Automat synchronizacji

Automat synchronizacji

Automatyczna synchronizacja danych jest możliwa między Comarch ERP Optima a aplikacjami integralnymi: Comarch e-Sklep/Comarch e-Sale, Comarch ERP XL (w przypadku programu Comarch ERP Optima oddziałowej), Comarch ERP Optima Detal lub Comarch ERP Mobile oraz platformą Comarch Apfino oraz platformą wszystko.pl. Wymiana danych polega na eksporcie i imporcie danych, zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi zdefiniowanymi w Comarch ERP Optima (na zasadach opisanych przy synchronizacji ręcznej). Synchronizacja automatyczna uruchamiana jest na serwerze, na którym zainstalowana jest Comarch ERP Optima. Przed uruchomieniem automatycznej synchronizacji danych należy skonfigurować usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry. Każda zmiana parametrów automatu synchronizacji powoduje restart usługi Serwis Operacji Automatycznych w przypadku, gdy usługa jest uruchomiona na tym komputerze. Jeżeli usługa jest uruchomiona na innym komputerze, restart usługi należy przeprowadzić na tamtym stanowisku samodzielnie. Gałąź Serwis Operacji Automatycznych w Konfiguracji Stanowiska nie jest dostępna w przypadku programu w wersji usługowej. Użytkownicy korzystający z takiej wersji oprogramowania powinni od razu skonfigurować Automat synchronizacji.

Harmonogramy

Listy harmonogramów pogrupowana jest wg nazwy usługi której dotyczą:
  • Synchronizacja z Comarch ERP XL
  • Synchronizacja z Comarch e-Sklep/e-Sale
  • Synchronizacja z Optima Detal/Mobile Sprzedaż
  • Synchronizacja z Comarch Apfino
  • Synchronizacja z wszystko.pl
Konfiguracja harmonogramu
W górnej części okna znajduje się informacja o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem Przejdź do konfiguracji usługi odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona. Dla każdej z baz firmowych podpiętych do bazy konfiguracyjnej można włączyć automatyczną synchronizację z wybraną usługą oraz określić w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać. Po kliknięciu ikony  Dodaj na formularzu zadania należy wskazać bazę danych oraz wybrać rodzaj zadania, które ma być wykonywane automatycznie. Określany jest również harmonogram - zakres godzin oraz częstotliwość wykonywania zadania Na formularzu zadania wskazywany jest również operator wykonujący zadanie. Domyślnie podpowiadany jest operator ADMIN, ale istnieje możliwość jego zmiany. Jeżeli operator ma ustawione hasło, należy je podać.
Automat synchronizacji - zadanie
Wywołanie podglądu zapisanego wcześniej zadania możliwe jest za pomocą ikony  Zmień. Z poziomu formularza zadania Automatu synchronizacji, po kliknięciu ikony  otwierane jest okno z logiem historii zdarzeń dla Serwisu Operacji Automatycznych. Zadanie synchronizacji z Comarch Apfino dodawane jest automatycznie po uzupełnieniu klucza wymiany z Comarch Apfino. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna.

Biuro Rachunkowe

Czas pracy

Informacje znajdujące się w tej części związane są z funkcją Rejestrator czasu pracy, z której można skorzystać użytkując moduł Biuro Rachunkowe W tym miejscu zapisywane są kolejne sesje użytkownika, podczas pracy z programem Comarch ERP Optima, ewidencjonowane przez Rejestrator czasu pracy. W oknie widoczne są informację o pracy poszczególnych operatorów w zadanym przedziale czasowym Parametr Ukryj zapisy z czasem pracy poniżej 1 minuty jest domyślnie zawsze zaznaczony. Parametr jest aktywny dla każdego operatora. Jeśli parametr jest zaznaczony to wszystkie wpisy, które mają tę samą datę i godzinę są ukryte. Odznaczenie parametru powoduje, że wyświetlane są wpisy z tą samą datą i godziną rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy – czyli np. wszystkie przelogowania między bazami (jeśli nastąpiły w okresie krótszym niż 1 minuta) lub operacje seryjne z BR.
Lista sesji składa się z następujących kolumn:
  • Firma – informacja o firmie, która jest obsługiwana przez użytkownika,
  • Rozpoczęcie, zakończenie – informacja o dacie i godzinie pracy użytkownika,
  • Typ – określa sposób w jaki był rejestrowany czasu pracy w danej sesji:
  • A – oznacza, automatyczne rejestrowanie czasu pracy,
  • R – oznacza, że czas pracy został zarejestrowany ręcznie
Na liście dostępne są następujące przyciski:  – umożliwia dodanie nowej sesji, – służy do podglądu i edycji czasu pracy, – pozwala na usunięcie wcześniej zarejestrowanego czasu pracy. Dodawanie, modyfikacja czasu pracy odbywa się poprzez uzupełnienie formularza zatytułowanego Czas pracy. Formularz ten zawiera następujące pola: Operator – pole nie podlegające edycji, Firma – można wpisać firmę z ręki lub klikając w przycisk Firma wybrać z listy, Kategoria – jest to pole wymagane, ale nie uzupełniane z automatu, by użytkownik świadomie przy uzupełnianiu ręcznym sesji wybrał z listy odpowiednią kategorię, Rozpoczęcie – dwie kontrolki: data i godzina, Zakończenie – dwie kontrolki: data i godzina, przy czym data i godzina zakończenia musi być starsza niż Rozpoczęcia, Ręczna – check zaznaczony – sesja ręczna, brak checka – sesja automatyczna. Dostępne są również przyciski: Zachowaj zmiany –  , Anuluj zmiany.

Formularz sesji czasu pracy

Parametry

Baza firmowa Biura Rachunkowego – w tym miejscu należy wskazać, która baza danych jest firmową bazą Biura Rachunkowego. Po wybraniu bazy danych, w tej bazie danych, będzie można przypisać do karty kontrahenta (Klienta Biura Rachunkowego) odpowiadającą mu bazę danych. Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – w polu tym istnieje możliwość wpisania symbolu rejestru VAT zakupu, do którego w firmie Klienta przeniesione zostaną faktury wystawione za usługi księgowe. Domyślnie widnieje symbol ZAKUP. Jeżeli użytkownik pozostawi to pole puste to faktury przeniesione zostaną w firmie Klienta do rejestru o symbolu ZAKUP. Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – parametr domyślnie odznaczony. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne przenoszenie faktur po ich zatwierdzeniu do rejestru VAT zakupu w firmie Klienta o symbolu wpisanym w polu Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta. Jeżeli w firmie Klienta rejestr o takim symbolu nie istnieje, jest on automatycznie dodawany. Zakończ pracę aplikacji RCP po minutach bezczynności – domyślnie ustawiony jest czas bezczynności na 60 minut (1 godzinę) i dotyczy wszystkich użytkowników Comarch ERP Optima i modułu Biuro Rachunkowe. Parametr o zmianie czasu bezczynności możliwy jest do zmiany tylko dla operatora o statusie administratora. Każdy inny operator widzi parametr ale nie ma możliwości jego modyfikacji. Działanie parametru jest następujące: jeśli w ciągu godziny nie będzie aktywności operatora w programie to w konfiguracji w zakładce Czas pracy czas zakończenia zapisywany jest jako ostatni czas aktywności operatora zarejestrowany w programie. Jednoczesna konwersja baz danych – funkcja pozwala konwertować określoną ilość baz równolegle w zależności od wyboru jednego z dwóch poniższych parametrów.
  • Automatycznie dostosuj ilość jednoczesnych konwersji – W przypadku zaznaczenia tego parametru zostanie wysłane zapytanie SQL, iloma rdzeniami dysponuje Server. Jeżeli Server SQL dysponuje 4 rdzeni lub mniej lub nie uzyskamy żadnej wartości to parametr przyjmie wartość 2. Jeśli rdzeni będzie więcej niż 4, wówczas parametr przyjmie wartość 4.
  • Konwertuj jednocześnie wskazaną ilość firm – Użytkownik ma możliwość wskazania ile baz jednocześnie ma być konwertowanych. Przy ręcznym ustawieniu ilości firm będzie ograniczenie do 10, aby zbyt duża liczba wątków nie spowodowała spowolnienia wykonania konwersji, zamiast przyspieszenia. W momencie przeprowadzania w Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe konwersji kilku baz równolegle na oknie wyświetlają się informacje o postępach konwersji oraz statusach konwertowanych baz.
  Szczegółowy log z wynikami konwersji zapisywany jest w plikach tekstowych w standardowym folderze z logami programu Comarch ERP Optima. Katalog dla kopii bezpieczeństwa baz danych – w tym miejscu należy wskazać katalog, w którym automatycznie będą zapisywane kopie bezpieczeństwa podczas procesu archiwizacji i konwersji baz danych w module Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe. Katalog IBARD do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnianych do BI Point – w tym polu istnieje możliwość wskazania folderu w Comarch IBARD służącego do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnianych w BI Point. Plik z wydrukiem udostępniany do BI Point jest zapisywany w archiwum wydruków na Comarch IBARD i udostępniany Klientowi Biura Rachunkowego.

Atrybuty

Atrybuty to lista klas informacji charakteryzujących bazę danych znajdującą się w programie Comarch ERP Optima i które będą widoczne w module Biuro Rachunkowe. Każda z tych klas informacji jest przypisana do określonej kategorii (grupy) informacji.
Formularz atrybutu składa się z zakładki [Ogólne], na której znajdują się następujące pola:
  • Nazwę – nazwa atrybutu,
  • Opis – opis atrybutu,
  • Grupa– grupa, do której przypisany jest dany atrybut,
  • Typ – określa w jaki sposób będzie wyrażona informacja. Może być to: Tekst, Lista, Lista SQL, SQL-BazaBR, SQL-Konfiguracja, SQL-Firma,
  • Format – może przyjmować wartości: Tekst; Notatka; Data; 1234;1234.56;1234.5678, Telefon, E-mail, Strona WWW,
  • Wartość domyślna – umożliwia, przypisanie dla danego atrybutu wartości domyślnej.
Dodatkowo istnieje możliwość zaznaczenia parametru:
  • Wartości miesięczne – decyduje, czy dana informacja jest istotna w ujęciu miesięcznym,
  • Pamiętaj historie zmian – zaznaczenie spowoduje, ze wszystkie zmiany dokonywane przez użytkownika będę zapamiętywane i widoczne dla użytkownika,
  • Nieaktywny– oznacza, ze atrybut przestanie być wyświetlany w module Biuro Rachunkowe.
Jeśli na zakładce [Ogólne] zostanie wybrany TYP atrybutu: Lista, Lista SQL, Wartość SQL wówczas na formularzu atrybutu dostępna jest druga zakładka. Dla określonych TYPOW pojawia się następujące zakładki:
  • [Lista]Pozycje listy, na której można zdefiniować możliwe wartości atrybutu.
  • [Lista SQL], [SQL] – BazaBR, SQL-Konfiguracja, SQL-Firma – SQL, na której można wpisać zapytanie SQL.

Grupy Atrybutów

Jest to lista wyświetlająca zdefiniowane grupy atrybutów. Grupy porządkują pewne informacje znajdujące się w bazie danych lub opisujące bazę danych.

Lista grup atrybutów w konfiguracji pozwala na dodawanie nowych lub usuwanie istniejących grup (pod warunkiem, że do grupy nie są przypisane żadne atrybuty).

Grupy atrybutów w Konfiguracji programu

Kategorie czasu pracy

Użytkownik określa rodzaje zadań, jakie będą wykonywane w biurze rachunkowym. Definiowanie kategorii polega na wskazaniu Kodu, Nazwy kategorii oraz przypisaniu stawki godzinowej za określony rodzaj czynności.

Dzięki prawidłowo zdefiniowanym kategoriom jest możliwe wykonywanie raportów uwzględniających koszty pracy w zależności od rodzaju wykonywanej czynności.

CRM

Dokumenty

Dla dokumentów typu EMAIL – wątek mailowy, WP - wiadomość przychodząca, WW - wiadomość wychodząca - właściwych dla modułu CRM, możemy w tym miejscu określić schemat numeracji oraz serię. Definiowanie schematów numeracji oraz serii jest możliwe z poziomu Konfiguracja Program/ Definicje dokumentów/ CRM.

Konta e-mail

Konta e-mail

W tym miejscu należy zdefiniować konta e-mail dla Skrzynki pocztowej.

Okno składa się z trzech zakładek: [Konta pocztowe], [Parametry] oraz [Dysk IBARD].
  1. Zakładka [Konta pocztowe]Na zakładce [Konta pocztowe] znajduje się pole Operator z możliwością wyboru operatora, dla którego będzie wyświetlona lista zdefiniowanych kont (domyślnie podpowiada się akronim zalogowanego operatora) oraz Lista kont, na której znajdują się kolumny: Nazwa, adres e-mail, Opiekun, Domyślne, Typ konta. Ponadto zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski:  Dodaj – umożliwia utworzenie nowego konta,  Zmień – umożliwia podgląd/ edycję już istniejącego konta,  Usuń – umożliwia usunięcie konta z listy,  Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.Pod listą kont znajduje się parametr: Pokazuj tylko aktywne konta.W zależności czy do programu zalogowany jest operator, który jest administratorem czy bez praw administratora, jest możliwość edycji istniejącej listy kont pocztowych.Jeżeli do programu będzie zalogowany operator, który jest administratorem to będzie widział listę wszystkich kont założonych w programie. Administrator będzie też mógł skonfigurować/ zmieniać/ skasować konto każdemu innemu operatorowi. Nad listą zdefiniowanych kont, pole Operator będzie aktywne co pozwoli na wyświetlenie listy operatorów i wyboru operatora, dla którego wyświetli się lista założonych kont pocztowych.Jeżeli do programu będzie zalogowany operator, który nie jest administratorem będzie widział tylko konta, dla których jest przypisany a ponadto: - nad listą zdefiniowanych kont - pole Operator będzie nieaktywne, - może dodawać konta, jeśli administrator nie zablokuje takiej możliwości standardowymi blokadami, - może zmieniać i kasować tylko konta, których jest opiekunem – jeśli administrator nie zblokuje takiej możliwości standardowymi blokadami.
Operator, który na swojej karcie (Start/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy) w zakładce Parametry cd ma zaznaczony parametr Prawo do trwałego usuwania e-mail, może z konfiguracji programu usunąć skrzynkę pocztową, w której znajdują się wiadomości mailowe. Usunięcie skrzynki pocztowej z programu nie powoduje usunięcia wiadomości mailowych z serwera pocztowego. W przypadku gdy wiadomości mailowe przechowywane są na dysku IBARD, podczas kasowania skrzynki pocztowej  wymagane jest połączenie z kontem na IBARD.
  1. Zakładka [Parametry] Zakładka [Parametry] zawiera wspólne ustawienia związane z obsługą kont e-mail. Parametry jakie można ustawić to: Format wysyłanych wiadomości - wiadomości można wysyłać w formacie tekstowym lub HTML oraz wybrać rodzaj, rozmiar i kolor czcionki. Żądaj potwierdzenia przeczytania dla wszystkich wiadomości – parametr dotyczy wiadomości wychodzących. Po jego zaznaczeniu wszystkie wysyłane z Comarch ERP Optima wiadomości będą miały domyślnie ustawione żądanie potwierdzenia przeczytania wiadomości. Ustawienie to można zmienić z poziomu formularza wiadomości. Włącz wątkowanie korespondencji - Jeśli parametr zostanie zaznaczony, wątek będzie automatycznie nadawany. Niezależnie od tego czy parametr w konfiguracji o wątkowaniu jest zaznaczony lub odznaczony - użytkownik ma możliwość wyłączenia/ włączenia wątkowania dla wybranych wiadomości wychodzących np. wyłączenia w przypadku seryjnej wysyłki życzeń świątecznych, gdzie wątkowanie jest nie potrzebne. Przedrostek dodawany do numeru wątku – parametr umożliwiający definiowanie własnych tekstów dodawanych do numeru wątku w formie przedrostka (domyślnie jest to „OPT!MA”). Aby zdefiniować własny tekst (maksymalnie 20 znaków), należy go wpisać bezpośrednio w to pole i zapisać zmiany. Dodane w ten sposób przedrostki tworzą listę, z której nie mogą zostać usunięte. Zapisane przedrostki nie podlegają również edycji. Dzięki temu możliwe jest zachowanie ciągłości wątku w sytuacji kontynuacji wcześniejszych konwersacji. Sprawdzaj czy są nowe wiadomości co X minut - parametr dotyczy poczty przychodzącej. Limit czasu serwera - parametr odpowiada za to, jak długo program czeka na połączenie z serwerem. Ponadto zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski:  Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian,  Przywróć poprzedni stan,  Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.
    1. Zakładka [Dysk IBARD]

Zakładka[Dysk IBARD] zawiera dwa pola służące do podania loginu i hasła do konta Comarch IBARD, na którym będą archiwizowane maile ze skrzynki pocztowej.

Uwaga
Dostęp do zakładki [Dysk IBARD] ma tylko operator z uprawnieniami administratora w programie Comarch ERP Optima.

Ponadto zakładka obsługiwana jest przez przyciski:

 Zapisz zmiany – zapisuje zmiany i zamyka formularz,

 Przywróć poprzedni stan - w przypadku zmiany ustawień parametrów wciśnięcie przycisku powoduje przywrócenie ustawień poprzednich (po ostatnim zapisie),

 Zamknij – zamknięcie okna.

Formularz definicji konta

Formularz definicji konta składa się z trzech zakładek: [Ogólne], [Serwery], [Foldery IMAP] (dla typu konta IMAP) oraz [Certyfikaty podpisów].

1. Zakładka [Ogólne].

Zakładka [Ogólne] zawiera dwie sekcje: Konto oraz Użytkownicy konta. W sekcji Konto, należy wypełnić pola: Nazwa: Nazwa konta, która będzie wyświetlana na liście kont oraz w polu „OD” podczas dodawania nowego e‑maila (razem z adresem e-mail). Jest to pole wymagane. Imię i nazwisko/ Firma: Informacja, która będzie wyświetlana w polu „OD” po wysłaniu e-maila (razem z adresem e-mail). Adres e-mail: Jest to pole wymagane.
Parametr Dodaj podpis cyfrowy do wysyłanych wiadomości – zaznaczenie tego parametru powoduje, że podczas wysyłania wiadomości podpis cyfrowy będzie domyślnie dołączony. W sekcji użytkownicy konta, znajduje się tabela z listą użytkowników kont. Musi być dodany przynajmniej jeden użytkownik (lista nie może być pusta), w przeciwnym wypadku przy próbie zapisu pojawi się komunikat: Tabela zawiera kolumny:
  • Kod operatora – pole to umożliwia rozwinięcie listy operatorów,
  • Imię i Nazwisko – pole wypełnione na podstawie danych zapisanych na formularzu wybranego operatora,
  • Opiekun – parametr wskazujący, że wprowadzany użytkownik jest opiekunem konta. Opiekun konta ma możliwość edycji konta, nawet jeśli nie jest administratorem,
  • Konto może posiadać tylko jednego opiekuna, czyli w kolumnie „Opiekun” może być zaznaczony tylko jeden rekord. Zaznaczenie rekordu innemu użytkownikowi, spowoduje odznaczenie rekordu na dotychczasowym,
  • Domyślne – zaznaczenie tego parametru określa, dla których użytkowników to konto jest domyślne. Każdy użytkownik może posiadać tylko jedno konto domyślne, czyli w sytuacji kiedy temu samemu użytkownikowi zostanie zaznaczony parametr Domyślne na innym koncie, to automatycznie zostanie odznaczone na poprzednim koncie.
Ponadto zakładka jest obsługiwana przez standardowe przyciski:  Dodaj – umożliwia dodanie nowego użytkownika konta,  Zmień – umożliwia podgląd/ edycję użytkownika,  Usuń – umożliwia usunięcie użytkownika,  Zamknij – umożliwia zamknięcie okna,  Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian. Pod tabelą z listą użytkowników konta znajduje się parametr Nieaktywne. Zaznaczenie tego parametru powoduje, że konto jest nieaktywne, ale będzie widoczne w skrzynce pocztowej (w trybie do odczytu wiadomości), bez możliwości pobierania i wysyłania nowych e-maili. Dodatkowo, po zaznaczeniu opcji Nieaktywne, widoczny jest parametr Nie wyświetlaj na liście kont w skrzynce pocztowej. W przypadku zaznaczenia obu parametrów dane konto e-mail nie będzie widoczne w skrzynce pocztowej na zakładce [Według kont].

2. Zakładka [Serwery]

Zakładka [Serwery] zawiera informacje potrzebne do skonfigurowania poczty przychodzącej oraz wychodzącej. Składa się z dwóch sekcji Informacje o serwerze oraz użytkownik, w których należy wypełnić odpowiednie pola.
  • Informacje o serwerze: w tej części znajdują się pola:
Typ konta – wybór protokołu POP3 albo IMAP Poczta przychodząca (POP3) – w tym polu należy wpisać adres serwera poczty przychodzącej. Pole wymagane dla protokołu IMAP.
Uwaga
Jeżeli w konfiguracji  konta e-mail adres serwera POP3 nie zostanie wypełniony wówczas konto nie będzie uwzględniane przy odbieraniu poczty. Program w takim przypadku nie będzie pobierał poczty i nie będzie również wyświetlał żadnych komunikatów.
Poczta wychodząca (SMTP) – w tym polu należy wpisać adres serwera poczty wychodzącej. Pole jest wymagane dla obu typów kont. Parametr Pozostaw kopie wiadomości na serwerze (dla kont o typie POP3) – jeśli parametr jest zaznaczony to po pobraniu, wiadomości nie są kasowane z serwera, jeśli  nie jest zaznaczony to wiadomości są kasowane z serwera. Pole Zaawansowane – wyświetla okno z możliwością ustawienia portów dla poczty wychodzącej i przychodzącej oraz parametrów związanych z wymaganiem przez serwer bezpiecznego połączenia (dla poczty przychodzącej SSL/TLS, oraz dla poczty wychodzącej SLS/TLS/StartTLS). W przypadku gdy dla poczty wychodzącej zaznaczony jest parametr Ten serwer wymaga bezpiecznego połączenia (SSL/TLS/StartTLS) i podany port 465 to połączenie nawiązywane jest przez SSL/TLS, natomiast jak podany jest port 587 to połączenie nawiązywane jest przez StartTLS.

Przy czym, użytkownik ma możliwość wysyłania i odbierania e-maili gdy serwer wymaga bezpiecznego połączenia SSL, a certyfikat nie spełnia procedury sprawdzania poprawności certyfikatu. Użytkownik może dodać wyjątek bezpieczeństwa jeżeli uznaje, że certyfikat jest poprawny. W tym celu, po pojawieniu się błędu operacji skrzynki e‑mail: „Według procedury sprawdzania poprawności certyfikat zdalny jest nieprawidłowy” należy kliknąć na błędzie, pojawi się okno:

Dodanie wyjątku bezpieczeństwa
W oknie można podglądnąć certyfikat za pomocą przycisku Pokaż certyfikat”. Jeżeli nie budzi on wątpliwości – kliknięcie w przycisk Potwierdź wyjątek bezpieczeństwa spowoduje, że certyfikat zostanie zapisany w bazie danych i odbieranie/wysyłanie poczty będzie możliwe. Dodatkowo możliwe jest skonfigurowanie konta tak, aby hasło było szyfrowane lub nie. W tym celu należy w polu Metoda uwierzytelniania wybrać odpowiednią opcję. Parametr może przyjmować wartości:
  • wykryj automatycznie,
  • szyfrowane hasło (DIGEST-MD5),
  • szyfrowane hasło (CRAM-MD5),
  • normalne hasło (LOGIN),
  • normalne hasło (PLAIN),
  • brak.
Wykryj automatycznie – system pobiera listę metod uwierzytelniania z serwera smpt i wybiera najmocniejszą w kolejności:OAuth2, DIGEST-MD5, CRAM-MD5, LOGIN, PLAIN. Konkretną metodę należy wskazać w sytuacji gdy serwer ma problem z uwierzytelnieniem użytkownika i hasła. W przypadku łączenia z serwerem SMTP bez autoryzacji należy wskazać opcję brak. Metoda uwierzytelniania OAuth2. W konfiguracji konta e-mail umożliwiono uwierzytelnienie poprzez protokół OAuth2, który daje możliwość korzystania z weryfikacji dwuetapowej podczas logowania. Wprowadzone rozwiązanie jest obecnie dostępnie wyłącznie dla Microsoft 365 Outlook. Konfiguracja protokołu połączenia z serwerem pocztowym Konfiguracja protokołu OAuth2 jest dostępna wyłącznie dla Użytkowników z aktualną gwarancją. Podczas konfiguracji skrzynki pocztowej, na zakładce [Serwery],  w zaawansowanych opcjach ustawień konta e-mail dostępna jest do wyboru metoda uwierzytelniania: OAuth2. W polu Metoda uwierzytelniania domyślnie podpowiada się opcja wykryj automatycznie. Wykrywanie rodzaju protokołu i zmiana uwierzytelniania do konta Po uzupełnieniu adresu poczty wychodzącej (SMTP), jeżeli jako metoda uwierzytelniania wybrana jest opcja wykryj automatycznie system weryfikuje jakie protokoły uwierzytelniania są obsługiwane przez serwer pocztowy. W zależności od uzyskanej odpowiedzi, automatycznie ustawiany jest określony protokół w opcjach zaawansowanych. Jeśli została wybrana metoda uwierzytelniania: OAuth2, wówczas w oknie konfiguracji konta e-mail jest widoczny przycisk Zaloguj się do konta. Pole z możliwością wprowadzenia hasła będzie niedostępne. W przypadku, gdy Użytkownik wybierze w pierwszej kolejności przycisk Testuj połączenie zamiast przycisku Zaloguj się do konta, program rozpocznie proces uwierzytelniania Proces logowania do konta poprzez protokół OAuth2 Po wybraniu przycisku Zaloguj się do konta Użytkownik zostanie przekierowany do domyślnej przeglądarki, gdzie powinien zalogować się do swojego konta pocztowego. W tym czasie, w programie Comarch ERP Optima będzie widoczna stosowna informacja: Podłączanie do konta. Proszę czekać…
  • Jeśli w ciągu 3 minut nie nastąpi prawidłowe zalogowanie, Użytkownik otrzyma komunikat: Nie udało się podłączyć do konta.
  • Po poprawnym zalogowaniu do konta w programie Comarch ERP Optima zostaną zapisane niezbędne dane, pojawi się również informacja: Udało się podłączyć do konta. Użytkownicy konfigurujący skrzynkę pocztową według protokołu IMAP zostaną automatycznie przekierowani na zakładkę [Foldery IMAP].
Odnawianie danych uwierzytelniających Ze względu na specyfikę działania protokołu OAuth2, gdzie uzyskane dane uwierzytelniające są ważne przez określony czas, Comarch ERP Optima cyklicznie wykonuje komunikację z serwisami logowania, w celu ich odnowienia. Jeśli odnowienie danych nie zakończy się pomyślnie, wówczas z poziomu programu, na pasku zadań pojawi się informacja o niepoprawnej komunikacji z serwerem pocztowym, a usługa Serwis Operacji Automatycznych odnotuje odpowiednią informację w logach. W takiej sytuacji Użytkownik powinien przejść proces logowania ponownie. Dostosowanie Comarch HRM Aplikacja Comarch HRM skonfigurowana stacjonarnie jak i w Chmurze Standard także obsługuje logowanie do serwerów pocztowych poprzez protokół OAuth2. Usuń z serwera po usunięciu z folderu „Elementy usunięte” (dla kont o typie POP3) jeśli parametr jest zaznaczony to po skasowaniu wiadomości z folderu „Elementy usunięte” wiadomości są również kasowane na serwerze Przechowuj w bazie treści pobranych wiadomości przez (dla kont o typie IMAP) – możliwość określenia przez jak czas mają być przechowywane wiadomości w bazie. Do wyboru jest opcja dni (z polem do wpisania, przez ile dni mają być przechowywane treści i załączniki wiadomości mailowych w skrzynce) oraz opcja zawsze. Domyślne ustawiona jest opcja 60 dni  . Codzienne program sprawdza po dacie wysłania i odbioru, czy jakieś wiadomości nie przekroczyły ustalonego terminu. Treści starszych wiadomości są usuwane, a w bazie pozostają tylko nagłówki wiadomości. W każdym czasie treści mogą zostać ponownie pobrane (już bez zapisu do bazy), np. przy otworzeniu wiadomości. Parametr pomija wiadomości robocze oraz te zapisane w folderach lokalnych.
  • Użytkownik: w tej części znajdują się pola:
Nazwa użytkownika poczty e-mail – należy wpisać nazwę użytkownika poczty. Pole jest wymagane. Hasło – jeżeli zostanie wprowadzone niepoprawne hasło, w menu głównym Comarch ERP Optima pojawi się informacja „Błąd operacji skrzynki e-mail” i okno, na którym należy uzupełnić hasło.
Formularz do wpisania poprawnego hasła
Przycisk Testuj połączenie – pozwala na sprawdzenie poprawności ustawień serwera poczty (pop, imap i smtp) bez pobierania wiadomości do programu. Ponadto zakładka jest obsługiwana przez standardowe przyciski:  Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian,  Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

