Biuro, po prawidłowym skonfigurowaniu konta Klienta, ma możliwość przesłania za pomocą mechanizmu Internetowej Wymiany Dokumentów poszczególnych informacji o podatkach i opłatach, jakie Klient powinien uiścić. Konfiguracja Internetowej Wymiany Dokumentów po stronie Biura Rachunkowego w kilku krokach została opisana tutaj. Biuro rachunkowe pracujące w programie Comarch ERP Optima, w pierwszej kolejności powinno naliczyć i zablokować przed możliwością edycji poszczególne zaliczki / deklaracje oraz wprowadzić do Rejestru zakupu VAT faktury za swoje usługi księgowe opatrzone Atrybutem – FAKTURA ZA USŁUGI BR. Płatności do takich dokumentów automatycznie pojawiają się w Preliminarzu Płatności. W celu wyeksportowania do Klienta informacji o podatkach i opłatach należy przejść w  Narzędzia/ Praca Rozproszona /Eksport i zaznaczyć typy Dokumentów:

• Faktury za usługi księgowe
• Płatności do deklaracji

A następnie nacisnąć przycisk Opcją Płatności do deklaracji zostaną wyeksportowane płatności, które powstają automatycznie po wyliczeniu i zatwierdzeniu zaliczek / deklaracji (ZUS DRA, PIT-28, PIT-36, PIT-36L, VAT7, VAT7K, JPK_V7) oraz ręczne płatności wprowadzone na ZUS bezpośrednio do preliminarza płatności. Opcją Faktury za usługi księgowe zostaną eksportowane dokumenty z rejestru zakupu VAT, które będą miały przypisany atrybut FAKTURA ZA USŁUGI BR z wartością „Tak”. Wraz z fakturą eksportowany będzie również podpięty do niej skan dokumentu.

Wskazówka

Jako Biuro Rachunkowe możesz korzystać z automatu przenoszącego faktury za usługi księgowe bezpośrednio do Rejestru VAT Twoich Klientów. Szczegóły oraz film instruktażowy znajdziesz tutaj.

Wysłane w ten sposób dane będą widoczne w programie, na którym pracuje Klient. Zobacz, jak te dane prezentowane są w aplikacji Comarch Moje BR oraz w Comarch ERP XT.

W programie Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe możliwa jest seryjna wysyłka wiadomości mailowych do Klientów z informacją o podatkach i składkach ZUS. W panelu Operacje seryjne w zakładce Informacja dla Klientów.

Operacje seryjne. Informacja dla Klientów.

Po kliknięciu w opcję Informacja dla Klientów dostępne są dwa warianty do wyboru: – Wyślij e-mail o podatkach/ ZUS – po wybraniu tej opcji pojawia się okno z szablonem wiadomości mailowej. W jej załączniku program dodaje plik PDF zabezpieczony hasłem. Użytkownik może wiadomość wysłać od razu klikając w albo może umieścić ją w Kopiach roboczych. Więcej o haśle w dalszej części artykułu.  

Wskazówka

Funkcja wysyłki wiadomości mailowych do Klientów z informacją o podatkach i składkach ZUS jest dostępna dla Użytkowników posiadających licencję na moduł Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe oraz moduł CRM ze zdefiniowaną w programie skrzynką pocztową.

– Zapisz plik z informacją o podatkach/ ZUS – po wybraniu tej opcji zostanie wygenerowany plik pdf zabezpieczony hasłem.  

Wskazówka

W przypadku funkcji zapisywania pliku z informacją o podatkach/ ZUS, nie jest wymagane posiadanie modułu CRM oraz aktywnej skrzynki pocztowej. Wystarczy sam moduł Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe.

Jak przesłać informację o podatkach i składkach ZUS do swoich Klientów mailem?

Krok pierwszy:

Należy wybrać jakie informacje mają zostać przesłane do Klientów: Plik PDF zawiera informacje o podatkach dla wszystkich deklaracji, które zaznaczone są w programie Comarch ERP Optima w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa. W wysyłanym mailu lub zapisanym pliku PDF może pojawić się informacja o wyliczonych przez Biuro Rachunkowe podatkach dla Klienta z tytułu:

• podatku VAT
• zaliczek na PIT-4, PIT-8AR, PIT-28, PIT-36, PIT-36L
• zaliczek na CIT-8
• składek ZUS
• PPK
• płatności do deklaracji AKC-WW
• płatności do deklaracji CUK-1
• deklaracji rocznych PIT-28, PIT-36, PIT-36L, CIT-8

Krok drugi:

Należy zdefiniować adresatów wiadomości. W poszczególnych bazach danych Klientów należy wskazać adresy na jakie mają zostać przesłane informacje o podatkach. W menu Start/Konfiguracja/ Firma/Biuro Rachunkowe/Parametry dostępne są dwa parametry możliwe do zaznaczenia:

Konfiguracja firmy – gałąź Biuro Rachunkowe/Parametry

• Adres właściciela – po zaznaczeniu tego parametru wiadomość e-mail wysyłana jest na adres wskazany na formularzu właścicieli.

Każdy z właścicieli/współwłaścicieli dostaje informację o: swoich podatkach i składkach ZUS (dotyczy PIT i DRA) oraz informacje o podatkach firmy. Załącznik PDF zabezpieczony jest hasłem. Domyślne hasło do pliku to numer PESEL, a w przypadku braku PESEL, jako hasło ustawiana jest data urodzenia w formacie DDMMRRRR. Istnieje możliwość ustawienia własnego hasła do pliku. Hasło to można ustawić na formularzu właściciela, w zakładce [Ogólne], z sekcji Hasło dla wydruków.

• Wskazany adres – wybierając tę opcję samodzielnie wpisujemy adres/ adresy e-mail, na które ma zostać wysłana wiadomość.

W przypadku wysyłania wiadomości na wskazany adres w załączniku pojawią się informacje o wszystkich zaznaczonych w Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa zaliczkach/deklaracjach, również te dotyczące właścicieli. Możemy podać hasło dla wydruków wpisując je ręcznie lub wygenerować za pomocą przycisku Generuj.

Wskazówka

Hasło powinno zawierać co najmniej 8 znaków (mała, duża litera i znak specjalny). Pole z hasłem dostępne jest dla operatorów z zaznaczonym parametrem Prawo do generowania i podglądu haseł dla plików PDF.

Wskazówka

Zakładka Start/Konfiguracja/ Firma/ Biuro Rachunkowe/ Parametry jest dostępna dla Operatora, który na swojej karcie ma zaznaczony moduł Biuro Rachunkowe (BR).

Krok trzeci:

W aplikacji Biuro Rachunkowe w panelu Operacje seryjne w zakładce Informacja dla Klientów należy wybrać Wyślij e-mail o podatkach/ ZUS . Po wybraniu tej opcji pojawia się okno z szablonem wiadomości mailowej.

Szablon wiadomości e-mail

Taką wiadomość można wysłać od razu klikając w albo umieścić w Kopiach roboczych i wysłać później. Każda z wiadomość zawiera załącznik PDF zabezpieczony hasłem. Przykładowy załącznik wiadomości:

Wydruk generowany jest na bieżący dzień i zawiera informacje o podatkach i składkach ZUS za wskazany w Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe miesiąc i rok.

Wskazówka

Aby umieścić logo Biura Rachunkowego generującego/wysyłającego plik PDF należy je dodać w pieczątce firmy Biura Rachunkowego w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy.

 

Jak zapisać plik z informacją o podatkach aby dołączyć go do wiadomości wysyłanej z dowolnej skrzynki pocztowej?

Wybierając Zapisz plik z informacją o podatkach/ ZUS zostanie wygenerowany plik zabezpieczony hasłem (zasady ustawienia hasła są takie same jak przy wysyłce wiadomości e-mail).

Gdzie zapisywany jest plik?

Domyślnie plik jest zapisywany w lokalizacji: C:\ProgramData\Comarch ERP Optima\Wydruki\Biuro Rachunkowe. W katalogu Biuro Rachunkowe dla każdej firmy jest tworzony oddzielny katalog. Użytkownik może wskazać własną lokalizację do zapisywania pliku z poziomu zakładki: Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Biuro rachunkowe/ Parametry.

Konfiguracja stanowiska – Informacja o podatkach/ ZUS – katalog do plików pdf.

Dla Klientów Biur rachunkowych pracujących na Comarch ERP XT i Comarch Moje BR istnieje możliwość oznaczenia zamknięcia miesiąca, czyli dostarczenia do Biura wszystkich dokumentów za dany miesiąc i przesłania tej informacji do Biura rachunkowego pracującego na Comarch ERP Optima. Biura rachunkowe mają możliwość zamknąć i otworzyć miesiąc u swoich Klientów oraz przesłać do Klientów informację o dniu zamknięcia, czyli o terminie do którego najpóźniej pozwalają Klientom na wysłanie dokumentów Funkcjonalność została wprowadzona, aby ułatwić Biurom rachunkowym otrzymanie dokumentów w określonym czasie tak, aby mogły terminowo wyliczać deklaracje. Klient może oznaczyć zamknięcie miesiąca po stronie programu Comarch ERP XT/ Comarch Moje BR. W ten sposób poinformuje on Biuro rachunkowe, że wszystkie dokumenty zostały dostarczone. Jeżeli Klient potrzebuje w zamkniętym miesiącu wystawić i dosłać dodatkowe dokumenty, to musi skontaktować się z Biurem rachunkowym, aby Biuro otworzyło mu miesiąc po stronie programu Comarch ERP Optima. Funkcjonalność zamknięcia miesiąca dostępna jest dla Biur rachunkowych oraz ich Klientów pracujących na Comarch ERP XT i Comarch Moje BR, którzy mają uruchomioną Internetową Wymianę Dokumentów. Ustawienia w konfiguracji W Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje] znajduje się parametr Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ]. Po zaznaczeniu parametru uaktywnia się pole, w którym Biuro rachunkowe może wskazać dzień, kiedy nastąpi zamknięcie miesiąca dla wszystkich Klientów Comarch ERP XT i Comarch Moje BR, z którymi wymienia dane za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów. Domyślnie w tym miejscu podpowiada się 15. dzień następnego miesiąca. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.

Jeżeli w konfiguracji miała miejsce zmiana parametru, czyli jego odznaczenie, zaznaczenie lub zmiana dnia zamknięcia,  to podczas zapisywania zmian w konfiguracji przyciskiem Zapisz wprowadzone zmiany . Informacja o tych zmianach zostanie wysłana do poszczególnych Klientów Biura pracujących na Comarch ERP XT i Comarch Moje BR, z którymi Biuro ma skonfigurowaną Internetową Wymianę Dokumentów  oraz na karcie klienta w bazie Biura jest wskazana baza klienta na zakładce [Księgowe].   Formularz kontrahenta w bazie Biura rachunkowego W bazie Biura rachunkowego na formularzu kontrahenta, na zakładce [Księgowe] znajdują się informacje o statusie zamknięcia miesiąca Klienta oraz parametr Automatyczne zamykanie miesiąca służący do wskazania indywidulanego terminu zamykania miesiąca u danego Klienta. Pola z informacjami dotyczącymi zamknięcia miesiąca Klienta są aktywne na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe]  jeżeli:

• Na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe] w sekcji Klient Biura rachunkowego w polu Firma wskazano bazę firmową Klienta;
• Klient ma skonfigurowaną Internetową Wymianę Dokumentów w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana dokumentów/ Aktywacja, zakładka [Klienci];
• W Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana dokumentów/ Aktywacja, zakładka [Klienci], w kolumnie Aplikacja klienta wskazany jest typ wymiany z Klientem XT / Moje BR.

  Po lewej stronie okna została dodana tabela z trzema kolumnami: Miesiąc, Status oraz Data zamknięcia. Na liście znajdują się miesiące od stycznia do grudnia. Widok listy zawężony jest do roku wskazanego dla parametru Status zamknięcia miesięcy w roku [ ] znajdującego się nad tabelą. W kolumnie Status mogą być wskazane dwie opcje: Otwarty i Zamknięty. Domyślnie Status dla wszystkich miesięcy to Otwarty. Status Otwarty widoczny jest w kolumnie Status jeżeli:

• nie została jeszcze odebrana paczka od Klienta z datą zamknięcia;
• Biuro otworzyło miesiąc klientowi poprzez zmianę daty zamknięcia.

  Status Zamknięty widoczny jest w kolumnie Status jeżeli:

• została odebrana paczka od Klienta z datą zamknięcia,
• Biuro zamknęło miesiąc Klientowi ustawiając datę zamknięcia.

  Pole w kolumnie Data zamknięcia może być puste lub może być wskazana data zamknięcia. Domyślnie pole jest puste. Pole w kolumnie Data zamknięcia jest puste jeżeli:

• nie została jeszcze odebrana paczka od Klienta z informacją o dacie zamknięcia,
• Biuro samodzielnie nie zamknęło Klientowi miesiąca.

  Pole w kolumnie Data zamknięcia będzie uzupełnione jeżeli:

• Biuro zaimportuje paczkę od Klienta, w której będzie informacja o dacie zamknięcia,
• Biuro ręcznie ustawi datę zamknięcia.

  Obok tabeli dostępna jest ikona Zmień . Naciśnięcie przycisku pozwala na zmianę pola ze statusem oraz na zmianę daty zamknięcia. Po zmianie statusu automatycznie zostanie zmieniona Data zamknięcia na dzień bieżący. W polu Data zamknięcia można pozostawić datę bieżącą lub wybrać późniejszą. Nie ma możliwości wybrania daty wcześniejszej. Gdyby użytkownik wybrał datę wcześniejszą z kalendarza, to zostanie ona automatycznie zmieniona na datę bieżącą. Zmiana statusu oraz daty zamknięcia jest możliwa dla miesięcy poprzednich w stosunku do miesiąca bieżącego. Podczas próby zmiany statusu oraz daty zamknięcia dla miesiąca bieżącego oraz dla miesięcy przyszłych na karcie kontrahenta w bazie Biura rachunkowego pojawia się ostrzeżenie: Nie można zamknąć miesiąca bieżącego lub przyszłego. Na formularzu kontrahenta, na zakładce [Księgowe] po prawej stronie znajduje się parametr Automatyczne zamykanie miesiąca służący do zamykania miesięcy u Klienta. Dla tego parametru dostępne są do zaznaczenia trzy opcje:

• Zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów,
• W kolejnym miesiącu na dzień [ ],
• Brak.

  Domyślnie jest ustawiona opcja Zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów. W takim przypadku data zamknięcia dla danego klienta będzie zależna od ustawienia parametru Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ] dostępnego w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje]. 

• Jeżeli parametr w Konfiguracji jest zaznaczony, to miesiąc u Klienta jest automatycznie zamykany w terminie wskazanym w Konfiguracji.
• Jeżeli parametr w Konfiguracji nie jest zaznaczony, to miesiąc u Klienta nie jest automatycznie zamykany.

  Po zaznaczeniu opcji W kolejnym miesiącu na dzień [ ] uaktywnia się pole z opcją wyboru dnia. Zaznaczenie tej opcji pozwala na ustawienie indywidulanego terminu zamknięcia dla danego Klienta, niezależnego od ustawienia parametru Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ] dostępnego w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje].  Po zaznaczeniu opcji Brak Klient nie będzie korzystał z funkcjonalności zamykania miesięcy. Ustawienia parametru o automatycznym zamykaniu miesiąca na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe] mają pierwszeństwo nad ustawieniami parametru w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje]. Po dodaniu nowego kontrahenta na listę kontrahentów domyślnym ustawieniem dla parametru Automatyczne zamykanie miesiąca  będzie opcja Zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów.

Jeżeli na karcie kontrahenta nastąpiła zmiana terminu automatycznego zamykania miesiąca lub zmiana statusu zamknięcia miesiąca lub zmiana daty zamknięcia miesiąca, to podczas zapisywania formularza za pomocą przycisku Zapisz zmiany informacja o zmianach zostaje automatycznie wysłana do Klienta. Klient po odświeżeniu danych w aplikacji Comarch ERP XT lub Comarch Moje BR od razu widzi zmiany w statusie miesiąca.   Zamknięcie miesiąca w bazie Klienta W bazie Klienta Biura na wstążce programu w sekcji Wymiana danych dodano przycisk Status miesiąca  Przycisk jest dostępny w następujących miejscach w programie Comarch ERP Optima:

• Rejestry VAT,
• Rejestry VAT/ Rejestry VAT
• Kasa Bank
• Kasa Bank/ Preliminarz płatności

  Po naciśnięciu przycisku Status miesiąca  zostaje otworzone okno, na którym znajdują się  następujące dane: Miesiąc i Rok, Status oraz Data zamknięcia. Domyślnie widoczny jest miesiąc poprzedni w stosunku do daty bieżącej. Na oknie Status miesiąca można zmienić Status oraz ustalić nową datę zamknięcia. Po zmianie statusu automatycznie zostanie zmieniona Data zamknięcia na dzień bieżący. W polu Data zamknięcia można pozostawić datę bieżącą lub wybrać późniejszą. Nie ma możliwości wybrania daty wcześniejszej. Gdyby użytkownik wybrał datę wcześniejszą, to zostanie ona automatycznie zmieniona na datę bieżącą. Zmiana statusu oraz daty zamknięcia jest możliwa dla miesięcy poprzednich w stosunku do miesiąca bieżącego. Pola ze statusem i datą zamknięcia na oknie Status miesiąca dla miesiąca bieżącego i kolejnych są zablokowane do edycji.  

