Jak można pobrać faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na listę w programie Comarch ERP Optima?

Funkcjonalność importu faktur z Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępna w menu KSeF/ Faktury. Po przejściu na listę automatycznie pobierane są faktury za okres ostatnich 2 miesięcy. Ponadto, na wstążce programu jest dostępny przycisk Pobierz dane. Po rozwinięciu listy jest możliwość wskazania dwóch opcji:
  • Nowe – pobierane są wszystkie dokumenty, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji.
  • Za okres – pobierane są dokumenty wystawione we wskazanym przez użytkownika okresie.
Dokumenty są przenoszone na listę faktur z KSeF po naciśnięciu przycisku Dodaj dokumenty. Możliwość wejścia na listę faktur pobranych z KSEF istnieje również z poziomu Rejestrów VAT oraz Faktur Zakupu w module Handel. W tym celu na obu tych listach został dodany przycisk KSEF, za pomocą którego można przejść na listę Faktury z KSEF opcją Nowe lub odfiltrować tę listę do konkretnego zakresu dat. Aby dany operator miał możliwość odbierania Faktur z KSEF, należy nadać mu odpowiednie uprawnienia. W tym celu należy przejść do Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy i na karcie danego operatora na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne] należy zaznaczyć parametr Prawo do odbierania e-Faktur. Po jego zaznaczeniu domyślnie zaznaczana jest opcja Zakupu. Jeżeli użytkownik chce importować faktury do rejestru VAT sprzedaży to powinien również zaznaczyć opcję Sprzedaży. Ponadto w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ KSeF należy wybrać odpowiednią opcję pracy:
  • demo – odbieranie e-Faktur odbywa się z wersji demo Aplikacji Podatnika KSeF.
  • produkcyjne – odbieranie e-Faktur odbywa się z wersji produkcyjnej Aplikacji Podatnika KSeF.
Po naciśnięciu przycisku Generuj token wyświetlana jest lista dostępnych certyfikatów, na której użytkownik powinien wybrać certyfikat za pomocą którego będzie się identyfikował się w KSeF. Token generowany jest na podstawie numeru NIP uzupełnionego w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. W polu Token istnieje również możliwość uzupełnienia tokena wygenerowanego bezpośrednio w KSeF.

Komunikat ID 24098 „Określono nieprawidłowy typ dostawcy”.

Komunikat pojawia się przy generowaniu tokenu z poziomu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF w przypadku gdy zostanie wybrany błędny certyfikat.

Program Comarch ERP Optima generuje token na podstawie numeru NIP uzupełnionego w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/Dane firmy/ Pieczątka firmy, token jest szyfrowany. Po naciśnięciu na przycisk Generuj token zostanie wyświetlona lista dostępnych certyfikatów, a Użytkownik powinien wybrać ten, za pomocą którego będzie identyfikował się w KSeF. Certyfikat jest poświadczeniem podpisu kwalifikowanego, umożliwia on weryfikację osoby składającej podpis.

W polu Token istnieje również możliwość dodania tokenu wygenerowanego wcześniej bezpośrednio w systemie KSeF, udostępnionym przez Ministerstwo Finansów.

Komunikat ID 24098 "Brak autoryzacji".

Komunikat pojawia się w przypadku nie wskazania żadnego certyfikatu przy generowaniu tokenu, z poziomu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.

Aby wygenerował się token należy wybrać certyfikat, za pomocą którego Użytkownik będzie się identyfikował w KSeF. Token generowany jest na podstawie numeru NIP uzupełnionego w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. W polu Token istnieje również możliwość uzupełnienia tokena wygenerowanego bezpośrednio w KSeF. W tym celu należy zalogować się na stronie https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/login (środowisko Demonstracyjne) lub https://ksef.mf.gov.pl/web/login ( środowisko Produkcyjne), a następnie wprowadzić NIP z pieczątki firmy. Po prawidłowym zalogowaniu należy wygenerować token, wkleić w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF i zapisać bez klikania w przycisk Generuj token.

Dodatkowo należy zweryfikować listę osób fizycznych uprawnionych do wysyłania i odbierania faktur.

Jeżeli w dalszym ciągu występuje błąd autoryzacji, należy skontaktować się z Helpdeskiem KSeF:

https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/uprawnienia-ksef/ https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/bezplatne-narzedzia-wersja-przedprodukcyjna-demo/

Komunikat ID 24098 „Użytkownik nie wybrał certyfikatu”.

