Sekcja Operacje seryjne zbudowana jest analogicznie jak w Explorer Windows.

Sekcja Operacje seryjne posiada standardowo „belki”.

Administracja

Funkcja ta pozwala na podstawowe działania administracyjne, w module dostępne są następujące funkcje:

• Dodanie bazy – powoduje pojawienie się kreatora zakładania nowej bazy danych. Po dodaniu nowej bazy danych można od razu się do niej zalogować, np. za pomocą ikony Uruchom program Comarch ERP Optima .
• Utworzenie kopii – funkcja ta pozwala na wykonanie kopii bezpieczeństwa bazy konfiguracyjnej oraz każdej zaznaczonej bazy firmowej. Program wykonuje kopię do podanego w Konfiguracji programu folderu z domyślną nazwą: „nazwa bazy + aktualna data i godzina”. Informacja z przebiegu tego procesu jest wyświetlana w „Panelu wyników”.
• Konwersja bazy danych – po uruchomieniu funkcji program wykonuje kopię bezpieczeństwa dla każdej zaznaczonej bazy, a następnie wykonywana jest jednoczesna konwersja dla zaznaczonych baz. W momencie przeprowadzania w Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe konwersji kilku baz równolegle na oknie wyświetlają się informacje o postępach konwersji oraz statusach konwertowanych baz.

Parametry Firm

Funkcja ta związana jest z seryjną zmianą wskaźnika zdefiniowanego z poziomu Konfiguracji firmy w programie Comarch ERP Optima. W gałęzi Parametry Firm  użytkownik może ustawić stopę procentową składki wypadkowej, która co do zasady ustalana jest każdego roku, stawki podatku CIT oraz zweryfikować numery rachunków.

Po wyborze dostępnej opcji Składka wypadkowa  wywołane zostanie okno, na którym:

• należy podać wysokość składki wypadkowej,
• wyświetlony będzie okres od kiedy zmiana będzie obowiązywała, pobierany z panelu Bazy danych.

Po zatwierdzeniu wprowadzonej składki w podświetlonej/zaznaczonej bazie w Start/Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Składki ZUS ustawiona zostanie nowa wartość.

Wybierając opcję Stawka podatku CIT   pojawi się okno, na którym:

• Należy określić wysokość stawki podatku od osób prawnych
• wyświetlony będzie okres od kiedy zmiana będzie obowiązywała, pobierany z panelu Bazy danych 

Seryjne ustawianie stawki podatku CIT

Analogicznie do ustawiania stawki wypadkowej po zatwierdzeniu stawki w zaznaczonych bazach w Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/Deklaracje i stawki podatkowe ustawiona zostanie nowa wartość.

Wybierając opcję Weryfikacja numerów rachunków pojawia się okno z możliwością zaznaczenia dwóch parametrów:

• Niezależnie od kwoty
• Z formularza dokumentu w rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej

Po zatwierdzeniu ustawień parametrów w podświetlonej/zaznaczonej bazie w Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry ustawione zostaną parametry związane z weryfikacją numerów rachunków.

Wybierając opcję Automatyczne przenoszenie dokumentów kosztowych z Handlu do rejestrów VAT istnieje możliwość seryjnego zaznaczenia/ozdznaczenia w wybranych bazach parametru dotyczącego automatycznego przenoszenia dokumentów z Handlu do rejestrów VAT. Podczas seryjnego zaznaczania parametru w biurze rachunkowym pojawia się okno jak poniżej:

Z poziomu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe nie ma możliwości wskazania do jakich rejestrów mają się przenieść dokumenty, użytkownicy muszą zrobić to z poziomu konfiguracji programu Comarch ERP Optimy (o czym informuje komunikat poniżej parametru). Jeśli nie zostanie ustawiony z poziomu Optimy rejestr to podczas zatwierdzania pierwszego typu dokumentu kosztowego w handlu pojawi się okno z wyborem rejestru VAT. Zaznaczenie seryjnie „Automatyczne przenoszenie dokumentów kosztowych z Handlu do rejestrów VAT” z poziomu Biura Rachunkowego powoduje, że automat zaznaczy się dla wszystkich typów dokumentów tj. faktur zakupu i dokumentów wewnętrznych zakupu.
W przypadku, gdy użytkownik chce seryjnie odznaczyć ten parametr z poziomu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe to może tego dokonać pozostawiając pusty checkbox obok parametru i potwierdzając wybór ikoną zielonego haczyka – dla zaznaczonych baz parametr zostanie odznaczony.

Deklaracje/Zaliczki/JPK

Funkcja ta umożliwia seryjne obliczenie deklaracji, zaliczek i wygenerowanie plików JPK_V7(pod warunkiem, że nie zostały jeszcze policzone) przy uwzględnieniu tych samych parametrów jak w programie Comarch ERP Optima (z uwzględnieniem zapisów w buforze). Deklaracja/Zaliczka oraz pliki JPK_V7 będą liczone zawsze jako złożenie deklaracji (nie korekta).

Za pomocą tej operacji seryjnej istnieje możliwość seryjnego przeliczenia poniższych deklaracji:

• JPK_V7,
• Deklaracje VAT
• Zaliczki PIT/CIT,
• Deklaracje PIT/CIT,
• Deklaracje ZUS DRA.

Dodatkowo w tej zakładce dostępne są opcje:

• Zatwierdzanie deklaracji/zaliczek/JPK_V7   – uruchomienie funkcji blokuje przed zmianami wybrany rodzaj deklaracji/zaliczki dla zaznaczonych baz danych w wybranym okresie. Deklaracje/zaliczki są blokowane przed zmianami poprzez zaznaczenie na nich parametru Zablokuj deklarację przed zmianami.
  .
  Operator ma możliwość zablokowania przed zmianami następujących rodzajów deklaracji/zaliczek:
  • • Deklaracja VAT-7/JPK_V7,
    • Deklaracja VAT-UE,
    • Deklaracja VAT‑UEK,
    • Deklaracja VAT-8,
    • Deklaracja VAT‑9M,
    • Deklaracja VAT‑27,
    • Zaliczka/zaliczka uproszczona na PIT‑36/PIT‑36L,
    • Zaliczka na PIT‑28,
    • Zaliczka/zaliczka uproszczona na CIT‑8,
    • Zaliczka na PIT‑4R,
    • Zaliczka na PIT‑8AR,
    • Deklaracja PIT‑36/PIT‑36L,
    • Deklaracja PIT‑28,
    • Deklaracja CIT‑8,
    • Deklaracja PIT‑4R,
    • Deklaracja PIT‑8AR,
    • Deklaracja PIT‑11,
    • Deklaracja ZUS DRA..

  W przypadku deklaracji płacowych np. PIT-8AR, PIT-11 istnieje możliwość seryjnego zatwierdzenia deklaracji również w sytuacji kiedy przy logowaniu do modułu Biuro Rachunkowe nie zostały pobrane licencje na moduł Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus.

• Eksport do programu Płatnik –  funkcja umożliwia zapis deklaracji ZUS DRA dla wskazanych firm jako pliki xml, które będzie można zaczytać do programu Płatnik. Deklaracje zostaną zapisane w folderze wskazanym w polu Deklaracje ZUS – katalog dla plików xml w konfiguracji stanowiska (Start/Konfiguracja/Stanowisko/Płace).Domyślnie ustawiona jest ścieżka %ProgramData%\Comarch ERP Optima\ZUS.
• Eksport do Pulpitu Menadżera  – funkcja udostępnia wybrany wydruk deklaracji w Pulpicie Menadżera. Prawo do wysyłania wydruków do Pulpitu Menadżera ma Operator, który na swojej karcie w programie Comarch ERP Optima w Konfiguracji/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy ma zaznaczony parametr Udostępnianie wydruków.
  .
  Operator ma możliwość udostępnienia w Pulpicie Menadżera wydruków następujących deklaracji:
  • • Deklaracja VAT-7,
    • Deklaracja VAT-UE,
    • Deklaracja VAT‑UEK,
    • Deklaracja VAT‑9M,
    • Deklaracja VAT-27,
    • Zaliczka/zaliczka uproszczona na PIT‑36/PIT‑36L,
    • Zaliczka na PIT‑28,
    • Zaliczka/zaliczka uproszczona na CIT‑8,
    • Zaliczka na PIT‑4R,
    • Zaliczka na PIT‑8AR,
    • Deklaracja PIT‑36/PIT‑36L,
    • Deklaracja PIT‑28,
    • Deklaracja CIT‑8,
    • Deklaracja PIT‑4R,
    • Deklaracja PIT‑8AR,
    • Deklaracje ZUS DRA.

