Biuro, po prawidłowym skonfigurowaniu konta Klienta, ma możliwość przesłania za pomocą mechanizmu Internetowej Wymiany Dokumentów poszczególnych informacji o podatkach i opłatach, jakie Klient powinien uiścić.

Konfiguracja Internetowej Wymiany Dokumentów po stronie Biura Rachunkowego w kilku krokach została opisana tutaj.

Biuro rachunkowe pracujące w programie Comarch ERP Optima, w pierwszej kolejności powinno naliczyć i zablokować przed możliwością edycji poszczególne zaliczki / deklaracje oraz wprowadzić do Rejestru zakupu VAT faktury za swoje usługi księgowe opatrzone Atrybutem – FAKTURA ZA USŁUGI BR. Płatności do takich dokumentów automatycznie pojawiają się w Preliminarzu Płatności.

W celu wyeksportowania do Klienta informacji o podatkach i opłatach należy przejść w  Narzędzia/ Praca Rozproszona /Eksport i zaznaczyć typy Dokumentów:

• Faktury za usługi księgowe
• Płatności do deklaracji

A następnie nacisnąć przycisk

Opcją Płatności do deklaracji zostaną wyeksportowane płatności, które powstają automatycznie po wyliczeniu i zatwierdzeniu zaliczek / deklaracji (ZUS DRA, PIT-28, PIT-36, PIT-36L, VAT7, VAT7K, JPK_V7) oraz ręczne płatności wprowadzone na ZUS bezpośrednio do preliminarza płatności.

Opcją Faktury za usługi księgowe zostaną eksportowane dokumenty z rejestru zakupu VAT, które będą miały przypisany atrybut FAKTURA ZA USŁUGI BR z wartością „Tak”. Wraz z fakturą eksportowany będzie również podpięty do niej skan dokumentu.

Wskazówka

Jako Biuro Rachunkowe możesz korzystać z automatu przenoszącego faktury za usługi księgowe bezpośrednio do Rejestru VAT Twoich Klientów. Szczegóły oraz film instruktażowy znajdziesz tutaj.

Wysłane w ten sposób dane będą widoczne w programie, na którym pracuje Klient. Zobacz, jak te dane prezentowane są w aplikacji Comarch Moje BR oraz w Comarch ERP XT.

W programie Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe możliwa jest seryjna wysyłka wiadomości mailowych do Klientów z informacją o podatkach i składkach ZUS. W panelu Operacje seryjne w zakładce Informacja dla Klientów.

Operacje seryjne. Informacja dla Klientów.

Po kliknięciu w opcję Informacja dla Klientów dostępne są dwa warianty do wyboru:

– Wyślij e-mail o podatkach/ ZUS – po wybraniu tej opcji pojawia się okno z szablonem wiadomości mailowej. W jej załączniku program dodaje plik PDF zabezpieczony hasłem. Użytkownik może wiadomość wysłać od razu klikając w albo może umieścić ją w Kopiach roboczych. Więcej o haśle w dalszej części
artykułu.

 

Wskazówka

Funkcja wysyłki wiadomości mailowych do Klientów z informacją o podatkach i składkach ZUS jest dostępna dla Użytkowników posiadających licencję na moduł Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe oraz moduł CRM ze zdefiniowaną w programie skrzynką pocztową.

– Zapisz plik z informacją o podatkach/ ZUS – po wybraniu tej opcji zostanie wygenerowany plik pdf zabezpieczony hasłem.

 

Wskazówka

W przypadku funkcji zapisywania pliku z informacją o podatkach/ ZUS, nie jest wymagane posiadanie modułu CRM oraz aktywnej skrzynki pocztowej. Wystarczy sam moduł Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe.

Jak przesłać informację o podatkach i składkach ZUS do swoich Klientów mailem?

Krok pierwszy:

Należy wybrać jakie informacje mają zostać przesłane do Klientów:

Plik PDF zawiera informacje o podatkach dla wszystkich deklaracji, które zaznaczone są w programie Comarch ERP Optima w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa.