Komunikat pojawia się w przypadku nie wskazania żadnego certyfikatu przy generowaniu tokenu, z poziomu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.

Aby wygenerował się token należy wybrać certyfikat, za pomocą którego Użytkownik będzie się identyfikował w KSeF. Token generowany jest na podstawie numeru NIP uzupełnionego w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. W polu Token istnieje również możliwość uzupełnienia tokena wygenerowanego bezpośrednio w KSeF. W tym celu należy zalogować się na stronie https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/login (środowisko Demonstracyjne) lub https://ksef.mf.gov.pl/web/login ( środowisko Produkcyjne), a następnie wprowadzić NIP z pieczątki firmy. Po prawidłowym zalogowaniu należy wygenerować token, wkleić w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF i zapisać bez klikania w przycisk Generuj token.

Dodatkowo należy zweryfikować listę osób fizycznych uprawnionych do wysyłania i odbierania faktur.

Jeżeli w dalszym ciągu występuje błąd autoryzacji, należy skontaktować się z Helpdeskiem KSeF:

https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/uprawnienia-ksef/ https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/bezplatne-narzedzia-wersja-przedprodukcyjna-demo/

Jak dodać pojedynczy dokument z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

W wersji 2023.6.1 programu Comarch ERP Optima umożliwiono import pojedynczej faktury z Krajowego Systemu e-Faktur do rejestru VAT oraz handlu.

Możliwość importu pojedynczej faktury do rejestru VAT jest dostępna poziomu listy dokumentów w rejestrze VAT zakupu i sprzedaży, po rozwinięciu listy obok przycisku KSeF i wyborze opcji Dodaj fakturę. Faktura dodawana jest do rejestru wskazanego w filtrze pod listą dokumentów. Jeżeli wybrana jest opcja -wszystkie- to pojawia się dodatkowe okno, na którym istnieje możliwość wskazania rejestru, do którego faktura zostanie dodana.

Po wyborze opcji Dodaj fakturę pojawia się okno wraz z domyślnie zaznaczoną opcją numer KSeF. Po wpisaniu numeru KSeF można pobrać fakturę za pomocą przycisku Dodaj dokument.

Użytkownik ma również możliwość dodania dokumentu po wskazaniu opcji numer faktury i NIP kontrahenta oraz odpowiednim uzupełnieniu tych danych.

Aby pobrać pojedynczy dokument na listę Faktur Zakupu w module handel należy użyć strzałki obok przycisku i z otwartego menu wybrać opcję Dodaj fakturę. Dokument może zostać pobrany z platformy KSeF na podstawie numeru KSeF lub numeru Faktury i NIP kontrahenta.

Jak można pobrać faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) za wybrany okres?

Po wejściu na listę faktur pobranych z KSEF na wstążce programu dostępny jest przycisk Pobierz dane. Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są dwie opcje: Nowe i Za okres . Po wskazaniu opcji Za okres zostaną pobrane dokumenty wystawione we wskazanym przez użytkownika okresie. Dokumenty zostaną przeniesione na listę faktur z KSeF po naciśnięciu przycisku Dodaj dokumenty.

Ostrzeżenie ID 35245 „Aby utworzyć lub usunąć token uzupełnij NIP w pieczątce firmy”.

Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy w bazie nie ma uzupełnionego NIP-u w pieczątce firmy.

Aby była możliwość wygenerowania tokenu należy z poziomu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy, stworzyć pieczątkę firmy, na której zostanie uzupełniony NIP.

Gdzie można znaleźć pliki XML wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur ?

Plik XML z dokumentem przesłanym do KSeF można znaleźć na dysku lokalnym (C:)\ ProgramData \ Comarch ERP Optima\ Deklaracje, następnie należy wybrać folder odpowiadający Firmie, która ma skonfigurowaną integracje z KSeF, kolejno folder KSeF. W folderze KSeF pliki są posegregowane według dat.

 

Pytanie ID 35262 „Nie wprowadzono numeru KSeF. Czy kontynuować zapis?”.

Komunikat pojawia się przy zapisie Faktury Pierwotnej Sprzedaży lub Faktury Pierwotnej Zakupu, w przypadku braku uzupełnienia numeru KSeF na formularzu dokumentu.