3. Zakładka [Foldery IMAP]

Jeżeli przy konfiguracji konta użytkownik wybierze opcję IMAP oraz uzupełni informacje o serwerze, na formularzu Właściwości konta e-mail pojawi się dodatkowa zakładka [Foldery IMAP]. Zbudowana jest ona z trzech kolumn:
  • Nazwa folderu – wyświetlana jest tutaj struktura katalogów lokalnych i pobranych z serwera pocztowego. Niesynchronizowane foldery z serwera pocztowego oraz foldery lokalne utworzone w programie widoczne są również w tej kolumnie i mają oznaczenie odpowiednio [folder serwerowy] i [folder lokalny]).
Foldery domyślne z klienta pocztowego (takie jak Skrzynka odbiorcza, Kosz, Elementy wysłane) nie są dublowane – następuje ich mapowane do folderów standardowych w skrzynce pocztowej w programie. Zmapowane foldery są wyszarzone, bez możliwości zmiany. Dla pozostałych folderów, których nie można zmapować po nazwie lub typie wyświetla się lista proponowanych katalogów z Comarch ERP Optima
Mapowanie folderów IMAP
  • Subskrybuj – możliwość wyboru, które foldery mają być subskrybowane, czyli wyświetlane w skrzynce pocztowej w programie i synchronizowane z serwerem poczty. W kolumnie domyślnie wszystkie foldery są zaznaczone. Jeżeli do subskrypcji zaznaczono subfolder, to subskrybowane będą również wszystkie foldery nadrzędne. Dla starszych folderów zmiana w tej kolumnie jest możliwa tylko wówczas, gdy nie jest wykonywana synchronizacja IMAP.
  • Tylko nagłówki – istnieje możliwość określenia sposobu subskrypcji. Zaznaczenie w tej kolumnie powoduje pobieranie tylko nagłówków wiadomości, a pełna wiadomość (bez zapisu do bazy) widoczna będzie tylko przy jej podglądzie/ edycji. Odznaczenie opcji powoduje synchronizację od razu całych wiadomości wraz z załącznikami i zapisanie ich w bazie programu Comarch ERP Optima.
Uwaga
W przypadku subskrycji samych nagłówków e-maili na liście wiadomości nie będzie widoczna informacja o ewentualnych załącznikach. Jest ona dostępna wyłącznie po pobraniu całej wiadomości.
Należy pamiętać, że w sytuacji pobierania samych nagłówków, podgląd bardzo dużych wiadomości może trwać długo. Wynika to z faktu, iż pełna treść pobierana jest w momencie otwierania e-maila. Ponadto, jeżeli tak oznaczony folder, zostanie zmieniony na lokalny (odznaczenie opcji Subskrypcja), wówczas dla przypisanych do niego e-maili będą pobierane pełne treści wiadomości. Ta operacja również może być czasochłonna. Powyższe informacje dotyczą również przenoszenia e-maili do folderów lokalnych. Wiadomość w folderze lokalnym musi być kompletna, czyli zawierać wszystkie załączniki i oryginalny plik w formacie MSG pobrany z serwera. Powoduje to większy przyrost danych w bazie, ale w sytuacji przenoszenia wiadomości między folderami lokalnym i synchronizowanym, dostępna będzie w dalszym ciągu pierwotna wiadomość wraz z podpisem
Uwaga
Po przeniesieniu wiadomości do folderu lokalnego są one usuwane z serwera, ale pozostają zapisane w bazie programu.
Przycisk Odśwież listę folderów  pozwala na pobranie do konfiguracji konta e-mail aktualnej listy folderów. Foldery niesubskrybowane lokalne będą wyświetlane na liście folderów skrzynki pocztowej. Foldery niesubskrybowane serwerowe nie będą wyświetlane na liście folderów skrzynki pocztowej.

4. Zakładka [Certyfikaty podpisów]

Na tej zakładce znajduje się lista zapisanych domyślnych certyfikatów dla poszczególnych użytkowników. Lista certyfikatów składa się z kolumn: Operator, Nazwa certyfikatu, Odcisk palca. Z tego poziomu można również dodawać oraz usuwać certyfikat. Dodawać certyfikat może tylko operator aktualnie zalogowany do programu, który posiada pełne prawo do modyfikacji konta e-mail. Ponadto zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski:  Dodaj – umożliwia dodanie nowego certyfikatu,  Usuń – umożliwia usunięcie certyfikatu,  Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian,  Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

Definicje dokumentów

Definicje dokumentów

1. CRM

W przypadku modułu CRM, niektóre dokumenty dotyczą Skrzynki pocztowej dostępnej dla całego programu Comarch ERP Optima. Dokumenty te są zapisywane w bazie konfiguracyjnej i dla tych dokumentów definiuje się odrębne schematy numeracji. Schematy numeracji tworzone są na podobnych zasadach jak w bazie firmowej.
  • Wątek e-mail
Definicja schematu numeracji dla wątków mailowych.
  • Wiadomość przychodząca
Definicja schematu numeracji dla Wiadomości przychodzącej klienta poczty w programie Comarch ERP Optima.
  • Wiadomość wychodząca
Definicja schematu numeracji dla Wiadomości wychodzącej klienta poczty w programie Comarch ERP Optima.

2. Obieg dokumentów

W przypadku modułu Comarch ERP Optima Obieg dokumentów niektóre dokumenty mogą być zapisywane w bazie konfiguracyjnej, dzięki czemu są widoczne we wszystkich bazach podłączonych do tej bazy konfiguracyjnej. Są to tzw. dokumenty wspólne. Dla tych dokumentów definiuje się odrębne schematy numeracji. Schematy numeracji tworzy się w gałęzi Biblioteka dokumentów, na podobnych zasadach jak schematy w bazie firmowej. Jeśli utworzony schemat zawiera człon seria, z poziomu gałęzi Serie dokumentów użytkownik może zdefiniować, jakie serie będą wykorzystywane podczas numerowania dokumentów wspólnych.

Serie dokumentów

Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu CRM.

Detal

Funkcje pracowników

Dla każdego Operatora pracującego w Comarch ERP Optima Detal należy określić funkcje, które będzie mógł wykonywać z poziomu stanowiska sprzedaży detalicznej. Standardowo w programie zdefiniowane są 3 funkcje: Kasjer, Kierownik zmiany, Menadżer – można je modyfikować, usuwać oraz dodawać nowe. Po wprowadzeniu w polu Kod nazwy funkcji nadajemy odpowiednie uprawnienia.
Do wyboru dostępne są funkcje:
  • Zmiana ceny sprzedaży,
  • Rabat pozycji,
  • Rabat dokumentu,
  • Storno ostatniej pozycji,
  • Storno całego paragonu,
  • Wpłata do kasy,
  • Wypłata z kasy,
  • Ręczne otwarcie szuflady,
  • Raport fiskalny,
  • Raport okresowy,
  • Otwarcie zmiany,
  • Zamknięcie zmiany,
  • Podgląd stanu na wszystkich magazynach,
  • Podgląd stanu kasy,
  • Płatność innymi formami,
  • Faktura do paragonu,
  • Podgląd dokumentów własnych – jeżeli uaktywniona zostanie opcja Podgląd dokumentów wszystkich, parametr jest automatycznie włączany bez możliwości odznaczenia,
  • Podgląd dokumentów wszystkich,
  • Przekazanie paragonów,
  • Edycja obcych paragonów,
  • Zwrot towaru,
  • Dostęp do konfiguracji stanowiska,
  • Dostęp do konfiguracji interfejsu,
  • Płatność odroczona dla !Nieokreślonego,
  • Zmiana jednostki miary.
Uwaga
Kod funkcji pracownika jest unikalny. Nie mogą istnieć dwa identyczne kody!
Funkcje pracownika Comarch ERP Optima Detal

Informacje

Informacje bieżące

Zadaniem okna Informacji bieżących jest przedstawienie skonsolidowanej informacji o stanie firmy na chwilę (dzień) wywoływania raportu, czyli po uruchomieniu (przeliczeniu) okna Informacje o firmie. Dla analiz, które mają podpięty termin o typie „czasowy” (np. 5 dni przed terminem i 5 dni po terminie) są wyświetlane pozycje spełniające warunek analizy w dniu zgodnym z datą bieżącą oraz dodatkowo w zadanym zakresie wokół tej daty. Zestaw informacji jest wspólny dla całego programu. Oprócz tego każdy operator może mieć skonfigurowany własny zestaw informacji, który może oglądać (księgowemu wystarczy informacja o nie wysłanych deklaracjach VAT, PIT, czy CIT; kadrowiec będzie potrzebował informacji o pracownikach, którzy muszą zrobić nowe badania lekarskie; handlowiec może potrzebować informacji o przeterminowanych rezerwacjach i zamówieniach; każdy będzie potrzebował informacji o dzisiejszych zadaniach - jeśli korzysta z modułu CRM). Lista Informacji bieżących zawiera zdefiniowane domyślnie gałęzie, odpowiadające modułom programu Comarch ERP Optima, z uwzględnieniem modułów, na które użytkownik posiada wykupione moduły. Do każdej gałęzi podpięte są standardowe analizy (wykresy), obrazujące stan różnych aspektów działalności firmy: stan kasy, przeterminowane należności, niezrealizowane deklaracje podatkowe, zobowiązania wobec dostawców i inne. Przycisk  wyświetla formularz informacji bieżącej, która aktualnie jest podświetlona na liście. Do listy Informacji bieżących nie można dodawać nowych pozycji, ani usuwać już istniejących. Formularz Informacji bieżącej składa się z dwóch zakładek: [Ogólne][Dodatkowe]. Zakładka [Ogólne] zawiera następujące informacje: Moduł – nazwę modułu (gałęzi), do której podpinamy informację. Domyślnie proponowany jest moduł, który był podświetlony w momencie inicjalizacji formularza. Zmianę modułu wykonujemy poprzez wybór ze zdefiniowanej listy. Lista ta zawiera moduły, na które użytkownik posiada wykupione moduły i które są włączone na liście modułów. Pole nieaktywne. Kod – kod informacji, unikalny w skali całej bazy danych. Pole nieaktywne. Nazwa – opis informacji. Opis ten jest wyświetlany jako informacja bieżąca. Pole nieaktywne. Wykres – analiza (wykres) obrazująca dany typ informacji. Lista wykresów standardowych jest nieedytowalna

Lista informacji bieżących

Termin domyślny – zaznaczenie tego pola powoduje przypisanie terminu, który dla danego typu informacji jest przypisany domyślnie. Odznaczenie tego pola wyboru powoduje odblokowanie klawisza  - jego wciśnięcie powoduje wyświetlenie listy zdefiniowanych terminów, z której można wybrać inny termin. Lista terminów jest dostępna w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Terminy, jak również może być aktualizowana z tego poziomu. Zakładka [Dodatkowe] zawiera informacje dotyczące operatora, który daną informację założył/zmodyfikował oraz datę założenia/modyfikacji.

Kasa i Bank

Odsetki podatkowe

Lista obowiązujących stóp procentowych odsetek podatkowych. Lista ta składa się z dwóch kolumn: Data – dzień, od kiedy obowiązuje dana stopa procentowa. Procent – wysokość stopy procentowej. Nie można wpisać na listę stopy 0% (zero). Zaokrąglaj kwotę odsetek podatkowych do – parametr decyduje o tym, w jaki sposób kwota odsetek wyliczona na notach odsetkowych i ponagleniach zapłaty będzie zaokrąglana. Parametr jest domyślnie zaznaczony z wartością 1,00. Jeżeli użytkownik nie ma potrzeby zaokrąglania wyliczonych kwot odsetek parametr ten należy odznaczyć. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Lista służy do umieszczania na niej odsetek podatkowych, a nie odsetek indywidualnych użytkownika

Odsetki ustawowe od zaległości

Lista obowiązujących stóp procentowych. Lista ta składa się z dwóch kolumn: Data – dzień, od kiedy obowiązuje dana stopa procentowa. Procent – wysokość stopy procentowej. Nie można wpisać na listę stopy 0% (zero). Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Lista służy do umieszczania na niej odsetek ustawowych od zaległości, a nie odsetek indywidualnych użytkownika.

Odsetki od zaległości w transakcjach handlowych

Lista obowiązujących stóp procentowych odsetek od zaległości w transakcjach handlowych. Lista ta składa się z dwóch kolumn: Data – dzień, od kiedy obowiązuje dana stopa procentowa, Procent – wysokość stopy procentowej. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Lista służy do umieszczania na niej odsetek od zaległości w transakcjach handlowych, a nie odsetek indywidualnych użytkownika.

Diety i ryczałty

Widoczna jest lista krajów wraz z odpowiadającą im walutą i kwotami diet, ryczałtów noclegowychlimitów na nocleg. Lista jest domyślnie uzupełniona wartościami wynikającymi z załącznika do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku (Rozporządzenie MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013, poz. 167)).

Księgowość

Deklaracje

Wliczaj zakupy opodatkowane 0% na VAT-7 – parametr został wprowadzony ze względu na niejednoznaczność interpretacji przepisów dotyczących uwzględniania zakupów opodatkowanych stawką 0% na deklaracji VAT-7. Jeżeli parametr jest aktywny, wówczas zakupy opodatkowane stawką 0% zostaną wykazane na deklaracji VAT-7, jeżeli parametr jest wyłączony, wówczas zarówno zakupy zwolnione z VAT jak i opodatkowane 0% nie będą wykazane na deklaracji. Struktura sprzedaży dla rozliczenia środków trwałych wg poprzednich deklaracji – zaznaczenie tego parametru spowoduje, że struktura sprzedaży dla środków trwałych będzie liczona na podstawie poprzednich deklaracji, a nie zapisów z rejestru VAT. Parametr wprowadzony ze względu na różną interpretację urzędów skarbowych. Rozliczać VAT naliczony, jeśli nie wystąpiła sprzedaż – zaznaczony parametr powoduje, że na deklaracji VAT-7 pojawia się podatek naliczony, pomimo braku sprzedaży w okresie rozliczeniowym, za który zostaje składana deklaracja. 
Rozliczać VAT naliczony jeśli wystąpiła tylko sprzedaż zwolniona – zgodnie z ustawą o podatku VAT, że jeśli podatnik w okresie, którego dotyczy deklaracja VAT-7 nie wykonał czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT, wówczas może odliczyć w deklaracji podatek naliczony dopiero w chwili, gdy wystąpią czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT. Przez czynności podlegające opodatkowaniu rozumie się sprzedaż w stawce VAT różnej od 0. Ponieważ niektóre urzędy skarbowe zaliczają do sprzedaży opodatkowanej sprzedaż w stawce zwolniona, w konfiguracji umieszczono powyższy parametr – pozwala on odliczyć naliczony podatek VAT w przypadku, gdy wystąpiła tylko sprzedaż w stawce zwolniona. Dodatkowo parametr ten jest związany z parametrem Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT-7. Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT-7 – u podatników, u których występuje sprzedaż nie podlegająca VAT (np. sprzedaż przedsiębiorstwa, sprzedaż oddziału, sprzedaż nieruchomości, zbycie praw autorskich, sprzedaż towarów dokonana poza terytorium Polski itd.), jeżeli załączymy ten parametr, to na deklaracji VAT-7 wartość sprzedaży NP (nie podlega) zwiększy pole ze sprzedażą zwolnioną i zostanie uwzględniona przy liczeniu współczynnika sprzedaży opodatkowanej do sprzedaży całkowitej (powiększając sprzedaż całkowitą). Deklaracja PIT-4 wg określa datę według której liczona jest deklaracja PIT-4 (parametr jest dostępny tylko wtedy, gdy użytkownik nie jest zalogowany do modułu Płace i Kadry lub Place i Kadry Plus):
  • miesiąca, którego dotyczy wypłata – oznacza okres, za który naliczona została wypłata,
  • daty dokonania wypłaty – oznacza datę, z jaką dokonano wypłaty wynagrodzenia

Stawki podatkowe

Zawiera informacje dotyczące stawek i progów podatkowych. Stawki podatku zryczałtowanego – zawierają trzy pola do wpisania stawek obowiązujących dla zryczałtowanego podatku dochodowego od przychodów ewidencjonowanych oraz datę ich obowiązywania. Podatek od remanentu likwidacyjnego – wielkość zryczałtowanego podatku dochodowego od remanentu likwidacyjnego firmy. Podatek liniowy od osób fizycznych – stawka podatku liniowego od osób fizycznych. Dane aktualne w: Miesiąc, Rok – umożliwia weryfikację (przegląd) zgromadzonych w programie danych. Modyfikując odpowiednio zawartość tych dwóch pól uzyskamy na ekranie podgląd zgromadzonych danych historycznych. Informacje na temat stawek podatku dochodowego od osób fizycznych są zapisane w konfiguracji w sekcji Program/ Księgowość/ Stałe podatkowe.

Stałe podatkowe

Ta opcja konfiguracji pozwala na ustalenie w programie: standardowych progów podatkowych, kosztów uzyskania, ulgi podatkowej (dla pracowników etatowych) oraz wysokości zaliczki na podatek dochodowy (%) oraz kosztów uzyskania (%) - dla zleceniobiorców. Progi podatkowe zapamiętywane są w postaci listy elementów (par): próg podatkowy kwota, procent. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Wprowadzone dane co najmniej przez rok (do następnej aktualizacji) będą obowiązywały wszystkich pracowników, dla których nie zostaną one indywidualnie zmienione (w danych pracownika). Program automatycznie gromadzi zapisy z kolejnych lat. Takie rozwiązanie gwarantuje poprawność naliczania wysokości zaliczki podatku dochodowego zarówno w wypłatach za bieżący rok, jak i  lata poprzednie (istotne przy uzupełnianiu wcześniejszych wypłat). Podobny mechanizm obowiązuje dla wprowadzonej wysokości kosztów uzyskania i ulgi podatkowej – mają one charakter globalny. Obowiązują dla wszystkich pracowników, poza wybranymi. Dla wybranych pracowników wysokość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej może zostać skorygowana poprzez wpisanie odpowiednich współczynników (np. wprowadzenie współczynnika 1.25 dla kosztów uzyskania jest równoważne z podwyższeniem o 25%, czyli ustaleniem w wysokości  przysługującej osobom zatrudnionym poza miejscem zamieszkania; podobnie można zwiększyć dwukrotnie wysokości ulgi podatkowej - istotne dla osób samotnie wychowujących dzieci). Charakter globalny (dla wszystkich zawieranych umów zleceń i o dzieło) ma również definicja procentu zaliczki podatku (Procent zaliczki podatku). Wyłącznie dla umów zleceń zawieranych z osobami NIE będącymi jednocześnie pracownikami zleceniodawcy istotna jest kwota „ryczałtu” (Ryczałt poniżej kwoty (PIT-8AR)).
Uwaga
Tego typu dochodów (przychodów) uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nie łączy się z dochodami (przychodami) z innych źródeł i pobiera się od nich podatek w formie ryczałtu (bez odliczania kosztów uzyskania). W związku z powyższym NIE zostaną one wykazane w rozliczeniu rocznym pracownika (zleceniobiorcy): PIT-11.
Składka zdowotna - limit odliczenia – sekcja widoczna od stycznia 2023 r., zawierająca pole Składka zdrowotna z wprowadzoną kwotą limitu obowiązującego w danym roku. W przypadku konieczności zmiany którejkolwiek z wymienionych wartości należy (zgodnie z przyjętym standardem):
  • wybrać odpowiednią datę (rok) od której będzie ona obowiązywała,
  • we właściwe pole wpisać nową wartość.

Limity

Są wykorzystywane w module Biuro Rachunkowe. W tym miejscu można ustawić wielkość obrotów, której przekroczenie obliguje do zmiany formy prowadzonej księgowości. Limit - pełna księgowość - dotyczy podatników, rozliczających się na zasadzie Podatkowej Księgi przychodów i Rozchodów. Pomaga kontrolować, czy w wybranym okresie suma przychodów nie przekroczyła ustawionego limitu. Limit - obowiązek VAT – pomaga kontrolować, czy w wybranym okresie suma kwot netto z pozycji faktur sprzedaży z Rejestrów VAT (ze stawką różną od NP i ZW) nie przekroczyła wprowadzonego limitu. Limit - ryczałt dotyczy podatników, którzy rozliczają się na zasadzie Ryczałtu. Pomaga kontrolować, czy w wybranym okresie suma przychodów nie przekroczyła danego limitu.

Parametry

Biuro rachunkowe - jeżeli program jest wykorzystywany przez biuro rachunkowe, na wydrukach, oprócz nazwy firmy, może być umieszczana informacja o biurze rachunkowym prowadzącym księgowość firmy. Nazwy stron księgowych – określa sposób nazywania stron księgowych w module Księga Handlowa (Debet/Credit lub Winien/Ma).

Zaokrąglenia

Lista pozwala określić zaokrąglenia właściwe dla deklaracji VAT-7, VAT-UE, PIT-4 i deklaracji rocznych.

Ewidencja samochodowa

Zawiera informacje na temat stawek przebiegu za jeden kilometr w okresach ich obowiązywania. Zgodnie z tymi ustawieniami inicjują się zapisy w ewidencji przebiegu pojazdów.

Datę początkową okresu (miesiąc i rok) określamy w górnej części okna.

Obieg dokumentów

Dokumenty wspólne

Użytkownik musi wskazać jeden wybrany schemat numeracji (spośród wszystkich utworzonych w Konfiguracji programu/ Definicje dokumentów/ Obieg dokumentów/ Biblioteka dokumentów). Schemat ten będzie traktowany jako domyślny podczas wprowadzania nowych dokumentów wspólnych do Biblioteki. Ponadto, jeśli schemat zawiera serię, użytkownik może wskazać również serię domyślną.

Parametry

Katalog IBARD do przechowywania kopii elektronicznych wydruków – w tym polu istnieje możliwość wskazania folderu w Comarch IBARD służącego do przechowywania kopii elektronicznych wydruków, dla których zaznaczono że ich kopia elektroniczna ma być zapisywana na Comarch IBARD.  

Etapy

Formularz etapu - zakładka Ogólne

Na zakładce [Ogólne] dodatkowo można zaznaczyć dwa parametry, związane bezpośrednio z realizacją procesów przypisanych do poszczególnych dokumentów w Bibliotece: Komentarz nieobowiązkowy – zaznaczenie spowoduje, że podczas przekazania dokumentu do realizacji z danego etapu do kolejnego nie będzie wymagane wpisanie komentarza. Jeśli parametr jest odznaczony, podczas przekazania dokumentu operator musi wpisać obowiązkowy komentarz, który jest zapamiętany w programie i wyświetlany w historii obsługi dokumentu. Domyślny termin realizacji – w trakcie realizacji procesu, podczas przekazywania dokumentu z etapu poprzedniego do danego, możliwe jest ustalenie terminu jego realizacji. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – podczas przekazania nie będzie proponowany termin realizacji, a operator może go ewentualnie ustalić, podając bezpośrednio datę realizacji. Jeśli na definicji etapu będzie podany domyślny termin – wtedy w chwili przekazania dokumentu od razu proponowany będzie termin realizacji etapu. Termin wyliczany jest jako: data bieżąca + ilość dni, wskazana jako domyślny termin realizacji.  

Etapy

Procesy budowane są na podstawie etapów. W programie istnieje jedna wspólna lista etapów, a jeden etap może być wykorzystany w wielu różnych schematach.
Lista etapów Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:  Dodaj – umożliwia dodanie nowego etapu. Na liście etapów działa możliwość kopiowania, przy czym kopiowana jest również lista z zakładki [Operatorzy] (można ta funkcjonalność wykorzystać, by skrócić czas wprowadzania etapu z podobną listą osób uprawnionych do wykonania).  Zmień – umożliwia podgląd i zmianę istniejącego etapu.  Usuń – umożliwia usunięcie etapu. Usunięcie etapu jest możliwe tylko w przypadku, gdy etap nie był wykorzystany w żadnym schemacie.
Uwaga
Program blokuje możliwość usunięcia definicji etapu w sytuacji, gdy ten jest wykorzystany w schemacie. Jednak w przypadku, gdy etap nie jest wprowadzony w definicji schematu, ale został dopisany podczas obsługi procesu bezpośrednio na dokumencie, program pozwoli na jego usunięcie. W takim przypadku po otwarciu dokumentu pojawi się komunikat o braku definicji etapu w konfiguracji i dalsza obsługa procesu nie będzie możliwa.
Formularz etapu Formularz etapu składa się z dwóch zakładek:
  • [Ogólne] – tutaj użytkownik musi wprowadzić kod i nazwę etapu.
  • [Operatorzy] – tutaj użytkownik wprowadza listę operatorów, którzy są uprawnieni do wykonania danego
 

Formularz etapu - zakładka Operatorzy

Lista operatorów na zakładce [Operatorzy] jest obsługiwana przez standardowe przyciski: Dodaj, Zmień, Usuń. Na liście operatorów do wybrania nie pojawią się operatorzy, którzy mają zablokowane konto. Do danego etapu operator może być przypisany tylko raz (jeśli operator jest dodany do etapu kilka razy, wtedy przy zapisie etapu pojawi się komunikat o duplikacji).
Uwaga
Program nie pozwoli zapisać etapu, jeśli nie będzie do niego przypisany przynajmniej jeden operator (tak, by podczas obsługi dokumentu można było wskazać operatora, który ma wykonać dany etap).
W programie istnieje możliwość seryjnego przypisania operatorów do wskazanych etapów. Funkcja jest dostępna na liście etapów, w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy). Funkcja działa dla etapów zaznaczonych na liście. Po jej wywołaniu pojawia się lista, gdzie użytkownik może zaznaczyć, których operatorów chce przypisać. Jeśli na którymś etapie jest już przypisany dany operator, zostanie on pominięty, a proces dopisania będzie kontynuowany. W menu kontekstowym jest również dostępna funkcja seryjnego usuwania operatorów z zaznaczonych etapów. Po jej wywołaniu operator wybiera, którzy operatorzy powinni zostać usunięci. Program kontroluje, czy usuwany operator nie jest jedynym operatorem przypisanym do etapu. W takim przypadku użytkownik dostanie informację, a cała operacja usuwania zostanie cofnięta: żaden z operatorów nie zostanie usunięty na żadnym z zaznaczonych etapów.

