Aktualizacja zapisu  – pozwala na tworzenie historii zmian danych kadrowych pracownika. Nowy zapis dodaje się z datą, od jakiej zmiana ta ma obowiązywać. W ten sposób można odnotować zmianę np. stawki zaszeregowania, adresu czy kodu ubezpieczenia i zmianę nazwiska pracownika w przypadku zawarcia związku małżeńskiego.

Aktualizowany zapis można zobaczyć na Liście zapisów historycznych  gdzie wyświetlany jest:

• Akronim – inaczej kod pracownika. Kod zawiera 20 znaków i może ulegać zmianie.
• Okres od / do – data od odpowiada dacie aktualizacji i wskazuje od kiedy dany zapis obowiązywał. Jeśli data do – jest pusta to oznacza, że dany zapis obowiązuje nadal. Data do wypełniana jest w przypadku kolejnej aktualizacji. U pracownika, który posiada tylko jeden zapis historyczny obie daty są puste
• Stanowisko – zajmowane przez pracownika.
• Stawka – zaszeregowania pracownika w danym okresie, stawka miesięczna lub godzinowa.
• Wymiar etatu – w podanym okresie.
• Data zatrudnienia – pracownika etatowego, dla zleceniobiorców data zatrudnienia nie jest uzupełniana.
• Data zwolnienia – dotyczy tylko pracownika etatowego i wskazuje na ostatni dzień jego zatrudnienia.
• Wydział – do jakiego przypisany był pracownik w danym okresie (opcja dostępna tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus).

Dany zapis można edytować lub skasować. Nowy zapis tworzy się zawsze w celu odnotowania zmian np. stawki zaszeregowania, kodu ubezpieczenia, nigdy zaś w celu poprawy danych.

Z punktu widzenia programu bardzo istotne jest poprawne prowadzenie historii danego pracownika.

Dane w programie mogą być modyfikowane na dwa sposoby. Może to być:

• aktualizacja zapisu lub
• poprawienie danych.

Aktualizacja zapisu zachowuje „stary” zapis. Po modyfikacji mamy więc:

• poprzedni zapis z jego datą aktualizacji oraz
• nowy zapis z nową datą aktualizacji.

W praktyce wygląda to tak, że program w momencie aktualizacji zapisu kopiuje wszystkie dane, zapisuje je z nową datą aktualności i oczekuje na zmianę zawartości wybranych pól.

Po dokonanej aktualizacji, okres do w ‘starym zapisie’ zostanie uzupełniony jako obowiązujący do dnia poprzedniego przed aktualizacją.

Poprawienie danych polega na nadpisaniu już istniejących danych (poprzednie dane zostaną bezpowrotnie utracone). Mechanizmu poprawiania danych używać będziemy również do uzupełniania brakujących informacji.

Załóżmy, że w trakcie wpisywania danych użytkownik ograniczył się do wpisania kodu pracownika, jego imienia i nazwiska. Teraz te dane należy uzupełnić. Praktycznie nie ma znaczenia, kiedy te dane zostaną poprawione – nie interesuje nas nowy zapis historyczny. Dla nas istotne jest, aby dane były kompletne „od zawsze”. Użyjemy procedury poprawiania danych. W tym celu, należy wejść na listę zapisów historycznych pracownika, a następnie za pomocą ikony  lub dwukrotnie klikając na danym zapisie, otworzyć formularz danych kadrowych w trybie edycji. Wówczas można nanieść zmiany, uzupełnić dane i zapisać.

Poprawienie danych dotyczy zawsze wyłącznie jednego rekordu wskazywanego datą aktualności. Gdyby w omawianym przypadku okazało się, że błędnie zostało wpisane nazwisko pracownika, to mechanizmu poprawienia danych należałoby użyć 3-krotnie, indywidualnie dla każdego zapisu. Na przykład:

Wywołujemy listę aktualną w dniu:

• 1980/05/10 – poprawiamy pierwszy zapis historyczny,
• 1993/07/29 – poprawiamy drugi zapis historyczny,
• 1999/06/01 – poprawiamy ostatni zapis historyczny.

Poprawiając dane w przedstawiony powyżej sposób nie musimy wpisywać dokładnych dat aktualizacji. Istotne jest jedynie podanie dat mieszczących się w zadanych przedziałach.

Wybierając datę aktualności zapisu (przykładowo):

• 1980/05/10,
• 1985/01/01,
• 1993/07/28

spowodujemy, że na ekranie wyświetlana zawsze będzie ta sama informacja, aktualna pomiędzy 1980/05/10 a 1993/07/28 (1993/07/29 to data aktualności kolejnego zapisu).

Osoba pracująca na umowie cywilnoprawnej, która następnie zostaje zatrudniona na etat:

Po wyświetleniu  Listy zapisów historycznych pracownika dla osoby pracującej na podstawie umowy cywilnoprawnej pojawi się pusty zapis (pola te wypełniane są tylko dla etatu). W tym istniejącym rekordzie należy odnotować zatrudnienie pracownika na etat. Aby poprawnie dokonać zapisu należy wejść  lub 2-krotnie klikając do formularza kadrowego i uzupełnić dane związane z etatem, w szczególności zakładkę [Etat] i zapisać zmiany.