  .
  Po wybraniu rodzaju deklaracji do Pulpitu Menadżera jest wysyłana ostatnia zatwierdzona deklaracja za wybrany okres dla zaznaczonych baz danych. W przypadku kiedy z wysyłanej do Pulpitu Menadżera zaliczki/deklaracji wynika kwota do zapłaty, do Pulpitu Menadżera jest również eksportowany wydruk przelewu.

• Przygotuj deklarację ZUS DRA do wysyłki do ZUS – funkcja umożliwia dodanie za dany okres deklaracji ZUS DRA dla zaznaczonych firm.

W menu Zaliczki PIT/CIT oraz Deklaracje PIT/CIT użytkownik ma do wyboru następujące rodzaje formularzy:

• PIT-36/PIT36L
• PIT-28
• CIT-8
• PIT-4R
• PIT-8AR
• PIT-11 (opcja dostępna wyłącznie dla deklaracji rocznych).

Zarówno do Zaliczki na PIT-4R jak i Deklaracji PIT-4R – dane pobierane będą z modułu Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus pod warunkiem, że operator zalogowany do Biura Rachunkowego ma zaznaczony na karcie operatora jeden z tych modułów. W przeciwnym wypadku Zaliczki oraz Deklaracja przeliczane będą dla uproszczonych wynagrodzeń.

Seryjne naliczenie Deklaracji PIT-11 działa dla wskazanych baz danych – pod warunkiem, że nie zostały one jeszcze policzone. Informacja PIT-11 będzie liczona zawsze jako złożenie deklaracji (nie korekta). Dane do deklaracji pobierane będą z modułu Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus.

Wyliczenie deklaracji dotyczyć (obejmować) będzie wszystkich pracowników/zleceniobiorców posiadających naliczoną wypłatę (w tym znajdującą się w „buforze”, tzw. otwartej liście płac) w zadanym okresie, bez względu na to czy operator pobrał moduł płacowo-kadrowy. Do deklaracji PIT-11 automatycznie dołączany jest
Załącznik PIT-R – pod warunkiem, iż pracownik posiada w trakcie roku naliczone wynagrodzenie z odpowiednim typem wypłaty (szczegółowy opis w podręczniku Comarch ERP Optima Płace i Kadry).

W przypadku baz danych, które nie posiadają pełnych płac, a jedynie wynagrodzenia uproszczone – w panelu wyników przebiegu naliczenia deklaracji PIT-11 wyświetlony zostanie komunikat identyczny jak dla pracowników nie posiadających wypłaty w danym okresie, tj. Błąd przeliczenia deklaracji dla pracownika [Jan Kowalski] : Brak wypłat dla pracownika.

Dla zaliczek i deklaracji rocznych PIT-36 oraz PIT-36L będą generowane dokumenty razem, gdyż może się zdarzyć, że jeden właściciel musi złożyć zarówno PIT-36 jak i PIT-36L.

Okres zgodnie z którym obliczane będą zaliczki użytkownik ustawia w Panelu Baz Danych. Standardowo po zalogowaniu do Biura Rachunkowego miesiąc, który się podpowiada jest miesiącem poprzednim w stosunku do bieżącego.

W programie Comarch ERP Optima jest możliwość wygenerowania Zestawienia dochodów/przychodów do wyliczenia składki zdrowotnej. W związku z tym podczas seryjnego przeliczania w programie Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe zaliczek PIT-36/PIT-36L/PIT-28 lub seryjnego przeliczania listy płac dla właściciela może zostać automatycznie utworzone zestawienie dochodów/przychodów dostępne w Comarch ERP Optima z poziomu Księgowość/Zaliczki na PIT-36/PIT-36L/PIT-28 na zakładce 2. Zestawienie dochodów do wyliczenia składki zdrowotnej. Zestawienie to można również dodać ręcznie na tej zakładce w Comarch ERP Optima.

Poniżej opisane są przypadki automatycznej generacji bądź aktualizacji istniejącego w bazie zestawienia dochodów/przychodów do wyliczenia składki zdrowotnej podczas wykonywania seryjnego przeliczania zaliczek PIT-36/PIT-36L/PIT-28 lub seryjnego przeliczania list płac dla właściciela w Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe:

• W przypadku rozliczenia miesięcznego podczas seryjnego przeliczania zaliczki PIT-36/PIT-36L/PIT-28 za dany miesiąc, gdy w danym miesiącu w bazie nie ma jeszcze zaliczki oraz zestawienia wygenerowana jest zaliczka wraz z zestawieniem dochodów/przychodów za ten miesiąc.
• W przypadku rozliczenia kwartalnego podczas seryjnego przeliczania zaliczki PIT-36/PIT-36L/PIT-28 za pierwszy lub drugi miesiąc kwartału generowane jest jedynie zestawienie dochodów/przychodów. Gdy przeliczana jest zaliczka za trzeci miesiąc kwartału dodawana jest zaliczka wraz z zestawieniem za ten miesiąc.
• W przypadku, gdy w bazie jest przeliczona zaliczka PIT-36/PIT-36L/PIT-28 ale brak zestawienia, ponieważ zostało usunięte, to podczas ponownego seryjnego przeliczania zaliczek zestawienie dochody/przychody nie jest ponownie naliczane.
• W przypadku, gdy w bazie nie ma przeliczonej zaliczki PIT-36/PIT-36L (miesięczna lub kwartalna) ale jest już dodane zestawienie dochodów/przychodów to przeliczając seryjnie zaliczkę PIT-36/PIT-36L zestawienie to jest aktualizowane.
• W przypadku, gdy w bazie nie ma przeliczonej zaliczki PIT-28 ale jest już dodane zestawienie dochodów/przychodów to przeliczając seryjnie zaliczkę PIT-28 zestawienie ponownie jest przeliczane.
• W przypadku seryjnego przeliczania listy płac dla właścicieli, jeśli w bazie wskazanej na karcie właściciela na zakładce 6. Ubezpieczenia nie ma naliczonego zestawienia dochodów/przychodów to podczas naliczenia listy płac zestawienie to zostanie dodane.

Przeliczanie deklaracji rocznych jest możliwe niezależnie od wybranego miesiąca. Podczas wyliczania rocznych deklaracji pod uwagę brany będzie rok kalendarzowy wskazany w panelu Baz Danych.

W przypadku deklaracji CIT-8 okres przeliczenia uzależniony jest od okresu obrachunkowego.

Po wybraniu ikony  JPK_V7  program generuje od października 2020 roku plik JPK_V7 za wskazany w zakładce Bazy danych okres w zaznaczonych bazach. Podczas generowania plików nie ma możliwości edycji części deklaracyjnej pliku JPK_V7. Jeśli istnieje potrzeba dokonania zmian w części deklaracyjnej należy zrobić to już po wygenerowaniu pliku z opcji Podgląd Deklaracje VAT/JPK_V7 opisane poniżej.

W przypadku, gdy użytkownik będzie chciał wygenerować plik JPK_V7 za miesiące wcześniejsze niż  październik 2020, pojawi się stosowny komunikat: „Nie można utworzyć pliku JPK_V7. Za ten okres obowiązuje plik JPK_VAT.”. Więcej informacji na temat plików JPK_V7 znajduje się pod linkiem .

Seryjne naliczenie Deklaracji ZUS DRA działa dla wskazanych baz danych – pod warunkiem, że nie zostały one jeszcze policzone. W zależności od danych znajdujących się w danej bazie deklaracja ZUS DRA zostanie naliczona dla pracowników i/lub dla właścicieli rozliczających się indywidualnie z ZUS (zaznaczony parametr Indywidualna DRA na formularzu właściciela).

Podczas eksportu deklaracji do Płatnika jako pliki xml zostaną zapisane deklaracje dla pracowników i/lub właścicieli za wskazany miesiąc o najwyższym numerze  ustawionym w identyfikatorze (w przypadku, gdy jest naliczonych kilka deklaracji np. z powodu korekty).

e-Deklaracje/Wyślij JPK

Funkcja pozwala na wysłanie e-Deklaracji, plików JPK_V7 oraz import Urzędowego Poświadczenia Odbioru seryjnie dla wskazanych firm za wybrany okres. Obszar składa się zopcji:

• Wyślij deklaracje
• Wyślij JPK_V7,
• Odbierz UPO dla deklaracji,
• Odbierz UPO dla JPK_V7,
• Wyślij deklarację ZUS bezpośrednio do ZUS
• Odbierz potwierdzenie wysyłki do ZUS

Po uruchomieniu funkcji „Wyślij deklaracje” pojawia się okno dialogowe z rozwijalnym menu pozwalającym na szybki wybór rodzaju deklaracji przeznaczonej do wysłania.

