Import faktur z KSeF oraz podgląd dokumentów

Lista Faktury z KSeF Po przejściu na listę KSeF/ Faktury z KSeF automatycznie pobierane są faktury za okres dwóch miesięcy wstecz (przykładowo, po przejściu na listę w dniu 15.12.2023, pobierane są faktury za okres 15.10.2023 – 15.12.2023). Przy kolejnym wejściu na listę faktury pobierane są za okres od ostatniego pobrania. W momencie gdy pobierane są faktury z KSeF, pojawia się komunikat informujący o przebiegu procesu. Lista Faktury z KSeF składa się z jednej lub dwóch zakładek (w zależności od ustawienia parametru Prawo do odbierania e-Faktur na formularzu operatora).

W przypadku pracy w środowisku demo na liście widoczna jest informacja: Faktury z KSeF – serwer DEMO. W przypadku pracy w środowisku produkcyjnym na liście widoczna jest informacja: Faktury z KSeF. Domyślnie faktury są pobierane za okres dwóch miesięcy wstecz. Jeżeli użytkownik chce pobrać faktury z innego zakresu dat, to może tego dokonać za pomocą:

•   przycisku  Pobierz faktury, który jest dostępny na wstążce w pasku głównym programu,
• opcji Pobierz faktury, która jest dostępna na liście Faktury z KSeF w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy  (również skrót klawiszowy <Ctrl>+<Shift>+<P>).

Po naciśnięciu przycisku Pobierz faktury lub wybraniu w menu kontekstowym opcji Pobierz faktury należy wskazać, za jaki okres faktury mają zostać pobrane. Dokumenty są przenoszone na listę Faktury z KSeF po naciśnięciu przycisku Pobierz. Jeżeli dokument został już wcześniej zaimportowany to przy ponownym pobieraniu nie zostanie dodany ponownie. Na liście Faktury z KSeF dostępne są następujące kolumny:

• NIP – NIP kontrahenta.
• Kontrahent – nazwa kontrahenta.
• Numer KSeF – numer, który został nadany fakturze w systemie KSeF.
• Numer dokumentu – numer dokumentu.
• Data wystawienia – data przesłania faktury do KSeF określona jako data wystawienia, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy. Według tej kolumny domyślnie sortowana jest lista Faktury z KSeF.
• Netto – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN.
• VAT – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN.
• Brutto – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN.
• Waluta – symbol waluty wyświetlany jest po dokonaniu podglądu faktury lub po przeniesieniu faktury do rejestru VAT lub handlu.
• Kwalifikacja – może przyjmować wartości: Niezakwalifikowany (domyślny status dla pobranych faktur), Do rejestru VAT, Do handlu (opcja możliwa tylko na zakładce [Zakup]), Do archiwum.
• Status – może przyjmować wartości: V (jeżeli dokument jest przeniesiony do rejestru VAT), FZ (jeżeli dokument jest przeniesiony do handlu), A (jeżeli dokument zakwalifikowany jest do archiwum).
• Notatka – dodatkowy opis uzupełniony przez użytkownika na formularzu dokumentu KSeF. Kolumna domyślnie ukryta.
• Kategoria – kategoria uzupełniona na podstawie informacji z karty kontrahenta odczytanego z dokumentu KSeF lub przez użytkownika. Kolumna domyślnie ukryta.
• Opis – opis uzupełniony na podstawie informacji z karty kontrahenta odczytanego z dokumentu KSeF lub przez użytkownika. Kolumna domyślnie ukryta.
• Rejestr – pole uzupełnione przez użytkownika na dokumencie zakwalifikowanym do rejestru VAT. Kolumna domyślnie ukryta.

  Z poziomu listy Faktury z KSeF istnieje możliwość podglądu graficznego dokumentu pobranego z KSeF za pomocą dostępnego z lewej strony listy pionowego przycisku Podgląd dokumentu. Po jego naciśnięciu wysuwany jest panel boczny z podglądem graficznym podświetlonej faktury. Aby podgląd graficzny podświetlonej faktury był widoczny cały czas, należy nacisnąć przycisk Zadokuj. Ustawienie wyświetlania podglądu graficznego faktury pobranej z KSeF zapamiętywane jest dla danego operatora. Mając rozwinięty podgląd z listy można w prosty sposób, przechodząc pomiędzy dokumentami, zweryfikować zawartość tych faktur. W dolnej części okna są dostępne następujące przyciski:

