, drugie zobowiązaniem. Zdarzenia można ze sobą skompensować. W efekcie kompensaty obydwa uzyskają status (R) rozliczonych. W ten sposób bez faktycznego przepływu środków finansowych pomiędzy nasza firmą i kontrahentem obydwie faktury będą miały status dokumentów zapłaconych.
Oczywiście zamiast kompensaty możemy poczekać na wyciąg bankowy potwierdzający przelew 1350 zł na nasze konto, oraz wykonać przelew na taka samą kwotę na rachunek bankowy kontrahenta. Obydwa przelewy należy wprowadzić na listę zapisów bankowych w rejestrze BANK, a następnie każdy z nich rozliczyć z odpowiadającym mu zdarzeniem.
Scenariusz 7: Rozliczanie korekt do faktur zapłaconych częściowo
Wystawiliśmy fakturę FS/000564/2007 na kwotę 2140 zł. Faktura została częściowo zapłacona gotówką (800 zł). Spłata pozostałej kwoty 1340 zł została odroczona. W efekcie mamy w preliminarzu nierozliczone zdarzenie FS/000564/2007 (należność) na 1340 zł.
Klient decyduje się zwrócić całą transakcję. Wystawiamy fakturę zwrotną FS/00067/2007/KOR na całość kwoty, z formą płatności przelew. W efekcie w preliminarzu zapisane zostaje zobowiązanie o numerze FS/00067/2007/KOR na kwotę 2140 zł.
Kompensujemy ze sobą należność FS/000564/2007 i zobowiązanie FS/00067/2007/KOR. W efekcie kompensaty zdarzenie FS/000564/2007 zostaje całkowicie rozliczone (R), natomiast zdarzenie FS/00067/2007/KOR rozliczone częściowo (C). Pozostaje nam do uregulowania część zobowiązania na kwotę 800 zł. (musimy zwrócić klientowi kwotę wpłaconą gotówką).
Wykonujemy przelew na konto kontrahenta, na kwotę 800 zł, wprowadzając go jako wypłatę WY/000555/2007/BANK do rejestru bankowego. Zapis z rejestru bankowego WY/000555/2007/BANK rozliczamy z pozostałą kwotą ze zdarzenia FS/00067/2007/KOR. Obydwa dokumenty otrzymują statusy (R) rozliczonych.
Scenariusz 8: Faktura sprzedaży zapłacona przelewem natomiast na fakturze nadal pozostaje adnotacja „Zapłacono 0zł".
Wystawiamy dla kontrahenta fakturę FS/000352/2007 na kwotę 3000 zł, z odroczoną formą płatności: przelew.
Zatwierdzamy fakturę (nie dotyczy faktur wprowadzanych do bufora).
W Preliminarzu płatności automatycznie powstanie zdarzenie na kwotę 3000 zł ze statusem nierozliczone (N)
Po określonym w terminie płatności czasie otrzymujemy wyciąg bankowy potwierdzający wpłatę przez klienta pozostałej kwoty 300 zł. Wprowadzamy do rejestru bankowego wpłatę (np. WP/000565/2007/BANK) na tą kwotę. Zapis z rejestru bankowego rozliczamy ze zdarzeniem FS/000352/2007. Po rozliczeniu dokument ma status rozliczony (R).
Deklaracja Intrastat
Cel ćwiczenia: wyliczenie deklaracji Intrastat
Konfiguracja
Aby w programie pojawiły się opcje związane z wyliczaniem deklaracji Intrastat należy uzupełnić informacje w konfiguracji systemu.
Otwieramy konfigurację programu z menu: Start/Konfiguracja (wcześniej należy zamknąć wszystkie inne okna w programie).
Wybieramy gałąź Firma/ Dane firmy/ Intrastat
Zaznaczamy parametr Intrastat i uzupełniamy informacje:
kod identyfikacyjny organu celnego: 350000 (wybieramy z listy)
wypełniający: Aleksander Olsza, tel. (12) 634-56-09, Kraków
kurs dla Instrastatu: podstawowy
Zatwierdzamy ustawienia.
Zamykamy konfigurację.
Kody CN
Aby wyliczyć deklarację Intrastat należy najpierw uzupełnić listę kodów CN wykorzystywanych w firmie.
Otwieramy menu Ogólne/ Inne/ Kody CN
Dodajemy nowy kod CN:
kod: 1111 11 11
opis: kod testowy
jednostka uzupełniająca: pusta
masa: zaznaczamy parametr
przy tak skonfigurowanym kodzie dla każdego towaru, do którego zostanie przypisany, wymagane będzie podanie masy dla jednej jednostki towaru.
Zatwierdzamy formularz. Kod zostaje dopisany do listy.
Towary
Dla towarów, które uczestniczą w obrocie z krajami Unii Europejskiej, należy uzupełnić informacje o kodzie CN.
Na zakładce [Dodatkowe] uzupełniamy informacje związane z kodem CN:
kod CN: wpisujemy 1111 11 11 (można wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Kod CN ).
masa jednostkowa netto: 1 szt. = 50 kg
kraj pochodzenia: PL (wykorzystywany na deklaracjach przywozowych).
Zatwierdzamy kartę towaru.
Kontrahenci
W przypadku deklaracji Intrastat dla każdego dokumentu musi być przypisany kod transakcji. Kod taki można przypisać domyślnie dla kontrahenta na jego karcie – wtedy będzie on przenoszony na wszystkie dokumenty wystawiane dla tego kontrahenta.
Otwieramy menu Ogólne/ Kontrahenci.
Wybieramy kontrahenta UNIA1 (założonego w poprzednich ćwiczeniach).
Na zakładce [Handlowe] widoczne jest pole Domyślny kod transakcji. Z rozwijanej listy wybieramy kod 11.
Zatwierdzamy kartę kontrahenta.
Transakcje
W ćwiczeniu wyliczona zostanie deklaracja wywozowa – dlatego wystawimy dokument rozchodu towaru dla kontrahenta wewnątrzunijnego.
Otwieramy listę Faktur Sprzedaży (menu Handel/ Faktury).
Dodajemy nowy dokument:
waluta: EURO, kurs BPH 1 EUR=3.95 PLN.
kontrahent: UNIA1
towary: KORA_S80 400 szt. w cenie 1.50 EUR
wartość: 600 EUR (2370 PLN).
Na zakładce [Dokumenty] proponowane są dane dla Intrastatu:
kod transakcji: 11 ( z karty kontrahenta)
kod kraju wysyłki: CZ (pobierany zawsze z numeru NIP kontrahenta)
data wywozu: pobierana z daty sprzedaży.
Zatwierdzamy fakturę.
Deklaracja Intrastat
Deklaracja Intrastat odrębnie wyliczana jest dla transakcji przywozu towaru, a odrębnie dla transakcji wywozowych. W deklaracji uwzględniane są tylko transakcje, które:
są wystawione dla kontrahenta wewnątrzunijnego
mają uzupełnione informacje o kodzie transakcji, kodzie kraju
uwzględniane są tylko pozycje o statusie towar (pozycje o statusie usługa są pomijane podczas wyliczania deklaracji)
uwzględniane są towary, które na karcie cennikowej mają uzupełnione informacje o kodzie CN. Jeśli jakikolwiek towar, występujący na dokumencie, nie ma przypisanego kodu CN – cały dokument nie jest uwzględniany w deklaracji
Otwieramy listę w menu Handel/ Inne (Handel)/ Deklaracje Intrastat, na zakładce [Wywóz].
Dodajemy nową deklarację:
deklaracja za miesiąc: bieżący
pozostałe dane (kod organu celnego, osoba wypełniająca) wypełniane są na podstawie danych z konfiguracji
ikoną pioruna wyliczamy deklarację
spośród typów dokumentów wybieramy typ FA (deklaracja będzie wyliczana na podstawie Faktur Sprzedaży)
zatwierdzamy okienko Generuj Intrastat.
Program wylicza automatycznie pozycje na deklaracji:
Na deklaracji uwzględniona jest Faktura Sprzedaży, którą wystawiliśmy w poprzednim ćwiczeniu. Z faktury program pobiera kod kraju oraz kod transakcji, natomiast z karty towaru – jego kod CN. Wartość towaru zostaje przeliczona na PLN, wg wskazanego kursu, a następnie zaokrąglona do pełnych złotówek:
(600 EUR * 3.95 PLN = 2, 370.00 PLN)
Podglądnijmy wydruk deklaracji (z menu wyświetlanego pod przyciskiem Wydruk danych wybieramy: Deklaracja Intrastat/ Wzór standard/ Podgląd wydruku).
Na wydruku oprócz informacji widocznych po przeliczeniu pojawia się informacja o masie towaru (kod CN 111 11 11 ma zadeklarowane dodatkowe wyliczanie masy towaru). Ilość z faktury program mnoży przez przelicznik zadeklarowany dla tego towaru i na tej podstawie wylicza jego masę (na deklaracji wykazywana jest po zaokrągleniu do pełnych kilogramów).
Import towaru spoza Unii Europejskiej
Cel ćwiczenia: wprowadzenie Faktury Zakupu w walucie obcej oraz dokumentu SAD
Wprowadzamy kontrahenta na listę
Dodajemy nowego kontrahenta do listy (zgodnie z podanymi informacjami):
kod: IMP/EXP
grupa: ODB_FIRMY
nazwa: Firma importowo – eksportowa
kategoria: MAT.PODSTAWOWE (typ KOSZTY)
status: podmiot gospodarczy, odbiorca pozaunijny
forma płatności: PRZELEW_BPH (termin standardowy)
domyślna waluta: EUR
grupa cenowa: HURTOWA 3
Wprowadzamy Fakturę Zakupu
Wprowadzamy Fakturę Zakupu od dostawcy zagranicznego:
numerobcy: 4444/2013
kontrahent: IMP/EXP
faktura liczona od: netto
kurs: ręczny 1 EURO = 4.00 PLN
towary: ROZDRABNIACZ 10 szt. w cenie zakupu 100 EURO
stawka VAT dla towaru automatycznie zmieniana jest na 0%
wartość faktury: 1000 EURO
wartość w PLN: 4.000 zł
W wyniku zatwierdzenia FZ (na trwałe, z zaznaczonym parametrem PZ):
w Preliminarzu płatności (rejestr BPH) powstaje płatność dla kontrahenta IMP/EXP o wartości 1000 EURO
na magazyn wprowadzany jest nowy zasób towaru ROZDRABNIACZ o wartości 4 000 PLN
Wprowadzamy fakturę od spedytora za transport na 500 PLN (VAT 0%).
Otrzymujemy dokument SAD:
kurs na dokumencie SAD wynosi 4.00 PLN
wartość cła to 5% wartości towaru oraz wartość transportu
Opłata celna
5% x (4000+500) – opłata celna liczona od wartości towarów i kosztów transportu
225.00 PLN
Podatek VAT
0.23 x (4 000 + 225 + 500)
1086,75 PLN
Wartość brutto dokumentu (należność wobec urzędu)
1311,75 (1086,75+225)
W związku z tym wystawiamy dokument Korektygranicznej:
zaznaczamy na liście dokumentów FZ fakturę, której dotyczy SAD
z menu wyświetlonego po wciśnięciu strzałki obok przycisku Korekta wybieramy Korektagraniczna/cło
Pojawia się formularz dokumentu Korekty granicznej:
w nagłówku należy uzupełnić dane o urzędzie, w którym regulowana będzie płatność:
z menu pod strzałką (obok pola kontrahent) wybieramy opcję URZĄD
z wyświetlonej listy urzędów skarbowych wybieramy 03 (Urząd Skarbowy Kraków – Krowodrza)
Na dokumencie korekty granicznej klikając ikonę otworzy się okno Kwoty celne (pozycje na liście kwot celnych można edytować w Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Kwoty celne) wprowadzamy dwie kwoty:
transport
w oknie Kwoty celne dla pozycji Koszt transportu uzupełniamy wartość 500 PLN, parametr Naliczaj VAT jest ustawiony na Tak, natomiast Wpływ na płatność ustawiony na Nie.
cło
w oknie Kwoty celne dla pozycji Wartość Cła uzupełniamy wartość 225 PLN, parametr Naliczaj VAT jest ustawiony na Tak
Na zakładce [Płatności] zaznaczamy Naliczaj VAT od towarów, wyliczona przez program kwota VAT wynosi 0,23 X (4000 + 225 + 500) = 1086,75 PLN
Korekta graniczna może być wystawiona jedynie w walucie PLN
cena towaru podana na korekcie granicznej jest przeliczona z EURO na PLN wg kursu podanego na Fakturze Zakupu
do wartości towaru ma być doliczona wartość cła i transportu
wartość korekty, jaką wpisujemy to wartość cła: 225 PLN. Kwota transportu podnosi wartość towaru na magazynie, natomiast nie wpływa na płatność ponieważ została wcześniej wprowadzona osobna faktura na transport.
Tabela VAT po wykonanych czynnościach powinna wyglądać jak poniżej
stawka
netto
VAT
brutto
0.23
225
1086.75
1311.75
Po zatwierdzeniu dokumentu:
wartość zasobu zwiększana jest o wartość cła i transportu i wynosi teraz 4000 + 225 + 500 = 4725 PLN
w Preliminarzu płatności powstaje zdarzenie planujące zapłatę do urzędu na kwotę 1311,75 PLN
Anulowanie dokumentu
Cel ćwiczenia: poznanie mechanizmu anulowania dokumentów na przykładzie Faktury Sprzedaży
Mechanizm anulowania poznamy na podstawie nowej Faktury Sprzedaży.
Wprowadzamy Fakturę Sprzedaży:
kontrahent: MARSZALIK
forma płatności: gotówka (termin bieżący)
faktura wystawiana od: brutto
towary: JABŁONIE 100 szt. w cenie 10 zł
wartość brutto faktury: 1 000.00 zł
Płatności rozbijamy z poziomu zakładki [Płatności] na:
gotówka z bieżącym terminem: 200 zł
przelew: 800 zł
Zatwierdzamy fakturę na trwałe, z zaznaczonym parametrem WZ (należy odznaczyć parametr Drukujfiskalnie):
aktywny znacznik WZ spowodował, że na podstawie faktury automatycznie powstał dokument WZ i towar został zdjęty z magazynu (w magazynie pozostało 100 szt.)
w Kasie/Banku do kasy przyjmowana jest wpłata 200 zł (ze statusem R – Rozliczony całkowicie)
w Kasie/Banku w Preliminarzu powstaje zdarzenie na kwotę 800 zł (ze statusem N- Nierozliczony)
Anulujemy fakturę
Aby program pozwolił na anulowanie faktury częściowo lub całkowicie rozliczonej bez konieczności wcześniejszego „ręcznego” usuwania rozliczeń należy najpierw w Konfiguracji zaznaczyć odpowiedni parametr:
towary: ROZDRABNIACZ 10 szt. w cenie zakupu 85 EURO
stawka VAT dla towaru automatycznie zmieniana jest na 0%
wartość faktury: 850 EURO
wartość w PLN: 3315 zł
W wyniku zatwierdzenia FZ (na trwałe, z zaznaczonym parametrem PZ):
w Preliminarzu płatności (rejestr BPH) powstaje płatność dla kontrahenta UNIA1 o wartości 850 EURO
na magazyn wprowadzany jest nowy zasób towaru ROZDRABNIACZ o wartości 3315 PLN
w chwili zatwierdzenia pojawia się tabela z aktualizowanymi cenami sprzedaży. Należy ją zaakceptować
Rejestrujemy koszty dodatkowe
Aby w wartość zakupionego towaru były wliczone dodatkowe koszty należy je uwzględnić wystawiając dokument Korekta graniczna/ Cło. Załóżmy, że w wartość towaru chcemy wliczyć koszt transportu.
Na liście Faktur Zakupu ustawiamy kursor na wprowadzonym wcześniej dokumencie zakupu (nabycie wewnątrzunijne).
Wciskamy przycisk strzałki widoczny obok przycisku Korekta faktury. Z menu wybieramy opcję Korekta graniczna/ Cło.
Uzupełniamy dane:
numer obcy: 123/2013/DOD
kontrahent: UNIA1
forma płatności: przelew
Wybieramy przycisk Cło i dla pozycji Koszt transportu uzupełniamy wartość 500 PLN i zmieniamy Wpływ napłatność na TAK. W przypadku nabycia wewnątrzwspólnotowego na Korekcie granicznej nie jest naliczany podatek VAT (stawka VAT 0%/ nie podlega jest pobierana z dokumentu źródłowego).
Zatwierdzamy dokument na trwałe.
W wyniku zatwierdzenia dokumentu:
w Preliminarzu powstaje odrębna płatność związana z dokumentem (po stronie rozchodu)
zwiększa się wartość towaru w magazynie. Można to sprawdzić podglądając na liście zasobów kartę towaru Rozdrabniacz, a następnie wybierając zakładkę [Zasoby]: widoczna jest jedna dostawa towaru 10 szt., o wartości 3815 PLN (wartość towaru w PLN 3315,00 powiększona o wartość korekty granicznej 500,00 PLN).
Tworzymy Dowód Wewnętrzny Sprzedaży
Na liście Faktur Zakupu ustawiamy kursor na wprowadzonym właśnie dokumencie zakupu.
Wciskamy przycisk FSW– tworzony jest Dowód Wewnętrzny Sprzedaży.
Wartość na dokumencie FWS jest podana w PLN. Dowód Wewnętrzny Sprzedaży uwzględnia również koszty dodatkowe wprowadzone na Korekcie granicznej:
przeliczana jest cena jednostkowa towaru (381.50)
stawka VAT dla towaru pobierana jest z karty cennikowej (23%)
Uwaga
Wartość FWS jest w pełni edytowalna – można zmienić wyliczoną cenę netto towaru oraz jego wartość, jak również kwoty wyliczone w tabeli VAT (netto/ brutto/ VAT).
Zatwierdzamy dokument FWS na trwałe (odznaczony parametr Bufor, odznaczony parametr FWZ). Dokument jest dostępny na liście w menu Handel/ Inne (Handel)/ Dowody wewnętrzne sprzedaży.
Dowód Wewnętrzny Sprzedaży:
nie ma wpływu na zasoby w magazynie
nie ma wpływu na płatności w module Kasa/Bank (nie tworzy płatności)
może zostać przeniesiona do Rejestru VAT sprzedaży
Tworzymy Dowód Wewnętrzny Zakupu
W przypadku, gdy wszystkie warunki konieczne do odliczenia naliczonego wcześniej podatku VAT zostały spełnione – z listy dokumentów FWS można utworzyć Dowód Wewnętrzny Zakupu (FWZ).
Otwieramy listę w menu Handel/ Inne (Handel)/ Dowody wewnętrzne sprzedaży.
Na liście Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży ustawiamy kursor na utworzonym dokumencie FWS.
Wciskamy przycisk FZW. Zostaje utworzony Dowód Wewnętrzny Zakupu.
Utworzony dokument FWZ jest identyczny jak Dowód Wewnętrzny Sprzedaży, na podstawie której powstał. Wartości na FWZ nie są edytowalne.
Zatwierdzamy Dowód Wewnętrzny Zakupu (na trwałe). Dokument jest widoczny na odrębnej liście w menu Handel/ Inne (Handel)/ Dokumenty wewnętrzne zakupu:
nie ma wpływu na zasoby w magazynie
nie ma wpływu na płatności w module Kasa/Bank (nie tworzy płatności)
może zostać przeniesiona do Rejestru VAT zakupu.
Dokumenty korygujące
Cel ćwiczenia: zwrot części towaru.
Należy wystawić Fakturę Sprzedaży:
dla kontrahenta TWÓJ OGRÓD
płatną przelewem
100 szt. towaru TUJE_3L
na kwotę brutto 922.50 zł.
Zaznaczony parametr WZ (towar jest zdejmowany z magazynu na podstawie dokumentu WZ)
zaznaczamy na liście fakturę kursorem, a następnie wciskamy przycisk . Pojawia się formularz faktury korygującej
na fakturę korygującą przepisane są wszystkie informacje z dokumentu źródłowego: kontrahent i towary
forma płatności: PRZELEW
program proponuje zwrot całości towaru. Aby uzupełnić zwracaną ilość należy wyedytować formularz pozycji (przycisk lupki) i w pole ilość należy wpisać ilość zwracaną: -20. Zatwierdzamy formularz pozycji.
program wylicza wartość brutto faktury korygującej -184.50 zł.
zatwierdzamy dokument na trwałe (nie do bufora)
Na liście pojawia się faktura korygująca. Ma ona status WZ – program automatycznie utworzył dokument WZ, który wprowadził zwracany towar do magazynu.
Konsekwencje w module Kasa/Bank:
w Preliminarzu płatności pojawił się planowany rozchód na kwotę 183.00 zł.
Dla kontrahenta TWÓJ OGRÓD istnieją więc następujące nierozliczone płatności:
płatność za Fakturę Sprzedaży: 922.50 zł (przychód)
płatność za fakturę korygującą: 184.50 zł (rozchód)
Płatności te możemy ze sobą skompensować. W wyniku kompensaty otrzymamy kwotę jaka pozostaje jeszcze do zapłaty:
otwieramy formularz zdarzenia, które odpowiada fakturze źródłowej
z poziomu zakładki [Rozliczenia] wciskamy plusa
wyświetlona zostaje lista nierozliczonych płatności dla kontrahenta TWÓJ OGRÓD
wybieramy zdarzenie związane z fakturą korygującą i zatwierdzamy wybór
faktura korygująca pojawia się jako dokument rozliczający
zatwierdzamy formularz zdarzenia.
W efekcie otrzymujemy następującą sytuację
faktura źródłowa jest częściowo rozliczona: pozostaje do rozliczenia jeszcze kwota 738 zł
(wartość brutto 922.50 – skompensowana korekta 184.50 = 738.00 zł)
faktura korygująca znika z listy dokumentów nierozliczonych i jest widoczna na liście Rozliczone
kompensata jest też widoczna na formularzu faktury: kwota zapłacona to 184.50 (wartość kompensaty 184.50), pozostaje do zapłaty 738.00 zł
kompensata jest widoczna na formularzu faktury korygującej: zapłacono 184.50, pozostaje 0.
Dostawa wewnątrzwspólnotowa
Cel ćwiczenia: wystawienie dokumentu sprzedaży w walucie obcej dla kontrahenta wewnątrzwspólnotowego.
Wprowadzamy kontrahenta wewnątrzunijnego na listę
Dodajemy nowego kontrahenta do listy (Ogólne/ Kontrahenci), zgodnie z podanymi informacjami:
kod: UNIA1
grupa: ODB_FIRMY
nazwa: Firma z Unii Europejskiej
NIP: CZ 1234-098
kategoria: PRZYCHODY
status: podmiot gospodarczy, wewnątrzunijny
forma płatności: PRZELEW_BPH (termin standardowy)
domyślna waluta: EUR
grupa cenowa: HURTOWA 3
Wprowadzamy dokument sprzedaży w walucie
Otwieramy nowy formularz faktury. Uzupełniamy zgodnie z podanymi informacjami:
kontrahent: UNIA1
forma płatności: PRZELEW_BPH
faktura liczona od: netto
Przed przystąpieniem do uzupełniania listy towarów uzupełniamy informację, w jakiej walucie wystawiana będzie faktura. W tym przypadku domyślnie pojawi się waluta EUR (domyślnie z karty kontrahenta). W przypadku, gdyby jednak dany kontrahent miał wskazaną domyślnie walutę inną niż EUR wówczas:
otwieramy zakładkę [Płatności]
symbol waluty: EUR
typ kursu: BPH
proponowany jest kurs z dnia poprzedniego w stosunku do daty wystawienia FA (zgodnie z ustawieniem w Konfiguracji):
1 EUR = 3.95 PLN
Uzupełniamy listę towarów (zakładka [Ogólne]):
towar: PIŁA_ELEKTR 1 szt.
cena towaru: program proponuje cenę w EURO wyliczoną na podstawie ceny w PLN przypisanej kontrahentowi i podanego kursu BPH (56,00 / 3.95 ≈ 14,18)
wartość faktury wynosi: 14,18 EURO
stawka VAT dla towaru została automatycznie zmieniona na 0% (nie naliczamy podatku VAT na tym dokumencie)
Zatwierdzamy dokument na trwałe z automatycznie tworzonym dokumentem WZ (towar zostaje zdjęty z magazynu).
Współpraca z modułem Kasa/Bank (różnice kursowe)
W Preliminarzu płatności powstało zdarzenie planujące przychód na kwotę 14,18 EURO
zdarzenie ma status Nie rozliczono
z poziomu zakładki [Rozliczenia] widać jaki kurs obowiązywał na fakturze
widoczna jest również wartość faktury wyliczona w PLN: 56.00 PLN
Aby rozliczyć fakturę z poziomu Zapisów kasowych/bankowych dla rejestru BPH wprowadzamy zapis:
dokument: KP
kontrahent: UNIA1
Z poziomu zakładki [Rozliczenia] na zapisie wprowadzamy informacje o kursie obowiązującym w chwili wpłaty:
waluta: EUR
kurs: ręczny
notowanie (w przypadku kursu ręcznego istnieje możliwość ustalenia notowania z poziomu dokumentu): 1 EUR = 4.00 PLN
kwota: 14.18 EURO (wartość w złotówkach to 56.72 PLN)
Rozliczamy zapis kasowy/ bankowy ze zdarzeniem w Preliminarzu płatności:
do rozliczenia proponowane są wyłącznie zdarzenia w walucie zgodnej z walutą na zapisie
wybieramy zdarzenie związane z wystawioną wcześniej fakturą
zarówno zdarzenie, jak i zapis zostają rozliczone całkowicie.
Ponieważ kursy obowiązujące na zdarzeniu i zapisie były różne program automatycznie wylicza Różnicę kursową (menu Kasa/Bank /Różnice kursowe)
wartość dokumentu to 0.72 PLN (56.72 – 56.00 = 0.72)
Wprowadzamy fakturę od dostawcy pozaunijnego
Scenariusz 1
Otrzymujemy fakturę od dostawcy pozaunijnego na zakup 10 szt. towaru w cenie 100 USD.
kurs na dany dzień wynosi 1 USD = 3,30 PLN.,
stawka VAT obowiązująca na Fakturze Zakupu to 0% (na karcie towaru stawka VAT zakupu wynosi 23%),
forma płatności to przelew.
Zapisujemy Fakturę zakupu równocześnie wprowadzając towar na magazyn (dokumentem PZ). Po zatwierdzeniu dokumentów:
na magazyn zostaje wprowadzone 10 szt. towaru o wartości 3300 PLN,
w Preliminarzu płatności powstaje płatność dla dostawcy na kwotę 1000 USD.
Po pewnym czasie otrzymujemy dokument SAD. Wyliczona wartość cła dla towaru wynosi 170 PLN.
tworzymy dokument Korekty granicznej do Faktury Zakupu,
dokument wystawiany jest w PLN,
na dokumencie korekty widoczna jest cena towaru z faktury 330 PLN,
w oknie Kwoty celne wpisujemy wartość naliczonego cła 170 PLN, dla której opcję Naliczaj VAT zostawiamy ustawioną na Tak,
w tabeli VAT dla stawki 23% w kolumnie netto zostanie naliczona wartość cła 170 PLN, wyliczony VAT w kwocie 39,10 PLN (23% x 170 PLN), brutto wynosi więc 209,10 PLN.
Zgodnie z otrzymanym dokumentem SAD naliczamy podatek VAT od towarów z FZ:
zaznaczamy na zakładce [Płatności] parametr Naliczaj VAT od towarów,
wartość VAT w tabeli VAT została zwiększona o: 23% x 3300 = 759 PLN, łącznie z kwotą podatku VAT naliczoną od cła wynosi 798,10 PLN,
wartość brutto wynosi: 968,10 PLN.
Zatwierdzenie korekty granicznej spowoduje:
zwiększenie wartości zasobu o wartość cła (3470 PLN),
powstanie w Preliminarzu płatności należności wobec urzędu na kwotę 968,1 PLN (cło 170 PLN i podatek VAT 798,10 PLN).
Scenariusz 2
Kupujemy 10 szt. towaru w cenie 100 EURO. Kurs zadeklarowany na FZ wynosi 1 EURO = 4,00 PLN. W wyniku zatwierdzenia FZ (wraz z powiązanym PZ):
powstaje płatność dla kontrahenta o wartości 1000 EURO,
na magazyn wprowadzany jest zasób o wartości 4000 PLN.
Wprowadzamy fakturę od spedytora za transport na 500 PLN (VAT 0%).
Otrzymujemy SAD: kurs na dokumencie SAD wynosi 4,00 PLN, wartość cła to 5% wartości towaru oraz wartości transportu.
Opłata celna
5% x (4000+500) – opłata celna liczona od wartości towarów i kosztów transportu
225 PLN
Podatek VAT
0.23 x ( 4000 + 225 + 500)
1086,75 PLN
Wartość dokumentu (należność wobec urzędu)
1311,75 (1086,75+225)
Na dokumencie korekty granicznej wprowadzamy dwie kwoty:
transport
w oknie Kwoty celne dla pozycji Koszt transportu uzupełniamy wartość 500 PLN, parametr Naliczaj VAT jest ustawiony na Tak, natomiast Wpływ na płatność ustawiony na Nie.
cło
w oknie Kwoty celne dla pozycji Wartość Cła uzupełniamy wartość 225 PLN, parametr Naliczaj VAT jest ustawiony na Tak.
Na zakładce [Płatności] zaznaczamy Naliczaj VATod towarów, wyliczona przez program kwota VAT wynosi 0,23 X (4000 + 225 + 500) = 1086,75 PLN
Stawka
Netto
VAT
Brutto
0.23
225
1086.75
1 311,75
Po zatwierdzeniu korekty granicznej:
wartość zasobu zwiększana jest o wartość cła i transportu i wynosi teraz 4000+225+500 = 4725 PLN,
w Preliminarzu płatności powstaje zdarzenie planujące zapłatę do urzędu na kwotę 1311,75 PLN.
Od Rezerwacji odbiorcy do wydania towaru
Wystawiamy rezerwacje RO/2008/000054 dla kontrahenta ALOZA na 2 towary CIS: 10 szt. I SOSNA: 15 szt. Rezerwacja pojawia się na liście RO, na liście zasobów pojawiają się odpowiednie zapisy w kolumnie Rezerwacja.
Klient pojawia się w firmie i chce zrealizować swoje zamówienie. Wchodzimy na listę rezerwacji, zaznaczamy RO/2008/000054 i za pomocą przycisku odpowiedzialnego za przekształcenie generujemy Fakturę Sprzedaży.
Na liście Faktur Sprzedaży pojawia się nowy dokument FARO/2008/000145 o statusie RO. Dokument ten jest w buforze (kolor zielony). Po ustaleniu formy i terminu płatności (przelew 14 dni) zapisujemy dokument na stałe.
W zależności od ustawień w konfiguracji:
jeśli w konfiguracji mamy zaznaczony dla FA parametr rezerwacja – towar jest nadal zarezerwowany
jeśli w konfiguracji mamy zaznaczony dla FA parametr pobranie – towar zostaje zdjęty z magazynu, a rezerwacja znika
W preliminarzu powstaje zdarzenie planujące zapłatę za fakturę.
Po zaznaczeniu Faktury Sprzedaży FARO/2008/000145 przyciskiem generujemy Wydanie Zewnętrzne. Program odpowiednim komunikatem informuje nas o zakończeniu procesu. Generując WZ program sprawdza czy na magazynie jest wystarczająca ilość towaru. Jeśli chociaż dla jednej pozycji brakuje ilości – WZ nie zostanie utworzony.
W zależności od ustawień w konfiguracji:
jeśli faktura rezerwowała towar – rezerwacja znika, a towar zostaje pobrany z magazynu
jeśli faktura pobrała towar – powstanie dokumentu WZ niczego nie zmienia w magazynie
Nowo powstały WZ jest automatycznie zapisywany na trwałe. W kolumnie status otrzymuje on znacznik FA. Na formularzu WZ uzyskujemy informację o przekształceniu go z FARO/2008/000145. Podgląd dokumentu źródłowego (FARO/2008/000145) jest możliwy z poziomu zakładki [Dokumenty].
Kiedy otrzymujemy potwierdzenie wpłaty za fakturę – wprowadzamy go do raportu bankowego i zapis rozliczamy z Fakturą Sprzedaży FARO/2008/000145.
Zarówno faktura jak i zapis otrzymują status rozliczonych całkowicie.
Od zamówienia towaru do Faktury Zakupu
Scenariusz 1: Od zamówienia towaru do Faktury Zakupu
Zamawiamy towar u dostawcy. W programie utworzony zostaje dokument ZD/000001/2008.
Ilość zamawianego towaru jest widoczna na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Wartość jest wyliczana w oparciu o ostatnią cenę zakupu.
Otrzymujemy dostawę towaru. Wtedy dokument ZD konwertujemy do dokumentu Przyjęcia zewnętrznego (zaznaczamy na liście, a następnie wciskamy przycisk Przekształcenie do PZ). Dokument ZD otrzymuje status PZ, co oznacza, że zamówienie nie jest już aktywne.
Powstaje dokument PZ w buforze. Na PZ należy uzupełnić:
numer obcy, czyli numer otrzymanego dokumentu od dostawcy
ostatecznie ustalić przyjmowaną ilość i wartość towaru.
Po zatwierdzeniu dokumentu PZ towar jest wprowadzany do magazynu.
Podczas zatwierdzania program pyta, czy wygenerować uzupełniający dokument zamówienia (jeśli ilości na dokumencie PZ zostały zmniejszone). Jeśli tak – na liście zamówień pojawi się nowy dokument ZD na brakującą ilość.
W chwili otrzymania Faktury Zakupu – dokument PZ konwertujemy do Faktury Zakupu. Na dokumencie FZ ustalamy m.in. formę i termin płatności.
Po zatwierdzeniu Faktury Zakupu w preliminarzu płatności powstaje odpowiednie zdarzenie lub, w przypadku płatności gotówką – zapis KW w raporcie kasowym.
Scenariusz 2 Zamawiany towar otrzymujemy w dwóch dostawach
Zamawiamy 100 szt. towaru. W systemie rejestrujemy ten fakt tworząc dokument ZD/000002/2008.
Zamówiona ilość 100 szt. jest widoczna w kolumnie Zamówienia.
Otrzymujemy towar T1. Okazuje się, że otrzymaliśmy teraz tylko 60 szt. towaru, natomiast brakujące 40 szt. zostanie dowiezione w ciągu dwóch dni. Faktura natomiast zostanie wystawiona na całość towaru.
Dokument zamówienia konwertujemy do dokumentu PZ. Na powstałym dokumencie przyjmowaną ilość zmieniamy ze 100 na 60 szt.
W chwili zatwierdzenia dokumentu PZ program pyta, czy utworzyć uzupełniający dokument zamówienia. Ponieważ pozostałe 40 szt. towaru dostaniemy w kolejnej dostawie – tworzymy takie zamówienie.
Przyjęte 60 szt. towaru zostaje wprowadzone do magazynu – odpowiednio zwiększa się ilość towaru.
Na liście Zamówień, dokument ZD/000002/2008 otrzymuje status W realizacji. Na formularzu zamówienia w kolumnie Zrealizowano dla towaru T1 widnieje liczba 60, w kolumnie Pozostaje – 40 szt. Ilość 40 szt. widoczna jest na liście zasobów w kolumnie Zamówienia
Po dwóch dniach otrzymujemy kolejną dostawę. Dokument ZD konwertujemy do PZ. Uzupełniamy numer obcy dokumentu. Po zatwierdzeniu PZ kolejne 40 szt. towaru zostaje wprowadzone do magazynu. Równocześnie usuwana jest ilość zamówiona a dokument ZD otrzymuje status Zrealizowano
Otrzymujemy również Fakturę Zakupu 100 szt. towaru. Aby utworzyć ją na podstawie wcześniej wprowadzonych dokumentów PZ:
zaznaczamy je na liście
wciskamy przycisk Utworzenie Faktury zakupu.
Na liście FZ pojawia się nowy dokument Ustalamy formę i termin płatności. Po zatwierdzeniu powstaje odpowiednie zdarzenie w Preliminarzu płatności, natomiast w przypadku płatności gotówką – generowany jest odpowiedni zapis KW.
Rozliczenie zaliczki
Cel ćwiczenia: rozliczenie z poziomu Faktury Sprzedaży zaliczki wpłaconej wcześniej przez kontrahenta
Rejestrujemy zaliczkę w programie
Otwieramy menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/ bankowe
Zaliczka zostanie zarejestrowana w kasie gotówkowej (rejestr KASA)
Wprowadzamy wpłaconą zaliczkę od kontrahenta:
dokument: KP
kwota: 200 zł
kontrahent: TWÓJ OGRÓD
status: nie rozliczono (rozliczenie nastąpi z poziomu Faktury Sprzedaży)
Wystawiamy Fakturę Sprzedaży
Otwieramy menu Handel/ Faktury
Dodajemy nową fakturę:
kontrahent: TWÓJ OGRÓD
forma płatności: PRZELEW
Wprowadzamy towary:
TUJE_3L: 100 szt. w cenie 7.50 zł
Wartość brutto faktury 922.50 zł
Rozliczamy zaliczkę
Otwieramy zakładkę [Płatności]
Klikamy ikonę plusa z wykrzyknikiem i na liście wybieramy wprowadzony wcześniej zapis na kwotę 200 zł.
Zatwierdzamy fakturę na trwałe (nie do bufora). Zaznaczmy parametr WZ (towar zostanie zdjęty z magazynu)
na podglądzie faktury widać kwotę zapłaconą 200 zł, pozostaje do zapłaty 722.50 zł
zapis kasowy otrzymał status R – Rozliczony całkowicie
zdarzenie w Preliminarzu powiązane z fakturą posiada status C – rozliczony częściowo: rozliczono 200 zł, pozostaje 722.50 zł.
Wprowadzenie kontrahentów
Cel ćwiczenia: zarejestrowanie kontrahenta w systemie
Zdefiniowanie grupy kontrahentów
Otwieramy Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Grupy kontrahentów.
Dodajemy grupę: ODB_FIRMY (odbiorcy prowadzący działalność gospodarczą)
Zatwierdzamy dane
Zamykamy konfigurację
Zarejestrowanie kontrahenta
Otwieramy menu Ogólne/ Kontrahenci.
Dodajemy kolejnego kontrahenta:
kod: GALERIA
grupa: ODB_FIRMY (odbiorcy- firmy)
rodzaj: odbiorca
NIP: 111-111-11-11
nazwa: Galeria Kwiatów
adres: ul. Kwiatowa 33, 31-100 Kraków, woj. Małopolskie
kategoria: Przychody (typ kategorii: przychody)
Na zakładce [Płatności] ustalamy dane dotyczące płatności kontrahenta:
bank: BGŻ /KRAKÓW
rachunek: 90-20301459-1234123412341234
forma płatności: PRZELEW
termin płatności – 10 dni (ponieważ standardowy termin płatności dla formy przelew wynosi 7 dni aby z kontrahentem powiązać inny termin należy zaznaczyć parametr widoczny obok i w aktywne pole wpisać 10 dni)
Na zakładce [Handlowe] ustalamy dane dotyczące statusu kontrahenta
status: podmiot gospodarczy, odbiorca krajowy
Zatwierdzamy kartę – kontrahent pojawia się na liście.
Import danych o kontrahentach z bazy DEMO:
Otwieramy menu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych.
Uzupełniamy informacje niezbędne dla przeprowadzenia importu:
nazwa firmy: DEMO
importowana lista: zaznaczamy GRUPY KONTRAHENTÓW oraz KONTRAHENCI
równocześnie z importem kontrahentów przeprowadźmy również import listy urzędów (należy zaznaczyć dodatkowo pozycję URZĘDY). Lista urzędów będzie wykorzystana w dalszych ćwiczeniach.
Wciśnięcie przycisku pioruna spowoduje zaimportowanie kontrahentów oraz urzędów do bazy NOVA.
Po zakończeniu importu jeżeli pojawi się okno z informacją, ile pozycji zostało dopisanych do bazy danych, należy je zamknąć.
Kilka WZ podstawą dla Faktury Sprzedaży
Ustaliliśmy z naszym klientem, że towar będzie mu dostarczany codziennie, ale fakturę wystawiamy zawsze na koniec tygodnia, w piątek. Dostawy potwierdzane są dokumentami WZ. Mamy 5 dokumentów WZ/2008/000001….WZ/2008/000005.
Towar jest wydawany z magazynu na bieżąco – w chwili wystawienia dokumentu WZ.
W celu wystawienia Faktury Sprzedaży należy na liście zaznaczyć odpowiednie Wydania Zewnętrzne. Muszą one dotyczyć:
tego samego kontrahenta
na wszystkich zastosowano ten sam algorytm wyliczania podatku VAT (netto/brutto)
Zaznaczamy wybrane WZ i za pomocą polecenia Przekształcenie do FA z menu kontekstowego rozpoczynamy proces tworzenia Faktury Sprzedaży. Odpowiedni komunikat programu poinformuje nas o poprawnym zakończeniu procesu generowania faktury.
Wszystkie przekształcone WZ otrzymują status FA
Nowa faktura jest w buforze. Oprócz tego, że można na niej modyfikować daty, formę i termin płatności, program dopuszcza również pewną modyfikację pozycji:
nie można modyfikować ani usuwać pozycji, które pochodzą z konwertowanych wcześniej dokumentów WZ
można dopisać nowe pozycje na FA. W momencie jej zatwierdzania program utworzy kolejny dokument WZ (różnicowy) na dopisane pozycje
Proponowane przez program ustawienia na FA:
data wystawienia faktury – to data wykonania konwersji (data bieżąca)
data sprzedaży – to również data bieżąca
jeśli na dokumentach WZ znajdował się kilka razy ten sam towar w identycznej cenie – program w chwili konwersji zsumuje go do jednej pozycji.
Na fakturze należy ustalić formę i termin płatności. Po jej zatwierdzeniu – w preliminarzu płatności pojawią się odpowiednie zapisy.
Magazyn - najpierw Faktura Zakupu, potem przyjęcie towaru do magazynu
Cel ćwiczenia: zakup towaru wg schematu zarejestrowanie Faktury Zakupu → wprowadzenie towaru do magazynu.
Zarejestrowanie Faktury Zakupu
Wprowadzamy do systemu Fakturę Zakupu:
kontrahent: MARKUS
numer obcy (dokumentu otrzymanego od dostawcy): FA 123/2013
forma i termin płatności pobierane są z karty ewidencyjnej kontrahenta
towary (z grupy SPRZĘT):
NOŻYCE_EL: 5 szt. w cenie 110 zł (nowa cena zakupu)
wartość brutto 676.50 zł
zatwierdzamy dokument FZ (na trwałe). Parametr PZ (odpowiedzialny za automatyczne generowanie dokumentu PZ) powinien być odznaczony – dokument PZ utworzymy później.
Pojawia się tabela z aktualizacją cen sprzedaży – sprzedaży w związku z zakupem towaru w nowej cenie wyliczone zostały nowe ceny. Zatwierdźmy ją.
W module Kasa/Bank w Preliminarzu (rejestr PKO) powstaje planowana wypłata związana z fakturą na kwotę 676.50 zł
Zajrzyjmy do magazynu: towar nie został jeszcze wprowadzony do magazynu – widoczny jest na razie w kolumnie Zamówienia.
Wprowadzenie towaru do magazynu
Na podstawie zarejestrowanej Faktury Zakupu możemy przygotować dokument PZ, który wprowadzi towar do magazynu. Konwertujemy FZ do dokumentu PZ:
Zaznaczamy Fakturę Zakupu na liście.
Wciskamy przycisk PZ . Program przeprowadza konwersję. O zakończeniu operacji informuje komunikatem.
faktura otrzymuje status PZ, co oznacza, że została już skojarzona z dokumentem Przyjęcia Zewnętrznego.
Na liście dokumentów PZ (menu Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne) pojawił się dokument PZ. Dokument jest zatwierdzony na trwałe i nie ma możliwości wprowadzenia na nim żadnych zmian
Zajrzyjmy do magazynu (Handel/ Zasoby): towar został wprowadzony do magazynu. Nie ma już ilości zamówionej, natomiast zakupione 5 szt. zostało dopisane do ilości w magazynie i ilości dostępnej.
Otwórzmy kartę ewidencyjną towaru NOŻYCE_EL na zakładce [Zasoby]. Pojawią się tam dwie pozycje:
przyjęcie towaru na podstawie dokumentu PZ z poprzedniego ćwiczenia: 20 szt. w cenie 105 zł (wartość zasobu 2 100 zł)
przyjęcie towaru na podstawie PZ z bieżącego ćwiczenia: 5 szt. towaru w cenie 110 zł (wartość zasobu 550 zł)
Ustalenie kursu waluty obcej
Cel ćwiczenia: poznanie mechanizmu wystawiania dokumentów sprzedaży w walucie obcej
Aby możliwe było wystawienie dokumentu w walucie obcej w System/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry konieczne jest zaznaczenie parametru Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu.
Wprowadzamy kurs waluty
Wprowadzamy typ kursu waluty, który obowiązuje w firmie. Obok kursów predefiniowanych w chwili instalacji programu dodajemy nowy: BPH, związany z bankiem, w którym mamy rachunek:
otwieramy Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut
znajduje się tutaj typ: BPH (kurs BPH)
Ustalamy notowanie na dany dzień wg tabeli kursów BPH:
wprowadzamy kurs dnia, przycisk Notowanie kursu dnia
wybieramy typ kursu: BPH (w dolnej części okna)
wprowadzamy ręcznie kurs dla EURO na dzień poprzedni (zmieniając datę widoczną w oknie):
1 EURO = 3.95 PLN
zatwierdzamy okno
w analogiczny sposób wprowadzamy kurs dla EURO na dzień bieżący: 1 EURO = 4.00 PLN
zatwierdzamy okno
Zamykamy konfigurację.
Ustalamy parametry konfiguracyjne
W Start/Konfiguracja/ Firma/Ogólne/ Parametry odznaczamy parametr: Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą.
W Start/Konfiguracja/ Firma/Ogólne/ Parametry odznaczamy parametr: Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów przychodowych (na dokument pobrany zostanie kurs z poprzedniego dnia roboczego w stosunku do daty wystawienia dokumentu).
Kod towaru u dostawcy na zamówieniu
Jeśli towar jest kupowany u jednego dostawcy – wtedy można wpisać go bezpośrednio na karcie towaru (zakładka [Dodatkowe]). W menu wydruków dla zamówienia jest dostępna opcja, która umożliwia wydruk zamówienia z kodem u dostawcy. Jednak takiego rozwiązania nie można zastosować w przypadku, gdy towar jest kupowany u różnych dostawców i każdy z nich stosuje inny kod dla towaru. W takim przypadku można posłużyć się funkcją atrybutów.
Tworzymy definicję atrybutu z poziomu menu Ogólne/ Atrybuty:
kod: KOD U DOST, nazwa: kod towaru u dostawcy
dokleić do opisu elementu: zaznaczony (chcemy, żeby kod drukował się na zamówieniach)
zależny od kontrahenta: zaznaczony (kod tego towaru jest inny u każdego dostawcy)
na formularzu towaru na zamówieniu (przycisk lupy) widać, że w polu opis pojawił się tekst KOD U DOST. IG_J, a na wydruku zamówienia (wzór standard) obok nazwy towaru pojawi się jego opis.
Tworzymy zamówienie na towar IGLAKI_JAŁOWIEC u kontrahenta MARKUS:
na formularzu towaru na zamówieniu (przycisk lupy) widać, że w polu opis pojawił się tekst KOD U DOST. RO789, a na wydruku zamówienia (wzór standard) obok nazwy towaru pojawi się jego opis.
Wprowadzenie listy kategorii
Cel ćwiczenia: zdefiniowanie wykorzystywanych w firmie kategorii
Otwieramy menu Ogólne/ Kategorie.
Wprowadzamy kategorię ogólną kosztów (w oknie typ: Koszty).
Wprowadzamy kategorię szczegółową do kategorii PRZYCHODY:
ustawiamy kursor na kategorii ogólnej Przychody
przyciskiem plusa dodajemy kategorię szczegółową:
Kod: SPRZED.TOWARÓW
Opis: Przychody ze sprzedaży towarów
Stawka VAT: 23%
Import danych o kategoriach z bazy DEMO:
Otwieramy menu Narzędzia/Importy/Z innej bazy danych.
Uzupełniamy informacje niezbędne dla przeprowadzenia importu:
nazwa firmy: DEMO
importowana lista: zaznaczamy KATEGORIE
Wciśnięcie przycisku pioruna spowoduje zaimportowanie kategorii do bazy NOVA
Po zakończeniu importu jeżeli pojawi się okno z informacją, ile pozycji zostało dopisanych do bazy danych, należy je zamknąć.
Kilka magazynów w firmie
Cel ćwiczenia: zapoznanie się z podstawowymi zasadami obsługi kilku magazynów w firmie
Lista magazynów w firmie
Listę magazynów ustalamy z poziomu menu Ogólne/ Inne/ Magazyny
na liście wprowadzony jest magazyn główny (MAGAZYN)
dopiszmy jeszcze magazyn dodatkowy (MAG_DOD)
Na liście zasobów (menu Handel/ Zasoby) w Magazynie głównym mamy pewną ilość towaru wynikającą z przeprowadzonych wcześniej ćwiczeń:
na liście zasobów należy wybrać Magazyn: MAGAZYN
w magazynie jest m.in. 50 szt. towaru CYKLAMEN
W utworzonym Magazynie dodatkowym nie ma żadnego towaru
na liście zasobów należy wybrać Magazyn: MAG_DOD
Przesunięcie towaru pomiędzy magazynami
Aby przesunąć towar pomiędzy magazynami należy wystawić dokument PrzesunięciaMiędzymagazynowego (menu Handel/ Inne (Magazyn)/ Przesunięcia Międzymagazynowe):
dodajemy nowy dokument
jako magazyn źródłowy określamy MAGAZYN (magazyn główny)
jako magazyn docelowy określamy MAG_DOD (magazyn dodatkowy)
wpisujemy towar: CYKLAMEN 30 szt.
W wyniku zatwierdzenia dokumentu (na trwałe):
z MAGAZYNU zostaje zdjęte 30 szt. towaru (jest 20 szt.)
w MAG_DOD pojawia się 30 szt. towaru
ilość ogólna towaru (Magazyny: wszystkie) nie ulega zmianie (50 szt.)
Wystawienie dokumentu sprzedaży w Magazynie dodatkowym
Z poziomu listy Faktur Sprzedaży dodajemy nowy dokument:
kontrahent: TERRA (dane dotyczące płatności wypełniają się automatycznie)
magazyn: MAG_DOD (zmieniamy z proponowanego domyślnego MAGAZYNU)
na fakturze wpisujemy pozycje : 25 szt. towaru CYKLAMEN
zatwierdzamy dokument na trwałe (z zaznaczonym parametrem WZ)
Zajrzyjmy na listę zasobów (menu Magazyn: Zasoby):
na liście wszystkich zasobów (pole Magazyn: wyczyścić) widać 25 szt. towaru (ogólnie faktura zdjęła 25 szt.)
na liście zasobów w MAGAZYNIE (Magazyn: MAGAZYN) widać, że nadal jest 20 szt. (bez zmian)
na liście zasobów w MAG_DOD (Magazyn: MAG_DOD) widać, że jest tylko 5 szt. towaru (faktura zdjęła z tego magazynu 25 szt. towaru).
Magazyn – konwersja kilku dokumentów PZ do Faktury Zakupu
Cel ćwiczenia: wprowadzenie towaru do magazynu na podstawie kilku dokumentów PZ, a następnie utworzenie na ich podstawie jednej Faktury Zakupu.
Istnieje możliwość przekształcenia kilku dokumentów PZ do jednej FZ. Przyjęcia Zewnętrzne muszą: dotyczyć jednego Kontrahenta, być wyliczane wg tego samego algorytmu netto/ brutto, mieć taką samą kategorię, być wystawione w tej samej walucie.
Wprowadzamy pierwszy dokument PZ (menu Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne):
kontrahent: LAS (pozostałe informacje są uzupełniane na podstawie danych z karty kontrahenta)
numer obcy: WZ/555/2009
wprowadzamy towary:
TUJE_3L: 50 szt. w cenie 6.25 zł
RÓŻA_PN: 50 szt. w cenie 3.70 zł
wartość brutto dokumentu: 611.93 zł
Zatwierdzamy dokument PZ na trwałe. Parametr FZ dotyczący automatycznego tworzenia Faktury Zakupu nie powinien być zaznaczony (fakturę utworzymy później):
towar został wprowadzony do magazynu (jest dostępny do sprzedaży)
nie powstała płatność w Kasie/Banku
Wprowadzamy drugi dokument PZ (menu Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne):
kontrahent: LAS (pozostałe informacje są uzupełniane na podstawie danych z karty kontrahenta)
numer obcy: WZ/556/2013
wprowadzamy towar:
TUJE_3L: 70 szt. w cenie 6.25 zł
wartość brutto dokumentu 538.13 zł
Zatwierdzamy dokument PZ na trwałe. Parametr FZ dotyczący automatycznego tworzenia Faktury Zakupu nie powinien być zaznaczony (fakturę utworzymy później).
towar został wprowadzony do magazynu (jest dostępny do sprzedaży)
nie powstała płatność w Kasie/Banku
Konwertujemy dokumenty PZ do Faktury Zakupu:
Na liście dokumentów PZ zaznaczamy obydwa dokumenty.
Przycisk FZ pozwala na utworzenie Faktury Zakupu na podstawie zaznaczonych dokumentów PZ. O zakończeniu operacji program poinformuje komunikatem.
dokumenty PZ otrzymują status FZ, co oznacza, że zostały już przekonwertowane do Faktury Zakupu i ponowna konwersja nie będzie możliwa
Na liście Faktur Zakupu (menu Handel/ Faktury Zakupu) pojawił się nowy dokument:
informacje o kontrahencie zostały przepisane z dokumentów PZ
numer obcy: przepisany został numer z pierwszego dokumentu WZ, w pole należy jednak wpisać numer faktury otrzymanej od dostawcy (FA/500/2009)
forma płatności: PRZELEW z terminem 7 dni.
towary zostały przepisane z dokumentów PZ. Towar TUJE_3L został zagregowany do jednej pozycji 120 szt. (50 szt. z pierwszego PZ i 70 szt. z drugiego PZ)
wartość brutto Faktury Zakupu to 1 150.06 zł
Zatwierdzamy dokument na trwałe:
w Kasie/Banku powstaje planowana płatność w rejestrze PKO na kwotę faktury: 1 150.06 zł
w magazynie nie ma żadnych zmian. Towar został wcześniej wprowadzony do magazynu na podstawie dokumentów PZ.
Utworzone zasoby:
Zajrzyjmy jeszcze na kartę towaru TUJE_3L na zakładkę [Zasoby] (menu Handel/ Zasoby). Na liście zasobów widoczne są trzy pozycje:
100 szt. wprowadzone Bilansem Otwarcia
50 szt. wprowadzone pierwszym dokumentem PZ
70 szt. wprowadzone drugim dokumentem PZ
Jak widać pomimo, że na Fakturze Zakupu towar został skompresowany do jednej pozycji to każdy dokument PZ utworzył w magazynie własny zasób !!!
Faktury zaliczkowe
https://www.youtube.com/watch?v=Wf0cSt9uCIM
Cel ćwiczenia: zawarcie umowy z kontrahentem (Faktura Pro-Forma), wystawienie faktury zaliczkowej do pobranej zaliczki, wystawienie faktury finalnej.
Rejestrujemy umowę z klientem (Faktura Pro-Forma)
Otwieramy listę Faktur Pro-Forma (w menu Handel)
Dodajemy nowy dokument:
kontrahent: ADM
towary: ZIEMIA_5L (100 szt. w cenie 1.50 zł) oraz KORA_S80 (100 szt. w cenie 5.28 zł)
wartość brutto dokumentu: 833.94 zł
Zatwierdzamy dokument na trwałe.
Wystawiamy Fakturę zaliczkową
Na liście Faktur Pro-Forma wyświetlamy menu dostępne pod przyciskiem strzałki obok przycisku „Faktura sprzedaży” i wybieramy opcję Faktura zaliczkowa.
Wyświetlony zostaje formularz, na którym można uzupełnić informację o kwocie wpłacanej zaliczki.
Istnieje konieczność podania kwoty zaliczki wpłacanej dla poszczególnych pozycji z Faktury Pro-Forma. W kolumnie Zaliczka max. widoczna jest maksymalna kwota, jaka może być wpłacona do poszczególnych towarów.
w przypadku naszej faktury maksymalna kwota zaliczki, jaka może zostać wpłacona to wartość brutto poszczególnych towarów
jeśli do danej umowy (Faktury Pro-Forma) wcześniej były już wpłacane zaliczki (tworzone faktury zaliczkowe) to kwota widoczna w kolumnie Zaliczka max. jest pomniejszona o wcześniejsze wpłaty.
Kwota zaliczki deklarowanej dla poszczególnych towarów nie może przekroczyć kwoty widocznej w kolumnie Zaliczka max.
Załóżmy, że kontrahent wpłaca zaliczkę w wysokości 300 zł. Można ją wpisać na fakturę zaliczkową na dwa sposoby:
Wpisywać ręcznie kwoty do poszczególnych pozycji w polu Zaliczka tak, aby ich suma dała kwotę wpłacanej zaliczki.
Automatycznie rozbić kwotę zaliczki na poszczególne pozycje przy pomocy ikony pioruna.
Zaliczkę 300 zł rozbijamy automatycznie na pozycje z Faktury Pro Forma:
Wciskamy ikonę pioruna ;
Podajemy kwotę zaliczki 300 zł i zatwierdzamy;
Program proporcjonalnie rozbija podaną kwotę pomiędzy towary ZIEMIA_5L i KORA_S80;
Wartość faktury zaliczkowej: 300 zł.
Klient wpłaca zaliczkę bezpośrednio do kasy – forma płatności na fakturze zaliczkowej to gotówka.
Zatwierdzamy fakturę zaliczkową:
Potwierdzamy wpłatę gotówki do kasy;
Faktura zaliczkowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży, ze statusem ZL;
Faktura Pro Forma otrzymuje status ZL, co oznacza, że na jej podstawie została utworzona faktura zaliczkowa (numer Faktury zaliczkowej jest widoczny na zakładce [Dokumenty]).
Faktura Sprzedaży pomniejszona o zaliczkę
Po zrealizowaniu umowy należy wystawić Fakturę, przy czym jej wartość powinna być pomniejszona o wartość wpłaconej wcześniej zaliczki.
Na liście Faktur Pro-Forma zaznaczamy Fakturę Pro-Forma, do której została wpłacona zaliczka.
Z menu widocznego dostępnego pod przyciskiem strzałki obok przycisku „Faktura sprzedaży” wybieramy opcję Faktura Sprzedaży.
Faktura Sprzedaży jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży. Ma status PF, co oznacza, że została utworzona na podstawie Faktury Pro Forma:
na fakturze finalnej widoczne są wszystkie pozycje z Faktury Pro Forma;
pozycje podlegają edycji: można je korygować, usuwać, dodawać nowe.
Wartość faktury jest domyślnie pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki i wynosi 533.94 zł
w tabeli VAT (zakładka [Płatności]) widoczne są pozycje z kwotami ujemnymi – kwoty te odpowiadają wartości wystawionych wcześniej zaliczek;
na zakładce [Płatności] znajduje się również tabela Faktury zaliczkowe, w której można ustawić jakie kwoty, z których Faktur Zaliczkowych będą uwzględniane na Fakturze Finalnej. Domyślnie uwzględniane są pełne kwoty wszystkich Faktur Zaliczkowych powiązanych z Fakturą Pro Forma.
Ustalamy pozostałe dane:
kontrahent – jest przepisywany z Faktury Pro Forma;
forma płatności – przelew;
zaznaczamy parametr WZ – towar zostanie zdjęty z magazynu.
Zatwierdzamy Fakturę Sprzedaży:
towar zostaje zdjęty z magazynu;
w preliminarzu płatności odnotowana zostaje należność na kwotę 533.94 zł (wartość Faktury Sprzedaży).
Produkcja
Cel ćwiczenia: zapoznanie się z mechanizmem produkcji (kompletacji) w systemie Comarch ERP Optima – zdefiniowanie receptury, przyjęcie produktu na magazyn, rozchodowanie składników.
Założenie karty ewidencyjnej dla produktu
Z poziomu menu Handel/ Zasoby dodajemy nową kartę ewidencyjną:
kod: ZESTAW_ROŚLIN
nr katalogowy: ZE/0002
grupa: zestawy
typ: towar złożony
nazwa: Zestaw roślin (iglaki)
stawka VAT: 23%
kategoria: SPRZED.PRODUKCJI
jednostka podstawowa: sztuka
ceny zakupu i sprzedaży nie uzupełniamy. Pozostawiamy zaproponowany sposób wyliczania cen sprzedaży (pobrany z konfiguracji) po to, by w chwili wyprodukowania zestawu program wyliczył ceny sprzedaży w zależności od kosztu.
zatwierdzamy kartę ewidencyjną
Ustalenie receptury
Edytujemy ponownie kartę ewidencyjną towaru – zakładka [Receptury].
Dodajemy recepturę (przycisk Dodaj):
kod: RECEPTURA_1
dla ilości : 1 szt. (podawane będą składniki potrzebne do wyprodukowania jednej sztuki produktu)
dodajemy składniki (lista poniżej):
IGLAKI_CYPRYS 1 szt.
IGLAKI_JAŁOWIEC 2 szt.
Zatwierdzamy kartę ewidencyjną towaru
Produkcja
Otwieramy menu Handel/ Inne (Magazyn)/ Kompletacja – przyjęcia produktów
Dodajemy nowy dokument PWP
wpisujemy towar ZESTAW_ROŚLIN: 5 szt.
w górnej części okna widoczne są znaczniki: pobranie oraz rezerwacja, decydujące o tym, czy składniki mają być tylko zarezerwowane, czy od razu zdjęte z magazynu przed trwałym zapisaniem dokumentu PWP.
zapisujemy dokument na trwałe (odznaczony Bufor)
program wylicza koszt wyprodukowania składnika
Wyświetlana jest tabela z aktualnymi cenami sprzedaży. Ceny wyliczone są w oparciu o wyliczony koszt oraz wartość procentową marży podaną na karcie ewidencyjnej produktu. Zatwierdźmy ją.
Dokument PWP pojawia się na liście:
ma status RWS, co oznacza, że równocześnie powstał dokument rozchodu zdejmujący składniki z magazynu
Produkt zostaje wprowadzony do magazynu (widoczny jest w kolumnie Ilość oraz Ilość dostępna do sprzedaży)
Równocześnie na liście dokumentów rozchodu składników (menu Magazyn/ Kompletacja – Rozchody składników) pojawił się dokument RWS:
dokument nie jest edytowalny
na podstawie dokumentu zostały zdjęte składniki zgodnie z określoną recepturą: 5 szt. składnika IGLAKI_CYPRYS oraz 10 szt. składnika IGLAKI_JAŁOWIEC (5 x 2 szt.)
Magazyn - od zamówienia do Faktury Zakupu
Cel ćwiczenia: zakup towaru wg schematu zamówienie towaru → wprowadzenie towaru do magazynu → zarejestrowanie Faktury Zakupu.
Zamówienie towaru u dostawcy
Aby wprowadzić zamówienie u dostawcy z poziomu menu Handel wybieramy Zamówienia u dostawcy. Lista jest pusta. Nowe zamówienie tworzymy po wciśnięciu przycisku Dodaj.
Otwarty zostaje formularz zamówienia:
kontrahent: AL-KOMP
dokument liczony od netto
uzupełniamy towary (listę towarów można zawęzić do grupy SPRZĘT)
NOŻYCE_EL: 20 szt. w cenie 105 zł
PIŁA_ELEKTR: 20 szt. w cenie 185 zł
wartość zamówienia: 7 134.00 zł
Zatwierdzamy zamówienie na trwałe (nie do bufora)
Sprawdźmy, jakie konsekwencje zamówienia ma w magazynie (Magazyn/ Zasoby):
ilość towaru nie wzrasta (towar nie został wprowadzony do magazynu);
ilość pojawiła się w kolumnie Zamówienia.
Realizacja zamówienia – wprowadzenie towaru do magazynu
Zaznaczamy dokument ZD na liście ZD/1/2013.
Wciskamy przycisk PZ. Program przeprowadza konwersję Zamówienia do dokumentu Przyjęcia Zewnętrznego. Po zakończeniu konwersji wyświetlony zostanie formularz przyjęcia, na który przepisane zostały wszystkie informacje z zamówienia. Dokument jest edytowalny (można wprowadzać na nim zmiany).
W zależności od modyfikacji dokonanych na formularzu, po zatwierdzeniu przyjęcia zamówienie otrzyma status:
Zrealizowano – wszystkie pozycje z zamówienia zostały przeniesione na dokument PZ z niezmienioną ilością, nie ma możliwości dalszej realizacji zamówienia;
W realizacji – dokonano częściowej realizacji zamówienia poprzez modyfikację pozycji na dokumencie PZ, istnieje możliwość dalszej realizacji zamówienia lub jego zamknięcia;
Zamknięto – dokument Zamówienia został zamknięty, nie ma możliwości dalszej realizacji.
Na liście Przyjęć Zewnętrznych pojawia się nowy dokument PZ, który:
jest w buforze (na liście widoczny w kolorze zielonym);
ma status ZD, co oznacza, że powstał na podstawie zamówienia.
Zajrzyjmy do magazynu: towar pozostaje nadal jako zamówiony. Wprowadzenie do magazynu nastąpi dopiero po zatwierdzeniu dokumentu PZ na trwałe.
Na liście dokumentów PZ (Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne) widać dokument PZ, wyedytujmy go (przycisk lupki).
Uzupełniamy numer dokumentu obcego (otrzymanego od dostawcy): WZ 1234/2013;
Zatwierdzamy dokument PZ na trwałe (bez wprowadzania żadnych zmian). Parametr FZ powinien być odznaczony (Fakturę Zakupu utworzymy później).
Pojawia się tabela z aktualizacją cen sprzedaży. Ponieważ towar kupujemy w takiej samej cenie jaka jest zapisana na karcie towaru – ceny sprzedaży nie ulegają zmianie. Tabelę należy zatwierdzić.
Warto zwrócić uwagę, że na razie nie powstała jeszcze płatność w module Kasa/Bank.
Zajrzyjmy jeszcze raz na formularz dokumentu PZ – na zakładce [Dokumenty] widać listę dokumentów związanych bezpośrednio z naszym PZ: dokument zamówienia, na podstawie którego powstał oraz Faktura Zakupu utworzona na podstawie PZ.
Zajrzyjmy do magazynu (Handel/ Zasoby): nie ma już ilości zamówionej, natomiast towar został wprowadzony do magazynu. Ilość jest widoczna w kolumnie Ilość (w magazynie) oraz Ilość dostępna (do sprzedaży).
Utworzenie Faktury Zakupu
Ostatnim etapem jest utworzenie Faktury Zakupu, która będzie podstawą do powstania płatności w module Kasa/Bank:
Na liście dokumentów PZ zaznaczamy dokument, który wcześniej został utworzony w oparciu o ZD i wciskamy przycisk FZ. Program na podstawie dokumentu PZ tworzy Fakturę Zakupu.
Na liście Faktur Zakupu (menu Handel/ Faktury Zakupu) pojawił się nowy dokument:
faktura jest w buforze;
po jej wyedytowaniu widać, że zawiera takie same informacje jak dokument PZ;
możliwe do ustalenia są forma i termin płatności;
należy uzupełnić numer obcy (numer dokumentu otrzymanego od dostawcy): FA/1234/2013;
zatwierdzamy dokument FZ (na trwałe).
Pojawia się tabela z aktualizacją cen sprzedaży – należy ją zatwierdzić.
Zajrzyjmy jeszcze raz na formularz faktury na zakładkę [Dokumenty]: z poziomu Faktury Zakupu widać już tylko dokument PZ, na podstawie którego powstała.
W magazynie nie wprowadziło to żadnych zmian. Towar został już wcześniej wprowadzony do magazynu na podstawie dokumentu PZ.
W Kasie/Banku w Preliminarzu (rejestr PKO) pojawił się planowany rozchód na kwotę 7 134.00 zł. Kiedy płatność będzie realizowana, należy wprowadzić odpowiednie KW w raporcie bankowym i rozliczyć je z planowaną wypłatą w Preliminarzu.
Konfiguracja modułu Comarch ERP Optima Handel
Cel ćwiczenia: przygotowanie systemu do pracy z modułem Handel
Naliczanie kosztu własnego sprzedaży wg metody: FIFO.
Symulacja wartości zakupu: wg ostatniej ceny zakupu. Do czasu zdjęcia towaru z magazynu (np. utworzenia WZ do Faktury Sprzedaży) nie są znane informacje o koszcie rzeczywistym, więc program będzie go symulował na podstawie ostatniej ceny zakupu zapisanej na karcie towaru.
Otwieramy gałąź Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu. Ustawienia parametrów pozostawiamy bez zmian: dodawane dokumenty będą zawsze proponowane do zapisu w buforze (z możliwością późniejszej edycji lub usunięcia), a w przypadku Faktur Sprzedaży oraz Paragonów towar będzie rezerwowany (pomniejszenie ilości w magazynie nastąpi dopiero po utworzeniu dokumentu WZ)
Pozostałe parametry pozostawiamy bez zmian.
Zatwierdzamy ustawienia.
Zamykamy konfigurację.
Magazyn - konwersja kilku dokumentów WZ do Faktury Sprzedaży
Cel ćwiczenia: utworzenie Faktury Sprzedaży na podstawie kilku dokumentów WZ.
Istnieje możliwość przekształcenia kilku dokumentów WZ do jednej FA. Wydania Zewnętrzne muszą: dotyczyć jednego Kontrahenta, być wyliczane wg tego samego algorytmu netto/ brutto, mieć taką samą kategorię, być wystawione w tej samej walucie.
Lista dokumentów WZ jest dostępna z poziomu menu Handel/ Wydania Zewnętrzne. Na liście znajdują się już dokumenty WZ skojarzone z fakturami wystawionymi we wcześniejszych ćwiczeniach.
Wystawiamy pierwszy dokument WZ:
kontrahent: MARIZA
towary:
CYKLAMEN 20 szt. w cenie 7.20 zł
IGLAKI_JAŁOWIEC 10 szt. w cenie 3.36 zł
wartość brutto WZ 218.45 zł
zatwierdzamy dokument na trwałe (parametr FA, odpowiedzialny za automatyczne tworzenie faktury również powinien być odznaczony)
towar zostaje zdjęty z magazynu
w module Kasa/Bank nie powstaje żadna płatność
Wystawiamy drugi dokument WZ:
kontrahent: MARIZA
towary: CYKLAMEN 30 szt. w cenie 7.20 zł
wartość brutto WZ 265.68 zł
zatwierdzamy dokument na trwałe (parametr FA, odpowiedzialny za automatyczne tworzenie faktury również powinien być odznaczony)
towar zostaje zdjęty z magazynu
w module Kasa/Bank nie powstaje żadna płatność
Konwertujemy dokumenty WZ do Faktury Sprzedaży:
na liście zaznaczamy obydwa dokumenty WZ
wciskamy przycisk FS,który spowoduje przekonwertowanie zaznaczonych dokumentów WZ do jednej Faktury Sprzedaży.
Na monitorze pojawia się formularz utworzonej faktury. Należy pamiętać, że jest ona już zapisana do bufora:
większość informacji nie jest edytowalna (nie można zmienić np. informacji o kontrahencie czy towarach).
towary zostały przepisane z dokumentów WZ (towar CYKLAMEN, który występował na obu dokumentach w tej samej cenie został zagregowany do jednej pozycji).
zmienić można formę płatności i termin (proponowana jest forma przelew z terminem 10 dni, przypisana na karcie kontrahenta). Również z poziomu zakładki [Płatności] można rozbić płatność na kilka części.
zapisujemy fakturę na trwałe (nie do bufora).
parametr WZ nie jest aktywny – świadczy to, że faktura powstała na podstawie wystawionych wcześniej dokumentów WZ (więc nie można utworzyć wydania po drugi raz).
w module Kasa/Bank powstaje płatność związana z fakturą (w tym wypadku jest to planowana wpłata w preliminarzu w rejestrze PKO).
w magazynie nie nastąpiły żadne zmiany – towar został wcześniej wydany na podstawie dokumentów WZ.
dokumenty WZ na liście otrzymują status FA, co oznacza, że zostały skojarzone z Fakturą Sprzedaży.
Handel - od rezerwacji do wydania towaru
Cel ćwiczenia: sprzedaż towaru wg schematu rezerwacja towaru przez odbiorcę → wystawienie Faktury Sprzedaży → wydanie towaru z magazynu
Kontrahent rezerwuje towar:
Z poziomu menu Handel/ Rezerwacje Odbiorcy otwieramy listę rezerwacji (jest pusta). Dodajemy nową rezerwację.
Na nowym formularzu uzupełniamy informacje:
kontrahent: GALERIA
towar: CYKLAMEN 30 szt. w cenie 7.28 zł (cena hurtowa 3 pomniejszona o 3% upustu standardowego)
Zatwierdzamy rezerwację (na trwałe)
W Kasie/Banku na razie nie jest jeszcze widoczna żadna płatność.
Zwróćmy teraz uwagę, jakie ma to konsekwencje w magazynie (menu Handel/ Zasoby):
przed wystawieniem rezerwacji w magazynie było 130 szt. towaru. Była to również ilość towaru dostępna do sprzedaży;
po zatwierdzeniu rezerwacji ilość w magazynie to nadal 130 szt., ale pojawiła się ilość zarezerwowana 30 szt., a ilośćdostępna do sprzedaży wynosi już tylko 100 szt. (130 – 30 = 100).
Kontrahent kupuje towar (rezerwację przekształcamy do Faktury Sprzedaży):
Na liście rezerwacji zaznaczamy dokument RO/1/2013.
Wciskamy przycisk FS. Program przeprowadza konwersję rezerwacji do dokumentu Faktury Sprzedaży. Po zakończeniu konwersji wyświetlony zostanie formularz faktury, na który przepisane zostały wszystkie informacje z rezerwacji. Dodatkowo z karty kontrahenta pobrana została informacja o formie i terminie płatności (przelew z terminem 10 dni). Faktura jest edytowalna (można wprowadzać na niej zmiany).
W zależności od modyfikacji dokonanych na formularzu, po zatwierdzeniu faktury rezerwacja otrzyma status:
Zrealizowano – wszystkie pozycje z rezerwacji zostały przeniesione na fakturę z niezmienioną ilością, nie ma możliwości dalszej realizacji rezerwacji,
W realizacji – dokonano częściowej realizacji rezerwacji poprzez modyfikację pozycji na fakturze, istnieje możliwość dalszej realizacji rezerwacji lub jej zamknięcia,
Zamknięto – dokument rezerwacji został zamknięty, nie ma możliwości dalszej realizacji rezerwacji.
Na liście faktur pojawia się nowa Faktura Sprzedaży.
faktura jest w buforze (na liście widoczna w kolorze zielonym)
faktura ma status RO, co oznacza, że powstała na podstawie rezerwacji.
Towar nadal nie został zdjęty z magazynu, jest zarezerwowany
Zatwierdzamy fakturę na trwałe, z odznaczonym parametrem WZ – program nie tworzy automatycznie dokumentu WZ, czyli towar nie zostaje jeszcze wydany z magazynu:
towar nadal nie został zdjęty z magazynu (jest zarezerwowany)
w Preliminarzu płatności, w rejestrze PKO, pojawiła się już planowana płatność na kwotę 268.63 zł
Kontrahent pobiera towar z magazynu (tworzymy dokument WZ):
Na liście faktur zaznaczamy dokument, który przed chwilą powstał na podstawie RO.
Wciskamy przycisk WZ.Na podstawie danych z faktury tworzony jest dokument WZ. Po zakończeniu konwersji informuje o tym odpowiednim komunikatem.
Faktura otrzymuje na liście status WZ, co oznacza, że ten dokument został już przekonwertowany i ponowna konwersja nie będzie możliwa.
Na liście dokumentów WZ (menu Handel/ Wydania Zewnętrzne) pojawia się nowy dokument WZ.
WZ jest w zatwierdzony na stałe (nie można w nim wprowadzać zmian)
WZ ma status FA, co oznacza, że jest już skojarzony z Fakturą Sprzedaży
Na formularz WZ przepisane zostały wszystkie informacje z Faktury Sprzedaży.
W magazynie towar został zdjęty z magazynu – zarówno ilość w magazynie jak i ilośćdostępna do sprzedaży wynosi 100 szt. Znikła rezerwacja.
Dokument WZ nie jest widoczny w module Kasa/Bank (płatność powstała wcześniej na podstawie Faktury Sprzedaży).
Kontrahent wpłaca zaliczkę, pobiera towar z magazynu w dwóch ratach:
Na liście rezerwacji tworzymy dokument RO/2/2013. Na formularzu uzupełniamy informacje:
Kontrahent: TWÓJ OGRÓD
Towar: Jabłonie, 20 szt.
Zatwierdzamy na trwałe dokument RO.
Wciskamy przycisk FPF.Program przeprowadza konwersję Rezerwacji Odbiorcy do dokumentu Faktury Pro Forma. Po zakończeniu konwersji wyświetlony zostanie formularz FPF, na który przepisane zostaną wszystkie informacje z RO. Dokument FPF jest edytowalny wyłącznie pod względem daty wystawienia, numeru, terminu, cen i rabatów – nie można zmienić listy pozycji, ich ilości i Kontrahenta. FPF otrzymała status RO.
Do FPF wystawiamy Fakturę Zaliczkową. Schemat wystawiania Faktury Zaliczkowej został opisany w artykuleFaktury zaliczkowe.
Klient pobiera pierwszą partię towaru z magazynu – 12 szt. towaru JABŁONIE. Na liście FPF zaznaczamy dokument FPF/2/2013. Wciskamy przycisk WZ. Program przeprowadza konwersję FPF do dokumentu Wydania Zewnętrznego. Na WZ w polu Ilość dla towaru JABŁONIE wpisujemy 12 szt. Po zapisie WZ – 12 szt. towaru JABŁONIE zostało zdjętych z magazynu. Dokument FPF/2/2013 otrzymał status WZ, natomiast RO/2/2013 otrzymało status W realizacji.
Następnie dla Klienta generujemy Fakturę Sprzedaży na towar, który został przez niego pobrany dokumentem WZ. Na liście FPF zaznaczamy FPF/2/2013. Wciskamy przycisk FS. Na FA program automatycznie podpowie 12 szt. towaru JABŁONIE. Na zakładce [Płatności] dokumentu FA widoczna jest wpłacona wcześniej przez Klienta zaliczka. W tabeli związanej z zaliczką zostawiamy opcję „Użyj – TAK” oraz maksymalną kwotę pochodzącą z zaliczki. Wartość częściowej Faktury Sprzedaży została pomniejszona o wprowadzoną wcześniej zaliczkę (szczegółowy schemat wystawiania Faktury Sprzedaży do FPF opisany jest w artykule Faktury zaliczkowe). Dokument FA jest powiązany z wystawionym wcześniej dokumentem WZ.
Po upływie 14 dni Klient odbiera pozostałą część towaru – 8 szt. towaru JABŁONIE. Należy wygenerować dokumenty WZ oraz FA analogicznie jak w punktach 4, 5. Po wykonaniu tej operacji RO otrzyma status Zrealizowane (wszystkie pozycje z rezerwacji zostaną przeniesione na Faktury Sprzedaży – nie będzie możliwości dalszej realizacji rezerwacji).
Zapisy kasowe/bankowe
Cel ćwiczenia: wprowadzenie zapisu kasowego do raportu.
Wprowadzamy pierwsze zapisy do raportu. W tym celu otwieramy menu wybieramy Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe. Następnie wybieramy rejestr: BPH i raport RKB/000001/2010/BPH. Pojawia się lista zapisów z wskazanego raportu. W naszym przypadku jest pusta. Przycisk z plusem pozwala dodać pierwszy zapis.
Załóżmy, że otrzymaliśmy wyciąg bankowy, na którym potwierdzone są dwie operacje: przelew na nasze konto od kontrahenta ALOZA na kwotę 3450 zł oraz przelew z naszego konta dla kontrahenta ELEKTROWNIA na kwotę 1300 zł.
Przelew na nasze konto. Wypełniamy kolejne pola:
Dokument: KP (bo tak mamy zdefiniowane operacje przychodu)
Data: bieżąca
Kwota: 3450
Operacja: przelew na konto
Kontrahent: ALOZA (można wpisać z klawiatury)
Bank: automatycznie wypełnia się bank i numer rachunku kontrahenta
Kategoria: program proponuje kategorię związaną z kontrahentem.
Status: pozostawiamy Nie rozliczono (Rozliczenie nastąpi dopiero wówczas, gdy skojarzymy wprowadzany przychód z transakcją z kontrahentem. Np. z Fakturą Sprzedaży dla ALOZA).
zatwierdzamy formularz
Przelew z naszego konta. Wypełniamy kolejne pola:
Dokument: KW (bo tak mamy zdefiniowane operacje rozchodu)
Data: bieżąca
Kwota: 1300
Operacja: przelew z konta
Kontrahent: ELEKTROWNIA (można wpisać z klawiatury)
Bank: automatycznie wypełnia się bank i numer rachunku kontrahenta
Kategoria: program proponuje kategorię związaną z kontrahentem.
Status: pozostawiamy Nie rozliczono (Rozliczenie nastąpi dopiero wówczas, gdy skojarzymy wprowadzany przychód z transakcją – np. z Fakturą Zakupu od ELEKTROWNIA).
zatwierdzamy formularz
Konfiguracja bazy danych
Cel ćwiczenia: skonfigurowanie bazy danych przy wykorzystaniu Kreatora widocznego przy pierwszym uruchomieniu programu.
Konfigurowana będzie Sprzedaż (pozostałe opcje odznaczamy).
Dane firmy :
Nazwa: Przedsiębiorstwo Handlowe NOVA;
NIP: 677-202-14-71;
REGON: 350058706;
Adres: ul. Zaczarowane Koło 89, 31-589 Kraków;
Przedstawiciel: Aleksander Olsza.
Kasa/Bank:
bank: PKO I O./KRAKÓW;
numer rachunku: 11-10202892-3174938596430953;
na podstawie tych informacji program:
dopisuje bank PKO do listy;
zakłada rejestr bankowy;
formę płatności przelew wiąże z założonym rejestrem.
Sprzedaż:
metoda rozliczenia: FIFO;
Faktury walutowe: zaznaczone;
Intrastat: zaznaczone;
Opakowania: zaznaczone.
(w materiałach są przygotowane ćwiczenia obejmujące tematykę dokumentów walutowych, deklaracji Intrastat oraz opakowań zwrotnych)
Zatwierdzamy wprowadzone informacje.
Planowane płatności - zdarzenie w preliminarzu płatności
Cel ćwiczenia: zarejestrowanie planowanej płatności w preliminarzu płatności.
Otwieramy Preliminarz płatności (menu Kasa/Bank). Dodanie nowego zdarzenia jest możliwe jedynie po wybraniu określonego rejestru (w dole okna w polu Rejestr wybieramy BPH)
Dodajemy nowe zdarzenie:
dokument: KP
forma: przelew_BPH
kwota: 3450
stan: do realizacji
kontrahent: ALOZA (dane bankowe oraz kategoria wypełniane są automatycznie na podstawie danych z karty kontrahenta)
Zatwierdzamy zdarzenie, które staje się planowaną wpłatą.
Faktura Zakupu - edytowalna tabela VAT
Cel ćwiczenia: edycja tabeli VAT na dokumentach zakupu
Wprowadzamy Fakturę Zakupu zgodnie z podanymi informacjami:
numer obcy: 333/2013
kontrahent: MARKUS
forma płatności: PRZELEW
faktura liczona od: netto
towary: PIŁA_SPALINOWA 2 szt. w cenie 800 zł
Program wylicza wartość faktur: netto 1600.00 zł, VAT 368.00 zł, brutto 1968.00 zł.
Załóżmy jednak, że na fakturze, którą otrzymaliśmy od dostawcy wyliczona wartość VAT to 01 zł, a wartość brutto to 1968.01 zł.
Do programu powinniśmy wprowadzić Fakturę Zakupu zgodnie z dokumentem otrzymanym od dostawcy:
tabela VAT znajduje się na zakładce [Płatności];
w tabeli znajdują się wyliczone przez program wartości;
kwota netto nie jest edytowalna (faktura była wystawiana w cenach netto i na tej podstawie została wyliczona wartość netto). Edytowalne są kwoty VAT i brutto;
edytujemy pozycję dotyczącą stawki 23% i w pole VAT wpisujemy wartość 368.01;
program automatycznie wylicza kwotę brutto 1968.01.
Zatwierdzamy fakturę (z dokumentem PZ).
W Kasie/Banku powstała planowana płatność na kwotę 1968.01 (uwzględnia zmiany w tabeli VAT)
Zaksięgujmy fakturę do Rejestru VAT (rejestr ZAKUP). Zaksięgowane wartości uwzględniają zmiany wprowadzone w tabeli VAT.
Atrybut zależny od kontrahenta
Załóżmy, że na Fakturach Sprzedaży muszą być umieszczone dodatkowo kody towarowe, jakie obowiązują u nabywcy towaru. Równocześnie w firmie nie jest prowadzona żadna analiza danych wg „obcych” kodów towarów. W związku z tym wystarczy, by taki kod był przez program umieszczany w polu opisowym pozycji.
Zakładamy atrybut dla towaru (z poziomu menu Ogólne/ Atrybuty):
Kod i nazwa: KOD KONTRAHENTA
format: tekst
zależny od kontrahenta: tak
dokleić do opisu elementu: tak
przenosić na transakcję: nie (atrybut nie będzie wykorzystywany podczas analizy danych, więc wystarczy, by był drukowany jako opis towaru)
Przypisujemy atrybut na kartę towaru (zakładka [Atrybuty]):
towar: IGLAKI_CYPRYS
dodajemy atrybut KOD KONTRAHENTA
wybieramy poszczególnych kontrahentów i przypisujemy kody, które u nich obowiązują:
podmiot: LAS, wartość: IGL123
podmiot: MARKUS, wartość: IG/555
dodatkowo zaznaczamy opcję: kod atrybutu przed wartością (dzięki temu na opis będzie kopiowany tekst: KOD KONTRAHENTA, a dopiero potem wartość)
Podczas wystawiania dokumentów dla kontrahenta LAS program będzie w pole opis kopiował wartość IGL123, a dla kontrahenta MARKUS: wartość IG/555.
Wprowadzenie listy banków
Cel ćwiczenia: wprowadzenie informacji o bankach do programu
Otwieramy menu Ogólne/ Inne/ Banki.
Dodajemy nowy formularz. Uzupełniamy dane (zakładka [Ogólne]):
akronim: BPH I O./KRAKÓW
Numer Rozliczeniowy Banku: 10601376
nazwa: BPH I O. w Krakowie
adres: ul. Józefińska 18, 30-955 Kraków
Uzupełniamy format elektronicznej wymiany danych z bankiem (zakładka [Dodatkowe]): Eliksir-0 BPH
Zatwierdzamy formularz. Bank pojawił się na liście.
Import danych o bankach z bazy DEMO:
Otwieramy menu Narzędzia/Importy/Z innej bazy danych.
Uzupełniamy informacje niezbędne dla przeprowadzenia importu:
nazwa firmy: DEMO
importowana lista: zaznaczamy BANKI
Wciśnięcie przycisku pioruna spowoduje zaimportowanie listy banków do bazy NOVA
Po zakończeniu importu pojawia się okno z informacją, ile pozycji zostało dopisanych do bazy danych. Należy je zamknąć. (Jeżeli okno automatycznie się zamknie tzn., że w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na karcie Operatora na zakładce [Ogólne] zaznaczone jest przy Logowaniu operacji seryjnych: Podsumowanie automatyczne (brak błędów lub ostrzeżeń podczas importu spowoduje automatyczne zamknięcie okna) żeby okno nie zamykało się należy zaznaczyć Podsumowanie zawsze).
Sprzedaż towaru z towarzyszącymi opakowaniami zwrotnymi
program wylicza opakowania: 50 butelek i 2 skrzynki
załóżmy, że kontrahent rezygnuje ze skrzynek i 20 butelek przynosi „na wymianę”:
w pozycji BUTELKA zmieniamy ilość na 30 szt. (różnica pomiędzy wydawanymi a przyjętymi)
pozycję SKRZYNKA usuwamy
wartość opakowań wydanych kontrahentowi to 23.10
Kontrahent nie płaci kaucji za pobrane opakowania:
parametr Płatności pozostaje niezaznaczony
ustalamy termin zwrotu opakowań za 5 dni.
Zatwierdzamy FA z zaznaczonym parametrem WZ. Tworzone są dwa odrębne dokumenty:
WZ na towar NAWÓZ
WKA na opakowania kaucjonowane
W Preliminarzu powstaje tylko jedna płatność związaną z FA na kwotę 615.00 PLN
Powiązanie towaru ze schematem opakowań
Aby program w chwili sprzedaży towaru automatycznie naliczał towarzyszące opakowania zwrotne należy powiązać towar handlowy ze schematem. Jeden schemat może być wykorzystany dla wielu towarów handlowych.
Dodajemy towar handlowy skojarzony z opakowaniami kaucjonowanymi:
kod: NAWÓZ
nazwa: Nawóz w butelkach
stawka VAT zakupu/ sprzedaży: 23%
podstawowa: szt.
cena zakupu: 8.00 PLN
ceny sprzedaży odpowiednio: 8.80 PLN, 9.60 PLN, 10.00 PLN i cena detaliczna: 12.79 PLN
Przypisujemy do towaru schemat opakowań kaucjonowanych:
wciskamy przycisk Schemat opakowań
z listy wybieramy schemat SO1
zatwierdzamy kartę
Współpraca z księgowością – księgowanie do rejestrów VAT
Cel ćwiczenia: przeniesienie wystawionych dokumentów sprzedaży do Rejestrów VAT
Otwieramy menu Handel/ Faktury.
Księgujemy faktury:
faktury, które mają zostać przeniesione do rejestru VAT zaznaczmy na liście. Zaznaczmy wszystkie faktury.
wciskamy przycisk VAT.
księgowanie faktur do rejestru VAT – wybieramy rejestr SPRZEDAŻ.
wciśnięcie ikony pioruna rozpoczyna księgowanie.
po zakończeniu księgowania wyświetlane jest okno z informacją, które faktury zostały przeniesione – należy je zamknąć.
Faktury na liście otrzymują status V (przeniesione do rejestru VAT). Ponowne przeniesienie nie będzie możliwe.
Otwieramy menu Rejestry VAT: Rejestry VAT. Wybieramy:
zakładka pionową [Rejestry sprzedaży]
rejestr: SPRZEDAŻ
miesiąc: bieżący
na liście pojawiają się wszystkie zaksięgowane faktury
Wyedytujmy fakturę dla kontrahenta TERRA, gdzie pozycje posiadały różne kategorie:
IGLAKI_CYPRYS maja kategorię SPRZED.TOWARÓW
PROJ_ZIELENI ma kategorię SPRZED.USŁUG
Na zapisie w rejestrze VAT widać, że chociaż sprzedaż dotyczyła jednej stawki VAT (23%) to została dodatkowo rozbita na kategorie::
w kategorii SPRZED.TOWARÓW: 240 zł (wartość netto IGALKI_CYPRYS)
w kategorii SPRZED.USŁUG: 250 zł (wartość netto PROJ_ZIELENI)
Wprowadzanie opakowań kaucjonowanych
Cel ćwiczenia: wprowadzenie informacji o opakowaniach kaucjonowanych w programie
Uwaga
Aby w programie dostępne były opcje związane z obsługą opakowań zwrotnych należy w Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje zaznaczyć parametr Obsługa opakowań kaucjonowanych.
Zakładamy kartę (Ogólne/ Cennik/ Karta towaru) dla opakowania Butelka:
kod: butelka
nazwa: butelka zwrotna
stawka VAT zakupu/ sprzedaży: 23%
opakowanie/kaucja: parametr zaznaczony
jednostka podstawowa: szt.
ceny zakupu i sprzedaży: netto: 0.50 PLN, brutto: 0.62 PLN
zatwierdzamy kartę
Zakładamy kartę ewidencyjną dla opakowania Skrzynka
kod: skrzynka20
nazwa: skrzynka zwrotna (20 butelek)
stawka VAT zakupu/ sprzedaży: 23%
opakowanie/ kaucja: parametr zaznaczony
jednostka podstawowa: szt.
ceny zakupu i sprzedaży: netto: 10.00 PLN, brutto: 12.30 PLN
zatwierdzamy kartę
Ustalenie warunków sprzedaży dla kontrahenta
Cel ćwiczenia: ustalenie warunków sprzedaży dla kontrahenta zarejestrowanego w systemie
Otwieramy Ogólne/ Kontrahenci. Na liście widoczni są wszyscy kontrahenci wprowadzeni do bazy.
Edytujemy kartę wprowadzonego wcześniej kontrahenta GALERIA (jeśli nie ma takiego na liście należy go dopisać zgodnie z ćwiczeniem 6.3).
Na zakładce [Handlowe] ustalamy warunki sprzedaży:
status: podmiot gospodarczy, odbiorca krajowy
domyślna: hurtowa 3 (przy każdej sprzedaży proponowana będzie dla klienta cena 3 – dla której domyślna marża wynosi 30%)
rabat standardowy: 3% (od ceny hurtowej 3 klient przy każdej sprzedaży otrzyma rabat 3%)
Zatwierdzamy kartę.
Atrybut kopiowany na transakcję
W programie istnieje również możliwość przenoszenia atrybutów i wartości nie tylko w pole opisowe towaru, ale na oddzielną zakładkę. Atrybuty takie są zapisywane w odrębnej tabeli i dzięki temu można je potem wykorzystać podczas analizowania danych.
Załóżmy, że RÓŻA_PN jest dostępna w kilku kolorach. Interesuje nas, jaki kolor jest najbardziej „popularny” wśród jego odbiorców. W związku z tym na wszystkich transakcjach oprócz kodu i nazwy róż powinna być umieszczona informacja o kolorze kwiatu. Ponieważ informacja ta będzie podstawą późniejszej analizy – najlepiej, by atrybut był przepisywany na odrębną zakładkę, by potem ułatwić filtrowanie danych.
Zakładamy atrybut dla towaru (z poziomu menu Ogólne/ Atrybuty):
Kod i nazwa: KOLOR KWIATU
format: lista (wcześniej zdefiniowana jest lista występujących kolorów, a operator wybiera tylko potrzebną wartość na dokumencie)
zależny od kontrahenta: nie
dokleić do opisu elementu: nie
przenosić na transakcję: tak (atrybut będzie wykorzystywany podczas analizy danych)
drukować na dokumencie: nie (atrybut służy do analizy wewnętrznej firmy i nie ma potrzeby, by kolor kwiatu był dodatkowo drukowany na dokumentach)
Na zakładce [Pozycje listy] wpisujemy dostępne kolory kwiatów:
biały, różowy, czerwony,
Przypisujemy atrybut na kartę towaru RÓŻA_PN (Ogólne/ Cennik/ Karta towaru Zakładka [Atrybuty]):
atrybut: KOLOR KWIATU, wartość: niewypełniona
W trakcie wystawiania dokumentu po wpisaniu towaru na dokument na zakładkę [Atrybuty] jest automatycznie dopisywany atrybut KOLOR KWIATU, gdzie operator może wybrać wartość z rozwijanej listy.
Nieokreślona wartość dostawy
Cel ćwiczenia: wprowadzenie towaru dokumentem PZ na magazyn nie znając ostatecznej ceny sprzedaży określonej przez Dostawcę. Następnie przekształcenie do dokumentu FZ po cenie z otrzymanej Faktury Sprzedaży.
kontrahent: ADM (pozostałe informacje są uzupełniane na podstawie danych z karty kontrahenta)
numer obcy: WZ/777/2013
wprowadzamy towary:
JABŁONIE: 1 szt. w cenie 20 zł
KORA_S80: 1 szt. w cenie 10 zł
wartość brutto dokumentu: 36,90 zł
Zatwierdzamy dokument PZ na trwałe. Parametr FZ dotyczący automatycznego tworzenia Faktury Zakupu nie powinien być zaznaczony (fakturę utworzymy później):
towar został wprowadzony do magazynu (jest dostępny do sprzedaży), nie powstała płatność w Kasie/Banku
Po tygodniu otrzymujemy Fakturę Sprzedaży od Dostawcy. Ceny różnią się od cen wprowadzonych na dokumencie PZ.
Z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry zaznaczamy Pozwalaj na edycje cen/kursu na FZ powstałym z PZ. Następnie przechodzimy na listę dokumentów PZ, zaznaczamy stworzony dokument i przekształcamy do Faktury Zakupu.
Na formularzu FZ zmieniamy odpowiednio ceny towarów:
JABŁONIE: 1 szt. w cenie 5 zł
KORA_S80: 1 szt. w cenie 12 zł
Przy zapisie FZ na stałe na liście Przyjęć Zewnętrznych tworzona jest korekta wartości do stworzonego dokumentu PZ o wartości -15,99 zł.
Rozliczenie zapisu z planowaną płatnością
Cel ćwiczenia: poznanie mechanizmu rozliczania zapisów kasowych/ bankowych ze zdarzeniami w Preliminarzu płatności.
Rozliczamy planowaną wpłatę od kontrahenta ALOZA z wprowadzonym zapisem kasowym potwierdzającym taką wpłatę:
otwieramy Preliminarz płatności dla rejestru BPH;
otwieramy formularz zdarzenia na zakładce [Rozliczenia];
przyciskiem plusa dodajemy rozliczenie. Otwierana jest lista nierozliczonych zapisów kasowych/ bankowych dla kontrahenta ALOZA;
wybieramy zapis na kwotę 3450 zł i akceptujemy wybór klawiszem „Wybierz” .
Na liście pojawia się rozliczenie. Ponieważ kwota na zdarzeniu i zapisie były identyczne – obydwa dokumenty zostają rozliczone całkowicie.
Zatwierdzamy zdarzenie. Zdarzenie znika z listy dokumentów nierozliczonych, a pojawia się na liście po zaznaczeniu opcji Rozliczone całkowicie.
Na liście zapisów kasowych/bankowych zapis otrzymuje status R (rozliczony całkowicie).
Zakup towaru z towarzyszącymi opakowaniami zwrotnymi
Cel ćwiczenia: Wprowadzenie do magazynu towaru handlowego wraz z opakowaniami kaucjonowanymi.
Wystawiamy Fakturę Zakupu:
kontrahent: LAS
forma płatności: przelew
towar: nawóz 500 szt. w cenie 8.00 PLN
wartość brutto towarów handlowych: 4 920.00 PLN
Ustalamy ilość opakowań zwrotnych towarzyszących transakcji:
przechodzimy na zakładkę [Kaucje]
wciskamy ikonę pioruna
program wylicza opakowania:
butelki: 500 szt (dla każdego nawozu naliczana jest jedna butelka)
skrzynki: 25 szt. (skrzynka jest naliczana dla każdych zakupionych 20 nawozów)
Załóżmy, dostawca pobiera kaucję (opłatę) za wydane opakowania zwrotne.
zaznaczamy parametr Płatności
w tabeli płatności pojawia się kwota 617.50 PLN do zapłaty za opakowania płatna przelewem
Zatwierdzamy FZ (bez zaznaczonego parametru PZ):
w magazynie zarówno ilość towaru jak i opakowań jest widoczna w kolumnie Zamówienia
w Preliminarzu płatności powstają dwie odrębne płatności:
na 4 920 PLN – związane z zakupem towaru
na 617.50 PLN – związane z opłatą kaucyjną
Wprowadzamy towar i opakowania do magazynu:
na liście Faktur Zakupu ustawiamy kursor na wystawionym FZ
wciskamy przycisk PZ/K
program tworzy dwa odrębne dokumenty:
PZ wprowadzający towar
PKA wprowadzający opakowania zwrotne
Zwrot opakowań kaucjonowanych przez kontrahenta
Cel: skorygowanie ilości opakowań zwrotnych pobranych przez kontrahenta (kontrahent zwraca część opakowań)
Otwieramy listę dokumentów WKA (menu Handel/ Inne (Magazyn)/ Wydanie kaucji)
Ustawiamy kursor na dokumencie WKA/1/2013
Wciskamy przycisk
program proponuje zwrot całkowity opakowań związanych z wystawioną FA
kontrahent zwraca jedynie 50 butelek, w związku z czym modyfikujemy zwracaną ilość:
BUTELKA: – 50 szt.
SKRZYNKA: usuwamy
ponieważ na FA naliczona była kaucja za opakowania – na zakładce [Płatności] program automatycznie wylicza kwotę kaucji do zwrotu: – 31.30 PLN
Zatwierdzamy dokument na trwałe:
opakowania zostają wprowadzone do magazynu
w Preliminarzu płatności po stronie rozchodu widoczna jest płatność na kwotę 31.00 PLN
płatność związaną z dokumentem WKA i korektą do WKA można skompensować.
Fakturowanie opakowań niezwróconych w terminie
Cel: wystawienie Faktury Sprzedaży na opakowania, które nie zostały zwrócone w terminie
Zmieniamy datę w programie na +6 dni, tak, by termin zwrotu opakowań minął (menu Narzędzia/ Data bieżąca).
Na liście dokumentów WKA zaznaczamy parametr Pierwotne niezafakturowane i Pierwotne niezwrócone w terminie:
program filtruje dokumenty WKA, dla których termin zwrotu już minął i nie zostały jeszcze zafakturowane
zaznaczamy dokumenty WKA/1/2013 i WKA/2/2013
Tworzymy FA na podstawie dokumentów WKA:
wciskamy przycisk FS,
program tworzy FA, gdzie jako pozycje uwzględnione są opakowania:
BUTELKA: 80 szt. (100 szt. z WKA1 + 30 szt. z WKA2 – 50 szt. z WKAKOR)
SKRZYNKA: 5 szt. z WKA1
Płatności do FA:
w polu Kwota do zapłaty widoczna jest kwota 18.78 PLN, związana z dokumentem WKA/2/2013, na którym nie była naliczana kaucja (opłata)
w Preliminarzu powstaje płatność na kwotę 18.78 PLN, związana z FA
płatność na pozostałe opakowania jest nadal widoczna w Preliminarzu jako odrębna pozycja związana z dokumentem WKA/1/2013
na zakładce [Płatności] w polu Suma płatności dok. kaucyjnych widoczna jest kwota-różnica pomiędzy wartością WKA/1/2013 i późniejszego dokumentu korygującego
Tworzenie schematów opakowań kaucjonowanych
Cel ćwiczenia: utworzenie schematu, na podstawie którego program będzie wyliczał ilość opakowań kaucjonowanych towarzyszących transakcji Ogólne/ Inne/ Schematy opakowań
Otwieramy listę schematów w menu
Dodajemy nowy schemat (przycisk Dodaj):
kod: SO1
nazwa: schemat opakowań 1
Dodajemy pozycje do schematu:
przy sprzedaży jednej sztuki towaru handlowego wydawana jest automatycznie 1 butelka; na schemacie dodajemy pozycję: butelka, dla ilości towaru: 1
przy sprzedaży 20 sztuk towaru handlowego dodatkowo wydawana jest skrzynka; na schemacie dodajemy drugą pozycję: skrzynka, dla ilości towaru: 20
zatwierdzamy wpisany schemat
Wielowalutowość
Obrót z krajami spoza Unii Europejskiej
Faktura importowa (od dostawcy) jest rejestrowana z poziomu listy faktur zgodnie z opisanymi wcześniej zasadami. Powinna być wystawiona w walucie obcej. Dodatkowo, po to by dokument był potem prawidłowo rozpoznawany w systemie, kontrahent, którego dotyczy, powinien mieć podany status pozaunijny.
Wszystkie koszty dodatkowe oraz podatek VAT jest naliczany na podstawie dokumentu Korekta Graniczna (FZKG). Dokument FZKG powinien być wprowadzony na podstawie otrzymanego dokumentu SAD.
Korekta Graniczna do FZ (FZKG)
Aby zaewidencjonować dodatkowe kwoty związane z zakupem towaru, takie jak: cło, podatek akcyzowy, podatek VAT czy koszt transportu czy inne koszty związane z zakupem towaru, do Faktury Zakupu należy wystawić Korektę Graniczną.
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.
Aby wystawić Korektę Graniczną należy na liście zaznaczyć kursorem Fakturę Zakupu, której będzie dotyczyć, a następnie z menu wyświetlonego po wciśnięciu strzałki przy ikonie wybrać opcję korekta graniczna/cło:
Na wyświetlonym formularzu Korekty Granicznej należy uzupełnić wszystkie informacje zgodnie z otrzymanym dokumentem SAD.
Na dokumencie FZKG edytowalne jest (w przeciwieństwie do innych korekt) pole Kontrahent. Pole to na nowym dokumencie FZKG jest puste, program nie pozwoli jednak zatwierdzić dokumentu przed jego uzupełnieniem.
Algorytm wyliczania (netto/ brutto) jest zawsze zgodny z algorytmem zastosowanym na Fakturze Zakupu i nie podlega edycji.
Waluta na FZKG to zawsze PLN i nie ma możliwości zmiany (cło i podatek zawsze jest płacony w złotówkach).
Naliczanie kwot celnych na korekcie granicznej
Na FZKG pojawią się wszystkie pozycje z Faktury Zakupu od dostawcy. Na formularzu widoczna jest cena towaru po przeliczeniu na PLN po kursie obowiązującym na Fakturze Zakupu, a w polu Korekta jest wartość 0. Użytkownik może sam wyliczyć kwoty dla poszczególnych pozycji w oknie Pozycja dokumentu uzupełniając je ręcznie w polu Wartość lub korzystając z jednej z opcji dostępnych po rozwinięciu strzałki przy przycisku :
kwoty celne
kwota korekty
Funkcje działają dla wszystkich pozycji FZKG lub dla pozycji zaznaczonych (jeśli zaznaczymy pozycje przed uruchomieniem funkcji).
Uwaga
Istnieje możliwość wyświetlenia kolumny Kod CN (domyślnie jest niewidoczna, należy ją wybrać z kolumn dodatkowych opcją pod prawym przyciskiem myszy). Kolumna jest przydatna przy naliczaniu kwot celnych dla wybranych towarów zgodnie z dokumentem SAD, na którym pozycje pogrupowane są po kodach CN.
Dystrybucja kwoty na pozycje
Jeśli wartość korekty wyliczana jest proporcjonalnie dla wszystkich pozycji jedną kwotą – użytkownik ma do dyspozycji:
Opcję Kwota korektyumożliwiającą rozdzielenie podanej kwoty proporcjonalnie (w stosunku do wartości pozycji) na wszystkie pozycje z dokumentu.
Należy pamiętać, że wartość korekty dotyczy całej pozycji, a nie pojedynczej jednostki towaru.
Dystrybucja kwot celnych na pozycje
Jeśli zachodzi potrzeba wprowadzenia dodatkowych kosztów związanych z zakupem towaru w sposób bardziej szczegółowy – w rozbiciu na rodzaj kosztów, należy skorzystać z opcji Kwoty celne, gdzie można oddzielnie wprowadzić koszt transportu, kwotę cła czy podatku akcyzowego.
Konfiguracja
Rodzaje kosztów zostały określone w Konfiguracji firmy/ Handel/ Kwoty dodatkowe/ celne.
Lista domyślnie zawiera trzy pozycje: Wartość cła, Wartość akcyzy, Koszt transportu. Użytkownik może dodawać nowe pozycje w zależności od potrzeb i specyfiki pracy oraz usuwać/zmieniać domyślne pozycje.
Dla poszczególnych pozycji listy określamy:
czy dotyczy zakupu wewnątrzunijnego/krajowego (kolumna UE/ kraj), pozaunijnego (kolumna Pozaunijny),
czy od wartości tej pozycji ma być naliczony podatek VAT,
oraz czy ma wpływać na płatność dokumentu.
Zgodnie z ustawieniem pozycje listy są przenoszone na dokument Korekty Granicznej, gdzie użytkownik podaje ich kwotową wartość.
Konfiguracja firmy/Handel - Kwoty dodatkowe/celneNaliczanie kwot dodatkowych/ celnych
Po wybraniu opcji Kwoty celne na formularzu FZKG pojawia się okno Kwoty dodatkowe, gdzie można uzupełnić Wartość poszczególnych pozycji.
Po uzupełnieniu wartości, pozycja jest automatycznie zaznaczana:
Łączna wartość kwot celnych jest proporcjonalnie rozdzielana na pozycje FZKG. Jeśli pozycja w oknie Kwoty celne zostanie odznaczona, wartość tej pozycji nie zostanie doliczona do wartości towarów.
Kwoty celne dla towarów można naliczać etapami, każdorazowo uzupełniając wartość wybranych pozycji w oknie Kwoty dodatkowe. Jeśli ponownie zaznaczymy pozycję, która już była wprowadzana, kwoty zostaną przeliczone na nowo.
Należy pamiętać, że zaznaczenie pozycji i nieuzupełnienie wartości, będzie skutkowało wyzerowaniem wartości na pozycjach Korekty Granicznej.
Przeliczenie kwot celnych następuje po naciśnięciu przycisku - Akceptuj.
Dystrybucja kwot celnych jest wykonywana domyślnie dla wszystkich towarów z Korekty Granicznej. Aby wykonać dystrybucję kwot celnych na wybrane towary, należy je uprzednio zaznaczyć na liście.
W oknie Kwoty celne dla danej pozycji należy wpisać kwotę w kolumnie Wartość, zostanie ona proporcjonalnie podzielona między towary znajdujące się na Korekcie Granicznej. Jeśli chcemy zmienić bądź wyzerować tą kwotę, należy ponownie otworzyć okno Kwoty celne, zaznaczyć daną pozycję i wpisać dla niej wartość.
Naliczenie kwot celnych opcją Kwota korekty będzie skutkowało wyzerowaniem naliczonych wcześniej kwot celnych poprzez opcję Kwoty celne .
Jeśli chcemy wyzerować wartość wszystkich kwot celnych, najszybciej można zrobić to korzystając z opcji Kwota korekty – wykonując opcję naliczenia dla kwoty 0,00 PLN.
Pozycja dokumentu Korekty Granicznej
W oknie Pozycja dokumentu Korekty Granicznej jest dostępna zakładka [Kwoty celne], gdzie widoczne są naliczone dla towaru wartości kwot celnych, użytkownik ma możliwość edycji kolumn – Wartość, Naliczaj VAT, Wpływ na płatność.
Wpływ kwot celnych na płatność
Kwotę netto Korekty Granicznej stanowi suma kwot celnych, które mają zaznaczony parametr Wpływ na płatność – Tak zwszystkich pozycji towarowych na dokumencie, będą to koszty dodatkowe wynikające z dokumentu SAD takie jak cło czy akcyza, stanowiące zobowiązanie wobec Urzędu Celnego.
Jeśli dodatkowe kwoty wprowadzone na Korekcie Granicznej nie generują płatności, wówczas nie są naliczane do wartości netto, a tym samym nie zwiększają zobowiązania wobec Urzędu Celnego.
Naliczanie podatku VAT
W przypadku kontrahentów pozaunijnych, na Korekcie Granicznej stawka VAT poszczególnych pozycji jest pobierana z kartotek towarowych, VAT od kwot celnych jest naliczany zgodnie z ustawieniem w kolumnie Naliczaj VAT (w oknie, gdzie wprowadzamy kwoty celne). Dodatkowo, na zakładce Płatności znajduje się parametr Naliczaj VAT od towarów, jego zaznaczenie skutkuje naliczeniem podatku VAT od wartości towarów widniejącej na FZ w oparciu o stawki VAT zakupu z kartotek towarowych. Wówczas w tabeli VAT, kwota VAT w danej stawce będzie sumą podatku VAT wyliczonego od wartości towarów z FZ oraz podatku VAT wyliczonego od kwot dodatkowych. W przypadku kilku Korekt Granicznych do jednej FZ naliczenie VAT od towarów jest możliwe tylko na jednej z nich (po zaznaczeniu Naliczaj VAT od towarów, parametr ten nie jest widoczny na kolejnych FZKG). Jeśli zachodzi potrzeba ręcznego skorygowania podatku VAT, tabela VAT (dostępna na zakładce [Płatności]) jest dostępna do edycji.
Wartość zasobów
Wprowadzone kwoty celne zawsze podwyższają koszt zakupu towarów - suma kwot celnych pozycji przenoszona jest do pola wartość a tym samym wpływa na koszt zakupu towarów.
W chwili zatwierdzenia FZKG (na trwałe) tworzone są odpowiednie dokumenty magazynowe zwiększające wartość zasobów:
jeśli do Faktury Zakupu, której dotyczy FZKG, był wcześniej utworzony dokument PZ – w chwili zatwierdzenia FZKG tworzony jest dokument PZ korygujący
jeśli do Faktury Zakupu, której dotyczy FZKG nie był jeszcze tworzony dokument PZ – w chwili konwersji FZ do PZ utworzony zostanie drugi PZ korygujący skojarzony z korektą graniczną.
Jak wprowadzić fakturę importową?
Program zapewnia podstawowe wsparcie dla rejestracji dokumentów importowych. Rejestracja takiego dokumentu może odbywać wg następującego schematu:
Klient otrzymuje Fakturę Zakupu importową
Faktura importowa jest rejestrowana w systemie jako Faktura Zakupu w walucie, po kursie z dnia wystawienia faktury (sposób postępowania jest opisany w artykule Wystawiamy dokument w walucie obcej). Powoduje ona:
powstanie zobowiązania w walucie wg kursu z dnia wpływu
wprowadzenie towaru na magazyn wg ustalonego kursu
Klient otrzymuje dokument SAD
Fakt otrzymania dokumentu SAD powinien pozwolić użytkownikowi na:
zmianę ceny zakupu towarów (wartości na magazynie) – w zależności od sposobu rozliczania magazynu zmiana może dotyczyć zmiany kursu waluty, doliczenia cła, doliczenia transportu itp.,
zarejestrowanie powstania zobowiązania wobec urzędu na kwoty wynikające z cła, VAT-u, opłaty manipulacyjnej, transportu,
zarejestrowanie dokumentu do potrzeb rozliczenia VAT.
W systemie jest to realizowane poprzez wprowadzenie specjalnego dokumentu korekty (FZKG). Funkcja ta pozwoli użytkownikowi na poprawne zarejestrowanie na tym dokumencie odpowiednio:
na pozycjach faktury – fakt zmiany wartości towaru
na preliminarzu płatności – fakt powstania zobowiązania wobec urzędu
Żadna operacja związana z otrzymaniem SAD nie jest wykonywana przez program automatycznie – poprawne policzenie i zarejestrowanie wszystkich kwot spoczywa na użytkowniku.
Faktury Sprzedaży eksportowe
W systemie istnieje kilka rodzajów wydruków dla faktur eksportowych. Dostępne są w menu wydruków:
Faktura eksportowa: wzór standard PLN – od wydruku standardowego faktury różni się jedynie nagłówkiem (Faktura eksportowa). Poza tym drukowane informacje są podobne – wszystkie wartości są drukowane w PLN.
Faktura eksportowa w walucie: wzór standard 1 – jedyną różnicą w stosunku do faktury złotówkowej jest wydruk ceny jednostkowej w walucie obcej. Poza tym wszystkie inne wartości (w tym należność) są drukowane w PLN.
Faktura eksportowa w walucie: wzór standard 2 – wszystkie wartości na fakturze drukowane są w walucie obcej. Informacyjnie drukowana jest cena jednostkowa w PLN. Ponadto na fakturze nie jest drukowana tabelka VAT.
Faktura eksportowa w walucie: wzór standard 3 – wszystkie wartości są drukowane w walucie obcej.
Nabycie wewnątrzunijne
Wraz z wejściem Polski do Unii Europejskiej zmieniają się procedury importowe. Pojęcie importu, w przypadku sprowadzania towarów z krajów UE, jest zastępowane pojęciem nabycia wewnątrzunijnego. W odniesieniu do krajów UE nie obowiązuje sporządzanie dokumentów SAD. W zamian podatnik musi sporządzić parę dokumentów: Dowód WewnętrznySprzedaży i Dowód WewnętrznyZakupu.
Dowód Wewnętrzny służy do rejestrowania wartości towarów z uwzględnieniem prawidłowej kwoty VAT, w celu zarejestrowania jej w Rejestrach VAT. Obowiązek naliczania VAT spoczywa na samym podatniku.
Przykładowy schemat przepływu dokumentów przedstawia poniższy rysunek
Faktury Zakupu (FZ)
Faktury zakupowe dotyczące nabycia wewnątrzunijnego wprowadzane są z poziomu listy Faktur Zakupu. Zasady wprowadzania takich faktur są podobne jak w przypadku innych dokumentów walutowych:
rodzaj transakcji, którego dotyczy faktura powinien być ustawiony na wewnątrzunijny (formularz kontrahenta: zakładka Handlowe)
stawka VAT dla towarów jest automatycznie zmieniana na 0% (dla towarów) lub nie podlega (dla usług). Istnieje możliwość zmiany stawki VAT (zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale).
Uwaga
Usługi związane bezpośrednio z dostawą towaru powinny być opodatkowane stawką 0%. W programie możliwe jest automatyczne ustawianie takiej stawki, jeżeli do wybranej usługi została przypisana kategoria o rodzaju Towary lub jeżeli dla usługi nie wskazano kategorii, ale w nagłówku dokumentu wybrana jest kategoria o rodzaju Towary.
Dokument FZ powinien być zarejestrowany w systemie zgodnie z otrzymaną Fakturą Zakupu.
Korekta graniczna (FZKG)
Wszystkie koszty dodatkowe związane z nabyciem towaru powinny być wprowadzane na odrębnym dokumencie. Takim dokumentem w systemie Comarch ERP Optima jest korekta graniczna FZKG.
Korekta graniczna jest dostępna z poziomu listy Faktur Zakupu. Aby wprowadzić korektę graniczną należy ustawić kursor na Fakturze Zakupu, której dotyczy i z menu kontekstowego lub z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki obok ikony wybrać korektagraniczna/cło. Na podniesionym formularzu pojawiają się wszystkie towary z dokumentu FZ, z możliwością wpisania wartości kosztów dodatkowych. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.
Jeśli wartość korekty wyliczana jest proporcjonalnie dla pozycji, użytkownik ma do dyspozycji jedną z opcji dostępnych po rozwinięciu strzałki przy przycisku :
-kwoty celne
-kwota korekty
Zasady wystawiania dokumentu FZKG dla nabycia wewnątrzunijnego są identyczne jak w przypadku dokumentu FZKG dla importu spoza UE z jednym wyjątkiem:
na dokumencie FZKG dotyczącym nabycia wewnątrzunijnego nie powinien być naliczany podatek VAT. Dlatego na zakładce Płatności tabela VAT nie jest edytowalna (nie ma możliwości wprowadzania zmian), Podatek VAT od kwot celnych jest naliczany tylko w przypadku, jeśli na FZ był wykazany VAT (stawki VAT pozycji na Korektę Graniczną są przenoszone z FZ).
Uwaga
Podstawą do określenia, czy dany dokument dotyczy nabycia wewnątrzunijnego, czy importu spoza granic UE jest rodzaj transakcji wewnątrzunijny.
Na dokumentach FZKG możliwe jest wpisywanie kwot ujemnych. Podczas wpisywania wartości dla poszczególnych towarów program kontroluje, by wartość towaru nie spadła poniżej zera, z uwzględnieniem wszystkich wcześniej wprowadzonych korekt.
Należy pamiętać, że w przypadku wystawiania FZKG na kwotę ujemną program może zablokować później wystawienie korekty ilościowej do Faktury Zakupu. Zdarzy się tak w przypadku, gdy wartość towaru w magazynie po wykonaniu FZKG będzie mniejsza niż wartość wystawianej korekty.
Przykład
FZ na 10 szt. towaru o wartości 200 PLN, potem FZKG na kwotę -20 PLN. Wartość towaru na zasobach to 180 PLN. Program zablokuje możliwość zwrotu takiego towaru, ponieważ wartość towaru na korekcie ilościowej będzie nadal obejmowała -200 PLN.
Dowody wewnętrzne sprzedaży (FSW)
Lista Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży dostępna jest z poziomu menu Faktury. Została dokładnie opisana w rozdziale Dokumenty wewnętrzne sprzedaży.
W przypadku FSW wystawianych na potrzeby naliczania podatku VAT przy nabyciu wewnątrzwspólnotowym istnieje możliwość automatycznego przekształcenia Faktury Zakupu wraz ze wszystkimi korektami do Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży.
Konwersja Faktury Zakupu do FSW
Jeśli do systemu zostały wprowadzone zarówno Faktura Zakupu jak i koszty dodatkowe, kolejny krok to utworzenie Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży (FSW). Na dokumencie FSW naliczany jest VAT od wartości towarów z uwzględnieniem wszystkich kosztów dodatkowych (wprowadzonych na FZKG).
Automatyczne tworzenie FSW jest możliwe z poziomu listy Faktur Zakupu: kursor należy ustawić na Fakturze Zakupu, do której tworzony będzie Dowód Wewnętrzny, a następnie wcisnąć przycisk
Zasady przekształcania FZ do FSW
Możliwe jest przekształcenie jednej FZ do jednego Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży.
Po przekształceniu dokument FZ otrzymuje status W. Ponowne przekształcenie do FSW nie jest możliwe.
Istnieje możliwość konwersji Faktur Zakupu wystawionych w PLN. Jedyny warunek, jaki musi spełnić Faktura Zakupu to zerowa wartość VAT. Stawki przypisane dla poszczególnych pozycji muszą być NP, 0% lub ZW.
Istnieje możliwość tworzenia FSW dla wszystkich dokumentów FZ, gdzie rodzaj transakcji jest inny niż krajowy.
Dokument FSW jest zapisywany do bufora.
W przypadku wykasowania lub anulowania FSW usuwany jest status W z Faktury Zakupu (możliwe jest ponowne przekształcenie).
Aby anulować dokument FZ skojarzony z Dowodem Wewnętrznym Sprzedaży należy najpierw usunąć/ anulować dokument FSW, a dopiero potem można anulować dokument FZ.
Uwaga
Anulowanie FSW nie powoduje automatycznego anulowania Faktury Zakupu – rozpięte zostaje jedynie powiązanie pomiędzy dokumentami.
Na FSW przenoszone są zarówno towary jak i usługi z FZ.
Wartość pozycji jest wyrażona w PLN (zgodnie z kursem z FZ).
FSW uwzględnia wszystkie dodatkowe koszty wprowadzone na FZKG.
Uwaga
Jeśli do dokumentu FZ został już utworzony Dowód Wewnętrzny Sprzedaży – istnieje możliwość utworzenia FZKG, ale należy również ręcznie skorygować wartość FSW z poziomu listy dowodow wewnętrznych sprzedaży.
FSW uwzględnia wszystkie korekty (ilościowe i wartościowe) wystawione do Faktury Zakupu przed przekształceniem.
Uwaga
Należy pamiętać, że w przypadku wystawiania korekt do Faktury Zakupu już po jej przekształceniu do Dowodu WewnętrznegoSprzedaży program nie koryguje automatycznie wartości naliczonych na FSW. Należy utworzyć korektę do FSW z poziomu listy dokumentów wewnętrznych sprzedaży. Korekty zostały opisane w rozdziale Korekty dokumentów FSW i FZW.
Dla poszczególnych pozycji możliwa jest edycja ceny jednostkowej oraz wartości pozycji (ilość przepisywana jest z FZ)
Uwaga
W przypadku przekształcenia Faktury Zakupu wystawionej w walucie do Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży istnieje możliwość, że kwota netto Faktury Zakupu w PLN nie będzie identyczna z kwotą netto FSW (wynika to z zaokrągleń przy przeliczaniu cen/ wartości z waluty na PLN). Ewentualne różnice Użytkownik może skorygować edytując wartość pozycji.
Tabela VAT (zakładka Dodatkowe):
kwoty VAT wyliczane są zgodnie ze stawką VAT podaną na karcie towaru w Cenniku.
tabela VAT podlega edycji – użytkownik ma możliwość korygowania zarówno wartości netto, VAT i brutto.
Na formularzu FSW z FZ:
schemat numeracji– proponowany jest taki, jak ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dowód Wewnętrzny Sprzedaży z FZ (domyślnie FAWFZ).
kategoria – przenoszona jest kategoria z Faktury Zakupu.
magazyn – jest zgodny z magazynem na Fakturze Zakupu. Nie ma możliwości jego zmiany.
algorytm (Faktura liczona od) jest zawsze ustawiany na netto.
Dokument FSW nie ma wpływu na magazyn.
Dokument FSW nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank
W przypadku faktur wystawianych dla kontrahenta o statusie wewnatrzunijny – trójstronne są traktowane jak sprzedaż wg procedury uproszczonej i w związku z tym każda faktura „wewnątrzunijna trójstronna” ma adnotację:
„VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE”.
Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług: pierwszy podmiot w transakcji traktuje sprzedaż jako zwykłą WDT i wystawia fakturę dla kontrahenta wewnątrzunijnego. Drugi podmiot natomiast powinien opatrzyć fakturę adnotacją: „VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE”, wystawiając fakturę na kontrahenta finalnego o statusie trójstronny.
Jeżeli transakcje mają nie być uwzględniane w deklaracji Intrastat, to na dokumentach pole z kodem transakcji należy zostawić puste.
Jeżeli użytkownik Comarch ERP Optima jest pośrednikiem, towar nie trafia do niego, wówczas nie powinien przyjmować tego towaru na stan.
Wydruk Faktur VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowych
Dla wydruku Faktury jak i dokumentów korygujących dotyczących dostaw wewnątrzwspólnotowych z poziomu formularza faktury dostępny jest wydruk: Faktura VAT – UE:
Uwaga
Wydruk jest możliwy tylko w przypadku dokumentów wystawionych w walucie obcej.
Wydruk nowych numerów NIP na dokumentach
Od 1.05.2004 kontrahenci, którzy dokonują wewnątrzwspólnotowych nabyć bądź wewnątrzwspólnotowych dostaw powinni posiadać numer NIP z kodem kraju (PL). Przyjęto zasadę, że przedrostek przed numerem jest drukowany tylko dla nabycia/ dostawy wewnątrzwspólnotowej, w związku z czym:
jeśli kontrahent, dla którego wystawiany jest dokument, ma status wewnątrzunijny lub wewnątrzunijny trójstronny to na wszystkich wydrukach w nagłówku dokumentu (pieczątce firmy) pojawia się NIP wraz z prefiksem (np. PL 111-111-11-11).
jeśli kontrahent, dla którego wystawiany jest dokument, ma inny status (krajowy, pozaunijny, pozaunijny – zwroty VAT) to na wydrukach w nagłówku dokumentu (pieczątce firmy) pojawia się NIP bez prefiksu kraju (np. 111-111-11-11).
Zasada ta obowiązuje tylko przy wydruku danych firmy (w nagłówku dokumentu). W przypadku kontrahenta, dla którego wystawiany jest dokument drukowany jest zawsze pełny numer NIP, zapisany na jego karcie.
Na wydrukach walutowych Faktur Sprzedaży dla dokumentów, na których został naliczony podatek VAT i płatność tego podatku realizowana jest w walucie PLN, drukowane są dwa numery rachunków bankowych. Pierwszy numer, to konto walutowe powiązane z formą płatności wybraną na dokumencie, po numerze tego konta drukowana jest waluta dokumentu. Drugie konto drukowane jest pod kontem walutowym i jest to konto złotówkowe drukowane na podstawie rejestru powiązanego z wybraną formą płatności. Po numerze tego konta drukowana jest zawsze waluta PLN, w której dokonywana jest płatność podatku VAT.W
Wielowalutowość
W systemie istnieje możliwość wystawiania dokumentów w walucie obcej. W walucie podawana jest zarówno wartość poszczególnych pozycji jak i całego dokumentu.
Informacje związane z płatnościami, powstające w module Kasa/ Bank są rejestrowane w systemie w walucie w jakiej wystawiony był dokument.
Listę walut definiuje użytkownik w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty.
Aby możliwe było wystawianie i prawidłowe przeliczanie wartości dokumentu dla każdej waluty należy zdefiniować kurs. W systemie może funkcjonować kilka typów kursów (np. kurs w banku PKO S.A., kurs średni NBP itp.). Rodzaje kursów, które są wykorzystywane w firmie, definiuje użytkownik z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Typy kursów walut. Jeden z nich musi być kursem domyślnym i jest proponowany na każdym nowym dokumencie w walucie. Kurs domyślny użytkownik może określić zaznaczając na formularzu typu kursu parametr Domyślny:
Określenie notowania na dany dzień jest możliwe z poziomu listy walut po wciśnięciu przycisku .
Istnieje możliwość takiego zdefiniowania parametrów pracy, by program przypominał w chwili uruchamiania programu o uzupełnieniu kursu dla waluty. Odpowiada za to parametr w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry:Pokazuj formularz kursów walut po wejściu do programu, jeśli nie był aktualizowany – jeśli w tabeli walut występują jakieś waluty, dla których kurs nie był jeszcze ustalany, po każdym uruchomieniu program wyświetli listę walut i umożliwi aktualizację kursu (do czasu, aż wszystkie waluty nie zostaną zaktualizowane).
Zasady definiowania walut, typów kursu oraz notowań zostały dokładniej opisane w dokumentacji do Konfiguracji.
W Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry znajdują się parametry związane z obsługą walut na dokumentach:
Jeśli parametr Pobieraj kurs z dnia poprzedniego dla dokumentów przychodowych jest zaznaczony – podczas wystawiania dokumentów związanych ze sprzedażą towarów program porównuje datę wystawienia i sprzedaży (wydania), wybiera datę wcześniejszą i na dokument pobiera kurs z dnia poprzedzającego tą datę. Parametr działa w przypadku dokumentów: Faktura Pro Forma, Faktura Sprzedaży, Wydanie Zewnętrzne, Wydanie Kaucji.
Uwaga
Wystawianie dokumentów magazynowych, w tym WKA, PKA jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
Jeśli parametr Pobieraj kurs z dnia poprzedniego dla dokumentów kosztowych wg daty jest zaznaczony - program podczas wystawiania dokumentów związanych z zakupem towarów sprawdza wskazaną datę zakupu/ wystawienia/ wpływu na dokumencie i pobiera kurs z dnia poprzedzającego tą datę. Parametr działa w przypadku dokumentów: Faktura Zakupu, Przyjęcie zewnętrzne, Przyjęcie kaucji.
Uwaga
Jeśli dzień poprzedni przypadał na sobotę/ niedzielę – pobierany jest kurs z piątku.
Jeśli parametry są odznaczone – wtedy podczas wystawiania dokumentu:
dla kontrahentów o statusie wewnątrzunijny/ wewnątrzunijny trójstronny – program pobiera na dokument kurs z dnia poprzedzającego datę wystawienia.
dla kontrahentów o statusie krajowy/ pozaunijny – program porównuje daty na dokumencie, wybiera datę wcześniejszą i na dokument pobiera kurs z dnia poprzedzającego tą datę.
W przypadku, gdy na dzień, dla którego powinien zostać pobrany kurs, nie ma wprowadzonego notowania program działa na podobnej zasadzie jak dotychczas. W zależności od ustawienia parametru Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą:
jeśli jest odznaczony – wyświetlony zostanie komunikat o braku kursu na dzień wynikający z ustawień w konfiguracji. W takim przypadku program zmieni typ kursu na ręczny, z możliwością wprowadzenia notowania przez użytkownika.
jeśli jest zaznaczony – pobrany zostanie ostatni kurs wprowadzony przed datą wynikającą z ustawień w konfiguracji.
Wystawiamy dokument w walucie obcej
Uwaga
Aby użytkownik miał możliwość wystawiania dokumentów w walucie innej niż systemowa (PLN), parametr Zezwalaj na zmianę waluty na dokumencie ( System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry) musi być zaznaczony.
Jeśli parametr jest zaznaczony operator może zdecydować podczas edycji dokumentu w jakiej walucie ma być wystawiony.
Na formularzu Faktury Sprzedaży oraz Faktury Zakupu z poziomu zakładki [Płatności], a w przypadku innych dokumentów - zakładki [Dodatkowe], istnieje możliwość wyboru w jakiej walucie dokument ma być wystawiony.
Domyślne ustawienie waluty pobierane jest z formularza kontrahenta (zakładka [Płatności], pole Domyślna waluta). Przy zmianie kontrahenta waluta jest zmieniana tylko wtedy, jeśli dokument nie posiada jeszcze pozycji. Jeżeli na dokumencie znajdują się pozycje, wówczas zmiana kontrahenta nie powoduje zmiany waluty.
Jeśli zostanie ustawiona inna waluta niż PLN, wówczas na formularzu pojawią się pola związane z typem kursu i notowaniem, jakie mają być wykorzystane na dokumencie:
Data kursu - w polu tym widoczna jest data, z jaką pobrano notowanie dla waluty. Data jest proponowana zgodnie z ustawieniami parametrów w konfiguracji. Podczas wystawiania dokumentu użytkownik może zmienić proponowaną przez program datę i program automatycznie pobierze kurs waluty z podanego dnia.
Notowanie kursu pobierane jest zgodnie z ustawieniem parametrów w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry: Pobieraj kurs z dnia poprzedniego dla dokumentów przychodowych, Pobieraj kurs z dnia poprzedniego dla dokumentów kosztowych wg daty (działanie parametrów zostało opisane w akapicie powyżej).
Typ kursu – proponowany jest typ kursu określony w konfiguracji jako domyślny. Użytkownik może wybrać inny kurs spośród zdefiniowanych w programie.
Kurs – kurs waluty pobierany jest z tabeli kursów w Konfiguracji i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany na dokumencie.
Jeśli zmiana kursu dotyczy tylko aktualnie wystawianego dokumentu można posłużyć się kursem ręcznym. W przypadku tego typu kursu istnieje możliwość określenia jego wartości z poziomu dokumentu – kurs zostanie zapamiętany na dokumencie, natomiast nie będzie widoczny z poziomu konfiguracji.
Uwaga
Jeśli na dzień podany jako Data kursu kurs nie został określony – program będzie proponował notowanie najbardziej aktualne (najbliższe) lub kurs typu ręczny 1:1 (w zależności od ustawienia parametru Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty (nie ostrzegaj o braku kursu) wKonfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry.
Zasady wyliczania cen na dokumentach walutowych
Podczas wprowadzania pozycji na dokument program porównuje walutę dokumentu z walutą, w jakiej określona jest cena sprzedaży (zakupu) na karcie cennikowej. Jeśli waluty te nie są zgodne – program przelicza je wg domyślnego kursu. I tak:
jeśli dokument jest wystawiany w PLN, a cena na karcie jest określona w walucie – program wylicza cenę w PLN na podstawie kursu zdefiniowanego jako domyślny w walucie.
jeśli dokument jest wystawiany w walucie obcej, a cena na karcie jest określona w PLN – na dokumencie cena z PLN jest przeliczana na walutę. Jeśli użytkownik na dokumencie zmieni kurs – cena w PLN jest zachowywana, natomiast przeliczana jest cena walutowa.
jeśli dokument jest wystawiany w walucie i cena na karcie jest określona w walucie – na dokument pobierana jest cena w walucie, natomiast wartość w PLN jest przeliczana wg kursu. Jeśli użytkownik zmieni kurs na dokumencie – cena walutowa jest zachowana, a przeliczana jest wartość w PLN.
Zasada ta nie ma zastosowania podczas przekształcania (np. RO ->FA, FPF -> FA) oraz kopiowania dokumentów. Na dokumencie wynikowym zawsze pozostaje niezmieniona cena poszczególnych pozycji w walucie, niezależnie od tego, w jakiej walucie została cena zdefiniowana na karcie towaru (cena początkowa na dokumencie) oraz jaki obowiązuje kurs.
Zmiana waluty na istniejącym dokumencie
Istnieje możliwość zmiany waluty na dokumencie, gdzie została już uzupełniona lista pozycji. W przypadku wybrania nowej waluty program przelicza cenę wszystkich już wpisanych pozycji.
Możliwość zmiany waluty nie dotyczy dokumentów handlowych skojarzonych z magazynowymi. Oznacza to, że użytkownik nie będzie miał możliwości zmiany waluty na:
Fakturze Sprzedaży utworzonej z WZ – waluta musi być zgodna z walutą na WZ
Fakturze Zakupu utworzonej z PZ – waluta musi być zgodna z walutą na FZ
Uwaga
Należy pamiętać, że zmiana waluty na dokumencie powoduje aktualizację tabeli płatności. W wyniku zmiany waluty program jeszcze raz wylicza płatność związaną z dokumentem. W związku z tym, jeśli Użytkownik dokonał wcześniej zmian w tabeli (np. rozbił płatność na raty) po zmianie waluty musi zrobić to ponownie.
Zmiana kursu na istniejącym dokumencie
W programie istnieje również możliwość zmiany kursu (notowania) na dokumencie, gdzie uzupełniona została lista towarów.
Zmiana będzie proponowana przez program automatycznie w chwili zmiany daty wystawienia na dokumencie.
Użytkownik ma również możliwość zmiany typu kursu na dokumencie. Program przelicza wtedy wartość towaru wg nowego kursu, pobranego z tabeli kursów w programie.
W przypadku wybrania kursu typu ręczny – użytkownik ma możliwość wpisania notowania bezpośrednio na formularzu.
Przy każdej zmianie program informuje użytkownika o konieczności przeliczenia wartości dokumentu:
jeśli użytkownik potwierdzi decyzję zmiany kursu (TAK) – program przeliczy wartości,
użytkownik ma możliwość wycofania się z wprowadzonej zmiany (NIE) – program pozostawi kurs/ notowanie bez zmian.
Na Fakturze Sprzedaży utworzonej do Wydania Zewnętrznego można zmienić datę kursu, typ kursu i notowanie w przypadku kursu ręcznego. Po zmianie kursu przeliczane są wartości w PLN na dokumencie. Dzięki temu możliwe jest przekształcenie kilku WZ z różnymi kursami do jednej Faktury Sprzedaży, Faktury Pro Forma w walucie do WZ. W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ceny znajduje się parametr Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FA/PA, jeśli jest włączony, po zmianie ceny/kursu na FA i zapisaniu FA na stałe, do Wydania Zewnętrznego generowana jest korekta wartości.
Po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ CenyPozwalaj na edycję cen/kursu na FZ powstałym z PZ oraz Przeliczaj ceny po nowym kursie na Fakturze Zakupu można zmienić cenę początkową oraz cenę z rabatem dla pojedynczych pozycji, datę, typ kursu oaz notowanie w przypadku kursu ręcznego. Do PZ tworzona jest korekta wartości (szczegóły w artykule Nieokreślona wartość dostawy).
Uwaga
Należy pamiętać, że zmiana kursu na dokumencie powoduje aktualizację tabeli płatności. W wyniku zmiany kursu program jeszcze raz wylicza płatność związaną z dokumentem. W związku z tym, jeśli Użytkownik dokonał wcześniej zmian w tabeli (np. rozbił płatność na raty) po zmianie kursu musi zrobić to ponownie.
Zasady wystawiania dokumentów w walucie
Na dokumentach w walucie obcej domyślnie nie jest wyliczany podatek VAT, ale użytkownik ma możliwość jego naliczenia dla wszystkich lub tylko wybranych pozycji (zasady opisane w jednym z kolejnych rozdziałów)
Przy zatwierdzaniu dokumentu w walucie obcej program sprawdza, czy kontrahent nie ma ustawionego statusu krajowy – w takim przypadku poinformuje o tym użytkownika.
Jeśli dokument jest wystawiony w walucie obcej – nie jest możliwa jego fiskalizacja.
Wystawianie dokumentów w walucie obcej nie dotyczy Paragonów oraz korekt do Paragonów (zawsze w walucie systemowej).
Zmiana waluty oraz kursu nie jest możliwa na fakturze, która powstała w wyniku przekształcania Paragonu (zawsze PLN).
W przypadku rozliczania zaliczek – do rozliczenia proponowane są tylko zaliczki w walucie zgodnej z walutą na dokumencie.
jeśli na dokumencie zmieniana jest waluta – program automatycznie proponuje do rozliczenia nową listę zaliczek (zgodnych z nową walutą)
jeśli użytkownik zmieni walutę już po ustaleniu informacji nt. rozliczanych zaliczek – lista zaliczek zostanie zmieniona na zapisy w takiej samej walucie, natomiast wszystkie wcześniej wprowadzone informacje o rozliczanych kwotach zostaną utracone.
Marża na dokumentach w walutach obcych jest zawsze wyrażona w walucie systemowej (PLN).
Analiza danych: Historia kontrahenta i Historia towaru – jeśli w obrocie towarem/ z kontrahentem występowały dokumenty w walucie obcej w analizie są one przeliczane na PLN zgodnie z kursem ustalonym na wystawionym dokumencie.
Analiza danych: Bilans handlowy towaru – jeśli w obrocie towarem występowała cena zakupu w walucie obcej to jego wartość jest przeliczana na PLN wg kursu podanego na dokumencie.
Płatności na dokumentach walutowych
Dla każdej pozycji wpisywanej na dokument walutowy pamiętane są dwie wartości: wartość w walucie oraz wartość w PLN (wyliczona wg kursu określonego na dokumencie).
Podczas wyliczania wartości dokumentu w walucie użytkownik może zdecydować, czy podstawą podczas obliczeń powinna być wartość dokumentu wyliczona w walucie, czy też wartość wyliczona w PLN.
Dlatego w przypadku dokumentów wystawianych w walutach obcych można wybrać jeden z dwóch algorytmów wyliczania płatności:
od wartości walutowej – płatność jest sumą wartości poszczególnych pozycji wyrażonych w walucie dokumentu, czyli użytkownik przyjmuje, że podstawą dla obliczania płatności jest wyliczona wartość w walucie. Algorytm opisany jest dokładniej w przykładach poniżej.
od wartości PLN – do wyliczania płatności program wykorzystuje wartość dokumentu wyliczoną w PLN. Dopiero suma wartości w PLN jest przeliczana na walutę wg podanego kursu. Algorytm opisany jest dokładniej w przykładach poniżej.
Możliwość wyboru sposobu wyliczania płatności dotyczy większości dokumentów (FA, RO, FPF, FZ, ZD, WZ, PZ). Jednak informacja ta jest wykorzystywana dopiero w chwili tworzenia płatności w Kasie/Banku, czyli w przypadku Faktur Sprzedaży oraz Faktur Zakupu. Na pozostałych dokumentach parametr ma znaczenie informacyjne (jest przepisywany na kolejne dokumenty skojarzone).
Ustawienia sposobu liczenia można dokonać z poziomu Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry: Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości. Do wyboru są dwa algorytmy: VAT w walucieoraz netto w PLN.
Dodatkowo w oknie znajduje się parametr pozwalaj na zmianę. Jeśli parametr jest aktywny w trakcie wystawiania dokumentu w walucie program zaproponuje algorytm wyliczania płatności zadeklarowany w konfiguracji, jednak umożliwi jego zmianę w ramach konkretnego dokumentu. Jeśli natomiast parametr nie będzie aktywny – program ustawi automatycznie algorytm zadeklarowany w konfiguracji i nie pozwoli na jego zmianę.
Jeśli parametr Pozwalaj na zmianę jest aktywny – podczas wystawiania dokumentu w walucie obcej na zakładce [Płatności]obok typu kursu oraz notowania pojawi się parametr Kwota VAT w walucie od wartości netto w PLN. Parametr będzie zaznaczony/ odznaczony zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji:
parametr będzie odznaczony – jeśli w Konfiguracji Kwotę podatku VAT w walucie przeliczoną na PLN od wartości oznaczono jako VAT w walucie
parametr będzie aktywny – jeśli w Konfiguracji Kwotę podatku VAT w walucie przeliczoną na PLN od wartości oznaczono jako netto w PLN.
Przykład
Wyliczanie płatności
Załóżmy, że na fakturze sprzedajemy dwa towary:
T1 w cenniku ma cenę 12.50 PLN, w ilości 10 szt.
T2 w cenniku ma cenę 6.25 PLN, w ilości 100 szt.
Faktura jest wystawiana w walucie EURO, gdzie kurs 1 EURO = 3.10 PLN.
ilość
cena w walucie
cena w PLN
wartość w walucie
wartość w PLN
T1
10
4.03
12.49 (po zaokrągleniu)
40.30
124.90
T2
100
2.02
6.26 (po zaokrągleniu)
202.00
626.00
Płatność liczona od wartości walutowej:
wartość faktury w walucie wynosi 242.30 EURO (suma wartości pozycji w walucie)
wartość faktury w PLN wynosi 751.13 PLN (242.30 * 3.10)
w preliminarzu powstanie płatność na kwotę 242.30 EURO
Płatność liczona od wartości PLN:
wartość faktury w PLN wynosi 750.90 PLN (suma wartości pozycji w PLN)
wartość faktury w walucie wynosi 242.23 EURO (750.90/ 3.10)
w preliminarzu powstanie płatność na kwotę 242.23 EURO
Podatek VAT na dokumentach walutowych
W programie istnieje możliwość naliczania podatku VAT na dokumentach wystawianych w walucie obcej. Aby naliczyć VAT na dokumencie walutowym należy w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczyć parametr VAT na fakturach w walucie. Zaznaczenie parametru w Konfiguracji dla:
Kontrahenta, który na karcie (zakładka [Handlowe]) ma wskazany status Wewnątrzunijny/ Pozaunijny nie oznacza, że na każdym dokumencie program automatycznie naliczy podatek, a jedynie umożliwi na poszczególnych dokumentach zmianę stawki VAT na inną niż 0% lub nie podlega.
Wystawiając dokument walutowy proponowane są stawki VAT 0% lub nie podlega, natomiast użytkownik ma możliwość:
zmiany stawki VAT indywidualnie na poszczególnych pozycjach dokumentu – po podglądnięciu formularza pozycji dostępne jest pole ze stawką VAT
zmiany stawki VAT globalnie dla wszystkich pozycji na dokumencie.
Jeśli parametr jest ustawiony i dokument jest wystawiany w walucie obcej na zakładce [Płatności](obok tabeli VAT) dostępny jest parametr Naliczaj VAT, przy pomocy którego można globalnie naliczyć VAT na dokumencie:
po jego zaznaczeniu program automatycznie naliczy VAT dla pozycji na dokumencie pobierając stawkę VAT z karty towaru/ usługi,
jeśli parametr jest zaznaczony dla każdej dodawanej pozycji VAT jest naliczany automatycznie,
jeśli użytkownik odznaczy parametr – na wszystkich pozycjach stawki VAT zostaną na nowo ustawione na 0%/ nie podlega.
Kontrahenta, który na karcie (zakładka [Handlowe]) ma wskazany status Krajowy oznacza, że na każdym dokumencie program automatycznie naliczy podatek. Dla poszczególnych pozycji dokumentu VAT zostanie przeniesiony zgodnie z ustawieniem na kartach towarów. Użytkownik ma możliwość zmiany VAT-u.
Parametr Naliczaj VAT (zakładka Płatności dokumentu) jest domyślnie zaznaczony. Użytkownik może go odznaczyć, wówczas – na wszystkich pozycjach stawki VAT zostaną na nowo ustawione na 0%/ nie podlega.
Uwaga
Jeśli użytkownik ustawi stawki VAT bezpośrednio dla poszczególnych pozycji, a następnie zaznaczy parametr NaliczajVAT – wtedy stawki VAT dla wszystkich pozycji zostaną pobrane z karty i podatek VAT zostanie naliczony od nowa (wprowadzone „ręcznie” ustawienia zostaną utracone).
Wartość VAT jest wyliczana od wartości dokumentu w PLN, w zależności od sposobu liczenia dokumentu:
od wartości netto – w przypadku dokumentów wyliczanych algorytmem „od netto”
od wartości brutto – w przypadku dokumentów wyliczanych algorytmem „od brutto”
Wartości w tabeli VAT na dokumencie są wykazywane zawsze w PLN. Również na wydrukach dokumentów walutowych tabela VAT (wartość netto, brutto i VAT) są drukowane w PLN.
Kwota płatności jest wyliczana na podstawie wartości brutto dokumentu, przeliczonej na walutę po kursie podanym w nagłówku dokumentu.
Płatność VAT w PLN
Dla kontrahentów o statusie krajowy, podatnikiem jest nabywca na Fakturach Sprzedaży i Fakturach Zakupu w walucie istnieje możliwość naliczania płatności podatku VAT w PLN. W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie dostępny do edycji po zaznaczeniu VAT na fakturach w walucie.
Jeżeli parametr zostanie zaznaczony w konfiguracji, wówczas na dokumencie wystawionym dla kontrahenta krajowego lub takiego gdzie podatnikiem jest nabywca, po zmianie waluty na zakładce [Płatności]automatycznie będą widoczne i zaznaczone parametry Naliczaj VAT, Płatność VAT w PLN. Płatność dokumentu dzielona jest na dwie części – kwotę netto w walucie i kwotę VAT w PLN liczoną po kursie z dokumentu. Do preliminarza płatności przenoszone są obie płatności. Podziału płatności dokumentu na raty można wykonać z poziomu dokumentu tylko dla kwoty netto w walucie. Płatność VAT w PLN można podzielić jedynie z poziomu menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności.
Wyłącznie na fakturach wystawionych dla krajowego podmiotu gospodarczego z płatnością VAT w PLN można zastosować mechanizm podzielonej płatności. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
Na wydrukach Faktura VAT UE oddzielnie wykazywana jest kwota do zapłaty w walucie, oddzielnie kwota VAT w PLN.
Uwaga
Nie ma możliwości naliczenia płatności podatku VAT w PLN na Fakturach Sprzedaży Zaliczkowych w walucie.
Formularz pozycji na dokumentach w walucie
W przypadku dokumentów wystawianych w walutach obcych (FA, FPF, RO, FZ, ZD, WZ, PZ) mamy do czynienia z trzema grupami cen:
cena podstawowa – pobrana z cennika
cena w walucie dokumentu – cena z cennika przeliczona na walutę w jakiej wystawiany jest dokument
cena w PLN – cena przeliczona na walutę systemową (PLN).
Warto przy tym pamiętać, że w zależności od algorytmu wyliczania dokumentu proponowane są ceny bez podatku – w przypadku wyliczania od netto, lub z podatkiem – w przypadku wystawiania dokumentu od brutto.
Uwaga
Na dokumentach liczonych od brutto – ceny z podatkiem będą proponowane nawet wtedy, gdy użytkownik nie będzie naliczał podatku na dokumentach (stawka 0% lub nie podlega).
W szczególnym przypadku ceny te mogą być wyrażone w trzech różnych walutach (np. cena w cenniku zdefiniowana jest w EURO, a towar sprzedawany jest na fakturze wystawionej w USD).
Pozycja faktury - cena towaru w walucie
W zależności od wykorzystywanych podczas wystawiania dokumentów walut na formularzu pozycji może pojawić się do trzech kolumn zawierających cenę i wartość pozycji w poszczególnych cenach:
kolumna I: zawiera ceny wyrażone w walucie dokumentu
kolumna II: zawiera ceny wyrażone w walucie z cennika
kolumna III: zawiera ceny wyrażone w PLN
Poniżej opisano kilka możliwych kombinacji walut podczas wystawiania dokumentu i związane z tym zmiany w wyglądzie formularza pozycji.
Dokument wystawiany w PLN. Cena w cenniku w PLN:
KOLUMNA 1
KOLUMNA II
KOLUMNA III
ILOŚĆ
10 SZT.
CENA
100 PLN
RABAT
0.1
CENA z RABATEM
90 PLN
WARTOŚĆ
900 PLN
Dokument wystawiany w walucie (USD). Cena w cenniku w PLN:
KOLUMNA 1
KOLUMNA II
KOLUMNA III
ILOŚĆ
10 SZT.
CENA
100 USD
400 PLN
RABAT
0.1
CENA z RABATEM
90 USD
360 PLN
WARTOŚĆ
900 USD
3600 PLN
Dokument wystawiany w PLN. Cena w cenniku w walucie (USD):
KOLUMNA I
KOLUMNA II
KOLUMNA III
ILOŚĆ
10 SZT.
CENA
100 PLN
25 USD
RABAT
0.1
CENA z RABATEM
90 PLN
12.50 USD
WARTOŚĆ
900 PLN
125 USD
Dokument wystawiany w USD. Cena w cenniku w walucie (USD):
KOLUMNA 1
KOLUMNA II
KOLUNA III
ILOŚĆ
10 SZT.
CENA
100 USD
400 PLN
RABAT
0.1
CENA z RABATEM
90 USD
360 PLN
WARTOŚĆ
900 USD
3600 PLN
Dokument wystawiany w walucie (USD). Cena w cenniku w innej walucie (EURO):
KOLUMNA 1
KOLUMNA II
KOLUNA III
ILOŚĆ
10 SZT.
CENA
100 USD
90 EURO
RABAT
0.1
CENA Z RABATEM
90 USD
81 EURO
360 PLN
WARTOŚĆ
900 USD
810 EURO
3600 PLN
Informacje dodatkowe
Przekształcenia dokumentów a ustawienia waluty
Podczas przekształcania i kopiowania dokumentów, waluta jest pobierana z dokumentu źródłowego.
Wyjątek stanowią przekształcenia do dokumentów, które wystawiane są tylko w walucie systemowej:
Przekształcenie Faktury Zakupu do Korekty Granicznej
Przekształcenie Faktury Zakupu do Dokumentów Wewnętrznych
Uwaga
Podczas przekształcania Faktury Zakupu do Faktury Sprzedaży i Przyjęcia Zewnętrznego do Wydania Zewnętrznego nie jest pobierana waluta z dokumentu źródłowego. Waluta pobierana jest wówczas z karty kontrahenta (zakładka Płatności na formularzu kontrahenta) ustawianego domyślnie na dokumencie.
Korekty do dokumentów w walucie
W przypadku dokumentów korygujących nie ma możliwości zmiany waluty. Na korektę ilości, wartości, stawki VAT przepisywane są waluta, typ kursu oraz notowanie. Oprócz tego do dokumentu walutowego jako pierwszą korektę można wystawić korektę kursu.
Agregowanie dokumentów WZ/ PZ w walucie
W chwili agregacji WZ/ PZ do faktury sprawdzane jest czy wszystkie agregowane dokumenty są wystawione w takiej samej walucie. Jeśli nie – program nie pozwoli na utworzenie faktury.
Po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/Ceny parametru Pozwalaj na edycję cen/kursu na FZ powstałym z PZ, na Fakturze Zakupu można zmienić cenę początkową oraz cenę z rabatem dla pojedynczych pozycji, datę, typ kursu oaz notowanie w przypadku kursu ręcznego. Do PZ tworzona jest korekta wartości (szczegóły w rozdziale Nieokreślona wartość dostawy).
Na Fakturze Sprzedaży utworzonej z Wydania Zewnętrznego w walucie można zmienić datę kursu, typ kursu i notowanie w przypadku kursu ręcznego. Po zmianie kursu przeliczane są wartości w PLN na dokumencie. Dzięki temu możliwe jest przekształcenie kilku WZ z różnymi kursami do jednej Faktury Sprzedaży, Faktury Pro Forma w walucie do WZ. W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ceny znajduje się parametr Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FA/PA, jeśli jest włączony, po zmianie ceny/kursu na FA i zapisaniu FA na stałe, do Wydania Zewnętrznego generowana jest korekta wartości. Dzięki temu dokumenty handlowe i magazynowe są zgodne.
Przy włączonym parametrze Agregacja pozycji na dokumentach utworzonych z WZ (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne) nie jest możliwa agregacja pozycji przy przekształceniu kilku WZ do FA dla towarów o takich samych cenach i różnych kursach.
Symulacja wartości zakupu
Na dokumencie sprzedaży w walucie zarówno koszt zakupu jak i marża wyliczane są w walucie systemowej (PLN).
Jeśli cena zakupu towaru jest określona w walucie obcej – podczas wyliczania wartości zakupu program uwzględnia kurs zapamiętany na dokumencie zakupu.
W przypadku symulacji wg ostatniej ceny zakupu – program wylicza wartość zgodnie z walutą oraz kursem obowiązującym dla ostatniej ceny zakupu na karcie towaru.
Przykład
Zakup towaru 100 szt. W cenie 2 EURO (kurs na dokumencie zakupu to 1 EURO = 4 PLN)
Sprzedaż towaru 1 szt. towaru w cenie 13 PLN.
Wyliczona kwota marża to 13 – (2 x 4) = 5PLN
Przykład
Zakup towaru 100 szt. W cenie 2 EURO (kurs na dokumencie zakupu to 1 EURO = 4 PLN)
Sprzedaż towaru 20 szt. W cenie 5 EURO (kurs na dokumencie sprzedaży to 1 EURO = 4.20 PLN)
Wyliczona kwota marży to (5 x 4.20) – (2 x 4.00) = 13 PLN, 13 PLN x 20 = 260 PLN
W przypadku symulacji wg średniej ceny zakupu program wylicza średnią cenę zakupu w oparciu o ilość i wartość zasobów posiadanych w magazynie. Wartość zasobu wyliczana jest zawsze na podstawie kursu waluty podanego na dokumencie zakupu. Natomiast wartość sprzedaży wyliczana jest na podstawie kursu podanego na dokumencie sprzedaży.
Przykład
Zakup towaru: 100 szt. towaru w cenie 2 EURO (kurs 1 EURO = 4.10 PLN)
Zakup towaru: 100 szt. towaru w cenie 2 EURO (kurs 1 EURO = 4.60 PLN)
Wyliczona średnia cena zakupu: 100 x (2 x 4.10) + 100 x (2 x 4.60) =
820 + 920 = 1740, 1740 / 200 = 8.70 PLN
Sprzedaż: 1 szt. W cenie 5 EURO (kurs 1 EURO = 4.50 PLN)
Wartość marży: (5 x 4.50) – 8.70 = 22.50 – 8.70 = 13.80 PLN
Aktualizacja cen sprzedaży
Podczas aktualizacji cen sprzedaży program przelicza cenę zakupu z waluty na PLN (zgodnie z określonym na FZ kursem), a następnie dolicza zadeklarowaną marżę i wylicza nową cenę sprzedaży w walucie określonej na karcie.
Przykład
Ostatnia cena zakupu 2 EURO (kurs 1 EURO = 4 PLN)
Ceny sprzedaży na karcie towaru:
- cena sprzedaży 1: 10 % marży 2.20 EURO
- cena sprzedaży 2: 20 % marży 9.60 PLN (2 x 4 + 20% = 9.60)
Nowa cena zakupu 3 EURO (kurs 1 EURO = 4.50 PLN)
- cena sprzedaży 1: 10 % marży 3.30 EURO
- cena sprzedaży 2: 20 % marży 16.20 PLN (3 x 4.50 + 20% = 16.20)
Faktury sprzedaży
Lista faktur
Listę wystawionych faktur uruchamiamy z menu Handel/ Faktury. Na ekranie wyświetlone zostanie zestawienie wszystkich wystawionych wcześniej dokumentów sprzedaży.
Standardowo każda pozycja listy zawiera:
Numer dokumentu – numer faktury nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
Status – pole to określa stan danego dokumentu. Pole może przyjmować następujące wartości:
Puste pole statusu oznacza, że z tą fakturą nie jest związany żaden inny dokument,
Anulowano oznacza, że dokument został anulowany
PA oznacza, że Faktura Sprzedaży została utworzona z Paragonu,
V oznacza przeniesienie dokumentu do rejestru VAT,
F wskazuje na zafiskalizowanie Faktury Sprzedaży,
PF – faktura utworzona na podstawie Faktury Pro Forma,
ZL – Faktura Zaliczkowa,
E – dokument został wyeksportowany.
Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus:
WZ informuje o powiązaniu FS z Wydaniem Zewnętrznym,
RW informuje o wygenerowaniu Rozchodu Wewnętrznego dla Faktury, na której znajduje się usługa złożona z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FS/PA,
DD wskazuje Fakturę, do której został utworzony dokument dostawy (DD)
Datę wystawienia – data wystawienia faktury.
Magazyn – lista wystawionych w programie Faktur Sprzedaży może zostać ograniczona do dokumentów dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Lista ta zawiera tylko magazyny aktywne. Magazyn nieaktywny można wskazać po kliknięciu na przycisk Magazyn. Opcja korzystania z wielu magazynów dostępna jest w przypadku modułów Handel, Handel Plus.
Nazwa Kontrahenta – pierwsza linia nazwy Nabywcy.
NIP – numer NIP Nabywcy.
Miasto – miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę.
Kwotę netto – wartość netto faktury.
Kwotę brutto – wartość brutto faktury.
Dodatkowo, dla listy można wskazać kolumny: Adres dod., Brutto w walucie, Data sprzed., Kategoria, Kod kontrahenta, Kod odbiorcy, Netto w walucie, Odbiorca, Opis, PRED (przyjmuje wartość Tak jeśli dokument był predekretowany – kolumna dostępna dla Użytkowników moduł Księga Handlowa), Termin płatn., Ulica, VAT, VAT w walucie, Waluta,
Dotyczy wersji: 2018.5.1
Wydrukował, Data wydruku, Zatwierdził, Data zatwierdzenia
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Utworzył e-mail, Data utworzenia e-maila (dane dotyczące e-maila uzupełniane są wyłącznie dla wiadomości e-mail tworzonych poprzez skrzynkę pocztową skonfigurowaną w module CRM).
Lista zawiera wszystkie dokumenty, które związane są z wystawianiem faktur. Są to Faktury Sprzedaży, Faktury Korygujące, faktury w buforze oraz dokumenty, które zostały anulowane. Rodzaj i status dokumentów rozróżniane są kolorami:
czarny oznacza dokumenty zapisane w programie na stałe,
zielony to faktury lub korekty znajdujące się w buforze (można je modyfikować),
szary to dokumenty anulowane. Pomimo anulowania pozostają na liście a kolejnemu wystawianemu dokumentowi automatycznie zostanie nadany numer dokumentu anulowanego. Nie są brane pod uwagę w żadnych zestawieniach i raportach,
niebieski – oznacza dokumenty zaksięgowany.
Lista faktur
Oprócz standardowych przycisków (opisanych tutaj) w oknie znajdują się:
- księgowanie do księgowości kontowej. Program pozwala na księgowanie zaznaczonych dokumentów na konta księgowe. Księgowanie odbywa się za pomocą wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych. Istnieje możliwość zaksięgowania dokumentu do KP oraz ryczałtu. Zasady księgowania opisane są tutaj .
- utworzenie wydania magazynowego (WZ, RW lub WKA) na podstawie Faktury Sprzedaży (opcja dostępna w modułach Handel, Handel Plus).
– Przenieś do rejestru VAT. Przycisk zapisuje wskazane (zaznaczone myszką) faktury do rejestru VAT. Program przed zapisem pyta o nazwę rejestru, w którym mają znaleźć się przenoszone dokumenty. Zasady przenoszenia do rejestrów VAT opisane są tutaj.
– korekta faktury. Przycisk umożliwia skorygowanie faktury. Standardowo naciśnięcie opisywanej ikony zaproponuje całkowity zwrot do wskazanej kursorem faktury Pod przyciskiem strzałki rozwija się menu dostępnych w programie korekt.
– eksport faktur w formacie Comarch EDI. Z poziomu programu istnieje możliwość wysyłania faktur do systemu Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy użytkownik posiada wykupioną opcję. Opis funkcji znajduje się tuaj .
Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście przycisku Dodaj lub wciśnięciu klawisza <INS>, podzielony jest na pięć zakładek: Ogólne, Kontrahent, Płatności, Dokumenty i Atrybuty. – Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu.
zmianę kategorii dokumentu,
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów przenoszonych do pliku JPK_FA,
dodawanie/ usuwanie kodów JPK_V7.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
- Utwórz dokumenty. Przycisk umożliwia utworzenie Zgłoszenia SENT lub Dokumentu dostawy.
- Wyślij Faktury do KSeF. Funkcja działa dla podświetlonego na liście dokumentu lub dla pozycji zaznaczonych na liście. Po naciśnięciu na przycisk następuje weryfikacja poprawności zaznaczonych dokumentów i wysyłka poprawnych dokumentów do KSeF.
- Odbierz dane z KSeF - za pomocą tego przycisku, po wysłaniu danych do KSeF można pobrać UPO. Działa dla wszystkich dokumentów znajdujących się na liście Faktur, dla których UPO nie zostało jeszcze pobrane.
Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj. Ponadto listę zawęzić można zgodnie z kryteriami filtra zaawansowanego:
Filtr dla listy Faktur Sprzedaży
Zasady obsługi filtra:
Tak – wyszukane zostaną pozycje spełniające warunek
Nie – wyszukane zostaną pozycje, które nie spełniają warunku
Tak i Nie – warunek nie będzie uwzględniony podczas wyszukiwania
Przykład
W zależności od zaznaczeń program wyszukuje faktury np. zaksięgowane lub te, które jeszcze nie zostały zapisane w rejestrze VAT. Jeśli chcemy aby podczas wyszukiwania status zaksięgowany nie był brany pod uwagę – należy zaznaczyć oba pola . Wtedy podczas wyszukiwania wyszukiwane będą zarówno faktury zaksięgowane jak i nie.
Formularz faktury
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.
Na formularzu Faktury Sprzedaży (poniżej przycisku Zapisz) znajduje się przycisk , który umożliwia zapis faktury (na trwałe lub do bufora – zgodnie z zaznaczeniem parametru Bufor) i jej automatyczny wydruk. Drukowany jest dokument wg wzoru określonego jako domyślny dla faktury.
Formularz faktury: zakładka [Ogólne]
Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące faktury. Znajdują się na niej następujące pola i przyciski:
Dokument – typ dokumentu w klasie Faktura sprzedaży. Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji. Mechanizm numeracji dokumentów został opisany w artykule Definicje dokumentów.Numer – to, co wyświetla się obok pola numer zależy od wybranego schematu numeracji. W zależności od schematu numeracji, wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca serię, naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii i pozwoli na wskazanie właściwej.
W chwili wystawiania faktury, w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (na trwałe lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny faktury, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już faktura o takim numerze – nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem.
Kontrahent – to miejsce na wybór kontrahenta, z którym zawieramy transakcję. Standardowo program proponuje listę kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku kontrahent, uzyskujemy dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów lub banków. Przycisk umożliwia weryfikację statusu VAT kontrahenta – czy jest podatnikiem VAT czynnym. Szczegóły są dostępne w artykule Formularz kontrahenta. Po wybraniu kontrahenta, który ma przeterminowane płatności, pojawia się informacja na ten temat.
Kategoria – kategoria sprzedaży skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta. Jest to wyłącznie propozycja programu. Naciskając przycisk Kategoria dostaniemy się do listy kategorii, z której możemy wybrać właściwą (domyślnie typu Przychody).
Wybór i wpisanie kategorii związanej z fakturą jest ważne nie tylko z punktu widzenia raportowania analiz. W chwili zaksięgowania transakcji kategoria jest również przenoszona do rejestru VAT i tam w znaczący sposób uzupełnia gromadzone dane.
Uwaga
Istnieje możliwość zmiany kategorii i jej opisu na dokumencie zatwierdzonym, ale jeszcze niezaksięgowanym. Uprawnienia do zmiany kategorii można ustawić dla poszczególnych operatorów na ich kartach (Konfiguracjaprogram/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry].
Magazyn – symbol i nazwa magazynu, z którego sprzedajemy. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska (wybór magazynu jest dostępny w modułach Handel, Handel Plus). Mechanizm został dokładniej opisany w artykule .
Datawystawienia – data, kiedy dokument został wystawiony. Wg tej daty faktura zapisywana jest do rejestru VAT. Standardowo proponowana jest data systemowa.
Datasprzedaży – data sprzedaży bądź wydania towaru z magazynu. Standardowo proponowana jest data systemowa.
Fakturaliczonaod – netto lub brutto. Określamy tutaj algorytm, wg którego liczony będzie podatek VAT. Jeśli od:
netto – najpierw wyliczana będzie wartość netto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT jako % od tej kwoty. Wartość brutto będzie sumą netto i VAT.
brutto – najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT
Domyślny algorytm netto/brutto można wskazać na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe] pod opcją Dokument liczony od. Wskazany algorytm będzie podpowiadany na nowo tworzonym dokumencie po wybraniu kontrahenta, jeśli na dokument nie zostały wpisane pozycje.
W momencie wpisania pierwszego towaru/ usługi, możliwość zmiany jest blokowana. Aby można było zmienić algorytm naliczania podatku VAT na Fakturze w buforze, na której są już pozycje, należy w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczyć Pozwalaj na zmianę netto/brutto. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości.
Rabat – rabat procentowy, którego udzielono wystawiając fakturę. Wartość % rabatu jest każdorazowo przeliczana po dopisaniu kolejnej pozycji.
Płatność – domyślnie ustawiana jest forma płatności przypisana na karcie kontrahenta na zakładce [Płatności]. Jeśli kontrahenta nie wybierzemy – standardowo ustawiana jest gotówka. Formę płatności można dowolnie zmieniać podczas wystawiania faktury
Uwaga
Jeśli wybrana forma płatności jest powiązana z rejestrem nieaktywnym – program poinformuje o tym i nie pozwoli zatwierdzić dokumentu.
Termin – termin płatności pobierany jest z karty kontrahenta z zakładki [Płatności]. Jeżeli nie został tam określony, wtedy ustawi się termin przypisany do formy płatności. Termin można dowolnie zmieniać podczas wystawiania dokumentu. Ustalając termin można korzystać z kalendarza, ukrytego pod prawym klawiszem myszki. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę wystawienia faktury i termin płatności.
Pole Termin nie jest dostępne, jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0 dni.
Uwaga
W Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony! Jeśli jest zaznaczony, program pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Jeśli jest odznaczony, taka operacja nie będzie możliwa.
Netto - łączna wartość netto faktury (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany.
Razembrutto – łączna wartość brutto faktury (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie może jej zmienić.
Zapłacono – to kwota, która została zapłacona przez kontrahenta. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli faktura jest płatna gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione po zatwierdzeniu dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych.
Pozostaje – różnica pomiędzy całkowitą wartością brutto faktury, a kwotą zapłaconą.
Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).
Zadłużenie – kwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.
Uwaga
Faktury zapisane do bufora są uwzględniane w polu Zadłużenie. Na wysokość zadłużenia wpływają również dokumenty z przekształcenia, które przy generowaniu od razu zapisywane są do bufora, np FS z WZ. Przy włączonym parametrze w menu Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne: kontrola ilości na dokumentach rozchodowych przy akceptacji pozycji (przez bufor) pole Zadłużenie aktualizowane jest na bieżąco przy dodawaniu pozycji.
MPP – podzielona płatność – parametr powinien być obligatoryjnie zaznaczony dla faktur rozliczanych metodą podzielonej płatności (kwota VAT jest automatycznie przelewana przez bank na specjalny rachunek VAT). W programie parametr jest zaznaczany automatycznie po spełnieniu poniższych warunków:
na dokumencie wszystkie daty są większe niż 31.10.2019,
kontrahent jest podmiotem gospodarczym o statusie krajowy bądź podatnikiem jest nabywca,
wartość dokumentu przekracza 15 000 PLN,
przynajmniej jeden z towarów dodanych na dokument ma na kartotece zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność oraz przypisaną stawkę VAT różną od NP,
w przypadku dokumentów walutowych płatność VAT jest wykazana w PLN.
Wartość podlegająca MPP – łączna wartość brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie, wyświetlana jest wartość pozycji po przeliczeniu na walutę PLN.
Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
- Podgląd dokumentu z biblioteki. Przycisk jest widoczny, jeżeli dokument jest powiązany z co najmniej jednym dokumentem OBD z załącznikiem. Podgląd załącznika wyświetlany jest w oknie z lewej strony formularza. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
W zależności od ustawień konfiguracyjnych na nowo utworzonej fakturze sprzedaży zaznaczony jest parametr bufor lub WZ. Ustawienia te znajdują się w Konfiguracji Firmy/Magazyn/ Inicjacja dokumentu.
Jeśli parametr Bufor:
jest włączony – oznacza to, że faktura nie została jeszcze zapisana w sposób trwały. Na dokumencie w buforze można dokonywać wszelkich zmian. Można go również skasować (uwaga: powstanie luka w numeracji, którą zapełnić można ręcznie). Wprowadzenie dokumentu do bufora pociąga za sobą utworzenie zdarzenia w preliminarzu płatności. Zdarzenie to również jest w buforze, przy czym, ponieważ jest powiązane z dokumentem – nie można go skasować ani zmodyfikować z poziomu preliminarza. Nie da się również wykonywać żadnych rozliczeń związanych ze zdarzeniem, a więc i z fakturą.
jest wyłączony – zapis faktury jest trwały. Nie można na niej dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt). Odznaczenie pola powoduje automatyczne zaznaczenie parametru WZ.
WZ – parametr mający zastosowanie w modułach Handel, Handel Plus, który:
jeśli jest włączony – przy zapisywaniu Faktury Sprzedaży na trwałe program automatycznie, w tle, generuje dokument magazynowy. W trakcie tworzenia wydania magazynowego sprawdzana jest ilość towaru na magazynie i jeśli chociaż dla jednej pozycji FS jest za mało towaru, program poinformuje o tym odpowiednim komunikatem, a formularz faktury pozostanie otwarty, dzięki czemu Użytkownik może ją zmodyfikować lub zapisać bez WZ.
jeśli jest wyłączony – zapisywana jest Faktura Sprzedaży, ale nie powoduje ona wydania towaru z magazynu. Wydanie musi być wykonane później, z poziomu listy Faktur Sprzedaży.
Uwaga
Nie można jednocześnie zaznaczyć parametrów bufor i WZ.
Fiskalizuj – to parametr odpowiedzialny za fiskalizację dokumentu na drukarce fiskalnej. Dostępny jest tylko jeśli faktura wystawiona jest od brutto oraz w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wskazany jest sterownik do urządzenia fiskalnego.
Jeśli warunki są spełnione – parametr jest dostępny. Jeśli kontrahent wpisany na fakturze ma na karcie zaznaczony status podmiot gospodarczy – parametr jest domyślnie odznaczony, a użytkownik może zdecydować o fiskalizacji dokumentu zaznaczając go. Jeśli kontrahent na karcie ma zaznaczony status osoba fizyczna – parametr jest domyślnie zaznaczony.
Uwaga
Istnieje możliwość wprowadzenia wartości, po której dana pozycja towarowa/usługowa ma zostać sprzedana. Wówczas program wyliczy cenę sprzedaży na podstawie ilości i wartości, zaokrąglając ją do dwóch miejsc po przecinku. Pole z wartością dostępne jest do edycji po zaznaczeniu parametru Zmiana wartości na pozycji na dokumentach rozchodowych w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry.
Użytkownik powinien zdecydować się na zaznaczenie bądź odznaczenie parametru na początku pracy. W szczególności nie powinien wystawiać dokumentów WZ przy zaznaczonym parametrze, a następnie po odznaczeniu parametru przekształcać ich do jednej Faktury Sprzedaży. Takie działanie może spowodować różnice wartości na dokumentach.
Na zakładce [Ogólne] znajduje się lista, na którą wprowadzane będą kolejne pozycje faktury.
Lista może być obsługiwana standardowymi przyciskami:
- dodanie nowej pozycji na fakturę.
- edycja szczegółów o pozycji. Standardowo na liście widoczne są podstawowe dane o elemencie faktury: kod towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, rabat, cena i wartość. Wciśnięcie lupki otwiera okno z dodatkowym informacjami o sprzedawanym towarze lub usłudze. Przycisk nie jest dostępny jeśli lista towarów jest pusta.
Uwaga
Zmiany w nazwie czy opisie są dopuszczalne tylko wówczas, gdy na formularzu towaru/usługi zaznaczono taką możliwość (formularz towaru: zakładka [Dodatkowe]).
- usunięcie pozycji.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Kolejność pozycji na dokumencie można zmieniać metodą „przeciągnij i upuść” – należy wcisnąć lewy przycisk myszy na wybranej pozycji i trzymając wciśnięty przycisk przesunąć myszą kursor do wybranego miejsca.
- wyszukiwanie pozycji na dokumencie. Po jego wciśnięciu nad listą pojawia się pole, gdzie można wpisać ciąg znaków, wg których ma być wyszukiwana pozycja.
Wyszukiwanie obejmuje informacje widoczne na liście pozycji (kod/ nazwa, ilość, jednostka miary, cena, wartość…). Program rozpoczyna wyszukiwanie po wciśnięciu przycisku Znajdź, a po każdym wciśnięciu wyszukuje kolejną pozycję spełniającą warunki.
Na górnej wstążce programu znajdują się dodatkowe opcje:
- wprowadzanie danych za pomocą kolektora (można również wywołać kombinacją klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>). Funkcja jest opisana w artykule Współpraca z kolektorami danych.
- Kolektor danych/ Importuj pozycje – opcja umożliwiająca import towarów na dokument z pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Zaimportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.
Kolektor danych/ Eksportuj pozycje – opcja umożliwiająca eksport towarów z dokument do pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Wyeksportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.
- na formularzu Faktury Sprzedaży (poniżej przycisku Zapisz) znajduje się przycisk , który umożliwia zapis faktury (na trwałe lub do bufora – zgodnie z zaznaczeniem parametru Bufor) i jej automatyczny wydruk. Drukowany jest dokument wg wzoru określonego jako domyślny dla faktury.
Dopisanie nowej pozycji możliwe jest po wciśnięciu przycisku Dodaj, klawisza <INS> lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Sposób wybierania pozycji jest zależny od ustawienia w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry:Dodawanie pozycji na dokumencie .
Kod, Nazwa – kolumny zawierają kod i nazwę wybranego towaru/ usługi.
Stan Zasobów – prezentacja stanu towaru dla magazynu wybranego na dokumencie zgodnie z ustawioną datą sprzedaży.
Kolumna jest zależna od parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje). Jeśli parametr jest niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie. Kolumna Stan Zasobów przyjmuje następujące wartości:
- stan towaru powyżej ilości minimalnej określonej w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby – na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe],- stan towaru poniżej ilości minimalnej określonej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe],
- zerowa ilość towaru na magazynie.
Stan Zasobów jest wyświetlany w odniesieniu do jednostki miary wskazanej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe] dla pola Ilość minimalna.
Kolumna Stan Zasobów jest dostępna wyłącznie dla dokumentów w buforze.
Stan Zasobów nie jest wyświetlany dla usług.
Ilość – Proponowana jest sprzedaż 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub przesuwając strzałki znajdujące się po prawej stronie pola. Zasady kontroli ilości zostały opisane tutaj.
Jednostkamiary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli sprzedaż ma się odbywać w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. (lub strzałkę w dół z klawiatury) i wskazać jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej.
Rabat – podawany w % rabat od pozycji. O podaną ilość % pomniejszana jest cena jednostkowa (netto lub brutto, w zależności od wybranego algorytmu).
Cena – cena za wskazaną jednostkę miary. Cena może być:
podana netto lub brutto w zależności od wybranego algorytmu liczenia podatku VAT,
wyliczona w zależności od wskazanej jednostki miary. W cenniku pokazane są ceny dla jednostek podstawowych. Zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę za tę jednostkę.
Uwaga
Jeśli cena sprzedaży na karcie towaru wynosi 0 – podczas wpisywania pozycji na fakturę pierwszą wpisaną cenę program traktuje jako cenę początkową i umożliwia udzielenie od niej rabatu.
Aby zmienić cenę sprzedaży bez wyliczania rabatu – należy towar usunąć z dokumentu, a następnie dodać ponownie.
Dotyczy to jedynie towarów, które nie mają ustalonych cen sprzedaży na karcie. W innym przypadku jako cena początkowa pobierana jest cena z karty towaru.
Przykład
Cena sprzedaży na karcie 0 PLN. Podczas wpisywania towaru na fakturę Użytkownik wpisał cenę 100 PLN. program zapamiętał taką cenę jako początkową. Teraz w przypadku zmiany ceny dla tego towaru (np. na 90 PLN) będzie wyliczany upust (10%).
Uwaga
Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Fakturach Sprzedaży (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka [Parametry])
.
Wartość – wartość pozycji (netto lub brutto w zależności od stosowanego algorytmu liczenia podatku VAT).
Formularz faktury: zakładka [Kontrahent]
Standardowo jako nabywcę program proponuje kontrahenta wprowadzonego na zakładce [Ogólne]. Wyświetlone dane są pobierane z jego karty ewidencyjnej. Znajdujący się obok przycisk lupy umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).
Jako odbiorca proponowany może być:
kontrahent wpisany jako Nabywca – jeśli dla danego kontrahenta nie ma zdefiniowanego odbiorcy domyślnego na jego karcie ewidencyjnej na liście odbiorców (zakładka [Dodatkowe]).
kontrahent zdefiniowany jako Odbiorca domyślny na karcie ewidencyjnej nabywcy: na zakładce [Dodatkowe] znajduje się lista odbiorców kontrahenta. Jeśli na liście tej znajduje się odbiorca o statusie Domyślny (wartość TAK w kolumnie Domyślny), wówczas odbiorca ten jest proponowany na dokumencie wystawionym dla takiego kontrahenta.
W razie konieczności, z poziomu tej zakładki można zmienić zarówno Nabywcę jak i Odbiorcę.
W trakcie wystawiania faktury można z poziomu tej zakładki zmienić zawartość danych o Nabywcy lub Odbiorcy. Zmiana ta nie wpłynie na informacje zapisane na ich kartach ewidencyjnych, ale zostanie zapamiętana wraz z fakturą.
Numery NIP wprowadzane na dokumentach mają format przystosowany do standardów numeracji obowiązujących w krajach Unii Europejskiej. Numer NIP składa się z dwuliterowego przedrostka oraz unikalnego ciągu liter/ cyfr.
Obok pola, gdzie wpisuje się numer NIP znajduje się pole przeznaczone na przedrostek. Lista jest zdefiniowana w programie i zawiera przedrostki określone dla każdego państwa. Użytkownik ma możliwość wyboru odpowiedniej pozycji z rozwijanej listy.
Uwaga
Po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry parametruSprawdzanie poprawności NIP w chwili zatwierdzania faktury program sprawdza, czy kontrahent ma wpisany numer NIP oraz czy spełnia on określone algorytmy. Jeśli nie ‑ wyświetli komunikat i umożliwi jego uzupełnienie.
Sprawdzanie poprawności NIP nie dotyczy:
kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!,
kontrahentów z numerem NIP, gdzie wpisany prefiks kraju jest inny niż PL lub pusty,
kontrahentów o statusie osoba fizyczna,
dokumentów wystawianych w walutach obcych.
Poprzez przycisk Weryfikacja statusu VAT kontrahenta można zweryfikować czy kontrahent znajduje się w Wykazie podatników VAT lub VIES. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, parametr na dokumencie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji), a obok parametru pojawia się komunikat: NIP jest aktywny w VAT (w przypadku kontrahentów krajowych) lub NIP jest aktywny w VIES (w przypadku kontrahentów unijnych). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html
Dotyczy wersji: 2022.1.1
W przypadku kontrahentów wewnątrzunijnych, jeżeli kontrahent zostanie negatywnie zweryfikowany w Wykazie podatników VIES, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES zostaje odznaczony, natomiast wybrany rodzaj transakcji się nie zmienia.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT i VIES kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji
Z formularza kontrahenta przenoszony jest dodatkowo numer PESEL. Jeśli pole NIP dla osoby fizycznej nie jest uzupełnione, wówczas program pobierze numer PESEL na wydruk. Numer PESEL można uzupełnić bezpośrednio na formularzu dokumentu. Jego poprawność jest sprawdzana w zależności od zaznaczenia w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry parametru Sprawdzanie poprawności PESEL.
W sekcji Domyślny płatnik automatycznie podpowiadany jest podmiot z formularza, z zakładki [Ogólne]. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego płatnika na dokumencie poprzez wybór dowolnego podmiotu z listy. Zmiana ta spowoduje, że w preliminarzu płatności zostanie wygenerowana płatność na wskazanego kontrahenta.
W dolnej części zakładki [Kontrahent] znajduje się Nazwisko osoby odbierającej fakturę. Wyświetlone imię i nazwisko pobierane są z karty ewidencyjnej Nabywcy (na zakładce [Dodatkowe] znajduje się tabela, gdzie można uzupełniać informacje o przedstawicielach). Proponowany jest zawsze przedstawiciel określony jako domyślny. Jeżeli żaden z przedstawicieli kontrahenta nie jest oznaczony jako domyślny, pole nie jest uzupełniane. W trakcie wystawiania faktury można ustawić osobę odbierającą poprzez wybór z listy przedstawicieli, dostępnej po wciśnięciu widocznej obok strzałki, lub wpisać bezpośrednio w pole. Dane te zostaną zapamiętane z fakturą i wydrukowane.
Na karcie operatora dostępny jest parametr Zmiana opisu i osoby odbierającej na fakturze, który umożliwia zamianę zarówno opisu, jak i osoby odbierającej nawet na zatwierdzonym dokumencie (do czasu zaksięgowania).
W ostatniej linii zakładki [Kontrahent] można uzupełnić nr listu przewozowego oraz informację o nazwie przewoźnika. Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service, Yun Express, China Post, X-press Couriers, Rheu Logistics, Goniec.
Formularz faktury: zakładka [Płatności]
Na zakładce [Płatności]znajdują się między innymi: kwoty netto, VAT i brutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis Faktury. Zawartość tego pola przepisywana jest z Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawia się na wydruku.
Najważniejszą informacją znajdującą się na tej zakładce są dane o płatnościach związanych z wystawianym dokumentem. Zawarte są one w tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól:
Termin – data realizacji wpłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty sprzedaży bądź wystawienia (zależne od ustawienia w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów: FS/ WKA, PA – termin płatności liczony od) i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności. Dla kontrahenta z zaznaczonym innym terminem płatności, program wylicza datę z uwzględnieniem tych indywidualnych ustawień.
Formapłatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana
Waluta – waluta rozliczenia kolejnych płatności (standardowo jest zgodna z walutą dokumentu). Walutę rozliczenia dla zatwierdzonego dokumentu można zmienić w preliminarzu płatności.
Kwota – wartość płatności.
Rozliczono – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę.
Płatnik – podmiot będący płatnikiem danej płatności.
Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania faktury i podczas edycji faktur z bufora.
Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:
- dodanie nowej raty płatności.- edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian.
- usunięcie pozycji z listy płatności.
Uwaga
Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości faktury. Jeżeli użytkownik ręcznie zmodyfikuje kwoty, a ich suma będzie różna od wartości całej faktury, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.
W chwili wystawienia Faktury program proponuje jedną płatność za Fakturę w oparciu o informacje wprowadzone na zakładce [Ogólne] (forma i termin płatności, wartość brutto faktury).
Jeśli wystawiana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom.
Przykłady dotyczące obsługi płatności na fakturach znajdują się w artykule Od faktury do rozliczenia płatności .
Zaliczki do rozliczenia – funkcja została opisana w artykule Rozliczenia zaliczekOpis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument
Formularz faktury: zakładka [Dokumenty]
Zakładka ta zawiera listę związanych z Fakturą dokumentów, np. korekt lub dokumentów, z których i do których faktura została przekształcona.
Lista ta składa się z czterech kolumn:
Numer – dokumentu skojarzonego z fakturą
Typ – dokumentu związanego z fakturą. Pole to może przyjmować wartość:
PA – Paragon, z którego powstała faktura,
WZ – Wydanie Zewnętrzne związane z Fakturą Sprzedaży,
KOR – korekta faktury,
IN – deklaracja Intrastat, w której została uwzględniona faktura,
VAT – zapis faktury w rejestrze sprzedaży VAT,
DEK – dekret księgowy, który powstał w wyniku zaksięgowania faktury.
Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z fakturą
Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego
- przycisk pozwala na podglądnięcie odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze sprzedaży.
Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych, na zakładce znajdują się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. Pliki do tabeli Biblioteka dokumentów można dodawać metodą „przeciągnij i upuść”. Szczegóły na ten temat zostały opisane w artykule Dodawanie plików na dokumentach metodą „przeciągnij i upuść”.
W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań.
Natomiast jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy zaznaczono parametr Intrastat, w przypadku faktur dla kontrahentów wewnątrzunijnych dostępna jest sekcja Intrastat. (dotyczy dokumentów uwzględniach w deklaracji Intrastat).
Formularz faktury: zakładka [Atrybuty/JPK]
Na formularzu faktury znajduje się zakładka: [Atrybuty/ JPK]. Z tego poziomu użytkownik może uzupełniać i modyfikować listę atrybutów związanych z dokumentem. Do dokumentu można przypisać dowolną ilość atrybutów, a jeden atrybut może być przypisany do dokumentu wiele razy (na przykład z różnymi wartościami).
Podczas wystawiania nowego dokumentu na zakładkę [Atrybuty/ JPK] przenoszone są automatycznie wszystkie atrybuty kontrahenta, przypisane na jego karcie z zaznaczonym parametrem Przenosić na transakcje. W takim przypadku proponowana jest również wartość domyślna atrybutu podana na karcie kontrahenta.
Użytkownik może na dokument dopisać inne atrybuty. Podczas dodawania atrybutu na dokument, po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista atrybutów zbudowana z dwóch zakładek:
Atrybuty dokumentu – na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut dokumentu, jakie zostały zdefiniowane w programie. Atrybuty dokumentu nie są przenoszone na zakładkę automatycznie.
Atrybuty kontrahenta – na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut kontrahenta zdefiniowane w programie, niezależnie od tego, czy zostały przypisane na karcie kontrahenta.
W przypadku atrybutów dokumentu i atrybutów kontrahenta wpisywanych na dokument bezpośrednio z poziomu transakcji nie ma możliwości określenia wartości domyślnej dla atrybutu (użytkownik musi uzupełniać wartość bezpośrednio na dokumencie).
Uwaga
W przypadku zmiany kontrahenta NIE są aktualizowane atrybuty przypisane na dokument. Zmiany na zakładce [Atrybuty/ JPK] związane za zmianą kontrahenta Użytkownik musi wprowadzić bezpośrednio z poziomu zakładki.
Atrybuty przypisane do dokumentu wraz z wartościami są przenoszone podczas kopiowania dokumentów.
Uwaga
Wystawianie dokumentów związanych z obsługą magazynów jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
Na zakładce [Atrybuty/ JPK] znajduje się również tabela Kody JPK_V7 zawierająca kody, którymi dokument musi być opisany na potrzeby deklaracji JPK_V7. Szczegóły tej funkcji zostały opisane w biuletynie Jednolity plik kontrolny.
Formularz faktury: zakładka [KSeF]
W tym miejscu znajdują się informacje otrzymane bezpośrednio z serwera KSeF, po wysyłce dokumentu.
Na zakładce [KSeF] znajdują się następujące pola:
Numer dokumentu - numer Faktury, pod jakim jest identyfikowana w KSeF, numer zwracany bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO.
Numer referencyjny – numer zgłoszenia wysłanego dokumentu nadany przez KSeF.
Status - informacja o statusie dokumentu. Pole to jest wypełniane jednym ze zdefiniowanych statusów, po wysłaniu dokumentu do KSeF. W tym polu będą również informacje o ewentualnych błędach.
Operator wysyłający – imię i nazwisko operatora, który wysłał dokument do KSeF.
Data wysłania - data wysłania dokumentu do KSeF.
Operator odbierający – imię i nazwisko operatora, który odebrał UPO.
Data odebrania - data pobrania UPO.
Data przyjęcia - data, z jaką dokument został przyjęty w KSeF. Pole to jest wypełniane, po otrzymaniu UPO. Data ta decyduje o tym, kiedy dana Faktura trafiła do obiegu handlowego i od tego dnia, jest dostępna do pobrania z KSeF dla odbiorcy Faktury.
Środowisko – środowisko pracy z KSeF, wskazane w menu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/KSeF.
Pod sekcją KSeF znajdują się poniższe ustawienia:
Forma płatności – wybrana płatność dla KSeF. Domyślnie podpowiada się forma płatności dla KSeF, wybrana w menu: Start/Konfiguracja/Firma/Kasa/Bank/Formy płatności i jest przenoszona na Fakturę, a następnie na zakładkę [KSeF] . Pole z możliwością edycji do momentu wysyłki Faktury do KSeF.
Status dokumentu – przyjmuje wartości: Nie wysłano, Wysłano/nie odebrano UPO, Wysłano/odebrano UPO, Awaria, Odrzucono, Nie dotyczy.
Tryb awaryjny wystawienia dokumentu – oznaczenie dla Faktury wystawionej w momencie problemów (np. problem z połączeniem internetowym) z przesłaniem jej do KSeF. Po zaznaczeniu tego parametru Faktura nie będzie wysłana do KSeF. Natomiast nabywca może otrzymać taki dokument np. w formie papierowej lub w inny, uzgodniony umownie sposób.
Nie wysyłaj dokumentu do KSeF – ustawienie tego parametru jest przenoszone bezpośrednio z formularza danego kontrahenta, z zakładki [Handlowe]. Pole z możliwością modyfikacji przez Użytkownika. Faktury z zaznaczonym parametrem nie będą wysyłane do KSeF.
Formularz pozycji na fakturze
Formularz pozycji jest dostępny po wciśnięciu przycisku na liście towarów wpisanych na dokument.
Formularz pozycji składa się z zakładek: [Ogólne], [Szczegóły], [Atrybuty], [Akcyza] (po odpowiednim skonfigurowaniu) oraz [Składniki] dla usług złożonych z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FS/PA .
Na zakładce [Ogólne] zebrane są informacje dotyczące ilości oraz ceny/ wartości. Zawiera następujące informacje:
Lp. – numer kolejny pozycji na fakturze.
Towar – kod i pełna nazwa towaru. Z tego miejsca można zmienić sprzedawany towar/usługę, wprowadzając nowy kod z klawiatury lub wybierając z listy zasobów, która zostanie wyświetlona po naciśnięciu przycisku Towar. Nazwa towaru jest możliwa do zmiany tylko wtedy, gdy na karcie ewidencyjnej tej pozycji (zakładka [Dodatkowe]) zaznaczony jest parametr Pozwól na edycjęnazwy na dokumencie. Zmiany w nazwie zostaną zapamiętane wraz z utworzonym dokumentem, natomiast nie mają żadnego wpływu na nazwę towaru/usługi na jego karcie ewidencyjnej.
Opis – dodatkowy opis pozycji. Opis ten może być kopiowany z karty ewidencyjnej towaru/usługi jeśli na karcie ewidencyjnej (zakładka [Dodatkowe]) zaznaczony jest parametr Kopiuj opis na fakturę.
Jeśli dodatkowo na karcie ewidencyjnej zaznaczony jest parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie:
operator wystawiający dokument może dokonywać w opisie zmian. Zmiany te zostaną zapamiętane wraz z utworzonym dokumentem, ale nie mają wpływu na treść pola Opis na karcie towaru/usługi.
dla opisu dostępny jest przycisk Opis/ Atrybuty pod którym znajduje się lista atrybutów towaru, dla których na karcie ewidencyjnej towaru/usługi (na zakładce [Atrybuty], w oknie Atrybut towaru) zaznaczono parametr dokleić do opisu dokumentu. Taki atrybut jest automatycznie dodawany do opisu pozycji Faktury. Jeśli dodatkowo dla atrybutu towaru zaznaczono kod atrybutu przed wartością, będzie on wyświetlany opisie pozycji.
Kategoria – jest pobierana z karty ewidencyjnej towaru/usługi, ale na użytek bieżącego dokumentu można ją zmienić. Istnieje możliwość księgowania dokumentu wg kategorii przypisanej pozycjom na dokumencie.
Uwaga
Istnieje możliwość zmiany kategorii dla poszczególnych towarów na dokumencie zatwierdzonym, ale jeszcze niezaksięgowanym. Uprawnienia do zmiany kategorii można ustawić dla poszczególnych operatorów na ich kartach (Konfiguracja program/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry].
PKWiU – numer PKWiU. Można go wpisać na pozycji faktury i zmiana zostanie zapamiętana z dokumentem, ale nie wpłynie na zawartość karty ewidencyjnej.
StawkaVAT – jest kopiowana z karty ewidencyjnej, ale na użytek bieżącego dokumentu można ją zmienić.
Ilość – ilość sprzedawanego towaru. Obok wyświetlana jest jednostka miary (domyślnie jest to jednostka podstawowa z karty towaru). Zarówno ilość jak i jednostkę miary można dowolnie zmieniać.
Stan towaru – aktualny stan towaru na magazynie wybranym na dokumencie. Informacja jest przydatna przy dodawaniu pozycji na dokument poprzez podniesienie formularza (metoda ustawiana w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry).
Ilość w polu Stan towaru jest zależna od parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest:
zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje),
niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie.
Prezentowany jest stan towaru na datę sprzedaży (w przypadku PA, FS), datę wydania (w przypadku WZ) i datę wystawienia (w przypadku RW, MM).
Stan towaru prezentowany jest w jednostce miary towaru wskazanej na dokumencie.
Uwaga
Pole Stan towaru jest widoczne wyłącznie na dokumentach w buforze.
Pozycja faktury – zakładka OgólneCenapoczątkowa – cena za jednostkę podstawową towaru. Wyświetlona zostanie cena domyślna ustawiona na karcie towaru, kontrahencie lub magazynie. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w artykule Ceny sprzedaży. Grupę cenową można zmienić naciskając przycisk Cena początkowa i dokonując wyboru z wyświetlonej listy.
Rabat – rabat % ustalony dla pozycji. Można go zmienić.
Cena netto/brutto – cena za jednostkę, w której towar był wpisany na dokument. Jeśli jest to jednostka pomocnicza – cena jest odpowiednio przeliczona. Na formularzu pozycji widoczna jest zarówno cena netto, jak i brutto. Obydwa pola są edytowalne, jednak cena zostanie ostatecznie przeliczona zgodnie z zastosowanym na dokumencie algorytmem podatku VAT
Uwaga
W przypadku niektórych dokumentów (FS, PA, RO, FPF, WZ, ZD) istnieje możliwość zablokowania dla operatora zmiany ceny. Parametry zostały dokładniej opisane w artykule Konfiguracja uprawnień operatora
Wartośćnetto/brutto – wartość pozycji. Netto czy brutto – zależy od stosowanego na dokumencie algorytmu liczącego podatek VAT.
Uwaga
Istnieje możliwość wprowadzenia wartości, po której dana pozycja towarowa/usługowa ma zostać sprzedana. Wówczas program wyliczy cenę sprzedaży na podstawie ilości i wartości. Pole z wartością dostępne jest do edycji po zaznaczeniu parametru Zmiana wartości na pozycji na dokumentach rozchodowych.
Jeśli cena towaru podana jest w walucie obcej – program wyświetla poszczególne ceny (w walucie/ w PLN) w odrębnych kolumnach. Sposób przeliczania cen na formularzu jest dokładnie opisany tutaj.
Formularz pozycji: zakładka [Szczegóły]
Na zakładce [Szczegóły] można podejrzeć:
Wartośćnetto – wartość netto pozycji,
KwotaVAT – wartość podatku VAT wyliczonego dla pozycji,
Wartośćbrutto – wartość brutto pozycji,
Kosztzakupu – koszt zakupu towarów lub koszt usługi. Na karcie ewidencyjnej usługi można wprowadzić procentowy lub kwotowy koszt przypadający na jedną jednostkę miary. W opisywanym polu wyświetlany jest łączny koszt związany z pozycją. W przypadku usług istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia kosztu zakupu. Domyślnie koszt jest wyliczany na podstawie danych z karty usługi (zakładka [Dodatkowe]).
Uwaga
Należy pamiętać, że w przypadku zmiany danych o rozchodowanej usłudze (ilość, cena) program ponownie przeliczy koszt własny na podstawie danych z karty towaru. W takim przypadku Użytkownik powinien informację o zmienionym koszcie uzupełnić ponownie.
Jednostkamiary – jednostka miary wykorzystana na dokumencie. W przypadku jednostki pomocniczej wyświetlany jest przelicznik dla jednostki podstawowej.
Kurs – pole jest widoczne dla dokumentów wystawianych w walucie. Widoczny jest kurs ustalony na dokumencie.
Formularz pozycji: zakładka [Atrybuty]
Istnieje możliwość skojarzenia towaru z tzw. atrybutami. Umożliwia to pamiętanie większej ilości parametrów związanych z towarem. Parametry takie to np. kolor towaru, numer seryjny, położenie w magazynie, waga, termin ważności, kod (numer katalogowy) u dostawcy itp. Wykorzystanie atrybutów na poszczególnych kartach zależy od potrzeb danego towaru. Dodatkowe atrybuty karty rozszerzają także możliwości analityczne programu.
Zasady definiowania atrybutów i kojarzenia ich towarami zostały dokładniej opisane w artykule Atrybuty towaru, zdjęcia i załączniki.
Atrybuty prezentowane są w formie listy z możliwością edycji wartości.
Zakładka [Atrybuty] na formularzu pozycji dokumentuNa liście widoczne są kolumny:
Lp – numer kolejny atrybutu.
Kod – kod atrybutu przenoszony z formularza towaru, z zakładki [Atrybuty].
Wartość – wartość atrybutu w formacie tekst, liczba, lista lub data. Pole edytowalne.
E-sklep – kolumna widoczna jest tylko dla zamówień pochodzących z Comarch e-Sklep. W kolumnie wyświetlana jest wartość Tak/Nie odpowiednio jeśli wartość atrybutu została przesłana z Comarch e-Sklep.
Istnieje natomiast możliwość edycji takiego atrybutu. Jeśli zmieniona zostanie tylko jego wartość, wówczas w kolumnie E-Sklep pozostanie Tak. Jeśli zmieniony zostanie kod atrybutu, wtedy wartość w kolumnie E-Sklep zmieni się na Nie.
Pod nazwami kolumn dostępny jest wiersz filtra, umożliwiający zawężenie wyświetlanej listy według ustalonych kryteriów. Możliwe jest również tworzenie własnych kolumn poprzez funkcję personalizacji.[/su_list]
Na liście dostępne są przyciski:
Zapisz zmiany/ Anuluj zmiany– odpowiednio powodujące zapis lub zaniechanie zapisu zmian na oknie oraz jego zamknięcie.
Dodanie atrybutu– umożliwia dodawanie atrybutów poprzez edycję bezpośrednio na liście, bez konieczności podnoszenia formularza atrybutu. Naciśnięcie przycisku powoduje utworzenie nowego wiersza dla atrybutu, gdzie możemy wprowadzić kod atrybutu lub za pomocą przycisku , otworzyć listę atrybutów. Jeśli podamy nieistniejący kod atrybutu lub naciśniemy otworzy się lista atrybutów zdefiniowana w menu Ogólne/Atrybuty na zakładce Towaru (z pominięciem atrybutów o formacie binaria).
Edycja atrybutu- umożliwia edycję na liście dla wartości z kolumny Kod lub Wartość atrybutu
Usunięcie atrybutu
Dodatkowo w menu kontekstowym, uruchamianym prawym klawiszem myszy, dostępna jest opcja Dodaj seryjnie, wywoływana również skrótem klawiszowym <ALT>+<INSERT>.
Na liście można zmieniać dowolnie kolejność atrybutów metodą „przeciągnij i upuść”, przestawiając poszczególne atrybuty z wciśniętym lewym klawiszem myszy.
Możliwe jest również kopiowanie atrybutów wraz z wartościami. Po ustawieniu się w wybranym wierszu należy nacisnąć kombinację klawiszy <CTRL>+<INSERT> lub przytrzymać <CTRL> i nacisnąć ikonę zielonego plusa. Skopiowany atrybut pojawi się w ostatnim wierszu.
Dodawanie wartości do definicji atrybutu typu lista
Dwukrotne kliknięcie w kolumnie [Wartość] na konkretnym atrybucie, uruchamia edycję bezpośrednio na liście.
Dla atrybutów typu lista możliwe jest dodanie nowej wartości dla definicji atrybutu, bezpośrednio z poziomu formularza pozycji dokumentu. Wprowadzając atrybut typu lista dla pozycji dokumentu, możemy wskazać opcję <Nowa> z rozwijanej listy wartości. Po jej wybraniu podnoszone jest okno Nowa wartość – zostanie dodana, w którym można zdefiniować nową wartość listy.
Istnieje też możliwość wprowadzenia dla wybranego atrybutu, w kolumnie [Wartość] bezpośrednio ciągu znaków. Po zatwierdzeniu takiego wpisu, program sprawdza czy wpisana wartość znajduje się już na liście wartości atrybutu. Jeśli tak, wówczas zatwierdzany jest wybór. Jeśli nie, pojawi się komunikat Czy wprowadzoną wartość dopisać do atrybutu wraz z opcjami wyboru Tak/Nie:
Tak powoduje dodanie nowej wartości listy oraz zatwierdzenie wyboru
Nie powoduje wycofanie z edycji bez zapisu
Modyfikacja wartości atrybutów możliwa jest również na korektach dokumentów.
Atrybuty pozycji zależne od kontrahenta
W przypadku gdy na karcie cennikowej, na zakładce [Atrybuty], znajdują się atrybuty zależne od kontrahenta, atrybuty te zostaną przeniesione na dokument tylko i wyłącznie wtedy, kiedy na dokumencie jest wybrany kontrahent przypisany do tych atrybutów. Jeżeli zmienimy kontrahenta na innego, który nie jest przypisany do atrybutu zależnego, atrybut jest usuwany.
Formularz pozycji: zakładka [Składniki]
Zakładka pojawia się tylko dla pozycji o typie usługa złożona, które na swojej karcie mają zaznaczony parametr Pobieranie składników na FS/PA (funkcjonalność dostępna w modułach Handel, Handel Plus). Użytkownik może tutaj zmienić skład receptury, wybrać inną, spośród dostępnych dla tej usługi lub też wprowadzić ręcznie składniki, jeżeli dla usługi nie utworzono żadnej receptury. Z poziomu podglądu pozycji dokumentu istnieje także możliwość eksportu/importu składników receptury poprzez ikonę Składniki receptury znajdującą się na wstążce
Dla wszystkich składników możliwe jest określenie: ilości, jednostki miary oraz magazynu. Jeśli w skład usługi złożonej wchodzi usługa prosta, Użytkownik może określić jej koszt, wpisując odpowiednią wartość w kolumnie Wartość zakupu.
Magazyn dla ręcznie dodanych składników ustawiany jest zgodnie z aktualnie podanym magazynem dla usługi złożonej.
Formularz pozycji: zakładka [Akcyza]
Zakładka [Akcyza] zawiera przeniesione z karty towaru: kod CN, wartość opałową GJ/1000 kg oraz stawkę akcyzy.
Widoczna tu ilość w 1000 kg wyliczona jest na podstawie ilości towaru z dokumentu i przelicznika między jednostkami określonego na karcie towaru.
Wyliczona Wartość akcyzy stanowi iloczyn wartości opałowej, stawki akcyzy i ilości sprzedawanego/wydawanego towaru.
Powyższe informacje będą służyły do wyliczania podatku akcyzowego podczas generowania z programu deklaracji AKC-WW/AKC-WWn.
Naliczenie podatku akcyzowego jest możliwe na:
Księgowanie akcyzy
Dla schematów księgowych o typie Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, Wydania Zewnętrzne, Przyjęcia Zewnętrzne, Rozchody Zewnętrzne i Przyjęcia Zewnętrzne dostępne są w programie makra umożliwiające księgowanie akcyzy. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule Podatek akcyzowy na wyroby węglowe
Formularz pozycji: zakładka [Intrastat]
Zakładka [Intrastat] jest widoczna na pozycji dokumentu tylko i wyłącznie wtedy, gdy na dokumencie znajdują się pozycje, które powinny być wykazane w deklaracji Intrastat.
Zakładka [Intrastat] zawiera dane przeniesione z kartoteki towarowej, z zakładki [Dodatkowe/Intrastat]:
kod CN – wartość przenoszona z karty towaru bez możliwości edycji,
Kraj pochodzenia – w deklaracji Intrastat uwzględniany jest kod kraju pochodzenia, który jest zapisany na pozycji dokumentu. Przy zapisie dokumentu, jeżeli kod kraju pochodzenia nie został uzupełniony pojawi się komunikat mówiący o konieczności wypełnienia tego kodu: Nie uzupełniono pola kod kraju pochodzenia na pozycji XX. Pole jest wymagane dla deklaracji Intrastat. Czy zapisać dokument?
Jeżeli na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe/Intrastat] pole Kraj pochodzenia będzie wypełnione, to kod z tego pola przenoszony jest na pozycję dokumentu z możliwością edycji. Na dokumenty korygujące kod kraju pochodzenia będzie przenoszony bezpośrednio z dokumentu korygowanego, także z możliwością modyfikacji. Kod kraju pochodzenia można edytować zarówno na dokumencie zapisanym w buforze jak i na dokumencie zatwierdzonym na stałe. Zmiany zostaną uwzględnione po zapisie pozycji i dokumentu.
Faktura VAT Marża
Wystawienie dokumentu Faktura VAT marża jest możliwe z poziomu listy Faktur Sprzedaży. W menu wyświetlanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku dostępna jest opcja Faktura Marża.
Faktury Sprzedaży i Faktura VAT Marża są widoczne na jednej liście. Można je rozróżnić wykorzystując odrębne schematy numeracji. Na liście faktur znajduje się także parametr FV Marża umożliwiający wyfiltrowanie tylko Faktur VAT Marża (zaznaczona tylko opcja TAK).
Zasady wystawiania Faktur VAT Marża są podobne jak w trakcie wystawiania Faktury Sprzedaży, za wyjątkiem:
Dla wpisanych pozycji automatycznie ustawiana jest stawka VAT NP. – nie podlega bez względu na status kontrahenta.
Dla Faktur VAT Marża w walucie obcej nie są dostępne parametry związane z naliczaniem podatku VAT: Naliczaj VAT, Płatność VAT w PLN.
Do Faktur VAT Marża nie można wystawiać dokumentów korygujących VAT (tylko korekty ilościowe i wartościowe).
Dodatkowo z poziomu zakładki Kontrahent możliwy jest wybór podstawy stosowania procedury marży z czterech dostępnych:
Procedura marży dla biur podróży,
Procedura marży – towary używane,
Procedura marży – dzieła sztuki,
Procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki.
Informacja ta będzie przenoszona na wydruk faktury.
Na wydruku dokumentu wykazane są jedynie kwoty brutto, bez podsumowania w tabeli VAT.
W programie Comarch ERP Optima nie ma możliwości wystawienia zaliczkowej Faktury VAT Marża.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Wydruk faktury sprzedaży
Wydruk faktury jest możliwy po wciśnięciu przycisku drukarki w górnym pasku zadań.
Jeśli wciśniemy przycisk Drukuj<F2> – następuje natychmiastowy wydruk domyślnego wzoru faktury, kierowany na domyślną drukarkę. Drukowana jest taka liczba egzemplarzy, jaka została wskazana w Konfiguracji wydruków.
Jeśli wciśniemy przycisk strzałki widoczny obok Drukuj - wydruk następuje po wybraniu z trzy poziomowego menu: Faktura VAT/ Wzór faktury/ Wydruk na konkretne urządzenie (podgląd na ekran, drukarka domyślna lub inna drukarka):
Wydruk faktury - menu
W programie zdefiniowano kilka wzorców wydruku faktury:
Wzór standard – standardowy wydruk Faktury.
Duplikat – zawartość faktury i duplikatu jest identyczna, w szczególności dotyczy to płatności. Wydruk zawiera płatności w takim stanie jak w momencie zapisywania oryginału. Dodatkowo zawiera datę wydruku duplikatu (data bieżąca).
Kolumna z rabatem – dodatkowo drukowana jest kolumna z procentową wartością udzielonego rabatu dla każdej pozycji.
Gotówkowa / Karta – jeśli jako formę płatności zadeklarowano gotówkę, na fakturze dodatkowo drukuje się adnotacja Zapłacono gotówką. Adnotacja jest drukowana tylko dla faktur gotówkowych zapisanych do bufora. Analogicznie dla Faktur Sprzedaży w buforze, dla których wskazano płatność kartą, drukowana jest adnotacja „Zapłacono kartą”.
Rachunek – w nagłówku dokumentu zamiast faktury drukowany jest Rachunek. Wydruk jest możliwy tylko jeśli kwota netto jest równa kwocie brutto (na rachunku nie może być naliczony VAT).
Faktura bez VAT – wydruk zawiera analogiczne elementy jak wydruk Rachunku, natomiast jego nazwa pobierana jest z Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury z pola Tytuł faktury krajowej/unijnej.
Atrybuty – wydruk zawiera dodatkowo atrybuty towaru/ usługi, wpisane na zakładce Atrybuty na formularzu pozycji. Na wydruku pojawią się tylko te atrybuty, które mają zaznaczony parametr Drukować na dokumentach.
Pełna tabela zaliczek – w przypadku wydruku Faktury Sprzedaży, rozliczającej wystawione wcześniej faktury zaliczkowe, na wydruku pojawiają się odrębne tabele VAT zawierające: wartość faktury przed odliczeniem zaliczek, wartość wystawionych faktur zaliczkowych oraz wartość faktury po uwzględnieniu zaliczek.
Faktura (bez stopek pośrednich) – w przypadku faktur wielostronicowych na wydruku podsumowanie (płatności, tabelka VAT) oraz dane operatora są drukowane tylko na ostatniej stronie.
Parametryzowalne kolumny – zawartość poszczególnych kolumn, w tym kolejność drukowanych w nich informacji ustalana jest w Konfiguracji firmy/ Handel/Parametry wydruku faktury.
Duplikat dla wydruku parametryzowanego – wydruk duplikatu korzystający z ustawień wydruku parametryzowanego.
Faktura VAT – PowerPost (GenRap) – Wzór standard. Wydruk dostępny jest z poziomu formularza FS oraz z poziomu listy FS w menu Wydruki seryjne (GenRap). Wykorzystywany jest przy współpracy z systemem wirtualnej drukarki firmy Fibra-Hallo (InPost). Użytkownik może przez sieć wysłać wydruk w postaci elektronicznej. InPost przetwarza taki wydruk w konkretny list (drukuje, kopertuje i przesyła odbiorcy).
Eko – Faktura/ świadectwo jakości/oświadczenie – wydruk wykorzystywany w przypadku sprzedaży wyrobów węglowych. Razem ze standardowym wydrukiem Faktury Sprzedaży na oddzielnej stronie drukowane jest Świadectwo jakości sprzedawanych paliw stałych oraz Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla. Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykułach: Świadectwo jakości paliw stałych. Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla.
Invoice– Original/ Duplicate – wydruk w języku angielskim dostępny w polskiej oraz w angielskiej wersji językowej programu.
Faktura VAT (sPrint) – Wydruk dostępny jest z poziomu formularza FS oraz z poziomu listy FS w menu Wydruki seryjne (sPrint). Na wydruku drukowany jest m. in. kod QR pozwalającego na szybkie uzupełnienie danych w aplikacji bankowej w celu opłacenia Faktury.
Warto pamiętać, że wciśnięcie przycisku drukarki powoduje automatyczny zapis faktury w bazie danych. Jednocześnie w chwili wydruku danej fakturze zostaje nadany kolejny numer (widoczny w nagłówku).
Po zakończeniu wydruku formularz faktury jest nadal widoczny na monitorze, faktura jest nadal edytowalna jednak przy próbie jej wycofania przy pomocy przycisku Anuluj zmiany faktura i tak zostanie zapisana:
przy zaznaczonej opcji Faktura w buforze – faktura zostanie zapisana do bufora.
przy odznaczonej opcji Faktura w buforze – faktura zostanie zapisana ostatecznie, bez możliwości zmiany (pozostaje jedynie anulowanie).
Uwaga
Istnieje możliwość takiego zdefiniowania parametrów pracy operatora, by wydruk dokumentu powodował jego zapis na trwałe. Funkcja została opisana w artykule Konfiguracja uprawnień operatora
W zakładce [Dokumenty] znajdują się powiązane dokumenty z Fakturą Sprzedaży. Po otwarciu wybranego dokumentu istnieje możliwość jego wydruku analogicznie jak zostało to opisane powyżej.
Faktury elektroniczne
W programie Comarch ERP Optima jest możliwość przesyłania faktur drogą elektroniczną oraz przechowywania kopii wystawionych Faktur VAT w formie elektronicznej.
Elektroniczne przesyłanie faktur
Wydruki Faktur Sprzedaży oraz większości dokumentów można wysyłać za pomocą wiadomości e-mail. Jest to możliwe z każdego miejsca, gdzie jest dostępna ikona . Po wybraniu opcji Wyślij zostanie otwarty formularz wiadomości e-mail. Dodatkowo, jeśli użytkownik posiada moduł CRM, to może korzystać z dostępnej w tym module Skrzynki pocztowej. Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-mali za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima, a ponadto jest możliwe zdefiniowanie wzorca podpisu, jaki ma się pojawiać na formularzu wiadomości e-mail oraz utworzyć wzorce szablonów wiadomości e - mail.
Użytkownik ma możliwość seryjnego wysłania faktur dla różnych kontrahentów jednym e-mailem (np. w przypadku faktur abonamentowych wysyłanych do różnych kontrahentów) - utworzy się jeden formularz e‑mail, ale wiadomości zostaną automatycznie wysłane do różnych odbiorców. Wiadomości mailowe dla faktur sprzedaży mogą być generowane automatycznie za pomocą Automatu wysyłki faktur. Wysłane wiadomości są zapisywane w odpowiednich folderach w Skrzynce odbiorczej.
Uwaga
Po kliknięciu na przycisk Wyślij, program sprawdza czy operator ma skonfigurowane chociaż jedno aktywne konto. Jeśli tak, to podniesie się formularz wiadomości z Comarch ERP Optima. Jeśli nie, to podniesie się wiadomość z domyślnego klienta poczty.
Więcej na temat Skrzynki pocztowej i wysyłania e-maili opisane jest tutaj.
2. Elektroniczne kopie faktur
W programie Comarch ERP Optima kopie elektroniczne faktur są gromadzone w Archiwum wydruków ‑ funkcjonalność jest dostępna w module Obieg Dokumentów.
Kopie wydruku użytkownik może również podejrzeć z poziomu formularza Faktury Sprzedaży, na zakładce [Dokumenty], w tabeli Biblioteka dokumentów. Tabela jest widoczna jednak tylko w przypadku, gdy pobrana jest licencja na moduł Obieg Dokumentów.
Więcej na temat tworzenia elektronicznych kopii wydruków jest opisane tutaj.
Parametry wydruku faktury
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury możliwe jest ustalenie parametrów, które następnie będą wykorzystywane podczas wydruku faktury parametryzowanej:
Kolumna Towar – pozwala wybrać informacje, które będą drukowane na fakturze w kolumnie Towar (może to być np. nazwa czy numer katalogowy).
Kolejność kolumn dla płatności – w tabeli płatności zawarte są informacje o formie, terminie i kwocie poszczególnych płatności. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania w jakiej kolejności powinny one być drukowane na fakturze.
Forma płatności – dla każdej płatności określamy nazwę, którą definiuje użytkownik oraz jej typ - w programie są predefiniowane typy płatności przelew, gotówka, karta i kompensata. Użytkownik może zdecydować czy na fakturze w tabeli płatności powinna być drukowana pełna nazwa formy płatności (np. przelew_PKO) czy tylko jej typ (np. przelew).
Format daty sprzedaży – przepisy dopuszczają wydruk daty sprzedaży na fakturze w postaci pełnej (rr-mm-dd) lub tylko jako miesiąc i rok (mm-rr).
Część dostępnych tam parametrów jest wykorzystywana na wszystkich wydrukach:
Kolejność kolumn VAT – kolejność ustawienia kolumn Netto/ VAT/ Brutto w tabeli VAT. Faktura VAT- Metoda kasowa - zgodnie z przepisami, firmy będące Małym Podatnikiem i korzystające z przysługujących im z tego tytułu uprawnień, powinny na wydrukach swoich faktur VAT umieszczać dopisek Metoda kasowa. Jeśli parametr jest zaznaczony, adnotacja jest drukowana na dokumencie.
Drukuj tabelę WZ na dokumencie – parametr odpowiedzialny za wydruk tabeli z numerami WZ skojarzonymi z fakturą (jeśli nie jest aktywny – tabela nie pojawia się na wydruku). WZ można wystawić tylko w modułach Handel, Handel Plus.
Tekst opisu drukowany kopiowany na FS – wpisany tekst jest kopiowany na fakturę i drukowany w nagłówku dokumentu.
Tekst stopki dla dokumentów…. - na dokumentach związanych ze sprzedażą towaru (Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Faktura Sprzedaży, Paragon oraz Wydanie Zewnętrzne) istnieje możliwość drukowania dodatkowego tekstu w stopce wydruku. Stopka nie jest drukowana na dokumentach korekcyjnych.
W Parametrach dotyczących nazewnictwa użytkownik może zdefiniować nazwy widniejące na wydrukach Faktur Sprzedaży krajowych i unijnych oraz oddzielnie dla pozaunijnych (eksportowych). Domyślna nazwa wprowadzona w Konfiguracji to Faktura VAT.
Parametr Drukuj numer EORI odpowiada za drukowanie numeru EORI na wydrukach EKO oraz wydrukach sPrint, jeżeli numer ten jest uzupełniony w Pieczątce firmy i na karcie kontrahenta.
W części Parametry dotyczące wydruków sPrint znajduje się parametr Drukuj kod QR do przelewu, umożliwiający drukowanie kodu QR na Fakturze Sprzedaży, pozwala to na szybkie opłacenie Faktury. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się tutaj.
Seryjny wydruk faktur
Oprócz wydruku pojedynczej faktury z poziomu formularza istnieje również możliwość wydruku wybranych faktur z poziomu listy (tzw. wydruki seryjne).
Na liście faktur należy zaznaczyć , które dokumenty powinny być wydrukowane i z menu wydruków (po wciśnięciu strzałki obok przycisku z drukarką) wybrać opcję Dokumenty zaznaczone. W rozwiniętym podmenu dostępna jest opcja Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr) – na podstawie zaznaczonych na liście faktur zostaną wydrukowane dokumenty zgodnie z ustalonymi parametrami: wydruk standardowy w ilości wskazanej w Konfiguracji wydruków.
Wydruki tekstowe
Z poziomu programu istnieje możliwość drukowania w trybie tekstowym dokumentów Faktur Sprzedaży, Paragonów, Wydań Zewnętrznych oraz Przyjęć Zewnętrznych (dokumenty magazynowe są dostępne w modułach Handel, Handel Plus). Opcja jest dostępna w menu wydruków wywoływanym z poziomu odpowiednich dokumentów:
Konfiguracja wydruków tekstowych jest dostępna z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Wydruki (została opisana tutaj).
Dla Faktury Sprzedaży dostępne są wydruki:
Standard,
Z kolumną ilości w jedn. zbiorczej,
Standard (pełna tabela WZ),
Pełna Nazwa + Opis.
Na wydrukach Standard, Z kolumną ilości w jedn. zbiorczej po zaznaczeniu w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Parametry wydruku fakturyDrukuj tabelę WZ na dokumencie, drukowanych jest dziesięć Wydań Zewnętrznych powiązanych z Fakturą.
Na wydruku Standard (pełna tabela WZ) niezależnie od tego czy w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Parametry wydruku faktury jest zaznaczone Drukuj tabelę WZ na dokumencie, jest drukowana lista wszystkich Wydań Zewnętrznych powiązanych z Fakturą.
Logo na wydruku Faktury Sprzedaży
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy znajduje się sekcja Logo, w której można wskazać plik graficzny drukowany na Fakturze Sprzedaży i na korektach do Faktury.
Przyciski dostępne w tej sekcji:
– Wybór pliku, – Usuń logo z bazy, – Podgląd wydruku z wybranym logo.
Wydruki z logo są dostępne z poziomu formularza dokumentu pod przyciskiem Wydruk danych dostępnym na górnej wstążce programu:
Eko – Faktura: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie,
Eko – Faktura Pro Forma: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Faktura zaliczkowa: Wzór standard, Duplikat,
Eko – Faktura finalna: Wzór standard, Duplikat,
Eko – Faktura Marża: Wzór standard, Duplikat, Korekty.
Eko – Korekta ilości: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta wartości: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta kursu waluty: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta stawki VAT: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta danych: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta zbiorcza: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Faktura zaliczkowa korekta wartości: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Faktura zaliczkowa korekta kursu: Wzór standard, Duplikat.
Faktura VAT (sPrint): Wzór standard, Duplika, Z kodami JPK_V7.
Korekta ilości (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Korekta wartości (sPrint): Wzór standard, Duplika, Z kodami JPK_V7.
Korekta kursu waluty (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Korekta stawki VAT (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Korekta danych (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Korekta zbiorcza (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Faktura Marża (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Faktura Marża – korekta ilości (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Faktura Marża – korekta wartości (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Faktura Marża – korekta kursu waluty (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Na liscie Faktur Sprzedaży można drukować seryjnie zaznaczone faktury z wykorzystaniem wzoru Eko – wydruki seryjne: Wzór standard, Duplikat.
Na wydruk Eko – Faktura (nie dotyczy korekt) pobierane są ustawienia z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry wydruku faktury:
Tytuł faktury krajowej/unijnej,
Kolumna „Towar”,
Forma płatności,
Format daty sprzedaży.
Tekst stopki.
Definiowalny wydruk faktury
W programie istnieje możliwość zdefiniowania własnego wydruku faktury. Definicja jest realizowana w postaci zwykłego arkusza MS Excel. Definiowanie wydruku polega na opatrzeniu komórek, do których program ma wpisać dane – odpowiednimi etykietami.
Zdefiniowany wydruk dostępny jest z poziomu formularza faktury oraz z poziomu listy faktur w Funkcjach dodatkowych.
W Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Wydrukiznajduje się parametr Wydruk faktury wg definicji. Jego zaznaczenie powoduje, że możliwe jest z poziomu programu wywołanie zdefiniowanego wydruku.
Definiowanie wydruku faktury polega na nadawaniu poszczególnym komórkom w arkuszu MS Excel etykiet. W chwili wydruku faktury program do komórek „wrzuca” konkretne informacje pobrane z wybranego dokumentu.
Przykład
Jeśli na wydruku umieścimy komórkę z etykietą O_Nazwa1 ‑ w chwili wydruku faktury pojawi się tam pierwsza linia nazwy Odbiorcy z wybranego dokumentu.
Oprócz informacji pobieranych z bazy danych (przy pomocy etykiet komórek) na wydruku mogą pojawić się dowolne elementy graficzne lub stałe teksty umieszczane bezpośrednio w arkuszu.
Podczas definiowania wydruku pamiętać należy jedynie o kilku zasadach.
Zasady definiowania wydruku:
W arkuszu należy ustawić obszar wydruku (Plik/ Ustawienia strony/ Arkusz/ Obszar wydruku). Wydruk powinien obejmować obszar od pierwszej do ostatniej linii faktury i od pierwszej do ostatniej kolumny, które mają być drukowane na fakturze. Obszar wydruku poszerza się w chwili wydruku, gdy dodawane są linie z pozycjami (Np. kolejne towary na fakturze). Jest to istotne szczególnie jeśli w arkuszu znajdują się również elementy, które nie powinny być drukowane na fakturze.
Podczas wydruku numeru domu/ lokalu w adresie firmy, nabywcy i odbiorcy stosowana jest zasada, że do komórki o takiej etykiecie kierowane są podczas wydruku tylko numer domu lub tylko numer lokalu (jeśli w adresie wypełnione jest jedno pole) lub numer domu/ numer lokalu – jeśli w adresie wypełnione są dwa pola.
Aby na wydruku wielostronicowym pojawiał się zawsze określony fragment zdefiniowanego arkusza należy zaznaczyć powtarzalne linie wydruku (Plik/ Ustawienia strony/ Arkusz/ U góry powtarzaj wiersze). Można to wykorzystać podczas tworzenia nagłówka faktury, który powinien pojawiać się na każdej stronie faktury.
Należy pamiętać o tym, by w obszarze powtarzanym na każdej stronie znalazły się opisy kolumn tabeli z towarami (w innym przypadku na kolejnych stronach będzie drukowana tabela bez opisów).
Podczas dodawania tabeli towarów, VAT i płatności należy pamiętać o dodawaniu etykiet początkowych (Start, Start, Start). Najlepiej umieścić je w lewej skrajnej kolumnie, która jest pusta.
Aby określić fragment wydruku, który nie powinien być dzielony na wydruku należy posłużyć się etykietą Można ją wykorzystać przy określaniu części wydruku na ostatniej stronie, który zawsze powinien być drukowany razem (np. tabela płatności i osoba wystawiająca i odbierająca fakturę). Umieszczenie etykiety na wydruku powoduje takie formatowanie wydruku, by pomiędzy nią a końcem wydruku nie było znacznika końca strony.
W przypadku definiowania komórek z dataminależy pamiętać, by odpowiednio je sformatować (Format komórki/ Liczby/ Data).
Podczas definiowania wydruku należy unikać scalania komórek. Może to spowodować późniejsze problemy z formatowaniem wydruku oraz dopisywaniem pozycji do tabeli (towarów, płatności, VAT).
Aby umieścić na fakturze tekst, który powinien pojawiać się na każdej stronie wydruku należy umieścić go w obszarze powtarzalnym u góry (pkt.2) lub w nagłówku lub stopce wydruku (Widok/ Nagłówki i stopki/ Stopka niestandardowa).
Aby umieścić na fakturze numer strony można umieścić go w nagłówku lub stopce wydruku (Widok/ Nagłówki i stopki).
Aby na wydruku pojawiła się adnotacja oryginał lub kopia – jednej z komórek w obszarze drukowania należy nadać etykietę KOPIA. Niezależnie od ilości drukowanych faktur – na pierwszej zawsze pojawi się adnotacja oryginał, na pozostałych – kopia.
Ilość drukowanych kopii określa się w Konfiguracji stanowiska/ Wydruk definiowalny (po zaznaczeniu parametru Wydruk faktury wg definicji).
Rozpoczynając pracę nad wydrukiem definiowalnym warto przyjrzeć się istniejącym już definicjom dostarczanym na dysku instalacyjnym.
Wydruki definiowalne testowane były na systemie W98, Wme, W2000PL oraz na MS Excel dostarczanym w pakiecie MS Office 2000 i MS-Excel z pakietu MS-Office 97.
Etykiety komórek
Możliwe etykiety komórek są ściśle zdefiniowane. Definicje są podane w tabeli.
Nagłówek faktury – dane firmy
Nazwa
Znaczenie
F_Nazwa1
Nazwa Firmy – Linia 1
F_Nazwa2
Nazwa Firmy – Linia 2
F_Nip
NIP Firmy
F_Regon
Regon Firmy
F_Kraj
Kraj siedziby firmy
F_Wojewodztwo
Województwo siedziby firmy
F_Powiat
Powiat siedziby firmy
F_Gmina
Gmina siedziby firmy
F_Ulica
Ulica siedziby firmy
F_Nr
Numer siedziby firmy
F_Miasto
Miasto siedziby firmy
F_Kod
Kod pocztowy siedziby firmy
F_Poczta
Poczta siedziby firmy
F_Tel
Telefon siedziby firmy
Nagłówek faktury
Nazwa
Znaczenie
Nr_Faktury
Numer drukowanej faktury
Data_Wyst
Data wystawinaenia faktury
Data_Sprz
Data sprzedaży towaru
Nr_Dok
Numer dokumentu (np. skojarzonego Paragonu)
Opis
Opis (pole znajduje się na zakładce Płatności na fakturze)
Dane bankowe:
Nazwa
Znaczenie
B_Nazwa
Nazwa banku
B_NrRachunku
Numer rachunku bankowego
Dane nabywcy:
Nazwa
Znaczenie
P_Nazwa1
Nazwa nabywcy – linia 1
P_Nazwa2
Nazwa nabywcy – linia 2
P_Wojewodztwo
Województwo nabywcy
P_Powiat
Powiat nabywcy
P_Gmina
Gmina nabywcy
P_Ulica
Ulica nabywcy
P_Nr
Numer siedziby nabywcy
P_Miasto
Miasto nabywcy
P_Kod
Kod pocztowy adresu nabywcy
P_Poczta
Poczta nabywcy
P_Adres2
Adres nabywcy – linia2
P_Nip
Nip nabywcy
Dane odbiorcy:
Nazwa
Znaczenie
O_Nazwa1
Nazwa odbiorcy – linia 1
O_Nazwa2
Nazwa odbiorcy – linia 2
O_Wojewodztwo
Województwo odbiorcy
O_Powiat
Powiat odbiorcy
O_Gmina
Gmina odbiorcy
O_Ulica
Ulica odbiorcy
O_Nr
Numer siedziby odbiorcy
O_Miasto
Miasto odbiorcy
O_Kod
Kod pocztowy adresu odbiorcy
O_Poczta
Poczta odbiorcy
O_Adres2
Adres odbiorcy – linia2
O_Nip
Nip odbiorcy
Elementy faktury (towary):
Nazwa
Znaczenie
T_Kod
Kod towaru
T_KodCN
Kod CN
T_Nazwa
Nazwa towaru
T_Opis
Opis towaru
T_SWW
PKWiU towaru
T_Ilosc
Ilość towaru
T_Jm
Jednostka miary
T_CenaN
Cena netto towaru
T_CenaB
Cena brutto towaru (wyliczona z ceny i stawki)
T_Rabat
Rabat procentowy od pozycji
T_Stawka
Stawka podatku dla towaru (w tym zwolniona)
T_WartoscN
Wartość netto towaru
T_WartoscB
Wartość brutto towaru
T_Wartosc_VAT
Wartość VAT dla pozycji
Tabela VAT (funkcja serwera):
Nazwa
Znaczenie
Razem_Netto
Suma wartości netto faktury (wszystkie stawki)
Razem_VAT
Suma wartości VAT faktury (wszystkie stawki)
Razem_Brutto
Suma wartości brutto faktury (wszystkie stawki)
V_Stawka
Stawka VAT-tu do tabelki VAT
V_Netto
Wartość netto w danej stawce w tabelce VAT
V_VAT
Wartość VAT w danej stawce w tabelce VAT
V_Brutto
Wartość Brutto w danej stawce w tabelce VAT
Tabela płatności:
Nazwa
Znaczenie
Pl_Forma
Forma płatności
Pl_Termin
Termin płatności
Pl_Kwota
Kwota płatności
Pl_Razem
Kwota do zapłaty całkowita
Pl_Slownie
Kwota do zapłaty słownie
Pl_Zaplacono
Ile zapłacono
Pl_Pozostaje
Ile pozostało do zapłaty
Osoby:
Nazwa
Znaczenie
Wystawil
Osoba, która wystawiła fakturę
Odebral
Osoba, która odebrała fakturę
Pomocnicze etykiety linii startowych:
Nazwa
Znaczenie
T_Start
Początek linii tabelki z towarami (lewy górny róg)
V_Start
Początek linii tabelki VAT (lewy górny róg)
Pl_Start
Początek linii tabelki z płatnościami (lewy górny róg)
Stopka_Stop
Między tą etykietą, a końcem wydruku nie może być znacznika końca strony
Możliwe jest również wykorzystanie dodatkowych etykiet podczas tworzenia definicji wydruku dla faktur w walucie obcej:
Nagłówek:
Nazwa
Znaczenie
Razem_NettoWal
wartość netto w walucie
Razem_BruttoWal
wartość brutto w walucie
SymbolWal
symbol waluty
KursLWal
licznik kursu waluty
KursMWal
mianownik kursu waluty
Pozycja:
Nazwa
Znaczenie
T_CenaNWal
cena netto pozycji w walucie dokumentu
T_CenaBWal
cena brutto pozycji w walucie dokumentu
T_WartoscNWal
wartość netto pozycji w walucie dokumentu
T_WartoscBWal
wartość brutto pozycji w walucie dokumentu
T_SymbolWal
symbol waluty dla pozycji
Tabela VAT:
Nazwa
Znaczenie
V_NettoWal
wartość netto w danej stawce w walucie
V_VatWal
wartość VAT w danej stawce w walucie
V_BruttoWal
wartość brutto w danej stawce w walucie
Płatności:
Nazwa
Znaczenie
Pl_SlownieWal
kwota słownie w walucie
Pl_KwotaWal
kwota płatności w walucie
Pl_RazemWal
wartość brutto faktury w walucie
Pl_ZaplaconoWal
zapłacono w walucie
Pl_PozostajeWal
pozostaje w walucie
Przedrostek (kodu kraju) przed numerem NIP:
Nazwa
Znaczenie
F_NipKraj
kraj NIP z pieczątki firmy
O_NipKraj
kraj NIP dla odbiorcy
P_NipKraj
kraj NIP dla płatnika
Seryjny wydruk faktur wg definicji
Jeśli użytkownik wykorzystuje do wydruku faktur definicje dokumentów z arkusza MS Excel to z poziomu Listyfaktur dostępna jest funkcja umożliwiająca seryjny wydruk faktur (dotychczas taka możliwość istniała tylko dla standardowych wydruków dokumentów).
Funkcja jest dostępna w menu funkcji dodatkowych w pozycji Drukowanie zaznaczonych faktur/ Definiowalny wydruk faktury (MS Excel). Drukowane są dokumenty zaznaczone na Liście faktur. Warunkiem jest prawidłowe zdefiniowanie parametrów wydruku w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Wydruki/ Wydruk faktury wg definicji.
Co należy wiedzieć o fakturach
Faktura Sprzedaży jest dokumentem handlowym, powoduje naliczenie podatku VAT i płatności.
W przypadku modułów Handel, Handel Plus:
W zależności od ustawień parametrów faktura może powodować tylko rezerwacje towaru lub pomniejszać stan na magazynie. Parametry te ustawiamy w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/Inicjacja dokumentu. Do wyboru mamy:
rezerwacja – Faktura Sprzedaży nie pomniejsza stanu. Faktura ta, zatwierdzona na stałe lub zapisana do bufora, powoduje tylko zarezerwowanie towaru (pomniejsza ilość dostępną). Pełny proces sprzedaży i wydania towaru wymaga przekształcenia Faktury do Wydania Zewnętrznego.
pobranie – po zaznaczeniu tego parametru faktura pomniejsza ilość i ilość dostępną. Przy takim ustawieniu nie można wystawić dokumentu jeśli nie mamy odpowiedniej ilości towaru w magazynie.
pozwalaj na zmianę – po zaznaczeniu tego parametru na formularzu faktury widoczne są dwa dodatkowe parametry: rezerwacja i pobranie. Jeśli dokument jest w buforze, możliwa jest zmiana ustawień z rezerwacji na pobranie i odwrotnie. Musi przy tym być spełniony jeden warunek – po zaznaczeniu pobrania musimy na magazynie posiadać wystarczającą ilość towaru.
Jeśli deklarujemy pobranie towaru na Fakturze/ Paragonie, w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne możemy zaznaczyć parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych - przy akceptacji pozycji (przez bufor), wówczas ilość sprawdzana jest w chwili wpisywania towaru na dokument i równocześnie dokument jest zapisywany do bufora. Jeżeli parametr nie jest aktywny, ilość sprawdzana jest przy zapisie całego dokumentu (do bufora/ na stałe).
Pamiętajmy, że parametr kontroli ilości – przy akceptacji pozycji (przez bufor) dotyczy tylko dokumentów rozchodowych FA i PA zapisywanych do bufora oraz nieskojarzonych z dokumentami magazynowymi, które mają zadeklarowane pobieranie towaru z magazynu. Jeśli na dokumencie zadeklarowana jest rezerwacja towaru – parametr ten nie jest wykorzystywany.
Paragony
Formularz Paragonu - zakładka [Ogólne]
Na zakładce [Ogólne] znajdują się podstawowe informacje o wystawianym Paragonie:
Dokument - typ dokumentu w klasie Paragony (PA) . Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji.
Numer - w zależności od schematu numeracji, wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca serię, naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich zdefiniowanych serii.
W chwili wystawiania Paragonu, w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (na trwałe lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już Paragon o takim numerze – nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem.
Kontrahent – kontrahent, dla którego wystawiany jest Paragon. Domyślnie proponowany jest kontrahent !NIEOKREŚLONY! (dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! ustawione są parametry odbiorca krajowy, osoba fizyczna i nie ma możliwości ich zmiany). Po wybraniu kontrahenta, który ma przeterminowane płatności, pojawia się informacja na ten temat.
Kategoria – kategoria sprzedaży skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta (w przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! nie jest proponowana). Można ją zmienić naciskając przycisk Kategoria i wybierając z listy kategorii.
Magazyn – symbol i nazwa magazynu, z którego sprzedajemy. Jeśli lista Paragonów wyświetlana jest dla konkretnego magazynu, to w trakcie wystawiania nowego Paragonu automatycznie proponuje się on jako ten, z którego będzie dokonywana sprzedaż. Na Paragonie wystawianym z listy Paragonów dla wszystkich magazynów, jako domyślny proponuje się magazyn główny (standardowo zdefiniowany w programie). Istnieje również możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. W module Faktury w polu Magazyn jest zawsze magazyn główny. Mechanizm został dokładniej opisany w artykule .Data wystawienia – data wystawienia Paragonu. Domyślnie proponowana jest data bieżąca.
Data sprzedaży – data sprzedaży towaru. Domyślnie proponowana jest data bieżąca.
Rabat – rabat, jakiego udzielono przy wystawianiu Paragonu. Jest to wartość dynamiczna, przeliczana po każdym dopisaniu nowej pozycji. Dokładniej zasady udzielania rabatów zostały opisane w artykule
Płatność – forma płatności może być wybrana z listy płatności zdefiniowanych w konfiguracji. Proponowana jest forma płatności przypisana kontrahentowi na jego karcie (dla !NIEOKREŚLONEGO! jest to domyślnie gotówka).
Termin – proponowany jest termin obliczany na podstawie terminu zdefiniowanego dla danej płatności. Jeśli Paragon wystawiany jest dla innego kontrahenta niż !NIEOKREŚLONY! i na jego karcie zaznaczono inny termin płatności, na Paragonie zostaną uwzględnione dane z kart, czyli indywidualny termin. Oczywiście możemy go zmienić. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę sprzedaży i termin płatności.
Uwaga
Pole Termin nie jest dostępne jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0.
Netto - łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.
Razem brutto – wartość brutto pozycji na Paragonie. Pole nie jest dostępne dla użytkownika.
Zapłacono – kwota zapłacona. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli Paragon jest płatny gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione w chwili zatwierdzenia dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych. Pole jest uzupełniane również po zatwierdzeniu, w miarę rozliczania dokumentu w module Kasa/Bank.
Pozostaje – różnica pomiędzy wartością brutto a kwotą zapłaconą.
Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).
Zadłużenie – kwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.
Fiskalizuj – to parametr udostępniony tylko jeśli w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wskazany jest sterownik do urządzenia fiskalnego.
jeśli sterownik jest wskazany – parametr jest aktywny i domyślnie włączony (niezależnie od tego, czy kontrahent wskazany na dokumencie jest osobą fizyczną, czy podmiotem gospodarczym).
jeśli sterownik nie jest wskazany (program nie współpracuje z drukarką fiskalną) parametr nie jest dostępny
Jeśli parametr Bufor:
jest włączony – pozwala na zapis dokumentu do tzw. bufora. Oznacza to, że Paragon nie został jeszcze zapisany w sposób trwały. Na dokumencie w buforze można dokonywać wszelkich zmian. Można go również skasować (uwaga: powstanie luka w numeracji, którą zapełnić można ręcznie).
jeśli jest wyłączony – zapis Paragonu jest trwały. Nie można na nim dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt).
WZ – parametr mający zastosowanie w modułach Handel, Handel Plus:
jeśli parametr jest zaznaczony – w trakcie zapisywania Paragonu program automatycznie tworzy dokument magazynowy.
jeśli parametr jest odznaczony (puste pole) – zapis Paragonu (na trwale albo do bufora) nie pociąga za sobą utworzenia dokumentu magazynowego. Po zapisaniu Paragon należy samodzielnie przekształcić do WZ.
Uwaga
Paragon zawsze wystawiany jest w cenach brutto, w związku z czym nie ma możliwości wyboru algorytmu liczenia brutto/netto (jak w przypadku faktur).
Lista Paragonów
Listę Paragonów wyświetlamy z poziomu menu Handel/ Paragony lub przy pomocy skrótu <CTRL>+<G>. Lista zawiera wszfystkie dokumenty, które związane są ze sprzedażą detaliczną. Są to Paragony, zwroty do Paragonów, Paragony w buforze oraz dokumenty, które zostały anulowane. Rodzaj i status dokumentów rozróżniane są kolorami:
na zielono zaznaczone są Paragony w buforze (dokumenty takie podlegają edycji, można je usunąć),
na niebiesko zaznaczone są Paragony zaksięgowane,
na szaro zaznaczone są Paragony anulowane,
na czarno zaznaczone są Paragony zapisane na stałe.
Standardowo lista zbudowana jest z kolumn:
Numer dokumentu – numer Paragonu nadany zgodnie ze zdefiniowanym schematem numeracji.
Status – informuje o stanie danego Paragonu:
puste pole oznacza brak powiązania z innymi dokumentami,
Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
F – Paragon jest zafiskalizowany,
V – Paragon przeniesiony do rejestru VAT,
FS – Paragon, który został przekonwertowany do Faktury Sprzedaży,
Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus:
WZ – Paragon skojarzony z dokumentem WZ,
RW informuje o wygenerowaniu Rozchodu Wewnętrznego dla Paragonu, na którym znajduje się usługa złożona z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FS/PA,
X – Paragon przekształcony do dokumentu Tax Free.
Data wyst. – data wystawienia Paragonu.
Magazyn – lista może dotyczyć dokumentów ze wszystkich magazynów lub może zostać ograniczona do jednego, interesującego nas magazynu (w module Faktury, gdzie nie ma gospodarki magazynowej, jest to zawsze magazyn główny).
Nazwa Kontrahenta – pierwsza linia nazwy Nabywcy.
Miasto – miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę.
NIP – numer NIP Nabywcy.
Netto – wartość netto Paragonu.
Brutto – wartość brutto Paragonu.
Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie.
Lista paragonów
Oprócz standardowych przycisków okno obsługiwane jest przez:
– Przekształcenie do faktury – utworzenie faktury w oparciu o informacje zapisane na Paragonie.
Utworzenie wydania magazynowego (WZ/RW) – klawisz pozwala nam powiązać wybrany Paragon z WZ(RW). Funkcja jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. Zasady przekształcania Paragonu do Wydania Zewnętrznego zostały opisane w artykule
– Przenieś do rejestru VAT – funkcja działa dla zaznaczonych Paragonów. Na podstawie Paragonów tworzony jest jeden zbiorczy zapis w rejestrach VAT. Możliwe jest księgowanie Paragonów dniami, tzn. W rejestrze VAT powstaną oddzielne zapisy dla każdego dnia. Po wyfiltrowaniu Paragonów z danego dnia zaznaczamy wszystkie na liście <CTRL> + <A> i przenosimy do rejestru VAT przyciskiem Przenieś do rejestru VAT.
–Księgowanie do księgowości kontowej – przycisk ten pojawia się, jeśli korzystamy z modułu pełnej księgowości. Użycie go powoduje zaksięgowanie zaznaczonych Paragonów. Księgowanie odbywa się na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów księgowań.
– Korekta paragonu – w przypadku Paragonów możliwa jest jedynie korekta ilości. Nie można korygować Paragonu przekształconego do FS, w takim przypadku korekta musi dotyczyć faktury. Zasady opisane są dokładniej w artykule .
– Przekształcenie do Tax Free – funkcja jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus.
Listę Paragonów można przeglądać w zależności od ustawień na liście.
Warto pamiętać, że oprócz standardowych pól, na liście dostępny jest parametr Na dzień – po zaznaczeniu tej zmiennej, program pozwala na wpisanie daty. Lista Paragonów będzie zawierała tylko dokumenty wystawione.
– Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu.
zmianę kategorii dokumentu,
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów przenoszonych do pliku JPK_FA,
dodawanie/ usuwanie kodów JPK_V7.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
Księgowanie Paragonów w rejestrach VAT
Księgowanie Paragonów do rejestru VAT możliwe jest po wciśnięciu przycisku lub wybraniu z menu kontekstowego funkcji Księgowanie do rejestru VAT. Księgowanie jest również wykonywane po wciśnięciu klawisza <F7> na liście, gdzie zaznaczone są Paragony.
Księgowane są wszystkie Paragony zaznaczone na liście. Zaznaczone Paragony są księgowane do rejestru jednym zbiorczym zapisem. Wartość zapisu w rejestrze wyliczana jest na podstawie wartości poszczególnych Paragonów.
Uwaga
Przypominamy, że sposoby zaznaczania elementów na liście opisane są w podręczniku do konfiguracji (rozdział Zaznaczanie pozycji na liście) Jednym ze sposobów jest zaznaczenie przy pomocy lewego przycisku myszki – zaznaczenie pojedynczego Paragonu, <CTRL>+ lewy przycisk myszki – zaznaczenie kolejnego Paragonu, <SHIFT> + lewy przycisk myszki – zaznaczenie wszystkich Paragonów na liście od pierwszego zaznaczonego do aktualnie podświetlonego kursorem.
Na zapisie w rejestrze VAT lista Paragonów zaksięgowanych tym zapisem jest widoczna na zakładce [Dokumenty]. Zapis w rejestrze VAT automatycznie otrzymuje status Sprzedaż detaliczna. Status Transakcja fiskalna jest nadawany w zależności od tego czy księgowane były Paragony fiskalne czy niefiskalne (nie ma możliwości księgowania fiskalnych i niefiskalnych łącznie)
Zasady księgowania Paragonów:
Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony w buforze – są pomijane podczas księgowania.
Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony anulowane – są pomijane podczas księgowania.
Paragon może zostać zaksięgowany tylko raz – jeśli został on przekształcony do faktury, to po jej zaksięgowaniu również otrzymuje status zaksięgowanego.
Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragony i zwroty do Paragonów.
Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragony fiskalne i niefiskalne.
Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony przekształcone do faktury – księgować należy skojarzoną fakturę.
Paragony, podobnie jak inne dokumenty w systemie są księgowane z podziałem na kategorie.
Paragony
Paragon jest dokumentem handlowym, powoduje naliczenie podatku VAT i płatności. W zależności od ustawień parametrów może powodować tylko rezerwacje towaru lub pomniejszać stan na magazynie. Parametry te ustawiamy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu. Do wyboru mamy:
rezerwacje – Paragon nie pomniejsza stanu. Paragon zatwierdzony na stałe lub zapisany do bufora powoduje tylko zarezerwowanie towaru (pomniejsza ilość dostępną). Jest to rezerwacja bezterminowa. Pełny proces sprzedaży i wydania towaru wymaga przekształcenia Paragonu do Wydania Zewnętrznego.
pobranie – po zaznaczeniu tego parametru Paragon pomniejsza ilość i ilość dostępną (nie tworzy rezerwacji). Przy takim ustawieniu nie można wystawić dokumentu jeśli nie mamy odpowiedniej ilości towaru w magazynie.
pozwalaj na zmianę – po zaznaczeniu tego parametru na formularzu paragonu widoczne są dwa dodatkowe parametry: rezerwacja i pobranie. Jeśli dokument jest w buforze, możliwa jest zmiana ustawień z rezerwacji na pobranie i odwrotnie. Musi przy tym być spełniony jeden warunek – po zaznaczeniu pobrania musimy na magazynie posiadać wystarczającą ilość towaru.
Jeśli deklarujemy pobranie towaru na Paragonie, w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne możemy zaznaczyć parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych – przy akceptacji pozycji (przez bufor) – wówczas ilość sprawdzana jest w chwili wpisywania towaru na dokument i równocześnie dokument jest zapisywany do bufora. Jeżeli parametr nie jest aktywny, ilość sprawdzana jest przy zapisie całego dokumentu (do bufora/ na stałe).
Pamiętajmy, że parametr kontroli ilości – przy akceptacji pozycji (przez bufor) dotyczy tylko dokumentów rozchodowych FS i PA zapisywanych do bufora oraz nieskojarzonych z dokumentami magazynowymi, które mają zadeklarowane pobieranie towaru z magazynu. Jeśli na dokumencie zadeklarowana jest rezerwacja towaru – parametr ten nie jest wykorzystywany.
Przekształcenie Paragonu do Faktury Sprzedaży
Aby przekształcić Paragon do Faktury należy zaznaczyć go kursorem na liście Paragonów i wcisnąć przycisk lub z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) wybrać funkcję Przekształcenie do faktury.
Podczas przekształcania Paragonu otwierany jest formularz nowej Faktury. W nagłówku formularza znajduje się informacja, z jakim Paragonem jest ona skojarzona.
Zakładka [Ogólne]: Dokument i Numer – proponowany jest domyślny schemat numeracji dla faktur przekształconych do Paragonów (Konfiguracja firmy/ Handel/ Dokumenty handlowe). Jako numer wpisany jest AUTO – numer kolejny faktury zostanie nadany dopiero po jej zapisaniu.
Kontrahent – przepisywany jest kontrahent z Paragonu. Istnieje możliwość zmiany kontrahenta na innego. Zmiana kontrahenta na fakturze spowoduje również jego zmianę na powiązanych dokumentach magazynowych.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Należy pamiętać, że w przypadku Paragonu fiskalnego wystawionego z datą większą niż 31 grudnia 2019 r.dla podmiotu gospodarczego, numer NIP kontrahenta wybranego na Fakturze Sprzedaży musi być zgodny z numerem NIP podanym na Paragonie. W sytuacji, kiedy numery NIP będą różne, nie będzie możliwe zapisanie Faktury. Wyświetlony zostanie komunikat: Nie można zapisać dokumentu. Numer NIP na fakturze jest niezgodny z numerem NIP na paragonie. Od 1 stycznia 2020 r. aby wystawić fakturę do paragonu fiskalnego musi być zgodność numerów NIP na tych dokumentach.
Kategoria – przepisywana jest kategoria z Paragonu. Jeśli kategoria na Paragonie nie była określona – proponowana jest kategoria przypisana na karcie wybranego kontrahenta. Kategorie można również wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Kategoria.
Magazyn – przepisywany jest magazyn z Paragonu. Nie ma możliwości jego zmiany (w module Faktury jest to zawsze magazyn główny).
Data wystawienia – data wystawienia faktury. Proponowana jest data bieżąca.
Data sprzedaży – data sprzedaży przepisana z Paragonu. Pole jest edytowalne.
Faktura liczona od – zawsze wpisywane jest brutto, zgodnie z algorytmem na Paragonie.
Uwaga
Informacje o udzielonym rabacie, formie i terminie płatności oraz wartościach netto, brutto i VAT przepisywane są z Paragonu i nie ma możliwości ich zmiany.
Uwaga
Nie ma możliwości zaznaczenia parametru MPP – podzielona płatność na Fakturach Sprzedaży tworzonych do Paragonów.
Również lista pozycji przepisywana jest z Paragonu i nie ma możliwości jej edycji. Przyciski Dodaj i Usuń nie są dostępne, natomiast przycisk umożliwia jedynie podgląd pozycji (bez możliwości zmiany).
Zakładka [Kontrahent]:
Podobnie jak w przypadku standardowego wystawiania faktur, z poziomu zakładki możliwy jest podgląd i edycja danych kontrahenta (Odbiorcy i nabywcy).
Zakładka [Płatności]:
Ponieważ płatności związane są z Paragonem – na zakładce [Płatności]wyświetlane są informacje o płatnościach pobierane z Paragonu, nie ma jednak możliwości ich edycji.
Na wydruku faktury pojawi się informacja, z jakim Paragonem jest skojarzona.
Uwaga
Podczas zatwierdzania Faktury Sprzedaży skojarzonej z Paragonem nie jest po raz drugi tworzony zapis kasowy.
Zasady przekształcania Paragonu do Faktury Sprzedaży:
Nie mogą zostać przekształcone do faktury Paragony w buforze oraz anulowane.
Nie mogą zostać przekształcone do faktury Paragony, do których istnieją zwroty (należy najpierw np. anulować zwrot i dopiero wtedy przekształcić Paragon do faktury).
Można przekształcić do faktury Paragon, który jest zaksięgowany lub przeniesiony do rejestru VAT.
W chwili zatwierdzenia faktury, Paragon na liście Paragonów zyskuje status FS – przekształconego do faktury.
Paragon może zostać przekształcony do faktury tylko raz.