Po wybraniu deklaracji lub opcji Wyślij JPK_V7 pojawia się okno z wyborem certyfikatu i podaniem PIN’u. W zależności od ustawień komponentu do obsługi podpisu elektronicznego program poprosi o podanie PIN’u tylko raz i podpisze wszystkie deklaracje lub będzie prosił o podanie PIN’u dla każdej deklaracji osobno. Komponent UNIZETO domyślnie wymaga wybrania certyfikatu i podpisania PIN’u tylko jeden raz w danej sesji. Komponent KiR’u i Sigillum wymaga ustawienia opcji „Trwały PIN” i podania np. na jaki czas ma być zapamiętany PIN. Po podpisaniu deklaracji/pliku JPK_V7 następuje przesłanie tych dokumentów do systemu e-Deklaracje.

Przy włączeniu funkcji Odbierz UPO dla deklaracji, analogicznie jak podczas wysyłania e-Deklaracji pojawi się okno dialogowe pozwalające na wybór rodzaju deklaracji, dla której użytkownik chce dokonać importu. Po wybraniu rodzaju deklaracji rozpocznie się proces pobierania UPO.

W przypadku, gdy użytkownik zaznaczy kilka baz lub wszystkie istnieje możliwość seryjnego wysyłania wybranego rodzaju deklaracji lub pliku JPK_V7, jak również seryjny odbiór UPO dla określonego rodzaju dokumentu, dla wybranych baz.

Wynik z przebiegu wyżej wymienionych operacji można zobaczyć z poziomu zakładki [Panel wyników].

Panel wyników po eksporcie pliku JPK_V7 do systemu e-Deklaracje

Wybranie opcji Wyślij ZUS DRA bezpośrednio do ZUS   spowoduje wysyłkę deklaracji ZUS DRA dla zaznaczonych baz do ZUS.

Przetworzenie nadesłanych dokumentów w ZUS powoduje wygenerowanie potwierdzenia, które zawiera informacje o przyjęciu dokumentów lub przyczynie ich odrzucenia. Aby sprawdzić status przesłanych deklaracji należy odebrać potwierdzenie wysyłki wybierając opcję Odbierz potwierdzenie wysyłki do ZUS  .

 Pliki z wysłaną deklaracją do ZUS oraz pobranym potwierdzeniem odbioru są zapisywane w lokalizacji wskazanej w konfiguracji stanowiska (Start/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Płace/ Parametry), w polu Deklaracje ZUS – katalog dla plików xml w przypadku korzystania z programu w wersji stacjonarnej lub w folderze Moje dokumenty danego Użytkownika w przypadku wersji w chmurze.

Płace i Kadry

W zakładce [Płace i Kadry] dostępne są funkcje seryjnego Wstawiania świat oraz Naliczania i zamykania wypłat właścicieli.

Po wyborze ikony Wstawianie świąt   wywołane zostanie okno, w którym użytkownik będzie mógł zdecydować – czy wstawić święta jedynie do kalendarza Standard, czy do wszystkich kalendarzy zawartych w bazie. W oknie zostanie wyświetlona informacja dotycząca danego roku (automatycznie pobierana z panelu Baz Danych), natomiast domyślnie zaznaczony parametr Zamieniaj zdefiniowane dni spowoduje, iż program naniesie serię nie sprawdzając czy dni były już wcześniej zdefiniowane (wszystkie dni zostaną zdefiniowane zgodnie z wykorzystywaną serią). W przeciwnym przypadku (parametr odznaczony), przy nanoszeniu serii modyfikacji podlegają tylko te dni, które nie były wcześniej definiowane. Potwierdzenie wykonania operacji uzupełni święta dla kalendarza Standard lub wszystkich znajdujących się w bazie, która została podświetlona lub zaznaczona na liście firm. Wynik z przebiegu operacji wyświetlony zostanie z poziomu zakładki [Panel Wyników].

Seryjne wstawianie świąt

Funkcja Seryjnego naliczania i zamykania wypłat dla właścicieli  umożliwia naliczanie wypłat dla właścicieli i osób współpracujących w zaznaczonych bazach. W pierwszej kolejności program sprawdza czy w danej bazie znajdują się właściciele zatrudnieni w danym okresie oraz czy w tym okresie istnieje już lista płac o rodzaju Właściciele, jeżeli nie to lista zostaje dodana, następuje naliczenie a następnie zamknięcie wypłat i listy. Jeżeli taka lista w zadanym okresie już występuje w bazie to wypłaty naliczane są na istniejącej liście. W przypadku kiedy w danej firmie nie ma schematu numeracji list płac o rodzaju Właściciel wypłaty dla właścicieli i osób współpracujących nie zostaną naliczone. W sytuacji kiedy lista płac posiada już naliczone wypłaty operacja seryjnego naliczania i zamykania wypłat właścicieli zamyka listy płac wraz z naliczonymi wypłatami. Wynik z przebiegu operacji wyświetlany jest z poziomu zakładki [Panel wyników].

Środki trwałe

W zakładce Środki trwałe dostępna jest funkcja dotycząca seryjnego naliczania odpisów amortyzacyjnych dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Funkcja dostępna jest z poziomu zakładki Środki trwałe w panelu Operacji seryjnych.

Po naciśnięciu przycisku Generacja amortyzacji program nalicza odpisy amortyzacyjne za wskazany w zakładce Bazy danych okres dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w zaznaczonych bazach

Program przy naliczaniu odpisów amortyzacyjnych sprawdza, czy w danym miesiącu dany środek trwały lub wartość niematerialna i prawna nie posiadają jeszcze naliczonych odpisów amortyzacyjnych. W przypadku gdy odpisy amortyzacyjne są już naliczone lub odpisy za dany okres są zerowe lub środek trwały lub wartość niematerialna i prawna jest zlikwidowana lub zbyta to w zakładce [Panel wyników] pojawi się odpowiedni komunikat.

W przypadku generowana amortyzacji z modułu Biuro Rachunkowe, gdy zaznaczone bazy mają ustawiony rodzaj księgowości jako Księga podatkowa i na tych bazach  włączony jest parametr Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań z wybraną opcją Amortyzacja a dodatkowo operator zalogowany w Biurze Rachunkowym nie ma blokady księgowania to po wygenerowaniu amortyzacji w tych bazach dokumenty amortyzacji są automatycznie księgowane do kolumny 13 Pozostałe.

Z poziomu ikony Podgląd dostępna jest opcja dotycząca wyświetlania Dokumentów amortyzacji.

Po wyborze tej opcji wyświetlane jest lista dokumentów amortyzacji za okres wskazany w panelu Biura Rachunkowego dla konkretnej bazy danych w formie Listy dokumentów amortyzacji. Z listy tej możliwe jest filtrowanie wszystkich typów dokumentów środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz księgowanie ich pod warunkiem, że pobrana zostanie licencja na Księgę Podatkową, Księgę Handlową lub Księgę Handlową Plus, która będzie zgodna z rodzajem prowadzonej księgowości w danej bazy danych.

Na liście dokumentów środków trwałych wywołanej z Biura Rachunkowego w filtrze aktywnym zawsze domyślnie ustawione są parametry: Dokumenty: Amortyzacja, Rok i miesiąc: taki sam jak w Biurze Rachunkowym na zakładce Bazy danych, zaznaczony jest parametr Środki trwałe, ikona plusa oraz kosza jest wyszarzona.
Z poziomu programu Comarch ERP Optima w zakładce Konfiguracji/ Program/ Biuro Rachunkowe/ Grupy atrybutów dostępna jest grupa Środki trwałe w której skład wchodzą następujące atrybuty:

•     Nazwa: Odpisy amortyzacyjne
  Opis: Naliczone odpisy amortyzacyjne dla środków trwałych i wnip
  Typ: SQL – Firma
  Format: 1234
  Wartość domyślna: 0
  Wartości miesięczne (zaznaczone)
•     Nazwa: Środki trwałe i WNiP
  Opis: Liczba środków trwałych i wnip w użyciu
  Typ: SQL – Firma
  Format: 1234
  Wartość domyślna: 0
  Wartości miesięczne (zaznaczone)

Atrybuty te widoczne są w programie Comarch ERP Biuro Rachunkowe. Informacje te prezentują się następująco: Środki trwałe i WNiP – ilość środków w użyciu w danym miesiącu, Odpisy amortyzacyjne – ilość dokumentów amortyzacji w danym miesiącu.

Atrybut Środki trwałe i WNiP zlicza środki trwałe i wartości niematerialne i prawne w danym miesiącu, które:

•  mają stan w użyciu (niezależnie czy są całkowicie zamortyzowana czy nie – tzn. wartość netto = 0,00 lub > 0,00)
•  mają datę likwidacji/zbycia równą miesiącowi
• nie posiadają stanu w budowie.