W wysyłanym mailu lub zapisanym pliku PDF może pojawić się informacja o wyliczonych przez Biuro Rachunkowe podatkach dla Klienta z tytułu:

• podatku VAT
• zaliczek na PIT-4, PIT-8AR, PIT-28, PIT-36, PIT-36L
• zaliczek na CIT-8
• składek ZUS
• PPK
• płatności do deklaracji AKC-WW
• płatności do deklaracji CUK-1
• deklaracji rocznych PIT-28, PIT-36, PIT-36L, CIT-8

Krok drugi:

Należy zdefiniować adresatów wiadomości. W poszczególnych bazach danych Klientów należy wskazać adresy na jakie mają zostać przesłane informacje o podatkach.

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/Biuro Rachunkowe/Parametry dostępne są dwa parametry możliwe do zaznaczenia:

Konfiguracja firmy – gałąź Biuro Rachunkowe/Parametry

• Adres właściciela – po zaznaczeniu tego parametru wiadomość e-mail wysyłana jest na adres wskazany na formularzu właścicieli.

Każdy z właścicieli/współwłaścicieli dostaje informację o: swoich podatkach i składkach ZUS (dotyczy PIT i DRA) oraz informacje o podatkach firmy.

Załącznik PDF zabezpieczony jest hasłem. Domyślne hasło do pliku to numer PESEL, a w przypadku braku PESEL, jako hasło ustawiana jest data urodzenia w formacie DDMMRRRR. Istnieje możliwość ustawienia własnego hasła do pliku. Hasło to można ustawić na formularzu właściciela, w zakładce [Ogólne], z sekcji Hasło dla wydruków.

• Wskazany adres – wybierając tę opcję samodzielnie wpisujemy adres/ adresy e-mail, na które ma zostać wysłana wiadomość.

W przypadku wysyłania wiadomości na wskazany adres w załączniku pojawią się informacje o wszystkich zaznaczonych w Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa zaliczkach/deklaracjach, również te dotyczące właścicieli.

Możemy podać hasło dla wydruków wpisując je ręcznie lub wygenerować za pomocą przycisku Generuj.

Wskazówka

Hasło powinno zawierać co najmniej 8 znaków (mała, duża litera i znak specjalny). Pole z hasłem dostępne jest dla operatorów z zaznaczonym parametrem Prawo do generowania i podglądu haseł dla plików PDF.

Wskazówka

Zakładka Start/Konfiguracja/ Firma/ Biuro Rachunkowe/ Parametry jest dostępna dla Operatora, który na swojej karcie ma zaznaczony moduł Biuro Rachunkowe (BR).

Krok trzeci:

W aplikacji Biuro Rachunkowe w panelu Operacje seryjne w zakładce Informacja dla Klientów należy wybrać Wyślij e-mail o podatkach/ ZUS .

Po wybraniu tej opcji pojawia się okno z szablonem wiadomości mailowej.

Szablon wiadomości e-mail

Taką wiadomość można wysłać od razu klikając w albo umieścić w Kopiach roboczych i wysłać później. Każda z wiadomość zawiera załącznik PDF zabezpieczony hasłem. Przykładowy załącznik wiadomości:

Wydruk generowany jest na bieżący dzień i zawiera informacje o podatkach i składkach ZUS za wskazany w Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe miesiąc i rok.

Wskazówka

Aby umieścić logo Biura Rachunkowego generującego/wysyłającego plik PDF należy je dodać w pieczątce firmy Biura Rachunkowego w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy.

 

Jak zapisać plik z informacją o podatkach aby dołączyć go do wiadomości wysyłanej z dowolnej skrzynki pocztowej?

Wybierając Zapisz plik z informacją o podatkach/ ZUS

zostanie wygenerowany plik zabezpieczony hasłem (zasady ustawienia hasła są takie same jak przy wysyłce wiadomości e-mail).

Gdzie zapisywany jest plik?

Domyślnie plik jest zapisywany w lokalizacji: C:\ProgramData\Comarch ERP Optima\Wydruki\Biuro Rachunkowe. W katalogu Biuro Rachunkowe dla każdej firmy jest tworzony oddzielny katalog. Użytkownik może wskazać własną lokalizację do zapisywania pliku z poziomu zakładki: Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Biuro rachunkowe/ Parametry.