Faktura utworzona na podstawie Paragonu może zostać zapisana do bufora.
jeśli PA został zafiskalizowany – na formularzu faktury znacznik Fiskalizuj nie jest dostępny (aby powtórnie nie dokonać fiskalizacji sprzedaży)
Jeśli Paragon został już zafiskalizowany – faktura również ma status fiskalnej.
Jeśli dopiero po przekształceniu faktura zostanie zaksięgowana/ zafiskalizowana – Paragon automatycznie otrzymuje status zaksięgowanego/ fiskalnego.
Jeśli jeden Paragon został w całości przekształcony do Faktury – nie ma możliwości jego księgowania/ fiskalizowania. Księgowanie/ fiskalizowanie dotyczy skojarzonej z nim Faktury.
Nie można anulować Paragonu powiązanego z Fakturą. Należy anulować Fakturę, razem z Fakturą istnieje możliwość anulowania Paragonu.
Podczas wykonywania testów integralności dla faktur skojarzonych z Paragonem sprawdzane są płatności z przekształconego Paragonu.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Wystawienie Faktury Sprzedaży do Paragonu fiskalnego dla sprzedaży dokonanej od 1 stycznia 2020 r. dla podatnika VAT, jest możliwe tylko kiedy na Paragonie podano NIP.
Jeśli:
zostanie wystawiony Paragon fiskalny dla podmiotu gospodarczego,
data wystawiania Paragonu będzie większa niż 31 grudnia 2019 r.
to podczas zapisu do bufora i na stałe Faktury Sprzedaży do takiego Paragonu, sprawdzana będzie zgodność NIP na obu tych dokumentach. W sytuacji, kiedy numery NIP będą różne, nie będzie możliwe zapisanie Faktury. Wyświetlony zostanie komunikat: Nie można zapisać dokumentu. Numer NIP na fakturze jest niezgodny z numerem NIP na paragonie. Od 1 stycznia 2020 r. aby wystawić fakturę do paragonu fiskalnego musi być zgodność numerów NIP na tych dokumentach.
Podczas przekształcania Paragonu do Faktury Sprzedaży w przypadku, kiedy kontrahent wybrany na Paragonie ma status podmiotu gospodarczego i nie ma uzupełnionego numeru NIP, wyświetlany jest komunikat ostrzegawczy: Na paragonie nie wypełniono numeru NIP. Czy na pewno chcesz wystawić fakturę?
Dla modułu Handel, Handel Plus:
Jeśli na Paragonie zaznaczono pobranie towaru z magazynu (w module Handel lub Handel Plus) Faktura automatycznie otrzymuje taki sam znacznik.
Można przekształcić do Faktury Paragon nieskojarzony z dokumentem WZ. Należy jednak pamiętać, że później dokument WZ powinien być tworzony w oparciu o powstałą Fakturę.
Jeśli Paragon jest skojarzony z WZ – Faktura automatycznie jest skojarzona z tym WZ.
jeśli PA został skojarzony z dokumentem WZ – na fakturze znacznik WZ nie jest dostępny (towar został już zdjęty z magazynu).
Generowanie Faktur do wielu Paragonów
W programie istnieje również możliwość generowania faktury do wielu Paragonów. Możliwe jest przekształcenie do jednej faktury kilku Paragonów wystawionych na tego samego kontrahenta, a także fakturowanie wskazanych pozycji z Paragonu. Opcja wybierania pozycji do fakturowania dostępna jest zarówno przy tworzeniu faktury do pojedynczego Paragonu jak i do wielu zaznaczonych. Wszystkie powiązania Faktury Sprzedaży z Paragonami są zapisywane i widoczne na zakładce [Dokumenty].
Przy generowaniu faktury do wielu Paragonów możliwe są zatem dwie opcje:
utworzenie Faktury zbiorczej dla zaznaczonych na liście Paragonów
utworzenie Faktury częściowej dla zaznaczonych pozycji z wybranych Paragonów
Faktura zbiorcza dla zaznaczonych na liście Paragonów
Aby możliwe było przekształcenie kilku zaznaczonych na liście Paragonów do jednej faktury zbiorczej muszą być spełnione następujące warunki:
Zaznaczone Paragony nie mogą być powiązane z fakturą. Jeśli, którykolwiek z Paragonów jest już przekształcony do faktury, wówczas operacja utworzenia faktury zbiorczej/częściowej nie jest możliwa a program wyświetli odpowiednią informację o numerach Paragonów, które są przekształcone do faktury.
Zaznaczone Paragony nie mogą posiadać korekt. Jeśli program natrafi na Paragon z korektą, wówczas zostaje wyświetlona odpowiednia informacja z numerami Paragonów, do których wystawione są korekty.
Zaznaczone Paragony muszą być wystawione dla tego samego nabywcy. Jeśli nabywcy są różni wyświetla się odpowiedni komunikat. Nie jest natomiast kontrolowana zgodność danych odbiorcy. Jeśli odbiorcy są różni, na fakturę przenoszony jest odbiorca z pierwszego zaznaczonego Paragonu.
Zaznaczone Paragony muszą mieć ten sam status księgowania (przeniesione lub nieprzeniesione do Rejestru VAT/Księgowości kontowej). Jeżeli status księgowania jest różny wyświetlana jest odpowiednia informacja. Jeżeli żaden z Paragonów nie jest zaksięgowany wówczas możliwe jest przekształcenie ich do jednej faktury, księgowanie odbywa się wówczas z poziomu samej faktury.
Wszystkie zaznaczone Paragony muszą być wyeksportowane bądź nie (status E Paragonu informuje o tym, że został wyeksportowany). W sytuacji kiedy część zaznaczonych Paragonów została wyeksportowana, podczas ich przekształcania do Faktury Sprzedaży generowany jest odpowiedni komunikat.
Zaznaczone Paragony muszą mieć ten sam status fiskalny. Jeżeli zaznaczone są Paragony, z których część ma status fiskalny „F” a część nie, wówczas wyświetlana jest stosowna informacja.
Zaznaczone Paragony muszą mieć datę sprzedaży obejmującą ten sam miesiąc i rok, nie ma możliwości przekształcania do jednej faktury Paragonów z datą sprzedaży z różnych miesięcy i lat, w przypadku przekształcania takich dokumentów do jednej faktury wyświetlany jest odpowiedni komunikat.
Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:
Na wszystkich zaznaczonych Paragonach sprawdzane jest powiązanie z dokumentami magazynowymi. Jeżeli część Paragonów posiada dokumenty magazynowe a część nie, wówczas nie jest możliwe przekształcenie do jednej faktury, wyświetlany jest stosowny komunikat.
Na zaznaczonych Paragonach, wystawionych na wyroby węglowe sprawdzane jest zaznaczenie parametru: Zwolnienie z akcyzy, jeżeli któryś z zaznaczonych Paragonów ma różne ustawienie tego parametru, nie jest możliwe przekształcenie do jednej faktury, wyświetlany jest stosowny komunikat.
Na zaznaczonych Paragonach, wystawionych na wyroby węglowe sprawdzane jest zaznaczenie parametru: Finalny nabywca węglowy, jeżeli któryś z zaznaczonych Paragonów ma różne ustawienie tego parametru, nie jest możliwe przekształcenie do jednej faktury, wyświetlany jest stosowny komunikat.
Faktura zbiorcza a dokumenty magazynowe
Na zakładce [Dokumenty] na fakturze wyświetlane są wszystkie Paragony, na podstawie których utworzono fakturę. Również na każdym przekształconym Paragonie na zakładce [Dokumenty] wyświetla się numer faktury, do której przekształcono Paragon.
Dokumenty magazynowe WZ i RW mogą być tworzone zarówno na etapie wystawiania Paragonu jak również po wystawieniu faktury:
Paragony z dokumentami magazynowymi
Dokumenty magazynowe mogą być utworzone przed wystawieniem Paragonu, jak również po jego wystawieniu. W obu sytuacjach zarówno do dokumentów magazynowych jak i do Paragonu tworzone są powiązania widoczne na zakładce [Dokumenty].przypadku tworzenia faktury do takiego Paragonu, oprócz powiązania z Paragonem tworzą się również powiazania z fakturą. W sytuacji, gdy na Paragonie występuje usługa złożona z opcją pobierania składników na PA/FS, wówczas tworzy się także powiązanie z dokumentem RW. Powiązanie idoczne jest na formularzu obu dokumentów na zakładce [Dokumenty]. Jeżeli w konfiguracji zaznaczono parametr Konwersja FS/PA/FPF/PZ do WZ – przenoś usługi na WZ, dodatkowo na zakładce [Dokumenty] formularza Paragonu widnieje powiązanie z WZ, widoczne także na fakturze po przekształceniu do niej Paragonu.
Paragony bez dokumentów magazynowych
Jeżeli do Paragonów bez dokumentów magazynowych zostanie wystawiona faktura, utworzenie tych dokumentów możliwe jest tylko z poziomu faktury. Generowanie WZ/RW możliwe jest z poziomu listy lub formularza faktury. Dokumenty magazynowe nie są tworzone na podstawie faktury, lecz na podstawie podpiętych do niej Paragonów. Dla każdego z Paragonów zostanie wystawiony dokument magazynowy (WZ lub RW dla usług złożonych). Po wystawieniu tych dokumentów tworzone są relacje pomiędzy dokumentami WZ/RW a PA oraz dokumentami WZ a fakturą. Powiązania z dokumentami RW są widoczne tylko na dokumencie PA.
Uwaga
Dokumenty magazynowe można wystawiać tylko w modułach Handel, Handel Plus. Funkcjonalność nie jest dostępna w modułe Faktury.
Płatności na Fakturze zbiorczej i fiskalizacja
Na fakturze płatności z powiązanych Paragonów wyświetlają się na zakładce [Płatności], jednak są one widoczne tam jedynie informacyjnie. Z poziomu samej faktury nie można rozliczać płatności, rozliczenie możliwe jest tylko z poziomu Paragonów. W przypadku, gdy przekształcamy wiele Paragonów do jednej faktury, na zakładce [Płatności]pojawia się lista wszystkich płatności z przekształcanych Paragonów. Lista tych płatności widoczna też jest przez podgląd płatności pod ikoną Rozliczenia z poziomu zaznaczonej faktury na liście faktur.
Jeśli Paragon nie jest rozliczony (tworzy zapis w Preliminarzu Płatności) wówczas po przekształceniu do Faktury Sprzedaży w pole numer obcy na zapisie w preliminarzu wpisywany jest numer faktury. Jeśli przy zbiorczym przekształcaniu będzie wiele takich Paragonów, to do każdego powiązanego zapisu w Preliminarzu Płatności zostanie przeniesiony numer faktury.
W sytuacji łączenia wielu Paragonów do jednej faktury wartość, wynikająca z sumy Paragonów może się groszowo różnić od wartości wyliczonej na fakturze.
Przykład
Paragon 1 – 1 szt x 4,03; VAT 0,75
Paragon 2 – 1 szt x 4,03; VAT 0,75
Sumując te Paragony otrzymamy netto 6,56, VAT 1,50 i brutto 8,06
Jednak wystawiając FS na 2 szt x 4,03 w podsumowaniu otrzymamy:
brutto tak samo 8,06, ale już VAT wliczony od tej kwoty będzie 1,51, a tym samym netto 6,55
W związku z powyższym w Konfiguracji firmy/Handel/ Parametry dostępny jest parametr: Przeliczanie kwot na FS powstałej z PA, który decyduje o tym, czy kwoty podsumowania faktury oraz kwoty w tabeli VAT maja być wyliczone na podstawie pozycji, czy wyliczone jako suma kwot z Paragonów. Parametr ma zastosowanie tylko wówczas, gdy Paragony są przekształcane w całości, natomiast przy wybieraniu pozycji podsumowanie zawsze musi być wyliczone na nowo.
Parametr domyślnie jest odznaczony (wówczas kwoty netto i VAT są wyliczane, jako suma kwot z Paragonów). Po zaznaczeniu parametru, podsumowanie faktury jest wyliczane na nowo podczas tworzenia dokumentu.
Jeżeli Paragony niezafiskalizowane zostaną w całości przeniesione do faktury zbiorczej istnieje możliwość fiskalizacji faktury. W takiej sytuacji nie tylko faktura, ale także powiązane Paragony dostają znacznik fiskalny „F”.
Faktura częściowa dla zaznaczonych pozycji z wybranych Paragonów
Opcja wybierania pozycji do fakturowania dostępna jest zarówno przy tworzeniu faktury do pojedynczego Paragonu jak i do wielu zaznaczonych Paragonów. Dostępna jest ona pod przyciskiem:
Aby wygenerować FS na część pozycji z PA należy wybrać opcję Generuj fakturę na wybrane pozycje. Po wybraniu tej opcji wyświetlane jest okno – Częściowe fakturowanie paragonów – pozycje do przeniesienia na fakturę na którym są wyszczególnione pozycje z zaznaczonych Paragonów.
Częściowe fakturowanie paragonów – pozycje do przeniesienia na fakturę
Lista służy do wskazania pozycji, jakie mają zostać zafakturowane.
Przekształcenie częściowe Paragonu do Faktury możliwe jest tylko raz. Paragon, na podstawie którego utworzono Fakturę dostanie znacznik FS i nie ma możliwości wygenerowania do niego drugiej faktury. Pozycje zawsze są przenoszone w całości tzn. nie można zafakturować tylko części ilości – np. jeśli na Paragonie było 5 szt Towaru X, to wówczas na FS nie możemy przenieść tylko 4 szt. Jeśli podczas wyboru pozycji ze wskazanych Paragonów, dla danego Paragonu nie wybrano żadnych pozycji, to po utworzeniu FS, taki Paragon nie dostaje statusu FS. Nie jest też dla niego tworzone powiaząnie z fakturą. Na częściowej fakturze nie ma możliwości usuwania pozycji, powinny być one wybrane przed przekształceniem.
Faktura częściowa a dokumenty magazynowe
Dokumenty magazynowe, tak jak w przypadku generowania faktur zbiorczych mogą być wystawione przed przekształceniem Paragonów do faktury jak i po utworzeniu faktury, powiązania będą tworzone pomiędzy wszystkimi podpiętymi do wskazanych Paragonów dokumentami magazynowymi.
Bez względu na to czy faktura jest częściowa czy całościowa, dokumenty magazynowe są tworzone na podstawie Paragonów. Tworzenie WZ z poziomu FS spowoduje wygenerowanie dokumentów magazynowych na wszystkie pozycje z powiązanych Paragonów na zasadzie jeden Paragon – jedna WZ.
Uwaga
Na dokumencie WZ wygenerowanym z faktury są ujmowane wszystkie pozycje z Paragonu a nie tylko wybrane i przeniesione na fakturę.
Wszystkie powiązania pomiędzy dokumentami tworzą zapis na zakładce [Dokumenty].
Na FS widnieją wszystkie numery PA, z których powstała faktura, czy to całkowita, czy częściowa oraz wszystkie numery WZ podpięte do Paragonów.
Na każdym PA widnieje numer faktury, do której został przekształcony oraz numery dokumentów WZ(RW dla usług złożonych).
Na każdym WZ, powiązanym z PA przekształconym do FS widnieje numer faktury, do której dany Paragon został przekształcony oraz numer Paragonu. Na każdym RW, powiązanym z PA przekształconym do FS widnieje numer Paragonu (bez względu na to czy powstało z Paragonu czy faktury).
Uwaga
Dokumenty magazynowe można wystawiać tylko w modułach Handel, Handel Plus. Funkcjonalność nie jest dostępna w module Faktury.
Faktura częściowa a płatności i fiskalizacja
W przypadku, gdy fakturujemy wybrane pozycje, nie jest możliwe określenie, która część płatności przypada na dane pozycje, dlatego w przypadku faktur częściowych na zakładce Płatności nie jest udostępniana tabelka związana z płatnościami i zaliczkami. Tym samym płatności te nie są widoczne na podglądzie rozliczenia (ikona Rozliczenia) z poziomu zaznaczonej faktury na liście faktur.
Uwaga
Na fakturach częściowych tabela płatności nie jest widoczna. Ukryte są również pola Zapłacono i Pozostaje dostępne na pierwszej zakładce.
Uwaga
Nie ma możliwości fiskalizacji faktury częściowej powstałej z niefiskalnego Paragonu.
Edycja faktury wystawionej na podstawie kilku Paragonów
Faktura generowana na podstawie kilku Paragonów funkcjonuje tak jak faktura do pojedynczego Paragonu. Można na niej zmienić kontrahenta, kategorię, datę wystawienia, natomiast nie można korygować, dodawać, usuwać pozycji.
Opis poszczególnych pól na fakturze:
Kontrahent – na fakturze można ustawić innego kontrahenta (bez względu na to czy na PA był on określony czy !Nieokreślony!).
Zmiana kontrahenta na fakturze skutkuje także jego zmianą na dokumentach WZ (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Należy pamiętać, że w przypadku Paragonów fiskalnych wystawionych z datą większą niż 31 grudnia 2019 r.dla podmiotu gospodarczego, numer NIP nabywcy na Fakturze Sprzedaży musi być zgodny z numerem NIP podanym na Paraognie. W sytuacji, kiedy numery NIP będą różne, nie będzie możliwe zapisanie Faktury. Wyświetlony zostanie komunikat: Nie można zapisać dokumentu. Numer NIP na fakturze jest niezgodny z numerem NIP na paragonie. Od 1 stycznia 2020 r. aby wystawić fakturę do paragonu fiskalnego musi być zgodność numerów NIP na tych dokumentach.
Data sprzedaży – na fakturze data ta jest ustawiana na podstawie najpóźniejszej daty sprzedaży z przekształcanych Paragonów. Pole to jest jednak edytowalne.
Uwaga
Nie powinno się zmieniać daty sprzedaży na fakturze na wcześniejszą niż data sprzedaży z Paragonu, z którego powstała faktura.
Forma i termin płatności– jest przenoszona z karty kontrahenta, bez możliwości edycji
Magazyn w nagłówku dokumentu jest ustawiany na podstawie pierwszego zaznaczonego do przekształcenia dokumentu (tak jak przy innych przekształceniach). W module Faktury jest to zawsze magazyn główny.
Magazyny na elementach są ustawiane zgodnie z ustawieniem na elementach Paragonu (nie dotyczy modułu Faktury).
Jeśli Paragon powstał z WZ wystawionych z różnych magazynów, lub bezpośrednio na elementach PA były wskazywane różne magazyny, to takie ustawienie ma odzwierciedlenie również na elementach faktury. Na pozycjach faktury ustawiany magazyn jest taki jak na pozycjach Paragonu (nie dotyczy modułu Faktury).
Uwaga
Na fakturach generowanych na podstawie kilku Paragonów nie ma możliwości agregacji tych samych pozycji dokumentu.
Anulowane FS wystawionych do PA
W programie istnieje możliwość anulowania faktur fiskalnych utworzonych do Paragonów niezafiskalizowanych (wówczas znacznik fiskalizacji przenoszony jest na Paragony) i faktur wystawionych do zafiskalizowanych Paragonów. Możliwe jest anulowanie samej faktury bez anulowania powiązanych dokumentów.
Anulowanie faktury zbiorczej
Podczas anulowania FS powiązanej z jednym lub większą ilością Paragonów zadawane jest pytanie: Czy anulować powiązane paragony? Jeśli Użytkownik odpowie Tak, wówczas anulowane zostaną również wszystkie Paragony, z których powstała faktura. Jeśli chociaż jeden z Paragonów nie spełnia warunków anulowania, (np. ma rozliczoną płatność, jest zafiskalizowany itd.) wówczas nie można kontynuować anulowania (nie anuluje się ani FS ani PA). Użytkownik musi wybrać opcję Nie podczas anulowania lub np. usunąć rozliczenie.
W przypadku modułów Handel, Handel Plus, jeśli z Paragonami i fakturą równocześnie są powiązane dokumenty magazynowe wówczas najpierw zadawane jest pytanie: Czy anulować paragon? a następnie po odpowiedzi twierdzącej pytanie: Czy anulować powiązane dokumenty magazynowe? Jeśli na drugie pytanie zostanie udzielona odpowiedź Nie wówczas anulowana jest FS i powiązane PA, ale nie są anulowane dokumenty magazynowe. Równocześnie zostaną usunięte wszystkie powiązania pomiędzy FS i WZ oraz PA i WZ. Jeśli na drugie pytanie Użytkownik odpowie Tak wówczas po anulowaniu FS i PA zostaną anulowane powiązane dokumenty.
Anulowanie faktury częściowej
Podczas anulowania faktur wystawionych na wybrane pozycje Paragonów nie jest możliwe anulowanie powiązanych Paragonów oraz dokumentów magazynowych, ponieważ dotyczą one innych ilości niż faktura.
W przypadku próby anulowania faktury częściowej wyświetlany jest komunikat:
Faktura posiada powiązane paragony. Faktura została wystawiona na wybrane pozycje paragonów, dlatego anulowanie powiązanych paragonów nie jest możliwe. Anulowanie paragonów należy wykonać oddzielnie.
Anulowanie faktury powoduje usunięcie powiązania faktury z Paragonami oraz dokumentami magazynowymi, jeśli istnieją.
Korekty do faktur i Paragonów
Podobnie jak w przypadku fakturowania jeden do jednego, również przy fakturowaniu wiele do jednego obowiązują te same zasady, dotyczące wystawiania korekt do Paragonów:
nie można korygować Paragonu przekształconego do FS,
nie można przekształcić do FS skorygowanego Paragonu,
korekta do FS nie generuje korekt do PA. Jeśli występują podpięte dokumenty magazynowe to korekta FS generuje korekty do dokumentów magazynowych. Po wygenerowaniu korekt powstaną powiązania pomiędzy FA i korektą do niej oraz WZ i korektą do niego. Powiązane korekty są widoczne na zakładkach [Dokumenty]. Korekty nie są wiązane z Paragonami. Na zakładce [Dokumenty], na Paragonie nie są wyświetlane informacje o korektach faktur i WZ (za wyjątkiem przypadków, gdy korekta do WZ była wystawiona przed utworzeniem Paragonu).
W przypadku posiadania modułu Handel Plus, jeżeli Paragony są tworzone ze wskazaniem dostaw, informacja o wskazanych na Paragonach dostawach zostaje przeniesiona na fakturę. Powiązanie elementów pomiędzy FS a WZ pozwala na wskazanie, które partie będą korygowane i wygenerowanie poprawnych korekt do WZ.
Księgowanie faktur i Paragonów
Istnieje możliwość księgowania faktur zbiorczych/częściowych. W przypadku, kiedy chcemy zaksięgować fakturę częściową, wówczas w pierwszej kolejności zawsze należy zaksięgować Paragon. Szczegółowe informacje na temat księgowania znajdują się w artykule Księga Handlowa oraz Księga Podatkowa w rozdziale dotyczącym Rejestru VAT.
Wydruki faktur
Wydruki dla faktur wystawionych do wielu Paragonów lub na wybrane pozycje charakteryzują się określonymi cechami:
Na wydruku faktury wystawionej do wielu Paragonów drukowane są numery wszystkich powiązanych Paragonów.
Na wydruku faktury zbiorczej (wystawionej do wszystkich pozycji z Paragonów) płatności przenoszone są z powiązanych Paragonów. W przypadku większej ilości Paragonów powiązanych z fakturą, w tabeli płatności widoczne są płatności z wszystkich powiązanych Paragonów.
Jeżeli faktura jest wystawiona na wybrane pozycje, wówczas nie jest drukowana tabela płatności.
Jeżeli faktura jest wystawiona na wybrane pozycje, w podsumowaniu dokumentu nie ma informacji Zapłacono i Pozostajedo zapłaty. Drukowana jest tylko informacja Razem do zapłaty.
Przed wydrukiem faktury wystawionej na wybrane pozycje wyświetlane jest okno z opcją do zaznaczenia:
Okno – Ustalenie wartości parametrów wydruku
Jeśli opcja zostanie zaznaczona wówczas na FS będzie drukowana informacja Zapłacono gotówką.
W menu wydruków dostępnych z poziomu Faktury Sprzedaży dostępny jest wydruk: Faktura do paragonu ‑ grupowanie wg paragonów (GenRap). Na wydruku tym pozycje są prezentowane w układzie wg Paragonów. Dla każdego Paragonu prezentowana jest oddzielna tabela, nad tabelą widoczny jest numer Paragonu oraz data dostawy, która jest równa dacie sprzedaży pobranej z Paragonu. Pod ostatnią tabelą widoczne jest podsumowanie kwot (Tabela VAT) i płatności (w przypadku generowania tego wydruku dla faktur częściowych na wydruku nie jest drukowana tabela płatności).
Wydruki RKZ
Podczas generowania raportu Rozliczenie Kosztów Zakupu, przy fakturach wystawionych do wielu Paragonów lub na wybrane pozycje nie są drukowane zaległości. Pole w kolumnie Zaległość przyjmuje wartość „—*”,natomiast pod listą Faktur Sprzedaży drukowana jest adnotacja „* Faktura do wielu Paragonów lub na wybrane pozycje Paragonu. Zaległość należy sprawdzić na powiązanych Paragonach”.
Formularz paragonu - zakładka [Kontrahent]
Zakładka [Kontrahent] podzielona jest na dwie części. W pierwszej umieszczone są dane Nabywcy, w drugiej – Odbiorcy towaru/usługi.
Jeśli na Paragonie nie został wprowadzony nabywca (domyślny !NIEOKREŚLONY!) nie ma wprowadzonych żadnych danych kontrahenta.
Jeśli na zakładce [Ogólne] został wybrany inny kontrahent, program proponuje tę firmę jako nabywcę. Wyświetlone dane są pobierane z karty ewidencyjnej kontrahenta. Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).
Istnieje również możliwość określenia na karcie ewidencyjnej kontrahenta (zakładka [Dodatkowe]) domyślnego odbiorcy towaru. Jeśli taki odbiorca zostanie określony – będzie automatycznie proponowany na zakładce [Kontrahent].
W razie konieczności, z poziomu tej zakładki można zmienić zarówno Nabywcę jak i Odbiorcę. Można również przypisać domyślnego płatnika dla tego dokumentu.
W ostatniej linii zakładki [Kontrahent] można uzupełnić nr listu przewozowegooraz informację o nazwie przewoźnika. Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service.
Formularz paragonu
Formularz Paragonu, który pojawi się po wciśnięciu przycisku lub klawisza <INS>, składa się z zakładek: [Ogólne], [Kontrahent], [Płatności], [Dokumenty] i [Atrybuty] (oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus z zakładki [Kaucje] jeżeli w programie włączono obsługę kaucji).
Warto wiedzieć, że po otwarciu nowego formularza w nagłówku proponowany jest zestaw danych, które są wystarczające dla wystawienia standardowego Paragonu (sprzedaż bez określonego kontrahenta płatna gotówką w chwili sprzedaży):
jako schemat numeracjiproponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny,
jako data wystawienia i sprzedaży proponowana jest data bieżąca,
jako kontrahent proponowany jest !NIEOKREŚLONY! – kontrahent domyślny dla Paragonów.,
forma płatności na Paragonie proponowana jest gotówka z zerowym terminem płatności.
Operator może zmienić wszystkie powyższe dane.
Uwaga
W programie możliwe jest wykorzystanie form płatności innych niż gotówka. Możliwość wykorzystania form płatności z odroczonym terminem dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! jest uzależniona od zaznaczenia w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry parametru Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony!.
Sposób dopisywania pozycji na Paragonie jest uzależniony od ustawienia parametrów w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry: Dodawanie pozycji na dokumencie i został opisany w artykule . Istnieje również możliwość obsługi Paragonów przy użyciu czytnika kodów kreskowych.
Na zakładce [Ogólne] w dolnej części formularza znajduje się lista towarów/ usług wprowadzonych na Paragon.
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:
– <INSERT> – dodanie nowej pozycji na Paragon.
– edycja szczegółów o pozycji. Standardowo na liście widoczne są podstawowe dane: kod towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, rabat, cena i wartość. Wciśnięcie lupki otwiera okno z dodatkowym informacjami o sprzedawanym towarze lub usłudze. Przycisk nie jest dostępny jeśli lista towarów jest pusta.
– <DELETE> – usunięcie pozycji.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Kolejność pozycji na dokumencie można zmieniać metodą „przeciągnij i upuść” – należy wcisnąć lewy przycisk myszy na wybranej pozycji i trzymając wciśnięty przycisk przesunąć myszą kursor do wybranego miejsca.
Na górnej wstążce programu znajdują się dodatkowe opcje:
Podgląd dokumentu z biblioteki. Przycisk jest widoczny, jeżeli dokument jest powiązany z co najmniej jednym dokumentem OBD z załącznikiem. Podgląd załącznika wyświetlany jest w oknie z lewej strony formularza. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima. – Kolektor danych/ Importuj pozycje – opcja umożliwiająca import towarów na dokument z pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Zaimportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.
Kolektor danych/ Eksportuj pozycje – opcja umożliwiająca eksport towarów z dokument do pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Wyeksportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.
Sposób wpisywania towarów na Paragon zależy od ustawień w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry:Dodawanie pozycji na dokumencie.
Podczas wpisywania towaru na Paragon należy podać następujące informacje:
Kod, Nazwa – kod i nazwę pozycji cennikowej.
Stan Zasobów – prezentacja stanu towaru dla magazynu wybranego na dokumencie zgodnie z ustawioną datą sprzedaży.
Kolumna jest zależna od parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje). Jeśli parametr jest niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie. Kolumna Stan Zasobów przyjmuje następujące wartości:
- stan towaru powyżej ilości minimalnej określonej w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby – na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe],- stan towaru poniżej ilości minimalnej określonej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe],
- zerowa ilość towaru na magazynie.
Stan Zasobów jest wyświetlany w odniesieniu do jednostki miary wskazanej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe] dla pola Ilość minimalna.
Kolumna Stan Zasobów jest dostępna wyłącznie dla dokumentów w buforze.
Stan Zasobów nie jest wyświetlany dla usług.
Ilość – Proponowana jest sprzedaż 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub za pomocą strzałek znajdujących się po prawej stronie pola. Zasady kontroli ilości towaru na Paragonie zostały opisane tutaj.Jednostkamiary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli sprzedaż ma się odbywać w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. iwskazać na jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej.
Rabat – podawany w % rabat od pozycji.
Cena – podana cena jest zawsze ceną brutto. Wyliczona jest w zależności od wskazanej jednostki miary (w cenniku pokazane są ceny dla jednostek podstawowych - zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę).
Wartość – wartość brutto pozycji.
Uwaga
Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Paragonach (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka [Parametry].
Wprowadzoną pozycję akceptujemy klawiszem <ENTER>. Jej powtórna edycja w celu wprowadzenia zmian to również naciśnięcie klawisza <ENTER>. Pomiędzy polami pozycji przemieszczamy się posługując się klawiszem <TAB>. Program nie pozwoli zapisać pozycji jeśli nie będzie wypełniona informacja o ilości lub cenie.
Formularz pozycji wpisanej na Paragon jest zbliżony do formularza pozycji na fakturze sprzedaży.
Na zakładce [Płatności]znajdują się między innymi: kwoty netto, VAT i brutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis Paragonu. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawi się na wydruku.
Najważniejszą informacją znajdującą się na tej zakładce są dane o płatnościach związanych z wystawianym dokumentem. Zawarte są one w tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól:
Termin –data realizacji wpłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty sprzedaży i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności.
Formapłatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana.
Waluta – waluta, w jakiej rozliczane będą płatności do Paragonu. Walutę rozliczenia dla zatwierdzonego dokumentu można zmienić w preliminarzu płatności.
Kwota – wartość płatności
Rozliczono – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę.
Płatnik – podmiot będący płatnikiem danej płatności. Szczegóły zostały opisane w artykule Domyślny płatnik na dokumentach.
Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:
- dodanie nowej raty płatności. - edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian.
- usunięcie pozycji z listy płatności.
Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania Paragonu i podczas edycji Paragonów z bufora. Na dokumentach zatwierdzonych nie ma możliwości wprowadzania zmian. Nie ma również możliwości rozliczania Paragonu z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych, jednak każda wpłata będzie automatycznie widoczna na Paragonie.
Uwaga
Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości dokumentu. Jeżeli Użytkownik ręcznie zmodyfikuje kwoty, a ich suma będzie różna od wartości całej faktury, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.
Zaliczki do rozliczenia – funkcja została opisana w artykule Rozliczanie zaliczekOpis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.
Formularz paragonu - zakładka [Dokumenty]
Wyświetlana jest tu lista wszystkich dokumentów związanych z danym Paragonem. Lista ta składa się z czterech kolumn:
Numer – dokumentu skojarzonego z Paragonem
Typ – dokumentu związanego z Paragonem. Pole to może przyjmować wartość:
FS – faktura, która powstała z Paragonu
WZ – Wydanie Zewnętrzne skojarzone z Paragonem (dla modułu Handel)
KOR – korekta ilościowa Paragonu
VAT – Paragon zaksięgowany do rejestru sprzedaży VAT
DEK – dekret księgowy, który powstał w wyniku zaksięgowania Paragonu
Data – dokumentu związanego z Paragonem
Razem Netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z Paragonem
– przycisk pozwala na podgląd odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku, jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT, umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze sprzedaży.
Faktury Pro Forma
Faktury Pro Forma
Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:
Faktura Pro Forma nie powoduje zdjęcia towaru z magazynu.
Wystawienie FPF może być związane z tworzeniem Rezerwacji Odbiorcy do FPF bezpośrednio z formularza lub z listy.
Uwaga
W module Faktury nie ma możliwości wystawienia dokumentu Rezerwacji Odbiorcy. Obsługa gospodarki magazynowej, w tym rezerwacja towaru jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus.
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu znajduje się pozycja dotycząca Faktur Pro Forma:
Bufor – parametr dotyczy stanu znacznika Bufor na każdej nowej FPF (proponowany jest zapis dokumentu do bufora lub na trwałe),
RO – zaznaczenie tej opcji przy PF spowoduje, że na dokumentach FPF domyślnie zaznaczona będzie opcja generowania dokumentu RO tworzącego rezerwację w magazynie. Dokument RO utworzony zostanie po zapisie FPF na trwałe. Podczas edycji FPF parametr ten można odznaczyć.
Zatwierdzenie dokumentu z zaznaczoną opcją RO na formularzu FPF spowoduje wygenerowanie RO do bufora z identycznymi elementami jak na FPF. Nie ma możliwości zmiany ilości, dodawania, usuwania pozycji, zmiany Kontrahenta. Można natomiast dokonywać zmian w zakresie ceny, rabatu, daty wystawienia, terminu rezerwacji, formy płatności.
Wystawienie FPF nie jest związane z powstaniem płatności. Na dokumencie istnieje wprawdzie możliwość ustalenia formy oraz terminu płatności – jednak nie jest ona widoczna w Preliminarzu płatności ani też nie powoduje powstania zapisu KB. Ustalona forma oraz termin płatności są przepisywane na dokument powstający w wyniku konwersji FPF do Rezerwacji Odbiorcy lub Faktury Sprzedaży.
Faktura Pro Forma może zostać przekształcona do innych dokumentów. Przekształcenie następuje po wciśnięciu odpowiedniego przycisku. Funkcje są dostępne również w menu kontekstowym na liście Faktur Pro Forma (prawy przycisk myszki).
Sposób wystawiania Faktury Pro Forma jest podobny jak w przypadku wystawiania Faktur Sprzedaży oraz innych dokumentów w systemie Comarch ERP Optima.
Formularz Faktury Pro Forma
Zakładka Ogólne
Zawiera podstawowe informacje nt. dokumentu. Formularz jest zbliżony do Faktury Sprzedaży z małymi wyjątkami:
Dokument i Numer – faktury PF mają prowadzoną odrębną numerację. Schematy numeracji dla faktur PF można definiować w Konfiguracji firmy/ Dokumenty/ Handel/ Faktury Pro Forma. Zasady definiowania numeracji są identyczne jak w przypadku innych dokumentów. Schemat domyślny określany jest w Konfiguracji programu/ Handel/ Dokumenty w pozycji PF: Faktura Pro Forma. Wprogramie predefiniowany jest schemat o symbolu FPF.
Magazyn – magazyn, na którym rezerwowany jest towar. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.
Faktura Pro Forma nie zawiera informacji o płatnościach, w związku z czym ukryte są pola związane z kwotą zapłaconą i pozostającą jeszcze do zapłaty. Pola dotyczące formy i terminupłatności mają charakter informacyjny (Faktura PF nie powoduje powstania zdarzenia w Preliminarzu płatności).
W polu Razem widoczna jest kwota brutto Faktury Pro Forma.
Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).
Zadłużenie – kwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta. Po wybraniu na dokument kontrahenta, który ma przeterminowane płatności pojawia się informacja o tym fakcie.
Z poziomu menu wydruków dostępnych na formularzu Faktury Pro Forma, dostępny jest wydruk Oferta handlowa. Wygląd dokumentu jest oparty na wydruku Faktury Pro Forma.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Zakładka Kontrahent
Zawiera szczegółowe dane Nabywcy i Odbiorcy. Dane pobierane są z karty kontrahenta. Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta – nabywcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).
Dane kontrahenta podlegają edycji. Wprowadzone zmiany będą przenoszone na dokumenty powstające w wyniku konwersji FPF. Należy jednak pamiętać, że zmiana danych z poziomu zakładki [Kontrahent] zostanie zapamiętana na wystawianym dokumencie, jednak nie spowoduje zmiany informacji zapisanych na karcie kontrahenta.
Zakładka Dodatkowe
Z lewej strony okna znajduje się tabela VAT, zawierająca wartość netto, VAT oraz brutto wystawianej Faktury Pro Forma. Tabela VAT jest wyliczana na bieżąco w trakcie dopisywania kolejnych pozycji i nie podlega edycji.
Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.
Zakładka Dokumenty
W górnej części okna znajduje się tabela zawierająca listę dokumentów skojarzonych. Faktura Pro Forma może być przekształcona do Rezerwacji Odbiorcy, Faktury Sprzedaży, Faktury Zaliczkowej, Wydania Zewnętrznego lub Zamówienia u Dostawcy. Użytkownik może również wydawać towar z FPF na dokumenty WZ. Dlatego kolumna Typ może przyjmować wartości:
FS – jeśli Faktura PF została przekształcona do Faktury Sprzedaży lub Faktury Zaliczkowej,
W przypadku modułów Handel, Handel Plus:
RO – jeśli Faktura PF została przekonwertowana do rezerwacji,
WZ – jeśli towar z PF został wydany na dokument WZ,
ZD – jeśli na podstawie Faktury PF utworzono dokument ZD.
Zakładka Atrybuty
Na zakładce widoczna jest tabela z kodami i wartościami atrybutów przypisanych do dokumentu.
Dopisywanie pozycji
Zasady wprowadzania pozycji na Fakturę Pro Forma są takie same jak w przypadku wystawiania innych dokumentów sprzedaży.
Formularz pozycji wpisanej na Fakturę Pro Forma jest zbliżony do formularza pozycji na fakturze sprzedaży i został opisany w artykule Formularz pozycji na fakturze.
Uwaga
Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Fakturach Pro Forma (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka [Parametry]).
Zamykanie FPF
Istnieje możliwość zamykania dokumentów FPF.
Możliwość zamknięcia FPF może być niezbędna w przypadku, kiedy Kontrahent nie odbiera wszystkich towarów, lub odbiera inne w zamian. Wówczas może powstać sytuacja, kiedy będą rezerwowane towary na RO powiązanym z FPF bez możliwości zwolnienia rezerwacji.
W związku z powyższym istnieje możliwość zamykania FPF. Zamykanie FPF jest dostępne z menu kontekstowego: Zamknij. Dokumenty takie będą posiadały Status „Zamknięto”. Dokumentów zamkniętych nie można już przekształcać do innych dokumentów.
Jeśli FPF była powiązana z RO wówczas zamkniecie FPF spowoduje zamkniecie powiązanych RO.
Istnieje również możliwość zamknięcia FPF jeżeli nie wszystkie zaliczki zostały rozliczone. W takim przypadku zaliczki nie mogą być już rozliczane na Fakturach. Można natomiast je korygować do wysokości nierozliczonych części. Jeżeli podczas zamykania FPF program wykryje nierozliczone zaliczki, wyświetli się komunikat Faktura proforma FPF/1/2013 posiada zaliczki, do których nie została wystawiona faktura finalna. Czy chcesz kontynuować?
Zamkniecie FPF nie jest możliwe, jeśli do FPF istnieją jakiekolwiek dokumenty w buforze.
Lista Faktur Pro Forma
Lista Faktur Pro Forma jest dostępna w menu Handel/ Faktury Pro Forma. Znajduje się tu lista wszystkich wystawionych wcześniej dokumentów Pro Forma. Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie.
Każda pozycja listy zawiera:
Numer dokumentu – numer faktury nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
Status – pole to określa stan danego dokumentu. Pole może przyjmować następujące wartości:
puste pole statusu oznacza, że z tą fakturą nie jest związany żaden inny dokument,
Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
FS informuje o powiązaniu Faktury Pro Forma z Fakturą Sprzedaży,
ZL informuje o powiązaniu Faktury Pro Forma z Fakturą Zaliczkową,
Dla modułów Handel, Handel Plus:
RO oznacza, że faktura została przekonwertowana do Rezerwacji Odbiorcy
WZ informuje o powiązaniu Faktury Pro Forma z Wydaniem Zewnętrznym.
Datę wystawienia – data wystawienia faktury.
Magazyn – lista wystawionych w programie Faktur może zostać ograniczona do dokumentów dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Lista ta zawiera tylko lokalne magazyny aktywne. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.
Nazwę Kontrahenta – pierwsza linia nazwy Nabywcy.
Miasto – miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę.
NIP – numer NIP Nabywcy.
Kwotę netto – wartość netto faktury.
Kwotę brutto – wartość brutto faktury.
– umożliwia przekształcenie Faktury Pro Forma do Faktury Sprzedaży, w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty można ustalić domyślny schemat dla dokumentów FS tworzonych na podstawie Faktur Pro Forma.
W przypadku modułów Handel, Handel Plus:
– umożliwia utworzenie do zaznaczonych Faktur Pro Forma dokumentu Rezerwacji Odbiorcy. Dokument RO utworzony do FPF ma na celu zarezerwowanie towaru, który znajduje się na FPF. Na formularz RO przenoszone są wszystkie pozycje z FPF. Użytkownik może modyfikować RO powstałe na podstawie FPF (dodawać, usuwać pozycje, zmieniać ilość, ceny, rabat, datę wystawienia, termin rezerwacji, formę płatności).
Uwaga
W przypadku, kiedy do FPF są już utworzone zaliczki można także wygenerować RO. Nie ma możliwości wygenerowania RO, jeśli do FPF zostało utworzone częściowe WZ albo Faktura Sprzedaży.
Nie można przekształcić kilku FPF do jednego RO, jeśli chociaż jedna z FPF posiada zaliczkę.
Uwaga
W przypadku, kiedy RO jest powiązane z FPF i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy RO (do FS, PA lub WZ) wówczas zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształceń z poziomu FPF (tworzenia zaliczek, WZ częściowych, przekształcania do Faktur Sprzedaży). Będzie można wykonywać operacje tylko z listy RO.
Podobnie w przypadku, kiedy FPF powiązana jest z RO i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy FPF (przekształcenie do Faktury Zaliczkowej, WZ częściowego, FS częściowej lub Faktury Sprzedaży) zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształceń RO. Dalsze operacje można dokonywać tylko z listy FPF.
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty można ustalić domyślny schemat dla dokumentów RO tworzonych na podstawie Faktur Pro Forma.
– umożliwia na podstawie jednej lub kilku FPF utworzenie dokumentu zamawiającego towar u dostawcy. Zasady zostały dokładniej opisane w rozdziale poświęconym dokumentom skojarzonym.
– umożliwia przekształcenie Faktury Pro Forma do Wydania Zewnętrznego – Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
zmianę kategorii dokumentu.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
Uwaga
Należy pamiętać, że w przypadku Faktur Pro Forma nie ma możliwości wystawienia dokumentukorygującego. Zatwierdzony dokument można jedynie anulować. Anulowanie jest dostępne w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy.
Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście klawisza lub <INS> podzielony jest na zakładki: [Ogólne], [Kontrahent], [Dodatkowe], [Dokumenty] i [Atrybuty]. Ponieważ Faktura Pro Forma nie współpracuje z modułem Kasa/Bank – na formularzu nie pojawia się zakładka [Płatności].
Faktury zakupu
Faktury zakupu
Co należy wiedzieć o Fakturach Zakupu?
Faktury Zakupu są dokumentami handlowymi. Powodują naliczenie wartości netto, brutto, podatku VAT i generują płatności. W przypadku modułu Handel, Handel Plus każda Faktura Zakupu powinna być powiązana po zatwierdzeniu z dokumentem magazynowym PZ. Dokumenty FZ w buforze oraz niepowiązane z dokumentem magazynowym wpływają jedynie na zamawianą ilość towaru, widoczną na liście zasobów magazynowych w kolumnie Zamówienia. Nie powodująwprowadzeniatowaru na magazyn. Dopiero powiązanie FZ z dokumentem PZ (Przyjęcie Zewnętrzne), który jest dokumentem magazynowym, skutkuje przyjęciem towaru na magazyn.
Uwaga
Obsługa gospodarki magazynowej jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus.
Lista Faktur zakupu
Listę faktur wyświetlamy z poziomu menu Handel/ Faktury zakupu. Na liście widać wszystkie wystawione dotychczas dokumenty zakupu.
Standardowo lista zbudowana jest z kolumn:
Numer dokumentu – numer dokumentu nadany zgodnie ze zdefiniowanym schematem numeracji.
Dokument źródłowy – numer dokumentu źródłowego (np. faktury otrzymanej od dostawcy).
Status – pole określa powiązanie Faktury Zakupu z innym dokumentem:
puste pole oznacza brak takich powiązań,
Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
PZ – Faktura Zakupu skojarzona jest z Przyjęciem Zewnętrznym (dotyczy modułów Handel, Handel Plus),
V – dokument zaksięgowany do rejestru zakupu VAT,
W – Dowód Wewnętrzny Sprzedaży,
RR – FZ powiązana z Fakturą RR,
E – dokument został wyeksportowany Pracą Rozproszoną.
Datawpływu – data wpływu faktury od dostawcy.
Data zakupu – data zakupu towaru.
Kontrahent – pierwsza linia nazwy Dostawcy.
NIP – numer NIP Dostawcy.
Magazyn – wskazuje magazyn, na który został przyjęty dany towar. Moduł Handel daje możliwość obsługi wielu magazynów. Obowiązuje przy tym zasada, że jeden dokument dotyczy tylko jednego magazynu. W programie istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w artykule dotyczącym Informacji dodatkowych.
Miasto – miejsce siedziby kontrahenta.
Netto/ Brutto – wartość netto/ brutto FZ.
Lista zawiera wszystkie dokumenty, które związane są zakupem towarów. Są to Faktury Zakupu, korekty (ilościowe, wartościowe czy stawki VAT), Faktury Zakupu w buforze oraz dokumenty, które zostały anulowane. Rodzaj i status dokumentów rozróżniane są kolorami:
na zielono zaznaczone są FZ w buforze,
na niebiesko zaznaczone są FZ zaksięgowane,
na szaro zaznaczone są FZ anulowane,
na czarno zaznaczone są zatwierdzone FZ.
Lista Faktur Zakupu
Oprócz standardowych przycisków, lista obsługiwana jest przez przyciski:
– Generowanie dokumentu PZ – następuje po zaznaczeniu odpowiedniego dokumentu FZ (funkcjonalność dotyczy modułów Handel, Handel Plus). Zasady zostały opisane w artykule
– tworzenie Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży na podstawie Faktury Zakupu.
– W obrocie handlowym zdarza się, że dany zakup jest w całości realizowany na potrzeby konkretnego zamówienia klienta końcowego lub też zakup usług i towarów jest refakturowany na inny podmiot. Na potrzeby takich transakcji w programie możliwe jest przekształcenie Faktury Zakupu bezpośrednio do Faktury Sprzedaży. Przekształcenie jest dostępne na liście Faktur Zakupu pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Na fakturę sprzedaży przenoszona jest tylko lista towarów wraz z ilościami – pozostałe warunki ustawiane są jak na nowo wystawianej fakturze. Ceny na Fakturze Sprzedaży proponowane są zgodnie z ustawionym domyślnie kontrahentem !NIEOKREŚLONY!. Na FS przenoszony jest magazyn z nagłówka FZ. Użytkownik może dowolnie modyfikować tak utworzoną fakturę.
Powiązanie pomiędzy FZ a FS jest widoczne na formularzach dokumentów na zakładce [Dokumenty].
Wydanie towaru z magazynu następuje zgodnie z wybraną w programie metodą rozliczania magazynu.
– Księgowanie do księgowości kontowej – przycisk widoczny dla posiadaczy modułu Księgi Handlowej. W programie możliwe jest księgowanie Faktur Zakupu według wcześniej zdefiniowanego schematu. Działanie to opisane zostało w artykule Współpraca z innymi modułami systemu . – Przenieś do rejestru VAT – funkcja działa dla zaznaczonych FZ. Na podstawie jednej Faktury Zakupu tworzony jest jeden zapis w rejestrach VAT. Do rejestrów VAT faktura przenoszona jest z numerem dokumentu źródłowego. Zasady księgowania zostały opisane w artykule .
– Korekta – po wciśnięciu przycisku wywoływany jest domyślnie formularz korekty ilości. Wszystkie możliwe korekty (ilości, wartości, stawki VAT, nota korygująca oraz korekta graniczna/cło) dostępne są po wciśnięciu przycisku strzałki widocznej obok przycisku.
– Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
zmianę kategorii dokumentu,
weryfikację rachunków bankowych,
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów przenoszonych do pliku JPK_FA,
dodawanie/ usuwanie kodów JPK_V7.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
– z poziomu programu istnieje możliwość wprowadzania Faktur Zakupu do systemu Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy Użytkownik posiada wykupioną licencję. Opis funkcji znajduje się w odrębnej instrukcji.
– OCR – Optyczne Rozpoznanie Znaków (ang. Optical Character Recognition) to usługa, która umożliwia wczytywanie faktur na podstawie skanów i zdjęć dokumentów. Opis funkcji znajduje się w artykule Usługa Comarch OCR dla Faktur Zakupu
Porządek i zawartość listy zależy między innymi od ustawionych opcji filtrowania. Zasady obsługi listy zostały szczegółowo opisane w artykule Standardy w programie.
Formularz Faktury zakupu
Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście klawisza Dodaj lub <INS> podzielony jest na zakładki: [Ogólne], [Kontrahent], [Płatności], [Dokumenty], [Atrybuty] oraz [Kaucje] (przy włączonej w module Handel, Handel Plus obsłudze kaucji).
Zakładka [Ogólne]
Na zakładce [Ogólne] znajdują się podstawowe informacje o wprowadzanej Fakturze Zakupu:
Dokument – typ dokumentu w klasie Faktura zakupu. Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji.
Numer – to, co wyświetla się obok pola numer, zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeracji). W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca rejestr (serię) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii i pozwoli na wskazanie właściwej.
W chwili wystawiania faktury (<INS>) w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (pełnego lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny faktury, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już faktura o takim numerze – nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem.
Numer obcy – numer faktury otrzymanej od kontrahenta. Wystawiając nową Fakturę Zakupu kursor zawsze ustawia się w tym polu. Program nie pozwoli na zatwierdzeniem FZ bez podania numeru dokumentu u dostawcy. Wyjątkiem jest Faktura Zakupu wystawiona na kontrahenta z zaznaczonym parametrem Rolnik. W takiej sytuacji program pozwoli na zapis FZ bez numeru obcego, a numer ten zostanie uzupełniony automatycznie po przekształceniu FZ do FRR.
Kontrahent – to miejsce na wpisanie lub wybór z listy kontrahenta, z którym zawieramy transakcję. Standardowo program proponuje wybór z listy kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku kontrahent, uzyskujemy dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów lub banków. Przycisk umożliwia weryfikację statusu VAT kontrahenta – czy jest podatnikiem VAT czynnym.
W sytuacji kiedy:
łączna kwota brutto dokumentu jest większa niż 15 000 PLN (w przypadku dokumentów w walucie obcej sprawdzana jest wartość po przeliczeniu na PLN wg kursu wskazanego na dokumencie) bądź niezależnie od kwoty, jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zaznaczono Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT – Niezależnie od kwoty dokumentu,
na dokumencie, na pierwszej zakładce jest wybrana forma płatności powiązana z rejestrem bankowym,
NIP płatnika jest polskim numerem NIP,
Następuje automatyczne sprawdzenie, czy wskazany numer rachunku bankowego znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. Jeżeli numeru rachunku bankowego nie ma w Wykazie podatników VAT, użytkownik otrzymuje odpowiedni komunikat (nie jest blokowana możliwość zapisania dokumentu).
Wynik każdej weryfikacji numeru rachunku bankowego zapisywany jest na karcie kontrahenta (zakładka [Płatności], tabela Numery rachunków bankowych). Dzięki temu użytkownik ma potwierdzenie, że dany numer rachunku został w określonym dniu zweryfikowany. Szczegóły na temat jest funkcji zostały opisane w artykule.
Kategoria – kategoria zakupu skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta. Jest to wyłącznie propozycja programu. Naciskając przycisk Kategoria dostaniemy się do listy kategorii, z której możemy wybrać właściwą (domyślnie typu Koszty).
Wybór i wpisanie kategorii związanej z fakturą jest ważne nie tylko z punktu widzenia raportów i analiz. W chwili zaksięgowania transakcji kategoria może być przenoszona do rejestru VAT i tam w znaczący sposób uzupełnia gromadzone dane.
Magazyn – magazyn, na który docelowo ma trafić kupowany towar. Istnieje możliwość powiązania magazynu z operatorem/ stanowiskiem (więcej szczegółów w artykule ). Istnieje możliwość zmiany magazynu na dokumencie, gdzie zostały już wpisane pozycje (towary). Zmiana magazynu jest możliwa do czasu zapisania dokumentu na trwałe. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.
Dodatkowo, w module Handel Plus możliwe jest wystawienie Faktury Zakupu, na której dla każdej pozycji można określić inny magazyn (szczegóły opisano w artykule Handel Plus).
Uwaga
Możliwość zmiany nie dotyczy dokumentów, powstających w wyniku przekształcenia innego dokumentu (np. ZD → FZ).
Data wystawienia – data wystawienia faktury przez dostawcę.
Data zakupu – data zakupu towaru (data z jaką towar powinien trafić do magazynu, zwykle zgodna z datą sprzedaży na otrzymanej fakturze).
Datawpływu – data wpływu Faktury Zakupu, wg tej daty faktura zapisywana jest do rejestru VAT zakupu.
Fakturaliczonaod – netto lub brutto. Określamy tutaj algorytm, wg którego liczony będzie podatek VAT. Jeśli od:
netto – najpierw wyliczana będzie wartość netto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT jako % od tej kwoty. Wartość brutto będzie sumą netto i VAT,
brutto – najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT.
Domyślny algorytm netto/brutto można wskazać na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe] pod opcją Dokument liczony od. Wskazany algorytm będzie podpowiadany na nowo tworzonym dokumencie po wybraniu kontrahenta, jeśli na dokument nie zostały wpisane pozycje.
W momencie wpisania pierwszego towaru możliwość zmiany jest blokowana. Aby możliwa była zmiana algorytmu naliczania podatku VAT na FZ w buforze, na której są już pozycje, należy zaznaczyć w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry Pozwalaj na zmianę netto/brutto. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości.
Płatność – proponowany typ płatności jest zgodny z ustawieniem na karcie ewidencyjnej kontrahenta (dostawcy). Jeśli kontrahenta nie wybierzemy – standardowo ustawiana jest gotówka. Formę płatności można dowolnie zmieniać podczas wystawiania FZ.
Termin – termin płatności jest zgodny z terminem związanym z daną formą płatności i ustalonym w konfiguracji programu. Termin można dowolnie zmieniać podczas wystawiania dokumentu. Ustalając termin można korzystać z kalendarza. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę wystawienia faktury i termin płatności. Pole Termin nie jest dostępne jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0.
Netto – łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.
Razembrutto – łączna wartość brutto faktury (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.
Zapłacono – to kwota, która została zapłacona przez kontrahenta. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli faktura jest płatna gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione po zatwierdzeniu dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych.
Pozostaje – różnica pomiędzy całkowitą wartością brutto faktury, a kwotą zapłaconą.
MPP – podzielona płatność – parametr powinien być obligatoryjnie zaznaczony dla faktur rozliczanych metodą podzielonej płatności (kwota VAT jest automatycznie przelewana przez bank na specjalny rachunek VAT). W programie parametr jest zaznaczany automatycznie po spełnieniu poniższych warunków:
na dokumencie wszystkie daty są większe niż 31.10.2019,
kontrahent jest podmiotem gospodarczym o statusie krajowy bądź podatnikiem jest nabywca,
wartość dokumentu przekracza 15 000 PLN,
przynajmniej jeden z towarów dodanych na dokument ma na kartotece zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność oraz przypisaną stawkę VAT różną od NP,
w przypadku dokumentów walutowych płatność VAT jest wykazana w PLN.
Wartość podlegająca MPP – łączna wartość brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie obcej, wyświetlana jest suma wartości pozycji przeliczonych na PLN.
Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.Bufor – to parametr, który:
jeśli jest włączony – faktura może zostać zapisana do bufora. Dokument w buforze podlega całkowitej edycji, można go usunąć, jednak dokument taki nie może być przekształcony do PZ – przyjęcia magazynowego.
jeśli jest wyłączony – zapis faktury jest trwały. Nie można na niej dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt).
PZ – parametr odpowiedzialny jest za automatyczne tworzenie dokumentu magazynowego PZ w trakcie zapisywania Faktury Zakupu (funkcjonalność dotyczy modułów Handel, Handel Plus). Nie można jednocześnie zaznaczyć parametru Bufor iPZ.
jeśli parametr jest zaznaczony – zapis Faktury Zakupu generuje dokument Przyjęcia Zewnętrznego (towar zostaje przyjęty na magazyn)
jeśli parametr jest odznaczony (puste pole) możliwy jest zapis faktury na trwałe albo do bufora, ale niezwiązany jest z tym żaden dokument magazynowy. W celu przyjęcia towaru na magazyn należy na podstawie zapisanej Faktury Zakupu wygenerować Przyjęcie Wewnętrzne.
Jeżeli do dokumentu FZ zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Jeżeli Faktura Zakupu została zaimportowana z KSeF dostępna jest również opcja KSeF pozwalająca na podgląd graficzny dokumentu. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Zakładka [Kontrahent]
Zakładka [Kontrahent] podzielona jest na dwie części. W pierwszej umieszczone są dane Dostawcy, w drugiej – Nadawcy (towaru/usługi).
Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta – dostawcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).
Standardowo program proponuje tą samą firmę jako dostawcę i nadawcę faktury, chyba że na karcie kontrahenta w zakładce [Dodatkowe] jest ustalony Odbiorca domyślny. Wtedy proponowane są jego dane jako Nadawcy. Wyświetlone dane są pobierane z karty ewidencyjnej kontrahenta wprowadzonego na zakładce [Ogólne]. W razie konieczności, z poziomu zakładki [Kontrahent] na dokumencie można zmienić zarówno:
Dostawcę – jeśli zmienimy dostawcę, zmieni się również Nadawca
Nadawcę – zmiana nadawcy nie pociąga za sobą zmiany Dostawcy. Może się zdarzyć, że nadawcą usługi lub towaru jest ktoś inny niż dostawca.
W trakcie wystawiania faktury można z poziomu tej zakładki zmienić zawartość danych o dostawcy lub nadawcy. Zmiana ta nie wpłynie na informacje zapisane na ich kartach ewidencyjnych, ale zostanie zapamiętana wraz z fakturą.
Poprzez przycisk Weryfikacja statusu VAT kontrahenta można zweryfikować czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, parametr na dokumencie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji), a obok parametru pojawia się komunikat: NIP jest aktywny w VAT (w przypadku kontrahentów krajowych) lub NIP jest aktywny w VIES (w przypadku kontrahentów unijnych). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest rodzaj transakcji: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html
Dotyczy wersji: 2022.1.1
W przypadku kontrahentów wewnątrzunijnych, jeżeli kontrahent zostanie negatywnie zweryfikowany w Wykazie podatników VIES, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES zostaje odznaczony, natomiast wybrany rodzaj transakcji się nie zmienia.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT i VIES kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Domyślny płatnik – automatycznie jest tu przenoszony Dostawca z dokumentu. Jeśli płatność ma zostać wygenerowana na inny podmiot, w tym miejscu można zmienić Płatnika. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności znajduje się w artykule Domyślny płatnik na dokumentach,
Nr rach. bankowego – należy wskazać numer rachunku bankowego Płatnika, na który ma zostać wykonana płatność (automatycznie podpowiada się konto bankowe oznaczone na karcie kontrahenta jako domyślne).
Zakładka [Płatności]
Na zakładce [Płatności]znajdują się między innymi: kwoty netto, VAT i brutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis faktury. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawia się na wydruku.
Najważniejszą informacją znajdującą się na tej zakładce są dane o płatnościach związanych z wystawianym dokumentem. Zawarte są one w tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól:
Termin – data realizacji zapłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty wystawienia faktury i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności.
Formapłatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana.
Waluta – waluta rozliczenia płatności, domyślnie zgodna z walutą dokumentu FZ. Zmiany waluty rozliczenia można dokonać po zapisaniu dokumentu na trwałe, z poziomu Preliminarz płatności.
Kwota – wartość płatności.
Kwotarozliczona – wypłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że zapłaciliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę.
Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:
– dodanie nowej raty płatności.
– edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian.
– usunięcie pozycji z listy płatności.
Uwaga
Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości faktury. Jeżeli Użytkownik ręcznie zmodyfikuje kwoty, a ich suma będzie różna od wartości całej faktury, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.
Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wprowadzania faktury i podczas edycji faktur zapisanych do bufora. Na fakturach zatwierdzonych nie ma możliwości wprowadzania tutaj zmian, ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych – każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze.
Program umożliwia również z tego poziomu rozliczenie zaliczek wpłaconych dostawcy. Rozliczanie zaliczek zostało opisane w artykule Rozliczanie zaliczek.
Na zdarzeniu w Preliminarzu powiązanym z Fakturą Zakupu – w pole Opis przepisywana jest informacja o numerze dokumentu źródłowego.
Zaliczki do rozliczenia – funkcja została opisana w artykule Zaliczki do rozliczenia.Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.
Zakładka [Dokumenty]
Zakładka ta zawiera listę związanych z fakturą dokumentów. Będą tu wyświetlane wszystkie dokumenty korygujące, zapisy w rejestrze VAT i dekrety księgowe.
Lista składa się z czterech kolumn:
Numer – dokumentu skojarzonego z fakturą.
Typ – dokumentu związanego z fakturą. Pole to może przyjmować wartość:
KOR – korekta Faktury Zakupu,
FSW – Dowód Wewnętrzny Sprzedaży,
FZW – Dowód Wewnętrzny Zakupu,
FRR – Faktura Zakupu od Rolnika Ryczałtowego,
VAT – zapis faktury w rejestrze zakupów VAT,
DEK – dekret księgowy, który powstał w wyniku zaksięgowania Faktury Zakupu na odpowiednie konta.
Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:
PZ – Przyjęcie Zewnętrzne skojarzone z Fakturą Zakupu,
PKA – dokument Przyjęcia Kaucji,
IN – deklaracja Intrastat wygenerowana na podstawie FZ,
Data – data dokumentu skojarzonego z fakturą.
Netto – wartość netto dokumentu skojarzonego.
– przycisk pozwala na podglądnięcie odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku, jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT, umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze zakupów.
Wpisywanie pozycji na Fakturę zakupu
Podczas wpisywania pozycji na Fakturę Zakupu należy podać następujące informacje:
Kod, Nazwa – kod i nazwę towaru/ usługi.
Ilość – proponowany jest zakup 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub przesuwając strzałki znajdujące się po prawej stronie pola.
Jednostkamiary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli zakup odbywa się w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. (lub strzałkę w dół z klawiatury) i wskazać na jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej.
Cenapoczątkowa – cena zakupu podstawowej jednostki miary. Proponowana jest cena zakupu, w jakiej ostatnio zakupiony był towar. Można ją zmienić.
Cena początkowa wpisywana na FZ nie powinna uwzględniać ewentualnych rabatów udzielonych na Fakturze Zakupu. Dopiero na jej podstawie i w oparciu o wartość rabatu wyliczana jest cena końcowa towaru na Fakturze Zakupu (która powinna być zgodna z końcową ceną na fakturze od dostawcy).
Cena może być:
podana netto lub brutto w zależności od wybranego algorytmu liczenia podatku VAT,
wyliczona w zależności od wskazanej jednostki miary. W cenniku pokazana jest cena zakupu dla jednostki podstawowej. Zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę za tę jednostkę.
Ogólnie mówiąc program zapamiętuje cenę zakupu netto jednostki podstawowej towaru i w chwili ponownego zakupu jest w stanie odpowiednio ją przeliczyć (netto/brutto, jednostka podstawowa/ jednostka pomocnicza).
Rabat – rabat udzielony dla ceny początkowej.
Cena – cena końcowa (transakcyjna) towaru, na podstawie której wyliczana jest wartość towaru. Powinna być zgodna z ceną towaru na fakturze od dostawcy.
Wartość – wartość pozycji (netto lub brutto w zależności od stosowanego algorytmu liczenia podatku VAT).
Uwaga
Istnieje możliwość wystawiania dokumentów FZ i PZ wpisując ilość towaru i jego wartość (pole jest dostępne do edycji). W takim przypadku program wyliczy przybliżona cenę zakupu (z dokładnością do zaokrągleń).
Formularz pozycji wpisanej na Fakturę Zakupu jest zbliżony do formularzy na innych dokumentach i został opisany w artykule Formularz pozycji na fakturze. Należy jedynie pamiętać, że na dokumentach zakupu (FZ, ZD, PZ) nie ma możliwości zmiany domyślnej grupy cenowej (cena zawsze dotyczy ceny zakupu).
Zatwierdzenie Faktury Zakupu powoduje zmianę ceny zakupu na karcie towaru. Dla usług zmianie ulega koszt w sytuacji kiedy na pozycji cennika, na zakładce [Dodatkowe] określono typ kosztu usługi jako kwotowy.
Edycja tabeli VAT na dokumentach zakupu
Czasem zdarzają się sytuacje, gdy użytkownik otrzymuje od dostawcy fakturę z kwotą VAT czy brutto różniącą się od tej, którą wyliczył program Comarch ERP Optima. Różnice są zwykle niewielkie i wynikają z różnych algorytmów wyliczania wartości. Niemniej użytkownik powinien zarejestrować dokument PZ / FZ w takiej postaci, w jakiej otrzymał go od dostawcy.
Aby umożliwić rejestrację takich dokumentów w programie dopuszczalna jest edycja tabeli VAT. Tabela ta znajduje się na zakładce [Płatności] (formularz dokumentu) i zawiera wyliczone przez program kwoty netto, VAT i brutto w poszczególnych stawkach.
Tabela VAT jest edytowalna tylko na Fakturach Zakupu, dokumentach Przyjęcia Zewnętrznego i dokumentach korygujących do FZ i PZ.
Aby zmienić kwotę należy dwukrotnie kliknąć na wybranej pozycji w tabeli. Wtedy dostępne będą odpowiednio pola:
jeśli dokument wystawiony jest w cenach netto: dostępne będą kwota VAT i kwota brutto. Jeśli zmieniona zostanie kwota VAT – automatycznie przeliczy się wartość brutto i odwrotnie: zmiana kwoty brutto spowoduje przeliczenie kwoty VAT. Kwota netto jest stała.
jeśli dokument wystawiony jest w cenach brutto: dostępne będą kwota VAT i kwota netto. Jeśli zmieniona zostanie kwota VAT – automatycznie przeliczy się kwota netto i odwrotnie: zmiana kwoty netto spowoduje zmianę kwoty VAT. Kwota brutto jest stała.
Uwaga
Przeliczenie kwot w tabeli VAT przebiega w ten sposób, by zgadzało się równanie:
Netto + VAT = Brutto.
Równocześnie program kontroluje, by na dokumentach zakupu nie wystąpiła sytuacja, że jedna z kwot jest ujemna. Wartości ujemne są dopuszczalne tylko na dokumentach korygujących.
Zmiany wprowadzone w tabeli VAT są zapamiętane na dokumencie. W oparciu o nowe kwoty generowane są wszelkie zapisy w module Kasa/ Bank oraz zapisy w Rejestrach VAT czy Księdze Handlowej (podczas księgowań).
Tabela VAT a dokumenty skojarzone (moduł Handel, Handel Plus)
Konwersja FZ → PZ
W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne znajduje się parametr Konwersja FZ do PZ – przenoś usługi na PZ. Ma on istotny wpływ na tworzenie dokumentu PZ w oparciu o zarejestrowaną wcześniej Fakturę Zakupu. Jeśli na Fakturze Zakupu dokonano zmian w tabeli VAT są one przenoszone na PZ zgodnie z przyjętą zasadą.
Jeśli parametr jest aktywny – wszystkie pozycje z FZ (zarówno towary jak i usługi) są przenoszone na PZ. W związku z tym przeliczanie wartości na PZ nie jest konieczne. Program przepisuje tabelę VAT na dokument PZ uwzględniając zmiany wprowadzone na Fakturze Zakupu.
Jeśli parametr nie jest aktywny, ale na FZ występują tylko towary – wszystkie pozycje z FZ są przenoszone na PZ. W związku z tym przeliczanie wartości na PZ nie jest konieczne. Program przepisuje tabelę VAT na dokument PZ uwzględniając zmiany wprowadzone na Fakturze Zakupu.
Jeśli parametr nie jest aktywny, a na FZ występują zarówno towary jak i usługi – program przenosi na PZ tylko część pozycji. W związku z tym konieczne jest przeliczenie wartości na PZ. Program od nowa przelicza tabelę VAT i zmiany wprowadzone na FZ nie są uwzględnione.
Konwersja PZ→FZ
W przypadku zmian wprowadzonych w tabeli VAT na dokumencie PZ, w trakcie jego konwersji do Faktury Zakupu zmiany z tabeli VAT są przenoszone na dokument handlowy. Podobnie w przypadku gdy Faktura Zakupu jest tworzona na podstawie kilku dokumentów PZ. Tabela VAT na fakturze jest sumą kwot ustalonych na poszczególnych PZ.
Księgowanie dokumentów
Podczas księgowania dokumentów do rejestrów VAT następuje dodatkowe rozbicie na kategorie w poszczególnych stawkach. Jeśli zmieniane były kwoty w tabeli VAT – różnice pomiędzy tym, co wyliczył program, a tym, co wpisał użytkownik w danej stawce zostaną doliczone do kategorii z największymi wartościami.
Kontrola duplikacji dokumentów
W Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Kontrola duplikacji zapisów w Rejestrze VAT i na fakturach zakupu. Po zaznaczeniu tego parametru użytkownik ma możliwość określenia, według jakich pól system ma sprawdzać czy występują zduplikowane dokumenty. Kontrola duplikacji wymaga wyboru co najmniej dwóch parametrów kontroli. Użytkownik ma możliwość kontroli duplikacji dokumentów na Fakturach Zakupu według następujących pól: NIP Kontrahenta, Akronim podmiotu, Numer dokumentu, Kwota netto dokumentu, Kwota brutto dokumentu, Data wystawienia, Data zakupu. Funkcja jest dostępna z poziomu listy Faktur Zakupu pod ikoną :
Kontrola duplikacji faktur zakupu
Podczas dodawania nowego dokumentu, przy zapisie sprawdzana jest unikalność FZ na podstawie wszystkich zaznaczonych kryteriów w konfiguracji, w przypadku duplikacji generowany jest komunikat: Znaleziono dokument (-y) o podobnych danych. Czy mimo to chcesz zapisać dane? Wciśnij Tak, aby zapisać lub Nie, aby zobaczyć dane znalezionego dokumentu (-ów):
Lista podobnych faktur zakupu
Dokumenty (informacje dodatkowe)
Kopiowanie dokumentu
Często się zdarza, że ci sami kontrahenci dokonują zakupów tych samych towarów i usług. W celu ułatwienia pracy i przyspieszenia obsługi klienta istnieje możliwość kopiowania wcześniej wystawionych dokumentów. Kopiowanie to polega na przepisaniu całej zawartości dokumentu do nowego formularza. Dokument podstawowy i kopia wystawione są dla tego samego kontrahenta i mają identyczne pozycje, ilości i ceny. Różnica dotyczy jedynie dat (proponowane są daty bieżące) i numeru (nadawany jest numer kolejny w schemacie zastosowanym na dokumencie pierwotnym). Tak wystawioną fakturę możemy dowolnie korygować.
W przypadku modułów Handel, Handel Plus podczas kopiowania dokumentów, magazyny kopii dokumentu ustawiane są zgodnie ze schematem:
W pierwszej kolejności ustawiany jest magazyn domyślny dla operatora jeśli istnieje.
Jeśli magazyn domyślny operatora nie jest ustawiony, wówczas ustawiany jest magazyn domyślny stanowiska jeśli istnieje.
Jeśli nie ma magazynu domyślnego dla operatora lub stanowiska, kopiowany jest magazyn główny.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Na Fakturach Zakupu oraz Fakturach Zakupu od Rolnika Ryczałtowego powstałych przez kopiowanie ustawiany jest numer rachunku bankowego Płatnika z dokumentu kopiowanego, pod warunkiem że ten numer aktualnie znajduje się na formularzu Płatnika. Jeśli numer rachunku bankowego Płatnika został usunięty, na skopiowanym dokumencie ustawiany jest domyślny numer rachunku bankowego Płatnika.
Aby skopiować dokument należy:
otworzyć listę dokumentów, zawierającą dokument, który chcemy kopiować (np. lista faktur),
ustawić kursor na dokumencie, który będzie kopiowany,
fakturę kopiujemy za pomocą kombinacji <CTRL> + <INSERT> lub <CTRL>+ ,
otwarty zostanie formularz nowej faktury ze skopiowanymi danymi (mogą być modyfikowane).
Kopiowanie płatności na dokumentach
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr związany z kopiowaniem tabeli płatności na dokumentach: Kopiowanie dokumentów – przenoś płatności z dokumentu źródłowego. Parametr jest uwzględniany zarówno podczas kopiowania pojedynczych dokumentów, jak i podczas kopiowania seryjnego.
Jeśli parametr nie jest zaznaczony – na utworzonym dokumencie tabela płatności jest przeliczana od nowa i ustawiana zgodnie z formą płatności z zakładki [Ogólne].
Jeśli parametr jest zaznaczony – oprócz pozycji dokumentu kopiowana jest również tabela płatności, wraz z ustalonymi tam płatnościami częściowymi.
Uwaga
Jeśli Użytkownik wprowadzi zmiany na liście pozycji na skopiowanym dokumencie i równocześnie zdefiniowane będzie więcej niż jedna płatność częściowa – program nie skoryguje kwot w tabeli płatności tak, by była zgodna z wartością dokumentu. Użytkownik musi ponownie ustalić kwoty płatności.
Parametr dotyczy również kopiowania płatności związanych z kaucjami, których obsługę można włączyć w modułach Handel, Handel Plus (na zakładce [Kaucje] na FA, PA, FZ). Jednak działanie tego parametru jest również mocno związane z parametrem dotyczącym automatycznego naliczania kaucji na dokumentach w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Kaucje:
Jeśli parametr o kopiowaniu płatności nie jest zaznaczony – to zarówno na zakładce [Płatności]jak i na zakładce [Kaucje] tabela płatności jest zawsze wyliczana od nowa.
Jeśli parametr o kopiowaniu płatności jest zaznaczony i zaznaczony jest równocześnie parametr o automatycznym naliczaniu kaucji – w momencie kopiowania ponownie przeliczane są kaucje. Dlatego kopiowana jest tabela płatności na zakładce [Płatności](związana z towarami handlowymi), natomiast na zakładce [Kaucje] tabela płatności związana z opakowaniami zwrotnymi jest przeliczana od nowa.
Jeśli parametr o kopiowaniu płatności jest zaznaczony i równocześnie nie jest zaznaczony parametr o automatycznym przeliczaniu kaucji – w momencie kopiowania dokumentu przepisywana jest zarówno lista towarów handlowych jak i opakowań zwrotnych. Dlatego na tworzony dokument kopiowane są zarówno płatności częściowe z zakładki [Płatności]jak i z zakładki [Kaucje].
Uwaga
W przypadku zmiany waluty na dokumencie tabele płatności (zarówno na zakładce Płatności jak i Kaucje) są wyliczane od nowa.
Eksport i import dokumentów przez pliki XML
Opcja importu i eksportu do pliku XML jest dostępna dla następujących dokumentów:
Faktura Sprzedaży (FS),
Paragon (PA),
Rezerwacja Odbiorcy (RO),
Faktury Pro Forma (FPF),
Faktury Zakupu (FZ),
Zamówienia u Dostawcy (ZD),
Dowody Wewnętrzne Sprzedaży (FSW),
Wydania Zewnętrzne (WZ),
Przyjęcia Zewnętrzne (PZ),
Rozchody wewnętrzne (RW),
Przyjęcia Wewnętrzne (PW)
Przesunięcia międzymagazynowe (MM)
Dokumenty kaucyjne WKA i PKA
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Eksport dokumentu jest możliwy bezpośrednio z poziomu formularza dokumentu z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki w pasku zadań. Przy eksporcie należy wskazać plik, w którym zapisany będzie dokument. Domyślną ścieżkę dostępu do katalogu można wpisać w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry: Eksport dokumentów – katalog dla plików XML.
W pliku zapisywane są wszystkie informacje z eksportowanego dokumentu:
pozycje (ilość, cena, wartość)
kontrahent
płatności
kody JPK_V7 (w przypadku Faktur)
Import dokumentu jest możliwy z poziomu listy dokumentów z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki w pasku zadań. Przy imporcie należy wskazać plik, z którego odczytywany będzie dokument. Domyślną ścieżkę dostępu do katalogu można wpisać w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry: Import dokumentów – katalog dla plików XML. W oknie importu dla Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu i Paragonów jest dostępny parametr Utwórz dokument (-y) pierwotny (-e). Funkcja jest przydatna w sytuacji kiedy w Comarch ERP Optima należy wystawić korektę do dokumentu wystawionego uprzednio w poprzednim programie.
Funkcja eksportu i importu dokumentów może być wykorzystywana podczas przekształcania dokumentów m.in. wtedy, jeśli w programie nie ma funkcji umożliwiającej bezpośrednią konwersję dokumentów.
Jeżeli w importowanym pliku XML znajduje się nazwa kontrahenta to przy imporcie do Comarch ERP Optima nazwa jest pobierana z pliku, jeśli w pliku XML nie ma nazwy kontrahenta to jest ona pobierana z karty kontrahenta z Comarch ERP Optima rozpoznanego przy imporcie po kodzie, NIP lub GLN.
Opis struktury plików XML dla importu i eksportu dokumentów jest dostępny wyłącznie dla Autoryzowanych Partnerów Comarch.
Zakładanie kart towarów i kontrahentów podczas importu dokumentów z pliku XML
Podczas importu dokumentów handlowo-magazynowych z pliku XML (z pominięciem Przyjęć Kaucji, Wydań Kaucji) możliwe jest automatyczne założenie kart towarów i kontrahentów, których nie ma w bazie docelowej. Opcja jest dostępna na liście dokumentów, na górnej wstążce pod ikoną Funkcje dodatkowe/ Import dokumentów.
Na oknie importu dokumentów z pliku XML znajdują się domyślnie zaznaczone parametry: Załóż karty kontrahentów, Załóż karty towarów.
Na oknie importu dodatkowo znajduje się parametr Utwórz dokument pierwotny, po zaznaczeniu sprzedaż i zakup zostaną zaimportowane jako dokument pierwotny (szczegóły w artykule Korekty do dokumentów nie istniejących w systemie).
Dodawanie towarów
Towary, które zostaną dodane do bazy, wyświetlane są w oknie Wybierz parametry dodawanych towarów.
W tym miejscu można dla każdej pozycji określić:
Typ – towar lub usługa,
Produkt – prosty lub złożony,
Kaucja – parametr należy zaznaczyć jeśli towar ma być opakowaniem kaucjonowanym (opcja dostępna dla modułu Handel jeśli w konfiguracji włączono obsługę opakowań kaucjonowanych).
Karta jest zakładana na podstawie danych zawartych w pliku – kodu, nazwy, opisu, kodu EAN, PKWiU, numeru katalogowego, stawki VAT, jednostki miary podstawowej, jednostki miary pomocniczej.
Jednostki miary z pliku, których nie ma w programie, zostaną dodane i ustawione na karcie towaru. Dotyczy to zarówno jednostek podstawowych, jak i pomocniczych wraz z przelicznikiem.
Jeżeli karta towaru i powiązane z nią jednostki znajdują się już w programie, ale przelicznik w pliku jest inny niż na karcie, wówczas na importowany dokument przelicznik zostanie pobrany z pliku.
Dodawanie kontrahentów
W momencie importu dokumentów, jeżeli nie znaleziono kontrahenta – dotyczy to zarówno nabywcy (sekcja Płatnik w pliku XML), jak i odbiorcy (sekcja Odbiorca w pliku XML) – założona zostanie nowa kartoteka.
Jeżeli w pliku znajduje się NIP, karta kontrahenta zostanie założona na podmiot gospodarczy, w przeciwnym wypadku zostanie założona na osobę fizyczną. Jeśli w pliku jest również prefiks NIP, dla prefiksu PL kontrahent zostanie zaimportowany jako krajowy, dla pozostałych prefiksów (występujących w programie) jako wewnątrzunijny. Natomiast kontrahent z Wielkiej Brytanii zostanie zaimportowany jako kontrahent pozaunijny.
Forma płatności jest pobierana z pliku (forma płatności musi znajdować się w bazie docelowej, aby import się powiódł).
Domyślna waluta ustawiana na karcie kontrahenta jest zgodna z walutą dokumentu (jeśli waluty nie ma w bazie docelowej, zostanie ona dodana podczas importu).
Udzielanie rabatów
Rabaty występujące w programie zostały podzielone na dwie grupy: rabaty związane z kontrahentem i z towarem. O tym, który rabat będziemy wykorzystywać decydują:
priorytety – program zawsze stosuje rabat o najwyższym priorytecie
ustawienie metody obliczania w Konfiguracji firmy/ Handel/ Rabaty.
Uwaga
Funkcja rabatowania jest aktywna tylko, jeśli Użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus.
Uwaga
Rabaty procentowe można ustalać wyłącznie dla domyślnej grupy towarów. Jest to grupa, którą wskazuje się w oknie pozycji cennika na zakładce [Ogólne].
Metoda obliczania upustu:
W programie mamy możliwość określenia metody obliczania upustu (parametry dostępne są w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Rabaty)::
rabat addytywny – jest sumą rabatu udzielonego dla kontrahenta i danego towaru. Rabat ten polecany jest przy niskich stopach upustów, w szczególnych przypadkach może przekroczyć 100%
rabat multiplikatywny – zapewnia, że rabat wypadkowy kontrahenta i towaru nie przekroczy 100%.
rabat kontrahenta – w przypadku zdefiniowania rabatu dla kontrahenta i dla towaru, ważniejszy jest rabat kontrahenta i on zostanie uwzględniony na dokumencie.
rabat towaru – w sytuacji zadeklarowania rabatu dla kontrahenta i dla towaru, program uwzględni rabat związany z towarem.
Przykład
W celu łatwiejszego zrozumienia istoty rabatów przeanalizujmy następującą sytuację:
kontrahent CIS ma 20% rabat
towar AB ma ustalony 30% rabat
Jaki rabat zostanie wyliczony jeśli kontrahent CIS kupi towar AB?
Rabat addytywny
20%+30% = 50%
Rabat multiplikatywny
(1-(1-20%)*(1-30%) = 44%
Ważniejszy rabat towaru
0.3
Ważniejszy rabat kontrahenta
0.2
Rabaty terminowe. Dla każdego rodzaju rabatu możemy w kolumnach Data rozpoczęcia promocji oraz Data zakończenia promocji określić ich okres obowiązywania.
Jeżeli w wyżej wyszczególnionych kolumnach nie zostaną zdefiniowane żadne daty, będzie to oznaczało, że promocja obowiązuje bezterminowo. W momencie gdy zostanie zdefiniowana tylko Data rozpoczęcia promocji, jednocześnie bez wskazania Daty zakończenia promocji, oznaczać to będzie promocję obowiązującą bezterminowo rozpoczynającą się we wskazanej dacie. W odwrotnej sytuacji, gdy tylko Data zakończenia promocji będzie wskazana, promocja trwa tylko do wskazanej daty.
Podczas definiowania nowego rabatu program sprawdza, czy we wskazanym okresie obowiązywania nie obowiązuje inna promocja. W przypadku nałożenia się na siebie okresów obowiązywania, zostanie wyświetlona ikona błędu z informacją:
Data promocji pokrywa się z istniejącą promocją. Zmień daty obowiązywania promocji.Rabat typu stała cena
Rabat typu stała cena ma najwyższy priorytet (szczegółowy opis w artykule Priorytety rabatów) w stosunku do innych rabatów ustalonych w programie. Oznacza to, że w przypadku określenia stałej ceny dla towaru pomijane są pozostałe rabaty zdefiniowane dla tego towaru lub dla kontrahenta.
Stałą cenę dla towaru można określić z poziomu okna Rabaty, zakładka Stała cena.Rabat typu stała cena
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski. Podczas definiowania ceny należy określić:
Kod towaru – którego dotyczy definiowana stała cena
Typ ceny – czy definiowana cena jest ceną netto czy brutto. Podczas wpisywania towaru na dokument program automatycznie wylicza cenę zgodną z algorytmem liczenia tego dokumentu.
Cena – cena stała
Waluta – waluta, w jakiej określona jest cena. W przypadku cen określonych w walutach obcych program automatycznie przelicza je wg obowiązującego kursu na walutę zgodną z walutą wystawianego dokumentu.
Opis – opis rabatu.
Data rozpoczęcia promocji – określa początek obowiązywania rabatu.
Data zakończenia promocji – określa koniec obowiązywania rabatu.
Stała cena na towar może dotyczyć:
wszystkich kontrahentów – wtedy niezależnie od kontrahenta wpisanego na dokument dla towaru zawsze proponowana jest stała cena.
grupy kontrahentów – w przypadku kontrahentów należących do wskazanej grupy proponowana jest stała cena. Dla wszystkich pozostałych proponowane są ceny zgodne z określoną na ich karcie grupą cenową oraz przyznanymi rabatami. W przypadku ceny definiowanej dla grupy kontrahentów należy wcześniej wskazać grupę (wybór jest możliwy z rozwijanej listy).
jednego kontrahenta – podane ceny stałe dotyczą tylko danego kontrahenta. Wyboru kontrahenta można dokonać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku lub wpisując bezpośrednio w pole.
Operacje seryjne dla listy rabatów
Na liście rabatów możliwe jest seryjne dodawanie nowych lub modyfikację już istniejących rabatów. Po rozwinięciu strzałki przycisku operacji seryjnych dostępne są dwie opcje:
Dodaj rabaty – wybór umożliwia zdefiniowanie nowych rabatów
Zmień rabaty – wybór umożliwia modyfikację istniejących rabatów.
Operacje seryjne mają zastosowanie dla zaznaczonych pozycji na liście rabatów. W przypadku, gdy żaden nie jest zaznaczony, funkcja wywoływana jest dla pozycji, która została wskazana kursorem.
Szczegóły zostały opisane w artykule Rabat typu stała cena.
Zestawienie rabatów kontrahenta
Obsługa rabatów na dokumencie
Podczas wystawiania faktury korzystając z wcześniej określonych rabatów – program sam, w zależności od zadanego sposobu upustów ustali właściwe ceny sprzedaży. Dla każdej pozycji zostanie uzupełnione pole rabat (pole jest edytowalne – rabat można zmienić).
Jeśli nie zdefiniowano rabatów dla kontrahenta/ towaru (funkcja jest dostępna również w module Faktury):
podczas wystawiania faktury dla każdej pozycji możemy oddzielnie ustalać upusty (lub wpisać bezpośrednio cenę sprzedaży).
jeśli na danym dokumencie wszystkie pozycje mają mieć taki sam rabat (bez względu na proponowane) – wtedy po wpisaniu wszystkich pozycji na dokument należy zadeklarować rabat w nagłówku. Program ponownie przeliczy ceny sprzedaży. Należy pamiętać, że punktem wyjścia będzie cena z karty towaru.
Niezależnie od sposobu ustalania rabatów wynikowyupust dla całego dokumentu jest widoczny w nagłówku dokumentu w polu RABAT. Wartość pola jest automatycznie przeliczana po dopisaniu kolejnej pozycji lub wprowadzeniu zmian na już istniejącej.
Niezależnie od sposobu udzielania rabatu – zawsze pomniejszane są ceny jednostkowe towarów. Jako cena wyjściowa proponowana jest cena z karty towaru z grupy przypisanej kontrahentowi. Przy zmianie wartości rabatu, nowa cena wyliczana jest zawsze od ceny odczytanej z karty towaru.
Rabaty terminowe
Podczas wystawiania dokumentów, przyznanie rabatu będzie uzależnione od tego, czy dla udzielonego rabatu określona jest data początkowa i/ lub końcowa oraz czy data na dokumencie zawiera się w tym przedziale czasowym.
Po ustaleniu okresu obowiązywania rabatu, jego przyznanie na dokumentach będzie uzależnione od:
Daty sprzedaży dla dokumentów:
Faktura Sprzedaży
Faktura VAT marża
Faktura Pro Forma
Paragon
Terminu rezerwacji dla dokumentów:
Rezerwacja odbiorcy
Daty wydania dla dokumentów:
Wydanie Zewnętrzne
Wydanie Kaucji
W przypadku zmiany powyższych dat na dokumencie nieprzekształconym z innego dokumentu, zapisanym wcześniej do bufora wystąpi komunikat:
Czy wykonać aktualizację warunków handlowych dla pozycji?
Jeśli użytkownik wybierze:
Tak – program naliczy promocje zgodnie z wybraną datą sprzedaży,
Nie – program nie zmieni cen na dokumencie.
Dokumenty przekształcone będą posiadały ceny oraz wartości rabatów przeniesione z dokumentów pierwotnych.
Uwaga
Dla poszczególnych operatorów można zablokować możliwość zmiany ceny bądź udzielania dodatkowych rabatów na dokumentach. Parametry są opisane w artykule Konfiguracja uprawnień operatora.
Rabaty na dokumentach skojarzonych
W przypadku konwersji dokumentów mechanizm wyliczania rabatu w nagłówku działa w ten sposób, że:
jeśli dokumenty konwertowane są 1→1: na tworzony dokument przepisywany jest rabat z nagłówka z dokumentu pierwotnego
jeśli dokumenty konwertowane są w stosunku wiele →1: na tworzonym dokumencie wyliczany jest rabat wynikowy wg wzoru: (wartość przed rabatem – wartość po rabacie)/ wartość przed rabatem * 100%
Marża na dokumentach
Marża na dokumentach
Użytkownicy, którzy posiadają moduł Analizy, mają możliwość wywołania dodatkowych raportów dotyczących marży, cen sprzedaży itp.:
Analiza marży – z poziomu formularza dokumentu (podgląd dokumentu), dotyczy marży na dokumencie
Informacje dodatkowe – z poziomu formularza elementu (podgląd pozycji na dokumencie), dotyczy wybranego towaru.
Należy jednak pamiętać, że wywołanie analizy z poziomu wystawianego dokumentu powoduje jego zapis (na trwale lub do bufora, w zależności od zaznaczenia parametrów na dokumencie).
Marża metodą „w stu” i „od stu”
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Procent marży obliczany metodą w stu, który pozwala na zdefiniowanie sposobu wyliczania procentowej wartości marży:
jeśli parametr nie jest zaznaczony – marża jest wyliczana metodą od stu
jeśli parametr jest zaznaczony – marża jest wyliczana metodą w stu.
Algorytmy te różnią się ceną, do której odnoszona jest wartość marży:
marża metodą od stu: (cena sprzedaży – cena zakupu)/ cena zakupu * 100
marża metodą w stu: (cena sprzedaży – cena zakupu)/ cena sprzedaży * 100
Uwaga
Zmiana sposobu wyliczania procentowej marży w konfiguracji w trakcie pracy nie zmieni już określonych cen sprzedaży. Zmianie ulegnie jedynie wyliczany procent marży.
Koszt własny towaru
Sposób wyliczania kosztu własnego (a tym samym marży) na dokumencie zależy od kombinacji dwóch parametrów:
w menu Start/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Inicjacja dokumentu parametr Inicjacja dokumentu: rezerwacja/ pobranie: czy dokument FS/ PA rezerwuje towar czy pobiera go od razu z magazynu (bez dokumentu WZ)
w menu Start/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry/ Cena parametr Symulacja wartości zakupu (marży) wg: czy symulacja wartości zakupu ma opierać się na średniej cenie zakupu, czy na ostatniej cenie zakupu z karty towaru
Jeśli Faktura Sprzedaży REZERWUJE towar, wówczas do momentu utworzenia dokumentu WZ nie ma informacji o rzeczywistych cenach zakupu. Symulacja wartości zakupu może przebiegać na trzy sposoby:
jeśli parametr dotyczący symulacji marży nie jest aktywny: koszt nie jest wyliczany tzn. marża = wartości sprzedaży
jeśli zaznaczona jest symulacja wg ostatniej ceny zakupu: koszt towaru wyliczany jest na podstawie ostatniej ceny zakupu pobieranej z karty towaru.
jeśli zaznaczona jest symulacja wg średniej ceny z zasobów: na podstawie łącznej wartości zasobów w magazynie oraz ilości towaru program wylicza średnią cenę z zasobów i na jej podstawie wylicza koszt towaru. Należy jednak pamiętać, że jeśli na magazynie nie ma towaru program odwoła się do ostatniej ceny zakupu.
Jeśli Faktura Sprzedaży POBIERA towar z magazynu to informacja o rzeczywistym koszcie towaru jest dostępna już przed wygenerowaniem dokumentu WZ. O tym, kiedy towar jest zdjęty z magazynu (automatycznie wtedy mamy informacje o koszcie towaru) decyduje parametr Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne:
przy akceptacji pozycji– towar jest pobierany w chwili wpisania pozycji na fakturę. Tak więc od razu mamy informację o rzeczywistym koszcie towaru i podana marża jest marżą rzeczywistą
w edycji przed zapisem – towar jest pobierany z magazynu w chwili pierwszego zapisu całego dokumentu. Dlatego też aby otrzymać informację o rzeczywistym koszcie należy zapisać dokument (np. do bufora). Po ponownym otwarciu, kiedy towar został już zdjęty z magazynu, wykazywany jest rzeczywisty koszt własny towaru. Przed pierwszym zapisem dokumentu – wykazany koszt oparty jest na symulacji (podobnie jak w przypadku rezerwacji towaru na fakturze).
Symulowanego kosztu nie można zaksięgować. Ma on charakter kosztu „tymczasowego”. W momencie wygenerowania dokumentu magazynowego (WZ) koszt własny sprzedaży na FS zostanie wyliczony na dokumencie WZ zgodnie z dostępnymi zasobami.
Przykład
Towar na magazyn został przyjęty na podstawie dwóch dokumentów PZ. Magazyn jest rozliczany metodą FIFO.
PZ1 – 10szt – 10zł/szt. (wartość 100 zł)
PZ2 – 10szt – 20zł/szt. (wartość 200 zł)
FS – 15szt – 40zł/szt. (wartość sprzedaży 600 zł)
Marża wyliczana jest jako różnica wartości sprzedaży i zasymulowanego kosztu własnego sprzedaży (KWS)
Symulacja wg ostatniej ceny zakupu:
KWS = 15 szt. * 20 zł = 300 zł
Marża =600 zł – 300 zł = 300 zł
Symulacja wg średniej ceny z zasobów:
Średnia cena z zasobów = (100 zł + 200 zł) /(10+10) = 15 zł
KWS = 15szt*15zł = 225 zł
Marża = 600zł – 225zł = 375 zł
Koszt rzeczywisty towaru (po wygenerowaniu dokumentu WZ) będzie wynosił:
KWS (WZ) = 10 szt.*10 zł + 5 szt.*20 zł = 200 zł.
Marża = 600 zł – 200 zł = 400 zł.
Możliwy jest podgląd marży (symulowanej lub rzeczywistej) dla poszczególnych pozycji dokumentu (kolumny marża i %marży w tabelce zawierającej pozycje towarowe dokumentu).
Dla dokumentów WZ i WKA marża wyświetlana jest zawsze, natomiast dla dokumentów FS, PA, RO i FPF wyświetlanie marży jest uzależnione od zaznaczenia jednego z parametrów w Konfiguracji Firmy/Magazyn/Parametry/ Ceny: Symulacja wartości zakupu(marży) wg (ostatniej ceny zakupu lub wg średniej ceny z zasobów). Kolumny dotyczące marży pojawią się na tych dokumentach tylko wtedy, jeśli zaznaczony jest jeden z tych parametrów.
Dodatkowo w Konfiguracji Firmy/Magazyn/Inicjacja dokumentu możemy określić czy FS/PA będą rezerwowały czy pobierały towar z magazynu. Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe warunki, w kolumnie marża i %marży wyświetlana jest:
Marża symulowana dla pozycji dokumentów:
FS/PA z pobraniem w edycji (jeszcze nie zapisane ani do bufora ani na stałe),
FS/PA z rezerwacją (na stałe lub bufor),
RO (na stałe lub bufor),
FPF (na stałe lub bufor).
Na dokumentach w trakcie wystawiania (jeszcze nie zapisanych) zawsze wyliczana jest marża symulowana dla każdej z pozycji towarowych.
Marża rzeczywista na dokumentach:
pobierających towar z magazynu (WZ, WKA) oraz na dokumentach:
FS/PA z pobraniem zapisanych do bufora lub na stałe
FS/PA z rezerwacją po przekształceniu do WZ
Marża wyliczana jest metodą „w stu” albo „od stu” w zależności od parametru Procent marży obliczany metodą „w stu” w Konfiguracji Firmy/Handel/Parametry.
Zysk z transakcji
Na każdym z dokumentów (WZ, WKA, FS, PA, RO i FPF), na podobnych zasadach jak wyliczanie marży (opisane powyżej) można wyliczyć zysk dla całej transakcji. Dla dokumentów WZ i WKA oraz FS/PA z pobraniem na górnej wstążce z poziomu formularza dokumentu dostępny jest przycisk dla pozostałych tylko wówczas, jeśli zaznaczony jest parametr Symulacja wartości zakupu(marży).
Po wybraniu przycisku pojawia się okno:
Wyświetlana jest wartość netto transakcji, koszt sumaryczny całej transakcji, wartość marży dla całego dokumentu oraz wartość procentowa marży. Dodatkowo, na dokumentach WKA, WZ, FS i PA dostępne są parametry Uwzględniaj korekty, Uwzględniaj WZKK (korekty kosztu Wydania Zewnętrznego). Po ich zaznaczeniu uwzględnione zostaną wszystkie korekty utworzone do danego dokumentu.
Uwaga
Parametr Uwzględniaj WZKK dotyczy WZKK wystawionych od wersji 2012 Comarch ERP Optima.
Uwaga
W oknie Zysk z transakcji w przypadku FPF z zaliczkami, zysk na Fakturze Sprzedaży częściowej liczony jest jako suma wartości zaliczek (wg kursów dla poszczególnych zaliczek) oraz pozostałej kwoty do zapłaty (wg kursu na fakturze częściowej) minus wartość kosztów. Natomiast wartość marży na elementach liczona jest według kursu z faktury częściowej. Stąd mogą wynikać pewne rozbieżności między wartością marży na elementach i na transakcji.
Zysk z transakcji na listach dokumentów
Funkcję Zysk z transakcji można wywołać bezpośrednio z poziomu listy dokumentów – przycisk dostępny jest na wstążce menu. Można też sprawdzić zysk z transakcji dla wielu zaznaczonych dokumentów.
Po zaznaczeniu wybranych dokumentów i naciśnięciu przycisku Zysk z transakcji, wyświetlana jest wartość netto sumarycznie dla wszystkich zaznaczonych dokumentów, koszt zakupu, wartość marży kwotowa oraz procentowa. Dla dokumentów WZ, FS i PA dostępne są parametry Uwzględniaj korekty, Uwzględniaj WZKK (korekty kosztu Wydania Zewnętrznego). Po ich zaznaczeniu uwzględnione zostaną odpowiednio korekty utworzone do wskazanych dokumentów.
Nie ma możliwości wyświetlenia zysku z transakcji dla korekt, faktur zaliczkowych, dokumentów pierwotnych i anulowanych. Dla dokumentów, które nie pobierają towaru z magazynu konieczne jest włączenie symulacji marży w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ceny w sekcji Symulacja wartości zakupu (marży). Jeśli wśród zaznaczonych dokumentów będą też ww. dokumenty niepodlegające wyliczeniom, wówczas zostaną one pominięte w podsumowaniu, a Użytkownik zostanie o tym poinformowany odpowiednim komunikatem.
Jeśli w momencie wystawiania dokumentu żaden z parametrów symulacji marży nie będzie zaznaczony, wówczas na dokumencie naliczony zostanie koszt zerowy. Jeśli po zapisie dokumentu bez symulacji marży, włączymy symulację marży w konfiguracji, wówczas funkcja Zysk z transakcji, dostępna z poziomu listy dokumentów pokaże dla takiego dokumentu koszt symulowany na podstawie wartości pobranych z formularzy poszczególnych towarów – aktualny na moment wywoływania funkcji. Natomiast Zysk z transakcji wyświetlony z poziomu formularza dokumentu, wyliczony jest w momencie zapisu dokumentu i po zmianie parametrów symulacji marży pozostanie niezmienny. Z tego względu, jeśli parametry symulacji marży będą zmieniane w trakcie pracy na programie, marża dokumentu widoczna z poziomu formularza dokumentu może być różna od marży widocznej z poziomu listy
Uwaga
Dla Użytkowników, którzy nie mają uprawnień do informacji o kosztach i zysku (włączony parametr Blokada dostępu do cen zakupu w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na zakładce [Parametry]), przycisk Zysk z transakcji nie będzie dostępny
Uwaga
Przycisk Zysk z transakcji na liście Faktur Pro Forma oraz Rezerwacji Odbiorcy będzie dostępny jeśli włączona zostanie symulacja marży w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ceny w sekcji Symulacja wartości zakupu (marży).
Kontrola marży na fakturze
Na formularzu dokumentu znajdują się dwie kolumny (dostępne po przesunięciu suwaka na liście pozycji):
Marża – program wylicza kwotę marży
% marży – program wylicza procentową wartość marży
Uwaga
Marża wyliczana jest metodą „w stu” lub „od stu” , w zależności od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry.
Wyliczona marża jest ściśle związana z wyliczonym kosztem własnym towaru. W zależności od tego czy w chwili wystawienia faktury mamy informację o rzeczywistym koszcie towaru otrzymujemy wartość marży rzeczywistą lub symulowaną. Zasady wyliczania lub symulacji kosztu własnego towaru zostały opisane w rozdziale Koszt własny towaru.
Uwaga
Jeśli Paragon zostanie przekształcony do Faktury Sprzedaży, marża symulowana widoczna jest tylko z poziomu tej faktury, natomiast na Paragonie wartość sprzedaży = marży.
Uwaga
W przypadku symulowania marży (brak informacji o koszcie rzeczywistym), jeśli dokument powstał w wyniku kopiowania (<CTRL>+<INS>) podczas pierwszej edycji marża nie będzie widoczna. Aby zobaczyć marżę na dokumencie należy wcześniej zatwierdzić go do bufora.
Sprzedaż poniżej ceny zakupu
Jeśli program posiada informację o wartości zakupu towaru w chwili jego wpisywania na fakturę lub jest w stanie zasymulować wartość zakupu – wtedy w chwili zatwierdzenia dokumentu porównywana jest wartość zakupu i sprzedaży dla każdego towaru. Jeśli program napotka na pozycje, gdzie cena sprzedaży jest niższa niż cena zakupu, w chwili zatwierdzenia dokumentu wyświetlana jest tabela z informacją o takich towarach.
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry – pojawił się parametr Kontrola marży, który umożliwia ustalenie momentu, w którym program powinien sprawdzać, czy wartość sprzedaży nie jest nisza od wartości zakupu:
zapis do bufora – porównanie wartości następuje już przy zapisie dokumentu do bufora,
na trwałe – program kontroluje ceny sprzedaży dopiero przy zapisie dokumentu na trwałe.
Istnieje możliwość zaznaczenia różnej kombinacji parametrów. W zależności od tego zmienia się moment kontrolowania:
podczas zapisu do bufora – program kontroluje marżę tylko w podczas zapisu do bufora (dla dokumentów zapisywanych na trwałe marża nie jest sprawdzana),
podczas zapisu na trwałe – program kontroluje marżę tylko podczas zapisu na trwałe (dla dokumentów zapisywanych do bufora marża nie jest sprawdzana),
obydwie opcje – program sprawdza marżę podczas zapisu dokumentu, niezależnie od tego czy do bufora, czy na trwałe,
żadna opcja – program w ogóle nie kontroluje wartości marży (nie będzie ostrzegał, jeśli marża będzie ujemna),
Funkcja działa na Fakturach Sprzedaży, Paragonach oraz dokumentach WZ.
Uwaga
Jeśli użytkownik zaznaczył w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne opcję kontroli ilości towaru w chwili wpisywania pozycji na dokument – wtedy przy każdym zatwierdzeniu pozycji program sprawdza marżę dla wszystkich już wpisanych towarów (i wyświetla informację o tych, gdzie marża jest ujemna).
Granica ceny sprzedaży
Na karcie towaru istnieje możliwość ustawienia maksymalnego rabatu, który może zostać udzielony dla danego towaru lub minimalnej marży, jaka powinna być zachowana przy sprzedaży towaru. Funkcja działa podczas wpisywania towaru na dokument Rezerwacji Odbiorcy/ Faktury Pro Forma/ Faktury Sprzedaży/ Paragonu/ Wydania Zewnętrznego. Zarówno minimalną marżę jak i maksymalny rabat na karcie ustala się jako wartość procentową.
Uwaga
Na karcie operatora (zakładka Parametry) znajduje się parametr Sprzedaż poniżej min. marży/ maks. rabatu. Jeśli zostanie on zaznaczony wtedy podczas wystawiania dokumentu przez operatora nie jest kontrolowana ustalona granica ceny!
W przypadku ustalonego maksymalnego rabatu dla towaru podczas wpisywania na dokument sprzedaży program sprawdza rabat wyliczony dla towaru i jeśli jego wartość przekroczy maksymalny dopuszczalny – nie pozwoli dopisać towaru na dokument (należy zmienić rabat/ cenę).
W przypadku ustalonej minimalnej marży program podczas dopisywania towaru na dokument wylicza uzyskaną marżę i jeśli jest ona niższa niż wymagana – nie pozwoli dopisać towaru.
Uwaga
Aby w trakcie dopisywania towaru program kontrolował minimalną marżę jeszcze przed wydaniem towaru z magazynu (np. na fakturze rezerwującej towar, na dokumencie RO i FPF) należy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ceny określić, w jaki sposób ma być wyliczana symulowana marża (na podstawie ostatniej ceny zakupu lub średniej ceny zasobów).
Dopóki towar nie jest zdjęty z magazynu program określa marżę na towarze korzystając z ustawień tego parametru. Należy jednak pamiętać, że nie jest to marża rzeczywista, a jedynie przybliżona. Dopiero w momencie zdejmowania towaru z magazynu program zna rzeczywisty koszt towaru i jest w stanie określić dokładną marżę. Dlatego może zdarzyć się sytuacja, gdy towar zostanie wpisany na dokument (np. FS) z ceną, którą program zaakceptuje, a w chwili zatwierdzania FS i tworzenia dokumentu WZ wyświetli komunikat o przekroczeniu granicy ceny określonej dla towaru. Stanie się tak, jeśli cena, wg której symulowany był koszt na FS będzie niższa niż rzeczywista cena, wg której program będzie próbował zdjąć towar z magazynu na WZ.
Uwaga
Podczas wprowadzania towaru na dokument przez zaznaczenie wielu towarów na liście zasobów lub przy zmianie rabatu w nagłówku dokumentu, jeśli wyliczona cena sprzedaży nie będzie spełniała określonej granicy, program wyświetli komunikat, a dla poszczególnych towarów ustali minimalną cenę tak, by spełniała określoną granicę.
Uwaga
Granica ceny nie jest kontrolowana w przypadku wystawiania korekty wartościowej do dokumentu. Użytkownik może ustalić cenę sprzedaży po korekcie, która nie będzie spełniała ograniczeń określonych na karcie towaru.
W związku z tym może zdarzyć się sytuacja, że operator wystawi dokument WZ, potem korektę wartościową do WZ i po przekształceniu WZ do Faktury Sprzedaży nie będzie mógł zapisać jej na trwałe (program będzie informował o przekroczeniu granicy dla ceny).
Mechanizm podzielonej płatności
https://www.youtube.com/watch?v=O4olqTpnyfU
Na podstawie Ustawy z dnia 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, dla transakcji dokonanych pomiędzy przedsiębiorcami krajowymi będącymi podatnikami, dotyczących towarów wskazanych w nowym załączniku nr 15 do wyżej wymienionej ustawy o VAT, od 1 listopada 2019 r. należy stosować mechanizm podzielonej płatności (kwota VAT jest automatycznie przelewana przez bank na specjalny rachunek VAT).
Mechanizm podzielonej płatności ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, zastąpił on funkcjonujące dotychczas odwrotne obciążenie. Ma być stosowany obligatoryjnie dla faktur o jednorazowej wartości (bez względu na liczbę wynikających z niej płatności) przekraczającej 15 000 PLN – płatności do takich faktur muszą być dokonywane przelewem oraz wydruk faktury musi posiadać adnotację o zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności. W programie Comarch ERP Optima mechanizm podzielonej płatności został zrealizowany zgodnie z poniższym opisem.
Towary podlegające MPP
W oknie pozycji cennikowej (menu Ogólne/ Cennik), na zakładce [Ogólne] znajduje się parametr MPP – podzielona płatność.
Należy go zaznaczyć dla wszystkich towarów objętych mechanizmem podzielonej płatności. Wykaz towarów objętych MPP znajduje się w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (zostały tu przeniesione towary i usługi, dla których dotychczas obowiązywał mechanizm odwrotnego obciążenia, ponadto w nowym załączniku nr 15 zamieszczone zostały między innymi towary takie jak: węgiel i wyroby węglowe, części i akcesoria do pojazdów samochodowych, części i akcesoria do motocykli, maszyny i urządzenia elektryczne).
W związku z tym, że mechanizm podzielonej płatności zastąpił od 01.11.2019 r. odwrotne obciążenie, na wszystkich pozycjach cennikowych, które miały na swoich kartotekach ustawione odwrotne obciążenie na Tak bądź Powyżej limitu, po aktualizacji do wersji 2020.0.1 Comarch ERP Optima, parametr MPP – podzielona płatność został zaznaczony automatycznie.
Na liście zasobów i w cenniku poprzez operację seryjną Zmiana parametrów karty można ten parametr ustawić dla zaznaczonych towarów:
W arkuszu MS Excel zawierającym wyeksportowany cennik znajduje się kolumna Podzielona płatność, wartość 1 oznacza dla towaru zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność (wartość 0 – parametr niezaznaczony). Podczas importu cennika z pliku MS Excel parametr jest ustawiany na dodawanych do bazy towarach zgodnie z informacją zawartą w arkuszu.
Kontrahenci
Kontrahenci, dla których ma być stosowany mechanizm podzielonej płatności powinni mieć określony status jako Krajowy – menu Ogólne/ Kontrahenci, karta kontrahenta, zakładka [Handlowe], pole Status.
Ze względu na to, że mechanizm podzielonej płatności od 01.11.2019 r. zastąpił dla transakcji krajowych odwrotne obciążenie, na formularzu kontrahenta dla krajowych podmiotów gospodarczych, należy zmienić rodzaj transakcji z Podatnikiem jest nabywca na Krajowy (menu Ogólne/ Kontrahenci – karta kontrahenta, zakładka [Handlowe], pole Rodzaj transakcji). Zmianę tę można wykonać dla podmiotów zaznaczonych na liście poprzez Operacje seryjne/ Zmień status:
Aby znaleźć na liście kontrahentów ze statusem Podatnikiem jest nabywca, należy z dodatkowych kolumn dodać do widoku kolumnę Status.
Jeśli po wykonaniu zmiany statusu kontrahenta zajdzie jeszcze potrzeba wystawienia dla niego transakcji z odwrotnym obciążeniem, status Podatnikiem jest nabywca należy ustawić z poziomu dokumentu na zakładce [Kontrahent].
Mechanizm podzielonej płatności na dokumentach
Zastosowanie podzielonej płatności na fakturze oznacza, że kwota VAT zostanie automatycznie przelana przez bank na specjalny rachunek VAT.
Dla Faktur Sprzedaży, Faktur Pro Forma, Faktur Zaliczkowych, Faktur Zakupu oraz korekt do tych dokumentów, na zakładce [Ogólne] znajduje się parametr MPP – podzielona płatność umożliwiający rozliczenie faktury za pomocą mechanizmu podzielonej płatności.
Jeśli stosowano odwrotne obciążenie wg karty towaru (w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczony parametr Odwrotne obciążenie wg karty towaru), parametr jest widoczny na fakturach, które mają wszystkie daty większe niż10.2019 r.
Jeśli w konfiguracji nie jest zaznaczony parametr o stosowaniu odwrotnego obciążenia wg karty towaru, parametr jest widoczny na fakturach od wersji 2020.0.1 Comarch ERP Optima, należy jednak pamiętać, że dla faktur wystawianych do 31.10.2019 r. obowiązywał mechanizm odwrotnego obciążenia.
Od 01.11.2019 r. towary na fakturze mają naliczony podatek VAT zgodnie ze stawką VAT ustaloną w pozycji cennikowej (do 31.10.2019 stosowane było odwrotne obciążenie, towary podlegające temu mechanizmowi na fakturze miały stawkę VAT NP). Na fakturze widoczna jest informacja o łącznej wartości brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności:
W łącznej wartości dokumentu podlegającej MPP nie są uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie obcej, wyświetlana jest suma wartości pozycji przeliczonych na walutę PLN.
Faktury, które podlegają mechanizmowi podzielonej płatności muszą mieć zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Płatności do takich dokumentów mają w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność oraz wyodrębnioną kwotę podatku VAT.
Parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczany na dokumencie automatycznie po spełnieniu poniższych warunków:
na dokumencie wszystkie daty są większe niż 31.10.2019,
kontrahent jest podmiotem gospodarczym o statusie krajowy bądź podatnikiem jest nabywca,
wartość dokumentu przekracza 15 000 PLN,
przynajmniej jeden z towarów dodanych na dokument ma na kartotece zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność oraz przypisaną stawkę VAT różną od NP,
Dotyczy wersji: 2020.1.1
w przypadku Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu wystawionych w walucie obcej – płatność VAT jest wykazana w PLN. W przypadku Faktur Pro Forma wystawionych w walucie obcej – w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry – jest zaznaczona opcja Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie.
Do czasu zapisania dokumentu na stałe, Użytkownik może ręcznie zmieniać ustawienie parametru MPP.
Jeśli spełnione są powyższe warunki, ale Użytkownik odznaczył parametr MPP na dokumencie, to przy zapisie dokumentu wyświetlana jest informacja: Na dokumencie są towary, które na mocy ustawy o VAT powinny być rozliczone za pomocą mechanizmu podzielonej płatności. Czy zastosować mechanizm podzielonej płatności? (Tak/ Nie).
Po wybraniu Tak parametr MPP – podzielona płatność zostanie zaznaczony.
Nie ma możliwości seryjnego zatwierdzenia faktur, na których mimo spełnienia warunków obligatoryjnego stosowania MPP, nie zaznaczono parametru MPP – podzielona płatność. Takie dokumenty należy zatwierdzać pojedynczo z poziomu otwartego formularza.
W przypadku, kiedy na karcie kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci), na zakładce [Płatności] jest zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność (do wersji 2019.6.1 parametr nosił nazwę Split Payment) to po wybraniu tego kontrahenta na dokument, parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczany automatycznie – nie są sprawdzane powyższe warunki.
Ze względu na to, że należności za faktury, na których zastosowano mechanizm podzielonej płatności powinny być uiszczane na rachunek bankowy, jeśli na dokumencie wybrane są płatności powiązane z rejestrem kasowym bądź o typie gotówka, podczas zapisu dokumentu informujemy Użytkownika, że: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Na dokumencie wybrana forma płatności nie jest skojarzona z rejestrem bankowym. Czy chcesz zmienić płatność? (Tak/ Nie).
Dodatkowo w polu Razem zawierającym łączną wartość brutto dokumentu, wyświetlane jest ostrzeżenie na ten temat: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Na dokumencie wybrana forma płatności nie jest skojarzona z rejestrem bankowym.
Z uwagi, że Faktury Pro Forma nie generują płatności, powyższa informacja nie jest wyświetlana na FPF.
Uwaga
Nie ma możliwości zaznaczenia parametru MPP – podzielona płatność na Fakturach Sprzedaży tworzonych do Paragonów.
Na wydrukach Faktur Sprzedaży, Fktur Pro Forma, Faktur Zaliczkowych oraz korekt do tych dokumentów, dla których zastosowano MPP, widoczna jest adnotacja Mechanizm podzielonej płatności.
Parametr MPP – podzielona płatność nie jest automatycznie zaznaczany przez program na fakturach wystawianych na podmiot o typie Bank, Pracownik, Wspólnik.
Korekty
Korekty (ilości/ wartości/ stawki VAT/ kursu waluty). W przypadku korekty zmniejszającej wartość transakcji do poniżej 15 tys. zł brutto, na takiej korekcie zgodnie z przepisami nie będzie zaznaczany automatycznie parametr Mechanizm podzielonej płatności. Jeśli natomiast korekta będzie zwiększać wartość transakcji do powyżej 15 tys. zł brutto (w tym przypadku wartość Faktury korygowanej może opiewać na kwotę niższą niż 15 tys. zł, ale zostanie zwiększona korektą), to na korekcie zostanie automatycznie zaznaczony parametr MPP.
Użytkownik ma możliwość ręcznej zmiany ustawienia parametru MPP – podzielona płatność na korekcie.
Na Korekcie Granicznej, z wyjątkiem sytuacji, kiedy kontrahent wskazany na FZKG ma na karcie zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność, parametr MPP – podzielona płatność jest zawsze domyślnie niezaznaczony.
Korekta danych – jeżeli Faktura Sprzedaży spełnia wszystkie wymogi do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności i towary na FS mają naliczony podatek VAT, a mimo to została zatwierdzona na stałe bez zaznaczonego parametru MPP – podzielona płatność, do takiej FS można wystawić korektę danych, na której należy zaznaczyć parametr MPP – podzielona płatność, wówczas na korygowanej FS oraz na płatności w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności zostanie zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności, na wydruku będzie drukowana adnotacja Mechanizm podzielonej płatności. W przypadku wydruku Eko – korekta danych, aby na wydruku drukowana była adnotacja Mechanizm podzielonej płatności, w polu Korekta z tytułu należy wpisać Mechanizm podzielonej płatności.
Jeśli na korygowanej FS nie naliczono VAT, po korekcie danych, należy do FS wystawić korektę stawki VAT i zaznaczyć na niej MPP – podzielona płatność.
Faktury zaliczkowe i finalne Faktury Sprzedaży do Faktur Pro Forma
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczany automatycznie na fakturze zaliczkowej, jeśli wartość zaliczki wynosi ponad 15 tys. zł brutto i na Fakturze Pro Forma, do której jest tworzona FZAL, znajduje się przynajmniej jedna pozycja z zaznaczonym na kartotece parametrem MPP – podzielona płatność. Na fakturze końcowej parametr MPP będzie zaznaczony automatycznie tylko wtedy, jeśli jego wartość przekroczy kwotę 15 tys. zł brutto i przynajmniej jedna pozycja będzie posiadać na kartotece zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Jeśli Użytkownik na Fakturze Pro Forma odznaczy parametr MPP – podzielona płatność, na powiązanej Fakturze Zaliczkowej i finalnej Fakturze Sprzedaży, parametr ten zostanie automatycznie zaznaczony w sytuacji, kiedy Faktura spełnia warunki do obligatoryjnego zastosowania podzielonej płatności.
Dokumenty w walutach obcych
Mechanizmowi podzielonej płatności podlegają wyłącznie faktury wystawione w walucie obcej dla krajowych podmiotów gospodarczych, na których płatność VAT naliczana jest w PLN (na formularzu faktury, na zakładce [Płatności] musi być zaznaczony parametr VAT w PLN). W tym celu należy zaznaczyć w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry – Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Na Fakturach Pro Forma wystawianych w walucie obcej, parametr VAT w PLN nie jest dostępny. Parametr MPP – podzielona płatność na takich FPF jest aktywny po zaznaczeniu w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry opcji Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie.
Uwaga
Na Fakturach Zaliczkowych wystawionych w walucie obcej, z uwagi na brak możliwości naliczania podatku VAT w PLN, nie ma możliwości zastosowania mechanizmu podzielonej płatności
Dokumenty wystawiane w okresie przejściowym (przełom października i listopada 2019 r.)
Dokumenty w buforze, kopiowanie dokumentów:
Dla Faktur Sprzedaży, Faktur Zaliczkowych oraz Faktur Zakupu będących w buforze, na których zastosowano odwrotne obciążenie, po zmianie dat na późniejsze niż 31.10.2019 r., przy zapisie dokumentu wyświetlany jest komunikat: Na dokumencie występują pozycje z odwrotnym obciążeniem. Od 01.11.2019 roku odwrotne obciążenie zostało zastąpione mechanizmem podzielonej płatności. Czy zastosować mechanizm podzielonej płatności? (Tak/ Nie).
Po wybraniu Tak rodzaj transakcji na dokumencie zostanie zmieniony na krajowy, do towarów zostanie doliczony podatek VAT (zgodnie ze stawką VAT ustaloną na kartotece towarowej) oraz:
jeśli wartość brutto dokumentu przekracza 15 000 PLN i na towarze jest zaznaczony parametr MPP– podzielona płatność, to na dokumencie zostanie zaznaczony parametr MPP –podzielona płatność. Parametr MPP nie zostanie zaznaczony na dokumencie, jeśli stawka VAT na kartotece towarowej to NP.
Po wybraniu Nie, na fakturze zostanie zastosowane odwrotne obciążenie.
Dla dokumentów magazynowych, Zamówień u Dostawcy, Rezerwacji Odbiorcy oraz Faktur Pro Forma będących w buforze na których zastosowano odwrotne obciążenie, po zmianie dat na późniejsze niż 31.10.2019 r., przy zapisie dokumentu wyświetlany jest komunikat: Na dokumencie występują pozycje z odwrotnym obciążeniem. Od 01.11.2019 roku odwrotne obciążenie zostało zastąpione mechanizmem podzielonej płatności. Czy chcesz naliczyć VAT dla pozycji? Po wybraniu Tak rodzaj transakcji na dokumencie zostanie zmieniony na krajowy oraz do towarów zostanie doliczony podatek VAT (zgodnie ze stawką VAT ustaloną na kartotece towarowej).
Analogiczne komunikaty są wyświetlane dla dokumentów kopiowanych z datą późniejszą niż 31.10.2019 r. na podstawie dokumentów, dla których zastosowano odwrotne obciążenie.
Przekształcenia dokumentów:
W przypadku przekształcania dokumentów magazynowych: Wydań Zewnętrznych, Przyjęć Zewnętrznych oraz dokumentów Faktur Pro Forma, Rezerwacji Odbiorcy, Zamówień u Dostawcy, na których zastosowano mechanizm odwrotnego obciążenia, do dokumentów handlowych (Faktur Sprzedaży/ Zakupu), w sytuacji, kiedy na fakturach wszystkie daty są późniejsze niż 31.10.2019 r, program wyświetla komunikat: Na dokumencie występują pozycje z odwrotnym obciążeniem. Od 01.11.2019 roku odwrotne obciążenie zostało zastąpione mechanizmem podzielonej płatności. Czy zastosować mechanizm podzielonej płatności? (Tak/ Nie).
Po wybraniu Tak rodzaj transakcji na dokumencie zostanie zmieniony na krajowy, do pozycji doliczany jest podatek VAT (zgodnie ze stawką VAT ustaloną na kartotece towarowej) oraz na dokumencie jest zaznaczany parametr MPP w sytuacji, kiedy wartość brutto dokumentu przekracza 15 000 PLN oraz na towarze jest zaznaczony parametr MPP.
Parametr MPP nie zostanie zaznaczony na dokumencie, jeśli stawka VAT na kartotece towarowej to NP.
Po wybraniu Nie, na fakturze zostanie zastosowane odwrotne obciążenie.
Dopisywanie pozycji na dokument
Nową pozycję można dopisać przez wciśnięcie przycisku , klawisza <INSERT> czy wybór Dodaj z menu kontekstowego.
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr odpowiedzialny za sposób dodawania kolejnej pozycji do dokumentu. Do wyboru użytkownika jest dodawanie poprzez edycję bezpośrednio na liście lub przez podniesienie formularza pozycji:
edycja na liście – niezależnie od dokumentu zawsze otwierane jest pole bezpośrednio na formularzu dokumentu, gdzie można wpisać bezpośrednio kod towaru. Lista towarów jest dostępna m.in. po wciśnięciu kombinacji klawiszy <ALT>+<STRZAŁKA w GÓRĘ oraz przycisku <TAB> w pustym polu Kod w pustym polu z Nazwą.
podniesienie formularza – podczas dodawania pozycji zawsze podnoszony jest formularz pozycji, gdzie m.in. dostępne jest pole na opis towaru.
podniesienie formularza – szybka obsługa – taki sposób wystawiania dokumentów powinien ułatwić proces dopisywania pozycji przy użyciu klawiatury. Dopisanie pozycji sprowadza się do wciśnięcia: <INSERT> (otwiera formularz pozycji), <ENTER> (zatwierdzenie wprowadzonego kodu towaru), <ENTER> (zatwierdzenie ilości) i <ENTER> (zatwierdzenie pozycji).
Dodając na dokument pozycje poprzez podniesienie formularza, w oknie Pozycja dokumentu znajduje się przydatna informacja prezentująca aktualny stan towaru na magazynie wybranym na dokumencie. Ilość w polu Stan towaru jest zależna od parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje). Jeśli parametr jest niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie. Prezentowany jest stan towaru na datę sprzedaży (w przypadku PA, FS), datę wydania (w przypadku WZ) i datę wystawienia (w przypadku RW, MM).</ p>
Stan towaru prezentowany jest w jednostce miary towaru wskazanej na dokumencie.
Pole jest widoczne wyłącznie na dokumentach w buforze.</ p>
W przypadku modułów Handel, Handel Plus dostępna jest również opcja:
wybór wielu towarów – podczas dodawania pozycji zawsze otwierana jest lista towarów z możliwością jednoczesnego wyboru wielu. Jeśli wystąpi sytuacja, gdy towar nie może zostać dopisany do dokumentu (np. nie ma wystarczającej ilości w magazynie) – zostanie wyświetlona informacja o towarach które nie zostały przepisane.
W module Handel z poziomu okna Lista zasobów można zmienić magazyn celem podglądu stanu na innych magazynach, natomiast towar zostanie pobrany na dokument z magazynu wskazanego na dokumencie.
W module Handel Plus w przypadku dokumentów Faktura Sprzedaży, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Zamówienie u Dostawcy – dodając towar na dokument, można zmienić magazyn dla poszczególnych pozycji dokumentu. Dla pozostałych dokumentów, z poziomu okna Lista zasobów można zmienić magazyn celem podglądu stanu na innych magazynach, natomiast towar zostanie pobrany na dokument z magazynu wskazanego na dokumencie.
Kod i Nazwa na dokumentach
Z poziomu dokumentu możliwa jest edycja wartości zarówno dla kodu jak i dla nazwy towaru. Wpisując w jedno z tych pól kod towaru, nazwę lub kod EAN, program w zależności od tego w którym polu zostały te dane wpisane, wyszuka kolejno:
dla pola Kod – najpierw sprawdzi, czy istnieje w Cenniku kod towaru taki, jak wpisany ciąg znaków, jeśli natomiast nie znajdzie, będzie szukał pasującej nazwy, w następnej kolejności sprawdzi istnienie zgodnego kodu EAN,
dla pola Nazwa – najpierw sprawdzi czy istnieje towar o takiej nazwie, jeśli nie istnieje wtedy będzie szukał zgodnego kodu towaru, w ostatniej kolejności sprawdzi kody EAN.
Jeśli według poniższych zasad, w Cenniku zostanie znaleziony pasujący do wzorca towar, wówczas po potwierdzeniu klawiszem <ENTER> odpowiednio zostaną wypełnione pola – Kod iNazwa.
W przeciwnym razie, jeśli żaden z towarów istniejących w bazie nie będzie pasował do wzorca, wówczas program wyświetli pełną listę towarów. Po otwarciu listy kursor ustawi się na towarze, który najbardziej odpowiada wpisanemu na formularzu dokumentu ciągowi znaków.
Informacja o stanie towaru na magazynie
Na formularzu:
Faktury Sprzedaży,
Paragonu,
Rezerwacji Odbiorcy,
Wydania Zewnętrznego,
Rozchodu Wewnętrznego
oraz na Przyjęciu Wewnętrznym Produktów, na pozycji cennika, w zakładce [Receptura].
znajduje się kolumna Stan Zasobów – prezentacja stanu towaru dla magazynu wybranego na dokumencie zgodnie z ustawioną datą sprzedaży.
Kolumna jest zależna od parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje). Jeśli parametr jest niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie. Kolumna Stan Zasobów przyjmuje następujące wartości:
- stan towaru powyżej ilości minimalnej określonej w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby – na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe],- stan towaru poniżej ilości minimalnej określonej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe],
- zerowa ilość towaru na magazynie.
Stan Zasobów jest wyświetlany w odniesieniu do jednostki miary wskazanej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe] dla pola Ilość minimalna.
Kolumna Stan Zasobów jest dostępna wyłącznie dla dokumentów w buforze.
Stan Zasobów nie jest wyświetlany dla usług.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Zmiana kolejności pozycji na dokumentach
Na formularzach dokumentów handlowo magazynowych można zmieniać kolejność pozycji metodą „przeciągnij i upuść” – należy wcisnąć lewy przycisk myszy na wybranej pozycji i trzymając wciśnięty przycisk przesunąć myszą kursor do wybranego miejsca
Nie można zmieniać kolejności pozycji na:
dokumentach zatwierdzonych na stałe,
korektach,
dokumentach pochodzących z przekształceń, na których nie ma możliwości dodawania/ usuwania pozycji.
Uwaga
Metoda “przeciągnij i upuść” nie działa, jeżeli na formularzu dokumentu ustawione jest sortowanie po innej kolumnie niż po kolumnie “Lp.”
Import pozycji dokumentu z pliku
Towary na dokument można dodawać za pomocą importu z pliku .txt lub .csv. Funkcja działa na dokumentach handlowo- magazynowych z wykluczeniem korekt, Faktur Zaliczkowych i Dowodow Wewnętrznych Sprzedaży. Zaimportować można identyfikator towaru, ilość i cenę.
Do poprawnego importu wymagany jest identyfikator towaru oraz ilość, cena jest opcjonalna.
Z poziomu formularza dokumentu, na zakładce [Ogólne], na górnej wstążce programu znajduje się opcja Kolektor danych/Importuj pozycje, za pomocą, której należy wskazać plik (z dysku lub z IBARD).
Import towarów na dokument z pliku
Plik musi mieć rozszerzenie .csv lub .txt oraz posiadać strukturę: TOWAR;ILOŚĆ;CENA, gdzie:
Towar – kod towaru/ nazwa towaru/ kod EAN domyślny lub dodatkowy/ PLU. Wartość w pliku jest wymagana.
Ilość – ilość towaru, jaka zostanie zaimportowana na dokument (do czterech miejsc po przecinku, bez jednostki miary). Wartość pola jest wymagana. Jeśli nie zostanie uzupełniona, bądź w pliku zostanie wpisane zero, wówczas towar nie zostanie przeniesiony na dokument.
Uwaga
Aby cena i ilość zaimportowały się poprawnie nie należy używać separatora tysięcy (spacji lub dowolnego innego znaku).
Jeśli w pliku podano kod EAN, na dokumencie ustawi się jednostka miary przypisana do tego kodu. Jeśli w pliku podano kod/nazwę/PLU, na dokument podpowiada się podstawowa jednostka miary towaru.
Cena – pobierana jest z programu lub z pliku (w zależności od wyboru dokonanego w oknie importu), wyjątkiem jest Rozchód Wewnętrzny i Przesunięcie Międzymagazynowe, gdzie ceny podpowiadają się zgodnie z metodą rozliczania magazynu (FIFO/LIFO/AVCO). Jeśli podano cenę z dokładnością większą niż dwa miejsca po przecinku, podczas importu zostanie ona zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.
Jeśli wybrano Pobieraj ceny z programu, na dokumencie ustawiana jest cena jak przy ręcznym dodawaniu pozycji (cena domyślna z uwzględnieniem rabatów).
Dla cenpobieranych z pliku:
Jeśli podatek VAT na dokumencie jest liczony algorytmem od netto, ceny z pliku traktowane są jako ceny netto. Jeśli VAT liczony jest od brutto, ceny z pliku traktowane są jako brutto.
Jeśli nie uzupełniono ceny w pliku, to na dokument wstawiana jest wartość 0,00.
Waluta ceny jest zgodna z walutą określoną na dokumencie.
Jeśli operator ma blokadę zmiany ceny na dokumencie (Konfiguracja programu/Użytkowe/ Operatorzy – karta Operatora, zakładka [Parametry]), sekcja z wyborem ceny w oknie importu nie jest widoczna.
Na dokument importowane są również towary oznaczone, jako nieaktywne.
Wszystkie dodatkowe dane wpisane w pliku po cenie zostaną pominięte podczas importu.
Uwaga
Przy imporcie towarów z pliku nie działa parametr Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych – przy akceptacji pozycji (przez bufor) (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne).
Na dokumentach handlowo - magazynowych (z wyjątkiem korekt, Faktur Zaliczkowych i Bilansu Zamknięcia Magazynu) możliwe jest wyeksportowanie pozycji do pliku. Funkcja jest dostępna z poziomu zakładki [Ogólne] dla formularzy dokumentów, na górnej wstążce programu:Kolektor danych/Eksportuj pozycje.
Eksport towarów z dokumentu do plikuWyeksportowany plik można zapisać na dysku lokalnym lub w IBARD (opcja wymaga założonego konta).
Eksportowany plik musi mieć rozszerzenie .csv lub .txt.
Posiada strukturę: Towar; Ilość; Cena
Towar – identyfikator pozycji (do wyboru wg kodu towaru/ wg kodu EAN). W przypadku, gdy pozycje nie są dodawane na dokument z wykorzystaniem czytnika kodów kreskowych (poprzez EAN) i użytkownik wybierze eksport wg kodu EAN, w pliku zapisywany jest EAN domyślny towaru.
Ilość – eksportowana jest ilość bez jednostki miary. W przypadku eksportu wg kodu towaru ilość w pliku jest zawsze zapisywana dla podstawowej jednostki miary. W przypadku eksportu wg kodu EAN ilość w pliku jest zawsze zapisywana dla jednostki miary z dokumentu.
Cena – dla dokumentów, na których podatek VAT jest liczony algorytmem od netto zapisywana jest cena netto. Dla dokumentów, na których podatek VAT jest liczony algorytmem od brutto zapisywana jest cena brutto. Dla dokumentów walutowych przenoszona jest cena w walucie dokumentu (plik nie zawiera informacji o walucie).
Przy kilkukrotnym eksportowaniu pozycji do tego samego pliku, dane są zawsze nadpisywane.
Wyeksportowany plik jest zgodny z plikiem wykorzystywanym podczas importu pozycji na dokument, dzięki temu można przyspieszyć wystawianie dokumentów.
Eksport listy towarów z Arkuszy Inwentaryzacyjnych.
[/su_list]
Eksport danych z Comarch ERP Optima do Comarch ERP Klasyka
Eksport danych z systemu Comarch ERP Optima do programów księgowych Comarch ERP Klasyka (Księga Handlowa, Książka Podatkowa) jest realizowany w kilku miejscach na listach dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Faktur Zakupu, Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży i Dowodów Wewnętrznych Zakupu oraz rejestrów VAT sprzedaży i rejestrów VAT zakupu.
Funkcja eksportu dokumentów do Comarch ERP Klasyka będzie szczególnie przydatna w przypadku, gdy firma prowadzi sprzedaż i/lub ewidencję rejestrów VAT w systemie Comarch ERP Optima, natomiast księgowość jest prowadzona na programie Księga Handlowa lub Książka Podatkowa. Jest to przypadek stosunkowo często występujący w firmach, które zlecają prowadzenie księgowości biurom rachunkowym.
Operacja eksportu realizowana jest za pomocą mechanizmu Funkcji dodatkowych uruchamianego na listach dokumentów za pomocą klawisza . W przypadku gdy na danej liście aktywnych jest kilka różnych funkcji uruchamianych tym klawiszem, wyboru eksportu do programów Comarch ERP Klasyka dokonujemy za pomocą widocznego obok przycisku .
Eksport dokumentów jest wykonywany do pliku tekstowego VAT_R.TXT o ustalonej strukturze, który jest obsługiwany przez funkcje importu w rejestrach VAT programów Księga Handlowa oraz Książka Podatkowa.
Wyeksportowane mogą zostać tylko te dokumenty, które zostaną na liście zaznaczone. Nie są eksportowane dokumenty posiadające status w buforze oraz dokumenty anulowane. Eksportowi podlegają również dokumenty tzw. pierwotne, czyli dokumenty wprowadzone do bazy danych tylko po to, aby możliwe było zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu.
Każdy wyeksportowany dokument otrzymuje na liście w kolumnie Status znaczek E.
Po uruchomieniu operacji eksportu, na ekranie pojawia się okno pozwalające ustawić dodatkowe parametry zawężające zakres eksportowanych dokumentów. W zależności od miejsca wywołania funkcji eksportu danych okno zawierające parametry eksportu może wyglądać tak:
lub tak:
Eksportując dokumenty spoza rejestru VAT musimy określić, do jakiego rejestru w programie księgowym Comarch ERP Klasyka będą trafiać zapisy po ich zaimportowaniu. Zapisy eksportowane z rejestrów VAT będą przypisane do takiego rejestru, do jakiego zostały wprowadzone w systemie Comarch ERP Optima.
W przypadku eksportu z listy Paragonów, Faktur, Dokumentów Wewnętrznych itp. można ograniczyć zakres eksportowanych dokumentów wyłącznie do tych, które nie zostały zaksięgowane do rejestru VAT.
W przypadku eksportu z rejestrów można jego zakres zawęzić tylko do faktur wprowadzonych do rejestru ręcznie (pominąć faktury zaksięgowane z innych list). Dodatkowo w oknie eksportu z rejestrów można wyłączyć z eksportu Paragony (jeśli ktoś preferuje ich eksport z odpowiedniej listy).
W oknie tym określamy także lokalizację, w której będzie zapisywany plik tekstowy VAT_R.TXT – ścieżkę możemy podać ręcznie lub wybierając ją z listy po naciśnięciu przycisku Nazwa katalogu. Należy zwrócić uwagę na to, aby podać nazwę istniejącego katalogu, ponieważ próba eksportu zakończy się błędem wewnętrznym tworzenia pliku. Funkcja eksportu NIE TWORZY automatycznie nieistniejących katalogów.
Jeśli dokumenty były już raz eksportowane (na liście dokumentów w kolumnie status posiadają znacznik E), a zachodzi konieczność ich ponownego przesłania do programów księgowych Comarch ERP Klasyka, wówczas musimy zaznaczyć parametr Eksportuj ponownie.
Eksportując dokumenty spoza rejestru VAT musimy określić do jakiego rejestru w programie księgowym Comarch ERP Klasyka będą trafiać zapisy po ich zaimportowaniu. Zapisy eksportowane z rejestrów VAT będą przypisane do takiego rejestru, do jakiego zostały wprowadzone w systemie Comarch ERP Optima.
Z uwagi na różnice w strukturze baz danych programów księgowych Comarch ERP Klasyka i systemu Comarch ERP Optima należy zwrócić uwagę na pewne elementy:
nazwa rejestru VAT w Comarch ERP Optima ma długość dwudziestu, a w KH i KP pięciu znaków, należy więc dopilnować, aby nie było w systemie Comarch ERP Optima nazw rejestrów (odpowiednio sprzedaży i zakupów) o identycznych pierwszych pięciu znakach,
numer dokumentu w Comarch ERP Optima ma długość 30 znaków, w KH i KP długość ta wynosi 15 znaków – z tego powodu numery dłuższe niż 15 znaków będą skracane. Zapobiec temu można stosując w Comarch ERP Optima numerację maksymalnie 15 znakową,
kod kategorii w Comarch ERP Optima ma 20 znaków, natomiast odpowiadający im kod transakcji w programach KP oraz KH ma tylko 8 znaków – w konsekwencji w trakcie eksportu kody kategorii będą obcinane do 8 znaków. Podobnie jak w opisanym wyżej wypadku rozwiązaniem problemu może być zastosowanie w Comarch ERP Optima skróconych do maksymalnie 8 znaków kodów kategorii,
system rodzaju zakupu (towar, inne, usługa, środek trwały, nowy środek transportu, nieruchomość) oraz odliczeń VAT (Tak, Nie, Warunkowo) jest bardziej rozbudowany w systemie Comarch ERP Optima, ponieważ można go ustalać na poziomie poszczególnych pozycji każdego zapisu rejestru VAT. W programach Comarch ERP Klasyka ten system ogranicza się do wyboru jednej z podanych opcji dla wszystkich pozycji zapisu. Problem został rozwiązany w programach KH i KP poprzez zastosowanie systemu hierarchii parametrów. I tak jeśli zapis eksportowany z rejestru VAT zakupów systemu Comarch ERP Optima posiada ustawionych kilka rodzajów zakupu, to nadrzędnym z nich (i przenoszonym do pliku VAT_R.TXT) jest towar, następnie (jeśli towar nie występuje) inne, a w dalszej kolejności: środek trwały, usługa, nowyśrodek transportu i na końcu nieruchomość. W przypadku odliczeń VAT hierarchia jest następująca: Tak, Warunkowo i na końcu Nie.
Oczywiście zastosowana hierarchia może nie odpowiadać poszczególnym użytkownikom programów Comarch ERP Klasyka, jednak w każdej chwili mają oni możliwość po wykonaniu importu ustawienia własnych statusów na poszczególnych zapisach.
Jeśli programem, w którym będziemy wykonywali import zapisów z systemu Comarch ERP Optima jest program Księga Handlowa, wówczas należy zwrócić uwagę na pewne ustawienia, które należy wykonać w Comarch ERP Optima, aby poprawnie przenoszone były informacje na temat kosztu własnego zakupu (dotyczy modułów Handel, Handel Plus):
FA musi być skojarzona z dokumentem WZ,
jeśli na FA ustawione jest „pobranie”, wtedy po wygenerowaniu dokumentu WZ do tej FA, koszt własny zakupu na FA przed konwersja do WZ i po konwersji może być różny,
jeśli w konfiguracji programu jest ustawiona „symulacja marży”, wówczas (jak wyżej) po wygenerowaniu WZ koszt na takiej FA skojarzonej z WZ może być inny niż przed konwersją do WZ,
dla FA nie skojarzonych z dokumentem WZ koszt własny zakupu będzie równy 0.
System Comarch ERP Optima różni się znacznie od programów Comarch ERP Klasyka w zakresie obsługi form płatności: Comarch ERP Optima posiada formy płatności definiowane przez użytkownika, w Comarch ERP Klasyka są one z góry zdefiniowane i niezmienialne. System Comarch ERP Optima posiada zdefiniowane 4 typy form płatności: gotówka, przelew, karta i kompensata. Każdy z tych typów można przypisać do stworzonej przez siebie formy płatności. Dzięki temu rozwiązaniu istnieje możliwość bezproblemowego przenoszenia do Comarch ERP Klasyka form płatności, dla których ustalono typ gotówka i przelew – mają one swoje odpowiedniki w programach Comarch ERP Klasyka. Dla typów karta oraz kompensata przyjęto w Comarch ERP Klasyka formę płatności inne.
W kwestii rozliczania płatności warto również zwrócić uwagę na sposób przenoszenia do programów księgowych Comarch ERP Klasyka dokumentów rozliczonych. Jeżeli faktura w Comarch ERP Optima zapłacona została gotówką i automatycznie rozliczona w momencie wystawienia, to do programu KH/KP jej wartość trafia w pole Zapłacono.
Jeżeli mamy dokument z odroczonym terminem płatności np. przelew, to zawsze wartość tego dokumentu jest przenoszona do KH/KP jako Zaległość (nawet jeżeli w Comarch ERP Optima została już rozliczona).
Jeżeli dokument jest w części płatny gotówką, w części jest to płatność odroczona, to część gotówkowa trafia w pole Zapłacono, część odroczona w pole Zaległość.
Operacje seryjne na dokumentach
Seryjne kopiowanie dokumentów
Możliwość seryjnego kopiowania dotyczy dokumentów sprzedaży: Faktur i Paragonów.
Funkcja działa w ten sposób, że po wciśnięciu <CTRL> i <INSERT> (<CTRL> i ) kopiowane są wszystkie dokumenty zaznaczone na liście. Po wciśnięciu <CTRL> i <INSERT> program pyta, czy rozpocząć kopiowanie zaznaczonych dokumentów. Jeśli użytkownik potwierdzi – program rozpoczyna operację. Podczas kopiowania dokumentów program wyświetla okno z informacją, które dokumenty są kopiowane i jakie numery zostały nadane nowym dokumentom.
Utworzone dokumenty są zapisywane do bufora.
Podczas seryjnego kopiowania obowiązują takie same zasady jak w przypadku kopiowania pojedynczych dokumentów.
Seryjne zatwierdzanie dokumentów
W programie możliwe jest seryjne zatwierdzenie z listy dokumentów będących w buforze. Opcja działa dla:
Faktur Sprzedaży,
Paragonów,
Faktur Zakupu od rolnika ryczałtowego,
Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży,
Dowodów Wewnętrznych Zakupu,
Faktur Pro Forma,
Korekt,
W modułach Handel, Handel Plus dla:
Wydań Zewnętrznych,
Przyjęć Zewnętrznych,
Rozchodów Wewnętrznych,
Przyjęć Wewnętrznych,
Przesunięć Międzymagazynowych,
Przyjęć Wewnętrznych Produktów,
Rezerwacji Odbiorcy,
Zamówień u Dostawcy.
Dokumenty można zatwierdzić wybierając z menu kontekstowego opcję Zatwierdź dokumenty.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Seryjnie zatwierdzać można zarówno dokumenty z odroczonym terminem płatności, jak i te płatne gotówką czy kartą.
Uwaga
W wersji standardowej programu dokumenty są zapisywane bez tworzenia WZ/ PZ. Utworzenie WZ do Faktury/ Paragonu jest możliwe z poziomu listy (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Przy jednoczesnym zatwierdzaniu kilku dokumentów przychodowych zmieniających ostatnią cenę zakupu na karcie towaru, dokument zatwierdzany jako ostatni zaktualizuje cenę zakupu na karcie towaru.
W przypadku zatwierdzania z listy korekty do Faktury Zakupu od Rolnika Ryczałtowego, jeśli korygowana FRR jest powiązana z Fakturą Zakupu, program nie utworzy automatycznie korekty do FZ. Aby utworzyć korektę do Faktury Zakupu należy na korekcie do FRR z menu kontekstowego wybrać opcję Przekształcenie do FZ korekta.
Na karcie operatora (menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Blokady dostępu] jest procedura Seryjne zatwierdzanie dokumentów umożliwiająca zablokowanie operatorowi opcji zatwierdzania dokumentów z listy.
Seryjne zatwierdzanie dokumentów płatnych gotówką oraz kartą płatniczą
W przypadku dokumentów generujących płatności:
Faktur Zakupu,
Faktur Sprzedaży,
Paragonów,
Wydań Zewnętrznych (z zaznaczonym parametrem Płatność)
po wywołaniu funkcji seryjnego zatwierdzenia dokumentów, generowany jest komunikat: Zaznaczone dokumenty zostaną zatwierdzone. Czy podczas zatwierdzania rozliczyć dokumenty płatne gotówką/ kartą? (Tak/ Nie/ Anuluj).
Wybór opcji Tak będzie skutkował rozliczeniem dokumentów, na których wskazano formę płatności o typie gotówka bądź karta z terminem 0 dni – w menu Kasa/ Bank/ Zapisy kasowo/ bankowe zostanie utworzona wpłata/ wypłata rozliczająca dany dokument:
Podczas generowania płatności z poziomu listy dokumentów sprawdzane są takie same warunki jak podczas generowania płatności z poziomu formularza dokumentu.
Zapis zostanie utworzony w Rejestrze kasowo/ bankowym skojarzonym z formą płatności wybraną na dokumencie. Jeśli w danym Rejestrze nie ma otwartego Raportu, do którego można dodać płatność – Użytkownik otrzyma pytanie czy chce taki Raport otworzyć.
Numeracja zapisu jest zależna od ustawienia parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa/ Bank/ Parametry – Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych.
Jeżeli parametr jest zaznaczony to przy automatycznych zapisach kasowych/ bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z menu Start/Konfiguracja/ Firma / Kasa/ Bank/ Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja – KP dla zapisów typu Przychód, KW dla zapisów typu Rozchód.
Jeżeli parametr jest niezaznaczony to przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest taki sam jak numer rozliczanego dokumentu.
Zapis kasowy otrzyma datę zgodną z ustawieniem w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa/ Bank/ Daty dokumentów – Data zapisu kasowego przy zapisie FS/ PA/ FZ.
Zapisy tworzone są zgodnie z podziałem wprowadzonym na dokumencie, na zakładce [Płatności].
Jeśli na Fakturze Sprzedaży dodano kaucję płatną gotówką bądź kartą – podczas zatwierdzania FS zostanie utworzony również zapis kasowy rozliczający kaucję. Po utworzeniu dokumentu Wydania Kaucji – zapis zostanie rozliczony z WKA.
Uwaga
Podczas seryjnego zatwierdzania Paragonów, nie zostaną one automatycznie zafiskalizowane. Aby je zafiskalizować, po ich zatwierdzeniu na stałe, należy zaznaczyć wybrane paragony na liście PA i w menu kontekstowym wybrać opcję Fiskalizacja paragonów.
Uwaga
W przypadku seryjnego zatwierdzania Faktur Sprzedaży oraz Paragonów z formą płatności, która jest powiązana z terminalem płatniczym (forma płatności z zaznaczonym w konfiguracji parametrem Terminal płatniczy), płatność nie zostanie przekierowana na terminal płatniczy.
Seryjna fiskalizacja Faktur/Paragonów
Z poziomu listy Faktur/Paragonów istnieje możliwość seryjnej fiskalizacji dokumentów. Opcja Fiskalizacja dokumentów/Fiskalizacja paragonów jest dostępna po zaznaczeniu wybranych dokumentów na liście, w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy.
Seryjne usuwanie dokumentów
Na listach istnieje możliwość seryjnego kasowania dokumentów. Jeśli na liście zaznaczona jest przynajmniej jedna pozycja - po wciśnięciu przycisku Usuń (lub wybraniu opcji z menu kontekstowego) program dodatkowo poprosi o potwierdzenie usunięcia dokumentów. W trakcie kasowania spośród zaznaczonych pozycji usunięte zostaną wszystkie dokumenty w buforze. Informacja o przebiegu operacji kasowania jest wyświetlana w odrębnym oknie.
Seryjne tworzenie dokumentów magazynowych
Uwaga
Do tworzenia dokumentów magazynowych jest wymagany moduł Handel lub Handel Plus.
Funkcja została opisana w artykule Tworzenie WZ/PZ do dokumentów handlowych.
Seryjne przekształcanie Rezerwacji odbiorcy do dokumentów
Na liście Rezerwacji Odbiorcy, w menu rozwijalnym dostępnym pod ikoną Operacji seryjnych znajduje się opcja Przekształcenie dokumentu. Dokumenty przekształcane są w stosunku 1:1. Dostępne opcje do wyboru to:
Zgodnie z zamówieniem – wyświetlana w przypadku współpracy z Comarch e-Sklep/wszystko.pl
Do Faktury Sprzedaży
Do Paragonu
Do Wydania Zewnętrznego
W przypadku współpracy z Comarch e-Sklep/wszystko.pl i wybrania opcji innej niż Zgodnie z zamówieniem, dokument jest przekształcany do dokumentu wybranego na RO, na zakładce [e-Sklep/e-Sale] lub [wszystko.pl].
Seryjne realizowanie zamówień z listy Rezerwacji Odbiorcy
Na liście Rezerwacji Odbiorcy, w menu rozwijalnym dostępnym pod ikoną Operacji seryjnych znajduje się opcja Zrealizuj zamówienie. Do zaznaczonych dokumentów Rezerwacji Odbiorcy zostaną utworzone wybrane dokumenty handlowe oraz dokumenty WZ, jeżeli na magazynie jest wystarczająca ilość towaru. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule Jak zrealizować zamówienie używając operacji seryjnej na liście dokumentów Rezerwacji Odbiorcy?
Seryjna zmiana stawek VAT na dokumentach w buforze
Dla dokumentów:
FS, PA, FZ, FPF, FSW,
RO, ZD, WZ, PZ (wymagany moduł Handel lub Handel Plus)
będących w buforze można zmienić stawki zgodnie z zapisanymi na karcie towaru (opcja nie jest dostępna dla korekt w buforze).
Po zaznaczeniu dokumentów, dla których chcemy wykonać aktualizację stawek VAT należy wybrać opcję dostępną na liście w menu kontekstowym: Pobierz stawki VAT z cennika.
Aktualizacja stawek VAT nie dotyczy:
FS, FZ, PA w buforze utworzonych na podstawie WZ/PZ,
Faktury Sprzedaży finalnej w buforze utworzonej na podstawie Faktury Pro Forma,
WZ w buforze utworzonego do FPF powiązanej z Fakturami Zaliczkowymi.
Seryjna zmiana atrybutów dokumentów handlowych i magazynowych
Dla zaznaczonych na liście handlowych i magazynowych, na liście kontrahentów oraz z poziomu Cennika i Listy zasobów poprzez operacje seryjne
można dodawać/ usuwać/ zmieniać atrybuty dokumentu.
Dodaj atrybut – w oknie operacji należy wybrać atrybut, który chcemy przypisać do zaznaczonych dokumentów, można opcjonalnie wskazać jego wartość.
Zmień atrybut – w oknie operacji należy wybrać atrybut, którego wartość chcemy zmienić na zaznaczonych dokumentach. Pozostawienie nieuzupełnionej wartości skutkuje usunięciem dotychczasowej wartości atrybutu z formularza dokumentu, z zakładki [Atrybuty].
Usuń atrybut – w oknie operacji należy wybrać atrybut, który chcemy usunąć z zaznaczonych dokumentów.
Usuń atrybuty nieaktywne – po zaznaczeniu tej opcji zostaną usunięte wszystkie atrybuty oznaczone jako nieaktywne dodane na konkretną pozycję cennikową/ formularz kontrahenta/ formularz dokumentu.
Uwaga
Aby zmieniać atrybuty (w tym seryjnie) na dokumentach zapisanych na stałe, należy w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok.
Seryjne oznaczanie atrybutów nieaktywnych
Z poziomu każdej z zakładek listy atrybutów istnieje możliwość zastosowania operacji seryjnej Ustaw atrybut jako nieaktywny. Zastosowanie tej funkcji powoduje oznaczenie zaznaczonych atrybutów jako nieaktywne.
Zmiana kategorii w nagłówku dokumentu
Na listach dokumentów handlowo magazynowych dostępna jest opcja seryjnej zmiany kategorii w nagłówku dokumentu:
Funkcja działa dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla dokumentu podświetlonego na liście, jeśli nie zaznaczono żadnych pozycji:
Wykonanie funkcji Zatwierdź bez wyboru kategorii skutkuje usunięciem kategorii z nagłówka dokumentu.
Seryjna weryfikacja numerów rachunków bankowych
Na liście Faktur Zakupu, dla zaznaczonych dokumentów, można wykonać weryfikację rachunków bankowych. Funkcja sprawdzania jest dostępna w operacjach seryjnych, po wyborze opcji Podmiot i Zweryfikuj numery rachunków:
Seryjna zmiana atrybutów JPK_FA
Funkcja seryjnego dodawania/ usuwania/ zmiany atrybutów przenoszonych do pliku JPK_FA jest dostępna na liście:
Faktur Sprzedaży,
Faktur Zakupu,
dla zaznaczonych pozycji, pod przyciskiem Operacji seryjnych:
Uwaga
Uwaga: Aby zmieniać atrybuty JPK_FA (w tym seryjnie) na dokumentach zapisanych na stałe, należy w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok.
Seryjna zmiana kodów JPK_V7
Funkcja seryjnego dodawania/ usuwania kodów JPK_V7 jest dostępna na liście:
Faktur Sprzedaży,
Faktur Zakupu,
Paragonów,
Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży,
Dowodów Wewnętrznych Zakupu.
dla zaznaczonych pozycji, pod przyciskiem Operacji seryjnych:
Uwaga
Uwaga: Aby zmieniać kody JPK_V7 (w tym seryjnie) na dokumentach zapisanych na stałe, należy w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok.
Po wybraniu tej operacji należy zaznaczyć kody, które chcemy dodać do/ usunąć z dokumentów i zatwierdzić wybór przyciskiem Dodaj kody JPK_V7/ Usuń kody JPK_V7 bądź klawiszem <F8>.
Cztery miejsca po przecinku w cenie
W programie można wpisać ceny z dokładnością do czterech miejsc po przecinku.
Funkcjonalność ta pozwala na:
sprzedaż i zakup towarów o niskich cenach, w szczególności w walucie,
dokładniejsze wyliczenie cen w przypadku sprzedaży i zakupu towaru od wartości,
precyzyjne wyliczenie cen po udzieleniu rabatu, zastosowanie programu w firmach gdzie handluje się np. paliwem, opałem.
Aby wprowadzić cenę z dokładnością do czterech miejsc po przecinku, należy zaznaczyć w menu Start/Konfiguracja/Firma/Handel/Parametry parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku.
Parametr na nowo utworzonych i konwertowanych bazach nie jest domyślnie zaznaczony.
Zaznaczenie parametru powoduje, że wszystkie ceny na oknach typu Cennik, Lista zasobów, wyświetlane są z precyzją do czterech miejsc po przecinku.
Po zaznaczaniu parametru w konfiguracji przy zapisie ustawień pojawia się komunikat: Czy zmienić domyślne ustawienie zaokrąglenia cen na 0.0001 i czy ustawić offset dla cen na 0.0000?
Po wyborze opcji TAK, domyślne zaokrąglenia i offset zostaną zmienione dla wszystkich rodzajów cen.
Podobny komunikat pojawia się po odznaczeniu parametru w konfiguracji przy zapisie ustawień:
Czy zmienić domyślne ustawienie zaokrąglenia cen na 0.01 i czy ustawić offset dla cen na 0.00? Do wyboru opcja TAK lub NIE. Po wyborze opcji TAK, domyślne zaokrąglenia i offset zostaną zmienione dla wszystkich rodzajów cen. Wybór opcji NIE powoduje, że dla cen, które miały zaokrąglenie: 0.001, 0.005, 0.0001, 0.0005 ustawiane jest zaokrąglenie 0.01, a offset do dwóch miejsc po przecinku.
Ustawienie ceny z czterema miejscami po przecinku na kartotekach towarowych/usługowych
Po zaznaczeniu w konfiguracji parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku, parametr ten pojawia się także na kartotekach towarowych/usługowych.
Karta towaru – parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku
Użytkownik może sam zadecydować, na których kartotekach chce ten parametr zaznaczyć, które towary wymagają takiej precyzji w wyliczaniu ceny, a które nie
Przykład
Jeżeli, towar na kartotece ma ustaloną niską cenę: 0,02 PLN, i sprzedamy ten towar w walucie EUR, to po przeliczeniu ceny po kursie 4,1834 na Fakturze Sprzedaży pojawi się cena 0,0048, jeżeli cena byłaby zaokrąglna do dwóch miejsc po przecinku, to byłaby równa 0,00.
Na nowo dodawanych kartotekach parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku jest domyślnie zaznaczony. Na kartotekach już istniejących w programie, użytkownik może zmienić ustawienie tego parametru, edytując kartotekę i zaznaczając parametr lub skorzystać z seryjnej zmiany tego parametru w funkcjach specjalnych. Zaznaczenie parametru umożliwia wprowadzenie ceny z dokładnością do trzech, czterech miejsc po przecinku zarówno na kartotece, dokumentach, a także w innych miejscach programu, gdzie można wpisać cenę m.in. w rabatach – stała cena, zestawach promocyjnych itp.
Gdy na kartotece jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, w kolumnie Zaokrąglenia dostępne są do wyboru dodatkowe opcje: 0,0001; 0,0005; 0,001; 0,005. Natomiast w kolumnie Offset można wpisać wartość z czterema miejscami po przecinku.
Na nowo dodawanych kartotekach domyślne zaokrąglenia i offset pobierane są z ustawień w menu Start/Konfiguracja/Handel/Ceny towarów i usług.
Na liście operacji seryjnych dla Cennika i Listy zasobów widoczna jest funkcja: Zmiana precyzji ceny, funkcja jest dostępna tylko po zaznaczeniu w konfiguracji parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku.
Zmiana precyzji ceny
Aby seryjnie zmienić ustawienie parametru: Ceny z czterema miejscami po przecinku na istniejących kartotekach, należy zaznaczyć towary, a następnie skorzystać z funkcji Zmiana precyzji ceny, dostępnej w menu operacji seryjnych.
Funkcja ta pozwala również na seryjne ustawienie zaokrąglenia i offsetu dla wybranych cen. Domyślnie w polu Parametry dla cen podpowiadają się wszystkie ceny, na których można zmienić te ustawienia, istnieje jednak możliwość zmiany offsetu lub zaokrągleń dla wybranych cen.
Wykonaj zmianę precyzji ceny.
Anuluj.
Jeżeli na kartotece jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, po jego odznaczeniu ceny zaokrąglane są do dwóch miejsc po przecinku.
W sytuacji, gdy na karcie towaru, w tabeli z cenami, aktualizacja cen (wartość w kolumnie „Akt.”) jest:
Ustawiona na TAK, to najpierw zaokrąglana jest cena zakupu tak, aby miała dwa miejsca po przecinku, a następnie na jej podstawie wyliczana jest cena sprzedaży z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.
Ustawiona na NIE, każda z cen zaokrąglana jest do dwóch miejsc po przecinku.
Wpływ parametru na wystawianie dokumentów
Jeżeli na karcie towaru/usługi zaznaczony jest parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, ustawienie tego parametru jest przenoszone na element pozycji dokumentu. Jeżeli towar/usługa nie ma zaznaczonego parametru na kartotece, to parametr ten nie jest dostępny na elemencie pozycji dokumentu.
Pozycja dokumentu
Na dokumenty ceny przenoszone są zgodnie z warunkami handlowymi kontrahenta z dokładnością do czterech miejsc po przecinku, ale wartość VAT, netto i brutto zaokrąglana jest zawsze do dwóch miejsc po przecinku.
Ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku na oknie pozycji dokumentu można zmieniać wszędzie tam, gdzie możliwa jest zmiana ceny, zarówno na nowo tworzonych dokumentach jak i powstałych z przekształcenia.
Jeżeli na pozycji dokumentu jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, po jego odznaczeniu ceny zaokrąglane są do dwóch miejsc po przecinku. Jeżeli na pozycji jest naliczony rabat, to po odznaczeniu parametru, cena netto wyliczana jest na podstawie zaokrąglonej ceny początkowej i rabatu.
Przykład
Na pozycji dokumentu towaru X zaznaczony jest parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, cena początkowa 4,2365, rabat 10%, w rezulatcie cena netto 3,8129. Po odznaczeniu parametru na pozycji, cena początkowa zaokrąglana jest do dwóch miejsc po przecinku 4,24 i dopiero na podstawie rabatu 10% wyliczana jest cena netto 3,82.
Ustawienie parametru na pozycji dokumentu jest też przenoszone na dokumenty kopiowane.
Nie ma możliwości zmiany ustawienia parametru na korektach. Ustawienie tego parametru przenoszone jest z dokumentu korygowanego.
Również na dokumentach magazynowych typu RW, MM, RWS, WZKK, PWP, BZM, tam gdzie Użytkownik nie ma wpływu na cenę jak i wartość, cena prezentowana jest w zależności od ustawienia parametru na karcie, bez możliwości zmiany. Na tych dokumentach wartość zasobu pobierana jest zgodnie z metodą rozchodowania magazynu, a cena jest wyliczana na podstawie tej wartości i ilości towaru na dokumencie. Iloraz wartości i ilości zapisywany jest jako cena, zaokrąglana odpowiednio do dwóch lub czterech miejsc po przecinku w zależności od ustawień dla poszczególnych pozycji.
Przykład
PW 1 szt. towaru X w cenie 0.3333 – wartość na magazynie 0.33. RW na 0.5 szt. towaru X, proponuje się cena 0.3333. Przy zapisie RW program wylicza wartość magazynu jaka zostanie ściągnięta, czyli 0.16665, po zaokrągleniu to jest 0.17 i jeszcze raz wylicza cenę – 0.34 i z taką ceną dokument jest ostatecznie zapisany.
RW na resztę czyli 0.5 szt. towaru X, na dokumencie proponuje się cena 0.3333, przy zapisie do bufora program sprawdza jaka jest wartość tego zasobu na magazynie (tym dokumentem całkowicie rozchodowywany jest magazyn, więc wraz z całą ilością ściągana jest cała wartość towaru). Wartość wynosi 0.16 i ta wartość widnieje na dokumencie RW, na podstawie tej wartości i ilości wyliczana jest cena 0.32.
Na dokumentach typu RW, MM po najechaniu kursorem na nagłówek kolumny Cena lub Wartość wyświetla się dodatkowy opis: Po zapisie dokumentu na stałe, cena i wartość pozycji może się zmienić. Wartość towaru jest pobierana zgodnie z metodą rozchodowania towaru z magazynu. Cena jest wyliczana na podstawie wartości i ilości.
Uwaga
Obsługa gospodarki magazynowej jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. W module Faktury można prowadzić obrót wyłącznie usługami.
Zmiana w konfiguracji ustawienia parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku.
W sytuacji, gdy Użytkownik ma włączony w konfiguracji parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, gdy spróbuje odznaczyć ten parametr, to po kliknięciu w niego, otrzyma komunikat:
Ceny towarów w cenniku zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. Operacja jest nieodwracalna i czasochłonna, upewnij się, że została wykonana kopia bezpieczeństwa bazy.
Do wyboru ma opcje: Ok lub Anuluj.
Po wyborze opcji OK, parametr jest odznaczany, a ceny zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku tylko dla towarów, które mają zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku i mają w cenie cztery miejsca po przecinku.
Po wyborze Anuluj nic się nie zmienia, parametr pozostaje zaznaczony.
Ceny zaokrąglane są również we wszystkich miejscach, które nie są dokumentami (zestawy promocyjne, receptury, stałe rabaty, listy itp.).
Uwaga
Po zmianie w konfiguracji parametru: Ceny z czterema miejscami po przecinku, ceny oraz ustawienie parametru na pozycjach nie są zmieniane na elementach wystawionych dokumentów.
Przekształcenia dokumentów.
W większości przypadków (dla dokumentów o tym samym kierunku), na dokumencie powstałym z przekształcenia przenoszone jest ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku na elemencie. W niektórych przypadkach (dla dokumentów o różnych kierunkach), gdzie cena jest niezależna od dokumentu przekształcanego, informacja o precyzji ceny pobierana jest z karty towaru/usługi.
Przykład
W konfiguracji i na kartotece jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku. Wystawiamy RO na towar T1 i T2 towar T1 ma na elemencie zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, a dla towaru T2 odznaczamy parametr. Odznaczamy w konfiguracji parametr: Ceny z czterema miejscami po przecinku.
Przekształcamy RO do WZ, na WZ dla towarru T1 cena jest przeniesiona z dokumentu RO z dokładnością do czterech miejsc, pomimo, że w konfiguracji parametr Cena z czterema miejscami po przecinku jest odznaczony. Dla towaru T2 cena jest przeniesiona z dokumentu RO z dokładnością do dwóch miejsc po przrecinku. Jeżeli dodajemy kolejne pozycje na WZ, to te pozycje mają także już dwa miejsca po przecinku w cenie.
Przykład
Przekształcamy RO do ZD. Na ZD cena jest niezależna od RO, więc pobierana jest informacja o cenie z ustawienia na karcie towaru.
W przypadku, gdy dokumenty powstają z przekształcenia WZ, RO, PZ, ZD i w Start/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry zaznaczony jest parametr Agregacja pozycji na dok. powstałych z WZ/PZ lub Agregacja pozycji na dok. powstałych z RO/ZD, sprawdzane jest ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku na elemencie pozycji. Jeżeli ta sama pozycja ma różne ustawienia parametru, to takie pozycje nie są agregowane.
Jeżeli do dokumentu pierwotnego wystawiona jest korekta, to w przypadku tworzenia do niej dokumentów RW/PW brane jest pod uwagę ustawienie w konfiguracji i na karcie towaru parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku, domyślne ustawienie tego parametru przenoszone jest z korekty.
Dokumenty a fiskalizacja.
Jeżeli program współpracuje z urządzeniem fiskalnym, chcąc zafiskalizować dokument cena musi mieć dwa miejsca po przecinku. Algorytm obliczeń dla drukarek fiskalnych wymaga zgodności: ilość x cena = wartość. W związku z tym na Paragonie nie ma możliwości wpisania ceny z czterema miejscami po przecinku, działanie to jest niezależne od ustawienia parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku na karcie towaru/usługi.
Uwaga
Moduł Comarch ERP Detal, gdzie wystawiane są przede wszystkim Paragony działa w oparciu o cenę z dwoma miejscami po przecinku, ceny towarów wysyłane do Comarch ERP Detal zawsze są wysyłane w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku.
W przypadku fiskalizacji Faktury Sprzedaży, gdy cena na pozycji jest wpisana z czterema miejscami po przecinku i rachunek: ilość x cena ≠ wartość, przy próbie zapisu wyświetla się komunikat:
Dokument nie może zostać zapisany.Zaznaczono fiskalizację. Na dokumencie znajdują się towary z ceną z czterema miejscami po przecinku.
Dokument można zafiskalizować po odznaczeniu parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku na elemencie.
Jeżeli dokument RO/WZ zostanie wystawiony algorytmem od brutto, a na pozycji dokumentu wpisana jest cena z czterema miejscami po przecinku i rachunek: ilość x cena ≠ wartość, przy próbie przekształcenia do Paragonu pojawia się komunikat:
Błąd agregowania dokumentów!WZ[Numer dokumentu]:Dla towaru X [X] ilość * cena jest różna od wartości.
Nie ma możliwości przekształcenia takiego dokumentu do Paragonu.
W sytuacji, gdy Paragon powstaje z przekształcenia WZ lub RO i w Start/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry/ Ogólne zaznaczony jest parametr Agregacja pozycji na dokumentach powstałych z WZ lub RO, nie jest sprawdzane ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku na elemencie pozycji. Jeżeli ta sama pozycja ma różne ustawienia parametru, ilość x cena = wartość, cena początkowa na obu pozycjach jest taka sama przy przekształceniu takie pozycje są agregowane.
Nie jest zalecane stosowanie cen z dokładnością do czterech miejsc po przecinku na Fakturach Zaliczkowych, jeżeli ma być fiskalizowana Faktura Finalna. Aby zafiskalizować Fakturę Finalną należy odznaczyć na pozycji dokumentu parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, po zaokrągleniu cen, wartość na fakturze może się różnić od wartości na Fakturze Zaliczkowej i Fakturze Pro Formie.
Jeżeli na dokumentach rozchodowych podglądana jest ostatnia cena sprzedaży, to jej wyświetlanie zależne jest od ustawienia precyzji ceny na elemencie dokumentu, z którego wywoływane jest okno ostatnich cen.
Eksporty/Importy
Ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku ma także wpływ na:
eksport/import dokumentów za pomocą pliku XML,
eksport/import pozycji dokumentów,
eksport/import cennika w formacie XML i EXCEL,
import cennika z innej bazy danych,
import z Comarch ERP Migrator,
import cennika z Comarch ERP Klasyka,
eksport do pliku JPK,
import z Comarch ERP XT.
Eksport/Import dokumentów za pomocą pliku XML.
W przypadku eksportu dokumentów do pliku XML cena przenoszona jest z taką precyzją jaka jest ustawiona na pozycji dokumentu, informacja o tym zapisywana jest w pliku w polu CenaZCzteremaMiejscami.
Podczas importu dokumentów z pliku XML sprawdzane jest ustawienie parametru w konfiguracji, na kartotece i ustawienie w pliku, który importujemy:
Jeżeli w konfiguracji nie jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, a w pliku jest ustawiona precyzja ceny z czterema miejscami po przecinku, to na dokumencie ceny ustawiane są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku niezależnie od ustawień w pliku.
Jeżeli w konfiguracji i na kartotece jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, a w pliku nie jest ustawiona precyzja ceny z czterema miejscami po przecinku, to przy imporcie brane jest tylko ustawienie z pliku.
Jeżeli w konfiguracji jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku i parametr ten nie jest zaznaczony na kartotece, a w pliku jest ustawiona precyzja ceny z czterema miejscami po przecinku, to na dokumencie ceny ustawiane są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku niezależnie od ustawień w pliku.
Eksport/Import pozycji dokumentów.
Podczas eksportu pozycji do pliku txt. cena do pliku zapisywana jest z taką precyzją jaka jest ustawiona na pozycji dokumentu.
W przypadku importu pozycji do pliku txt.:
Jeżeli ceny pobierane są z pliku, a w konfiguracji nie zaznaczono parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku, to ceny na dokument przenoszone są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.
Jeżeli ceny pobierane są z pliku, a w konfiguracji i na karcie zaznaczono parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, to ceny na dokument przenoszone są z precyzją do czterech miejsc po przecinku.
Jeżeli ceny pobierane są z programu, to ceny na dokument są przenoszone zgodnie z ustawieniem parametru w konfiguracji i na karcie towaru.
Eksport/Import cennika w formacie XML i EXCEL
W przypadku eksportu cennika do pliku XML i EXCEL cena przenoszona jest z taką precyzją jaka jest ustawiona w pliku, informacja o tym zapisywana jest w pliku w polu CenaZCzteremaMiejscami (jeżeli pole ma wartość 0 – parametr niezaznaczony, wartość 1 – parametr zaznaczony).
Podczas importu cennika z pliku XML, EXCEL ceny importowane są zgodnie z ustawieniem parametru w konfiguracji i ustawieniem w pliku:
Jeżeli importujemy plik XML/EXCEL wyeksportowany we wcześniejszych wersjach programu, a w konfiguracji zaznaczony jest parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, to na kartotekach zaznaczany jest parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku i ceny ustawiane są z precyzją do czterech miejsc po przecinku.
Jeżeli w pliku XML/EXCEL wyeksportowanym od wersji 2017.5.1 programu, w polu CenaZCzteremaMiejscami jest ustawiona wartość 0 i w konfiguracji zaznaczony jest parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, to na kartotekach nie jest zaznaczany parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku i ceny przenoszone są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.
Jeżeli w konfiguracji nie jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, to ceny na kartoteki przenoszone są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku, niezależnie od ustawień w pliku.
Import cennika z innej bazy danych.
Podczas importu cennika z innej bazy danych brane jest pod uwagę ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku:
Jeżeli w konfiguracji nie jest zaznaczony parametr, ceny na zaimportowanych kartotekach przenoszone są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.
Jeżeli parametr jest zaznaczony, na zaimportowanych kartotekach, ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku przenoszone jest z kartotek z bazy źródłowej, ceny na zaimportowanych kartotekach przenoszone są zgodnie z tym ustawieniem.
Import cennika z Comarch ERP Klasyka, Importy z Comarch ERP Migrator, Import z Comarch ERP XT
Podczas wymienionych powyżej importów, przy imporcie kartotek towarowych/usługowych brane jest pod uwagę ustawienie w konfiguracji parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku:
Jeżeli w konfiguracji parametr nie jest zaznaczony, ceny na zaimportowanych kartotekach ustawiane są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.
Jeżeli w konfiguracji parametr jest zaznaczony, na zaimportowanych kartotekach, parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku jest zaznaczony, ceny są przenoszone zgodnie z tym ustawieniem.
Import cennika z Comarch ERP Klasyka – plik COMMA i .txt
Podczas importu cennika z plików COMMA i .txt, na zaimportowaną kartotekę brane jest pod uwagę ustawienie parametru w konfiguracji: Ceny z czterema miejscami po przecinku i ustawienie ceny z pliku.
Eksport cennika i dokumentów w formacie EDI.
Dla ECOD nie ma możliwości użycia ceny z czterema miejscami po przecinku, dlatego jeżeli w konfiguracji jest zaznaczony parametr: Ceny z czterema miejscami po przecinku, to przy próbie eksportu cennika lub dokumentu wyświetlany jest komunikat: W konfiguracji zaznaczono parametr: Ceny z czterema miejscami po przecinku. Format EDI wymaga cen zaokrąglonych do dwóch miejsc. Po wyeksportowaniu ceny zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.Import / Eksport do kasy fiskalnej.
Podczas Importu/Eksportu do kasy fiskalnej, zawsze wysyłana jest cena z dwoma miejscami po przecinku, niezależnie od ustawienia parametru w konfiguracji. W sytuacji, gdy w cenniku cena jest z czterema miejscami po przecinku, to podczas eksportu zaokrąglana jest ona do dwóch miejsc.
Eksport dokumentów do pliku JPK
Jeżeli na pozycji dokumentu parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku jest zaznaczony i na dokumentach występuje cena z czterema miejscami po przecinku, to po eksporcie takich faktur do pliku JPK_FA, JPK_MAG, w polach gdzie występuje cena jest ona zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.
Wydruki
Ceny na wydrukach dokumentów wyświetlane są z dwoma lub czterema miejscami po przecinku, w zależności od ustawienia parametru na pozycji dokumentu. Na wydrukach dokumentów GenRap ceny wyrównane są do prawej strony.
W przypadku wydruków z Cennika, Listy zasobów, Historii towarów, Historii kontrahenta ceny wyświetlane są zgodnie z ustawieniem parametru w konfiguracji.
Dokumenty w buforze
Każdy dokument można zapisać:
w sposób trwały. Wtedy nie można dokonywać na nim żadnych zmian ani go skasować. Dopuszczane są jedynie korekty ilościowe lub wartościowe albo anulowanie. W tym ostatnim przypadku dokument anulowany pozostaje na liście faktur (ma kolor szary), ale nie jest brany pod uwagę w żadnych analizach i zestawieniach.
do bufora. Dokumenty w buforze, na liście oznaczone kolorem zielonym, to dokumenty, na których można dokonywać wszelkich zmian.
Możliwość zapisu do bufora może zostać zablokowana dla wybranych operatorów. Parametr Blokada zapisu dokumentów FS i PA do bufora został dokładniej opisany w artykule Konfiguracja uprawnień operatora.
Najważniejsze zasady (i konsekwencje) umieszczania dokumentów w buforze
Dokumentowi w buforze nadawany jest numer kolejny w obrębie wykorzystywanego schematu numeracji. Skasowanie dokumentu w buforze pozostawia lukę w numeracji, której program nie wypełnia automatycznie. Użytkownik powinien to zrobić we własnym zakresie.
Dokumentów w buforze nie da się anulować, ani wystawiać do nich korekt. Można je modyfikować lub usunąć.
Na podstawie dokumentu w buforze nie można utworzyć innego, skojarzonego z nim dokumentu.
Do dokumentów w buforze nie da się zrealizować żadnych płatności. Oznacza to, że zatwierdzenie do bufora faktury płatnej gotówką nie wprowadzi zapisu do rejestru kasowego.
Wszystkie płatności do dokumentów w buforze (bez względu na formę płatności) umieszczane są w buforze preliminarza płatności, ze statusem (N) nierozliczone. Z poziomu preliminarza nie da się ich rozliczać ani zmienić ich stanu i statusu. Dopiero trwałe zatwierdzenie dokumentu zmienia stan zdarzenia w preliminarzu na Zatwierdzone do realizacji i pozwala na wykonywanie dalszych rozliczeń (automatem, lub ręcznie).
Do dokumentów w buforze nie da się wydrukować Paragonu fiskalnego.
Dokumentów w buforze nie można przenieść do rejestru VAT ani zaksięgować na konta.
Dokumenty w buforze a ilość towaru
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Program umożliwia zapisywanie wszystkich dokumentów do bufora, ale nie wszystkie one wpływają na ilość towaru. Generalna zasada jest taka, że:
dokumenty magazynowe, przychodowe (PZ, PW) nie wpływają na ilości, wpływają na zamówienia
dokumenty magazynowe, rozchodowe (WZ, RW) zmniejszają ilości (magazynową i dostępną)
dokumenty handlowe sprzedaży (FS, PA) powodują rezerwacje lub pobranie.
Dla przypomnienia, w programie z towarem związane są 2 ilości:
ilość towaru jaki jest na magazynie (fizycznie)
ilość dostępna, uwzględniającą rezerwacje
W trakcie wystawiania dokumentów magazynowych WZ, RW program sprawdza aktualną ilość towaru na magazynie lub ilość dostępną (pomniejszoną o rezerwacje) jeżeli zaznaczono parametr w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru gdy występują rezerwacje. Ilość ta sprawdzana jest także w przypadku dokumentów handlowych (PA, FS) jeśli określono, że mają one pobierać a nie rezerwować.
W tabeli poniżej przedstawiony został wpływ dokumentów handlowych zapisanych do bufora (nie na stałe) na poszczególne ilości widoczne na liście zasobów.
TYP DOKUMENTU
ILOŚĆ
REZERWACJE
ZAMÓWIENIA
FS/PA (pobranie)
√
FS/PA (rezerwacja)
√
FS/PA Kor. ilości
√
FZ
√
FZ Kor. ilości
√
Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku dokumentów magazynowych.
TYP DOKUMENTU
ILOŚĆ
REZERWACJE
ZAMÓWIENIA
WZ
√
WZ Kor ilości
√
PZ
√
PZ Kor. ilości
√
PW
√
PW kor. ilości
√
RW
√
RW Kor. ilości
√
PWP
√
RWS (rezerwacja)
√
RWS (pobranie)
√
ZD
√
RO
√
Aktualizacja cen sprzedaży
Aby program aktualizował ceny sprzedaży zgodnie z ustalonymi parametrami na karcie towaru powinien być zaznaczony parametr Aktualizacja: TAK dla poszczególnych cen (które powinny być przeliczane w chwili zakupu towaru). Aktualizacja cen sprzedaży działa zawsze po zatwierdzeniu dokumentu wprowadzającego towar do magazynu.
Uwaga
Aktualizacja cen sprzedaży wykonywana jest wyłącznie dla pozycji zaznaczonych przez Użytkownika. Domyślnie zaznaczone są wszystkie pozycje.
Jeśli towar jest przyjmowany w takiej samej cenie jak ostatnia cena zakupu – proponowane ceny sprzedaży są zgodne z wcześniejszymi.
Jeśli na oknie modyfikowanych cen zaznaczymy parametr Pokaż tylko pozycje, dla których zmieniono cenę, wówczas na liście pozycji pojawią się tylko te towary, dla których zmieniono cenę zakupu. Dla towarów w walucie brany jest pod uwagę również kurs waluty – zmiana kursu oznacza zmianę ceny.
Przy zapisie okna, aktualizacja cen zostanie wykonana tylko dla towarów aktualnie widocznych na liście pozycji. Parametr jest niedostępny dla dokumentów korygujących, ponieważ na oknie modyfikowane ceny wyświetlanym po zapisie korekty pojawiają się tylko pozycje zmieniające cenę.
W tabeli pojawiają się kolumny z ceną zakupu i cenami sprzedaży (w wartości netto i brutto) , jakie ostatnio były zapamiętane na karcie oraz kolumna z nową ceną zakupu i proponowanymi cenami sprzedaży (w wartości netto i brutto).
Nowe ceny sprzedaży wyliczane są zgodnie z ustawionymi na karcie parametrami: procentem marży, zaokrągleniem, offsetem. Jeśli w tabeli zmienimy jeden z parametrów – cena wyliczana jest od nowa.
Istnieje również możliwość wpisania bezpośrednio ceny sprzedaży – w tej sytuacji program odpowiednio przeliczy procentową wartość marży.
Uwaga
Należy pamiętać, że Faktura Zakupu, która powstaje w wyniku skojarzenia z PZ jest zawsze zapisywana w buforze – w chwili jej zatwierdzenia na trwałe tabela z aktualizowanymi cenami pojawi się ponownie.
Aktualizacja cen
Dodatkowo w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Pokazuj aktualizowane ceny sprzedaży:
jeśli parametr jest aktywny – w chwili zatwierdzania dokumentu przychodowego (FZ, PZ, PW, PWP…) bądź korekty wartości (ceny) do dokumentu przychodowego pojawia się tabela z informacją o wcześniejszych cenach oraz z propozycją nowych. Użytkownik ma możliwość ich edycji na zasadach opisanych powyżej.
jeśli parametr nie jest aktywny – w chwili zatwierdzania dokumentu przychodowego ceny są zmieniane bezpośrednio na formularzu towaru (zgodnie z ustawieniami), bez dodatkowego informowania Użytkownika. Tabela z cenami nie pojawi się.
Uwaga
Marża na karcie jest marżą zakładaną w przypadku, gdy okno z aktualizacją cen zostanie zamknięte bez zapisu – ceny sprzedaży nie zostaną zmienione, ale nie zostanie również przeliczona procentowa wartość marży.
Jeśli Użytkownik chce, by procentowa wartość marży została przeliczona powinien w kolumnie Cena po wpisać ceny identyczne jak w kolumnie Cena przed izatwierdzić zmiany.
Aktualizacja cen dla usług
Jeśli usługa ma określony koszt kwotowy (zakładka [Dodatkowe]) na karcie w tabeli z cenami widoczne są pola Aktualizacja cen oraz Marża, Zaokrąglenie i Offset, które są odpowiedzialne za wyliczanie nowych cen sprzedaży.
Zasady działania mechanizmu są takie jak w przypadku aktualizacji cen dla towarów:
Jeśli usługa ma określony koszt procentowy (zakładka Dodatkowe) na karcie nie są widoczne pola dotyczące aktualizacji cen sprzedaży i mechanizm jest wyłączony.
Konfiguracja uprawnień operatora
Na formularzu operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry] znajduje się grupa parametrów związanych z modułami handlowymi (Faktury i Handel). W grupie znajdują się parametry pozwalające na określenie poziomu uprawnień poszczególnych operatorów:
Aktualizacja kontrahenta na dokumencie – umożliwia zmianę danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach. Funkcja polega na podmianie danych z dokumentu, widocznych na zakładce [Kontrahent], na dane aktualne na karcie kontrahenta. Funkcja jest dostępna na liście z poziomu menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy).
funkcja nie podmienia danych na dokumentach skojarzonych (np. na WZ do faktury trzeba dane podmienić odrębnie).
funkcja nie działa na dokumentach zaksięgowanych (do rejestrów VAT oraz bezpośrednio na konta księgowe).
podmianę danych można wykonać seryjnie, dla dokumentów zaznaczonych na liście.
Blokada anulowania dokumentu – blokuje możliwość anulowania dokumentów. Blokada dotyczy wszystkich dokumentów zarówno handlowych jak i magazynowych. W sytuacji, gdy operator nie ma uprawnień do anulowania dokumentów opcja w menu kontekstowym nie jest dostępna.
Blokada edycji pozycji cennika – przy aktywnym parametrze operator nie ma możliwości dokonywania zmian na już istniejących kartach towarów/ usług. Natomiast nadal zachowuje prawo podglądu informacji na kartach istniejących oraz zakładania nowych.
Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA – funkcja została opisana w artykule poświęconym zmianom w fiskalizacji dokumentów.
Blokada zapisu dokumentów FS i PA do bufora – przy aktywnej blokadzie operator nie może zapisać dokumentu FS i PA do bufora. Wprawdzie parametr Bufor jest dostępny na formularzu dokumentu i operator może go zaznaczyć, jednak przy próbie zatwierdzenia program wyświetli komunikat i nie pozwoli na zapisanie faktury/ paragonu. Możliwy jest jedynie zapis na trwałe (bez możliwości późniejszych zmian).
Jeśli operator nie ma uprawnień do zapisu dokumentów do bufora podczas przekształceń, gdzie dokumentem wynikowym będzie Faktura Sprzedaży lub Paragon, program zapyta użytkownika, czy kontynuować i zapisać dokument od razu na trwałe, czy też zrezygnować z przekształcenia. Jeśli Faktura Sprzedaży/ Paragon jest zapisywany od razu do bufora – nie jest podnoszony formularz dokumentu, tak, jak ma to miejsce przy zapisie do bufora. Należy przy tym pamiętać, że przekształcenie takie nie będzie możliwe, jeśli kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu, a operator nie będzie miał uprawnień do zapisu dokumentu po przekroczeniu limitu.
Parametry dotyczące blokady zmiany ceny dotyczą możliwości zmiany cen sprzedaży podczas wystawiania poszczególnych dokumentów. Oprócz braku możliwości zmiany ceny oraz udzielenia rabatu bezpośrednio na dokumencie, program blokuje również możliwość zmiany grupy cenowej, wg której wystawiany jest dokument (przypisanej kontrahentowi). Blokada może dotyczyć różnych typów dokumentów wystawianych w module: FS i WZ, Faktura Pro Forma, Faktura Zakupu, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Zamówienie u Dostawcy.
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Brak dostępu do cen zakupu – jeśli parametr jest aktywny (zaznaczony) operator pracujący w programie nie ma dostępu do informacji dotyczących cen zakupu. Zamiast cen zakupu (kosztu) na dokumentach widoczne są —.
Rozliczanie dokumentów z poziomu listy – zpoziomu listy dokumentów związanych z powstawaniem płatności w Kasie/Banku (Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, dokumenty kaucyjne WKA i PKA) dostępna jest opcja rozliczania z poziomu listy dokumentów. Rozliczanie dokumentów jest również możliwe z poziomu okna Sprzedaży Dedykowanej. Funkcja jest dostępna w menu kontekstowym, wyświetlanym pod prawym przyciskiem myszy na odpowiednich listach. Po wybraniu schematu numeracji dla tworzonego zapisu kasowego i wybraniu rejestru, do którego ma trafić, program tworzy zapis KP lub KW, pobierając dane z rozliczanego dokumentu. Działanie funkcji jest analogiczne jak w przypadku funkcji Rozliczdostępnej w Preliminarzu płatności.
Sprzedaż poniżej minimalnej marży/ maksymalnego rabatu – jeśli parametr jest zaznaczony operator może korygować ceny sprzedaży niezależnie od granicy ceny ustalonej dla poszczególnych towarów. Zasady zostały opisane w artykule Granica ceny sprzedaży.Zmiana limitu kredytu na karcie kontrahenta – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w artykule Kontrola limitu płatności kontrahenta).
jeśli jest aktywny – operator ma prawo zmiany kwoty przyznanego limitu na formularzu kontrahenta (zakładka [Handlowe]).
jeśli parametr nie jest aktywny – pole z kwotą przyznanego limitu nie jest dostępne dla operatora.
Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora/ zapis na trwałe – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w artykule Kontrola limitu płatności kontrahenta).Zapisywanie dokumentów FS i PA po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje, że wydruk dokumentu (również wywołanie podglądu wydruku) powoduje zapis dokumentu na trwałe (niezależnie od ustawienia parametru Bufor na formularzu). Jeśli przed wydrukiem na formularzu zaznaczony będzie parametr WZ (dotyczy modułów Handel, Handel Plus) – program automatycznie utworzy Wydanie Zewnętrzne do drukowanego dokumentu. W innym przypadku utworzenie WZ będzie możliwe po zatwierdzeniu dokumentu z poziomu listy.
Podobna zasada dotyczy fiskalizacji. Jeśli parametr Drukuj fiskalnie będzie zaznaczony przed wydrukiem dokumentu – fiskalizacja będzie automatyczna. Jeśli nie – wydruk na drukarce fiskalnej będzie możliwy z poziomu listy, po zatwierdzeniu dokumentu.
Zapisywanie dok. mag. po wydruku na trwałe – jeśli parametr zostanie włączony, wówczas operator drukując dokumenty magazynowe, będzie te dokumenty zapisywał na trwałe (nie do bufora).
Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie – jeśli parametr jest zaznaczony to dany operator ma prawo do zmiany kategorii oraz jej opisu w nagłówku dokumentu i na pozycjach, pomimo, że dokument został już zapisany na trwałe. Zmianę można zapisać przy pomocy przycisku , widocznego obok pola Kategoria.
Uwaga
Funkcja dotyczy dokumentów zapisanych na trwałe do czasu ich zaksięgowania (do rejestrów VAT lub bezpośrednio do Księgi Handlowej).
Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie – parametr związany jest z możliwością zmiany opisu oraz osoby odbierającej na zatwierdzonym dokumencie. Funkcja działa w podobny sposób jak w przypadku zmiany kategorii. Na zatwierdzonym dokumencie, niezależnie od tego czy został już zaksięgowany, istnieje możliwość zmiany:
osoby odbierającej dokument ze strony kontrahenta,
opisu oraz atrybutów, związanych z kontrahentem,
opisu na pozycji dokumentu – warunkiem jest zaznaczony parametr Pozwól na edycję opisu na fakturze na karcie towaru w cenniku.
Zmiana wysłanych/odebranych e-faktur – parametr związany z funkcjonalnością wystawiania faktur elektronicznych, która opisana została w osobnym dokumencie. Zaznaczenie tego parametru pozwoli na anulowanie dokumentów wysłanych do systemu IWD.
Anulowanie dokumentu
Anulowanie dokumentu jest dostępne wyłącznie z menu kontekstowego otwieranego po kliknięciu w obrębie listy prawym klawiszem myszy.
Zasady rządzące anulowaniem dokumentów to:
1. Nie da się anulować dokumentów w buforze (na liście oznaczone kolorem zielonym).
2. Nie da się anulować dokumentów przeniesionych do rejestru VAT i zaksięgowanych na konta (na liście kolor niebieski).
Nie da się anulować dokumentu, do którego jest korekta.
Jeśli do dokumentu jest jedna korekta – korektę tą trzeba anulować (oczywiście jeśli spełnione są pozostałe warunki). Gdy anulujemy korektę – staje się możliwe anulowanie dokumentu podstawowego.
jeśli korekt jest więcej – można anulować ostatnią z nich. Gdy ta jest anulowana – przedostatnią itd.
3. Anulować można dokument bez względu na datę jego wystawienia (również wstecz)
4. Dokument anulowany pozostaje na liście (ma kolor szary), natomiast w kolumnie Status wyświetla się wartość Anulowano.
5. Istnieje możliwość wykorzystania numeru dokumentu anulowanego i wielokrotne anulowanie dokumentu z takim samym numerem. W przypadku anulowania dokumentu handlowego/ magazynowego, kolejnemu wystawianemu dokumentowi zostanie nadany numer dokumentu anulowanego.
6. Jeśli dokument powstał na podstawie rezerwacji/ zamówienia – anulowane są oba dokumenty (rezerwacja/ zamówienie są widoczne na liście w kolorze szarym).
7. Dokument handlowy może zostać anulowany niezależnie od tego, czy jest skojarzony z magazynowym. Podczas anulowania dokumentów handlowych typu FA, PA, FZ program pyta, czy równocześnie anulować skojarzone z nim dokumenty magazynowe (WZ/ PZ). W przypadku, gdy anulowanie dokumentu handlowego się nie powiedzie – dokumenty magazynowe również nie są anulowane.
8. Dokument magazynowy (WZ, PZ) może być anulowany tylko, jeśli nie jest skojarzony z dokumentem handlowym (FA, FZ).
Anulowanie dokumentu magazynowego skojarzonego z handlowym musi odbywać się w dwóch etapach:
najpierw anulujemy dokument handlowy (FA, FZ),
anulujemy dokument magazynowy (WZ, PZ).
Skutki anulowania dokumentu w module Kasa/Bank zostały opisane w artykule: Płatności a dokumenty anulowane.
W przypadku dokumentów wprowadzających towar do magazynu (np. PZ) anulowanie dokumentu jest możliwe tylko w przypadku, gdy towar z dostawy, która powstała w wyniku zatwierdzenia PZ, jest jeszcze dostępny na magazynie. Jeśli dostawa została już wyprowadzona z magazynu – anulowanie nie będzie możliwe (pozostaje korekta ilościowa do dokumentu).
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE kontrahenta
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Automatyczna weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE na dokumentach handlowych, który jest domyślnie zaznaczony. Przy takim ustawieniu, po wybraniu kontrahenta bądź zmianie jego numeru NIP na Fakturach Zakupu, Fakturach Sprzedaży, Przyjęciach Zewnętrznych, Fakturach Pro Forma, Wydaniach Zewnętrznych oraz na korektach do tych dokumentów nastąpi automatyczna weryfikacja czy jest on podatnikiem VAT lub VIES. Z prawej strony okna wyświetlana jest informacja o weryfikacji:
.
Funkcja działa tylko w momencie dodawania dokumentu handlowego z datą bieżącą.
W przypadku wystawianiu dokumentu z datą wstecz, weryfikację statusu VAT/ VAT-UE należy wykonać ręcznie poprzez przycisk Weryfikacja statusu kontrahenta VAT/ VAT-UE znajdujący się na dokumentach.
Weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE na dokumentach
Poprzez przycisk Weryfikacja statusu kontrahenta VAT/ VAT-UE można ręcznie zweryfikować czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym i czy istnieje w Wykazie podatników VIES. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji na dokumencie, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES znajdujący się na zakładce [Kontrahent] jest automatycznie zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT/ VAT-UE czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest rodzaj transakcji: Podmiot gospodarczy. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html.
Weryfikacja kontrahenta w wykazie podatników VIES możliwa jest na dokumentach:
Faktury Sprzedaży
Faktury VAT marża
Faktury Pro Forma
Faktury Zaliczkowej
Faktury Zakupu
Wydaniach Zewnętrznych
Przyjęciach Zewnętrznych
Korektach do wszystkich wyżej wymienionych dokumentów.
W przypadku, jeżeli status kontrahenta jest wewnątrzunijny, a kontrahent nie jest aktywnym podatnikiem w bazie VIES, wówczas na dokumentach stosowane są krajowe stawki VAT.
Uwaga
Szczególnym przypadkiem weryfikacji statusu VAT/ VAT-UE kontrahenta jest kontrahent z numerem NIP z prefiksem PL. Taki kontrahent jest sprawdzany w Wykazie podatników VAT, jednak może być on również zweryfikowany w bazie VIES. W sytuacji, kiedy weryfikacja w bazie VIES jest negatywna, nie są zmieniane ustawienia parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES.
Po zweryfikowaniu kontrahenta w Wykazie podatników VAT na formularzu dokumentu i zapisaniu dokumentu do bufora, po jego ponownym otwarciu status kontrahenta nie jest ponownie sprawdzany automatycznie, jednak możliwe jest wykonanie weryfikacji ręcznie.
Jeżeli kontrahent wewnątrzunijny wybrany na dokumencie sprzedażowym nie jest podatnikiem aktywnym w bazie VIES, wówczas przy weryfikacji ręcznej pojawi się komunikat: Kontrahent posiada aktywny numer VAT-UE. Czy zweryfikować stawki VAT na towarach? Po kliknięciu przycisku Tak, na pozycji towaru znajdującego się na formularzu dokumentu ustawiane są krajowe stawki VAT.
Jeżeli weryfikacja statusu kontrahenta na dokumencie sprzedażowym przebiegnie negatywnie, a na karcie kontrahenta zaznaczony był parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, zostanie on automatycznie odznaczony zarówno na dokumencie jak i na karcie kontrahenta.
Dodatkowo, w przypadku zmiany stawki VAT wskutek weryfikacji statusu VAT kontrahenta, nie jest zaznaczany parametr Naliczaj VAT na zakładce [Płatności] na formularzu dokumentu.
Jeżeli weryfikacja statusu kontrahenta na dokumencie zakupowym przebiegnie negatywnie, a na karcie kontrahenta zaznaczony był parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, zostanie on automatycznie odznaczony zarówno na dokumencie jak i na karcie kontrahenta. Stawki VAT na pozycjach dokumentu pozostają bez zmian.
Przekształcenia dokumentów
Na dokumencie Rezerwacji Odbiorcy nie ma możliwości zweryfikowania statusu VAT kontrahenta. Natomiast na zakładce [Kontrahent] istnieje możliwość określenia rodzaju transakcji oraz zaznaczenia lub odznaczenia parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES.
W przypadku dokumentów przekształconych z Rezerwacji Odbiorcy weryfikacja odbywa się na dokumentach wynikowych.
Na Fakturze Sprzedaży tworzonej do Wydania Zewnętrznego stawki VAT oraz ustawienie parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES przenoszone są z dokumentu WZ, jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry jest odznaczony parametr Automatyczna weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE na dokumentach handlowych. Natomiast w przypadku, gdy parametr jest zaznaczony, wówczas po przekształceniu Wydania Zewnętrznego do Faktury Sprzedaży, na Fakturze ponownie weryfikowane są stawki VAT oraz status kontrahenta w wykazie podatników VAT/ VAT-UE.
W przypadku przekształcania zafiskalizowanego Paragonu do Faktury Sprzedaży, jeżeli kontrahent miał zaznaczony parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES podczas wystawiania Paragonu, a przy przekształceniu do Faktury Sprzedaży zostanie zweryfikowany negatywnie, wówczas parametr zostanie automatycznie odznaczony zarówno na fakturze jak i na karcie kontrahenta.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT i VIES kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Formularz dokumentu - zakładka [Atrybuty/JPK]
Atrybuty na dokumentach handlowych i magazynowych:
Na formularzu dokumentu znajduje się zakładka: [Atrybuty/ JPK]. Z tego poziomu użytkownik może uzupełniać i modyfikować listę atrybutów związanych z dokumentem. Do dokumentu można przypisać dowolną ilość atrybutów, a jeden atrybut może być przypisany do dokumentu wiele razy (na przykład z różnymi wartościami).
Podczas wystawiania nowego dokumentu na zakładkę [Atrybuty/ JPK] przenoszone są automatycznie wszystkie atrybuty kontrahenta, przypisane na jego karcie z zaznaczonym parametrem Przenosić na transakcje. W takim przypadku proponowana jest również wartość domyślna atrybutu podana na karcie kontrahenta.
Użytkownik może na dokument dopisać inne atrybuty. Podczas dodawania atrybutu na dokument, po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista atrybutów zbudowana z dwóch zakładek:
Atrybuty dokumentu – na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut dokumentu, jakie zostały zdefiniowane w programie. Atrybuty dokumentu nie są przenoszone na zakładkę automatycznie.
Atrybuty kontrahenta – na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut kontrahenta zdefiniowane w programie, niezależnie od tego, czy zostały przypisane na karcie kontrahenta.
W przypadku atrybutów dokumentu i atrybutów kontrahenta wpisywanych na dokument bezpośrednio z poziomu transakcji nie ma możliwości określenia wartości domyślnej dla atrybutu (użytkownik musi uzupełniać wartość bezpośrednio na dokumencie).
Uwaga
W przypadku zmiany kontrahenta NIE są aktualizowane atrybuty przypisane na dokument. Zmiany na zakładce [Atrybuty/ JPK] związane za zmianą kontrahenta Użytkownik musi wprowadzić bezpośrednio z poziomu zakładki.
Atrybuty przypisane do dokumentu wraz z wartościami są przenoszone podczas kopiowania dokumentów.
Dla zaznaczonych na liście dokumentów handlowych i magazynowych poprzez operacje seryjne można dodawać/ usuwać/ zmieniać atrybuty dokumentu.Dla Faktur Sprzedaży oraz Zakupu można również seryjnie zmieniać atrybuty wykorzystywane w JPK_FA.
Uwaga
Wystawianie dokumentów związanych z obsługą magazynów jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
Na zakładce [Atrybuty/ JPK] znajduje się również tabela Kody JPK_V7 zawierająca kody, którymi dokument musi być opisany na potrzeby deklaracji JPK_V7. Szczegóły tej funkcji zostały opisane w biuletynie Jednolity plik kontrolny.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Z poziomu listy, dla zaznaczonych Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu, Paragonów, Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży oraz dla Dowodów Wewnętrznych Zakupu można poprzez operacje seryjne zmienić kody JPK_V7.
Jeśli parametr został oznaczony jako Nieaktywny, to nie będzie wyświetlany do wyboru na kartotekach towarowych, formularzach kontrahentów, dokumentach i w filtrze Zestawienia wg atrybutów. Atrybut nieaktywny nie będzie również przenoszony na nowe transakcje.
Przenoszenie atrybutów na dokumenty skojarzone i korygujące
Przenoszenie atrybutów na dokumenty skojarzone (w przypadku przekształceń dokumentów np.: RO -> FS, FS -> WZ itp.) jest uzależnione od zaznaczenia parametru w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry: Kopiuj atrybuty na dokumenty powiązane.
Przenoszenie atrybutów na dokumenty korygujące jest uzależnione od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry: Kopiuj atrybuty na korekty.
Jeśli parametr jest zaznaczony – na dokumenty powiązane/ korekty przenoszone są wszystkie atrybuty wraz z wartościami, wskazane na zakładce [Atrybuty/ JPK] na dokumencie źródłowym, niezależnie od tego, czy są to atrybuty typu dokument, czy atrybuty kontrahenta.
W przypadku przekształceń dokumentów, gdy przekształcanych jest wiele dokumentów (np. kilka RO) do jednego (np. FS) – wtedy na dokument wynikowy przenoszone są wszystkie atrybuty z dokumentów przekształcanych. Jeśli zdarzy się sytuacja, że na dokumenty przekształcane przypisany jest taki sam atrybut z identyczną wartością – wtedy na dokumencie wynikowym atrybut ten pojawi się tylko raz.
Uwaga
Wystawianie dokumentów związanych z obsługą magazynów jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
Rozliczanie zaliczek
Podczas wystawiania dokumentu handlowego możliwe jest wykorzystanie nierozliczonych dotąd zapisów kasowych/bankowych. Na zakładce [Płatności]znajduje się tabela Zaliczki do rozliczenia. Jeśli istnieją nierozliczone zaliczki związane z podmiotem wybranym na zakładce [Kontrahent] w polu Domyślny płatnik, ikona plusa znajdująca się pod tabelą, zawiera wykrzyknik . Po jej naciśnięciu można wskazać zaliczki, które chcemy rozliczyć z wystawianym dokumentem.
Przycisk wyboru zaliczkobiorcy w rozwijanym menu umożliwia wybór innych podmiotów: banku, pracownika, wspólnika czy urzędu.
Ikony pozwalają na dodawanie, edycję oraz usuwanie zaliczek.
Uwaga
Na liście pojawią się zapisy kasowe, które jako walutę rozliczenia mają podaną walutę zgodną z walutą dokumentu. Walutę rozliczenia Użytkownik ustala wprowadzając dokument kasowy do raportu w module Kasa/Bank.
Lista składa się z kolumn:
Kwota – wpisujemy kwotę zaliczki jaką chcemy rozliczyć na tej fakturze. Standardowo program proponuje kwotę maksymalną. Program kontroluje, aby rozliczana kwota zaliczki nie była większa od kwoty możliwej do rozliczenia.
Kwota maks. – program wyświetla kwotę zaliczki jaka pozostała nam do rozliczenia. Pole nie podlega edycji.
Numer dokumentu – numer zapisu KP, na podstawie którego zaliczka została zarejestrowana w kasie.
Przykład
Całkowite rozliczenie
Wystawiamy fakturę płatną gotówką. Kontrahent prosi o rozliczenie wpłaconych wcześniej zaliczek Faktura opiewa na kwotę brutto 800 zł. Klient wcześniej wpłacił kwotę 200 zł, co odnotowane zostało dokumentem KP. Na zakładce Płatności pojawi się zapis:
termin – data dzisiejsza
forma płatności: gotówka
kwota: 800 zł
kwota rozliczona: 0 zł
W oknie obok Zaliczki do rozliczenia pojawi się ikona plusa z wykrzyknikiem, informująca o istniejącej nierozliczonej zaliczce, po wskazaniu KP z listy dokumentów do rozliczenia
Kwota – wyświetla się maksymalna kwota zaliczki, jaką możemy wykorzystać (200), ponieważ rozliczamy całą zaliczkę, zostawiamy tą kwotę 200 zł
Kwota maks. – program wyświetla 200 zł, ponieważ to jest kwota nierozliczonego zapisu kasowego
Fakturę zatwierdzamy (trwale – nie do bufora!). Program sygnalizuje wpłatę gotówki – 600 zł do kasy. Efekty zatwierdzenia faktury płatnej gotówką przy jej wystawieniu to:
w raporcie kasowym pojawił się zapis kasowy KP z kwotą wpłaconą 600 zł. Zapis ma status Rozliczony.
zapis kasowy odpowiadający zaliczce również otrzymał status Rozliczony
w Preliminarzu płatności pojawiło się zdarzenie związane z wystawioną fakturą ze statusem Rozliczone.
Na zakładce Rozliczenia widać, że faktura została rozliczona dwoma zapisami kasowymi:
KP 200 zł – odpowiadające wpłaconej zaliczce
KP 600 zł – odpowiadające wpłacie dokonanej przy wystawieniu dokumentu
na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono pojawiła się kwota 800 zł
na zakładce Płatności kwota rozliczona również będzie równa 800 zł (do kasy wpłynęła zapłata 200zł+600zł)
Przykład
Częściowe rozliczenie
Wystawiamy fakturę płatną przelewem na kwotę 1000 zł. Kontrahent wpłacił wcześniej zaliczkę 500 zł (zapis KP o statusie Nierozliczony), jednak prosi, by rozliczyć z niej tylko 300 zł.
Na fakturze (zakładka Płatności) pojawi się jedna płatność:
termin: za 14 dni
forma płatności: przelew
kwota: 1000 zł
kwota rozliczona: 0 zł
W oknie z zaliczkami pojawi się ikona plusa z wykrzyknikiem, informująca o istniejącej nierozliczonej zaliczce, po wskazaniu KP z listy dokumentów do rozliczenia ustalamy:
Kwota – wpisujemy 300 zł (które kontrahent chce rozliczyć)
Kwota maks. – widać maksymalną kwotę do rozliczenia, czyli 500 zł
Fakturę zatwierdzamy (nie do bufora!). W efekcie:
w Preliminarzu płatności pojawiło się zdarzenie ze statusem Rozliczono częściowo:
kwota rozliczona: 300 zł
pozostaje do rozliczenia: 700 zł
na zakładce Rozliczenia widać, że faktura została rozliczona z zapisem odpowiadającym zaliczce.
Zapis kasowy odpowiadający zaliczce ma status Rozliczony częściowo:
kwota rozliczona: 300 zł
na zakładce Rozliczenia widać, że zapis została rozliczona z wystawioną wcześniej fakturą.
Na fakturze sprzedaży:
na zakładce Ogólne kwota zapłacona to 300 zł, pozostaje do zapłaty 700 zł
na zakładce Płatności kwota rozliczona to 300 zł.
Wykorzystanie czytnika kodów kreskowych
Program został przystosowany do wykorzystania kodów kreskowych. Warunkiem koniecznym do używania kodów jest posiadanie czytnika kodów kreskowych emulującego klawiaturę (czytnik podpinany równolegle do klawiatury).
Czytnik możemy wykorzystywać do :
wpisywania kodu EAN na formularz towaru,
odszukiwania pozycji w cenniku/ na liście zasobów – operacje można wykonać z poziomu Cennika/Listy zasobów,
dopisywania pozycji na dokument – program szuka na liście zasobów pozycji o zadanym kodzie i jeśli taki kod istnieje pozycja zostanie dopisana. Pozostaje ustalenie ilości i ceny,
wprowadzania towaru jako składnika na recepturę.
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Sprzedaż tylko wg kodów EAN. Jeśli parametr jest zaznaczony (przy ustawionej w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry metodzie dodawania pozycji na dokument przez edycję na liście lub podniesienie formularza) to podczas wpisywania pozycji na dokument program wyszukuje towar wg pola kod EAN, jeśli nie znajdzie towaru o takim kodzie EAN generowany jest komunikat: Nie znaleziono pozycji o kodzie EAN: XXXXXXXX. – Anuluj. Okno z komunikatem można zamknąć klawiszem <ESC> lub za pomocą myszy naciskając w oknie komunikatu przycisk Anuluj.
Kody wagowe
Podczas wystawiania dokumentów w systemie Comarch ERP Optima (z wyjątkiem dokumentów PWP, RWS dostępnych w modułach Handel, Handel Plus) istnieje możliwość odczytywania tzw. kodów wagowych (zawierających informację o wadze towaru). Kody takie są drukowane przez wagi, natomiast w chwili odczytu program rozpoznaje, że jest to kod wagowy i odpowiednio odczytuje ilość, wprowadzając ją na dokument. Sam towar jest rozpoznawany na podstawie kodu EAN wprowadzonego na karcie.
Kod wagowy ma określoną strukturę, w związku z czym:
kod EAN zapisany na karcie towaru musi mieć 4 znaki
waga towaru nie może przekraczać 99.999 kg
kody rozpoczynające się prefiksem od 20 do 29 rozpoznawane są zawsze jako wagowe i program nie sprawdza poprawności cyfr kontrolnych, jeśli w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN wyłączony zostanie parametr Walidacja poprawności kodu EAN
Uwaga
Funkcja odczytywania kodów wagowych działa tylko jeśli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wybrano parametr: Dodawanie pozycji na dokumencie jako: edycja na liście.
Uwaga
Funkcja odczytywania kodów wagowych nie działa na dokumentach: Przyjęcie Wewnętrzne Produktu i Rozchód Wewnętrzny Składników (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Zestawienie rabatów kontrahenta
Zestawienie dostępne jest z poziomu:
listy kontrahentów,
formularza kontrahenta,
formularzy dokumentów: Faktura Sprzedaży, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Wydanie Zewnętrzne,
okna Sprzedaż dedykowana.
Zestawienie jest tworzone w oparciu o rabaty procentowe i typu stała cena, zdefiniowane w oknie Ogólne/ Rabaty.
W oknie Rabaty kontrahenta znajduje się przycisk , który umożliwia wyliczenie zarówno informacji o przydzielonych rabatach, jak również indywidualnego cennika „na życzenie” użytkownika. Dane nie są wyświetlane zaraz po otwarciu okna – pojawiają się dopiero po wciśnięciu przycisku. Jeśli użytkownik zmieni parametry wyświetlania przycisk zmieni się na , informując o konieczności ponownego wyliczenia.
Zakładka [Rabaty]
Zestawienie zawiera wszystkie rabaty typu procentowego, przyznane kontrahentowi. Na zakładce wyświetlane są rabaty obowiązujące dla kontrahenta – w przypadku, gdy kontrahentowi przyznane jest kilka rabatów na ten sam towar, wyświetlany jest ten o najwyższym priorytecie (na przykład przyznany jest rabat typu wszyscy kontrahenci/ jeden towar oraz jeden kontrahent/ jeden towar – w takim przypadku wyższy priorytet ma rabat jeden kontrahent/ jeden towar i on pojawi się na zestawieniu). Przy czym jeśli na dany towar przyznany jest zarówno upust typu rabat kontrahenta i rabat towaru – to na zestawieniu wyświetlone zostaną obydwa upusty.
Na zestawieniu pojawiają się wszystkie towary, na które został udzielony jakikolwiek rabat.
W lewym dolnym rogu znajduje się pole Na dzień z możliwością wskazania daty, dla której wyświetlana jest lista rabatów. Podpowiadana jest data bieżąca (ustalona w menu Narzędzia/ Data bieżąca) lub data dokumentu (data sprzedaży, termin rezerwacji lub data wydania). Istnieje możliwość ustawienia dowolnej daty w tym polu.
Uwaga
Uwaga: W przypadku wywoływania zestawienia rabatów kontrahenta z poziomu formularza dokumentu, domyślnie wyświetlana data jest uzależniona od jego statusu. W sytuacji gdy dokument jest jeszcze w edycji/buforze, lista rabatów kontrahenta jest wyświetlana domyślnie na dzień określony przez datę dokumentu (data sprzedaży, termin rezerwacji lub data wydania). Dla dokumentów zatwierdzonych podpowiadana jest data bieżąca lub ustalona w menu Narzędzia/Data bieżąca.
Typ rabatu – określa sposób przyznania rabatu dla kontrahenta:
kontrahent – rabat dla pojedynczego kontrahenta,
grupa kontrahentów – rabat dla grupy kontrahentów,
wszyscy kontrahenci – rabat dla wszystkich kontrahentów.
Na co – określa sposób przyznania rabatu na dany towar:
towar – rabat dla wskazanego pojedynczego towaru,
grupa towarów – rabat przyznany dla całej grupy towarów,
wszystkie towary – upust standardowy na wszystkie towary.
Przykład
Kombinacja tych dwóch wartości określa, jakiego typu jest dany rabat.
Kontrahent i Grupa towarów [Akcesoria] – jest to rabat typu pojedynczy kontrahent/ grupa towarowa [Akcesoria]
Wszyscy kontrahenci i towar – jest to rabat typu jeden towar/ wszyscy kontrahenci
Zakładka [Stała cena]
Na zakładce widoczne są wszystkie przyznane kontrahentowi rabaty typu stała cena obowiązujące w dniu określonym w polu Na dzień. W kolumnie Poziom podana jest informacja, czy jest to stała cena przyznana na towar dla pojedynczego kontrahenta, grupy kontrahentów czy też wszystkich kontrahentów. Przy czym należy pamiętać, że na zestawieniu wyświetlana jest stała cena o najwyższym priorytecie. Przykładowo, jeśli na jeden towar ustalona jest stała cena zarówno dla grupy kontrahentów jak i dla pojedynczego kontrahenta – na zestawieniu pojawi się cena przyznana dla pojedynczego kontrahenta.
Zakładka [Indywidualny cennik]
Na zakładce dostępny jest cennik dla kontrahenta, uwzględniający wszystkie przyznane kontrahentowi stałe ceny, rabaty oraz sposób ich wyliczania. Na zestawieniu widoczne są ceny końcowe na wszystkie towary oraz procentowa wartość udzielonych na nie upustów (jeśli przyznane rabaty są typu procentowego).
Cennik indywidualny dla kontrahenta jest wyliczany po wciśnięciu przycisku „pioruna”. Wyliczany cennik można zawęzić do wybranej grupy towarów (uwzględniana jest grupa domyślna, przypisana na karcie towaru na zakładce [Ogólne]), po zaznaczeniu parametru Pokazuj nieaktywne uwzględniane są również towary, które na kartotece, na zakładce [Dodatkowe] mają zaznaczoną opcję Karta nieaktywna.
Kontrola limitu płatności kontrahenta
Na karcie kontrahenta znajdują się parametry dotyczące limitu kredytu oraz limitu przeterminowanych płatności dla określonego kontrahenta. W programie istnieje mechanizm, który pozwala kontrolować przy zatwierdzaniu Faktur Sprzedaży oraz Paragonów, czy któryś z limitów nie został przekroczony.
Funkcja działa jeśli na karcie ewidencyjnej kontrahenta został określony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności dla kontrahenta.
Uprawnienia operatorów
Sposób kontroli przeterminowanych płatności ustawiany jest dla każdego operatora indywidualnie (na jego karcie w Konfiguracji). Dostępne opcje to:
brak – program nie kontroluje płatności podczas zapisu dokumentów, niezależnie od tego, czy kontrahent ma ustawione limity, czy nie. opcja jest dostępna tylko podczas zapisu dokumentów do bufora.
ostrzeżenie – podczas zapisu dokumentu program informuje o ewentualnym przekroczeniu limitu kredytu lub limitu przeterminowanych płatności (w zależności od ustawienia parametrów na karcie kontrahenta), ale pozwala na jego zatwierdzenie
blokada – program blokuje możliwość zapisu dokumentu w przypadku, gdy kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu lub przeterminowanych płatności. Operator może jedynie powrócić na formularz dokumentu, by dokonać na nim zmian.
Istnieje możliwość kontroli płatności (zarówno limitu kredytowego, jak i limitu płatności przeterminowanych) podczas zapisu dokumentu do bufora. Jeśli użytkownik chce kontrolować płatności podczas zapisu dokumentu do bufora powinien dla operatora zaznaczyć odpowiednią opcję dla parametru Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora. Jeśli użytkownik wybierze opcję brak, wtedy podczas zapisu dokumentów do bufora limity płatności nie będą kontrolowane. Natomiast w przypadku zapisu na stałe – kontrola jest prowadzona zawsze, jeśli kontrahent na swojej karcie ma określony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności.
Warto przy tym pamiętać, że odrębnie ustalane są uprawnienia dotyczące zapisu do bufora, a odrębnie zapisu na stałe.
Z obsługą funkcji związany jest dodatkowo parametr na karcie operatora Zmiana limitu na karcie kontrahenta:
jeśli parametr jest aktywny – operator może ustalać limit kredytu na karcie kontrahenta
jeśli parametr nie jest aktywny – pole dotyczące limitu kredytu na karcie kontrahenta nie jest dostępne dla operatora
Kontrola limitu kredytu dotyczy transakcji: Faktur Sprzedaży oraz Paragonów i dokumentów WKA (które można wystawiać w module Handel, Handel Plus).
W trakcie zatwierdzania dokumentu, jeśli stan zadłużenia przekracza przyznany limit, a operator blokadę sprzedaży po przekroczeniu limitu, wyświetlany jest komunikat z informacją o kwocie przekraczającej dopuszczalne zadłużenie. Operator ma do wyboru dwie opcje:
Anuluj – powoduje powrót na formularz dokumentu (operator może wtedy zmienić formę płatności)
Pokaż zaległości– otwierany jest Preliminarz płatności kontrahenta, gdzie widać wszystkie dokumenty nierozliczone.
Jeśli stan zadłużenia/ przeterminowanych płatności przekracza przyznany limit, a operator ma ustawione jedynie ostrzeżenie o przekroczeniu limitu, podczas zatwierdzenia faktury/ paragonu pojawia się dodatkowo możliwość zatwierdzenia dokumentu (OK).
Uwaga
Podczas seryjnego zatwierdzania faktur kontrolowane są zarówno limit kredytu jak i limit przeterminowanych płatności. W przypadku, gdy kontrahent przekroczy któryś z tych limitów – dokument nie zostanie zatwierdzony, niezależnie od uprawnień operatora (ostrzeżenie/ blokada).
Limit kredytu kontrahenta
Informacja dotycząca aktualnego zadłużenia kontrahenta jest widoczna na jego karcie ewidencyjnej (zakładka [Handlowe]) w polu Limit wykorzystany. Wartość w polu jest wyliczana na bieżąco podczas wystawiania dokumentów dla kontrahenta, wprowadzania zapisów kasowo/bankowych oraz dokonywania rozliczeń.
Zasady obliczania limitu wykorzystanego:
Podczas obliczania zadłużenia uwzględniane są kwoty jeszcze pozostającedo rozliczenia.
Podczas obliczania zadłużenia kontrahenta uwzględniane są zdarzenia w buforze.
Podczas obliczania zadłużenia nie są uwzględniane zdarzenia o statusie nie podlega.
Podczas obliczania zadłużenia kwota zadłużenia jest pomniejszana o wpłacone przez kontrahenta zaliczki.
Podczas obliczania zadłużenia kwota zadłużenia jest pomniejszana o zobowiązania wobec kontrahenta (np. nierozliczone faktury korygujące sprzedaż, Faktury Zakupu od kontrahenta itp.)
W przypadku dokumentów w walucie obcej – wartość transakcji w PLN jest wyliczana na podstawie kursu podanego na dokumencie.
W przypadku dokumentów płatnych częściowo gotówką, a częściowo np. przelewem – podczas obliczania zadłużenia kontrahenta program uwzględnia tylko część z odroczonym terminem płatności.
Limit jest kontrolowany również podczas zatwierdzania faktury płatnej gotówką. Program sprawdza, czy kwota wpłacana nie jest mniejsza niż do zapłaty. Jeśli tak – program sprawdza limit kredytu kontrahenta, uwzględniając kwotę pozostającą do zapłaty.
Kontrola limitu kredytu nie jest aktywna w trakcie wystawiania dokumentów pierwotnych (wykorzystywanych podczas wystawiania korekt do dokumentów nie zarejestrowanych w systemie).
Limit przeterminowanych płatności
Wartość przeterminowanych płatności nie jest zapisywana w bazie, tylko wyliczana jest na bieżąco w momencie zatwierdzania dokumentów.
Uwaga
Wartość przeterminowanych płatności dla kontrahenta jest wyliczana w momencie zatwierdzania dokumentu na podstawie dokumentów przeterminowanych w Preliminarzu płatności. Jako datę graniczną, wg której określany jest termin do blokady przyjmowany jest terminrealizacji płatności.
Należy pamiętać, że termin realizacji płatności uwzględnia automatycznie dwa parametry: dopuszczalną zwłokę kontrahenta (określaną na jego karcie ewidencyjnej) oraz czas realizacji przelewu przez bank. Jeśli więc użytkownik chce, by blokada nie następowała zaraz po przekroczeniu terminu płatności, tylko dopuszcza jeszcze jakiś okres „przejściowy” od terminu płatności, zanim sprzedaż zostanie zablokowana – może wypełnić na karcie kontrahenta pole Dopuszczalna zwłoka. Na jej podstawie zostanie wyliczony termin realizacji płatności. W efekcie, podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności, program uwzględni przyznany kontrahentowi „okres przejściowy”.
Podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności uwzględniane są dokumenty z Preliminarza: typu przychodowego, zarówno płatności w buforze, jak i „do realizacji”.
Obsługa limitu kredytu kontrahenta na dokumentach WZ, RO, FPF
Limit kredytu oraz limit przeterminowanych płatności kontrahenta mogą być kontrolowane również podczas wystawiania Wydań Zewnętrznych, Rezerwacji Odbiorcy oraz Faktur Pro Forma. Funkcjonalność jest dostępna po zaznaczeniu parametru Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO, FPF w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce [Parametry].
Ponieważ dokumenty WZ, RO oraz FPF nie tworzą zdarzeń w Preliminarzu Płatności, nie będą wpływać na wysokość zadłużenia kontrahenta oraz przeterminowane płatności. Oznacza to, że kwota z zapisywanego dokumentu nie zwiększy wykorzystanej już kwoty limitu.
W przypadku, gdy któryś z limitów zostanie przekroczony, program zadziała zgodnie z ustawieniami wprowadzonymi na karcie operatora (ostrzeżenie, blokada, brak reakcji).
Podczas wystawiania dokumentu WZ, w przypadku, gdy Klient ma przekroczony limit, wydanie towaru będzie możliwe jeżeli od razu zostanie uregulowana za niego należność (po zaznaczeniu parametru Płatność na dokumencie WZ).
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe (w tym WZ, RO) wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Mechanizm odwrotnego obciążenia VAT
Uwaga
Na mocy Ustawy z dnia 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, od 1 listopada 2019 r. mechanzim odwrotnego obciążenia VAT, dla krajowych podmiotów gospodarczych został zastąpiony mechanizmem podzielonej płatności. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
Odwrotne obciążenie podatkiem od towarów i usług polega na przeniesieniu obowiązku podatkowego z tytułu danej transakcji na nabywcę określonych towarów i usług. Jednocześnie nabywca jest podmiotem uprawnionym do odliczenia podatku naliczonego z tytułu tej transakcji, co oznacza zwolnienie sprzedawcy od obowiązku zapłaty VAT należnego do urzędu skarbowego. Dla transakcji wystawianych od 01.07.2015:
z procedury odwrotnego obciążenia VAT mogą skorzystać tylko podatnicy VAT czynni,
wśród towarów odwrotnie obciążonych są również towary, w stosunku do których procedura odwrotnego obciążenia obowiązuje dopiero, gdy wartość jednolitej gospodarczo transakcji dla jednego kontrahenta obejmującej te towary przekroczy kwotę 20 000 PLN (m.in. telefony komórkowe, laptopy, konsole do gier).
Aby możliwe było wystawianie dokumentów z towarami objętymi odwrotnym obciążeniem należy:
na karcie kontrahenta, na zakładce [Handlowe] wybrać status Podatnikiem jest nabywca oraz zaznaczyć parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES (obydwa parametry można ustawić również na dokumencie – zakładka [Kontrahent]). Podczas zakładania nowej karty kontrahenta, po wybraniu statusu Podatnikiem jest nabywca, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES ustawiany jest automatycznie.
Na formularzu kontrahenta znajdują się przyciski Weryfikacja statusu VAT kontrahenta oraz Sprawdź w bazie VIES poprzez które następuje sprawdzenie czy kontrahent powinien mieć zaznaczony parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES. Weryfikacja odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, Użytkownik jest przenoszony na zakładkę [Handlowe], parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji). W przypadku kiedy jest to podatnik VAT/ VAT-UE znajdujący się w bazie VIES, a kontrahent w programie widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika.
Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT i VIES kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Dodatkowo w operacjach seryjnych dostępnych na liście kontrahentów znajduje się opcja Zweryfikuj status VAT. Po jej wyborze następuje seryjne sprawdzanie statusu VAT dla zaznaczonych kontrahentów. W razie rozbieżności z bazą Ministerstwa Finansów statusy kontrahentów w programie są zmieniane, a w logu z przebiegu operacji pojawiają się stosowne informacje.
Ponadto podczas dodawania nowego kontrahenta i uzupełnieniu jego numeru NIP (bądź zmianie numeru NIP na karcie istniejącego już kontrahenta) i przejściu do innego pola, uruchamiany jest proces pobierania informacji o kontrahencie z GUS oraz weryfikacji statusu VAT/ VAT-UE. Dzięki temu Użytkownik może przenieść dane z bazy GUS na formularz kontrahenta w programie (przycisk Przenieś na formularz), jak również następuje ustawienie kontrahentowi statusu VAT zgodnie z danymi w bazie Ministerstwa Finansów. Warunkiem uruchomienia weryfikacji kontrahenta jest połączenie z siecią Internet oraz to żeby wpisany numer był poprawnym numerem NIP kontrahenta krajowego.
W operacjach seryjnych znajduje się również opcja Zmień status umożliwiająca seryjną zmianę parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES. Po zaznaczeniu kontrahentów, którzy są podatnikami VAT czynnymi, należy wykonać operację seryjną, zmieniającą ustawienie tego parametru.
Jeżeli operator zaznaczy Zmieńparametr podatnik VAT czynny i nie zaznaczy parametru Podatnik VAT czynny, to na zaznaczonych kartach kontrahentów parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES zostanie odznaczony.
Dodatkowo, aby ułatwić to zadanie, na liście kontrahentów poprzez mechanizm Personalizacji (funkcja wywoływana jest kombinacją klawiszy <SHIFT>+<F9> z poziomu listy kontrahentów dla operatora z uprawnieniami administracyjnymi) można dodać kolumnę Knt_Export. Wartość 5 w kolumnie Knt_Export oznacza kontrahentów o statusie Podatnikiem jest nabywca.
w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry (obszar Inne) zaznaczyć parametr Odwrotne obciążenie wg karty towaru. Następnie na karcie towaru należy ustawić Odwrotne obciążenie: Nie/ Tak/ Powyżej limitu.
Nie – towar nie podlega odwrotnemu obciążeniu,
Tak – towar podlega odwrotnemu obciążeniu,
Powyżej limitu – towar podlega odwrotnemu obciążeniu dopiero po przekroczeniu określonego w ustawie o podatku od towarów i usług limitu 20 000 PLN (zastowanie od 1 lipca 2015).
Domyślnie ustawiona jest wartość Nie.
Na liście cennikowej pod ikoną Funkcje dodatkowe (widoczną na górnej wstążce programu) - Karty cennikowe/ Zmiana parametru odwrotne obciążenie możliwe jest seryjne ustawienie odwrotnego obciążenia dla towarów uprzednio zaznaczonych na liście.
Po odznaczeniu parametru w konfiguracji, odwrotne obciążenie będzie dotyczyło wszystkich pozycji na dokumentach.
Aby mechanizm odwrotnego obciążenia VAT miał zastosowanie, kontrahent, dla którego wystawiana jest transakcja musi być podatnikiem VAT czynnym o statusie Podatnikiem jest nabywca. Dla takich transakcji stawka VAT na wszystkich pozycjach ustawiana jest jako NP lub podpowiada się jako NP tylko na tych pozycjach, które na karcie mają ustawione Odwrotne obciążenie (opcja dostępna po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry – Odwrotne obciążenie wg karty towaru).
Jeżeli nie będzie spełniony któryś z opisanych wyżej warunków, wówczas na dokumencie stosowana jest stawka VAT z karty towaru.
Na Fakturach Sprzedaży, Fakturach Zakupu oraz na korektach do tych dokumentów na zakładce [Ogólne] i [Kontrahent] znajduje się przycisk Weryfikacja statusu VAT kontrahenta, za pomocą którego można zweryfikować czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, parametr na dokumencie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika. Jeśli na fakturze zastosowano odwrotne obciążenie, a po zweryfikowaniu statusu, na transakcji zostanie odznaczony parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, to na pozycjach dokumentu zostanie naliczony podatek VAT zgodnie ze stawką ustawioną na karcie towaru.
Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Przy zapisie dokumentu FS, WZ, RO, FPF, na którym będą towary z odwrotnym obciążeniem, ale nie będzie ustawiony typ kontrahenta jako podatnikiem jest nabywca albo nie będzie zaznaczony parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, wyświetlony zostanie komunikat: Na dokumencie występują pozycje z odwrotnym obciążeniem. Aby poprawnie wystawić dokument należy zmienić status kontrahenta na: Podatnikiem jest nabywca i zaznaczyć parametr: Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES. Czy chcesz zmienić status i zaznaczyć parametr? (Tak/ Nie).
Jeżeli operator wybierze TAK, na transakcji zostanie ustawiony rodzaj transakcji na podatnikiem jest nabywca oraz zostanie zaznaczony parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, stawki VAT dla towarów z wybraną opcją odwrotne obciążenie – TAK, zostaną zmienione na NP.
W sytuacji, kiedy użytkownik na dokumencie, na zakładce [Kontrahent] ustawi status Podatnikiem jest nabywca, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES zostanie zaznaczony automatycznie.
Po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry parametru Odwrotne obciążenie wg karty towaru, na zakładce [Ogólne] formularza dokumentu FS, WZ, RO, FPF będzie widoczny panel Odwrotne obciążenie – limit. Sekcja ma zastosowanie dla towarów, które na karcie mają zaznaczone Odwrotne obciążenie – Powyżej limitu.
Od 01.07.2015 dla takich towarów procedurę odwrotnego obciążenia stosuje się, jeżeli łączna wartość sprzedaży tych towarów w ramach jednolitej gospodarczo transakcji obejmującej te towary, bez kwoty podatku, przekracza 20 000 PLN.
W polu Wartość sprzedaży wyświetlana jest suma wartości netto w PLN wszystkich towarów, które znajdują się na fakturze i mają na swojej karcie towarowej ustawione odwrotne obciążenie powyżej limitu. Na dokumentach walutowych w polu Wartość sprzedaży wyświetlana jest kwota w PLN.
Po przekroczeniu na dokumencie wartości netto 20 000 PLN, wyświetlane jest ostrzeżenie informujące operatora o tym, że powinien zastosować mechanizm odwrotnego obciążenia:
W związku z tym, że przepisy definują jednolitą gospodarczo transakcję jako transakcję obejmującą umowę, w ramach której występuje jedna lub więcej dostaw towarów w niesprecyzowanym bliżej okresie, oraz transakcję obejmującą więcej niż jedną umowę, jeżeli okoliczności towarzyszące tej transakcji lub warunki, na jakich została ona zrealizowana, odbiegały od okoliczności lub warunków zwykle występujących w obrocie, na dokumentach sprzedaży za pomocą przycisku można wywołać raport z informacją o sumarycznej wartości sprzedaży towarów z ustawionym odwrotnym obciążeniem – powyżej limitu. Wartość sprzedaży wyświetlana jest dla kontrahenta wybranego na bieżącym dokumencie. W oknie raportu można wskazać zakres dat, za który ma być liczona wartość sprzedaży. Do wyliczanej wartości sprzedaży wchodzą zawsze towary z bieżącego dokumentu (niezależnie od wybranego zakresu dat oraz niezależnie od zaznaczenia parametrów FS, WZ).
Na raporcie można uwzględnić dokumenty FS i WZ.
Jeżeli na transakcji wartość sprzedaży towarów z odwrotnym obciążeniem powyżej limitu nie przekroczy wartości 20 000 PLN, operator mimo to powinien sprawdzić na podstawie raportu sprzedaży, jaka była sprzedaż w wybranym okresie czasowym i zdecydować, czy na transakcji ma być zastosowane odwrotne obciążenie.
W chwili, kiedy wartość sprzedaży przekroczy 20 000 PLN, w panelu Odwrotne obciążenie – limit zostanie zaznaczony parametr Stawka NP. Będzie to skutkowało tym, że stawki VAT na pozycjach z opcją odwrotne obciążenie powyżej limitu zmienią się automatycznie na NP, pod warunkiem, że kontrahent ma status: Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES i Podatnikiem jest nabywca. Po automatycznym zaznaczeniu parametru Stawka NP, operator może odznaczyć ten parametr, wówczas stawki VAT zostaną pobrane z kartotek towarowych.
Uwaga
Podczas przekształcenia WZ do FS, ustawienia dotyczące parametru Stawka NP przenoszone są z dokumentu WZ bez możliwości modyfikacji na FS. Jeśli zajdzie konieczność zmiany stawek VAT, do FS należy wystawić korektę stawki VAT.
Korekty
Na dokument korekty przenoszone są ustawienia parametrów i stawek VAT z dokumentu korygowanego, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest dostępny do edycji, panel Odwrotne obciążenie wg limitu nie jest widoczny.
Na korektach stawki VAT dla Faktur Sprzedaży i Zakupu, można zmienić rodzaj transakcji, dzięki czemu możliwe jest wykonanie korekty dotyczącej odwrotnego obciążenia.
Kopiowanie dokumentów
W przypadku kopiowania dokumentów, stawki VAT pozycji przenoszą się ze skopiowanego dokumentu – nie są ustawiane na podstawie statusów kontrahenta. Aby program ustawił stawkę VAT NP na pozycjach na podstawie statusów kontrahenta Podatnikiem jest nabywca i Podatnik VAT czynny, należy po skopiowaniu dokumentu ponownie wybrać kontrahenta.
Aktualizacja danych kontrahenta
Za pomocą funkcji Aktualizacja danych kontrahenta dostępnej na liście dokumentów pod prawym przyciskiem myszy (po zaznaczeniu w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Parametry]Aktualizacja kontrahenta na dokumencie) można zaktualizować na dokumencie zaznaczenie parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES. Na transakcję pobierane jest aktualne ustawienie z karty kontrahenta (funkcja przydatna m.in. przy przekształcaniu Wydań Zewnętrznych wystawionych przed lipcem b.r. do Faktur Sprzedaży z datą od 1 lipca bądź przy tworzeniu Faktur Sprzedaży do Faktur Pro Forma, gdzie Faktury Zaliczkowe na towary z odwrotnym obciążeniem były wystawiane przez lipcem b.r.). Funkcja nie powoduje zmiany stawek VAT na dokumencie.
Wydruki
Na wydrukach FS, WZ i FPF w kolumnie VAT dla towarów z zaznaczonym parametrem pojawia się „---*”, natomiast pod listą sprzedawanych towarów i usług wydrukowana zostanie adnotacja „*) – odwrotne obciążenie”.
Zakup
Dla Faktur Zakupu, Przyjęć Zewnętrznych, Zamówień u Dostawców panel Odwrotne obciążenie wg limitu zawiera tylko parametr Stawka NP. Użytkownik musi zaznaczyć ten parametr jeśli na otrzymanym dokumencie sprzedaży występują towary odwrotnie obciążone powyżej limitu 20 000 PLN (parametr nie jest zaznaczany automatycznie jak w przypadku dokumentów sprzedaży). Po zaznaczeniu tego parametru dla towarów, które na karcie mają ustawione Odwrotne obciążenie – Powyżej limitu zostanie ustawiona na dokumencie stawka VAT NP.
W przypadku handlu towarami wrażliwymi obowiązek podatkowy ciąży na nabywcy będącym podatnikiem VAT. Jednocześnie nabywcom przysługuje prawo do odliczenia VAT.
W programie mechanizm ten realizowany jest poprzez Dowody Wewnętrzne Sprzedaży i Dokwody Wewnętrzne Zakupu. Po wystawieniu Faktury Zakupu (dla kontrahenta o statusie Podatnikiem jest nabywca oraz dla transakcji od 1 lipca 2015 o statusie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES), należy ten dokument przekształcić do Faktury Wewnętrznej Sprzedaży w celu naliczenia podatku VAT następnie FSW do Faktury Wewnętrznej Zakupu w celu odliczenia VAT-u.
Na liście FZ dostępny jest przycisk Generuj fakturę wewnętrzną sprzedaży.
Aby możliwe było przekształcenie FZ do FSW, pozycje na FZ:
Nie mogą mieć naliczonego podatku VAT,
W przypadku kiedy na FZ część pozycji ma wykazany podatek VAT, na FSW zostaną przeniesione wyłącznie pozycje bez naliczonego VAT-u.
Na liście FSW (menu Handel/ Inne/ Dowody Wewnętrzne Sprzedaży) dostępny jest przycisk Generuj dowód wewnętrzny zakupu. FZW można wygenerować także z formularza FSW zaznaczając .
Podczas księgowania dokumentów do rejestrów VAT, zaznaczenie parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest przenoszone z dokumentu.
Transakcje wewnątrzunijne i pozaunijne
Na potrzeby deklaracji VAT-7, na karcie kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci), na zakładce [Handlowe] można ustawić status: Wewnątrzunijny – Podatnikiem jest nabywca, Pozaunijny – Podatnikiem jest nabywca. Statusy te są przenoszone na dokumenty.
W przypadku dokumentów FZ i PZ dla kontrahentów o statusie Wewnątrzunijny – Podatnikiem jest nabywca lub Pozaunijny – Podatnikiem jest nabywca odwrotne obciążenie jest stosowane bez względu na to czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym oraz bez względu na to czy parametr Odwrotne obciążenie wg karty towaru jest ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry. Stawka VAT na wszystkich pozycjach dokumentu jest ustawiana na NP.
Dla dokumentów sprzedaży odwrotne obciążenie jest stosowane tylko dla pozycji ze stawką VAT NP (bez względu na to czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym oraz bez względu na ustawienie parametru Odwrotne obciążenie wg karty towaru). Stawki VAT na pozycjach dokumentów są ustawiane w identyczny sposób jak dla transakcji wewnątrzunijnych i pozauniijnych, z tym, że na wydrukach dla pozycji ze stawką VAT NP widnieje adnotacja dotycząca odwrotnego obciążenia.W
Podgląd ostatnich cen sprzedaży dla kontrahenta
Na dokumentach związanych ze sprzedażą towarów:
Faktura Sprzedaży (z pominięciem Faktur Zaliczkowych), Paragon, Faktura Pro Forma,
Rezerwacja Odbiorcy, Wydanie Zewnętrzne (moduł Handel, Handel Plus)
możliwy jest szybki podgląd ostatnich pięciu cen sprzedaży dla kontrahenta wybranego na dokumencie. Funkcja jest dostępna na górnej wstążce programu: z poziomu zakładki [Ogólne] formularza dokumentu bądź z poziomu okna Pozycja dokumentu,pod prawym przyciskiem myszy dla pozycji dokumentu: Ostatnie ceny sprzedaży.
Funkcję można również uruchomić za pomocą skrótu klawiszowego <CTRL>+<Q>.
Podgląd ostatnich cen sprzedaży
W zestawieniu uwzględniane są: Paragony, Faktury Sprzedaży (z pominięciem Faktur Zaliczkowych) oraz Wydania Zewnętrzne (w przypadku pracy na module Handel lub Handel Plus). Dokumenty w buforze wyświetlane są w kolorze zielonym.
W sytuacji, gdy PA, FS są powiązane z WZ, na zestawieniu jest widoczna tylko Faktura/ Paragon.
Jeśli Paragon zostanie przekształcony do Faktury Sprzedaży, w zestawieniu uwzględniana jest zawsze Faktura. W sytuacji, kiedy Paragon zawiera kilka pozycji, a zafakturowana zostanie część z nich, dla pozostałych Paragon nie jest wyświetlany w zestawieniu ostatnich cen sprzedaży.
Przykład
Wystawiamy PA/1/2016 na towary: X, Y, Z.
Przekształcamy PA/1/2016 do Faktury Sprzedaży na towar X.
Na zestawieniu ostatnich pięciu cen sprzedaży dla towarów Y, Z, PA/1/2016 nie zostanie uwzgledniony (z racji tego, że został przekształcony do FS).
W przypadku połączenia kart kontrahentów, wyświetlane są również ceny z dokumentów dla kontrahentów, którzy zostali przyłączeni do kontrahenta głównego.
Za pomocą przycisku wybraną cenę można przenieść na dokument (opcja jest nieaktywna jeśli operator ma włączoną blokadę zmian cen).
Ceny sprzedaży
Początkowa cena sprzedaży, która będzie podpowiadała się na dokumencie, zależy od tego, jaka cena domyślna została ustawiona dla magazynu, kontrahenta i towaru oraz od rabatów kontrahenta i towaru. Podczas dodawania pozycji na dokument sprawdzane są kolejno:
Rabat typu stała cena – ponieważ rabat ten ma najwyższy priorytet w programie, stała cena będzie podpowiadać się na dokumencie bez uwzględniania pozostałych rabatów kontrahenta i towaru.
Cena domyślna dla magazynu – jeżeli dla towaru nie ustawiono stałej ceny, w następnym kroku sprawdzane jest, czy na formularzu magazynu (Ogólne/ Inne/ Magazyny), na który wystawiany jest dokument, przypisano domyślną cenę sprzedaży spośród cen zdefiniowanych w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług.
Łatwa sprzedaż: Jeżeli magazyn wybrany na oknie Łatwej Sprzedaży jest powiązany z ceną domyślną, na formularzu podpowie się ona automatycznie, jako cena sprzedaży.
Handel Plus: Wmodule Handel Plus ceny dla towarów pobierane są z magazynu ustawionego w nagłówku dokumentu bez względu na to, jaki magazyn został ustawiony na pozycji.
Cena domyślna kontrahenta – jeśli na karcie kontrahenta na zakładce [Handlowe] wybrano cenę domyślną, zostanie ona ustawiona jako cena początkowa dla tego kontrahenta.
Cena domyślna towaru – jeżeli na karcie kontrahenta w polu Cena domyślna wybrano domyślna, to początkowa cena sprzedaży zostanie pobrana z karty towaru (zakładka [Ogólne], pole Cena domyślna).
Rabaty – po ustaleniu początkowej ceny sprzedaży program wylicza cenę końcową uwzględniając rabaty ustawione w Ogólne/Rabaty, na karcie kontrahenta (zakładka [Handlowe]), w nagłówku dokumentu lub na pozycji dokumentu w kolumnie Rabat.
Uwaga
Cena domyślna dla magazynu oraz Rabaty z menu Ogólne/ Rabaty są dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
Zestawy promocyjne
https://youtu.be/4z5vaCMd2Rc
Zestawy Promocyjne to funkcjonalność, dzięki której w ramach sprzedaży określonego towaru głównego (lub usługi) objętego promocją, można zaoferować klientowi pakiet dodatkowych towarów i usług w obniżonej cenie.
Tworzenie zestawu- Po kliknięciu na ikonę plusa użytkownik może wprowadzić nowy Zestaw.
Formularz zestawu promocyjnego został opisany w osobnym artykule.Dodawanie zestawu na dokumenty
Zestawy Promocyjne można wprowadzać za pomocą przycisku Zestawy promocyjne na Rezerwację Odbiorcy, Fakturę Pro Forma, Fakturę Sprzedaży, Paragon i Wydanie Zewnętrzne. Przycisk znajduje się w prawym dolnym rogu na formularzach dokumentów. Po wciśnięciu przycisku pojawi się lista Zestawów Promocyjnych. Procedura wczytywania elementów zestawu na dokumnet jest następująca:
Jeżeli dokument jest pusty lub kursor nie jest ustawiony na żadnej pozycji towarowej, po wybraniu przycisku Zestawów Promocyjnych podniesie się lista, która domyślnie będzie wyświetlała wszystkie promocje aktywne w bieżącym momencie. Po zmianie ustawień filtra użytkownik będzie mógł wybrać na dokument Zestaw obowiązujący w dowolnym innym okresie. Zatwierdzenie wyboru spowoduje dodanie na dokument wszystkich elementów Zestawu w ustalonych wcześniej ilościach, jednostkach i cenach.
Jeżeli kursor jest ustawiony na towarze dodanym na dokument, po wciśnięciu przycisku Zestawów Promocyjnych wyświetli się lista aktualnych promocji zawężona do towaru wskazanego na dokumencie. Po wybraniu Zestawu na dokument pozycja, na której ustawiono kursor zostanie usunięta, a cały zestaw zostanie dodany na końcu listy.
Uwaga
W sytuacji, gdy kursor będzie wskazywał element wcześniej dodanego zestawu po podniesieniu listy Zestawów Promocyjnych nie będzie ona ograniczona do tego towaru.
Aby rozpoznać, które towary na formularzu dokumentu zostały dodane jako Zestaw, należy z menu kontekstowego dodać kolumnę Kod zestawu. Dla wszystkich elementów zostanie wyświetlony kod Zestawu Promocyjnego, do którego przynależą, a towar główny zostanie dodatkowo oznaczony symbolem [v].
Edycja zestawu na dokumencie
Po dodaniu Zestawu na dokument jego edycja jest ograniczona. Dla elementów Zestawu możliwa jest edycja kategorii, PKWiU i stawki VAT, a dla towaru głównego dodatkowo można zmienić ilość i magazyn.
Po wprowadzeniu nowej ilości towaru głównego, ilość pozostałych elementów zestawu zostanie przeliczona automatycznie. Zmiana magazynu towaru głównego spowoduje zmianę również dla pozostałych pozycji pakietu promocyjnego – wszystkie elementy Zestawu muszą być pobrane z jednego magazynu.
Nazwę oraz opis każdej pozycji można edytować zgodnie z ustawieniem zaznaczonym na karcie towaru (zakładka [Dodatkowe]).
Rabat wprowadzony w nagłówku dokumentu nie wpływa na cenę zestawu. Zestawy promocyjne nie uwzględniają innych rabatów wprowadzonych w menu Ogólne/Rabaty.
Zestawy nie są agregowane. W przypadku, kiedy na dokument zostanie dodany kilkakrotnie ten sam zestaw, po przekształceniu do innego dokumentu każdy zestaw będzie wprowadzany oddzielnie.
Usuwanie zestawu z dokumentu
Aby skasować cały zestaw z dokumentu wystarczy ustawić się na towarze głównym i wcisnąć ikonę kosza. Operacja ta jest niedostępna na pozostałych elementach zestawu. Usuwanie tylko pojedynczych elementów nie jest możliwe.
Kontrola ilości
Jeżeli któryś z elementów zestawu będzie niedostępny na magazynie, wówczas:
Aby zatwierdzić dokument WZ lub FS/PA z pobraniem, należy usunąć cały zestaw.
Przy zaznaczonym parametrze Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych – W edycji przed zapisem (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne) po zatwierdzeniu wyboru zestawu nie zostanie on dodany. Użytkownik otrzyma komunikat o braku jednego z elementów.
Przy zaznaczonym parametrze Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych – Przy akceptacji pozycji (przez bufor) (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne) po zatwierdzeniu wyboru zestawu pojawi się on na dokumencie wraz z komunikatem o braku jednego z elementów. Jeżeli stany towarowe nie zostaną uzupełnione, zapis dokumentu nie będzie możliwy.
Przy zaznaczonym parametrze Konwersja RO/PF do WZ, RW, MM, FS i PA (pobranie) – pobieraj ilość dostępną (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i rezerwacje) cały zestaw nie będzie przeniesiony na dokument docelowy.
Korekta elementów zestawu
Na dokumentach korygujących informacja o towarach pochodzących z zestawu znajduje się w kolumnie Kod zestawu. Elementy Zestawu można korygować na takich samych zasadach jak pozostałe towary.
Współpraca z kolektorami danych
Obecnie program współpracuje z następującymi typami kolektorów:
Dolphin
BHT
Cipherlab
Opticon
Konfiguracja danych dotyczących współpracy z kolektorem jest możliwa z poziomu Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Kolektor. Należy tam wskazać przede wszystkim typ kolektora, z którym będzie współpracował program oraz port COM, przez który będzie przebiegała transmisja danych.
Należy również wskazać protokół, wg którego przebiega transmisja oraz inne parametry współpracy.
W części Definicja rekordu należy podać specyfikację dotyczącą formatu pliku przesyłającego dane.
Uwaga
Po wybraniu typu kolektora, program proponuje domyślne ustawienia parametrów transmisji. Użytkownik powinien jednak skontrolować, czy proponowane ustawienia są zgodne ze specyfikacją producenta kolektora.
W przypadku, gdy kolektor komunikuje się z komputerem przy wykorzystaniu tranceivera należy dodatkowo zaznaczyć parametr Używaj tranceivera.
Obsługa kolektorów jest zrealizowana w taki sposób, żeby umożliwić automatyczne dodawanie towarów wprowadzonych do kolektora na dokumenty handlowe i magazynowe oraz na arkusze inwentaryzacyjne.
Możliwość importu danych z kolektora dostępna jest z poziomu większości formularzy dokumentów. Import z kolektora następuje automatycznie po wciśnięciu przycisku znajdującego się na górnej wstążce programu lub po wciśnięciu kombinacji klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>. Na podstawie danych z Konfiguracji stanowiska program nawiązuje łączność z kolektorem danych, a następnie wywołuje transmisję.
W efekcie na formularzu dokumentu zostają wpisane towary wraz z ilościami. Ilości są wyrażone zawsze w jednostkach podstawowych. Ceny na dokumencie są proponowane przez program, zgodnie z obowiązującymi zasadami. W przypadku dokumentów zakupowych (FZ, PZ, PW, ZD) proponowane są ostatnie ceny zakupu. W przypadku dokumentów sprzedażowych (FA, WZ, RO, FPF…) – proponowane są ceny sprzedaży z grupy cenowej skojarzonej z kontrahentem wpisanym na dokument, z uwzględnieniem wszystkich rabatów.
Uwaga
Funkcja importu danych z kolektora nie działa w przypadku dokumentów korygujących oraz dokumentów, na których zblokowana jest możliwość dopisywania nowych pozycji (np. Faktura Sprzedaży utworzona na podstawie WZ z różnych magazynów).
Uwaga
Obsługa gospodarki magazynowej jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. W module Faktury można prowadzić obrót wyłącznie usługami.
Pieczątka firmy na wydrukach
Podczas wystawiania dokumentu handlowo magazynowego zapisywany jest na nim identyfikator obowiązującej na dzień jego wystawienia pieczątki firmy. Na wydruki pobierane są zawsze dane firmy powiązane z dokumentem, nie jak dotychczas na bieżąco z konfiguracji. Standardowe wydruki zostały dostosowane do wprowadzonej zmiany. Dzięki temu system zapewnia większą kontrolę prawidłowości danych firmy na wydrukach.
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Pytaj o dane firmy dla dokumentów handlowo – magazynowych wystawianych wstecz. Jeśli parametr jest zaznaczony i na dokumencie zmieniono datę wystawienia, podczas zapisu dokumentu wyświetlane jest okno dotyczące wyboru pieczątki, która zostanie przypisana do dokumentu: W dniu wystawienia dokumentu obowiązywały inne dane Twojej firmy. Które dane mają zostać zapisane na dokumencie (Dane historyczne/ Aktualne dane).