Po zapisaniu formularza przyciskiem Zmień dane dotyczące statusu i daty zamknięcia miesiąca zostają zaktualizowane na karcie tego kontrahenta [Księgowe] w bazie Biura. Podczas zapisywania formularza  tworzy się paczka z informacjami dotyczącymi zamknięcia miesiąca u Klienta Comarch ERP XT/ Comarch Moje BR i jest ona automatycznie wysłana do Klienta.  Informacja o zamknięciu miesiąca w bazie Klienta jest również widoczna na pierwszej zakładce:

• w rejestrach VAT sprzedaży,
• w rejestrach VAT zakupu,
• w ewidencji przychodów,
• w ewidencji kosztów.

  W nagłówku okna znajduje się informacja o następującej treści: Klient zamknął miesiąc [miesiąc] [rok]. Powyższa informacja  jest widoczna w nagłówku okna jeżeli miesiąc poprzedni względem miesiąca z daty systemowej jest zamknięty.

  Zamknięcie miesiąca w strukturze pliku XML Na oknie Eksportu danych za pomocą pracy rozproszonej, w części Dokumenty została dodana pozycja Zamknięcie miesiąca wraz z opisem: Dzień zamknięcia, miesiąc i rok zamknięcia oraz data zamknięcia. Pozycja pojawia się w bazie Klientów Comarch ERP XT oraz Comarch Moje BR, z którymi została skonfigurowana Internetowa Wymiana Dokumentów. Pozycja Zamknięcie miesiąca na oknie Eksportu jest domyślnie zaznaczona i nie ma możliwości jej odznaczenia. Informacja o zamknięciu miesiąca będzie zawsze wysyłana do Klienta niezależnie od tego czy dla parametru  Eksportowane dane została zaznaczona opcja Dotąd nie eksportowane lub zmienione czy Wszystkie oraz jaki został wskazany Zakres dat. Dzień zamknięcia zapisany w bazie Klienta wysyłany jest podczas każdej wysyłki danych do Klienta. Miesiąc i rok, dla którego zmieniamy status zamknięcia lub otwarcia oraz data zamknięcia eksportowane są tylko w przypadku, gdy po stronie programu Comarch ERP Optima miała miejsce ich modyfikacja.

Klient pracujący na Comarch ERP XT lub Comarch Moje BR przesyła do Biura rachunkowego informację tylko o zamknięciu miesiąca. Po imporcie paczki, informacje o zamknięciu są zapisywane w bazie firmowej Klienta. Na formularzu kontrahenta w bazie biura rachunkowego zostaje dodany wpis dla miesiąca, który został przez Klienta zamknięty.   Informacje o zamknięciu miesiąca w module Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe W konfiguracji Programu/ Operacje wielofirmowe/ Atrybuty/ Ogólne dodany został nowy atrybut Klient zamknął m-c. Jeżeli status zamknięcia miesiąca u Klienta jest Otwarty, to program dla atrybutu Klient zamknął m-c. wyświetla wartość Nie. Jeżeli status zamknięcia jest Zamknięty, to program wyświetla wartość Tak. Atrybut jest widoczny w module Comarch ERP Operacje wielofirmowe w obszarze Informacje o firmie klienta pod grupą: Ogólne. Informacja o zamknięciu miesiąca jest znajduje się również w widoku standardowym Stan, w kolumnie Klient zamknął m-c.

Okno główne programu podzielono na cztery obszary: Główny obszar widoczny, jako pasek menu (ribbon, wstążka) został pogrupowany na trzy sekcje: Menu, Widok oraz Operacje seryjne. W sekcjach tych dostępne jest menu w formie dużych czytelnych ikon. Oprócz paska menu w oknie znajdują się 3 obszary:

• Lista firm – zawiera możliwość ustawienia roku i miesiąca oraz listę firm dostępnych dla użytkownika wraz z listą podstawowych atrybutów,
• Informacje o firmie klienta – zawiera pełne informacje o bazie danych,
• Operacje seryjne – zawiera skróty do operacji wykonywanych na zaznaczonych bazach.

Użytkownik ma możliwość schowania paska menu. Ikona zwijania (minimalizacji) menu dostępna jest w prawym górnym rogu programu . Pozostałe elementy zostały opisane w następujących artykułach: Lista firm Informacje o firmie klienta Operacje seryjne Panel wyników Pozostałe funkcje Rejestrator Czasu Pracy

Formularz klasy atrybutów zawiera następujące elementy:

• Nazwa – pole wymagalne 20-znakowe.
• Opis – szczegółowa informacja o atrybucie (max. 100 znaków).
• Grupa – grupa, do której należy dany atrybut. Na atrybutach wprowadzonych przez użytkownika pole grupa jest modyfikowalne, więc można przesunąć atrybut z jednej grupy do drugiej.
• Typ – jest obowiązkowe może przyjmować następujące wartości: Tekst, Lista, Lista SQL, SQL-BazaBR, SQL-Firma, SQL-Konfiguracja.
• Format – pole wymagalne i może przyjmować wartości: Tekst; Notatka; Data; 1234; 1234.56; 1234.5678; Telefon; E-mail; Strona WWW.

Formularz atrybutu

• Jeśli wybrano Typ: Lista, wówczas jest widoczna druga zakładka – Pozycje listy – z możliwością uzupełnienia słownika pomocniczego

Formularz atrybutu typu lista, zakładka Pozycje listy

• Jeśli wybrano Typ: Lista SQL lub SQL-Konfiguracja, SQL-Firma, SQL-BazaBR – wówczas jest widoczna druga zakładka SQL – z możliwością wpisania zapytania SQL.

Formularz atrybutu typu Lista SQL, SQL – Konfiguracja, SQL – Firma, SQL – BazaBR, zakładka na wpisanie zapytania SQL

• Wartość domyślna – pozwala na uzupełnienie wartości domyślnej, która pojawi się przy atrybucie po uruchomieniu modułu Operacje wielofirmowe.
• Wartości miesięczne – jeśli zaznaczymy ten parametr, wartości uzupełniane będą miesięcznie.
• Pamiętaj historię zmian – zaznaczenie parametru spowoduje zapamiętanie wszystkich wprowadzonych wartości.
• Nieaktywny – po zaznaczeniu tego parametru atrybut, który nie jest wykorzystywany, nie będzie już widoczny w module Operacje wielofirmowe.

  Przykłady atrybutów wg typów Lista SQL (na ten moment są to wyłącznie listy pomocnicze pobierane z bazy konfiguracyjnej):

• Najbardziej typowy przykład, to pobieranie Listy operatorów (jak na standardowym atrybucie Operator)

Select Ope_Kod From CDN.Operatorzy

• Lista walut

Select WNa_Symbol From CDN.WalNazwy

• Lista typów kursów

Select WKu_Nazwa From CDN.WalKursy

• Lista stanowisk komputerowych

Select Sta_Nazwa From CDN.StanowiskaKomp SQL – Konfiguracja (odwoływanie się do pojedynczych danych – w sensie pojedynczy wiersz, a nie lista – zapisanych w bazie konfiguracyjnej):

• Najprościej można odwołać się do pól z tabeli Bazy – wpisując nazwę pola. Przykładowo – chcąc wyświetlić datę i czas ostatniego wykonania archiwizacji wystarczy na zakładce SQL wpisać:
• Baz_TS_Arch
• Chcąc odwołać się do innej tabeli, trzeba zrobić Select… Można w nim wykorzystać zmienne @Rok, @Miesiąc, @OpeId (Id bieżącego operatora) oraz odwołanie do pola Baz_BazId (Id bieżącej bazy).
• Przykładowo – jeśli chcemy wyświetlić informację, ilu operatorów ma przypisany zakaz do danej bazy, należy wpisać:
• Select Count(*) From CDN.BazZakazy Where Bza_BazId = Baz_BazId

  SQL – Firma są to wszystkie atrybuty „buforowane”. Najbardziej typowe zastosowanie to wyciąganie różnych informacji z konfiguracji firmy – wtedy można skorzystać z funkcji CDN.Konfiguracja, przy czym trzeba wiedzieć, gdzie w bazie zapisana jest dana informacja. Funkcja ma cztery parametry:

• @Tryb – 1 oznacza odwołanie do konfiguracji „niehistorycznej”, 2 do historycznej
• @Klucz – dla trybu 1 oznacza numer rekordu w tabeli CDN.Firma, dla trybu 2 oznacza „ścieżkę” dla parametru
• @Rok, @Miesiac – wykorzystywane tylko dla trybu 2 (historycznego).

  Jeśli chcemy uzyskać informację, czy w bazie jest ustawiona praca rozproszona, trzeba najpierw ustalić, że ta informacja jest zapisana w tabeli Firma, na wierszu o numerze 1470 i przyjmuje wartości:

• brak
• sprzedaż/płace
• księgowość
• oddział

  Wyrażenie będzie wyglądać tak: Case CDN.Konfiguracja(1, '1470′, 0, 0) When '1′ Then 'BRAK’ When '2′ Then 'DZ. HANDLOWY’ When '3′ Then 'KSIĘGOWOŚĆ’ When '4′ Then 'ODDZIAŁ XL’ End Można też odwoływać się do innych danych np. księgowych, z tym, że w tym przypadku należy uważać, bo duża ilość atrybutów tego typu lub ich nieprawidłowa konstrukcja może mieć wpływ na wydajność. Ciekawy może być atrybut pokazujący, czy w dzienniku w danym miesiącu znajdują się jakieś zapisy w buforze: Case When Exists (Select * From CDN.DekretyNag Where DeN_Bufor=1 And Year(DeN_DataDok)=@Rok And Month(DeN_DataDok)=@Miesiac) Then 'JEST BUFOR’ Else 'NIE MA BUFORA’ End SQL – BazaBR – w przypadku, gdy baza danych jest powiązana z kartą kontrahenta w bazie firmowej Biura rachunkowego, za pomocą tego typu atrybutu można pobrać dane z karty kontrahenta:

• Telefon 2, Telefon 3 – jeżeli atrybut będzie miał taki typ, wówczas w module Operacje wielofirmowe będzie można, poprzez kliknięcie na taki atrybut, wywołać domyślny program do komunikacji np. Skype i zadzwonić do Klienta.
• E-mail – ten typ atrybutu pozwoli w module Operacje wielofirmowe na wywołanie okna nowej wiadomości e‑mail z wpisanym adresem mailowym kontrahenta, poprzez kliknięcie na atrybut o takim typie.
• Strona WWW – atrybut o takim typie będzie zachowywał się jak link do strony – pozwoli uruchomić przeglądarkę internetową i wyświetlić stronę www klienta.

Czas pracy

Zawiera listę sesji, które z tego poziomu mogą być przeglądane oraz ręcznie modyfikowane. Ponieważ lista ma służyć do korygowania wpisów, a nie ich analizowania (do tego są raporty dostępne w Operacjach wielofirmowych), będzie zawsze przeglądana w kontekście konkretnego operatora. Listę można zawęzić do wybranego zakresu dat. Parametr Ukryj zapisy z czasem pracy poniżej 1 minuty jest domyślnie zawsze zaznaczony. Parametr jest aktywny dla każdego operatora. Jeśli parametr jest zaznaczony to wszystkie wpisy, które mają tę samą datę i godzinę są ukryte. Odznaczenie parametru powoduje, że wyświetlane są wpisy z tą samą datą i godziną rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy – czyli np. wszystkie przelogowania między bazami (jeśli nastąpiły w okresie krótszym niż 1 minuta) lub operacje seryjne z BR. Lista posiada następujące kolumny:

• Firma
• Rozpoczęcie (data i godzina rozpoczęcia)
• Zakończenie (data i godzina rozpoczęcia)
• Typ – A – sesja automatyczna, R – sesja ręczna.

Dostępne są standardowe przyciski: Dodaj  – umożliwia dodanie sesji Zmień – pozwala na edycję zapisanej wcześniej sesji Usuń – służy do usuwania zbędnych, nieprawidłowych sesji Zamknij – zamyka konfigurację. Przy dodaniu lub modyfikacji sesji pojawia się formularz zatytułowany Czas pracy, który zawiera pola:

• Operator – pole niepodlegające edycji.
• Firma – można wpisać firmę z ręki lub klikając w ten przycisk wybrać z listy.
• Kategoria – jest to pole wymagane, ale nie uzupełniane z automatu, by użytkownik świadomie, przy uzupełnianiu ręcznym sesji, wybrał z listy odpowiednią kategorię.
• Rozpoczęcie – dwie kontrolki: data i godzina.
• Zakończenie – dwie kontrolki: data i godzina, przy czym data i godzina zakończenia musi być starsza niż Rozpoczęcia.
• Stanowisko – informacja na jakim stanowisku wykonywano pracę. Pole nieaktywne.
• Ręczna – parametr zaznaczony – sesja ręczna, brak parametru – sesja automatyczna.

Dostępne są również przyciski: Zachowaj zmiany   oraz Anuluj zmiany .

Grupy Atrybutów

Ustalenie grup pozwoli na czytelne usystematyzowanie wprowadzonych atrybutów. Istnieje możliwość wprowadzenia, edycji, usunięcia nowych grup atrybutów. Grupy predefiniowane nie mogą zostać usunięte. Program nie pozwoli na usunięcie grupy, jeśli w ramach niej są zapisane atrybuty. Należy najpierw usunąć atrybut, a następnie grupę.

Kategorie czasu pracy

Ta część Konfiguracji obejmuje definiowanie kategorii czasu pracy. Kategorie określają, jakiego rodzaju czynność wykonuje użytkownik. Ponieważ na formularzu Czasu pracy kategoria jest polem wymaganym, domyślnie do systemu dodawana jest kategoria Ogólna. Dla każdej kategorii użytkownik określa kod, nazwę (opis) oraz stawkę godzinową, z których polem wymaganym jest Kod.

Dzięki prawidłowo zdefiniowanym kategoriom jest możliwe wykonywanie raportów uwzględniających koszty pracy w zależności od rodzaju wykonywanej czynności.

Parametry

Biura rachunkowe zapisują wiele informacji o swoich Klientach w bazie danych, która jest bazą firmową Biura. Na kartach kontrahentów znajduje się szereg informacji typu adres e-mail, strona www, numery telefonów, dlatego też Użytkownik ma możliwość wskazania, która z baz danych jest bazą firmową Biura Rachunkowego. Przycisk Firma wyświetla listę firm, które są podpięte do danej bazy konfiguracyjnej. Na liście firm działa lokator ograniczający, aby możliwe było szybkie przejście kursorem do bazy zaczynającej się od zadanego ciągu znaków. W sytuacji, gdy użytkownik będzie chciał usunąć bazę ustawioną, jako baza firmowa Biura Rachunkowego, wówczas program poinformuje o tym komunikatem: „Baza [nazwa bazy] jest bazą firmową Biura rachunkowego. Czy na pewno usunąć bazę z listy baz?”. Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – w polu tym istnieje możliwość wpisania symbolu rejestru VAT zakupu, do którego w firmie Klienta przeniesione zostaną faktury wystawione w bazie biura rachunkowego. Domyślnie widnieje symbol ZAKUP. Jeżeli użytkownik pozostawi to pole puste to faktury przeniesione zostaną do bazy Klienta do rejestru o symbolu ZAKUP. Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – parametr domyślnie odznaczony. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne przenoszenie faktur po ich zatwierdzeniu do rejestru VAT zakupu w firmie Klienta o symbolu wpisanym w polu Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta. Jeżeli w firmie Klienta rejestr o takim symbolu nie istnieje, jest on automatycznie dodawany. Zakończ pracę aplikacji RCP po minutach bezczynności. Domyślnie ustawiony jest czas bezczynności na 60 minut (1 godzinę) i dotyczy wszystkich użytkowników Comarch ERP Optima i modułu Operacje wielofirmowe. Parametr o zmianie czasu bezczynności możliwy jest do zmiany tylko dla operatora o statusie administratora. Każdy inny operator widzi parametr ale nie ma możliwości jego modyfikacji. Działanie parametru jest następujące: jeśli w ciągu godziny nie będzie aktywności operatora w programie to w konfiguracji w zakładce Czas pracy czas zakończenia zapisywany jest jako ostatni czas aktywności operatora zarejestrowany w programie. Jednoczesna konwersja baz danych – funkcja pozwala konwertować określoną ilość baz równolegle w zależności od wyboru jednego z dwóch poniższych parametrów.

