W programie Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe możliwa jest seryjna wysyłka wiadomości mailowych do Klientów z informacją o podatkach i składkach ZUS. W panelu Operacje seryjne w zakładce Informacja dla Klientów.
Operacje seryjne. Informacja dla Klientów.
Po kliknięciu w opcję Informacja dla Klientów dostępne są dwa warianty do wyboru:
– Wyślij e-mail o podatkach/ ZUS 
– po wybraniu tej opcji pojawia się okno z szablonem wiadomości mailowej. W jej załączniku program dodaje plik PDF zabezpieczony hasłem. Użytkownik może wiadomość wysłać od razu klikając w 
albo może umieścić ją w Kopiach roboczych. Więcej o haśle w dalszej części
artykułu.
– Zapisz plik z informacją o podatkach/ ZUS 
– po wybraniu tej opcji zostanie wygenerowany plik pdf zabezpieczony hasłem.
Jak przesłać informację o podatkach i składkach ZUS do swoich Klientów mailem?
Krok pierwszy:
Należy wybrać jakie informacje mają zostać przesłane do Klientów:
Plik PDF zawiera informacje o podatkach dla wszystkich deklaracji, które zaznaczone są w programie Comarch ERP Optima w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa.
W wysyłanym mailu lub zapisanym pliku PDF może pojawić się informacja o wyliczonych przez Biuro Rachunkowe podatkach dla Klienta z tytułu:
- podatku VAT
- zaliczek na PIT-4, PIT-8AR, PIT-28, PIT-36, PIT-36L
- zaliczek na CIT-8
- składek ZUS
- PPK
- płatności do deklaracji AKC-WW
- płatności do deklaracji CUK-1
- deklaracji rocznych PIT-28, PIT-36, PIT-36L, CIT-8
Krok drugi:
Należy zdefiniować adresatów wiadomości. W poszczególnych bazach danych Klientów należy wskazać adresy na jakie mają zostać przesłane informacje o podatkach.
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/Biuro Rachunkowe/Parametry dostępne są dwa parametry możliwe do zaznaczenia:
Konfiguracja firmy – gałąź Biuro Rachunkowe/Parametry
- Adres właściciela – po zaznaczeniu tego parametru wiadomość e-mail wysyłana jest na adres wskazany na formularzu właścicieli.
Każdy z właścicieli/współwłaścicieli dostaje informację o: swoich podatkach i składkach ZUS (dotyczy PIT i DRA) oraz informacje o podatkach firmy.
Załącznik PDF zabezpieczony jest hasłem. Domyślne hasło do pliku to numer PESEL, a w przypadku braku PESEL, jako hasło ustawiana jest data urodzenia w formacie DDMMRRRR. Istnieje możliwość ustawienia własnego hasła do pliku. Hasło to można ustawić na formularzu właściciela, w zakładce [Ogólne], z sekcji Hasło dla wydruków.
- Wskazany adres – wybierając tę opcję samodzielnie wpisujemy adres/ adresy e-mail, na które ma zostać wysłana wiadomość.
W przypadku wysyłania wiadomości na wskazany adres w załączniku pojawią się informacje o wszystkich zaznaczonych w Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa zaliczkach/deklaracjach, również te dotyczące właścicieli.
Możemy podać hasło dla wydruków wpisując je ręcznie lub wygenerować za pomocą przycisku Generuj.
Krok trzeci:
W aplikacji Biuro Rachunkowe w panelu Operacje seryjne w zakładce Informacja dla Klientów należy wybrać Wyślij e-mail o podatkach/ ZUS .
Po wybraniu tej opcji pojawia się okno z szablonem wiadomości mailowej.
Szablon wiadomości e-mail
Taką wiadomość można wysłać od razu klikając w albo umieścić w Kopiach roboczych i wysłać później. Każda z wiadomość zawiera załącznik PDF zabezpieczony hasłem. Przykładowy załącznik wiadomości:
Wydruk generowany jest na bieżący dzień i zawiera informacje o podatkach i składkach ZUS za wskazany w Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe miesiąc i rok.
Jak zapisać plik z informacją o podatkach aby dołączyć go do wiadomości wysyłanej z dowolnej skrzynki pocztowej?
Wybierając Zapisz plik z informacją o podatkach/ ZUS
zostanie wygenerowany plik zabezpieczony hasłem (zasady ustawienia hasła są takie same jak przy wysyłce wiadomości e-mail).
Gdzie zapisywany jest plik?
Domyślnie plik jest zapisywany w lokalizacji: C:\ProgramData\Comarch ERP Optima\Wydruki\Biuro Rachunkowe. W katalogu Biuro Rachunkowe dla każdej firmy jest tworzony oddzielny katalog. Użytkownik może wskazać własną lokalizację do zapisywania pliku z poziomu zakładki: Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Biuro rachunkowe/ Parametry.
Konfiguracja stanowiska – Informacja o podatkach/ ZUS – katalog do plików pdf.