Jeśli parametr Pytaj o dane firmy dla dokumentów handlowo – magazynowych wystawionych wstecz jest niezaznaczony, na dokumentach domyślnie zapisują się dane firmy obowiązujące na datę wystawienia dokumentu.
Parametr nie dotyczy deklaracji Intrastat, deklaracji AKC-WW/AKC-WWn, dokumentu Rozchodu Wewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego, Przesunięcia Miedzymagazynowego, Przyjęcia Wewnętrznego Produktu, Rozchodu Wewnętrznego Składników, Bilansu Otwarcia Magazynu, Bilansu Zamknięcia Magazynu, Noty korygującej do Faktury Zakupu, Arkusza Inwentaryzacyjnego oraz korekt do tych dokumentów:
Dla deklaracji Intrastat drukowana jest zawsze pieczątka firmy (z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy), która obowiązywała w momencie zapisu deklaracji.
Dla deklaracji AKC-WW/AKC-WWn drukowana jest zawsze pieczątka firmy (z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK), która obowiązywała w momencie zapisu deklaracji.
Dla dokumentów: Rozchód Wewnętrzny, Przyjęcie Wewnętrzne, Przesunięcie Miedzymagazynowe, Przyjęcie Wewnętrzne Produktu, Rozchód Wewnętrzny Składników, Bilans Otwarcia Magazynu, Bilans Zamknięcia Magazynu, Arkusz Inwentaryzacyjny oraz korekt do tych dokumentów, drukowana jest zawsze pieczątka firmy (z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy), która obowiązywała na dzień wystawienia dokumentu.
Na wydruku Noty Korygującej do Faktury Zakupu drukowana jest zawsze aktualna pieczątka firmy bez względu na datę wystawienia noty korygującej.
Atrybuty w modułach Faktury i Handel
W programie istnieje możliwość zdefiniowania odrębnych list dla atrybutów, które będą opisywać pozycje na dokumencie (atrybuty towaru) i odrębnie atrybuty, które będą opisywać cały dokument (atrybuty kontrahenta i dokumentu).
Przed przystąpieniem do uzupełniania atrybutów należy je zdefiniować w systemie. Lista atrybutów jest dostępna w menu Ogólne/ Atrybuty. Składa się ona z odrębnych zakładek, na których wprowadzane są atrybuty określonego typu:
atrybuty towaru – wykorzystywane podczas opisywania pozycji wprowadzanych na dokumenty
atrybuty kontrahenta – wykorzystywane podczas opisywania całych dokumentów. Są to atrybuty, które można skojarzyć z konkretnym kontrahentem (opisujące kontrahenta, dla którego wystawiany jest dokument).
atrybuty dokumentu – wykorzystywane podczas opisywania całych dokumentów, jednak nie są one związane z konkretnym kontrahentem.
Edycja atrybutów na zatwierdzonych dokumentach
W Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] (parametry wspólne) znajduje się parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok. Funkcja ta umożliwia edycję atrybutów zmianę kodów JPK_V7 na dokumentach zatwierdzonych na stałe oraz edycję atrybutów pozycji tych dokumentów.
Modyfikacja atrybutu, kodu JPK_V7 dokumentu/ pozycji dokumentu jest możliwa również podczas wykonywania podglądu dokumentu z poziomu innego dokumentu.
Modyfikacja atrybutu dokumentu/ pozycji dokumentu nie powoduje zmiany w tym zakresie na dokumentach powiązanych.
Algorytm naliczania podatku VAT na dokumentach
Domyślny algorytm netto/brutto można wskazać na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe] pod opcją Dokument liczony od. Wskazany algorytm będzie podpowiadany na wystawianym dokumencie po wybraniu kontrahenta, jeśli na dokument nie zostały wpisane pozycje.
W momencie wpisania pierwszego towaru/ usługi, możliwość zmiany jest blokowana. Aby można było zmienić algorytm naliczania podatku VAT na Fakturze w buforze, na której są już pozycje, należy w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczyć Pozwalaj na zmianę netto/brutto. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości.
Podczas przekształcania, wystawiania korekt i kopiowania dokumentów, algorytm (netto/brutto) jest pobierany z dokumentu źródłowego.
Wyjątkiem są Paragony, które zawsze wystawiane są algorytmem brutto niezależnie od algorytmu wskazanego na formularzu kontrahenta.
Uwaga
Podczas przekształcania Faktury Zakupu do Faktury Sprzedaży nie jest pobierany algorytm z dokumentu źródłowego. Algorytm pobierany jest wówczas z karty kontrahenta (zakładka Handlowe na formularzu kontrahenta) ustawianego domyślnie na dokumencie. To samo dotyczy przekształcenia Przyjęcia Zewnętrznego do Wydania Zewnętrznego (w module Handel, Handel Plus).
Terminy płatności na dokumentach
W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank znajduje się gałąź Daty dokumentów. Ustalone tu parametry odpowiadają za daty na zapisach kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu. Parametry są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów w module Faktury oraz tworzenia na ich podstawie płatności w module Kasa/Bank.
W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności:
FS, PA – termin może być wyliczany od daty wystawienia lub daty sprzedaży. Parametr jest również wykorzystywany podczas wystawiania Faktur Sprzedaży i Paragonów w module Faktury oraz wprowadzania dokumentów do rejestrów VAT.
FZ – w przypadku Faktur Zakupu wystawianych w module Faktury termin płatności może być wyliczany od daty wpływu, daty wystawienia lub daty zakupu. Warto pamiętać, że parametr jest również wykorzystywany podczas wprowadzania faktur kosztowych w rejestrach VAT.
W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany:
Data zapisu kasowego przy zapisie FS – zapis KP, tworzony automatycznie w chwili zatwierdzania Faktury Sprzedaży, może być generowany z datą wystawienia faktury lub z datą sprzedaży.
Data zapisu kasowego przy zapisie PA – zapis KP tworzony w chwili zatwierdzania Paragonu może być generowany z datą wystawienia PA lub datą sprzedaży.
Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – zapis KW tworzony w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu może być generowany z datą wpływu, datą wystawienia dokumentu lub datą zakupu.
Uwaga
Dla wszystkich dokumentów istnieje możliwość takiego ustawienia, by zapis kasowy był zawsze generowany z datą obowiązującą podczas wyliczania terminupłatności. Takie ustawienie parametru zapobiega sytuacji, gdy termin płatności widoczny na dokumencie jest inny (wyliczany np. wg daty wystawienia), natomiast zapis KP tworzony jest z inną datą (np. sprzedaży).
Data zdarzenia w preliminarzu dla FZ – w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu powstaje zdarzenie w Preliminarzu płatności. W zależności od wykorzystanej formy płatności oraz, w przypadku faktur kosztowych wprowadzanych w Rejestrach VAT, ustawień konfiguracyjnych zdarzenie może być Nierozliczone lub od razu ze statusem Rozliczono.
Parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia zdarzenia w Preliminarzu do określenia Daty dokumentu. W zależności od tego, którą datę wybierze użytkownik (data wpływu, data zakupu, data wystawienia) – jako data zdarzenia będzie proponowana odpowiednia data wprowadzona na dokument FZ.
Data zdarzenia w preliminarzu dla FS/WKA, PA – określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu Płatności podczas zamykania Faktury sprzedaży/ Wydania kaucji/ Paragonu będzie opatrzony datą wystawienia czy datą sprzedaży.
Zakładka Kaucje na dokumentach handlowych
Istnieje możliwość ustalania wydanych/ pobranych opakowań już na poziomie dokumentu handlowego, jeszcze przed wydaniem/ przyjęciem towaru do magazynu. Listę opakowań kaucjonowanych można ustalić na 6. zakładce [Kaucje] na dokumencie handlowym: Fakturze Zakupu, Fakturze Sprzedaży oraz Paragonie.
Uwaga
Kaucje na dokumencie handlowym są zawsze wyliczane w cenach brutto, niezależnie od algorytmu ustawionego dla dokumentu handlowego (FS/ FZ).
Zakładka [Kaucje] nie pojawi się na dokumentach typu: Faktura do Paragonu oraz Faktura do nie zwróconych dokumentów WKA. Opakowania kaucjonowane nie są wydawane dla składników usługi złożonej. Jeżeli na Fakturze lub Paragonie dodano usługę, której składnik jest powiązany ze schematem opakowań, opakowania, które mają być wydane dla tej transakcji należy dodać ręcznie na zakładce [Kaucje] lub wygenerować dla nich oddzielnie dokument WKA.
Rabaty
Lista opakowań towarzyszących transakcji jest traktowana przez program jako odrębna lista, gdzie stosowane są upusty zgodnie z zadeklarowanymi dla danego kontrahenta lub towaru. Warto jednak pamiętać, że podczas wyliczania kaucji z poziomu zakładki [Kaucje] nie jest pobierany rabat z dokumentu handlowego (rabat wynikowy z nagłówka). Tym samym zmiana rabatu w nagłówku dokumentu handlowego nie powoduje przeliczenia wartości opakowań na zakładce [Kaucje].
Na zakładce [Kaucje] użytkownik może określić terminzwrotu opakowań. Termin domyślnie pobierany jest z karty kontrahenta (zakładka [Handlowe]).
Płatności
Na zakładce [Kaucje] użytkownik może określić, czy za opakowanie pobierana jest kaucja (opłata). Podobnie jak w przypadku dokumentów kaucyjnych WKA/PKA:
Jeśli parametr nie jest zaznaczony – w Kasie/Banku nie jest tworzona płatność związana z kaucjami.
Jeśli parametr jest zaznaczony – w Kasie/Banku powstaje płatność związana z kaucjami.
Należy pamiętać, by odrębnie zdefiniować harmonogram płatności dla dokumentu handlowego FZ/FS/PA (na zakładce [Płatności]), a odrębnie dla kaucji (na zakładce [Kaucje]).
Uwaga
W Kasie/Banku tworzone są dwie odrębne płatności: dla dokumentu handlowego (FZ, FS, PA) oraz dla kaucji. W przypadku zapłaty gotówką zarówno za dokument handlowy, jak i kaucje kwota proponowana przy zapisie dokumentu obejmuje wartość towaru i kaucji. Jednak w module Kasa/Bank tworzone są dwa odrębne zapisy kasowe: za towary i za kaucje.
Do czasu wygenerowania WKA, płatności (zdarzenia i zapisy) są przypięte do FS. Po wygenerowaniu WZ/WKA do FS płatności są przepinane na WKA. Należy przy tym pamiętać, że przy tworzeniu FS do PA, po wybraniu nowego kontrahenta na FA nie jest on zmieniany na WKA/PKA i na płatnościach (zdarzeniach i zapisach) w Kasie/Banku.
Jeśli Faktura Sprzedaży powstała w oparciu o wystawione wcześniej dokumenty WZ, wtedy na FS nie pojawi się zakładka [Kaucje]. Przy takim schemacie obiegu dokumentów (najpierw WZ, potem FS) dokumenty kaucyjne powinny być tworzone na podstawie WZ (funkcja dostępna z poziomu listy WZ), a dopiero później WZ przekształcane do FS. W innym przypadku dokument WKA do FS można utworzyć z listy Faktur Sprzedaży (opcja Dodanie nowego WKA).
Przeliczanie opakowań na transakcji
Po wprowadzeniu towarów na dokument handlowy z poziomu zakładki [Kaucje] istnieje możliwość przeliczenia opakowań towarzyszących transakcji. Na zakładce [Kaucje] znajduje się przycisk . Po jego wciśnięciu program sprawdza, czy towary wpisane na dokument są skojarzone ze schematami opakowań. Na tej podstawie wylicza ilość opakowań, jaka wynika z ilości poszczególnych towarów. Po przeliczeniu kaucji przycisk zmienia się na . Jednak jeśli użytkownik wprowadzi zmiany na liście towarów handlowych, przycisk ponownie zmieni się na , informując w ten sposób, że ponownie trzeba przeliczyć listę opakowań.
Uwaga
Przy ponownym przeliczaniu listy opakowań na zakładce [Kaucje] program od nowa wylicza ilość opakowań kaucjonowanych. Jeśli wcześniej użytkownik wprowadził na liście opakowań zmiany – przy ponownym przeliczaniu zostaną one utracone.
Zasady wyliczania ilości opakowań:
Jeśli takie samo opakowanie jest skojarzone z kilkoma różnymi towarami – na zakładce [Kaucje] opakowania będą sumowane.
Program wykaże opakowanie na zakładce tylko w przypadku, gdy ilość towaru przekroczy ilość określoną w schemacie opakowania
W przykładzie skrzynka pojawi się na zakładce tylko, jeśli na dokumencie sprzedane będzie 20 lub więcej napojów.
Opakowania przeliczane są dla poszczególnych towarów, a dopiero potem sumowane.
Przykład
Jeśli na dokumencie wprowadzimy 15 szt. napoju, a następnie (w odrębnej pozycji) kolejne 10 szt. napoju to program na zakładce Kaucje wyliczy tylko 25 butelek, bez skrzynki. Wynika to ze sposobu liczenia: żadna z pozycji (15 szt. I 10 szt.) nie spełnia warunku koniecznego do umieszczenia na liście opakowań kaucjonowanych skrzynki (minimum 20 szt.).
Lista opakowań kaucjonowanych towarzyszących transakcji może być modyfikowana przez użytkownika. Obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń i Zmień. Należy jednak pamiętać, że na zakładce [Kaucje] mogą być dodawane tylko pozycje o statusie Opakowanie/ Kaucja zaznaczonym na karcie.
Jeśli podczas transakcji część opakowań kaucjonowanych jest wymieniana, wtedy na zakładce [Kaucje] należy wpisać bilans rozliczeń opakowań kaucjonowanych.
Przykład
Klient kupuje 25 napojów, ale równocześnie na wymianę przynosi 7 butelek, wtedy na zakładce Kaucje powinno zostać wpisane 18 butelek.
Uwaga
Do czasu utworzenia dokumentów magazynowych zasoby dotyczące opakowań są rezerwowane/ zdejmowane/ zamawiane w identyczny sposób jak zasoby dotyczące towarów handlowych z dokumentu
Automatyczne przeliczanie kaucji
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje znajduje się parametr związany z automatycznym przeliczaniem opakowań kaucjonowanych w momencie dodawania pozycji na dokument:
Jeśli parametr jest wyłączony – opakowania na zakładce [Kaucje] są wyliczane tylko po wciśnięciu przycisku „pioruna”.
Jeśli parametr jest zaznaczony – opakowania są wyliczane automatycznie, równocześnie z wprowadzaniem towarów handlowych na dokument FS/PA.
Funkcja działa na Fakturach Sprzedaży i Paragonach. Przy zaznaczonym parametrze program przelicza opakowania na zakładce [Kaucje] w momencie:
dodania nowego towaru/ usługi,
usunięcia towaru,
zmiany ilości
zmiany jednostki miary
Uwaga
Należy pamiętać, że przy zmianie na liście towarów handlowych program od nowa wylicza listę opakowań kaucjonowanych. Jeśli Użytkownik wprowadzi zmiany na liście opakowań, a następnie zmieni towary handlowe – wprowadzone zmiany opakowań zostaną utracone.
Kopiowanie transakcji
W trakcie kopiowania dokumentu:
jeśli opakowania są na zakładce [Kaucje] – zawartość zakładki jest kopiowana,
jeśli do dokumentu jest już utworzony dokument WKA – zakładka [Kaucje] nie jest wypełniane,
jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje jest zaznaczony parametr o automatycznym odświeżaniu kaucji – opakowania na zakładce Kaucje są zawsze wyliczane od nowa.
Koszt Gospodarowania Odpadami KGO
KGO - Koszt Gospodarowania Odpadami, związany jest z ewidencjonowaniem kosztów za wprowadzenie do obrotu produktów elektrycznych i elektronicznych, czy też produktów w jednorazowych opakowaniach z tworzyw sztucznych. Zgodnie z ustawą koszt KGO zawarty jest w cenie zamawianego towaru.
W Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ KGO dostępny jest parametr Obsługa KGO.
Zaznaczenie parametru Obsługa KGO spowoduje uaktywnienie możliwości wprowadzenia kosztu na karcie towarowej lub na pozycjach dokumentu.
Po zaznaczeniu tego parametru uaktywniają się również opcje wyliczania rabatu. Domyślnie zaznaczona jest opcja (rabat od pełnej ceny).
rabat od pełnej ceny – rabaty będą wyliczane od całkowitej ceny towaru.
rabat od ceny bez KGO – rabaty będą wyliczane od ceny pomniejszonej o wartość KGO wprowadzonej dla pozycji.
Przykład
Sprzęt kosztuje 100 zł a KGO wynosi 10 zł(wliczone w cenę towaru). Udzielamy rabatu 20%. W przypadku, gdy:
a) wybrano rabat od pełnej ceny
Rabat wyliczany jest od ceny 100 PLN (20% ze 100 PLN = 20 PLN), dlatego udzielenie rabatu 20 % da cenę końcową 80 PLN
100 PLN – 20 PLN = 80 PLN
b) wybrano rabat od ceny bez KGO
Rabat wyliczany jest od ceny 90 PLN (po odjęciu 10 PLN KGO) (20% z 90 PLN = 18 PLN), dlatego udzielenie rabatu 20 % da cenę końcową 82 PLN
90 PLN – 18 PLN +10 PLN (KGO) = 82 PLN
Uwaga
Jeśli po wprowadzeniu pozycji na dokument, zmieniona zostanie wartość KGO, wówczas zaktualizowany zostanie procent rabatu (przeliczony z uwzględnieniem KGO i ceny).
Analogicznie program przeliczy na nowo procent rabatu (uwzględniając KGO) jeśli zmienimy cenę towaru.
Na karcie towaru na zakładce [Dodatkowe] pojawia się pole Wartość KGO.
W tym polu można wprowadzić jednostkowy Koszt Gospodarowania Odpadami – KGO netto dla towaru. Wartość KGO zapisywana jest zawsze w walucie systemowej. Pole wartość KGO nie jest dostępne dla usług oraz dla opakowań (kaucji).
Istnieje również możliwość seryjnej zmiany wartości KGO. Na liście pozycji w Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby dostępna jest ikona operacji seryjnych . W menu dostępnym po rozwinięciu strzałki obok tej ikony znajduje się opcja Ustawienie KGO.
Przed uruchomieniem funkcji należy zaznaczyć towary, dla których chcemy uzupełnić określoną, jednakową dla wszystkich zaznaczonych pozycji wartość KGO. Po wywołaniu funkcji pojawi się okno, w którym można wpisać wartość KGO.
Po uruchomieniu ikony pioruna, Koszt Gospodarowania Odpadami zostanie uzupełniony dla wszystkich zaznaczonych pozycji, które nie są usługami lub kaucjami.
Wartość KGO można również uzupełnić bezpośrednio na formularzach dokumentów tj. na Przyjęciach Zewnętrznych (PZ), Fakturach Zakupu (FZ), Wydaniach Zewnętrznych (WZ), Fakturach Sprzedaży (FS), Paragonach (PA).
Uwaga
KGO nie jest wykazywany na dokumentach walutowych oraz eksportowych i wewnątrzunijnych, wystawionych dla Kontrahenta innego niż krajowy (przyjmie wartość 0 PLN bez możliwości edycji).
Użytkownik może uzupełnić wartość na formularzu dokumentu, na dwa sposoby:
na liście pozycji dokumentu, w kolumnie KGO. Kolumna nie jest domyślnie widoczna, konieczne jest jej dodanie poprzez użycie prawego przycisku myszy, następnie wybór kolumn.
na poglądzie pozycji dokumentu, który wywoływany jest po użyciu ikony lupy .
Edycja na dokumentach rozchodowych nie powoduje żadnych zmian na karcie towaru, natomiast po zmianie wartości KGO na dokumentach przychodowych pojawi się komunikat: Zmieniono wartość KGO. Czy przenieść wartość na kartę towarową? Wybór opcji Tak spowoduje aktualizacje wartość KGO na karcie towaru, natomiast wybierając opcję NIE decydujemy o zapisie wskazanej wartości wyłącznie dla edytowanego dokumentu, wartość na karcie towaru pozostanie bez zmian.
Uwaga
Jeśli dokument wystawiony jest „od brutto” i zmienimy stawkę podatku VAT dla pozycji dokumentu, wartość netto KGO zostanie ponownie pobrana z karty towaru i naliczony podatek VAT.
Koszt Gospodarowania Odpadami wykazywany jest na dwóch wydrukach dostępnych z poziomu formularza Faktury Sprzedaży:
Faktura VAT/ Wzór standard (nowy)Faktura VAT (GenRap)/ Wzór standard
Na tych wydrukach dla każdej pozycji drukowana jest wartość jednostkowa KGO oraz wartość KGO dla całej pozycji (netto lub brutto w zależności od wybranego algorytmu naliczania podatku na fakturze), zarówno dla jednostek podstawowych jak i pomocniczych.
W podsumowaniu tabelki VAT wykazany jest sumaryczny Koszt Gospodarowania Odpadami, natomiast w nagłówku widoczny jest Numer rejestrowy BDO (pobrany z menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy) – przejdź do artykułu.
Wystawianie dokumentów (praca z myszką lub klawiaturą)
Wystawiamy fakturę myszką
Wystawianie faktury w systemie Comarch ERP Optima to wykonywanie dwóch podstawowych operacji: dodawania pozycji do listy i wypełniania formularzy.
Na standardowych listach (np. liście faktur, kontrahentów, cenniku) dodawać, usuwać lub modyfikować ich pozycje można wykorzystując:
przyciski umieszczone pod/obok listy. O tym, jaka funkcja kryje się pod przyciskiem można zawsze przekonać się ustawiając kursor myszki na przycisku i przez chwilę nie wykonując żadnej akcji. Po krótkim czasie pod przyciskiem pojawi się opis jego funkcjonalności. Wywołanie funkcji to naciśnięcie przycisku myszką (wskazujemy kursorem przycisk i naciskamy lewy klawisz myszy).
kontekstowe menu – dostępne na każdej liście w programie po umieszczeniu na niej kursora i naciśnięciu prawego klawisza myszy. W większości przypadków z menu można uruchomić te same funkcje, które dostępne są na przyciskach.
Jeśli np. na liście faktur naciśniemy prawy klawisz myszy i z kontekstowego menu wybierzemy funkcję dodaj, na ekranie pojawi się pusty formularz nowego dokumentu. Jeśli posługujemy się przede wszystkim myszką, aby wypełnić wybrane pola formularza – ustawiamy na nich kursor (wskazujemy je kursorem i naciskamy lewy klawisz myszy). Część danych należy wpisać z klawiatury, np. dodatkowe opisy. Pozostałe można wypełniać posługując się wyłącznie myszką (np. wybór pozycji z list, wprowadzanie dat z kalendarza...)
Myszka – przykładowy scenariusz obsługi listy elementów faktury
Poniżej opisany zostanie przykładowy schemat postępowania przy wprowadzaniu pozycji na fakturę, jeśli posługujemy się wyłącznie myszką. Zakładamy, że wszystkie potrzebne dane w cenniku są uzupełnione.
Ustawiamy kursor na pustej liście elementów i naciskamy prawy klawisz myszki.
Z kontekstowego menu wybieramy funkcję Dodaj. Wyedytowana zostanie pierwsza, pusta pozycja faktury. Kursor znajduje się w polu Towar.
Wybieramy pozycję z cennika wskazując ją kursorem (przy wyborze z listy) lub i dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszy (dla otwartej listy zasobów). Kod towaru/usługi zostanie wpisany w pole Towar.
Program standardowo proponuje do sprzedaży jedną jednostkę miary. Jeśli na edytowanej pozycji chcemy dokonać zmian – wystarczy lewym klawiszem myszy kliknąć w wybrane pole i nanieść zmiany. Dla jednostek miary otwarta zostanie lista jednostek pomocniczych towaru – lewym klawiszem myszki wskazujemy którąś z nich. Jeśli zmiany dotyczą wartości liczbowej – można myszką zmienić wartość naciskając strzałkę pokrętła (w górę lub w dół).
Każdą kolejną pozycję wprowadzamy powtarzając sekwencję od 1 do 6.
Aby wprowadzić zmiany na wprowadzonej wcześniej pozycji można na liście nacisnąć prawy klawisz myszki i z kontekstowego menu wybrać Zmień. Wskazana pozycja zostanie otwarta do edycji.
Jeśli chcemy skasować wcześniej wprowadzoną pozycję – ustawiamy na niej kursor i z kontekstowego menu wybieramy funkcję Skasuj.
Gdy lista pozycji jest przygotowana, zatwierdzamy fakturę naciskając myszką (lewy klawisz) przycisk z dyskietką.
Przedstawiony powyżej schemat to oczywiście pewna propozycja. Większość opisanych kroków można np. wykonać posługując się zamiast wyborem z kontekstowego menu przyciskami , które odpowiednio umożliwiają dodanie pozycji, podgląd szczegółów i kasowanie.
Podsumowanie – obsługa listy elementów faktury myszką:
prawy klawisz myszy na liście elementów – otwiera kontekstowe menu,
dwukrotny klik lewym klawiszem myszy na pustej liście – otwarcie pierwszej, pustej pozycji do edycji,
otwarty wiersz do edycji, kursor w polu Towar – możliwe jest rozwinięcie listy cennikowej,
otwarty wiersz do edycji, lewy klik na wybranym polu – to pole jest edytowane, można w nim wprowadzać zmiany,
kliknięcie lewym klawiszem myszki w dowolny przycisk obok listy – wywołanie związanej z nim funkcji.
Wystawiamy fakturę z klawiatury
Wystawianie faktury w systemie Comarch ERP Optima to wykonywanie dwóch podstawowych operacji: dodawania pozycji do listy i wypełniania formularzy.
Na standardowych listach (np. liście faktur, kontrahentów, cenniku) dodawać, usuwać lub modyfikować ich pozycje można wykorzystując:
przyciski umieszczone pod/obok listy. Do każdego z przycisków można dostać się naciskając klawisz <TAB>. Jeśli kursor ustawiony jest na przycisku – opis uruchamianej funkcji znajduje się w lewym, dolnym rogu głównego okna programu. Wywołanie funkcji to naciśnięcie przycisku klawiszem <SPACJA> lub <ENTER>.
kontekstowe menu – dostępne na każdej liście w programie po wciśnięciu kombinacji klawiszy <SHIFT>+<F10>. W większości przypadków z menu można uruchomić te same funkcje, które dostępne są na przyciskach. Funkcje z menu wybieramy przesuwając się klawiszami strzałek w górę i w dół i na wybranej naciskając klawisz <ENTER>.
Klawiatura – przykładowy scenariusz obsługi listy elementów faktury
Poniżej opisany zostanie przykładowy schemat postępowania przy wprowadzaniu pozycji na fakturę, jeśli posługujemy się wyłącznie klawiaturą. Zakładamy, że wszystkie potrzebne dane w cenniku są uzupełnione.
Aby rozpocząć wprowadzanie pozycji musimy kursor umieścić na pustej na razie liście elementów faktury. Najprościej, z dowolnego miejsca na formularzy faktury nacisnąć kombinację klawiszy <SHIFT>+<INSERT>. W efekcie kursor ustawi się na liście pozycji i pierwsza, pusta pozycja zostanie otwarta do edycji. Kursor znajduje się w polu Towar.
Dostęp do cennika uzyskamy naciskając kombinację klawiszy <ALT>+<STRZAŁKA W DÓŁ> lub po wciśnięciu klawisz <TAB> w pustym polu Kod.
Wybieramy towar z listy – ustawiamy na nim kursor i potwierdzamy wybór klawiszem <ENTER>. Kod towaru zostanie wpisany na pozycję faktury.
Poruszanie się pomiędzy kolejnymi polami na edytowanej pozycji to naciskanie klawisza <TAB>. Dokonywanie zmian na polach numerycznych to albo wykorzystanie pokrętła (strzałki w górę i w dół), albo wpisanie wartości wprost z klawiatury. Pole z jednostkami miary obsługuje strzałka w dół, która otwiera dostępna listę.
Gdy pozycja jest już gotowa, zatwierdzamy ją klawiszem <ENTER>
Każdą kolejna pozycję wprowadzamy posługując się klawiszem <INSERT>.
W razie konieczności dokonania poprawek na wprowadzonej wcześniej pozycji – wskazujemy ja kursorem i naciskamy <ENTER>.
Jeśli zachodzi potrzeba skasowania pozycji – ustawiamy na niej kursor i naciskamy klawisz <DEL>.
Jeśli faktura jest przygotowana – kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER> zatwierdza ją.
Przedstawiony powyżej scenariusz postępowania jest pewną propozycją.
Magazyn domyślny dla operatora/stanowiska
W systemie Comarch ERP Optima dokumenty wystawiane są domyślnie na magazyn główny. Istnieje jednak możliwość ustalenia magazynu domyślnego dla stanowiska lub operatora.
Zdefiniowanie magazynu domyślnego spowoduje, że na wszystkich dokumentach wystawianych przez operatora/ na stanowisku od razu proponowany jest ten magazyn. W przypadku dokumentów MM magazyn domyślny proponowany jest jako magazyn źródłowy.
Magazyn domyślny dla operatora można ustalić na jego formularzu (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry]. Kod magazynu można wpisać ręcznie lub wybrać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku Magazyn domyślny.
Jeśli operator ma określony magazyn domyślny to na zakładce [Parametry], na formularzu operatora, dostępny jest parametr Blokada zmiany magazynu domyślnego – dokument. Jeśli będzie on zaznaczony to na wszystkich dokumentach wystawianych przez operatora oraz na listach Łatwa Sprzedaż i Łatwe Zakupy blokowana będzie możliwość zmiany magazynu (na dokumentach MM będzie to magazyn źródłowy).
Istnieje również możliwość zablokowania operatorowi zmiany przypisanego mu magazynu nie tylko na wystawianych dokumentach, ale również na listach. Parametr dotyczy zarówno list dokumentów, jak i listy zasobów. Parametr znajduje się na karcie operatora: Blokada zmiany magazynu domyślnego – listy.
Magazyn domyślny dla stanowiska można ustalić z poziomu Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry. Podobnie jak w przypadku magazynu dla operatora – kod można wpisać bezpośrednio w pole lub wybrać z listy dostępnej pod przyciskiem Magazyn domyślny.
Uwaga
Magazyn domyślny określony dla operatora/ stanowiska dotyczy wszystkich baz danych (firm) obsługiwanych przez program w ramach danej konfiguracji. Może się zatem zdarzyć, że magazyn o podanym KODZIE nie istnieje w bieżącej bazie danych – wtedy program proponuje magazyn na dokumentach zgodnie z opisanym poniżej priorytetem.
Zasady:
Jako magazyn domyślny może być określony tylko magazyn lokalny (program nie pozwoli na wpisanie magazynu zdefiniowanego jako odległy).
Jako magazyn domyślny może być zdefiniowany tylko magazyn aktywny (program nie pozwoli na wpisanie magazynu nieaktywnego).
Wyższy priorytet ma magazyn domyślny zdefiniowany dla operatora. W przypadku, gdy określony jest zarówno magazyn dla operatora jak i stanowiska – program proponuje na dokumentach magazyn związany z operatorem.
Jeśli dla operatora i dla stanowiska nie są określone magazyny domyślne – dokumenty wystawiane są tak jak dotychczas dla magazynu głównego.
W przypadku, gdy magazyn określony jako domyślny dla operatora nie istnieje na liście magazynów lub też jest nieaktywny – program sprawdzi magazyn domyślny dla stanowiska.
W przypadku, gdy magazyn domyślny dla stanowiska nie istnieje lub jest nieaktywny – dokumenty wystawiane są na magazynie głównym.
Aktualizacja ostatniej ceny zakupu na podstawie korekty wartości (ceny)
Korekta wartości (ceny) do Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego, Przyjęcia Kaucji, Bilansu Otwarcia oraz Korekta Graniczna do Faktury Zakupu aktualizuje ostatnią cenę zakupu widoczną na karcie towaru (menu Ogólne/ Cennik – Pozycja cennika), na zakładce [Ogólne] w tabeli z cenami.
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ceny znajduje się parametr Aktualizuja ceny zakupu po korekcie wartości (ceny). Do wyboru dostępne są dwie opcje:
gdy dotyczy ostatniej dostawy,
wg ustawienia na dokumencie.
Ustawienie opcji Aktualizuja ceny zakupu po korekcie wartości (ceny), gdy dotyczy ostatniej dostawy spowoduje aktualizację ostatniej ceny zakupu na karcie towaru tylko w sytuacji, kiedy korekta dotyczyć będzie ostatniego dokumentu przychodowego (czyli tej dostawy, która na karcie towaru ustawiła ostatnią cenę zakupu).
Ustawienie opcji Aktualizuja ceny zakupu po korekcie wartości (ceny) wg ustawienia na dokumencie, spowoduje że na korekcie będzie widoczny parametr Aktualizuj cenę zakupu w cenniku. Użytkownik będzie mógł każdorazowo zdecydować czy chce aktualizować ostatnią cenę zakupu towaru w oparciu o daną korektę wartości (ceny).
Cena zakupu widoczna na karcie towaru zostanie zaktualizowana po zapisie korekty wartości (ceny) na stałe.
Aktualizacja ceny zakupu na żądanie
Aktualizacja ceny zakupu wykonywana jest dla wszystkich korygowanych pozycji dokumentu.
Jeśli korekta dokumentu jest w innej walucie niż waluta ostatniej ceny zakupu na karcie towaru, razem z aktualizacją ceny zakupu zostanie zaktualizowana jej waluta.
Cena zakupu na karcie towaru jest aktualizowana również wtedy, kiedy korekta wartości (ceny) dotyczy części ilości towaru.
Z racji, że Korekta Graniczna jest zawsze wystawiana w walucie PLN, po wykonaniu aktualizacji, ostatnia cena zakupu na karcie towaru będzie wyświetlana w PLN.
Korekta Graniczna zawsze odnosi się do pierwotnej ceny zakupu z korygowaniej Faktury Zakupu. Zmiana ceny na Korekcie Granicznej nie uwzględnia wcześniej wystawionych Korekt Granicznych
Jeśli ten sam towar widnieje na korekcie kilka razy, aktualizacja ceny zakupu na karcie nastąpi w oparciu o pozycję dodaną na korygowany dokument jako ostatnią.
Po zaktualizowaniu ceny zakupu na karcie towaru w oparciu o korektę wartości (ceny), zaktualizowane zostaną również ceny sprzedaży, dla których włączono opcję aktualizacji (wartość TAK w tabeli z cenami, w kolumnie Akt. na karcie towaru, na zakładce [Ogólne]).
Aktualizacja kosztu dla usług
Aktualizacja kosztu dla usług ma zastosowanie tylko wtedy, kiedy na karcie usługi, na zakładce [Dodatkowe] jest zaznaczony typ kosztu usługi jako kwotowy. Koszt ten zostanie zaktualizowany po zatwierdzeniu korekty wartości (ceny), na której zaznaczono parametr Aktualizuj cenę zakupu w cenniku.
Agregowanie pozycji na dokumentach
W Konfiguracji firmy znajdują się parametry związane z agregacją pozycji na dokumentach handlowych i magazynowych:
Agregacja pozycji dokumentu (FS, PA, WZ)
Parametr znajduje się w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry. Funkcja dotyczy tylko dokumentów sprzedaży: Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz dokumentów WZ.
Istnieje możliwość agregowania pozycji przy zapisie dokumentu na trwałe oraz do bufora. Należy przy tym pamiętać, że opcja agregowania przy zapisie do bufora jest dostępna tylko po zaznaczeniu opcji zapisu na trwałe. Oznacza to, że agregacja jest możliwa:
tylko przy zapisie na trwałe – zaznaczony parametr zapis trwały
zawsze – zaznaczony parametr zapis trwały i zapis do bufora
brak agregacji – odznaczony parametr zapis trwały.
Pozycje na dokumencie zostaną zagregowane do jednej w przypadku, gdy posiadają identyczne wszystkie wartości z wyjątkiem ilości (m.in. kod, nazwę, opis, jednostkę miary, cenę, kategorię).
Agregacja pozycji na dokumentach utworzonych z WZ PZ RO ZD
Parametr znajduje się w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne. Po jego zaznaczeniu agregowane będą identyczne pozycje na dokumentach, które powstały z przekształcenia dokumentów WZ/PZ/RO/ZD
Uwaga
Na dokumentach nie są agregowane pozycje o typie usługa złożona z zaznaczonym parametrem Rozchód składników na FS/PA oraz ich składniki.
Uwaga
Wystawianie dokumentów związanych z obsługą magazynów jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
Listy dokumentów handlowych/magazynowych
Listy dokumentów handlowych i magazynowych dostępnych w module Faktury i Magazyn wyglądają bardzo podobnie. W podobny sposób są również obsługiwane.
Uwaga
W menu Start/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry/Ogólne znajduje się parametr: Ilości nalistach: liczba miejsc po przecinku. Pozwala on określić format liczb (maksymalnie cztery miejsca po przecinku), na listach, na których występują ilości związane z magazynem. Należy jednak pamiętać, że format dotyczy jedynie wyświetlania nieznaczących zer – jeśli ilość towaru przekracza określony format zostanie on wyświetlony poprawnie (niezależnie od ustalonego formatu).
Warto również wiedzieć, że na wszystkich listach przyjęto zasadę oznaczania dokumentów przy pomocy kolorów:
zielony – oznacza dokument w buforze (niezapisany na trwałe),
czarny – oznacza dokument zapisany na trwałe,
niebieski– oznacza dokument zaksięgowany (przesłany do modułów księgowych, np. do rejestru VAT) ‑ dokument taki nie może być anulowany,
szary – oznacza dokument anulowany, nieuwzględniany w żadnych zestawieniach.
Filtrowanie list
Listy dokumentów zawęzić można do pozycji spełniających wskazane przez użytkownika warunki. Standardowo wyświetlane są wszystkie dokumenty.
Uwaga
Podczas określania warunków wyszukiwania dokumentów, brane są pod uwagę wszystkie określone w oknie parametry. Jeśli określimy np. kod kontrahenta i zakres dat wystawienia – na liście widoczne będą wszystkie dokumenty sprzedaży wystawione w podanym okresie dla danego kontrahenta.
Schemat numeracji – listę można zawęzić tylko do dokumentów wystawionych wg jednego schematu numeracji. Strzałka z prawej strony pola rozwija zestaw dostępnych schematów. Wybór jednego z nich zawęża listę pozycji. Jeśli chcemy wrócić do pełnej listy – na liście schematów numeracji wybieramy opcję wszystkie.
Numery od/do– listę dokumentów można zawęzić wskazując przedział, do którego powinny należeć numery kolejne dokumentów. Jeśli zaznaczymy parametr Numery i podamy zakres numerów, na ekranie pozostaną wszystkie dokumenty, których numery kolejne mieszczą się w podanym przedziale.
Data sprzedaży od/do – na liście będą widoczne wszystkie dokumenty wystawione z datą sprzedaży mieszczącą się w podanym okresie czasu.
Data wystawienia od/do – pole pozwala wyszukać wszystkie dokumenty wystawione w podanym okresie czasu.
Kwotaod/do – pozwala wyszukać wszystkie dokumenty, których wartość netto mieści się w podanym zakresie, w polu można wprowadzić kwotę ujemną.
Dla parametrów: Numery od – do, Data sprzedaży od – do, Data wystawienia od – do, Kwota od – do należy zaznaczyć widoczny obok znacznik, by parametr był uwzględniony. Po zaznaczeniu dostępne są pola, gdzie można określić przedział od – do.
Magazyn – lista wystawionych dokumentów może zostać ograniczona do pozycji dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Można wskazać również magazyn nieaktywny.
Kontrahent – listę zawęzić można do dokumentów wystawionych dla danego podmiotu. Rodzaj podmiotu – czy jest to kontrahent, bank, pracownik, wspólnik czy urząd określamy naciskając strzałkę obok przycisku Kontrahent. W polu obok podajemy kod podmiotu, lub po naciśnięciu przycisku – wybieramy odpowiednią pozycję z listy. Po zaznaczeniu na liście kontrahentów parametru Pokazuj nieaktywnych można wskazać również kontrahenta nieaktywnego.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Faktoring/Windykacja – filtr związany z integracją z platformą Comarch Apfino, umożliwia zawężenie listy do dokumentów kwalifikujących się do faktoringu/windykacji lub przesłanych do Comarch Apfino i objętych faktoringiem/ windykacją lub odrzuconych. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Integracja z Comarch Apfino.
Listę zawęzić można zgodnie z kryteriami filtra zaawansowanego:
Zasady obsługi filtra:
Tak – wyszukane zostaną pozycje spełniające warunek
Nie – wyszukane zostaną pozycje, które nie spełniają warunku
Tak i Nie – warunek nie będzie uwzględniony podczas wyszukiwania
Przykład
W zależności od zaznaczeń program wyszukuje faktury np. zaksięgowane lub te, które jeszcze nie zostały zapisane w rejestrze VAT. Jeśli chcemy aby podczas wyszukiwania status zaksięgowany nie był brany pod uwagę – należy zaznaczyć oba pola . Wtedy podczas wyszukiwania wyszukiwane będą zarówno faktury zaksięgowane jak i nie.
Rozliczanie magazynu metodą AVCO - kontrola chronologii
Jeśli użytkownik wybrał metodę rozliczania magazynu jako AVCO (średnie ważone ceny zakupy) to w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne ma możliwość zaznaczenia parametru Brak kontroli chronologii. Parametr ma znaczenie przy wystawianiu dokumentów z datą wstecz.
Jeśli parametr nie jest zaznaczony to przy próbie wystawienia dokumentu z datą wcześniejszą niż ostatnia dostawa towaru program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.
Natomiast w przypadku, gdy parametr jest zaznaczony – program pozwoli na wystawienie dokumentu z datą wcześniejszą niż data ostatniej dostawy, pod warunkiem, że w magazynie, na dzień zgodny z datą wydania towaru, była odpowiednia jego ilość (i wartość).
Przykład
PZ1 z datą 01 stycznia: 1 szt. Towaru
PZ2 z datą 03 stycznia: 1 szt. Towaru
WZ1 z datą 02 stycznia: 1 szt. Towaru
Dnia 02 stycznia w magazynie była odpowiednia ilość towaru, jednak data ostatniej modyfikacji zasobu jest późniejsza (03 stycznia):
Jeśli parametr o braku kontroli chronologii nie jest zaznaczony – program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu WZ, ponieważ ostatnia modyfikacja zasobu była z datą późniejszą.
Jeśli parametr o braku kontroli chronologii będzie zaznaczony – program pozwoli na wystawienie dokumentu WZ, ponieważ wystarczy odpowiednia ilość (i wartość) towaru w magazynie na dany dzień.
Płatności do Wydań Zewnętrznych
W programie możliwe jest przyjęcie wpłaty gotówki dla dokumentów WZ. Aby użytkownik mógł wykonać taką operację, na karcie operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry] w obszarze Parametry dla modułu handlowego znajduje się parametr Płatność do WZ. Po zaznaczeniu tego parametru na dokumencie WZ operator będzie mógł zdecydować, czy dla danego Wydania Zewnętrznego zostanie utworzona płatność:
Uwaga
Parametr Płatność nie zostanie wyświetlony, jeżeli dla kontrahenta wybranego na WZ zablokowano rozliczanie płatności (parametr Nie rozliczaj płatności, zakładka [Płatności]na karcie kontrahenta) lub jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Ustawiaj stan wszystkich płatności na „Nie podlega”.
Parametr nie będzie również dostępny dla dokumentów WZ tworzonych z Faktury Pro Forma. W takiej sytuacji wpłatę należy zarejestrować Fakturą Zaliczkową.
Po zaznaczeniu na WZ parametru Płatność pojawi się lista dostępnych form płatności, ograniczona do tych o typie Gotówka oraz terminie 0 dni. W momencie zapisu dokumentu WZ na trwałe pojawi się okno Potwierdzenie wpłaty gotówki, gdzie domyślnie podpowiada się całość kwoty z Wydania Zewnętrznego. W tym miejscu Operator wprowadza kwotę, jaką otrzymał od Klienta.
Po zatwierdzeniu kwoty dokument WZ zostanie zapisany oraz utworzy się zapis KP na wprowadzoną kwotę. Jeżeli Wydanie Zewnętrzne zostanie zatwierdzone bez zaznaczonego parametru Płatność, wygenerowanie zapisu kasowego nie będzie już możliwe.
Uwaga
Dla Wydań Zewnętrznych nie są tworzone zdarzenia w Preliminarzu Płatności. Zaznaczenie parametru Płatność na WZ spowoduje wyłącznie wygenerowanie zapisu kasowego.
Korekty do Wydań Zewnętrznych
Parametr Płatność będzie dostępny na korekcie do WZ tylko wtedy, gdy dla korygowanego WZ został wcześniej utworzony zapis kasowy
W zależności od rodzaju korekty, po zaznaczeniu parametru oraz zatwierdzeniu płatności utworzony zostanie odpowiednio dokument KP (dla korekty wartościowej zwiększającej cenę towaru oraz dla korekty ilościowej na plus) lub KW (dla korekty wartościowej zmniejszającej cenę oraz korekty ilościowej na minus).
Aby sprawdzić, czy dla danego WZ/WZKOR została utworzona płatność, należy z poziomu otwartego dokumentu lub Listy Wydań Zewnętrznych wcisnąć przycisk Rozliczenia, dostępny w menu głównym programu. Jeżeli zapis kasowy istnieje, zostanie wyświetlony. Jeżeli nie, pojawi się komunikat Dokument nie podlega rozliczeniu.Przekształcenie WZ do Faktury Sprzedaży/Paragonu
Po przekształceniu WZ do Faktury Sprzedaży lub Paragonu, wpłata wprowadzona dla WZ będzie widoczna na dokumencie handlowym na zakładce Płatności w oknie Zaliczki do rozliczenia:
Jeżeli do FS/PA przekształcono wiele dokumentów WZ lub WZ powiązane z korektami generującymi KP, na zakładce [Płatności]wyświetlone zostaną wszystkie zapisy KP.
Jeżeli do FS/PA przekształcono dokumenty WZ które posiadają korekty generujące zapisy KW, na zakładce [Płatności]dla każdej WZ zostanie wyświetlony zapis KP pomniejszony o kwoty z zapisów KW.
Jeżeli przy zapisie WZ jest równocześnie tworzona Faktura (zaznaczony parametr FS), parametr Płatność na Wydaniu zostanie wyłączony – płatność zostanie utworzona do dokumentu handlowego.
W przypadku, kiedy Faktura lub Paragon utworzony z WZ zostanie zmodyfikowany, to:
Jeżeli wartość FS/PA jest równa kwocie zapisów kasowych, dokument handlowy zostanie całkowicie rozliczony.
Jeżeli wartość FS/PA jest większa niż kwoty z zapisów kasowych, w zależności od formy płatności wybranej na dokumencie handlowym utworzona zostanie płatność lub zdarzenie w Preliminarzu Płatności na różnicę wartości dokumentu oraz rozliczonych wpłat.
Jeżeli wartość FS/PA jest mniejsza niż kwoty z zapisów kasowych, dokument handlowy zostanie rozliczony kolejno z zapisami kasowymi do wysokości wartości faktury (część zapisów kasowych nie zostnie w pełni rozliczona).
Na dokumencie handlowym wygenerowanym z WZ z płatnością, domyślnie podpowiada się forma płatności przypisana do kontrahenta.
Dokumenty walutowe
Płatność do dokumentu WZ w walucie obcej tworzona jest na całą wartość brutto dokumentu, niezależnie od zaznaczenia parametru Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry. Po przekształceniu WZ do Faktury Sprzedaży parametr Płatność VAT w PLN na zakładce [Płatności]nie będzie domyślnie zaznaczony. Po zatwierdzeniu Faktura zostanie w całości rozliczona z zapisem kasowym powstałym przy tworzeniu WZ. Jeżeli Operator zaznaczy parametr na Fakturze, po jej zatwierdzeniu utworzona zostanie płatność w PLN na kwotę podatku VAT, a Faktura zostanie rozliczona z zapisem kasowym utworzonym do WZ do wysokości kwoty netto, wynikającej z tej Faktury. Część zapisu kasowego pozostanie nierozliczona.
Anulowanie dokumentów
To, czy możliwe będzie anulowanie WZ z płatnością lub Faktury/Paragonu przekształconych z takiego WZ oraz czy zostanie skasowany zapis kasowy utworzony do WZ, zależne jest od ustawień parametru Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów wKonfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry:
Dokument/Parametr
Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów
Niezaznaczony
Zaznaczony
WZ z płatnością
Anulowanie WZ nie będzie możliwe, wyświetli się komunikat Nie można anulować dokumentu . Dokument posiada rozliczone płatnosci.
Przy anulowaniu WZ skasowany zostanie powiązany z nim zapis kasowy.
FS/PA utorzone z WZ
Anulowanie FS/PA nie będzie możliwe, wyświetli się komunikat Nie można anulować dokumentu. Dokument posiada rozliczone płatnosci.
Jeżeli dokument handlowy zostanie anulowany razem z WZ, zapis kasowy zostanie skasowany.
Jeżeli dokument handlowy zostanie anulowany bez WZ, płatność zostanie przepięta na WZ.
Jeżeli płatność z dokumentu WZ została rozliczona z fakturą niepowiązaną z tym WZ, wówczas anulowanie WZ będzie możliwe po usunięciu rozliczenia w Kasie/Banku.
Sprawdzanie płatności
Na Liście Wydań Zewnętrznych możliwe jest również wyświetlenie wszystkich dokumetnów posiadających (lub nie) płatności, za pomocą filtra zaawansowanego Z płatnością.
Po wciśnięciu przycisku Rozliczenia z poziomu Faktury lub Paragonu utworzonych z WZ, na liście wyświetlą się te zapisy kasowe utworzone do WZ, które zostały rozliczone na Fakturze/Paragonie.
Usuwanie powiązania z rozliczeniem
Na liście dokumentów WZ, w menu kontekstowym dostępnym pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest funkcja Usuń powiązanie z rozliczeniem. Po wykonaniu tej operacji możliwe będzie anulowanie Wydania Zewnętrznego z przyjętą płatnością (nawet wtedy, gdy raport, w którym znajduje się płatność został zamknięty), a zapis kasowy pozostanie w bazie.
Limit płatności gotówkowych
Od 1 stycznia 2017 r. firmowe płatności powyżej 15 tys. zł mogą być dokonywane tylko za pośrednictwem rachunku płatniczego. W związku z tym, na dokumentach handlowych oraz na Wydaniu Zewnętrznym z płatnością (z pominięciem korekt) wystawionych po 1 stycznia 2017 r. z typem płatności gotówka, których wartość transakcji przekroczy 15 tys. PLN, w sekcji Daty i Wartości przy polu Razem wyświetlane jest ostrzeżenie: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zmień formę płatności.
Uwagi o kontrahencie przy wystawianiu dokumentu
W programie istnieje możliwość wyświetlania dodatkowych informacji o kontrahencie podczas wystawiania i podglądu dokumentów handlowo-magazynowych za pomocą żółtej karteczki, na którą są przenoszone informacje z pola Opis na formularzu kontrahenta.
Formularze dokumentów
Na formularzach dokumentów handlowo-magazynowych, na wysokości nazwy kontrahenta, kategorii i magazynu, dostępne jest okno informacji o kontrahencie. Widoczne jest ono na wszystkich dokumentach, gdzie można wskazać jednego kontrahenta, tj.: FS, PA, RO, FPF, FZ, ZD, TaxFree, FRR, FSW, FZW, WZ, PZ, RW, PW, PKA, WKA. Jeżeli na dokumencie zostanie wybrany inny typ podmiotu (bank, urząd, pracownik, wspólnik) niż kontrahent, okno nie jest wyświetlane, nie jest też otwierane dla wewnętrznych dokumentów magazynowych, na których informacja ta jest zbędna.
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Informacje o kontrahencie na FS, PA, RO, FPF, WZ
Najbardziej rozbudowana wersja okna dostępna jest na dokumentach: FS, PA, RO, FPF, WZ oraz ich korektach. Okno wyświetlane jest tylko na zakładce [Ogólne]. Przy pracy w trybie wielu okien żółta karteczka wyświetlana jest dla aktywnego okna/formularza dokumentu, nie jest dostępna na innych otwartych oknach/ formularzach dokumentów, na których standardowo jest widoczna.
Wyświetlane są tam trzy rodzaje informacji:
Sprzedaż z ostatnich trzech miesięcy (w przeliczeniu na walutę systemową), tj. ostatnich 90 dni, licząc od daty wystawienia dokumentu. Wartość ta uwzględnia także korekty (również korekty do dokumentów pierwotnych). Dodatkowo nagłówek zawiera opcje:
Informacja o oknie. Po najechaniu na nią pojawi się krótka informacja o funkcjonalności okna, z możliwością jego powiększenia oraz informacja o możliwości jego wyłączenia.
Minimalizuj, pozwalająca na zminimalizowanie okna, skrót klawiaturowy: <CTRL> + <->
Maksymalizuj, pozwalająca na zmaksymalizowanie okna, skrót klawiaturowy: <CTRL> + <+>
Przywróć, pozwalająca na przywrócenie rozmiaru okna do domyślnych rozmiarów.
Jeżeli kontrahenci zostali scaleni, to wartość sprzedaży na panelu pokazuje:
Dla kontrahenta nadrzędnego – sumę z dokumentów wystawionych dla niego i dla kontrahentów podrzędnych.
Dla podrzędnego – 0,00 PLN.
Uwaga
Faktury zapisane do bufora są uwzględniane w wartości sprzedaży z ostnich trzech miesięcy. Na wartość sprzedaży wpływają także dokumenty z przekształcenia, które przy generowaniu od razu zapisywane są do bufora, np. FS z WZ. Przy włączonym parametrze w Konfiguracji/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne: Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych przy akceptacji pozycji (przez bufor) wartość sprzedaży aktualizowana jest na bieżąco przy dodawaniu pozycji.
Treść opisu kontrahenta wprowadzona na jego karcie. Jeżeli treść opisu jest zbyt długa, na końcu tekstu wyświetlany jest trzykropek. Aby wyświetlić pełny opis należy zmaksymalizować okno. Po zmaksymalizowaniu żółtej karteczki ej wysokość dopasowywana jest do zawartości. Jeżeli opis kontrahenta nie mieści się na zmaksymalizowanym oknie, w części opisowej widoczny jest suwak do przewijania treści opisu. Również w rozmiarze domyślnym wysokość okna dopasowywana jest do zawartości.
Po kliknięciu w treść opisu na żółtej karteczce, użytkownik zostaje przekierowany do karty kontrahenta na zakładkę [Handlowe]. Kursor ustawiony jest w polu Opis. Po zmodyfikowaniu opisu i zapisaniu karty kontrahenta, zawartość pola jest aktualizowana na oknie.
Po zmaksymalizowaniu okna pojawia się trzecia informacja – pięć najstarszych nierozliczonych dokumentówdla tego kontrahenta (pięć najstarszych zdarzeń z preliminarza). Informacja o nierozliczonych fakturach wczytywana jest dopiero w momencie maksymalizacji okna. W dolnej części okna wyświetlane są numery najstarszych, nierozliczonych dokumentów wraz z kwotami do rozliczenia. W przypadku ich braku, wyświetlana jest informacja: „Wszystkie dokumenty zostały rozliczone”. W przypadku, gdy scalano kartoteki kontrahentów i jedną kartotekę oznaczono jako duplikat, przy otwieraniu dokumentu wystawionego na kontrahenta głównego, w najstarszych, nierozliczonych dokumentach wyświetlane są dokumenty wystawione zarówno na kontrahenta głównego jak i na kontrahenta będącego duplikatem.
Żółta karteczka widoczna w oknie dokumentu jest rozwinięta, tylko jeśli na karcie kontrahenta wprowadzono opis (w przeciwnym wypadku karteczka jest widoczna w formie zminimalizowanej).
Karteczkę można „złapać” za nagłówek i przesunąć w dowolne miejsce na oknie programu (bez możliwości nachodzenia na wstążkę). Dla danego typu dokumentu zapamiętywane jest umiejscowienie i rozmiar okna (zminimalizowane, domyślne), jakie ustawił operator w momencie zamykania formularza dokumentu. Jeżeli w chwili zamykania formularza dokumentu okno z opisem było zmaksymalizowane lub wysunięte poza obszar formularza dokumentu, po otwarciu dokumentu przywracane jest do rozmiarów domyślnych.
Po zmianie kontrahenta na dokumencie, na żółtą karteczkę automatycznie pobierane są informacje z karty nowo wybranego kontrahenta. Jeżeli pole Opis na karcie wybranego kontrahenta jest puste, wyświetlana jest stosowna informacja:
Okno informacji o kontrahencie w przypadku nieuzupełnionego opisu na karcie kontrahenta
Uwaga
Dla kontrahenta !Nieokreślony! wyświetlane jest okno z samym opisem.
Informacje o kontrahencie na pozostałych dokumentach
Na formularzach dokumentów: FZ, ZD, TaxFree, FRR, FSW, FZW, PZ, RW, PW, PKA, WKA oraz ich korektach, okno informacji o kontrahencie zawiera tylko sam opis z karty kontrahenta, a w nagłówku okna wyświetlany jest tekst: „Informacje o kontrahencie”.
Sprzedaż dedykowana
Ponieważ wszystkie dane dotyczące zadłużenia i wartości sprzedaży znajdują się już na oknie Sprzedaży Dedykowanej, żółta karteczka wyświetlana w tym miejscu zawiera tylko informacje wprowadzone w polu Opis na karcie kontrahenta.
Okno sprzedaży dedykowanej – domyhślna lokalizacja informacji o kontrahencie
Domyślna szerokość wykresu dostosowana jest do rozmiaru okna informacji o kontrahencie.
Jeżeli przed aktualizacją programu okno z wykresem miało inne ustawienia niż domyślne np. schowany wykres lub ustawiony w innym rozmiarze, panel może przysłaniać dane dostępne na oknie. W takiej sytuacji można go przesunąć w inne, dogodne dla użytkownika miejsce lub zminimalizować.
Informacje o kontrahencie są aktualizowane przy każdej zmianie kontrahenta.
Konfiguracja
Wyświetlanie okna informacji o kontrahencie można wyłączyć na karcie operatora w Start/Konfiguracja/ Program Użytkowe/ Operatorzy na zakładce [Parametry]. W parametrach modułu handlowego dostępny jest parametr: Okno informacji o kontrahencie na dokumentach. Parametr jest domyślnie zaznaczony.
Formularz operatora – zakładka Parametry
Modyfikowanie pokazywanych informacji
Możliwe jest spersonalizowanie wyświetlanych informacji zgodnie z potrzebami użytkownika. Dokonanie takiej personalizacji możliwe jest wyłącznie poprzez zmodyfikowanie funkcji wyświetlających dane przez Autoryzowanych Partnerów Comarch.
Każda informacja na oknie generowana jest za pomocą oddzielnej procedury SQL (z parametrami: ID kontrahenta, rodzaj dokumentu, ID operatora).
Na dokumentach rozchodowych dostępne są procedury:
wartość sprzedaży z ostatnich trzech miesięcy (funkcja GetKntSumaOstatniejSprzedazy),
opis kontrahenta (funkcja GetKntOpis),
pięć najstarszych nierozliczonych faktur – procedura wywoływana dopiero w momencie maksymalizacji okna (funkcja GetKntNajstarszeNierozliczone).
Na oknie sprzedaży dedykowanej oraz na dokumentach przychodowych dostępne są procedury:
stały tekst „Informacje o kontrahencie” (funkcja GetKntSumaOstatniejSprzedazy),
opis kontrahenta (funkcja GetKntOpis).
Zastosowanie parametrów ID kontrahenta, ID operatora oraz rodzaj dokumentu pozwala na dostosowanie informacji do danego operatora biorąc pod uwagę kontrahenta wybranego na dokumencie oraz rodzaj dokumentu. W zależności od potrzeb, na różnych dokumentach będzie można wczytywać zupełnie różne dane.
Widok okna informacji o kontrahencie w połączeniu terminalowym
Na panelu użyta jest czcionka Segoe Print.
Jeżeli:
w połączeniu terminalowym jest wyłączona opcja wygładzania czcionek,
w panelu sterowania wyłączona jest opcja Dopasuj tekst ClearType,
zaznaczono opcję Dopasuj dla uzyskania najlepszej wydajności/ Wygładź krawędzie czcionek ekranowych.
Więcej informacji o usłudze faktoringu znajduje się tutaj.
Więcej informacji o usłudze windykacji znajduje się tutaj.
Uwaga
Możliwa jest automatyczna synchronizacja danych (płatności, faktur, kontrahentów) z platformą Comarch Apfino. Zgodnie z ustawionym harmonogramem przesyłane są informacje dotyczące nowych oraz zmienionych dokumentów. Dzięki temu bez wykonywania przez Użytkownika ręcznej wysyłki, dane po stronie Comarch Apfino są aktualne.Więcej informacji znajduje się tutaj
Aby móc przekazać faktury do faktoringu lub windykacji bezpośrednio w Comarch ERP Optima należy:
złożyć wniosek i podpisać umowę dla wybranej usługi z faktorem SMEO/ Faktoria ,z którym Klient ma podpisaną umowę o faktoring w Comarch Apfino
Więcej informacji jak potwierdzić integrację z Comarch Apfino w artykule Jak potwierdzić integrację z Comarch Apfino.
Aby zgłaszać Faktury do platformy usług finansowych Comarch Apfino wymagane jest uzupełnienie numeru NIP w menu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Pieczątka firmy oraz uzupełnienie klucza wymiany w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Comarch Apfino. Więcej informacji dotyczących konfiguracji Comarch Apfino znajduje się tutaj.
Aktualnie usługa faktoringu dostępna jest dla następujących form działalności:
Jednoosobowa działalność gospodarcza
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Spółka jawna
Pracujemy nad udostępnieniem usługi faktoringu dla pozostałych rodzajów działalności. Jeżeli jesteś zainteresowany informacją o uruchomieniu nowych usług zostaw swój kontakt https://apfino.pl/o-nas/kontakt/ .
Jak odszukać Faktury przekazane do faktoringu lub windykacji?
W obszarze filtra, pod listą Faktur sprzedaży (w menu Handel / Faktury) znajduje się opcja Faktoring / Windykacja. Funkcja służy zawężeniu listy faktur do tych dokumentów, które można zgłosić do finansowania, windykacji lub do tych już zgłoszonych. Działa ona wg warunków określonych dla wybranego faktora SMEO/Faktoria, z którym Klient ma podpisaną umowę o faktoring w Comarch Apfino.
Z poziomu rozwijanej listy istnieje możliwość zawężenia wyświetlanej listy Faktur wg poniższych opcji:
-wszystkie- – wszystkie dokumenty
Faktoring – wszystkie – Faktury kwalifikujące się do faktoringu oraz zgłoszone do faktoringu i odrzucone w faktoringu
Faktoring – możliwe do finansowania – faktury spełniające warunki kwalifikowania do finansowania (Faktury już zgłoszone do faktoringu i/lub odrzucone nie są widoczne)
Faktoring – wnioskowane o finansowanie – Faktury zgłoszone do finansowania, niezależnie od statusu ich rozliczenia
Faktoring – odrzucone – Faktury zgłoszone i odrzucone przez faktora
Windykacja – wszystkie – wszystkie Faktury kwalifikujące się do windykacji oraz zgłoszone do windykacji i odrzucone w windykacji
Windykacja – możliwe do odzyskania – wszystkie faktury spełniające warunki kwalifikowania do windykacji (nie są wyświetlane Faktury wcześniej zgłoszone do windykacji i/lub odrzucone)
Windykacja – zgłoszone do odzyskania – wszystkie Faktury już zgłoszone do windykacji
Windykacja – odrzucone – wszystkie Faktury zgłoszone, które zostały odrzucone w windykacji
Ustawienia w filtrze są zawsze zapamiętywane przez program. Wraz ze zmianą obszaru filtra na liście Faktur sprzedaży ujednolicono filtry na wszystkich pozostałych listach dokumentów handlowo- magazynowych w programie.
Na liście Faktur sprzedaży dodano kolumny:
Faktoring – kolumna może przyjąć następujący status:
pusta – Faktura nie zgłoszona do faktoringu, niespełniająca warunków kwalifikujących do finansowania,
Finansuj fakturę – Faktura, która spełnia warunki kwalifikujące do finansowania, a nie została jeszcze zgłoszona, w przypadku Faktorii – tym statusem są również oznaczone Faktury odrzucone ze względu na brak limitu kontrahenta,
W trakcie faktoringu – Faktura zgłoszona do faktoringu (finansowania),
Faktoring odrzucony – Faktura zgłoszona do faktoringu (finansowania), ale odrzucona.
Windykacja – kolumna może przyjąć następujący status:
pusta – Faktura nie zgłoszona do windykacji, niespełniająca warunków kwalifikujących do windykacji,
Odzyskaj pieniądze – Faktura, która spełnia warunki kwalifikujące do windykacji, a nie została jeszcze zgłoszona. Bezpośrednio po kliknięciu w napis Odzyskaj pieniądze można zgłosić fakturę do windykacji.
W trakcie windykacji – Faktura zgłoszona do windykacji,
Windykacja odrzucona – Faktura zgłoszona do windykacji, ale odrzucona.
Przekazywanie faktur
W programie Comarch ERP Optima udostępniono również możliwość przekazywania Faktur do Comarch Apfino, by Użytkownik mógł po zsynchronizowaniu dokumentów podjąć dalsze kroki (np. zawnioskować o finansowanie) już bezpośrednio z poziomu samej platformy. Do prawidłowego działania funkcjonalności wymagane jest posiadanie konta w Comarch Apfino i połączenie go z kontem w Comarch ERP Optima. W takiej sytuacji nie jest wymagane podpisanie umowy faktoringu ani uruchomienie usługi windykacji. Przekazywanie Faktur nie jest działaniem automatycznym. W celu uruchomienia funkcjonalności Użytkownik powinien skorzystać z opcji Przekaż faktury dostępnej z poziomu formularza dokumentu, na górnej wstążce menu lub w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Przekazywanie Faktur działa dla zaznaczonych dokumentów na liście. Jeżeli żaden dokument nie będzie zaznaczony, to program zaproponuje przesłanie do platformy Comarch Apfino wszystkich Faktur kwalifikujących się do przekazania.
Warunki, które muszą spełniać dokumenty przekazywane do platformy Comarch Apfino:
Faktury nie zostały już wcześniej przekazane do platformy,
przekazywane są Faktury sprzedaży (w tym Faktury finalne i korygujące) zatwierdzone na stałe, nie są przekazywane: Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze, anulowane,
są wystawione na kontrahenta (Domyślnego płatnika) o rodzaju transakcji: krajowy,
na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
posiadają formę płatności: przelew,
inne dane mogą być dowolne.
Jeżeli Użytkownik zaznaczył wybrane dokumenty do przekazania bądź skorzystał z propozycji systemu, by wysłać wszystkie dokumenty wykonywane są następujące kroki:
Jeśli w menu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Comarch Apfino nie został uzupełniony klucz wymiany pojawi się okno z możliwością uzupełnienia kodu. Kod wpisany w tym miejscu zostanie automatycznie zapisany w Konfiguracji firmy.
Jeśli klucz wymiany jest uzupełniony w Konfiguracji lub został uzupełniony w poprzednim punkcie, to program weryfikuje czy Użytkownik posiada odpowiednio skonfigurowane konto w Comarch Apfino. W przypadku braku konta pojawi się okno z możliwością ponownego uzupełnienia kodu klucza wymiany.
Jeśli klucz wymiany zostanie uzupełniony, a Użytkownik posiada skonfigurowane konto, to dokumenty zostaną przekazane do platformy Comarch Apfino. Po zakończeniu procesu pojawią się informacje o poprawnym przekazaniu danej Faktury lub ostrzeżenia o odrzuceniu dokumentu: Błąd przekazywania faktury. Faktura nie spełnia warunków do przesłania do Comarch Apfino.
Uwaga
Faktury, która już została zgłoszona do faktoringu / windykacji, nie można anulować. Przy próbie anulowania dokumentu wyświetli się komunikat: Nie można anulować dokumentu. Dokument został zgłoszony do finansowania i/lub windykacji!
Płatności
Blokada zmian
Po zgłoszeniu Faktury i przyjęciu do faktoringu/ przyjęciu do windykacji nie ma możliwości zmiany terminu płatności ani podzielenia płatności. W przypadku próby zmiany terminu płatności przez Użytkownika za pomocą operacji seryjnej Zmień formę płatności pojawi się komunikat: Dokument został zgłoszony do faktoringu i/lub windykacji. Termin płatności nie został zmieniony.Edycja rozliczenia lub płatności
Jeżeli Faktura została przekazana do platformy Comarch Apfino, zgłoszona do faktoringu lub windykacji, wówczas każdorazowo po:
rozliczeniu Faktury (z dowolnego poziomu programu),
usunięciu rozliczenia,
zmianie statusu płatności z Nie rozliczono na Nie podlega (i odwrotnie),
modyfikacji terminu płatności (zmiana dotyczy najpóźniejszego terminu),
podzieleniu płatności (gdy podczas podzielenia płatności powstanie płatność z terminem późniejszym niż istniejący najpóźniejszy termin płatności),
należy ponownie przekazać fakturę do platformy, w celu aktualizacji jej statusu.
Sortowanie pozycji na dokumentach
Na większości dokumentów handlowych i magazynowych (wyjątkiem są dokumenty korygujące oraz Dowody Wewnętrzne Sprzedaży z FZ i Dowody Wewnętrzne Zakupu) możliwe jest sortowanie pozycji wg kodu lub wgnazwy. Opcja sortowania jest dostępna w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy) na liście pozycji dokumentu.
W wyniku sortowania wszystkie pozycje już wpisane na dokument zostają ułożone odpowiednio wg kodu/ wg nazwy i równocześnie następuje renumeracja liczby porządkowej. Natomiast pozycje, które zostają dopisane do dokumentu po sortowaniu pozycji są umieszczane na końcu listy.
Blokada dostępu do cen zakupu
W Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy na formularzu operatora (zakładka [Parametry]) znajduje się parametr Brak dostępu do cen zakupu. Po zaznaczeniu parametru dany operator nie będzie widział cen zakupu, kosztu i marży wyświetlanych z poziomu list, dokumentów, raportów (Historia obrotu towarem i Historia obrotów z kontrahentem) oraz wydruków dostępnych w programie. Taki operator nie ma możliwości wyeksportowania pozycji do pliku oraz wyeksportowania całego dokumentu do pliku XML.
Kod QR na wydruku Faktury
Na wydruku Faktury sPrint możliwe jest drukowanie kodu QR, pozwalającego na szybkie uzupełnienie danych w aplikacji bankowej w celu opłacenia Faktury.
Kod QR jest drukowany dla wydruków sPrint:
Faktury Sprzedaży,
Faktury Zaliczkowej,
Faktury Finalnej,
Faktury VAT Marża.
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry wydruku faktury w sekcji Parametry dotyczące wydruków sPrint znajduje się parametr Drukuj kod QR do przelewu. Parametr jest domyślnie zaznaczony. Jeżeli Faktura będzie spełniała określone warunki, na wydruku sPrint będzie drukowany kod QR zawierający numer rachunku bankowego, kwotę do opłacenia, nazwę odbiorcy i tytuł przelewu.
Warunki wydruku kodu QR na Fakturze (po zaznaczeniu parametru Drukuj kod QR do przelewu):
dokument jest wystawiony w walucie PLN,
forma płatności na dokumencie jest powiązana z rejestrem bankowym,
dokument jest zatwierdzony,
dokument jest nierozliczony lub częściowo rozliczony,
dokument nie jest rozliczany mechanizmem podzielonej płatności (split payment).
Kod QR zawiera:
nazwę odbiorcy płatności – pobieranych jest 20 pierwszych znaków z pola Nazwa z Pieczątki firmy,
numer rachunku bankowego odbiorcy,
tytuł płatności – pobierany jest numer Faktury,
kwotę dokumentu – wartość pobierana jest z pola Pozostaje z formularza dokumentu. Jeżeli Faktura posiada kilka płatności, to pobierana jest całkowita kwota z pola Pozostaje.
Dokumenty korygujące
Nota korygująca
Nota jest specyficznym dokumentem korygującym. Dotyczy ona tylko Faktur Zakupu. Nie powoduje korekty pozycji, a jedynie danych identyfikacyjnych jakie pojawiły się na Fakturze Zakupu.
W celu wystawienia noty korygującej należy w menu Handel/Faktury zakupu ustawić się na dokumencie korygowanym i z listy dostępnych korekt wybrać Notę korygującą. Automatycznie zostanie otwarty formularz noty, który składa się z 3 zakładek.
Zakładka [Ogólne] - zawiera podstawowe informacje potrzebne do wystawienia noty korygującej. Z dokumentu pierwotnego zostały przepisane dane dotyczące kontrahenta, kategorii i magazynu. Numeracja not jest analogiczna jak dla dokumentów korygujących, nie ma oddzielnego schematu numeracji. Domyślny schemat to FZKOR/numer/rok.
Przed – pole, w którym należy wpisać dane jakie pojawiły się na oryginale Faktury Zakupu od dostawcy (błędne)
Po - pole, w którym należy wpisać poprawne dane firmy (pobierane są domyślnie informacje zapisane w Konfiguracji firmy/ Pieczątka Firmy)
Zakładka [Kontrahent] - wyświetlone tutaj dane dotyczą podmiotu, do którego kierowana jest nota korygująca. Dane dostawcy/nadawcy zostały pobrane z dokumentu pierwotnego.
Zakładka [Dokument] - zpoziomu tej zakładki możliwa jest edycja (podgląd) dokumentu pierwotnego (czyli Faktury Zakupu zarejestrowanej w systemie).
Dodatkowo dostępne jest pole Opis, w którym możemy odnotować dodatkowe informacje związane z danym dokumentem. Informacje te zostaną umieszczone na wydruku.
Poniżej umieszczona jest informacja kto i kiedy wystawił i jako ostatni modyfikował dokument.
Na wydruku noty oprócz wpisanych na formularzu informacji drukowany jest numer dokumentu źródłowego (dokumentu Faktury Zakupu otrzymanego od dostawcy).
Zasady wystawiania not korygujących:
Nota może być wystawiona tylko do Faktury Zakupu,
Noty nie można wystawić do dokumentu w buforze,
Noty nie można wystawić do dokumentu anulowanego.
Dokumenty korygujące
Dokumenty korygujące w systemie Comarch ERP Optima mogą dotyczyć:
ilości sprzedanego towaru lub usługi,
wartości sprzedanego towaru lub usługi,
kursu waluty,
podatku VAT wyliczonego na Fakturze źródłowej,
danych kontrahenta, nazwy towarów/usług, formy i terminu płatności.
Uwaga
W przypadku Paragonów, PWP, RW i MM możliwa jest jedynie korekta ilości towaru. Pozostałe opcje nie są dostępne.
Uwaga
Do wystawiania dokumentów magazynowych, tym samym korekt do tych dokumentów, wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Uwaga
Na korektach do Faktur Zakupu oraz do Faktur Zakupu od Rolnika Ryczałtowego zawsze automatycznie ustawiany jest domyślny rachunek bankowy Płatnika (nie jest przenoszone konto bankowe Płatnika z dokumentu korygowanego). Użytkownik ma możliwość ręcznej zmiany na korekcie numeru rachunku bankowego Płatnika.
Podczas wystawiania dokumentów korygujących należy pamiętać o tym, że:
Dokument korygujący może korygować albo ilość, albo wartość albo podatek na dokumencie podstawowym. Nie da się wystawić korekty, która będzie jednocześnie dotyczyła dwóch lub więcej typów korekt.
Do jednego dokumentu można wystawić kilka korekt. Każda kolejna bierze pod uwagę wystawione wcześniej korekty.
Przykład
Jeśli sprzedaliśmy 10 szt. towaru po 5 zł i nastąpił zwrot 3 szt. (po 5 zł.), przy wystawianiu kolejnej korekty program wie, że w efekcie dwóch poprzednich transakcji sprzedane zostało 7 szt. po 5 zł. Druga korekta (dowolnego typu) będzie więc dotyczyła tylko tych 7 szt.
Nie da się wystawić korekty do dokumentu w buforze i do dokumentu anulowanego.
Nie da się wystawić korekty do dokumentu, do którego istnieje inna korekta będąca w buforze.
Nie da się wystawić korekty do korekty. Próba utworzenia dokumentu korygującego do istniejącej korekty spowoduje, że program odszuka dokument źródłowy i zaproponuje korektę pozostałych na nim pozycji.
Nie można wystawić korekty do Paragonu przekształconego do Faktury. Należy korygować Fakturę.
Nie można wystawić korekty do dokumentów magazynowych przekształconych do dokumentów handlowych. Korekta musi dotyczyć dokumentu handlowego.
Weryfikacja statusu VAT
Na formularzu korekty na zakładce [Ogólne] i [Kontrahent] znajduje się przycisk Weryfikacja statusu VAT kontrahenta umożliwiający weryfikację czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, parametr na dokumencie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Biała księga – weryfikacja numerów rachunków bankowych
W przypadku korekt do Faktur Zakupu i Faktur Sprzedaży, w sytuacji kiedy:
łączna kwota brutto korekty jest większa niż 8 000 PLN (w przypadku korekt w walucie obcej sprawdzana jest wartość po przeliczeniu na PLN wg kursu wskazanego na dokumencie), bądź niezależnie od kwoty, jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zaznaczono Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT – Niezależnie od kwoty dokumentu,
na korekcie, na pierwszej zakładce jest wybrana forma płatności powiązana z rejestrem bankowym,
NIP płatnika jest polskim numerem NIP,
Następuje automatyczne sprawdzenie, czy wskazany numer rachunku bankowego znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. Jeżeli numeru rachunku bankowego nie ma w Wykazie podatników VAT, użytkownik otrzymuje odpowiedni komunikat (nie jest blokowana możliwość zapisania dokumentu).
Wynik każdej weryfikacji numeru rachunku bankowego zapisywany jest na karcie kontrahenta (zakładka [Płatności], tabela Numery rachunków bankowych). Dzięki temu użytkownik ma potwierdzenie, że dany numer rachunku został w określonym dniu zweryfikowany. Szczegóły tej funkcji zostały opisane w artykule
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Korekty:
W numerze dokumentu korygującego można wskazać serię jako dodatkową informację do rozróżnienia dokumentów (schematy numeracji definiujemy w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów).
W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Serie i Daty znajduje się opcja Przenoś serie na dokumenty korygujące – po zaznaczeniu parametru seria w numerze korekty jest przenoszona z dokumentu korygowanego.
Korekta ilości
Wystawianie korekty ilościowej można rozpocząć na klika sposobów:
ustawiamy kursor na dokumencie podstawowym, wciskamy prawy klawisz myszki i z menu kontekstowego wybieramy funkcję Korekta ilości,
ustawiamy kursor na Fakturze podstawowej i lewym klawiszem myszki naciskamy przycisk ,
ustawiamy kursor na Fakturze podstawowej i z menu dostępnego pod strzałką obok przycisku wybieramy funkcję Korekta ilości.
Jeśli korekta jest możliwa do wystawienia, na ekranie pojawi się formularz Faktury Korygującej. W nagłówku dokumentu można zmienić: schemat numeracji, daty wystawienia i sprzedaży (wpływu) oraz formę i termin płatności.
Pozycje na korekcie przepisane są z dokumentu źródłowego, przy czym jeśli jest to pierwsza korekta ilościowa – proponowana jest do zwrotu całość Faktury. Modyfikacja pozycji – czyli ustalenie tych elementów Faktury, które podlegają zwrotowi i ich ilości może polegać na:
skasowaniu pozycji, których zwrot nie dotyczy. Kasowanie można wykonać ustawiając kursor na wybranej pozycji i wciskając przycisk z koszem, wybierając funkcję kasuj z kontekstowego menu lub z klawiatury, wciskając klawisz <DEL>. Przed skasowaniem program poprosi o potwierdzenie usunięcia pozycji.
Uwaga
W przypadku skasowania pozycji program nie renumeruje liczby porządkowej. Dzięki temu numer pozycji na dokumencie korygowanym i korekcie jest zawsze taki sam.
(!) zmianie zwracanej ilości. Pierwsza propozycja programu to zwrot pełnej ilości sprzedanego (zakupionego) wcześniej towaru. Aby zwracaną ilość zmienić należy wyświetlić szczegóły o pozycji: przycisk z lupką lub dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki w pozycję. Kursor ustawi się w polu Ilość. Wprowadzamy zwracaną ilość.
Uwaga
Należy pamiętać, że zwracana ilość jest liczbą poprzedzoną znakiem minus (-).
zmianie opisu i PKWiU. Jedyne pola, których modyfikacji można dokonać edytując dane o pozycji korekty to numer PKWiU oraz opis (ten ostatni tylko w przypadku, gdy na karcie ewidencyjnej towaru parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie jest aktywny.
Jeśli do jednego dokumentu wykonujemy kilka korekt ilościowych, program przy każdej korekcie sprawdza, jaka ilość towaru pozostała jeszcze do zwrotu.
Na fakturze korygującej ilości drukowane są zarówno data wystawienia faktury (wpływu) jak i data zwrotu.
Korekty ilości „na plus”
Istnieje możliwość wystawiania korekt ilościowych zwiększających ilość towaru w magazynie. Aby Użytkownik miał możliwość wystawiania tego typu korekt w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry musi zaznaczyć parametr Korekty ilościowe „na plus”. Domyślnie parametr jest odznaczony – wtedy użytkownik podczas wystawiania korekt ilościowych nie ma możliwości wpisywania ilości dodatnich. Dopiero kiedy zaznaczy parametr w Konfiguracji – może wpisywać ilości dodatnie na korektach.
Korekty ilościowe na plus nie są obsługiwane w przypadku dokumentów wewnętrznych PW i RW.
W przypadku dokumentów rozchodujących towar korekta ilościowa na plus zdejmie towar z magazynu, zgodnie z metodą rozliczania określoną w Konfiguracji.
W przypadku dokumentów wprowadzających towar – korekta ilościowa na plus wprowadzi towar na magazyn.
W przypadku korekt ilościowych „na plus”, wprowadzających towar do magazynu, aktualizowana jest ostatnia cena zakupu na karcie towaru.
W związku z tym, że aktualizowana jest ostatnia cena zakupu, możliwa jest również aktualizacja cen sprzedaży, zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie.
W sytuacji, gdy korekta „na plus” wprowadza towar do magazynu – zasób taki na karcie towaru nie jest widoczny jako odrębna dostawa, tylko jest doliczany do zasobu źródłowego. Program pokazuje numer i datę dokumentu źródłowego, do którego taka korekta występuje, a nie numer tej korekty. Jednak program kontroluje, by ilość wprowadzona korektą „na plus” nie została wyprowadzona z magazynu przed datą takiego dokumentu.
Zasady obsługi korekt ilościowych na plus są analogiczne jak w przypadku standardowych dokumentów korygujących. Należy jednak pamiętać, że podczas wystawiania korekt na plus, mogą pojawić się różne nietypowe sytuacje.
Przykład
Pozycje z ilością 0 na korekcie. W przypadku, gdy wcześniej do dokumentu wystawiana była korekta zwracająca w całości dany towar, na kolejnej korekcie ilościowej towar ten:
pojawi się – jeśli w konfiguracji jest zaznaczony parametr o korektach ilościowych na plus (aby Użytkownik miał możliwość skorygowania takiego towaru)
nie pojawi się – jeśli w Konfiguracji parametr o korektach na plus jest odznaczony.
Kwota brutto na korekcie mniejsza niż kwota netto. Korekta dokumentu, na którym pierwotnie są dwa towary: T1 w stawce 7% (wartość netto 500 PLN) i T2 w stawce 22% (wartość netto 250 PLN). Korekta T1 na plus (wartość 500 PLN) i zwrot T2 całkowity (- 250 PLN). W tabeli VAT na takim dokumencie wartość brutto będzie mniejsza niż wartość netto ze względu na różnice pomiędzy kwotami VAT w różnych stawkach.
Uwaga
W przypadku wystawiania korekt ilościowych na plus (dotyczy FS i PA) może zdarzyć się sytuacja, gdy do dokumentu korygującego na plus nie zostanie wygenerowany dokument WZ. Równocześnie zostanie zlikwidowana rezerwacja towaru wynikająca z tej korekty. Tym samym wystąpi niezgodność pomiędzy ilością zarezerwowaną na liście zasobów a rezerwacjami wynikającą z transakcji.
Przykład
Zasoby w magazynie: 12 szt. towaru
FS 10 szt. towaru (bez WZ, rezerwuje towar)
FSKI 1 na – 5 szt. towaru
FSKI 2 na +8 szt. towaru
Przekształcenie do WZ z listy FS (automatycznie tworzone są WZ do dokumentów korygujących). Program utworzy WZ do FS (zasób po transakcji 2 szt.), do FSKI 1 (zasób po transakcji 7 szt.). Przy tworzeniu WZ do FSKI 2 zabraknie 1 szt. towaru. Do dokumentu FSKI 2 nie zostanie utworzony dokument WZ, ale na liście zasobów nie będzie już widocznej rezerwacji związanej z tym dokument m. Po przyjęciu brakującej 1 szt. towaru Użytkownik powinien przekształcić FSKI 2 do dokumentu WZ (z listy Faktur Sprzedaży, po zaznaczeniu dokumentu FSKI 2). Wtedy stan rezerwacji będzie zgodny z ilością wynikającą dokumentów.
Zwroty do Paragonów
W przypadku Paragonów możliwa jest jedynie korektailości sprzedanego towaru (zwrotu towaru).
Zasady wystawiania korekty do Paragonu są zbliżone do ogólnych zasad wystawiania korekt (opisanych w artykule Dokumenty korygujące).
Należy jednak pamiętać, że:
Nie jest możliwe wystawienie korekty do Paragonu przekształconego do Faktury. Należy wtedy korygować skojarzoną z nim fakturę.
Nie jest możliwe również zrobienie zwrotu do Paragonu anulowanego.
Paragon zwrotny nie może zostać przekształcony do Faktury.
Na korekcie do Paragonu możliwa jest zmiana kontrahenta oraz edycja danych kontrahenta przeniesionego z dokumentu źródłowego.
Na formularzu Zwrotu do Paragonu znajdują się pola wyboru Zwrot i Pomyłka. Wprzypadku pomyłki, w polu Opis/ Atrybuty znajdującym się na zakładce [Płatności]użytkownik powinien wprowadzić krótki opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki, który jest drukowany na Ewidencji pomyłek.
Zaznaczenie przyczyny zwrotu pozwala na wykazanie korekty do Paragonu w odpowiedniej ewidencji:
Wydruk Ewidencji zwrotów / reklamacji na liście Paragonów – jest to wykaz zwrotów towarów oraz uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży. Wydruk uwzględnia wszystkie korekty z listy, oznaczone jako zwrot.
Wydruk Ewidencji pomyłek na liście Paragonów – wydruk uwzględnia wszystkie korekty do Paragonów oznaczone jako pomyłka.
W przypadku wprowadzania w programie korekty do zafiskalizowanego Paragonu, na formularzu Zwrotu pojawia się pole nr fiskalny (jest to numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje paragon) – służy ono do wpisania numeru korygowanego paragonu fiskalnego.
Korekty danych
https://youtu.be/Jm5DRPrE11Y
Dokument ten umożliwia skorygowanie:
Wszystkich danych kontrahenta, w tym wybranie nowego nabywcy, odbiorcy oraz płatnika.
Zmiana Kontrahenta/Nabywcy spowoduje zmianę Płatnika na zakładce [Kontrahent]. Nowy Płatnik (wybrany ręcznie lub ustawiony w wyniku zmiany Kontrahenta) zostanie zaktualizowany na zakładce Płatności na tych płatnościach, które są w całości nierozliczone oraz których forma płatności nie jest powiązana z płatnikiem. Zmiany te będą widoczne w Preliminarzu Płatności oraz na korygowanej fakturze po zapisie korekty. Korekta danych nie tworzy własnych płatności, wpływa jedynie na już istniejące w Preliminarzu nierozliczone zdarzenia, powiązane z Fakturą Sprzedaży.
Zmiana rodzaju transakcji i statusu kontrahenta nie jest możliwa. W sytuacji, kiedy na korekcie zostanie wybrany nowy kontrahent, status i rodzaj pozostanie taki, jak na dokumencie źródłowym.
Wybranie nowego kontrahenta na korekcie nie spowoduje podmiany kontrahenta na dokumencie źródłowym. Analizy, zestawienia, historia generowane są wg danych na transakcji, dlatego będą generowane dla kontrahenta ustawionego na dokumencie korygowanym.
Formy i terminu płatności. Zmiana formy i terminu płatności nie jest możliwa na pierwszej zakładce – dane te można skorygować na zakładce [Płatnościna tych płatnościach, które są w całości nierozliczone.
Uwaga
Już po zapisie korekty do bufora, forma, termin płatności oraz parametr MPP – podzielona płatność forma oraz termin płatności zostaną zmienione na zapisach w Preliminarzu Płatności powiązanych z Fakturą Sprzedaży. Usunięcie oraz anulowanie dokumentu nie przywróci tych zdarzeń do stanu sprzed korekty. W takiej sytuacji ewentualne zmiany należy nanieść bezpośrednio w Preliminarzu.
Kategorii oraz atrybutów dokumentu.
Nazwy, opisu, atrybutów, kategorii oraz PKWiU towarów i usług. Pozycje, które nie podlegają korekcie, mogą zostać usunięte z dokumentu.
Uwaga
Korekta danych nie wpływa na dokumenty magazynowe. Na Wydanie Zewnętrzne wygenerowane z Faktury Sprzedaży przenoszone są dane z dokumentu źródłowego, bez względu na utworzoną wcześniej korektę.
Uwaga
Nie ma możliwości utworzenia korekty danych do faktury zaliczkowej.
Korekta danych może być wykonywana wyłącznie jako pierwsza korekta do danej faktury. Korekta ilości, wartości (ceny) lub stawki VAT, która zostanie utworzona po korekcie danych, będzie uwzględniała zmiany wprowadzone korektą danych.
Anulowanie Korekty danych jest możliwe pod warunkiem, że nie istnieją do niej późniejsze aktywne korekty.
Mechanizmu podzielonej płatności – jeżeli Faktura Sprzedaży spełnia wszystkie wymogi do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności i towary na FS mają naliczony podatek VAT, a mimo to została zatwierdzona na stałe bez zaznaczonego parametru MPP – podzielona płatność, do takiej FS można wystawić korektę danych, na której należy zaznaczyć parametr MPP – podzielona płatność, wówczas na korygowanej FS oraz na płatności w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności zostanie zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności, na wydruku będzie drukowana adnotacja Mechanizm podzielonej płatności. W przypadku wydruku Eko – korekta danych, aby na wydruku drukowana była adnotacja Mechanizm podzielonej płatności, w polu Korekta z tytułu należy wpisać Mechanizm podzielonej płatności.
Jeśli na korygowanej FS nie naliczono VAT, po korekcie danych, należy do FS wystawić korektę stawki VAT i zaznaczyć na niej MPP – podzielona płatność.
Szczegóły stosowania mechanizmu podzielonej płatności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
Wydruki
Dla Korekty danych w programie są dwa rodzaje wydruków:
Korekta danych oraz Korekta danych (GenRap)/ Wzór standard,
Korekta danych oraz Korekta danych (GenRap)/ Korekta danych kontrahenta – drukuje dane kontrahenta przed i po korekcie.
Kwota do zapłaty na tych wydrukach drukowana jest na podstawie Faktury Sprzedaży z uwzględnieniem już dokonanych wpłat.
Korekty danych nie są księgowane. Dokumenty te nie są uwzględniane podczas eksportu listy faktur do Comarch ERP Klasyka.
Korekty danych nie są wyświetlane w Analizach, ponieważ nie wpływają na ilość i wartość sprzedanego towaru.
Korekty wartości / ceny
Korekta wartościowa polega na zmianie ceny sprzedaży towaru w stosunku do ceny umieszczonej na fakturze pierwotnej. Aby wykonać korektę wartościową należy:
ustawić kursor na dokumencie podstawowym, wcisnąć prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać funkcję Korekta wartości (ceny),
ustawić kursor na dokumencie korygowanym, następnie z menu rozwiniętego pod strzałką obok przycisku wybrać funkcję Korekta wartości (ceny).
Na ekranie pojawi się formularz faktury korygującej. W nagłówku dokumentu można zmienić: schemat numeracji, daty wystawienia i sprzedaży oraz formę i termin płatności i rabat.
Pozycje faktury korygującej przepisane są z faktury źródłowej. Na ekranie wyświetlane są: kod towaru, ilość, jednostka miary, stawka VAT i cena podstawowa. Dopóki nie wprowadzimy wartości korekty – kolumna Wartość korekty zawiera zera.
Modyfikacja pozycji – czyli ustalenie tych elementów faktury, które podlegają korekcie i wartości korekt poszczególnych pozycji może polegać na:
skasowaniu pozycji, których korekta nie dotyczy. Kasowanie można wykonać ustawiając kursor na wybranej pozycji i wciskając przycisk z koszem, wybierając funkcję kasuj z kontekstowego menu lub z klawiatury, wciskając klawisz <DEL>. Przed skasowaniem program poprosi o potwierdzenie usunięcia pozycji.
Uwaga
W przypadku skasowania pozycji program nie renumeruje liczby porządkowej. Dzięki temu numer pozycji na dokumencie korygowanym i korekcie jest zawsze taki sam.
zmianie opisu i PKWiU. Jedyne pola, których modyfikacji można dokonać edytując dane o pozycji korekty to numer PKWiU oraz opis (ten ostatni tylko w przypadku, gdy na karcie ewidencyjnej towaru parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie jest aktywny.
(!) zmianie wartości/ceny pozycji. Zmiany cen możemy dokonać na kilka sposobów:
w nagłówku faktury znajduje się pole Rabat %. Jeśli korekta dotyczy wszystkich pozycji, o tę samą ilość procent – wystarczy w pole Rabat wpisać odpowiednią wartość. Potwierdzenie spowoduje, że ceny wszystkich pozycji zostaną pomniejszone o zadany procent. W kolumnie Wartość korekty pojawią się informacje o ile, w związku z udzielonym rabatem zmienią się całkowite wartości pozycji.
jeśli każda pozycja faktury zmienia się o inną wartość (%) lub dla każdej pozycji chcemy podać cenę, jaka powinna jej dotyczyć – należy kolejno wyświetlić szczegóły o każdym elemencie korekty. Szczegóły wyświetlamy posługując się przyciskiem z lupką lub dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszki na wybranej pozycji. Na wyświetlonym formularzu do dyspozycji mamy trzy pola: Rabat, Cena netto/brutto i Wartość. Możemy albo dla danej pozycji podać udzielony rabat % ‑ cena przeliczy się sama, albo wpisać cenę towaru, jaka powinna obowiązywać po korekcie – wtedy rabat przeliczy się automatycznie.
Uwaga
W przypadku korekt wartości Użytkownik ma dostęp do pola Wartość. Dzięki temu ma możliwość wpisania wartości korekty dla całej pozycji, a nie tylko upustu procentowego bądź ceny jednostkowej po rabacie.
Jeśli do jednej faktury wykonujemy kolejno kilka korekt wartościowych – każda kolejna korekta bierze pod uwagę ceny zmienione (pomniejszone lub powiększone) poprzednimi dokumentami korygującymi.
Uwaga
W związku z możliwością wprowadzania na FZKG kwot ujemnych w programie wprowadzona jest dodatkowa kontrola podczas wystawiania dokumentów korygujących wartość FZ (FZKG, FZKW). Podczas deklarowania nowej ceny (rabatu) na korekcie wartościowej program sprawdza, czy wartość towaru nie spadnie poniżej aktualnej wartości zasobu. Jeśli z obliczeń wyniknie, że tak – program nie pozwoli zapisać nowej ceny, wyświetlając komunikat informujący, że korekta przekroczyła wartość faktury.
Korekty wartości do części ilości
Podczas wystawiania korekt wartościowych użytkownik może zmienić nie tylko cenę towaru, ale również ilość, jakiej ta zmiana ma dotyczyć. Należy jednak pamiętać, że:
W przypadku korekty wartości do części ilości dokumentów wprowadzających towar do magazynu zasoby towaru nie są rozbijane na dwa różne (część ze starą ceną i część z nową), tylko wartość całego zasobu jest pomniejszana/ powiększana o wartość korekty.
Przykład
Przyjęcie towaru 100 szt., w cenie 2 PLN, wartość zasobu 200 PLN.Korekta wartości dla 20 szt., na cenę 3 PLN, wartość korekty 20 PLN.Na zasobach będzie nadal jeden zasób: 100 szt., o wartości 220 PLN, ze średnią ceną jednostkową 2.20 PL
W przypadku tworzenia dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych ilości i wartości na dokumencie magazynowym są identyczne z ilościami i wartościami na dokumencie handlowym (dokumenty są przekształcane wtedy 1:1).
Przykład
FS na 100 szt. towaru, w cenie 2 PLN, wartość 200 PLN.FSKOR: korekta wartości dla 20 szt., na cenę 3 PLN (wartość korekty 20 PLN).Po utworzeniu WZ powstaną dwa dokumenty magazynowe, gdzie ilości i ceny są zgodne z dokumentami handlowymi:WZ na 100 szt. towaru, w cenie 2 PLN, wartość 200 PLN (związane z FS)WZKOR zmieniające cenę dla 20 szt. towaru, na cenę 3 PLN (związane z FSKOR).
W przypadku przekształcaniadokumentów magazynowych do handlowych, jeśli najpierw wystawiany jest dokument magazynowy (WZ, PZ, WKA, PKA…), do dokumentu magazynowego wystawiana jest korekta wartości do części ilości, a dopiero potem dokument magazynowy jest przekształcany do handlowego (FS, FZ…) – to na dokumencie handlowym wyliczana jest średnia cena dla towaru.
Przykład
WZ na 100 szt. towaru, w cenie 2 PLN, wartość 200 PLN.WZKOR: korekta wartości 20 szt., na cenę 3 PLN (wartość 20 PLN).Po przekształceniu do FS, na FS będzie widoczne 100 szt. towaru w średniej cenie 2.20 PLN (wartość towaru jest prawidłowa 220 PLN).
W przypadku przekształcania dokumentów magazynowych do handlowych, gdzie do dokumentu WZ (PZ…) były wystawiane korekty wartości do części ilości może zdarzyć się sytuacja, gdy wartość utworzonej FS będzie różna od sumy wartości WZ i WZKOR. Wynika to z faktu, że podczas przekształcania pogram wylicza średnią cenę (zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku) i na jej podstawie od nowa wylicza wartość towaru.
Korekty dokumentów magazynowych
Korekta dokumentu WZ
Zasady korygowania dokumentów WZ są zgodne z zasadami ogólnymi wystawiania korekt. Należy jednak pamiętać, że jeśli dokument WZ jest skojarzony z dokumentem handlowym (FS, PA) nie ma możliwości jego korygowania. W takim przypadku korekta musi dotyczyć dokumentu handlowego.
Korekty Przyjęć Zewnętrznych
Z poziomu listy dokumentów PZ możliwe jest wystawianie korekt ilościowych, wartościowych oraz stawki VAT. Obowiązują przy tym ogólne zasady wystawiania dokumentów korygujących (artykuł Dokumenty korygujące). Należy jednak pamiętać, że nie wystawimy korekty do dokumentu skojarzonego z FZ. W takim przypadku korekta musi dotyczyć dokumentu handlowego (Faktury Zakupu).
Korekta Rozchodu Wewnętrznego
Zasady wystawiania korekt do dokumentów RW są zgodne z ogólnie przyjętymi zasadami korygowania dokumentów w systemie.
Należy jednak pamiętać, że korekta nie dotyczy dokumentów RW powstałych w wyniku zamknięcia inwentaryzacji.
Korekta Przyjęcia Wewnętrznego
Korekta PW może dotyczyć ilości lub wartości (ceny). Zasady wystawiania korekt do dokumentu PW nie odbiegają od ogólnych zasad ustalony dla dokumentów korygujących.
W zależności od ustawień w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne kontrola ilości odbywa się już przy zapisie do bufora lub przy ostatecznym zapisie dokumentu. Korekta przyjęcia magazynowego w buforze powoduje rezerwację towaru.
Korekta przesunięcia MM
Przesuniecie międzymagazynowe powoduje ruch towarów pomiędzy magazynami. Ze względu na formę dokumentu, możliwa jest tylko korekta ilościowa i jest to kolejne Przesunięcie Międzymagazynowe.
Uwaga
Korekta dokumentu MM jest Przesunięciem Magazynowym towaru w przeciwnym kierunku. Podczas korygowania dokumentu MM towar jest pobierany z magazynu źródłowego zgodnie z przyjętą zasadą rozliczania magazynu. W związku z tym może się zdarzyć, że wartość takiej "korekty" będzie inna niż wartość korygowanego przesunięcia MM, w przypadku, gdy na korekcie zostaną przesunięte towary z innej dostawy niż przesunięte dokumentem MM.
Na podstawie dokumentu korygowanego, formularz korekty zostanie uzupełniony o typ dokumentu, magazyn źródłowy i docelowy, pozycje. Magazyn źródłowy na korekcie to magazyn docelowy z dokumentu korygowanego i analogicznie magazyn docelowy na korekcie to magazyn źródłowy z przesunięcia korygowanego.
Pozostałe zasady korygowania dokumentów MM nie odbiegają od ogólnie przyjętych zasad.
Korekty Bilansu Otwarcia
Jeśli na zatwierdzonym już bilansie otwarcia wpisane są błędne dane o towarach można wykonać korektę BOM.
Korekta taka może dotyczyć:
ilości towaru - formularz jest otwierany domyślnie po wciśnięciu przycisku lub wybraniu z menu (widocznego po wciśnięciu strzałki obok przycisku) opcji Korekta ilości. Dla każdej pozycji edytowalne jest pole Ilość.
wartości towaru – formularz jest otwierany po wciśnięciu strzałki obok przycisku i wybraniu opcji Korekta wartości. Dla każdej pozycji edytowalne są pola:
cena netto – cena jednostkowa towaru po korekcie,
wartość korekty – należy wpisać wartość o jaką zmniejszana (należy wpisać kwotę ujemną) lub zwiększana (należy wpisać kwotę dodatnią) jest wartość całej pozycji. Na podstawie nowej wartości oraz ilości z dokumentu źródłowego program wylicza cenę jednostkową towaru.
Funkcja korekty dostępna jest także w na liście w menu pod prawym przyciskiem myszy.
Po zatwierdzeniu korekty na zakładce [Dokumenty] pojawią się informacje o dokumencie źródłowym BOM wraz z możliwością jego podglądu. Analogicznie na dokumencie BOM pojawi się na zakładce [Dokumenty] informacja o dokonanej korekcie.
Dla korekt do BOM predefiniowany jest jeden schemat numeracji: BOKOR (BOKOR/numer/rok).
Zasady korygowania dokumentów BOM:
Wystawienie korekty do dokumentu BOM ma konsekwencje identyczne jak w przypadku korekt do innych dokumentów wprowadzających towar do magazynu:
w przypadku korekty ilości- potrzebna jest odpowiednia ilość towaru w magazynie
w przypadku korekty wartości- odpowiednio przeliczana jest wartość zasobu w magazynie. Jeśli towar został już wydany z magazynu przeliczany jest koszt własny zakupu na dokumentach rozchodowych (powstają odpowiednie dokumenty korygujące koszt).
Uwaga
Należy pamiętać, że w przypadku korekty wartościowej BOM możliwa jest korekta zarówno zmniejszająca jak i zwiększająca wartość towaru.
Natomiast w przypadku korekty ilościowej możliwa jest jedynie korekta zmniejszająca ilość towaru w magazynie. W przypadku, gdy do magazynu została wprowadzona zbyt mała ilość towaru – brakującą ilość można wprowadzić innym dokumentem przychodowym np. Przyjęcie Wewnętrzne.
Korekta zbiorcza
Z poziomu listy Faktur Sprzedaży i Faktur Zakupu pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy pod pozycją Korekta zbiorcza/rabat możliwe jest udzielenie rabatu w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych dla jednego odbiorcy/dostawcy w danym okresie.
Na formularzu Korekty należy uzupełnić podstawowe dane, m.in.: wskazać Kontrahenta, dla którego zostanie udzielony rabat, wybrać Magazyn – jeżeli pole to zostanie puste, korekta zostanie utworzona dla faktur dotyczących wszystkich magazynów - również serwisowego, zaznaczyć parametr MPP - podzielona płatność.
Po wskazaniu kontrahenta pojawia się okno pozwalające na ustawienie parametrów korekty zbiorczej. Okno można otworzyć również poprzez wciśnięciu ikony na formularzu Korekty.
Parametry korekty zbiorczej
Na oknie tym należy ustawić jakiego okresu sprzedaży/zakupu będzie dotyczyła korekta. Program domyślnie ustawia poprzedni miesiąc, jednak okres ten można dowolnie zmieniać. Standardowo do okresu sprzedaży/zakupu zostaną wliczone wszystkie faktury we wskazanym okresie, oraz korekty wystawione do nich. Dodatkowo można ustawić parametry dotyczące korekt z innych okresów:
Uwzględniaj korekty do faktur z poprzednich okresów– po zaznaczeniu tego parametru do Korekty Zbiorczej zostaną ujęte również korekty do sprzedaży/zakupu z poprzednich okresów,
Uwzględniaj późniejsze korekty do wskazanego okresu – parametr pozwala na uwzględnienie również korekt wystawionych po okresie, do którego odnosi się Korekta Zbiorcza a dotyczących sprzedaży/zakupu z wybranego okresu.
Jeżeli Korekta Zbiorcza ma uwzględniać tylko niektóre faktury z wybranego okresu, ich wyboru można dokonać za pomocą przycisku Wskaż faktury , który spowoduje wyświetlenie listy Faktur Sprzedaży/Faktur Zakupu. Do filtra pod listą przenoszona jest Data sprzedaży/zakupu podana w oknie Parametrów korekty zbiorczej, ustawienia filtra można jednak dowolnie modyfikować. Wyjątkiem są Magazyn oraz Kontrahent, które ustawione są zgodne z tym, co zostało wskazane na formularzu Korekty. Na Korektę przenoszony jest jeden podświetlony dokument lub wszystkie zaznaczone.
Informacja o zakresie dat sprzedaży/zakupu, ustawionym w oknie Parametrów korekty zbiorczej, przenoszona jest do opisu Korekty Zbiorczej umieszczonego na zakładce [Ogólne], który jest drukowany na Fakturze. Jeżeli użytkownik skorzysta z opcji Wskaż faktury, wtedy opis powinien zmodyfikować ręcznie, zgodnie z dokonanym wyborem (nie zmieni się automatycznie).
Korekta Zbiorcza może zostać wystawiona dla wszystkich faktur sprzedaży wraz z korektami, faktur zaliczkowych i finalnych, faktur zakupu wraz z korektami, z wybranego okresu lub dla poszczególnych faktur wskazanych przez Użytkownika. Wszystkie faktury, do których udzielany jest rabat, muszą być zatwierdzone oraz wystawione w tej samej walucie. Dokumenty pierwotne będą uwzględnione tylko w przypadku skorzystania z opcji Wskaż faktury.
W przypadku faktur walutowych Korekta Zbiorcza również wystawiana jest w tej samej walucie co Faktury Sprzedaży/Zakupu bez możliwości zmiany na inną. Domyślnie waluta na Korekcie Zbiorczej pobierana jest z karty Kontrahenta z zakładki [Płatności]. Natomiast waluta na korekcie może być inna niż ta wskazana na karcie kontrahenta, jeżeli Faktury Sprzedaży/Zakupu są wystawione w innej walucie niż domyślna waluta na karcie kontrahenta. Do wyliczenia wartości zakupu sumowane są wartości walutowe i od nich udzielany jest rabat również w walucie. Domyślnie kurs na korektę pobierany jest z dnia poprzedniego.
W sytuacji, gdy na tego samego Kontrahenta wystawione są faktury zakupu w różnych walutach, to na Korekcie Zbiorczej należy skorzystać z opcji Wskaż faktury i wybrać faktury wystawione w tej samej walucie.
Na formularzu korekty prezentowane są wartości sprzedaży/zakupu pogrupowane wg stawek VAT z Faktur Sprzedaży/Zakupu (nie są przenoszone pozycje z korygowanych Faktur Sprzedaży/Zakupu). Po wprowadzeniu rabatu procentowego lub kwotowego jest on proporcjonalnie wyliczany dla każdej pozycji. Kwotę rabatu można też wprowadzić ręcznie w kolumnie Wartość korekty.
Wszystkie faktury, do których utworzono Korektę Zbiorczą, wykazane są na zakładce [Dokumenty]. Korekta Zbiorcza wykazywana jest jako dokument powiązany w każdej fakturze, której dotyczy (zakładka [Dokumenty]). Przy próbie anulowania takiej faktury pojawi się pytanie: Do dokumentu wystawiona jest korekta zbiorcza. Czy na pewno anulować dokument? Po zatwierdzeniu komunikatu anulowana faktura zniknie z listy dokumentów powiązanych na Korekcie Zbiorczej. Operacja ta nie wpłynie jednak na zmianę wartości sprzedaży wykazaną na korekcie oraz na wysokość rabatu.
Uwaga
Korekta zbiorcza/rabat nie wpływa na wartość towaru na magazynie, nie są korygowane pojedyncze faktury ani przyjęcia zewnętrzne, tym samym przy kolejnej np. korekcie ilości, towar zostanie zwrócony po pierwotnej cenie.
Do Korekty Zbiorczej nie można utworzyć dokumentu korygującego.
Korekta Zbiorcza nie jest uwzględnia w Deklaracji Intrastat.
Ponieważ dokument ten nie dotyczy poszczególnych pozycji towarowych, nie będzie wykazywany na zestawieniach wykonywanych po pozycjach dokumentów: historii towaru, historii kontrahenta (poza zakładką [Zbiorczo]), analizach oraz Raporcie Sprzedaży z Cennika.
Na wydruku Korekty Zbiorczej dla Faktur Sprzedaży można umieścić listę wszystkich dokumentów wraz z ich datami wystawienia, do których została utworzona ta korekta. Służy do tego parametr Drukuj numery korygowanych faktur, który pojawia się po wybraniu wydruku.
Korekty do dokumentów nie istniejących w systemie
Zdarzają się sytuacje, że dokument sprzedaży lub zakupu został wystawiony jeszcze przed rozpoczęciem pracy z systemem Comarch ERP Optima. Natomiast już po rozpoczęciu pracy zaistnieje potrzeba wprowadzenia do systemu korekty takiego dokumentu. W programie zostało to rozwiązane przez zarejestrowanie w systemie dokumentu pierwotnego (czyli wystawionego przed jeszcze przed rozpoczęciem pracy z Comarch ERP Optima), a następnie wystawienie odpowiedniej korekty.
Dokument pierwotny
Aby umożliwić zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu wprowadzono tzw. dokumentypierwotne. Dokument pierwotny odpowiada takiej niezarejestrowanej fakturze.
Możliwość wystawienia dokumentów pierwotnych dotyczy Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży oraz Paragonów.
Aby wystawić dokument pierwotny należy wcisnąć strzałkę obok Dodaj i z otwartego menu wybrać Dokumentpierwotny.
Dokument pierwotny wystawiany jest w podobny sposób jak zwykły dokument sprzedaży/ zakupu w systemie. Różnicą jest, że na zakładce [Płatności]nie ma tabelki odpowiadającej za płatności dokumentu oraz tabelki umożliwiającej rozliczanie zaliczek.
Informacja o tym, że dany dokument jest dokumentem pierwotnym znajduje się w opisie formularza w górnej części okna (np. Faktura Sprzedaży FS/00001/2008 pierwotna).
Na liście Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu, Paragonów na górnej wstążce pod ikoną Funkcje dodatkowe dostępna jest opcja Importu dokumentów w formacie XML, w oknie parametrów importu można zaznaczyć Utwórz dokument pierwotny, wówczas dokument zostanie zaimportowany do programu jako pierwotny.
Dokument pierwotny przyjmuje numerację proponowaną przez program, oprócz tego istnieje możliwość uzupełnienia Nr pierwotnego (numeru faktycznie korygowanego dokumentu). Numer dokumentu pierwotnego należy wprowadzić ręcznie po wybraniu opcji Nr pierwotny dostępnej w menu rozwijanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku Dokument z poziomu formularza dokumentu pierwotnego.
Na listach Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz Faktur Zakupu znajduje się parametr: Pierwotne, dotyczący wyszukiwania dokumentów pierwotnych. Zasady wyszukiwania dokumentów pierwotnych są identyczne jak w przypadku innych parametrów:
jeśli zaznaczona jest opcja TAK i NIE – program podczas wyszukiwania dokumentów nie uwzględnia statusu dokumentu (podstawowy/ pierwotny),
jeśli zaznaczona jest opcja TAK – program wyszukuje tylko dokumenty pierwotne,
jeśli zaznaczona jest opcja NIE – program wyszukuje tylko dokumenty podstawowe (zwykłe).
Zasady wystawiania dokumentów pierwotnych:
Dokument pierwotny nie powoduje zmiany ceny zakupu na karcie towaru, a tym samym nie powoduje naliczenia nowych cen sprzedaży (w przypadku aktywnego mechanizmu aktualizacji cen).
Wystawienie nie powoduje powstania płatności (zapisu w kasie lub zdarzenia w preliminarzu).
Dla dokumentów pierwotnych nie można wystawić skojarzonych dokumentów magazynowych (WZ, PZ).
Wystawienie dokumentu pierwotnego nie powoduje ruchu towaru w magazynie.
Wystawienie dokumentu pierwotnego nie powoduje powstania rezerwacji ani zamówienia.
Dokumenty pierwotne nie mogą zostać zafiskalizowane.
Dokumenty pierwotne nie mogą zostać zaksięgowane ani przesłane do rejestrów VAT.
Dokumenty pierwotne nie mogą zostać wyeksportowane do systemu Comarch EDI.
Podczas wystawiania dokumentu nie jest uwzględniana blokada na datę dokumentu – dokument pierwotny może mieć datę wcześniejszą niż ostatni bilans zamknięcia magazynu (dla innych dokumentów obowiązuje zasada, że ich data nie może być wcześniejsza niż data ostatniego BZM).
Wystawienie dokumentu pierwotnego (zatwierdzone na stałe lub w buforze) nie blokuje możliwości wykonania bilansu zamknięcia magazynu (w przeciwieństwie do dokumentów podstawowych nieskojarzonych z magazynowymi lub w buforze).
Wystawienie dokumentu pierwotnego (zatwierdzone na stałe lub w buforze) nie blokuje możliwości zamknięcia inwentaryzacji.
Korekta dokumentu pierwotnego
Kiedy dokument pierwotny został już wystawiony można do systemu wprowadzić do niego korektę. Korekta może dotyczyć ilości, wartości lub stawki VAT, nie ma możliwości wystawienia korekty kursu waluty. Sposób wystawiania korekt do dokumentów pierwotnych jest identyczny jak w przypadku korekt do zwykłych dokumentów sprzedaży/ zakupu.
Należy jednak pamiętać, że korekty do dokumentów pierwotnych nie powodują ruchu towaru ani zmiany jego wartości w magazynie (w odróżnieniu od korekt do zwykłych dokumentów). Służą one jedynie do poprawnej rejestracji dokumentów tak, by mogły zostać np. zaksięgowane lub też spowodowały odpowiedni zapis w module Kasa/Bank. Dlatego aby prawidłowo ustalić stan i wartość towaru w magazynie należy następnie wystawić jeszcze dokumenty:
Jeśli korekta powinna wprowadzić towar do magazynu (np. korekta do Faktury Sprzedaży) – należy wystawić dokument PW i wpisać tam cenę, w jakiej towar został zdjęty z magazynu podczas wystawiania faktury pierwotnej.
Jeśli korekta ma dotyczyć ilości na dokumencie zakupu (FZ, PZ) należy:
wystawić dokument RW zdejmujący towar z magazynu lub
wystawić korektę ilościową do dokumentu, którym towar został wprowadzony na magazyn w chwili rozpoczęcia pracy z programem (BOM lub PZ). Przy tej metodzie program automatycznie skoryguje koszt własny zakupu towaru na wcześniejszych dokumentach wydania towaru z magazynu (jeśli takie miało miejsce).
W przypadku korekt wartościowych do nieistniejących dokumentów FZ należy skorygować wartość towaru w magazynie. Korekta wartościowa towaru w magazynie jest możliwa tylko wtedy, gdy towar został wprowadzony do magazynu przy pomocy dokumentu BOM. Należy wtedy wystawić korektę wartościową do BOM. Jeśli towar został wprowadzony innym dokumentem (np. PZ) nie jest możliwe wykonanie korekty wartości towaru w magazynie.
Dokumenty RW/PW do korekt dokumentów pierwotnych
Istnieje możliwość automatycznego utworzenia dokumentu RW/ PW do korekty dokumentu pierwotnego. Po zatwierdzeniu dokumentu korygującego (korekta ilości) w menu kontekstowym dostępna jest funkcja Przekształcenie do RW/PW. Funkcja tworzy dokument wewnętrzny RW/PW, ustalając na nim ilości zgodne z korektą:
W przypadku dokumentów korygujących, które powinny wprowadzić towar do magazynu, tworzony jest dokument PW. Dokument PW jest zapisywany do bufora i użytkownik ma możliwość skorygowania wartości towaru, w jakiej ma być wprowadzony do magazynu. Na formularzu domyślnie podpowie się kontrahent !NIEOKREŚLONY!. Pole to można edytować.
W przypadku dokumentów korygujących wyprowadzających towar z magazynu tworzony jest dokument RW. Jest on od razu zapisywany na trwałe, zdejmując towar zgodnie z metodą rozliczania magazynu określoną dla danej bazy. Kontrahent na RW zostanie przeniesiony z faktury pierwotnej.
Dokument PW/ RW można utworzyć tylko dla korekty ilościowej do dokumentu pierwotnego.
Korekta musi być zapisana na trwałe (nie można tworzyć RW/PW dla korekt w buforze i anulowanych).
Dokument RW/ PW można utworzyć do korekty tylko raz.
W przypadku anulowania korekty – anulowany jest również skojarzony z nią dokument RW/ PW.
Jeśli na korekcie występują usługi są one pomijane podczas tworzenia RW/ PW.
Korekty a dokumenty skojarzone
W przypadku dokumentów skojarzonych zawsze korygujemy dokument handlowy.
Korekta ilości
Korekta ilości zawsze generuję odpowiednią korektę dokumentu magazynowego. Obowiązują przy tym zasady, że:
korekta ilościowa do FS powoduje przyjęcie towaru na magazyn,
korekta ilościowa FZ powoduje wydanie towaru z magazynu,
korekty dokumentów handlowych powodują powstanie korekt do dokumentów magazynowych, bez możliwości ich edycji,
korekty w buforze nie tworzą dokumentów magazynowych w buforze. Dopiero zapis na trwałe powoduje powstanie odpowiedniej korekty dokumentu magazynowego,
korekta do Faktury Zakupu kontroluje ilość, nie można wystawić korekty, jeśli na magazynie nie ma odpowiedniej ilości (dostępnej) korygowanego towaru,
korekty zawsze dotyczą tego samego magazynu co dokumenty podstawowe (korygowane).
Przykład
Korekta ilościowa do FZ
Zobaczmy to na przykładzie FZ powstałej z dwóch dokumentów PZ.
Mamy dwa dokumenty PZ :
Nazwa towaru
Ilość
Cena zakupu (zł)
PZ1
Towar 1
2 szt.
10
Towar 2
3 szt.
11
PZ2
Towar 1
1 szt.
10.99
Towar 2
1 szt.
9.89
Po przekształceniu do Faktury Zakupu otrzymujemy jeden dokument FZ z czterema pozycjami.
Nazwa towaru
Ilość
Cena zakupu (zł)
FZ1
Towar 1
2 szt.
10
Towar 2
3 szt.
11
Towar 1
1 szt.
10.99
Towar 2
1 szt.
9.89
Na magazynie mamy Towar 1 w ilości 3 szt. I Towar 2 w ilości 4 szt.
Następnie wykonujemy korektę do Faktury Zakupu i zwracamy Towar 1 z PZ1 i Towar 2 z PZ2. Program wygeneruje nam jedną korektę do Faktury Zakupu i automatycznie 2 korekty do dokumentów PZ:
Nazwa towaru
Ilość
Cena zakupu (zł)
PZKOR1
Towar 1
2 szt.
10
PZKOR2
Towar 2
1 szt.
9.89
Korekta wartości
W chwili przekształcenia WZ/ PZ do Faktury Sprzedaży/ Faktury Zakupu na dokumencie wynikowym uwzględniane są również wystawione korekty ilościowe i wartościowe. Pomniejszana jest ilość oraz cena jednostkowa towaru i równocześnie wyliczany jest aktualny rabat dla pozycji i wynikowy w nagłówku.
Korektę ilościowa/wartościową można wystawić tylko, jeśli WZ/ PZ nie jest skojarzona z innym dokumentem (nie została jeszcze przekształcona do FS/ FZ). W momencie przekształcenia możliwość korygowania dokumentu WZ/ PZ jest blokowana.
W chwili przekształcenia zarówno WZ/ PZ jak i korekta wartościowa otrzymuje na liście status FS (FZ).
W przypadku, gdy tworzona jest korekta wartościowa do Faktury Sprzedaży/ Faktury Zakupu skojarzonej z WZ/ PZ, wtedy program automatycznie tworzy korektę wartościową do WZ/ PZ.
Uwaga
Należy jednak pamiętać, że na Fakturach Sprzedaży w przypadku zmiany ceny sprzedaży/ rabatu bezpośrednio na Fakturze Sprzedaży utworzonej na podstawie WZ, program nie tworzy korekty wartościowej do skojarzonej WZ. W celu automatycznego generowania korekt do WZ, należy zaznaczyć parametr Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PA (w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ceny). Jeśli parametr jest włączony, wówczas po zmianie ceny/kursu na FS, zmianie ceny na Paragonie i zapisaniu tych dokumentów na stałe do Wydania Zewnętrznego generowana jest korekta wartości. W ten sposób zostanie zachowana zgodność pomiędzy wartością wystawionych dokumentów WZ i FS/PA.
Korekta kosztu własnego (WZKK)
W przypadku korygowania dokumentu przychodowego, wprowadzającego towar na magazyn (FZ, PZ, PW, BOM, PWP), jeśli towar zakupiony na podstawie korygowanego dokumentu przychodowego został już wydany z magazynu, wówczas generowana jest korekta kosztu Wydania Zewnętrznego (WZKK). W przypadku, gdy korygowany towar jest składnikiem produktu złożonego, wówczas na liście PWP zostanie wygenerowany dokument PWPK.
Jakie dokumenty mogą generować powstanie WZKK/PWPK:
korekta wartościowa do dokumentu przychodowego,
korekta ilościowa do dokumentu przychodowego,
korekta stawki VAT do dokumentu przychodowego z wybranym algorytmem od brutto.
Uwaga
Korekty PWPK nie są tworzone w przypadku, gdy zastosowano metodę rozliczania magazynu AVCO.
Przykład
Korekta wartościowa do FZ
Na Fakturze Zakupu przyjęliśmy 10 szt. towaru po 20 zł. Następnie utworzony został dokument PZ do faktury, który wprowadził do magazynu 10 szt. towaru o wartości 200 zł. Towar został sprzedany w całości – koszt wyliczony na dokumencie WZ to 200 zł. Otrzymujemy korektę wartościową do dokumentu FZ, który zmniejsza cenę towaru z 20 zł do 18 zł. Tym samym koszt wyliczony na dokumencie WZ jest zbyt duży.
Ilość
Wartość
Cena zakupu
PZ
10
200
20
WZ
10
200
20
Korekta wartości
0
-20
WZKK
0
-20
W chwili wystawienia korekty wartościowej do FZ automatycznie utworzony zostanie dokument WZKK o wartości -20 zł, który zmniejszy naliczony koszt własny z 200 zł na 180 zł.
Przykład
Korekta ilościowa do PZ
Towar został przyjęty na magazyn na podstawie dwóch Przyjęć Zewnętrznych PZ1 i PZ2. Oba dotyczą tego samego towaru, tej samej ilości, ale cena zakupu (wartość) jest różna. Sprzedano 10 szt. Ponieważ magazyn rozliczany jest metodą FIFO było to 10 szt. Z PZ1. Następnie otrzymujemy korektę ilościową do PZ1- zwracany jest cały towar (10 szt.).
Ilość
Wartość
Cena zakupu
PZ 1
10
200
20
PZ 2
10
100
10
WZ1
10
200 (FIFO)
Korekta ilości do PZ1
-10
-200
WZKK
0
-100
Możemy wykonać korektę do PZ1, mamy odpowiednią ilość na magazynie. Problemem jest tylko inna wartość zakupu towaru. W takiej sytuacji koszt wyliczony na dokumencie WZ powinien wynieść 100 zł, a nie 200.
Wystawiamy korektę ilościową do PZ, a program wykona dodatkowo jeszcze korektę kosztu na Wydaniu Zewnętrznym WZKK.
Pierwotnie koszt na WZ wynosił 200 zł, zwróciliśmy towar o tej wartości więc poprawny koszt na WZ powinien wynosić 100 zł (jak z drugiej dostawy) i taki efekt osiągamy dzięki WZKK na kwotę -100 zł.
Przykład
Korekta ilości do WZ
Na dokumencie PZ1 przyjmujemy 10 szt. W cenie 10 zł, na PZ2 kolejne 10 szt. towaru w cenie 15 zł.
Następnie sprzedajemy 10 szt. towaru (wyliczony zostaje koszt własny 100 zł).
Następuje zwrot całkowity PZ 1, w związku z czym koszt na WZ powinien wzrosnąć do 150 zł (wartość towaru z drugiej dostawy) – powstaje dokument WZKK 1 o wartości 50 zł. W chwili obecnej mamy na magazynie 0 szt. towaru i jego wartość wyliczona w oparciu ilość dokumenty również wynosi 0 zł.
Zwracamy towar z WZ: powstaje dokument WZKOR o wartości 150 zł. WZKOR uwzględnia WZKK1 na kwotę 50 zł. Na magazynie mamy dzięki temu 10 szt. towaru o wartości 150 zł.
Ilość
Wartość
Cena zakupu
PZ 1
10
100
10
PZ 2
10
150
15
WZ1
10
100 (FIFO)
Korekta ilości do PZ1
-10
-100
WZKK 1
0
50
Korekta ilości do WZ
-10
150
Przykład
Korekta składnika PWP
Na dokumencie PWP znajduje się towar złożony, w skład którego wchodzi towar A i B. Koszt tego towaru wynosi 30 zł. Towar A został zakupiony w cenie 10 zł, a towar B w cenie 20 zł. Po korekcie wartości dokumentu przychodowego (PW, PZ, BO), na którym znajduje się towar A i zmianie wartości tego towaru na 15 zł, do dokumentu RWS wygeneruje się dokument WZKK na 5 zł (Korekta Kosztu Wydania), a do dokumentu PWP korekta wartości PWPK na wartość 5 zł, podwyższająca koszt tego towaru.
Taka korekta dla produktu złożonego ma ilość zero. Na zakładce Receptury składnik również ma ilość zero, natomiast wartość wyliczona jest na podstawie korekty składnika. Korekta PWPK jest powiązana z korektą dokumentu przychodowego, zmieniającą wartość składnika, natomiast korekta dokumentu przychodowego, z dokumentem WZKK.
Korekta VAT
Jeśli Przyjęcie Zewnętrzne skojarzone jest z Fakturą Zakupu, korekta stawki VAT do FZ spowoduje automatycznie wygenerowanie korekty stawki VAT do PZ. Jeśli podatek VAT na dokumencie jest liczony algorytmem od brutto, po wystawieniu korekty VAT do PZ/FZ, zmianie ulegnie wartość netto zakupionego towaru (tym samym zmieni się wartość tego towaru na magazynie).
W przypadku, gdy do dokumentu zostanie utworzona korekta VAT, a następnie kolejna korekta (ilości lub wartości) – wtedy na kolejnym dokumencie korygującym handlowym stawka VAT dla towaru będzie uwzględniała zmianę stawki.
Jeżeli do Faktury Sprzedaży zostanie wystawiona korekta stawki VAT, a następnie ta Faktura zostanie przekształcona do WZ, to wraz z dokumentem WZ utworzona zostanie korekta stawki VAT do dokumentu WZ.
Korekty kursu waluty
Korekta kursu waluty polega na wprowadzeniu poprawnego notowania kursu waluty w stosunku do kursu użytego na fakturze pierwotnej. Korekta kursu możliwa jest dla dokumentów: Faktury Sprzedaży, Faktury Zaliczkowej, Faktury Finalnej, Faktury Zakupu, Wydania Zewnętrznego, Przyjęcia Zewnętrznego.
Aby korekta mogła być wystawiona, muszą być spełnione następujące warunki:
nie mogą występować inne dokumenty korygujące, korekta kursu musi być pierwszą korektą do wystawionego dokumentu (nie mogą także występować dokumenty korygujące do dokumentów, z których następuje przekształcenie),
dokument, na podstawie, którego ma powstać korekta nie jest zaksięgowany i przesłany do Rejestru VAT oraz nie zostały zaksięgowane różnice kursowe lub rozliczenia/kompensaty,
Faktura Sprzedaży/Zakupu, do której ma być wygenerowana korekta kursu nie może powstać z dokumentów WKA/PKA,
w przypadku korekty kursu Faktury zaliczkowej, kontrolowane jest czy zaliczka została wykorzystana na Fakturze Finalnej, jeżeli tak, nie wystawimy korekty kursu do Faktury Zaliczkowej, taką korektę można wystawić wówczas tylko do Faktury Finalnej,
jeśli dokument korygowany zostanie wysłany pracą rozproszoną, aby można było wykonać korektę kursu, na karcie operatora musi być zaznaczony parametr: Zmiana dokumentów wyeksportowanych. Przed importem do bazy docelowej należy z niej najpierw usunąć wcześniej zaimportowany dokument pierwotny, dopiero wówczas dokument korygowany zostanie wysłany ponownie.
Faktury, do których została wystawiona korekta kursu, są przenoszone mechanizmem Pracy rozproszonej zawsze łącznie z korektami. Jeżeli użytkownik określi zakres dat przenoszonych dokumentów, to brana będzie pod uwagę data faktury pierwotnej.
jeżeli przekształcamy kilka dokumentów do dokumentu wynikowego np. kilka PZ/WZ do FZ/FS i jeden z przekształcanych dokumentów posiada korektę kursu, a ta korekta ma inny typ kursu niż jeden z dokumentów PZ/WZ, wówczas nie będzie możliwości agregacji tych dokumentów do jednej FZ/FS.
Korekta kursu waluty tak jak pozostałe typy korekt, dostępna jest po ustawieniu kursora na dokumencie podstawowym, pod prawym przyciskiem myszy w menu kontekstowym, bądź pod strzałką obok przycisku .
Na korektę kursu wszystkie dane przenoszone są z dokumentu korygowanego. Na zakładce [Ogólne] istnieje możliwość zmiany: schematu numeracji, daty wystawienia i daty korekty, formy płatności oraz przyczyny korekty.
Na zakładce [Płatności] istnieje możliwość zmiany daty, typu kursu i notowania.
Uwaga
W żadnym wypadku nie ma możliwości zmiany kategorii dokumentu i pozycji dokumentu, a także pola Opis/Atrybuty.
Wpływ korekty kursu na przeliczenia wartości dokumentu
Zmiana kursu na dokumencie korekty kursu powoduje zmianę wartości złotówkowych, ceny walutowe pozostają bez zmian.
Zmianie ulegają:
Wartości w tabeli VAT. Wyliczana jest wartość netto, VAT i brutto jako różnica wartości po korekcie i przed korektą.
Kwoty i wartości PLN na poszczególnych pozycjach.
Jeżeli na dokumencie korygowanym naliczono podatek VAT, a jego płatność wykazana jest w PLN, to na korekcie w Tabeli płatności wykazywana jest wartość VAT w PLN, jako różnica jego wartości po korekcie i przed korektą. Na tą wartość podatku VAT w PLN generowana jest płatność, sama kwota podatku w walucie wykazywana jest do zapłaty w nagłówku dokumentu.
Korekta kursu na dokumentach, na których nie był naliczany VAT płatny w PLN
Jeżeli na fakturze korygowanej nie był naliczony VAT w PLN, nie powstaje płatność do korekty, natomiast płatność do faktury korygowanej zostaje przeliczona po nowym kursie.
Przykład
Faktura Sprzedaży na kontrahenta unijnego wystawiona w walucie EUR po kursie 4 PLN.
Sprzedajemy Towar A – 2 sztuki za 5 EUR.
Wartość Faktury w walucie: 10 EUR.
Wartość w PLN: 40 PLN (10 x 4 EUR).
Tabela VAT: 40,00(netto) 0,00(VAT) 40,00(brutto)
Tabela płatności: 10 EUR
Kurs powinien być 5 PLN.
Korekta wygląda następująco:
Po zmianie notowania kursu z 4 PLN na 5 PLN wartość korekty w nagłówku wynosi 0. Nie zmieniają się ceny i wartości walutowe.
Jednak po korekcie zmienia się wartość złotówkowa z 40 PLN na 50 PLN.
W Tabeli VAT wyliczana jest różnica między wartościami po korekcie i przed korektą:10(netto) 0,00(VAT) 10,00(brutto).
Na pozycjach dokumentu ceny walutowe pozostają bez zmian, wartość zero. Ceny w PLN netto i brutto przeliczone są po nowym kursie (5 PLN), natomiast wartość w PLN wyliczana jest jako różnica między wartościami po korekcie i przed korektą (50 pln – 40 pln).
Jeśli korekta nie generuje płatności, wyszarzona jest ikona Rozliczenia dostępna z poziomu formularza korekty na rozwiniętej wstążce. Jeżeli klikniemy na ikonę z poziomu listy dokumentów, po kliknięciu widoczny jest komunikat: „Dokument nie podlega rozliczeniu”.
Jeżeli faktura korygująca kurs zostanie anulowana, to płatność przeliczana jest ponownie po kursie z dokumentu źródłowego. Faktura korygująca kurs wpływa na przeliczenie płatności po nowym kursie dopiero po jej zatwierdzeniu, korekty w buforze nie zmieniają kursu na płatności.
Korekta kursu na dokumentach, na których był naliczany VAT płatny w PLN.
Jeżeli na fakturze korygowanej był naliczony VAT i jego płatność jest w PLN, po korekcie kursu, zmianie ulega kwota podatku i generuje się odpowiednia płatność. Płatność VAT w PLN na Korekcie kursu, to różnica jego wartości po korekcie i przed korektą, natomiast na płatności do faktury korygowanej kwota netto przeliczona jest po nowym kursie.
Przykład
Faktura Sprzedaży na kontrahenta krajowego wystawiona w walucie EUR po kursie 4 PLN. Naliczony podatek VAT i płatność w PLN.
Sprzedajemy Towar A – 2 sztuki za 5 EUR.
Wartość Faktury w walucie: 10 EUR.
Wartość w złotówkach: 40 PLN ( 10 x 4 EUR).
Tabela VAT: 40(netto) 9,20(VAT) 49,20(brutto)
Tabela płatności: 10 EUR i 9,20 PLN (VAT)
Kurs powinien być 5 PLN.
Korekta wygląda następująco:
Po zmianie notowania kursu z 4 PLN na 5 PLN wartość korekty w nagłówku wyliczona jest jako różnica VAT po korekcie i przed korektą – wykazywana jest w walucie. Nie zmienią się ceny i wartości walutowe.
Jednak po korekcie zmienia się wartość złotówkowa z 40 PLN na 50 PLN.
W Tabeli VAT wyliczana jest różnica między wartościami po korekcie i przed korektą: 10(netto) 2,30(VAT) 12,30(brutto)
Płatność VAT jest w PLN – korygujemy płatność:
Tabela płatności: 2,30 PLN (wyliczony jako różnica między wartością VAT po korekcie i przed korektą).
Na pozycjach dokumentu ceny walutowe pozostają bez zmian. Warość 0. Ceny w PLN netto i brutto przeliczone po nowym kursie(5 PLN) natomiast wartość w PLN wyliczana jest jako różnica między wartościami po korekcie i przed korektą (50 PLN – 40 PLN).
Jeśli korekta generuje płatność gotówkową pod ikoną Rozliczenia (dostępną z poziomu formularza korekty lub na liście dokumentów) można podejrzeć płatność do korekty.
Korekta kursu na dokumentach rozliczonych.
Jeżeli faktura korygowana była rozliczona, to po wykonaniu korekty kursu rozliczenia zostaną automatycznie zaktualizowane. Różnice kursowe zostaną na nowo wyliczone, po nowym kursie.
Przykład
Faktura Sprzedaży na kontrahenta unijnego wystawiona w walucie EUR po kursie 4 PLN.
Sprzedajemy Towar A – 2 sztuki za 5 EUR.
Wartość Faktury w walucie: 10 EUR.
Wartość w PLN: 40 PLN (10 x 4 EUR).
Tabela VAT: 40,00(netto) 0,00(VAT) 40,00(brutto)
Tabela płatności: 10 EUR
Faktura została rozliczona z zapisem kasowym na 10 EUR po kursie 1 EUR = 4,3 PLN. Powstała różnica kursowa na 3 PLN.
Kurs na fakturze powinien wynosić 4,5 PLN.
Korekta wygląda następująco:
Po zmianie notowania kursu z 4 PLN na 4,5 PLN wartość korekty w nagłówku wynosi 0. Nie zmieniają się ceny i wartości walutowe.
Jednak po korekcie zmienia się wartość złotówkowa z 40 PLN na 45 PLN.
Płatność do faktury zostaje automatycznie przeliczona wg nowego kursu. Różnica kursowa również zostaje automatycznie zaktualizowana (wynosi -2PLN).
Korekta kursu waluty dla dokumentów przychodowych
Korekta kursu na dokumentach przychodowych ma wpływ na wartość magazynu oraz na koszt własny sprzedanych towarów. Jeżeli skorygowany zostanie kurs na dokumencie zakupowym, a ta dostawa została wcześniej rozchodowana, wygenerowane zostaną dokumenty WZKK (korygujące koszt własny rozchodowanych towarów).
Podczas tworzenia i przekształcania przychodowych dokumentów walutowych, posiadających korektę kursu, znaczenie mają parametry znajdujące się w konfiguracji:
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZ.
Przeliczaj ceny po nowym kursie.
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZ
Przeliczaj ceny po nowym kursie
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
niezaznaczony
niezaznaczony
niezaznaczony
PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data3– kurs z PZKOR Kursu(data i notowanie).
FZ Data1
FZ Data2
FZKOR Kursu Data3
FZ Data4
Tworzy się tyle PZ ile FZ, na PZ Data5, kurs z FZ.
Do FZKOR Kursu tworzy się PZKOR Kursu.
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZ
Przeliczaj ceny po nowym kursie
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
niezaznaczony
niezaznaczony
zaznaczony
FZ Data1
FZKOR Kursu Data2
PZ Data 3 – kurs z FZ (data i notowanie)
Tworzy się automatycznie PZKOR Kursu – kurs z FZKOR Kursu.
PZKOR kursu jest uwzględniana w wyliczeniach wartości zasobu
PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data 3 – kurs z PZKOR Kursu (data i notowanie).
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZ
Przeliczaj ceny po nowym kursie
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczony
niezaznaczony
zaznaczony
FZ Data1
FZKOR Kursu Data2
PZ Data 3 – kurs z FZ (data i notowanie)
Tworzy się automatycznie PZKOR Kursu – kurs z FZKOR Kursu.
PZKOR kursu jest uwzględniana w wyliczeniach wartości zasobu.
PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data 3 – kurs z PZKOR Kursu (data i notowanie).
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZ
Przeliczaj ceny po nowym kursie
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczony
zaznaczony
niezaznaczony
PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data3 – kurs z dnia poprzedniego od daty na FZ.
PZ Data1
PZ Data2
PZKOR Kursu Data3
PZ Data4
FZ Data3 – kurs z dnia poprzedniego od daty na FZ.
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZ
Przeliczaj ceny po nowym kursie
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczony
zaznaczony
zaznaczony
FZ Data1
FZKOR Kursu Data2
PZ Data3 – kurs z FZ (data i notowanie)
Tworzy się automatycznie PZKOR Kursu – kurs z FZKOR Kursu.
PZKOR kursu jest uwzględniana w wyliczeniach wartości zasobu.
PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data3 – kurs z PZ.
Tworzy się automatycznie drugie PZKOR Kursu z kursem z FZ.
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZ
Przeliczaj ceny po nowym kursie
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczony
niezaznaczony
niezaznaczony
PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data3 – kurs z PZKOR Kursu (data i notowanie).
Korekta kursu waluty dla dokumentów rozchodowych
Korekta kursu na dokumentach rozchodowych ma wpływ na zysk ze sprzedaży, który wykazywany jest w PLN.
Na oknie Zysk z transakcji po zaznaczeniu parametrów:
Uwzględniaj korekty – weryfikowane jest czy została wykonana korekta kursu do sprzedaży. Jeżeli tak, wyliczana jest wartość netto i zysk po korekcie.
Uwzględniaj WZKK – weryfikowane jest czy została wykonana korekta kursu do zakupu. Jeżeli tak, wyliczany jest koszt po korekcie i odpowiednio powiększany/pomniejszany zysk.
Podczas tworzenia i przekształcania rozchodowych dokumentów walutowych, posiadających korektę kursu znaczenie mają parametry znajdujące się w konfiguracji:
Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PA.
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
Przekształcenia z poziomu listy WZ/FS do FS/WZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PA
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
niezaznaczony
niezaznaczony
WZ Data1
WZ Data2
WZKOR Kursu
WZ Data3
FS Data4 – kurs z dnia poprzedniego od daty FS.
Przekształcenia z poziomu listy WZ/FS do FS/WZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PA
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczony
niezaznaczony
WZ Data1
WZ Data2
WZKOR Kursu
WZ Data3
FS Data4 - kurs z dnia poprzedniego od daty FS.
Na wygenerowanych WZKOR – kurs z FS.
Przekształcenia z poziomu listy WZ/FS do FS/WZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PA
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczony
zaznaczony
WZ Data1
WZKOR Kursu DATA2
FS Data3 – kurs z WZ.
Po zmianie kursu na FS na WZKOR przenoszony jest kurs z FS.
FS Data1
FSKOR Kursu DATA2
WZ Data3 – kurs z FS.
Tworzy się automatycznie WZKOR Kursu – kurs z FSKOR Kursu.
Przekształcenia z poziomu listy WZ/FS do FS/WZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PA
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
niezaznaczony
zaznaczony
WZ Data1
WZKOR Kursu DATA2
FS Data3 – kurs z WZ.
FS Data1
FSKOR Kursu DATA2
WZ Data3 – kurs z FS.
Tworzy się automatycznie WZKOR Kursu – kurs z FSKOR Kursu.
Korekty podatku VAT
Korekta podatku polega na zmianie stawki VAT sprzedanego wcześniej towaru. Aby wykonać korektę podatku należy:
ustawić kursor na dokumencie podstawowym, wcisnąć prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać funkcję Korekta stawki VAT.
ustawić kursor na dokumencie pierwotnym, następnie z menu rozwiniętego obok przycisku wybrać funkcję Korekta stawki VAT.
Na ekranie pojawi się formularz faktury korygującej. W nagłówku dokumentu można zmienić: schemat numeracji, daty wystawienia i sprzedaży oraz formę i termin płatności.
Pozycje faktury korygującej przepisane są z faktury źródłowej. Na ekranie wyświetlane są: kod towaru, ilość, jednostka miary, dotychczasowa stawka VAT i cena podstawowa. Kolumna Wartość korekty zawiera zera.
Modyfikacja pozycji – czyli ustalenie tych elementów faktury, które podlegają korekcie VAT i przypisanie im nowych stawek podatku może polegać na:
skasowaniu pozycji, których korekta nie dotyczy. Kasowanie można wykonać ustawiając kursor na wybranej pozycji i wciskając przycisk z koszem, wybierając funkcję kasuj z kontekstowego menu lub z klawiatury, wciskając klawisz <DEL>. Przed skasowaniem program poprosi o potwierdzenie usunięcia pozycji.
Uwaga
W przypadku skasowania pozycji program nie renumeruje liczby porządkowej. Dzięki temu numer pozycji na dokumencie korygowanym i korekcie jest zawsze taki sam.
zmianie opisu i PKWiU. Jedyne pola, których modyfikacji można dokonać edytując dane o pozycji korekty to numer PKWiU oraz opis.
(!) zmianie stawki VAT dla pozycji. Aby to zrobić należy kolejno wyświetlić szczegóły o każdym elemencie korekty. Szczegóły wyświetlamy posługując się przyciskiem z lupką lub dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszki na wybranej pozycji. Na wyświetlonym formularzu zmieniać można jedynie stawkę podatku VAT. Zmiana stawki spowoduje przeliczenie kwoty w pozycji Wartość korekty.
Jeśli do jednej faktury wykonujemy kolejno kilka korekt podatku VAT – kolejna korekta bierze pod uwagę stawki VAT wynikające z dokumentu źródłowego i poprzednich korekt.
W przypadku Przyjęć Zewnętrznych i Faktur Zakupu, jeśli podatek VAT na dokumencie jest liczony algorytmem od brutto, po wystawieniu korekty VAT do PZ/FZ, zmianie ulegnie wartość netto zakupionego towaru (tym samym zmieni się wartość tego towaru na magazynie).
Na dokumencie korekty VAT do Wydania Zewnętrznego w oknie Pozycja dokumentu dostępne są do edycji pola: VAT, Kategoria, PKWiU, Opis/ Atrybuty (w zależności od ustawionego parametru na karcie towaru – Pozwól na edycję opisu na dokumencie).
Po zmianie stawki VAT na korekcie zostaje poprawnie naliczona wartość podatku VAT dla korygowanej transakcji. W zależności od wybranego na korygowanym WZ algorytmu naliczania podatku VAT (od netto/ brutto), zostaje zmieniona albo wartość netto pozycji (dla algorytmu od brutto) albo wartość brutto (dla algorytmu od netto).
Jeżeli do Wydania Zewnętrznego zostanie wystawiona korekta stawki VAT, to po przekształceniu tego WZ do Faktury Sprzedaży, na FS zostanie pobrana poprawna stawka VAT z korekty WZ.
Uwaga
Nie ma możliwości utworzenia korekty stawki VAT do Wydania Zewnętrznego, które powstało z Faktury Pro Forma.
W przypadku, gdy do dokumentu zostanie utworzona korekta VAT, a następnie kolejna korekta (ilości lub wartości) – wtedy na kolejnym dokumencie korygującym handlowym stawka VAT dla towaru będzie uwzględniała zmianę stawki.
Przykład
Korekta VAT do faktury wystawionej w cenach netto.
Wystawiona została faktura na kwotę netto 50 zł w stawce 23%. Następnie korygowana jest stawka VAT na 8%. W związku z czym program wylicza różnicę w kwocie VAT jako różnica podatku VAT wyliczonego dla stawki 23%. (11,50 zł) i podatku VAT wyliczonego dla 8%. (4,00 zł), która wynosi 7.50 zł.
Zmniejszona zostaje wartość brutto faktury, natomiast wartość netto pozostaje taka sama.
Wartość netto
VAT
Brutto
Faktura
50.00 zł
11.5
61.5
Korekta
0
- 7.50 zł
- 7.50 zł
Przykład
Korekta VAT do faktury wystawionej w cenach brutto.
Wystawiona została faktura na kwotę brutto 50 zł w stawce 23%. Następnie korygowana jest stawka VAT na 8%. W związku z czym program wylicza różnicę w kwocie VAT jako różnica podatku VAT wyliczonego dla stawki 23%. (9,35 zł) i podatku VAT wyliczonego dla 8%. (3,70 zł), która wynosi 5,65 zł.
Wartość brutto faktury pozostaje bez zmian, natomiast zwiększa się wartość netto.
Wartość netto
VAT
Brutto
Faktura
40.65
9,35 zł 9.02 zł
50.00 zł
Korekta
5.65
-5.65
0
Korekty Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży i Zakupu
Korekty można wykonywać tylko z poziomu listy dowodów wewnętrznych sprzedaży. Korekta do FZW generowana jest automatycznie wraz z korektą FSW.
Dla FSW wystawianych z poziomu listy, korekty działają zgodnie z ogólnie obowiązującymi zasadami wystawiania dokumentów korygujących (artykuł Dokumenty korygujące).
W przypadku korekt FWS wystawianych do FZ istnieją pewne ograniczenia:
nie jest możliwe utworzenie korekty stawki VAT
warunkiem wykonania korekty jest zapis FSW na stałe z wygenerowaną FZW. FZW musi być również na stałe.
Uwaga
Jeśli utworzono FSW do FZ, a następnie skorygowano FZ, program nie koryguje automatycznie wartości naliczonych na FSW. Należy wykonać korektę bezpośrednio do dokumentu FSW. Możliwe korekty do wykonania to korekta ilości oraz korekta ceny /wartości. Korekty VAT dostępne są tylko dla FSW wystawionych z poziomu listy. Dla faktur powstałych z FZ nie powinno się w ten sposób wykonywać korekt VAT. Sam dokument FSW służy do naliczenia VAT do wewnątrzwspólnotowego nabycia, dlatego w przypadku błędnego naliczenia podatku VAT, najlepszym wyjściem jest anulowanie FSW i naliczenie VATu na nowo.
W przypadku konieczności anulowania dokumentów korekt do FSW i FZW należy w pierwszej kolejności anulować korektę do FSW. Dokument korygujący FZW zostanie anulowany automatycznie.
Korekty Faktur RR
Na liście Faktur RR pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy udostępniono możliwość utworzenia korekty ilości, wartości (ceny) oraz stawki VAT.
Domyślnym schematem numeracji dla Korekty do Faktury RR jest FRRK/numer bez zer/rok kalendarzowy. Schemat ten można zmodyfikować w Konfiguracji Firmy/ Definicje dokumentów/ Handel/ Faktura rolnika rycz.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Na korekcie do Faktury RR, na zakładce [Kontrahent] zawsze automatycznie ustawiany jest domyślny rachunek bankowy Płatnika (nie jest przenoszone konto bankowe Płatnika z dokumentu korygowanego).
Automatyczne generowanie dokumentów skojarzonych zależy od tego, jakie dokumenty były powiązane bezpośrednio z Fakturą RR w momencie zatwierdzania korekty:
Korekta do FRR bez dokumentów powiązanych. Jeżeli do Faktury RR zostanie utworzona korekta, na późniejszą Fakturę Zakupu wygenerowaną z tej FRR przeniesione zostaną dane uwzględniające wszystkie wcześniejsze korekty do Faktury RR.
Korekta do FRR powiązanej z FZ (oraz PZ). Jeżeli do Faktury RR zostały utworzone dokumenty FZ (oraz PZ), zapis na trwałe korekty FRRK spowoduje wygenerowanie korekty do FZ (oraz PZ) z datą wpływu równą dacie wystawienia FRRK. Jako numer obcy na dokumentach FZKOR i PZKOR zostanie przeniesiony numer FRRK. Forma płatności na korekcie do Faktury Zakupu jest przenoszona z dokumentu źródłowego. Utworzenie korekty RR jest możliwe tylko wtedy, gdy dokumenty powiązane z Fakturą RR są zapisane na trwałe.
Uwaga
Dla Faktur RR powiązanych z Przyjęciem Zewnętrznym wygenerowanie korekty ilościowej „na minus” jest możliwe nawet wówczas, kiedy na magazynie nie ma wystarczającej ilości towaru. W takiej sytuacji program pozwoli na zapis dokumentu FRRK, a następnie pojawi się komunikat o niewystarczającej ilości towaru na magazynie. Po uzupełnieniu stanów magazynowych, aby ręcznie wygenerować brakujące dokumenty FZKOR i PZKOR należy wywołać funkcję Przekształcenie do FZ korekta dostępną w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy na dokumencie FRRK (z poziomu listy Faktur RR). Dokumenty zostaną utworzone z datą bieżącą.
Uwaga
Ponieważ korekty powiązane do dokumentu FRRK są tworzone w tle, gotówkowy dokument FZKOR trafi do Preliminarza Płatności jako nierozliczony.
Uwaga
Handel Plus. Jeżeli Faktura RR została utworzona z Faktury Zakupu, na której wprowadzono partie dostaw, na korekcie ilościowej „na minus” do Faktury RR nie będzie możliwości wskazania konkretnego zasobu. Zasoby zostaną skorygowane wg kolejności zapisu.
Dokumenty skojarzone, które utworzą się automatycznie, zostaną wystawione z taką samą datą, jak dokument źródłowy (FRRK).
Anulowanie korekt
Anulowanie korekty do Faktury RR spowoduje automatyczne anulowanie korekt do Faktury Zakupu i Przyjęcia Zewnętrznego, wynikających z tego dokumentu. Anulowanie FZKOR powiązanej z FRRK z poziomu listy Faktur Zakupu nie jest możliwe, taką operację można wykonać wyłącznie poprzez anulowanie korekty do Faktury RR.
Wydruki
Raport sprzedaży towarów
W menu wydruków w Cenniku znajduje się pozycja Raporty. Zawarte tam raporty informują o wartości sprzedaży poszczególnych towarów.
W RS wg kodu listę towarów, dla których liczony jest raport uporządkowano wg ich kodów (alfabetycznie).
W RS wg grup lista towarów uwzględnionych w raporcie uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie grup. Dodatkowo wartości wykazane dla towarów w grupie są podsumowane.
W RS wg kategorii lista towarów uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie przypisanych im kategorii. Dodatkowo wykazane wartości dla towarów w kategorii są podsumowane.
W raporcie sprzedaży wyliczane jest sprzedana ilość, wartość netto sprzedaży poszczególnych towarów, ich koszt, uzyskana marża oraz kwota VAT.
Koszt usługi wyliczany jest na podstawie informacji wprowadzonych na karcie usługi (koszt kwotowy lub procentowy na zakładce [Dodatkowe]), aktualnych w chwili sprzedaży.
Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniane ma być sprzedaż. Pod uwagę brana jest data sprzedaży z faktury.
W raporcie uwzględniane są korekty do Faktur pierwotnych, Faktury zapisane w buforze oraz Faktury zaliczkowe (jeśli zostały uwzględnione na Fakturze finalnej).
Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście towarów (np. grupa towarów).
Wydruki z Listy zasobów
Spis z natury przedstawia stan magazynu na dany dzień. Raport dotyczy tylko towarów:
Wydruk posortowany jest wg grup towarowych.
Zawiera informacje o kodzie, nazwie, statusie, numerze katalogowym danej pozycji, jednostce, ilości danego towaru i łącznej wartości danej pozycji. Dodatkowo umieszczona jest informacja o cenie, która wyliczana jest jako iloraz wartości i ilości.
Raport uwzględnia filtry wprowadzone na liście zasobów, np. można ograniczyć go do danej grupy czy magazynu.
Na wydruku Spisu z natury z podziałem na dostawy, jeżeli dostawa była przesunięta na magazyn, dla którego wykonywany jest wydruk, cena wyliczana jest na podstawie ilości i wartości zakupu dla poszczególnych dostaw.
Bilans handlowy towarów informuje o ilości/wartości przychodów i rozchodów towaru w danym okresie czasu:
Raport posortowany jest alfabetycznie wg kodu zasobów.
W raporcie uwzględniane są wszystkie zapisane na trwale (nie do bufora) transakcje.
Na wydruku oprócz kodu towaru/usługi pojawia się również jego nazwa, EAN, kod katalogowy, jednostka miary, waluta.
Przed wyliczeniem bilansu należy podać daty określające analizowany okres.
Raport uwzględni wszystkie zastosowane na liście filtry.
Towary zalegające (GenRap)/Wzór standard zawiera informacje o towarach, które zalegają na magazynie określoną ilość dni (raport jest dostępny dla baz, gdzie naliczanie kosztu własnego sprzedaży odbywa się wg metody FIFO lub LIFO):
Raport działa dla pozycji zaznaczonych na liście.
Uwzględniane są wszystkie magazyny lokalne.
Przed wykonaniem wydruku w oknie Ustalanie wartości parametrów wydruku należy uzupełnić wartość pola Ile dni zalega.
Dla każdej pozycji podana jest informacja o ilości zalegającej, jednostce miary, dacie dostawy, ilości dni jakie upłynęły od przyjęcia dostawy względem daty bieżącej, wartości zasobu i magazynie, na którym zalega towar.
Towar przesuwany między magazynami poprzez Przesunięcia Międzymagazynowe nie jest traktowany jako zalegający.
Rozliczenie Kosztów Zakupu (RKZ)
W menu wydruków wywołanego z Listy faktur istnieje pozycja: Raporty. Znajdują się tam raporty RKZ, które pozwolą określić m.in. wartość sprzedanych towarów, koszt ich zakupu, wielkość uzyskanej marży czy kwotę, która nie została jeszcze zapłacona.
Wydruk RKZ (1) - poziomy iRKZ (2) – pionowy różnią się jedynie zawartymi tam informacjami. Wydruk w pionie nie zawiera informacji o dacie wystawienia faktury (jest tylko data sprzedaży) oraz wartości zaległości. Zamiast nazwy kontrahenta podany jest jego kod.
Dla każdej transakcji wyliczony zostaje koszt sprzedanych na niej towarów, uzyskana marża, wartość netto, kwota VAT oraz kwota, która pozostaje jeszcze do zapłaty.
Koszt towaru wyliczany jest na podstawie informacji wprowadzonych na karcie towaru (koszt kwotowy lub procentowy na zakładce [Dodatkowe]), aktualnych w chwili wystawiania faktury.
Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniane mają być faktury. Podczas zawężania listy dokumentów pod uwagę brana jest data sprzedaży.
Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście faktur (schemat numeracji, zakres numerów).
Przykład
Okres, za jaki sporządzamy raport obejmuje miesiąc luty. Dodatkowo na liście faktur założony jest filtr na numery od 10 do 11. W raporcie uwzględnione będą wszystkie faktury z numerami od 10 do 11 (niezależnie od schematu numeracji), których data sprzedaży jest z miesiąca lutego.
Raport sprzedaży dla kontrahentów
W menu wydruków na Liście kontrahentów istnieje pozycja Raporty. Zawarte tam raporty informują o wartości sprzedaży dla kontrahentów.
W RS wg kodu lista kontrahentów, dla których dokonano sprzedaży jest uporządkowana wg ich kodów (alfabetycznie).
W RS wg grup lista kontrahentów, dla których dokonano sprzedaży uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie grup. Dodatkowo wykazane wartości dla każdej grupy są podsumowane.
W RS wg kategorii lista kontrahentów, dla których dokonano sprzedaży uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie przypisanych im kategorii. Dodatkowo wykazane wartości dla każdej kategorii są podsumowane.
W raporcie sprzedaży wyliczane są wartość netto sprzedaży dla poszczególnych kontrahentów, związany z tym koszt sprzedanych towarów, uzyskana marża, wartość brutto sprzedaży oraz kwota, która jeszcze pozostała do zapłaty.
Koszt usługi wyliczany jest na podstawie informacji wprowadzonych na karcie usługi (koszt kwotowy lub procentowy na zakładce [Dodatkowe]), aktualnych w chwili sprzedaży.
Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniane ma być sprzedaż. Pod uwagę brana jest data sprzedaży z faktury.
W raporcie uwzględniane są korekty do Faktur pierwotnych, Faktury zapisane w buforze oraz Faktury zaliczkowe (jeśli zostały uwzględnione na Fakturze finalnej).
Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście kontrahentów (np. grupa kontrahentów).
Specyfikacja załadunku
Wydruk specyfikacji załadunku zawiera zestawienie towarów z wybranych dokumentów. Wydruk może być wykorzystywany np. podczas przygotowywania towarów, które będą rozwożone do klientów.
Zestawienie jest dostępne z poziomu listy Faktur Sprzedaży, Rezerwacji, Faktur Pro Forma oraz dokumentów WZ. Lista jest przygotowywana dla każdego typu dokumentu odrębnie i obejmuje dokumenty zaznaczone na liście.
Zestawienie zawiera listę towarów wraz z ilością określoną w jednostce podstawowej i jednostce pomocniczej. Dodatkowo na specyfikacji drukowane są numery dokumentów, na podstawie których jest tworzone zestawienie (oznaczenie B przy numerze oznacza, że dany dokument jest zapisany do bufora).
Dodatkowo istnieje możliwość, by wydruk zawierał zestawienie opakowań obejmujące wszystkie towary ze specyfikacji (program pyta o to przed utworzeniem wydruku). Zestawienie opakowań jest drukowane w odrębnej tabeli. Podczas tworzenia zestawienia opakowań program sprawdza dla poszczególnych towarów jednostkę podstawową i pomocniczą. Jeśli są one zgodne – na zestawieniu opakowań ilości są sumowane.
Przykład
Towar 1: jedn. podst. SZT, 1 OPAK = 10 SZT.
Towar 2: jedn. podst. SZT, 1 OPAK = 15 SZT.
Towar 3: jedn. podst. KG, 1 OPAK = 10 KG.
Na zestawieniu opakowań program zsumuje opakowania dla Towaru 1 i Towaru 2, gdzie jednostka podstawowa i pomocnicza są takie same. Natomiast dla Towaru 3 na zestawieniu opakowań powstanie odrębna pozycja.
W jaki sposób na wydruku faktury zmienić/usunąć podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury?
Podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury można zmienić lub usunąć w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na formularzu operatora, na pierwszej zakładce [Ogólne].
Jeżeli Operator nie chce wyświetlać podpisu osoby uprawnionej do wystawienia faktury na generowanych wydrukach faktury, należy wyczyścić zawartość pola Imię i Nazwisko.
Jak udostępnić na fakturze kod QR do płatności w Comarch ERP Optima?
W programie Comarch ERP Optima na wydruku sPrint dla Faktury Sprzedaży, Faktury Zaliczkowej, Faktury Finalnej i Faktury VAT Marża możliwe jest wydrukowanie kodu QR pozwalającego na szybkie uzupełnienie danych w aplikacji bankowej w celu opłacenia Faktury.
Krok pierwszy
Przejdź do menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry wydruku faktury i w sekcji Parametry dotyczące wydruków sPrint zaznacz parametr Drukuj kod QR do przelewu. Zapisz wprowadzone zmiany.
Krok drugi
Utwórz Fakturę Sprzedaży w menu Handel/ Faktury lub przekształć Fakturę Pro Forma do Faktury Zaliczkowej lub Faktury Finalnej. Pamiętaj, aby na dokumencie wybrać formę płatności, która jest powiązana z rejestrem bankowym (np. przelew).
Krok trzeci
Po zatwierdzeniu dokumentu, kod QR jest widoczny na wydruku Faktura VAT (sPrint) dostępnym po kliknięciu w strzałkę znajdującą się przy przycisku Wydruk danych lub Podgląd wydruku.
Jakie warunki muszą być spełnione żeby kod QR pojawił się na wydruku w Comarch ERP Optima?
W programie Comarch ERP Optima kod QR do płatności drukowany jest na wydruku sPrint Faktury Sprzedaży, Faktury Zaliczkowej, Faktury Finalnej i Faktury VAT Marża.
Jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry wydruku faktury jest zaznaczony parametr Drukuj kod QR do przelewu, to na Fakturze będzie drukowany kod QR, jeśli dokument spełnia poniższe warunki:
dokument musi być wystawiony w walucie PLN,
forma płatności na dokumencie musi być powiązana z rejestrem bankowym,
dokument musi być zatwierdzony,
dokument musi posiadać status nierozliczony lub częściowo rozliczony,
dokument nie może być rozliczany mechanizmem podzielonej płatności (split payment).
Uwaga
Kod QR nie jest drukowany dla Faktur Sprzedaży wystawionych dla dokumentu Wydania Kaucji.
Pierwsze kroki
Konfiguracja uprawnień operatora
Na formularzu operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry] znajduje się grupa parametrów związanych z modułami handlowymi (Faktury i Handel). W grupie znajdują się parametry pozwalające na określenie poziomu uprawnień poszczególnych operatorów:
Aktualizacja kontrahenta na dokumencie - umożliwia zmianę danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach. Funkcja polega na podmianie danych z dokumentu, widocznych na zakładce [Kontrahent], na dane aktualne na karcie kontrahenta. Funkcja jest dostępna na liście z poziomu menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy).
funkcja nie podmienia danych na dokumentach skojarzonych (np. na WZ do faktury trzeba dane podmienić odrębnie).
funkcja nie działa na dokumentach zaksięgowanych (do rejestrów VAT oraz bezpośrednio na konta księgowe).
podmianę danych można wykonać seryjnie, dla dokumentów zaznaczonych na liście.
Blokada anulowania dokumentu – blokuje możliwość anulowania dokumentów. Blokada dotyczy wszystkich dokumentów zarówno handlowych jak i magazynowych. W sytuacji, gdy operator nie ma uprawnień do anulowania dokumentów opcja w menu kontekstowym nie jest dostępna.
Blokada edycji pozycji cennika – przy aktywnym parametrze operator nie ma możliwości dokonywania zmian na już istniejących kartach towarów/ usług. Natomiast nadal zachowuje prawo podglądu informacji na kartach istniejących oraz zakładania nowych.
Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA – funkcja została opisana w rozdziale poświęconym zmianom w fiskalizacji dokumentów.
Blokada zapisu dokumentów FS i PA do bufora – przy aktywnej blokadzie operator nie może zapisać dokumentu FS i PA do bufora. Wprawdzie parametr Bufor jest dostępny na formularzu dokumentu i operator może go zaznaczyć, jednak przy próbie zatwierdzenia program wyświetli komunikat i nie pozwoli na zapisanie faktury/ paragonu. Możliwy jest jedynie zapis na trwałe (bez możliwości późniejszych zmian).
Jeśli operator nie ma uprawnień do zapisu dokumentów do bufora podczas przekształceń, gdzie dokumentem wynikowym będzie Faktura Sprzedaży lub Paragon, program zapyta użytkownika, czy kontynuować i zapisać dokument od razu na trwałe, czy też zrezygnować z przekształcenia. Jeśli Faktura Sprzedaży/ Paragon jest zapisywany od razu do bufora – nie jest podnoszony formularz dokumentu, tak, jak ma to miejsce przy zapisie do bufora. Należy przy tym pamiętać, że przekształcenie takie nie będzie możliwe, jeśli kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu, a operator nie będzie miał uprawnień do zapisu dokumentu po przekroczeniu limitu.
Parametry dotyczące blokady zmiany ceny dotyczą możliwości zmiany cen sprzedaży podczas wystawiania poszczególnych dokumentów. Oprócz braku możliwości zmiany ceny oraz udzielenia rabatu bezpośrednio na dokumencie, program blokuje również możliwość zmiany grupy cenowej, wg której wystawiany jest dokument (przypisanej kontrahentowi). Blokada może dotyczyć różnych typów dokumentów wystawianych w module: FA i WZ, Faktura Pro Forma, Faktura Zakupu, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Zamówienie u Dostawcy. Brak dostępu do cen zakupu – jeśli parametr jest aktywny (zaznaczony) operator pracujący w programie nie ma dostępu do informacji dotyczących cen zakupu. Zamiast cen zakupu (kosztu) na dokumentach widoczne są —.
Blokada zmiany kwoty wpłaty do dokumentów – operator, na którego zostanie nałożona blokada, podczas zatwierdzania dokumentu nie będzie mógł wprowadzić w oknie potwierdzenia wpłaty/wypłaty gotówki niższej kwoty, niż kwota wynikająca z płatności dla tego dokumentu.
Okno informacji o kontrahencie na dokumentach – podczas wystawiania i podglądu dokumentów handlowo-magazynowych za pomocą żółtej karteczki wyświetlane są dodatkowe informacje o kontrahencie przenoszone z pola Opis dostępnego na formularzu kontrahenta.
Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy – zpoziomu listy dokumentów związanych z powstawaniem płatności w Kasie/Banku (Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, dokumenty kaucyjne WKA i PKA) dostępna jest opcja rozliczania oraz usuwania rozliczeń z poziomu listy dokumentów – opcja jest dostępna w menu kontekstowym, wyświetlanym pod prawym przyciskiem myszy na odpowiednich listach. Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń dokumentów jest również możliwe z poziomu okna Sprzedaży Dedykowanej.
Rozliczanie – po wybraniu schematu numeracji dla tworzonego zapisu kasowego i wybraniu rejestru, do którego ma trafić, program tworzy zapis KP lub KW, pobierając dane z rozliczanego dokumentu. Działanie funkcji jest analogiczne jak w przypadku funkcji Rozliczdostępnej w Preliminarzu płatności.
Usuwanie rozliczeń – po wykonaniu tej operacji zapis kasowy, jak i dokument handlowy zyskują status nierozliczonych. Sam zapis kasowy nie jest automatycznie usuwany z listy w menu Kasa/ Bank/ Zapisy kasowo/ bankowe. Aby usunąć zapis kasowo/ bankowy z programu, należy to zrobić w menu Kasa/ Bank.
Płatności do WZ – po zaznaczeniu parametru możliwe jest przyjęcie wpłaty gotówki dla dokumentów WZ.
Sprzedaż poniżej minimalnej marży/ maksymalnego rabatu – jeśli parametr jest zaznaczony operator może korygować ceny sprzedaży niezależnie od granicy ceny ustalonej dla poszczególnych towarów. Zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale.
Zmiana limitu kredytu na karcie kontrahenta – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w rozdziale Płatności do Wydań Zewnętrznych).
jeśli jest aktywny – operator ma prawo zmiany kwoty przyznanego limitu na formularzu kontrahenta (zakładka [Handlowe]).
jeśli parametr nie jest aktywny – pole z kwotą przyznanego limitu nie jest dostępne dla operatora.
Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora/ zapis na trwałe – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w rozdziale Płatności do Wydań Zewnętrznych).Zapisywanie dokumentów FS i PA po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje, że wydruk dokumentu (również wywołanie podglądu wydruku) powoduje zapis dokumentu na trwałe (niezależnie od ustawienia parametru Bufor na formularzu). Jeśli przed wydrukiem na formularzu zaznaczony będzie parametr WZ – program automatycznie utworzy Wydanie Zewnętrzne do drukowanego dokumentu. W innym przypadku utworzenie WZ będzie możliwe po zatwierdzeniu dokumentu z poziomu listy.
Podobna zasada dotyczy fiskalizacji. Jeśli parametr Drukuj fiskalnie będzie zaznaczony przed wydrukiem dokumentu – fiskalizacja będzie automatyczna. Jeśli nie – wydruk na drukarce fiskalnej będzie możliwy z poziomu listy, po zatwierdzeniu dokumentu.
Zapisywanie dok. mag. po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje zapisanie na stałe po wydruku dokumentów magazynowych (PW, RW, MM, PZ, WZ i korekt do tych dokumentów). W przypadku braku możliwości zapisania dokumentu na stałe np. brak towaru na magazynie, brak ilości dostępnej w przypadku występowania rezerwacji itp., wydruk nie jest wykonywany, a przed wydrukiem pojawia się odpowiedni komunikat.
Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie – jeśli parametr jest zaznaczony to dany operator ma prawo do zmiany kategorii w nagłówku dokumentu oraz na pozycjach, pomimo, że dokument został już zapisany na trwałe. Zmianę kategorii można zapisać przy pomocy przycisku , widocznego obok pola Kategoria.
Uwaga
Funkcja dotyczy dokumentów zapisanych na trwałe do czasu ich zaksięgowania (do rejestrów VAT lub bezpośrednio do Księgi Handlowej).
Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie – parametr związany jest z możliwością zmiany opisu oraz osoby odbierającej na zatwierdzonym dokumencie. Funkcja działa w podobny sposób jak w przypadku zmiany kategorii. Na zatwierdzonym dokumencie, niezależnie od tego czy został już zaksięgowany, istnieje możliwość zmiany:
osoby odbierającej dokument ze strony kontrahenta,
opisu oraz atrybutów, związanych z kontrahentem,
opisu na pozycji dokumentu – warunkiem jest zaznaczony parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie na karcie towaru w cenniku.
Warto pamiętać, że w przypadku dokumentów, dla których nie jest bezpośrednio określany kontrahent (PWP, AI, MM, BOM itp.) atrybuty są pobierane z karty kontrahenta !NIEOKREŚLONY!.
Zmiana wysłanych/odebranych e-faktur – parametr związany z funkcjonalnością wystawiania faktur elektronicznych, która opisana została w osobnym dokumencie. Zaznaczenie tego parametru pozwoli na anulowanie dokumentów wysłanych do systemu IWD.
Więcej informacji na temat uprawnień operatora znajduje się tutaj.
Pierwsze kroki w module Handel
Zanim zaczniemy wystawiać dokumenty
Podczas pierwszego uruchamiania bazy pojawia się kreator, który ułatwi podstawową konfigurację systemu. Pojawiające się kolejno okna są uzależnione od zainstalowanych modułów. Szczegółowe informacje dotyczące znaczenia poszczególnych części kreatora znajdują się w Pomocy, dostępnej pod przyciskiem <F1> z poziomu okien.
Uwaga
Jeżeli kreator zostanie zamknięty, wprowadzenie danych oraz konfiguracja programu będzie możliwa w dowolnym momencie, po przejściu na zakładkę Start/Konfiguracja.
Rozpoczynamy pracę, czyli jak skonfigurować moduł Handel?
Informacje ogólne
Założenie nowej bazy danych (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Bazy danych).
Uzupełnienie danych o firmie (Konfiguracja Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy).
Wpisanie listy użytkowników (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy).
Ustalenie blokad dostępu dla użytkowników (Narzędzia/ Blokady dostępu).
Założenie blokad nie jest niezbędne do poprawnego działania programu i można je uzupełnić w razie konieczności już podczas pracy z programem.
Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Banki) – przede wszystkim wprowadzamy dane o bankach, w których mamy założone rachunki.
Uzupełnienie list:
cennika (Ogólne/ Cennik),
kontrahentów (Ogólne/ Kontrahenci),
urzędów (Ogólne/ Urzędy),
wspólników (Ogólne/ Właściciele),
pracowników (Ogólne/ Pracownicy).
Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu.
Moduł Kasa/Bank
Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Banki) – przede wszystkim o banki, w których założone są rachunki firmowe.
Założenie rejestrów bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe) – każdy rejestr powinien odpowiadać jednej kasie gotówkowej/ rachunkowi bankowemu/ firmowej karcie płatniczej w firmie.
Otwarcie raportów bankowych dla utworzonych rejestrów (Kasa/Bank/ Raporty kasowe/bankowe).
Zdefiniowanie form płatności (Konfiguracja Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności) – każdy rejestr kasowy/bankowy powinien być skojarzony z odrębną formą płatności.
Moduł Handel
Część fakturująca:
Wpisanie aktualnych stawek VAT wykorzystywanych podczas sprzedaży (Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Stawki VAT).
Wpisanie wykorzystywanych walut wraz z aktualnym kursem (Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Waluty).
Zdefiniowanie grup cenowych (Konfiguracja Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług).
Zdefiniowanie grup towarowych (Ogólne/ Grupy towarowe).
Zdefiniowanie wykorzystywanych jednostek miary (Konfiguracja Firmy/ Ogólne/ Jednostki miary).
Ustalenie parametrów pracy modułu (Konfiguracja Firmy/ Handel/ Parametry).
Ustalenie sposobu numeracji dokumentów:
utworzenie schematów numeracji dokumentów sprzedaży (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/ Handel),
ustalenie serii wykorzystywanych w numeracji faktur (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/Handel/ Serie) – niezbędne, jeśli są umieszczone w schematach numeracji,
ustalenie domyślnego schematu numeracji oraz domyślnej serii dla faktur i korekt (Konfiguracja Firmy/ Handel/ Dokumenty)
Podpięcie drukarki fiskalnej:
wskazanie sterownika dla drukarki fiskalnej (Konfiguracja Stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna),
wpisanie drukarki fiskalnej na listę urządzeń fiskalnych (Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne),
przypisanie stawek VAT zdefiniowanych w programie – stawkom na drukarce fiskalnej (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT).
Część magazynowa:
Ustalenie parametrów pracy modułu (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Parametry):
zasady rozliczania magazynu,
zasady kontroli ilości na dokumentach rozchodowych,
Definiujemy formę płatności typu przelew, powiązaną z utworzonym rejestrem bankowym.
Jeśli na fakturze wykorzystamy wskazaną formę płatności – na wydruku pojawią się dane bankowe powiązane poprzez rejestr z płatnością.
Przykład
Mamy konto w banku PKO S.A. Wprowadzamy bank na listę banków, a następnie zakładamy dla niego rejestr bankowy PKO. Z poziomu konfiguracji zakładamy formę płatności PRZELEW_PKO, którą wiążemy z rejestrem PKO. Teraz, jeśli na fakturze wykorzystamy formę płatności PRZELEW_PKO, to na wydruku pojawią się dane bankowe PKO S.A.
Inne
Tax Free
W systemie istnieje możliwość tworzenia dokumentów Tax Free do zarejestrowanych wcześniej Paragonów. Funkcja jest dostępna po wciśnięciu przycisku lub z menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) na liście Paragonów.
Dokumenty Tax Free są widoczne na odrębnej liście dokumentów w menu Handel/ Inne(Handel)/ Tax Free. Lista jest obsługiwana w analogiczny sposób jak pozostałe listy w module Handel.
Uwaga
Dokumenty Tax Free mogą być tworzone przez przekształcenie Paragonu. Nie ma możliwości dodawania Tax Free z poziomu listy.
Tworzony dokument Tax Free jest zapisywany do bufora.
Dokument Tax Free tworzy w Preliminarzu płatność dotyczącą wartości VAT.
Dokument Tax Free nie ma wpływu na zasoby w magazynie.
Dokument Tax Free może zostać anulowany na podobnych zasadach jak inne dokumenty w module. Anulowanie Tax Free powoduje rozpięcie jego powiązania z Paragonem, natomiast Paragon nie jest anulowany i może zostać ponownie przekształcony.
Formularz dokumentu Tax Free
Numeracja dokumentów Tax Free jest obsługiwana w identyczny sposób jak wszystkich pozostałych dokumentów w systemie (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie).
Schematy numeracji dla Tax Free można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
Na dokumencie Tax Free użytkownik ma możliwość określenia nowego kontrahenta lub wpisania jego danych bezpośrednio na zakładce [Kontrahent]:
rodzaj transakcji na Tax Free jest automatycznie ustawiany na Pozaunijny (zwrot VAT).
numer dokumentu tożsamości(widoczny na zakładce [Kontrahent]) jest pobierany z pola Dodatkowe na karcie kontrahenta.
W pole Data sprzedaży na dokumencie Tax Free jest przepisywana data sprzedaży z Paragonu, natomiast jako data wystawienia ustawiana jest data bieżąca.
Lista pozycji na Tax Free jest przepisywana z Paragonu (z pominięciem usług) i użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.
W zawiązku z możliwością dokonywania zwrotu podatku na rzecz podróżnego nie tylko w gotówce, ale również na rachunek bankowy, na dokumencie Tax Free można ustalić formę oraz termin płatności.
W programie można zarejestrować fakt potwierdzenia dokumentu Tax Free. Opcja jest dostępna w menu kontekstowym na liście Tax Free. W polu Datapotwierdzenia należy podać rzeczywistą datę otrzymania przez podatnika dokumentu potwierdzającego wywóz towaru poza terytorium Unii Europejskiej. Po potwierdzeniu dokument otrzymuje status P. Tylko dokument potwierdzony można zaksięgować. W momencie potwierdzenia Tax Free tworzona jest płatność w preliminarzu:
wartość zdarzenia to kwota VAT
po stronie rozchodu
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Zasady przekształcania Paragonów do Tax Free
Do dokumentu TF można przekształcić tylko Paragon (opcja nie dotyczy Faktur Sprzedaży).
Paragon przekształcany do TF:
musi być zatwierdzony na stałe,
musi być poprawnie zafiskalizowany,
nie może posiadać żadnych dokumentów korygujących,
nie może być przekształcony do Faktury Sprzedaży
Jeśli na Paragonie znajduje się pozycja o statusie usługi – zostanie ona pominięta podczas tworzenia TF.
Po przekształceniu PA na liście otrzymuje status X i nie ma możliwości ponownego utworzenia Tax Free do tego PA.
Powiązanie pomiędzy Paragonem i Tax Free jest widoczne na zakładce [Dokumenty].
Po utworzeniu TF blokowana jest możliwość wystawiania korekt do Paragonu źródłowego.
Paragon, do którego utworzono Tax Free, nie może zostać przekształcony do Faktury Sprzedaży.
Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla
Od 15 kwietnia 2022 r. istnieje obowiązek drukowania tzw. Oświadczenia o kraju pochodzenia węgla w zakresie obrotu wyrobami węglowymi, Obowiązek ten wynika z Art. 13 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę. W programie Comarch ERP Optima zrealizowano wspomnianą funkcjonalność poprzez możliwość wydruku oświadczenia. Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla można wydrukować z poziomu:
pozycji zapisanego dokumentu – wydruk Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla i Oświadczenie o
kraju pochodzenia węgla (sPrint),
formularza Faktury – wydruk Eko – Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie i Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie (sPrint). Po wyborze tego typu wydruku dla pozycji węglowej będzie drukowana Faktura wraz ze świadectwem jakości i oświadczeniem.
Warunki wydruku oświadczenia:
na Fakturze muszą znajdować się pozycje węglowe z przypisanymi kodami CN: 2701 oraz 2704 wraz z podpozycjami tych kodów. Dla pozycji z innymi kodami CN oświadczenie nie będzie drukowane.
zaznaczenie parametru Obrót wyrobami węglowymi (w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe)
zaznaczenie parametru Akcyza na wyroby węglowe na karcie towaru, na zakładce [2 Dodatkowe]
wybór odpowiednich atrybutów:
OŚW_KRAJ_POCHO_WĘGLA – służy do przypisania kraju pochodzenia węgla
OŚW_REGION_WYDOBYCIA – oznaczenie regionu wydobycia węgla, którego krajem pochodzenia jest Ukraina lista regionów powinna zostać zdefiniowana przez Użytkownika
OŚW_DATA_WPROWADZENI – data wprowadzenia lub przemieszczenia węgla na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w przypadku węgla, którego krajem pochodzenia nie jest Rzeczpospolita Polska
OŚW_DATA_NABYCIA – data nabycia od kopalni na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w przypadku węgla, którego krajem pochodzenia jest Rzeczpospolita Polska.
Powyższe atrybuty należy przypisać do karty towaru będącej wyrobem węglowym lub bezpośrednio do pozycji dokumentu. Atrybuty wraz z wartościami uzupełnionymi na karcie towaru będą podczas wystawiania dokumentu automatycznie przenoszone na pozycje w sytuacji, gdy na atrybucie zostanie zaznaczony parametr Przenosić na transakcje. Na formularzu dokumentu istnieje możliwość dodania atrybutów kilkukrotnie z różnymi wartościami, natomiast na wydruku Oświadczenia wartości te drukowane są po przecinku.
Uwaga
W celu uzupełnienia atrybutów na zatwierdzonym dokumencie należy uprzednio zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok., w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na zakładce [Ogólne].
Na wydruku Oświadczenia o kraju pochodzenia węgla możliwe jest wykazanie informacji o adresie punktu sprzedaży i miejsca wystawienia dokumentu. W tym celu należy użyć odpowiednich atrybutów kontrahenta o nazwie Adres punktu sprzedaży węgla i Miejsce wystawienia dokumentu.
Powyższe atrybuty można przypisać do karty kontrahenta, na zakładce [Atrybuty], z zaznaczonym
Parametrem Przenosić na transakcje lub wskazać bezpośrednio na dokumencie, w zakładce [Atrybuty/JPK].
Numer oświadczenia
Każde oświadczenie posiada unikalny numer. W programie przyjęto zasadę, iż oświadczenie przyjmuje numer dokumentu, do którego zostało wystawione, łamany przez numer pozycji (Lp.) na dokumencie.
Wskazówka
Faktura na sprzedaż węgla została wystawiona z numerem FA/18/2022, na Fakturze znajdują się dwie pozycje będące wyrobami węglowymi, do których należy wystawić Oświadczenie.
Lp 1. Koks CN 2704
Lp 2. Brykiet CN 2701
W związku z tym, do jednej Faktury system wydrukuje dwa oświadczenia, dla każdej pozycji węglowej oddzielnie. Oświadczenia będą miały odpowiednio numery:
FA/18/2022/1
FA/18/2022/2
Ostatnia cyfra (1, 2) jest numerem pozycji węglowej znajdującej się na Fakturze.
Wydruk oświadczenia
Wydruk oświadczenia o kraju pochodzenia węgla składa się z następujących pól:
Numer oświadczenia – unikalny numer, jest to numer dokumentu, do którego zostało wystawione oświadczenie, łamany przez numer pozycji (Lp.) na dokumencie.
Oznaczenie przedsiębiorcy składającego oświadczenie, jego siedziby i adresu oraz adresu punktu sprzedaży, jeśli jest inny niż adres siedziby przedsiębiorcy– w tym miejscu widoczny jest adres i nazwa sprzedawcy uzupełnione w Pieczątce firmy oraz adres punktu sprzedaży pobrany z atrybutu Adres punktu sprzedaży węgla, jeżeli został użyty.
Numer identyfikacji podatkowej (NIP) przedsiębiorcy składającego oświadczenie oraz numer identyfikacyjny w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (REGON), jeżeli został nadany, albo numer identyfikacyjny w odpowiednim rejestrze państwa obcego – dane przenoszone z Pieczątki firmy.
Numer dokumentu sprzedaży węgla – numer Faktury, do której to oświadczenie jest wystawiane.
Kraj pochodzenia węgla – wartość pobierana z atrybutu towaru OŚW_KRAJ_POCHO_WĘGLA, przypisanego do pozycji dokumentu.
Data wprowadzenia lub przemieszczenia węglana terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w przypadku węgla, którego krajem pochodzenia nie jest Rzeczpospolita Polska – wartość pobierana z atrybutu towaru OŚW_DATA_WPROWADZENI, przypisanego do pozycji dokumentu.
Region wydobycia węgla – wartość pobierana z atrybutu towaru OŚW_REGION_WYDOBYCIA, przypisanego do pozycji dokumentu.
Data nabycia od kopalni na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w przypadku węgla, którego krajem pochodzenia jest Rzeczpospolita Polska – wartość pobierana z atrybutu towaru OŚW_DATA_NABYCIA, przypisanego do pozycji dokumentu.
„Jestem świadoma/świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.” – informacja dotycząca świadomości i odpowiedzialności karnej za składanie fałszywego oświadczenia.
Data i miejsce złożenia oświadczenia – data wystawienia świadectwa (czyli data wydruku) oraz miejsce wystawienia świadectwa, pobierane z Pieczątki firmy lub miejsce wystawienia pobrane z atrybutu Miejsce wystawienia dokumentu, jeżeli został użyty.
Podpis przedsiębiorcy składającego oświadczenie albo osoby upoważnionej do jego reprezentowania – miejsce na ręczny podpis oświadczenia.
Kopia elektroniczna Oświadczenia
Aby podczas wydruku bądź wysyłki Oświadczenia poprzez e-mail została automatycznie utworzona kopia Oświadczenia, należy z poziomu formularza Pozycji dokumentu, w Konfiguracji wydruków (<CTRL>+<F2> bądź menu na górnej wstążce Wydruk danych/ Konfiguracja wydruków) dla wydruku Eko-Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie lub Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla zaznaczyć parametr: Kopia elektroniczna.
Uwaga
Podgląd elektronicznych kopii wydruków jest możliwy tylko w przypadku posiadania licencji na moduł Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów.
Parametr można również ustawić z poziomu menu kontekstowego w Konfiguracji wydruków, wybierając opcję Ustaw kopie elektroniczne dla wydruków.
Podczas wydruku Oświadczenia bądź wysyłki poprzez e-mail, w menu CRM/ Archiwum wydruków tworzona jest kopia Oświadczenia w formacie PDF.
Więcej informacji na temat archiwizacji wydruków można znaleźć w artykule Archiwum wydruków.
Jak seryjnie zdefiniować rabaty w Comarch ERP Optima?
W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość seryjnego definiowania nowych rabatów Funkcjonalność ta działa w obrębie danego rodzaju rabatu.
Krok pierwszy:
Przejdź do menu Ogólne/Rabaty, a następnie wybierz zakładkę ([Procentowe] lub [Stała cena]) oraz rodzaj rabatu. W przykładzie zostanie omówiony rabat procentowy: jeden kontrahent/ jeden towar.Krok drugi:
Wybierz towar, dla którego zdefiniujemy rabat.
Rozwiń menu kontekstowe przycisku operacji seryjnych, naciskając strzałkę i wybierz opcję Dodaj rabaty.Krok trzeci:
W zależności od wyboru rodzaju rabatu oraz jego typu okna będą się różnić. Dla rabatu jeden kontrahent / jeden towar, na oknie będzie dostępny przycisk Wskaż kontrahentów.
Dla pozostałych rodzajów rabatów na oknie seryjnego dodawania rabatu dostępne będą odpowiednio przyciski:
Rabaty grupa kontrahenta: Wskaż grupy kontrahentów.
Rabaty grupa towarów: Wskaż grupę towarów.
Rabaty jeden towar: Wskaż towary.
Uzupełnij wartość rabatu w polu Rabat, a następnie wskaż kontrahentów, którym chcesz ten rabat nadać.
W przykładzie zostanie dodany rabat w wysokości 20% dla trzech kontrahentów. W okresie obowiązywania od 01.05.2023 do 31.05.2023 z opisem: Promocja majowa
Jak ustawić promocje czasowe w Comarch ERP Optima?
Rabaty terminowe mogą odzwierciedlać promocje czasowe, wyprzedaże towaru. Dzięki temu sprzedawcy mogą sprzedać asortyment w określonym czasie w niższej cenie zachęcającej klientów.
Promocje czasowe w programie możemy zdefiniować na liście rabatów.
W pierwszej kolejności należy zdecydować o typie rabatu (procentowy lub stała cena), a także o rodzaju rabatu.
Rodzaje rabatów procentowych opisane w są tutaj.
Rodzaje rabatów typu stała cena opisane są tutaj.
W artykule zostanie opisany przykład zdefiniowania rabatu procentowego typu jeden kontrahent / jeden towar. Definicja innych rodzajów rabatów jest analogiczna do przedstawionego przykładu.
Krok pierwszy:
Otwieramy menu Ogólne/ Rabaty, zaznaczamy rabat jeden kontrahent / jeden towar.Krok drugi
W polu Towar wskazujemy towar, dla którego chcemy ustawić rabat terminowy.
Krok trzeci:
Naciskając na ikonę zielonego plusa dodajemy pozycję, a naciskając na ikonę trzech kropek możemy wybrać kontrahenta.
Krok czwarty:
W kolumnie Rabat wskazujemy wartość % udzielanego rabatu, natomiast w kolumnie Opis możemy wskazać powód rabatu lub umieścić dowolny tekst.
Krok piąty:
W celu określenia okresu obowiązywania promocji uzupełniamy wartości w kolumnach Data rozpoczęcia promocji oraz Data zakończenia promocji.
Jak seryjnie zmodyfikować istniejące rabaty w Comarch ERP Optima?
W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość seryjnej modyfikacji już istniejących rabatów. Dzięki tej funkcji możemy wydłużyć promocję na kolejny okres oraz zmienić wysokość rabatu.
Funkcjonalność działa w obrębie danego rodzaju rabatu.
Krok pierwszy:
Przejdź do menu Ogólne/Rabaty, a następnie wybierz zakładkę (Procentowe lub Stała cena) oraz rodzaj rabatu. W przykładzie zostanie omówiony rabat procentowy: jeden kontrahent/ jeden towar.Krok drugi:
Zaznacz na liście rabaty, które mają zostać poddane modyfikacji.
Krok trzeci:
Rozwiń menu kontekstowe przycisku operacji seryjnych naciskając strzałkę i wybierz opcję
Zmień rabaty. Wyświetli się poniższe okno:
Krok czwarty:
Należy wskazać parametry, które mają zostać zmienione dla utworzonych wcześniej rabatów.
W omawianym przykładzie zmienimy wysokość rabatu na 30%, ustawimy Datę rozpoczęcia promocji: 1.06.2023 i Datę zakończenia promocji: 30.06.2023 oraz zmienimy opis promocji na: Promocja czerwcowa. W tym celu należy zaznaczyć właściwe parametry na formularzu i uzupełnić odpowiednie pola.
Po wskazaniu parametrów i uzupełnieniu odpowiednich pól należy zapisać seryjną modyfikację przyciskiem zatwierdzenia
Pozostałe rodzaje i typy rabatów modyfikujemy analogicznie do powyższego przykładu.
Wyroby węglowe
Podatek akcyzowy na wyroby węglowe
W programie Comarch ERP Optima dostępne są mechanizmy umożliwiające naliczenie na dokumentach podatku akcyzowego od wyrobów węglowych, wyliczenie na ich podstawie deklaracji AKC-WW/AKC-WWn oraz jej przesłanie na Platformę Usług Elektronicznych Służby Celnej (PUESC).
Dla transakcji zwolnionych z podatku akcyzowego można wydrukować oświadczenie nabywcy o przeznaczeniu wyrobów węglowych na cele uprawniające do zwolnienia.
Ponadto w programie dostępna jest Ewidencja wyrobów węglowych.
Parametry – konfiguracja
Po zaznaczeniu w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe parametru Obrót wyrobami węglowymi dostępne są ustawienia związane z naliczaniem akcyzy oraz ze zwolnieniem z podatku:
Akcyza na wyroby węglowe – konfiguracjaZwolnienie od akcyzyAtrybut do określenia podstawy prawnej zwolnienia – w przypadku sprzedaży wyrobów węglowych zwolnionych z akcyzy, na wydruku oświadczenia uprawniającego do zwolnienia z podatku należy wskazać przyczynę zwolnienia. W Comarch ERP Optimia przyczynę definiujemy w oparciu o atrybut kontrahenta. Po naciśnięciu przycisku Atrybut należy dodać atrybut o dowolnym kodzie, np. AKCYZA i formacie: lista.
Na zakładce [Pozycje listy] należy podać możliwe przyczyny zwolnienia z podatku akcyzowego:
Dodany atrybut należy wybrać z listy poprzez przycisk :
Jeśli na Fakturze Sprzedaży/ Wydaniu Zewnętrznym, na zakładce [Kontrahent] jest zaznaczony parametr Zwolnienie z akcyzy (można zaznaczyć na formularzu kontrahenta na zakładce [Handlowe]), w oknie Pozycji dokumentu, na zakładce [Akcyza] widnieje sekcja Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia, w której znajduje się atrybut wskazany w konfiguracji wraz z wartościami listy do wyboru:
Pozycja dokumentu – przeznaczenie uprawniające do zwolnienia
Wybrane przeznaczenie jest drukowane dla danego kodu CN wyrobu węglowego na wydrukach Faktura VAT (GenRap)/ Akcyza oraz Eko – Faktura.
Jeśli na formularzu kontrahenta będącego nabywcą wyrobów węglowych, na zakładce [Atrybuty] zostanie przypisany atrybut z konfiguracji wraz z wartością
wówczas po wybraniu tego kontrahenta na FS/ WZ, wartość atrybutu, zostanie automatycznie umieszczona w sekcji Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia, tym samym nie trzeba będzie tej wartości podawać ręcznie.
Naliczanie akcyzyPowiększaj cenę o kwotę akcyzy – należy zaznaczyć, aby automatycznie doliczyć kwotę podatku akcyzowego do domyślnej ceny sprzedaży wyrobu węglowego. Wówczas domyślna cena towaru pobrana na dokument z karty towaru zostanie powiększona o wartość akcyzy wyliczoną przez program w oparciu o wartość opałową GJ/1000 kg, stawkę akcyzy (1,38 zł) i ilość towaru w 1000 kg.
Rabat na dokumentach z akcyzą – wprzypadku udzielania rabatu na dokumentach użytkownik może wskazać czy rabat ma być wyliczany od ceny z akcyzą (pełna cena) czy od ceny bez akcyzy.
Atrybut dla oznaczenia ubytków (na pozycji dokumentu rozchodu) – na deklaracji AKC-WW/AKC-WWn wykazującej podatek akcyzowy na wyroby węglowe, którą należy składać do Urzędu Skarbowego, ubytki towarów muszą być wyszczególnione w oddzielnej pozycji. Dlatego należy je odpowiednio oznaczyć na dokumentach. W tym celu, w konfiguracji, w sekcji Atrybut dla oznaczenia ubytków (na pozycji dokumentu rozchodu) należy naciskając przycisk Atrybut dodać atrybut o dowolnym kodzie, np. UBYTKI, a następnie wybrać go z listy. Atrybut ten będzie wykorzystywany do rejestrowania ubytków. Aby ubytki trafiły na deklarację AKC-WW/ AKC-WWN w oddzielnej pozycji, po dodaniu na Rozchód Wewnętrzny, Fakturę Sprzedaży, Paragon lub Wydanie Zewnętrzne wyrobu węglowego, który jest ubytkiem, należy edytując pozycję dokumentu , na zakładce [Atrybuty] wybrać ten atrybut (uzupełnienie wartości atrybutu nie ma znaczenia).
Pozycja dokumentu – oznaczenie ubytków.
Na deklaracji AKC-WW/AKC-WWn ubytki ujmowane są w oddzielnej pozycji CN z dodatkową informacją „Ubytki” w kolumnie Nazwa grupy wyrobów:
Formularz deklaracji AKC-WW/ AKC-WWn – Ubytki
Parametry – karta towaru
Na karcie towaru (menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby), na zakładce [Dodatkowe] znajduje się pionowa zakładka [Akcyza]:
Pozycja cennika – Akcyza
Należy tu zaznaczyć parametr Akcyza na wyroby węglowe, a następnie:
przypisać do towaru właściwy kod CN. Kod ten można również wskazać na zakładce [Ogólne] formularza pozycji cennika, wówczas zostanie on automatycznie przeniesiony na zakładkę [Akcyza],
w polu Jednostka uzupełniająca: 1000 kg należy ustalić przelicznik między jednostką podstawową towaru a 1000 kg.
w polu Wartość opałowa GJ/1000 kg należy podać wartość energetyczną węgla/koksu w gigadżulach dla 1000 kg.
W polu Stawka akcyzy należy wpisać stawkę akcyzy od 1 gigadżula (GJ) energii zawartej w węglu i koksie – 1,38 zł.
Na zakładce [Akcyza] znajdują się również informacje wykorzystywane na wydruku Świadectwa jakości paliw stałych. Szczegóły na ten temat zostały opisane w artykule Świadectwo jakości paliw stałych.
Naliczanie akcyzy na dokumentach
Wartość akcyzy na dokumentach handlowych i magazynowych jest wyliczana przez program w oparciu o ustawienie akcyzy na kartotece towarowej i ilość sprzedawanego towaru.
Informację tę można podejrzeć edytując pozycję dokumentu ikoną – w oknie Pozycja dokumentu, na zakładce [Akcyza].
Faktura Sprzedaży – sprzedaż węglaPozycja dokumentu – informacje o wyliczonej wartości akcyzy.
Zakładka [Akcyza] zawiera przeniesione z karty towaru: kod CN, wartość opałową GJ/1000 kg oraz stawkę akcyzy.
Widoczna tu ilość w 1000 kg wyliczona jest na podstawie ilości towaru z dokumentu i przelicznika między jednostkami określonego na karcie towaru.
Wyliczona Wartość akcyzy stanowi iloczyn wartości opałowej, stawki akcyzy i ilości sprzedawanego/wydawanego towaru.
Powyższe informacje będą służyły do wyliczania podatku akcyzowego podczas generowania z programu deklaracji AKC-WW/AKC-WWn.
Naliczenie podatku akcyzowego jest możliwe na:
Księgowanie akcyzy
Dla schematów księgowych o typie Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, Wydania Zewnętrzne, Przyjęcia Zewnętrzne, Rozchody Zewnętrzne i Przyjęcia Zewnętrzne dostępne są w programie makra umożliwiające księgowanie akcyzy.
Uwzględnienie akcyzy w cenie sprzedaży
Aby automatycznie doliczyć kwotę podatku akcyzowego do domyślnej ceny sprzedaży, należy w menu Start/Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Akcyza – Wyroby węglowe zaznaczyć parametr: Powiększaj cenę o kwotę akcyzy. Wówczas domyślna cena towaru pobrana na dokument z karty towaru zostanie powiększona o wartość akcyzy wyliczoną przez program w oparciu o wartość opałową GJ/1000 kg, stawkę akcyzy (1,38 zł) i ilość towaru w 1000 kg.
W przypadku udzielania rabatu na dokumentach, jeśli do ceny sprzedaży doliczana jest akcyza, użytkownik może wskazać czy rabat ma być wyliczany od ceny z akcyzą (pełna cena) czy od ceny bez akcyzy (menu Start/Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe: Rabat od pełnej ceny/ Rabat od ceny bez akcyzy).
Naliczanie akcyzy – cena, rabat
Z poziomu formularza Faktury Sprzedaży na górnej wstążce pod przyciskiem Wydruk danych dostępne są wydruki Faktura VAT (GenRap)/Akcyza, Eko – Faktura, Eko – Faktura/ świadectwo jakości/oświadczenie, Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie (sPrint) na których dla każdej pozycji wykazana jest kwota akcyzy. W podsumowaniu wykazana jest łączna wartość akcyzy wszystkich pozycji dokumentu.
Deklaracja AKC-WW/AKC-WWn
Deklarację AKC-WW/AKC-WWn rozliczającą podatek akcyzowy od wyrobów węglowych należy przesyłać na Platformę Usług Elektronicznych Służby Celnej (PUESC).
W programie deklarację można wyliczyć na podstawie:
Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rozchodów Wewnętrznych
lub
Wydań Zewnętrznych, Rozchodów Wewnętrznych,
na których została naliczona akcyza.
Aby w programie dodać deklarację AKC-WW/AKC-WWn, należy w menu Start/Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Deklaracje w sekcji Podatnik składa deklaracje/odprowadza zaliczki z tytułu: zaznaczyć AKC-WW i wskazać Urząd Skarbowy, do którego składana jest deklaracja oraz Urząd Skarbowy, do którego płacona jest akcyza za wyroby węglowe.
Wskazanie US na potrzeby deklaracji AKC-WW/AKC-WWn
Dane podatnika na deklarację pobierane są z menu Start/Konfiguracja firmy/Dane firmy/VAT, AKC-WW, CUK. Należy pamiętać o podaniu w tym miejscu Kodu GUS dla gminy.
Wyliczanie deklaracji AKC-WW/AKC-WWn
Lista deklaracji AKC-WW/AKC-WWN jest dostępna w menu Handel/ Inne/ Deklaracja AKC-WW/AKC-WWn po zaznaczeniu parametru Obrót wyrobami węglowymi w menu Start/Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe.
Lista składa się z kolumn:
Miesiąc – za jaki została wyliczona deklaracja,
Rok – wyliczenia deklaracji,
Korekta – jeśli deklaracja jest korektą w kolumnie znajduje się numer korekty począwszy od 1,
Data obliczenia – data obliczenia deklaracji,
Kwota – kwota podatku akcyzowego do zapłaty,
Status – przyjmuje wartość: obliczona lub zamknięta. Jeśli na formularzu deklaracji zaznaczono Zablokuj deklarację przed zmianami ‑ odblokowanie deklaracji jest dostępne z poziomu listy pod prawym przyciskiem myszy,
e-Deklaracje – informacja, czy deklaracja została wysłana do systemu PUESC,
Data wysłania – do systemu PUESC,
Typ – miesięczna lub kwartalna.
Rodzaj deklaracji – kolumna przyjmuje wartości:
• AKC-WWn – dla deklaracji związanej z nabyciem wewnątrzwspólnotowym
• AKC-WW – dla pozostałych typów deklaracji.
Pod przyciskiem plusa znajduje się aktualnie obowiązujący formularz deklaracji. Umożliwia on utworzenie deklaracji miesięcznej lub kwartalnej. Po rozwinięciu menu obok plusa Użytkownik może wybrać starszą wersję formularza.
W przypadku prowadzenia księgowości kontowej z poziomu listy deklaracji jest dostępny przycisk księgowania:
– Księgowanie deklaracji
Zaksięgować można jedynie deklarację zablokowaną przed zmianami (zamkniętą). Dla schematów księgowych o typie Deklaracje dostępne jest makro dotyczące księgowania kwoty do zapłaty z deklaracji akcyzowej lub korekty tej deklaracji. Usunięcie zapisu księgowego jest dostępne na liście deklaracji pod prawym przyciskiem myszy.
Formularz deklaracji
Formularz deklaracji (AKC-WW/AKC-WWn)) składa się z czterech zakładek [1 Dane ogólne A], [2 C], [3 D-E], [4 e-Deklaracje]. Na pierwszej zakładce podajemy:
jaki jest to typ deklaracji:
• AKC-WW – opcja dla Rodzaju transakcji: krajowy, podatnikiem jest nabywca
• AKC-WWn – opcja dla Rodzaju transakcji: wewnątrzunijny, wewnątrzunijny trójstronny, wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, procedura OSS.
za jaki miesiąc lub kwartał jest wyliczana deklaracja. Po zaznaczeniu parametru Deklaracjakwartalna – w polu Deklaracja AKC-WW/AKC-WWnza: należy wskazać ostatni miesiąc wybranego kwartału – 3, 6, 9, 12.
jakie dokumenty mają zostać uwzględnione przy wyliczaniu deklaracji – obowiązek podatkowy w akcyzie powstaje z dniem wydania towaru lub wystawienia Faktury Sprzedaży, Paragonu. Dlatego dokumenty WZ uwzględniane są w deklaracji na podstawie daty wydania, dokumenty RW na podstawie daty wystawienia, dokumenty FS, PA na podst. daty wystawienia. Deklarację można wyliczyć na podstawie dokumentów: FS, PA, RW lub WZ, RW. Po zaznaczeniu WZ, odznaczone zostaną dokumenty FS, PA i odwrotnie, jeśli zaznaczymy FS, PA – dokumenty WZ nie będą zaznaczone.
Uwaga
W przypadku Paragonów, do których wygenerowano FS, w deklaracji uwzględniane są Paragony (nie Faktury Sprzedaży). Aby poprawnie przeliczyć deklarację należy zaznaczyć Uwzględniaj dokumenty PA.
czy uwzględniać korekty,
cel złożenia deklaracji (złożenie deklaracji/ korekta deklaracji) – w danym miesiącu nie można wyliczyć ponownie deklaracji, jest to możliwe poprzez korektę stanowiącą ponowne wyliczenie deklaracji za dany okres (można wystawić w danym miesiącu dowolną ilość korekt). Korekty numerowane są kolejno 1,2 .. (informacja o numerze korekty jest widoczna na liście deklaracji w kolumnie Korekta). Po wykonaniu pierwszej korekty deklaracja główna wykonana uprzednio w danym miesiącu otrzymuje na liście kolor czerwony. Dodatkowo po wybraniu opcji korekta deklaracji pojawi się możliwość zaznaczenia parametru: Wniosek o stwierdzenie nadpłaty powstałej w wyniku korekty deklaracji. W następnym kroku należy uzupełnić kwotę żądanej nadpłaty oraz uzasadnienie wniosku o stwierdzenie nadpłaty.
czy zablokować deklarację przed zmianami – po zaznaczeniu opcji, na liście w kolumnie Status będzie informacja zamknięta. Odblokowanie deklaracji jest dostępne z listy pod prawym przyciskiem myszy.
Przyciskiem należy przeliczyć deklarację. Nie można zapisać deklaracji bez jej uprzedniego przeliczenia.
Uwaga
Uwaga: Po przeliczeniu deklaracji i zapisaniu jej do bufora, blokowana jest możliwość zmiany typu deklaracji (AKC-WW/ AKC-WWn).
Zakładka [2 C]
Na drugiej zakładce [2 C] wyliczane są przez program kwoty podatku akcyzowego od całkowitej sprzedaży wyrobu węglowego. Towary występujące na dokumentach, na których naliczono akcyzę grupowane są po kodach CN, wartości opałowej oraz stawce podatku ustalonej dla poszczególnych pozycji.
W kolumnie Nazwa grupy wyrobów widoczny jest opis kodu CN, w kolejnych kolumnach Kod CN, wyliczona wartość opałowa, stawka podatku, podatek akcyzowy oraz parametr Zwolnienie informujący o pozycji zwolnionej z akcyzy.
Suma ilości z pozycji na dokumentach pomnożona przez wartość opałową, stanowi wartość opałową dla określonego kodu CN.
W polu nr 124 wykazywany jest sumaryczny podatek od pozycji zarówno zwolnionych z akcyzy jak i od pozycji opodatkowanych akcyzą.
Kwota podatku dla poszczególnych kodów CN jest zaokrąglana do pełnych złotych.Deklaracja AKC-WW/AKC-WWn – zakładka 2 CZakładka [3 D-E]
Na trzeciej zakładce [D-E] znajdują się pola dotyczące wyliczenia kwoty podatku akcyzowego od całkowitej sprzedaży wyrobu węglowego, zarówno od wartości opodatkowanej jak i nieopodatkowanej:
125. Podatek akcyzowy – łączna kwota podatku wyliczona przez program od pozycji zarówno zwolnionych z akcyzy jak i od pozycji opodatkowanych akcyzą.
126. Zwolnienia – suma wartości pozycji zwolnionych z opłaty akcyzowej.
127. Obniżenia – pole z możliwością uzupełnienia kwoty obniżeń.
128. Razem zwolnienia i obniżenia – suma kwot zwolnień i obniżeń wykazanych w polach nr 126 i 127. Wartość ta nie może być wyższa niż kwota podatku akcyzowego (pozycja 125).
129. Podatek akcyzowy do zapłaty – kwota podatku akcyzowego pomniejszona o zwolnienia i obniżenia, zaokrąglona do pełnych złotych. Na tę kwotę tworzona jest płatność w menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności. Płatność ta ma domyślnie zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność, w polu Kwota podatku podpowiadana jest cała kwota płatności.
Korekta deklaracji tworzy płatność stanowiącą różnicę między deklaracją poprzednią a obecną.
Oświadczenie podatnika lub osoby reprezentującej podatnika:
130.Imię,
131. Nazwisko,
133. Identyfikator podatkowy NIP/ PESEL – w przypadku osób fizycznych niebędących zarejestrowanymi podatnikami VAT podatku od towarów i usług lub nieprowadzących działalności gospodarczej należy uzupełnić numer PESEL. Dane do tego pola są pobierane z menu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/VAT,AKC-WW,CUK, z sekcji Przedstawiciel (VAT,AKC-WW,CUK).
134. Data wypełnieniadeklaracji – ustawiana jest data bieżąca w momencie przeliczania deklaracji. Pole z możliwością edycji.
135. Telefon, E-mail – pobierane są z Konfiguracji firmy/Dane firmy/ VAT,AKC-WW,CUK.Zakładka [4 e-Deklaracje]
Na czwartej zakładce [e-Deklaracje] formularza deklaracji AKC-WW/AKC-WWn zapisywane są dane związane z przesyłaniem deklaracji na platformę PUESC.
Wydruk deklaracji AKC-WW/AKC-WWn
Z poziomu formularza deklaracji AKC-WW/AKC-WWn, na górnej wstążce programu, pod ikoną Wydruk danych, dostępny jest wydruk deklaracji (Wzór standard) lub poszczególnych jej stron (Wzór standard – strona 1, Wzór standard – strona – 2,..). Wydruk deklaracji AKC-WW/AKC-WWn dostosowany jest do aktualnych przepisów i zawiera m.in. informację o okresie, za jaki wyliczona jest deklaracja (miesięczna/ kwartalna).
Kody CN są wprowadzane do programu w formacie XX XX 0000, natomiast na wydruk deklaracji AKC-WW/AKC-WWn przenoszone są w formacie czterocyfrowym (bez zer).
Zestawienie dokumentów z naliczoną akcyzą
Z poziomu formularza deklaracji AKC-WW, na górnej wstążce programu, pod ikoną Wydruk danych, dostępny jest wydruk Zestawienie dokumentów z naliczoną akcyzą. Wydruk zawiera listę dokumentów, które powinny zostać uwzględnione w deklaracji. Jeśli wystąpi różnica w kwocie podatku akcyzowego między wydrukiem a deklaracją, należy deklarację przeliczyć ponownie. Jeżeli występują korekty deklaracji, wydruk zawiera zestaw najbardziej aktualnych dokumentów – powinien być zgodny z ostatnią korektą deklaracji z danego miesiąca.
Ubytki
Ubytki towarów na deklaracji AKC-WW/AKC-WWn muszą być wyszczególnione w oddzielnej pozycji. Dlatego należy je odpowiednio oznaczyć na dokumentach. W tym celu, w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe, w sekcji Atrybut dla oznaczenia ubytków (na pozycji dokumentu rozchodu) należy naciskając przycisk Atrybut dodać atrybut o dowolnym kodzie, np. UBYTKI_WĘGIEL, a następnie wybrać go z listy. Atrybut ten będzie wykorzystywany do rejestrowania ubytków.Konfiguracja ubytków wyrobów węglowych
Aby ubytki trafiły na deklarację AKC-WW/AKC-WWn w oddzielnej pozycji, po dodaniu na Rozchód Wewnętrzny, Fakturę Sprzedaży, Paragon lub Wydanie Zewnętrzne wyrobu węglowego, który jest ubytkiem, należy edytując pozycję dokumentu , na zakładce [Atrybuty] wybrać ten atrybut (uzupełnienie wartości atrybutu nie ma znaczenia).
Pozycja dokumentu – oznaczenie ubytków
Na deklaracji AKC-WW/AKC-WWn ubytki ujmowane są w oddzielnej pozycji CN z dodatkową informacją „Ubytki” w kolumnie Nazwa grupy wyrobów:
Formularza deklaracji AKC-WW/AKC-WWn – Ubytki
Wysyłanie deklaracji AKC-WW/AKC-WWn do systemu PUESC
Z poziomu programu możliwe jest przesyłanie drogą elektroniczną deklaracji AKC-WW/AKC-WWn, korekt deklaracji AKC-WW/AKC-WWn bezpośrednio do systemu PUESC (Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych) oraz pobieranie z PUESC UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru). W programie rejestrowane są informacje związane z przesyłaniem deklaracji AKC-WW/AKC-WWn (m.in. kto i kiedy wysłał, jaki jest stan e-deklaracji w danym momencie).
Konfiguracja
W menu Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ e-Deklaracje/ JPK należy podać login do platformy PUESC, powyżej widoczny jest adres usługi Web Service PUESC.
AKC-WW/AKC-WWn : Adres usługi WebService PUESC, Login
W menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko / Ogólne/ e-Deklaracje należy wskazać katalog, w którym automatycznie podczas wysyłki do PUESC zostanie zapisana deklaracja. W przypadku Comarch ERP Optima w wersji chmurowej deklaracja zapisywana jest na dysku Z: nazwa_firmy\rokmiesiac\nazwapliku.xml.
Katalog przechowywania plików wymiany.
Wysyłanie deklaracji AKC-WW/AKC-WWn do systemu PUESC, pobieranie UPO
Na formularzu deklaracji AKC-WW/AKC-WWn (menu Handel/ Inne(Handel)/ Deklaracja AKC-WW/AKC-WWn) zablokowanej przed zmianami i zapisanej, po ponownym otwarciu dostępna jest ikona Wyślij deklarację do systemu PUESC umożliwiająca przesłanie deklaracji podpisanej kwalifikowanym certyfikatem do systemu PUESC.
Wysyłając deklarację należy podać hasło do portalu PUESC (login domyślnie jest pobierany z menu System/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ e-Deklaracje/ JPK). Hasło jest pamiętane w obrębie jednej sesji – do czasu wylogowania operatora bądź zmiany bazy firmowej.
Jeśli deklaracja zostanie poprawnie zaczytana, otrzyma numer referencyjny, który zostanie przekazany do Comarch ERP Optima:
Deklaracja AKC-WW/AKC-WWn przesłana do PUESC
Wysłaną deklarację o statusie Wysłano/ Odebrano UPO może przywrócić do edycji operator, który w menu System/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] ma zaznaczony parametr Prawo do odblokowania wysłanej e-Deklaracji.
Pobieranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO)
Dla deklaracji AKC-WW/AKC-WWn poprawnie przesłanej do PUESC, przycisk Pobierz UPO znajdujący się na formularzu deklaracji AKC-WW/AKC-WWn umożliwia pobranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru.
Na czwartej zakładce [e-Deklaracje] formularza deklaracji AKC-WW/KAC-WWn zapisywane są dane związane z przesyłaniem deklaracji.
Status deklaracji – na podstawie informacji z systemu PUESC,
Numer referencyjny – numer REF otrzymany z PUESC,
Kod urzędu – kod urzędu celnego, do którego została wysłana deklaracja,
Operator wysyłający – kod operatora, który wysłał deklarację,
Data wysłania – data wysłania deklaracji wraz z godziną,
Data wpłynięcia – data wraz z godziną wpłynięcia deklaracji do systemu PUESC,
Operator odbierający – kod operatora, który odebrał Urzędowe Potwierdzenie Odbioru,
Data odebrania – data i godzina odbioru UPO.
Na liście deklaracji AKC-WW/AKC-WWn znajdują się kolumny:
e-Deklaracje, która przyjmuje wartości:
Nie wysłano (dla deklaracji w buforze oraz zatwierdzonych nie przesłanych),
Wysłano/nie odebrano UPO (po wysłaniu e-deklaracji, przed odebraniem Urzędowego Potwierdzenia Odbioru),
Wysłano/odebrano UPO (po wysłaniu e-deklaracji i odebraniu UPO).
Data wysłania – zawiera datę wysłania e-deklaracji.
Nie można odblokować deklaracji o statusie Wysłano/ Nie odebrano UPO.
Korekta deklaracji AKC-WW/AKC-WWn
Jeśli deklaracja AKC-WW/AKC-WWn została przesłana do systemu PUESC, po czym wystawiono w danym miesiącu dokumenty skutkujące zmianami w deklaracji, należy w programie wystawić korektę stanowiącą ponowne wyliczenie deklaracji za dany okres (nie jest możliwe ponowne przeliczenie deklaracji przesłanej do PUESC).
Korektę deklaracji należy dodać z poziomu listy deklaracji AKC-WW/AKC-WWn przyciskiem . Po rozwinięciu menu obok plusa, Użytkownik może wybrać starszą wersję formularza.
Na zakładce [1 Dane ogólne A] formularza deklaracji w polu Cel złożenia formularza należy zaznaczyć opcję nr 2.korekta deklaracji. Wtedy pojawi się parametr Wniosek o stwierdzenie nadpłaty powstałej w wyniku korekty deklaracji. Po jego zaznaczeniu jest możliwość uzupełnienia kwoty żądanej nadpłaty oraz uzasadnienia wniosku o stwierdzenie nadpłaty. Informacje są wysyłane do systemu PUESC.
Korektę należy wyliczyć analogicznie jak pierwotną deklarację.
Rodzaj deklaracji korygującej musi być zgodny z deklaracją źródłową. Oznacza to, że każda korekta deklaracji kwartalnej również musi być kwartalna, a miesięcznej – miesięczna.
W danym miesiącu można wystawić dowolną ilość korekt. Korekty numerowane są kolejno 1,2 .. (informacja o numerze korekty jest widoczna na liście deklaracji w kolumnie Korekta). Po wykonaniu pierwszej korekty deklaracja główna wykonana uprzednio w danym miesiącu otrzymuje na liście kolor czerwony.
Wysyłanie korekty do PUESC oraz odbiór UPO należy wykonać w sposób analogiczny jak dla pierwotnej deklaracji AKC-WW/AKC-WWn.
Transakcje zwolnione z podatku akcyzowego
Jeśli transakcja jest zwolniona z podatku akcyzowego na wyroby węglowe, na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent] należy zaznaczyć parametr Zwolnienie z akcyzy:
Parametr ten można uprzednio zaznaczyć na karcie kontrahenta – menu Ogólne/ Kontrahenci, zakładka [Handlowe]. Ustawienie to jest automatycznie przenoszone na dokument po wybraniu kontrahenta.
Ustawienie parametru jest przenoszone na dokumenty powiązane.
Na dokumencie zatwierdzonym na stałe poprzez wywołanie funkcji dostępnej pod prawym przyciskiem myszy z poziomu listy – Aktualizacja danych kontrahenta – można zaktualizować ustawienie parametru Zwolnienie z akcyzy zgodnie z aktualnym ustawieniem tego parametru na karcie kontrahenta, dla którego wystawiono dokument. Funkcja Aktualizacji danych kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie jest dostępna na liście dokumentów pod prawym przyciskiem myszy po zaznaczeniu parametru Aktualizacja kontrahenta na dokumencie na karcie operatora – Konfiguracja programu/Użytkowe/Operatorzy, zakładka [Parametry].
Sprzedaż węgla zwolnioną z podatku akcyzowego, zgodnie z ustawą z 20 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz ustawy – Prawo celne, od 1 stycznia 2019 r., z należy udokumentować Fakturą oraz oświadczeniem nabywcy o przeznaczeniu tych wyrobów na cele uprawniające do zwolnienia.
Oświadczenie nabywcy o przeznaczeniu tych wyrobów na cele uprawniające do zwolnienia
Oświadczenie jest drukowane na wydrukach Faktura VAT (GenRap)/ Akcyza, Eko – Fakturapod warunkiem, że:
Faktura Sprzedaży jest wystawiona z datą nie wcześniejszą niż 01.2019r.
Na formularzu pozycji cennikowej (menu Ogólne/ Cennik) będącej wyrobem węglowym na zakładce [Dodatkowe]/ [Akcyza] wskazano kod CN wymieniony w załączniku nr 1 do Ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym:
Kody CN w formacie jak na obrazku poniżej (np. 27010000) należy dodać uprzednio w menu Ogólne/ Inne/ Kody CN
Waga przynajmniej jednej pozycji na FS jest nie mniejsza, niż 200 kg.:
każdorazowo waga wyrobów węglowych jest przeliczana na kg zgodnie z przelicznikiem ustalonym na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe]/ [Akcyza]:
Pozycja cennika – Akcyza na wyroby węglowe
Na formularzu nabywcy (menu Ogólne/ Kontrahenci), na zakładce [Handlowe] zaznaczono parametr Zwolnienie z akcyzy na wyroby węglowe (parametr można również zaznaczyć na fakturze, na zakładce [Kontrahent]:
Na Fakturze Sprzedaży, na zakładce [Kontrahent] nie może być zaznaczony parametr Umowa na dostawy węgla.
Numer dokumentu tożsamości na wydruku oświadczenia dla osoby fizycznej
Jeśli nabywcą faktury jest osoba fizyczna to na wydrukach Faktura VAT (GenRap)/ Akcyza, Eko – Faktura zawierającymi oświadczenie, drukowany jest również numer dokumentu tożsamości nabywcy, który należy uprzednio uzupełnić na formularzu kontrahenta:
lub bezpośrednio na dokumencie związanym ze sprzedażą – Wydaniu Zewnętrznym/ Paragonie bądź na Fakturze Sprzedaży – na zakładce [Kontrahent]:
Drukowanie przyczyny zwolnienia z podatku akcyzowego
W przypadku sprzedaży wyrobów węglowych zwolnionych z akcyzy, na wydruku Faktury Sprzedaży należy wskazać przyczynę zwolnienia. W Comarch ERP Optima przyczynę definiujemy w oparciu o atrybut kontrahenta. W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe, w sekcji Atrybut do określenia podstawy prawnej zwolnienia, po naciśnięciu przycisku Atrybut:
należy dodać atrybut o dowolnym kodzie, np. AKCYZA i formacie: lista.
Na zakładce [Pozycje listy] należy podać możliwe przyczyny zwolnienia z podatku akcyzowego:
Dodany atrybut należy wybrać z listy poprzez przycisk :
Jeśli na Fakturze Sprzedaży, na zakładce [Kontrahent] jest zaznaczony parametr Zwolnienie z akcyzy (można zaznaczyć na formularzu kontrahenta na zakładce [Handlowe]), w oknie Pozycji dokumentu, na zakładce [Akcyza] widnieje sekcja Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia, w której znajduje się atrybut wskazany w konfiguracji wraz z wartościami listy do wyboru:
Jeśli na formularzu kontrahenta będącego nabywcą wyrobów węglowych, na zakładce [Atrybuty] zostanie przypisany atrybut z konfiguracji wraz z wartością:
wówczas po wybraniu tego kontrahenta na FS, wartość atrybutu zostanie automatycznie umieszczona w sekcji Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia, tym samym nie trzeba będzie tej wartości podawać ręcznie.
W przypadku dokumentu zatwierdzonego na stałe, informacje o przeznaczeniu uprawniającym do zwolnienia może edytować operator, który w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – na swojej kartotece, na zakładce [Parametry] (dla modułu handlowego) ma zaznaczony parametr Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok.
Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia z akcyzy wskazane w oknie pozycji FS jest drukowane dla danego kodu CN wyrobu węglowego na wydrukach Faktura VAT (GenRap)/ Akcyza, Eko – Faktura.
Umowa na dostawy węgla
W przypadku zawarcia okresowej umowy na dostawę wyrobów węglowych pomiędzy sprzedawcą a finalnym nabywcą węglowym, oświadczenie o przeznaczeniu wyrobów na cele uprawniające do zwolnienia może zostać złożone w treści tej umowy, pod warunkiem każdorazowego dokumentowania sprzedaży wyrobów Fakturą Sprzedaży.
W takiej sytuacji na karcie kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci), na zakładce [Handlowe] należy zaznaczyć parametr Umowa na dostawy węgla.
Parametr jest również dostępny na formularzu Faktury Sprzedaży na zakładce [Kontrahent]. Jego ustawienie na fakturę jest przenoszone z karty kontrahenta, z możliwością ręcznej zmiany przez użytkownika. Jeśli parametr jest zaznaczony na Fakturze Sprzedaży, wówczas na wydrukach Faktura VAT (GenRap)/ Akcyza, Eko – Faktura nie jest drukowane oświadczenie nabywcy o przeznaczeniu wyrobów węglowych na cele uprawniające do zwolnienia. W przeciwnym wypadku, przy sprzedaży węgla powyżej 200 kg, oświadczenie zostanie wydrukowane na fakturze.
Informacje na wydruku Faktury Sprzedaży
Dla Faktury Sprzedaży z zaznaczonym parametrem Zwolnienie z akcyzy, na wydrukach:
Faktura VAT (GenRap)/ Akcyza,
Eko – Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie oświadczenie i Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie (sPrint) (razem z fakturą drukowane jest świadectwo jakości paliw stałych oraz oświadczenie o kraju pochodzenia węgla, więcej informacji na ten temat znajduje się w artykułach Świadectwo jakości paliw stałych i Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla)
drukowane są kody CN, przeznaczenie uprawniające do zwolnienia z podatku akcyzowego oraz ilość wyrobów węglowych wyrażona w kilogramach. Jeśli towar na Fakturze Sprzedaży występuje w innej jednostce miary niż kg, to pod ilością z dokumentu, drukowana jest ilość w przeliczeniu na kg ( na podstawie przelicznika ustalonego na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe] w sekcji Akcyza na wyroby węglowe).
Jeśli na formularzu Faktury Sprzedaży na zakładce [Kontrahent] nie jest zaznaczony parametr Umowa na dostawy węgla oraz dla któregokolwiek z kodów CN łączna suma ilości towaru przekracza 200 kg, na wydruku faktury drukowane jest oświadczenie o przeznaczeniu wyrobów węglowych na cele uprawniające do zwolnienia z podatku akcyzowego.
Deputaty węglowe
W przypadku przekazania wyrobów węglowych pracownikom w ramach tzw. deputatów węglowych, z uwagi na to, że nie dochodzi do sprzedaży tych wyrobów, pracodawca nie wystawia faktury. Przekazanie węgla pracownikom w ramach deputatu węglowego należy w programie realizować poprzez dokument Rozchodu Wewnętrznego, na którym należy zaznaczyć parametr Zwolnienie z akcyzy (formularz RW – zakładka [Kontrahent]).
Pracodawca jest zobowiązany do pobrania od pracownika oświadczenia o przeznaczeniu wyrobów węglowych według tych samych zasad jak przy sprzedaży wyrobów węglowych osobie fizycznej. W tym celu z poziomu formularza Rozchodu Wewnętrznego dostępny jest wydruk Akcyza (GenRap)/ Oświadczenie. Na formularzu Rozchodu Wewnętrznego na zakładce [Kontrahent] do pola Dokument tożsamości, z karty pracownika pobierany jest numer dowodu osobistego bądź numer paszportu jeśli nie podano numeru dowodu. Dokument tożsamości jest drukowany na oświadczeniu.
Dodatkowo pracodawca jest zobowiązany do sporządzenia kwartalnej listy uprawnionych odbiorców zawierającej:
imię i nazwisko,
numer dowodu osobistego lub nazwę i numer innego dokumentu stwierdzającego tożsamość,
numer PESEL.
Tę listę należy sporządzić na podstawie Rozchodów Wewnętrznych wystawionych na potrzeby udokumentowania deputatu węglowego, można ją wydrukować z poziomu Ewidencji wyrobów węglowych (menu Handel/ Inne). W tym celu należy wybrać wydruk Zestawienie odbiorców deputatu węglowego (GenRap)/ Wzór standard.
Ewidencja wyrobów węglowych
Sprzedaż wyrobów węglowych wymaga prowadzenia Ewidencji sprzedaży wyrobów węglowych. W programie ta opcja jest dostępna z poziomu menu Handel/ Inne/ Ewidencja wyrobów węglowych:
Ewidencja wyrobów węglowych
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Uwaga
Jeżeli na karcie kontrahenta w zakładce [Handlowe] zaznaczony jest parametr Nie uwzględniaj w ewidencji wyrobów węglowych, wówczas w Ewidencji wyrobów węglowych nie są ujmowane dokumenty wystawione na takiego kontrahenta.
Na zakładce [Wyroby wydane] ewidencja zawiera informacje o sprzedanych/zużytych wyrobach węglowych na podstawie dokumentów FS/WZ i RW.
Na zakładce [Wyroby przyjęte] ewidencja zawiera informacje o wyrobach węglowych na podstawie dokumentów PZ i PW.
Zakładka [Dokumenty dostawy] zawiera informacje o utworzonych (ręcznie bądź na podstawie Faktury sprzedaży) Dokumentach dostawy, niezbędnych do wygenerowania elektronicznego dokumentu dostawy eDD. Zakładka jest widoczna wyłącznie na licencji Handel Plus. Szczegółowe informacje dotyczące zakładki [Dokumenty dostawy] znajdują się w artykule Elektroniczne dokumenty dostawy eDD.Ewidencję sprzedanych/ zużytych wyrobów węglowych można wyfiltrować w oparciu o parametry:
RW, FS, WZ – należy zaznaczyć rodzaj dokumentów, które chcemy wyświetlić w ewidencji. Jeśli zaznaczono WZ i FS, dla Wydań Zewnętrznych powiązanych z Fakturami, w oknie ewidencji wyświetlana jest Faktura Sprzedaży. Dokumenty RW umożliwiają wyfiltrowanie deputatów węglowych.
Zwolnione, Opodatkowane – pozwalają na wyświetlenie dokumentów zwolnionych z podatku akcyzowego lub nie.
Pomijaj sprzedaż wyrobów węglowych w ilości nieprzekraczającej 200 kg – pozwala na pominięcie w ewidencji dokumentów, na których suma wyrobów węglowych jest nie większa niż 200 kg.
Pomijaj faktury, do których utworzono dokumenty dostawy – pozwala na pominięcie w Ewidencji wyrobów węglowych Faktur, do których utworzono Dokumenty dostawy. Parametr jest widoczny wyłącznie w module Handel Plus i po zaznaczeniu parametru FS w Filtrze aktywnym.
Ewidencja sprzedanych/ zużytych wyrobów węglowych zawiera informacje o:
Nr dokumentu – uwzględnionego w ewidencji,
Dacie wystawienia – pobranej z dokumentu,
Dacie wydania – wyrobu węglowego:
dla FS niepowiązanej z WZ – data sprzedaży z FS,
dla FS powiązanej z WZ – data wydania z WZ. W przypadku kiedy z FS jest powiązanych kilka WZ, wyświetlane są po przecinku daty wydania wszystkich WZ,
dla WZ – data wydania z dokumentu WZ,
dla RW – data wystawienia RW,
Danych odbiorcy – są to dane nabywcy z dokumentu,
Nazwie wyrobu – jest to nazwa pozycji towarowej pobrana z dokumentu,
Kodzie CN – przypisanym do wyrobu węglowego,
Ilości w kg zwolnionej,
Ilości w 1000kg zwolnionej,
Ilość w kg opodatkowanej,
Ilość w 1000kg opodatkowanej,
Przeznaczeniu uprawniającym do zwolnienia.
Na górnej wstążce programu pod ikoną Wydruk danych dostępny jest wydruk ewidencji zawierający dla wyrobów wydanych kolumny: Nr dokumentu, Data wystawienia, Data wydania, Dane odbiorcy, Nazwa wyrobu, Kod CN, Ilość zwolniona w kg, Ilość opodatkowana w kg, Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia.
Dostępny jest też wydruk: Wzór z sumą ilości, na którym dodatkowo drukowane jest podsumowanie ilości sprzedanej zwolnionej oraz opodatkowanej.
Wyroby węglowe
Obsługa podatku akcyzowego na wyroby węglowe oraz wydruk Świadectwa jakości paliw stałych są dostępne w programie po zaznaczeniu w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe parametru Obrót wyrobami węglowymi.
Kody CN
W menu Ogólne/ Inne/ Kody CN należy dodać dla wyrobów węglowych ośmiocyfrowe kody scalonej nomenklatury w formacie jak na obrazku poniżej (np. 27010000):
Lista kodów CNOkno dodawania kodu CN
Dany kod CN należy przypisać do pozycji cennikowej – menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby, na zakładce [Dodatkowe]/ [Akcyza]. Kod ten można również wskazać na zakładce [Ogólne] formularza pozycji cennika, wówczas zostanie on automatycznie przeniesiony na zakładkę [Akcyza].
W związku z art. 6c. 1. Ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw oraz ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, przedsiębiorca w momencie wprowadzania do obrotu paliwa stałego, ma obowiązek wystawienia dokumentu Świadectwa jakości potwierdzającego spełnienie przez paliwo stałe wymagań jakościowych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 3a ust 2 (Dz. U. 2018 poz. 1654).
Wydruk świadectwa jakości paliw stałych oraz związane z tym ustawienia są dostępne w programie Comarch ERP Optima po zaznaczeniu w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe parametru Obrót wyrobami węglowymi.
Ustawienia na karcie towaru
W świadectwie jakości paliw stałych powinny zostać wskazane wartości parametrów paliwa stałego, które zostały określone w rozporządzeniu Ministra Energii z dnia 27 września 2018 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw stałych.
W związku z tym, w oknie pozycji cennika (menu Ogólne/ Cennik), na zakładce [Dodatkowe]/ [Akcyza] w polach:
Rodzaj paliwa stałego – należy wskazać grupę paliw stałych dla której jest wystawiane Świadectwo jakości (spośród dziewięciu grup paliw stałych określonych w rozporządzeniu Ministra Energii),
System certyfikacji – należy wskazać certyfikat lub inny dokument stanowiący podstawę do uznania, że określony rodzaj paliwa stałego, dla którego jest wystawiane Świadectwo jakości spełnia wymagania jakościowe określone w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 3a ust 2 ustawy o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw.
Następnie należy określić wymagania co do minimalnej i maksymalnej wartości dopuszczalnej danego rodzaju paliwa określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wymagań jakościowych dla paliw stałych.
Pozycja cennika – Parametry paliwa stałego
W kolumnie Wartość wskazana przez przedsiębiorcę można określić parametry jakości zakupionego węgla.
Powyższe informacje są przenoszone na Fakturę Zakupu/ Przyjęcie Zewnętrzne, gdzie do czasu zapisania dokumentu na stałe, można na podstawie otrzymanego podczas zakupu świadectwa jakości modyfikować: rodzaj paliwa stałego, system certyfikacji oraz parametry w kolumnie Wartość wskazana przez przedsiębiorcę.
Informacje te wprowadzamy na formularzu dokumentu FZ/ PZ, w oknie Pozycja dokumentu – na zakładce [Akcyza]:
Pozycja dokumentu/ Akcyza – parametry paliwa
Jeśli jakieś informacje zostały zmodyfikowane to podczas zatwierdzania dokumentu na stałe generowane jest pytanie: Czy zaktualizować parametry paliwa stałego na karcie cennikowej? (Tak/ Nie). Po wyborze Tak, na podstawie dokumentu przychodowego zostaną zaktualizowane wartości na karcie cennikowej.
Sprzedaż paliwa stałego – wydruk świadectwa
Na dokumentach Faktura Sprzedaży/ Paragon/ Wydanie Zewnętrzne, dla pozycji wyrobów węglowych dostępna jest zakładka [Akcyza], na którą przenoszone są z karty towaru parametry węgla. . Do czasu zapisania dokumentu na stałe można modyfikować rodzaj paliwa stałego, system certyfikacji oraz parametry sprzedawanego paliwa:
Pozycja dokumentu/ Akcyza – parametry paliwaParametry te można modyfikować bezpośrednio na każdej pozycji, wpisując z ręki odpowiednie wartości albo skorzystać z funkcji dostępnej na górnej wstążce programu: Ostatnie dostawy węgla i wskazując dokument przychodowy, którym to paliwo było przyjęte:
Wyświetla się tu pięć ostatnich dostaw towaru, Użytkownik może wskazać, z której dostawy mają zostać pobrane na dokument parametry węgla:
Parametry węgla – pięć ostatnich dostaw
Z poziomu formularza FS/ PA/ WZ na górnej wstążce programu pod ikoną Wydruk danych dostępne są wydruki:
Eko – Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie/ Wzór standard,
za pomocą których razem z wydrukiem dokumentu sprzedaży drukowane jest na oddzielnej stronie Świadectwo jakości. Dla każdej pozycji węglowej znajdującej się na dokumencie drukowane jest odrębne świadectwo. Informacje na wydruk Świadectwa jakości są pobierane z pozycji dokumentu, z zakładki [Akcyza].
Wydruk Świadectwa jakości (bez Faktury Sprzedaży) jest dostępny na górnej wstążce programu pod ikoną Wydruk danych z poziomu formularza pozycji dokumentu.
Każde wystawione Świadectwo jakości musi mieć unikalny numer. W programie przyjęto zasadę, iż świadectwo przyjmuje numer dokumentu sprzedaży łamany przez numer pozycji (Lp.) na dokumencie.
Na wydruku Świadectwa jakości paliw stałych możliwe jest wykazanie informacji o adresie punktu sprzedaży i miejsca wystawienia dokumentu. W tym celu należy użyć odpowiednich atrybutów kontrahenta o nazwie Adres punktu sprzedaży węgla i Miejsce wystawienia dokumentu.
Powyższe atrybuty można przypisać do karty kontrahenta, na zakładce [Atrybuty], z zaznaczonym
Parametrem Przenosić na transakcje lub wskazać bezpośrednio na dokumencie, w zakładce [Atrybuty/JPK].
Na wydruku Eko – Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie/ Wzór standard i Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie (sPrint):
w przypadku sprzedaży nie zwolnionej z akcyzy – dla każdej pozycji wykazana jest kwota akcyzy. W podsumowaniu wykazana jest łączna wartość akcyzy wszystkich pozycji dokumentu,
w przypadku zwolnienia z podatku akcyzowego – drukowane są kody CN, przeznaczenie uprawniające do zwolnienia z podatku akcyzowego oraz ilość wyrobów węglowych wyrażona w kilogramach. Jeśli dla któregokolwiek z kodów CN łączna suma ilości towaru przekracza 200 kg, na wydruku drukowane jest również oświadczenie o przeznaczeniu wyrobów węglowych na cele uprawniające do zwolnienia z podatku akcyzowego. Faktura ta zawiera wszystkie wymagane przepisami dane dla sprzedaży wyrobów zwolnionych z akcyzy.
Kopia elektroniczna Świadectwa jakości
Uwaga
Do tworzenia automatycznej kopiiŚwiadectwa jakości wymagana jest licencja na moduł Obieg dokumentów.
Aby podczas wydruku bądź wysyłki Świadectwa poprzez e-mail została automatycznie utworzona kopia Świadectwa, należy z poziomu formularza Pozycji dokumentu w Konfiguracji wydruków (<CTRL>+<F2> bądź menu na górnej wstążce Wydruk danych/ Konfiguracja wydruków) dla wydruku Świadectwa jakości paliw stałych zaznaczyć parametr: Kopia elektroniczna.
Elektroniczna kopia Świadectwa jakości paliwa stałego
Parametr można również ustawić z poziomu menu kontekstowego w Konfiguracji wydruków, wybierając opcję Ustaw kopie elektroniczne dla wydruków.
Podczas wydruku Świadectwa bądź wysyłki poprzez e-mail, w menu CRM/ Archiwum wydruków tworzona jest kopia Świadectwa w formacie PDF.
Więcej informacji na temat archiwizacji wydruków można znaleźć w artykule Archiwum wydruków.
Rezerwacje odbiorcy
Lista Rezerwacji odbiorcy
Co należy wiedzieć o rezerwacjach?
Rezerwacje Odbiorcy to funkcja w programie, która pozwala na zarezerwowanie towaru dla kontrahenta. Nie powoduje ona „zdjęcia” towaru z magazynu, a jedynie pomniejszenie ilości dostępnej do sprzedaży.
W programie rozróżniamy dwa rodzaje rezerwacji:
Rezerwacja terminowa powoduje zarezerwowanie towaru w określonym przedziale czasu. Przedział ten określony jest przez datę wystawienia rezerwacji i termin rezerwacji. Towary z przeterminowanych rezerwacji zostają odblokowane, czyli zwiększają ilość dostępną towaru.
Rezerwacja bezterminowa wynika z wystawionych Faktur Sprzedaży i Paragonów. Dokument handlowy rezerwuje towar jeśli:
dla dokumentu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu: inicjowanie dokumentu zaznaczony jest parametr rezerwacja.
jeśli parametr jest zaznaczony rezerwacja pojawia się niezależnie od tego czy dokumenty sprzedaży są zatwierdzone na stałe czy do bufora.
Rezerwacja zostaje skasowana w chwili skojarzenia dokumentu handlowego z magazynowym (na podstawie Faktury/ Paragonu powstaje dokument WZ).
Uwaga
Zatwierdzonego dokumentu RO nie można korygować. W takim przypadku konieczne jest jego anulowanie i ponowne wystawienie.
Lista Rezerwacji Odbiorcy
Lista zawiera wszystkie dokumenty rezerwacji. Zasady obsługi są podobne jak na innych listach dokumentów i zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
Standardowo lista rezerwacji składa się z kolumn:
Numer dokumentu – numer dokumentu rezerwacji. Kasując dokument może powstać luka w numeracji i można ją uzupełnić poprzez ‘ręczne’ wpisanie numeru na formularzu dokumentu.
S (status) – pozwala na określeniu stanu danej rezerwacji. Jeśli w polu wyświetla się:
Zrealizowano: dokument w całości został przekształcony do dokumentów wynikowych (zasady przekształceń do dokumentów wynikowych opisane zostały w rozdziale Przekształcanie RO do FS/PA/WZ)
W realizacji: dokument, w którym część towaru została przeniesiona na dokumenty wynikowe
Zamknięto: dokument niezrealizowany, zrealizowany częściowo lub też zrealizowany całkowicie, który nie będzie realizowany i uzyskał status „Zamknięty” (zamykanie dokumentów RO opisane zostało w dalszej części rozdziału).
PF – dla niezrealizowanych RO powiązanych z Fakturą Pro Forma.
Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
Dla niezrealizowanych RO niepowiązanych z FPF pole „Status” jest puste.
Termin rezerwacji – jest to data, do kiedy dana rezerwacja obowiązuje. Data ta ma wpływ na wyliczanie ilości towaru w danym dniu. Termin rezerwacji kontrolowany jest w stosunku do daty systemowej. Znak umieszczony obok daty oznacza rezerwacje przeterminowane,
Magazyn – symbol magazynu, którego dotyczy rezerwacja,
Kontrahent – nazwa kontrahenta, który dokonał rezerwacji,
NIP – numer NIP kontrahenta,
Miasto – miasto pochodzenia kontrahenta,
Netto – wartość netto wynikająca z rezerwacji,
Brutto – wartość brutto dokumentu,
Na liście znajduje się sekcja Rodzaj, w której użytkownik może zaznaczyć jedną z następujących opcji:
Wszystkie: wszystkie RO, które spełniają pozostałe warunki filtra, łącznie z dokumentami anulowanymi
Zrealizowano: wszystkie całkowicie przekształcone lub zamknięte
Do realizacji: nieprzekształcone oraz przekształcone częściowo
Parametr Przeterminowane
Pod sekcją Rodzaj znajduje się parametr Przeterminowane. Jeśli zostanie on włączony, wyświetlane będą wszystkie rezerwacje, bez względu na to czy są przeterminowane czy nie. W przeciwnym wypadku, jeśli wyłączymy ten parametr, na liście pominięte zostaną przeterminowane dokumenty. Domyślnie parametr jest zaznaczony.
Istnieje możliwość filtrowania dokumentów ze względu na daty wystawienia, jak też terminy rezerwacji.
Data wystawienia od-do oraz Termin rezerwacji od-do:
Zaznaczenie jednego z parametrów i określenie zakresu dat umożliwi wyfiltrowanie tych dokumentów, których data wystawienia lub termin rezerwacji mieści się pomiędzy wybranymi zakresami. Jeśli zostaną zaznaczone parametry przy dacie wystawienia i terminie rezerwacji jednocześnie, wówczas dokumenty muszą spełniać obydwa warunki zakresów dat.
Oprócz standardowych przycisków, na liście rezerwacji znajdują się przyciski umożliwiające przekształcanie rezerwacji do dokumentów wynikowych (FPF, FS, PA, WZ, RW, MM) lub utworzenie na ich podstawie dokumentów ZD lub PWP.
Przekształcenie do Faktury – funkcja programu pozwala na przekształcenie wybranych rezerwacji do Faktury Sprzedaży. Funkcja ta dotyczy tylko zatwierdzonych rezerwacji.
Przekształcenie do Paragonu – wykonuje się po zaznaczeniu wybranych rezerwacji. Do Paragonu można przekształcić tylko zatwierdzoną rezerwację, wyliczoną algorytmem od brutto.Przekształcenie do Faktury Pro Forma – funkcja pozwala zaznaczyć na liście kilka RO i przekształcić je do jednej Faktury Pro Forma. FPF jest edytowalna tylko częściowo – daty, numer, termin, rabat, ceny. Nie można zmieniać ilości czy też dodawać nowych pozycji, zmieniać Kontrahenta.
Przekształcenie do WZ – funkcja umożliwia utworzenie dokumentu WZ na podstawie wcześniejszej rezerwacji towaru. Należy jednak pamiętać, że dokument WZ powoduje od razu zdjęcie towaru z magazynu – aby przekształcenie powiodło się, w magazynie musi być odpowiednia ilość towaru.
Przekształcenie do Rozchodu Wewnętrznego – funkcja pozwala na wydanie z magazynu towaru, zarezerwowanego np. na wewnętrzne potrzeby przedsiębiorstwa. Ponieważ wartość towarów na RW wyliczana jest zgodnie z rzeczywistym rozchodem, w przypadku tego przekształcenia ceny wprowadzone na RO nie mają znaczenia.
Przekształcenie do Przesunięcia Międzymagazynowego – aby użytkownicy programu mogli zarezerwować towar wewnątrz firmy na potrzeby innego magazynu lub oddziału, w programie możliwe jest tworzenie Rezerwacji Wewnętrznych, a następnie przekształcenie ich do MM. Operacja taka jest dostępna na liście Rezerwacji Odbiorcy pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Na formularzu RO w prawym górnym rogu znajduje się parametr Rezerwacja wewnętrzna. Po jego zaznaczeniu pole z wyborem kontrahenta zostanie zastąpione polem, w którym należy wskazać magazyn docelowy dla rezerwowanego towaru. Wartość towarów na MM jest wyliczana zgodnie z rzeczywistą wartością tego przesunięcia. Przesunięcie Międzymagazynowe realizuje Rezerwacje na zasadach analogicznych, jak w przypadku przekształcenia RO do innych dokumentów.
Do Przesunięcia Międzymagazynowego można przekształcać wyłącznie rezerwacje oznaczone jako Rezerwacja wewnętrzna. Takie RO można przekształcać również do innych dokumentów.
Uwaga
Do RW i MM nie można przekształcić Rezerwacji wystawionych na różne magazyny.
Ponieważ dokumenty RW i MM wystawiane są według rzeczywistych kosztów towarów, możliwe jest wygenerowanie tych dokumentów z RO wystawionych w różnych walutach.
Przekształcenie do ZD – na podstawie jednej lub kilku rezerwacji można utworzyć dokument zamawiający towar u dostawcy. Istnieje również możliwość przekształcenia Rezerwacji odbiorcy zapisanej w buforze do ZD. Zasady zostały dokładniej opisane w rozdziale poświęconym dokumentom skojarzonym.
Przekształcenie do PWP – na podstawie rezerwacji można utworzyć dokument produkcyjny PWP. Na PWP zostaną przeniesione tylko produkty złożone z rezerwacji.
Przy przekształcaniu do ZD/PWP, ilości mogą być przenoszone w całości z dokumentu RO lub tylko ilości pozostające do realizacji, w zależności od wyboru opcji na całość/na różnicę. Opcje dostępne są po rozwinięciu przycisku strzałki znajdującej się obok przycisku przekształcenia do ZD/PWP.
– Utwórz /pokaż awizo wysyłki – funkcjonalność dostępna tylko dla Klientów posiadających wykupioną opcję współpracy z Comarch EDI. Opis funkcji znajduje się w odrębnej instrukcji.
– import zamówienia z Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy Użytkownik posiada wykupioną opcję współpracy z Comarch EDI. Opis funkcji znajduje się w odrębnej instrukcji.
– Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
zmianę kategorii dokumentu,
zmianę statusu płatności i dostawy w Comarch e-Sklep,
zmianę statusów wszystko.pl,
przekształcenie dokumentu do Faktury Sprzedaży, Paragonu, Wydania Zewnętrznego lub zgodnie z zamówieniem złożonym w Comarch e-Sklep
zrealizowanie zamówienia.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
Zasady przekształcania RO do FS/PA/WZ zostały opisane w rozdziale Przekształcanie RO do FS/PA/WZ. Natomiast zasady przekształcania RO do FPF znajdują się w rozdziale Przekształcanie RO do Faktury Pro Forma.
Przy przekształcaniu RO do dokumentów handlowych bądź magazynowych można wskazać konkretne dokumenty RO poprzez zaznaczenie na liście, a następnie wybrać jedną z opcji: FS, PA, WZ. Żeby możliwe było przekształcenie kilku dokumentów RO do jednego dokumentu wynikowego, muszą być spełnione warunki, opisane w rozdziale Edycja dokumentu wynikowego.
Po zmianie ilości na dokumencie wynikowym, pozostała część towaru przywracana jest na dokument rezerwacji.
Jeśli podczas edycji dokumentu wynikowego ilości na pozycjach są:
zmienione na większe lub dodane nowe pozycje towarowe– wówczas nie ma to wpływu na rezerwacje na dokumencie RO.
zmniejszone – pozostała ilość wraca na dokument RO.
W przypadku, gdy podczas edycji usuniemy jakąś pozycję, wtedy cała ilość zarezerwowana wraca na dokument rezerwacji.
Anulowanie i usuwanie dokumentów wynikowych
Po anulowaniu dokumentu wynikowego towary, które były pobrane na ten dokument, mogą wrócić na RO.
Tutaj należy rozpatrzyć dwa przypadki:
jeśli RO ma status Zamknięto, wówczas na formularzu dokumentu RO w kolumnie „Zrealizowano” ilość zostanie zmniejszona o ilość towaru z dokumentu anulowanego. Jednak jest to tylko wartość informacyjna ponieważ dokumenty zamknięte nie wpływają na rezerwacje na liście zasobów tak więc anulowany dokument wynikowy również nie będzie miał wpływu na rezerwacje na zasobach
jeśli RO nie zostały jeszcze zamknięte, wówczas anulowanie dokumentu wynikowego spowoduje zwrócenie rezerwacji na dokument źródłowy. Zostanie to odnotowane w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Fakt ten będzie miał również wpływ na ilość towaru zarezerwowanego na liście zasobów.
Uwaga
Jeśli chcemy anulować dokument RO, należy wcześniej anulować lub usunąć wszystkie dokumenty wynikowe, powiązane z tym RO.
Powiązania pomiędzy RO a dokumentami wynikowymi
Z jednego dokumentu RO można wygenerować wiele dokumentów wynikowych, jak również wiele RO może być przekształcanych do jednego dokumentu wynikowego.
Każdy element dokumentu RO może występować na wielu dokumentach wynikowych oraz ten sam towar występujący na wielu RO może występować na jednym dokumencie wynikowym.
Informacje o tym, które towary zostały już przeniesione na dokumenty wynikowe a które są jeszcze rezerwowane są widoczne dla poszczególnych elementów na dokumencie w kolumnach „Zrealizowano” i „Pozostaje”. Natomiast powiązania obustronne widoczne są na formularzach dokumentów powiązanych na zakładce [Dokumenty].
Funkcja zamykania rezerwacji
Często zdarza się tak, że rezerwacja nie jest realizowana lub jest realizowana tylko częściowo. Dlatego istnieje możliwość zamknięcia RO, które już nie będą realizowane.
Opcja zamknięcia RO dostępna jest z poziomu menu kontekstowego, wywoływanego po kliknięciu prawym klawiszem myszy na liście dokumentów (dostępna również z poziomu okna sprzedaży dedykowanej na zakładce [Rezerwacje]). Wykonanie tej operacji dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów z listy.
Po zaznaczeniu opcji Zamknij, dokument otrzymuje status Zamknięto (widoczny w kolumnie Status) i nie można mu przywrócić aktywności. Dokument zamknięty nie wpływa na rezerwacje na magazynie.
Po wybraniu opcji pojawi się pytanie:
Czy zamknąć zaznaczone dokumenty? Tak/Nie.
Opcja Tak spowoduje operację ustawienia statusu Zamknięto na zaznaczonych dokumentach. Po przeprowadzeniu operacji wyświetlony zostanie komunikat informujący, które dokumenty zamknięto a dla których operacja nie była możliwa.
Dokumentów zamkniętych lub zrealizowanych nie można przekształcić do innych dokumentów, podczas próby przekształcenia otrzymamy komunikat:
Błąd agregowania dokumentów!Rezerwacja odbiorcy jest przekształcona całkowicie lub została zamknięta!
Poniżej opcji Zamknij w menu znajduje się opcja Zamknij i wygeneruj RO różnicowe. Funkcja ta pozwoli podczas zamykania dokumentu, na wygenerowanie dokumentu RO różnicowego, zawierającego tylko pozycje i ilości niezrealizowane, pochodzące z dokumentu źródłowego.
Opcja działa dla dokumentów zaznaczonych i może być generowana dla wielu RO – tworzy się również wiele różnicowych. Po wybraniu dokumentów i uruchomieniu funkcji pojawia się komunikat:
Czy zamknąć zaznaczone dokumenty i wygenerować dokumenty różnicowe do nich? TAK/NIE
Jeśli zatwierdzimy komunikat, wówczas wygenerowane zostaną dokumenty RO/ZD różnicowe w buforze, każdy z nich powiązany z dokumentem źródłowym. Wszystkie dane, takie jak data, termin, numer zamówienia, kontrahent, warunki płatności, przenoszone są z dokumentu źródłowego.