• Pomoc – przycisk kierujący do pomocy.
• Operacje seryjne – pod przyciskiem dostępne są operacje seryjne umożliwiające uzupełnienie dodatkowych informacji na dokumentach:
  • Zmień opis – funkcja umożliwia seryjną aktualizację opisu na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
  • Zmień kategorię – funkcja umożliwia seryjną aktualizację kategorii na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
  • Zmień notatkę – funkcja umożliwia seryjną aktualizację dodatkowego opisu na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
  • Zmień rejestr – funkcja umożliwia seryjne ustawienie rejestru na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach ze statusem Niezakwalifikowany lub Do rejestru VAT. W przypadku dokumentu o statusie Niezakwalifikowany następuje również zmiana statusu na Do rejestru VAT. Rejestr nie jest ustawiany dla dokumentów ze statusem Do handlu oraz Do archiwum.
  • Dodaj atrybut – funkcja umożliwia seryjną aktualizację atrybutu dokumentu lub kontrahenta na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
  • Aktualizuj o dane szczegółowe – funkcja umożliwia seryjne pobranie szczegółów dokumentów zaznaczonych na liście. 
• Zobacz dokument – umożliwia podgląd formularza podświetlonego dokumentu. Szczegóły opisane został poniżej w części Podgląd dokumentu pobranego z KSeF.

• Przenieś do handlu– przycisk dostępny na zakładce [Zakup] jeżeli pobrano moduł Faktury, Handel lub Handel Plus. Umożliwia przeniesienie dokumentów na listę Handel/ Faktury zakupu.  Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do Handlu.

• Przenieś do rejestru VAT – umożliwia przeniesienie dokumentów do rejestru VAT. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT.

Na dokumentach przeniesionych do rejestru VAT lub do handlu oraz na dokumentach zakwalifikowanych do archiwum operacje seryjne nie są wykonywane. Filtry na liście Faktury z KSeF oraz funkcje w menu kontekstowym Filtrowanie listy Faktury z KSeF jest możliwe po polu Dokument, które jest dostępne pod listą faktur w sekcji z filtrami. Do wyboru są następujące opcje:

• Wszystkie – domyślne ustawienie dla okna otwieranego z menu KSeF/ Faktury. Wyświetlane są wszystkie dokumenty pobrane z KSeF.
• Niezakwalifikowane – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany.
• Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do handlu – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany lub Do handlu.
• Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany lub Do rejestru VAT.
• Zakwalifikowane do rejestru VAT – dokumenty z zaznaczoną opcją Do rejestru VAT.
• Zakwalifikowane do handlu – dokumenty z zaznaczoną opcją Do handlu.
• Przeniesione do rejestru VAT – dokumenty, które zostały już przeniesione do rejestru VAT.
• Przeniesione do handlu – dokumenty, które zostały już przeniesione do handlu.
• Zarchiwizowane – dokumenty z zaznaczoną opcją Do archiwum.

W celu zawężenia listy dokumentów do konkretnego zakresu dat można wykorzystać filtr Za okres. Na liście Faktury z KSeF w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy dostępne są opcje Archiwizuj oraz Przywróć. Funkcja Archiwizuj umożliwia zakwalifikowanie podświetlonego dokumentu do archiwum (np. w przypadku, gdy faktura została wystawiona na firmę omyłkowo), co blokuje jego przeniesienie do rejestru VAT lub handlu. Nie ma możliwości zarchiwizowania dokumentu już przeniesionego do rejestru VAT lub handlu. Funkcja Przywróć jest aktywna dla dokumentu zarchiwizowanego i umożliwia przywrócenie podświetlonego dokumentu do statusu Niezakwalifikowany.

Pobranie faktur z KSeF jest możliwe:

• z menu KSeF/ Faktury z KSeF
• z menu Rejestry VAT/Rejestry VAT
• z menu Handel/ Faktury zakupu

Wybierając spośród listy faktur, po podświetleniu dokumentu i wybraniu opcji Zobacz dokument wyświetlany jest formularz dokumentu pobranego z KSeF. W przypadku pracy w środowisku demo na formularzu podglądu graficznego widoczna jest informacja o serwerze DEMO. Na zakładce 1 [Ogólne] wyświetlane są następujące sekcje:

• Kwalifikacja – umożliwia zakwalifikowanie dokumentu do przeniesienia do rejestru VAT lub handlu. Domyślnie zaznaczona jest opcja Po zaznaczeniu opcji Do rejestru VAT istnieje możliwość wskazania rejestru, do którego ma trafić dokument. Domyślnie ustawiany jest pierwszy rejestr z listy. Po wskazaniu rejestru na formularzu dokumentu z KSeF, nie ma możliwości usunięcia tego rejestru w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Rejestry sprzedaży VAT/ Rejestry zakupów VAT. Jeżeli użytkownik nie chce przenosić dokumentu do rejestru VAT lub do handlu to powinien zaznaczyć opcję Do archiwum.
• KSeF – w sekcji wyświetlane są dane pobrane z KSeF: numer faktury, numer nadany w KSeF, nazwa oraz NIP kontrahenta, data przyjęcia w KSeF, forma i termin płatności oraz kwota netto, VAT i brutto. Dane w tej sekcji nie podlegają edycji.
• Sprzedawca/ Nabywca – jeżeli na liście Ogólne/Kontrahenci znajduje się kontrahent o numerze NIP zgodnym z NIP z sekcji KSeF, domyślnie zaznaczana jest opcja Istniejący kontrahent wraz z wskazaną kartą kontrahenta z programu. Pole podlega edycji przez użytkownika.

Jeżeli nie założono karty kontrahenta dla NIP z sekcji KSeF to domyślnie zaznaczana jest opcja Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu. W takim przypadku po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT lub handlu, na liście kontrahentów dodawana jest nowa karta kontrahenta. Na utworzoną kartę kontrahenta przenoszony jest e-mail oraz numer telefonu (jeżeli widnieje na fakturze pobranej z KSeF).

• Pozostałe – w przypadku zaznaczenia w sekcji Sprzedawca/ Nabywca opcji Istniejący kontrahent kategoria i opis uzupełniane są na podstawie karty kontrahenta. Użytkownik ma możliwość ich edycji. Istnieje również możliwość uzupełnienia notatki. Forma i termin płatności ustawiane są na podstawie informacji pobranych z KSeF. Jeżeli faktura jest opłacona to nie zaczytuje się termin płatności.

Jeżeli w sekcji KSeF nie zostanie uzupełniona forma płatności oraz termin płatności to:

• • W przypadku zaznaczenia opcji Istniejący kontrahent forma płatności oraz termin płatności w sekcji Pozostałe przenoszone są z karty kontrahenta i podlegają edycji przez użytkownika.
  • W przypadku zaznaczenia opcji Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu forma płatności oraz termin płatności w sekcji Pozostałe nie są uzupełniane. Podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT zakładana jest karta kontrahenta na której ustawiana jest forma płatności wskazana jako domyślna w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności wraz z wskazanym na niej terminem płatności. W przypadku braku domyślnej formy płatności w Konfiguracji, na karcie kontrahenta ustawiana jest gotówka. Zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta, forma płatności oraz termin płatności przenoszone są na dokument w rejestrze VAT.
  • W przypadku zaznaczenia opcji Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu forma płatności oraz termin płatności mogą zostać uzupełnione przez użytkownika. W takim przypadku podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT karta kontrahenta jest dodawana zgodnie z tymi ustawieniami oraz wskazana forma płatności oraz termin płatności przenoszone są na dokument w rejestrze VAT.

  Na zakładce 2 [Atrybuty] istnieje możliwość dodania atrybutu dokumentu lub kontrahenta. Dodanie/ usunięcie dodanego wcześniej atrybutu nie jest możliwe na dokumentach przeniesionych do rejestru VAT lub handlu. Na zakładce 1 [Ogólne] oraz 2 [Atrybuty] po lewej stronie okna widoczny jest podgląd graficzny dokumentu pobranego z KSeF. Okno z podglądem faktury można przenieść poza obszar programu Comarch ERP Optima np. na drugi monitor. Po zakwalifikowaniu dokumentu do rejestru VAT lub handlu na dokumencie na zakładce 1 [Ogólne] oraz 2 [Atrybuty] aktywny staje się przycisk  Przenieś, po naciśnięciu którego dokument jest przenoszony zgodnie z ustawioną kwalifikacją. Podczas importu i eksportu faktur pobranych z KSEF za pomocy rozproszonej oraz za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów przesyłana jest również wizualizacja faktur.