Katalogi wspólne

Katalogi wspólne

Dokumenty, które użytkownik będzie gromadził w swojej Bibliotece, mogą być przyporządkowane do tzw. katalogów. Katalogi zdefiniowane w tej gałęzi dotyczą dokumentów wspólnych (tzn. zapisywanych w danej bazie konfiguracyjnej). Na liście katalogów znajdują się przyciski:  Dodaj – dodaje nowy katalog,  Zmień – wyświetla formularz istniejącego katalogu,  Usuń – pozwala usunąć katalog pod warunkiem, że nie jest on skojarzony z żadnym dokumentem w Bibliotece i nie jest on katalogiem domyślnym. Na formularzu utworzonego katalogu znajdują się dwie zakładki: [Ogólne][Zakazy].  

Formularz katalogu - zakładka Zakazy

Zakładka [Zakazy]. Z tego poziomu użytkownik może zdefiniować dla poszczególnych operatorów uprawnienia dotyczące dokumentów zebranych w tym katalogu. Zakazy dotyczą wtedy wszystkich dokumentów zebranych w tym katalogu. Domyślnie każdy operator ma dostęp do wszystkich dokumentów w katalogu. Aby te prawa zawęzić - na zakładce [Zakazy] użytkownik może wskazać operatora i przydzielić mu zakazy dostępu: Dodawanie – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa zapisu dokumentu w danym katalogu. Jeśli na formularzu dokumentu (nowego lub istniejącego) wskaże dany katalog – program nie pozwoli zapisać dokumentu, wyświetlając komunikat o zakazie. Podgląd – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa na podgląd istniejących dokumentów w danym katalogu (po wciśnięciu przycisku lupki). Zakaz ten będzie obowiązywał zarówno na liście Biblioteka dokumentów, jak i przy próbie podglądu dokumentu z poziomu innej transakcji zarejestrowanej w systemie (na przykład z poziomu Faktury Sprzedaży, kontaktu CRM itp.). Zmiana – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do zmian dokumentów w danym katalogu. Przy podglądzie dokumenty będą wyświetlane w trybie tylko do odczytu. Będzie to dotyczyło wszystkich dokumentów katalogu, zarówno tych, gdzie opiekunem jest dany operator, jak i inny. Zakaz ten będzie obowiązywał również przy podglądzie dokumentu z poziomu innej transakcji zarejestrowanej w systemie Comarch ERP Optima. Zmiana cudzych – przy założonym zakazie operator będzie miał prawa do zmiany dokumentów, dla których jest przypisany jako opiekun. Natomiast w przypadku dokumentów, gdzie opiekunem jest inny operator/ pracownik – dokument będzie otwierany w trybie tylko do odczytu. Zakaz ten będzie obowiązywał również przy podglądzie dokumentów z poziomu innych transakcji zarejestrowanych w systemie. Usuwanie – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do usuwania dokumentów w katalogu, niezależnie od tego, kto jest opiekunem dokumentu. Usuwanie cudzych – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do usuwania dokumentów, gdzie opiekunem jest inny operator/ pracownik. Natomiast będzie mógł usuwać dokumenty, do których jest przypisany jako opiekun.
Uwaga
Dostęp do zakładki [Zakazy] ma tylko operator z uprawnieniami administratora w programie Comarch ERP Optima.

Formularz katalogu - zakładka Ogólne

Na zakładce [Ogólne] znajdują się pola: Symbol – 20-znakowa, skrócona nazwa katalogu. Nazwa – pełna nazwa katalogu. Symbol w numeracji – istnieje możliwość numerowania dokumentów w obrębie danego katalogu. W tym celu użytkownik definiując schemat numeracji powinien umieścić w nim sekcję Katalog. Podczas numerowania dokumentów w tej sekcji podstawiany będzie podany w polu symbol katalogu (maksymalnie 5-znakowy). Symbol w numeracji jest alfanumeryczny, jednak obowiązuje zasada, że wpisany tu ciąg może zawierać tylko wielkie litery. Schemat procesu – możliwość przypisywania domyślnego schematu procesu obiegu dla dokumentów zapisywanych w tym katalogu. Schemat będzie automatycznie proponowany po przypisaniu dokumentu do katalogu w Bibliotece. Folder dla plików na IBARD – w programie istnieje możliwość zapisywania plików poza bazą, na koncie Comarch IBARD.  Z listy folderów na koncie Comarch IBARD możemy wybierać folder na koncie – wtedy pliki na koncie będą umieszczane w tym konkretnym folderze, bądź konto główne – wtedy piki będą zapisywane bezpośrednio na koncie. Szczegóły współpracy programu z Comarch IBARD zostały opisane w Instrukcji użytkownika - Obieg Dokumentów w rozdziale dotyczącym współpracy z innymi modułami systemu.  

Schematy procesów

Schematy procesów

Schematy procesów, czyli ścieżki, wg których obsługiwane są dokumenty w firmie, są wspólne dla wszystkich baz firmowych podpiętych do danej bazy konfiguracyjnej. Oznacza to, że te same schematy mogą być wykorzystywane na wszystkich dokumentach firmowych i wspólnych.
Lista schematów Na liście schematów widoczne są symbol i nazwa schematu. Schematy, które nie są już wykorzystywane firmie, użytkownik może oznaczyć jako nieaktywne. W związku z tym na liście znajduje się parametr Pokazuj nieaktywne:
  • jeśli jest zaznaczony – na liście widoczne są wszystkie schematy,
  • jeśli jest odznaczony – na liście pojawiają się tylko schematy aktywne, które można wskazać z poziomu dokumentu.
Lista schematów obsługiwana jest przez standardowe przyciski:  Dodaj – umożliwia dopisanie nowego schematu,  Zmień – umożliwia podgląd i modyfikację istniejącego schematu.
Uwaga
W przypadku, gdy operator wskaże schemat na dokumencie, a następnie dokona w nim zmian – wtedy dokument będzie obsługiwany zgodnie ze schematem w wersji z chwili jego przypisania do dokumentu (nie będzie uwzględniał zmian).
 Usuń – pozwala usunąć schemat. Podczas usuwania schematu program kontroluje, czy nie został on przypadkiem wykorzystany na dokumencie wspólnym. Jeśli tak – blokuje usunięcie. Jeśli jednak schemat został wykorzystany na dokumencie firmowym – program pozwoli go usunąć, bez ostrzeżenia. Wtedy na dokumentach, gdzie taki schemat został przypisany, pojawi się ostrzeżenie o braku schematu w konfiguracji. Użytkownik będzie mógł jednak kontynuować obsługę procesu zgodnie z wersją aktualną podczas przypisywania procesu do dokumentu.

Formularz schematu procesu

Formularz schematu procesu Na formularzu schematu użytkownik wprowadza:
Kod – kod schematu, widoczny potem podczas wprowadzania dokumentu do Biblioteki. Nazwa – nazwa schematu. Nieaktywny – pozwala na zaznaczenie schematów, które nie są już wykorzystywane w firmie. Schematy nieaktywne nie są widoczne na liście schematów podczas wprowadzania dokumentów do Biblioteki. W przypadku, gdy schemat został przypisany do dokumentu, a następnie zaznaczony jako nieaktywny – dokument nadal będzie obsługiwany wg tego schematu, natomiast nie będzie można wybrać schematu na nowych dokumentach. Formularz schematu procesu zbudowany jest z dwóch części:
  • Etapy,
  • Etapy kolejne.
Definiując schemat użytkownik najpierw musi wskazać wszystkie etapy, z jakich budowany będzie schemat. Robi to w części Etapy. Dopiero potem może budować powiązania pomiędzy nimi. Dla  etapu z części lewej użytkownik musi wskazać, jaki etap następuje w procesie bezpośrednio po nim. Służy do tego część Kolejne etapy. Schemat procesu: Etapy W części Etapy użytkownik musi wskazać wszystkie etapy, jakie składają się na dany proces. W schemacie procesu funkcjonują dwa typy etapów:
  • główne – etapy, w oparciu o które buduje się proces i ustala kolejność „przechodzenia” przez etapy podczas obsługi dokumentu,
  • powiązane – etapy, które powinny być wykonane w ramach realizacji danego etapu głównego.
Przykład
Podczas realizacji procesu związanego z zapytaniem ofertowym występuje etap związany z przygotowaniem oferty. Do tego konieczna jest konsultacja handlowa. Wtedy podczas definiowania schematu procesu jako jeden z etapów wskazany będzie etap przygotowania oferty, natomiast jako etap powiązany do niego: konsultacja.
Istnieć mogą dwa rodzaje etapów powiązanych:
  • obowiązkowe – bez wykonania etapu powiązanego obowiązkowego podczas realizacji procesu użytkownik nie będzie mógł przekazać dokumentu do kolejnego etapu,
  • nieobowiązkowe – operator będzie mógł przekazać dokument „dalej” nawet w przypadku, gdy taki etap powiązany nie będzie wykonany.
Na liście Etapy widoczne są kolumny:
  • Symbol – symbol etapu z jego definicji,
  • Nazwa – nazwa etapu z jego definicji,
  • Obowiązkowy – w kolumnie zapisywana jest informacja, czy wykonanie danego etapu podczas realizacji procesu jest wymagane. Parametr jest zaznaczony zawsze dla etapów głównych i użytkownik nie ma możliwości zmiany zaznaczenia (etapy te są zawsze wymagane, jeśli zostaną wskazane podczas realizacji procesu). Użytkownik może zaznaczać i odznaczać ten parametr tylko w przypadku etapów powiązanych, gdzie może zadecydować, który etap będzie wymagany podczas realizacji procesu.
Lista jest obsługiwana jest przez przyciski:  Dodaj – pozwala dopisać nowy etap do schematu. Po wciśnięciu wyświetlana jest lista etapów zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Obieg dokumentów/ Etapy. Po wciśnięciu strzałki z boku przycisku użytkownik może wybrać czy dodaje etap główny, czy powiązany. Jeśli wybierze etap powiązany – wtedy zostanie on dodany do etapu głównego, na którym aktualnie ustawiony jest kursor. Jeśli kursor ustawiony jest na innym etapie powiązanym – do etap zostanie dodany jako powiązany do skojarzonego z nim etapu głównego.
Uwaga
Należy pamiętać, że etap może być dopisany do danego schematu tylko raz. Podczas dodawania kolejnych etapów lista jest zawężana i nie widać na niej tych etapów, które już zostały dopisane do schematu. Zasada ta obowiązuje tylko podczas dodawania etapów głównych. Etapy powiązane (na drugim poziomie) mogą być dodawane wielokrotnie, bez ograniczeń.
 Usuń – pozwala usunąć etap ze schematu.
Uwaga
W przypadku, gdy etap ma przyporządkowane etapy powiązane (na drugim poziomie) to usunięcie etapu głównego spowoduje automatyczne usunięcie ze schematu podpiętych etapów powiązanych.
Etap może być usunięty tylko w przypadku, gdy nie został jeszcze wskazany jako etap kolejny w prawej części okna. Jeśli etap jest już wskazany jako kolejny – należy najpierw usunąć powiązanie (z części Etapy kolejne), a dopiero potem można usunąć etap ze schematu. Zasada ta obowiązuje tylko podczas usuwania etapów głównych. Etapy powiązane mogą być usuwane bez ograniczeń.   Przesuń w górę/ Przesuń w dół – pozwala użytkownikowi na zmianę kolejności wyświetlania etapów na liście. Możliwość zmiany kolejności etapów na liście dotyczy tylko etapów głównych. Etapy powiązane, które z założenia są równorzędne, widoczne są na liście w kolejności ich dodawania do schematu.
Uwaga
Jeśli dla etapu wskazane są już etapy kolejne i użytkownik przestawia kolejność etapów w prawej części okna, to dotychczas ustalone etapy kolejne pozostają bez zmian.
Schemat procesu: Etapy kolejne Jeśli na liście użytkownik wskazał już wszystkie etapy, z których budowany jest proces może ustalać kolejność „przechodzenia” pomiędzy nimi podczas obsługi dokumentu. Lista etapów kolejnych obsługiwana jest przez przyciski:  Dodaj – pozwala dodać etap kolejny,  Usuń – pozwala usunąć etap kolejny. Usuwane jest tylko powiązanie pomiędzy etapami, natomiast sam etap pozostaje w definicji procesu. Istnieją dwa sposoby definiowania kolejności etapów w schemacie:
  • automatycznie poprzez kliknięcie ikony pioruna
Sposób ten można zastosować w przypadku prostych procesów, gdzie poszczególne etapy następują kolejno po sobie. W takim przypadku użytkownik powinien ustawić etapy w lewej części okna w kolejności, w jakiej po sobie następują. Następnie po wciśnięciu przycisku pioruna program sam wygeneruje powiązania pomiędzy etapami głównymi, w kolejności ich ustawienia na liście.
  • ręcznie.
Sposób ten musi być stosowany podczas tworzenia bardziej skomplikowanych procesów, gdzie:
  • nie ma możliwości ustawienia etapów w kolejności ich realizacji,
  • operator po zrealizowaniu etapu musi mieć wybór, który z kilku etapów będzie realizowany następnie (węzły decyzyjne).
Aby zdefiniować etap kolejny lub węzeł decyzyjny w lewej części okna Etapy użytkownik ustawia kursor na etapie, dla którego wskazywany będzie etap kolejny. Następnie w prawej części okna przyciskiem Dodaj może wskazać etap kolejny.
  • Lista etapów podczas dodawania etapu kolejnego jest zawężana do etapów wpisanych wcześniej w oknie lewym. Nie można jako etapu kolejnego wskazać etapu, który nie jest ujęty w definicji procesu.
  • Do jednego etapu można wskazać wiele etapów kolejnych. Wtedy podczas realizacji procesu kończąc wykonanie „swojego” etapu operator będzie mógł wybrać, który ze wskazanych etapów kolejnych będzie w ramach danego procesu realizowany.
  • Jeśli etap nie będzie miał skazanego etapu kolejnego – program potraktuje go jako etap końcowy i podczas realizacji procesu operator nie będzie miał możliwości przekazania dokumentu „dalej”.
  • Etap, który w procesie występuje jako ostatni, nie powinien mieć wskazanego etapu kolejnego.
Podczas zapisywania  zdefiniowanego schematu procesu program sprawdza tylko podstawowe powiązania pomiędzy etapami. Jeśli w schemacie zdefiniowanych jest więcej niż jeden etap główny – program sprawdza, czy są zdefiniowane jakiekolwiek relacje pomiędzy etapami (bez kontroli ich logiki).

Ogólne

Parametry

Korekta kosztów do podatku dochodowego wyliczana na dzień: parametr umożliwia zaznaczenie jednej z dwóch opcji: 30/90 lub 31/91. W zależności od zaznaczenia tego parametru korekta będzie wyliczana albo na 30/90 dzień albo na 31/91 dzień. Automatycznie pobieraj kursy walut: parametr umożliwiający po zalogowaniu do bazy firmowej pobranie kursów walut z poprzednich dni (do 30 dni wstecz), w przypadku ich nie pobrania. Proces pobierania notowań z bieżącego dnia zostanie uruchomiony, jeżeli upłynęła godzina 12:20. Pobierane są: średni kurs NBP, kurs kupna NBP oraz kurs sprzedaży NBP. Funkcjonalność wymaga połączenia z siecią Internet oraz aktualnej gwarancji na program Comarch ERP Optima. Zapisuj historię działań Operatorów - parametr jest domyślnie zaznaczony. Włączenie oraz wyłączenie parametru jest zapisywane w historii zmian. Zaznaczenie parametru powoduje zapisywanie kolejnych działań wykonywanych przez operatorów w programie. Automatyczne pobieranie wskaźników - parametr umożliwiający po zalogowaniu do bazy firmowej pobranie dostępnych wskaźników kadrowo-płacowych i księgowych. Funkcjonalność wymaga połączenia z siecią Internet oraz aktualnej gwarancji na program Comarch ERP Optima.  Parametr jest domyślnie zaznaczony.  Po odznaczeniu parametru automatyczne pobieranie wskaźników nie będzie wykonywane. Globalny słownik miejscowości – parametr decyduje o tym, czy Użytkownik będzie korzystał z globalnego słownika miejscowości czy też listy miejscowości będą osobno tworzone dla każdej firmy.
  • Jeśli parametr jest zaznaczony, wówczas zaimportowany z bazy Teryt słownik miast pobierany jest z bazy konfiguracyjnej – jest to domyślne działanie programu,
  • Jeśli parametr jest odznaczony, wówczas słownik miast pobierany jest z bazy firmowej (czyli z listy utworzonej przez Użytkownika).
 

Stawki VAT

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku.

Lista stawek podzielona jest na poszczególne kraje i zawiera stawki VAT obowiązujące we wszystkich krajach UE.

Wprowadzając nową stawkę podatku VAT wypełniamy kolejno pola:
Stawka – procentowa wartość stawki podatku (np. 23%, 8%). Status – do wyboru mamy cztery możliwości:
  • opodatkowana (podstawowa lub obniżona),
  • zwolniona (w przypadku wyboru statusu zwolniona procentowa wartość stawki powinna być równa 0),
  • zaniżona – obok podajemy, jakiej stawki dotyczy zaniżenie,
  • nie podlega VAT (w przypadku wyboru statusu nie podlega VAT wartość stawki powinna być równa 0),
Kraj – należy wybrać jeden z krajów członkowskich Unii Europejskiej, w którym obowiązuje wprowadzona stawka VAT (na potrzeby Pakietu VAT e-commerce ). Pole obowiązkowe. Opis – krótki opis wprowadzonej stawki.

Drukarki fiskalne

Lista drukarek fiskalnych współpracujących z programem. System Comarch ERP Optima współpracuje aktualnie z następującymi drukarkami: 
  • POSNET (oparte o protokół DF-3001, Thermal, Thermal HS i FV, HD, HD EJ, XL2 OnLine, Temo)
  • ELZAB (Omega, Mera, Mera OnLine, ZETA),
  • INNOVA (Profit, Market, DF-1),
  • NOVITUS (Vivo, Vento, Quarto, Delio Prime (E) , Deon(E), Deon OnLine, Bono (E), Bono OnLine, HD Online),
  • TORELL (Duo Pro, Andros),
  • EMAR (Printo, Tempo 3),
  • Epson TM-T801FV.
Podczas dopisywania nowej drukarki należy określić: Nazwa – w pole należy dokładnie przepisać symbol drukarki (typ) zgłaszany po zainstalowaniu obsługującego ją sterownika (Konfiguracja stanowiska/ Drukarka fiskalna). Opis – dokładny opis drukarki. Lista drukarek jest obsługiwana przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Należy pamiętać, by przed rozpoczęciem wydruków na drukarce fiskalnej stawki VAT zdefiniowane w programie przyporządkować stawkom na drukarce fiskalnej. Dokładniejszy opis znajduje się w rozdziale o Symbolach stawek VAT.

Do zrobienia - szablony

Okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski:  Dodaj schemat –tworzenie nowego szablonu,  Zmień schemat –podgląd/ edycja już istniejącego szablonu,  Usuń schemat –usunięcie szablonu z listy Lista składa się z następujących kolumn: Zadanie – treść zadania głównego, Podzadania – przyjmuje wartości: Tak– jeśli zadanie ma przypisane podzadania, Nie– jeśli podzadań nie ma, Cykliczne – przyjmuje wartości: Tak– jeśli na zadaniu zaznaczony jest parametr Zadanie cykliczne, Nie– jeśli nie zaznaczony.

Szablony tworzone z poziomu konfiguracji

Z poziomu konfiguracji programu CRM/Do zrobienia- szablony, użytkownik może dodawać szablony powtarzalnych zadań.
Szablon zadania cyklicznego
Formularz szablonu zadania podzielony jest na dwie sekcje:
  • Zadanie – w pierwszym polu należy uzupełnić treści zadania głównego (pole jest obowiązkowe).
    • Podzadania – można dodać/edytować zadania podrzędne na zasadzie edit in place, lub usunąć podświetlone zadanie podrzędne.
    • Dostępny dla rodzaju księgowości – w tym miejscu możemy zdecydować dla którego rodzaju księgowości będzie dostępny szablon zadania, do wyboru: Ewidencja ryczałtowa, Księga podatkowa, Księgowość kontowa.
  • Zadanie cykliczne – po zaznaczeniu, należy określić cykl w jakim zadanie ma automatycznie dodawać się na panel Do zrobienia. Maksymalnie można wpisać 12 miesięcy. W polu począwszy od domyślnie podpowiada się bieżący miesiąc i rok, dzień zależny jest od pola na X dzień miesiąca.
Wartość z pola na X dzień miesiąca przenoszona jest na wygenerowane zadanie cykliczne jako Data wykonania zadania.
Przykład
Dodaje szablon w maju, zadanie ma być generowane na 31 dzień miesiąca to w zaczynając od podpowie się 31.05.2020. Jeżeli szablon dodam w lutym 2020 i w polu na dzień będzie 31 to w zaczynając od podpowie się 29.02.2020.
W polu począwszy od można dowolnie zmienić datę na inną – zmiana tej daty nie wpłynie na pozostałe pola. Data w tym polu oznacza pierwsze automatyczne dodanie tego zadania na listę. Poniżej znajduje się tabela z listą baz:
  • Nazwa bazy – nazwa bazy danych w której generowane jest zadanie cykliczne
  • Rodzaj księgowości – wyświetlany jest wybrany w danej bazie danych rodzaj księgowości (Konfiguracji firmy/ Księgowość/Parametry), kolumna przyjmuje wartości:
    • Ryczałt – Ewidencja ryczałtowa,
    • KPiR – Księga podatkowa,
    • KH – Księgowość kontowa.
  • Operator – informacja do jakiego operatora w danej bazie jest przypisywane automatycznie dodane zadanie.
W tym miejscu można wskazać bazy, w których zadanie ma być generowane cyklicznie. Po kliknięciu pojawia się kreator . KROK 1: Wybieramy operatora, dla którego zadanie będzie dodawane cyklicznie, domyślnie podpowiada się bieżący operator. Wybrać można operatorów dodanych w konfiguracji programu, dostępni są tylko aktywni operatorzy. Okno pojawia się operatorowi który ma dostęp do zadań innych operatorów. Operator nie mający dostępu do zadań innych operatorów dodając bazę do szablonu jest automatycznie do niego przypisywany.
Parametry zadania cyklicznego 1
KROK 2: Wskazujemy bazy w których ma być generowane zadanie dla operatora wybranego w poprzednim kroku. Lista baz jest ograniczona do baz o określonym rodzaju księgowości który w sekcji Zadanie został ustawiony, oraz do których wybrany w pierwszym kroku operator nie ma zakazów.
Uwaga
Przy braku modułów księgowych ten warunek nie jest sprawdzany i wyświetlane są wszystkie bazy.

Parametry zadania cyklicznego 2

Zadania oznaczone jako cykliczne są dodawane do Listy kontrolnej – Do zrobienia po zalogowaniu odpowiedzialnego za nie operatora pierwszy raz w danym miesiącu. Wyjątkiem jest pierwszy zapis szablonu. W momencie dodawania nowego szablonu sprawdzane jest, czy data w polu zaczynając od jest z bieżącego miesiąca. Jeśli tak to podczas zapisu automatycznie dodadzą się zadania na właściwe listy.
Przykład
Dodaje zadanie w lipcu, a w polu zaczynając od jest 25.08.2020 to takie zadanie doda się automatycznie na początku sierpnia.
Jeśli użytkownik doda szablon zadania bez wskazania bazy to przy zapisie pojawia się informacja: „Nie dodano żadnej bazy, do której miałoby być generowane zadanie cykliczne. Czy zapisać zmiany?”.
Uwaga
Usunięcie, odłączenie lub oznaczenie bazy jako nieaktywnej, spowoduje że dane zadanie cykliczne zostanie pominięte dla tej bazy.
Edytując daty na istniejącym szablonie zadania cyklicznego, zmianie nie ulegną daty na już wygenerowanych zadaniach, ustawienia będą obowiązywały od kolejnego miesiąca. Przy zapisie pojawi się komunikat: Zostały zmienione daty w harmonogramie zadania. Zweryfikuj poprawność terminów tego zadania na listach operatorów w tym miesiącu. Podczas dodania nowych baz do już istniejącego szablonu, przy zapisywaniu zmian zostaną w nich wygenerowane zadania zgodnie z zasadami obowiązującymi przy dodawaniu nowego szablonu zadania cyklicznego. Podczas dodawania nowej firmy bądź odtwarzania bazy firmowej z kopii bezpieczeństwa, przy pierwszym logowaniu do firmy wyświetlany jest komunikat: W Konfiguracji posiadasz zdefiniowane szablony zadań cyklicznych, które są wykorzystywane w panelu zadań do zrobienia. Jeśli chcesz aby zadania były cyklicznie dodawane również do tej bazy zaznacz je na liście i wybierz operatora, który będzie odpowiadał za ich wykonanie. W każdej chwili możesz zmienić te ustawienia w Konfiguracja->Program->Ogólne->Do zrobienia – szablony.

e – Deklaracje / JPK / CUK

Adres usługi Web Service e-Deklaracje https://bramka.e-deklaracje.mf.gov.pl, automatycznie uruchamiany przy wysyłaniu deklaracji podatkowych drogą elektroniczną. Sprawdzaj poprawność e-Deklaracji przed wysłaniem – zaznaczenie parametru powoduje weryfikowanie przez Comarch ERP Optima zgodności wysyłanej e-Deklaracji ze schematem dokumentu elektronicznego, który udostępnia Ministerstwo Finansów. Weryfikowana jest kompletność zarówno danych automatycznie pobieranych na deklarację (np. danych adresowych firmy bądź właściciela/pracownika), jak i wprowadzanych bezpośrednio na formularzu deklaracji.
Uwaga
Jeżeli podczas wysyłki najnowszych wersji formularzy deklaracji do systemu e‑Deklaracje pojawi się podczas weryfikacji komunikat o treści: Nie udało się zwalidować e-deklaracji z powodu błędów. Brak schematu dokumentu elektronicznego na stronach e-PUAP. Poprawność deklaracji zostanie sprawdzona podczas odbioru UPO. [-2146232832], może to świadczyć o przejściowych problemach z dostępem do serwera e-Deklaracji. Należy w takim wypadku wstrzymać się z wysyłką deklaracji i ponowić próbę za jakiś czas.  Jeżeli użytkownik zdecyduje się na wysyłkę, powinien od razu spróbować pobrać UPO, aby mieć pewność poprawności wysłanej deklaracji.
Adres usługi Web Service PUESC https://ws.puesc.gov.pl/seap_wsChannel/DocumentHandlingPort wykorzystywany do przesyłania drogą elektroniczną deklaracji AKC-WW/AKC-WWn oraz Intrastat. Poniżej adresu znajduje się miejsce na wpisanie loginu do platformy PUESC. Adres usługi Web Service JPK https://e-dokumenty.mf.gov.pl, automatycznie uruchamiany przy wysyłaniu plików JPK drogą elektroniczną. Sprawdzaj poprawność plików JPK przed wysłaniem – zaznaczenie parametru powoduje, że podczas generowania plików JPK jest sprawdzana ich struktura poprzez porównanie z wzorcem dokumentu elektronicznego. Adres usługi EWD ZUS https://www.ewd2.warszawa.zus.pl/ - adresy usługi EWD ZUS, na które wysyłane są przesyłki ZUS podczas wysyłki deklaracji DRA bezpośrednio do ZUS.  Adres usługi EWD ZUS (alternatywny) https://www.ewd2.wroclaw.zus.pl/  

Działy dla kas fiskalnych

Na tym poziomie użytkownik definiuje dział (grupę) dla kas fiskalnych oraz przypisuje numer, nazwę, stawkę VAT dla tworzonego działu. Działy dla kas są wykorzystywane w kasach SHARP.