Formularz rezerwacji
Po zainicjowaniu klawiszem <INS> lub przyciskiem nowej rezerwacji na ekranie otrzymujemy formularz Rezerwacji Odbiorcy. Formularz ten składa się z pięciu zakładek. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Rezerwacji Odbiorcy po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Uwaga
Na wydruku dokumentu RO oprócz nazwy i danych adresowych firmy drukowane są dodatkowo informacje związane z KRS: oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, numer rejestru, pod którym spółka jest zarejestrowana oraz wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego (w zależności od rodzaju spółki). Dane pobierane są z Pieczątki firmy (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka)
Formularz rezerwacji: zakładka Ogólne
Zakładka ta pozwala na określenie podstawowych danych potrzebnych do wystawienia dokumentu, czyli:
Dokument - proponowany jest domyślny schemat numeracji dla rezerwacji (Konfiguracja firmy/ Handel/ Dokumenty). Można go zmienić wciskając przycisk Dokument i wybierając spośród schematów zdefiniowanych dla klasy RO. Dodatkowo jeśli w schemacie występuje seria – lista jest dostępna po wciśnięciu strzałki obok pola.
Numer – podczas wpisywania nowej rezerwacji jako numer wpisany jest AUTO. Numer kolejny rezerwacji zostanie nadany dopiero po jej zapisaniu (na trwałe lub do bufora).
Numer zamówienia - numer zewnętrzny rezerwacji (np. numeru zamówienia zarejestrowanego u dostawcy). Wypełnienie pola nie jest wymagane przez program. Podczas przekształcania rezerwacji do innego dokumentu zawartość pola numer zamówienia jest przenoszona w pole OPIS.
Kontrahent – kontrahent, dla którego wystawiana jest rezerwacja. Można go wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku. Po wybraniu kontrahenta, który ma przeterminowane płatności pojawia się informacja o tym fakcie.
Kategoria – kategoria sprzedaży przepisywana jest z karty ewidencyjnej kontrahenta. Można ją zmienić wybierając z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku.
Magazyn – magazyn, na którym rezerwowany jest towar. W przeciwieństwie do innych dokumentów zmiana magazynu jest możliwa również po wpisaniu pozycji na dokument, aż do czasu jego zapisu na trwałe.
Data wystawienia – data wystawienia rezerwacji, od tego dnia towar jest zarezerwowany.
Termin rezerwacji – data, do kiedy towar dla wybranego kontrahenta jest zarezerwowany. Po tym terminie towar zostaje odblokowany i zwiększa ilość dostępną. W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry można wskazać domyślny termin dla RO wpisując ilość dni względem, której będzie liczony termin rezerwacji od daty wystawienia dokumentu. W przypadku RO importowanych z pliku XML nie działa ustawienie z konfiguracji – termin jest zawsze pobierany z pliku XML.
Dokument liczony od – netto/ brutto. Wybór algorytmu wyliczania podatku VAT. Warto pamiętać, że aby rezerwację przekształcić do Paragonu musi ona być wyliczona algorytmem od brutto.
Rabat – początkowo jest to standardowy rabat przepisywany z karty kontrahenta. Obsługa tego pola została dokładnie opisana w rozdziale Udzielanie rabatów.
Uwaga
Internetowa wymiana dokumentów wymaga wykorzystywania tej samej wersji Comarch ERP Optima u wszystkich partnerów wymiany.
Forma i termin płatności – informacje o formie i terminie płatności na rezerwacji mają charakter wyłącznie informacyjny (rezerwacje nie tworzą zdarzenia w Preliminarzu płatności). Podczas konwersji forma oraz termin są przepisywane na nowo tworzony dokument. W przypadku konwersji kilku dokumentów (ZD/ RO) do jednego – forma płatności oraz termin są proponowane zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta.
Razem brutto – wartość brutto rezerwacji, wyliczona na podstawie ilości i cen wpisanych towarów.
Netto - łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.
Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).
Zadłużenie – kwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.
Na zatwierdzonym dokumencie RO można zobaczyć czy i jakie pozycje rezerwacji zostały zrealizowane. Po zapisie dokumentu na trwałe, w tabeli z pozycjami dokumentu pojawiają się dwie kolumny – Zrealizowano i Pozostaje. Kolumny widoczne są tylko dla dokumentów RO zapisanych na stałe, ponieważ tylko takie mogą być przekształcane do innych dokumentów. Na edytowanym dokumencie (podczas wprowadzania lub edycji w buforze) kolumny te są niewidoczne.
Wartość podlegająca MPP – łączna wartości brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie, wyświetlana jest suma wartości pozycji przeliczonych na walutę PLN. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
Zrealizowano – w kolumnie tej widać ilość towaru zarezerwowanego, która została pobrana po przekształceniu do dokumentów WZ/FA/PA. Ilość ta jest sumą ilości pobranej na dokumenty wynikowe utworzone do tego RO, bez względu na to, czy dokumenty wpływają na stany czy tylko rezerwują towar. Ilość jest wyliczona dla jednostki, która została wprowadzona na RO.
Pozostaje - kolumna zawiera ilość rezerwacji dla danej pozycji towarowej, którą można jeszcze przekształcić do dokumentów wynikowych. Jest to ilość z dokumentu RO pomniejszona o ilość z pola Zrealizowano.
Na formularzu dokumentu zamkniętego kolumna Pozostaje nie jest wyświetlana. W takim przypadku widoczna jest jedynie kolumna Zrealizowano, w której znajduję się informacja o ilościach zrealizowanych. Po zamknięciu Zamówienia u dostawcy, ilości, które nie zostały zrealizowane, nie są brane pod uwagę w wyliczeniach ilości zamówionych, które można zweryfikować przechodząc do Handel/ Zasoby.
Przykład
Wystawiamy RO na 10 sztuk towaru T1. Następnie przekształcamy dokument RO do Wydania Zewnętrznego (WZ1) na 4 sztuki oraz WZ2 na 3 sztuki.
Na RO widać wartości w kolumnach – Ilość: 10 szt., Zrealizowano: 7, Pozostaje: 3. W magazynie rezerwowane są 3 sztuki towaru T1.
W kolejnym kroku zamykamy dokument RO.
Jeśli podniesiemy dokument RO w trybie podglądu, wówczas możemy zobaczyć tylko kolumnę Ilość: 10 szt. oraz Zrealizowano: 7. Znikają też rezerwacje na towar T1 z listy zasobów.
Na formularzu RO w prawym, górnym rogu znajduje się parametr Rezerwacja wewnętrzna. Po jego zaznaczeniu pole z wyborem kontrahenta zostanie zastąpione polem, w którym należy wskazać magazyn docelowy dla rezerwowanego towaru. Takie RO można przekształcać również do innych dokumentów.
Formularz rezerwacji: zakładka Kontrahent
Zakładka zawiera wszystkie informacje o Nabywcy i Odbiorcy. Dane odczytane są z formularza kontrahenta. Można je dowolnie zmieniać. Zmiany te będą zapamiętane jedynie na tym dokumencie i nie mają one wpływu na informacje zapisane na formularzu kontrahenta.
Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta - nabywcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).
Podobnie jak w przypadku innych dokumentów standardowo jako Odbiorca proponowany jest ten sam kontrahent co Nabywca. Istnieje również możliwość określenia Odbiorcy skojarzonego z danym kontrahentem na jego karcie ewidencyjnej (zakładka [Dodatkowe]). Wtedy na wszystkich dokumentach dla kontrahenta standardowo proponowany będzie dany odbiorca.
W ostatniej linii zakładki [Kontrahent] można uzupełnić nr listu przewozowego oraz informację o nazwie przewoźnika. Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service.
Formularz rezerwacji: zakładka Dodatkowe
Na zakładce znajdują się informacje o wartości netto, brutto i VAT rezerwacji, pole zmiany waluty dokumentu oraz miejsce na dodatkowy opis.
Na dole formularza widoczne są pola Wprowadził,Zmodyfikował i Zatwierdziłzawierające daty utworzenia oraz ostatniej modyfikacji dokumentu wraz z akronimami operatorów, którzy tych operacji dokonywali.
Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.
Formularz rezerwacji: zakładka Dokumenty
Zakładka [Dokumenty] wyświetla listę wszystkich związanych z rezerwacją dokumentów. Obok numeru dokumentu skojarzonego, jego daty i kwotynetto w tabeli znajduje się informacja o typie:
FS – jeśli rezerwacja została przekształcona do Faktury Sprzedaży
PA – jeśli rezerwacja została przekształcona do Paragonu
WZ – jeśli rezerwacja została przekształcona do WZ.
ZD – jeśli rezerwacja została przekształcona do ZD.
PWP – jeśli rezerwacja została przekształcona do WZ.
PF – jeśli rezerwacja została przekształcona z Faktury Pro Forma.
Formularz rezerwacji: zakładka Atrybuty
Na zakładce widoczna jest tabela z kodami i wartościami atrybutów przypisanych do dokumentu.
Formularz rezerwacji: zakładka Realizacja
Zakładka [Realizacja] jest dostępna jeżeli Rezerwacja Odbiorcy jest tworzona ręcznie. W przypadku Rezerwacji Odbiorcy importowanych z Comarch e-Sklep oraz Comarch e-Sale jest zastępowana zakładką [e-Sklep/e-Sale] – przejdź do artykułu.
Na zakładce możliwe jest uzupełnienie informacji potrzebnych do realizacji zamówienia używając operacji seryjnej na liście dokumentów Rezerwacji Odbiorcy – przejdź do artykułu.
W sekcji Informacje ogólne są dostępne poniższe pola:
Do zamówienia wystawić – w tym polu można określić rodzaj dokumentu handlowego do jakiego powinna zostać przekształcona rezerwacja. Pole jest aktywne dopóki Rezerwacja Odbiorcy nie otrzyma statusu Zrealizowano.
Uwagi klienta – dodatkowe informacje do zamówienia otrzymane od klienta. Pole nie jest prezentowane na wydrukach.
W sekcji Dostawa widoczne są pola dotyczące realizacji wysyłki dla klienta:
Sposób dostawy – można wybrać rodzaj dostawy (Przesyłka, Kurier, Punkt odbioru, Wysyłka elektroniczna).
W zależności od wybranego sposobu dostawy dostępne są dodatkowe pola do uzupełnienia.
Status dostawy – w polu można ustawić status dostawy dla zamówienia. Pole jest edytowalne niezależnie od statusu Rezerwacji Odbiorcy.
Nazwa sposobu dostawy – nazwa sposobu dostawy wybranego przez klienta podczas składania zamówienia, należy uzupełnić ręcznie jeżeli zamówienie nie pochodzi z Comarch e-sklep/ e-Sale.
Formularz rezerwacji: zakładka e-Sklep
Zakładka jest widoczna na dokumentach RO, zaimportowanych z Comarch e-Sklep 2018.0.1 (oraz z kolejnych wersji). Na zakładce są prezentowane dodatkowe informacje dotyczące zamówienia Klienta. Szczegóły opisano w artykule Współpraca z Comarch e-Sklep.
Formularz rezerwacji – dopisywanie pozycji
Zasady wprowadzania pozycji na Rezerwację Odbiorcy są takie same jak w przypadku wystawiania innych dokumentów sprzedaży.
Formularz pozycji wpisanej na Rezerwację Odbiorcy jest zbliżony do formularza pozycji na Fakturze Sprzedaży i został opisany w artykule Formularz pozycji na fakturze.
Rezerwacje towaru a zasoby
Pracując w programie z Rezerwacjami, użytkownik może przyjąć jedną z dwóch zasad działania, dotyczących wydania towaru z magazynu. Działanie to jest zależne od zaznaczenia parametru Nie pozwalaj na wydanie towaru gdy występują rezerwacje w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje:
Jeżeli parametr jest wyłączony – program pozwoli na wydanie towaru, jeśli tylko w magazynie jest wystarczająca jego ilość.
Jeżeli parametr jest zaznaczony – wydanie towaru zostanie zablokowane, jeżeli jego ilość dostępna jest niewystarczająca z powodu istniejących rezerwacji (ilość dostępna w programie to całkowita ilość towaru w magazynie pomniejszona o rezerwacje). Jeżeli równocześnie zaznaczony zostanie parametr Konwersja RO/PF do WZ, RW, MM, FS i PA (pobranie) – pobieraj ilość dostępną, wówczas możliwe będzie wydanie towaru z Rezerwacji w takiej ilości, która nie jest zarezerwowana innymi dokumentami (RO, FA, PA, SRW z wskazanymi partiami dostaw dla części).
Uwaga
Ilość towaru dostęonego na magazynie pomniejszana jest również o Zlecenia serwisowe na których dla części wskazano partię dostaw.
W ramach ustawionej blokady użytkownik może warunkowo zezwolić na wydanie z magazynu towarów, jeżeli zostały wcześniej zarezerwowane. W konfiguracji znajduje się parametr Pozwalaj na przekształcenie RO do WZ, RW, MM, FS i PA (pobranie), który jest dostępny po zaznaczeniu parametru Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeżeli parametr jest Zaznaczony – możliwe będzie przekształcenie dowolnej Rezerwacji do dokumentu, do wysokości stanów magazynowych.
Przykład
W magazynie znajduje się 10 szt. towaru. 6 szt. zostało zarezerwowanych.
Nazwa
Ilość
Rezerwacje
Braki
Zamówienia
Ilość dostępna
TOWAR
10
6
0
0
4
W sytuacji, gdy parametr Nie pozwalaj na wydanie towaru jeżeli występują rezerwacje jest:
Nieaktywny – program nie sprawdza, czy istnieją jakieś rezerwacje na ten towar i pozwala na wydanie z magazynu całej jego ilości, czyli 10 sztuk,
Aktywny – wydanie towaru jest możliwe tylko w ilości dostępnej (4 szt.).
Jeżeli jednak dodatkowo zaznaczony zostanie parametr Pozwalaj na przekształcenie RO do WZ, RW, MM, wówczas po zarezerwowaniu towaru dokumentem RO, możliwe będzie wydanie całego zasobu z magazynu, bez względu na to, czy istnieją inne rezerwacje.
Zamówienie u dostawcy
Zamówienie u dostawcy
Co należy wiedzieć o Zamówieniach u Dostawcy
Funkcja pozwala na odnotowanie informacji o złożonym Zamówieniu u Dostawcy. Mamy dwa sposoby tworzenia zamówień:
Zamówienia tworzone „ręcznie” z poziomu listy zamówień.
Zamówienia automatyczne, tworzone na podstawie listy braków – z poziomu listy zasobów lub z poziomu menu Handel/ Raport braków.
Zamówienie nie ma wpływu na ilość towaru w magazynie. Zamówiona ilość towaru widoczna jest na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Zatwierdzone zamówienie może zostać automatycznie przekonwertowane do PZ (Przyjęcia Zewnętrznego).
Informacja o zamówionej ilości pojawia się na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Na ilość tą mają wpływ oprócz zamówień także dokumenty PZ, PW oraz korekty ilościowe do WZ w buforze.
Lista Zamówień u Dostawców
Na liście znajdują się wszystkie utworzone w programie Zamówienia. Zasady obsługi listy zostały szczegółowo opisane w rozdziale Standardy w programie.
Standardowo lista zamówień składa się z kolumn:
Numer dokumentu – numer dokumentu zamówienia.
S (status) – pozwala na określeniu stanu danego zamówienia. Jeśli w polu wyświetla się:
Zrealizowano – dokument w całości został przekształcony do dokumentów wynikowych (zasady przekształceń do dokumentów wynikowych opisano w rozdziale Przekształcanie ZD do FZ, PZ).
W realizacji – dokument, w którym część towaru została przeniesiona na dokumenty wynikowe.
Zamknięto – dokument niezrealizowany, zrealizowany częściowo lub też zrealizowany całkowicie, który nie będzie realizowany i uzyskał status „Zamknięty”. Zamykanie dokumentów ZD opisane zostało dokładniej w dalszej części rozdziału.
Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
Dla niezrealizowanych ZD pole „Status” jest puste.
Termin dostawy – jest to data pobrana z formularza zamówienia z pola Termin dostawy.
Magazyn – nazwa magazynu, którego dotyczy zamówienie.
Kontrahent – nazwa kontrahenta-dostawcy, u którego zamówiono towar.
NIP – numer NIP kontrahenta.
Miasto – miasto pochodzenia kontrahenta.
Netto – wartość netto wynikająca z zamówienia.
Brutto – wartość brutto dokumentu.
Na liście zamówień znajduje się sekcja Rodzaj, w której użytkownik może zaznaczyć jedną z następujących opcji:
Wszystkie – wszystkie ZD, które spełniają pozostałe warunki filtra, łącznie z dokumentami anulowanymi,
Zrealizowano – wszystkie całkowicie przekształcone lub zamknięte,
Do realizacji– nieprzekształcone oraz przekształcone częściowo.
Parametr Przeterminowane
Pod sekcją Rodzaj znajduje się parametr Przeterminowane. Jeśli zostanie on włączony, wyświetlane będą wszystkie zamówienia, bez względu na to czy są przeterminowane czy nie. W przeciwnym wypadku, jeśli wyłączymy ten parametr, na liście pominięte zostaną przeterminowane dokumenty. Domyślnie parametr jest zaznaczony.
Istnieje możliwość filtrowania dokumentów ze względu na daty wystawienia, jak też terminy dostawy.
W dolnej części listy znajdują się dwie opcje:
Data wystawienia od-do oraz Data dostawy od-do
Zaznaczenie jednego z parametrów i określenie zakresu dat umożliwi wyfiltrowanie tych dokumentów, których data wystawienia lub data dostawy mieści się pomiędzy wybranymi zakresami. Jeśli zostaną zaznaczone parametry przy dacie wystawienia i dacie dostawy jednocześnie, wówczas dokumenty muszą spełniać obydwa warunki zakresów dat.
Oprócz standardowych przycisków, na liście zamówień znajdują się przyciski umożliwiające przekształcanie zamówienia do dokumentów wynikowych (FZ, PZ).
Przekształcenie do FZ - po zaznaczeniu zamówienia i wciśnięciu tego przycisku, na podstawie zamówienia tworzony jest dokument Faktura Zakupu.
Przekształcenie do PZ – po zaznaczeniu zamówienia i wciśnięciu tego przycisku, na podstawie zamówienia tworzony jest dokument PZ.
Zasady przekształcania dokumentów ZD opisane zostały w rozdziale Przekształcanie ZD do FZ,PZ.
Możliwe jest zaznaczenie kilku dokumentów ZD na liście i przekształcenie ich do jednego dokumentu wynikowego. Warunki takiego przekształcenia zostały opisane w rozdziale Konwersja wielu ZD do dokumentu zakupowego. - z poziomu programu istnieje możliwość wysyłania Zamówień u Dostawców do systemu Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy Użytkownik posiada wykupioną licencję. Opis funkcji znajduje się w odrębnej instrukcji.
– Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
zmianę kategorii dokumentu.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
Funkcja zamykania zamówień
Często zdarza się tak, że zamówienie nie jest realizowane lub jest realizowane tylko częściowo. Dlatego istnieje możliwość zamknięcia ZD, które już nie będą realizowane.
Opcja zamknięcia ZD dostępna jest z poziomu menu kontekstowego, wywoływanego po kliknięciu prawym klawiszem myszy na liście. Wykonanie tej operacji dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów z listy.
Po wybraniu opcji Zamknij, dokument otrzymuje status Zamknięto (widoczny w kolumnie Status) i nie można mu przywrócić aktywności. Dokument zamknięty nie wpływa na zamówienia na magazynie.
Po wybraniu opcji pojawi się pytanie:
Czy zamknąć zaznaczone dokumenty? Tak/Nie.
Opcja Tak spowoduje operację ustawienia statusu Zamknięto na wszystkich zaznaczonych dokumentach. Po przeprowadzeniu operacji wyświetlony zostanie komunikat informujący, które dokumenty zamknięto a dla których operacja nie była możliwa.
Dokumentów zamkniętych lub zrealizowanych nie można przekształcić do innych dokumentów, podczas próby przekształcenia otrzymamy komunikat:
Błąd agregowania dokumentów! Zamówienie jest przekształcone całkowicie lub zostało zamknięte!
Poniżej opcji Zamknij w menu znajduje się opcja Zamknij i wygeneruj ZD różnicowe. Funkcja ta pozwoli podczas zamykania dokumentu, na wygenerowanie dokumentu ZD różnicowego, zawierającego tylko pozycje i ilości niezrealizowane, pochodzące z dokumentu źródłowego.
Opcja działa dla dokumentów zaznaczonych i może być generowana dla wielu ZD – tworzy się również wiele dokumentów różnicowych. Po wybraniu dokumentów i uruchomieniu funkcji pojawia się komunikat:
Czy zamknąć zaznaczone dokumenty i wygenerować dokumenty różnicowe do nich? TAK/NIE
Jeśli zatwierdzimy komunikat, wówczas wygenerowane zostaną dokumenty ZD różnicowe w buforze, każdy z nich powiązany z dokumentem źródłowym. Wszystkie dane, takie jak data, termin, numer zamówienia, kontrahent, warunki płatności, przenoszone są z dokumentu źródłowego.
Formularz zamówienia u dostawcy
Formularz Zamówienia u Dostawcy, który pojawi się po wciśnięciu przycisku lub klawisza <INS> na liście Zamówień u Dostawców, składa się z zakładek: [Ogólne], [Kontrahent], [Dodatkowe], [Dokumenty] i [Atrybuty].
Formularz zamówienia: zakładka Ogólne
Zakładka ta pozwala na określenie podstawowych danych potrzebnych do wystawienia dokumentu, czyli:
Dokument – determinuje, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu, można wybrać inny typ dostępny na liście rozwijalnej pod ikoną . Więcej informacji na temat definicji dokumentów i schematów numeracji można znaleźć w poniższych artykułach pomocy.
Kategoria – kategoria zakupu, która domyślnie przepisywana jest z karty dostawcy.
Magazyn – magazyn, do którego trafi zamawiany towar. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w artykule Magazyn domyślny dla operatora/stanowiska – przejdź do artykułu. Istnieje możliwość zmiany magazynu na dokumencie, gdzie zostały już wpisane pozycje (towary), jednak nie dotyczy to dokumentów powstających w wyniku przekształcenia innego dokumentu np. ZD FZ. Zmiana magazynu jest możliwa do czasu zapisania dokumentu na trwałe.
Data wystawienia – data wystawienia zamówienia.
Termin dostawy – przewidywany termin pojawienia się towaru na magazynie. W menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry, w sekcji Domyślne terminy można wskazać w ciągu ilu dni planowana jest zwykle realizacja zamówienia. Termin dostawy zostanie wyliczony według podanej liczby dni, licząc od daty wystawienia dokumentu. W przypadku ZD importowanych z pliku XML nie działa ustawienie z konfiguracji – termin jest zawsze pobierany z pliku XML.
Dokum.liczony od – algorytm naliczania podatku VAT na dokumencie. Występują dwa rodzaje: od netto i od brutto. Możliwość zmiany algorytmu może być blokowana w zależności od ustawień w konfiguracji – przejdź do artykułu.
Rabat – przewidywany rabat, jaki otrzymamy od dostawcy. Zasady wyliczania rabatów zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów.Forma i termin płatności – pola mają charakter wyłącznie informacyjny (dokument Zamówienia u Dostawcy nie powoduje powstania płatności). Podczas konwersji forma oraz termin są przepisywane na nowo tworzony dokument. W przypadku konwersji kilku dokumentów (ZD/ RO) do jednego – forma płatności oraz termin są proponowane zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta.
Razem – łączna wartość brutto zamówienia (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem w polu Dokum. liczony od. Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.
Netto – łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.
Wartość podlegająca MPP – łączna wartość brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie obcej, wyświetlana jest suma wartości pozycji przeliczonych na walutę PLN. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
Na zatwierdzonym dokumencie ZD można zobaczyć czy i jakie pozycje zamówienia zostały zrealizowane. Po zapisie dokumentu na trwałe, w tabeli z pozycjami dokumentu pojawiają się dwie kolumny – Zrealizowano i Pozostaje. Kolumny widoczne są tylko dla dokumentów ZD zapisanych na stałe, ponieważ tylko takie mogą być przekształcane do innych dokumentów. Na edytowanym dokumencie (podczas wprowadzania lub edycji w buforze) kolumny te są niewidoczne.
Zrealizowano – w kolumnie tej widać ilość towaru zamówionego, która została pobrana po przekształceniu do dokumentów FZ/PZ. Ilość ta jest sumą ilości pobranej na dokumenty wynikowe utworzone do tego ZD, bez względu na to, czy dokumenty wpływają na stany czy tylko na zamówienia. Ilość jest wyliczona dla jednostki, która została wprowadzona na ZD.
Pozostaje – kolumna zawiera ilość zamówień dla danej pozycji towarowej, którą można jeszcze przekształcić do dokumentów wynikowych. Jest to ilość z dokumentu ZD pomniejszona o ilość z pola Zrealizowano. Na formularzu dokumentu zamkniętego nie jest wyświetlana kolumna Znajduje się tutaj tylko informacja o ilościach zrealizowanych. Po zamknięciu, ilości które nie zostały zrealizowane przestają wpływać na zamówienia na zasobach.
Formularz zamówienia: zakładka Kontrahent
Zakładka ta została podzielona na dwie części.
W pierwszej znajdują się dane kontrahenta – Dostawcy wybranego na zakładce [Ogólne]. Dane te podlegają modyfikacji. Zmiany zostaną zapamiętane tylko na tym zamówieniu, nie wpływają na informacje zawarte na karcie kontrahenta.
Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta – dostawcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).
Druga część dostarcza informacji o Nadawcy. Nadawca zostaje odczytany z karty ewidencyjnej kontrahenta – dostawcy.
Jeśli na karcie kontrahenta (zakładka [Dodatkowe]) na liście odbiorców, jeden z nich ma status Domyślny, wówczas Nadawcą będzie podmiot z listy ze statusem Domyślny, w przeciwnym wypadku pola Nadawcy iDostawcy zostaną wypełnione danymi Dostawcy.
Na zamówieniu można wpisać „ręcznie” dane dostawcy z poziomu zakładki [Kontrahent] (bez konieczności zakładania karty ewidencyjnej dla kontrahenta). W chwili konwersji dane te zostaną przeniesione na dokument Przyjęcia Zewnętrznego. Należy jednak pamiętać, że informacje takie zostaną zapamiętane tylko na danym dokumencie (i ewentualnie kolejnych powstałych w wyniku konwersji), ale nie wpłyną na dane zapisane na karcie kontrahenta.
Formularz zamówienia: zakładka Dodatkowe
Na zakładce znajdują się informacje o wartości netto, brutto i VAT, pole zmiany waluty dokumentu oraz miejsce na dodatkowy opis.
Na dole formularza widoczne są pola Wprowadził, Zmodyfikował i Zatwierdził zawierające daty utworzenia oraz ostatniej modyfikacji dokumentu wraz z akronimami operatorów, którzy tych operacji dokonywali.
Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.
Formularz zamówienia: zakładka Dokumenty
Zakładka [Dokumenty] wyświetla listę wszystkich związanych z zamówieniem dokumentów.
Dokumenty powiązane – obok numeru dokumentu skojarzonego, jego daty i kwotynetto w tabeli znajduje się informacja o typie:
FZ – jeśli zamówienie zostało przekształcone do FZ,
PZ – jeśli zamówienie zostało przekształcone do PZ,
PF – jeśli zamówienie zostało przekształcone z Faktury Pro Forma,
RO – jeśli zamówienie zastało przekształcone z Rezerwacji Odbiorcy.
W przypadku posiadania modułów Obieg dokumentów i/lub CRM, w zakładce [Dokumenty] mogą być widoczne również sekcje:
Biblioteka dokumentów – umożliwia dodanie nowego dokumentu do biblioteki, który automatycznie będzie powiązany z Zamówieniem u Dostawcy lub powiązanie edytowanego zamówienia z dokumentami dodanymi już w menu CRM/ Biblioteka dokumentów.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej jeden dokument, z przypisanym schematem obiegu) oraz załącznikiem, na formularzu Zamówienia u Dostawcy na zakładce [Ogólne], po prawej stronie, pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki.
Po kliknięciu przycisku, w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima – przejdź do artykułu.Zadania i kontakty CRM – umożliwia kojarzenie kontaktów i zadań w module CRM z edytowanym zamówieniem.
Formularz zamówienia: zakładka Atrybuty
Na zakładce widoczna jest tabela z kodami i wartościami atrybutów przypisanych do dokumentu.
Automatyczne tworzenie zamówień
Z poziomu listy zasobów można w sposób automatyczny tworzyć Zamówienia u Dostawców. Po zaznaczeniu towarów, których ma dotyczyć zamówienie (w szczególności, jeśli zamówienie ma dotyczyć wszystkich towarów, możemy je zaznaczyć wciskając kombinację klawiszy <CTRL>+<A> i przycisk Utwórz Zamówienie u Dostawcy. Pojawia się okno dialogowe, w którym należy określić parametry dla zamówienia.
Dla zasobów - Zamówienie u Dostawcy zawsze dotyczy wybranego magazynu, wskazanej grupy towarowej, a stan ustalany jest na podany dzień. Wszystkie te dane podajemy na liście zasobów i stąd pobierane są do zamówienia automatycznego (grupa Dla zasobów nie jest edytowalna).
Wybrany dostawca - parametr odwołuje się do formularza towaru, na którym można wybrać domyślnego dostawcę. Zasada działania tego parametru jest następująca:
parametr jest zaznaczony – program wymusi wybranie dostawcy. Utworzone zostanie zamówienie na towary, dla których na karcie zdefiniowany został domyślny dany dostawca (należy również pamiętać, że tylko spośród towarów zaznaczonych wcześniej na liście zasobów).
parametr nie jest zaznaczony (puste pole) – tworzy się tyle zamówień ilu dostawców występuje na kartach zaznaczonych towarów, towary bez określonego dostawcy umieszczane są na zamówieniu dla kontrahenta !NIEOKREŚLONY!.
Informacje uzupełniające określają, jaka ilość powinna być uwzględniana podczas wyliczania ilości zamawianej:
tylko ilość brakująca – ilość na zamówieniu będzie równa ilości widocznej w kolumnie Braki. (dla przypomnienia: na Liście zasobów po zaznaczeniu parametru Tylko brakiznajdą się tylko te towary, dla których ilość zarezerwowana jest większa od ilości dostępnej)
ponad stan minimalny – zamówienie spowoduje dopełnienie do stanu minimalnego (stan minimalny określamy na karcie towaru)
do stanu maksymalnego – zamówienie spowoduje dopełnienie do stanu maksymalnego (stan maks. określamy na karcie towaru)
Należy pamiętać, że ilość zamawiana przy uwzględnieniu normatywów stan min. I stan maks. jest wielokrotnością pola Zamawiać po z karty towaru.
Przykład
Na formularzu towaru oznaczono następujące normatywy:
Ilość minimalna – 10 szt.
Ilość maksymalna – 100 szt.
Zamawiać po – 5 szt.
Na magazynie mamy 7 szt. W zależności od rodzaju uzupełnienia program zaproponuje:
dopełnienie ponad stan min = 5 szt.
dopełnienie do stanu max = 90szt.
Na magazynie mamy 7szt i dodatkowo rezerwacje na 35 . Tworzymy Zamówienie u Dostawcy na:
ilości brakujące (28szt) – program zamówi 28szt
uzupełnienie do min = 40 szt
uzupełnienie do max = 125 szt.
Przekształcanie ZD do FZ, PZ
Dokument zamówienia może być przekształcany wielokrotnie, do momentu, kiedy zostanie zrealizowany w całości (całość ilości towaru/usługi zostanie pobrana na dokumenty powiązane). Po dokonaniu przekształcenia dokument zamówienia pozostaje niezmienny, ale znajduje się na nim informacja, w jakiej części został już zrealizowany i poprzez jakie dokumenty.
Istnieje również opcja zamknięcia zamówień niezrealizowanych lub częściowo zrealizowanych.
Przekształcenie do FZ - po zaznaczeniu zamówienia i wykorzystaniu tego przycisku na podstawie zamówienia tworzony jest dokument Faktury Zakupu. Możliwe jest przekształcenie kilku ZD wystawionych na różne magazyny do FZ.
Przekształcenie do PZ – po zaznaczeniu zamówienia i wykorzystaniu tego przycisku na podstawie zamówienia tworzony jest dokument PZ
Edycja dokumentu wynikowego
Po zmianie ilości na dokumencie wynikowym, pozostała część towaru przywracana jest na dokument zamówienia.
Jeśli podczas edycji dokumentu wynikowego ilości na pozycjach są:
zmienione na większe lub dodane nowe pozycje towarowe, wówczas nie ma to wpływu na zamówienia na dokumencie ZD,
zmniejszone, pozostała ilość wraca na dokument ZD.
W przypadku, gdy podczas edycji usuniemy jakąś pozycję, wtedy cała ilość zamówiona wraca na dokument ZD.
Anulowanie i usuwanie dokumentów wynikowych
Po anulowaniu dokumentu wynikowego towary, które były pobrane na ten dokument, mogą wrócić na ZD.
Tutaj należy rozpatrzyć dwa przypadki:
jeśli ZD ma status Zamknięto,
wówczas na formularzu dokumentu ZD w kolumnie Zrealizowano ilość zostanie zmniejszona o ilość towaru z dokumentu anulowanego. Jednak jest to tylko wartość informacyjna, ponieważ dokumenty zamknięte nie wpływają na zamówienia na liście zasobów, tak więc anulowany dokument wynikowy również nie będzie miał wpływu na zamówienia na zasobach
jeśli ZD nie zostały jeszcze zamknięte,
wówczas anulowanie dokumentu wynikowego spowoduje zwrócenie zamówień na dokument źródłowy. Zostanie to odnotowane w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Fakt ten będzie miał również wpływ na ilość towaru zamówionego na liście zasobów.
Powiązania pomiędzy ZD a dokumentami wynikowymi
Z jednego dokumentu ZD można wygenerować wiele dokumentów wynikowych jak również wiele ZD może być przekształcanych do jednego dokumentu wynikowego.
Każdy element dokumentu ZD może występować na wielu dokumentach wynikowych oraz ten sam towar występujący na wielu ZD może występować na jednym dokumencie wynikowym.
Informacje o tym, które towary zostały już przeniesione na dokumenty wynikowe a które są jeszcze na zamówieniu, widoczne są dla poszczególnych elementów na dokumencie w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Natomiast powiązania obustronne widoczne są na formularzach dokumentów powiązanych na zakładce [Dokumenty].
Zakładka Zamówienia na formularzu towaru
Ilości w kolumnie Zamówienia pobierane są z kolumny Pozostaje z formularza ZD. Tym samym wyświetlana jest ilość pozostająca do realizacji. Ponadto, na zakładce tej wyświetlane są dokumenty ZD przeterminowane.
Wyświetlanie zamówień i rezerwacji na zasobach
W Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje znajduje się parametr Wyświetlanie ZD na zasobach wg: Daty wystawienia /Terminu zamówienia Standardowo zaznaczona jest opcja wg Terminu zamówienia Oznacza to, że począwszy od terminu dostawy, dokument ZD wpływa na ilość w kolumnie Zamówienia na liście zasobów.
Jeśli zaznaczymy opcję wg Daty wystawienia wówczas dokument wpływa na kolumnę Zamówienia od dnia z pola Data wystawienia na formularzu ZD.
Uwaga: Zmiana parametru ma wpływ tylko na nowo tworzone dokumenty. Nie działa na dokumenty ZD już istniejące.
System rejestracji i monitorowania przewozu towarów SENT
Formularz zgłoszenia, wysyłka do systemu SENT
Formularz zgłoszenia przewozu towaru składa się z trzech zakładek: [Ogólne], [e-Przewóz], [Dokumenty].
Zgłoszenie przewozu towaru podmiotu wysyłającego – zakładka [Ogólne]Zakładka [Ogólne]:Numer – numer dokumentu nadawany automatycznie.
Data wystawienia – data wystawienia dokumentu, domyślnie w momencie tworzenia nowego zgłoszenia SENT podpowiada się data bieżąca.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Transport – należy określić rozdzaj transportu towaru (samochodowy/ kolejowy),
Data rozpoczęcia przewozu – planowana data rozpoczęcia przewozu towaru, dla zgłoszeń jeszcze nie wysłanych do systemu SENT zawsze ustawiana jest data bieżąca (data rozpoczęcia przewozu nie może być wcześniejsza niż data bieżąca).
Dotyczy wersji: 2020.3.1
Typ zgłoszenia przewozu towaru – Użytkownik może wybrać jedną z dwóch opcji:
Towary z wyłączeniem paliw opałowych i gazu LPG
W przypadku przewozu od jednego nadawcy towaru do jednego odbiorcy towaru, do jednego miejsca dostarczenia towaru, jednym środkiem transportu, zgłoszenie może obejmować różnego rodzaju towary, tzn. o różnych czterocyfrowych kodach CN, które określa ustawa z 9 marca 2017 dz. U. poz. 708 art. 3 pkt. 2.
Paliwa opałowe przeznaczone do urządzeń grzewczych
Jest to typ zgłoszenia dostępny od wersji 2020.3.1. W wyniku zmian w przepisach, systemem monitorowania objęte zostały objęte zarówno podmioty gospodarcze, jak też osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Osoba fizyczna, będąca „zużywającym podmiotem olejowym” może upoważnić dowolną inną osobę (w szczególności sprzedawcę) do rejestracji zgłoszenia w jej imieniu.
Z obowiązku rejestracji wyłączone są podmioty nabywające oleje opałowe w opakowaniach jednostkowych, których masa brutto nie przekracza 30 kg lub ich objętość nie przekracza 30 litrów i w łącznej ilości nieprzekraczającej jednorazowo odpowiednio 100 kg lub objętości 100 litrów, w przypadku nabycia tych wyrobów od pośredniczącego podmiotu olejowego dokonującego ich sprzedaży detalicznej. Przewóz i obrót olejami opałowymi w powyżej wskazanych ilościach nie podlega systemowi monitorowania (art. 3 ust 5a ustawy SENT).
Domyślnie na nowo tworzonych zgłoszeniach podpowiadana jest pierwsza opcja: Towary z wyłączeniem paliw opałowych i gazu LPG. W zależności od wyboru, generowane jest odpowiednie zgłoszenie SENT.
Dodanie pozycji na zgłoszenie SENT powoduje dezaktywację pola. Wybór można zmienić tylko jeśli usuniemy pozycje zgłoszenia.
Zgłoszenie przewozu towaru podmiotu odbierającego – paliwa opałowe – zakładka [Ogólne]Podmiot odbierający (zgłoszenie podmiotu wysyłającego) – kontrahent odbierający towar, domyślnie podpowiada się Nabywca z dokumentu, na podstawie którego zostało utworzone zgłoszenie.
Nadawca (zgłoszenie podmiotu odbierającego) – kontrahent nadający towar, domyślnie podpowiada się Nadawca z dokumentu, na podstawie którego zostało utworzone zgłoszenie.
Rodzaj identyfikatora – pole wyboru, widoczne przed numerem NIP. Ze względu na konieczność uwzględnienia osób fizycznych, w imieniu których generowane może być zgłoszenie SENT, w sekcji Podmiot odbierający, dla podmiotu wysyłającego, możliwy jest wybór spośród wartości:
NIP
PESEL
Dowód osobisty
Paszport
Karta stałego pobytu
Prawo jazdy
Dla pozostałych zgłoszeń SENT (dla podmiotu odbierającego dla wszystkich typów zgłoszeń oraz dla podmiotu wysyłającego dla towarów z wyłączeniem paliw opałowych i gazu LPG, można wybrać spośród trzech wartości:
NIP
VAT UE
Inny
Jeśli wybrano rodzaj NIP lub VAT UE, wówczas dla przedrostka unijnego PL lub pustego, będzie sprawdzana poprawność wprowadzonego numeru. Dla pozostałych przedrostków unijnych, pole nie jest walidowane. Dla rodzajów innych niż NIP i VAT UE, nie jest sprawdzana poprawność wartości wprowadzonej w polu z identyfikatorem.
Jeżeli zgłoszenie SENT tworzone jest poprzez przekształcenie dokumentu FA, WZ, FZ, PZ, wówczas jeśli NIP kontrahenta ma przedrostek unijny inny niż PL, rodzaj identyfikatora zostanie automatycznie ustawiony jako VAT UE. Jeśli NIP ma przedrostek PL lub pusty, wówczas zostanie ustawiony Rodzaj identyfikatora: NIP.
Kod kraju ISO – pobierany z formularza kontrahenta z pola Kraj ISO,
Dotyczy wersji: 2020.3.1
Id SISC – 17-znakowy numer identyfikacyjny. Dane przenoszone są z formularza kontrahenta (zakładka [Ogólne]), ale można też uzupełnić je bezpośrednio na formularzu zgłoszenia SENT.
Adres załadunku (zgłoszenie podmiotu wysyłającego) – dane adresowe miejsca załadunku, domyślnie podpowiada się adres wskazany w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ SENT jako domyślny.
Miejsce dostawy (zgłoszenie podmiotu odbierającego) – adres dostarczenia towaru, domyślnie podpowiada się adres wskazany w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ SENT jako domyślny.
Dotyczy wersji: 2020.3.1
Miejsce dostawy (zgłoszenie podmiotu odbierającego dla typu zgłoszenia – Paliwa opałowe przeznaczone do urządzeń grzewczych).
Dla zgłoszenia o typie paliwa opałowe, zużywający podmiot olejowy (ZPO) powinien uzupełnić zgłoszenie o numer identyfikacyjny miejsca, w którym znajduje się urządzenie grzewcze (w przypadku urządzeń stacjonarnych) albo numer identyfikacyjny urządzeń (w przypadku urządzeń niestacjonarnych).
W sekcji Miejsce dostawy, pod szerokością i długością geograficzną znajdują się dwa pola:
ident. miejsca (numer identyfikacyjny miejsca)
ident. urządzeń (numery identyfikacyjne urządzeń grzewczych niestacjonarnych – w polu tym można wprowadzić maksymalnie 10 numerów identyfikacyjnych urządzeń oddzielonych przecinkami bez spacji)
Możliwe jest uzupełnienie tylko jednego z tych pól. Wartość powyższych numerów identyfikacyjnych może być przeniesiona z formularza adresu nadawczego, zdefiniowanego w menu Start/Konfiguracja/ Handel/ SENT.
Jeżeli Użytkownik uzupełni na zgłoszeniu pole Nr. ident. miejsca, wówczas nie jest obowiązkowe uzupełnienie długości i szerokości geograficznej.
Uzupełnienie numerów identyfikacyjnych miejsca i urządzenia nie jest obowiązkowe dla pośredniczących podmiotów olejowych (PPO).
Oświadczenia (widoczne tylko dla typu zgłoszenia – Paliwa opałowe przeznaczone do urządzeń grzewczych). Możliwe są dwie opcje do zaznaczenia w zależności od podmiotu:
Podmiot wysyłający:
Informuję, że jestem pośredniczącym podmiotem olejowym
Zgłoszenia może dokonać jedynie pośredniczący podmiot olejowy, dlatego zaznaczenie tego parametru jest obowiązkowe. Parametr domyślnie jest zaznaczony na nowo tworzonych zgłoszeniach SENT.
Oświadczam, że dostawa jest realizowana w ramach umowy
Po ustawieniu kursora myszy nad tym polem, pojawia się szczegółowy opis: Oświadczam, że dostawa jest realizowana w ramach umowy, o której mowa w art. 89 ust. 5e albo 5f ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym.
Po zaznaczeniu tego parametru, aktywowane jest pole Nr umowy, którego uzupełnienie jest obowiązkowe dla dostaw tego typu, realizowanych w ramach umowy.
Podmiot odbierający:
Informuję, że jestem zużywającym podmiotem olejowym
Po ustawieniu kursora myszy nad tym polem, pojawia się szczegółowy opis: Informuję, że jestem zużywającym podmiotem olejowym i „Oświadczam, że przywożone wyroby zużyję do celów opałowych. Za zmianę przeznaczenia przywożonych wyrobów i przez to narażenie na uszczuplenie podatku akcyzowego grozi odpowiedzialność przewidziana w art. 73a Kodeksu karnego skarbowego.”
Informuję, że jestem pośredniczącym podmiotem olejowym
Po ustawieniu kursora myszy nad tym polem, pojawia się szczegółowy opis: Informuję, że jestem pośredniczącym podmiotem olejowym i „Oświadczam, że przywożone wyroby sprzedam z przeznaczeniem do celów opałowych. Za zmianę przeznaczenia przywożonych wyrobów i przez to narażenie na uszczuplenie podatku akcyzowego grozi odpowiedzialność przewidziana w art. 73a Kodeksu karnego skarbowego.”
Co najmniej jedno z dwóch powyższych oświadczeń powinno być zaznaczone. W przypadku braku zaznaczenia, nie będzie możliwa wysyłka zgłoszenia SENT.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Towar:
Na jednym zgłoszeniu SENT o typie Towary z wyłączeniem paliw opałowych i gazu LPG można wskazać wiele kodów CN (maksymalnie dziesięć) i przypisać im stawki VAT. Na zgłoszeniu można wskazać wszystkie kody CN, które na formularzu na zakładce SENT mają zaznaczony parametr SENT, z wyjątkiem dwóch kodów:
0004 – dotyczący paliw opałowych
2711 – dotyczący gazów propan, butan lub mieszaniny propanu-butanu
Na zgłoszeniu SENT o typie Paliwa opałowe przeznaczone do urządzeń grzewczych można wskazać tylko jedną pozycję o kodzie CN 0004 (paliwa opałowe). Nie ma możliwości dodania większej ilości pozycji.
Tabela składa się z kolumn:
Lp – numeracja pozycji.
Kod CN – dla zgłoszeń tworzonych ręcznie należy wskazać kod CN spośród tych, które mają zaznaczony parametr SENT. Dla zgłoszeń tworzonych z dokumentów przenoszony jest kod CN przypisany do towaru na jego kartotece. Tworząc zgłoszenie do kilku dokumentów wystawionych dla tego samego Nabywcy i Odbiorcy (Dostawcy i Nadawcy), towary o takich samych kodach CN są agregowane do jednej pozycji w sytuacji kiedy towary na dokumentach mają taką samą stawkę VAT.
Opis – pobierany z formularza kodu CN, można uzupełnić na zgłoszeniu.
Stawka VAT – należy podać stawkę VAT przypisaną do towaru podlegającemu pod określony kod CN. Dla zgłoszeń powstałych z dokumentów, stawka VAT jest przenoszona z dokumentu. Na zgłoszeniu towary są agregowane do jednego kodu CN w sytuacji kiedy na dokumentach wskazano dla nich taką samą stawkę VAT.
Dotyczy wersji: 2019.3.1
Kod odpadu – na zgłoszeniu SENT towary stanowiące odpady należy wykazać w oddzielnej pozycji. Dla zgłoszeń tworzonych ręcznie, kod odpadu należy uzupełnić samodzielnie. Dla zgłoszeń tworzonych na podstawie dokumentów FA, WZ, FZ, PZ – kod odpadu jest automatycznie przenoszony z kartotek towarowych. Na takie zgłoszenie do jednej pozycji agregowane są wyłącznie towary, które mają taki sam kod CN oraz identyczny kod odpadu.
Dotyczy wersji: 2019.2.1
Masa brutto/ objętość towaru, JM – na zgłoszeniu SENT należy podać dla przewożonego towaru jego masę brutto w kg lubobjętość w litrach. W przypadku zgłoszeń tworzonych do dokumentów, jeżeli na dokumencie towar występuje w innej jednostce miary niż kg lub litr – masa brutto/ objętość towaru jest wyliczana dla danego kodu CN w oparciu o przelicznik ustalony na formularzu pozycji cennika, zakładce [Dodatkowe], w sekcji SENT (pole Masa brutto/ objętość).
Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski:
Dodaj – dodanie kodu CN.
Dotyczy wersji: 2019.3.1
Na zgłoszenie SENT można dodać maksymalnie dziesięć pozycji. Po dodaniu dziesiątej pozycji przycisk Dodaj zostaje wyszarzony. W przypadku zgłoszeń tworzonych do dokumentów, jeśli na dokumencie występuje więcej niż dziesięć różnych pozycji, tworzona jest odpowiednia ilość zgłoszeń SENT.
Otwórz – edycja pozycji.
Usuń – usunięcie podświetlonej pozycji.
Uwagi – w tym miejscu można wpisać uwagi i komentarze do przesyłki.
Wysyłający zgłoszenie – imię, nazwisko oraz adres e-mail osoby wysyłającej zgłoszenie do PUESC. Domyślne te dane są przenoszone z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ SENT. Na podany tu adres e-mail przesyłane jest potwierdzenie rejestracji zgłoszenia przewozu wraz z kluczami.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.Zakładka [e-Przewóz] – wysyłka na PUESC do systemu SENT:
Na drugiej zakładce [e-Przewóz] zapisywane są dane związane z wysyłką zgłoszenia na PUESC do systemu SENT.
Zgłoszenie przewozu SENT podmiotu wysyłającego – zakładka [e-Przewóz]W menu rozwijanym dla przycisku – Wyślij dane do PUESC dostępne są opcje:
Rejestracja zgłoszenia w SENT,
Zapytanie o aktualny status zgłoszenia na PUESC,
Modyfikacja zgłoszenia,
Zamknięcie zgłoszenia (funkcja dostępna tylko dla zgłoszenia podmiotu odbierającego),
Anulowanie zgłoszenia.
Przed wysyłaniem zgłoszenia w menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ e-Deklaracje należy ustawić katalog przechowywania plików wymiany.
Wysyłając zgłoszenie należy podać hasło do portalu PUESC:
Login można uzupełnić w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ e-Deklaracje/JPK w polu Login dla platformy PUESC. W tym miejscu jest widoczny adres uslugi Web Service PUESC.
Aby zgłoszenie zostało poprawnie zarejestrowane systemie SENT, w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy musi być uzupełniony Identyfikator podmiotu PUESC (Id SISC). Dla podmiotów krajowych domyślna wartość to PL + NIP + 00000. Jeśli firma posiada REGON 14-cyfrowy to identyfikator ma postać: PL + NIP + pięć ostatnich cyfr numeru REGON.
Przycisk Wyślij dane do PUESC jest nieaktywny po wysłaniu jednego z powyższych komunikatów, do czasu odebrania przez Użytkownika potwierdzenia z platformy PUESC.
Dane o statusie zgłoszenia z platformy PUESC należy pobierać każdorazowo poprzez przycisk – Odbierz dane z PUESC (dane z PUESC nie są pobierane automatycznie). Aby uzyskać informację, czy zgłoszenie zostało poprawnie zarejestrowane w systemie SENT, po jego wysłaniu należy odebrać dane z PUESC.
Jeśli poprzez przycisk Wyślij dane do PUESC wybrano opcję np. Modyfikacja zgłoszenia, w kolejnym kroku należy odebrać dane z PUESC. Modyfikacja zgłoszenia będzie dostępna dopiero po poprawnym odbiorze danych z PUESC.
Za pomocą tego przycisku można również odblokować ponowną wysyłkę. Wówczas dane na zgłoszeniu można ponownie edytować (poza towarem, kodem CN i kodem kontrahenta dla zgłoszeń tworzonych z dokumentów):
Na zakładce [e-Przewóz] znajdują się następujące pola:
Data wysłania zgłoszenia do PUESC.
Numer referencyjny – numer zgłoszenia nadany przez PUESC, zmieniany wraz z każdym wysyłanym komunikatem.
Status zgłoszenia – przyjmuje wartości: niewysłane, zarejestrowane (zgłoszenie przyjęte w SENT), kompletne (zgłoszenie zaktualizowane przez przewoźnika), anulowane, zamknięte (zgłoszenie zamknięte przez odbiorcę), przeterminowane (minęło dziesięć dni od zgłoszenia), pobierz potwierdzenie z PUESC, wyślij aktualizację do PUESC (od ostatniej wysyłki do PUESC zmodyfikowano dane kontrahenta, adres załadunku/ dostawy, datę rozpoczęcia przewozu, uwagi, dane wysyłającego – imię, nazwisko, e-mail), błąd przetwarzania, zgłoszone ręcznie.
Status PUESC – status zgłoszenia pobierany z PUESC.
Klucz wysyłającego (dostępny tylko na zgłoszeniu podmiotu wysyłającego) / przewoźnika/ odbierającego – pola zawierają odpowiednie klucze logowania do portalu PUESC w celu aktualizacji/ anulowania/ zamknięcia zgłoszenia przez wysyłającego, odbiorcę czy przewoźnika.
E-Mail oraz Telefonprzewoźnika – wysyłka wiadomości e-mail, sms informująca o przewozie towaru wraz z numerem referencyjnym i kluczem. Adres e mail oraz numer telefonu należy wpisać ręcznie.
E-MailorazTelefonodbierającego (dostępny tylko na zgłoszeniu podmiotu wysyłającego) – wysyłka wiadomości e‑mail, sms informująca o przewozie towaru wraz z numerem referencyjnym i kluczem. Adres e-mail oraz numer telefonu domyślnie są pobierane z formularza kontrahenta z pól Telefon SMS oraz E-Mail znajdujących się na zakładce [Ogólne].
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Planowana kontrola – informacja o planowanej kontroli przewozu pobierana jest z PUESC (pole może przyjmować wartość: brak/ w miejscu rozładunku towaru/ w miejscu wskazanym). W polu Zalecenia wyświetalne są dodatkowe informacje związane z planowaną kontrolą.
W przypadku awarii/ niedostępności systemu SENT przy wysyłaniu zgłoszenia z poziomu formularza generowany jest komunikat: Wystąpił błąd podczas wysyłania dokumentu na serwer PUESC. W przypadku, gdy wszystkie kanały komunikacyjne z platformą PUESC są niedostępne należy wysłać zgłoszenie awaryjne na adres mailowy awaria.sent@mf.gov.pl.
Zgłoszenie przewozu towaru należy przesłać poprzez wiadomość e-mail na adres awaria.sent@mf.gov.pl. W załączniku należy umieścić dokument zastępujący zgłoszenie w formacie PDF lub XML zgodny ze specyfikacją techniczną.
Wysyłając wiadomość ręcznie plik XML można wygenerować z poziomu formularza zgłoszenia poprzez przycisk – Eksportuj zgłoszenie do pliku XML. Plik PDF można wygenerować eksportując wydruk zgłoszenia (z poziomu formularza zgłoszenia SENT na górnej wstążce programu należy wybrać opcję Wydruk danych>Nazwa wydruku>Eksport do pliku na dysk). Z poziomu formularza zgłoszenia dostępne są wydruki: Zgłoszenie przewozu towarów (GenRap)/ Zgłoszenie przewozu towarów – złożenie, Zgłoszenie przewozu towarów – aktualizacja.
Dla takich zgłoszeń na zakładce [e-Przewóz] należy zaznaczyć parametr Zgłoszono ręcznie. Nie można dla nich pobierać i wysyłać danych z PUESC, takich zgłoszeń nie można również kasować.
Uwaga
Jeśli podmiot generujący zgłoszenie SENT, z poziomu platformy PUESC wygeneruje dla siebie nowe klucze, zgłoszenie SENT w programie powinno zostać oznaczone jako Zgłoszono ręcznie. Dalsze procesowanie zgłoszenia należy wówczas kontynuować bezpośrednio na platformie PUESC. W przypadku wygenerowania kluczy dla pozostałych podmiotów, procesowanie zgłoszenia SENT będzie można kontynuować w programie. Nowo wygenerowane klucze, nie są jednak aktualizowane na zgłoszeniu SENT w programie.
Na zakładce [e-Przewóz] dostępna jest tabela z historią zgłoszenia SENT. Poprzez przycisk , możliwy jest podgląd szczegółów zgłoszenia w formacie HTML.
Zamknięcie zgłoszenia przez podmiot odbierający:
Podmiot odbierający zamówienie w ostatnim kroku, po otrzymaniu dostawy, musi podać datę zakończenia przejazdu oraz potwierdzić zgodność zamówionego towaru. Po wybraniu na formularzu zgłoszenia funkcji Zamknięcia zgłoszenia:
generowane jest okno, w którym należy określić czy dostawa towaru jest zgodna ze zgłoszeniem. Jeśli tak nie jest, należy określić Rodzaj niezgodności. Do wyboru są dwie opcje: niezgodność ilościowa/ niezgodność zgłoszonego towaru. W polu Uwagi można wpisać dodatkowe informacje o zamówieniu. Poniżej należy podać datę zakończenia przejazdu towaru.
Zamknięcie zgłoszenia przez podmiot odbierający
Na formularzu zamknięcia zgłoszenia podmiotu odbierającego dla paliw opałowych przeznaczonych do urządzeń grzewczych, dostępne są dodatkowo dwa pola:
Kod transakcyjny, w którym należy wprowadzić jednorazowy kod uwierzytelniający, generowany za pośrednictwem PUESC, umożliwiający podmiotowi odbierającemu potwierdzenie odbioru paliwa opałowego.
Dostarczona masa brutto lub objętość towaru, gdzie należy wpisać rzeczywistą ilość dostarczonego towaru.
Zamknięcie zgłoszenia. Paliwa opałowe przeznaczone do urządzeń grzewczych. Podmiot odbierający.
Na trzeciej zakładce zgłoszenia SENT [Dokumenty] znajduje się lista dokumentów, z których powstało zgłoszenie oraz w zależności od posiadanej licencji, dostępne są tabele:
Biblioteka dokumentów (moduł Obieg Dokumentów) – zapisywane są tu wydruki, które mają zaznaczony parametr kopia elektroniczna.
Zadania i kontakty CRM (moduł CRM) – zapisywane są tu wiadomości sms i e-mail, wysyłane z formularza zgłoszenia z zakładki [e-Przewóz], a także wiadomości e-mail z załącznikiem w postaci dokumentu PDF zastępującego zgłoszenie.
System SENT
W ramach uszczelniania systemu podatkowego, aby zapobiegać wyłudzeniom podatku VAT, na platformie udostępnionej przez Ministerstwo Finansów: www.puesc.gov.pl jest dostępna usługa „e‑Przewóz” oraz system SENT – czyli system rejestracji i monitorowania przewozu tzw. towarów „wrażliwych”. Ustawa z dnia 9 marca 2017 roku „O systemie monitorowania drogowego przewozu towaru” ogłoszona 3 kwietnia 2017 roku wraz z późniejszymi zmianami, określa obowiązki podmiotu wysyłającego, podmiotu odbierającego oraz przewoźnika.
W związku z wymogiem zgłaszania przewozu towarów na PUESC do systemu SENT, w Comarch ERP Optima możliwa jest rejestracja zgłoszeń przewozu towaru przez podmiot wysyłający i podmiot odbierający.
KonfiguracjaSchematy numeracji dla zgłoszeń przewozu towaru ustala się w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Handel/ SENT. Człony: symbol dokumentu, numer (z zerami bądź bez zer), rok oraz seria są obowiązkowe (muszą wystąpić w schemacie numeracji zgłoszenia przewozu towaru).
Uwaga
Serie wykorzystywane w schemacie numeracji zgłoszeń SENT należy ustalić w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Handel/ Serie dokumentów – Zgłoszenie przewozu SENT. Seria jest wymagana, aby zgłoszenie SENT zostało utworzone.
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Dokumenty dla danych typów dokumentów przypisujemy domyślny schemat numeracji:
SN – zgłoszenie przewozu,
SN – zgłoszenie przewozu z FA,
SN – zgłoszenie przewozu z FZ,
SN – zgłoszenie przewozu z PZ,
SN – zgłoszenie przewozu z WZ.
W tym miejscu dla poszczególnych typów dokumentów można przypisać domyślną serię. Jeśli Użytkownik nie wskaże serii domyślnej, na zgłoszenie SENT zostanie pobrana pierwsza seria zdefiniowana w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Handel/ Serie dokumentów – Zgłoszenie przewozu SENT.
Kody CN
W ustawie „O systemie monitorowania drogowego przewozu towaru” określono kody CN, które podlegają monitorowaniu. Zgłoszenia przewozu SENT tworzone w Comarch ERP Optima opierają się na czterocyfrowych kodach CN. Są to cztery pierwsze cyfry z ośmioznakowego kodu.
Jeżeli kod CN podlega monitorowaniu transportu, na formularzu kodu CN (menu Ogólne/ Inne/ Kody CN), na zakładce [SENT] należy zaznaczyć parametr SENT. W pole z kodem CN dla SENT przenoszone są pierwsze cztery cyfry z ośmioznakowego kodu CN widniejącego na zakładce [Ogólne]. Istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia kodu o dowolnej długości od 1 do 8 znaków.
System SENT wymaga dla towarów jednej z poniższych jednostek miary (wielkość liter oraz kropki w nazwie nie mają znaczenia):
Litr (litr, l)
Kilogram (kilogram, kg)
Użytkownik może na formularzu kodu CN, na zakładce [SENT] przypisać dla kodu CN jednostkę miary wymaganą przez system SENT. Jeśli obrót towarem jest prowadzony w jednostkach miary wymaganych dla SENT, przypisanie jednostki miary dla kodu CN nie jest konieczne.
Na Zgłoszeniu przewozu wymagany jest opis towaru, który należy uzupełnić na formularzu kodu CN na zakładce [Ogólne].
Dotyczy wersji: 2020.3.1
Jeśli na formularzu kodu CN uzupełniono stawkę VAT, wówczas zostanie ona przeniesiona na zgłoszenie SENT tworzone ręcznie, po wybraniu kodu CN na zgłoszenie.
Na liście kodów CN można dodać kolumny: Kod CN dla SENT oraz SENT (kolumna SENT przyjmuje wartość Tak, jeśli parametr SENT na formularzu kodu CN jest zaznaczony, w przeciwnym wypadku przyjmuje wartość Nie).
Formularz towaru podlegającego SENT
Jeśli towar podlega wysyłce do systemu SENT, w oknie pozycji cennika na zakładce [Dodatkowe]/[SENT] w sekcji SENT należy zaznaczyć parametr SENT, a następnie:
należy przypisać kod CN dla SENT,
jeśli dla kodu CN wskazano jednostkę miary, należy ustalić przelicznik między jednostką kodu CN (jednostką uzupełniającą) a główną jednostką miary towaru,
Dla towarów stanowiących odpady należy założyć oddzielne kartoteki towarowe i przypisać im sześciocyfrowy kod identyfikujący odpady danego towaru.
Pozycja cennika – zakładka [Dodatkowe]/ [SENT]Jeżeli na zakładce [Dodatkowe] w sekcji Intrastat formularza Pozycji cennika zostanie zmieniony kod CN na taki, który nie ma zaznaczonego parametru SENT, a na towarze będzie zaznaczony parametr SENT, wówczas parametr SENT zostanie odznaczony na towarze.
Transport towaru między magazynami firmy
Towary ujęte w ustawie mogą być transportowane pomiędzy magazynami firmy bez konieczności zgłaszania takiego przewozu do systemu SENT pod warunkiem, że kierowca, który je przewozi, posiada wydruk zaświadczający o tym fakcie. W związku z tym, dla formularza Przesunięcia Międzymagazynowego jest dostępny wydruk Przesunięcie MM (GenRap)/ Wzór – SENT.
Na formularzu Magazynu (menu Ogólne/ Inne/ Magazyny), na zakładce [Ogólne] w polu Adres magazynu można wskazać adres spośród zdefiniowanych uprzednio w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ SENT. Adres ten zostanie wydrukowany na wydruku MM dla SENT.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Przed wywołaniem wydruku generowane jest okno, w którym należy podać numer rejestracyjny pojazdu bądź numer pociągu, którym przewożony jest towar. Informacja ta jest przenoszona na wydruk.
Zgłoszenia SENT
W programie możliwe jest generowanie i wysyłanie zgłoszeń przewozu towaru na PUESC do systemu SENT przez podmiot wysyłający i podmiot odbierający.
W sytuacji przewozu towaru przez terytorium Polski, z państwa Unii Europejskiej do drugiego państwa Unii Europejskiej lub państwa trzeciego, obowiązek zgłoszenia przewozu towaru leży po stronie przewoźnika. Takie zgłoszenia nie są obsługiwane w programie Comarch ERP Optima.
Zgłoszenia SENT na podstawie FS, WZ, FZ, PZ
Na liście Faktur Sprzedaży, Wydań Zewnętrznych, Faktur Zakupu, Przyjęć Zewnętrznych dostępny jest przycisk
‑ Generuj zgłoszenia SENT. Funkcja działa dla dokumentów będących w buforze oraz zapisanych na stałe, pod warunkiem, że na dokumentach znajdują się towary, które mają na karcie uzupełnioną zakładkę [SENT]. Zgłoszenia SENT z listy można tworzyć dla jednego dokumentu lub dla pozycji zaznaczonych. W przypadku zaznaczenia dokumentów, na których wskazano różnych Odbiorców/ Nadawców, dla każdego Odbiorcy/ Nadawcy tworzone jest odrębne zgłoszenie SENT.
Jeżeli na dokumencie, do którego generowane jest zgłoszenie SENT, znajduje się towar zakwalifikowany do SENT:
z kodem CN 0004, wówczas na podstawie tego dokumentu utworzone zostanie zgłoszenie o typie Paliwa opałowe przeznaczone do urządzeń grzewczych,
z kodem CN 2711, wówczas zgłoszenie nie będzie generowane,
z innymi kodami CN, podlegającymi monitorowaniu drogowemu przewozów, wówczas utworzone zostanie zgłoszenie o typie Towary z wyłączeniem paliw opałowych i gazu LPG
W przypadku kiedy na przekształcanych dokumentach znajdą się towary z kodem CN 0004 oraz inne towary podlegające SENT (z wyłączeniem towarów o kodzie CN 2711), wówczas utworzone zostanie odrębne zgłoszenie dla paliw i odrębne dla pozostałych towarów.
Na formularzu dokumentu, do którego utworzono zgłoszenie SENT, na zakładce [Dokumenty] w tabeli Dokumenty powiązane widoczne jest to zgłoszenie SENT. Taki na dokument na liście ma status SN.
Jeżeli Faktura jest powiązana z WZ, PZ to Użytkownik może utworzyć zgłoszenie przesyłki SENT zarówno do dokumentu handlowego jak i magazynowego. Zgłoszenie nie jest przepinane na dokument powiązany, jest związane wyłącznie z dokumentem, z którego zostało utworzone.
Uwaga
Uwaga: Nie można generować Zgłoszenia przewozu towaru SENT dla korekt.
Lista zgłoszeń SENT
Lista zgłoszeń SENT znajduje się w menu Handel/ Inne/ Zgłoszenie przewozu towaru – SENT. Lista składa się z dwóch zakładek: 1. Podmiot wysyłający (zgłoszenia związane ze sprzedażą towarów), 2. Podmiot odbierający (zgłoszenia związane z zakupem). Zgłoszenia można tworzyć do Faktur Sprzedaży, Wydań Zewnętrznych, Faktur Zakupu, Przyjęć Zewnętrznych, bądź dodawać ręcznie.
SENT - zgłoszenia przewozu towaruSposób wyświetlania na liście zgłoszeń SENT:
Zgłoszenia podlegające edycji wyświetlane są w kolorze zielonym.
Zgłoszenia wysłane do PUESC wyświetlane są w kolorze czarnym.
Zgłoszenia anulowane wyświetlane są w kolorze szarym.
Zgłoszenia niezamknięte, dla których mija dziesiąty i każdy kolejny dzień od czasu wysłania zgłoszenia do systemu SENT mają w kolumnie Data zgłoszenia w SENT informujący o tym fakcie wykrzyknik .
Kolumny dostępne na liście zgłoszeń:
Nr zgłoszenia SENT – numer zgłoszenia nadany przez program zgodnie ze schematem numeracji ustawionym w konfiguracji,
Data wystawienia – data wystawienia dokumentu w programie,
Data rozpoczęcia przewozu (kolumna dostępna tylko na zakładce [Podmiot wysyłający]) – data rozpoczęcia przewozu towaru.
Podmiot odbierający (na zakładce [Podmiot wysyłający]), Nadawca (na zakładce [Podmiot odbierający]) – nazwa kontrahenta, którego dotyczy zgłoszenie,
Nr dokumentu – numery dokumentów, na podstawie których zostało utworzone zgłoszenie,
Status – informacja o stanie zgłoszenia. Przyjmuje wartości: niewysłane, zarejestrowane (zgłoszenie przyjęte w SENT), kompletne (zgłoszenie zaktualizowane przez przewoźnika), anulowane, zamknięte (zgłoszenie zamknięte przez odbiorcę), przeterminowane (minęło dziesięć dni od zgłoszenia), pobierz potwierdzenie z PUESC, wyślij aktualizację do PUESC (od ostatniej wysyłki do PUESC zmodyfikowano dane kontrahenta, adres załadunku/ dostawy, datę rozpoczęcia przewozu bądź uwagi), błąd przetwarzania, zgłoszone ręcznie.
Data zgłoszenia w SENT – data wysłania zgłoszenia do systemu SENT,
Nr SENT – numer zgłoszenia nadany w systemie SENT.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Planowana kontrola – dla zgłoszeń podlegających kontroli wyświetlana jest informacja: W miejscu rozładunku towaru, W miejscu wskazanym
Przyciski dostępne na liście: – Wyślij dane do PUESC/ Aktualizuj status – funkcja działa dla podświetlonego na liście dokumentu bądź dla pozycji zaznaczonych. Umożliwia seryjną rejestrację zgłoszeń w systemie SENT i wykonywanie zapytań o aktualny status zgłoszenia. Dla każdego ze zgłoszeń zostanie wykonana akcja zgodna z jego statusem (więcej informacji na ten temat jest dostępnych poniżej w opisie formularza zgłoszenia, dla zakładki [e-Przewóz]).
– Odbierz dane z PUESC – dane z PUESC nie są pobierane automatycznie. Należy je każdorazowo pobierać za pomocą tego przycisku. Funkcja działa dla podświetlonej pozycji bądź dla pozycji zaznaczonych na liście.
Dodaj – dodanie nowego zgłoszenia.
Zmień – edycja/ podgląd zgłoszenia.
Usuń – skasowanie zgłoszenia. Można usuwać tylko te zgłoszenia, które nie zostały wysłane do systemu SENT.
Zamknij okno.
Comarch ERP Optima Detal
Modelowanie wyglądu ekranu
Pracownik Detalu, który ma w Comarch ERP Optima (Konfiguracja programu/ Detal/ Funkcje Pracowników) włączony parametr Dostęp do konfiguracji interfejsu – po zalogowaniu do okna głównego sprzedaży widzi ikonę - Konfiguracja układu ekranu - umożliwiającą zdefiniowanie wyglądu i funkcjonalności stanowiska pracy.
Moduł standardowo pracuje w jednym głównym oknie. Użytkownik ma możliwość indywidualnego doboru funkcji i informacji w nim widocznych. Elastyczna konfiguracja zapewnia maksymalne dostosowanie punktu sprzedaży do indywidualnych potrzeb.
Program Comarch ERP OptimaDetal zawiera kilka domyślnych układów ekranu. Użytkownik może pracować w oparciu o predefiniowane układy ekranu. Może także je modyfikować lub tworzyć swoje własne.
Powyżej menu głównego dostępny jest pasek narzędzi optymalizujący pracę nad konfiguracją interfejsu.
W jego skład wchodzą opcje:
Nowy:
Pusty – tworzenie własnego układu ekranu.
z gotowego – wybór jednego ze standardowych układów ekranu z możliwością dowolnej modyfikacji. Szablony dostępne po zainstalowaniu aplikacji znajdują się w katalogu C:\Program Files\Comarch ERP Optima\Detal\Layouts. Wybrany w ten sposób układ ekranu jest zapisywany w katalogu, gdzie znajdują się szablony użytkownika, np. W systemie operacyjnym Windows XP jest to C:\Documents and Settings\Jan.Nowak\Dane aplikacji\Comarch\Comarch ERP Optima Detal\Layouts.
Otwórz – otwarcie jednego z już zdefiniowanych przez użytkownika układów ekranu.
Zapisz\ Zapisz jako – zapisanie szablonu użytkownika – w systemie operacyjnym Windows XP będzie to katalog C:\Documents and Settings\Jan.Nowak\Dane aplikacji\Comarch\Comarch ERP Optima Detal\Layouts.
Wyjdź– [ALT+ Q] – wyjście z trybu konfiguracji układu ekranu.
Układ ekranu można dzielić na dowolną ilość paneli, ustalać ich rozmieszczenie i rozmiary. W panelach z kolei należy umieszczać sekcje (Paragon, Podsumowanie paragonu, Wyszukiwanie, Lista towarów, Przyciski, Klawiatura ekranowa) pełniące określone funkcje (szczegółowy opis poniżej w obszarze Sekcje danych na ekranie głównym). Utworzony układ ekranu można kopiować i wykorzystywać na innych stanowiskach.
–opcje ogólne – pozwalają określić ustawienia ogólne interfejsu użytkownika:
Kursor zawsze w polu wyszukiwania – parametr definiowany dla sekcji Wyszukiwanie. Kursor bez względu na wykonaną akcję wraca do pola edycyjnego, gdzie wpisywany jest kod towaru:
Kursor zawsze w polu wyszukiwania
Sortowanie w listach dla ekranów dotykowych – kliknięcie w komórkę w jednym z pierwszych dwóch wierszy listy powoduje sortowanie po wybranej komórce.
Poniżej znajdują się parametry odpowiedzialne za wyświetlanie klawiatury ekranowej:
Wyświetl klawiaturę ekranową w oknach dialogowych.
Położenie klawiatury numerycznej (Z prawej/ z lewej).
Ustawienia list:
Użyj domyślnego rozmiaru tekstu (14) – jeżeli parametr jest odznaczony, użytkownik może rozmiar zdefiniować samodzielnie.
Użyj domyślnego marginesu wiersza (0 pikseli) – jeżeli parametr jest odznaczony, użytkownik może margines wiersza zdefiniować samodzielnie.
Panel główny można dowolnie dzielić pionowo lub poziomo na wiele mniejszych paneli:
– podziel pionowo – wybiera akcję podziału panelu pionowo. Po kliknięciu na panel dzieli go pionowo, tworząc dwa nowe panele, w które można wstawiać sekcje.
– podziel poziomo – wybiera akcję podziału panelu poziomo. Po kliknięciu na panel dzieli go poziomo, tworząc dwa nowe panele, w które można wstawiać sekcje.
Przykładowy podział panelu głównego
Linie oddzielające poszczególne panele nazywane są podzielnikami. Po najechaniu strzałką myszy na linię rozdzielającą panele zmianie ulega jej kolor . Dla podświetlonego podzielnika pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest jego konfiguracja:
Zablokuj – po ustaleniu położenia podzielnika panelu, włączenie opcji blokuje zmianę jego położenia. W trybie pracy operator nie będzie mógł zmienić położenia linii podziałowej (Odblokuj – opcja odwracająca wykonaną akcję).
Ukryj – po włączeniu opcji w trybie pracy linia podziałowa będzie niewidoczna dla operatora (Pokaż – opcja odwracająca wykonaną akcję).
Ustaw minimalną wielkość dla górnego/ dolnego panelu – w przypadku podziału poziomego po ustaleniu minimalnej wysokości panelu włączenie opcji spowoduje, że operator w trybie pracy nie będzie mógł zdefiniować mniejszego rozmiaru (Usuń minimalną wielkość dla górnego/ dolnego panelu – opcja odwracająca wykonaną akcję).
Ustaw minimalną wielkość dla lewego/ prawego panelu – w przypadku podziału pionowego po ustaleniu minimalnej szerokości panelu włączenie opcji spowoduje, że operator w trybie pracy nie będzie mógł zdefiniować rozmiaru mniejszego (Usuń minimalną wielkość dla lewego/ prawego panelu – opcja odwracająca wykonaną akcję).
Rozmiar utworzonych paneli można zmieniać poprzez przemieszczanie oddzielających je podzielników. Wprowadzone w ten sposób ustawienia z poziomu Konfiguracji są pamiętane na stałe w oknie pracy (przy każdym logowaniu do programu). Zmiany rozmiaru poszczególnych paneli wprowadzone w trybie pracy są tymczasowe (nie są pamiętane po powtórnym zalogowaniu do programu).
Sekcje:
W każdym panelu dostępne są sekcje odpowiedzialne za funkcjonalność stanowiska pracy:
– sekcja przycisków – wybiera akcję wstawienia sekcji przycisków. Po kliknięciu na panel wstawia w niego sekcję przycisków,
– sekcja paragonu – wybiera akcję wstawienia sekcji paragonu. Po kliknięciu na panel wstawia w niego sekcję paragonu,
– sekcja podsumowania paragonu – wybiera akcję wstawienia sekcji podsumowania paragonu. Po kliknięciu na panel wstawia w niego sekcję podsumowania paragonu,
– sekcja wyszukiwania – wybiera akcję wstawienia sekcji wyszukiwania. Po kliknięciu na panel wstawia w niego sekcję wyszukiwania,
– sekcja klawiatury – wybiera akcję wstawienia sekcji klawiatury. Po kliknięciu na panel wstawia w niego sekcję klawiatury,
– sekcja listy towarów – wybiera akcję wstawienia sekcji listy towarów. Po kliknięciu na panel wstawia w niego sekcję listy towarów.
Uwaga
Sekcję Przyciski można wykorzystywać wielokrotnie podczas tworzenia układu ekranu. Pozostałe sekcje: Paragon, Podsumowanie Paragonu, Wyszukiwanie, Lista towarów, Klawiatura – tylko raz.
Funkcje dostępne są również z poziomu menu kontekstowego dostępnego pod prawym przyciskiem myszy w obszarze panelu:
Opcje menu kontekstowego dostępne w obszarze panelu – anulowanie wybranej akcji <ESC> – usuwana jest wybrana akcja.
- Zmień skórkę – do wyboru z rozwijanej listy dostępnych jest kilkanaście skórek definiujących wygląd aplikacji.
Stopka okna głównego
Komponent w zależności od ustawień może pokazywać godzinę oraz informacje o aktualnie zalogowanym do stanowiska pracy operatorze. W skład menu głównego wchodzi sekcja przycisków (poprzez menu kontekstowe możne zdefiniować przyciski widoczne w pasku stopki – szczegółowy opis definiowania sekcji przycisków został opisany poniżej w sekcji przyciski.
W menu kontekstowym stopki (pod prawym przyciskiem myszy) dostępna jest jej konfiguracja, na którą składają się parametry:
Położenie stopki (U góry/ u dołu).
Widoczność stopki (Rozwinięta/ Zwinięta) – opcję można ustawić również poprzez wciśnięcie ikony.
Pokaż zegar.
Pokaż dane kasjera.
Pokaż domyślny przycisk wyjścia ( – Wyjście).
Przykładowa konfiguracja stopki
Sekcje danych na ekranie głównym
Paragon
Sekcja odpowiedzialna jest za wyświetlanie listy pozycji cennikowych dodawanych na Paragon. Kolumny dostępne dla sekcji to: kod towaru, nazwa towaru, ilość, jednostka miary, cena brutto, wartość brutto, rabat %, rabat zł, stawka VAT.
Pod prawym przyciskiem myszy w menu kontekstowym dostępna jest konfiguracja sekcji. Użytkownik może zdecydować czy podczas wystawiania paragonu widoczne będą:
wszystkie pozycje cennikowe dodawane na Paragon,
tylko bieżąca.
W tym miejscu można również określić Tytuł paragonu, czyli oznaczenie, które można nadać paragonom, np. stolik w przypadku pracy z wieloma paragonami. Tytuł wyświetlany jest wraz z numerem, przy czym numer nie oznacza numeru wystawianego paragonu, lecz kolejny numer przycisku paragonu.
Sekcja Paragon
Podsumowanie paragonu
Sekcja pokazuje łączną wartość brutto Paragonu w walucie PLN, nazwę kontrahenta, dla którego wystawiany jest PA oraz rabat Paragonu ustalony przed dodaniem towarów na PA (jego wartość podpowiada się na dodawanych pozycjach). Konfiguracja dostępna pod prawym przyciskiem myszy pozwala na zdefiniowanie wielkości czcionki dla wyświetlanej kwoty oraz ustalenie czy ma ona być pogrubiona.
Sekcja Podsumowanie paragonu
Wyszukiwanie
Sekcja odpowiedzialna za wyszukiwanie towarów o wprowadzonym Kodzie. Po wpisaniu poprawnego kodu towaru, naciśnięcie klawisza <ENTER> lub ikony skutkuje automatycznym dodaniem towaru na Paragon.
W opcjach ogólnych konfiguracji układu ekranu znajduje się parametr Kursor zawsze w polu wyszukiwania (omówienie w rozdziale 4.1 „Układ okna głównego”). Jego zaznaczenie powoduje, że kursor bez względu na wykonywaną akcję zawsze znajduje się w polu wyszukiwania.
Sekcja wyszukiwanie
Przyciski
Sekcja zawiera trzy rodzaje przycisków:
Funkcyjne – zestaw predefiniowanych funkcji dostępnych dla Użytkownika,
Grupy – przyciski umożliwiające grupowanie towarów/ funkcji.
Konfiguracja dostępna jest z poziomu sekcji pod prawym przyciskiem myszy.
Dla kontenera przycisków użytkownik może zdefiniować:
Położenie obrazków umieszczonych na przyciskach (nad tekstem/ pod tekstem/ z lewej/ z prawej/ bez tekstu/ bez obrazka),
Czcionkę tekstu przycisków (rodzaj, styl, rozmiar),
Wielkość przycisków wyrażoną w pikselach – aby zdefiniować preferowaną wielkość przycisków należy rozciągnąć kwadrat widoczny po kliknięciu myszą na aktualną wielkość lub wpisać ręcznie żądaną szerokość i wysokość,
Szerokość i wysokość przycisków w pikselach.
Okno Konfiguracji sekcji jest podzielone na dwie części. Z prawej strony widoczne są zakładki [Funkcyjne], [Towary], [Grupy] zawierające przyciski, które można dodać do sekcji przycisków. Z lewej strony okna znajdują się przyciski wybrane przez użytkownika. Przenoszenie przycisków do sekcji i ich usuwanie umożliwiają strzałki:
- Wstaw do sekcji, - Usuń z sekcji
lub dwukrotne kliknięcie na przycisk.
Po dodaniu przycisków do sekcji można ustalić ich rozmieszczenie:
- w górę – przesuń zaznaczone przyciski w górę,
- w dół– przesuń zaznaczone przyciski w dół.
Zakładka [Funkcyjne] zawiera przyciski pełniące określone funkcje:
- Zmień cenę – funkcja pozwala na wpisanie nowej ceny dla uprzednio wybranej pozycji Paragonu,
- Zmień ilość – funkcja służy do zmiany ilości i/lub jednostki miary wskazanej pozycji Paragonu,
- Zmień wartość – funkcja umożliwia zmianę wartości wskazanej pozycji Paragonu. Na podstawie podanej wartości i ceny pozycji zostaje wyliczona ilość,
- Rabat pozycji – rabat ustalany indywidualnie dla poszczególnych pozycji Paragonu. Po wywołaniu funkcji pojawia się okno, w którym należy wprowadzić % wartość rabatu – na tej podstawie obliczana jest wartość kwotowa upustu.
- Rabat paragonu – funkcja pozwala na wprowadzenie rabatu od całego Paragonu,
- Storno pozycji – umożliwia wystornowanie pozycji Paragonu (towar drukowany jest w ilości ujemnej),
- Storno paragonu – funkcja umożliwia wystornowanie wszystkich pozycji PA,
- Usuń pozycję – akcja usunięcia podświetlonej pozycji z PA,
- Anuluj Paragon – akcja anulowania całego PA,
- Zapłać – funkcja otwiera okno związane z płatnością Paragonu. Użytkownik może wpisać płaconą przez klienta kwotę oraz wybrać formę płatności, którą zostanie dokonana wpłata.
- Zakończ – automatyczne zatwierdzenie Paragonu z automatycznym rozliczeniem domyślną formą płatności ustaloną po stronie Comarch ERP Optima w Konfiguracji firmy/ Detal/ Stanowiska.
- Lista towarów – funkcja powoduje wyświetlenie listy towarów z możliwością wyszukania właściwego i przeniesienia go na Paragon,
- Lista kaucji – służy do wyświetlenia listy kaucji z możliwością wyszukania opakowania zwrotnego i przeniesienia go na Paragon lub na Przyjęcie kaucji,
- Sprawdź stan – wywołuje okno, w którym po wyszukaniu towaru/ kaucji wyświetlany jest aktualny stan na magazynie przypisanym do danego stanowiska oraz na innych magazynach, o ile operator w Comarch ERP Optima w Konfiguracji programu/ Detal/ Funkcje Pracowników ma włączony parametr Podgląd stanu na wszystkich magazynach.
Jeżeli funkcja sprawdzania stanu zostanie wywołana z poziomu Paragonu, w oknie Stan magazynowy domyślnie podpowie się stan pozycji, na której aktualnie znajduje się kursor (z możliwością wyszukania i sprawdzenia innego kodu).
- Kontrahent – wyświetlenie listy kontrahentów z możliwością przypisania wybranego kontrahenta do Paragonu,
- Otwarcie szuflady – wywoływana jest akcja otwarcia szuflady drukarki fiskalnej,
- Raport fiskalny – umożliwia wykonanie raportu dobowego/ okresowego na drukarce fiskalnej,
- Operator – funkcja umożliwia chwilową zmianę zalogowanego pracownika,
- Wystaw fakturę – opcja umożliwiająca odszukanie wybranego Paragonu i wystawienie do niego Faktury Sprzedaży,
- Przyjęcie kaucji – funkcja pozwala wystawić dokument Przyjęcia kaucji (PKA),
- Wpłata – wykonanie KP niepowiązanego z Paragonem,
- Wypłata – wykonanie KW niepowiązanego z Paragonem,
- Stan kasy – funkcja generuje podgląd stanu kasy dla operatora/ stanowiska w rozbiciu na poszczególne formy płatności. Stan kasy pokazuje stan z bieżącego dnia.
- Zestawienia – zestawienie Paragonów oraz wygenerowanych płatności,
- Zamknięcie zmiany – wywołuje okno z raportem podsumowującym zmianę i umożliwia jej zamknięcie,
- Wyloguj – zmiana zalogowanego operatora lub zakończenie pracy programu,
- Przełącz paragon – umożliwia przełączanie widoku z okna wystawiania paragonu, do okna wyboru paragonu, niezbędny przy pracy z wieloma paragonami,
- Przekaż paragony – pozwala przekazać otwarte Paragony innemu operatorowi,
- Zwrot towaru – po wybraniu przycisku zostanie otwarte okno Lista dokumentów do korekty
Dla poszczególnych funkcji można:
Ustawić skrót klawiszowy przycisku – po jego naciśnięciu zostanie wykonana określona komenda,
Zaznaczyć parametr powodujący wyświetlanie zdefiniowanego skrótu w nazwie przycisku.
W zależności od ustawienia dla drukarki fiskalnej w konfiguracji Comarch ERP OptimaDetal (okno startowe programu, przycisk Zaloguj do konfiguracji) – program może współpracować z drukarką w trybie off-line lub on-line. Wybrany sposób pracy znacząco wpływa na sposób działania wyżej opisanych funkcji .
Przyciski funkcyjneZakładka [Towary] – z tego poziomu użytkownik definiuje przyciski identyfikujące poszczególne towary. W prawym górnym rogu okna widoczna jest ikona - Dodaj przycisk towaru. Akcja dostępna jest także po kliknięciu prawym przyciskiem myszy z poziomu zakładki.
Dla utworzonego przycisku określamy:
Nazwę towaru – tekst widoczny na przycisku,
Powiązanie z towarem – towary, w oparciu o które odbywa się sprzedaż można powiązać z przyciskami. Z poziomu okna sprzedaży, naciśniecie przycisku identyfikującego towar oznacza dodanie towaru na PA,
Pobierz nazwę towaru – tekst widoczny na przycisku zostanie pobrany z nazwy towaru,
Ustaw skrót – w tym miejscu można zdefiniować skrót klawiszowy przycisku, po jego naciśnięciu towar zostanie dodany do Paragonu. W przypadku korzystania z przycisków literowych lub liczbowych zaleca się definiowanie skrótów będących kombinacją liter/ liczb i klawisza <CTRL> (przyciski literowe/ liczbowe wykorzystywane są do wyszukiwania towarów).
Wyświetlaj skrót – zdefiniowany skrót zostanie wyświetlony w nazwie przycisku,
Kolor tekstu i tła – wyświetlanych na przycisku,
Plik obrazka – na przycisku można umieścić dowolny obrazek pochodzący z pliku graficznego. W tym celu wystarczy wskazać jego lokalizację. Wybrany obrazek zostanie zapamiętany i w oknie sprzedaży będzie widoczny na przycisku. Należy pamiętać o dopasowaniu wielkości obrazka do rozmiaru przycisku (zalecane wielkości to 64X64, 32X32, 20X20 pikseli), np. ikona odkurzacza.
Podgląd obrazka – podgląd zdefiniowanego obrazka.
Uwaga
Jeżeli przycisk nie zostanie skojarzony z towarem w momencie dodawania go do sekcji, pojawi się komunikat: Nie wszystkie przyciski towarów, które chcesz dodać, są powiązane z towarami w bazie. Czy jesteś pewien, że chcesz je dodać do sekcji? Przy próbie wykorzystania tego przycisku na stanowisku pracy wygenerowany zostanie stosowny komunikat: Nie znaleziono towaru.
Zakładka [Grupy] pozwala na utworzenie grupy przycisków funkcyjnych lub grupy przycisków towarów. Jeżeli podczas pracy użytkownik będzie wykorzystywał dużą ilość przycisków, próba umieszczenia ich wszystkich w oknie głównym możne negatywnie wpływać na ergonomię pracy. Dlatego te przyciski, które będą używane często należy umieścić bezpośrednio w oknie głównym, pozostałe można pogrupować.
W prawym górnym rogu okna dostępne są ikony:
– Dodaj grupę przycisków funkcyjnych.
- Dodaj grupę przycisków towarów.
Opcje te dostępne są także w menu kontekstowym zakładki pod prawym przyciskiem myszy. Konfiguracja przycisków z tego poziomu obejmuje ustalenie:
Nazwy grupy wyświetlanej na przycisku,
Skrótu klawiszowego przycisku – po jego naciśnięciu zostanie wykonana określona komenda. Skrót może zostać wyświetlony w nazwie przycisku. W przypadku korzystania z przycisków literowych lub liczbowych zaleca się definiowanie skrótów będących kombinacją liter/ liczb i klawisza <CTRL> (przyciski literowe/ liczbowe wykorzystywane są do wyszukiwania towarów).
Koloru tekstu i tła widocznego na przycisku,
Pliku obrazka – na przycisku można umieścić dowolny obrazek pochodzący z pliku graficznego. W tym celu wystarczy wskazać jego lokalizację. Użytkownik ma możliwość podglądu wybranego pliku. Należy pamiętać o dopasowaniu wielkości obrazka do rozmiaru przycisku (zalecane wielkości to 64X64, 32X32, 20X20 pikseli). Wskazany obrazek zostanie zapamiętany i w oknie sprzedaży będzie widoczny na przycisku.
Po utworzeniu grupy przycisków funkcyjnych/ towarów należy daną grupę skonfigurować – przyporządkować jej wybrane przyciski funkcyjne/ towarów. Po kliknięciu na przycisk grupy uaktywniana jest opcja, dostępna również w menu kontekstowym przycisku.
W przypadku grupy przycisków funkcyjnych, po włączeniu konfiguracji grupy pojawia się zakładka zawierająca wszystkie dostępne przyciski funkcyjne. Użytkownik decyduje, które mają się znaleźć w tworzonej grupie.
W przypadku grupy przycisków towarów, po włączeniu konfiguracji grupy pojawia się zakładka Towary.
Aby przywrócić ustawienia domyślne dla poszczególnych przycisków należy wykorzystać menu kontekstowe dostępne dla nazw parametrów przycisku.
Uwaga
Skróty klawiszowe definiowane dla przycisków muszą być unikalne. Program nie dopuszcza dwóch identycznych skrótów dla różnych przycisków. Jeżeli operator próbuje wykorzystać powtórnie skrót generowany jest komunikat: Skrót „Ctrl+K” jest już używany przez przycisk „Kontrahent”. Przypisanie skrótu do tego przycisku spowoduje usuniecie go z przycisku „Kontrahent”. Czy chcesz przypisać skrót do tego przycisku? (Tak/ Nie).
Przykład
Użytkownik chce przyporządkować do jednej grupy o nazwie „Upusty” przyciski funkcyjne:
Zmień cenę,
Rabat pozycji,
Rabat paragonu.
oraz przycisk grupujący „KASA”, składający się z funkcji: Wpłata, Wypłata, Stan kasy, Otwórz szufladę.
W tym celu definiuje grupę przycisków funkcyjnych o nazwie „KASA”. Podczas konfiguracji grupy wybiera wspomniane wyżej funkcje wchodzące w skład tej grupy.Następnie definiuje drugą grupę o nazwie „Upusty”. W jej skład wejdą przyciski funkcyjne: Zmień cenę, Rabat pozycji, Rabat paragonu oraz przycisk grupujący „KASA”.
Po rozpoczęciu pracy na stanowisku, z poziomu okna głównego Operator będzie widział jeden przycisk o nazwie „Upusty”. Po kliknięciu na przycisk pojawią się trzy zdefiniowane wcześniej przyciski funkcyjne: Zmień cenę, Rabat pozycji, Rabat paragonu oraz przycisk grupujący „KASA”. Po kliknięciu na grupę KASA pojawią się zdefiniowane dla niej funkcje.
Klawiatura ekranowa
W oknie głównym sprzedaży można umieścić klawiaturę ekranową, opcja szczególnie ważna podczas pracy z wykorzystaniem ekranu dotykowego. Konfiguracja klawiatury dostępna w menu kontekstowym sekcji pozwala ustalić:
Rodzaj – numeryczna/ alfanumeryczna,
Margines poziomy/ pionowy wyrażony w pikselach,
Opcja Przywróć domyślne – powoduje powrót do ustawień domyślnych (klawiatura numeryczna, margines poziomy i pionowy równy zero pikseli).
Klawiatura alfanumeryczna
Lista towarów
Sekcja zawiera listę towarów należących do grupy towarów, w oparciu o którą będzie odbywała się sprzedaż. Dla listy dostępne są kolumny Kod, Nazwa, Nr katalogowy, Kod EAN, Cena, VAT, Dostawca, Opis, JM (jednostka miary). Konfiguracja dostępna pod prawym przyciskiem myszy pozwala na zdefiniowanie wielkości czcionki oraz ustalenie czy ma ona być pogrubiona.
Opcja Szukaj pozawala zawęzić listę do określonego ciągu znaków.
Uwaga
Filtrowanie pozycji w sekcji Lista towarów odbywa się tylko po zawartości wyświetlonych kolumn. Jeżeli w Comarch ERP Optima dla towaru zdefiniowano wiele kodów EAN, to w sekcji możliwe jest wyszukiwanietylkopo kodzie EAN ustawionym dla towaru jako domyślny.
Sekcja towarów
Kolumny na listach
Po zdefiniowaniu układu ekranu odpowiadającego potrzebom danego stanowiska detalicznego można rozpocząć pracę. Operator, który w Comarch ERP Optima (Konfiguracja programu/ Detal/ Funkcje Pracowników) ma włączony parametr Dostęp do konfiguracji interfejsu może z poziomu okna sprzedaży decydować, które kolumny z wszystkich dostępnych dla danej listy chce wyświetlać na ekranie. Standardowo widoczne są wszystkie kolumny dostępne dla danej listy.
Operator umieścił w szablonie m.in. sekcję Lista towarów. Następnie rozpoczął pracę na stanowisku w oparciu o zdefiniowany układ. Dla sekcji Lista towarów widzi wszystkie dostępne kolumny:
Ponieważ posiada dostęp do konfiguracji interfejsu, po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na nazwie jednej z kolumn ma dostęp do menu kontekstowego:
Menu kontekstowe - ustawienia listy
Sortuj rosnąco/ malejąco/ Usuń sortowanie – opcje związane z sortowaniem listy wyświetlanych pozycji.
Wybór kolumn – po wybraniu opcji generowane jest okno, do którego należy przeciągnąć wybrane kolumny (nie będą one widoczne dla listy).
Autodopasowanie/ Autodopasowanie (wszystkie kolumny) – ustawienie szerokości kolumny/ wszystkich kolumn, tak aby widoczne były wszystkie zawarte w niej/ nich aktualnie informacje.
Zmiany wykonane z poziomu menu kontekstowego są zapamiętywane przez program przy każdym kolejnym logowaniu do stanowiska.
Aplikacja Comarch ERP OptimaDetal instalowana jest w punktach sprzedaży detalicznej. Z jedną bazą firmową Comarch ERP Optima współpracować może wiele stanowisk. Każde stanowisko do poprawnej pracy wymaga przeprowadzenia procesu konfiguracji.
Uwaga
Wersje Comarch ERP Optima i Comarch ERP Optima Detal muszą być zgodne.
Podczas pierwszego uruchomienia Comarch ERP OptimaDetal należy wykonać konfigurację programu. Użytkownik powinien wskazać:
Nazwę serwera MS SQL, na którym znajduje się baza firmowa Comarch ERP Optima. W oparciu o tą bazę będzie odbywała się sprzedaż na stanowisku detalicznym.
Nazwę bazy danych w Comarch ERP Optima.
Uwaga
Podczas instalacji Detalu instalowany jest również Microsoft SQL Server 2008 Management Objects, aby możliwe było wyszukiwanie serwerów i baz dla wszystkich instancji SQL Server 2000/2005/2008.
Numer stanowiska Detalu. Przed pierwszym uruchomieniem Detalu użytkownik z poziomu Comarch ERP Optima musi skonfigurować stanowisko pracy (gałąź Start/Konfiguracja/ Firma/ Detal/ Stanowiska). Dla każdego konfigurowanego stanowiska program automatycznie ustala jego numer – należy wpisać tą wartość.
Uwaga
Stanowisko, do którego operator chce się zalogować musi być aktywne. Jeżeli stanowisko jest nieaktywne (Comarch ERP Optima – Start/Konfiguracja/ Firma/ Detal/ Stanowiska) przy próbie zalogowania pojawi się komunikat: Nie znaleziono stanowiska o podanym numerze.
Nazwę serwera klucza, czyli nazwę serwera MS SQL znajdującego się na stanowisku, do którego podpięty jest klucz HASP zawierający licencje. Jeśli pole to pozostanie puste, wówczas licencje będą pobierane z serwera MS SQL, na którym znajduje się baza Comarch ERP Optima.
Konfiguracja Comarch ERP Optima Detal podczas pierwszego uruchomienia programu. Wprowadzanie informacji o bazie firmowej Comarch ERP Optima
Uwaga
Podczas pierwszego uruchamiania programu Comarch ERP OptimaDetal niezbędne jest zsynchronizowanie jego bazy z bazą danych Comarch ERP Optima – dla stanowiska pobierane są wszystkie informacje ustalone uprzednio w Comarch ERP Optima.
Synchronizacja stanowiska Comarch ERP Optima Detal z bazą danych Comarch ERP Optima
Po wykonaniu synchronizacji stanowiska Comarch ERP OptimaDetal z bazą danych Comarch ERP Optima można skonfigurować opcje programu:
Rozdzielczość ekranu – do wyboru: 1280 x 1024, 1024 x 768, 800 x 600 pikseli,
Praca na ekranie dotykowym,
Drukarka fiskalna On-line.
Konfiguracja opcji programu Comarch ERP Optima Detal
Na podstawie wybranych opcji, program zaproponuje jeden z domyślnych układów ekranu, dostosowany do powyższych wymagań. Wygląd ekranu można dowolnie zmieniać za pomocą opcji konfiguracji.
Po zakończeniu procesu synchronizacji i konfiguracji otwiera się okno startowe programu.
Okno startowe
Aby rozpocząć pracę na stanowisku, sprzedawca musi przejść poprawnie proces logowania. W tym celu, w polu Użytkownik należy podać IDENTYFIKATOR operatora zdefiniowany w Comarch ERP Optima ( Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy) oraz Hasło.
Podczas pierwszego logowania na danym stanowisku program proponuje ustalenie hasła. Zatwierdzenie zmiany bez wprowadzania hasła skutkuje komunikatem: Czy napewno chcesz zalogować się bez hasła?(Tak/ Nie). Ustalone hasło można z poziomu okna startowego zmienić. W tym celu wykorzystywany jest przycisk .
Ustalenie hasła dla operatora podczas pierwszego logowaniaOkno startowe
Operator, który w funkcjach pracownika, do którego jest przypisany w Comarch ERP Optima ( Start/Konfiguracja/ Program/ Detal/ Funkcje Pracowników) ma prawo dostępu do konfiguracji stanowiska, może z poziomu okna startowego zalogować się do konfiguracji .
Comarch ERP Optima Detal – Konfiguracja
Ustawienia bazy
Aby nawiązać połączenie z innym serwerem MS SQL, bazą danych Comarch ERP Optima lub z innym stanowiskiem sprzedaży detalicznej należy podać:
Numer stanowiska Detalu (nadany automatycznie w Comarch ERP Optima).
Serwer bazy – nazwę serwera MS SQL, na którym znajduję się baza danych.
Nazwę bazy – nazwę bazy firmowej Comarch ERP Optima.
Serwer klucza – nazwę serwera MS SQL znajdującego się na stanowisku, do którego podpięty jest klucz HASP zawierający licencje. Jeśli pole to pozostanie puste, wówczas licencje będą pobierane z serwera MS SQL, na którym znajduje się baza Comarch ERP Optima.
Uwaga
Jeżeli w Menadżerze Licencji aktywnych jest kilka kluczy, to w ustawieniach bazy stanowiska detalicznego należy określić ten, z którego mają być pobierane licencje dla Detalu. W tym celu użytkownik powinien w polu Serwer klucza po nazwie serwera SQL oraz dwóch dwukropkach „::” podać konkretny numer klucza.
Parametry ogólne – zmiana stanowiska
Uwaga
Jeżeli baza danych lub numer stanowiska zostanie zmieniony, po czym nie zostanie wykonana synchronizacja, podczas próby wyjścia z Konfiguracji Detalu pojawi się komunikat: Została zmieniona konfiguracja bazy danych. Należy wykonać ręczną synchronizację
Parametry synchronizacji
Przed rozpoczęciem pracy w Comarch ERP OptimaDetal, operator musiał skonfigurować aplikację z poziomu Comarch ERP Optima (patrz rozdział 2. „Konfiguracja modułu Comarch ERP Optima Detal w Comarch ERP Optima”). Sprzedaż na stanowiskach pracy odbywa się w oparciu o wprowadzone w ten sposób informacje. Z poziomu konfiguracji Detalu, przy pomocy synchronizacji można wykonać ręczną lub automatyczną aktualizację informacji między bazą firmową Comarch ERP Optima a bazą danych Comarch ERP OptimaDetal.
Aktualizacja obejmuje:
Informacje związane z kontrahentami.
Zmiany w konfiguracji Detalu wprowadzone po stronie Comarch ERP Optima.
Informacje o towarach.
Informacje o kaucjach i schematach opakowań.
Uwaga
Jeżeli w Comarch ERP Optima cena towaru występuje w walucie obcej np. 10 EUR i nie ma w programie zdefiniowanego kursu domyślnego dla tej waluty ( Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty) – podczas synchronizacji cena zostanie przeniesiona do Comarch ERP OptimaDetal jako PLN, czyli 10 PLN.
Do wyboru mamy synchronizację ręczną wykonywaną w dowolnym momencie, wybranym przez użytkownika lub synchronizacjęautomatyczną.
W przypadku synchronizacji automatycznej należy ustalić:
Godzinę pierwszej synchronizacji,
Godzinę ostatniej synchronizacji,
Co ile minut taka synchronizacja ma się odbywać, do wyboru mamy:
Tylko pierwsza i ostatnia – wykonywana jest dwukrotnie ( w czasie określonym przez godzinę pierwszej i ostatniej synchronizacji)
Co 2/10/20/30/40/50 minut lub 1/2/3/4/5/6/12 godzin.
Po zaznaczeniu jednej z tej opcji można posłużyć się przyciskiem – dane zostaną automatycznie zaktualizowane.
Z poziomu okna pracy, jeżeli Paragon jest w trakcie wystawiania, zmiany powstałe w wyniku synchronizacji automatycznej związane z towarami są uwzględniane dopiero po jego zatwierdzeniu lub anulowaniu, a przy pracy z wieloma paragonami zmiany te są uwzględniane gdy wszystkie otwarte paragony są puste. Zmiany wprowadzone na liście Kontrahentów, dostępnych w Comarch ERP OptimaDetal form płatności są uwzględniane na bieżąco podczas wykonywania automatycznej synchronizacji. Z kolei zmiany w prawach aktualnie zalogowanego do aplikacji operatora są uwzględniane dopiero po przelogowaniu lub wykorzystaniu opcji – Przywróć operatora.
Uwaga
Synchronizacja danych wymaga synchronizacji zegarów wszystkich komputerów, na których zainstalowana jest Comarch ERP Optima i stanowiska Comarch ERP OptimaDetal.
Drukarka fiskalna
Comarch ERP OptimaDetal umożliwia fiskalizację wystawionych dokumentów sprzedaży na drukarkach fiskalnych:
Posnet (bez wersji aptecznych, Thermal w wersji 5V, 1.02, 1.04, 2.01, 2.02 )
Elzab (bez wersji aptecznych np. Omega, Mera)
Innova (bez wersji aptecznych np. Profit, Market)
Novitus (bez wersji aptecznych np. Vivo, Vento, Quarto, Delio Prime)
Torell (Duo Pro, Andros)
Emar Printo
Epson TM-T801FV
Przed przystąpieniem do pracy z urządzeniem fiskalnym należy wykonać odpowiednią konfigurację:
Sterownik drukarki – z rozwijanej listy należy wybrać właściwy sterownik drukarki,
Sterownik terminalowy – parametr określający czy praca na programie będzie odbywała się w połączeniu terminalowym.
Komunikacja – port po jakim będzie odbywała się komunikacja. Port TCP/IP dostępny jest dla sterowników Elzab, Elzab Online, Novitus od 2.0, Posnet Thermal HS i FV
W przypadku zaznaczenia COM:
Port drukarki – wybór szeregowego portu COM, do którego podpięta jest drukarka fiskalna,
Prędkość – wybór prędkości transmisji,
Sterowanie – niektóre drukarki wymagają ustawienia odpowiedniego sterowania przepływem danych w w porcie COM. Użytkownik może wybraćnastępujące opcje:
ustawienia systemowe (program nie ustawia sterowania przepływem, brane są ustawienia systemu),
RTS (do sterowania przepływem jest wykorzystywana w porcie para linii RTS/CTS),
Xon / Xoff (sterowanie przepływem odbywa się przez wysłanie znaczników Xon oraz Xoff),
RTS i Xon / Xoff (wykorzystuje obydwie metody sterowania przepływem),
brak (nie jest wykorzystywana żadna metoda kontroli przepływu danych).
W przypadku zaznaczenia TCP/IP
Adres IP – adres IPv4 przypisany do drukarki fiskalnej, na którym ma się odbywać komunikacja z komputerem.
Port TCP/IP – port TCP/IP ustawiony na drukarce fiskalnej do komunikacji z komputerem. W zależności od wyboru sterownika drukarki program podpowie domyślną wartość: Elzab i Elzab Online – 8000, Novitus od 2.0 – 6001, Posnet Thermal HS i FV – 6666
Szuflada – jeżeli szuflada jest podpięta do drukarki fiskalnej, parametr powinien być zaznaczony.
Praca on – line – zaznaczenie parametru spowoduje, że Paragon drukowany będzie na bieżąco po dodaniu każdej pozycji (więcej informacji na temat pracy on-line Comarch ERP OptimaDetaltutajLogowanie kasjera – Podczas logowania do programu, kasjer logowany jest również do drukarki fiskalnej. Na wydruku z drukarki pojawia się informacja o rozpoczęciu/zakończeniu pracy kasjera.
Uwaga
Aby współpraca z drukarką fiskalną NOVITUS przebiegała poprawnie, w przypadku gdy na drukarce ustawiono protokół POSNET należy w Detalu, w polu Model drukarki wybrać sterownik Posnet Thermal. W przypadku protokołu NOVITUS- sterownik Novitus.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów, określającym zakres czynności podatnika prowadzącego ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących dla nowych baz ustawiane jest domyślne mapowanie stawek VAT dla urządzeń fiskalnych.
Stawki VAT zdefiniowane w Comarch ERP OptimaDetal należy skojarzyć z symbolami wykorzystywanymi przez drukarkę fiskalną.
Uwaga
Przed kojarzeniem stawek VAT należy wydrukować raport dobowy z drukarki fiskalnej, na której wyszczególnione są stawki VAT wraz z przypisanymi im literami.
W kolumnie Symbol należy wybrać z rozwijanej listy dla każdej stawki VAT odpowiednią literę. Istnieje możliwość ustawienia dla danej stawki wartości pustej, np. W przypadku stawki nieużywanej.
Wszystkim wykorzystywanym w Detalu formom płatności (Comarch ERP Optima – Start/Konfiguracja/ Firma/ Detal/ Stanowiska) można przypisać Nazwy fiskalne drukowane na zafiskalizowanych dokumentach sprzedaży. Jeśli dla którejś z form płatności nie zostanie ustalony odpowiednik, będzie ona nieaktywna w oknie płatności Paragonu. Operator nie będzie mógł z niej skorzystać podczas wystawiania dokumentu.
Ustawienia drukarek fiskalnych – po zdefiniowaniu wszystkich ustawień należy sprawdzić czy komunikacja między komputerem a drukarką fiskalną przebiega poprawnie.
Uwaga
Drukarki fiskalne nie są przystosowane do fiskalizacji z wielu stanowisk jednocześnie. W celu zapewnienia poprawnej fiskalizacji należy unikać równoczesnego drukowania z kilku stanowisk.
Uwaga
W przypadku drukarek fiskalnych działających przez terminal licencja na moduł do obsługi drukarek fiskalnych pobierana jest w momencie zalogowania do programu, a zwalniana po wylogowaniu.
Uwaga
W przypadku, gdy na stanowisku zainstalowano Detal samodzielnie (bez instalacji systemu Comarch ERP Optima), to podczas pracy drukarki fiskalnej w usługach terminalowych może pojawić się komunikat: Nie znaleziono licencji na drukowanie w usługach terminalowych. Nie udało się otworzyć klucza z informacjami o serwerze.
W takiej sytuacji należy sprawdzić czy w rejestrach systemowych są odpowiednie wpisy w kluczu HKEY_CURRENT_USER\Software\CDN\HASP.
Operatorzy
Lista składa się z operatorów, którzy w Comarch ERP Optima ( Start/Konfiguracja/ Firma/Detal/ Stanowiska) otrzymali dostęp do danego stanowiska pracy. Dostępne kolumny to: Kod operatora, Imię i Nazwisko, Stanowisko przydzielone mu po stronie Comarch ERP Optima ( Start/Konfiguracja/ Program/ Detal/ Funkcje Pracowników), Karta oraz Rabat maksymalny.
Dla listy dostępne są opcje:
Usuń hasło użytkownika – funkcja (dostępna również w menu kontekstowym) służy do usuwania haseł użytkowników.
Rabat maksymalny – podczas sprzedaży na stanowisku detalicznym operator nie będzie miał możliwości udzielenia rabatu wyższego niż określony za pomocą niniejszej funkcji. Domyślnie rabat maksymalny dla wszystkich operatorów ustawiony jest na poziomie 99,99%.
Karta – umożliwia przypisanie operatorom kart magnetycznych do logowania. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno Ustawienia karty.
Ustawienia karty
Aby przypisać kartę operatora należy wybrać przycisk Wczytaj kartę, a następnie czytnikiem odczytać kartę magnetyczną. Po wczytaniu karty okno Ustawienia karty jest zamykane, a na liście przy danym kodzie operatora, w kolumnie Karta pojawi się znacznik.
Konkretna karta magnetyczna może być przypisana tylko jednemu operatorowi i działa na wszystkich stanowiskach, do których operator ten ma dostęp. Próba wczytania tej samej karty innemu użytkownikowi zakończy się komunikatem: Wczytana karta jest przyporządkowana już innemu operatorowi.
Z poziomu okna Ustawienia karty (wywoływanego przyciskiem ) można także w razie potrzeby usunąć kartę operatora – Usuń kartę.
Uwaga
Logowanie za pomocą kart magnetycznych możliwe będzie tylko jeśli w Konfiguracji/ Ustawienia ogólne zaznaczono parametr Szybkie logowanie.
Uwaga
Program obsługuje karty magnetyczne, na których informacje zapisane są tylko na jednym pasku oraz domyślne ustawienia czytników firmy Novitus (podpinanych do komputera przez port PS/2 lub USB).
Terminal płatniczy
Wskazówka
W pierwszym kroku należy zwrócić się do dostawcy terminala w celu przygotowania urządzenia do współpracy z systemem Comarch ERP Optima Detal.
Aby rozpocząć współpracę z terminalem, należy po zalogowaniu do konfiguracji Detalu kliknąć przycisk Terminal płatniczy, a następnie wybrać odpowiedni model z dostępnych na liście:
eService
ING
Polcard – wszystkie modele (domyślny)
Polcard – Verifone VX 520
Polskie ePłatności
eService – połączenie terminalowe
Polcard – wszystkie modele (domyślny) – połączenie terminalowe
Polcard – Verifone VX 520 – połączenie terminalowe
ING – połączenie terminalowe
Polskie ePłatności – połączenie terminalowe
W zależności od wybranego modelu aktywują się lub uzupełniają następujące pola:
Typ połączenia – ustawia się automatycznie, w zależności od wybranego sterownika terminala płatniczego.
Port szeregowy – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia RS232. Należy wskazać w nim port COM do którego podłączone jest urządzenie.
Adres IP – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia TCP/IP. Należy w nim wpisać adres IP terminala płatniczego.
Port TCP – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia TCP/IP. Należy w nim wprowadzić numer portu, na którym odbywać się będzie komunikacja pomiędzy programem Comarch ERP Optima a terminalem płatniczym.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Identyfikator stanowiska – pole 20 znakowe, użytkownik może oznaczyć stanowisko, z którego wykonywana jest płatność za pomocą terminala. Informacja wysyłana do operatora płatności. Nie jest drukowana przez terminal. Pole dostępne dla modeli ING, Polskie ePłatności, ING – połączenie terminalowe oraz Polskie ePłatności – połączenie terminalowe. Dla pozostałych modeli nieaktywne.
Logowanie komunikacji – po zaznaczeniu tego parametru plik zawierający komunikację z terminalem płatniczym (TerminalCommunicationLog.log) zostanie utworzony w katalogu %AppData%\Comarch\CDN OPT!MA Detal. W przypadku sterowników terminalowych plik zawierający komunikację z terminalem płatniczym (TerminalCommunicationLog.log) zostanie utworzony lokalnie w katalogu %AppData%\Comarch OnlineFP.
Za pomocą przycisku Test połączenia użytkownik może sprawdzić komunikację pomiędzy programem a urządzeniem.
Okno ustawień terminala płatniczego
Przesłanie kwoty płatności do terminala jest możliwe, jeżeli na dokumencie w Detalu została wybrana płatność kartą z zaznaczonym parametrem Terminal płatniczy. Parametr jest dostępny w konfiguracji Comarch ERP Optima w gałęzi Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności na formularzu formy płatności o typie Karta.
Dodatkowo w przypadku terminala Polskie ePłatności i wykonywaniu zwrotu towaru informacja o płatności nie jest wysyłana na terminal. W takiej sytuacji płatność należy rozliczyć bezpośrednio na terminalu zgodnie w informacją wyświetloną na ekranie loga:
Po wykonaniu transakcji wyświetlany jest komunikat:
„Czy zwrot został wykonany poprawnie?”Tak – dokument jest zapisywany na stałe i zostaje rozliczony
Nie – wyświetlany jest kolejny komunikat:
„Transakcja nie została zakończona poprawnie, czy powtórzyć transakcję?”
Z dostępnymi opcjami:
Tak – użytkownik ma możliwość wykonania ponownego zwrotu na terminalu
Nie – dokument jest zapisywany na stałe i nie jest rozliczany
Uwaga
Przed uruchomieniem współpracy z terminalem należy upewnić się, że operator wystawiający dokumenty w Detalu nie ma ustawionego zakazu do rejestru powiązanego z płatnością wysyłaną na terminal. W przeciwnym wypadku karta zostanie obciążona, ale podczas synchronizacji do Optimy, KP nie zostanie utworzone, a dokument nie będzie rozliczony.
Ustawienia ogólne
Ustawienia ogólne to miejsce, gdzie zgromadzono parametry konfiguracyjne określające sposób działania stanowiska sprzedaży w Comarch ERP OptimaDetal.
Ustawienia ogólneOtwarcie / Zamknięcie zmiany – jeżeli parametr jest zaznaczony na stanowisku możliwe jest otwieranie i zamykanie zmian, co ułatwi rozliczanie stanu kasy gotówkowej na stanowisku.
Szybkie logowanie – określa sposób logowania do programu opierający się głównie na przyciskach, a przez to prostszy, szybszy i lepiej przystosowany do pracy z ekranami dotykowymi.
Obowiązkowa sprzedaż od wartości – zaznaczenie parametru powoduje, że podczas dodawania pozycji na Paragon użytkownik będzie zobowiązany do określenia wartości sprzedawanego towaru/usługi. W oparciu o podaną wartość oraz cenę pozycji zostanie wyliczona ilość.
Parametr nie ma znaczenia w przypadku dodawania pozycji kaucyjnych (nie pojawia się okno edycji wartości pozycji kaucyjnej).
Kontrola stanów magazynowych – w przypadku, gdy parametr jest zaznaczony podczas sprzedaży kontrolowana będzie dostępność towarów i kaucji na magazynie przypisanym do stanowiska sprzedaży. Jeżeli towaru brakuje na magazynie lub ilość dostępna jest niewystarczająca, nie zostanie on dodany na Paragon, a program wygeneruje komunikat: Nie można dodać pozycji na paragon. Brak x,xxxx j.m. W magazynie. Informacja o brakach – zaznaczenie parametru skutkować będzie tym, że podczas sprzedaży w przypadku braku lub niewystarczającej ilości towaru/kaucji użytkownik otrzyma informację: Brak x,xxxx j.m. W magazynie. Mimo to możliwe będzie dodanie towaru.
Równoczesne zaznaczenie parametrów Kontrola stanów magazynowych oraz Informacja o brakach jest niemożliwe.
Pobieraj rabaty kontrahenta – jeżeli parametr ten jest zaznaczony, podczas sprzedaży na stanowisku detalicznym, po wybraniu kontrahenta na Paragon pobierane są rabaty lub ceny kontrahenta, zdefiniowane w programie Comarch ERP Optima. Wyjątkiem jest kontrahent !NIEOKREŚLONY!, dla którego rabaty oraz ceny kontrahenta nie są pobierane.
Automatyczne drukowanie paragonów na drukarce zwykłej – dotyczy sytuacji, w której do stanowiska nie jest podłączona drukarka fiskalna. Jeśli parametr jest zaznaczony, po zakończenie paragonu będzie on drukowany na drukarce zwykłej, ustawionej jako domyślna w systemie operacyjnym. Jeśli parametr zostanie odznaczony, paragon nie będzie drukowany.
Pytanie o fiskalizację paragonu – zaznaczenie parametru powoduje, że w momencie zatwierdzania Paragonu pojawi się pytanie „Czy fiskalizować paragon?”. Jeżeli użytkownik wybierze w oknie opcję: Tak – paragon zostanie wydrukowany na drukarce fiskalnej. Wybór opcji: Nie – skutkuje wydrukiem paragonu na drukarce zwykłej.
Uwaga
Jeśli w konfiguracji Detalu nie wybrano drukarki fiskalnej lub wybrano drukarkę, ale jednocześnie określono, że ma ona pracować w trybie On-line, wówczas zaznaczenie parametru Pytanie o fiskalizację paragonu będzie niemożliwe.
Drukowanie KP/KW na drukarce fiskalnej – przy zaznaczonym parametrze drukowanie wpłat/wypłat będzie realizowane na drukarce fiskalnej. W innym przypadku KP/KW drukowane będzie na drukarkę zwykłą.
Drukowanie raportów zmianowych na drukarce fiskalnej – zaznaczenie parametru spowoduje, że raporty zmianowe będą się drukować na drukarce fiskalnej. W innym przypadku wydruk realizowany będzie na zwykłej drukarce.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Drukuj NIP nabywcy – umożliwia wydruk numeru NIP nabywcy na paragonie fiskalnym.
Uwaga
Operacja jest możliwa wyłącznie na tych drukarkach fiskalnych, które posiadają taką funkcjonalność.
W przypadku pracy drukarki w trybie on-line, aby NIP został wydrukowany na paragonie należy wybrać kontrahenta przed dodaniem pierwszej pozycji.
Wydruk faktury gastronomicznej – na wydrukach faktur zamiast poszczególnych towarów widnieć będą pozycje o nazwie „Usługa gastronomiczna” w rozbiciu na stawki VAT.
Liczba otwartych paragonów – określa ile paragonów może być otwartych jednocześnie na stanowisku sprzedaży.
Maksymalna wartość tego parametru to 100 paragonów. Zaznaczenie parametru Bez ograniczeń pozwala na wystawienie nieograniczonej liczby otwartych paragonów na danym stanowisku.
Uwaga
Jeśli w konfiguracji drukarki fiskalnej zaznaczono parametr Praca On-line wówczas liczba otwartych paragonów musi być równa 1.
Jeśli liczba otwartych paragonów jest większa od 1 lub ustawiona na Bez ograniczeń możliwa jest praca z drukarką fiskalną tylko w trybie Off-line.
Ilość kopii wydruku FA/PA – wartość w polu określa ile egzemplarzy ma powstać podczas drukowania dokumentu. Parametr dotyczy wydruku faktur, paragonów drukowanych na drukarce zwykłej, a także zwrotów, pomyłek i korekt zarejestrowanych do tych dokumentów.
Konfiguracja modułu Comarch ERP Optima Detal w Comarch ERP Optima
Comarch ERP OptimaDetal jest integralną częścią programu Comarch ERP Optima. Przed rozpoczęciem pracy, moduł należy skonfigurować po stronie Comarch ERP Optima.
Uwaga
Warunki konieczne do rozpoczęcia pracy w Comarch ERP OptimaDetal:
określenie funkcji pracowników w Detalu,
przypisanie operatorom zdefiniowanych funkcji,
skonfigurowanie stanowiska pracy i wykorzystywanych w Detalu form płatności.
Funkcje pracowników w Comarch ERP Optima Detal
Każdy z pracowników punktu detalicznego powinien mieć ściśle określony zakres uprawnień. Z poziomu Konfiguracji programu/ Detal/ Funkcje Pracowników należy zdefiniować funkcje pracowników o różnych poziomach uprawnień i przypisać je poszczególnym operatorom pracującym na stanowisku detalicznym. Standardowo w programie zdefiniowane są 3 funkcje: Kasjer, Kierownik zmiany, Menadżer – można je modyfikować, usuwać oraz dodawać nowe:
– Dodaj operatora – dodanie nowej funkcji pracownika
– Zmień operatora – podgląd funkcji pracownika z możliwością modyfikacji.
– Usuń operatora – usunięcie funkcji pracownika.
Dodawanie funkcji pracownika:
Po wprowadzeniu w polu Kod nazwy funkcji nadajemy odpowiednie uprawnienia. Do wyboru dostępne są funkcje:
Zmiana ceny sprzedaży,
Rabat pozycji,
Rabat dokumentu,
Storno ostatniej pozycji,
Storno całego paragonu,
Wpłata do kasy,
Wypłata z kasy,
Ręczne otwarcie szuflady,
Raport fiskalny,
Raport okresowy,
Otwarcie zmiany,
Zamknięcie zmiany,
Podgląd stanu na wszystkich magazynach,
Podgląd stanu kasy,
Płatność innymi formami,
Faktura do paragonu,
Podgląd dokumentów własnych – jeżeli uaktywniona zostanie opcja „Podgląd dokumentów wszystkich”, parametr jest automatycznie włączany,
Podgląd dokumentów wszystkich,
Przekazanie paragonów,
Edycja obcych paragonów,
Zwrot towaru,
Dostęp do konfiguracji stanowiska,
Dostęp do konfiguracji interfejsu,
Płatność odroczona dla !Nieokreślonego,
Zmiana jednostki miary.
Uwaga
KOD FUNKCJI PRACOWNIKA jest unikalny. Nie mogą istnieć dwa identyczne kody!
Operatorzy
Aby dany operator mógł być pracownikiem punktu detalicznego musi być przypisany do jednej z funkcji pracownika w Detalu. W Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora – zakładka [Parametry] – znajduje się parametr Funkcja Detal. W tym miejscu należy wskazać wcześniej zdefiniowaną funkcję (Konfiguracja programu/ Detal/ Funkcje Pracowników) , którą operator będzie pełnił w Detalu.
W programie nie ma możliwości zarejestrowania operatora, którego konto zostało zablokowane (podobnie jak w przypadku standardowej wersji programu) – informacje o włączonej blokadzie sprawdzane są podczas synchronizacji Comarch ERP OptimaDetal z Comarch ERP Optima.
Stanowiska sprzedaży – Posy
Dla każdego stanowiska sprzedaży detalicznej możemy zdefiniować odrębne ustawienia w oparciu, o które będzie odbywała się sprzedaż. W gałęzi Konfiguracja firmy/ Detal/ Stanowiska ustalamy listę stanowisk pracy tzw. Posów.
Okno konfiguracji Stanowiska składa się z dwóch zakładek: [Ogólne] oraz [Operatorzy i płatności].
Kolejne pola znajdujące się na zakładce [Ogólne] to:
Numer stanowiska – nadawany automatycznie przez program. Poprzez ten numer odbywa się łączność między stanowiskiem Comarch ERP OptimaDetal a stanowiskiem zdefiniowanym w Comarch ERP Optima.
Nieaktywne – parametr pozwala określić dostęp do stanowiska Comarch ERP OptimaDetal. Jeśli jest włączony, przy próbie uruchomienia stanowiska w punkcie sprzedaży detalicznej generowany jest komunikat: Nie znaleziono stanowiska o podanym numerze (szczegółowe informacje dotyczące uruchamiania stanowiska Comarch ERP OptimaDetal zawarte są w rozdziale 3. „Konfiguracja Comarch ERP Optima Detal”).
Nazwa – nazwa stanowiska.
Domyślny magazyn – dokumenty wystawione na stanowisku sprzedaży detalicznej po imporcie do Comarch ERP Optima trafią na wskazany magazyn.
Grupa towarów – towary ze wskazanej grupy wysyłane są na stanowisko sprzedaży detalicznej.
Numer ceny – do wyboru z rozwijanej listy cen sprzedaży pobieranych z Konfiguracji firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług. Wyłącznie w oparciu o wybraną cenę możliwa będzie sprzedaż.
Definicja PA/ FS – definicja schematu numeracji dla Paragonów i Faktur Sprzedaży wystawianych w Detalu. Definicja musi zawierać człon SERIA. Standardowo w nowo kreowanych bazach definiowane są dla FA, PA schematy o numeracji: symbol dokumentu/ numer bez zer/ rok kalendarzowy/ seria. Jeżeli użytkownik nie posiada dla FA, PA schematu numeracji zawierającego człon SERIA, przed konfiguracją stanowiska z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel –takie schematy musi zdefiniować.
Definicja PAKOR/ FSKOR – definicja schematu numeracji dla Zwrotów do Paragonów i Faktur Sprzedaży wystawianych w Detalu. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli użytkownik nie posiada dla FSKOR, PAKOR schematu numeracji zawierającego człon SERIA, przed konfiguracją stanowiska z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel – takie schematy musi zdefiniować.
Definicja KP/ KW – definicja schematu numeracji dla zapisów generujących wpłaty i rozchód środków pieniężnych w danym punkcie sprzedaży detalicznej – wystawianych ręcznie (niepowiązanych z dokumentami). Definicja musi zawierać człon REJESTR. Standardowo w programie dla KP, KW zdefiniowane są schematy o numeracji: symbol dokumentu/ numer bez zer/ rok kalendarzowy/ rejestr. Przed konfiguracją stanowiska użytkownik może zdefiniować własne schematy (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa i Bank ). Definicja KP/ KW w polu Rejestr zawiera serię zdefiniowaną dla dokumentów wystawianych na stanowisku.
Definicja PKA – definicja schematu numeracji dla dokumentów Przyjęcia Kaucji wystawianych w Detalu. Definicja musi zawierać człon SERIA. Schemat numeracji PKA, przed konfiguracją stanowiska można zdefiniować z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Przyjęcie kaucji.
Pole Definicja PKA aktywne jest tylko w przypadku, gdy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Kaucje zaznaczono parametr Obsługaopakowań kaucjonowanych.
Seria dla dokumentów – w tym miejscu należy zdefiniować serię, która będzie występowała w numeracji Paragonów i Faktur Sprzedaży oraz niezależnych KP/ KW wystawionych na stanowisku sprzedaży.
Generuj WZ – jeżeli parametr jest zaznaczony to podczas wczytywania dokumentów wystawionych w Comarch ERP OptimaDetal automatycznie generowane są do nich dokumenty WZ/ WKA oraz WZKOR.
Dodaj składniki usług złożonych – jeżeli w Comarch ERP Optima Detal wystawiono dokumenty, na których znajdują się usługi złożone, na dokumenty wczytane do Comarch ERP Optima przeniesiona zostanie informacja o recepturze usługi. Dodatkowo jeżeli zaznaczono parametr Generuj WZ, wygenerowany zostanie dokument RW dla składników usług złożonych.
Stanowisko dla detalu 1. Ogólne
Zakładka [Operatorzy i płatności] składa się z dwóch list :
Operatorzy – należy tu wskazać operatorów mających dostęp do danego stanowiska. Lista wyboru zawiera wyłącznie operatorów, którzy na karcie mają zdefiniowaną funkcję pracownika (patrz pkt 3.2 „Operatorzy”).
Formy płatności – wtabeli tej użytkownik powinien określić, które spośród zdefiniowanych w systemie form płatności będą wykorzystywane na stanowisku sprzedaży. W tym celu należy:
Wybrać formy płatności spośród zdefiniowanych w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności.
Zdefiniować dla nich nazwy wyświetlane na wszystkich oknach związanych z płatnościami podczas pracy z modułem Comarch ERP Optima Detal na stanowisku.
Ustalić domyślną formę płatności. Standardowo, pierwsza dodana forma płatności ustawiana jest jako domyślna. Użytkownik ma możliwość zmiany.
Uwaga
Podczas definiowania płatności na liście dostępnych form NIE pojawią się formy płatności zablokowane w konfiguracji (w gałęzi dotyczącej modułu COMARCH ERP OptimaKasa/Bank) oraz formy płatności typu kompensata.
Przykład
W systemie Comarch ERP Optima utworzono trzy formy płatności typu przelew: z terminem 7 dni (przelew_7), 14 dni (przelew_14) oraz 21 dni (przelew_21). Na stanowisku sprzedaży POS2 wystawiane będą dokumenty płatne przelewem z terminem 7 dni oraz 14 dni. Dlatego Użytkownik powinien zdefiniować dla stanowiska tylko dwie formy płatności typu przelew, skojarzone ze zdefiniowanymi wcześniej formami: przelew_7, przelew_14 oraz nadać im nazwy wyświetlane w Detalu np. Przelew_7 i Przelew_14. Podczas wystawiania dokumentów na stanowisku sprzedaży operator będzie widział tylko dwie formy płatności przelew: Przelew_7 oraz Przelew_14.
Należy pamiętać, że wiążąc formę płatności dla stanowiska sprzedaży z formą utworzoną dla standardowego programu Comarch ERP Optima wybieramy również rejestr, do którego trafiać mają płatności związane z tą formą.
Stanowisko - zostanie dodane, zakładka Operatorzy i płatności
Uwaga
Po wykonaniu pierwszej synchronizacji stanowiska Comarch ERP OptimaDetal blokowana jest możliwość jego usunięcia.
Logowanie
W celu usprawnienia procesu logowania do systemu funkcjonują dwie opcjonalne metody logowania:
Logowanie standardowe – w trakcie logowania należy wprowadzić z klawiatury kod operatora oraz hasło (o ile zostało ustalone).
Okno logowania
Szybkie logowanie, opierające się głównie na przyciskach.
Szybkie logowanie
Tę metodę logowania użytkownicy mogą stosować o ile w Konfiguracji Detalu/ Ustawienia ogólne zaznaczono opcję Szybkie logowanie. Na skutek zaznaczenia tego parametru podczas logowania do systemu wyświetla się okno, w którym znajdują się ikony wszystkich operatorów uprawnionych do pracy na stanowisku.
Na przycisku operatora prezentowane są:
Kod operatora,
Pełniona funkcja (definiowana w Comarch ERP Optima w Konfiguracji programu/ Detal/ Funkcje Pracowników),
Informację o otwartych Paragonach – jeżeli operator posiada otwarte Paragony w górnej części przycisku w kolorze czerwonym pojawi się informacja: Otwarte paragony.
Przycisk operatora
Po lewej stronie okna znajdują się następujące zakładki:
[Program] – Wybranie tej zakładki, a następnie wskazanie właściwego operatora spowoduje, że wyświetlone zostanie okno do wprowadzenia hasła (o ile zostało ustalone), a następnie po prawidłowej autoryzacji przeniesie użytkownika do okna sprzedaży.
Zakładka Program jest domyślnie wybrany dlatego, o ile nie były wykonywane inne akcje, po uruchomieniu programu można od razu wybrać operatora w celu zalogowania.
[Konfiguracja] – wybór zakładki spowoduje zawężenie przycisków operatorów tylko do tych, którzy mają prawo do zmiany Konfiguracji stanowiska (w Comarch ERP Optima w Konfiguracji programu/ Detal/ Funkcje Pracowników zaznaczona opcja Dostęp do konfiguracji stanowiska). Po wybraniu operatora wyświetli się okno Konfiguracji.
[Hasło] – zakładka służy do zmiany hasła. Po jej wybraniu, wskazaniu operatora i potwierdzeniu jego aktualnego hasła pojawi się okno Zmiana hasła.
[Zakończ] – wybranie zakładki spowoduje zamknięcie programu.
Logowanie za pomocą kart magnetycznych.
Przy włączonym parametrze Szybkie logowanie (Konfiguracja/ Ustawienia ogólne) użytkownicy mogą korzystać z kart magnetycznych do logowania. Jeżeli w Konfiguracji/ Operatorzy zostały wczytane karty magnetyczne dla operatorów przeciągnięcie karty przez czytnik w oknie logowania spowoduje zalogowanie operatora do Konfiguracji lub okna sprzedaży, w zależności od wybranego wcześniej przycisku.
Proces wczytywania kart opisano szerzej w rozdziale 3.6. „Konfiguracja – operatorzy”.
Uwaga
Program obsługuje karty magnetyczne, na których informacje zapisane są tylko na jednym pasku oraz domyślne ustawienia czytników firmy Novitus (podpinanych do komputera przez port PS/2 lub USB).
Synchronizacja danych Comarch ERP Optima
Wszystkie wystawione w Comarch ERP OptimaDetal dokumenty:
Paragony,
Faktury Sprzedaży powstałe do Paragonów,
Korekty do Paragonów i Faktur
Przyjęcia kaucji,
Zapisy kasowo/ bankowe wygenerowane do Paragonów,
Niezależne zapisy kasowe,
oraz:
Kontrahentów dodanych na stanowisku
można zaimportować do Comarch ERP Optima.
Proces synchronizacji danych z Comarch ERP OptimaDetal do Comarch ERP Optima odbywa się:
Ręcznie – poprzez funkcję Wymiana danych – Detal / Mobilna sprzedaż lub
Automatycznie – za pomocą usługi Comarch Automat Synchronizacji.
Synchronizacja ręczna
Funkcja Wymiana danych - Detal / Mobilna sprzedaż jest dostępna z poziomu aplikacji Comarch ERP Optima w menu Narzędzia. Jej uaktywnienie generuje okno:
Wczytywanie dokumentów do Comarch ERP Optima
Przed wczytaniem dokumentów do programu Comarch ERP Optima użytkownik może wywołać raport towarów, których może brakować, aby pokryć sprzedaż zrealizowaną w Detalu.
Po wybraniu Stanowiska i wciśnięciu ikony Kontrola zasobówprogram wyliczy ewentualne braki w magazynie przypisanym do wskazanego stanowiska i wyświetli je w odrębnym oknie. Możliwe jest również wygenerowanie listy braków dla wszystkich stanowisk jednocześnie, w tym celu w polu Stanowisko należy wybrać opcję Wszystkie.
Na podstawie Paragonów wystawionych w Detalu wyliczana jest łączna ilość sprzedanych towarów w ramach danego dnia i magazynu, a następnie porównywana jest ona ze stanem towaru (Magazyn/ Zasoby/ kolumna Ilość) w magazynie przypisanym do stanowiska. Jeżeli ilość w magazynie jest mniejsza niż ilość sprzedana na stanowisku detalicznym – różnica (wyrażona w jednostce podstawowej towaru) wykazywana jest jako brak w oknie Kontroli zasobów, w kolumnie Ilość.
Oprócz kolumny Ilość w oknie Kontroli zasobów dostępne są następujące kolumny:
Data – na którą wykazano braki towarów potrzebnych do zrealizowania sprzedaży w danym dniu,
Magazyn – na którym zarejestrowano braki,
Kod – kod brakującego towaru,
Nazwa – nazwa brakującego towaru.
Na oknie dostępne są również przyciski PW, PZ oraz ZD, dzięki którym możliwe jest uzupełnienie braków poprzez automatyczne wygenerowanie dokumentów Przyjęcia Wewnętrznego, Przyjęcia zewnętrznego lub Zamówienia u dostawcy.
Kontrola zasobów przy synchronizacji
Właściwości dotyczące tworzenia dokumentów PW, PZ, ZD:
Dla każdego magazynu i każdej daty, na które wykazano braki tworzony jest odrębny dokument.
Dokumenty generowane są dla kontrahenta !Nieokreślony!.
Data wystawienia na dokumencie to data, która została wykazana na raporcie braków.
Towary na dokumencie dodawane są w ilościach pozwalających na pokrycie braków.
Towary dodawane są na dokument w ostatniej cenie zakupu.
Dokumenty zapisywane są do bufora.
Aby wczytać dokumenty wystawione na stanowisku sprzedaży do programu Comarch ERP Optima w polu Stanowisko należy wybrać jego nazwę, i wcisnąć ikonę Uruchom synchronizację. W polu Stanowisko można też wybrać opcję Wszystkie – wówczas zaimportowane zostaną dokumenty z wszystkich stanowisk.
Wczytywanie dokumentów z Detalu
Synchronizacja automatyczna
Automatyczna synchronizacja danych polega na wczytywaniu danych z Comarch ERP OptimaDetal do systemu Comarch ERP Optima regularnie w określonych odstępach czasowych bez konieczności ręcznego wywoływania importu przez użytkownika.
Uwaga
Aby Synchronizacja automatyczna działała, w pierwszym kroku należy uruchomić Serwis Operacji Automatycznych – Start/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Serwis operacji automatycznych/ Parametry. Szczegóły konfiguracji serwisu zostały opisane w podręczniku Comarch ERP Optima - Ogólne i Konfiguracja.
Usługa Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych instalowana jest wraz z systemem Comarch ERP Optima.
Konfiguracja parametrów synchronizacji automatycznej odbywa się w Konfiguracji programu/ Automat synchronizacji.
W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do obecnie używanej bazy konfiguracyjnej. Dla każdej z baz na zakładce [Optima Detal/ Mobile Sprzedaż] można włączyć automatyczną synchronizację, a także określić w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością będzie się ona odbywać.
Synchronizacja automatyczna
Dodatkowo w Konfiguracji programu/ Automat synchronizacji/ Operator należy wpisać akronim Operatora oraz jego hasło do programu Comarch ERP Optima (o ile zostało ustalone).
Uwaga
W przypadku, gdy w trakcie synchronizacji automatycznej wystąpi błąd – np. brak towaru w magazynie, użytkownik nie zostanie o tym poinformowany komunikatem w programie Comarch ERP Optima tak, jak jest to w trakcie synchronizacji ręcznej, a synchronizacja zostanie przerwana.
Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach loga operacji, dostępnych z poziomu programu w zakładce [Narzędzia/Otwórz folder z logami].
Wczytywanie dokumentów do Comarch ERP Optima
Właściwości dotyczące importowanych dokumentów:
W pierwszej kolejności wczytywane są dokumenty PKA.
Na PA/ FA , PAKOR, FSKOR, PKA (zakładka [Płatności]) widoczny jest akronim operatora, który dany dokument wystawił.
Kategoriaskojarzona z dokumentem jest zgodna z ustawieniami na karcie kontrahenta (Comarch ERP Optima, Słowniki/ Kontrahenci, karta kontrahenta, zakładka [Ogólne]).
Kategoria elementu jest zgodna z kategorią sprzedaży ustaloną na karcie ewidencyjnej towaru (Comarch ERP Optima, Słowniki/ Cennik, pozycja cennika, zakładka [Ogólne]).
Pozycje towarowe występujące na Paragonie kilkakrotnie nie są agregowane do jednej pozycji.
Jeśli na Paragonie zostały sprzedane kaucje po imporcie trafią one na zakładkę [Kaucje] na dokumencie.
Jeżeli w ustawieniach stanowiska (Konfiguracja firmy/ Detal/ Stanowiska) zaznaczono parametr Generuj WZ, do importowanych dokumentów automatycznie generowane są dokumenty WZ/ WZKOR. Dokumenty te zapisywane są na trwałe. Ponadto jeżeli schematy numeracji dla dokumentu WZ/ WZKOR zawierają składnik SERIA i w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry zaznaczono parametry dotyczące przenoszenia serii na dokumenty i korekty powiązane, to automatycznie wygenerowane dokumenty WZ i WZKOR będą miały serię ustaloną dla stanowiska Detalu.
Nie jest uwzględniana blokada dla operatora dotycząca sprzedaży poniżej min. marży/ maks. rabatu.
Nie jest uwzględniany parametr na karcie kontrahenta (Słowniki/ Kontrahenci, zakładka Handlowe)Blokada wystawiania dok. rozchodowych.
Jako odbiorca Paragonu/ Faktury Sprzedaży występuje nabywca. Nie jest uwzględniany odbiorca domyślny zdefiniowany na karcie ewidencyjnej kontrahenta (zakładka [Dodatkowe]).
Płatności do Paragonów
Podczas wczytywania Paragonów do Comarch ERP Optima generowane są związane z nimi płatności. W ten sposób powstają:
Dla płatności odroczonych (przelew, gotówka z odroczonym terminem itp.) - zdarzenia w Preliminarzupłatności:
numer zdarzenia jest faktycznym numerem PA,
Dla płatności gotówkowych z terminem 0 dni – zapisy KP w aktualnym raporcie kasowym:
numer zapisu jest zgodny z domyślnym schematem numeracji dla KP zdefiniowanym w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Definicje dokumentów,
numer obcy zapisu jest faktycznym numerem PA.
Dla płatności kartą z terminem 0 dni – w zależności od ustawień parametru w konfiguracji programu Comarch ERP Optima(Konfiguracja/ Firma/ Kasa i Bank/ Parametry), Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową tworzone są:
zapisy KP (jeśli parametr jest zaznaczony),
zdarzenia w Preliminarzu o statusie nierozliczony (jeśli parametr jest odznaczony).
Jeżeli na jednym Paragonie określonych jest kilka form płatności związanych z powstaniem zapisów KP (np. część kwoty jest płacona gotówką, a część bonami lub część gotówką, a część kartą kredytową) - program podczas importu dokumentu tworzy kilka zapisów kasowych w aktualnych raportach, w rejestrach skojarzonych z wybranymi formami płatności. Jeżeli w jednym z rejestrów nie ma otwartego raportu – podczas importu zostaje wczytany Paragon bez wygenerowania płatności z nim wiązanych. W logu importu generowany jest komunikat
Aby poprawnie zakończyć import należy otworzyć odpowiedni raport.
W przypadku, gdy na Paragonie występowały kaucje podczas importu zawsze generowane są oddzielne płatności do kaucji.
Jeżeli Paragon został zapłacony kilkoma formami płatności, na dokumencie zaimportowanym do Comarch ERP Optima na zakładce [Ogólne] widoczna jest pierwsza z wykorzystanych form płatności. Wszystkie płatności związane z Paragonem są widoczne w zakładce [Płatności] dokumentu.
Uwaga
Zaznaczony parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Parametry) NIE MA zastosowania podczas anulowania Paragonu zaimportowanego z Comarch ERP OptimaDetal do Comarch ERP Optima. Powiązane z anulowanym Paragonem zapisy kasowo/ bankowe nie są usuwane
Niezależne zapisy KP/ KW (niepowiązane z dokumentami zapisy kasowo/ bankowe):
Numer zapisu jest zgodny ze schematem numeracji dla KP zdefiniowanym w Konfiguracji firmy/ Detal/ Stanowiska na formularzu stanowiska, definicja KP/ KW.
Wiadomości ogólne
Moduł Comarch ERP Optima Detal został stworzony z myślą o punktach sprzedaży detalicznej. Umożliwia wystawianie Paragonów oraz powiązanych z nimi Faktur Sprzedaży. Elastyczny układ ekranu optymalizuje pracę pod kątem wprowadzania dokumentów za pomocą klawiatury oraz przy wykorzystaniu ekranów dotykowych. Moduł jest ściśle powiązany z programem Comarch ERP Optima - stanowi jego końcówkę sprzedażową. W podręczniku szczegółowo opisano funkcje Comarch ERP Optima Detal oraz ich powiązanie z systemem Comarch ERP Optima.
Uwaga
Uprawnienia do pracy z modułem Comarch ERP Optima Detal muszą być zapisane w kluczu HASP lub kluczu wirtualnym. Użytkownicy programu przed uruchomieniem Comarch ERP OptimaDetal powinni zaprogramować klucz HASP przy pomocy pliku otrzymanego od Comarch S.A. Poza licencją na moduł Detal pobierana jest również licencja na moduł Kasa/Bank lub Kasa/Bank Plus. W przypadku jednoczesnej pracy na tym samym stanowisku Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP Optima Detal pobierana jest jedna licencja na moduł Kasa/Bank lub Kasa/Bank Plus.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Każde stanowisko z aplikacją Comarch ERP Optima Detal wymaga dostępu do modułu Detal oraz Kasa/Bank lub Kasa/Bank Plus. Aplikacja Detal działa w oparciu o dane przesyłane do i z Comarch ERP Optima, dlatego też do synchronizacji cennika, listy kontrahentów, dokumentów i płatności wymagany jest moduł Faktury, Handel lub Handel Plus. Przy równoczesnej pracy Comarch ERP Optima i Comarch ERP Optima Detal każdy z programów wymaga oddzielnego dostępu do modułu Kasa/Bank lub Kasa/Bank Plus.
Uwaga
Przed instalacją Comarch ERP OptimaDetal należy zainstalować środowisko .NET Framework 3.5 oraz .NET Framework 4.0. Instalator można pobrać ze strony download.microsoft.com.
Aplikacja Comarch ERP OptimaDetal pracuje na komputerach wyposażonych w systemy operacyjne Windows:
Server 2008,
Windows 7,
Windows 8,
Windows Server 2012.
Windows 10.
Windows Server 2016
Uwaga
Wsparcie dla systemów operacyjnych Windows Server 2008 oraz Windows Server 2008R2 świadczone jest do końca roku 2018.
Praca w Comarch ERP Optima Detal
Wyloguj
- funkcja umożliwia zakończenie pracy na stanowisku lub zmianę zalogowanego operatora. Powoduje przejście z okna sprzedaży do okna logowania. Z tego poziomu poprzez przycisk można zakończyć działanie aplikacji.
Jeżeli zalogowany operator ma otwarte paragony podczas próby wylogowania z programu pojawi się okno z komunikatem: Czy chcesz przekazać otwarte paragony innemu operatorowi. Z poziomu okna operator może wybrać przycisk Przekaż paragony (jeżeli ma prawo do tej operacji i na programie pracują również inni operatorzy), Anuluj paragony – paragony zostaną anulowane, lub Anuluj – wycofanie akcji Wyjście.
Wyloguj
Uwaga
Jeżeli na stanowisku znajduje się otwarty Paragon, przy próbie zakończenia pracy programu generowany jest komunikat: Nie można zakończyć programu, ponieważ otwarte są paragony.
Operator
- funkcja umożliwia chwilowe zalogowanie do stanowiska pracy operatora o wyższych uprawnieniach. Może być wykorzystywana w sytuacji, gdy aktualnie zalogowany pracownik nie ma dostępu do funkcji, którą w danym momencie trzeba wykonać. Po zalogowaniu operatora o wyższych uprawnieniach przycisk ulega zmianie na - po jego wciśnięciu następuje zmiana na wcześniej zalogowanego operatora. Jeżeli nie zostanie wybrana akcja Przywróć operatora – podczas rozpoczęcia kolejnego Paragonu nastąpi automatyczne przelogowanie na poprzedniego pracownika.
Funkcja wykorzystywana jest także do blokowania stanowiska pracy, jeśli operator musi np. opuścić je na chwilę (jej włączenie powoduje pojawienie się okna logowania – należy podać poprawne dane autoryzacyjne aby powrócić do pracy).
Przeloguj
- przycisk dostępny na oknie wyboru paragonu, przy pracy z wieloma paragonami. W odróżnieniu od przycisku Operator, dostępnego na oknie wystawiania paragonu, przycisk ten służy do trwałego przelogowania operatora. Po wybraniu tego przycisku pojawia się takie samo okno jak przy logowaniu. Wybór innego operatora powoduje, przelogowanie na tego operatora oraz zmianę okna z paragonami. Po wybraniu innego operatora, wyświetlane jest okno z wszystkimi paragonami. Nowo zalogowany operator ma dostęp jedynie do paragonów pustych i tych wystawionych przez siebie chyba, że w Konfiguracji programu/ Detal/ Funkcje Pracowników zaznaczono parametr Edycja obcych paragonów. W ten sposób wielu operatorów może tworzyć po kilka paragonów i przelogowywać się pomiędzy sobą.
Jeśli podczas wystawiania paragonu nastąpi chwilowe przelogowanie na innego operatora, za pomocą przycisku Operator, to po wybraniu opcji Przełącz paragon, zostanie przywrócony ten operator, który rozpoczął wystawianie paragonu.
Sprzedaż
Wiele paragonów
W Comarch ERP OptimaDetal istnieje możliwość wystawiana kilku paragonów jednocześnie na jednym stanowisku. Dla punktów gastronomicznych, takich jak: restauracje, kawiarnie, pizzerie, fast food, puby, bary, kluby, wystawianie wielu paragonów równocześnie daje możliwość szybkiej i sprawnej obsługi gości oraz dostęp do bieżących informacji takich jak stan kasy i stan stolików.
Okno wyboru paragonu
Jeśli w Konfiguracji w obszarze Ustawień ogólnych określono liczbę paragonów większą niż 1 lub zaznaczono parametr Bez ograniczeń, po zalogowaniu do programu pojawia się okno wyboru paragonu, na którym widoczne są przyciski oznaczające puste paragony.
Okno wyboru paragonu - liczba otwartych paragonów - 3
Jeśli w konfiguracji określono konkretną liczbę otwartych paragonów, na oknie pojawi się tyle przycisków paragonów, ile wpisano w konfiguracji. Przy wyborze parametru Bez ograniczeń na oknie pojawi się tylko dwa przyciski: Przycisk paragonu i przycisk Utwórz nowy, który pozwala na dodanie przycisku pustego paragonu na oknie. Nowy przycisk paragonu można dodać tylko, jeśli wszystkie paragony na oknie są rozpoczęte, czyli nie występuje żaden przycisk paragonu pustego.
Okno wyboru paragonu - liczba otwartych paragonów - Bez ograniczeń
Poprzez wybór przycisku oznaczającego paragon operator przechodzi do okna wystawiania paragonu i może rozpocząć jego wystawianie. Zapłacenie lub zakończenie paragonu powoduje powrót do okna wyboru paragonu.
Do przełączania między oknami wystawiania paragonu i wyboru paragonu służy przycisk funkcyjny .
Uwaga
Jeśli została wybrana opcja pracy z wieloma paragonami, należy dodać przycisk Przełącz paragon do okna sprzedaży, aby operator mógł przełączać się pomiędzy poszczególnymi otwartymi paragonami.
Jeśli paragon ma być w przyszłości kontynuowany, a jest konieczność wystawiania kolejnego kasjer powinien wybrać przycisk Przełącz paragon. Po jego naciśnięciu paragon jest zapisywany do bufora a program wraca do okna wyboru paragonów.
Dla już rozpoczętego paragonu, na przycisku wyświetlane są informacje: tytuł paragonu ustalany w konfiguracji sekcji Paragon z kolejnym numerem, operator wystawiający paragon, kwota paragonu i kontrahent.
Paragon rozpoczęty, to taki, na którym wykonano jedną (lub więcej) operacji:
dodano pozycję;
ustawiono rabatu paragonu;
przypisano kontrahenta.
Po anulowaniu wszystkich operacji wykonanych na rozpoczętym paragonie, jest on wyświetlany jako paragon pusty (przy ustawieniu określonej liczby otwartych paragonów) lub zostaje usunięty (przy opcji Bez ograniczeń).
Po naciśnięciu przycisku z paragonem, który już jest rozpoczęty, program przechodzi do okna wystawiania paragonu, w którym możliwe jest kontynuowanie paragonu oraz korekty istniejących zapisów, w zależności od uprawnień operatora.
Zwrot towaru
Użytkownik, który w Comarch ERP Optima w Konfiguracji programu/ Detal/ Funkcje Pracowników ma włączony parametr Zwrot towaru, może na stanowisku detalicznym przyjmować zwroty towarów, ewidencjonować korekty oraz rejestrować pomyłki.
Korekty mogą być wystawiane dwojako:
poprzez wywołanie funkcji Zwrot towaru za pomocą przycisku funkcyjnego, umieszczonego uprzednio w oknie sprzedaży, lub
z poziomu listy dokumentów dostępnej po wybraniu przycisku Zestawienia. Zarówno w oknie Zestawienie Faktur jak i w oknie Zestawienie Paragonów umieszczono przycisk Zwrot towaru, umożliwiający wystawienie korekty.
Na liście Paragonów dodatkowo dostępny jest przycisk Pomyłka – za jego pomocą użytkownik będzie mógł zarejestrować pomyłki.
Po wybraniu w oknie sprzedaży przycisku funkcyjnego Zwrot towaru otworzy się okno Lista dokumentów do korekty. Domyślnie w oknie wyświetlana jest lista Paragonów bez dokumentów korygujących.
Użytkownik z poziomu okna Lista dokumentów do korekty ma możliwość zmiany widoku, w zależności od potrzeby na listę Faktur lub Paragonów, wybierając odpowiedni przycisk (Faktury/Paragony) dostępny z poziomu okna
Aby wystawić korektę lub zaewidencjonować pomyłkę należy zaznaczyć na liście dokument do korekty i wcisnąć odpowiednio przycisk Zwrot towaru lub przycisk Pomyłka. W efekcie program wróci do okna głównego, na którym wyświetli się zawartość korygowanego dokumentu. Okno Zwrotu towaru oprócz standardowych kolumn dostępnych na oknie Paragonu zawiera kolumnę Zwrot – w której prezentowana będzie zwracana ilość. W kolumnie Wartość – wyświetlana jest z kolei wartość zwracanego towaru.
Po ustawieniu kursora na zwracanej pozycji i wybraniu przycisku pojawi się okno do wprowadzenia zwracanej ilości. Jeżeli jest to pierwsza korekta domyślnie w oknie tym będzie się podpowiadać ilość z pozycji paragonu. Jeżeli jest to kolejna korekta wówczas podpowie się maksymalna możliwa do zwrotu ilość po uwzględnieniu wszystkich korekt wystawionych wcześniej do danego dokumentu. Nie można wprowadzić ilości większej niż domyślnie wyświetlanej w oknie.
Uwaga
W przypadku, gdy pozycja została skorygowana całkowicie po wyborze funkcji Zwróć ilość pojawi się komunikat: Towar całkowicie zwrócony!
Po skorygowaniu wszystkich zwracanych/ błędnych pozycji użytkownik może wybrać opcję Zapłać w celu dokończenia transakcji lub wycofać się z niej za pomocą przycisku .
Korekty w Comarch ERP OptimaDetal można wystawiać również z poziomu okna Zestawienie paragonów oraz okna Zestawienie faktur (dostępnych po wywołaniu funkcji Zestawienia). W oknach tych umieszczono przycisk Zwrot towaru, a w przypadku Zestawienia paragonów również przycisk Pomyłka do ewidencji pomyłek.
Zarejestrowane w Detalu Zwroty oraz Pomyłki do Paragonów po imporcie do systemu Comarch ERP Optima będą wykazywane odpowiednio w Ewidencji zwrotów i reklamacji lub w Ewidencji pomyłek dla kasy rejestrującej.
Aby wystawienie korekty do Paragonu było możliwe muszą być spełnione następujące warunki:
Paragon nie jest przekształcony do Faktury Sprzedaży.
Na Paragonie jest chociaż jedna pozycja, która nie została jeszcze zwrócona.
Nie wystawiono Paragonu Korekty lub Faktury Sprzedaży do Paragonu w programie Comarch ERP Optima.
Paragon nie został anulowany w programie Comarch ERP Optima.
Zwrot towaru do Faktury można wykonać pod warunkiem, że:
Na Fakturze jest chociaż jedna pozycja, która nie została jeszcze zwrócona.
Nie wystawiono korekty do Faktury w programie Comarch ERP Optima.
Nie anulowano Faktury w programie Comarch ERP Optima.
Uwaga
Jeżeli na dokumencie korygowanym występowały kaucje, korekta nie będzie ich obejmować.
Uwaga
Nie można wykonać korekt do dokumentów korygujących. W przypadku próby wykonania takiej korekty pojawi się komunikat: Dokument jest korektą. Zwrot niemożliwy.
Płatności do dokumentów
Po wprowadzeniu wszystkich towarów na Paragon należy zdecydować w jaki sposób dokument zostanie zapłacony. W tym celu można wykorzystać dwie funkcje: Zapłać lub Zakończ.
Zapłać
– po wywołaniu funkcji generowane jest okno umożliwiające rozliczenie Paragonu dostępnymi formami płatności.
Okno płatności
W oknie widoczne są przyciski odpowiadające poszczególnym formom płatności zdefiniowanym w Comarch ERP Optima (Konfiguracja firmy/ Detal/ Stanowiska – formy płatności dla detalu). Ich dostępność jest uwarunkowana następującymi czynnikami:
jeżeli Paragon jest wystawiany na kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO i operator w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników otrzymał prawo do Płatności odroczonych dla !Nieokreślonego, w oknie płatności dostępne są wszystkie formy zdefiniowane dla Detalu w Comarch ERP Optima. W przypadku, gdy operator nie otrzymał prawa do Płatności odroczonych dla kontrahenta !Nieokreślonego, w oknie płatności dostępne będą tylko formy płatności o typie Gotówka z terminem 0 dni.
jeżeli Paragon wystawiany jest dla określonego kontrahenta, w oknie płatności dostępne są wszystkie formypłatności zdefiniowane dla Detalu w Comarch ERP Optima.
jeżeli do stanowiska jest podłączona drukarka fiskalna, w Konfiguracji Comarch Detal/ Drukarka fiskalna formy płatności należy powiązać z nazwami fiskalnymi drukowanymi na zafiskalizowanym Paragonie. Jeśli dla którejś z form płatności nie zostanie ustalony odpowiednik, będzie ona nieaktywna w oknie płatności. Operator nie będzie mógł z niej skorzystać podczas wystawiania Paragonu.
jeżeli w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników operator nie otrzymał prawa do płatności innymi formami – w oknie dostępna będzie tylko domyślna forma płatności zdefiniowana w Konfiguracji firmy Comarch ERP Optima/ Detal/ Stanowiska – formy płatności dla detalu.
W polu Do zapłaty widoczna jest kwota Paragonu, którą można rozbić na poszczególne płatności. W polu Wpłata wpisujemy wpłacaną przez klienta kwotę, następnie wybieramy przycisk określający daną formę płatności. W nawiasach, pod nazwą formy płatności wyświetli się wprowadzona kwota. Jeżeli jest ona mniejsza od wartości Paragonu, w polu Pozostaje wyświetlona będzie różnica. Jeśli wpłacana kwota jest większa – informacja będzie widoczna w polu Reszta. Płatność do dokumentu rozbić można na wszystkie dostępne formy płatności.
Przykład
Przykład: Klient ma zapłacić za zakupione towary 71,40 zł:
20,00 zł gotówką,
51,40 zł przelewem.
Aby wykonać płatność do Paragonu, w polu Wpłata wpisujemy kwotę, która ma być rozliczona pierwszą formą płatności – 20,00zł: .
Następnie klikamy na przycisk Gotówka: (pod nazwą formy płatności pojawi się wprowadzona kwota).
W polu Wpłata wartość została automatycznie ustawiona na 51,40 zł .
Klikamy na przycisk .
Po wybraniu funkcji Zakończ Paragon jest zatwierdzany zgodnie z wybranymi formami płatności (20,00 zł – gotówką, 51,40 zł – przelewem).
W oknie płatności dostępna jest funkcja Wystaw fakturę umożliwiająca przekształcenie Paragonu do Faktury Sprzedaży (funkcjonalność została szczegółowo opisana tutaj)
Uwaga
Łączna wartość wpłaty poszczególnymi formami płatności musi być równa lub większa od wartości Paragonu. Tylko wtedy aktywna jest funkcja Zakończ powodująca rozliczenie Paragonu wybranymi przez operatora formami płatności.
Uwaga
Przycisk Zakończ dostępny o oknie płatności skutkuje zatwierdzeniem Paragonu. Naciśniecie przycisku Faktura powoduje taki sam efekt. Anulowanie operacji wystawiania FA do PA nie ma wpływu na zatwierdzony już Paragon.
Jeżeli do stanowiska podłączona jest drukarka fiskalna, po wywołaniu funkcji Zakończ lub Faktura (w oknie płatności) Paragon jest fiskalizowany. Jeżeli jednak w Konfiguracji Detalu / Ustawienia ogólne zaznaczono opcję Pytanie o fiskalizację paragonu, to po wywołaniu funkcji Zakończ lub Faktura najpierw pojawi się pytanie „Czy fiskalizować paragon?”. Jeżeli użytkownik wybierze w oknie opcję: Tak – paragon zostanie wydrukowany na drukarce fiskalnej. Wybór opcji: Nie - skutkuje wydrukiem paragonu na drukarce zwykłej.
Na Paragonie fiskalnym drukowany jest numer Paragonu z Comarch ERP OptimaDetal – opcja przydatna, jeśli będzie konieczne wystawienie do Paragonu Faktury Sprzedaży (ułatwi odnalezienie odpowiedniego PA).
Jeżeli do stanowiska podłączona jest szuflada wywołanie funkcji Zakończ powoduje otwarcie szuflady z gotówką. Po tej akcji okno płatności pozostanie na ekranie do momentu ponownego wybrania przycisku Zakończ lub dowolnego klawisza na klawiaturze.
Jeżeli stanowisko nie współpracuje z drukarka fiskalnąi wKonfiguracji Detalu/ Ustawienia ogólne zaznaczony jest parametr Automatyczne drukowanie paragonów na drukarce zwykłej, wydruk zostanie wysłany na drukarkę zdefiniowaną w systemie operacyjnym jako domyślna. Wydruki realizowane są w trybie graficznym (nie są obsługiwane drukarki igłowe).
Z poziomu okna płatności dokumentu (dot. Paragonów, Zwrotów towaru i Przyjęcia kaucji) wybierając przycisk . Użytkownik może wskazać Kontrahenta i osobę odbierającą dokument oraz wprowadzić Opis do dokumentu. Przycisk jest aktywny do momentu wybrania formy płatności.
Opis wprowadzony na Paragonie będzie kopiowany na dokumenty powiązane – Fakturę Sprzedaży i Zwrot towaru.
Kontrahent i opis
Zakończ
- powoduje automatyczne zamknięcie Paragonu wraz z jego rozliczeniem domyślną formą płatności (zdefiniowaną po stronie Comarch ERP Optima w Konfiguracji firmy/ Detal/ Stanowiska).
Jeżeli przy wystawianiu Paragonu nie zdefiniowano kontrahenta, domyślna forma płatności powinna być typu gotówka zterminem 0 dni. Jeżeli jako domyślna ustawiona jest inna forma płatności, a jednocześnie operator w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników nie otrzymał prawa do Płatności odroczonych dla !Nieokreślonego, program wygeneruje komunikat: Nie wybranokontrahenta. Aby zakończyć wystawianie PA należy wybrać kontrahenta lub anulować Paragon i zmienić domyślną formę płatności na płatność o typie gotówka z terminem 0 dni. Ustawienie terminów płatności można sprawdzić w Comarch ERP Optima (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności). Następnie w Konfiguracja firmy/ Detal/ Stanowiska – formy płatności dla detalu jako domyślną należy wybrać formę płatności o typie gotówka z terminem 0 dni. Po wykonaniu tej operacji konieczne jest przeprowadzenie synchronizacji bazy danych Comarch ERP OptimaDetal z bazą firmową Comarch ERP Optima. Następnie można powtórnie wystawić Paragon.
Uwaga
Jeżeli w Comarch ERP Optima (Konfiguracja firmy/ Detal/ Stanowiska) nie została zdefiniowana domyślna forma płatności, przy próbie wykorzystania funkcji Zakończ generowany jest komunikat: Nie można zakończyć Paragonu ponieważ nie ustawiono domyślnej formy płatności
Jeżeli do stanowiska podłączona jest drukarka fiskalna, po wywołaniu funkcji Zakończ Paragon jest fiskalizowany.
Jeżeli jednak w Konfiguracji Detalu / Ustawienia ogólne zaznaczono opcję Pytanie o fiskalizację paragonu, to po wywołaniu funkcji Zakończ najpierw pojawi się pytanie Czy fiskalizowawć paragon? Jeżeli użytkownik wybierze w oknie opcję: Tak – paragon zostanie wydrukowany na drukarce fiskalnej. Wybór opcji: Nie - skutkuje wydrukiem paragonu na drukarce zwykłej.
Na Paragonie fiskalnym drukowany jest numer Paragonu z Comarch ERP OptimaDetal – opcja przydatna, jeśli będzie konieczne wystawienie do Paragonu Faktury Sprzedaży (ułatwi odnalezienie odpowiedniego PA).
Jeżeli stanowisko nie współpracuje z drukarka fiskalną i wKonfiguracji Detalu/ Ustawienia ogólne zaznaczony jest parametr Automatyczne drukowanie paragonów na drukarce zwykłej, wydruk zostanie wysłany na drukarkę zdefiniowaną w systemie operacyjnym jako domyślna. Wydruki realizowane są w trybie graficznym (nie są obsługiwane drukarki igłowe).
Kasy domyślne dla operatora
W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość takiego zdefiniowania gotówki, by zapisy kasowe były wprowadzane do różnych rejestrów (raportów kasowych) w zależności od operatora, który je wystawia. Funkcja została dokładnie opisana w podręczniku użytkownika dla modułu Comarch ERP Optima Kasa/Bank , Comarch ERP Optima Faktury lub Comarch ERP Optima Handel.
Współpraca z drukarka fiskalną (tryb Off-line/On-line)
Tryb off-line
Podczas współpracy off-line z drukarką fiskalną Paragon drukowany jest dopiero po wprowadzeniu wszystkich pozycji. Zaletą tego rozwiązania jest możliwość bieżącej modyfikacji Paragonu (usuwanie wprowadzonych pozycji, zmiana ilości, ceny dla wszystkich pozycji,…).
Uwaga
Podczas pracy w trybie off-line z drukarką fiskalną nie są dostępne funkcje: Storno pozycji, Storno paragonu
– funkcja wywołuje okno edycyjne umożliwiające wpisanie nowej ceny sprzedaży dla wskazanego uprzednio towaru znajdującego się na Paragonie. Opcja jest aktywna dla wszystkich pozycji dodanych na Paragon.
Okno edycyjne funkcji "Zmień cenę"
Opcja jest aktywna jeśli w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników operator otrzymał prawo do zmiany cen sprzedaży.
Uwaga
Podczas zmiany ceny sprawdzany jest maksymalny rabat, jaki może być udzielony przez operatora.
Jeżeli nastąpi próba zmiany ceny, tak że nowa cena wymagałaby udzielenia rabatu wyższego niż zadeklarowany pojawi się komunikat: Maksymalny możliwy rabat to xx,xx %. Po potwierdzeniu komunikatu w polu Cena podpowie się najniższa wartość, jaką operator może wprowadzić, bez przekroczenia maksymalnego rabatu.
Zmień ilość
– funkcja wywołuje pole edycyjne służące do wpisania nowej ilości sprzedawanego towaru, wskazanego uprzednio na Paragonie.
Opcja jest aktywna dla wszystkich pozycji dodanych na Paragon.
Okno edycyjne funkcji "Zmień ilość"
Jeśli w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników operator otrzymał prawo do zmiany jednostki miary i jednocześnie dla towaru zdefiniowano jednostki pomocnicze, to z poziomu okna oprócz określenia ilości możliwa jest również zmiana jednostki na inną.
Okno edycyjne funkcji "Zmień ilość" - prawo do zmiany jednostki miary
W polu Jednostka miary użytkownik może wpisać kod odpowiedniej jednostki ręcznie lub wybrać ją z listy jednostek, wyświetlanej za pomocą przycisku Wybierz…
Na wywołanej w ten sposób liście prezentowane są takie dane jak:
Jednostka – w oknie wyświetlana jest jednostka podstawowa oraz wszystkie jednostki pomocnicze przypisane do towaru w Comarch ERP Optima.
Przelicznik – określający stosunek w jakim wybrana jednostka pozostaje do jednostki podstawowej. Np. wartość w polu równa 12,0000 oznacza, że na daną jednostkę przypada 12 jednostek podstawowych.
Cena – wyliczona w oparciu o przelicznik jednostki i cenę za jednostkę podstawową.
Cena wyświetlona w kolumnie zostanie zastosowana dla pozycji w danej jednostce na Paragonie.
Uwaga
Nie można zmienić jednostki pozycji, która jest Kaucją.
Lista jednostek miary pozycji
Zmień wartość
- funkcja wywołuje pole edycyjne służące do wpisania wartości sprzedawanego towaru, wskazanego uprzednio na Paragonie. W oparciu o podaną wartość oraz cenę pozycji zostanie wyliczona ilość. Opcja jest aktywna dla wszystkich pozycji towarowych dodanych na Paragon.
Okno edycyjne funkcji Zmień wartość
Uwaga
Jeśli przed zmianą wartości Operator zmieni cenę towaru lub udzieli rabatu- wówczas ilość towaru zostanie wyliczona zgodnie z wprowadzonymi zmianami.
Jeżeli Operator w pierwszej kolejności zmieni wartość pozycji, a następnie wprowadzi nową cenę lub udzieli rabatu, wartość zostanie wyliczona na nowo w oparciu o ilość oraz zmienioną cenę.
Rabat pozycji
- funkcja wywołuje pole edycyjne służące do wpisania rabatu procentowego dla wskazanego towaru znajdującego się na Paragonie. Zmianie ulega cena jednostkowa pozycji pobrana z karty ewidencyjnej towaru.
Jeżeli na pozycji wybrano pomocniczą jednostkę miary, to rabat zostanie udzielony od ceny, wyliczonej w oparciu o przelicznik zastosowanej jednostki oraz cenę za jednostkę podstawową pobraną z karty ewidencyjnej towaru.
Okno edycyjne funkcji Rabat pozycji
Opcja jest aktywna jeśli w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników operator otrzymał prawo do udzielania rabatu dla pozycji.
Uwaga
Nie można udzielić Rabatu pozycji, która jest Kaucją.
Jeżeli w Konfiguracji stanowiska detalicznego określono rabat maksymalny dla operatora to w przypadku, gdy nastąpi próba udzielenia rabatu wyższego niż zadeklarowany pojawi się komunikat: Maksymalny możliwy rabat to xx,xx %, a wprowadzony w polu edycyjnym rabat zostanie zmniejszony do ustalonego- maksymalnego poziomu.
Rabat paragonu
– funkcja wywołuje pole edycyjne służące do wpisania rabatu od całego Paragonu. Dla każdej pozycji towarowej PA zostanie udzielony rabat procentowy określony w polu Rabat.
Okno edycyjne funkcji Rabat paragonu
Opcja jest aktywna jeśli w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników operator otrzymał prawo do udzielania rabatu paragonu.
Uwaga
Jeżeli na liście znajdują się pozycje z ceną zerową lub operator wprowadzi Rabat pozycji/ Rabat paragonu skutkujący zerową ceną jakiejkolwiek pozycji znajdującej się na Paragonie – w momencie wykonania próby zapłacenia takiego dokumentu generowany jest komunikat: Nie można dokonać zapłaty ponieważ na Paragonie znajdują się pozycje z cena zerową.
Jeżeli w konfiguracji stanowiska detalicznego określono rabat maksymalny dla operatora to, w przypadku gdy nastąpi próba udzielenia rabatu wyższego niż zadeklarowany pojawi się komunikat: Maksymalny możliwy rabat to xx,xx % , a wprowadzony w polu edycyjnym rabat zostanie zmniejszony do ustalonego- maksymalnego poziomu.
Uwaga
Nie można zastosować jednocześnie funkcji Zmień cenę i Rabat pozycji/ Rabat paragonu.
Rabat udzielany jest zawsze w odniesieniu do ceny z karty towaru (cena widoczna w sekcji Lista towarów).
Zmiana ceny anuluje udzielony rabat.
Uwaga
Jeżeli na Paragonie występują Kaucje – Rabat paragonu nie będzie ich obejmował.
Usuń pozycję
- funkcja dostępna tylko podczas współpracy off-line z drukarką fiskalną. Powoduje usunięcie z Paragonu wskazanej pozycji towarowej.
Anuluj paragon
- funkcja powoduje anulowanie wystawianego Paragonu. Przed wykonaniem operacji generowany jest komunikat: Czy na pewno anulować otwarty Paragon? – operację należy potwierdzić.
Otwarcie szuflady
- funkcja powoduje otwarcie szuflady kasowej połączonej z drukarką fiskalną.
Uwaga
Funkcja Otwarcie szuflady jest aktywna podczas pracy, tylko pod warunkiem, że w konfiguracji drukarki fiskalnej (okno startowe Comarch ERP OptimaDetal, przycisk Zaloguj do konfiguracji) włączona jest opcja Szuflada.
Opcja jest dostępna jeśli w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników operator otrzymał prawo do ręcznego otwarcia szuflady.
Tryb on-line
Podczas pracy w trybie on-line Paragon drukowany jest na bieżąco (automatycznie drukowana jest zawsze przedostatnia pozycja dodana na PA). Przez co działanie poniższych funkcji różni się od ich funkcjonowania w trybie off-line.
Uwaga
Podczas pracy w trybie on-line z drukarką fiskalną funkcja Usuń pozycję jest dostępna tylko dla kaucji. Usunięcie pozycji towarowych jest niemożliwe- w przypadku pomyłki towary można jedynie stornować, ponieważ po dodaniu na Paragon są wysyłane na drukarkę fiskalną.
Zmień cenę
– funkcja wywołuje okno edycyjne umożliwiające wpisanie nowej ceny sprzedaży dla ostatniej pozycji dodanej na Paragon (opcja jest dostępna tylko i wyłącznie dla ostatniej pozycji Paragonu).
Opcja jest aktywna jeśli w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników operator otrzymał prawo zmiany cen sprzedaży.
Uwaga
Podczas zmiany ceny sprawdzany jest maksymalny rabat, jaki może być udzielony przez operatora.
Jeżeli nastąpi próba zmiany ceny, tak że nowa cena wymagałaby udzielenia rabatu wyższego niż zadeklarowany pojawi się komunikat: Maksymalny możliwy rabat to xx,xx %. Po potwierdzeniu komunikatu w polu Cena podpowie się najniższa wartość, jaką operator może wprowadzić, bez przekroczenia maksymalnego rabatu.
Zmień ilość
– funkcja wywołuje pole edycyjne służące do wpisania nowej ilości sprzedawanego towaru, jest aktywna wyłącznie dla ostatnio dodanej pozycji Paragonu.
W przypadku, gdy operator posiada prawo do zmiany jednostki miary (parametr w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników) i jednocześnie dla towaru zdefiniowano jednostki pomocnicze, to z poziomu okna wywołanego funkcją Zmień ilość możliwa jest również zmiana jednostki na inną.
Użytkownik może wpisać kod odpowiedniej jednostki ręcznie w polu edycyjnym lub wybrać ją z listy jednostek wyświetlonej za pomocą przycisku Wybierz…
Jeżeli na pozycji Paragonu zmieniono jednostkę miary na inną niż podstawowa, cena jednostkowa zostanie wyliczona zgodnie ze zdefiniowanym na karcie towaru przelicznikiem.
Zmień wartość
- funkcja wywołuje pole edycyjne służące do wpisania wartości dla ostatniej pozycji dodanej na Paragon. W oparciu o podaną wartość oraz cenę pozycji zostanie wyliczona ilość na pozycji. Opcja jest aktywna tylko i wyłącznie dla ostatniej pozycji Paragonu.
Uwaga
Jeśli przed zmianą wartości Operator zmieni cenę towaru lub udzieli rabatu- wówczas ilość towaru zostanie wyliczona zgodnie z wprowadzonymi zmianami.
Jeżeli Operator w pierwszej kolejności zmieni wartość pozycji, a następnie wprowadzi nową cenę lub udzieli rabatu, wartość zostanie wyliczona na nowo w oparciu o ilość oraz zmienioną cenę.
Rabat pozycji
– funkcja jest aktywna tylko dla ostatniej pozycji towarowej dodanej Paragon. Udzielony rabat wysyłany jest na drukarkę fiskalną jako oddzielna pozycja.
Opcja jest dostępna jeśli w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników operator otrzymał prawo do udzielania rabatu dla pozycji.
Jeżeli w konfiguracji stanowiska detalicznego określono rabat maksymalny dla operatora to w przypadku, gdy nastąpi próba udzielenia rabatu wyższego niż zadeklarowany pojawi się komunikat: Maksymalny możliwy rabat to xx,xx %, a wprowadzony w polu edycyjnym rabat zostanie zmniejszony do ustalonego- maksymalnego poziomu.
Uwaga
Nie można zastosować jednocześnie funkcji Zmień cenę i Rabat pozycji/ Rabat paragonu.
Rabat udzielany jest zawsze w odniesieniu do ceny z karty towaru (cena widoczna w sekcji Lista towarów).
Zmiana ceny anuluje udzielony rabat.
Rabat paragonu
– funkcja wywołuje pole edycyjne służące do wpisania rabatu od całego Paragonu. Opcja jest aktywna wyłącznie przed dodaniem pierwszej pozycji na Paragon.
Jeżeli w konfiguracji stanowiska detalicznego określono rabat maksymalny dla operatora to w przypadku, gdy nastąpi próba udzielenia rabatu wyższego niż zadeklarowany pojawi się komunikat: Maksymalny możliwy rabat to xx,xx %, a wprowadzony w polu edycyjnym rabat zostanie zmniejszony do ustalonego- maksymalnego poziomu.
Uwaga
Jeżeli na liście znajdują się pozycje z ceną zerową lub operator wprowadzi Rabat pozycji/ Rabat paragonu skutkujący zerową ceną jakiejkolwiek pozycji, po dodaniu takiej pozycji na Paragon, przy próbie jej wydrukowania wygenerowany zostanie komunikat: Nie można dokonać zapłaty ponieważ na Paragonie znajdują się pozycje z cena zerową.
Uwaga
Jeżeli na Paragonie występują Kaucje – Rabat paragonu nie będzie ich obejmował.
Storno pozycji
– funkcja ma zastosowanie tylko podczas pracy on-line. Powoduje wysłanie na drukarkę fiskalną informacji o wycofaniu pozycji - drukowana jest ona w ilości ujemnej. Przy pracy off-line wybraną pozycję Paragonu można usunąć funkcją Usuń pozycję.
Opcja jest aktywna jeśli w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników operator otrzymał prawo do wykonywania storna pozycji.
Storno paragonu
– funkcja jest dostępna tylko podczas pracy on-line z drukarką fiskalną. Jej zastosowanie powoduje wysłanie na drukarkę fiskalną informacji o wycofaniu wszystkich pozycji – drukowane są one w ilościach ujemnych.
Opcja jest aktywna jeśli w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników operator otrzymał prawo do wykonywania storna paragonu.
Anuluj paragon
- funkcja powoduje anulowanie wystawianego Paragonu. Przed wykonaniem operacji generowany jest komunikat: Czy na pewno anulować otwarty Paragon? – operację należy potwierdzić.
Otwarcie szuflady
- funkcja powoduje otwarcie szuflady kasowej połączonej z drukarką fiskalną.
Uwaga
Funkcja Otwarcie szuflady jest aktywna podczas pracy, tylko pod warunkiem, że w konfiguracji drukarki fiskalnej (okno startowe Comarch ERP OptimaDetal, przycisk Zaloguj do konfiguracji) włączona jest opcja Szuflada.
Opcja jest dostępna jeśli w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników operator otrzymał prawo do ręcznego otwarcia szuflady.
Towary
W oknie sprzedaży można umieścić sekcję Lista towarów (będzie ona widoczna przez cały czas) lub sam przycisk funkcyjny Lista towarów, który umożliwi wywołanie listy w dodatkowym oknie. Lista jest przydatna jeżeli sprzedaż odbywa się bez wykorzystania czytnika kodów kreskowych czy też w przypadku, gdy nastąpi problem z identyfikacją danego towaru po kodzie zwykłym lub EAN. Z poziomu listy nie ma możliwości dopisywania nowych towarów czy zmiany informacji na istniejących kartotek. W oknie towarów dostępne są kolumny Kod, Nazwa, Nr katalogowy, Kod EAN, Cena, VAT, Dostawca, Opis, JM (jednostka miary) – użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami ma możliwość wyboru wyświetlanych kolumn (więcej informacji na ten temat znajduje się tutaj).
Lista towarów jest przenoszona do Comarch ERP OptimaDetal podczas synchronizacji zgodnie z informacjami zdefiniowanymi po stronie Comarch ERP Optima (patrz tutaj).
Sekcja Lista towarów
W oknie dostępne są przyciski:
Szukaj – w pole można wpisać dowolny ciąg znaków. Po zatwierdzeniu przyciskiem Szukaj program zawęża listę towarów do takich, które zawierają podany ciąg.
Uwaga
Filtrowanielisty towarów odbywa się tylko po zawartości wyświetlonychkolumn. Jeżeli w Comarch ERP Optima do towaru przypisano wiele kodów EAN, to z poziomu okna możliwe jest wyszukiwanietylkopo kodzie EAN ustawionym dla towaru jako domyślny
Wybierz – zaznaczony towar dodawany jest na Paragon, okno pozostaje aktywne.
Wybierz i zamknij – zaznaczony towar dodawany jest na Paragon, okno zostaje zamknięte.
Zamknij – okno jest zamykane bez wykonania żadnej akcji.
Sprawdź stan – umożliwia sprawdzenie stanu dla pozycji, na której aktualnie ustawiony jest kursor. Po wybraniu przycisku pojawi się okno ze stanami wybranego towaru.
Współpraca z terminalem płatniczym
Aby ułatwić obsługę transakcji bezgotówkowych, w Comarch ERP Detal możliwa jest współpraca z:
terminalem płatniczym Verifone VX 520 dystrybuowanym przez eService,
terminalami Verifone VX 520, Ingenico iCT220 ETH i Ingenico Desk 3200 dystrybuowanymi przez First Data Polcard,
terminalami dystrybuowanym przez ING.
terminalami dystrybuowanymi przez Polskie ePłatności.
Za pomocą terminali płatniczych obsługiwane są następujące operacje kartą płatniczą:
Polcard
eService
ING
Polskie ePłatności
obciążenie karty płatniczej
zwrot środków płatniczych na kartę
Współpraca z terminalem jest możliwa po jego prawidłowym skonfigurowaniu. Informacje na ten temat znajdują się tutaj.Przyjęcie płatności za pomocą terminala płatniczego
Jeżeli podczas wystawiania paragonu, korekty do paragonu lub korekty do faktury zostanie wybrana płatność o typie Karta, która jest powiązana z terminalem płatniczym, wówczas obsługa płatności zostanie przekierowana na terminal. Gdy transakcja zostanie zaakceptowana na urządzeniu, dokument będzie rozliczony.
W przypadku niepowodzenia w Detalu zostanie wyświetlony komunikat: Transakcja nie została zakończona poprawnie, czy powtórzyć transakcję? Po zaakceptowaniu komunikatu nastąpi ponowna próba obciążenia karty płatniczej. W przypadku wybrania przycisku Nie, program przekieruje użytkownika ponownie do edycji paragonu.
Płatność do paragonu może zostać podzielona. Jeżeli dokument ma być rozliczony na przykład gotówką i kartą, wówczas na oknie płatności należy wprowadzić kwotę płatną gotówką, wybrać przycisk z płatnością gotówkową, a następnie przycisk z płatnością kartą. Kwota dla karty płatniczej zostanie przesłana do terminala płatniczego.
Wydawanie reszty w przypadku płatności kartą płatniczą nie jest możliwe – użytkownik nie może wpisać wyższej kwoty niż kwota wynikająca z transakcji.
Wydruk dokumentu na drukarce fiskalnej jest wykonywany dopiero po obciążeniu karty płatniczej. W sytuacji, gdy z jakiegoś powodu zafiskalizowanie dokumentu nie będzie możliwe, na ekranie zostanie wyświetlony komunikat: Płatność kartą została pobrana, ale paragon nie może być zapisany. Czy dokonać zwrotu pobranej płatności? Wybranie przycisku Tak pozwoli na zwrócenie środków na kartę. Po wybraniu opcji Nie, ponieważ karta została obciążona, należy wystawić dokument KW i zwrócić klientowi gotówkę.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Aktualizacja terminala, rozliczenie dnia
W górnym menu programu Detal, obok przycisku Raport fiskalny widoczny jest przycisk Terminal płatniczy ING. Przycisk dostępny jedynie po wybraniu modelu: ING lub ING – połączenie terminalowe.
Po jego naciśnięciu pojawią się do wyboru dwie opcje:
Rozlicz dzień – na terminal zostanie wysyłane polecenie zatwierdzenia transakcji w systemie transakcyjnym.
Włącz aktualizację terminala – na terminal zostanie wysłane polecenie aktualizacji terminala.
Po uruchomieniu z programu aktualizacji terminala, należy poczekać aż urządzenie po aktualizacji będzie gotowe do pracy.
Uwaga
Grupa Terminal płatniczy ING widoczna jest w przypadku nowych instalacji. Dla istniejących instalacji użytkownik ma możliwość utworzenia grupy poprzez opcję Konfiguracja układu ekranu.
Kontrola stanów
Podczas sprzedaży w programie Comarch ERP OptimaDetal możliwa jest kontrola dostępności towarów i kaucji w magazynie przypisanym do stanowiska.
W zależności od ustawień w Konfiguracji Detalu/ Ustawienia ogólne sprzedaż ilości większej niż dostępna może być blokowana (parametr Kontrola stanów magazynowych) lub dopuszczalna, ale poprzedzona stosownym ostrzeżeniem (parametr Informacja o brakach).
Stan towaru/ kaucji w magazynie wyliczany jest zgodnie z następującym algorytmem:
Ilość dostępna = N- X- Y gdzie:
N - ilość dostępna na bieżący dzień w magazynie w Comarch ERP Optima,
X - ilości na dokumentach wystawionych w Detalu na poszczególnych stanowiskach i nie wczytanych jeszcze do Comarch ERP Optima oraz
Y- ilości na Paragonach będących w edycji na wszystkich stanowiskach w Detalu.
Uwaga
W przypadku Paragonów będących w edycji na innym stanowisku ostatnia pozycja nie jest uwzględniana podczas obliczania ilości dostępnej.
Kontrola dostępności towarów w magazynie dotyczy zarówno pozycji sprzedawanych w jednostce podstawowej, jak i pozycji, na których wybrano inną (pomocniczą) jednostkę miary. Algorytm stosowany do wyliczenia ilości dostępnych jest analogiczny jak opisano powyżej, ale dla pozycji występujących na dokumentach w jednostkach pomocniczych najpierw następuje odpowiednie przeliczenie ilości na jednostkę podstawową.
Uwaga
Braki w komunikatach zawsze wyrażone są w jednostce podstawowej towaru.
Jeżeli w Konfiguracji zaznaczono parametr Kontrola stanów magazynowych i towaru nie ma w magazynie lub ilość dostępna jest niewystarczająca, podczas wystawiania Paragonu program wygeneruje komunikat: Nie można dodać pozycji na paragon. Brak x,xxxx j.m. w magazynie. Wefekcie towar nie zostanie dodany na Paragon.
W przypadku, gdy towar jest dostępny w magazynie, ale w ilości mniejszej od 1 podczas próby dodania towaru na dokument pojawi się komunikat: Nie można dodać pozycji o ilości 1,0000. Pozostało 0,xxxx j.m. w magazynie. Proszę wpisać ilość spełniającą kryterium. Po zatwierdzeniu komunikatu pojawi się okno umożliwiające wpisanie mniejszej ilości.
Jeżeli podczas zmiany ilości na pozycji wprowadzona zostanie liczba większa niż dostępna program wygeneruje komunikat: Nie można zmodyfikować pozycji. Brak x,xxxx j.m. w magazynie po czym zostanie wyświetlone okno zmień ilość w celu zmodyfikowania ilości lub wycofania się z tej akcji.
Uwaga
Kontrola dostępności działa zarówno dla towarów jak i kaucji, dlatego jeżeli brakuje kaucji powiązanej z towarem przez schemat opakowań, wówczas zarówno towar, jak i kaucja nie zostaną dodane na Paragon lub nie zostanie zmieniona ilość (w zależności od wykonywanej akcji).
Uwaga
Stany nie będą ponownie sprawdzane przy zatwierdzaniu dokumentu, dlatego jeśli w międzyczasie sprzedano towar na innym stanowisku lub został on wydany w Comarch ERP Optima, mogą pojawić się braki podczas synchronizacji.
Jeżeli w Konfiguracji zaznaczono parametr Informacja o brakach i w magazynie brak towaru/kaucji lub ilość dostępna jest niewystarczająca użytkownik podczas sprzedaży otrzyma informację: Brak x,xxxx j.m. W magazynie. Mimo to możliwe będzie dodanie towaru.
Sprawdzanie stanów na żądanie
Oprócz bieżącej kontroli stanów podczas dodawania towaru na dokument lub podczas zmiany ilości/wartości pozycji, możliwe jest również sprawdzanie stanów na żądanie w magazynie własnym oraz w innych magazynach. Stany dowolnego towaru/ kaucji można sprawdzić za pomocą przycisku funkcyjnego Sprawdź stan, który należy dodać w sekcji Przyciski na oknie sprzedaży. Przycisk ten jest ponadto dostępny z poziomu okna Lista towarów/ Lista kaucji.
Przycisk funkcyjny wywołuje okno, w którym po wyszukaniu towaru/ kaucji wyświetlany jest aktualny stan na magazynie przypisanym do danego stanowiska oraz na innych magazynach, o ile operator w Comarch ERP Optima w Konfiguracji programu/ Detal/ Funkcje Pracowników ma włączony parametr Podgląd stanu na wszystkich magazynach.
Jeżeli funkcja sprawdzania stanu zostanie wywołana z poziomu Paragonu, w oknie Stan magazynowy domyślnie podpowie się stan pozycji, na której aktualnie znajduje się kursor (z możliwością wyszukania i sprawdzenia innego kodu).
Okno Stan magazynowy wywołane przyciskiem funkcyjnym Sprawdź stan
Funkcja Sprawdź stan wywołana z poziomu Listy towarów lub Listy kaucji umożliwia sprawdzenie stanu dla pozycji, na której aktualnie ustawiony jest kursor. Po wybraniu przycisku pojawi się okno ze stanami wybranego towaru.
Uwaga
Wyliczony stan jest aktualny tylko na dany moment, przy ponownym wyświetleniu zostanie wyliczony na nowo..
Kontrahenci
Dostęp do listy kontrahentów definiuje przycisk funkcyjny Kontrahent. Z tego poziomu operator ma możliwość wskazania kontrahenta, dla którego zostanie wystawiony dokument. Dla listy dostępne są opcje:
Szukaj – w pole można wpisać dowolny ciąg znaków. Po zatwierdzeniu przyciskiem Szukaj program zawęża listę kontrahentów zgodnie z wprowadzonym ciągiem. Pole wyszukiwania na liście kontrahentów umożliwia filtrowanie listy według numeru NIP. Po wpisaniu numeru, jeżeli kontrahenta nie ma na liście i użytkownik kliknie w przycisk Dodaj, numer NIP z pola wyszukiwania zostanie przeniesiony na dodawaną kartę.
Dodaj – umożliwia dodanie do bazy Comarch ERP OptimaDetal nowego kontrahenta. Aby zatwierdzić formularz należy podać Kod i Nazwę kontrahenta – pola te są wymagane:
Kod – można wprowadzić 20 znakowy kod identyfikacyjny kontrahenta zawierający dowolny ciąg znaków. Kod musi posiadać unikalną wartość (w ewidencji nie mogą znajdować się dwaj kontrahenci o identycznym kodzie).
Uwaga
Po zatwierdzeniu formularza nie można zmienić wprowadzonego Kodu kontrahenta.
NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej można wprowadzić w postaci ciągu przy pomocy separatorów (kresek) lub bez – należy pamiętać, że musi on spełniać określony algorytm.
przycisk GUS – gdy numer NIP jest uzupełniony na formularzu, Użytkownik może pobrać nazwę oraz dane adresowe tego kontrahenta korzystając z przycisku GUS. Po wciśnięciu przycisku dane zostaną uzupełnione automatycznie. Do zapisu karty niezbędne jest uzupełnienie również kodu kontrahenta.Jeżeli z danym numerem NIP powiązana jest więcej niż jedna działalność, w programie zostanie wyświetlone okno, na którym należy wskazać podmiot, którego dane zostaną przeniesione na kartę.Dodatkowo jeśli wyszukiwany podmiot jest w stanie upadłości, likwidacji lub wykreślony, w dolnej części okna wyświetlana jest informacja o jego statusie.
Uwaga
Funkcjonalność jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.
PESEL – pole przeznaczone na wprowadzenie numeru PESEL.
Nazwa – program pozwala na wprowadzenie nazwy kontrahenta składającej się z trzech linii po 50 znaków każda.
Dane adresowe:
Kod pocztowy, Nr domu, Nr lokalu – system nie posiada kontroli formatu dla tych danych (można wpisać dowolny ciąg znaków), dopuszczalne jest wprowadzenie maksymalnie 10 znaków w każdym z pól.
Poczta, Miasto, Ulica, Nr telefonu – program dopuszcza wprowadzenie 40 znaków w każdym z pól, w polu Nr telefonu dopuszczalne jest wpisanie 20 znaków.
Osoba odbierająca – imię i nazwisko przedstawiciela kontrahenta.
Formularz kontrahenta
Edytuj – funkcja umożliwia zmianę informacji dotyczących kontrahentów już istniejących w bazie, z wyjątkiem Kodu kontrahenta, którego dla istniejących już klientów nie można zmienić.
Wybierz i zamknij – powoduje przypisanie zaznaczonego kontrahenta do dokumentu i automatyczne zamknięcie okna. W przypadku Paragonu informacja o wybranym kontrahencie jest widoczna w sekcji Podsumowanie Paragonu.
Zamknij – zamknięcie okna bez wykonania akcji.
Lista kontrahentów
Standardowo lista składa się z kolumn Kod, Nazwa, Pesel, NIP, EAN, Miasto, Ulica, Miasto, Kraj, Telefon, Uwagi. W zależności od uprawnień, operator może zmienić wygląd listy (szczegółowe informacje tutaj).
Jeśli w Comarch ERP Detal zostanie dodany kontrahent o takim samym numerze NIP jak kontrahent istniejący już w Comarch ERP Optima, ale z innymi danymi adresowymi, zostanie on zaimportowany do Comarch ERP Optima jako nowy kontrahent. Nie działa wówczas blokada sprawdzania występowania podobnych kontrahentów w Comarch ERP Optima.
Rabaty Kontrahenta
Jeżeli w KonfiguracjiComarch ERP OptimaDetal, w sekcji Ustawienia ogólne zaznaczono parametr Pobieraj rabaty kontrahenta to podczas sprzedaży na stanowisku detalicznym, po wybraniu kontrahenta na Paragon pobierane są rabaty lub ceny kontrahenta, zdefiniowane w programie Comarch ERP Optima. Rabaty liczone są w oparciu o cenę towaru przesłaną podczas synchronizacji do stanowiska. Przy każdorazowej zmianie Kontrahenta na Paragonie, upusty będą aktualizowane zgodnie z jego warunkami handlowymi ustalonymi w Comarch ERP Optima.
Uwaga
Jeżeli dla rabatu (typu stała cena) w Comarch ERP Optima ustawiona jest inna waluta niż "PLN", wówczas rabat taki nie będzie uwzględniany w Detalu.
Uwaga
Wprowadzenie rabatu poprzez funkcję Rabat pozycji lub Rabat paragonu spowoduje wykasowanie upustu Kontrahenta. Aby go przywrócić należy ponownie wybrać Kontrahenta na dokument.
Uwaga
W przypadku rabatów pobieranych z Comarch ERP Optima nie jest kontrolowany maksymalny rabat operatora.
W przypadku pracy z drukarką fiskalną w trybie On- Line, ze względu na pobieranie rabatów, wybór Kontrahenta na Paragon możliwy będzie tylko do momentu dodania pierwszej pozycji. Jeżeli wprowadzono już pozycje, a użytkownik chce skorzystać z warunków handlowych Kontrahenta należy wykonać storno lub anulować dokument i rozpocząć Paragon na nowo.
KASA
W module Comarch ERP OptimaDetal dostępne są opcje przyjmowania wpłat i rejestrowania wypłat.
Wpłata
– wystawianie dokumentów KP - po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno, gdzie można wprowadzić kwotę zapisu oraz jego opis. Możliwe jest również wystawienie dokumentu KP na kontrahenta wybranego z listy. W dolnej części okna widoczne są przyciski odpowiadające poszczególnym formom płatności. Wciśnięcie przycisku (po wprowadzeniu kwoty) spowoduje uaktywnienie przycisku Zakończ powodującego zatwierdzenie zapisu kasowego:
zapis jest tworzony w bieżącym raporcie kasowym, w rejestrze skojarzonym z wybraną formą płatności,
zapis jest tworzony zawsze z datą bieżącą,
zapis jest tworzony na kontrahenta !Nieokreślonego! lub kontrahenta wybranego z listy,
numer zapisu jest zgodny ze schematem określonym w konfiguracji Comarch ERP Optima (Konfiguracja firmy/ Detal/ Stanowiska, na karcie stanowiska pole Definicja KP).
Drukuj – podczas wprowadzania dokumentu KP/ KW istnieje możliwość wydruku kwitu (wydruk kierowany jest na drukarkę ustawioną w systemie operacyjnym jako domyślna).
Okno wpłaty
Opcja jest aktywna jeśli w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników operator otrzymał prawo do wykonywania wpłaty do kasy.
Wypłata
– wstawianie dokumentów KW - zasady wystawiania dokumentów KW są identyczne jak w przypadku dokumentów KP.
Okno wypłaty
Opcja jest aktywna jeśli w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników operator otrzymał prawo do wykonywania wypłaty z kasy.
Stan kasy
Operator, który w Comarch ERP Optima (Konfiguracja programu/ Detal/ Funkcje Pracowników) ma włączony parametr Podgląd stanu kasy poprzez przycisk ma dostęp do informacji dotyczących stanu kasy dla Operatora/ Stanowiska w rozbiciu na poszczególne formy płatności zdefiniowane w Comarch ERP Optima (Konfiguracja firmy/ Detal/ Stanowiska, formy płatności dla detalu).
Uprawnienia pracownika zdefiniowane w Comarch ERP Optima (Konfiguracja programu/ Detal/ Funkcje Pracowników) zezwalają na dostęp do:
Podgląd dokumentów własnych – płatności związanych wyłącznie z aktualnie zalogowanym operatorem,
Podgląd dokumentów wszystkich – stanu kasy w odniesieniu do stanowiska lub operatora.
Okno stanu kasy
Raport fiskalny
- funkcja umożliwia wydrukowanie raportu dobowego/ okresowego na drukarce fiskalnej. W zależności od otrzymanego prawa do wykonywania Raportu fiskalnego/ Raportu okresowego (Konfiguracja programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników) użytkownik może wykonać:
Raport fiskalnyRaport okresowy – wykonywany jest w przedziale czasowym zdefiniowanym przez użytkownika:
Raport okresowy
Funkcja jest dostępna jest tylko w przypadku, gdy w konfiguracji Comarch ERP OptimaDetal została zdefiniowana drukarka fiskalna.
Przekształcenie Paragonu do Faktury Sprzedaży
Comarch ERP OptimaDetal umożliwia utworzenie Faktury Sprzedaży do wystawionego wcześniej Paragonu. Operację tą może przeprowadzić wyłącznie operator, który w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima/ Detal/ Funkcje Pracowników otrzymał takie prawo. Proces przekształcenia można wykonać na dwa sposoby:
I sposób:
W oknie płatności Paragonu dostępna jest funkcja - jej wywołanie generuje okno Wystawianie faktury opisane poniżej. Faktura jest automatycznie tworzona dla kontrahenta określonego przy tworzeniu Paragonu (nie ma możliwości zmiany kontrahenta). Jeżeli podczas wystawiania Paragonu nie określono kontrahenta, należy to zrobić wystawiając FA.
II sposób:
Po zatwierdzeniu Paragonu można się posłużyć przyciskiem funkcyjnym - Wystaw fakturę. Jego wywołanie generuje okno z listą Paragonów, które można przekształcić do Faktury Sprzedaży. Standardowo lista składa się z kolumn: Nr paragonu, Data wystawienia, Kod kontrahenta, NIP, Wartość brutto, Operator. W zależności od uprawnień, operator może zmienić wygląd listy (szczegółowe informacje na ten temat znajdują się tutaj). W celu łatwego znalezienia odpowiedniego Paragonu okno zawiera opcję Szukaj – lista zawężana jest to pozycji zawierających określony ciąg znaków.
Okno funkcji Wystaw fakturę - liesta paragonów - po wybraniu Paragonu, funkcja Wystaw fakturę wywołuje okno umożliwiające wystawienie Faktury Sprzedaży. W oknie widoczne są pola:
Nr faktury – nadawany automatycznie (bez możliwości zmiany) zgodnie z ustawieniami w Comarch ERP Optima(Konfiguracja firmy/ Detal/ Stanowiska, definicja FS na formularzu stanowiska),
Kontrahent – jeżeli Paragon został wystawiony dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO, operator musi wybrać kontrahenta z listy - , dla którego zostanie wystawiona Faktura Sprzedaży. W przeciwnym wypadku nie będzie można zatwierdzić FA. Jeżeli PA został wystawiony dla kontrahenta określonego, pole wyboru jest nieaktywne – nie można dokonać zmiany kontrahenta. Jest on zgodny z wybranym wcześniej na Paragonie.
Osoba odbierająca – dane osoby upoważnionej do odbioru Faktury Sprzedaży pobierane automatycznie z karty Kontrahenta. W razie potrzeby użytkownik ma możliwość edycji pola.
Opis – pole to umożliwia wprowadzenie opisu do Faktury Sprzedaży. Jeżeli został on uzupełniony wcześniej na Paragonie (poprzez przycisk Kontrahent i opis), to w oknie Wystawienie faktury pojawi się opis przeniesiony z Paragonu. Przeniesioną treść opisu można edytować.
Data wystawienia – operator ma możliwość zdefiniowania daty wystawienia FA. W tym celu może posłużyć się dostępnym Kalendarzem.
Anuluj – rezygnacja z wystawienia dokumentu.
Zatwierdź – zapisanie Faktury na stałe.
Drukuj – funkcja generuje wydruk Faktury Sprzedaży z jej automatycznym zatwierdzeniem.
Wystawianie Faktury Sprzedaży
Wystawienie Faktury do Paragonu w systemie Comarch ERP OptimaDetal jest niemożliwe jeżeli:
Istnieje już Faktura sprzedaży do danego Paragonu wystawiona na stanowisku detalicznym lub w programie Comarch ERP Optima.
Na stanowisku detalicznym lub w programie Comarch ERP Optima przyjęto Zwrot do danego Paragonu.
Paragon został anulowany w programie Comarch ERP Optima.
Po 31.12.2019 Paragon zostanie wystawiony na kontrahenta o statusie podmiot gospodarczy bez numeru NIP lub ten numer na Paragonie nie będzie zgodny z numerem NIP na tworzonej do Paragonu Fakturze, wówczas blokujemy zapis takiej Faktury. Przy próbie zapisu Faktury wyświetlany jest komunikat: Nie można zapisać dokumentu. Numer NIP na fakturze jest niezgodny z numerem NIP na paragonie
Obsługa opakowań zwrotnych
Obsługa opakowań zwrotnych
W Comarch ERP OptimaDetal użytkownik ma możliwość obsłużenia sprzedaży towarów wraz z opakowaniami zwrotnymi, wprowadzania na dokument kaucji niepowiązanych z towarem, jak również możliwość przyjęcia zwrotu kaucji od klienta.
Sprzedaż towarów z kaucją
W przypadku, gdy na Paragonie występują kaucje okno Paragonu podzielone będzie na dwie części: część z pozycjami towarowymi oraz część z pozycjami kaucyjnymi. Jeżeli na Paragonie nie zostanie dodana żadna pozycja związana z opakowaniami, wówczas część Kaucje będzie niewidoczna.
Kaucje mogą być dodawane na Paragon na trzy sposoby:
automatycznie – jeśli towar, który wybrano do sprzedaży miał w Comarch ERP Optima przypisany schemat opakowań,
poprzez wybranie opakowania z listy kaucji wywoływanej za pomocą przycisku ,
poprzez wpisanie i potwierdzenie klawiszem <ENTER> kodu kaucji w sekcji Wyszukiwanie.
Uwaga
Opakowania zwrotne można wprowadzać na dokument tylko w ich jednostce podstawowej.
Paragon z kaucjami
W przypadku kaucji powiązanych z towarem za pomocą schematu opakowań, jeżeli zmieniona zostanie ilość lub jednostka miary towaru, opakowania zwrotne zostaną automatycznie przeliczone. Analogicznie po usunięciu towaru powiązanego z opakowaniem zwrotnym, kaucja również zostanie usunięta.
Uwaga
Zmiana pozycji powiązanej z kaucją zawsze powoduje ponowne przeliczenie kaucji. Dlatego wszelkie zmiany wykonane uprzednio na pozycji kaucyjnej nie zostaną w takim przypadku zachowane.
Uwaga
Udzielenie Rabatu pozycji lub Rabatu paragonu nie będzie dotyczyć kaucji.
Jeżeli program pracuje z drukarką fiskalną w trybie On-line opakowania zwrotne nie będą dodawane na paragon fiskalny od razu, tak jak jest to w przypadku towarów. Będą one drukowane dopiero po zakończeniu paragonu w części niefiskalnej. Z tego powodu w sekcji Kaucje wyjątkowo działał będzie przycisk Usuń pozycję. Nie będzie natomiast możliwe wykonanie Storna pozycji będącej kaucją
Uwaga
Storno pozycji towarowej powiązanej z kaucją oraz Storno paragonu powoduje, że kaucje są odpowiednio usuwane.
Płatności do kaucji
Jeżeli na Paragonie występują opakowania zwrotne wartość do zapłaty będzie wyliczana jako suma wartości pozycji towarowych oraz pozycji kaucyjnych. W przypadku płatności różnymi formami płatności, najpierw tworzone są zapisy związane z paragonem (płatność za towar), a następnie płatności związane z kaucjami.
Przykład
Wystawiono Paragon na kwotę 320 zł (kwota zawiera 20 zł kaucji).
Klient wpłaca 100 zł gotówką, a resztę przelewem.
Płatności po zaimportowaniu dokumentów do Comarch ERP Optima będą wyglądać następująco:
Powstanie rozliczony zapis kasowy gotówkowy do Paragonu na kwotę 100 zł,
Powstanie zdarzenie w Preliminarzu płatności za Paragon w kwocie 200 zł, z formą płatności przelew,
Powstanie zdarzenie w Preliminarzu płatności za Kaucje na kwotę 20 zł, z formą płatności przelew.
Uwaga
Jeżeli na Paragonie występować będą tylko Kaucje próba zapłaty za Paragon zakończy się komunikatem: Nie można dokonać zapłaty ponieważ na paragonie znajdują się tylko kaucje.
Przyjęcie kaucji
Oprócz sprzedaży towarów z kaucją w programie Comarch ERP OptimaDetal możliwe jest także przyjęcie kaucji od klienta na dokumencie Przyjęcia kaucji (PKA).
Numerację dokumentów PKA Użytkownik ustalić powinien w Comarch ERP Optima w Konfiguracja firmy/ Detal/ Stanowiska w polu Definicja PKA. W przypadku, gdy w Konfiguracja firmy/ Detal/ Stanowiska nie ustalono schematu numeracji dla dokumentów PKA, podczas próby utworzenia takiego dokumentu pojawi się komunikat: Nie ustawiono schematu numeracji dla dokumentu przyjęcia kaucji.
Aby wystawić dokument PKA w Comarch ERP OptimaDetal należy w oknie sprzedaży wybrać przycisk funkcyjny
Przyjęcie kaucji. Po wybraniu tej opcji okno Paragonu przełączy się w tryb Przyjęcie kaucji. Należy dodać na dokument przyjmowane opakowania zwrotne wybierając je z listy kaucji wywoływanej za pomocą przycisku Lista kaucji lub wprowadzając kod kaucji w sekcji Wyszukiwanie.
Dla Przyjęcia kaucji działają następujące klawisze funkcyjne:
Lista kaucji – możliwość wybrania kaucji z listy,
Kontrahent – możliwość wskazania konkretnego kontrahenta,
Usuń pozycję – kasowanie pozycji z PKA,
Zmień ilość – możliwe wprowadzenie ilości zwracanych opakowań,
Zmień cenę – możliwe wpisanie nowej ceny,
Anuluj PKA – umożliwia wycofanie się z dokumentu,
Zakończ – rozlicza dokument PKA domyślną formą płatności,
Zapłać – otwiera okno płatności z dostępnymi formami płatności.
W oknie zapłaty dostępna jest opcja Drukuj – po jej wybraniu dokument PKA zostanie wydrukowany na zwykłej drukarce.
Uwaga
Na dokumencie PKA nie można stornować pozycji, udzielać rabatów, ani przełączać paragonów.
Po zatwierdzeniu dokumentu okno Przyjęcie kaucji przełączy się z powrotem w tryb wystawiania Paragonu.
Zmiany kasowe
Aby ułatwić Użytkownikom Comarch ERP OptimaDetal rozliczanie kasjerów pracujących na stanowisku w programie dostępna jest funkcjonalność rejestrowania i rozliczania zmian.
Otwarcie zmiany
Jeśli w Konfiguracji Detalu/ Ustawienia ogólne zaznaczono parametr Otwarcie/ zamknięcie zmian, operator logujący się do programu ma prawo do otwarcia zmiany (w Comarch ERP Optima Konfiguracja programu/ Detal/ Funkcje pracowników) oraz nie została jeszcze otwarta zmiana, podczas logowania pojawi się okno Otwarcie zmiany.Otwarcie zmiany
W oknie wyświetlana jest aktualna kwota na stanowisku (jest to kwota przeniesienia z poprzednio zamkniętej zmiany). Operator otwierający zmianę może dokonać dodatkowej wpłaty gotówki wprowadzając odpowiednią wartość w polu Wpłata początkowa. Na oknie otwarcia zmiany dostępne są przyciski:
Zatwierdź – zmiana jest otwierana zgodnie z wprowadzonymi kwotami (Aktualna kwota na stanowisku + Wpłata początkowa), a operator zostaje zalogowany do okna sprzedaży.
Anuluj – wycofanie się z otwarcia zmiany. Po wybraniu opcji anuluj kasjer zostanie zalogowany do programu, ale nie będzie miał możliwości wystawiania dokumentów.
Utwórz KP – możliwe utworzenie dokumentu KP na kwotę wprowadzoną w polu Wpłata początkowa. Na dokumencie KP utworzonym podczas otwarcia zmiany pojawi się opis Wpłata przy rozpoczęciu zmiany.
Jeżeli dodatkowa wpłata, jaką otrzymał kasjer, została wprowadzona wcześniej w Comarch ERP Optima, wówczas po wpisaniu tej kwoty w pole Wpłata początkowa należy wcisnąć przycisk Zatwierdź. W przeciwnym wypadku KP zostanie przesłane do systemu Comarch ERP Optima, więc wpłata do kasy będzie zdublowana.
Uwaga
Jeżeli zmiana nie została otwarta operatorzy nie posiadający prawa do jej otwarcia nie będą mogli zalogować się do programu. Podczas próby logowania pojawi się komunikat Operator nie ma prawa do otwarcia zmiany.
Uwaga
W przypadku, gdy data bieżąca jest późniejsza niż data ostatnio otwartej (nie zamkniętej) zmiany, podczas logowania pojawi się informacja: Aktualnie otwarta jest zmiana nr ……… z dnia RRRR-MM-DD.
Po otwarciu zmiany można realizować sprzedaż na stanowisku. Wszyscy operatorzy logujący się do programu pracują na tej samej zmianie do momentu jej zamknięcia.
Zamknięcie zmiany
Aby rozliczyć zmianę należy wybrać przycisk , który wywołuje okno podsumowujące aktualną zmianę. Prawo do zamknięcia zmiany mają wyłącznie operatorzy, którym w Konfiguracji programu/ Detal/ Funkcje Pracowników zaznaczono parametr Zamknięcie zmiany.
Zamknięcie zmiany
Okno zamknięcia zmiany zawiera podsumowanie transakcji wykonanych od momentu otwarcia zmiany.
W nagłówku okna widnieje nr kolejny zmiany wraz z datą oraz godziną otwarcia. Okno podzielono na dwie części - Sprzedaż oraz Wpłaty i wypłaty, gdzie:
Sprzedaż – wartość sprzedaży towarów i usług na Paragonach,
Kaucje – kwoty przyjęte – wartość kaucji z Paragonów,
Kaucje – kwoty wydane – wartość kaucji z dokumentów przyjęcia kaucji PKA,
Kwota z przeniesienia – kwota zamknięcia poprzedniej zmiany,
Wpłata początkowa – wpłata dokonana podczas otwarcia zmiany,
Płatności dokumentów – zestawienie płatności wynikające z transakcji PA (paragonów) i PKA (przyjęcia kaucji) w rozbiciu na formy płatności,
Wpłaty KP – podsumowanie wartości z dokumentów KP,
Wypłaty KW – podsumowanie wartości z dokumentów KW,
Gotówka w kasie – suma gotówki w kasie z uwzględnieniem stanu na otwarcie zmiany, płatności nieodroczonych o typie gotówka, oraz dokumentów KP, KW.
Przykład
Zmiana nr 3/2009 z dnia 21-10-2009 została otwarta ze stanem kasy = 350,00 zł (300,00 zł kwota z przeniesienia + 50,00 zł wpłata początkowa).
W trakcie trwania zmiany zrealizowano sprzedaż towarów, usług i kaucji na łączną kwotę 509,50 zł (sprzedaż 459,50 zł + sprzedaż kaucji 50,00 zł) oraz przyjęto kaucji za kwotę 30,00 zł.
Ostateczny utarg wyniósł zatem = 479,50 zł (509,50 zł – 30,00 zł) – co będzie równe wartości podsumowującej tabelkę płatności .
Na stanowisku wykorzystywane są 4 różne formy płatności: Gotówka, Przelew, Karta oraz Bon. Z czego: Gotówka, Karta oraz Bon to formy płatności, które (w Comarch ERP OptimaKonfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności) mają ustalony nieodroczony termin płatności (0 dni) oraz typ – gotówka. Formy płatności z terminem nieodroczonym o typie gotówka będą liczone jako gotówka przyjęta/wydana do/z kasy.
W trakcie zmiany 3/2009 przyjęto:
Gotówką 20,00 zł
Przelewem 300,00 zł
Kartą 59,50 zł
Bonem 100,00 zł
Suma płatności to 479,50 zł, ale przelew 300,00 zł jako płatność odroczona nie będzie wliczony w stan gotówki w kasie- stąd otrzymujemy 179,50 zł (479,50 zł – 300,00 zł).
Dodatkowo w trakcie zmiany 3/2009 przyjęto wpłaty na łączną kwotę 50,00 zł, oraz zrealizowano wypłaty z kasy na łączną kwotę 150,00 zł, co w ostatecznym rozrachunku daje wypłatę = 100,00 zł (50,00 zł KP – 150,00 zł KW).
Gotówka w kasie = stan otwarcia zmiany + suma płatności nieodroczonych o typie gotówka +/‑ wpłaty/wypłaty.
Zatem w przykładzie otrzymamy:
Gotówka w kasie = 350,00 zł + 179,50 zł – 100,00 zł (wypłaty)
Wypłata końcowa – z poziomu okna przed zamknięciem zmiany można wypłacić część lub całość kwoty (Gotówka w kasie) wybierając przycisk Wypłata. Otwierane jest wówczas okno analogiczne jak przy otwarciu zmiany, w którym należy podać wypłacaną kwotę i zatwierdzić wypłatę.
Wypłata końcowa
Z poziomu okna możliwe jest również wygenerowanie dokumentu KW na kwotę wprowadzoną w polu Wypłata końcowa z opisem Wypłata przy zakończeniu zmiany.
Po wypłaceniu gotówki okno wypłaty zostanie zamknięte, a na raporcie zmianowym w polu Wypłata końcowa pojawi się odpowiednia wartość.
Pozostaje – w polu pozostaje pojawia się ostateczny stan kasy, a zatem wartość Gotówki w kasie pomniejszona o wartość Wypłaty końcowej.
Raport zmianowy można wydrukować wybierając przycisk na drukarce zwykłej lub fiskalnej (jeżeli w Konfiguracji Detalu/ Ustawienia ogólne zaznaczono parametr Drukowanie raportów zmianowych na drukarce fiskalnej).
- po wybraniu przycisku dostępnego w oknie zmiana jest zamykana, po czym następuje wylogowanie operatora z programu. Kwota zamknięcia zostanie wyświetlona jako Aktualny stan kasy podczas otwarcia kolejnej zmiany.
Lista zamkniętych zmian oraz szczegółowe raporty operatorów dostępne są po wybraniu opcji Zestawienia/ Zmiany (co zostało szerzej opisane w rozdziale 6.2.3. „Zestawienie zmian kasowych”).
- wybranie opcji Anuluj zamyka okno rozliczenia zmiany. Wszelkie akcje wykonane w celu zamknięcia zmiany (Wypłata końcowa, dokument KW) zostaną anulowane.
Okno wystawiania paragonu
Jeśli w Konfiguracji programu Comarch ERP Optima Detal/Ustawienia ogólne/Liczba otwartych paragonów jest równa 1, wówczas po zalogowaniu widoczne jest od razu okno wystawiania paragonu.
Uwaga
Podczas pracy z jednym paragonem nie jest dostępna funkcja: Przełącz paragon.
Wszystkie sekcje okna Paragonu (Paragon, Podsumowanie Paragonu, Wyszukiwanie, Lista towarów, Przyciski – funkcyjne/ towarów, Klawiatura) są pomocne przy wystawianiu Paragonów. Natomiast cała logika działania programu opiera się na opisanych poniżej Przyciskach funkcyjnych. W zależności od ustawienia dla drukarki fiskalnej w KonfiguracjiDetalu (okno startowe programu, przycisk Zaloguj do konfiguracji) – moduł może współpracować z drukarką w trybie off-line lub on‑line. Wybrany sposób pracy znacząco wpływa na dostępne funkcje i sposób ich działania.
Wybór trybu współpracy Comarch ERP Optima Detal z drukarką fiskalną (on-line/off-line)
Wyszukiwanie
Sekcja umożliwia dodawanie towarów na Paragon.
Jeżeli sprzedaż odbywa się z wykorzystaniem czytników kodów kreskowych warto aktywować parametr Kursor zawsze w polu wyszukiwania, dostępny w Opcjach ogólnych konfiguracji układu ekranu . Wówczas bez względu na wykonaną akcję kursor wraca do pola edycyjnego, gdzie wpisywany jest kod towaru:
Kursor zawsze w polu wyszukiwania
Operacja dodawania pozycji na Paragon z wykorzystaniem sekcji Wyszukiwanie odbywa się poprzez wprowadzenie poprawnego kodu towaru i zatwierdzenie go przyciskiem <Enter> lub ikoną . Wpisanie błędnego kodu skutkuje komunikatem: Nie znaleziono towaru.
Użytkownik może wczytywać w polu edycyjnym zarówno domyślny kod EAN produktu, jak i kody dodatkowe przypisane do towaru w Comarch ERP Optima na zakładce [Jednostki i kody]. Po wczytaniu i zatwierdzeniu kodu na Paragon zostanie wprowadzona pozycja z jednostką miary przypisaną do danego kodu oraz ceną wyliczoną zgodnie z przelicznikiem określonym w definicji jednostki na towarze.
Ponadto w sekcji jest możliwa obsługa 13-znakowych kodów wagowych za pomocą czytnika kodów kreskowych. Obsługiwane kody wagowe z prefiksem 27 lub 29. Aby obsługa była możliwa karta towaru w Comarch ERP OptimaDetal powinna posiadać 4-cyfrowy kod EAN. Odczytywany za pomocą czytnika kod wagowy zawiera ten 4-cyfrowy kod EAN, po nim identyfikowana jest odpowiednia karta towaru i pozycja jest wprowadzana na paragon. Kod wagowy zawiera również wagę towaru, która zostanie wpisana do pola Ilość dla wprowadzonej pozycji na paragonie.
Kaucje
Aby możliwa była sprawna obsługa kaucji w programie Comarch ERP OptimaDetal, w oknie sprzedaży można umieścić przycisk funkcyjny Lista kaucji, który umożliwi wywołanie listy opakowań zwrotnych w dodatkowym oknie. Lista jest przydatna podczas sprzedaży towarów z opakowaniami zwrotnymi, zwłaszcza jeżeli w Comarch ERP Optima nie powiązano towarów z kaucjami za pomocą schematów opakowań. Listę kaucji można również wykorzystywać podczas tworzenia dokumentu Przyjęcia kaucji od klienta.
W oknie opakowań dostępne są kolumny Kod, Nazwa, Nr katalogowy, Kod EAN, Cena, VAT, Dostawca, Opis, JM (jednostka miary) – użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami ma możliwość wyboru wyświetlanych kolumn (więcej informacji na ten temat znajdą Państwo tutaj).
Lista kaucji jest przenoszona do Comarch ERP OptimaDetal podczas synchronizacji zgodnie z informacjami zdefiniowanymi po stronie Comarch ERP Optima.Lista kaucji
W oknie dostępne są przyciski:
Wybierz – zaznaczone opakowanie zwrotne dodawane jest na Paragon/ Przyjęcie kaucji, okno pozostaje aktywne.
Wybierz i zamknij – zaznaczone opakowanie zwrotne dodawane jest na Paragon/ Przyjęcie kaucji, okno zostaje zamknięte.
Zamknij – okno jest zamykane bez wykonania żadnej akcji.
Szukaj – w pole można wpisać dowolny ciąg znaków. Po zatwierdzeniu przyciskiem Szukaj program zawęża listę opakowań zwrotnych do takich, które zawierają podany ciąg.
Sprawdź stan – umożliwia sprawdzenie stanu dla pozycji, na której aktualnie ustawiony jest kursor. Po wybraniu przycisku pojawi się okno ze stanami wybranego opakowania zwrotnego.
Sprzedaż usług złożonych
Funkcjonalność usług złożonych, dostępna dotychczas w Comarch ERP Optima i polegająca na automatycznym generowaniu dokumentów rozchodowych (RW) dla składników usługi złożonej, została udostępniona również w module Detal. Dokumenty magazynowe są generowane podczas synchronizacji dokumentów do Comarch ERP Optima w zależności od konfiguracji stanowiska detalicznego. Rozchód Wewnętrzny jest tworzony dla domyślnej receptury usługi złożonej. W przypadku braku receptury domyślnej dokument RW nie zostanie utworzony.
Konfiguracja
Aby uruchomić funkcjonalność, należy zaznaczyć parametr Dodaj składniki usług złożonych, który jest dostępny w ustawieniach stanowiska w Comarch ERP Optima (Konfiguracja/ Firma/ Detal/ Stanowiska).
W zależności od ustawień parametrów dotyczących dokumentów magazynowych, podczas synchronizacji dokumenty będą generowane w następujący sposób:
- podczas synchronizacji wygenerowane zostaną dokumenty magazynowe – WZ dla towarów oraz RW dla składników usługi złożonej (pod warunkiem, że usługa posiada domyślną recepturę). W przypadku braku składników na magazynie dokument nie zostanie utworzony, a w logu synchronizacji wyświetli się informacja o brakach.
- w przypadku takiej konfiguracji dokumenty magazynowe nie zostaną utworzone, jednak na paragon zostanie przeniesiona informacja o recepturze usługi złożonej. Dzięki temu podczas ręcznego generowania dokumentów magazynowych w Comarch ERP Optima zostanie utworzone zarówno Wydanie Zewnętrzne, jak i Rozchód Wewnętrzny. Jeżeli w programie Comarch ERP Optima w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu paragony mają zaznaczoną opcję pobranie, podczas synchronizacji dokumentów z Detalu sprawdzane będą stany magazynowe dla składników usługi złożonej, która jest na paragonie.
- dokumenty magazynowe nie zostaną utworzone, a na dokumencie handlowym nie będzie informacji o składnikach usługi złożonej.
Uwaga
Jeżeli w konfiguracji Detalu włączono kontrolę stanów magazynowych lub informację o brakach, podczas sprzedaży usług złożonych nie są sprawdzane stany magazynowe dla składników tej usługi. O braku towarów użytkownik zostanie poinformowany podczas synchronizacji dokumentów do Comarch ERP Optima.
Uwaga
Jeśli w Detalu został skorygowany dokument posiadający usługę złożoną, aby zwrócić składniki usługi na magazyn należy wykonać ręczną korektę do RW w Comarch ERP Optima.
Przekazanie rachunku
Jeżeli operator pracujący na stanowisku ma otwarte Paragony i z jakiegoś powodu nie może osobiście zrealizować do końca sprzedaży ma możliwość przekazania paragonów (wszystkich bądź wybranych) innemu użytkownikowi.
Uwaga
Podczas pracy z jednym paragonem nie jest dostępna funkcja Przekazywania paragonów.
Przekazanie paragonów odbywa się za pomocą przycisku funkcyjnego , dlatego aby możliwe było korzystanie z funkcji z poziomu okna sprzedaży należy umieścić przycisk Przekaż paragony w wykorzystywanej podczas pracy sekcji przycisków.
Uwaga
Przycisk Przekaż paragony jest aktywny tylko w przypadku, gdy:
zalogowany operator ma prawo do przekazywania paragonów (w Comarch ERP Optima w Konfiguracji programu/ Detal/ Funkcje Pracowników zaznaczono opcję Przekazanie paragonów), oraz
na stanowisku zalogowany jest więcej niż jeden operator (funkcja Przeloguj).
Przekazać paragony użytkownik może zarówno podczas edycji Paragonu wybierając przycisk Przekaż paragony w oknie sprzedaży lub po wybraniu opcji Przełącz paragon w oknie wyboru Paragonu, gdzie również dostępny jest przycisk Przekaż paragony.
Po wybraniu opcji przekazania rachunku innemu operatorowi pojawia się okno z otwartymi Paragonami operatora. Spośród otwartych Paragonów można wybrać konkretne, które mają zostać przekazane innemu użytkownikowi. Wybrane Paragony na liście będą wyróżnione czerwoną czcionką.
Oprócz wskazania Paragonów do przekazania, należy również wybrać operatora, który ma je kontynuować. Można to uczynić wprowadzając kod operatora w polu Operator lub za pomocą przycisku Wybierz, który wywołuje okno z listą operatorów.
Po wybraniu operatora przejmującego wskazane do przekazania Paragony należy wcisnąć przycisk Przekaż. Po tej akcji Paragony zostaną przekazane wybranemu użytkownikowi, a program powróci do okna wyboru Paragonu.
Okno przekazania paragonów
Jeżeli operator ma otwarte Paragony, których nikomu nie przekazał podczas próby wylogowania z programu pojawi się okno z komunikatem: Czy chcesz przekazać otwarte paragony innemu operatorowi? w oknie komunikatu dostępne są przyciski:
Anuluj paragony – w następstwie otwarte Paragony będą anulowane,
Anuluj – wycofanie akcji Wyloguj.
Uwaga
Po przekazaniu Paragonu – operator, który przejął i zakończył wystawianie dokumentu będzie widniał w kolumnie Operator w Zestawienia/ Paragony. Analogicznie płatność do Paragonu będzie przypisana do tego operatora.
Zestawienia
Zestawienia Dokumentów
Zestawienie Paragonów
Zestawienie Paragonów przedstawia listę wystawionych na stanowisku Paragonów oraz Zwrotów do Paragonów. Standardowo składa się z kolumn:
Nr paragonu,
Data wystawienia,
Kod kontrahenta,
NIP,
Wartość brutto – w polu Suma widoczna jest łączna wartość brutto wszystkich dokumentów,
Uwaga
Jeżeli na Paragonie występowały Kaucje w polu WartośćbruttoParagonu nie uwzględnia wartości Kaucji. Pełna wartość Paragonu jest zatem sumą pól Wartość brutto oraz Wartość kaucji.
Faktura (TAK/ NIE) – jeżeli Paragon został przekształcony do Faktury w polu pojawia się wartość TAK,
Operator,
Wartość kaucji – w polu Suma widoczna jest łączna wartość pozycji kaucyjnych z wszystkich dokumentów,
Eksport – pole przyjmuje wartość TAK – jeżeli Paragon został wczytany do programu Comarch ERP Optima.
W zależności od uprawnień, operator może zmienić wygląd listy m.in. dodając dodatkowe kolumny (szczegółowe informacje na ten temat znajdują się tutaj):
Opis,
Osoba odbierająca.
Listę można wyfiltrować w oparciu o:
Datę wystawienia Paragonu,
Kontrahenta, dla którego został wystawiony Paragon,
Operatora, który Paragon wystawił.
Listę Paragonów można również wydrukować, wybierając przycisk , wydruk uwzględnia zastosowany na liście filtr.
Zestawienie Paragonów
Dodatkowo z poziomu Zestawienia Paragonów można wykonać Podgląd dokumentu ‑ przycisk Podgląd, wystawić Fakturę Sprzedaży do Paragonu (Wystaw fakturę) oraz przyjąć Zwrot towaru lub zaewidencjonować Pomyłkę.
Zestawienie Faktur
Zestawienie Faktur przedstawia listę wystawionych na stanowisku Faktur Sprzedaży i Faktur Korygujących.
Listę można wyfiltrować (Filtruj) w oparciu o:
Datę wystawienia faktury,
Kontrahenta, dla którego została wystawiona faktura,
Operatora, który Fakturę wystawił.
Listę Faktur można również wydrukować, wybierając przycisk Drukuj, wydruk uwzględnia zastosowany na liście filtr.
Dodatkowo z poziomu okna Zestawienie faktur możliwe jest wystawienie korekty (Zwrot towaru) oraz podgląd zawartości wybranego dokumentu (Podgląd).
Zestawienie Przyjęć kaucji
Zestawienie Przyjęć kaucji przedstawia listę wystawionych na stanowisku dokumentów PKA.
Listę można wyfiltrować (Filtruj) w oparciu o:
Datę wystawienia PKA ,
Kontrahenta, dla którego zostało wystawione PKA,
Operatora, który wystawił dokument PKA.
Listę przyjęć kaucji można również wydrukować, wybierając przycisk Drukuj, wydruk uwzględnia zastosowany na liście filtr.
Dodatkowo z poziomu okna Zestawienie przyjęć kaucji możliwy jest podgląd zawartości wybranego dokumentu (Podgląd).
Podgląd dokumentów
W programie Comarch ERP OptimaDetal możliwy jest podgląd dokumentów wystawionych na stanowisku sprzedaży. W zależności od uprawnień użytkownik może nie mieć praw do podglądu dokumentów, mieć możliwość podglądu tylko dokumentów własnych, lub wszystkich dokumentów wystawionych w Detalu.
Opcja podglądu dokumentów dotyczy Paragonów, Faktur Sprzedaży oraz dokumentów Przyjęcia kaucji i jest dostępna odpowiednio z poziomu: Zestawienia paragonów, Zestawienia faktur oraz Zestawienia przyjęć kaucji.
Na liście Zestawienia dokumentów wybranego typu dodano przycisk . Po jego wciśnięciu otwiera się okno główne, na którym zaprezentowano pozycje i podsumowanie wyświetlanego dokumentu. Użytkownik nie ma możliwości modyfikowania podglądanego dokumentu. Możliwe jest natomiast ponowne jego wydrukowanie (Drukuj).
Aby zamknąć podglądany dokument należy wcisnąć przycisk .
Zestawienie płatności
Zestawienie płatności przedstawia informacje dotyczące dokonanych płatności. Składa się z kolumn:
Forma płatności – widoczne są formy płatności określone w programie Comarch ERP Optima (Konfiguracja firmy/ Detal/ Stanowiska, formy płatności dla Detalu),
Kwota – zsumowana kwota pochodząca z zapisów kasowych w odniesieniu do danej formy płatności (w polu Suma widoczna jest łączna wartość dla wszystkich form płatności).
Uwaga
Jeżeli operator nie może Podglądać stanu kasy (Comarch ERP Optima, Konfiguracja programu/Detal/ Funkcje Pracowników) dostęp do zapisów kasowych jest blokowany.
Zestawienie można przefiltrować w oparciu o płatności powstałe na podstawie:
Dokumentów,
Zapisów KP/ KW niepowiązanych z dokumentami,
Wszystkich operacji ( dokumenty plus niezależne zapisy KP/ KW).
Powyższe informacje można uzyskać dla operatora aktualnie zarejestrowanego na stanowisku lub dla wszystkich
operatorów pracujących na stanowisku: .
Zestawienie płatności pozwala użytkownikowi na uzyskanie informacji na temat:
wartości płatności z odroczonym terminem (np. dla formy płatności typu przelew),
wartości płatności z natychmiastowym terminem płatności (np. gotówka z terminem 0), które są rozliczone automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu.
Zestawienie płatności
Uwaga
Standardowo okna programu zawierają przyciski Anuluj lub Zamknij umożliwiające ich zamknięcie bez wykonania określonej akcji. Operacja ta możliwa jest także przy pomocy klawisza <ESC>.
Zestawienie zmian kasowych
Zestawienie zmian przedstawia informacje dotyczące poszczególnych zmian kasowych. Standardowo składa się z kolumn: Nr, Data otwarcia (wraz z godziną otwarcia zmiany), Operator otwarcia, Kwota otwarcia (suma Kwoty z przeniesienia i Wpłaty początkowej), Data zamknięcia (wraz z godziną zamknięcia zmiany), Operator zamknięcia, Kwota zamknięcia (kwota, która pozostaje w kasie na zamknięciu zmiany z uwzględnieniem wypłaty końcowej).
Uwaga
Dostęp do zestawienia zmian zależy od uprawnień pracownika do zamknięcia zmiany zdefiniowanych w Comarch ERP Optima (Konfiguracja programu/Detal/ Funkcje Pracowników).
Zestawienie zmian
Listę można wyfiltrować w oparciu o:
Okres - okres za jaki mają zostać wyświetlone zmiany,
Operatora otwarcia – operator, który otworzył zmianę,
Operatora zamknięcia – operator, który zamknął zmianę. [/su_list
Dodatkowo wybierając przycisk można wyświetlić szczegółowe zestawienie operacji wykonanych podczas wskazanej zmiany.
Szczegóły zmian
Szczegóły wybranej zmiany można wydrukować . W przypadku gdy w Konfiguracji Detalu w Ustawieniach ogólnych zaznaczono parametr Drukowanie raportów zmianowych na drukarce fiskalnej – wydruk zostanie zrealizowany na drukarce fiskalnej , w innym przypadku na drukarce zwykłej. Jeżeli istnieje potrzeba rozliczenia poszczególnych kasjerów pracujących na stanowisku w trakcie wskazanej zmiany można wyświetlić szczegółowy raport konkretnego operatora. Służy do tego przycisk . Po wciśnięciu przycisku Raport operatora pojawi się lista operatorów, z której należy wybrać operatora, dla którego ma zostać wygenerowany szczegółowy raport zmianowy.
Poszczególne pozycje na raporcie zmian zostały szczegółowo opisane w rozdziale 6.1.15.2 „Zamknięcie zmiany”.
Na raporcie operatora działają standardowe przyciski Drukuj – wydruk raportu oraz Zamknij – zamknięcie okna.
Zestawienia
Funkcja umożliwia podgląd stanu kasy i listy Paragonów wystawionych na danym stanowisku lub przez wybranego operatora. Dostęp do informacji zależy od uprawnień pracownika zdefiniowanych w Comarch ERP Optima (Konfiguracja programu/ Detal/ Funkcje Pracowników):
Podgląd dokumentów własnych – parametr zezwala na dostęp wyłącznie do własnych dokumentów,
Podgląd dokumentów wszystkich – parametr umożliwia przeglądanie wszystkich dokumentów.
Po wywołaniu funkcji Zestawienia generowane jest okno:
Zestawienia
https://www.youtube.com/watch?v=Wf0cSt9uCIM
Ustawa o VAT zobowiązuje podatników do naliczania i odprowadzenia VAT-u należnego w sytuacji, w której podatnik pobrał od klienta część lub całość należności jeszcze przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, zanim została wystawiona faktura VAT. VAT należy rozliczać po wpłaceniu każdej kwoty dotyczącej zamówienia.
W systemie Comarch ERP Optima:
Odpowiednikiem składanego zamówienia/ umowy jest Faktura Pro Forma.
Do Faktury Pro Forma można wystawiać faktury zaliczkowe (są widoczne na liście Faktur Sprzedaży). Do jednej Faktury Pro Forma można wystawić kilka faktur zaliczkowych – program kontroluje, by kwota wpłacanych zaliczek nie przekroczyła wartości Faktury Pro Forma.
W przypadku zwrotu zaliczki można wystawić fakturę korygującą (korekta wartości do Faktury zaliczkowej).
Na Fakturze Sprzedaży wystawionej do FPF domyślnie rozliczają się wszystkie zaliczki wystawione do tej FPF. Wartość końcowa Faktury jest pomniejszana o kwotę wpłaconych zaliczek. Jeśli na FA usuwane są pozycje lub zmieniane ilości, należy również zmniejszyć wartość zaliczek do rozliczenia, w przeciwnym przypadku Faktura może mieć wartość ujemną.
Na Fakturze do FPF istnieje możliwość wskazania na zakładce [Płatności], które zaliczki i w jakiej kwocie mają zostać rozliczone.
Jeżeli na Fakturze Pro Forma znajduje się przynajmniej jedna pozycja, która na kartotece ma zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność i wartość FPF wynosi powyżej 15 000 PLN brutto, to na tej fakturze będzie automatycznie zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Następnie po przekształceniu FPF do Faktury Zaliczkowej, jeśli wartość wprowadzonej zaliczki przekroczy 15 tys. zł brutto również zostanie zaznaczony parametr MPP. W przypadku, gdy wartość zaliczki będzie niższa to parametr MPP zostanie odznaczony. Po przekształceniu FPF do Faktury finalnej parametr MPP będzie zaznaczony automatycznie tylko wtedy, jeśli wartość tego dokumentu przekroczy kwotę 15 tys. zł brutto.. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
Faktury Zaliczkowe można tworzyć nawet, jeśli została wygenerowana Faktura Sprzedaży na całość FPF.
Faktura Zaliczkowa może być wystawiona do jednej Faktury Pro Forma.
Zaliczki są wpłacane do konkretnej umowy/ zamówienia, która w systemie Comarch ERP Optima powinna być zarejestrowana w postaci Faktury Pro Forma. Dlatego warunkiem utworzenia Faktury Zaliczkowej jest wcześniejsze wystawienie odpowiedniej Faktury Pro Forma.
Funkcja wystawiania Faktur Zaliczkowych jest dostępna na liście Faktur Pro Forma. Aby wystawić Fakturę Zaliczkową należy ustawić na liście kursor na Fakturze Pro Forma, której dotyczy zaliczka, a następnie wybrać z menu wyświetlanego przy pomocy strzałki widocznej obok przycisku opcję Faktura zaliczkowa.
Uwaga
Utworzenie Faktury Zaliczkowej jest możliwe również z poziomu SprzedażyDedykowanej – na zakładce Pro Forma w menu kontekstowym.
Formularz faktury zaliczkowej:
Dokument – schemat numeracji jest pobierany zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty/ Faktura zaliczkowa. Nowy schemat numeracji można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Faktura sprzedaży zgodnie z obowiązującymi w systemie zasadami.
Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.
Data wystawienia – proponowana jest data bieżąca.
Dokument liczony od – zaliczka dotyczy zawsze wartości brutto zamówienia/ umowy. Dlatego ustawiany jest zawsze algorytm liczenia od brutto i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany.
MPP – podzielona płatność – parametr jest zaznaczany automatycznie jeśli wartość zaliczki wynosi ponad 15 tys. zł brutto i na Fakturze Pro Forma, do której jest tworzona FZAL, znajduje się przynajmniej jedna pozycja, która na kartotece ma zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
Wartość podlegająca MPP – łączna wartości brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP.
Uwaga
Pozycje, do których nie jest wpłacana zaliczka (wartość zaliczki 0) należy usunąć z faktury zaliczkowej. W przypadku usunięcia towaru/ usługi z Faktury Zaliczkowej pozycje nie są renumerowane, dzięki czemu zachowana jest zgodność LP dla pozycji na Fakturze Pro Forma i Fakturze Zaliczkowej.
Jeśli wpłacana zaliczka nie dotyczy konkretnej pozycji z Faktury Pro Forma, a całości zamówienia/ umowy – użytkownik może proporcjonalnie podzielić kwotę zaliczki na wszystkie pozycje. Po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno, gdzie należy podać kwotę wpłacanej zaliczki. Po zaakceptowaniu – program podzieli podaną kwotę na wszystkie pozycje widoczne na fakturze zaliczkowej bądź procent wartości Faktury Pro Forma, który powinien wpłacić klient jako zaliczkę.
W polu Płatność użytkownik może wybrać formę płatności dla faktury zaliczkowej. Zasady generowania płatności dla faktur zaliczkowych są podobne jak dla innych dokumentów, należy jednak pamiętać o kilku różnicach:
W przypadku generowania zapisu kasowego na podstawie faktury zaliczkowej kwota wpłacana w oknie potwierdzenia wpłaty gotówki nie jest udostępniona do edycji.
Dla faktur zaliczkowych nie ma możliwości rozbicia płatności na raty (tabela płatności na zakładce [Płatności]nie jest udostępniona do edycji).
Dokumenty – na zakładce [Dokumenty] widoczny jest numer Faktury Pro Forma (typ PF), której dotyczy Faktura Zaliczkowa oraz numery Faktur Korygujących dotyczących zwrotu zaliczek (typ KOR).
Zasady tworzenia Faktur Zaliczkowych do Faktury Pro Forma
Faktura Pro Forma, do której wystawiono Fakturę Zaliczkową na liście widoczna jest ze statusem ZL.
Utworzona Faktura Zaliczkowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży ze statusem ZL.
Nie można wystawić Faktury Zaliczkowej do Faktury Pro Forma, która jest w buforze anulowana lub zamknięta.
Jeśli do Faktury Pro Forma została wystawiona Faktura Zaliczkowa – nie można anulować FPF. Należy najpierw anulować Fakturę Zaliczkową.
W przypadku anulowania Faktury Zaliczkowej rozpięte zostaje powiązanie z Fakturą Pro Forma (Faktura Pro Forma jest nadal aktywna).
Faktury Zaliczkowej ani Faktury Pro Forma nie można anulować jeśli została już utworzona Faktura Sprzedaży. Należy najpierw anulować Fakturę Sprzedaży.
Faktura Zaliczkowa nie może być wystawiona do FPF w sytuacji kiedy więcej niż jedna FPF jest przekształcona do jednego RO (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Faktura Zaliczkowa nie może być wystawiona do FPF w sytuacji kiedy dokument RO powiązany z FPF jest zapisany do bufora (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Faktury Zaliczkowe nie są uwzględniane w analizach dotyczących sprzedaży (liczonych wg elementów dokumentów). W raportach tego typu uwzględniane są dopiero Faktury Sprzedaży.
W raportach liczonych wg dokumentów (np. RKZ, lista faktur) Faktury Zaliczkowe będą uwzględniane. W przypadku RKZ dla Faktur Zaliczkowych wartość zakupu będzie wynosiła 0, zaś wartość netto wpłaconej zaliczki będzie widoczna jako marża. Natomiast na Fakturze Sprzedaży marża zostanie pomniejszona o wartość netto wpłaconych wcześniej zaliczek. W efekcie sumaryczna wartość marży będzie poprawna.
Faktur zaliczkowych nie można wysyłać do systemu Comarch EDI.
Faktur zaliczkowych nie można zapisać w pliku XML.
Wyliczanie marży na Fakturach Zaliczkowych (dotyczy modułów Handel, Handel Plus):
W chwili utworzenia Faktury Zaliczkowej nie jest zdejmowany towar z magazynu. Dlatego cała wartość zaliczki jest traktowana jako marża – firma nie poniosła jeszcze kosztów związanych z wydaniem tego towaru. W szczególnym przypadku tego towaru może w ogóle nie być jeszcze w magazynie.
Dopiero po utworzeniu Faktury Sprzedaży częściowej (i dokumentu WZ) program zna rzeczywisty koszt towaru. Wtedy też od wartości Faktury częściowej (która jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki) odejmowany jest koszt towaru i wyliczana jest marża. Przy czym charakterystyczny jest fakt, że wartość netto faktury nie obejmuje już całego towaru, natomiast wyliczony koszt – obejmuje wszystkie pozycje. Dlatego często zdarza się, że na FS częściowej marża jest ujemna. Oznacza to, że wpłacona wcześniej zaliczka przekraczała wartość marży uzyskanej na całej transakcji (czyli na fakturze zaliczkowej marża naliczona była za wysoka) i na Fakturze częściowej trzeba ją skorygować.
Wydruk Faktury Zaliczkowej.
Wydruk jest dostępny z poziomu formularza dokumentu. Na wydruku Faktury Zaliczkowej pojawiają się:
kwota zaliczki brutto z podziałem na poszczególne pozycje
zestawienie pozycji z Faktury Pro Forma
tabela z zestawieniem Faktur Zaliczkowych wpłaconych poprzednio do danej Faktury Pro Forma – zawiera datę wystawienia, numer dokumentu i wartość brutto zaliczki. W tabeli uwzględniane są faktury zaliczkowe wystawione z datą wcześniejszą lub taka samą jak bieżąca faktura zaliczkowa.
daty otrzymania zaliczek – są zgodne z datą wprowadzenia odpowiedniego zapisu w module Kasa/Bank.
Na wydruku umieszczane są tylko dane nabywcy (bez odbiorcy).
Korekta faktury zaliczkowej
Aby udokumentować zwrot zaliczki należy wystawić Fakturę Korygującą do wystawionej wcześniej faktury zaliczkowej. W tym celu należy na liście faktur ustawić kursor na pozycji odpowiadającej fakturze zaliczkowej, a następnie z menu kliknąć w ikonę Korekta faktury lub z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki wybrać opcję Korekta wartości (ceny).
Uwaga
Korektę faktury zaliczkowej można wykonać tylko poprzez korektę wartościową. W przypadku faktur zaliczkowych nie można wykonać korekty ilości ani VAT.
Dokument – schemat numeracji jest pobierany zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Faktura zaliczkowa korekta. Nowy schemat numeracji można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Faktura Sprzedaży zgodnie z obowiązującymi w systemie zasadami.
Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na fakturze zaliczkowej. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.
Dokument liczony od – zaliczka dotyczy zawsze wartości brutto zamówienia/ umowy. Dlatego ustawiany jest zawsze algorytm liczenia od brutto i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany (również w przypadku korekt).
Korekta z tytułu – przyczyna korekty, która pojawia się również na wydrukach. Dla korekty Faktury Zaliczkowej domyślnie podpowiada się opis „Zwrot zaliczki”.Pozycje
Jako pozycje na fakturze korygującej przepisywane są wszystkie towary/ usługi, których dotyczyła faktura zaliczkowa. Użytkownik nie ma możliwości dopisania nowych pozycji. Na liście pozycji widoczne są:
Kod, Nazwa – kod i nazwa towaru/ usługi.
Stawka VAT – procentowa stawka VAT dla towaru/ usługi.
Maksymalna kwota zaliczki – maksymalna kwota zaliczki, jaka może być zwrócona dla danej pozycji. W przypadku, gdy wcześniej były już wystawiane korekty do Faktury Zaliczkowej, maksymalna kwota zaliczki możliwa do zwrotu zostanie odpowiednio pomniejszona o wcześniejsze korekty. W ten sposób program kontroluje, by kwota zwracanych zaliczek nie była większa niż wartość zaliczki wpłaconej.
Kolumna Maksymalna kwota zaliczki jest widoczna na dokumencie tylko podczas jego wystawiania. Po zaakceptowaniu i ponownym podglądzie kolumna nie jest już widoczna.
Zaliczka – w polu użytkownik ma możliwość wpisania kwoty zwracanej zaliczki dla danej pozycji. Wpisana kwota (ze znakiem minus) nie może przekroczyć kwoty widocznej w polu Maksymalna kwota zaliczki . Program proponuje zwrot całości zaliczki.
Jeśli zwracana zaliczka nie dotyczy konkretnej pozycji z Faktury Zaliczkowej, a całości – użytkownik może proporcjonalnie podzielić zwracaną kwotę zaliczki na wszystkie pozycje. Po wciśnięciu przycisku Dystrybucja zaliczki na wszystkie pozycje wyświetlane jest okno, gdzie należy podać kwotę zwracanej zaliczki bądź procent korekty, który należy zwrócić klientowi.
Po zaakceptowaniu – program podzieli podaną kwotę na wszystkie pozycje widoczne na korekcie.
Płatności do korekt faktur zaliczkowych są generowane na identycznych zasadach jak płatności tworzone do faktur zaliczkowych (opisane w rozdziale dotyczącym faktur zaliczkowych).
Wydruk korekty do faktury zaliczkowej jest dostępny z poziomu formularza korekty i zawiera m.in.:
numer faktury zaliczkowej korygowanej,
wartość wpłaconej zaliczki (brutto) – dotyczy tylko pozycji, które zostały skorygowane,
wartość zwracanej zaliczki (brutto).
Częściowe fakturowanie
Wystawianie częściowych WZ i FS pozwala na częściowe wydawanie i fakturowanie towarów/usług. Funkcjonalność ta umożliwia wystawianie wielu dokumentów WZ i wielu FS do jednej FPF.
Uwaga
Dokumenty magazynowe WZ są dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
Wystawianie Faktury Sprzedaży do Faktury Pro Forma
Utworzenie Faktury Sprzedaży do Faktury Pro Forma jest możliwe z poziomu listy Faktur Pro Forma. W tym celu należy ustawić kursor na Fakturze Pro Forma, która będzie przekształcana i wcisnąć przycisk (lub z menu kontekstowego pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Faktura Sprzedaży). Faktura częściowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży.
Na utworzonej Fakturze Sprzedaży do Faktury Pro Forma:
Dokument – schemat numeracji jest zgodny ze schematem określonym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji Faktura sprzedaży z PF. Użytkownik może go zmienić, wybierając jeden ze schematów dostępnych po wciśnięciu przycisku Dokument.
Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Użytkownik może zmienić jedynie dane Odbiorcy, z poziomu zakładki [Kontrahent].
Dokument liczony od – algorytm wyliczania na Fakturze Sprzedaży częściowej jest zgodny z algorytmem wybranym na Fakturze Pro Forma (można zmienić algorytm naliczania podatku VAT na FS w buforze po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Handel/ ParametryPozwalaj na zmianę netto/brutto). Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości.
Pozycje
W sytuacji gdy już zostaną wydane wszystkie towary z FPF można nadal generować kolejne dokumenty FS. Wówczas podpowiada się pusty formularz FS, na którym istnieje możliwość dodawania kolejnych pozycji lub zapisania do bufora pustego dokumentu (taka opcja może być przydatna przy fakturowaniu usługi etapami, np. jeśli na Fakturze Pro Forma jest jedna pozycja typu usługa, natomiast fakturowanie tej usługi odbywa się etapami).
Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:
Jeśli wcześniej towar z FPF nie został wydany na dokumentach WZ – na Fakturę Sprzedaży częściową przenoszone są wszystkie pozycje zgodnie z Fakturą Pro Forma. Faktura Sprzedaży częściowa podlega całkowitej edycji. Użytkownik może modyfikować istniejące pozycje, usuwać je lub dodawać nowe. Na tej podstawie program wylicza wartość Faktury częściowej, zawsze odejmując od jej wartości wartość zaliczek wskazanych na zakładce [Płatności] w tabeli Faktury zaliczkowe.
Jeśli wcześniej towar został wydany na dokumenty WZ – na Fakturę częściową przenoszone są tylko pozycje, które zostały wydane na WZ, a użytkownik ma ograniczoną możliwość ich edycji (zmiany ilości, usunięcia itp.). Może natomiast dopisywać nowe pozycje na Fakturze częściowej i na te pozycje, w momencie zatwierdzania Faktury, zostanie wygenerowany dodatkowy dokument WZ.
W przypadku kiedy FPF powiązana jest z RO, wówczas przy wystawianiu FS do FPF na część towaru, fakt ten jest odnotowany również na Formularzu RO. Następuje jednoczesna realizacja RO na część towaru, jaki został zafakturowany. Na formularzu RO, na zakładce [Dokumenty], widoczne jest powiązanie z dokumentami wygenerowanymi z poziomu FPF.
Uwaga
Na Fakturze Sprzedaży można usuwać istniejące i dodawać nowe pozycje. Przy dodawaniu kolejnych Faktur proponowane są pozycje, które do tej pory nie zostały zafakturowane. Korekty wystawionych Faktur częściowych nie mają wpływu na kolejne Faktury do FPF. Towar, który został raz zafakturowany nie wraca na FPF.
Częściowe rozliczanie zaliczek na FA
Zaliczka częściowo rozliczona na Fakturze Sprzedaży jest odpowiednio pomniejszana na kolejnych Fakturach Sprzedaży.
Zaliczka może być wielokrotnie wybierana na Fakturach częściowych aż do całkowitego jej rozliczenia. Program podczas wystawiania kolejnej Faktury Sprzedaży do FPF podpowiada te zaliczki, które pozostają do rozliczenia.
Domyślnie na Fakturze Sprzedaży proponowane jest rozliczenie wszystkich zaliczek, natomiast istnieje możliwość wskazania, które zaliczki i w jakiej części mają zostać rozliczone na Fakturze.
Na zakładce [Płatności]na formularzu Faktury Sprzedaży w tabelce Faktury zaliczkowe można wskazywać, które zaliczki i w jakiej części mają zostać rozliczone. Tabelka zawiera wszystkie nierozliczone zaliczki wystawione do Faktur Pro Forma, do których wystawiana jest aktualnie Faktura Sprzedaży. Przy wystawianiu kolejnych Faktur Sprzedaży widoczne są tylko te zaliczki, które nie zostały rozliczone. Jeśli dana zaliczka została rozliczona tylko częściowo, wówczas w polu Kwota maks. wyświetlana jest wartość, która pozostaje do rozliczenia.
Domyślnie tabela z Fakturami Zaliczkowymi ma ustawienia pól: Użyj na TAK, Stawka VAT zaliczki, Kwota wypełniona ma wartość równą wartości z pola Kwota maks.
Jeśli dana zaliczka ma nie być rozliczana na tym dokumencie, w kolumnie Użyj należy ustawić Nie.
Jeśli z danej zaliczki chcemy rozliczyć część, w polu Użyj należy zostawić Tak natomiast w polu Kwota należy wpisać kwotę, która ma zostać rozliczona. Wartość z pola Kwota nie może przekroczyć wartości z pola Kwotamaks.