Wydruki

Lista dostępnych wydruków widoczna po wejściu w Wydruki ma zbliżony układ do listy w menu Deklaracje/Zaliczki/JPK i pozwala po zaznaczeniu baz na seryjny wydruk formularzy: zaliczek, deklaracji rocznych, UPO dla deklaracji i plików JPK_V7 a także wydruk rejestru VAT, KPiR, dzienników oraz przelewów do US lub ZUS.

Listę wydruków podzielono na kilka segmentów:

• Wydruk deklaracji VAT/JPK_V7
• Wydruki zaliczek PIT/CIT,
• Wydruki deklaracji PIT/CIT,
• Wydruk UPO dla JPK_V7
• Wydruk UPO,
• Wydruk rejestru VAT,
• Wydruk KPiR,
• Wydruk dzienników,
• Wydruk przelewu.

W poszczególnych segmentach użytkownik ma możliwość drukowania takich formularzy deklaracji jak:

• JPK_V7 (w tym z załącznikami)
• VAT-7 (wydruk pełny, wydruk czarno-biały, nadruk, wydruk z załącznikami),
• VAT-UE, (wydruk pełny, wydruk czarno-biały, wydruk uproszczony, wydruk UPO),
• VAT-UEK, (wydruk pełny, wydruk czarno-biały, wydruk uproszczony, wydruk UPO),
• VAT-8 (wydruk pełny oraz wydruk z UPO)
• VAT-9M (wydruk pełny oraz wydruk z UPO),
• VAT-27 (wydruk pełny, wydruk uproszczony oraz wydruk z UPO),
• PIT-36/PIT36L (zestawienie do zaliczek oraz wydruk pełny i wydruk czarno-biały deklaracji rocznej),
• PIT-28 (zestawienie do zaliczek oraz wydruk pełny i wydruk czarno-biały deklaracji rocznej),
• CIT-8 (zestawienie do zaliczek – nie dotyczy zaliczek uproszczonych oraz wydruk pełny deklaracji rocznej),
• CIT-8E (wydruk pełny)
• CIT-10Z (wydruk pełny)
• IFT-2/IFT-2R (wydruk pełny)
• PIT-4R (zestawienie do zaliczek oraz wydruk pełny deklaracji rocznej),
• PIT-8AR (zestawienie do zaliczek oraz wydruk pełny deklaracji rocznej),
• PIT-11 (wydruk pełny).

W przypadku kiedy do zaliczek PIT-36, PIT-36L, PIT-28, CIT-8 są wyliczone korekty, na wydrukach tych zaliczek dane są pobierane z ostatniej korekty.

Deklaracje drukują się zgodnie ze wzorem, na jakim zostały przeliczone. Jeśli dla danego okresu nie przeliczono deklaracji, w Panelu wyników pojawi się komunikat Brak obliczonej deklaracji.

Ponadto w przypadku wysłanych deklaracji (VAT-7, VAT-UE, VAT-UEK, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, PIT-36/36L, PIT-28, CIT-8, CIT-8E, CIT-10Z, IFT-2/IFT-2R, PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11 i PIT-40) oraz plików JPK_V7, dla których pobrano UPO program umożliwia seryjny wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Wydruk UPO dla deklaracji i plików JPK_V7 dostępny jest również w wersji czarno-białej.

Raport po wydrukowaniu UPO dla pliku JPK_V7

Wydruki ekonomiczne – Wydruk rejestru VAT, Wydruk KPiR, Wydruk dzienników. Są to wydruki, które zawierają więcej informacji na jednej stronie wydruku. Wydruki ekonomiczne powstały na podstawie następujących wydruków: Rejestry VAT – Wydruk pełny – wszystkie stawki (dla Rejestrów VAT Sprzedaży oraz Zakupu), Wydruk jednostronny narastająco – Księga oraz Lista księgowań na kontach – analityczne.

Wydruk przelewu – funkcja umożliwia seryjne wydrukowanie wszystkich przelewów do US/ZUS dla zaznaczonych baz danych w wybranym okresie. Aby wydruk przelewu do US został wygenerowany muszą być spełnione następujące warunki: płatność musi być wygenerowana na podmiot o typie US, w polu Opis do banku powinny być podane numer NIP podmiotu oraz okres, którego deklaracja dotyczy. Aby wydruk przelewu do ZUS został wygenerowany muszą być spełnione następujące warunki: płatność musi być wygenerowana na podmiot o typie ZUS, w polu Opis do banku powinien być podany numer NIP podmiotu. Jest możliwość wyboru następujących wydruków:

• Przelew US wydruk pełny,
• Przelew ZUS wydruk pełny.

Raporty

Raporty to zestawienia o charakterze analiz, na ten moment dostępne są następujące raporty:

• Czas pracy łączny – łączny czas pracy na poszczególnych bazach danych poszczególnych operatorów, również z podziałem na kategorie, z informacją o stawce i koszcie.
• Czas pracy operatora – czas pracy operatora zalogowanego do Biura Rachunkowego z podziałem na kolejne bazy danych i kategorie wraz z informacją o stawce i koszcie.
• Czas pracy wszystkich operatorów – informacje na temat czasu pracy wszystkich operatorów z podziałem na kolejne bazy danych i kategorie, wraz z informacją o stawce i koszcie.
• Dokumenty modyfikowane – udostępnia statystyki dotyczące między innymi ilości dokumentów wprowadzonych przez danego pracownika (operatora) w zadanym okresie. Dostarcza danych na temat tego, ile z powyższych dokumentów zostało zmodyfikowanych przez innego pracownika (operatora). Raport Dokumenty wprowadzone/zmodyfikowane pozwala, więc na ocenę staranności i bezbłędności pracy pracowników wprowadzających dokumenty do bazy. Raport zawiera nazwę bazy danych, której dotyczy analiza oraz następujące kolumny:
  • Status – niezmodyfikowane, zmodyfikowane przez autora, zmodyfikowane nie przez autora.
  • Typ dokumentu – np. Rejestr Sprzedaży VAT, Faktura Sprzedaży, Ewidencja dodatkowa przychodów.
  • Operator – kod operatora, który wprowadził dokument.
  • Ilość dokumentów – liczba dokumentów, które wprowadził operator z kolumny Operator.
  • Zmodyfikował – operator, który zmodyfikował dokumenty wprowadzone przez operatora w kolumnie Operator.
  • Ilość zmodyfikowanych – liczba dokumentów, które zmodyfikował operator z kolumny Zmodyfikował.

Raport Dokumenty modyfikowane

• Dokumenty niezaksięgowane – lista dokumentów, które podlegają księgowaniu, ale nie zostały jeszcze zaksięgowane. Zawiera kolumny: Typ dokumentu, Status, Ilość dokumentów.
• Dokumenty od Klientów (IWD) – raport ten informuje:
  • w jakim okresie oraz do których baz nastąpił import dokumentów przesłanych przez Klientów biura za pomocą mechanizmu Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD)
  • o typie i ilości przesłanych dokumentów
  • uwzględnia również firmy do których w zadanym okresie czasu nie dostarczono dokumentów.Raport generowany jest dla zaznaczonych baz na liście firm.Podczas generowania raportu pojawia się okno do wskazania zakresu dat za jaki ma zostać wygenerowany raport.
    Zakres dat wskazywany na tym oknie dotyczy daty importu dokumentów do baz Klientów w biurze rachunkowym.
    Przykład

    Jeśli dokumenty z miesiąca np. maja 2024 zostały zaimportowane do bazy Klienta w biurze rachunkowym w miesiącu czerwcu 2024, to zostaną uwzględnione w raporcie generowanym za czerwiec.
    Raport generowany jest dla zaznaczonych baz na liście firm.Informacje jakie wyświetlają się na raporcie zależą od tego z jakiego oprogramowania korzysta Klient biura oraz jakie dokumenty wysłał.
    .
    W przypadku, gdy Klient korzysta z programu Comarch ERP Optima  w raporcie mogą pojawić się informacje dotyczące:
  • Rejestru sprzedaży VAT
  • Rejestru zakupów VAT
  • Dokumentów innych przychodowych
  • Dokumentów innych kosztowych
  • List płac
  • Raportów kasowych/bankowych
  • Zapisów kasowych/bankowych
  • Płatności
  • Kompensat
    .
    W przypadku, gdy Klient korzysta z programu Comarch ERP XT  w raporcie mogą pojawić się informację dotyczące:
  • Rejestru sprzedaży VAT
  • Rejestru zakupów VAT
  • Dokumentów innych przychodowych
  • Dokumentów innych kosztowych
    .
    W przypadku, gdy Klient korzysta z programu Comarch Moje BR  w raporcie mogą pojawić się informację dotyczące:
  • Rejestru sprzedaży VAT
  • Rejestru zakupów VAT
  • Dokumentów innych przychodowych
  • Dokumentów innych kosztowych.
    .
    Raport zawiera również informacje dot. baz, które są skonfigurowane pod Internetową Wymianę Dokumentów i do których w zadanym okresie czasu nie dostarczono dokumentów.Jeśli podczas generowania raportu, na liście firm zostanie zaznaczona baza Klienta, która nie będzie skonwertowania do aktualnej wersji, pojawi się stosowny komunikat o niewłaściwej wersji bazy danych

   

• Kwoty wynagrodzeń – obejmuje łączną kwotę wypłaty z podziałem na poszczególne formy płatności wraz z terminem. Kwoty pobierane są z modułu płacowego lub, jeśli w danej konfiguracji moduł płacowy jest nieaktywny, z uproszczonych wynagrodzeń.