• Automatycznie dostosuj ilość jednoczesnych konwersji – W przypadku zaznaczenia tego parametru zostanie wysłane zapytanie SQL, iloma rdzeniami dysponuje Server. Jeżeli Server SQL dysponuje 4 rdzeni lub mniej lub nie uzyskamy żadnej wartości to parametr przyjmie wartość 2. Jeśli rdzeni będzie więcej niż 4, wówczas parametr przyjmie wartość 4.
• Konwertuj jednocześnie wskazaną ilość firm – Użytkownik ma możliwość wskazania ile baz jednocześnie ma być konwertowanych. Przy ręcznym ustawieniu ilości firm będzie ograniczenie do 10, aby zbyt duża liczba wątków nie spowodowała spowolnienia wykonania konwersji, zamiast przyspieszenia.

  W momencie przeprowadzania w Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe konwersji kilku baz równolegle  na oknie wyświetlają się informacje o postępach konwersji oraz statusach konwertowanych baz. Katalog dla kopii bezpieczeństwa baz danych – program nie wykona archiwizacji ani konwersji z poziomu modułu Operacje Wielofirmowe, jeśli pole to nie zostanie prawidłowo uzupełnione. Ikona  Wybór katalogu pozwoli na wybranie odpowiedniego miejsca dla archiwizacji i podanie ścieżki do tego katalogu. Katalog IBARD do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnionych w BI Point – w tym polu istnieje możliwość wskazania folderu w IBARD służącego do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnianych w BI Point. Plik z wydrukiem udostępniany do BI Point jest zapisywany w archiwum wydruków na IBARD i udostępniany Klientowi Biura Rachunkowego.

Konfiguracja firmy

Operator, który na swojej karcie ma zaznaczony moduł Operacje wielofirmowe, w zakładce Start/ Konfiguracja/ Firma ma dostęp do gałęzi Operacje wielofirmowe/ Parametry.

W gałęzi tej dostępne są dwa parametry możliwe do zaznaczenia.

• Adres właściciela – po zaznaczeniu tego parametru wiadomość e-mail wysyłana jest na adres wskazany na formularzu właściciela/właścicieli. Hasło do pliku z załącznika wiadomości pobierane jest z formularza właściciela (zakładka [1 Ogólne] w sekcji Hasło dla wydruków), jeśli ono jest puste to z pola PESEL a jeśli nie ma nr PESEL to jako hasło ustawiana jest data urodzenia w odpowiednim formacie. Hasło powinno zawierać co najmniej 8 znaków (mała, duża litera i znak specjalny). Pole z hasłem dostępne jest dla operatorów z zaznaczonym parametrem Prawo do generowania i podglądu haseł dla plików PDF. Wiadomości wysyłane są do właścicieli, jeśli
  • są aktywni (na formularzu właściciela parametr Archiwalny nie jest zaznaczony)
  • mają uzupełniony adres mailowy i wpisane hasło lub numer PESEL
  • mają wprowadzone udziały (Kwoty indywidualne) pozwalające na wyliczenie zaliczki na PIT-28/36/36L w miesiącu, za który tworzona jest informacja o podatkach i składkach ZUS.

 

Uwaga

W sytuacji zawieszenia działalności gospodarczej, gdy wartość udziałów wspólnika wynosi 0 ale wyliczono dla niego indywidualną deklarację DRA, to mimo wszystko zostanie wysłana wiadomość mailowa z załącznikiem o podatkach.

Wiadomość z załącznikiem wysyłana jest zawsze na adres mailowy odczytany z ostatniego zapisu historycznego właściciela. W sytuacji, gdy zaznaczona jest opcja Adres właściciela z zakładki Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa pobierana jest informacja o tym, które deklaracje z płatnościami są wyliczane w danej firmie. Każdy z właścicieli / współwłaścicieli dostaje informację o swoich podatkach i składkach ZUS (dotyczy PIT i DRA) oraz informacje o podatkach firmy.

• Wskazany adres – po zaznaczeniu parametru aktywne stają się dwa pola. W pierwszym polu należy samodzielnie wpisać adres bądź adresy e-mail, na które ma zostać wysłana wiadomość. W przypadku wpisania kilku adresów należy użyć separatora ;. Drugie pole służy do wpisania hasła do załącznika PDF. Hasło może zostać wpisane ręcznie lub korzystając z przycisku Generuj możemy wygenerować losowe hasło. Po zaznaczeniu parametru Pokaż hasło zostanie wyświetlone hasło, które należy przekazać Klientowi. Generowanie i podgląd hasła jest aktywne w przypadku zalogowania się na operatora z zaznaczonym parametrem Prawo do generowania i podglądu haseł dla plików PDF. Ustawione hasło powinno składać się z minimum 8 znaków, zawierać małą dużą literę oraz znak specjalny. W przypadku zaznaczenia opcji Wskazany adres pole z hasłem jest obowiązkowe do uzupełnienia, nie może pozostać puste gdyż wiadomość e-mail nie zostanie utworzona.

W przypadku wysyłania wiadomości na wskazany adres w załączniku pojawią się informacje o wszystkich zaznaczonych w Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa zaliczkach/deklaracjach, również te dotyczące właścicieli. Zaznaczenie obu parametrów w konfiguracji skutkuje tym, że na adres właściciela/właścicieli oraz na wskazane adresy zostaną wysłanie informacje o płatnościach do urzędów skarbowych oraz ZUS. W przypadku, gdy tworzona jest nowa baza danych w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Biuro Rachunkowe/ Parametry automatycznie zaznaczany jest parametr Adres właściciela. W przypadku konwersji bazy danych weryfikowany jest rodzaj księgowości i czy w Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa zaznaczono CIT-8. Jeśli w konwertowanej bazie ustawiony jest rodzaj księgowości jako Księgowość kontowa oraz zaznaczono deklarację CIT-8 to po konwersji w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Biuro Rachunkowe/ Parametry automatycznie zaznaczany jest parametr Wskazany adres i uzupełniany jest adres e-mail z pieczątki firmy (Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy). W pozostałych przypadkach automatycznie zaznaczany jest parametr Adres właściciela. W Konfiguracji firmy/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa jest dostępna lista wszystkich dostępnych w programie deklaracji, możliwość wyboru urzędu, do którego składana jest deklaracja oraz typ dokumentu dla płatności deklaracji i forma płatności. Gałąź jest widoczna tylko wtedy, gdy użytkownik korzysta z któregoś z modułów: KP, KH, KHP, KiP, KiP, HA lub HAP. Przy zakładaniu nowej bazy lub konwersji, domyślnie zaznaczane są wszystkie parametry i do użytkownika należy ewentualne odznaczenie deklaracji, które nie są składane.

Odznaczenie którejś z deklaracji spowoduje, że zniknie możliwość wygenerowania deklaracji w samym programie, a w module Operacje wielofirmowe przy predefiniowanych atrybutach pojawi się informacja Nie dotyczy. Natomiast na raporcie „Podatki do zapłaty” zostaną wyświetlone tylko te deklaracje i zaliczki, które podatnik składa, bazując na parametrach z Konfiguracji firmy. Dotyczy to deklaracji: DRA, PIT‑8AR, VAT-7, VAT-8, VAT-UE, VAT-9M, VAT-27,CUK-1, AKC-WW, VIU-DO zaliczek: CIT-8, PIT-4R, PIT-36, PIT-36L oraz pliku JPK_V7.

Konfiguracja Stanowiska

W Konfiguracji stanowiska/ Operacje wielofirmowe/ Parametry są dostępne następujące parametry:

• Automatyczne sterowanie rejestracją czasu – zaznaczenie spowoduje zapisywanie w Konfiguracji programu/Operacje wielofirmowe/Czas pracy poszczególnych sesji z Typem A – czyli sesja automatyczna.
• Automatyczne uruchamianie aplikacji RCP – zaznaczenie spowoduje automatyczne uruchomienie RCP wraz z uruchomieniem programu Comarch ERP Optima.
• Informacje o podatkach/ZUS – katalog dla plików pdf – miejsce zapisu zahasłowanego pliku z z informacją o  podatkach i składkach ZUS/PPK dot. właściciela/właścicieli lub firmy. Plik ten tworzy się po wybraniu w Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe opcji Zapisz plik z informacją o podatkach/ ZUS. We wskazanym katalogu dla każdej firmy jest tworzony oddzielny katalog. 

Operatorzy

W konfiguracji programu Comarch ERP Optima istnieje możliwość dopisywania nowych operatorów oraz modyfikowania istniejących kart. Aby operator mógł prawidłowo pracować w module Operacje wielofirmowe, powinien mieć na karcie operatora zaznaczony moduł Operacje wielofirmowe. W przypadku operatora typu Administrator zaznaczenie modułu Biuro Rachunkowe w konfiguracji operatora nie jest wymagane. W module Operacje wielofirmowe nie ma możliwości zarejestrowania operatora, którego konto zostało zablokowane, czyli podobnie jak w przypadku standardowej wersji programu. Na karcie operatora dostępna jest zakładka Blokady atrybutów, gdzie w formie „drzewa” widoczne są wszystkie atrybuty z podziałem na grupy i możliwością ustawienia blokady na:

• Podgląd atrybutu – operator wówczas w ogóle nie będzie widział w module Biuro Rachunkowe takiego atrybutu,
• Zmianę wartości atrybutu – operator będzie widział atrybut, ale nie będzie mógł zmienić jego wartości.

Sekcja Operacje seryjne zbudowana jest analogicznie jak w Explorer Windows.

Sekcja Operacje seryjne posiada standardowo „belki”.

Administracja

Funkcja ta pozwala na podstawowe działania administracyjne, w module dostępne są następujące funkcje:

• Dodanie bazy – powoduje pojawienie się kreatora zakładania nowej bazy danych. Po dodaniu nowej bazy danych można od razu się do niej zalogować, np. za pomocą ikony Uruchom program Comarch ERP Optima .
• Utworzenie kopii – funkcja ta pozwala na wykonanie kopii bezpieczeństwa bazy konfiguracyjnej oraz każdej zaznaczonej bazy firmowej. Program wykonuje kopię do podanego w Konfiguracji programu folderu z domyślną nazwą: „nazwa bazy + aktualna data i godzina”. Informacja z przebiegu tego procesu jest wyświetlana w „Panelu wyników”.
• Konwersja bazy danych – po uruchomieniu funkcji program wykonuje kopię bezpieczeństwa dla każdej zaznaczonej bazy, a następnie wykonywana jest jednoczesna konwersja dla zaznaczonych baz. W momencie przeprowadzania w Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe konwersji kilku baz równolegle na oknie wyświetlają się informacje o postępach konwersji oraz statusach konwertowanych baz.

Parametry Firm

Funkcja ta związana jest z seryjną zmianą wskaźnika zdefiniowanego z poziomu Konfiguracji firmy w programie Comarch ERP Optima. W gałęzi Parametry Firm  użytkownik może ustawić stopę procentową składki wypadkowej, która co do zasady ustalana jest każdego roku, stawki podatku CIT oraz zweryfikować numery rachunków. Po wyborze dostępnej opcji Składka wypadkowa  wywołane zostanie okno, na którym:

• należy podać wysokość składki wypadkowej,
• wyświetlony będzie okres od kiedy zmiana będzie obowiązywała, pobierany z panelu Bazy danych.

Po zatwierdzeniu wprowadzonej składki w podświetlonej/zaznaczonej bazie w Start/Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Składki ZUS ustawiona zostanie nowa wartość.

Uwaga

Seryjne ustawienie składki wypadkowej w module Operacje wielofirmowe dostępne jest dla bazy danych wyłącznie raz w zadanym okresie. Powtórna zmiana/korekta składki możliwa jest z poziomu Comarch ERP Optima (Start/Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Składki ZUS).

Wybierając opcję Stawka podatku CIT   pojawi się okno, na którym:

• Należy określić wysokość stawki podatku od osób prawnych
• wyświetlony będzie okres od kiedy zmiana będzie obowiązywała, pobierany z panelu Bazy danych 

Seryjne ustawianie stawki podatku CIT

Analogicznie do ustawiania stawki wypadkowej po zatwierdzeniu stawki w zaznaczonych bazach w Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/Deklaracje i stawki podatkowe ustawiona zostanie nowa wartość. Wybierając opcję Weryfikacja numerów rachunków pojawia się okno z możliwością zaznaczenia dwóch parametrów:

• Niezależnie od kwoty
• Z formularza dokumentu w rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej

Po zatwierdzeniu ustawień parametrów w podświetlonej/zaznaczonej bazie w Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry ustawione zostaną parametry związane z weryfikacją numerów rachunków. Wybierając opcję Automatyczne przenoszenie dokumentów kosztowych z Handlu do rejestrów VAT istnieje możliwość seryjnego zaznaczenia/odznaczenia w wybranych bazach parametru dotyczącego automatycznego przenoszenia dokumentów z Handlu do rejestrów VAT. Podczas seryjnego zaznaczania parametru w module Operacje wielofirmowe pojawia się okno jak poniżej: Z poziomu Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe nie ma możliwości wskazania do jakich rejestrów mają się przenieść dokumenty, użytkownicy muszą zrobić to z poziomu konfiguracji programu Comarch ERP Optimy (o czym informuje komunikat poniżej parametru). Jeśli nie zostanie ustawiony z poziomu Optimy rejestr to podczas zatwierdzania pierwszego typu dokumentu kosztowego w handlu pojawi się okno z wyborem rejestru VAT. Zaznaczenie seryjnie „Automatyczne przenoszenie dokumentów kosztowych z Handlu do rejestrów VAT” z poziomu Biura Rachunkowego powoduje, że automat zaznaczy się dla wszystkich typów dokumentów tj. faktur zakupu i dokumentów wewnętrznych zakupu. W przypadku, gdy użytkownik chce seryjnie odznaczyć ten parametr z poziomu Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe to może tego dokonać pozostawiając pusty checkbox obok parametru i potwierdzając wybór ikoną zielonego haczyka – dla zaznaczonych baz parametr zostanie odznaczony.

Deklaracje/Zaliczki/JPK

Funkcja ta umożliwia seryjne obliczenie deklaracji, zaliczek i wygenerowanie plików JPK_V7(pod warunkiem, że nie zostały jeszcze policzone) przy uwzględnieniu tych samych parametrów jak w programie Comarch ERP Optima (z uwzględnieniem zapisów w buforze). Deklaracja/Zaliczka oraz pliki JPK_V7 będą liczone zawsze jako złożenie deklaracji (nie korekta). Za pomocą tej operacji seryjnej istnieje możliwość seryjnego przeliczenia poniższych deklaracji:

• JPK_V7,
• Deklaracje VAT
• Zaliczki PIT/CIT,
• Deklaracje PIT/CIT,
• Deklaracje ZUS DRA.

  Dodatkowo w tej zakładce dostępne są opcje:

• Przygotuj deklarację ZUS DRA do wysyłki do ZUS – funkcja umożliwia dodanie za dany okres deklaracji ZUS DRA dla zaznaczonych firm.