Po wprowadzeniu zmian w tabelce Faktury zaliczkowe, automatycznie przeliczane są wartości w tabelce VAT. Kwoty z zaliczek pojawiają się w tabelce VAT na minus. Jeśli zaliczki wystawione są na różne stawki VAT, wówczas w tabelce VAT oraz w tabelce Faktury zaliczkowe kwoty zaliczek widnieją w rozbiciu na stawki VAT.
Tabela VAT
Wartość Faktury częściowej powinna zostać pomniejszona o wartość wpłaconych wcześniej zaliczek. Zaliczki wyświetlane są w tabeli VAT na Fakturze Sprzedaży z wartościami ujemnymi. Kwoty te odpowiadają wartości wskazanych w tabeli Faktury zaliczkowe w polu Kwota zaliczek, które mają zostać rozliczone.
Ponadto w tabeli VAT znajdują się standardowe pozycje związane z wartościami wyliczanymi na podstawie pozycji wpisanych na Fakturę Sprzedaży częściową.
Wartość całkowita dokumentu jest wyliczana jako suma kolumn z tabelki VAT z uwzględnieniem wierszy ujemnych.
Uwaga
W przypadku gdy towary/usługi wydawane są tylko częściowo może zaistnieć sytuacja, że wartość Faktury Sprzedaży będzie mniejsza niż wartość zaliczek, które zostały wybrane do rozliczenia. Przy zatwierdzaniu dokumentu na minus pojawi się komunikat:
Wartość dokumentu jest ujemna. Czy kontynuować zapis?
Po wyborze opcji TAK dokument jest zapisywany z wartością ujemną.
Po wyborze opcji NIE Operator wraca na formularz Faktury Sprzedaży na zakładkę Płatności.
Wydruki
W programie istnieje możliwość wydruku Faktur Sprzedaży częściowych na dwa sposoby:
wydruki standardowe – w tabeli VAT drukowana jest tylko wartość dokumentu pomniejszona o wartość zaliczek.
wydruk Faktura VAT: pełna tabela zaliczek – na którym drukowana jest odrębnie tabela VAT przed odliczeniem zaliczek, tabela VAT dla wpłaconych zaliczek oraz tabela VAT dla wartości po odliczeniu zaliczek.
Płatności
Płatność do Faktury Sprzedaży częściowej obejmuje kwotę brutto faktury, czyli pomniejszoną o wpłacone wcześniej zaliczki. Zasady tworzenia płatności w module Kasa/Bank dla Faktury częściowej są zgodne z zasadami obowiązującymi dla „zwykłych” faktur.
Zakładka [Dokumenty]
Na zakładce [Dokumenty] widoczne są numery dokumentów powiązanych. W przypadku Faktury Sprzedaży częściowej mogą to być:
PF – Faktura Pro Forma, na podstawie której powstała Faktura Sprzedaży
FS – Faktury Zaliczkowe wystawione do Faktury Pro Forma
KOR – faktury korygujące, również zwroty Faktur Zaliczkowych
WZ – dokumenty WZ wystawione do Faktury Pro Forma
Do Faktury Sprzedaży częściowej może zostać przekształconych kilka Faktur Pro Forma. W tym celu na liście Faktur Pro Forma należy zaznaczyć dokumenty , które będą przekształcane, a następnie wcisnąć przycisk Warunki, jakie muszą zostać spełnione są identyczne, jak w przypadku przekształcania „zwykłych” Faktur Pro Forma do Faktury Sprzedaży.
Zasady przekształcania Faktury Pro Forma z Fakturami Zaliczkowymi do Faktury Sprzedaży Częściowej:
Faktura Pro Forma po przekształceniu do Faktury Sprzedaży otrzymuje status FS.
Faktura Sprzedaży częściowa jest wystawiana w walucie zgodnej z Fakturą Pro Forma i użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.
Jeśli do Faktury Zaliczkowej była wystawiana korekta – program pomniejszy wartość wpłaconych zaliczek.
Wydruk Faktury częściowej to standardowy wydruk Faktury Sprzedaży. Na wydruku znajduje się tabela z numerami skojarzonych Faktur Zaliczkowych.
Anulowanie Faktury częściowej nie powoduje anulowania Faktury Pro Forma oraz Faktur Zaliczkowych – zostaje jedynie rozpięte powiązanie pomiędzy dokumentami.
Faktura częściowa związana z Fakturami Zaliczkowymi nie może zostać zapisana w pliku XML.
Wystawianie częściowych Wydań Zewnętrznych (WZ) i Faktur Sprzedaży (FS) do tych WZ
W przypadku modułów Handel, Handel Plus Istnieje możliwość częściowego wydawania towarów z FPF na dokumencie WZ.
Formularz częściowego WZ jest standardowym formularzem WZ i został szczegółowo opisany w artykule Wydania Zewnętrzne.
Uwaga
Po wygenerowaniu pierwszego częściowego WZ, na kolejnym podpowiadane są tylko te towary, które nie zostały wykazane na poprzednim dokumencie WZ. Jeśli dokument WZ zostanie skorygowany (zwrot ilości), wówczas towar wróci na FPF i będzie go można kolejny raz wydawać.
Po zaznaczeniu Faktury Pro Forma na liście FPF i naciśnięciu ikony Faktura Sprzedaży tworzona jest na sumę wszystkich wystawionych WZ i jest z nimi powiązana. Faktura ta zawiera elementy z wystawionych wcześniej WZ i nie można zmienić istniejących pozycji, natomiast można dopisywać kolejne pozycje. Na dopisane pozycje tworzony jest kolejny dokument WZ (przy zapisie faktury).
Po wystawieniu Faktury Sprzedaży, nadal można wystawiać WZ na pozycje, które nie zostały jeszcze zafakturowane.
Kolejne naciśnięcie przycisku WZ pozwoli na wystawienie WZ na pozostające jeszcze na FPF towary.
Kolejne naciśnięcie przycisku FS spowoduje utworzenie kolejnej Faktury do FPF, która obejmie te WZ, które zostały wystawione po wygenerowaniu pierwszej Faktury. Dzięki takiemu rozwiązaniu można częściowo fakturować towary, na które została wpłacona zaliczka.
Do WZ utworzonych z FPF nie można generować FS ani PA z listy tych dokumentów. Tworzenie Faktur zawsze musi mieć miejsce z poziomu listy FPF.
W przypadku, kiedy FPF powiązana jest z RO, wówczas przy wystawianiu WZ do FPF na część towaru, fakt ten jest odnotowany również na Formularzu RO. Następuje jednoczesna realizacja RO na część towaru, jaki został wydany na WZ. Na formularzu RO, na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie z dokumentami wygenerowanymi z poziomu FPF.
Fiskalizacja Faktur Zaliczkowych
W przypadku fiskalizacji Faktur Zaliczkowych, na wydruku Paragonu fiskalnego pojawiają się zbiorczo kwoty wyliczone dla poszczególnych stawek VAT (tabela VAT), bez poszczególnych pozycji.
Kwoty są drukowane w określonej postaci:
Zaliczka + nazwa stawki VAT (z konfiguracji),
Ilość =1.0000,
Jm = szt.
Cena = wartość brutto zaliczki dla danej stawki
Fiskalizacja Faktury Finalnej może być przeprowadzona na dwa sposoby, w zależności od ustawienia w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry parametru Fiskalizacja faktur finalnych skojarzonych z fakturami zaliczkowymi – pełny Paragon bez zaliczek:
parametr odznaczony – Faktura Finalna jest drukowana w podobny sposób jak Faktura Zaliczkowa. Na drukarkę fiskalną wysyłane są jedynie kwoty z tabeli VAT na dokumencie (jako Rozliczenie zaliczki). Ponieważ na Fakturze Finalnej w tabeli VAT są zarówno wartości dodatnie jak i ujemne – do drukarki wysyłana jest suma tych wartości w poszczególnych stawkach. Parametr powinien być odznaczony w przypadku, gdy użytkownik wcześniej fiskalizuje Faktury Zaliczkowe – wtedy na drukarce fiskalnej jest zarejestrowana rzeczywista wartość transakcji (wartość Faktury Finalnej jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki).
parametr zaznaczony – na drukarce fiskalnej drukowany jest Paragon ze wszystkimi pozycjami towarowymi, a wartość zarejestrowana na drukarce fiskalnej nie jest pomniejszana o wpłacone zaliczki. Parametr powinien być zaznaczony w przypadku, gdy Użytkownik nie fiskalizuje faktur zaliczkowych – wtedy wartość transakcji jest rejestrowana w całości na podstawie Faktury Finalnej.
Uwaga
Należy pamiętać, że Faktury Zaliczkowe są liczone algorytmem od brutto, w związku z czym zawsze istnieje możliwość ich fiskalizacji. Natomiast w przypadku Faktury Finalnej jej algorytm jest zgodny z algorytmem Faktury Pro Forma (netto/ brutto), a możliwość jej fiskalizacji jest uzależniona od wykorzystanego algorytmu (tylko brutto).
Jeśli transakcja docelowo ma być zarejestrowana na drukarce fiskalnej ‑ Użytkownik już podczas wystawiania Faktury Pro Forma musi ustawić prawidłowy algorytm (brutto) tak, aby możliwa była fiskalizacja zarówno Faktur Zaliczkowych, jak i Faktury Finalnej.
Faktury Zaliczkowe i Faktury Sprzedaży częściowe w walutach obcych
Jeśli użytkownik wystawia dokumenty w walutach obcych (szczegóły opisane w artykule Wielowalutowość), może również rejestrować i rozliczać zaliczki wpłacane w walutach obcych. Wystawianie Faktur Zaliczkowych do Faktur Pro Forma w walutach obcych przebiega podobnie, jak w przypadku dokumentów złotówkowych.
Należy pamiętać o kilku zasadach:
Można wystawiać Faktury Zaliczkowe i Faktury Częściowe na takich samych zasadach jak opisane wyżej w złotych polskich.
Nie można wystawiać Faktur Zaliczkowych do Faktury Pro Forma w przypadku, gdy na FPF zaznaczony jest parametr Kwota VAT w walucie od wartości netto w PLN (w zależności od konfiguracji parametr może być widoczny na zakładce [Płatności]na FPF, gdzie użytkownik może go zmienić lub być zaznaczony bezpośrednio w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry). Jeśli wartość FPF wyliczana jest przy włączonej opcji liczenia płatności od wartości netto w PLN – przy próbie utworzenia Faktury Zaliczkowej, pojawi się komunikat informujący o blokadzie.
Faktura Zaliczkowa musi być wystawiona w takiej samej walucie, jak Faktura Pro Forma. Natomiast na Fakturze Zaliczkowej użytkownik może zmienić zarówno typ kursu waluty, datę kursu jak i notowanie (w przypadku kursu ręcznego).
Uwaga
Obowiązek podatkowy dla Faktur Zaliczkowych powstaje w momencie zapłaty. W związku z tym kurs na fakturach zaliczkowych powinien być ustawiany w stosunku do daty płatności. Ponieważ mechanizm w programie pozwala na automatyczne ustawianie daty kursu na dzień poprzedzający datę sprzedaży lub wystawienia, kurs na Fakturze Zaliczkowej należy ustawić ręcznie, według daty przyjęcia płatności (data kursu na Fakturze Zaliczkowej powinna być zgodna z datą kursu na zapisie kasowym).
W przypadku, gdy na Fakturze Pro Forma został naliczony podatek VAT, będzie on naliczany na wszystkich kolejnych dokumentach (Fakturach Zaliczkowych i Fakturze Sprzedaży częściowej), a użytkownik nie będzie miał możliwości zmiany ustawienia parametru Naliczaj VAT.
Wyliczanie tabeli VAT na Fakturze Sprzedaży częściowej w walucie obcej różni się od sposobu wyliczania tabeli VAT na Fakturach Sprzedaży częściowych w PLN. Na Fakturze częściowej w walucie w tabeli VAT pojawia się dla każdej stawki VAT suma wartości wpłaconych zaliczek (w PLN) w dwóch pozycjach: „na plus” i „na minus”. Natomiast wartość Faktury Sprzedaży częściowej jest wyliczana w oparciu o wartość Faktury Sprzedaży częściowej w walucie (wartość całkowita dokumentu w walucie pomniejszona o wartość zaliczek w walucie) oraz kurs z Faktury częściowej.
Wartość faktury częściowej: (200 EUR – 50 EUR) * 3.50
Faktura rozliczająca zaliczki
Od 1 września 2023 r., zgodnie z art. 106b ust. 1a ustawy o VAT, podatnik nie będzie zobowiązany do wystawienia
Faktury Zaliczkowej jeżeli całość lub część zapłaty otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności,
na poczet których otrzymał środki. Na tej podstawie udostępniono dodatkową ścieżkę rozliczania zaliczek. Zaliczki,
które zostały wprowadzone bezpośrednio w menu Kasa/Bank i nie posiadają powiązanych Faktur Zaliczkowych
mogą zostać rozliczone podczas wystawiania Faktury Sprzedaży.
Aby wskazać zaliczki do rozliczenia na formularzu Faktury Sprzedaży można przejść na zakładkę [Płatności]
i użyć ikony w sekcji Zaliczki do rozliczenia. Zostanie otwarta lista dokumentów do rozliczenia, na której
wyświetlą się wszystkie nierozliczone wpłaty dla wskazanego na formularzu kontrahenta.
Lista domyślnie filtrowana jest według zakresu dat od pierwszego dnia bieżącego miesiąca do daty bieżącej,
można również określić zakres dat według uznania. Należy jednak pamiętać, że aby informacja o rozliczonych
wpłatach została umieszczania na wydruku Faktury, daty tych wpłat muszą zawierać się w miesiącu daty
sprzedaży wskazanej na dokumencie i być od niej mniejsze lub równe. Na liście proponowane są wyłącznie
dokumenty w walucie, w jakiej wystawiana jest Faktura Sprzedaży. Jeżeli występują nierozliczone
zaliczki dla wskazanego na formularzu kontrahenta, spełniające kryterium zakresu dat, a użytkownik ich nie
wskazał w trakcie edycji, podczas zatwierdzania dokumentu wyświetli się pytanie: Kontrahent [Kod kontrahenta] posiada nierozliczone zaliczki. Czy chcesz rozliczyć zaliczki z wystawioną fakturą?
Wybór opcji TAK spowoduje automatyczne otwarcie okna z listą dokumentów do rozliczenia, gdzie zakres dat w filtrach będzie domyślnie ustawiony od pierwszego dnia miesiąca do dnia równego dacie sprzedaży wskazanej na formularzu dokumentu. W trakcie wyboru zapisów z listy, w kolumnie Do rozliczenia można określić kwotę jaka ma zostać rozliczona z wybranego zapisu, domyślnie jest to kwota równa 100% środków dostępnych do rozliczenia.
Po zaakceptowaniu wyboru wskazana kwota zostanie przeniesiona do tabeli zaliczek, do kolumny Kwota gdzie również można ją zmodyfikować
Wybór opcji NIE spowoduje standardowe zatwierdzenie dokumentu. Żadna z wpłat zarejestrowana dla wskazanego na dokumencie kontrahenta nie zostanie rozliczona.
Informacja o rozliczonych zaliczkach, ich kwocie oraz dacie otrzymania drukowane są na wydruku Faktura VAT(sPrint). Jeżeli dokument jest powiązany również z Fakturą Zaliczkową, to na wydruku będą widoczne rozliczania zaliczek otrzymanych w miesiącu daty sprzedaży wskazanej na dokumencie oraz rozliczenie Faktury Zaliczkowej powiązanej z tym dokumentem.
Po wysłaniu faktury rozliczającej zaliczki do KSeF zostaje zablokowana możliwość usunięcia powiązanych wpłat.
Uwaga
Rozliczanie zaliczek na Fakturze Sprzedaży jest dodatkową ścieżką obsługi zaliczek i nie ma wpływu na dotychczasową funkcjonalność Faktur Zaliczkowych.
Dowody wewnętrzne sprzedaży
Co należy wiedzieć o FSW
Dowody Wewnętrzne Sprzedaży mogą być wykorzystywane w trzech przypadkach:
Nabycie wewnątrzunijne – dowody wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych (które powstały na podstawie Faktur Zakupu). Szczegóły można znaleźć tutaj.
Odwrotne obciążenie –wprzypadku towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym obowiązek podatkowy ciąży na nabywcy będącym podatnikiem VAT. Jednocześnie nabywcom przysługuje prawo do odliczenia VAT. W programie mechanizm ten realizowany jest poprzez Dowody Wewnętrzne Sprzedaży i Dowody Wewnętrzne Zakupu. Do Faktury Zakupu, niezależnie od statusu kontrahenta na FZ, można wygenerować FSW pod warunkiem, że:
Pozycje na FZ nie mają naliczonego podatku VAT,
W przypadku kiedy na FZ część pozycji ma wykazany podatek VAT, na FSW zostaną przeniesione wyłącznie pozycje bez naliczonego podatku VAT.
Reklama – dowody wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy, wystawiane bezpośrednio przez Użytkownika.
Warto przy tym pamiętać, że:
FSW nie mają żadnego wpływu na zasoby w magazynie (nie powodują zdjęcia ani zarezerwowania towaru – dotyczy modułów Handel, Handel Plus),
FSW nie powodują powstania płatności w module Kasa/Bank.
Lista Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży
Lista Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne(Handel).
Lista zawiera zarówno dokumenty, które powstały na podstawie Faktur Zakupu (dowody wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych oraz przy zakupie towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym), jak i „ręcznie” wystawione przez użytkownika dowody wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy. Zasady obsługi listy zostały opisane szczegółowo tutaj.
W programie dokumenty te są rozróżniane przy pomocy schematów numeracji:
FAW – dowody wewnętrzne wystawiane przez Użytkownika,
FAWFZ – dowody wewnętrzne dotyczące nabycia wewnątrzunijnego.
Schematy numeracji FAW i FAWFZ są predefiniowane w programie w trakcie tworzenia bazy danych. Użytkownik może je zmienić zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie (tworzenie schematu numeracji w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel: Dowód wewnętrzny sprzedaży oraz przypisanie schematu domyślnego w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dowód wewnętrzny sprzedaży i Dowód wewnętrzny sprzedaży z FZ).
Lista Dowodów WewnętrznychSprzedaży jest obsługiwana przez standardowe przyciski i pola, na podobnych zasadach jak zwykłe Faktury Sprzedaży. Ponadto na liście znajduje się:
- utworzenie Dowodu Wewnętrznego Zakupu do Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży (w przypadku nabycia wewnątrzunijnego lub zakupu towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym).
- Przenieś do rejestru VAT.
- księgowanie na konta, zgodnie z wybranym schematem księgowań (funkcja dostępna dla użytkowników modułu Księga Handlowa).
- Korekta – po wciśnięciu przycisku wywoływany jest domyślnie formularz korekty ilości. Wszystkie możliwe korekty (ilości, wartości i stawki VAT) dostępne są po wciśnięciu przycisku strzałki widocznej obok przycisku. Opcja korekty dostępna jest również na liście dla wybranego dokumentu pod prawym przyciskiem myszy.
– Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
zmianę kategorii dokumentu,
dodawanie/ usuwanie kodów JPK_V7.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
Formularz Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży
Formularz jest zbliżony do formularza zwykłej Faktury Sprzedaży (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj).
Formularz FW: zakładka Ogólne
Schemat numeracji - proponowany jest taki, jak ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: w pozycji Dowód Wewnętrzny Sprzedaży (domyślnie FAW), dla dokumentów wystawianych „ręcznie” lub Dowód WewnętrznySprzedaży z FZ (domyślnie FAWFZ), dla dokumentów powstałych z FZ. Użytkownik ma możliwość zmiany schematu.
Kontrahent – w przypadku FSW wystawianych przez użytkownika proponowany jest kontrahent !NIEOKREŚLONY!, natomiast na FSW do FZ dane kontrahenta są przepisywane z Faktury Zakupu.
Magazyn – magazyn proponowany jest zgodnie z przyjętymi w programie zasadami (magazyn domyślny dla operatora/ magazyn domyślny dla stanowiska/ magazyn główny). W przypadku modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.
Uwaga
Dokument FSW nie powoduje zdjęcia towaru z magazynu. Dlatego, jeśli faktura dotyczy np. przekazania towaru na cele reprezentacji i reklamy, aby zdjąć towar z magazynu należy wystawić dodatkowy dokument rozchodowy np. RW (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Na formularzu Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży znajdują się ponadto dwa parametry:
Bufor – tak jak w przypadku pozostałych dokumentów Dowód Wewnętrzny Sprzedaży można zapisać do bufora (z możliwością wprowadzania zmian) lub na trwałe.
FWZ – na podstawie Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży może powstać Dowód Wewnętrzny Zakupu. Parametr można zaznaczyć tylko wtedy, gdy odznaczony jest parametr Bufor (zaznaczenie FZW spowoduje automatyczne odznaczenie Bufor). Jeśli parametr zostanie zaznaczony, to podczas zapisu Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży program automatycznie tworzy Dowód Wewnętrzny Zakupu.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Uwaga
Parametr FZW jest dostępny tylko na FSW dotyczących nabyciawewnątrzunijnego lub zakupu towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym (powstałych w wyniku przekształcenia Faktury Zakupu). Na FSW wystawianych bezpośrednio z listy parametr nie jest dostępny.
Formularz FW: zakładka Kontrahent
Na zakładce [Kontrahent] znajduje się tylko jedna sekcja Sprzedawca. Jako dane kontrahenta przepisywane są odpowiednio dane podatnika z Pieczątki firmy (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy) – dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! lub dane dostawcy z Faktury Zakupu.
Kontrahenta na dokumencie FSW można zmienić – wtedy dane zostaną pobrane z karty ewidencyjnej wybranego kontrahenta.
Formularz FW: zakładka Dodatkowe
Dokumenty skojarzone - informacje o dokumentach powiązanych z FSW:
FZ – Faktura Zakupu, na podstawie której powstała FSW,
KOR – dokumenty korygujące do Faktury Zakupu, które zostały uwzględnione na FSW (w tym również FZKG), lub dokumenty korygujące wystawione bezpośrednio do FSW,
FWZ – Dowód Wewnętrzny Zakupu, która powstała na podstawie FWS.
Tabela VAT – kwoty VAT są wyliczone na podstawie wartości z FZ oraz wszystkich korekt. Stawka VAT jest pobierana z kart cennikowych poszczególnych towarów. Tabela jest udostępniona do edycji przez użytkownika (możliwość zmiany w kwotach netto, brutto i VAT).
Razem – kwota brutto faktury.
Uwaga
Wystawienie Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank.
Dokumenty Wewnętrzne Zakupu (FWZ)
Uwaga
Funkcja nie jest dostępna dla wersji oddziałowej programu (w przypadku współpracy z systemem Comarch ERP XL).
Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu
Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne(Handel)/ Dokumenty Wewnętrzne Zakupu.
Lista zawiera dokumenty, które powstały na podstawie Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży. Domyślny schemat numeracji (FZWFZ) jest predefiniowany w programie w trakcie tworzenia bazy danych. Użytkownik może go zmienić zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie (tworzenie schematu numeracji w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel:Dokumenty wewnętrzne zakupu oraz przypisanie schematu domyślnego w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dokument zakupu wewnętrzny FZ).
Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu jest obsługiwana przez standardowe przyciski i pola, na podobnych zasadach jak zwykłe Faktury Sprzedaży.
Uwaga
Dokumenty Wewnętrzne Zakupu mogą być tworzone tylko na podstawie Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży. Dokumenty FWZ nie mogą być dodawane z poziomu listy przez Użytkownika (przycisk Dodaj nie jest dostępny).
Ponadto na liście znajduje się:
- przenieś do rejestrów VAT.
- księgowanie na konta, zgodnie z wybranym schematem księgowań (funkcja dostępna dla użytkowników modułu Księga Handlowa)
Konwersja Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży do Dokumentu Wewnętrznego Zakupu
Automatyczne tworzenie FWZ jest możliwe na dwa sposoby:
na formularzu FWS można zaznaczyć parametr FWZ – wtedy w chwili zatwierdzania dokumentu FWS zostanie automatycznie utworzony Dokument Wewnętrzny Zakupu
z poziomu listy Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży - kursor należy ustawić na Dokumencie WewnętrznymSprzedaży, do którego tworzony będzie Dokument Wewnętrzny Zakupu, a następnie wcisnąć przycisk .
Zasady przekształcania dokumentów
Możliwe jest przekształcenie jednego Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży do jednego Dokumentu Wewnętrznego Zakupu.
Dokument FWS otrzymuje status W. Ponowne przekształcenia do FWZ nie jest możliwe.
FWZ może powstać tylko na podstawie dokumentu FWS, który dotyczy nabycia wewnątrzunijnego (powstał z FZ).
Dokument FWZ jest zapisywany do bufora.
Dokumentu FWZ nie można korygować (możliwe jest anulowanie).
W przypadku wykasowania lub anulowania FWZ usuwany jest status Wz Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży (FWS) (możliwe jest ponowne przekształcenie).
Aby anulować dokument FWS skojarzony z Dokumentem Wewnętrznym Zakupu należy najpierw usunąć/ anulować dokument FWZ, a dopiero potem można anulować dokument FWS.
Uwaga
Anulowanie FWZ nie powoduje automatycznego anulowania FWS – rozpięte zostaje jedynie powiązanie pomiędzy dokumentami.
Na FWZ przenoszone są wszystkie dane zgodnie z Dokumentem Wewnętrznym Sprzedaży: zarówno dane kontrahenta jak i pozycje dokumentu.
Tabela VAT (zakładka [Dodatkowe]):
kwoty VAT przenoszone są zgodnie z ustalonymi na FWS.
tabela VAT podlega częściowej edycji – użytkownik ma możliwość korygowania wartości VAT i brutto (do czasu zapisania FWZ na trwałe).
Dokument FWZ nie ma wpływu na magazyn.
Dokument FWZ nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank.
Terminale płatnicze
Comarch ERP Optima zapewnia współpracę z następującymi terminalami:
Verifone VX 520 dystrybuowanym przez eService
Verifone VX 520 dystrybuowanym przez First Data Polcard
Ingenico iCT220 ETH dystrybuowanym przez First Data Polcard
Ingenico Desk 3200 dystrybuowanym przez First Data Polcard
ING
Polskie ePłatności
Za pomocą terminali płatniczych obsługiwane są następujące operacje kartą płatniczą:
Polcard
eService
ING
Polskie ePłatności
obciążenie karty płatniczej
zwrot środków płatniczych na kartę
Konfiguracja płatności obsługiwanych przez terminal płatniczy
Wskazówka
W pierwszym kroku należy zwrócić się do dostawcy terminala w celu przygotowania urządzenia do współpracy z systemem Comarch ERP Optima.
Aby rozpocząć współpracę z terminalem, należy dokonać odpowiedniej konfiguracji:
Na dokumentach musi być wybrana forma płatności o typie karta z zaznaczonym parametrem: Terminal Płatniczy (opcja do zaznaczenia na formularzu formy płatności dostępnym z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności). Po zaznaczeniu parametru Terminal płatniczy nie jest możliwe ustawienie odroczonego terminu płatności.
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Parametry należy zaznaczyć parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową.
Uwaga
Przed uruchomieniem współpracy z terminalem należy upewnić się, że operator wystawiający dokumenty nie ma ustawionego zakazu lub blokady na wprowadzanie zapisów, powodujących ujemne saldo do rejestru powiązanego z płatnością wysyłaną na terminal. W przeciwnym wypadku płatność zostanie zarejestrowana, ale dokument nie będzie rozliczony.
Parametr Terminal płatniczy jest aktywny tylko dla typu płatności Karta, dla innych typów płatności parametr jest nieaktywny.
W Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Terminal płatniczy należy wybrać sterownik do terminala płatniczego.
Konfiguracja terminali płatniczychModel terminala - pole które domyślnie jest niewypełnione, po rozwinięciu listy możemy wskazać odpowiedni model terminala:
eService
ING
Polcard – wszystkie modele (domyślny)
Polcard – Verifone VX 520
Polskie ePłatności (dostępny od 20.06.2022)
eService – połączenie terminalowe
ING – połączenie terminalowe
Polcard – wszystkie modele (domyślny) – połączenie terminalowe
Polcard – Verifone VX 520 – połączenie terminalowe
Polskie ePłatności – połączenie terminalowe (dostępny od 20.06.2022)
W zależności od wybranego modelu aktywują się lub uzupełniają następujące pola:
Typ połączenia – ustawia się automatycznie, w zależności od wybranego sterownika terminala płatniczego.
Port szeregowy – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia COM. Należy wskazać w nim port COM, do którego podłączone jest urządzenie.
Adres IP – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia TCP/IP. Należy w nim wpisać adres IP terminala płatniczego.
Port TCP/IP – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia TCP/IP. Należy w nim wprowadzić numer portu, na którym odbywać się będzie komunikacja pomiędzy programem Comarch ERP Optima, a terminalem płatniczym.
Testpołączenia – po wciśnięciu przycisku Test połączenia program sprawdza, czy istnieje możliwość komunikacji pomiędzy komputerem i terminalem.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Identyfikator stanowiska – pole 20 znakowe, opcjonalne dla modeli ING, ING – połączenie terminalowe. Polskie ePłatności oraz Polskie ePłatności – połączenie terminalowe. Dla pozostałych modeli nieaktywne.
Logowanie komunikacji – po zaznaczeniu tego parametru plik z logiem terminala (TerminalCommunicationLog.log) będzie zapisywany w katalogu z logami programu. W przypadku sterowników terminalowych plik zawierający komunikację z terminalem płatniczym (TerminalCommunicationLog.log) zostanie utworzony lokalnie w katalogu %AppData%\Comarch OnlineFP.
W przypadku sterowników terminalowych plik zawierający komunikację z terminalem płatniczym (TerminalCommunicationLog.log) zostanie utworzony lokalnie w katalogu %AppData%\Comarch OnlineFP.
Płatności terminalowe a rodzaje obsługiwanych dokumentów
Przesyłanie płatności do terminala realizowane jest na formularzach następujących dokumentów:
Fakturze Sprzedaży i na wszystkich dostępnych dla niej korektach (z wyjątkiem korekty danych),
Fakturze Zaliczkowej i korekcie wartości do niej,
Paragonie i korekcie ilości do Paragonu,
Wydaniu Zewnętrznym z opcją płatności i korekcie ilości/ wartości/ stawki VAT do WZ (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Płatności za pomocą terminala płatniczego na dokumentach FS, PA, WZ z płatnością i FZAL
Jeśli na dokumencie Faktury lub Paragonu wybrana jest forma płatności typu Karta z zaznaczonym parametrem Terminal Płatniczy, to przy zapisie dokumentu na stałe, płatności zapisywane są w preliminarzu, a następnie wyświetlane jest okno Potwierdzenie obciążenia karty.
Pole Klient wpłaca jest domyślnie przepisane z pola Do zapłaty, a ustawienie kursora znajduje się w polu potwierdzenia, co pozwala od razu zatwierdzić wpłatę. Nie ma możliwości zmiany kwoty w polu Klient wpłaca. Zmiany kwoty wysyłanej na terminal można dokonywać tylko z poziomu samego dokumentu na zakładce [Płatności].
Kwota na zakładce [Płatności]może zostać podzielona. Jeżeli dokument ma być rozliczony na przykład gotówką i kartą, wówczas w tabelce płatności należy wprowadzić kwotę płatną gotówką, wybrać przycisk z płatnością gotówkową, a następnie przycisk z płatnością kartą. Kwota dla karty płatniczej zostanie przesłana do terminala płatniczego.
Po wyświetleniu okna z wpłatą:
można się z niego wycofać (wciskając przycisk Anuluj zmiany), wystawiany wówczas dokument nie jest zapisywany na stałe i nie jest realizowana płatność.
można zatwierdzić płatność, wystawiany wówczas dokument zapisywany jest na stałe i uruchamiany jest proces płatności przez terminal płatniczy.
Podczas trwania transakcji w programie wyświetlane są komunikaty odzwierciedlające postęp wykonywania transakcji na terminalu.
W przypadku wystąpienia błędu przy płatności wyświetlany jest komunikat: „Transakcja nie została zakończona poprawnie, czy powtórzyć transakcję” Do wyboru dostępne są opcje: Tak/Nie. W przypadku wyboru opcji Nie dokument jest zapisywany na stałe i nie jest rozliczany, a po wybraniu opcji Tak następuje próba rozliczenia.
Jeśli po wysłaniu płatności Klient nie zdąży wpisać pin-u (w ciągu 60 sekund) wyświetlana jest informacja, że minął czas oczekiwania i pojawia się pytanie czy transakcja przeszła poprawnie. Użytkownik może potwierdzić tę transakcję lub nie. Jeżeli transakcja zostanie odrzucona i nie zostanie potwierdzona, dokument zapisuje się na stałe. Brak potwierdzenia dotyczy wówczas samej transakcji, a nie dokumentu.
Jeśli płatność kartą zostanie zaakceptowana, wówczas zapis z preliminarza rozliczany jest z zapisem kasowo bankowym. Jeżeli podczas rozliczania nie jest otwarty Raport kasowo/bankowy, to przy zapisie jest on od razu tworzony (analogiczne działanie jak przy zapisie gotówki).
Wydruk samego dokumentu może być wykonany po zakończeniu procesu wystawiania dokumentu, natomiast jeśli dokument ma zostać zafiskalizowany, drukowanie dokumentu na drukarce fiskalnej odbywa się po zakończeniu płatności. Jeśli po rozliczeniu płatności wystąpi błąd fiskalizacji i dokument nie będzie mógł być zafiskalizowany, do dokumentu generującego płatność można wykonać korektę, której zatwierdzenie spowoduje zwrot środków na kartę płatniczą. Można też anulować dokument i wystawić dokument KW na pobraną przez terminal kwotę.
W przypadku, gdy nie jest zaznaczony parametr: Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych w menu Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Parametry, na zapisie kasowym generowanym automatycznie podczas płatności przez terminal w polu Numer wewnętrzny pojawi się numer zgodny ze schematem domyślnym dla zapisów, wskazanym w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Dokumenty. Natomiast w polu Numer pojawi się numer dokumentu handlowego, który jest rozliczany.
Jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Dokumenty nie została uzupełniona definicja dokumentu dla typu KP- wpłata, przy zatwierdzaniu dokumentu oraz wpłaty pojawi się komunikat: Zapis nie będzie kontynuowany. W konfiguracji brakuje domyślnego schematu numeracji dla dokumentu o typie KP – wpłata.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Dodatkowo po wyborze modelu terminala ING/ING - połączenie terminalowe w przypadku pytań, które wymagają reakcji od strony Użytkownika bezpośrednio w programie będą wyświetlane komunikaty z możliwymi opcjami do wyboru, podczas:
wyboru waluty
drukowania kopii dla Klienta.
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Płatności za pomocą terminala płatniczego na dokumentach korekt do FS i PA oraz FZAL
Jeśli dokument korygujący posiada płatności typu Karta z zaznaczonym parametrem Terminal płatniczy, wówczas w momencie zapisu dokumentu na stałe wykonywana jest transakcja płatnicza za pomocą terminala. Operacje wykonywane są analogicznie jak dla płatności dokumentu FS i PA.
W sytuacji realizowania płatności do korekt, kwota do zapłaty może być zarówno na plus jak i na minus, dlatego w zależności od kierunku płatności na oknie wpłaty podpowiadana jest odpowiednia operacja: obciążenie karty płatniczej bądź zwrot środków na kartę.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Dodatkowo po wyborze modelu terminala ING/ING - połączenie terminalowe w przypadku pytań, które wymagają reakcji od strony Użytkownika bezpośrednio w programie będą wyświetlane komunikaty z możliwymi opcjami do wyboru, podczas:
wyboru waluty
drukowania kopii dla Klienta.
W przypadku terminala Polskie ePłatności płatność na plus odbywa się na tych samych zasadach jak dla dotychczasowych terminali. Natomiast w przypadku płatności na minus (zwrot środków) informacja o płatności nie jest wysyłana na terminal. W takiej sytuacji płatność należy rozliczyć bezpośrednio na terminalu zgodnie z informacją wyświetloną w logu:
Po wykonaniu transakcji wyświetlany jest komunikat:
„Czy zwrot został wykonany poprawnie?”
Do wyboru dostępne są opcje:
Tak – dokument jest zapisywany na stałe i zostaje rozliczony
Nie – wyświetlany jest kolejny komunikat:
„Transakcja nie została zakończona poprawnie, czy powtórzyć transakcję?”
Z dostępnymi opcjami:
Tak – użytkownik ma możliwość wykonania ponownego zwrotu na terminalu
Nie – dokument jest zapisywany na stałe i nie jest rozliczany
Płatności za pomocą terminala płatniczego na dokumentach walutowych
Jeżeli dokument wystawiony jest w walucie, to wszystkie wartości na terminal wysyłane są w walucie systemowej.
Na terminal wysyłana jest wartość złotówkowa, równa wartości brutto z tabelki VAT na dokumencie.
Wartość złotówkowa wysyłana na terminal przeliczana jest po kursie użytym na dokumencie.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Aktualizacja terminala, rozliczenie dnia
W głównym menu programu, w zakładce [Narzędzia] dodano także nową sekcję Terminal płatniczy. W sekcji tej znajdują się dwie opcje:
Włącz aktualizację terminala – na terminal zostanie wysłane polecenie aktualizacji terminala.
Rozlicz dzień – na terminal zostanie wysyłane polecenie zatwierdzenia transakcji w systemie transakcyjnym.
Po uruchomieniu z programu aktualizacji terminala, należy poczekać aż urządzenie po aktualizacji będzie gotowe do pracy.
Obszar Terminal płatniczy będzie widoczny jedynie po wybraniu modelu: ING lub ING – połączenie terminalowe.
Faktury RR
Lista Faktur RR
Lista Faktur zakupu od rolnika ryczałtowego jest zbudowana i obsługiwana w podobny sposób jak lista Faktur Sprzedaży.
Utwórz Fakturę Zakupu – na liście dostępna jest funkcja przekształcenia dokumentu do Faktury Zakupu. Dokument, na podstawie którego została już utworzona Faktura Zakupu ma na liście status FZ.
Korekta Faktury – pod tym przyciskiem możliwe jest utworzenie korekty ilości, wartości (ceny) oraz stawki VAT do Faktury RR.
– Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
zmianę kategorii dokumentu.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
Formularz Faktury RR: zakładka [Ogólne]
Dokument – schemat numeracji dla faktury RR. Faktury RR tworzą odrębna klasę dokumentów handlowych. Oznacza to, że dla FRR można tworzyć odrębne schematy numeracji (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Handel/ Faktura rolnika ryczałtowego). Jeden z utworzonych schematów można przypisać jako schemat domyślny w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji FRR- faktura rolnika ryczałtowego. Domyślnie utworzony jest schemat FRR. Zasady definiowania i konfigurowania schematów numeracji są zgodne z ogólnie obowiązującymi w systemie Comarch ERP Optima.
Kontrahent – wybór kontrahenta jest możliwy w identyczny sposób jak na pozostałych dokumentach. Na formularzu kontrahenta, na zakładce Handlowe znajduje się parametr Rolnik. Listę kontrahentów zawęzić można do podmiotów o statusie: Magazyn – zasady przypisywania magazynu są identyczne jak w przypadku innych dokumentów handlowych i magazynowych. W przypadku modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.
Uwaga
Należy pamiętać, że wystawienie faktury RR niepowoduje żadnych zmian na liście zasobów. Ilości nie są wprowadzane do magazynu, jak również nie są widoczne jako ilość zamówienia (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Dopiero przekształcenie do dokumentu FZ/ PZ spowoduje zmiany na zasobach. Jednak magazyn z dokumentu FRR jest w chwili przekształcenia przenoszony na dokument FZ/ PZ i dlatego jego konieczne jest jego określenie już na dokumencie FRR.
Uwaga
Obsługa gospodarki magazynowej jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. W module Faktury można prowadzić obrót wyłącznie usługami.
Data wystawienia i sprzedaży – są podczas tworzenia dokumentów FZ i PZ przenoszone odpowiednio jako daty wystawienia i zakupu.
Płatność – proponowana jest forma płatności skojarzona z kontrahentem. Należy jednak pamiętać, że należność za Fakturę RR powinna być zapłacona przelewem na konto bankowe. Jeśli ustawiona forma płatności jest inna niż typu przelew – przy zapisie na trwałe program wyświetli ostrzeżenie.
Algorytm – decyduje o tym, czy Faktura RR będzie wystawiana w cenach netto czy brutto.
Uwaga
Podczas dodawania towaru na dokument należy pamiętać, że towary są dodawane ze stawką VAT określoną na karcie towaru jako stawka VAT zakupu. Jeżeli stawka ta jest inna niż obowiązująca dla Faktury RR (7%), przy zapisie dokumentu pojawi się komunikat z taką informacją oraz pytanie, czy zapisać dokument. Jeśli Użytkownik wybierze Nie, pojawia się komunikat o następującej treści: Czy zmienić stawkę VAT na 7%?. Wybór Tak spowoduje zmianę stawki na 7% dla każdej pozycji występującej na dokumencie. Przycisk Nie pozostawi dokument bez zmian.
Na formularzu FRR widoczne są trzy parametry:
Bufor – Faktura RR może zostać zapisana do bufora. Dokument w buforze podlega całkowitej edycji, można go usunąć, jednak na podstawie FRR w buforze nie można utworzyć Faktury Zakupu ani dokumentu PZ.
FZ – parametr jest dostępny tylko w przypadku, gdy odznaczono Bufor. Jeśli jest zaznaczony to automatycznie na podstawie zatwierdzanej Faktury RR tworzona jest Faktura Zakupu.
PZ – parametr jest dostępny w modułach Handel, Handel Plus tylko w przypadku, gdy zaznaczony jest parametr FZ. Powoduje, że równocześnie z Fakturą Zakupu tworzony jest dokument magazynowy PZ (towar jest wprowadzany do magazynu).
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Formularz Faktury RR: zakładka Kontrahent
W odróżnieniu od innych dokumentów na Fakturze RR pojawia się tylko jedna sekcja związana z kontrahentem: Sprzedawca. Dane kontrahenta są pobierane z jego karty ewidencyjnej (trzy linie z nazwy). Dodatkowo program pobiera informację o numerze NIP sprzedawcy. Jeśli numer NIP na karcie nie jest uzupełniony, wtedy program pobiera numer PESEL.
Kontrahent określony jako sprzedawca jest następnie przenoszony na Fakturę Zakupu/ PZ zarówno jako Dostawca i Nadawca.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Domyślny płatnik – automatycznie jest tu przenoszony Sprzedawca z dokumentu. Jeśli płatność ma zostać wygenerowana na inny podmiot, w tym miejscu można zmienić Płatnika. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności znajduje się w artykule Domyślny płatnik na dokumentach.
Nr rach. bankowego – należy wskazać numer rachunku bankowego Płatnika, na który ma zostać wykonana płatność (automatycznie podpowiada się konto bankowe oznaczone na karcie kontrahenta jako domyślne).
Formularz Faktury RR: zakładka Tabela VAT
Na zakładce widoczna jest tabela VAT oraz informacja o wartości brutto dokumentu.
Uwaga
Faktura RR nie ma powiązania z modułem Kasa/Bank, co oznacza, że jej zatwierdzenie nie powoduje powstania płatności. Dopiero po utworzeniu na jej podstawie Faktury Zakupu powstaje płatność w Kasie/Banku.
Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.
Formularz Faktury RR: zakładka Dokumenty
Na zakładce widać numer utworzonej na podstawie FRR Faktury Zakupu. Numer Faktury Zakupu tworzonej na podstawie Faktury RR jest tworzony zgodnie ze schematem określonym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji FZ – Faktura Zakupu z FRR.
Zasady tworzenia FRR
Na karcie kontrahenta, na którego wystawiania jest Faktura RR w zakładce [Handlowe] należy zaznaczyć parametr Rolnik
Stawka VAT towaru musi wynosić 7%
Na karcie towaru musi zostać uzupełniony numer PKWiU.
Należy pamiętać, że FRR nie tworzy zapisu w Preliminarzu Płatności. Zapis taki tworzy się po przekształceniu dokumentu FRR do Faktury Zakupu.
Zasady przekształcenia FRR do FZ/ PZ
Przekształcenie Faktury RR do Faktury Zakupu jest możliwe tylko 1:1 (nie można tworzyć jednej Faktury Zakupu na podstawie kilku Faktur RR).
Fakturę RR można przekształcić do FZ tylko raz. Po utworzeniu na podstawie FRR Faktury Zakupu na liście otrzymuje ona status FZ i nie jest możliwe ponowne przekształcenie.
Jeśli na formularzu FRR nie zaznaczono FZ to po zapisie dokumentu FRR na trwałe nie jest tworzona Faktura Zakupu. W takim przypadku utworzenie Faktury Zakupu jest możliwe z listy Faktur RR po wciśnięciu przycisku Faktura Zakupu jest zapisywana do bufora.
Jeśli na formularzu FRR zaznaczonoFZ, ale nie zaznaczono PZ to Faktura Zakupu jest zapisywana do bufora.
Jeśli na formularzu FRR zaznaczonoFZ i równocześnie zaznaczono PZ to po zatwierdzeniu FRR powstają dwa dokumenty:
FZ – zapisana na trwałe (powstaje płatność w Kasie/Banku)
PZ – zapisany na trwałe (towar jest wprowadzany do magazynu)
W przypadku przekształcenia FRR, gdzie możliwe jest równoczesne utworzenie dwóch dokumentów docelowych program działa w następujący sposób:
zaznaczony parametr FZ – podnoszony jest formularz dokumentu FZ,
zaznaczony parametr FZ i PZ – formularz nie podnosi się, FZ i PZ są zapisane na stałe
Jeśli Faktura RR jest płatna gotówką to przy zatwierdzaniu z zaznaczonymi parametrami FZ i PZ w raporcie kasowym tworzony jest automatycznie zapis KW.
Jeśli Faktura RR jest płatna gotówką i zaznaczono parametry FZ i PZ, natomiast w trakcie zatwierdzania okaże się, że nie ma aktualnego raportu kasowego (żeby wprowadzić zapis KW), wtedy Faktura Zakupu zapisywana jest do bufora i nie jest tworzony dokument magazynowy PZ.
Zasady tworzenia FRR na podstawie FZ
Dokumenty FRR mogą być tworzone na podstawie Faktury Zakupu wprowadzonej w systemie. Tym samym obsługiwany jest scenariusz, gdy towar najpierw przyjmowany jest PZ, a potem na podstawie PZ wystawiana jest Faktura Zakupu i Faktura RR.
Na formularzu FZ, jeśli wpisany tam kontrahent ma na karcie nadany status Rolnik, pojawia się dodatkowy parametr FRR (obok dotychczas funkcjonujących Bufor i PZ). Po jego zaznaczeniu tworzona jest na podstawie Faktury Zakupu – Faktura RR. Opcja przekształcenia do FRR jest również dostępna z menukontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy) na liście Faktur Zakupu. Podczas wprowadzania Faktury Zakupu (oraz PZ) od kontrahenta-rolnika (parametr Rolnik na karcie kontrahenta, zakładka [Handlowe]), nie jest wymagane wprowadzenie numeru obcego. Jeżeli pole nie zostanie wypełnione, zaktualizuje się po przekształceniu FZ do FRR – w polu numer obcy na FZ pojawi się numer FRR. Numer ten pojawi się również w Preliminarzu Płatności, w polu numer obcy na zaległości dotyczącej Faktury Zakupu pod warunkiem, że nie został uzupełniony ręcznie.
Do Faktury RR może zostać przekształcona tylko Faktura Zakupu wystawiona w walucie systemowej (PLN).
Do faktury RR może zostać przekształcona tylko Faktura Zakupu wystawiona dla podmiotu typu kontrahent. W przypadku innych typów konwersja FZ -> FRR jest blokowana.
Tworzona faktura RR jest od razu zapisywana na trwałe.
Podczas tworzenia FRR sprawdzana jest forma płatności na FZ (przelew) oraz stawki VAT dla towarów (7 %) – na podobnych zasadach jak podczas wystawiania FRR bezpośrednio z listy.
Termin płatności FRR przekształconej z FZ jest liczony w zależności od ustawień w konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów.
FZ przekształcona do FRR na liście jest widoczna ze statusemRR i nie ma możliwości ponownego przekształcenia. Status ten nie zostanie zmieniony nawet, jeśli potem FZ zostanie przekształcona do innego dokumentu (PZ).
Anulowanie FRR i dokumentów skojarzonych
Anulowanie FRR jest możliwe na liście Faktur RR z menu kontekstowego.
Anulowanie FRR jest możliwe również w przypadku, gdy skojarzona z nią Faktura Zakupu jest zapisana do bufora.
Po anulowaniu FRR – skojarzona Faktura Zakupu nie jest automatycznie anulowana (znika jedynie status RR)
Podczas anulowania FZ skojarzonej z FRR program sprawdza powiązane z FZ dokumenty magazynowe PZ:
jeśli z FZ skojarzony jest jeden PZ – anulowana zostanie FZ oraz PZ (bez FRR)
jeśli FZ skojarzony jest z większą ilością PZ – anulowana zostanie tylko Faktura Zakupu.
Jeśli do FRR przekształcana była Faktura Zakupu z korektą, to przy próbie anulowania FZKOR program będzie wymagał wcześniejszego anulowania FRR.
Jeśli FRR jest skojarzone z FZ, która posiada jeden PZ i jeden PKA (opakowania kaucjonowane) – to w chwili anulowania FZ anulowane zostają wszystkie dokumenty: FZ, PZ i PKA poza Fakturą RR.
Ewidencjonowanie opłat na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych
Zgodnie z ustawą o funduszach promocji produktów rolno-spożywczych, wszystkie podmioty skupujące określone płody rolne są zobowiązane do naliczania, pobierania i odprowadzania wpłat na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych.
W programie Comarch ERP Optima znajdują się wydruki, na których widoczne są informacje na temat potrąceń na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych.
Wydruk Faktury RR
Z poziomu formularza Faktury RR dostępny jest wydruk Faktura RR (GenRap) – Potrącenia na fundusze promocji produktów rolnych.
Jeżeli na Fakturze VAT RR znajdują się towary, podlegające potrąceniom, wówczas na wydruku, pod tabelą VAT pojawi się informacja, jaką wartość potrącono na poszczególne fundusze oraz oświadczenie nabywcy o dokonaniu potrąceń (z wyszczególnieniem kwoty netto, od której naliczono potrącenie oraz kwotę potrącenia). Na wydruku faktury informacja: Razem do zapłaty oraz Kwota płatności będzie pomniejszona o sumę potrąceń.
Opłata na właściwy fundusz naliczana jest automatycznie na podstawie kodu PKWiU danego towaru.
Kody PKWiU towarów objętych ustawą określone są rozporządzeniem w sprawie szczegółowego wykazu towarów, od których naliczane są wypłaty na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych.
Wydruk listy Faktur RR
Z poziomu listy Faktur VAT RR jest dostępny wydruk dla zaznaczonych Faktur, na którym znajduje się podsumowanie dokonanych potrąceń na poszczególne fundusze. Aby uzyskać wydruk, należy zaznaczyć na liście Faktury VAT RR, dla których ma być wydrukowane podsumowanie, a następnie wybrać wydruk: Lista faktur (GenRap) – Potrącenia na fundusze promocji produktów rolnych.
Urządzenia fiskalne
Ustawienia na karcie towaru
Na kartotece towaru (menu Ogólne/ Cennik, Pozycja cennika) na zakładce [Dodatkowe] znajduje się obszar Urządzenia fiskalne pozwalający na zdefiniowanie dla towarów odrębnych kodów i nazw, wykorzystywanych wyłącznie podczas współpracy z urządzeniami fiskalnymi.
Pozycja cennika, zakładka Dodatkowe - definiowanie PLU i nazwy dla urządzeń fiskalnychPLU – jest to numeryczny kod towaru wykorzystywany przy współpracy z kasą fiskalną, o długości max. do 18 znaków. Przycisk Kopiuj kod towaru - pozwala na skopiowanie kodu towaru z zakładki [Ogólne]. W pole PLU skopiowany może zostać wyłącznie kod numeryczny. Jeżeli ogólny kod towaru jest numeryczny i dłuższy niż 18 znaków, w pole PLU skopiowanych zostanie pierwszych osiemnaście znaków kodu.
Nazwa – nazwa towaru wykorzystywana podczas współpracy z drukarką/ kasą fiskalną, o długości max. do 40 znaków. Przycisk Kopiuj nazwę towaru – pozwala na skopiowanie nazwy towaru z zakładki [Ogólne] (jeżeli ogólna nazwa towaru jest dłuższa niż 40 znaków, w pole Nazwa skopiowanych zostanie pierwszych 40 znaków).
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się opcja Kontrola unikalności nazwy fiskalnej – jeżeli zostanie włączona, podczas próby zapisu karty towaru z wprowadzoną nazwą fiskalną, która już istnieje program wygeneruje komunikat: W bazie istnieje już towar o nazwie fiskalnej: nazwa fiskalna.
Współpraca z drukarkami fiskalnymi
Program umożliwia fiskalizację wystawionych dokumentów sprzedaży na drukarkach fiskalnych:
POSNET (oparte o protokół DF-3001, Thermal, Thermal HS i FV, HD, HD EJ, XL2 OnLine, Temo)
ELZAB (Omega, Mera, Mera OnLine, ZETA),
INNOVA (Profit, Market, DF-1),
NOVITUS (Vivo, Vento, Quarto, Delio Prime (E) , Deon(E), Bono (E), Bono OnLine, HD OnLine),
TORELL (Duo Pro, Andros),
EMAR (Printo, Tempo 3),
Epson TM-T801FV.
Uwaga
Program nie obsługuje wersji aptecznych drukarek.
Przed przystąpieniem do pracy z urządzeniem fiskalnym należy odpowiednio skonfigurować program.
Konfiguracja programu
Instalacja urządzenia fiskalnego – z poziomu Konfiguracji stanowiska/Ogólne/ Drukarki fiskalne:
Sterownik drukarki– z rozwijanej listy należy wybrać właściwy sterownik drukarki,
Sterownik terminalowy – parametr określający czy praca na programie będzie odbywała się w połączeniu terminalowym,
Komunikacja – port po jakim będzie odbywałą się komunikacja. Port TCP/IP dostępny jest dla sterowników Elzab, Elzab Online, Novitus od 2.0, Posnet Thermal HS i FV
W przypadku zaznaczenia COM:
PortCOM – należy wskazać port szeregowy, do którego podłączona jest drukarka.
Prędkość portu – należy ustawić prędkość portu szeregowego, do którego podpięta jest drukarka.
Sterowanie przepływem – niektóre drukarki wymagają ustawienia odpowiedniego sterowania przepływem danych w porcie COM. Użytkownik może wybrać w programie Comarch ERP Optima opcje:
ustawienia systemowe (program nie ustawia sterowania przepływem, brane są ustawienia systemu),
RTS (do sterowania przepływem jest wykorzystywana w porcie para linii RTS/CTS),
Xon / Xoff (sterowanie przepływem odbywa się przez wysłanie znaczników Xon oraz Xoff),
RTS i Xon / Xoff (wykorzystuje obydwie metody sterowania przepływem),
brak (nie jest wykorzystywana żadna metoda kontroli przepływu danych).
Drukarka Posnet Temo podłączona bezpośrednio przez USB do poprawnej komunikacji musi mieć ustawione sterowanie przepływem: RTS. Przy pracy przez port COM parametr ten może być dowolny można ustawić ustawienia systemowe.W nowych drukarkach Posnet Thermal i Novitus Delio wkonfiguracji drukarki można ustawić sterowanie przepływem, w Comarch ERP Optima musi być wybrana taka sama opcje (drukarki te mają domyślne ustawienie „brak”).
W przypadku zaznaczenia TCP/IP:
Adres IP: Adres IPv4 przypisany do drukarki fiskalnej, na którym ma się odbywać komunikacja z komputerem.
Port TCP/IP: Port TCP/IP ustawiony na drukarce fiskalnej do komunikacji z komputerem. W zależności od wyboru sterownika drukarki program podpowie domyślną wartość: Elzab i Elzab Online – 8000, Novitus od 2.0 – 6001, Posnet Thermal HS i FV – 6666.
Test połączenia – po wciśnięciu przycisku program sprawdza, czy istnieje możliwość komunikacji pomiędzy komputerem i drukarką.
Uwaga
Drukarki fiskalne nie są przystosowane do fiskalizacji z wielu stanowisk jednocześnie. W celu zapewnienia poprawnej fiskalizacji należy unikać równoczesnego drukowania z kilku stanowisk.
Uzupełnienie listy drukarek fiskalnych – z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne. Lista drukarek fiskalnych zawiera listę drukarek współpracujących z systemem. W razie konieczności listę można uzupełnić o właśnie zainstalowane urządzenie. Ważne jest by wpisana tu nazwa była identyczna jak nazwa, która pojawiła się w oknie po zainstalowaniu drukarki.
Przyporządkowanie stawek VAT – z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT. Stawki zdefiniowane w systemie Comarch ERP Optima należy skojarzyć z symbolami wykorzystywanymi przez drukarkę fiskalną.
W drukarkach DF-300 stawki VAT skojarzone są z literami alfabetu. Standardowe przyporządkowanie to:
A – 23%
B – 8%
C – 0%
D – stawka rezerwowa
Z – stawka zwolniona, nie ma możliwości zmiany jej przypisania.
Uwaga
Przed kojarzeniem stawek VAT należy jednak wydrukować raport dobowy z drukarki fiskalnej, na której wyszczególnione są stawki VAT wraz z przypisanymi im literami.
– wciśnięcie przycisku umożliwia skojarzenie stawki VAT programu i drukarki. Dla wybranej stawki VAT zdefiniowanej w programie (widoczne w kolumnie Stawka) określić należy symbol fiskalny (czyli przyporządkowaną jej na drukarce fiskalnej literę).
– przycisk umożliwia odczyt stawek VAT ustawionych na drukarce fiskalnej,
– wciśnięcie przycisku skutkuje zapisem na drukarce fiskalnej stawek VAT ustawionych w programie.
Przygotowanie bazy danych
W przypadku drukarki DF-300 nie jest konieczne specjalne przygotowanie bazy danych do pracy z drukarką. Po odpowiednim skonfigurowaniu systemu można rozpocząć pracę na istniejącej bazie danych.
Wykonanie testu spowoduje wyświetlenie listy towarów, dla których nie jest spełnione wymaganie dotyczące długości nazwy.
Ustawienia portów COM
Ustawienia portów COM w systemie operacyjnym wprost wpływają na działanie drukarek fiskalnych w programie. W związku z tym należy poprawnie ustawić port COM, zgodnie z instrukcją użytkownika drukarki:
Posnet, Novitus, Innova, Emar, Torell:
szybkość: 9600
parzystość: brak (none)
liczba bitów: 8
bit stopu: 1
sterowanie przepływem: brak
Elzab:
szybkość: 9600 / 19200
parzystość: parzysta (even)
liczba bitów: 8
bit stopu: 1
sterowanie przepływem: brak, xon/xoff
W przypadku drukarek Elzab starszego typu należy sterowanie przepływem ustawić na: sprzętowe
Fiskalizacja dokumentu
Dokumenty, które mogą zostać zafiskalizowane muszą spełniać jeden podstawowy warunek: muszą być wystawione w cenach brutto (podatek VAT musi być liczony algorytmem „od brutto”).
Paragony: w chwili otwarcia formularza Paragonu znacznik Drukuj fiskalnie jest widoczny i domyślnie zaznaczony. Wtedy zatwierdzenie Paragonu powoduje jego wydruk na drukarce fiskalnej. Dodatkowo możliwy jest wydruk Paragonu na zwykłej drukarce (dostępny pod przyciskiem drukarki w pasku zadań).
Faktura Sprzedaży: w chwili zatwierdzania dokumentu, po odznaczeniu opcji Bufor – pojawia się możliwość wydruku fiskalnego. Podczas wystawiania Faktur Sprzedaży, Faktur Zaliczkowych parametr jest automatycznie zaznaczany tylko w przypadku, gdy dokument jest wystawiany „od brutto” i kontrahent ma status osoba fizyczna. W przypadku, gdy kontrahent ma status podmiot gospodarczy – parametr jest domyślnie odznaczony.
Zaznaczenie opcji Fiskalizuj spowoduje, że w momencie zapisu faktury na drukarce fiskalnej wydrukowany zostanie Paragon fiskalny.
Uwaga
Od wersji 2021.5.1. istnieje możliwość seryjnej fiskalizacji faktur i paragonów.
Uwaga
Jeżeli wydruk Paragonu na drukarce fiskalnej nie powiedzie się w chwili zapisu dokumentu istnieje możliwość powtórnej fiskalizacji z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszy wciśnięty, gdy dokument zaznaczony jest kursorem).
Operator nie będzie mógł wykonać powtórnej fiskalizacji z poziomu listy jeśli:
na formularzu operatora w konfiguracji ma zaznaczony parametr: Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA
ma założony zakaz dostępu do magazynu (na formularzu magazynu), na którym wystawiony jest dany dokument.
Dokument zafiskalizowany zaznaczony jest na liście dużą literą F.
Jakie dokumenty nie mogą zostać zafiskalizowane (parametr Fiskalizuj nie pojawi się):
faktury wystawiane w cenach netto – wynika to z niezgodności algorytmu wyliczania podatku VAT na fakturze i w drukarce,
dokumenty w buforze – wynika to z możliwości dokonywania zmian na takim dokumencie, fiskalizacja natomiast jest procesem nieodwracalnym,
dokumenty korygujące – urządzenia fiskalne nie rejestrują dokumentów korygujących, na ich podstawie sporządzić należy odrębny protokół zwrotów dla urzędu skarbowego,
faktury na wybrane pozycje powstałe z niefiskalnych paragonów.
Ponadto w chwili zatwierdzania dokumentu, jeśli parametr Fiskalizuj jest zaznaczony, program prowadzi kontrolę czy:
czy nie jest pusty (nie są wpisane żadne pozycje),
czy nie występują pozycje bez nazwy,
czy nie występują pozycje z ceną sprzedaży 0.
W przypadku wykrycia jednej z tych nieprawidłowości program wyświetli komunikat – nie dopuści do zatwierdzenia dokumentu i jego fiskalizacji.
Oprócz informacji, że dokument był wysłany na drukarkę fiskalną, w programie zapisywana jest również informacja, czy fiskalizacja się powiodła.
Jeśli fiskalizacja odbywa się z poziomu listy dokumentu – jeżeli nie przebiegnie poprawnie status F (fiskalny) nie jest nadawany.
Jeżeli fiskalizacja odbywa się w momencie zatwierdzania dokumentu (zaznaczony parametr Fiskalizuj na dokumencie) w przypadku, gdy się nie powiedzie na liście dla dokumentu pojawi się statusu F (fiskalny), ale dodatkowo dokument będzie oznaczony #. Na podglądzie dokumentu, w nagłówku widoczna jest treść błędu.
Uwaga
Dokument, który nie został poprawnie zafiskalizowany może zostać anulowany.
Jeżeli w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarki fiskalne zaznaczono parametr Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych podczas fiskalizacji dokumentów na drukarkę fiskalną wysyłane są nazwy fiskalne towarów, zdefiniowane na kartotekach towarowych, na zakładce [Dodatkowe]. Jeżeli dany towar nie posiada zdefiniowanej nazwy dla urządzeń fiskalnych, a parametr jest zaznaczony, na drukarkę fiskalną wysyłana jest nazwa zwykła towaru, pobrana z jego karty, z zakładki [Ogólne].
Identyfikacja operatora oraz stanowiska
W programie istnieje możliwość takiego skonfigurowania pracy z drukarką, by ułatwić identyfikację operatora oraz stanowiska, gdzie Paragon został wystawiony. W chwili rejestracji operatora w programie do drukarki fiskalnej zostają wysłane dwie informacje: Kod/ numer operatora oraz oznaczenie stanowiska. Informacje te obowiązują aż do chwili ponownego zalogowania i są drukowane w stopce Paragonu fiskalnego.
Uwaga
Jeśli Użytkownik nie chce, by informacje te były wysyłane do drukarki fiskalnej powinien w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wpisać w polu Kod stanowiska wartość -1.
Oznaczenie operatora – można uzupełnić na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry], pole Oznaczenie dla drukarki fiskalnej. W pole można wpisać dowolną wartość alfanumeryczną, maksymalnie 10-znakową. Należy jednak pamiętać o tym, że poszczególne drukarki fiskalne mają różne wymagania związane z formatem kodu operatora i wpisywany tu ciąg należy do nich dostosować.
Kod stanowiska – można uzupełnić w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna. W pole można wpisać dowolny ciąg alfanumeryczny, maksymalnie 10-znakowy. Należy jednak pamiętać, by format dostosować do typu posiadanej drukarki fiskalnej.
Uwaga
Jeśli pola przeznaczone na numer operatora i stanowiska nie zostaną wypełnione w programie to podczas logowania operatora w systemie do drukarki fiskalnej zostaną wysłane wartości domyślne: dla operatora jego identyfikator (kod) dostosowany do wymogów drukarki, a w przypadku oznaczenia stanowiska – wartość domyślna 1.
Drukuj rozpoczęcie pracy operatora – parametr dostępny jest w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna. Po jego zaznaczeniu przy logowaniu i wylogowaniu operatora z programu na drukarce fiskalnej wykonywany jest wydruk dotyczący rozpoczęcia\ zakończenia pracy kasjera (funkcja nie dotyczy drukarek firmy Elzab).
Formy płatności dla drukarki fiskalnej
Na Paragonie fiskalnym istnieje możliwość wydruku informacji o płatnościach (parametr Forma płatności w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna).
Dodatkowo w Konfiguracji firmy/ Handel/ Formy płatności dla drukarek fiskalnych należy skojarzyć formy płatności zdefiniowane w systemie Comarch ERP Optima z formami płatności, które mogą być wykazywane przez drukarkę fiskalną.
W konfiguracji w lewej części okna widoczne są wszystkie formy płatności zdefiniowane w module Kasa/Bank.
W prawej części okna istnieje możliwość skojarzenia formy płatności w systemie z formą płatności dla drukarki fiskalnej. Lista form płatności dla drukarki jest ściśle zdefiniowana i dostępna na rozwijanej liście.
Uwaga
Do jednej formy płatności dla drukarki fiskalnej może być przypisane kilka form płatności z Kasy/Banku.
W trakcie wystawiania dokumentów użytkownik ustala w tabeli płatności formę wpłaty. Przy zatwierdzaniu dokumentu program sprawdza formy płatności z dokumentu, kojarzy je z formami zdefiniowanymi dla drukarki i na Paragonie fiskalnym drukuje informacje o płatnościach.
Na Paragonie fiskalnym wydruk płatności jest tworzony wg form przypisanych dla drukarki:
jeśli na dokumencie w tabeli płatności wykorzystano kilka razy taką samą formę płatności to na Paragonie fiskalnym płatności te zostaną zsumowane,
jeśli w konfiguracji kilka różnych form płatności z Kasy/Banku zostało skojarzone z jedną formą płatności dla drukarki to na Paragonie fiskalnym będą one sumowane.
Uwaga
Drukarka fiskalna Torell Duo Pro obsługuje tylko 4 formy płatności: bon, gotówka, karta i czek. Jeżeli zostanie przypisana inna forma płatności w konfiguracji programu to przy próbie fiskalizacji dokumentu pojawi się komunikat informujący o tym a wydruk nie zostanie wykonany
Wydruk numeru na Paragonie fiskalnym
W Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr umożliwiający wydruk numeru dokumentu wystawianego w systemie Comarch ERP Optima na związanym z nim Paragonem fiskalnym (Numer dokumentu).
Jednak pomimo zaznaczenia parametru nie wszystkie drukarki drukują numer dokumentu na paragonie fiskalnym. Wynika to albo z braku takiej możliwości (drukarki ze „starą homologacją”, i generacji) albo z nieprawidłowego ustawienia (w drukarce) parametrów związanych z wydrukiem tekstów dodatkowych.
Na przykład w przypadku drukarek Vento i Viking nowej homologacji w przypadku wydruku tekstów dodatkowych istnieją opcje:
1) brak linii dodatkowych
2) stałe linie dodatkowe
3) predefiniowane
W (2) przypadku – na Paragonach drukowany jest stały tekst linii dodatkowych zapamiętany z pierwszego w danym dniu Paragonu sprzedaży. Jest on traktowany jako tekst ZADEKLAROWANY. Jeżeli w kolejnych Paragonach drukarka będzie otrzymywała identyczny – będzie go drukować pod Paragonem, a treść TEKSTU ZADEKLAROWANEGO zostanie wyszczególniona na raporcie dobowym. W przypadku gdy w kolejnych wystawianych Paragonach treść tekstu nie będzie się zgadzała z ZADEKLAROWANYM treść taka będzie ignorowana i nie zostanie wydrukowana (a tak będzie w przypadku numeru dokumentu, który na każdym Paragonie będzie inny).
Aby drukarka Viking (Vento) drukowała numer dokumentu w systemie Comarch ERP Optima należy odpowiednio skonfigurować drukarkę. Należy ustawić następujące opcje:
1.3.1. Linie dod. Paragonu ustawić na: Stałe
1.3.2. Źródło linii dodatkowych ustawić na: Stopka
1.3.3. Linia nr systemowy paragonu ustawić na: Druga
Jeśli takie ustawienie nie pomoże można spróbować przestawić opcję:
1.3.1. Linie dod. paragonu ustawić na: Predefiniowane
Faktury na drukarkach fiskalnych
W Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr Drukuj Faktury VAT na drukarce fiskalnej dostępny dla drukarek Elzab Mera EFV, Novitus Delio E, Novitus Delio Prime E, Posnet Thermal FV, Posnet Thermal HS, Posnet Thermal FV EJ, Posnet Thermal HS EJ, Posnet Temo HS EJ. Po jego zaznaczeniu dla Faktury Sprzedaży z naliczonym podatkiem VAT algorytmem „od brutto”, na której jest zaznaczona opcja Fiskalizuj, przy zapisie na stałe zamiast Paragonu fiskalnego na drukarce wykonywany jest wydruk fiskalny Faktury. Dla Faktury fiskalnej pobierane są następujące dane:
Numer Faktury VAT z programu Comarch ERP Optima. Ze względu na możliwe ograniczenia liczby drukowanych znaków w niektórych modelach drukarek, użytkownik może skorzystać dodatkowo z parametru Skrócony numer faktury (również dostępny w Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna), który powoduje wydruk numeru bez symbolu i zer wiodących.
Jako data dokumentu drukowana jest zawsze data bieżąca. Jeżeli na FS jako datę wystawienia ustawiono inną datę niż systemowa przy zapisie na stałe FS generowany jest komunikat: Data faktury niezgodna z datą bieżącą. Czy na pewno chcesz zapisać fakturę fiskalną z niezgodną datą? (Tak/Nie).
Nazwa i adres kontrahenta z Faktury VAT w Comarch ERP Optima – na wydruk pobierane są dwie linie nazwy, ulica, numer domu, kod pocztowy, miasto, poczta, NIP. Długość nazwy wysyłanej na drukarkę jest uzależniona od modelu drukarki, różne drukarki maja różną ilość znaków przeznaczoną na dane kontrahenta. Jeśli są to trzy linie, w pierwszej drukowana jest nazwa kontrahenta, w drugiej ulica i nr domu, w trzeciej kod pocztowy i miasto.
Forma płatności – na Fakturę fiskalną może zostać wysłana tylko jedna forma płatności. Jeżeli w Comarch ERP Optima na FS podzielono płatność na raty, na drukarkę fiskalną wysyłana jest płatność z zakładki [Ogólne] formularza FS wraz z terminem płatności z zakładki [Ogólne]. Podczas fiskalizacji FS z listy Faktur Sprzedaży generowany jest komunikat: Podzielono płatność faktury, na drukarkę zostanie wysłana tylko jedna płatność. Czy na pewno chcesz drukować dokument? (Tak/Nie).
NIP nabywcy na paragonie fiskalnym
W menu Start/Konfiguracja firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr NIP nabywcy. Po zaznaczeniu na drukarkach fiskalnych współpracujących z programem i posiadających taką możliwość, na pragonie fiskalnym drukowany jest NIP nabywcy.
Inne parametry współpracy
W Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajdują się również inne parametry dotyczące współpracy z drukarką fiskalną:
Opakowania kaucjonowane – zaznaczenie parametru spowoduje wydruk informacji o opakowaniach kaucjonowanych towarzyszących transakcji na Paragonie, w części niefiskalnej dokumentu (jeśli drukarka fiskalna posiada taką opcję).
Przykład
Jeśli na dokumencie na zakładce Kaucje odznaczony zostanie parametr Płatności, wówczas po zafiskalizowaniu, płatności za opakowania zostaną wydrukowane na Paragonie z formą płatności gotówka.
Nie wysyłaj informacji na wyświetlacz drukarki – parametr jest dostępny tylko w przypadku współpracy z drukarkami Novitus. Powoduje, że na wyświetlacz drukarki nie są wysyłane informacje z programu.
Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych – po zaznaczeniu parametru podczas fiskalizacji dokumentów na drukarkę fiskalną wysyłane są nazwy fiskalne towarów, zdefiniowane na kartotekach towarowych, na zakładce [Dodatkowe]. Jeżeli dany towar nie posiada zdefiniowanej nazwy dla urządzeń fiskalnych, a parametr jest zaznaczony, na drukarkę fiskalną wysyłana jest nazwa zwykła towaru, pobrana z jego karty, z zakładki [Ogólne].
Szuflada kasowa
W przypadku współpracy z drukarką fiskalną istnieje możliwość podłączenia szuflady kasowej. Jeśli szuflada jest podpięta to jej otwarcie następuje po każdym poprawnie zakończonym wydruku Paragonu fiskalnego lub w dowolnym momencie po wciśnięciu kombinacji klawiszy <CTRL>+< SHIFT>+<S>.
Wydruk raportów fiskalnych
Z poziomu menu Narzędzia możliwy jest wydruk raportów fiskalnych: dobowych oraz okresowych.
Raport dobowy obejmuje sprzedaż dokonaną od ostatnio wykonanego raportu dobowego do chwili wydruku.
Raport za okres obejmuje wszystkie raporty dobowe wykonane w podanym okresie czasu.
Funkcja obsługiwana jest przez przyciski:
– wydruk raportu – zamknięcie okna bez wydruku raportu
Uwaga
Raporty fiskalne drukowane są na drukarce fiskalnej.
Uwaga
Drukarka fiskalna wylicza raport dobowy w taki sposób, że sumuje sprzedaż z doby w grupach po stawce VAT. Następnie oblicza podatek VAT. Sumując paragony w Comarch ERP Optima nie uzyskamy takiego efektu. Dla każdego elementu paragonu mamy już naliczony VAT. Stąd pojawiają się różnice. Do celów księgowych używa się sumy z raportu dobowego.
Wydruki fiskalne przez terminal
System Comarch ERP Optima posiada możliwość pracy w środowisku Terminal Servises (TS). Istotnym elementem pracy tych systemów jest możliwość korzystania z drukarek fiskalnych. Przepisy wymagają od użytkownika umieszczenia ich na stanowisku, gdzie odbywa się sprzedaż.
W środowisku terminalowym oznacza to podłączenie drukarki fiskalnej do komputera, na którym pracuje klient terminala. W przypadku systemów Microsoft Windows Terminal Server do podłączenia drukarki fiskalnej do portu COM służy stworzone w Comarch ERP oprogramowanie.
Oprogramowanie pozwala na przekazanie do końcówki terminala danych dla drukarki fiskalnej poprzez tzw. kanał wirtualny. Aby przekazywanie danych do drukarki mogło mieć miejsce zarówno po stronie końcówki terminala jak i po stronie serwera musi być zainstalowane odpowiednie oprogramowanie. Więcej szczegółów można znaleźć na stronach internetowych Comarch ERP (biuletyny techniczne na stronach dla Partnerów) lub otrzymać bezpośrednio w COMARCH.
Uwaga
Aby korzystać z wydruków fiskalnych przez terminal należy posiadać odrębną opcję wydruków fiskalnych za pośrednictwem usług terminalowych.
Współpraca z kasami fiskalnymi
W aktualnej wersji systemu Comarch ERP Optima możliwa jest współpraca z kasami:
Novitus (zgodne z protokołem Tango: Bravo, Nano, PS-3000, PS-4000E, Soleo)
Sharp (ER-457, ER-237P, ER-277P, ER-A285P),
Elzab (Alfa, Delta, Jota, Teta, Eco, Mini, K10).
Obsługa kas fiskalnych polega na przesyłaniu danych o towarach do kasy i imporcie raportu sprzedaży z kasy do programu. Współpraca przebiega w trybie off-line.
Uwaga
Aby korzystać z kas fiskalnych w programie Comarch ERP Optima należy posiadać moduł Handel lub Handel Plus oraz wykupić odrębną opcję do współpracy z kasami fiskalnymi.
Łatwa sprzedaż
Funkcja ta pozwala na optymalizację procesu sprzedaży. Wystawianie dokumentu związanego ze sprzedażą zostało sprowadzone do trzech kroków: wyboru towaru, określenia rodzaju dokumentu sprzedaży oraz określenia kontrahenta.
Zasady obsługi okna zostały opisane tutaj. (należy pamiętać, że nie można włączyć Wiersza sum dla kolumn, które podlegają edycji).
Uwaga
W module Faktury można prowadzić obrót tylko usłagami, w modułach Handel, Handel Plus dostępne są również towary proste i złożone wraz z obsługą gospodarki magazynowej.
Krok 1 - towary
Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu sprzedawanej ilości.
Lista zasobów magazynowych
Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Magazyn (dotyczy modułów Handel, Handel Plus). Opis listy zasobów znajduje się w artykule Lista zasobów.
W oknie możemy ustalić:
Typ – typ sprzedawanych aktualnie pozycji. Musimy ustalić jakie towary powinny się na niej pojawić. Listę możemy zawęzić tylko do towarów handlowych (prostych) czy produktów (towary złożone) lub usług. Wyboru typu lub dowolnej ich kombinacji dokonujemy zaznaczając odpowiednie opcje. Przy kolejnym otwarciu okna – ustawienia zostaną zapamiętane. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury – mogą to być jedynie usługi proste.
Magazyn – zgodnie z zasadą, że na dokumencie może znaleźć się towar z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, z którego następuje sprzedaż. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola. W module Faktury jest to zawsze magazyn główny.
Grupa – na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z wybranych grup asortymentowych. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie to towary należące do tej grupy pojawią się na liście.
Data – data, na jaką wyliczana jest ilość dostępna towaru (istotne przy pracy z modułem Handel, Handel Plus).
Zerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0.
Niezerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się towary z ilością dostępną różną od zera.
Jeśli obydwa parametr są zaznaczone - lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej.
Usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień parametrów Zerowe/ Niezerowe.
Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski:
Zmień – wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER>.Zamknij – zamyka okno
Faktura Sprzedaży,Paragon, ,Faktura Pro Forma,Dla modułów Handel, Handel Plus:Rezerwacja Odbiorcy, WydanieZewnętrzne – tworzenie dokumentu związanego ze sprzedażą (krok 2)
Wybór pozycji
Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając przycisk <SPACJA> lub klikając lewym przyciskiem myszki w daną pozycję.
Po zaznaczeniu towaru należy wpisać sprzedawaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Domyślnie kolumna ta przyjmuje wartość zero (0). Po zaznaczeniu towaru pole z ilością standardowo ustawia się na 1. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>.
Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia.
Po otwarciu formularzy w kolumnach Ilość dostępna oraz IlośćJMwybrana początkowo wyświetlane są te same wartości, czyli dostępna ilość towaru wyrażona w jednostce podstawowej. Dopiero po zmianie jednostki na pomocniczą w kolumnie JM, kolumna Ilość JMwybrana zostanie przeliczona według wskazanej jednostki.
Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr 2.
Krok 2 - dokument
Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu sprzedaży. Z okna łatwej sprzedaży utworzyć możemy Fakturę Sprzedaży, Paragon, Rezerwację Odbiorcy, Fakturę Pro Forma lub Wydanie Zewnętrzne.
Proces przebiega w dwóch etapach. Najpierw wyświetla się okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością sprzedaży. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zdefiniowanej, jako domyślna na karcie towaru/ usługi. Okno to ma dwa przyciski:
Potwierdź generowanie dokumentu – tworzony jest dokument sprzedaży zawierający wyświetlone pozycje.
Anuluj generowanie dokumentu - powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. W celu wskazania dodatkowych pozycji lub poprawienia ich ilości.
W sytuacji, gdy w Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Cechy na zasobach zaznaczony zostanie parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw to na dokument sprzedaży, pobierana jest dostępna ilość towaru. Jeżeli na oknie Łatwej sprzedaży zostanie wpisana ilość 5szt. a dostępna jest tylko 1 szt., to przy utworzeniu dokumentu WZ/ FS(pobranie)/ PA(pobranie) na formularz przeniesie się tylko 1 szt, która jest dostępna.
Krok 3 - kontrahent
Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków sprzedaży.
Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta (zwłaszcza w przypadku Faktury Sprzedaży). Zasady obsługi są opisane w artykułach poświęconych konkretnym dokumentom.
Utworzony dokument może rezerwować towar lub pobierać go z magazynu w zależności od ustawień w konfiguracji. Zagadnienie opisano dokładnie w artykułach Co należy wiedzieć o fakturach? oraz Co należy wiedzieć o paragonach?
Sprzedaż dedykowana
https://www.youtube.com/watch?v=9KGdNwuqWG4
Funkcja Sprzedaż dedykowana ma na celu ułatwienie obsługi klienta i przyspieszenie procesu sprzedaży. Głównym założeniem podczas projektowania okna było zgromadzenie w jednym miejscu kluczowych informacji na temat kontrahenta.
Z poziomu okna użytkownik ma od razu dostęp do informacji o warunkach płatności przyznanych kontrahentowi, jego zadłużeniu czy wpłaconych zaliczkach.
W tym miejscu użytkownik ma również możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży (faktury, WZ), zarejestrowania rezerwacji dla kontrahenta. W tabeli z zadaniami CRM można nie tylko podglądnąć zadania do wykonania skojarzone z kontrahentem, ale również zarejestrować kontakt (np. przeprowadzoną rozmowę telefoniczna), można także podglądać i tworzyć nowe oferty dla klientów czy rejestrować informacje o przepływie dokumentów w firmie w bibliotece dokumentów. Z poziomu zakładki [Serwis] można podglądać zlecenia serwisowe, wystawiać nowe zlecenia i przekształcać je do FS, PA, RW, WZ.
Uwaga
Aby wystawić Wydanie Zewnętrzne, Rozchód Wewnętrzny oraz Rezerwację Odbiorcy wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
W związku z tak szeroką funkcjonalnością okno Sprzedaż dedykowana podzielone jest na pięć części:
pierwsza zawiera dane kontrahenta oraz informacje na temat warunków płatności,
druga to wykres przedstawiający sprzedaż dla danego kontrahenta z ostatnich trzech miesięcy,
trzecia to tabela z dokumentami wystawionymi dla kontrahenta (Faktury Sprzedaży, WZ , Rezerwacje Odbiorcy, Faktury Pro Forma),
czwarta to tabela zawierająca zadania, kontakty, oferty związane z danym kontrahentem, zarejestrowane w module CRM,
piąta część to zakładka zawierająca zlecenia związane z danym kontrahentem, ewidencjonowane w module Serwis.
Sprzedaż dedykowana
Informacje o kontrahencie
Dane kontrahenta oraz informacje o warunkach płatności są pobierane bezpośrednio z karty kontrahenta. Dane te mają charakter informacyjny i nie są edytowalne. Z poziomu okna można:
– wysłać wiadomość do kontrahenta (adres e-mail jest pobierany z karty kontrahenta)
– wywołać raport przedstawiający historie obrotów z kontrahentem – wywołać zestawienie wszystkich rabatów przyznanych kontrahentowi.
Informacja o przyznanym limicie kredytu oraz aktualnym zadłużeniu pobierana jest z karty kontrahenta. Kwota przeterminowanych płatności jest zawsze wyliczana na bieżąco, w stosunku do daty bieżącej. Natomiast kwota wpłaconych zaliczek pobierana jest z listy zapisów kasowych/ bankowych (są to nierozliczone zapisy KP zarejestrowane dla kontrahenta).
Obok pól znajdują się przyciski umożliwiające:
– Po terminie – wywołanie listy przeterminowanych płatności (Preliminarz płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).
– Zadłużenie – wywołanie listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.
– Zaliczki – wywołanie listy wpłaconych zaliczek (Zapisy kasowe/ bankowe podmiotu zawężone do listy zapisów nierozliczonych).
Kwota kredytu pozostająca jeszcze do wykorzystania (Pozostało) jest wyliczana jako różnica pomiędzy przyznanym limitem kredytu oraz kwotą zadłużenia.
Sprzedaż za ostatnie trzy miesiące
Wykres przedstawia raport sprzedaży dla kontrahenta za ostatnie trzy miesiące (włączając miesiąc bieżący). Dla porównania na wykresie znajduje się informacja o tym, jak kształtowała się sprzedaż za ten sam okres w roku poprzednim. Panel wykresu rozwijany jest za pomocą pionowego przycisku Wykres sprzedaży
Ustalenie widoczności panelu wykresu na stałe włącza się przez wciśnięcie przycisku pinezki
Dokumenty sprzedaży
Tabela z dokumentami wystawionymi dla kontrahenta zawiera zakładki:
Faktury – zawiera listę faktur wystawionych dla kontrahenta,
Wydania – zawiera listę dokumentów WZ dla kontrahenta (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus),
Rezerwacje – zawiera listę dokumentów RO – rezerwacji dokonanych przez kontrahenta (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus),
Faktury Pro Forma – zawiera listę dokumentów FPF, wystawionych dla kontrahenta,
Oferty – dokumenty tworzone w module CRM (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł CRM).
Tylko bufor – wyświetlana lista może zawierać wszystkie wystawione dla kontrahenta dokumenty lub tylko te w buforze.
– z poziomu listy istnieje możliwość wystawiania nowych dokumentów dla kontrahenta. W zależności od zakładki możliwe jest dopisanie nowej Faktury Sprzedaży, nowego dokumentu WZ, zarejestrowanie nowej rezerwacji lub Faktury Pro Forma.
Zasady wystawiania oraz przekształcania FA/ WZ/ RO/ FPF w oknie Sprzedaży dedykowanej są identyczne jak w przypadku dokumentów wystawianych z poziomu list tych dokumentów.
CRM
Na liście widoczne są albo zadania skojarzone z kontrahentem oraz kontakty.
Tylko w realizacji – parametr umożliwia zawężenie listy tylko do tych kontaktów/ zadań, które nie zostały jeszcze zrealizowane. Jeśli parametr nie jest aktywny, lista zawiera wszystkie zadania lub kontakty – zarówno te aktualne, jak i już zrealizowane.
Z poziomu listy można dopisać nowy kontakt/ zdanie. Dokumenty można dodawać po wejściu na odpowiednią zakładkę.
Z poziomu zakładki [Zadania] dostępny jest parametr Tylko przeterminowane (po zaznaczeniu widoczne będą wyłącznie zadania, dla których upłynął ustalony termin realizacji).
Dostęp do zadań uzależniony jest od parametru na karcie operatora Dostęp do zadań innych operatorów. Jeśli nie jest on zaznaczony, dany operator będzie miał dostęp tylko do swoich zadań.
Z poziomu zakładki [Biblioteka] widoczne są dokumenty wystawiane w module Obieg dokumentów związane z danym kontrahentem. Z poziomu listy można tworzyć nowe dokumenty.
Z poziomu zakładki [Oferty] widoczne są oferty handlowe wystawione w module CRM dla danego kontrahenta. Z poziomu listy można tworzyć nowe oferty.
Zlecenia serwisowe
Tylko otwarte – parametr pozwala zawęzić listę do zleceń, które nie zostały jeszcze zamknięte (kolor zielony).
Z poziomu listy można tworzyć nowe zlecenia, przekształcać je do Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rozchodów Wewnętrznych i Wydań Zewnętrznych.
Łatwe zakupy
Obok tzw. Łatwej sprzedaży w programie istnieją również Łatwe zakupy, umożliwiające wprowadzanie dokumentów zakupu. Funkcja jest dostępna w menu Handel/ Inne(Handel)/ Łatwe zakupy. Funkcja opiera się na zmienionym nieco sposobie wystawiania dokumentów zakupu: Faktur Zakupu oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus – Przyjęć Zewnętrznych oraz Zamówień u dostawcy. Najpierw określana jest lista towarów wraz z ilościami i cenami (bezpośrednio z poziomu listy zasobów), następnie określany jest typ wystawianego dokumentu (FZ, PZ, ZD), a dopiero na końcu – kontrahent (dostawca).
Wystawianie dokumentów zakupu jest złożone z trzech etapów:
Przygotowanie listy kupowanych towarów – odbywa się bezpośrednio na liście.
Konwersja listy do wybranego dokumentu: Faktury Zakupu, Zamówienia u Dostawcy lub Przyjęcia Zewnętrznego
Uzupełnienie informacji o kontrahencie – dostawcy.
Uwaga
W module Faktury można prowadzić obrót tylko usłagami, w modułach Handel, Handel Plus dostępne są również towary proste i złożone wraz z obsługą gospodarki magazynowej.
Krok 1 - towary
Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu kupowanej/ zamawianej ilości.
Lista zasobów magazynowych
Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Handel (dotyczy modułów Handel, Handel Plus). Opis listy zasobów znajduje się w artykule Lista zasobów.
W oknie możemy ustalić:
Typ – typ kupowanych aktualnie pozycji (usługa prosta lub złożona, towar prosty lub złożony).
Magazyn – zgodnie z zasadą, że na dokumencie mogą znaleźć się towary z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, do którego kupowany jest towar. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.
Grupa – na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z jednej grupy asortymentowej. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie, to towary należące do tej grupy będą widoczne na liście.
Data – data, na jaką wyliczana jest ilość towaru.
Zerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0. Niezerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się wyłącznie towary z ilością dostępną różną od zera.
Parametry Zerowe, Niezerowe są dostępne w modułach Handel, Handel Plus. Pozycje o statusie usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień tych parametrów.
Jeśli obydwa parametry są zaznaczone - lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej.
Łatwe zakupy
Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski:
Edytuj kartę - wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER>.Zamknij – zamyka okno.
Faktura zakupu, Dla modułów Handel, Handel Plus: Zamówienie u dostawcy, Przyjęcie zewnętrzne – tworzenie dokumentu zakupu (krok 2)
Wybór pozycji
Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając klawisz <SPACJA> lub zaznaczając daną pozycję.
Po zaznaczeniu towaru należy wpisać kupowaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>.
Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia.
Po otwarciu formularza w kolumnach Ilośćdostępna oraz Ilość JMwybrana początkowo wyświetlane są te same wartości, czyli dostępna ilość towaru wyrażona w jednostce podstawowej. Dopiero po zmianie jednostki na pomocniczą w kolumnie JM wartość kolumny Ilość JMwybrana zostanie przeliczona według wskazanej jednostki.
Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr 2.
Krok 2 - dokument
Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu: Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego lub Zamówienia u Dostawcy.
Po wybraniu typu dokumentu wyświetlane jest okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zakupu z karty towaru/ usługi.
Łatwe zakupy - generowanie dokumentu
Okno to ma dwa przyciski:
Potwierdź generowanie dokumentu – tworzony jest wybrany dokument zawierający wyświetlone pozycje.
Anuluj generowanie dokumentu - powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. W celu wskazania dodatkowych pozycji czy poprawienia ich ilości.
Krok 3 - kontrahent
Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków zakupu.
Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta oraz formę i termin płatności.
Zestawienie wg atrybutów towarów
Zestawienie dostępne jest w menu Handel/ Inne(Handel)/ Zestawienie wg atrybutów. Zbudowane jest z dwóch zakładek:
Atrybuty pozycji– dokumenty filtrowane są wg atrybutów towarów, przypisanych do pozycji dokumentów
Atrybuty transakcji– dokumenty filtrowane są wg atrybutów przypisanych na zakładce [Atrybuty/ JPK] na dokumencie.
Uwaga
Zestawienie filtruje dokumenty wg atrybutów wpisanych na zakładkę Atrybuty (odpowiednio na formularzu pozycji lub na formularzu dokumentu). Zestawienie nie uwzględnia atrybutów wpisanych jako opis (towaru/ dokumentu).
Zestawienie wg atrybutów pozycji
Na zestawieniu dostępne są przyciski:
Przelicz – powoduje przeliczenie zestawienia. Jeśli użytkownik zmienił parametry wyliczania zestawienia przycisk zmienia wygląd na , informując w ten sposób o konieczności ponownego wyliczenia.
Podgląd pozycji dokumentu/ Podgląd dokumentu – ikona lupy umożliwia podgląd wybranej pozycji dokumentu <ENTER>, pod strzałką mamy do wyboru podgląd pozycji lub dokumentu <CTRL>+<ENTER>. Formularze są podnoszone tylko do odczytu (nie ma możliwości wprowadzania zmian na dokumentach z tego poziomu).
Zamknij – zamknięcie okna.
Na zestawieniu istnieje możliwość ustalenia parametrów filtrowania:
Atrybut – w polu można podać atrybut, dla którego mają być filtrowane dokumenty.
Wartość atrybutu – wartość wskazanego atrybutu, która ma być wyszukiwana na dokumentach. Pole to przyjmuje format zgodny z definicją atrybutu (tekst/ lista/ liczba/ data).
Zarówno pole Atrybut, jak i wartość mogą pozostać puste:
jeśli użytkownik nie wypełni ani jednego pola – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wprowadzono jakikolwiek atrybut.
jeśli użytkownik wypełni tylko pole Atrybut – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wykorzystano dany atrybut, niezależnie od wartości.
jeśli użytkownik wypełni tylko wartość atrybutu – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje, gdzie w wartości atrybutu będzie istniała podana wartość (ciąg znaków), niezależnie od tego, jaki atrybut był wpisany na dokument. W takim przypadku program wyszukuje wszystkie wartości atrybutu, niezależnie od ich formatu.
Ponadto podczas wyliczania zestawienia można założyć dodatkowe filtry na:
typ dokumentu (FS/ PA/ WZ….)
data dokumentu – możliwe jest filtrowanie dokumentów za podany okres czasu. Zestawienie jest wyliczane wg daty operacji(data zakupu/ data wydania) nie zaś na podstawie daty wystawienia dokumentu.
dokumenty: bufor/ zatwierdzone/ wszystkie
Kontrahent
Magazyn
Towar – dostępny tylko dla zestawienia wg atrybutów pozycji
Operator – operator wprowadzający dokument
Jeśli dany atrybut został oznaczony jako Nieaktywny, to nie będzie wyświetlany na Zestawieniu wg atrybutów.
Uwaga
Aby w zestawieniu były uwzględniane dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Centralizacja jednostek budżetowych
Z dniem 1 października 2016 r. weszła w życie ustawa z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. poz. 1454), zwana dalej ,,ustawą centralizacyjną”.
W myśl tej ustawy jednostka samorządu terytorialnego wraz z podległymi jej jednostkami organizacyjnymi jest jednym podatnikiem VAT. Powyższe jednostki zobowiązane są do wspólnego, scentralizowanego, zbiorczego rozliczania podatku VAT.
Od 1 stycznia 2017 r. każda faktura powinna zawierać dane jednostki samorządu terytorialnego i podległej jej jednostki organizacyjnej.
W sytuacji, gdzie kupującym jest jednostka organizacyjna faktura powinna zawierać dane jednostki samorządu terytorialnego, jako nabywcy i podległej jej jednostki organizacyjnej jako odbiorcy.
Jednostka budżetowa w roli sprzedawcy
Dla sprzedawców będących jednostkami organizacyjnymi trzeba określić główną jednostkę samorządową, celem zamieszczania jej danych na wydrukach generowanych z programu.
W menu Start/Konfiguracja Firmy/ Pieczątka firmy – jednostka samorządowa możliwe jest uzupełnienie danych jednostki nadrzędnej – ręcznie lub poprzez zaczytanie z bazy REGON. Aby na wydrukach generowanych z programu pojawiały się dane głównej jednostki samorządowej, należy w Konfiguracji wydruków dla tego wydruku zaznaczyć parametr Dane jednostki samorządowej na wydruku znajdujący się na zakładce [Ogólne]. Parametr jest domyślnie zaznaczony dla wydruków dokumentów dostępnych:
z poziomu formularza Faktury Sprzedaży, Faktury Zaliczkowej, Faktury Zakupu, Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży, Dowodu Wewnętrznego Zakupu, Faktury Zakupu od Rolnika Ryczałtowego i korekt do tych dokumentów,
z poziomu listy Faktur Sprzedaży: Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr), Wydruki seryjne (GenRap),
z poziomu listy Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży/Zakupu: Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr.).
Jeżeli parametr: Dane jednostki samorządowej na wydruku nie jest zaznaczony, wówczas zawsze na wydruk pobierane są dane z Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy.
Jednostka budżetowa w roli kupującego
Na karcie kontrahenta, na zakładce [Ogólne] znajduje się domyślnie zwinięty panel: Centralizacja jednostek budżetowych. Po jego rozwinięciu widoczne jest pole, w którym można wskazać główną jednostkę samorządową (np. gminę), której podlega kontrahent:
Po konwersji bazy oraz na nowych kartach kontrahenta pole to jest puste.
Dla kontrahentów, dla których ustawiono nadrzędną jednostkę samorządową, działanie programu jest następujące:
Na dokumentach:
FS, FSZAL, FPF,
WZ, RO (dotyczy modułów Handel, Handel Plus),
na zakładce [Kontrahent] w sekcji Nabywca znajduje się kod kontrahenta wybranego na zakładce [Ogólne]. Wszystkie pozostałe dane nabywcy pobierane są z karty nadrzędnej jednostki samorządowej i drukowane na wydrukach.
Warunki handlowe, atrybuty, a także wszystkie raporty i analizy działają w oparciu o kontrahenta z zakładki [Ogólne].
Do pliku JPK_FA (Jednolity Plik Kontrolny_Faktury) przenoszone są dane kontrahenta z dokumentu, jako nabywca – jednostka nadrzędna i wszystkie jej dane adresowe.
Jeżeli na dokumencie wykonywana jest aktualizacja danych kontrahenta, który ma wskazaną jednostkę nadrzędną, to aktualizacja będzie uwzględniała także dane z jednostki nadrzędnej.
Podczas korygowania dokumentów wszystkie dane przenoszone są z dokumentu pierwotnego. Nie ma możliwości zmiany danych prócz płatnika. Dane można skorygować na korekcie danych.
Na liście kontrahentów, dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajduje się kolumna: Jednostka samorządu terytorialnego. W kolumnie wyświetlany jest kod jednostki samorządu terytorialnego, której podlega dany kontrahent. Pogrupowanie listy kontrahentów po tej kolumnie umożliwia podgląd wszystkich kontrahentów przypisanych do określonej jednostki samorządu terytorialnego.
W przypadku scalania kart kontrahenta, jeżeli na kontrahencie głównym pole Jednostka podlega pod jest puste, następuje weryfikacja, czy jest ono wypełnione na kontrahencie, którego scalamy i wypełniane jest pierwszą jednostką nadrzędną. Jeżeli kontrahent główny ma to pole wypełnione, to po scaleniu, nic się nie zmienia.
Łatwa sprzedaż i łatwe zakupy
Z poziomu zakładki Handel/Inne(Handel) istnieje możliwość skorzystania z funkcji:
Jak założyć konto w Comarch Apfino i jednocześnie podpisać umowę o windykację z poziomu Comarch ERP Optima?
W programie Comarch ERP Optima możliwe jest założenie konta i podpisanie umowy o windykację bezpośrednio z programu. Przy próbie przekazania Faktury do windykacji, jeżeli Użytkownik nie posiada konta na platformie Comarch Apfino i chciałby je teraz założyć, to uzupełnia kolejno informacje w poniższym oknie, zaznacza wymagane zgody i wybiera przycisk Dalej.
Pojawi się okno, na którym można zweryfikować wprowadzone dane, zmienić lub dodać numer telefonu i zaznaczyć wymagane zgody. Następnie Użytkownik wybiera przycisk Dalej.
Na podany na początku uzupełniania formularza adres mailowy, Użytkownik otrzyma kod weryfikacyjny:
Otrzymany kod należy uzupełnić w kolejnym oknie w Comarch ERP Optima:
Po uzupełnieniu kodu weryfikacyjnego należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Jeżeli proces przebiegnie prawidłowo, pojawi się okno:
Użytkownik otrzyma wówczas wiadomość mailową na adres e-mail podany w pierwszym kroku procesu rejestracji. Po naciśnięciu linku aktywacyjnego zawartego w mailu, będzie możliwość nadania hasła do konta firmowego oraz korzystania z innych usług dostępnych na platformie Comarch Apfino.
Jak założyć konto w Comarch Apfino z poziomu Comarch ERP Optima?
Założenie konta podczas synchronizacji Faktur i płatności do Comarch Apfino jest możliwe bezpośrednio z programu Comarch ERP Optima. Użytkownik po założeniu konta w Comarch Apfino ma możliwość korzystania z szeregu różnych usług finansowych. Więcej informacji znajduje się tutaj.
Przy próbie zsynchronizowania Faktury do Comarch Apfino (tj. po kliknięciu w opcję - Usługi finansowe/ Faktury/płatności synchronizuj w menu kontekstowym lub wybraniu tej opcji w menu głównym) mogą pojawić się następujące okna:
jeśli w Comarch ERP Optima nie został jeszcze wprowadzony klucz wymiany (co może oznaczać, że Użytkownik nie ma jeszcze konta na platformie Comarch Apfino):
Jeżeli użytkownik posiada konto na platformie Comarch Apfino, należy kliknąć opcję przejdź do konfiguracji – pojawi się okno umożliwiające wpisanie klucza wymiany.
Jeżeli użytkownik nie posiada konta na platformie Comarch Apfino i chciałby je teraz założyć, to uzupełnia kolejno informacje w poniższym oknie, zaznacza wymagane zgody i wybiera przycisk Dalej.
Na kolejnym oknie wymagane będzie wpisanie kodu weryfikacyjnego, który użytkownik otrzyma na adres mailowy podany na początku uzupełniania formularza.
Po uzupełnieniu kodu weryfikacyjnego należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Jeżeli proces przebiegnie prawidłowo, pojawi się okno:
Użytkownik otrzyma wówczas wiadomość mailową na adres e-mail podany w pierwszym kroku procesu rejestracji. Po naciśnięciu linku aktywacyjnego zawartego w mailu, będzie możliwość nadania hasła do konta firmowego oraz korzystania z innych usług dostępnych na platformie Comarch Apfino.
jeżeli użytkownik posiada konto w Comarch Apfino i klucz wymiany został wprowadzony prawidłowo, to po wybraniu opcji Usługi finansowe/ Faktury/płatności – synchronizuj, wybrane na liście Faktury oraz płatności z nimi związane zostaną przesłane do Comarch Apfino. Jeżeli coś od poprzedniej synchronizacji zostało zmienione (np. Faktura została rozliczona), to informacja ta również zostanie przesłana do Comarch Apfino. Po wykonaniu synchronizacji w górnym menu pojawi się informacja:
Pierwsze kroki
Konfiguracja uprawnień operatora
Na formularzu operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry] znajduje się grupa parametrów związanych z modułami handlowymi (Faktury i Handel). W grupie znajdują się parametry pozwalające na określenie poziomu uprawnień poszczególnych operatorów:
Aktualizacja kontrahenta na dokumencie - umożliwia zmianę danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach. Funkcja polega na podmianie danych z dokumentu, widocznych na zakładce [Kontrahent], na dane aktualne na karcie kontrahenta. Funkcja jest dostępna na liście z poziomu menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy).
funkcja nie podmienia danych na dokumentach skojarzonych (np. na WZ do faktury trzeba dane podmienić odrębnie).
funkcja nie działa na dokumentach zaksięgowanych (do rejestrów VAT oraz bezpośrednio na konta księgowe).
podmianę danych można wykonać seryjnie, dla dokumentów zaznaczonych na liście.
Blokada anulowania dokumentu – blokuje możliwość anulowania dokumentów. Blokada dotyczy wszystkich dokumentów zarówno handlowych jak i magazynowych. W sytuacji, gdy operator nie ma uprawnień do anulowania dokumentów opcja w menu kontekstowym nie jest dostępna.
Blokada edycji pozycji cennika – przy aktywnym parametrze operator nie ma możliwości dokonywania zmian na już istniejących kartach towarów/ usług. Natomiast nadal zachowuje prawo podglądu informacji na kartach istniejących oraz zakładania nowych.
Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA – funkcja została opisana w rozdziale poświęconym zmianom w fiskalizacji dokumentów.
Blokada zapisu dokumentów FS i PA do bufora – przy aktywnej blokadzie operator nie może zapisać dokumentu FS i PA do bufora. Wprawdzie parametr Bufor jest dostępny na formularzu dokumentu i operator może go zaznaczyć, jednak przy próbie zatwierdzenia program wyświetli komunikat i nie pozwoli na zapisanie faktury/ paragonu. Możliwy jest jedynie zapis na trwałe (bez możliwości późniejszych zmian).
Jeśli operator nie ma uprawnień do zapisu dokumentów do bufora podczas przekształceń, gdzie dokumentem wynikowym będzie Faktura Sprzedaży lub Paragon, program zapyta użytkownika, czy kontynuować i zapisać dokument od razu na trwałe, czy też zrezygnować z przekształcenia. Jeśli Faktura Sprzedaży/ Paragon jest zapisywany od razu do bufora – nie jest podnoszony formularz dokumentu, tak, jak ma to miejsce przy zapisie do bufora. Należy przy tym pamiętać, że przekształcenie takie nie będzie możliwe, jeśli kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu, a operator nie będzie miał uprawnień do zapisu dokumentu po przekroczeniu limitu.
Parametry dotyczące blokady zmiany ceny dotyczą możliwości zmiany cen sprzedaży podczas wystawiania poszczególnych dokumentów. Oprócz braku możliwości zmiany ceny oraz udzielenia rabatu bezpośrednio na dokumencie, program blokuje również możliwość zmiany grupy cenowej, wg której wystawiany jest dokument (przypisanej kontrahentowi). Blokada może dotyczyć różnych typów dokumentów wystawianych w module: FA i WZ, Faktura Pro Forma, Faktura Zakupu, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Zamówienie u Dostawcy. Brak dostępu do cen zakupu – jeśli parametr jest aktywny (zaznaczony) operator pracujący w programie nie ma dostępu do informacji dotyczących cen zakupu. Zamiast cen zakupu (kosztu) na dokumentach widoczne są —.
Blokada zmiany kwoty wpłaty do dokumentów – operator, na którego zostanie nałożona blokada, podczas zatwierdzania dokumentu nie będzie mógł wprowadzić w oknie potwierdzenia wpłaty/wypłaty gotówki niższej kwoty, niż kwota wynikająca z płatności dla tego dokumentu.
Okno informacji o kontrahencie na dokumentach – podczas wystawiania i podglądu dokumentów handlowo-magazynowych za pomocą żółtej karteczki wyświetlane są dodatkowe informacje o kontrahencie przenoszone z pola Opis dostępnego na formularzu kontrahenta.
Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy – zpoziomu listy dokumentów związanych z powstawaniem płatności w Kasie/Banku (Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, dokumenty kaucyjne WKA i PKA) dostępna jest opcja rozliczania oraz usuwania rozliczeń z poziomu listy dokumentów – opcja jest dostępna w menu kontekstowym, wyświetlanym pod prawym przyciskiem myszy na odpowiednich listach. Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń dokumentów jest również możliwe z poziomu okna Sprzedaży Dedykowanej.
Rozliczanie – po wybraniu schematu numeracji dla tworzonego zapisu kasowego i wybraniu rejestru, do którego ma trafić, program tworzy zapis KP lub KW, pobierając dane z rozliczanego dokumentu. Działanie funkcji jest analogiczne jak w przypadku funkcji Rozliczdostępnej w Preliminarzu płatności.
Usuwanie rozliczeń – po wykonaniu tej operacji zapis kasowy, jak i dokument handlowy zyskują status nierozliczonych. Sam zapis kasowy nie jest automatycznie usuwany z listy w menu Kasa/ Bank/ Zapisy kasowo/ bankowe. Aby usunąć zapis kasowo/ bankowy z programu, należy to zrobić w menu Kasa/ Bank.
Płatności do WZ – po zaznaczeniu parametru możliwe jest przyjęcie wpłaty gotówki dla dokumentów WZ.
Sprzedaż poniżej minimalnej marży/ maksymalnego rabatu – jeśli parametr jest zaznaczony operator może korygować ceny sprzedaży niezależnie od granicy ceny ustalonej dla poszczególnych towarów. Zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale.
Zmiana limitu kredytu na karcie kontrahenta – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w rozdziale Płatności do Wydań Zewnętrznych).
jeśli jest aktywny – operator ma prawo zmiany kwoty przyznanego limitu na formularzu kontrahenta (zakładka [Handlowe]).
jeśli parametr nie jest aktywny – pole z kwotą przyznanego limitu nie jest dostępne dla operatora.
Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora/ zapis na trwałe – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w rozdziale Płatności do Wydań Zewnętrznych).Zapisywanie dokumentów FS i PA po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje, że wydruk dokumentu (również wywołanie podglądu wydruku) powoduje zapis dokumentu na trwałe (niezależnie od ustawienia parametru Bufor na formularzu). Jeśli przed wydrukiem na formularzu zaznaczony będzie parametr WZ – program automatycznie utworzy Wydanie Zewnętrzne do drukowanego dokumentu. W innym przypadku utworzenie WZ będzie możliwe po zatwierdzeniu dokumentu z poziomu listy.
Podobna zasada dotyczy fiskalizacji. Jeśli parametr Drukuj fiskalnie będzie zaznaczony przed wydrukiem dokumentu – fiskalizacja będzie automatyczna. Jeśli nie – wydruk na drukarce fiskalnej będzie możliwy z poziomu listy, po zatwierdzeniu dokumentu.
Zapisywanie dok. mag. po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje zapisanie na stałe po wydruku dokumentów magazynowych (PW, RW, MM, PZ, WZ i korekt do tych dokumentów). W przypadku braku możliwości zapisania dokumentu na stałe np. brak towaru na magazynie, brak ilości dostępnej w przypadku występowania rezerwacji itp., wydruk nie jest wykonywany, a przed wydrukiem pojawia się odpowiedni komunikat.
Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie – jeśli parametr jest zaznaczony to dany operator ma prawo do zmiany kategorii w nagłówku dokumentu oraz na pozycjach, pomimo, że dokument został już zapisany na trwałe. Zmianę kategorii można zapisać przy pomocy przycisku , widocznego obok pola Kategoria.
Uwaga
Funkcja dotyczy dokumentów zapisanych na trwałe do czasu ich zaksięgowania (do rejestrów VAT lub bezpośrednio do Księgi Handlowej).
Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie – parametr związany jest z możliwością zmiany opisu oraz osoby odbierającej na zatwierdzonym dokumencie. Funkcja działa w podobny sposób jak w przypadku zmiany kategorii. Na zatwierdzonym dokumencie, niezależnie od tego czy został już zaksięgowany, istnieje możliwość zmiany:
osoby odbierającej dokument ze strony kontrahenta,
opisu oraz atrybutów, związanych z kontrahentem,
opisu na pozycji dokumentu – warunkiem jest zaznaczony parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie na karcie towaru w cenniku.
Warto pamiętać, że w przypadku dokumentów, dla których nie jest bezpośrednio określany kontrahent (PWP, AI, MM, BOM itp.) atrybuty są pobierane z karty kontrahenta !NIEOKREŚLONY!.
Zmiana wysłanych/odebranych e-faktur – parametr związany z funkcjonalnością wystawiania faktur elektronicznych, która opisana została w osobnym dokumencie. Zaznaczenie tego parametru pozwoli na anulowanie dokumentów wysłanych do systemu IWD.
Więcej informacji na temat uprawnień operatora znajduje się tutaj.
Pierwsze kroki w module Faktury
Zanim zaczniemy wystawiać dokumenty, musimy przygotować bazę danych tak, aby nie przysparzało nam to żadnych problemów. Kolejne rozdziały tej dokumentacji napisane są w takim porządku, w jakim proponujemy rozpocząć przygotowania do pracy.
W trakcie pierwszego uruchomienia nowo założonej bazy danych otwierany jest kreator, który umożliwia szybkie skonfigurowanie podstawowych parametrów pracy firmy. Pojawiające się kolejno okna zależą m.in. od zainstalowanych modułów. Szczegółowy opis kolejnych etapów jest dostępny z poziomu kreatora pod przyciskiem <F1> (Pomoc).
Uwaga
Jeżeli kreator zostanie zamknięty, wprowadzenie danych oraz konfiguracja programu będzie możliwa w dowolnym momencie, po przejściu na zakładkę Start/Konfiguracja.
Jak skonfigurować moduł Faktury?Informacje ogólne (potrzebne dla każdego modułu):
Założenie nowej bazy danych (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Bazy danych).
Uzupełnienie danych o firmie (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy).
Wpisanie listy Użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy).
Ustalenie blokad dostępu dla użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy: zakładka [Blokady dostępu]). Założenie blokad nie jest niezbędne do poprawnego działania programu i można je uzupełnić w razie konieczności już podczas pracy z programem. W programie dostępny jest mechanizm personalizacji okien dla poszczególnych użytkowników <SHIFT>+<F9>, szczegóły w podręczniku Ogólne i Konfiguracja.
Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Banki) – przede wszystkim wprowadzamy dane o bankach, w których mamy założone rachunki.
Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu.
Moduł Faktury
Wpisanie aktualnych stawek VAT wykorzystywanych w programie (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Stawki VAT).
Wpisanie wykorzystywanych walut wraz z aktualnym kursem (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Waluty).
Zdefiniowanie grup cenowych (Konfiguracja firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług).
Zdefiniowanie grup towarowych (Ogólne/ Grupy towarowe).
Zdefiniowanie wykorzystywanych jednostek miary (Konfiguracja firmy/ Ogólne/ Jednostki miary).
Ustalenie serii wykorzystywanych w numeracji faktur (Konfiguracja firmy/Handel/Dokumenty) – niezbędne, jeśli są umieszczone w schematach numeracji.
Ustalenie domyślnego schematu numeracji oraz domyślnej serii dla faktur, korekt (Konfiguracja firmy/ Handel/ Parametry).
Podpięcie drukarki fiskalnej:
wskazanie sterownika dla drukarki fiskalnej (Konfiguracja stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna),
wpisanie drukarki fiskalnej na listę urządzeń fiskalnych (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne),
przypisanie stawek VAT zdefiniowanych w programie – stawkom na drukarce fiskalnej (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT).
Ustalenie parametrów pracy:
Kontrola ilości dla usług – w momencie zapisywania dokumentu program sprawdza ilość na dokumencie z ilością dostępną. Ilość dostępna wyliczana jest na podstawie wszystkich wprowadzonych dokumentów: Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży i Paragonów.
Sprzedaż tylko wg kodów EAN – parametr przydatny, jeśli wykorzystujemy czytniki kodów kreskowych (czytniki emulujące klawiaturę).
Dodawanie pozycji na dokumencie – parametr odpowiedzialny za sposób dopisywania pozycji na dokument. Jeśli zaznaczymy parametr Podniesienie formularza w momencie dopisywania pozycji, otwarte zostanie okno dialogowe, które pozwoli na uzupełnienie informacji o pozycji (wskazane dla firm, gdzie nazwa towaru lub jego opis są zmieniane na poszczególnych dokumentach). Jeśli zaznaczymy edycję na liście – towar będzie wpisywany bezpośrednio z poziomu listy (formularz pozycji będzie dostępny dopiero po wpisaniu jej na listę).
Co zrobić, aby na fakturze pojawiły się dane bankowe?
Wpisujemy bank na listę w menu Ogólne/ Banki.
Zakładamy rejestr bankowy typu konto bankowe związany z danym bankiem.
Definiujemy formę płatności typu przelew, powiązaną z utworzonym rejestrem bankowym.
Jeśli na fakturze wykorzystamy wskazaną formę płatności – na wydruku pojawią się dane bankowe powiązane poprzez rejestr z płatnością.
Przykład
Mamy konto w banku PKO S.A. Wprowadzamy bank na listę banków, a następnie zakładamy dla niego rejestr bankowy PKO. Z poziomu konfiguracji zakładamy formę płatności PRZELEW_PKO, którą wiążemy z rejestrem PKO.
Teraz jeśli na fakturze wykorzystamy formę płatności PRZELEW_PKO, to na wydruku pojawią się dane bankowe PKO S.A.
Co zrobić, aby na fakturze pojawiły się dane Banku?
Wpisujemy bank na listę w menu Ogólne/ Banki.
Zakładamy rejestr bankowy typu konto bankowe związany z danym bankiem.
Definiujemy formę płatności typu przelew, powiązaną z utworzonym rejestrem bankowym.
Jeśli na fakturze wykorzystamy wskazaną formę płatności – na wydruku pojawią się dane bankowe powiązane poprzez rejestr z płatnością.
Przykład
Mamy konto w banku PKO S.A. Wprowadzamy bank na listę banków, a następnie zakładamy dla niego rejestr bankowy PKO. Z poziomu konfiguracji zakładamy formę płatności PRZELEW_PKO, którą wiążemy z rejestrem PKO. Teraz, jeśli na fakturze wykorzystamy formę płatności PRZELEW_PKO, to na wydruku pojawią się dane bankowe PKO S.A.
Faktury sprzedaży
Lista faktur
Listę wystawionych faktur uruchamiamy z menu Handel/ Faktury. Na ekranie wyświetlone zostanie zestawienie wszystkich wystawionych wcześniej dokumentów sprzedaży.
Standardowo każda pozycja listy zawiera:
Numer dokumentu – numer faktury nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
Status – pole to określa stan danego dokumentu. Pole może przyjmować następujące wartości:
Puste pole statusu oznacza, że z tą fakturą nie jest związany żaden inny dokument,
Anulowano oznacza, że dokument został anulowany
PA oznacza, że Faktura Sprzedaży została utworzona z Paragonu,
V oznacza przeniesienie dokumentu do rejestru VAT,
F wskazuje na zafiskalizowanie Faktury Sprzedaży,
PF – faktura utworzona na podstawie Faktury Pro Forma,
ZL – Faktura Zaliczkowa,
E – dokument został wyeksportowany.
Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus:
WZ informuje o powiązaniu FS z Wydaniem Zewnętrznym,
RW informuje o wygenerowaniu Rozchodu Wewnętrznego dla Faktury, na której znajduje się usługa złożona z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FS/PA,
DD wskazuje Fakturę, do której został utworzony dokument dostawy (DD)
Datę wystawienia – data wystawienia faktury.
Magazyn – lista wystawionych w programie Faktur Sprzedaży może zostać ograniczona do dokumentów dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Lista ta zawiera tylko magazyny aktywne. Magazyn nieaktywny można wskazać po kliknięciu na przycisk Magazyn. Opcja korzystania z wielu magazynów dostępna jest w przypadku modułów Handel, Handel Plus.
Nazwa Kontrahenta – pierwsza linia nazwy Nabywcy.
NIP – numer NIP Nabywcy.
Miasto – miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę.
Kwotę netto – wartość netto faktury.
Kwotę brutto – wartość brutto faktury.
Dodatkowo, dla listy można wskazać kolumny: Adres dod., Brutto w walucie, Data sprzed., Kategoria, Kod kontrahenta, Kod odbiorcy, Netto w walucie, Odbiorca, Opis, PRED (przyjmuje wartość Tak jeśli dokument był predekretowany – kolumna dostępna dla Użytkowników moduł Księga Handlowa), Termin płatn., Ulica, VAT, VAT w walucie, Waluta,
Dotyczy wersji: 2018.5.1
Wydrukował, Data wydruku, Zatwierdził, Data zatwierdzenia
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Utworzył e-mail, Data utworzenia e-maila (dane dotyczące e-maila uzupełniane są wyłącznie dla wiadomości e-mail tworzonych poprzez skrzynkę pocztową skonfigurowaną w module CRM).
Lista zawiera wszystkie dokumenty, które związane są z wystawianiem faktur. Są to Faktury Sprzedaży, Faktury Korygujące, faktury w buforze oraz dokumenty, które zostały anulowane. Rodzaj i status dokumentów rozróżniane są kolorami:
czarny oznacza dokumenty zapisane w programie na stałe,
zielony to faktury lub korekty znajdujące się w buforze (można je modyfikować),
szary to dokumenty anulowane. Pomimo anulowania pozostają na liście a kolejnemu wystawianemu dokumentowi automatycznie zostanie nadany numer dokumentu anulowanego. Nie są brane pod uwagę w żadnych zestawieniach i raportach,
niebieski – oznacza dokumenty zaksięgowany.
Lista faktur
Oprócz standardowych przycisków (opisanych tutaj) w oknie znajdują się:
- księgowanie do księgowości kontowej. Program pozwala na księgowanie zaznaczonych dokumentów na konta księgowe. Księgowanie odbywa się za pomocą wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych. Istnieje możliwość zaksięgowania dokumentu do KP oraz ryczałtu. Zasady księgowania opisane są tutaj .
- utworzenie wydania magazynowego (WZ, RW lub WKA) na podstawie Faktury Sprzedaży (opcja dostępna w modułach Handel, Handel Plus).
– Przenieś do rejestru VAT. Przycisk zapisuje wskazane (zaznaczone myszką) faktury do rejestru VAT. Program przed zapisem pyta o nazwę rejestru, w którym mają znaleźć się przenoszone dokumenty. Zasady przenoszenia do rejestrów VAT opisane są tutaj.
– korekta faktury. Przycisk umożliwia skorygowanie faktury. Standardowo naciśnięcie opisywanej ikony zaproponuje całkowity zwrot do wskazanej kursorem faktury Pod przyciskiem strzałki rozwija się menu dostępnych w programie korekt.
– eksport faktur w formacie Comarch EDI. Z poziomu programu istnieje możliwość wysyłania faktur do systemu Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy użytkownik posiada wykupioną opcję. Opis funkcji znajduje się tuaj .
Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście przycisku Dodaj lub wciśnięciu klawisza <INS>, podzielony jest na pięć zakładek: Ogólne, Kontrahent, Płatności, Dokumenty i Atrybuty. – Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu.
zmianę kategorii dokumentu,
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów przenoszonych do pliku JPK_FA,
dodawanie/ usuwanie kodów JPK_V7.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
- Utwórz dokumenty. Przycisk umożliwia utworzenie Zgłoszenia SENT lub Dokumentu dostawy.
- Wyślij Faktury do KSeF. Funkcja działa dla podświetlonego na liście dokumentu lub dla pozycji zaznaczonych na liście. Po naciśnięciu na przycisk następuje weryfikacja poprawności zaznaczonych dokumentów i wysyłka poprawnych dokumentów do KSeF.
- Odbierz dane z KSeF - za pomocą tego przycisku, po wysłaniu danych do KSeF można pobrać UPO. Działa dla wszystkich dokumentów znajdujących się na liście Faktur, dla których UPO nie zostało jeszcze pobrane.
Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj. Ponadto listę zawęzić można zgodnie z kryteriami filtra zaawansowanego:
Filtr dla listy Faktur Sprzedaży
Zasady obsługi filtra:
Tak – wyszukane zostaną pozycje spełniające warunek
Nie – wyszukane zostaną pozycje, które nie spełniają warunku
Tak i Nie – warunek nie będzie uwzględniony podczas wyszukiwania
Przykład
W zależności od zaznaczeń program wyszukuje faktury np. zaksięgowane lub te, które jeszcze nie zostały zapisane w rejestrze VAT. Jeśli chcemy aby podczas wyszukiwania status zaksięgowany nie był brany pod uwagę – należy zaznaczyć oba pola . Wtedy podczas wyszukiwania wyszukiwane będą zarówno faktury zaksięgowane jak i nie.
Formularz faktury
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.
Na formularzu Faktury Sprzedaży (poniżej przycisku Zapisz) znajduje się przycisk , który umożliwia zapis faktury (na trwałe lub do bufora – zgodnie z zaznaczeniem parametru Bufor) i jej automatyczny wydruk. Drukowany jest dokument wg wzoru określonego jako domyślny dla faktury.
Formularz faktury: zakładka [Ogólne]
Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące faktury. Znajdują się na niej następujące pola i przyciski:
Dokument – typ dokumentu w klasie Faktura sprzedaży. Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji. Mechanizm numeracji dokumentów został opisany w artykule Definicje dokumentów.Numer – to, co wyświetla się obok pola numer zależy od wybranego schematu numeracji. W zależności od schematu numeracji, wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca serię, naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii i pozwoli na wskazanie właściwej.
W chwili wystawiania faktury, w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (na trwałe lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny faktury, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już faktura o takim numerze – nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem.
Kontrahent – to miejsce na wybór kontrahenta, z którym zawieramy transakcję. Standardowo program proponuje listę kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku kontrahent, uzyskujemy dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów lub banków. Przycisk umożliwia weryfikację statusu VAT kontrahenta – czy jest podatnikiem VAT czynnym. Szczegóły są dostępne w artykule Formularz kontrahenta. Po wybraniu kontrahenta, który ma przeterminowane płatności, pojawia się informacja na ten temat.
Kategoria – kategoria sprzedaży skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta. Jest to wyłącznie propozycja programu. Naciskając przycisk Kategoria dostaniemy się do listy kategorii, z której możemy wybrać właściwą (domyślnie typu Przychody).
Wybór i wpisanie kategorii związanej z fakturą jest ważne nie tylko z punktu widzenia raportowania analiz. W chwili zaksięgowania transakcji kategoria jest również przenoszona do rejestru VAT i tam w znaczący sposób uzupełnia gromadzone dane.
Uwaga
Istnieje możliwość zmiany kategorii i jej opisu na dokumencie zatwierdzonym, ale jeszcze niezaksięgowanym. Uprawnienia do zmiany kategorii można ustawić dla poszczególnych operatorów na ich kartach (Konfiguracjaprogram/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry].
Magazyn – symbol i nazwa magazynu, z którego sprzedajemy. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska (wybór magazynu jest dostępny w modułach Handel, Handel Plus). Mechanizm został dokładniej opisany w artykule .
Datawystawienia – data, kiedy dokument został wystawiony. Wg tej daty faktura zapisywana jest do rejestru VAT. Standardowo proponowana jest data systemowa.
Datasprzedaży – data sprzedaży bądź wydania towaru z magazynu. Standardowo proponowana jest data systemowa.
Fakturaliczonaod – netto lub brutto. Określamy tutaj algorytm, wg którego liczony będzie podatek VAT. Jeśli od:
netto – najpierw wyliczana będzie wartość netto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT jako % od tej kwoty. Wartość brutto będzie sumą netto i VAT.
brutto – najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT
Domyślny algorytm netto/brutto można wskazać na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe] pod opcją Dokument liczony od. Wskazany algorytm będzie podpowiadany na nowo tworzonym dokumencie po wybraniu kontrahenta, jeśli na dokument nie zostały wpisane pozycje.
W momencie wpisania pierwszego towaru/ usługi, możliwość zmiany jest blokowana. Aby można było zmienić algorytm naliczania podatku VAT na Fakturze w buforze, na której są już pozycje, należy w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczyć Pozwalaj na zmianę netto/brutto. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości.
Rabat – rabat procentowy, którego udzielono wystawiając fakturę. Wartość % rabatu jest każdorazowo przeliczana po dopisaniu kolejnej pozycji.
Płatność – domyślnie ustawiana jest forma płatności przypisana na karcie kontrahenta na zakładce [Płatności]. Jeśli kontrahenta nie wybierzemy – standardowo ustawiana jest gotówka. Formę płatności można dowolnie zmieniać podczas wystawiania faktury
Uwaga
Jeśli wybrana forma płatności jest powiązana z rejestrem nieaktywnym – program poinformuje o tym i nie pozwoli zatwierdzić dokumentu.
Termin – termin płatności pobierany jest z karty kontrahenta z zakładki [Płatności]. Jeżeli nie został tam określony, wtedy ustawi się termin przypisany do formy płatności. Termin można dowolnie zmieniać podczas wystawiania dokumentu. Ustalając termin można korzystać z kalendarza, ukrytego pod prawym klawiszem myszki. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę wystawienia faktury i termin płatności.
Pole Termin nie jest dostępne, jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0 dni.
Uwaga
W Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony! Jeśli jest zaznaczony, program pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Jeśli jest odznaczony, taka operacja nie będzie możliwa.
Netto - łączna wartość netto faktury (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany.
Razembrutto – łączna wartość brutto faktury (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie może jej zmienić.
Zapłacono – to kwota, która została zapłacona przez kontrahenta. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli faktura jest płatna gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione po zatwierdzeniu dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych.
Pozostaje – różnica pomiędzy całkowitą wartością brutto faktury, a kwotą zapłaconą.
Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).
Zadłużenie – kwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.
Uwaga
Faktury zapisane do bufora są uwzględniane w polu Zadłużenie. Na wysokość zadłużenia wpływają również dokumenty z przekształcenia, które przy generowaniu od razu zapisywane są do bufora, np FS z WZ. Przy włączonym parametrze w menu Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne: kontrola ilości na dokumentach rozchodowych przy akceptacji pozycji (przez bufor) pole Zadłużenie aktualizowane jest na bieżąco przy dodawaniu pozycji.
MPP – podzielona płatność – parametr powinien być obligatoryjnie zaznaczony dla faktur rozliczanych metodą podzielonej płatności (kwota VAT jest automatycznie przelewana przez bank na specjalny rachunek VAT). W programie parametr jest zaznaczany automatycznie po spełnieniu poniższych warunków:
na dokumencie wszystkie daty są większe niż 31.10.2019,
kontrahent jest podmiotem gospodarczym o statusie krajowy bądź podatnikiem jest nabywca,
wartość dokumentu przekracza 15 000 PLN,
przynajmniej jeden z towarów dodanych na dokument ma na kartotece zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność oraz przypisaną stawkę VAT różną od NP,
w przypadku dokumentów walutowych płatność VAT jest wykazana w PLN.
Wartość podlegająca MPP – łączna wartość brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie, wyświetlana jest wartość pozycji po przeliczeniu na walutę PLN.
Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
- Podgląd dokumentu z biblioteki. Przycisk jest widoczny, jeżeli dokument jest powiązany z co najmniej jednym dokumentem OBD z załącznikiem. Podgląd załącznika wyświetlany jest w oknie z lewej strony formularza. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
W zależności od ustawień konfiguracyjnych na nowo utworzonej fakturze sprzedaży zaznaczony jest parametr bufor lub WZ. Ustawienia te znajdują się w Konfiguracji Firmy/Magazyn/ Inicjacja dokumentu.
Jeśli parametr Bufor:
jest włączony – oznacza to, że faktura nie została jeszcze zapisana w sposób trwały. Na dokumencie w buforze można dokonywać wszelkich zmian. Można go również skasować (uwaga: powstanie luka w numeracji, którą zapełnić można ręcznie). Wprowadzenie dokumentu do bufora pociąga za sobą utworzenie zdarzenia w preliminarzu płatności. Zdarzenie to również jest w buforze, przy czym, ponieważ jest powiązane z dokumentem – nie można go skasować ani zmodyfikować z poziomu preliminarza. Nie da się również wykonywać żadnych rozliczeń związanych ze zdarzeniem, a więc i z fakturą.
jest wyłączony – zapis faktury jest trwały. Nie można na niej dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt). Odznaczenie pola powoduje automatyczne zaznaczenie parametru WZ.
WZ – parametr mający zastosowanie w modułach Handel, Handel Plus, który:
jeśli jest włączony – przy zapisywaniu Faktury Sprzedaży na trwałe program automatycznie, w tle, generuje dokument magazynowy. W trakcie tworzenia wydania magazynowego sprawdzana jest ilość towaru na magazynie i jeśli chociaż dla jednej pozycji FS jest za mało towaru, program poinformuje o tym odpowiednim komunikatem, a formularz faktury pozostanie otwarty, dzięki czemu Użytkownik może ją zmodyfikować lub zapisać bez WZ.
jeśli jest wyłączony – zapisywana jest Faktura Sprzedaży, ale nie powoduje ona wydania towaru z magazynu. Wydanie musi być wykonane później, z poziomu listy Faktur Sprzedaży.
Uwaga
Nie można jednocześnie zaznaczyć parametrów bufor i WZ.
Fiskalizuj – to parametr odpowiedzialny za fiskalizację dokumentu na drukarce fiskalnej. Dostępny jest tylko jeśli faktura wystawiona jest od brutto oraz w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wskazany jest sterownik do urządzenia fiskalnego.
Jeśli warunki są spełnione – parametr jest dostępny. Jeśli kontrahent wpisany na fakturze ma na karcie zaznaczony status podmiot gospodarczy – parametr jest domyślnie odznaczony, a użytkownik może zdecydować o fiskalizacji dokumentu zaznaczając go. Jeśli kontrahent na karcie ma zaznaczony status osoba fizyczna – parametr jest domyślnie zaznaczony.
Uwaga
Istnieje możliwość wprowadzenia wartości, po której dana pozycja towarowa/usługowa ma zostać sprzedana. Wówczas program wyliczy cenę sprzedaży na podstawie ilości i wartości, zaokrąglając ją do dwóch miejsc po przecinku. Pole z wartością dostępne jest do edycji po zaznaczeniu parametru Zmiana wartości na pozycji na dokumentach rozchodowych w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry.
Użytkownik powinien zdecydować się na zaznaczenie bądź odznaczenie parametru na początku pracy. W szczególności nie powinien wystawiać dokumentów WZ przy zaznaczonym parametrze, a następnie po odznaczeniu parametru przekształcać ich do jednej Faktury Sprzedaży. Takie działanie może spowodować różnice wartości na dokumentach.
Na zakładce [Ogólne] znajduje się lista, na którą wprowadzane będą kolejne pozycje faktury.
Lista może być obsługiwana standardowymi przyciskami:
- dodanie nowej pozycji na fakturę.
- edycja szczegółów o pozycji. Standardowo na liście widoczne są podstawowe dane o elemencie faktury: kod towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, rabat, cena i wartość. Wciśnięcie lupki otwiera okno z dodatkowym informacjami o sprzedawanym towarze lub usłudze. Przycisk nie jest dostępny jeśli lista towarów jest pusta.
Uwaga
Zmiany w nazwie czy opisie są dopuszczalne tylko wówczas, gdy na formularzu towaru/usługi zaznaczono taką możliwość (formularz towaru: zakładka [Dodatkowe]).
- usunięcie pozycji.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Kolejność pozycji na dokumencie można zmieniać metodą „przeciągnij i upuść” – należy wcisnąć lewy przycisk myszy na wybranej pozycji i trzymając wciśnięty przycisk przesunąć myszą kursor do wybranego miejsca.
- wyszukiwanie pozycji na dokumencie. Po jego wciśnięciu nad listą pojawia się pole, gdzie można wpisać ciąg znaków, wg których ma być wyszukiwana pozycja.
Wyszukiwanie obejmuje informacje widoczne na liście pozycji (kod/ nazwa, ilość, jednostka miary, cena, wartość…). Program rozpoczyna wyszukiwanie po wciśnięciu przycisku Znajdź, a po każdym wciśnięciu wyszukuje kolejną pozycję spełniającą warunki.
Na górnej wstążce programu znajdują się dodatkowe opcje:
- wprowadzanie danych za pomocą kolektora (można również wywołać kombinacją klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>). Funkcja jest opisana w artykule Współpraca z kolektorami danych.
- Kolektor danych/ Importuj pozycje – opcja umożliwiająca import towarów na dokument z pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Zaimportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.
Kolektor danych/ Eksportuj pozycje – opcja umożliwiająca eksport towarów z dokument do pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Wyeksportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.
- na formularzu Faktury Sprzedaży (poniżej przycisku Zapisz) znajduje się przycisk , który umożliwia zapis faktury (na trwałe lub do bufora – zgodnie z zaznaczeniem parametru Bufor) i jej automatyczny wydruk. Drukowany jest dokument wg wzoru określonego jako domyślny dla faktury.
Dopisanie nowej pozycji możliwe jest po wciśnięciu przycisku Dodaj, klawisza <INS> lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Sposób wybierania pozycji jest zależny od ustawienia w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry:Dodawanie pozycji na dokumencie .
Kod, Nazwa – kolumny zawierają kod i nazwę wybranego towaru/ usługi.
Stan Zasobów – prezentacja stanu towaru dla magazynu wybranego na dokumencie zgodnie z ustawioną datą sprzedaży.
Kolumna jest zależna od parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje). Jeśli parametr jest niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie. Kolumna Stan Zasobów przyjmuje następujące wartości:
- stan towaru powyżej ilości minimalnej określonej w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby – na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe],- stan towaru poniżej ilości minimalnej określonej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe],
- zerowa ilość towaru na magazynie.
Stan Zasobów jest wyświetlany w odniesieniu do jednostki miary wskazanej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe] dla pola Ilość minimalna.
Kolumna Stan Zasobów jest dostępna wyłącznie dla dokumentów w buforze.
Stan Zasobów nie jest wyświetlany dla usług.
Ilość – Proponowana jest sprzedaż 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub przesuwając strzałki znajdujące się po prawej stronie pola. Zasady kontroli ilości zostały opisane tutaj.
Jednostkamiary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli sprzedaż ma się odbywać w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. (lub strzałkę w dół z klawiatury) i wskazać jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej.
Rabat – podawany w % rabat od pozycji. O podaną ilość % pomniejszana jest cena jednostkowa (netto lub brutto, w zależności od wybranego algorytmu).
Cena – cena za wskazaną jednostkę miary. Cena może być:
podana netto lub brutto w zależności od wybranego algorytmu liczenia podatku VAT,
wyliczona w zależności od wskazanej jednostki miary. W cenniku pokazane są ceny dla jednostek podstawowych. Zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę za tę jednostkę.
Uwaga
Jeśli cena sprzedaży na karcie towaru wynosi 0 – podczas wpisywania pozycji na fakturę pierwszą wpisaną cenę program traktuje jako cenę początkową i umożliwia udzielenie od niej rabatu.
Aby zmienić cenę sprzedaży bez wyliczania rabatu – należy towar usunąć z dokumentu, a następnie dodać ponownie.
Dotyczy to jedynie towarów, które nie mają ustalonych cen sprzedaży na karcie. W innym przypadku jako cena początkowa pobierana jest cena z karty towaru.
Przykład
Cena sprzedaży na karcie 0 PLN. Podczas wpisywania towaru na fakturę Użytkownik wpisał cenę 100 PLN. program zapamiętał taką cenę jako początkową. Teraz w przypadku zmiany ceny dla tego towaru (np. na 90 PLN) będzie wyliczany upust (10%).
Uwaga
Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Fakturach Sprzedaży (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka [Parametry])
.
Wartość – wartość pozycji (netto lub brutto w zależności od stosowanego algorytmu liczenia podatku VAT).
Formularz faktury: zakładka [Kontrahent]
Standardowo jako nabywcę program proponuje kontrahenta wprowadzonego na zakładce [Ogólne]. Wyświetlone dane są pobierane z jego karty ewidencyjnej. Znajdujący się obok przycisk lupy umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).
Jako odbiorca proponowany może być:
kontrahent wpisany jako Nabywca – jeśli dla danego kontrahenta nie ma zdefiniowanego odbiorcy domyślnego na jego karcie ewidencyjnej na liście odbiorców (zakładka [Dodatkowe]).
kontrahent zdefiniowany jako Odbiorca domyślny na karcie ewidencyjnej nabywcy: na zakładce [Dodatkowe] znajduje się lista odbiorców kontrahenta. Jeśli na liście tej znajduje się odbiorca o statusie Domyślny (wartość TAK w kolumnie Domyślny), wówczas odbiorca ten jest proponowany na dokumencie wystawionym dla takiego kontrahenta.
W razie konieczności, z poziomu tej zakładki można zmienić zarówno Nabywcę jak i Odbiorcę.
W trakcie wystawiania faktury można z poziomu tej zakładki zmienić zawartość danych o Nabywcy lub Odbiorcy. Zmiana ta nie wpłynie na informacje zapisane na ich kartach ewidencyjnych, ale zostanie zapamiętana wraz z fakturą.
Numery NIP wprowadzane na dokumentach mają format przystosowany do standardów numeracji obowiązujących w krajach Unii Europejskiej. Numer NIP składa się z dwuliterowego przedrostka oraz unikalnego ciągu liter/ cyfr.
Obok pola, gdzie wpisuje się numer NIP znajduje się pole przeznaczone na przedrostek. Lista jest zdefiniowana w programie i zawiera przedrostki określone dla każdego państwa. Użytkownik ma możliwość wyboru odpowiedniej pozycji z rozwijanej listy.
Uwaga
Po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry parametruSprawdzanie poprawności NIP w chwili zatwierdzania faktury program sprawdza, czy kontrahent ma wpisany numer NIP oraz czy spełnia on określone algorytmy. Jeśli nie ‑ wyświetli komunikat i umożliwi jego uzupełnienie.
Sprawdzanie poprawności NIP nie dotyczy:
kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!,
kontrahentów z numerem NIP, gdzie wpisany prefiks kraju jest inny niż PL lub pusty,
kontrahentów o statusie osoba fizyczna,
dokumentów wystawianych w walutach obcych.
Poprzez przycisk Weryfikacja statusu VAT kontrahenta można zweryfikować czy kontrahent znajduje się w Wykazie podatników VAT lub VIES. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, parametr na dokumencie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji), a obok parametru pojawia się komunikat: NIP jest aktywny w VAT (w przypadku kontrahentów krajowych) lub NIP jest aktywny w VIES (w przypadku kontrahentów unijnych). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html
Dotyczy wersji: 2022.1.1
W przypadku kontrahentów wewnątrzunijnych, jeżeli kontrahent zostanie negatywnie zweryfikowany w Wykazie podatników VIES, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES zostaje odznaczony, natomiast wybrany rodzaj transakcji się nie zmienia.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT i VIES kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji
Z formularza kontrahenta przenoszony jest dodatkowo numer PESEL. Jeśli pole NIP dla osoby fizycznej nie jest uzupełnione, wówczas program pobierze numer PESEL na wydruk. Numer PESEL można uzupełnić bezpośrednio na formularzu dokumentu. Jego poprawność jest sprawdzana w zależności od zaznaczenia w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry parametru Sprawdzanie poprawności PESEL.
W sekcji Domyślny płatnik automatycznie podpowiadany jest podmiot z formularza, z zakładki [Ogólne]. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego płatnika na dokumencie poprzez wybór dowolnego podmiotu z listy. Zmiana ta spowoduje, że w preliminarzu płatności zostanie wygenerowana płatność na wskazanego kontrahenta.
W dolnej części zakładki [Kontrahent] znajduje się Nazwisko osoby odbierającej fakturę. Wyświetlone imię i nazwisko pobierane są z karty ewidencyjnej Nabywcy (na zakładce [Dodatkowe] znajduje się tabela, gdzie można uzupełniać informacje o przedstawicielach). Proponowany jest zawsze przedstawiciel określony jako domyślny. Jeżeli żaden z przedstawicieli kontrahenta nie jest oznaczony jako domyślny, pole nie jest uzupełniane. W trakcie wystawiania faktury można ustawić osobę odbierającą poprzez wybór z listy przedstawicieli, dostępnej po wciśnięciu widocznej obok strzałki, lub wpisać bezpośrednio w pole. Dane te zostaną zapamiętane z fakturą i wydrukowane.
Na karcie operatora dostępny jest parametr Zmiana opisu i osoby odbierającej na fakturze, który umożliwia zamianę zarówno opisu, jak i osoby odbierającej nawet na zatwierdzonym dokumencie (do czasu zaksięgowania).
W ostatniej linii zakładki [Kontrahent] można uzupełnić nr listu przewozowego oraz informację o nazwie przewoźnika. Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service, Yun Express, China Post, X-press Couriers, Rheu Logistics, Goniec.
Formularz faktury: zakładka [Płatności]
Na zakładce [Płatności]znajdują się między innymi: kwoty netto, VAT i brutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis Faktury. Zawartość tego pola przepisywana jest z Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawia się na wydruku.
Najważniejszą informacją znajdującą się na tej zakładce są dane o płatnościach związanych z wystawianym dokumentem. Zawarte są one w tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól:
Termin – data realizacji wpłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty sprzedaży bądź wystawienia (zależne od ustawienia w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów: FS/ WKA, PA – termin płatności liczony od) i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności. Dla kontrahenta z zaznaczonym innym terminem płatności, program wylicza datę z uwzględnieniem tych indywidualnych ustawień.
Formapłatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana
Waluta – waluta rozliczenia kolejnych płatności (standardowo jest zgodna z walutą dokumentu). Walutę rozliczenia dla zatwierdzonego dokumentu można zmienić w preliminarzu płatności.
Kwota – wartość płatności.
Rozliczono – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę.
Płatnik – podmiot będący płatnikiem danej płatności.
Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania faktury i podczas edycji faktur z bufora.
Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:
- dodanie nowej raty płatności.- edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian.
- usunięcie pozycji z listy płatności.
Uwaga
Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości faktury. Jeżeli użytkownik ręcznie zmodyfikuje kwoty, a ich suma będzie różna od wartości całej faktury, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.
W chwili wystawienia Faktury program proponuje jedną płatność za Fakturę w oparciu o informacje wprowadzone na zakładce [Ogólne] (forma i termin płatności, wartość brutto faktury).
Jeśli wystawiana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom.
Przykłady dotyczące obsługi płatności na fakturach znajdują się w artykule Od faktury do rozliczenia płatności .
Zaliczki do rozliczenia – funkcja została opisana w artykule Rozliczenia zaliczekOpis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument
Formularz faktury: zakładka [Dokumenty]
Zakładka ta zawiera listę związanych z Fakturą dokumentów, np. korekt lub dokumentów, z których i do których faktura została przekształcona.
Lista ta składa się z czterech kolumn:
Numer – dokumentu skojarzonego z fakturą
Typ – dokumentu związanego z fakturą. Pole to może przyjmować wartość:
PA – Paragon, z którego powstała faktura,
WZ – Wydanie Zewnętrzne związane z Fakturą Sprzedaży,
KOR – korekta faktury,
IN – deklaracja Intrastat, w której została uwzględniona faktura,
VAT – zapis faktury w rejestrze sprzedaży VAT,
DEK – dekret księgowy, który powstał w wyniku zaksięgowania faktury.
Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z fakturą
Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego
- przycisk pozwala na podglądnięcie odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze sprzedaży.
Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych, na zakładce znajdują się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. Pliki do tabeli Biblioteka dokumentów można dodawać metodą „przeciągnij i upuść”. Szczegóły na ten temat zostały opisane w artykule Dodawanie plików na dokumentach metodą „przeciągnij i upuść”.
W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań.
Natomiast jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy zaznaczono parametr Intrastat, w przypadku faktur dla kontrahentów wewnątrzunijnych dostępna jest sekcja Intrastat. (dotyczy dokumentów uwzględniach w deklaracji Intrastat).
Formularz faktury: zakładka [Atrybuty/JPK]
Na formularzu faktury znajduje się zakładka: [Atrybuty/ JPK]. Z tego poziomu użytkownik może uzupełniać i modyfikować listę atrybutów związanych z dokumentem. Do dokumentu można przypisać dowolną ilość atrybutów, a jeden atrybut może być przypisany do dokumentu wiele razy (na przykład z różnymi wartościami).
Podczas wystawiania nowego dokumentu na zakładkę [Atrybuty/ JPK] przenoszone są automatycznie wszystkie atrybuty kontrahenta, przypisane na jego karcie z zaznaczonym parametrem Przenosić na transakcje. W takim przypadku proponowana jest również wartość domyślna atrybutu podana na karcie kontrahenta.
Użytkownik może na dokument dopisać inne atrybuty. Podczas dodawania atrybutu na dokument, po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista atrybutów zbudowana z dwóch zakładek:
Atrybuty dokumentu – na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut dokumentu, jakie zostały zdefiniowane w programie. Atrybuty dokumentu nie są przenoszone na zakładkę automatycznie.
Atrybuty kontrahenta – na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut kontrahenta zdefiniowane w programie, niezależnie od tego, czy zostały przypisane na karcie kontrahenta.
W przypadku atrybutów dokumentu i atrybutów kontrahenta wpisywanych na dokument bezpośrednio z poziomu transakcji nie ma możliwości określenia wartości domyślnej dla atrybutu (użytkownik musi uzupełniać wartość bezpośrednio na dokumencie).
Uwaga
W przypadku zmiany kontrahenta NIE są aktualizowane atrybuty przypisane na dokument. Zmiany na zakładce [Atrybuty/ JPK] związane za zmianą kontrahenta Użytkownik musi wprowadzić bezpośrednio z poziomu zakładki.
Atrybuty przypisane do dokumentu wraz z wartościami są przenoszone podczas kopiowania dokumentów.
Uwaga
Wystawianie dokumentów związanych z obsługą magazynów jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
Na zakładce [Atrybuty/ JPK] znajduje się również tabela Kody JPK_V7 zawierająca kody, którymi dokument musi być opisany na potrzeby deklaracji JPK_V7. Szczegóły tej funkcji zostały opisane w biuletynie Jednolity plik kontrolny.
Formularz faktury: zakładka [KSeF]
W tym miejscu znajdują się informacje otrzymane bezpośrednio z serwera KSeF, po wysyłce dokumentu.
Na zakładce [KSeF] znajdują się następujące pola:
Numer dokumentu - numer Faktury, pod jakim jest identyfikowana w KSeF, numer zwracany bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO.
Numer referencyjny – numer zgłoszenia wysłanego dokumentu nadany przez KSeF.
Status - informacja o statusie dokumentu. Pole to jest wypełniane jednym ze zdefiniowanych statusów, po wysłaniu dokumentu do KSeF. W tym polu będą również informacje o ewentualnych błędach.
Operator wysyłający – imię i nazwisko operatora, który wysłał dokument do KSeF.
Data wysłania - data wysłania dokumentu do KSeF.
Operator odbierający – imię i nazwisko operatora, który odebrał UPO.
Data odebrania - data pobrania UPO.
Data przyjęcia - data, z jaką dokument został przyjęty w KSeF. Pole to jest wypełniane, po otrzymaniu UPO. Data ta decyduje o tym, kiedy dana Faktura trafiła do obiegu handlowego i od tego dnia, jest dostępna do pobrania z KSeF dla odbiorcy Faktury.
Środowisko – środowisko pracy z KSeF, wskazane w menu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/KSeF.
Pod sekcją KSeF znajdują się poniższe ustawienia:
Forma płatności – wybrana płatność dla KSeF. Domyślnie podpowiada się forma płatności dla KSeF, wybrana w menu: Start/Konfiguracja/Firma/Kasa/Bank/Formy płatności i jest przenoszona na Fakturę, a następnie na zakładkę [KSeF] . Pole z możliwością edycji do momentu wysyłki Faktury do KSeF.
Status dokumentu – przyjmuje wartości: Nie wysłano, Wysłano/nie odebrano UPO, Wysłano/odebrano UPO, Awaria, Odrzucono, Nie dotyczy.
Tryb awaryjny wystawienia dokumentu – oznaczenie dla Faktury wystawionej w momencie problemów (np. problem z połączeniem internetowym) z przesłaniem jej do KSeF. Po zaznaczeniu tego parametru Faktura nie będzie wysłana do KSeF. Natomiast nabywca może otrzymać taki dokument np. w formie papierowej lub w inny, uzgodniony umownie sposób.
Nie wysyłaj dokumentu do KSeF – ustawienie tego parametru jest przenoszone bezpośrednio z formularza danego kontrahenta, z zakładki [Handlowe]. Pole z możliwością modyfikacji przez Użytkownika. Faktury z zaznaczonym parametrem nie będą wysyłane do KSeF.
Formularz pozycji na fakturze
Formularz pozycji jest dostępny po wciśnięciu przycisku na liście towarów wpisanych na dokument.
Formularz pozycji składa się z zakładek: [Ogólne], [Szczegóły], [Atrybuty], [Akcyza] (po odpowiednim skonfigurowaniu) oraz [Składniki] dla usług złożonych z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FS/PA .
Na zakładce [Ogólne] zebrane są informacje dotyczące ilości oraz ceny/ wartości. Zawiera następujące informacje:
Lp. – numer kolejny pozycji na fakturze.
Towar – kod i pełna nazwa towaru. Z tego miejsca można zmienić sprzedawany towar/usługę, wprowadzając nowy kod z klawiatury lub wybierając z listy zasobów, która zostanie wyświetlona po naciśnięciu przycisku Towar. Nazwa towaru jest możliwa do zmiany tylko wtedy, gdy na karcie ewidencyjnej tej pozycji (zakładka [Dodatkowe]) zaznaczony jest parametr Pozwól na edycjęnazwy na dokumencie. Zmiany w nazwie zostaną zapamiętane wraz z utworzonym dokumentem, natomiast nie mają żadnego wpływu na nazwę towaru/usługi na jego karcie ewidencyjnej.
Opis – dodatkowy opis pozycji. Opis ten może być kopiowany z karty ewidencyjnej towaru/usługi jeśli na karcie ewidencyjnej (zakładka [Dodatkowe]) zaznaczony jest parametr Kopiuj opis na fakturę.
Jeśli dodatkowo na karcie ewidencyjnej zaznaczony jest parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie:
operator wystawiający dokument może dokonywać w opisie zmian. Zmiany te zostaną zapamiętane wraz z utworzonym dokumentem, ale nie mają wpływu na treść pola Opis na karcie towaru/usługi.
dla opisu dostępny jest przycisk Opis/ Atrybuty pod którym znajduje się lista atrybutów towaru, dla których na karcie ewidencyjnej towaru/usługi (na zakładce [Atrybuty], w oknie Atrybut towaru) zaznaczono parametr dokleić do opisu dokumentu. Taki atrybut jest automatycznie dodawany do opisu pozycji Faktury. Jeśli dodatkowo dla atrybutu towaru zaznaczono kod atrybutu przed wartością, będzie on wyświetlany opisie pozycji.
Kategoria – jest pobierana z karty ewidencyjnej towaru/usługi, ale na użytek bieżącego dokumentu można ją zmienić. Istnieje możliwość księgowania dokumentu wg kategorii przypisanej pozycjom na dokumencie.
Uwaga
Istnieje możliwość zmiany kategorii dla poszczególnych towarów na dokumencie zatwierdzonym, ale jeszcze niezaksięgowanym. Uprawnienia do zmiany kategorii można ustawić dla poszczególnych operatorów na ich kartach (Konfiguracja program/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry].
PKWiU – numer PKWiU. Można go wpisać na pozycji faktury i zmiana zostanie zapamiętana z dokumentem, ale nie wpłynie na zawartość karty ewidencyjnej.
StawkaVAT – jest kopiowana z karty ewidencyjnej, ale na użytek bieżącego dokumentu można ją zmienić.
Ilość – ilość sprzedawanego towaru. Obok wyświetlana jest jednostka miary (domyślnie jest to jednostka podstawowa z karty towaru). Zarówno ilość jak i jednostkę miary można dowolnie zmieniać.
Stan towaru – aktualny stan towaru na magazynie wybranym na dokumencie. Informacja jest przydatna przy dodawaniu pozycji na dokument poprzez podniesienie formularza (metoda ustawiana w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry).
Ilość w polu Stan towaru jest zależna od parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest:
zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje),
niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie.
Prezentowany jest stan towaru na datę sprzedaży (w przypadku PA, FS), datę wydania (w przypadku WZ) i datę wystawienia (w przypadku RW, MM).
Stan towaru prezentowany jest w jednostce miary towaru wskazanej na dokumencie.
Uwaga
Pole Stan towaru jest widoczne wyłącznie na dokumentach w buforze.
Pozycja faktury – zakładka OgólneCenapoczątkowa – cena za jednostkę podstawową towaru. Wyświetlona zostanie cena domyślna ustawiona na karcie towaru, kontrahencie lub magazynie. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w artykule Ceny sprzedaży. Grupę cenową można zmienić naciskając przycisk Cena początkowa i dokonując wyboru z wyświetlonej listy.
Rabat – rabat % ustalony dla pozycji. Można go zmienić.
Cena netto/brutto – cena za jednostkę, w której towar był wpisany na dokument. Jeśli jest to jednostka pomocnicza – cena jest odpowiednio przeliczona. Na formularzu pozycji widoczna jest zarówno cena netto, jak i brutto. Obydwa pola są edytowalne, jednak cena zostanie ostatecznie przeliczona zgodnie z zastosowanym na dokumencie algorytmem podatku VAT
Uwaga
W przypadku niektórych dokumentów (FS, PA, RO, FPF, WZ, ZD) istnieje możliwość zablokowania dla operatora zmiany ceny. Parametry zostały dokładniej opisane w artykule Konfiguracja uprawnień operatora
Wartośćnetto/brutto – wartość pozycji. Netto czy brutto – zależy od stosowanego na dokumencie algorytmu liczącego podatek VAT.
Uwaga
Istnieje możliwość wprowadzenia wartości, po której dana pozycja towarowa/usługowa ma zostać sprzedana. Wówczas program wyliczy cenę sprzedaży na podstawie ilości i wartości. Pole z wartością dostępne jest do edycji po zaznaczeniu parametru Zmiana wartości na pozycji na dokumentach rozchodowych.
Jeśli cena towaru podana jest w walucie obcej – program wyświetla poszczególne ceny (w walucie/ w PLN) w odrębnych kolumnach. Sposób przeliczania cen na formularzu jest dokładnie opisany tutaj.
Formularz pozycji: zakładka [Szczegóły]
Na zakładce [Szczegóły] można podejrzeć:
Wartośćnetto – wartość netto pozycji,
KwotaVAT – wartość podatku VAT wyliczonego dla pozycji,
Wartośćbrutto – wartość brutto pozycji,
Kosztzakupu – koszt zakupu towarów lub koszt usługi. Na karcie ewidencyjnej usługi można wprowadzić procentowy lub kwotowy koszt przypadający na jedną jednostkę miary. W opisywanym polu wyświetlany jest łączny koszt związany z pozycją. W przypadku usług istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia kosztu zakupu. Domyślnie koszt jest wyliczany na podstawie danych z karty usługi (zakładka [Dodatkowe]).
Uwaga
Należy pamiętać, że w przypadku zmiany danych o rozchodowanej usłudze (ilość, cena) program ponownie przeliczy koszt własny na podstawie danych z karty towaru. W takim przypadku Użytkownik powinien informację o zmienionym koszcie uzupełnić ponownie.
Jednostkamiary – jednostka miary wykorzystana na dokumencie. W przypadku jednostki pomocniczej wyświetlany jest przelicznik dla jednostki podstawowej.
Kurs – pole jest widoczne dla dokumentów wystawianych w walucie. Widoczny jest kurs ustalony na dokumencie.
Formularz pozycji: zakładka [Atrybuty]
Istnieje możliwość skojarzenia towaru z tzw. atrybutami. Umożliwia to pamiętanie większej ilości parametrów związanych z towarem. Parametry takie to np. kolor towaru, numer seryjny, położenie w magazynie, waga, termin ważności, kod (numer katalogowy) u dostawcy itp. Wykorzystanie atrybutów na poszczególnych kartach zależy od potrzeb danego towaru. Dodatkowe atrybuty karty rozszerzają także możliwości analityczne programu.
Zasady definiowania atrybutów i kojarzenia ich towarami zostały dokładniej opisane w artykule Atrybuty towaru, zdjęcia i załączniki.
Atrybuty prezentowane są w formie listy z możliwością edycji wartości.
Zakładka [Atrybuty] na formularzu pozycji dokumentuNa liście widoczne są kolumny:
Lp – numer kolejny atrybutu.
Kod – kod atrybutu przenoszony z formularza towaru, z zakładki [Atrybuty].
Wartość – wartość atrybutu w formacie tekst, liczba, lista lub data. Pole edytowalne.
E-sklep – kolumna widoczna jest tylko dla zamówień pochodzących z Comarch e-Sklep. W kolumnie wyświetlana jest wartość Tak/Nie odpowiednio jeśli wartość atrybutu została przesłana z Comarch e-Sklep.
Istnieje natomiast możliwość edycji takiego atrybutu. Jeśli zmieniona zostanie tylko jego wartość, wówczas w kolumnie E-Sklep pozostanie Tak. Jeśli zmieniony zostanie kod atrybutu, wtedy wartość w kolumnie E-Sklep zmieni się na Nie.
Pod nazwami kolumn dostępny jest wiersz filtra, umożliwiający zawężenie wyświetlanej listy według ustalonych kryteriów. Możliwe jest również tworzenie własnych kolumn poprzez funkcję personalizacji.[/su_list]
Na liście dostępne są przyciski:
Zapisz zmiany/ Anuluj zmiany– odpowiednio powodujące zapis lub zaniechanie zapisu zmian na oknie oraz jego zamknięcie.
Dodanie atrybutu– umożliwia dodawanie atrybutów poprzez edycję bezpośrednio na liście, bez konieczności podnoszenia formularza atrybutu. Naciśnięcie przycisku powoduje utworzenie nowego wiersza dla atrybutu, gdzie możemy wprowadzić kod atrybutu lub za pomocą przycisku , otworzyć listę atrybutów. Jeśli podamy nieistniejący kod atrybutu lub naciśniemy otworzy się lista atrybutów zdefiniowana w menu Ogólne/Atrybuty na zakładce Towaru (z pominięciem atrybutów o formacie binaria).
Edycja atrybutu- umożliwia edycję na liście dla wartości z kolumny Kod lub Wartość atrybutu
Usunięcie atrybutu
Dodatkowo w menu kontekstowym, uruchamianym prawym klawiszem myszy, dostępna jest opcja Dodaj seryjnie, wywoływana również skrótem klawiszowym <ALT>+<INSERT>.
Na liście można zmieniać dowolnie kolejność atrybutów metodą „przeciągnij i upuść”, przestawiając poszczególne atrybuty z wciśniętym lewym klawiszem myszy.
Możliwe jest również kopiowanie atrybutów wraz z wartościami. Po ustawieniu się w wybranym wierszu należy nacisnąć kombinację klawiszy <CTRL>+<INSERT> lub przytrzymać <CTRL> i nacisnąć ikonę zielonego plusa. Skopiowany atrybut pojawi się w ostatnim wierszu.
Dodawanie wartości do definicji atrybutu typu lista
Dwukrotne kliknięcie w kolumnie [Wartość] na konkretnym atrybucie, uruchamia edycję bezpośrednio na liście.
Dla atrybutów typu lista możliwe jest dodanie nowej wartości dla definicji atrybutu, bezpośrednio z poziomu formularza pozycji dokumentu. Wprowadzając atrybut typu lista dla pozycji dokumentu, możemy wskazać opcję <Nowa> z rozwijanej listy wartości. Po jej wybraniu podnoszone jest okno Nowa wartość – zostanie dodana, w którym można zdefiniować nową wartość listy.
Istnieje też możliwość wprowadzenia dla wybranego atrybutu, w kolumnie [Wartość] bezpośrednio ciągu znaków. Po zatwierdzeniu takiego wpisu, program sprawdza czy wpisana wartość znajduje się już na liście wartości atrybutu. Jeśli tak, wówczas zatwierdzany jest wybór. Jeśli nie, pojawi się komunikat Czy wprowadzoną wartość dopisać do atrybutu wraz z opcjami wyboru Tak/Nie:
Tak powoduje dodanie nowej wartości listy oraz zatwierdzenie wyboru
Nie powoduje wycofanie z edycji bez zapisu
Modyfikacja wartości atrybutów możliwa jest również na korektach dokumentów.
Atrybuty pozycji zależne od kontrahenta
W przypadku gdy na karcie cennikowej, na zakładce [Atrybuty], znajdują się atrybuty zależne od kontrahenta, atrybuty te zostaną przeniesione na dokument tylko i wyłącznie wtedy, kiedy na dokumencie jest wybrany kontrahent przypisany do tych atrybutów. Jeżeli zmienimy kontrahenta na innego, który nie jest przypisany do atrybutu zależnego, atrybut jest usuwany.
Formularz pozycji: zakładka [Składniki]
Zakładka pojawia się tylko dla pozycji o typie usługa złożona, które na swojej karcie mają zaznaczony parametr Pobieranie składników na FS/PA (funkcjonalność dostępna w modułach Handel, Handel Plus). Użytkownik może tutaj zmienić skład receptury, wybrać inną, spośród dostępnych dla tej usługi lub też wprowadzić ręcznie składniki, jeżeli dla usługi nie utworzono żadnej receptury. Z poziomu podglądu pozycji dokumentu istnieje także możliwość eksportu/importu składników receptury poprzez ikonę Składniki receptury znajdującą się na wstążce
Dla wszystkich składników możliwe jest określenie: ilości, jednostki miary oraz magazynu. Jeśli w skład usługi złożonej wchodzi usługa prosta, Użytkownik może określić jej koszt, wpisując odpowiednią wartość w kolumnie Wartość zakupu.
Magazyn dla ręcznie dodanych składników ustawiany jest zgodnie z aktualnie podanym magazynem dla usługi złożonej.
Formularz pozycji: zakładka [Akcyza]
Zakładka [Akcyza] zawiera przeniesione z karty towaru: kod CN, wartość opałową GJ/1000 kg oraz stawkę akcyzy.
Widoczna tu ilość w 1000 kg wyliczona jest na podstawie ilości towaru z dokumentu i przelicznika między jednostkami określonego na karcie towaru.
Wyliczona Wartość akcyzy stanowi iloczyn wartości opałowej, stawki akcyzy i ilości sprzedawanego/wydawanego towaru.
Powyższe informacje będą służyły do wyliczania podatku akcyzowego podczas generowania z programu deklaracji AKC-WW/AKC-WWn.
Naliczenie podatku akcyzowego jest możliwe na:
Księgowanie akcyzy
Dla schematów księgowych o typie Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, Wydania Zewnętrzne, Przyjęcia Zewnętrzne, Rozchody Zewnętrzne i Przyjęcia Zewnętrzne dostępne są w programie makra umożliwiające księgowanie akcyzy. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule Podatek akcyzowy na wyroby węglowe
Formularz pozycji: zakładka [Intrastat]
Zakładka [Intrastat] jest widoczna na pozycji dokumentu tylko i wyłącznie wtedy, gdy na dokumencie znajdują się pozycje, które powinny być wykazane w deklaracji Intrastat.
Zakładka [Intrastat] zawiera dane przeniesione z kartoteki towarowej, z zakładki [Dodatkowe/Intrastat]:
kod CN – wartość przenoszona z karty towaru bez możliwości edycji,
Kraj pochodzenia – w deklaracji Intrastat uwzględniany jest kod kraju pochodzenia, który jest zapisany na pozycji dokumentu. Przy zapisie dokumentu, jeżeli kod kraju pochodzenia nie został uzupełniony pojawi się komunikat mówiący o konieczności wypełnienia tego kodu: Nie uzupełniono pola kod kraju pochodzenia na pozycji XX. Pole jest wymagane dla deklaracji Intrastat. Czy zapisać dokument?
Jeżeli na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe/Intrastat] pole Kraj pochodzenia będzie wypełnione, to kod z tego pola przenoszony jest na pozycję dokumentu z możliwością edycji. Na dokumenty korygujące kod kraju pochodzenia będzie przenoszony bezpośrednio z dokumentu korygowanego, także z możliwością modyfikacji. Kod kraju pochodzenia można edytować zarówno na dokumencie zapisanym w buforze jak i na dokumencie zatwierdzonym na stałe. Zmiany zostaną uwzględnione po zapisie pozycji i dokumentu.
Faktura VAT Marża
Wystawienie dokumentu Faktura VAT marża jest możliwe z poziomu listy Faktur Sprzedaży. W menu wyświetlanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku dostępna jest opcja Faktura Marża.
Faktury Sprzedaży i Faktura VAT Marża są widoczne na jednej liście. Można je rozróżnić wykorzystując odrębne schematy numeracji. Na liście faktur znajduje się także parametr FV Marża umożliwiający wyfiltrowanie tylko Faktur VAT Marża (zaznaczona tylko opcja TAK).
Zasady wystawiania Faktur VAT Marża są podobne jak w trakcie wystawiania Faktury Sprzedaży, za wyjątkiem:
Dla wpisanych pozycji automatycznie ustawiana jest stawka VAT NP. – nie podlega bez względu na status kontrahenta.
Dla Faktur VAT Marża w walucie obcej nie są dostępne parametry związane z naliczaniem podatku VAT: Naliczaj VAT, Płatność VAT w PLN.
Do Faktur VAT Marża nie można wystawiać dokumentów korygujących VAT (tylko korekty ilościowe i wartościowe).
Dodatkowo z poziomu zakładki Kontrahent możliwy jest wybór podstawy stosowania procedury marży z czterech dostępnych:
Procedura marży dla biur podróży,
Procedura marży – towary używane,
Procedura marży – dzieła sztuki,
Procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki.
Informacja ta będzie przenoszona na wydruk faktury.
Na wydruku dokumentu wykazane są jedynie kwoty brutto, bez podsumowania w tabeli VAT.
W programie Comarch ERP Optima nie ma możliwości wystawienia zaliczkowej Faktury VAT Marża.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Wydruk faktury sprzedaży
Wydruk faktury jest możliwy po wciśnięciu przycisku drukarki w górnym pasku zadań.
Jeśli wciśniemy przycisk Drukuj<F2> – następuje natychmiastowy wydruk domyślnego wzoru faktury, kierowany na domyślną drukarkę. Drukowana jest taka liczba egzemplarzy, jaka została wskazana w Konfiguracji wydruków.
Jeśli wciśniemy przycisk strzałki widoczny obok Drukuj - wydruk następuje po wybraniu z trzy poziomowego menu: Faktura VAT/ Wzór faktury/ Wydruk na konkretne urządzenie (podgląd na ekran, drukarka domyślna lub inna drukarka):
Wydruk faktury - menu
W programie zdefiniowano kilka wzorców wydruku faktury:
Wzór standard – standardowy wydruk Faktury.
Duplikat – zawartość faktury i duplikatu jest identyczna, w szczególności dotyczy to płatności. Wydruk zawiera płatności w takim stanie jak w momencie zapisywania oryginału. Dodatkowo zawiera datę wydruku duplikatu (data bieżąca).
Kolumna z rabatem – dodatkowo drukowana jest kolumna z procentową wartością udzielonego rabatu dla każdej pozycji.
Gotówkowa / Karta – jeśli jako formę płatności zadeklarowano gotówkę, na fakturze dodatkowo drukuje się adnotacja Zapłacono gotówką. Adnotacja jest drukowana tylko dla faktur gotówkowych zapisanych do bufora. Analogicznie dla Faktur Sprzedaży w buforze, dla których wskazano płatność kartą, drukowana jest adnotacja „Zapłacono kartą”.
Rachunek – w nagłówku dokumentu zamiast faktury drukowany jest Rachunek. Wydruk jest możliwy tylko jeśli kwota netto jest równa kwocie brutto (na rachunku nie może być naliczony VAT).
Faktura bez VAT – wydruk zawiera analogiczne elementy jak wydruk Rachunku, natomiast jego nazwa pobierana jest z Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury z pola Tytuł faktury krajowej/unijnej.
Atrybuty – wydruk zawiera dodatkowo atrybuty towaru/ usługi, wpisane na zakładce Atrybuty na formularzu pozycji. Na wydruku pojawią się tylko te atrybuty, które mają zaznaczony parametr Drukować na dokumentach.
Pełna tabela zaliczek – w przypadku wydruku Faktury Sprzedaży, rozliczającej wystawione wcześniej faktury zaliczkowe, na wydruku pojawiają się odrębne tabele VAT zawierające: wartość faktury przed odliczeniem zaliczek, wartość wystawionych faktur zaliczkowych oraz wartość faktury po uwzględnieniu zaliczek.
Faktura (bez stopek pośrednich) – w przypadku faktur wielostronicowych na wydruku podsumowanie (płatności, tabelka VAT) oraz dane operatora są drukowane tylko na ostatniej stronie.
Parametryzowalne kolumny – zawartość poszczególnych kolumn, w tym kolejność drukowanych w nich informacji ustalana jest w Konfiguracji firmy/ Handel/Parametry wydruku faktury.
Duplikat dla wydruku parametryzowanego – wydruk duplikatu korzystający z ustawień wydruku parametryzowanego.
Faktura VAT – PowerPost (GenRap) – Wzór standard. Wydruk dostępny jest z poziomu formularza FS oraz z poziomu listy FS w menu Wydruki seryjne (GenRap). Wykorzystywany jest przy współpracy z systemem wirtualnej drukarki firmy Fibra-Hallo (InPost). Użytkownik może przez sieć wysłać wydruk w postaci elektronicznej. InPost przetwarza taki wydruk w konkretny list (drukuje, kopertuje i przesyła odbiorcy).
Eko – Faktura/ świadectwo jakości/oświadczenie – wydruk wykorzystywany w przypadku sprzedaży wyrobów węglowych. Razem ze standardowym wydrukiem Faktury Sprzedaży na oddzielnej stronie drukowane jest Świadectwo jakości sprzedawanych paliw stałych oraz Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla. Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykułach: Świadectwo jakości paliw stałych. Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla.
Invoice– Original/ Duplicate – wydruk w języku angielskim dostępny w polskiej oraz w angielskiej wersji językowej programu.
Faktura VAT (sPrint) – Wydruk dostępny jest z poziomu formularza FS oraz z poziomu listy FS w menu Wydruki seryjne (sPrint). Na wydruku drukowany jest m. in. kod QR pozwalającego na szybkie uzupełnienie danych w aplikacji bankowej w celu opłacenia Faktury.
Warto pamiętać, że wciśnięcie przycisku drukarki powoduje automatyczny zapis faktury w bazie danych. Jednocześnie w chwili wydruku danej fakturze zostaje nadany kolejny numer (widoczny w nagłówku).
Po zakończeniu wydruku formularz faktury jest nadal widoczny na monitorze, faktura jest nadal edytowalna jednak przy próbie jej wycofania przy pomocy przycisku Anuluj zmiany faktura i tak zostanie zapisana:
przy zaznaczonej opcji Faktura w buforze – faktura zostanie zapisana do bufora.
przy odznaczonej opcji Faktura w buforze – faktura zostanie zapisana ostatecznie, bez możliwości zmiany (pozostaje jedynie anulowanie).
Uwaga
Istnieje możliwość takiego zdefiniowania parametrów pracy operatora, by wydruk dokumentu powodował jego zapis na trwałe. Funkcja została opisana w artykule Konfiguracja uprawnień operatora
W zakładce [Dokumenty] znajdują się powiązane dokumenty z Fakturą Sprzedaży. Po otwarciu wybranego dokumentu istnieje możliwość jego wydruku analogicznie jak zostało to opisane powyżej.
Faktury elektroniczne
W programie Comarch ERP Optima jest możliwość przesyłania faktur drogą elektroniczną oraz przechowywania kopii wystawionych Faktur VAT w formie elektronicznej.
Elektroniczne przesyłanie faktur
Wydruki Faktur Sprzedaży oraz większości dokumentów można wysyłać za pomocą wiadomości e-mail. Jest to możliwe z każdego miejsca, gdzie jest dostępna ikona . Po wybraniu opcji Wyślij zostanie otwarty formularz wiadomości e-mail. Dodatkowo, jeśli użytkownik posiada moduł CRM, to może korzystać z dostępnej w tym module Skrzynki pocztowej. Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-mali za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima, a ponadto jest możliwe zdefiniowanie wzorca podpisu, jaki ma się pojawiać na formularzu wiadomości e-mail oraz utworzyć wzorce szablonów wiadomości e - mail.
Użytkownik ma możliwość seryjnego wysłania faktur dla różnych kontrahentów jednym e-mailem (np. w przypadku faktur abonamentowych wysyłanych do różnych kontrahentów) - utworzy się jeden formularz e‑mail, ale wiadomości zostaną automatycznie wysłane do różnych odbiorców. Wiadomości mailowe dla faktur sprzedaży mogą być generowane automatycznie za pomocą Automatu wysyłki faktur. Wysłane wiadomości są zapisywane w odpowiednich folderach w Skrzynce odbiorczej.
Uwaga
Po kliknięciu na przycisk Wyślij, program sprawdza czy operator ma skonfigurowane chociaż jedno aktywne konto. Jeśli tak, to podniesie się formularz wiadomości z Comarch ERP Optima. Jeśli nie, to podniesie się wiadomość z domyślnego klienta poczty.
Więcej na temat Skrzynki pocztowej i wysyłania e-maili opisane jest tutaj.
2. Elektroniczne kopie faktur
W programie Comarch ERP Optima kopie elektroniczne faktur są gromadzone w Archiwum wydruków ‑ funkcjonalność jest dostępna w module Obieg Dokumentów.
Kopie wydruku użytkownik może również podejrzeć z poziomu formularza Faktury Sprzedaży, na zakładce [Dokumenty], w tabeli Biblioteka dokumentów. Tabela jest widoczna jednak tylko w przypadku, gdy pobrana jest licencja na moduł Obieg Dokumentów.
Więcej na temat tworzenia elektronicznych kopii wydruków jest opisane tutaj.
Parametry wydruku faktury
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury możliwe jest ustalenie parametrów, które następnie będą wykorzystywane podczas wydruku faktury parametryzowanej:
Kolumna Towar – pozwala wybrać informacje, które będą drukowane na fakturze w kolumnie Towar (może to być np. nazwa czy numer katalogowy).
Kolejność kolumn dla płatności – w tabeli płatności zawarte są informacje o formie, terminie i kwocie poszczególnych płatności. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania w jakiej kolejności powinny one być drukowane na fakturze.
Forma płatności – dla każdej płatności określamy nazwę, którą definiuje użytkownik oraz jej typ - w programie są predefiniowane typy płatności przelew, gotówka, karta i kompensata. Użytkownik może zdecydować czy na fakturze w tabeli płatności powinna być drukowana pełna nazwa formy płatności (np. przelew_PKO) czy tylko jej typ (np. przelew).
Format daty sprzedaży – przepisy dopuszczają wydruk daty sprzedaży na fakturze w postaci pełnej (rr-mm-dd) lub tylko jako miesiąc i rok (mm-rr).
Część dostępnych tam parametrów jest wykorzystywana na wszystkich wydrukach:
Kolejność kolumn VAT – kolejność ustawienia kolumn Netto/ VAT/ Brutto w tabeli VAT. Faktura VAT- Metoda kasowa - zgodnie z przepisami, firmy będące Małym Podatnikiem i korzystające z przysługujących im z tego tytułu uprawnień, powinny na wydrukach swoich faktur VAT umieszczać dopisek Metoda kasowa. Jeśli parametr jest zaznaczony, adnotacja jest drukowana na dokumencie.
Drukuj tabelę WZ na dokumencie – parametr odpowiedzialny za wydruk tabeli z numerami WZ skojarzonymi z fakturą (jeśli nie jest aktywny – tabela nie pojawia się na wydruku). WZ można wystawić tylko w modułach Handel, Handel Plus.
Tekst opisu drukowany kopiowany na FS – wpisany tekst jest kopiowany na fakturę i drukowany w nagłówku dokumentu.
Tekst stopki dla dokumentów…. - na dokumentach związanych ze sprzedażą towaru (Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Faktura Sprzedaży, Paragon oraz Wydanie Zewnętrzne) istnieje możliwość drukowania dodatkowego tekstu w stopce wydruku. Stopka nie jest drukowana na dokumentach korekcyjnych.
W Parametrach dotyczących nazewnictwa użytkownik może zdefiniować nazwy widniejące na wydrukach Faktur Sprzedaży krajowych i unijnych oraz oddzielnie dla pozaunijnych (eksportowych). Domyślna nazwa wprowadzona w Konfiguracji to Faktura VAT.
Parametr Drukuj numer EORI odpowiada za drukowanie numeru EORI na wydrukach EKO oraz wydrukach sPrint, jeżeli numer ten jest uzupełniony w Pieczątce firmy i na karcie kontrahenta.
W części Parametry dotyczące wydruków sPrint znajduje się parametr Drukuj kod QR do przelewu, umożliwiający drukowanie kodu QR na Fakturze Sprzedaży, pozwala to na szybkie opłacenie Faktury. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się tutaj.
Seryjny wydruk faktur
Oprócz wydruku pojedynczej faktury z poziomu formularza istnieje również możliwość wydruku wybranych faktur z poziomu listy (tzw. wydruki seryjne).
Na liście faktur należy zaznaczyć , które dokumenty powinny być wydrukowane i z menu wydruków (po wciśnięciu strzałki obok przycisku z drukarką) wybrać opcję Dokumenty zaznaczone. W rozwiniętym podmenu dostępna jest opcja Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr) – na podstawie zaznaczonych na liście faktur zostaną wydrukowane dokumenty zgodnie z ustalonymi parametrami: wydruk standardowy w ilości wskazanej w Konfiguracji wydruków.
Wydruki tekstowe
Z poziomu programu istnieje możliwość drukowania w trybie tekstowym dokumentów Faktur Sprzedaży, Paragonów, Wydań Zewnętrznych oraz Przyjęć Zewnętrznych (dokumenty magazynowe są dostępne w modułach Handel, Handel Plus). Opcja jest dostępna w menu wydruków wywoływanym z poziomu odpowiednich dokumentów:
Konfiguracja wydruków tekstowych jest dostępna z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Wydruki (została opisana tutaj).
Dla Faktury Sprzedaży dostępne są wydruki:
Standard,
Z kolumną ilości w jedn. zbiorczej,
Standard (pełna tabela WZ),
Pełna Nazwa + Opis.
Na wydrukach Standard, Z kolumną ilości w jedn. zbiorczej po zaznaczeniu w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Parametry wydruku fakturyDrukuj tabelę WZ na dokumencie, drukowanych jest dziesięć Wydań Zewnętrznych powiązanych z Fakturą.
Na wydruku Standard (pełna tabela WZ) niezależnie od tego czy w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Parametry wydruku faktury jest zaznaczone Drukuj tabelę WZ na dokumencie, jest drukowana lista wszystkich Wydań Zewnętrznych powiązanych z Fakturą.
Logo na wydruku Faktury Sprzedaży
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy znajduje się sekcja Logo, w której można wskazać plik graficzny drukowany na Fakturze Sprzedaży i na korektach do Faktury.
Przyciski dostępne w tej sekcji:
– Wybór pliku, – Usuń logo z bazy, – Podgląd wydruku z wybranym logo.
Wydruki z logo są dostępne z poziomu formularza dokumentu pod przyciskiem Wydruk danych dostępnym na górnej wstążce programu:
Eko – Faktura: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie,
Eko – Faktura Pro Forma: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Faktura zaliczkowa: Wzór standard, Duplikat,
Eko – Faktura finalna: Wzór standard, Duplikat,
Eko – Faktura Marża: Wzór standard, Duplikat, Korekty.
Eko – Korekta ilości: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta wartości: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta kursu waluty: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta stawki VAT: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta danych: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta zbiorcza: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Faktura zaliczkowa korekta wartości: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Faktura zaliczkowa korekta kursu: Wzór standard, Duplikat.
Faktura VAT (sPrint): Wzór standard, Duplika, Z kodami JPK_V7.
Korekta ilości (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Korekta wartości (sPrint): Wzór standard, Duplika, Z kodami JPK_V7.
Korekta kursu waluty (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Korekta stawki VAT (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Korekta danych (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Korekta zbiorcza (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Faktura Marża (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Faktura Marża – korekta ilości (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Faktura Marża – korekta wartości (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Faktura Marża – korekta kursu waluty (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Na liscie Faktur Sprzedaży można drukować seryjnie zaznaczone faktury z wykorzystaniem wzoru Eko – wydruki seryjne: Wzór standard, Duplikat.
Na wydruk Eko – Faktura (nie dotyczy korekt) pobierane są ustawienia z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry wydruku faktury:
Tytuł faktury krajowej/unijnej,
Kolumna „Towar”,
Forma płatności,
Format daty sprzedaży.
Tekst stopki.
Definiowalny wydruk faktury
W programie istnieje możliwość zdefiniowania własnego wydruku faktury. Definicja jest realizowana w postaci zwykłego arkusza MS Excel. Definiowanie wydruku polega na opatrzeniu komórek, do których program ma wpisać dane – odpowiednimi etykietami.
Zdefiniowany wydruk dostępny jest z poziomu formularza faktury oraz z poziomu listy faktur w Funkcjach dodatkowych.
W Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Wydrukiznajduje się parametr Wydruk faktury wg definicji. Jego zaznaczenie powoduje, że możliwe jest z poziomu programu wywołanie zdefiniowanego wydruku.
Definiowanie wydruku faktury polega na nadawaniu poszczególnym komórkom w arkuszu MS Excel etykiet. W chwili wydruku faktury program do komórek „wrzuca” konkretne informacje pobrane z wybranego dokumentu.
Przykład
Jeśli na wydruku umieścimy komórkę z etykietą O_Nazwa1 ‑ w chwili wydruku faktury pojawi się tam pierwsza linia nazwy Odbiorcy z wybranego dokumentu.
Oprócz informacji pobieranych z bazy danych (przy pomocy etykiet komórek) na wydruku mogą pojawić się dowolne elementy graficzne lub stałe teksty umieszczane bezpośrednio w arkuszu.
Podczas definiowania wydruku pamiętać należy jedynie o kilku zasadach.
Zasady definiowania wydruku:
W arkuszu należy ustawić obszar wydruku (Plik/ Ustawienia strony/ Arkusz/ Obszar wydruku). Wydruk powinien obejmować obszar od pierwszej do ostatniej linii faktury i od pierwszej do ostatniej kolumny, które mają być drukowane na fakturze. Obszar wydruku poszerza się w chwili wydruku, gdy dodawane są linie z pozycjami (Np. kolejne towary na fakturze). Jest to istotne szczególnie jeśli w arkuszu znajdują się również elementy, które nie powinny być drukowane na fakturze.
Podczas wydruku numeru domu/ lokalu w adresie firmy, nabywcy i odbiorcy stosowana jest zasada, że do komórki o takiej etykiecie kierowane są podczas wydruku tylko numer domu lub tylko numer lokalu (jeśli w adresie wypełnione jest jedno pole) lub numer domu/ numer lokalu – jeśli w adresie wypełnione są dwa pola.
Aby na wydruku wielostronicowym pojawiał się zawsze określony fragment zdefiniowanego arkusza należy zaznaczyć powtarzalne linie wydruku (Plik/ Ustawienia strony/ Arkusz/ U góry powtarzaj wiersze). Można to wykorzystać podczas tworzenia nagłówka faktury, który powinien pojawiać się na każdej stronie faktury.
Należy pamiętać o tym, by w obszarze powtarzanym na każdej stronie znalazły się opisy kolumn tabeli z towarami (w innym przypadku na kolejnych stronach będzie drukowana tabela bez opisów).
Podczas dodawania tabeli towarów, VAT i płatności należy pamiętać o dodawaniu etykiet początkowych (Start, Start, Start). Najlepiej umieścić je w lewej skrajnej kolumnie, która jest pusta.
Aby określić fragment wydruku, który nie powinien być dzielony na wydruku należy posłużyć się etykietą Można ją wykorzystać przy określaniu części wydruku na ostatniej stronie, który zawsze powinien być drukowany razem (np. tabela płatności i osoba wystawiająca i odbierająca fakturę). Umieszczenie etykiety na wydruku powoduje takie formatowanie wydruku, by pomiędzy nią a końcem wydruku nie było znacznika końca strony.
W przypadku definiowania komórek z dataminależy pamiętać, by odpowiednio je sformatować (Format komórki/ Liczby/ Data).
Podczas definiowania wydruku należy unikać scalania komórek. Może to spowodować późniejsze problemy z formatowaniem wydruku oraz dopisywaniem pozycji do tabeli (towarów, płatności, VAT).
Aby umieścić na fakturze tekst, który powinien pojawiać się na każdej stronie wydruku należy umieścić go w obszarze powtarzalnym u góry (pkt.2) lub w nagłówku lub stopce wydruku (Widok/ Nagłówki i stopki/ Stopka niestandardowa).
Aby umieścić na fakturze numer strony można umieścić go w nagłówku lub stopce wydruku (Widok/ Nagłówki i stopki).
Aby na wydruku pojawiła się adnotacja oryginał lub kopia – jednej z komórek w obszarze drukowania należy nadać etykietę KOPIA. Niezależnie od ilości drukowanych faktur – na pierwszej zawsze pojawi się adnotacja oryginał, na pozostałych – kopia.
Ilość drukowanych kopii określa się w Konfiguracji stanowiska/ Wydruk definiowalny (po zaznaczeniu parametru Wydruk faktury wg definicji).
Rozpoczynając pracę nad wydrukiem definiowalnym warto przyjrzeć się istniejącym już definicjom dostarczanym na dysku instalacyjnym.
Wydruki definiowalne testowane były na systemie W98, Wme, W2000PL oraz na MS Excel dostarczanym w pakiecie MS Office 2000 i MS-Excel z pakietu MS-Office 97.
Etykiety komórek
Możliwe etykiety komórek są ściśle zdefiniowane. Definicje są podane w tabeli.
Nagłówek faktury – dane firmy
Nazwa
Znaczenie
F_Nazwa1
Nazwa Firmy – Linia 1
F_Nazwa2
Nazwa Firmy – Linia 2
F_Nip
NIP Firmy
F_Regon
Regon Firmy
F_Kraj
Kraj siedziby firmy
F_Wojewodztwo
Województwo siedziby firmy
F_Powiat
Powiat siedziby firmy
F_Gmina
Gmina siedziby firmy
F_Ulica
Ulica siedziby firmy
F_Nr
Numer siedziby firmy
F_Miasto
Miasto siedziby firmy
F_Kod
Kod pocztowy siedziby firmy
F_Poczta
Poczta siedziby firmy
F_Tel
Telefon siedziby firmy
Nagłówek faktury
Nazwa
Znaczenie
Nr_Faktury
Numer drukowanej faktury
Data_Wyst
Data wystawinaenia faktury
Data_Sprz
Data sprzedaży towaru
Nr_Dok
Numer dokumentu (np. skojarzonego Paragonu)
Opis
Opis (pole znajduje się na zakładce Płatności na fakturze)
Dane bankowe:
Nazwa
Znaczenie
B_Nazwa
Nazwa banku
B_NrRachunku
Numer rachunku bankowego
Dane nabywcy:
Nazwa
Znaczenie
P_Nazwa1
Nazwa nabywcy – linia 1
P_Nazwa2
Nazwa nabywcy – linia 2
P_Wojewodztwo
Województwo nabywcy
P_Powiat
Powiat nabywcy
P_Gmina
Gmina nabywcy
P_Ulica
Ulica nabywcy
P_Nr
Numer siedziby nabywcy
P_Miasto
Miasto nabywcy
P_Kod
Kod pocztowy adresu nabywcy
P_Poczta
Poczta nabywcy
P_Adres2
Adres nabywcy – linia2
P_Nip
Nip nabywcy
Dane odbiorcy:
Nazwa
Znaczenie
O_Nazwa1
Nazwa odbiorcy – linia 1
O_Nazwa2
Nazwa odbiorcy – linia 2
O_Wojewodztwo
Województwo odbiorcy
O_Powiat
Powiat odbiorcy
O_Gmina
Gmina odbiorcy
O_Ulica
Ulica odbiorcy
O_Nr
Numer siedziby odbiorcy
O_Miasto
Miasto odbiorcy
O_Kod
Kod pocztowy adresu odbiorcy
O_Poczta
Poczta odbiorcy
O_Adres2
Adres odbiorcy – linia2
O_Nip
Nip odbiorcy
Elementy faktury (towary):
Nazwa
Znaczenie
T_Kod
Kod towaru
T_KodCN
Kod CN
T_Nazwa
Nazwa towaru
T_Opis
Opis towaru
T_SWW
PKWiU towaru
T_Ilosc
Ilość towaru
T_Jm
Jednostka miary
T_CenaN
Cena netto towaru
T_CenaB
Cena brutto towaru (wyliczona z ceny i stawki)
T_Rabat
Rabat procentowy od pozycji
T_Stawka
Stawka podatku dla towaru (w tym zwolniona)
T_WartoscN
Wartość netto towaru
T_WartoscB
Wartość brutto towaru
T_Wartosc_VAT
Wartość VAT dla pozycji
Tabela VAT (funkcja serwera):
Nazwa
Znaczenie
Razem_Netto
Suma wartości netto faktury (wszystkie stawki)
Razem_VAT
Suma wartości VAT faktury (wszystkie stawki)
Razem_Brutto
Suma wartości brutto faktury (wszystkie stawki)
V_Stawka
Stawka VAT-tu do tabelki VAT
V_Netto
Wartość netto w danej stawce w tabelce VAT
V_VAT
Wartość VAT w danej stawce w tabelce VAT
V_Brutto
Wartość Brutto w danej stawce w tabelce VAT
Tabela płatności:
Nazwa
Znaczenie
Pl_Forma
Forma płatności
Pl_Termin
Termin płatności
Pl_Kwota
Kwota płatności
Pl_Razem
Kwota do zapłaty całkowita
Pl_Slownie
Kwota do zapłaty słownie
Pl_Zaplacono
Ile zapłacono
Pl_Pozostaje
Ile pozostało do zapłaty
Osoby:
Nazwa
Znaczenie
Wystawil
Osoba, która wystawiła fakturę
Odebral
Osoba, która odebrała fakturę
Pomocnicze etykiety linii startowych:
Nazwa
Znaczenie
T_Start
Początek linii tabelki z towarami (lewy górny róg)
V_Start
Początek linii tabelki VAT (lewy górny róg)
Pl_Start
Początek linii tabelki z płatnościami (lewy górny róg)
Stopka_Stop
Między tą etykietą, a końcem wydruku nie może być znacznika końca strony
Możliwe jest również wykorzystanie dodatkowych etykiet podczas tworzenia definicji wydruku dla faktur w walucie obcej:
Nagłówek:
Nazwa
Znaczenie
Razem_NettoWal
wartość netto w walucie
Razem_BruttoWal
wartość brutto w walucie
SymbolWal
symbol waluty
KursLWal
licznik kursu waluty
KursMWal
mianownik kursu waluty
Pozycja:
Nazwa
Znaczenie
T_CenaNWal
cena netto pozycji w walucie dokumentu
T_CenaBWal
cena brutto pozycji w walucie dokumentu
T_WartoscNWal
wartość netto pozycji w walucie dokumentu
T_WartoscBWal
wartość brutto pozycji w walucie dokumentu
T_SymbolWal
symbol waluty dla pozycji
Tabela VAT:
Nazwa
Znaczenie
V_NettoWal
wartość netto w danej stawce w walucie
V_VatWal
wartość VAT w danej stawce w walucie
V_BruttoWal
wartość brutto w danej stawce w walucie
Płatności:
Nazwa
Znaczenie
Pl_SlownieWal
kwota słownie w walucie
Pl_KwotaWal
kwota płatności w walucie
Pl_RazemWal
wartość brutto faktury w walucie
Pl_ZaplaconoWal
zapłacono w walucie
Pl_PozostajeWal
pozostaje w walucie
Przedrostek (kodu kraju) przed numerem NIP:
Nazwa
Znaczenie
F_NipKraj
kraj NIP z pieczątki firmy
O_NipKraj
kraj NIP dla odbiorcy
P_NipKraj
kraj NIP dla płatnika
Seryjny wydruk faktur wg definicji
Jeśli użytkownik wykorzystuje do wydruku faktur definicje dokumentów z arkusza MS Excel to z poziomu Listyfaktur dostępna jest funkcja umożliwiająca seryjny wydruk faktur (dotychczas taka możliwość istniała tylko dla standardowych wydruków dokumentów).
Funkcja jest dostępna w menu funkcji dodatkowych w pozycji Drukowanie zaznaczonych faktur/ Definiowalny wydruk faktury (MS Excel). Drukowane są dokumenty zaznaczone na Liście faktur. Warunkiem jest prawidłowe zdefiniowanie parametrów wydruku w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Wydruki/ Wydruk faktury wg definicji.
Co należy wiedzieć o fakturach
Faktura Sprzedaży jest dokumentem handlowym, powoduje naliczenie podatku VAT i płatności.
W przypadku modułów Handel, Handel Plus:
W zależności od ustawień parametrów faktura może powodować tylko rezerwacje towaru lub pomniejszać stan na magazynie. Parametry te ustawiamy w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/Inicjacja dokumentu. Do wyboru mamy:
rezerwacja – Faktura Sprzedaży nie pomniejsza stanu. Faktura ta, zatwierdzona na stałe lub zapisana do bufora, powoduje tylko zarezerwowanie towaru (pomniejsza ilość dostępną). Pełny proces sprzedaży i wydania towaru wymaga przekształcenia Faktury do Wydania Zewnętrznego.
pobranie – po zaznaczeniu tego parametru faktura pomniejsza ilość i ilość dostępną. Przy takim ustawieniu nie można wystawić dokumentu jeśli nie mamy odpowiedniej ilości towaru w magazynie.
pozwalaj na zmianę – po zaznaczeniu tego parametru na formularzu faktury widoczne są dwa dodatkowe parametry: rezerwacja i pobranie. Jeśli dokument jest w buforze, możliwa jest zmiana ustawień z rezerwacji na pobranie i odwrotnie. Musi przy tym być spełniony jeden warunek – po zaznaczeniu pobrania musimy na magazynie posiadać wystarczającą ilość towaru.
Jeśli deklarujemy pobranie towaru na Fakturze/ Paragonie, w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne możemy zaznaczyć parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych - przy akceptacji pozycji (przez bufor), wówczas ilość sprawdzana jest w chwili wpisywania towaru na dokument i równocześnie dokument jest zapisywany do bufora. Jeżeli parametr nie jest aktywny, ilość sprawdzana jest przy zapisie całego dokumentu (do bufora/ na stałe).
Pamiętajmy, że parametr kontroli ilości – przy akceptacji pozycji (przez bufor) dotyczy tylko dokumentów rozchodowych FA i PA zapisywanych do bufora oraz nieskojarzonych z dokumentami magazynowymi, które mają zadeklarowane pobieranie towaru z magazynu. Jeśli na dokumencie zadeklarowana jest rezerwacja towaru – parametr ten nie jest wykorzystywany.
Paragony
Formularz Paragonu - zakładka [Ogólne]
Na zakładce [Ogólne] znajdują się podstawowe informacje o wystawianym Paragonie:
Dokument - typ dokumentu w klasie Paragony (PA) . Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji.
Numer - w zależności od schematu numeracji, wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca serię, naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich zdefiniowanych serii.
W chwili wystawiania Paragonu, w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (na trwałe lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już Paragon o takim numerze – nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem.
Kontrahent – kontrahent, dla którego wystawiany jest Paragon. Domyślnie proponowany jest kontrahent !NIEOKREŚLONY! (dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! ustawione są parametry odbiorca krajowy, osoba fizyczna i nie ma możliwości ich zmiany). Po wybraniu kontrahenta, który ma przeterminowane płatności, pojawia się informacja na ten temat.
Kategoria – kategoria sprzedaży skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta (w przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! nie jest proponowana). Można ją zmienić naciskając przycisk Kategoria i wybierając z listy kategorii.
Magazyn – symbol i nazwa magazynu, z którego sprzedajemy. Jeśli lista Paragonów wyświetlana jest dla konkretnego magazynu, to w trakcie wystawiania nowego Paragonu automatycznie proponuje się on jako ten, z którego będzie dokonywana sprzedaż. Na Paragonie wystawianym z listy Paragonów dla wszystkich magazynów, jako domyślny proponuje się magazyn główny (standardowo zdefiniowany w programie). Istnieje również możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. W module Faktury w polu Magazyn jest zawsze magazyn główny. Mechanizm został dokładniej opisany w artykule .Data wystawienia – data wystawienia Paragonu. Domyślnie proponowana jest data bieżąca.
Data sprzedaży – data sprzedaży towaru. Domyślnie proponowana jest data bieżąca.
Rabat – rabat, jakiego udzielono przy wystawianiu Paragonu. Jest to wartość dynamiczna, przeliczana po każdym dopisaniu nowej pozycji. Dokładniej zasady udzielania rabatów zostały opisane w artykule
Płatność – forma płatności może być wybrana z listy płatności zdefiniowanych w konfiguracji. Proponowana jest forma płatności przypisana kontrahentowi na jego karcie (dla !NIEOKREŚLONEGO! jest to domyślnie gotówka).
Termin – proponowany jest termin obliczany na podstawie terminu zdefiniowanego dla danej płatności. Jeśli Paragon wystawiany jest dla innego kontrahenta niż !NIEOKREŚLONY! i na jego karcie zaznaczono inny termin płatności, na Paragonie zostaną uwzględnione dane z kart, czyli indywidualny termin. Oczywiście możemy go zmienić. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę sprzedaży i termin płatności.
Uwaga
Pole Termin nie jest dostępne jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0.
Netto - łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.
Razem brutto – wartość brutto pozycji na Paragonie. Pole nie jest dostępne dla użytkownika.
Zapłacono – kwota zapłacona. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli Paragon jest płatny gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione w chwili zatwierdzenia dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych. Pole jest uzupełniane również po zatwierdzeniu, w miarę rozliczania dokumentu w module Kasa/Bank.
Pozostaje – różnica pomiędzy wartością brutto a kwotą zapłaconą.
Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).
Zadłużenie – kwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.
Fiskalizuj – to parametr udostępniony tylko jeśli w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wskazany jest sterownik do urządzenia fiskalnego.
jeśli sterownik jest wskazany – parametr jest aktywny i domyślnie włączony (niezależnie od tego, czy kontrahent wskazany na dokumencie jest osobą fizyczną, czy podmiotem gospodarczym).
jeśli sterownik nie jest wskazany (program nie współpracuje z drukarką fiskalną) parametr nie jest dostępny
Jeśli parametr Bufor:
jest włączony – pozwala na zapis dokumentu do tzw. bufora. Oznacza to, że Paragon nie został jeszcze zapisany w sposób trwały. Na dokumencie w buforze można dokonywać wszelkich zmian. Można go również skasować (uwaga: powstanie luka w numeracji, którą zapełnić można ręcznie).
jeśli jest wyłączony – zapis Paragonu jest trwały. Nie można na nim dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt).
WZ – parametr mający zastosowanie w modułach Handel, Handel Plus:
jeśli parametr jest zaznaczony – w trakcie zapisywania Paragonu program automatycznie tworzy dokument magazynowy.
jeśli parametr jest odznaczony (puste pole) – zapis Paragonu (na trwale albo do bufora) nie pociąga za sobą utworzenia dokumentu magazynowego. Po zapisaniu Paragon należy samodzielnie przekształcić do WZ.
Uwaga
Paragon zawsze wystawiany jest w cenach brutto, w związku z czym nie ma możliwości wyboru algorytmu liczenia brutto/netto (jak w przypadku faktur).
Lista Paragonów
Listę Paragonów wyświetlamy z poziomu menu Handel/ Paragony lub przy pomocy skrótu <CTRL>+<G>. Lista zawiera wszfystkie dokumenty, które związane są ze sprzedażą detaliczną. Są to Paragony, zwroty do Paragonów, Paragony w buforze oraz dokumenty, które zostały anulowane. Rodzaj i status dokumentów rozróżniane są kolorami:
na zielono zaznaczone są Paragony w buforze (dokumenty takie podlegają edycji, można je usunąć),
na niebiesko zaznaczone są Paragony zaksięgowane,
na szaro zaznaczone są Paragony anulowane,
na czarno zaznaczone są Paragony zapisane na stałe.
Standardowo lista zbudowana jest z kolumn:
Numer dokumentu – numer Paragonu nadany zgodnie ze zdefiniowanym schematem numeracji.
Status – informuje o stanie danego Paragonu:
puste pole oznacza brak powiązania z innymi dokumentami,
Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
F – Paragon jest zafiskalizowany,
V – Paragon przeniesiony do rejestru VAT,
FS – Paragon, który został przekonwertowany do Faktury Sprzedaży,
Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus:
WZ – Paragon skojarzony z dokumentem WZ,
RW informuje o wygenerowaniu Rozchodu Wewnętrznego dla Paragonu, na którym znajduje się usługa złożona z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FS/PA,
X – Paragon przekształcony do dokumentu Tax Free.
Data wyst. – data wystawienia Paragonu.
Magazyn – lista może dotyczyć dokumentów ze wszystkich magazynów lub może zostać ograniczona do jednego, interesującego nas magazynu (w module Faktury, gdzie nie ma gospodarki magazynowej, jest to zawsze magazyn główny).
Nazwa Kontrahenta – pierwsza linia nazwy Nabywcy.
Miasto – miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę.
NIP – numer NIP Nabywcy.
Netto – wartość netto Paragonu.
Brutto – wartość brutto Paragonu.
Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie.
Lista paragonów
Oprócz standardowych przycisków okno obsługiwane jest przez:
– Przekształcenie do faktury – utworzenie faktury w oparciu o informacje zapisane na Paragonie.
Utworzenie wydania magazynowego (WZ/RW) – klawisz pozwala nam powiązać wybrany Paragon z WZ(RW). Funkcja jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. Zasady przekształcania Paragonu do Wydania Zewnętrznego zostały opisane w artykule
– Przenieś do rejestru VAT – funkcja działa dla zaznaczonych Paragonów. Na podstawie Paragonów tworzony jest jeden zbiorczy zapis w rejestrach VAT. Możliwe jest księgowanie Paragonów dniami, tzn. W rejestrze VAT powstaną oddzielne zapisy dla każdego dnia. Po wyfiltrowaniu Paragonów z danego dnia zaznaczamy wszystkie na liście <CTRL> + <A> i przenosimy do rejestru VAT przyciskiem Przenieś do rejestru VAT.
–Księgowanie do księgowości kontowej – przycisk ten pojawia się, jeśli korzystamy z modułu pełnej księgowości. Użycie go powoduje zaksięgowanie zaznaczonych Paragonów. Księgowanie odbywa się na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów księgowań.
– Korekta paragonu – w przypadku Paragonów możliwa jest jedynie korekta ilości. Nie można korygować Paragonu przekształconego do FS, w takim przypadku korekta musi dotyczyć faktury. Zasady opisane są dokładniej w artykule .
– Przekształcenie do Tax Free – funkcja jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus.
Listę Paragonów można przeglądać w zależności od ustawień na liście.
Warto pamiętać, że oprócz standardowych pól, na liście dostępny jest parametr Na dzień – po zaznaczeniu tej zmiennej, program pozwala na wpisanie daty. Lista Paragonów będzie zawierała tylko dokumenty wystawione.
– Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu.
zmianę kategorii dokumentu,
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów przenoszonych do pliku JPK_FA,
dodawanie/ usuwanie kodów JPK_V7.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
Księgowanie Paragonów w rejestrach VAT
Księgowanie Paragonów do rejestru VAT możliwe jest po wciśnięciu przycisku lub wybraniu z menu kontekstowego funkcji Księgowanie do rejestru VAT. Księgowanie jest również wykonywane po wciśnięciu klawisza <F7> na liście, gdzie zaznaczone są Paragony.
Księgowane są wszystkie Paragony zaznaczone na liście. Zaznaczone Paragony są księgowane do rejestru jednym zbiorczym zapisem. Wartość zapisu w rejestrze wyliczana jest na podstawie wartości poszczególnych Paragonów.
Uwaga
Przypominamy, że sposoby zaznaczania elementów na liście opisane są w podręczniku do konfiguracji (rozdział Zaznaczanie pozycji na liście) Jednym ze sposobów jest zaznaczenie przy pomocy lewego przycisku myszki – zaznaczenie pojedynczego Paragonu, <CTRL>+ lewy przycisk myszki – zaznaczenie kolejnego Paragonu, <SHIFT> + lewy przycisk myszki – zaznaczenie wszystkich Paragonów na liście od pierwszego zaznaczonego do aktualnie podświetlonego kursorem.
Na zapisie w rejestrze VAT lista Paragonów zaksięgowanych tym zapisem jest widoczna na zakładce [Dokumenty]. Zapis w rejestrze VAT automatycznie otrzymuje status Sprzedaż detaliczna. Status Transakcja fiskalna jest nadawany w zależności od tego czy księgowane były Paragony fiskalne czy niefiskalne (nie ma możliwości księgowania fiskalnych i niefiskalnych łącznie)
Zasady księgowania Paragonów:
Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony w buforze – są pomijane podczas księgowania.
Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony anulowane – są pomijane podczas księgowania.
Paragon może zostać zaksięgowany tylko raz – jeśli został on przekształcony do faktury, to po jej zaksięgowaniu również otrzymuje status zaksięgowanego.
Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragony i zwroty do Paragonów.
Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragony fiskalne i niefiskalne.
Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony przekształcone do faktury – księgować należy skojarzoną fakturę.
Paragony, podobnie jak inne dokumenty w systemie są księgowane z podziałem na kategorie.
Paragony
Paragon jest dokumentem handlowym, powoduje naliczenie podatku VAT i płatności. W zależności od ustawień parametrów może powodować tylko rezerwacje towaru lub pomniejszać stan na magazynie. Parametry te ustawiamy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu. Do wyboru mamy:
rezerwacje – Paragon nie pomniejsza stanu. Paragon zatwierdzony na stałe lub zapisany do bufora powoduje tylko zarezerwowanie towaru (pomniejsza ilość dostępną). Jest to rezerwacja bezterminowa. Pełny proces sprzedaży i wydania towaru wymaga przekształcenia Paragonu do Wydania Zewnętrznego.
pobranie – po zaznaczeniu tego parametru Paragon pomniejsza ilość i ilość dostępną (nie tworzy rezerwacji). Przy takim ustawieniu nie można wystawić dokumentu jeśli nie mamy odpowiedniej ilości towaru w magazynie.
pozwalaj na zmianę – po zaznaczeniu tego parametru na formularzu paragonu widoczne są dwa dodatkowe parametry: rezerwacja i pobranie. Jeśli dokument jest w buforze, możliwa jest zmiana ustawień z rezerwacji na pobranie i odwrotnie. Musi przy tym być spełniony jeden warunek – po zaznaczeniu pobrania musimy na magazynie posiadać wystarczającą ilość towaru.
Jeśli deklarujemy pobranie towaru na Paragonie, w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne możemy zaznaczyć parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych – przy akceptacji pozycji (przez bufor) – wówczas ilość sprawdzana jest w chwili wpisywania towaru na dokument i równocześnie dokument jest zapisywany do bufora. Jeżeli parametr nie jest aktywny, ilość sprawdzana jest przy zapisie całego dokumentu (do bufora/ na stałe).
Pamiętajmy, że parametr kontroli ilości – przy akceptacji pozycji (przez bufor) dotyczy tylko dokumentów rozchodowych FS i PA zapisywanych do bufora oraz nieskojarzonych z dokumentami magazynowymi, które mają zadeklarowane pobieranie towaru z magazynu. Jeśli na dokumencie zadeklarowana jest rezerwacja towaru – parametr ten nie jest wykorzystywany.
Przekształcenie Paragonu do Faktury Sprzedaży
Aby przekształcić Paragon do Faktury należy zaznaczyć go kursorem na liście Paragonów i wcisnąć przycisk lub z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) wybrać funkcję Przekształcenie do faktury.
Podczas przekształcania Paragonu otwierany jest formularz nowej Faktury. W nagłówku formularza znajduje się informacja, z jakim Paragonem jest ona skojarzona.
Zakładka [Ogólne]: Dokument i Numer – proponowany jest domyślny schemat numeracji dla faktur przekształconych do Paragonów (Konfiguracja firmy/ Handel/ Dokumenty handlowe). Jako numer wpisany jest AUTO – numer kolejny faktury zostanie nadany dopiero po jej zapisaniu.
Kontrahent – przepisywany jest kontrahent z Paragonu. Istnieje możliwość zmiany kontrahenta na innego. Zmiana kontrahenta na fakturze spowoduje również jego zmianę na powiązanych dokumentach magazynowych.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Należy pamiętać, że w przypadku Paragonu fiskalnego wystawionego z datą większą niż 31 grudnia 2019 r.dla podmiotu gospodarczego, numer NIP kontrahenta wybranego na Fakturze Sprzedaży musi być zgodny z numerem NIP podanym na Paragonie. W sytuacji, kiedy numery NIP będą różne, nie będzie możliwe zapisanie Faktury. Wyświetlony zostanie komunikat: Nie można zapisać dokumentu. Numer NIP na fakturze jest niezgodny z numerem NIP na paragonie. Od 1 stycznia 2020 r. aby wystawić fakturę do paragonu fiskalnego musi być zgodność numerów NIP na tych dokumentach.
Kategoria – przepisywana jest kategoria z Paragonu. Jeśli kategoria na Paragonie nie była określona – proponowana jest kategoria przypisana na karcie wybranego kontrahenta. Kategorie można również wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Kategoria.
Magazyn – przepisywany jest magazyn z Paragonu. Nie ma możliwości jego zmiany (w module Faktury jest to zawsze magazyn główny).
Data wystawienia – data wystawienia faktury. Proponowana jest data bieżąca.
Data sprzedaży – data sprzedaży przepisana z Paragonu. Pole jest edytowalne.
Faktura liczona od – zawsze wpisywane jest brutto, zgodnie z algorytmem na Paragonie.
Uwaga
Informacje o udzielonym rabacie, formie i terminie płatności oraz wartościach netto, brutto i VAT przepisywane są z Paragonu i nie ma możliwości ich zmiany.
Uwaga
Nie ma możliwości zaznaczenia parametru MPP – podzielona płatność na Fakturach Sprzedaży tworzonych do Paragonów.
Również lista pozycji przepisywana jest z Paragonu i nie ma możliwości jej edycji. Przyciski Dodaj i Usuń nie są dostępne, natomiast przycisk umożliwia jedynie podgląd pozycji (bez możliwości zmiany).
Zakładka [Kontrahent]:
Podobnie jak w przypadku standardowego wystawiania faktur, z poziomu zakładki możliwy jest podgląd i edycja danych kontrahenta (Odbiorcy i nabywcy).
Zakładka [Płatności]:
Ponieważ płatności związane są z Paragonem – na zakładce [Płatności]wyświetlane są informacje o płatnościach pobierane z Paragonu, nie ma jednak możliwości ich edycji.
Na wydruku faktury pojawi się informacja, z jakim Paragonem jest skojarzona.
Uwaga
Podczas zatwierdzania Faktury Sprzedaży skojarzonej z Paragonem nie jest po raz drugi tworzony zapis kasowy.
Zasady przekształcania Paragonu do Faktury Sprzedaży:
Nie mogą zostać przekształcone do faktury Paragony w buforze oraz anulowane.
Nie mogą zostać przekształcone do faktury Paragony, do których istnieją zwroty (należy najpierw np. anulować zwrot i dopiero wtedy przekształcić Paragon do faktury).
Można przekształcić do faktury Paragon, który jest zaksięgowany lub przeniesiony do rejestru VAT.
W chwili zatwierdzenia faktury, Paragon na liście Paragonów zyskuje status FS – przekształconego do faktury.
Paragon może zostać przekształcony do faktury tylko raz.
Faktura utworzona na podstawie Paragonu może zostać zapisana do bufora.
jeśli PA został zafiskalizowany – na formularzu faktury znacznik Fiskalizuj nie jest dostępny (aby powtórnie nie dokonać fiskalizacji sprzedaży)
Jeśli Paragon został już zafiskalizowany – faktura również ma status fiskalnej.
Jeśli dopiero po przekształceniu faktura zostanie zaksięgowana/ zafiskalizowana – Paragon automatycznie otrzymuje status zaksięgowanego/ fiskalnego.
Jeśli jeden Paragon został w całości przekształcony do Faktury – nie ma możliwości jego księgowania/ fiskalizowania. Księgowanie/ fiskalizowanie dotyczy skojarzonej z nim Faktury.
Nie można anulować Paragonu powiązanego z Fakturą. Należy anulować Fakturę, razem z Fakturą istnieje możliwość anulowania Paragonu.
Podczas wykonywania testów integralności dla faktur skojarzonych z Paragonem sprawdzane są płatności z przekształconego Paragonu.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Wystawienie Faktury Sprzedaży do Paragonu fiskalnego dla sprzedaży dokonanej od 1 stycznia 2020 r. dla podatnika VAT, jest możliwe tylko kiedy na Paragonie podano NIP.
Jeśli:
zostanie wystawiony Paragon fiskalny dla podmiotu gospodarczego,
data wystawiania Paragonu będzie większa niż 31 grudnia 2019 r.
to podczas zapisu do bufora i na stałe Faktury Sprzedaży do takiego Paragonu, sprawdzana będzie zgodność NIP na obu tych dokumentach. W sytuacji, kiedy numery NIP będą różne, nie będzie możliwe zapisanie Faktury. Wyświetlony zostanie komunikat: Nie można zapisać dokumentu. Numer NIP na fakturze jest niezgodny z numerem NIP na paragonie. Od 1 stycznia 2020 r. aby wystawić fakturę do paragonu fiskalnego musi być zgodność numerów NIP na tych dokumentach.
Podczas przekształcania Paragonu do Faktury Sprzedaży w przypadku, kiedy kontrahent wybrany na Paragonie ma status podmiotu gospodarczego i nie ma uzupełnionego numeru NIP, wyświetlany jest komunikat ostrzegawczy: Na paragonie nie wypełniono numeru NIP. Czy na pewno chcesz wystawić fakturę?
Dla modułu Handel, Handel Plus:
Jeśli na Paragonie zaznaczono pobranie towaru z magazynu (w module Handel lub Handel Plus) Faktura automatycznie otrzymuje taki sam znacznik.
Można przekształcić do Faktury Paragon nieskojarzony z dokumentem WZ. Należy jednak pamiętać, że później dokument WZ powinien być tworzony w oparciu o powstałą Fakturę.
Jeśli Paragon jest skojarzony z WZ – Faktura automatycznie jest skojarzona z tym WZ.
jeśli PA został skojarzony z dokumentem WZ – na fakturze znacznik WZ nie jest dostępny (towar został już zdjęty z magazynu).
Generowanie Faktur do wielu Paragonów
W programie istnieje również możliwość generowania faktury do wielu Paragonów. Możliwe jest przekształcenie do jednej faktury kilku Paragonów wystawionych na tego samego kontrahenta, a także fakturowanie wskazanych pozycji z Paragonu. Opcja wybierania pozycji do fakturowania dostępna jest zarówno przy tworzeniu faktury do pojedynczego Paragonu jak i do wielu zaznaczonych. Wszystkie powiązania Faktury Sprzedaży z Paragonami są zapisywane i widoczne na zakładce [Dokumenty].
Przy generowaniu faktury do wielu Paragonów możliwe są zatem dwie opcje:
utworzenie Faktury zbiorczej dla zaznaczonych na liście Paragonów
utworzenie Faktury częściowej dla zaznaczonych pozycji z wybranych Paragonów
Faktura zbiorcza dla zaznaczonych na liście Paragonów
Aby możliwe było przekształcenie kilku zaznaczonych na liście Paragonów do jednej faktury zbiorczej muszą być spełnione następujące warunki:
Zaznaczone Paragony nie mogą być powiązane z fakturą. Jeśli, którykolwiek z Paragonów jest już przekształcony do faktury, wówczas operacja utworzenia faktury zbiorczej/częściowej nie jest możliwa a program wyświetli odpowiednią informację o numerach Paragonów, które są przekształcone do faktury.
Zaznaczone Paragony nie mogą posiadać korekt. Jeśli program natrafi na Paragon z korektą, wówczas zostaje wyświetlona odpowiednia informacja z numerami Paragonów, do których wystawione są korekty.
Zaznaczone Paragony muszą być wystawione dla tego samego nabywcy. Jeśli nabywcy są różni wyświetla się odpowiedni komunikat. Nie jest natomiast kontrolowana zgodność danych odbiorcy. Jeśli odbiorcy są różni, na fakturę przenoszony jest odbiorca z pierwszego zaznaczonego Paragonu.
Zaznaczone Paragony muszą mieć ten sam status księgowania (przeniesione lub nieprzeniesione do Rejestru VAT/Księgowości kontowej). Jeżeli status księgowania jest różny wyświetlana jest odpowiednia informacja. Jeżeli żaden z Paragonów nie jest zaksięgowany wówczas możliwe jest przekształcenie ich do jednej faktury, księgowanie odbywa się wówczas z poziomu samej faktury.
Wszystkie zaznaczone Paragony muszą być wyeksportowane bądź nie (status E Paragonu informuje o tym, że został wyeksportowany). W sytuacji kiedy część zaznaczonych Paragonów została wyeksportowana, podczas ich przekształcania do Faktury Sprzedaży generowany jest odpowiedni komunikat.
Zaznaczone Paragony muszą mieć ten sam status fiskalny. Jeżeli zaznaczone są Paragony, z których część ma status fiskalny „F” a część nie, wówczas wyświetlana jest stosowna informacja.
Zaznaczone Paragony muszą mieć datę sprzedaży obejmującą ten sam miesiąc i rok, nie ma możliwości przekształcania do jednej faktury Paragonów z datą sprzedaży z różnych miesięcy i lat, w przypadku przekształcania takich dokumentów do jednej faktury wyświetlany jest odpowiedni komunikat.
Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:
Na wszystkich zaznaczonych Paragonach sprawdzane jest powiązanie z dokumentami magazynowymi. Jeżeli część Paragonów posiada dokumenty magazynowe a część nie, wówczas nie jest możliwe przekształcenie do jednej faktury, wyświetlany jest stosowny komunikat.
Na zaznaczonych Paragonach, wystawionych na wyroby węglowe sprawdzane jest zaznaczenie parametru: Zwolnienie z akcyzy, jeżeli któryś z zaznaczonych Paragonów ma różne ustawienie tego parametru, nie jest możliwe przekształcenie do jednej faktury, wyświetlany jest stosowny komunikat.
Na zaznaczonych Paragonach, wystawionych na wyroby węglowe sprawdzane jest zaznaczenie parametru: Finalny nabywca węglowy, jeżeli któryś z zaznaczonych Paragonów ma różne ustawienie tego parametru, nie jest możliwe przekształcenie do jednej faktury, wyświetlany jest stosowny komunikat.
Faktura zbiorcza a dokumenty magazynowe
Na zakładce [Dokumenty] na fakturze wyświetlane są wszystkie Paragony, na podstawie których utworzono fakturę. Również na każdym przekształconym Paragonie na zakładce [Dokumenty] wyświetla się numer faktury, do której przekształcono Paragon.
Dokumenty magazynowe WZ i RW mogą być tworzone zarówno na etapie wystawiania Paragonu jak również po wystawieniu faktury:
Paragony z dokumentami magazynowymi
Dokumenty magazynowe mogą być utworzone przed wystawieniem Paragonu, jak również po jego wystawieniu. W obu sytuacjach zarówno do dokumentów magazynowych jak i do Paragonu tworzone są powiązania widoczne na zakładce [Dokumenty].przypadku tworzenia faktury do takiego Paragonu, oprócz powiązania z Paragonem tworzą się również powiazania z fakturą. W sytuacji, gdy na Paragonie występuje usługa złożona z opcją pobierania składników na PA/FS, wówczas tworzy się także powiązanie z dokumentem RW. Powiązanie idoczne jest na formularzu obu dokumentów na zakładce [Dokumenty]. Jeżeli w konfiguracji zaznaczono parametr Konwersja FS/PA/FPF/PZ do WZ – przenoś usługi na WZ, dodatkowo na zakładce [Dokumenty] formularza Paragonu widnieje powiązanie z WZ, widoczne także na fakturze po przekształceniu do niej Paragonu.
Paragony bez dokumentów magazynowych
Jeżeli do Paragonów bez dokumentów magazynowych zostanie wystawiona faktura, utworzenie tych dokumentów możliwe jest tylko z poziomu faktury. Generowanie WZ/RW możliwe jest z poziomu listy lub formularza faktury. Dokumenty magazynowe nie są tworzone na podstawie faktury, lecz na podstawie podpiętych do niej Paragonów. Dla każdego z Paragonów zostanie wystawiony dokument magazynowy (WZ lub RW dla usług złożonych). Po wystawieniu tych dokumentów tworzone są relacje pomiędzy dokumentami WZ/RW a PA oraz dokumentami WZ a fakturą. Powiązania z dokumentami RW są widoczne tylko na dokumencie PA.
Uwaga
Dokumenty magazynowe można wystawiać tylko w modułach Handel, Handel Plus. Funkcjonalność nie jest dostępna w modułe Faktury.
Płatności na Fakturze zbiorczej i fiskalizacja
Na fakturze płatności z powiązanych Paragonów wyświetlają się na zakładce [Płatności], jednak są one widoczne tam jedynie informacyjnie. Z poziomu samej faktury nie można rozliczać płatności, rozliczenie możliwe jest tylko z poziomu Paragonów. W przypadku, gdy przekształcamy wiele Paragonów do jednej faktury, na zakładce [Płatności]pojawia się lista wszystkich płatności z przekształcanych Paragonów. Lista tych płatności widoczna też jest przez podgląd płatności pod ikoną Rozliczenia z poziomu zaznaczonej faktury na liście faktur.
Jeśli Paragon nie jest rozliczony (tworzy zapis w Preliminarzu Płatności) wówczas po przekształceniu do Faktury Sprzedaży w pole numer obcy na zapisie w preliminarzu wpisywany jest numer faktury. Jeśli przy zbiorczym przekształcaniu będzie wiele takich Paragonów, to do każdego powiązanego zapisu w Preliminarzu Płatności zostanie przeniesiony numer faktury.
W sytuacji łączenia wielu Paragonów do jednej faktury wartość, wynikająca z sumy Paragonów może się groszowo różnić od wartości wyliczonej na fakturze.
Przykład
Paragon 1 – 1 szt x 4,03; VAT 0,75
Paragon 2 – 1 szt x 4,03; VAT 0,75
Sumując te Paragony otrzymamy netto 6,56, VAT 1,50 i brutto 8,06
Jednak wystawiając FS na 2 szt x 4,03 w podsumowaniu otrzymamy:
brutto tak samo 8,06, ale już VAT wliczony od tej kwoty będzie 1,51, a tym samym netto 6,55
W związku z powyższym w Konfiguracji firmy/Handel/ Parametry dostępny jest parametr: Przeliczanie kwot na FS powstałej z PA, który decyduje o tym, czy kwoty podsumowania faktury oraz kwoty w tabeli VAT maja być wyliczone na podstawie pozycji, czy wyliczone jako suma kwot z Paragonów. Parametr ma zastosowanie tylko wówczas, gdy Paragony są przekształcane w całości, natomiast przy wybieraniu pozycji podsumowanie zawsze musi być wyliczone na nowo.
Parametr domyślnie jest odznaczony (wówczas kwoty netto i VAT są wyliczane, jako suma kwot z Paragonów). Po zaznaczeniu parametru, podsumowanie faktury jest wyliczane na nowo podczas tworzenia dokumentu.
Jeżeli Paragony niezafiskalizowane zostaną w całości przeniesione do faktury zbiorczej istnieje możliwość fiskalizacji faktury. W takiej sytuacji nie tylko faktura, ale także powiązane Paragony dostają znacznik fiskalny „F”.
Faktura częściowa dla zaznaczonych pozycji z wybranych Paragonów
Opcja wybierania pozycji do fakturowania dostępna jest zarówno przy tworzeniu faktury do pojedynczego Paragonu jak i do wielu zaznaczonych Paragonów. Dostępna jest ona pod przyciskiem:
Aby wygenerować FS na część pozycji z PA należy wybrać opcję Generuj fakturę na wybrane pozycje. Po wybraniu tej opcji wyświetlane jest okno – Częściowe fakturowanie paragonów – pozycje do przeniesienia na fakturę na którym są wyszczególnione pozycje z zaznaczonych Paragonów.
Częściowe fakturowanie paragonów – pozycje do przeniesienia na fakturę
Lista służy do wskazania pozycji, jakie mają zostać zafakturowane.
Przekształcenie częściowe Paragonu do Faktury możliwe jest tylko raz. Paragon, na podstawie którego utworzono Fakturę dostanie znacznik FS i nie ma możliwości wygenerowania do niego drugiej faktury. Pozycje zawsze są przenoszone w całości tzn. nie można zafakturować tylko części ilości – np. jeśli na Paragonie było 5 szt Towaru X, to wówczas na FS nie możemy przenieść tylko 4 szt. Jeśli podczas wyboru pozycji ze wskazanych Paragonów, dla danego Paragonu nie wybrano żadnych pozycji, to po utworzeniu FS, taki Paragon nie dostaje statusu FS. Nie jest też dla niego tworzone powiaząnie z fakturą. Na częściowej fakturze nie ma możliwości usuwania pozycji, powinny być one wybrane przed przekształceniem.
Faktura częściowa a dokumenty magazynowe
Dokumenty magazynowe, tak jak w przypadku generowania faktur zbiorczych mogą być wystawione przed przekształceniem Paragonów do faktury jak i po utworzeniu faktury, powiązania będą tworzone pomiędzy wszystkimi podpiętymi do wskazanych Paragonów dokumentami magazynowymi.
Bez względu na to czy faktura jest częściowa czy całościowa, dokumenty magazynowe są tworzone na podstawie Paragonów. Tworzenie WZ z poziomu FS spowoduje wygenerowanie dokumentów magazynowych na wszystkie pozycje z powiązanych Paragonów na zasadzie jeden Paragon – jedna WZ.
Uwaga
Na dokumencie WZ wygenerowanym z faktury są ujmowane wszystkie pozycje z Paragonu a nie tylko wybrane i przeniesione na fakturę.
Wszystkie powiązania pomiędzy dokumentami tworzą zapis na zakładce [Dokumenty].
Na FS widnieją wszystkie numery PA, z których powstała faktura, czy to całkowita, czy częściowa oraz wszystkie numery WZ podpięte do Paragonów.
Na każdym PA widnieje numer faktury, do której został przekształcony oraz numery dokumentów WZ(RW dla usług złożonych).
Na każdym WZ, powiązanym z PA przekształconym do FS widnieje numer faktury, do której dany Paragon został przekształcony oraz numer Paragonu. Na każdym RW, powiązanym z PA przekształconym do FS widnieje numer Paragonu (bez względu na to czy powstało z Paragonu czy faktury).
Uwaga
Dokumenty magazynowe można wystawiać tylko w modułach Handel, Handel Plus. Funkcjonalność nie jest dostępna w module Faktury.
Faktura częściowa a płatności i fiskalizacja
W przypadku, gdy fakturujemy wybrane pozycje, nie jest możliwe określenie, która część płatności przypada na dane pozycje, dlatego w przypadku faktur częściowych na zakładce Płatności nie jest udostępniana tabelka związana z płatnościami i zaliczkami. Tym samym płatności te nie są widoczne na podglądzie rozliczenia (ikona Rozliczenia) z poziomu zaznaczonej faktury na liście faktur.
Uwaga
Na fakturach częściowych tabela płatności nie jest widoczna. Ukryte są również pola Zapłacono i Pozostaje dostępne na pierwszej zakładce.
Uwaga
Nie ma możliwości fiskalizacji faktury częściowej powstałej z niefiskalnego Paragonu.
Edycja faktury wystawionej na podstawie kilku Paragonów
Faktura generowana na podstawie kilku Paragonów funkcjonuje tak jak faktura do pojedynczego Paragonu. Można na niej zmienić kontrahenta, kategorię, datę wystawienia, natomiast nie można korygować, dodawać, usuwać pozycji.
Opis poszczególnych pól na fakturze:
Kontrahent – na fakturze można ustawić innego kontrahenta (bez względu na to czy na PA był on określony czy !Nieokreślony!).
Zmiana kontrahenta na fakturze skutkuje także jego zmianą na dokumentach WZ (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Należy pamiętać, że w przypadku Paragonów fiskalnych wystawionych z datą większą niż 31 grudnia 2019 r.dla podmiotu gospodarczego, numer NIP nabywcy na Fakturze Sprzedaży musi być zgodny z numerem NIP podanym na Paraognie. W sytuacji, kiedy numery NIP będą różne, nie będzie możliwe zapisanie Faktury. Wyświetlony zostanie komunikat: Nie można zapisać dokumentu. Numer NIP na fakturze jest niezgodny z numerem NIP na paragonie. Od 1 stycznia 2020 r. aby wystawić fakturę do paragonu fiskalnego musi być zgodność numerów NIP na tych dokumentach.
Data sprzedaży – na fakturze data ta jest ustawiana na podstawie najpóźniejszej daty sprzedaży z przekształcanych Paragonów. Pole to jest jednak edytowalne.
Uwaga
Nie powinno się zmieniać daty sprzedaży na fakturze na wcześniejszą niż data sprzedaży z Paragonu, z którego powstała faktura.
Forma i termin płatności– jest przenoszona z karty kontrahenta, bez możliwości edycji
Magazyn w nagłówku dokumentu jest ustawiany na podstawie pierwszego zaznaczonego do przekształcenia dokumentu (tak jak przy innych przekształceniach). W module Faktury jest to zawsze magazyn główny.
Magazyny na elementach są ustawiane zgodnie z ustawieniem na elementach Paragonu (nie dotyczy modułu Faktury).
Jeśli Paragon powstał z WZ wystawionych z różnych magazynów, lub bezpośrednio na elementach PA były wskazywane różne magazyny, to takie ustawienie ma odzwierciedlenie również na elementach faktury. Na pozycjach faktury ustawiany magazyn jest taki jak na pozycjach Paragonu (nie dotyczy modułu Faktury).
Uwaga
Na fakturach generowanych na podstawie kilku Paragonów nie ma możliwości agregacji tych samych pozycji dokumentu.
Anulowane FS wystawionych do PA
W programie istnieje możliwość anulowania faktur fiskalnych utworzonych do Paragonów niezafiskalizowanych (wówczas znacznik fiskalizacji przenoszony jest na Paragony) i faktur wystawionych do zafiskalizowanych Paragonów. Możliwe jest anulowanie samej faktury bez anulowania powiązanych dokumentów.
Anulowanie faktury zbiorczej
Podczas anulowania FS powiązanej z jednym lub większą ilością Paragonów zadawane jest pytanie: Czy anulować powiązane paragony? Jeśli Użytkownik odpowie Tak, wówczas anulowane zostaną również wszystkie Paragony, z których powstała faktura. Jeśli chociaż jeden z Paragonów nie spełnia warunków anulowania, (np. ma rozliczoną płatność, jest zafiskalizowany itd.) wówczas nie można kontynuować anulowania (nie anuluje się ani FS ani PA). Użytkownik musi wybrać opcję Nie podczas anulowania lub np. usunąć rozliczenie.
W przypadku modułów Handel, Handel Plus, jeśli z Paragonami i fakturą równocześnie są powiązane dokumenty magazynowe wówczas najpierw zadawane jest pytanie: Czy anulować paragon? a następnie po odpowiedzi twierdzącej pytanie: Czy anulować powiązane dokumenty magazynowe? Jeśli na drugie pytanie zostanie udzielona odpowiedź Nie wówczas anulowana jest FS i powiązane PA, ale nie są anulowane dokumenty magazynowe. Równocześnie zostaną usunięte wszystkie powiązania pomiędzy FS i WZ oraz PA i WZ. Jeśli na drugie pytanie Użytkownik odpowie Tak wówczas po anulowaniu FS i PA zostaną anulowane powiązane dokumenty.
Anulowanie faktury częściowej
Podczas anulowania faktur wystawionych na wybrane pozycje Paragonów nie jest możliwe anulowanie powiązanych Paragonów oraz dokumentów magazynowych, ponieważ dotyczą one innych ilości niż faktura.
W przypadku próby anulowania faktury częściowej wyświetlany jest komunikat:
Faktura posiada powiązane paragony. Faktura została wystawiona na wybrane pozycje paragonów, dlatego anulowanie powiązanych paragonów nie jest możliwe. Anulowanie paragonów należy wykonać oddzielnie.
Anulowanie faktury powoduje usunięcie powiązania faktury z Paragonami oraz dokumentami magazynowymi, jeśli istnieją.
Korekty do faktur i Paragonów
Podobnie jak w przypadku fakturowania jeden do jednego, również przy fakturowaniu wiele do jednego obowiązują te same zasady, dotyczące wystawiania korekt do Paragonów:
nie można korygować Paragonu przekształconego do FS,
nie można przekształcić do FS skorygowanego Paragonu,
korekta do FS nie generuje korekt do PA. Jeśli występują podpięte dokumenty magazynowe to korekta FS generuje korekty do dokumentów magazynowych. Po wygenerowaniu korekt powstaną powiązania pomiędzy FA i korektą do niej oraz WZ i korektą do niego. Powiązane korekty są widoczne na zakładkach [Dokumenty]. Korekty nie są wiązane z Paragonami. Na zakładce [Dokumenty], na Paragonie nie są wyświetlane informacje o korektach faktur i WZ (za wyjątkiem przypadków, gdy korekta do WZ była wystawiona przed utworzeniem Paragonu).
W przypadku posiadania modułu Handel Plus, jeżeli Paragony są tworzone ze wskazaniem dostaw, informacja o wskazanych na Paragonach dostawach zostaje przeniesiona na fakturę. Powiązanie elementów pomiędzy FS a WZ pozwala na wskazanie, które partie będą korygowane i wygenerowanie poprawnych korekt do WZ.
Księgowanie faktur i Paragonów
Istnieje możliwość księgowania faktur zbiorczych/częściowych. W przypadku, kiedy chcemy zaksięgować fakturę częściową, wówczas w pierwszej kolejności zawsze należy zaksięgować Paragon. Szczegółowe informacje na temat księgowania znajdują się w artykule Księga Handlowa oraz Księga Podatkowa w rozdziale dotyczącym Rejestru VAT.
Wydruki faktur
Wydruki dla faktur wystawionych do wielu Paragonów lub na wybrane pozycje charakteryzują się określonymi cechami:
Na wydruku faktury wystawionej do wielu Paragonów drukowane są numery wszystkich powiązanych Paragonów.
Na wydruku faktury zbiorczej (wystawionej do wszystkich pozycji z Paragonów) płatności przenoszone są z powiązanych Paragonów. W przypadku większej ilości Paragonów powiązanych z fakturą, w tabeli płatności widoczne są płatności z wszystkich powiązanych Paragonów.
Jeżeli faktura jest wystawiona na wybrane pozycje, wówczas nie jest drukowana tabela płatności.
Jeżeli faktura jest wystawiona na wybrane pozycje, w podsumowaniu dokumentu nie ma informacji Zapłacono i Pozostajedo zapłaty. Drukowana jest tylko informacja Razem do zapłaty.
Przed wydrukiem faktury wystawionej na wybrane pozycje wyświetlane jest okno z opcją do zaznaczenia:
Okno – Ustalenie wartości parametrów wydruku
Jeśli opcja zostanie zaznaczona wówczas na FS będzie drukowana informacja Zapłacono gotówką.
W menu wydruków dostępnych z poziomu Faktury Sprzedaży dostępny jest wydruk: Faktura do paragonu ‑ grupowanie wg paragonów (GenRap). Na wydruku tym pozycje są prezentowane w układzie wg Paragonów. Dla każdego Paragonu prezentowana jest oddzielna tabela, nad tabelą widoczny jest numer Paragonu oraz data dostawy, która jest równa dacie sprzedaży pobranej z Paragonu. Pod ostatnią tabelą widoczne jest podsumowanie kwot (Tabela VAT) i płatności (w przypadku generowania tego wydruku dla faktur częściowych na wydruku nie jest drukowana tabela płatności).
Wydruki RKZ
Podczas generowania raportu Rozliczenie Kosztów Zakupu, przy fakturach wystawionych do wielu Paragonów lub na wybrane pozycje nie są drukowane zaległości. Pole w kolumnie Zaległość przyjmuje wartość „—*”,natomiast pod listą Faktur Sprzedaży drukowana jest adnotacja „* Faktura do wielu Paragonów lub na wybrane pozycje Paragonu. Zaległość należy sprawdzić na powiązanych Paragonach”.
Formularz paragonu - zakładka [Kontrahent]
Zakładka [Kontrahent] podzielona jest na dwie części. W pierwszej umieszczone są dane Nabywcy, w drugiej – Odbiorcy towaru/usługi.
Jeśli na Paragonie nie został wprowadzony nabywca (domyślny !NIEOKREŚLONY!) nie ma wprowadzonych żadnych danych kontrahenta.
Jeśli na zakładce [Ogólne] został wybrany inny kontrahent, program proponuje tę firmę jako nabywcę. Wyświetlone dane są pobierane z karty ewidencyjnej kontrahenta. Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).
Istnieje również możliwość określenia na karcie ewidencyjnej kontrahenta (zakładka [Dodatkowe]) domyślnego odbiorcy towaru. Jeśli taki odbiorca zostanie określony – będzie automatycznie proponowany na zakładce [Kontrahent].
W razie konieczności, z poziomu tej zakładki można zmienić zarówno Nabywcę jak i Odbiorcę. Można również przypisać domyślnego płatnika dla tego dokumentu.
W ostatniej linii zakładki [Kontrahent] można uzupełnić nr listu przewozowegooraz informację o nazwie przewoźnika. Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service.
Formularz paragonu
Formularz Paragonu, który pojawi się po wciśnięciu przycisku lub klawisza <INS>, składa się z zakładek: [Ogólne], [Kontrahent], [Płatności], [Dokumenty] i [Atrybuty] (oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus z zakładki [Kaucje] jeżeli w programie włączono obsługę kaucji).
Warto wiedzieć, że po otwarciu nowego formularza w nagłówku proponowany jest zestaw danych, które są wystarczające dla wystawienia standardowego Paragonu (sprzedaż bez określonego kontrahenta płatna gotówką w chwili sprzedaży):
jako schemat numeracjiproponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny,
jako data wystawienia i sprzedaży proponowana jest data bieżąca,
jako kontrahent proponowany jest !NIEOKREŚLONY! – kontrahent domyślny dla Paragonów.,
forma płatności na Paragonie proponowana jest gotówka z zerowym terminem płatności.
Operator może zmienić wszystkie powyższe dane.
Uwaga
W programie możliwe jest wykorzystanie form płatności innych niż gotówka. Możliwość wykorzystania form płatności z odroczonym terminem dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! jest uzależniona od zaznaczenia w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry parametru Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony!.
Sposób dopisywania pozycji na Paragonie jest uzależniony od ustawienia parametrów w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry: Dodawanie pozycji na dokumencie i został opisany w artykule . Istnieje również możliwość obsługi Paragonów przy użyciu czytnika kodów kreskowych.
Na zakładce [Ogólne] w dolnej części formularza znajduje się lista towarów/ usług wprowadzonych na Paragon.
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:
– <INSERT> – dodanie nowej pozycji na Paragon.
– edycja szczegółów o pozycji. Standardowo na liście widoczne są podstawowe dane: kod towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, rabat, cena i wartość. Wciśnięcie lupki otwiera okno z dodatkowym informacjami o sprzedawanym towarze lub usłudze. Przycisk nie jest dostępny jeśli lista towarów jest pusta.
– <DELETE> – usunięcie pozycji.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Kolejność pozycji na dokumencie można zmieniać metodą „przeciągnij i upuść” – należy wcisnąć lewy przycisk myszy na wybranej pozycji i trzymając wciśnięty przycisk przesunąć myszą kursor do wybranego miejsca.
Na górnej wstążce programu znajdują się dodatkowe opcje:
Podgląd dokumentu z biblioteki. Przycisk jest widoczny, jeżeli dokument jest powiązany z co najmniej jednym dokumentem OBD z załącznikiem. Podgląd załącznika wyświetlany jest w oknie z lewej strony formularza. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima. – Kolektor danych/ Importuj pozycje – opcja umożliwiająca import towarów na dokument z pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Zaimportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.
Kolektor danych/ Eksportuj pozycje – opcja umożliwiająca eksport towarów z dokument do pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Wyeksportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.
Sposób wpisywania towarów na Paragon zależy od ustawień w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry:Dodawanie pozycji na dokumencie.
Podczas wpisywania towaru na Paragon należy podać następujące informacje:
Kod, Nazwa – kod i nazwę pozycji cennikowej.
Stan Zasobów – prezentacja stanu towaru dla magazynu wybranego na dokumencie zgodnie z ustawioną datą sprzedaży.
Kolumna jest zależna od parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje). Jeśli parametr jest niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie. Kolumna Stan Zasobów przyjmuje następujące wartości:
- stan towaru powyżej ilości minimalnej określonej w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby – na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe],- stan towaru poniżej ilości minimalnej określonej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe],
- zerowa ilość towaru na magazynie.
Stan Zasobów jest wyświetlany w odniesieniu do jednostki miary wskazanej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe] dla pola Ilość minimalna.
Kolumna Stan Zasobów jest dostępna wyłącznie dla dokumentów w buforze.
Stan Zasobów nie jest wyświetlany dla usług.
Ilość – Proponowana jest sprzedaż 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub za pomocą strzałek znajdujących się po prawej stronie pola. Zasady kontroli ilości towaru na Paragonie zostały opisane tutaj.Jednostkamiary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli sprzedaż ma się odbywać w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. iwskazać na jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej.
Rabat – podawany w % rabat od pozycji.
Cena – podana cena jest zawsze ceną brutto. Wyliczona jest w zależności od wskazanej jednostki miary (w cenniku pokazane są ceny dla jednostek podstawowych - zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę).
Wartość – wartość brutto pozycji.
Uwaga
Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Paragonach (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka [Parametry].
Wprowadzoną pozycję akceptujemy klawiszem <ENTER>. Jej powtórna edycja w celu wprowadzenia zmian to również naciśnięcie klawisza <ENTER>. Pomiędzy polami pozycji przemieszczamy się posługując się klawiszem <TAB>. Program nie pozwoli zapisać pozycji jeśli nie będzie wypełniona informacja o ilości lub cenie.
Formularz pozycji wpisanej na Paragon jest zbliżony do formularza pozycji na fakturze sprzedaży.
Na zakładce [Płatności]znajdują się między innymi: kwoty netto, VAT i brutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis Paragonu. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawi się na wydruku.
Najważniejszą informacją znajdującą się na tej zakładce są dane o płatnościach związanych z wystawianym dokumentem. Zawarte są one w tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól:
Termin –data realizacji wpłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty sprzedaży i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności.
Formapłatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana.
Waluta – waluta, w jakiej rozliczane będą płatności do Paragonu. Walutę rozliczenia dla zatwierdzonego dokumentu można zmienić w preliminarzu płatności.
Kwota – wartość płatności
Rozliczono – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę.
Płatnik – podmiot będący płatnikiem danej płatności. Szczegóły zostały opisane w artykule Domyślny płatnik na dokumentach.
Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:
- dodanie nowej raty płatności. - edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian.
- usunięcie pozycji z listy płatności.
Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania Paragonu i podczas edycji Paragonów z bufora. Na dokumentach zatwierdzonych nie ma możliwości wprowadzania zmian. Nie ma również możliwości rozliczania Paragonu z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych, jednak każda wpłata będzie automatycznie widoczna na Paragonie.
Uwaga
Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości dokumentu. Jeżeli Użytkownik ręcznie zmodyfikuje kwoty, a ich suma będzie różna od wartości całej faktury, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.
Zaliczki do rozliczenia – funkcja została opisana w artykule Rozliczanie zaliczekOpis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.
Formularz paragonu - zakładka [Dokumenty]
Wyświetlana jest tu lista wszystkich dokumentów związanych z danym Paragonem. Lista ta składa się z czterech kolumn:
Numer – dokumentu skojarzonego z Paragonem
Typ – dokumentu związanego z Paragonem. Pole to może przyjmować wartość:
FS – faktura, która powstała z Paragonu
WZ – Wydanie Zewnętrzne skojarzone z Paragonem (dla modułu Handel)
KOR – korekta ilościowa Paragonu
VAT – Paragon zaksięgowany do rejestru sprzedaży VAT
DEK – dekret księgowy, który powstał w wyniku zaksięgowania Paragonu
Data – dokumentu związanego z Paragonem
Razem Netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z Paragonem
– przycisk pozwala na podgląd odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku, jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT, umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze sprzedaży.
Faktury Pro Forma
Faktury Pro Forma
Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:
Faktura Pro Forma nie powoduje zdjęcia towaru z magazynu.
Wystawienie FPF może być związane z tworzeniem Rezerwacji Odbiorcy do FPF bezpośrednio z formularza lub z listy.
Uwaga
W module Faktury nie ma możliwości wystawienia dokumentu Rezerwacji Odbiorcy. Obsługa gospodarki magazynowej, w tym rezerwacja towaru jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus.
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu znajduje się pozycja dotycząca Faktur Pro Forma:
Bufor – parametr dotyczy stanu znacznika Bufor na każdej nowej FPF (proponowany jest zapis dokumentu do bufora lub na trwałe),
RO – zaznaczenie tej opcji przy PF spowoduje, że na dokumentach FPF domyślnie zaznaczona będzie opcja generowania dokumentu RO tworzącego rezerwację w magazynie. Dokument RO utworzony zostanie po zapisie FPF na trwałe. Podczas edycji FPF parametr ten można odznaczyć.
Zatwierdzenie dokumentu z zaznaczoną opcją RO na formularzu FPF spowoduje wygenerowanie RO do bufora z identycznymi elementami jak na FPF. Nie ma możliwości zmiany ilości, dodawania, usuwania pozycji, zmiany Kontrahenta. Można natomiast dokonywać zmian w zakresie ceny, rabatu, daty wystawienia, terminu rezerwacji, formy płatności.
Wystawienie FPF nie jest związane z powstaniem płatności. Na dokumencie istnieje wprawdzie możliwość ustalenia formy oraz terminu płatności – jednak nie jest ona widoczna w Preliminarzu płatności ani też nie powoduje powstania zapisu KB. Ustalona forma oraz termin płatności są przepisywane na dokument powstający w wyniku konwersji FPF do Rezerwacji Odbiorcy lub Faktury Sprzedaży.
Faktura Pro Forma może zostać przekształcona do innych dokumentów. Przekształcenie następuje po wciśnięciu odpowiedniego przycisku. Funkcje są dostępne również w menu kontekstowym na liście Faktur Pro Forma (prawy przycisk myszki).
Sposób wystawiania Faktury Pro Forma jest podobny jak w przypadku wystawiania Faktur Sprzedaży oraz innych dokumentów w systemie Comarch ERP Optima.
Formularz Faktury Pro Forma
Zakładka Ogólne
Zawiera podstawowe informacje nt. dokumentu. Formularz jest zbliżony do Faktury Sprzedaży z małymi wyjątkami:
Dokument i Numer – faktury PF mają prowadzoną odrębną numerację. Schematy numeracji dla faktur PF można definiować w Konfiguracji firmy/ Dokumenty/ Handel/ Faktury Pro Forma. Zasady definiowania numeracji są identyczne jak w przypadku innych dokumentów. Schemat domyślny określany jest w Konfiguracji programu/ Handel/ Dokumenty w pozycji PF: Faktura Pro Forma. Wprogramie predefiniowany jest schemat o symbolu FPF.
Magazyn – magazyn, na którym rezerwowany jest towar. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.
Faktura Pro Forma nie zawiera informacji o płatnościach, w związku z czym ukryte są pola związane z kwotą zapłaconą i pozostającą jeszcze do zapłaty. Pola dotyczące formy i terminupłatności mają charakter informacyjny (Faktura PF nie powoduje powstania zdarzenia w Preliminarzu płatności).
W polu Razem widoczna jest kwota brutto Faktury Pro Forma.
Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).
Zadłużenie – kwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta. Po wybraniu na dokument kontrahenta, który ma przeterminowane płatności pojawia się informacja o tym fakcie.
Z poziomu menu wydruków dostępnych na formularzu Faktury Pro Forma, dostępny jest wydruk Oferta handlowa. Wygląd dokumentu jest oparty na wydruku Faktury Pro Forma.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Zakładka Kontrahent
Zawiera szczegółowe dane Nabywcy i Odbiorcy. Dane pobierane są z karty kontrahenta. Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta – nabywcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).
Dane kontrahenta podlegają edycji. Wprowadzone zmiany będą przenoszone na dokumenty powstające w wyniku konwersji FPF. Należy jednak pamiętać, że zmiana danych z poziomu zakładki [Kontrahent] zostanie zapamiętana na wystawianym dokumencie, jednak nie spowoduje zmiany informacji zapisanych na karcie kontrahenta.
Zakładka Dodatkowe
Z lewej strony okna znajduje się tabela VAT, zawierająca wartość netto, VAT oraz brutto wystawianej Faktury Pro Forma. Tabela VAT jest wyliczana na bieżąco w trakcie dopisywania kolejnych pozycji i nie podlega edycji.
Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.
Zakładka Dokumenty
W górnej części okna znajduje się tabela zawierająca listę dokumentów skojarzonych. Faktura Pro Forma może być przekształcona do Rezerwacji Odbiorcy, Faktury Sprzedaży, Faktury Zaliczkowej, Wydania Zewnętrznego lub Zamówienia u Dostawcy. Użytkownik może również wydawać towar z FPF na dokumenty WZ. Dlatego kolumna Typ może przyjmować wartości:
FS – jeśli Faktura PF została przekształcona do Faktury Sprzedaży lub Faktury Zaliczkowej,
W przypadku modułów Handel, Handel Plus:
RO – jeśli Faktura PF została przekonwertowana do rezerwacji,
WZ – jeśli towar z PF został wydany na dokument WZ,
ZD – jeśli na podstawie Faktury PF utworzono dokument ZD.
Zakładka Atrybuty
Na zakładce widoczna jest tabela z kodami i wartościami atrybutów przypisanych do dokumentu.
Dopisywanie pozycji
Zasady wprowadzania pozycji na Fakturę Pro Forma są takie same jak w przypadku wystawiania innych dokumentów sprzedaży.
Formularz pozycji wpisanej na Fakturę Pro Forma jest zbliżony do formularza pozycji na fakturze sprzedaży i został opisany w artykule Formularz pozycji na fakturze.
Uwaga
Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Fakturach Pro Forma (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka [Parametry]).
Zamykanie FPF
Istnieje możliwość zamykania dokumentów FPF.
Możliwość zamknięcia FPF może być niezbędna w przypadku, kiedy Kontrahent nie odbiera wszystkich towarów, lub odbiera inne w zamian. Wówczas może powstać sytuacja, kiedy będą rezerwowane towary na RO powiązanym z FPF bez możliwości zwolnienia rezerwacji.
W związku z powyższym istnieje możliwość zamykania FPF. Zamykanie FPF jest dostępne z menu kontekstowego: Zamknij. Dokumenty takie będą posiadały Status „Zamknięto”. Dokumentów zamkniętych nie można już przekształcać do innych dokumentów.
Jeśli FPF była powiązana z RO wówczas zamkniecie FPF spowoduje zamkniecie powiązanych RO.
Istnieje również możliwość zamknięcia FPF jeżeli nie wszystkie zaliczki zostały rozliczone. W takim przypadku zaliczki nie mogą być już rozliczane na Fakturach. Można natomiast je korygować do wysokości nierozliczonych części. Jeżeli podczas zamykania FPF program wykryje nierozliczone zaliczki, wyświetli się komunikat Faktura proforma FPF/1/2013 posiada zaliczki, do których nie została wystawiona faktura finalna. Czy chcesz kontynuować?
Zamkniecie FPF nie jest możliwe, jeśli do FPF istnieją jakiekolwiek dokumenty w buforze.
Lista Faktur Pro Forma
Lista Faktur Pro Forma jest dostępna w menu Handel/ Faktury Pro Forma. Znajduje się tu lista wszystkich wystawionych wcześniej dokumentów Pro Forma. Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie.
Każda pozycja listy zawiera:
Numer dokumentu – numer faktury nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
Status – pole to określa stan danego dokumentu. Pole może przyjmować następujące wartości:
puste pole statusu oznacza, że z tą fakturą nie jest związany żaden inny dokument,
Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
FS informuje o powiązaniu Faktury Pro Forma z Fakturą Sprzedaży,
ZL informuje o powiązaniu Faktury Pro Forma z Fakturą Zaliczkową,
Dla modułów Handel, Handel Plus:
RO oznacza, że faktura została przekonwertowana do Rezerwacji Odbiorcy
WZ informuje o powiązaniu Faktury Pro Forma z Wydaniem Zewnętrznym.
Datę wystawienia – data wystawienia faktury.
Magazyn – lista wystawionych w programie Faktur może zostać ograniczona do dokumentów dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Lista ta zawiera tylko lokalne magazyny aktywne. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.
Nazwę Kontrahenta – pierwsza linia nazwy Nabywcy.
Miasto – miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę.
NIP – numer NIP Nabywcy.