Konfiguracja stanowiska – Informacja o podatkach/ ZUS – katalog do plików pdf.

Dla Klientów Biur rachunkowych pracujących na Comarch ERP XT i Comarch Moje BR istnieje możliwość oznaczenia zamknięcia miesiąca, czyli dostarczenia do Biura wszystkich dokumentów za dany miesiąc i przesłania tej informacji do Biura rachunkowego pracującego na Comarch ERP Optima. Biura rachunkowe mają możliwość zamknąć i otworzyć miesiąc u swoich Klientów oraz przesłać do Klientów informację o dniu zamknięcia, czyli o terminie do którego najpóźniej pozwalają Klientom na wysłanie dokumentów

Funkcjonalność została wprowadzona, aby ułatwić Biurom rachunkowym otrzymanie dokumentów w określonym czasie tak, aby mogły terminowo wyliczać deklaracje. Klient może oznaczyć zamknięcie miesiąca po stronie programu Comarch ERP XT/ Comarch Moje BR. W ten sposób poinformuje on Biuro rachunkowe, że wszystkie dokumenty zostały dostarczone. Jeżeli Klient potrzebuje w zamkniętym miesiącu wystawić i dosłać dodatkowe dokumenty, to musi skontaktować się z Biurem rachunkowym, aby Biuro otworzyło mu miesiąc po stronie programu Comarch ERP Optima.

Funkcjonalność zamknięcia miesiąca dostępna jest dla Biur rachunkowych oraz ich Klientów pracujących na Comarch ERP XT i Comarch Moje BR, którzy mają uruchomioną Internetową Wymianę Dokumentów.

Ustawienia w konfiguracji

W Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje] znajduje się parametr Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca na dzień [ ] następnego miesiąca. Po zaznaczeniu parametru uaktywnia się pole, w którym Biuro rachunkowe może wskazać dzień, kiedy nastąpi zamknięcie miesiąca dla wszystkich Klientów Comarch ERP XT i Comarch Moje BR, z którymi wymienia dane za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów. Domyślnie w tym miejscu podpowiada się 15. dzień następnego miesiąca. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.

Jeżeli w konfiguracji miała miejsce zmiana parametru, czyli jego odznaczenie, zaznaczenie lub zmiana dnia zamknięcia,  to podczas zapisywania zmian w konfiguracji przyciskiem Zapisz wprowadzone zmiany

informacja o tych zmianach zostanie wysłana do poszczególnych Klientów Biura pracujących na Comarch ERP XT i Comarch Moje BR, z którymi Biuro ma skonfigurowaną Internetową Wymianę Dokumentów  oraz na karcie klienta w bazie Biura jest wskazana baza klienta na zakładce [Księgowe].

 

Formularz kontrahenta w bazie Biura rachunkowego

W bazie Biura rachunkowego na formularzu kontrahenta, na zakładce [Księgowe] znajdują się informacje o statusie zamknięcia miesiąca Klienta oraz parametr Automatyczne zamykanie miesiąca służący do wskazania indywidulanego terminu zamykania miesiąca u danego Klienta.

Pola z informacjami dotyczącymi zamknięcia miesiąca Klienta są aktywne na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe]  jeżeli:

• Na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe] w sekcji Klient Biura rachunkowego w polu Firma wskazano bazę firmową Klienta;
• Klient ma skonfigurowaną Internetową Wymianę Dokumentów w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana dokumentów/ Aktywacja, zakładka [Klienci];
• W Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana dokumentów/ Aktywacja, zakładka [Klienci], w kolumnie Aplikacja klienta wskazany jest typ wymiany z Klientem XT / Moje BR.

 

Po lewej stronie okna została dodana tabela z trzema kolumnami: Miesiąc, Status oraz Data zamknięcia. Na liście znajdują się miesiące od stycznia do grudnia. Widok listy zawężony jest do roku wskazanego dla parametru Status zamknięcia miesięcy w roku [ ] znajdującego się nad tabelą.

W kolumnie Status mogą być wskazane dwie opcje: Otwarty i Zamknięty. Domyślnie Status dla wszystkich miesięcy to Otwarty.