• Zatwierdzanie deklaracji/zaliczek/JPK_V7   – uruchomienie funkcji blokuje przed zmianami wybrany rodzaj deklaracji/zaliczki dla zaznaczonych baz danych w wybranym okresie. Deklaracje/zaliczki są blokowane przed zmianami poprzez zaznaczenie na nich parametru Zablokuj deklarację przed zmianami. . Operator ma możliwość zablokowania przed zmianami następujących rodzajów deklaracji/zaliczek:
  • • Deklaracja VAT-7/JPK_V7,
    • Deklaracja VAT-UE,
    • Deklaracja VAT‑UEK,
    • Deklaracja VAT-8,
    • Deklaracja VAT‑9M,
    • Deklaracja VAT‑27,
    • Zaliczka/zaliczka uproszczona na PIT‑36/PIT‑36L,
    • Zaliczka na PIT‑28,
    • Zaliczka/zaliczka uproszczona na CIT‑8,
    • Zaliczka na PIT‑4R,
    • Zaliczka na PIT‑8AR,
    • Deklaracja PIT‑36/PIT‑36L,
    • Deklaracja PIT‑28,
    • Deklaracja CIT‑8,
    • Deklaracja PIT‑4R,
    • Deklaracja PIT‑8AR,
    • Deklaracja PIT‑11,
    • Deklaracja ZUS DRA..
  W przypadku deklaracji płacowych np. PIT-8AR, PIT-11 istnieje możliwość seryjnego zatwierdzenia deklaracji również w sytuacji kiedy przy logowaniu do modułu Operacje wielofirmowe nie zostały pobrane licencje na moduł Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus.
• Eksport do programu Płatnik –  funkcja umożliwia zapis deklaracji ZUS DRA dla wskazanych firm jako pliki xml, które będzie można zaczytać do programu Płatnik. Deklaracje zostaną zapisane w folderze wskazanym w polu Deklaracje ZUS – katalog dla plików xml w konfiguracji stanowiska (Start/Konfiguracja/Stanowisko/Płace).Domyślnie ustawiona jest ścieżka %ProgramData%\Comarch ERP Optima\ZUS.
• Eksport do Pulpitu Menadżera  – funkcja udostępnia wybrany wydruk deklaracji w Pulpicie Menadżera. Prawo do wysyłania wydruków do Pulpitu Menadżera ma Operator, który na swojej karcie w programie Comarch ERP Optima w Konfiguracji/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy ma zaznaczony parametr Udostępnianie wydruków. . Operator ma możliwość udostępnienia w Pulpicie Menadżera wydruków następujących deklaracji:
  • • Deklaracja VAT-7,
    • Deklaracja VAT-UE,
    • Deklaracja VAT‑UEK,
    • Deklaracja VAT‑9M,
    • Deklaracja VAT-27,
    • Zaliczka/zaliczka uproszczona na PIT‑36/PIT‑36L,
    • Zaliczka na PIT‑28,
    • Zaliczka/zaliczka uproszczona na CIT‑8,
    • Zaliczka na PIT‑4R,
    • Zaliczka na PIT‑8AR,
    • Deklaracja PIT‑36/PIT‑36L,
    • Deklaracja PIT‑28,
    • Deklaracja CIT‑8,
    • Deklaracja PIT‑4R,
    • Deklaracja PIT‑8AR,
    • Deklaracje ZUS DRA.
  . Po wybraniu rodzaju deklaracji do Pulpitu Menadżera jest wysyłana ostatnia zatwierdzona deklaracja za wybrany okres dla zaznaczonych baz danych. W przypadku kiedy z wysyłanej do Pulpitu Menadżera zaliczki/deklaracji wynika kwota do zapłaty, do Pulpitu Menadżera jest również eksportowany wydruk przelewu.

W menu Zaliczki PIT/CIT oraz Deklaracje PIT/CIT użytkownik ma do wyboru następujące rodzaje formularzy:

• PIT-36/PIT36L
• PIT-28
• CIT-8
• PIT-4R
• PIT-8AR
• PIT-11 (opcja dostępna wyłącznie dla deklaracji rocznych).

Zarówno do Zaliczki na PIT-4R jak i Deklaracji PIT-4R – dane pobierane będą z modułu Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus pod warunkiem, że operator zalogowany do Biura Rachunkowego ma zaznaczony na karcie operatora jeden z tych modułów. W przeciwnym wypadku Zaliczki oraz Deklaracja przeliczane będą dla uproszczonych wynagrodzeń. Seryjne naliczenie Deklaracji PIT-11 działa dla wskazanych baz danych – pod warunkiem, że nie zostały one jeszcze policzone. Informacja PIT-11 będzie liczona zawsze jako złożenie deklaracji (nie korekta). Dane do deklaracji pobierane będą z modułu Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus. Wyliczenie deklaracji dotyczyć (obejmować) będzie wszystkich pracowników/zleceniobiorców posiadających naliczoną wypłatę (w tym znajdującą się w „buforze”, tzw. otwartej liście płac) w zadanym okresie, bez względu na to czy operator pobrał moduł płacowo-kadrowy. Do deklaracji PIT-11 automatycznie dołączany jest Załącznik PIT-R – pod warunkiem, iż pracownik posiada w trakcie roku naliczone wynagrodzenie z odpowiednim typem wypłaty (szczegółowy opis w podręczniku Comarch ERP Optima Płace i Kadry). W przypadku baz danych, które nie posiadają pełnych płac, a jedynie wynagrodzenia uproszczone – w panelu wyników przebiegu naliczenia deklaracji PIT-11 wyświetlony zostanie komunikat identyczny jak dla pracowników nie posiadających wypłaty w danym okresie, tj. Błąd przeliczenia deklaracji dla pracownika [Jan Kowalski] : Brak wypłat dla pracownika. Dla zaliczek i deklaracji rocznych PIT-36 oraz PIT-36L będą generowane dokumenty razem, gdyż może się zdarzyć, że jeden właściciel musi złożyć zarówno PIT-36 jak i PIT-36L.

Dotyczy wersji: 2019.0.1

W przypadku zaliczek PIT-36 i PIT-36L będą naliczane jako zaliczki uproszczone w przypadku kiedy za okres wcześniejszy dany właściciel miał już naliczoną zaliczkę uproszczoną.

Uwaga

 Jeżeli wspólnik odchodzi ze spółki, aby nie generowały mu się odpisy należy albo wprowadzić mu zerowe udziały od miesiąca, w którym wspólnika już nie będzie, albo oznaczyć go jako archiwalnego (z tym, że wtedy też nie policzy deklaracji rocznej).

Okres zgodnie z którym obliczane będą zaliczki użytkownik ustawia w Panelu Baz Danych. Standardowo po zalogowaniu do Operacji wielofirmowych miesiąc, który się podpowiada jest miesiącem poprzednim w stosunku do bieżącego.

W programie Comarch ERP Optima jest możliwość wygenerowania Zestawienia dochodów/przychodów do wyliczenia składki zdrowotnej. W związku z tym podczas seryjnego przeliczania w programie Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe zaliczek PIT-36/PIT-36L/PIT-28 lub seryjnego przeliczania listy płac dla właściciela może zostać automatycznie utworzone zestawienie dochodów/przychodów dostępne w Comarch ERP Optima z poziomu Księgowość/Zaliczki na PIT-36/PIT-36L/PIT-28 na zakładce 2. Zestawienie dochodów do wyliczenia składki zdrowotnej. Zestawienie to można również dodać ręcznie na tej zakładce w Comarch ERP Optima. Poniżej opisane są przypadki automatycznej generacji bądź aktualizacji istniejącego w bazie zestawienia dochodów/przychodów do wyliczenia składki zdrowotnej podczas wykonywania seryjnego przeliczania zaliczek PIT-36/PIT-36L/PIT-28 lub seryjnego przeliczania list płac dla właściciela w Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe:

• W przypadku rozliczenia miesięcznego podczas seryjnego przeliczania zaliczki PIT-36/PIT-36L/PIT-28 za dany miesiąc, gdy w danym miesiącu w bazie nie ma jeszcze zaliczki oraz zestawienia wygenerowana jest zaliczka wraz z zestawieniem dochodów/przychodów za ten miesiąc.
• W przypadku rozliczenia kwartalnego podczas seryjnego przeliczania zaliczki PIT-36/PIT-36L/PIT-28 za pierwszy lub drugi miesiąc kwartału generowane jest jedynie zestawienie dochodów/przychodów. Gdy przeliczana jest zaliczka za trzeci miesiąc kwartału dodawana jest zaliczka wraz z zestawieniem za ten miesiąc.
• W przypadku, gdy w bazie jest przeliczona zaliczka PIT-36/PIT-36L/PIT-28 ale brak zestawienia, ponieważ zostało usunięte, to podczas ponownego seryjnego przeliczania zaliczek zestawienie dochody/przychody nie jest ponownie naliczane.
• W przypadku, gdy w bazie nie ma przeliczonej zaliczki PIT-36/PIT-36L (miesięczna lub kwartalna) ale jest już dodane zestawienie dochodów/przychodów to przeliczając seryjnie zaliczkę PIT-36/PIT-36L zestawienie to jest aktualizowane.
• W przypadku, gdy w bazie nie ma przeliczonej zaliczki PIT-28 ale jest już dodane zestawienie dochodów/przychodów to przeliczając seryjnie zaliczkę PIT-28 zestawienie ponownie jest przeliczane.
• W przypadku seryjnego przeliczania listy płac dla właścicieli, jeśli w bazie wskazanej na karcie właściciela na zakładce 6. Ubezpieczenia nie ma naliczonego zestawienia dochodów/przychodów to podczas naliczenia listy płac zestawienie to zostanie dodane.

 

Przeliczanie deklaracji rocznych jest możliwe niezależnie od wybranego miesiąca. Podczas wyliczania rocznych deklaracji pod uwagę brany będzie rok kalendarzowy wskazany w panelu Baz Danych.

W przypadku deklaracji CIT-8 okres przeliczenia uzależniony jest od okresu obrachunkowego.

Dotyczy wersji: 2018.1.1

Jeżeli w konfiguracji okresu obrachunkowego w Comarch ERP Optima (Konfiguracja/Firma/Okresy obrachunkowe) zaznaczono parametr Zaliczki uproszczone na CIT (przypomnienie – zaliczka uproszczona – 1/12 podatku należnego wykazanego w zeznaniu CIT złożonym w roku poprzedzającym dany rok podatkowy) to użytkownik będzie miał możliwość naliczenia takiej zaliczki z poziomu Operacji wielofirmowych. Kwotę podatku należy uzupełnić ręcznie na pierwszej zaliczce bezpośrednio z programu Comarch ERP Optima lub z opcji Podgląd z modułu Operacje wielofirmowe. Licząc zaliczki za kolejne miesiące kwota będzie kopiowana z poprzedniego miesiąca.

Po wybraniu ikony  JPK_V7  program generuje od października 2020 roku plik JPK_V7 za wskazany w zakładce Bazy danych okres w zaznaczonych bazach. Podczas generowania plików nie ma możliwości edycji części deklaracyjnej pliku JPK_V7. Jeśli istnieje potrzeba dokonania zmian w części deklaracyjnej należy zrobić to już po wygenerowaniu pliku z opcji Podgląd Deklaracje VAT/JPK_V7 opisane poniżej. W przypadku, gdy użytkownik będzie chciał wygenerować plik JPK_V7 za miesiące wcześniejsze niż  październik 2020, pojawi się stosowny komunikat: „Nie można utworzyć pliku JPK_V7. Za ten okres obowiązuje plik JPK_VAT.”. Więcej informacji na temat plików JPK_V7 znajduje się pod linkiem . Seryjne naliczenie Deklaracji ZUS DRA działa dla wskazanych baz danych – pod warunkiem, że nie zostały one jeszcze policzone. W zależności od danych znajdujących się w danej bazie deklaracja ZUS DRA zostanie naliczona dla pracowników i/lub dla właścicieli rozliczających się indywidualnie z ZUS (zaznaczony parametr Indywidualna DRA na formularzu właściciela). Podczas eksportu deklaracji do Płatnika jako pliki xml zostaną zapisane deklaracje dla pracowników i/lub właścicieli za wskazany miesiąc o najwyższym numerze  ustawionym w identyfikatorze (w przypadku, gdy jest naliczonych kilka deklaracji np. z powodu korekty).

e-Deklaracje/Wyślij JPK

Funkcja pozwala na wysłanie e-Deklaracji, plików JPK_V7 oraz import Urzędowego Poświadczenia Odbioru seryjnie dla wskazanych firm za wybrany okres. Obszar składa się zopcji:

• Wyślij deklaracje
• Wyślij JPK_V7,
• Odbierz UPO dla deklaracji,
• Odbierz UPO dla JPK_V7,
• Wyślij deklarację ZUS bezpośrednio do ZUS
• Odbierz potwierdzenie wysyłki do ZUS

  Po uruchomieniu funkcji „Wyślij deklaracje” pojawia się okno dialogowe z rozwijalnym menu pozwalającym na szybki wybór rodzaju deklaracji przeznaczonej do wysłania.

Po wybraniu deklaracji lub opcji Wyślij JPK_V7 pojawia się okno z wyborem certyfikatu i podaniem PIN’u. W zależności od ustawień komponentu do obsługi podpisu elektronicznego program poprosi o podanie PIN’u tylko raz i podpisze wszystkie deklaracje lub będzie prosił o podanie PIN’u dla każdej deklaracji osobno. Komponent UNIZETO domyślnie wymaga wybrania certyfikatu i podpisania PIN’u tylko jeden raz w danej sesji. Komponent KiR’u i Sigillum wymaga ustawienia opcji „Trwały PIN” i podania np. na jaki czas ma być zapamiętany PIN. Po podpisaniu deklaracji/pliku JPK_V7 następuje przesłanie tych dokumentów do systemu e-Deklaracje. Przy włączeniu funkcji Odbierz UPO dla deklaracji, analogicznie jak podczas wysyłania e-Deklaracji pojawi się okno dialogowe pozwalające na wybór rodzaju deklaracji, dla której użytkownik chce dokonać importu. Po wybraniu rodzaju deklaracji rozpocznie się proces pobierania UPO. W przypadku, gdy użytkownik zaznaczy kilka baz lub wszystkie istnieje możliwość seryjnego wysyłania wybranego rodzaju deklaracji lub pliku JPK_V7, jak również seryjny odbiór UPO dla określonego rodzaju dokumentu, dla wybranych baz. Wynik z przebiegu wyżej wymienionych operacji można zobaczyć z poziomu zakładki [Panel wyników].

Panel wyników po eksporcie pliku JPK_V7 do systemu e-Deklaracje

  Wybranie opcji Wyślij ZUS DRA bezpośrednio do ZUS   spowoduje wysyłkę deklaracji ZUS DRA dla zaznaczonych baz do ZUS. Przetworzenie nadesłanych dokumentów w ZUS powoduje wygenerowanie potwierdzenia, które zawiera informacje o przyjęciu dokumentów lub przyczynie ich odrzucenia. Aby sprawdzić status przesłanych deklaracji należy odebrać potwierdzenie wysyłki wybierając opcję Odbierz potwierdzenie wysyłki do ZUS  .  Pliki z wysłaną deklaracją do ZUS oraz pobranym potwierdzeniem odbioru są zapisywane w lokalizacji wskazanej w konfiguracji stanowiska (Start/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Płace/ Parametry), w polu Deklaracje ZUS – katalog dla plików xml w przypadku korzystania z programu w wersji stacjonarnej lub w folderze Moje dokumenty danego Użytkownika w przypadku wersji w chmurze.

Płace i Kadry

W zakładce [Płace i Kadry] dostępne są funkcje seryjnego Wstawiania świat oraz Naliczania i zamykania wypłat właścicieli. Po wyborze ikony Wstawianie świąt   wywołane zostanie okno, w którym użytkownik będzie mógł zdecydować – czy wstawić święta jedynie do kalendarza Standard, czy do wszystkich kalendarzy zawartych w bazie. W oknie zostanie wyświetlona informacja dotycząca danego roku (automatycznie pobierana z panelu Baz Danych), natomiast domyślnie zaznaczony parametr Zamieniaj zdefiniowane dni spowoduje, iż program naniesie serię nie sprawdzając czy dni były już wcześniej zdefiniowane (wszystkie dni zostaną zdefiniowane zgodnie z wykorzystywaną serią). W przeciwnym przypadku (parametr odznaczony), przy nanoszeniu serii modyfikacji podlegają tylko te dni, które nie były wcześniej definiowane. Potwierdzenie wykonania operacji uzupełni święta dla kalendarza Standard lub wszystkich znajdujących się w bazie, która została podświetlona lub zaznaczona na liście firm. Wynik z przebiegu operacji wyświetlony zostanie z poziomu zakładki [Panel Wyników].

Seryjne wstawianie świąt

Funkcja Seryjnego naliczania i zamykania wypłat dla właścicieli  umożliwia naliczanie wypłat dla właścicieli i osób współpracujących w zaznaczonych bazach. W pierwszej kolejności program sprawdza czy w danej bazie znajdują się właściciele zatrudnieni w danym okresie oraz czy w tym okresie istnieje już lista płac o rodzaju Właściciele, jeżeli nie to lista zostaje dodana, następuje naliczenie a następnie zamknięcie wypłat i listy. Jeżeli taka lista w zadanym okresie już występuje w bazie to wypłaty naliczane są na istniejącej liście. W przypadku kiedy w danej firmie nie ma schematu numeracji list płac o rodzaju Właściciel wypłaty dla właścicieli i osób współpracujących nie zostaną naliczone. W sytuacji kiedy lista płac posiada już naliczone wypłaty operacja seryjnego naliczania i zamykania wypłat właścicieli zamyka listy płac wraz z naliczonymi wypłatami. Wynik z przebiegu operacji wyświetlany jest z poziomu zakładki [Panel wyników].