Kasy fiskalne

Opcja ta umożliwia dodanie kasy fiskalnej  do systemu, Użytkownik na tym poziomie wprowadza numer kasy zakres w przedziale 1-9999, nazwę kasy jako dowolne znaki alfanumeryczne, z listy dokonuje wyboru odpowiedniego sterownika do wyboru są: ELZAB, NOVITUS, SHARP. Pola o nazwie Numer, Nazwa oraz Sterownik są wymagane, aby program zezwolił na dodawanie i zapisanie w bazie danych nowej kasy.  

Terminy

Formularz terminu

Zakładka [Ogólne] zawiera następujące dane: Kod – oznaczenie kodowe terminu. Kod musi być unikalny w skali całej bazy danych. Nazwa – nazwa terminu. Rodzaj – rodzaj informacji. Obecnie dostępne są tylko Informacje bieżące. Typ – typ terminu. Do wyboru mamy 4 opcje: dzienny, tygodniowy, miesięczny oraz czasowy. Wybór typu determinuje dostęp do sekcji tydzień miesiąca, dzień tygodnia, miesiąc w roku oraz okno czasowe. Tydzień miesiąca – parametr określa termin wyświetlenia informacji poprzez wybór numeru tygodnia w miesiącu. Sekcja jest aktywna tylko w przypadku wyboru typu tygodniowy lub miesięczny. Dzień tygodnia – parametr określa dzień tygodnia, w którym mają być wyświetlane informacje bieżące. Sekcja jest aktywna zawsze, niezależnie od ustawień w polu Typ. Miesiąc w roku – parametr określa miesiąc w roku, w którym mają być wyświetlane informacje bieżące. Sekcja jest aktywna tylko w przypadku wyboru typu Miesięczny. Ponadto istnieje możliwość określenia konkretnego dnia w roku, w którym mają być wyświetlane informacje bieżące. Okno czasowe – parametr pozwala określić dodatkowe warunki wyświetlania informacji bieżących. Dodatkowym warunkiem może być podanie ile dni przed zdefiniowanym w sekcjach tydzień miesiąca, dzień tygodniamiesiąc w roku terminem ma zostać zrealizowane wyświetlenie informacji na ekranie. Wartość tego pola nie może być mniejsza od 1, natomiast jeśli pole jest nieaktywne, zawsze powinno być równe 0. Dla terminu o typie czasowy użytkownik ma możliwość wskazania na ile dni przed i po terminie ma być wyświetlana dana informacja. Dla analiz, które będą miały podpięty termin czasowy będą wyświetlane pozycje spełniające warunek analizy w dniu zgodnym z datą bieżącą oraz dodatkowo w zadanym zakresie wokół tej daty. Drugim warunkiem może być zaistnienie jakiegoś zdarzenia (o ile) – w tym przypadku zdefiniowane są 3 zdarzenia: nie wykonano deklaracji VAT-7, nie wykonano zaliczki na PIT-36,nie wykonano zaliczki na PIT-4R, nie wykonano zaliczki na CIT-8 lub nie wykonano deklaracji DRA. Lista zdarzeń jest stała i niemożliwa do rozszerzenia przez użytkownika. Zakładka [Dodatkowe] zawiera informacje dotyczące operatora i czasu wprowadzenia (modyfikacji) terminu do bazy danych.

Terminy

Sekcja Terminy służy do definiowania terminów wyświetlania powiadomień i informacji w oknie Informacje bieżące. Zdefiniowane terminy są przypisywane do wprowadzanych do bazy informacji bieżących w Konfiguracja/ Program/ Informacje bieżące. Standardowo po wykreowaniu bazy danych zdefiniowanych jest 8 terminów systemowych, których nie można usunąć, ani zmodyfikować.
Terminy systemowe to:
  • 15-TY DLA DEKLARACJI INTRASTAT,
  • 15-TY DLA DEKLARACJI VAT-UE,
  • 20-TY DLA DEKLARACJI PODATKOWYCH,
  • 25-TY DLA DEKLARACJI VAT-7,VAT-8,VAT-9M, VAT-UE,
  • 30 DNI PRZED i 30 DNI PO TERMINIE,
  • 5 DNI PRZED i 5 DNI PO TERMINIE,
  • CODZIENNY,
  • DLA DEKLARACJI DRA.
Lista terminów zawiera 2 kolumny (kod oraz nazwa) i jest obsługiwana przez standardowe klawisze obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Formularz terminu składa się z dwóch zakładek: [Ogólne] oraz [Dodatkowe].

Typy kursów walut

Typy kursów walut

Lista Typów kursów walut jest w programie wykorzystywana do określania rodzaju kursów walutowych, np. średni kurs NBP, kurs kupna NBP, kurs sprzedaży NBP, kurs EBC, kurs wybranego banku (banków). Lista zawiera kolumny Symbol, Nazwa oraz Domyślny. Kolumna Domyślny ustawiona na Tak określa, że dany typ kursu jest proponowany domyślnie przy wprowadzaniu dokumentów. Istnieje możliwość wyboru, który typ kursu ma być domyślny. Lista walut obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Formularz typu kursu waluty zawiera następujące informacje: Symbol – oznaczenie kodowe typu kursu waluty Nazwa – nazwa typu kursu URL – adres strony z kursami walut. Wciśnięcie klawisza  spowoduje uruchomienie przeglądarki internetowej i otwarcie wpisanej w polu URL strony. Wpisany adres jest również wyświetlany na oknie Wprowadzanie kursu dnia. Domyślny – parametr zaznaczony spowoduje, iż na wystawianych dokumentach w walucie wybrany typ kursu będzie podpowiadał się domyślnie.
Uwaga
Nie można usunąć domyślnego typu kursu waluty.
Nieaktywny – parametr zaznaczony spowoduje, że tego typu kursu nie można wybrać na dokumencie. Jeżeli jednak przed oznaczeniem typu kursu jako nieaktywnego został on wybrany na dokumencie, nadal będzie na nim widoczny. Nie są również dla typu kursu nieaktywnego automatycznie pobierane kursy walut. Nieaktywne typy kursów walut wyświetlane są na liście w kolorze szarym. Domyślny typ kursu nie może zostać oznaczony jako nieaktywny. Podobnie nieaktywny typ kursu nie może zostać wybrany jako domyślny.

Waluty

Formularz wprowadzania kursu waluty

Pierwszy kurs dnia ustalamy posługując się przyciskiem:  – wprowadzanie kursu dnia. Dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszki na wskazanej walucie można zmienić zawartość kolumn: Dodawać – Tak/Nie. Jeśli Nie – dla danego dnia nie zostanie wprowadzony kurs waluty. Notowanie – wprowadzamy kurs waluty. Istnieje możliwość podania wartości dla określonej wielokrotności waluty. Można podać kurs dla 100 JPY (jen japoński) lub dla 1CHF (frank szwajcarski). Kursy zawsze podawane są w stosunku do waluty systemowej PLN. Podana w nagłówku formularza Data jest dniem, na który jest ważny ten kurs lub terminem od którego kurs zacznie obowiązywać, jeżeli w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry jest zaznaczony parametr Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu). Jeśli danego dnia kurs został już wprowadzony – jego zmiany można dokonać z poziomu zakładki [Historia]

Dodanie nowej waluty

Pobieranie kursów walut. Pobieranie kursów walut ze stron Narodowego Banku Polskiego jest dostępne dla typów kursów: średni kurs NBP, kurs kupna NBP, kurs sprzedaży NBP, kurs EBC (Europejskiego Banku Centralnego). Po wybraniu typu kursu waluty NBP, NBPK, NBPS, EBC uaktywnia się ikona pioruna. Wykonując opcję importu zawsze importowany jest kurs NBP lub EBC, aktualny na dzień określony w oknie kursów walut. Import kursów walut NBP możliwy jest dla walut znajdujących się w tabeli A. Istnieje możliwość wskazania zakresu dat, dzięki czemu można jednocześnie zaimportować kursy z więcej niż jednego dnia. Kursy walut dla innych typów kursów użytkownik może wprowadzić ręcznie.
Uwaga
Jeśli usuniemy walutę z listy w konfiguracji – nie zostanie ona automatycznie usunięta ze wszystkich miejsc w programie, np. kart towarów w cenniku. To samo dotyczy zmiany symbolu już istniejącej waluty. Może to spowodować problemy z bazą danych.
Uwaga
Automatyczny import kursów walut jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
W przypadku kiedy Klient nie posiada aktualnej gwarancji bądź pracuje na wersji Demo w momencie wywołania importu kursów walut pojawi się komunikat: Wystąpił błąd: Usługa dostępna tylko dla programów na gwarancji.

Waluty

Walutą systemową, w której dokonywane są wszystkie zapisy i transakcje w systemie Comarch ERP Optima jest Złoty polski (PLN). Inne waluty mogą być wykorzystywane na przykład przy konstruowaniu cennika, wystawianiu faktur czy wprowadzaniu raportów kasowych/bankowych. Na liście walut oprócz PLN domyślnie wpisane są: AUD (Dolar australijski), CAD (Dolar kanadyjski), CHF (Frank szwajcarski), DKK (Korona duńska), EUR (Euro), GBP (Funt brytyjski), JPY (Jen japoński), NOK (Korona norweska), SEK (Korona szwedzka) i USD (Dolar amerykański).
Uwaga
Waluta systemowa – jest walutą, w której wykonywane są wszelkie rozliczenia w programie. Nie da się jej skasować z listy walut. Program dopuszcza zmianę symbolu i nazwy tej waluty, ale dokonanie zmiany w konfiguracji nie pociąga za sobą automatycznej zmiany waluty we wszystkich miejscach, w których jest wykorzystywana. Kurs waluty systemowej nie jest określany. W stosunku do niej określane są kursy innych walut.
Uwaga
Program jest dostosowany do polskich przepisów prawa i waluty systemowej obowiązującej na terenie Polski.

Podobnie jak w przypadku waluty PLN, blokowana jest również możliwość usunięcia waluty EUR, co związane jest z procedurą VAT-OSS

Lista walut obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku.

Formularz waluty

Wprowadzając nową walutę, na zakładce [Ogólne], określamy jej: Symbol – krótkie (maksymalnie trzy znaki) oznaczenie waluty (np. EUR, USD...). Symbol waluty będzie wykorzystywany w programie, np. W cenniku i na dokumentach. Nazwę – dłuższa nazwa waluty. Kraj – kraj pochodzenia waluty. Słownie – nazwa słowna waluty. Domyślne konta dla różnic kursowych - domyślne konta księgowe dla różnic kursowych dodatnich i ujemnych. Konta są wykorzystywane jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa na zakładce [Konta różnic kursowych] nie wskazano kont księgowych dla danej waluty. Poniżej znajduje się tabela z historią kursów wskazanej waluty, na której można zmieniać wprowadzony wcześniej kurs dnia. W tym miejscu można również sprawdzić czy notowanie zostało pobrane automatycznie, czy też jest to kurs wpisany ręcznie, jak również numer tabeli kursów z której został zaimportowany, datę opublikowania kursu oraz godzinę pobrania/wpisania kursu. Gdy dodajemy do listy nową walutę, tabela z historią jest pusta i nie da się na niej wprowadzić żadnych zmian.

Formularz waluty

Nieaktywna – zaznaczenie parametru powoduje, iż waluta staje się nieaktywna. Co powoduje, że waluta nie jest dostępna do wyboru przy wprowadzaniu dokumentów walutowych, nie jest uwzględniana podczas pobierania kursów walut, nie jest uwzględniana podczas sprawdzania aktualnych kursów przy logowaniu, przy zaznaczonym parametrze: Pokazuj formularz kursów walut po wejściu do programu, jeśli nie był aktualizowany (Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry) oraz po wejściu na dowolną listę w programie, np. listę zasobów/ cennik przy odznaczonym parametrze: Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu)nie wyświetla się komunikat: Błąd ustalenia kursu waluty [waluta] dla ceny towaru. Waluta nieaktualizowana nie jest wyświetlana na listach z wyborem waluty, natomiast na zapisanych wcześniej dokumentach jest widoczna. Nie można zaznaczyć parametru Nieaktywna dla waluty systemowej.  

Symbole stawek VAT

Symbole stawek VAT (Drukarki)

Przed przystąpieniem do pracy z drukarką fiskalną należy przyporządkować stawki VAT zdefiniowane w programie – stawkom drukowanym na drukarce fiskalnej. 
W drukarkach DF-300 stawki VAT skojarzone są z literami alfabetu. Standardowe przyporządkowanie to:
  • A – 23%,
  • B – 8%,
  • C – 0%,
  • D – stawka rezerwowa,
  • Z – stawka zwolniona.
W przypadku drukarek z nową homologacją (np. Omega II) może zaistnieć konieczność przyporządkowania symboli cyfrowych zamiast literowych do stawek VAT, wg klucza:
  • Stawka a – cyfra 1,
  • Stawka B – cyfra 2,
  • Stawka C – cyfra 3 itd…
Przed kojarzeniem stawek VAT należy jednak wydrukować raport dobowy z drukarki fiskalnej, na której wyszczególnione są stawki VAT wraz z przypisanymi im literami. Podczas mapowania stawek VAT w oknie widoczne są:
  • pole z wpisaną nazwą drukarki fiskalnej – wybór drukarki jest możliwy po rozwinięciu listy zdefiniowanych drukarek fiskalnych (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne),
  • lista stawek VAT zdefiniowanych w programie.
Przypisanie stawki VAT do symbolu w drukarce fiskalnej jest możliwe po wciśnięciu przycisku . W kolumnie Symbol Fiskalny należy wpisać dla każdej stawki odpowiednią literę.

Symbole stawek VAT (Kasy)

W tej części konfiguracji możemy przypisać możemy przypisać symbol fiskalny który odpowiada danej stawce VAT w kasie fiskalnej, w górnej części okna jest widoczna lista kas, które zostały wprowadzone do programu w gałęzi Kasy fiskalne, symbole stawek są przypisywane dla odpowiedniej kasy wybranej na tej liście.

Płace

Składki PPK

W tej gałęzi wskazane są obowiązujące wartości procentowe składek podstawowych pracownika i pracodawcy w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych, zgodnie z Ustawą z dnia 4 pażdziernika 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. 2018 poz. 2215).

Wynagrodzenia

Wskaźniki ZUS przechowywane w programie na arkuszu Wynagrodzenia to: 
  • Najniższe wynagrodzenie dla etatu – dotyczy pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy. Gdy wynagrodzenie pracownika osiągnięte w normalnym czasie pracy będzie niższe od zadeklarowanej kwoty, program automatycznie wygeneruje odpowiednie dopełnienie (wyrównanie).
  • Minimalna stawka godzinowa dla umów – minimalna stawka za godzinę dla osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.
  • Przeciętne miesięczne wynagrodzenie: (stanowi podstawę naliczenia minimalnej płacy dla uczniów).
  • Dochód deklarowany (składki społeczne) – jest to minimalna podstawa naliczania składek ZUS dla właścicieli i osób z nimi współpracujących, stanowiąca 60 % prognozowanego wynagrodzenia na dany rok.
  • Dochód deklarowany (skł. zdrowotna) – od 1.04.2003r – Ustawa o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia (Dz.U. nr 45, poz. 391) wprowadziła dla właścicieli i osób z nimi współpracującymi oddzielną podstawę do ubezpieczenia zdrowotnego. Podstawa ta wynosi 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw wraz z wypłatami z zysku z ostatniego kwartału roku poprzedniego.
  • Najniższa emerytura – potrzebny do ustalania kwoty wolnej w mechanizmie ograniczenia potrąceń. Można go również wykorzystać jako stałą okresową przy definiowaniu typów wypłat. Pamiętany historycznie. Udostępniono również jego import (w przypadku zmiany wartości) z serwera Comarch przez opcję Ogólne/ Pobieranie wskaźników.
  • Maksymalna podstawa składki chorobowej dobrowolnej – jest to maksymalna podstawa składki chorobowej dla osób zgłoszonych do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.
  • Minimalna podstawa składek ZUS dla pracowników oddelegowanych – jest to minimalna podstawa składek ZUS dla pracowników oddelegowanych.
  • Najniższe wynagrodzenie ucznia odpowiednio:
    • Pierwszego roku
    • Drugiego roku,
    • Trzeciego roku,
    • Młodociany – przyuczenie
Uwaga
Dopełnienie do minimalnej w wypłacie ucznia oznacza dopełnienie do minimalnej stawki dla ucznia danego roku.
  • Chorobowe finans. przez pracodawcę do – jest to pole, w którym podajemy liczbę dni wypłacania wynagrodzenia chorobowego (ze środków pracodawcy). Od 2004r. pracodawca jest zobowiązany do wypłacania wynagrodzenia chorobowego przez okres 33 dni (do końca 2002 r. liczba ta wynosiła 35 dni).
  • Okres wyczekiwania obowiązk. ub. chorob – pole sprawdzane przy obliczaniu okresu wyczekiwania na zasiłek dla zgłoszonego obowiązkowo do ub. chorobowego – standardowo ustawione na 30 dni (bez względu na datę),
  • Okres wyczekiwania dobrow. ub.chorob. – pole sprawdzane przy obliczaniu okresu wyczekiwania na zasiłek dla zgłoszonego dobrowolnie do ub. chorobowego – ustawione na 90 dni od 1.01.2009r. (do 31.12.2008 włącznie – 180 dni),
  • Wskaźnik waloryzacji – wartość procentowa o jaką przeliczana (waloryzowana) jest podstawa zasiłków chorobowych wypłacanych po 182 dniu nieobecności. Jest to wielkość podawana co 3 miesiące przez ZUS,
  • Współczynnik ekwiwalentu – współczynnik wykorzystywany do wyliczenia kwoty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
  • Kwota wolna od potrąceń dotycząca zasiłków ZUS dla potracenia alimentacyjnego oraz potracenia z innych tytułów – kwoty wykorzystywane do wyliczenia zajęć wynagrodzenia w przypadku wystąpienia zasiłków.
W przypadku konieczności zmiany którejkolwiek z wymienionych wartości należy (zgodnie z przyjętym standardem):
  • Wyświetlić wskaźniki w miesiącu od którego będzie obowiązywała nowa wartość,
  • Wpisać nową wartość w odpowiednie pola.
Po wpisaniu nowej wartości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia automatycznie przeliczane są: dochód deklarowany (60%), wynagrodzenie dla uczniów I, II, III klasy (odpowiednio 4%, 5%, 6% przeciętnego wynagrodzenia). Całość akceptujemy przyciskiem . Modyfikują odpowiednio zawartość tych dwóch pól uzyskamy na ekranie podgląd zgromadzonych danych historycznych.

e-Teczka

Ustawienia związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej w ramach funkcjonalności e-Teczka. Są one dostępne do edycji tylko dla operatora posiadającego uprawnienia administratora. Z tego poziomu Użytkownik może określić miejsce zapisywania dołączanych do dokumentów w e-Teczce plików. Do wyboru są trzy opcje:
  • firmowa baza danych (domyślne ustawienie) – pliki PDF są zapisywane jako dane binarne w firmowej bazie danych,
  • dysk lokalny – zapis plików PDF we wskazanej lokalizacji na lokalnym dysku,
  • dysk IBARD – zapis plików PDF we wskazanej lokalizacji na dysku IBARD.
W przypadku ustawienia opcji dysk lokalny lub iBard należy dodatkowo wskazać katalog przechowywania plików. W obrębie wskazanego katalogu, podczas dodawania dokumentów do e-Teczek pracowniczych, załączone pliki będą zapisywane w podkatalogu dla danej firmy i dodatkowo w podkatalogu dotyczącym danego pracownika. Nazwa katalogu dla pracownika zawiera numer PESEL, NIP, paszport, zagraniczny numer identyfikacyjny lub akronim, w zależności od danych pracownika. W sekcji Parametry zapisu dokumentów w e-Teczce znajduje się lista ze strukturą e-Teczki. Standardowo dodane są  pozycje:
  • Część A – część, w której powinny być przechowywane dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. CV, kopie dyplomów potwierdzających wykształcenie i świadectw pracy od poprzednich pracodawców, kopia zaświadczenia lekarskiego z badań wstępnych),
  • Część B – część, w której powinny być przechowywane dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowa o pracę, kopie zaświadczeń o ukończonych szkoleniach w trakcie zatrudnienia, kopie zaświadczeń lekarskich z badań okresowych),
  • Część C – część, w której powinny być przechowywane dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. wypowiedzenie umowy, świadectwo pracy),
  • Część D – część, w której powinny być przechowywane dokumenty związane z nałożonymi na pracownika karami porządkowymi (np.kara nagany).
  • Część E – część przeznaczona na dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
  Jako domyślna ustawiona jest Część B. Dokumenty tworzone podczas wykonywania wydruków będą automatycznie dodawane do tej części e-Teczki pracownika, która jest ustawiona jako domyślna, chyba, że w definicji wydruków określono inaczej. Użytkownik może dodawać kolejne części, a także zmienić ustawienie, która z części jest domyślna. Usunięcie utworzonej części z konfiguracji jest możliwe tylko w przypadku, gdy nie zostały przypisane do niej żadne dokumenty.
Uwaga
W przypadku zmiany bazy konfiguracyjnej, dokumenty znajdujące się w e-Teczkach pracowników są przyporządkowywane do nowych części według ID części. Jeśli dokument był dodany do części e-Teczki o ID=1, po podłączeniu nowej bazy konfiguracyjnej także będzie dostępny w części, której ID=1. Dodatkowo w tabeli CDN.PracTeczka zapisana jest informacja o nazwie części, w której dany dokument się znajdował.
Sekcja Certyfikaty podpisów dla dokumentów w e-Teczce zawiera ustawienia dotyczące podpisywania plików PDF dodawanych do e-Teczki. Z tego poziomu można przypisać operatorom domyślne ustawienia dotyczące kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Zaznaczenie parametru Podpis przy dodanym operatorze spowoduje wyświetlenie listy certyfikatów zainstalowanych na danym stanowisku. Wybrany z listy certyfikat zostanie ustawiony jako domyślny dla operatora i wszystkie dodawane przez niego dokumenty do e-Teczki będą nim podpisywane. W przypadku zaznaczenia dla danego operatora parametru Podpis, ale bez przypisania konkretnego podpisu podczas dodawanie dokumentów do e-Teczki każdorazowo będzie wyświetlane okno z listą certyfikatów i użytkownik będzie mógł zdecydować, którym certyfikatem dany plik ma być podpisany.

Podstawa składek ZUS

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne oraz ubezpieczenia rentowe ubezpieczonych w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach. Program działając zgodnie z obowiązującymi przepisami nalicza składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe do osiągnięcia kwoty 30-krotności przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (zapisanej w polu Roczna podstawa składek ZUS). Od nadwyżki ponad tę kwotę składki na te ubezpieczenia emerytalne i rentowe automatycznie nie będą naliczane. W przypadku konieczności aktualizacji zapisu należy:
  1. wybrać datę od której ona obowiązuje (zmieniamy tylko rok, zapis zawsze obowiązuje od 1 stycznia danego roku),
  2. wpisać nową kwotę ograniczenia podstawy,
  3. zmodyfikowany zapis należy zaakceptować przyciskiem .
Modyfikując odpowiednio zawartość pola określającego dany rok uzyskamy na ekranie podgląd zgromadzonych danych historycznych. Wartość tej zmiennej jest używana również do wyliczania minimalnej podstawy ZUS dla osób oddelegowanych. Podstawa składek w wypłacie walutowej jest przyrównywana do 1/30 z kwoty wpisanej jako roczna podstawa składek ZUS.

Składki ZUS

Ubezpieczenia społeczne Stopy procentowe składek na ubezpieczenia społecznie odnotowane są zgodnie z Ustawą z 13 października 1998 r. O systemie ubezpieczeń społecznych. Ubezpieczenia zdrowotne Stopa procentowa składki na ubezpieczenie zdrowotne odnotowana jest zgodnie z obowiązującą Ustawą z dnia 27 sierpnia 2004r. O świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - art. 79 z zastrzeżeniem art. 242 - (Dz.U. Z 2004r. nr 210 poz. 2135). Jednocześnie Ustawa z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. Z 2000r. nr 14 poz. 176 z późn. zm.) zachowuje przepis, że kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne, o którą zmniejsza się podatek, nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki. Ponadto Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych utrzymała w mocy ograniczenie w poborze składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości naliczonej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych obliczonej przez płatnika zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. Z 2000r. nr 14 poz. 176 z późn. zm.). Zachowana została historyczność danych co oznacza, że w programie zapisane są wielkości stawek na powszechne ubezpieczenie zdrowotne obowiązujące w latach poprzednich. Inne składki Pozostałe składki to składki na: 
  • Fundusz Pracy,
  • Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
  • Fundusz Emerytur Pomostowych – obowiązuje od 1.01.2010r. Z domyślną wartością 1,50%.
W przypadku konieczności zmiany którejkolwiek z wymienionych wartości należy (zgodnie z przyjętym standardem):
  1. wyświetlić miesiąc i rok, od którego będzie obowiązywać nowa składka,
  2. w odpowiednie pole wpisać nową wartość (zapis będzie obowiązywał od pierwszego dnia miesiąca, za który wyświetlane były składki na ubezpieczenie),
  3. Zmianę należy zapisać przyciskiem .
Modyfikując odpowiednio zawartość tych dwóch pól uzyskamy na ekranie podgląd zgromadzonych danych historycznych.

Parametry

W przypadku naliczania wypłaty istnieje możliwość zapisania w formie pliku tekstowego informacji o sposobie jej wyliczenia. Umownie w programie pliki te nazwane są logami i zapisują się w katalogu Optima.log. Pliki te tworzone są zarówno przy indywidualnym jak i seryjnym naliczaniu wypłat. W zależności od wybranego parametru logi systemowe będą zawierały informacje o:
  • liczenie nadgodzin – plik nazywa się txt – zawiera dane o czasie pracy, nadgodzinach i przekroczeniu limitu nadgodzin,
  • liczenie stażu pracy – w pliku staż pracy.txt zapisywane są informacje pozwalające prześledzić sposób naliczenia stażu. Sposób ustalania stażu – na pierwszy/ ostatni dzień okresu rozliczeniowego zależy od ustawienia parametru w dodatku stażowym (algorytm 3),
  • liczenie limitu urlopowego – dane zapisywane są w pliku limit urlopowy.txt – program zapisuje w nim informacje dotyczące wymiaru urlopu.
Katalog Optima.log tworzony jest na dysku lokalnym w katalogu Moje dokumenty. Po zaznaczeniu parametru generującego plik tekstowy dane są do niego sukcesywnie dopisywanie. W związku z tym należy pamiętać o okresowym usuwaniu plików.
Uwaga
Logi dotyczące naliczania podstawy wynagrodzenia urlopowego, ekwiwalentu za urlop, wynagrodzenia/zasiłku chorobowego i podstawy składek emerytalno-rentowych dla pracowników przebywających na urlopie wychowawczym dostępne są bezpośrednio w programie. Warunkiem generowania się tych obliczeń jest zaznaczenie logów systemowych w Konfiguracji Programu/ Płace/ Parametry. Logi te zostały szczegółowo opisane w podręczniku do modułu Płace i Kadry.