Raport – Kwoty wynagrodzeń

• Limit – obowiązek VAT – pomaga kontrolować, czy w wybranym okresie suma kwot netto z pozycji Faktur Sprzedaży z Rejestrów VAT (ze stawką różną od NP i ZW) nie przekroczyła limitu (Konfiguracja programu/ Księgowość/ Limity). W raporcie tym nie są uwzględniane transakcje: dostawa wewnątrzunijna towarów, dostawa wewnątrzunijna trójstronna towarów oraz wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca, wystawione od 1 stycznia 2015 r. Raport zawiera kolumny: Baza danych, Obroty, Limit, Do przekroczenia limitu pozostaje, Przekroczenie limitu o.
• Limit – pełna księgowość – dotyczy podatników rozliczających się na zasadzie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Pomaga kontrolować, czy w wybranym okresie suma przychodów nie przekroczyła limitu (Konfiguracja programu/ Księgowość/ Limity). Raport zawiera kolumny: Baza danych, Obroty, Limit, Do przekroczenia limitu pozostaje, Przekroczenie limitu o.
• Limit – ryczałt – dotyczy podatników, którzy rozliczają się na zasadzie Ryczałtu. Pomaga kontrolować, czy w wybranym okresie suma przychodów nie przekroczyła limitu (Konfiguracja programu/ Księgowość/ Limity). Raport zawiera kolumny: Baza danych, Obroty, Limit, Do przekroczenia limitu pozostaje, Przekroczenie limitu o.
• Podatki do zapłaty – lista deklaracji podatkowych oraz DRA wraz z kwotą należną do zapłaty do Urzędu Skarbowego. Jeżeli deklaracja DRA obliczona jest dla właściciela, wówczas na raporcie w drugiej kolumnie uzupełnione jest imię i nazwisko właściciela. Dodatkowo raport zawiera kolumny Status (czy deklaracja jest w buforze, czy została zatwierdzona), Wspólnik – dotyczy tylko PIT-36/PIT36L oraz Datę realizacji.
• Przychody (ryczałt) – prezentuje przychody osiągnięte w zadanym okresie przez podatników rozliczających się na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego i zawiera następujące kolumny: Baza danych, Wspólnik i Przychody.
• Przychody/koszty (PIT/CIT) – zawiera syntetyczną informację na temat osiągniętych przychodów i kosztów danej firmy lub wspólnika (w zależności od zaznaczonego w Konfiguracji parametru Księgowość kontowa lub Księga podatkowa) narastająco od początku roku kalendarzowego – dla zaliczek PIT i od początku okresu obrachunkowego – dla zaliczek CIT. Raport zawiera następujące kolumny: Rodzaj Zaliczki, Status zaliczki, Wspólnik, Przychody, Koszty, Dochód, Strata.
• Sprzedaż detaliczna – sumuje kwotę netto Faktur Sprzedaży, które mają zaznaczony parametr Sprzedaż detaliczna, dla danej bazy danych w określonym okresie wg daty sprzedaży faktury. Wynik raportu zawiera dwie kolumny: Baza danych i Obrót. Operator, aby sprawdzić, które firmy zbliżają się do limitu lub go przekroczyły, może założyć atrybut Kasa fiskalna z dwiema wartościami: Tak/Nie, odfiltrować listę firm w panelu głównym do tych, które nie mają kasy fiskalnej i dla tych firm wykonać raport. Raport jest szczególnie przydatny Biurom Rachunkowym, które muszą kontrolować przekraczanie limitu, aby przekazać klientowi w odpowiednim momencie informacje o konieczności zainstalowania kasy fiskalnej.
• Statusy e-Deklaracji – po wpisaniu zakresu dat program wyświetli wszystkie deklaracje w wybranym okresie wraz z ich stanem. Statusy, które w raporcie będą wyświetlane to:
  • Nie dotyczy – gdy w BR wybrano miesiąc, dla którego w konfiguracji programu Comarch ERP Optima określono inny okres liczenia zaliczki/deklaracji
  • W buforze
  • Zatwierdzona/Nie wysłano
  • Zatwierdzona/Wysłano/Nie odebrano UPO
  • Zatwierdzona/Wysłano/Odebrano UPO
  • Korekta/W buforze
  • Korekta Zatwierdzona/Nie wysłano
  • Korekta/Zatwierdzona/Wysłano/Nie odebrano UPO
  • Korekta/Zatwierdzona/Wysłano/Odebrano UPO
• Statusy JPK – po wpisaniu zakresu dat program wyświetli wszystkie pliki JPK w wybranym okresie wraz z ich stanem.
• Wprowadzone dokumenty – wszystkie wprowadzone dokumenty w zadanym okresie, biorąc pod uwagę datę dokumentu lub datę wprowadzenia. Dokumenty zostaną przedstawione w postaci tabeli z następującymi kolumnami: Typ dokumentu (np. Faktura Zakupu), Status (np. zatwierdzona), Operator oraz Ilość dokumentów.
• Zadania do wykonania – raport stanowi przekrój zadań operatora we wszystkich bazach. Po wywołaniu raportu pojawia się okno z parametrami raportu. Domyślnie w tym oknie podpowiada się bieżący miesiąc i rok z możliwością zmiany. Raport zawiera informacje o zadaniach za cały miesiąc.Dane wyświetlane na raporcie uzależnione są od uprawnień operatora. Operator wykonujący raport, który na swojej karcie nie ma zaznaczonego na zakładce Parametry cd parametru Dostęp do list zadań innych operatorów w wynikach raportu widzi tylko zadania, które są przypisane do niego. Operator z zaznaczonym parametrem Dostęp do list zadań innych operatorów w wynikach widzi zadania wszystkich operatorów we wszystkich bazach do jakich ma dostęp (nie będzie widział w raporcie baz do jakich ma blokadę).Raport zawiera następujące kolumny:
  • Baza danych – z informacją o tym w jakiej bazie danych jest zadanie
  • Zadanie – z treścią zadania głównego
  • Zadanie podrzędne – z treścią zadania podrzędnego, dla zadania głównego pole będzie puste
  • Operator – z kodem operatora, do którego jest przypisane zadanie
  • Termin- data z pola z datą na zadaniu (data ma się przenosić do tej kolumny niezależnie od Pokaż termin na liście)
  • Wykonane -TAK dla zadań oznaczonych jako wykonane, NIE dla nie wykonanych

  

• Zapisy księgowe (KPiR i ryczałt) – obejmuje dokumenty wg daty księgowania lub wprowadzenia i dotyczy tylko tych baz, które służą do prowadzenia księgowości za pomocą Księgi Podatkowej czy Ryczałtu. Składa się z 4 kolumn: Typ dokumentu, Status, Operator, Ilość zapisów. Kolumna Status może przyjmować wartości: bufor, zatwierdzone lub skreślone.

Raport – Zapisy księgowe (KPiR i ryczałt) (wg daty księgowania)

• Zapisy w dzienniku – pokazuje zapisy z podziałem na dzienniki zarówno te w buforze, jak i zapisane do księgi głównej (Status). Ponadto raport zawiera informację o typie dokumentu, który był księgowany, kod operatora, który dokonał księgowania, jakim wzorcem został dokument zaksięgowany, a jeśli dokonywano zapisów bez użycia schematu księgowego, to pojawia się informacja, iż jest to księgowanie ręczne. Ostatnie dwie kolumny zawierają informację o ilości zapisów i dekretów. Rozróżnienie wynika z tego, iż z jednym zapisem (np. zapis księgujący listę płac) jest związanych wiele dekretów rozksięgowujących poszczególne kwoty listy na właściwe konta.

Raporty mogą być generowane za dowolny okres. Po wybraniu raportu wyświetla się okno do podania zakresu dat.