Status Otwarty widoczny jest w kolumnie Status jeżeli:

• nie została jeszcze odebrana paczka od Klienta z datą zamknięcia;
• Biuro otworzyło miesiąc klientowi poprzez zmianę daty zamknięcia.

 

Status Zamknięty widoczny jest w kolumnie Status jeżeli:

• została odebrana paczka od Klienta z datą zamknięcia,
• Biuro zamknęło miesiąc Klientowi ustawiając datę zamknięcia.

 

Pole w kolumnie Data zamknięcia może być puste lub może być wskazana data zamknięcia. Domyślnie pole jest puste.

Pole w kolumnie Data zamknięcia jest puste jeżeli:

• nie została jeszcze odebrana paczka od Klienta z informacją o dacie zamknięcia,
• Biuro samodzielnie nie zamknęło Klientowi miesiąca.

 

Pole w kolumnie Data zamknięcia będzie uzupełnione jeżeli:

• Biuro zaimportuje paczkę od Klienta, w której będzie informacja o dacie zamknięcia,
• Biuro ręcznie ustawi datę zamknięcia.

 

Obok tabeli dostępna jest ikona Zmień . Naciśnięcie przycisku pozwala na zmianę pola ze statusem oraz na zmianę daty zamknięcia. Po zmianie statusu automatycznie zostanie zmieniona Data zamknięcia na dzień bieżący. W polu Data zamknięcia można pozostawić datę bieżącą lub wybrać późniejszą. Nie ma możliwości wybrania daty wcześniejszej. Gdyby użytkownik wybrał datę wcześniejszą z kalendarza, to zostanie ona automatycznie zmieniona na datę bieżącą.

Na formularzu kontrahenta, na zakładce [Księgowe] po prawej stronie znajduje się parametr Automatyczne zamykanie miesiąca służący do zamykania miesięcy u Klienta. Dla tego parametru dostępne są do zaznaczenia trzy opcje:

• Zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów,
• W kolejnym miesiącu na dzień [ ],
• Brak.

 

Domyślnie jest ustawiona opcja Zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów. W takim przypadku data zamknięcia dla danego klienta będzie zależna od ustawienia parametru Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca na dzień [ ] następnego miesiąca dostępnego w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje]. 

• Jeżeli parametr w Konfiguracji jest zaznaczony, to miesiąc u Klienta jest automatycznie zamykany w terminie wskazanym w Konfiguracji.
• Jeżeli parametr w Konfiguracji nie jest zaznaczony, to miesiąc u Klienta nie jest automatycznie zamykany.

 

Po zaznaczeniu opcji W kolejnym miesiącu na dzień [ ] uaktywnia się pole z opcją wyboru dnia. Zaznaczenie tej opcji pozwala na ustawienie indywidulanego terminu zamknięcia dla danego Klienta, niezależnego od ustawienia parametru Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca na dzień [ ] następnego miesiąca dostępnego w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje]. 

Po zaznaczeniu opcji Brak Klient nie będzie korzystał z funkcjonalności zamykania miesięcy.

Ustawienia parametru o automatycznym zamykaniu miesiąca na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe] mają pierwszeństwo nad ustawieniami parametru w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje].

Po dodaniu nowego kontrahenta na listę kontrahentów domyślnym ustawieniem dla parametru Automatyczne zamykanie miesiąca  będzie opcja Zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów.

Jeżeli na karcie kontrahenta nastąpiła zmiana terminu automatycznego zamykania miesiąca lub zmiana statusu zamknięcia miesiąca lub zmiana daty zamknięcia miesiąca, to podczas zapisywania formularza za pomocą przycisku Zapisz zmiany informacja o zmianach zostaje automatycznie wysłana do Klienta. Klient po odświeżeniu danych w aplikacji Comarch ERP XT lub Comarch Moje BR od razu widzi zmiany w statusie miesiąca.