W programie Comarch ERP Optima jest możliwość wysyłki Faktur korygujących do KSeF, dla Faktur pierwotnych, które nie zostały wcześniej przesłane do KSeF. Na formularzu Faktury Sprzedaży pierwotnej umożliwiono uzupełnienie numeru KSeF. Podczas wysyłania korekty do Faktury pierwotnej, numer ten jest pobierany do pliku w celu powiązania korekty z dokumentem korygowanym na platformie KSeF. Na podstawie tej informacji dokument wysłany do KSeF otrzyma odpowiedni znacznik. Jeżeli użytkownik nie posiada numeru KSeF dla dokumentu źródłowego to identyfikacja odbywa się na podstawie numeru pierwotnego lub numeru systemowego.

Analogicznie jak w przypadku Faktur Sprzedaży na formularzu Faktury Zakupu pierwotnej widnieje pole Nr KSeF, w którym użytkownik może wpisać numer identyfikujący Fakturę korygowaną w KSeF, jeżeli taki posiada. W przypadku, jeżeli dokument pierwotny nie figuruje w KSeF, istnieje możliwość wprowadzenia Faktury Zakupu pierwotnej wskazując tylko numer pierwotny, na którego podstawie również będzie odbywała się identyfikacja.

Jak można przenieść faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do rejestru VAT lub na listę faktur zakupu w handlu?

Faktury można przenieść z listy Faktury z KSeF do Rejestru VAT lub do faktur zakupu w module Handel na dwa sposoby:
  •  seryjnie z poziomu listy dokumentów pobranych z KSEF za pomocą przycisków Przenieś do rejestru VAT oraz Przenieś do handlu,
  • z poziomu pojedynczego dokumentu za pomocą ikony Przenieś po wcześniejszym zakwalifikowaniu dokumentu do rejestru VAT lub handlu.

Ostrzeżenie ID 30114 „Nie dodano dokumentu. Faktura [numer dokumentu] znajduje się na liście faktur zakupu w module Handel”.

Komunikat pojawia się podczas próby dodania faktury do rejestru VAT, gdy ta faktura została już dodana do listy faktur w module Handel.

Aby przenieść fakturę z modułu Handel do Rejestrów VAT należy kliknąć na nią prawym przyciskiem myszy a następnie z menu kontekstowego wybrać opcję Przeniesienie do Rejestrów VAT.

Ostrzeżenie ID 30114 „Nie dodano dokumentu. Faktura [numer dokumentu] znajduje się w rejestrze VAT.

Komunikat pojawia się w sytuacji kiedy użytkownik próbuje dodać do Rejestru VAT fakturę, która już się w nim znajduje. Komunikat pojawi się również w sytuacji, kiedy użytkownik podejmie próbę dodania faktury do listy faktur w module Handel gdy dana faktura jest już dodana do Rejestru VAT.

Ostrzeżenie ID 30114 „Nie dodano dokumentu. Dokument [numer dokumentu] został zarchiwizowany”.

Taki komunikat pojawia się, gdy dany dokument został zarchiwizowany z poziomu zakładki KSeF za pomocą funkcji Archiwizuj dostępnej na liście faktur w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy.

Aby cofnąć taką operację należy na liście faktur w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Przywróć.

Pytanie ID 35097 „Próbujesz przełączyć się na środowisko produkcyjne, co spowoduje usunięcie wszystkich informacji powiązanych z KSeF na wyeksportowanych i zaimportowanych dokumentach. Czy chcesz kontynuować?”.

Po przejściu z serwera demo na produkcyjny wszystkie dane dotyczące współpracy ze środowiskiem demo zostaną usunięte zarówno na fakturach wyeksportowanych jak i odebranych z KSeF. Z dotychczas zaimportowanych faktur zostaną usunięte numery KSeF i będą one traktowane jak dokumenty dodane ręcznie. Na liście Faktury z KSeF wszystkie dokumenty ściągnięte z serwerów demo zostaną usunięte. Po przejściu na środowisko produkcyjne każda faktura powinna być rejestrowana w KSeF. Po wysłaniu lub odebraniu pierwszego dokumentu z KSeF nie będzie możliwości powrotu do demo.

Komunikat ID 30114 „Nie dodano dokumentu. Dokument nie został wystawiony przez/dla podatnika”.

Wpisany numer KSeF jest błędny, nie znaleziono dokumentu o podanym numerze KSeF. Wpisany numer faktury lub NIP kontrahenta są błędne, nie znaleziono dokumentu o podanym numerze faktury i NIP-ie kontrahenta. Należy zweryfikować czy wpisywane numery są prawidłowe oraz czy dana faktura została rzeczywiście wystawiona.