Stałe podatkowe

Pozwala na ustalenie w programie standardowych progów podatkowych, kosztów uzyskania, ulgi podatkowej (dla pracowników etatowych) oraz wysokości zaliczki na podatek dochodowy (%) oraz kosztów uzyskania (%) (dla zleceniobiorców). Progi podatkowe zapamiętywane są w postaci listy elementów (par): próg podatkowy - kwota, procent. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Wprowadzone dane co najmniej przez rok (do następnej aktualizacji) będą obowiązywały wszystkich pracowników, dla których nie zostaną one indywidualnie zmienione (w danych pracownika). Program automatycznie gromadzi zapisy z kolejnych lat. Takie rozwiązanie gwarantuje poprawność naliczania wysokości zaliczki  podatku dochodowego zarówno w wypłatach za bieżący rok, jak i lata poprzednie (istotne przy uzupełnianiu wcześniejszych wypłat). Podobny mechanizm obowiązuje dla wprowadzonej wysokości kosztów uzyskania i ulgi podatkowej – mają one charakter globalny. Obowiązują dla wszystkich pracowników, poza wybranymi. Dla wybranych pracowników wysokość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej może zostać skorygowana poprzez wpisanie odpowiednich współczynników (np. wprowadzenie współczynnika 1.25 dla kosztów uzyskania jest równoważne z podwyższeniem o 25%, czyli ustaleniem w wysokości  przysługującej osobom zatrudnionym poza miejscem zamieszkania; podobnie można zwiększyć dwukrotnie wysokości ulgi podatkowej - istotne dla osób samotnie wychowujących dzieci).
Uwaga
Dla wypłat mających miesiąc deklaracji 10/2019 oraz późniejszy, zgodnie z nowelizacją ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obniżeniu ulega pierwszy próg podatkowy z 18% na 17%. Zmianie ulegają również koszty uzyskania przychodu oraz ulga podatkowa. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2019 r. poz. 1835).
Koszty uzyskania – pole zawiera wartość miesięcznych kosztów uzyskania w pojedynczej wysokości. Koszty uzyskania podwyższone o 25% - pole zawiera wartość kosztów podwyższonych. Ulga podatkowa (miesięczna) – pole zawiera kwotę miesięcznej ulgi podatkowej Ulga podatkowa (roczna) – kwota roczna ulgi podatkowej. Wyłącznie dla umów zleceń zawieranych z osobami NIE będącymi jednocześnie pracownikami zleceniodawcy istotna jest kwota „ryczałtu” (Ryczałt poniżej kwoty (PIT-8AR)). Charakter globalny (dla wszystkich zawieranych umów zleceń i o dzieło) ma również definicja procentu zaliczki podatku (Procent zaliczki podatku). W przypadku konieczności zmiany którejkolwiek z wymienionych wartości należy (zgodnie z przyjętym standardem):
  1. wybrać odpowiednią datę (rok) od której będzie ona obowiązywała i
  2. we właściwe pole wpisać nową wartość.
  3. Całość należy zaakceptować przyciskiem .
Modyfikując odpowiednio zawartością pola rok uzyskamy na ekranie podgląd zgromadzonych danych historycznych.

Zasiłki

Zasiłek wychowawczy Dla celów wypełniania raportu ZUS RCA za osoby przebywające na urlopie wychowawczym z kodem ubezpieczenia 12 11 dostępne są pola:
  • Maksymalna podstawa składek emerytalno – rentowych,
  • Podstawa składek zdrowotnych.
Świadczenie rodzicielskie Świadczenie rodzicielskie – kwota świadczenia rodzicielskiego. Jest wykorzystywane przy wyliczaniu podwyższenia zasiłku macierzyńskiego. W przypadku konieczności zmiany którejkolwiek z wymienionych wartości można wykonać operację Pobierania wskaźników z menu Ogólne lub zgodnie z przyjętym w programie standardem:
  1. wyświetlić wskaźniki w miesiącu, od którego będzie obowiązywała nowa wartość,
  2. wpisać nową wartość w odpowiednie pole,
  3. całość zaakceptować przyciskiem .
Modyfikując odpowiednio zawartość tych dwóch pól (miesiąc i rok) uzyskamy na ekranie podgląd (weryfikację) zgromadzonych danych historycznych.

Pulpit Menadżera

Parametry

Kod firmy – jest to jeden z parametrów podawanych podczas logowania do Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera. Domyślnie jest to nazwa bazy konfiguracyjnej bez przedrostka CDN_KNF (wcześniej CDN_). Jednakże za pomocą tego parametru można zmienić jego wartość. Parametry konfiguracyjne Pulpitu MenadżeraW przypadku księgowości kontowej zobowiązania wobec biura widoczne dla klienta wg modułu – użytkownik może wybrać, z którego miejsca: KH czy Kasa/Bank będą pobierane dane do raportu widocznego w Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera w zależności od tego czy biuro rachunkowe prowadzi rozrachunki na kontach czy w module Kasa/Bank.

Środki trwałe

Parametry

Zaokrąglenie generowanej amortyzacji – określa sposób zaokrąglania kwot amortyzacji automatycznie naliczanej w ewidencji środków trwałych. Grosze przy amortyzacji dodawane do ostatniego miesiąca – określa sposób liczenia amortyzacji. Jeżeli parametr jest włączony – odpisy za poszczególne miesiące są wyliczane w równej wysokości, a pozostające grosze są doliczane do odpisu za ostatni miesiąc okresu obrachunkowego (dla Księgowości kontowej) / roku kalendarzowego (dla Księgi podatkowej). Jeśli parametr jest wyłączony, wówczas grosze są pozostawiane w odpisie za ten miesiąc, za który zostały matematycznie wyliczone.

Użytkowe

Parametry

Stosuj filtry obowiązkowe Parametr administracyjny – jest widoczny tylko po zalogowaniu się w programie na użytkownika posiadającego uprawnienia administratora. Jego zaznaczenie powoduje włączenie mechanizmu filtrowania na listach, na których zostały zdefiniowane przez administratora filtry obowiązkowe. Jak działa mechanizm filtrów obowiązkowych? Filtry obowiązkowe służą do ukrywania zadanych obszarów danych przed zadanymi operatorami. Takie ukryte obszary może definiować jedynie operator posiadający status Administratora. Możemy na przykład zdefiniować, aby pewien operator mógł widzieć zapisy kasowe i zdarzenia dotyczące tylko wybranego rejestru. Posiadając uprawnienia administratora definiujemy na liście zapisów kasowych i preliminarzu filtry obowiązkowe dla żądanego operatora. Filtr ten jest stosowany bez zgody, a nawet wiedzy zainteresowanego.
  • W Konfiguracji programu (Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Parametry) włączamy parametr Stosuj filtry obowiązkowe.
  • Na liście (L) dodajemy konstruktorem filtra żądany filtr obowiązkowy (F) przy czym na trzeciej zakładce wybieramy typ filtra Obowiązkowy i wybieramy operatora (O), przed którym chcemy ukryć dane.
Po zalogowaniu operator (O) nie zobaczy na liście (L) tych danych, które nie spełniają filtra (F).  Blokada dostępu do listy operatorów na ekranie logowania Parametr administracyjny – jest widoczny tylko po zalogowaniu się w programie na użytkownika posiadającego uprawnienia administratora. Jego zaznaczenie powoduje zablokowanie rozwijalnej listy operatorów na oknie logowania do Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP Optima Analizy BI. Wymuszaj hasła operatorów Parametr administracyjny – jest widoczny tylko po zalogowaniu się w programie na użytkownika posiadającego uprawnienia administratora. Jego zaznaczenie powoduje konieczność ustawienia hasła dla każdego operatora w programie.
  • Wymuszaj mocne hasła – po zaznaczeniu parametru, w celu zwiększenia bezpieczeństwa, zakładane hasło musi spełniać określone warunki: powinno składać się z 8 znaków, zawierać litery od a do z, cyfry 0-9 oraz znaki specjalne ’!@#$%^&*()_+-=[]{},;:.?/
  • Wymuszaj zmianę hasła co (30) dni – po zaznaczeniu parametru program zapamiętuje datę (data pobierana z serwera SQL, na którym znajduje się baza konfiguracyjna) i od tego momentu sprawdza ważność hasła zgodnie z podaną ilością dni. Po upływie 30 (ustawienie domyślne, pole może przyjmować wartości od 1 do 999) dni program poinformuje o utracie ważności hasła („Twoje hasło straciło ważność. Zmień hasło.”), do ponownego zalogowania do programu konieczna będzie zmiana hasła.
Blokada uruchomienia aktualizacji po nadejściu powiadomienia Jest to blokada automatycznej aktualizacji programu Comarch ERP Optima. Jeżeli parametr jest zaznaczony wówczas po kliknięciu w komunikat otwiera się strona www.erp.comarch.pl/dla-klientów. Domyślna nazwa pliku dla eksportowanych/wysyłanych wydruków Po uzupełnieniu pola Domyślna nazwa pliku dla eksportowanych/wysyłanych wydruków, określony w nim schemat nazewnictwa plików z wydrukami wykorzystywany będzie w przypadku wydruków mających nieuzupełnioną nazwę pliku na formularzu definicji wydruku. W tym polu można wstawić odwołanie do zmiennej dynamicznej, przy czym dostępne są jedynie zmienne globalne. Chcąc w nazwie pliku wykorzystać zmienne dostępne dla określonych dokumentów bądź list, należy schemat nazw plików takiego wydruku zdefiniować bezpośrednio na formularzu definicji tego wydruku. Jeżeli w definicji nazwy pliku z wydrukiem użyto wyłącznie parametrów dynamicznych które nie zwracają w określonej sytuacji żadnych wartości, jako nazwa dla tworzonego pliku podpowiada się domyślna nazwa eksportowanego wydruku.

Operatorzy

Formularz karty operatora - zakładka Parametry

Zakładka [Parametry] umożliwia zdefiniowanie parametrów typowych dla operatora, dotyczących różnych operacji wykonywanych w różnych modułach. W sekcji Parametry dla modułu Kasa/Bank znajdują się następujące parametry: Prawo zmiany zapisów k/b w zamkniętych raportach - po zaznaczeniu operator ma dostępne do edycji niektóre pola na zapisie kasowym/bankowym, znajdującym się w raporcie zamkniętym (pola są aktywne w raportach niezaksięgowanych i bez uzupełnionej zakładki predekretacja, zapisy nie mogą być również zaksięgowane do KPiR). 
  • Na zapisach automatycznych powstałych do dokumentów gotówkowych aktywne są pola: Nazwa podmiotu, Kategoria, Opis, Konto przeciwstawne, Kolumna KPiR.
  • Na pozostałych zapisach aktywne są pola: Lp, Numer obcy, Data, Kwota, Status, Podmiot, Nazwa podmiotu, Bank, Numer rachunku, Kategoria, Opis, Konto przeciwstawne, Kolumna KPiR, Waluta rozl. (tylko na zapisach złotówkowych), Typ kursu, Data kursu, Notowanie kursu.
  • Przy czym na zapisach rozliczonych nieaktywne są pola Data, PodmiotWaluta rozl. Na zapisach rozliczonych w Magazynie Walut nieaktywne są pola Data, Kwota, Typ kursu, Data kursuNotowanie kursu. 
Akceptowanie poleceń wyjazdu i rozliczenia - jeżeli operator będzie miał zaznaczony ten parametr to na formularzu delegacji będzie mógł zaznaczyć parametry: Zaakceptowane polecenie wyjazdu, Zaakceptowane wydatki. Parametr widoczny tylko gdy pobrano licencję na moduł Kasa/Bank Plus. Blokada dostępu do: wszystkich dokumentów pracowników – zaznaczenie parametru  zablokuje dostęp do modułu kadrowo-płacowego zarówno w Comarch ERP Optima Płace i Kadry  jak i Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Dodatkowo do danych płacowych dostępnych w innych modułach, i tak:
  • w module Kasa/Bank – po zaznaczeniu parametru blokady, ukryte zostaną na listach dokumentów rozliczonych i nierozliczonych te dokumenty kasowe/bankowe, które są wystawione na podmiot typu „pracownik”. Na listach rozliczonych zapisów, gdy zostaną rozliczone ze sobą dokumenty, z których jeden jest wystawiony na pracownika, a drugi na inny podmiot, formatka rozliczenia będzie miała ukryte dane dotyczące dokumentu wystawionego na pracownika.
Uwaga
Nie jest zablokowane rozliczanie faktur zaliczkami pracowników nawet jeżeli Operator ma włączoną blokadę. Będzie widział wszystkie nierozliczone zapisy k/b, będzie je mógł pobrać z nich kwoty do rozliczenia dokumentu, który wprowadza. Będzie mógł usunąć rozliczenie z poziomu Preliminarza lub rozliczeń podmiotu wychodząc od zdarzenia jeżeli zdarzenie nie będzie wystawione na pracownika.
  • W modułach księgowych blokada spowoduje ukrycie w menu Księgowość gałęzi Wynagrodzenia oraz w Dokumentach źródłowych pozycji Listy płac.
  • W module Analizydla włączonego modułu Analizy z parametrem Pełne menu dla modułu Analizy przy zaznaczonej blokadzie ukryte zostaną w głównym menu pozycja Kadry/Płace oraz w  Panelu analiz gałąź Kadry i Płace. Pozostałe Analizy nie uwzględniają tej blokady.
  • Praca rozproszona – wysyłane będą wszystkie zapisy, również te wystawione na pracownika. Dotyczy to także ręcznie wprowadzonych płatności do Preliminarza płatności. Można zablokować Operatorowi eksport w modelu Pracy rozproszonej zakładając odpowiednią blokadę.
  • Eksport raportów kasowych/bankowych do Comarch ERP Klasyka – przez plik kasadokh.txt lub bankdokh.txt. W tej sytuacji należy założyć blokadę do funkcji skryptowych, które realizują ten eksport.
Blokada dostępu do: tylko wynagrodzeń zaznaczenie parametru spowoduje:
  • wyłączenie modułów Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus (wyszarzenie tych modułów w sekcji Operator używa modułów),
  • w modułach Księgowych blokada spowoduje ukrycie w Dokumentach źródłowych dla List płac podglądu wypłat pracowników,
  • na wszystkich listach w module Kasa/Bank operator nie widzi:
  • zdarzeń pochodzących z list płac
  • zapisów k/b z zaznaczonym parametrem Wynagrodzenie. 
Na listach: Magazyn walut zakładka [Różnice kursowe], [Rozliczenia podmiotu] zakładka [Rozliczone], [Dokumenty rozliczone] oraz [Różnice kursowe] blokada działa na dokumenty wystawione na pracownika. Zaznaczenie parametru Prawa operacji na księdze głównej w sekcji Parametry dla księgowości kontowej pozwala operatorowi w przypadku prowadzenia księgowości kontowej na pracę w księdze głównej. Opcje z sekcji Parametry dla księgi podatkowej określają jakie rodzaje dokumentów są księgowane poprzez bufor księgi, a jakie bezpośrednio do książki podatkowej. Księgowanie przez bufor księgi oznacza, że zapis będzie można skasować lub zmodyfikować bez śladu. Zapisy w książce podatkowej można jedynie skreślić – ich zawartość pozostaje w bazie i jest widoczna na ekranie. Oczywiście po sprawdzeniu zapisy mogą być przeniesione z bufora do księgi. Parametr Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7/plik JPK_V7 umożliwia wybór spośród opcji: „ostrzeżenie” lub „blokada”. Funkcja ta powoduje podczas zapisywania zmian na dokumencie w rejestrze VAT sprawdzenie czy istnieje deklaracja za dany okres, generując ostrzeżenie bądź blokując możliwość dokonania zmian. Jeśli operator ma włączoną blokadę, to również podczas importu dokumentów (za pomocą pracy rozproszonej, importu danych księgowych w menu Narzędzia bądź programem Migrator)  pojawi się komunikat: Dokument dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach. Ostrzeżenie/ blokada zamiany dokumentów jeżeli zatwierdzona jest deklaracja VAT-7 działa wyłącznie dla metody zwykłej rozliczania VAT. Nie działa dla metody kasowej. Parametr Prawo zmiany dokumentów wyeksportowanych w sekcji Praca rozproszona zezwala danemu operatorowi na modyfikację dokumentów, które zostały wyeksportowane do pliku, w celu przeniesienia ich do innego komputera. Szersze informacje na temat pracy rozproszonej można znaleźć tutaj. Parametr Prawo importu zapisów k/b do otwartych raportów jest domyślnie odznaczony. Po jego zaznaczeniu Operator będzie miał możliwość importu zapisów do raportów, które są otwarte, z zachowaniem kontroli duplikatów. Podczas importu sprawdzana jest wartość pola ID_ZRODLA. Jeśli w bazie docelowej znajduje się raport o takim samym numerze ID, nie jest dodawany kolejny, tylko importowane są poszczególne zapisy, których brak w bazie. Sekcja Parametry dla modułu handlowego zawiera kilkanaście różnych parametrów dla modułu handlowego: Aktualizacja kontrahenta na dokumencie – umożliwia zmianę danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach. Funkcja polega na podmianie danych z dokumentu, widocznych na zakładce [Kontrahent], na dane aktualne na karcie kontrahenta. Funkcja jest dostępna na liście z poziomu menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy). Blokada anulowania dokumentu – umożliwia zablokowanie funkcji anulowania dokumentów (opcja w menu kontekstowym nie jest dostępna). Blokada dotyczy wszystkich dokumentów zarówno handlowych, jak i magazynowych. Blokada edycji pozycji cennika – włączenie parametru powoduje zablokowanie operatorowi możliwości wyświetlenia zawartości pozycji cennika. Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA – dla operatora można zablokować możliwość powtórnej fiskalizacji dokumentu. W przypadku, gdy dokument ma już nadany status F (fiskalny), operator nie będzie miał możliwości ponownego zafiskalizowania dokumentu poprzez opcję Fiskalizacja paragonu dostępną na liście paragonów w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy. Jeśli poprzednia fiskalizacja nie przebiegła poprawnie (dokument ma status #F na liście dokumentów), wówczas fiskalizacja z poziomu listy dokumentów będzie możliwa. Opcja nie jest dostępna niezależnie od tego, czy poprzednia fiskalizacja przebiegła poprawnie czy nie. Blokada zapisu FS i PA do bufora – tym parametrem można zablokować operatorowi możliwość zapisu faktur i paragonów do bufora. Blokada zmian cen … – zablokowanie operatorowi możliwości zmiany cen na wyszczególnionych typach dokumentów: FS (faktura), WZ (wydanie zewnętrzne), PA (paragon), FZ (faktura zakupu), RO (rezerwacja odbiorcy), FPF (faktura Pro Forma), ZD (zamówienie u dostawcy). Brak dostępu do cen zakupu - ograniczenie dostępu danego operatora do cen zakupu w programie – będą one dla niego niewidoczne. Blokada zmiany kwoty wpłaty do dokumentów - Operator, na którego zostanie nałożona blokada, podczas zatwierdzania dokumentu nie będzie mógł wprowadzić w oknie potwierdzenia wpłaty/wypłaty gotówki niższej kwoty, niż kwota wynikająca z płatności dla tego dokumentu. Okno informacji o kontrahencie na dokumentach – zaznaczenie parametru umożliwia wyświetlanie opisu kontrahenta oraz innych informacji w widoczny sposób podczas wystawiania dokumentów. Płatność do WZ – zaznaczenie parametru umożliwia przyjęcie wpłaty gotówki dla dokumentu WZ. Sprzedaż poniżej min. marży/ maks. rabatu – w module handlowym istnieje możliwość ustalenia granicy dla cen sprzedaży. Jeśli parametr jest zaznaczony – wtedy operator może ustawiać na dokumentach dowolne ceny sprzedaży, niezależnie do ustalonej granicy. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – podczas wystawiania dokumentów program kontroluje, czy została zachowana minimalna marża ustalona dla towaru lub tez, czy nie przekroczona maksymalnego dopuszczalnego rabatu. Zapisywanie dokumentów FS i PA po wydruku na trwałe – jeśli parametr zostanie włączony, wówczas operator drukując fakturę lub paragon, będzie te dokumenty zapisywał na trwałe (nie do bufora). Zapisywanie dok. mag. po wydruku na trwałe - jeśli parametr zostanie włączony, wówczas operator drukując dokumenty magazynowe, będzie te dokumenty zapisywał na trwałe (nie do bufora). Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie – jeśli parametr będzie zaznaczony to operator będzie miał możliwość zmiany kategorii (w nagłówku i na elementach) na dokumentach, pomimo, że zostały już zapisane na trwałe. Pole Kategoria jest dostępne aż do chwili zaksięgowania dokumentu (do rejestru VAT lub bezpośrednio do modułu Księga Handlowa) Zmiana limitu kredytu na karcie kontrahenta – włączenie parametru zezwala operatorowi na zmianę limitu kredytu dla kontrahenta. Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumentach - parametr związany jest z możliwością zmiany opisu oraz osoby odbierającej fakturę na zatwierdzonym dokumencie. Funkcja działa w podobny sposób jak w przypadku zmiany kategorii. Na zatwierdzonym dokumencie, niezależnie od tego czy został już zaksięgowany, istnieje możliwość zmiany:
  • opisu oraz atrybutów, związanych z kontrahentem (dla dokumentu),
  • zmiany opisu na pozycji dokumentu,
  • zmiany osoby odbierającej na Fakturze Sprzedaży,
  • ustawień parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF - na Fakturach i korektach, na zakładce [KSeF].
Zmiana wysłanych/ odebranych e-faktur – parametr związany z funkcjonalnością wystawiania faktur w formie elektronicznej, opisaną w odrębnej instrukcji. Zaznaczenie tego parametru pozwoli na anulowanie dokumentów wysyłanych do systemu IWD. Kontrola płatności przy sprzedaży: zapis na trwałe – parametr dotyczy uprawnienia operatora do zatwierdzania dokumentów na trwałe dla kontrahenta, który przekroczył przyznany limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności:
  • ostrzeżenie – operator zostanie poinformowany o przekroczeniu limitu, ale będzie miał możliwość zatwierdzenia,
  • blokada – sprzedaż zostanie zablokowana (operator nie będzie miał możliwości zapisu dokumentu na trwałe).
Kontrola płatności przy sprzedaży: zapis do bufora – parametr dotyczy uprawnienia operatora do zapisu dokumentów do bufora dla kontrahenta, który przekroczył przyznany limit kredytu lub płatności przeterminowanych. Oprócz opcji dostępnych przy zatwierdzaniu na stałe możliwe jest ustawienie opcji brak tak, by program nie kontrolował limitów podczas zapisu dokumentów do bufora. Dodatkowo funkcjonalność kontroli limitów może być dostępna dla wybranych operatorów podczas wystawiania dokumentów WZ, RO, FPF. Oznaczenie dla drukarki fiskalnej – istnieje możliwość wydruku na paragonie fiskalnym identyfikatora operatora, który dokument wystawił. Format identyfikatora powinien być przystosowany do wymagań drukarki fiskalnej, z którą współpracuje program. Jeśli pole nie jest wypełnione, a równocześnie zaznaczony jest parametr odpowiedzialny za wysyłanie identyfikatora na drukarkę (Konfiguracja Stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna), wtedy wysyłany jest akronim operatora. Magazyn domyślny – w programie istnieje możliwość określenia magazynu domyślnego, z którym kojarzone są automatycznie dokumenty wystawiane przez operatora. Magazyn może zostać wybrany z listy zdefiniowanych w systemie magazynów, dostępnej po wciśnięciu przycisku. Mechanizm został dokładniej opisany tutaj. Blokada zmiany magazynu domyślnego: dokument – parametr jest dostępny tylko jeśli operator ma przypisany magazyn domyślny. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – magazyn domyślny proponuje się w trakcie wystawiania dokumentu, ale operator ma możliwość zmiany na inny. Jeśli parametr jest zaznaczony – operator nie ma możliwości wystawienia dokumentu na innym magazynie niż jego magazyn domyślny. Blokada zmiany magazynu domyślnego: listy - – parametr jest dostępny tylko jeśli operator ma przypisany magazyn domyślny. Daje możliwość zablokowania operatorowi zmiany przypisanego mu magazynu na listach: zarówno listach dokumentów, jak i liście zasobów oraz na raportach historia obrotu towarem i historia obrotów z kontrahentem. W sekcji Historia towaru znajdują się parametry Ustawiaj kontrahenta i magazyn oraz Ustawiaj typ dokumentu.
  • Jeżeli parametry są zaznaczone – podczas uruchamiania historii towaru z poziomu dokumentu, w filtrze ustawiany jest kontrahent, magazyn i typ tego dokumentu.
  • Jeżeli parametry są wyłączone – podczas uruchamiania historii towaru z poziomu dokumentu, w filtrze nie są ustawiane domyślne wartości z tego dokumentu.
Funkcja Detal - w tym miejscu należy wskazać wcześniej zdefiniowaną funkcję (Konfiguracji programu/ Detal/ Funkcje Pracowników), którą operator będzie pełnił w Comarch ERP Optima Detal. W sekcji Parametry dla modułu kadrowo-płacowego znajdują się następujące parametry: Dostęp do kadr bez danych płacowych - blokada danych płacowych dla Operatorów zajmujących się wyłącznie ewidencjonowaniem zapisów kadrowych. Dopiero po zaznaczeniu parametru będzie możliwość określenia dla Operatora, czy:
  • stawka zaszeregowania widoczna – Operator nie ma dostępu do wypłat, ale może wpisać stawkę zaszeregowania pracownika i wydrukować umowę o pracę, świadectwo pracy,
  • stawka zaszeregowania ukryta – Operator nie ma dostępu ani do wypłat ani do stawki zaszeregowania wpisanej na formularzu etatu. [/su_list]
Uwaga
Tylko Operator z uprawnieniami administratora ma prawo ustawiania parametru na innych operatorach.

Zaznaczenie parametru Dostęp do kadr bez danych płacowych (z dowolną opcją) ukrywa:












w module Płace i Kadry:
1. Na liście pracowników (Kadry):
seryjne deklaracje PIT,
raport do NFZ,
zapisy kasowe/bankowe,
preliminarz płatności pracownika,
rozliczenia pracownika,
deklaracje PIT pracownika,
eksport danych etatowych i akordów do arkusza Excel,
na formularzu danych kadrowych Właściciela - zablokowany jest dostęp do kwot deklaracji,
na formularzu umowy cywilnoprawnej zostaje ukryta zakładka Lista wypłat umowy
2. Na formularzu danych kadrowych:
sekcję dotyczącą Informacji o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych (zakładka Szczegółowe/ Ubezpiecz cd.),
zaniechania podatkowe,
listę podstaw obliczeniowych,
zapisy kasowe/bankowe,
preliminarz płatności pracownika,
zaliczki / pożyczki,
rozliczenia pracownika.
3. Wypłaty pracowników
4. Listy płac
5. Kasy zapomogowo – pożyczkowe (Płace i Kadry Plus)
6. Deklaracje



Wydruki (ukryte sekcje):
1. Z listy pracowników (Kadry):
wydruki seryjne PIT-ów,
wydruki płacowe,
lista umów cywilno – prawnych,
wydruki seryjne – płacowe.
2. Z formularza danych kadrowych:
wydruki płacowe,
Wydruki do Worda (XML) – zaświadczenie o dochodach.
w module Kasa/Bank:rozliczenia z pracownikami (działa podobnie do parametru Blokada dostępu do rozliczeń pracowników)
w Narzędziach / Korekty danych /…Korekta składki wypadkowej jest zablokowana. Pojawi się komunikat o braku uprawień.
W oknie Informacji bieżącychzablokowane zostają dane związane z deklaracjami: PIT-4R, PIT-8AR i PFRON

Parametr Stawka zaszeregowania ukryta [√] ukrywa dodatkowo:













W module Płace i Kadry
1. Na liście pracowników (Kadry):
listy dodatków pracownika,
seryjne dodawanie dodatków,
listę akordów pracownika,
seryjne dodawanie akordów,
zmianę stawki zaszeregowania i jej rodzaju (mies/godz) w seryjnej zmianie pola (Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus),
w Panelu wyszukiwania ukryta możliwość wyszukiwania i filtrowania pracowników po rodzaju stawki i kwotach stawki zaszeregowania,
na liście zapisów historycznych pracownika ukryta jest kolumna ze stawką zaszeregowania.
2. Na formularzu danych kadrowych:
pole Najniższe wynagrodzenie (Etat),
pole stawka zaszeregowania (Etat),
Gwarantowany % minimalnej
Dodatki, akordy pracownika.
1. Z listy pracowników (Kadry) ukryte wydruki:
lista pracowników pełna,
wydruki seryjne – kadrowe,
lista pracowników (GenRap).
2. Z formularza danych kadrowych wydruki:
do Worda (XML) – umowy o pracę,
Umowy o pracę.
Blokada anulowania wypłaty – Operator nie może anulować wypłaty z listy wypłat ani z listy wypłat pracownika. Blokada anulowania nieobecności i zestawień czasu pracy – Operator nie będzie mógł anulować nieobecności pracownika, czasu pracy, zestawień nawet jeśli anulowano wypłaty. Blokada edycji czasu pracy po naliczeniu wypłaty – parametr dotyczy ograniczenia Operatorowi możliwości edycji czasu pracy, gdy za ten okres jest już naliczoan wypłata etatowa. Użytkownik ma możliwość wyboru spośród trzech dostępnych opcji:
  • Ostrzeżenie – zaznaczenie tego parametru, spowoduje wyświetlanie komunikatu informującego o edycji czasu pracy za okres, za który jest naliczona wypłata,
  • Blokada – zaznaczenie tej opcji, skutkuje całkowitym zablokowaniem możliwości wprowadzania zmian w planie, czasie pracy oraz w zestawieniu, gdy jest za ten okres naliczona wypłata,
  • Brak – domyślne ustawienie. Użytkownik może wprowadzać zmiany w czasie/planie pracy po naliczeniu wypłaty (w żaden sposób nie jest blokowana możliwość modyfikacji godzin pracy po naliczeniu wypłaty).
 