Kwotę netto – wartość netto faktury.
Kwotę brutto – wartość brutto faktury.
– umożliwia przekształcenie Faktury Pro Forma do Faktury Sprzedaży, w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty można ustalić domyślny schemat dla dokumentów FS tworzonych na podstawie Faktur Pro Forma.
W przypadku modułów Handel, Handel Plus:
– umożliwia utworzenie do zaznaczonych Faktur Pro Forma dokumentu Rezerwacji Odbiorcy. Dokument RO utworzony do FPF ma na celu zarezerwowanie towaru, który znajduje się na FPF. Na formularz RO przenoszone są wszystkie pozycje z FPF. Użytkownik może modyfikować RO powstałe na podstawie FPF (dodawać, usuwać pozycje, zmieniać ilość, ceny, rabat, datę wystawienia, termin rezerwacji, formę płatności).
Uwaga
W przypadku, kiedy do FPF są już utworzone zaliczki można także wygenerować RO. Nie ma możliwości wygenerowania RO, jeśli do FPF zostało utworzone częściowe WZ albo Faktura Sprzedaży.
Nie można przekształcić kilku FPF do jednego RO, jeśli chociaż jedna z FPF posiada zaliczkę.
Uwaga
W przypadku, kiedy RO jest powiązane z FPF i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy RO (do FS, PA lub WZ) wówczas zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształceń z poziomu FPF (tworzenia zaliczek, WZ częściowych, przekształcania do Faktur Sprzedaży). Będzie można wykonywać operacje tylko z listy RO.
Podobnie w przypadku, kiedy FPF powiązana jest z RO i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy FPF (przekształcenie do Faktury Zaliczkowej, WZ częściowego, FS częściowej lub Faktury Sprzedaży) zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształceń RO. Dalsze operacje można dokonywać tylko z listy FPF.
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty można ustalić domyślny schemat dla dokumentów RO tworzonych na podstawie Faktur Pro Forma.
– umożliwia na podstawie jednej lub kilku FPF utworzenie dokumentu zamawiającego towar u dostawcy. Zasady zostały dokładniej opisane w rozdziale poświęconym dokumentom skojarzonym.
– umożliwia przekształcenie Faktury Pro Forma do Wydania Zewnętrznego – Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
zmianę kategorii dokumentu.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
Uwaga
Należy pamiętać, że w przypadku Faktur Pro Forma nie ma możliwości wystawienia dokumentukorygującego. Zatwierdzony dokument można jedynie anulować. Anulowanie jest dostępne w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy.
Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście klawisza lub <INS> podzielony jest na zakładki: [Ogólne], [Kontrahent], [Dodatkowe], [Dokumenty] i [Atrybuty]. Ponieważ Faktura Pro Forma nie współpracuje z modułem Kasa/Bank – na formularzu nie pojawia się zakładka [Płatności].
Faktury zakupu
Faktury zakupu
Co należy wiedzieć o Fakturach Zakupu?
Faktury Zakupu są dokumentami handlowymi. Powodują naliczenie wartości netto, brutto, podatku VAT i generują płatności. W przypadku modułu Handel, Handel Plus każda Faktura Zakupu powinna być powiązana po zatwierdzeniu z dokumentem magazynowym PZ. Dokumenty FZ w buforze oraz niepowiązane z dokumentem magazynowym wpływają jedynie na zamawianą ilość towaru, widoczną na liście zasobów magazynowych w kolumnie Zamówienia. Nie powodująwprowadzeniatowaru na magazyn. Dopiero powiązanie FZ z dokumentem PZ (Przyjęcie Zewnętrzne), który jest dokumentem magazynowym, skutkuje przyjęciem towaru na magazyn.
Uwaga
Obsługa gospodarki magazynowej jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus.
Lista Faktur zakupu
Listę faktur wyświetlamy z poziomu menu Handel/ Faktury zakupu. Na liście widać wszystkie wystawione dotychczas dokumenty zakupu.
Standardowo lista zbudowana jest z kolumn:
Numer dokumentu – numer dokumentu nadany zgodnie ze zdefiniowanym schematem numeracji.
Dokument źródłowy – numer dokumentu źródłowego (np. faktury otrzymanej od dostawcy).
Status – pole określa powiązanie Faktury Zakupu z innym dokumentem:
puste pole oznacza brak takich powiązań,
Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
PZ – Faktura Zakupu skojarzona jest z Przyjęciem Zewnętrznym (dotyczy modułów Handel, Handel Plus),
V – dokument zaksięgowany do rejestru zakupu VAT,
W – Dowód Wewnętrzny Sprzedaży,
RR – FZ powiązana z Fakturą RR,
E – dokument został wyeksportowany Pracą Rozproszoną.
Datawpływu – data wpływu faktury od dostawcy.
Data zakupu – data zakupu towaru.
Kontrahent – pierwsza linia nazwy Dostawcy.
NIP – numer NIP Dostawcy.
Magazyn – wskazuje magazyn, na który został przyjęty dany towar. Moduł Handel daje możliwość obsługi wielu magazynów. Obowiązuje przy tym zasada, że jeden dokument dotyczy tylko jednego magazynu. W programie istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w artykule dotyczącym Informacji dodatkowych.
Miasto – miejsce siedziby kontrahenta.
Netto/ Brutto – wartość netto/ brutto FZ.
Lista zawiera wszystkie dokumenty, które związane są zakupem towarów. Są to Faktury Zakupu, korekty (ilościowe, wartościowe czy stawki VAT), Faktury Zakupu w buforze oraz dokumenty, które zostały anulowane. Rodzaj i status dokumentów rozróżniane są kolorami:
na zielono zaznaczone są FZ w buforze,
na niebiesko zaznaczone są FZ zaksięgowane,
na szaro zaznaczone są FZ anulowane,
na czarno zaznaczone są zatwierdzone FZ.
Lista Faktur Zakupu
Oprócz standardowych przycisków, lista obsługiwana jest przez przyciski:
– Generowanie dokumentu PZ – następuje po zaznaczeniu odpowiedniego dokumentu FZ (funkcjonalność dotyczy modułów Handel, Handel Plus). Zasady zostały opisane w artykule
– tworzenie Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży na podstawie Faktury Zakupu.
– W obrocie handlowym zdarza się, że dany zakup jest w całości realizowany na potrzeby konkretnego zamówienia klienta końcowego lub też zakup usług i towarów jest refakturowany na inny podmiot. Na potrzeby takich transakcji w programie możliwe jest przekształcenie Faktury Zakupu bezpośrednio do Faktury Sprzedaży. Przekształcenie jest dostępne na liście Faktur Zakupu pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Na fakturę sprzedaży przenoszona jest tylko lista towarów wraz z ilościami – pozostałe warunki ustawiane są jak na nowo wystawianej fakturze. Ceny na Fakturze Sprzedaży proponowane są zgodnie z ustawionym domyślnie kontrahentem !NIEOKREŚLONY!. Na FS przenoszony jest magazyn z nagłówka FZ. Użytkownik może dowolnie modyfikować tak utworzoną fakturę.
Powiązanie pomiędzy FZ a FS jest widoczne na formularzach dokumentów na zakładce [Dokumenty].
Wydanie towaru z magazynu następuje zgodnie z wybraną w programie metodą rozliczania magazynu.
– Księgowanie do księgowości kontowej – przycisk widoczny dla posiadaczy modułu Księgi Handlowej. W programie możliwe jest księgowanie Faktur Zakupu według wcześniej zdefiniowanego schematu. Działanie to opisane zostało w artykule Współpraca z innymi modułami systemu . – Przenieś do rejestru VAT – funkcja działa dla zaznaczonych FZ. Na podstawie jednej Faktury Zakupu tworzony jest jeden zapis w rejestrach VAT. Do rejestrów VAT faktura przenoszona jest z numerem dokumentu źródłowego. Zasady księgowania zostały opisane w artykule .
– Korekta – po wciśnięciu przycisku wywoływany jest domyślnie formularz korekty ilości. Wszystkie możliwe korekty (ilości, wartości, stawki VAT, nota korygująca oraz korekta graniczna/cło) dostępne są po wciśnięciu przycisku strzałki widocznej obok przycisku.
– Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
zmianę kategorii dokumentu,
weryfikację rachunków bankowych,
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów przenoszonych do pliku JPK_FA,
dodawanie/ usuwanie kodów JPK_V7.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
– z poziomu programu istnieje możliwość wprowadzania Faktur Zakupu do systemu Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy Użytkownik posiada wykupioną licencję. Opis funkcji znajduje się w odrębnej instrukcji.
– OCR – Optyczne Rozpoznanie Znaków (ang. Optical Character Recognition) to usługa, która umożliwia wczytywanie faktur na podstawie skanów i zdjęć dokumentów. Opis funkcji znajduje się w artykule Usługa Comarch OCR dla Faktur Zakupu
Porządek i zawartość listy zależy między innymi od ustawionych opcji filtrowania. Zasady obsługi listy zostały szczegółowo opisane w artykule Standardy w programie.
Formularz Faktury zakupu
Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście klawisza Dodaj lub <INS> podzielony jest na zakładki: [Ogólne], [Kontrahent], [Płatności], [Dokumenty], [Atrybuty] oraz [Kaucje] (przy włączonej w module Handel, Handel Plus obsłudze kaucji).
Zakładka [Ogólne]
Na zakładce [Ogólne] znajdują się podstawowe informacje o wprowadzanej Fakturze Zakupu:
Dokument – typ dokumentu w klasie Faktura zakupu. Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji.
Numer – to, co wyświetla się obok pola numer, zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeracji). W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca rejestr (serię) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii i pozwoli na wskazanie właściwej.
W chwili wystawiania faktury (<INS>) w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (pełnego lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny faktury, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już faktura o takim numerze – nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem.
Numer obcy – numer faktury otrzymanej od kontrahenta. Wystawiając nową Fakturę Zakupu kursor zawsze ustawia się w tym polu. Program nie pozwoli na zatwierdzeniem FZ bez podania numeru dokumentu u dostawcy. Wyjątkiem jest Faktura Zakupu wystawiona na kontrahenta z zaznaczonym parametrem Rolnik. W takiej sytuacji program pozwoli na zapis FZ bez numeru obcego, a numer ten zostanie uzupełniony automatycznie po przekształceniu FZ do FRR.
Kontrahent – to miejsce na wpisanie lub wybór z listy kontrahenta, z którym zawieramy transakcję. Standardowo program proponuje wybór z listy kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku kontrahent, uzyskujemy dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów lub banków. Przycisk umożliwia weryfikację statusu VAT kontrahenta – czy jest podatnikiem VAT czynnym.
W sytuacji kiedy:
łączna kwota brutto dokumentu jest większa niż 15 000 PLN (w przypadku dokumentów w walucie obcej sprawdzana jest wartość po przeliczeniu na PLN wg kursu wskazanego na dokumencie) bądź niezależnie od kwoty, jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zaznaczono Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT – Niezależnie od kwoty dokumentu,
na dokumencie, na pierwszej zakładce jest wybrana forma płatności powiązana z rejestrem bankowym,
NIP płatnika jest polskim numerem NIP,
Następuje automatyczne sprawdzenie, czy wskazany numer rachunku bankowego znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. Jeżeli numeru rachunku bankowego nie ma w Wykazie podatników VAT, użytkownik otrzymuje odpowiedni komunikat (nie jest blokowana możliwość zapisania dokumentu).
Wynik każdej weryfikacji numeru rachunku bankowego zapisywany jest na karcie kontrahenta (zakładka [Płatności], tabela Numery rachunków bankowych). Dzięki temu użytkownik ma potwierdzenie, że dany numer rachunku został w określonym dniu zweryfikowany. Szczegóły na temat jest funkcji zostały opisane w artykule.
Kategoria – kategoria zakupu skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta. Jest to wyłącznie propozycja programu. Naciskając przycisk Kategoria dostaniemy się do listy kategorii, z której możemy wybrać właściwą (domyślnie typu Koszty).
Wybór i wpisanie kategorii związanej z fakturą jest ważne nie tylko z punktu widzenia raportów i analiz. W chwili zaksięgowania transakcji kategoria może być przenoszona do rejestru VAT i tam w znaczący sposób uzupełnia gromadzone dane.
Magazyn – magazyn, na który docelowo ma trafić kupowany towar. Istnieje możliwość powiązania magazynu z operatorem/ stanowiskiem (więcej szczegółów w artykule ). Istnieje możliwość zmiany magazynu na dokumencie, gdzie zostały już wpisane pozycje (towary). Zmiana magazynu jest możliwa do czasu zapisania dokumentu na trwałe. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.
Dodatkowo, w module Handel Plus możliwe jest wystawienie Faktury Zakupu, na której dla każdej pozycji można określić inny magazyn (szczegóły opisano w artykule Handel Plus).
Uwaga
Możliwość zmiany nie dotyczy dokumentów, powstających w wyniku przekształcenia innego dokumentu (np. ZD → FZ).
Data wystawienia – data wystawienia faktury przez dostawcę.
Data zakupu – data zakupu towaru (data z jaką towar powinien trafić do magazynu, zwykle zgodna z datą sprzedaży na otrzymanej fakturze).
Datawpływu – data wpływu Faktury Zakupu, wg tej daty faktura zapisywana jest do rejestru VAT zakupu.
Fakturaliczonaod – netto lub brutto. Określamy tutaj algorytm, wg którego liczony będzie podatek VAT. Jeśli od:
netto – najpierw wyliczana będzie wartość netto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT jako % od tej kwoty. Wartość brutto będzie sumą netto i VAT,
brutto – najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT.
Domyślny algorytm netto/brutto można wskazać na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe] pod opcją Dokument liczony od. Wskazany algorytm będzie podpowiadany na nowo tworzonym dokumencie po wybraniu kontrahenta, jeśli na dokument nie zostały wpisane pozycje.
W momencie wpisania pierwszego towaru możliwość zmiany jest blokowana. Aby możliwa była zmiana algorytmu naliczania podatku VAT na FZ w buforze, na której są już pozycje, należy zaznaczyć w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry Pozwalaj na zmianę netto/brutto. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości.
Płatność – proponowany typ płatności jest zgodny z ustawieniem na karcie ewidencyjnej kontrahenta (dostawcy). Jeśli kontrahenta nie wybierzemy – standardowo ustawiana jest gotówka. Formę płatności można dowolnie zmieniać podczas wystawiania FZ.
Termin – termin płatności jest zgodny z terminem związanym z daną formą płatności i ustalonym w konfiguracji programu. Termin można dowolnie zmieniać podczas wystawiania dokumentu. Ustalając termin można korzystać z kalendarza. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę wystawienia faktury i termin płatności. Pole Termin nie jest dostępne jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0.
Netto – łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.
Razembrutto – łączna wartość brutto faktury (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.
Zapłacono – to kwota, która została zapłacona przez kontrahenta. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli faktura jest płatna gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione po zatwierdzeniu dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych.
Pozostaje – różnica pomiędzy całkowitą wartością brutto faktury, a kwotą zapłaconą.
MPP – podzielona płatność – parametr powinien być obligatoryjnie zaznaczony dla faktur rozliczanych metodą podzielonej płatności (kwota VAT jest automatycznie przelewana przez bank na specjalny rachunek VAT). W programie parametr jest zaznaczany automatycznie po spełnieniu poniższych warunków:
na dokumencie wszystkie daty są większe niż 31.10.2019,
kontrahent jest podmiotem gospodarczym o statusie krajowy bądź podatnikiem jest nabywca,
wartość dokumentu przekracza 15 000 PLN,
przynajmniej jeden z towarów dodanych na dokument ma na kartotece zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność oraz przypisaną stawkę VAT różną od NP,
w przypadku dokumentów walutowych płatność VAT jest wykazana w PLN.
Wartość podlegająca MPP – łączna wartość brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie obcej, wyświetlana jest suma wartości pozycji przeliczonych na PLN.
Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.Bufor – to parametr, który:
jeśli jest włączony – faktura może zostać zapisana do bufora. Dokument w buforze podlega całkowitej edycji, można go usunąć, jednak dokument taki nie może być przekształcony do PZ – przyjęcia magazynowego.
jeśli jest wyłączony – zapis faktury jest trwały. Nie można na niej dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt).
PZ – parametr odpowiedzialny jest za automatyczne tworzenie dokumentu magazynowego PZ w trakcie zapisywania Faktury Zakupu (funkcjonalność dotyczy modułów Handel, Handel Plus). Nie można jednocześnie zaznaczyć parametru Bufor iPZ.
jeśli parametr jest zaznaczony – zapis Faktury Zakupu generuje dokument Przyjęcia Zewnętrznego (towar zostaje przyjęty na magazyn)
jeśli parametr jest odznaczony (puste pole) możliwy jest zapis faktury na trwałe albo do bufora, ale niezwiązany jest z tym żaden dokument magazynowy. W celu przyjęcia towaru na magazyn należy na podstawie zapisanej Faktury Zakupu wygenerować Przyjęcie Wewnętrzne.
Jeżeli do dokumentu FZ zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Jeżeli Faktura Zakupu została zaimportowana z KSeF dostępna jest również opcja KSeF pozwalająca na podgląd graficzny dokumentu. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Zakładka [Kontrahent]
Zakładka [Kontrahent] podzielona jest na dwie części. W pierwszej umieszczone są dane Dostawcy, w drugiej – Nadawcy (towaru/usługi).
Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta – dostawcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).
Standardowo program proponuje tą samą firmę jako dostawcę i nadawcę faktury, chyba że na karcie kontrahenta w zakładce [Dodatkowe] jest ustalony Odbiorca domyślny. Wtedy proponowane są jego dane jako Nadawcy. Wyświetlone dane są pobierane z karty ewidencyjnej kontrahenta wprowadzonego na zakładce [Ogólne]. W razie konieczności, z poziomu zakładki [Kontrahent] na dokumencie można zmienić zarówno:
Dostawcę – jeśli zmienimy dostawcę, zmieni się również Nadawca
Nadawcę – zmiana nadawcy nie pociąga za sobą zmiany Dostawcy. Może się zdarzyć, że nadawcą usługi lub towaru jest ktoś inny niż dostawca.
W trakcie wystawiania faktury można z poziomu tej zakładki zmienić zawartość danych o dostawcy lub nadawcy. Zmiana ta nie wpłynie na informacje zapisane na ich kartach ewidencyjnych, ale zostanie zapamiętana wraz z fakturą.
Poprzez przycisk Weryfikacja statusu VAT kontrahenta można zweryfikować czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, parametr na dokumencie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji), a obok parametru pojawia się komunikat: NIP jest aktywny w VAT (w przypadku kontrahentów krajowych) lub NIP jest aktywny w VIES (w przypadku kontrahentów unijnych). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest rodzaj transakcji: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html
Dotyczy wersji: 2022.1.1
W przypadku kontrahentów wewnątrzunijnych, jeżeli kontrahent zostanie negatywnie zweryfikowany w Wykazie podatników VIES, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES zostaje odznaczony, natomiast wybrany rodzaj transakcji się nie zmienia.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT i VIES kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Domyślny płatnik – automatycznie jest tu przenoszony Dostawca z dokumentu. Jeśli płatność ma zostać wygenerowana na inny podmiot, w tym miejscu można zmienić Płatnika. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności znajduje się w artykule Domyślny płatnik na dokumentach,
Nr rach. bankowego – należy wskazać numer rachunku bankowego Płatnika, na który ma zostać wykonana płatność (automatycznie podpowiada się konto bankowe oznaczone na karcie kontrahenta jako domyślne).
Zakładka [Płatności]
Na zakładce [Płatności]znajdują się między innymi: kwoty netto, VAT i brutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis faktury. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawia się na wydruku.
Najważniejszą informacją znajdującą się na tej zakładce są dane o płatnościach związanych z wystawianym dokumentem. Zawarte są one w tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól:
Termin – data realizacji zapłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty wystawienia faktury i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności.
Formapłatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana.
Waluta – waluta rozliczenia płatności, domyślnie zgodna z walutą dokumentu FZ. Zmiany waluty rozliczenia można dokonać po zapisaniu dokumentu na trwałe, z poziomu Preliminarz płatności.
Kwota – wartość płatności.
Kwotarozliczona – wypłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że zapłaciliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę.
Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:
– dodanie nowej raty płatności.
– edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian.
– usunięcie pozycji z listy płatności.
Uwaga
Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości faktury. Jeżeli Użytkownik ręcznie zmodyfikuje kwoty, a ich suma będzie różna od wartości całej faktury, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.
Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wprowadzania faktury i podczas edycji faktur zapisanych do bufora. Na fakturach zatwierdzonych nie ma możliwości wprowadzania tutaj zmian, ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych – każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze.
Program umożliwia również z tego poziomu rozliczenie zaliczek wpłaconych dostawcy. Rozliczanie zaliczek zostało opisane w artykule Rozliczanie zaliczek.
Na zdarzeniu w Preliminarzu powiązanym z Fakturą Zakupu – w pole Opis przepisywana jest informacja o numerze dokumentu źródłowego.
Zaliczki do rozliczenia – funkcja została opisana w artykule Zaliczki do rozliczenia.Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.
Zakładka [Dokumenty]
Zakładka ta zawiera listę związanych z fakturą dokumentów. Będą tu wyświetlane wszystkie dokumenty korygujące, zapisy w rejestrze VAT i dekrety księgowe.
Lista składa się z czterech kolumn:
Numer – dokumentu skojarzonego z fakturą.
Typ – dokumentu związanego z fakturą. Pole to może przyjmować wartość:
KOR – korekta Faktury Zakupu,
FSW – Dowód Wewnętrzny Sprzedaży,
FZW – Dowód Wewnętrzny Zakupu,
FRR – Faktura Zakupu od Rolnika Ryczałtowego,
VAT – zapis faktury w rejestrze zakupów VAT,
DEK – dekret księgowy, który powstał w wyniku zaksięgowania Faktury Zakupu na odpowiednie konta.
Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:
PZ – Przyjęcie Zewnętrzne skojarzone z Fakturą Zakupu,
PKA – dokument Przyjęcia Kaucji,
IN – deklaracja Intrastat wygenerowana na podstawie FZ,
Data – data dokumentu skojarzonego z fakturą.
Netto – wartość netto dokumentu skojarzonego.
– przycisk pozwala na podglądnięcie odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku, jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT, umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze zakupów.
Wpisywanie pozycji na Fakturę zakupu
Podczas wpisywania pozycji na Fakturę Zakupu należy podać następujące informacje:
Kod, Nazwa – kod i nazwę towaru/ usługi.
Ilość – proponowany jest zakup 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub przesuwając strzałki znajdujące się po prawej stronie pola.
Jednostkamiary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli zakup odbywa się w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. (lub strzałkę w dół z klawiatury) i wskazać na jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej.
Cenapoczątkowa – cena zakupu podstawowej jednostki miary. Proponowana jest cena zakupu, w jakiej ostatnio zakupiony był towar. Można ją zmienić.
Cena początkowa wpisywana na FZ nie powinna uwzględniać ewentualnych rabatów udzielonych na Fakturze Zakupu. Dopiero na jej podstawie i w oparciu o wartość rabatu wyliczana jest cena końcowa towaru na Fakturze Zakupu (która powinna być zgodna z końcową ceną na fakturze od dostawcy).
Cena może być:
podana netto lub brutto w zależności od wybranego algorytmu liczenia podatku VAT,
wyliczona w zależności od wskazanej jednostki miary. W cenniku pokazana jest cena zakupu dla jednostki podstawowej. Zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę za tę jednostkę.
Ogólnie mówiąc program zapamiętuje cenę zakupu netto jednostki podstawowej towaru i w chwili ponownego zakupu jest w stanie odpowiednio ją przeliczyć (netto/brutto, jednostka podstawowa/ jednostka pomocnicza).
Rabat – rabat udzielony dla ceny początkowej.
Cena – cena końcowa (transakcyjna) towaru, na podstawie której wyliczana jest wartość towaru. Powinna być zgodna z ceną towaru na fakturze od dostawcy.
Wartość – wartość pozycji (netto lub brutto w zależności od stosowanego algorytmu liczenia podatku VAT).
Uwaga
Istnieje możliwość wystawiania dokumentów FZ i PZ wpisując ilość towaru i jego wartość (pole jest dostępne do edycji). W takim przypadku program wyliczy przybliżona cenę zakupu (z dokładnością do zaokrągleń).
Formularz pozycji wpisanej na Fakturę Zakupu jest zbliżony do formularzy na innych dokumentach i został opisany w artykule Formularz pozycji na fakturze. Należy jedynie pamiętać, że na dokumentach zakupu (FZ, ZD, PZ) nie ma możliwości zmiany domyślnej grupy cenowej (cena zawsze dotyczy ceny zakupu).
Zatwierdzenie Faktury Zakupu powoduje zmianę ceny zakupu na karcie towaru. Dla usług zmianie ulega koszt w sytuacji kiedy na pozycji cennika, na zakładce [Dodatkowe] określono typ kosztu usługi jako kwotowy.
Edycja tabeli VAT na dokumentach zakupu
Czasem zdarzają się sytuacje, gdy użytkownik otrzymuje od dostawcy fakturę z kwotą VAT czy brutto różniącą się od tej, którą wyliczył program Comarch ERP Optima. Różnice są zwykle niewielkie i wynikają z różnych algorytmów wyliczania wartości. Niemniej użytkownik powinien zarejestrować dokument PZ / FZ w takiej postaci, w jakiej otrzymał go od dostawcy.
Aby umożliwić rejestrację takich dokumentów w programie dopuszczalna jest edycja tabeli VAT. Tabela ta znajduje się na zakładce [Płatności] (formularz dokumentu) i zawiera wyliczone przez program kwoty netto, VAT i brutto w poszczególnych stawkach.
Tabela VAT jest edytowalna tylko na Fakturach Zakupu, dokumentach Przyjęcia Zewnętrznego i dokumentach korygujących do FZ i PZ.
Aby zmienić kwotę należy dwukrotnie kliknąć na wybranej pozycji w tabeli. Wtedy dostępne będą odpowiednio pola:
jeśli dokument wystawiony jest w cenach netto: dostępne będą kwota VAT i kwota brutto. Jeśli zmieniona zostanie kwota VAT – automatycznie przeliczy się wartość brutto i odwrotnie: zmiana kwoty brutto spowoduje przeliczenie kwoty VAT. Kwota netto jest stała.
jeśli dokument wystawiony jest w cenach brutto: dostępne będą kwota VAT i kwota netto. Jeśli zmieniona zostanie kwota VAT – automatycznie przeliczy się kwota netto i odwrotnie: zmiana kwoty netto spowoduje zmianę kwoty VAT. Kwota brutto jest stała.
Uwaga
Przeliczenie kwot w tabeli VAT przebiega w ten sposób, by zgadzało się równanie:
Netto + VAT = Brutto.
Równocześnie program kontroluje, by na dokumentach zakupu nie wystąpiła sytuacja, że jedna z kwot jest ujemna. Wartości ujemne są dopuszczalne tylko na dokumentach korygujących.
Zmiany wprowadzone w tabeli VAT są zapamiętane na dokumencie. W oparciu o nowe kwoty generowane są wszelkie zapisy w module Kasa/ Bank oraz zapisy w Rejestrach VAT czy Księdze Handlowej (podczas księgowań).
Tabela VAT a dokumenty skojarzone (moduł Handel, Handel Plus)
Konwersja FZ → PZ
W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne znajduje się parametr Konwersja FZ do PZ – przenoś usługi na PZ. Ma on istotny wpływ na tworzenie dokumentu PZ w oparciu o zarejestrowaną wcześniej Fakturę Zakupu. Jeśli na Fakturze Zakupu dokonano zmian w tabeli VAT są one przenoszone na PZ zgodnie z przyjętą zasadą.
Jeśli parametr jest aktywny – wszystkie pozycje z FZ (zarówno towary jak i usługi) są przenoszone na PZ. W związku z tym przeliczanie wartości na PZ nie jest konieczne. Program przepisuje tabelę VAT na dokument PZ uwzględniając zmiany wprowadzone na Fakturze Zakupu.
Jeśli parametr nie jest aktywny, ale na FZ występują tylko towary – wszystkie pozycje z FZ są przenoszone na PZ. W związku z tym przeliczanie wartości na PZ nie jest konieczne. Program przepisuje tabelę VAT na dokument PZ uwzględniając zmiany wprowadzone na Fakturze Zakupu.
Jeśli parametr nie jest aktywny, a na FZ występują zarówno towary jak i usługi – program przenosi na PZ tylko część pozycji. W związku z tym konieczne jest przeliczenie wartości na PZ. Program od nowa przelicza tabelę VAT i zmiany wprowadzone na FZ nie są uwzględnione.
Konwersja PZ→FZ
W przypadku zmian wprowadzonych w tabeli VAT na dokumencie PZ, w trakcie jego konwersji do Faktury Zakupu zmiany z tabeli VAT są przenoszone na dokument handlowy. Podobnie w przypadku gdy Faktura Zakupu jest tworzona na podstawie kilku dokumentów PZ. Tabela VAT na fakturze jest sumą kwot ustalonych na poszczególnych PZ.
Księgowanie dokumentów
Podczas księgowania dokumentów do rejestrów VAT następuje dodatkowe rozbicie na kategorie w poszczególnych stawkach. Jeśli zmieniane były kwoty w tabeli VAT – różnice pomiędzy tym, co wyliczył program, a tym, co wpisał użytkownik w danej stawce zostaną doliczone do kategorii z największymi wartościami.
Kontrola duplikacji dokumentów
W Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Kontrola duplikacji zapisów w Rejestrze VAT i na fakturach zakupu. Po zaznaczeniu tego parametru użytkownik ma możliwość określenia, według jakich pól system ma sprawdzać czy występują zduplikowane dokumenty. Kontrola duplikacji wymaga wyboru co najmniej dwóch parametrów kontroli. Użytkownik ma możliwość kontroli duplikacji dokumentów na Fakturach Zakupu według następujących pól: NIP Kontrahenta, Akronim podmiotu, Numer dokumentu, Kwota netto dokumentu, Kwota brutto dokumentu, Data wystawienia, Data zakupu. Funkcja jest dostępna z poziomu listy Faktur Zakupu pod ikoną :
Kontrola duplikacji faktur zakupu
Podczas dodawania nowego dokumentu, przy zapisie sprawdzana jest unikalność FZ na podstawie wszystkich zaznaczonych kryteriów w konfiguracji, w przypadku duplikacji generowany jest komunikat: Znaleziono dokument (-y) o podobnych danych. Czy mimo to chcesz zapisać dane? Wciśnij Tak, aby zapisać lub Nie, aby zobaczyć dane znalezionego dokumentu (-ów):
Lista podobnych faktur zakupu
Dokumenty (informacje dodatkowe)
Kopiowanie dokumentu
Często się zdarza, że ci sami kontrahenci dokonują zakupów tych samych towarów i usług. W celu ułatwienia pracy i przyspieszenia obsługi klienta istnieje możliwość kopiowania wcześniej wystawionych dokumentów. Kopiowanie to polega na przepisaniu całej zawartości dokumentu do nowego formularza. Dokument podstawowy i kopia wystawione są dla tego samego kontrahenta i mają identyczne pozycje, ilości i ceny. Różnica dotyczy jedynie dat (proponowane są daty bieżące) i numeru (nadawany jest numer kolejny w schemacie zastosowanym na dokumencie pierwotnym). Tak wystawioną fakturę możemy dowolnie korygować.
W przypadku modułów Handel, Handel Plus podczas kopiowania dokumentów, magazyny kopii dokumentu ustawiane są zgodnie ze schematem:
W pierwszej kolejności ustawiany jest magazyn domyślny dla operatora jeśli istnieje.
Jeśli magazyn domyślny operatora nie jest ustawiony, wówczas ustawiany jest magazyn domyślny stanowiska jeśli istnieje.
Jeśli nie ma magazynu domyślnego dla operatora lub stanowiska, kopiowany jest magazyn główny.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Na Fakturach Zakupu oraz Fakturach Zakupu od Rolnika Ryczałtowego powstałych przez kopiowanie ustawiany jest numer rachunku bankowego Płatnika z dokumentu kopiowanego, pod warunkiem że ten numer aktualnie znajduje się na formularzu Płatnika. Jeśli numer rachunku bankowego Płatnika został usunięty, na skopiowanym dokumencie ustawiany jest domyślny numer rachunku bankowego Płatnika.
Aby skopiować dokument należy:
otworzyć listę dokumentów, zawierającą dokument, który chcemy kopiować (np. lista faktur),
ustawić kursor na dokumencie, który będzie kopiowany,
fakturę kopiujemy za pomocą kombinacji <CTRL> + <INSERT> lub <CTRL>+ ,
otwarty zostanie formularz nowej faktury ze skopiowanymi danymi (mogą być modyfikowane).
Kopiowanie płatności na dokumentach
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr związany z kopiowaniem tabeli płatności na dokumentach: Kopiowanie dokumentów – przenoś płatności z dokumentu źródłowego. Parametr jest uwzględniany zarówno podczas kopiowania pojedynczych dokumentów, jak i podczas kopiowania seryjnego.
Jeśli parametr nie jest zaznaczony – na utworzonym dokumencie tabela płatności jest przeliczana od nowa i ustawiana zgodnie z formą płatności z zakładki [Ogólne].
Jeśli parametr jest zaznaczony – oprócz pozycji dokumentu kopiowana jest również tabela płatności, wraz z ustalonymi tam płatnościami częściowymi.
Uwaga
Jeśli Użytkownik wprowadzi zmiany na liście pozycji na skopiowanym dokumencie i równocześnie zdefiniowane będzie więcej niż jedna płatność częściowa – program nie skoryguje kwot w tabeli płatności tak, by była zgodna z wartością dokumentu. Użytkownik musi ponownie ustalić kwoty płatności.
Parametr dotyczy również kopiowania płatności związanych z kaucjami, których obsługę można włączyć w modułach Handel, Handel Plus (na zakładce [Kaucje] na FA, PA, FZ). Jednak działanie tego parametru jest również mocno związane z parametrem dotyczącym automatycznego naliczania kaucji na dokumentach w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Kaucje:
Jeśli parametr o kopiowaniu płatności nie jest zaznaczony – to zarówno na zakładce [Płatności]jak i na zakładce [Kaucje] tabela płatności jest zawsze wyliczana od nowa.
Jeśli parametr o kopiowaniu płatności jest zaznaczony i zaznaczony jest równocześnie parametr o automatycznym naliczaniu kaucji – w momencie kopiowania ponownie przeliczane są kaucje. Dlatego kopiowana jest tabela płatności na zakładce [Płatności](związana z towarami handlowymi), natomiast na zakładce [Kaucje] tabela płatności związana z opakowaniami zwrotnymi jest przeliczana od nowa.
Jeśli parametr o kopiowaniu płatności jest zaznaczony i równocześnie nie jest zaznaczony parametr o automatycznym przeliczaniu kaucji – w momencie kopiowania dokumentu przepisywana jest zarówno lista towarów handlowych jak i opakowań zwrotnych. Dlatego na tworzony dokument kopiowane są zarówno płatności częściowe z zakładki [Płatności]jak i z zakładki [Kaucje].
Uwaga
W przypadku zmiany waluty na dokumencie tabele płatności (zarówno na zakładce Płatności jak i Kaucje) są wyliczane od nowa.
Eksport i import dokumentów przez pliki XML
Opcja importu i eksportu do pliku XML jest dostępna dla następujących dokumentów:
Faktura Sprzedaży (FS),
Paragon (PA),
Rezerwacja Odbiorcy (RO),
Faktury Pro Forma (FPF),
Faktury Zakupu (FZ),
Zamówienia u Dostawcy (ZD),
Dowody Wewnętrzne Sprzedaży (FSW),
Wydania Zewnętrzne (WZ),
Przyjęcia Zewnętrzne (PZ),
Rozchody wewnętrzne (RW),
Przyjęcia Wewnętrzne (PW)
Przesunięcia międzymagazynowe (MM)
Dokumenty kaucyjne WKA i PKA
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Eksport dokumentu jest możliwy bezpośrednio z poziomu formularza dokumentu z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki w pasku zadań. Przy eksporcie należy wskazać plik, w którym zapisany będzie dokument. Domyślną ścieżkę dostępu do katalogu można wpisać w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry: Eksport dokumentów – katalog dla plików XML.
W pliku zapisywane są wszystkie informacje z eksportowanego dokumentu:
pozycje (ilość, cena, wartość)
kontrahent
płatności
kody JPK_V7 (w przypadku Faktur)
Import dokumentu jest możliwy z poziomu listy dokumentów z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki w pasku zadań. Przy imporcie należy wskazać plik, z którego odczytywany będzie dokument. Domyślną ścieżkę dostępu do katalogu można wpisać w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry: Import dokumentów – katalog dla plików XML. W oknie importu dla Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu i Paragonów jest dostępny parametr Utwórz dokument (-y) pierwotny (-e). Funkcja jest przydatna w sytuacji kiedy w Comarch ERP Optima należy wystawić korektę do dokumentu wystawionego uprzednio w poprzednim programie.
Funkcja eksportu i importu dokumentów może być wykorzystywana podczas przekształcania dokumentów m.in. wtedy, jeśli w programie nie ma funkcji umożliwiającej bezpośrednią konwersję dokumentów.
Jeżeli w importowanym pliku XML znajduje się nazwa kontrahenta to przy imporcie do Comarch ERP Optima nazwa jest pobierana z pliku, jeśli w pliku XML nie ma nazwy kontrahenta to jest ona pobierana z karty kontrahenta z Comarch ERP Optima rozpoznanego przy imporcie po kodzie, NIP lub GLN.
Opis struktury plików XML dla importu i eksportu dokumentów jest dostępny wyłącznie dla Autoryzowanych Partnerów Comarch.
Zakładanie kart towarów i kontrahentów podczas importu dokumentów z pliku XML
Podczas importu dokumentów handlowo-magazynowych z pliku XML (z pominięciem Przyjęć Kaucji, Wydań Kaucji) możliwe jest automatyczne założenie kart towarów i kontrahentów, których nie ma w bazie docelowej. Opcja jest dostępna na liście dokumentów, na górnej wstążce pod ikoną Funkcje dodatkowe/ Import dokumentów.
Na oknie importu dokumentów z pliku XML znajdują się domyślnie zaznaczone parametry: Załóż karty kontrahentów, Załóż karty towarów.
Na oknie importu dodatkowo znajduje się parametr Utwórz dokument pierwotny, po zaznaczeniu sprzedaż i zakup zostaną zaimportowane jako dokument pierwotny (szczegóły w artykule Korekty do dokumentów nie istniejących w systemie).
Dodawanie towarów
Towary, które zostaną dodane do bazy, wyświetlane są w oknie Wybierz parametry dodawanych towarów.
W tym miejscu można dla każdej pozycji określić:
Typ – towar lub usługa,
Produkt – prosty lub złożony,
Kaucja – parametr należy zaznaczyć jeśli towar ma być opakowaniem kaucjonowanym (opcja dostępna dla modułu Handel jeśli w konfiguracji włączono obsługę opakowań kaucjonowanych).
Karta jest zakładana na podstawie danych zawartych w pliku – kodu, nazwy, opisu, kodu EAN, PKWiU, numeru katalogowego, stawki VAT, jednostki miary podstawowej, jednostki miary pomocniczej.
Jednostki miary z pliku, których nie ma w programie, zostaną dodane i ustawione na karcie towaru. Dotyczy to zarówno jednostek podstawowych, jak i pomocniczych wraz z przelicznikiem.
Jeżeli karta towaru i powiązane z nią jednostki znajdują się już w programie, ale przelicznik w pliku jest inny niż na karcie, wówczas na importowany dokument przelicznik zostanie pobrany z pliku.
Dodawanie kontrahentów
W momencie importu dokumentów, jeżeli nie znaleziono kontrahenta – dotyczy to zarówno nabywcy (sekcja Płatnik w pliku XML), jak i odbiorcy (sekcja Odbiorca w pliku XML) – założona zostanie nowa kartoteka.
Jeżeli w pliku znajduje się NIP, karta kontrahenta zostanie założona na podmiot gospodarczy, w przeciwnym wypadku zostanie założona na osobę fizyczną. Jeśli w pliku jest również prefiks NIP, dla prefiksu PL kontrahent zostanie zaimportowany jako krajowy, dla pozostałych prefiksów (występujących w programie) jako wewnątrzunijny. Natomiast kontrahent z Wielkiej Brytanii zostanie zaimportowany jako kontrahent pozaunijny.
Forma płatności jest pobierana z pliku (forma płatności musi znajdować się w bazie docelowej, aby import się powiódł).
Domyślna waluta ustawiana na karcie kontrahenta jest zgodna z walutą dokumentu (jeśli waluty nie ma w bazie docelowej, zostanie ona dodana podczas importu).
Udzielanie rabatów
Rabaty występujące w programie zostały podzielone na dwie grupy: rabaty związane z kontrahentem i z towarem. O tym, który rabat będziemy wykorzystywać decydują:
priorytety – program zawsze stosuje rabat o najwyższym priorytecie
ustawienie metody obliczania w Konfiguracji firmy/ Handel/ Rabaty.
Uwaga
Funkcja rabatowania jest aktywna tylko, jeśli Użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus.
Uwaga
Rabaty procentowe można ustalać wyłącznie dla domyślnej grupy towarów. Jest to grupa, którą wskazuje się w oknie pozycji cennika na zakładce [Ogólne].
Metoda obliczania upustu:
W programie mamy możliwość określenia metody obliczania upustu (parametry dostępne są w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Rabaty)::
rabat addytywny – jest sumą rabatu udzielonego dla kontrahenta i danego towaru. Rabat ten polecany jest przy niskich stopach upustów, w szczególnych przypadkach może przekroczyć 100%
rabat multiplikatywny – zapewnia, że rabat wypadkowy kontrahenta i towaru nie przekroczy 100%.
rabat kontrahenta – w przypadku zdefiniowania rabatu dla kontrahenta i dla towaru, ważniejszy jest rabat kontrahenta i on zostanie uwzględniony na dokumencie.
rabat towaru – w sytuacji zadeklarowania rabatu dla kontrahenta i dla towaru, program uwzględni rabat związany z towarem.
Przykład
W celu łatwiejszego zrozumienia istoty rabatów przeanalizujmy następującą sytuację:
kontrahent CIS ma 20% rabat
towar AB ma ustalony 30% rabat
Jaki rabat zostanie wyliczony jeśli kontrahent CIS kupi towar AB?
Rabat addytywny
20%+30% = 50%
Rabat multiplikatywny
(1-(1-20%)*(1-30%) = 44%
Ważniejszy rabat towaru
0.3
Ważniejszy rabat kontrahenta
0.2
Rabaty terminowe. Dla każdego rodzaju rabatu możemy w kolumnach Data rozpoczęcia promocji oraz Data zakończenia promocji określić ich okres obowiązywania.
Jeżeli w wyżej wyszczególnionych kolumnach nie zostaną zdefiniowane żadne daty, będzie to oznaczało, że promocja obowiązuje bezterminowo. W momencie gdy zostanie zdefiniowana tylko Data rozpoczęcia promocji, jednocześnie bez wskazania Daty zakończenia promocji, oznaczać to będzie promocję obowiązującą bezterminowo rozpoczynającą się we wskazanej dacie. W odwrotnej sytuacji, gdy tylko Data zakończenia promocji będzie wskazana, promocja trwa tylko do wskazanej daty.
Podczas definiowania nowego rabatu program sprawdza, czy we wskazanym okresie obowiązywania nie obowiązuje inna promocja. W przypadku nałożenia się na siebie okresów obowiązywania, zostanie wyświetlona ikona błędu z informacją:
Data promocji pokrywa się z istniejącą promocją. Zmień daty obowiązywania promocji.Rabat typu stała cena
Rabat typu stała cena ma najwyższy priorytet (szczegółowy opis w artykule Priorytety rabatów) w stosunku do innych rabatów ustalonych w programie. Oznacza to, że w przypadku określenia stałej ceny dla towaru pomijane są pozostałe rabaty zdefiniowane dla tego towaru lub dla kontrahenta.
Stałą cenę dla towaru można określić z poziomu okna Rabaty, zakładka Stała cena.Rabat typu stała cena
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski. Podczas definiowania ceny należy określić:
Kod towaru – którego dotyczy definiowana stała cena
Typ ceny – czy definiowana cena jest ceną netto czy brutto. Podczas wpisywania towaru na dokument program automatycznie wylicza cenę zgodną z algorytmem liczenia tego dokumentu.
Cena – cena stała
Waluta – waluta, w jakiej określona jest cena. W przypadku cen określonych w walutach obcych program automatycznie przelicza je wg obowiązującego kursu na walutę zgodną z walutą wystawianego dokumentu.
Opis – opis rabatu.
Data rozpoczęcia promocji – określa początek obowiązywania rabatu.
Data zakończenia promocji – określa koniec obowiązywania rabatu.
Stała cena na towar może dotyczyć:
wszystkich kontrahentów – wtedy niezależnie od kontrahenta wpisanego na dokument dla towaru zawsze proponowana jest stała cena.
grupy kontrahentów – w przypadku kontrahentów należących do wskazanej grupy proponowana jest stała cena. Dla wszystkich pozostałych proponowane są ceny zgodne z określoną na ich karcie grupą cenową oraz przyznanymi rabatami. W przypadku ceny definiowanej dla grupy kontrahentów należy wcześniej wskazać grupę (wybór jest możliwy z rozwijanej listy).
jednego kontrahenta – podane ceny stałe dotyczą tylko danego kontrahenta. Wyboru kontrahenta można dokonać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku lub wpisując bezpośrednio w pole.
Operacje seryjne dla listy rabatów
Na liście rabatów możliwe jest seryjne dodawanie nowych lub modyfikację już istniejących rabatów. Po rozwinięciu strzałki przycisku operacji seryjnych dostępne są dwie opcje:
Dodaj rabaty – wybór umożliwia zdefiniowanie nowych rabatów
Zmień rabaty – wybór umożliwia modyfikację istniejących rabatów.
Operacje seryjne mają zastosowanie dla zaznaczonych pozycji na liście rabatów. W przypadku, gdy żaden nie jest zaznaczony, funkcja wywoływana jest dla pozycji, która została wskazana kursorem.
Szczegóły zostały opisane w artykule Rabat typu stała cena.
Zestawienie rabatów kontrahenta
Obsługa rabatów na dokumencie
Podczas wystawiania faktury korzystając z wcześniej określonych rabatów – program sam, w zależności od zadanego sposobu upustów ustali właściwe ceny sprzedaży. Dla każdej pozycji zostanie uzupełnione pole rabat (pole jest edytowalne – rabat można zmienić).
Jeśli nie zdefiniowano rabatów dla kontrahenta/ towaru (funkcja jest dostępna również w module Faktury):
podczas wystawiania faktury dla każdej pozycji możemy oddzielnie ustalać upusty (lub wpisać bezpośrednio cenę sprzedaży).
jeśli na danym dokumencie wszystkie pozycje mają mieć taki sam rabat (bez względu na proponowane) – wtedy po wpisaniu wszystkich pozycji na dokument należy zadeklarować rabat w nagłówku. Program ponownie przeliczy ceny sprzedaży. Należy pamiętać, że punktem wyjścia będzie cena z karty towaru.
Niezależnie od sposobu ustalania rabatów wynikowyupust dla całego dokumentu jest widoczny w nagłówku dokumentu w polu RABAT. Wartość pola jest automatycznie przeliczana po dopisaniu kolejnej pozycji lub wprowadzeniu zmian na już istniejącej.
Niezależnie od sposobu udzielania rabatu – zawsze pomniejszane są ceny jednostkowe towarów. Jako cena wyjściowa proponowana jest cena z karty towaru z grupy przypisanej kontrahentowi. Przy zmianie wartości rabatu, nowa cena wyliczana jest zawsze od ceny odczytanej z karty towaru.
Rabaty terminowe
Podczas wystawiania dokumentów, przyznanie rabatu będzie uzależnione od tego, czy dla udzielonego rabatu określona jest data początkowa i/ lub końcowa oraz czy data na dokumencie zawiera się w tym przedziale czasowym.
Po ustaleniu okresu obowiązywania rabatu, jego przyznanie na dokumentach będzie uzależnione od:
Daty sprzedaży dla dokumentów:
Faktura Sprzedaży
Faktura VAT marża
Faktura Pro Forma
Paragon
Terminu rezerwacji dla dokumentów:
Rezerwacja odbiorcy
Daty wydania dla dokumentów:
Wydanie Zewnętrzne
Wydanie Kaucji
W przypadku zmiany powyższych dat na dokumencie nieprzekształconym z innego dokumentu, zapisanym wcześniej do bufora wystąpi komunikat:
Czy wykonać aktualizację warunków handlowych dla pozycji?
Jeśli użytkownik wybierze:
Tak – program naliczy promocje zgodnie z wybraną datą sprzedaży,
Nie – program nie zmieni cen na dokumencie.
Dokumenty przekształcone będą posiadały ceny oraz wartości rabatów przeniesione z dokumentów pierwotnych.
Uwaga
Dla poszczególnych operatorów można zablokować możliwość zmiany ceny bądź udzielania dodatkowych rabatów na dokumentach. Parametry są opisane w artykule Konfiguracja uprawnień operatora.
Rabaty na dokumentach skojarzonych
W przypadku konwersji dokumentów mechanizm wyliczania rabatu w nagłówku działa w ten sposób, że:
jeśli dokumenty konwertowane są 1→1: na tworzony dokument przepisywany jest rabat z nagłówka z dokumentu pierwotnego
jeśli dokumenty konwertowane są w stosunku wiele →1: na tworzonym dokumencie wyliczany jest rabat wynikowy wg wzoru: (wartość przed rabatem – wartość po rabacie)/ wartość przed rabatem * 100%
Mechanizm podzielonej płatności
https://www.youtube.com/watch?v=O4olqTpnyfU
Na podstawie Ustawy z dnia 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, dla transakcji dokonanych pomiędzy przedsiębiorcami krajowymi będącymi podatnikami, dotyczących towarów wskazanych w nowym załączniku nr 15 do wyżej wymienionej ustawy o VAT, od 1 listopada 2019 r. należy stosować mechanizm podzielonej płatności (kwota VAT jest automatycznie przelewana przez bank na specjalny rachunek VAT).
Mechanizm podzielonej płatności ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, zastąpił on funkcjonujące dotychczas odwrotne obciążenie. Ma być stosowany obligatoryjnie dla faktur o jednorazowej wartości (bez względu na liczbę wynikających z niej płatności) przekraczającej 15 000 PLN – płatności do takich faktur muszą być dokonywane przelewem oraz wydruk faktury musi posiadać adnotację o zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności. W programie Comarch ERP Optima mechanizm podzielonej płatności został zrealizowany zgodnie z poniższym opisem.
Towary podlegające MPP
W oknie pozycji cennikowej (menu Ogólne/ Cennik), na zakładce [Ogólne] znajduje się parametr MPP – podzielona płatność.
Należy go zaznaczyć dla wszystkich towarów objętych mechanizmem podzielonej płatności. Wykaz towarów objętych MPP znajduje się w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (zostały tu przeniesione towary i usługi, dla których dotychczas obowiązywał mechanizm odwrotnego obciążenia, ponadto w nowym załączniku nr 15 zamieszczone zostały między innymi towary takie jak: węgiel i wyroby węglowe, części i akcesoria do pojazdów samochodowych, części i akcesoria do motocykli, maszyny i urządzenia elektryczne).
W związku z tym, że mechanizm podzielonej płatności zastąpił od 01.11.2019 r. odwrotne obciążenie, na wszystkich pozycjach cennikowych, które miały na swoich kartotekach ustawione odwrotne obciążenie na Tak bądź Powyżej limitu, po aktualizacji do wersji 2020.0.1 Comarch ERP Optima, parametr MPP – podzielona płatność został zaznaczony automatycznie.
Na liście zasobów i w cenniku poprzez operację seryjną Zmiana parametrów karty można ten parametr ustawić dla zaznaczonych towarów:
W arkuszu MS Excel zawierającym wyeksportowany cennik znajduje się kolumna Podzielona płatność, wartość 1 oznacza dla towaru zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność (wartość 0 – parametr niezaznaczony). Podczas importu cennika z pliku MS Excel parametr jest ustawiany na dodawanych do bazy towarach zgodnie z informacją zawartą w arkuszu.
Kontrahenci
Kontrahenci, dla których ma być stosowany mechanizm podzielonej płatności powinni mieć określony status jako Krajowy – menu Ogólne/ Kontrahenci, karta kontrahenta, zakładka [Handlowe], pole Status.
Ze względu na to, że mechanizm podzielonej płatności od 01.11.2019 r. zastąpił dla transakcji krajowych odwrotne obciążenie, na formularzu kontrahenta dla krajowych podmiotów gospodarczych, należy zmienić rodzaj transakcji z Podatnikiem jest nabywca na Krajowy (menu Ogólne/ Kontrahenci – karta kontrahenta, zakładka [Handlowe], pole Rodzaj transakcji). Zmianę tę można wykonać dla podmiotów zaznaczonych na liście poprzez Operacje seryjne/ Zmień status:
Aby znaleźć na liście kontrahentów ze statusem Podatnikiem jest nabywca, należy z dodatkowych kolumn dodać do widoku kolumnę Status.
Jeśli po wykonaniu zmiany statusu kontrahenta zajdzie jeszcze potrzeba wystawienia dla niego transakcji z odwrotnym obciążeniem, status Podatnikiem jest nabywca należy ustawić z poziomu dokumentu na zakładce [Kontrahent].
Mechanizm podzielonej płatności na dokumentach
Zastosowanie podzielonej płatności na fakturze oznacza, że kwota VAT zostanie automatycznie przelana przez bank na specjalny rachunek VAT.
Dla Faktur Sprzedaży, Faktur Pro Forma, Faktur Zaliczkowych, Faktur Zakupu oraz korekt do tych dokumentów, na zakładce [Ogólne] znajduje się parametr MPP – podzielona płatność umożliwiający rozliczenie faktury za pomocą mechanizmu podzielonej płatności.
Jeśli stosowano odwrotne obciążenie wg karty towaru (w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczony parametr Odwrotne obciążenie wg karty towaru), parametr jest widoczny na fakturach, które mają wszystkie daty większe niż10.2019 r.
Jeśli w konfiguracji nie jest zaznaczony parametr o stosowaniu odwrotnego obciążenia wg karty towaru, parametr jest widoczny na fakturach od wersji 2020.0.1 Comarch ERP Optima, należy jednak pamiętać, że dla faktur wystawianych do 31.10.2019 r. obowiązywał mechanizm odwrotnego obciążenia.
Od 01.11.2019 r. towary na fakturze mają naliczony podatek VAT zgodnie ze stawką VAT ustaloną w pozycji cennikowej (do 31.10.2019 stosowane było odwrotne obciążenie, towary podlegające temu mechanizmowi na fakturze miały stawkę VAT NP). Na fakturze widoczna jest informacja o łącznej wartości brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności:
W łącznej wartości dokumentu podlegającej MPP nie są uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie obcej, wyświetlana jest suma wartości pozycji przeliczonych na walutę PLN.
Faktury, które podlegają mechanizmowi podzielonej płatności muszą mieć zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Płatności do takich dokumentów mają w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność oraz wyodrębnioną kwotę podatku VAT.
Parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczany na dokumencie automatycznie po spełnieniu poniższych warunków:
na dokumencie wszystkie daty są większe niż 31.10.2019,
kontrahent jest podmiotem gospodarczym o statusie krajowy bądź podatnikiem jest nabywca,
wartość dokumentu przekracza 15 000 PLN,
przynajmniej jeden z towarów dodanych na dokument ma na kartotece zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność oraz przypisaną stawkę VAT różną od NP,
Dotyczy wersji: 2020.1.1
w przypadku Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu wystawionych w walucie obcej – płatność VAT jest wykazana w PLN. W przypadku Faktur Pro Forma wystawionych w walucie obcej – w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry – jest zaznaczona opcja Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie.
Do czasu zapisania dokumentu na stałe, Użytkownik może ręcznie zmieniać ustawienie parametru MPP.
Jeśli spełnione są powyższe warunki, ale Użytkownik odznaczył parametr MPP na dokumencie, to przy zapisie dokumentu wyświetlana jest informacja: Na dokumencie są towary, które na mocy ustawy o VAT powinny być rozliczone za pomocą mechanizmu podzielonej płatności. Czy zastosować mechanizm podzielonej płatności? (Tak/ Nie).
Po wybraniu Tak parametr MPP – podzielona płatność zostanie zaznaczony.
Nie ma możliwości seryjnego zatwierdzenia faktur, na których mimo spełnienia warunków obligatoryjnego stosowania MPP, nie zaznaczono parametru MPP – podzielona płatność. Takie dokumenty należy zatwierdzać pojedynczo z poziomu otwartego formularza.
W przypadku, kiedy na karcie kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci), na zakładce [Płatności] jest zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność (do wersji 2019.6.1 parametr nosił nazwę Split Payment) to po wybraniu tego kontrahenta na dokument, parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczany automatycznie – nie są sprawdzane powyższe warunki.
Ze względu na to, że należności za faktury, na których zastosowano mechanizm podzielonej płatności powinny być uiszczane na rachunek bankowy, jeśli na dokumencie wybrane są płatności powiązane z rejestrem kasowym bądź o typie gotówka, podczas zapisu dokumentu informujemy Użytkownika, że: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Na dokumencie wybrana forma płatności nie jest skojarzona z rejestrem bankowym. Czy chcesz zmienić płatność? (Tak/ Nie).
Dodatkowo w polu Razem zawierającym łączną wartość brutto dokumentu, wyświetlane jest ostrzeżenie na ten temat: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Na dokumencie wybrana forma płatności nie jest skojarzona z rejestrem bankowym.
Z uwagi, że Faktury Pro Forma nie generują płatności, powyższa informacja nie jest wyświetlana na FPF.
Uwaga
Nie ma możliwości zaznaczenia parametru MPP – podzielona płatność na Fakturach Sprzedaży tworzonych do Paragonów.
Na wydrukach Faktur Sprzedaży, Fktur Pro Forma, Faktur Zaliczkowych oraz korekt do tych dokumentów, dla których zastosowano MPP, widoczna jest adnotacja Mechanizm podzielonej płatności.
Parametr MPP – podzielona płatność nie jest automatycznie zaznaczany przez program na fakturach wystawianych na podmiot o typie Bank, Pracownik, Wspólnik.
Korekty
Korekty (ilości/ wartości/ stawki VAT/ kursu waluty). W przypadku korekty zmniejszającej wartość transakcji do poniżej 15 tys. zł brutto, na takiej korekcie zgodnie z przepisami nie będzie zaznaczany automatycznie parametr Mechanizm podzielonej płatności. Jeśli natomiast korekta będzie zwiększać wartość transakcji do powyżej 15 tys. zł brutto (w tym przypadku wartość Faktury korygowanej może opiewać na kwotę niższą niż 15 tys. zł, ale zostanie zwiększona korektą), to na korekcie zostanie automatycznie zaznaczony parametr MPP.
Użytkownik ma możliwość ręcznej zmiany ustawienia parametru MPP – podzielona płatność na korekcie.
Na Korekcie Granicznej, z wyjątkiem sytuacji, kiedy kontrahent wskazany na FZKG ma na karcie zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność, parametr MPP – podzielona płatność jest zawsze domyślnie niezaznaczony.
Korekta danych – jeżeli Faktura Sprzedaży spełnia wszystkie wymogi do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności i towary na FS mają naliczony podatek VAT, a mimo to została zatwierdzona na stałe bez zaznaczonego parametru MPP – podzielona płatność, do takiej FS można wystawić korektę danych, na której należy zaznaczyć parametr MPP – podzielona płatność, wówczas na korygowanej FS oraz na płatności w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności zostanie zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności, na wydruku będzie drukowana adnotacja Mechanizm podzielonej płatności. W przypadku wydruku Eko – korekta danych, aby na wydruku drukowana była adnotacja Mechanizm podzielonej płatności, w polu Korekta z tytułu należy wpisać Mechanizm podzielonej płatności.
Jeśli na korygowanej FS nie naliczono VAT, po korekcie danych, należy do FS wystawić korektę stawki VAT i zaznaczyć na niej MPP – podzielona płatność.
Faktury zaliczkowe i finalne Faktury Sprzedaży do Faktur Pro Forma
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczany automatycznie na fakturze zaliczkowej, jeśli wartość zaliczki wynosi ponad 15 tys. zł brutto i na Fakturze Pro Forma, do której jest tworzona FZAL, znajduje się przynajmniej jedna pozycja z zaznaczonym na kartotece parametrem MPP – podzielona płatność. Na fakturze końcowej parametr MPP będzie zaznaczony automatycznie tylko wtedy, jeśli jego wartość przekroczy kwotę 15 tys. zł brutto i przynajmniej jedna pozycja będzie posiadać na kartotece zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Jeśli Użytkownik na Fakturze Pro Forma odznaczy parametr MPP – podzielona płatność, na powiązanej Fakturze Zaliczkowej i finalnej Fakturze Sprzedaży, parametr ten zostanie automatycznie zaznaczony w sytuacji, kiedy Faktura spełnia warunki do obligatoryjnego zastosowania podzielonej płatności.
Dokumenty w walutach obcych
Mechanizmowi podzielonej płatności podlegają wyłącznie faktury wystawione w walucie obcej dla krajowych podmiotów gospodarczych, na których płatność VAT naliczana jest w PLN (na formularzu faktury, na zakładce [Płatności] musi być zaznaczony parametr VAT w PLN). W tym celu należy zaznaczyć w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry – Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Na Fakturach Pro Forma wystawianych w walucie obcej, parametr VAT w PLN nie jest dostępny. Parametr MPP – podzielona płatność na takich FPF jest aktywny po zaznaczeniu w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry opcji Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie.
Uwaga
Na Fakturach Zaliczkowych wystawionych w walucie obcej, z uwagi na brak możliwości naliczania podatku VAT w PLN, nie ma możliwości zastosowania mechanizmu podzielonej płatności
Dokumenty wystawiane w okresie przejściowym (przełom października i listopada 2019 r.)
Dokumenty w buforze, kopiowanie dokumentów:
Dla Faktur Sprzedaży, Faktur Zaliczkowych oraz Faktur Zakupu będących w buforze, na których zastosowano odwrotne obciążenie, po zmianie dat na późniejsze niż 31.10.2019 r., przy zapisie dokumentu wyświetlany jest komunikat: Na dokumencie występują pozycje z odwrotnym obciążeniem. Od 01.11.2019 roku odwrotne obciążenie zostało zastąpione mechanizmem podzielonej płatności. Czy zastosować mechanizm podzielonej płatności? (Tak/ Nie).
Po wybraniu Tak rodzaj transakcji na dokumencie zostanie zmieniony na krajowy, do towarów zostanie doliczony podatek VAT (zgodnie ze stawką VAT ustaloną na kartotece towarowej) oraz:
jeśli wartość brutto dokumentu przekracza 15 000 PLN i na towarze jest zaznaczony parametr MPP– podzielona płatność, to na dokumencie zostanie zaznaczony parametr MPP –podzielona płatność. Parametr MPP nie zostanie zaznaczony na dokumencie, jeśli stawka VAT na kartotece towarowej to NP.
Po wybraniu Nie, na fakturze zostanie zastosowane odwrotne obciążenie.
Dla dokumentów magazynowych, Zamówień u Dostawcy, Rezerwacji Odbiorcy oraz Faktur Pro Forma będących w buforze na których zastosowano odwrotne obciążenie, po zmianie dat na późniejsze niż 31.10.2019 r., przy zapisie dokumentu wyświetlany jest komunikat: Na dokumencie występują pozycje z odwrotnym obciążeniem. Od 01.11.2019 roku odwrotne obciążenie zostało zastąpione mechanizmem podzielonej płatności. Czy chcesz naliczyć VAT dla pozycji? Po wybraniu Tak rodzaj transakcji na dokumencie zostanie zmieniony na krajowy oraz do towarów zostanie doliczony podatek VAT (zgodnie ze stawką VAT ustaloną na kartotece towarowej).
Analogiczne komunikaty są wyświetlane dla dokumentów kopiowanych z datą późniejszą niż 31.10.2019 r. na podstawie dokumentów, dla których zastosowano odwrotne obciążenie.
Przekształcenia dokumentów:
W przypadku przekształcania dokumentów magazynowych: Wydań Zewnętrznych, Przyjęć Zewnętrznych oraz dokumentów Faktur Pro Forma, Rezerwacji Odbiorcy, Zamówień u Dostawcy, na których zastosowano mechanizm odwrotnego obciążenia, do dokumentów handlowych (Faktur Sprzedaży/ Zakupu), w sytuacji, kiedy na fakturach wszystkie daty są późniejsze niż 31.10.2019 r, program wyświetla komunikat: Na dokumencie występują pozycje z odwrotnym obciążeniem. Od 01.11.2019 roku odwrotne obciążenie zostało zastąpione mechanizmem podzielonej płatności. Czy zastosować mechanizm podzielonej płatności? (Tak/ Nie).
Po wybraniu Tak rodzaj transakcji na dokumencie zostanie zmieniony na krajowy, do pozycji doliczany jest podatek VAT (zgodnie ze stawką VAT ustaloną na kartotece towarowej) oraz na dokumencie jest zaznaczany parametr MPP w sytuacji, kiedy wartość brutto dokumentu przekracza 15 000 PLN oraz na towarze jest zaznaczony parametr MPP.
Parametr MPP nie zostanie zaznaczony na dokumencie, jeśli stawka VAT na kartotece towarowej to NP.
Po wybraniu Nie, na fakturze zostanie zastosowane odwrotne obciążenie.
Dopisywanie pozycji na dokument
Nową pozycję można dopisać przez wciśnięcie przycisku , klawisza <INSERT> czy wybór Dodaj z menu kontekstowego.
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr odpowiedzialny za sposób dodawania kolejnej pozycji do dokumentu. Do wyboru użytkownika jest dodawanie poprzez edycję bezpośrednio na liście lub przez podniesienie formularza pozycji:
edycja na liście – niezależnie od dokumentu zawsze otwierane jest pole bezpośrednio na formularzu dokumentu, gdzie można wpisać bezpośrednio kod towaru. Lista towarów jest dostępna m.in. po wciśnięciu kombinacji klawiszy <ALT>+<STRZAŁKA w GÓRĘ oraz przycisku <TAB> w pustym polu Kod w pustym polu z Nazwą.
podniesienie formularza – podczas dodawania pozycji zawsze podnoszony jest formularz pozycji, gdzie m.in. dostępne jest pole na opis towaru.
podniesienie formularza – szybka obsługa – taki sposób wystawiania dokumentów powinien ułatwić proces dopisywania pozycji przy użyciu klawiatury. Dopisanie pozycji sprowadza się do wciśnięcia: <INSERT> (otwiera formularz pozycji), <ENTER> (zatwierdzenie wprowadzonego kodu towaru), <ENTER> (zatwierdzenie ilości) i <ENTER> (zatwierdzenie pozycji).
Dodając na dokument pozycje poprzez podniesienie formularza, w oknie Pozycja dokumentu znajduje się przydatna informacja prezentująca aktualny stan towaru na magazynie wybranym na dokumencie. Ilość w polu Stan towaru jest zależna od parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje). Jeśli parametr jest niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie. Prezentowany jest stan towaru na datę sprzedaży (w przypadku PA, FS), datę wydania (w przypadku WZ) i datę wystawienia (w przypadku RW, MM).</ p>
Stan towaru prezentowany jest w jednostce miary towaru wskazanej na dokumencie.
Pole jest widoczne wyłącznie na dokumentach w buforze.</ p>
W przypadku modułów Handel, Handel Plus dostępna jest również opcja:
wybór wielu towarów – podczas dodawania pozycji zawsze otwierana jest lista towarów z możliwością jednoczesnego wyboru wielu. Jeśli wystąpi sytuacja, gdy towar nie może zostać dopisany do dokumentu (np. nie ma wystarczającej ilości w magazynie) – zostanie wyświetlona informacja o towarach które nie zostały przepisane.
W module Handel z poziomu okna Lista zasobów można zmienić magazyn celem podglądu stanu na innych magazynach, natomiast towar zostanie pobrany na dokument z magazynu wskazanego na dokumencie.
W module Handel Plus w przypadku dokumentów Faktura Sprzedaży, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Zamówienie u Dostawcy – dodając towar na dokument, można zmienić magazyn dla poszczególnych pozycji dokumentu. Dla pozostałych dokumentów, z poziomu okna Lista zasobów można zmienić magazyn celem podglądu stanu na innych magazynach, natomiast towar zostanie pobrany na dokument z magazynu wskazanego na dokumencie.
Kod i Nazwa na dokumentach
Z poziomu dokumentu możliwa jest edycja wartości zarówno dla kodu jak i dla nazwy towaru. Wpisując w jedno z tych pól kod towaru, nazwę lub kod EAN, program w zależności od tego w którym polu zostały te dane wpisane, wyszuka kolejno:
dla pola Kod – najpierw sprawdzi, czy istnieje w Cenniku kod towaru taki, jak wpisany ciąg znaków, jeśli natomiast nie znajdzie, będzie szukał pasującej nazwy, w następnej kolejności sprawdzi istnienie zgodnego kodu EAN,
dla pola Nazwa – najpierw sprawdzi czy istnieje towar o takiej nazwie, jeśli nie istnieje wtedy będzie szukał zgodnego kodu towaru, w ostatniej kolejności sprawdzi kody EAN.
Jeśli według poniższych zasad, w Cenniku zostanie znaleziony pasujący do wzorca towar, wówczas po potwierdzeniu klawiszem <ENTER> odpowiednio zostaną wypełnione pola – Kod iNazwa.
W przeciwnym razie, jeśli żaden z towarów istniejących w bazie nie będzie pasował do wzorca, wówczas program wyświetli pełną listę towarów. Po otwarciu listy kursor ustawi się na towarze, który najbardziej odpowiada wpisanemu na formularzu dokumentu ciągowi znaków.
Informacja o stanie towaru na magazynie
Na formularzu:
Faktury Sprzedaży,
Paragonu,
Rezerwacji Odbiorcy,
Wydania Zewnętrznego,
Rozchodu Wewnętrznego
oraz na Przyjęciu Wewnętrznym Produktów, na pozycji cennika, w zakładce [Receptura].
znajduje się kolumna Stan Zasobów – prezentacja stanu towaru dla magazynu wybranego na dokumencie zgodnie z ustawioną datą sprzedaży.
Kolumna jest zależna od parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje). Jeśli parametr jest niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie. Kolumna Stan Zasobów przyjmuje następujące wartości:
- stan towaru powyżej ilości minimalnej określonej w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby – na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe],- stan towaru poniżej ilości minimalnej określonej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe],
- zerowa ilość towaru na magazynie.
Stan Zasobów jest wyświetlany w odniesieniu do jednostki miary wskazanej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe] dla pola Ilość minimalna.
Kolumna Stan Zasobów jest dostępna wyłącznie dla dokumentów w buforze.
Stan Zasobów nie jest wyświetlany dla usług.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Zmiana kolejności pozycji na dokumentach
Na formularzach dokumentów handlowo magazynowych można zmieniać kolejność pozycji metodą „przeciągnij i upuść” – należy wcisnąć lewy przycisk myszy na wybranej pozycji i trzymając wciśnięty przycisk przesunąć myszą kursor do wybranego miejsca
Nie można zmieniać kolejności pozycji na:
dokumentach zatwierdzonych na stałe,
korektach,
dokumentach pochodzących z przekształceń, na których nie ma możliwości dodawania/ usuwania pozycji.
Uwaga
Metoda “przeciągnij i upuść” nie działa, jeżeli na formularzu dokumentu ustawione jest sortowanie po innej kolumnie niż po kolumnie “Lp.”
Import pozycji dokumentu z pliku
Towary na dokument można dodawać za pomocą importu z pliku .txt lub .csv. Funkcja działa na dokumentach handlowo- magazynowych z wykluczeniem korekt, Faktur Zaliczkowych i Dowodow Wewnętrznych Sprzedaży. Zaimportować można identyfikator towaru, ilość i cenę.
Do poprawnego importu wymagany jest identyfikator towaru oraz ilość, cena jest opcjonalna.
Z poziomu formularza dokumentu, na zakładce [Ogólne], na górnej wstążce programu znajduje się opcja Kolektor danych/Importuj pozycje, za pomocą, której należy wskazać plik (z dysku lub z IBARD).
Import towarów na dokument z pliku
Plik musi mieć rozszerzenie .csv lub .txt oraz posiadać strukturę: TOWAR;ILOŚĆ;CENA, gdzie:
Towar – kod towaru/ nazwa towaru/ kod EAN domyślny lub dodatkowy/ PLU. Wartość w pliku jest wymagana.
Ilość – ilość towaru, jaka zostanie zaimportowana na dokument (do czterech miejsc po przecinku, bez jednostki miary). Wartość pola jest wymagana. Jeśli nie zostanie uzupełniona, bądź w pliku zostanie wpisane zero, wówczas towar nie zostanie przeniesiony na dokument.
Uwaga
Aby cena i ilość zaimportowały się poprawnie nie należy używać separatora tysięcy (spacji lub dowolnego innego znaku).
Jeśli w pliku podano kod EAN, na dokumencie ustawi się jednostka miary przypisana do tego kodu. Jeśli w pliku podano kod/nazwę/PLU, na dokument podpowiada się podstawowa jednostka miary towaru.
Cena – pobierana jest z programu lub z pliku (w zależności od wyboru dokonanego w oknie importu), wyjątkiem jest Rozchód Wewnętrzny i Przesunięcie Międzymagazynowe, gdzie ceny podpowiadają się zgodnie z metodą rozliczania magazynu (FIFO/LIFO/AVCO). Jeśli podano cenę z dokładnością większą niż dwa miejsca po przecinku, podczas importu zostanie ona zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.
Jeśli wybrano Pobieraj ceny z programu, na dokumencie ustawiana jest cena jak przy ręcznym dodawaniu pozycji (cena domyślna z uwzględnieniem rabatów).
Dla cenpobieranych z pliku:
Jeśli podatek VAT na dokumencie jest liczony algorytmem od netto, ceny z pliku traktowane są jako ceny netto. Jeśli VAT liczony jest od brutto, ceny z pliku traktowane są jako brutto.
Jeśli nie uzupełniono ceny w pliku, to na dokument wstawiana jest wartość 0,00.
Waluta ceny jest zgodna z walutą określoną na dokumencie.
Jeśli operator ma blokadę zmiany ceny na dokumencie (Konfiguracja programu/Użytkowe/ Operatorzy – karta Operatora, zakładka [Parametry]), sekcja z wyborem ceny w oknie importu nie jest widoczna.
Na dokument importowane są również towary oznaczone, jako nieaktywne.
Wszystkie dodatkowe dane wpisane w pliku po cenie zostaną pominięte podczas importu.
Uwaga
Przy imporcie towarów z pliku nie działa parametr Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych – przy akceptacji pozycji (przez bufor) (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne).
Na dokumentach handlowo - magazynowych (z wyjątkiem korekt, Faktur Zaliczkowych i Bilansu Zamknięcia Magazynu) możliwe jest wyeksportowanie pozycji do pliku. Funkcja jest dostępna z poziomu zakładki [Ogólne] dla formularzy dokumentów, na górnej wstążce programu:Kolektor danych/Eksportuj pozycje.
Eksport towarów z dokumentu do plikuWyeksportowany plik można zapisać na dysku lokalnym lub w IBARD (opcja wymaga założonego konta).
Eksportowany plik musi mieć rozszerzenie .csv lub .txt.
Posiada strukturę: Towar; Ilość; Cena
Towar – identyfikator pozycji (do wyboru wg kodu towaru/ wg kodu EAN). W przypadku, gdy pozycje nie są dodawane na dokument z wykorzystaniem czytnika kodów kreskowych (poprzez EAN) i użytkownik wybierze eksport wg kodu EAN, w pliku zapisywany jest EAN domyślny towaru.
Ilość – eksportowana jest ilość bez jednostki miary. W przypadku eksportu wg kodu towaru ilość w pliku jest zawsze zapisywana dla podstawowej jednostki miary. W przypadku eksportu wg kodu EAN ilość w pliku jest zawsze zapisywana dla jednostki miary z dokumentu.
Cena – dla dokumentów, na których podatek VAT jest liczony algorytmem od netto zapisywana jest cena netto. Dla dokumentów, na których podatek VAT jest liczony algorytmem od brutto zapisywana jest cena brutto. Dla dokumentów walutowych przenoszona jest cena w walucie dokumentu (plik nie zawiera informacji o walucie).
Przy kilkukrotnym eksportowaniu pozycji do tego samego pliku, dane są zawsze nadpisywane.
Wyeksportowany plik jest zgodny z plikiem wykorzystywanym podczas importu pozycji na dokument, dzięki temu można przyspieszyć wystawianie dokumentów.
Eksport listy towarów z Arkuszy Inwentaryzacyjnych.
[/su_list]
Eksport danych z Comarch ERP Optima do Comarch ERP Klasyka
Eksport danych z systemu Comarch ERP Optima do programów księgowych Comarch ERP Klasyka (Księga Handlowa, Książka Podatkowa) jest realizowany w kilku miejscach na listach dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Faktur Zakupu, Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży i Dowodów Wewnętrznych Zakupu oraz rejestrów VAT sprzedaży i rejestrów VAT zakupu.
Funkcja eksportu dokumentów do Comarch ERP Klasyka będzie szczególnie przydatna w przypadku, gdy firma prowadzi sprzedaż i/lub ewidencję rejestrów VAT w systemie Comarch ERP Optima, natomiast księgowość jest prowadzona na programie Księga Handlowa lub Książka Podatkowa. Jest to przypadek stosunkowo często występujący w firmach, które zlecają prowadzenie księgowości biurom rachunkowym.
Operacja eksportu realizowana jest za pomocą mechanizmu Funkcji dodatkowych uruchamianego na listach dokumentów za pomocą klawisza . W przypadku gdy na danej liście aktywnych jest kilka różnych funkcji uruchamianych tym klawiszem, wyboru eksportu do programów Comarch ERP Klasyka dokonujemy za pomocą widocznego obok przycisku .
Eksport dokumentów jest wykonywany do pliku tekstowego VAT_R.TXT o ustalonej strukturze, który jest obsługiwany przez funkcje importu w rejestrach VAT programów Księga Handlowa oraz Książka Podatkowa.
Wyeksportowane mogą zostać tylko te dokumenty, które zostaną na liście zaznaczone. Nie są eksportowane dokumenty posiadające status w buforze oraz dokumenty anulowane. Eksportowi podlegają również dokumenty tzw. pierwotne, czyli dokumenty wprowadzone do bazy danych tylko po to, aby możliwe było zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu.
Każdy wyeksportowany dokument otrzymuje na liście w kolumnie Status znaczek E.
Po uruchomieniu operacji eksportu, na ekranie pojawia się okno pozwalające ustawić dodatkowe parametry zawężające zakres eksportowanych dokumentów. W zależności od miejsca wywołania funkcji eksportu danych okno zawierające parametry eksportu może wyglądać tak:
lub tak:
Eksportując dokumenty spoza rejestru VAT musimy określić, do jakiego rejestru w programie księgowym Comarch ERP Klasyka będą trafiać zapisy po ich zaimportowaniu. Zapisy eksportowane z rejestrów VAT będą przypisane do takiego rejestru, do jakiego zostały wprowadzone w systemie Comarch ERP Optima.
W przypadku eksportu z listy Paragonów, Faktur, Dokumentów Wewnętrznych itp. można ograniczyć zakres eksportowanych dokumentów wyłącznie do tych, które nie zostały zaksięgowane do rejestru VAT.
W przypadku eksportu z rejestrów można jego zakres zawęzić tylko do faktur wprowadzonych do rejestru ręcznie (pominąć faktury zaksięgowane z innych list). Dodatkowo w oknie eksportu z rejestrów można wyłączyć z eksportu Paragony (jeśli ktoś preferuje ich eksport z odpowiedniej listy).
W oknie tym określamy także lokalizację, w której będzie zapisywany plik tekstowy VAT_R.TXT – ścieżkę możemy podać ręcznie lub wybierając ją z listy po naciśnięciu przycisku Nazwa katalogu. Należy zwrócić uwagę na to, aby podać nazwę istniejącego katalogu, ponieważ próba eksportu zakończy się błędem wewnętrznym tworzenia pliku. Funkcja eksportu NIE TWORZY automatycznie nieistniejących katalogów.
Jeśli dokumenty były już raz eksportowane (na liście dokumentów w kolumnie status posiadają znacznik E), a zachodzi konieczność ich ponownego przesłania do programów księgowych Comarch ERP Klasyka, wówczas musimy zaznaczyć parametr Eksportuj ponownie.
Eksportując dokumenty spoza rejestru VAT musimy określić do jakiego rejestru w programie księgowym Comarch ERP Klasyka będą trafiać zapisy po ich zaimportowaniu. Zapisy eksportowane z rejestrów VAT będą przypisane do takiego rejestru, do jakiego zostały wprowadzone w systemie Comarch ERP Optima.
Z uwagi na różnice w strukturze baz danych programów księgowych Comarch ERP Klasyka i systemu Comarch ERP Optima należy zwrócić uwagę na pewne elementy:
nazwa rejestru VAT w Comarch ERP Optima ma długość dwudziestu, a w KH i KP pięciu znaków, należy więc dopilnować, aby nie było w systemie Comarch ERP Optima nazw rejestrów (odpowiednio sprzedaży i zakupów) o identycznych pierwszych pięciu znakach,
numer dokumentu w Comarch ERP Optima ma długość 30 znaków, w KH i KP długość ta wynosi 15 znaków – z tego powodu numery dłuższe niż 15 znaków będą skracane. Zapobiec temu można stosując w Comarch ERP Optima numerację maksymalnie 15 znakową,
kod kategorii w Comarch ERP Optima ma 20 znaków, natomiast odpowiadający im kod transakcji w programach KP oraz KH ma tylko 8 znaków – w konsekwencji w trakcie eksportu kody kategorii będą obcinane do 8 znaków. Podobnie jak w opisanym wyżej wypadku rozwiązaniem problemu może być zastosowanie w Comarch ERP Optima skróconych do maksymalnie 8 znaków kodów kategorii,
system rodzaju zakupu (towar, inne, usługa, środek trwały, nowy środek transportu, nieruchomość) oraz odliczeń VAT (Tak, Nie, Warunkowo) jest bardziej rozbudowany w systemie Comarch ERP Optima, ponieważ można go ustalać na poziomie poszczególnych pozycji każdego zapisu rejestru VAT. W programach Comarch ERP Klasyka ten system ogranicza się do wyboru jednej z podanych opcji dla wszystkich pozycji zapisu. Problem został rozwiązany w programach KH i KP poprzez zastosowanie systemu hierarchii parametrów. I tak jeśli zapis eksportowany z rejestru VAT zakupów systemu Comarch ERP Optima posiada ustawionych kilka rodzajów zakupu, to nadrzędnym z nich (i przenoszonym do pliku VAT_R.TXT) jest towar, następnie (jeśli towar nie występuje) inne, a w dalszej kolejności: środek trwały, usługa, nowyśrodek transportu i na końcu nieruchomość. W przypadku odliczeń VAT hierarchia jest następująca: Tak, Warunkowo i na końcu Nie.
Oczywiście zastosowana hierarchia może nie odpowiadać poszczególnym użytkownikom programów Comarch ERP Klasyka, jednak w każdej chwili mają oni możliwość po wykonaniu importu ustawienia własnych statusów na poszczególnych zapisach.
Jeśli programem, w którym będziemy wykonywali import zapisów z systemu Comarch ERP Optima jest program Księga Handlowa, wówczas należy zwrócić uwagę na pewne ustawienia, które należy wykonać w Comarch ERP Optima, aby poprawnie przenoszone były informacje na temat kosztu własnego zakupu (dotyczy modułów Handel, Handel Plus):
FA musi być skojarzona z dokumentem WZ,
jeśli na FA ustawione jest „pobranie”, wtedy po wygenerowaniu dokumentu WZ do tej FA, koszt własny zakupu na FA przed konwersja do WZ i po konwersji może być różny,
jeśli w konfiguracji programu jest ustawiona „symulacja marży”, wówczas (jak wyżej) po wygenerowaniu WZ koszt na takiej FA skojarzonej z WZ może być inny niż przed konwersją do WZ,
dla FA nie skojarzonych z dokumentem WZ koszt własny zakupu będzie równy 0.
System Comarch ERP Optima różni się znacznie od programów Comarch ERP Klasyka w zakresie obsługi form płatności: Comarch ERP Optima posiada formy płatności definiowane przez użytkownika, w Comarch ERP Klasyka są one z góry zdefiniowane i niezmienialne. System Comarch ERP Optima posiada zdefiniowane 4 typy form płatności: gotówka, przelew, karta i kompensata. Każdy z tych typów można przypisać do stworzonej przez siebie formy płatności. Dzięki temu rozwiązaniu istnieje możliwość bezproblemowego przenoszenia do Comarch ERP Klasyka form płatności, dla których ustalono typ gotówka i przelew – mają one swoje odpowiedniki w programach Comarch ERP Klasyka. Dla typów karta oraz kompensata przyjęto w Comarch ERP Klasyka formę płatności inne.
W kwestii rozliczania płatności warto również zwrócić uwagę na sposób przenoszenia do programów księgowych Comarch ERP Klasyka dokumentów rozliczonych. Jeżeli faktura w Comarch ERP Optima zapłacona została gotówką i automatycznie rozliczona w momencie wystawienia, to do programu KH/KP jej wartość trafia w pole Zapłacono.
Jeżeli mamy dokument z odroczonym terminem płatności np. przelew, to zawsze wartość tego dokumentu jest przenoszona do KH/KP jako Zaległość (nawet jeżeli w Comarch ERP Optima została już rozliczona).
Jeżeli dokument jest w części płatny gotówką, w części jest to płatność odroczona, to część gotówkowa trafia w pole Zapłacono, część odroczona w pole Zaległość.
Operacje seryjne na dokumentach
Seryjne kopiowanie dokumentów
Możliwość seryjnego kopiowania dotyczy dokumentów sprzedaży: Faktur i Paragonów.
Funkcja działa w ten sposób, że po wciśnięciu <CTRL> i <INSERT> (<CTRL> i ) kopiowane są wszystkie dokumenty zaznaczone na liście. Po wciśnięciu <CTRL> i <INSERT> program pyta, czy rozpocząć kopiowanie zaznaczonych dokumentów. Jeśli użytkownik potwierdzi – program rozpoczyna operację. Podczas kopiowania dokumentów program wyświetla okno z informacją, które dokumenty są kopiowane i jakie numery zostały nadane nowym dokumentom.
Utworzone dokumenty są zapisywane do bufora.
Podczas seryjnego kopiowania obowiązują takie same zasady jak w przypadku kopiowania pojedynczych dokumentów.
Seryjne zatwierdzanie dokumentów
W programie możliwe jest seryjne zatwierdzenie z listy dokumentów będących w buforze. Opcja działa dla:
Faktur Sprzedaży,
Paragonów,
Faktur Zakupu od rolnika ryczałtowego,
Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży,
Dowodów Wewnętrznych Zakupu,
Faktur Pro Forma,
Korekt,
W modułach Handel, Handel Plus dla:
Wydań Zewnętrznych,
Przyjęć Zewnętrznych,
Rozchodów Wewnętrznych,
Przyjęć Wewnętrznych,
Przesunięć Międzymagazynowych,
Przyjęć Wewnętrznych Produktów,
Rezerwacji Odbiorcy,
Zamówień u Dostawcy.
Dokumenty można zatwierdzić wybierając z menu kontekstowego opcję Zatwierdź dokumenty.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Seryjnie zatwierdzać można zarówno dokumenty z odroczonym terminem płatności, jak i te płatne gotówką czy kartą.
Uwaga
W wersji standardowej programu dokumenty są zapisywane bez tworzenia WZ/ PZ. Utworzenie WZ do Faktury/ Paragonu jest możliwe z poziomu listy (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Przy jednoczesnym zatwierdzaniu kilku dokumentów przychodowych zmieniających ostatnią cenę zakupu na karcie towaru, dokument zatwierdzany jako ostatni zaktualizuje cenę zakupu na karcie towaru.
W przypadku zatwierdzania z listy korekty do Faktury Zakupu od Rolnika Ryczałtowego, jeśli korygowana FRR jest powiązana z Fakturą Zakupu, program nie utworzy automatycznie korekty do FZ. Aby utworzyć korektę do Faktury Zakupu należy na korekcie do FRR z menu kontekstowego wybrać opcję Przekształcenie do FZ korekta.
Na karcie operatora (menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Blokady dostępu] jest procedura Seryjne zatwierdzanie dokumentów umożliwiająca zablokowanie operatorowi opcji zatwierdzania dokumentów z listy.
Seryjne zatwierdzanie dokumentów płatnych gotówką oraz kartą płatniczą
W przypadku dokumentów generujących płatności:
Faktur Zakupu,
Faktur Sprzedaży,
Paragonów,
Wydań Zewnętrznych (z zaznaczonym parametrem Płatność)
po wywołaniu funkcji seryjnego zatwierdzenia dokumentów, generowany jest komunikat: Zaznaczone dokumenty zostaną zatwierdzone. Czy podczas zatwierdzania rozliczyć dokumenty płatne gotówką/ kartą? (Tak/ Nie/ Anuluj).
Wybór opcji Tak będzie skutkował rozliczeniem dokumentów, na których wskazano formę płatności o typie gotówka bądź karta z terminem 0 dni – w menu Kasa/ Bank/ Zapisy kasowo/ bankowe zostanie utworzona wpłata/ wypłata rozliczająca dany dokument:
Podczas generowania płatności z poziomu listy dokumentów sprawdzane są takie same warunki jak podczas generowania płatności z poziomu formularza dokumentu.
Zapis zostanie utworzony w Rejestrze kasowo/ bankowym skojarzonym z formą płatności wybraną na dokumencie. Jeśli w danym Rejestrze nie ma otwartego Raportu, do którego można dodać płatność – Użytkownik otrzyma pytanie czy chce taki Raport otworzyć.
Numeracja zapisu jest zależna od ustawienia parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa/ Bank/ Parametry – Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych.
Jeżeli parametr jest zaznaczony to przy automatycznych zapisach kasowych/ bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z menu Start/Konfiguracja/ Firma / Kasa/ Bank/ Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja – KP dla zapisów typu Przychód, KW dla zapisów typu Rozchód.
Jeżeli parametr jest niezaznaczony to przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest taki sam jak numer rozliczanego dokumentu.
Zapis kasowy otrzyma datę zgodną z ustawieniem w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa/ Bank/ Daty dokumentów – Data zapisu kasowego przy zapisie FS/ PA/ FZ.
Zapisy tworzone są zgodnie z podziałem wprowadzonym na dokumencie, na zakładce [Płatności].
Jeśli na Fakturze Sprzedaży dodano kaucję płatną gotówką bądź kartą – podczas zatwierdzania FS zostanie utworzony również zapis kasowy rozliczający kaucję. Po utworzeniu dokumentu Wydania Kaucji – zapis zostanie rozliczony z WKA.
Uwaga
Podczas seryjnego zatwierdzania Paragonów, nie zostaną one automatycznie zafiskalizowane. Aby je zafiskalizować, po ich zatwierdzeniu na stałe, należy zaznaczyć wybrane paragony na liście PA i w menu kontekstowym wybrać opcję Fiskalizacja paragonów.
Uwaga
W przypadku seryjnego zatwierdzania Faktur Sprzedaży oraz Paragonów z formą płatności, która jest powiązana z terminalem płatniczym (forma płatności z zaznaczonym w konfiguracji parametrem Terminal płatniczy), płatność nie zostanie przekierowana na terminal płatniczy.
Seryjna fiskalizacja Faktur/Paragonów
Z poziomu listy Faktur/Paragonów istnieje możliwość seryjnej fiskalizacji dokumentów. Opcja Fiskalizacja dokumentów/Fiskalizacja paragonów jest dostępna po zaznaczeniu wybranych dokumentów na liście, w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy.
Seryjne usuwanie dokumentów
Na listach istnieje możliwość seryjnego kasowania dokumentów. Jeśli na liście zaznaczona jest przynajmniej jedna pozycja - po wciśnięciu przycisku Usuń (lub wybraniu opcji z menu kontekstowego) program dodatkowo poprosi o potwierdzenie usunięcia dokumentów. W trakcie kasowania spośród zaznaczonych pozycji usunięte zostaną wszystkie dokumenty w buforze. Informacja o przebiegu operacji kasowania jest wyświetlana w odrębnym oknie.
Seryjne tworzenie dokumentów magazynowych
Uwaga
Do tworzenia dokumentów magazynowych jest wymagany moduł Handel lub Handel Plus.
Funkcja została opisana w artykule Tworzenie WZ/PZ do dokumentów handlowych.
Seryjne przekształcanie Rezerwacji odbiorcy do dokumentów
Na liście Rezerwacji Odbiorcy, w menu rozwijalnym dostępnym pod ikoną Operacji seryjnych znajduje się opcja Przekształcenie dokumentu. Dokumenty przekształcane są w stosunku 1:1. Dostępne opcje do wyboru to:
Zgodnie z zamówieniem – wyświetlana w przypadku współpracy z Comarch e-Sklep/wszystko.pl
Do Faktury Sprzedaży
Do Paragonu
Do Wydania Zewnętrznego
W przypadku współpracy z Comarch e-Sklep/wszystko.pl i wybrania opcji innej niż Zgodnie z zamówieniem, dokument jest przekształcany do dokumentu wybranego na RO, na zakładce [e-Sklep/e-Sale] lub [wszystko.pl].
Seryjne realizowanie zamówień z listy Rezerwacji Odbiorcy
Na liście Rezerwacji Odbiorcy, w menu rozwijalnym dostępnym pod ikoną Operacji seryjnych znajduje się opcja Zrealizuj zamówienie. Do zaznaczonych dokumentów Rezerwacji Odbiorcy zostaną utworzone wybrane dokumenty handlowe oraz dokumenty WZ, jeżeli na magazynie jest wystarczająca ilość towaru. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule Jak zrealizować zamówienie używając operacji seryjnej na liście dokumentów Rezerwacji Odbiorcy?
Seryjna zmiana stawek VAT na dokumentach w buforze
Dla dokumentów:
FS, PA, FZ, FPF, FSW,
RO, ZD, WZ, PZ (wymagany moduł Handel lub Handel Plus)
będących w buforze można zmienić stawki zgodnie z zapisanymi na karcie towaru (opcja nie jest dostępna dla korekt w buforze).
Po zaznaczeniu dokumentów, dla których chcemy wykonać aktualizację stawek VAT należy wybrać opcję dostępną na liście w menu kontekstowym: Pobierz stawki VAT z cennika.
Aktualizacja stawek VAT nie dotyczy:
FS, FZ, PA w buforze utworzonych na podstawie WZ/PZ,
Faktury Sprzedaży finalnej w buforze utworzonej na podstawie Faktury Pro Forma,
WZ w buforze utworzonego do FPF powiązanej z Fakturami Zaliczkowymi.
Seryjna zmiana atrybutów dokumentów handlowych i magazynowych
Dla zaznaczonych na liście handlowych i magazynowych, na liście kontrahentów oraz z poziomu Cennika i Listy zasobów poprzez operacje seryjne
można dodawać/ usuwać/ zmieniać atrybuty dokumentu.
Dodaj atrybut – w oknie operacji należy wybrać atrybut, który chcemy przypisać do zaznaczonych dokumentów, można opcjonalnie wskazać jego wartość.
Zmień atrybut – w oknie operacji należy wybrać atrybut, którego wartość chcemy zmienić na zaznaczonych dokumentach. Pozostawienie nieuzupełnionej wartości skutkuje usunięciem dotychczasowej wartości atrybutu z formularza dokumentu, z zakładki [Atrybuty].
Usuń atrybut – w oknie operacji należy wybrać atrybut, który chcemy usunąć z zaznaczonych dokumentów.
Usuń atrybuty nieaktywne – po zaznaczeniu tej opcji zostaną usunięte wszystkie atrybuty oznaczone jako nieaktywne dodane na konkretną pozycję cennikową/ formularz kontrahenta/ formularz dokumentu.
Uwaga
Aby zmieniać atrybuty (w tym seryjnie) na dokumentach zapisanych na stałe, należy w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok.
Seryjne oznaczanie atrybutów nieaktywnych
Z poziomu każdej z zakładek listy atrybutów istnieje możliwość zastosowania operacji seryjnej Ustaw atrybut jako nieaktywny. Zastosowanie tej funkcji powoduje oznaczenie zaznaczonych atrybutów jako nieaktywne.
Zmiana kategorii w nagłówku dokumentu
Na listach dokumentów handlowo magazynowych dostępna jest opcja seryjnej zmiany kategorii w nagłówku dokumentu:
Funkcja działa dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla dokumentu podświetlonego na liście, jeśli nie zaznaczono żadnych pozycji:
Wykonanie funkcji Zatwierdź bez wyboru kategorii skutkuje usunięciem kategorii z nagłówka dokumentu.
Seryjna weryfikacja numerów rachunków bankowych
Na liście Faktur Zakupu, dla zaznaczonych dokumentów, można wykonać weryfikację rachunków bankowych. Funkcja sprawdzania jest dostępna w operacjach seryjnych, po wyborze opcji Podmiot i Zweryfikuj numery rachunków:
Seryjna zmiana atrybutów JPK_FA
Funkcja seryjnego dodawania/ usuwania/ zmiany atrybutów przenoszonych do pliku JPK_FA jest dostępna na liście:
Faktur Sprzedaży,
Faktur Zakupu,
dla zaznaczonych pozycji, pod przyciskiem Operacji seryjnych:
Uwaga
Uwaga: Aby zmieniać atrybuty JPK_FA (w tym seryjnie) na dokumentach zapisanych na stałe, należy w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok.
Seryjna zmiana kodów JPK_V7
Funkcja seryjnego dodawania/ usuwania kodów JPK_V7 jest dostępna na liście:
Faktur Sprzedaży,
Faktur Zakupu,
Paragonów,
Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży,
Dowodów Wewnętrznych Zakupu.
dla zaznaczonych pozycji, pod przyciskiem Operacji seryjnych:
Uwaga
Uwaga: Aby zmieniać kody JPK_V7 (w tym seryjnie) na dokumentach zapisanych na stałe, należy w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok.
Po wybraniu tej operacji należy zaznaczyć kody, które chcemy dodać do/ usunąć z dokumentów i zatwierdzić wybór przyciskiem Dodaj kody JPK_V7/ Usuń kody JPK_V7 bądź klawiszem <F8>.
Cztery miejsca po przecinku w cenie
W programie można wpisać ceny z dokładnością do czterech miejsc po przecinku.
Funkcjonalność ta pozwala na:
sprzedaż i zakup towarów o niskich cenach, w szczególności w walucie,
dokładniejsze wyliczenie cen w przypadku sprzedaży i zakupu towaru od wartości,
precyzyjne wyliczenie cen po udzieleniu rabatu, zastosowanie programu w firmach gdzie handluje się np. paliwem, opałem.
Aby wprowadzić cenę z dokładnością do czterech miejsc po przecinku, należy zaznaczyć w menu Start/Konfiguracja/Firma/Handel/Parametry parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku.
Parametr na nowo utworzonych i konwertowanych bazach nie jest domyślnie zaznaczony.
Zaznaczenie parametru powoduje, że wszystkie ceny na oknach typu Cennik, Lista zasobów, wyświetlane są z precyzją do czterech miejsc po przecinku.
Po zaznaczaniu parametru w konfiguracji przy zapisie ustawień pojawia się komunikat: Czy zmienić domyślne ustawienie zaokrąglenia cen na 0.0001 i czy ustawić offset dla cen na 0.0000?
Po wyborze opcji TAK, domyślne zaokrąglenia i offset zostaną zmienione dla wszystkich rodzajów cen.
Podobny komunikat pojawia się po odznaczeniu parametru w konfiguracji przy zapisie ustawień:
Czy zmienić domyślne ustawienie zaokrąglenia cen na 0.01 i czy ustawić offset dla cen na 0.00? Do wyboru opcja TAK lub NIE. Po wyborze opcji TAK, domyślne zaokrąglenia i offset zostaną zmienione dla wszystkich rodzajów cen. Wybór opcji NIE powoduje, że dla cen, które miały zaokrąglenie: 0.001, 0.005, 0.0001, 0.0005 ustawiane jest zaokrąglenie 0.01, a offset do dwóch miejsc po przecinku.
Ustawienie ceny z czterema miejscami po przecinku na kartotekach towarowych/usługowych
Po zaznaczeniu w konfiguracji parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku, parametr ten pojawia się także na kartotekach towarowych/usługowych.
Karta towaru – parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku
Użytkownik może sam zadecydować, na których kartotekach chce ten parametr zaznaczyć, które towary wymagają takiej precyzji w wyliczaniu ceny, a które nie
Przykład
Jeżeli, towar na kartotece ma ustaloną niską cenę: 0,02 PLN, i sprzedamy ten towar w walucie EUR, to po przeliczeniu ceny po kursie 4,1834 na Fakturze Sprzedaży pojawi się cena 0,0048, jeżeli cena byłaby zaokrąglna do dwóch miejsc po przecinku, to byłaby równa 0,00.
Na nowo dodawanych kartotekach parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku jest domyślnie zaznaczony. Na kartotekach już istniejących w programie, użytkownik może zmienić ustawienie tego parametru, edytując kartotekę i zaznaczając parametr lub skorzystać z seryjnej zmiany tego parametru w funkcjach specjalnych. Zaznaczenie parametru umożliwia wprowadzenie ceny z dokładnością do trzech, czterech miejsc po przecinku zarówno na kartotece, dokumentach, a także w innych miejscach programu, gdzie można wpisać cenę m.in. w rabatach – stała cena, zestawach promocyjnych itp.
Gdy na kartotece jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, w kolumnie Zaokrąglenia dostępne są do wyboru dodatkowe opcje: 0,0001; 0,0005; 0,001; 0,005. Natomiast w kolumnie Offset można wpisać wartość z czterema miejscami po przecinku.
Na nowo dodawanych kartotekach domyślne zaokrąglenia i offset pobierane są z ustawień w menu Start/Konfiguracja/Handel/Ceny towarów i usług.
Na liście operacji seryjnych dla Cennika i Listy zasobów widoczna jest funkcja: Zmiana precyzji ceny, funkcja jest dostępna tylko po zaznaczeniu w konfiguracji parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku.
Zmiana precyzji ceny
Aby seryjnie zmienić ustawienie parametru: Ceny z czterema miejscami po przecinku na istniejących kartotekach, należy zaznaczyć towary, a następnie skorzystać z funkcji Zmiana precyzji ceny, dostępnej w menu operacji seryjnych.
Funkcja ta pozwala również na seryjne ustawienie zaokrąglenia i offsetu dla wybranych cen. Domyślnie w polu Parametry dla cen podpowiadają się wszystkie ceny, na których można zmienić te ustawienia, istnieje jednak możliwość zmiany offsetu lub zaokrągleń dla wybranych cen.
Wykonaj zmianę precyzji ceny.
Anuluj.
Jeżeli na kartotece jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, po jego odznaczeniu ceny zaokrąglane są do dwóch miejsc po przecinku.
W sytuacji, gdy na karcie towaru, w tabeli z cenami, aktualizacja cen (wartość w kolumnie „Akt.”) jest:
Ustawiona na TAK, to najpierw zaokrąglana jest cena zakupu tak, aby miała dwa miejsca po przecinku, a następnie na jej podstawie wyliczana jest cena sprzedaży z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.
Ustawiona na NIE, każda z cen zaokrąglana jest do dwóch miejsc po przecinku.
Wpływ parametru na wystawianie dokumentów
Jeżeli na karcie towaru/usługi zaznaczony jest parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, ustawienie tego parametru jest przenoszone na element pozycji dokumentu. Jeżeli towar/usługa nie ma zaznaczonego parametru na kartotece, to parametr ten nie jest dostępny na elemencie pozycji dokumentu.
Pozycja dokumentu
Na dokumenty ceny przenoszone są zgodnie z warunkami handlowymi kontrahenta z dokładnością do czterech miejsc po przecinku, ale wartość VAT, netto i brutto zaokrąglana jest zawsze do dwóch miejsc po przecinku.
Ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku na oknie pozycji dokumentu można zmieniać wszędzie tam, gdzie możliwa jest zmiana ceny, zarówno na nowo tworzonych dokumentach jak i powstałych z przekształcenia.
Jeżeli na pozycji dokumentu jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, po jego odznaczeniu ceny zaokrąglane są do dwóch miejsc po przecinku. Jeżeli na pozycji jest naliczony rabat, to po odznaczeniu parametru, cena netto wyliczana jest na podstawie zaokrąglonej ceny początkowej i rabatu.
Przykład
Na pozycji dokumentu towaru X zaznaczony jest parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, cena początkowa 4,2365, rabat 10%, w rezulatcie cena netto 3,8129. Po odznaczeniu parametru na pozycji, cena początkowa zaokrąglana jest do dwóch miejsc po przecinku 4,24 i dopiero na podstawie rabatu 10% wyliczana jest cena netto 3,82.
Ustawienie parametru na pozycji dokumentu jest też przenoszone na dokumenty kopiowane.
Nie ma możliwości zmiany ustawienia parametru na korektach. Ustawienie tego parametru przenoszone jest z dokumentu korygowanego.
Również na dokumentach magazynowych typu RW, MM, RWS, WZKK, PWP, BZM, tam gdzie Użytkownik nie ma wpływu na cenę jak i wartość, cena prezentowana jest w zależności od ustawienia parametru na karcie, bez możliwości zmiany. Na tych dokumentach wartość zasobu pobierana jest zgodnie z metodą rozchodowania magazynu, a cena jest wyliczana na podstawie tej wartości i ilości towaru na dokumencie. Iloraz wartości i ilości zapisywany jest jako cena, zaokrąglana odpowiednio do dwóch lub czterech miejsc po przecinku w zależności od ustawień dla poszczególnych pozycji.
Przykład
PW 1 szt. towaru X w cenie 0.3333 – wartość na magazynie 0.33. RW na 0.5 szt. towaru X, proponuje się cena 0.3333. Przy zapisie RW program wylicza wartość magazynu jaka zostanie ściągnięta, czyli 0.16665, po zaokrągleniu to jest 0.17 i jeszcze raz wylicza cenę – 0.34 i z taką ceną dokument jest ostatecznie zapisany.
RW na resztę czyli 0.5 szt. towaru X, na dokumencie proponuje się cena 0.3333, przy zapisie do bufora program sprawdza jaka jest wartość tego zasobu na magazynie (tym dokumentem całkowicie rozchodowywany jest magazyn, więc wraz z całą ilością ściągana jest cała wartość towaru). Wartość wynosi 0.16 i ta wartość widnieje na dokumencie RW, na podstawie tej wartości i ilości wyliczana jest cena 0.32.
Na dokumentach typu RW, MM po najechaniu kursorem na nagłówek kolumny Cena lub Wartość wyświetla się dodatkowy opis: Po zapisie dokumentu na stałe, cena i wartość pozycji może się zmienić. Wartość towaru jest pobierana zgodnie z metodą rozchodowania towaru z magazynu. Cena jest wyliczana na podstawie wartości i ilości.
Uwaga
Obsługa gospodarki magazynowej jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. W module Faktury można prowadzić obrót wyłącznie usługami.
Zmiana w konfiguracji ustawienia parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku.
W sytuacji, gdy Użytkownik ma włączony w konfiguracji parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, gdy spróbuje odznaczyć ten parametr, to po kliknięciu w niego, otrzyma komunikat:
Ceny towarów w cenniku zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. Operacja jest nieodwracalna i czasochłonna, upewnij się, że została wykonana kopia bezpieczeństwa bazy.
Do wyboru ma opcje: Ok lub Anuluj.
Po wyborze opcji OK, parametr jest odznaczany, a ceny zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku tylko dla towarów, które mają zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku i mają w cenie cztery miejsca po przecinku.
Po wyborze Anuluj nic się nie zmienia, parametr pozostaje zaznaczony.
Ceny zaokrąglane są również we wszystkich miejscach, które nie są dokumentami (zestawy promocyjne, receptury, stałe rabaty, listy itp.).
Uwaga
Po zmianie w konfiguracji parametru: Ceny z czterema miejscami po przecinku, ceny oraz ustawienie parametru na pozycjach nie są zmieniane na elementach wystawionych dokumentów.
Przekształcenia dokumentów.
W większości przypadków (dla dokumentów o tym samym kierunku), na dokumencie powstałym z przekształcenia przenoszone jest ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku na elemencie. W niektórych przypadkach (dla dokumentów o różnych kierunkach), gdzie cena jest niezależna od dokumentu przekształcanego, informacja o precyzji ceny pobierana jest z karty towaru/usługi.
Przykład
W konfiguracji i na kartotece jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku. Wystawiamy RO na towar T1 i T2 towar T1 ma na elemencie zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, a dla towaru T2 odznaczamy parametr. Odznaczamy w konfiguracji parametr: Ceny z czterema miejscami po przecinku.
Przekształcamy RO do WZ, na WZ dla towarru T1 cena jest przeniesiona z dokumentu RO z dokładnością do czterech miejsc, pomimo, że w konfiguracji parametr Cena z czterema miejscami po przecinku jest odznaczony. Dla towaru T2 cena jest przeniesiona z dokumentu RO z dokładnością do dwóch miejsc po przrecinku. Jeżeli dodajemy kolejne pozycje na WZ, to te pozycje mają także już dwa miejsca po przecinku w cenie.
Przykład
Przekształcamy RO do ZD. Na ZD cena jest niezależna od RO, więc pobierana jest informacja o cenie z ustawienia na karcie towaru.
W przypadku, gdy dokumenty powstają z przekształcenia WZ, RO, PZ, ZD i w Start/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry zaznaczony jest parametr Agregacja pozycji na dok. powstałych z WZ/PZ lub Agregacja pozycji na dok. powstałych z RO/ZD, sprawdzane jest ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku na elemencie pozycji. Jeżeli ta sama pozycja ma różne ustawienia parametru, to takie pozycje nie są agregowane.
Jeżeli do dokumentu pierwotnego wystawiona jest korekta, to w przypadku tworzenia do niej dokumentów RW/PW brane jest pod uwagę ustawienie w konfiguracji i na karcie towaru parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku, domyślne ustawienie tego parametru przenoszone jest z korekty.
Dokumenty a fiskalizacja.
Jeżeli program współpracuje z urządzeniem fiskalnym, chcąc zafiskalizować dokument cena musi mieć dwa miejsca po przecinku. Algorytm obliczeń dla drukarek fiskalnych wymaga zgodności: ilość x cena = wartość. W związku z tym na Paragonie nie ma możliwości wpisania ceny z czterema miejscami po przecinku, działanie to jest niezależne od ustawienia parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku na karcie towaru/usługi.
Uwaga
Moduł Comarch ERP Detal, gdzie wystawiane są przede wszystkim Paragony działa w oparciu o cenę z dwoma miejscami po przecinku, ceny towarów wysyłane do Comarch ERP Detal zawsze są wysyłane w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku.
W przypadku fiskalizacji Faktury Sprzedaży, gdy cena na pozycji jest wpisana z czterema miejscami po przecinku i rachunek: ilość x cena ≠ wartość, przy próbie zapisu wyświetla się komunikat:
Dokument nie może zostać zapisany.Zaznaczono fiskalizację. Na dokumencie znajdują się towary z ceną z czterema miejscami po przecinku.
Dokument można zafiskalizować po odznaczeniu parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku na elemencie.
Jeżeli dokument RO/WZ zostanie wystawiony algorytmem od brutto, a na pozycji dokumentu wpisana jest cena z czterema miejscami po przecinku i rachunek: ilość x cena ≠ wartość, przy próbie przekształcenia do Paragonu pojawia się komunikat:
Błąd agregowania dokumentów!WZ[Numer dokumentu]:Dla towaru X [X] ilość * cena jest różna od wartości.
Nie ma możliwości przekształcenia takiego dokumentu do Paragonu.
W sytuacji, gdy Paragon powstaje z przekształcenia WZ lub RO i w Start/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry/ Ogólne zaznaczony jest parametr Agregacja pozycji na dokumentach powstałych z WZ lub RO, nie jest sprawdzane ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku na elemencie pozycji. Jeżeli ta sama pozycja ma różne ustawienia parametru, ilość x cena = wartość, cena początkowa na obu pozycjach jest taka sama przy przekształceniu takie pozycje są agregowane.
Nie jest zalecane stosowanie cen z dokładnością do czterech miejsc po przecinku na Fakturach Zaliczkowych, jeżeli ma być fiskalizowana Faktura Finalna. Aby zafiskalizować Fakturę Finalną należy odznaczyć na pozycji dokumentu parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, po zaokrągleniu cen, wartość na fakturze może się różnić od wartości na Fakturze Zaliczkowej i Fakturze Pro Formie.
Jeżeli na dokumentach rozchodowych podglądana jest ostatnia cena sprzedaży, to jej wyświetlanie zależne jest od ustawienia precyzji ceny na elemencie dokumentu, z którego wywoływane jest okno ostatnich cen.
Eksporty/Importy
Ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku ma także wpływ na:
eksport/import dokumentów za pomocą pliku XML,
eksport/import pozycji dokumentów,
eksport/import cennika w formacie XML i EXCEL,
import cennika z innej bazy danych,
import z Comarch ERP Migrator,
import cennika z Comarch ERP Klasyka,
eksport do pliku JPK,
import z Comarch ERP XT.
Eksport/Import dokumentów za pomocą pliku XML.
W przypadku eksportu dokumentów do pliku XML cena przenoszona jest z taką precyzją jaka jest ustawiona na pozycji dokumentu, informacja o tym zapisywana jest w pliku w polu CenaZCzteremaMiejscami.
Podczas importu dokumentów z pliku XML sprawdzane jest ustawienie parametru w konfiguracji, na kartotece i ustawienie w pliku, który importujemy:
Jeżeli w konfiguracji nie jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, a w pliku jest ustawiona precyzja ceny z czterema miejscami po przecinku, to na dokumencie ceny ustawiane są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku niezależnie od ustawień w pliku.
Jeżeli w konfiguracji i na kartotece jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, a w pliku nie jest ustawiona precyzja ceny z czterema miejscami po przecinku, to przy imporcie brane jest tylko ustawienie z pliku.
Jeżeli w konfiguracji jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku i parametr ten nie jest zaznaczony na kartotece, a w pliku jest ustawiona precyzja ceny z czterema miejscami po przecinku, to na dokumencie ceny ustawiane są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku niezależnie od ustawień w pliku.
Eksport/Import pozycji dokumentów.
Podczas eksportu pozycji do pliku txt. cena do pliku zapisywana jest z taką precyzją jaka jest ustawiona na pozycji dokumentu.
W przypadku importu pozycji do pliku txt.:
Jeżeli ceny pobierane są z pliku, a w konfiguracji nie zaznaczono parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku, to ceny na dokument przenoszone są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.
Jeżeli ceny pobierane są z pliku, a w konfiguracji i na karcie zaznaczono parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, to ceny na dokument przenoszone są z precyzją do czterech miejsc po przecinku.
Jeżeli ceny pobierane są z programu, to ceny na dokument są przenoszone zgodnie z ustawieniem parametru w konfiguracji i na karcie towaru.
Eksport/Import cennika w formacie XML i EXCEL
W przypadku eksportu cennika do pliku XML i EXCEL cena przenoszona jest z taką precyzją jaka jest ustawiona w pliku, informacja o tym zapisywana jest w pliku w polu CenaZCzteremaMiejscami (jeżeli pole ma wartość 0 – parametr niezaznaczony, wartość 1 – parametr zaznaczony).
Podczas importu cennika z pliku XML, EXCEL ceny importowane są zgodnie z ustawieniem parametru w konfiguracji i ustawieniem w pliku:
Jeżeli importujemy plik XML/EXCEL wyeksportowany we wcześniejszych wersjach programu, a w konfiguracji zaznaczony jest parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, to na kartotekach zaznaczany jest parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku i ceny ustawiane są z precyzją do czterech miejsc po przecinku.
Jeżeli w pliku XML/EXCEL wyeksportowanym od wersji 2017.5.1 programu, w polu CenaZCzteremaMiejscami jest ustawiona wartość 0 i w konfiguracji zaznaczony jest parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, to na kartotekach nie jest zaznaczany parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku i ceny przenoszone są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.
Jeżeli w konfiguracji nie jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, to ceny na kartoteki przenoszone są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku, niezależnie od ustawień w pliku.
Import cennika z innej bazy danych.
Podczas importu cennika z innej bazy danych brane jest pod uwagę ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku:
Jeżeli w konfiguracji nie jest zaznaczony parametr, ceny na zaimportowanych kartotekach przenoszone są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.
Jeżeli parametr jest zaznaczony, na zaimportowanych kartotekach, ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku przenoszone jest z kartotek z bazy źródłowej, ceny na zaimportowanych kartotekach przenoszone są zgodnie z tym ustawieniem.
Import cennika z Comarch ERP Klasyka, Importy z Comarch ERP Migrator, Import z Comarch ERP XT
Podczas wymienionych powyżej importów, przy imporcie kartotek towarowych/usługowych brane jest pod uwagę ustawienie w konfiguracji parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku:
Jeżeli w konfiguracji parametr nie jest zaznaczony, ceny na zaimportowanych kartotekach ustawiane są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.
Jeżeli w konfiguracji parametr jest zaznaczony, na zaimportowanych kartotekach, parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku jest zaznaczony, ceny są przenoszone zgodnie z tym ustawieniem.
Import cennika z Comarch ERP Klasyka – plik COMMA i .txt
Podczas importu cennika z plików COMMA i .txt, na zaimportowaną kartotekę brane jest pod uwagę ustawienie parametru w konfiguracji: Ceny z czterema miejscami po przecinku i ustawienie ceny z pliku.
Eksport cennika i dokumentów w formacie EDI.
Dla ECOD nie ma możliwości użycia ceny z czterema miejscami po przecinku, dlatego jeżeli w konfiguracji jest zaznaczony parametr: Ceny z czterema miejscami po przecinku, to przy próbie eksportu cennika lub dokumentu wyświetlany jest komunikat: W konfiguracji zaznaczono parametr: Ceny z czterema miejscami po przecinku. Format EDI wymaga cen zaokrąglonych do dwóch miejsc. Po wyeksportowaniu ceny zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.Import / Eksport do kasy fiskalnej.
Podczas Importu/Eksportu do kasy fiskalnej, zawsze wysyłana jest cena z dwoma miejscami po przecinku, niezależnie od ustawienia parametru w konfiguracji. W sytuacji, gdy w cenniku cena jest z czterema miejscami po przecinku, to podczas eksportu zaokrąglana jest ona do dwóch miejsc.
Eksport dokumentów do pliku JPK
Jeżeli na pozycji dokumentu parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku jest zaznaczony i na dokumentach występuje cena z czterema miejscami po przecinku, to po eksporcie takich faktur do pliku JPK_FA, JPK_MAG, w polach gdzie występuje cena jest ona zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.
Wydruki
Ceny na wydrukach dokumentów wyświetlane są z dwoma lub czterema miejscami po przecinku, w zależności od ustawienia parametru na pozycji dokumentu. Na wydrukach dokumentów GenRap ceny wyrównane są do prawej strony.
W przypadku wydruków z Cennika, Listy zasobów, Historii towarów, Historii kontrahenta ceny wyświetlane są zgodnie z ustawieniem parametru w konfiguracji.
Dokumenty w buforze
Każdy dokument można zapisać:
w sposób trwały. Wtedy nie można dokonywać na nim żadnych zmian ani go skasować. Dopuszczane są jedynie korekty ilościowe lub wartościowe albo anulowanie. W tym ostatnim przypadku dokument anulowany pozostaje na liście faktur (ma kolor szary), ale nie jest brany pod uwagę w żadnych analizach i zestawieniach.
do bufora. Dokumenty w buforze, na liście oznaczone kolorem zielonym, to dokumenty, na których można dokonywać wszelkich zmian.
Możliwość zapisu do bufora może zostać zablokowana dla wybranych operatorów. Parametr Blokada zapisu dokumentów FS i PA do bufora został dokładniej opisany w artykule Konfiguracja uprawnień operatora.
Najważniejsze zasady (i konsekwencje) umieszczania dokumentów w buforze
Dokumentowi w buforze nadawany jest numer kolejny w obrębie wykorzystywanego schematu numeracji. Skasowanie dokumentu w buforze pozostawia lukę w numeracji, której program nie wypełnia automatycznie. Użytkownik powinien to zrobić we własnym zakresie.
Dokumentów w buforze nie da się anulować, ani wystawiać do nich korekt. Można je modyfikować lub usunąć.
Na podstawie dokumentu w buforze nie można utworzyć innego, skojarzonego z nim dokumentu.
Do dokumentów w buforze nie da się zrealizować żadnych płatności. Oznacza to, że zatwierdzenie do bufora faktury płatnej gotówką nie wprowadzi zapisu do rejestru kasowego.
Wszystkie płatności do dokumentów w buforze (bez względu na formę płatności) umieszczane są w buforze preliminarza płatności, ze statusem (N) nierozliczone. Z poziomu preliminarza nie da się ich rozliczać ani zmienić ich stanu i statusu. Dopiero trwałe zatwierdzenie dokumentu zmienia stan zdarzenia w preliminarzu na Zatwierdzone do realizacji i pozwala na wykonywanie dalszych rozliczeń (automatem, lub ręcznie).
Do dokumentów w buforze nie da się wydrukować Paragonu fiskalnego.
Dokumentów w buforze nie można przenieść do rejestru VAT ani zaksięgować na konta.
Dokumenty w buforze a ilość towaru
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Program umożliwia zapisywanie wszystkich dokumentów do bufora, ale nie wszystkie one wpływają na ilość towaru. Generalna zasada jest taka, że:
dokumenty magazynowe, przychodowe (PZ, PW) nie wpływają na ilości, wpływają na zamówienia
dokumenty magazynowe, rozchodowe (WZ, RW) zmniejszają ilości (magazynową i dostępną)
dokumenty handlowe sprzedaży (FS, PA) powodują rezerwacje lub pobranie.
Dla przypomnienia, w programie z towarem związane są 2 ilości:
ilość towaru jaki jest na magazynie (fizycznie)
ilość dostępna, uwzględniającą rezerwacje
W trakcie wystawiania dokumentów magazynowych WZ, RW program sprawdza aktualną ilość towaru na magazynie lub ilość dostępną (pomniejszoną o rezerwacje) jeżeli zaznaczono parametr w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru gdy występują rezerwacje. Ilość ta sprawdzana jest także w przypadku dokumentów handlowych (PA, FS) jeśli określono, że mają one pobierać a nie rezerwować.
W tabeli poniżej przedstawiony został wpływ dokumentów handlowych zapisanych do bufora (nie na stałe) na poszczególne ilości widoczne na liście zasobów.
TYP DOKUMENTU
ILOŚĆ
REZERWACJE
ZAMÓWIENIA
FS/PA (pobranie)
√
FS/PA (rezerwacja)
√
FS/PA Kor. ilości
√
FZ
√
FZ Kor. ilości
√
Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku dokumentów magazynowych.
TYP DOKUMENTU
ILOŚĆ
REZERWACJE
ZAMÓWIENIA
WZ
√
WZ Kor ilości
√
PZ
√
PZ Kor. ilości
√
PW
√
PW kor. ilości
√
RW
√
RW Kor. ilości
√
PWP
√
RWS (rezerwacja)
√
RWS (pobranie)
√
ZD
√
RO
√
Konfiguracja uprawnień operatora
Na formularzu operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry] znajduje się grupa parametrów związanych z modułami handlowymi (Faktury i Handel). W grupie znajdują się parametry pozwalające na określenie poziomu uprawnień poszczególnych operatorów:
Aktualizacja kontrahenta na dokumencie – umożliwia zmianę danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach. Funkcja polega na podmianie danych z dokumentu, widocznych na zakładce [Kontrahent], na dane aktualne na karcie kontrahenta. Funkcja jest dostępna na liście z poziomu menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy).
funkcja nie podmienia danych na dokumentach skojarzonych (np. na WZ do faktury trzeba dane podmienić odrębnie).
funkcja nie działa na dokumentach zaksięgowanych (do rejestrów VAT oraz bezpośrednio na konta księgowe).
podmianę danych można wykonać seryjnie, dla dokumentów zaznaczonych na liście.
Blokada anulowania dokumentu – blokuje możliwość anulowania dokumentów. Blokada dotyczy wszystkich dokumentów zarówno handlowych jak i magazynowych. W sytuacji, gdy operator nie ma uprawnień do anulowania dokumentów opcja w menu kontekstowym nie jest dostępna.
Blokada edycji pozycji cennika – przy aktywnym parametrze operator nie ma możliwości dokonywania zmian na już istniejących kartach towarów/ usług. Natomiast nadal zachowuje prawo podglądu informacji na kartach istniejących oraz zakładania nowych.
Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA – funkcja została opisana w artykule poświęconym zmianom w fiskalizacji dokumentów.
Blokada zapisu dokumentów FS i PA do bufora – przy aktywnej blokadzie operator nie może zapisać dokumentu FS i PA do bufora. Wprawdzie parametr Bufor jest dostępny na formularzu dokumentu i operator może go zaznaczyć, jednak przy próbie zatwierdzenia program wyświetli komunikat i nie pozwoli na zapisanie faktury/ paragonu. Możliwy jest jedynie zapis na trwałe (bez możliwości późniejszych zmian).
Jeśli operator nie ma uprawnień do zapisu dokumentów do bufora podczas przekształceń, gdzie dokumentem wynikowym będzie Faktura Sprzedaży lub Paragon, program zapyta użytkownika, czy kontynuować i zapisać dokument od razu na trwałe, czy też zrezygnować z przekształcenia. Jeśli Faktura Sprzedaży/ Paragon jest zapisywany od razu do bufora – nie jest podnoszony formularz dokumentu, tak, jak ma to miejsce przy zapisie do bufora. Należy przy tym pamiętać, że przekształcenie takie nie będzie możliwe, jeśli kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu, a operator nie będzie miał uprawnień do zapisu dokumentu po przekroczeniu limitu.
Parametry dotyczące blokady zmiany ceny dotyczą możliwości zmiany cen sprzedaży podczas wystawiania poszczególnych dokumentów. Oprócz braku możliwości zmiany ceny oraz udzielenia rabatu bezpośrednio na dokumencie, program blokuje również możliwość zmiany grupy cenowej, wg której wystawiany jest dokument (przypisanej kontrahentowi). Blokada może dotyczyć różnych typów dokumentów wystawianych w module: FS i WZ, Faktura Pro Forma, Faktura Zakupu, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Zamówienie u Dostawcy.
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Brak dostępu do cen zakupu – jeśli parametr jest aktywny (zaznaczony) operator pracujący w programie nie ma dostępu do informacji dotyczących cen zakupu. Zamiast cen zakupu (kosztu) na dokumentach widoczne są —.
Rozliczanie dokumentów z poziomu listy – zpoziomu listy dokumentów związanych z powstawaniem płatności w Kasie/Banku (Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, dokumenty kaucyjne WKA i PKA) dostępna jest opcja rozliczania z poziomu listy dokumentów. Rozliczanie dokumentów jest również możliwe z poziomu okna Sprzedaży Dedykowanej. Funkcja jest dostępna w menu kontekstowym, wyświetlanym pod prawym przyciskiem myszy na odpowiednich listach. Po wybraniu schematu numeracji dla tworzonego zapisu kasowego i wybraniu rejestru, do którego ma trafić, program tworzy zapis KP lub KW, pobierając dane z rozliczanego dokumentu. Działanie funkcji jest analogiczne jak w przypadku funkcji Rozliczdostępnej w Preliminarzu płatności.
Sprzedaż poniżej minimalnej marży/ maksymalnego rabatu – jeśli parametr jest zaznaczony operator może korygować ceny sprzedaży niezależnie od granicy ceny ustalonej dla poszczególnych towarów. Zasady zostały opisane w artykule Granica ceny sprzedaży.Zmiana limitu kredytu na karcie kontrahenta – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w artykule Kontrola limitu płatności kontrahenta).
jeśli jest aktywny – operator ma prawo zmiany kwoty przyznanego limitu na formularzu kontrahenta (zakładka [Handlowe]).
jeśli parametr nie jest aktywny – pole z kwotą przyznanego limitu nie jest dostępne dla operatora.
Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora/ zapis na trwałe – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w artykule Kontrola limitu płatności kontrahenta).Zapisywanie dokumentów FS i PA po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje, że wydruk dokumentu (również wywołanie podglądu wydruku) powoduje zapis dokumentu na trwałe (niezależnie od ustawienia parametru Bufor na formularzu). Jeśli przed wydrukiem na formularzu zaznaczony będzie parametr WZ (dotyczy modułów Handel, Handel Plus) – program automatycznie utworzy Wydanie Zewnętrzne do drukowanego dokumentu. W innym przypadku utworzenie WZ będzie możliwe po zatwierdzeniu dokumentu z poziomu listy.
Podobna zasada dotyczy fiskalizacji. Jeśli parametr Drukuj fiskalnie będzie zaznaczony przed wydrukiem dokumentu – fiskalizacja będzie automatyczna. Jeśli nie – wydruk na drukarce fiskalnej będzie możliwy z poziomu listy, po zatwierdzeniu dokumentu.
Zapisywanie dok. mag. po wydruku na trwałe – jeśli parametr zostanie włączony, wówczas operator drukując dokumenty magazynowe, będzie te dokumenty zapisywał na trwałe (nie do bufora).
Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie – jeśli parametr jest zaznaczony to dany operator ma prawo do zmiany kategorii oraz jej opisu w nagłówku dokumentu i na pozycjach, pomimo, że dokument został już zapisany na trwałe. Zmianę można zapisać przy pomocy przycisku , widocznego obok pola Kategoria.
Uwaga
Funkcja dotyczy dokumentów zapisanych na trwałe do czasu ich zaksięgowania (do rejestrów VAT lub bezpośrednio do Księgi Handlowej).
Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie – parametr związany jest z możliwością zmiany opisu oraz osoby odbierającej na zatwierdzonym dokumencie. Funkcja działa w podobny sposób jak w przypadku zmiany kategorii. Na zatwierdzonym dokumencie, niezależnie od tego czy został już zaksięgowany, istnieje możliwość zmiany:
osoby odbierającej dokument ze strony kontrahenta,
opisu oraz atrybutów, związanych z kontrahentem,
opisu na pozycji dokumentu – warunkiem jest zaznaczony parametr Pozwól na edycję opisu na fakturze na karcie towaru w cenniku.
Zmiana wysłanych/odebranych e-faktur – parametr związany z funkcjonalnością wystawiania faktur elektronicznych, która opisana została w osobnym dokumencie. Zaznaczenie tego parametru pozwoli na anulowanie dokumentów wysłanych do systemu IWD.
Anulowanie dokumentu
Anulowanie dokumentu jest dostępne wyłącznie z menu kontekstowego otwieranego po kliknięciu w obrębie listy prawym klawiszem myszy.
Zasady rządzące anulowaniem dokumentów to:
1. Nie da się anulować dokumentów w buforze (na liście oznaczone kolorem zielonym).
2. Nie da się anulować dokumentów przeniesionych do rejestru VAT i zaksięgowanych na konta (na liście kolor niebieski).
Nie da się anulować dokumentu, do którego jest korekta.
Jeśli do dokumentu jest jedna korekta – korektę tą trzeba anulować (oczywiście jeśli spełnione są pozostałe warunki). Gdy anulujemy korektę – staje się możliwe anulowanie dokumentu podstawowego.
jeśli korekt jest więcej – można anulować ostatnią z nich. Gdy ta jest anulowana – przedostatnią itd.
3. Anulować można dokument bez względu na datę jego wystawienia (również wstecz)
4. Dokument anulowany pozostaje na liście (ma kolor szary), natomiast w kolumnie Status wyświetla się wartość Anulowano.
5. Istnieje możliwość wykorzystania numeru dokumentu anulowanego i wielokrotne anulowanie dokumentu z takim samym numerem. W przypadku anulowania dokumentu handlowego/ magazynowego, kolejnemu wystawianemu dokumentowi zostanie nadany numer dokumentu anulowanego.
6. Jeśli dokument powstał na podstawie rezerwacji/ zamówienia – anulowane są oba dokumenty (rezerwacja/ zamówienie są widoczne na liście w kolorze szarym).
7. Dokument handlowy może zostać anulowany niezależnie od tego, czy jest skojarzony z magazynowym. Podczas anulowania dokumentów handlowych typu FA, PA, FZ program pyta, czy równocześnie anulować skojarzone z nim dokumenty magazynowe (WZ/ PZ). W przypadku, gdy anulowanie dokumentu handlowego się nie powiedzie – dokumenty magazynowe również nie są anulowane.
8. Dokument magazynowy (WZ, PZ) może być anulowany tylko, jeśli nie jest skojarzony z dokumentem handlowym (FA, FZ).
Anulowanie dokumentu magazynowego skojarzonego z handlowym musi odbywać się w dwóch etapach:
najpierw anulujemy dokument handlowy (FA, FZ),
anulujemy dokument magazynowy (WZ, PZ).
Skutki anulowania dokumentu w module Kasa/Bank zostały opisane w artykule: Płatności a dokumenty anulowane.
W przypadku dokumentów wprowadzających towar do magazynu (np. PZ) anulowanie dokumentu jest możliwe tylko w przypadku, gdy towar z dostawy, która powstała w wyniku zatwierdzenia PZ, jest jeszcze dostępny na magazynie. Jeśli dostawa została już wyprowadzona z magazynu – anulowanie nie będzie możliwe (pozostaje korekta ilościowa do dokumentu).
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE kontrahenta
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Automatyczna weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE na dokumentach handlowych, który jest domyślnie zaznaczony. Przy takim ustawieniu, po wybraniu kontrahenta bądź zmianie jego numeru NIP na Fakturach Zakupu, Fakturach Sprzedaży, Przyjęciach Zewnętrznych, Fakturach Pro Forma, Wydaniach Zewnętrznych oraz na korektach do tych dokumentów nastąpi automatyczna weryfikacja czy jest on podatnikiem VAT lub VIES. Z prawej strony okna wyświetlana jest informacja o weryfikacji:
.
Funkcja działa tylko w momencie dodawania dokumentu handlowego z datą bieżącą.
W przypadku wystawianiu dokumentu z datą wstecz, weryfikację statusu VAT/ VAT-UE należy wykonać ręcznie poprzez przycisk Weryfikacja statusu kontrahenta VAT/ VAT-UE znajdujący się na dokumentach.
Weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE na dokumentach
Poprzez przycisk Weryfikacja statusu kontrahenta VAT/ VAT-UE można ręcznie zweryfikować czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym i czy istnieje w Wykazie podatników VIES. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji na dokumencie, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES znajdujący się na zakładce [Kontrahent] jest automatycznie zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT/ VAT-UE czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest rodzaj transakcji: Podmiot gospodarczy. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html.
Weryfikacja kontrahenta w wykazie podatników VIES możliwa jest na dokumentach:
Faktury Sprzedaży
Faktury VAT marża
Faktury Pro Forma
Faktury Zaliczkowej
Faktury Zakupu
Wydaniach Zewnętrznych
Przyjęciach Zewnętrznych
Korektach do wszystkich wyżej wymienionych dokumentów.
W przypadku, jeżeli status kontrahenta jest wewnątrzunijny, a kontrahent nie jest aktywnym podatnikiem w bazie VIES, wówczas na dokumentach stosowane są krajowe stawki VAT.
Uwaga
Szczególnym przypadkiem weryfikacji statusu VAT/ VAT-UE kontrahenta jest kontrahent z numerem NIP z prefiksem PL. Taki kontrahent jest sprawdzany w Wykazie podatników VAT, jednak może być on również zweryfikowany w bazie VIES. W sytuacji, kiedy weryfikacja w bazie VIES jest negatywna, nie są zmieniane ustawienia parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES.
Po zweryfikowaniu kontrahenta w Wykazie podatników VAT na formularzu dokumentu i zapisaniu dokumentu do bufora, po jego ponownym otwarciu status kontrahenta nie jest ponownie sprawdzany automatycznie, jednak możliwe jest wykonanie weryfikacji ręcznie.
Jeżeli kontrahent wewnątrzunijny wybrany na dokumencie sprzedażowym nie jest podatnikiem aktywnym w bazie VIES, wówczas przy weryfikacji ręcznej pojawi się komunikat: Kontrahent posiada aktywny numer VAT-UE. Czy zweryfikować stawki VAT na towarach? Po kliknięciu przycisku Tak, na pozycji towaru znajdującego się na formularzu dokumentu ustawiane są krajowe stawki VAT.
Jeżeli weryfikacja statusu kontrahenta na dokumencie sprzedażowym przebiegnie negatywnie, a na karcie kontrahenta zaznaczony był parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, zostanie on automatycznie odznaczony zarówno na dokumencie jak i na karcie kontrahenta.
Dodatkowo, w przypadku zmiany stawki VAT wskutek weryfikacji statusu VAT kontrahenta, nie jest zaznaczany parametr Naliczaj VAT na zakładce [Płatności] na formularzu dokumentu.
Jeżeli weryfikacja statusu kontrahenta na dokumencie zakupowym przebiegnie negatywnie, a na karcie kontrahenta zaznaczony był parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, zostanie on automatycznie odznaczony zarówno na dokumencie jak i na karcie kontrahenta. Stawki VAT na pozycjach dokumentu pozostają bez zmian.
Przekształcenia dokumentów
Na dokumencie Rezerwacji Odbiorcy nie ma możliwości zweryfikowania statusu VAT kontrahenta. Natomiast na zakładce [Kontrahent] istnieje możliwość określenia rodzaju transakcji oraz zaznaczenia lub odznaczenia parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES.
W przypadku dokumentów przekształconych z Rezerwacji Odbiorcy weryfikacja odbywa się na dokumentach wynikowych.
Na Fakturze Sprzedaży tworzonej do Wydania Zewnętrznego stawki VAT oraz ustawienie parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES przenoszone są z dokumentu WZ, jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry jest odznaczony parametr Automatyczna weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE na dokumentach handlowych. Natomiast w przypadku, gdy parametr jest zaznaczony, wówczas po przekształceniu Wydania Zewnętrznego do Faktury Sprzedaży, na Fakturze ponownie weryfikowane są stawki VAT oraz status kontrahenta w wykazie podatników VAT/ VAT-UE.
W przypadku przekształcania zafiskalizowanego Paragonu do Faktury Sprzedaży, jeżeli kontrahent miał zaznaczony parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES podczas wystawiania Paragonu, a przy przekształceniu do Faktury Sprzedaży zostanie zweryfikowany negatywnie, wówczas parametr zostanie automatycznie odznaczony zarówno na fakturze jak i na karcie kontrahenta.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT i VIES kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Formularz dokumentu - zakładka [Atrybuty/JPK]
Atrybuty na dokumentach handlowych i magazynowych:
Na formularzu dokumentu znajduje się zakładka: [Atrybuty/ JPK]. Z tego poziomu użytkownik może uzupełniać i modyfikować listę atrybutów związanych z dokumentem. Do dokumentu można przypisać dowolną ilość atrybutów, a jeden atrybut może być przypisany do dokumentu wiele razy (na przykład z różnymi wartościami).
Podczas wystawiania nowego dokumentu na zakładkę [Atrybuty/ JPK] przenoszone są automatycznie wszystkie atrybuty kontrahenta, przypisane na jego karcie z zaznaczonym parametrem Przenosić na transakcje. W takim przypadku proponowana jest również wartość domyślna atrybutu podana na karcie kontrahenta.
Użytkownik może na dokument dopisać inne atrybuty. Podczas dodawania atrybutu na dokument, po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista atrybutów zbudowana z dwóch zakładek:
Atrybuty dokumentu – na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut dokumentu, jakie zostały zdefiniowane w programie. Atrybuty dokumentu nie są przenoszone na zakładkę automatycznie.
Atrybuty kontrahenta – na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut kontrahenta zdefiniowane w programie, niezależnie od tego, czy zostały przypisane na karcie kontrahenta.
W przypadku atrybutów dokumentu i atrybutów kontrahenta wpisywanych na dokument bezpośrednio z poziomu transakcji nie ma możliwości określenia wartości domyślnej dla atrybutu (użytkownik musi uzupełniać wartość bezpośrednio na dokumencie).
Uwaga
W przypadku zmiany kontrahenta NIE są aktualizowane atrybuty przypisane na dokument. Zmiany na zakładce [Atrybuty/ JPK] związane za zmianą kontrahenta Użytkownik musi wprowadzić bezpośrednio z poziomu zakładki.
Atrybuty przypisane do dokumentu wraz z wartościami są przenoszone podczas kopiowania dokumentów.
Dla zaznaczonych na liście dokumentów handlowych i magazynowych poprzez operacje seryjne można dodawać/ usuwać/ zmieniać atrybuty dokumentu.Dla Faktur Sprzedaży oraz Zakupu można również seryjnie zmieniać atrybuty wykorzystywane w JPK_FA.
Uwaga
Wystawianie dokumentów związanych z obsługą magazynów jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
Na zakładce [Atrybuty/ JPK] znajduje się również tabela Kody JPK_V7 zawierająca kody, którymi dokument musi być opisany na potrzeby deklaracji JPK_V7. Szczegóły tej funkcji zostały opisane w biuletynie Jednolity plik kontrolny.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Z poziomu listy, dla zaznaczonych Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu, Paragonów, Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży oraz dla Dowodów Wewnętrznych Zakupu można poprzez operacje seryjne zmienić kody JPK_V7.
Jeśli parametr został oznaczony jako Nieaktywny, to nie będzie wyświetlany do wyboru na kartotekach towarowych, formularzach kontrahentów, dokumentach i w filtrze Zestawienia wg atrybutów. Atrybut nieaktywny nie będzie również przenoszony na nowe transakcje.
Przenoszenie atrybutów na dokumenty skojarzone i korygujące
Przenoszenie atrybutów na dokumenty skojarzone (w przypadku przekształceń dokumentów np.: RO -> FS, FS -> WZ itp.) jest uzależnione od zaznaczenia parametru w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry: Kopiuj atrybuty na dokumenty powiązane.
Przenoszenie atrybutów na dokumenty korygujące jest uzależnione od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry: Kopiuj atrybuty na korekty.
Jeśli parametr jest zaznaczony – na dokumenty powiązane/ korekty przenoszone są wszystkie atrybuty wraz z wartościami, wskazane na zakładce [Atrybuty/ JPK] na dokumencie źródłowym, niezależnie od tego, czy są to atrybuty typu dokument, czy atrybuty kontrahenta.
W przypadku przekształceń dokumentów, gdy przekształcanych jest wiele dokumentów (np. kilka RO) do jednego (np. FS) – wtedy na dokument wynikowy przenoszone są wszystkie atrybuty z dokumentów przekształcanych. Jeśli zdarzy się sytuacja, że na dokumenty przekształcane przypisany jest taki sam atrybut z identyczną wartością – wtedy na dokumencie wynikowym atrybut ten pojawi się tylko raz.
Uwaga
Wystawianie dokumentów związanych z obsługą magazynów jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
Rozliczanie zaliczek
Podczas wystawiania dokumentu handlowego możliwe jest wykorzystanie nierozliczonych dotąd zapisów kasowych/bankowych. Na zakładce [Płatności]znajduje się tabela Zaliczki do rozliczenia. Jeśli istnieją nierozliczone zaliczki związane z podmiotem wybranym na zakładce [Kontrahent] w polu Domyślny płatnik, ikona plusa znajdująca się pod tabelą, zawiera wykrzyknik . Po jej naciśnięciu można wskazać zaliczki, które chcemy rozliczyć z wystawianym dokumentem.
Przycisk wyboru zaliczkobiorcy w rozwijanym menu umożliwia wybór innych podmiotów: banku, pracownika, wspólnika czy urzędu.
Ikony pozwalają na dodawanie, edycję oraz usuwanie zaliczek.
Uwaga
Na liście pojawią się zapisy kasowe, które jako walutę rozliczenia mają podaną walutę zgodną z walutą dokumentu. Walutę rozliczenia Użytkownik ustala wprowadzając dokument kasowy do raportu w module Kasa/Bank.
Lista składa się z kolumn:
Kwota – wpisujemy kwotę zaliczki jaką chcemy rozliczyć na tej fakturze. Standardowo program proponuje kwotę maksymalną. Program kontroluje, aby rozliczana kwota zaliczki nie była większa od kwoty możliwej do rozliczenia.
Kwota maks. – program wyświetla kwotę zaliczki jaka pozostała nam do rozliczenia. Pole nie podlega edycji.
Numer dokumentu – numer zapisu KP, na podstawie którego zaliczka została zarejestrowana w kasie.
Przykład
Całkowite rozliczenie
Wystawiamy fakturę płatną gotówką. Kontrahent prosi o rozliczenie wpłaconych wcześniej zaliczek Faktura opiewa na kwotę brutto 800 zł. Klient wcześniej wpłacił kwotę 200 zł, co odnotowane zostało dokumentem KP. Na zakładce Płatności pojawi się zapis:
termin – data dzisiejsza
forma płatności: gotówka
kwota: 800 zł
kwota rozliczona: 0 zł
W oknie obok Zaliczki do rozliczenia pojawi się ikona plusa z wykrzyknikiem, informująca o istniejącej nierozliczonej zaliczce, po wskazaniu KP z listy dokumentów do rozliczenia
Kwota – wyświetla się maksymalna kwota zaliczki, jaką możemy wykorzystać (200), ponieważ rozliczamy całą zaliczkę, zostawiamy tą kwotę 200 zł
Kwota maks. – program wyświetla 200 zł, ponieważ to jest kwota nierozliczonego zapisu kasowego
Fakturę zatwierdzamy (trwale – nie do bufora!). Program sygnalizuje wpłatę gotówki – 600 zł do kasy. Efekty zatwierdzenia faktury płatnej gotówką przy jej wystawieniu to:
w raporcie kasowym pojawił się zapis kasowy KP z kwotą wpłaconą 600 zł. Zapis ma status Rozliczony.
zapis kasowy odpowiadający zaliczce również otrzymał status Rozliczony
w Preliminarzu płatności pojawiło się zdarzenie związane z wystawioną fakturą ze statusem Rozliczone.
Na zakładce Rozliczenia widać, że faktura została rozliczona dwoma zapisami kasowymi:
KP 200 zł – odpowiadające wpłaconej zaliczce
KP 600 zł – odpowiadające wpłacie dokonanej przy wystawieniu dokumentu
na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono pojawiła się kwota 800 zł
na zakładce Płatności kwota rozliczona również będzie równa 800 zł (do kasy wpłynęła zapłata 200zł+600zł)
Przykład
Częściowe rozliczenie
Wystawiamy fakturę płatną przelewem na kwotę 1000 zł. Kontrahent wpłacił wcześniej zaliczkę 500 zł (zapis KP o statusie Nierozliczony), jednak prosi, by rozliczyć z niej tylko 300 zł.
Na fakturze (zakładka Płatności) pojawi się jedna płatność:
termin: za 14 dni
forma płatności: przelew
kwota: 1000 zł
kwota rozliczona: 0 zł
W oknie z zaliczkami pojawi się ikona plusa z wykrzyknikiem, informująca o istniejącej nierozliczonej zaliczce, po wskazaniu KP z listy dokumentów do rozliczenia ustalamy:
Kwota – wpisujemy 300 zł (które kontrahent chce rozliczyć)
Kwota maks. – widać maksymalną kwotę do rozliczenia, czyli 500 zł
Fakturę zatwierdzamy (nie do bufora!). W efekcie:
w Preliminarzu płatności pojawiło się zdarzenie ze statusem Rozliczono częściowo:
kwota rozliczona: 300 zł
pozostaje do rozliczenia: 700 zł
na zakładce Rozliczenia widać, że faktura została rozliczona z zapisem odpowiadającym zaliczce.
Zapis kasowy odpowiadający zaliczce ma status Rozliczony częściowo:
kwota rozliczona: 300 zł
na zakładce Rozliczenia widać, że zapis została rozliczona z wystawioną wcześniej fakturą.
Na fakturze sprzedaży:
na zakładce Ogólne kwota zapłacona to 300 zł, pozostaje do zapłaty 700 zł
na zakładce Płatności kwota rozliczona to 300 zł.
Wykorzystanie czytnika kodów kreskowych
Program został przystosowany do wykorzystania kodów kreskowych. Warunkiem koniecznym do używania kodów jest posiadanie czytnika kodów kreskowych emulującego klawiaturę (czytnik podpinany równolegle do klawiatury).
Czytnik możemy wykorzystywać do :
wpisywania kodu EAN na formularz towaru,
odszukiwania pozycji w cenniku/ na liście zasobów – operacje można wykonać z poziomu Cennika/Listy zasobów,
dopisywania pozycji na dokument – program szuka na liście zasobów pozycji o zadanym kodzie i jeśli taki kod istnieje pozycja zostanie dopisana. Pozostaje ustalenie ilości i ceny,
wprowadzania towaru jako składnika na recepturę.
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Sprzedaż tylko wg kodów EAN. Jeśli parametr jest zaznaczony (przy ustawionej w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry metodzie dodawania pozycji na dokument przez edycję na liście lub podniesienie formularza) to podczas wpisywania pozycji na dokument program wyszukuje towar wg pola kod EAN, jeśli nie znajdzie towaru o takim kodzie EAN generowany jest komunikat: Nie znaleziono pozycji o kodzie EAN: XXXXXXXX. – Anuluj. Okno z komunikatem można zamknąć klawiszem <ESC> lub za pomocą myszy naciskając w oknie komunikatu przycisk Anuluj.
Kody wagowe
Podczas wystawiania dokumentów w systemie Comarch ERP Optima (z wyjątkiem dokumentów PWP, RWS dostępnych w modułach Handel, Handel Plus) istnieje możliwość odczytywania tzw. kodów wagowych (zawierających informację o wadze towaru). Kody takie są drukowane przez wagi, natomiast w chwili odczytu program rozpoznaje, że jest to kod wagowy i odpowiednio odczytuje ilość, wprowadzając ją na dokument. Sam towar jest rozpoznawany na podstawie kodu EAN wprowadzonego na karcie.
Kod wagowy ma określoną strukturę, w związku z czym:
kod EAN zapisany na karcie towaru musi mieć 4 znaki
waga towaru nie może przekraczać 99.999 kg
kody rozpoczynające się prefiksem od 20 do 29 rozpoznawane są zawsze jako wagowe i program nie sprawdza poprawności cyfr kontrolnych, jeśli w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN wyłączony zostanie parametr Walidacja poprawności kodu EAN
Uwaga
Funkcja odczytywania kodów wagowych działa tylko jeśli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wybrano parametr: Dodawanie pozycji na dokumencie jako: edycja na liście.
Uwaga
Funkcja odczytywania kodów wagowych nie działa na dokumentach: Przyjęcie Wewnętrzne Produktu i Rozchód Wewnętrzny Składników (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Zestawienie rabatów kontrahenta
Zestawienie dostępne jest z poziomu:
listy kontrahentów,
formularza kontrahenta,
formularzy dokumentów: Faktura Sprzedaży, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Wydanie Zewnętrzne,
okna Sprzedaż dedykowana.
Zestawienie jest tworzone w oparciu o rabaty procentowe i typu stała cena, zdefiniowane w oknie Ogólne/ Rabaty.
W oknie Rabaty kontrahenta znajduje się przycisk , który umożliwia wyliczenie zarówno informacji o przydzielonych rabatach, jak również indywidualnego cennika „na życzenie” użytkownika. Dane nie są wyświetlane zaraz po otwarciu okna – pojawiają się dopiero po wciśnięciu przycisku. Jeśli użytkownik zmieni parametry wyświetlania przycisk zmieni się na , informując o konieczności ponownego wyliczenia.
Zakładka [Rabaty]
Zestawienie zawiera wszystkie rabaty typu procentowego, przyznane kontrahentowi. Na zakładce wyświetlane są rabaty obowiązujące dla kontrahenta – w przypadku, gdy kontrahentowi przyznane jest kilka rabatów na ten sam towar, wyświetlany jest ten o najwyższym priorytecie (na przykład przyznany jest rabat typu wszyscy kontrahenci/ jeden towar oraz jeden kontrahent/ jeden towar – w takim przypadku wyższy priorytet ma rabat jeden kontrahent/ jeden towar i on pojawi się na zestawieniu). Przy czym jeśli na dany towar przyznany jest zarówno upust typu rabat kontrahenta i rabat towaru – to na zestawieniu wyświetlone zostaną obydwa upusty.
Na zestawieniu pojawiają się wszystkie towary, na które został udzielony jakikolwiek rabat.
W lewym dolnym rogu znajduje się pole Na dzień z możliwością wskazania daty, dla której wyświetlana jest lista rabatów. Podpowiadana jest data bieżąca (ustalona w menu Narzędzia/ Data bieżąca) lub data dokumentu (data sprzedaży, termin rezerwacji lub data wydania). Istnieje możliwość ustawienia dowolnej daty w tym polu.
Uwaga
Uwaga: W przypadku wywoływania zestawienia rabatów kontrahenta z poziomu formularza dokumentu, domyślnie wyświetlana data jest uzależniona od jego statusu. W sytuacji gdy dokument jest jeszcze w edycji/buforze, lista rabatów kontrahenta jest wyświetlana domyślnie na dzień określony przez datę dokumentu (data sprzedaży, termin rezerwacji lub data wydania). Dla dokumentów zatwierdzonych podpowiadana jest data bieżąca lub ustalona w menu Narzędzia/Data bieżąca.
Typ rabatu – określa sposób przyznania rabatu dla kontrahenta:
kontrahent – rabat dla pojedynczego kontrahenta,
grupa kontrahentów – rabat dla grupy kontrahentów,
wszyscy kontrahenci – rabat dla wszystkich kontrahentów.
Na co – określa sposób przyznania rabatu na dany towar:
towar – rabat dla wskazanego pojedynczego towaru,
grupa towarów – rabat przyznany dla całej grupy towarów,
wszystkie towary – upust standardowy na wszystkie towary.
Przykład
Kombinacja tych dwóch wartości określa, jakiego typu jest dany rabat.
Kontrahent i Grupa towarów [Akcesoria] – jest to rabat typu pojedynczy kontrahent/ grupa towarowa [Akcesoria]
Wszyscy kontrahenci i towar – jest to rabat typu jeden towar/ wszyscy kontrahenci
Zakładka [Stała cena]
Na zakładce widoczne są wszystkie przyznane kontrahentowi rabaty typu stała cena obowiązujące w dniu określonym w polu Na dzień. W kolumnie Poziom podana jest informacja, czy jest to stała cena przyznana na towar dla pojedynczego kontrahenta, grupy kontrahentów czy też wszystkich kontrahentów. Przy czym należy pamiętać, że na zestawieniu wyświetlana jest stała cena o najwyższym priorytecie. Przykładowo, jeśli na jeden towar ustalona jest stała cena zarówno dla grupy kontrahentów jak i dla pojedynczego kontrahenta – na zestawieniu pojawi się cena przyznana dla pojedynczego kontrahenta.
Zakładka [Indywidualny cennik]
Na zakładce dostępny jest cennik dla kontrahenta, uwzględniający wszystkie przyznane kontrahentowi stałe ceny, rabaty oraz sposób ich wyliczania. Na zestawieniu widoczne są ceny końcowe na wszystkie towary oraz procentowa wartość udzielonych na nie upustów (jeśli przyznane rabaty są typu procentowego).
Cennik indywidualny dla kontrahenta jest wyliczany po wciśnięciu przycisku „pioruna”. Wyliczany cennik można zawęzić do wybranej grupy towarów (uwzględniana jest grupa domyślna, przypisana na karcie towaru na zakładce [Ogólne]), po zaznaczeniu parametru Pokazuj nieaktywne uwzględniane są również towary, które na kartotece, na zakładce [Dodatkowe] mają zaznaczoną opcję Karta nieaktywna.
Kontrola limitu płatności kontrahenta
Na karcie kontrahenta znajdują się parametry dotyczące limitu kredytu oraz limitu przeterminowanych płatności dla określonego kontrahenta. W programie istnieje mechanizm, który pozwala kontrolować przy zatwierdzaniu Faktur Sprzedaży oraz Paragonów, czy któryś z limitów nie został przekroczony.
Funkcja działa jeśli na karcie ewidencyjnej kontrahenta został określony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności dla kontrahenta.
Uprawnienia operatorów
Sposób kontroli przeterminowanych płatności ustawiany jest dla każdego operatora indywidualnie (na jego karcie w Konfiguracji). Dostępne opcje to:
brak – program nie kontroluje płatności podczas zapisu dokumentów, niezależnie od tego, czy kontrahent ma ustawione limity, czy nie. opcja jest dostępna tylko podczas zapisu dokumentów do bufora.
ostrzeżenie – podczas zapisu dokumentu program informuje o ewentualnym przekroczeniu limitu kredytu lub limitu przeterminowanych płatności (w zależności od ustawienia parametrów na karcie kontrahenta), ale pozwala na jego zatwierdzenie
blokada – program blokuje możliwość zapisu dokumentu w przypadku, gdy kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu lub przeterminowanych płatności. Operator może jedynie powrócić na formularz dokumentu, by dokonać na nim zmian.
Istnieje możliwość kontroli płatności (zarówno limitu kredytowego, jak i limitu płatności przeterminowanych) podczas zapisu dokumentu do bufora. Jeśli użytkownik chce kontrolować płatności podczas zapisu dokumentu do bufora powinien dla operatora zaznaczyć odpowiednią opcję dla parametru Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora. Jeśli użytkownik wybierze opcję brak, wtedy podczas zapisu dokumentów do bufora limity płatności nie będą kontrolowane. Natomiast w przypadku zapisu na stałe – kontrola jest prowadzona zawsze, jeśli kontrahent na swojej karcie ma określony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności.
Warto przy tym pamiętać, że odrębnie ustalane są uprawnienia dotyczące zapisu do bufora, a odrębnie zapisu na stałe.
Z obsługą funkcji związany jest dodatkowo parametr na karcie operatora Zmiana limitu na karcie kontrahenta:
jeśli parametr jest aktywny – operator może ustalać limit kredytu na karcie kontrahenta
jeśli parametr nie jest aktywny – pole dotyczące limitu kredytu na karcie kontrahenta nie jest dostępne dla operatora
Kontrola limitu kredytu dotyczy transakcji: Faktur Sprzedaży oraz Paragonów i dokumentów WKA (które można wystawiać w module Handel, Handel Plus).
W trakcie zatwierdzania dokumentu, jeśli stan zadłużenia przekracza przyznany limit, a operator blokadę sprzedaży po przekroczeniu limitu, wyświetlany jest komunikat z informacją o kwocie przekraczającej dopuszczalne zadłużenie. Operator ma do wyboru dwie opcje:
Anuluj – powoduje powrót na formularz dokumentu (operator może wtedy zmienić formę płatności)
Pokaż zaległości– otwierany jest Preliminarz płatności kontrahenta, gdzie widać wszystkie dokumenty nierozliczone.
Jeśli stan zadłużenia/ przeterminowanych płatności przekracza przyznany limit, a operator ma ustawione jedynie ostrzeżenie o przekroczeniu limitu, podczas zatwierdzenia faktury/ paragonu pojawia się dodatkowo możliwość zatwierdzenia dokumentu (OK).
Uwaga
Podczas seryjnego zatwierdzania faktur kontrolowane są zarówno limit kredytu jak i limit przeterminowanych płatności. W przypadku, gdy kontrahent przekroczy któryś z tych limitów – dokument nie zostanie zatwierdzony, niezależnie od uprawnień operatora (ostrzeżenie/ blokada).
Limit kredytu kontrahenta
Informacja dotycząca aktualnego zadłużenia kontrahenta jest widoczna na jego karcie ewidencyjnej (zakładka [Handlowe]) w polu Limit wykorzystany. Wartość w polu jest wyliczana na bieżąco podczas wystawiania dokumentów dla kontrahenta, wprowadzania zapisów kasowo/bankowych oraz dokonywania rozliczeń.
Zasady obliczania limitu wykorzystanego:
Podczas obliczania zadłużenia uwzględniane są kwoty jeszcze pozostającedo rozliczenia.
Podczas obliczania zadłużenia kontrahenta uwzględniane są zdarzenia w buforze.
Podczas obliczania zadłużenia nie są uwzględniane zdarzenia o statusie nie podlega.
Podczas obliczania zadłużenia kwota zadłużenia jest pomniejszana o wpłacone przez kontrahenta zaliczki.
Podczas obliczania zadłużenia kwota zadłużenia jest pomniejszana o zobowiązania wobec kontrahenta (np. nierozliczone faktury korygujące sprzedaż, Faktury Zakupu od kontrahenta itp.)
W przypadku dokumentów w walucie obcej – wartość transakcji w PLN jest wyliczana na podstawie kursu podanego na dokumencie.
W przypadku dokumentów płatnych częściowo gotówką, a częściowo np. przelewem – podczas obliczania zadłużenia kontrahenta program uwzględnia tylko część z odroczonym terminem płatności.
Limit jest kontrolowany również podczas zatwierdzania faktury płatnej gotówką. Program sprawdza, czy kwota wpłacana nie jest mniejsza niż do zapłaty. Jeśli tak – program sprawdza limit kredytu kontrahenta, uwzględniając kwotę pozostającą do zapłaty.
Kontrola limitu kredytu nie jest aktywna w trakcie wystawiania dokumentów pierwotnych (wykorzystywanych podczas wystawiania korekt do dokumentów nie zarejestrowanych w systemie).
Limit przeterminowanych płatności
Wartość przeterminowanych płatności nie jest zapisywana w bazie, tylko wyliczana jest na bieżąco w momencie zatwierdzania dokumentów.
Uwaga
Wartość przeterminowanych płatności dla kontrahenta jest wyliczana w momencie zatwierdzania dokumentu na podstawie dokumentów przeterminowanych w Preliminarzu płatności. Jako datę graniczną, wg której określany jest termin do blokady przyjmowany jest terminrealizacji płatności.
Należy pamiętać, że termin realizacji płatności uwzględnia automatycznie dwa parametry: dopuszczalną zwłokę kontrahenta (określaną na jego karcie ewidencyjnej) oraz czas realizacji przelewu przez bank. Jeśli więc użytkownik chce, by blokada nie następowała zaraz po przekroczeniu terminu płatności, tylko dopuszcza jeszcze jakiś okres „przejściowy” od terminu płatności, zanim sprzedaż zostanie zablokowana – może wypełnić na karcie kontrahenta pole Dopuszczalna zwłoka. Na jej podstawie zostanie wyliczony termin realizacji płatności. W efekcie, podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności, program uwzględni przyznany kontrahentowi „okres przejściowy”.
Podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności uwzględniane są dokumenty z Preliminarza: typu przychodowego, zarówno płatności w buforze, jak i „do realizacji”.
Obsługa limitu kredytu kontrahenta na dokumentach WZ, RO, FPF
Limit kredytu oraz limit przeterminowanych płatności kontrahenta mogą być kontrolowane również podczas wystawiania Wydań Zewnętrznych, Rezerwacji Odbiorcy oraz Faktur Pro Forma. Funkcjonalność jest dostępna po zaznaczeniu parametru Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO, FPF w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce [Parametry].
Ponieważ dokumenty WZ, RO oraz FPF nie tworzą zdarzeń w Preliminarzu Płatności, nie będą wpływać na wysokość zadłużenia kontrahenta oraz przeterminowane płatności. Oznacza to, że kwota z zapisywanego dokumentu nie zwiększy wykorzystanej już kwoty limitu.
W przypadku, gdy któryś z limitów zostanie przekroczony, program zadziała zgodnie z ustawieniami wprowadzonymi na karcie operatora (ostrzeżenie, blokada, brak reakcji).
Podczas wystawiania dokumentu WZ, w przypadku, gdy Klient ma przekroczony limit, wydanie towaru będzie możliwe jeżeli od razu zostanie uregulowana za niego należność (po zaznaczeniu parametru Płatność na dokumencie WZ).
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe (w tym WZ, RO) wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Mechanizm odwrotnego obciążenia VAT
Uwaga
Na mocy Ustawy z dnia 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, od 1 listopada 2019 r. mechanzim odwrotnego obciążenia VAT, dla krajowych podmiotów gospodarczych został zastąpiony mechanizmem podzielonej płatności. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
Odwrotne obciążenie podatkiem od towarów i usług polega na przeniesieniu obowiązku podatkowego z tytułu danej transakcji na nabywcę określonych towarów i usług. Jednocześnie nabywca jest podmiotem uprawnionym do odliczenia podatku naliczonego z tytułu tej transakcji, co oznacza zwolnienie sprzedawcy od obowiązku zapłaty VAT należnego do urzędu skarbowego. Dla transakcji wystawianych od 01.07.2015:
z procedury odwrotnego obciążenia VAT mogą skorzystać tylko podatnicy VAT czynni,
wśród towarów odwrotnie obciążonych są również towary, w stosunku do których procedura odwrotnego obciążenia obowiązuje dopiero, gdy wartość jednolitej gospodarczo transakcji dla jednego kontrahenta obejmującej te towary przekroczy kwotę 20 000 PLN (m.in. telefony komórkowe, laptopy, konsole do gier).
Aby możliwe było wystawianie dokumentów z towarami objętymi odwrotnym obciążeniem należy:
na karcie kontrahenta, na zakładce [Handlowe] wybrać status Podatnikiem jest nabywca oraz zaznaczyć parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES (obydwa parametry można ustawić również na dokumencie – zakładka [Kontrahent]). Podczas zakładania nowej karty kontrahenta, po wybraniu statusu Podatnikiem jest nabywca, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES ustawiany jest automatycznie.
Na formularzu kontrahenta znajdują się przyciski Weryfikacja statusu VAT kontrahenta oraz Sprawdź w bazie VIES poprzez które następuje sprawdzenie czy kontrahent powinien mieć zaznaczony parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES. Weryfikacja odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, Użytkownik jest przenoszony na zakładkę [Handlowe], parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji). W przypadku kiedy jest to podatnik VAT/ VAT-UE znajdujący się w bazie VIES, a kontrahent w programie widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika.
Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT i VIES kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Dodatkowo w operacjach seryjnych dostępnych na liście kontrahentów znajduje się opcja Zweryfikuj status VAT. Po jej wyborze następuje seryjne sprawdzanie statusu VAT dla zaznaczonych kontrahentów. W razie rozbieżności z bazą Ministerstwa Finansów statusy kontrahentów w programie są zmieniane, a w logu z przebiegu operacji pojawiają się stosowne informacje.
Ponadto podczas dodawania nowego kontrahenta i uzupełnieniu jego numeru NIP (bądź zmianie numeru NIP na karcie istniejącego już kontrahenta) i przejściu do innego pola, uruchamiany jest proces pobierania informacji o kontrahencie z GUS oraz weryfikacji statusu VAT/ VAT-UE. Dzięki temu Użytkownik może przenieść dane z bazy GUS na formularz kontrahenta w programie (przycisk Przenieś na formularz), jak również następuje ustawienie kontrahentowi statusu VAT zgodnie z danymi w bazie Ministerstwa Finansów. Warunkiem uruchomienia weryfikacji kontrahenta jest połączenie z siecią Internet oraz to żeby wpisany numer był poprawnym numerem NIP kontrahenta krajowego.
W operacjach seryjnych znajduje się również opcja Zmień status umożliwiająca seryjną zmianę parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES. Po zaznaczeniu kontrahentów, którzy są podatnikami VAT czynnymi, należy wykonać operację seryjną, zmieniającą ustawienie tego parametru.
Jeżeli operator zaznaczy Zmieńparametr podatnik VAT czynny i nie zaznaczy parametru Podatnik VAT czynny, to na zaznaczonych kartach kontrahentów parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES zostanie odznaczony.
Dodatkowo, aby ułatwić to zadanie, na liście kontrahentów poprzez mechanizm Personalizacji (funkcja wywoływana jest kombinacją klawiszy <SHIFT>+<F9> z poziomu listy kontrahentów dla operatora z uprawnieniami administracyjnymi) można dodać kolumnę Knt_Export. Wartość 5 w kolumnie Knt_Export oznacza kontrahentów o statusie Podatnikiem jest nabywca.
w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry (obszar Inne) zaznaczyć parametr Odwrotne obciążenie wg karty towaru. Następnie na karcie towaru należy ustawić Odwrotne obciążenie: Nie/ Tak/ Powyżej limitu.
Nie – towar nie podlega odwrotnemu obciążeniu,
Tak – towar podlega odwrotnemu obciążeniu,
Powyżej limitu – towar podlega odwrotnemu obciążeniu dopiero po przekroczeniu określonego w ustawie o podatku od towarów i usług limitu 20 000 PLN (zastowanie od 1 lipca 2015).
Domyślnie ustawiona jest wartość Nie.
Na liście cennikowej pod ikoną Funkcje dodatkowe (widoczną na górnej wstążce programu) - Karty cennikowe/ Zmiana parametru odwrotne obciążenie możliwe jest seryjne ustawienie odwrotnego obciążenia dla towarów uprzednio zaznaczonych na liście.
Po odznaczeniu parametru w konfiguracji, odwrotne obciążenie będzie dotyczyło wszystkich pozycji na dokumentach.
Aby mechanizm odwrotnego obciążenia VAT miał zastosowanie, kontrahent, dla którego wystawiana jest transakcja musi być podatnikiem VAT czynnym o statusie Podatnikiem jest nabywca. Dla takich transakcji stawka VAT na wszystkich pozycjach ustawiana jest jako NP lub podpowiada się jako NP tylko na tych pozycjach, które na karcie mają ustawione Odwrotne obciążenie (opcja dostępna po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry – Odwrotne obciążenie wg karty towaru).
Jeżeli nie będzie spełniony któryś z opisanych wyżej warunków, wówczas na dokumencie stosowana jest stawka VAT z karty towaru.
Na Fakturach Sprzedaży, Fakturach Zakupu oraz na korektach do tych dokumentów na zakładce [Ogólne] i [Kontrahent] znajduje się przycisk Weryfikacja statusu VAT kontrahenta, za pomocą którego można zweryfikować czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, parametr na dokumencie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika. Jeśli na fakturze zastosowano odwrotne obciążenie, a po zweryfikowaniu statusu, na transakcji zostanie odznaczony parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, to na pozycjach dokumentu zostanie naliczony podatek VAT zgodnie ze stawką ustawioną na karcie towaru.
Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Przy zapisie dokumentu FS, WZ, RO, FPF, na którym będą towary z odwrotnym obciążeniem, ale nie będzie ustawiony typ kontrahenta jako podatnikiem jest nabywca albo nie będzie zaznaczony parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, wyświetlony zostanie komunikat: Na dokumencie występują pozycje z odwrotnym obciążeniem. Aby poprawnie wystawić dokument należy zmienić status kontrahenta na: Podatnikiem jest nabywca i zaznaczyć parametr: Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES. Czy chcesz zmienić status i zaznaczyć parametr? (Tak/ Nie).
Jeżeli operator wybierze TAK, na transakcji zostanie ustawiony rodzaj transakcji na podatnikiem jest nabywca oraz zostanie zaznaczony parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, stawki VAT dla towarów z wybraną opcją odwrotne obciążenie – TAK, zostaną zmienione na NP.
W sytuacji, kiedy użytkownik na dokumencie, na zakładce [Kontrahent] ustawi status Podatnikiem jest nabywca, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES zostanie zaznaczony automatycznie.
Po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry parametru Odwrotne obciążenie wg karty towaru, na zakładce [Ogólne] formularza dokumentu FS, WZ, RO, FPF będzie widoczny panel Odwrotne obciążenie – limit. Sekcja ma zastosowanie dla towarów, które na karcie mają zaznaczone Odwrotne obciążenie – Powyżej limitu.
Od 01.07.2015 dla takich towarów procedurę odwrotnego obciążenia stosuje się, jeżeli łączna wartość sprzedaży tych towarów w ramach jednolitej gospodarczo transakcji obejmującej te towary, bez kwoty podatku, przekracza 20 000 PLN.
W polu Wartość sprzedaży wyświetlana jest suma wartości netto w PLN wszystkich towarów, które znajdują się na fakturze i mają na swojej karcie towarowej ustawione odwrotne obciążenie powyżej limitu. Na dokumentach walutowych w polu Wartość sprzedaży wyświetlana jest kwota w PLN.
Po przekroczeniu na dokumencie wartości netto 20 000 PLN, wyświetlane jest ostrzeżenie informujące operatora o tym, że powinien zastosować mechanizm odwrotnego obciążenia:
W związku z tym, że przepisy definują jednolitą gospodarczo transakcję jako transakcję obejmującą umowę, w ramach której występuje jedna lub więcej dostaw towarów w niesprecyzowanym bliżej okresie, oraz transakcję obejmującą więcej niż jedną umowę, jeżeli okoliczności towarzyszące tej transakcji lub warunki, na jakich została ona zrealizowana, odbiegały od okoliczności lub warunków zwykle występujących w obrocie, na dokumentach sprzedaży za pomocą przycisku można wywołać raport z informacją o sumarycznej wartości sprzedaży towarów z ustawionym odwrotnym obciążeniem – powyżej limitu. Wartość sprzedaży wyświetlana jest dla kontrahenta wybranego na bieżącym dokumencie. W oknie raportu można wskazać zakres dat, za który ma być liczona wartość sprzedaży. Do wyliczanej wartości sprzedaży wchodzą zawsze towary z bieżącego dokumentu (niezależnie od wybranego zakresu dat oraz niezależnie od zaznaczenia parametrów FS, WZ).
Na raporcie można uwzględnić dokumenty FS i WZ.
Jeżeli na transakcji wartość sprzedaży towarów z odwrotnym obciążeniem powyżej limitu nie przekroczy wartości 20 000 PLN, operator mimo to powinien sprawdzić na podstawie raportu sprzedaży, jaka była sprzedaż w wybranym okresie czasowym i zdecydować, czy na transakcji ma być zastosowane odwrotne obciążenie.
W chwili, kiedy wartość sprzedaży przekroczy 20 000 PLN, w panelu Odwrotne obciążenie – limit zostanie zaznaczony parametr Stawka NP. Będzie to skutkowało tym, że stawki VAT na pozycjach z opcją odwrotne obciążenie powyżej limitu zmienią się automatycznie na NP, pod warunkiem, że kontrahent ma status: Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES i Podatnikiem jest nabywca. Po automatycznym zaznaczeniu parametru Stawka NP, operator może odznaczyć ten parametr, wówczas stawki VAT zostaną pobrane z kartotek towarowych.
Uwaga
Podczas przekształcenia WZ do FS, ustawienia dotyczące parametru Stawka NP przenoszone są z dokumentu WZ bez możliwości modyfikacji na FS. Jeśli zajdzie konieczność zmiany stawek VAT, do FS należy wystawić korektę stawki VAT.
Korekty
Na dokument korekty przenoszone są ustawienia parametrów i stawek VAT z dokumentu korygowanego, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest dostępny do edycji, panel Odwrotne obciążenie wg limitu nie jest widoczny.
Na korektach stawki VAT dla Faktur Sprzedaży i Zakupu, można zmienić rodzaj transakcji, dzięki czemu możliwe jest wykonanie korekty dotyczącej odwrotnego obciążenia.
Kopiowanie dokumentów
W przypadku kopiowania dokumentów, stawki VAT pozycji przenoszą się ze skopiowanego dokumentu – nie są ustawiane na podstawie statusów kontrahenta. Aby program ustawił stawkę VAT NP na pozycjach na podstawie statusów kontrahenta Podatnikiem jest nabywca i Podatnik VAT czynny, należy po skopiowaniu dokumentu ponownie wybrać kontrahenta.
Aktualizacja danych kontrahenta
Za pomocą funkcji Aktualizacja danych kontrahenta dostępnej na liście dokumentów pod prawym przyciskiem myszy (po zaznaczeniu w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Parametry]Aktualizacja kontrahenta na dokumencie) można zaktualizować na dokumencie zaznaczenie parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES. Na transakcję pobierane jest aktualne ustawienie z karty kontrahenta (funkcja przydatna m.in. przy przekształcaniu Wydań Zewnętrznych wystawionych przed lipcem b.r. do Faktur Sprzedaży z datą od 1 lipca bądź przy tworzeniu Faktur Sprzedaży do Faktur Pro Forma, gdzie Faktury Zaliczkowe na towary z odwrotnym obciążeniem były wystawiane przez lipcem b.r.). Funkcja nie powoduje zmiany stawek VAT na dokumencie.
Wydruki
Na wydrukach FS, WZ i FPF w kolumnie VAT dla towarów z zaznaczonym parametrem pojawia się „---*”, natomiast pod listą sprzedawanych towarów i usług wydrukowana zostanie adnotacja „*) – odwrotne obciążenie”.
Zakup
Dla Faktur Zakupu, Przyjęć Zewnętrznych, Zamówień u Dostawców panel Odwrotne obciążenie wg limitu zawiera tylko parametr Stawka NP. Użytkownik musi zaznaczyć ten parametr jeśli na otrzymanym dokumencie sprzedaży występują towary odwrotnie obciążone powyżej limitu 20 000 PLN (parametr nie jest zaznaczany automatycznie jak w przypadku dokumentów sprzedaży). Po zaznaczeniu tego parametru dla towarów, które na karcie mają ustawione Odwrotne obciążenie – Powyżej limitu zostanie ustawiona na dokumencie stawka VAT NP.
W przypadku handlu towarami wrażliwymi obowiązek podatkowy ciąży na nabywcy będącym podatnikiem VAT. Jednocześnie nabywcom przysługuje prawo do odliczenia VAT.
W programie mechanizm ten realizowany jest poprzez Dowody Wewnętrzne Sprzedaży i Dokwody Wewnętrzne Zakupu. Po wystawieniu Faktury Zakupu (dla kontrahenta o statusie Podatnikiem jest nabywca oraz dla transakcji od 1 lipca 2015 o statusie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES), należy ten dokument przekształcić do Faktury Wewnętrznej Sprzedaży w celu naliczenia podatku VAT następnie FSW do Faktury Wewnętrznej Zakupu w celu odliczenia VAT-u.
Na liście FZ dostępny jest przycisk Generuj fakturę wewnętrzną sprzedaży.
Aby możliwe było przekształcenie FZ do FSW, pozycje na FZ:
Nie mogą mieć naliczonego podatku VAT,
W przypadku kiedy na FZ część pozycji ma wykazany podatek VAT, na FSW zostaną przeniesione wyłącznie pozycje bez naliczonego VAT-u.
Na liście FSW (menu Handel/ Inne/ Dowody Wewnętrzne Sprzedaży) dostępny jest przycisk Generuj dowód wewnętrzny zakupu. FZW można wygenerować także z formularza FSW zaznaczając .
Podczas księgowania dokumentów do rejestrów VAT, zaznaczenie parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest przenoszone z dokumentu.
Transakcje wewnątrzunijne i pozaunijne
Na potrzeby deklaracji VAT-7, na karcie kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci), na zakładce [Handlowe] można ustawić status: Wewnątrzunijny – Podatnikiem jest nabywca, Pozaunijny – Podatnikiem jest nabywca. Statusy te są przenoszone na dokumenty.
W przypadku dokumentów FZ i PZ dla kontrahentów o statusie Wewnątrzunijny – Podatnikiem jest nabywca lub Pozaunijny – Podatnikiem jest nabywca odwrotne obciążenie jest stosowane bez względu na to czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym oraz bez względu na to czy parametr Odwrotne obciążenie wg karty towaru jest ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry. Stawka VAT na wszystkich pozycjach dokumentu jest ustawiana na NP.
Dla dokumentów sprzedaży odwrotne obciążenie jest stosowane tylko dla pozycji ze stawką VAT NP (bez względu na to czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym oraz bez względu na ustawienie parametru Odwrotne obciążenie wg karty towaru). Stawki VAT na pozycjach dokumentów są ustawiane w identyczny sposób jak dla transakcji wewnątrzunijnych i pozauniijnych, z tym, że na wydrukach dla pozycji ze stawką VAT NP widnieje adnotacja dotycząca odwrotnego obciążenia.W
Podgląd ostatnich cen sprzedaży dla kontrahenta
Na dokumentach związanych ze sprzedażą towarów:
Faktura Sprzedaży (z pominięciem Faktur Zaliczkowych), Paragon, Faktura Pro Forma,
Rezerwacja Odbiorcy, Wydanie Zewnętrzne (moduł Handel, Handel Plus)
możliwy jest szybki podgląd ostatnich pięciu cen sprzedaży dla kontrahenta wybranego na dokumencie. Funkcja jest dostępna na górnej wstążce programu: z poziomu zakładki [Ogólne] formularza dokumentu bądź z poziomu okna Pozycja dokumentu,pod prawym przyciskiem myszy dla pozycji dokumentu: Ostatnie ceny sprzedaży.
Funkcję można również uruchomić za pomocą skrótu klawiszowego <CTRL>+<Q>.
Podgląd ostatnich cen sprzedaży
W zestawieniu uwzględniane są: Paragony, Faktury Sprzedaży (z pominięciem Faktur Zaliczkowych) oraz Wydania Zewnętrzne (w przypadku pracy na module Handel lub Handel Plus). Dokumenty w buforze wyświetlane są w kolorze zielonym.
W sytuacji, gdy PA, FS są powiązane z WZ, na zestawieniu jest widoczna tylko Faktura/ Paragon.
Jeśli Paragon zostanie przekształcony do Faktury Sprzedaży, w zestawieniu uwzględniana jest zawsze Faktura. W sytuacji, kiedy Paragon zawiera kilka pozycji, a zafakturowana zostanie część z nich, dla pozostałych Paragon nie jest wyświetlany w zestawieniu ostatnich cen sprzedaży.
Przykład
Wystawiamy PA/1/2016 na towary: X, Y, Z.
Przekształcamy PA/1/2016 do Faktury Sprzedaży na towar X.
Na zestawieniu ostatnich pięciu cen sprzedaży dla towarów Y, Z, PA/1/2016 nie zostanie uwzgledniony (z racji tego, że został przekształcony do FS).
W przypadku połączenia kart kontrahentów, wyświetlane są również ceny z dokumentów dla kontrahentów, którzy zostali przyłączeni do kontrahenta głównego.
Za pomocą przycisku wybraną cenę można przenieść na dokument (opcja jest nieaktywna jeśli operator ma włączoną blokadę zmian cen).
Ceny sprzedaży
Początkowa cena sprzedaży, która będzie podpowiadała się na dokumencie, zależy od tego, jaka cena domyślna została ustawiona dla magazynu, kontrahenta i towaru oraz od rabatów kontrahenta i towaru. Podczas dodawania pozycji na dokument sprawdzane są kolejno:
Rabat typu stała cena – ponieważ rabat ten ma najwyższy priorytet w programie, stała cena będzie podpowiadać się na dokumencie bez uwzględniania pozostałych rabatów kontrahenta i towaru.
Cena domyślna dla magazynu – jeżeli dla towaru nie ustawiono stałej ceny, w następnym kroku sprawdzane jest, czy na formularzu magazynu (Ogólne/ Inne/ Magazyny), na który wystawiany jest dokument, przypisano domyślną cenę sprzedaży spośród cen zdefiniowanych w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług.
Łatwa sprzedaż: Jeżeli magazyn wybrany na oknie Łatwej Sprzedaży jest powiązany z ceną domyślną, na formularzu podpowie się ona automatycznie, jako cena sprzedaży.
Handel Plus: Wmodule Handel Plus ceny dla towarów pobierane są z magazynu ustawionego w nagłówku dokumentu bez względu na to, jaki magazyn został ustawiony na pozycji.
Cena domyślna kontrahenta – jeśli na karcie kontrahenta na zakładce [Handlowe] wybrano cenę domyślną, zostanie ona ustawiona jako cena początkowa dla tego kontrahenta.
Cena domyślna towaru – jeżeli na karcie kontrahenta w polu Cena domyślna wybrano domyślna, to początkowa cena sprzedaży zostanie pobrana z karty towaru (zakładka [Ogólne], pole Cena domyślna).
Rabaty – po ustaleniu początkowej ceny sprzedaży program wylicza cenę końcową uwzględniając rabaty ustawione w Ogólne/Rabaty, na karcie kontrahenta (zakładka [Handlowe]), w nagłówku dokumentu lub na pozycji dokumentu w kolumnie Rabat.
Uwaga
Cena domyślna dla magazynu oraz Rabaty z menu Ogólne/ Rabaty są dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
Współpraca z kolektorami danych
Obecnie program współpracuje z następującymi typami kolektorów:
Dolphin
BHT
Cipherlab
Opticon
Konfiguracja danych dotyczących współpracy z kolektorem jest możliwa z poziomu Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Kolektor. Należy tam wskazać przede wszystkim typ kolektora, z którym będzie współpracował program oraz port COM, przez który będzie przebiegała transmisja danych.
Należy również wskazać protokół, wg którego przebiega transmisja oraz inne parametry współpracy.
W części Definicja rekordu należy podać specyfikację dotyczącą formatu pliku przesyłającego dane.
Uwaga
Po wybraniu typu kolektora, program proponuje domyślne ustawienia parametrów transmisji. Użytkownik powinien jednak skontrolować, czy proponowane ustawienia są zgodne ze specyfikacją producenta kolektora.
W przypadku, gdy kolektor komunikuje się z komputerem przy wykorzystaniu tranceivera należy dodatkowo zaznaczyć parametr Używaj tranceivera.
Obsługa kolektorów jest zrealizowana w taki sposób, żeby umożliwić automatyczne dodawanie towarów wprowadzonych do kolektora na dokumenty handlowe i magazynowe oraz na arkusze inwentaryzacyjne.
Możliwość importu danych z kolektora dostępna jest z poziomu większości formularzy dokumentów. Import z kolektora następuje automatycznie po wciśnięciu przycisku znajdującego się na górnej wstążce programu lub po wciśnięciu kombinacji klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>. Na podstawie danych z Konfiguracji stanowiska program nawiązuje łączność z kolektorem danych, a następnie wywołuje transmisję.
W efekcie na formularzu dokumentu zostają wpisane towary wraz z ilościami. Ilości są wyrażone zawsze w jednostkach podstawowych. Ceny na dokumencie są proponowane przez program, zgodnie z obowiązującymi zasadami. W przypadku dokumentów zakupowych (FZ, PZ, PW, ZD) proponowane są ostatnie ceny zakupu. W przypadku dokumentów sprzedażowych (FA, WZ, RO, FPF…) – proponowane są ceny sprzedaży z grupy cenowej skojarzonej z kontrahentem wpisanym na dokument, z uwzględnieniem wszystkich rabatów.
Uwaga
Funkcja importu danych z kolektora nie działa w przypadku dokumentów korygujących oraz dokumentów, na których zblokowana jest możliwość dopisywania nowych pozycji (np. Faktura Sprzedaży utworzona na podstawie WZ z różnych magazynów).
Uwaga
Obsługa gospodarki magazynowej jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. W module Faktury można prowadzić obrót wyłącznie usługami.
Pieczątka firmy na wydrukach
Podczas wystawiania dokumentu handlowo magazynowego zapisywany jest na nim identyfikator obowiązującej na dzień jego wystawienia pieczątki firmy. Na wydruki pobierane są zawsze dane firmy powiązane z dokumentem, nie jak dotychczas na bieżąco z konfiguracji. Standardowe wydruki zostały dostosowane do wprowadzonej zmiany. Dzięki temu system zapewnia większą kontrolę prawidłowości danych firmy na wydrukach.
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Pytaj o dane firmy dla dokumentów handlowo – magazynowych wystawianych wstecz. Jeśli parametr jest zaznaczony i na dokumencie zmieniono datę wystawienia, podczas zapisu dokumentu wyświetlane jest okno dotyczące wyboru pieczątki, która zostanie przypisana do dokumentu: W dniu wystawienia dokumentu obowiązywały inne dane Twojej firmy. Które dane mają zostać zapisane na dokumencie (Dane historyczne/ Aktualne dane).
Jeśli parametr Pytaj o dane firmy dla dokumentów handlowo – magazynowych wystawionych wstecz jest niezaznaczony, na dokumentach domyślnie zapisują się dane firmy obowiązujące na datę wystawienia dokumentu.
Parametr nie dotyczy deklaracji Intrastat, deklaracji AKC-WW/AKC-WWn, dokumentu Rozchodu Wewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego, Przesunięcia Miedzymagazynowego, Przyjęcia Wewnętrznego Produktu, Rozchodu Wewnętrznego Składników, Bilansu Otwarcia Magazynu, Bilansu Zamknięcia Magazynu, Noty korygującej do Faktury Zakupu, Arkusza Inwentaryzacyjnego oraz korekt do tych dokumentów:
Dla deklaracji Intrastat drukowana jest zawsze pieczątka firmy (z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy), która obowiązywała w momencie zapisu deklaracji.
Dla deklaracji AKC-WW/AKC-WWn drukowana jest zawsze pieczątka firmy (z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK), która obowiązywała w momencie zapisu deklaracji.
Dla dokumentów: Rozchód Wewnętrzny, Przyjęcie Wewnętrzne, Przesunięcie Miedzymagazynowe, Przyjęcie Wewnętrzne Produktu, Rozchód Wewnętrzny Składników, Bilans Otwarcia Magazynu, Bilans Zamknięcia Magazynu, Arkusz Inwentaryzacyjny oraz korekt do tych dokumentów, drukowana jest zawsze pieczątka firmy (z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy), która obowiązywała na dzień wystawienia dokumentu.
Na wydruku Noty Korygującej do Faktury Zakupu drukowana jest zawsze aktualna pieczątka firmy bez względu na datę wystawienia noty korygującej.
Atrybuty w modułach Faktury i Handel
W programie istnieje możliwość zdefiniowania odrębnych list dla atrybutów, które będą opisywać pozycje na dokumencie (atrybuty towaru) i odrębnie atrybuty, które będą opisywać cały dokument (atrybuty kontrahenta i dokumentu).
Przed przystąpieniem do uzupełniania atrybutów należy je zdefiniować w systemie. Lista atrybutów jest dostępna w menu Ogólne/ Atrybuty. Składa się ona z odrębnych zakładek, na których wprowadzane są atrybuty określonego typu:
atrybuty towaru – wykorzystywane podczas opisywania pozycji wprowadzanych na dokumenty
atrybuty kontrahenta – wykorzystywane podczas opisywania całych dokumentów. Są to atrybuty, które można skojarzyć z konkretnym kontrahentem (opisujące kontrahenta, dla którego wystawiany jest dokument).
atrybuty dokumentu – wykorzystywane podczas opisywania całych dokumentów, jednak nie są one związane z konkretnym kontrahentem.
Edycja atrybutów na zatwierdzonych dokumentach
W Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] (parametry wspólne) znajduje się parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok. Funkcja ta umożliwia edycję atrybutów zmianę kodów JPK_V7 na dokumentach zatwierdzonych na stałe oraz edycję atrybutów pozycji tych dokumentów.
Modyfikacja atrybutu, kodu JPK_V7 dokumentu/ pozycji dokumentu jest możliwa również podczas wykonywania podglądu dokumentu z poziomu innego dokumentu.
Modyfikacja atrybutu dokumentu/ pozycji dokumentu nie powoduje zmiany w tym zakresie na dokumentach powiązanych.
Algorytm naliczania podatku VAT na dokumentach
Domyślny algorytm netto/brutto można wskazać na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe] pod opcją Dokument liczony od. Wskazany algorytm będzie podpowiadany na wystawianym dokumencie po wybraniu kontrahenta, jeśli na dokument nie zostały wpisane pozycje.
W momencie wpisania pierwszego towaru/ usługi, możliwość zmiany jest blokowana. Aby można było zmienić algorytm naliczania podatku VAT na Fakturze w buforze, na której są już pozycje, należy w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczyć Pozwalaj na zmianę netto/brutto. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości.
Podczas przekształcania, wystawiania korekt i kopiowania dokumentów, algorytm (netto/brutto) jest pobierany z dokumentu źródłowego.
Wyjątkiem są Paragony, które zawsze wystawiane są algorytmem brutto niezależnie od algorytmu wskazanego na formularzu kontrahenta.
Uwaga
Podczas przekształcania Faktury Zakupu do Faktury Sprzedaży nie jest pobierany algorytm z dokumentu źródłowego. Algorytm pobierany jest wówczas z karty kontrahenta (zakładka Handlowe na formularzu kontrahenta) ustawianego domyślnie na dokumencie. To samo dotyczy przekształcenia Przyjęcia Zewnętrznego do Wydania Zewnętrznego (w module Handel, Handel Plus).
Terminy płatności na dokumentach
W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank znajduje się gałąź Daty dokumentów. Ustalone tu parametry odpowiadają za daty na zapisach kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu. Parametry są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów w module Faktury oraz tworzenia na ich podstawie płatności w module Kasa/Bank.
W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności:
FS, PA – termin może być wyliczany od daty wystawienia lub daty sprzedaży. Parametr jest również wykorzystywany podczas wystawiania Faktur Sprzedaży i Paragonów w module Faktury oraz wprowadzania dokumentów do rejestrów VAT.
FZ – w przypadku Faktur Zakupu wystawianych w module Faktury termin płatności może być wyliczany od daty wpływu, daty wystawienia lub daty zakupu. Warto pamiętać, że parametr jest również wykorzystywany podczas wprowadzania faktur kosztowych w rejestrach VAT.
W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany:
Data zapisu kasowego przy zapisie FS – zapis KP, tworzony automatycznie w chwili zatwierdzania Faktury Sprzedaży, może być generowany z datą wystawienia faktury lub z datą sprzedaży.
Data zapisu kasowego przy zapisie PA – zapis KP tworzony w chwili zatwierdzania Paragonu może być generowany z datą wystawienia PA lub datą sprzedaży.
Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – zapis KW tworzony w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu może być generowany z datą wpływu, datą wystawienia dokumentu lub datą zakupu.
Uwaga
Dla wszystkich dokumentów istnieje możliwość takiego ustawienia, by zapis kasowy był zawsze generowany z datą obowiązującą podczas wyliczania terminupłatności. Takie ustawienie parametru zapobiega sytuacji, gdy termin płatności widoczny na dokumencie jest inny (wyliczany np. wg daty wystawienia), natomiast zapis KP tworzony jest z inną datą (np. sprzedaży).
Data zdarzenia w preliminarzu dla FZ – w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu powstaje zdarzenie w Preliminarzu płatności. W zależności od wykorzystanej formy płatności oraz, w przypadku faktur kosztowych wprowadzanych w Rejestrach VAT, ustawień konfiguracyjnych zdarzenie może być Nierozliczone lub od razu ze statusem Rozliczono.
Parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia zdarzenia w Preliminarzu do określenia Daty dokumentu. W zależności od tego, którą datę wybierze użytkownik (data wpływu, data zakupu, data wystawienia) – jako data zdarzenia będzie proponowana odpowiednia data wprowadzona na dokument FZ.
Data zdarzenia w preliminarzu dla FS/WKA, PA – określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu Płatności podczas zamykania Faktury sprzedaży/ Wydania kaucji/ Paragonu będzie opatrzony datą wystawienia czy datą sprzedaży.
Wystawianie dokumentów (praca z myszką lub klawiaturą)
Wystawiamy fakturę myszką
Wystawianie faktury w systemie Comarch ERP Optima to wykonywanie dwóch podstawowych operacji: dodawania pozycji do listy i wypełniania formularzy.
Na standardowych listach (np. liście faktur, kontrahentów, cenniku) dodawać, usuwać lub modyfikować ich pozycje można wykorzystując:
przyciski umieszczone pod/obok listy. O tym, jaka funkcja kryje się pod przyciskiem można zawsze przekonać się ustawiając kursor myszki na przycisku i przez chwilę nie wykonując żadnej akcji. Po krótkim czasie pod przyciskiem pojawi się opis jego funkcjonalności. Wywołanie funkcji to naciśnięcie przycisku myszką (wskazujemy kursorem przycisk i naciskamy lewy klawisz myszy).
kontekstowe menu – dostępne na każdej liście w programie po umieszczeniu na niej kursora i naciśnięciu prawego klawisza myszy. W większości przypadków z menu można uruchomić te same funkcje, które dostępne są na przyciskach.
Jeśli np. na liście faktur naciśniemy prawy klawisz myszy i z kontekstowego menu wybierzemy funkcję dodaj, na ekranie pojawi się pusty formularz nowego dokumentu. Jeśli posługujemy się przede wszystkim myszką, aby wypełnić wybrane pola formularza – ustawiamy na nich kursor (wskazujemy je kursorem i naciskamy lewy klawisz myszy). Część danych należy wpisać z klawiatury, np. dodatkowe opisy. Pozostałe można wypełniać posługując się wyłącznie myszką (np. wybór pozycji z list, wprowadzanie dat z kalendarza...)
Myszka – przykładowy scenariusz obsługi listy elementów faktury
Poniżej opisany zostanie przykładowy schemat postępowania przy wprowadzaniu pozycji na fakturę, jeśli posługujemy się wyłącznie myszką. Zakładamy, że wszystkie potrzebne dane w cenniku są uzupełnione.
Ustawiamy kursor na pustej liście elementów i naciskamy prawy klawisz myszki.
Z kontekstowego menu wybieramy funkcję Dodaj. Wyedytowana zostanie pierwsza, pusta pozycja faktury. Kursor znajduje się w polu Towar.
Wybieramy pozycję z cennika wskazując ją kursorem (przy wyborze z listy) lub i dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszy (dla otwartej listy zasobów). Kod towaru/usługi zostanie wpisany w pole Towar.
Program standardowo proponuje do sprzedaży jedną jednostkę miary. Jeśli na edytowanej pozycji chcemy dokonać zmian – wystarczy lewym klawiszem myszy kliknąć w wybrane pole i nanieść zmiany. Dla jednostek miary otwarta zostanie lista jednostek pomocniczych towaru – lewym klawiszem myszki wskazujemy którąś z nich. Jeśli zmiany dotyczą wartości liczbowej – można myszką zmienić wartość naciskając strzałkę pokrętła (w górę lub w dół).
Każdą kolejną pozycję wprowadzamy powtarzając sekwencję od 1 do 6.
Aby wprowadzić zmiany na wprowadzonej wcześniej pozycji można na liście nacisnąć prawy klawisz myszki i z kontekstowego menu wybrać Zmień. Wskazana pozycja zostanie otwarta do edycji.
Jeśli chcemy skasować wcześniej wprowadzoną pozycję – ustawiamy na niej kursor i z kontekstowego menu wybieramy funkcję Skasuj.
Gdy lista pozycji jest przygotowana, zatwierdzamy fakturę naciskając myszką (lewy klawisz) przycisk z dyskietką.
Przedstawiony powyżej schemat to oczywiście pewna propozycja. Większość opisanych kroków można np. wykonać posługując się zamiast wyborem z kontekstowego menu przyciskami , które odpowiednio umożliwiają dodanie pozycji, podgląd szczegółów i kasowanie.
Podsumowanie – obsługa listy elementów faktury myszką:
prawy klawisz myszy na liście elementów – otwiera kontekstowe menu,
dwukrotny klik lewym klawiszem myszy na pustej liście – otwarcie pierwszej, pustej pozycji do edycji,
otwarty wiersz do edycji, kursor w polu Towar – możliwe jest rozwinięcie listy cennikowej,
otwarty wiersz do edycji, lewy klik na wybranym polu – to pole jest edytowane, można w nim wprowadzać zmiany,
kliknięcie lewym klawiszem myszki w dowolny przycisk obok listy – wywołanie związanej z nim funkcji.
Wystawiamy fakturę z klawiatury
Wystawianie faktury w systemie Comarch ERP Optima to wykonywanie dwóch podstawowych operacji: dodawania pozycji do listy i wypełniania formularzy.
Na standardowych listach (np. liście faktur, kontrahentów, cenniku) dodawać, usuwać lub modyfikować ich pozycje można wykorzystując:
przyciski umieszczone pod/obok listy. Do każdego z przycisków można dostać się naciskając klawisz <TAB>. Jeśli kursor ustawiony jest na przycisku – opis uruchamianej funkcji znajduje się w lewym, dolnym rogu głównego okna programu. Wywołanie funkcji to naciśnięcie przycisku klawiszem <SPACJA> lub <ENTER>.
kontekstowe menu – dostępne na każdej liście w programie po wciśnięciu kombinacji klawiszy <SHIFT>+<F10>. W większości przypadków z menu można uruchomić te same funkcje, które dostępne są na przyciskach. Funkcje z menu wybieramy przesuwając się klawiszami strzałek w górę i w dół i na wybranej naciskając klawisz <ENTER>.
Klawiatura – przykładowy scenariusz obsługi listy elementów faktury
Poniżej opisany zostanie przykładowy schemat postępowania przy wprowadzaniu pozycji na fakturę, jeśli posługujemy się wyłącznie klawiaturą. Zakładamy, że wszystkie potrzebne dane w cenniku są uzupełnione.
Aby rozpocząć wprowadzanie pozycji musimy kursor umieścić na pustej na razie liście elementów faktury. Najprościej, z dowolnego miejsca na formularzy faktury nacisnąć kombinację klawiszy <SHIFT>+<INSERT>. W efekcie kursor ustawi się na liście pozycji i pierwsza, pusta pozycja zostanie otwarta do edycji. Kursor znajduje się w polu Towar.
Dostęp do cennika uzyskamy naciskając kombinację klawiszy <ALT>+<STRZAŁKA W DÓŁ> lub po wciśnięciu klawisz <TAB> w pustym polu Kod.
Wybieramy towar z listy – ustawiamy na nim kursor i potwierdzamy wybór klawiszem <ENTER>. Kod towaru zostanie wpisany na pozycję faktury.
Poruszanie się pomiędzy kolejnymi polami na edytowanej pozycji to naciskanie klawisza <TAB>. Dokonywanie zmian na polach numerycznych to albo wykorzystanie pokrętła (strzałki w górę i w dół), albo wpisanie wartości wprost z klawiatury. Pole z jednostkami miary obsługuje strzałka w dół, która otwiera dostępna listę.
Gdy pozycja jest już gotowa, zatwierdzamy ją klawiszem <ENTER>
Każdą kolejna pozycję wprowadzamy posługując się klawiszem <INSERT>.
W razie konieczności dokonania poprawek na wprowadzonej wcześniej pozycji – wskazujemy ja kursorem i naciskamy <ENTER>.
Jeśli zachodzi potrzeba skasowania pozycji – ustawiamy na niej kursor i naciskamy klawisz <DEL>.
Jeśli faktura jest przygotowana – kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER> zatwierdza ją.
Przedstawiony powyżej scenariusz postępowania jest pewną propozycją.
Agregowanie pozycji na dokumentach
W Konfiguracji firmy znajdują się parametry związane z agregacją pozycji na dokumentach handlowych i magazynowych:
Agregacja pozycji dokumentu (FS, PA, WZ)
Parametr znajduje się w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry. Funkcja dotyczy tylko dokumentów sprzedaży: Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz dokumentów WZ.
Istnieje możliwość agregowania pozycji przy zapisie dokumentu na trwałe oraz do bufora. Należy przy tym pamiętać, że opcja agregowania przy zapisie do bufora jest dostępna tylko po zaznaczeniu opcji zapisu na trwałe. Oznacza to, że agregacja jest możliwa:
tylko przy zapisie na trwałe – zaznaczony parametr zapis trwały
zawsze – zaznaczony parametr zapis trwały i zapis do bufora
brak agregacji – odznaczony parametr zapis trwały.
Pozycje na dokumencie zostaną zagregowane do jednej w przypadku, gdy posiadają identyczne wszystkie wartości z wyjątkiem ilości (m.in. kod, nazwę, opis, jednostkę miary, cenę, kategorię).
Agregacja pozycji na dokumentach utworzonych z WZ PZ RO ZD
Parametr znajduje się w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne. Po jego zaznaczeniu agregowane będą identyczne pozycje na dokumentach, które powstały z przekształcenia dokumentów WZ/PZ/RO/ZD
Uwaga
Na dokumentach nie są agregowane pozycje o typie usługa złożona z zaznaczonym parametrem Rozchód składników na FS/PA oraz ich składniki.
Uwaga
Wystawianie dokumentów związanych z obsługą magazynów jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
Listy dokumentów handlowych/magazynowych
Listy dokumentów handlowych i magazynowych dostępnych w module Faktury i Magazyn wyglądają bardzo podobnie. W podobny sposób są również obsługiwane.
Uwaga
W menu Start/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry/Ogólne znajduje się parametr: Ilości nalistach: liczba miejsc po przecinku. Pozwala on określić format liczb (maksymalnie cztery miejsca po przecinku), na listach, na których występują ilości związane z magazynem. Należy jednak pamiętać, że format dotyczy jedynie wyświetlania nieznaczących zer – jeśli ilość towaru przekracza określony format zostanie on wyświetlony poprawnie (niezależnie od ustalonego formatu).
Warto również wiedzieć, że na wszystkich listach przyjęto zasadę oznaczania dokumentów przy pomocy kolorów:
zielony – oznacza dokument w buforze (niezapisany na trwałe),
czarny – oznacza dokument zapisany na trwałe,
niebieski– oznacza dokument zaksięgowany (przesłany do modułów księgowych, np. do rejestru VAT) ‑ dokument taki nie może być anulowany,
szary – oznacza dokument anulowany, nieuwzględniany w żadnych zestawieniach.
Filtrowanie list
Listy dokumentów zawęzić można do pozycji spełniających wskazane przez użytkownika warunki. Standardowo wyświetlane są wszystkie dokumenty.
Uwaga
Podczas określania warunków wyszukiwania dokumentów, brane są pod uwagę wszystkie określone w oknie parametry. Jeśli określimy np. kod kontrahenta i zakres dat wystawienia – na liście widoczne będą wszystkie dokumenty sprzedaży wystawione w podanym okresie dla danego kontrahenta.
Schemat numeracji – listę można zawęzić tylko do dokumentów wystawionych wg jednego schematu numeracji. Strzałka z prawej strony pola rozwija zestaw dostępnych schematów. Wybór jednego z nich zawęża listę pozycji. Jeśli chcemy wrócić do pełnej listy – na liście schematów numeracji wybieramy opcję wszystkie.
Numery od/do– listę dokumentów można zawęzić wskazując przedział, do którego powinny należeć numery kolejne dokumentów. Jeśli zaznaczymy parametr Numery i podamy zakres numerów, na ekranie pozostaną wszystkie dokumenty, których numery kolejne mieszczą się w podanym przedziale.
Data sprzedaży od/do – na liście będą widoczne wszystkie dokumenty wystawione z datą sprzedaży mieszczącą się w podanym okresie czasu.
Data wystawienia od/do – pole pozwala wyszukać wszystkie dokumenty wystawione w podanym okresie czasu.
Kwotaod/do – pozwala wyszukać wszystkie dokumenty, których wartość netto mieści się w podanym zakresie, w polu można wprowadzić kwotę ujemną.
Dla parametrów: Numery od – do, Data sprzedaży od – do, Data wystawienia od – do, Kwota od – do należy zaznaczyć widoczny obok znacznik, by parametr był uwzględniony. Po zaznaczeniu dostępne są pola, gdzie można określić przedział od – do.
Magazyn – lista wystawionych dokumentów może zostać ograniczona do pozycji dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Można wskazać również magazyn nieaktywny.
Kontrahent – listę zawęzić można do dokumentów wystawionych dla danego podmiotu. Rodzaj podmiotu – czy jest to kontrahent, bank, pracownik, wspólnik czy urząd określamy naciskając strzałkę obok przycisku Kontrahent. W polu obok podajemy kod podmiotu, lub po naciśnięciu przycisku – wybieramy odpowiednią pozycję z listy. Po zaznaczeniu na liście kontrahentów parametru Pokazuj nieaktywnych można wskazać również kontrahenta nieaktywnego.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Faktoring/Windykacja – filtr związany z integracją z platformą Comarch Apfino, umożliwia zawężenie listy do dokumentów kwalifikujących się do faktoringu/windykacji lub przesłanych do Comarch Apfino i objętych faktoringiem/ windykacją lub odrzuconych. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Integracja z Comarch Apfino.
Listę zawęzić można zgodnie z kryteriami filtra zaawansowanego:
Zasady obsługi filtra:
Tak – wyszukane zostaną pozycje spełniające warunek
Nie – wyszukane zostaną pozycje, które nie spełniają warunku
Tak i Nie – warunek nie będzie uwzględniony podczas wyszukiwania
Przykład
W zależności od zaznaczeń program wyszukuje faktury np. zaksięgowane lub te, które jeszcze nie zostały zapisane w rejestrze VAT. Jeśli chcemy aby podczas wyszukiwania status zaksięgowany nie był brany pod uwagę – należy zaznaczyć oba pola . Wtedy podczas wyszukiwania wyszukiwane będą zarówno faktury zaksięgowane jak i nie.
Limit płatności gotówkowych
Od 1 stycznia 2017 r. firmowe płatności powyżej 15 tys. zł mogą być dokonywane tylko za pośrednictwem rachunku płatniczego. W związku z tym, na dokumentach handlowych oraz na Wydaniu Zewnętrznym z płatnością (z pominięciem korekt) wystawionych po 1 stycznia 2017 r. z typem płatności gotówka, których wartość transakcji przekroczy 15 tys. PLN, w sekcji Daty i Wartości przy polu Razem wyświetlane jest ostrzeżenie: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zmień formę płatności.
Uwagi o kontrahencie przy wystawianiu dokumentu
W programie istnieje możliwość wyświetlania dodatkowych informacji o kontrahencie podczas wystawiania i podglądu dokumentów handlowo-magazynowych za pomocą żółtej karteczki, na którą są przenoszone informacje z pola Opis na formularzu kontrahenta.
Formularze dokumentów
Na formularzach dokumentów handlowo-magazynowych, na wysokości nazwy kontrahenta, kategorii i magazynu, dostępne jest okno informacji o kontrahencie. Widoczne jest ono na wszystkich dokumentach, gdzie można wskazać jednego kontrahenta, tj.: FS, PA, RO, FPF, FZ, ZD, TaxFree, FRR, FSW, FZW, WZ, PZ, RW, PW, PKA, WKA. Jeżeli na dokumencie zostanie wybrany inny typ podmiotu (bank, urząd, pracownik, wspólnik) niż kontrahent, okno nie jest wyświetlane, nie jest też otwierane dla wewnętrznych dokumentów magazynowych, na których informacja ta jest zbędna.
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Informacje o kontrahencie na FS, PA, RO, FPF, WZ
Najbardziej rozbudowana wersja okna dostępna jest na dokumentach: FS, PA, RO, FPF, WZ oraz ich korektach. Okno wyświetlane jest tylko na zakładce [Ogólne]. Przy pracy w trybie wielu okien żółta karteczka wyświetlana jest dla aktywnego okna/formularza dokumentu, nie jest dostępna na innych otwartych oknach/ formularzach dokumentów, na których standardowo jest widoczna.
Wyświetlane są tam trzy rodzaje informacji:
Sprzedaż z ostatnich trzech miesięcy (w przeliczeniu na walutę systemową), tj. ostatnich 90 dni, licząc od daty wystawienia dokumentu. Wartość ta uwzględnia także korekty (również korekty do dokumentów pierwotnych). Dodatkowo nagłówek zawiera opcje:
Informacja o oknie. Po najechaniu na nią pojawi się krótka informacja o funkcjonalności okna, z możliwością jego powiększenia oraz informacja o możliwości jego wyłączenia.
Minimalizuj, pozwalająca na zminimalizowanie okna, skrót klawiaturowy: <CTRL> + <->
Maksymalizuj, pozwalająca na zmaksymalizowanie okna, skrót klawiaturowy: <CTRL> + <+>
Przywróć, pozwalająca na przywrócenie rozmiaru okna do domyślnych rozmiarów.
Jeżeli kontrahenci zostali scaleni, to wartość sprzedaży na panelu pokazuje:
Dla kontrahenta nadrzędnego – sumę z dokumentów wystawionych dla niego i dla kontrahentów podrzędnych.
Dla podrzędnego – 0,00 PLN.
Uwaga
Faktury zapisane do bufora są uwzględniane w wartości sprzedaży z ostnich trzech miesięcy. Na wartość sprzedaży wpływają także dokumenty z przekształcenia, które przy generowaniu od razu zapisywane są do bufora, np. FS z WZ. Przy włączonym parametrze w Konfiguracji/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne: Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych przy akceptacji pozycji (przez bufor) wartość sprzedaży aktualizowana jest na bieżąco przy dodawaniu pozycji.
Treść opisu kontrahenta wprowadzona na jego karcie. Jeżeli treść opisu jest zbyt długa, na końcu tekstu wyświetlany jest trzykropek. Aby wyświetlić pełny opis należy zmaksymalizować okno. Po zmaksymalizowaniu żółtej karteczki ej wysokość dopasowywana jest do zawartości. Jeżeli opis kontrahenta nie mieści się na zmaksymalizowanym oknie, w części opisowej widoczny jest suwak do przewijania treści opisu. Również w rozmiarze domyślnym wysokość okna dopasowywana jest do zawartości.
Po kliknięciu w treść opisu na żółtej karteczce, użytkownik zostaje przekierowany do karty kontrahenta na zakładkę [Handlowe]. Kursor ustawiony jest w polu Opis. Po zmodyfikowaniu opisu i zapisaniu karty kontrahenta, zawartość pola jest aktualizowana na oknie.
Po zmaksymalizowaniu okna pojawia się trzecia informacja – pięć najstarszych nierozliczonych dokumentówdla tego kontrahenta (pięć najstarszych zdarzeń z preliminarza). Informacja o nierozliczonych fakturach wczytywana jest dopiero w momencie maksymalizacji okna. W dolnej części okna wyświetlane są numery najstarszych, nierozliczonych dokumentów wraz z kwotami do rozliczenia. W przypadku ich braku, wyświetlana jest informacja: „Wszystkie dokumenty zostały rozliczone”. W przypadku, gdy scalano kartoteki kontrahentów i jedną kartotekę oznaczono jako duplikat, przy otwieraniu dokumentu wystawionego na kontrahenta głównego, w najstarszych, nierozliczonych dokumentach wyświetlane są dokumenty wystawione zarówno na kontrahenta głównego jak i na kontrahenta będącego duplikatem.
Żółta karteczka widoczna w oknie dokumentu jest rozwinięta, tylko jeśli na karcie kontrahenta wprowadzono opis (w przeciwnym wypadku karteczka jest widoczna w formie zminimalizowanej).
Karteczkę można „złapać” za nagłówek i przesunąć w dowolne miejsce na oknie programu (bez możliwości nachodzenia na wstążkę). Dla danego typu dokumentu zapamiętywane jest umiejscowienie i rozmiar okna (zminimalizowane, domyślne), jakie ustawił operator w momencie zamykania formularza dokumentu. Jeżeli w chwili zamykania formularza dokumentu okno z opisem było zmaksymalizowane lub wysunięte poza obszar formularza dokumentu, po otwarciu dokumentu przywracane jest do rozmiarów domyślnych.
Po zmianie kontrahenta na dokumencie, na żółtą karteczkę automatycznie pobierane są informacje z karty nowo wybranego kontrahenta. Jeżeli pole Opis na karcie wybranego kontrahenta jest puste, wyświetlana jest stosowna informacja:
Okno informacji o kontrahencie w przypadku nieuzupełnionego opisu na karcie kontrahenta
Uwaga
Dla kontrahenta !Nieokreślony! wyświetlane jest okno z samym opisem.
Informacje o kontrahencie na pozostałych dokumentach
Na formularzach dokumentów: FZ, ZD, TaxFree, FRR, FSW, FZW, PZ, RW, PW, PKA, WKA oraz ich korektach, okno informacji o kontrahencie zawiera tylko sam opis z karty kontrahenta, a w nagłówku okna wyświetlany jest tekst: „Informacje o kontrahencie”.
Sprzedaż dedykowana
Ponieważ wszystkie dane dotyczące zadłużenia i wartości sprzedaży znajdują się już na oknie Sprzedaży Dedykowanej, żółta karteczka wyświetlana w tym miejscu zawiera tylko informacje wprowadzone w polu Opis na karcie kontrahenta.
Okno sprzedaży dedykowanej – domyhślna lokalizacja informacji o kontrahencie
Domyślna szerokość wykresu dostosowana jest do rozmiaru okna informacji o kontrahencie.
Jeżeli przed aktualizacją programu okno z wykresem miało inne ustawienia niż domyślne np. schowany wykres lub ustawiony w innym rozmiarze, panel może przysłaniać dane dostępne na oknie. W takiej sytuacji można go przesunąć w inne, dogodne dla użytkownika miejsce lub zminimalizować.
Informacje o kontrahencie są aktualizowane przy każdej zmianie kontrahenta.
Konfiguracja
Wyświetlanie okna informacji o kontrahencie można wyłączyć na karcie operatora w Start/Konfiguracja/ Program Użytkowe/ Operatorzy na zakładce [Parametry]. W parametrach modułu handlowego dostępny jest parametr: Okno informacji o kontrahencie na dokumentach. Parametr jest domyślnie zaznaczony.
Formularz operatora – zakładka Parametry
Modyfikowanie pokazywanych informacji
Możliwe jest spersonalizowanie wyświetlanych informacji zgodnie z potrzebami użytkownika. Dokonanie takiej personalizacji możliwe jest wyłącznie poprzez zmodyfikowanie funkcji wyświetlających dane przez Autoryzowanych Partnerów Comarch.
Każda informacja na oknie generowana jest za pomocą oddzielnej procedury SQL (z parametrami: ID kontrahenta, rodzaj dokumentu, ID operatora).
Na dokumentach rozchodowych dostępne są procedury:
wartość sprzedaży z ostatnich trzech miesięcy (funkcja GetKntSumaOstatniejSprzedazy),
opis kontrahenta (funkcja GetKntOpis),
pięć najstarszych nierozliczonych faktur – procedura wywoływana dopiero w momencie maksymalizacji okna (funkcja GetKntNajstarszeNierozliczone).
Na oknie sprzedaży dedykowanej oraz na dokumentach przychodowych dostępne są procedury:
stały tekst „Informacje o kontrahencie” (funkcja GetKntSumaOstatniejSprzedazy),
opis kontrahenta (funkcja GetKntOpis).
Zastosowanie parametrów ID kontrahenta, ID operatora oraz rodzaj dokumentu pozwala na dostosowanie informacji do danego operatora biorąc pod uwagę kontrahenta wybranego na dokumencie oraz rodzaj dokumentu. W zależności od potrzeb, na różnych dokumentach będzie można wczytywać zupełnie różne dane.
Widok okna informacji o kontrahencie w połączeniu terminalowym
Na panelu użyta jest czcionka Segoe Print.
Jeżeli:
w połączeniu terminalowym jest wyłączona opcja wygładzania czcionek,
w panelu sterowania wyłączona jest opcja Dopasuj tekst ClearType,
zaznaczono opcję Dopasuj dla uzyskania najlepszej wydajności/ Wygładź krawędzie czcionek ekranowych.
Więcej informacji o usłudze faktoringu znajduje się tutaj.
Więcej informacji o usłudze windykacji znajduje się tutaj.
Uwaga
Możliwa jest automatyczna synchronizacja danych (płatności, faktur, kontrahentów) z platformą Comarch Apfino. Zgodnie z ustawionym harmonogramem przesyłane są informacje dotyczące nowych oraz zmienionych dokumentów. Dzięki temu bez wykonywania przez Użytkownika ręcznej wysyłki, dane po stronie Comarch Apfino są aktualne.Więcej informacji znajduje się tutaj
Aby móc przekazać faktury do faktoringu lub windykacji bezpośrednio w Comarch ERP Optima należy:
złożyć wniosek i podpisać umowę dla wybranej usługi z faktorem SMEO/ Faktoria ,z którym Klient ma podpisaną umowę o faktoring w Comarch Apfino
Więcej informacji jak potwierdzić integrację z Comarch Apfino w artykule Jak potwierdzić integrację z Comarch Apfino.
Aby zgłaszać Faktury do platformy usług finansowych Comarch Apfino wymagane jest uzupełnienie numeru NIP w menu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Pieczątka firmy oraz uzupełnienie klucza wymiany w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Comarch Apfino. Więcej informacji dotyczących konfiguracji Comarch Apfino znajduje się tutaj.
Aktualnie usługa faktoringu dostępna jest dla następujących form działalności:
Jednoosobowa działalność gospodarcza
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Spółka jawna
Pracujemy nad udostępnieniem usługi faktoringu dla pozostałych rodzajów działalności. Jeżeli jesteś zainteresowany informacją o uruchomieniu nowych usług zostaw swój kontakt https://apfino.pl/o-nas/kontakt/ .
Jak odszukać Faktury przekazane do faktoringu lub windykacji?
W obszarze filtra, pod listą Faktur sprzedaży (w menu Handel / Faktury) znajduje się opcja Faktoring / Windykacja. Funkcja służy zawężeniu listy faktur do tych dokumentów, które można zgłosić do finansowania, windykacji lub do tych już zgłoszonych. Działa ona wg warunków określonych dla wybranego faktora SMEO/Faktoria, z którym Klient ma podpisaną umowę o faktoring w Comarch Apfino.
Z poziomu rozwijanej listy istnieje możliwość zawężenia wyświetlanej listy Faktur wg poniższych opcji:
-wszystkie- – wszystkie dokumenty
Faktoring – wszystkie – Faktury kwalifikujące się do faktoringu oraz zgłoszone do faktoringu i odrzucone w faktoringu
Faktoring – możliwe do finansowania – faktury spełniające warunki kwalifikowania do finansowania (Faktury już zgłoszone do faktoringu i/lub odrzucone nie są widoczne)
Faktoring – wnioskowane o finansowanie – Faktury zgłoszone do finansowania, niezależnie od statusu ich rozliczenia
Faktoring – odrzucone – Faktury zgłoszone i odrzucone przez faktora
Windykacja – wszystkie – wszystkie Faktury kwalifikujące się do windykacji oraz zgłoszone do windykacji i odrzucone w windykacji
Windykacja – możliwe do odzyskania – wszystkie faktury spełniające warunki kwalifikowania do windykacji (nie są wyświetlane Faktury wcześniej zgłoszone do windykacji i/lub odrzucone)
Windykacja – zgłoszone do odzyskania – wszystkie Faktury już zgłoszone do windykacji
Windykacja – odrzucone – wszystkie Faktury zgłoszone, które zostały odrzucone w windykacji
Ustawienia w filtrze są zawsze zapamiętywane przez program. Wraz ze zmianą obszaru filtra na liście Faktur sprzedaży ujednolicono filtry na wszystkich pozostałych listach dokumentów handlowo- magazynowych w programie.
Na liście Faktur sprzedaży dodano kolumny:
Faktoring – kolumna może przyjąć następujący status:
pusta – Faktura nie zgłoszona do faktoringu, niespełniająca warunków kwalifikujących do finansowania,
Finansuj fakturę – Faktura, która spełnia warunki kwalifikujące do finansowania, a nie została jeszcze zgłoszona, w przypadku Faktorii – tym statusem są również oznaczone Faktury odrzucone ze względu na brak limitu kontrahenta,
W trakcie faktoringu – Faktura zgłoszona do faktoringu (finansowania),
Faktoring odrzucony – Faktura zgłoszona do faktoringu (finansowania), ale odrzucona.
Windykacja – kolumna może przyjąć następujący status:
pusta – Faktura nie zgłoszona do windykacji, niespełniająca warunków kwalifikujących do windykacji,
Odzyskaj pieniądze – Faktura, która spełnia warunki kwalifikujące do windykacji, a nie została jeszcze zgłoszona. Bezpośrednio po kliknięciu w napis Odzyskaj pieniądze można zgłosić fakturę do windykacji.
W trakcie windykacji – Faktura zgłoszona do windykacji,
Windykacja odrzucona – Faktura zgłoszona do windykacji, ale odrzucona.
Przekazywanie faktur
W programie Comarch ERP Optima udostępniono również możliwość przekazywania Faktur do Comarch Apfino, by Użytkownik mógł po zsynchronizowaniu dokumentów podjąć dalsze kroki (np. zawnioskować o finansowanie) już bezpośrednio z poziomu samej platformy. Do prawidłowego działania funkcjonalności wymagane jest posiadanie konta w Comarch Apfino i połączenie go z kontem w Comarch ERP Optima. W takiej sytuacji nie jest wymagane podpisanie umowy faktoringu ani uruchomienie usługi windykacji. Przekazywanie Faktur nie jest działaniem automatycznym. W celu uruchomienia funkcjonalności Użytkownik powinien skorzystać z opcji Przekaż faktury dostępnej z poziomu formularza dokumentu, na górnej wstążce menu lub w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Przekazywanie Faktur działa dla zaznaczonych dokumentów na liście. Jeżeli żaden dokument nie będzie zaznaczony, to program zaproponuje przesłanie do platformy Comarch Apfino wszystkich Faktur kwalifikujących się do przekazania.
Warunki, które muszą spełniać dokumenty przekazywane do platformy Comarch Apfino:
Faktury nie zostały już wcześniej przekazane do platformy,
przekazywane są Faktury sprzedaży (w tym Faktury finalne i korygujące) zatwierdzone na stałe, nie są przekazywane: Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze, anulowane,
są wystawione na kontrahenta (Domyślnego płatnika) o rodzaju transakcji: krajowy,
na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
posiadają formę płatności: przelew,
inne dane mogą być dowolne.
Jeżeli Użytkownik zaznaczył wybrane dokumenty do przekazania bądź skorzystał z propozycji systemu, by wysłać wszystkie dokumenty wykonywane są następujące kroki:
Jeśli w menu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Comarch Apfino nie został uzupełniony klucz wymiany pojawi się okno z możliwością uzupełnienia kodu. Kod wpisany w tym miejscu zostanie automatycznie zapisany w Konfiguracji firmy.
Jeśli klucz wymiany jest uzupełniony w Konfiguracji lub został uzupełniony w poprzednim punkcie, to program weryfikuje czy Użytkownik posiada odpowiednio skonfigurowane konto w Comarch Apfino. W przypadku braku konta pojawi się okno z możliwością ponownego uzupełnienia kodu klucza wymiany.
Jeśli klucz wymiany zostanie uzupełniony, a Użytkownik posiada skonfigurowane konto, to dokumenty zostaną przekazane do platformy Comarch Apfino. Po zakończeniu procesu pojawią się informacje o poprawnym przekazaniu danej Faktury lub ostrzeżenia o odrzuceniu dokumentu: Błąd przekazywania faktury. Faktura nie spełnia warunków do przesłania do Comarch Apfino.
Uwaga
Faktury, która już została zgłoszona do faktoringu / windykacji, nie można anulować. Przy próbie anulowania dokumentu wyświetli się komunikat: Nie można anulować dokumentu. Dokument został zgłoszony do finansowania i/lub windykacji!
Płatności
Blokada zmian
Po zgłoszeniu Faktury i przyjęciu do faktoringu/ przyjęciu do windykacji nie ma możliwości zmiany terminu płatności ani podzielenia płatności. W przypadku próby zmiany terminu płatności przez Użytkownika za pomocą operacji seryjnej Zmień formę płatności pojawi się komunikat: Dokument został zgłoszony do faktoringu i/lub windykacji. Termin płatności nie został zmieniony.Edycja rozliczenia lub płatności
Jeżeli Faktura została przekazana do platformy Comarch Apfino, zgłoszona do faktoringu lub windykacji, wówczas każdorazowo po:
rozliczeniu Faktury (z dowolnego poziomu programu),
usunięciu rozliczenia,
zmianie statusu płatności z Nie rozliczono na Nie podlega (i odwrotnie),
modyfikacji terminu płatności (zmiana dotyczy najpóźniejszego terminu),
podzieleniu płatności (gdy podczas podzielenia płatności powstanie płatność z terminem późniejszym niż istniejący najpóźniejszy termin płatności),
należy ponownie przekazać fakturę do platformy, w celu aktualizacji jej statusu.
Sortowanie pozycji na dokumentach
Na większości dokumentów handlowych i magazynowych (wyjątkiem są dokumenty korygujące oraz Dowody Wewnętrzne Sprzedaży z FZ i Dowody Wewnętrzne Zakupu) możliwe jest sortowanie pozycji wg kodu lub wgnazwy. Opcja sortowania jest dostępna w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy) na liście pozycji dokumentu.
W wyniku sortowania wszystkie pozycje już wpisane na dokument zostają ułożone odpowiednio wg kodu/ wg nazwy i równocześnie następuje renumeracja liczby porządkowej. Natomiast pozycje, które zostają dopisane do dokumentu po sortowaniu pozycji są umieszczane na końcu listy.
Płatności
Blokada zmian
Po zgłoszeniu Faktury i przyjęciu do faktoringu/ przyjęciu do windykacji nie ma możliwości zmiany terminu płatności ani podzielenia płatności. W przypadku próby zmiany terminu płatności przez Użytkownika za pomocą operacji seryjnej Zmień formę płatności pojawi się komunikat: Dokument został zgłoszony do faktoringu i/lub windykacji. Termin płatności nie został zmieniony.Edycja rozliczenia lub płatności
Jeżeli Faktura została przekazana do platformy Comarch Apfino, zgłoszona do faktoringu lub windykacji, wówczas każdorazowo po:
rozliczeniu Faktury (z dowolnego poziomu programu),
usunięciu rozliczenia,
zmianie statusu płatności z Nie rozliczono na Nie podlega (i odwrotnie),
modyfikacji terminu płatności (zmiana dotyczy najpóźniejszego terminu),
podzieleniu płatności (gdy podczas podzielenia płatności powstanie płatność z terminem późniejszym niż istniejący najpóźniejszy termin płatności),
należy ponownie przekazać fakturę do platformy, w celu aktualizacji jej statusu.
Link do płatności online na Fakturze Sprzedaży
Na wydruku Eko oraz wydruku sPrint zatwierdzonej Faktury Sprzedaży znajduje się przycisk Zapłać teraz. Po jego kliknięciu klient zostaje przekierowany do strony, gdzie ma możliwość zapłacenia tej Faktury online. Płatności obsługiwane są przez serwis Autopay S.A. Informacje o przekazywaniu płatności do Comarch Apfino znajdują się tutaj.
Link do płatności jest generowany automatycznie w momencie zatwierdzenia Faktury Sprzedaży. Aby pojawił się on na wydruku Eko Faktury, należy przed zatwierdzeniem faktury:
założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino,
zintegrować konto Comarch ERP Optima z Comarch Apfino,
na platformie Comarch Apfino w menu Ustawienia/ Płatności zaznaczyć parametr Uruchom bezpłatne dodawanie linku do płatności na moich fakturach.
Link do płatności online jest dostępny dla Faktur Sprzedaży:
zatwierdzonych, nierozliczonych, dla których co najmniej jedna płatność trafia do rejestru bankowego,
wystawionych w PLN,
które nie są rozliczane mechanizmem podzielonej płatności (split payment)
których kwota płatności nie przekracza równowartości 1000 euro (przy zastosowaniu średniego kursu NBP obowiązującego w dniu dokonywania transakcji).
Więcej informacji o usłudze Comarch Apfino znajduje się na stronie apfino.pl.
Link do płatności online jest standardowo tworzony w momencie zatwierdzania Faktury, jeżeli jednak z jakiegoś powodu link nie powstał (np. w momencie zatwierdzania Faktury Klient nie posiadał jeszcze konta w Comarch Apfino) to można link wygenerować „na żądanie” dla zaznaczonych Faktur. Na liście Faktur sprzedaży należy zaznaczyć faktury i wybrać opcję w menu kontekstowym Pobierz link do płatności online. Wówczas dla zaznaczonych Faktur zostaną utworzone linki do płatności. Linki zostaną utworzone dla Faktur, które nie mają jeszcze linka i spełniają warunki wyżej wymienione.
Uwaga
Jeżeli zostaną wykonane zmiany na płatnościach do Faktur (np. faktura zostanie rozliczona), należy przejść do menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności i przekazać płatność poprzez wybranie opcji Przekaż do Comarch Apfino dostępnej w menu głównym lub menu kontekstowym. Wówczas wszystkie informacje o danej płatności zostaną zaktualizowane w portalu Comarch Apfino i pod linkiem do płatności online. Płatności, na których coś się zmieniło i wymagają ponownego przekazania są odpowiednio oznaczone w Preliminarzu, tj. w kolumnie Comarch Apfino mają status Prześlij ponownie.
Jak założyć konto w Comarch Apfino i jednocześnie podpisać umowę o windykację z poziomu Comarch ERP Optima?
W programie Comarch ERP Optima możliwe jest założenie konta i podpisanie umowy o windykację bezpośrednio z programu. Przy próbie przekazania Faktury do windykacji, jeżeli Użytkownik nie posiada konta na platformie Comarch Apfino i chciałby je teraz założyć, to uzupełnia kolejno informacje w poniższym oknie, zaznacza wymagane zgody i wybiera przycisk Dalej.
Pojawi się okno, na którym można zweryfikować wprowadzone dane, zmienić lub dodać numer telefonu i zaznaczyć wymagane zgody. Następnie Użytkownik wybiera przycisk Dalej.
Na podany na początku uzupełniania formularza adres mailowy, Użytkownik otrzyma kod weryfikacyjny:
Otrzymany kod należy uzupełnić w kolejnym oknie w Comarch ERP Optima:
Po uzupełnieniu kodu weryfikacyjnego należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Jeżeli proces przebiegnie prawidłowo, pojawi się okno:
Użytkownik otrzyma wówczas wiadomość mailową na adres e-mail podany w pierwszym kroku procesu rejestracji. Po naciśnięciu linku aktywacyjnego zawartego w mailu, będzie możliwość nadania hasła do konta firmowego oraz korzystania z innych usług dostępnych na platformie Comarch Apfino.
Co należy zrobić, aby wysłać dokument do faktoringu lub windykacji?
Na karcie operatora w menu Start/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy, na zakładce [Parametry cd], dodano nową sekcję Comarch Apfino z parametrami nadającymi prawa dostępu do usług Comarch Apfino.
Dla operatorów z prawami administratora wszystkie parametry w sekcji Comarch Apfino są zaznaczone.
W programie istnieje kilka możliwości wysłania danego dokumentu do faktoringu lub windykacji poprzez:
skorzystanie z przycisku Usługi finansowe w menu głównym, na liście Faktur Sprzedaży,
skorzystanie z opcji Usługi Finansowe odzyskanie pieniędzy w menu głównym, z poziomu otwartego formularza Faktury,
skorzystanie z przycisku Usługi Finansowe w menu kontekstowym na liście Faktur.
Wskazówka
Do faktoringu i windykacji: można wysyłać seryjnie wiele Faktur, odpowiedź o przyjęciu/odrzuceniu z platformy Comarch Apfino przesyłana jest automatycznie po zgłoszeniu dokumentu, a raz odrzuconej Faktury nie można zgłosić ponownie.
Dla otwartego formularza Faktury Sprzedaży ora dla listy Faktur Sprzedaży na wstążce znajduję się przycisk Usługi Finansowe, z rozwijalnej listy do wyboru są następujące opcje:
Faktoring – finansuj faktury – opcja dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów na liście. Po jej wybraniu program weryfikuje czy wszystkie zaznaczone Faktury spełniają warunki do finansowania, jeżeli tak, to uruchamiany jest proces zgłoszenia ich do faktoringu. Jeśli warunki nie są spełnione to odpowiednio do ilości zgłaszanych dokumentów pojawi się komunikat:
Faktura nie spełnia warunków do zgłoszenia do faktoringu./ Część z zaznaczonych faktur nie spełnia warunków do zgłoszenia do faktoringu. Skorzystaj z filtra Faktoring / Windykacja: Faktoring – możliwe do finansowania aby zobaczyć, które dokumenty spełniają kryteria do finansowania.
Wskazówka
W przypadku Finansowania we współpracy z Faktorią Sp. z o.o. należy najpierw wprowadzić kontahentów do Comarch Apfino. Operację można wykonać ręcznie – na stronie Comarch Apfino lub przekazując kontrahentów bezpośrednio z Comarch ERP Optima:
podczas przekazywania Faktur do finansowania kontrahent zostanie przekazany automatycznie.
Windykacja – odzyskaj pieniądze – do windykacji można zgłaszać wiele Faktur jednocześnie, w tym również Faktury wystawione dla różnych kontrahentów. Opcja dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów na liście. Po jej wybraniu program weryfikuje czy wszystkie zaznaczone Faktury spełniają warunki do windykacji, jeżeli tak, to uruchamiany jest proces zlecenia odzyskania pieniędzy. Jeśli warunki nie są spełnione to odpowiednio do ilości zleconych dokumentów pojawi się komunikat:Faktura nie spełnia warunków do zgłoszenia do windykacji./ Część z zaznaczonych faktur nie spełnia warunków do zgłoszenia do windykacji. Skorzystaj z filtra Faktoring / Windykacja: Windykacja – możliwe do odzyskania aby zobaczyć, które dokumenty spełniają kryteria windykacji.
Faktury/ płatności – synchronizuj – po wybraniu tej opcji do platformy Comarch Apfino zostaną przekazane wszystkie zaznaczone dokumenty na liście oraz płatności z nimi związane, a jeżeli żaden nie zostanie zaznaczony, to system zaproponuje przekazanie wszystkich dokumentów do platformy. Więcej informacji odnośnie przekazywania faktur do platformy Comarch Apfino zostało opisane w dalszej części rozdziału.
Płatności – generuj link do płatności – opcja dostępna tylko na liście Faktur Sprzedaży. Po jej wybraniu generowany jest link do płatności i pojawia się komunikat Pobrano link do płatności dla X faktury.
W menu kontekstowym dostępnym na liście Faktur Sprzedaży, pod prawym przyciskiem myszy są dostępne opcje analogiczne do przycisków dodanych na wstążce formularza Faktury/listy Faktur Sprzedaży.
Wskazówka
Do faktoringu lub windykacji można zgłosić także fakturę bezpośrednio z poziomu listy faktur, po kliknięciu w kolumnie Faktoring w napis Finansuj fakturę lub w kolumnie Windykacja, w napis Odzyskaj pieniądze.
Jeżeli Użytkownik podejmie próbę wysłania Faktury do finansowania/zgłoszenia Faktur do windykacji/przesłania faktur do platformy usług finansowych Comarch Apfino bez zaznaczonego odpowiedniego parametru na karcie operatora, to pojawi się odpowiednio do wybranej opcji następujący komunikat:
Nie masz prawa zgłaszania faktur do finansowania./Nie masz prawa zgłaszania faktur do windykacji./ Nie masz prawa przesyłania faktur do platformy usług finansowych Comarch Apfino. Skontaktuj się z administratorem w celu nadania odpowiednich uprawnień.
Jak przekazać Faktury do windykacji?
Do windykacji można zgłosić jedną Fakturę, kilka Faktur wystawionych na tego samego kontrahenta lub kilka Faktur dla różnych kontrahentów. W przypadku, jeżeli zostanie zaznaczonych kilka faktur wystawionych na ten sam podmiot, wówczas zostaną one zgłoszone jako jedna zbiorcza sprawa do windykacji. W momencie kiedy Użytkownik dla wybranej Faktury/zaznaczonych Faktur wybiera opcję Usługi finansowe/ Windykacja – odzyskaj pieniądze w menu głównym programu (lub menu kontekstowym) to:
Jeśli w Comarch ERP Optima nie został jeszcze wprowadzony klucz wymiany (co może oznaczać, że użytkownik nie ma jeszcze konta na platformie Comarch Apfino):
Jeżeli Użytkownik posiada konto na platformie Comarch Apfino, należy kliknąć opcję przejdź do konfiguracji – pojawi się okno umożliwiające wpisanie klucza wymiany.
Jeśli użytkownik wprowadził błędny klucz wymiany lub integracja z Comarch ERP Optima nie została jeszcze potwierdzona na platformie Comarch Apfino:
Jeżeli użytkownik posiada konto w Comarch Apfino, ale nie podpisał umowy o windykację:
Jeżeli Użytkownik nie posiada konta na platformie Comarch Apfino i chciałby je teraz założyć, to wybiera przycisk Dalej
Pojawi się okno, na którym można wprowadzić dane i zaznaczyć wymagane zgody. Następnie Użytkownik ponownie wybiera przycisk Dalej.
Na kolejnym oknie wymagane będzie wpisanie kodu weryfikacyjnego, który Użytkownik otrzyma na adres mailowy podany na początku uzupełniania formularza.
Po uzupełnieniu kodu weryfikacyjnego należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Jeżeli proces przebiegnie prawidłowo, pojawi się okno:
Użytkownik otrzyma wówczas wiadomość mailową na adres e-mail podany w pierwszym kroku procesu rejestracji. Po naciśnięciu linku aktywacyjnego zawartego w mailu, będzie możliwość nadania hasła do konta firmowego oraz korzystania z innych usług dostępnych na platformie Comarch Apfino.
Jeżeli wszystko jest skonfigurowane prawidłowo, tzn. użytkownik ma założone konto na platformie Comarch Apfino, ma podpisaną umowę na windykację oraz wpisał prawidłowy klucz wymiany w Comarch ERP Optima to pojawi się okno z podsumowaniem sprawy.
Okno składa się z następujących informacji:
Dane kontrahenta – pobierane z wybranej Faktury, tylko do odczytu.
Komentarz do sprawy – pole aktywne z możliwością ręcznego uzupełnienia (maksymalnie do 200 znaków), pole nieobligatoryjne.
Email, Telefon – wymagane jest uzupełnienie obu pól.
Kwota do odzyskania – wartość brutto niezapłacona z Faktur kontrahenta, pole nieaktywne, o charakterze informacyjnym
Prognozowana prowizja za sukces – informacja dotycząca przewidywanej prowizji za usługę, pole nieaktywne.
Dodatkowo w oknie mogą pojawić się także parametry do zaznaczenia różnych zgód, np. Akceptacji Warunków Realizacji Zleceń Windykacji, Wyrażenia zgody na świadczenie usług przed upływem terminu na odstąpienie od umów, chęci obciążenia Klienta kosztami prowizji itp.
przycisk Pomiń – jeśli przekazano do windykacji więcej niż jedną sprawę, po kliknięciu przycisku następuje rezygnacja z przesłania do windykacji danej sprawy i pojawia się okno dotyczące kolejnej,
Po wybraniu opcji Przekaż sprawę, sprawa zostanie przekazana do windykacji. Dalsze informacje o statusie sprawy można znaleźć po zalogowaniu na platformie Comarch Apfino
Po przekazaniu Faktury do windykacji proces może przyjąć następujące statusy:
Sprawa została przekazana. Informacje o statusie sprawy znajdziesz po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino. – pomyślne wysłanie sprawy. Tym samym na liście Faktur obok danej faktury, w kolumnie Windykacja pojawi się status: W trakcie windykacji.
Sprawa odrzucona. Więcej informacji znajdziesz po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino. – w sytuacji, gdy sprawa nie została przyjęta. Informacje na temat odrzucenia sprawy będą dostępne po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino.
Jak zgłosić Faktury do finansowania (faktoringu)
Aby móc finansować faktury bezpośrednio w programie Comarch ERP Optima należy:
Założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino
Skopiować klucz wymiany z platformy Comarch Apfino i wprowadzić go w programie Comarch ERP Optima (w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Comarch Apfino)
Zawrzeć i potwierdzić umowę faktoringową z SMEO/ Faktoria z faktorem, z którym Klient ma podpisaną umowę w Comarch Apfino.,
W przypadku finansowania we współpracy z Faktorią Sp. z o.o. należy najpierw wprowadzić kontrahentów do Comarch Apfino
Przy próbie zgłoszenia faktury do finansowania, mogą pojawić się następujące okna:
jeśli w Comarch ERP Optima nie został jeszcze wprowadzony klucz wymiany (co może oznaczać, że użytkownik nie ma jeszcze konta na platformie Comarch Apfino):
jeśli użytkownik wprowadził błędny klucz wymiany lub integracja z Comarch ERP Optima nie została jeszcze potwierdzona na platformie Comarch Apfino:
jeżeli użytkownik posiada konto w Comarch Apfino, ale nie podpisał umowy o faktoring:
Jeżeli wszystko jest skonfigurowane prawidłowo, tzn. użytkownik ma założone konto na platformie Comarch Apfino, ma podpisaną umowę faktoringową ze SMEO oraz wpisał prawidłowy klucz wymiany w Comarch ERP Optima to pojawi się okno dotyczące finansowania danej faktury. Okno nie pojawia się przy współpracy z Faktorią Sp. z.o.o.
Okno składa się z następujących informacji:
Maksymalna możliwa kwota – Maksymalna kwota na jaką faktor zgodził się finansować wybraną Fakturę.
Wybrana kwota – Kwota na jaką faktor zgodził się finansować wybraną Fakturę. Po zaznaczeniu tej opcji Użytkownik może uzupełnić kwotę finansowania Faktury ręcznie, jednak kwota ta nie może być wyższa niż kwota z pola Maksymalna kwota finansowania.
Pozostałe pola mają charakter informacyjny, bez możliwości modyfikacji i odnoszą się do maksymalnej możliwej kwoty finansowania. Wartości w tych polach nie zmieniają się pod wpływem zmiany kwoty wpisanej ręcznie przez Użytkownika.
Maksymalna kwota finansowania– Maksymalna kwota na jaką faktor zgodził się finansować wybraną Fakturę.
Depozyt – Pozostała kwota z Faktury, która zostaje przechowana przez faktora jako zabezpieczenie. Depozyt zostanie wypłacony po opłaceniu Faktury przez kontrahenta.
Prognozowana kwota prowizji – Prognozowana wysokość prowizji, naliczona od maksymalnej kwoty możliwej do finansowania dla okresu finansowania faktury.
Pierwsza transza po opłaceniu prowizji – Prognozowana wysokość pierwszej transzy, która zostanie wypłacona przez faktora w ramach finansowania Faktury, pomniejszona o wartość prowizji.
Numer faktury – Numer finansowanej Faktury.
Podgląd faktury – Do wniosku o finansowanie Faktury zostanie dołączony wydruk Faktury. Wybór opcji Zobacz wywołuje podgląd wydruku (Eko Faktura/ Z kodami JPK_V7) danej faktury.
Dodatkowy okres finansowania – Okres po dacie płatności podanej na Fakturze, w którym naliczane są dodatkowe opłaty jeśli kontrahent nie opłaci Faktury w terminie płatności.
Termin płatności – Termin płatności z Faktury. W przypadku płatności w ratach to najpóźniejszy z terminów płatności rat.
Przycisk Pomiń – jest widoczny jeżeli do finansowania przekazywane jest kilka faktur. Po kliknięciu przycisku następuje rezygnacja z przesłania do finansowania danej faktury i pojawia się okno dotyczące kolejnej.
Po wybraniu opcji Finansuj fakturę, faktura jest wysyłana do finansowania, W tle załączany jest wydruk pdf faktury Eko Faktura/ Z kodami JPK.
Po wysłaniu faktury do finansowania proces może przyjąć następujące statusy:
Dokument został wysłany. Informacje o statusie finansowania i faktury znajdziesz po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino. – pomyślne wysłanie dokumentu do finansowania. Tym samym na liście faktur obok danej Faktury, w kolumnie Faktoring pojawi się status: W trakcie faktoringu.
Wniosek odrzucony – w sytuacji, gdy wniosek nie został przyjęty. Informacje na temat odrzucenia wniosku będą dostępne po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino.
Uwaga
W przypadku finansowania we współpracy z Faktorią Sp. z o.o. wniosek może zostać odrzucony, jeśli dany kontrahent nie będzie posiadał przyznanego limitu. W takim przypadku należy przejść do Comarch Apfino i złożyć odpowiedni wniosek.
Przekazywanie Faktur i płatności
W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość przekazywania Faktur do Comarch Apfino, by użytkownik mógł po zsynchronizowaniu dokumentów i płatności z nimi związanymi podjąć dalsze kroki (np. zawnioskować o finansowanie) już bezpośrednio z poziomu samej platformy. Do prawidłowego działania funkcjonalności wymagane jest posiadanie konta w Comarch Apfino i połączenie go z kontem w Comarch ERP Optima. W takiej sytuacji nie jest wymagane podpisanie umowy faktoringu ani uruchomienie usługi windykacji. Przekazywanie Faktur nie jest działaniem automatycznym. W celu uruchomienia funkcjonalności Użytkownik powinien skorzystać z opcji Faktury/ płatności – synchronizuj dostępnej z poziomu formularza dokumentu, na górnej wstążce menu lub w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Przekazywanie Faktur działa dla zaznaczonych dokumentów na liście. Jeżeli żaden dokument nie będzie zaznaczony, to program zaproponuje przesłanie do platformy Comarch Apfino wszystkich Faktur kwalifikujących się do przekazania.
Warunki, które muszą spełniać dokumenty przekazywane do platformy Comarch Apfino:
Faktury nie zostały już wcześniej przekazane do platformy,
przekazywane są Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne i korygujące) zatwierdzone na stałe, nie są przekazywane: Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze, anulowane,
są wystawione na kontrahenta (Domyślnego płatnika) o rodzaju transakcji: krajowy,
na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
posiadają formę płatności: przelew,
inne dane mogą być dowolne.
Jeżeli użytkownik zaznaczył wybrane dokumenty do przekazania bądź skorzystał z propozycji systemu, by wysłać wszystkie dokumenty wykonywane są następujące kroki:
Jeśli w menu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Comarch Apfino nie został uzupełniony klucz wymiany pojawi się okno z możliwością uzupełnienia kodu. Kod wpisany w tym miejscu zostanie automatycznie zapisany w Konfiguracji firmy.
Jeśli klucz wymiany jest uzupełniony w Konfiguracji lub został uzupełniony w poprzednim punkcie, to program weryfikuje czy użytkownik posiada odpowiednio skonfigurowane konto w Comarch Apfino. W przypadku braku konta pojawi się okno z możliwością ponownego uzupełnienia kodu klucza wymiany.
Jeśli klucz wymiany zostanie uzupełniony, a użytkownik posiada skonfigurowane konto, to dokumenty i płatności z nimi związane zostaną przekazane do platformy Comarch Apfino. Po zakończeniu procesu pojawią się informacje o poprawnym przekazaniu danej Faktury lub ostrzeżenia o odrzuceniu dokumentu: Błąd przekazywania faktury. Faktura nie spełnia warunków do przesłania do Comarch Apfino.
Uwaga
Faktury, która już została zgłoszona do faktoringu / windykacji, nie można anulować. Przy próbie anulowania dokumentu wyświetli się komunikat: Nie można anulować dokumentu. Dokument został zgłoszony do finansowania i/lub windykacji!
Jakie dokumenty można przekazać do windykacji?
Do windykacji można zgłaszać faktury, które spełniają następujący algorytm:
zatwierdzone na stałe Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne). Nie są wysyłane: Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze oraz dokumenty korygujące
Faktury przeterminowane – termin płatności na Fakturze jest o co najmniej 1 dzień wcześniejszy niż data bieżąca. Jeśli Faktura ma kilka płatności z różnymi terminami, to system bierze pod uwagę najpóźniejszy termin.
Faktura jest nierozliczona lub częściowo rozliczona (Kwota zgłaszana do windykacji to saldo faktury czyli kwota pozostała do opłacenia).
Faktura z formą płatności: przelew.
rodzaj kontrahenta (Domyślnego płatnika): krajowy
status kontrahenta (Domyślnego płatnika): podmiot gospodarczy,
na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
odpowiednio wypełnione dane adresowe kontrahenta (Domyślnego płatnika) – pola obligatoryjne to: ulica, kod pocztowy, miasto.
Dodatkowe informacje:
brak maksymalnej daty przeterminowania – nie ma określonej najstarszej daty terminu płatności,
kwota i waluta dokumentu – bez ograniczeń,
mogą być wysyłane również Faktury, które wcześniej były zgłaszane do faktoringu i np. zostały odrzucone.
Do finansowania (faktoringu) do SMEO można zlecać faktury, które spełniają następujące wymogi:
zatwierdzone na stałe Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne). Nie są wysyłane: Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze oraz dokumenty korygujące
kwota netto na dokumencie jest większa lub równa 500 zł (lub 100 EUR w przypadku dokumentów walutowych),
waluta dokumentu to PLN lub EUR (dokumenty w innych walutach będą pomijane w faktoringu),
termin płatności:
jest większy lub równy 7 dni, ale jest mniejszy niż 90 dni – liczony od daty wystawienia,
nie jest mniejszy niż 3 dni – liczone od daty bieżącej,
jeśli Faktura ma kilka płatności z różnymi terminami, to system bierze pod uwagę zawsze najpóźniejszy termin.
data wystawienia Faktury nie może być późniejsza niż data bieżąca,
Faktura jest nierozliczona lub częściowo rozliczona (finansowane jest saldo Faktury, czyli kwota pozostała do spłaty),
rodzaj kontrahenta na dokumencie (Domyślnego płatnika): krajowy,
na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
Faktura z formą płatności: przelew
Inne dane z dokumentu mogą być dowolne.
Do finansowania (faktoringu) we współpracy z Faktorią Sp. z o.omożna zlecać Faktury, które spełniają następujące wymogi:
zatwierdzone na stałe Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne), nie są wysyłane Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze oraz dokumenty korygujące,
waluta dokumentu to PLN lub EUR (dokumenty w innych walutach będą pomijane w faktoringu),
termin płatności:
jest większy lub równy 7 dni, ale maksymalnie 90 dni – liczony od daty wystawienia,
jeśli Faktura ma kilka płatności z różnymi terminami, to system bierze pod uwagę zawsze najpóźniejszy termin.
data wystawienia Faktury nie może być późniejsza niż data bieżąca,
Faktura jest nierozliczona lub częściowo rozliczona (finansowane jest saldo Faktury, czyli kwota pozostała do spłaty),
Faktura z formą płatności: przelew,
Inne dane z dokumentu mogą być dowolne.
Uwaga
W przypadku Finansowania we współpracy z Faktorią Sp. z o.o. - finansowane mogą być Faktury tylko w ramach przyznanego limitu kontrahenta. W tym celu należy najpierw wprowadzić kontrahentów do Comarch Apfino. Operację można wykonać ręcznie – na stronie Comarch Apfino lub przekazując kontrahentów bezpośrednio z Comarch ERP Optima:
Link do płatności odroczonej na Fakturze Sprzedaży
Na wydruku Eko oraz wydruku sPrint zatwierdzonej Faktury znajduje się przyciskOdrocz płatność. Po jego kliknięciu klient zostaje przekierowany do strony, gdzie ma możliwość odroczenia płatności. Płatności obsługiwane są przez serwis Spingo. Użytkownik po umieszczeniu takiego linku na wydruku Faktury Sprzedaży umożliwia swoim klientom opóźnienie zapłaty nawet o 90 dni, jednocześnie gwarantując sobie natychmiastowe otrzymanie środków na konto. Pozwala to na lepsze zarządzanie płynnością finansową.
Co trzeba zrobić aby móc skorzystać z usługi odroczonych płatności w Comarch Apfino?
aktywować usługę Odroczone płatności w Comarch Apfino.
Link do płatności odroczonych jest dostępny dla Faktur Sprzedaży:
zatwierdzonych, nierozliczonych, dla których co najmniej jedna płatność trafia do rejestru bankowego,
wystawionych w PLN,
wystawionych dla kontrahenta krajowego (polski NIP),
wystawionych przez sprzedawcę krajowego (polski NIP).
Link do płatności odroczonej jest standardowo tworzony w momencie zatwierdzania Faktury, jeżeli jednak z jakiegoś powodu link nie powstał (np. w momencie zatwierdzania Faktury Klient nie posiadał jeszcze konta w Comarch Apfino) to można link wygenerować „na żądanie” dla zaznaczonych faktur. Na liście Faktur Sprzedaży należy zaznaczyć Faktury i wybrać opcję w menu kontekstowym Usługi finansowe/ Płatności – generuj link do płatności. Wówczas dla zaznaczonych faktur zostaną utworzone linki do płatności: zarówno odroczonej jak i do płatności online. Linki zostaną utworzone dla Faktur, które nie posiadają jeszcze linku i spełniają wyżej wymienione warunki.
Więcej informacji o usłudze odroczonych płatności w Comarch Apfino znajduje się na stronie apfino.pl
Jak odszukać Faktury przekazane do faktoringu lub windykacji?
