Wysyłka faktur do KSeF
Dokumenty, które mogą być wysyłane do KSeF:
Istnieją dwie możliwości wysyłki faktur do KSeF:
Na wydruku sPrint, faktur, które zostały wysłane do KSeF i dla których pobrano UPO umieszczane są dodatkowe informacje: numer KSeF oraz link weryfikacyjny. Na podstawie linku weryfikacyjnego generowany jest kod QR, który umożliwia weryfikację faktury w systemie KSeF.
Podczas konfigurowania szablonu wiadomości e-mail oraz SMS dla faktur sprzedaży, faktur zakupu i w Rejestrach VAT istnieje możliwość dodania makra z numerem KSeF.
W celu dodania numeru KSeF do szablonu wiadomości, należy na otwartym formularzu szablonu kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie z menu kontekstowego wybrać opcję Wstaw makro. Z wyświetlonej listy makr należy następnie wybrać pozycję Numer dokumentu KSeF.
Faktury korygujące
Wysłanie do KSeF faktury korygującej możliwe jest, jeśli do faktury korygowanej, która została wcześniej wysłana do KSeF, zostało pobrane UPO. W przeciwnym wypadku korekta nie zostanie wysłana, a program wyświetli stosowną informację:
Faktura sprzedaży, do której wystawiana jest korekta, nie została wcześniej wysłana do KSeF z poziomu programu, należy w pierwszej kolejności wystawić fakturę pierwotną sprzedaży, a następnie ręcznie uzupełnić jej numer KSeF w dedykowanym polu formularza faktury pierwotnej. Podczas wysyłania korekty do faktury pierwotnej, numer ten jest pobierany do pliku w celu powiązania korekty z dokumentem korygowanym na platformie KSeF. Na podstawie tej informacji dokument wysłany do KSeF otrzyma odpowiedni znacznik. Jeżeli użytkownik nie posiada numeru KSeF dla dokumentu źródłowego to identyfikacja odbywa się na podstawie numeru pierwotnego lub numeru systemowego.
W sytuacji gdy do KSeF została wysłana faktura zaliczkowa do której nie zostało pobrane UPO, program uniemożliwi wysyłkę faktury sprzedaży rozliczającej daną zaliczkę. Podczas próby wysyłki faktury sprzedaży pojawi się informacja: [Numer faktury] – nie odebrano UPO dla dokumentu zaliczki.
- Faktury sprzedaży (w przypadku, gdy faktura posiada powiązania z wydaniami zewnętrznymi, do KSeF wysyłana jest również informacja o numerach dokumentów WZ)
- Faktury VAT marża
- Faktury zaliczkowe
- Korekty wystawione do wyżej wymienionych dokumentów za wyjątkiem korekty danych
Istnieją dwie możliwości wysyłki faktur do KSeF:
- automatycznie po zatwierdzeniu dokumentu – wymagane jest zaznaczenie parametrów na karcie operatora, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne]:
- Prawo do wysyłania e- faktur/odbioru UPO
- Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu.
- ręcznie w wybranym przez operatora terminie – po naciśnięciu ikony
z poziomu listy faktur
Na wydruku sPrint, faktur, które zostały wysłane do KSeF i dla których pobrano UPO umieszczane są dodatkowe informacje: numer KSeF oraz link weryfikacyjny. Na podstawie linku weryfikacyjnego generowany jest kod QR, który umożliwia weryfikację faktury w systemie KSeF.
Podczas konfigurowania szablonu wiadomości e-mail oraz SMS dla faktur sprzedaży, faktur zakupu i w Rejestrach VAT istnieje możliwość dodania makra z numerem KSeF.
W celu dodania numeru KSeF do szablonu wiadomości, należy na otwartym formularzu szablonu kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie z menu kontekstowego wybrać opcję Wstaw makro. Z wyświetlonej listy makr należy następnie wybrać pozycję Numer dokumentu KSeF.