Formularz karty operatora - zakładka Ogólne

Na zakładce [Ogólne] kartoteki operatora podajemy następujące informacje: Identyfikator jest to kod, wg którego operator jest identyfikowany w systemie. Najczęściej stosuje się tu inicjały lub skrót imienia. Imię i nazwisko pełne imię i nazwisko operatora. Firma startowa nazwa firmy, która jest domyślnie uruchamiana dla operatora (można ją wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Firma). Konto domenowe – możliwość wskazania konta domenowego w systemie Windows do Operatora w Comarch ERP Optima w celu ułatwienia logowania do programu. Po uzupełnieniu tego pola uruchamiając program pomijane jest okno logowania do Comarch ERP Optima, Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe, Rejestrator Czasu Pracy, Comarch ERP Optima Detal, Comarch ERP Optima Przypominacz oraz Comarch ERP Optima Migrator. Przy logowaniu automatycznym operator będzie pobierał licencje na wszystkie moduły, jakie są dla niego zaznaczone na jego karcie. Automatyczne zalogowanie operatora ma miejsce tylko i wyłącznie w przypadku, gdy program jest uruchamiany. Jeżeli zalogowany automatycznie operator wybierze Start/ Logowanie (bądź Zmiana firmy), pokazane zostanie standardowe okno logowania. Jeżeli w systemie Windows nie funkcjonuje mechanizm domeny, funkcja nie będzie mogła być wykorzystana. Opis – pole umożliwiające zamieszczenie opisu dotyczącego operatora. E-mail – w tym polu istnieje możliwość uzupełnienia adresu email Operatora oraz możliwość wysłania maila. Jeżeli zalogowany Operator ma w systemie Comarch ERP Optima zdefiniowane konto pocztowe i pobrał licencję na moduł CRM, wówczas wciśnięcie przycisku  - wyślij pocztę powoduje otwarcie okna wysyłającego wiadomość w module CRM. Jeżeli nie korzysta z modułu CRM, wówczas podniesie się wiadomość z domyślnego klienta poczty. Telefon – pole umożliwiające wpisanie numeru telefonu. Wykorzystywane przez funkcjonalność subskrypcji SMS w module Analizy BI.
Logowanie operacji seryjnych – Wyświetlanie – parametr logowania operacji seryjnych dotyczy wyświetlania się okna tzw. logów, czyli informacji wyświetlanych po zakończeniu danej operacji, np. importu, eksportu, księgowania itp.
  • wszystko – zostanie wyświetlone okno podsumowania zawierające zarówno błędy, ostrzeżenia oraz również to co zostało wykonane prawidłowo,
  • błędy i ostrzeżenia – wyświetlone zostaną jedynie powstałe podczas danej operacji błędy oraz ostrzeżenia.
Logowanie operacji seryjnych – Podsumowanie:
  • zawsze – okno informacji o wynikach operacji pokazywane jest zawsze,
  • automatycznie – w przypadku braku błędów lub ostrzeżeń okno informacji o wynikach operacji zamknie się automatycznie (ustawienie domyślne).
Administrator operator posiadający status administratora posiada pewne dodatkowe uprawnienia, w stosunku do pozostałych użytkowników.
Konto zablokowane jeżeli konto operatora zostało zablokowane, wówczas nie ma możliwości zarejestrowania się w programie na konto takiego operatora. Operator używa modułów - na formularzu operatora znajduje się lista wszystkich dostępnych w systemie Comarch ERP Optima modułów. Jeśli operator ma uprawnienia administratora – ma możliwość zaznaczenia, które moduły powinny być dostępne dla poszczególnych operatorów. Podczas uruchamiania programu po wpisaniu kodu operatora program sprawdza, które moduły powinny być dla niego udostępnione. Zawartość menu głównego programu zależy od posiadanych modułów, przykładowo: Faktury – menu obejmuje funkcje: faktury sprzedaży, faktury Pro Forma, paragony, faktury zakupu oraz sprzedaż dedykowaną, łatwą sprzedaż oraz łatwe zakupy. FakturyAnalizy – menu faktur powiększa się o Rezerwacje Odbiorcy i Zamówienia Dostawcy - z prawem do podglądu wymienionych list. Handel –  w  Ogólne/ Inne dostępna jest lista magazynów (wielomagazynowość), z menu Handel istnieje dodatkowo możliwość wystawiania Rezerwacji odbiorcy i Zamówień u dostawcy oraz wszystkich dokumentów magazynowych (BO, WZ, PZ, RW, PW). Warto pamiętać, że jeśli zaznaczone będą moduły, które nie zostały wykupione – cały system pracować będzie w wersji startowej (tzn. zakres dat na zapisach w poszczególnych modułach nie będą mogły przekroczyć 30 dni). Włączenie modułu Analizy powoduje pojawienie się dodatkowego parametru: Pokazuj pełne menu dla modułu Analizy – jeśli parametr jest wyłączony, wówczas program pokazuje menu tylko dla modułów, które zostały zaznaczone przez użytkownika (czyli na które użytkownik ma licencję). Jeśli parametr włączymy, wówczas w menu programu będą również pokazywane pozycje wszystkich dostępnych w programie modułów – również tych nie zaznaczonych w konfiguracji. Dane z niezaznaczonych tych modułów będą dostępne tylko w trybie tylko do odczytu. Operator, który zaloguje się do Analiz z zaznaczonym parametrem Pełne menu dla modułu Analizy w Informacjach bieżących (panel boczny) ma dostęp do tych zestawień, które zostały zaznaczone na karcie operatora, na zakładce [Informacje]. Moduły PłaceKadry oraz Płace i Kadry Plus różnią się od siebie zakresem funkcjonalności – ten drugi jest bardziej rozbudowany i przeznaczony dla firm zatrudniających powyżej kilkudziesięciu osób. Moduły księgowe to Księga Podatkowa, Księga Handlowa i Księga Handlowa Plus. Ta ostatnia ma możliwość prowadzenia księgowań walutowych. Wszystkie wprowadzone w sekcji Moduły informacje będą zastosowane dopiero po ponownym uruchomieniu programu. e-Sprawozdania – zaznaczenie parametru umożliwi zalogowanie operatora do aplikacji Comarch e‑Sprawozdania w nowej wersji, która będzie zintegrowana z Comarch ERP Optima. Jeżeli operator nie będzie miał zaznaczonego tego parametru, wówczas zalogowanie się do aplikacji Comarch e-Sprawozdania nie będzie możliwe. Comarch PPK – zaznaczenie parametru umożliwia zalogowanie tego operatora do aplikacji Comarch PPK. Dla operatora ADMIN parametr jest domyślnie zaznaczony. Dostęp tylko do firmy startowej – włączenie tego parametru powoduje, że dany operator nie może podczas uruchamiania programu wybrać z listy dostępnych firm firmy innej, niż ta, która została mu przypisana jako startowa. Parametry Administrator, Konto zablokowane oraz Dostęp tylko do firmy startowej może ustawiać dla operatorów tylko administrator (operator o uprawnieniach administratora). Administrator nie może zmieniać tych ustawień dla siebie samego. Przypomnienie o kopii bezpieczeństwa – zaznaczenie parametru oraz ustawienie na bazie danych (Start/ Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Bazy danych/ zakładka Archiwum/ parametr: Przypominaj o wykonaniu kopii co ... dni) wartości różnej od 0 spowoduje, iż podczas kończenia pracy z programem, zgodnie z ustawieniami, pojawi się okno Przypomnienie o wykonaniu kopii bezpieczeństwa z możliwością wykonania kopii. Parametr nie jest dostępny w wersji Online. Prawo do korzystania z ChatERP – zaznaczenie parametru powoduje, iż operator posiada uprawnienia do korzystania z Wirtualnego asystenta Comarch, dostępnego w menu Sztuczna inteligencja. Prawo do seryjnego usuwania – jeśli parametr jest zaznaczony Operator ma możliwość seryjnego usuwania rekordów np. seryjne usuwanie na liście dokumentów zapisanych do bufora. Prawo do odblokowania wysłanej e-Deklaracji – możliwe jest zablokowanie użytkownikowi prawa do odblokowania wysłanej deklaracji do systemu e-Deklaracje. Zaznaczenie parametru powoduje, że taki Operator będzie miał możliwość odblokowania deklaracji wysłanej do systemu e-Deklaracje, jeżeli parametr nie zostanie zaznaczony dla wybranego Operator to taki użytkownik nie będzie miał takich uprawnień. Przy zakładaniu nowego Operatora parametr ten jest domyślnie niezaznaczony. Prawo do łączenia kart kontrahentów – zaznaczenie parametru umożliwia operatorowi wykonanie operacji łączenia kontrahentów. Prawo eksportu plików JPK - zaznaczenie parametru umożliwia operatorowi wykonanie eksportu danych do Jednolitego Pliku Kontrolnego. Zmiana atrybutów/kodów JPK na zatw. dok. - jeżeli parametr będzie zaznaczony wówczas Operator będzie miał możliwość  zmiany atrybutu i/lub kodu JPK na zatwierdzonej oraz na zaksięgowanej fakturze zakupu/sprzedaży oraz zmiany atrybutu na zaksięgowanym dokumencie w Rejestrze VAT.
Dotyczy wersji: 2018.2.1
Uruchamianie kalkulatora po wciśnięciu + - * / - parametr jest domyślnie niezaznaczony. Po jego zaznaczeniu kalkulator może zostać wywołany przez tego operatora po umieszczeniu kursora w polu liczbowym poprzez wciśnięcie na klawiaturze numerycznej jednego z przycisków <+> , <-> , <*> lub </>. 
Prawo do generowania i podglądu haseł dla plików PDF. Operator z zaznaczonym parametrem ma możliwość generowania haseł do wydruków PDF udostępnianych pracownikom/właścicielom. Domyślnie parametr jest niezaznaczony. Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy – operator z zaznaczonym parametrem ma możliwość rozliczania dokumentów oraz usuwania rozliczeń z poziomu listy dokumentów związanych z powstawaniem płatności w Kasie/Banku (Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, dokumenty kaucyjne WKA i PKA, rejestry VAT zakupu i sprzedaży, ewidencja dodatkowa kosztów i przychodów). Udostępnianie wydruków w BI Point – zaznaczenie parametru powoduje, iż operator posiada uprawnienia do wysyłania wydruków do BI Point. Ustawienie Domyślnej serii dla operatora, skutkuje w programie wstawieniem tej wartości na wszystkich dokumentach, w których schemat numeracji zakłada istnienie sekcji REJESTR (zwanej inaczej SERIĄ). Domyślna kasa, Domyślny bank – istnieje możliwość takiego zdefiniowania form płatności typu gotówka oraz przelew, by zapisy kasowe/ bankowe trafiały nie do jednego rejestru kasowego lecz do różnych, w zależności od operatora, który wystawia dokument. Każdy operator może mieć przypisaną własną kasę domyślną oraz bank domyślny. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w obszarze Modułu dostępowego (Kasa/Bank). Wyskakujące powiadomienia 
  • Wyświetlaj informacje produktowe – odznaczenie parametru skutkuje ukryciem ikony Informacje produktowe na dolnym pasku programu Comarch ERP Optima.
W sekcji Comarch Cloud znajdują się pola:
  • E-mail – uzupełnienie tego pola umożliwia automatyczne logowanie do usług Comarch (Asysta, Społeczność Comarch ERP, Indywidualne Strony Klientów/Partnerów, iKsięgowość24).
  • E-mail dla IBARD: można w nim podać właściwy dla danego operatora login w usłudze Comarch IBARD.
W momencie pierwszej próby połączenia z usługą Comarch IBARD lub usługą obsługującą logowanie SSO, po uruchomieniu programu wywoływana jest funkcja logowania. Jeśli użytkownik na karcie wprowadzi swój login, wówczas jest on „podpowiadany” na oknie logowania. Użytkownik  musi wprowadzić tylko hasło.

Logowanie do Comarch IBARD

Jeśli operator na swojej karcie ma wprowadzony login do Comarch IBARD, wówczas dodatkowo przy logowaniu istnieje możliwość zaznaczenia parametru Zapamiętaj hasło. Wtedy logowanie do Comarch IBARD z poziomu programu następuje automatycznie w oparciu o login z karty operatora oraz zapamiętane hasło.

Logowanie do Comarch Cloud

Przy pierwszym uruchomieniu usługi, która obsługuje logowanie SSO użytkownik zostanie zapytany o hasło do konta SSO. Po jego wpisaniu i wybraniu Zaloguj lub wciśnięciu <ENTER> nastąpi uruchomienie przeglądarki z wybraną usługą. Po wpisaniu poprawnego hasła w bazie zostanie zapisany token służący do przyszłego uruchamiania wybranej usługi WWW z poziomu Comarch ERP Optima bez konieczności podawania hasła. Po kliknięciu przycisku Uruchom bez logowania istnieje możliwość uruchomienia usługi nie logując się w Comarch ERP Optima – wówczas autentyfikacja użytkownika nastąpi na stronie WWW. Jeśli którykolwiek z tych parametrów ulegnie zmianie (zmieni się login na karcie operatora, ewentualnie z poziomu Comarch IBARD lub usługi obsługującej logowanie SSO zostanie zmienione hasło) – okno logowania pojawi się ponownie, by użytkownik mógł wprowadzić prawidłowe dane. Logowanie operatora do Comarch IBARD nastepuje przy pierwszej próbie uruchomienia jakiejkolwiek funkcji związanej ze współpracą pomiędzy aplikacjami. Po udanym logowaniu użytkownik pozostaje zalogowany w Comarch IBARD aż do chwili wylogowania z programu Comarch ERP Optima
  • parametr wyloguj operatora z IBARD przy wylogowaniu z programu: jeśli parametr jest zaznaczony, wówczas operator przy wylogowaniu z programu Comarch ERP Optima (menu Start/ Logowanie) zostanie wylogowany również z konta Comarch IBARD. Parametr dostępny jest tylko wtedy, jeżeli uzupełnione jest pole Login IBARD.
Na kartotece operatora znajduje się również przycisk zmiany hasła . Działa on w dwóch trybach:
Zmiana hasła – możliwa jest wyłącznie, jeżeli operator otworzył własną kartotekę. Po wciśnięciu przycisku , pojawia się okno edycyjne zmiany hasła, na którym należy kontrolnie podać stare hasło, oraz dwukrotnie (w celu uniknięcia pomyłki) wpisać nowe hasło, które powinno być odpowiednio silne. Silne hasło powinno składać się co najmniej z 8 znaków, zawierać litery od a do z oraz od a do z, cyfry 0-9 oraz znaki specjalne '!@#$%^&*()_+-=[]{},;:.?/. Hasło operatora może zawierać do 30 znaków.

Zmiana hasła operatora

Dodatkowo podczas zmiany hasła specjalny pasek informuje o sile wprowadzonego hasła. Zmiana hasła możliwa jest również z menu Narzędzia/ Zmiana hasła. Skasowanie hasła – możliwe jest wyłącznie, jeżeli bieżący operator ma uprawnienia administratora. Na kartotece dowolnego operatora może on przez wciśnięcie  skasować jego hasło (w przypadku, jeżeli operator np. zapomniał hasła).

Operatorzy - Lista operatorów

Lista operatorów znajduje się w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy. Okno zawiera listę operatorów programu. Możliwe do realizacji czynności administracyjne związane z zakładaniem kont dla nowych operatorów to:  - Dodaj - dodanie nowego operatora,  - Edycja - zmiana ustawień dla operatora,  - Usuń – usuwanie operatora z bazy.
Uwaga
Wywołanie akcji usuwania operatora zwróci ostrzeżenie: Usunięcie operatora może doprowadzić do niespójności danych. Jeżeli operator ten aktywnie pracował w Comarch ERP Optima zalecamy zaznaczenie na jego karcie parametru Konto zablokowane. Czy na pewno chcesz skasować operatora? – po wybraniu TAK, operator zostanie usunięty z bazy

Formularz operatora - zakładka Bazy

Analogicznie jak w przypadku procedur, program pozwala na indywidualne ustalenie operatorom zakazów dostępu do poszczególnych baz danych. Funkcja ta może być szczególnie przydatna w biurach rachunkowych, gdzie za prowadzenie księgowości każdej firmy odpowiedzialny jest określony pracownik.

Uwaga
Domyślnie każdy operator posiada prawa dostępu do wszystkich baz danych zarejestrowanych w programie. System zabezpieczeń w programie opiera się o zakazy, a więc, aby ograniczyć prawa operatora, należy wprowadzić blokady dostępu do tych baz, do których operator nie ma prawa dostępu.
Blokowanie dostępu polega na zaznaczeniu bazy  na liście widocznej z poziomu zakładki. Lista obsługiwana jest przez klawisze <CTRL>+<A> (zablokuj wszystkie), <CTRL>+<O> (odblokuj wszystkie). Dla baz, do których dostęp nie został zablokowany istnieje możliwość zaznaczenia parametru Przypomnienie, co pozwoli na kontrolę przypomnień wprowadzanych w module Comarch ERP Optima CRM.
Uwaga
Ustawianie blokad dostępu do poszczególnych baz ma tylko operator o uprawnieniach administratora.
Na zakładce [Bazy] możliwe jest również wskazanie na jakie moduły ma się logować i z jakiego serwera klucza ma korzystać Operator podczas logowania do określonej bazy firmowej. Służą do tego kolumny: Ustawienia ogólne, Serwer klucza oraz kolumny z wszystkimi modułami Comarch ERP Optima. Serwer klucza określony na zakładce [Bazy] na formularzu operatora ma pierwszeństwo przed serwerem wskazanym jako Dedykowany serwer klucza dla bazy firmowej (Konfiguracja Firmy/ Ogólne/ Parametry) oraz serwerem klucza wskazanym na oknie logowania. Z kolei moduły wybrane na zakładce [Bazy] na formularzu operatora mają pierwszeństwo przed określonymi na zakładce [Ogólne] na formularzu operatora. Zaznaczenie opcji Ustawienia ogólne powoduje odznaczenie zaznaczonych na zakładce [Bazy] modułów i pobieranie podczas logowania modułów określonych na zakładce [Ogólne] na formularzu operatora. Określenie serwera klucza wraz z numerem klucza powinno wyglądać w ten sposób, że po nazwie serwera SQL oraz dwóch dwukropkach „::” podawany jest numer klucza. Zakładając, że nazwa serwera SQL to Serwer\Optima, a klucz ma numer 1234567890, w kolumnie Serwer klucza powinno być wpisane: Serwer\Optima::1234567890

Formularz karty operatora - zakładka Parametry cd

Po zaznaczeniu parametru Operator używa Analiz BI możliwe staje się zaznaczenie odpowiednich praw/ról w module Analiz BI: 
  • Administrator Analiz BI (zaznaczenie tej opcji powoduje wyszarzenie pozostałych opcji, jako że Administrator posiada wszystkie poniższe uprawnienia),
  • Dostęp do subskrypcji,
  • Prawo dodawania pól,
  • Prawo drukowania,
  • Prawo eksportu,
  • Prawo modyfikacji treści zapytania raportu,
  • Prawo importu definicji raportu.
  W sekcji Pulpit Menadżera znajdują się następujące parametry:
  • Pulpit Menadżera – zaznaczenie parametru powoduje, iż operator uzyskuje dostęp do Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera. Niezbędne jest ustalenie mocnego hasła dla operatora (nie krótsze niż 8 znaków, zawierać litery od A do Z oraz od a do z, cyfry 0-9 oraz znaki specjalne ’!@#$%^&*()_+-=[]{},;:.?/), dla potrzeb logowania do dodatkowej aplikacji.
  • Udostępnianie wydruków – zaznaczenie parametru powoduje, iż operator posiada uprawnienia do wysyłania wydruków w Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera.
W sekcji Dane osobowe znajdują się następujące parametry:
  • Prawo dostępu do rejestrów – zaznaczenie parametru umożliwia operatorowi dostęp do rejestrów czynności przetwarzania, naruszeń, upoważnień i zgód.
  • Prawo do anonimizacji danych osobowych – parametr umożliwia operatorowi wykonanie operacji anonimizacji danych podmiotu.
  • Dodawanie / modyfikacja zgód podmiotu – w przypadku zaznaczenia parametru umożliwia on operatorowi rejestrowanie i edytowanie zgód bezpośrednio na formularzu podmiotu.
  W sekcji Krajowy Rejestr Długów znajduje się parametr Prawo do pobierania raportów KRD, którego zaznaczenie umożliwia operatorowi pobieranie z poziomu programu Comarch ERP Optima raportów z Krajowego Rejestru Długów. W sekcji CRM znajdują się następujące parametry: Prawo do trwałego usuwania e-maili – umożliwia skasowanie e-maili z folderu Elementy usunięte, oraz usunięcie skrzynki pocztowej skonfigurowanej w programie w której znajdują się wiadomości mailowe. Dostęp do kont e-mail innych operatorów – jeśli jest zaznaczony to operator widzi e-maile z wszystkich kont, również tych, w których nie jest użytkownikiem. Dostęp do ankiet innych operatorów – po zaznaczeniu użytkownik może przeglądać i wypełniać zarówno swoje ankiety, jaki i ankiety przypisane do innych ankieterów. Odblokowanie zatwierdzonej ankiety – po zaznaczeniu użytkownik może odblokować ankiety, na których jest przypisany jako ankieter. Jeżeli dla danego operatora zaznaczono również parametr Dostęp do ankiet innych operatorów, to wówczas może odblokować ankiety także u innych ankieterów. Dostęp do listy propozycji faktur cyklicznych:
  • zaznaczony - po kliknięciu w informacje o proponowanych fakturach cyklicznych wyświetli się lista z propozycjami faktur cyklicznych.
  • odznaczony - operator nie ma dostępu do listy proponowanych faktur cyklicznych, po kliknięciu w żółty dymek  wyświetli się komunikat: „Jeśli chcesz wyświetlić listę z proponowanymi fakturami cyklicznymi skontaktuj się z Administratorem w celu nadania dostępu do listy propozycji faktur cyklicznych na karcie operatora.”
W sekcji Kontakty i zadania znajdują się następujące parametry: Zmiana poprzedniego czasu trwania kontaktu – dotyczy edycji/ zmiany czasu trwania na formularzu kontaktu/ zadania. Prawo odblokowania kontaktu – prawo do odblokowanie kontaktu/ zadania z poziomu menu kontekstowego. Dostęp do zdań innych operatorów – jeśli jest zaznaczony operator ma możliwość podglądu i modyfikacji zadań wystawionych przez innych operatorów, jak również zablokowanie widoczności nieobecności innych pracowników w terminarzu. Tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) – widoczny przy zaznaczonym parametrze Dostęp do zadań innych operatorów. Przy wybraniu tej opcji operator będzie widział na liście wszystkie zadania i kontakty, ale nie będzie miał możliwości modyfikacji zadań prowadzonych przez innych operatorów. Prawo uczestnika do modyfikacji zadań – widoczny przy zaznaczonych parametrach: Dostęp do zadań innych operatorów oraz tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) albo przy odznaczonym parametrze Dostęp do zadań innych operatorów. Przy wybraniu tej opcji operator będzie miał prawo modyfikować zadania, których nie prowadzi, ale dla których jest uczestnikiem. W sekcji Do zrobienia znajdują się następujące parametry: Prawo modyfikacji zadań dodanych przez innych ope. – w przypadku gdy parametr jest zaznaczony to operator może edytować zadania przypisane do niego przez innego operatora, oraz zadania dodane automatycznie z szablonu zadania cyklicznego. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony to przy próbie edycji lub usunięcia takiego zadania pojawia się komunikat: „Nie masz prawa do modyfikacji zadań, które nie zostały utworzone przez Ciebie.” Dostęp do zadań innych operatorów – w przypadku gdy parametr jest zaznaczony to operator widzi zadania przypisane do innych operatorów oraz na zadaniach może zmieniać operatora do jakiego ma być przypisane zadanie. Jeżeli parametr jest niezaznaczony to operator widzi tylko zadania przypisane do siebie, oraz nie może zmieniać operatora, do którego jest przypisane zadanie (pole jest nieaktywne). W sekcji Comarch Apfino znajdują się następujące parametry (są domyślnie zaznaczone dla operatora z uprawnieniami administratora): Prawo do zgłaszania do finansowania – jeśli parametr jest zaznaczony, to operator ma możliwość zlecania faktur do finansowania. Prawo do zgłaszania do windykacji – jeśli parametr jest zaznaczony, to operator ma możliwość zgłaszania faktur do windykacji. Prawo do przekazywania faktur - zaznaczenie parametru powoduje, że operator ma możliwość przekazywania dokumentów do platformy Comarch Apfino. Prawo do sprawdzania kontrahentów w rejestrach dłużników - zaznaczenie parametru powoduje, że operator ma możliwość sprawdzania kontrahentów w rejestrach dłużników. W sekcji Parametry obiegu dokumentów znajdują się następujące parametry: Prawo zmiany procesu domyślnego – dotyczy dostępu do pola Schemat obiegu na zakładce [Obieg dokumentu]. Jeśli dokument jest przypisany do katalogu, dla którego przypisany jest schemat domyślny – schemat ten jest proponowany po przypisaniu dokumentu do katalogu i operator nie może go zmienić. Jeśli katalog nie ma schematu domyślnego – wtedy operator po wprowadzeniu dokumentu może wskazać schemat, ale następnie pole jest blokowane. Prawo modyfikacji procesów – dotyczy możliwości edycji etapów powiązanych podczas realizacji procesu. Jeśli operator ma nadane prawo może:
  • dodawać nowe etapy powiązane podczas realizacji etapu głównego,
  • usuwać istniejące etapy powiązane, pod warunkiem, że nie są obowiązkowe,
  • na formularzu etapu powiązanego zaznaczać/ odznaczać parametr Obowiązkowy.
Dostęp do skrzynki innych operatorów - dotyczy możliwości podglądu oraz realizacji etapów przypisanych do innych operatorów. Jeśli operator ma blokadę dostępu do skrzynek innych operatorów wtedy:
  • Wyświetlając skrzynkę operatora zawsze widzi tylko swoje zadania i nie ma możliwości zmiany operatora, dla którego wyświetlane są informacje (pole Skrzynka jest zablokowane).
  • W Terminarzu nie ma możliwości zmiany operatora, dla którego wyświetlane są zadania/ czynności/ etapy (zawsze widzi tylko swoje).
  • Podglądając formularz dokumentu, na zakładce [Obieg] ma zablokowany przycisk podglądu dla etapów, które są przypisane do innych operatorów.
  • Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy dany operator jest przypisany do etapu głównego. Wtedy zawsze ma możliwość podejrzenia formularza etapu powiązanego i ustalenia, kto ma go wykonać. Etapy powiązane są wykonywane w ramach realizacji etapu głównego, stąd możliwość ingerowania operatora w etapy z nim powiązane, nawet, jeśli są przypisane do innego operatora.
Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR – pozwala nadać operatorowi uprawnienie do udostępniania skanów faktur dodawanych w Archiwum Plików na dokumencie OBD. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.  Jego zaznaczenie spowoduje wyświetlenie kolumny Udostępnij dla usługi OCR na dokumencie OBD oraz opcji Udostępnij dla OCR dostępnej pod prawym klawiszem myszy na liście dokumentów OBD. Udostępniaj domyślnie ­– pozwala na domyślne udostępnianie skanów faktur dla usługi OCR poprzez automatyczne zaznaczanie parametru w kolumnie Udostępnij dla usługi OCR na dokumencie OBD dla dodawanych plików. Parametr dostępny jest po zaznaczeniu parametru Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR. W sekcji Serwis znajdują się następujące parametry: Prawo do odblokowania zleceń - zaznaczenie parametru powoduje, iż operator ma możliwość odblokowania do edycji zamkniętego zlecenia serwisowego. Zlecenie można odblokować w Handel/ Zlecenia za pomocą funkcji Odblokuj zlecenie dostępnej w menu kontekstowym z poziomu Listy zleceń serwisowych. Kontrola części pobranych - jeżeli parametr zostanie włączony, wówczas blokowana jest możliwość ponownego pobierania na zleceniu części, które uprzednio zostały już pobrane. Ponadto zaznaczenie parametru blokuje również możliwość usunięcia ze zlecenia części, które zostały już pobrane. Prawo do pobrania części z magazynu serwisowego - parametr dotyczy możliwości wskazania na Zleceniu serwisowym magazynu o typie Serwisowy jako magazynu, z którego będą pobierane Części. Prawo do pobrania części z magazynów lokalnych - parametr dotyczy możliwości wskazania na Zleceniu serwisowym magazynu o typie Lokalny jako magazynu, z którego będą pobierane Części. W sekcji KSeF znajdują się następujące parametry: Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO – po zaznaczeniu tego parametru Operator ma możliwość wysyłania Faktur do KSeF Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu – zaznaczenie tego parametru skutkuje wysyłaniem Faktur do systemu KSeF bezpośrednio po ich zatwierdzeniu, opcja aktywna wyłącznie po uprzednim zaznaczeniu parametru Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO Prawo do odbierania e-Faktur – zaznaczenie parametru umożliwia operatorowi import faktur z KSeF. Po jego zaznaczeniu domyślnie zaznaczana jest opcja Zakupu. Jeżeli użytkownik chce importować faktury do rejestru VAT sprzedaży to powinien również zaznaczyć opcję Sprzedaży. W sekcji iKsięgowość24 znajdują się następujące parametry: Prawo do przeglądania i dodawania Klientów – po zaznaczeniu tego parametru Operator ma możliwość po kliknięciu na opcję Klienci biura na wstążce programu przeglądać i dodawać nowych Klientów do Internetowej Wymiany Dokumentów. Prawo do korespondowania z Klientami biura – po zaznaczeniu tego parametru Operator ma możliwość po kliknięciu na opcję Wiadomości od Klientów na wstążce programu prowadzić korespondencję z Kientami, z którymi wymienia dane. Wprowadził, Zmodyfikował - informacje dotyczące operatora który założył tę kartą jak i ją zmodyfikował, wraz z datami jej utworzenia i modyfikacji.