W obszarze filtra, pod listą Faktur Sprzedaży (w menu Handel / Faktury) znajduje się opcja Faktoring / Windykacja. Funkcja służy zawężeniu listy faktur do tych dokumentów, które można zgłosić do finansowania, windykacji lub do tych już zgłoszonych. Działa ona wg warunków określonych dla wybranego faktora SMEO/Faktoria, z którym Klient ma podpisaną umowę o faktoring w Comarch Apfino.
Z poziomu rozwijanej listy istnieje możliwość zawężenia wyświetlanej listy Faktur wg poniższych opcji:
-wszystkie- – wszystkie dokumenty
Faktoring – wszystkie – Faktury kwalifikujące się do faktoringu oraz zgłoszone do faktoringu i odrzucone w faktoringu
Faktoring – możliwe do finansowania – faktury spełniające warunki kwalifikowania do finansowania (Faktury już zgłoszone do faktoringu i/lub odrzucone nie są widoczne)
Faktoring – wnioskowane o finansowanie – Faktury zgłoszone do finansowania, niezależnie od statusu ich rozliczenia
Faktoring – odrzucone – Faktury zgłoszone i odrzucone przez faktora
Windykacja – wszystkie – wszystkie Faktury kwalifikujące się do windykacji oraz zgłoszone do windykacji i odrzucone w windykacjiWindykacja – możliwe do odzyskania – wszystkie faktury spełniające warunki kwalifikowania do windykacji (nie są wyświetlane Faktury wcześniej zgłoszone do windykacji i/lub odrzucone)
Windykacja – zgłoszone do odzyskania – wszystkie Faktury już zgłoszone do windykacji
Windykacja – odrzucone – wszystkie Faktury zgłoszone, które zostały odrzucone w windykacji
Ustawienia w filtrze są zawsze zapamiętywane przez program. Wraz ze zmianą obszaru filtra na liście Faktur Sprzedaży ujednolicono filtry na wszystkich pozostałych listach dokumentów handlowo- magazynowych w programie.
Na liście Faktur sprzedaży znajdują się kolumny:
Faktoring – kolumna może przyjąć następujący status:
pusta – Faktura nie zgłoszona do faktoringu, niespełniająca warunków kwalifikujących do finansowania,
Finansuj fakturę – Faktura, która spełnia warunki kwalifikujące do finansowania, a nie została jeszcze zgłoszona, w przypadku Faktorii – tym statusem są również oznaczone Faktury odrzucone ze względu na brak limitu kontrahenta,
W trakcie faktoringu – Faktura zgłoszona do faktoringu (finansowania),
Faktoring odrzucony – Faktura zgłoszona do faktoringu (finansowania), ale odrzucona.
Windykacja – kolumna może przyjąć następujący status:
pusta – Faktura nie zgłoszona do windykacji, niespełniająca warunków kwalifikujących do windykacji,
Odzyskaj pieniądze – Faktura, która spełnia warunki kwalifikujące do windykacji, a nie została jeszcze zgłoszona. Bezpośrednio po kliknięciu w napis Odzyskaj pieniądze można zgłosić fakturę do windykacji.
W trakcie windykacji – Faktura zgłoszona do windykacji,
Windykacja odrzucona – Faktura zgłoszona do windykacji, ale odrzucona.
Dokumenty korygujące
Nota korygująca
Nota jest specyficznym dokumentem korygującym. Dotyczy ona tylko Faktur Zakupu. Nie powoduje korekty pozycji, a jedynie danych identyfikacyjnych jakie pojawiły się na Fakturze Zakupu.
W celu wystawienia noty korygującej należy w menu Handel/Faktury zakupu ustawić się na dokumencie korygowanym i z listy dostępnych korekt wybrać Notę korygującą. Automatycznie zostanie otwarty formularz noty, który składa się z 3 zakładek.
Zakładka [Ogólne] - zawiera podstawowe informacje potrzebne do wystawienia noty korygującej. Z dokumentu pierwotnego zostały przepisane dane dotyczące kontrahenta, kategorii i magazynu. Numeracja not jest analogiczna jak dla dokumentów korygujących, nie ma oddzielnego schematu numeracji. Domyślny schemat to FZKOR/numer/rok.
Przed – pole, w którym należy wpisać dane jakie pojawiły się na oryginale Faktury Zakupu od dostawcy (błędne)
Po - pole, w którym należy wpisać poprawne dane firmy (pobierane są domyślnie informacje zapisane w Konfiguracji firmy/ Pieczątka Firmy)
Zakładka [Kontrahent] - wyświetlone tutaj dane dotyczą podmiotu, do którego kierowana jest nota korygująca. Dane dostawcy/nadawcy zostały pobrane z dokumentu pierwotnego.
Zakładka [Dokument] - zpoziomu tej zakładki możliwa jest edycja (podgląd) dokumentu pierwotnego (czyli Faktury Zakupu zarejestrowanej w systemie).
Dodatkowo dostępne jest pole Opis, w którym możemy odnotować dodatkowe informacje związane z danym dokumentem. Informacje te zostaną umieszczone na wydruku.
Poniżej umieszczona jest informacja kto i kiedy wystawił i jako ostatni modyfikował dokument.
Na wydruku noty oprócz wpisanych na formularzu informacji drukowany jest numer dokumentu źródłowego (dokumentu Faktury Zakupu otrzymanego od dostawcy).
Zasady wystawiania not korygujących:
Nota może być wystawiona tylko do Faktury Zakupu,
Noty nie można wystawić do dokumentu w buforze,
Noty nie można wystawić do dokumentu anulowanego.
Dokumenty korygujące
Dokumenty korygujące w systemie Comarch ERP Optima mogą dotyczyć:
ilości sprzedanego towaru lub usługi,
wartości sprzedanego towaru lub usługi,
kursu waluty,
podatku VAT wyliczonego na Fakturze źródłowej,
danych kontrahenta, nazwy towarów/usług, formy i terminu płatności.
Uwaga
W przypadku Paragonów, PWP, RW i MM możliwa jest jedynie korekta ilości towaru. Pozostałe opcje nie są dostępne.
Uwaga
Do wystawiania dokumentów magazynowych, tym samym korekt do tych dokumentów, wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Uwaga
Na korektach do Faktur Zakupu oraz do Faktur Zakupu od Rolnika Ryczałtowego zawsze automatycznie ustawiany jest domyślny rachunek bankowy Płatnika (nie jest przenoszone konto bankowe Płatnika z dokumentu korygowanego). Użytkownik ma możliwość ręcznej zmiany na korekcie numeru rachunku bankowego Płatnika.
Podczas wystawiania dokumentów korygujących należy pamiętać o tym, że:
Dokument korygujący może korygować albo ilość, albo wartość albo podatek na dokumencie podstawowym. Nie da się wystawić korekty, która będzie jednocześnie dotyczyła dwóch lub więcej typów korekt.
Do jednego dokumentu można wystawić kilka korekt. Każda kolejna bierze pod uwagę wystawione wcześniej korekty.
Przykład
Jeśli sprzedaliśmy 10 szt. towaru po 5 zł i nastąpił zwrot 3 szt. (po 5 zł.), przy wystawianiu kolejnej korekty program wie, że w efekcie dwóch poprzednich transakcji sprzedane zostało 7 szt. po 5 zł. Druga korekta (dowolnego typu) będzie więc dotyczyła tylko tych 7 szt.
Nie da się wystawić korekty do dokumentu w buforze i do dokumentu anulowanego.
Nie da się wystawić korekty do dokumentu, do którego istnieje inna korekta będąca w buforze.
Nie da się wystawić korekty do korekty. Próba utworzenia dokumentu korygującego do istniejącej korekty spowoduje, że program odszuka dokument źródłowy i zaproponuje korektę pozostałych na nim pozycji.
Nie można wystawić korekty do Paragonu przekształconego do Faktury. Należy korygować Fakturę.
Nie można wystawić korekty do dokumentów magazynowych przekształconych do dokumentów handlowych. Korekta musi dotyczyć dokumentu handlowego.
Weryfikacja statusu VAT
Na formularzu korekty na zakładce [Ogólne] i [Kontrahent] znajduje się przycisk Weryfikacja statusu VAT kontrahenta umożliwiający weryfikację czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, parametr na dokumencie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Biała księga – weryfikacja numerów rachunków bankowych
W przypadku korekt do Faktur Zakupu i Faktur Sprzedaży, w sytuacji kiedy:
łączna kwota brutto korekty jest większa niż 8 000 PLN (w przypadku korekt w walucie obcej sprawdzana jest wartość po przeliczeniu na PLN wg kursu wskazanego na dokumencie), bądź niezależnie od kwoty, jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zaznaczono Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT – Niezależnie od kwoty dokumentu,
na korekcie, na pierwszej zakładce jest wybrana forma płatności powiązana z rejestrem bankowym,
NIP płatnika jest polskim numerem NIP,
Następuje automatyczne sprawdzenie, czy wskazany numer rachunku bankowego znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. Jeżeli numeru rachunku bankowego nie ma w Wykazie podatników VAT, użytkownik otrzymuje odpowiedni komunikat (nie jest blokowana możliwość zapisania dokumentu).
Wynik każdej weryfikacji numeru rachunku bankowego zapisywany jest na karcie kontrahenta (zakładka [Płatności], tabela Numery rachunków bankowych). Dzięki temu użytkownik ma potwierdzenie, że dany numer rachunku został w określonym dniu zweryfikowany. Szczegóły tej funkcji zostały opisane w artykule
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Korekty:
W numerze dokumentu korygującego można wskazać serię jako dodatkową informację do rozróżnienia dokumentów (schematy numeracji definiujemy w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów).
W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Serie i Daty znajduje się opcja Przenoś serie na dokumenty korygujące – po zaznaczeniu parametru seria w numerze korekty jest przenoszona z dokumentu korygowanego.
Korekta ilości
Wystawianie korekty ilościowej można rozpocząć na klika sposobów:
ustawiamy kursor na dokumencie podstawowym, wciskamy prawy klawisz myszki i z menu kontekstowego wybieramy funkcję Korekta ilości,
ustawiamy kursor na Fakturze podstawowej i lewym klawiszem myszki naciskamy przycisk ,
ustawiamy kursor na Fakturze podstawowej i z menu dostępnego pod strzałką obok przycisku wybieramy funkcję Korekta ilości.
Jeśli korekta jest możliwa do wystawienia, na ekranie pojawi się formularz Faktury Korygującej. W nagłówku dokumentu można zmienić: schemat numeracji, daty wystawienia i sprzedaży (wpływu) oraz formę i termin płatności.
Pozycje na korekcie przepisane są z dokumentu źródłowego, przy czym jeśli jest to pierwsza korekta ilościowa – proponowana jest do zwrotu całość Faktury. Modyfikacja pozycji – czyli ustalenie tych elementów Faktury, które podlegają zwrotowi i ich ilości może polegać na:
skasowaniu pozycji, których zwrot nie dotyczy. Kasowanie można wykonać ustawiając kursor na wybranej pozycji i wciskając przycisk z koszem, wybierając funkcję kasuj z kontekstowego menu lub z klawiatury, wciskając klawisz <DEL>. Przed skasowaniem program poprosi o potwierdzenie usunięcia pozycji.
Uwaga
W przypadku skasowania pozycji program nie renumeruje liczby porządkowej. Dzięki temu numer pozycji na dokumencie korygowanym i korekcie jest zawsze taki sam.
(!) zmianie zwracanej ilości. Pierwsza propozycja programu to zwrot pełnej ilości sprzedanego (zakupionego) wcześniej towaru. Aby zwracaną ilość zmienić należy wyświetlić szczegóły o pozycji: przycisk z lupką lub dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki w pozycję. Kursor ustawi się w polu Ilość. Wprowadzamy zwracaną ilość.
Uwaga
Należy pamiętać, że zwracana ilość jest liczbą poprzedzoną znakiem minus (-).
zmianie opisu i PKWiU. Jedyne pola, których modyfikacji można dokonać edytując dane o pozycji korekty to numer PKWiU oraz opis (ten ostatni tylko w przypadku, gdy na karcie ewidencyjnej towaru parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie jest aktywny.
Jeśli do jednego dokumentu wykonujemy kilka korekt ilościowych, program przy każdej korekcie sprawdza, jaka ilość towaru pozostała jeszcze do zwrotu.
Na fakturze korygującej ilości drukowane są zarówno data wystawienia faktury (wpływu) jak i data zwrotu.
Korekty ilości „na plus”
Istnieje możliwość wystawiania korekt ilościowych zwiększających ilość towaru w magazynie. Aby Użytkownik miał możliwość wystawiania tego typu korekt w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry musi zaznaczyć parametr Korekty ilościowe „na plus”. Domyślnie parametr jest odznaczony – wtedy użytkownik podczas wystawiania korekt ilościowych nie ma możliwości wpisywania ilości dodatnich. Dopiero kiedy zaznaczy parametr w Konfiguracji – może wpisywać ilości dodatnie na korektach.
Korekty ilościowe na plus nie są obsługiwane w przypadku dokumentów wewnętrznych PW i RW.
W przypadku dokumentów rozchodujących towar korekta ilościowa na plus zdejmie towar z magazynu, zgodnie z metodą rozliczania określoną w Konfiguracji.
W przypadku dokumentów wprowadzających towar – korekta ilościowa na plus wprowadzi towar na magazyn.
W przypadku korekt ilościowych „na plus”, wprowadzających towar do magazynu, aktualizowana jest ostatnia cena zakupu na karcie towaru.
W związku z tym, że aktualizowana jest ostatnia cena zakupu, możliwa jest również aktualizacja cen sprzedaży, zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie.
W sytuacji, gdy korekta „na plus” wprowadza towar do magazynu – zasób taki na karcie towaru nie jest widoczny jako odrębna dostawa, tylko jest doliczany do zasobu źródłowego. Program pokazuje numer i datę dokumentu źródłowego, do którego taka korekta występuje, a nie numer tej korekty. Jednak program kontroluje, by ilość wprowadzona korektą „na plus” nie została wyprowadzona z magazynu przed datą takiego dokumentu.
Zasady obsługi korekt ilościowych na plus są analogiczne jak w przypadku standardowych dokumentów korygujących. Należy jednak pamiętać, że podczas wystawiania korekt na plus, mogą pojawić się różne nietypowe sytuacje.
Przykład
Pozycje z ilością 0 na korekcie. W przypadku, gdy wcześniej do dokumentu wystawiana była korekta zwracająca w całości dany towar, na kolejnej korekcie ilościowej towar ten:
pojawi się – jeśli w konfiguracji jest zaznaczony parametr o korektach ilościowych na plus (aby Użytkownik miał możliwość skorygowania takiego towaru)
nie pojawi się – jeśli w Konfiguracji parametr o korektach na plus jest odznaczony.
Kwota brutto na korekcie mniejsza niż kwota netto. Korekta dokumentu, na którym pierwotnie są dwa towary: T1 w stawce 7% (wartość netto 500 PLN) i T2 w stawce 22% (wartość netto 250 PLN). Korekta T1 na plus (wartość 500 PLN) i zwrot T2 całkowity (- 250 PLN). W tabeli VAT na takim dokumencie wartość brutto będzie mniejsza niż wartość netto ze względu na różnice pomiędzy kwotami VAT w różnych stawkach.
Uwaga
W przypadku wystawiania korekt ilościowych na plus (dotyczy FS i PA) może zdarzyć się sytuacja, gdy do dokumentu korygującego na plus nie zostanie wygenerowany dokument WZ. Równocześnie zostanie zlikwidowana rezerwacja towaru wynikająca z tej korekty. Tym samym wystąpi niezgodność pomiędzy ilością zarezerwowaną na liście zasobów a rezerwacjami wynikającą z transakcji.
Przykład
Zasoby w magazynie: 12 szt. towaru
FS 10 szt. towaru (bez WZ, rezerwuje towar)
FSKI 1 na – 5 szt. towaru
FSKI 2 na +8 szt. towaru
Przekształcenie do WZ z listy FS (automatycznie tworzone są WZ do dokumentów korygujących). Program utworzy WZ do FS (zasób po transakcji 2 szt.), do FSKI 1 (zasób po transakcji 7 szt.). Przy tworzeniu WZ do FSKI 2 zabraknie 1 szt. towaru. Do dokumentu FSKI 2 nie zostanie utworzony dokument WZ, ale na liście zasobów nie będzie już widocznej rezerwacji związanej z tym dokument m. Po przyjęciu brakującej 1 szt. towaru Użytkownik powinien przekształcić FSKI 2 do dokumentu WZ (z listy Faktur Sprzedaży, po zaznaczeniu dokumentu FSKI 2). Wtedy stan rezerwacji będzie zgodny z ilością wynikającą dokumentów.
Zwroty do Paragonów
W przypadku Paragonów możliwa jest jedynie korektailości sprzedanego towaru (zwrotu towaru).
Zasady wystawiania korekty do Paragonu są zbliżone do ogólnych zasad wystawiania korekt (opisanych w artykule Dokumenty korygujące).
Należy jednak pamiętać, że:
Nie jest możliwe wystawienie korekty do Paragonu przekształconego do Faktury. Należy wtedy korygować skojarzoną z nim fakturę.
Nie jest możliwe również zrobienie zwrotu do Paragonu anulowanego.
Paragon zwrotny nie może zostać przekształcony do Faktury.
Na korekcie do Paragonu możliwa jest zmiana kontrahenta oraz edycja danych kontrahenta przeniesionego z dokumentu źródłowego.
Na formularzu Zwrotu do Paragonu znajdują się pola wyboru Zwrot i Pomyłka. Wprzypadku pomyłki, w polu Opis/ Atrybuty znajdującym się na zakładce [Płatności]użytkownik powinien wprowadzić krótki opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki, który jest drukowany na Ewidencji pomyłek.
Zaznaczenie przyczyny zwrotu pozwala na wykazanie korekty do Paragonu w odpowiedniej ewidencji:
Wydruk Ewidencji zwrotów / reklamacji na liście Paragonów – jest to wykaz zwrotów towarów oraz uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży. Wydruk uwzględnia wszystkie korekty z listy, oznaczone jako zwrot.
Wydruk Ewidencji pomyłek na liście Paragonów – wydruk uwzględnia wszystkie korekty do Paragonów oznaczone jako pomyłka.
W przypadku wprowadzania w programie korekty do zafiskalizowanego Paragonu, na formularzu Zwrotu pojawia się pole nr fiskalny (jest to numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje paragon) – służy ono do wpisania numeru korygowanego paragonu fiskalnego.
Korekty danych
https://youtu.be/Jm5DRPrE11Y
Dokument ten umożliwia skorygowanie:
Wszystkich danych kontrahenta, w tym wybranie nowego nabywcy, odbiorcy oraz płatnika.
Zmiana Kontrahenta/Nabywcy spowoduje zmianę Płatnika na zakładce [Kontrahent]. Nowy Płatnik (wybrany ręcznie lub ustawiony w wyniku zmiany Kontrahenta) zostanie zaktualizowany na zakładce Płatności na tych płatnościach, które są w całości nierozliczone oraz których forma płatności nie jest powiązana z płatnikiem. Zmiany te będą widoczne w Preliminarzu Płatności oraz na korygowanej fakturze po zapisie korekty. Korekta danych nie tworzy własnych płatności, wpływa jedynie na już istniejące w Preliminarzu nierozliczone zdarzenia, powiązane z Fakturą Sprzedaży.
Zmiana rodzaju transakcji i statusu kontrahenta nie jest możliwa. W sytuacji, kiedy na korekcie zostanie wybrany nowy kontrahent, status i rodzaj pozostanie taki, jak na dokumencie źródłowym.
Wybranie nowego kontrahenta na korekcie nie spowoduje podmiany kontrahenta na dokumencie źródłowym. Analizy, zestawienia, historia generowane są wg danych na transakcji, dlatego będą generowane dla kontrahenta ustawionego na dokumencie korygowanym.
Formy i terminu płatności. Zmiana formy i terminu płatności nie jest możliwa na pierwszej zakładce – dane te można skorygować na zakładce [Płatnościna tych płatnościach, które są w całości nierozliczone.
Uwaga
Już po zapisie korekty do bufora, forma, termin płatności oraz parametr MPP – podzielona płatność forma oraz termin płatności zostaną zmienione na zapisach w Preliminarzu Płatności powiązanych z Fakturą Sprzedaży. Usunięcie oraz anulowanie dokumentu nie przywróci tych zdarzeń do stanu sprzed korekty. W takiej sytuacji ewentualne zmiany należy nanieść bezpośrednio w Preliminarzu.
Kategorii oraz atrybutów dokumentu.
Nazwy, opisu, atrybutów, kategorii oraz PKWiU towarów i usług. Pozycje, które nie podlegają korekcie, mogą zostać usunięte z dokumentu.
Uwaga
Korekta danych nie wpływa na dokumenty magazynowe. Na Wydanie Zewnętrzne wygenerowane z Faktury Sprzedaży przenoszone są dane z dokumentu źródłowego, bez względu na utworzoną wcześniej korektę.
Uwaga
Nie ma możliwości utworzenia korekty danych do faktury zaliczkowej.
Korekta danych może być wykonywana wyłącznie jako pierwsza korekta do danej faktury. Korekta ilości, wartości (ceny) lub stawki VAT, która zostanie utworzona po korekcie danych, będzie uwzględniała zmiany wprowadzone korektą danych.
Anulowanie Korekty danych jest możliwe pod warunkiem, że nie istnieją do niej późniejsze aktywne korekty.
Mechanizmu podzielonej płatności – jeżeli Faktura Sprzedaży spełnia wszystkie wymogi do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności i towary na FS mają naliczony podatek VAT, a mimo to została zatwierdzona na stałe bez zaznaczonego parametru MPP – podzielona płatność, do takiej FS można wystawić korektę danych, na której należy zaznaczyć parametr MPP – podzielona płatność, wówczas na korygowanej FS oraz na płatności w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności zostanie zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności, na wydruku będzie drukowana adnotacja Mechanizm podzielonej płatności. W przypadku wydruku Eko – korekta danych, aby na wydruku drukowana była adnotacja Mechanizm podzielonej płatności, w polu Korekta z tytułu należy wpisać Mechanizm podzielonej płatności.
Jeśli na korygowanej FS nie naliczono VAT, po korekcie danych, należy do FS wystawić korektę stawki VAT i zaznaczyć na niej MPP – podzielona płatność.
Szczegóły stosowania mechanizmu podzielonej płatności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
Wydruki
Dla Korekty danych w programie są dwa rodzaje wydruków:
Korekta danych oraz Korekta danych (GenRap)/ Wzór standard,
Korekta danych oraz Korekta danych (GenRap)/ Korekta danych kontrahenta – drukuje dane kontrahenta przed i po korekcie.
Kwota do zapłaty na tych wydrukach drukowana jest na podstawie Faktury Sprzedaży z uwzględnieniem już dokonanych wpłat.
Korekty danych nie są księgowane. Dokumenty te nie są uwzględniane podczas eksportu listy faktur do Comarch ERP Klasyka.
Korekty danych nie są wyświetlane w Analizach, ponieważ nie wpływają na ilość i wartość sprzedanego towaru.
Korekty wartości / ceny
Korekta wartościowa polega na zmianie ceny sprzedaży towaru w stosunku do ceny umieszczonej na fakturze pierwotnej. Aby wykonać korektę wartościową należy:
ustawić kursor na dokumencie podstawowym, wcisnąć prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać funkcję Korekta wartości (ceny),
ustawić kursor na dokumencie korygowanym, następnie z menu rozwiniętego pod strzałką obok przycisku wybrać funkcję Korekta wartości (ceny).
Na ekranie pojawi się formularz faktury korygującej. W nagłówku dokumentu można zmienić: schemat numeracji, daty wystawienia i sprzedaży oraz formę i termin płatności i rabat.
Pozycje faktury korygującej przepisane są z faktury źródłowej. Na ekranie wyświetlane są: kod towaru, ilość, jednostka miary, stawka VAT i cena podstawowa. Dopóki nie wprowadzimy wartości korekty – kolumna Wartość korekty zawiera zera.
Modyfikacja pozycji – czyli ustalenie tych elementów faktury, które podlegają korekcie i wartości korekt poszczególnych pozycji może polegać na:
skasowaniu pozycji, których korekta nie dotyczy. Kasowanie można wykonać ustawiając kursor na wybranej pozycji i wciskając przycisk z koszem, wybierając funkcję kasuj z kontekstowego menu lub z klawiatury, wciskając klawisz <DEL>. Przed skasowaniem program poprosi o potwierdzenie usunięcia pozycji.
Uwaga
W przypadku skasowania pozycji program nie renumeruje liczby porządkowej. Dzięki temu numer pozycji na dokumencie korygowanym i korekcie jest zawsze taki sam.
zmianie opisu i PKWiU. Jedyne pola, których modyfikacji można dokonać edytując dane o pozycji korekty to numer PKWiU oraz opis (ten ostatni tylko w przypadku, gdy na karcie ewidencyjnej towaru parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie jest aktywny.
(!) zmianie wartości/ceny pozycji. Zmiany cen możemy dokonać na kilka sposobów:
w nagłówku faktury znajduje się pole Rabat %. Jeśli korekta dotyczy wszystkich pozycji, o tę samą ilość procent – wystarczy w pole Rabat wpisać odpowiednią wartość. Potwierdzenie spowoduje, że ceny wszystkich pozycji zostaną pomniejszone o zadany procent. W kolumnie Wartość korekty pojawią się informacje o ile, w związku z udzielonym rabatem zmienią się całkowite wartości pozycji.
jeśli każda pozycja faktury zmienia się o inną wartość (%) lub dla każdej pozycji chcemy podać cenę, jaka powinna jej dotyczyć – należy kolejno wyświetlić szczegóły o każdym elemencie korekty. Szczegóły wyświetlamy posługując się przyciskiem z lupką lub dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszki na wybranej pozycji. Na wyświetlonym formularzu do dyspozycji mamy trzy pola: Rabat, Cena netto/brutto i Wartość. Możemy albo dla danej pozycji podać udzielony rabat % ‑ cena przeliczy się sama, albo wpisać cenę towaru, jaka powinna obowiązywać po korekcie – wtedy rabat przeliczy się automatycznie.
Uwaga
W przypadku korekt wartości Użytkownik ma dostęp do pola Wartość. Dzięki temu ma możliwość wpisania wartości korekty dla całej pozycji, a nie tylko upustu procentowego bądź ceny jednostkowej po rabacie.
Jeśli do jednej faktury wykonujemy kolejno kilka korekt wartościowych – każda kolejna korekta bierze pod uwagę ceny zmienione (pomniejszone lub powiększone) poprzednimi dokumentami korygującymi.
Uwaga
W związku z możliwością wprowadzania na FZKG kwot ujemnych w programie wprowadzona jest dodatkowa kontrola podczas wystawiania dokumentów korygujących wartość FZ (FZKG, FZKW). Podczas deklarowania nowej ceny (rabatu) na korekcie wartościowej program sprawdza, czy wartość towaru nie spadnie poniżej aktualnej wartości zasobu. Jeśli z obliczeń wyniknie, że tak – program nie pozwoli zapisać nowej ceny, wyświetlając komunikat informujący, że korekta przekroczyła wartość faktury.
Korekty wartości do części ilości
Podczas wystawiania korekt wartościowych użytkownik może zmienić nie tylko cenę towaru, ale również ilość, jakiej ta zmiana ma dotyczyć. Należy jednak pamiętać, że:
W przypadku korekty wartości do części ilości dokumentów wprowadzających towar do magazynu zasoby towaru nie są rozbijane na dwa różne (część ze starą ceną i część z nową), tylko wartość całego zasobu jest pomniejszana/ powiększana o wartość korekty.
Przykład
Przyjęcie towaru 100 szt., w cenie 2 PLN, wartość zasobu 200 PLN.Korekta wartości dla 20 szt., na cenę 3 PLN, wartość korekty 20 PLN.Na zasobach będzie nadal jeden zasób: 100 szt., o wartości 220 PLN, ze średnią ceną jednostkową 2.20 PL
W przypadku tworzenia dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych ilości i wartości na dokumencie magazynowym są identyczne z ilościami i wartościami na dokumencie handlowym (dokumenty są przekształcane wtedy 1:1).
Przykład
FS na 100 szt. towaru, w cenie 2 PLN, wartość 200 PLN.FSKOR: korekta wartości dla 20 szt., na cenę 3 PLN (wartość korekty 20 PLN).Po utworzeniu WZ powstaną dwa dokumenty magazynowe, gdzie ilości i ceny są zgodne z dokumentami handlowymi:WZ na 100 szt. towaru, w cenie 2 PLN, wartość 200 PLN (związane z FS)WZKOR zmieniające cenę dla 20 szt. towaru, na cenę 3 PLN (związane z FSKOR).
W przypadku przekształcaniadokumentów magazynowych do handlowych, jeśli najpierw wystawiany jest dokument magazynowy (WZ, PZ, WKA, PKA…), do dokumentu magazynowego wystawiana jest korekta wartości do części ilości, a dopiero potem dokument magazynowy jest przekształcany do handlowego (FS, FZ…) – to na dokumencie handlowym wyliczana jest średnia cena dla towaru.
Przykład
WZ na 100 szt. towaru, w cenie 2 PLN, wartość 200 PLN.WZKOR: korekta wartości 20 szt., na cenę 3 PLN (wartość 20 PLN).Po przekształceniu do FS, na FS będzie widoczne 100 szt. towaru w średniej cenie 2.20 PLN (wartość towaru jest prawidłowa 220 PLN).
W przypadku przekształcania dokumentów magazynowych do handlowych, gdzie do dokumentu WZ (PZ…) były wystawiane korekty wartości do części ilości może zdarzyć się sytuacja, gdy wartość utworzonej FS będzie różna od sumy wartości WZ i WZKOR. Wynika to z faktu, że podczas przekształcania pogram wylicza średnią cenę (zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku) i na jej podstawie od nowa wylicza wartość towaru.
Korekta zbiorcza
Z poziomu listy Faktur Sprzedaży i Faktur Zakupu pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy pod pozycją Korekta zbiorcza/rabat możliwe jest udzielenie rabatu w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych dla jednego odbiorcy/dostawcy w danym okresie.
Na formularzu Korekty należy uzupełnić podstawowe dane, m.in.: wskazać Kontrahenta, dla którego zostanie udzielony rabat, wybrać Magazyn – jeżeli pole to zostanie puste, korekta zostanie utworzona dla faktur dotyczących wszystkich magazynów - również serwisowego, zaznaczyć parametr MPP - podzielona płatność.
Po wskazaniu kontrahenta pojawia się okno pozwalające na ustawienie parametrów korekty zbiorczej. Okno można otworzyć również poprzez wciśnięciu ikony na formularzu Korekty.
Parametry korekty zbiorczej
Na oknie tym należy ustawić jakiego okresu sprzedaży/zakupu będzie dotyczyła korekta. Program domyślnie ustawia poprzedni miesiąc, jednak okres ten można dowolnie zmieniać. Standardowo do okresu sprzedaży/zakupu zostaną wliczone wszystkie faktury we wskazanym okresie, oraz korekty wystawione do nich. Dodatkowo można ustawić parametry dotyczące korekt z innych okresów:
Uwzględniaj korekty do faktur z poprzednich okresów– po zaznaczeniu tego parametru do Korekty Zbiorczej zostaną ujęte również korekty do sprzedaży/zakupu z poprzednich okresów,
Uwzględniaj późniejsze korekty do wskazanego okresu – parametr pozwala na uwzględnienie również korekt wystawionych po okresie, do którego odnosi się Korekta Zbiorcza a dotyczących sprzedaży/zakupu z wybranego okresu.
Jeżeli Korekta Zbiorcza ma uwzględniać tylko niektóre faktury z wybranego okresu, ich wyboru można dokonać za pomocą przycisku Wskaż faktury , który spowoduje wyświetlenie listy Faktur Sprzedaży/Faktur Zakupu. Do filtra pod listą przenoszona jest Data sprzedaży/zakupu podana w oknie Parametrów korekty zbiorczej, ustawienia filtra można jednak dowolnie modyfikować. Wyjątkiem są Magazyn oraz Kontrahent, które ustawione są zgodne z tym, co zostało wskazane na formularzu Korekty. Na Korektę przenoszony jest jeden podświetlony dokument lub wszystkie zaznaczone.
Informacja o zakresie dat sprzedaży/zakupu, ustawionym w oknie Parametrów korekty zbiorczej, przenoszona jest do opisu Korekty Zbiorczej umieszczonego na zakładce [Ogólne], który jest drukowany na Fakturze. Jeżeli użytkownik skorzysta z opcji Wskaż faktury, wtedy opis powinien zmodyfikować ręcznie, zgodnie z dokonanym wyborem (nie zmieni się automatycznie).
Korekta Zbiorcza może zostać wystawiona dla wszystkich faktur sprzedaży wraz z korektami, faktur zaliczkowych i finalnych, faktur zakupu wraz z korektami, z wybranego okresu lub dla poszczególnych faktur wskazanych przez Użytkownika. Wszystkie faktury, do których udzielany jest rabat, muszą być zatwierdzone oraz wystawione w tej samej walucie. Dokumenty pierwotne będą uwzględnione tylko w przypadku skorzystania z opcji Wskaż faktury.
W przypadku faktur walutowych Korekta Zbiorcza również wystawiana jest w tej samej walucie co Faktury Sprzedaży/Zakupu bez możliwości zmiany na inną. Domyślnie waluta na Korekcie Zbiorczej pobierana jest z karty Kontrahenta z zakładki [Płatności]. Natomiast waluta na korekcie może być inna niż ta wskazana na karcie kontrahenta, jeżeli Faktury Sprzedaży/Zakupu są wystawione w innej walucie niż domyślna waluta na karcie kontrahenta. Do wyliczenia wartości zakupu sumowane są wartości walutowe i od nich udzielany jest rabat również w walucie. Domyślnie kurs na korektę pobierany jest z dnia poprzedniego.
W sytuacji, gdy na tego samego Kontrahenta wystawione są faktury zakupu w różnych walutach, to na Korekcie Zbiorczej należy skorzystać z opcji Wskaż faktury i wybrać faktury wystawione w tej samej walucie.
Na formularzu korekty prezentowane są wartości sprzedaży/zakupu pogrupowane wg stawek VAT z Faktur Sprzedaży/Zakupu (nie są przenoszone pozycje z korygowanych Faktur Sprzedaży/Zakupu). Po wprowadzeniu rabatu procentowego lub kwotowego jest on proporcjonalnie wyliczany dla każdej pozycji. Kwotę rabatu można też wprowadzić ręcznie w kolumnie Wartość korekty.
Wszystkie faktury, do których utworzono Korektę Zbiorczą, wykazane są na zakładce [Dokumenty]. Korekta Zbiorcza wykazywana jest jako dokument powiązany w każdej fakturze, której dotyczy (zakładka [Dokumenty]). Przy próbie anulowania takiej faktury pojawi się pytanie: Do dokumentu wystawiona jest korekta zbiorcza. Czy na pewno anulować dokument? Po zatwierdzeniu komunikatu anulowana faktura zniknie z listy dokumentów powiązanych na Korekcie Zbiorczej. Operacja ta nie wpłynie jednak na zmianę wartości sprzedaży wykazaną na korekcie oraz na wysokość rabatu.
Uwaga
Korekta zbiorcza/rabat nie wpływa na wartość towaru na magazynie, nie są korygowane pojedyncze faktury ani przyjęcia zewnętrzne, tym samym przy kolejnej np. korekcie ilości, towar zostanie zwrócony po pierwotnej cenie.
Do Korekty Zbiorczej nie można utworzyć dokumentu korygującego.
Korekta Zbiorcza nie jest uwzględnia w Deklaracji Intrastat.
Ponieważ dokument ten nie dotyczy poszczególnych pozycji towarowych, nie będzie wykazywany na zestawieniach wykonywanych po pozycjach dokumentów: historii towaru, historii kontrahenta (poza zakładką [Zbiorczo]), analizach oraz Raporcie Sprzedaży z Cennika.
Na wydruku Korekty Zbiorczej dla Faktur Sprzedaży można umieścić listę wszystkich dokumentów wraz z ich datami wystawienia, do których została utworzona ta korekta. Służy do tego parametr Drukuj numery korygowanych faktur, który pojawia się po wybraniu wydruku.
Korekty do dokumentów nie istniejących w systemie
Zdarzają się sytuacje, że dokument sprzedaży lub zakupu został wystawiony jeszcze przed rozpoczęciem pracy z systemem Comarch ERP Optima. Natomiast już po rozpoczęciu pracy zaistnieje potrzeba wprowadzenia do systemu korekty takiego dokumentu. W programie zostało to rozwiązane przez zarejestrowanie w systemie dokumentu pierwotnego (czyli wystawionego przed jeszcze przed rozpoczęciem pracy z Comarch ERP Optima), a następnie wystawienie odpowiedniej korekty.
Dokument pierwotny
Aby umożliwić zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu wprowadzono tzw. dokumentypierwotne. Dokument pierwotny odpowiada takiej niezarejestrowanej fakturze.
Możliwość wystawienia dokumentów pierwotnych dotyczy Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży oraz Paragonów.
Aby wystawić dokument pierwotny należy wcisnąć strzałkę obok Dodaj i z otwartego menu wybrać Dokumentpierwotny.
Dokument pierwotny wystawiany jest w podobny sposób jak zwykły dokument sprzedaży/ zakupu w systemie. Różnicą jest, że na zakładce [Płatności]nie ma tabelki odpowiadającej za płatności dokumentu oraz tabelki umożliwiającej rozliczanie zaliczek.
Informacja o tym, że dany dokument jest dokumentem pierwotnym znajduje się w opisie formularza w górnej części okna (np. Faktura Sprzedaży FS/00001/2008 pierwotna).
Na liście Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu, Paragonów na górnej wstążce pod ikoną Funkcje dodatkowe dostępna jest opcja Importu dokumentów w formacie XML, w oknie parametrów importu można zaznaczyć Utwórz dokument pierwotny, wówczas dokument zostanie zaimportowany do programu jako pierwotny.
Dokument pierwotny przyjmuje numerację proponowaną przez program, oprócz tego istnieje możliwość uzupełnienia Nr pierwotnego (numeru faktycznie korygowanego dokumentu). Numer dokumentu pierwotnego należy wprowadzić ręcznie po wybraniu opcji Nr pierwotny dostępnej w menu rozwijanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku Dokument z poziomu formularza dokumentu pierwotnego.
Na listach Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz Faktur Zakupu znajduje się parametr: Pierwotne, dotyczący wyszukiwania dokumentów pierwotnych. Zasady wyszukiwania dokumentów pierwotnych są identyczne jak w przypadku innych parametrów:
jeśli zaznaczona jest opcja TAK i NIE – program podczas wyszukiwania dokumentów nie uwzględnia statusu dokumentu (podstawowy/ pierwotny),
jeśli zaznaczona jest opcja TAK – program wyszukuje tylko dokumenty pierwotne,
jeśli zaznaczona jest opcja NIE – program wyszukuje tylko dokumenty podstawowe (zwykłe).
Zasady wystawiania dokumentów pierwotnych:
Dokument pierwotny nie powoduje zmiany ceny zakupu na karcie towaru, a tym samym nie powoduje naliczenia nowych cen sprzedaży (w przypadku aktywnego mechanizmu aktualizacji cen).
Wystawienie nie powoduje powstania płatności (zapisu w kasie lub zdarzenia w preliminarzu).
Dla dokumentów pierwotnych nie można wystawić skojarzonych dokumentów magazynowych (WZ, PZ).
Wystawienie dokumentu pierwotnego nie powoduje ruchu towaru w magazynie.
Wystawienie dokumentu pierwotnego nie powoduje powstania rezerwacji ani zamówienia.
Dokumenty pierwotne nie mogą zostać zafiskalizowane.
Dokumenty pierwotne nie mogą zostać zaksięgowane ani przesłane do rejestrów VAT.
Dokumenty pierwotne nie mogą zostać wyeksportowane do systemu Comarch EDI.
Podczas wystawiania dokumentu nie jest uwzględniana blokada na datę dokumentu – dokument pierwotny może mieć datę wcześniejszą niż ostatni bilans zamknięcia magazynu (dla innych dokumentów obowiązuje zasada, że ich data nie może być wcześniejsza niż data ostatniego BZM).
Wystawienie dokumentu pierwotnego (zatwierdzone na stałe lub w buforze) nie blokuje możliwości wykonania bilansu zamknięcia magazynu (w przeciwieństwie do dokumentów podstawowych nieskojarzonych z magazynowymi lub w buforze).
Wystawienie dokumentu pierwotnego (zatwierdzone na stałe lub w buforze) nie blokuje możliwości zamknięcia inwentaryzacji.
Korekta dokumentu pierwotnego
Kiedy dokument pierwotny został już wystawiony można do systemu wprowadzić do niego korektę. Korekta może dotyczyć ilości, wartości lub stawki VAT, nie ma możliwości wystawienia korekty kursu waluty. Sposób wystawiania korekt do dokumentów pierwotnych jest identyczny jak w przypadku korekt do zwykłych dokumentów sprzedaży/ zakupu.
Należy jednak pamiętać, że korekty do dokumentów pierwotnych nie powodują ruchu towaru ani zmiany jego wartości w magazynie (w odróżnieniu od korekt do zwykłych dokumentów). Służą one jedynie do poprawnej rejestracji dokumentów tak, by mogły zostać np. zaksięgowane lub też spowodowały odpowiedni zapis w module Kasa/Bank. Dlatego aby prawidłowo ustalić stan i wartość towaru w magazynie należy następnie wystawić jeszcze dokumenty:
Jeśli korekta powinna wprowadzić towar do magazynu (np. korekta do Faktury Sprzedaży) – należy wystawić dokument PW i wpisać tam cenę, w jakiej towar został zdjęty z magazynu podczas wystawiania faktury pierwotnej.
Jeśli korekta ma dotyczyć ilości na dokumencie zakupu (FZ, PZ) należy:
wystawić dokument RW zdejmujący towar z magazynu lub
wystawić korektę ilościową do dokumentu, którym towar został wprowadzony na magazyn w chwili rozpoczęcia pracy z programem (BOM lub PZ). Przy tej metodzie program automatycznie skoryguje koszt własny zakupu towaru na wcześniejszych dokumentach wydania towaru z magazynu (jeśli takie miało miejsce).
W przypadku korekt wartościowych do nieistniejących dokumentów FZ należy skorygować wartość towaru w magazynie. Korekta wartościowa towaru w magazynie jest możliwa tylko wtedy, gdy towar został wprowadzony do magazynu przy pomocy dokumentu BOM. Należy wtedy wystawić korektę wartościową do BOM. Jeśli towar został wprowadzony innym dokumentem (np. PZ) nie jest możliwe wykonanie korekty wartości towaru w magazynie.
Dokumenty RW/PW do korekt dokumentów pierwotnych
Istnieje możliwość automatycznego utworzenia dokumentu RW/ PW do korekty dokumentu pierwotnego. Po zatwierdzeniu dokumentu korygującego (korekta ilości) w menu kontekstowym dostępna jest funkcja Przekształcenie do RW/PW. Funkcja tworzy dokument wewnętrzny RW/PW, ustalając na nim ilości zgodne z korektą:
W przypadku dokumentów korygujących, które powinny wprowadzić towar do magazynu, tworzony jest dokument PW. Dokument PW jest zapisywany do bufora i użytkownik ma możliwość skorygowania wartości towaru, w jakiej ma być wprowadzony do magazynu. Na formularzu domyślnie podpowie się kontrahent !NIEOKREŚLONY!. Pole to można edytować.
W przypadku dokumentów korygujących wyprowadzających towar z magazynu tworzony jest dokument RW. Jest on od razu zapisywany na trwałe, zdejmując towar zgodnie z metodą rozliczania magazynu określoną dla danej bazy. Kontrahent na RW zostanie przeniesiony z faktury pierwotnej.
Dokument PW/ RW można utworzyć tylko dla korekty ilościowej do dokumentu pierwotnego.
Korekta musi być zapisana na trwałe (nie można tworzyć RW/PW dla korekt w buforze i anulowanych).
Dokument RW/ PW można utworzyć do korekty tylko raz.
W przypadku anulowania korekty – anulowany jest również skojarzony z nią dokument RW/ PW.
Jeśli na korekcie występują usługi są one pomijane podczas tworzenia RW/ PW.
Korekty kursu waluty
Korekta kursu waluty polega na wprowadzeniu poprawnego notowania kursu waluty w stosunku do kursu użytego na fakturze pierwotnej. Korekta kursu możliwa jest dla dokumentów: Faktury Sprzedaży, Faktury Zaliczkowej, Faktury Finalnej, Faktury Zakupu, Wydania Zewnętrznego, Przyjęcia Zewnętrznego.
Aby korekta mogła być wystawiona, muszą być spełnione następujące warunki:
nie mogą występować inne dokumenty korygujące, korekta kursu musi być pierwszą korektą do wystawionego dokumentu (nie mogą także występować dokumenty korygujące do dokumentów, z których następuje przekształcenie),
dokument, na podstawie, którego ma powstać korekta nie jest zaksięgowany i przesłany do Rejestru VAT oraz nie zostały zaksięgowane różnice kursowe lub rozliczenia/kompensaty,
Faktura Sprzedaży/Zakupu, do której ma być wygenerowana korekta kursu nie może powstać z dokumentów WKA/PKA,
w przypadku korekty kursu Faktury zaliczkowej, kontrolowane jest czy zaliczka została wykorzystana na Fakturze Finalnej, jeżeli tak, nie wystawimy korekty kursu do Faktury Zaliczkowej, taką korektę można wystawić wówczas tylko do Faktury Finalnej,
jeśli dokument korygowany zostanie wysłany pracą rozproszoną, aby można było wykonać korektę kursu, na karcie operatora musi być zaznaczony parametr: Zmiana dokumentów wyeksportowanych. Przed importem do bazy docelowej należy z niej najpierw usunąć wcześniej zaimportowany dokument pierwotny, dopiero wówczas dokument korygowany zostanie wysłany ponownie.
Faktury, do których została wystawiona korekta kursu, są przenoszone mechanizmem Pracy rozproszonej zawsze łącznie z korektami. Jeżeli użytkownik określi zakres dat przenoszonych dokumentów, to brana będzie pod uwagę data faktury pierwotnej.
jeżeli przekształcamy kilka dokumentów do dokumentu wynikowego np. kilka PZ/WZ do FZ/FS i jeden z przekształcanych dokumentów posiada korektę kursu, a ta korekta ma inny typ kursu niż jeden z dokumentów PZ/WZ, wówczas nie będzie możliwości agregacji tych dokumentów do jednej FZ/FS.
Korekta kursu waluty tak jak pozostałe typy korekt, dostępna jest po ustawieniu kursora na dokumencie podstawowym, pod prawym przyciskiem myszy w menu kontekstowym, bądź pod strzałką obok przycisku .
Na korektę kursu wszystkie dane przenoszone są z dokumentu korygowanego. Na zakładce [Ogólne] istnieje możliwość zmiany: schematu numeracji, daty wystawienia i daty korekty, formy płatności oraz przyczyny korekty.
Na zakładce [Płatności] istnieje możliwość zmiany daty, typu kursu i notowania.
Uwaga
W żadnym wypadku nie ma możliwości zmiany kategorii dokumentu i pozycji dokumentu, a także pola Opis/Atrybuty.
Wpływ korekty kursu na przeliczenia wartości dokumentu
Zmiana kursu na dokumencie korekty kursu powoduje zmianę wartości złotówkowych, ceny walutowe pozostają bez zmian.
Zmianie ulegają:
Wartości w tabeli VAT. Wyliczana jest wartość netto, VAT i brutto jako różnica wartości po korekcie i przed korektą.
Kwoty i wartości PLN na poszczególnych pozycjach.
Jeżeli na dokumencie korygowanym naliczono podatek VAT, a jego płatność wykazana jest w PLN, to na korekcie w Tabeli płatności wykazywana jest wartość VAT w PLN, jako różnica jego wartości po korekcie i przed korektą. Na tą wartość podatku VAT w PLN generowana jest płatność, sama kwota podatku w walucie wykazywana jest do zapłaty w nagłówku dokumentu.
Korekta kursu na dokumentach, na których nie był naliczany VAT płatny w PLN
Jeżeli na fakturze korygowanej nie był naliczony VAT w PLN, nie powstaje płatność do korekty, natomiast płatność do faktury korygowanej zostaje przeliczona po nowym kursie.
Przykład
Faktura Sprzedaży na kontrahenta unijnego wystawiona w walucie EUR po kursie 4 PLN.
Sprzedajemy Towar A – 2 sztuki za 5 EUR.
Wartość Faktury w walucie: 10 EUR.
Wartość w PLN: 40 PLN (10 x 4 EUR).
Tabela VAT: 40,00(netto) 0,00(VAT) 40,00(brutto)
Tabela płatności: 10 EUR
Kurs powinien być 5 PLN.
Korekta wygląda następująco:
Po zmianie notowania kursu z 4 PLN na 5 PLN wartość korekty w nagłówku wynosi 0. Nie zmieniają się ceny i wartości walutowe.
Jednak po korekcie zmienia się wartość złotówkowa z 40 PLN na 50 PLN.
W Tabeli VAT wyliczana jest różnica między wartościami po korekcie i przed korektą:10(netto) 0,00(VAT) 10,00(brutto).
Na pozycjach dokumentu ceny walutowe pozostają bez zmian, wartość zero. Ceny w PLN netto i brutto przeliczone są po nowym kursie (5 PLN), natomiast wartość w PLN wyliczana jest jako różnica między wartościami po korekcie i przed korektą (50 pln – 40 pln).
Jeśli korekta nie generuje płatności, wyszarzona jest ikona Rozliczenia dostępna z poziomu formularza korekty na rozwiniętej wstążce. Jeżeli klikniemy na ikonę z poziomu listy dokumentów, po kliknięciu widoczny jest komunikat: „Dokument nie podlega rozliczeniu”.
Jeżeli faktura korygująca kurs zostanie anulowana, to płatność przeliczana jest ponownie po kursie z dokumentu źródłowego. Faktura korygująca kurs wpływa na przeliczenie płatności po nowym kursie dopiero po jej zatwierdzeniu, korekty w buforze nie zmieniają kursu na płatności.
Korekta kursu na dokumentach, na których był naliczany VAT płatny w PLN.
Jeżeli na fakturze korygowanej był naliczony VAT i jego płatność jest w PLN, po korekcie kursu, zmianie ulega kwota podatku i generuje się odpowiednia płatność. Płatność VAT w PLN na Korekcie kursu, to różnica jego wartości po korekcie i przed korektą, natomiast na płatności do faktury korygowanej kwota netto przeliczona jest po nowym kursie.
Przykład
Faktura Sprzedaży na kontrahenta krajowego wystawiona w walucie EUR po kursie 4 PLN. Naliczony podatek VAT i płatność w PLN.
Sprzedajemy Towar A – 2 sztuki za 5 EUR.
Wartość Faktury w walucie: 10 EUR.
Wartość w złotówkach: 40 PLN ( 10 x 4 EUR).
Tabela VAT: 40(netto) 9,20(VAT) 49,20(brutto)
Tabela płatności: 10 EUR i 9,20 PLN (VAT)
Kurs powinien być 5 PLN.
Korekta wygląda następująco:
Po zmianie notowania kursu z 4 PLN na 5 PLN wartość korekty w nagłówku wyliczona jest jako różnica VAT po korekcie i przed korektą – wykazywana jest w walucie. Nie zmienią się ceny i wartości walutowe.
Jednak po korekcie zmienia się wartość złotówkowa z 40 PLN na 50 PLN.
W Tabeli VAT wyliczana jest różnica między wartościami po korekcie i przed korektą: 10(netto) 2,30(VAT) 12,30(brutto)
Płatność VAT jest w PLN – korygujemy płatność:
Tabela płatności: 2,30 PLN (wyliczony jako różnica między wartością VAT po korekcie i przed korektą).
Na pozycjach dokumentu ceny walutowe pozostają bez zmian. Warość 0. Ceny w PLN netto i brutto przeliczone po nowym kursie(5 PLN) natomiast wartość w PLN wyliczana jest jako różnica między wartościami po korekcie i przed korektą (50 PLN – 40 PLN).
Jeśli korekta generuje płatność gotówkową pod ikoną Rozliczenia (dostępną z poziomu formularza korekty lub na liście dokumentów) można podejrzeć płatność do korekty.
Korekta kursu na dokumentach rozliczonych.
Jeżeli faktura korygowana była rozliczona, to po wykonaniu korekty kursu rozliczenia zostaną automatycznie zaktualizowane. Różnice kursowe zostaną na nowo wyliczone, po nowym kursie.
Przykład
Faktura Sprzedaży na kontrahenta unijnego wystawiona w walucie EUR po kursie 4 PLN.
Sprzedajemy Towar A – 2 sztuki za 5 EUR.
Wartość Faktury w walucie: 10 EUR.
Wartość w PLN: 40 PLN (10 x 4 EUR).
Tabela VAT: 40,00(netto) 0,00(VAT) 40,00(brutto)
Tabela płatności: 10 EUR
Faktura została rozliczona z zapisem kasowym na 10 EUR po kursie 1 EUR = 4,3 PLN. Powstała różnica kursowa na 3 PLN.
Kurs na fakturze powinien wynosić 4,5 PLN.
Korekta wygląda następująco:
Po zmianie notowania kursu z 4 PLN na 4,5 PLN wartość korekty w nagłówku wynosi 0. Nie zmieniają się ceny i wartości walutowe.
Jednak po korekcie zmienia się wartość złotówkowa z 40 PLN na 45 PLN.
Płatność do faktury zostaje automatycznie przeliczona wg nowego kursu. Różnica kursowa również zostaje automatycznie zaktualizowana (wynosi -2PLN).
Korekta kursu waluty dla dokumentów przychodowych
Korekta kursu na dokumentach przychodowych ma wpływ na wartość magazynu oraz na koszt własny sprzedanych towarów. Jeżeli skorygowany zostanie kurs na dokumencie zakupowym, a ta dostawa została wcześniej rozchodowana, wygenerowane zostaną dokumenty WZKK (korygujące koszt własny rozchodowanych towarów).
Podczas tworzenia i przekształcania przychodowych dokumentów walutowych, posiadających korektę kursu, znaczenie mają parametry znajdujące się w konfiguracji:
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZ.
Przeliczaj ceny po nowym kursie.
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZ
Przeliczaj ceny po nowym kursie
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
niezaznaczony
niezaznaczony
niezaznaczony
PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data3– kurs z PZKOR Kursu(data i notowanie).
FZ Data1
FZ Data2
FZKOR Kursu Data3
FZ Data4
Tworzy się tyle PZ ile FZ, na PZ Data5, kurs z FZ.
Do FZKOR Kursu tworzy się PZKOR Kursu.
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZ
Przeliczaj ceny po nowym kursie
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
niezaznaczony
niezaznaczony
zaznaczony
FZ Data1
FZKOR Kursu Data2
PZ Data 3 – kurs z FZ (data i notowanie)
Tworzy się automatycznie PZKOR Kursu – kurs z FZKOR Kursu.
PZKOR kursu jest uwzględniana w wyliczeniach wartości zasobu
PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data 3 – kurs z PZKOR Kursu (data i notowanie).
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZ
Przeliczaj ceny po nowym kursie
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczony
niezaznaczony
zaznaczony
FZ Data1
FZKOR Kursu Data2
PZ Data 3 – kurs z FZ (data i notowanie)
Tworzy się automatycznie PZKOR Kursu – kurs z FZKOR Kursu.
PZKOR kursu jest uwzględniana w wyliczeniach wartości zasobu.
PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data 3 – kurs z PZKOR Kursu (data i notowanie).
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZ
Przeliczaj ceny po nowym kursie
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczony
zaznaczony
niezaznaczony
PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data3 – kurs z dnia poprzedniego od daty na FZ.
PZ Data1
PZ Data2
PZKOR Kursu Data3
PZ Data4
FZ Data3 – kurs z dnia poprzedniego od daty na FZ.
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZ
Przeliczaj ceny po nowym kursie
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczony
zaznaczony
zaznaczony
FZ Data1
FZKOR Kursu Data2
PZ Data3 – kurs z FZ (data i notowanie)
Tworzy się automatycznie PZKOR Kursu – kurs z FZKOR Kursu.
PZKOR kursu jest uwzględniana w wyliczeniach wartości zasobu.
PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data3 – kurs z PZ.
Tworzy się automatycznie drugie PZKOR Kursu z kursem z FZ.
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZ
Przeliczaj ceny po nowym kursie
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczony
niezaznaczony
niezaznaczony
PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data3 – kurs z PZKOR Kursu (data i notowanie).
Korekta kursu waluty dla dokumentów rozchodowych
Korekta kursu na dokumentach rozchodowych ma wpływ na zysk ze sprzedaży, który wykazywany jest w PLN.
Na oknie Zysk z transakcji po zaznaczeniu parametrów:
Uwzględniaj korekty – weryfikowane jest czy została wykonana korekta kursu do sprzedaży. Jeżeli tak, wyliczana jest wartość netto i zysk po korekcie.
Uwzględniaj WZKK – weryfikowane jest czy została wykonana korekta kursu do zakupu. Jeżeli tak, wyliczany jest koszt po korekcie i odpowiednio powiększany/pomniejszany zysk.
Podczas tworzenia i przekształcania rozchodowych dokumentów walutowych, posiadających korektę kursu znaczenie mają parametry znajdujące się w konfiguracji:
Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PA.
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
Przekształcenia z poziomu listy WZ/FS do FS/WZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PA
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
niezaznaczony
niezaznaczony
WZ Data1
WZ Data2
WZKOR Kursu
WZ Data3
FS Data4 – kurs z dnia poprzedniego od daty FS.
Przekształcenia z poziomu listy WZ/FS do FS/WZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PA
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczony
niezaznaczony
WZ Data1
WZ Data2
WZKOR Kursu
WZ Data3
FS Data4 - kurs z dnia poprzedniego od daty FS.
Na wygenerowanych WZKOR – kurs z FS.
Przekształcenia z poziomu listy WZ/FS do FS/WZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PA
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczony
zaznaczony
WZ Data1
WZKOR Kursu DATA2
FS Data3 – kurs z WZ.
Po zmianie kursu na FS na WZKOR przenoszony jest kurs z FS.
FS Data1
FSKOR Kursu DATA2
WZ Data3 – kurs z FS.
Tworzy się automatycznie WZKOR Kursu – kurs z FSKOR Kursu.
Przekształcenia z poziomu listy WZ/FS do FS/WZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PA
Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
niezaznaczony
zaznaczony
WZ Data1
WZKOR Kursu DATA2
FS Data3 – kurs z WZ.
FS Data1
FSKOR Kursu DATA2
WZ Data3 – kurs z FS.
Tworzy się automatycznie WZKOR Kursu – kurs z FSKOR Kursu.
Korekty podatku VAT
Korekta podatku polega na zmianie stawki VAT sprzedanego wcześniej towaru. Aby wykonać korektę podatku należy:
ustawić kursor na dokumencie podstawowym, wcisnąć prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać funkcję Korekta stawki VAT.
ustawić kursor na dokumencie pierwotnym, następnie z menu rozwiniętego obok przycisku wybrać funkcję Korekta stawki VAT.
Na ekranie pojawi się formularz faktury korygującej. W nagłówku dokumentu można zmienić: schemat numeracji, daty wystawienia i sprzedaży oraz formę i termin płatności.
Pozycje faktury korygującej przepisane są z faktury źródłowej. Na ekranie wyświetlane są: kod towaru, ilość, jednostka miary, dotychczasowa stawka VAT i cena podstawowa. Kolumna Wartość korekty zawiera zera.
Modyfikacja pozycji – czyli ustalenie tych elementów faktury, które podlegają korekcie VAT i przypisanie im nowych stawek podatku może polegać na:
skasowaniu pozycji, których korekta nie dotyczy. Kasowanie można wykonać ustawiając kursor na wybranej pozycji i wciskając przycisk z koszem, wybierając funkcję kasuj z kontekstowego menu lub z klawiatury, wciskając klawisz <DEL>. Przed skasowaniem program poprosi o potwierdzenie usunięcia pozycji.
Uwaga
W przypadku skasowania pozycji program nie renumeruje liczby porządkowej. Dzięki temu numer pozycji na dokumencie korygowanym i korekcie jest zawsze taki sam.
zmianie opisu i PKWiU. Jedyne pola, których modyfikacji można dokonać edytując dane o pozycji korekty to numer PKWiU oraz opis.
(!) zmianie stawki VAT dla pozycji. Aby to zrobić należy kolejno wyświetlić szczegóły o każdym elemencie korekty. Szczegóły wyświetlamy posługując się przyciskiem z lupką lub dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszki na wybranej pozycji. Na wyświetlonym formularzu zmieniać można jedynie stawkę podatku VAT. Zmiana stawki spowoduje przeliczenie kwoty w pozycji Wartość korekty.
Jeśli do jednej faktury wykonujemy kolejno kilka korekt podatku VAT – kolejna korekta bierze pod uwagę stawki VAT wynikające z dokumentu źródłowego i poprzednich korekt.
W przypadku Przyjęć Zewnętrznych i Faktur Zakupu, jeśli podatek VAT na dokumencie jest liczony algorytmem od brutto, po wystawieniu korekty VAT do PZ/FZ, zmianie ulegnie wartość netto zakupionego towaru (tym samym zmieni się wartość tego towaru na magazynie).
Na dokumencie korekty VAT do Wydania Zewnętrznego w oknie Pozycja dokumentu dostępne są do edycji pola: VAT, Kategoria, PKWiU, Opis/ Atrybuty (w zależności od ustawionego parametru na karcie towaru – Pozwól na edycję opisu na dokumencie).
Po zmianie stawki VAT na korekcie zostaje poprawnie naliczona wartość podatku VAT dla korygowanej transakcji. W zależności od wybranego na korygowanym WZ algorytmu naliczania podatku VAT (od netto/ brutto), zostaje zmieniona albo wartość netto pozycji (dla algorytmu od brutto) albo wartość brutto (dla algorytmu od netto).
Jeżeli do Wydania Zewnętrznego zostanie wystawiona korekta stawki VAT, to po przekształceniu tego WZ do Faktury Sprzedaży, na FS zostanie pobrana poprawna stawka VAT z korekty WZ.
Uwaga
Nie ma możliwości utworzenia korekty stawki VAT do Wydania Zewnętrznego, które powstało z Faktury Pro Forma.
W przypadku, gdy do dokumentu zostanie utworzona korekta VAT, a następnie kolejna korekta (ilości lub wartości) – wtedy na kolejnym dokumencie korygującym handlowym stawka VAT dla towaru będzie uwzględniała zmianę stawki.
Przykład
Korekta VAT do faktury wystawionej w cenach netto.
Wystawiona została faktura na kwotę netto 50 zł w stawce 23%. Następnie korygowana jest stawka VAT na 8%. W związku z czym program wylicza różnicę w kwocie VAT jako różnica podatku VAT wyliczonego dla stawki 23%. (11,50 zł) i podatku VAT wyliczonego dla 8%. (4,00 zł), która wynosi 7.50 zł.
Zmniejszona zostaje wartość brutto faktury, natomiast wartość netto pozostaje taka sama.
Wartość netto
VAT
Brutto
Faktura
50.00 zł
11.5
61.5
Korekta
0
- 7.50 zł
- 7.50 zł
Przykład
Korekta VAT do faktury wystawionej w cenach brutto.
Wystawiona została faktura na kwotę brutto 50 zł w stawce 23%. Następnie korygowana jest stawka VAT na 8%. W związku z czym program wylicza różnicę w kwocie VAT jako różnica podatku VAT wyliczonego dla stawki 23%. (9,35 zł) i podatku VAT wyliczonego dla 8%. (3,70 zł), która wynosi 5,65 zł.
Wartość brutto faktury pozostaje bez zmian, natomiast zwiększa się wartość netto.
Wartość netto
VAT
Brutto
Faktura
40.65
9,35 zł 9.02 zł
50.00 zł
Korekta
5.65
-5.65
0
Korekty Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży i Zakupu
Korekty można wykonywać tylko z poziomu listy dowodów wewnętrznych sprzedaży. Korekta do FZW generowana jest automatycznie wraz z korektą FSW.
Dla FSW wystawianych z poziomu listy, korekty działają zgodnie z ogólnie obowiązującymi zasadami wystawiania dokumentów korygujących (artykuł Dokumenty korygujące).
W przypadku korekt FWS wystawianych do FZ istnieją pewne ograniczenia:
nie jest możliwe utworzenie korekty stawki VAT
warunkiem wykonania korekty jest zapis FSW na stałe z wygenerowaną FZW. FZW musi być również na stałe.
Uwaga
Jeśli utworzono FSW do FZ, a następnie skorygowano FZ, program nie koryguje automatycznie wartości naliczonych na FSW. Należy wykonać korektę bezpośrednio do dokumentu FSW. Możliwe korekty do wykonania to korekta ilości oraz korekta ceny /wartości. Korekty VAT dostępne są tylko dla FSW wystawionych z poziomu listy. Dla faktur powstałych z FZ nie powinno się w ten sposób wykonywać korekt VAT. Sam dokument FSW służy do naliczenia VAT do wewnątrzwspólnotowego nabycia, dlatego w przypadku błędnego naliczenia podatku VAT, najlepszym wyjściem jest anulowanie FSW i naliczenie VATu na nowo.
W przypadku konieczności anulowania dokumentów korekt do FSW i FZW należy w pierwszej kolejności anulować korektę do FSW. Dokument korygujący FZW zostanie anulowany automatycznie.
Korekty Faktur RR
Na liście Faktur RR pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy udostępniono możliwość utworzenia korekty ilości, wartości (ceny) oraz stawki VAT.
Domyślnym schematem numeracji dla Korekty do Faktury RR jest FRRK/numer bez zer/rok kalendarzowy. Schemat ten można zmodyfikować w Konfiguracji Firmy/ Definicje dokumentów/ Handel/ Faktura rolnika rycz.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Na korekcie do Faktury RR, na zakładce [Kontrahent] zawsze automatycznie ustawiany jest domyślny rachunek bankowy Płatnika (nie jest przenoszone konto bankowe Płatnika z dokumentu korygowanego).
Automatyczne generowanie dokumentów skojarzonych zależy od tego, jakie dokumenty były powiązane bezpośrednio z Fakturą RR w momencie zatwierdzania korekty:
Korekta do FRR bez dokumentów powiązanych. Jeżeli do Faktury RR zostanie utworzona korekta, na późniejszą Fakturę Zakupu wygenerowaną z tej FRR przeniesione zostaną dane uwzględniające wszystkie wcześniejsze korekty do Faktury RR.
Korekta do FRR powiązanej z FZ (oraz PZ). Jeżeli do Faktury RR zostały utworzone dokumenty FZ (oraz PZ), zapis na trwałe korekty FRRK spowoduje wygenerowanie korekty do FZ (oraz PZ) z datą wpływu równą dacie wystawienia FRRK. Jako numer obcy na dokumentach FZKOR i PZKOR zostanie przeniesiony numer FRRK. Forma płatności na korekcie do Faktury Zakupu jest przenoszona z dokumentu źródłowego. Utworzenie korekty RR jest możliwe tylko wtedy, gdy dokumenty powiązane z Fakturą RR są zapisane na trwałe.
Uwaga
Dla Faktur RR powiązanych z Przyjęciem Zewnętrznym wygenerowanie korekty ilościowej „na minus” jest możliwe nawet wówczas, kiedy na magazynie nie ma wystarczającej ilości towaru. W takiej sytuacji program pozwoli na zapis dokumentu FRRK, a następnie pojawi się komunikat o niewystarczającej ilości towaru na magazynie. Po uzupełnieniu stanów magazynowych, aby ręcznie wygenerować brakujące dokumenty FZKOR i PZKOR należy wywołać funkcję Przekształcenie do FZ korekta dostępną w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy na dokumencie FRRK (z poziomu listy Faktur RR). Dokumenty zostaną utworzone z datą bieżącą.
Uwaga
Ponieważ korekty powiązane do dokumentu FRRK są tworzone w tle, gotówkowy dokument FZKOR trafi do Preliminarza Płatności jako nierozliczony.
Uwaga
Handel Plus. Jeżeli Faktura RR została utworzona z Faktury Zakupu, na której wprowadzono partie dostaw, na korekcie ilościowej „na minus” do Faktury RR nie będzie możliwości wskazania konkretnego zasobu. Zasoby zostaną skorygowane wg kolejności zapisu.
Dokumenty skojarzone, które utworzą się automatycznie, zostaną wystawione z taką samą datą, jak dokument źródłowy (FRRK).
Anulowanie korekt
Anulowanie korekty do Faktury RR spowoduje automatyczne anulowanie korekt do Faktury Zakupu i Przyjęcia Zewnętrznego, wynikających z tego dokumentu. Anulowanie FZKOR powiązanej z FRRK z poziomu listy Faktur Zakupu nie jest możliwe, taką operację można wykonać wyłącznie poprzez anulowanie korekty do Faktury RR.
Wielowalutowość
Obrót z krajami spoza Unii Europejskiej
Faktura importowa (od dostawcy) jest rejestrowana z poziomu listy faktur zgodnie z opisanymi wcześniej zasadami. Powinna być wystawiona w walucie obcej. Dodatkowo, po to by dokument był potem prawidłowo rozpoznawany w systemie, kontrahent, którego dotyczy, powinien mieć podany status pozaunijny.
Wszystkie koszty dodatkowe oraz podatek VAT jest naliczany na podstawie dokumentu Korekta Graniczna (FZKG). Dokument FZKG powinien być wprowadzony na podstawie otrzymanego dokumentu SAD.
Korekta Graniczna do FZ (FZKG)
Aby zaewidencjonować dodatkowe kwoty związane z zakupem towaru, takie jak: cło, podatek akcyzowy, podatek VAT czy koszt transportu czy inne koszty związane z zakupem towaru, do Faktury Zakupu należy wystawić Korektę Graniczną.
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.
Aby wystawić Korektę Graniczną należy na liście zaznaczyć kursorem Fakturę Zakupu, której będzie dotyczyć, a następnie z menu wyświetlonego po wciśnięciu strzałki przy ikonie wybrać opcję korekta graniczna/cło:
Na wyświetlonym formularzu Korekty Granicznej należy uzupełnić wszystkie informacje zgodnie z otrzymanym dokumentem SAD.
Na dokumencie FZKG edytowalne jest (w przeciwieństwie do innych korekt) pole Kontrahent. Pole to na nowym dokumencie FZKG jest puste, program nie pozwoli jednak zatwierdzić dokumentu przed jego uzupełnieniem.
Algorytm wyliczania (netto/ brutto) jest zawsze zgodny z algorytmem zastosowanym na Fakturze Zakupu i nie podlega edycji.
Waluta na FZKG to zawsze PLN i nie ma możliwości zmiany (cło i podatek zawsze jest płacony w złotówkach).
Naliczanie kwot celnych na korekcie granicznej
Na FZKG pojawią się wszystkie pozycje z Faktury Zakupu od dostawcy. Na formularzu widoczna jest cena towaru po przeliczeniu na PLN po kursie obowiązującym na Fakturze Zakupu, a w polu Korekta jest wartość 0. Użytkownik może sam wyliczyć kwoty dla poszczególnych pozycji w oknie Pozycja dokumentu uzupełniając je ręcznie w polu Wartość lub korzystając z jednej z opcji dostępnych po rozwinięciu strzałki przy przycisku :
kwoty celne
kwota korekty
Funkcje działają dla wszystkich pozycji FZKG lub dla pozycji zaznaczonych (jeśli zaznaczymy pozycje przed uruchomieniem funkcji).
Uwaga
Istnieje możliwość wyświetlenia kolumny Kod CN (domyślnie jest niewidoczna, należy ją wybrać z kolumn dodatkowych opcją pod prawym przyciskiem myszy). Kolumna jest przydatna przy naliczaniu kwot celnych dla wybranych towarów zgodnie z dokumentem SAD, na którym pozycje pogrupowane są po kodach CN.
Dystrybucja kwoty na pozycje
Jeśli wartość korekty wyliczana jest proporcjonalnie dla wszystkich pozycji jedną kwotą – użytkownik ma do dyspozycji:
Opcję Kwota korektyumożliwiającą rozdzielenie podanej kwoty proporcjonalnie (w stosunku do wartości pozycji) na wszystkie pozycje z dokumentu.
Należy pamiętać, że wartość korekty dotyczy całej pozycji, a nie pojedynczej jednostki towaru.
Dystrybucja kwot celnych na pozycje
Jeśli zachodzi potrzeba wprowadzenia dodatkowych kosztów związanych z zakupem towaru w sposób bardziej szczegółowy – w rozbiciu na rodzaj kosztów, należy skorzystać z opcji Kwoty celne, gdzie można oddzielnie wprowadzić koszt transportu, kwotę cła czy podatku akcyzowego.
Konfiguracja
Rodzaje kosztów zostały określone w Konfiguracji firmy/ Handel/ Kwoty dodatkowe/ celne.
Lista domyślnie zawiera trzy pozycje: Wartość cła, Wartość akcyzy, Koszt transportu. Użytkownik może dodawać nowe pozycje w zależności od potrzeb i specyfiki pracy oraz usuwać/zmieniać domyślne pozycje.
Dla poszczególnych pozycji listy określamy:
czy dotyczy zakupu wewnątrzunijnego/krajowego (kolumna UE/ kraj), pozaunijnego (kolumna Pozaunijny),
czy od wartości tej pozycji ma być naliczony podatek VAT,
oraz czy ma wpływać na płatność dokumentu.
Zgodnie z ustawieniem pozycje listy są przenoszone na dokument Korekty Granicznej, gdzie użytkownik podaje ich kwotową wartość.
Konfiguracja firmy/Handel - Kwoty dodatkowe/celneNaliczanie kwot dodatkowych/ celnych
Po wybraniu opcji Kwoty celne na formularzu FZKG pojawia się okno Kwoty dodatkowe, gdzie można uzupełnić Wartość poszczególnych pozycji.
Po uzupełnieniu wartości, pozycja jest automatycznie zaznaczana:
Łączna wartość kwot celnych jest proporcjonalnie rozdzielana na pozycje FZKG. Jeśli pozycja w oknie Kwoty celne zostanie odznaczona, wartość tej pozycji nie zostanie doliczona do wartości towarów.
Kwoty celne dla towarów można naliczać etapami, każdorazowo uzupełniając wartość wybranych pozycji w oknie Kwoty dodatkowe. Jeśli ponownie zaznaczymy pozycję, która już była wprowadzana, kwoty zostaną przeliczone na nowo.
Należy pamiętać, że zaznaczenie pozycji i nieuzupełnienie wartości, będzie skutkowało wyzerowaniem wartości na pozycjach Korekty Granicznej.
Przeliczenie kwot celnych następuje po naciśnięciu przycisku - Akceptuj.
Dystrybucja kwot celnych jest wykonywana domyślnie dla wszystkich towarów z Korekty Granicznej. Aby wykonać dystrybucję kwot celnych na wybrane towary, należy je uprzednio zaznaczyć na liście.
W oknie Kwoty celne dla danej pozycji należy wpisać kwotę w kolumnie Wartość, zostanie ona proporcjonalnie podzielona między towary znajdujące się na Korekcie Granicznej. Jeśli chcemy zmienić bądź wyzerować tą kwotę, należy ponownie otworzyć okno Kwoty celne, zaznaczyć daną pozycję i wpisać dla niej wartość.
Naliczenie kwot celnych opcją Kwota korekty będzie skutkowało wyzerowaniem naliczonych wcześniej kwot celnych poprzez opcję Kwoty celne .
Jeśli chcemy wyzerować wartość wszystkich kwot celnych, najszybciej można zrobić to korzystając z opcji Kwota korekty – wykonując opcję naliczenia dla kwoty 0,00 PLN.
Pozycja dokumentu Korekty Granicznej
W oknie Pozycja dokumentu Korekty Granicznej jest dostępna zakładka [Kwoty celne], gdzie widoczne są naliczone dla towaru wartości kwot celnych, użytkownik ma możliwość edycji kolumn – Wartość, Naliczaj VAT, Wpływ na płatność.
Wpływ kwot celnych na płatność
Kwotę netto Korekty Granicznej stanowi suma kwot celnych, które mają zaznaczony parametr Wpływ na płatność – Tak zwszystkich pozycji towarowych na dokumencie, będą to koszty dodatkowe wynikające z dokumentu SAD takie jak cło czy akcyza, stanowiące zobowiązanie wobec Urzędu Celnego.
Jeśli dodatkowe kwoty wprowadzone na Korekcie Granicznej nie generują płatności, wówczas nie są naliczane do wartości netto, a tym samym nie zwiększają zobowiązania wobec Urzędu Celnego.
Naliczanie podatku VAT
W przypadku kontrahentów pozaunijnych, na Korekcie Granicznej stawka VAT poszczególnych pozycji jest pobierana z kartotek towarowych, VAT od kwot celnych jest naliczany zgodnie z ustawieniem w kolumnie Naliczaj VAT (w oknie, gdzie wprowadzamy kwoty celne). Dodatkowo, na zakładce Płatności znajduje się parametr Naliczaj VAT od towarów, jego zaznaczenie skutkuje naliczeniem podatku VAT od wartości towarów widniejącej na FZ w oparciu o stawki VAT zakupu z kartotek towarowych. Wówczas w tabeli VAT, kwota VAT w danej stawce będzie sumą podatku VAT wyliczonego od wartości towarów z FZ oraz podatku VAT wyliczonego od kwot dodatkowych. W przypadku kilku Korekt Granicznych do jednej FZ naliczenie VAT od towarów jest możliwe tylko na jednej z nich (po zaznaczeniu Naliczaj VAT od towarów, parametr ten nie jest widoczny na kolejnych FZKG). Jeśli zachodzi potrzeba ręcznego skorygowania podatku VAT, tabela VAT (dostępna na zakładce [Płatności]) jest dostępna do edycji.
Wartość zasobów
Wprowadzone kwoty celne zawsze podwyższają koszt zakupu towarów - suma kwot celnych pozycji przenoszona jest do pola wartość a tym samym wpływa na koszt zakupu towarów.
W chwili zatwierdzenia FZKG (na trwałe) tworzone są odpowiednie dokumenty magazynowe zwiększające wartość zasobów:
jeśli do Faktury Zakupu, której dotyczy FZKG, był wcześniej utworzony dokument PZ – w chwili zatwierdzenia FZKG tworzony jest dokument PZ korygujący
jeśli do Faktury Zakupu, której dotyczy FZKG nie był jeszcze tworzony dokument PZ – w chwili konwersji FZ do PZ utworzony zostanie drugi PZ korygujący skojarzony z korektą graniczną.
Jak wprowadzić fakturę importową?
Program zapewnia podstawowe wsparcie dla rejestracji dokumentów importowych. Rejestracja takiego dokumentu może odbywać wg następującego schematu:
Klient otrzymuje Fakturę Zakupu importową
Faktura importowa jest rejestrowana w systemie jako Faktura Zakupu w walucie, po kursie z dnia wystawienia faktury (sposób postępowania jest opisany w artykule Wystawiamy dokument w walucie obcej). Powoduje ona:
powstanie zobowiązania w walucie wg kursu z dnia wpływu
wprowadzenie towaru na magazyn wg ustalonego kursu
Klient otrzymuje dokument SAD
Fakt otrzymania dokumentu SAD powinien pozwolić użytkownikowi na:
zmianę ceny zakupu towarów (wartości na magazynie) – w zależności od sposobu rozliczania magazynu zmiana może dotyczyć zmiany kursu waluty, doliczenia cła, doliczenia transportu itp.,
zarejestrowanie powstania zobowiązania wobec urzędu na kwoty wynikające z cła, VAT-u, opłaty manipulacyjnej, transportu,
zarejestrowanie dokumentu do potrzeb rozliczenia VAT.
W systemie jest to realizowane poprzez wprowadzenie specjalnego dokumentu korekty (FZKG). Funkcja ta pozwoli użytkownikowi na poprawne zarejestrowanie na tym dokumencie odpowiednio:
na pozycjach faktury – fakt zmiany wartości towaru
na preliminarzu płatności – fakt powstania zobowiązania wobec urzędu
Żadna operacja związana z otrzymaniem SAD nie jest wykonywana przez program automatycznie – poprawne policzenie i zarejestrowanie wszystkich kwot spoczywa na użytkowniku.
Faktury Sprzedaży eksportowe
W systemie istnieje kilka rodzajów wydruków dla faktur eksportowych. Dostępne są w menu wydruków:
Faktura eksportowa: wzór standard PLN – od wydruku standardowego faktury różni się jedynie nagłówkiem (Faktura eksportowa). Poza tym drukowane informacje są podobne – wszystkie wartości są drukowane w PLN.
Faktura eksportowa w walucie: wzór standard 1 – jedyną różnicą w stosunku do faktury złotówkowej jest wydruk ceny jednostkowej w walucie obcej. Poza tym wszystkie inne wartości (w tym należność) są drukowane w PLN.
Faktura eksportowa w walucie: wzór standard 2 – wszystkie wartości na fakturze drukowane są w walucie obcej. Informacyjnie drukowana jest cena jednostkowa w PLN. Ponadto na fakturze nie jest drukowana tabelka VAT.
Faktura eksportowa w walucie: wzór standard 3 – wszystkie wartości są drukowane w walucie obcej.
Nabycie wewnątrzunijne
Wraz z wejściem Polski do Unii Europejskiej zmieniają się procedury importowe. Pojęcie importu, w przypadku sprowadzania towarów z krajów UE, jest zastępowane pojęciem nabycia wewnątrzunijnego. W odniesieniu do krajów UE nie obowiązuje sporządzanie dokumentów SAD. W zamian podatnik musi sporządzić parę dokumentów: Dowód WewnętrznySprzedaży i Dowód WewnętrznyZakupu.
Dowód Wewnętrzny służy do rejestrowania wartości towarów z uwzględnieniem prawidłowej kwoty VAT, w celu zarejestrowania jej w Rejestrach VAT. Obowiązek naliczania VAT spoczywa na samym podatniku.
Przykładowy schemat przepływu dokumentów przedstawia poniższy rysunek
Faktury Zakupu (FZ)
Faktury zakupowe dotyczące nabycia wewnątrzunijnego wprowadzane są z poziomu listy Faktur Zakupu. Zasady wprowadzania takich faktur są podobne jak w przypadku innych dokumentów walutowych:
rodzaj transakcji, którego dotyczy faktura powinien być ustawiony na wewnątrzunijny (formularz kontrahenta: zakładka Handlowe)
stawka VAT dla towarów jest automatycznie zmieniana na 0% (dla towarów) lub nie podlega (dla usług). Istnieje możliwość zmiany stawki VAT (zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale).
Uwaga
Usługi związane bezpośrednio z dostawą towaru powinny być opodatkowane stawką 0%. W programie możliwe jest automatyczne ustawianie takiej stawki, jeżeli do wybranej usługi została przypisana kategoria o rodzaju Towary lub jeżeli dla usługi nie wskazano kategorii, ale w nagłówku dokumentu wybrana jest kategoria o rodzaju Towary.
Dokument FZ powinien być zarejestrowany w systemie zgodnie z otrzymaną Fakturą Zakupu.
Korekta graniczna (FZKG)
Wszystkie koszty dodatkowe związane z nabyciem towaru powinny być wprowadzane na odrębnym dokumencie. Takim dokumentem w systemie Comarch ERP Optima jest korekta graniczna FZKG.
Korekta graniczna jest dostępna z poziomu listy Faktur Zakupu. Aby wprowadzić korektę graniczną należy ustawić kursor na Fakturze Zakupu, której dotyczy i z menu kontekstowego lub z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki obok ikony wybrać korektagraniczna/cło. Na podniesionym formularzu pojawiają się wszystkie towary z dokumentu FZ, z możliwością wpisania wartości kosztów dodatkowych. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.
Jeśli wartość korekty wyliczana jest proporcjonalnie dla pozycji, użytkownik ma do dyspozycji jedną z opcji dostępnych po rozwinięciu strzałki przy przycisku :
-kwoty celne
-kwota korekty
Zasady wystawiania dokumentu FZKG dla nabycia wewnątrzunijnego są identyczne jak w przypadku dokumentu FZKG dla importu spoza UE z jednym wyjątkiem:
na dokumencie FZKG dotyczącym nabycia wewnątrzunijnego nie powinien być naliczany podatek VAT. Dlatego na zakładce Płatności tabela VAT nie jest edytowalna (nie ma możliwości wprowadzania zmian), Podatek VAT od kwot celnych jest naliczany tylko w przypadku, jeśli na FZ był wykazany VAT (stawki VAT pozycji na Korektę Graniczną są przenoszone z FZ).
Uwaga
Podstawą do określenia, czy dany dokument dotyczy nabycia wewnątrzunijnego, czy importu spoza granic UE jest rodzaj transakcji wewnątrzunijny.
Na dokumentach FZKG możliwe jest wpisywanie kwot ujemnych. Podczas wpisywania wartości dla poszczególnych towarów program kontroluje, by wartość towaru nie spadła poniżej zera, z uwzględnieniem wszystkich wcześniej wprowadzonych korekt.
Należy pamiętać, że w przypadku wystawiania FZKG na kwotę ujemną program może zablokować później wystawienie korekty ilościowej do Faktury Zakupu. Zdarzy się tak w przypadku, gdy wartość towaru w magazynie po wykonaniu FZKG będzie mniejsza niż wartość wystawianej korekty.
Przykład
FZ na 10 szt. towaru o wartości 200 PLN, potem FZKG na kwotę -20 PLN. Wartość towaru na zasobach to 180 PLN. Program zablokuje możliwość zwrotu takiego towaru, ponieważ wartość towaru na korekcie ilościowej będzie nadal obejmowała -200 PLN.
Dowody wewnętrzne sprzedaży (FSW)
Lista Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży dostępna jest z poziomu menu Faktury. Została dokładnie opisana w rozdziale Dokumenty wewnętrzne sprzedaży.
W przypadku FSW wystawianych na potrzeby naliczania podatku VAT przy nabyciu wewnątrzwspólnotowym istnieje możliwość automatycznego przekształcenia Faktury Zakupu wraz ze wszystkimi korektami do Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży.
Konwersja Faktury Zakupu do FSW
Jeśli do systemu zostały wprowadzone zarówno Faktura Zakupu jak i koszty dodatkowe, kolejny krok to utworzenie Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży (FSW). Na dokumencie FSW naliczany jest VAT od wartości towarów z uwzględnieniem wszystkich kosztów dodatkowych (wprowadzonych na FZKG).
Automatyczne tworzenie FSW jest możliwe z poziomu listy Faktur Zakupu: kursor należy ustawić na Fakturze Zakupu, do której tworzony będzie Dowód Wewnętrzny, a następnie wcisnąć przycisk
Zasady przekształcania FZ do FSW
Możliwe jest przekształcenie jednej FZ do jednego Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży.
Po przekształceniu dokument FZ otrzymuje status W. Ponowne przekształcenie do FSW nie jest możliwe.
Istnieje możliwość konwersji Faktur Zakupu wystawionych w PLN. Jedyny warunek, jaki musi spełnić Faktura Zakupu to zerowa wartość VAT. Stawki przypisane dla poszczególnych pozycji muszą być NP, 0% lub ZW.
Istnieje możliwość tworzenia FSW dla wszystkich dokumentów FZ, gdzie rodzaj transakcji jest inny niż krajowy.
Dokument FSW jest zapisywany do bufora.
W przypadku wykasowania lub anulowania FSW usuwany jest status W z Faktury Zakupu (możliwe jest ponowne przekształcenie).
Aby anulować dokument FZ skojarzony z Dowodem Wewnętrznym Sprzedaży należy najpierw usunąć/ anulować dokument FSW, a dopiero potem można anulować dokument FZ.
Uwaga
Anulowanie FSW nie powoduje automatycznego anulowania Faktury Zakupu – rozpięte zostaje jedynie powiązanie pomiędzy dokumentami.
Na FSW przenoszone są zarówno towary jak i usługi z FZ.
Wartość pozycji jest wyrażona w PLN (zgodnie z kursem z FZ).
FSW uwzględnia wszystkie dodatkowe koszty wprowadzone na FZKG.
Uwaga
Jeśli do dokumentu FZ został już utworzony Dowód Wewnętrzny Sprzedaży – istnieje możliwość utworzenia FZKG, ale należy również ręcznie skorygować wartość FSW z poziomu listy dowodow wewnętrznych sprzedaży.
FSW uwzględnia wszystkie korekty (ilościowe i wartościowe) wystawione do Faktury Zakupu przed przekształceniem.
Uwaga
Należy pamiętać, że w przypadku wystawiania korekt do Faktury Zakupu już po jej przekształceniu do Dowodu WewnętrznegoSprzedaży program nie koryguje automatycznie wartości naliczonych na FSW. Należy utworzyć korektę do FSW z poziomu listy dokumentów wewnętrznych sprzedaży. Korekty zostały opisane w rozdziale Korekty dokumentów FSW i FZW.
Dla poszczególnych pozycji możliwa jest edycja ceny jednostkowej oraz wartości pozycji (ilość przepisywana jest z FZ)
Uwaga
W przypadku przekształcenia Faktury Zakupu wystawionej w walucie do Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży istnieje możliwość, że kwota netto Faktury Zakupu w PLN nie będzie identyczna z kwotą netto FSW (wynika to z zaokrągleń przy przeliczaniu cen/ wartości z waluty na PLN). Ewentualne różnice Użytkownik może skorygować edytując wartość pozycji.
Tabela VAT (zakładka Dodatkowe):
kwoty VAT wyliczane są zgodnie ze stawką VAT podaną na karcie towaru w Cenniku.
tabela VAT podlega edycji – użytkownik ma możliwość korygowania zarówno wartości netto, VAT i brutto.
Na formularzu FSW z FZ:
schemat numeracji– proponowany jest taki, jak ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dowód Wewnętrzny Sprzedaży z FZ (domyślnie FAWFZ).
kategoria – przenoszona jest kategoria z Faktury Zakupu.
magazyn – jest zgodny z magazynem na Fakturze Zakupu. Nie ma możliwości jego zmiany.
algorytm (Faktura liczona od) jest zawsze ustawiany na netto.
Dokument FSW nie ma wpływu na magazyn.
Dokument FSW nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank
W przypadku faktur wystawianych dla kontrahenta o statusie wewnatrzunijny – trójstronne są traktowane jak sprzedaż wg procedury uproszczonej i w związku z tym każda faktura „wewnątrzunijna trójstronna” ma adnotację:
„VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE”.
Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług: pierwszy podmiot w transakcji traktuje sprzedaż jako zwykłą WDT i wystawia fakturę dla kontrahenta wewnątrzunijnego. Drugi podmiot natomiast powinien opatrzyć fakturę adnotacją: „VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE”, wystawiając fakturę na kontrahenta finalnego o statusie trójstronny.
Jeżeli transakcje mają nie być uwzględniane w deklaracji Intrastat, to na dokumentach pole z kodem transakcji należy zostawić puste.
Jeżeli użytkownik Comarch ERP Optima jest pośrednikiem, towar nie trafia do niego, wówczas nie powinien przyjmować tego towaru na stan.
Wydruk Faktur VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowych
Dla wydruku Faktury jak i dokumentów korygujących dotyczących dostaw wewnątrzwspólnotowych z poziomu formularza faktury dostępny jest wydruk: Faktura VAT – UE:
Uwaga
Wydruk jest możliwy tylko w przypadku dokumentów wystawionych w walucie obcej.
Wydruk nowych numerów NIP na dokumentach
Od 1.05.2004 kontrahenci, którzy dokonują wewnątrzwspólnotowych nabyć bądź wewnątrzwspólnotowych dostaw powinni posiadać numer NIP z kodem kraju (PL). Przyjęto zasadę, że przedrostek przed numerem jest drukowany tylko dla nabycia/ dostawy wewnątrzwspólnotowej, w związku z czym:
jeśli kontrahent, dla którego wystawiany jest dokument, ma status wewnątrzunijny lub wewnątrzunijny trójstronny to na wszystkich wydrukach w nagłówku dokumentu (pieczątce firmy) pojawia się NIP wraz z prefiksem (np. PL 111-111-11-11).
jeśli kontrahent, dla którego wystawiany jest dokument, ma inny status (krajowy, pozaunijny, pozaunijny – zwroty VAT) to na wydrukach w nagłówku dokumentu (pieczątce firmy) pojawia się NIP bez prefiksu kraju (np. 111-111-11-11).
Zasada ta obowiązuje tylko przy wydruku danych firmy (w nagłówku dokumentu). W przypadku kontrahenta, dla którego wystawiany jest dokument drukowany jest zawsze pełny numer NIP, zapisany na jego karcie.
Na wydrukach walutowych Faktur Sprzedaży dla dokumentów, na których został naliczony podatek VAT i płatność tego podatku realizowana jest w walucie PLN, drukowane są dwa numery rachunków bankowych. Pierwszy numer, to konto walutowe powiązane z formą płatności wybraną na dokumencie, po numerze tego konta drukowana jest waluta dokumentu. Drugie konto drukowane jest pod kontem walutowym i jest to konto złotówkowe drukowane na podstawie rejestru powiązanego z wybraną formą płatności. Po numerze tego konta drukowana jest zawsze waluta PLN, w której dokonywana jest płatność podatku VAT.W
Brexit – handel z Wielką Brytanią od stycznia 2021 r.
W związku z zakończeniem okresu przejściowego dotyczącego opuszczenia przez Wielką Brytanię jednolitego rynku UE i unii celnej z końcem 2020 r., w programie:
Na dokumenty handlowe i magazynowe przenoszone są ustawienia dotyczące statusu kontrahenta z jego kartoteki. Jeśli na dokumencie ustawiono datę wystawienia nie starszą niż 1 stycznia 2021 r. i kontrahent ma prefix NIP – GB oraz status wewnątrzunijny/ wewnątrzunijny trójstronny/ wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, to podczas zapisu dokumentu wyświetlany jest komunikat: Od 1 stycznia 2021 r. zmieniły się zasady handlu z Wielką Brytanią. Czy chcesz zmienić status kontrahenta na pozaunijny? (Tak/ Nie).
Na dokumentach wystawianych z datą starszą niż 1 styczeń 2021 r., po wybraniu kontrahenta, który ma prefix NIP – GB i status pozaunijny/ pozaunijny – podatnikiem jest nabywca/ pozaunijny (zwroty VAT), podczas zapisu dokumentu wyświetla się komunikat Od 1 stycznia 2021 r. zmieniły się zasady handlu z Wielką Brytanią. Czy chcesz pozostawić status kontrahenta pozaunijny i zapisać dokument? (Tak/ Nie).
Na korektach wystawianych w 2021 r. do dokumentów z 2020 r. – rodzaj transakcji jest przenoszony z dokumentu korygowanego.
Na dokumentach powstałych w 2021 r. z przekształceń dokumentów z 2020 r. nie jest automatycznie zmieniany rodzaj transakcji na pozaunijny. Dla takich dokumentów przy zapisie wyświetla się komunikat Od 1 stycznia 2021 r. zmieniły się zasady handlu z Wielką Brytanią. Czy chcesz zmienić status kontrahenta na pozaunijny? (Tak/ Nie).
Na Fakturach Zaliczkowych i finalnych Fakturach Sprzedaży wystawianych w 2021 r. do Faktury Pro Forma z 2020 r., program automatycznie ustawi rodzaj transakcji z prefiksem NIP – GB jako pozaunijny. W przypadku ręcznej zmiany daty wystawienia na Fakturze Zaliczkowej czy na finalnej Fakturze Sprzedaży na rok 2021, rodzaj transakcji nie jest automatycznie ustawiany jako pozaunijny – podczas zapisu dokumentu wyświetlany jest komunikat: Od 1 stycznia 2021 r. zmieniły się zasady handlu z Wielką Brytanią. Czy chcesz zmienić status kontrahenta na pozaunijny? (Tak/ Nie).
Jeśli na Fakturach Zaliczkowych i Finalnych Fakturach Sprzedaży ręcznie zmieniana jest data wystawienia z 2021 r. na 2020 r., to podczas zapisu dokumentu wyświetlany jest komunikat Od 1 stycznia 2021 r. zmieniły się zasady handlu z Wielką Brytanią. Czy chcesz pozostawić status kontrahenta pozaunijny i zapisać dokument? (Tak/ Nie).
Irlandia Północna
Na podstawie wynegocjowanej umowy Irlandia Północna od 1 stycznia 2021 r. jest traktowana w obrocie z krajami Unii Europejskiej na innych zasadach niż pozostała część Wielkiej Brytanii. Obrót towarami traktowany jest dalej jako transakcja unijna, zaś świadczenie usług jako transakcja pozaunijna. W zakresie dostawy towarów podatnicy z Irlandii Północnej są identyfikowani za pomocą NIP poprzedzonego prefiksem XI. W związku z tym:
Jeżeli dokument jest wystawiony dla kontrahenta, który ma prefiks NIP – XI oraz status wewnątrzunijny/ wewnątrzunijny trójstronny/ wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, a na dokumencie są usługi, to podczas zapisu dokumentu wyświetlany jest komunikat Dokument jest wystawiony dla kontrahenta z Irlandii Północnej, a na dokumencie są usługi. Świadczenie usług traktowane jest jako transakcja pozaunijna. Czy chcesz zmienić rodzaj transakcji? (Tak/ Nie).
Jeżeli dokument jest wystawiony dla kontrahenta, który ma prefiks NIP – XI oraz status inny niż wewnątrzunijny/ wewnątrzunijny trójstronny/ wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, a na dokumencie są towary, to podczas zapisu dokumentu wyświetlany jest komunikat Dokument jest wystawiony dla kontrahenta z Irlandii Północnej, a na dokumencie są towary. Obrót towarami traktowany jest jako transakcja wewnątrzunijna. Czy chcesz zmienić rodzaj transakcji? (Tak/ Nie).
Jeżeli dokument jest wystawiony dla kontrahenta, który ma prefiks NIP – XI, a na dokumencie są towary i usługi, to podczas zapisu dokumentu wyświetlany jest komunikat Dokument jest wystawiony dla kontrahenta z Irlandii Północnej, a na dokumencie są zarówno usługi jak i towary. Obrót towarami traktowany jest jako transakcja unijna, zaś świadczenie usług jako transakcja pozaunijna. Czy chcesz zapisać dokument? (Tak/ Nie).
Intrastat – w deklaracji uwzględniane są transakcje dla kontrahentów z prefiksem NIP – XI.
Na formularzu magazynu odległego UE można wybrać kod kraju XI.
Wielowalutowość
W systemie istnieje możliwość wystawiania dokumentów w walucie obcej. W walucie podawana jest zarówno wartość poszczególnych pozycji jak i całego dokumentu.
Informacje związane z płatnościami, powstające w module Kasa/ Bank są rejestrowane w systemie w walucie w jakiej wystawiony był dokument.
Listę walut definiuje użytkownik w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty.
Aby możliwe było wystawianie i prawidłowe przeliczanie wartości dokumentu dla każdej waluty należy zdefiniować kurs. W systemie może funkcjonować kilka typów kursów (np. kurs w banku PKO S.A., kurs średni NBP itp.). Rodzaje kursów, które są wykorzystywane w firmie, definiuje użytkownik z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Typy kursów walut. Jeden z nich musi być kursem domyślnym i jest proponowany na każdym nowym dokumencie w walucie. Kurs domyślny użytkownik może określić zaznaczając na formularzu typu kursu parametr Domyślny:
Określenie notowania na dany dzień jest możliwe z poziomu listy walut po wciśnięciu przycisku .
Istnieje możliwość takiego zdefiniowania parametrów pracy, by program przypominał w chwili uruchamiania programu o uzupełnieniu kursu dla waluty. Odpowiada za to parametr w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry:Pokazuj formularz kursów walut po wejściu do programu, jeśli nie był aktualizowany – jeśli w tabeli walut występują jakieś waluty, dla których kurs nie był jeszcze ustalany, po każdym uruchomieniu program wyświetli listę walut i umożliwi aktualizację kursu (do czasu, aż wszystkie waluty nie zostaną zaktualizowane).
Zasady definiowania walut, typów kursu oraz notowań zostały dokładniej opisane w dokumentacji do Konfiguracji.
W Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry znajdują się parametry związane z obsługą walut na dokumentach:
Jeśli parametr Pobieraj kurs z dnia poprzedniego dla dokumentów przychodowych jest zaznaczony – podczas wystawiania dokumentów związanych ze sprzedażą towarów program porównuje datę wystawienia i sprzedaży (wydania), wybiera datę wcześniejszą i na dokument pobiera kurs z dnia poprzedzającego tą datę. Parametr działa w przypadku dokumentów: Faktura Pro Forma, Faktura Sprzedaży, Wydanie Zewnętrzne, Wydanie Kaucji.
Uwaga
Wystawianie dokumentów magazynowych, w tym WKA, PKA jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
Jeśli parametr Pobieraj kurs z dnia poprzedniego dla dokumentów kosztowych wg daty jest zaznaczony - program podczas wystawiania dokumentów związanych z zakupem towarów sprawdza wskazaną datę zakupu/ wystawienia/ wpływu na dokumencie i pobiera kurs z dnia poprzedzającego tą datę. Parametr działa w przypadku dokumentów: Faktura Zakupu, Przyjęcie zewnętrzne, Przyjęcie kaucji.
Uwaga
Jeśli dzień poprzedni przypadał na sobotę/ niedzielę – pobierany jest kurs z piątku.
Jeśli parametry są odznaczone – wtedy podczas wystawiania dokumentu:
dla kontrahentów o statusie wewnątrzunijny/ wewnątrzunijny trójstronny – program pobiera na dokument kurs z dnia poprzedzającego datę wystawienia.
dla kontrahentów o statusie krajowy/ pozaunijny – program porównuje daty na dokumencie, wybiera datę wcześniejszą i na dokument pobiera kurs z dnia poprzedzającego tą datę.
W przypadku, gdy na dzień, dla którego powinien zostać pobrany kurs, nie ma wprowadzonego notowania program działa na podobnej zasadzie jak dotychczas. W zależności od ustawienia parametru Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą:
jeśli jest odznaczony – wyświetlony zostanie komunikat o braku kursu na dzień wynikający z ustawień w konfiguracji. W takim przypadku program zmieni typ kursu na ręczny, z możliwością wprowadzenia notowania przez użytkownika.
jeśli jest zaznaczony – pobrany zostanie ostatni kurs wprowadzony przed datą wynikającą z ustawień w konfiguracji.
Wystawiamy dokument w walucie obcej
Uwaga
Aby użytkownik miał możliwość wystawiania dokumentów w walucie innej niż systemowa (PLN), parametr Zezwalaj na zmianę waluty na dokumencie ( System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry) musi być zaznaczony.
Jeśli parametr jest zaznaczony operator może zdecydować podczas edycji dokumentu w jakiej walucie ma być wystawiony.
Na formularzu Faktury Sprzedaży oraz Faktury Zakupu z poziomu zakładki [Płatności], a w przypadku innych dokumentów - zakładki [Dodatkowe], istnieje możliwość wyboru w jakiej walucie dokument ma być wystawiony.
Domyślne ustawienie waluty pobierane jest z formularza kontrahenta (zakładka [Płatności], pole Domyślna waluta). Przy zmianie kontrahenta waluta jest zmieniana tylko wtedy, jeśli dokument nie posiada jeszcze pozycji. Jeżeli na dokumencie znajdują się pozycje, wówczas zmiana kontrahenta nie powoduje zmiany waluty.
Jeśli zostanie ustawiona inna waluta niż PLN, wówczas na formularzu pojawią się pola związane z typem kursu i notowaniem, jakie mają być wykorzystane na dokumencie:
Data kursu - w polu tym widoczna jest data, z jaką pobrano notowanie dla waluty. Data jest proponowana zgodnie z ustawieniami parametrów w konfiguracji. Podczas wystawiania dokumentu użytkownik może zmienić proponowaną przez program datę i program automatycznie pobierze kurs waluty z podanego dnia.
Notowanie kursu pobierane jest zgodnie z ustawieniem parametrów w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry: Pobieraj kurs z dnia poprzedniego dla dokumentów przychodowych, Pobieraj kurs z dnia poprzedniego dla dokumentów kosztowych wg daty (działanie parametrów zostało opisane w akapicie powyżej).
Typ kursu – proponowany jest typ kursu określony w konfiguracji jako domyślny. Użytkownik może wybrać inny kurs spośród zdefiniowanych w programie.
Kurs – kurs waluty pobierany jest z tabeli kursów w Konfiguracji i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany na dokumencie.
Jeśli zmiana kursu dotyczy tylko aktualnie wystawianego dokumentu można posłużyć się kursem ręcznym. W przypadku tego typu kursu istnieje możliwość określenia jego wartości z poziomu dokumentu – kurs zostanie zapamiętany na dokumencie, natomiast nie będzie widoczny z poziomu konfiguracji.
Uwaga
Jeśli na dzień podany jako Data kursu kurs nie został określony – program będzie proponował notowanie najbardziej aktualne (najbliższe) lub kurs typu ręczny 1:1 (w zależności od ustawienia parametru Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty (nie ostrzegaj o braku kursu) wKonfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry.
Zasady wyliczania cen na dokumentach walutowych
Podczas wprowadzania pozycji na dokument program porównuje walutę dokumentu z walutą, w jakiej określona jest cena sprzedaży (zakupu) na karcie cennikowej. Jeśli waluty te nie są zgodne – program przelicza je wg domyślnego kursu. I tak:
jeśli dokument jest wystawiany w PLN, a cena na karcie jest określona w walucie – program wylicza cenę w PLN na podstawie kursu zdefiniowanego jako domyślny w walucie.
jeśli dokument jest wystawiany w walucie obcej, a cena na karcie jest określona w PLN – na dokumencie cena z PLN jest przeliczana na walutę. Jeśli użytkownik na dokumencie zmieni kurs – cena w PLN jest zachowywana, natomiast przeliczana jest cena walutowa.
jeśli dokument jest wystawiany w walucie i cena na karcie jest określona w walucie – na dokument pobierana jest cena w walucie, natomiast wartość w PLN jest przeliczana wg kursu. Jeśli użytkownik zmieni kurs na dokumencie – cena walutowa jest zachowana, a przeliczana jest wartość w PLN.
Zasada ta nie ma zastosowania podczas przekształcania (np. RO ->FA, FPF -> FA) oraz kopiowania dokumentów. Na dokumencie wynikowym zawsze pozostaje niezmieniona cena poszczególnych pozycji w walucie, niezależnie od tego, w jakiej walucie została cena zdefiniowana na karcie towaru (cena początkowa na dokumencie) oraz jaki obowiązuje kurs.
Zmiana waluty na istniejącym dokumencie
Istnieje możliwość zmiany waluty na dokumencie, gdzie została już uzupełniona lista pozycji. W przypadku wybrania nowej waluty program przelicza cenę wszystkich już wpisanych pozycji.
Możliwość zmiany waluty nie dotyczy dokumentów handlowych skojarzonych z magazynowymi. Oznacza to, że użytkownik nie będzie miał możliwości zmiany waluty na:
Fakturze Sprzedaży utworzonej z WZ – waluta musi być zgodna z walutą na WZ
Fakturze Zakupu utworzonej z PZ – waluta musi być zgodna z walutą na FZ
Uwaga
Należy pamiętać, że zmiana waluty na dokumencie powoduje aktualizację tabeli płatności. W wyniku zmiany waluty program jeszcze raz wylicza płatność związaną z dokumentem. W związku z tym, jeśli Użytkownik dokonał wcześniej zmian w tabeli (np. rozbił płatność na raty) po zmianie waluty musi zrobić to ponownie.
Zmiana kursu na istniejącym dokumencie
W programie istnieje również możliwość zmiany kursu (notowania) na dokumencie, gdzie uzupełniona została lista towarów.
Zmiana będzie proponowana przez program automatycznie w chwili zmiany daty wystawienia na dokumencie.
Użytkownik ma również możliwość zmiany typu kursu na dokumencie. Program przelicza wtedy wartość towaru wg nowego kursu, pobranego z tabeli kursów w programie.
W przypadku wybrania kursu typu ręczny – użytkownik ma możliwość wpisania notowania bezpośrednio na formularzu.
Przy każdej zmianie program informuje użytkownika o konieczności przeliczenia wartości dokumentu:
jeśli użytkownik potwierdzi decyzję zmiany kursu (TAK) – program przeliczy wartości,
użytkownik ma możliwość wycofania się z wprowadzonej zmiany (NIE) – program pozostawi kurs/ notowanie bez zmian.
Na Fakturze Sprzedaży utworzonej do Wydania Zewnętrznego można zmienić datę kursu, typ kursu i notowanie w przypadku kursu ręcznego. Po zmianie kursu przeliczane są wartości w PLN na dokumencie. Dzięki temu możliwe jest przekształcenie kilku WZ z różnymi kursami do jednej Faktury Sprzedaży, Faktury Pro Forma w walucie do WZ. W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ceny znajduje się parametr Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FA/PA, jeśli jest włączony, po zmianie ceny/kursu na FA i zapisaniu FA na stałe, do Wydania Zewnętrznego generowana jest korekta wartości.
Po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ CenyPozwalaj na edycję cen/kursu na FZ powstałym z PZ oraz Przeliczaj ceny po nowym kursie na Fakturze Zakupu można zmienić cenę początkową oraz cenę z rabatem dla pojedynczych pozycji, datę, typ kursu oaz notowanie w przypadku kursu ręcznego. Do PZ tworzona jest korekta wartości (szczegóły w artykule Nieokreślona wartość dostawy).
Uwaga
Należy pamiętać, że zmiana kursu na dokumencie powoduje aktualizację tabeli płatności. W wyniku zmiany kursu program jeszcze raz wylicza płatność związaną z dokumentem. W związku z tym, jeśli Użytkownik dokonał wcześniej zmian w tabeli (np. rozbił płatność na raty) po zmianie kursu musi zrobić to ponownie.
Zasady wystawiania dokumentów w walucie
Na dokumentach w walucie obcej domyślnie nie jest wyliczany podatek VAT, ale użytkownik ma możliwość jego naliczenia dla wszystkich lub tylko wybranych pozycji (zasady opisane w jednym z kolejnych rozdziałów)
Przy zatwierdzaniu dokumentu w walucie obcej program sprawdza, czy kontrahent nie ma ustawionego statusu krajowy – w takim przypadku poinformuje o tym użytkownika.
Jeśli dokument jest wystawiony w walucie obcej – nie jest możliwa jego fiskalizacja.
Wystawianie dokumentów w walucie obcej nie dotyczy Paragonów oraz korekt do Paragonów (zawsze w walucie systemowej).
Zmiana waluty oraz kursu nie jest możliwa na fakturze, która powstała w wyniku przekształcania Paragonu (zawsze PLN).
W przypadku rozliczania zaliczek – do rozliczenia proponowane są tylko zaliczki w walucie zgodnej z walutą na dokumencie.
jeśli na dokumencie zmieniana jest waluta – program automatycznie proponuje do rozliczenia nową listę zaliczek (zgodnych z nową walutą)
jeśli użytkownik zmieni walutę już po ustaleniu informacji nt. rozliczanych zaliczek – lista zaliczek zostanie zmieniona na zapisy w takiej samej walucie, natomiast wszystkie wcześniej wprowadzone informacje o rozliczanych kwotach zostaną utracone.
Marża na dokumentach w walutach obcych jest zawsze wyrażona w walucie systemowej (PLN).
Analiza danych: Historia kontrahenta i Historia towaru – jeśli w obrocie towarem/ z kontrahentem występowały dokumenty w walucie obcej w analizie są one przeliczane na PLN zgodnie z kursem ustalonym na wystawionym dokumencie.
Analiza danych: Bilans handlowy towaru – jeśli w obrocie towarem występowała cena zakupu w walucie obcej to jego wartość jest przeliczana na PLN wg kursu podanego na dokumencie.
Płatności na dokumentach walutowych
Dla każdej pozycji wpisywanej na dokument walutowy pamiętane są dwie wartości: wartość w walucie oraz wartość w PLN (wyliczona wg kursu określonego na dokumencie).
Podczas wyliczania wartości dokumentu w walucie użytkownik może zdecydować, czy podstawą podczas obliczeń powinna być wartość dokumentu wyliczona w walucie, czy też wartość wyliczona w PLN.
Dlatego w przypadku dokumentów wystawianych w walutach obcych można wybrać jeden z dwóch algorytmów wyliczania płatności:
od wartości walutowej – płatność jest sumą wartości poszczególnych pozycji wyrażonych w walucie dokumentu, czyli użytkownik przyjmuje, że podstawą dla obliczania płatności jest wyliczona wartość w walucie. Algorytm opisany jest dokładniej w przykładach poniżej.
od wartości PLN – do wyliczania płatności program wykorzystuje wartość dokumentu wyliczoną w PLN. Dopiero suma wartości w PLN jest przeliczana na walutę wg podanego kursu. Algorytm opisany jest dokładniej w przykładach poniżej.
Możliwość wyboru sposobu wyliczania płatności dotyczy większości dokumentów (FA, RO, FPF, FZ, ZD, WZ, PZ). Jednak informacja ta jest wykorzystywana dopiero w chwili tworzenia płatności w Kasie/Banku, czyli w przypadku Faktur Sprzedaży oraz Faktur Zakupu. Na pozostałych dokumentach parametr ma znaczenie informacyjne (jest przepisywany na kolejne dokumenty skojarzone).
Ustawienia sposobu liczenia można dokonać z poziomu Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry: Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości. Do wyboru są dwa algorytmy: VAT w walucieoraz netto w PLN.
Dodatkowo w oknie znajduje się parametr pozwalaj na zmianę. Jeśli parametr jest aktywny w trakcie wystawiania dokumentu w walucie program zaproponuje algorytm wyliczania płatności zadeklarowany w konfiguracji, jednak umożliwi jego zmianę w ramach konkretnego dokumentu. Jeśli natomiast parametr nie będzie aktywny – program ustawi automatycznie algorytm zadeklarowany w konfiguracji i nie pozwoli na jego zmianę.
Jeśli parametr Pozwalaj na zmianę jest aktywny – podczas wystawiania dokumentu w walucie obcej na zakładce [Płatności]obok typu kursu oraz notowania pojawi się parametr Kwota VAT w walucie od wartości netto w PLN. Parametr będzie zaznaczony/ odznaczony zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji:
parametr będzie odznaczony – jeśli w Konfiguracji Kwotę podatku VAT w walucie przeliczoną na PLN od wartości oznaczono jako VAT w walucie
parametr będzie aktywny – jeśli w Konfiguracji Kwotę podatku VAT w walucie przeliczoną na PLN od wartości oznaczono jako netto w PLN.
Przykład
Wyliczanie płatności
Załóżmy, że na fakturze sprzedajemy dwa towary:
T1 w cenniku ma cenę 12.50 PLN, w ilości 10 szt.
T2 w cenniku ma cenę 6.25 PLN, w ilości 100 szt.
Faktura jest wystawiana w walucie EURO, gdzie kurs 1 EURO = 3.10 PLN.
ilość
cena w walucie
cena w PLN
wartość w walucie
wartość w PLN
T1
10
4.03
12.49 (po zaokrągleniu)
40.30
124.90
T2
100
2.02
6.26 (po zaokrągleniu)
202.00
626.00
Płatność liczona od wartości walutowej:
wartość faktury w walucie wynosi 242.30 EURO (suma wartości pozycji w walucie)
wartość faktury w PLN wynosi 751.13 PLN (242.30 * 3.10)
w preliminarzu powstanie płatność na kwotę 242.30 EURO
Płatność liczona od wartości PLN:
wartość faktury w PLN wynosi 750.90 PLN (suma wartości pozycji w PLN)
wartość faktury w walucie wynosi 242.23 EURO (750.90/ 3.10)
w preliminarzu powstanie płatność na kwotę 242.23 EURO
Podatek VAT na dokumentach walutowych
W programie istnieje możliwość naliczania podatku VAT na dokumentach wystawianych w walucie obcej. Aby naliczyć VAT na dokumencie walutowym należy w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczyć parametr VAT na fakturach w walucie. Zaznaczenie parametru w Konfiguracji dla:
Kontrahenta, który na karcie (zakładka [Handlowe]) ma wskazany status Wewnątrzunijny/ Pozaunijny nie oznacza, że na każdym dokumencie program automatycznie naliczy podatek, a jedynie umożliwi na poszczególnych dokumentach zmianę stawki VAT na inną niż 0% lub nie podlega.
Wystawiając dokument walutowy proponowane są stawki VAT 0% lub nie podlega, natomiast użytkownik ma możliwość:
zmiany stawki VAT indywidualnie na poszczególnych pozycjach dokumentu – po podglądnięciu formularza pozycji dostępne jest pole ze stawką VAT
zmiany stawki VAT globalnie dla wszystkich pozycji na dokumencie.
Jeśli parametr jest ustawiony i dokument jest wystawiany w walucie obcej na zakładce [Płatności](obok tabeli VAT) dostępny jest parametr Naliczaj VAT, przy pomocy którego można globalnie naliczyć VAT na dokumencie:
po jego zaznaczeniu program automatycznie naliczy VAT dla pozycji na dokumencie pobierając stawkę VAT z karty towaru/ usługi,
jeśli parametr jest zaznaczony dla każdej dodawanej pozycji VAT jest naliczany automatycznie,
jeśli użytkownik odznaczy parametr – na wszystkich pozycjach stawki VAT zostaną na nowo ustawione na 0%/ nie podlega.
Kontrahenta, który na karcie (zakładka [Handlowe]) ma wskazany status Krajowy oznacza, że na każdym dokumencie program automatycznie naliczy podatek. Dla poszczególnych pozycji dokumentu VAT zostanie przeniesiony zgodnie z ustawieniem na kartach towarów. Użytkownik ma możliwość zmiany VAT-u.
Parametr Naliczaj VAT (zakładka Płatności dokumentu) jest domyślnie zaznaczony. Użytkownik może go odznaczyć, wówczas – na wszystkich pozycjach stawki VAT zostaną na nowo ustawione na 0%/ nie podlega.
Uwaga
Jeśli użytkownik ustawi stawki VAT bezpośrednio dla poszczególnych pozycji, a następnie zaznaczy parametr NaliczajVAT – wtedy stawki VAT dla wszystkich pozycji zostaną pobrane z karty i podatek VAT zostanie naliczony od nowa (wprowadzone „ręcznie” ustawienia zostaną utracone).
Wartość VAT jest wyliczana od wartości dokumentu w PLN, w zależności od sposobu liczenia dokumentu:
od wartości netto – w przypadku dokumentów wyliczanych algorytmem „od netto”
od wartości brutto – w przypadku dokumentów wyliczanych algorytmem „od brutto”
Wartości w tabeli VAT na dokumencie są wykazywane zawsze w PLN. Również na wydrukach dokumentów walutowych tabela VAT (wartość netto, brutto i VAT) są drukowane w PLN.
Kwota płatności jest wyliczana na podstawie wartości brutto dokumentu, przeliczonej na walutę po kursie podanym w nagłówku dokumentu.
Płatność VAT w PLN
Dla kontrahentów o statusie krajowy, podatnikiem jest nabywca na Fakturach Sprzedaży i Fakturach Zakupu w walucie istnieje możliwość naliczania płatności podatku VAT w PLN. W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie dostępny do edycji po zaznaczeniu VAT na fakturach w walucie.
Jeżeli parametr zostanie zaznaczony w konfiguracji, wówczas na dokumencie wystawionym dla kontrahenta krajowego lub takiego gdzie podatnikiem jest nabywca, po zmianie waluty na zakładce [Płatności]automatycznie będą widoczne i zaznaczone parametry Naliczaj VAT, Płatność VAT w PLN. Płatność dokumentu dzielona jest na dwie części – kwotę netto w walucie i kwotę VAT w PLN liczoną po kursie z dokumentu. Do preliminarza płatności przenoszone są obie płatności. Podziału płatności dokumentu na raty można wykonać z poziomu dokumentu tylko dla kwoty netto w walucie. Płatność VAT w PLN można podzielić jedynie z poziomu menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności.
Wyłącznie na fakturach wystawionych dla krajowego podmiotu gospodarczego z płatnością VAT w PLN można zastosować mechanizm podzielonej płatności. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
Na wydrukach Faktura VAT UE oddzielnie wykazywana jest kwota do zapłaty w walucie, oddzielnie kwota VAT w PLN.
Uwaga
Nie ma możliwości naliczenia płatności podatku VAT w PLN na Fakturach Sprzedaży Zaliczkowych w walucie.
Formularz pozycji na dokumentach w walucie
W przypadku dokumentów wystawianych w walutach obcych (FA, FPF, RO, FZ, ZD, WZ, PZ) mamy do czynienia z trzema grupami cen:
cena podstawowa – pobrana z cennika
cena w walucie dokumentu – cena z cennika przeliczona na walutę w jakiej wystawiany jest dokument
cena w PLN – cena przeliczona na walutę systemową (PLN).
Warto przy tym pamiętać, że w zależności od algorytmu wyliczania dokumentu proponowane są ceny bez podatku – w przypadku wyliczania od netto, lub z podatkiem – w przypadku wystawiania dokumentu od brutto.
Uwaga
Na dokumentach liczonych od brutto – ceny z podatkiem będą proponowane nawet wtedy, gdy użytkownik nie będzie naliczał podatku na dokumentach (stawka 0% lub nie podlega).
W szczególnym przypadku ceny te mogą być wyrażone w trzech różnych walutach (np. cena w cenniku zdefiniowana jest w EURO, a towar sprzedawany jest na fakturze wystawionej w USD).
Pozycja faktury - cena towaru w walucie
W zależności od wykorzystywanych podczas wystawiania dokumentów walut na formularzu pozycji może pojawić się do trzech kolumn zawierających cenę i wartość pozycji w poszczególnych cenach:
kolumna I: zawiera ceny wyrażone w walucie dokumentu
kolumna II: zawiera ceny wyrażone w walucie z cennika
kolumna III: zawiera ceny wyrażone w PLN
Poniżej opisano kilka możliwych kombinacji walut podczas wystawiania dokumentu i związane z tym zmiany w wyglądzie formularza pozycji.
Dokument wystawiany w PLN. Cena w cenniku w PLN:
KOLUMNA 1
KOLUMNA II
KOLUMNA III
ILOŚĆ
10 SZT.
CENA
100 PLN
RABAT
0.1
CENA z RABATEM
90 PLN
WARTOŚĆ
900 PLN
Dokument wystawiany w walucie (USD). Cena w cenniku w PLN:
KOLUMNA 1
KOLUMNA II
KOLUMNA III
ILOŚĆ
10 SZT.
CENA
100 USD
400 PLN
RABAT
0.1
CENA z RABATEM
90 USD
360 PLN
WARTOŚĆ
900 USD
3600 PLN
Dokument wystawiany w PLN. Cena w cenniku w walucie (USD):
KOLUMNA I
KOLUMNA II
KOLUMNA III
ILOŚĆ
10 SZT.
CENA
100 PLN
25 USD
RABAT
0.1
CENA z RABATEM
90 PLN
12.50 USD
WARTOŚĆ
900 PLN
125 USD
Dokument wystawiany w USD. Cena w cenniku w walucie (USD):
KOLUMNA 1
KOLUMNA II
KOLUNA III
ILOŚĆ
10 SZT.
CENA
100 USD
400 PLN
RABAT
0.1
CENA z RABATEM
90 USD
360 PLN
WARTOŚĆ
900 USD
3600 PLN
Dokument wystawiany w walucie (USD). Cena w cenniku w innej walucie (EURO):
KOLUMNA 1
KOLUMNA II
KOLUNA III
ILOŚĆ
10 SZT.
CENA
100 USD
90 EURO
RABAT
0.1
CENA Z RABATEM
90 USD
81 EURO
360 PLN
WARTOŚĆ
900 USD
810 EURO
3600 PLN
Informacje dodatkowe
Przekształcenia dokumentów a ustawienia waluty
Podczas przekształcania i kopiowania dokumentów, waluta jest pobierana z dokumentu źródłowego.
Wyjątek stanowią przekształcenia do dokumentów, które wystawiane są tylko w walucie systemowej:
Przekształcenie Faktury Zakupu do Korekty Granicznej
Przekształcenie Faktury Zakupu do Dokumentów Wewnętrznych
Uwaga
Podczas przekształcania Faktury Zakupu do Faktury Sprzedaży i Przyjęcia Zewnętrznego do Wydania Zewnętrznego nie jest pobierana waluta z dokumentu źródłowego. Waluta pobierana jest wówczas z karty kontrahenta (zakładka Płatności na formularzu kontrahenta) ustawianego domyślnie na dokumencie.
Korekty do dokumentów w walucie
W przypadku dokumentów korygujących nie ma możliwości zmiany waluty. Na korektę ilości, wartości, stawki VAT przepisywane są waluta, typ kursu oraz notowanie. Oprócz tego do dokumentu walutowego jako pierwszą korektę można wystawić korektę kursu.
Agregowanie dokumentów WZ/ PZ w walucie
W chwili agregacji WZ/ PZ do faktury sprawdzane jest czy wszystkie agregowane dokumenty są wystawione w takiej samej walucie. Jeśli nie – program nie pozwoli na utworzenie faktury.
Po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/Ceny parametru Pozwalaj na edycję cen/kursu na FZ powstałym z PZ, na Fakturze Zakupu można zmienić cenę początkową oraz cenę z rabatem dla pojedynczych pozycji, datę, typ kursu oaz notowanie w przypadku kursu ręcznego. Do PZ tworzona jest korekta wartości (szczegóły w rozdziale Nieokreślona wartość dostawy).
Na Fakturze Sprzedaży utworzonej z Wydania Zewnętrznego w walucie można zmienić datę kursu, typ kursu i notowanie w przypadku kursu ręcznego. Po zmianie kursu przeliczane są wartości w PLN na dokumencie. Dzięki temu możliwe jest przekształcenie kilku WZ z różnymi kursami do jednej Faktury Sprzedaży, Faktury Pro Forma w walucie do WZ. W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ceny znajduje się parametr Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FA/PA, jeśli jest włączony, po zmianie ceny/kursu na FA i zapisaniu FA na stałe, do Wydania Zewnętrznego generowana jest korekta wartości. Dzięki temu dokumenty handlowe i magazynowe są zgodne.
Przy włączonym parametrze Agregacja pozycji na dokumentach utworzonych z WZ (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne) nie jest możliwa agregacja pozycji przy przekształceniu kilku WZ do FA dla towarów o takich samych cenach i różnych kursach.
Symulacja wartości zakupu
Na dokumencie sprzedaży w walucie zarówno koszt zakupu jak i marża wyliczane są w walucie systemowej (PLN).
Jeśli cena zakupu towaru jest określona w walucie obcej – podczas wyliczania wartości zakupu program uwzględnia kurs zapamiętany na dokumencie zakupu.
W przypadku symulacji wg ostatniej ceny zakupu – program wylicza wartość zgodnie z walutą oraz kursem obowiązującym dla ostatniej ceny zakupu na karcie towaru.
Przykład
Zakup towaru 100 szt. W cenie 2 EURO (kurs na dokumencie zakupu to 1 EURO = 4 PLN)
Sprzedaż towaru 1 szt. towaru w cenie 13 PLN.
Wyliczona kwota marża to 13 – (2 x 4) = 5PLN
Przykład
Zakup towaru 100 szt. W cenie 2 EURO (kurs na dokumencie zakupu to 1 EURO = 4 PLN)
Sprzedaż towaru 20 szt. W cenie 5 EURO (kurs na dokumencie sprzedaży to 1 EURO = 4.20 PLN)
Wyliczona kwota marży to (5 x 4.20) – (2 x 4.00) = 13 PLN, 13 PLN x 20 = 260 PLN
W przypadku symulacji wg średniej ceny zakupu program wylicza średnią cenę zakupu w oparciu o ilość i wartość zasobów posiadanych w magazynie. Wartość zasobu wyliczana jest zawsze na podstawie kursu waluty podanego na dokumencie zakupu. Natomiast wartość sprzedaży wyliczana jest na podstawie kursu podanego na dokumencie sprzedaży.
Przykład
Zakup towaru: 100 szt. towaru w cenie 2 EURO (kurs 1 EURO = 4.10 PLN)
Zakup towaru: 100 szt. towaru w cenie 2 EURO (kurs 1 EURO = 4.60 PLN)
Wyliczona średnia cena zakupu: 100 x (2 x 4.10) + 100 x (2 x 4.60) =
820 + 920 = 1740, 1740 / 200 = 8.70 PLN
Sprzedaż: 1 szt. W cenie 5 EURO (kurs 1 EURO = 4.50 PLN)
Wartość marży: (5 x 4.50) – 8.70 = 22.50 – 8.70 = 13.80 PLN
Aktualizacja cen sprzedaży
Podczas aktualizacji cen sprzedaży program przelicza cenę zakupu z waluty na PLN (zgodnie z określonym na FZ kursem), a następnie dolicza zadeklarowaną marżę i wylicza nową cenę sprzedaży w walucie określonej na karcie.
Przykład
Ostatnia cena zakupu 2 EURO (kurs 1 EURO = 4 PLN)
Ceny sprzedaży na karcie towaru:
- cena sprzedaży 1: 10 % marży 2.20 EURO
- cena sprzedaży 2: 20 % marży 9.60 PLN (2 x 4 + 20% = 9.60)
Nowa cena zakupu 3 EURO (kurs 1 EURO = 4.50 PLN)
- cena sprzedaży 1: 10 % marży 3.30 EURO
- cena sprzedaży 2: 20 % marży 16.20 PLN (3 x 4.50 + 20% = 16.20)
Ćwiczenia i scenariusze
Faktury z różnymi formami płatności
Scenariusz 1: Faktura płatna gotówką, klient płaci całą kwotę.
Wystawiamy Fakturę Sprzedaży FS/000123/2007 płatną gotówką, z bieżącym terminem realizacji płatności, na kwotę 1500 zł brutto.
Na zakładce [Płatności] automatycznie pojawi się pozycja wpłaty 1500 zł, z aktualną datą i formą płatności: gotówka.
Akceptujemy fakturę – wykonujemy pełny zapis, nie do bufora.
Na ekranie pojawia się okienko „Potwierdzenie wpłaty gotówki” z informacją o kwocie należności (1500 zł) i możliwością podania kwoty wpłacanej przez klienta.
Jeśli kwota wpłacana przez klienta jest większa lub równa wartości faktury – poniżej wyświetlana jest reszta do wydania. Potwierdzenie okienka jest równoważne z zapisem faktury.
Na liście zdarzeń w preliminarzu i na liście zapisów kasowych automatycznie pojawią się dwie, nawzajem rozliczające się pozycje:
- w preliminarzu zdarzenie FS/000123/2007 planujące wpłatę z bieżącą datą, gotówką kwoty 1500 zł,
- na liście zapisów kasowych wpłata, również o numerze faktury FS/000123/2007, potwierdzająca dokonanie zapłaty. Wpłata natychmiast rozlicza zdarzenie z preliminarza, a wiec obydwa dokumenty mają automatycznie status całkowicie rozliczonych.
Faktura również staje się dokumentem rozliczonym, na którym kwota zapłacona jest równa jej wartości brutto.
Załóżmy, że nasz scenariusz w czterech pierwszych punktach pokrywa się ze scenariuszem 1:
Wystawiamy Fakturę Sprzedaży FS/000123/2007 płatną gotówką, z bieżącym terminem realizacji płatności, na kwotę 1500 zł brutto.
Na zakładce [Płatności] automatycznie pojawi się pozycja wpłaty 1500 zł, z aktualną datą i formą płatności: gotówka.
Akceptujemy fakturę – wykonujemy pełny zapis, nie do bufora.
Na ekranie pojawia się okienko „Potwierdzenie wpłaty gotówki” z informacją o kwocie należności (1500 zł) i możliwością podania kwoty wpłacanej przez klienta.
Klient ma tylko 1450 zł. Brakuje 50 zł. Mamy teraz dwie możliwości:
- wycofujemy się z przyjęcia wpłaty, wracamy do edycji faktury, zmniejszamy ilość kupowanych towarów/usług tak, aby klientowi wystarczyło pieniędzy i postępujemy jak w scenariuszu 1,
- przyjmujemy 1450 zł.
Załóżmy, że zdecydujemy się na przyjęcie 1450 zł. Na liście zdarzeń w preliminarzu i na liście zapisów kasowych automatycznie pojawią się dwie, częściowo rozliczające się nawzajem pozycje:
-w preliminarzu zdarzenie FS/000123/2007 planujące wpłatę z bieżącą datą, gotówką kwoty 1500 zł.,
-na liście zapisów kasowych wpłata, również o numerze faktury FS/000123/2007, potwierdzająca dokonanie zapłaty na kwotę 1450 zł. Wpłata natychmiast rozlicza zdarzenie z preliminarza, ale rozlicza go tylko częściowo. Po wykonaniu operacji na liście zapisów kasowych mamy rozliczony(R) zapis na kwotę 1450 zł potwierdzający wpłatę do faktury. Na liście zdarzeń w preliminarzu - dokument na kwotę 1500 zł, częściowo rozliczony kwotą 1450 zł.
W preliminarzu pozostaje więc informacja o należności 50 zł, którą klient powinien jeszcze w dniu dzisiejszym uregulować.
Jeśli klient doniesie pieniądze – wprowadzamy bezpośrednio na listę zapisów kasowych wpłatę (np. WP/000454/2007/KASA) na kwotę 50 zł i rozliczamy ją z naszym częściowo rozliczonym zdarzeniem z preliminarza. W efekcie zapis i zdarzenie mają status rozliczonych, a faktura jest całkowicie zapłacona.
Scenariusz 3: Faktura sprzedaży z odroczoną płatnością (np. przelew)
Wystawiamy fakturę FS/000987/2007 z odroczoną płatnością, na kwotę 800 zł, forma płatności to przelew, termin – 14 dni.
Zatwierdzenie faktury (pełne, nie do bufora!) utworzy automatycznie w preliminarzu płatności zdarzenie, które przewiduje, że za 14 dni nasz kontrahent ureguluje należność. Planujemy związaną z fakturą FS/000987/2007 wpłatę na kwotę 800 zł.
Załóżmy, że kontrahent płaci w terminie i po 14 dniach na wyciągu bankowym otrzymujemy potwierdzenie wpłaty 800 zł. Wprowadzamy odpowiedni zapis do rejestru bankowego (np. WP/000333/2007/BANK).
Rozliczamy zdarzenie z preliminarza: FS/000987/2007 z zapisem w rejestrze BANK: WP/000333/2007/BANK. Obydwa dokumenty uzyskują status (R) – rozliczonych.
Wykonanie rozliczenia powoduje, że Faktura Sprzedaży FS/000987/2007 staje się również dokumentem rozliczonym.
Scenariusz 4: Faktura Sprzedaży częściowo płatna gotówką, częściowo przelewem.
Wystawiamy dla kontrahenta fakturę FS/000343/2007 na kwotę 3000 zł., z odroczoną formą płatności: przelew. Kontrahent w chwili wystawiania faktury wpłaca 500 zł gotówką. Do zapłaty przelewem pozostaje mu 2500 zł.
Aby podzielić płatność na dwie części przechodzimy na zakładkę Płatności i wprowadzamy dwie pozycje:
- 500 zł płatne gotówką przy wystawianiu faktury (z bieżącą datą),
- 2500 zł płatne przelewem w terminie 14 dniowym.
Zatwierdzamy fakturę (nie dotyczy faktur wprowadzanych do bufora). Na ekranie pojawi się okienko z propozycją wpłaty do kasy 500 zł. Jeśli klient ma pieniądze – akceptujemy okno.
Ponieważ została dokonana wpłata – na liście zapisów kasowych automatycznie pojawi się zapis potwierdzający przyjęcie 500 zł. Zapis otrzyma status (R) rozliczonego.
Ponieważ na zakładce [Płatności] rozbiliśmy kwotę faktury na dwie części – w preliminarzu automatycznie powstaną dwa zdarzenia:
- z numerem FS/000343/2007 na kwotę 500 zł ze statusem rozliczone (R). Zdarzenie jest rozliczone z zapisem kasowym na tę sama kwotę (opisany w punkcie 3),
- i z tym samym numerem FS/000343/2007 na kwotę 2500 zł ze statusem nierozliczone (N)
Po określonym w terminie płatności czasie otrzymujemy wyciąg bankowy potwierdzający wpłatę przez klienta pozostałej kwoty 2500 zł. Wprowadzamy do rejestru bankowego wpłatę (np. WP/000565/2007/BANK) na tą kwotę. Zapis z rejestru bankowego rozliczamy ze zdarzeniem FS/000343/2007. Po rozliczeniu obydwa dokumenty mają status rozliczonych (R).
Scenariusz 5: Klient płaci kartą
Załóżmy, że nasza firma prowadzi jedną kasę gotówkową, dla której utworzony został rejestr kasowy o nazwie KASA. Proponujemy wykorzystać ten rejestr nie tylko do wprowadzania zapisów związanych z płatnościami gotówką, ale także wprowadzać do niego zapisy związane z płatnościami kartami płatniczymi przez klientów.
Tworzymy formę płatności KARTA opartą o typ karta, związany z rejestrem KASA i terminem płatności 0.
Wystawiamy fakturę FS/000987/2007 na kwotę 1000 zł, jako formę płatności wpisujemy KARTA.
Podczas zatwierdzenia faktury pojawia się okienko, w którym m.in. należy podać dane karty:
typ – można wybrać z pomiędzy kartami wpisanymi na listę kart płatniczych (Konfiguracja firmy/Kasa i Bank/ Karty płatnicze).
Numer karty – numer karty jest walidowany, co oznacza, że nie można wpisać numeru niespełniającego warunków określonych dla wybranego typu karty. Mechanizm walidacji numeru karty płatniczej jest dokładnie opisany w instrukcji do modułu Kasa/Bank.
Datę ważności karty – jeśli podana data już minęła program nie pozwoli na zatwierdzenie wpłaty.
Po zatwierdzeniu faktury w Kasie/Banku pojawiają się dwa wpisy:
w raporcie kasowym w rejestrze KASA pojawia się zapis na kwotę 1000 zł, związany z fakturą FS/000987/2007, ze statusem rozliczony (R),
w preliminarzu płatności w rejestrze KASA – zdarzenie na kwotę 1000 zł, związane z fakturą FS/000987/2007, ze statusem rozliczone (R).
Scenariusz 6: Rozliczanie Faktur Korygujących z odroczoną płatnością
Wystawiliśmy fakturę FS/000666/2007 na kwotę 1350 zł z odroczoną płatnością. Program zapisał w preliminarzu zdarzenie (należność) planujące wpływ 1350 zł, o statusie (N) – nierozliczone.
Zanim płatność została zrealizowana kontrahent postanowił zwrócić całą transakcję. Wystawiamy dokument FS/000023/2007/KOR na pełna kwotę 1350 zł. Forma płatności na Fakturze Korygującej jest również odroczona: przelew.
Wystawienie Faktury Korygującej pociąga za sobą utworzenie w preliminarzu zdarzenia FS/000023/2007/KOR, na podstawie którego zobowiązujemy się do zwrotu kontrahentowi 1350 zł. Zdarzenie (zobowiązanie) ma status (N) nierozliczonego.
Po wprowadzeniu obu faktur: sprzedaży i korekty, w preliminarzu mamy dwa zdarzenia, obydwa na kwotę 1350 zł i obydwa o statusie (N). Jedno z nich jest należnością, drugie zobowiązaniem. Zdarzenia można ze sobą skompensować. W efekcie kompensaty obydwa uzyskają status (R) rozliczonych. W ten sposób bez faktycznego przepływu środków finansowych pomiędzy nasza firmą i kontrahentem obydwie faktury będą miały status dokumentów zapłaconych.
Oczywiście zamiast kompensaty możemy poczekać na wyciąg bankowy potwierdzający przelew 1350 zł na nasze konto, oraz wykonać przelew na taka samą kwotę na rachunek bankowy kontrahenta. Obydwa przelewy należy wprowadzić na listę zapisów bankowych w rejestrze BANK, a następnie każdy z nich rozliczyć z odpowiadającym mu zdarzeniem.
Scenariusz 7: Rozliczanie korekt do faktur zapłaconych częściowo
Wystawiliśmy fakturę FS/000564/2007 na kwotę 2140 zł. Faktura została częściowo zapłacona gotówką (800 zł). Spłata pozostałej kwoty 1340 zł została odroczona. W efekcie mamy w preliminarzu nierozliczone zdarzenie FS/000564/2007 (należność) na 1340 zł.
Klient decyduje się zwrócić całą transakcję. Wystawiamy fakturę zwrotną FS/00067/2007/KOR na całość kwoty, z formą płatności przelew. W efekcie w preliminarzu zapisane zostaje zobowiązanie o numerze FS/00067/2007/KOR na kwotę 2140 zł.
Kompensujemy ze sobą należność FS/000564/2007 i zobowiązanie FS/00067/2007/KOR. W efekcie kompensaty zdarzenie FS/000564/2007 zostaje całkowicie rozliczone (R), natomiast zdarzenie FS/00067/2007/KOR rozliczone częściowo (C). Pozostaje nam do uregulowania część zobowiązania na kwotę 800 zł. (musimy zwrócić klientowi kwotę wpłaconą gotówką).
Wykonujemy przelew na konto kontrahenta, na kwotę 800 zł, wprowadzając go jako wypłatę WY/000555/2007/BANK do rejestru bankowego. Zapis z rejestru bankowego WY/000555/2007/BANK rozliczamy z pozostałą kwotą ze zdarzenia FS/00067/2007/KOR. Obydwa dokumenty otrzymują statusy (R) rozliczonych.
Scenariusz 8: Faktura sprzedaży zapłacona przelewem natomiast na fakturze nadal pozostaje adnotacja „Zapłacono 0zł".
Wystawiamy dla kontrahenta fakturę FS/000352/2007 na kwotę 3000 zł, z odroczoną formą płatności: przelew.
Zatwierdzamy fakturę (nie dotyczy faktur wprowadzanych do bufora).
W Preliminarzu płatności automatycznie powstanie zdarzenie na kwotę 3000 zł ze statusem nierozliczone (N)
Po określonym w terminie płatności czasie otrzymujemy wyciąg bankowy potwierdzający wpłatę przez klienta pozostałej kwoty 300 zł. Wprowadzamy do rejestru bankowego wpłatę (np. WP/000565/2007/BANK) na tą kwotę. Zapis z rejestru bankowego rozliczamy ze zdarzeniem FS/000352/2007. Po rozliczeniu dokument ma status rozliczony (R).
Wprowadzamy fakturę od dostawcy pozaunijnego
Scenariusz 1
Otrzymujemy fakturę od dostawcy pozaunijnego na zakup 10 szt. towaru w cenie 100 USD.
kurs na dany dzień wynosi 1 USD = 3,30 PLN.,
stawka VAT obowiązująca na Fakturze Zakupu to 0% (na karcie towaru stawka VAT zakupu wynosi 23%),
forma płatności to przelew.
Zapisujemy Fakturę zakupu równocześnie wprowadzając towar na magazyn (dokumentem PZ). Po zatwierdzeniu dokumentów:
na magazyn zostaje wprowadzone 10 szt. towaru o wartości 3300 PLN,
w Preliminarzu płatności powstaje płatność dla dostawcy na kwotę 1000 USD.
Po pewnym czasie otrzymujemy dokument SAD. Wyliczona wartość cła dla towaru wynosi 170 PLN.
tworzymy dokument Korekty granicznej do Faktury Zakupu,
dokument wystawiany jest w PLN,
na dokumencie korekty widoczna jest cena towaru z faktury 330 PLN,
w oknie Kwoty celne wpisujemy wartość naliczonego cła 170 PLN, dla której opcję Naliczaj VAT zostawiamy ustawioną na Tak,
w tabeli VAT dla stawki 23% w kolumnie netto zostanie naliczona wartość cła 170 PLN, wyliczony VAT w kwocie 39,10 PLN (23% x 170 PLN), brutto wynosi więc 209,10 PLN.
Zgodnie z otrzymanym dokumentem SAD naliczamy podatek VAT od towarów z FZ:
zaznaczamy na zakładce [Płatności] parametr Naliczaj VAT od towarów,
wartość VAT w tabeli VAT została zwiększona o: 23% x 3300 = 759 PLN, łącznie z kwotą podatku VAT naliczoną od cła wynosi 798,10 PLN,
wartość brutto wynosi: 968,10 PLN.
Zatwierdzenie korekty granicznej spowoduje:
zwiększenie wartości zasobu o wartość cła (3470 PLN),
powstanie w Preliminarzu płatności należności wobec urzędu na kwotę 968,1 PLN (cło 170 PLN i podatek VAT 798,10 PLN).
Scenariusz 2
Kupujemy 10 szt. towaru w cenie 100 EURO. Kurs zadeklarowany na FZ wynosi 1 EURO = 4,00 PLN. W wyniku zatwierdzenia FZ (wraz z powiązanym PZ):
powstaje płatność dla kontrahenta o wartości 1000 EURO,
na magazyn wprowadzany jest zasób o wartości 4000 PLN.
Wprowadzamy fakturę od spedytora za transport na 500 PLN (VAT 0%).
Otrzymujemy SAD: kurs na dokumencie SAD wynosi 4,00 PLN, wartość cła to 5% wartości towaru oraz wartości transportu.
Opłata celna
5% x (4000+500) – opłata celna liczona od wartości towarów i kosztów transportu
225 PLN
Podatek VAT
0.23 x ( 4000 + 225 + 500)
1086,75 PLN
Wartość dokumentu (należność wobec urzędu)
1311,75 (1086,75+225)
Na dokumencie korekty granicznej wprowadzamy dwie kwoty:
transport
w oknie Kwoty celne dla pozycji Koszt transportu uzupełniamy wartość 500 PLN, parametr Naliczaj VAT jest ustawiony na Tak, natomiast Wpływ na płatność ustawiony na Nie.
cło
w oknie Kwoty celne dla pozycji Wartość Cła uzupełniamy wartość 225 PLN, parametr Naliczaj VAT jest ustawiony na Tak.
Na zakładce [Płatności] zaznaczamy Naliczaj VATod towarów, wyliczona przez program kwota VAT wynosi 0,23 X (4000 + 225 + 500) = 1086,75 PLN
Stawka
Netto
VAT
Brutto
0.23
225
1086.75
1 311,75
Po zatwierdzeniu korekty granicznej:
wartość zasobu zwiększana jest o wartość cła i transportu i wynosi teraz 4000+225+500 = 4725 PLN,
w Preliminarzu płatności powstaje zdarzenie planujące zapłatę do urzędu na kwotę 1311,75 PLN.
Wprowadzenie kontrahentów
Cel ćwiczenia: zarejestrowanie kontrahenta w systemie
Zdefiniowanie grupy kontrahentów
Otwieramy Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Grupy kontrahentów.
Dodajemy grupę: ODB_FIRMY (odbiorcy prowadzący działalność gospodarczą)
Zatwierdzamy dane
Zamykamy konfigurację
Zarejestrowanie kontrahenta
Otwieramy menu Ogólne/ Kontrahenci.
Dodajemy kolejnego kontrahenta:
kod: GALERIA
grupa: ODB_FIRMY (odbiorcy- firmy)
rodzaj: odbiorca
NIP: 111-111-11-11
nazwa: Galeria Kwiatów
adres: ul. Kwiatowa 33, 31-100 Kraków, woj. Małopolskie
kategoria: Przychody (typ kategorii: przychody)
Na zakładce [Płatności] ustalamy dane dotyczące płatności kontrahenta:
bank: BGŻ /KRAKÓW
rachunek: 90-20301459-1234123412341234
forma płatności: PRZELEW
termin płatności – 10 dni (ponieważ standardowy termin płatności dla formy przelew wynosi 7 dni aby z kontrahentem powiązać inny termin należy zaznaczyć parametr widoczny obok i w aktywne pole wpisać 10 dni)
Na zakładce [Handlowe] ustalamy dane dotyczące statusu kontrahenta
status: podmiot gospodarczy, odbiorca krajowy
Zatwierdzamy kartę – kontrahent pojawia się na liście.
Import danych o kontrahentach z bazy DEMO:
Otwieramy menu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych.
Uzupełniamy informacje niezbędne dla przeprowadzenia importu:
nazwa firmy: DEMO
importowana lista: zaznaczamy GRUPY KONTRAHENTÓW oraz KONTRAHENCI
równocześnie z importem kontrahentów przeprowadźmy również import listy urzędów (należy zaznaczyć dodatkowo pozycję URZĘDY). Lista urzędów będzie wykorzystana w dalszych ćwiczeniach.
Wciśnięcie przycisku pioruna spowoduje zaimportowanie kontrahentów oraz urzędów do bazy NOVA.
Po zakończeniu importu jeżeli pojawi się okno z informacją, ile pozycji zostało dopisanych do bazy danych, należy je zamknąć.
Wydruki
Raport sprzedaży towarów
W menu wydruków w Cenniku znajduje się pozycja Raporty. Zawarte tam raporty informują o wartości sprzedaży poszczególnych towarów.
W RS wg kodu listę towarów, dla których liczony jest raport uporządkowano wg ich kodów (alfabetycznie).
W RS wg grup lista towarów uwzględnionych w raporcie uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie grup. Dodatkowo wartości wykazane dla towarów w grupie są podsumowane.
W RS wg kategorii lista towarów uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie przypisanych im kategorii. Dodatkowo wykazane wartości dla towarów w kategorii są podsumowane.
W raporcie sprzedaży wyliczane jest sprzedana ilość, wartość netto sprzedaży poszczególnych towarów, ich koszt, uzyskana marża oraz kwota VAT.
Koszt usługi wyliczany jest na podstawie informacji wprowadzonych na karcie usługi (koszt kwotowy lub procentowy na zakładce [Dodatkowe]), aktualnych w chwili sprzedaży.
Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniane ma być sprzedaż. Pod uwagę brana jest data sprzedaży z faktury.
W raporcie uwzględniane są korekty do Faktur pierwotnych, Faktury zapisane w buforze oraz Faktury zaliczkowe (jeśli zostały uwzględnione na Fakturze finalnej).
Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście towarów (np. grupa towarów).
Rozliczenie Kosztów Zakupu (RKZ)
W menu wydruków wywołanego z Listy faktur istnieje pozycja: Raporty. Znajdują się tam raporty RKZ, które pozwolą określić m.in. wartość sprzedanych towarów, koszt ich zakupu, wielkość uzyskanej marży czy kwotę, która nie została jeszcze zapłacona.
Wydruk RKZ (1) - poziomy iRKZ (2) – pionowy różnią się jedynie zawartymi tam informacjami. Wydruk w pionie nie zawiera informacji o dacie wystawienia faktury (jest tylko data sprzedaży) oraz wartości zaległości. Zamiast nazwy kontrahenta podany jest jego kod.
Dla każdej transakcji wyliczony zostaje koszt sprzedanych na niej towarów, uzyskana marża, wartość netto, kwota VAT oraz kwota, która pozostaje jeszcze do zapłaty.
Koszt towaru wyliczany jest na podstawie informacji wprowadzonych na karcie towaru (koszt kwotowy lub procentowy na zakładce [Dodatkowe]), aktualnych w chwili wystawiania faktury.
Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniane mają być faktury. Podczas zawężania listy dokumentów pod uwagę brana jest data sprzedaży.
Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście faktur (schemat numeracji, zakres numerów).
Przykład
Okres, za jaki sporządzamy raport obejmuje miesiąc luty. Dodatkowo na liście faktur założony jest filtr na numery od 10 do 11. W raporcie uwzględnione będą wszystkie faktury z numerami od 10 do 11 (niezależnie od schematu numeracji), których data sprzedaży jest z miesiąca lutego.
Raport sprzedaży dla kontrahentów
W menu wydruków na Liście kontrahentów istnieje pozycja Raporty. Zawarte tam raporty informują o wartości sprzedaży dla kontrahentów.
W RS wg kodu lista kontrahentów, dla których dokonano sprzedaży jest uporządkowana wg ich kodów (alfabetycznie).
W RS wg grup lista kontrahentów, dla których dokonano sprzedaży uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie grup. Dodatkowo wykazane wartości dla każdej grupy są podsumowane.
W RS wg kategorii lista kontrahentów, dla których dokonano sprzedaży uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie przypisanych im kategorii. Dodatkowo wykazane wartości dla każdej kategorii są podsumowane.
W raporcie sprzedaży wyliczane są wartość netto sprzedaży dla poszczególnych kontrahentów, związany z tym koszt sprzedanych towarów, uzyskana marża, wartość brutto sprzedaży oraz kwota, która jeszcze pozostała do zapłaty.
Koszt usługi wyliczany jest na podstawie informacji wprowadzonych na karcie usługi (koszt kwotowy lub procentowy na zakładce [Dodatkowe]), aktualnych w chwili sprzedaży.
Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniane ma być sprzedaż. Pod uwagę brana jest data sprzedaży z faktury.
W raporcie uwzględniane są korekty do Faktur pierwotnych, Faktury zapisane w buforze oraz Faktury zaliczkowe (jeśli zostały uwzględnione na Fakturze finalnej).
Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście kontrahentów (np. grupa kontrahentów).
Comarch e-Sklep powstał w celu zaspokojenia potrzeb rynkowych przedsiębiorstw w zakresie sprzedaży on‑line. Comarch e-Sklep dedykowany jest dla firm, które chcą poszerzyć możliwości dotarcia do klientów poprzez oferowanie swoich towarów w ogólnodostępnym sklepie internetowym.
Współpraca Comarch ERP Optima z Comarch e-Sklep polega na:
eksporcie do Comarch e-Sklep danych o towarach oraz grupach towarów,
imporcie danych o nowych kontrahentach zapisanych w Comarch e-Sklep,
imporcie zamówień złożonych w Comarch e-Sklep.
Wymagania systemowe
Współpraca Comarch ERP Optima z Comarch e-Sklep wymaga środowiska NET Framework 4.5, dodatku Microsoft Web Services Enhancements (WSE) 3.0 Runtime oraz komponentu SQLXML 4.0.
Uwaga
Comarch ERP Optima jest programem zaprojektowanym na rynek polski. W Comarch e-Sklep (w panelu administracyjnym) w danych Sprzedawcy pole Kraj zawsze przyjmuje wartość Polska, niezależnie od ustawień w Comarch ERP Optima (Dane firmy w Pieczątce firmy).
Do współpracy z Comarch e-Sklep konieczne jest posiadanie modułów (minimum) Kasa/Bank (KB) i Handel (HA). Posiadając dodatkowo moduł Obieg Dokumentów (OBD), Użytkownik ma dostęp do Archiwum wydruków, w którym może mieć wgląd do wydruków faktur wysłanych do e-Sklep.
Do sklepu będą wysyłane Grupy towarów zgodnie z definicją w konfiguracji (Konfiguracji firmy/ e-Handel). Jeśli w konfiguracji zostanie ustawiona Grupa Główna to zostaną wysłane wszystkie grupy będące w Grupie Głównej wraz z podgrupami. Jeśli zostanie wybrana inna grupa, wówczas do sklepu będą przesyłane grupy, będące jej podgrupami wraz z kolejnymi poziomami.
Uwaga
Do Comarch e-Sklep przenoszone są nazwy, a nie kody grup. Dlatego ważne jest, aby dla każdej grupy, która ma się pojawić w Comarch e-Sklep, została wypełniona nazwa grupy. Daje to dodatkową możliwość opisania grup w czytelny sposób, na potrzeby prezentacji w Comarch e-Sklep.
Na formularzu grupy towarowej dostępna jest zakładka e-Sklep/e-Sale, z poziomu której można wprowadzić dłuższą nazwę grupy czy opis dla grupy z wykorzystaniem języka HTML. Użytkownicy modułu Handel Plus mają możliwość wprowadzenia nazwy, opisu grupy także w językach obcych, m.in.: niemieckim, angielskim, francuskim. Użytkownicy modułu Handel mają do dyspozycji tylko język polski. Informacje te są eksportowane do Comarch e-Sklep.
Formularz grupy towarowej – zakładka e-Sklep/e-Sale
Po naciśnięciu ikony na zakładce e-Sklep/e-Sale pojawi się formularz języka grupy towarowej:
Formularz języka grupy towarowej – zakładka Ogólne
Opcje dostępne na formularzu języka grupy towarowej na zakładce Ogólne:
w przypadku Użytkowników modułu Handel Plus można wskazać język, w którym zostaną wprowadzone dane. Po zalogowaniu do modułu Handel pole Język jest zablokowane do edycji i wskazany jest język polski,
należy uzupełnić pole Nazwa dla grupy towarowej (max. 100 znaków). Bez uzupełnienia nazwy program nie pozwoli na zapis pozycji, opis może pozostać pusty,
w polu Nazwa grupy wyświetlana w nagłówku listy można wprowadzić nazwę dla grupy towarowej, która będzie wyświetlać się w nagłówku listy w Comarch e-Sklep
dostępny jest edytor HTML dla opisu grupy towarowej przenoszonego do Comarch e-Sklep. Okno do edycji opisu składa się z trzech zakładek:
Edytor – wprowadzenie opisu, dostępny jest panel umożliwiający formatowanie tekstu,
HTML – prezentacja opisu w języku HTML z możliwością edycji tekstu,
Podgląd – podgląd opisu prezentowanego w Comarch e-Sklep bez możliwości edycji.
Z poziomu okna Formularz języka grupy towarowej na wstążce jest dostępny wyłącznik edytora HTML: Nie używaj edytora HTML , po wyłączeniu tej opcji zakładka Edytor nie jest widoczna – kod HTML nie jest poprawiany przez program. Ustawienie jest pamiętane dla operatora.
Uwaga
Adresy stron internetowych w hiperłączu edytora należy wpisywać z przedrostkiem http://
Na zakładce Pozycjonowanie możliwe jest zdefiniowanie metadanych dla strony prezentującej produkty z wybranej grupy. Dane te prezentowane są w wynikach wyszukiwania:
Tytuł – tytuł strony wyświetlany w wynikach wyszukiwania. Zalecana długość do 50 znaków,
Link – dedykowane pole dla wprowadzania nazw linków w celu efektywniejszego budowania linków URL,
Słowa kluczowe – słowa kluczowe (frazy) najtrafniej oddające zawartość strony. Słowa kluczowe należy oddzielać od siebie znakiem przecinka. Zaleca ilość słów to od 6 do 10,
Meta Opis – opis strony, który ma zachęcić internautę do odwiedzenia strony z produktami z wybranej grupy. Zalecana długość do 250 znaków,
Opis skrócony – pole obecnie nie jest wykorzystywane w sklepie,
Szukaj – podczas wyszukiwania towarów w Comarch e-Sklep uwzględniane są słowa wpisane w tym polu.
Parametr Kolejność w menu Comarch e-Sklep poprzez wpisanie liczby umożliwia ustalenie kolejności wyświetlania grup w Comarch e-Sklep.
Towary wysyłane do Comarch e-Sklep
Po skonfigurowaniu Comarch e-Sklep, na karcie towarowej produktu pojawi się zakładka e-Handel. Aby towary były widoczne w sklepie internetowym należy w tej zakładce zaznaczyć parametr Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale dla wybranego sklepu i zapisać zmiany przyciskiem . Towar musi być przypisany do co najmniej jednej grupy, która znajduje się w drzewie wysyłanym do Comarch e-Sklep. Jeśli towar znajduje się w kilku grupach, to w Comarch e-Sklep zostanie umieszczony w każdej z przypisanych grup.
Umożliwiono definiowanie oddzielnych danych towarowych pod każdy sklep, w którym towar ma być udostępniony. Dane towarowe, które możemy ustawiać w zależności od wybranego sklepu znajdują się na zakładkach Główne oraz Dodatkowe. Są to języki, grupa domyślna, status dostępności, ceny i koszty dostawy, atrybuty czasowe oraz jednostki pomocnicze. Wszystkie pola są dostępne do edycji niezależnie czy parametr Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale jest zaznaczony czy nie.
Do Comarch e-Sklep wysyłane są następujące dane o towarach: kod towaru, nazwa, opis, cena zgodnie z ustawieniami w konfiguracji, zdjęcia towaru , producent, marka przypisana do towaru, jednostka miary towaru podstawowa wraz z wymiarami, jednostki pomocnicze z wymiarami i jednostka dla ceny jednostkowej towaru, kod producenta, adres URL przeliczniki między jednostkami, kody CN, opiekun produktu oraz wymiary towaru.
Na karcie towaru (zakładka Dodatkowe) znajdują się pola Masa w kg pozwalające na zdefiniowanie wagi towaru, pole Kod producenta umożliwiające wpisanie kodu towaru, pod jakim występuje u producenta, informacje te, podczas synchronizacji są przesyłane do Comarch e-Sklep.
Użytkownicy modułu Handel Plus na karcie towaru, na zakładce e-Handelmogą wprowadzić nazwę i opis towaru także w języku obcym. Użytkownicy modułu Handel mają do dyspozycji tylko język polski.
Na liście zasobów oraz cenniku dostępny jest parametr e-Sklep/e-Sale, w którym mamy do wyboru z listy zdefiniowane w konfiguracji sklepy i oddziały Comarch e-Sale. Po wybraniu sklepu, na liście towarów zostaną wyświetlone tylko towary, które są udostępnione w wybranym sklepie.
Pozycja cennika – zakładka e-Handel
Na zakładce e-Handel mamy cztery pionowe zakładki: Główne, Dodatkowe oraz Wspólne.
Na zakładce Główne znajdują się parametry związane ze współpracą programu z Comarch e-Sklep. Oprócz grupy domyślnej definiujemy tu języki dla wybranego sklepu oraz status dostępności i atrybuty czasowe. Jeżeli chcemy, aby towar udostępniany był w większej ilości sklepów to możemy dla ułatwienia skorzystać z kopiowania danych z już ustawionego sklepu korzystając z przycisku .
Grupa domyślna – należy wskazać grupę domyślną. W polu tym nie może być wybrana Grupa główna oraz grupa, która jest węzłem głównym dla danego sklepu (wybrana w konfiguracji sklepu). Grupa musi zawierać się w drzewie, które jest wysyłane do sklepu. Kopiując dane z innego sklepu grupa domyślna nie będzie kopiowana.
Uwaga
Pole Grupa domyślna od wersji 2021.5 jest polem wymaganym do poprawnej synchronizacji z uwagi na poprawność generowania plików do porównywarek cenowych.
W przypadku zdefiniowania rabatu towaru typu grupa towarowa (z poziomu zakładki Ogólne/Rabaty), w Comarch e-Sklep rabat zostanie uwzględniony dla towarów znajdujących się w grupie rabatowanej, jeśli jest ona wybrana jako ich grupa domyślna.
Jeżeli towar jest przypisany do kilku grup, ale na jego karcie zostanie określona grupa domyślna, po wybraniu tego towaru z wyszukiwarki (prostej lub zaawansowanej) w e-Sklep, otworzy się karta towaru ze ścieżką do grupy domyślnej.
Na zakładce e-Handel znajduje się pole Nazwa Comarch e-Sklep/e-Sale, w którym podajemy nazwę towaru oraz edytor HTML dla opisu towaru przenoszonego do Comarch e-Sklep. Okno do edycji opisu składa się z trzech zakładek:
Edytor – wprowadzenie opisu, dostępny jest panel umożliwiający formatowanie tekstu,
HTML – prezentacja opisu w języku HTML z możliwością edycji tekstu,
Podgląd – podgląd opisu prezentowanego w e-Sklep bez możliwości edycji.
Uwaga
Adresy stron internetowych w hiperłączu edytora należy wpisywać z przedrostkiem http://
Opis e-Sklep dla towaru – edytor HTML
Z poziomu okna Formularz języka towaru na wstążce jest dostępny wyłącznik edytora HTML: Nie używaj edytora HTML, po wyłączeniu tej opcji zakładka Edytor nie jest widoczna – kod HTML nie jest poprawiany przez program. Ustawienie jest pamiętane dla operatora.
W Comarch e-Sklep wyświetlana jest w pierwszej kolejności wartość pola Nazwa Comarch e-Sklep/e-Sale, jeśli pole to jest puste, wówczas wyświetlana jest wartość pola Nazwa z formularza języka towaru znajdującego się na zakładce Języki (zakładka dostępna w module Handel Plus).
Jeśli nie zdefiniujemy nic na zakładce Języki, wówczas w Comarch e-Sklep wyświetlana jest wartość pola Nazwa z zakładki Ogólne z formularza towaru.
Jeśli w Comarch e-Sklep wybrany zostanie język, dla którego nie zdefiniowano nazwy towaru, wówczas wyświetlana jest nazwa towaru w języku domyślnym.
Podobnie w przypadku wyświetlania opisu. W Comarch e-Sklep wyświetlana jest w pierwszej kolejności wartość pola Opis Comarch e-Sklep/e-Sale, jeśli pole to jest puste, wówczas wyświetlana jest wartość pola Opis z formularza języka towaru znajdującego się na zakładce Języki (zakładka dostępna w module Handel Plus), jeśli to pole również nie jest wypełnione, wtedy wyświetlana jest wartość pola Opis z zakładki Dodatkowe z formularza towaru.
Jeśli w Comarch e-Sklep wybrany zostanie język, dla którego nie zdefiniowano opisu towaru, wówczas wyświetlany jest opis towaru w języku domyślnym.
Jeżeli dla oferty został zdefiniowany język, możliwe jest przesyłanie tłumaczenia również dla jednostek miary.
Definicję tłumaczenia należy wprowadzić w konfiguracji w Firma/Ogóle/Jednostki miary.
Wprowadzone tłumaczenie zostanie przesyłane do e-Sklepu, zarówno dla jednostek głównych jak i pomocniczych.
Uwaga
W celu dodania plików graficznych w polu Opis należy użyć przycisku wstaw obiekt. Wklejenie tam obrazka opcją <CTRL>+<V> spowoduje, że obrazek nie będzie wyświetlał się poprawnie.
Zakładka Pozycjonowanie:
Z poziomu tej zakładki możliwe jest zdefiniowanie metadanych dla strony prezentującej produkty z wybranej grupy. Dane te prezentowane są w wynikach wyszukiwania:
Tytuł – Tytuł strony wyświetlany w wynikach wyszukiwania. Zalecana długość do 50 znaków.
Link – dedykowane pole dla wprowadzania nazw linków w celu efektywniejszego budowania linków URL.
Słowa kluczowe – słowa kluczowe (frazy) najtrafniej oddające zawartość strony. Słowa kluczowe należy oddzielać od siebie znakiem przecinka. Zaleca ilość słów to od 6 do 10.
Meta Opis – Opis strony, który ma zachęcić internautę do odwiedzenia strony z produktami z wybranej grupy. Zalecana długość do 250 znaków.
Opis skrócony – pole obecnie nie jest wykorzystywane w sklepie.
Szukaj – podczas wyszukiwania towarów w Comarch e-Sklep uwzględniane są słowa wpisane w tym polu.
Status dostępności:
Dostępny – po zaznaczeniu parametru aktywuje się rozwijalna lista Dostępność, w której wybieramy odpowiedni status dostępności. Jest możliwość wybrania takich statusów jak:
Dostępny od ręki
Dostępny do 24h
Dostępny do 48h
od 3 do 5 dni
do 7 dni
do 14 dni
powyżej 14 dni
Dostępny na zamówienie
Niedostępny
Zapowiedź
Dostępny od: – parametr zależny od parametru Zapowiedź, umożliwia określenie daty (np. premiery produktu) od której towar będzie dostępny w sprzedaży.
Nie kontroluj stanów magazynowych – po zaznaczeniu parametru program nie kontroluje stanów magazynowych w przypadku powyższego towaru.
Ceny i koszt dostawy:
Zapytaj o cenę towaru – zaznaczenie parametru powoduje ukrycie ceny produktu po stronie e-sklepu.
Towar nie podlega rabatowaniu
Negocjowalny koszt dostawy – do wyboru z listy będą dostępne 3 parametry:
ustawienia e-Sklep
negocjowalny koszt dostawy
stały koszt dostawy – wraz z informacją w jakiej walucie jest powyższy koszt
Atrybuty czasowe:
Atrybuty czasowe – możemy wybrać atrybuty takie jak:
Nowość
Promocja
Produkt z gazetki
Produkt polecany
Wyprzedaż
Nagroda
Super jakość
Super cena
Najlepiej oceniany
Rekomendacja sprzedawcy
W zakładce Dodatkowe możemy wybrać jednostki pomocnicze (wcześniej zdefiniowane na zakładce Jednostki i kody), które mają być wysyłane do wybranego z listy sklepu internetowego. Możemy zaznaczyć jedną z jednostek jako jednostkę domyślną. Jeżeli jedna z jednostek pomocniczych ustawiona będzie jako domyślna, wówczas w Comarch e-Sklep będą dostępne tylko jednostki pomocnicze a dodatkowo będzie widoczna cena za jednostkę podstawową.
Na zakładce Wspólne znajduje się parametr Towar nadrzędny z możliwością wskazania innego towaru, który będzie służył w Comarch e-Sklep do łączenia ze sobą tych samych towarów, ale o różnych atrybutach np. butów o różnych rozmiarach. Dodatkowo na liście zasobów i cenniku będzie można dodać kolumnę Towar nadrzędny i użyć jej, jako podstawy grupowania.
Przy dodawaniu atrybutu do towaru oprócz zaznaczenia parametru udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale, mamy możliwość zaznaczenia parametru atrybut grupujący w Comarch e-Sklep/e-Sale (dotyczy atrybutów typu lista). Taki parametr powinien być zaznaczony na pogrupowanych towarach (towarze nadrzędnym i towarach podrzędnych). Towary zgrupowane będą widoczne jako jeden towar po stronie Comarch e-Sklep, na którym będzie widoczna lista z wartościami atrybutu grupującego. Po wyborze wartości, wyświetlą się dane dla konkretnej kartoteki, do której ta wartość atrybutu jest przypisana. Dla każdego atrybutu grupującego wyświetlana jest oddzielna lista. Kolejność wartości wyświetlanych w obrębie poszczególnych atrybutów grupujących uzależniona jest od kolejności tych wartości na definicji tego atrybutu w Comarch ERP Optima na zakładce Pozycje listy w menu Ogólne/ Atrybuty Towaru. Dostępna jest tam opcja ustawiania odpowiedniej ich kolejności za pomocą metody przeciąg i upuść.
Dodawanie jak i aktualizacja danych towarowych dla produktów udostępnianych do Comarch e-Sklep jest możliwe również poprzez import z arkusza Excel.
Szczegółowy opis importu jest dostępny w biuletynie OPT009 – Import danych z arkusza Microsoft Excel.
Cena jednostkowa towaru
Na karcie towaru (zakładka Jednostki, EAN, VAT) można zdefiniować jednostkę miary, w której będzie prezentowana cena jednostkowa. W tym celu należy w kolumnie JM dla ceny jednostkowej zmienić wartość na TAK (wartość TAK może być ustawiona tylko dla jednej jednostki pomocniczej).
Cena jednostkowa towaru
W przypadku, gdy towar posiada taką jednostkę i jest udostępniony w Comarch e-Sklep, jednostka miary i przelicznik dla ceny jednostkowej jest przesyłany podczas synchronizacji z Comarch e-Sklep.
Prezentacja ceny jednostkowej towaru
Dodatkowo do e-Sklep wysyłane są dane nt. wymiarów towaru ustawionych na danej jednostce: Wysokość, Szerokość oraz Długość.
Dodatkowe atrybuty towarów
Do Comarch e-Sklep można wysyłać dodatkowo inne informacje o towarze w formie atrybutów. Aby dany atrybut został wysłany wraz z towarem do Comarch e-Sklep, zarówno na definicji jak i na towarze, atrybut musi mieć zaznaczoną opcję: Udostępniaj wComarch e-Sklep/e-Sale. Jeśli zatem na kartę towaru dodajemy atrybut, który nie jest wysyłany do sklepu i zaznaczymy na nim udostępnianie, parametr zostanie też zaznaczony na definicji tego atrybutu. Jeśli z kolei atrybut jest przypisany do towarów, odznaczenie parametru na definicji atrybutu, spowoduje też odznaczenie go na kartach towarów. Do sklepu internetowego można wysyłać atrybuty o formacie: tekst, liczba, lista, data. Po zaznaczeniu parametru Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale dla atrybutów o typie: tekst, liczba lub data aktywuje się dodatkowo parametr Pozwalaj na edycję. W przypadku, gdy parametr ten jest zaznaczony do Comarch e-Sklep nie jest wysyłana wartość atrybutu ustawiona na karcie towaru. W Comarch e-Sklep Klient może sam wprowadzić wartość atrybutu dla towaru, która w przypadku wygenerowania zamówienia zostanie umieszczona w polu Opis.
Kolejność atrybutów jak i ich wartości wyświetlanych w obrębie poszczególnych atrybutów uzależniona jest od ich kolejności na karcie cennikowej danego produktu na zakładce Atrybuty w Comarch ERP Optima. W celu ustawienia kolejności atrybutów na liście dostępna jest metoda przeciąg i upuść.
Uwaga
Do Comarch e-Sklep dane binarne przesyłane są jako załączniki.
Dodawanie atrybutu do towaru
Uwaga
Do Comarch e-Sklep przesyłana jest nazwa atrybutu – w przypadku braku nazwy wysyłany jest kod atrybutu.
W przypadku modułu Handel Plus i obsługi wielojęzyczności możliwe jest zdefiniowanie języka dla atrybutu. Na formularzu atrybutu, na zakładce Ogólne widoczna jest lista rozwijana, z której można wybrać język. Domyślnie, dla nowo tworzonych atrybutów podpowiada się język polski.
Dla atrybutu, który jest dodawany do towaru lub modyfikowany, z poziomu formularza towaru (zakładka Atrybuty) również istnieje możliwość wybrania języka, czyli można zmienić język tylko dla wybranego towaru. Przy synchronizacji, do Comarch e-Sklep przekazywane są wszystkie dane dotyczące atrybutów wraz z informacją o języku.
Atrybut wyświetlany jest tylko w tym języku, w którym został dodany. Dlatego, w przypadku, gdy atrybut ma być wykorzystywany dla wszystkich wersji językowych w Comarch e-Sklep należy dodać go trzy razy, za każdym razem z inną wersją językową.
Dotyczy wersji: 2019.3.1
Wartości atrybutów (typu lista) na kartotekach towarowych muszą być zgodne z definicją (kartą) atrybutu. W przypadku gdy na towarze znajduje się atrybut typu lista oraz ma przypisaną wartość, która została usunięta lub zmieniona na definicji atrybutu, wówczas nie jest ona wysyłana do e-Sklep.
Dla atrybutów grupujących:
jeżeli wartość na towarze nadrzędnym nie będzie posiadała odpowiednika na definicji atrybutu, wówczas atrybut nie będzie wyświetlany w e-Sklep.
jeżeli wartość na towarze podrzędnym nie będzie posiadała odpowiednika na definicji atrybutu, wówczas atrybut będzie wyświetlany, natomiast wartość przypisana do towaru podrzędnego nie będzie możliwa do wyboru z listy rozwijalnej w e-Sklep.
Dodatkowo aby ułatwić znalezienie towarów, dla których wartość atrybutu nie posiada odpowiednika na definicji atrybutu, został dodany test integralności Zgodność wartości atrybutów z definicją. Test jest dostępny z poziomu Narzędzia\ Testy Integralności w zakładce Testy w gałęzi Cennik.
Zdjęcie towaru
Towary mogą być prezentowane w Comarch e-Sklep razem z obrazami (fotografie, grafiki itp.), przedstawiającymi ich wygląd, stan itd. Aby możliwe było wyświetlanie obrazów dla towaru w Comarch e-Sklep należy skorzystać z załączników.
Karta towaru – zakładka Atrybuty
Dodawanie danych binarnych odbywa się na karcie towaru na zakładce Atrybuty w sekcji Załączniki.
W sekcji Załączniki dostępne są kolumny (w przypadku, gdy skonfigurowany jest Comarch e-Sklep):
Nazwa pliku/ścieżka – nazwa pliku lub ścieżka, jeśli wybrano opcję link,
Nazwa – zgodna z nazwą pliku, w przypadku dodawania pliku z dysku uzupełniana automatycznie, w przypadku dodawania z listy danych binarnych zgodna z nazwą danej binarnej,
Typ – plik lub link,
Typ pliku – program automatycznie rozpoznaje znane formaty i odpowiednio ustawia typ. Jeśli format nie zostanie rozpoznany wówczas ustawiony zostanie typ Inne.
Domyślnie lista typów będzie zawierać następujące pozycje:
Word – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: doc, docx, docm, txt, rtf, odt
Excel – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: xls, xlsx, xlsm, xlsb
PDF – pliki pdf
Grafika – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: gif, png, jpg
Video – avi, mp4, mkv
Audio – mp3, wav
Flash – swf
Archiwa – zip, rar
Inne – w przypadku nierozpoznanego typu pliku.
e-Sklep/e-Sales – opcja udostępnienia w e-Sklep, wybór TAK/NIE (opcja TAK niedostępna dla linków)
Jeśli dodawane są załączniki, a towar ma ustawioną opcję wysyłania do sklepu/wszystko.pl, to przed dodaniem pozycji program pyta: Towar jest wysyłany do Comarch e-Sklep/wszystko.pl. Czy ustawić dla załączników parametr e-Sklep/e-Sale?,
W przypadku zdjęć, można uzupełnić dodatkowe informacje (metadane) dotyczące zapisywanej pozycji, kolumny:
Link – pole tekstowe do wprowadzania linku do zdjęcia (dozwolone znaki zgodnie ze specyfikacją URL),
Atrybut Alt – atrybut znacznika obrazka w języku HTML. Służy do opisania zawartości grafiki dla robotów indeksujących. Opis ten jest kluczowy dla pozycjonowania w wyszukiwarkach,
Atrybut Rel – wartości na liście wyboru: brak (puste), nofollow. Określa, czy odnośnik do pliku ma znaczenie dla robotów sieciowych i czy mają za nim podążać,
Atrybut Title – tekst pojawiający się po najechaniu kursorem myszy na grafikę na stronie internetowej. Nie ma wpływu na pozycjonowanie w wyszukiwarkach.
Dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajdują się kolumny:
Podgląd – kolumna, w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików/linków doc, xls, pdf itp. jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki.
Język – do wyboru lista języków.
W sekcji Załączniki dostępne są przyciski:
– Dodaj załącznik – Podgląd pliku – podgląd załącznika z pomocą domyślnego programu ustawionego dla danego typu pliku
– Usuń– Pozycja w górę/Pozycja w dół – przyciski ustawiania kolejności plików.
W menu dostępnych opcji przy przycisku Dodaj załącznik do wyboru są cztery opcje:
Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy program wyświetli okno, gdzie Użytkownik będzie mógł wyszukać lokalizację pliku i wskazać plik. Po zatwierdzeniu wyboru wskazany plik zostanie zapisany w bazie danych. Jeśli Użytkownik zaznaczy więcej, niż jeden plik, wówczas dodane zostaną wszystkie zaznaczone pliki. W oknie wyszukiwania plików domyślnie będą się podpowiadać pliki typu pliki graficzne, zapamiętywana też będzie ostatnio wybierana ścieżka.
Wybór opcji spowoduje, że załącznik trafia od razu na listę danych binarnych i zostaje zapisany w bazie.
Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać, że:
w kopii bezpieczeństwa wykonywanej z poziomu programu będą zapamiętane również pliki z załącznikami,
zapisywanie plików w bazie danych powoduje jej szybki przyrost.
Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz link rejestrowane jest powiązanie załącznika z plikiem, który jest zapisany na dysku komputera. W efekcie w bazie danych ten plik nie jest zapisany, a jedynie zapamiętana jest ścieżka dostępu do pliku.
Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać o tym, że:
pliki NIE BĘDĄ archiwizowane wraz z kopią bezpieczeństwa bazy danych (w kopii będą zapamiętane tylko ścieżki dostępu),
powiązanie dokumentów jedynie w postaci linków nie powoduje szybkiego przyrostu baz danych.
Uwaga
Załączniki w postaci linków nie są wysyłane do Comarch e-Sklep..
Wybierając opcję Wybierz z listy danych binarnych otwierane jest okno danych binarnych, na którym możliwe jest wskazanie zapisanych już w bazie danych binarnych.
Okno z listą danych binarnych posiada kolumny:
Zaznaczeń, dzięki czemu możliwe jest równoczesne dodawanie wielu danych binarnych przez zaznaczenie wybranych pozycji,
Podgląd – w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików doc, xls, pdf jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki,
Nazwa – nazwa danej binarnej,
Nazwa pliku – nazwa pliku.
Na oknie istnieje też możliwość podglądu widoku pliku, na którym aktualnie jest umieszczony kursor. Opcja podglądu ma możliwość ukrycia lub zwinięcia. Domyślnie podgląd jest ukryty po prawej stronie listy, gdzie widnieje pasek Podgląd – kliknij, aby wyświetlić okienko podglądu pliku. Po kliknięciu w pasek rozwijany jest panel, w którym widoczny jest podgląd pliku. W panelu widoczne jest zdjęcie (grafika), w przypadku innych plików wyświetla się standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Położenie panelu może być przez Użytkownika zmieniane. Aby zadokować panel z innej strony okna należy go „złapać” i przeciągnąć w inną lokalizację. Dodatkowo panel wyposażony jest w przycisk pinezki: jeśli pinezka jest „wyciśnięta” po ustawieniu kursora z powrotem na liście danych binarnych panel jest zwijany. Jeśli pinezka jest „wciśnięta” – panel jest na stałe dokowany.
Dane binarne
Opcja Dodaj plik na podstawie URL umożliwia dodanie pliku w postaci URL do towaru, który będzie prezentowany w e-Sklepie. Maksymalny rozmiar zdjęcia nie może być większy niż 512 kB.
Na liście załączników istnieje także możliwość dodania załącznika za pomocą menu kontekstowego, dostępnego pod prawym przyciskiem myszy. Z tego poziomu dostępne są opcje: Dodaj (odpowiadająca opcji: Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy), Wskaż plik na dysku i zapisz link, Wybierz z listy danych binarnych.
Dodanie atrybutu o typie binarnym do towaru i przypisanie wartości binarnej spowoduje automatyczne pojawienie się wskazanej pozycji binarnej na liście załączników. Aby załącznik udostępniany był w Comarch e-Sklep, w kolumnie o nazwie e-Sklep/e-Sale należy wybrać opcję TAK (opcja TAK niedostępna dla linków).
Jako zdjęcie główne w Comarch e-Sklep wyświetlana jest pierwsza pozycja binarna na liście załączników. Istnieje możliwość ustawienia kolejności załączników – aby przenieść załącznik w górę lub w dół należy skorzystać z metody przeciąg i upuść.
Niemożliwe jest wielokrotne dodawanie tej samej danej binarnej na jedną kartę cennikową produktu wysyłanego do Comarch e-Sklep. Przy próbie zapisania takiej karty program zwróci ostrzeżenie: Dodano dwie identyczne dane binarne wysyłane do e-Sklep! i nie pozwoli na jej zapis, dopóki nie zostanie to poprawione.
Poniżej przedstawione są przykłady atrybutów i ich formaty:
Opis atrybutów i ich formatów
Uwaga
W przypadku, gdy nastąpi próba zapisania karty towaru z oznaczoną daną binarną o wielkości przekraczającej 10MB, program zwróci komunikat: Rozmiar danej binarnej, która jest wysyłana do e-Sklep, nie może być większa niż 10MB.
Uwaga
W przypadku, gdy nastąpi próba zapisania karty towaru z oznaczonym zdjęciem (typ pliku : Grafika) o wielkości przekraczającej 512 KB, program zwróci komunikat: Rozmiar pliku graficznego, który jest wysyłany do e-Sklep, nie może być większy niż 512KB.
Seryjne dodawanie/usuwanie atrybutów
Z poziomu menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby poprzez Operacje seryjne można dla pozycji zaznaczonych na liście przypisać atrybut, który będzie wykorzystywany w Comarch e-Sklep, wraz z określeniem jego wartości. Z tego poziomu można również wykonać seryjne usunięcie atrybutu z kartotek towarowych.
Producent i Marka
Do Comarch e-Sklep można wysyłać dodatkowo informacje na temat Marki i Producenta danego produktu. Informacje te można wprowadzić na zakładce Dodatkowe karty cennikowej. Na formularzach Producenta i Marki dostępna jest zakładka e-Sklep, na tej zakładce można wprowadzić dodatkowe nazwy, opisy i dane dotyczące pozycjonowania w Comarch e-Sklep
Definiowanie zamienników towarowych
Produkty podobne są wyświetlane w Szczegółach Produktu w sklepie internetowym. Aby dodać do towaru jego zamienniki (produkty podobne) należy w karcie produktu przejść do zakładki Zamienniki. Po kliknięciu przycisku Dodaj pojawi się lista wszystkich produktów, z których wybieramy towar, który ma być zamiennikiem (można zaznaczyć również opcję obustronnych zamienników).
Dodawanie zamiennika
Uwaga
Aby w Comarch e-Sklep dany zamiennik towaru był poprawnie wyświetlany, zamiennik musi posiadać dodane i udostepniane dla e-Sklep zdjęcie (zakładka Atrybuty, sekcja Załaczniki).
Zestawy promocyjne
W menu Ogólne/ Inne/ Zestawy promocyjne można wprowadzić zestawy promocyjne, dzięki którym w ramach sprzedaży określonego towaru głównego (lub usługi) objętego promocją, można zaoferować klientowi pakiet dodatkowych towarów i usług w obniżonej cenie. Do Comarch e-Sklep oraz wysyłany jest kod, jak również nazwa zestawu.
Formularz zestawu promocyjnego.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ e-Handel zaznaczono opcję sklepu, na formularzu zestawu pojawi się dodatkowy parametr: Udostępniaj w e-Sklep. Aby zapis z zaznaczonym parametrem był możliwy, każdy towar wskazany na zestawie również musi mieć zaznaczony ten parametr na swojej karcie.
Skasowanie zestawu jest możliwe pod warunkiem, że nie został on udostępniony w e-Sklepie, jeżeli taka sytuacja miała miejsce, należy najpierw odznaczyć parametr na karcie zestawu, a następnie go usunąć.
Podczas próby usunięcia z poziomu Cennika/Listy Zasobów towaru lub usługi, które są powiązane z zestawem promocyjnym pojawi się komunikat blokujący tą operację. Aby wykasować taką kartę z programu, należy najpierw usunąć wszystkie zestawy, na których dana pozycja występuje.
Jeżeli towar jest elementem zestawu lub towarem głównym zestawu promocyjnego i na swojej karcie ma cenę 0,00 a jest zaznaczony parametr w konfiguracji e-Sklepu – Pomijaj towary z ceną 0,00, wówczas taki zestaw nie jest przesyłany do Comarch e-Sklep.
Przycisk Operacji Seryjnych , który pozwala na seryjne udostępnienie zaznaczonych zestawów w e-Sklep lub wszystko.pl jest dostępny wyłącznie po zaznaczeniu opcji sklepu w Konfiguracji Firmy/ e-Handel.
Rabaty towarów
W menu Ogólne/ Rabaty dla opcji:
grupa kontrahenta / wszystkie towary
jeden kontrahent / wszystkie towary
grupa kontrahenta / grupa towarowa
grupa kontrahenta / jeden towar
jeden towar / wszyscy kontrahenci
jeden kontrahent / grupa towarowa
jeden kontrahent / jeden towar
grupa towarowa / wszyscy kontrahenci
jeden towar / wszyscy kontrahenci
grupa towarowa / gruba kontrahenta
stała cena – wszyscy kontrahenci
stała cena – grupa kontrahentów
stała cena – jeden kontrahent
można wprowadzić rabat mający zastosowanie w Comarch e-Sklep. Wartość rabatu dla e-Sklepu na zakładce Procentowe określana jest w kolumnie Rabat e-Sklep, wartość ceny dla e-Sklepu na zakładce Stała cena pobierana jest z kolumny Cena. Dla rabatów istnieje możliwość wprowadzenia terminu obowiązywania promocji. Informację o rabatach mających zastosowanie w Comarch e-Sklep dla danego kontrahenta można sprawdzić w oknie Lista rabatów kontrahenta (opcja dostępna z poziomu listy kontrahentów, w górnym menu ikon ).
Po wprowadzeniu rabatu na kartotece kontrahenta, rabat przenosi się również do kolumny Rabat e- Sklep. Jeżeli klient indywidualnie ustawia rabat w kolumnie Rabat e-Sklep to pozostaje on bez zmian. Zamiana wartości w kolumnie Rabat e-Sklep nie wpływa na kolumnę Rabat ani na pole z rabatem na karcie kontrahenta.
Zmiana parametrów dla Comarch e-Sklep
Z poziomu menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby w Operacjach seryjnych dostępne są funkcje:
zmiana marki/producenta:
zmiana parametrów Comarch e-Sklep:
Dla pozycji zaznaczonych na liście można zaznaczyć parametr Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale dla wybranego sklepu, zmienić status dostępności towaru i grupę domyślną. Dodatkowo można ustawić atrybuty czasowe. Aby ustawić atrybut czasowy należy zaznaczyć opcję na przykład Ustaw nowość i potem zaznaczyć lub odznaczyć parametr Nowość. Operacja podmieni tylko te atrybuty, które były zaznaczone do ustawienia.
Od wersji 2023.0.1 Z poziomu listy Zasobów i Cennika w oknie operacji seryjnej: Zmiana parametrów Comarch E-Sklep/E-sale wprowadzono możliwość seryjnej zmiany parametru dotyczącego udostępniania plików graficznych.
Kontrahenci wysyłani do Comarch e-Sklep
W menu Ogólne/ Kontrahenci można wprowadzić kontrahentów, których karty zostaną wyeksportowane do Comarch e-Sklep. Aby kontrahent został wysłany do sklepu muszą zostać uzupełnione następujące dane:
Kod
Nazwa
Ulica
Nr domu
Miasto
Kod pocztowy
E-Mail
Kraj ISO
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ e-Handel skonfigurowano stanowisko sklepu, na formularzu Kontrahenta będzie dostępna zakładka e-Sklep, na której mamy możliwość wybrania, do których sklepów kontrahent zostanie wysłany. Dodawanie kontrahentów do sklepu możliwe jest po wykonaniu pierwszej synchronizacji z Comarch e-Sklep i dotyczy tylko aktywnych sklepów Enterprise oraz B2B.
W przypadku uzupełnienia na karcie Kontrahenta na zakładce Dodatkowe pola Operator do Comarch e-Sklep wysyłany jest on jako opiekun kontrahenta. Wysyłani są tylko opiekunowie o typie Operator z uzupełnionym adresem mailowym. Dla Operatora z poziomu konfiguracji możliwe jest dodanie zdjęcia, które zostanie zaprezentowane w Comarch e-Sklep.
Uwaga
Jeżeli Kontrahent został wysłany z programu Comarch ERP Optima wraz z opiekunem, a nie został wcześniej aktywowany w Comarch e-Sklep, to dane opiekuna nie zostaną wysłane do e-Sklepu. W takiej sytuacji po aktywowaniu kontrahenta w e-Sklepie niezbędne jest wykonanie pełnej synchronizacji z e-Sklepem w Comarch ERP Optima.
Udostępniając kontrahenta w sklepie, należy określić loginy przedstawicieli, dla których zostaną założone konta w Comarch e-Sklep. Jeden z loginów musi zostać oznaczony jako login główny. Jeżeli skonfigurowano więcej niż jeden sklep, loginy kontrahenta można udostępniać w wielu sklepach jednocześnie.
Jeśli na zakładce Dodatkowe kontrahent ma zdefiniowanych przedstawicieli, na oknie dodawania loginów do e-Sklep można wskazać spośród nich osoby uprawnione do logowania w sklepie. Dla poszczególnych przedstawicieli można edytować adres e-mail do logowania, a także określić, który z loginów będzie głównym. Aby login przedstawiciela został dodany, pole z adresem e-mail musi być uzupełnione.
Dotyczy wersji: 2021.5.1
Dla loginu składającego się z kilku adresów mailowych rozdzielanych znakiem średnika, do Comarch ERP e-Sklep wysyłany jest pierwszy adres mailowy.
Jeżeli kontrahent nie ma dodanego żadnego aktywnego przedstawiciela, podczas dodawania kontrahenta do sklepu zostanie wyświetlony formularz umożliwiający założenie karty przedstawiciela, będącego loginem głównym w Comarch e-Sklep.
Na formularzu dostępne są pola :
Właściciel loginu – domyślnie uzupełniane jest Nazwą kontrahenta, pole obowiązkowe
E-mail – domyślnie uzupełniane jest adresem e-mail kontrahenta, pole obowiązkowe
Telefon
Podczas dodawania loginów do Comarch e-Sklep, Użytkownik ma możliwość określenia ceny domyślnej kontrahenta, która będzie wysyłana do poszczególnych sklepów. W przypadku, gdy na karcie kontrahenta nie zostanie ustawiona cena domyślna dla e-sklepu, to dla danego klienta wysyłana będzie cena wskazana w konfiguracji na formularzu stanowiska Comarch e-Sklep – pole cena domyślna.
Loginy przedstawicieli udostępniane w ramach jednego sklepu muszą być unikalne.
Po wysłaniu kontrahentów do e-Sklep nie ma możliwości edytowania adresu e-mail do logowania ani usunięcia zsynchronizowanych loginów z zakładki e-Sklep. Jeśli chcemy zablokować przedstawicielowi możliwość logowania do sklepu, jego login należy oznaczyć na zakładce e-Sklep jako nieaktywny. Nieaktywne loginy są wyświetlane na liście w kolorze szarym. Jeśli nieaktywny login zostanie odblokowany, należy wykonać synchronizację kontrahentów, aby loginy zostały odblokowane również po stronie sklepu.
Nie można też usuwać Przedstawicieli powiązanych z loginem wysłanym do Comarch e-Sklep.
Uwaga
Zmiana danych, adresu e-mail na karcie Przedstawiciela, nie powodują zmiany na loginach kontrahenta. Również podczas synchronizacji loginów z Comarch e-Sklep, karty przedstawicieli kontrahentów nie są aktualizowane.
Ponieważ karta Przedstawiciela powiązanego z loginem e-Sklep pozostaje do edycji, nazwa i adres e-mail na karcie Przedstawiciela i na loginie mogą być różne. Aby szybko sprawdzić z jakim przedstawicielem powiązany jest login, z poziomu listy loginów kontrahenta dostępna jest funkcja Pokaż powiązanego przedstawiciela.
Po skonfigurowaniu sklepu w Konfiguracji Firmy/ e‑Handel, na liście kontrahentów z poziomu operacji seryjnych dostępna jest opcja: Zmiana parametrów e-Sklep. Funkcja umożliwia dodanie kontrahentów do sklepu i ustawienie dla nich ceny domyślnej w sklepie. Podczas dodawania kontrahenta do sklepu, w zależności od wybranej opcji, tworzony jest login główny, na podstawie danych kontrahenta lub danych przedstawiciela domyślnego, o ile taki przedstawiciel istnieje. Za pomocą operacji seryjnej nie ma możliwości dopisywania, usuwania czy modyfikowania przedstawicieli dla kontrahenta.
Zmiana parametrów Comarch e-Sklep
Na kartotece zaimportowanej z Comarch e-Sklep automatycznie zostanie dodany sklep, z którego kontrahent został zaimportowany, wraz z poszczególnymi loginami kontrahenta.
Skasowanie kontrahenta jest możliwe pod warunkiem, że nie został on udostępniony w e-Sklep, jeżeli taka sytuacja miała miejsce, należy najpierw odznaczyć parametr na karcie kontrahenta, a następnie go usunąć.
Przesyłane są również grupy kontrahentów zdefiniowane w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Grupy kontrahentów.
Anonimizacja
Po anonimizacji danych w Comarch ERP Optima należy wykonać synchronizację danych do Comarch e-Sklep. Po anonimizacji kontrahenta w Comarch ERP Optima, wszystkie loginy powiązane z e-Sklep są oznaczane jako nieaktywne i usuwane z karty kontrahenta. Klient w sklepie nie ma możliwości zalogowania na takie konta.
Po anonimizacji przedstawiciela, z loginu tego Przedstawiciela na zakładce e-Sklep usuwany jest adres e-mail do logowania. Kontrahent nie ma już możliwości zalogowania się na takie konto w sklepie.
Po anonimizacji danych w Comarch ERP Optima, dane kontrahenta w Comarch e-Sklep nie są usuwane. Anonimizację należy więc wykonać również w sklepie.
Uwaga
Anonimizacja karty kontrahenta w Comarch e-Sklep, nie powoduje anonimizacji danych w systemie ERP. W Comarch ERP Optima należy osobno zanonimizować dane takiego kontrahenta.
W związku z wprowadzeniem w Comarch ERP Optima funkcjonalności łączenia kart kontrahentów, umożliwiono przenoszenie kont w e-Sklep pomiędzy kontrahentami. Opcja dostępna jest z poziomu listy kontrahentów w menu kontekstowym (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na liście).
Funkcjonalność jest dostępna dla Operatorów, mających uprawnienia do łączenia kart kontrahentów – zaznaczony parametr z poziomu Start/Konfiguracja/Program/Użytkowe/OperatorzyPrawo do łączenia kart kontrahentów. Wybranym Operatorom z uprawnieniami do łączenia kart, można natomiast zablokować możliwość przenoszenia kont. Blokada – Parametry przepinania konta e-sklep kontrahentów dostępna jest na karcie Operatora na zakładce Blokady dostępu.
Uwaga
Funkcjonalność przepinania kont e-Sklep dostępna jest dla Comarch e-Sklep w wersji 2016.5.1 i późniejszych.
Funkcja przenoszenia kont może być wykorzystywana zarówno do przepinania kont sklepów z kontrahenta duplikata na kontrahenta głównego, ale również pomiędzy kartami aktywnych kontrahentów.
W celu połączenia kart kontrahentów należy:
zrealizować zamówienia dla kontrahentów, którzy zostaną oznaczeni jako podrzędni
wykonać operację: Przenieś konta e-Sklep na wskazanego kontrahenta
wykonać połączenie kart kontrahentów
Po wybraniu funkcji przepinania kont podnosi się okno Przepnij konta e-sklep, gdzie w polach „Z kontrahenta” i „Na kontrahenta” należy wskazać odpowiednich kontrahentów pomiędzy, którymi będą przenoszone dane. W polu „Z kontrahenta” jest możliwość wskazania kontrahenta duplikata, jeżeli wcześniej karty kontrahentów zostały połączone. W tym celu należy listę kontrahentów otworzyć za pomocą przycisku „Z kontrahenta” i w filtrze zaznaczyć parametry Nieaktywni oraz Pokaż duplikaty. W polu „Na kontrahenta” jest możliwość wybrania tylko aktywnych kontrahentów.
W przypadku posiadania więcej niż jednego sklepu, jeżeli dany kontrahent ma na swojej karcie wybrane kilka kont e-Sklep, podczas przepinania danych przenoszone są wszystkie konta na drugiego kontrahenta.
Jeżeli na karcie kontrahenta, na którego będą przenoszone dane dotyczące e-Sklep, nie był uzupełniony adres e‑mail, w wyniku przeniesienia kont na jego kartę zostanie wpisany adres e-mail z karty pierwszego kontrahenta. Adres e-mail nie będzie zmieniony i nadpisany, jeżeli był uzupełniony na kartach obu wybranych kontrahentów.
Po przepięciu danych na drugiego kontrahenta, synchronizacja oraz rejestrowanie zamówień po stronie Comarch ERP Optima będą realizowane w ramach karty tego kontrahenta. Należy jednak pamiętać, że dane kontrahenta po stronie e-Sklep zostaną zmienione na aktualne w przypadku, gdy adres e-mail na karcie, na którą zostało przeniesione konto, będzie zgodny z adresem e-mail wykorzystywanym jako login przez klienta w Comarch e Sklep. W przypadku, gdyby adresy e-mail na karcie kontrahenta oraz adres służący jako login były różne, Operator może dokonać zmiany z poziomu Comarch ERP Optima bądź w Comarch e-Sklep po zalogowaniu do Panelu administratora.
W przypadku, gdy obaj wskazani w funkcji kontrahenci, mają już założone konta w sklepie, po wykonaniu operacji przenoszenia danych, dotychczasowe konto kontrahenta, na którego przepinamy dane zostanie zablokowane. Ponadto na nowe konto, nie zostanie przeniesiona historia jego zamówień.
Jeżeli dane przepinane są na kontrahenta, który wcześniej nie posiadał konta w Comarch e-Sklep, na jego kartę przenoszone są zarówno dane konta jak i ustalony rodzaj ceny. Jeżeli jednak kontrahent, na którego przenoszone są dane, ma ustalony indywidualny rodzaj cen dla e-Sklepu, dane te nie zostaną nadpisane. W razie potrzeby należy je zmodyfikować ręcznie na karcie kontrahenta w Comarch ERP Optima.
Po przeprowadzeniu operacji przenoszenia danych między kartami kontrahentów, zalecane jest wykonanie ręcznej synchronizacji z zaznaczoną opcją „Wyślij kontrahentów”.
Zgody kontrahenta w Comarch e-Sklep
Do Comarch ERP Optima importowane są definicje treści zgód z Comarch e-Sklep oraz rejestrowane są zgody wyrażone przez kontrahentów w sklepie. Możliwa jest również synchronizacja do sklepu definicji treści zgód, dodanych z poziomu programu, a także zgód przypisanych do kontrahentów wysyłanych do sklepu.
Jeśli w Comarch ERP Optima zostało skonfigurowane minimum jedno stanowisko sklepu, z poziomu Ogólne/Słowniki dostępna jest lista [Formy kontaktu]. Nie ma możliwości dodania ani usunięcia form z listy. Na formularzu formy kontaktu można zdefiniować nazwę formy w różnych językach.
Ponadto, w przypadku współpracy z e-Sklepem, na formularzu definicji treści zgody widoczna jest wtedy dodatkowa zakładka [e-Sklep]. Aby zgoda została wysłana do Comarch e-Sklep, należy wskazać sklepy, w których ma być udostępniona. Dla poszczególnych sklepów można też zdefiniować treści zgód w różnych językach.
Aby na liście Treści zgód zostały wyświetlone zgody synchronizowane z Comarch e-Sklep, należy zaznaczyć w filtrze parametr Pokazuj treści zgód w Comarch e-Sklep. Ustawienie parametru jest zapamiętywane.
Jeżeli zgoda została zsynchronizowana do e-Sklep, nie ma możliwości edycji jej treści, dodania/usunięcia sklepu, ani dodania kolejnego tłumaczenia w innych językach. Chcąc zmienić treść zgody wysłanej do sklepu lub dodać nowe tłumaczenie, należy wprowadzić nową wersję zgody.
W przypadku treści zgód zaimportowanych z Comarch e-Sklep, nie ma możliwości ich edycji, ani dodania nowych wersji zgody w programie. Ewentualnych zmian należy dokonać po stronie Panelu Administratora. W Comarch ERP Optima taką zgodę można jedynie oznaczyć jako nieaktywną.
Definicje zgód z Comarch e-Sklep mogą być importowane wraz z powiązanymi regulaminami. Po stronie Panelu Administratora należy dodać regulamin wraz z podpiętym plikiem pdf (pole Treść w pdf). Taki regulamin należy następnie powiązać z treścią zgody. Po zaakceptowaniu takiej zgody przez klienta w sklepie, plik zostanie zaimportowany do Comarch ERP Optima. Plik będzie widoczny jako Załącznik do zgody zaakceptowanej przez konkretnego przedstawiciela.
W Comarch e-Sklep rejestrowane są zgody podmiotu (np. podczas rejestracji) a także zgody w ramach konkretnych transakcji, składania zamówienia. Zgody wyrażone przez klientów Comarch e-Sklep są przypisywane do konkretnych loginów w e-Sklep.
W Comarch ERP Optima udzielone zgody podmiotu są widoczne na formularzu przedstawiciela na zakładce [Zgody]. W polu Wyrażający podawana jest nazwa firmy kontrahenta oraz adres e-mail loginu, który wyraził zgodę.
W przypadku zgody pochodzącej z e-Sklep, jeśli do zgody został podpięty regulamin, to plik .html z treścią regulaminu oraz załączniki .pdf, będą widoczne na formularzu zgody na zakładce [Dokumenty] w sekcji Załączniki.
Zgody przedstawicieli powiązanych z loginem e-Sklep, wyrażone po stronie systemu ERP również są wysyłane do Comarch e-Sklep. Aby informacja o zgodach została wysłana do sklepu, należy wykonać synchronizację danych kontrahentów (ręczną bądź automatyczną).
Klient może w każdej chwili wycofać wyrażoną przez siebie zgodę. Jeżeli wycofa zgodę w sklepie, informacja jest zapisywana w Comarch ERP Optima na formularzu zgody.
Zgodę można również wycofać z poziomu Comarch ERP Optima. Po wykonaniu synchronizacji informacja ta jest wysyłana do Comarch e-Sklep. Usunięcie zgody z karty Przedstawiciela, nie będzie skutkować oznaczeniem jej jako wycofana w e-Sklep.
W przypadku klientów niezarejestrowanych w e-Sklep, zgody wyrażone na newsletter nie są synchronizowane do Comarch ERP Optima. Takie zgody należy weryfikować po stronie Panelu administracyjnego e-Sklep.
Uwaga
Jeżeli treść zgody z Comarch ERP Optima zostanie przypisana do kilku sklepów jednocześnie, a klient jest zarejestrowany w sklepach na tym samym loginie, wyrażenie bądź wycofanie przez klienta zgody w jednym sklepie, spowoduje odpowiednio wyrażenie/wycofanie zgody w pozostałych sklepach.
W związku z tym, w przypadku pracy na kilku sklepach, dla treści zgód utworzonych w Comarch ERP Optima, zaleca się zdefiniowanie osobnej treści zgody dla każdego sklepu.
Uwaga
W przypadku treści zgód synchronizowanych z Comarch e-Sklep (zarówno pochodzących ze sklepu, jak i dodanych w Comarch ERP Optima), nie zaleca się przypisywania jej w programie wielokrotnie do przedstawicieli powiązanych z loginem e-Sklep.
Jeśli jedna treść zgody będzie wielokrotnie przypisana jako aktywna, wówczas informacja o wycofaniu takiej zgody w e-Sklep, może zostać zarejestrowana na niewłaściwej zgodzie w Comarch ERP Optima.
Zgody transakcyjne wyrażone podczas składania zamówienia w sklepie, są zapisywane dla danego dokumentu. Na zamówieniach pochodzących ze sklepu (dokumenty RO), na zakładce [e-Sklep] można wyświetlić listę zaakceptowanych zgód za pomocą przycisku Zgody wyrażone podczas składania zamówienia. Na liście możliwy jest tylko podgląd wyrażonej zgody. Na formularzu zgody widoczna jest tylko sekcja Wyrażenie zgody, ponieważ takich zgód nie można wycofać.
System lojalnościowy w Comarch e-Sklep
Obsługa systemu lojalnościowego Comarch ERP Optima z Comarch e-Sklep obejmuje możliwość ustalania dla poszczególnych grup cenowych ilości punktów przyznawanych za zakup towaru, a także płatność, przy użyciu zgromadzonych punktów, za zamówienia złożone w e-Sklepie.
Jeśli w Comarch ERP Optima zostało skonfigurowane stanowisko e-Sklep, na kartach towarów na zakładce Ogólne, można ustalać ilość punktów w e-Sklep dla poszczególnych cen sprzedaży. Dla ceny zakupu nie ma możliwości ustalenia przelicznika.
Pozycja cennika – Punkty w e-Sklep
Klienci Comarch e-Sklep mają możliwość zakupu wybranych towarów, w zamian za punkty zgromadzone na swoim koncie. Na kartach towarów, które mogą być wymienione za punkty, należy zaznaczyć parametr Nagroda, dostępny na zakładce e-Sklep w sekcji Atrybuty czasowe.
Pozycja cennika – parametr Nagroda
Jeżeli na karcie towaru zaznaczony jest parametr Zapytaj o cenę, taki towar nie może być nagrodą. Również, jeśli na karcie zaznaczony jest parametr Nagroda, nie ma możliwości zaznaczenia opcji Zapytaj o cenę, parametr jest wówczas nieaktywny.
Z poziomu menu Ogólne/Cennik oraz Handel/Zasoby dla zaznaczonych pozycji dostępna jest seryjna funkcja Zmiana przyznanych punktów w Comarch e-Sklep.
Zmiana przyznanych punktów w Comarch e-Sklep
Dla wybranych cen można ustalić ilość punktów na dwa sposoby:
Ustal ilość punktów – pozwala na wpisanie konkretnej wartości przyznawanych punktów.
Ustal przelicznik punktów – umożliwia określenie kwoty, za jaką przyznany zostanie 1 punkt. Na tej podstawie zostanie wyliczona ilość punktów dla poszczególnych cen. Ilość punktów jest wyliczana niezależnie od waluty wskazanej ceny, tylko na podstawie wartości ceny jednostkowej z karty towaru. Jeśli cena towaru będzie niższa od ustalonego przelicznika, cena otrzyma 0 punktów.
Przykład
Przelicznik : 1 punkt = 10 kwota.
Towar
hurtowa 1
PUNKTY
hurtowa 2
PUNKTY
hurtowa 3
PUNKTY
GRABIE_LIŚCIE
129.99
12
7.5
0
50 euro
5
Funkcja umożliwia też seryjne wyczyszczenie punktów dla wskazanych cen.
W ramach funkcji seryjnej Zmiany parametrów Comarch e-Sklep, możliwa jest zmiana zaznaczenia parametru Nagroda na kartach produktów. Ponieważ parametry Nagroda i Zapytaj ocenę nie mogą być jednocześnie zaznaczone na kartach towarów, na oknie operacji seryjnych obowiązują następujące zależności :
Jeśli zostanie zaznaczony parametr Zmień ukrywanie ceny i Zapytaj o cenę, można zaznaczyć tylko parametr Ustaw nagroda – parametr Nagroda będzie nieaktywny.
Jeśli zostanie zaznaczony parametr Zmień ukrywanie ceny, a Zapytaj o cenę nie będzie zaznaczony, można zaznaczyć zarówno parametr Ustaw nagroda i Nagroda.
Jeśli zostanie zaznaczony Ustaw nagroda i Nagroda, można zaznaczyć Zmień ukrywanie ceny, a Zapytaj o cenę będzie nieaktywny.
Jeśli zostanie zaznaczony parametr Ustaw nagroda, a Nagroda nie będzie zaznaczony, można zaznaczyć Zmień ukrywanie ceny oraz Zapytaj o cenę.
Zmiana parametrów Comarch e-Sklep.
Płatność punktami spowoduje obniżenie wartości elementów zamówienia (towarów, za które zapłacono punktami), poprzez naliczenie rabatu. Wartość takich towarów po rabacie będzie odpowiednio pomniejszona. W przypadku, gdy towar zostanie w całości wymieniony na punkty – zostanie zastosowany maksymalny rabat, wtedy wartość takiego towaru zostanie pomniejszona do 0,01 zł. Płatność punktami obniży też odpowiednio wartość całego zamówienia.
Pozycje oznaczone parametrem Nagroda, nie powinny mieć zatem ustalonej Granicy ceny – minimalna marża. Jeśli po zastosowaniu rabatu, wynikającego z płatności punktami, ustalona wartość towaru – Nagrody będzie poniżej marży – takie zamówienie nie zostanie wczytane do Comarch ERP Optima. Aby zamówienie zaimportować, Operator powinien mieć prawo do sprzedaży poniżej minimalnej marży (parametr na karcie Operatora Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – zakładka Parametry).
W Comarch e-Sklep Klient gromadzi na swoim koncie punkty przyznane za składane zamówienia. Punkty są dodawane po realizacji zamówienia, tzn. gdy dane Zamówienie otrzyma w Comarch e-Sklep status Zrealizowane, na koncie Klienta zostanie zaktualizowana ilość posiadanych punktów.
W przypadku zwrotu, reklamacji czy anulowania złożonego zamówienia, ewentualnych zmian, odjęcia wcześniej przyznanych punktów można dokonać po stronie Comarch e-Sklep z poziomu Panelu administracyjnego.
Aby w pełni korzystać z systemu lojalnościowego, po stronie Comarch e-Sklep należy m.in. zdefiniować programy lojalnościowe, określić przeliczniki punktów przyznawanych za zamówienie. Informacje dotyczące konfiguracji systemu lojalnościowego znajdują się w dokumentacji użytkownika Comarch e-Sklep.
Weryfikacja oferty e-Sklep
Aby zweryfikować poprawność danych oferty wysyłanej do Comarch e-Sklep, można wykonać testy integralności dla kartotek udostępnianych w e-Sklep.
Z poziomu menu Narzędzia/ Testy integralności na zakładce Testy dostępna jest opcja – Weryfikacja oferty dla e-Handel. Test obejmuje następujące dane :
Ceny towarów
Fantomy – towary połączone
Grupy
Kontrola duplikacji kontrahentów
Niedozwolone znaki
Stawki VAT dla OSS
Załączniki
Dodatkowo w celu weryfikacji zgodności wartości atrybutów typu lista na kartotekach towarowych z wartościami na definicji (karcie) atrybutu w gałęzi Cennik jest dostępny test:
Zgodność wartości atrybutów z definicją
Odbiór zamówień z Comarch e-Sklep
Wszystkie zamówienia zarejestrowane w Comarch e-Sklep trafiają do bazy Comarch ERP Optima na listę dokumentów RO. W systemie dostają kolejny numer, zgodnie z ustawieniami numeratora dla dokumentów RO. Nr zamówienia wygenerowany w Comarch e-Sklep przenoszony jest do pola Nr zamówienia na dokumencie RO.
Data zamówienia wysyłana jest z Comarch e-Sklep i jest zgodna z datą zatwierdzenia zamówienia przez użytkownika, Termin rezerwacji jest ustawiany zgodnie z ilością dni wpisaną w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry (termin liczony jest od daty wystawienia). Jeżeli w konfiguracji nie ustawiono ilości dni, jako termin rezerwacji ustawiana jest data bieżąca.
Źródło zamówienia
Zamówienia pochodzące z Comarch e-Sklep/e-Sale są odpowiednio oznaczane na liście rezerwacji odbiorcy. Dane o pochodzeniu zamówienia są widoczne w kolumnie Źródło zamówienia (domyślnie ukryta).
Kolumna w zależności od pochodzenia dokumentu informuje czy dokument został utworzony w programie czy zsynchronizowany z e-Sklep/e-Sale.
Dane kontrahenta importowane są na podstawie danych zapisanych przez użytkownika Comarch e-Sklep w danych kontaktowych.
Klient jednorazowy
Jeśli klient Comarch e-Sklep nie posiada swojego profilu, czyli nie zarejestrował się na stronie Comarch e‑Sklep, wówczas traktowany jest jako użytkownik jednorazowy, a faktura dla niego wystawiana jest na kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Dane kontrahenta trafiają na dokument RO, ale nie jest tworzona karta kontrahenta w bazie Comarch ERP Optima.
Klient zarejestrowany
Jeśli klient posiada swój profil (konto) w Comarch e-Sklep wówczas przy najbliższej synchronizacji z Comarch ERP Optima jego dane są importowane i zakładana jest karta kontrahenta. Karty kontrahentów otrzymują automatyczny Kod, składający się z członów ESKL_IDSKLEPU_IDKONTRAHENTA, gdzie IDSKLEPU i ID KONTRAHENTA to numery identyfikacyjne sklepu/kontrahenta. Dane na kartę kontrahenta pobierane są z danych fakturowych wprowadzonych przez użytkownika sklepu.
Jeśli w konfiguracji sklepu zaznaczono parametr Mapuj kontrahentów , podczas importu kontrahentów sprawdzane jest czy istnieje kontrahent o podanym adresie e-mail i numerze NIP (Dane z zakładki ogólne na karcie kontrahenta).
Jeżeli istnieje taki kontrahent oraz jest powiązany z danym sklepem internetowym, wówczas nie zostanie utworzona nowa karta kontrahenta tylko tworzy się powiązanie z już istniejącym kontrahentem.
W przeciwnym przypadku zostaje utworzona nowa karta kontrahenta..
Jeżeli podczas rejestracji w Comarch e-Sklep użytkownik zaznaczył parametr Firma, w Comarch ERP Optima otrzymuje status podmiotu gospodarczego a na zakładce Handlowe ustawia się parametr Dokument liczony od na netto – zamówienia z Comarch e-Sklep są realizowane w cenach netto. Jeżeli cena w e-Sklepie jest ceną typu brutto a użytkownik podczas rejestracji w e‑Sklepie nie zaznaczył parametru Firma, to w Comarch ERP Optima będzie on miał status Osoba fizyczna i parametr Dokument liczony od na jego karcie w Comarch ERP Optima ustawi się na wartość brutto.
Po zaznaczeniu w konfiguracji Firma\ Ogólne\ e-Handel parametru OSS – Obsługa szczególnej procedury rozliczania Vat dla e-Commerce i wykonaniu synchronizacji każde zamówienie składane po stronie Comarch e-Sklep w procedurze OSS po pobraniu do systemu ERP będzie miało zaznaczony parametr rozliczam podatek w OSS oraz rodzaj transakcji Procedura OSS.
Różne dane kontaktowe i fakturowe
Jeśli użytkownik Comarch e-Sklep dane do faktury wpisał inne niż te zarejestrowane jako kontaktowe, wówczas na zamówieniu, w polach Płatnika znajdą się dane zapisane w danych do faktury, natomiast dane kontaktowe zostaną umieszczone w polach związanych z Odbiorcą.
Forma płatności
Forma płatności jest importowana z Comarch e-Sklep i ustawiana zgodnie z konfiguracją płatności zdefiniowaną na karcie sklepu w sekcji Formy płatności na zakładce Dodatkowe (Konfiguracja/ Firma/ e-Handel).Domyślny termin płatności kontrahenta.Do Comarch e-Sklep wysyłana jest wartość pola Termin płatności z karty kontrahenta, z zakładki Płatności. W przypadku gdy w konfiguracji nie przypisano innej domyślnej formy płatności dla sklepu wówczas na zamówieniu z Comarch e-Sklep termin płatności będzie pobierany z karty kontrahenta. Elementy zamówienia
Na zamówienia trafiają towary przesłane z zamówienia złożonego w Comarch e-Sklep wraz z cenami i wskazanymi przez klienta atrybutami. Ceny zapisywane są zgodnie z przesłanymi z Comarch e-Sklep bez względu na zmiany cennika. Atrybuty towarów są przenoszone na RO w pole Opis/ atrybuty znajdujące się w oknie pozycji dokumentu oraz na zakładkę atrybuty.
Dodatkowo dla zamówień pochodzących z e-Sklepu na oknie dostępna jest kolumna e-Sklep. Kolumna przyjmuje wartości TAK – w przypadku atrybutu ustawionego przez klienta podczas składania zamówienia oraz NIE – w przypadku atrybutu z karty towarowej z zaznaczonym parametrem Przenosić na transakcje.Atrybuty pozycji zamówienia
Na liście atrybutów istnieje możliwość zmiany kolejności pozycji metodą „przeciągnij i upuść”. Kolejność atrybutów pozycji ustawiona na zamówieniu przenoszona jest na powstałe z niego dokumenty.
Na importowane zamówienia w walucie pobierany jest aktualny kurs domyślny z konfiguracji programu, w polu typ kursu ustawiany jest kurs ręczny.
W przypadku zamówień z rozróżnieniem na cechy partii (moduł Handel Plus), informacje o cechach partii znajdują się na formularzu RO, na zakładce Dodatkowe w polu Opis/ Atrybuty. Po przekształceniu RO do WZ lub Faktury Sprzedaży z opcją pobrania towaru z magazynu i wykonaniu synchronizacji z Comarch e-Sklep – w Comarch e-Sklep pomniejszany jest stan towaru o zrealizowany na FA/ WZ.
Koszty transportu/wysyłki oraz płatności
Na zamówienie przenoszone są również koszty związane z dostarczeniem towaru do klienta oraz realizacją płatności (np. dodatkowe koszty związane z pobraniem). Aby dane te poprawnie trafiły na dokument RO należy założyć w Cenniku kartę usługową przeznaczoną na koszty związane z dostawą/płatnością, a następnie wybrać tę pozycję w Konfiguracji Comarch e-Sklep dla Kosztu przesyłki (Konfiguracja firmy/ e-Handel).
Zgodnie z ustawieniem w konfiguracji do RO zostanie dodana pozycja usługowa o kodzie z cennika, natomiast nazwa i wartość zostaną przesłane z Comarch e-Sklep. Pozycja z kosztem przesyłki zostanie dodana na dokumencie jako ostatnia.
Na koszt przesyłki składa się koszt dostawy oraz koszt płatności ustawiony w panelu administracyjnym Comarch e-Sklep. Pozycje te wczytywane są na dokument oddzielnie.
Opis transakcji
Klient składający zamówienie w Comarch e-Sklep może umieścić na nim dowolne uwagi, które następnie trafiają do pola Opis na dokumencie RO. Dodatkowo, jeżeli klient wykorzysta kupon rabatowy podczas składania zamówienia, informacja o numerze kuponu przesyłana jest również w polu Opis na dokumencie RO.
Uwaga
W wersji 2017.5 Comarch ERP Optima została wprowadzona możliwość ustalania cen towarów z czterema miejscami po przecinku. Podczas synchronizacji zamówień z e-Sklep, na dokumencie RO ceny poszczególnych towarów są wyliczane od wartości pozycji (wartość / ilość). Jeśli w Comarch e-Sklep zostanie złożone zamówienie na towar z ceną z czterema miejscami po przecinku, po imporcie zamówienia na dokumencie RO cena towaru zostanie wyliczona zgodnie z tym algorytmem.
Zakładka e-Sklep/e-Sale
Na dokumentach RO wczytanych z Comarch e-Sklep wyświetlana jest dodatkowa zakładka [e-Sklep/e-Sale]. Na zakładkę przenoszone są dodatkowe informacje dotyczące zamówienia, m.in. Uwagi klienta, informacje o sposobie dostawy, dane aukcji na której zakupiono produkt.
Uwaga
Zakładka [e-Sklep/e-Sale] będzie dostępna na zamówieniach pod warunkiem współpracy z Comarch e-Sklep w wersji 2018.0.1 lub wyższej.
Na zamówieniach, zarówno zapisanych do bufora jak i zatwierdzonych, istnieje możliwość ustawienia statusu płatności oraz dostawy. Funkcja jest również dostępna z poziomu operacji seryjnych na liście dokumentów RO. Po ustawieniu statusu w programie, informacja o zmianie jest wysyłana do Klienta e-Sklep w formie powiadomienia mailowego.
Uwaga
Zmiana statusu płatności na RO z Comarch e-Sklep, nie wpływa na faktyczne rozliczenie dokumentu (paragon, faktura), wygenerowanego do zamówienia.
Informacje ogólne
Zakładka e-Sklep/e-Sale. Sposób dostawy – Przesyłka.
Do zamówienia wystawić – Paragon lub Faktura, w zależności od wyboru Klienta podczas zamówienia w Comarch e-Sklep.
Planowany termin dostawy – w pole przenosi się termin dostawy wskazany przez klienta podczas składania zamówienia. Jeżeli Operator w Comarch ERP Optima uzupełni lub zmieni planowaną datę dostawy, to zostanie ona wysłana do Comarch e-Sklep.
Forma płatności – w polu przenosi się forma płatności wybrana przez Klienta podczas składania zamówienia. Pole nie jest do edycji.
Uwagi Klienta – w pole przenoszone są dodatkowe uwagi klienta.
Status płatności – status płatności zamówienia.
Powiązane aukcje – jeśli zamówienie zostało złożone poprzez serwis aukcyjny w sekcji Informacje ogólne prezentowane są również dane dotyczące aukcji, z której pochodzi zamówienie. W tabeli wyświetlana jest lista powiązanych aukcji – nazwa serwisu aukcyjnego, login użytkownika, numer ID transakcji, numery aukcji, Allegro Smart. Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy są dostępne dodatkowe kolumny: ID Sprzedawcy oraz Login Sprzedawcy.
Informacje o dostawieSposób dostawy – rodzaj dostawy (Przesyłka, Odbiór osobisty w punkcie, Paczkomaty InPost, Odbiór w punkcie – Poczta Polska, Odbiór w punkcie – DHL, Odbiór w punkcie – UPS, Odbiór w punkcie – pozostałe).
Nazwa sposobu dostawy – nazwa sposobu dostawy wybranego przez Klienta podczas składania zamówienia. Jeśli Użytkownik zmieni sposób dostawy na zamówieniu w programie, pole jest czyszczone.
Status dostawy – w polu można ustawić status dostawy dla zamówienia.
Punkt odbioru osobistego
Zakładka e-Sklep/e-Sale. Punkt odbioru osobistego.
Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep, klient wybierze sposób dostawy – Punkt odbioru osobistego, na zamówienie są przenoszone dane adresowe wybranego przez klienta punktu (nazwa, kraj ISO, województwo, ulica, nr budynku, nr lokalu, miejscowość, kod pocztowy, nr telefonu, nr telefonu GSM).
Na dokumencie RO jest możliwość zmiany adresu punktu odbioru. W polu Kod z listy dostępne są adresy nadawcze zdefiniowane w konfiguracji programu (Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy nadawcze), na których zaznaczono parametr Punkt odbioru osobistego.
W programie jest możliwość zapisu nowego adresu nadawczego lub powiązanie z istniejącym. Jeśli w bazie istnieje już podobny adres, przy próbie zapisu adresu z zamówienia, wyświetlany jest komunikat : „Na liście adresów nadawczych istnieje już punkt o podobnych danych [ESKLPOO_1_1]. Czy mimo to chcesz zapisać dane? Wciśnij Tak, aby zapisać nowy punkt odbioru lub Nie, aby powiązać z istniejącym.”.
Zmiany wprowadzone w programie w adresie punktu odbioru osobistego, który został wczytany z Comarch e-Sklep i zapisany, nie są wysyłane z powrotem do Comarch e-Sklep.
Paczkomaty InPost
Zakładka e-Sklep/e-Sale. Paczkomaty InPost.
Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep Klient wybierze sposób dostawy – Paczkomaty InPost, na zamówienie w programie przenoszone są dane paczkomatu wybranego przez Klienta (kod paczkomatu, ulica, nr ulicy, miejscowość, kod pocztowy). Operator ma możliwość uzupełnienia również Kodu paczki na takim zamówieniu w programie.
W przypadku gdy dla zamówienia utworzono paczkę InPost w panelu administracyjnym Comarch e-Sklep, na dokument Rezerwacji Odbiorcy (zakładka e-Sklep) do Comarch ERP Optima pobierany jest kod paczki. Dodatkowo przy próbie przekształcenia takiego zamówienia do Zlecenia Nadania Przesyłki pojawi się komunikat ostrzegawczy:„Do tego zamówienia utworzono już paczkę w Comarch e-Sklep. Czy mimo to chcesz ponownie nadać przesyłkę?”Odbiór w punkcie – Poczta Polska
Zakładka e-Sklep/e-Sale, Odbiór w punkcie – Poczta Polska
Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep Klient wybierze sposób dostawy – Odbiór w punkcie – Poczta Polska, na zamówienie w programie przenoszone są dane punktu, wybranego przez Klienta (identyfikator placówki, nazwa, ulica, miasto, kod pocztowy).
Przekształcając takie zamówienie do Zlecenia Nadania Przesyłki Poczty Polskiej, zostanie na nim automatycznie zaznaczona usługa Odbiór w punkcie oraz zostaną przeniesione dane punktu odbioru, wybranego przez Klienta.
Odbiór w punkcie – DHL
Zakładka e-Sklep/e-Sale, Odbiór w punkcie – DHL
Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep klient wybierze sposób dostawy – Odbiór w punkcie – DHL, na zamówienie w programie przenoszone są dane punktu, wybranego przez klienta (kod punktu odbioru, nazwa, ulica, nr budynku, miasto, kod pocztowy).
Odbiór w punkcie – UPS
Zakładka e-Sklep/e-Sale, Odbiór w punkcie – UPS
Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep klient wybierze sposób dostawy – Odbiór w punkcie – UPS, na zamówienie w programie przenoszone są dane punktu, wybranego przez klienta (identyfikator placówki, nazwa, ulica, miasto, kod pocztowy).
Odbiór w punkcie – pozostałe
Zakładka e-Sklep/e-Sale, Odbiór w punkcie – pozostałe
Opcja Odbiór w punkcie – pozostałe zostanie ustawiona dla wszystkich pozostałych, dotychczas nieobsługiwanych kurierów, wybranych na zamówieniu pochodzącym z e-Sklep oraz z serwisu Allegro. Na zamówienie w programie przenoszone są dane punktu wybranego przez klienta (identyfikator placówki, nazwa, ulica, Nr budynku, miasto, kod pocztowy).
Na zatwierdzonym dokumencie RO Operator może zmienić tylko rodzaj dokumentu, jaki ma zostać wystawiony do zamówienia, status płatności i status dostawy. Pozostałe pola będą aktywne, jeżeli Operator będzie miał nadane uprawnienie zmiany opisu i osoby odbierającej na dokumencie (ustawienie na karcie Operatora w konfiguracji).
Na liście dokumentów RO pod opcją Wybór kolumn dostępne są dodatkowe kolumny : Status płatności i Status dostawy.
Zamówienia w cenach netto
Dla Klientów Comarch e-Sklep w wersji Enterprise, towary prezentowane są w cenach netto lub brutto. W zależności od sposobu prezentacji ceny w e-Sklep, na Rezerwacjach Odbiorcy w Comarch ERP Optima podatek VAT liczony jest algorytmem „od netto” lub „od brutto”.
Potwierdzanie zamówienia
Zamówienie zaimportowane z Comarch e-Sklep trafia do bufora. Jednak, aby zamówienie zostało zaimportowane musi ono być potwierdzone przez klienta i mieć status „Oczekuje na potwierdzenie sklepu”. Jeśli zamówienie będzie miało status „Oczekuje na Twoje potwierdzenie” to takie zamówienie nie będzie zaimportowane z Comarch e-Sklep do Comarch ERP Optima. Po jego weryfikacji, sprawdzeniu dostępności towaru, możliwości realizacji itd. zamówienie można zatwierdzić co będzie równoznaczne z potwierdzeniem zamówienia. Przy najbliższej synchronizacji informacja o potwierdzeniu zamówienia zostanie przesłana do Comarch e-Sklep. Wtedy zamówienie uzyska status „Potwierdzone”.
Realizacja zamówienia
Realizacja zamówienia polega na wygenerowaniu do zamówienia dokumentów handlowych lub magazynowych. Nie ma znaczenia czy dokument ten jest w buforze czy też zapisany na stałe. Jeśli dokument zamówienia ma status w realizacji, to w Comarch e-Sklep przy najbliższej synchronizacji zostanie ono potwierdzone. Po całkowitej realizacji zamówienia, przy synchronizacji do Comarch e-Sklep zostanie wysłana informacja o tym, że zamówienie zostało zrealizowane, a status zamówienia zmieni się na „Zrealizowane”.
Na liście Rezerwacji Odbiorcy w menu rozwijalnym dostępnym w Operacjach Seryjnych dodano opcję Przekształcenia dokumentu. Zgodnie z zamówieniem. Opcja ta pozwala na seryjne przekształcanie dokumentów RO do dokumentu Faktury lub Paragonu, zgodnie z zamówieniem z Comarch e-Sklep.
Na Rezerwacji Odbiorcy, a także na Paragonie, Fakturze Sprzedaży i Wydaniu zewnętrznym generowanych do zamówienia, na zakładce Kontrahent można uzupełnić numer listu przewozowego
Dotyczy wersji: 2019.2.1
oraz informację o nazwie przewoźnika (pole Kurier).
Jeżeli istnieje potrzeba uzupełnienia więcej niż jednego numeru listu przewozowego, to aby zostały przesłane poprawnie do Comarch e-Sklep, należy oddzielić numery listów przewozowych znakiem przecinka.
Numer i kurier podczas synchronizacji są przesyłane do Comarch e-Sklep, klient otrzymuje automatyczną wiadomość e-mail zawierającą nr listu przewozowego.
Dotyczy wersji: 2019.2.1
Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service, Yun Express, China Post, X-press Couriers, Rheu Logistics, Goniec.
Dla każdego z tych dokumentów (zapisanego do bufora, jak i na trwałe), istnieje możliwość wygenerowania dokumentu Zlecenia nadania przesyłki – ZNP. Jeśli Klient wybrał metodę dostawy Odbioru osobistego, na zlecenie ZNP generowane do zamówienia przenoszone są informacje o wybranym punkcie odbioru osobistego. Po zamówieniu kuriera, na dokumencie Zlecenia przesyłki zapisywane są dla każdej paczki numery, nadane przez przewoźnika. Każda paczka otrzymuje swój własny numer listu przewozowego. Numery te są również przenoszone na dokument, z którego bezpośrednio powstało zlecenie.
Dotyczy wersji: 2019.2.1
Pole Kurier jest wówczas automatycznie uzupełniane na dokumencie, do którego zostało wygenerowane ZNP.
Informacje dotyczące ZNP nie są przenoszone dla zamówień w przypadku generowania przesyłek do powiązanych dokumentów Rozchodu Wewnętrznego.
Podczas wysyłki numerów listów przewozowych do Comarch e-Sklep, program każdorazowo szuka powiązanego dokumentu zlecenia ZNP lub ręcznie uzupełnionego numeru listu/kuriera na dokumentach. Sprawdzanie odbywa się według kolejności tworzenia dokumentów – najpierw sprawdzane jest zamówienie RO, następnie utworzone z niego dokumenty – tj. WZ, FA, PA. Numer listu i kurier jest wysyłany dla pierwszego napotkanego dokumentu, wysyłka z kolejnych dokumentów jest już blokowana – są one pomijane podczas synchronizacji. Numer i kurier pochodzące ze zlecenia ZNP mają wyższy priorytet niż dane wpisane ręcznie.
Uwaga
W związku z opisanym działaniem, zalecane jest, by przyjąć jeden schemat postępowania w przypadku realizacji wysyłek zamówień, np. ustalić jeden rodzaj dokumentu, na podstawie którego będą później tworzone zlecenia nadania przesyłek.
Przykład
Do zamówienia z Comarch e-Sklep, w Comarch ERP Optima generujemy zlecenie nadania przesyłki i zamawiamy kuriera. Po wykonaniu synchronizacji, do e-Sklep zostanie wysłany nadany numer listu przewozowego oraz informacja o kurierze dla zamówienia. Następnie, do zamówienia wystawiamy fakturę sprzedaży i z niej również generujemy zlecenie nadania przesyłki. Po synchronizacji, numer listu przewozowego nadane dla zlecenia do faktury nie zostaną już wysłane do e-Sklep.
Dla zamówień z Comarch e-Sklep możliwe jest automatyczne generowanie dokumentów handlowo- magazynowych, Zleceń nadania przesyłki oraz Listów przewozowych. Więcej o tej funkcjonalności znajdziesz tutaj.
Anulowanie zamówienia
Jeśli występuje potrzeba anulowania zamówienia, należy dokument RO zatwierdzić a następnie anulować. Zapewnia to wysyłanie odpowiednich, automatycznych informacji do Klienta składającego dane zamówienie o jego anulowaniu. Program nie pozwala na usunięcie RO zaimportowanego z e-Sklepu będącego w buforze.
Uwaga
Jeśli z jakichkolwiek przyczyn z realizacji zamówienia trzeba się wycofać, wówczas nie wystarczy usunięcie faktury czy dokumentu WZ, status w sklepie pozostanie jako zrealizowany. Jeśli zamówienie nie będzie realizowane, wówczas należy anulować dokument RO. Informacja o anulowaniu zamówienia zostanie przesłana do Comarch e-Sklep.
Komunikacja z Comarch e-Sklep
Komunikacja z Comarch e-Sklep polega na synchronizacji danych w dwóch kierunkach:
eksporcie do Comarch e-Sklep informacji o towarach, grupach towarów, cennikach, binariach oraz stanach magazynowych,
imporcie informacji o kontrahentach zarejestrowanych w Comarch e-Sklep oraz złożonych zamówieniach.
Proces synchronizacji odbywa się:
Ręcznie – uruchamia się go poprzez ikonę dostępną w menu Handel,
Automatycznie – za pośrednictwem programu do synchronizacji Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych.
Synchronizacja ręczna
Aby dokonać ręcznej synchronizacji należy nacisnąć ikonę dostępną w menu Handel. Pojawi się okno umożliwiające rozpoczęcie synchronizacji.
Okno synchronizacji Comarch e-Sklep/e-Sale
Na oknie tym umożliwiono wybór jednego, kilku lub wszystkich e-Sklepów, z którymi chcemy wykonać synchronizację.
Poniżej wskazujemy jaką synchronizację chcemy wykonać. W pierwszej części dostępne są dwa parametry, domyślnie zaznaczone:
Wyślij ofertę do e-Sklepu – powoduje on różnicową synchronizację do e-Sklepu listy towarów, grup towarowych, cen, ilości punktów przyznanych w programie lojalnościowym, rabatów, zestawów promocyjnych oraz zasobów.
Pobierz zamówienia z e-Sklepu – powoduje on synchronizację zamówień z e-Sklepu.
W kolejnej części okna dostępne są parametry, domyślnie niezaznaczone:
Wyślij tylko zasoby – powoduje on wysyłanie stanów magazynowych do e-Sklepu zgodnie z ustawieniami w konfiguracji stanowiska Comarch e-Sklep. Zaznaczenie tego parametru powoduje odznaczenie parametru Wyślij ofertę do e-Sklepu.
Wyślij tylko ceny – powoduje on eksport tylko cen, ilości punktów przyznanych w programie lojalnościowym, i rabatów do e-Sklepu, jego zaznaczenie powoduje odznaczenie parametru Wyślij ofertę do e-Sklepu.
Wyślij kontrahentów – powoduje on eksport listy kontrahentów wraz z ich cenami i rabatami do e-Sklepu.
Wymuś pełną synchronizację oferty – powoduje on wykonanie pełnej synchronizacji oferty do e-Sklepu jedynie bez danych binarnych. Jego zaznaczenie powoduje aktywację parametru Wyślij wszystkie dane binarne.
Wyślij wszystkie dane binarne – parametr domyślnie jest nieaktywny. Dostępny jest po zaznaczeniu parametru Wymuś pełną synchronizację oferty. Powoduje on pełną synchronizację danych binarnych do e-Sklepu, która może trwać bardzo długo.
Opcja: Przejdź do harmonogramu przekierowuje Użytkownika do konfiguracji harmonogramu, który umożliwi skonfigurowanie synchronizacji automatycznej pomiędzy Comarch ERP Optima, a Comarch e-Sklep.
Synchronizacja automatyczna
Automatyczna synchronizacja danych polega na automatycznej wymianie danych między Comarch ERP Optima a Comarch e-Sklep. Synchronizacja automatyczna uruchamiana jest na serwerze, na którym zainstalowana jest Comarch ERP Optima.
Usługa Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych instalowana jest wraz z programem Comarch ERP Optima. Jeżeli krok ten został pominięty podczas instalacji programu, usługę można zainstalować oddzielnie np. wywołując instalator Comarch ERP Optima z poziomu Panelu sterowania.
Uwaga
Po instalacji Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych usługa jest zatrzymana, po skonfigurowaniu parametrów w konfiguracji Comarch ERP Optima należy ją uruchomić w systemie Windows (Panel sterowania/ Narzędzia administracyjne/ Usługi).
Zalecane jest, aby we właściwościach Usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych, na zakładce Logowanie zaznaczyć To konto i podać nazwę Użytkownika Windows oraz jego hasło.
W Start/Konfiguracja/ Program/Automat synchronizacji znajduje się podgałąź Harmonogramy, w której należy skonfigurować parametry dotyczące synchronizacji programu Comarch ERP Optima z Comarch e-Sklep.
W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do bazy konfiguracyjnej, na której obecnie pracujemy. Dla każdej z baz możemy włączyć automatyczną synchronizację oraz określić, w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać. W przypadku Serwisu Operacji Automatycznych zostało zastosowane zrównoleglenie synchronizacji Comarch ERP Optima z usługami e-Commerce, tak aby synchronizacja mogła wymieniać dane z kilkoma usługami w tym samym czasie. Ręczne synchronizacje nie będą zrównoleglone.
Dla Comarch e-Sklep synchronizacja automatyczna obejmuje synchronizowanie takich samych danych, jak przy zaznaczonym parametrze Wyślij ofertę do e-Sklepu dla ręcznej synchronizacji, importowanie zamówień z Comarch e-Sklep oraz synchronizację stanów magazynowych i cen towarów.
Na formularzu zadania wskazywany jest również operator wykonujący zadanie. Domyślnie podpowiadany jest operator ADMIN, ale istnieje możliwość jego zmiany.
W ramach synchronizacji dostępne są opcje:
Automatyczne realizowanie zamówień – zaznaczenie parametru powoduje automatyczne przekształcenie zamówienia do dokumentów handlowo- magazynowych. Po zaimportowaniu zamówienia do Comarch ERP Optima, zamówienie zostaje poddane weryfikacji, w której sprawdzane są następujące kryteria: czy zamówienie posiada uwagi od Klienta, czy na magazynie znajduje się odpowiednia ilość towaru oraz czy zamówienie zostało opłacone.
Eksport faktur w formacie pdf – w sytuacji, gdy zamówienie zostanie przekształcone do Faktury sprzedaży, w panelu administracyjnym oraz profilu Klienta będzie dostępna kopia elektroniczna faktury zgodna z wybranym wzorcem.
Automatyczne generowanie zlecenia nadania przesyłki – parametr jest dostępny w przypadku skonfigurowania współpracy z Comarch Shipping lub dowolnym kurierem. Aktywowanie tego parametru umożliwi automatyczne wygenerowanie Zlecenie nadania przesyłki oraz listu przewozowego do dokumentu WZ.
Konfiguracja harmonogramu
Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach loga operacji, domyślnie w lokalizacji C:\Users\nazwa_użytkownika\AppData\Roaming\Comarch\Opt!ma\Logs
Uwaga
Podczas wywoływania synchronizacji ręcznej Użytkownik może otrzymać komunikat: Synchronizacja danych odbywa się na innym stanowisku lub poprzez automat lub poprzednia została niepoprawnie przerwana. Czy wykonać synchronizację? Po kliknięciu na TAK zostanie uruchomiona synchronizacja ręczna. W przypadku wybrania opcji NIE program wróci do okna parametrów synchronizacji i nie wykona jej. Zalecane jest uruchamianie synchronizacji ręcznej w sytuacji, kiedy automat jest wyłączony lub Użytkownik ma pewność, że w danej chwili nie wykonuje się synchronizacja automatyczna. Wynika to z faktu, że uruchomienie automatu i jednocześnie synchronizacji ręcznej spowoduje, że wykonają się jednocześnie dwie synchronizacje co może spowodować niepoprawny wynik synchronizacji.
Comarch ERP Optima – eksport/import faktur do/z systemu Comarch EDI
Dla użytkowników programu Comarch ERP Optima, którzy współpracują z siecią sklepów obsługiwaną przez system EDI firmy COMARCH została stworzona dodatkowa funkcja, która pozwala na wymianę danych między systemami zgodnie z przyjętymi standardami elektronicznej wymiany dokumentów. Comarch ERP Optima obsługuje tylko specyfikacje standardową EDI. Wymiana danych dotyczy takich dokumentów jak: Faktury VAT (liczone algorytmem od netto) i korekty do Faktur VAT (korekty ilości, wartości i stawki VAT). Przygotowanie programu Comarch ERP Optima do współpracy z systemem EDI.
Aby eksport przebiegł poprawnie spełnione muszą być następujące warunki:
W Start/Konfiguracja/Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy należy uzupełnić pola:
ILN/GLN własny – swój numer ILN/GLN
ILN/GLN centrali – jeśli rozliczenia odbywają się przez centralę należy tam wpisać jej numer, jeśli firma jest niezależna należy ponownie wpisać swój numer ILN/GLN.
Dla każdego z odbiorców obsługiwanych w systemie EDI należy wpisać jego numer ILN/GLN na karcie ewidencyjnej (formularz kontrahenta: zakładka Ogólne).
Uwaga
Format EDI wymaga cen zaokrąglonych do dwóch miejsc. Po wyeksportowaniu cennika lub dokumentów zawierających ceny z czterema miejscami po przecinku, ceny zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc.
Uwaga
Uwaga: Jeśli użytkownik posiada licencję na współpracę Comarch ERP Optima z Comarch EDI to po zalogowaniu do programu, zostaną automatycznie utworzone definicje atrybutów wykorzystywane przy wymianie danych z Comarch EDI.
Eksport faktur/korekt sprzedaży
Eksport faktur/korekt sprzedaży jest możliwy z poziomu listy faktur. Jeśli użytkownik posiada licencję na funkcję odpowiedzialną za eksport do systemu EDI na liście faktur widoczny jest przycisk .
Po zaznaczeniu faktur/korekt, które mają być wyeksportowane należy wcisnąć przycisk .
W wyświetlonym oknie należy wskazać katalog (na dysku lokalnym lub w IBARD), w którym zostaną zapisane pliki z fakturami. Katalog można również wskazać posługując się przyciskiem .
Eksport faktur/korekt w formacie EDI
Faktury zostaną wyeksportowane po wciśnięciu przycisku .
Zasady eksportu faktur/korekt
Każda faktura/korekta zapisywana jest do odrębnego pliku XML
Eksport nie obejmuje korekt: danych, zbiorczych/ rabat, kursu waluty
Formą płatności musi być przelew
Numer faktury/korekty nie może przekraczać 16 znaków
Numer rachunku bankowego nie może przekraczać 30 znaków (dla sieci TESCO spacje i znaki specjalne przy eksporcie są pomijane)
Faktury/korekty muszą być liczone algorytmem od netto
Faktury/korekty muszą być wystawione w walucie PLN
Na eksportowanych fakturach/korektach podana ilość nie powinna przekraczać dwóch miejsc po przecinku
Konieczne jest wypełnienie kodu EAN dla sprzedawanych towarów (na karcie ewidencyjnej), a jeśli dany produkt nie posiada kodu paskowego w polu EAN należy wprowadzić 5-cyfrowy kod AAP (nadawany przez supermarket)
Jeśli Rezerwacja Odbiorcy jest przekształcana do Faktury Sprzedaży, to następnie przy eksporcie faktury do systemu EDI w pliku zapisywane są dodatkowo dwie informacje, pobierane z dokumentu RO: Numer zamówienia, Data rezerwacji
Jeśli do Faktury Sprzedaży jest utworzone Wydanie Zewnętrzne, to następnie przy eksporcie faktury do systemu EDI w pliku zapisywane są dodatkowo dwie informacje, pobierane z dokumentu WZ: Numer dostawy, Data dostawy
Dodatkowo, jeśli na karcie kontrahenta, będącego nabywcą na fakturze sprzedaży, dodany jest atrybut DELIVERYADDRESS (typu lista) o wartości „Tak” to w pliku zostanie zapisany adres miejsca dostawy (adres Odbiorcy z dokumentu WZ)
Jeśli do Faktury sprzedaży utworzona jest Rezerwacja Odbiorcy i na rezerwacji uzupełniona jest wartość atrybutu dokumentu ULTIMATECUSTOMERGLN (GLN odbiorcy zamówienia), to przy eksporcie faktury do systemu EDI wartość ta zapisywana jest w pliku (sekcja OrderedBy)
Przy eksporcie „Kod kontrahenta u kupującego” w pierwszej kolejności zapisywana jest wartość atrybut dokumentu CODEBYBUYER. Jeżeli atrybut nie występuje to zapisywana jest wartość tego atrybutu z karty kontrahenta
Przy eksporcie Faktury sprzedaży przenoszona jest informacja o opłacie cukrowej.
Jeśli na eksportowanej korekcie uzupełniony jest atrybut dokumentu CORRECTIONAGREEDDATE (typu data) to przenoszona jest informacja o dacie uzgodnienia korekty.
Jeśli na korekcie występuje atrybut dokumentu CORRECTIONREASON to jego wartość przenoszona jest do pliku jako przyczyna korekty. Jeśli na korekcie atrybut dokumentu CORRECTIONREASON nie występuje lub nie ma uzupełnionej wartości to jako przyczyna korekty przenoszona jest wartość pola Korekta z tytułu z zakładki [Ogólne]. Eksport przyczyny korekty do sieci TESCO opisany jest w dalszej części artykułu.
Dodatkowo dla sieci MAKRO
Sieć MAKRO wymaga dodatkowej informacji w Fakturze, która będzie zawierała tzw. „kod towaru u kupującego”, „Kod kontrahenta u kupującego”, ”Numer zamówienia lub noty korygującej”, „Data zamówienia lub noty korygującej” aby program zapisywał takie informacje w pliku, należy skorzystać z funkcjonalności atrybutów.
Kod towaruu kupującego
w menu Ogólne/Atrybuty stworzyć atrybut towaru o kodzie BUYERITEMCODE, typu tekst, zależny od kontrahenta
na odpowiedniej karcie towaru, zakładka Atrybuty dodać atrybut „BUYERITEMCODE”
ikoną plusa dodać Kontrahenta dla którego ten atrybut ma być używany
w kolumnie Wartość wprowadzić kod wymagany przez sieć MAKRO po wprowadzeniu danych zatwierdzić zmiany
Uwaga
Jeżeli atrybut o kodzie BUYERITEMCODE nie zostanie założony w programie lub nie zostanie przypisany kontrahentowi z wypełnioną kolumną wartość, w Fakturze (w pliku XML) jest zapisywana zawsze pusta wartość pola „kod wg. kupującego”
Kod kontrahentaukupującego
Aby w pliku XML zawarta była informacja o kodzie, pod jakim firma dostawcy jest zarejestrowana u kupującego, należy wykorzystać funkcję atrybutów kontrahenta:
w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut kontrahenta o kodzie CODEBYBUYER
na karcie kontrahenta (kupującego) dodać atrybut
jako wartość atrybutu wpisać kod firmy u kupującego
Numer zamówienia lub noty korygującej
w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut dokumentu o kodzie BUYERORDERNUMBER
podczas wystawiania dokumentu dodać atrybut
jako wartość atrybutu wpisać numer wymagany przez sieć MAKRO
Uwaga
Jeżeli atrybut o kodzie BUYERORDERNUMBER nie zostanie założony w programie lub nie zostanie przypisany do dokumentu z wypełnioną kolumną wartość, w Fakturze (w pliku XML) jest zapisywany numer zamówienia skojarzonego dokumentu RO.
Data zamówienia lub noty korygującej
w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut dokumentu o kodzie BUYERORDERDATE typu Data
podczas wystawiania dokumentu dodać atrybut
jako wartość atrybutu podać datę wymaganą przez sieć MAKRO
Uwaga
Jeżeli atrybut o kodzie BUYERORDERDATE nie zostanie założony w programie lub nie zostanie przypisany do dokumentu z wypełnioną kolumną wartość, w Fakturze (w pliku XML) jest zapisywana data wystawienia skojarzonego dokumentu RO
Dodatkowo dla korekt sieci TESCO
Korekty do sieci TESCO rozpoznawane są po odpowiednim ILN/GLN dla kontrahenta wskazanego na korygowanej fakturze. W przypadku korekt tworzony jest atrybut dokumentu CORRECTIONREASON o wartości
1 – korekta wartości
2 -korekta ilości
Dodatkowo dla korekty ilościowej tworzone są atrybuty dokumentu RETURNSNOTICENUMBER – wartość atrybutu wymagana (Numer zawiadomienia o zwrotach) oraz RETURNSNOTICEDATE (Data zawiadomienia o zwrotach). Dane te zapisywane są w pliku sekcja Returns.
Dla korekty można również podać wartości atrybutu CORRECTIONREASON = 3 (korekty wynikające z zapisów w Warunkach Handlowych np. bonusy, promocje, upusty, rabaty cenowe) Dla takiego dokumentu przenoszony jest jego opis (zakładka Płatności) do pliku sekcja Remarks.
Eksport zamówień
Eksport zamówień jest możliwy z poziomu listy zamówień. Jeśli użytkownik posiada licencję na funkcję odpowiedzialną za eksport do systemu EDI na liście zamówień widoczny jest przycisk .
Po zaznaczeniu zamówień, które mają być wyeksportowane należy wcisnąć przycisk .
W wyświetlonym oknie należy wskazać katalog (na dysku lokalnym lub w IBARD), w którym zostaną zapisane pliki z zamówieniami. Katalog można również wskazać posługując się przyciskiem .
Eksport zamówień w formacie EDI
Zamówienia zostaną wyeksportowane po wciśnięciu przycisku .
Zasady eksportu zamówień
każde zamówienie zapisywane jest do odrębnego pliku XML
nazwą pliku jest numer dokumentu z listy zamówień
numer zamówienia nie może przekraczać 16 znaków
numer rachunku bankowego nie może przekraczać 30 znaków (dla sieci TESCO spacje i znaki specjalne przy eksporcie są pomijane)
zamówienia muszą być liczone algorytmem od netto
zamówienia muszą być wystawione w walucie PLN
na eksportowanych zamówieniach podana ilość nie powinna przekraczać trzech miejsc po przecinku
konieczne jest wypełnienie kodu EAN dla towarów znajdujących się na zamówieniu (na karcie ewidencyjnej), a jeśli dany produkt nie posiada kodu paskowego w polu EAN należy wprowadzić 5-cyfrowy kod AAP (nadawany przez supermarket)
Kod towaruukupującego (jeżeli sieć handlowa tego wymaga)
w menu Ogólne/Atrybuty stworzyć atrybut towaru o kodzie BUYERITEMCODE, typu tekst, zależny od kontrahenta
na odpowiedniej karcie towaru, zakładka Atrybuty dodać atrybut „BUYERITEMCODE”
ikoną plusa dodać Kontrahenta dla którego ten atrybut ma być używany
w kolumnie Wartość wprowadzić kod towaru u kupującego. Po wprowadzeniu danych zatwierdzić zmiany
Kod kontrahentaukupującego (jeżeli sieć handlowa tego wymaga)
Aby w pliku XML zawarta była informacja o kodzie, pod jakim firma sprzedawcy jest zarejestrowana u kupującego, należy wykorzystać funkcję atrybutów kontrahenta:
w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut kontrahenta o kodzie CODEBYBUYER
na karcie kontrahenta (sprzedającego) dodać atrybut
jako wartość atrybutu wpisać kod firmy u kupującego
Eksport Awizo wysyłki do LEROY MERLIN
W programie istnieje możliwość utworzenia i wyeksportowania Awizo wysyłki. Dokument tworzony jest do zamówień tranzytowych – zamówienia dostarczane do Centrum Logistycznego w Piątku (stamtąd towar przewożony jest do sklepów docelowych w ramach transportu wewnętrznego LEROY MERLIN). W zamówieniach tranzytowych pojawia się pole z informacją o „Ostatecznym Odbiorcy Towaru”, czyli sklepie docelowym (UltimateCustomer).
Dokument Awizo tworzony jest z poziomu listy rezerwacji odbiorcy i może być wystawiony do pojedynczej lub kilku rezerwacji. W celu utworzenia Awizo należy zaznaczyć rezerwacje i wybrać przycisk lub z menu kontekstowego Utwórz/Edytuj Awizo.
Zasady tworzenia Awizo do rezerwacji
Dokument generowany jest do rezerwacji zrealizowanej (zrealizowanej częściowo) zatwierdzonym dokumentem WZ. Rezerwacja może być również zamknięta, pod warunkiem, że był do niej wygenerowany dokument WZ
Rezerwacje muszą być wystawione na tych samych kontrahentów
Do rezerwacji może być wystawiony tylko jeden dokument Awizo
Wskazane rezerwacje, do których generowane jest Awizo, jeśli mają uzupełniony kod dostawcy (atrybut dokumentu CODEBYBUYER) to musi być identyczny (wszystkie zaznaczone rezerwacje muszą mięć wtedy uzupełniony kod dostawcy).
Rezerwacje, do których wystawiony jest dokument Awizo, na liście w kolumnie Status mają znacznik AW. Wybranie przycisku (lub z menu kontekstowego Utwórz/Edytuj Awizo) na rezerwacji ze znacznikiem AW powoduje edycję/ podgląd skojarzonego Awizo. Usuwanie dokumentu Awizo dostępne jest na liście rezerwacji z menu kontekstowego „Usuń awizo” (jeśli jest w buforze). Zatwierdzony dokument można przywrócić do bufora również z menu kontekstowego za pomocą opcji „Przywróć awizo do bufora”.
Formularz dokumentu Awizo
Dokument Awizo składa się z trzech części: Nagłówka, Pozycji towarowych, Opakowań
Formularz Awizo
1.Nagłówek:
- Zapisz zmiany – zapisanie formularza.