Uwaga

 W przypadku gdy Seryjne naliczanie wypłat występuje dla firmy wielozakładowej to wypłaty dla wszystkich właścicieli i osób współpracujących tworzone są dla zakładu domyślnego niezależnie od tego jaki zakład został wskazany na karcie właściciela/osoby współpracującej.

Środki trwałe

W zakładce Środki trwałe dostępna jest funkcja dotycząca seryjnego naliczania odpisów amortyzacyjnych dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Funkcja dostępna jest z poziomu zakładki Środki trwałe w panelu Operacji seryjnych. Po naciśnięciu przycisku Generacja amortyzacji program nalicza odpisy amortyzacyjne za wskazany w zakładce Bazy danych okres dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w zaznaczonych bazach Program przy naliczaniu odpisów amortyzacyjnych sprawdza, czy w danym miesiącu dany środek trwały lub wartość niematerialna i prawna nie posiadają jeszcze naliczonych odpisów amortyzacyjnych. W przypadku gdy odpisy amortyzacyjne są już naliczone lub odpisy za dany okres są zerowe lub środek trwały lub wartość niematerialna i prawna jest zlikwidowana lub zbyta to w zakładce [Panel wyników] pojawi się odpowiedni komunikat. W przypadku generowana amortyzacji z modułu Operacje wielofirmowe, gdy zaznaczone bazy mają ustawiony rodzaj księgowości jako Księga podatkowa i na tych bazach  włączony jest parametr Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań z wybraną opcją Amortyzacja a dodatkowo operator zalogowany w programie Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe nie ma blokady księgowania to po wygenerowaniu amortyzacji w tych bazach dokumenty amortyzacji są automatycznie księgowane do kolumny 13 Pozostałe. Z poziomu ikony Podgląd dostępna jest opcja dotycząca wyświetlania Dokumentów amortyzacji.

Po wyborze tej opcji wyświetlane jest lista dokumentów amortyzacji za okres wskazany w panelu Operacje wielofirmowe dla konkretnej bazy danych w formie Listy dokumentów amortyzacji. Z listy tej możliwe jest filtrowanie wszystkich typów dokumentów środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz księgowanie ich pod warunkiem, że pobrana zostanie licencja na Księgę Podatkową, Księgę Handlową lub Księgę Handlową Plus, która będzie zgodna z rodzajem prowadzonej księgowości w danej bazy danych.

Na liście dokumentów środków trwałych wywołanej z Operacji wielofirmowych w filtrze aktywnym zawsze domyślnie ustawione są parametry: Dokumenty: Amortyzacja, Rok i miesiąc: taki sam jak w Operacjach wielofirmowych na zakładce Bazy danych, zaznaczony jest parametr Środki trwałe, ikona plusa oraz kosza jest wyszarzona. Z poziomu programu Comarch ERP Optima w zakładce Konfiguracji/ Program/ Operacje wielofirmowe/ Grupy atrybutów dostępna jest grupa Środki trwałe w której skład wchodzą następujące atrybuty:

•     Nazwa: Odpisy amortyzacyjne Opis: Naliczone odpisy amortyzacyjne dla środków trwałych i wnip Typ: SQL – Firma Format: 1234 Wartość domyślna: 0 Wartości miesięczne (zaznaczone)
•     Nazwa: Środki trwałe i WNiP Opis: Liczba środków trwałych i wnip w użyciu Typ: SQL – Firma Format: 1234 Wartość domyślna: 0 Wartości miesięczne (zaznaczone)

Atrybuty te widoczne są w programie Comarch ERP Optima  Operacje wielofirmowe. Informacje te prezentują się następująco: Ilość środków trwałych i WNIP – ilość środków w użyciu w danym miesiącu, Wygenerowane odpisy – ilość dokumentów amortyzacji w danym miesiącu.

Atrybut Środki trwałe i WNiP zlicza środki trwałe i wartości niematerialne i prawne w danym miesiącu, które:

•  mają stan w użyciu (niezależnie czy są całkowicie zamortyzowana czy nie – tzn. wartość netto = 0,00 lub > 0,00)
•  mają datę likwidacji/zbycia równą miesiącowi
• nie posiadają stanu w budowie.

Wydruki

Lista dostępnych wydruków widoczna po wejściu w Wydruki ma zbliżony układ do listy w menu Deklaracje/Zaliczki/JPK i pozwala po zaznaczeniu baz na seryjny wydruk formularzy: zaliczek, deklaracji rocznych, UPO dla deklaracji i plików JPK_V7 a także wydruk rejestru VAT, KPiR, dzienników oraz przelewów do US lub ZUS.

Listę wydruków podzielono na kilka segmentów:

• Wydruk deklaracji VAT/JPK_V7
• Wydruki zaliczek PIT/CIT,
• Wydruki deklaracji PIT/CIT,
• Wydruk UPO dla JPK_V7
• Wydruk UPO,
• Wydruk rejestru VAT,
• Wydruk KPiR,
• Wydruk dzienników,
• Wydruk przelewu.

W poszczególnych segmentach użytkownik ma możliwość drukowania takich formularzy deklaracji jak:

• JPK_V7 (w tym z załącznikami)
• VAT-7 (wydruk pełny, wydruk czarno-biały, nadruk, wydruk z załącznikami),
• VAT-UE, (wydruk pełny, wydruk czarno-biały, wydruk uproszczony, wydruk UPO),
• VAT-UEK, (wydruk pełny, wydruk czarno-biały, wydruk uproszczony, wydruk UPO),
• VAT-8 (wydruk pełny oraz wydruk z UPO)
• VAT-9M (wydruk pełny oraz wydruk z UPO),
• VAT-27 (wydruk pełny, wydruk uproszczony oraz wydruk z UPO),
• PIT-36/PIT36L (zestawienie do zaliczek oraz wydruk pełny i wydruk czarno-biały deklaracji rocznej),
• PIT-28 (zestawienie do zaliczek oraz wydruk pełny i wydruk czarno-biały deklaracji rocznej),
• CIT-8 (zestawienie do zaliczek – nie dotyczy zaliczek uproszczonych oraz wydruk pełny deklaracji rocznej),
• CIT-8E (wydruk pełny)
• CIT-10Z (wydruk pełny)
• IFT-2/IFT-2R (wydruk pełny)
• PIT-4R (zestawienie do zaliczek oraz wydruk pełny deklaracji rocznej),
• PIT-8AR (zestawienie do zaliczek oraz wydruk pełny deklaracji rocznej),
• PIT-11 (wydruk pełny).

W przypadku kiedy do zaliczek PIT-36, PIT-36L, PIT-28, CIT-8 są wyliczone korekty, na wydrukach tych zaliczek dane są pobierane z ostatniej korekty. Deklaracje drukują się zgodnie ze wzorem, na jakim zostały przeliczone. Jeśli dla danego okresu nie przeliczono deklaracji, w Panelu wyników pojawi się komunikat Brak obliczonej deklaracji. Ponadto w przypadku wysłanych deklaracji (VAT-7, VAT-UE, VAT-UEK, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, PIT-36/36L, PIT-28, CIT-8, CIT-8E, CIT-10Z, IFT-2/IFT-2R, PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11 i PIT-40) oraz plików JPK_V7, dla których pobrano UPO program umożliwia seryjny wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Wydruk UPO dla deklaracji i plików JPK_V7 dostępny jest również w wersji czarno-białej.

Raport po wydrukowaniu UPO dla pliku JPK_V7

Wydruki ekonomiczne – Wydruk rejestru VAT, Wydruk KPiR, Wydruk dzienników. Są to wydruki, które zawierają więcej informacji na jednej stronie wydruku. Wydruki ekonomiczne powstały na podstawie następujących wydruków: Rejestry VAT – Wydruk pełny – wszystkie stawki (dla Rejestrów VAT Sprzedaży oraz Zakupu), Wydruk jednostronny narastająco – Księga oraz Lista księgowań na kontach – analityczne. Wydruk przelewu – funkcja umożliwia seryjne wydrukowanie wszystkich przelewów do US/ZUS dla zaznaczonych baz danych w wybranym okresie. Aby wydruk przelewu do US został wygenerowany muszą być spełnione następujące warunki: płatność musi być wygenerowana na podmiot o typie US, w polu Opis do banku powinny być podane numer NIP podmiotu oraz okres, którego deklaracja dotyczy. Aby wydruk przelewu do ZUS został wygenerowany muszą być spełnione następujące warunki: płatność musi być wygenerowana na podmiot o typie ZUS, w polu Opis do banku powinien być podany numer NIP podmiotu. Jest możliwość wyboru następujących wydruków:

• Przelew US wydruk pełny,
• Przelew ZUS wydruk pełny.

Uwaga

Przelewy do ZUS z datą 01.01.2018 lub późniejszą będą realizowane jako przelewy zwykłe. W związku z tym na formularzu płatności do ZUS z datą realizacji 01.01.2018 lub późniejszą Przelew ZUS wydruk pełny będzie drukowany na wzorze wydruku standardowego.

Raporty

Raporty to zestawienia o charakterze analiz, na ten moment dostępne są następujące raporty:

• Czas pracy łączny – łączny czas pracy na poszczególnych bazach danych poszczególnych operatorów, również z podziałem na kategorie, z informacją o stawce i koszcie.
• Czas pracy operatora – czas pracy operatora zalogowanego do Biura Rachunkowego z podziałem na kolejne bazy danych i kategorie wraz z informacją o stawce i koszcie.
• Czas pracy wszystkich operatorów – informacje na temat czasu pracy wszystkich operatorów z podziałem na kolejne bazy danych i kategorie, wraz z informacją o stawce i koszcie.
• Dokumenty modyfikowane – udostępnia statystyki dotyczące między innymi ilości dokumentów wprowadzonych przez danego pracownika (operatora) w zadanym okresie. Dostarcza danych na temat tego, ile z powyższych dokumentów zostało zmodyfikowanych przez innego pracownika (operatora). Raport Dokumenty wprowadzone/zmodyfikowane pozwala, więc na ocenę staranności i bezbłędności pracy pracowników wprowadzających dokumenty do bazy. Raport zawiera nazwę bazy danych, której dotyczy analiza oraz następujące kolumny:
  • Status – niezmodyfikowane, zmodyfikowane przez autora, zmodyfikowane nie przez autora.
  • Typ dokumentu – np. Rejestr Sprzedaży VAT, Faktura Sprzedaży, Ewidencja dodatkowa przychodów.
  • Operator – kod operatora, który wprowadził dokument.
  • Ilość dokumentów – liczba dokumentów, które wprowadził operator z kolumny Operator.
  • Zmodyfikował – operator, który zmodyfikował dokumenty wprowadzone przez operatora w kolumnie Operator.
  • Ilość zmodyfikowanych – liczba dokumentów, które zmodyfikował operator z kolumny Zmodyfikował.

Raport Dokumenty modyfikowane

• Dokumenty niezaksięgowane – lista dokumentów, które podlegają księgowaniu, ale nie zostały jeszcze zaksięgowane. Zawiera kolumny: Typ dokumentu, Status, Ilość dokumentów.
• Dokumenty od Klientów (IWD) – raport ten informuje:
  • w jakim okresie oraz do których baz nastąpił import dokumentów przesłanych przez Klientów biura za pomocą mechanizmu Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD)
  • o typie i ilości przesłanych dokumentów
  • uwzględnia również firmy do których w zadanym okresie czasu nie dostarczono dokumentów.Raport generowany jest dla zaznaczonych baz na liście firm.Podczas generowania raportu pojawia się okno do wskazania zakresu dat za jaki ma zostać wygenerowany raport. Zakres dat wskazywany na tym oknie dotyczy daty importu dokumentów do baz Klientów w biurze rachunkowym.
    Przykład

    Jeśli dokumenty z miesiąca np. maja 2024 zostały zaimportowane do bazy Klienta w biurze rachunkowym w miesiącu czerwcu 2024, to zostaną uwzględnione w raporcie generowanym za czerwiec.
    Raport generowany jest dla zaznaczonych baz na liście firm.Informacje jakie wyświetlają się na raporcie zależą od tego z jakiego oprogramowania korzysta Klient biura oraz jakie dokumenty wysłał. . W przypadku, gdy Klient korzysta z programu Comarch ERP Optima  w raporcie mogą pojawić się informacje dotyczące:
  • Rejestru sprzedaży VAT
  • Rejestru zakupów VAT
  • Dokumentów innych przychodowych
  • Dokumentów innych kosztowych
  • List płac
  • Raportów kasowych/bankowych
  • Zapisów kasowych/bankowych
  • Płatności
  • Kompensat . W przypadku, gdy Klient korzysta z programu Comarch ERP XT  w raporcie mogą pojawić się informację dotyczące:
  • Rejestru sprzedaży VAT
  • Rejestru zakupów VAT
  • Dokumentów innych przychodowych
  • Dokumentów innych kosztowych . W przypadku, gdy Klient korzysta z programu Comarch Moje BR  w raporcie mogą pojawić się informację dotyczące:
  • Rejestru sprzedaży VAT
  • Rejestru zakupów VAT
  • Dokumentów innych przychodowych
  • Dokumentów innych kosztowych. . Raport zawiera również informacje dot. baz, które są skonfigurowane pod Internetową Wymianę Dokumentów i do których w zadanym okresie czasu nie dostarczono dokumentów.Jeśli podczas generowania raportu, na liście firm zostanie zaznaczona baza Klienta, która nie będzie skonwertowania do aktualnej wersji, pojawi się stosowny komunikat o niewłaściwej wersji bazy danych
   
• Dokumenty wprowadzone – wszystkie wprowadzone dokumenty w zadanym okresie, biorąc pod uwagę datę dokumentu lub datę wprowadzenia. Dokumenty zostaną przedstawione w postaci tabeli z następującymi kolumnami: Typ dokumentu (np. Faktura Zakupu), Status (np. zatwierdzona), Operator oraz Ilość dokumentów.
• Kwoty wynagrodzeń – obejmuje łączną kwotę wypłaty z podziałem na poszczególne formy płatności wraz z terminem. Kwoty pobierane są z modułu płacowego lub, jeśli w danej konfiguracji moduł płacowy jest nieaktywny, z uproszczonych wynagrodzeń.