Raporty są realizowane na Panelu wyników. Istnieje możliwość wyeksportowania wyników z Panelu wyników do pliku w formacie Excel, PDF, RTF, HTML, dzięki czemu otrzymujemy bardzo elastyczny mechanizm pozwalający na analizowanie wyniku raportu w dowolny sposób.

Informacja dla Klientów

W module Biuro Rachunkowe w panelu Operacje seryjne dostępna jest zakładka Informacja dla Klientów.

Informacja dla Klientów

Po kliknięciu w opcję Informacja dla Klientów dostępne są dwa warianty do wyboru:

– Wyślij e-mail o podatkach/ ZUS – po wybraniu tej opcji pojawia się okno z szablonem wiadomości mailowej. Użytkownik może taką wiadomość wysłać od razu klikając w albo może umieścić wiadomości w Kopiach roboczych (będzie je mógł modyfikować, weryfikować, uzupełnić). Każda wiadomość zawiera załącznik. Nazwa załącznika zależy od tego do kogo wysyłana jest wiadomość. W wiadomości do właściciela nazwa załącznika to Akronim_imię_nazwisko_Podatki_mm_rrrr.pdf , natomiast załącznik w wiadomości wysyłanej na wskazany adres ma następującą nazwę: Pierwsza linia z nazwy firmy_Podatki_mm_rrrr.pdf.

Szablon wiadomości e-mail

Powyższy szablon jest standardowym szablonem zdefiniowanym w Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania własnego szablonu (w Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe Wyślij/ Konfiguracja szablonów e-mail).

Podczas wysyłki wiadomości w logu operacji seryjnych pojawia się komunikat informujący o przebiegu operacji wysyłania maili. Podczas wysyłki może pojawić się komunikat informujący o tym czy np. dana wiadomość została wysłana, jest uzupełniony adres e-mail lub hasło na karcie właściciela/ właścicieli lub w konfiguracji.

– Zapisz plik z informacją o podatkach/ ZUS – po wybraniu tej opcji zostanie wygenerowany zahasłowany plik (zasady ustawienia hasła są takie same jak przy wysyłce wiadomości e-mail). Domyślnie plik jest zapisywany w lokalizacji: C:\ProgramData\Comarch ERP Optima\Wydruki\Biuro Rachunkowe. W katalogu Biuro Rachunkowe dla każdej firmy jest tworzony oddzielny katalog. Użytkownik ma możliwość wskazania własnej lokalizacji do zapisywania pliku z poziomu zakładki Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Biuro rachunkowe/ Parametry. W przypadku funkcji zapisywania pliku z informacją o podatkach/ ZUS nie jest wymagane posiadanie modułu CRM oraz aktywnej skrzynki pocztowej.

Informacja o podatkach/ ZUS – katalog do plików pdf

W wysyłanym/generowanym pliku PDF może pojawić się informacja o wyliczonych przez Biuro Rachunkowe podatkach dla Klienta z tytułu:

• podatku VAT
• zaliczek na PIT-4, PIT-8AR, PIT-28, PIT-36, PIT-36L
• zaliczek na CIT-8
• CIT-8E,
• składek ZUS
• PPK
• płatności do deklaracji AKC-WW
• płatności do deklaracji CUK-1
• deklaracji rocznych PIT-28, PIT-36, PIT-36L, CIT-8

Plik PDF zawiera informacje o podatkach dla wszystkich deklaracji, które zaznaczone są w programie Comarch ERP Optima w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa.

Wydruk generowany jest na bieżący dzień natomiast zawiera informacje o podatkach i składkach ZUS za wskazany w Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe miesiąc i rok.

Na wydruku wykazywany jest rodzaj zaliczki/deklaracji oraz wysokość kwoty podatku. W przypadku, gdy w programie dla danej zaliczki/deklaracji obliczone są korekty to kwota podatku przenoszona jest z ostatniej przeliczonej korekty. W sytuacji wystąpienia nadpłaty/kwoty do zwrotu wykazywana jest ona ze znakiem minus (-). Kwoty podatku wynikającego z deklaracji VIU-DO prezentowana jest w walucie euro. Jeśli w polu Kwota pojawia się Brak oznacza to, że w Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa dana deklaracja jest zaznaczona, ale nie została wyliczona w programie.

Na wydruku dostępna jest również kolumna z numerem rachunku bankowego i terminem płatności. Dla niewyliczonych deklaracji i takich, które mają zerowy podatek lub podatek do zwrotu nie pojawia się numer rachunku i termin.
W przypadku, gdy przy danej deklaracji widnieje kwota podatku lub ZUS do zapłaty to numer rachunku oraz termin pojawia się na wydruku. Dla deklaracji ZUS DRA numer rachunku pobierany jest z formularza ZUS, dla deklaracji podatkowych obliczanych dla właścicieli indywidualny numer rachunku pobierany jest z formularza właściciela, natomiast dla deklaracji przeliczanych dla firmy rachunek pobierany jest z zakładki Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa. Numer rachunku dla deklaracji PPK jest pobierany z zakładki Start/Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Pracownicze Plany Kapitałowe.

W przypadku zaliczek/deklaracji na podatek dochodowy od osób fizycznych PIT-28/ PIT-36/ PIT-36L oraz ZUS DRA prezentowane na wydruku dane zależą od ustawień parametru w Start/Konfiguracja/ Firma/ Biuro Rachunkowe. Jeśli mail wysyłany jest na wskazany w konfiguracji adres w kolumnie Dotyczy drukujemy imię i nazwisko właściciela którego dana zaliczka/deklaracja dotyczy. Na deklaracji DRA dotyczącej pracowników pojawia się informacja Pracownicy. W mailu wysyłanym na adres pobrany z formularza właściciela oznaczenie takie dotyczy tylko deklaracji DRA.

Na wydruku jest możliwość umieszczenia w lewym górnym rogu loga Biura rachunkowego generującego/wysyłającego plik PDF. Logo to jest pobierane z konfiguracji bazy biura rachunkowego pieczątki firmy.

Importy

Z poziomu programu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe istnieje możliwość wykonania importu dokumentów oraz słowników (urzędy, banki) jednocześnie dla wielu baz danych. Import obywa się za pośrednictwem serwera COMARCH/KIR i jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.

Operacje seryjne – Importy

Lista dostępnych wariatów dostępna jest w gałęzi Importy:

• Import dokumentów – funkcja jest związana z usługą Internetowa Wymiana Dokumentów i umożliwia import do baz firmowych dokumentów przesłanych przez Klientów. Możliwe jest również zaimportowanie dokumentów wraz z dokumentami powiązanymi w OBD. Jeżeli w programie Comarch ERP Optima w Konfiguracji danej Firmy w gałęzi Ogólne/Praca rozproszona zaznaczono parametr Przenoszenie dokumentów OBD powiązanych z eksportowanymi dokumentami to podczas importu dokumentów do zaznaczonych baz zostaną zaimportowane również powiązane z nimi dokumenty i linki. Konfiguracja Comarch ERP Optima jest opisana w biuletynie Internetowa Wymiana Danych, dostępnym na stronach indywidualnych.
• Import urzędów – za jej pomocą pobierane/aktualizowane są dane o Urzędach skarbowych, Urzędach celno-skarbowych, Urzędach ZUS, Delegaturach oraz Izbach celnych,
• Import banków – funkcja umożliwia pobranie/aktualizację listy banków za pośrednictwem serwera Krajowej Izby Rozliczeniowej (KIR).

Mechanizm seryjnego importu słowników (urzędów, banków) działa analogicznie do tego, który występuje w Comarch ERP Optima (szczegółowy opis funkcji dostępny w podręczniku Ogólne i Konfiguracja).

Podgląd

W module Biuro Rachunkowe Operator ma możliwość podglądu zaliczek, deklaracji, plików JPK_V7 a także Kalendarzy oraz Wypłat właścicieli. Operator może podejrzeć następujące dokumenty:

• Deklaracje VAT/JPK_V7: VAT-7/JPK_V7, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27;
• Zaliczki PIT/CIT: PIT-36, uproszczona na PIT-36, PIT-36L, uproszczona na PIT-36L, PIT-28, CIT-8, uproszczona na CIT-8, PIT-4R, PIT-4AR.
• Deklaracje PIT/CIT: PIT-11, PIT-36, PIT-36L, PIT-28, CIT-8, PIT-4R, PIT-4AR;
• JPK_V7;
• Deklaracje ZUS DRA;
• Kalendarze;
• Wypłaty właścicieli;
• Dokumenty amortyzacji.

wybraniu menu Operacje seryjne w grupie Podgląd jest dostępna opcja Podgląd. Podgląd deklaracji jest możliwy po pobraniu właściwego dla tej deklaracji modułu. Aby podejrzeć zaliczkę lub deklarację za wybrany okres Operator musi wcześniej wskazać właściwy Rok i Miesiąc na liście baz danych. Zaliczki oraz deklaracje są otwierane dla podświetlonej firmy na liście baz danych, w wersji formularza na której zostały naliczone. Opcja podglądu deklaracji daje Operatorowi możliwość wykonania operacji dostępnych dla niego z formularza deklaracji z poziomu programu Comarch ERP Optima np. ponowne przeliczenie deklaracji czy zablokowanie przed zmianami. W przypadku kiedy za wybrany okres nie ma w bazie naliczonej wybranej zaliczki lub deklaracji system wyświetla komunikat: Za wybrany okres brak naliczonej deklaracji.