Faktury korygujące
Wysłanie do KSeF faktury korygującej możliwe jest, jeśli do faktury korygowanej, która została wcześniej wysłana do KSeF, zostało pobrane UPO. W przeciwnym wypadku korekta nie zostanie wysłana, a program wyświetli stosowną informację:
Faktura sprzedaży, do której wystawiana jest korekta, nie została wcześniej wysłana do KSeF z poziomu programu, należy w pierwszej kolejności wystawić fakturę pierwotną sprzedaży, a następnie ręcznie uzupełnić jej numer KSeF w dedykowanym polu formularza faktury pierwotnej. Podczas wysyłania korekty do faktury pierwotnej, numer ten jest pobierany do pliku w celu powiązania korekty z dokumentem korygowanym na platformie KSeF. Na podstawie tej informacji dokument wysłany do KSeF otrzyma odpowiedni znacznik. Jeżeli użytkownik nie posiada numeru KSeF dla dokumentu źródłowego to identyfikacja odbywa się na podstawie numeru pierwotnego lub numeru systemowego.
W sytuacji gdy do KSeF została wysłana faktura zaliczkowa do której nie zostało pobrane UPO, program uniemożliwi wysyłkę faktury sprzedaży rozliczającej daną zaliczkę. Podczas próby wysyłki faktury sprzedaży pojawi się informacja: [Numer faktury] – nie odebrano UPO dla dokumentu zaliczki.
Ustawienia dotyczące KSeF na karcie kontrahenta
Na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe], w sekcji KSeF – Krajowy System e-Faktur znajduje się parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF. Jeśli parametr zostanie zaznaczony, faktury wystawiane na danego kontrahenta nie będą wysyłane do systemu KSeF. Pozostawienie niezaznaczonego parametru skutkuje wysyłaniem dokumentów wystawionych na tego kontrahenta do KSeF zgodnie z ustawieniami z karty operatora.
Pole zaznaczane jest automatycznie dla kontrahentów o statusie Osoba fizyczna oraz dla zamówień zaimportowanych z Comarch e-Sklep/e-Sale dla transakcji B2C.
Operacja seryjna KSeF – Krajowy System e-Faktur dostępna na liście kontrahentów, umożliwia seryjne odznaczenie lub zaznaczenie parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF.
Operacja seryjna KSeF – Krajowy System e-Faktur dostępna na liście kontrahentów, umożliwia seryjne odznaczenie lub zaznaczenie parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF.
Uwaga
Zaznaczenie/ odznaczenie parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF można aktualizować na wystawionej i nie wysłanej do KSeF fakturze, stosując funkcję Aktualizacji danych kontrahenta lub po zaznaczeniu parametru Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok., a karcie Operatora, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne].
Odbiór UPO dla dokumentów wysłanych do KSeF
W celu pobrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru – UPO, na liście faktur sprzedaży należy użyć przycisku Odbierz Dane z KSeF 
. Opcja działa dla podświetlonego na liście dokumentu lub dla pozycji zaznaczonych na liście, których status KSeF ma wartość Wysłane\ nie odebrano UPO.
Po odebraniu UPO status dokumentu zmieni się na Wysłane\ odebrano UPO, informacja widoczna jest na liście faktur sprzedaży, w kolumnie Status KSeF oraz na otwartym formularzu dokumentu, w zakładce [KSeF]. Szerszy opis zakładki [KSeF] dostępny jest w artykule Zakładka [KSeF] na dokumentach handlowych.
Jeżeli faktura nie została wysłana do KSeF z poziomu programu, to po wybraniu przycisku Odbierz dane z KSeF zostanie wyświetlony komunikat: Brak danych do pobrania.
W przypadku gdy operator nie ma zaznaczonego parametru Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO na karcie operatora, pojawi się następująca informacja przy próbie odbioru UPO: Operator nie posiada uprawnień do odbioru UPO z KSeF.
. Opcja działa dla podświetlonego na liście dokumentu lub dla pozycji zaznaczonych na liście, których status KSeF ma wartość Wysłane\ nie odebrano UPO.
Po odebraniu UPO status dokumentu zmieni się na Wysłane\ odebrano UPO, informacja widoczna jest na liście faktur sprzedaży, w kolumnie Status KSeF oraz na otwartym formularzu dokumentu, w zakładce [KSeF]. Szerszy opis zakładki [KSeF] dostępny jest w artykule Zakładka [KSeF] na dokumentach handlowych.
Jeżeli faktura nie została wysłana do KSeF z poziomu programu, to po wybraniu przycisku Odbierz dane z KSeF zostanie wyświetlony komunikat: Brak danych do pobrania.
W przypadku gdy operator nie ma zaznaczonego parametru Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO na karcie operatora, pojawi się następująca informacja przy próbie odbioru UPO: Operator nie posiada uprawnień do odbioru UPO z KSeF.