Raport – Kwoty wynagrodzeń

• Limit – obowiązek VAT – pomaga kontrolować, czy w wybranym okresie suma kwot netto z pozycji Faktur Sprzedaży z Rejestrów VAT (ze stawką różną od NP i ZW) nie przekroczyła limitu (Konfiguracja programu/ Księgowość/ Limity). W raporcie tym nie są uwzględniane transakcje: dostawa wewnątrzunijna towarów, dostawa wewnątrzunijna trójstronna towarów oraz wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca, wystawione od 1 stycznia 2015 r. Raport zawiera kolumny: Baza danych, Obroty, Limit, Do przekroczenia limitu pozostaje, Przekroczenie limitu o.
• Limit – pełna księgowość – dotyczy podatników rozliczających się na zasadzie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Pomaga kontrolować, czy w wybranym okresie suma przychodów nie przekroczyła limitu (Konfiguracja programu/ Księgowość/ Limity). Raport zawiera kolumny: Baza danych, Obroty, Limit, Do przekroczenia limitu pozostaje, Przekroczenie limitu o.
• Limit – ryczałt – dotyczy podatników, którzy rozliczają się na zasadzie Ryczałtu. Pomaga kontrolować, czy w wybranym okresie suma przychodów nie przekroczyła limitu (Konfiguracja programu/ Księgowość/ Limity). Raport zawiera kolumny: Baza danych, Obroty, Limit, Do przekroczenia limitu pozostaje, Przekroczenie limitu o.
• Limit do kasy fiskalnej – sumuje kwotę netto Faktur Sprzedaży, które mają zaznaczony parametr Sprzedaż detaliczna, dla danej bazy danych w określonym okresie wg daty sprzedaży faktury. Wynik raportu zawiera dwie kolumny: Baza danych i Obrót. Operator, aby sprawdzić, które firmy zbliżają się do limitu lub go przekroczyły, może założyć atrybut Kasa fiskalna z dwiema wartościami: Tak/Nie, odfiltrować listę firm w panelu głównym do tych, które nie mają kasy fiskalnej i dla tych firm wykonać raport. Raport jest szczególnie przydatny Biurom Rachunkowym, które muszą kontrolować przekraczanie limitu, aby przekazać klientowi w odpowiednim momencie informacje o konieczności zainstalowania kasy fiskalnej.
• Podatki do zapłaty – lista deklaracji podatkowych oraz DRA wraz z kwotą należną do zapłaty do Urzędu Skarbowego. Jeżeli deklaracja DRA obliczona jest dla właściciela, wówczas na raporcie w drugiej kolumnie uzupełnione jest imię i nazwisko właściciela. Dodatkowo raport zawiera kolumny Status (czy deklaracja jest w buforze, czy została zatwierdzona), Wspólnik – dotyczy tylko PIT-36/PIT36L oraz Datę realizacji.
• Przychody (ryczałt) – prezentuje przychody osiągnięte w zadanym okresie przez podatników rozliczających się na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego i zawiera następujące kolumny: Baza danych, Wspólnik i Przychody.
• Przychody/koszty (PIT/CIT) – zawiera syntetyczną informację na temat osiągniętych przychodów i kosztów danej firmy lub wspólnika (w zależności od zaznaczonego w Konfiguracji parametru Księgowość kontowa lub Księga podatkowa) narastająco od początku roku kalendarzowego – dla zaliczek PIT i od początku okresu obrachunkowego – dla zaliczek CIT. Raport zawiera następujące kolumny: Rodzaj Zaliczki, Status zaliczki, Wspólnik, Przychody, Koszty, Dochód, Strata.
• Statusy e-Deklaracji – po wpisaniu zakresu dat program wyświetli wszystkie deklaracje w wybranym okresie wraz z ich stanem. Statusy, które w raporcie będą wyświetlane to:
  • Nie dotyczy – gdy w BR wybrano miesiąc, dla którego w konfiguracji programu Comarch ERP Optima określono inny okres liczenia zaliczki/deklaracji
  • W buforze
  • Zatwierdzona/Nie wysłano
  • Zatwierdzona/Wysłano/Nie odebrano UPO
  • Zatwierdzona/Wysłano/Odebrano UPO
  • Korekta/W buforze
  • Korekta Zatwierdzona/Nie wysłano
  • Korekta/Zatwierdzona/Wysłano/Nie odebrano UPO
  • Korekta/Zatwierdzona/Wysłano/Odebrano UPO
• Statusy JPK – po wpisaniu zakresu dat program wyświetli wszystkie pliki JPK w wybranym okresie wraz z ich stanem.
• Zadania do wykonania – raport stanowi przekrój zadań operatora we wszystkich bazach. Po wywołaniu raportu pojawia się okno z parametrami raportu. Domyślnie w tym oknie podpowiada się bieżący miesiąc i rok z możliwością zmiany. Raport zawiera informacje o zadaniach za cały miesiąc.Dane wyświetlane na raporcie uzależnione są od uprawnień operatora. Operator wykonujący raport, który na swojej karcie nie ma zaznaczonego na zakładce Parametry cd parametru Dostęp do list zadań innych operatorów w wynikach raportu widzi tylko zadania, które są przypisane do niego. Operator z zaznaczonym parametrem Dostęp do list zadań innych operatorów w wynikach widzi zadania wszystkich operatorów we wszystkich bazach do jakich ma dostęp (nie będzie widział w raporcie baz do jakich ma blokadę).Raport zawiera następujące kolumny:
  • Baza danych – z informacją o tym w jakiej bazie danych jest zadanie
  • Zadanie – z treścią zadania głównego
  • Zadanie podrzędne – z treścią zadania podrzędnego, dla zadania głównego pole będzie puste
  • Operator – z kodem operatora, do którego jest przypisane zadanie
  • Termin- data z pola z datą na zadaniu (data ma się przenosić do tej kolumny niezależnie od Pokaż termin na liście)
  • Wykonane -TAK dla zadań oznaczonych jako wykonane, NIE dla nie wykonanych
  
• Zapisy księgowe (KPiR i ryczałt) – obejmuje dokumenty wg daty księgowania lub wprowadzenia i dotyczy tylko tych baz, które służą do prowadzenia księgowości za pomocą Księgi Podatkowej czy Ryczałtu. Składa się z 4 kolumn: Typ dokumentu, Status, Operator, Ilość zapisów. Kolumna Status może przyjmować wartości: bufor, zatwierdzone lub skreślone.

Raport – Zapisy księgowe (KPiR i ryczałt) (wg daty księgowania)

• Zapisy w dzienniku – pokazuje zapisy z podziałem na dzienniki zarówno te w buforze, jak i zapisane do księgi głównej (Status). Ponadto raport zawiera informację o typie dokumentu, który był księgowany, kod operatora, który dokonał księgowania, jakim wzorcem został dokument zaksięgowany, a jeśli dokonywano zapisów bez użycia schematu księgowego, to pojawia się informacja, iż jest to księgowanie ręczne. Ostatnie dwie kolumny zawierają informację o ilości zapisów i dekretów. Rozróżnienie wynika z tego, iż z jednym zapisem (np. zapis księgujący listę płac) jest związanych wiele dekretów rozksięgowujących poszczególne kwoty listy na właściwe konta.

Raporty mogą być generowane za dowolny okres. Po wybraniu raportu wyświetla się okno do podania zakresu dat. Raporty są realizowane na Panelu wyników. Istnieje możliwość wyeksportowania wyników z Panelu wyników do pliku w formacie Excel, PDF, RTF, HTML, dzięki czemu otrzymujemy bardzo elastyczny mechanizm pozwalający na analizowanie wyniku raportu w dowolny sposób.

Informacja dla Klientów

W module Operacje wielofirmowe w panelu Operacje seryjne dostępna jest zakładka Informacja dla Klientów.

Informacja dla Klientów

Po kliknięciu w opcję Informacja dla Klientów dostępne są dwa warianty do wyboru: – Wyślij e-mail o podatkach/ ZUS – po wybraniu tej opcji pojawia się dodatkowe okno z możliwością wyboru rodzaju podatków oraz składek, które mają pojawić się na wydruku.

Podczas pierwszego wywołania okna domyślnie zaznaczone są wszystkie dostępne parametry. Przy kolejnym otwarciu zaznaczenie parametrów zapamiętywane jest dla danego operatora. Aby była możliwość wygenerowania wydruku lub wysyłki wiadomości e-mail konieczne jest zaznaczenie minimum jednego z dostępnych parametrów na liście. Wygenerowany wydruk prezentuje informacje o płatnościach tylko dla zaznaczonych na oknie deklaracji. W przypadku gdy na oknie zaznaczona zostanie deklaracja, która nie jest zaznaczona na bazie tego klienta w programie Comarch ERP Optima w zakładce Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa, to deklaracja ta nie pojawi się na wydruku. W tym przypadku decydujące jest ustawienie parametrów w konfiguracji w bazie klienta. Po wskazaniu podatków oraz składek, które mają pojawić się na wydruku pojawia się okno z szablonem wiadomości mailowej. Użytkownik może taką wiadomość wysłać od razu klikając w albo może umieścić wiadomości w Kopiach roboczych (będzie je mógł modyfikować, weryfikować, uzupełnić). Każda wiadomość zawiera załącznik. Nazwa załącznika zależy od tego do kogo wysyłana jest wiadomość. W wiadomości do właściciela nazwa załącznika to Akronim_imię_nazwisko_Podatki_mm_rrrr.pdf , natomiast załącznik w wiadomości wysyłanej na wskazany adres ma następującą nazwę: Pierwsza linia z nazwy firmy_Podatki_mm_rrrr.pdf.

Szablon wiadomości e-mail

Powyższy szablon jest standardowym szablonem zdefiniowanym w Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania własnego szablonu (w Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe Wyślij/ Konfiguracja szablonów e-mail). Podczas wysyłki wiadomości w logu operacji seryjnych pojawia się komunikat informujący o przebiegu operacji wysyłania maili. Podczas wysyłki może pojawić się komunikat informujący o tym czy np. dana wiadomość została wysłana, jest uzupełniony adres e-mail lub hasło na karcie właściciela/ właścicieli lub w konfiguracji. – Zapisz plik z informacją o podatkach/ ZUS – po wybraniu tej opcji pojawia się dodatkowe okno z możliwością wyboru rodzaju podatków oraz składek, które mają pojawić się na wydruku.

Działanie oraz zapamiętywanie ustawień tego okna jest analigiczne jak w przypadku okna pojawiającego się podczas wyboru opcji Wyślij e-mail o podatkach/ ZUS. Po wskazaniu podatków oraz składek, które mają pojawić się na wydruku zostanie wygenerowany zahasłowany plik (zasady ustawienia hasła są takie same jak przy wysyłce wiadomości e-mail). Domyślnie plik jest zapisywany w lokalizacji: C:\ProgramData\Comarch ERP Optima\Wydruki\Biuro Rachunkowe. W katalogu Biuro Rachunkowe dla każdej firmy jest tworzony oddzielny katalog. Użytkownik ma możliwość wskazania własnej lokalizacji do zapisywania pliku z poziomu zakładki Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Operacje wielofirmowe/ Parametry. W przypadku funkcji zapisywania pliku z informacją o podatkach/ ZUS nie jest wymagane posiadanie modułu CRM oraz aktywnej skrzynki pocztowej.

W wysyłanym/generowanym pliku PDF może pojawić się informacja o wyliczonych przez Biuro Rachunkowe podatkach dla Klienta z tytułu:

• podatku VAT
• zaliczek na PIT-4, PIT-8AR, PIT-28, PIT-36, PIT-36L
• zaliczek na CIT-8
• CIT-8E,
• składek ZUS
• PPK
• płatności do deklaracji AKC-WW
• płatności do deklaracji CUK-1
• deklaracji rocznych PIT-28, PIT-36, PIT-36L, CIT-8
• deklaracji VIU-DO

 

Dotyczy wersji: 2023.2

W związku ze zmianami w najmie prywatnym dla firm, które maja wybrany rodzaj księgowości Księga podatkowa oraz Księgowość kontowa z poziomu Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe wprowadzono możliwość dodania zaliczki na PIT-28 w wersji 17. Informacja o wysokości podatku wynikającego z przeliczanych w tych bazach zaliczkach na PIT-28 jest uwzględniana w przypadku generowania plików z informacją o podatkach/ZUS dla Klientów lub w przypadku wysyłki wiadomości do Klientów z informacją o podatkach/ZUS.

Plik PDF zawiera informacje o podatkach dla wszystkich deklaracji, które zaznaczone są w programie Comarch ERP Optima w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa.  

  Wydruk generowany jest na bieżący dzień natomiast zawiera informacje o podatkach i składkach ZUS za wskazany w Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe miesiąc i rok. Na wydruku wykazywany jest rodzaj zaliczki/deklaracji oraz wysokość kwoty podatku. W przypadku, gdy w programie dla danej zaliczki/deklaracji obliczone są korekty to kwota podatku przenoszona jest z ostatniej przeliczonej korekty. W sytuacji wystąpienia nadpłaty/kwoty do zwrotu wykazywana jest ona ze znakiem minus (-). Kwoty podatku wynikającego z deklaracji VIU-DO prezentowana jest w walucie euro. Jeśli w polu Kwota pojawia się Brak oznacza to, że w Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa dana deklaracja jest zaznaczona, ale nie została wyliczona w programie. Na wydruku dostępna jest również kolumna z numerem rachunku bankowego i terminem płatności. Dla niewyliczonych deklaracji i takich, które mają zerowy podatek lub podatek do zwrotu nie pojawia się numer rachunku i termin. W przypadku, gdy przy danej deklaracji widnieje kwota podatku lub ZUS do zapłaty to numer rachunku oraz termin pojawia się na wydruku. Dla deklaracji ZUS DRA numer rachunku pobierany jest z formularza ZUS, dla deklaracji podatkowych obliczanych dla właścicieli indywidualny numer rachunku pobierany jest z formularza właściciela, natomiast dla deklaracji przeliczanych dla firmy rachunek pobierany jest z zakładki Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa. Numer rachunku dla deklaracji PPK jest pobierany z zakładki Start/Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Pracownicze Plany Kapitałowe. W przypadku zaliczek/deklaracji na podatek dochodowy od osób fizycznych PIT-28/ PIT-36/ PIT-36L oraz ZUS DRA prezentowane na wydruku dane zależą od ustawień parametru w Start/Konfiguracja/ Firma/ Operacje wielofirmowe. Jeśli mail wysyłany jest na wskazany w konfiguracji adres w kolumnie Dotyczy drukujemy imię i nazwisko właściciela którego dana zaliczka/deklaracja dotyczy. Na deklaracji DRA dotyczącej pracowników pojawia się informacja Pracownicy. W mailu wysyłanym na adres pobrany z formularza właściciela oznaczenie takie dotyczy tylko deklaracji DRA. Na wydruku jest możliwość umieszczenia w lewym górnym rogu loga Biura rachunkowego generującego/wysyłającego plik PDF. Logo to jest pobierane z konfiguracji bazy biura rachunkowego pieczątki firmy. Podział na składki ZUS pracowników i właścicieli  Jeżeli w programie Comarch ERP Optima na karcie właściciela zaznaczony jest parametr Indywidualne DRA, to dla tego właściciela deklaracja ZUS DRA jest wyliczana osobno. Kwota z indywidualnej deklaracji właściciela będzie prezentowana osobno na wydruku. Jeżeli w programie Comarch ERP Optima na karcie właściciela nie jest zaznaczony parametr Indywidualne DRA, to składki właściciela są wliczane do deklaracji ZUS DRA pracowniczej i na wydruku są one prezentowane razem ze składkami ZUS pracowników.  

Importy

Z poziomu programu Comarch ERP Optima Operacje Wielofirmowe istnieje możliwość wykonania importu dokumentów oraz słowników (urzędy, banki) jednocześnie dla wielu baz danych. Import obywa się za pośrednictwem serwera COMARCH/KIR i jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.

Operacje seryjne – Importy

Lista dostępnych wariatów dostępna jest w gałęzi Importy:

• Import dokumentów – funkcja jest związana z usługą Internetowa Wymiana Dokumentów i umożliwia import do baz firmowych dokumentów przesłanych przez Klientów. Możliwe jest również zaimportowanie dokumentów wraz z dokumentami powiązanymi w OBD. Jeżeli w programie Comarch ERP Optima w Konfiguracji danej Firmy w gałęzi Ogólne/Praca rozproszona zaznaczono parametr Przenoszenie dokumentów OBD powiązanych z eksportowanymi dokumentami to podczas importu dokumentów do zaznaczonych baz zostaną zaimportowane również powiązane z nimi dokumenty i linki.
• Import urzędów – za jej pomocą pobierane/aktualizowane są dane o Urzędach skarbowych, Urzędach celno-skarbowych, Urzędach ZUS, Delegaturach oraz Izbach celnych,
• Import banków – funkcja umożliwia pobranie/aktualizację listy banków za pośrednictwem serwera Krajowej Izby Rozliczeniowej (KIR).

Mechanizm seryjnego importu słowników (urzędów, banków) działa analogicznie do tego, który występuje w Comarch ERP Optima (szczegółowy opis funkcji dostępny w podręczniku Ogólne i Konfiguracja).

Podgląd

W module Operacje wielofirmowe Operator ma możliwość podglądu zaliczek, deklaracji, plików JPK_V7 a także Kalendarzy oraz Wypłat właścicieli. Operator może podejrzeć następujące dokumenty:

• Deklaracje VAT/JPK_V7: VAT-7/JPK_V7, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27;
• Zaliczki PIT/CIT: PIT-36, uproszczona na PIT-36, PIT-36L, uproszczona na PIT-36L, PIT-28, CIT-8, uproszczona na CIT-8, PIT-4R, PIT-4AR.
• Deklaracje PIT/CIT: PIT-11, PIT-36, PIT-36L, PIT-28, CIT-8, PIT-4R, PIT-4AR;
• JPK_V7;
• Deklaracje ZUS DRA;
• Kalendarze;
• Wypłaty właścicieli;
• Dokumenty amortyzacji.

  wybraniu menu Operacje seryjne w grupie Podgląd jest dostępna opcja Podgląd. Podgląd deklaracji jest możliwy po pobraniu właściwego dla tej deklaracji modułu. Aby podejrzeć zaliczkę lub deklarację za wybrany okres Operator musi wcześniej wskazać właściwy Rok i Miesiąc na liście baz danych. Zaliczki oraz deklaracje są otwierane dla podświetlonej firmy na liście baz danych, w wersji formularza na której zostały naliczone. Opcja podglądu deklaracji daje Operatorowi możliwość wykonania operacji dostępnych dla niego z formularza deklaracji z poziomu programu Comarch ERP Optima np. ponowne przeliczenie deklaracji czy zablokowanie przed zmianami. W przypadku kiedy za wybrany okres nie ma w bazie naliczonej wybranej zaliczki lub deklaracji system wyświetla komunikat: Za wybrany okres brak naliczonej deklaracji. Z poziomu ikony Podgląd dostępne są dwie opcje dotycząca wyświetlania plików JPK_V7:

• Deklaracja VAT/JPK_V7 – dotyczy podglądu części deklaracyjnej pliku JPK_V7
• JPK_V7 – dotyczy podglądu części deklaracyjnej i ewidencyjnej pliku JPK_V7 w formacie xls.