Z poziomu ikony Podgląd dostępne są dwie opcje dotycząca wyświetlania plików JPK_V7:

• Deklaracja VAT/JPK_V7 – dotyczy podglądu części deklaracyjnej pliku JPK_V7
• JPK_V7 – dotyczy podglądu części deklaracyjnej i ewidencyjnej pliku JPK_V7 w formacie xls.

Po wyborze opcji Podgląd użytkownik ma możliwość modyfikacji brakujących danych w części deklaracyjnej pliku JPK_V7. Możliwe jest modyfikowanie części deklaracyjnej pliku JPK_V7 pod kątem np. uzupełnienia kwoty do zwrotu na rachunek bankowy lub kwoty do przeniesienia. Po ręcznej modyfikacji części deklaracyjnej i zapisaniu jej, plik JPK_V7 zostaje nadpisany. Zmiany wprowadzone w pliku xls JPK_V7 nie powodują nadpisania pliku JPK_V7.

Podgląd plików JPK_V7 w BR

W przypadku zaliczek oraz deklaracji PIT-36, PIT-36L, PIT-28 po wybraniu opcji Podgląd wyświetlana jest lista właścicieli z możliwością wyboru, dla którego z nich ma być pokazana deklaracja. Jeżeli właściciel został oznaczony jako Archiwalny to w momencie wyboru podglądu zaliczki/deklaracji dla właściciela na liście właścicieli do wyboru jest on wyświetlany w kolorze czerwonym. W przypadku kiedy w podświetlonej bazie danych nie została uzupełniona lista właścicieli system wyświetla komunikat: W bazie X nie ma wprowadzonych właścicieli.

Z kolei, gdy wybrana zostanie deklaracja PIT-11 – wyświetlana jest lista pracowników, z możliwością wyboru, dla którego z nich ma być pokazana deklaracja. Jeśli pracownik ma więcej niż jedną deklaracje PIT-11 za dany rok – w podglądzie otworzony zostanie formularz ostatniej korekty. Natomiast, jeżeli pracownik został oznaczony jako Archiwalny – na liście pracowników do wyboru jest on wyświetlany w kolorze czerwonym.

Podgląd deklaracji PIT-11 – wybór pracownika

W sytuacji, gdy w podświetlonej bazie danych nie została uzupełniona lista pracowników system wyświetla komunikat: W bazie X nie ma wprowadzonych pracowników. Natomiast, gdy wymagany moduł nie zostanie pobrany po wyborze Deklaracji PIT-11 wyświetlony zostanie komunikat: Uruchomienie tej operacji nie jest możliwe ze względu na brak dostępu do modułu, problem z połączeniem lub niezgodność danych w kluczu ze stanem faktycznym.

Po wybraniu opcji Deklaracje ZUS DRA pojawia się okno, z możliwością wyboru czy chcemy podejrzeć deklarację dla właściciela czy pracowników za wskazany na oknie w sekcji Bazy danych okres dla wybranej firmy.

W oknie Wybór deklaracji po rozwinięciu listy dostępni są właściciele, którzy są dodani na listę właścicieli w firmie oraz opcja Pracownicy.

W module Biuro Rachunkowe w obszarze Deklaracje/Podgląd dostępna jest również możliwość podglądu Kalendarzy. Podobnie jak deklaracje płacowo-kadrowe, funkcja ta zależna jest od pobranego przez operatora modułu – wymagany: Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus. Po wskazaniu firmy oraz potwierdzeniu opcji Kalendarze wyświetlone zostanie okno Wybór kalendarza  wraz z listą dostępnych w bazie kalendarzy. Potwierdzenie wyboru przekierowuje na zakładkę [Kalendarz], domyślnie wyświetlany jest Rok i Miesiąc pobierany z panelu Baz danych, z możliwością ich zmiany. Dane w oknie można dowolnie modyfikować za pomocą opcji Zmień/Skasuj.

Podgląd okna – Kalendarz Standard

Moduł Biuro Rachunkowe umożliwia także podgląd Wypłat właścicieli. Aby wywołać okno podglądu wypłat właścicieli należy wskazać firmę na panelu baz danych i następnie wybrać polecenie Podgląd/Wypłaty właścicieli. Wyświetlone zostaje okno Wybór wspólnika wraz z listą dostępnych wspólników i osób współpracujących.

Podgląd wypłat właścicieli – wybór właściciela

Po wybraniu osoby z listy następuje przekierowanie na formularz wypłaty wybranego właściciela/osoby współpracującej za miesiąc i rok ustawiony w nagłówku panelu Baz danych. Z poziomu podglądu nie ma możliwości edycji wypłaty niezależnie od jej statusu. Edycja możliwa jest jedynie z poziomu programu Comarch ERP Optima.

Podgląd formularza wypłaty

W przypadku wybrania do podglądu wypłaty właściciela/osoby współpracującej, nie mającej wypłaty za zadany miesiąc system wyświetla komunikat: Za wybrany okres brak naliczonej wypłaty.

Dla zaznaczonej bazy wybierając opcję podglądu dokumentów amortyzacji zostanie otwarta lista dokumentów środków trwałych za wskazany w Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe miesiąc i rok. Domyślnie lista ta  zawężona jest tylko do dokumentów amortyzacji.

Biblioteka dokumentów

Jeżeli podczas logowania został pobrany moduł Comarch ERP Optima Obieg dokumentów, wówczas na ribbonie w grupie Menu będzie widoczna opcja Biblioteka Dokumentów. Kliknięcie w tą pozycję powoduje wyświetlenie zakładki [Biblioteka dokumentów]. Zawiera ona listę wprowadzonych wcześniej dokumentów z możliwością ich edycji, usuwania oraz dodawania nowych pozycji. Lista ta może zawierać dokumenty wprowadzone bezpośrednio w module Comarch ERP Optima Obieg dokumentów jak również dodane z poziomu modułu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe.

Operator ma możliwość wyboru bazy firmowej, dla której ma być wyświetlona lista z dokumentami w Bibliotece dokumentów. Po podświetleniu bazy firmowej na liście baz i przejściu na listę dokumentów w polu Wybór firmy podpowiadana jest podświetlona firma. Przejście Operatora na inną listę dokumentów powoduje, że w polu Wybór firmy system podpowiada ostatnio wybraną i zapamiętaną firmę.

Na liście dostępne są pola umożliwiające filtrowanie dokumentów:

Katalogi – istnieje możliwość filtrowania listy przede wszystkim ze względu na rodzaj dokumentu, a dopiero w obrębie danego rodzaju dokumentów – ze względu na katalog:

• Firmowe – jeśli użytkownik zaznaczy parametr Firmowe na liście pojawią się wszystkie dokumenty firmowe. Dopiero po zaznaczeniu parametru użytkownik może wskazać, czy chce wyświetlić wszystkie dokumenty firmowe (opcja <wszystkie>), czy tylko dokumenty ze skazanego katalogu. Na liście rozwijanej, umożliwiającej wybór katalogu, wyświetlają się katalogi firmowe z Start/Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów.
• Wspólne – jeśli użytkownik zaznaczy parametr Wspólne na liście pojawią się wszystkie dokumenty wspólne. Dopiero po zaznaczeniu parametru użytkownik może wskazać, czy chce wyświetlić wszystkie dokumenty wspólne, czy tylko dokumenty ze wskazanego katalogu. Na liście rozwijanej umożliwiającej wybór katalogu, wyświetlają się wszystkie katalogi wspólne z Start/Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Katalogi wspólne.

Na zakładce [Ogólne] dostępne są następujące pola:

• Dokument,
• Operator lub Pracownik – pole z możliwością wyboru jednej z dwóch opcji,
• Numer obcy,
• Tytuł dokumentu,
• Opis,
• Data wprowadzenia,
• Typ – Firmowy lub Wspólny,
• Status,
• Katalog,
• Archiwum plików – zawierać może następujące elementy: Plik, Link lub Skan.