Formularz karty operatora - zakładka Informacje

Zakładka [Informacje] służy do zadeklarowania, jakie dane wyświetlane będą w oknie Informacje o firmie. Informacje do bazy są wprowadzane z poziomu Konfiguracja/ Program/ Informacje/ Informacje bieżące. Dla każdego operatora istnieje możliwość zdefiniowania odrębnego zestawu danych wyświetlanych w oknie Informacje o firmie, poprzez zaznaczenie na zakładce Informacje tych pozycji (modułów lub konkretnych wiadomości), które dotyczą operatora, którego kartę mamy aktualnie otwartą.

Formularz karty operatora - zakładka Blokady dostępu

Program umożliwia indywidualne dostosowanie praw każdego operatora do wykonywania określonych czynności w programie (czyli dostępu do poszczególnych funkcji programu lub inaczej mówiąc praw wywoływania określonych procedur).

Uwaga
Domyślnie każdy operator posiada prawa do realizacji  większości funkcji w programie. System zabezpieczeń w programie opiera się o zakazy, a więc, aby ograniczyć prawa operatora, należy wprowadzić blokady dostępu do tych funkcji, których operator nie ma prawa realizacji. Nowo dodawany operator bez uprawnień administratora domyślnie posiada blokady do wykonywania kopii bezpieczeństwa, tworzenia/modyfikacji wydruków, filtrów oraz analiz.
Blokady poszczególnym operatorom można zakładać seryjnie poprzez zaznaczenie przy wybranej procedurze odpowiednich parametrów: D – dodawanie, z – zmiana, u – usuwanie, P – podgląd, Archiwum Wydruków.Ustawiając się w polu procedur, pod prawym klawiszem myszy dostępne są opcje: Zmień, Zaznacz wszystkie <CTRL> + <A>, Odznacz wszystkie <CTRL>+< O>. Listę procedur można zawęzić do wybranych modułów oraz filtrować wg parametrów: Zablokowane, Niezablokowane, Wszystkie (ustawienie domyślne).

Karta operatora - zakładka Blokady dostępu

Blokady widoczne na karcie operatora na zakładce [Blokady dostępu] mogą być również dodawane bezpośrednio z poziomu określonego okna w programie. Po otwarciu okna, dla którego ma zostać dodana blokada, należy przejść do Narzędzia/ Blokady dostępu i zaznaczyć blokadę przy wybranym operatorze.

Formularz karty operatora - zakładka Blokady atrybutów

Opcja Blokady atrybutów jest bezpośrednio związana z modułem Biuro Rachunkowe. Daje możliwość ograniczenia niektórym użytkownikom dostępu do informacji znajdujących się w tym module dla. Na zakładce [Blokady atrybutów], w formie „drzewa” widoczna jest lista atrybutów z podziałem na grupy. Administrator systemu ma możliwość założenia innym użytkownikom blokady na: podgląd atrybutu - operator wówczas w ogóle nie będzie widział w module Biuro Rachunkowe takiego atrybutu, zmianę wartości atrybutu - operator będzie widział atrybut, ale nie będzie mógł zmienić jego wartości. Ustalenie parametrów pracy operatora 
Jeśli operator ma uprawnienia administratora to może wprowadzać zmiany na kartach wszystkich zarejestrowanych operatorów:
  • dostępne moduły (zakładka [Ogólne]),
  • ustawienia parametrów (zakładka [Parametry]),
  • blokady dostępu,
  • blokady baz.
Jeśli operator nie jest administratorem to może wprowadzać zmiany tylko na swojej karcie w ograniczonym zakresie:
  • zmiana hasła,
  • ustalenie informacji bieżących (zakładka [Informacje]), dostępnych w Oknie Informacji Bieżących.
Dostępne po prawej stronie formularza operatora ikony  Eksportu oraz  Importu ustawień operatora umożliwiają przenoszenie takich ustawień, jak parametry operatora, blokady dostępu, ustawienia dla baz (blokady, wskazane moduły i serwer klucza), blokady atrybutów czy ustawienia personalizacji. Na formularzu operatora możliwie jest dodanie zdjęcia, które zostanie wysłane do Comarch e-Sklep jako zdjęcie opiekuna towaru. Po kliknięciu ikony i wybór opcji Zdjęcie operatora można wskazać plik z rozszerzeniem *.jpg lub *.png oraz rozmiar do 50 KB. Zdjęcie może zostać usunięte z karty operatora poprzez ponowne kliknięcie na ikonę i wybranie opcji Usuń zdjęcie operatora.

Bazy danych

Bazy danych

Wszystkie funkcje niezbędne do poprawnego administrowania w zakresie dodawania i usuwania nowych baz danych oraz wykonywania i odtwarzania kopii bezpieczeństwa.

Dodawanie nowej firmy Przycisk Dodaj  (lub klawisz <INSERT>) na liście baz danych służy do tworzenia nowej bazy danych dla nowej firmy. Pomimo, że baza danych jest tworzona na serwerze baz danych, użytkownik nie musi posiadać żadnej wiedzy z zakresu administrowania serwerem, gdyż dostępny w programie asystent pozwoli na proste wykreowanie bazy danych. Po wciśnięciu przycisku Dodaj, program zada kilka pytań, które pozwolą mu skompletować informacje niezbędne do utworzenia bazy danych.
Dodanie nowej bazy danych
W celu utworzenia nowej bazy Użytkownik powinien podać dane potrzebne do zalogowania się do serwera SQL z uprawnieniami administratora – poprzez login SQL bądź przez domenę NT. Wprowadzana nazwa serwera SQL jest weryfikowana. Jeżeli nie zgadza się ona z nazwą, z jaką został zainstalowany serwer SQL (nazwa zwrócona z serwera poprzez zmienną @@SERVERNAME), wówczas program zaktualizuje wprowadzoną nazwę oraz w razie potrzeby założy odpowiedni alias w systemie Windows.
Przykład
Jeżeli konfigurując połączenie do serwera podany zostanie jego adres IP i port w postaci 10.132.48.144:1435, wówczas program automatycznie zmieni wprowadzoną nazwę na rzeczywistą nazwę serwera SQL (np. SERWER\OPTIMA). Jeżeli taka nazwa nie będzie rozpoznawana do poprawnego połączenia, w Windows zostanie wprowadzony odpowiedni alias.
Jeżeli program nie jest uruchomiony na prawach Administratora, wówczas pojawia się komunikat: Aby skonfigurować połączenie z serwerem [nazwa wpisana przez użytkownika] należy utworzyć alias o nazwie [nazwa zwrócona z serwera]. Aby go utworzyć program zostanie uruchomiony na prawach Administratora. Po kliknięciu przycisku OK program jest uruchamiany ponownie w trybie Administratora, co umożliwia mu samodzielnie założyć alias do serwera. Następnie należy podać nazwę firmy, dla której tworzona jest baza danych. Można również uzupełnić opis dla nowo tworzonej bazy danych. Nazwa bazy danych jest tworzona na serwerze SQL na podstawie wpisanej nazwy firmy z zastrzeżeniem, że znaki specjalne, kropki i spacje w nazwie firmy zamieniane są na znak „_”. Zaznaczenie parametru Zablokuj dostęp do tej firmy pozostałym operatorom systemu powoduje dodanie blokady do tworzonej bazy dla wszystkich operatorów oprócz tego, który tę bazę zakłada. Można również uzupełnić opis dla nowo tworzonej bazy danych.Po zaakceptowaniu za pomocą przycisku ,  następuje tworzenie bazy danych na serwerze. Na zakończenie operacji tworzenia nowej bazy program uzupełni listę baz danych o nowo utworzona pozycję. W przypadku Optimy w Chmurze dodanie bazy danych należy zgłosić z poziomu Platformy WWW pod adresem https://www.online.comarch.pl/optima Podczas pierwszego zalogowania do nowo utworzonej bazy pojawia się kreator Konfiguracja parametrów firmy. W kolejnych krokach można uzupełnić podstawowe ustawienia dotyczące firmy, jak pieczątka firmy, rachunek bankowy, urząd skarbowy, rodzaj prowadzonej księgowości, itp. Pomiędzy poszczególnymi oknami poruszamy się przy pomocy przycisków  oraz . Poniżej opis poszczególnych kroków kreatora. Krok 1. Witamy w kreatorze nowej firmy. Pierwszy krok działania kreatora. W przypadku zaznaczenia parametru Nie chcę przechodzić przez okna kreatora. Uzupełnię dane z poziomu konfiguracji, dane można uzupełnić w późniejszym okresie w odpowiednich gałęziach Konfiguracji Firmy bądź na odpowiednich listach w programie (np. Ogólne/ Urzędy, Księgowość/ Plan kont, itp). Krok 2. Jak będziesz używał tego programu? W przypadku wersji stacjonarnej programu możliwe jest określenie sposobu korzystania z Comarch ERP Optima – jako samodzielnego programu, bądź jako modułu do współpracy z Comarch ERP XL / Comarch ERP Altum. W przypadku zaznaczenia opcji Tylko moduł płacowy dla Comarch ERP Altum zaznaczony zostaje parametr Współpraca z systemem Comarch ERP Altum w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Parametry współpracy z Altum. W dalszych krokach kreatora dostępne będą wyłącznie parametry z obszaru wspólnego oraz Kadry i płace. W przypadku zaznaczenia opcji Tylko moduł płacowy dla Comarch ERP XL zaznaczony zostaje parametr Współpraca z systemem Comarch ERP XL w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Parametry współpracy z XL. W dalszych krokach kreatora dostępne będą wyłącznie parametry z obszaru wspólnego oraz Kadry i płace. W przypadku zaznaczenia opcji Tylko moduł handlowy dla Comarch ERP XL nowa baza zostanie nieodwracalnie oznaczona jako baza sprzedażowa przeznaczona do współpracy z Comarch ERP XL. W dalszych krokach kreatora dostępne będą wyłącznie parametry z obszaru wspólnego oraz Sprzedaż. Krok 3. Które obszary programu chcesz skonfigurować? W przypadku wybrania standardowego sposobu korzystania z programu Comarch ERP Optima możliwe jest zawężenie konfigurowanych parametrów do wybranych obszarów funkcjonalnych programu –  sprzedaży, kadr i płac oraz księgowości. Odznaczenie wybranych obszarów powoduje, że kroki kreatora ich dotyczące nie będą wyświetlane. Po zakończeniu konfiguracji przejdź do wyszukiwarki biur rachunkowych – w przypadku zaznaczenia parametru po zakończeniu działania kreatora konfiguracji parametrów firmy otwierana jest przeglądarka internetowa Społeczności Biur Rachunkowych – www.iksiegowosc24.pl Krok 4. Uzupełnij podstawowe dane Twojej firmy. W tym kroku kreatora należy uzupełnić dane firmy – bądź ręcznie bądź pobierając dane z bazy REGON na podstawie wskazanego numeru NIP. W kreatorze podpowiadany jest numer NIP na podstawie klucza wykorzystanego podczas logowania do bazy. Jeżeli na kluczu znajdują się licencje dla różnych podmiotów (klucz wielofirmowy), wówczas po kliknięciu w pole NIP można wskazać jeden z nich. W przypadku kiedy klucz zawiera licencje w wersji dla biur rachunkowych, numer NIP nie jest podpowiadany. Po wskazaniu numeru NIP i przejściu do innego pola, następuje pobranie danych firmy z bazy REGON. Dane te zostaną zaczytane do Pieczątki firmy znajdującej się w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy, jak również do gałęzi Konfiguracji Firmy dotyczących deklaracji. W przypadku pobierania danych firmy z bazy REGON w kreatorze konfiguracji parametrów firmy, na podstawie przeważającego numeru PKD uzupełniane jest również pole Działalność w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-36, PIT-36L. Krok 5. Czy chcesz kopiować ustawienia konfiguracji i dane z innej bazy? Po uzupełnieniu podstawowych danych firmy w kreatorze pojawia się krok Czy chcesz kopiować ustawienia konfiguracji i dane z innej bazy? Dostępne są 2 odpowiedzi:
  • Nie chcę kopiować ustawień (po wybraniu tej opcji następuje przejście do kolejnych kroków kreatora, gdzie uzupełniane są wszystkie dostępne parametry)
  • Tak, chcę skopiować ustawienia z bazy
Po wybraniu drugiej opcji pojawia się możliwość wskazania bazy firmowej, z której ustawienia mają zostać skopiowane. Na liście widoczne są jedynie bazy skonwertowane do aktualnej wersji programu oraz takie, do których już się zalogowano (uzupełniono Kreator konfiguracji parametrów firmy).  Poniżej znajduje się lista parametrów podzielona na 4 grupy:
  • Parametry konfiguracyjne firmy
    • Wszystkie parametry konfiguracji firmy z gałęzi Kasa/Bank, Ogólne, Płace oraz Środki trwałe
    • Parametry konfiguracji firmy z gałęzi Księgowość z wyjątkiem rodzaju księgowości oraz parametru Firma wielozakładowa
    • Ustawienia konfiguracji firmy z gałęzi Księgowość/ Księgowość kontowa z wyjątkiem okresów obrachunkowych
    • Ustawienia z konfiguracji firmy z gałęzi Księgowość/ Okresy obrachunkowe. Parametry kopiowane są z ostatniego okresu obrachunkowego, który znajduje się w bazie źródłowej. Dane które nie są przenoszone, ponieważ są definiowane w kreatorze bazy danych to: data otwarcia okresu obrachunkowego, jego długość oraz parametr Zaliczki uproszczone na CIT.
  • Wspólne
    • Definicje atrybutów
    • Definicje dokumentów
    • Serie dokumentów
    • Formy płatności
    • Grupy kontrahentów
    • Kategorie
    • Miejscowości
    • Obieg dokumentów – statusy dokumentów (jeśli pobrano moduł Obieg Dokumentów)
    • Katalogi dokumentów (jeśli pobrano moduł Obieg Dokumentów)
  • Księgowość (grupa widoczna jeżeli wskazano że skonfigurowany ma być obszar księgowości)
    • Grupy kont
    • Grupy środków trwałych i w.n.p
    • Kręgi kosztów
    • Księgowania okresowe
    • Nazwy dzienników (w przypadku zaznaczenia, przenoszone są wyłącznie dzienniki ze wskazanej bazy, nie są tworzone standardowe nazwy dzienników)
    • Nazwy rejestrów VAT
    • Nazwy rejestrów Ewidencji dodatkowej
    • Plan kont (bez kont słownikowych)
    • Wymiary opisu analitycznego
    • Schematy księgowe
    • Zestawienia księgowe
    • Zestawienia księgowe systemowe (PIT, CIT)
  • Kadry i płace (grupa widoczna jeżeli wskazano że skonfigurowany ma być obszar kadr i płac)
    • Kody zawodu
    • Przyczyny zwolnienia
    • Definicje stref
    • Serie kalendarzy
    • Kalendarze
    • Wzorce płacowe
    • Typy wypłat
    • Limity nieobecności
    • Typy nieobecności
    • Wskaźniki
    • Rodzaje dni wolnych
Domyślnie wszystkie grupy są zaznaczone, ale możliwe jest odznaczenie wybranych grup bądź pozycji w ramach tych grup. Wówczas zostaną one pominięte podczas kopiowania z innej firmy. Ustawienia dotyczące wybranej bazy wzorcowej oraz zaznaczeń w ramach grup parametrów zapamiętywane są dla operatora – tak, aby przy tworzeniu kolejnej firmy proponowane były te same ustawienia co dla poprzedniej. Jeżeli zaznaczono grupę Księgowość, w kroku kreatora W jaki sposób prowadzisz księgowość domyślnie zaznaczony jest rodzaj księgowości, który ustawiony był we wskazanej bazie wzorcowej. Jeżeli w bazie wzorcowej wybrana była księgowość kontowa, natomiast podczas logowania nie pobrano modułu Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus, wówczas w kreatorze domyślnie zaznaczone będzie opcja Księga podatkowa. Jeżeli w kreatorze wybrana jest opcja Księgowość kontowa, wówczas pomijane są kroki dotyczące planu kont i zestawień księgowych (są one kopiowane ze wskazanej bazy wzorcowej). Krok 6. W tym miejscu możesz wskazać logo dla faktur Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. Możliwe jest wskazanie w nim pliku graficznego z logo dla faktur wraz z opcją podglądu przykładowego wydruku. Krok 7. Podaj numer rachunku bankowego Twojej firmy. W tym kroku możliwe jest uzupełnienie numeru rachunku bankowego firmy. Program proponuje pobranie aktualnej listy banków działających w Polsce. Po ich pobraniu należy wskazać odpowiedni z nich i uzupełnić numer rachunku bankowego (program podpowie początek numeru rachunku bankowego na podstawie wybranego banku – należy uzupełnić tylko 16 ostatnich cyfr numeru rachunku). Krok 8. Podaj dane właściciela/przedstawiciela i Urzędu Skarbowego. Możliwie jest uzupełnienie imienia i nazwiska, numeru PESEL oraz daty urodzenia właściciela/przedstawiciela Firmy (pola PESEL i Data urodzenia są widoczne, jeżeli jest to firma osoby fizycznej). Program proponuje pobranie aktualnej listy Urzędów Skarbowych umożliwiając wskazanie odpowiedniego z nich. W tym kroku możliwe jest również określenie indywidualnego rachunku podatkowego firmy korzystając z Generatora mikrorachunku. Określony tu mikrorachunek przenoszony jest do Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje. Jeżeli w 4 kroku kreatora (Uzupełnij podstawowe dane Twojej firmy) zaznaczono opcję Osoba fizyczna, wówczas automatycznie uzupełni się indywidualny rachunek podatkowy firmy. Rachunek podatkowy zostanie wygenerowany na podstawie numeru NIP. Krok 9. Podaj dane dotyczące rozliczeń z ZUS. Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Kadry i płace. Umożliwia konfigurację danych dotyczących rozliczeń z ZUS poprzez uzupełnienie skróconej nazwy firmy, kodu terminu składania deklaracji ZUS, określenie procentu składki wypadkowej oraz tego czy pracodawca wypłaca zasiłki ZUS. Możliwe jest również wskazanie indywidualnego rachunku składkowego dla deklaracji ZUS DRA dla pracowników. Krok 10. W jaki sposób prowadzisz sprzedaż? Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. Konfigurując sposób prowadzenia sprzedaży możliwy jest  wybór faktur walutowych oraz cen z czterema miejscami po przecinku. W przypadku zaznaczenia w kreatorze parametru Wystawiam faktury walutowe, zostaną zaznaczone również parametry: Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu oraz VAT na fakturach w walucie znajdujące się w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry. Możliwe jest również wskazanie Izby Administracji Skarbowej w przypadku składania deklaracji Intrastat oraz zaznaczenie opcji korzystania z opakowań i kaucji. Krok 11. W jaki sposób rozliczasz magazyn? Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. Jako sposób rozliczenia magazynu można wybrać jedną z 3 dostępnych opcji:
  • FIFO- pierwsze przyszło – pierwsze wyszło,
  • LIFO – ostatnie przyszło – pierwsze wyszło,
  • AVCO – koszt średni ważony.
Krok 12. W jaki sposób chcesz numerować dokumenty? Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. W tym kroku możliwie jest określenie schematu numeracji dla dokumentów handlowych, magazynowych i przesyłek – czy numeracja ma być w ramach miesiąca bądź roku oraz czy numer dokumentu ma zawierać zera wiodące. W przypadku faktur sprzedaży możliwe jest określenie symbolu tych dokumentów (domyślny symbol to FA). Krok 13. W jaki sposób prowadzisz księgowość? Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Księgowość. Możliwy jest wybór spomiędzy 3 rodzajów prowadzenia księgowości:
  • Ewidencja ryczałtowa,
  • Księga podatkowa,
  • Księgowość kontowa.
Domyślnie zaznaczony rodzaj księgowości zależy od dostępnych modułów na kluczu wykorzystanym podczas logowania. Jeżeli znajduje się na nim moduł Księga Handlowa / Księga Handlowa Plus, wybrana zostanie opcja Księgowość kontowa. W przypadku modułu Księga Handlowa Plus dodatkowo zaznaczony zostanie parametr Obsługa kont walutowych w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa. Jeżeli na kluczu znajduje się moduł Księga Podatkowa  (również w przypadku występowania dodatkowo modułu dla pełnej księgowości, np. w przypadku biur rachunkowych), zaznaczona zostanie domyślnie opcja Księga podatkowa. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym domyślnie zaznaczonym rodzajem księgowości jest Księga podatkowa. Krok 14. Jaki jest okres obrachunkowy i stawka CIT w Twojej firmie? Krok widoczny w przypadku wyboru księgowości kontowej. Użytkownik ma możliwość określenia daty początkowej dla okresu obrachunkowego oraz jego długości. Możliwe jest określenie stawki podatku CIT oraz wybór uproszczonych zaliczek na CIT-8. Krok 15. Dla jakiej działalności mamy utworzyć plan kont? Ten oraz kolejne kroki, widocznę są w przypadku, kiedy na oknie Czy chcesz kopiować ustawienia konfiguracji i dane z innej bazy? zanzczono opcję Nie chcę kopiować ustawień. Krok widoczny w przypadku wyboru księgowości kontowej. Dotyczy on parametrów wpływających na tworzony przez program plan kont. Jako Typ podmiotu można wybrać: Spółka akcyjna, Spółka z o.o., Spółka cywilna, Osoba fizyczna, Jednostka budżetowa oraz Inny. W polu Rodzaj podatnika możliwe do wyboru opcje to: Jednostka duża, Jednostka mała oraz Jednostka mikro.  Jako Typ działalności można zaznaczyć opcje: Handlowa, Produkcyjna oraz Usługowa. W przypadku wyboru jako typu podmiotu jednostki budżetowej, nie ma możliwości określenia rodzaju podatnika ani typu działalności. Możliwy jest wybór opcji księgowania kosztów na konta zespołu „4” i/lub „5”. Krok 16. Które zestawienia księgowe będziesz sporządzał? Krok 17. Teraz możemy skonfigurować dla Ciebie program. Ostatni krok działania kreatora konfiguracji parametrów firmy. Po kliknięciu przycisku Zakończ kreator jest zamykany, a użytkownik zostaje zalogowany do nowo utworzonej firmy. Odłączanie lub kasowanie bazy danych Jeżeli baza danych nie będzie już w programie używana, wówczas możliwe jest jej odłączenie z programu lub jej fizyczne usunięcie z serwera MS SQL. Służy do tego przycisk  Odłącz lub skasuj bazę danych (lub klawisz <DELETE>). Możliwe są dwa tryby usunięcia bazy danych:
  • Tylko odłączenie bazy danych z programu – jeżeli nie zostanie zaznaczona opcja Fizyczne skasowanie bazy danych z serwera, wówczas program usunie bazę z listy firm zarejestrowanych w programie, ale nie wykona jej fizycznego usunięcia z serwera. Bazę taką będzie można powtórnie podłączyć za pomocą funkcji Podłącz istniejącą bazę.
  • Całkowite usunięcie danych – jeżeli zostanie zaznaczona opcja Fizyczne skasowanie bazy danych z serwera, wówczas program zarówno usunie bazę z listy firm zarejestrowanych w programie jak i skasuje bazę danych na serwerze. W ten sposób usunięte dane nie będą mogły być już nigdy odzyskane.
Po akceptacji wprowadzonych danych baza zostanie usunięta.
Dołączanie istniejącej bazy Jeżeli na serwerze znajduje się baza danych, która nie jest zarejestrowana w programie, możemy ją zarejestrować używając przycisku  Podłącz istniejącą bazę firmy. Sytuacja taka może wystąpić, jeżeli np. uprzednio wykonaliśmy funkcję usuwania bazy danych z programu, bez jej fizycznego skasowania (patrz rozdział dotyczący odłączania bazy danych). Po uruchomieniu funkcji dołączania program wyświetli serię pytań, które pozwolą na określenie położenia interesującej nas bazy danych.
  • Połączenie z serwerem – program pyta o nazwę serwera, na którym znajduje się interesująca nas baza danych (analogicznie jak w przypadku tworzenia nowej bazy).
  • Nazwa bazy danych – program wyświetla listę baz danych dostępnych na wskazanym serwerze. Jeśli wskazana baza danych podłączona jest do innej bazy konfiguracyjnej to wyświetli się komunikat:
  • Baza firmowa systemu Comarch ERP Optima może być podłączona tylko do jednej bazy konfiguracyjnej. Czy odłączyć wybraną bazę firmową od bazy konfiguracyjnej [nazwa] ? Jeśli wybierzemy:
  • Tak – baza firmowa zostanie automatycznie odłączona od „starej” bazy konfiguracyjnej i podłączona do „nowej” bazy konfiguracyjnej.
  • Nie – baza firmowa nie zostanie podłączona do „nowej” bazy konfiguracyjnej.
  • Potwierdzenie parametrów – po wybraniu interesującej nas bazy danych program wyświetli zestawienie wprowadzonych informacji i poprosi o ostateczne potwierdzenie. 
Po zatwierdzeniu następuje sprawdzenie, czy wskazana baza danych jest rzeczywiście poprawną bazą programu Comarch ERP Optima i jeżeli tak, to zostanie ona zarejestrowana w programie, tzn. na liście firm pojawi się nowa pozycja. Wykonywanie kopii bezpieczeństwa Do wykonania kopii bezpieczeństwa służy przycisk Utwórz kopię bezpieczeństwa danych. Po wciśnięciu przycisku pojawia się formularz służący do określenia miejsca wykonania kopii.
Uwaga
Wykonywanie kopii bezpieczeństwa należy do obowiązków Użytkownika. W przypadku awarii systemu komputerowego lub uszkodzenia bazy danych kopia bezpieczeństwa może być jedynym źródłem odtworzenia zgromadzonych w programie danych. Częstotliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa powinna być dostosowana do ilości wprowadzanych w programie danych – tak, aby nakład pracy konieczny do przywrócenia poprawnego stanu w przypadku awarii był jak najmniejszy.
Dołączony do programu asystent pomaga utworzyć kopię bezpieczeństwa. W kolejnych pojawiających się oknach:
  • Zawartość kopii bezpieczeństwa – program pyta czy utworzyć kopię bazy głównej, w której znajdują się dane dotyczące danej firmy, czy bazy głównej i bazy konfiguracyjnej, w której znajdują się niektóre elementy konfiguracji wspólnej dla wszystkich baz.
  • Nazwa pliku dla kopii – program pyta, gdzie utworzyć kopię bezpieczeństwa bazy głównej i – w zależności od zaznaczeń w poprzednim oknie – bazy konfiguracyjnej. Podczas wskazywania można posłużyć się przyciskiem Przeglądaj.
Pole edycyjne Nazwa pliku kopii danych zawiera pełną nazwę (wraz ze ścieżką dostępu) do pliku kopii danych. Utworzenie kopii bezpieczeństwa jest proponowane zawsze w katalogu, w którym była tworzona poprzednia kopia bezpieczeństwa dla tej firmy. Jako nazwa pliku kopii proponowana jest nazwa bazy z dołączoną informacja o dacie i godzinie wykonania kopii oraz wersji bazy danych, w formacie: NazwaBazy_wersjaBazyDanych_RRMMDDggmm.BAC Wciskając przycisk Wybór pliku otwierane jest okno pozwalające na wygodny wybór katalogu, w którym będzie utworzona kopia bezpieczeństwa. Po kliknięciu ikony Wybór pliku, jeżeli serwer baz danych znajduje się na innym komputerze oraz procedura xp_cmdshell jest włączona na serwerze, pokazywany jest komunikat: Aby przeglądać foldery na serwerze zdalnym potrzebne jest odblokowanie na serwerze SQL użycia procedury xp_cmdshell. Czy chcesz, aby została teraz odblokowana? Po wciśnięciu przycisku Tak, następuje odblokowanie procedury xp_cmdshell i pokazywane jest okno z listą dysków i folderów na serwerze. Po wciśnięciu przycisku Nie następuje powrót do okna kreatora.
  • Weryfikacja archiwum – program pyta, czy wykonana kopia ma dodatkowo zostać sprawdzona pod względem poprawności.
  • Parametry kopii bezpieczeństwa – prawidłowo wprowadzone dane należy potwierdzić. Utworzona kopia bezpieczeństwa będzie widoczna w kartotece bazy na zakładce [Archiwum].
Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa Do odtworzenia kopii bezpieczeństwa danych służy przycisk  Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa. Po jego wciśnięciu pojawia się formularz służący do określenia miejsca, w którym znajduje się kopia.
  • Nazwa pliku z kopią danych – program proponuje zawsze odtworzenie ostatniej Pole edycyjne musi zawierać pełną nazwę (wraz ze ścieżką dostępu) do pliku kopii danych.
  • Wciskając przycisk Wybór pliku otwierane jest okno pozwalające na wybór innego pliku zawierającego kopię bezpieczeństwa.
  • Nazwa bazy danych – należy podać nazwę nowej bazy, do której zostanie odtworzona kopia bezpieczeństwa (program utworzy taką bazę w chwili odtwarzania). Istnieje również możliwość odtworzenia kopii bezpieczeństwa pod starą nazwą bazy, która jest widoczna na liście firm, co spowoduje jej nadpisanie.
Parametry kopii bezpieczeństwa – po potwierdzeniu podanych informacji program odtworzy kopię bezpieczeństwa.
Uwaga
Odtworzenie kopii bazy konfiguracyjnej jest możliwe tylko z okna zmiany bazy konfiguracyjnej. Możliwość ta została opisana poniżej
Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa bazy konfiguracyjnej
Aby odtworzyć kopię bazy konfiguracyjnej należy:
  1. Zamknąć i uruchomić ponownie program.
  2. Po pojawieniu się okna logowania do programu zamykamy je klawiszem .
  3. Wciskamy na pasku narzędziowym klawisz zmiany konfiguracji .
  4. Potwierdzamy chęć podłączenia bazy konfiguracyjnej oraz nazwę serwera, w którym chcemy kopię odtworzyć (program proponuje odpowiednią nazwę).
  5. W kolejnym oknie wybieramy opcję Odtworzenie bazy z kopii bezpieczeństwa
  6. Podczas odtwarzania kopii bazy konfiguracyjnej (pod nową nazwą) usuwane są wpisy na liście firm, co umożliwia łatwe podłączenie baz firmowych pod nazwami, pod którymi figurowały w momencie wykonywania kopii bazy konfiguracyjnej. Jeśli nadpisujemy istniejącą bazę konfiguracyjną (odtwarzamy pod tą samą nazwą) to wpisy nie są usuwane.

