Funkcja umożliwia automatyczne wysyłanie pocztą mailową faktur sprzedaży, które zostały dodane w programie oraz nie zostały wcześniej wysłane za pomocą skrzynki pocztowej skonfigurowanej w module CRM lub CRM Plus. Automat pomija te dokumenty, które na liście faktur sprzedaży mają uzupełnioną datę w kolumnie Data utworzenia maila. Zadanie wysyłki faktur można zaplanować na określoną godzinę danego dnia lub kilka razy dziennie w określonych odstępach czasu.

Konfiguracja automatycznej wysyłki faktur

Ustawienia dotyczące automatycznej znajdują się w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Automat wysyłki faktur.

Parametry konfiguracyjne zostały szczegółowo opisane w artykule Automat wysyłki faktur.

Karta kontrahenta

Aby faktury dla danego kontrahenta były wysyłane drogą elektroniczną należy na karcie kontrahenta w zakładce [Zgody], zaznaczyć parametr Zgoda na automatyczną wysyłkę faktur drogą elektroniczną.

Udzielona od dnia – w polu należy ustawić datę od której będą wysyłane dokumenty danego kontrahenta. W momencie zaznaczenia zgody na automatyczną wysyłkę faktur, w polu domyślnie ustawiana jest data bieżąca.
Podczas automatycznej wysyłki faktur, program sprawdza czy kontrahent wybrany na dokumencie jako Nabywca ma na swojej karcie zaznaczoną zgodę na wysyłkę oraz porównuje datę udzielonej zgody z datą dokumentu. Jeśli data dokumentu jest wcześniejsza niż data obowiązywania zgody, faktura nie zostanie wysłana.
W sytuacji gdy w ustawieniach konfiguracji automatycznej wysyłki faktur (Start/Konfiguracja/Firma/CRM/Automat wysyłki faktur) ustawiona jest wcześniejsza data rozpoczęcia automatycznego wysyłania faktur niż data zgody na karcie kontrahenta, wówczas dla danego kontrahenta wysyłane są dokumenty według daty udzielenia zgody na karcie kontrahenta, natomiast, jeśli w ustawieniach konfiguracji widnieje późniejsza data rozpoczęcia automatycznej wysyłki faktur niż data zgody na karcie kontrahenta to dokumenty wysyłane są według daty ustawionej w konfiguracji automatu wysyłki faktur.

Na liście kontrahentów pod ikoną dostępna jest operacja seryjna Zmień zgodę na automatyczną wysyłkę faktur. Funkcja działa dla zaznaczonych na liście kontrahentów i pozwala seryjnie zaznaczyć lub odznaczyć parametr na karcie kontrahenta oraz ustalić datę rozpoczęcia obowiązywania zgody dla zaznaczonych kontrahentów.

Powiadomienia dotyczące automatycznej wysyłki faktur

W przypadku gdy w programie skonfigurowany jest Automat wysyłki faktur, i jednocześnie wysyłamy ręcznie faktury do danego kontrahenta, który na karcie ma odznaczony parametr Zgoda na Automatyczne wysyłanie faktur drogą elektroniczną, to przy 3-ciej takiej wysyłce pojawia się komunikat:

Faktury mogą być wysyłane automatycznie do kontrahentów.
Czy chcesz zaznaczyć parametr „Zgoda na automatyczne wysyłanie faktur drogą elektroniczną” na karcie tego kontrahenta?

Po wybraniu opcji Tak, na karcie kontrahenta automatycznie zaznaczy się parametr dotyczący zgodny na automatyczne wysyłanie faktur droga mailową. I od tej pory dla tego kontrahenta wysyłka będzie realizowana automatem.

W sytuacji gdy w module CRM lub CRM Plus wysyłamy ręcznie faktury do klientów i Automat wysyłki faktur nie jest skonfigurowany, to po wysłaniu pięciu faktur pojawi się komunikat:

Czy wiesz, że faktury mogą być wysyłane automatycznie?
Wysyłka faktur o wybranych porach jest możliwa do ustawienia w konfiguracji programu.
Czy chcesz skonfigurować teraz automat wysyłki faktur?

Po wybraniu opcji Tak otworzy się okno konfiguracji Automatu wysyłki faktur.

Szablon wiadomości email dla automatycznej wysyłki faktur

Z poziomu Formularza faktury sprzedaży dostępny jest predefiniowany szablon wiadomości e-mail Faktura dla klienta. W szablonie wykorzystane są makra: {eNumer} – Numer dokumentu, {eTermin} – Termin płatności i {eDoZaplaty} – kwota dokumentu.

Standardowo szablon jest nieedytowalny, natomiast można go skopiować za pomocą kombinacji klawiszy <CTRL+INS> i zmodyfikować jako szablon użytkownika.

Podczas wysyłania wiadomości, jeżeli na szablonie uzupełnione są pola DO, DW, UDW wówczas adres DO, DW, UDW z szablonu zostanie wczytany na formularz wiadomości. W przypadku gdy pola DO, DW, UDW nie są uzupełnione  to do pola Do pobierany jest adres e-mail z karty Nabywcy. Jeśli zamówienie pochodzi z e-sklepu i wystawione jest na kontrahenta !NIEOKREŚLONY! wówczas adres mailowy pobierany jest z formularza dokumentu z sekcji Odbiorca. Daje to możliwość personalizowania szablonów i umieszczania w treści maila makr.

Więcej informacji na temat konfiguracji szablonów e-mail w programie znajduje się tutaj.