Z poziomu zakładki [Podmioty] istnieje możliwość podpięcia do dokumentu lub usunięcia wybranego podmiotu z bazy danych, do której dodawany jest dokument.

Zakładka ta składa się z dwóch kolumn:

• Kod – kod podmiotu
• Nazwa – nazwa podmiotu

Z poziomu listy dokumentów istnieje także możliwość usunięcia wybranych pozycji. Usunąć można zarówno dokumenty dodane z poziomu modułu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe jak również wprowadzone przez moduł Comarch ERP Optima Obieg dokumentów. Operację tę można wykonać przy użyciu ikony „Kosza” .

Dokumenty z listy można również edytować. Edycja wywoływana jest za pomocą przycisku „Zmień” .

Ponadto można wyeksportować listę dokumentów do programu MS Excel wybierając ikonę „Eksport” .

Skrzynka pocztowa

Jeżeli podczas logowania został pobrany moduł CRM lub CRM Plus, wówczas na wstążce w grupie Ogólne będzie widoczna opcja Skrzynka pocztowa. Funkcja ta pozwala na usprawnienie pracy biur rachunkowych i doradców podatkowych poprzez umożliwienie: wysyłania i odbierania e-maili zarówno w formacie tekstowym jak i HTML z wielu kont pocztowych, sprawdzanie pisowni zgodnie z słownikiem języka polskiego, nadawanie e-mailom priorytetów, oznaczanie e-maili flagami, potwierdzenie odbioru e-maila.

• Serie dokumentów,
• Wątek e-mail,
• Wiadomość przychodząca,
• Wiadomość wychodząca.Użytkownik ma możliwość wyboru następujących członów numeracji:
  • Symbol dokumentu,
  • Seria,
  • Numer z zerami,
  • Numer bez zer,
  • Miesiąc,
  • Rok kalendarzowy,
  • Rok obrachunkowy,
  • Typ wiadomości – dla e-maili będzie to „E-mail”. 

• Pierwotna – oznacza pierwszą, nową wiadomość przychodzącą lub wychodzącą – pierwszą, która otrzymuje nowy wątek;
• Odpowiedź wychodząca– jeżeli wiadomość jest odpowiedzią, którą Użytkownik wysyła;
• Odpowiedź przychodząca – jeżeli wiadomość jest odpowiedzią przychodzącą czyli wiadomość ma już w temacie wątek;
• Przekazana dalej – jeżeli wiadomość jest wiadomością przekazywaną dalej (wiadomość wychodząca od nas).

Na formularzu wiadomości na zakładce Wątek istnieje możliwość podglądu wiadomości powiązanych.

III Ograniczenia wielkości skrzynki z wiadomościami

W module Biuro Rachunkowe w Skrzynce pocztowej w polu Rozmiar tabel wyświetlana jest informacja o rozmiarze tabel z wiadomościami, załącznikami do e-maili oraz dokumentami w bibliotece dokumentów.

Rejestry VAT, Ewidencja dodatkowa

Jeżeli podczas logowania został zaznaczony jeden z następujących modułów: Faktury, Handel, Handel Plus, Księga Podatkowa, Księga Handlowa, Księga Handlowa Plus wówczas po wejściu w Menu lub po wybraniu Operacji seryjnych na wstążce w grupie Ogólne będą dostępne dwie opcje: Rejestry VAT oraz Ewidencja dodatkowa. Wybór opcji Rejestry VAT powoduje otwarcie okna Rejestrów VAT w podświetlonej bazie na liście baz. Operator może wykonywać wszystkie operacje, jakie są dla niego dostępne z poziomu tego okna w programie Comarch ERP Optima, tj. dodawanie – w tym dodawanie za pomocą funkcji OCR – Optyczne Rozpoznanie Znaków, edycja, kasowanie, renumeracja, księgowanie, generowanie faktur wewnętrznych, Wydruk danych, itd. Analogicznie program działa po wyborze opcji Ewidencja dodatkowa. W Rejestrach VAT oraz Ewidencji dodatkowej Operator ma możliwość wyboru bazy firmowej, dla której mają być wyświetlane ww. listy z dokumentami. Po podświetleniu bazy firmowej na liście baz i przejściu na listę dokumentów w polu Wybór firmy podpowiadana jest podświetlona firma. Przejście Operatora na inną listę dokumentów powoduje, że w polu Wybór firmy system podpowiada ostatnio wybraną i zapamiętaną firmę.

Zapisy księgowe

W programie Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe jest możliwość podglądu zapisów księgowych dla podświetlonej lub zaznaczonej firmy. Podgląd ten możliwy jest z listy firm po kliknięciu ikony Zapisy księgowe dostępnej na górnej wstążce w zakładce Operacje seryjne w sekcji Ogólne.

Ikona Zapisy księgowe jest widoczna jeżeli podczas logowania do Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe został pobrany jeden z modułów: Księga Podatkowa (KP), Księga Handlowa (KH) lub Księga Handlowa Plus (KHP).

Po kliknięciu ikony Zapisy księgowe, w zależności od wybranego w firmie rodzaju księgowości: ewidencja ryczałtowa, księga podatkowa, księgowość kontowa otwiera się odpowiednio okno z zapisami księgowymi w ewidencji ryczałtowej, w księdze podatkowej lub dziennikach. W przypadku podglądu zapisów księgowych dla firmy z ustawionym rodzajem księgowości Ewidencja ryczałtowa lub Księga podatkowa okno z zapisami księgowymi prezentuje zapisy za bieżący miesiąc i rok. Na oknie zapisów księgowych Użytkownik może zmienić poprzez dostępne w filtrze aktywnym parametry okres za jaki mają się wyświetlać zapisy księgowe. W przypadku, gdy dla danej firmy zmieniony zostanie okres wyświetlania zapisów księgowych, ponowne uruchomienie podglądu zapisów księgowych dla tej firmy będzie zapamiętane według ostatnich ustawień wprowadzonych przez Użytkownika.

W przypadku podglądu zapisów księgowych firmy, która jako rodzaj księgowości ma ustawioną Księgowość kontową, zapisy te prezentowane są dla bieżącego okresu obrachunkowego ustawionego w danej firmie w Konfiguracji firmy/Księgowość/Księgowość kontowa. Jeśli Użytkownik chce podejrzeć zapisy z innych okresów obrachunkowych niż ten ustawiony w konfiguracji firmy jako bieżący, należy w pierwszej kolejności zalogować się poprzez Comarch ERP Optima do danej firmy, zmienić okres obrachunkowy w konfiguracji, następnie na nowo zalogować się do Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe i podejrzeć zapisy księgowe.

Po otwarciu z poziomu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe okna zapisów księgowych Użytkownik może dodawać, zmieniać oraz usuwać zapisy księgowe w firmie.

Aby podejrzeć zapisy księgowe kolejnej firmy należy zamknąć obecnie otwartą listę zapisów księgowych, na liście firm podświetlić kolejną firmę i kliknąć na ikonę Zapisy księgowe ponownie.

O programie

Po wyborze opcji Informacje techniczne otwierane jest okno Informacja o instalacji Comarch ERP Optima z 3 zakładkami. Na pierwszej zakładce [Informacje] istnieje możliwość sprawdzenia daty produkcji programu i numeru klucza. Na zakładce można również sprawdzić dane o programie, dane o serwerze SQL, dane o bazie, a także informacje o miejscu, w jakim wskazany został serwer klucza, z którego pobrano moduły podczas logowania (możliwe wartości to: z karty operatora, z konfiguracji firmy, z okna logowania). Na zakładce [Moduły] znajdują się takie informacje, jak nazwy używanych modułów, sumaryczna i aktualnie dostępna liczba poszczególnych modułów oraz ich daty ważności. Wyświetlane tu statusy modułów (Pobrano, Wyczerpane i Nie pobrano) są to statusy, jakie były w momencie logowania do programu bieżącego operatora.  Na zakładce [Zalogowani użytkownicy] można sprawdzić listę operatorów aktualnie zalogowanych do programu. Zakładki [Moduły] oraz [Zalogowani użytkownicy] dostępne są wyłącznie w wersji stacjonarnej programu.
Po kliknięciu na opcję Pomoc do programu otwierana jest strona internetowa z Bazą Wiedzy programu Comarch ERP Optima.

Kontakt z Comarch – wybór tej opcji powoduje otwarcie strony z danymi kontaktowymi Comarch ERP.

Upgrade Premium – link otwierający stronę internetową informującą o zasadach funkcjonowania tej usługi. W przypadku Optimy w Chmurze widoczny jest przycisk Regulamin wsparcia telefonicznego kierujący użytkownika do odpowiedniego dokumentu.