Konfiguracja KSeF w programie

Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF w pierwszej kolejności należy przejść do menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF. Zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF umożliwia konfigurację integracji z KSeF oraz import i eksport dokumentów. W sekcji Środowisko pracy z KSeF należy wybrać odpowiednią opcję pracy: demo – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Ta forma w przeciwieństwie do opcji produkcyjnej, umożliwia: anulowanie dokumentów oraz nie powoduje zapisu w historii zmian. Środowisko demo Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/. produkcyjne – praca odbywa się w trybie produkcyjnym, faktury są wprowadzane do obiegu handlowego. Każda faktura zostanie opatrzona unikatowym numerem. Będzie to jednoznaczne z wprowadzeniem jej do obiegu prawnego. Środowisko produkcyjne Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/. Istnieje możliwość zmiany środowiska wymiany danych z KSeF. W bazie danych zapamiętywana jest zawsze data pierwszego uruchomienia pracy w trybie produkcyjnym. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. Dodatkowo po przejściu na środowisko produkcyjne, dla dokumentów, które zostały wysłane w trybie demo, automatycznie usuwane są dane z zakładki [KSeF]. W przypadku importu dokumentów, ograniczenie co do daty uruchomienia w trybie produkcyjnym nie ma zastosowania. Uwierzytelnianie w KSeF możliwe jest za pomocą:

• tokena wygenerowanego na stronie KSeF w sekcji Tokeny.

Jeżeli Użytkownik chce wygenerować token bezpośrednio na stronie KSeF to konieczne jest aby wpisał lub wkleił jego wartość w polu Token. W takiej sytuacji nie należy już używać opcji Generuj token, wystarczy zapisać zmiany ikoną dyskietki.

• tokena wygenerowanego na podstawie certyfikatu:

W celu wygenerowania tokena należy skorzystać z opcji Generuj token. Wyświetlona zostanie lista dostępnych certyfikatów, na której należy wskazać Kwalifikowany Certyfikat Pieczęci Elektronicznej zawierający nazwę podmiotu zgodną z nazwą rejestrową oraz numer NIP.  Program na jego podstawie  wygeneruje token.   Opcja Usuń token umożliwia wykasowanie uzupełnionego pola Token, ale tylko jeżeli jego wartość została uzupełniona automatycznie, przy użyciu opcji Generuj token. Pliki wysłane do KSeF w formacie XML oraz Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) domyślnie zapisywane są pod następującą ścieżką: C:\ProgramData\Comarch ERP Optima\Deklaracje. Zmiany katalogu można dokonać w ustawieniach konfiguracji stanowiska: Start/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/e-deklaracje

W menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne] znajduje się sekcja poświęcona KSeF – Krajowy System e-Faktur. W sekcji KSeF – Krajowy System e-Faktur dostępne są następujące parametry:

• Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO – po zaznaczeniu tego parametru Operator ma możliwość wysyłania Faktur do KSeF oraz odbioru UPO.
• Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu – zaznaczenie tego parametru skutkuje wysyłaniem faktur do systemu KSeF bezpośrednio po ich zatwierdzeniu, opcja aktywna wyłącznie po uprzednim zaznaczeniu parametru: Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO.
• Prawo do odbierania e-Faktur – po zaznaczeniu tego parametru, operator ma możliwość pobierania faktur z KSeF. Po jego zaznaczeniu domyślnie zaznaczona jest opcja Zakupu. Jeżeli Użytkownik chce importować faktury sprzedaży do rejestru VAT Sprzedaży to powinien również zaznaczyć opcję Sprzedaży.

 

W menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności, z poziomu otwartego formularza wybranej formy płatności, istnieje możliwość powiązania formy płatności istniejącej w systemie Comarch ERP Optima z formą płatności wymaganą przez KSeF do eksportu dokumentów. W przypadku tworzenia nowych baz i w bazach po konwersji, dla form płatności takich jak gotówka, przelew i karta program automatycznie dobierze odpowiednie płatności w KSeF. Typy płatności w programie:

• Gotówka
• Przelew
• Karta
• Kompensata

  Domyślna forma płatności pobierana jest na dokument z formularza kontrahenta, z zakładki [Płatności]. Powiązana forma płatności KSeF widoczna jest na zakładce [KSeF] na formularzu dokumentu, a użytkownik ma możliwość jej edycji. Jeżeli zostanie utworzona nowa forma płatności, która nie zostanie zmapowana z płatnością KSeF, na fakturze wysłanej do KSeF pojawi się forma płatności: Płatność inna, wraz z opisem zawierającym nazwę dodaną przez użytkownika.

W przypadku pracy na środowisku produkcyjnym każda operacja związana z KSeF jest odpowiednio zapisywana w Historii zmian, w kolumnach:

• Data operacji – data wysłania Faktury do KSeF w przypadku wysyłki lub data odbioru UPO – po jego odbiorze.
• Kod/ Numer dokumentu – numer dokumentu.
• Rodzaj operacji – Wysłanie w przypadku wysyłki do KSeF lub Odbiór UPO – po odbiorze UPO/wyborze ikony Odbierz dane z KSeF.
• Operator – imię i nazwisko operatora wysyłającego dokument do KSeF lub. odbierającego UPO.