• Stan – informuje czy zapis jest w buforze, zatwierdzony czy skreślony.
• Data operacji – informuje, czy zdarzenie gospodarcze ma inną datę operacji od daty księgowania.
• Lp zakładu (dostępna jeżeli w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa) – numeracja w ramach konkretnego zakładu. Podlega renumeracji.
• Zakład (dostępna jeżeli w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa) – symbol zakładu wybranego na zapisie księgowym.

W kolumnie Kolumna uwidoczniony jest numer kolumny Księgi przychodów i Rozchodów, do której została wpisana kwota zapisu. Jeżeli zapis posiada niezerowe kwoty w więcej niż jednej kolumnie, wówczas na liście zapis taki jest oznaczony symbolem *.

Nad listą znajduje się informacja o dacie zamknięcia księgi. Program nie pozwala na modyfikację zapisów księgowych z datą do dnia zamknięcia włącznie.

Z poziomu listy zapisów w KPiR w pasku menu dostępny jest przycisk . Po naciśnięciu przycisku pojawia się okno z zakresem dat i listą parametrów kontroli:

Domyślnie zaznaczony parametr Zakres dat pobiera ustawienia daty z filtra pod listą zapisów KPiR. Odznaczenie parametru Zakres dat powoduje kontrolę wszystkich zapisów, bez względu na datę. W przypadku pierwszego uruchomienia kontroli duplikacji z paska zadań, parametry kontroli są pobierane na podstawie ustawień w Konfiguracji. Użytkownik ma możliwość ich zmiany (wymagane jest wskazanie co najmniej dwóch parametrów kontroli). Kontrola duplikacji zapisów zostanie wykonana po naciśnięciu przycisku Wykonaj kontrolę (również skrót klawiszowy <F8>).

W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Stan zapisów  – pozwala na wyświetlenie wyłącznie zapisów znajdujących w buforze, wyłącznie zapisów w księdze jak również wszystkich zapisów, niezależnie od ich stanu.

Zakres dat   – wybór odpowiedniej opcji Za rok, miesiąc lub dzień pozwala na wyświetlenie listy zapisów ograniczonych do żądanego okresu. Pola Dzień, Miesiąc i Rok służą do wprowadzenia odpowiednio dnia, miesiąca i roku, za który chcemy wyświetlić zapisy.

Okres   – pozwala na wyświetlenie zapisów za dowolnie wybrany okres, mieszczący się pomiędzy datą początkową a końcową.

Korekta podatku dochodowego – zaznaczenie parametru powoduje filtrowanie zapisów księgowych oznaczonych jako korekta podatku dochodowego.

Pole Kontrahent  służy do przeglądania dokumentów z wybranym podmiotem. Podmiotem może być Kontrahent, Bank, Pracownik, Wspólnik, Urząd. Podmiot, dla którego dokumenty chcemy wyświetlić na liście, można wybrać poprzez wpisanie w polu Kod w przypadku Kontrahenta, Pracownika, Wspólnika jego kodu, w przypadku Banku i Urzędu – Akronimu.

Podmiot można również wybrać z listy pomocniczej przez wciśnięcie przycisku , co pozwoli na rozwinięcie menu z dostępnymi listami podmiotów:

Następnie wybieramy właściwą listę i podmiot z tej listy.

Pole Zakład jest widoczne jeżeli w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Jeżeli zostanie w nim wskazany konkretny zakład to podczas dodawania nowej pozycji zostanie on przeniesiony na formularz zapisu księgowego. Jeżeli pole będzie puste to na formularzu zapisu podpowie się zakład domyślny. Po wyborze konkretnego zakładu istnieje możliwość sporządzenia wydruków ksiąg oraz bilansu aktualnego dla tego zakładu.

Pole Kategoria    służy do przeglądania dokumentów oznaczonych identycznym kodem kategorii (kodem opisu zdarzenia gospodarczego). Kategorię, wg której chcemy wyświetlić dokumenty, można wybrać poprzez wpisanie Kodu kategorii w polu edycyjnym lub wybór z listy rozwijanej.

 Usuń – przycisk służy do usuwania zapisów z bufora oraz skreślania zapisów z księgi. W programie możliwe jest całkowite wykasowanie wyłącznie zapisów znajdujących się w buforze. Jeżeli zapis jest już w Księdze Głównej wciśnięcie klawisza nie powoduje usunięcia go z listy, zapis taki będzie widoczny na wydruku jako zapis przekreślony, a jego wartość nie będzie brana pod uwagę. Zapisy skreślone są wyróżnione na czerwono. Usunięcia (skreślenia) zapisu można dokonać również klawiszem <DELETE>.

Na liście zapisów księgi udostępniona została funkcja seryjnego kasowania zapisów. Operacja ta jest uruchamiana poprzez zaznaczenie na liście zapisów, a następnie wybranie przycisku Usuń lub klawisza <DELETE>. Zapis, który może zostać skasowany, musi być w buforze, nie można natomiast usunąć zapisów powiązanych z innym zapisem (np. księgowanie listy płac i składek w następnym miesiącu) oraz gdy operator posiada zakaz kasowania zapisów KPiR.

 Przenoszenie z bufora do księgi / Zamknięcie zapisów – działanie tego przycisku jest zależne od wyboru rodzaju zapisów:

• Jeżeli na liście wyświetlone są zapisy w buforze, przycisk ten służy do przenoszenia zapisów z bufora do księgi. Należy pamiętać o tym, że po przeniesieniu dokumentu z bufora do księgi zapis nie może zostać usunięty czy poprawiony.
• Jeżeli na liście wyświetlone są zapisy w księdze, przycisk ten służy do zamknięcia dnia lub miesiąca.

 Renumeracja – przycisk umożliwia przenumerowanie zapisów. Po uruchomieniu tej funkcji zapisy zostają uporządkowane chronologicznie i są im nadane kolejne numery porządkowe. Istnieje możliwość podania numeru, od którego ma być kontynuowana numeracja. Jest to rozwiązanie istotne dla użytkowników rozpoczynających pracę na KPiR w trakcie roku. W przypadku firmy wielozakładowej renumeracji podlega również liczba porządkowa zakładu.

 Operacje seryjne – po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są opcje:

• Ustaw kategorię – funkcja umożliwia przypisanie nowej lub zmianę istniejącej kategorii na znajdujących się w buforze zaznaczonych zapisach księgowych.

Użytkownik ma możliwość wyboru zarówno kategorii przychodowej, jak i kosztowej. Automatycznie zaznaczany jest parametr Aktualizuj opis, który powoduje, że na wskazane zapisy przenoszony jest opis znajdujący się na formularzu wybranej kategorii. Operacja seryjna Ustaw kategorię nie powoduje zmiany kolumny KPiR.

• Ustaw opis – funkcja umożliwia dodanie lub zmianę opisu na znajdujących się w buforze zaznaczonych zapisach księgowych.

Użytkownik ma możliwość wprowadzenia maksymalnie 50 znaków.

Operacje seryjne zostaną wykonane jeżeli zapisy księgowe nie znajdują się w okresie zamkniętym oraz dla danego operatora w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy na zakładce [Blokady] nie dodano zakazów: Parametry seryjnej zmiany kategorii i/lub Parametry seryjnej zmiany opisu.