Po wyborze opcji Podgląd użytkownik ma możliwość modyfikacji brakujących danych w części deklaracyjnej pliku JPK_V7. Możliwe jest modyfikowanie części deklaracyjnej pliku JPK_V7 pod kątem np. uzupełnienia kwoty do zwrotu na rachunek bankowy lub kwoty do przeniesienia. Po ręcznej modyfikacji części deklaracyjnej i zapisaniu jej, plik JPK_V7 zostaje nadpisany. Zmiany wprowadzone w pliku xls JPK_V7 nie powodują nadpisania pliku JPK_V7.

Podgląd plików JPK_V7 w BR

W przypadku zaliczek oraz deklaracji PIT-36, PIT-36L, PIT-28 po wybraniu opcji Podgląd wyświetlana jest lista właścicieli z możliwością wyboru, dla którego z nich ma być pokazana deklaracja. Jeżeli właściciel został oznaczony jako Archiwalny to w momencie wyboru podglądu zaliczki/deklaracji dla właściciela na liście właścicieli do wyboru jest on wyświetlany w kolorze czerwonym. W przypadku kiedy w podświetlonej bazie danych nie została uzupełniona lista właścicieli system wyświetla komunikat: W bazie X nie ma wprowadzonych właścicieli. Z kolei, gdy wybrana zostanie deklaracja PIT-11 – wyświetlana jest lista pracowników, z możliwością wyboru, dla którego z nich ma być pokazana deklaracja. Jeśli pracownik ma więcej niż jedną deklaracje PIT-11 za dany rok – w podglądzie otworzony zostanie formularz ostatniej korekty. Natomiast, jeżeli pracownik został oznaczony jako Archiwalny – na liście pracowników do wyboru jest on wyświetlany w kolorze czerwonym.

Podgląd deklaracji PIT-11 – wybór pracownika

W sytuacji, gdy w podświetlonej bazie danych nie została uzupełniona lista pracowników system wyświetla komunikat: W bazie X nie ma wprowadzonych pracowników. Natomiast, gdy wymagany moduł nie zostanie pobrany po wyborze Deklaracji PIT-11 wyświetlony zostanie komunikat: Uruchomienie tej operacji nie jest możliwe ze względu na brak dostępu do modułu, problem z połączeniem lub niezgodność danych w kluczu ze stanem faktycznym. Po wybraniu opcji Deklaracje ZUS DRA pojawia się okno, z możliwością wyboru czy chcemy podejrzeć deklarację dla właściciela czy pracowników za wskazany na oknie w sekcji Bazy danych okres dla wybranej firmy. W oknie Wybór deklaracji po rozwinięciu listy dostępni są właściciele, którzy są dodani na listę właścicieli w firmie oraz opcja Pracownicy. W module Operacje wielofirmowe w obszarze Deklaracje/Podgląd dostępna jest również możliwość podglądu Kalendarzy. Podobnie jak deklaracje płacowo-kadrowe, funkcja ta zależna jest od pobranego przez operatora modułu – wymagany: Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus. Po wskazaniu firmy oraz potwierdzeniu opcji Kalendarze wyświetlone zostanie okno Wybór kalendarza  wraz z listą dostępnych w bazie kalendarzy. Potwierdzenie wyboru przekierowuje na zakładkę [Kalendarz], domyślnie wyświetlany jest Rok i Miesiąc pobierany z panelu Baz danych, z możliwością ich zmiany. Dane w oknie można dowolnie modyfikować za pomocą opcji Zmień/Skasuj.

Podgląd okna – Kalendarz Standard

Moduł Operacje wielofirmowe umożliwia także podgląd Wypłat właścicieli. Aby wywołać okno podglądu wypłat właścicieli należy wskazać firmę na panelu baz danych i następnie wybrać polecenie Podgląd/Wypłaty właścicieli. Wyświetlone zostaje okno Wybór wspólnika wraz z listą dostępnych wspólników i osób współpracujących.

Podgląd wypłat właścicieli – wybór właściciela

Po wybraniu osoby z listy następuje przekierowanie na formularz wypłaty wybranego właściciela/osoby współpracującej za miesiąc i rok ustawiony w nagłówku panelu Baz danych. Z poziomu podglądu nie ma możliwości edycji wypłaty niezależnie od jej statusu. Edycja możliwa jest jedynie z poziomu programu Comarch ERP Optima.

Podgląd formularza wypłaty

W przypadku wybrania do podglądu wypłaty właściciela/osoby współpracującej, nie mającej wypłaty za zadany miesiąc system wyświetla komunikat: Za wybrany okres brak naliczonej wypłaty. Dla zaznaczonej bazy wybierając opcję podglądu dokumentów amortyzacji zostanie otwarta lista dokumentów środków trwałych za wskazany w Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe miesiąc i rok. Domyślnie lista ta  zawężona jest tylko do dokumentów amortyzacji.  

Biblioteka dokumentów

Jeżeli podczas logowania został pobrany moduł Comarch ERP Optima Obieg dokumentów, wówczas na ribbonie w grupie Menu będzie widoczna opcja Biblioteka Dokumentów. Kliknięcie w tą pozycję powoduje wyświetlenie zakładki [Biblioteka dokumentów]. Zawiera ona listę wprowadzonych wcześniej dokumentów z możliwością ich edycji, usuwania oraz dodawania nowych pozycji. Lista ta może zawierać dokumenty wprowadzone bezpośrednio w module Comarch ERP Optima Obieg dokumentów jak również dodane z poziomu modułu Operacje wielofirmowe. Operator ma możliwość wyboru bazy firmowej, dla której ma być wyświetlona lista z dokumentami w Bibliotece dokumentów. Po podświetleniu bazy firmowej na liście baz i przejściu na listę dokumentów w polu Wybór firmy podpowiadana jest podświetlona firma. Przejście Operatora na inną listę dokumentów powoduje, że w polu Wybór firmy system podpowiada ostatnio wybraną i zapamiętaną firmę.

Na liście dostępne są pola umożliwiające filtrowanie dokumentów: Katalogi – istnieje możliwość filtrowania listy przede wszystkim ze względu na rodzaj dokumentu, a dopiero w obrębie danego rodzaju dokumentów – ze względu na katalog:

• Firmowe – jeśli użytkownik zaznaczy parametr Firmowe na liście pojawią się wszystkie dokumenty firmowe. Dopiero po zaznaczeniu parametru użytkownik może wskazać, czy chce wyświetlić wszystkie dokumenty firmowe (opcja <wszystkie>), czy tylko dokumenty ze skazanego katalogu. Na liście rozwijanej, umożliwiającej wybór katalogu, wyświetlają się katalogi firmowe z Start/Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów.
• Wspólne – jeśli użytkownik zaznaczy parametr Wspólne na liście pojawią się wszystkie dokumenty wspólne. Dopiero po zaznaczeniu parametru użytkownik może wskazać, czy chce wyświetlić wszystkie dokumenty wspólne, czy tylko dokumenty ze wskazanego katalogu. Na liście rozwijanej umożliwiającej wybór katalogu, wyświetlają się wszystkie katalogi wspólne z Start/Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Katalogi wspólne.

Na zakładce [Ogólne] dostępne są następujące pola:

• Dokument,
• Numer obcy,
• Tytuł dokumentu,
• Opis,
• Data wprowadzenia,
• Typ – Firmowy lub Wspólny,
• Operator lub Pracownik – pole z możliwością wyboru jednej z dwóch opcji,
• Status,
• Katalog,
• Archiwum plików – zawierać może następujące elementy: Plik, Link lub Skan.

Uwaga

 Aby na zakładce [Ogólne] pojawiły się takie elementy jak: Status, Katalog oraz na zakładce [Obieg dokumentów] element Schemat obiegu dokumentu należy je wcześniej zdefiniować w Konfiguracji firmy oraz programu w gałęzi dotyczącej Obiegu dokumentów. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w dokumentacji do modułu Comarch ERP Optima Obieg dokumentów.

Z poziomu zakładki [Podmioty] istnieje możliwość podpięcia do dokumentu lub usunięcia wybranego podmiotu z bazy danych, do której dodawany jest dokument. Zakładka ta składa się z dwóch kolumn:

• Kod – kod podmiotu
• Nazwa – nazwa podmiotu

Z poziomu listy dokumentów istnieje także możliwość usunięcia wybranych pozycji. Usunąć można zarówno dokumenty dodane z poziomu modułu Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe jak również wprowadzone przez moduł Comarch ERP Optima Obieg dokumentów. Operację tę można wykonać przy użyciu ikony „Kosza” . Dokumenty z listy można również edytować. Edycja wywoływana jest za pomocą przycisku „Zmień” . Ponadto można wyeksportować listę dokumentów do programu MS Excel wybierając ikonę „Eksport” .

Skrzynka pocztowa

Jeżeli podczas logowania został pobrany moduł CRM lub CRM Plus, wówczas na wstążce w grupie Ogólne będzie widoczna opcja Skrzynka pocztowa. Funkcja ta pozwala na usprawnienie pracy biur rachunkowych i doradców podatkowych poprzez umożliwienie: wysyłania i odbierania e-maili zarówno w formacie tekstowym jak i HTML z wielu kont pocztowych, sprawdzanie pisowni zgodnie z słownikiem języka polskiego, nadawanie e-mailom priorytetów, oznaczanie e-maili flagami, potwierdzenie odbioru e-maila.

• Serie dokumentów,
• Wątek e-mail,
• Wiadomość przychodząca,
• Wiadomość wychodząca. Użytkownik ma możliwość wyboru następujących członów numeracji:
  • Symbol dokumentu,
  • Seria,
  • Numer z zerami,
  • Numer bez zer,
  • Miesiąc,
  • Rok kalendarzowy,
  • Rok obrachunkowy,
  • Typ wiadomości – dla e-maili będzie to „E-mail”. 

• Pierwotna – oznacza pierwszą, nową wiadomość przychodzącą lub wychodzącą – pierwszą, która otrzymuje nowy wątek;
• Odpowiedź wychodząca– jeżeli wiadomość jest odpowiedzią, którą Użytkownik wysyła;
• Odpowiedź przychodząca – jeżeli wiadomość jest odpowiedzią przychodzącą czyli wiadomość ma już w temacie wątek;
• Przekazana dalej – jeżeli wiadomość jest wiadomością przekazywaną dalej (wiadomość wychodząca od nas).

Na formularzu wiadomości na zakładce Wątek istnieje możliwość podglądu wiadomości powiązanych. III Ograniczenia wielkości skrzynki z wiadomościami W module Operacje wielofirmowe w Skrzynce pocztowej w polu Rozmiar tabel wyświetlana jest informacja o rozmiarze tabel z wiadomościami, załącznikami do e-maili oraz dokumentami w bibliotece dokumentów.

Rejestry VAT, Ewidencja dodatkowa

Jeżeli podczas logowania został zaznaczony jeden z następujących modułów: Faktury, Handel, Handel Plus, Księga Podatkowa, Księga Handlowa, Księga Handlowa Plus wówczas po wejściu w Menu lub po wybraniu Operacji seryjnych na wstążce w grupie Ogólne będą dostępne dwie opcje: Rejestry VAT oraz Ewidencja dodatkowa. Wybór opcji Rejestry VAT powoduje otwarcie okna Rejestrów VAT w podświetlonej bazie na liście baz. Operator może wykonywać wszystkie operacje, jakie są dla niego dostępne z poziomu tego okna w programie Comarch ERP Optima, tj. dodawanie – w tym dodawanie za pomocą funkcji OCR – Optyczne Rozpoznanie Znaków, edycja, kasowanie, renumeracja, księgowanie, generowanie faktur wewnętrznych, Wydruk danych, itd. Analogicznie program działa po wyborze opcji Ewidencja dodatkowa. W Rejestrach VAT oraz Ewidencji dodatkowej Operator ma możliwość wyboru bazy firmowej, dla której mają być wyświetlane ww. listy z dokumentami. Po podświetleniu bazy firmowej na liście baz i przejściu na listę dokumentów w polu Wybór firmy podpowiadana jest podświetlona firma. Przejście Operatora na inną listę dokumentów powoduje, że w polu Wybór firmy system podpowiada ostatnio wybraną i zapamiętaną firmę.

Zapisy księgowe

W programie Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe jest możliwość podglądu zapisów księgowych dla podświetlonej lub zaznaczonej firmy. Podgląd ten możliwy jest z listy firm po kliknięciu ikony Zapisy księgowe dostępnej na górnej wstążce w zakładce Operacje seryjne w sekcji Ogólne. Ikona Zapisy księgowe jest widoczna jeżeli podczas logowania do Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe został pobrany jeden z modułów: Księga Podatkowa (KP), Księga Handlowa (KH) lub Księga Handlowa Plus (KHP). Po kliknięciu ikony Zapisy księgowe, w zależności od wybranego w firmie rodzaju księgowości: ewidencja ryczałtowa, księga podatkowa, księgowość kontowa otwiera się odpowiednio okno z zapisami księgowymi w ewidencji ryczałtowej, w księdze podatkowej lub dziennikach. W przypadku podglądu zapisów księgowych dla firmy z ustawionym rodzajem księgowości Ewidencja ryczałtowa lub Księga podatkowa okno z zapisami księgowymi prezentuje zapisy za bieżący miesiąc i rok. Na oknie zapisów księgowych Użytkownik może zmienić poprzez dostępne w filtrze aktywnym parametry okres za jaki mają się wyświetlać zapisy księgowe. W przypadku, gdy dla danej firmy zmieniony zostanie okres wyświetlania zapisów księgowych, ponowne uruchomienie podglądu zapisów księgowych dla tej firmy będzie zapamiętane według ostatnich ustawień wprowadzonych przez Użytkownika. W przypadku podglądu zapisów księgowych firmy, która jako rodzaj księgowości ma ustawioną Księgowość kontową, zapisy te prezentowane są dla bieżącego okresu obrachunkowego ustawionego w danej firmie w Konfiguracji firmy/Księgowość/Księgowość kontowa. Jeśli Użytkownik chce podejrzeć zapisy z innych okresów obrachunkowych niż ten ustawiony w konfiguracji firmy jako bieżący, należy w pierwszej kolejności zalogować się poprzez Comarch ERP Optima do danej firmy, zmienić okres obrachunkowy w konfiguracji, następnie na nowo zalogować się do Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe i podejrzeć zapisy księgowe. Po otwarciu z poziomu Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe okna zapisów księgowych Użytkownik może dodawać, zmieniać oraz usuwać zapisy księgowe w firmie. Aby podejrzeć zapisy księgowe kolejnej firmy należy zamknąć obecnie otwartą listę zapisów księgowych, na liście firm podświetlić kolejną firmę i kliknąć na ikonę Zapisy księgowe ponownie.

O programie

Po wyborze opcji Informacje techniczne otwierane jest okno Informacja o instalacji Comarch ERP Optima z 3 zakładkami. Na pierwszej zakładce [Informacje] istnieje możliwość sprawdzenia daty produkcji programu i numeru klucza. Na zakładce można również sprawdzić dane o programie, dane o serwerze SQL, dane o bazie, a także informacje o miejscu, w jakim wskazany został serwer klucza, z którego pobrano moduły podczas logowania (możliwe wartości to: z karty operatora, z konfiguracji firmy, z okna logowania). Na zakładce [Moduły] znajdują się takie informacje, jak nazwy używanych modułów, sumaryczna i aktualnie dostępna liczba poszczególnych modułów oraz ich daty ważności. Wyświetlane tu statusy modułów (Pobrano, Wyczerpane i Nie pobrano) są to statusy, jakie były w momencie logowania do programu bieżącego operatora.  Na zakładce [Zalogowani użytkownicy] można sprawdzić listę operatorów aktualnie zalogowanych do programu. Zakładki [Moduły] oraz [Zalogowani użytkownicy] dostępne są wyłącznie w wersji stacjonarnej programu. Po kliknięciu na opcję Pomoc do programu otwierana jest strona internetowa z Bazą Wiedzy programu Comarch ERP Optima. Kontakt z Comarch – wybór tej opcji powoduje otwarcie strony z danymi kontaktowymi Comarch ERP. Upgrade Premium – link otwierający stronę internetową informującą o zasadach funkcjonowania tej usługi. W przypadku Optimy w Chmurze widoczny jest przycisk Regulamin wsparcia telefonicznego kierujący użytkownika do odpowiedniego dokumentu.