W przypadku Optimy w Chmurze odtworzenie bazy danych z kopii bezpieczeństwa należy zgłosić z poziomu Platformy WWW pod adresem https://www.online.comarch.pl/optima

Optymalizacja indeksów bazy danych Funkcja jest uruchamiana po wciśnięciu klawisza  znajdującego się z prawej strony okna z listą baz danych. Zadaniem tej funkcji jest odbudowa indeksów bazy danych w celu optymalizacji pracy bazy danych. Funkcja jest zawsze wykonywana dla podświetlonej bazy danych. Konwersja bazy danych Kolejne wersje programu mogą obsługiwać różne formaty bazy danych – zmiana formatu może być wymuszona zmianą lub rozszerzeniem funkcjonalności programu. Dostosowanie bazy do formatu obsługiwanego przez aktualną wersję programu (czyli konwersja) odbywa się z menu bazy danych, po podświetleniu wybranej bazy danych i wciśnięciu przycisku . Próba wykonania konwersji na bazie danych, która już posiada właściwy format kończy się odpowiednim komunikatem.
Uwaga
Konwersja bazy danych może zostać wykonana również automatycznie przez program w przypadku otwarcia tej bazy, po wybraniu jej podczas startu programu.
Informacje o rozmiarze bazy danych oraz danych binarnych Na liście firmowych baz danych widoczne są kolumny: Wielkość bazy (MB) oraz Rozmiar danych binarnych (MB). Do odświeżenia informacji o rozmiarach baz firmowych służy przycisk  Odśwież informację o rozmiarach baz i danych binarnych. Informacje dotyczące rozmiaru bazy konfiguracyjnej są wyliczane na bieżąco. Jeżeli Operator ma zakaz do danej bazy, wówczas w miejsce danych w tych kolumnach jest pokazywane „-----”. Pod listą firmowych baz danych znajduje się informacja o rozmiarze bazy konfiguracyjnej oraz o dacie ostatniego wykonania jej kopii bezpieczeństwa. W menu kontekstowym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na bazie dostępna jest funkcja Pokaż rozmiar tabel w bazie danych. Po jej wybraniu otwierane jest okno prezentujące informacje dotyczące tabel bazy danych: rodzaj i nazwa tabeli, ilość wierszy oraz ilość MB zajętych przez dane, indeksy oraz przestrzeń nieużywaną w tabeli. Różnica w sumie poszczególnych tabel, a całej bazy danych wynika z wolnej przestrzeni w pliku bazy danych, która nie jest wykorzystywana przez żaden obiekt w bazie, ale jest zarezerwowana. [/su_list]

Edycja informacji o bazie danych

Po wciśnięciu przycisku   Zmień program wyświetla formularz prezentujący informacje o wskazanej bazie danych. Część informacji na tym formularzu jest niedostępna do edycji, gdyż są związane ze sposobem utworzenia i zarejestrowania bazy danych (są to informacje takie jak np. nazwa serwera czy nazwa bazy danych na serwerze). Znaczenie kolejnych pól jest następujące: Nazwa firmy – jest to nazwa firmy zapisana w pliku systemowym bazy danych. Opis – opis firmy, może być dowolnie modyfikowany przez użytkownika. Nazwa serwera – nazwa serwera, na którym utworzona została baza danych. Nazwa bazy – nazwa bazy danych na serwerze. Zazwyczaj jest ona tworzona przez złączenie przedrostka CDN_ i nazwy firmy. Nieaktywna – znacznik pozwalający na ustawienie statusu nieaktywności bazy danych. Firma oznaczona jako nieaktywna nie zostanie usunięta z serwera ani wyrejestrowana z programu, ale nie będzie możliwości otwarcia danych takiej firmy. Dostępna w BI Point – parametr umożliwiający udostępnianie danych z bazy w BI Point. Zaznaczenie tego parametru na bazie danych Klienta jest możliwe jeżeli została zdefiniowana baza firmowa Biura Rachunkowego (w Konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Parametry) oraz w bazie Biura Rachunkowego baza Klienta została powiązana z kontrahentem - wskazana na karcie kontrahenta na zakładce [Księgowe]. Dostępna w aplikacji Comarch PPK - po zaznaczeniu parametru aplikacja Comarch PPK może pobierać dane z tej bazy. Parametr jest domyślnie zaznaczony. Dostępna w Pulpicie Menadżera - Jego zaznaczenie jest wymagane do udostępnienia danej bazy w Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera. Jeżeli dla danej firmy parametr nie jest zaznaczony wówczas baza taka traktowana jest jako nieaktywna i nie jest pobierana na nią licencja. Na zakładce [Archiwum] znajdują się informacje o wykonanej ostatnio kopii bezpieczeństwa. Nazwa archiwum – zawiera pełną nazwę pliku zawierającego ostatnią kopię bezpieczeństwa bazy danych. Data wykonania – określa datę wykonania ostatniej kopii bezpieczeństwa. Przypominaj o wykonaniu kopii co: … dni – określa okres od czasu wykonania kopii bazy danych do wygenerowania przez program przypomnienia o wykonaniu kopii (w dniach). Zero oznacza brak przypomnienia. Domyślnie ustawiane jest 7 dni. Przypomnienie zależne jest od parametru na karcie Operatora/ zakładka [Ogólne]: Przypomnienie o kopii bezpieczeństwa. Czas archiwizacji – określa czas trwania wykonywania ostatniej kopii bezpieczeństwa (pozwala on w przybliżeniu określić, jak długo może trwać wykonywanie nowej kopii).

OCR

Parametry

W tym miejscu użytkownik ma możliwość wskazania sposobu zapisu skanów dokumentów dla usługi OCR. Możliwe jest zaznaczenie jednej z 3 opcji:
  • zapisz w bazie (domyślnie zaznaczona opcja),
  • zapisz w IBARD (po zaznaczeniu tej opcji staje się aktywne pole Folder dla plików na IBARD),
  • zapisz na dysku (po zaznaczeniu tej opcji pojawia się możliwość określenia domyślnego folderu dla wszystkich stanowisk oraz ewentualnie dodatkowo dedykowanego folderu dla tego stanowiska).
  • Przenoś dane adresowe z karty kontrahenta podczas dodawania dokumentów (po zaznaczeniu tej opcji nazw i adres kontrahenta będą pobierane z karty kontrahenta a nie z bazy REGON. Dla nowo zakładanych kontrahentów dane będą pobierane z bazy REGON).

SMS

SMS

Aby możliwa była konfiguracja sms należy posiadać skonfigurowane konto pocztowe (menu Start/Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail). Odbiorca wiadomości sms zamiast numeru telefonu nadawcy będzie widział jego nazwę. Tę nazwę należy zdefiniować po stronie Comarch ERP Optima. Użytkownik posiadający kilka baz danych może wysyłać sms z taką samą nazwą ze wszystkich baz lub z indywidualną nazwą dla danej bazy. Dlatego konfiguracja nazwy jest dostępna w dwóch miejscach:
  • Konfiguracja firmy/ CRM/ SMS – tutaj użytkownik może wskazać indywidualną konfigurację nazwy nadawcy dla danej bazy.
  • Konfiguracja programu/ CRM/ SMS – wprowadzona tutaj nazwa dotyczy wszystkich baz firmowych.
Szczegółowy opis jest dostępny w rozdziale Firma/ CRM/ SMS.

Internetowa Wymiana Dokumentów

Aktywacja

Internetowa Wymiana Dokumentów to rozwiązanie za pomocą którego każda firma pracująca na oprogramowaniu Comarch może elektronicznie przesyłać i odbierać dokumenty do/z Biura rachunkowego lub oddziału. Jak skonfigurować usługę krok po kroku opisano w biuletynie OPT039 Internetowa Wymiana Dokumentów z Klientem Comarch ERP XT / Comarch Moje BR Poniżej znajdziesz opis fragmentu procesu dotyczącego konfiguracji wykonywanej przez Biuro rachunkowe w Optimie w gałęzi Konfiguracja/Program/Internetowa Wymiana Dokumentów. Pamiętaj! Przed przystąpieniem do konfiguracji, należy zarejestrować się na portalu iksiegowosc24.pl
W tej gałęzi konfiguracji dostępne są 2 zakładki: [Ogólne] oraz [Klienci]. Trzecia zakładka [Opcje] jest widoczna widoczna jeżeli zalogowano się do programu na klucz z modułami dla Biur Rachunkowych. Na zakładce [Konfiguracja] znajdują się przyciski:
  • Aktywuj wymianę przez serwer Comarch – jeżeli parametr zostanie zaznaczony, otwierane jest okno Podaj dane:
Należy na nim uzupełnić pola:
  • Numer Klienta (ID) – numer ewidencyjny Comarch
  • PIN – numer PIN przydzielony Klientowi Comarch do korzystania z Asysty Comarch
  • Ustaw hasło – w to pole należy wpisać hasło, które będzie wymagane przy jakiejkolwiek zmianie ustawień konta na serwerze Comarch
  • Potwierdź hasło
  Po zapisaniu zmian konto Internetowej Wymiany Dokumentów jest aktywowane. Poniżej znajdziesz opis pozostałych opcji widocznych na oknie. Na oknie dostępne są przyciski:
  • Zarządzanie Oddziałami – opcja umożliwia zarządzanie oddziałami w ramach Internetowej Wymiany Dokumentów. W przypadku konfigurowania wymiany po raz pierwszy, po aktywowaniu konta zakładany jest automatycznie oddział o symbolu Centrala. Dane adresowe dla tego oddziału pobierane są z bazy REGON na podstawie numeru NIP zapisanego w kluczu, z którego pobrano moduły podczas logowania do programu. Automatycznie założony oddział podpowiadany jest jako domyślny.
    Uwaga
    Wskazanie domyślnego oddziału jest konieczne. Zwróć uwagę czy ten oddział jest uzupełniony.
  • Zmień hasło – opcja umożliwia zmianę hasła dostępu do konta na serwerze Comarch.
  • Odnowienie certyfikatu – opcja służy odnowieniu certyfikatu Internetowej Wymiany Dokumentów.
  Po uzupełnieniu powyższych danych należy skonfigurować wymianę z Klientem. W tym celu każdy podmiot z którym chcemy wymieniać dokumenty należy dodać na oknie Klienci biura dostępnym na wstążce programu w sekcji iKsięgowość24. Nowego Klienta można również dodać po zalogowaniu do portalu iksiegowosc24.pl w zakładce Moi Klienci. Po otrzymaniu potwierdzenia mailowego po każdym zgłoszonym Kliencie przystępujemy do uruchomienia wymiany danych między Biurem rachunkowym a Klientem. W tym celu należy, w kontekście bazy, w której będą importowane/z której będą eksportowane dane, uzupełnić w tabeli znajdującej się na zakładce [Klienci]:
  • Wymieniam dane – jaką rolę będzie pełnić dana baza.
  • Numer Klienta (ID), z którym wymieniam dane – numer Klienta Comarch, który jest partnerem wymiany dla danej bazy.
  • Oddział, z którym wymieniam dane – symbol oddziału partnera wymiany, z którym ma następować komunikacja; nieuzupełniany w przypadku typu wymiany z Klientemz Oddziałem.
  • Aplikacja Klienta – program używany przez Klienta, z którym będzie odbywała się wymiana – należy wybrać XT/MBR lub Optima.
  W przypadku wyboru opcji z Centralą bądź z Oddziałem, w kolumnie Numer Klienta (ID), z którym wymieniam dane automatycznie uzupełniany jest numer ID ten, który podano podczas aktywowania wymiany. Jeżeli przy bazie firmowej w kolumnie Wymieniam dane wybrana zostanie opcja z Klientem, wówczas po zapisaniu zmian dla tej bazy Klienta w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona ustawiana jest opcja księgowość, a w polu Identyfikator księgowości wpisywane jest: KSIEG.  

Automatyczna synchronizacja

Dla bazy danych można określić, że dana baza będzie automatycznie synchronizowana poprzez zaznaczenie przy niej parametru Automatyczna synchronizacja. Po zaznaczeniu otwiera się okno z konfiguracją automatycznego importu i eksportu paczek IWD dla wybranej bazy. Okno konfiguracji automatycznego importu i eksportu paczek IWD dla wybranej bazy może również zostać wywołanie poprzez kliknięcie ikony  . W nagłówku okna znajduje się informacja o nazwie bazy danych, wybranym typie wymiany oraz identyfikatorze partnera (numerze ID Klienta Comarch). Okno składa się z dwóch zakładek. Zakładka [Harmonogram] zawiera następujące informacje:
  • parametr Automatyczna synchronizacja Internetowej Wymiany Dokumentów – parametr domyślnie zaznaczony; jego odznaczenie powoduje wyłączenie automatycznej synchronizacji IWD dla tej bazy,
  • pole umożliwiające wskazanie operatora, w imieniu którego będą automatycznie synchronizowane dane IWD; ten operator będzie ustawiany na importowanych dokumentach,
  • parametry dotyczące eksportu danych:
    • dzień w którym będzie wykonywany eksport – dostępne są opcje: codziennie, 5-tego dnia miesiąca, 10-tego dnia miesiąca, 20-tego dnia miesiąca,
    • częstotliwość eksportu – możliwość wyboru jednego z następujących ustawień: 1 h, 2 h, 3 h, 4 h, 5 h, 6 h, 12 h,
    • zakres godzin w jakich będzie się odbywał eksport,
    • zakres czasowy eksportowanych dokumentów. Do wyboru będą opcje: wszystkie, poprzedni miesiąc, bieżący miesiąc.
    • parametr Usuwaj bazy dane starsze niż – dotyczy tylko Comarch ERP Optima w Chmurze standard, określa ilość dni, po których plik z nieazaimportowanym danymu zostanie usunięty z bazy
W przypadku wybrania opcji wszystkie eksportowane będą wszystkie dokumenty, które nie zostały jeszcze wyeksportowane (nie mają znacznika E). Po wybraniu opcji poprzedni miesiąc eksportowane będą dokumenty z datą wystawienia z poprzedniego miesiąca w stosunku do daty bieżącej ustawionej w programie, które nie zostały jeszcze wyeksportowane. Po wybraniu opcji bieżący miesiąc eksportowane będą dokumenty z datą wystawienia z miesiąca na podstawie daty bieżącej ustawionej w programie, które nie zostały jeszcze wyeksportowane. Data dokumentów określana jest następująco:
      • w przypadku dokumentów handlowych, magazynowych, rejestru VAT oraz ewidencji dodatkowej znaczenie ma data wystawienia dokumentu,
      • w przypadku list płac jest to okres wypłaty określany na formularzu listy płac,
      • w przypadku raportów k/b jest to data zamknięcia raportu,
      • w przypadku płatności i dokumentów kompensaty jest to data dokumentu,
      • w przypadku rozliczeń jest to data rozliczenia,
      • w przypadku danych słownikowych eksportowane są wszystkie dane, które nie zostały jeszcze wyeksportowane.
  • Parametry dotyczące importu danych:
    • zakres godzin w jakich będzie się odbywał import,
    • częstotliwość importu – możliwość wyboru jednego z następujących ustawień: 1 h, 2 h, 3 h, 4 h, 5 h, 6 h, 12 h.
Znajdująca się na oknie ikona  wywołuje listę logów z operacji eksportu i importu paczek IWD wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych dla tej bazy danych. Na dole okna znajduje się sekcja z informacją o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna. Zakładka [Eksportowane dokumenty] zawiera listę danych słownikowych oraz typów dokumentów, które dla tej bazy mają być automatycznie przesyłane za pomocą IWD. Analogicznie do dotychczasowej funkcjonalności pracy rozproszonej lista zawiera różne pozycje w zależności od wybranego dla bazy danych typu wymiany.   W sytuacji kiedy Użytkownik skonfiguruje do synchronizacji jedną bazę, przy zapisywaniu pojawia się pytanie: Czy chcesz ustawić takie same parametry automatycznej synchronizacji dla pozostałych baz o tym samym typie wymiany? Odpowiedź Tak powoduje zapisanie takich samych ustawień dla pozostałych baz o tym samym typie wymiany. Odpowiedź Nie powoduje że zapisywane są ustawienia wyłącznie dla tej bazy. Dodatkowo aby ułatwić konfigurowanie Serwisu Operacji Automatycznych (SOA) dla kolejnych baz, po zaznaczeniu dla bazy parametru Automatyczna synchronizacja otwiera się okno z ustawieniami z poprzednio konfigurowanej bazy danych. W przypadku importu raportów kasowych/bankowych może mieć miejsce sytuacja, że zostanie zaimportowany raport k/b, a przy kolejnym imporcie w paczce będzie ten sam raport jednak z większą ilością zapisów k/b. W związku z tym aby zaimportować zapisy kasowe/bankowe do już istniejącego raportu k/b operator wskazany na oknie Serwisu Operacji Automatycznych (SOA) powinien mieć na swojej karcie w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy zaznaczony parametr Prawo importu zapisów k/b do otwartych raportów. W momencie konfigurowania Serwisu Operacji Automatycznych (SOA) przy wyborze operatora następuje sprawdzenie czy ma on zaznaczony wspomniany parametr. Jeżeli okaże się że nie ma, wówczas zostanie on automatycznie zaznaczony i Użytkownik otrzyma informację: Dla prawidłowego działania importu na operatorze [KOD_OPERATORA] został dodatkowo zaznaczony parametr „Prawo importu zapisów k/b do otwartych raportów” w Konfiguracji Programu-> Użytkowe-> Operatorzy.  

Usuwanie archiwalnych danych z serwera Comarch

Paczki przesłane na serwer Comarch przechowywane są na nim przez 90 dni. Później zostają usunięte z serwera. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym niezaimportowane dane z paczek IWD , które były importowane automatycznie, są zapisywane w postaci plików XML w folderze na serwerze Comarch, do którego dostęp mają wszyscy Użytkownicy danej firmy. Pliki XML starsze niż 30 dni są automatycznie usuwane z serwera Comarch. Na zakładce [Opcje] dostępne są 2 opcje: Wymagaj opisywania dokumentów kosztowych – w przypadku jej zaznaczenia (opcja domyślna) Klient korzystający z Comarch Moje BR lub Comarch ERP XT wprowadzając dokumenty, które prześle do Biura Rachunkowego, będzie obowiązkowo uzupełniał pola opisujące dokumenty, ułatwiając ich odpowiednie zaksięgowanie w Biurze. Udostępniaj pakiet Comarch OCR swoim Klientom – w przypadku zaznaczenia parametru Klient korzystający z Comarch Moje BR lub Comarch ERP XT może skorzystać z pakietu Comarch OCR wykupionego przez Biuro Rachunkowe podczas dodawania dokumentów kosztowych ze skanów.

Parametry

Możliwe jest wskazanie miejsca przechowywania załączników do przesyłanych dokumentów. Gałąź Konfiguracji niedostępna w przypadku Comarch ERP Optima w Chmurze Standard. Możliwe jest zaznaczenie jednej z 3 opcji:
  • zapisz w bazie (domyślnie zaznaczona opcja),
  • zapisz w IBARD (po zaznaczeniu tej opcji staje się aktywne pole Folder dla plików na IBARD; po kliknięciu ikony wyboru folderu  pojawi się okno logowania do Comarch IBARD, jeżeli operator wcześniej się nie zalogował),
  • zapisz na dysku (po zaznaczeniu tej opcji pojawia się możliwość określenia domyślnego folderu dla wszystkich stanowisk oraz ewentualnie dodatkowo dedykowanego folderu dla tego stanowiska); po zaznaczeniu opcji zapisz na dysku jeżeli domyślny folder dla wszystkich stanowisk nie był wskazany, podpowiadana jest ścieżka C:\ProgramData\Comarch ERP Optima\Wymiana danych z możliwością wskazania innego folderu.
W przypadku opcji zapisu na dysku dedykowany dla stanowiska folder przechowywania załączników może być również określony w Konfiguracji Stanowiska/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Parametry. Jeżeli Użytkownik wybrał opcję zapisywania załączników na dysku i uzupełnił folder dedykowany dla stanowiska, załączniki będą zapisywane w tym wskazanym katalogu. Jeżeli folder dla stanowiska nie został wskazany, załączniki będą zapisywane w folderze dla wszystkich stanowisk, określanym w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Parametry. W przypadku Comarch ERP Optima w Chmurze Standard załączniki zawsze zapisywane są w bazie i nie ma możliwości wskazania innego miejsca ich zapisu. Jeżeli skonfigurowany jest automatyczny import paczek IWD przy wykorzystaniu Serwisu Operacji Automatycznych, załączniki mogą być zapisywane w bazie lub na dysku. Jeżeli w Konfiguracji wybrana jest w takim przypadku opcja zapisu w Comarch IBARD, załączniki zapisywane są w bazie danych.