• Dodaj faktury – wybór opcji otwiera listę Faktury z KSeF, na którą pobierane są wszystkie dokumenty, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. Po wybraniu opcji z poziomu rejestru VAT zakupu wyświetlana jest lista Faktury z KSeF z widoczną tylko zakładką [Zakup]. Po wybraniu opcji z poziomu rejestru VAT sprzedaży wyświetlana jest lista Faktury z KSeF z widoczną tylko zakładką [Sprzedaż]. W filtrze pod listą Faktury z KSeF w polu Dokumenty domyślnie wskazana jest opcja Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT.

  

  Po naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru VAT, jeżeli na którymś z zaznaczonych dokumentów nie określono rejestru, pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury. Domyślnie podpowiadany jest pierwszy rejestr z listy.

  

  Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.
• Dodaj fakturę – wybór opcji umożliwia import pojedynczej faktury z KSeF do rejestru VAT. Z poziomu rejestru VAT sprzedaży istnieje możliwość dodania faktury do rejestru VAT zakupu jeżeli podczas importu okaże się, że to faktura zakupu, a nie sprzedaży. Analogicznie z poziomu rejestru VAT zakupu istnieje możliwość dodania faktury do rejestru VAT sprzedaży.Po wyborze opcji Dodaj fakturę pojawia się okno wraz z domyślnie zaznaczoną opcją numer KSeF.

Po otwarciu listy faktur KSeF dokumenty są automatycznie pobierane z systemu KSeF. Dla każdego pobranego dokumentu można otworzyć formularz wraz z podglądem dokumentu, klikając dwukrotnie prawym przyciskiem myszy lub używając przycisku Zobacz dokument . Na podstawie podglądu można wstępnie zweryfikować dokument, sprawdzić kontrahenta, wartości dokumentu, formę płatności, datę przyjęcia w KSeF. Więcej informacji można znaleźć w artykule Podgląd dokumentu pobranego z KSeF. Z poziomu edytowanego formularza dokumentu można wybrać kwalifikację: Do handlu, co po zatwierdzeniu zmian ikoną Przenieś spowoduje utworzenie Faktury Zakupu. Fakturę Zakupu można również utworzyć z listy dokumentów z KSeF poprzez zaznaczenie jednego lub kilku dokumentów z KSeF, a następnie kliknięciu przycisku Przenieś do handlu. Po wygenerowaniu Faktury Zakupu taki dokument otrzyma status FZ. Import na liście Faktur Zakupu Na liście Faktur Zakupu dostępny jest przycisk KSeF pozwalający na pobranie Faktur z KSeF. Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:

• Dodaj faktury – pobierane są wszystkie dokumenty, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno Faktury z KSeF, z dostępną zakładką [Zakup]. Na liście znajdują się dokumenty pobrane z KSeF. Przy pomocy przycisku Przenieś do handlu zaznaczone dokumenty są przenoszone na listę Faktur Zakupu.
• Dodaj fakturę – pobierany jest pojedynczy dokument. Pojedynczą Fakturę z KSeF można pobrać na podstawie numeru KSeF identyfikującego dokument na platformie KSeF lub podając numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP Kontrahenta, gdzie również należy wskazać przedział czasowy w jakim został wystawiony ten konkretny dokument.

  Nie ma możliwości ponownego pobrania Faktury Zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do handlu. Ponadto system blokuje również próby przeniesienia faktury, na której NIP z konfiguracji znajduje się po stronie Sprzedającego. W ten sposób wyeliminowana jest sytuacja, w której Użytkownik może dodać dokument sprzedażowy jako zakupowy. Pozycje na fakturze Podczas importowania Faktur Zakupu, przy wyszukiwaniu pozycji w pierwszej kolejności weryfikowane jest, czy w bazie istnieje produkt o kodzie EAN odczytanym z dokumentu pobranego z KSeF. Jeżeli nie ma takiego kodu EAN w bazie, wówczas weryfikowana jest nazwa. Jeżeli w cenniku znajduje się pozycja o wskazanym kodzie EAN lub nazwie, wówczas dodawana jest na dokument. Więcej informacji na temat weryfikacji pozycji i dodawania ich na dokument znajduje się w artykule Usługa OCR w Comarch ERP Optima. Jeżeli w bazie nie ma pasującej pozycji, podczas importowania Faktur Zakupu proponowane jest założenie kart towarów/usług. Pojawia się wówczas okno Wybierz parametry dodawanych towarów, na którym widoczne są wszystkie pozycje dokumentu, które nie zostały odnalezione w bazie:

Zakładka [KSeF] dostępna jest na formularzach faktur oraz na formularzach korekt, znajdują się na niej wszystkie najważniejsze informacje związane z wysyłką i odbiorem dokumentów z KSeF. Formularz Faktury Sprzedaży – zakładka [KSeF]

• Numer dokumentu – numer faktury, pod jakim jest identyfikowana w KSeF, numer zwracany bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO – przejdź do artykułu.
• Numer referencyjny – numer zgłoszenia wysłanego dokumentu nadany przez KSeF.
• Status – opisowa informacja na temat procesu wysyłki dokumentu do KSeF.
• Operator wysyłający – imię i nazwisko operatora, który wysłał dokument do KSeF.
• Data wysłania – data wysłania dokumentu do KSeF.
• Operator odbierający – imię i nazwisko operatora, który odebrał UPO.
• Data odebrania – data pobrania UPO.
• Data przyjęcia – data, z jaką dokument został przyjęty w KSeF. Pole to jest wypełniane, po otrzymaniu UPO. Data ta decyduje o tym, kiedy dana faktura trafiła do obiegu handlowego i od tego dnia, jest dostępna do pobrania z KSeF dla odbiorcy faktury.
• Środowisko – środowisko pracy z KSeF, wskazane w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.
• Forma płatności – wybrana płatność dla KSeF. Domyślnie podpowiada się forma płatności dla KSeF, wybrana w konfiguracji, jest przenoszona na fakturę, a następnie na zakładkę [KSeF]. – przejdź do artykułu. Pole z możliwością edycji do momentu wysyłki faktury do KSeF
• Status dokumentu – przyjmuje wartości:
  • Nie wysłano – faktura nie została wysłana do KSeF, istnieje możliwość anulowania takiego dokumentu w przypadku pracy w środowisku demo
  • Wysłano/ nie odebrano UPO – faktura wysłana i przetwarzana w KSeF, operator nie pobrał jeszcze UPO, dokumentu nie można anulować w środowisku demo
  • Wysłano/ odebrano UPO – faktura została wysłana do KSeF i potwierdzona dokumentem UPO, dokumentu nie można anulować w środowisku demo
  • Awaria – z powodu awarii faktura nie może zostać wysłana do KSeF, na dokumencie, na zakładce [KSeF] jest zaznaczony parametr Tryb awaryjny wystawiania dokumentu
  • Odrzucono – faktura została wysłana do KSeF, ale odrzucona z powodu błędu, taki dokument można anulować w środowisku demo.
• Tryb awaryjny wystawienia dokumentu – oznaczenie dla faktury wystawionej w przypadku problemów (np. problem z połączeniem internetowym, awaria KSeF). Po zaznaczeniu tego parametru faktura nie będzie wysłana do KSeF. Natomiast nabywca może otrzymać taki dokument np. w formie papierowej lub w inny, uzgodniony umownie sposób.
• Nie wysyłaj dokumentu do KSeF – ustawienie tego parametru jest przenoszone bezpośrednio z formularza kontrahenta wybranego na dokument. – przejdź do artykułu. Pole z możliwością modyfikacji przez Użytkownika. Faktury z zaznaczonym parametrem nie będą wysyłane do KSeF.
• Poza systemem – zaznaczenie tego parametru umozliwia edycję pól dostępnych na zakładce, pola mogą zostać uzupełnione ręcznie. Parametr powoduje również ustawienie dla dokumentu statusu Poza systemem.

  Formularz Faktury Zakupu – zakładka [KSeF] Po lewej stronie okna znajduje się podgląd dokumentu zaimportowanego z KSeF. Numer dokumentu – numer dokumentu nadany w KSeF, numer zwracany jest bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO. Forma płatności – wybrana płatność dla KSeF, przenoszona z dokumentu na zakładkę [KSeF]. Data przyjęcia – data, z jaką dokument został przyjęty w KSeF. Pole to jest wypełniane, po otrzymaniu UPO. Data ta decyduje o tym, kiedy dana faktura trafiła do obiegu handlowego i od tego dnia, jest dostępna do pobrania z KSeF dla odbiorcy faktury. Środowisko – środowisko pracy z KSeF, wskazane w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF. Zakładka [KSeF] jest dostępna również na dokumentach zakupowych wprowadzonych ręcznie, można na niej edytować pola ręcznie. Wprowadzone w tym miejscu dane są przenoszone do Rejestru VAT. Jeżeli dokument zostanie pobrany z KSeF, dane na zakładce [KSeF] nadal będą zablokowane do edycji.