Panel ten zawiera listę wszystkich aktywnych baz danych, do których bieżący operator nie posiada zakazu. Lista baz danych posiada możliwość zaznaczania wielu baz. Pod listą widoczna jest suma baz, liczba baz zaznaczonych oraz dla atrybutów typu liczba podsumowanie wszystkich wartości w kolumnie. Zasada zaznaczania jest taka, że dopiero wyjście z edycji pola zaznaczonego albo inaczej przejście do następnego wiersza powoduje odświeżenie tej wartości. Na listach w panelu Lista firm, Biblioteki Dokumentów, Skrzynki Operatora, Rejestrów VAT, Ewidencji dodatkowej, Zapisów księgowych dostępny jest wiersz filtra. W wierszu pod każdym nagłówkiem kolumny można wpisać zadany ciąg znaków, po którym zostaną odszukane rekordy w odniesieniu do wartości wyświetlanych w danej kolumnie. Dzięki takiej formie wyszukiwania jest możliwość filtrowania po dwóch i większej ilości kolumn jednocześnie. W każdej kolumnie, po której występuje sortowanie dostępny jest lokator, który działa wg metody „zaczyna się od” (jeżeli Operator ma wybraną opcję: Filtrowanie list metodą „zaczyna się od” z poziomu programu Comarch ERP Optima, z menu Widok). Jeśli w tej kolumnie wpiszemy z klawiatury zadany ciąg znaków, wówczas kursor ustawi się na pierwszym wybranym rekordzie spełniającym wpisany warunek. Oprócz nazw baz danych na panelu wyświetlane są wartości wybranych przez użytkownika atrybutów. Listę wyświetlanych atrybutów określa się poprzez wybór z menu kontekstowego funkcji Ukrywanie kolumn lub poprzez użycie klawisza <F12>. Wyświetlane jest wówczas okno z listą wszystkich dostępnych atrybutów z możliwością zaznaczenia, które z nich chcemy wyświetlić na liście baz danych. Po zaakceptowaniu atrybutów do wyświetlenia, lista jest odświeżana wg nowych ustawień. Kolejność kolumn wyświetlanych na liście można zmieniać przeciągając je pomiędzy sobą. W panelu Lista firm w menu kontekstowym dostępne są między innymi opcje:

• Ukrywanie kolumn <F12> – wybór opcji wyświetli listę kolumn możliwych do wyboru/ukrycia
• Odśwież <F5> – odświeżenie podświetlonej bazy – dostępna również w menu kontekstowym na Panelu baz danych
• Odśwież wszystko <CTRL>+<F5> – odświeżenie wszystkich danych dotyczących wszystkich baz danych – dostępna również w menu kontekstowym na Panelu baz danych.
• Odśwież widok – odświeża atrybuty wybrane na liście.
• Odśwież atrybut – odświeża podświetlony atrybut dla wszystkich baz.
• Zaznacz wszystkie <CTRL>+<A> – pozwala na zaznaczenie wszystkich baz będących w Panelu baz danych
• Odznacz wszystkie <CTRL>+<O> – pozwala na odznaczenie wszystkich baz będących w Panelu baz danych

Uwaga

 Nie ma możliwości wybrania więcej niż 20 atrybutów z menu Ukrywanie kolumn.

Istnieje również możliwość sortowania i grupowania listy.

• Sortowanie listy wg wybranego atrybutu odbywa się poprzez kliknięcie w odpowiedni nagłówek listy.
• Grupowanie listy wg wskazanego atrybutu odbywa się poprzez przeciągnięcie nagłówka kolumny na pole o nazwie Przeciągnij tutaj nagłówek kolumny, jeśli ma ona być podstawą grupowania.

Aktualny „widok” (czyli zestaw wybranych kolumn, ich kolejność i grupowanie) jest zapamiętywany dla operatora (tzn. operator po zamknięciu i uruchomieniu programu widzi taki sam układ kolumn jak przed zamknięciem).

W programie zostały predefiniowane następujące widoki:

Nazwa	Kolumny	Uwagi
Dane firmy	Baza danych
	Akronim
	Nazwa firmy
	Operator
	Miasto
	Adres firmy
	NIP
	Przedstawiciel PIT4R
	Telefon
	E-mail
	Strona WWW
	Stawka za usługi księgowe
	Status klienta
Deklaracja VAT-27	Baza danych
	Nazwa firmy	Grupowane wg płatnik VAT/Stanu deklaracji
	Operator
	Płatnik VAT
	Okres VAT-27	Kwartalnie/Miesięcznie
	Przedstawiciel VAT
	Deklaracja VAT-27	Status deklaracji
	Telefon
	Data VAT-27	Data obliczenia
	Urząd Skarbowy dla JPK_V7, VAT-8, VAT-9M, VAT-UE
Deklaracja VAT-7	Baza danych
	Nazwa firmy	Grupowane wg płatnik VAT/Stanu deklaracji
	Operator
	Płatnik VAT
	Okres VAT-7	Kwartalnie/Miesięcznie
	Przedstawiciel VAT
	Deklaracja VAT-7	Status deklaracji
	Telefon
	Kwota VAT-7
	Data VAT-7	Data obliczenia
	Urząd Skarbowy dla JPK_V7, VAT-8, VAT-9M, VAT-UE
Deklaracja VAT-8	Baza danych
	Nazwa firmy	Grupowane wg płatnik VAT/Stanu deklaracji
	Operator
	Płatnik VAT
	Deklaracja VAT-8	Status deklaracji
	Przedstawiciel VAT
	Telefon
	Kwota VAT-8
	Data VAT-8	Data obliczenia
	Urząd Skarbowy dla JPK_V7, VAT-8, VAT-9M, VAT-UE
Deklaracja VAT-9M	Baza danych
	Nazwa firmy	Grupowane wg płatnik VAT/Stanu deklaracji
	Operator
	Płatnik VAT
	Przedstawiciel VAT
	Deklaracja VAT-9M	Status deklaracji
	Telefon
	Kwota VAT-9M
	Data VAT-9M	Data obliczenia
	Urząd Skarbowy dla JPK_V7, VAT-8, VAT-9M, VAT-UE
Deklaracja VAT-UE	Baza danych
	Nazwa firmy	Grupowane wg stanu deklaracji
	Okres VAT-UE	Kwartalnie/Miesięcznie
	Operator
	Składa VAT-UE
	Przedstawiciel VAT
	Deklaracja VAT-UE	Status deklaracji
	Telefon
	Data VAT-UE	Data obliczenia
	Urząd Skarbowy dla JPK_V7, VAT-8, VAT-9M, VAT-UE
Ryczałt	Baza danych
	Nazwa firmy	Grupowane wg rodzaju księgowości/Stanu deklaracji
	Operator
	Rodzaj księgowości
	Ryczałt do policzenia
	Ryczałt policzony
	Kwota ryczałtu
	Telefon
Status miesiąca	Baza danych
	Nazwa firmy
	Operator
	Rodzaj księgowości
	Czy dostarczono dokumenty?
	Czy biuro zamknęło miesąc?
	Czy Klient zamknął miesiąc?
	Telefon
Zaliczka CIT-8	Baza danych
	Nazwa firmy	Grupowane wg rodzaju księgowości/Stanu deklaracji
	Operator
	Rodzaj księgowości
	Kwota CIT-8
	Zaliczka CIT-8
	Przedstawiciel CIT
	Telefon
	Data zaliczki CIT-8	Data obliczenia
	Urząd Skarbowy dla PIT-4R, CIT-8
Zaliczka PIT-36	Baza danych
	Nazwa firmy	Grupowane wg rodzaju księgowości/Stanu deklaracji
	Operator
	Rodzaj księgowości
	PIT-36 do policzenia	Ilość zaliczek, które mają być wyliczone w danym okresie
	PIT-36 policzone	Ilość zaliczek już obliczonych w danym okresie
	Telefon
	PIT-36L do policzenia	Ilość deklaracji, które mają być wyliczone w danym okresie
	PIT-36L policzone	Ilość deklaracji już obliczonych w danym okresie
	Kwota PIT-36/PIT-36L	Suma wszystkich przeliczonych deklaracji w danym okresie
Zaliczka PIT-4R	Baza danych
	Nazwa firmy	Grupowane wg stanu deklaracji
	Operator
	Zaliczka PIT-4R
	Kwota PIT-4R
	Data PIT-4R	Data obliczenia
	Przedstawiciel PIT4R
	Telefon
	Urząd PIT-4R/CIT-8

Widoki dostępne są na pasku (ribbonie) w jednej z zakładek . Występują w układzie dwóch podmenu: Standardowe – predefiniowane w programie i Użytkownika. Użytkownik nie może zapisać widoku pod nazwą zarezerwowaną dla któregoś z widoków standardowych, innymi słowy nie można zmieniać widoków standardowych. W sytuacji, gdy Operator ustalił dla swoich potrzeb układ okna może go zapisać jako Widoki użytkownika, pod określoną nazwą wskazując opcję Zapisz widok jako, lub pobrać wcześniej zapisany widok. Wszystkie wcześniej zdefiniowane przez użytkownika Widoki dostępne są w menu Widoki użytkownika. Opcja Organizuj widok – wyświetlana jest lista dostępnych widoków użytkownika z możliwością zmiany nazwy oraz usunięcia widoku . Próba usunięcia widoku użytkownika poprzedzona jest komunikatem: Czy chcesz skasować wybrany widok?. Panel baz danych został wyposażony w możliwość eksportu danych. Opcja eksportu dostępna jest na pasku (ribbonie)  i umożliwia eksport:

• Eksport bieżącego widoku do pliku (Excel.xls, Excel.xlsx, pdf, rtf, html)
• Eksport tylko danych do pliku MS Excel
• Eksport tylko zaznaczonych danych do pliku MS Excel
• Eksport danych do schowka
• Eksport tylko zaznaczonych danych do schowka.

Uwaga

Eksport danych do pliku MS Excel, PDF, RTF, HTML możliwy jest również w sytuacji, gdy operator zaloguje się wyłącznie na moduł Operacje wielofirmowe.

Oprócz eksportu istnieje również możliwość podglądu wydruku i wydruku bezpośrednio na drukarkę. Opcja dostępna również na pasku w postaci ikon .

Uruchamianie

RCP może być uruchomiony tylko jeden raz. Uruchomienie stopera jest możliwe w następujący sposób:

• Automatycznie, w momencie uruchomienia Comarch ERP Optima, jeśli w Konfiguracji stanowiska zaznaczony jest parametr Automatyczne sterowanie rejestracją czasu, z operatorem i firmą zgodną z Comarch ERP Optima oraz ostatnio wybraną kategorią.
• z poziomu Operacji wielofirmowych dostępna jest ikona uruchamiająca Rejestrator Czasu Pracy – do RCP zostaje przekazany Operator zalogowany do BR.
• Ręcznie za pomocą pliku CDN.BiuroR.RCP.exe – wówczas jest sprawdzane, czy dla stanowiska jest otwarta sesja i jeśli tak, to stoper startuje z danymi tego operatora, jeśli nie – wymaga zalogowania. W tym przypadku pojawią się okno logowania:

W przypadku logowania domenowego okno Rejestracja w programie Comarch ERP Optima zostanie pominięte.

Uwaga

 Nie można wstrzymać (zakończyć) ręcznie sesji automatycznej. Próba takiego działania zakończy się odpowiednim komunikatem. Aby przerwać sesję automatyczną należy zamknąć Comarch ERP Optima.

Wygląd

Rejestrator Czasu Pracy jest oknem niewielkich rozmiarów, tak, by nie przeszkadzał w normalnej pracy.

Zawiera następujące elementy: Nagłówek, zawierający nazwę firmy i akronim pracującego operatora. Zegar w układzie hh:mm – pokazuje czas z dokładnością do minuty. Wskaźnik stanu, zawierający następujące informacje: rodzaj sesji (A – automatyczna, R – ręczna), a także alert w postaci wykrzyknika „!”, jeśli w ciągu 5 minut nie zanotowano pracy na Comarch ERP Optima, (okno innego programu jest „na wierzchu”). Przyciski Uruchom/Zatrzymaj/Wstrzymaj . Przycisk Parametry – pod którym dostępne są dwa pola: Firma i Kategoria z rozwijalnymi listami firm i kategorii. Przycisk Informacje – pod którym dostępne są informacje o całkowitym czasie pracy operatora w danym dniu, o czasie pracy na bieżącej bazie.

Przyciski Minimalizuj/Zamknij 

W menu głównym System jest możliwość uruchomienia Comarch ERP Optima. Także na pasku narzędziowym jest ikona  umożliwiająca uruchomienie Comarch ERP Optima i automatyczne zalogowanie się do aktualnie podświetlonej bazy danych. Na pasku narzędziowym Operacje wielofirmowe, obok ikony do uruchamiania Comarch ERP Optima, dostępna jest ikona uruchamiająca Rejestrator Czasu Pracy . Rejestrator Czasu Pracy uruchamia się w kontekście zalogowanego do Comarch ERP Optima Operatora. Możliwość przelogowania się występuje zarówno w menu głównym System, jak i z użyciem ikony Logowanie . W menu głównym, w operacjach seryjnych oraz w Rejestrach VAT dostępna jest sekcja iKsięgowość24. W sekcji tej dostępna jest opcja Klienci biura , która umożliwia dodawanie Klientów biura rachunkowego do Internetowej Wymiany Dokumentów. Po naciśnięciu na przycisk pojawia się okno logowania: Po uzupełnieniu danych otwierana jest lista Klientów biura rachunkowego – ta sama, która widoczna jest również na portalu iKsiegowosc24.pl na zakładce Moi Klienci:

Użytkownik z tego poziomu może za pomocą ikony plusa dodać Klienta do Internetowej Wymiany Dokumentów, może za pomocą ikony kosza usunąć Klienta z Internetowej Wymiany Dokumentów lub otworzyć okno Wiadomości od Klientów ikoną koperty. Po kliknięciu ikony otwierane jest nowe okno Wiadomości w którym Biuro Rachunkowe może korespondować ze swoimi Klientami. Szczegółowe informacje na temat sekcji iKsięgowośc24 znajdują się w artykule iKsięgowość24. W przypadku, gdy Biuro Rachunkowe posiada nieprzeczytanie wiadomości, w programie pojawia się chmurka z informacją o ilości nieprzeczytanych wiadomości. Chmurka jest widoczna przez 10s, chyba że Użytkownik zamknie ją za pomocą ikony X. Kolejne sprawdzenie ilości nieprzeczytanych wiadomości odbywa się co 30 minut. W menu głównym Widok dostępne są również następujące opcje:

• Ukryj/pokaż pasek narzędzi – włączenie/wyłączenie paska narzędziowego
• Ukryj/pokaż pasek stanu – włączenie/wyłączenie paska stanu

Po wyborze operacji seryjnych w grupie Widok dostępne są następujące opcje:

• Odśwież <F5> – odświeżenie podświetlonej bazy – dostępna również w menu kontekstowym na Panelu baz danych
• Odśwież wszystko <CTRL>+<F5> – odświeżenie wszystkich danych dotyczących wszystkich baz danych – dostępna również w menu kontekstowym na Panelu baz danych.

Obszar Informacje o firmie klienta jest miejscem, w którym jest osadzone okno z informacjami o bieżącej (aktualnie podświetlonej) bazie danych.

Zawiera listę wszystkich atrybutów z podziałem na grupy i z przypisanymi wartościami atrybutów. Znaczek Zakazu wjazdu przy atrybucie na panelu roboczym oznacza, że jest to atrybut nieedytowalny, czytany z bazy. Jeśli atrybut nie posiada takiego znaku, użytkownik w panelu roboczym może zmieniać wartości atrybutów i zapisywać je. W przypadku atrybutów „historycznych” (tzn. takich, które zapamiętują historię zmian) użytkownik standardowo widzi aktualną wartość atrybutu, ale ma możliwość podglądnięcia historii zmian. W panelu dostępne są ikony: Zapisz zmiany – pozwala na zapisanie zmian dokonanych na atrybutach  Zwiń grupy – pozwala na zwinięcie wszystkich zdefiniowanych grup  Rozwiń grupy – pozwala na rozwinięcie wszystkich zdefiniowanych grup.