Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF w pierwszej kolejności należy przejść do menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.
Zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF umożliwia konfigurację integracji z KSeF oraz import i eksport dokumentów.
W sekcji Środowisko pracy z KSeF należy wybrać odpowiednią opcję pracy:
demo – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Ta forma w przeciwieństwie do opcji produkcyjnej, umożliwia: anulowanie, dokumentów oraz nie powoduje zapisu w historii zmian. Środowisko demo Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/.
produkcyjne – praca odbywa się w trybie produkcyjnym, faktury są wprowadzane do obiegu handlowego. Każda faktura zostanie opatrzona unikatowym numerem. Będzie to jednoznaczne z wprowadzeniem jej do obiegu prawnego. Środowisko produkcyjne Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/.
Istnieje możliwość zmiany środowiska wymiany danych z KSeF. W bazie danych zapamiętywana jest zawsze data pierwszego uruchomienia pracy w trybie produkcyjnym. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. Dodatkowo po przejściu na środowisko produkcyjne, dla dokumentów, które zostały wysłane w trybie demo, automatycznie usuwane są dane z zakładki [KSeF]. W przypadku importu dokumentów, ograniczenie co do daty uruchomienia w trybie produkcyjnym nie ma zastosowania.
Uwierzytelnianie w KSeF możliwe jest za pomocą:
- tokena wygenerowanego na stronie KSeF w sekcji Tokeny.
Jeżeli Użytkownik chce wygenerować token bezpośrednio na stronie KSeF to konieczne jest aby wpisał lub wkleił jego wartość w polu Token. W takiej sytuacji nie należy już używać opcji Generuj token, wystarczy zapisać zmiany ikoną dyskietki.
- tokena wygenerowanego na podstawie certyfikatu:
W celu wygenerowania tokena należy skorzystać z opcji Generuj token. Wyświetlona zostanie lista dostępnych certyfikatów, na której należy wskazać Kwalifikowany Certyfikat Pieczęci Elektronicznej zawierający nazwę podmiotu zgodną z nazwą rejestrową oraz numer NIP. Program na jego podstawie wygeneruje token.
Opcja Usuń token umożliwia wykasowanie uzupełnionego pola Token, ale tylko jeżeli jego wartość została uzupełniona automatycznie, przy użyciu opcji Generuj token.
Pliki wysłane do KSeF w formacie XML oraz Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) domyślnie zapisywane są pod następującą ścieżką: C:\ProgramData\Comarch ERP Optima\Deklaracje. Zmiany katalogu można dokonać w ustawieniach konfiguracji stanowiska: Start/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/e-deklaracje