 

Zamknięcie miesiąca w bazie Klienta

W bazie Klienta Biura na wstążce programu w sekcji Wymiana danych dodano przycisk Status miesiąca  Przycisk jest dostępny w następujących miejscach w programie Comarch ERP Optima:

• Rejestry VAT,
• Rejestry VAT/ Rejestry VAT
• Kasa Bank
• Kasa Bank/ Preliminarz płatności

 

Po naciśnięciu przycisku Status miesiąca  zostaje otworzone okno, na którym znajdują się  następujące dane: Miesiąc i Rok, Status oraz Data zamknięcia. Domyślnie widoczny jest miesiąc poprzedni w stosunku do daty bieżącej.

Na oknie Status miesiąca można zmienić Status oraz ustalić nową datę zamknięcia. Po zmianie statusu automatycznie zostanie zmieniona Data zamknięcia na dzień bieżący. W polu Data zamknięcia można pozostawić datę bieżącą lub wybrać późniejszą. Nie ma możliwości wybrania daty wcześniejszej. Gdyby użytkownik wybrał datę wcześniejszą, to zostanie ona automatycznie zmieniona na datę bieżącą.

Po zapisaniu formularza przyciskiem Zmień dane dotyczące statusu i daty zamknięcia miesiąca zostają zaktualizowane na karcie tego kontrahenta [Księgowe] w bazie Biura. Podczas zapisywania formularza  tworzy się paczka z informacjami dotyczącymi zamknięcia miesiąca u Klienta Comarch ERP XT/ Comarch Moje BR i jest ona automatycznie wysłana do Klienta. 

Informacja o zamknięciu miesiąca w bazie Klienta jest również widoczna na pierwszej zakładce:

• w rejestrach VAT sprzedaży,
• w rejestrach VAT zakupu,
• w ewidencji przychodów,
• w ewidencji kosztów.

 

W nagłówku okna znajduje się informacja o następującej treści: Klient zamknął miesiąc [miesiąc] [rok].

Powyższa informacja  jest widoczna w nagłówku okna jeżeli miesiąc poprzedni względem miesiąca z daty systemowej jest zamknięty.

 

Zamknięcie miesiąca w strukturze pliku XML

Na oknie Eksportu danych za pomocą pracy rozproszonej, w części Dokumenty została dodana pozycja Zamknięcie miesiąca wraz z opisem: Dzień zamknięcia, miesiąc i rok zamknięcia oraz data zamknięcia. Pozycja pojawia się w bazie Klientów Comarch ERP XT oraz Comarch Moje BR, z którymi została skonfigurowana Internetowa Wymiana Dokumentów.

Pozycja Zamknięcie miesiąca na oknie Eksportu jest domyślnie zaznaczona i nie ma możliwości jej odznaczenia. Informacja o zamknięciu miesiąca będzie zawsze wysyłana do Klienta niezależnie od tego czy dla parametru  Eksportowane dane została zaznaczona opcja Dotąd nie eksportowane lub zmienione czy Wszystkie oraz jaki został wskazany Zakres dat.

Dzień zamknięcia zapisany w bazie Klienta wysyłany jest podczas każdej wysyłki danych do Klienta. Miesiąc i rok, dla którego zmieniamy status zamknięcia lub otwarcia oraz data zamknięcia eksportowane są tylko w przypadku, gdy po stronie programu Comarch ERP Optima miała miejsce ich modyfikacja.

Klient pracujący na Comarch ERP XT lub Comarch Moje BR przesyła do Biura rachunkowego informację tylko o zamknięciu miesiąca.

Po imporcie paczki, informacje o zamknięciu są zapisywane w bazie firmowej Klienta. Na formularzu kontrahenta w bazie biura rachunkowego zostaje dodany wpis dla miesiąca, który został przez Klienta zamknięty.

 

Informacje o zamknięciu miesiąca w module Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe

W konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Atrybuty/ Ogólne dodany został nowy atrybut Klient zamknął m-c.

Jeżeli status zamknięcia miesiąca u Klienta jest Otwarty, to program dla atrybutu Klient zamknął m-c. wyświetla wartość Nie. Jeżeli status zamknięcia jest Zamknięty, to program wyświetla wartość Tak.

Atrybut jest widoczny w module Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe w obszarze Informacje o firmie klienta pod grupą: Ogólne.

Informacja o zamknięciu miesiąca jest znajduje się również w widoku standardowym Stan, w kolumnie Klient zamknął m-c.