-Zamknij –zamyka okno dokumentu.
-Eksport awizo w formacje Comarch EDI – przycisk aktywny na zatwierdzonym Awizo lub po odznaczeniu parametru Bufor (naciśnięcie przycisku spowoduje zatwierdzenie Awizo).
-Drukuj etykiety – przycisk aktywny na zatwierdzonym Awizo lub po odznaczeniu parametru Bufor (naciśnięcie przycisku spowoduje zatwierdzenie Awizo).
Nr Awiza – numer awiza jest wymagany i musi być unikalny. Pole uzupełniane automatycznie na podstawie daty dostawy DDMMRRRR. Jeżeli w danym dniu wystawione jest więcej niż jedno awizo dla danego kontrahenta (nabywcy) to zostanie dodany przyrostek 01, 02, 03 itd.
Data awiza – domyślnie podstawiana data bieżąca
Nabywca – kontrahent przeniesiony z rezerwacji (zwykle LEROY MERLIN)
Odbiorca – kontrahent przeniesiony z rezerwacji (zwykle Centrum Logistyczne Stryków)
Typ transportu– lista rozwijalna z możliwością wyboru typu transportu (zwykle drogowy)
Warunki dostawy – lista rozwijalna z możliwością wyboru (zwykle DDP – Dostarczone, cło opłacone)
2. Pozycje towarowe (lewa dolna lista).
Lista domyślnie pogrupowana jest po kolumnie Nr odbiorcy i Nr zamówienia (dla danego odbiorcy). Składa się z następujących kolumn:
Nr odbiorcy – ostateczny odbiorca (wartość atrybutu dokumentu ULTIMATECUSTOMERGLN) przenoszony z rezerwacji. Istnieje możliwość ręcznego uzupełnienia (po wcześniejszym usunięciu grupowania).
Nr zamówienia – numer przenoszony z rezerwacji. Istnieje możliwość ręcznego uzupełnienia (po wcześniejszym usunięciu grupowania).
Kod – kod towaru przenoszony z rezerwacji.
Ilość całkowita (domyślnie ukryta) – jest to całkowita ilość do zapakowania (przeniesiona z rezerwacji ilość zrealizowana).
Spakuj – w polu tym użytkownik podaje ilość do zapakowania (po wygenerowaniu Awiza podpowiada się Ilość całkowita). Po spakowaniu, ilość w tej kolumnie pomniejszona jest o ilość już zapakowaną. Po całkowitym spakowaniu towaru ilość w tej kolumnie wynosi 0.
Ilość zapakowana – ilość, która została już zapakowana.
EAN (domyślnie ukryta) – kod EAN towaru przeniesiony z rezerwacji.
JM (domyślnie ukryta) – jednostka miary towaru przeniesiona z rezerwacji.
Nazwa (domyślnie ukryta) – nazwa towaru przeniesiona z rezerwacji.
Nr rezerwacji (domyślnie ukryta) – numer rezerwacji, z której został przeniesiony towar.
3. Opakowania (prawa dolna lista)
Na potrzeby Awizo możemy rozróżnić trzy rodzaje opakowań: nadrzędne, podrzędne, zwykłe
Opakowanie nadrzędne – Opakowanie, które zawiera opakowania podrzędne. Do opakowania nadrzędnego nie można przypisać (zapakować) bezpośrednio towarów.
Opakowanie podrzędne – Opakowanie, które jest skojarzone z opakowaniem nadrzędnym. Do opakowania podrzędnego przypisane są (zapakowane) towary.
Opakowanie zwykłe – Opakowanie, które nie jest skojarzone z opakowaniem nadrzędnym. Do opakowania zwykłego są przypisane (zapakowane) towary.
Opakowaniem nadrzędnym może być np. paleta zawierająca tylko paczki z towarami (opakowania podrzędne). Opakowaniem zwykłym może być np. paleta tylko z samymi towarami.
- Dodaj – służy do dodania opakowania. Po wybraniu przycisku pojawia się okno ze standardowymi przyciskami do zapisywania i zamykania okna.
Formularz opakowania
Numer opakowania – kolejny numer opakowania, pole uzupełnia się automatycznie.
Numer opakowania nadrzędnego – lista rozwijalna z możliwością wyboru numeru opakowania nadrzędnego (proponowane numery opakowań nadrzędnych). Pole pozostaje puste, jeśli dane opakowanie jest opakowaniem nadrzędnym lub zwykłym. Opakowanie możemy przypisać do opakowania nadrzędnego również z listy opakowań. W tym celu należy przytrzymać opakowanie (lewym przyciskiem myszy) przeciągnąć i upuścić na opakowaniu nadrzędnym.
Opis – pole na wpisanie dodatkowej informacji
Typ – lista rozwijalna z typami opakowań
Numer seryjny SSCC – seryjny numer jednostki wysyłkowej, domyślnie uzupełniony kolejnym, wolnym kodem SSCC. Istniej możliwość wygenerowania nowego numeru za pomocą przycisku . Numer seryjny SSCC wymaga konfiguracji po stronie programu (szczegółowe informacje w punkcie Konfiguracja kodów SSCC)
Ostateczny odbiorca – lista rozwijalna, uzupełniona na podstawie kolumny Nr Odbiorcy znajdującej się na liście z pozycjami towarowymi. Opakowanie nadrzędne nie musi mieć wskazanego ostatecznego odbiorcy. Na opakowaniach zwykłych i podrzędnych ostateczny odbiorca powinien zostać uzupełniony. Jeśli opakowanie nadrzędne ma wskazanego ostatecznego odbiorcę, to wszystkie opakowania podrzędnego wchodzące w skład tego opakowania nadrzędnego, również muszą mieć wskazanego tego samego ostatecznego odbiorcę. Jeśli na opakowaniu zostanie wskazane opakowanie nadrzędne, to ostateczny odbiorca z opakowania nadrzędnego, zostanie automatycznie przepisany na to opakowanie.
Numer zamówienia – lista rozwijalna, uzupełniona na podstawie kolumny Nr Zamówienia znajdującej się na liście z pozycjami towarowymi. Jeżeli pole z ostatecznym odbiorcą zostanie wcześniej uzupełnione to lista z zamówieniami będzie zawężona tylko dla tego odbiorcy. Na opakowaniu nadrzędnym nie wskazujemy numeru zamówienia. Na opakowaniach zwykłych i podrzędnych numer zamówienia powinien zostać uzupełniony.
Waga w kg – całkowita masa opakowania wyrażona w kilogramach. Na opakowaniu nadrzędnym wylicza się automatycznie( jest sumą z wszystkich jego podrzędnych opakowań), można również ją zmienić podając wartość z klawiatury.. Można podać inną masę. Masa powinna być uzupełniona dla wszystkich rodzajów opakowań.
Objętość w m3 – całkowita objętość opakowania wyrażona w metrach sześciennych. Na opakowaniu nadrzędnym wylicza się automatycznie( jest sumą z wszystkich jego podrzędnych opakowań), można również ją zmienić podając wartość z klawiatury. Objętość powinna być uzupełniona dla wszystkich rodzajów opakowań.
- Edycja pozycji – służy do edycji opakowania lub ilości zapakowanego towaru.
- Usuń – służy do usuwania opakowań lub zapakowanych towarów. Jeśli zostanie usunięte opakowanie to automatycznie usuną się wszystkie zapakowane do niego towary. Jeśli zostanie usunięte opakowanie nadrzędne to również zostaną automatycznie usunięte wszystkie skojarzone opakowania podrzędne wraz z ich towarami.
- Zapakuj towary – służy do pakowania towarów. W celu przypisania towaru do paczki należy po lewej stronie wybrać towar (lub kilka towarów), w kolumnie Spakuj podać pakowaną ilość, po prawej stronie wskazać paczkę, a następnie nacisnąć przycisk. Towary można dodać do paczki również przez ich „przeciągnięcie”. W tym celu należy przytrzymać zaznaczone towary (lewym przyciskiem myszy) przesunąć i upuścić na opakowaniu.
Pakowane towary muszą mieć ten sam numer zamówienia i ostatecznego odbiorcę, co wskazywana paczka.
Jeśli wskazywana paczka nie ma uzupełnionego numeru zamówienia lub ostatecznego odbiorcy to dane te zostaną przeniesione z pakowanego towaru.
Do opakowań nadrzędnych nie można pakować towarów.
Gdy towar zostanie przypisany do opakowania to jego zapakowaną ilość można zwiększać lub zmniejszać przez edycję kolumny Ilość towaru. Zmiany zostaną automatycznie uwzględnione w kolumnie Spakuj oraz Ilość zapakowana.
Nie można zatwierdzić dokumentu Awizo z pustymi opakowaniami.
-Rozpakuj towary – służy do rozpakowania towarów. W celu rozpakowania całego opakowania (podrzędnego lub zwykłego) należy je wskazać, a następnie nacisnąć przycisk. Wszystkie towary przypisane do tego opakowania zostaną rozpakowane. Jeżeli ma zostać rozpakowany całkowicie pojedynczy towar, to należy go wskazać, a następnie nacisnąć przycisk lub w kolumnie Ilość towaru wpisać 0 (należy wtedy odświeżyć listę przez klawisz F5 lub kliknąć myszką w dowolne pole).
Kolumny dostępne na liście opakowań
Nazwa – nazwa opakowania/ nazwa towaru.
Nr opakowania – numer opakowania.
Ilość towaru – ilość zapakowanego towaru.
Opis – opis opakowania.
Numer zamówienia – numer zamówienia pobierany z opakowania.
Ostateczny odbiorca – ostateczny odbiorca pobierany z opakowania.
Kod SSCC (domyślnie ukryta) – kod pobierany z opakowania.
Objętość w m3 (domyślnie ukryta) – objętość pobrana z opakowania.
Waga w kg (domyślnie ukryta) – masa pobrana z opakowania.
Eksport Awizo
Przy eksporcie Awizo wymagany jest również Kod produktu u kupującego. W tym celu należy:
w menu Ogólne/Atrybuty stworzyć atrybut towaru o kodzie BUYERITEMCODE, typu tekst, zależny od kontrahenta
w menu Handel/ Cennik na karcie każdego towaru, który będzie pakowany na dokumencie Awizo dodać atrybut „BUYERITEMCODE” (zakładka Atrybuty)
ikoną plusa dodać Kontrahenta, dla którego ten atrybut ma być używany (Nabywca z dokumentu Awizo)
w kolumnie Wartość wprowadzić kod wymagany przez sieć LEROY MERLIN, po wprowadzeniu danych zatwierdzić zmiany
Jeśli w importowanych zamówieniach z sieci LEROY MERLIN uzupełniony jest Kod produktu u kupującego, to jego wartość zostanie dodana automatycznie na kartotekę towarową (szczegółowe informacje w rozdziale Import zamówień, punkt import pozycji)
W celu eksportu Awizo do pliku XML w formacie EDI należy na zatwierdzonym dokumencie lub przy odznaczonym parametrze Bufor (dokument po wybraniu opcji eksportu zostanie automatycznie zatwierdzony) nacisnąć przycisk . W wyświetlonym oknie należy wskazać katalog (na dysku lokalnym lub w IBARD), w którym zostanie zapisany plik Awizo. Katalog można również wskazać posługując się przyciskiem .
Eksport awizo w formacie EDI
Awizo zostanie wyeksportowane po wciśnięciu przycisku .
Wydruk Awizo
Wydruk formularza Awizo dostępny jest z górnego menu programu.
Przycisk wydruku aktywny jest na zatwierdzonym Awizo lub przy odznaczonym parametrze Bufor (naciśnięcie przycisku spowoduje zatwierdzenie Awizo).
Po rozwinięciu dostępne są następujące wydruki:
Etykiety – drukuje się komplet etykiet, po jednej na każdą paczkę + list przewozowy, w układzie poziomym po dwie etykiety na stronie.
Etykiety (jedna na stronie) – drukuje się komplet etykiet, po jednej na każdą paczkę + list przewozowy, w układzie pionowym po jednej etykiecie na stronie.
Etykiety zbiorcze – drukują się tylko etykiety na opakowania nadrzędne + list przewozowy, w układzie poziomym po dwie etykiety na stronie.
Etykiety zbiorcze (jedna na stronie) – drukują się tylko etykiety na opakowania nadrzędne + list przewozowy, w układzie pionowym po jednej etykiecie na stronie.
Jeśli opakowanie nadrzędne zawiera opakowania podrzędne skojarzone z różnymi numerami zamówień to na etykiecie opakowania nadrzędnego w polu Numer wz-ki: drukowany jest napis ZGRUPOWANA
Na etykietach w polu Ostateczny odbiorca towaru drukowana jest nazwa z karty kontrahenta (kontrahent rozpoznawany jest po numerze ILN wskazanym na opakowaniu w polu Ostateczny odbiorca.) w następujący sposób: drukowane jest pierwszych 12 znaków, 13 znak jest pomijany, 14 znak i kolejne drukowane są już od nowej linii. Przy wpisywaniu nazwy na karcie kontrahenta należy mieć na uwadze powyższy mechanizm.
Konfiguracja kodów SSCC
W celu nadania/ generowania na opakowaniu przez program seryjnego numeru jednostki wysyłkowej (kodu SSCC) należy uzupełnić parametry w konfiguracji programu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kody SSCC.
Cyfra uzupełniająca – może przyjmować wartości od 0 do 9. Stosowana jest tylko i wyłącznie po to, aby zwiększyć pojemność numeru SSCC.
Prefiks GS1 – kod kraju, pole 3 cyfrowe. Prefiks polskiej organizacji krajowej to 590.
Numer identyfikacyjny firmy – numer jednostki kodującej. Pole z możliwością wpisania od 4 do 7 cyfr.
Numer seryjny od - indywidualny numer jednostki logistycznej. Pole z możliwością wpisania od 1 do 9 cyfr. W Polsce składa się od 6 do 9 cyfr.
Liczba znaków prefiksu, numeru identyfikacyjnego firmy i numeru seryjnego nie może przekroczyć 16 znaków.
Import zamówień
Zamówienia od odbiorcy mogą być w systemie importowane jako dokumenty Rezerwacji Odbiorcy. Funkcja importu jest dostępna z poziomu listy rezerwacji. Po wciśnięciu przycisku należy wskazać plik z zamówieniem.
Import nagłówka:
Numer zamówienia z pliku jest przepisywany w pole Nr zamówienia na dokumencie rezerwacji.
Kontrahent jest rozpoznawany na podstawie numeru ILN/GLN z karty ewidencyjnej kontrahenta.
W polu Magazyn jest zawsze przypisywany magazyn główny.
Data wystawienia i data rezerwacji są importowane z pliku z zamówieniem.
Dokument jest zawsze liczony algorytmem od netto.
Jeżeli w pliku uzupełniony jest kod promocji dla nagłówka (pole PromotionReference w sekcji Order‑Header) to zostanie przeniesiony w pole Opis (zakładka Dodatkowe) na dokumencie rezerwacji
Kod kontrahenta u kupującego (CODEBYBUYER) przenoszony jest z pliku jako atrybut dokumentu.
Import pozycji:
1.Towary są rozpoznawane wg kodów EAN z karty towaru, uzupełnionych na zakładce Ogólne lub Jednostki i kody. Dodatkowo przenoszona jest jednostka miary powiązana z tym kodem EAN.
2. Jeśli w bazie nie ma towaru o kodzie EAN występującym na zamówieniu – program założy brakującą kartotekę w poniższy sposób:
kod towaru – kod EAN pobrany z pliku
kod EAN – kod EAN pobrany z pliku
nazwa – nazwa towaru pobrana z pliku
jednostka miary – jednostka pobrana z pliku. Jeśli jednostka w pliku nie występuje lub nie jest wyszczególniona w specyfikacji Comarch EDI, to przyjmowana jest jednostka „szt”
stawka VAT sprzedaży/zakupu – 23%
Jeśli program nie będzie w stanie założyć brakującej kartoteki towarowej, to nie zostanie zaimportowany cały dokument.
3. Jeśli na zamówieniu są podane ceny towaru – zostaną one przepisane na dokument Rezerwacji Odbiorcy w systemie Comarch ERP Optima.
4. Jeśli na zamówieniu nie ma podanych cen lub są ceny zerowe – program na dokumencie RO zaproponuje ceny sprzedaży przypisane kontrahentowi (z uwzględnieniem rabatów).
5. Jeżeli w pliku uzupełniony jest kod promocjidla pozycji (pole PromotionReference w sekcji Line-Item) to zostanie przeniesiony w pole Opis dla danej pozycji dokumentu rezerwacji odbiorcy (zakładka Ogólne na formularzu pozycji dokumentu).
6. Jeśli w pliku uzupełniony jest opis towaru dla pozycji (pole Remarks) to zostanie przeniesiony w pole Opis dla danej pozycji dokumentu rezerwacji odbiorcy (zakładka Ogólne na formularzu pozycji dokumentu).
7. Jeśli w pliku uzupełniony jest Kod produktu u kupującego (pole BuyerItemCode w sekcji Line-Item) to zostanie on przeniesiony na kartotekę towarową (Handel/ Cennik) jako wartość atrybutu BUYERITEMCODE zależnego od kontrahenta. Jeśli dany atrybut znajduje się już na towarze, to jego wartość nie zostanie nadpisana.
W przypadku importu zamówień tranzytowych z LEROY MERLIN przenoszona jest również informacja o „Ostatecznym Odbiorcy Towaru” (wartość pola ILN w sekcji UltimateCustomer). Informacja ta zapisywana jest na rezerwacji odbiorcy jako wartość atrybutu dokumentu ULTIMATECUSTOMERGLN (atrybut dokumentu typu tekst).
Import faktur zakupu
Faktury sprzedaży mogą być w systemie importowane jako faktury zakupu. Funkcja importu jest dostępna z poziomu listy faktur zakupu. Po wciśnięciu przycisku należy wskazać plik z fakturą sprzedaży. Dokument po imporcie zapisywany jest do bufora.
Import nagłówka:
Numer faktury z pliku przepisywany jest w pole Numer obcy na dokumencie faktury zakupu.
Kontrahent jest rozpoznawany na podstawie numeru ILN/GLN z karty ewidencyjnej kontrahenta.
W polu Magazyn jest zawsze przypisywany magazyn główny.
Data wystawienia i data zakupu są importowane z pliku.
Forma płatności pobierana jest z karty kontrahenta.
Termin płatności importowany jest z pliku.
Dokument jest zawsze liczony algorytmem od netto.
Numer zamówienia (wartość pola BuyerOrderNumber) przenoszony jest na zakładkę Płatności do pola Opis/Atrybuty.
Import pozycji:
Towary są rozpoznawane wg kodów EAN z karty towaru, uzupełnionych na zakładce Ogólne lub Jednostki i kody. Dodatkowo przenoszona jest jednostka miary powiązana z tym kodem EAN.
Jeśli w bazie nie ma towaru o kodzie EAN występującym na fakturze – program założy brakującą kartotekę w poniższy sposób.
kod towaru – kod EAN pobrany z pliku
kod EAN – kod EAN pobrany z pliku
nazwa – nazwa towaru pobrana z pliku
jednostka miary – jednostka pobrana z pliku. Jeśli jednostka w pliku nie występuje lub nie jest wyszczególniona w specyfikacji Comarch EDI, to przyjmowana jest jednostka „szt”
stawka VAT sprzedaży/zakupu – stawka pobrana z pliku
PKWiU – wartość pobierana z pliku
Jeśli program nie będzie w stanie założyć brakującej kartoteki towarowej, to nie zostanie zaimportowany cały dokument.
3. Wartość pozycji przenoszona jest z pliku XML.
4. Informacja zawarta w tagu BuyerItemCode zapisywana jest w polu opis na elemencie pozycji.
Import korekt do faktur zakupu
Korekty do faktur sprzedaży mogą być w systemie importowane jako korekty do faktur zakupu. W pliku zapisana jest informacja do jakiego dokumentu źródłowego jest wystawiona korekta (numer obcy dla faktury zakupu). Funkcja importu jest dostępna z poziomu listy faktur zakupu. Po wciśnięciu przycisku należy wskazać plik z korektą do faktury sprzedaży. Dokument po imporcie zapisywany jest do bufora.
Import nagłówka:
Numer korekty faktury z pliku przepisywany jest w pole Numer obcy na dokumencie korekty faktury zakupu.
Kontrahent jest rozpoznawany na podstawie numeru ILN/GLN z karty ewidencyjnej kontrahenta.
W polu Magazyn jest przypisywany magazyn z faktury zakupu, do której jest wystawiana korekta.
Data wystawienia i data zakupu są importowane z pliku.
Forma płatności pobierana jest z karty kontrahenta.
Termin płatności pobierany jest z pliku.
Dokument jest zawsze liczony algorytmem od netto.
Numer zamówienia (wartość pola BuyerOrderNumber) przenoszony jest na zakładkę Płatności do pola Opis/Atrybuty.
Import pozycji:
W importowanym pliku towary mają zapamiętany numer pozycji z korygowanego dokumentu. Numer ten wykorzystywany jest do rozpoznawania towarów podczas importu korekty. W związku z tym na dokumentach, do których będą importowane korekty, nie należy usuwać lub dodawać pozycji towarowych.
Uwaga
Korekty muszą być importowane w kolejności, w jakiej zostały wystawione.
Eksport cennika w formacie Comarch EDI
Funkcja eksportu cennika w formacie EDI jest dostępna z poziomu okna wywołanego przy standardowym eksporcie cennika (Ogólne/ Cennik), pod przyciskiem , z zakładki Comarch EDI. Funkcja służy zapisaniu cennika dla wybranego kontrahenta w pliku xml.
Uwaga
Wybranie konkretnego kontrahenta jest konieczne do wykonania eksportu.
Eksport cennika w formacie EDI
Podczas eksportu należy określić:
podmiot, któremu wysyłamy cennik.
zakres towarów, które mają być ujęte w pliku cennika (wybrana grupa/ wszystkie, aktywny/ nieaktywny)
grupę cenową, która będzie zapisana wcenniku (na liście dostępne są wszystkie ceny sprzedaży netto)
Uwaga
W przypadku, gdy w oknie zostanie wybrany konkretny kontrahent do pliku wysyłane są ceny uwzględniające wszystkie przydzielone rabaty:
Jeśli kontrahent ma rabat typu stała cena – zostaje ona wysłana do pliku, niezależnie od wybranej w oknie grupy cenowej.
Jeśli kontrahent ma przypisany rabat procentowy (standardowy lub na wybrane pozycje) – wpliku zostaną zapisane ceny ze wskazanej grupy cenowej, pomniejszone oprzydzielony upust.
Cennik jest zapisywany w pliku XML we wskazanej lokalizacji.
Comarch Mobile Sprzedaż to mobilne wsparcie dla rozległych działań sprzedażowych i marketingowych. Jest on nieocenioną pomocą w codziennej pracy przedstawiciela handlowego. Znajduje zastosowanie zarówno w pre‑sellingu jaki i w van-sellingu. Aplikacja bazuje na najnowszych technologiach i przeznaczona jest na urządzenia przenośne, takie jak smartphony, czy palmtopy.
Program Comarch ERP Optima został zintegrowany z aplikacją Comarch Mobile Sprzedaż tak, aby możliwe było wysyłanie danych o towarach i kontrahentach do urządzenia oraz odczytywanie z urządzenia informacji o zamówieniach lub sprzedaży.
Uwaga
Comarch MobileSprzedaż współpracuje z modułem Handel lub Handel Plus (opcjonalnie z modułem CRM lub CRM Plus w przypadku Terminarza oraz modułami księgowymi w przypadku Samochodów i przejazdów). Nie są wymagane dodatkowe licencje od strony Comarch ERP Optima. Niezbędne jest posiadanie licencjonowanej aplikacji Comarch MobileSprzedaż zainstalowanej na urządzeniu mobilnym.
Instalacja i obsługa aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż
Dokumentacja dotycząca instalacji oraz konfiguracji aplikacji Comarch MobileSprzedaż znajduje się w obszarach Dla Partnerów lub Dla Klientów dostępnych na stronie http://www.comarch.pl/erp. Po zalogowaniu na strony indywidualne i wybraniu z menu po lewej stronie Comarch Mobile Sprzedaż uzyskujemy dostęp do pełnej dokumentacji oraz do aktualnych wersji aplikacji. W dokumentacji znajduje się również instrukcja obsługi Comarch Mobile Sprzedaż. Wsparcie w tym temacie realizuje Asysta Comarch Mobile Sprzedaż.
Współpraca Comarch ERP Optima z Comarch Mobile Sprzedaż
Konfiguracja współpracy z urządzeniem mobilnym
W programie utworzono nowy rodzaj magazynu o typie mobilny. Z magazynu tego typu przesyłane są na urządzenia mobilne stany magazynowe (w postaci dokumentów MM). Na magazynach „mobilnych” nie można wykonywać żadnych transakcji po stronie Comarch ERP Optima.
Formularz magazynu
W konfiguracji Comarch ERP Optima stworzono obszar dotyczący stanowisk mobilnych powiązanych z określonym magazynem „mobilnym” oraz operatorem (akwizytorem). Konfigurację stanowiska umieszczono w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Urządzenia mobilne/ Stanowiska.
Dla nowego stanowiska definiujemy pola na trzech zakładkach.
Ogólne:Konfiguracja stanowiska mobilnego – zakładka Ogólne
Numer stanowiska – nadawany automatycznie przez program. Poprzez ten numer możliwa jest łączność między urządzeniem (z aplikacją Comarch Mobile Sprzedaż) a stanowiskiem zdefiniowanym w Comarch ERP Optima.
Nieaktywne – po zaznaczeniu tego parametru stanowisko jest nieaktywne.
Grupa towarów – wybrana grupa towarowa będzie wysyłana do urządzenia. W przypadku wybrania Grupy Głównej wysyłany jest cały cennik.
Grupa kontrahentów – wybrana grupa kontrahentów. W przypadku pozostawienia pustego pola do urządzenia mobilnego zostanie wysłana cała lista kontrahentów.
Edycja kontrahenta – zaznaczenie parametru pozwoli na edycję danych kontrahenta na stanowisku sprzedaży mobilnej.
Definicja PA – definicja schematu numeracji dla Paragonów wystawianych w Comarch Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla PA schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Han
Definicja FS – definicja schematu numeracji dla Faktur Sprzedaży wystawianych w Comarch Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla FS schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
Definicja WZ – definicja schematu numeracji dla Wydań Zewnętrznych wystawianych w Comarch Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla WZ schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn.
Definicja MM – definicja schematu numeracji dla Przesunięć Międzymagazynowych. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla MM schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn.
Definicja RO – definicja schematu numeracji dla Rezerwacji Odbiorcy wystawianych w Comarch Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla RO schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
Definicja KP/ KW – definicja schematu numeracji dla zapisów generujących wpłaty i rozchód środków pieniężnych wystawionych w Comarch Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon REJESTR. Standardowo w programie dla KP, KW zdefiniowane są schematy o numeracji: symbol dokumentu/ numer bez zer/ rok kalendarzowy/ rejestr. Przed konfiguracją stanowiska Użytkownik może zdefiniować własne schematy (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa i Bank).
Definicja CRM – pole nie jest obowiązkowe (posiadanie modułu CRM lub CRM Plus jest opcjonalne). W polu należy wskazać definicję schematu numeracji dla spotkań/kontaktów utworzonych w Terminarzu na urządzeniu mobilnym. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ CRM.
Definicja FPF – definicja schematu numeracji dla dokumentów Pro-Forma wystawianych w Comarch Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla FPF schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
Uwaga
W definicji dokumentów mogą występować w dowolnej kombinacji elementy: symbol/ numer/ miesiąc/ rok/ magazyn/ seria – jednakże po stronie urządzenia mobilnego symbol zawsze będzie pojawiał się na początku.
Pola związane ze schematami numeracji dokumentów są nieobowiązkowe. Nieuzupełnienie któregoś z pól będzie oznaczało blokadę wystawiania odpowiednich dokumentów na urządzeniu mobilnym. Objawia się to brakiem danego typu dokumentu na liście możliwych do wystawienia lub w przypadku KP i KW odpowiednim komunikatem.
Wyjątkiem od powyższej zasady są dokumenty CRM. W przypadku tych dokumentów definicja nie jest wysyłana na urządzenie mobilne (ma zastosowanie dopiero podczas wczytywania dokumentów do systemu ERP) i nie ma możliwości zablokowania ich wystawiania.
Schemat definicji może zostać uzupełniony w dowolnym momencie. Istnieje też możliwość zmiany schematu, przy czym należy pamiętać o kliku zależnościach. Jeżeli schemat numeracji zostanie zmieniony przed wczytaniem wszystkich wcześniej wystawionych na urządzeniu mobilnym dokumentów do Comarch ERP Optima, to zostaną one zapisane już w nowym schemacie numeracji z kolejnym wolnym numerem. Numeracja będzie kontynuowana ze starego schematu. Nie ma w takiej sytuacji możliwości rozpoczęcia numeracji od nowa i należy pamiętać, że wystąpi wtedy niezgodność schematu numeracji pomiędzy urządzeniem mobilnym a systemem ERP. Jedyna możliwość rozpoczęcia numeracji od nowa to wyczyszczenie bazy na urządzeniu mobilnym i zmiana schematów numeracji po stronie systemu ERP przed pierwszą synchronizacją na urządzeniu. W takim przypadku numeracja zostanie uruchomiona ponownie, ale należy pamiętać, że powrót do starego schematu numeracji może spowodować błędy duplikacji.
Uwaga
Nie jest zalecane zmienianie schematów numeracji na takie, które już kiedyś były wykorzystane na urządzeniu mobilnym. Może to prowadzić do duplikacji numerów dokumentów. Najlepszym rozwiązaniem jest tworzenie nowych stanowisk sprzedaży mobilnej lub korzystanie tylko z nowo utworzonych schematów (w celu uniknięcia pomyłki).
W schemacie numeracji może zostać użyty człon Magazyn. Numery dokumentów wystawione z takim schematem numeracji będą zawierały Symbol w numeracji magazynu domyślnego (w przypadku RO i FPF) lub mobilnego (w przypadku FA, PA i WZ).
Rejestr – w wybranym rejestrze zapisywane są dokumenty KP/KW oraz rozliczenia dokumentów handlowych. Lista rejestrów pobierana jest z menu Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe. Jeżeli pole rejestr pozostanie puste, to wczytywanie rozliczeń dokumentów do systemu ERP będzie niemożliwe.
Seria dla dokumentów – w tym miejscu należy zdefiniować serię, która będzie występowała w numeracji wszystkich dokumentów wystawianych na urządzeniu mobilnym.
Typ – określa typ ceny (brutto/netto) wg jakiej będą domyślnie wystawiane dokumenty na urządzeniu mobilnym.
Generuj WZ – zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne generowanie dokumentów WZ do dokumentów FA i PA wczytywanych do systemu ERP.
Operatorzy, płatności i ceny:Konfiguracja stanowiska mobilnego – zakładka Operatorzy, płatności, ceny
Operatorzy – w tym miejscu należy przypisać do stanowiska wybranego Operatora. Do jednego stanowiska możne być przypisany tylko jeden Operator, który nie może już być przypisany do innych stanowisk.
Formy płatności – w tabeli tej Użytkownik powinien określić, które spośród zdefiniowanych w systemie form płatności będą wykorzystywane w Comarch Mobile Sprzedaż. W tym celu należy:
Wybrać formy płatności spośród zdefiniowanych w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności.
Zdefiniować dla nich nazwy, które będą widoczne w Comarch Mobile Sprzedaż.
Ustalić domyślną formę płatności. Standardowo, pierwsza dodana forma płatności ustawiana jest jako domyślna. Użytkownik ma możliwość zmiany. Domyślną formą płatności musi być płatność typu gotówka, nie odroczona.
Uwaga
Operator przypisany do stanowiska sprzedaży mobilnej musi mieć zaznaczony moduł Handel lub Handel Plus na swojej karcie na zakładce Ogólne wmenu Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy. Brak zaznaczania jednego z tych modułów spowoduje błąd podczas próby synchronizacji z Comarch Mobile Sprzedaż.
Uwaga
Podczas definiowania płatności na liście dostępnych form NIE pojawią się formy płatności zablokowane w konfiguracji (w gałęzi dotyczącej modułu Kasa/Bank) oraz formy płatności typu kompensata.
Ceny – w tabeli wybierane są ceny, które będą wysyłane na urządzenie mobilne. Wymagane jest wybranie przynajmniej jednej ceny sprzedaży. Cena zakupu jest wysyłana opcjonalnie.
Magazyny:Konfiguracja stanowiska mobilnego – zakładka Magazyny
Magazyn mobilny – można wybrać magazyn tylko o statusie „mobilny”. Wybrany magazyn służy do przesyłania stanów magazynowych na urządzenie za pomocą dokumentów MM, w których magazynem docelowym jest magazyn mobilny. Należy założyć tyle magazynów mobilnych, ile będzie stanowisk Comarch Mobile Sprzedaż. Na magazyn ten trafiają wystawione na urządzeniu mobilnym Faktury Sprzedaży (FS), Paragony (PA) oraz Wydania Zewnętrzne (WZ). Pole może pozostać niewypełnione, aż do momentu ustalenia schematu numeracji dla przynajmniej jednego dokumentu związanego z magazynem mobilnym (FS, PA, WZ, MM).
Magazyn domyślny – na wybrany w tym polu magazyn (tylko o statusie „lokalny”) podczas synchronizacji trafiają zwroty niesprzedanego towaru (przesunięcia międzymagazynowe MM). Ponadto mogą tam trafiać wystawione na urządzeniu mobilnym rezerwacje odbiorcy (RO) oraz faktury pro-forma (FPF), na których domyślnie podpowiada się ten magazyn (w razie potrzeby można go zmienić na dowolny magazyn lokalny w Comarch ERP Optima na etapie wystawiania dokumentu). Pole może pozostać niewypełnione, aż do momentu ustalenia schematu numeracji dla przynajmniej jednego dokumentu związanego z magazynem domyślnym (RO, FPF, MM).\
Lista zablokowanych magazynów – do listy blokad można dodać tylko magazyn o typie lokalny. Dodanie magazynu do listy spowoduje, że Operator danego urządzenia mobilnego nie będzie miał możliwości podglądu zasobów na tym magazynie oraz nie będzie mógł wystawiać dokumentów rezerwacji (RO) i Pro-Forma (FPF) na ten magazyn.
Synchronizacja danych
Urządzenie mobilne pobiera z bazy Comarch ERP Optima informacje o ustawieniach, towarach, cenniku, kontrahentach oraz stanach magazynowych na podstawie danych zdefiniowanych w konfiguracji określonego stanowiska. To, z którego stanowiska dane będą ściągane, zależy od zalogowanego do urządzenia Operatora. Operator może mieć przypisane tylko jedno takie stanowisko.
Ustawienia
Parametry synchronizowane są na podstawie zalogowanego do urządzenia Operatora. Podczas pierwszego logowania Operatora na urządzeniu mobilnym sprawdzane jest czy taki Operator istnieje we wskazanej bazie, czy ma przypisane stanowisko sprzedaży mobilnej oraz czy na jego karcie jest zaznaczony moduł Handel lub Handel Plus. Jeżeli Operator nie będzie logował się do programu Comarch ERP Optima to zaznaczenie modułów nie będzie miało wpływu na pobieranie ich licencji. Jeśli autoryzacja Operatora powiedzie się, wówczas nastąpi synchronizacja danych wg ustawień tego stanowiska. Kolejne synchronizacje można wykonywać w dowolnym momencie na urządzeniu mobilnym. Na tym etapie na urządzenie przesyłane są informacje o formach płatności i schematach numeracji. Po synchronizacji on‑line (połączenie z serwerem) dalsza praca może odbywać się w trybie off-line (brak połączenia z serwerem).
Ponadto na urządzenie mobilne przesyłane są następujące ustawienia dostępne na karcie Operatora w Comarch ERP Optima:
sprzedaż poniżej minimalnej marży,
brak dostępu do cen zakupu,
blokady zmiany cen na PA, FA, WZ, RO i FPF.
Umożliwienie sprzedaży poniżej minimalnej marży ma dodatkowe znaczenie w porównaniu z Comarch ERP Optima. Nawet w przypadku braku ustalenia w systemie ERP minimalnej marży towaru, na urządzeniu mobilnym domyślnie blokowana jest sprzedaż poniżej ceny zakupu (minimalna marża wynosi domyślnie 0%). To ustawienie jest niezależne od systemu ERP i tylko zaznaczenie odpowiedniego parametru na karcie Operatora (Sprzedaż poniżej minimalnej marży) spowoduje możliwość takiej sprzedaży.
Do wyliczenia marży brana jest pod uwagę ostatnia cena zakupu towaru, a w przypadku dokumentów FA, PA i WZ jego rzeczywisty koszt. To działanie jest niezależne od ustawienia parametru Symulacja wartości zakupu (marży) po stronie Comarch ERP Optima.
Towary
Do urządzenia przekazywane są dane o towarach takie jak: Kod, nazwa, kody EAN (kod domyślny oraz kody dodatkowe), jednostki miary (jednostka podstawowa oraz jednostki pomocnicze), stawka VAT, ceny, minimalna marża.
Dodatkowe kody EAN wykorzystywane są do wyszukiwania towarów podczas wystawiania dokumentów na urządzeniu mobilnym. Każdy kod EAN powiązany jest z przypisaną mu jednostką miary. Na pozycjach dokumentów wczytanych do systemu ERP widoczne są domyślne kody EAN pobrane z karty cennikowej danej pozycji.
O tym, które towary zostaną zsynchronizowane decyduje konfiguracja stanowiska mobilnego. Może to być albo cały cennik (Grupa Główna) albo towary z wybranej grupy towarowej.
Ponadto na zakładce Dodatkowe na formularzu pozycji cennikowej w Comarch ERP Optima znajduje się parametr Dostępny w Mobile. Towar wysyłany jest na dane stanowisko sprzedaży mobilnej jeżeli spełnia dwa warunki:
Ma zaznaczony parametr Dostępny w Mobile;
Należy do grupy wybranej w konfiguracji danego stanowiska sprzedaży mobilnej (i/lub którejś z jej podgrup; menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Urządzenia mobilne/ Stanowiska).
Formularz towaru – parametr Dostępny w Mobile
Na nowo dodanych pozycjach cennikowych parametr Dostępny w Mobile jest domyślnie zaznaczony. Ponadto w bazach skonwertowanych z wcześniejszych wersji Comarch ERP Optima parametr jest domyślnie zaznaczony na wszystkich pozycjach cennikowych.
Uwaga
Import cennika z plików (*.xml, *.xls, eksport z Comarch ERP Klasyka) nie powoduje zaznaczenia parametru Dostępny w Mobile na nowych (dodanych w trakcie importu) kartach cennikowych.
Z poziomu listy Cennika i listy Zasobów dostępna jest operacja seryjna: Zmiana parametrów Comarch ERP Mobile. Dzięki tej operacji możliwe jest seryjne zaznaczenie lub odznaczenie parametru Dostępny w Mobile na zaznaczonych pozycjach listy.
Okno operacji seryjnej Zmiana parametrów Comarch Mobile Sprzedaż
Na urządzenie mobilne wysyłane są wszystkie ceny danego towaru. Cena domyślna na urządzeniu jest wyróżniona zielonym „ptaszkiem” i to ona przenoszona jest na transakcje.
Przesyłana jest również granica ceny w postaci minimalnej marży (jeżeli została ustalona). Na urządzeniu nie ma natomiast możliwości blokowania sprzedaży powyżej maksymalnego rabatu.
Dodatkowo na platformę android możliwe jest przesłanie zdjęć towaru lub filmów w formacie gif. Jeżeli do towaru mamy przypisanych kilka zdjęć, to po synchronizacji na urządzeniu mobilnym jako domyślne pokaże się zdjęcie, dla którego wartość atrybutu (czyli de facto nazwa pliku) po stronie Comarch ERP Optima jest alfabetycznie pierwsza (karta towaru, lista przypisanych atrybutów binarnych - sortowanie po kolumnie Wartość). Istnieje możliwość podglądu pozostałych zdjęć/filmów.
Pozycje cennikowe z zaznaczonym parametrem Karta nieaktywna nie są synchronizowane.
Ceny
Na urządzenie wysyłane są tylko te ceny, które zostały dodane do stanowiska sprzedaży mobilnej w konfiguracji Comarch ERP Optima. Wymagane jest wybranie przynajmniej jednej ceny sprzedaży, a cena zakupu może nie być wysyłana na urządzenie.
Ceny wysłanej na urządzenie mobilne nie można oznaczyć jako nieaktywna w systemie ERP.
W przypadku nie wysłania na urządzenie mobilne ceny zakupu, Użytkownik Comarch Mobile Sprzedaż nie będzie miał dostępu do danych związanych z marżą uzyskaną ze sprzedaży
Uwaga
Jeżeli na urządzenie nie zostanie wysłana cena, która jest ceną domyślną wybraną na towarze(-ach) wysłanym na urządzenie, to jako cena domyślna dla tego towaru ustawi się pierwsza cena (wg ID w bazie mobilnej) wysłana na urządzenie mobilne.
Kontrahenci
Na urządzenie przekazywane są dane kontrahentów takie jak: kod kontrahenta, nazwa, adres, forma płatności, termin płatności. O tym, którzy kontrahenci zostaną zsynchronizowani decyduje konfiguracja stanowiska mobilnego. Może to być cała lista kontrahentów (puste pole Grupa kontrahentów) lub kontrahenci należący do wskazanej grupy.
Ponadto możliwe jest wysyłanie kontrahentów na urządzenie mobilne wg opiekuna. Funkcjonalność ta jest dostępna po zaznaczeniu parametru Eksport wg opiekuna w konfiguracji stanowiska sprzedaży mobilnej w Comarch ERP Optima. Aby dany kontrahent został wysłany, opiekunem (ustawionym na karcie tego kontrahenta w Comarch ERP Optima) musi być Operator przypisany do danego stanowiska sprzedaży mobilnej. Ponadto, jeżeli do stanowiska sprzedaży mobilnej przypisana jest konkretna grupa kontrahentów, dany kontrahent musi do niej należeć.
W przypadku wysyłania całej listy kontrahentów istotne jest to, że na urządzenie wysyłana jest informacja, do jakiej grupy należy kontrahent (przydatne podczas filtrowania listy).
Na urządzenie wysyłane są również rabaty ustalone dla kontrahentów w Comarch ERP Optima. Rabaty działają na urządzeniu tak samo jak w systemie ERP.
Na urządzenie przekazywany jest parametr Blokada wystawiania dok. rozchodowych. Jego działanie na urządzeniu w porównaniu do Comarch ERP Optima różni się w przypadku dokumentów Pro-Forma (FPF) oraz Rezerwacji odbiorcy (RO). Jeżeli jest zaznaczony, to w systemie ERP nie można wystawić takich dokumentów, natomiast na urządzeniu jest taka możliwość.
Na urządzenie są wysyłane dane związane z kontrolą limitu kredytu i limitu przeterminowanych płatności, które uzupełnione są na formularzu kontrahenta w Comarch ERP Optima, na zakładce Handlowe.
Formularz kontrahenta – limity dla kredytu i przeterminowanych płatności
Blokada lub ostrzeżenie podczas wystawiania dokumentów w Comarch Mobile zależy od ustawienia parametru na karcie Operatora w systemie ERP (menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy zakładka Parametry). Ponieważ kontrola na urządzeniu mobilnym dotyczy tylko zapisu na trwałe (zatwierdzenia) wysyłana jest wartość parametru Kontrola płatności – Zapis na trwałe.
Karta Operatora – parametr Kontrola płatności – Zapis na trwałe
Kontrola płatności standardowo dotyczy dokumentów sprzedażowych, czyli faktur sprzedaży (FA) i paragonów (PA). Jeżeli ma ona dotyczyć również wydań zewnętrznych (WZ), rezerwacji odbiorcy (RO) i dokumentów Pro‑Forma (FPP), to należy zaznaczyć na karcie Operatora w Comarch ERP Optima (menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy zakładka Parametry) parametr Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO, FPF.
Uwaga
Aby wartości limitów oraz wykorzystanych kwot w Comarch Mobile Sprzedaż i systemie ERP były aktualne niezbędne jest częste wykonywanie synchronizacji na urządzeniu mobilnym oraz wczytywanie wystawionych na urządzeniu dokumentów do Comarch ERP Optima.
Uwaga
Kontrola płatności w Comarch Mobile Sprzedaż dotyczy tylko zapisu na trwałe czyli zatwierdzenia dokumentu na urządzeniu.
Po dokonaniu anonimizacji danych kontrahenta w Comarch ERP Optima, kontrahent ten zostaje ukryty na urządzeniu mobilnym.
Zasoby
Na urządzeniu mobilnym stany magazynowe dla poszczególnych pozycji cennika pokazywane są dla magazynów lokalnych (zasoby w Comarch ERP Optima) oraz dla Magazynu Mobilnego powiązanego ze stanowiskiem sprzedaży (zasoby wysłane na urządzenie mobilne). Nie są dostępne w żaden sposób (podgląd stanu, wystawianie dokumentów) zasoby magazynów lokalnych zablokowanych w konfiguracji stanowiska sprzedaży mobilnej (menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Urządzenia mobilne/ Stanowiska zakładka Magazyny).
Aby utworzyć zasób na urządzeniu mobilnym należy przesunąć towary dokumentem MM na Magazyn Mobilny powiązany z danym stanowiskiem i wykonać synchronizację na urządzeniu mobilnym. Raz przesłany na urządzenie dokument MM nie może być wysłany ponownie.
Uwaga
Aby zasoby na urządzeniu były dostępne do sprzedaży dokument przesunięcia MM musi zostać zatwierdzony na urządzeniu mobilnym. Nie dotyczy to przesunięć wystawionych na Magazyn Mobilny w Comarch ERP Optima przed pierwszą synchronizacją z urządzeniem – wtedy zasoby są dostępne od razu.
Zwrot zasobów jest realizowany na urządzeniu mobilnym poprzez wystawienie odpowiedniego dokumentu i trafia do Magazynu domyślnego (określonego w konfiguracji stanowiska).
Wysyłanie zasobów na urządzenie mobilne nie zawsze jest konieczne. Stany magazynowe poszczególnych pozycji cennika w Comarch ERP Optima są widoczne zawsze, co umożliwia skuteczne wystawianie dokumentów rezerwacji i faktur Pro-Forma (RO i FPF). Należy pamiętać, że aby stany były jak najbardziej aktualne należy często wykonywać synchronizację na urządzeniu mobilnym.
Uwaga
Nie zaleca się w żadnym wypadku ręcznego wystawiania dokumentów MM z Magazynu Mobilnego oraz korygowania dokumentów MM wystawionych do Magazynu Mobilnego po stronie Comarch ERP Optima. Prowadzi to do niemożliwej do skorygowania z poziomu Użytkownika niezgodności zasobów pomiędzy urządzeniem mobilnym a systemem ERP. Z tego względu, parametr blokady wyst. dok. MM z Magazynu Mobilnego na operatorze jest domyślnie zaznaczony. W przypadku odznaczenia tego parametru operator może wykonać te operacje na własną odpowiedzialność. Ewentualne naprawy stanów magazynowych nie są obejmowane przez gwarancję Comarch.
Atrybuty Towaru
Na formularzu atrybutu dostępne są dwa parametry, które pojawiają się tylko wtedy, gdy skonfigurowane jest przynajmniej jedno stanowisko sprzedaży mobilnej: udostępniaj w Mobile oraz pozwalaj na edycję.
Formularz definicji atrybutu towaru
Zaznaczenie parametru udostępniaj w Mobile spowoduje, że atrybut zostanie wysłany na urządzenie mobilne i będzie widoczny na karcie towaru (pod warunkiem, że jest przypisany do danego towaru po stronie systemu ERP). Zaznaczenie parametru pozwalaj na edycję spowoduje jego wysłanie bezwarunkowo (może nie mieć przypisanej wartości). Dzięki temu można będzie użyć tego atrybutu podczas wystawiania dokumentów z dowolnym towarem.
Atrybutu nie można dodawać ręcznie do pozycji dokumentu do momentu zaznaczenia parametru pozwalaj na edycję. Ponadto zaznaczenie parametru spowoduje, że będzie można zmieniać wartość atrybutu dodanego do pozycji automatycznie (jeśli zaznaczony jest parametr przenosić na transakcje). Należy pamiętać, że atrybut dodany ręcznie na pozycję dokumentu wymaga ręcznego uzupełnienia jego wartości.
Zaznaczony parametr przenosić na transakcje powoduje, że atrybut jest automatycznie dodawany do pozycji dokumentu (niezależnie od parametru pozwalaj na edycję). Wartość parametru (zaznaczenie lub nie) pobierana jest z atrybutu przypisanego do karty towaru (nie z ogólnej definicji atrybutu w menu Ogólne/ Atrybuty).
Uwaga
Parametr pozwalaj na edycję nie umożliwia edycji wartości parametru na karcie towarowej na urządzeniu. Karty cennikowe na urządzeniu są nieedytowalne.
Wysyłane są wszystkie formaty atrybutów (w tym typu lista, ze wszystkimi jej wartościami) za wyjątkiem atrybutów binarnych (nie dotyczy to zdjęć i filmów w formacie gif, które są wysyłane). Nie są też wysyłane atrybuty zależne od kontrahenta.
Atrybuty towaru dodane na pozycjach dokumentów wystawionych na urządzeniu mobilnym są przesyłane wraz z tymi dokumentami do systemu ERP.
Atrybuty Kontrahenta
Atrybuty kontrahenta wysyłane są na urządzenie mobilne na takich samych zasadach jak atrybuty towarów.
Na karcie atrybutu kontrahenta dostępne są dwa parametry udostępniaj w Mobile oraz pozwalaj na edycję:
Formularz definicji atrybutu kontrahenta
Zaznaczenie parametru udostępniaj w Mobile spowoduje, że atrybut zostanie wysłany na urządzenie mobilne i będzie widoczny na karcie kontrahenta (pod warunkiem, że jest przypisany do danego kontrahenta po stronie systemu ERP). Zaznaczenie parametru pozwalaj na edycję spowoduje jego wysłanie bezwarunkowo (może nie mieć przypisanej wartości). Dzięki temu można będzie użyć tego atrybutu podczas wystawiania dokumentów na dowolnego kontrahenta oraz podczas dodawania nowego kontrahenta po stronie urządzenia mobilnego.
Atrybutu nie można dodawać ręcznie do nagłówka dokumentu do momentu zaznaczenia parametru pozwalaj na edycję. Ponadto zaznaczenie parametru spowoduje, że będzie można zmieniać wartość atrybutu dodanego do nagłówka automatycznie (jeśli zaznaczony jest parametr przenosić na transakcje). Należy pamiętać, że parametr dodany ręcznie do nagłówka dokumentu wymaga ręcznego uzupełnienia jego wartości.
Zaznaczony parametr przenosić na transakcje powoduje, że atrybut jest automatycznie dodawany do nagłówka dokumentu (niezależnie od parametru pozwalaj na edycję). Wartość parametru (zaznaczenie lub nie) pobierana jest z atrybutu przypisanego do karty kontrahenta (nie z ogólnej definicji atrybutu w menu Ogólne/ Atrybuty). Podczas wystawiania dokumentu dla nowo utworzonego na urządzeniu mobilnym kontrahenta możliwe jest tylko ręczne dodanie atrybutów kontrahenta do nagłówka.
Uwaga
Parametr pozwalaj na edycję nie umożliwia edycji wartości parametru na karcie kontrahenta na urządzeniu. Karty kontrahentów na urządzeniu są nieedytowalne.
Wysyłane są wszystkie formaty atrybutów (w tym typu lista, ze wszystkimi jej wartościami).
Atrybuty kontrahenta dodane do nagłówków dokumentów wystawionych na urządzeniu mobilnym są przesyłane wraz z tymi dokumentami do systemu ERP.
Atrybuty Dokumentu
Na urządzenie wysyłane są atrybuty dokumentu, na których formularzu zaznaczono parametr udostępniaj w Mobile. Zaznaczenie tego parametru jest jednoznaczne z pozwoleniem na edycję, ponieważ na urządzenie nie trafia żadna wartość tego typu atrybutu. Atrybuty dokumentu można dodawać do nagłówka dokumentu tylko ręcznie.
Atrybuty dokumentu dodane do nagłówków dokumentów wystawionych na urządzeniu mobilnym są przesyłane wraz z tymi dokumentami do systemu ERP.
Dokumenty wystawiane na urządzeniu mobilnym
W aplikacji Comarch MobileSprzedaż współpracującej z systemem Comarch ERP Optima możliwe jest wystawianie następujących dokumentów:
Rezerwacja odbiorcy (RO). Dokument może być wystawiony na dowolny magazyn lokalny w Comarch ERP Optima (domyślnie podpowiada się Magazyn domyślny ze stanowiska sprzedaży mobilnej).
Dokument Pro-Forma (FPF). Dokument może być wystawiony na dowolny magazyn lokalny w Comarch ERP Optima (domyślnie podpowiada się Magazyn domyślny ze stanowiska sprzedaży mobilnej).
Faktura sprzedaży (FA). Dokument może być wystawiony tylko na Magazyn Mobilny powiązany z konkretnym stanowiskiem (pod warunkiem istnienia odpowiedniej, dostępnej ilości zasobów). Faktury mogą być rozliczone lub nie (ogólna kwestia dotycząca rozliczenia dokumentów została przedstawiona w dalszej części punktu 3.3).
Paragon (PA). Dokument może być wystawiony tylko na Magazyn Mobilny powiązany z konkretnym stanowiskiem (pod warunkiem istnienia odpowiedniej, dostępnej ilości zasobów).
Wydanie zewnętrzne (WZ). Dokument może być wystawiony tylko na Magazyn Mobilny powiązany z konkretnym stanowiskiem (pod warunkiem istnienia odpowiedniej, dostępnej ilości zasobów).
Zwrotny dokument przesunięcia międzymagazynowego (MM). Aby zwrócić zasoby wysłane dokumentem MM na urządzenie mobilne należy wykonać zwrot na urządzeniu mobilnym. Podczas synchronizacji utworzony w wyniku tej operacji dokument wykona przesunięcie zasobów z Magazynu Mobilnego na Magazyn domyślny określony w konfiguracji stanowiska.
Uwaga
Zwrotne dokumenty MM z magazynu mobilnego na magazyn domyślny wystawione po stronie Comarch ERP Optima nie trafiają do urządzenia mobilnego! Istnieje możliwość opcjonalnego zablokowanie wystawiania dokumentów MM na magazynie mobilnym. Blokada następuje po zaznaczeniu parametru Blokada wystawiania dok. MM z magazynu mobilnego na karcie Operatora, zakładka Parametry cd (menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy).
Blokada nie dotyczy dokumentów MM tworzonych z poziomu korekt wystawionych do dokumentów wczytanych z Comarch Mobile Sprzedaż
Dokumenty RO, FPF, FA, PA oraz WZ wystawione na urządzeniu mobilnym mogą mieć wskazanego innego odbiorcę oraz innego płatnika (dotyczy FA i PA). Dane te są później wczytywane do systemu ERP.
Ponadto na urządzeniu mobilnym można wystawiać dokumenty KP/KW.
Możliwe jest również rozliczanie nierozliczonych płatności. Do urządzenia mobilnego przesyłane są informacje o nierozliczonych dokumentach dla wybranej w konfiguracji stanowiska grupy kontrahentów. Mogą to być zarówno należności jak i zobowiązania. Płatność może być rozliczona po stronie urządzenia mobilnego (utworzony zostaje dokument KP lub KW), a po kolejnej synchronizacji po stronie Comarch ERP Optima dokument, który ją wygenerował zostanie rozliczony.
Uwaga
Istnieje kilka zasad dotyczących wystawiania dokumentów na urządzeniu mobilnym, które decydują o poprawnej współpracy pomiędzy obydwoma aplikacjami. Zasady te opisane są w dalszej części instrukcji.
Istotną sprawą podczas pracy na urządzeniu mobilnym jest rozliczanie dokumentów. Należy zdecydować czy dokumenty mają być rozliczone po stronie urządzenia mobilnego czy po stronie Comarch ERP Optima. Nie powinno rozliczać się dokumentów po obu stronach. Może to spowodować wystąpienie błędów podczas wczytywania dokumentów do Comarch ERP Optima! Dokumenty mające odroczoną płatność można wczytać do Comarch ERP Optima jako nierozliczone i rozliczyć na tej samej zasadzie co inne dokumenty w programie.
Dokumenty gotówkowe lub z inną formą płatności, które rozliczyliśmy na urządzeniu mobilnym najlepiej wczytać dopiero po wykonaniu na urządzeniu mobilnym rozliczenia kasy. Jeżeli nie wykonamy rozliczenia kasy dokumenty trafią do programu jako nierozliczone i należy bezwzględnie pamiętać, żeby ich nie rozliczyć po stronie Comarch ERP Optima (w przyszłości spowoduje to błędy podczas synchronizacji). Przykładem takiej sytuacji jest scenariusz:
Wystawiamy dokument na urządzeniu mobilnym i rozliczamy go
Nie rozliczamy kasy
Wczytujemy dokument do Comarch ERP Optima – wczytuje się on jako nierozliczony
Ktoś rozlicza dokument w Comarch ERP Optima
Wykonujemy po jakimś czasie rozliczenie kasy na urządzeniu mobilnym
Ponownie wczytujemy dokumenty do Comarch ERP Optima
Otrzymujemy błąd podczas synchronizacji, ponieważ program chce wczytać rozliczenie dokumentu, które już istnieje w programie!
Aby poradzić sobie z tym problemem należy skasować rozliczenie powiązane z danym dokumentem.
Ponadto należy pamiętać, że zalecaną ścieżką wystawiania i rozliczania dokumentów w urządzeniu mobilnym jest:
Wystawienie dokumentu
Rozliczenie dokumentu (dotyczy również dokumentów gotówkowych – nie są one rozliczane automatycznie, dopóki nie ustawimy odpowiedniego parametru po stronie Comarch MobileSprzedaż – Automatyczna zapłata)
Rozliczenie kasy na urządzeniu mobilnym (uwzględnia ono wszystkie dokumenty rozliczone)
Wykonanie synchronizacji na urządzeniu mobilnym
Wczytanie dokumentów do systemu Comarch ERP Optima
Uwaga
Przed wczytaniem rozliczeń do Comarch ERP Optima należy rozliczyć kasę na urządzeniu mobilnym i wykonać na nim synchronizację.
Uwaga
Dokumenty nierozliczone na urządzeniu mobilnym do programu trafiają również, jako nierozliczone. W razie potrzeby można je rozliczyć w dowolnym momencie w Comarch ERP Optima, ale w takim wypadku należy pozostawić je, jako nierozliczone na urządzeniu mobilnym. Przy kolejnych synchronizacjach zostaną rozliczone automatycznie.
Uwaga
Do Comarch ERP Optima wysyłane są tylko dokumenty zapisane na stałe (zatwierdzone na urządzeniu mobilnym).
Wczytywanie dokumentów do Comarch ERP Optima
Wczytywanie dokumentów wystawionych w Comarch MobileSprzedażodbywanie się za pomocą znanej Użytkownikom Comarch ERP Optima Detal ikony widocznej w grupie Handel w górnym menu programu.
Wstążka programu – sekcja Wymiana danych
Po kliknięciu w powyższą ikonę otwiera się okno synchronizacji.
Okno Synchronizacji z Mobile Sprzedaż
Na oknie możemy określić, czy chcemy dokonać synchronizacji tylko stanowisk Comarch MobileSprzedaż oraz wybrać konkretne stanowisko z rozwijanej listy. Możliwa jest synchronizacja wszystkich stanowisk Comarch Mobile Sprzedaż oraz w ogóle wszystkich stanowisk skonfigurowanych w programie (Comarch ERP OptimaDetal + Comarch Mobile Sprzedaż).
Uwaga
Aby możliwe było wczytanie dokumentów do Comarch ERP Optima niezbędne jest zatwierdzenie dokumentów na urządzeniu mobilnym oraz wykonanie na nim synchronizacji. Dodatkowo w przypadku dokumentów KP/KW i płatności do dokumentów handlowych należy rozliczyć stan kasy po stronie urządzenia mobilnego.
Wczytywane są następujące dokumenty:
Rezerwacje Odbiorcy (RO) – trafiają one na wybrany podczas wystawiania dokumentu magazyn, zawsze do bufora.
Dokumenty Pro-Forma(FPF) – trafiają one na wybrany podczas wystawiania dokumentu magazyn, zawsze jako zapisane na trwałe.
Faktury Sprzedaży (FA) – trafiają one na Magazyn mobilny, zawsze jako zapisane na trwałe. Jeżeli faktura została rozliczona po stronie urządzenia mobilnego zostaną zaczytane dokumenty rozliczające KP powiązane z daną fakturą lub fakturami.
Paragony (PA) – trafiają one na Magazyn mobilny, zawsze jako zapisane na trwałe. Mogą być przekształcone do faktury.
Wydania zewnętrzne (WZ) – trafiają one na Magazyn mobilny, zawsze jako zapisane na trwałe. Mogą być przekształcone do faktury lub paragonu. W przypadku przekształcenia do paragonu VAT na dokumencie WZ musi być liczony „od brutto”.
Zwrotne przesunięcia międzymagazynowe (MM)– magazynem docelowym jest Magazyn domyślny powiązany ze stanowiskiem sprzedaży mobilnej.
Uwaga
Zwrotne dokumenty MM z magazynu mobilnego na magazyn domyślny wystawione po stronie Comarch ERP Optima nie trafiają do urządzenia mobilnego! Istnieje możliwość opcjonalnego zablokowanie wystawiania dokumentów MM na magazynie mobilnym. Blokada następuje po zaznaczeniu parametru Blokada wystawiania dok. MM z magazynu mobilnego na karcie Operatora, zakładka Parametry cd (menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy).
Blokada nie dotyczy dokumentów MM tworzonych z poziomu korekt wystawionych do dokumentów wczytanych z Comarch Mobile Sprzedaż.
Dokumenty KP/KW – wystawione na urządzeniu mobilnym, trafiają do Comarch ERP Optima do rejestru powiązanego ze stanowiskiem sprzedaży mobilnej.
Jako pierwsze do systemu Comarch ERP Optima wczytywane są dokumenty RO i FPF (nie tworzą płatności, nie mają wpływu na stan magazynowy). Dzięki temu zawsze trafią one do systemu, nawet w przypadku problemów ze stanem magazynowym lub raportami kasowymi/bankowymi.
Pozycje dokumentów wystawionych w Comarch Mobile Sprzedaż są wczytywane do Comarch ERP Optima w takiej samej jednostce miary, jaka została użyta na urządzeniu mobilnym.
Ponadto do systemu wczytywane są rozliczenia dokumentów. W przypadku braku możliwości wczytania rozliczenia (np. rozliczenie zostało wykonane po stronie Comarch ERP Optima) jest ono pomijane, a kolejne rozliczenia są wczytywane do systemu. Komunikat o braku możliwości rozliczenia będzie pojawiał się aż do skutku (np. umożliwienia rozliczenia poprzez jego usunięcie w Comarch ERP Optima).
Uwaga
Płatność do dokumentu handlowego realizowana jest w kilku etapach.
Podczas pierwszej synchronizacji po stronie Comarch ERP Optima dokument zostaje tylko wczytany.
Następnie synchronizacja na urządzeniu powoduje potwierdzenie wczytania dokumentu do Comarch ERP Optima i wysłanie rozliczenia.
Kolejna synchronizacja po stronie Comarch ERP Optima spowoduje rozliczenie dokumentu.
Uwaga
Z urządzenia mobilnego do Comarch ERP Optimanie są wysyłane:
- informacje o samochodach (z sekcji Słowniki),
- informacje o rodzajach przejazdów (z sekcji Słowniki),
- sekcja Przejazdy,
- sekcja Wizyty.
Uwaga
Podczas wczytywania danych do Comarch ERP Optima sprawdzana jest obecność licencji na moduł Handel lub Handel Plus.
Anulowanie dokumentów Comarch ERP Optima
Nie jest możliwe anulowanie dokumentów wystawionych na urządzeniu mobilnym.
Korekty do dokumentów w Comarch ERP Optima
Do dokumentów wystawionych na urządzeniu mobilnym i wczytanych do sytemu ERP można wystawiać korekty.
Ponieważ korekta takiego dokumentu powoduje powstanie niezgodności stanu zasobów na magazynie mobilnym (zasób „wraca” na magazyn mobilny, ale nie jest ponownie wysyłany na urządzenie mobilne) umożliwiono przekształcenie takiej korekty do dokumentu przesunięcia międzymagazynowego (MM). Dokument MM spowoduje przesunięcie zasobów z magazynu mobilnego na magazyn domyślny i w efekcie wyrównanie ilości zasobów pomiędzy magazynem mobilnym w systemie ERP a urządzeniem mobilnym.
Możliwe jest anulowanie dokumentów korygujących (pod warunkiem, że nie zostały przekształcone do dokumentu MM).
Wczytywanie nowych kontrahentów do Comarch ERP Optima
Comarch MobileSprzedaż umożliwia dodawanie nowych kontrahentów. Dzięki niej użytkownik aplikacji mobilnej może na bieżąco dodawać nowych odbiorców i od razu wystawiać dokumenty na ich konto. Informacje, które są wczytywane z Comarch Mobile Sprzedaż to:
Dane słownikowe
Warunki handlowe
Forma płatności
Termin płatności (w przypadku płatności odroczonej maksymalna wartość przekazywana do systemu ERP to 999 dni, nawet w przypadku ustalenia większej wartości na urządzeniu mobilnym).
Cena początkowa
Przy wyborze dla kontrahenta formy płatności typu gotówka, termin płatności zostanie pobrany z konfiguracji tejże formy płatności w programie Comarch ERP Optima, a nie z aplikacji mobilnej.
Nowi kontrahenci są wczytywani ze statusem Podmiot gospodarczy i zaznaczonym parametrem Podatnik VAT czynny.
Uwaga
Jeżeli użytkownik aplikacji mobilnej wystawił dokument dla nowo dodanego kontrahenta, to ten dokument zostanie wczytany dopiero po drugiej z kolei synchronizacji z poziomu Comarch Mobile Sprzedaż. Pierwsza synchronizacja dodaje nowego kontrahenta do Programu Comarch ERP Optima. Druga synchronizacja przygotowuje dokumenty dla tego kontrahenta do wczytania w Comarch ERP Optima.
Aktualizacja danych kontrahenta zmienionych na urządzeniu mobilnym
W celu umożliwienia edycji danych kontrahenta na urządzeniu mobilnym należy zaznaczyć parametr Edycja kontrahenta w konfiguracji stanowiska sprzedaży mobilnej (menu System/ Konfiguracja - Firma/Urządzenia Mobilne/Stanowiska). Po zaznaczeniu parametru i wykonaniu synchronizacji na urządzeniu mobilnym możliwa będzie edycja wszystkich pól z danymi kontrahenta. Zmiana danych kontrahenta spowoduje ich aktualizację w systemie ERP.
Aby zablokować możliwości edycji poszczególnych pól lub zmienić ustawienia pól wymaganych należy skontaktować się z autoryzowanych Partnerem Comarch.
Zmodyfikowane w Comarch MobileSprzedaż dane kontrahenta trafiają do systemu ERP po synchronizacji na urządzeniu mobilnym. Podczas pierwszej synchronizacji dane są wysyłane (ikona kontrahenta na urządzeniu ma kolor niebieski), a podczas kolejnej synchronizacji dane są potwierdzane przez system ERP (ikona kontrahenta ma kolor zielony).
W przypadku niektórych informacji wysyłanych z urządzenia, nie ma możliwości obsłużenia ich po stronie Comarch ERP Optima. Przykładem może być oznaczenie na urządzeniu osoby kontaktowej danego kontrahenta jako archiwalna. Nie jest to odpowiednik usunięcia przedstawiciela kontrahenta po stronie systemu ERP. Jeżeli chcemy, aby na urządzeniu nie pojawiała się dana osoba kontaktowa, to należy ją usunąć w systemie ERP.
Uwaga
W przypadku korzystania z opisanej funkcjonalności należy pamiętać, że na urządzeniu powinny być edytowane tylko pola, które posiadają swoje odpowiedniki w Comarch ERP Optima. W przypadku uzupełnienia wartości pola, którego odpowiednika nie ma w systemie ERP będzie ono wyczyszczone podczas potwierdzenia zmian.
Uwaga
Wszelkie modyfikacje związane z opisaną funkcjonalnością powinny być wykonywane przez autoryzowanego Partnera.
Terminarz
Współpraca modułu CRM lub CRM Plus z Terminarzem na urządzeniu mobilnym odbywa się na zasadzie obustronnej wymiany danych. Synchronizację wykonuje się tylko po stronie urządzenia (dane trafiają do systemu ERP automatycznie).
Moduł CRM/CRM Plus
W module CRM/CRM Plus można tworzyć kontakty/zadania, które po synchronizacji na urządzeniu mobilnym trafiają do Terminarza ze statusem do wykonania. Na urządzenie wysyłane są tylko zadania/kontakty będące w realizacji (kolor zielony na liście kontaktów i zadań).
Poniższa tabela prezentuje zależność pomiędzy rodzajami zadań:
Comarch ERP Optima
Comarch Mobile
Kontakt
Kontakt
Zadanie
Spotkanie
Wykonane (zatwierdzone) po stronie urządzenia kontakty/zadania są oznaczone, jako zrealizowane w systemie Comarch ERP Optima. Kontakty/zadania mogą również zostać odrzucone po stronie urządzenia mobilnego i taki też status (anulowane) otrzymają w module CRM po wykonaniu synchronizacji.
Ponadto kontakty/zadania wysłane na urządzenie mobilne, a następnie zrealizowane po stronie systemu ERP podczas kolejnej synchronizacji zostaną oznaczone, jako wykonane w Terminarzu na urządzeniu mobilnym (podobnie anulowane/ odrzucone).
Kontakt/zadanie utworzone na kontrahenta, który nie został wcześniej wysłany na urządzenie mobilne (nie należy do grupy kontrahentów przypisanej do stanowiska sprzedaży mobilnej) zostanie wysłany(e) na urządzenie i dane kontrahenta będą na nim (kontakcie/spotkaniu) widoczne. Tym nie mniej taki kontrahent nie będzie dostępny na liście kontrahentów po stronie urządzenia mobilnego.
Uwaga
Na urządzenie mobilne nie są wysyłane zadania cykliczne utworzone w Comarch ERP Optima.
Terminarz na urządzeniu mobilnym
Kontakty tworzone na urządzeniu mogą mieć status tylko wykonany (zatwierdzony). Do modułu CRM trafiają, jako kontakty zrealizowane.
Spotkania mogą mieć na urządzeniu status dorealizacji, wykonany lubodrzucony. Do modułu CRM trafiają tylko spotkania wykonane jako zrealizowane lub odrzucone jako anulowane. Jeżeli spotkanie ma nie być w ogóle wysłane należy je usunąć z poziomu urządzenia mobilnego.
Terminy typu „Prywatne” nie są wysyłane do modułu CRM.
Zawartość pola Uwagi do realizacji jest wysyłana. Po stronie systemu ERP nie można jej edytować.
Ponadto niezależnie od miejsca powstania zadania/kontaktu nie są wysyłane Wątki.
Uwaga
Na zadaniach (spotkaniach) zaimportowanych z urządzenia nie ma możliwości generowania zadań cyklicznych (po ich odblokowaniu).
Ankiety
Na urządzenie mobilne wysyłane są wzorce ankiet utworzone w module CRM Plus w Comarch ERP Optima, które następnie mogą zostać użyte podczas tworzenia zdarzenia CRM w Terminarzu na urządzeniu mobilnym. Następnie wypełnione ankiety synchronizowane są wraz z powiązanym Zadaniem lub Kontaktem do modułu CRM Plus w Comarch ERP Optima.
Ponadto ankieta może trafić na urządzenie jako powiązana z konkretnym Kontaktem lub Zadaniem wysyłanym z Comarch ERP Optima.
W przypadku wysyłania na urządzenie mobilne zdarzeń CRM zawierających ankiety, wysyłana jest tylko jedna ankieta. Jest to ankieta, która została podpięta do danego zdarzenia jako pierwsza. Ankieta ta jest zablokowana do usunięcia po stronie systemu ERP, pozostałe ankiety można usunąć z danego zdarzenia. Ogólnie rzecz biorąc, dla wszystkich ankiet, które zostały wysłane na urządzenie mobilne z Comarch ERP Optima, operacja usunięcia jest zablokowana.
Jeśli przesłane ankiety mają status do wypełnienia, wówczas można je edytować (wypełnić) podczas realizacji danego zdarzenia na urządzeniu mobilnym. Jeżeli na ankiecie w Comarch ERP Optima uzupełnione zostaną odpowiedzi, a ankieta ma status do wypełnienia, to odpowiedzi te zostaną wysyłane na urządzenie mobilne (będą widoczne na ankiecie). Jeśli na urządzeniu odpowiedzi zostaną zmienione (ankieta zostanie wypełniona), po zatwierdzeniu zdarzenia CRM ankieta zostanie wysłana do Comarch ERP Optima, a istaniejące odpowiedzi zostaną nadpisane.
Jeżeli w Comarch ERP Optima ankieta zostanie wypełniona, a jej status zmieniony na wypełniona/zatwierdzona, to na urządzenie mobilne zostanie wysłana ankieta z odpowiedziami, ale nie będzie można jej edytować (zmieniać odpowiedzi).
W przypadku wysłania na urządzenie mobilne kliku zdarzeń CRM zawierających tą samą ankietę, ankieta ta jest traktowana jako jeden obiekt (na urządzeniu mobilnym zmiany na ankiecie podpiętej do zdarzenia nr 1 będą widoczne na ankiecie podpiętej do zdarzenia nr 2). Po zatwierdzeniu tych zdarzeń na urządzeniu mobilnym, do Comarch ERP Optima trafi ostatnia wersja ankiety sprzed synchronizacji.
W przypadku zdarzenia CRM wygenerowanego na urządzeniu (do którego została podpięta ankieta), po synchronizacji do Comarch ERP Optima możliwe jest usunięcie podpiętej do niego ankiety. Standardowo taka ankieta ma status wypełniona i nie można jej usunąć. Dopiero zmiana statusu na do wypełnienia pozowoli usunąć ankietę.
Samochody i przejazdy
Dane dotyczące samochodów i przejazdów wymieniane są pomiędzy systemami podczas synchronizacji na urządzeniu mobilnym. Z systemu ERP pobierane są dane samochodu (numer rejestracyjny, marka i opis), natomiast z urządzenia mobilnego do systemu ERP wysyłane są dane dotyczące przejazdów (trasa, cel, długość trasy, Operator importujący/modyfikujący i dysponent).
Automat synchronizacji
Uwaga
Pierwszą czynnością, jaką należy wykonać jest prawidłowa konfiguracja usługi Serwis Operacji Automatycznych. Konfiguracja ta została opisana w podręczniku Ogólne i konfiguracja.
Automatyczna synchronizacja danych polega na wczytywaniu danych z Comarch Mobile Sprzedaż do systemu Comarch ERP Optima regularnie w określonych odstępach czasowych bez konieczności ręcznego wywoływania importu przez Użytkownika.
Konfiguracja parametrów synchronizacji automatycznej odbywa się w Konfiguracji programu/ Automat synchronizacji.
W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do obecnie używanej bazy konfiguracyjnej. Dla każdej z baz na zakładce Comarch ERP Optima Detal/ Comarch Mobile Sprzedaż można włączyć automatyczną synchronizację, a także określić, w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością będzie się ona odbywać.
Automatyczna synchronizacja Mobile Sprzedaż
Dodatkowo w Konfiguracji programu/ Automat synchronizacji/ Operator należy wpisać akronim Operatora oraz jego hasło do programu Comarch ERP Optima (o ile zostało ustalone).
Uwaga
Automat wczytuje tylko te dokumenty, które zostały wcześniej wysłane z urządzenia mobilnego. Oznacza to, że synchronizacja na urządzeniu jest konieczna.
Uwaga
W przypadku, gdy w trakcie synchronizacji automatycznej wystąpi błąd to synchronizacja zostanie przerwana.
Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach logów, które dostępne są z poziomu systemu ERP (menu Narzędzia/ Raportowanie).
Współpraca modułu Handel z systemem Comarch ERP XL
Wersja 2024.2 systemu Comarch ERP Optima jest ostatnią wersją wspierającą integrację Comarch ERP Optima Offline (stanowisko handlowe dla Comarch ERP XL).
Model współpracy centrala - oddział
Uwaga
System Comarch ERP Optima współpracuje z systemem Comarch ERP XL od wersji 2016.3
Uwaga
Po wykonaniu reinstalacji systemów zalecane jest wykonanie pełnej synchronizacji.
Współpraca pomiędzy centralą (system Comarch ERP XL) a oddziałem (Comarch ERP Optima) polega na odwzorowywaniu operacji przeprowadzonych w oddziale na jednym z magazynów znajdujących się w bazie centralnej. Wymiana informacji pomiędzy systemem Comarch ERP XL i systemem Comarch ERP Optima oparta jest o przesyłanie danych słownikowych (towary, kontrahenci, …) oraz przeprowadzonych transakcji (faktury, paragony, zamówienia, …) za pośrednictwem plików w formacie XLO.
Pliki XLO są w rzeczywistości spakowanymi plikami XML, zarówno system Comarch ERP XL jak i Comarch ERP Optima rozpoznają format pliku i potrafią odczytać zarówno plik XML jak i XLO).
W efekcie synchronizacji w centrali znajduje się pełna informacja o operacjach przeprowadzonych w oddziale (faktury sprzedaży, paragony, faktury zakupu, dokumenty wewnętrzne, raporty kasowe wraz z zapisami kasowymi).
W centrali istnieje magazyn wewnętrzny odpowiadający oddziałowi (dla każdego oddziału w centrali zakładany jest odrębny magazyn wewnętrzny).
W trakcie pierwszej synchronizacji w oddziale zakładane są magazyny:
magazyn lokalny odpowiadający magazynowi wewnętrznemu zdefiniowanemu w centrali.
magazyn odległy odpowiadający centrali
Oddział może mieć wiele magazynów lokalnych. Jednak wszystkie magazyny oddziału są traktowane przez centralę tak, jakby w oddziale był tylko jeden magazyn. Można powiedzieć, że oddziały na własne potrzeby mogą (ale nie muszą) zakładać więcej magazynów lokalnych.
Na rysunku podano przykład centrali, w której funkcjonują 3 magazyny (MAG, M1, M2).
Magazyn M1 reprezentuje oddział pierwszy. Oddział M1 posiada trzy magazyny lokalne (ML1.1, ML1.2, ML1.3).
Magazyn M2 reprezentuje oddział drugi. Oddział M2 posiada dwa magazyny lokalne (ML2.1, ML2.2).
W oddziale pierwszym, magazyn centralny jest reprezentowany przez magazyn MAG. W oddziale pierwszym towary mogą być przesyłane tylko na magazyn centralny MAG oraz między pozostałymi magazynami lokalnymi oddziału pierwszego (ML1.1, ML1.2, ML1.3).
W oddziale drugim, magazyn centralny jest reprezentowany również przez magazyn MAG. W oddziale drugim towary mogą być przesyłane na magazyn centralny M2 oraz między pozostałymi magazynami lokalnymi oddziału drugiego (ML2.1, ML2.2).
Uwaga
Od wersji 8.5 istnieje możliwość wystawiania dokumentów MM między dwoma różnymi oddziałami (opis w podpunkcie 6.14).
Komunikacja między oddziałami bez pośrednictwa centrali nie jest możliwa, dokumenty zawsze trafiają do Centrali.
W oddziałach dokumenty mogą być wystawiane na dowolnych magazynach. W centrali dokumenty te będą interpretowane tak, jakby były wystawione na oddziałowym magazynie głównym.
W centrali definiowane są również m.in.:
rejestr kasowy/ bankowy, w którym rejestrowane będą wszystkie operacje kasowe przeprowadzane w oddziale oraz skojarzone z nim formy płatności,
grupa towarów dostępnych do sprzedaży w oddziale,
grupa kontrahentów obsługiwanych przez oddział.
W trakcie synchronizacji informacje z centrali są przesyłane do oddziału. W efekcie w oddziale zakładany jest identyczny jak w centrali rejestr kasowy/bankowy oraz formy płatności.
Uzupełniane są również dane słownikowe: lista towarów i kontrahentów. W oddziale rejestrowane są karty ewidencyjne towarów i kontrahentów przypisanych do grupy skojarzonej w centrali z oddziałem.
Towar z centrali do oddziału jest przesyłany przy pomocy dokumentów MM.
W oddziale istnieje możliwość wystawiania dokumentów zakupu (faktury zakupu) i sprzedaży (faktury sprzedaży, paragony), dokumentów wewnętrznych (PW i RW) oraz zapisów kasowych.
Podczas ponownej synchronizacji informacje o wystawionych dokumentach są przesyłane do centrali. W centrali dokumenty są zapisywane w magazynie wewnętrznym skojarzonym z danym oddziałem. Na ich podstawie aktualizowane są m.in. stany magazynowe.
Uwaga
Jednolity Plik Kontrolny generowany jest po stronie centrali (Comarch ERP XL).
Zakładanie nowej bazy dla oddziału w Comarch ERP Optima
Proces zakładania nowej bazy danych dla oddziału jest identyczny jak w przypadku wersji standardowej (opisany w podręczniku do Konfiguracji). Dopiero na poziomie konfiguracji Użytkownik zaznacza, że dana baza ma pełnić role oddziału.
Podczas konfigurowania wersji oddziałowej programu Użytkownik musi korzystać z wizardów konfiguracyjnych wyświetlanych w momencie pierwszego uruchomienia bazy danych. Po wyświetleniu pierwszego okna powinien wybrać opcję konfiguracji zaawansowanej i zaznaczyć opcję: Współpraca modułu handlowego z Comarch ERP XL. W takim przypadku kolejne etapy konfigurowania bazy danych są znacznie ograniczane. Jedyne informacje możliwe do ustalenia w konfiguracji to:
sposób rozliczania magazynu – Użytkownik powinien przy tym pamiętać, że ustalony tutaj algorytm powinien być zgodny z algorytmem stosowanym w centrali (program Comarch ERP XL). Na liście dostępnych algorytmów nie jest dostępna metoda AVCO, ponieważ w centrali (Comarch ERP XL) nie jest ona obsługiwana.
katalog plików wymiany – pole na wpisanie ścieżki dostępu do katalogu, w którym program będzie zapisywał kolejne pliki wykorzystywane do synchronizacji.
Po zakończeniu konfiguracji program automatycznie ustala w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona opcję Oddział.
Uwaga
Nie ma możliwości konfigurowania wersji oddziałowej z poziomu programu. Aby zdefiniować bazę jako oddział Użytkownik musi korzystać z wizardów konfiguracyjnych.
Uwaga
W przypadku wersji oddziałowej bazy konfiguracyjna i firmowa muszą być na tym samym serwerze SQL.
Uwaga
W przypadku wersji oddziałowej nie można stosować znaków diakrytycznych niezgodnych z formatem Windows-1250. W przeciwnym razie eksport danych może zakończyć się błędem!
Synchronizacja danych
Funkcję synchronizacji w oddziale (Comarch ERP Optima) można wywołać z poziomu menu Narzędzia: Praca rozproszona centrala/ oddział po wciśnięciu przycisku na pasku wstążce.
Po wywołaniu funkcji wyświetlane jest okno:
Plik wymiany – synchronizacja jest przeprowadzana w oparciu o wysyłane pliki wymiany. Plik wymiany odbierany i tworzony jest w jednym katalogu. Ścieżkę dostępu do katalogu można określić w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona. Jest on proponowany podczas kolejnych synchronizacji.
E-mail centrali – utworzony plik wymiany może zostać wysłany do centrali przy pomocy programu Microsoft Outlook. Jeśli adres jest wypełniony po wykonaniu synchronizacji przycisk staje się aktywny i jego wciśnięcie powoduje automatyczne wywołanie poczty z załączonym plikiem przeznaczonym dla centrali.
Proces synchronizacji jest wywoływany po wciśnięciu przycisku .
Podczas synchronizacji w oddziale odczytywane są informacje z pliku XLO utworzonego przez centralę. Równocześnie tworzony jest plik zwrotny dla centrali o określonej nazwie OD_ODDZIAL.XLO (gdzie oddział zastępowany jest przez symbol magazynu).
W trakcie synchronizacji w centrali odczytywany jest plik przesłany z oddziału i równocześnie tworzony jest plik o nazwie DLA_ODDZIAŁ.XLO (gdzie oddział zastępowany jest przez symbol magazynu).
Proces wymiany plików odbywa się w oparciu o pliki zawierające symbol oddziału. Kierunek (DLA, OD) określa, czy dany plik jest przeznaczony do odczytu w centrali (OD), czy do odczytu w oddziale (DLA). Wyjątkiem jest pierwsza synchronizacja, kiedy to centrala tworzy plik o nazwie DLA_MAGAZYN.XLO.
Przykład
W trakcie pierwszej synchronizacji z centrali wysyłany jest plik DLA_MAGAZYN.XLO. Nazwa oddziału nadana w centrali to KRAK.
Po wykonaniu synchronizacji w oddziale (odczytaniu pliku) tworzony jest plik OD_KRAK.XLO, przeznaczony dla centrali i zawierający potwierdzenie wykonania pierwszej synchronizacji.
Plik jest odczytywany w centrali. Równocześnie tworzony jest kolejny plik przeznaczony dla oddziału DLA_KRAK.XLO. Od tej pory synchronizacja opiera się już na plikach:
XLO – plik z centrali przeznaczony dla oddziału KRAK
XLO – plik z oddziału KRAK przeznaczony dla centrali
Transmisja z wykorzystaniem WebSerwisu
Funkcja automatycznej synchronizacji jest dedykowana dla firm, które prowadzą wiele oddziałów, gdzie „ręczne” wykonanie synchronizacji byłoby uciążliwe.
Zarówno po stronie centrali jak i oddziału należy wskazać adres serwera, gdzie zainstalowano WebSerwis. Adres należy podać w formie IP lub nazwy serwera.
W oddziale synchronizacja jest wykonywana tak jak dotychczas na żądanie (o ile użytkownik nie ma uruchomionej usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych (opis w kolejnym podpunkcie). Jednak plik wymiany dla centrali tworzony jest na wskazanym serwerze.
W centrali plik wymiany jest automatycznie odczytywany. Plik zwrotny dla oddziału jest tworzony również na wskazanym serwerze, gdzie „oczekuje” na odczyt ze strony oddziału.
Jeśli w oddziale zostanie wykonana synchronizacja – na serwerze tworzony jest nowy plik zwrotny dla centrali, który jest automatycznie odczytywany.
Konfiguracja automatycznej synchronizacji w oddziale sprowadza się do ustalenia kilku parametrów w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona :
Transmisja z wykorzystaniem WebSerwisu – zaznaczenie parametru spowoduje, że docelowe miejsce pliku wymiany będzie na wskazanym serwerze.
Adres serwera plików wymiany – adres IP lub nazwa serwera, gdzie zainstalowany jest Webserwis.
W przypadku wystąpienia problemów zastosowanie mają parametry Ilość powtórzeń zerwanej transmisji oraz Czas, po którym powtórzyć przesłanie zerwanej transmisji. Jeśli pomimo powtórzeń (zgodnych z tymi ustawieniami) transmisja nie powiedzie się program szuka pliku synchronizacyjnego w katalogu wskazanym, jako Katalog pliku wymiany. Dopiero, kiedy nie znajdzie tam pliku wyświetlany jest błąd.
Uwaga
Do poprawnego działania transmisji z wykorzystaniem WebSerwisu niezbędny jest pakiet Web Services Enhancements (WSE) 3.0 for Microsoft .NET
Transmisja danych z wykorzystaniem usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych
W transmisji z wykorzystaniem Webserwisu możliwe jest skorzystanie z automatu synchronizacji po stronie oddziału. Do tego celu służy usługa Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych, instalowana wraz z systemem Comarch ERP Optima. Uruchomienie usługi musi zostać poprzedzone konfiguracją Webserwisu.
Sama konfiguracja Serwisu Operacji Automatycznych sprowadza się do skonfigurowania parametrów dotyczących synchronizacji programu Comarch ERP Optima z Comarch ERP XL w Start/Konfiguracja/ Program/ Automat synchronizacji. W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do bazy konfiguracyjnej, na której obecnie pracujemy. Należy dla bazy oddziałowej włączyć automatyczną synchronizację oraz określić, w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać.
W podgałęzi Operator należy wpisać akronim Operatora oraz jego hasło do programu Comarch ERP Optima, jeśli do logowania używa hasła. Jeśli hasło Operatora zostanie zmienione, należy również je zmienić w Serwisie Operacji Automatycznych.
W gałęzi Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Serwis Operacji Automatycznych/Parametry w sekcji Logowanie Serwisu Operacji Automatycznych widoczne są dane: nazwa serwera, nazwa bazy konfiguracyjnej, serwer klucza. Dane uzupełniają się automatycznie, po zalogowaniu do programu.
Usługa Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych po instalacji jest domyślnie wyłączona. Aby możliwe było automatyczne realizowanie zdefiniowanych zadań należy:
zaznaczyć Logowanie usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych jako: (Konto, Hasło) podać nazwę i hasło użytkownika systemu operacyjnego dla usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych. Hasło należy podać każdorazowo przed ustawieniem tego konta dla usługi. Przy definiowaniu konta należy podać nazwę domeny\nazwę użytkownika (jeżeli komputer należy do domeny) lub nazwę komputera\nazwę użytkownika (jeżeli komputer nie należy do domeny). Przed konfiguracją należy nadać hasło użytkownikowi Windows, który jest tu wskazywany, jeżeli do tej pory użytkownik ten nie miał nadanego hasła.
kliknąć Uruchom usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych – po ustawieniu konta dla usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych należy usługę uruchomić.
Dopiero po skonfigurowaniu i uruchomieniu Serwisu Operacji Automatycznych wykonywane będą zadania automatyczne określone w programie.
Uwaga
W przypadku systemów operacyjnych Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows Server 2008, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012 uruchomienie usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych będzie możliwe po uprzednim wyłączeniu w systemie operacyjnym trybu UAC (User Account Control – kontrola konta użytkownika) lub uruchomieniu Comarch ERP Optima w trybie Administratora.
Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych działa jako usługa systemowa i uruchamiana jest wraz z systemem operacyjnym. Nie informuje ona użytkownika o swoim działaniu. Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach loga operacji, dostępnych z poziomu programu w zakładce Narzędzia/Otwórz folder z logami.
Konfiguracja oddziału w Comarch ERP Optima
Dla wersji oddziałowej programu automatycznie ograniczany jest dostęp do pewnych funkcji konfiguracyjnych. Dla potrzeb oddziału w Konfiguracji została utworzona nowa grupa parametrów Oddział.
Konfiguracja firmy
CRM
Daje możliwość skonfigurowania modułu CRM
Dane firmy
Daje możliwość podglądu Pieczątki firmy. Informacja o nazwie firmy i jej adresie jest przesyłana z centrali w trakcie synchronizacji.
Definicje dokumentów
Daje możliwość podglądu schematów numeracji ustalonych dla dokumentów wystawianych w oddziale.
Dostępne grupy dotyczą dokumentów handlowych, magazynowych, kasowych/bankowych oraz CRM. Ponieważ numeracja jest narzucana z centrali – nie ma możliwości usunięcia oraz dodania nowego schematu. Nie jest również możliwa zmiana schematu – edycja ograniczona jest do podglądu.
W każdej klasie dokumentów zdefiniowany jest jeden schemat numeracji, zawierający serię. Seria odpowiada symbolowi oddziału nadanemu w centrali.
Klasy dokumentów w poszczególnych grupach są przystosowane do rodzajów dokumentów, które można wystawiać w oddziale (np. W grupie dokumentów magazynowych znajdują się klasy dotyczące inwentaryzacji, przesunięć międzymagazynowych, przyjęć i wydań zewnętrznych oraz przyjęć i rozchodów wewnętrznych).
Detal
Parametry – w tej grupie zebrane są informacje na temat parametrów pracy modułu Detal. Jest to alternatywne okno sprzedaży detalicznej dla sprzedaży realizowanej w Comarch ERP Optima. Jest to aplikacja ściśle powiązana z Comarch ERP Optima i mająca na celu uproszczenie pracy sprzedawców.
Stanowisko – okno konfiguracji nowego modułu uproszczonej sprzedaży – Comarch ERP Optima DETAL. Składa się z dwóch sekcji. W oknie dodawania nowego stanowiska definiuje się parametry każdego użytkowanego stanowiska. W sekcji Rodzaje płatności dla detalu udostępnia się przesłane przez centrale formy płatności dla wszystkich użytkowanych stanowisk.
Dla każdego stanowiska definiujemy pola:
Numer stanowiska – nadawany automatycznie przez program. Poprzez ten numer możliwa jest łączność między stanowiskiem Comarch ERP Optima Detal, a stanowiskiem zdefiniowanym w Comarch ERP Optima (szczegółowe informacje w podręczniku Comarch ERP Optima Detal),
Nazwa – nazwa stanowiska,
Domyślny magazyn – magazyn, z którym powiązane będą wystawione w Comarch ERP Optima Detal Paragony i Faktury Sprzedaży.,
Grupa towarów – grupa, w oparciu o którą możliwa jest sprzedaż w Comarch ERP Optima Detal,
Numer ceny – do wyboru z rozwijanej listy cen sprzedaży pobieranych z Konfiguracji firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług,
Definicje PA / FS / KP / KW – definicje schematów numeracji tych dokumentów pochodzą z centrali.
Seria dla dokumentów – w tym miejscu należy zdefiniować serię, która będzie występowała w numeracji Paragonów i Faktur Sprzedaży oraz niezależnych KP/ KW wystawionych na stanowisku sprzedaży. Serie definiowane są po stronie centrali.
Operatorzy – mający dostęp do stanowiska. Lista wyboru zawiera wyłącznie operatorów, którzy na karcie mają zdefiniowaną funkcję pracownika (Funkcja Detal).
Nieaktywne – parametr pozwala określić dostęp do stanowiska Comarch ERP Optima Detal. Jeśli jest włączony, przy próbie uruchomienia stanowiska w punkcie sprzedaży detalicznej generowany jest komunikat: Nie znaleziono stanowiska o podanym numerze.
Handel
Ceny towarów i usług – grupy cenowe definiowane są w centrali. W związku z tym w oddziale istnieje jedynie możliwość podglądu zdefiniowanych cen, bez możliwości zmiany.
Dokumenty – lista dokumentów handlowych zawężona jest do tych, które można wystawiać w oddziale: Faktur Sprzedaży, Rezerwacji Odbiorcy, Faktur Zakupu oraz Zamówień u Dostawcy. Przypisane im domyślne schematy numeracji oraz serie są przenoszone z centrali przy pierwszej synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.
Parametry – konfiguracja parametrów wykorzystywanych w handlu została ograniczona do takich, które decydują jedynie o sposobie obsługi programu:
możliwości wyboru sposobu dodawania pozycji na dokument przez wybór wielu towarów (jednoczesne dodawanie kilku pozycji zaznaczonych na liście zasobów), podniesienie formularza lub dodawania towaru bezpośrednio z poziomu listy pozycji (EIP).
Sprzedaż tylko wg kodów EAN – identyfikacja towarów podczas wpisywania na dokumenty sprzedaży opiera się TYLKO na kodach kreskowych, a nie są uwzględniane kody nadane na karcie towarowej.
Ostrzegaj przed trwałym zapisem dokumentu dla kontrahenta !Nieokreślony! – jeśli na dokumencie wpisany będzie kontrahent nieokreślony program przed zapisem zapyta Użytkownika, czy na pewno chce taki dokument zatwierdzić.
Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczona płatnością dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! – po zaznaczeniu parametru w module Handel istnieje możliwość zapisu dokumentów z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!
Kontrola marży – kontrola marży polega na sprawdzaniu przez program czy na dokumencie nie ma towarów, dla których cena zakupu jest większa od ceny sprzedaży. Parametr decyduje o tym, czy program ma kontrolować uzyskaną marżę w chwili zapisu dokumentu do bufora czy dopiero zatwierdzenia na trwałe. Istnieje możliwość takiego ustawienia, by program w ogóle nie prowadził kontroli marży (obydwa parametry odznaczone) lub sprawdzał niezależnie od tego czy dokument jest zapisywany na trwałe, czy do bufora (obydwa parametry zaznaczone).
Pozwalaj na zmianę netto/brutto – po zaznaczeniu parametru możliwa jest zmiana algorytmu naliczania podatku VAT na dokumentach w buforze, w przypadku kiedy na dokumencie znajdują się już pozycje.
Procent marży obliczany metodą „w stu” – w programie istnieje możliwość określenia sposobu wyliczania procentowej wartości marży metodą „od stu” (parametr odznaczony) lub „w stu” (parametr zaznaczony).
Kopiowanie dokumentów (<CTRL> + <INS>) – przenoś płatności z dokumentu źródłowego – po zaznaczeniu parametru podczas kopiowania dokumentów kopiowana jest również tabela płatności.
Kontrola unikalności nazwy fiskalnej – po zaznaczeniu parametru podczas zapisywania pozycji cennika (słowniki Ogólne/ cennik lub magazyn/ zasoby/ formularz pozycji cennika) program sprawdza czy wypełniona nazwa dla urządzeń fiskalnych (zakładka Dodatkowe/ pole Nazwa) nie istnieje już w bazie.
Generowanie kodów EAN – zdefiniowanie domyślnego zakresu dla kodów EAN generowanych na kartotekach towarowych (dla EAN-8, EAN-13, EAN-14).
Walidacja poprawności kodu EAN – po wyłączeniu parametru poprawność struktury kodu nie jest sprawdzana i może on przyjąć dowolną wartość.
Ponieważ ceny sprzedaży są przesyłane do oddziału z centrali nie ma możliwości ustalania parametrów dotyczących aktualizacji cen.
W oddziale nie można wystawiać dokumentów w walutach obcych, w związku z czym Użytkownik nie ma możliwości definiowania parametrów dotyczących tej opcji.
Parametry wydruku faktury – Pozwalają na zdefiniowanie pewnych informacji drukowanych na fakturze sprzedaży – wzór Parametryzowany. Funkcja opisana jest dokładnie w podręczniku Comarch ERP Optima 2015.5.1 – Ogólne i Konfiguracja.
Rabaty – Gałąź nie jest dostępna dla Użytkownika. Polityka rabatowa jest ustalana w centrali.
Kasa i Bank
W gałęzi Kasa i Bank Użytkownik ma ograniczony dostęp do informacji związanych z:
definiowaniem schematów numeracji dla dokumentów – schematy numeracji dla raportów kasowych i zapisów kasowych są definiowane w centrali i przesyłane do oddziału podczas pierwszej synchronizacji. Użytkownik ma możliwość podglądu ustalonych schematów.
formami płatności – formy płatności dla oddziału również są definiowane w centrali. Użytkownik ma możliwość jedynie podglądu informacji (bez wprowadzania zmian).
parametrami konfiguracyjnymi – część parametrów nie jest możliwa do ustawienia w oddziale (dotyczące kompensat, zapisów kasowych dla Rejestrów VAT i Ewidencji dodatkowej czy naliczania odsetek), ponieważ są to funkcje zablokowane w wersji oddziałowej programu.
Informacje możliwe do zdefiniowania w programie to:
lista kart kredytowych – oprócz kart kredytowych predefiniowanych w programie Użytkownik ma możliwość dopisania innych, obsługiwanych w programie. Więcej informacji na temat płatności kartami kredytowymi można znaleźć w instrukcji do modułu Kasa/Bank.
daty dokumentów – parametry zgromadzone w tej grupie dotyczą terminów płatności na dokumentach oraz zapisów kasowych tworzonych na podstawie rejestrowanych dokumentów. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w instrukcji do modułu Kasa/Bank.
parametry – część parametrów dotyczących pracy modułu Kasa/ Bank jest możliwa do ustalenia przez Użytkownika:
wyświetlanie kwot na raportach otwartych – parametr dotyczy wyliczania sald otwarcia i zamknięcia na raportach kasowych, które nie zostały jeszcze zamknięte.
kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów – parametr dotyczy automatycznego rozpinania rozliczeń w chwili anulowania dokumentu.
kontrola numerów kart kredytowych – parametr dotyczy kontroli numerów kart kredytowych podczas wprowadzania zapisów kasowych w programie. Więcej informacji na temat kontroli numerów kart można znaleźć w podręczniku do modułu Kasa/Bank.
automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową – parametr dotyczy tworzenia zapisów kasowych dla dokumentów płatnych kartą kredytową. Jeśli parametr jest aktywny – zapisy trafiają w chwili zatwierdzania dokumentu do Raportu kasowego. Jeśli nie – zapisy trafiają do Preliminarza płatności jako Nierozliczone.
Magazyn
Dokumenty – lista dokumentów jest zawężona do takich, które można wystawiać w oddziale: Przyjęć i WydańZewnętrznych, Przyjęć i RozchodówWewnętrznych, dokumentów MM oraz ArkuszyInwentaryzacyjnych. Przypisane im domyślne schematy numeracji oraz serie są przenoszone z centrali przy pierwszej synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.
Inicjacja dokumentów – parametry dotyczące wystawiania nowych dokumentów w oddziale zostały zawężone do FakturSprzedaży, Paragonów oraz Faktur Zakupu.
Podczas wystawiania dokumentów handlowych w oddziale obowiązuje zasada, że:
dokumenty handlowe w buforze – powodują od razu zdjęcie towaru z magazynu
w chwili zapisywania na trwałe – dokumenty handlowe są automatycznie kojarzone z magazynowymi.
W związku z tym w Konfiguracji firmy Użytkownik ma możliwość zdefiniowania jedynie domyślnych parametrów dotyczących zapisu do bufora.
Kaucje:Obsługa opakowań kaucjonowanych – Użytkownik ma możliwość załączenia parametru obsługi opakowań kaucjonowanych.
Automatyczne przeliczanie kaucji na dokumentach FA / PA – Możliwe do załączenia jeśli oddział obsługuje opakowania kaucjonowane. Przy załączonym parametrze program będzie automatycznie dodawał kaucje po dodaniu towaru który ma schemat opakowań.
KGO – Zaznaczenie opcji obsługa KGO powoduje uaktywnienie się opcji związanych z KGO na karcie towaru oraz na elementach transakcji. Wartość KGO to integralna część ceny towaru, która będzie podlegać rabatowaniu. Rabat naliczał się będzie od sumy ceny netto towaru i wartości KGO.
Parametry:
Naliczanie kosztu własnego – metodę Użytkownik wybiera w chwili tworzenia nowej bazy danych, z poziomu wyświetlanego przy pierwszym uruchomieniu wizarda. Później parametry umożliwiające zmianę nie są już dostępne.
Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych – parametr dotyczy sprawdzania ilości dostępnej do sprzedaży w chwili wystawiania Faktur i Paragonów:
jeśli obydwa parametry nie są zaznaczone – program nie kontroluje ilości dostępnej w trakcie wystawiania dokumentów. Dopiero w chwili zatwierdzania dokumentu program poinformuje o braku towaru
w edycji przed zapisem (ustawienie domyślne dla oddziału) – program będzie kontrolował ilość dostępną, zanim dokument zostanie zatwierdzony (do bufora lub na trwałe)
przy akceptacji pozycji – program będzie kontrolował ilość dostępną przy dopisywaniu każdej kolejnej pozycji na dokument.
Symulacja wartości zakupu – parametr dotyczy wyliczania kosztu towaru na dokumencie sprzedaży (Fakturze, Paragonie) przed utworzeniem do niego dokumentu WZ. Do chwili utworzenia WZ nie ma informacji o koszcie rzeczywistym towaru i program może taki koszt symulować w oparciu o ostatnią cenę zakupu lub średnią cenę zasobów. Dzięki temu już w trakcie wystawiania dokumentu Użytkownik ma informację o uzyskanej marży.
Jeśli nie zostanie zaznaczona żadna opcja – program nie będzie symulował kosztu sprzedaży w chwili wystawiania dokumentów, w związku z czym Użytkownik nie będzie miał informacji o uzyskanej na dokumencie marży. W takim przypadku informacja o koszcie będzie dostępna dopiero po zatwierdzeniu dokumentu i utworzeniu dokumentu WZ.
Aktualizuj ceny zakupu na podstawie dokumentów MM – OL – parametr odpowiada za aktualizację (zmianę) ostatniej ceny zakupu na karcie towaru. Jeśli jest zaznaczony, w przypadku zatwierdzenia na trwałe dokumentu MM z magazynu odległego, zmieniana jest cena zakupu na karcie towaru.
Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny) – parametr dotyczy korekty wartości (ceny) do Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego, Przyjęcia Kaucji. Cena zakupu widoczna na karcie towaru (menu Ogólne/ Cennik – Pozycja cennika, zakładka Ogólne – tabela z cenami) jest aktualizowana po zapisie korekty wartości (ceny) do dokumentu przychodowego na stałe. Użytkownik ma do wyboru dwie opcje:
Zaznaczenie Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny), gdy dotyczy ostatniej dostawy spowoduje aktualizację ostatniej ceny zakupu na karcie towaru tylko w sytuacji, kiedy korekta dotyczyć będzie ostatniego dokumentu przychodowego (czyli tej dostawy, która na karcie towaru ustawiła ostatnią cenę zakupu).
Zaznaczenie Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny) wg ustawienia na dokumencie, spowoduje że na korekcie będzie widoczny parametr Aktualizuj cenę zakupu w cenniku. Użytkownik będzie mógł każdorazowo zdecydować czy chce aktualizować ostatnią cenę zakupu towaru w oparciu o daną korektę wartości (ceny).
Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów – standardowo inwentaryzacja w programie jest blokowana przez dokumenty w buforze. Istnieje jednak możliwość zamknięcia inwentaryzacji (utworzenia dokumentów PWAI/ RWAI) z pominięciem takiej kontroli.
Przyjęcie inwentaryzacyjne do bufora – w przypadku braku towaru podczas zamykania inwentaryzacji tworzone są dokumenty PW. Mogą być one zapisywane do bufora po to, by Użytkownik mógł określić wartość, w jakiej towar ma być wprowadzony na magazyn.
Ilości na listach – Użytkownik ma możliwość ustalenia ilości zer po przecinku wyświetlanych na listach podczas wystawiania dokumentów (maksymalnie 4).
Ogólne
Grupy kontrahentów – w oddziale istnieje możliwość zdefiniowania grup kontrahentów i ich wykorzystania na kartach ewidencyjnych. Należy jednak pamiętać, że podział ten jest niezależny od podziału na grupy w centrali (Comarch ERP XL). Podczas synchronizacji danych informacje o grupie przypisanej kontrahentowi nie są wymieniane pomiędzy centralą i oddziałem.
Parametry – parametry ogólne dotyczą przede wszystkim kontrolowania przez program poprawności danych wprowadzanych przez Użytkownika w trakcie pracy:
Sprawdzanie poprawności NIP i Sprawdzanie poprawności PESEL – dotyczą kontroli wprowadzanych numerów zgodnie z obowiązującymi algorytmami. Jeśli parametry będą aktywne – program poinformuje o błędnym numerze może zablokować możliwość zapisania formularza.
Zakaz używania znaków specjalnych w akronimach podmiotów – wpisanie spacji, kropki lub pauzy w kodzie kontrahenta może spowodować utrudnienia podczas wymiany danych przez pliki. Dlatego program może kontrolować poprawność akronimów podczas wprowadzania nowych kart ewidencyjnych.
Sprawdzanie występowania podobnych kontrahentów – w systemie istnieje mechanizm sprawdzający podczas zatwierdzania nowej karty kontrahenta, czy w bazie danych nie istnieje kontrahent o podobnych danych. Wykorzystanie takiego mechanizmu zapobiega duplikacji kart kontrahentów w bazie.
Parametry dotyczące kursów walut nie są dostępne dla Użytkownika. Kursy walut są przesyłane z centrali w trakcie synchronizacji. Jeśli w danym dniu kurs nie był uaktualniony – program podczas wystawiania dokumentów pobierze kurs z dnia najbliższego dacie wystawienia dokumentu.
Praca rozproszona – dotyczy wymiany danych z centralą. Jeśli podczas tworzenia bazy Użytkownik zaznaczył opcję Współpraca modułu handlowego z Comarch ERP XL, w konfiguracji automatycznie zaznaczona zostaje opcja Oddział (bez możliwości zmiany).
Katalog pliku wymiany – w trakcie zakładania bazy danych, z poziomu wizardów konfiguracyjnych, Użytkownik definiuje katalog wymiany plików z programem Comarch ERP XL. Katalog ten jest podpowiadany podczas wykonywania synchronizacji.
Adres e-mail centrali – w trakcie wykonywania synchronizacji istnieje możliwość wysyłania przygotowanego pliku pocztą elektroniczną. Wprowadzony tu adres jest podpowiadany w oknie synchronizacji, skąd można taki plik wysłać.
Stanowisko sprzedaży
Zebrane w gałęzi parametry są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów sprzedaży w module Detal. Konfiguracja modułu i znaczenie poszczególnych parametrów zostało dokładniej opisane w dokumentacji modułu.
Warto pamiętać, że w trakcie pierwszej synchronizacji program ustawia parametry dotyczące pracy modułu w wersji oddziałowej:
Dokumenty z WZ – parametr jest zaznaczony i nie ma możliwości zmiany ustawienia (w oddziale dokumenty handlowe zawsze są wystawiane z dokumentami magazynowymi).
Formy płatności – wstępnie definiowana jest forma gotówka z terminem 0. Pozostałe formy płatności (jeśli są wykorzystywane w firmie) Użytkownik powinien zdefiniować sam, zgodnie z przyjętymi zasadami (opisane w ulotce dotyczącej modułu Comarch ERP Optima Detal).
Uwaga
W przypadku zmiany form płatności przesyłanych z centrali do oddziału program nie zmienia ich automatycznie dla stanowiska sprzedaży. Operator w takiej sytuacji powinien pamiętać o odpowiednim przedefiniowaniu wprowadzonych form płatności.
Konfiguracja programu
CRM
Konfiguracja kont e-mail wymagana dla „Skrzynki pocztowej” oraz wiadomości SMS. Szczegóły konfiguracji kont e‑mail, SMS oraz samej funkcjonalności zawarte są w podręcznikach „Ogólne i Konfiguracja” oraz „CRM”.
Detal
Dla każdego Operatora pracującego w Comarch ERP Optima Detal należy określić funkcje, które będzie mógł wykonywać z poziomu stanowiska sprzedaży detalicznej. Standardowo w programie zdefiniowane są 3 funkcje: Kasjer, Kierownik zmiany, Menadżer – można je modyfikować, usuwać oraz dodawać nowe. Po wprowadzeniu w polu Kod nazwy funkcji nadajemy odpowiednie uprawnienia.
Do wyboru dostępne są funkcje:
Zmiana ceny sprzedaży
Rabat pozycji
Rabat dokumentu
Storno ostatniej pozycji
Storno całego paragonu
Wpłata do kasy
Wypłata z kasy
Ręczne otwarcie szuflady
Raport fiskalny
Raport okresowy
Podgląd stanu kasy
Płatność innymi formami
Faktura do paragonu
Podgląd dokumentów własnych – jeżeli uaktywniona zostanie opcja „Podgląd dokumentów wszystkich”, parametr jest automatycznie włączany bez możliwości odznaczenia
Podgląd dokumentów wszystkich
Dostęp do konfiguracji stanowiska
Dostęp do konfiguracji interfejsu
Płatność odroczona dla !Nieokreślonego
Informacje bieżące
Informacje bieżące to funkcjonujący w systemie mechanizm wyświetlania powiadomień dla operatorów o istotnych dla nich sprawach czy zadaniach do wykonania. Funkcja została dokładnie opisana w podręczniku do Konfiguracji.
Ogólne
Stawki VAT – lista stawek VAT jest uzupełniana przez program w trakcie synchronizacji na podstawie wprowadzanych kart ewidencyjnych towarów.
Waluty i Typy kursów walut – są przesyłane z centrali w trakcie synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości zmian.
Drukarki fiskalne i Symbole stawek VAT – Użytkownik ma możliwość dopisania do listy pracującej w firmie drukarki fiskalnej oraz odpowiednio zdefiniować dla niej symbole stawek VAT tak, aby fiskalizacja sprzedaży była możliwa. Proces fiskalizacji został dokładniej opisany w instrukcji do modułu Faktury (Magazyn).
Terminy – opcja jest związana z działaniem Informacji bieżących. Opis funkcji można znaleźć w podręczniku do Konfiguracji.
Użytkowe
Z poziomu gałęzi Użytkowe istnie możliwość zarządzania bazami danych oraz ustawiania niektórych parametrów pracy w firmie.
Opis tych funkcji znajduje się w podręczniku do Konfiguracji.
Operatorzy
Lista operatorów wraz z ich uprawnieniami jest przesyłana z centrali w czasie synchronizacji.
Użytkownik z poziomu programu nie ma możliwości dopisania nowego operatora. Musi to zrobić centrala, a podczas synchronizacji operator zostanie dopisany do listy.
Użytkownik nie ma również możliwości wprowadzania zmian na istniejących kartach.
Większość uprawnień operatora jest ustalanych w centrali.
W większości przypadków uprawnienia operatora są ustalane zbiorczo (tzn. dotyczą wszystkich operatorów) i związane są z możliwością wprowadzania zmian na kartach towarów, zmian cen na dokumentach sprzedaży, zmiany cen na dokumentach zakupu oraz na zamówieniach.
Uwaga
Jeśli w centrali operator zostanie zdefiniowany jako dyrektor lub z uprawnieniami bez ograniczeń – operator zawsze ma możliwość zmiany ceny na dokumentach sprzedaży FA i PA (niezależnie od ustawień dla oddziału).
Uprawnienia indywidualne (tzn. ustalane dla poszczególnych operatorów) dotyczą np. dostępu do informacji o cenach zakupu.
Nie ma możliwości ustawienia operatorowi opcji: Aktualizacja kontrahenta na dokumencie (opcja domyślnie wyłączona bez możliwości zmiany), oraz Sprzedaż poniżej min. marży/max. rabatu, Sprzedaż z przekroczonym limitem kredytu na kontrahenta, Zmiana limitu na karcie kontrahenta (wszystkie 3. opcje domyślnie załączone, bez możliwości zmiany), parametr Blokada ponownej fiskalizacji, Blokada anulowania dokumentu, Rozliczanie dokumentów z poziomu listy, Zmiana opisu na elemencie jest dostępny dla operatora o prawach administratora.
Jedyne dane na karcie operatora, które podlegają edycji to możliwość ustalenia zestawu informacji, które powinien otrzymywać operator w związku z funkcjonowaniem w programie Informacji bieżących (opis w podręczniku do Konfiguracji).
Konfiguracja stanowiska
Drukarka fiskalna – woknie możliwe jest podłączenie drukarki fiskalnej. Należy wskazać typ drukarki (sterownik) oraz port, do którego drukarka jest podpięta. Lista dostępnych drukarek jest tworzona w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne. Dokładne zasady obsługi mechanizmu fiskalizacji są opisane w podręczniku Użytkownika modułu Magazyn (Faktury).
Moduły – w oknie można zaznaczyć moduły, które pracują na danym stanowisku. W przypadku oddziału mogą to być moduły Faktury, Magazyn, Analizy i CRM.
Użytkownik powinien jednak pamiętać, że w przypadku zaznaczenia modułów, na które nie posiada licencji program będzie pracował w wersji startowej (ograniczenie wprowadzania danych do 60 dni).
W przypadku oddziału zaznaczenie innych modułów (księgowych i kadrowo-płacowych) nie spowoduje wyświetlenia dostępnych funkcji w menu programu.
Wydruki – zasady obsługi wydruków niestandardowych (definiowanych przez Użytkownika) są identyczne jak w przypadku wersji podstawowej programu Comarch ERP Optima i zostały opisane w podręczniku do Konfiguracji.
Wydruki tekstowe – oprócz standardowych wydruków graficznych w programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość generowania wydruków tekstowych dla faktur, WZ, PZ i rejestrów VAT. Zasady generowania wydruków tekstowych zostały opisane w podręczniku do Konfiguracji.
Uwaga
W Konfiguracji oddziału zostały usunięte gałęzie dotyczące modułów kadrowo- płacowych, księgowości oraz modułu ŚrodkiTrwałe. Nie ma możliwości wykorzystania tych modułów w wersji oddziałowej programu – księgowość oraz kadry są prowadzone w centrali.
Funkcjonalność w wersji oddziałowej
W związku z ograniczoną funkcjonalnością wersji oddziałowej programu Comarch ERP Optima wprowadzone są pewne modyfikacje interfejsu. Poniżej różnice w stosunku do wersji standardowej programu:
W menu głównym nie pojawiają się opcje związane z księgowością (Księgowość, Rejestry VAT, Środki Trwałe) oraz kadrami (Kadry i Płace).
W menu Ogólne nie ma dostępnych list urzędów, wspólników, pracowników, receptur (wykorzystywanych w produkcji), zestawów promocyjnych oraz rabatów (polityka rabatowa jest narzucana w centrali).
W menu Handel sekcja Handel nie ma dostępnych opcji:
Faktury ProForma
Faktury RR
Faktury Wewnętrzne Sprzedaży i Faktury Wewnętrzne Zakupu.
W menu Handel sekcja Magazyn nie ma list dokumentów związanych z produkcją (Kompletacja – Przychody produktów oraz Kompletacja – Rozchody składników) oraz z Bilansem otwarcia (towary są wprowadzane do magazynu dokumentami MM z centrali) lub przez wprowadzenie Faktury Zakupu lub Przyjęcia Wewnętrznego.
W menu Kasa/Bank nie ma opcji dotyczących Różnic kursowych (w oddziale można wystawiać tylko dokumenty w walucie systemowej), Not odsetkowych, Ponagleń zapłaty oraz Potwierdzeń salda (rozrachunki są prowadzone w centrali).
W menu Narzędzia nie ma opcji Importu danych (z innej bazy lub innego programu) oraz Korekty danych. Pojawia się natomiast opcja Praca rozproszona centrala/ oddział, która służy do synchronizacji danych pomiędzy oddziałem a programem Comarch ERP XL.
W menu Ogólne nie jest dostępna opcja Nadawania przesyłek.
W wersji oddziałowej nie ma możliwości wskazania innego płatnika na dokumentach handlowych (wyszarzona sekcja Domyślny płatnik).
Towary na dokument można dodawać za pomocą importu z pliku .txt lub .csv. Funkcja działa na dokumentach handlowo – magazynowych z wykluczeniem korekt i kaucji. Zaimportować można identyfikator towaru i ilość, cena pobierana jest zawsze z programu. Struktura pliku TOWAR;ILOŚĆ gdzie Towar –kod towaru/ nazwa towaru/ kod EAN lub dodatkowy/ PLU. Ilość – ilość towaru, jaka zostanie zaimportowana na dokument (do czterech miejsc po przecinku). Nie należy używać separatora tysięcy (spacji lub dowolnego innego znaku).
Magazyny
Podczas pierwszej synchronizacji na liście magazynów zakładany jest magazyn lokalny (odpowiadający oddziałowi). Kod magazynu w oddziale jest zgodny z kodem nadanym w centrali.
Równocześnie zakładany jest magazyn typu odległy, który odpowiada centrali. Magazyn odległy reprezentujący centralę jest niezbędny podczas przesyłania dokumentów MM pomiędzy magazynem a centralą. Na liście magazynów mogą pojawić się także inne magazyn oddziałowe (o statucie C). Wykorzystywane są one w funkcjonalności MM pomiędzy oddziałami (dokładny opis w podpunkcie 6.14).
Operator ma możliwość dopisywania nowych magazynów lokalnych. Odpowiadają one magazynom prowadzonym w oddziale. Należy jednak pamiętać, że podczas synchronizacji wszystkie dokumenty zakupu i sprzedaży są zbiorczo przenoszone do centrali. W związku z tym z poziomu programu Comarch ERP XL nie ma informacji o tym, w którym „pod-magazynie” oddziału został wystawiony dokument.
Kontrahenci
W oddziale Użytkownik ma możliwość:
edycji danych kontrahenta – w ograniczonym zakresie, nie ma możliwości zmiany informacji narzucanych w centrali
dopisania nowego kontrahenta – zakres wprowadzanych danych jest ograniczony
usunięcia kontrahenta – tylko wtedy jeśli nie ma przeprowadzonych z nim transakcji.
importu kontrahentów z arkusza MS Excel – informacje na temat struktury takiego pliku, wymaganych kolumn itd. zostały umieszczone w biuletynie „Import danych z arkusza MS Excel do systemu Comarch ERP Optima” dostępnym na stronach dla Klientów/ Partnerów. Nie powinno się uzupełniać pól o dostępnym limicie kredytu dla kontrahenta, danych bankowych kontrahenta oraz o statusie kontrahenta. Dane te pochodzą z centrali.
Zasady obsługi listy oraz wypełniania formularza kontrahenta są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu.
Należy jednak pamiętać, że na formularzu kontrahenta Użytkownik ma możliwość edycji tylko niektórych informacji. Są to:
zakładka Ogólne – m.in. nazwa kontrahenta, numer NIP, dane adresowe…
Użytkownik ma możliwość przypisania kontrahenta do grupy (grupy kontrahentów są definiowane w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Grupy kontrahentów). Należy jednak pamiętać, że jest to podział wewnętrzny w oddziale i informacja ta nie jest przesyłana do centrali w trakcie synchronizacji. Podział na grupy kontrahentów w oddziale i centrali jest niezależny.
Uwaga
W systemie Comarch ERP Optima całkowicie zniesiono formatowanie kodu pocztowego. W wersji oddziałowej systemu, na potrzeby synchronizacji, format kodu pocztowego ##-### jest wymagany w przypadku wystawiania dokumentów dla kontrahentów krajowych. Należy zaznaczyć, że status kontrahenta (krajowy/unijny, pozaunijny, …) dotyczy tylko płatnika wybranego na dokumencie, dlatego w przypadku kontrahenta „krajowego” wybranego jako płatnik, kod pocztowy o formacje ##-### jest wymagany także dla kontrahenta wybranego jako odbiorca.
zakładka Handlowe – domyślnej ceny sprzedaży dla kontrahenta z możliwością przyznania upustu standardowego, oraz dane dotyczące naliczania płatności do kaucji.
Zakładka Płatności – informacje dotyczące formy płatności i terminu płatności.
Uwaga
Ramka „Numery kont bankowych” nie jest wykorzystywana przy współpracy Comarch ERP Optima Offline a Comarch ERP XL.
Informacje te są przesyłane z centrali. Jednak operator ma możliwość ich zmiany. Zmiany są wymieniane pomiędzy centralą i oddziałem w trakcie synchronizacji (będą widoczne w centrali).
Nie są dostępne informacje o limicie kredytu dla kontrahenta (limity kredytu ustala centrala), danych bankowych kontrahenta (rozrachunki są prowadzone w centrali) oraz o statusie kontrahenta (dane te nie są synchronizowane).
zakładka Dodatkowe – informacje o przedstawicielach firmy, domyślnym odbiorcy oraz osobie odpowiedzialnej za kontakty CRM.
zakładka Atrybuty – edycja, dodawanie, usuwanie atrybutów dla kontrahenta (nie są one synchronizowane z centralą)
zakładka Upusty – upusty dla kontrahenta (z Centrali)
Istnieje również możliwość kopiowania kart kontrahentów (CTRL i INSERT). Na utworzoną w ten sposób kartę przepisywane są dane kontrahenta. Użytkownik musi jednak zmienić kod kontrahenta, który jest unikalny w obrębie bazy.
W trakcie synchronizacji…
… informacje o dopisanych kontrahentach są przesyłane do centrali. W centrali nadawany jest im numer identyfikacyjny (tzw. GID), który jest unikalny dla kontrahenta. Numer ten jest przesyłany do oddziału w trakcie ponownej synchronizacji. Numer GID kontrahenta w centrali jest widoczny na jego karcie ewidencyjnej (zakładka Ogólne).
Podczas synchronizacji danych z centralą program uaktualnia informację o przyznanym limicie kredytu dla kontrahenta. Informacje te są przesyłane z centrali i operator nie ma możliwości ich zmiany. Jednocześnie przesyłana jest informacja o aktualnym zadłużeniu kontrahenta. Warto przy tym pamiętać, że zadłużenie klienta uwzględnia nie tylko należności związane z dokumentami wystawionymi w oddziale. Dotyczy również dokumentów wystawionych w centrali i innych oddziałach. Tak więc po wykonaniu synchronizacji operator posiada informację o globalnym zadłużeniu kontrahenta w stosunku do firmy.
Jeśli zdarzy się sytuacja, że równocześnie w oddziale i w centrali zostaną założone karty dla kontrahentów z identycznym kodem – w trakcie synchronizacji centrala nadaje nowy kod, dodając do duplikatu kolejną liczbę. Numer jest wpisywany w nawiasach i oznacza kolejny duplikat. Nowy kod jest uzgadniany w oddziale podczas kolejnej synchronizacji.
Jeśli zdarzy się sytuacja, że w oddziale i w centrali zostaną założone karty dla tego samego kontrahenta – podczas synchronizacji karty te zostaną połączone. Identyfikacja kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP i miasta wpisanego na karcie kontrahenta.
Towary
Lista towarów (Cennik oraz Zasoby) jest przesyłana do oddziału z centrali w trakcie synchronizacji. Operator nie ma możliwości dopisywania nowych pozycji do cennika, jak również zaimportowania cennika z zewnątrz.
Możliwość wprowadzania zmian na karcie jest bardzo ograniczona. Większość informacji jest przesyłana z centrali i te nie są edytowalne dla operatora.
Grupy cenowe są definiowane w centrali. W oddziale przyjmowane są grupy z centrali i operator nie ma możliwości wprowadzania zmian. Na zakładanych kartach jest tyle grup cenowych, ile zdefiniowano w centrali.
Ceny sprzedaży są ustalane również w centrali i przesyłane do oddziału w trakcie synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Również w przypadku zmiany ceny zakupu (np. przez zarejestrowanie dokumentu Faktura Zakupu lub Przyjęcie Wewnętrzne) ceny sprzedaży nie ulegają zmianie. Dlatego wszystkie parametry dotyczące aktualizacji cen nie są dostępne dla Użytkownika i skonfigurowane tak, by ceny sprzedaży były stałe.
Wyjątkiem jest tzw. cennik autonomiczny, opisany w odrębnym rozdziale niniejszej ulotki.
Dane o towarze dotyczące stawek VAT, numeru PKWiU, kodu EAN, schemat opakowań itp. są również przesyłane z centrali i operator nie ma możliwości ich zmiany.
Na karcie towaru jest możliwość załączenia parametrów ‘Kopiuj opis na fakturę’, ‘Pozwalaj na edycję opisu na fakturze’.
W wersji programu Comarch ERP Optima przeznaczonej dla oddziałów wyłączona została kontrola obecności numeru PKWiU dla stawek innych niż 23%.
W wersji programu Comarch ERP Optima przeznaczonej dla oddziałów wyłączona została kontrola numeru katalogowego – numery katalogowe nadane towarom mogą być identyczne dla różnych towarów.
Z możliwością wprowadzania jakichkolwiek zmian na karcie towaru jest związany parametr Blokada edycji pozycji cennika, ustalany dla operatorów. Należy pamiętać, że uprawnienia operatora są ustalane w centrali i przesyłane w trakcie synchronizacji – w oddziale możliwość zmiany karty operatora jest zablokowana.
Grupy towarów są przesyłane do oddziału z centrali w trakcie synchronizacji. Operator nie ma możliwości zmiany, ani dopisywania nowych grup towarowych. Struktura w oddziale odzwierciedla strukturę drzewa w Centrali. Towar może być wpięty do jednej lub do wielu grup towarowych, z założeniem, że jedna z nich jest grupą domyślną. Po tejże grupie domyślnej robione są analizy oraz wydruki w Oddziale. Grupy towarowe można zobaczyć z poziomu Słowniki / Grupy towarowe
Uwaga
Grupy towarowe są przesyłane od wersji Comarch ERP Optima 10.0.1 z wersją Comarch ERP XL 5.0 HR3. Jeśli wymiana danych oparta jest o wersję Comarch ERP XL 5.0 HR2 i wcześniejsze, program nie przenosi grup towarów.
Pole wartość KGO na karcie towaru – w polu tym można wprowadzić jednostkowy Koszt Gospodarowania Odpadami (KGO) netto dla towaru. Wartość KGO zapisywana jest zawsze w walucie systemowej.
Uwaga
Pole wartość KGO jest edytowalne tylko wtedy, kiedy oddział nie ma blokady zmiany danych na kartach towarowych.
Dotyczy wersji: 2018.1.1
Z poziomu listy cennika i zasobów można utworzyć fakturę sprzedaży oraz paragon. Opcja dostępna pod prawym przyciskiem myszy (menu kontekstowe) : Utwórz fakturę, Utwórz paragon.
dokument tworzony jest dla pozycji cennikowych zaznaczonych na liście bądź dla pozycji podświetlonej na liście, jeśli nie zaznaczono żadnych pozycji,
na dokumencie domyślnie podpowiada się kontrahent !NIEOKREŚLONY!,
cena na dokument jest pobierana zgodnie z ustawioną na karcie kontrahenta !NIEOKREŚLONY!. Jeśli kontrahent ten ma ustawioną cenę „domyślna”, to pobierana jest domyślna cena z karty towaru.
magazyn na dokumencie tworzonym z listy zasobów podpowiada się odpowiednio w kolejności jako:
magazyn wybrany na liście zasobów,
magazyn domyślny operatora,
magazyn domyślny stanowiska,
magazyn główny.
magazyn na dokumencie tworzonym z cennika podpowiada się odpowiednio w kolejności jako:
magazyn domyślny operatora,
magazyn domyślny stanowiska,
magazyn główny.
W trakcie synchronizacji…
Program uzupełnia informacje o stawkach VAT (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Stawki VAT). Lista jest uzupełniana o wszystkie stawki zdefiniowane w centrali (niezależnie od tego, czy są wykorzystane na przesyłanych kartach towarowych).
Program uzupełnia informacje o walutach (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Waluty). Lista jest uzupełniana o waluty zdefiniowane w centrali. Wraz z walutami przesyłana jest informacja o aktualnym kursie. W oddziale operator nie ma uprawnień do wprowadzania notowania waluty.
Każdy towar ma nadany w centrali numer ID, na podstawie którego jest identyfikowany w trakcie synchronizacji. Numer ID jest widoczny na karcie towaru: zakładka Dodatkowe.
Uwaga
Podczas uzupełniania listy walut uzupełniany jest jedynie symbol waluty (bez nazwy oraz kraju pochodzenia). Na formularzu waluty w Comarch ERP Optima pola te będą puste.
Cennik domyślny dla oddziału
Podczas synchronizacji może dojść do sytuacji, w której z centrali do oddziału jest przesyłana tylko jedna cena (np. hurtowa 1), podczas, gdy na karcie towarowej jest zadeklarowana cena domyślna stosowana w centrali (np. hurtowa 2). Ponadto nawet jeśli do oddziału są wysyłane wszystkie ceny z centrali, to niekoniecznie ceną domyślną dla oddziału musi być ta, którą zadeklarowano jako domyślną w centrali.
Dlatego już na poziomie definiowania magazynu oddziałowego można zadeklarować cenę domyślną obowiązującą w oddziale.
Uwaga
Wyższy priorytet od ceny domyślnej dla oddziału mają ceny przypisane kontrahentowi na jego karcie. Określona cena domyślna będzie obowiązywała w przypadku, gdy na jakiejś karcie towarowej lub karcie kontrahenta pojawi się cena domyślna, która nie figuruje w przesłanej z centrali kolekcji cen.
Cennik autonomiczny
Comarch ERP Optima współpracująca z systemem Comarch ERP XL otrzymuje cenniki z centrali. Istnieje możliwość przesłania jednego wybranego lub wszystkich cenników dostępnych w centrali. W przypadku standardowych cenników oddział nie ma możliwości edycji cen w cennikach przysłanych z centrali.
W wielu firmach, głównie tych, w których sklepy i oddziały mają większą autonomię, istnieje potrzeba wykorzystywania cennika dodatkowego, całkowicie niezależnego od centrali (z cenami ustalanymi tylko w oddziale). Dlatego istnieje możliwość tworzenia cennika autonomicznego.
Zdefiniowanie cennika autonomicznego dla oddziału musi być wykonane w centrali. Dodatkowo w centrali definiowana jest cena domyślna, na podstawie której uzupełniana jest cena autonomiczna po pierwszym przesłaniu do oddziału.
Podczas kolejnych synchronizacji cena autonomiczna w oddziale nie jest nadpisywana przez ceny przysyłane z centrali.
Uwaga
Cena autonomiczna może być modyfikowana w oddziale, z wyjątkiem algorytmu netto/ brutto. Informacja o tym, czy cena jest netto czy brutto, jest ustawiana na podstawie algorytmu ceny domyślnej. Po wykonaniu synchronizacji nie ma już możliwości zmiany algorytmu (ani w centrali, ani w oddziale).
Po wykonaniu synchronizacji cena autonomiczna jest dopisywana na karcie towaru, jako kolejna, ostatnia grupa cenowa. Jedna w odróżnieniu od pozostałych cen – cena autonomiczna może być modyfikowana przez Użytkownika. Zasady ustalania ceny autonomicznej są podobne jak w wersji standardowej systemu (ustalenie marży procentowej, wpisanie ceny, zmiana waluty).
Uwaga
Istnieje możliwość wyliczania marży algorytmem w stu lub od stu. Parametr ustawiany jest w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry.
W chwili zatwierdzania dokumentów zakupowych istnieje możliwość wyliczenia nowej ceny sprzedaży: na karcie towaru dla ceny autonomicznej powinien być ustawiony parametr Aktualizacja cen TAK/NIE (TAK).
Schematy opakowań
W przypadku wykorzystywania schematów opakowań w menu Cennik pojawia się Lista schematów opakowań. Cała lista schematów i same schematy są przenoszona w trakcie synchronizacji z Comarch ERP XL, z poziomu Oddziału nie ma możliwości zmian danego schematu opakowań. Istnieje możliwość podglądu danych.
Rabaty
Polityka rabatowa jest ustalana w centrali. W centrali istnieje możliwość ustalenia różnego typu rabatów m.in. od formy płatności, dla grupy towarowej, dla grupy kontrahentów. Informacje o upustach wraz z algorytmami ich przeliczania są w trakcie synchronizacji przesyłane z centrali do oddziału. Na tej podstawie wyliczany jest w trakcie wystawiania dokumentu rabat wynikowy.
Operator ma możliwość z poziomu programu Comarch ERP Optima podglądu ustalonych rabatów.
Upusty kontrahenta
Rabaty ustalone dla kontrahenta są widoczne na jego karcie ewidencyjnej (zakładka Upusty). Ustalony upust może dotyczyć :
rabatu procentowego – na liście upustów widoczna jest procentowa wartość rabatu
Przykład
Widoczna liczba 5% oznacza, że na dany towar kontrahent ma przyznane 5% upustu
stałej ceny towaru – na liście upustów widoczna jest waluta, w jakiej określono cenę oraz to, czy ustalona cena jest ceną netto czy brutto (znacznik [N] lub [B]).
Przykład
Upust typu 4.33 [PLN] [N] oznacza, że dla kontrahenta określono stałą cenę netto na towar 4.33 PLN.
Progi upustów cenowych
Jeśli w centrali ustalono system rabatowania, gdzie cena sprzedaży jest zmieniana w zależności od ilości towaru – w programie istnieje możliwość wywołania okna z możliwością podglądu. Tabela z ustalonymi progami jest dostępna po wciśnięciu przycisku :
z poziomu karty towaru – upusty dotyczą towaru, którego karta jest aktualnie wyświetlana
z poziomu faktury sprzedaży i paragonu – upusty dotyczą towaru, który jest aktualnie podświetlony na liście pozycji.
Podczas wystawiania dokumentów sprzedaży program wylicza cenę sprzedaży zgodnie z przesłanymi upustami. Algorytm wyliczania cen na podstawie otrzymanych informacji jest również ustalany w centrali (Comarch ERP XL).
Jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia – ma możliwość zmiany wyliczonej ceny bezpośrednio na dokumencie.
Jeśli przysłany upust dotyczy stałej ceny – w trakcie wystawiania faktury/ paragonu cena ta jest uznawana przez program jako cena początkowa (przed rabatem) i od niej udzielane są inne upusty.
Promocje
Podczas synchronizacji danych uwzględniane są ustalone w systemie Comarch ERP XLpromocje. Umożliwia to znaczne poszerzenie możliwości prowadzenia polityki rabatowej w oddziale (ustalenie progów upustów cenowych, promocje o określonym czasie trwania).
Funkcjonalność pozwala na obsługę dwóch zagadnień:
wymianę danych o promocjach podczas synchronizacji – dane ustalone w Comarch ERP XL są przesyłane do oddziału
wystawianie dokumentów z promocjami (rabatami) – ustalone w centrali (Comarch ERP XL) promocje są uwzględniane podczas wystawiania dokumentów w oddziale (Comarch ERP Optima).
W przypadku promocji nie ma możliwości zobaczenia z poziomu programu Comarch ERP Optima ustalonych w centrali promocji. Jednak podczas wystawiania dokumentów w oddziale proponowane ceny uwzględniają wszystkie rabaty.
Wszystkie rodzaje rabatów ustalone w centrali (Comarch ERP XL) są synchronizowane po stronie oddziału. Dotyczy to także terminów ustawionych na promocjach (cena lub rabat w określonych ramach czasowych).
Uwaga
Podczas synchronizacji danych z centrali przesyłana jest również informacja o aktualnym kursie walut. Jako aktualne notowanie w oddziale jest ustawiany zawsze kurs obowiązujący w centrali w chwili ostatniej synchronizacji.
Faktury Sprzedaży i Paragony
W oddziale Użytkownik ma możliwość wystawiania Faktur Sprzedaży oraz Paragonów. Zasady wystawiania dokumentów są podobne jak w przypadku wersji standardowej programu. Należy pamiętać, że w przypadku oddziału wprowadzone są pewne ograniczenia:
Podczas wystawiania dokumentów sprzedaży nie ma możliwości zatwierdzenia go na trwałe bez automatycznego wygenerowania dokumentu magazynowego WZ. Dlatego jeśli na formularzu dokumentu nie jest zaznaczony parametr Bufor (co oznacza, że faktura jest zatwierdzana na trwałe) – program automatycznie zaznaczy parametr WZ (odpowiedzialny za tworzenie dokumentu WZ).
W oddziale można dla jednego dokumentu zadeklarować kilka płatności (np. raty). Na zakładce Płatności edytowalna jest tabela, gdzie uzupełniany jest harmonogram wpłat (zasady obsługi są podobne jak w standardowej wersji programu). Po synchronizacji harmonogram będzie widoczny również w centrali.
Podczas zatwierdzania paragonu płatnego gotówką z kontrahentem !Nieokreślonym!, w okienku potwierdzenia wpłaty/ wypłaty jest prowadzona dodatkowa kontrola, czy klient nie wpłaca kwoty mniejszej niż wynika z wartości brutto. Jeśli kwota wpisana jako wpłacana przez klienta będzie mniejsza niż kwota brutto dokumentu – program nie pozwoli na zatwierdzenia takiego dokumentu.
Na nowej fakturze sprzedaży proponowany jest kontrahent !Nieokreślony! (predefiniowany w trakcie tworzenia bazy danych). Jednak na każdej Fakturze Sprzedaży musi zostać określony kontrahent. Dlatego w momencie zatwierdzania dokumentu program sprawdza, czy kontrahent został uzupełniony - w przeciwnym wypadku, nie pozwoli na zapisanie dokumentu.
Na fakturze muszą być uzupełnione informacje o mieście i numerze NIP Jeśli te informacje nie zostaną uzupełnione na fakturze – program nie pozwoli na jego zatwierdzenie.
Istnieje możliwość wystawienia faktury sprzedaży dla kontrahenta bez określonego numeru NIP w przypadku, gdy na karcie kontrahenta parametr Płatnik VAT jest odznaczony.
Paragony mogą być wystawiane dla kontrahenta !Nieokreślonego!. Nie powoduje to problemów z synchronizacją. W centrali (Comarch ERP XL) będą widoczne jako dokumenty wystawione dla kontrahenta Jednorazowego.
Na zakładce Kontrahent została zablokowana możliwość zmiany statusu kontrahenta (dane te są również niedostępne na karcie ewidencyjnej kontrahenta).
W przypadku dokumentów wystawianych w oddziale istnieje bezpośredniego rozliczania zaliczek z poziomu faktury zakupu. Zasady są podobne jak w przypadku rozliczania dokumentów (zapis kasowy musi być wprowadzony w rejestrze aktywnym, innym niż !ROZ!, zapis KP musi być nie rozliczony, a raport kasowy, w którym został zarejestrowany nie może być jeszcze wysłany do centrali).
W oddziale istnieje możliwość wystawiania korekt dotyczących ilości i wartości sprzedawanego towaru. Nie ma możliwości wystawiania korekt dotyczących stawki VAT - dokumenty tego typu wystawia centrala.
W przypadku anulowaniaFaktury Sprzedaży (Paragonu) automatycznie anulowany jest skojarzony dokument magazynowy WZ.
Jest możliwość anulowania dokumentu, który został już przesłany do centrali o ile z centrali przyjdzie potwierdzenie wykonania takiej operacji.
W przypadku oznaczenia dokumentu ‘do anulowania’ nie ma możliwości wystawienia korekty (taki dokument jest oznaczony na niebiesko).
Jeśli na karcie towaru załączony jest parametr ‘pozwalaj na edycje opisu na fakturze’, ‘kopiuj opis na fakturę’ to na dokumentach można edytować skopiowany opis. Ta informacja jest przesyłana do Comarch ERP XL jako opis elementu dokumentu.
W trakcie synchronizacji…
Jeśli dokument był płatny gotówką zostanie wysłany do centrali przy kolejnej synchronizacji. Dokument w centrali będzie nierozliczony. Dopiero po zamknięciu raportu kasowego i przesłaniu go do centrali zostanie on rozliczony.
Pomijane są dokumenty o statusie anulowany.
Pomijane są dokumenty w buforze.
Po zakończeniu synchronizacji dokumenty, które zostały wysłane do centrali otrzymują status E (wyeksportowany). Jest on widoczny na liście dokumentów w kolumnie Status.
Przekształcenie paragonu do faktury sprzedaży
Utworzenie dokumentu Faktura Sprzedaży na podstawie wystawionego wcześniej paragonu jest możliwe o ile prawo do wystawienia FS do PA zostało nadane w Comarch ERP XL. Takie prawo w Comarch ERP XL to ‘Ilość dni na wystawienie FS z PA’ i domyślnie w trakcie tworzenia oddziału po stronie Comarch ERP XL jest ustawiane na 7 dni. Oznacza to że oddział może wystawić FS do 7 dni od daty wystawienia PA. Takie prawo jest zapisywane na każdym dokumencie PA w bazie danych.
Przekształcenie Paragonu do Faktury Sprzedaży do którego była podpięta kaucja (dokument WKA) nie powoduje przepięcia powiązania na Fakturę Sprzedaży (zakładka dokumenty na dokumencie WKA będzie wskazywać Paragon)
Podczas synchronizacji wraz z Paragonem zostaje wysłana Faktura Sprzedaży.
Jeśli Paragon nie został wysłany do centrali w trakcie synchronizacji – skojarzona z nim Faktura Sprzedaży również nie zostaje wysłana.
Aby anulować sprzedaż należy anulować dokument Faktura Sprzedaży. Anulowanie faktury powoduje pytanie czy anulować także PA. Jeśli Użytkownik nie chce anulować PA to program anuluje tylko FA, w przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie o anulowanie PA program automatyczne anuluje zarówno paragon jak i dokument WZ.
Anulowanie Faktury Sprzedaży skojarzonej z paragonem jest możliwe tylko jeśli z Comarch ERP XL powróci informacja że taka operacja jest dozwolona.
Anulowania Faktury Sprzedaży utworzonej z Paragonu
Jeśli Faktura Sprzedaży została utworzona na podstawie Paragonu podczas jej anulowania program pyta, czy równocześnie anulować PA.
Jeśli Użytkownik chce anulować PA w wyniku operacji zostaną anulowane FS, PA oraz dokument WZ. Należy jednak pamiętać o tym, że program nie pozwoli na anulowanie PA jeśli:
został on zafiskalizowany poprawnie
został już wysłany do centrali (w trakcie synchronizacji) i nie jest potwierdzony
Jeśli Użytkownik nie chce anulować PA – w wyniku operacji anulowana zostanie tylko FS, natomiast PA i WZ zostaną.
Seryjne zatwierdzanie faktur i paragonów
Na liście Faktur Sprzedaży oraz Paragonów istnieje możliwość seryjnego zatwierdzania dokumentów z bufora. Dokumenty, które powinny zostać zapisane na trwałe Użytkownik musi wcześniej zaznaczyć na liście . Opcja zatwierdzania jest dostępna w menu kontekstowym (dostępnym pod prawym przyciskiem myszy) jako opcja Zatwierdź dokumenty.
Seryjnie zatwierdzane mogą być zarówno faktury sprzedaży/ paragony jak i dokumenty korygujące.
Seryjnie zatwierdzane mogą być tylko dokumenty z odroczonym terminem płatności.
Systemu program sprawdza wszystkie warunki, jakie muszą być spełnione dla prawidłowej synchronizacji (wypełnienie informacji o nazwie kontrahenta, ulicy, mieście). Dodatkowo dla Faktur Sprzedaży sprawdzana jest obecność numeru NIP.
Do zatwierdzanych dokumentów zawsze tworzone są dokumenty magazynowe WZ.
W trakcie zatwierdzania wybranych faktur/ paragonów Użytkownik widzi raport, które dokumenty zostały zatwierdzone, a które nie i z jakiego powodu.
Faktury zakupu
W oddziale Użytkownik ma możliwość wystawiania Faktur Zakupu wprowadzających towar do magazynu. Zasady wystawiania dokumentów są podobne jak w przypadku wersji standardowej programu. Należy jednak pamiętać, że w przypadku oddziału wprowadzone są pewne ograniczenia:
Podczas wystawiania faktury zakupu nie ma możliwości zatwierdzenia na trwałe bez automatycznego wygenerowania dokumentu magazynowego PZ. Dlatego jeśli na formularzu dokumentu nie jest zaznaczony parametr Bufor (co oznacza, że faktura jest zatwierdzana na trwałe) – program automatycznie zaznaczy parametr PZ (odpowiedzialny za tworzenie dokumentu przyjęcia do magazynu PZ).
W oddziale można dla jednego dokumentu zadeklarować kilka płatności (np. raty). Na zakładce Płatności edytowalna jest tabela, gdzie uzupełniany jest harmonogram wpłat (zasady obsługi są podobne jak w standardowej wersji programu). Po synchronizacji harmonogram będzie widoczny również w centrali.
Na Fakturze Zakupu musi zostać określony kontrahent. W momencie zatwierdzania dokumentu program sprawdza, czy kontrahent został uzupełniony i, w przeciwnym wypadku, nie pozwoli na zapisanie dokumentu nie można wystawić dokumentu na kontrahenta !Nieokreślony!).
Na zakładce Kontrahent została zablokowana możliwość zmiany statusu kontrahenta (dane te są również niedostępne na karcie ewidencyjnej kontrahenta).
W przypadku dokumentów wystawianych w oddziale istnieje bezpośredniego rozliczania zaliczek z poziomu faktury zakupu. Zasady są podobne jak w przypadku rozliczania dokumentów (zapis kasowy musi być wprowadzony w rejestrze aktywnym, innym niż !ROZ!, zapis kasowy musi być w całości nie rozliczony, a raport kasowy, w którym został zarejestrowany nie może być jeszcze wysłany do centrali).
W przypadku anulowania dokumentu FZ automatycznie anulowany jest skojarzony z nim dokument magazynowy PZ.
W przypadku oznaczenia dokumentu ‘do anulowania’ nie ma możliwości wystawienia korekty (taki dokument jest oznaczony na niebiesko).
Jeśli na karcie towaru załączony jest parametr ‘pozwalaj na edycje opisu na fakturze’, ‘kopiuj opis na fakturę’ to na dokumentach można edytować skopiowany opis. Ta informacja jest przesyłana do Comarch ERP XL jako opis elementu dokumentu.
Dodatkowo istnieje możliwość przekształcenia Faktury Zakupu do Faktury Sprzedaży. Przekształcenie jest dostępne na liście Faktur Zakupu pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Na fakturę sprzedaży przenoszona jest tylko lista towarów wraz z ilościami - pozostałe warunki ustawiane są jak na nowo wystawianej fakturze. Ceny na Fakturze Sprzedaży proponowane są zgodnie z ustawionym domyślnie kontrahentem !NIEOKREŚLONY!. Użytkownik może dowolnie modyfikować tak utworzoną fakturę.
Powiązanie pomiędzy FZ a FA jest widoczne na formularzach dokumentów na zakładce Dokumenty.
W trakcie synchronizacji…
Pomijane są dokumenty o statusie anulowany.
Pomijane są dokumenty w
Jeśli dokument był płatny gotówką zostanie wysłany do centrali przy kolejnej synchronizacji. Dokument w centrali będzie nierozliczony. Dopiero po zamknięciu raportu kasowego i przesłaniu go do centrali zostanie on rozliczony.
Koszt Gospodarowania Odpadami (KGO)
KGO uwidaczniany jest na dokumentach wystawionych w walucie systemowej PLN, na Przyjęciach Zewnętrznych (PZ), Fakturach Zakupu (FZ), Wydaniach Zewnętrznych (WZ), Fakturach sprzedaży (FA), Paragonach (PA)
Uwaga
KGO nie jest wykazywany na dokumentach walutowych oraz eksportowych i wewnątrzunijnych, wystawionych dla kontrahenta innego niż krajowy (przyjmie wartość 0 PLN bez możliwości edycji).
Na liście pozycji dokumentu dodano nową kolumnę KGO, w której umieszczana jest wartość KGO zawarta w cenie towaru.
Wartość KGO umieszczona jest również na oknie pozycji dokumentu obok pola Rabat.
Wartość KGO można edytować, przy czym edycja na dokumentach rozchodowych nie powoduje żadnych zmian na karcie towaru, natomiast po zmianie wartości KGO na dokumentach przychodowych pojawi się komunikat:
Jeśli wybierzemy Tak, wówczas wartość KGO zostanie zaktualizowana na formularzu towaru.
Wiele serii dla dokumentów
Dotychczas każdy oddział posiadał swoją unikalną serię, która stanowiła fragment definicji każdego z wystawianych dokumentów. Nie było żadnej możliwości zmiany oraz dodania nowej serii.
W wersji 16 Comarch ERP Optima wprowadzono obsługę wielu serii dla dokumentów. Zmiana ta została podyktowana potrzebą rozróżniania dokumentów pochodzących z różnych stanowisk Comarch ERP Optima DETAL.
Dodatkowe serie należy zdefiniować po stronie centrali. Po synchronizacji zostaną one udostępnione w oddziale.
Serie te wykorzystuje się do konfiguracji stanowisk Comarch ERP Optima DETAL. Istnieje natomiast możliwość wykorzystania ich jako fragment definicji dowolnego dokumentu wystawianego w oddziale. Zmianę tą należy dokonać na formularzu.
Tak wystawiony dokument zostanie przesłany do centrali z wybraną serią.
Uwaga
Nie ma możliwości skonfigurowania dodatkowych serii w konfiguracji tak, aby zawsze były podpowiadane na formularzach dokumentów lub podczas przekształceń dokumentów. Istnieje jedynie możliwość ręcznej zmiany serii na formularzu.
Uwaga
Funkcjonalność definiowania dodatkowych serii dla oddziału została wprowadzona w Comarch ERP XL 9.
Comarch ERP Optima DETAL
Aby umożliwić działanie modułu Comarch ERP Optima DETAL w oddziale niezbędne będą dodatkowe serie dla dokumentów. Serie te przydzielane są w centrali i muszą zostać zsynchronizowane z oddziałem.
Szczegółowe informacje o działaniu i konfigurowanie modułu znajdują się pod następującym linkiem Comarch ERP Optima Detal.
Rozliczanie dokumentów z list PA, FA, FZ, WKA, PKA
Jeśli operator ma zaznaczony parametr ‘Rozliczanie/usuwanie rozliczeń z listy’ to pod prawym klawiszem myszy na listach pojawia się opcja ‘Rozlicz’. Umożliwia ona rozliczenia dokumentu bez potrzeby korzystania z Kasy / Banku. W przypadku korzystania z tej funkcji w oddziale są pewne ograniczenia:
dokument nie może być przesłany do Centrali (tylko dokumenty bez statusu E mogą być rozliczane)
raport RKB nie może być zamknięty, ani wysłany do Centrali
Funkcja ta pozwala także na częściowe rozliczanie transakcji, do każdej częściowej zapłaty tworzy się dokument KP/KW.
W oddziale nie ma możliwości usuwania rozliczeń z poziomu listy.
Dokumenty magazynowe WZ i PZ
Dokumenty magazynowe Wydań Zewnętrznych i Przyjęć Zewnętrznych są tworzone automatycznie podczas zatwierdzania dokumentów handlowych Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz Faktur Zakupu. Dokumenty magazynowe są od razu zapisywane na trwałe.
Operator ma możliwość dopisania nowego dokumentu WZ lub PZ nie skojarzonego z dokumentem handlowym. Opcje dodawania i usuwania dokumentów są dostępne z listy dokumentów WZ oraz PZ za pomocą ikony plusa.
Podczas wystawiania dokumentów WZ/PZ użytkownik mam możliwość wyboru czy dany dokument ma być zapisany,
do bufora
na stałe (może później degenerować do niego dokument handlowy)
na stałe z tworzącym się dokumentem handlowym
na stałe bez dokumentu handlowego natomiast dokument handlowy FZ/FA będzie degenerowany w centrali (należy na dokumencie przed zapisem zaznaczyć opcję FZ/FA w centrali)
istnieje możliwość przekształcania dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych z różnych magazynów
na dokumencie handlowym przekształconym z magazynowego nie ma możliwości dodawania nowych pozycji towarowo/usługowych
Anulowanie dokumentów magazynowych
jest możliwość anulowania dokumentu, który został już przesłany do centrali o ile z centrali przyjdzie potwierdzenie wykonania takiej operacji.
nie ma możliwości anulowania dokumentu, który posiada już wygenerowany dokument handlowy.
jeżeli anulowany zostanie dokument handlowy (FA/FZ) który powstał z (WZ/PZ), dokument magazynowy nie zostanie anulowany, aby dokonać tek operacji należy na liście WZ/PZ osobno anulować taki dokument
jeżeli anulowany zostanie dokument handlowy (FA/FZ) który podczas zatwierdzania wygenerował dokumenty magazynowe, skojarzone z nim transakcje (WZ/PZ) zostaną anulowane.
Dokumenty kaucyjne WKA i PKA
Dokumenty kaucyjne WKA (wydanie kaucji) i PKA (przyjęcia kaucji) mogą być tworzone:
jako osobne dokumenty z listy PKA i listy WKA (Magazyn)
tworzone automatycznie w przypadku zapisu dokumentu FA, PA na stałe o ile zakładka ‘Kaucje’ jest wypełniona.
z listy wydanie zewnętrzne/przyjęcie zewnętrzne za pomocą ikonek WKA/PKA (pozycja na dokumencie magazynowym musi posiadać skojarzoną kaucję)
Zasady wystawiania dokumentów są podobne jak w przypadku wersji standardowej programu. Należy pamiętać, że w przypadku oddziału wprowadzone są pewne ograniczenia i zasady:
Dokumenty WKA / PKA są liczone zawsze ‘od brutto’
Dokument WKA / PKA lub Zakładka ‘Kaucje’ na FA / PA / FZ umożliwia dodanie tylko towarów lub usług o statusie ‘kaucja’ na karcie towaru
Na dokument WKA / PKA lub Zakładka ‘Kaucje’ na FA / PA / FZ jest możliwość ustawiania ‘płatności’. Zależy to od ustawienia na kontrahencie. Termin płatności kaucji jest także przenoszony z karty kontrahenta z możliwością zmiany
Do dokumentów WKA / PKA możemy wygenerować korekty ilości oraz wartości. Do dokumentów WKA / PKA NIE można wystawiać korekt wartościowych do części ilości.
Dokumenty WKA / PKA można przekształcić do FA / FZ. Takie FA / FZ są dokumentami zawsze ‘od brutto’
FA / FZ powstałe z dokumentów WKA / PKA mają zablokowaną możliwość zmiany ceny
W przypadku anulowania FA / FZ, która powstała z WKA / PKA (fakturujemy niezwrócone kaucje) program rozepnie powiązanie WKA / PKA. Jeśli najpierw był dokument FA / FZ a do niego generowane WKA / PKA anulowanie FA spowoduje anulowanie WKA / PKA oraz WZ / PZ
W przypadku anulowania FA/FZ która powstała z WZ/PZ powiązanego z WKA/PKA, anulowany jest tylko dokument handlowy, program rozepnie powiązanie pomiędzy dokumentem magazynowym WZ/PZ.
Nie ma możliwości ‘dodania nowego WKA / PKA’ do dokumentów FA / PA / FZ już zapisanych. Należy wystawić osobne WKA / PKA
W trakcie synchronizacji…
Pomijane są dokumenty o statusie anulowany
Pomijane są dokumenty w buforze
Dokumenty korygujące
W oddziale zostały wprowadzone pewne ograniczenia co do rodzaju wystawianych dokumentów korygujących:
Faktury sprzedaży – możliwe jest wystawianie korekt ilościowych i wartościowych. Nie ma możliwości wystawiania korekt VAT (robi to centrala). Do dokumentów faktura sprzedaży NIE można wystawiać korekt wartościowych do części ilości.
Faktury sprzedaży powstale z PA – można korygować ilość i wartość. Do dokumentów faktura sprzedaży powstała z PA NIE można wystawiać korekt wartościowych do części ilości.
Paragony – możliwe jest wystawianie korekt ilościowych.
Faktury zakupu – można korygować ilość i wartość. Do dokumentów faktura zakupu NIE można wystawiać korekt wartościowych do części ilości.
Wydania Zewnętrzne (WZ) – można korygować ilość lub wartość
Przyjęcia Zewnętrzne (PZ) - można korygować ilość lub wartość
Rozchody Wewnętrzne (RW) – można korygować ilość lub wartość
Przychody Wewnętrzne (PW) – możliwe wystawienie korekt ilości.
Przesunięcia Międzymagazynowe (MM) – nie ma możliwości wykonania korekty do dokumentu przesunięcia międzymagazynowego (MM) przysłanego z centrali oraz do przesunięcia wysłanego do centrali.
Istnieje jedynie możliwość korygowania dokumentów MM przesuwających towar pomiędzy magazynami lokalnymi. Korekty takie nie są uwzględniane podczas synchronizacji.
W przypadku korekt opis elementu na dokumencie nie jest przesyłany do Comarch ERP XL.
W przypadku oddziału można wystawić korektę do dokumentu o ile dokument pierwotny, do którego robimy korektę nie jest: anulowany, nie jest ‘oznaczony do anulowania’ (oddział czeka na potwierdzenie możliwości anulowania z Centrali), jest niepotwierdzony przez Centralę.
Pozostałe zasady jak i sposób wystawiania dokumentów korygujących w oddziale są identyczne jak w przypadku standardowej wersji systemu Comarch ERP Optima i zostały opisane w podręczniku do modułu Handel.
W trakcie synchronizacji…
… korekty wysyłane są do centrali tylko w przypadku, gdy dokument korygowany został już wyeksportowany.
Program sprawdza czy dokument, którego dotyczy korekta został już wysłany do centrali.
jeśli tak – wysyłana jest również korekta.
jeśli dokument korygowany nie został wysłany do centrali – korekta również nie zostanie wysłana do centrali (niezależnie od formy płatności).
Uwaga
Nie będzie możliwości zapisu korekt ilościowych, kiedy zasoby dla tego towaru zostały rozchodowane i pociągałoby to za sobą wygenerowanie dokumentów WZKK. Takie dokumenty nie są synchronizowane z Comarch ERP XL.
Taka sytuacja także nie pozwoli na wygenerowanie ostatniego dokumentu (korekty ilości do faktury zakupu)
FZ 1, 100 szt towaru w cenie 1 PLN,
FA 1, 100 szt towaru
FZ 2, 100 szt towaru
4. FZ korekta ilości do FZ 1, -100 szt[/alert]
Zamówienia u Dostawców
W oddziale nie ma możliwości zamawiania towaru u zewnętrznych dostawców. Towar może być zamawiany tylko w centrali. W oddziale mogą funkcjonować dwa rodzaje zamówień:
w oddziale zabrakło towaru w magazynie – do centrali wysyłany jest dokument wystawiony na kontrahenta !Nieokreślonego!. Oznacza to, że zapotrzebowanie na towar jest związane z bieżącą sprzedażą.
do oddziału zgłosił się kontrahent, który zamawia towar. Okazuje się jednak, że towaru nie ma w magazynie. W związku z tym do centrali wysyłane jest zamówienie z informacją o tym, że zapotrzebowanie na towar jest związane z rezerwacją przez klienta. Na dokumencie należy wtedy określić kontrahenta Zamawiającego.
Różnica pomiędzy dokumentami polega na tym, że w przypadku określenia kontrahenta na zamówieniu do centrali trafia informacja o tym, dla kogo towar jest zamawiany.
Tworzone zamówienia są w trakcie synchronizacji wysyłane do centrali. W centrali informacje o zamawianym towarze są wykorzystywane podczas tworzenia dokumentów MM.
Uwaga
Dokument Zamówienia u Dostawcy w oddziale jest odpowiednikiem ZamówieniaWewnętrznego w centrali. Dlatego dla dokumentów typu Zamówienie u Dostawcy w centrali został zdefiniowany odrębny schemat numeracji ZW.
Dokumenty Zamówienia u Dostawcy są zawsze skierowane do centrali. Informacja o kontrahencie zamawiającym towar jest informacją dodatkową i nie jest wymagana podczas wystawiania dokumentu. Na liście dokumentów oraz na samym formularzu nie ma zakładek odpowiadających za dane Dostawcy.
Uwaga
Zarejestrowanie dokumentu ZD w systemie nie powoduje żadnych zmian na liście zasobów (w przypadku standardowej wersji programu powoduje zwiększenie ilości zamawianej na liście zasobów).
Uwaga
Na zamówieniu mogą być wpisywane tylko towary (nie ma możliwości dopisania pozycji o statusie usługa).
Wystawiony dokument zamówienia jest wysyłany do centrali. Otrzymuje status E. W centrali następuje jego potwierdzenie i realizacja (przekształcenie do dokumentu MM). Kiedy MM zostanie zatwierdzona i zamówienie w centrali (Comarch ERP XL) otrzyma status zrealizowane informacja o tym jest przesyłana do oddziału. W oddziale (Comarch ERP Optima) odpowiedni dokument ZD otrzymuje status XL, co oznacza, że zamówienie zostało zrealizowane w centrali. Równocześnie utworzony na podstawie zamówienia dokument MM może zostać przesłany z centrali do oddziału.
Uwaga
Nie ma możliwości wystawiania korekt do dokumentów ZW. Istnieje jedynie możliwość anulowania zamówienia.
Anulowanie zamówienia w oddziale jest możliwe kiedy dokument nie został jeszcze wysłany. Dokument wysłany można tylko anulować po stronie centrali. W takim przypadku informacja o anulowaniu dokumentu jest przesyłana do oddziału. W oddziale odpowiedni dokument ZW również zostaje automatycznie anulowany (jest widoczny na liście w kolorze czerwonym).
Rezerwacje Odbiorcy
W oddziale istnieje również możliwość rejestrowania zamówień dokonanych przez klientów, które nie będą jednak realizowane przez oddział, lecz przez centralę.
Do rejestracji takich zamówień są wykorzystane dokumenty RO (Rezerwacji Odbiorcy).
Uwaga
Dokument Rezerwacji odbiorcy w oddziale jest odpowiednikiem ZamówieniaSprzedaży w centrali. Dlatego dla dokumentów typu Zamówienie u Dostawcy w centrali został zdefiniowany odrębny schemat numeracji ZS.
Na dokumencie określany jest kontrahent zamawiający towar. W trakcie synchronizacji informacja o rezerwacji jest wysyłana do centrali. Centrala rejestruje fakt zamówienia towaru przez konkretnego klienta, jednak nie wysyła towarów do oddziału.
Różnica pomiędzy dokumentem Rezerwacji Odbiorcy oraz Zamówienia u Dostawcy ze wskazaniem kontrahenta polega na tym, że z dokumentem ZD wiąże się zwrotne przesłanie towaru do oddziału, natomiast rezerwacje na podstawie dokumentu RO są realizowane przez centralę.
Uwaga
Zarejestrowanie dokumentu RO w systemie nie powoduje żadnych zmian na liście zasobów (w przypadku standardowej wersji programu dokument RO powoduje zarezerwowanie towaru).
Wystawiony dokument RO jest wysyłany do centrali. Otrzymuje status E. W centrali następuje jego potwierdzenie i realizacja (przekształcenie do faktury sprzedaży). Kiedy faktura zostanie zatwierdzona i zamówienie w centrali (Comarch ERP XL) otrzyma status zrealizowane informacja o tym jest przesyłana do oddziału. W oddziale (Comarch ERP Optima) odpowiedni dokument RO otrzymuje status XL, co oznacza, że zamówienie zostało zrealizowane w centrali.
Uwaga
Nie ma możliwości wystawiania korekt do dokumentów RO. Istnieje jedynie możliwość anulowania rezerwacji.
Anulowanie rezerwacji w oddziale jest możliwe, kiedy dokument nie został jeszcze wysłany. Dokument wysłany można tylko anulować po stronie centrali. W takim przypadku informacja o anulowaniu dokumentu jest przesyłana do oddziału. W oddziale odpowiedni dokument RO również zostaje automatycznie anulowany (jest widoczny na liście w kolorze czerwonym).
Dokumenty MM
Towary przesuwane są z centrali do oddziału za pomocą dokumentów MM. Wystawiona w centrali MM powoduje przesunięcie towaru do magazynu wewnętrznego odpowiadającego oddziałowi.
Po wykonaniu synchronizacji w oddziale tworzony jest dokument MM z magazynu odległego (centrali) wprowadzający towar na stan.
W oddziale dokumenty MM są widoczne na liście w menu Magazyn/ Przesunięcia międzymagazynowe. Dokumenty MM przesłane z centrali mają status OL, co oznacza, że zostały przesłane z magazynu odległego. Po ponownej synchronizacji – dokument otrzymuje dodatkowy status E, co oznacza, że do centrali zostało wysłane potwierdzenie otrzymania MM. Potwierdzony dokument nie będzie już uwzględniany podczas kolejnych synchronizacji.
Uwaga
Wymiana towarów z magazynem odległym (centralą) jest możliwa tylko podczas synchronizacji. Nie ma możliwości dodatkowego importu/ eksportu dokumentów MM z innych plików.
W oddziale wystawiane są dokumenty zakupu i sprzedaży. Stany magazynowe są aktualizowane na bieżąco.
Przy ponownej synchronizacji informacje o przeprowadzonych transakcjach są przenoszone do centrali. Na ich podstawie aktualizowane są stany magazynowe w magazynie wewnętrznym odpowiadającym oddziałowi.
Przykład
W centrali wystawiany jest dokument MM dla oddziału (100 szt.). W efekcie towar jest zdejmowany z magazynu głównego w centrali (CENTRALA) i wprowadzany na magazyn wewnętrzny (ODDZIAŁ1). W programie Comarch ERP Optima nie ma jeszcze informacji o przesuniętej ilości (0 szt.).
Podczas synchronizacji przesyłany jest dokument MM. Po wykonaniu synchronizacji w oddziale rejestrowany jest dokument MM. Towar jest wprowadzany na magazyn ODDZIAŁ1 w programie Comarch ERP Optima (jest 100 szt.).
W oddziale wystawiana jest faktura sprzedaży na 30 szt. towaru. W programie Comarch ERP Optima towar jest od razu zdejmowany z magazynu (ilość dostępna to 70 szt.). W centrali nie ma jeszcze informacji o wystawionym dokumencie i stan nadal jest 100 szt.
Podczas kolejnej synchronizacji informacja o wystawionej fakturze sprzedaży jest przenoszona do centrali i na tej podstawie zdejmowany jest towar w magazynie wewnętrznym ODDZIAŁ1. Teraz zarówno w programie Comarch ERP Optima jak i magazynie wewnętrznym ODDZIAŁ1 stan towaru wynosi 70 szt.
Istnieje również możliwość zakładania magazynów lokalnych (wewnętrznych) w ramach oddziału. Towar może być przesyłany pomiędzy magazynami lokalnymi. Zasady przesuwania towarów za pomocą dokumentów MM są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu i więcej na ich temat można znaleźć w podręczniku do modułu Magazyn.
Warto pamiętać, że podczas przesuwania towaru pomiędzy magazynami lokalnymi jego globalna ilość w oddziale nie ulega zmianie. Zmienia się jedynie ilość dostępna na poszczególnych magazynach.
Uwaga
W trakcie synchronizacji towar przysyłany z centrali jest zawsze wprowadzany na magazyn główny. Dopiero potem można go przesuwać z magazynu głównego na inne magazyny lokalne (wewnętrzne).
Istnieje możliwość zapisania dokumentu MM tworzonego w trakcie synchronizacji do bufora. Odpowiada za to parametr w konfiguracji oddziału w Comarch ERP XL
Uwaga
Zaimportowany dokument MM w buforze nie podlega edycji – Użytkownik nie ma możliwości wprowadzania zmian na liście pozycji.
Dokumenty MM między oddziałami
Towary mogą być przesyłane między oddziałami bez pośrednictwa Użytkownika w centrali. Jest to o wiele szybszy proces wymiany danych pomiędzy dwoma oddziałami niż za pośrednictwem centrali. Aby można było skorzystać z przesyłania dokumentów między oddziałami, należy po stronie Comarch ERP XL w Strukturze Firmy dodać dla określonych oddziałów magazyny innych oddziałów.
Po synchronizacji takie magazyny będą widoczne po stronie Oddziału jako magazyny Centrali (Odległe). Na dokument MM będzie można wybrać taki magazyn i przesłać MM między dwoma oddziałami.
W trakcie synchronizacji…
…dokument MM oddział – oddział jest wysyłany do Centrali. Tam zostaje automatycznie zatwierdzony i wysłany do oddziału do którego był adresowany. Jeśli oddział zapisuje MM do bufora to taki dokument będzie krążył w pliku synchronizacji do momentu zatwierdzenia go przez oddział docelowy.
Dokumenty wewnętrzne RW i PW
Dokumenty wewnętrzne są dostępne w menu Magazyn: Przychody wewnętrzne i Rozchody wewnętrzne.
Dokumenty wewnętrzne od razu powodują ruch towaru w magazynie (przyjęcie lub rozchód). Nie są w żaden sposób powiązane z modułem Kasa/Bank, co oznacza, że nie generują płatności.
Sposób wystawiania dokumentów jest identyczny jak w przypadku standardowej wersji systemu Comarch ERP Optima i został dokładniej opisany w podręczniku do modułu Magazyn.
Po wykonaniu synchronizacji w oddziale dokumenty PW i RW są rejestrowane w tworzonym pliku. Nadawany jest status E, który oznacza, że dokumenty te zostały już wysłane do centrali.
Nie są wysyłane dokumenty w buforze oraz anulowane.
Uwaga
Od wersji 8.5 dokumenty RW i PW można korygować.
Inwentaryzacja
Funkcja Inwentaryzacji pozwala na uzgodnienie stanów magazynowych w programie ze stanem rzeczywistym magazynu. Inwentaryzacja składa się z trzech etapów:
Etap 1 – przygotowanie arkuszy inwentaryzacyjnych (dokumentów AI lub AIP)
Etap 2 – uzupełnienie stanów rzeczywistych towarów w magazynie
Etap 3 – utworzenie dokumentów korygujących stany (PW i RW)
Funkcja jest dostępna w menu Magazyn: Inwentaryzacja. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu Comarch ERP Optima (zostały dokładnie opisane w podręczniku do modułu Magazyn.), z pewnymi wyjątkami związanymi z późniejszą synchronizacją:
Zablokowano możliwość wystawiania jakiegokolwiek dokumentu w oddziale jeśli istnieje AI nie w buforze i niepotwierdzony (TrN_Bufor=0 i GID-y NULL-owe).
Zablokowano możliwość wystawiania AI na magazynie innym niż główny.
Zablokowano możliwość wystawiania AI, jeśli na jakimkolwiek magazynie, poza głównym są niezerowe zasoby:
Zablokowano możliwość wystawiania AI, jeśli są inne AI w buforze lub zatwierdzone, ale jeszcze nie przekształcone. Oznacza to, że w oddziale może być tylko jeden arkusz AI nieprzekształcony do PW/RW.
Warto pamiętać, że informacja o przeprowadzonej inwentaryzacji zostanie przesłana do centrali dopiero po jej zakończeniu, czyli utworzeniu dokumentów PW i RW. Wraz z dokumentami RW i PW do centrali przesyłane są związane z nią arkusze inwentaryzacyjne.
Uwaga
Po przesłaniu dokumentów związanych z synchronizacją do centrali w oddziale blokowana jest możliwość wycofania oraz anulowania inwentaryzacji.
Kasa i Bank
Rejestry kasowe
W trakcie pierwszej synchronizacji w oddziale zakładany jest rejestr kasowy. Użytkownik nie ma możliwości dodawania kolejnych rejestrów kasowych/ bankowych. Nie ma również możliwości usuwania rejestrów założonych w trakcie synchronizacji. Przyciski odpowiedzialne za dodawanie i usuwanie rejestrów nie są dostępne dla Użytkownika.
Użytkownik nie ma również możliwości zmiany statusu rejestru aktywny/ nieaktywny, ani wprowadzania żadnych innych zmian na formularzu rejestru. wszystkie informacje są przesyłane z centrali.
Równocześnie zakładane są formy płatności skojarzone z założonym rejestrem. Formy płatności przesyłane są z centrali - mogą być typu: gotówka, przelew oraz karta. Użytkownik nie ma możliwości wprowadzania zmian na zdefiniowanych formach płatności.
Raporty kasowe
W trakcie pierwszej synchronizacji równolegle z tworzeniem rejestru kasowego zakładany jest pierwszy raport.
Uwaga
Raport zakładany w trakcie pierwszej synchronizacji nie ma określonej daty zamknięcia. Przed rozpoczęciem pracy Użytkownik powinien określić datę zamknięcia raportu kasowego.
Użytkownik ma możliwość zakładania nowych raportów w ramach utworzonego rejestru kasowego. Zasady otwierania kolejnych raportów w oddziale są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu (opisane w podręczniku do modułu Kasa/Bank).
Ze względu na konieczność zachowania chronologii zakładanych raportów kasowych/bankowych w wersji oddziałowej wprowadzono kilka ograniczeń:
nie można założyć raportu z datami otwarcia/ zamknięcia wcześniejszymi niż data ostatniego raportu na liście.
zablokowana została możliwość przeprowadzenia renumeracji raportów.
W trakcie synchronizacji…
Należy pamiętać, że raporty kasowe zakładane w oddziale są wysyłane w trakcie synchronizacji do centrali. Aby raport został wysłany przez rozpoczęciem synchronizacji musi zostać zamknięty. Raport można zamknąć zaznaczając na formularzu parametr Zamknięty (menu Kasa/Bank: Raporty kasowe/bankowe). RKB nie zostanie wysłany jeśli przed nim występuje RKB otwarty.
Uwaga
Zamknięcie raportu przed synchronizacją jest warunkiem przesłania do centrali informacji o przeprowadzonych operacjach gotówkowych.
Jeśli raport nie zostanie zamknięty dokumenty które zapłacone zostały gotówką zostaną wysłane do Centrali jako nierozliczone.
Po wykonaniu synchronizacji raport otrzymuje status E (widoczny na liście raportów) i nie można go ponownie otworzyć (co oznacza równocześnie zablokowanie wprowadzania jakichkolwiek zmian w zapisach raportu).
Zapisy kasowe
W oddziale istnieje możliwość rejestrowania dokumentów KP i KW, zarówno tych będących zapłatą za faktury, jak i niezależnych (np. zaliczek wpłacanych przez kontrahenta).
Zapisy kasowe mogą być wystawiane tylko z podmiotami typu kontrahent (wyłączona jest opcja zapisów dla podmiotów typu urząd, bank, pracownik, wspólnik). Zasady wystawiania dokumentów KP i KW są podobne jak w przypadku standardowej wersji programu i zostały dokładniej opisane w podręczniku do modułu Kasa/Bank.
Preliminarz płatności
W oddziale istnieje możliwość rejestrowania zaległych płatności związanych z wystawionymi dokumentami zakupu i sprzedaży. Użytkownik nie ma możliwości dopisywania niezależnych zdarzeń w Preliminarzu. W związku z tym w Preliminarzu nie są dostępne przyciski związane z dodawaniem i usuwaniem zdarzeń. Również edycja jest ograniczona do podglądu (bez możliwości wprowadzania zmian).
W oddziale nie ma możliwości eksportu poleceń przelewu do banku (elektroniczna wymiana danych z bankiem).
W trakcie synchronizacji…
… do centrali przesyłane są informacje o wystawionych dokumentach z odroczonym terminem płatności. Natomiast w trakcie kolejnej synchronizacji z centrali do oddziału przesyłane są informacje o aktualnym stanie zadłużenia kontrahenta oraz o przeprowadzonych rozliczeniach.
Równocześnie przesyłana jest informacja o aktualnym zadłużeniu kontrahenta (widoczne na karcie kontrahenta: zakładka Handlowe). Warto przy tym pamiętać, że zadłużenie klienta uwzględnia nie tylko należności związane z dokumentami wystawionymi w oddziale. Dotyczy również dokumentów wystawionych w centrali i innych oddziałach. Tak więc po wykonaniu synchronizacji operator posiada informację o globalnym zadłużeniu kontrahenta w stosunku do firmy.
Rozliczanie płatności
W oddziale istnieje możliwość rozliczania wprowadzonych zapisów kasowych z wystawionymi dokumentami (Faktury Zakupu, Faktury Sprzedaży, Paragony).
Rozliczanie dokumentów jest możliwe z poziomu zapisu kasowego/ bankowego, płatności w Preliminarzu oraz z poziomu funkcji Rozliczenia (menu Kasa/Bank, dokumenty nierozliczone).
Funkcja Rozliczenia
Funkcja Rozliczenia działa tylko dla podmiotów typu Kontrahent. W oknie Rozliczenia pojawiają się wszystkie nie rozliczone do końca zapisy kasowe/ bankowe oraz płatności z Preliminarza. Widoczne są wszystkie dokumenty wystawione w danym oddziale, niezależnie od tego czy zostały już wysłane do centrali. Podczas rozliczania można zaznaczyć wszystkie dokumenty. Dla dokumentów wysłanych do centrali, przy próbie rozliczenia pojawi się komunikat „Rozliczenie niemożliwe. Jeden z dokumentów został już wysłany do centrali.”
Zasady rozliczeń są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu, z następującymi wyjątkami:
Rozliczać można tylko płatności związane z dokumentami, które nie zostały jeszcze wysłane do centrali. Po wykonaniu synchronizacji rozliczenie dokumentu zostaje zablokowane i można je wykonać tylko z poziomu systemu Comarch ERP XL.
Rozliczać można tylko zapisy kasowe z raportów, które nie zostały jeszcze wysłane do centrali. Po wykonaniu synchronizacji rozliczenie zapisu jest możliwe tylko w systemie Comarch ERP XL.
Rozliczać można tylko płatności i zapisy wprowadzone w oddziale (przy rozliczaniu nie pojawiają się płatności związane z dokumentami wystawionymi w centrali lub innym oddziale, z rejestru !Rozliczenia!).
Uwaga
Usunięcie rozliczenia jest możliwe w systemie Comarch ERP Optima tylko z poziomu zapisu kasowego/ bankowego (zakładka Rozliczenia). Usunięcie rozliczenia jest możliwe tylko dla zapisów wprowadzonych w danym oddziale (nie należących do rejestru !ROZLICZENIA!), do czasu wysłania raportu kasowego do centrali.
Wszystkie pozostałe miejsca (lista Rozliczenia, formularz płatności w Preliminarzu) są w dalszym ciągu zablokowane do rozliczenia.
Synchronizacja rozliczeń
Warto wiedzieć, że w trakcie tworzenia bazy danych dla oddziału tworzony jest rejestr !ROZLICZENIA!. Rejestr ma status nieaktywny, w związku z czym nie widać go na standardowej liście rejestrów wyświetlanej w programie. Rejestr jest wykorzystywany do przechowywania informacji o zaległościach kontrahenta przesłanych z centrali, które nie są związane z dokumentami wystawionymi w oddziale.
W trakcie tworzenia bazy danych dla oddziału tworzony jest również kontrahent !ROZLICZENIA!. Kontrahent ma status nieaktywny i nie można go usunąć z bazy. Jest wykorzystywany do rejestrowania w oddziale rozliczeń dokonanych w centrali.
W trakcie synchronizacji z oddziału do centrali wysyłane są informacje o fakturach, które nie zostały zapłacone. Informacja ta jest zapisywana w centrali i tam możliwe jest rozliczenie płatności. Podczas zwrotnej synchronizacji (z centrali do oddziału) są wysyłane informacje o jeszcze nie rozliczonych dokumentach. Na tej podstawie w oddziale rozpoznawane jest, które dokumenty zostały zapłacone, a które nie.
Jeśli w centrali zostanie dokonane rozliczenie faktury (całkowite) – to podczas kolejnej synchronizacji dokument ten nie zostanie przesłany do oddziału jako nierozliczony. Na podstawie tej informacji w oddziale w rejestrze !ROZLICZENIA! tworzony jest zapis kasowy, który automatycznie rozlicza fakturę.
Jeśli w centrali zostanie dokonane rozliczenie częściowe faktury – to podczas kolejnej synchronizacji do oddziału przesyłana jest informacja tylko o kwocie zaległej. W takiej sytuacji w oddziale tworzony jest zapis kasowy w rejestrze !ROZLICZENIA! na kwotę pozostałą (czyli zapłaconą). Zapis automatycznie rozlicza fakturę.
Na tej samej zasadzie – jeśli faktura została zapłacona w oddziale, a następnie w centrali rozliczenie zostanie usunięte, w trakcie ponownej synchronizacji informacja o zaległości zostanie przesłana do oddziału i tam również zostanie rozpięte rozliczenie.
Na podstawie informacji o rozrachunkach z kontrahentem przesłanych z centrali program uaktualnia w trakcie synchronizacji informacje o aktualnym zadłużeniu kontrahenta, widocznym na karcie ewidencyjnej. Informacja ta jest wykorzystana podczas kontroli limitu kredytu dla kontrahenta.
Całkowity zwrot towaru do centrali
W przypadku, kiedy oddział przestaje funkcjonować wykonywany jest zwrot całkowity do centrali.
Funkcja jest dostępna z poziomu okna synchronizacji pod przyciskiem . Po jej uruchomieniu program wykonuje następujące operacje:
Sprawdza, czy warunki wykonania zwrotu całkowitego (opisane poniżej) są spełnione.
Importuje informacje z pliku przysłanego z centrali
Generuje automatycznie dokument MM z oddziału do centrali, zwracający całość towaru
Tworzy plik wymiany przeznaczony dla centrali.
Uwaga
Należy pamiętać, że wykonanie zwrotu całkowitego BLOKUJE pracę oddziału. Oznacza to, że w oddziale nie będą mogły być wystawiane dokumenty.
Synchronizacja przeprowadzona jako zwrot całkowity jest OSTATNIĄ synchronizacją z centralą.
Należy pamiętać, że wykonanie zwrotu całkowitego BLOKUJE pracę oddziału. Oznacza to, że w oddziale nie będą mogły być wystawiane dokumenty.
Synchronizacja przeprowadzona jako zwrot całkowity jest OSTATNIĄ synchronizacją z centralą.
Warunki wykonania zwrotu całkowitego:
wszystkie dokumenty muszą być zatwierdzone
wszystkie dokumenty muszą posiadać potwierdzenie przyjęcia z centrali.
zasoby towarowe mogą być wprowadzone tylko na magazynie głównym. Na pozostałych magazynach (lokalnych) ilość towaru musi wynosić 0. Oznacza to, że przed wykonaniem zwrotu całkowitego towar powinien być przesunięty z magazynów wewnętrznych (lokalnych) na magazyn główny.
wszystkie raporty kasowe muszą być zamknięte.
Jeśli którykolwiek z warunków nie zostanie spełniony program nie wykona zwrotu całkowitego. W wyświetlonym oknie pojawi się informacja, które dokumenty uniemożliwiają jej przeprowadzenie.
Jeśli wykonanie zwrotu całkowitego jest możliwe po wciśnięciu przycisku program wywołuje proces synchronizacji. Podczas synchronizacji wszystkie towary z magazynu głównego w oddziel przesuwane są do centrali (tworzony jest dokument MM).
Równocześnie wszystkie pozycje w cenniku mają nadany status nieaktywny, co uniemożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży.
Na liście raportów kasowych/ bankowych blokowana jest możliwość dopisywania nowych raportów. Tym samym nie ma możliwości rejestrowania nowych zapisów kasowych.
Po odczytaniu pliku w centrali generowany jest plik zwrotny dla oddziału i magazyn wewnętrzny w centrali (odpowiadający oddziałowi) jest blokowany. Oznacza to, że w centrali nie będzie już możliwe wywołanie kolejnej synchronizacji.
Plik przesłany z centrali po ostatniej synchronizacji powinien być odczytany w oddziale po to, by uaktualnić informacje np. O płatnościach.
Synchronizacja - informacje szczegółowe
Proces synchronizacji
Wymiana danych pomiędzy centralą a oddziałem jest wykonywana przy pomocy plików. W plikach wymiany, zarówno po stronie centrali jak i oddziału, zapamiętywana jest data utworzenia pliku. W chwili odczytania takiego pliku data ta jest zapisywana w bazie danych jako data ostatniej synchronizacji. Podczas kolejnej synchronizacji program porównuje datę utworzenia odczytywanego właśnie pliku z datą ostatniej synchronizacji.
Jeśli data utworzenia pliku jest późniejsza niż zapamiętana w bazie data ostatniej synchronizacji – następuje pełny odczyt pliku i utworzenie pliku zwrotnego.
Jeśli data utworzenia pliku jest wcześniejsza niż zapamiętana w bazie data ostatniej synchronizacji – program odczytuje jedynie informacje o towarach i kontrahentach. Uzupełniane są tylko informacje o pozycjach, które wcześniej nie istniały w bazie. Pozycje istniejące nie są aktualizowane. Tworzony jest plik zwrotny, jednak program nie zmienia zapamiętanej w bazie daty ostatniej synchronizacji.
Dzięki takiemu rozwiązaniu znacznie spada ryzyko zakłócenia procesu synchronizacji. Możliwa jest taka sytuacja, że w oddziale synchronizacja jest wykonywana kilkukrotnie, bez odczytu pliku w centrali. Przy każdej kolejnej synchronizacji plik tworzony po stronie oddziału będzie nadpisywany, a odczytana zostanie ”najnowsza” wersja w momencie uruchomienia synchronizacji po stronie oddziału.
W Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona widoczne są informacje związane z synchronizacją:
ID Oddziału – identyfikator oddziału nadawany w centrali
ID ostatniego pliku wymiany – w pliku wymiany pamiętany jest jego numer kolejny, jednak zgodność tych numerów nie jest warunkiem koniecznym do przeprowadzenia synchronizacji.
Data ostatniej synchronizacji – data ostatnio odczytanego pliku z centrali.
W przybliżeniu schemat synchronizacji można opisać w następujący sposób:
Pierwsza synchronizacja - zanim dojdzie do wysłania danych z centrali do oddziału, centrala powinna przygotować pracę oddziałom, czyli posiadać niezbędne dla nich dane. Centrala powinna więc mieć przygotowany:
zestaw operatorów, którzy powinni pojawić się w oddziałach,
serie dokumentów,
grupy towarowe, towary i ceny,
rejestry kasowo-bankowe oraz formy płatności,
stawki VAT,
kontrahentów (chociaż ich dopisywanie jest możliwe również w oddziale),
rabaty dla kontrahentów i towarów.
Po przygotowaniu danych, centrala może wykonać wysłanie danych do oddziałów. Dane są zapisywane w pliku DLA_MAGAZYN.XLO.
Comarch ERP Optima w oddziale odczytuje plik wymiany - funkcja synchronizacji identyfikuje plik wymiany przeznaczony dla danego oddziału i aktualizuje dane (zakłada magazyn reprezentujący centralę odległą, operatorów, towary, rabaty, … ).
Funkcja synchronizacji zapisuje nowy plik wymiany z potwierdzeniami przyjętych danych i nowymi danymi (Faktury, paragony, …). Nowy plik wymiany ma nadany nowy identyfikator synchronizacji (o jeden większy od poprzedniego).
Wykonanie synchronizacji uprawnia oddział do wykonywania wszelkich działań (sprzedaż, zamawianie, dokumenty kasowe, rozliczenia nie wysłane do centrali).
Centrala odbiera kolejny plik wymiany, sprawdza Id synchronizacji i generuje kolejny plik wymiany z potwierdzeniem odebranych informacji oraz (jeśli jest taka potrzeba) z informacjami, które chce przesłać do oddziału (np. O rozliczonych płatnościach).
Kolejna synchronizacja po stronie oddziału odczytuje plik wymiany i zapisuje swoje nowe dane (faktury sprzedaży, zamówienia).
Podczas synchronizacji musi być spełniony warunek ciągłości numerów synchronizacji w ramach danego oddziału. Centrala lub oddział spodziewają się, że zanim zapiszą kolejny, wyjściowy plik wymiany, najpierw odczytają plik wymiany, który dla danego magazynu ma numer ostatniej synchronizacji (zapisany w pliku wymiany) o jeden większy od ostatniego zapisanego w bazie. Numer synchronizacji w ramach danego magazynu jest jakby „żetonem” przekazywanym poprzez plik wymiany.
Cykl synchronizacji danych z jednym magazynem przedstawia rysunek:
Funkcjonalność synchronizacji
Kontrahenci
Model synchronizacji kontrahentów opiera się na możliwości zakładania kart kontrahentów po obydwu stronach, tj. W centrali i oddziale.
Jeśli kontrahent jest założony w centrali, to jest mu nadawany GID i informacja o tym numerze jest przenoszona do oddziału.
Jeśli kontrahent jest założony w oddziale, to ma GID zerowy. Przy synchronizacji po stronie oddziału, po odczytaniu danych o kontrahentach w centrali są im nadawane GID-y i informacja ta jest zwracana z powrotem do oddziału jako potwierdzenie założenia kart kontrahentów.
Jeśli zdarzy się duplikacja kodu kontrahenta, to centrala nadaje nowy kod, dodając do duplikatu kolejną liczbę. Numer jest wpisywany w nawiasach i oznacza kolejny duplikat.
Jeśli zdarzy się sytuacja, że w oddziale zakładana jest nowa karta dla kontrahenta, który ma takie same dane (NIP i miasto) jak już istniejący – nadawany jest GID -1. Dzięki temu kontrahent jest rozpoznawany w trakcie synchronizacji jako nowy (a nie zmodyfikowany już istniejący) i zakładana jest w centrali dla niego karta.
Podczas synchronizacji kontrahentów może zajść konflikt w sytuacji, kiedy ten sam kontrahent jest zmodyfikowany po stronie centrali i oddziału. O tym, która zmiana jest „ważniejsza” decyduje data ostatniej modyfikacji kontrahenta. Jeśli data ostatniej modyfikacji kontrahenta po stronie odbiorcy jest późniejsza od daty ostatniej modyfikacji kontrahenta w pliku wymiany, to nie jest on aktualizowany, ale jest wysyłany w pliku potwierdzającym synchronizację.
Dokumenty wystawione w oddziale (Comarch ERP Optima) dla kontrahenta !Nieokreślonego! są po synchronizacji widziane w centrali (Comarch ERP XL) jako dokumenty dla kontrahenta Jednorazowego.
Uwaga
Należy pamiętać, jeśli podczas wystawiania dokumentu kod pocztowy na kontrahencie !NIEOKREŚLONY! jest pusty, to dokumenty zsynchronizują się z Comarch ERP XL, a jeśli jest wpisany to musi być równy masce ##-###.
Operatorzy
Operatorzy mogą być zakładani tylko po stronie centrali. Aby wykonać pierwszą synchronizację w oddziale musi być zalogowany domyślny operator (ADMIN). ADMIN po pierwszej synchronizacji pozostaje. W bazie nadawane jest mu jednak inne hasło oraz są przepisywani inni operatorzy z odpowiednimi hasłami. Operator ADMIN po stronie oddziału nie może być kasowany.
Towary
Towary są przesyłane tylko z centrali do oddziału. Z towarami są zawsze wysyłane:
ceny – zgodnie z parametrami synchronizacji (ceny zakupu, wszystkie ceny lub wybrane)
progi upustów cenowych – w oddziale są zawsze nadpisywane (stare upusty są kasowane, a nowe są dodawane).
Upusty
Polityka rabatowa jest narzucana przez centralę. Informacja o rabatach kontrahentów stanowi odrębny blok danych. Upusty są przenoszone do centrali 1:1, tzn. przenoszone są wszystkie tabele związane z rabatami.
Dokumenty
Dokumenty, które są synchronizowane z oddziałem:
MM – przesunięcia międzymagazynowe
MMLO – przesunięcie międzymagazynowe między magazynami (magazyn główny lokalny – centrala odległa magazyn główny lokalny – oddział odległy). Te dokumenty są wykonywane po stronie Centrali lub po stronie Oddziału
MMOL – przesunięcie międzymagazynowe między magazynami (centrala odległa – magazyn główny lokalny lub też oddział odległy – magazyn główny lokalny) – te dokumenty są wykonywane po stronie Centrali lub po stronie Oddziału odległego.
FA – faktura sprzedaży
FA – faktura sprzedaży zwykła
FAKI – faktura sprzedaży korekta ilościowa
FAKW – faktura sprzedaży korekta wartościowa
PA – paragon
PA – paragon zwykły
PAKI – paragon korekta ilościowa
FZ – faktura zakupu
FZ – faktura zakupu zwykła
FZ – faktura zakupu korekta ilościowa
FZ – faktura zakupu korekta wartościowa
WZ – wydanie zewnętrzne
WZ – dokument wydania zwykły
WZ – dokument wydania korekta ilościowa
WZ – dokument wydania korekta wartościowa
PZ – przyjęcie zewnętrzne
PZ – dokument przyjęcia zwykły
PZ – dokument przyjęcia korekta ilościowa
PZ – dokument przyjęcia korekta wartościowa
PW – przyjęcie wewnętrzne
PW – przyjęcie wewnętrzne
PWAI – przyjęcie wewnętrzne powstałe z arkusza inwentaryzacyjnego
PW – przyjęcie wewnętrzne korekta ilościowa
RW – rozchód wewnętrzny
RW – rozchód wewnętrzny zwykły
RWAI – rozchód wewnętrzny powstały z arkusza inwentaryzacyjnego
RW – rozchód wewnętrzny korekta ilościowa
RW – rozchód wewnętrzny korekta wartościowa
ZD – zamówienie u dostawcy (dostawcą może być tylko centrala)
RO – rezerwacja odbiorcy (rezerwacja, która będzie realizowana w całości przez centralę)
Identyfikacja synchronizowanych dokumentów opiera się na nadawaniu GID po stronie centrali, podobnie jak to ma miejsce w przypadku kontrahentów. Dokumenty wysłane z oddziału do centrali mają ustawiony znacznik wysłania (E). Po prawidłowym dodaniu, dokument w centrali otrzymuje GID. Informacja o nadanym GID jest odsyłana do oddziału jako potwierdzenie prawidłowego przyjęcia dokumentu. Od tego momentu dokument nie jest brany pod uwagę przy wykonywaniu kolejnych synchronizacji (nie jest wysyłany z oddziału do centrali).
Z oddziału do centrali mogą być wysyłane wyłącznie dokumenty zatwierdzone (nie w buforze) oraz te, które nie mają GID nadanego przez centralę (nawet te, które zostały wysłane przy poprzedniej synchronizacji).
Jeżeli przy synchronizacji Comarch ERP Detal do Comarch ERP Optima nie zostaną zaimportowane rozliczenia do paragonów wystawionych w Comarch ERP Detal (np. brak otwartego raportu kasowo/bankowewgo) to takie paragony nie są wysyłane do centrali. Dopiero po poprawnym przesłaniu rozliczeń, paragony zostaną wyeksportowane do centrali.
Ponieważ w oddziale dopuszcza się możliwość zakładania lokalnych magazynów (po stronie centrali wszystkie te magazyny są traktowane jak jeden magazyn, czyli oddział), w oddziale mogą być wystawiane dokumenty MM między magazynami lokalnymi, ale nie są one wysyłane do centrali (centrala nie wie o ich istnieniu). Dokumenty te są wystawiane tylko na potrzeby oddziału. Na dodatkowych magazynach mogą być wystawiane te same dokumenty, które są wystawiane na magazynie głównym.
Przy synchronizacji na dokumentach nie jest wysyłana informacja o magazynach – każdy dokument (wystawiony w oddziale) po stronie centrali jest więc traktowany tak, jakby był wystawiony tylko na magazynie głównym (po prostu w oddziale).
MM i synchronizacja stanów magazynowych
Informacja o stanach magazynowych jest przesyłana wyłącznie przy pomocy dokumentów MM.
Po stronie centrali jest to dokument MM z magazynu lokalnego (centrali) do magazynu odległego (oddziału). W oddziale ta sama MM-ka będzie reprezentowana przez dokument MM (MMOL) z magazynu odległego (centrali) do magazynu lokalnego (oddziału).
W przypadku zwrotów towarów z oddziału do centrali po stronie oddziału towar będzie przesyłany dokumentem MM (MMLO) z magazynu lokalnego (oddziału) do magazynu odległego (centrali). Po stronie centrali dokument ten będzie odwzorowany przy pomocy dokumentu MM (MMOL) z magazynu odległego (oddziału) do magazynu lokalnego (centrali).
Dokument MM prawidłowo przyjęty w oddziale będzie potwierdzany przez oddział w nowym pliku synchronizacyjnym. Dokument MM potwierdzony przez oddział i oznaczony w centrali (że został prawidłowo przyjęty) nie będzie ponownie wysyłany do oddziału.
Sprawdzanie stanów magazynowych w Centrali
Sprawdzanie stanów magazynowych odbywa się na liście zasobów poprzez ikonę znajdującą się na liście zasobów. Wybranie towaru i naciśnięcie ikony spowoduje pokazanie stanów tego towaru w Centrali oraz we wszystkich oddziałach firmy. Wymaganym komponentem jest WebSerwis.
Zamówienia wewnętrzne i zewnętrzne
Zamówienia wewnętrzne pełnią rolę zamówień u dostawcy, przy czym specyficznym dostawcą jest centrala, w której jest zainstalowany XL. Na podstawie zamówień wewnętrznych są generowane dokumenty MM z centrali do oddziału.
Zamówienia zewnętrzne pełnią rolę rezerwacji odbiorców. Przesyłane do centrali stanowią zamówienia odbiorców zbierane przez oddział, ale realizowane wyłącznie w centrali.
W oddziale rolę zamówienia wewnętrznego pełni zamówienie u dostawcy (ZD). Kontrahent takiego zamówienia jest !Nieokreślony!. Dla potrzeb Comarch ERP XL wymagane jest, aby zamówienie wewnętrzne posiadało pole z kontrahentem docelowym, dla którego jest przeznaczony zamawiany towar. W związku z tym ZD w oddziale posiada dodatkowo kontrahenta docelowego (zamawiającego).
Rolę zamówienia zewnętrznego w oddziale pełni rezerwacja odbiorcy (RO). Kontrahentem takiej rezerwacji jest kontrahent docelowy, który zamówił towar.
Faktury sprzed., Paragony, Faktury zakupu i powiązane dokumenty magazynowe
W programie Comarch ERP Optima faktury sprzedaży i paragony oraz związane z nimi korekty ilościowe mogą być powiązane z dokumentami WZ. Podobnie dokumenty FZ mogą być powiązane z dokumentami PZ.
Ponieważ Comarch ERP XL dla dokumentów WZ i PZ z Comarch ERP Optima ma swoje odpowiedniki , obowiązuje zasada, że do centrali mogą być wysłane:
dokumenty handlowe (FA, PA, FZ),
dokumenty magazynowe (WZ, PZ które nie mają powiązania z handlowym)
dokumenty magazynowe wystawione z ręki i do nich handlowe
dokumenty handlowe, które:
są powiązane z dokumentami magazynowymi jeśli na tych dokumentach występują jakiekolwiek towary
nie powiązane z dokumentami magazynowymi, jeśli na tych dokumentach występują wyłącznie usługi (takie dokumenty z definicji nie mają WZ-ek i PZ-ek).
Inwentaryzacja
Proces inwentaryzacji w modelu współpracy Comarch ERP XL – Comarch ERP Optima opiera się wyłącznie na mechanizmach dostępnych w programie Comarch ERP Optima:
Otwarcie arkuszy inwentaryzacyjnych - oddział inicjuje swoje arkusze inwentaryzacyjne (AI).
Wypełnienie arkuszy inwentaryzacyjnych – po zatwierdzeniu arkusze są przygotowane do wypełnienia (możliwa edycja ilości, ale nie możliwe dodawanie towarów).
Przekształcenie do dokumentów wewnętrznych PW i RW - oddział ma za zadanie wypełnić arkusze inwentaryzacyjne i wykonać przekształcenie do PWAI (nadwyżki) lub RWAI (niedobory).
Synchronizacja w oddziale - po wykonaniu przekształcenia, do centrali wysłane są dokumenty PWAI/RWAI oraz (informacyjnie) wypełnione arkusze inwentaryzacyjne (AI).
Synchronizacja w centrali - funkcja synchronizacji po stronie Comarch ERP XL aktualizuje stany magazynowe na podstawie dokumentów RWAI i PWAI znajdujących się w pliku wymiany.
Uwaga
Po wykonaniu synchronizacji dokumentów związanych z inwentaryzacją blokowana jest możliwość jej wycofania lub anulowania.
Weryfikacja stanów magazynowych
W oddziale (Comarch ERP Optima) zapis dokumentu aktualizuje stany magazynowe. W trakcie synchronizacji przesyłane dane zawierają aktualny stan ilościowy towarów. W oddziale dla każdego towaru sumowane są ilości ze wszystkich magazynów (centrala wszystkie te magazyny traktuje jak jeden magazyn).
Odrębne koszty sprzedaży, a synchronizacja dostaw
W modelu współpracy systemów Comarch ERP XL i Comarch ERP Optima przyjęto zasadę odrębnego liczenia kosztu własnego sprzedaży w centrali i oddziale.
O sposobie liczenia kosztu po stronie oddziału decyduje Użytkownik zakładający bazę danych w oddziale. Przy kreowaniu bazy musi wybrać jedną z metod (FIFO, LIFO, QUAN).
Podczas zatwierdzania dokumentu w oddziale towar jest zdejmowany z magazynu zgodnie z przyjętą metodą. W przypadku faktur zakupu i dokumentów PW towar jest automatycznie wprowadzany na magazyn.
W trakcie synchronizacji w centrali na podstawie przysłanych z oddziału dokumentów handlowych program Comarch ERP XL tworzy własne dokumenty magazynowe, które wprowadzają towar na magazyn lub zdejmują go z magazynu zgodnie z określonymi w centrali zasadami.
Istnieje możliwość, że zaistnieją niezgodności wartości stanu i kosztu własnego sprzedaży między centralą i oddziałami. Jednak dzięki takiej funkcjonalności możliwe jest szacowanie wartości stanu i kosztu własnego sprzedaży (marży) po stronie oddziału.
Płatności
Po stronie oddziału można przyjmować tylko wpłaty gotówkowe, kartą kredytową lub czekiem. Oddział nie przyjmuje przelewów bankowych - przyjmuje je wyłącznie centrala (XL).
Tylko centrala rozlicza dokumenty (kojarzy zaległości i zapłaty). Informacja o aktualnych długach każdego kontrahenta jest przesyłana do oddziału, przy czym jest to informacja pochodząca ze wszystkich oddziałów oraz z centrali. Dzięki temu oddział na bieżąco jest informowany o stanie zaległości danego kontrahenta, niezależnie od miejsca, w którym te długi powstały.
W trakcie synchronizacji z oddziału wysyłane są dokumenty z kwotami Wartość i Zaległość. Ta informacja jest wysyłana tylko raz wraz z synchronizowanym dokumentem.
Na tej podstawie centrala uzupełnia informację o płatnościach do dokumentów oraz aktualnym zadłużeniu kontrahenta.
Z centrali do oddziału zawsze wędruje informacja o zaległościach wszystkich kontrahentów aktualnie synchronizowanych z oddziałem i o zaległościach wszystkich dokumentów związanych z oddziałem.
Na podstawie przesłanych informacji o aktualnych zaległościach w oddziale aktualizowane są informacje o:
nierozliczonych dokumentach wystawionych w oddziale
globalnym zadłużeniu kontrahentów.
Raporty kasowe
Raporty kasowo-bankowe są wysyłane z oddziału do centrali wraz ze wszystkimi zapisami kasowo-bankowymi przynależącymi do tego raportu. Do centrali są przesyłane tylko te raporty, które są zamknięte i nie posiadają GID. Po prawidłowym przyjęciu raportu przez centralę, raportowi nadawany jest GID, który jako potwierdzenie jest przesyłany z powrotem do oddziału i tam jest zapisywany na wysłanym wcześniej raporcie. Raportów wysłanych z centrali i niepotwierdzonych nie można otwierać.
Eksport danych
Ogólnie synchronizacja danych opiera się na odczycie pliku z centrali i automatycznym wysłaniu pliku z danymi do centrali. Istnieje jednak możliwość wysłania danych bez wcześniejszego odczytu pliku synchronizacyjnego z centrali.
Funkcja jest dostępna w oknie synchronizacji po zaznaczeniu parametru Eksport.
Podczas eksportu danych wysyłane są wszystkie dokumenty, które nie zostały jeszcze potwierdzone, jako odebrane przez centralę (również te, które już zostały wyeksportowane, ale jeszcze nie są potwierdzone).
Przygotowaliśmy dla Państwa poniższy podręcznik w celu szybkiego uruchomienia sprzedaży w Comarch e-Sale. Nasz mini przewodnik został podzielony na kroki, które umożliwią Państwu poprawne przygotowanie i rozpoczęcie internetowej sprzedaży.
Współpraca Comarch ERP Optima z Comarch e-Sale polega na:
1. eksporcie do Comarch e-Sale danych o towarach oraz grupach towarów,
2. imporcie zamówień złożonych w Comarch e-Sale.
Właściciel sklepu wykorzystuje do swojej pracy tylko jeden program: Comarch ERP Optima. Comarch e-Sale w tym podejściu jest wyłącznie narzędziem umożliwiającym prowadzenie sprzedaży za pośrednictwem platform Allegro oraz Ebay.
Wymagania systemowe
Współpraca Comarch ERP Optima z Comarch e-Sale wymaga środowiska NET Framework 4.5, dodatku Microsoft Web Services Enhancements (WSE) 3.0 Runtime oraz komponentu SQLXML 4.0.
Uwaga
Comarch ERP Optima jest programem zaprojektowanym na rynek polski. W Comarch e-Sale (w panelu administracyjnym) w danych Sprzedawcy pole Kraj zawsze przyjmuje wartość Polska, niezależnie od ustawień w Comarch ERP Optima (Dane firmy w Pieczątce firmy).
Do współpracy z Comarch e-Sale konieczne jest posiadanie modułów (minimum) Kasa/Bank (KB) i Handel (HA).
Konfiguracja współpracy z Comarch e-Sale
Po zalogowaniu w programie Comarch ERP Optima należy wejść w zakładkę Start/Konfiguracja.
Konfiguracja
Otworzy się specjalne okno, w którym należy przejść do konfiguracji e-Handel.
Ścieżka dostępu: Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ e-Handel i przejść na zakładkę e-Sklep/e-Sale.
Konfiguracja Comarch e-Sale
Okno zawiera elementy konfiguracyjne związane ze współpracą z Comarch e-Sale.
W celu dodania nowego oddziału Comarch e-Sale należy nacisnąć przycisk , otworzy się okno konfiguracji e-Sale składające się z zakładek Ogólne, Zasoby oraz Dodatkowe.
Zakładka Ogólne
Konfiguracja Comarch e-Sale – zakładka Ogólne
Nazwa sklepu/e-Sale – należy podać nazwę Comarch e-SaleNieaktywny – parametr odpowiedzialny za dezaktywację danego oddziału e-Sale. Taka operacja skutkować brakiem wykonywania synchronizacji oraz brakiem możliwości modyfikacji oferty wysyłanej do tego oddziału po stronie Comarch ERP Optima. Po oznaczeniu danego oddziału e-Sale jako Nieaktywny będzie on wyświetlany na liście w kolorze czerwonym.
Waluty:
Domyślna waluta – waluta, w jakiej będą prezentowane ceny w Comarch e-Sale (domyślnie PLN). Użytkownik może wskazać dowolną walutę spośród zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty. Możliwość zmiany waluty jest blokowana po wykonaniu pierwszej synchronizacji z Comarch e-Sale,
Dostępne waluty – W Comarch e-Sale jest możliwość wystawiania aukcji w serwisach zagranicznych. W tym miejscu można wskazać waluty w których będą prezentowane ceny w serwisach aukcyjnych skonfigurowanych w aplikacji e-Sale spośród walut zdefiniowanych w Comarch ERP Optima. Do wyboru są waluty wskazane w tabeli Dostępne waluty. Dla każdej waluty można określić kurs ręcznie lub zaznaczyć parametr pobierz kurs z konfiguracji, wówczas cena towaru w Comarch e-Sale będzie przeliczana na wybraną przez Użytkownika walutę po bieżącym notowaniu kursu domyślnego z Comarch ERP Optima (Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty).
Ceny
Cena domyślna – należy wybrać cenę, która będzie wysyłana do sklepu internetowego,
Pomijaj towary z ceną 0,00 – jeśli dla danego towaru w cenniku nie ustalono ceny (wynosi ona domyślnie 0 zł), wówczas aby uniknąć sytuacji, kiedy do Comarch e-Sale zostanie wyeksportowany towar o cenie 0zł należy zaznaczyć ten parametr. Jeżeli dla towaru już sprzedawanego za pośrednictwem e-Sale zmieniono po stronie Comarch ERP Optima cenę na 0,00 PLN, przy kolejnej synchronizacji cennika z Comarch e-Sale towar zostanie usunięty z panelu administracyjnego.
Rezerwacje
Definicja RO – schemat numeracji dla zamówień tworzonych przy synchronizacji z Comarch e-Sale,
Seria – seria wykorzystywana w definicji schematu numeracji dla RO wskazanej powyżej,
Koszt przesyłki (pole wymagane) – należy przypisać pozycję usługową z cennika, która będzie odpowiednikiem kosztu przesyłki w e-Sale. Nazwa i koszt usługi będą przesyłane z aplikacji e-Sale wraz zamówieniem.
Zakładka Zasoby
Konfiguracja Comarch e-Sale – zakładka Zasoby
Zasoby:
Grupa towarów – należy wybrać grupę towarową, która stanowi trzon drzewa towarów dla Comarch e-Sale; do panelu administracyjnego Comarch e-Sale trafią wszystkie grupy będące podgrupami wybranej grupy wraz z kolejnymi poziomami drzewa.
Wyślij zasoby – parametr odpowiedzialny za wysyłanie stanów magazynowych do Comarch e-Sale:
jeśli parametr jest zaznaczony (domyślnie), do e-Sale zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym z magazynu domyślnego zgodnie z ilością na tym magazynie, widoczną na zakładce Zasoby na karcie towaru. Jeżeli magazyn domyślny nie jest wybrany, to stany magazynowe nie będą wysyłane,
jeśli parametr jest odznaczony, do Comarch e-Sale nie zostaną wysłane stany magazynowe.
Stany na dzień – parametr odpowiedzialny za wysyłanie stanów magazynowych z datą bieżącą (datą, z którą pracuje program Comarch ERP Optima), dostępny tylko po zaznaczeniu parametru Wyślij zasoby:
jeśli parametr jest zaznaczony do Comarch e-Sale zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym z pola Ilość dostępna (ilość towaru na magazynie pomniejszona o rezerwacje),
jeśli parametr nie jest zaznaczony do Comarch e-Sale zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym zgodnie z ilością dla wybranego magazynu, widoczną na zakładce Zasoby na karcie towaru.
Wysyłane do Comarch e-Sale stany magazynowe nie uwzględniają ilości towaru na magazynach o typie serwisowy. Przesyłane dane dotyczą tylko ilości na magazynach o typie lokalny.
Wyślij cechy partii – Użytkownicy modułu Handel Plus mają możliwość sprzedaży towaru w serwisach aukcyjnych skonfigurowanych w Comarch e-Sale w oparciu o ocechowane partie. Klient może wybrać konkretną sztukę towaru opisaną przez cechy. Do e-Sale wysyłane są wraz z towarami cechy, które mają zaznaczony parametr udostępniaj w Comarch e-Sale oraz jako format wybrany: lista
Sposób przyjmowania towaru na magazyn z podziałem na partie został opisany w podręczniku Comarch ERP Optima – Handel.
Magazyny:
Dodając na listę magazyny, Użytkownik decyduje z których magazynów lokalnych mają zostać wysłane zasoby do Comarch e-Sale. Określając magazyn domyślny, wybierany jest magazyn, na który będą tworzone rezerwacje. W przypadku, gdy nie wskazano magazynu domyślnego, rezerwacje tworzone będą na magazyn Operatora (jeśli wskazano) lub na magazyn główny. Wartość Tak może przyjąć tylko jedna pozycja na liście.
Zakładka Dodatkowe
Konfiguracja Comarch e-Sale – zakładka Dodatkowe
Na zakładce Dodatkowe formularza Comarch e-Sale należy uzupełnić:
Adres serwera plików wymiany – w polu wskazuje się adres serwera wymiany danych między programem Comarch ERP Optima i Comarch e-Sale. Adres serwera plików wymiany można sprawdzić w panelu administracyjnym e-Sale. W tym celu należy przejść do obszaru Mój profil/Mój e-Sale/, następnie wybrać e-Sale. W sekcji Dane do synchronizacji znajduje się adres serwera wymiany.
Pobierz słowniki wszystko.pl – funkcja wykorzystywana przy współpracy z internetową galerią handlową wszystko.pl http://www.wszystko.pl/. Przycisk służy do pobrania z wszystko.pl kategorii wraz z atrybutami, które należy przypisać dla towarów i usług udostępnianych w wszystko.pl.
Generuj klucz wymiany – w oknie należy wskazać nazwę firmy, sklepu oraz PIN (w polu: Hasło). Dane do generacji klucza wymiany danych można znaleźć w panelu administracyjnym e-Sale. W tym celu należy przejść do obszaru Mój profil/Mój e-Sale/, następnie wybrać e-Sale. W sekcji Dane do synchronizacji znajdują się dane do wygenerowania klucza wymiany.
(Użytkownicy posiadający moduł Obieg dokumentów mają dostęp do Faktur w formacie PDF również w Archiwum Wydruków).
Grupy towarów wysyłane do Comarch e-Sale
Do Comarch e-Sale będą wysyłane Grupy towarów zgodnie z definicją w konfiguracji (Konfiguracji firmy/ Ogólne/ e-Handel). Jeśli w konfiguracji zostanie ustawiona Grupa Główna to zostaną wysłane wszystkie grupy będące w Grupie Głównej wraz z podgrupami. Jeśli zostanie wybrana inna grupa, wówczas do sklepu będą przesyłane grupy, będące jej podgrupami wraz z kolejnymi poziomami.
Uwaga
Do Comarch e-Sale przenoszone są nazwy, a nie kody grup. Dlatego ważne jest, aby dla każdej grupy, która ma się pojawić w Comarch e-Sale, została wypełniona nazwa grupy. Daje to dodatkową możliwość opisania grup w czytelny sposób, na potrzeby prezentacji w Comarch e-Sale.
Na formularzu grupy towarowej dostępna jest zakładka e-Sklep/e-Sale, z poziomu której można wprowadzić dłuższą nazwę grupy czy opis dla grupy z wykorzystaniem języka HTML. Użytkownicy modułu Handel Plus mają możliwość wprowadzenia nazwy, opisu grupy także w językach obcych, m.in.: niemieckim, angielskim, francuskim. Użytkownicy modułu Handel mają do dyspozycji tylko język polski. Informacje te są eksportowane do Comarch e-Sale.
Formularz grupy towarowej – zakładka e-Sklep/e-Sale
Po naciśnięciu ikony na zakładce e-Sklep/e-Sale pojawi się formularz języka grupy towarowej:
Formularz języka grupy towarowej – zakładka Ogólne
Opcje dostępne na formularzu języka grupy towarowej na zakładce Ogólne:
w przypadku Użytkowników modułu Handel Plus można wskazać język, w którym zostaną wprowadzone dane. Po zalogowaniu do modułu Handel pole Język jest zablokowane do edycji i wskazany jest język polski,
należy uzupełnić pole Nazwa dla grupy towarowej (max. 100 znaków). Bez uzupełnienia nazwy program nie pozwoli na zapis pozycji, opis może pozostać pusty,
Towary wysyłane do Comarch e-Sale
Po skonfigurowaniu Comarch e-Sale, na karcie towarowej produktu pojawi się zakładka e-Handel. Aby towary były widoczne w panelu administracyjnym Comarch e-Sale należy w tej zakładce zaznaczyć parametr Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale dla oddziału e-Sale i zapisać zmiany przyciskiem . Towar musi być przypisany do co najmniej jednej grupy, która znajduje się w drzewie wysyłanym do Comarch e-Sale.
Umożliwiono definiowanie oddzielnych danych towarowych pod każdy oddział e-Sale lub e-Sklep, w którym towar ma być udostępniony. Dane towarowe, które możemy ustawiać w zależności od wybranego sklepu znajdują się na zakładkach Główne oraz Dodatkowe. Są to języki, grupa domyślna, status dostępności, ceny i koszty dostawy oraz atrybuty czasowe. Wszystkie pola są dostępne do edycji niezależnie czy parametr Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale jest zaznaczony czy nie.
Do Comarch e-Sale wysyłane są następujące dane o towarach: kod towaru, nazwa, opis, cena zgodnie z ustawieniami w konfiguracji, zdjęcia towaru , producent, marka przypisana do towaru, jednostka miary towaru podstawowa.
Na karcie towaru (zakładka Dodatkowe) znajdują się pola Masa w kg pozwalające na zdefiniowanie wagi towaru, pole Kod producenta umożliwiające wpisanie kodu towaru, pod jakim występuje u producenta, informacje te, podczas synchronizacji są przesyłane do Comarch e-Sale.
Użytkownicy modułu Handel Plus na karcie towaru, na zakładce e-Handel mogą wprowadzić nazwę i opis towaru także w języku obcym. Użytkownicy modułu Handel mają do dyspozycji tylko język polski.
Na liście zasobów oraz cenniku dostępny jest parametr e-Sklep/e-Sale, w którym mamy do wyboru z listy zdefiniowane w konfiguracji oddziały e-Sale lub e-Sklep. Po wybraniu e-Sale, na liście towarów zostaną wyświetlone tylko towary, które są udostępnione w wybranym oddziale.
Pozycja cennika – zakładka e-Handel
Na zakładce e-Handel mamy cztery pionowe zakładki: Główne, Dodatkowe, wszystko.pl oraz Wspólne.
Na zakładce Główne znajdują się parametry związane ze współpracą programu z Comarch e-Sale. Oprócz grupy domyślnej definiujemy tu języki dla e-Sale. Jeżeli chcemy, aby towar udostępniany był w większej ilości oddziałów (np. e-Sklepów) to możemy dla ułatwienia skorzystać z kopiowania danych z już ustawionego oddziału korzystając z przycisku Grupa domyślna - należy wskazać grupę domyślną. W polu tym nie może być wybrana Grupa główna oraz grupa, która jest węzłem głównym dla e-Sale (wybrana w konfiguracji oddziału e-Sale). Grupa musi zawierać się w drzewie, które jest wysyłane do e-Sale. Kopiując dane z innego oddziału (np. e-Sklepu) grupa domyślna nie będzie kopiowana.
Uwaga
Pole Grupa domyślna jest polem wymaganym do poprawnej synchronizacji.
Na zakładce e-Handel znajduje się sekcja Języki. Dla każdego z dodawanych języków dostępne są pola Nazwa Comarch e-Sklep/e-Sale w której podajemy Nazwę towaru wysyłaną do e-Sale oraz Opis Comarch e-Sklep/e-Sale przenoszony do Comarch e-Sale. Okno do edycji opisu dla towaru składa się z trzech zakładek:
Edytor – wprowadzenie opisu, dostępny jest panel umożliwiający formatowanie tekstu,
HTML – prezentacja opisu w języku HTML z możliwością edycji tekstu,
Podgląd
Uwaga
Adresy stron internetowych w hiperłączu edytora należy wpisywać z przedrostkiem http://
Opis e-Sklep/e-Sale dla towaru – edytor HTML
Z poziomu okna Formularz języka towaru na wstążce jest dostępny wyłącznik edytora HTML, po wyłączeniu tej opcji zakładka Edytor nie jest widoczna – kod HTML nie jest poprawiany przez program. Ustawienie jest pamiętane dla operatora.
Jeśli nie zdefiniujemy nic na zakładce Języki, wówczas w Comarch e-Sale wyświetlana jest wartość pola Nazwa z zakładki Ogólne z formularza towaru.
Uwaga
W celu dodania plików graficznych w polu Opis należy użyć przycisku wstaw obiekt . Wklejenie tam obrazka opcją <CTRL>+<V> spowoduje, że obrazek nie będzie wyświetlał się poprawnie.
Na zakładce wszystko.pl definiujemy kategorię i atrybuty dla wszystko.pl. Są to wspólne dane dla wszystkich sklepów.
Dodawanie jak i aktualizacja danych towarowych dla produktów udostępnianych do Comarch e-Sale jest możliwe również poprzez import z arkusza Excel.
Szczegółowy opis importu jest dostępny w biuletynie OPT009 - Import danych z arkusza Microsoft Excel.
Dodatkowe atrybuty towarów
Do Comarch e-Sale można wysyłać dodatkowo inne informacje o towarze w formie atrybutów. Aby dany atrybut został wysłany wraz z towarem do Comarch e-Sale, zarówno na definicji jak i na towarze, atrybut musi mieć zaznaczoną opcję: Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale. Jeśli zatem na kartę towaru dodajemy atrybut, który nie jest wysyłany do e-Sale i zaznaczymy na nim udostępnianie, parametr zostanie też zaznaczony na definicji tego atrybutu. Jeśli z kolei atrybut jest przypisany do towarów, odznaczenie parametru na definicji atrybutu, spowoduje też odznaczenie go na kartach towarów.
Do Comarch e-Sale można wysyłać atrybuty o formacie: tekst, liczba, lista, data.
Kolejność atrybutów jak i ich wartości wyświetlanych w obrębie poszczególnych atrybutów uzależniona jest od ich kolejności na karcie cennikowej danego produktu na zakładce Atrybuty w Comarch ERP Optima. W celu ustawienia kolejności atrybutów na liście dostępna jest metoda przeciąg i upuść.
Uwaga
Do Comarch e-Sale dane binarne przesyłane są jako załączniki.
Dodawanie atrybutu do towaru
Uwaga
Do Comarch e-Sale przesyłana jest nazwa atrybutu – w przypadku braku nazwy wysyłany jest kod atrybutu.
W przypadku modułu Handel Plus i obsługi wielojęzyczności możliwe jest zdefiniowanie języka dla atrybutu. Na formularzu atrybutu, na zakładce Ogólne widoczna jest lista rozwijana, z której można wybrać język. Domyślnie, dla nowo tworzonych atrybutów podpowiada się język polski.
Dla atrybutu, który jest dodawany do towaru lub modyfikowany, z poziomu formularza towaru (zakładka Atrybuty) również istnieje możliwość wybrania języka, czyli można zmienić język tylko dla wybranego towaru. Przy synchronizacji, do Comarch e-Sale przekazywane są wszystkie dane dotyczące atrybutów wraz z informacją o języku.
Wartości atrybutów (typu lista) na kartotekach towarowych muszą być zgodne z definicją (kartą) atrybutu. W przypadku gdy na towarze znajduje się atrybut typu lista oraz ma przypisaną wartość, która została usunięta lub zmieniona na definicji atrybutu, wówczas nie jest ona wysyłana do e-Sale.
Dodatkowo aby ułatwić znalezienie towarów, dla których wartość atrybutu nie posiada odpowiednika na definicji atrybutu, został dodany test integralności Zgodność wartości atrybutów z definicją. Test jest dostępny z poziomu Narzędzia\ Testy Integralności w zakładce Testy w gałęzi Cennik.
Zdjęcie towaru
Towary mogą być prezentowane w Comarch e-Sale razem z obrazami (fotografie, grafiki itp.), przedstawiającymi ich wygląd, stan itd. Aby możliwe było wyświetlanie obrazów dla towaru w Comarch e-Sale należy skorzystać z załączników.
Karta towaru – zakładka Atrybuty
Dodawanie danych binarnych odbywa się na karcie towaru na zakładce Atrybuty w sekcji Załączniki.
W sekcji Załączniki dostępne są kolumny (w przypadku, gdy skonfigurowany jest Comarch e-Sale):
Nazwa pliku/ścieżka – nazwa pliku lub ścieżka, jeśli wybrano opcję link,
Nazwa – zgodna z nazwą pliku, w przypadku dodawania pliku z dysku uzupełniana automatycznie, w przypadku dodawania z listy danych binarnych zgodna z nazwą danej binarnej,
Typ – plik lub link,
Typ pliku – program automatycznie rozpoznaje znane formaty i odpowiednio ustawia typ. Jeśli format nie zostanie rozpoznany wówczas ustawiony zostanie typ Inne.
Domyślnie lista typów będzie zawierać następujące pozycje:
Word – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: doc, docx, docm, txt, rtf, odt
Excel – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: xls, xlsx, xlsm, xlsb
PDF – pliki pdf
Grafika – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: gif, png, jpg
Video – avi, mp4, mkv
Audio – mp3, wav
Flash – swf
Archiwa – zip, rar
Inne – w przypadku nierozpoznanego typu pliku.
e-Sklep/e-Sale – opcja udostępnienia w e-Sale, wybór TAK/NIE (opcja TAK niedostępna dla linków)
Jeśli dodawane są załączniki, a towar ma ustawioną opcję wysyłania do sklepu/wszystko.pl, to przed dodaniem pozycji program pyta: Towar jest wysyłany do Comarch e-Sklep/e-Sale. Czy ustawić dla załączników parametr e-Sklep/e-Sale?,
Dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajdują się kolumny:
Podgląd – kolumna, w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików/linków doc, xls, pdf itp. jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki.
Język – do wyboru lista języków. Jeżeli dane zdjęcie ma być udostępniane w różnych wersjach językowych e-Sale, w tym polu należy ustawić opcję -wszystkie-. Wówczas zdjęcie widoczne jest w każdym języku, bez konieczności dodawania tego samego zdjęcia dla każdego języka osobno.
W sekcji Załączniki dostępne są przyciski:
- Dodaj załącznik
- Podgląd pliku – podgląd załącznika z pomocą domyślnego programu ustawionego dla danego typu pliku
- Usuń
W menu dostępnych opcji przy przycisku Dodaj załącznik do wyboru są trzy opcje:
Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy
Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy program wyświetli okno, gdzie Użytkownik będzie mógł wyszukać lokalizację pliku i wskazać plik. Po zatwierdzeniu wyboru wskazany plik zostanie zapisany w bazie danych. Jeśli Użytkownik zaznaczy więcej, niż jeden plik, wówczas dodane zostaną wszystkie zaznaczone pliki. W oknie wyszukiwania plików domyślnie będą się podpowiadać pliki typu pliki graficzne, zapamiętywana też będzie ostatnio wybierana ścieżka.
Wybór opcji spowoduje, że załącznik trafia od razu na listę danych binarnych i zostaje zapisany w bazie.
Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać, że:
w kopii bezpieczeństwa wykonywanej z poziomu programu będą zapamiętane również pliki z załącznikami,
zapisywanie plików w bazie danych powoduje jej szybki przyrost.
Wskaż plik na dysku i zapisz link
Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz link rejestrowane jest powiązanie załącznika z plikiem, który jest zapisany na dysku komputera. W efekcie w bazie danych ten plik nie jest zapisany, a jedynie zapamiętana jest ścieżka dostępu do pliku.
Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać o tym, że:
pliki NIE BĘDĄ archiwizowane wraz z kopią bezpieczeństwa bazy danych (w kopii będą zapamiętane tylko ścieżki dostępu),
powiązanie dokumentów jedynie w postaci linków nie powoduje szybkiego przyrostu baz danych.
Wybierz z listy danych binarnych
Uwaga
Załączniki w postaci linków nie są wysyłane do Comarch e-Sale.
Wybierając opcję Wybierz z listy danych binarnych otwierane jest okno danych binarnych, na którym możliwe jest wskazanie zapisanych już w bazie danych binarnych.
Okno z listą danych binarnych posiada kolumny:
Zaznaczeń, dzięki czemu możliwe jest równoczesne dodawanie wielu danych binarnych przez zaznaczenie wybranych pozycji,
Podgląd – w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików doc, xls, pdf jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki,
Nazwa – nazwa danej binarnej,
Nazwa pliku – nazwa pliku.
Na oknie istnieje też możliwość podglądu widoku pliku, na którym aktualnie jest umieszczony kursor. Opcja podglądu ma możliwość ukrycia lub zwinięcia. Domyślnie podgląd jest ukryty po prawej stronie listy, gdzie widnieje pasek Podgląd – kliknij, aby wyświetlić okienko podglądu pliku. Po kliknięciu w pasek rozwijany jest panel, w którym widoczny jest podgląd pliku. W panelu widoczne jest zdjęcie (grafika), w przypadku innych plików wyświetla się standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Położenie panelu może być przez Użytkownika zmieniane. Aby zadokować panel z innej strony okna należy go „złapać” i przeciągnąć w inną lokalizację. Dodatkowo panel wyposażony jest w przycisk pinezki: jeśli pinezka jest „wyciśnięta” po ustawieniu kursora z powrotem na liście danych binarnych panel jest zwijany. Jeśli pinezka jest „wciśnięta” – panel jest na stałe dokowany.
Dane binarne
Na liście załączników istnieje także możliwość dodania załącznika za pomocą menu kontekstowego, dostępnego pod prawym przyciskiem myszy. Z tego poziomu dostępne są opcje: Dodaj (odpowiadająca opcji: Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy), Wskaż plik na dysku i zapisz link, Wybierz z listy danych binarnych.
Dodanie atrybutu o typie binarnym do towaru i przypisanie wartości binarnej spowoduje automatyczne pojawienie się wskazanej pozycji binarnej na liście załączników. Aby załącznik udostępniany był w Comarch e-Sale, w kolumnie o nazwie e-Sklep/e-Sale należy wybrać opcję TAK (opcja TAK niedostępna dla linków).
Jako zdjęcie główne w Comarch e-Sale wyświetlana jest pierwsza pozycja binarna na liście załączników. Istnieje możliwość ustawienia kolejności załączników – aby przenieść załącznik w górę lub w dół należy skorzystać z metody przeciąg i upuść.
Niemożliwe jest wielokrotne dodawanie tej samej danej binarnej na jedną kartę cennikową produktu wysyłanego do Comarch e-Sale. Przy próbie zapisania takiej karty program zwróci ostrzeżenie: Dodanodwie identyczne dane binarne wysyłane do e-Sale! i nie pozwoli na jej zapis, dopóki nie zostanie to poprawione.
Uwaga
W przypadku, gdy nastąpi próba zapisania karty towaru z oznaczoną daną binarną o wielkości przekraczającej 10MB, program zwróci komunikat: Rozmiar danej binarnej, która jest wysyłana do e-Sale, nie może być większa niż 10MB.
Uwaga
Skompresowane dane binarne w postaci zdjęć, nie są importowane z systemu ERP do Comarch e-Sale.
Seryjne dodawanie/usuwanie atrybutów
Z poziomu menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby poprzez Operacje seryjne można dla pozycji zaznaczonych na liście przypisać atrybut, który będzie wykorzystywany w Comarch e-Sale, wraz z określeniem jego wartości. Z tego poziomu można również wykonać seryjne usunięcie atrybutu z kartotek towarowych.
Producent i Marka
Do Comarch e-Sale można wysyłać dodatkowo informacje na temat Marki i Producenta danego produktu. Informacje te można wprowadzić na zakładce Dodatkowe karty cennikowej. Na formularzach Producenta i Marki dostępna jest zakładka e-Sklep, na tej zakładce można wprowadzić dodatkowe nazwy, opisy i dane dotyczące pozycjonowania w Comarch e-Sale.
Zmiana parametrów dla Comarch e-Sale
Z poziomu menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby w Operacjach seryjnych dostępne są funkcje:
zmiana marki/producenta:
Zmiana marki/producenta
zmiana parametrów Comarch e-Sklep/e-Sale:
Zmiana parametrów Comarch e-Sklep/e-Sale
Dla pozycji zaznaczonych na liście można zaznaczyć parametr Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale dla oddziału Comarch e-Sale, zmienić status dostępności towaru i grupę domyślną.
Weryfikacja oferty e-Sale
Aby zweryfikować poprawność danych oferty wysyłanej do Comarch e-Sale, można wykonać testy integralności dla kartotek udostępnianych w e-Sale.
Z poziomu menu Narzędzia/ Testy integralności na zakładce Testy dostępna jest opcja – Weryfikacja oferty dla e-Handel. Test obejmuje następujące dane :
Ceny towarów
Fantomy – towary połączone
Grupy
Niedozwolone znaki
Załączniki
Dodatkowo w celu weryfikacji zgodności wartości atrybutów typu lista na kartotekach towarowych z wartościami na definicji (karcie) atrybutu w gałęzi Cennik jest dostępny test:
Zgodność wartości atrybutów z definicją
Odbiór zamówień z Comarch e-Sale
Wszystkie zamówienia zarejestrowane w Comarch e-Sale trafiają do bazy Comarch ERP Optima na listę dokumentów RO. W systemie dostają kolejny numer, zgodnie z ustawieniami numeratora dla dokumentów RO. Nr zamówienia wygenerowany w Comarch e-Sale przenoszony jest do pola Nr zamówienia na dokumencie RO.
Data zamówienia wysyłana jest z Comarch e-Sale i jest zgodna z datą zatwierdzenia zamówienia przez użytkownika, Termin rezerwacji jest ustawiany zgodnie z ilością dni wpisaną w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry (termin liczony jest od daty wystawienia). Jeżeli w konfiguracji nie ustawiono ilości dni, jako termin rezerwacji ustawiana jest data bieżąca.
Źródło zamówienia
Zamówienia pochodzące z Comarch e-Sklep/e-Sale/wszystko.pl są odpowiednio oznaczane na liście rezerwacji odbiorcy. Dane o pochodzeniu zamówienia są widoczne w kolumnie Źródło zamówienia (domyślnie ukryta).
Kolumna w zależności od pochodzenia dokumentu informuje czy dokument został utworzony w programie czy zsynchronizowany z e-Sklep/e-Sale/wszystko.plDane kontrahenta importowane są na podstawie danych zapisanych przez użytkownika Comarch e-Sale w danych kontaktowych.
Klient jednorazowy
Klient Comarch e-Sale traktowany jest jako użytkownik jednorazowy, a faktura dla niego wystawiana jest na kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Dane kontrahenta trafiają na dokument RO, ale nie jest tworzona karta kontrahenta w bazie Comarch ERP Optima.
Elementy zamówienia
Na zamówienia trafiają towary przesłane z zamówienia złożonego w Comarch e-Sale wraz z cenami i wskazanymi przez klienta atrybutami. Ceny zapisywane są zgodnie z przesłanymi z Comarch e-Sale bez względu na zmiany cennika. Atrybuty towarów są przenoszone na RO w pole Opis/ atrybuty znajdujące się w oknie pozycji dokumentu oraz na zakładkę atrybuty.
Na importowane zamówienia w walucie pobierany jest aktualny kurs domyślny z konfiguracji programu, w polu typ kursu ustawiany jest kurs ręczny.
W przypadku zamówień z rozróżnieniem na cechy partii (moduł Handel Plus), informacje o cechach partii znajdują się na formularzu RO, na zakładce Dodatkowe w polu Opis/ Atrybuty. Po przekształceniu RO do WZ lub Faktury Sprzedaży z opcją pobrania towaru z magazynu i wykonaniu synchronizacji z Comarch e-Sale – w Comarch e-Sale pomniejszany jest stan towaru o zrealizowany na FA/ WZ.
Koszty transportu/wysyłki oraz płatności
Na zamówienie przenoszone są również koszty związane z dostarczeniem towaru do klienta oraz realizacją płatności (np. dodatkowe koszty związane z pobraniem). Aby dane te poprawnie trafiły na dokument RO należy założyć w Cenniku kartę usługową przeznaczoną na koszty związane z dostawą/ płatnością, a następnie wybrać tę pozycję w Konfiguracji Comarch e-Sale dla Kosztu przesyłki (Konfiguracja firmy/ Ogólne/ e-Handel).
Zgodnie z ustawieniem w konfiguracji do RO zostanie dodana pozycja usługowa o kodzie z cennika, natomiast nazwa i wartość zostaną przesłane z Comarch e-Sale. Pozycja z kosztem przesyłki zostanie dodana na dokumencie jako ostatnia.
Opis transakcji
Klient składający zamówienie w Comarch e-Sklep może umieścić na nim dowolne uwagi, które następnie trafiają do pola Opis na dokumencie RO.
Zakładka e-Sklep/e-Sale
Na dokumentach RO wczytanych z Comarch e-Sale wyświetlana jest dodatkowa zakładka [e-Sklep/e-Sale]. Na zakładkę przenoszone są dodatkowe informacje dotyczące zamówienia, m.in. Uwagi klienta, informacje o sposobie dostawy, dane aukcji na której zakupiono produkt.
Uwaga
Zakładka [e-Sklep/e-Sale] będzie dostępna na zamówieniach pod warunkiem współpracy z Comarch e-Sklep w wersji 2018.0.1 lub wyższej.
Na zamówieniach, zarówno zapisanych do bufora jak i zatwierdzonych, istnieje możliwość ustawienia statusu płatności oraz dostawy. Funkcja jest również dostępna z poziomu operacji seryjnych na liście dokumentów RO. Po ustawieniu statusu w programie, informacja o zmianie jest wysyłana do klienta e-Sale w formie powiadomienia mailowego.
Seryjna zmiana statusu płatności i dostawy na zamówieniach z Comarch e-Sklep/e-Sale
Uwaga
Zmiana statusu płatności na RO z Comarch e-Sale, nie wpływa na faktyczne rozliczenie dokumentu (paragon, faktura), wygenerowanego do zamówienia.
Informacje ogólne
Zakładka e-Sklep/e-Sale. Sposób dostawy – Przesyłka.
Do zamówienia wystawić – Paragon lub Faktura, w zależności od wyboru klienta podczas zamówienia w Comarch e-Sale.
Forma płatności – w polu przenosi się forma płatności wybrana przez klienta podczas składania zamówienia. Pole nie jest do edycji.
Uwagi Klienta – w pole przenoszone są dodatkowe uwagi klienta.
Status płatności – status płatności zamówienia.
Powiązane aukcje - zamówienie złożone poprzez serwis aukcyjny w sekcji Informacje ogólne wyświetla również dane dotyczące aukcji, z której pochodzi zamówienie. W tabeli wyświetlana jest lista powiązanych aukcji – nazwa serwisu aukcyjnego, login użytkownika, numer ID transakcji, numery aukcji. Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy są dostępne dodatkowe kolumny: nazwa serwisu aukcyjnego, login użytkownika, numer ID transakcji, numery aukcji, Allegro Smart.
Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy są dostępne dodatkowe kolumny: ID Sprzedawcy oraz Login Sprzedawcy.
Informacje o dostawie
Sposób dostawy – rodzaj dostawy (Przesyłka, Odbiór osobisty w punkcie, Paczkomaty InPost, Odbiór w punkcie – Poczta Polska, Odbiór w punkcie – DHL, Odbiór w punkcie – UPS, Odbiór w punkcie - pozostałe).
Nazwa sposobu dostawy – nazwa sposobu dostawy wybranego przez klienta podczas składania zamówienia. Jeśli Użytkownik zmieni sposób dostawy na zamówieniu w programie, pole jest czyszczone.
Status dostawy – w polu można ustawić status dostawy dla zamówienia.
W programie jest możliwość zapisu nowego adresu nadawczego lub powiązanie z istniejącym. Jeśli w bazie istnieje już podobny adres, przy próbie zapisu adresu z zamówienia, wyświetlany jest komunikat : „Na liście adresów nadawczych istnieje już punkt o podobnych danych [ESKLPOO_1_1]. Czy mimo to chcesz zapisać dane? Wciśnij Tak, aby zapisać nowy punkt odbioru lub Nie, aby powiązać z istniejącym.”.
Zmiany wprowadzone w programie w adresie punktu odbioru osobistego, który został wczytany z Comarch e-Sklep i zapisany, nie są wysyłane z powrotem do Comarch e-Sklep.
Paczkomaty InPost
Zakładka e-Sklep/e-Sale. Paczkomaty InPost.
Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep klient wybierze sposób dostawy – Paczkomaty InPost, na zamówienie w programie przenoszone są dane paczkomatu wybranego przez klienta (kod paczkomatu, ulica, nr ulicy, miejscowość, kod pocztowy). Operator ma możliwość uzupełnienia również Kodu paczki na takim zamówieniu w programie.
W przypadku gdy dla zamówienia utworzono paczkę InPost w panelu administracyjnym Comarch e-Sklep, na dokument Rezerwacji Odbiorcy (zakładka e-Sklep) do Comarch ERP Optima pobierany jest kod paczki. Dodatkowo przy próbie przekształcenia takiego zamówienia do Zlecenia Nadania Przesyłki pojawi się komunikat ostrzegawczy:
„Do tego zamówienia utworzono już paczkę w Comarch e-Sklep. Czy mimo to chcesz ponownie nadać przesyłkę?”
Potwierdzanie zamówienia
Zamówienie zaimportowane z Comarch e-Sale trafia do bufora. Jednak, aby zamówienie zostało zaimportowane musi ono być potwierdzone przez klienta i mieć status „Oczekuje na potwierdzenie sklepu”. Po jego weryfikacji, sprawdzeniu dostępności towaru, możliwości realizacji itd. zamówienie można zatwierdzić co będzie równoznaczne z potwierdzeniem zamówienia. Przy najbliższej synchronizacji informacja o potwierdzeniu zamówienia zostanie przesłana do Comarch e-Sale. Wtedy zamówienie uzyska status „Potwierdzone”.
Realizacja zamówienia
Realizacja zamówienia polega na wygenerowaniu do zamówienia dokumentów handlowych lub magazynowych. Nie ma znaczenia czy dokument ten jest w buforze czy też zapisany na stałe. Jeśli dokument zamówienia ma status w realizacji, to w Comarch e-Sale przy najbliższej synchronizacji zostanie ono potwierdzone. Po całkowitej realizacji zamówienia, przy synchronizacji do Comarch e-Sale zostanie wysłana informacja o tym, że zamówienie zostało zrealizowane, a status zamówienia zmieni się na „Zrealizowane”.
Dla każdego z dokumentów RO,PA,FA,FPF i WZ, (zapisanego do bufora, jak i na trwałe), istnieje możliwość wygenerowania dokumentu Zlecenia nadania przesyłki - ZNP. Jeśli klient wybrał metodę dostawy Odbioru osobistego, na zlecenie ZNP generowane do zamówienia przenoszone są informacje o wybranym punkcie odbioru osobistego. Po zamówieniu kuriera, na dokumencie Zlecenia przesyłki zapisywane są dla każdej paczki numery, nadane przez przewoźnika. Każda paczka otrzymuje swój własny numer listu przewozowego. Numery te są również przenoszone na dokument, z którego bezpośrednio powstało zlecenie. Pole Kurier jest wówczas automatycznie uzupełniane na dokumencie, do którego zostało wygenerowane ZNP.
Informacje dotyczące ZNP nie są przenoszone dla zamówień w przypadku generowania przesyłek do powiązanych dokumentów Rozchodu Wewnętrznego.
Podczas wysyłki numerów listów przewozowych oraz informacji o kurierze do Comarch e-Sale, program każdorazowo szuka powiązanego dokumentu zlecenia ZNP lub ręcznie uzupełnionego numeru listu/kuriera na dokumentach. Sprawdzanie odbywa się według kolejności tworzenia dokumentów - najpierw sprawdzane jest zamówienie RO, następnie utworzone z niego dokumenty – tj. WZ, FA, PA. Numer listu i kurier jest wysyłany dla pierwszego napotkanego dokumentu, wysyłka z kolejnych dokumentów jest już blokowana – są one pomijane podczas synchronizacji. Numer i kurier pochodzące ze zlecenia ZNP mają wyższy priorytet niż dane wpisany ręcznie.
Uwaga
W związku z opisanym działaniem, zalecane jest, by przyjąć jeden schemat postępowania w przypadku realizacji wysyłek zamówień, np. ustalić jeden rodzaj dokumentu, na podstawie którego będą później tworzone zlecenia nadania przesyłek.
Przykład
Do zamówienia z Comarch e-Sale, w Comarch ERP Optima generujemy zlecenie nadania przesyłki i zamawiamy kuriera. Po wykonaniu synchronizacji, do e-Sale zostanie wysłany nadany numer listu przewozowego oraz informacja o kurierze dla zamówienia. Następnie, do zamówienia wystawiamy fakturę sprzedaży i z niej również generujemy zlecenie nadania przesyłki. Po synchronizacji, numer listu przewozowego i informacja o kurierze nadane dla zlecenia do faktury nie zostaną już wysłane do e-Sale.
Anulowanie zamówienia
Jeśli występuje potrzeba anulowania zamówienia, należy dokument RO zatwierdzić a następnie anulować. Zapewnia to wysyłanie odpowiednich, automatycznych informacji do klienta składającego dane zamówienie o jego anulowaniu. Program nie pozwala na usunięcie RO zaimportowanego z e-Sale będącego w buforze.
Uwaga
Jeśli z jakichkolwiek przyczyn z realizacji zamówienia trzeba się wycofać, wówczas nie wystarczy usunięcie faktury czy dokumentu WZ, status w sklepie pozostanie jako zrealizowany. Jeśli zamówienie nie będzie realizowane, wówczas należy anulować dokument RO. Informacja o anulowaniu zamówienia zostanie przesłana do Comarch e-Sale.
Komunikacja z Comarch e-Sale
Komunikacja z Comarch e-Sale polega na synchronizacji danych w dwóch kierunkach:
eksporcie do Comarch e-Sale informacji o towarach, grupach towarów, cennikach, binariach oraz stanach magazynowych,
imporcie informacji o złożonych zamówieniach.
Proces synchronizacji odbywa się:
Ręcznie – uruchamia się go poprzez ikonę dostępną w menu Narzędzia,
automatycznie – za pośrednictwem programu do synchronizacji Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych.
Jeżeli podczas synchronizacji wystąpią nieoczekiwane zdarzenia w zakresie:
braku nazwy towaru,
braku ustawienia dostępności towaru,
nieprawidłowej grupy domyślnej towaru.
W Panelu administracyjnym Comarch e-Sale w menu: Ustawienia/ Dziennik zdarzeń pojawi się odpowiedni komunikat informujący o konkretnym zdarzeniu.
Synchronizacja ręczna
Aby dokonać ręcznej synchronizacji należy nacisnąć ikonę dostępną w menu Narzędzia. Pojawi się okno umożliwiające rozpoczęcie synchronizacji.
Okno synchronizacji Comarch e-Sklep/e-Sale
Na oknie tym w polu Sklep/e-Sale umożliwiono wybór jednego, kilku lub wszystkich oddziałów, z którymi chcemy wykonać synchronizację.
Poniżej wskazujemy jaką synchronizację chcemy wykonać. W pierwszej części dostępne są dwa parametry, domyślnie zaznaczone:
Wyślij ofertę do e-Sklepu/e-Sale – powoduje on różnicową synchronizację do e-Sale listy towarów, grup towarowych oraz zasobów.
Pobierz zamówienia z e-Sklepu/e-Sale – powoduje on synchronizację zamówień z e-Sale.
W części okna Ustawienia dodatkowe dostępne są kolejne parametry, domyślnie niezaznaczone:
Wyślij tylko zasoby – powoduje on wysyłanie stanów magazynowych do e-Sale zgodnie z ustawieniami w konfiguracji stanowiska Comarch e-Sale. Zaznaczenie tego parametru powoduje odznaczenie parametru Wyślij ofertę do e-Sklepu/e-Sale.
Wyślij tylko ceny – powoduje on eksport tylko cen do e-Sale, jego zaznaczenie powoduje odznaczenie parametru Wyślij ofertę do e-Sklepu/e-Sale.
Wymuś pełną synchronizację oferty – powoduje on wykonanie pełnej synchronizacji oferty do e-Sale jedynie bez danych binarnych. Jego zaznaczenie powoduje aktywację parametru Wyślij wszystkie dane binarne.
Wyślij wszystkie dane binarne – parametr domyślnie jest nieaktywny. Dostępny jest po zaznaczeniu parametru Wymuś pełną synchronizację oferty. Powoduje on pełną synchronizację danych binarnych do e-Sale, która może trwać bardzo długo.
Synchronizacja automatyczna
Automatyczna synchronizacja danych polega na automatycznej wymianie danych między Comarch ERP Optima a Comarch e-Sale. Synchronizacja automatyczna uruchamiana jest na serwerze, na którym zainstalowana jest Comarch ERP Optima.
Usługa Comarch Serwis Operacji Automatycznych instalowana jest wraz z programem Comarch ERP Optima. Jeżeli krok ten został pominięty podczas instalacji programu, usługę można zainstalować oddzielnie np. wywołując instalator Comarch ERP Optima z poziomu Panelu sterowania
Uwaga
Po instalacji Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych usługa jest zatrzymana, po skonfigurowaniu parametrów w konfiguracji Comarch ERP Optima należy ją uruchomić w systemie Windows (Panel sterowania/ Narzędzia administracyjne/ Usługi).
Zalecane jest, aby we właściwościach Usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych, na zakładce Logowanie zaznaczyć To konto i podać nazwę Użytkownika Windows oraz jego hasło.
W Start/Konfiguracja/ Program znajduje się gałąź Automat synchronizacji, w której należy skonfigurować parametry dotyczące synchronizacji programu Comarch ERP Optima z Comarch e-Sale.
W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do bazy konfiguracyjnej, na której obecnie pracujemy. Dla każdej z baz możemy włączyć automatyczną synchronizację oraz określić, w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać.
Dla Comarch e-Sale synchronizacja automatyczna obejmuje synchronizowanie takich samych danych, jak przy zaznaczonym parametrze Wyślij ofertę do e-Sale dla ręcznej synchronizacji, importowanie zamówień z Comarch e-Sale oraz synchronizację stanów magazynowych i cen towarów.
W podgałęzi Operator należy wpisać akronim Operatora oraz jego hasło do programu Comarch ERP Optima, jeśli do logowania używa hasła.
Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach loga operacji, domyślnie w lokalizacji C:\Users\nazwa_użytkownika\AppData\Roaming\Comarch\Opt!ma\Logs
Uwaga
Podczas wywoływania synchronizacji ręcznej Użytkownik może otrzymać komunikat: Synchronizacja danych odbywa się na innym stanowisku lub poprzez automat lub poprzednia została niepoprawnie przerwana. Czy wykonać synchronizację? Po kliknięciu na TAK zostanie uruchomiona synchronizacja ręczna. W przypadku wybrania opcji NIE program wróci do okna parametrów synchronizacji i nie wykona jej. Zalecane jest uruchamianie synchronizacji ręcznej w sytuacji, kiedy automat jest wyłączony lub Użytkownik ma pewność, że w danej chwili nie wykonuje się synchronizacja automatyczna. Wynika to z faktu, że uruchomienie automatu i jednocześnie synchronizacji ręcznej spowoduje, że wykonają się jednocześnie dwie synchronizacje co może spowodować niepoprawny wynik synchronizacji.
Jak efektywnie przeprowadzić inwentaryzację w bazach z dużą ilością towarów?
Uzupełnienie rzeczywistych stanów magazynowych w oparciu o arkusze pomocnicze
Utworzenie dokumentów korygujących stany (PW i RW)
Uwaga
Wykonywanie operacji związanych z inwentaryzacją w znacznym stopniu obciąża zasoby systemowe. Dlatego zalecana jest praca na nieobciążonych zbędnymi procesami serwerze i stacji roboczej.
Proces uruchomienia współpracy z Comarch e-Sklep oraz Comarch e-Sale
Uwaga
Funkcjonalność opisana w tym artykule dostępna jest od wersji 2022.5.1 programu Comarch ERP Optima.
W systemie Comarch ERP Optima umożliwiono uruchomienie usługi Comarch e-Sklep/e-Sale bezpośrednio z Comarch ERP Optima.
Więcej informacji o Comarch e-Sklep znajduje się tutaj.
Więcej informacji o Comarch e-Sale znajduje się tutaj.
Założenie darmowej usługi e-Commerce jest możliwe z poziomu okna Oferty Comarch ERP dostępnym bezpośrednio po zalogowaniu do programu lub z poziomu Ogólne > Włącz nowe funkcje.
Zamawianie nowego produktu Comarch e-Sklep/e-Sale
Po wybraniu jednej z wymienionych pozycji pojawi się okno Zamówienia usługi Comarch e-Sklep lub Comarch e-Sale.
Okno składa się z następujących informacji:
Wybór usługi – W zależności od zaznaczonego Radio Buttona, dla klienta zostanie założony e-Sklep lub e-Sale
E-mail – Adres na który zostanie wysłane potwierdzenie założenia sklepu
Nazwa sklepu – Nazwa sklepu wykorzystywana w Comarch ERP Optima
Dodatkowo na oknie znajduje się parametr do zaznaczenia z informacją o zapoznaniu oraz zaakceptowaniu Regulaminu oraz Cennika
Przycisk Pomoc – po kliknięciu przycisku następuje przekierowanie do artykułu opisującego mechanizm zamawiania sklepu Demo.
Po wybraniu opcji Zamów następuje założenie darmowego e-Sklep/e-Sale
Podczas tego etapu zakładany jest dla Ciebie nowa usługa Comarch e-Sklep/e-Sale. Cała operacja nie powinna trwać dłużej niż minutę.
W trakcje realizacji zamówienia usługi e-Commerce, mogą pojawić się następujące okna:
Jeżeli założenie e-Sklepu/e-Sale przebiegnie pomyślnie zostanie wyświetlone okno z informacją oraz możliwością przejścia do sklepu. Informacje dotyczące logowania do e-Sklep/e-Sale zostaną przesłane również na adres e-mail podanym na oknie zamówienia.
Jeżeli nie udało się założyć e-Sklep/e-Sale zostanie wyświetlone okno z informacją oraz możliwością przejścia do strony Asysty Comarch
Dodatkowe informacje:
Jeżeli w bazie nie było żadnego produktu e-Commerce to przy pierwszym otwarciu okna zamówienia, zostaje założona karta kosztu przesyłki o nazwie „Koszt przesyłki e-Commerce” i cenie 0 PLN. Kartoteka ta zostaje automatycznie wprowadzona do konfiguracji sklepu w pole Koszt przesyłki.
Jeżeli w bazie był produkt e-Commerce, to dla nowego e-Sklepu zostanie podstawiona kartoteka cennikowa Kosztu przesyłki z pierwszego, aktywnego e-Sklepu/e-Sale napotkanego w bazie danych.
Grupa udostępniana w e-Sklep ustawiona zostaje jako "Grupa Główna".
Comarch Mobile Inwentaryzacja
Aplikacja Comarch Mobile Inwentaryzacja dla Android